ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan bagi tahun 2023 uarat menetapkan fitrah “hanya pada i. Daerah/Cawangan Nota pada data kutipan fitrah “hanya pada bulan Ramadan” di dalam laporan prestasi telah ditambah. Telah Dilaksanakan lanan Fakir Miskin Laporan yang gar data bantuan r yang sama dan ang lulus, KIV dan Daerah/Cawangan Mesyuarat penyelarasan telah di laksanakan dengan melibatkan Jabatan Perbendaharaan, Bahagian Teknologi Maklumat dan wakil-wakil daerah. Telah Dilaksanakan
7 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban10. 12 5.2.6 Potongan Gaji Wakaf Mesyuarat dimaklumkan data bagi potongadapat disediakan kerana tidak daerah/cawangan. Mesyuarat mendaerah/cawangan mendapatkan data dardan dimasukkan dalam laporan prestaterdapat pewakaf yang ingin membuat podi daerah/cawangan, Pegawai MAINS perlu menyediakan laporan potongan garujukan/simpanan di daerah. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D11. 13 5.2.8 Bantuan Barang Dapur Bulanan Pengerusi mesyuarat memohon umengenalpasti asnaf yang betul-betul layabarang dapur kerana terdapat asnaf yang tuntuk menerima barang dapur bulanan. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan an gaji wakaf tidak dibekalkan di netapkan agar ri Bahagian Wakaf si dan sekiranya otongan gaji wakaf Daerah/cawangan aji wakaf sebagai Daerah/Cawangan Daerah/Cawangan telah mendapatkan data tersebut daripada Jabatan Wakaf dan Mal dan memasukkan ke dalam laporan serta dokumen yang berkaitan telah dibuat salinan sebelum dihantar ke Ibu Pejabat. Telah Dilaksanakan ntuk PMD/PMC ak terima bantuan tidak berkeperluan Daerah/Cawangan Semua fakir miskin yang berdaftar di Seremban 2 layak untuk menerima barang dapur. Dengan kaedah baru yang diperkenalkan sekarang oleh Bahagian Agihan iaitu kaedah cachless oleh Syarikat Mobility Telah Dilaksanakan
8 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban12. 13 5.3.1 Data Permohonan Bantuan KIV Mesyuarat dimaklumkan terdapat permohomasih lagi KIV di cawangan Serembamenetapkan agar semua permohonan yaperlu diselesaikan segera. Tindakan: Pegawai MAINS Cawan13. 14 5.3.2 Borang Sistem Potongan Wakaf BerjadMesyuarat dimaklumkan terdapat 2 borditerima di kaunter cawangan Serembmenetapkan sekiranya terdapat pewamembuat potongan gaji wakaf di daerahdaerah/cawangan perlu menyediakan lapowakaf sebagai rujukan/simpanan di daerahTindakan: Pegawai MAINS Cawan
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan One, mendapati semua asnaf lebih terbuka memilih barangan dapur mengikut keperluan. onan bantuan yang an 2. Mesyuarat ang berstatus KIV ngan Seremban 2 Pihak pejabat Seremban 2 telah menyelesaikan permohonan status ‘KIV’ di dalam mesyuarat MKSP. Telah Dilaksanakan ual (SPWB) rang SPWB yang an 2. Mesyuarat akaf yang ingin , Pegawai MAINS oran potongan gaji h. ngan Seremban 2 Pejabat MAINS telah membuat salinan borang potongan gaji wakaf sebelum di hantar ke Ibu Pejabat bagi tahun 2023 Telah Dilaksanakan
9 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban14. 15 5.6.2 Potongan Gaji Wakaf Mesyuarat dimaklumkan terdapat lapan (baru dengan kutipan sebanyak RM menetapkan sekiranya terdapat pewamembuat potongan gaji wakaf di daerah/caMAINS daerah/cawangan perlu menypotongan gaji wakaf sebagai rujukan daerah/cawangan. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D15. 33 5.12.1 Penambahan Data Laporan Januari – AMesyuarat menetapkan bagi laporan bulanApril 2023 di semua bahagian/daerahditambah data perbandingan dengan bulanApril 2022. Tindakan: Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan (8) orang pewakaf 8000. Mesyuarat akaf yang ingin awangan, Pegawai yediakan laporan dan disimpan di Daerah/Cawangan Tindakan telah diambil. Telah Dilaksanakan April 2022 n Januari sehingga h/cawangan perlu n Januari sehingga Daerah/Cawangan Data perbandingan telah dilengkapkan seperti yang diminta. Telah Dilaksanakan
10 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban16. 34 5.12.2 Penambahan Data Bagi Asnaf Fakir MisMesyuarat menetapkan agar laporan data bulanan dimasukkan data penerima baru, dan meninggal dunia. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D17. 34 5.12.3 Penyelarasan Data Mesyuarat menetapkan agar semua data yoleh bahagian dan daerah/cawangan pedidokumenkan. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D18. 34 5.12.4 Status Permohonan KIV Mesyuarat menetapkan semua permberstatus KIV di bahagian agihan dan perlu diluluskan atau digagalkan sahaja sediselesaikan segera sebelum audit SIRIM Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan skin asnaf fakir miskin penerima keluar Daerah/Cawangan Penambahan data bagi asanaf yang baharu, penerima keluar dan meninggal dunia telah dikemaskini. Telah Dilaksanakan yang dibentangkan erlu sama seperti Daerah/Cawangan Tindakan telah diambil. Telah Dilaksanakan mohonan bantuan daerah/cawangan ekiranya perlu dan dilaksanakan. Daerah/Cawangan Tindakan telah diambil. Telah Dilaksanakan
11 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban19. 35 5.12.6 Data Bagi Borang Skim Potongan W(SPWB) Mesyuarat menetapkan agar data bagi semua daerah/cawangan perlu dirujuk seWakaf dan dimasukkan dalam laporan MKTindakan: Semua Pegawai MAINS D20. 35 5.12.7 Potongan Gaji Wakaf Mesyuarat dimaklumkan setiap daerah daditetapkan sasaran borang potongan sebanyak 16 borang yang perlu dicapai semenetapkan agar semua daerah/cmemastikan seramai 16 individu baru mgaji wakaf di daerah/cawangan. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan Wakaf Berjadual borang SPWB di emula di Bahagian KSP. Daerah/Cawangan Tindakan telah diambil. Telah Dilaksanakan an cawangan telah gaji wakaf iaitu ebulan. Mesyuarat cawangan perlu membuat potongan Daerah/Cawangan Tindakan telah diambil. Telah Dilaksanakan
12 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban21. 36 5.12.11 Laporan Agihan Zakat Mesyuarat dimaklumkan terdapat ketidaktelaporan bahagian dan daerah/cawanmenetapkan semua laporan agihan zakadaerah/cawangan perlu dibaiki dengan msumber data yang sama. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan epatan data dalam ngan. Mesyuarat t di bahagian dan menggunakan satu Daerah/Cawangan Mesyuarat penyelarasan telah di laksanakan dengan melibatkan Jabatan Perbendaharaan, Bahagian Teknologi Maklumat dan wakil-wakil daerah. Telah Dilaksanakan
1 | P a g e LAPORAN MAKLUM PERINGAMESYUARAT KAJIAN SEMYANG TELAH DIADAKAN PADA 23 – 25 MEUNTUKMESYUARAT KAJIAN SEMTARIKH: 24 – 26 FEBRUARI 2024 BERSAMASA: 8.00 DISEDIAKAN OLEH: UNIT PERANCANGAN
BALAS CAWANGAN GEMAS ATAN MESYUARAT MULA PENGURUSAN MAINS 1/2023 EI 2023 BERSAMAAN 03 – 05 ZU AL-QA’DAH 1445H K MESYUARAT MULA PENGURUSAN MAINS 1/2024 AMAAN 14 – 16 SYA’BAN 1445H / SABTU - ISNIN PAGI – 5.00 PETANG N, BAHAGIAN PERANCANGAN DAN PENYELIDIKAN
2 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban1. 37 5.13.3 Potongan Gaji Zakat Berjadual (SPZB) Mesyuarat juga menetapkan unit berkenasenarai sekolah dengan mengenalpasti bmasih belum membuat potongan menyediakan data maklumat sekolah dengmengikut kategori sekolah dan diberikadaerah/cawangan serta memastikan 5membuat potongan gaji zakat (SPZB) tahun 2024. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D2. 50 5.18.13 Bil Utiliti Daerah/Cawangan Mesyuarat dimaklumkan cadangan pembayaran Bil Utiliti (elektrik, air dandaerah/cawangan diuruskan oleh daerah/cMesyuarat menetapkan bahagian/berkenaan mengambil maklum berhutersebut bagi memudahkan urusan pembutiliti tersebut. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan aan mendapatkan ilangan guru yang gaji zakat dan gan mengasingkan an kepada setiap 50% Guru telah menjelang MKSP Daerah/Cawangan Daerah / cawangan tidak menerima apa-apa data dari pihak yang berkaitan untuk diambil tindakan. Belum dilaksanakan penambahbaikan n indah water) di cawangan. /daerah/cawangan ubung cadangan bayaran setiap bil Daerah/Cawangan Tindakan pembayaran masih diambil oleh pihak Ibupejabat bukan daerah/cawangan. Belum dilaksanakan
3 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban3. 58 - 59 5.20.16 6 Bidang Tumpuan Belanjawan MProgram Mesyuarat mencadangkan agar Bahagian daerah/cawangan perlu mengenalpasti tumpuan ini berada dibawah skim mana bidang tumpuan ini boleh di paparkan di mTindakan: Semua Pegawai MAINS D4. 6 3.1 Penemuan Ketidakpatuhan (NCR) Mesyuarat dimaklumkan terdapat isu-isu belum diambil tindakan setelah audit susulMesyuarat menetapkan semua bahagian/diberi tempoh 3 hari untuk menutup penemTindakan: Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan MAINS Mengikut Agihan Zakat dan enam (6) bidang supaya enam (6) media sosial. Daerah/Cawangan Enam bidang yang diperkenalkan masih lagi belum dilaksanakan dan diperkenalkan. Belum dilaksanakan NCR yang masih an ISO dijalankan. /daerah/cawangan muan NCR. Daerah/Cawangan Semua NCR yang perlu diberi maklumbalas telah dilaksanakan oleh Pejabat MAINS Cawangan Gemas. Telah dilaksanakan
4 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban5. 9 4.4 Indeks Kepuasan Pelanggan Mesyuarat dimaklumkan terdapat daerah ymarkah yang rendah bagi indeks kepuMasih ada pelanggan yang memberi mamemuaskan dan amat tidak memuamenetapkan daerah yang memperoleh 70% akan diberikan memo peringatan dmaklum balas. Tindakan: Pegawai MAINS D6. 10 5.1.2 Kutipan Fitrah 2023 Mesyuarat dimaklumkan laporan kutipan disediakan di daerah Seremban disebakutipan fitrah yang diberikan oleh Bahagkepada daerah/cawangan. Mesyuarat mPMD/PMC memohon kebenaran daTeknologi Maklumat untuk mengakses simelihat data kutipan fitrah. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan yang memperolehi uasan pelanggan. aklum balas tidak askan. Mesyuarat markah di bawah an perlu memberi Daerah/Cawangan Telah diambil tindakan dengan sentiasa membuat penambahbaikan dari masa ke semasa mengikut tempoh yang ditetapkan. Telah dilaksanakan fitrah tidak dapat abkan tiada data ian Kutipan Zakat menetapkan agar ripada Bahagian istem e-fitrah bagi Daerah/Cawangan PMD/PMC telah menyediakan data kutipan fitrah sepertimana yang diminta dan telah dapat mengakses sistem e-fitrah tersebut. Telah dilaksanakan
5 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban7. 11 5.1.4 Penambahan Data Baru Asnaf Fakir MisMesyuarat dimaklumkan jumlah keselurmiskin di daerah Seremban (kaunter Mensehingga April 2023 sebanyak 335. Mesyagar dimasukkan penambahan data baru iaitu penerima asnaf baru, asnaf yang telaasnaf yang telah meninggal dunia berikutatelah selesai dilaksanakan di setiap daerahTindakan: Semua Pegawai MAINS D8. 11 5.2.1 Data Fitrah Mesyuarat dimaklumkan jumlah fitrah adalah sebanyak RM 513,043.13. Mesyuuntuk ditambah nota pada data kutipan fbulan Ramadan” di dalam laporan prestasTindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan skin ruhan asnaf fakir nara) bagi Januari yuarat menetapkan bagi asnaf miskin ah dikeluarkan dan n pemutihan asnaf h/cawangan. Daerah/Cawangan PMD/PMC telah menyediakan data baru asnaf fakir miskin sepertimana yang diminta Telah dilaksanakan bagi tahun 2023 uarat menetapkan fitrah “hanya pada i. Daerah/Cawangan Nota pada data kutipan fitrah “hanya pada bulan Ramadan” di dalam laporan prestasi telah ditambah. Telah dilaksanakan
6 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban9. 12 5.2.3 Data Bantuan Asnaf Fakir Miskin Mesyuarat dimaklumkan data bantuan buyang dibentangkan berbeza dengan disediakan. Mesyuarat menetapkan agbulanan Fakir Miskin perlu dari sumberdimasukkan juga data asnaf fakir miskin yagagal. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D10. 12 5.2.5 Kutipan Wakaf Mesyuarat dimaklumkan kutipan wakafDickson antara daerah paling renmenetapkan supaya Pegawai MAINS dmaklum untuk meningkatkan kutipan wakaTindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan lanan Fakir Miskin Laporan yang gar data bantuan r yang sama dan ang lulus, KIV dan Daerah/Cawangan Mesyuarat penyelarasan telah di laksanakan dengan melibatkan Jabatan Perbendaharaan, Bahagian Teknologi Maklumat dan wakil-wakil daerah. Telah dilaksanakan f di daerah Port ndah. Mesyuarat aerah mengambil af bagi tahun 2023. Daerah/Cawangan Penambahbaikan telah dilaksanakan. Telah dilaksanakan
7 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban11. 12 5.2.6 Potongan Gaji Wakaf Mesyuarat dimaklumkan data bagi potongadapat disediakan kerana tidak daerah/cawangan. Mesyuarat mendaerah/cawangan mendapatkan data dardan dimasukkan dalam laporan prestaterdapat pewakaf yang ingin membuat podi daerah/cawangan, Pegawai MAINS perlu menyediakan laporan potongan garujukan/simpanan di daerah. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D12. 13 5.2.8 Bantuan Barang Dapur Bulanan Pengerusi mesyuarat memohon umengenalpasti asnaf yang betul-betul layabarang dapur kerana terdapat asnaf yang tuntuk menerima barang dapur bulanan. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan an gaji wakaf tidak dibekalkan di netapkan agar ri Bahagian Wakaf si dan sekiranya otongan gaji wakaf Daerah/cawangan aji wakaf sebagai Daerah/Cawangan Daerah/Cawangan telah mendapatkan data tersebut daripada Jabatan Waqaf dan Mal dan memasukkan ke dalam laporan serta dokumen yang berkaitan telah dibuat Salinan sebelum dihantar ke Ibu Pejabat. Telah dilaksanakan ntuk PMD/PMC ak terima bantuan tidak berkeperluan Daerah/Cawangan Semua fakir miskin yang berdaftar di Gemas adalah layak untuk menerima barang dapur. Dengan kaedah baru yang diperkenalkan sekarang oleh Bahagian Agihan iaitu kaedah cad access oleh Syarikat Mobility One, kami Telah dilaksanakan
8 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban13. 15 5.6.2 Potongan Gaji Wakaf Mesyuarat dimaklumkan terdapat lapan (baru dengan kutipan sebanyak RM menetapkan sekiranya terdapat pewamembuat potongan gaji wakaf di daerah/caMAINS daerah/cawangan perlu menypotongan gaji wakaf sebagai rujukan daerah/cawangan. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan mendapati semua asnaf telah dan layak menerima barang dapur. (8) orang pewakaf 8000. Mesyuarat akaf yang ingin awangan, Pegawai yediakan laporan dan disimpan di Daerah/Cawangan Tindakan telah dilaksanakan. Telah dilaksanakan
9 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban14. 32 5.11.7 Status Permohonan KIV Mesyuarat dimaklumkan tiada permohonGemas pada tahun 2022. Manakala bagiApril 2023 terdapat sebanyak 7 permopermohonan bantuan am pelajaran, bantubantuan am kebajikan dan bantuan aMesyuarat bersetuju agar status permohonperlu diselesaikan segera. Tindakan: Pegawai MAINS C15. 33 5.12.1 Penambahan Data Laporan Januari – AMesyuarat menetapkan bagi laporan bulanApril 2023 di semua bahagian/daerahditambah data perbandingan dengan bulanApril 2022. Tindakan: Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan an KIV di daerah Januari sehingga ohonan KIV iaitu uan am perubatan, am persekolahan. nan ‘KIV’ di Gemas Cawangan Gemas 7 Permohonan ‘KIV’ telah diselesaikan pada mesyuarat MKSP tahun 2023.tindakan telah dilaksanakan serta merta. Telah dilaksanakan April 2022 n Januari sehingga h/cawangan perlu n Januari sehingga Daerah/Cawangan Data perbandingan telah dilengkapkan seperti yang diminta. Telah dilaksanakan
10 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban16. 34 5.12.2 Penambahan Data Bagi Asnaf Fakir MisMesyuarat menetapkan agar laporan data bulanan dimasukkan data penerima baru, dan meninggal dunia. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D17. 34 5.12.3 Penyelarasan Data Mesyuarat menetapkan agar semua data yoleh bahagian dan daerah/cawangan pedidokumenkan. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D18. 34 5.12.4 Status Permohonan KIV Mesyuarat menetapkan semua permberstatus KIV di bahagian agihan dan perlu diluluskan atau digagalkan sahaja sediselesaikan segera sebelum audit SIRIM Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan skin asnaf fakir miskin penerima keluar Daerah/Cawangan Penambahan data bagi asnaf yang baharu, penerima keluar dan meninggal dunia telah dikemaskini. Telah dilaksanakan yang dibentangkan erlu sama seperti Daerah/Cawangan Tindakan telah diambil. Telah dilaksanakan mohonan bantuan daerah/cawangan ekiranya perlu dan dilaksanakan. Daerah/Cawangan Tindakan telah diambil. Telah dilaksanakan
11 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban19. 35 5.12.6 Data Bagi Borang Skim Potongan Waka(SPWB) Mesyuarat menetapkan agar data bagi semua daerah/cawangan perlu dirujuk seWakaf dan dimasukkan dalam laporan MKTindakan: Semua Pegawai MAINS D20. 35 5.12.7 Potongan Gaji Wakaf Mesyuarat dimaklumkan setiap daerah daditetapkan sasaran borang potongan sebanyak 16 borang yang perlu dicapai semenetapkan agar semua daerah/cmemastikan seramai 16 individu baru mgaji wakaf di daerah/cawangan. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan af Berjadual borang SPWB di emula di Bahagian KSP. Daerah/Cawangan Tindakan telah diambil. Telah dilaksanakan an cawangan telah gaji wakaf iaitu ebulan. Mesyuarat cawangan perlu membuat potongan Daerah/Cawangan Tindakan telah diambil. Telah dilaksanakan
12 | P a g e Bil Halaman Para Perkara / Keputusan/ Isu Diban21. 36 5.12.11 Laporan Agihan Zakat Mesyuarat dimaklumkan terdapat ketidaktelaporan bahagian dan daerah/cawanmenetapkan semua laporan agihan zakadaerah/cawangan perlu dibaiki dengan msumber data yang sama. Tindakan: Semua Pegawai MAINS D22. 36 5.12.12 Data Klien dan Sesi Kaunseling Mesyuarat dimaklumkan data bagi klien dadi daerah/cawangan perlu diasingmenetapkan agar daerah/cawanganperbincangan bersama Bahagian Kpenambahbaikan laporan kaunseling. Tindakan: Pegawai MAINS D
ngkitkan Maklum Balas Status Pelaksanaan epatan data dalam ngan. Mesyuarat t di bahagian dan menggunakan satu Daerah/Cawangan Mesyuarat penyelarasan telah di laksanakan dengan melibatkan Jabatan Perbendaharaan, Bahagian Teknologi Maklumat dan wakil-wakil daerah. Telah dilaksanakan an sesi kaunseling kan. Mesyuarat n mengaturkan Kaunseling bagi Daerah/Cawangan Data bagi klien dan sesi kaunseling di daerah/cawangan telah diasingkan. Telah dilaksanakan
AGENDA 2 LAPORAN AUDIT KUALITI TAHUN 2023
K LAPORAN AUDIT KUALITI MS ISO 9001:2015 2024
LAPORAN AUDIT KUALITI MS ISO 9001:2015 1/4 SISTEM PENGURUSAN KUALITI MS ISO 9001:2015 LAPORAN AUDIT KUALITI TAHUN 2024 MAJLIS AGAMA ISLAM NEGERI SEMBILAN (Dibentangkan: Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan Bilangan 1 Tahun 2024 - 24.02.2024) 1.0 PENGENALAN Laporan Audit Kualiti Tahun 2023 telah dibentangkan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MKSP) pada 23 hingga 25 Mei 2023 yang dipengerusikan oleh Setiausaha MAINS. Secara ringkasnya, sebanyak 205 ketidakpatuhan (NCR Minor) dan 48 Pemerhatian (OFI) yang telah dilaporkan mengikut Bahagian dan Pejabat MAINS Daerah/Cawangan. Hasil dari Audit Susulan yang dijalankan pada 12 Mei 2023 hingga 17 Mei 2023, sebanyak 88 ketidakpatuhan (NCR Minor) dan 13 Pemerhatian (OFI) yang masih belum dilaksanakan pembetulan/tindakan pembetulan. Butiran lanjut adalah seperti berikut: BIL. BAHAGIAN/ PEJABAT MAINS DAERAH/CAWANGAN BILANGAN KETIDAKPATUHAN (NCR MINOR) PEMERHATIAN (OFI) 1 Bahagian Pentadbiran 1 - 2 Bahagian Kutipan 3 6 3 Bahagian Agihan 1 - 4 Bahagian Kaunseling dan Pembangunan Insan 2 - 5 Bahagian Wakaf 5 - 6 Bahagian Mal 1 - 7 Pejabat MAINS Daerah Port Dickson 19 - 8 Pejabat MAINS Daerah Rembau 5 - 9 Pejabat MAINS Daerah Tampin 14 2 10 Pejabat MAINS Daerah Kuala Pilah 6 - 11 Pejabat MAINS Daerah Jelebu 10 - 12 Pejabat MAINS Cawangan Senawang 6 - 13 Pejabat MAINS Cawangan Seremban 2 1 -
LAPORAN AUDIT KUALITI MS ISO 9001:2015 2/4 BIL. BAHAGIAN/ PEJABAT MAINS DAERAH/CAWANGAN BILANGAN KETIDAKPATUHAN (NCR MINOR) PEMERHATIAN (OFI) 14 Pejabat MAINS Cawangan Nilai 14 5 JUMLAH 88 13 Nota: ● Pembetulan - Tindakan menghapuskan/membetulkan ketidakpatuhan. ● Tindakan Pembetulan - Tindakan bagi menghapuskan punca penyebab ketidakpatuhan bagi mengelakkan berulang. 2.0 TINDAKAN SUSULAN Pasukan Juruaudit Dalaman Kualiti telah menjalankan Audit Susulan pada 19 hingga 22 Jun 2023 bagi memastikan Auditi telah melaksanakan pembetulan/tindakan pembetulan terhadap 88 ketidakpatuhan (NCR Minor) dan 13 Pemerhatian (OFI) yang dilaporkan. Hasil dari Audit Susulan tersebut, sebanyak 88 ketidakpatuhan (NCR Minor) dan 13 Pemerhatian (OFI) yang dilaporkan telah berjaya ditutup dalam tempoh yang ditetapkan. 3.0 AUDIT PERINGKAT PERTAMA Pihak SIRIM QAS International Sdn. Bhd. (SIRIM) telah menjalankan Audit Peringkat Pertama (Stage 1) pada 6 dan 7 Julai 2023 bagi menentukan kecukupan dokumentasi dalam memenuhi keperluan minimum kriteria Audit termasuk standard pengauditan. Hasil dari Audit tersebut, sebanyak enam (6) isu yang dibangkitkan dan perlu diambil tindakan dalam tempoh enam (6) bulan selepas tarikh Audit. Bagaimanapun, pihak SIRIM mengesyorkan pihak MAINS meneruskan Audit Peringkat Kedua (Stage 2) selepas menerima maklum balas yang memuaskan terhadap isu dibangkitkan. Maklum balas telah dikemukakan kepada pihak SIRIM mengikut tempoh yang ditetapkan seperti di Lampiran A.
LAPORAN AUDIT KUALITI MS ISO 9001:2015 3/4 4.0 AUDIT PERINGKAT KEDUA Audit Peringkat Kedua (Stage 2) telah dijalankan oleh pihak SIRIM QAS International Sdn. Bhd. (SIRIM) pada 23 hingga 25 Ogos 2023 bagi memastikan sistem pengurusan kualiti yang didokumenkan telah dilaksanakan seperti mana keperluan kriteria Audit termasuk memenuhi polisi, objektif dan sasaran organisasi. Hasil dari Audit tersebut, sebanyak 10 Pemerhatian (OFI) yang dilaporkan masih dalam tindakan seperti di Lampiran B. Pihak SIRIM mengesyorkan MAINS layak diberi pensijilan Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2015. 5.0 KELULUSAN PERSIJILAN Pihak SIRIM QAS International Sdn. Bhd. telah mengesahkan MAINS telah melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti yang menepati MS ISO 9001:2015 dengan skop pensijilan Perkhidmatan Pengurusan Zakat, Wakaf, Mal, Kaunseling dan Pembangunan Insan dan Aktiviti Sokongan berkuat kuasa pada 8 September 2023 hingga 7 September 2026. 6.0 SYOR TINDAKAN BERTERUSAN i. Penerangan dan kesedaran MS ISO 9001:2015 perlu ditingkatkan melalui taklimat/bengkel kerja kepada kakitangan bagi memastikan SPK berada sentiasa di tahap cemerlang. ii. Pemilik prosedur perlu melihat semula semua prosedur di bawah skop masing-masing agar sekiranya perlu, ianya boleh ditambah baik proses kerja berkenaan tanpa menjejaskan keperluan standard. iii. Pegawai yang bertanggungjawab perlu sentiasa diberi peringatan dan memastikan semua rekod kualiti yang diperlukan sentiasa lengkap dan kemas kini serta teratur khususnya melibatkan pemfailan dan dokumen yang diguna pakai selaras dengan nombor rujukan rekod kualiti yang telah ditetapkan. iv. Pemantauan yang berterusan daripada semua pemilik prosedur/pihak atasan bagi memastikan tahap prestasi SPK berada dalam keadaan baik.
LAPORAN AUDIT KUALITI MS ISO 9001:2015 4/4 v. Memastikan Penyelaras MS ISO 9001:2015 memuat naik dokumen dalam e-ISO Portal e-staff adalah yang paling terkini untuk memudahkan pegawai mengakses. vi. Penyelaras MS ISO 9001:2015 terus menganjurkan kursus-kursus Audit Dalaman Kualiti bagi memantapkan pengetahuan Juruaudit agar pengauditan dapat dilaksanakan dengan berkesan. vii. Pihak pengurusan dapat menambah lebih ramai Ketua Juruaudit (Lead Auditor) dan Juruaudit bagi melaksanakan Audit Dalaman dengan lebih berkesan. 6.0 CADANGAN AUDIT DALAM KUALITI TAHUN 2024 Bagi mematuhi Prosedur Audit Dalaman (MAINS-P1-PCN-P05) yang menyatakan Sistem Pengurusan Kualiti hendaklah diaudit sekurang-kurangnya sekali (1) tahun, Ketua Audit Dalaman Kualiti merancang untuk melaksanakan Audit Dalaman Kualiti tahun 2024 pada pertengahan bulan Mei 2024. Disediakan oleh: Ketua Audit Dalaman Kualiti SPK MS ISO 9001:2015 Februari 2024
LAPORAN TINDAKAN SIRIM QAS INTERMAJLIS AGAMA ISTA
LAMPIRAN A AUDIT PERINGKAT PERTAMA RNATIONAL SDN. BHD. SLAM NEGERI SEMBILAN HUN 2023
21.0 RINGKASAN TARIKH AUDIT : 6 & 7 JULAI 2023 AUDITOR : EN. MOHD HISYAM BIN M(SIRIM QAS INTERNATIONSTANDARD : SISTEM PENGURUSAN KUSKOP PERSIJILAN : SISTEM PENGURUSAN KUSEMBILAN MERANGKUMMAL, PENGURUSAN KAUDOKUMEN YANG DIAUDIT : 1. MANUAL KUALITI 2. PROSEDUR AUDIT DA3. PROSEDUR KAJIAN SE4. PROSEDUR PENGURUTARIKH TINDAKAN YANG PERLU DI AMBIL : 6 BULAN SELEPAS TARIKHCADANGAN AUDITOR : DISYORKAN UNTUK MENYANG MEMUASKAN TERH
2 MAHADI NAL SDN. BHD.) ALITI MS ISO 9001:2015 UALITI BAGI PERKHIDMATAN MAJLIS AGAMA ISLAM NEGERI MI PENGURUSAN ZAKAT, PENGURUSAN WAKAF, PENGURUSAN NSELING & PEMBANGUNAN INSAN DAN AKTIVITI SOKONGAN LAMAN EMULA PENGURUSAN SAN RISIKO H AUDIT ERUSKAN KE AUDIT PERINGKAT KE-2 SELEPAS MAKLUM BALAS HADAP ISU YANG DIBANGKITKAN.
32.0 LAPORAN TINDAKAN NO CLAUSE ISSUES OF CONCERN SEBE1. 4.3 Menentukan Skop Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) Penentuan sempadan dan kesesuaian SPK boleh disemak semula berkaitan pengecualian klausa standard termasuk justifikasi pengecualian pada manual kualiti. Pertimbangan proses aktiviti yang melibatkan pihak ketiga boleh dinyatakan dengan lebih jelas. Tidak dManual Ku
3 ELUM TINDAKAN TINDAKAN dinyatakan dalam ualiti sebelum ini. Telah dikemaskini: 3.2 Pengecualian Skop Pelaksanaan Pelaksanaan skop Sistem Pengurusan Kualiti ISO 9001:2015 MAINS iaitu Proses yang dipersijilkan hanya mengecualikan klausa 8.3 – Rekabentuk dan Pembangunan kerana klausa ini tidak berkaitan kerana Majlis Agama Islam Negeri Sembilan hanya menyediakan operasi yang berbentuk perkhidmatan. Fungsi pihak ketiga bagi penyelenggaraan infrastruktur MAINS :
4NO CLAUSE ISSUES OF CONCERN SEBE2. 6.1 Tindakan Menyatakan Risiko Dan Peluang Prosedur pengurusan risiko boleh disemak semula dan diselarikan dengan pelaksanaan sebenar berkaitan tahap skala risiko, strategi rawatan risiko dan had penerimaan risiko. Daftar risiko sediada boleh diselarikan. Setiap jabakan mekawalan ykepada risnilai 6 - 2perlu diutarisiko yanTindakan dicadangk
