STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DAN PETUNJUK TEKNIS (PT) DI YPPSB STATUS PER JULI 2023
• MANAJEMEN ISO • PENDIDIKAN • AKUNTING • ADMINISTRASI DAN LOGISTIK • CONTRACT & SERVICES • PERPUSTAKAAN • RISET, STRATEGI DAN PENGEMBANGAN
• MANAJEMEN ISO
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/001 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 1 dari 9 INFORMASI TERDOKUMENTASI CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.4.2 Dokumen eksternal yang diterima sekolah melalui petugas TU, harus segera diregister kemudian disampaikan kepada Kepala Sekolah. Selanjutnya Kepala Sekolah mendisposisikan dokumen eksternal tersebut kepada pihak terkait bila perlu dilaporkan ke manager 1 01/11/2020 Staff Evaluasi menjadi Spv. RSP 1 01/11/2020 Distribusi Dokumen 4000 Manager Strategi, Riset dan Pengembangan (RSP) 4100 Spv. Strategi, Riset dan Pengembangan (RSP) 1 01/11/2020 4.3.4 Pedoman Mutu, Rencana Organisasi, dan SOP serta petunjuk teknis distribusikan dalam bentuk soft file pdf, dan Formulir dalam bentuk .doc. atau .xls di share drive yang dilakukan oleh Spv. RSP ke Seluruh manajemen YPPSB. Direktur bertanggung jawab atas pendistribusian/penarikan Pedoman Mutu dan SOP. 2 28/10/2022 Paraf tanda diketahui pada penngesahan dokumen SOP dan PT untuk bidang-bidang tertentu 2 28/10/2022 Distribusi dokumen 4200 Spv IT 3 26/04/2023 Review Berikutnya DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/001 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 2 dari 9 INFORMASI TERDOKUMENTASI PENGESAHAN Dibuat oleh Spv. RSP Diketahui oleh Mgr. RSP Mgr. Pendidikan Mgr. Business & Support Disahkan oleh Direktur
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/001 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 3 dari 9 INFORMASI TERDOKUMENTASI 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara pendokumentasian informasi, baik internal maupun eksternal dan untuk mengatur informasi terdokumentasi dalam hal tata cara pengendalian dokumen sehingga dapat ditangani dengan baik selama masa penyimpanannya 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini diberlakukan di semua bagian dan untuk semua dokumen yang ada di YPPSB baik yang berasal dari dalam maupun yang berasal dari luar YPPSB serta di semua bagian yang menerbitkan rekaman sebagai bukti telah terjadinya suatu kegiatan dengan hasil-hasil tertentu. 3.0 Referensi - ISO 9001:2015 klausul 7.5 4.0 Uraian Prosedur 4.1Hierarki dan identifikasi dokumen 4.1.1 Hierarki dokumen yang diterbitkan oleh YPPSB dari tingkatan tertinggi sampai terendah ditetapkan sebagai berikut: Level Nama Dokumen/Inisial 1 Pedoman Mutu / PM, Rencana Organisasi 2 SOP (Standard Operational Procedures) 3 Petunjuk Teknis / PT, Standard/ STD, Kriteria /KIR 4 Formulir/Frm, Rekaman/Rek, Arsip/ Ars 4.1.2 Dokumen Pedoman Mutu (PM), SOP, dan Petunjuk Teknis (PT) harus diberikan identifikasi berupa nama/judul dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal mulai berlaku, nomor halaman, dan jumlah halaman dengan menyertakan logo YPPSB di sebelah kiri serta ditampilkan pada bagian atas dokumen (header) 4.1.3 Khusus untuk pedoman mutu (PM), SOP, dan petunjuk teknis (PT) seluruh identifikasi harus ditampilkan pada bagian atas dokumen (header) di setiap halaman, sedangkan untuk formulir/checklist identifikasi (nomor dokumen, nomor revisi, tanggal berlaku) ditampilkan di bagian bawah (footer). 4.1.4 Contoh identifikasi pada bagian atas dokumen adalah sebagai berikut: YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/001 Revisi 3 Tanggal Berlaku 02-05-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 02-05-2025 Halaman 3 dari 9
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/001 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 6 dari 9 INFORMASI TERDOKUMENTASI 4.2.11“Master” dari dokumen yang sudah tidak berlaku harus disimpan sampai dengan satu revisi terakhir sebagai referensi dengan dilengkapi identifikasi stempel “KADALUARSA per tanggal…..” 4.3 Distribusi Dokumen 4.3.1 Semua dokumen dengan nomor revisi terbaru harus segera didistribusikan sebelum tanggal berlakunya dokumen tersebut. 4.3.2 Dokumen yang boleh didistribusikan adalah dokumen salinan (copy) dari dokumen “Master”. 4.3.3 Dokumen “Master” tidak boleh disitribusikan. Dokumen “Master” harus disimpan oleh Direktur. 4.3.4 Pedoman Mutu, Rencana Organisasi, dan SOP serta petunjuk teknis distribusikan dalam bentuk soft file pada drive bersama dalam bentuk pdf, dan Formulir dalam bentuk .doc. atau .xls di share drive yang dilakukan oleh Spv. RSP ke Seluruh manajemen YPPSB. Direktur bertanggung jawab atas pendistribusian/penarikan Pedoman Mutu dan SOP. 4.3.5 Supervisor dan Kepala Sekolah Unit bertanggung jawab atas pendistribusian dokumen di bagian/unit masing-masing 4.3.6 Seluruh dokumen fisik yang didistribusikan diberi nomor controlled sesuai dengan lokasi pendistribusian 4.3.7 Kode penomoran dokumen fisik adalah sebagai berikut: 1000 Direktur 2000 Manager Business & Support 2100 Akunting 2200 Administrasi & Logistik 2300 Contract & Services 2400 Perpustakaan 3000 Manager Pendidikan 3100 TK 3200 SD1 3300 SD2 3400 SD3 3500 SMP 4000 Manager Strategi, Riset dan Pengembangan (RSP) 4100 Spv. Strategi, Riset dan Pengembangan (RSP) 4200 Spv. IT 4.3.8 Semua dokumen yang dicetak dan atau yang dipublikasikan di papan pengumuman, di tembok, di kaca, tidak diberikan nomor distribusi tetapi ditandatangani oleh minimal Supervisor atau Kepala Unit. 4.3.9 Bukti pengendalian sebagaimana dimaksud pada ayat 4.3.7 tidak berlaku bagi formulir/checklist dan rekaman/arsip. 4.3.10Pada saat pendistribusian suatu dokumen/revisi baru maka dokumen/revisi yang lama harus ditarik dari peredaran (drive). Dokumen cetak bila tidak dimusnahkan dokumen lama tersebut harus diberi identifikasi dengan stempel “KADALUARSA per Tanggal:…….”.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/001 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 7 dari 9 INFORMASI TERDOKUMENTASI 4.4 Dokumen Eksternal 4.4.1 Dokumen eksternal adalah seluruh dokumen rujukan/standar yang berasal dari pemerintah atau pihak luar sekolah lainnya, yang dipakai sebagai rujukan kerja. 4.4.2 Dokumen eksternal yang diterima sekolah melalui petugas TU, harus segera diregister kemudian disampaikan kepada Kepala Sekolah. Selanjutnya Kepala Sekolah mendisposisikan dokumen eksternal tersebut kepada pihak terkait bila perlu dilaporkan ke manager. 4.4.3 Dokumen eksternal yang diterima sekolah tanpa melalui tugas TU harus segera dilaporkan kepada TU untuk diregister. Setelah dilakukan registrasi, TU menyimpan dokumen surat menyurat, Waka Kurikulum menyimpan dokumen eksternal non surat. 4.4.4 Pihak terkait pada ayat 4.4.2 harus segera mencatatkan dokumen eksternal tersebut kedalam “ Daftar Dokumen Eksternal Yang Dikendalikan” di unit kerjanya. 4.4.5 Unit kerja harus menyerahkan salinan terkini “Daftar Dokumen Eksternal Yang Dikendalikan” kepada manajer. 4.4.6 Dokumen eksternal yang diterima sekolah dalam format elektronik sebisa mungkin dicetak terlebih dulu sebagai “MASTER” Dokumen eksternal “master” disimpan oleh pihak yang mendapat disposisi dari Kepala Sekolah/Spv. 4.4.7 Pemegang dokumen eksternal “Master” dapat menggandakan dan mendistribusikan kepada unit kerja lain yang berkepentingan dengan dokumen eksternal tersebut. Hal ini boleh dilakukan setelah pemegang dokumen eksternal menetapkan daftar distribusinya. 4.4.8 Dokumen Eksternal yang tidak berlaku lagi harus diberi identifikasi dengan stempel “KADALUARSA Per Tanggal: …..” atau diserahkan kepada TU dan atau unit kerja masing-masing untuk dimusnahkan. 4.5 Aturan Penomoran 4.5.1 Pedoman Mutu ----->PM.YPPSB PM : Pedoman Mutu 4.5.2 Lampiran Pedoman Mutu ----->PM/L/X.X PM : Pedoman Mutu L : Kode lampiran X.X : Kode penomoran 4.5.3 SOP ----->SOP/XXX/YYY SOP : SOP XXX : Kode penomoran sumber dokumen YYY : Nomor urut 4.5.4 Lampiran Prosedur Operasional Standar -----> SOP/XXX/L/ZZ SOP : SOP XXX : Kode penomoran L : Kode lampiran
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/001 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 8 dari 9 INFORMASI TERDOKUMENTASI ZZ : Nomor urut lampiran ( 1,2,3 dst ) 4.5.6 Petunjuk Teknis -----> PT/XXX/YYY PT : Petunjuk Teknis XXX : Kode penomoran sumber dokumen YYY : Nomor urut ( 001,002,003, dst ) 4.5.7 Formulir -----> Frm/XXX/YYY Frm : Formulir XXX : Kode penomoran sumber dokumen YYY : Nomor urut ( 001,002,003 dst ) 4.6 Umum 4.6.1 Salinan Pedoman Mutu, SOP, Petunjuk Teknis, maupun dokumen eksternal, yang tidak dibubuhi stempel asli Controlled Copy dinyatakan sebagai dokumen TIDAK TERKENDALI. 4.6.2 Segala dokumen dalam format elektronik harus ada nomor distribusi asal. 4.6.3 Seluruh bagian/unit kerja harus memiliki “Daftar Induk Dokumen” dari seluruh dokumen yang didistribusikan kepadanya. 4.7 Rekaman 4.7.1. Rekaman sebagai bukti telah terjadinya suatu kegiatan dengan hasilhasil tertentu harus disimpan dengan baik selama masa simpan yang ditentukan bagi rekaman itu. 4.7.2. Kepala Unit Kerja (Kepala Sekolah dan Supervisor) bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengelolaan rekaman-rekaman di unit kerjanya. 4.7.3. Masa rekam berlaku seumur hidup untuk asset pelanggan seperti buku besar (induk) siswa, 10 tahun untuk hal yang berhubungan dengan keuangan, dan minimal 1,5 tahun untuk rekaman-rekaman yang lain seperti berkas ulangan umum, surat-menyurat dan lain-lain. 4.7.4. Rekaman harus disimpan dengan memperhatikan segala sumber penyebab kerusakan rekaman fisik, misalnya kelembaban, rayap, kebakaran, kebocoran, banjir,dan bahaya lainnya yang harus dihindarkan. 4.7.5. Penyimpan rekaman harus menjamin bahwa rekaman tersebut selalu dalam keadaan baik dan tetap mudah diambil serta mudah dibaca selama masa simpannya. 4.7.6. Kepala Unit Kerja menerbitkan “Daftar Rekaman” dari rekaman–rekaman yang dikelolanya. 4.7.7. Rekaman-rekaman yang telah melampaui batas masa simpannya dapat dimusnahkan. 4.7.8. Rekaman dalam format elektronik dinyatakan berlaku. 4.7.9. Untuk rekaman elektronik buku besar siswa dan surat tanda tamat belajar sebagai asset milik siswa dibuat salinan di 3 tempat dengan posisi di TU Sekolah, Kepala Sekolah dan Spv RSP. Rekaman diperbaharui setiap 6 bulan (1 semester)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/001 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 9 dari 9 INFORMASI TERDOKUMENTASI 5.0 Rekaman Mutu • Daftar Induk Dokumen • Daftar Induk Rekaman • Daftar Dokumen Eksternal Yang Dikendalikan
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/002 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 1 dari 3 RENCANA ORGANISASI YPPSB CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 1-11-2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2410, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 1 1-11-2020 Dibuat oleh Spv. RSP, disahkan oleh Plt. Direktur 2 28-10-2022 Dibuat oleh Spv. RSP, Diketahui oleh Manager dan disahkan oleh Direktur 2 28-10-2022 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2410, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 3 26-04-2023 Review Berikutnya 26-04-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2410, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 PENGESAHAN Dibuat oleh Spv. RSP Diketahui oleh Mgr. RSP Mgr. Pendidikan Mgr. Business & Support Disahkan oleh Direktur
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/002 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 2 dari 3 RENCANA ORGANISASI YPPSB 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk mengatur tata cara penyusunan rencana organisasi YPPSB 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini diberlakukan di semua bagian YPPSB untuk jangka waktu tertentu mencakup perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang. . 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 6.1, 6.2, 6.3, 5.1., 5.2, 5.3 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Rencana Organisasi dibuat 1 tahun sekali dengan memperhatikan sasaran jangka pendek 4.2 Membuat analisis SWOT 4.2.1 Analisis SWOT minimal dibuat secara bersama oleh Direktur, Manager, Kepala Sekolah dan Supervisor. 4.2.2 Analisis SWOT berujung pada pembuatan : a. Skala prioritas untuk tindak lanjut b. Penentuan Sasaran Jangka Pendek c. Penentuan Sasaran Jangka Menengah d. Penentuan Sasaran Jangka Panjang 4.3 Membuat analisis Pemangku Kepentingan 4.3.1 Analisis pemangku kepentingan diawali dengan mencari data kebutuhan, harapan dan tingkat kepentingan harapan tersebut dari para pemangku kepentingan yang berhubungan dengan YPPSB 4.3.2 Pihak Pemangku Kepentingan pada YPPSB minimal meliputi: a. Yayasan (Pengurus YPPSB) dan KPC b. Orang tua Siswa 4.3.3. Keputusan rencana tindak lanjut dari Analisis Pemangku Kepentingan dibuat dengan menentukan: a. Skala prioritas untuk tindak lanjut b. Penentuan Sasaran Jangka Pendek c. Penentuan Sasaran Jangka Menengah d. Penentuan Sasaran Jangka Panjang 4.4 Menentukan atau merevisi Visi, Misi, Tujuan YPPSB apabila diperlukan 4.5 Menentukan Ruang Lingkup, Wilayah Kerja, dan Struktur Organisasi YPPSB
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/002 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 3 dari 3 RENCANA ORGANISASI YPPSB 4.6 Menentukan Rencana Strategis di Tingkatan Yayasan dan diturunkan ke Tingkat Divisi serta Tingkat Unit / Bagian apabila dimungkinkan 4.6. Menentukan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu yang berlaku pada tahun berjalan 4.7. Mendistribusikan Sasaran Mutu ke bagian terkait 4.8. Bagian / Unit Kerja membuat strategi pencapaian sasaran mutu. 5.0 Rekaman Mutu • Dokumen Rencana Organisasi
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 1 dari 4 MANAJEMEN RESIKO CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 1/11/2020 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 2 28/10/2022 Lembar Pengesahan 2 28/10/2022 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4200 2 28/10/2022 4.4 Penanganan resiko ketidaksesuaian proses Pendukung (Supporting) Penanganan sebelum proses pendukung berlangsung diantisipasi dengan pemetaan sebelum, saat pelaksanaan, dan setelah proses pendukung dilaksanakan. Mekanisme proses pendukung dituangkan dalam prosedur tersendiri. 3 26/04/2023 Review Berikutnya 26-04-2025 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 PENGESAHAN Dibuat oleh Spv. RSP Diketahui oleh Mgr. RSP Mgr. Pendidikan Mgr. Business & Support Disahkan oleh Direktur
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 2 dari 4 MANAJEMEN RESIKO 1.0 Tujuan Prosedur ini digunakan sebagai petunjuk untuk memastikan agar resiko terjadinya ketidaksesuaian dapat diminimalisir, dan apabila terjadi ketidaksesuaian (KTS) ditindaklanjuti secara benar dan terkendali sesuai dengan peraturan yang berlaku. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup peluang terjadinya ketidaksesuaian di semua sektor, terutama ketidaksesuaian hasil KBM siswa dan pelanggaran tata tertib siswa yang terjadi pada semua kegiatan pendidikan di sekolah. 3.0 Referensi - ISO 9001:2015 Klausul 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Tanggung Jawab Tanggung jawab penanganan peluang ketidaksesuaian adalah seluruh supervisor di bidang masing-masing dan Kepala sekolah di unit sekolahnya masing-masing. Di Unit sekolah, pengelolaan ketidaksesuaian hasil KBM siswa adalah pada Waka / Koord Kurikulum, sedangkan penanganan pelanggaran tata tertib siswa adalah pada Waka / Koord kesiswaan. 4.2 Kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian atau resiko yang mungkin timbul dalam proses diantisipasi dengan membuat daftar (catatan) titik-titik rawan terjadinya ketidaksesuaian / resiko / isu sebelum dan ketika proses dilaksanakan. Pembuatan daftar, pelaksanaan dan pemantauan sepenuhnya oleh Supervisor dan Kepala Sekolah sesuai dengan prosedur yang berlaku 4.3 Penanganan resiko ketidaksesuaian proses KBM 4.3.1. Penanganan sebelum KBM berlangsung diantisipasi dengan pemetaan ketersediaan guru dan fasilitas penunjang, dan perangkat serta bahan ajar sesuai dengan aturan yang berlaku. Mekanisme sebelum proses KBM dituangkan dalam prosedur tersendiri. 4.3.2 Penanganan ketidaksesuaian hasil KBM siswa 4.3.2.1 Ketidaksesuaian hasil KBM siswa tidak naik atau tidak lulus pengesahannya dilakukan oleh Kepala Sekolah, tetapi tanpa stempel pengendalian. 4.3.2.2 Jika terjadi ketidaksesuaian hasil KBM siswa, siswa yang bersangkutan diberi kesempatan untuk mengulang 1 (satu) kali. 4.3.2.3 Jika ketidaksesuaian terjadi pada siswa yang pernah mengalami ketidaksesuaian sebelumnya, siswa tersebut pendidikan dikembalikan kepada orang tua. 4.3.2.4 Untuk mencegah terjadinya ketidaksesuai hasil KBM siswa maka harus dilakukan ujian ulang atau remedial. 4.3.2.5 Penentuan status ketidaksesuaian hasil KBM siswa dilakukan dalam suatu rapat pleno.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 3 dari 4 MANAJEMEN RESIKO 4.3.2.6 Apabila dalam rapat pleno ditetapkan adanya siswa yang naik bersyarat, maka siswa yang bersangkutan harus melaksanakan ketentuan yang ditetapkan dalam rapat pleno. Apabila tidak dipenuhi mengakibatkan siswa yang bersangkutan dinyatakan tidak sesuai. 4.3.2.7 Ketidaksesuaian Proses Pembelajaran apabila tidak mencapai Ketuntasan pada Materi / KD yang bersangkutan, dilakukan remedial dengan cara pembelajaran dan tes ulang. 4.3.2.8 Waktu pelaksanaan remedial ditentukan oleh guru yang bersangkutan. 4.3.3 Penanganan pelanggaran tata tertib siswa 4.3.3.1 Pelanggaran ini mencakup dan tidak terbatas pada keterlambatan, ketidakhadiran. 4.3.3.2 Jika ditemukan siswa tidak hadir selama 3 hari berturut-turut tanpa keterangan maka BK/Wali kelas harus melaporkan hal tersebut kepada Waka / Koord Kesiswaan untuk selanjutnya dilaporkan kepada kepala sekolah untuk ditindaklanjuti. 4.3.3.3 Setiap pelanggaran tata tertib harus dicatat dan harus diberikan hukuman yang sifatnya mendidik sesuai tata tertib yang berlaku di sekolah dengan terlebih dahulu membentuk tim disiplin sekolah yang terdiri dari kepala sekolah, wakil kepala sekolah, wali kelas, dan atau BK untuk menentukan hasil akhir keputusan atas pelanggaran siswa. 4.3.3.4 Pelanggaran yang terjadi dapat dilaporkan kepada wali kelas/BK/Waka / Koord Kesiswaan. 4.3.3.5 Waka / Koord Kesiswaan bersama tim disiplin melakukan verifikasi tindakan koreksi terhadap pelanggaran tata tertib siswa yang terjadi. 4.3.3.6 BK dan Wali Kelas untuk jenjang SMP dan Wali Kelas untuk jenjang SD bertanggung jawab menyusun rekapitulasi pelanggaran tata tertib siswa untuk diketahui Waka / Koord Kesiswaan sebagai salah satu masukan/agenda yang akan dibahas dalam tinjauan manajemen. 4.3.4 Semua catatan/rekaman yang berhubungan dengan penanganan ketidaksesuaian dan pelanggaran tata tertib siswa harus disimpan dan dipelihara oleh BK untuk SMP dan Wali Kelas SD. 4.3.5 Apabila ada informasi tentang keluhan pelanggan yang menyangkut tamatan, Waka / Koord Kesiswaan atau BK mencatat dan memelihara rekaman untuk digunakan sebagai masukan dalam tinjauan manajemen. 4.4 Penanganan resiko ketidaksesuaian proses Pendukung (Supporting) Penanganan sebelum proses pendukung berlangsung diantisipasi dengan pemetaan sebelum, saat pelaksanaan, dan setelah proses pendukung dilaksanakan. Mekanisme proses pendukung dituangkan dalam prosedur tersendiri.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 4 dari 4 MANAJEMEN RESIKO 5.0 Rekaman Mutu • Pedoman tata tertib siswa
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/004 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 1 dari 3 PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 1-11-2020 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 1500, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 1 1-11-2020 Dibuat oleh Spv. RSP, disahkan oleh Plt. Direktur 2 28-10-2022 Lembar Pengesahan 2 28-10-2022 Daftar Distribusi 4200 3 26-04-2023 Review Berikutnya 26-04-2025 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 1500, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 PENGESAHAN Dibuat oleh Spv. RSP Diketahui oleh Mgr. RSP Mgr. Pendidikan Mgr. Business & Support Disahkan oleh Direktur
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/004 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 2 dari 3 PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL 1.0 Tujuan Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pelaksanaan audit internal sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di YPPSB. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup perencanaan, pelaksanaan, pelaporan dan tindak lanjut kegiatan audit internal. 3.0 Referensi - ISO 9001:2015 Klausul 9.2 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Tanggung jawab dan wewenang 4.1.1 Direktur bertanggungjawab atas perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit internal 4.1.2 Direktur bertanggungjawab atas tindak lanjut hasil audit internal. 4.2 Perencanaan Audit Internal 4.2.1 Direktur menyusun jadwal tahunan audit internal berdasarkan status dan pentingnya bagian atau kegiatan tertentu. 4.2.2 Direktur menetapkan bahwa dalam jangka waktu satu tahun semua bagian atau unit kerja harus pernah diaudit dan harus mencakup seluruh kegiatan di dalamnya. 4.2.3 Audit internal dapat dilakukan di luar jadwal tahunan apabila ditemukan masalah serius terhadap sistem manajemen mutu. 4.3 Ketentuan umum audit internal 4.3.1 Auditor internal harus pernah mengikuti pelatihan pemahaman ISO 9001:2015 dan sistem pendokumentasiannya. 4.3.2 Auditor internal harus memiliki sertifikat pelatihan audit internal. 4.3.3 Auditor internal tidak boleh melakukan audit atas pekerjaan yang dilakukannya sendiri. 4.3.4 Auditor internal harus memiliki pengetahuan dasar Teknologi Informasi. 4.3.5 Suatu keadaan dinyatakan tidak sesuai atau ketidaksesuaian (KTS) apabila dalam implementasi tidak sesuai dengan prosedur dan atau petunjuk teknis, atau suatu pelaksanaan yang tidak ada prosedur atau petunjuk teknisnya 4.4 Pelaksanaan Audit Internal 4.4.1 Direktur menetapkan waktu audit. 4.4.2 Sebelum melaksanakan audit, auditor menyiapkan checklist yang dapat dipakai sebagai pedoman pada saat mengaudit. 4.4.3 Semua temuan audit harus dibuat laporan temuannya dan dikumpulkan oleh Direktur sebagai salah satu temuan audit. 4.4.4 Semua pihak yang diaudit harus merespon laporan ketidaksesuaian (LKTS) dan sedapatnya menentukan sendiri tindakan koreksi apa yang akan dilakukan dan berapa lama tindakan koreksi itu diverifikasi.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/004 Revisi 3 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 3 dari 3 PROSEDUR AUDIT MUTU INTERNAL 4.4.5 Tindakan koreksi harus ditetapkan dengan terlebih dahulu menganalisis akar masalah dari ketidaksesuaian yang ditemukan. 4.5 Audit Tindak Lanjut 4.5.1 Apabila dijumpai ketidaksesuaian (KTS), audit tindak lanjut harus dilaksanakan untuk memeriksa tindakan koreksi yang dilakukan. 4.5.2 Apabila tindakan koreksi menyangkut masalah yang melibatkan berbagai pihak, temuan tersebut harus dibahas di forum yang lebih tinggi yaitu rapat tinjauan manajemen. 4.5.3 Audit tindak lanjut dinyatakan selesai bila tindakan koreksi sudah dilakukan dengan hasil memuaskan. 4.5.4 Jika rencana tindakan koreksi tidak dapat diverifikasi sesuai dengan batas waktu yang disepakati, laporan ketidaksesuaian harus diterbitkan lagi dengan nomor laporan yang sama disertai huruf “V” di belakangnya. 4.5.5 Jika tindakan koreksi diverifikasi dan hasilnya positif, Direktur dapat menutup laporan tersebut. 4.6 Tinjauan Sistem Audit Keefektifan audit internal harus ditinjau paling sedikit 1 ( satu ) kali setiap tahun. Direktur bertanggung jawab atas pelaksanaan tinjauan dan secara terus menerus berusaha menyempurnakan pelaksanaan dan keefektifan audit internal. 5.0 Rekaman Mutu - Jadwal Audit Internal - Cheklist Audit - Laporan Ketidaksesuaian - Log Status Temuan Audit
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/005 Revisi 4 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 1 dari 3 TINJAUAN MANAJEMEN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01-11- 2018 Informasi kinerja pihak ketiga / kontraktor yang ada di lingkungan YPPSB 2 01-11-2020 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 2 01-11-2020 Dibuat oleh Spv. RSP, disahkan oleh Plt.. Direktur 2 01-11-2020 4.2.2 Tinjauan Manajemen minimal dihadiri oleh Direktur/Plt.. Direktur, Manager, Kepala Sekolah, dan Supervisor di lingkungan YPPSB 2 01-11-2020 4.2.3 Pemaparan Tinjauan Manajemen dilakukan oleh Spv. RSP. 3 28-10-2022 Lembar Pengesahan Diketahui Manager 3 28-10-2022 Distribusi Dokumen 4200 4 26-04-2023 Review Berikutnya 26-04-2025 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 PENGESAHAN Dibuat oleh Spv. RSP Diketahui oleh Mgr. RSP Mgr. Pendidikan Mgr. Business & Support Disahkan oleh Direktur
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/005 Revisi 4 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 2 dari 3 TINJAUAN MANAJEMEN 1.0 Tujuan Prosedur ini dibuat untuk mengatur tata cara pelaksanaan tinjauan manajemen sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 di YPPSB. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup perencanaan, pelaksanaan, dan tindak lanjut kegiatan tinjauan manajemen. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 9.3 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Tanggung jawab dan wewenang 4.1.1 Direktur bertanggungjawab atas perencanaan dan pelaksanaan tinjauan manajemen 4.1.2 Direktur bertanggungjawab atas tindak lanjut hasil tinjauan manajemen. 4.2 Perencanaan dan Pelaksanaan Tinjauan Manajemen 4.2.1 Direktur berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait menentukan waktu pelaksanaan Tinjauan Manajemen berdasarkan pelaksanaan siklus manajemen sistem ISO di YPPSB minimal satu tahun satu kali. 4.2.2 Tinjauan Manajemen minimal dihadiri oleh Direktur, Manager, Kepala Sekolah, dan Supervisor di lingkungan YPPSB 4.2.3 Pemaparan Tinjauan Manajemen dilakukan oleh Spv. RSP. 4.2.4 Aspek yang dipaparkan dalam Tinjauan Manajemen mencakup: a. Status tindakan dari Tinjauan Manajemen sebelumnya b. Perubahan dalam isu eksternal dan internal yang relevan dengan sistem manajemen mutu c. Informasi tentang kinerja dan efektivitas sistem, termasuk didalamnya: 1. Kepuasan pelanggan 2. Kebijakan dan sasaran mutu, 3. Proses kinerja dari kesesuaian jasa pendidikan 4. Ketidaksesuaian dan tindakan korektif 5. Pemantauan dan hasil pengukuran 6. Hasil audit internal maupun eksternal yang terakhir, 7. Kinerja pihak ekternal 8. Kecukupan sumber daya 9. Efektivitas tindakan yang diambil dalam menangani resiko dan peluang 10. Perbaikan berkelanjutan 11. Informasi kinerja pihak ketiga / kontraktor yang ada di lingkungan YPPSB 4.2.5 Seluruh hasil Tinjauan Manajemen dicatat dalam suatu notulen Tinjauan Manajemen
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/005 Revisi 4 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 3 dari 3 TINJAUAN MANAJEMEN 4.3 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen 4.3.1 Direktur memberikan masukan mengenai aspek-aspek yang perlu ditindaklanjuti. 4.3.2 Setiap aspek yang perlu penanganan tindak lanjut didisposisikan tugas dan tanggung jawab pelaksanaannya beserta target tanggal terpenuhinya pelaksanaan tindak lanjut. 4.3.3 Setiap item tindak lanjut dicatat dalam notulen Tinjauan Manajemen disertai dengan pembuatan Lembar Ketidaksesuaian (LKTS) untuk kontrol. 5.0 Rekaman Mutu - Notulen Tinjauan Manajemen
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/006 Revisi 4 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 1 dari 4 KOMUNIKASI CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 23-3-2018 Bagan alur komunikasi Dalam setiap rapat dibuatkan Notulen dan didistribusikan / diketahui / disebarkan ke seluruh peserta rapat untuk dapat digunakan dalam sosialisasi hasil rapat di tingkat dibawahnya. 2 01-11-2020 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 3 28-10-2022 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 3 28-10-2022 Lembar Pengesahan 3 28-10-2022 Rapat Manajemen YPPSB (Derektur, Manager) 3 28-10-2022 Surat Delegasi 3 28-10-2022 4.5 Penggunaan Media Elektronik dan Media Sosial 4 26-04-2023 Review Berikutnya 26-04-2025 DAFTAR DISTRIBUSI : 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 PENGESAHAN Dibuat oleh Spv. RSP Diketahui oleh Mgr. RSP Mgr. Pendidikan Mgr. Business & Support Disahkan oleh Direktur
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/006 Revisi 4 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 2 dari 4 KOMUNIKASI 1.0 Tujuan Prosedur ini dibuat sebagai acuan dalam menjamin adanya komunikasi internal antar personil serta komunikasi eksternal dengan pihak stakeholder dapat berjalan secara efektif & efisien dalam kerangka sistem manajemen mutu yang diterapkan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup seluruh bentuk komunikasi internal maupun eksternal yang ada serta diterapkan di lingkungan YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 7.4 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Komunikasi Internal didefinisikan sebagai komunikasi antar personil YPPSB, sedangkan Komunikasi Eksternal didefinisikan sebagai komunikasi yang dibangun oleh YPPSB dengan pihak di luar YPPSB / eksternal / stakeholder 4.2 Komunikasi Internal dibangun dalam dua tatanan yaitu komunikasi formal serta komunikasi informal. Komunikasi internal dalam tatanan formal merupakan forum resmi yang diakui menjadi agenda rutin YPPSB untuk membahas hal-hal terkait pelayanan serta membangun keefektifan pelayanan. Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang di YPPSB akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi yang berfungsi untuk memelihara hubungan sosial atau penyebaran informasi bersifat pribadi 4.3 Bentuk Komunikasi Internal dapat dilakukan dengan bentuk : a. Rapat Tinjauan Manajemen; dilaksanakan sesuai dengan prosedur seperti tertuang dalam SOP/1000/005 b. Rapat Internal; mencakup : - Rapat Pengurus Yayasan, - Rapat Pengurus Yayasan dengan Direktur dan Manager YPPSB, - Rapat Manajemen YPPSB (Direktur, Manager, Kepala Sekolah, Supervisor) - Rapat Koordinasi Lintas Divisi, (Divisi Pendidikan, Divisi Support, Divisi Pengembangan), - Rapat Divisi (Divisi Pendidikan, Divisi Support, Divisi Pengembangan), - Rapat Lintas Unit/Bagian, (Unit TK, SD1, SD2, SD3, SMP, Bagian Akunting, Bagian Personalia, Bagian Logistik, Bagian Contract & Services) - Rapat internal Unit/Bagian. Pelaksanaan rapat dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Setiap rapat dipastikan memiliki dokumen notulensi dan daftar hadir. Materi yang diangkat
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/006 Revisi 4 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 3 dari 4 KOMUNIKASI pada rapat ini adalah kendala-kendala terkait proses pelayanan, efektifitas penerapan pelayanan di lingkungan YPPSB, dan agenda lain di luar agenda rutin yang biasa dilaksanakan yang penting untuk dibahas demi berjalan baiknya organisasi. Peserta rapat ini disesuaikan dengan kondisi permasalahan yang dihadapi. Alur komunikasi dalam Rapat Internal YPPSB dalam bagan sebagai berikut : Dalam setiap rapat dibuatkan Notulen dan didistribusikan / diketahui / disebarkan ke seluruh peserta rapat untuk dapat digunakan dalam sosialisasi hasil rapat di tingkat dibawahnya. c. Surat Disposisi; Tindakan atau lanjutan dari atasan kepada bawahan langsung berupa perintah yang menjelaskan tentang pekerjan apa yang seharusnya dikerjakan dan siapa penanggungjawabnya sesuai dengan kebijakan atasan. d. Surat Delegasi: Diberikan dari atasan ke bawahan dalam kondisi ketidakmemungkinkannya atasan menjalankan tugas seperti karena salkit, dinas, cuti atau hal lain yang memungkinan. Dalam hal terdapat aspek yang merupakan rahasia (confidential), maka data/ password data tersebut diserahkan ke atasan pemberi delegasi. e. Memo Internal; media komunikasi untuk hal-hal yang berkaitan dengan mutu yang tidak diatur dalam dokumen sistem mutu yang mengikat, untuk dilaksanakan sesuai dengan wewenang dari yang mengeluarkan memo yaitu dari Ketua Yayasan, Direktur, Manager, Supervisor, dan Kepala Sekolah. Rapat Pengurus Yayasan Rapat Pengurus Yayasan dengan Direktur dan Manager Rapat Koordinasi Lintas Divisi Rapat Divisi Rapat Lintas Unit / Bagian Rapat Unit / Bagian Rapat Manajemen YPPSB (Direktur, Manager, Kepala sekolah dan Spv)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/1000/006 Revisi 4 Tanggal Berlaku 26-04-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 26-04-2025 Halaman 4 dari 4 KOMUNIKASI 4.4 Bentuk Komunikasi Eksternal dapat dilakukan dengan bentuk : a. Rapat dengan pelanggan (masyarakat) yang dilakukan oleh Ketua Yayasan, Direktur, Manager, Supervisor, dan Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah / Koordinator, Wali Kelas. b. Surat kepada pelanggan mencakup surat pemberitahuan, surat undangan dan surat lain yang diperlukan yang dilakukan oleh Ketua Yayasan, Direktur, Manager, Supervisor, dan Kepala Sekolah, Wakil Kepala Sekolah / Koordinator, Wali Kelas (dengan sepengetahuan Kepala Sekolah). c. Bentuk komunikasi eksternal lain misalnya rapat koordinasi dengan lembaga di luar YPPSB, Dinas Pendidikan, dan pihak lain yang diperlukan 4.5. Penggunaan Media Elektronik dan Media Sosial Komunikasi menggunakan Media Elektonik dinyatakan sah apabila menggukanan akun resmi yppsb.id yang digunakan pada e-mail, chat, drive dan hal lain yang berhubungan dengan komunikasi ber-platform google. Media Elektronik dan Media Sosial lain seperti telepon, SMS, WA atau media lainnya dikategorikan sebagai alat bantu untuk terjalinnya komunikasi untuk mendukung seluruh bentuk komunikasi. 5.0 Rekaman Mutu - Daftar Hadir - Notulen
• PENDIDIKAN
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 6 PROSES KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR SD DAN SMP CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 1.0 Referensi Permendiknas No 36 tahun 2018 tentang Permen Standar Proses Permendiknas No 37 tahun 2018 tentang Kurikulum 2013 1 01/11/2020 4.1.1 Penyusunan Dokumen 1 K2013 termasuk di dalamnya kalender pendidikan YPPSB paling lambat 2 (dua) minggu sebelum hari pertama masuk sekolah tahun pelajaran baru dimulai. 1 01/11/2020 4.1.5 Guru kelas / Guru mata pelajaran menyusun perangkat pembelajaran (Silabus, Prota, Prosem dan RPP) berbentuk soft file kemudian menyerahkannya kepada Waka / Koord Kurikulum. Satu set Perangkat Pembelajaran hardcopy diverifikasi oleh Waka Waka / Koord Kurikulum dan Kepala Sekolah guna disahkan paling lambat 1 (satu) bulan setelah awal tahun pelajaran baru. RPP pada bulan pertama awal tahun pembelajaran sudah siap paling lambat 1 hari sebelum KBM berlangsung) (PT/3000/003, PT/3000/004). 1 01/11/2020 4.2.4. Ketidakhadiran guru di kelas, harus ditanggulangi dengan mengadakan guru inval (PT/3000/035) 2 28/02/2023 Lembar Pengesahan 2 28/02/2023 Review Berikutnya 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 3000, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 6 PROSES KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR SD DAN SMP PENGESAHAN Dibuat oleh KEPALA SD1 KEPALA SD2 KEPALA SD3 KEPALA SMP Disahkan oleh MGR. PENDIDIKAN
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 6 PROSES KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR SD DAN SMP 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan belajar mengajar. entang 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi kegiatan belajar mengajar di SD dan SMP YPPSB. 3.0 Referensi 3.1. Permendiknas No 36 tahun 2018 tentang Permen Standar Proses 3.2. Permendiknas No 37 tahun 2018 tentang Kurikulum 2013 3.3. Keputusan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia No 56/M/2022 tentang PEDOMAN PENERAPAN KURIKULUM DALAM RANGKA PEMULIHAN PEMBELAJARAN (struktur kurikulum Merdeka) 3.4. Keputusan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi Republik Indonesia No. 262/M/2022 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN MENTERI PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI NOMOR 56/M/2022 TENTANG PEDOMAN PENERAPAN KURIKULUM DALAM RANGKA PEMULIHAN PEMBELAJARAN MENTERI PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI REPUBLIK INDONESIA, 3.5. Keputusan Kepala Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi No. 008/H/KR/2022 tentang CAPAIAN PEMBELAJARAN PADA PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, JENJANG PENDIDIKAN DASAR, DAN JENJANG PENDIDIKAN MENENGAH PADA KURIKULUM MERDEKA 3.6. Keputusan Kepala Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi No. 033/H/KR/2022 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN KEPALA BADAN STANDAR, KURIKULUM, DAN ASESMEN PENDIDIKAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI NOMOR 008/H/KR/2022 TENTANG CAPAIAN PEMBELAJARAN PADA PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, JENJANG PENDIDIKAN DASAR, DAN JENJANG PENDIDIKAN MENENGAH PADA KURIKULUM MERDEKA 3.7. Keputusan Kepala Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi No. 009/H/KR/2022 TENTANG DIMENSI, ELEMEN, DAN SUBELEMEN PROFIL PELAJAR PANCASILA PADA KURIKULUM MERDEKA
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 4 dari 6 PROSES KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR SD DAN SMP 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Perencanaan Kegiatan Belajar Mengajar 4.1.1 Penyusunan Dokumen 1 Kurikulum 2013 (K-2013) dan KOSP Kurikulum Merdeka, termasuk di dalamnya kalender pendidikan YPPSB paling lambat 1 (satu) bulan setelah hari pertama masuk sekolah tahun ajaran baru dimulai. 4.1.2 Kepala Sekolah, Waka / Koord Kurikulum, dan koordinator kelas dan atau koordinator mata pelajaran di sekolah dan seluruh stakeholder yang berhubungan melakukan revisi/pengembangan (penambahan) isi Dokumen 1 K-2013 dan KOSP Kurikulum Merdeka sesuai kebutuhan sekolah pada setiap tahun pelajaran selanjutnya ditandatangani oleh Kepala Sekolah dan Manajer Pendidikan paling lambat 1 (satu) bulan setelah pelaksanaan tahun pelajaran baru dimulai. 4.1.3 Kepala Sekolah menyusun pembagian tugas guru selanjutnya mengkomunikasikan kepada guru paling lambat 1 (satu) minggu sebelum libur akhir tahun pembelajaran. (PT/3000/001) (PT/3000/029) 4.1.4 Waka / Koord Kurikulum menyusun jadwal pelajaran kemudian mendistribusikannya ke guru paling lambat pada 3 (tiga) hari sebelum pembelajaran awal semester, selanjutnya revisi dilakukan paling lambat 2 (dua) minggu setelah pembelajaran awal semester dimulai. (PT/3000/002) 4.1.5 Guru kelas / Guru mata pelajaran menyusun perangkat pembelajaran (Silabus, Prota, Prosem, RPP, TP, ATP, dan Modul Ajar) berbentuk soft file kemudian menyerahkannya kepada Waka / Koord Kurikulum. Satu set Perangkat Pembelajaran hardcopy diverifikasi oleh Waka / Koord Kurikulum dan Kepala Sekolah guna disahkan paling lambat 1 (satu) bulan setelah awal tahun pelajaran baru. RPP pada bulan pertama awal tahun pembelajaran sudah siap paling lambat 1 hari sebelum KBM berlangsung) (PT/3000/003, PT/3000/004, PT/3000/007). 4.1.6 Guru kelas / Wali kelas memastikan kebersihan dan perlengkapan kelas untuk lancarnya proses pembelajaran telah tersedia dengan lengkap (PT/3000/032) 4.1.7 Waka / Koord Kurikulum dan koordinator KKG/MGMP mengkoordinasikan kegiatan KKG/MGMP sekolah (PT/3000/005). 4.1.8 Waka / Koord Kurikulum bersama koordinator mata pelajaran mengkoordinasikan kegiatan KKG/MGMP lintas unit dalam satu jenjang pendidikan. 4.1.9 Waka / Koord Kurikulum menyusun rencana kegiatan evaluasi hasil belajar untuk PTS, PAS, PAT, TDS, TO, UP, US. (SOP 3000 002) 4.1.10 Guru menyiapkan perangkat penilaian PTS, PAS, PAT, TDS, TO, UP, US, Sumatif, kemudian menyerahkannya kepada Panitia paling lambat 1 (satu) minggu sebelum penilaian dimulai.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 5 dari 6 PROSES KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR SD DAN SMP 4.2 Pelaksanaan Proses Pembelajaran 4.2.1 Waka / Koord Kurikulum, Waka / Koord Kesiswaan, dan guru piket berkoordinasi dalam pelaksanaan harian kegiatan belajar mengajar (KBM). (PT/3000/027) 4.2.2 Guru kelas / guru mata pelajaran bertanggung jawab dalam proses belajar mengajar di kelasnya. (PT/3000/006) 4.2.3 Guru kelas / guru mata pelajaran bertanggung jawab dalam proses pembelajaran remedial di kelas. (PT/3000/030) 4.2.4. Ketidakhadiran guru di kelas, harus ditanggulangi dengan mengadakan guru inval (PT/3000/021, PT/3000/035) 4.2.5 Waka / Koord Kurikulum mengkoordinasikan rapat kenaikan kelas paling lambat 2 hari sebelum pembagian raport. (PT/3000/025) 4.2.6 Waka / Koord Kurikulum berkoordinasi dengan guru kelas / wali kelas dalam pencetakan dan pembagian raport 4.2.7 Waka / Koord Kurikulum mengkoordinasikan rapat mekanisme pengumuman kelulusan paling lambat 1 hari sebelum kelulusan diumumkan 4.2.8 Kepala Sekolah dan Waka / Koord Kurikulum mengkoordinasikan penulisan ijazah. 4.2.9 Waka / Koord Kurikulum dibantu Tata Usaha mendokumentasikan hasil PTS, PAS, PAT, TDS, TO, UP, US. 4.3 Evaluasi Proses Kegiatan Pembelajaran 4.3.1 Kepala Sekolah melaksanakan supervisi dan melaporkannya kepada Mgr. Pendidikan. (PT/3000/008) 4.3.2 Tata Usaha menindaklanjuti ketidakhadiran guru dalam kelas dan melaporkannya kepada Kepala Sekolah setiap sebulan sekali. 4.3.3 Waka / Koord Kurikulum mengadakan evaluasi pelaksanaan PTS, PAS, PAT, TDS, TO, UP, US. 5.0 Rekaman Mutu ● Jadwal Pelajaran ● Jadwal evaluasi ● SK Pembagian Tugas
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 6 dari 6 PROSES KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR SD DAN SMP DIAGRAM ALIR PROSES KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR SD DAN SMP Penyusunan Dok 1 Kurikulum termasuk Kalender Pendidikan Revisi / Pengembangan isi Dokumen 1 Kurikulum Penyusunan dan Sosialsiasi Pembagian tugas mengajar Guru Penyusunan perangkat pembelajaran oleh Guru Penyusunan Jadwal Pelajaran Guru Memastikan kebersihan dan perlengkapan kelas Kegiatan KKG / MGMP Sekolah Tidak Lengkap Verifikasi Perangkat Pembelajara n oleh Kapala Sekolah Supervisi Proses Pembelajaran Kegiatan KKG / MGMP Lintas Unit Lengkap Proses Evaluasi / Remidial Rapat Kenaikan Kelas / Kelulusan Penulisan dan Distribusi Raport / Ijazah
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28 -02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28 -02-2025 Halaman 1 dari 5 EVALUASI HASIL KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.2.4 Kepala Sekolah dan Waka / Koord Kurikulum menyusun program evaluasi hasil belajar berdasarkan standar penilaian pendidikan mencakup PTS, PAS, PAT, TDS, TO, UP, US. (PT/3000/16, PT/3000/026) 2 28/02/2023 PENGESAHAN 2 28/02/2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 3000, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh KEPALA SD1 KEPALA SD2 KEPALA SD3 KEPALA SMP Disahkan oleh MGR. PENDIDIKAN
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28 -02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28 -02-2025 Halaman 2 dari 5 EVALUASI HASIL KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR 1.0 ujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme evaluasi dan sistem penilaian hasil belajar peserta didik. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas pelaksanaan evaluasi hasil belajar peserta didik yang dilaksanakan oleh pendidik SD dan SMP. 3.0 Referensi ● ISO 9001:2015 klausul 9.1 ● Permendiknas No. 23 Tahun 2006 tentang Standar Kompetensi Lulusan ● Permendiknas No. 20 Tahun 2007 tentang Standar Penilaian Pendidikan ● Keputusan Kepala Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi No. 008/H/KR/2022 tentang CAPAIAN PEMBELAJARAN PADA PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, JENJANG PENDIDIKAN DASAR, DAN JENJANG PENDIDIKAN MENENGAH PADA KURIKULUM MERDEKA ● Keputusan Kepala Badan Standar, Kurikulum, dan Asesmen Pendidikan Kementrian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi No. 033/H/KR/2022 TENTANG PERUBAHAN ATAS KEPUTUSAN KEPALA BADAN STANDAR, KURIKULUM, DAN ASESMEN PENDIDIKAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI NOMOR 008/H/KR/2022 TENTANG CAPAIAN PEMBELAJARAN PADA PENDIDIKAN ANAK USIA DINI, JENJANG PENDIDIKAN DASAR, DAN JENJANG PENDIDIKAN MENENGAH PADA KURIKULUM MERDEKA 4.0 Uraian Prosedur Prinsip Penilaian : a. Sahih, berarti penilaian didasarkan pada kemampuan yang hendak diukur. b. Objektif, berarti dalam penilaian dilakukan oleh siapa saja, hasilnya relatif sama. c. Adil, berarti penilaian tidak menguntungkan atau merugikan siswa karena berkebutuhan khusus serta perbedaan latar belakang agama, suku, budaya, adat istiadat, status sosial ekonomi, dan gender. d. Terbuka, berarti prosedur penilaian, kriteria penilaian, dan dasar pengambilan keputusan dapat diketahui oleh pihak yang berkepentingan. e. Holistik, berarti penilaian oleh pendidik mencakup semua aspek kompetensi dan dengan menggunakan berbagai teknik penilaian yang sesuai dengan kompetensi yang harus dikuasai siswa. f. Akuntabel, berarti penilaian dapat dipertanggungjawabkan, baik dari segi teknik, prosedur, maupun hasilnya.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28 -02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28 -02-2025 Halaman 3 dari 5 EVALUASI HASIL KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR 4.1. Perencanaan Pendekatan, Teknik dan Bentuk Penilaian Otentik. 4.1.1 Teknik evaluasi/penilaian hasil belajar dapat berupa : a. penilaian tertulis, b. penilaian lisan, c. penilaian unjuk kerja, d. observasi, c. penugasan individu/kelompok, dan/atau d. portofolio 4.1.2 Penilaian tertulis berbentuk tes uraian, tes isian, dan/atau tes pilihan ganda. 4.1.3 Penilaian lisan berbentuk daftar pertanyaan. 4.1.4 Penilaian unjuk kerja berupa tes simulasi, tes uji petik kerja produk dan/atau proses. 4.1.5 Observasi berbentuk lembar observasi. 4.1.6 Portofolio berbentuk kumpulan pekerjaan, karya, dan atau prestasi siswa. 4.2 Pelaksanaan Penilaian 4.2.1 Guru kelas / guru mata pelajaran menuliskan rancangan strategi penilaian di dalam RPP yang dibuat dengan lengkap. 4.2.2 KKG/MGMP menetapkan KKM mata pelajaran melalui analisis KKM (pada K2013) dan KKTP (K-Merdeka) dan menyerahkan hasil analisis kepada Waka / Koord Kurikulum paling lambat 1 (satu) bulan setelah hari pertama masuk tahun pembelajaran baru dimulai. (PT/3000/005, FRM 050) 4.2.3 Ulangan harian dilaksanakan oleh guru kelas / mata pelajaran mencakup minimal 1 kompetensi dasar (PT/3000/019) 4.2.4 Kepala Sekolah dan Waka / Koord Kurikulum menyusun program evaluasi hasil belajar berdasarkan standar penilaian pendidikan mencakup PTS, PAS, PAT, TDS, TO, UP, US. (PT/3000/16, PT/3000/026) 4.2.5 Kepala Sekolah bersama Waka / Koord Kurikulum membentuk panitia evaluasi hasil belajar yang terdiri dari : a. Panitia Ulangan Umum Bersama (UUB) (PT/3000/015) b. Panitia TO c. Panitia UN/US selanjutnya melaporkan kepada Kepala Sekolah untuk disahkan dalam bentuk Surat Keputusan Kepala Sekolah paling lambat satu bulan sebelum evaluasi diadakan. 4.2.6 Panitia melaksanakan UUB/UN/TO/US sesuai dengan jadwal dan melaporkan kepada Kepala Sekolah. 4.2.7 Waka / Koord Kurikulum bersama dengan Tata Usaha mendokumentasikan semua hasil evaluasi dan menyampaikannya kepada Kepala Sekolah dan Staf Evaluasi . 4.2.8 Kepala Sekolah melaporkan hasil evaluasi kepada Manajer Pendidikan dan Dinas Pendidikan (US dan UN). 4.2.9 Hasil penilaian akhir semester/kenaikan kelas disampaikan dalam bentuk nilai aspek setiap mata pelajaran yang dicapai peserta didik
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28 -02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28 -02-2025 Halaman 4 dari 5 EVALUASI HASIL KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR 4.3 Evaluasi Penilaian 4.3.1 Analisis butir soal hanya dilakukan pada evaluasi akhir semester. (PT/3000/020) 4.3.2. Analisis keberhasilan pelaksanaan pembelajaran dilakukan oleh setiap guru kelas / guru mata pelajaran menggunakan analisis daya serap dan target pencapaian kurikulum sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. 4.3.3 Kenaikan kelas dilaksanakan pada setiap akhir tahun pelajaran berdasarkan hasil kriteria yang diterapkan. (PT/3000/025) 5.0 Rekaman Mutu ● Formulir analisis KKM. ● Hasil ulangan harian. ● Raport. ● Ijazah.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28 -02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28 -02-2025 Halaman 5 dari 5 EVALUASI HASIL KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR DIAGRAM ALIR EVALUASI HASIL KEGIATAN BELAJAR MENGAJAR SD DAN SMP Perencanaan Pendekatan, Teknik dan Bentuk Penilaian Prinsip-prinsip Penilaian Penulisan Rancangan Penilaian dalam RPP Penetapan KKM (K-2013) Pelaksanaan Penilaian Kegiatan KKG / MGMP Sekolah Ulangan Umum / PTS /PAS / TO / UN / US Ulangan Harian Remidial Proses ulangan dan Hasil Evaluasi Kegiatan KKG / MGMP Lintas Unit Ulangan Umum / PTS /PAS / TO / UN / US Remidial Proses ulangan dan Hasil Evaluasi Input lembar Hasil Penilaian Analisis Daya Serap Input lembar Hasil Penilaian Dokumentasi Hasil Ulangan Raport Tengah Semester / Semester / Kenaikan Kelas / Kelulusan
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 4 PEMBAGIAN SISWA DALAM KELAS CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 1 01/11/2020 4.1.1 Spv. Riset, Strategi dan Pengembangan (RSP) menyampaikan rekapitulasi calon siswa baru TK kepada Kepala TK paling lambat 2 minggu setelah pengumuman penerimaan. 1 01/11/2020 4.1.7 Murid baru masuk di TK B didistribusikan sesuai dengan sebaran siswa dengan memperhatikan jumlah, agama, dan jeis kelamin. 1 01/11/2020 4.2.1 SPV. RSP mendistribusikan pembagian siswa kelas 1 SD kepada Waka / Koord Kesiswaan paling lambat 2 minggu sebelum tahun pelajaran baru dimulai. ( 2 28/02/2023 Pengesahan 2 28/02/2023 Review Berikutnya : 28-02-2025 2 28/02/2023 Kepala TK menugaskan Waka / Koord Kurikulum untuk mengkoordinasikan hasil tes DDTK sebagai acuan pembagian murid baru TK A.dan B DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh KEPALA TK KEPALA SD1 KEPALA SD2 KEPALA SD3 KEPALA SMP
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 4 PEMBAGIAN SISWA DALAM KELAS Disahkan oleh MGR. PENDIDIKAN
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/3000/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 4 PEMBAGIAN SISWA DALAM KELAS 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pembagian siswa dalam kelas. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas pembagian siswa dalam kelas yang dilakukan oleh sekolah pada setiap awal tahun pelajaran baru pada jenjang pendidikan SD dan SMP. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 8.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Jenjang TK 4.1.1. Kepala TK menugaskan Waka / Koord Kurikulum untuk mengkoordinasikan hasil tes DDTK sebagai acuan pembagian murid baru TK A.dan B 4.1.2. Waka / Koord Kurikulum membagi murid baru sesuai kapasitas kelas dengan memperhatikan komposisi jenis kelamin, agama, dan hasil tes ukur kemampuan dasar anak. 4.1.3. Waka / Koord Kurikulum menginformasikan pembagian murid TK A kepada kepala sekolah beserta wali kelas paling lambat 1 minggu sebelum libur antar tahun pembelajaran dimulai. 4.1.4. Kepala Sekolah menyerahkan laporan pembagian kelas kepada Manajer Pendidikan. 4.1.5. Pembagian kelas murid TK B mengikuti pembagian kelas sebelumnya. 4.1.6. Murid baru masuk di TK B didistribusikan sesuai dengan sebaran siswa dengan memperhatikan jumlah, agama, dan jeis kelamin. 4.2. Jenjang SD. 4.2.1. SPV. RSP mendistribusikan pembagian siswa kelas 1 SD kepada Waka / Koord Kesiswaan paling lambat 2 minggu sebelum tahun pelajaran baru dimulai. 4.2.2. Pembagian siswa kelas 1 memperhatikan jumlah kelas, komposisi jenis kelamin, kemampuan dasar, dan agama dikoordinasi oleh Waka Kesiswaan 4.2.3. Apabila dalam satu bulan tahun pelajaran berjalan siswa kelas 1 (satu) tidak masuk maka siswa tersebut dinyatakan mengundurkan diri.