YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 5 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan Calon Guru yang dapat melanjutkan tes. 4.1.3.14 Seleksi dapat dilakukan secara offline dan online 4.1.4 Tes kesehatan 4.1.4.1 Spv. Administrasi & Logistik melakukan koordinasi dengan pihak ISOS atau lembaga lain untuk mempersiapkan tes kesehatan calon Pegawai/Guru yang lolos tes. 4.1.4.2 Spv. Administrasi & Logistik memanggil calon Pegawai/ Guru untuk melaksanakan tes kesehatan sesuai dengan jadwal. 4.1.4.3 Hasil tes kesehatan diterima oleh Mgr. Bisnis & Support. 4.1.4.4 Pengambilan keputusan dilakukan dengan memperhatikan hasil tes kesehatan dengan rekomendasi akhir “fit for the job”. 4.1.5 Perjanjian Kerja 4.1.5.1 Mgr. Bisnis & Support melakukan perjanjian kerja dengan calon Pegawai/ Guru. 4.1.5.2 Pegawa/Guru baru mulai bekerja di YPPSB mengikuti program pengenalan pegawai/guru baru (Induction). 5.1. Rekrutment Guru/Pegawai Kontrak dari Guru/Pegawai Internal yang telah Bekerja di YPPSB 5.1.1. Syarat 5.1.1.1. Syarat untuk Guru yang telah berkerja di YPPSB untuk dapat mengikuti proses rekrutmen adalah : a. Berusia diatas 30 tahun dan kurang dari 45 tahun dan telah bekerja di YPPSB minimal 2 tahun berturut-turut b. Pendidikan minimal S-1 sesuai dengan kebutuhan bidangnya c. Menguasai manajemen kelas, loyal dalam bekerja, interpersonal baik d. Usia maksimal 45 tahun 5.1.1.2. Syarat untuk Pegawai yang telah berkerja di YPPSB untuk dapat mengikuti proses rekrutmen adalah : a. Berusia diatas 30 tahun dan kurang dari 45 tahun dan telah bekerja di YPPSB minimal 2 tahun berturut-turut b. Pendidikan minimal S-1 sesuai dengan kebutuhan bidangnya c. Loyal dalam bekerja, interpersonal baik d. Usia maksimal 45 tahun
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 6 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR 5.1.2. Tahapan Seleksi Seleksi Guru/Pegawai Kontrak untuk internal Guru/Pegawai yang telah bekerja di YPPSB sebagai berikut: a. Seleksi Administrasi b. Psikotes, mencakup: - Personality test: Alat tes berbasis teori Five Factor Model untuk melihat kecenderungan sikap dan perilaku individu dalam kehidupan sehari-hari - Cognitive Abilities Test (Level 2): Alat tes untuk mengukur kemampuan dasar individu dalam memahami dan mengolah informasi. Apabila proses rekrutmen tidak memungkinkan (karena hasil tidak ada yang lolos dan waktu tidak dapat seleksi kembali) maka dilakukan seleksi menjadi guru/karyawan honor dari seluruh calon guru/karyawan internal yang mengikuti tes berdasarkan nilai psikotes dan penilaian kinerja oleh Kepala Sekolah / supervisor c. Tes Potensi Akademik dengan Skor min. 351 dengan IQ diatas 90. Alternatif jika proses Tes Potensi Akademik tidak mencapai batas minimal apabila waktu tidak memungkinkan membuka lowongan kerja kembali maka calon guru/pegawai honor yang dipilih adalah yang terbaik berdasarkan psikotes, Tes Potensi Akademik dan penilaian Kepala Sekolah/Spv. d. Interview e. MCU f. Penawaran Kerja g. Guru/Pegawai honor yang telah bekerja di YPPSB yang mengikuti Seleksi Guru/Pegawai Kontrak hanya dapat mengikuti maksimal 2 kali rekrutment di tahun yang berbeda 6.1. Supervisor dan Kepala Sekolah 6.1.1 Perencanaan Perekrutan 6.1.1.1. Manager membuat perencanaan rekrutmen Supervisor dan atau kepala sekolah paling lambat 3 bulan sebelum pergantian Supervisor dan atau kepala sekolah dilaksanakan. 6.1.1.2. Tes menggunakan sistem gugur mencakup seleksi berkas, tes Psikotes dan wawancara. Bagi peserta dari external dilanjutkan proses medical tes. Apabila calon Supervisor dan atau Kepala Sekolah tidak berhasil dalam satu tahap, maka calon Supervisor dan atau Kepala Sekolah tersebut tidak dapat melanjutkan ke tes tahap berikutnya. 6.1.1.3. Staf Administrasi mempersiapkan perangkat tes wawancara. (FRM 042, FRM 043) 6.1.1.4. Spv. Administrasi & Logistik melakukan pemasangan iklan di internal dan atau eksternal YPPSB sesuai kebutuhan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 7 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR 6.1.2. Pelaksanaan Perekrutan 6.1.2.1. Manager melakukan seleksi berkas pelamar sesuai kriteria yang ditetapkan dan melakukan rekapitulasi data calon Supervisor / Kepala Sekolah yang masuk dilaporkan ke Direktur dan dilanjutkan ke pengurus yayasan 6.1.2.2. Pembuatan proposal pelaksanaan seluruh seleksi dilakukan oleh Spv. Administrasi & Logistik 6.1.2.3. Spv. Administrasi & Logistik melakukan pemanggilan calon Peserta untuk tes Psikologi dengan berkoordinasi pada pihak ke III ( Lembaga Psikologi) 6.1.2.4. Direktur, Manager menerima hasil Psikotes dari pihak ke III untuk mengevaluasi dan meneruskan ke pengurus Yayasan untuk menentukan calon peserta yang lolos untuk tes berikutnya 6.1.2.5. Tes Wawancara dilakukan oleh Manager, Direktur, dan Pengurus. Staff Administrasi melakukan rekapitulasi hasil tes wawancara. Hasil rekapitulasi tes wawancara diserahkan ke Direktur selanjutnya diteruskan ke pengurus Yayasan sebagai bahan pertimbangan untuk memutuskan Calon Supervisor dan atau Kepala Sekolah. 6.1.3. Perjanjian Kerja 6.1.3.1. Mgr. Business & Support melakukan perjanjian kerja dengan calon Supervisor / Kepala Sekolah dari luar lingkungan YPPSB. Apabila calon yang lolos berasal dari internal YPPSB maka dikeluarkan SK pengangkatan. 6.1.3.2. Supervisor / Kepala Sekolah mulai bekerja di YPPSB dengan mengikuti program pengenalan (Induction). 7.1. Rekruitmen Manager dan Direktur 7.1.1. Perencana dan Pelaksanaan 7.1.1.1. Perencanaan perekrutan dilaksanakan sesuai kebijaksanaan pengurus Yayasan dengan mempertimbangkan masukan dari Direktur dan Manager 7.1.1.2. Spv. Administrasi dan logistik memasang iklan lowongan di internal maupun external 7.1.1.3. Tes menggunakan sistem gugur dimulai dari seleksi berkas, tes Psikologi dan wawancara dan bagi peserta dari external dilanjutkan proses medical tes. Apabila calon Manager/Direktur tidak berhasil dalam satu tahap, maka calon Manager/Direktur tersebut tidak dapat melanjutkan ke tes tahap berikutnya. 7.1.1.4. Tes wawancara dilakukan oleh Pengurus Yayasan dan sekaligus rapat untuk memutuskan calon Manager/Direktur
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 8 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR 7.1.2. Kesepakatan Kerja 7.1.2.1. Pengurus menyiapkan kesepakatan kerja dengan calon Manager /Direktur dari luar lingkungan YPPSB. Apabila calon yang lolos berasal dari internal YPPSB maka dikeluarkan SK pengangkatan. 7.1.2.2. Manager/Direktur mulai bekerja di YPPSB dengan mengikuti program pengenalan (Induction). 8.0 Rekaman Mutu • Analisis kebutuhan guru • Hasil Tes Tertulis • Pedoman penilaian wawancara • Pedoman penilaian tes mengajar • Hasil Tes Psikologi • Hasil Tes Kesehatan • Kesepakatan Kontrak Kerja
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 9 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR DIAGRAM ALIR REKRUTMEN GURU/PEGAWAI HONOR / TEMPORARY < 3 BULAN Analisis Pembagian Tugas dan Kebutuhan Pegawai honor oleh Kepala Sekolah / Spv Diketahui dan disetujui oleh Mgr. Pendidikan / Mgr. Bisnis & Support / Mgr Strategi, Riset & Pengembangan Kepala Sekolah menghubungi Spv. Administrasi & Logistik untuk meminta berkas calon yang ada berasal dari Sangatta Kepala Sekolah / Spv. memanggil calon guru/pegawai honor Wawancara dilakukan oleh Kepala Sekolah/Spv (bila diperlukan dibantu Mgr) Wawancara dilakukan oleh Kepala Sekolah/Spv (bila diperlukan dibantu Mgr) Kesepakata dilakukan oleh Kepala Sekolah/Spv Salinan kesepakata disampaikan Kepala Sekolah ke Spv. Administrasi & Logistak, Spv. Akunting dan Mgr. Pendidikan
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 10 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR DIAGRAM ALIR REKRUTMEN Tes GURU/PEGAWAI HONOR 1 TAHUN / GURU KONTRAK RSP membuat rencana distribusi kelas tahun pelajaran yang akan datang Persetujuan rencana distribusi kelas oleh Mgr dan Direktur Disampaikan ke seluruh Kepala Sekolah, Mgr dan Direktur Kepala Sekolah/ Spv melakukan analisis pembagian tugas mengajar dan kebutuhan Guru/Pegawai RSP membuat rekapitulasi kebutuhan Guru/Pegawai Rapat managemen memutuskan kebutuhan guru/pegawai Spv. Administrasi melakukan pemasangan iklan Spv. Administrasi menyeleksi berkas sesuai kriteria dan merekapitulasi data calon Guru/Pegawai Seleksi di lokasi kerja (Sangatta) Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Spv. Administrasi berkoordinasi dengan lembaga Psikologi untuk pelaksanaan Tes Tes Tertulis/Real Teaching/Wawancara / Psikologi Gugur / Tidak lanjut Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Gugur / Tidak lanjut Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Tes Gugur / Tidak lanjut Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Kesehatan Tes Kesehatan Gugur / Tidak lanjut Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Kesepakatan Kerja Mgr. Bisnis & Support melakukan Kesepakatan Kerja dengan Guru/Pegawai Baru Sepakat Guru/Pegawai Baru Lulus Tidak lulus Tidak lulus Lulus Lulus Lulus Ya Tidak Tidak lulus Tidak lulus Seleksi Berkas oleh managemen Gugur / Tidak lanjut Tidak lulus Lulus
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 11 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR DIAGRAM ALIR REKRUTMEN GURU/PEGAWAI HONOR 1 TAHUN / GURU KONTRAK DI LUAR SANGATTA Tes RSP membuat rencana distribusi kelas tahun pelajaran yang akan datang Persetujuan rencana distribusi kelas oleh Mgr dan Direktur Disampaikan ke seluruh Kepala Sekolah, Mgr dan Direktur Kepala Sekolah/ Spv melakukan analisis pembagian tugas mengajar dan kebutuhan Guru/Pegawai RSP membuat rekapitulasi kebutuhan Guru/Pegawai Rapat managemen memutuskan kebutuhan guru/pegawai Spv. Administrasi melakukan pemasangan iklan Spv. Administrasi menyeleksi berkas sesuai kriteria dan merekapitulasi data calon Guru/Pegawai Menentukan Lokasi oleh Direktur, Mgr, dan Spv. Administrasi Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Spv. Administrasi berkoordinasi dengan lembaga Psikologi untuk pelaksanaan Tes Psikologi calon Guru/Pegawai Tes : Tertulis / Real Teaching Psikologi/Wawancara Gugur / Tidak lanjut Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Gugur / Tidak lanjut Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Tes Gugur / Tidak lanjut Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Kesehatan Tes Kesehatan Gugur / Tidak lanjut Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Kesepakatan Kerja Mgr. Bisnis & Support melakukan Kesepakatan Kerja dengan Guru/Pegawai Baru Sepakat Guru/Pegawai Baru Lulus Tidak lulus Tidak lulus Lulus Lulus Lulus Ya Tidak Tidak lulus Tidak lulus Seleksi Berkas oleh managemen Gugur / Tidak lanjut Tidak lulus
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 12 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR DIAGRAM ALIR REKRUTMEN KEPALA SEKOLAH / SUPERVISOR Mgr membuat rencana rekrutmen paling lambat 3 bulan sebelum pergantian Kepala Sekolah / Supervisor Spv. Administrasi melakukan pemasangan iklan internal atau eksternal sesuai kebutuhan Dilaporkan ke Direktur dan Pengurus Yayasan Seleksi Berkas oleh 3 Manager Spv Administrasi memanggil calon peserta tes untuk Tes Psikologi Spv. Administrasi berkoordinasi dengan lembaga Psikologi untuk pelaksanaan Tes Psikologi calon Spv/Kepala Sekolah Tes Psikologi Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Wawancara oleh Mgr, Direktur dan Pengurus Yayasan Tes Wawancara Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan tes kesehatan (eksternal) atau kesepakatan kerja (internal) Mgr. Bisnis & Support melakukan Kesepakatan kerja pelaksanaan kesepakatan kerja Sepakat Induction Kepala Sekolah / Spv Tes Kesehatan Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan kesepakatan kerja (eksternal YPPSB) Gugur / Tidak lanjut Gugur / Tidak lanjut Gugur / Tidak lanjut Gugur / Tidak lanjut Lulus Lulus Lulus Lulus Tidak Lulus Tidak Lulus Tidak Lulus Tidak Lulus Tidak Ya
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 13 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR DIAGRAM ALIR REKRUTMEN MANAGER / DIREKTUR Pengurus Yayasan membuat rencana rekrutmen dengan masukkan dari Direktur / Manager Spv. Administrasi melakukan pemasangan iklan internal atau eksternal sesuai kebutuhan Seleksi Berkas oleh Pengurus Spv Administrasi memanggil calon peserta tes untuk Tes Psikologi Spv. Administrasi berkoordinasi dengan lembaga Psikologi untuk pelaksanaan Tes Psikologi calon Spv/Kepala Sekolah Tes Psikologi Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan Tes Wawancara oleh Pengurus Yayasan Tes Wawancara Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan tes kesehatan (eksternal) atau kesepakatan kerja (internal) Pengurus melakukan Kesepakatan kerja pelaksanaan kesepakatan kerja Sepakat Induction Tes Kesehatan Spv. Administrasi melakukan pemanggilan untuk pelaksanaan kesepakatan kerja (eksternal YPPSB) Gugur / Tidak lanjut Gugur / Tidak lanjut Gugur / Tidak lanjut Gugur / Tidak lanjut Lulus Lulus Lulus Lulus Tidak Lulus Tidak Lulus Tidak Lulus Tidak Lulus Tidak Ya
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/049 Revisi 0 Tanggal Berlaku 10-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 10-02-2025 Halaman 1 dari 3 INPUT DATA UNTUK PAYROLL CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200,2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3400, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/049 Revisi 0 Tanggal Berlaku 10-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 10-02-2025 Halaman 2 dari 3 INPUT DATA UNTUK PAYROLL 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan prosedur input data untuk proses perhitungan pembayaran gaji guru/karyawan 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup proses input, verifikasi dan validasi data payroll untuk penggajian bulanan 3.0 Referensi ISO 9001:2015 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Premi, Tunjangan Kelebihan Mengajar (TKM), Tunjangan Kegiatan Pendidikan (TKP) dan Lembur 4.1.1. Guru / Karyawan melakukan input untuk premi dan TKM mulai tanggal 10 bulan sebelumnya sampai tanggal 9 bulan berjalan. 4.1.2. Data yang akan diproses adalah data tanggal 10 bulan sebelumnya sampai dengan tanggal 9 bulan berjalan, berdasarkan tanggal akhir minggu (hari Jumat). 4.1.3. Apabila tanggal 9 jatuh pada hari Jum’at, maka premi dan TKM di minggu tersebut (Senin – Jum’at tanggal 5 – 9) akan dibayarkan pada bulan berjalan. 4.1.4. Apabila hari Jumat jatuh setelah tanggal 9 di bulan berjalan, (tanggal 9 jatuh di hari Senin, Selasa, Rabu, atau Kamis) maka premi dan TKM pada minggu tersebut akan dibayarkan di bulan berikutnya. 4.1.5. Guru / Karyawan melakukan input Tunjangan Kegiatan Pendidikan (TKP) dan lembur yang dilakukan dari tanggal 10 bulan sebelumnya sampai tanggal 9 bulan berjalan. Proses input paling lambat tanggal 9 bulan berjalan dan akan dibayar pada gaji bulan tersebut setelah divalidasi sesuai otoritas. Data TKP dan lembur yang diinput setelah tanggal 9 akan dilakukan proses pembayaran di gaji bulan berikutnya. 4.1.6. Verifikasi data Premi, TKM, TKP dan lembur guru dilakukan oleh Tata Usaha (TU) paling lambat tanggal 12 setiap bulan. 4.1.7. Validasi oleh Kepala Sekolah dan Supervisor dilakukan paling lambat tanggal 15 setiap bulan. 4.1.8. Validasi oleh Manager dilakukan paling lambat tanggal 17 setiap bulan. 4.1.9. Payroll melakukan verifikasi data tanggal 18 setiap bulan. 4.1.10. Tanggal 20 seluruh proses input dinyatakan selesai dan tidak boleh ada perubahan data.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/049 Revisi 0 Tanggal Berlaku 10-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 10-02-2025 Halaman 3 dari 3 INPUT DATA UNTUK PAYROLL 4.2. Claim Pengobatan / Reimbursment 4.2.1. Guru/Karyawan melakukan input Pengajuan claim pengobatan /reimbursement. Pengajuan claim dengan penyerahan invoice mulai tanggal 10 bulan sebelumnya sampai tanggal 9 bulan berjalan (dibuktikan dengan dokumen ekpedisi penyerahan) akan dibayarkan di bulan tersebut setelah proses verifikasi dan validasi selesai sesuai otoritas. 4.2.2. Guru/Karyawan melakukan input pengajuan claim pengobatan tanggal 10 sebelumnya sampai dengan tanggal 9 bulan berjalan, maka guru/karyawan mengisi tanggal payroll di tanggal 1 bulan berjalan. Apabila melakukan input setelah tanggal 9 bulan berjalan, maka tanggal payroll diisi dengan tanggal 1 bulan berikutnya. 4.2.3. Pengajuan claim pengobatan/reimbursement dengan penyerahan invoice setelah tanggal 9 bulan berjalan akan diproses pembayarannya di bulan berikutnya. 4.2.4. Admin HRMS (Staff Administrasi) melakukan verifikasi paling lambat tanggal 12 setiap bulan. 4.2.5. Spv. Administrasi melakukan validasi claim pengobatan/reimbursement paling lambat tanggal 15 setiap bulan. 4.2.6. Mgr. Business & Support melakukan validasi claim pengobatan/reimbursement paling lambat tanggal 17 setiap bulan. 4.2.7. Payroll melakukan verifikasi data tanggal 18 setiap bulannya untuk proses penggajian. 4.2.8. Tanggal 20 seluruh proses input dinyatakan selesai dan tidak boleh ada perubahan data. 5.0 Rekaman Mutu • Nota Pengobatan
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 4 PENGAJUAN MENJADI KEPALA KELUARGA BAGI GURU/KARYAWAN WANITA CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 Telah menikah dengan suami berstatus pekerjaan non Karyawan YPPSB dan atau KPC 2 01/11/2022 Staf Administrasi melakukan proses administrasi perubahan status di aplikasi Primasi sebagai kepala keluarga Guru/Karyawan yang bersangkutan sesuai dengan aturan yang berlaku. 2 01/11/2022 Review Berikutnya 01/11/2024 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 4 PENGAJUAN MENJADI KEPALA KELUARGA BAGI GURU/KARYAWAN WANITA 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pengajuan menjadi kepala keluarga bagi Guru/Karyawan wanita. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pengajuan untuk menjadi kepala keluarga bagi Guru/Karyawan wanita di YPPSB yang telah permanen dan yang suaminya tidak bekerja di YPPSB atau KPC. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Seorang Guru/Karyawan wanita dapat menjadi Kepala Keluarga apabila: a. Telah menikah dengan suami berstatus pekerjaan non Karyawan YPPSB dan atau KPC. b. Berstatus janda. 4.2. Guru/Karyawan wanita mengajukan permohonan untuk menjadi Kepala Keluarga kepada Mgr. Business & Support dengan diketahui oleh Atasan Langsung dan diserahkan ke Staf Administrasi. (FRM 062) 4.3. Guru/Karyawan mengisi formulir Data Pegawai Wanita untuk permohonan perubahan status menjadi Kepala Keluarga dan melengkapi persyaratan yang harus dilampirkan. (FRM 026). 4.4. Staf Administrasi memeriksa kelengkapan pengisian formulir dan persyaratan yang harus dipenuhi. 4.5. Apabila telah lengkap dan memenuhi seluruh persyaratan, maka Staf Administrasi menyerahkan seluruh berkas ke Spv. Administrasi & Logistik untuk diteruskan ke Mgr. Business & Support, diketahui Direktur dan disetujui oleh Pengurus Yayasan, 4.6. Apabila sudah disetujui, Mgr. Business & Support menyerahkan seluruh berkas kepada Spv. Administrasi & Logistik untuk diteruskan kepada guru/karyawan yang bersangkutan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 4 PENGAJUAN MENJADI KEPALA KELUARGA BAGI GURU/KARYAWAN WANITA 4.7. Staf Administrasi melakukan proses administrasi perubahan status di aplikasi Primasi sebagai kepala keluarga Guru/Karyawan yang bersangkutan sesuai dengan aturan yang berlaku. 4.8. Setelah Staf Administrasi melakukan proses administrasi, maka hak Guru/Karyawan wanita tersebut telah menjadi Kepala Keluarga sesuai aturan yang berlaku yaitu: a. Janda : sama seperti kepala keluarga laki-laki b. Bukan Janda : mencakup pengobatan penuh, dan bantuan perumahan sesuai kebijakan 5.0 Rekaman Mutu • BPK • Form Surat Permohonan Perubahan KK Wanita (FRM 062) • Formulir Data Pegawai Wanita (FRM 026)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 4 dari 4 PENGAJUAN MENJADI KEPALA KELUARGA BAGI GURU/KARYAWAN WANITA DIAGRAM ALIR PENGAJUAN MENJADI KEPALA KELUARGA BAGI GURU/KARYAWAN WANITA Guru/Karwawan Wanita : Menikah dengan suami non Karyawan YPPSB, PNS, TNI/Polisi, Non Karyawan KPC, atau Berstatus Janda Mengajukan permohonan menjadi Kepala Keluarga diketahui atasan langsung, mengisi form dan melengkapi lampiran persyaratan Seluruh berkas diserahkan ke Staf Administrasi Disampaikan ke Spv. Administrasi dan Logistik Pemeriksaan berkas Diteruskan ke Mgr. Business & Support Pemeriksaan berkas Ditandatangani Mgr. Business & Support Diserahkan ke Spv. Administrasi dan Logistik Diserahkan ke Staff. Administrasi dan Logistik dan dilakukan proses administrasi perubahan status dan hak nya Penyerahan seluruh berkas ke guru/karyawan LENGKAP TIDAK LENGKAP TIDAK LENGKAP LENGKAP Ditandatangani Pengurus YPPSB
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/004 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 4 PEMERIKSAAN KESEHATAN BERKALA CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.3 Staf Administrasi menyampaikan ke Guru/Karyawan yang akan segera memasuki jatuh tempo pemeriksaan kesehatan berkala, dan meminta Guru/Karyawan tersebut untuk mengumpulkan ID Card Guru/Karyawan yang bersangkutan. 2 01/11/2022 Review Berikutnya 01-11-2022 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2202, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINSTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/004 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 4 PEMERIKSAAN KESEHATAN BERKALA 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pemeriksaan kesehatan berkala. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pemeriksaan kesehatan berkala untuk Guru/Karyawan di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 9.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Staf Administrasi membuat daftar Guru/Karyawan yang akan segera memasuki jatuh tempo pemeriksaan kesehatan berkala. 4.2. Staf Administrasi meminta jadwal pemeriksaan kesehatan berkala ke ISOS setiap bulan untuk menjadwalkan pemeriksaan kesehatan guru/karyawan 1 bulan sebelum tanggal lahir yang bersangkutan. 4.3. Staf Administrasi membuat surat pemeriksaan kesehatan berkala Guru/Karyawan yang bersangkutan sesuai jadwal yang diberikan oleh ISOS dan menyerahkannya ke Spv. Administrasi & Logistik untuk diteruskan ke Mgr. Business & Support untuk ditandatangani. 4.4. Staf Administrasi mengirimkan email pemeriksaan kesehatan berkala ke ISOS. 4.5. Staf Administrasi menerima jawaban dari ISOS bahwa jadwal guru/karyawan yang bersangkutan bisa dilaksanakan. 4.6. Staf Administrasi menyampaikan jadwal tersebut ke guru/karyawan sesuai jadwal yang ditentukan. 4.7. Guru/karyawan melaksanakan pemeriksaan kesehatan berkala dari ISOS sesuai jadwal dan melaksanakan prosedur yang telah ditetapkan. 4.8. Parameter dan standar kesehatan mengacu pada aturan dari PT Kaltim Prima Coal. 4.9. YPPSB menerima hasil pemeriksaan dari ISOS. Guru/karyawan yang dinyatakan FIT maka Staf Administrasi menghubungi guru/karyawan yang bersangkutan untuk mengumpulkan ID untuk perpanjangan masa berlakunya.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/004 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 4 PEMERIKSAAN KESEHATAN BERKALA 4.10. Apabila hasil pemeriksaan kesehatan berkala harus follow up maka guru/karyawan wajib melaksanakannya sampai tuntas. 4.11. Karyawan yang tidak melakukan follow up akan diberikan surat teguran oleh atasan karyawan yang bersangkutan. 4.12. Staf Administrasi menyampaikan hasil follow up ke Kepala Unit/Supervisor dimana guru/karyawan yang bersangkutan bertugas. 5.0 Rekaman Mutu Daftar Guru/Karyawan akan jatuh tempo pemeriksaan berkala Laporan hasil medical
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/004 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 4 dari 4 PEMERIKSAAN KESEHATAN BERKALA DIAGRAM ALIR PEMERIKSAAN KESEHATAN BERKALA Tanggal Jatuh Tempo Pemeriksaan Berkala Staf Administrasi memeriksa dan membuat daftar guru/karywan yang akan jatuh tempo Staf Administrasi membuat surat pemeriksaan berkala atas nama guru/karyawan Spv. Administrasi memeriksa surat pemeriksaan berkala atas nama guru/karyawan Mgr. Business & Support memeriksa dan menandatangani surat pemeriksaan berkala atas nama guru/karyawan Staff Administrasi mengirimkan surat pemeriksaan kesehatan berkala ke ISOS Staff Administrasi menerima jadwal pemeriksaan kesehatan berkala dari ISOS Staff Administrasi menyampaikan jadwal pemeriksaan kesehatan berkala dari ISOS ke guru/karyawan Guru/Karyawan melakukan pemeriksaan sesuai prosedur ISOS sesuai jadwal YPPSB menerima laporan hasil pemeriksaan kesehatan berkala dari ISOS Kesesuaian dengan Parameter Kesehatan Follow Up medical dilaksanakan samapai tuntas
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/005 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2020 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 3 PENGGANTIAN BIAYA PENGOBATAN DAN PEMBELIAN KACAMATA CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.4. Staf Administrasi menyampaikan rekapitulasi formulir ke Spv. Administrasi & Logistik untuk diperiksa, ditandatangani dan diteruskan ke Mgr. Business & Support untuk diperiksa dan disetujui. 2 01/11/2022 Review Berikutnya 01-11-2024 2 01/11/2022 4.1.Guru/Karyawan yang berobat diluar klinik ISOS dan rumah sakit atau dokter yang bekerja sama dengan YPPSB dan pembelian kacamata mengisi permohonan pembayaran penggantian pengobatan melalui aplikasi Primasi. Bukti-bukti fisik pembayaran diserahkan ke Tata Usaha Unit Kerja paling lambat tanggal 9 bulan berjalan. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2202, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/005 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2020 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 3 PENGGANTIAN BIAYA PENGOBATAN DAN PEMBELIAN KACAMATA 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme penggantian biaya pengobatan dan pembelian kacamata (reimbursement). 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup permohonan penggantian biaya pengobatan dan pembelian kacamata (reimbursement) untuk Guru/Karyawan di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 7.1 4.0 Prosedur 4.1. Guru/Karyawan yang berobat diluar klinik ISOS dan rumah sakit atau dokter yang bekerja sama dengan YPPSB dan pembelian kacamata mengisi permohonan pembayaran penggantian pengobatan melalui aplikasi Primasi. Bukti-bukti fisik pembayaran diserahkan ke Staf Tata Usaha paling lambat tanggal 9 bulan berjalan. 4.2. Tata usaha unit menyampaikan bukti-bukti penggantian pengobatan (reimburse) ke Staf Administrasi. 4.3. Staf Administrasi melakukan verifikasi pengisian fomulir di Primasi dan pengecekan bukti-bukti dari Tata usaha. Verifikasi dan pengecekan kemudian dilakukan oleh Spv. Administrasi & Logistik. Mgr. Business & Support melakukan pemeriksaan dan persetujuan. 4.4. Akunting melaksanakan proses pembayaran pada gaji bulan berjalan. 4.5. Reimburse yang bisa dibayar paling lambat masih dalam tahun takwin / anggaran berjalan. Toleransi melawati tahun berjalan adalah 3 bulan. 5.0 Rekaman Mutu • BPK • Aplikasi Primasi
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/005 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2020 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 3 PENGGANTIAN BIAYA PENGOBATAN DAN PEMBELIAN KACAMATA DIAGRAM ALIR PENGGANTIAN BIAYA PENGOBATAN DAN PEMBELIAN KACAMATA PEMOHON BEROBAT DI LUAR KLINIK ISOS Pemohon mengisi Permohonan Pembayaran Penggantian Pengobatan (reimburse) Menyerahkan bukti-bukti pembayaran ke Tata Usaha Unit Kerja paling lambat tanggal 9 bulan berjalan Staf TU unit menyampaikan form reimburse ke Staf Adminstrasi Staf Administrasi membuat rekapitulasi formulir reimburse Staf Administrasi menyerahkan rekapitulasi formulir reimburse ke Spv. Administrasi Spv Administrasi memeriksa, menandatangani dan menyerahkan rekapitulasi formulir reimburse ke Mgr. Business & Support Mgr. Business & Support memeriksa, menandatangani persetujuan lalu dan menyerahkan rekapitulasi formulir reimburse ke Staf Administrasi Staf Administrasi menyerahkan ke Spv. Akunting bersama absen bulanan Akunting melaksanakan proses pembayaran di gaji bulan berjalan
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/007 Revisi 3 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 3 OVERPLAFON BIAYA PENGOBATAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 Persetujuan pemotongan gaji dari Guru/Karyawan mencakup jumlah dan mekanisme pemotongan, terhitung dari awal terjadinya over plafon. 2 01/11/2022 Review Berikutnya 01-11-2024 3 28/02/2023 4.1.Over Plafon pengobatan setiap karyawan secara otomatis tersampaikan dalam aplikasi HRMS Primasi. 3 28/02/2023 4.3 Guru/Karyawan berkoordinasi dengan Staff Personalia temtang jumah besaran potongan over plafon DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2202, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/007 Revisi 3 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 3 OVERPLAFON BIAYA PENGOBATAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pelaporan dan permohonan penggantian over plafon biaya pengobatan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pelaporan dan permohonan penggantian over plafon biaya pengobatan untuk Guru/Karyawan di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Over Plafon pengobatan setiap karyawan secara otomatis tersampaikan dalam aplikasi HRMS Primasi. 4.2. Guru/Karyawan berkoordinasi dengan Staff Personalia temtang jumah besaran potongan over plafon 4.3. Spv. Akunting melakukan pengecekan untuk dilakukan proses pemotongan gaji. 5.0 Rekaman Mutu BPK Rekap Perhitungan Plafon Pengobatan masing-masing Pegawai
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/007 Revisi 3 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 3 OVERPLAFON BIAYA PENGOBATAN DIAGRAM ALIR OVER PLAFON BIAYA PENGOBATAN REKAPITULASI BIAYA PENGOBATAN Rekapitulasi over plafon pengobatan Guru/Karyawan Pemotongan gaji sesuai ketentuan Koordinasi Guru/Karyawan dengan Staff Personalai
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/008 Revisi 4 Tanggal Berlaku 30-06-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutya 01-11-2024 Halaman 1 dari 7 CUTI, LWP – LWOP, DAN ABSENSI CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.1.1. Guru/Karyawan mengisi dan menandatangani formulir pengajuan cuti dan menyampaikannya ke Staf Tata Usaha unit/Staf Administrasi yang bersangkutan paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum waktu pelaksanaan cuti. (FRM 018) Pada kondisi tertentu, pengajuan cuti dapat dilakukan paling lambat 2 (dua) hari dengan catatan dari manager. 2 01/10/2021 4.2.1. Seluruh guru/karyawan mengisi dan memberi paraf pada form absensi pada tanggal 9 setiap bulan dan diparaf per hari sesuai dengan kehadirannya (FRM 109). Pengisian dilakukan pada kolom waktu kehadiran, kepulangan dan pelaksanaan TKM/TKP/lembur sesuai dengan pelaksanaannya. 2 01/10/2021 4.2.2. Rekapitulasi absensi guru yang telah ditandatangani Spv. Administrasi disampaikan oleh Staf Administrasi ke Spv. Akunting untuk dilakukan proses penggajian. Penyampaian rekalipulasi ke Spv. Akunting paling lambat 5 hari kerja setelah tanggal 10 setiap bulan. 3 01/11/2022 Review Berikutnya 01-11-2024 3 01/11/2022 Guru/Karyawan mengisi formulir pengajuan cuti dalam aplikasi Primasi paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum waktu pelaksanaan cuti. 4 17/07/2023 Cuti selama rentang libur sekolah hanya dapat diambil1 kali pengambilan. 4 17/07/2023 Karyawan dapat melaksanakan cuti setelah mendapatkan persetujuan sesuai otoritas. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/008 Revisi 4 Tanggal Berlaku 30-06-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutya 01-11-2024 Halaman 2 dari 7 CUTI, LWP – LWOP, DAN ABSENSI PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/008 Revisi 4 Tanggal Berlaku 30-06-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutya 01-11-2024 Halaman 3 dari 7 CUTI, LWP – LWOP, DAN ABSENSI 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pengambilan cuti tahunan, LWP dan LWOP serta pengisian absensi. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pengambilan cuti tahunan, LWP dan LWOP serta pengisian absensi untuk Guru/Karyawan YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. CUTI 4.1.1 CUTI TAHUNAN 4.1.1.1. Guru/Karyawan mengisi formulir pengajuan cuti dalam aplikasi Primasi paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum waktu pelaksanaan cuti, kecuali cuti emergency. 4.1.1.2. Cuti selama rentang libur sekolah hanya dapat diambil1 kali pengambilan. 4.1.1.3. Tata Usaha/Staf Administrasi melakukan verifikasi permohonan. 4.1.1.4. Atasan langsung guru/karyawan mengetahui permohonan cuti, dan manager memberikan persetujuan cuti. Untuk Supervisor proses langsung kepada persetujuan Manager. Proses cuti Manager disetujui oleh Direktur. Proses cuti Direktur disetujui pengurus dalam aplikasi Primasi 4.1.1.5. Apabila Manager tidak menyetujui permohonan cuti, maka Manager memberikan catatan tentang ketidaksetujuan cuti yang bersangkutan dalam aplikasi Primasi. 4.1.1.6. Apabila karyawan melakukan revisi, maka yang bersangkutan mulai dari prosedur awal. 4.1.1.7. Karyawan dapat melaksanakan cuti setelah mendapatkan persetujuan sesuai otoritas. 4.1.2 CUTI MELAHIRKAN / KEGUGURAN 4.1.2.1. Guru/Karyawan mengajukan permohonan cuti 2 minggu sebelum pelaksanaan cuti dalam aplikasi Primasi. 4.1.2.2. Pelaksanaan cuti 1,5 bulan sebelum dan 1,5 bulan sesudah Hari Perkiraan Lahir (HPL) dari dokter.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/008 Revisi 4 Tanggal Berlaku 30-06-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutya 01-11-2024 Halaman 4 dari 7 CUTI, LWP – LWOP, DAN ABSENSI 4.1.3 CUTI EMERGENCY 4.1.3.1. Guru/Karyawan melaporkan ke atasan langsung tentang diperlukannya cuti emergency sesuai kejadian. 4.1.3.2. Atasan memberikan persetujuan lisan tentang cuti emergency 4.1.3.3. Kriteria cuti emergency: a. Orang tua/mertua, suami/istri, anak sakit keras (opname). b. Orang tua/mertua, suami/istri, anak, saudara kandung, saudara ipar meninggal. c. Kejadian luar biasa (Force Major: bencana alam, huru-hara, perang, kebakaran) d. Wisuda anak, wisuda guru/karyawan e. Ibadah haji (kelebihan jumlah hari dari yang ditentukan dalam BPK) 4.1.3.4. Guru/Karyawan mengisi aplikasi cuti emergency 1 (satu) hari setelah masuk kerja dan melampirkan dokumen terkait. 4.2 LWP - LWOP 4.2.2 Guru/karyawan mengisi aplikasi HRMS Primasi untuk melaksanakan izin dengan upah atau izin tanpa upah. 4.2.3 Izin dengan upah (LWP) mencakup: a. Suami/istri, anak atau orang tua, mertua Karyawan sakit keras, b. Suami/istri, anak atau orang tua, mertua Karyawan meninggal dunia, c. Pernikahan Karyawan sendiri, d. Pernikahan anak Karyawan, e. Kelahiran anak (untuk Karyawan pria), f. Khitanan anak Karyawan, Pembaptisan anak Karyawan, g. Anggota keluarga dalam 1 rumah meninggal, h. Sakit (melampirkan surat dokter), i. Datang bulan (melampirkan surat dokter), j. Keguguran, k. Tugas Pemerintah, l. Naik haji dan Ziarah agama. Lama waktu pelaksanaan cuti dengan tanggungan sesuai dengan ketentuan BPK dan semua izin di atas harus dilengkapi dengan bukti otentik dari pihak yang berwenang dan diberikan / disetujui hanya untuk hari-hari kejadian. j. Wisuda Guru/Karyawan atau anak
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/008 Revisi 4 Tanggal Berlaku 30-06-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutya 01-11-2024 Halaman 5 dari 7 CUTI, LWP – LWOP, DAN ABSENSI 4.2.4 Izin tanpa upah (LWOP): a. Izin tanpa upah diberikan apabila Pegawai memiliki kepentingan mendesak yang mengharuskan Pegawai meninggalkan pekerjaan b. Izin diluar tanggungan Yayasan (tanpa upah) dalam setiap Unit Kerja hanya dapat diberikan sebanyak-banyaknya selama 6 hari kerja. Pengecualian diberikan bila izin tersebut diajukan pada saat Libur Sekolah sesuai Kalender Pendidikan atau atas seizin dari Direktur. c. Pegawai yang mangkir, baik tanpa pemberitahuan sebelumnya maupun sesudah berakhirnya izin diluar tanggungan Yayasan, akan dikenakan tindakan disiplin. d. Apabila karyawan mangkir melebihi dari 5 hari kerja tanpa alasan yang dapat dipertanggungjawabkan, Pegawai tersebut dianggap mengundurkan diri atas permintaan sendiri. 4.2.5 Guru/Karyawan mengisi aplikasi HRMS Primasi pengajuan izin dengan upah atau izin tanpa upah dan melampirkan surat keterangan. 4.2.6 Atasan langsung dari Guru/Karyawan yang mengajukan izin dengan upah atau izin tanpa upah meverifikasi permohonan sebagai persetujuan atau penolakan permohonan. 4.2.7 Apabila atasan langsung menyetujui, maka manager sesuai dengan divisi Guru/Karyawan yang bersangkutan melakukan verifikasi persetujuan atau penolakan permohonan. 4.3 ABSENSI 4.3.2 Absensi guru/karyawan adalah printout finger print. Absensi print out diperoleh sebagai hasil cetak absensi harian melalui mesin finger print. 4.3.3 Pengisian TKM/TKP guru dilakukan melalui aplikasi Primasi dan diverifikasi oleh TU. 4.3.4 Permohonan TKM/TKP guru setelah diverifikasi TU diketahui Kepala Sekolah. 4.3.5 Permohonan TKM/TKP guru disetujui atau ditolak oleh Manager Pendidikan. 4.3.6 Permohonan Lembur Karyawan diverifikasi oleh Supervisor masing-masing. Permohonan disetujui atau ditolak oleh Manager masing-masing.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/008 Revisi 4 Tanggal Berlaku 30-06-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutya 01-11-2024 Halaman 6 dari 7 CUTI, LWP – LWOP, DAN ABSENSI 5.0 Rekaman Mutu • Kalender Pendidikan • BPK `
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/008 Revisi 4 Tanggal Berlaku 30-06-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutya 01-11-2024 Halaman 7 dari 7 CUTI, LWP – LWOP, DAN ABSENSI DIAGRAM ALIR CUTI TAHUNAN, LWP – LWOP, DAN ABSENSI CUTI TAHUNAN LWP-LWOP ABSENSI GURU/KARYAWAN Persetujuan KS / SPV Follow up Primasi Persetujuan MGR Pelaksanaan Mengisi Aplikasi Pengajuan Cuti Ya Revisi, Ditolak Ya Revisi / Ditolak GURU/KARYAWAN Mengkomunikasikan rencana LWP/LWOP ke atasan langsung Mengisi Aplikasi LWP / LWOP Approval atasan langsung (KS / SPV) Persetujuan KS / SPV Follow up Primasi Persetujuan MGR Pelaksanaan Ya Ditinjau ulang GURU/KARYAWAN Absensi Manual Absensi Finger Print Pengisian Aplikasi Pelaksanaan TKM/TKP/Lembur Verifikasi Atasan Langsung Persetujuan KS / SPV Verifikasi TU / Staf Admin Proses Primasi Membuat Rekapitulasi Diserahkan ke Spv. Akunting untuk proses penggajian Cek Form Revisi Ya Ya Revisi
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/010 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 4 PENGAJUAN PENGGUNAAN PESAWAT PERUSAHAAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 Pengajuan Penggunaan Pesawat Perusahaan 1 01/11/2020 4.1 Staf Administrasi menyampaikan formulir pengajuan penggunaan pesawat perusahaan ke Mgr. Custodian HR KPC untuk mendapatkan persetujuan. 2 01/11/2022 Review Berikutnya 1-11-2024 2 01/11/2022 4.1 Guru/Karyawan melihat dan aplikasi HRMS Primasi untuk mengetuhi hak penggunaan pesawat perusahaan DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2202, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/010 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 4 PENGAJUAN PENGGUNAAN PESAWAT PERUSAHAAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pengajuan izin menggunakan pesawat perusahaan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pengajuan pesawat perusahaan untuk Guru/Karyawan dan tanggungannya di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Guru/Karyawan melakukan pengecekan pada aplikasi HRMS Primasi untuk mengetuhi hak penggunaan pesawat perusahaan 4.2. Apabila hak penggunaan pesawat perusahaan Guru/Karyawan yang bersangkutan ada, maka Guru/Karyawan menghubungi pihak pengelola pesawat perusahaan (3900) untuk menanyakan ketersediaan tempat duduk di pesawat pada tanggal dan waktu rencana keberangkatan. 4.3. Apabila pihak pengelola pesawat perusahaan menyatakan kemungkinan kursi di pesawat perusahaan masih tersedia, maka Guru/Karyawan mengisi pengajuan penggunaan pesawat perusahaan minimal 1 (satu) minggu sebelum keberangkatan melalui aplikasi Primasi danmengisi trevel request dari pihak pengelelola. 4.4. Staf Administrasi melakukan penandatanganan dan diteruskan ke Mgr. Custodian HR KPC untuk mendapatkan persetujuan dan dilanjuftkan ke Ketua YPPSB. 4.5. Apabila ke Mgr. Custodian HR KPC dan Ketua YPPSB menyetujui permohonan penggunaan pesawat perusahaan tersebut akan ditandatangani dan dikembalikan ke Staf Administrasi. 4.6. Staf Administrasi mengirimkan formulir permohonan penggunaan pesawat perusahaan yang telah ditandatangani ke pengelola pesawat perusahaan melalui fax atau e-mail dengan tembusan ke e-mail pemohon dan kepala unitnya.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/010 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 4 PENGAJUAN PENGGUNAAN PESAWAT PERUSAHAAN 4.7. Staf Administrasi menerima jawaban dari pihak pengelola pesawat perusahaan melalui fax atau email dan meneruskannya ke pemohon Guru/Karyawan. 4.8. Calon penumpang pesawat perusahaan dengan status waiting list, sewaktuwaktu dapat dibatalkan keberangkatannya dengan alasan urutan prioritas, darurat, evakuasi medis, yang sangat penting atas otoritas GM KPC. Kepastian keberangkatan akan diinfokan ke calon penumpang 10 (sepuluh) menit sebelum chek in ditutup 4.9. Apabila ada perubahan atau pembatalan perjalanan dari pemohon, maka harus memberitahukan 1 (satu) hari sebelum keberangkatan. Apabila tidak membatalkan atau tidak hadir tanpa pemberitahuan, maka ongkos perjalanan ditagihkan ke hak pesawat perusahaan yang bersangkutan. 4.10. Apabila ada perubahan jadwal keberangkatan pesawat, atau status penumpang penuh, maka pihak pengelola pesawat perusahaan akan memberitahukan ke penumpang yang bersangkutan atau Staff Administrasi YPPSB. 4.11. Apabila Guru/Karyawan memerlukan penjemputan dari rumah ke City Chek-in (untuk Guru/Karyawan) / Bandara (Spv ke atas) dan sebaliknya sesuai dengan hak Guru/Karyawan yang bersangkutan, maka mengisi formulir penjemputan melalui Aplikasi Primasi oleh Waka masing-masing sesuai prosedur permintaan driver. 4.12. Spv Administrasi & Logistik melakuka persetujuan atau penolakan penjemputan sesuai aturan. 5.0 Rekaman Mutu • BPK
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/010 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 4 dari 4 PENGAJUAN PENGGUNAAN PESAWAT PERUSAHAAN DIAGRAM ALIR PENGAJUAN PENGGUNAAN PESAWAT PERUSAHAAN PEMOHON PENGGUNAAN PERUSAHAAN Melihat sisa hak penggunaan pesawat perusahaan di Primasi Menanyakan ketersediaan seat di waktu dan tanggal yang direncanakan ke pengelola pesawat perusahaan (3900) Pemohon mengisi Pengajuan Penggunaan pesawat perusahaan Di Aplikasi Primasi Verifikasi atasan langsung Staf Personalia membuat Permohanan Staf Personalia menyampaikan ke Mgr. Bisnis & Support Mgr. Bisnis & Suport menandatangani dan menyerahkan kembali ke Staf Personalia Staf Personalia mengirimkan permohonan pesawat perusahaan ke pengelola cassa melalui fax / e-mail dan ditembuskan ke e-mail pemohon Staf Personalia menerima jawaban dari pengelola pesawat perusahaan melalui fax / e-mali dan diteruskan ke guru/karyawan pemohon Guru/Karyawan pemohon dapat mengajukan form penjemputan dari rumah ke City chek-in / Bandara atau sebaliknya melalui aplikasi Primasi Spv. Personalia menyampaikan Form penjemputan ke pengemudi yang akan bertugas
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/016 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 3 PERJALANAN DINAS CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.5. Guru dan karyawan menyerahkan pertanggungjawaban keuangan dan laporan hasil perjalanan dinas yang telah ditandatangani ke akunting paling lambat 14 hari kerja setelah perjalanan dinas selesai dilaksanakan, ditandatangani oleh yang bersangkutan, atasan langsung, dan atasan dari atasan sesuai dengan batas otoritas. (FRM 006) (FRM 097) 2 01/11/2022 Review Berikutnya 01/11/2024 2 01/11/2022 4.1. Proposal perjalanan dinas dibuat dan disetujui oleh Kepala Sekolah/Supervisor, Manager, Direktur, dan Pengurus Yayasan sesuai dengan batas otoritas masing-masing melalui aplikasi Primasi dan melampirkan surat keterangan perjalanan dinas dari instansi terkait, brosur dan atau undangan. Proposal dibuat paling lambat 2 minggu sebelum hari kegiatan. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2500, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/016 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 3 PERJALANAN DINAS 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme perjalanan dinas. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup perjalanan dinas untuk Guru/Karyawan di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.2. Proposal perjalanan dinas dibuat dan disetujui oleh Kepala Sekolah/Supervisor, Manager, Direktur, dan Pengurus Yayasan sesuai dengan batas otoritas masing-masing melalui aplikasi Primasi dan melampirkan surat keterangan perjalanan dinas dari instansi terkait, brosur dan atau undangan. Proposal dibuat paling lambat 2 minggu sebelum hari kegiatan. 4.3. Guru/Karyawan yang akan melaksanakan perjalanan dinas menyerahkan salinan approval proposal dan berkoordinasi dengan Staf Akunting untuk pendanaan dan Staf. Administrasi perihal transportasi perjalanan. 4.4. Guru/Karyawan yang akan melaksanakan perjalanan dinas mengambil formulir surat tugas perjalanan dinas untuk diisi, ditandatangani dan di cap oleh Atasan Langsung Guru/Karyawan yang bersangkutan dan oleh pejabat yang berwenang di tempat melakukan dinas. (FRM 039) 4.5. Guru dan karyawan atau yang membuat proposal menyerahkan pertanggungjawaban keuangan dan laporan hasil perjalanan dinas di aplikasi Primasi paling lambat 14 hari kerja setelah perjalanan dinas selesai dilaksanakan. 4.6. Guru/Karyawan berkoordinasi dengan atasan langsung yang bersangkutan untuk mensosialisasikan / melaksanakan hasil yang diperoleh dari perjalanan dinas paling lambat 30 (tiga puluh) hari setelah kembali dari perjalanan dinas. 5.0 Rekaman Mutu • BPK • Proposal Pejalanan Dinas • Surat Keterangan dari Instansi Terkait • Formulir Surat Tugas Perjalanan Dinas • Laporan Perjalanan Dinas
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/016 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 3 PERJALANAN DINAS DIAGRAM ALIR PERJALANAN DINAS Waka/KS/Spv membuat Proposal Perjalanan Dinas dalam Aplikasi Primasi Diajukan dan disetujui Kepala Sekolah / Spv, Manager, Direktur, Pengurus Yayasan sesuai otoritas Dilampirkan surat keterangan dari instansi, brosur, undangan Proposal asli yang telah disetujui diserahkan ke Akunting untuk proses keuangan Copy Proposal diserahkan ke Staf Personalia untuk proses transportasi perjalanan Guru/Karyawan pelaku perjalanan dinas mengisi form surat tugas perjalana dinas dan ditandatangani atasan langsung guru/karyawan ybs dan dicap Guru/Karyawan pelaku melaksanakan perjalanan dinas Guru/Karyawan menyerahkan pertanggungjawaban keuangan paling lambat 5 hari setelah selesai perjalanan setelah ditandatangani atasan sesuai otoritas dan melampirkan buktibukti serta surat tugas yang telah ditandatangani dan di cap Guru/Karyawan menyerahkan laporan tertulis hasil perjalanan dinas ke atasan langsung paling lambat 5 hari setelah kembali dari perjalanan dinas Sosialisasi / Rencana tindak lanjut disampaikan / dilaksanakan paling lambat 30 hari setelah kembali dari perjalanan dinas Atasan langsung mengisi form pelaksanann Sosialisasi / Rencana tindak lanjut
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/018 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 4 KELUH KESAH CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.4. Apabila keluh kesah tidak dapat diselesaikan dalam musyawarah antara Guru/Karyawan dengan atasan langsung, maka dapat dimusyawarahkan dengan Manager di divisinya yang dapat berkoordinasi dengan Manager lain. 2 01/11/2022 Review Berikutnya 01-11-2024 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2500, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/018 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 4 KELUH KESAH 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme keluh kesah Guru/Karyawan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup penyampaian keluh kesah Guru/Karyawan di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 7.1, 7.4 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Guru/Karyawan menyampaikan keluh kesah kepada atasan langsung. 4.2. Atasan langsung melakukan diskusi musyawarah dengan Guru/Karyawan yang bersangkutan. 4.3. Organisasi Karyawan YPPSB dapat turut serta dalam musyawarah antara Guru/Karyawan dengan atasan langsungnya. 4.4. Apabila keluh kesah tidak dapat diselesaikan dalam musyawarah antara Guru/Karyawan dengan atasan langsung, maka dapat dimusyawarahkan dengan Manager di divisinya yang dapat berkoordinasi dengan Manager lain. 4.5. Musyawarah antara Guru/karyawan dengan Managernya dapat diikutsertai oleh perwakilan dari Organisasi Karyawan YPPSB. 4.6. Apabila keluh kesah tidak dapat diselesaikan dalam musyawarah antara Guru/Karyawan dengan Managernya, maka dapat dimusyawarahkan dengan Direktur dan Manajemen Sekolah. 4.7. Musyawarah antara Guru/karyawan dengan Direktur dan Manajemen Sekolah dapat diikutsertai oleh perwakilan dari Organisasi Karyawan YPPSB. 4.8. Apabila keluh kesah tidak dapat diselesaikan dalam musyawarah antara Guru/Karyawan dengan Direktur, maka Direktur menghubungi Pengurus Yayasan untuk menentukan waktu bermusyawarah. 4.9. Musyawarah antara Guru/Karyawan dengan Pengurus Yayasan, Direktur dan Manajemen Sekolah dapat diikutsertai oleh perwakilan dari Organisasi Karyawan YPPSB.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/018 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 4 KELUH KESAH 4.10. Keputusan dari Pengurus YPPSB berkenaan dengan masalah yang dikeluhkesahkan adalah final dan mengikat untuk seluruh karyawan YPPSB. 5.0 Rekaman Mutu • BPK
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/018 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 4 dari 4 KELUH KESAH DIAGRAM ALIR KELUH KESAH GURU/KARYAWAN BERKELUH KESAH Atasan Langsung Guru/Karyawan Organsasi Guru/Karyawan (FKP) Diskusi / Musyawarah Selesai Ya Tidak Mgr. Divisi dari Guru/Karyawan + Manajemen Diskusi / Musyawarah Selesai Ya Direktur YPPSB + Manajemen Diskusi / Musyawarah Selesai Tidak Tidak Pengurus YPPSB + Direktur & Manajemen Diskusi / Musyawarah Keputusan pengurus adalah final Ya
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/022 Revisi 3 Tanggal Berlaku 12-05-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 1 dari 3 PENGENALAN LOKASI, SITUASI DAN KONDISI KERJA (INDUCTION) CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.1.1. Jadwal dan urutan pelaksanaan induction internal dibuat oleh Spv. Administrasi & Logistik secara fleksibel tetapi tepat waktu dengan memperhatikan kesibukan kerja masing-masing. 2 01/11/2-22 Review Berikutnya 01-11-2024 3 12/05/2023 4.1.3 Dalam hal rekrutmen dilakukan dalam jumlah kecil (maksimal 3 orang), jadwal induction internal dapat dibuat menunggu rekrutmen berikutnya untuk mengoptimalan waktu dan hasil. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/022 Revisi 3 Tanggal Berlaku 12-05-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 2 dari 3 PENGENALAN LOKASI, SITUASI DAN KONDISI KERJA (INDUCTION) 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pengenalan lokasi, situasi dan kondisi kerja (induction) Guru/Karyawan kontrak baru. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas perencanaan dan pelaksanaan pengenalan lokasi, situasi dan kondisi kerja (induction) Guru/Karyawan kontrak baru di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1, 7.2, 8.2 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Perencanaan Induction 4.1.1. Guru/Karyawan baru YPPSB mulai bekerja pada waktu yang ditentukan. 4.1.2. Seluruh Guru/Karyawan baru YPPSB diwajibkan mengikuti Program Pengenalan Lokasi, Situasi dan Kondisi Kerja (Induction) mencakup induction internal YPPSB dan induction KPC. 4.1.3. Jadwal dan urutan pelaksanaan induction internal dibuat oleh Spv. Administrasi & Logistik secara fleksibel tetapi tepat waktu dengan memperhatikan kesibukan kerja masing-masing. Dalam hal rekrutmen dilakukan dalam jumlah kecil (maksimal 3 orang), jadwal induction internal dapat dibuat menunggu rekrutmen berikutnya untuk mengoptimalan waktu dan hasil. 4.1.4. Proposal Program Pengenalan Lokasi, Situasi dan Kondisi kerja (Induction) dibuat oleh Spv. Administrasi & Logistik. 4.2. Pelaksanaan Induction 4.2.1. Induction internal YPPSB berupa pengenalan lokasi, Visi Misi dan YPPSB secara umum, aturan kepagawaian, aturan keuangan, kurikulum dan proses pembelajaran, serta induction unit kerja. 4.2.2. Pengenalan situasi dan kondisi lokasi kerja dilaksanakan kepada seluruh guru/karyawan secara bersamaan oleh Spv. Administrasi & Logistik 4.2.3. Induction Visi, Misi dan YPPSB secara umum dilaksanakan oleh Direktur / Manager 4.2.4. Induction aturan kepegawaian dilaksanakan oleh Spv. Administrasi & Logistik dan atau Mgr. Business & Support. 4.2.5. Induction aturan keuangan dilaksanakan oleh Spv. Akunting dan atau Mgr. Business & Support. 4.2.6. Induction Kurikulum dan Proses Pembelajaran dilaksanakan oleh Mgr. Pendidikan & Mgr RSP untuk guru.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/022 Revisi 3 Tanggal Berlaku 12-05-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 3 dari 3 PENGENALAN LOKASI, SITUASI DAN KONDISI KERJA (INDUCTION) 4.2.7. Induction Unit Kerja dilaksanakan oleh unit kerja masing-masing. 4.2.8. Spv. Administrasi & Logistik berkoordinasi dengan KPC untuk penentuan waktu dilaksanakannya induction KPC kepada guru/karyawan baru. 4.2.9. Spv. Administrasi & Logistik menghubungi guru/karyawan baru untuk diberangkatkan dan mengikuti induction KPC. 5.0 Rekaman Mutu Buku Peraturan Kepegawaian KTSP
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/023 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 3 PENGOPERASIAN KENDARAAN YPPSB CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2500, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 4.1.1 Kendaraan operasional YPPSB dapat dikemudikan oleh pengemudi YPPSB dan karyawan lain yang telah memiliki SIM (diluar area KPC) dan KIMPER KPC (untuk masuk area KPC) dengan persetujuan Spv. Administrasii dan Logistik. 2 01/11/2022 Review Berikutnya 01-11-2024 2 01/11/2022 4.7 Direktur diizinkan untuk membawa mobil operasional Yayasan. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2500, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/023 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 3 PENGOPERASIAN KENDARAAN YPPSB 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan pengoperasian kendaraan operasional YPPSB 2.0 Ruang Lingku Prosedur ini mencakup semua aktivitas kegiatan operasional kendaraan YPPSB di dalam dan di luar lingkup wilayah operasional perusahaan (KPC), arahan, pencegahan dan keamanan. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Sebelum Mengoperasikan Kendaraan 4.1.1 Kendaraan operasional YPPSB dapat dikemudikan oleh pengemudi YPPSB dan karyawan lain yang telah memiliki SIM (diluar area KPC) dan KIMPER KPC (untuk masuk area KPC) dengan persetujuan Spv. Administrasii dan Logistik. 4.1.2 Spv. Administrasi dan Logistik memastikan bahwa kondisi pengemudi dalam keadaan sehat untuk mengoperasikan kendaraan, tidak dibawah pengaruh alkohol, obat-obatan dan tidak dalam keadaan lelah. 4.1.3 Sebelum menggunakan kendaraan operasional YPPSB pengemudi harus melakukan: Pemeriksaan kendaraan terlebih dahulu dan memastikan semua dalam keadaan baik dan layak pakai. 4.1.4 Pengemudi memastikan jumlah penumpang tidak melebihi kapasitas kendaraan. 4.1.5 Pengemudi mengenakan sabuk pengaman dan memastikan seluruh penumpang mengenakan sabuk pengaman. 4.1.6 Pengemudi berhak mengingatkan penumpang tentang penggunaan sabuk pengaman, apabila penumpang tidak bersedia maka pengemudi berhak menurunkan penumpang yang bersangkutan. 4.1.7 Direktur diizinkan untuk membawa mobil operasional Yayasan. 4.2. Ketika Mengoperasikan Kendaraan 4.2.1 Pengemudi dan penumpang kendaraan wajib selalu menggunakan sabuk pengaman. 4.2.2 Selama mengemudi Pengemudi dilarang menggunakan handphone tanpa menggunakan handsfree. 4.2.3 Mengutamakan keselamatan dan memperhatikan Aturan Mengemudi dan Selalu menjadi Pengemudi yang Baik 4.3. Bila ada kerusakan kendaraan : 4.3.1 Parkirkan jangan dioperasikan kendaraan tersebut.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/023 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 3 PENGOPERASIAN KENDARAAN YPPSB 4.3.2 Pasang label “Out of Servis“ 4.3.3 Segera laporkan kepada Spv. Administrasii dan Logistik. 4.3.4 Segera untuk diperbaiki 5.0 Rekaman Mutu PT/2200/005