9 RUKTUR DAN PEMBANGUNAN SISTEM ENALPASTIAN RISIKO PENILAIAN RISIKO RAWATAN RISIKO SIKO & IMPAK KEBARANG - KALIAN IMPAK TAHAP RISIKO KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO (a) (b) (c = a x b) erja terjejas dan 1 2 2 Membuat permohonan infrastruktur ict semasa anggaran belanjawan nalisis tidak dijana epat dan data yang t 2 2 4 Laporan analisis akan dijana secara manual dan semakan oleh pegawai yang bertanggungjawab. Pembangunan sistem baharu secara dalaman bermula tahun 2024 AN KEBERKESANAN RISIKO MANTAUAN KEBERKESANAN PERUBAHAN ISU DALAMAN / LUARAN, RISIKO & TAHAP RISIKO UNTUK TAHUN BERIKUTNYA UKTI PELAKSANAAN KEBERKESANAN KE ATAS KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO (DENGAN DATA YANG MENYOKONG KEBERKESANAN) n Permohonan wan n carta gantt timeline ss pembangunan sistem
2JABATAN: PEJABAT SETIAUSAHA MAINS BAHAGIAN/UNIT: BAHAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT FUNGSI UTAMA: MEMPROSES ADUAN YANG DITERIMA MELALUI SISTEM E-ADUAN A. JADUAL PENGPIHAK YANG BERKEPENTINGAN PENGENALPASTIAN RISIKO KEPERLUAN PIHAK YANG BERKEPENTINGAN ISU DALAMAN / LUARAN RISAsnaf, Pembayar dan Pengguna Perkhidmatan Mendapat bantuan yang sepatutnya. Membayar pada jumlah yang ditetapkan Isu Dalaman: Aduan pelanggan diambil tindakan oleh unit dan bahagian melebihi tempoh sembilan (9) hari yang telah ditetapkan. Bilangan admenyebabperspektif nNegeri Semketelusan inzakat dan porang islamB. JADUAL PEMANTAUARISIKO & IMPAK RAWATAN RISIKO DAN PEMKAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO PERATUS PELAKSANAAN KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO BUBilangan aduan meningkat dan menyebabkan perspektif negatif masyarakat Negeri Sembilan terhadap ketelusan institusi perkhidmatan zakat dan pengurusan harta orang islam di Negeri Sembilan. Memo pemakluman kepada unit dan bahagian yang terlibat. Mewujudkan group ‘whatsapps’ bagi peringatan dan kawalan kepada bahagian dan unit terlibat. Poster-poster hebahan perkhidmatan aduan Pelanggan melalui media sosial juga dihebahkan. 100% Memo pPegawaBertangperingamemaluposter-pperkhidPelanggsosial Mmeningpelanggkewujudtersebu
0 ENALPASTIAN RISIKO PENILAIAN RISIKO RAWATAN RISIKO SIKO & IMPAK KEBARANG - KALIAN IMPAK TAHAP RISIKO KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO (a) (b) (c = a x b) duan meningkat dan bkan negatif masyarakat mbilan terhadap nstitusi perkhidmatan pengurusan harta m di Negeri Sembilan. 3 5 15 Memo pemakluman kepada unit dan bahagian yang terlibat. Mewujudkan group ‘Whatsapp’ bagi peringatan dan kawalan kepada bahagian dan unit terlibat. Poster-poster hebahan perkhidmatan aduan Pelanggan melalui media sosial juga dihebahkan. AN KEBERKESANAN RISIKO MANTAUAN KEBERKESANAN PERUBAHAN ISU DALAMAN / LUARAN, RISIKO & TAHAP RISIKO UNTUK TAHUN BERIKUTNYA UKTI PELAKSANAAN KEBERKESANAN KE ATAS KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO (DENGAN DATA YANG MENYOKONG KEBERKESANAN) peringatan kepada ai-pegawai yang ggungjawab dan atan pada setiap hari ui Whatsapp. Selain itu, poster hebahan matan aduan gan melalui media MAINS untuk gkatkan kesedaran gan terhadap dan perkhidmatan t.
2BAHAGIAN/UNIT: DAERAH DAN CAWANGAN FUNGSI UTAMA: PENTADBIRAN, ZAKAT (KUTIPAN DAN AGIHAN). WAKAF DAN MAL SERTA KAUA. JADUAL PENGPIHAK YANG BERKEPENTINGAN PENGENALPASTIAN RISIKO KEPERLUAN PIHAK YANG BERKEPENTINGAN ISU DALAMAN / LUARAN Pegawai Memperuntukan ruang kerja yang lebih luas, selamat dan selesa Ruang kerja yang terhad & tidak kondusif Bagi PTJ Menara (Daerah Seremban) tidak berlaku sebarang penambahbaikan. Kaunter kutipan dan Kaunter agihan dalam satu ruang yang sama. Jika ada sesuatu isu ketika itu, semua pihak dapat mendengar dan perkara ini mungkin boleh menimbulkan salah faham dan menjejaskan imej MAINS. MengoperakeselmenidarippelantegurPelanggan Kerahsiaan pelanggan ( sesi kaunseling) Bilik yang sedia ada serta ruang menunggu tidak menepati kriteria bilik sesi kaunseling yang ditetapkan oleh Lembaga Kaunselor Malaysia ButiraperbikauntidakkerahmendperibmenjMendPelanggan dan kakitangan Mendapatkan perkhidmtan yang ditawarkan oleh pihak MAINS Memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan Keselamatan pejabat dari segi infrastruktur atau pelan lantai kaunter (sama ada secara berbilik atau kaunter) Kakitangan terdedah kepada emosi pelanggan yang tidak menentu lebih-lebih lagi kepada pelanggan yang mempunyai masalah kesihatan mental. Kecekema
1 UNSELING ENALPASTIAN RISIKO PENILAIAN RISIKO RAWATAN RISIKO RISIKO & IMPAK KEBARANG - KALIAN IMPAK TAHAP RISIKO KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO (a) (b) (c = a x b) gganggu perjalanan asi pegawai dan amatan fail & mbulkan aduan pada pegawai dan nggan & mendapat ran audit 3 4 12 Memohon peruntukan / penaik tarafan pejabat dari pengurusan Membuat pengelasan fail untuk memudahkan proses pelupusan fail. an atau maklumat incangan antara selor dan pelanggan k terjaga hsiaannya dan dedahkan maklumat badi serta ejaskan imej MAINS. dapat teguran audit 4 4 16 Permohonan untuk menaik taraf bilik sesi yang sedia ada ke bilik sesi yang kedap bunyi supaya segala maklumat perbincangan terpelihara ederaan atau atian kakitangan. 4 5 20 Panic button, security guard, pemasangan cermin keselamatan di kaunter
2PIHAK YANG BERKEPENTINGAN PENGENALPASTIAN RISIKO KEPERLUAN PIHAK YANG BERKEPENTINGAN ISU DALAMAN / LUARAN Pegawai MAINS Pegawai menjalankan bidang tugas mengikut diskripsi tugas yang ditetapkan. Ketidakseimbangan tugas yang dihadapi setiap pegawai. Kekurangan kakitangan di daerah. Ketidakseragaman arahan tugas dan pertindihan kerja yang diterima dari ibu pejabat TugadiseleyangTempbantudipatBebadihadAdua
2 PENILAIAN RISIKO RAWATAN RISIKO RISIKO & IMPAK KEBARANG - KALIAN IMPAK TAHAP RISIKO KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO (a) (b) (c = a x b) s tidak dapat esaikan mengikut KPI g ditetapkan. poh penyaluran uan tidak dapat tuhi. anan tugas yang dapi oleh pega. an dari pelanggan 5 4 20 -Diskripsi tugas yang lebih jelas. -Permohonan penambahan pegawai. -Ujian tahap kesihatan mental pegawai. -Perancangan aktiviti dan program yang realistik di peringkat Bahagian yang perlu dilaksanakan di daerah. PMD menyusun semula gerak kerja mengikut keperluan -Membawa isu-isu di daerah ke mesyuarat pengurusan MAINS.
2B. JADUAL PEMANTAUARISIKO & IMPAK RAWATAN RISIKO DAN PEMKAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO PERATUS PELAKSANAAN KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO BUMengganggu perjalanan operasi pegawai dan keselamatan fail & menimbulkan aduan daripada pegawai dan pelanggan & mendapat teguran audit Memohon peruntukan / penaik tarafan pejabat dari pengurusan Membuat pengelasan fail untuk memudahkan proses pelupusan fail. 100% Permohdan kerMinit meButiran atau maklumat perbincangan antara kaunselor dan pelanggan tidak terjaga kerahsiaannya dan menjejaskan imej pelanggan Menaik taraf bilik sesi yang sedia ada ke bilik sesi yang kedap bunyi supaya segala maklumat perbincangan terpelihara 100% PermohKakitangan terdedah kepada emosi pelanggan yang tidak menentu lebihlebih lagi kepada pelanggan yang mempunyai masalah kesihatan mental Panic button, security guard 100% Panic bguard t Tugas tidak dapat diselesaikan mengikut KPI yang ditetapkan. Tempoh penyaluran bantuan tidak dapat dipatuhi. Bebanan tugas yang dihadapi oleh pegawai. Aduan dari pelanggan Diskripsi tugas yang lebih jelas. Permohonan penambahan pegawai. Ujian tahap kesihatan mental pegawai. Perancangan aktiviti dan program yang realistik di peringkat Bahagian yang perlu dilaksanakan di daerah. PMD menyusun semula gerak kerja mengikut keperluan 16.7% Struktur telah di
3 AN KEBERKESANAN RISIKO MANTAUAN KEBERKESANAN PERUBAHAN ISU DALAMAN / LUARAN, RISIKO & TAHAP RISIKO UNTUK TAHUN BERIKUTNYA UKTI PELAKSANAAN KEBERKESANAN KE ATAS KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO (DENGAN DATA YANG MENYOKONG KEBERKESANAN) honan online E- Aset Alih rtas kerja yang berkaitan esyuarat jabatan. honan online E- Aset Alih button dan security elah dilaksanakan penempatan pegawai iluluskan
2RISIKO & IMPAK RAWATAN RISIKO DAN PEMKAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO PERATUS PELAKSANAAN KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO BU -Membawa isu-isu di daerah ke mesyuarat pengurusan MAINS. BIL BAHAGIAN/DAERAH/CAWANGAN TAHAP RISIKO EKSTREM TINGGI SEDERHANA1 BAHAGIAN AGIHAN 0 3 1 2 BAHAGIAN KUTIPAN 0 2 0 3 BAHAGIAN KAUNSELING DAN LATIHAN 0 1 1 4 BAHAGIAN WAKAF 0 4 0 5 BAHAGIAN MAL 0 1 1 6 BAHAGIAN KEWANGAN 0 0 1 7 BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT 0 0 1 8 BAHAGIAN KOMUNIKASI KORPORAT 1 0 0 9 DAERAH DAN CAWANGAN 3 1 0 JUMLAH KESELURUHAN 4 12 5 Berdasarkan jadual di atas, jumlah keseluruhan risiko yang didaftarkan bagi tahun 2024 adBahagian Kutipan sebanyak 3 risiko, Bahagian Kaunseling dan Latihan sebanyak 3 risiko, sebanyak 1 risiko, Bahagian Teknologi Maklumat sebanyak 2 risiko, Bahagian Komunikasi setiap risiko telah dikenalpasti tahap risiko dan perlu dilaksanakan kawalan bagi setiap risik3.4 ANALISA DAFTAR RISIKO MAINS 2024
4 MANTAUAN KEBERKESANAN PERUBAHAN ISU DALAMAN / LUARAN, RISIKO & TAHAP RISIKO UNTUK TAHUN BERIKUTNYA UKTI PELAKSANAAN KEBERKESANAN KE ATAS KAWALAN BAGI MENANGANI RISIKO (DENGAN DATA YANG MENYOKONG KEBERKESANAN) JUMLAH RISKO RENDAH 0 4 1 3 1 3 0 4 0 2 0 1 1 2 0 1 0 4 3 24 dalah sebanyak 24 risiko. Jumlah risiko dibawah Bahagian Agihan adalah sebanyak 4 risiko, Bahagian Wakaf sebanyak 4 risiko, Bahagian Mal sebanyak 2 risiko, Bahagian Kewangan Korporat sebanyak 1 risiko dan risiko di daerah dan cawangan adalah sebanyak 4 risiko. ko yang didaftarkan.
