YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2100/008 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 1 FINANCIAL REPORT Kebutuhan Laporan Keuangan YPPSB dilaporkan ke KPC dalam bentuk Financial Report 1. Bagian Keuangan mencatat seluruh transaksi penerimaan maupun pengeluaran uang melalui bank voucher atau petty cash voucher. 2. Bank voucher dan petty cash voucher diberi no urut transaksi. 3. Bank voucher dan petty cash voucher setelah diberi no urut diinput ke Buku Besar Bank dan Buku Besar Petty Cash. 4. Buku Besar Bank dan Buku Besar Petty Cash ditutup setiap bulan. 5. Buku Besar Bank dan Buku Besar Petty Cash yang sudah ditutup harus diberi tanggal dan tahun penutupan dan ditandatangani oleh petugas dan disetujui oleh pejabat yang berwenang. 6. Transaksi yang di input melalui Buku Besar Bank dan Buku Besar Petty Cash melalui program keuangan, transaksi tersebut akan langsung masuk ke masingmasing ledger per account dan selanjutnya tersaji dalam bentuk Financial Report. 7. Financial Report merupakan rangkuman kegiatan transaksi keuangan pada periode berjalan. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. AKUNTING MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2100/009 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 2 PEMBAYARAN SPP MELALUI BRIVA YPPSB Prosedur pembayaran SPP via BRIVA (BRI Virtual Account) 1. Orang tua siswa akan mendapatkan nomor BRIVA untuk pembayaran SPP yang dikirim via email dan sms/wa ke nomor handphone. 2. Notifikasi pemberitahuan akan dikirim setiap awal bulan. 3. Pembayaran bisa dilakukan via ATM atau Internet banking Cara Pembayaran ATM BRI 1. Masukan kartu ATM dan PIN BRI Anda 2. Pilih menu Transaksi Lain > Pembayaran > Lainnya > BRIVA 3. Masukan kode briva untuk pembayaran tagihan Anda yang akan dibayarkan. (Contoh: 1081000010100001) 4. Di halaman konfirmasi, pastikan detil pembayaran sudah sesuai seperti Nomor BRIVA dan Jumlah Pembayaran 5. Ikuti instruksi untuk menyelesaikan transaksi 6. Simpan struk transaksi sebagai bukti pembayaran INTERNET BANKING BRI 1. Login pada alamat Internet Banking BRI (https://ib.bri.co.id/ib-bri/Login.html) 2. Pilih menu Pembayaran & Pembelian 3. Pilih submenu BRIVA 4. Masukan kode briva untuk pembayaran tagihan Anda yang akan dibayarkan. (Contoh: 1081000010100001) 5. Masukan PIN 6. Di halaman konfirmasi, pastikan detil pembayaran sudah sesuai seperti Nomor BRIVA dan Jumlah Pembayaran 7. Cetak/simpan struk pembayaran BRIVA sebagai bukti pembayaran ATM / INTERNET BANKING BANK LAIN 1. Masukan kartu ATM dan PIN Bank Anda / User IB dan Password 2. Pilih menu Transaksi Lainnya & Transfer & Ke Rek Bank Lain 3. Masukan kode bank BRI: 002 4. Masukan jumlah pembayaran yang akan dibayar 5. Masukan kode briva untuk pembayaran tagihan Anda yang akan dibayarkan. (Contoh: 1081000010100001) 6. Ikuti instruksi untuk menyelesaikan transaksi 7. Simpan struk transaksi sebagai bukti pembayaran 4. Orang tua yang sudah membayar via BRIVA tidak perlu melakukan konfirmasi lagi ke bagian akunting, karena pembayaran SPP sudah masuk ke nama masingmasing.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2100/009 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 2 PEMBAYARAN SPP MELALUI BRIVA YPPSB DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. AKUNTING MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/010 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 PENCAIRAN DANA PROPOSAL PERJALANAN DINAS CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.1. Guru/Karyawan menyerahkan proposal ke bagian keuangan yang telah disetujui sesuai otoritas paling lambat 8 hari kerja sebelum perjalanan dinas dilaksanakan. Proposal perjalanan dinas yang telah ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan otoritas jumlah uang kepada bagian keuangan. 1 01/11/2020 4.2. Dalam hal keadaan khusus (seperti undangan dari Dinas Pendidikan datang secara mendadak) maka proposal perjalanan dinas disetujui oleh atasan langsung paling lambat 2 hari sebelum kegiatan dilaksanakan dengan menyertakan surat undangan resmi dari dinas, atau memo ditandatangani Kepala Sekolah apabila undangan dari instansi yang bersangkutan dilakuan dengan menggunakan telepon, sms, WA atau semacamnya 2 28/02/2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 2 28/02/2023 4.1. Guru/Karyawan melakukan proses input proposal dalam aplikasi Primasi dan disetujui sesuai otoritas paling lambat 8 hari kerja sebelum perjalanan dinas dilaksanakan. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. AKUNTING MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/010 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 PENCAIRAN DANA PROPOSAL PERJALANAN DINAS 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pencairan dana perjalanan dinas yang bersumber dari anggaran OPEX, BOS dan BOSDA. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas pengajuan, pencairan, pendistribusian dan pertanggungjawaban dana yang bersumber dari OPEX, BOS dan BOSDA untuk seluruh unit. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Guru/Karyawan melakukan proses input proposal dalam aplikasi Primasi dan disetujui sesuai otoritas paling lambat 8 hari kerja sebelum perjalanan dinas dilaksanakan. 4.2. Dalam hal keadaan khusus (seperti undangan dari Dinas Pendidikan datang secara mendadak) maka proposal perjalanan dinas disetujui oleh atasan langsung paling lambat 2 hari sebelum kegiatan dilaksanakan dengan menyertakan surat undangan resmi dari dinas, atau memo ditandatangani Kepala Sekolah apabila undangan dari instansi yang bersangkutan dilakuan dengan menggunakan telepon, sms, WA atau semacamnya. 4.3. Bagian keuangan memproses dan meyerahkan uang perjalanan dinas sesuai dengan aturan yang berlaku. (PT/2100/007) 4.4. Penggunaan sumber dana BOS atau BOSDA harus menuliskan kode rekening sesuai petunjuk penggunaan dana BOS atau BOSDA rujukan yang berlaku dari pemerintah. 4.5. Setiap perjalanan dinas harus dilengkapi dengan Surat Otorisasi Perjalanan Dinas yang disetujui dan ditandatangani oleh pihak pihak sesuai dengan otoritasnya. Surat Otorisasi Perjalanan Dinas berlaku untuk 15 hari takwin dan apabila memerlukan perpanjangan harus mendapatkan persetujuan dari Manager/Direktur/Pengurus Yayasan. 4.6. Pegawai yang mengambil uang perjalanan dinas harus membuat laporan pertanggungjawaban keuangan dengan mengisi formulir Laporan Pengeluaran Keuangan paling lambat 14 hari setelah pengambilan uang. (FRM 006)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/010 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 PENCAIRAN DANA PROPOSAL PERJALANAN DINAS 4.7. Supervisor akunting secara otomatis melakukan pemotongan gaji sesuai dengan uang yang diambil oleh pegawai yang mengambil uang muka dari bagian keuangan YPPSB apabila dalam waktu 14 hari setelah pengambilan uang. (SOP 2100 006) 4.8. Laporan pertanggungjawaban keuangan dianggap sah apabila sudah mendapatkan persetujuan dari pihak-pihak sesuai dengan otoritasnya. 5.0 Rekaman Mutu • BPK • Laporan pertanggungjawaban.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 1 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 7 25/7/2023 4.1.6 SPP 4.1.7 Dana Sumbangan 4.1.8 Dana House Rent 7 25/7/2023 4.4.1 Pengeluaran Dana OPEX Persetujuan Nominal Pengurus (4 orang termasuk ketua) Ketua Yayasan dan 1 Pengurus Diatas 40 juta 15 juta – 40 juta Direktur 15 juta Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 7 juta 3 juta 3 Juta Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta 7 25/7/2023 4.4.2. Pengeluaran Dana BOS/BOSDA/BOP Persetujuan Nominal Rapat Pengurus* Pengurus (2 orang) - - Direktur Tidak terbatas Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 7 juta 3 juta - Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta 7 25/7/2023 4.4.3. Pengeluaran Dana OrangTua dan Dana Sumbangan Persetujuan Nominal Rapat Pengurus* Pengurus (2 orang) Ketua Yayasan - - - Direktur Tidak terbatas Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 7 juta 3 juta - Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta * persetujuan rapat pengurus berupa minutes of meeting rapat atau e-mail.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 2 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY 7 25/7/2023 4.4.4 Pengeluaran Dana Recovery, SPP dan House Rent Persetujuan Nominal Pengurus (3 orang) Ketua Yayasan Diatas 40 Juta 15 Juta – 40 Juta Direktur ≤ 15 Juta Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 0 Kepala SD/SMP Kepala TK 0 6 12/5/2023 Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk semua pengeluaran keuangan yang bersumber dari OPEX, BOS, BOSDA, BOP, dana orang tua, SPP, CSR dan dana Recovery untuk seluruh unit mencakup pengajuan, persetujuan pembayaran dan pencairan. 6 12/5/2023 4.2.2 Persetujuan yang bersumber dari dana Dana OPEX, CSR Recovery dan SPP tergantung pada Financial Authority, seperti pada tabel yang ada dalam 4.4.1, sedangkan untuk persetujuan pembayaran ada pada tabel 4.6 6 12/5/2023 4.6 Persetujuan Pembayaran Pembayaran dalam hal apapun diperlukan proses persetujuan berupa persetujuan pembayaran. Otoritas dalam persetujuan pembayaran adalah sebagai berikut: Sumber dan Besaran Persetujuan Dana OPEX N <= Rp. 7.000.000,00 Rp. 7.000.000,00 < N <= Rp. 15.000.000,00 N > Rp. 15.000.000,00 Manager Business & Support Direktur 2 Pengurus Dana BOS, BOP, BOSDA, ORANG TUA, SUMBANGAN N <= Rp. 7.000.000,00 N > Rp. 7.000.000,00 Manager Business & Support Direktur Dana HOUSE RENT, Dana RECOVERY, Dana SPP 1 < N <= Rp. 15.000.000,00 N > Rp 15.000.000,00 Direktur 2 Pengurus
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 3 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY 5 28/02/2023 Review Berikutnya: 20-02-2025 4 01/11/2020 4.1.4 Dana CSR Merupakan dana bantuan / hibah dari pihak PT. KPC diluar dana OPEX untuk mendukung kegiatan dan proses pembelajaran. 4 01/11/2020 Prosedur ini berlaku untuk semua pengeluaran keuangan yang bersumber dari OPEX, BOS, BOSDA, BOP, dana orang tua, CSR dan dana Recovery untuk seluruh unit. 4 01/11/2020 4.4.2. Pengeluaran Dana BOS/BOSDA/BOP Persetujuan Dianggarkan Proposal Pencairan Rapat Pengurus* Pengurus (2 orang) - - Tidak terbatas Tidak terbatas Direktur Tidak terbatas - Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 7 juta 3 juta - - - - Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta Tidak terbatas Tidak terbatas * persetujuan rapat pengurus berupa minutes of meeting rapat atau e-mail. 4 01/11/2020 4.4.3. Pengeluaran Dana OrangTua Persetujuan Dianggarkan Tidak Dianggarkan Proposal Pencairan Proposal Pencairan Rapat Pengurus* Pengurus (2 orang) Ketua Yayasan - - - Tidak terbatas Tidak terbatas Tidak terbatas - - - Tidak Terbatas Tidak terbatas Tidak terbatas Direktur Tidak terbatas - Tidak terbatas -
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 4 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 8 juta 3 juta - Tidak terbatas - - 3 juta 1.5 juta - 3 juta - - Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta - - 500 ribu 500 ribu - - * persetujuan rapat pengurus berupa minutes of meeting rapat atau e-mail. 3 18 September 2020 4.3.5 Pencairan dana langsung dari petty cash dikeluarkan oleh bagian keuangan maksimal Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah) untuk setiap pengajuan dengan persetujuan manajer Business and Support. 3 18 September 2020 4.3.6 Besarnya petty cash maksimal dibagian keuangan yang bersumber dari OPEX dan orang tua maksimal Rp. 50.000.000 (lima puluh juta rupiah) 2 8 Januari 2020 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk semua pengeluaran keuangan yang bersumber dari OPEX, BOS, BOSDA, BOP, dan dana Recovery untuk seluruh unit. 1 8 Januari 2020 4.1.2 Dana BOS/BOSDA/BOP 1 8 Januari 2020 4.1.3 Dana Orang Tua Murid Merupakan dana yang didapatkan dari orang tua murid untuk membiayai dana kegiatan anak yang tidak dibiayai oleh OPEX, dan BOS/BOSDA/BOP. 1 8 Januari 2020 4.1.4 Dana Recovery 1 8 Januari 2020 4.2.2 Dana OPEX dari mulai pengajuan sampai persetujuan pencairan dana tergantung pada Financial Authority, seperti pada tabel yang ada dalam 4.3.1 1 8 Januari 2020 4.2.3 Dana BOS/BOSDA/BOP dan dana orang tua pengajuannya sesuai Financial Authority dan maksimal sampai direktur sedangkan persetujuan pencairan langsung dari bank yang sumbernya dari BOS/BOSDA dan BOP harus disetujui oleh kepala unit (Kepala Sekolah) dan pengurus yayasan 1 8 Januari 2020 4.2.4 Dana Recovery pengajuan dan pencairan dananya sesuai dengan asal sumber dana yang menggunakan dana Recovery tersebut.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 5 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY 1 8 Januari 2020 4.4.1 Pengeluaran Dana OPEX Persetujuan Dianggarkan Tidak Dianggarkan uang muka Rapat Pengurus Pengurus (2 orang) Ketua Yayasan Tidak Terbatas 75 juta 75 juta Tidak Terbatas 30 juta 30 juta Tidak Terbatas 20 juta 20 juta Direktur 15 juta 5 juta 7 juta Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 7 juta 3 juta 3 Juta 3 juta 1.5 juta 1.5 juta 5 juta 1 juta 1 Juta Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta 500 ribu 500 ribu 200 ribu 100 ribu 1 8 Januari 2020 4.3.2. Pengeluaran Dana BOS/BOSDA/BOP dan OrangTua Persetujuan Dianggarkan Tidak Dianggarkan Rapat Pengurus Pengurus (2 orang) Ketua Yayasan Tidak Terbatas 75 juta 75 juta Tidak Terbatas 30 juta 30 juta Direktur 15 juta 5 juta Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 7 juta 3 juta 3 Juta 3 juta 1.5 juta 1.5 juta Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta 500 ribu 500 ribu
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 6 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh Spv. Akunting Mgr Business and Support
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 7 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menciptakan suatu standar yang baku dalam proses persetujuan pengeluaran keuangan dalam rangka operasional kegiatan pendidikan pada Yayasan Pendidikan Prima Swarga Bara. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk semua pengeluaran keuangan yang bersumber dari OPEX, BOS, BOSDA, BOP, dana orang tua, SPP, CSR dan dana Recovery untuk seluruh unit mencakup pengajuan, persetujuan pembayaran dan pencairan. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Sumber Dana 4.1.1 Dana OPEX Merupakan dana yang didapatkan dari Kontribusi PT KPC untuk membiayai kegiatan operasional pendidikan di YPPSB. YPPSB berkewajiban menyampaikan laporan pertanggung jawaban terhadap penggunaan dana ini kepada PT KPC setiap bulan. Setiap kelebihan Dana OPEX harus dikembalikan ke PT KPC jika tidak digunakan untuk kegiatan operasional Pendidikan, akan menjadi uang muka permohonan budget YPPSB periode berikutnya. Semua pengeluaran dana OPEX menggunakan cost element yang berlaku di PT KPC. 4.1.2 Dana BOS/BOSDA/BOP Merupakan dana bantuan yang diberikan oleh Pemerintah untuk mencukupi kebutuhan operasional pembiayaan pendidikan di sekolah-sekolah yang dikelola YPPSB. Dana BOS/BOSDA/BOP harus mengikuti peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah 4.1.3 Dana Orang Tua Murid Merupakan dana yang didapatkan dari orang tua murid untuk membiayai dana kegiatan anak yang tidak dibiayai oleh OPEX, dan BOS/BOSDA/BOP 4.1.4 Dana CSR Merupakan dana bantuan / hibah dari pihak PT. KPC diluar dana OPEX untuk mendukung kegiatan dan proses pembelajaran.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 8 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY 4.1.5 Dana Recovery Merupakan dana yang didapatkan dan dikelola oleh YPPSB selain yang telah disebutkan dalam point 4.1.1, 4.1.2, 4.1.3, dan 4.1.4 4.1.6 SPP 4.1.7 Dana Sumbangan 4.1.8 Dana House Rent 4.2. Bentuk Persetujuan 4.2.1 Persetujuan terhadap setiap pengeluaran harus dituangkan dalam bentuk pembubuhan tanda tangan atau paraf pejabat yang berwenang pada dokumen pengeluaran. Persetujuan dapat dilakukan dengan surat elektronik (e-mail), SMS, dan WA namun setelah itu harus diikuti pembubuhan tanda tangan asli dalam dokumen pengeluaran. Pemberian persetujuan secara lisan atau isyarat lainnya tidak diperbolehkan. 4.2.2 Persetujuan yang bersumber dari dana Dana OPEX, CSR, Recovery, SPP dan House rent tergantung pada Financial Authority, seperti pada tabel yang ada dalam 4.4.1, sedangkan untuk persetujuan pembayaran ada pada tabel 4.6 4.2.3 Dana BOS/BOSDA/BOP, dan dana orang tua pengajuannya sesuai Financial Authority dan maksimal sampai direktur, sedangkan persetujuan pencairan langsung dari bank yang sumbernya dari BOS/BOSDA dan BOP harus disetujui oleh kepala unit (Kepala Sekolah) dan pengurus yayasan 4.2.4 Persetujuan penggunaan dana Recovery untuk dana talangan OPEX, BOS, BOSDA, Orang tua, CSR sesuai dengan Financial Authority sumber dana yang ditalangi. 4.3 Bentuk Pencairan Dana 4.3.1 Bentuk pencairan dana dari bagian keuangan bersumber dari penarikan langsung di bank dan dari Petty Cash. 4.3.2 Staf akunting membuat voucher berdasarkan proposal/invoice yang kemudian disetujui sesuai otoritasnya. 4.3.3 Staf akunting membuat check/slip pengambilan untuk pencairan dana sesuai dengan aturan sebagai berikut: a. Dana OPEX dan Recovery Check/Slip pengambilan ditandatangani oleh dua pengurus. b. Dana Orang tua Check ditandatangani oleh Mgr Business & Support dan 1 (satu) orang Pengurus atau 2 (dua) orang pengurus
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 9 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY 4.3.4Pencairan dana langsung dari bank yang sumbernya dari BOS/BOSDA dan BOP harus disetujui oleh kepala unit (Kepala Sekolah) dan pengurus yayasan. 4.3.5 Pencairan dana langsung dari petty cash dikeluarkan oleh bagian keuangan maksimal Rp. 5.000.000 (lima juta rupiah) untuk setiap pengajuan dengan persetujuan Mgr. Business & Support. 4.3.6 Besarnya petty cash maksimal di bagian keuangan yang bersumber dari OPEX dan orang tua maksimal Rp. 50.000.000 (lima puluh juta rupiah) 4.3.7 Besarnya petty cash maksimal dibagian keuangan yang bersumber dari BOS/BOSDA/BOP maksimal Rp. 25.000.000 (dua puluh lima juta rupiah) setiap unit. 4.3.8 Perubahan Financial Authority Semua perubahan atas Financial Authority harus melalui persetujuan seluruh pengurus. 4.4 Prosedur Persetujuan 4.4.1 Pengeluaran Dana OPEX Persetujuan Nominal Pengurus (4 orang termasuk ketua) Ketua Yayasan dan 1 Pengurus Diatas 40 juta 15 juta – 40 juta Direktur 15 juta Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 7 juta 3 juta 3 Juta Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta * persetujuan rapat pengurus berupa minutes of meeting rapat atau e-mail.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 10 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY 4.4.2. Pengeluaran Dana BOS/BOSDA/BOP Persetujuan Nominal Rapat Pengurus* Pengurus (3 orang) - - Direktur Tidak terbatas Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 7 juta 3 juta - Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta * persetujuan rapat pengurus berupa minutes of meeting rapat atau e-mail. 4.4.3. Pengeluaran Dana OrangTua dan Dana Sumbangan Persetujuan Nominal Rapat Pengurus* Pengurus (3 orang) Ketua Yayasan - - - Direktur Tidak terbatas Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 7 juta 3 juta - Kepala SD/SMP Kepala TK 1 Juta 1 Juta * persetujuan rapat pengurus berupa minutes of meeting rapat atau e-mail. 4.4.4 Pengeluaran Dana Recovery, SPP dan House Rant Persetujuan Nominal Pengurus (3 orang) Ketua Yayasan Diatas 40 Juta 15 Juta – 40 Juta Direktur ≤ 15 Juta Mgr.Business & Supports Mgr.Pendidikan Mgr. Riset, Strategi & Pengembangan 0 Kepala SD/SMP Kepala TK 0 * persetujuan rapat pengurus berupa minutes of meeting rapat atau e-mail.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/011 Revisi 7 Tanggal Berlaku 25-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-05-2025 Halaman 11 dari 11 FINANCIAL AUTHORITY 4.5 Prosedur Pengontrolan Pengajuan Keuangan 4.5.1 Setiap pengajuan keuangan harus diakukan pengontrolan yang dilakukan secara berjenjang dari mulai pembuat proposal, atasan langsung sampai pada jenjang tertinggi sesuai dengan Financial Authority berkoordinasi dengan bagian keuangan 4.5.2 Pengontrolan yang dimaksud mulai dari jenis kegiatan, waktu pelaksanaan, besarnya setiap pengeluaran, dan cost element setiap pengeluaran sudah sesuai dengan sumber anggaran pengeluaran tersebut. 4.6. Persetujuan Pembayaran Pembayaran dalam hal apapun diperlukan proses persetujuan berupa persetujuan pembayaran. Otoritas dalam persetujuan pembayaran adalah sebagai berikut: Sumber dan Besaran Persetujuan Dana OPEX N <= Rp. 7.000.000,00 Rp. 7.000.000,00 < N <= Rp. 15.000.000,00 N > Rp. 15.000.000,00 Manager Business & Support Direktur 2 Pengurus Dana BOS, BOP, BOSDA, ORANG TUA, SUMBANGAN N <= Rp. 7.000.000,00 N > Rp. 7.000.000,00 Manager Business & Support Direktur Dana HOUSE RENT, DANA RECOVERY, DANA SPP 1 < N <= Rp. 15.000.000,00 N > Rp 15.000.000,00 Direktur 2 Pengurus 5.0 Rekaman Mutu • Financial Authority
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/012 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Reviwe Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 4 PENGGUNAAN COST ELEMENT CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 Istilah Code menjadi Element 2 28/02/2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 2 28/02/2023 4.18 Cost Element 671 (Hardware maintenance and purchases) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya pemeliharaan perangkat keras, komputer printer proyektor, dll DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. AKUNTING MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/012 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Reviwe Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 4 PENGGUNAAN COST ELEMENT 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun berdasarkan penggolongan jenis biaya merujuk ke aturan PT.KPC dan untuk diseragamkan di seluruh unit YPPSB. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini berlaku untuk semua pengeluaran keuangan yang bersumber dari dana OPEX, sedangkan untuk pengeluaran uang yang bersumber dari dana BOS/BOSDA merujuk ke aturan pemerintah. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Cost Element 140 (Laboratory Supplies) Cost Element ini digunakan untuk semua jenis barang yang berhubungan dengan perlengkapan laboratorium IPA. Seperti: Mikroskop, Anatomi tubuh manusia, cairan kimia dll. 4.2. Cost Element 401 (Contractor Labour) Cost Element ini digunakan untuk semua biaya yang berhubungan dengan tenaga kerja. Seperti: Gaji karyawan, gaji honorer, gaji cleaner, gaji security, biaya medical, ticket, pesawat perusahaan, dana pensiun, uang duka, THR, bantuan transport, jasa pendidikan, uang cuti, uang jasa pengabdian, beasiswa anak karyawan YPPSB. 4.3. Cost Element 432 (Transport) Coct Element ini dipergunakan untuk keperluan yang berhubungan dengan transportasidarat. Seperti: Bensin, oli, solar, spare part mobil dan motor, maintenance mobil dan motor, sewa kendaraan, jasa pengiriman barang. 4.4. Cost Element 440 (Building Maintenance) Coct Element ini dipergunakan untuk biaya yang berhubungan dengan perbaikan gedung. 4.5. Cost Element 569 (Consultants-Communication) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya yang berhubungan dengan konsultan yang menangani kegiatan operasional YPPSB seperti : programmer Accounting. 4.6. Cost Element 570 (Consultants Commercial Supports) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya konsultan pendukung kegiatan operasional YPPSB, seperti : konsultan ISO, trainner bahasa Inggris, Narasumber Pelatihan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/012 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Reviwe Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 4 PENGGUNAAN COST ELEMENT 4.7. Cost Element 601 (Stationary & Office Supplies) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya pembelian jenis stationary, seperti: kertas, ballpoint, pensil, tape ex,hekter, isi hekter, lem kertas, penggaris, bantex, amplop, bahan dan alat kebersihan. 4.8. Cost Element 602 (Photo Copy & Printing) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya sewa mesin photo copy 4.9. Cost Element 605 (Telephone & Fax) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya telephone, mobile phone, fax, internet. 4.10.Cost Element 606 (Subscriptions & Publications) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya koran, majalah, cetak photo, spanduk. 4.11. Cost Element 607 (Office Equipment) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya pembelian barang yang menjadi aset YPPSB seperti: Komputer, Lap top, LCD, layar LCD, printer, televisi. 4.12. Cost Element 625 (Other Administration) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya kegiatan sekolah: seperti biaya perayaan hari-hari besar nasional, lomba kreatifitas siswa, pembelian bukubuku perpustakaan, jam dinding,ujian tengah semester, ujian akhir semester, try out, UAN,UAS. 4.13.Cost Element 628 (BusinessTravel) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya perjalanan dinas seperti: biaya hotel, perdiem hotel, perdiem tanpa inap, transport lokal, transport bandara, tax bandara. 4.14. Cost Element 638 (Entertaining) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya pengganti perjalanan dinas dari pihak luar seperti biaya tim akreditasi yang mendatangi sekolah-sekolah yang ada di YPPSB. 4.15. Cost Element 660 (Recruitment Expenses) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya penerimaan guru/karyawan baru. 4.16. Cost Element 666 (Training Courses) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya training 4.17.Cost Element 673 ( Sofware Maintenance & Purchases) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya pembelian perangkat lunak, perbaikan computer dan pembelian program. 4.18. Cost Element 671 (Hardware maintenance and purchases) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya pemeliharaan perangkat keras, komputer printer proyektor, dll
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/012 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Reviwe Berikutnya 28-02-2025 Halaman 4 dari 4 PENGGUNAAN COST ELEMENT 4.19.Cost Element 707 ( Furniture & Appliances ) Cost Element ini dipergunakan untuk pembelian kursi siswa, meja siswa, lemari, bangku taman, kursi guru/karyawan, meja guru/karyawan. 4.20.Cost Element 720 ( Electricity) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya tagihan rekening listrik, biaya penambahan power supply, biaya maintenance Air Conditional, maintenance genset. 4.21.Cost Element 740 (Messing Supplies & Foodstuff) Cost Element ini dipergunakan untuk biaya tagihan hotel, tagihan camp, biaya catering, biaya rapat pengurus YPPSB, pembelian aqua, snack tamu. 5.0 Rekaman Mutu • KPC Cost Report
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/013 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 KEUANGAN BOS/BOP CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme penerimaan dan pengeluaran dana BOS/BOP 2 28/02/2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI:1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500,4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. AKUNTING MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/013 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 KEUANGAN BOS/BOP 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme penerimaan dan pengeluaran dana BOS/BOP. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup semua penerimaan dan pengeluaran dana BOS/BOP. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Prosedur Penerimaan Dana BOS/BOP 4.1.1 Dana BOS/BOP langsung ditransfer oleh Pemerintah Daerah/Pusat ke rekening masing-masing unit (merujuk pada peraturan BOS/BOP) 4.1.2 Bagian keuangan memeriksa dana BOS/BOP yang masuk ke rekening apakah sesuai dengan yang diminta oleh Kepala Sekolah atau tidak, kemudian dibukukan. 4.2. Prosedur Pengeluaran Dana BOS/BOP 4.2.1 Invoice atau nota pembelian yang masuk ke bagian keuangan harus sudah dilengkapi dengan dokumen pendukung, seperti permohonan pembelian/ pembayaran yang telah ditandatangani oleh yang berwewenang, Surat Pemesanan Barang, Surat Permintaan Barang dan Berita Acara Serah Terima Barang, serta foto barang bila diperlukan. 4.2.2 Bagian keuangan memproses invoice atau nota pembelian yang telah dilengkapi dokumen pendukung dan dibayarkan sesuai permintaan pada invoice, ditransfer atau dibayarkan secara tunai. (merujuk pada peraturan YPPSB dan peraturan BOS/BOP) 4.2.3 Bagian keuangan menginformasikan kepada karyawan atau bagian logistik apabila invoice atau nota pembelian sudah dibayar. 4.2.4 Proposal perjalanan dinas atau proposal kegiatan yang masuk ke bagian keuangan harus sudah ditandatangani oleh yang berwewenang (merujuk pada peraturan YPPSB) 4.2.5 Bagian keuangan memproses proposal yang telah ditandatangani oleh yang berwewenang (merujuk pada peraturan YPPSB)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2100/013 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 KEUANGAN BOS/BOP 4.2.6 Bagian keuangan menginformasikan kepada karyawan yang mengajukan proposal bahwa dana telah siap. 5.0 Rekaman Mutu • BPK • Panduan Bantuan Operasional Sekolah
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen 2100/017 Revisi 0 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 PERHITUNGAN PAJAK ATAS BIAYA PENGUBURAN, PENGOBATAN, TALI ASIH DAN SOUVENIR CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. AKUNTING MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen 2100/017 Revisi 0 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 PERHITUNGAN PAJAK ATAS BIAYA PENGUBURAN, PENGOBATAN, TALI ASIH DAN SOUVENIR 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pembayaran pajak atas kenikmatan atau natura karyawan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup Pajak kenikmatan Bantuan Penguburan, Biaya Pengobatan, Tali Asih dan Souvenir 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Bantuan penguburan, biaya pengobatan, tali asih merupakan kenikmatan yang diterima oleh karyawan yang telah diatur dalam prosedur masing-masing. SOP 2100 002 tentang biaya medical, SOP 2100 005 tentang pembayaran uang duka, beasiswa dan relokasi, SOP 2100 016 tentang pembayaran dana pensiun dan pesangon 4.2. Souvenir merupakan kenikmatan yang diterima oleh karyawan berdasarkan kebijakan YPPSB. Pemberian souvenir dilakukan sebagai apresiasi YPPSB terhadap karyawan yang biasanya diberikan setiap satu tahun sekali di akhir tahun anggaran, walau tidak ada kewajiban mengikat dari YPPSB untuk memberikan souvenir tersebut. 4.3. Bantuan Penguburan, biaya pengobatan, tali asih dan souvenir merupakan kenikmatan yang dikenakan pajak. 4.4. Perhitungan pajak atas bantuan penguburan, biaya pengobatan, tali asih dan souvenir dilakukan dengan metode Gross Up. 4.5. PPh Pasal 21 untuk bantuan penguburan, biaya pengobatan, tali asih dan souvenir diberikan dalam bentuk tunjangan pajak. Karyawan yang mendapat bantuan penguburan, biaya pengobatan, tali asih dan souvenir mendapat tunjangan pajak sebagai penghasilan. Penghasilan tunjangan pajak dilakukan dengan cara Gross up sehingga jumlah tunjangan sama dengan Pph pasal 21 terutang. 4.6. Untuk proses tersebut maka bantuan penguburan dinyatakan sebagai tunjangan/bantuan penguburan, tali asih dinyatakan sebagai tunjangan tali asih, souvenir menjadi tunjangan souvenir dan biaya pengobatan menjadi tunjangan biaya pengobatan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen 2100/017 Revisi 0 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 PERHITUNGAN PAJAK ATAS BIAYA PENGUBURAN, PENGOBATAN, TALI ASIH DAN SOUVENIR 4.7. Seluruh tunjangan tersebut dimasukkan sebagai penghasilan karyawan (beban 401 biaya tenaga kerja) dan dikenakan PPh Pasal 21. 5.0 Rekaman Mutu • BPK
• ADMINISTRASI DAN LOGISTIK
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 4 PENILAIAN KINERJA CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.2. Atasan langsung Guru/Karyawan memanggil Guru/Karyawan satu persatu untuk mendiskusikan kinerja Guru/Karyawan yang bersangkutan paling lambat selesai untuk seluruh unitnya pada akhir bulan Juni. 2 01/11/2022 Pelaksanaan Penilaian kinerja dilakukan minimal 2 kali dalam satu tahun 2 01/11/2022 Review Berikutnya 01/11/2024 DAFTAR DISTRIBUSI:1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000. 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 4 PENILAIAN KINERJA 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme penilaian kinerja bagi seluruh Guru/Karyawan YPPSB. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup mekanisme penilaian bagi Guru/Karyawan di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.2, 9.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Pelaksanaan Penilaian kinerja dilakukan 2 kali dalam satu tahun 4.2. Guru/Karyawan menerima informasi tentang Penilaian Kinerja (DP3) dari atasan langsung paling lambat bulan April. (FRM 020, FRM 021) 4.3. Atasan langsung Guru/Karyawan memanggil Guru/Karyawan satu persatu untuk mendiskusikan kinerja Guru/Karyawan yang bersangkutan paling lambat selesai untuk seluruh unitnya pada akhir tahun pembelajaran berjalan. 4.4. Atasan langsung Guru/Karyawan menuliskan rerata nilai DP3 serta kemungkinan pengembangan diri Guru/Karyawan. 4.5. Atasan langsung Guru/Karyawan dan Guru/Karyawan tersebut menandatangani Daftar penilaian kinerja sebagai bentuk persetujuan dan disimpan di Atasan langsung Guru/Karyawan yang bersangkutan. 4.6. Atasan langsung Guru/Karyawan menyerahkan berkas asli dan rekapitulasi seluruh hasil DP3 unitnya ke Manager masing-masing. 4.7. Atasan Langsung Kepala Sekolah/Supervisor menuliskan DP3 serta kemungkinan pengembangan diri Kepala Sekolah/Supervisor yang bersangkutan paling lambat bulan Juni. 4.8. Kepala sekolah/Supervisor dan Manager melakukan rekapitulasi kemungkinan pengembangan diri Guru/Karyawan di unit/divisi masing-masing dan diserahkan kepada Mgr. Strategi Riset dan Pengembangan untuk ditindak lanjuti dalam program pengembangan SDM.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 4 PENILAIAN KINERJA 4.9. Seluruh Manager merekapitulasi hasil DP3 di divisinya masing-masing dengan catatan-catatan khusus apabila diperlukan. 4.10. Manager menyerahkan rekapitulasi hasil DP3 ke Direktur. Direktur menyampaikan seluruh hasil DP3 ke Pengurus Yayasan paling lambat minggu ke 4 bulan Juni. 5.0 Rekaman Mutu • BPK • Formulir Penilaian Kinerja Guru (DP3) (FRM 020) • Formulir Penilaian Kinerja Karyawan. (FRM 021)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 4 dari 4 PENILAIAN KINERJA DIAGRAM ALIR PENILAIAN KINERJA Formulir Penilaian Kinerja Guru / Karyawan menerima form penilaian kinerja (DP3) Guru / Karyawan mengisi form penilaian kinerja (DP3) Atasan langsung Guru / Karyawan memanggil satu per satu untuk mendiskusikan kinerja Guru / Karyawan paling lambat akhir Juni Atasan langsung menuliskan nilai kinerja Guru/Karyawan yang bersangkutan dan kemungkinan pengembangan dirinya Atasan langsung beserta Guru/Karyawan menandatangani Formulir penilaian kinerja yang telah diisi Atasan langsung menyerahkan berkas asli dan rekapitulasi seluruh hasil penilaian kinerja ke manager masing-masing Manager melakukan rekapitulasi hasil penilain kinerja di divisi masing-masing Manager atau Direktur menyampaikan seluruh hasil penilaian kinerja ke Pengurus Yayasan Kepala Sekolah / Supervisor / Manager melakukan rekapitulasi kemungkinan pengembangan diri Guru/Karyawan di unit masing-masing
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/006 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 4 RUJUKAN PENGOBATAN DAN PERAWATAN DI LUAR LOKASI KERJA CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.1. Staf Administrasi mengirimkan Guarantee Medical yang telah disetujui ke ISOS untuk ditindaklanjuti dan ke karyawan yang bersangkutan. 1 01/11/2020 4.2. Untuk rumah sakit yang tidak bekerja sama dengan YPPSB, maka pembayaran dilakukan reimburse atau YPPSB meminta pihak rumah sakit mengirimkan perkiraan biaya tindakan yang akan dilakukan, dan YPPSB akan melakukan trasnfer langsung ke rekening rumah sakit 2 01/11/2022 Revie Berikutnya 01-11-2024 2 01/11/2022 Guru/Karyawan yang dirujuk dapat mengajukan cash advance, sesuai dengan estimasi rincian biaya yang dikeluarkan ISOS, ke bagian keuangan setelah disetujui oleh Mgr. Business & Support menggunakan aplikasi primasi DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2202, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/006 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 4 RUJUKAN PENGOBATAN DAN PERAWATAN DI LUAR LOKASI KERJA 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme rujukan pengobatan dan perawatan di luar lokasi kerja. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup rujukan pengobatan dan perawatan untuk Guru/Karyawan YPPSB beserta tanggungannya. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Guru/Karyawan dan tanggungannya yang berobat di klinik ISOS dan dirujuk ke dokter atau rumah sakit diluar lokasi kerja, maka ISOS akan membuat surat rujukan pengobatan/perawatan mengirimkannya ke Staf Administrasi YPPSB untuk disetujui oleh YPPSB. 4.2 Staf Administrasi YPPSB membuat Guarantee Medical atas nama Guru/Karyawan atau tanggungannya dan diserahkan ke Mgr. Business & Support untuk disetujui. 4.3 Staf Administrasi mengirimkan Guarantee Medical yang telah disetujui ke ISOS untuk ditindaklanjuti dan ke karyawan yang bersangkutan. 4.4 Guru/Karyawan mendapat surat rujukan dari ISOS untuk diserahkan ke rumah sakit atau dokter yang ditunjuk. 4.5 Apabila ada tindakan dari rumah sakit yang dirujuk, maka Staf Administrasi membuat surat jaminan untuk ditandatangani Mgr. Business & Support dan dikirim ke rumah sakit tersebut. 4.6 Untuk rumah sakit yang tidak bekerja sama dengan YPPSB, maka pembayaran dilakukan reimburse atau YPPSB meminta pihak rumah sakit mengirimkan perkiraan biaya tindakan yang akan dilakukan, dan YPPSB akan melakukan transfer langsung ke rekening rumah sakit.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/006 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 4 RUJUKAN PENGOBATAN DAN PERAWATAN DI LUAR LOKASI KERJA 4.7 Guru/Karyawan yang dirujuk dapat mengajukan cash advance, sesuai dengan estimasi rincian biaya yang dikeluarkan ISOS, ke bagian keuangan setelah disetujui oleh Mgr. Business & Support menggunakan aplikasi primasi. 4.8 Guru/Karyawan melaksanakan pengobatan dan perawatan di luar lokasi kerja sesuai dengan prosedur ISOS. 4.9 Setelah kembali dari pengobatan dan perawatan di luar lokasi kerja Guru/Karyawan melapor ke Administrasi ISOS dan menyerahkan hasil pemeriksanaan atau pengobatan. 4.10 Staf Administrasi ISOS mengirimkan laporan mingguan rujukan ke Staf Administrasi YPPSB bahwa Guru/Karyawan yang bersangkutan selesai melaksanaan pengobatan dan perawatan di luar lokasi kerja. 4.11 Staf Administrasi YPPSB membuat laporan biaya pengobatan, akomodasi dan transportasi Guru/Karyawan yang bersangkutan untuk dilakukan pembayaran oleh Staf Akunting setelah disetujui oleh Mgr. Business & Support. 4.12 Apabila Guru/Karyawan yang berobat di luar klinik ISOS dan akan di rujuk ke luar lokasi kerja, maka Guru/Karyawan tesebut harus melakukan pemeriksaan kembali di klinik ISOS. 5.0 Rekaman Mutu • BPK • Surat Rujukan Berobat Ke Luar Lokasi Kerja • Guarantee Medical • Financial Edvance
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/006 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 4 dari 4 RUJUKAN PENGOBATAN DAN PERAWATAN DI LUAR LOKASI KERJA DIAGRAM ALIR RUJUKAN PENGOBATAN DAN PERAWATAN DI LUAR LOKASI KERJA BEROBAT DI KLINIK ISOS Dirujuk ISOS ke dokter / rumah sakit diluar lokasi kerja ISOS membuat surat rujukan dikirimkan ke Staf Administrasi YPPSB Staf Administrasi YPPSB membuat Guarantee Medical a/n Guru/Karyawan/Tanggungan Mgr. Business & Support menandatangani Guarantee Medical Staf Administrasi YPPSB mengirim Guarantee Medical ke ISOS Guru/Karyawan mendapat surat rujukan dari ISOS untuk dokter/rumah sakit yang ditunjuk Guru/Karyawan melaksanakan pengobatan dan perawatan sesuai prosedur ISOS Catatan: Guru/Karyawan dapat mengajukan cash advance ke bag. Keuangan setelah disetujui Mgr. Business & Support Guru/Karyawan yang biaya pengobatannya tidak dijamin ISOS, maka YPPSB membuat Guarantee letter langsung ke rumah sakit Guru/Karyawan yang berobat diluar klisni ISOS dan akan dirujuk ke luar lokasi kerja, guru/karyawan tersebut harus melakukan pemeriksaan kembali di klinik SOS Guru/Karyawan melapor ke Admin ISOS dan menyerahkan hasil pemeriksaan / pengobatan sekembali dari rujukan Admin ISOS bersurat ke Staf Admin YPPSB tentang selesainya melaksanakan pengobatan diluar lokasi kerja Staf Admin YPPSB membuat laporan biaya pengobatan, akomodasi dan transport Guru/Karyawan ybs Mgr. Business & Support menandatangani untuk dilakukan pembayaran Akunting melakukan pembayaran
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/017 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 5 BANTUAN DANA PERUMAHAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.6. Mgr. Business & Support dan Spv. Administrasi & Logistik memanggil seluruh calon penerima bantuan peminjaman dana perumahan untuk memastikan kesiapan menerima bantuan pinjaman. Seluruh calon penerima menandatangani pernyataan kesiapan / ketidaksiapan menerima bantuan. 1 01/11/2020 4.11. Guru/Karyawan yang menerima bantuan peminjaman dana perumahan membuat permohonan ke Mgr. Business & Support dilengkapi syarat-syarat yang diperlukan antara lain surat permohonan pinjaman, fotokopi kartu keluarga dan KTP, surat kepemilikian tanah atau surat perjanjian jual beli tanah / rumah, dan denah lokasi, serta diserahkan ke Spv. Administrasi & Logistik. 2 01/11/2022 Review Berikutnya 01-11-2024 2 01/11/2022 4.22 Guru/Karyawan penerima bantuan perumahan mengisi Apikasi Primasi penerima bantuan perumahan untuk mekanisme pembayaran cicilan/potongan perumahan. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2500, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/017 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 5 BANTUAN DANA PERUMAHAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme bantuan dana perumahan dari YPPSB. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup bantuan dan perumahan untuk Guru/Karyawan di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Mgr. Business & Support memerintahkan Spv. Administrasi & Logistik untuk menyusun daftar urutan calon penerima bantuan peminjaman dana perumahan Guru/Karyawan. 4.2. Spv. Administrasi & Logistik menyusun daftar urutan calon penerima bantuan peminjaman dana perumahan sesuai ketentuan yang berlaku. (PT/2200/004) 4.3. Spv. Administrasi & Logistik menyerahkan daftar urutan ke Mgr. Business & Support untuk diperiksa dan diketahui. 4.4. Mgr. Business & Support membuat perkiraan jumlah Guru/Karyawan yang akan menerima bantuan peminjaman dana perumahan sesuai dengan kondisi keuangan saat itu. 4.5. Besaran bantuan pinjaman ditentukan oleh rapat pengurus Yayasan, termasuk persentase untuk kepala keluarga wanita. 4.6. Mgr. Business & Support dan Spv. Administrasi & Logistik memanggil seluruh calon penerima bantuan peminjaman dana perumahan untuk memastikan kesiapan menerima bantuan pinjaman. Seluruh calon penerima menandatangani pernyataan kesiapan / ketidaksiapan menerima bantuan. 4.7. Mgr. Business & Support menyerahkan daftar urutan calon penerima dan jumlah Guru/Karyawan yang akan menerima bantuan peminjaman dana perumahan ke Direktur dan Ketua Yayasan untuk diperiksa, diketahui dan disetujui. 4.8. Direktur menyerahkan daftar calon penerima dan jumlah calon yang akan menerima bantuan peminjaman dana perumahan ke Pengurus Yayasan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/017 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 5 BANTUAN DANA PERUMAHAN 4.9. Pengurus Yayasan membuat Surat Keputusan YPPSB tentang penerima bantuan peminjaman dana perumahan yang jumlahnya disesuaikan dengan kondisi keuangan YPPSB. 4.10. Pengurus Yayasan menyerahkan Surat Keputusan ke Mgr. Business & Suport. 4.11. Guru/Karyawan yang menerima bantuan peminjaman dana perumahan membuat permohonan ke Mgr. Business & Support dilengkapi syarat-syarat yang diperlukan antara lain surat permohonan pinjaman, fotokopi kartu keluarga dan KTP, surat kepemilikian tanah atau surat perjanjian jual beli tanah / rumah, dan denah lokasi, serta diserahkan ke Spv. Administrasi & Logistik. 4.12. Spv. Administrasi & Logistik berkoordinasi dengan Spv. Contract & Services melakukan survey lokasi lahan yang akan dibangun atau rumah yang akan dibeli oleh Guru/Karyawan penerima bantuan peminjaman dana perumahan. 4.13. Spv Administrasi & Logistik menyampaikan laporan dan rekomendasi hasil survey ke Mgr. Business & Support. 4.14. Mgr. Business & Support menandatangani atau tidak menandatangani rekomendasi hasil survey sebagai bentuk persetujuan atau penolakan. 4.15. Setelah rekomendasi survey disetujui Mgr. Business & Support maka Spv. Administrasi & Logistik membuat rincian angsuran bantuan pinjaman dana perumahan. 4.16. Rincian angsuran bantuan pinjaman dana perumahan diserahkan ke Mgr. Business & Support untuk diperiksa dan ditandatangani. 4.17. Spv. Administrasi & Logistik menghubungi Guru/Karyawan yang bersangkutan untuk memenuhi seluruh persyaratan bantuan pinjaman dana bantuan perumahan. 4.18. Spv. Administrasi & Logistik membuat kontrak bantuan pinjaman dana perumahan setelah rincian angsuran ditandatangani Mgr. Business & Support dan seluruh persyaratan peminjaman dipenuhi Guru/Karyawan yang bersangkutan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/017 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 4 dari 5 BANTUAN DANA PERUMAHAN 4.19. Kontrak bantuan peminjaman dana perumahan dibuat rangkap 2 dan ditandatangani oleh Ketua Yayasan dan Guru/Karyawan yang bersangkutan di atas kertas segel bermeterai. 4.20. Untuk Guru/Karyawan yang membangun rumah, pemberian pinjaman bantuan perumahan dilakukan per termin (maksimal 3 termin) dilakukan dengan cara transfer ke Pemborong yang melaksanakan pembangunan rumah. 4.21. Untuk Guru/Karyawan yang membeli rumah yang sudah jadi, peberian pinjaman dilakukan secara transfer langsung kepada penjual rumah setelah seluruh dokumen persyaratan jual beli rumah dilengkapi oleh Guru/Karyawan yang bersangkutan. 5.0 Rekaman Mutu • BPK • SERTIFIKAT TANAH • IMB • KONTRAK BANTUAN PINJAMAN
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/017 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 5 dari 5 BANTUAN DANA PERUMAHAN DIAGRAM ALIR BANTUAN DANA PERUMAHAN Mgr. Bisnis & Support memerintahkan Spv Administrasi menyusun daftar urut calon penerima bantun peminjaman dana perumahan guru/karyawan Spv. Administrasi menyusun daftar urutan calon penerima bantuan ponjaman perumahan Spv. Personalia menyerahkan daftar urutan calon penerima bantuan ponjaman perumahan ke Mgr. Bisnis & Support Mgr. Bisnis & Support membuat perkiraan jumlah Guru/Karyawan yang akan menerima Mgr. Bisnis & Support menyerahkan daftar urutan calon penerima dan jumlah yang akan menerima ke Direktur Direktur memeriksa dan menyerahkan daftar calon penerima dan jumlah calon yang akan penerima ke Ketua Yayasan Ketua Yayasan membuat surat keputusan penerima bantuan pinjaman dana perumahan dan menyerahkannya ke Mgr. Bisnis & Support Direktur, Mgr. Bisnis & Support dan Spv. Adminstrasi memanggil seluruh calon penerima bantuan, mengumumkan, dan membagikan surat keputusan Guru/Karyawan membuat surat penolakan Guru/Karyawan ditanya menerima atau menolak Pengurus Yayasan membuat SK untuk penerima bantuan Guru/Karyawan membuat surat permohonan kepada Mgr. Bisnis & Support dilengkapi syarat-syarat melalui Spv. Administrasi Spv. Administrasi berkoordinasi dengan Spv. IT, Contract & Services melakukan survey lokasi lahan Spv. Administrasi membuat laporan dan rekomendasi survey ke Mgr. Bisnis & Support Menerima / menolak hasil survey lahan Spv. Administrasimembuat laporan dan rekomendasi survey ke Mgr. Bisnis & Support Spv. Administrasimembuat rincian angsuran bantuan pinjaman Spv. Administrasi menyerahkan rincian angsuran bantuan pinjaman ke Mgr. Bisnis & Support untuk diperiksa dan ditandatangani Kontrak dibuat rangkap 2 untuk Ketua Yayasan dan Guru/karyawan Spv. Administrasi membuat kontrak bantuan pinjaman dana setelah rincian angsuran disetujui Pemberian pinjaman dilakukan per termin (maksimal 3 termin) dengan transfer ke pemborong Pembelian rumah jadi pinjaman ditransferkan langsung ke penjual setelah dokumen lengkap
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/019 Revisi 3 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 3 PENGUNDURAN DIRI CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 4.2 Manager menandatangani sebagai bentuk persetujuan surat pengunduran diri Guru/Karyawan dan meneruskan surat tersebut diri ke Spv. Administrasi & Logistik. Spv. Administrasi & Logistik menerbitkan surat PHK. 1 01/11/2020 4.3 Surat pengunduran diri dikembalikan ke Atasan Langsung Guru/Karyawan apabila pengunduran diri Guru/Karyawan tersebut tidak disetujui oleh Manager 2 30/05/ 2021 5.5 Guru/Karyawan wajib menyerahkan seluruh asset yang diserahkan kepadanya dalam suatu berita acara ke waka sarana atau logistic. 3 01/11/2022 Review Berikutnya 01-11-2024 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2500, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/019 Revisi 3 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 3 PENGUNDURAN DIRI 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pengunduran diri Guru/Karyawan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pengunduran diri Guru/Karyawan di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 7.1, 7.4 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Guru/Karyawan mengisi pengunduran diri dalam aplikasi HRMS Primasi paling lambat 30 hari sebelum pengunduran diri melalui aplikasi Primasi disertai surat pengunduran diri. 4.2. Manager melakukan persetujuan pengunduran diri Guru/Karyawan. 4.3. Apabila disetujui, Spv. Administrasi & Logistik menyerahkan formulir clearence (pengunduran diri) atas nama Guru/Karyawan yang bersangkutan. 4.4. Guru/Karyawan wajib menyerahkan seluruh asset yang diserahkan kepadanya ke waka sarana atau logistic dan dituliskan nihil dalam form clearence. 4.5. Guru/Karyawan melengkapi formulir clearence dan menyerahkannya ke Spv. Administrasi & Logistik. 4.6. Spv. Administrasi & Logistik membuat perhitungan penyelesaian hak dan kewajiban Pegawai mengundurkan diri dan menyerahkannya ke Mgr. Business & Support untuk disetujui. 4.7. Mgr. Business & Support menyerahkan perhitungan penyelesaian hak dan kewajiban Guru/Karyawan yang bersangkutan ke Spv. Akunting 4.8. Spv. Administrasi & Logistik membuat surat pengalaman kerja Guru/Karyawan yang mengundurkan diri, ditandatangani Direktur dan diserahkan ke Guru/Karyawan yang bersangkutan. 4.9. Surat pengalaman kerja ebagai hak karyawan dapat untuk tidak dibuat oleh YPPSB apabila Guru/Karyawan yang bersangkutan tidak memenuhi prosedur pengunduran diri. 4.10. Spv. Akunting melakukan proses keuangan sesuai dengan aturan penguduran diri dalam Buku Peraturan Kepegawaian. 5.0 Rekaman Mutu BPK Formulir Clearen
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/019 Revisi 3 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 3 PENGUNDURAN DIRI DIAGRAM ALIR PENGUNDURAN DIRI GURU/KARYAWAN Mengisi aplikasi pengunduran diri paling lambat 30 hari sebelum hari pengunduran diri Atasan Langsung Guru/Karyawan Mgr. Divisi dari Guru/Karyawan Persetujuan MGR Spv.Administrasi & Logistik menerbitkan surat PHK Pembuatan formulir Clearens atas nama Guru/Karyawan Guru/Karyawan melengkapi formulir clearens Lengkap Spv. Administrasi membuat laporan pengunduran diri dan surat pengalaman kerja Guru/Karyawan Mgr. Bisnis & Support dan Direktur menyetujui dan menandatangani laporan pengunduran diri serta surat pengalaman kerja Guru/Karyawan Mgr. Bisnis & Support menyerahkan laporan pengunduran diri ke Spv. Akunting Spv. Akunting melakukan proses keuangan sesuai aturan Mgr. Bisnis & Support menyerahkan surat pengalaman kerja ke Spv. Administrasi Spv. Administrasi menyerahkan surat pengalaman kerja ke Guru/Karyawan sesuai aturan Ya Tidak Ya Tidak
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR `CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 2 13-07-2020 Penambahan prosedur rekrutmen supervisor, kepala sekolah, manager dan direktur 3 1-11-2020 4.1.1.4 Tes yang dilakukan menggunakan sistem gugur dimulai dari seleksi berkas, tes Psikologi, tertulis, tes wawancara, tes mengajar dan tes kesehatan. Apabila calon pegawai/ guru tidak berhasil dalam satu tahap, maka calon guru tersebut tidak dapat melanjutkan ke tes tahap berikutnya. Urutan tes bersifat tentatif. 4 01-11-2022 Review Berikutnya 01-11-2024 5 05-07-2023 TPA 480 dan IQ 95 untuk guru SMA 5 05-07-2023 5.1. Rekrutment Internal Guru/Pegawai Yang telah Bekerja di YPPSB DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2200, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme perekrutan Pegawai/Guru baru. 1.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas perencanaan dan pelaksanaan perekrutan Pegawai/guru baru untuk bekerja di YPPSB. 2.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1, 7.2, 8.2 3.0 Uraian Prosedur 3.1 Pegawai/Guru Honor ( <= 3 Bulan ) 3.1.1 Perencanaan 3.1.1.1 Perencanaan perekrutan pegawai honor/guru honor. 3.1.1.2 Kepala Sekolah, Supervisor melakukan analisis Pembagian Tugas dan Kebutuhan pegawai / guru honor di unit masing-masing dan menyampaikannya ke Mgr. Pendidikan/Mgr Business & Supports untuk dikoordinasikan dengan Mgr. Riset, Strategi, Strategi & Pengembangan untuk mendapat persetujuan Direktur 3.1.1.3 Kepala Sekolah menghubungi Spv. Administrasi & Logistik untuk menyampaikan kebutuhan pegawai honor/guru honor yang berasal dari Sangatta sesuai dengan kebutuhan. 3.1.2 Pelaksanaan rekrutmen pegawai honor/guru honor 3.1.2.1 Prosedur pelaksanaan seleksi yang dilakukan di lokasi kerja dimulai dengan pemanggilan calon pegawai honor/guru honor oleh Spv. Administrasi & Logistik 3.1.2.2 Seleksi calon pegawai honor/guru honor mencakup wawancara yang dilakukan oleh Kepala Sekolah/Supervisor (FRM 042) 3.1.2.3 Dalam wawancara disampaikan jangka waktu kerja, kewajiban dan hak dari pegawai honor/guru honor oleh Kepala Sekolah/Supervisor. 3.1.2.4 Kriteria kelulusan calon pegawai honor/guru honor ditentukan dengan hasil wawancara minimal 6. 3.1.2.5 Kepala Sekolah/Supervisor wajib membuat laporan hasil tes dan ditembuskan ke Spv. Adminstrasi, Manager dan Direktur
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR 3.1.3 Perjanjian Kerja 3.1.3.1 Direktur menandatangani SK dan Perjanjian Kerja pegawai honor/Guru honor. 3.1.3.2 Mgr. Business & Support menyampaikan salinan SK dan Perjanjian Kerja guru honor ke Kepala sekolah/ Spv. Administrasi & Logistik, Spv. Akunting dan Mgr. Pendidikan. 3.1.3.3 Kepala Sekolah/Supervisor membuat jadwal mengajar / kerja 4. 1. Pegawai/Guru Honor (masa kerja lebih dari 3 bulan) dan Kontrak 4.1.1 Perencanaan perekrutan pegawai/guru baru. 4.1.1.1 Spv RSP membuat rencana distribusi kelas tahun pelajaran yang akan datang sesaii kebutuhan yang disetujui oleh Manager dan Direktur dan disampaikan ke Kepala Sekolah. 4.1.1.2 Kepala Sekolah/supervisor melakukan analisis Pembagian Tugas dan Kebutuhan pegawai/Guru di unit masing-masing dan menyampaikannya ke Manager sesuai dengan kebutuhan. 4.1.1.3 Spv. RSP melakukan rekapitulasi kebutuhan pegawai/Guru seYPPSB untuk tahun pelajaran berikut untuk diputuskan dalam rapat manajemen / rapat yayasan. 4.1.1.4 Tes yang dilakukan menggunakan sistem gugur dimulai dari seleksi berkas, tes Psikologi, TPA, tes wawancara, tes mengajar/kompetensi dan tes kesehatan. Apabila calon pegawai/ guru tidak berhasil dalam satu tahap, maka calon guru tersebut tidak dapat melanjutkan ke tes tahap berikutnya. 4.1.1.5 Staf Administrasi mempersiapkan perangkat mencakup tes wawancara, dan tes mengajar. (FRM 042, FRM 043) 4.1.2 Pelaksanaan rekrutmen pegawai/guru Honor ( masa kerja lebih dari 3 bulan) dan Kontrak 4.1.2.1 Spv. Administrasi & Logistik melakukan pemasangan iklan di internal dan eksteral YPPSB sesuai kebutuhan. 4.1.2.2 Spv. Administrasi & Logistik melakukan seleksi berkas pelamar sesuai kriteria Akreditasi Prodi minimal B, usia maksimal 30 tahun, IPK minimal 3 dan melakukan rekapitulasi data calon Pegawai/ Guru yang masuk, dan dilaporkan ke Manager. 4.1.2.3 Pelaksanaan proses seleksi dapat dilakukan di lokasi kerja (Sangatta), atau diluar lokasi kerja sesuai dengan kebutuhan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/020 Revisi 5 Tanggal Berlaku 06-07-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 4 dari 13 REKRUTMEN PEGAWAI HONOR, PEGAWAI KONTRAK, SUPERVISOR, KEPALA SEKOLAH, MANAGER DAN DIREKTUR 4.1.2.4 Pelaksanaan seluruh seleksi dikoordinir oleh Spv. Administrasi & Logistik. 4.1.3 Prosedur pelaksanaan seleksi 4.1.3.1 Prosedur pelaksanaan seleksi yang dilakukan di lokasi kerja dimulai dengan pemanggilan calon Guru oleh Spv. Administrasi & Logistik untuk melakukan tes. 4.1.3.2 Spv. Administrasi & Logistik melakukan pemanggilan calon Pegawai /Guru yang sudah terseleksi berkas 4.1.3.3 Spv. Administrasi & Logistik berkoordinasi dengan Pihak ke III ( lembaga Psikologi) untuk diadakan Psikotes Calon pegawai/guru 4.1.3.4 Direktur dan manager menerima dan mengevaluasi hasil Psikotes untuk memutuskan calon pegawai/guru yang lanjut tes berikutnya 4.1.3.5 Spv. Administrasi & Logistik berkoordinasi dengan Pihak ke III ( lembaga Psikologi) untuk diadakan TPA Calon pegawai/guru 4.1.3.6 Pengambilan keputusan dilaksanakan berdasarkan data hasil tes dengan menggunakan standar acuan patokan, Psikologi: minimal dipertimbangkan, TPA: minimal 460 dengan IQ diatas 90 untuk seluruh guru/pegawai YPPSB non SMA, dan TPA minimal 480 dengan IQ diatas 95 untuk guru SMA. 4.1.3.7 Tes Wawancara dilakukan oleh Direktur, Manager dan Kepala Sekolah / Supervisor. 4.1.3.8 Staf Administrasi melakukan rekapitulasi hasil tes wawancara dan menyerahkan ke Manager untuk dirapatkan dengan Direktur, manager, Kepala Sekolah, supervisor, untuk memutuskan Calon Pegawai/Guru yang dapat melanjutkan tes. 4.1.3.9 Pengambilan keputusan dilaksanakan berdasarkan data hasil wawancara dengan standar minimal hasil wawancara Wawancara: minimal rata-rata 6. “direkomendasikan” 4.1.3.10 Staf Administrasi berkoordinasi dengan Kepala Sekolah melakukan penjadwalan untuk tes mengajar Calon Guru atau tes kompetensi untuk pegawai 4.1.3.11 Spv. Administrasi & Logistik melakukan pemanggilan calon Guru untuk melakukan tes mengajar/tes kompetensi. 4.1.3.12 Manager, Kepala Sekolah, Supervisor dan guru bidang studi melakukan penilaian mengajar / kompetensi calon Guru minimal dilakukan oleh 2 (dua) orang penilai. 4.1.3.13 Staf Administrasi melakukan rekapitulasi hasil tes mengajar dan menyerahkan rekapitulasi hasil tes mengajar kepada Manager