YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/024 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 3 PERMOHONAN TRANSPORT UNTUK PENGEMBANGAN KBM DI HARI SABTU DAN KEGIATAN INTERNAL CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01-11-2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 2 01-11-2022 Review Berikutnya 01-11-2024 2 01-11-2022 4.2.1 Waka Sarana mengajukan permohonan transportasi melalui aplikasi Primasi DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/024 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 3 PERMOHONAN TRANSPORT UNTUK PENGEMBANGAN KBM DI HARI SABTU DAN KEGIATAN INTERNAL 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pengajuan transport untuk kegiatan pengembangan KBM di hari Sabtu dan transport internal YPPSB untuk kegiatan dinas. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pengajuan permohonan transport untuk kegiatan pengembangan KBM di hari Sabtu dan permohonan transport internal YPPSB untuk kegiatan dinas bagi unit TK, SD 1, SD 2, SD 3, SMP, dan UKA. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Transport Pengembangan KBM Hari Sabtu 4.1.1 Kepala Sekolah menyampaikan ke Mgr. Pendidikan mengenai Rencana Program Kegiatan pengembangan KBM hari Sabtu (Tanggal Rencana Kegiatan) untuk satu semester paling lambat di minggu ke 4 semester yang berjalan 4.1.2 Mgr Pendidikan meneruskan dokumen Rencana Program Kegiatan pengembangan KBM hari Sabtu ke Spv. Administrasi & Logistik serta Spv. IT, Contract & Services. 4.1.3 Staf Administrasi membuat Rekapitulasi agenda kegiatan hari Sabtu yang memerlukan Transport dari seluruh unit Sekolah beserta alternatif trasnportasi yang akan digunakan. 4.1.4 Waka Kesiswaan mengajukan permohonan transportasi di aplikasi Primasi untuk kegiatan hari Sabtu paling lambat hari Selasa jam 15.00 sebelum kegiatan dilaksanakan ke Staf Administrasi. 4.1.5 Kegiatan Hari Sabtu yang tidak terprogram di awal semester tetapi bermaksud untuk dilaksanakan, pemberitahuan lisan kebutuhan transportasinya disampaikan ke Staf Administrasi paling lambat hari Senin pada Minggu sebelum kegiatan hari Sabtu itu dilaksanakan. 4.1.6 Permohonan transportasi tertulis untuk kegiatan hari Sabtu yang tidak teragenda di awal semester disampaikan oleh Waka Kesiswaan paling
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/024 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 3 dari 3 PERMOHONAN TRANSPORT UNTUK PENGEMBANGAN KBM DI HARI SABTU DAN KEGIATAN INTERNAL lambat hari Selasa jam 15.00 sebelum kegiatan dilaksanakan ke Staf Administrasi 4.1.7 Staf Administrasi mengajukan permohonan bantuan transportasi bis PT KPC ke pihak Transport apabila akan menggunakan bis PT KPC. 4.1.8 Apabila tidak dapat menggunakan bis PT KPC dan hendak menggunakan kendaraan YPPSB, maka waka sarana mengisi permohonan dalam aplikai Primasi menghubungi Spv. Administrasi & Logistik. 4.1.9 Staf Administrasi menghubungi Waka Kesiswaan untuk kepastian penggunaan transportasi kegiatan hari Sabtu paling lambat hari Kamis jam 15.00 4.1.10Apabila kegiatan hari sabtu dilakukan kerjasama antara sekolah dengan Dept. Eksternal PT KPC dan alat transportasi yang digunakan diurus oleh Eksternal PT KPC atas permintaan sekolah, maka Staf. Administrasi mendapatkan tembusan dari pihak sekolah tentang waktu permohonan kendaraan. Dipastikan surat izin kegiatan telah diselesaikan antara sekolah dengan pihak Eksternal PT KPC dan Security PT KPC. 4.2. Transport Kegiatan Internal YPPSB 4.2.2 Waka Sarana mengajukan permohonan transportasi melalui aplikasi Primasi 4.2.3 Transportasi yang dimohon diusahakan tidak dalam waktu istirahat pengemudi (12.00 – 13.00) kecuali untuk kepentingan darurat (emergency). 4.2.4 Spv. Administrasi & Logistik menyetujui atau memberikan alternatif untuk permohonan di wilayah Sangatta. 4.2.5 Mgr. Business & Support untuk disetujui atau diberikan alternatif lain apabila permohonan mencakup wilayah di luar Sangatta. 4.2.6 Spv. Administrasi & Logistik mempersiapkan kendaraan dan pengemudi sesuai dengan kapasitas dan kebutuhan. 4.2.7 Spv. Administrasi & Logistik menyampaikan kesiapan kendaraan dan pengemudi kepada Guru/Karyawan atau memberi alternatif lain apabila kendaraan dan pengemudi tidak memungkinkan. 5.0 Rekaman Mutu Kalender Pendidikan Rencana Kegiatan Semenster Sekolah Formulir PengajuanTransport
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/025 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2020 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 1 dari 2 PENGGANDAAN MATERI ATAU SOAL CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01-11-2020 4.3.Materi dan soal yang akan digandakan diserahkan oleh Guru/Karyawan kepada Operator Penggandaan paling lambat 1 x 24 jam sebelum digunakan untuk materi dan soal harian. Untuk penggandaan yang dilakukan mendadak (saat itu juga harus selesai), maka permohonan tersebut harus dengan persetujuan Kepala Unit. 4.4. Penggandaan soal Ulang Umum diserahkan oleh Panitia ke Operator Penggandaan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum digunakan dengan mencantumkan hari dan tanda tangan penyerahan pada buku penggandaan 2 01-11-2022 Review Berikutnya 01-11-2024 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2203, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/025 Revisi 2 Tanggal Berlaku 01-11-2020 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 01-11-2024 Halaman 2 dari 2 PENGGANDAAN MATERI ATAU SOAL 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme penggandaan materi atau soal di lingkungan YPPSB. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup penggandaan materi pelajaran/rapat/pelatihan dan soal unit TK, SD 1, SD 2, SD 3, SMP, dan UKA. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 8.5 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Penggandaan dilakukan oleh operator penggandaan materi dan soal yang ditunjuk oleh Spv. Administrasi & Logistik. 4.2 Materi dan soal yang akan digandakan diserahkan oleh Guru/Karyawan kepada Operator Penggandaan paling lambat 1 x 24 jam sebelum digunakan untuk materi dan soal harian. Untuk penggandaan yang dilakukan mendadak (saat itu juga harus selesai), maka permohonan tersebut harus dengan persetujuan Kepala Unit. 4.3 Guru/Karyawan menuliskan keterangan penggandaan di kertas kecil atau pada bagian belakang materi meliputi: a. Nama Pemilik dan Unit Kerja b. Jumlah penggandaan yang dibutuhkan c. Jenis Kertas d. Tanggal dan Jam penyerahan 4.4 Penggandaan melalui fotocopy hanya dapat dilakukan paling banyak 25 (dua puluh lima) lembar, sedangkan penggandaan menggunakan Risograph paling sedikit 26 (dua puluh enam) lembar. 4.5 Guru dilarang memberikan tugas penggandaan kepada siswa. 4.6 Penggandaan soal Ulang Umum diserahkan oleh Panitia ke Operator Penggandaan paling lambat 1 (satu) minggu sebelum digunakan dengan mencantumkan hari dan tanda tangan penyerahan pada buku penggandaan. 4.7 Operator Penggandaan tidak menerima penggandaan a. Soal ulangan yang diantar oleh siswa b. Penggandaan materi apapun yang tidak berhubungan dengan kedinasan. c. Keperluan Pribadi. 4.8 Materi penggandaan yang datang lebih dahulu akan dikerjakan terlebih dahulu. 5.0 Rekaman Mutu Buku catatan penggandaan
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/027 Revisi 4 Tanggal Berlaku 28-02-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2024 Halaman 1 dari 5 PENGADAAN DAN SERAH TERIMA BARANG CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 09-04-2018 4.1.3 Setiap permohonan pembelian barang berupa asset harus disertai justifikasi pembelian barang dan spesifikasi barang, pembelian barang yang tidak/bukan asset cukup disertai dengan spesifikasi barang 2 07-09.2019 Perubahan tata urutan di point 4. 2 07-09.2019 4.1.3 Permohonan barang yang berhubungan dengan IT, listrik dan instalasi pemasangannya, bangunan, dan barang lain yang berhubungan dengan hal tersebut, pemohon harus berkoordinasi dengan bagian Contract & Services (IT) mengenai spesifikasi, instalasi dan hal-hal yang berhubungan dengannya. Koordinasi maksimal dilakukan dalam waktu 3 hari kerja. Dikontrol oleh buku penyerahan spesifikasi dari Waka Sarana. 2 07-09.2019 4.1.4. Waktu pelaksanaan maksimal 2 hari di setiap manager. 2 07-09.2019 4.1.7. Pelaksanaan pencarian vendor dan barang maksimal 5 hari kerja setelah proposal diterima. 2 07-09.2019 4.1.8. Dalam hal barang yang tersedia di vendor tidak sama / tidak ada yang sesuai dengan spesifikasi, staf logistik menyampaikan kondisi demikanan kepada pemohon. Pemohon melakukan koordinasi dengan bagian IT atau Contract & Services untuk membuat spesifikasi barang yang baru dan disampaikan ke bagian Logistik. Waktu pembuatan spesifikasi barang yang baru maksimal 2 hari kerja. 2 07-09.2019 4.1.9. paling lama dalam 2 hari kerja. 2 07-09.2019 4.2.1. maksimal 3 hari kerja setelah kedatangan. 2 07-09.2019 4.2.2. Dalam hal barang yang berhubungan dengan bagian Contract & Services, pihak Logistik membuat penyerahan barang dalam 2 rangkap. Lembar pertama setelah ditandatangani oleh Pemohon (Waka Sarana) dan diserahkan langsung ke bagian Akunting. Lembar ke 2 setelah ditandatangani Pemohon (Waka Sarana) disampaikan ke bagian Contract & Services untuk diperiksa dan diteruskan dengan proses instalasi dengan mengajukan form perbaikan oleh pemohon.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/027 Revisi 4 Tanggal Berlaku 28-02-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2024 Halaman 2 dari 5 PENGADAAN DAN SERAH TERIMA BARANG 3 01-11-2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 4 28-02-2022 Review Berikutnya 28-02-2024 4.1.1. Pemohon (Waka Sarana) mengajukan permohonan pembelian barang dengan menggunakan aplikasi Primasi, dan dilakukan approval sesuai dengan otoritasnya. Waktu approval maksimal 2 hari di setiap posisi. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/027 Revisi 4 Tanggal Berlaku 28-02-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2024 Halaman 3 dari 5 PENGADAAN DAN SERAH TERIMA BARANG 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan pengadaan barang dan serah terima barang. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas permohonan pengadaan barang dan persetujuan pembelian barang serta serah terima barang untuk seluruh unit kerja. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 8.4, 8.5 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Pengadaan Barang 4.1.1. Pemohon (Waka Sarana) mengajukan permohonan pembelian barang dengan menggunakan aplikasi Primasi, dan dilakukan approval sesuai dengan otoritasnya. Waktu approval maksimal 2 hari di setiap posisi. 4.1.2. Setiap permohonan pembelian barang berupa asset harus disertai justifikasi pembelian barang dan spesifikasi barang, pembelian barang yang tidak/bukan asset cukup disertai dengan spesifikasi barang. 4.1.3. Permohonan barang yang berhubungan dengan IT, listrik dan instalasi pemasangannya, bangunan, dan barang lain yang berhubungan dengan hal tersebut, pemohon harus berkoordinasi dengan bagian Contract & Services (IT) mengenai spesifikasi, instalasi dan hal-hal yang berhubungan dengannya. 4.1.4. Permohonan Pembelian barang yang telah disetujui dikelola oleh Staf Logistik. 4.1.5. Staf Logistik memastikan bahwa pengajuan telah disetujui oleh Kepala Unit atau Mgr. Pendidikan dan atau Mgr. Bisnis & Support sesuai otoritas. 4.1.6. Staf Logistik mencari vendor yang sesuai dengan justifikasi dan spesifikasi barang yang diperlukan dan berkoordinasi dengan pemohon/kepala unit. Vendor dipilih berdasarkan harga yang paling rendah dengan kualitas barang yang sama. Pelaksanaan pencarian vendor dan barang maksimal 5 hari kerja setelah proposal diterima. 4.1.7. Dalam hal barang yang tersedia di vendor tidak sama / tidak ada yang sesuai dengan spesifikasi, staf logistik menyampaikan kondisi demikanan kepada pemohon. Pemohon melakukan koordinasi dengan bagian IT atau Contract & Services untuk membuat spesifikasi barang yang baru dan disampaikan ke bagian Logistik. Waktu pembuatan spesifikasi barang yang baru maksimal 2 hari kerja.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/027 Revisi 4 Tanggal Berlaku 28-02-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2024 Halaman 4 dari 5 PENGADAAN DAN SERAH TERIMA BARANG 4.1.8. Staf Logistik membuat Purchaces Order (PO) atau Surat Pemesanan Barang setelah terjadi kesepakatan harga dan kesesuaian barang dengan spesifikasi yang diajukan oleh pemohon kepada vendor yang terpilih paling lama dalam 2 hari kerja. 4.1.9. Untuk pembelian barang yang bersifat cash & carry, mendesak, dan jumlah suppliernya terbatas bagian logistik dapat melakukan pembelian langsung tanpa penawaran dari beberapa vendor dengan persetujuan dari Mgr. Bussiness & Supports 4.1.10. Staf Logistik menyerahkan permohonan pembelian barang disertai dokumen pendukung kepada bagian keuangan untuk dilakukan pembayaran. Dokumen pendukung yaitu: - invoice/ nota tagihan, kwitansi bermaterai sesuai ketentuan yang berlaku. - Surat pemesanan barang - Surat permintaan barang 4.1.11 Staf Logistik melakukan koordinasi dengan vendor dan pihak ekspedisi sampai barang tiba di lokasi/tempat pemesan 4.1.12 Staf Logistik melakukan cek jumlah barang yang datang dari ekspedisi 4.1.13 Staf Logistik melakukan cek kesesuaian spesifikasi barang yang dipesan dari vendor, jika telah sesuai staf logistik melakukan inventarisasi barang (kodifikasi / labeling barang asset) 4.2. Serah Terima Barang 4.2.1 Staf Logistik menyerahkan barang kepada pemohon disertai Form Serah Terima Barang atau Form Berita Acara Serah Terima Barang dan ditanda tangani oleh staf logistik, Supervisor Administrasi & Logistik dan Pemohon (Waka Sarana untuk sekolah) maksimal 3 hari kerja setelah kedatangan. 4.2.2. Dalam hal barang yang berhubungan dengan bagian Contract & Services, pihak Logistik membuat penyerahan barang dalam 2 rangkap. Lembar pertama setelah ditandatangani oleh Pemohon (Waka Sarana) dan diserahkan langsung ke bagian Akunting. Lembar ke 2 setelah ditandatangani Pemohon (Waka Sarana) disampaikan ke bagian Contract & Services untuk diperiksa dan diteruskan dengan proses instalasi dengan mengajukan form perbaikan oleh pemohon dalam aplikasi Primasi. 4.2.3. Pemohon (waka sarana) melakukan penutupan proses permohonan pada aplikasi Primasi. 4.2.4. Staf Logistik menyerahkan form serah terima barang yang telah lengkap Administrasinya kepada bagian keuangan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/027 Revisi 4 Tanggal Berlaku 28-02-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2024 Halaman 5 dari 5 PENGADAAN DAN SERAH TERIMA BARANG 4.3. Management Resiko Logistik 4.3.1. Dalam hal pengadaan barang apabila barang tidak tersedia, maka pihak logistik menghubungi unit untuk berkoordinasi dan menawarkan alternafif barang yang lain yang dengan kegunaan dan fungsi yang sama untuk dikoordinasikan bagian contract & services. 4.3.2 Apabila barang datang tetapi tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta maka pihak Staf atau Supervisor Logistik berkoordinasi dengan pihak supplier tentang pengantian barang sesuai dengan spesifikasi atau batal order. 4.3.3 Dalam hal barang tidak datang tepat waktu, maka Staf atau Supervisor logistik mengajukan keberatan (complain) kepada supplier untuk segera didatangkan / dikirim. Staf logistik memberitahuan ke unit tentang keterlambatan kedatangan barang. 5.0 Rekaman Mutu • PO.(FRM 009) • Buku ekspedisi spesifikasi dan proposal permbelian barang
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/0046 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2024 Halaman 1 dari 3 PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN BARANG DI GUDANG CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01-11-2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 2 28-02-2023 Review Berikutnya 28-02-2023 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/0046 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2024 Halaman 2 dari 3 PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN BARANG DI GUDANG 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan penyimpanan dan pengambilan barang di gudang 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas penyimpanan dan pengambilan barang di gudang. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.5 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Penyimpanan Barang 4.1.1. Petugas bagian gudang menerima barang dari staf logistik untuk disimpan di gudang berdasarkan form 015 atau form 016 4.1.2. Petugas gudang memproses data jumlah barang yang masuk di gudang 4.1.3. Petugas gudang membuat kartu stock untuk setiap jenis barang. (FRM 093) 4.1.4. Petugas gudang membuat laporan stock opname per 4 bulan sekali berkoordinasi dengan staf logistik 4.2. Pengambilan Barang 4.1.1 Pemohon mengajukan permohonan permintaan barang ke bagian logistik untuk diteruskan ke petugas gudang 4.1.2 Bagian gudang menyiapkan barang barang yg diminta setiap hari. 4.1.3 Apabila barang yang diminta tidak tersedia di gudang petugas gudang menyampaikan pada pemohon dan Supervisor Logistik melakukan permohonan pembelian barang 4.1.4 Pemohon mengambil barang dan menandatangani buku tanda bukti pengambilan barang.(FRM 089) 4.1.5 Bagian gudang mencatat pengeluaran barang pada kartu stock (FRM 093) 5.0 Rekaman Mutu • Kartu Stock Opname (FRM 093) • FRM 015 atau FRM 016. • Buku Tanda bukti pengambilan barang (FRM 089)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/0046 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2024 Halaman 3 dari 3 PENYIMPANAN DAN PENGAMBILAN BARANG DI GUDANG DIAGRAM ALIR PENYIMPANAN BARANG DI GUDANG DIAGRAM ALIR PENGAMBILAN BARANG DARI GUDANG BARANG MASUK DARI LOGISTIK Penerimaan Barang oleh Petugas Bag. Gudang Proses Data Jumlah Barang Gudang Membuat kartu stock setiap jenis barang Laporan stock opname per 3 bulan PEMOHON BARANG Pengajuan Form permohonan permintaan barang ke logistik Distribusi form permohonan ke petugas gudang Cek ketersediaan barang Petugas Gudang menyiapkan barang yang diminta setiap hari Pemohon mengambil barang dan menandatangani tanda bukti pengambilanbarang Petugas bagian gudang mencatat pengeluaran barang pada kartu stock Disampaikan ketidakadaan barang ke pemohon dan Spv. Logistik Spv. Logistik atau yang berwenang melakukan permohonan pembelian barang TIDAK TERSEDIA TERSEDIA
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 1 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 1500, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 2 02/1/2022 Pengadaan, Permohonan Pembayaran, Serah Terima, Pengelolaan, dan Penghapusan Aset 2 02/1/2022 Ruang Lingkup 2 02/1/2022 Prosedur 3 28/02/2023 Review Berikutnya: 28/02/2025 3 28/02/2023 4.3.11 Pemohon mengajukan permohonan pembelian aset mayor dan minor, melalui aplikasi Primasi ditandatangani sesuai otoritas disertai justifikasi dan spesifikasi aset yang diajukan. 4 06/05/2023 Aset Tetap (aset mayor) juga mencakup seluruh barang yang dibeli berdasarkan dana sisa lebih yang mengacu pada PMK Nomor 68/PMK.30/2020 meskipun harga satuan dibawah Rp. 3.000.000. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 1500, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Diketahui oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 2 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan pengadaan aset, permohonan pembayaran, serah terima, pengelolaan dan penghapusan aset. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas: permohonan pengadaan aset, persetujuan dan pembelian aset, permohonan pembayaran aset, serah terima aset, pengelolaan aset di unit kerja, dan mekanisme penghapusan aset. Aset dalam ruang lingkup prosedur ini adalah yang termasuk kategori aset tetap/mayor dan aset lainnya / aset minor. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 8.4, 8.5 PSAK No. 16 Revisi tahun 2011 UU Pajak 11/PMK10 tahun 2020 UU 36 tahun 2008 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Definisi Aset dan Kategori Aset 4.1.1. Menurut Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No, 16 revisi tahun 2011, aset adalah semua kekayaan yang dimiliki perusahaan atau seseorang baik berwujud atau tidak berwujud yang bernilai atau berharga yang akan mendatangkan manfaat bagi perusahaan atau seseorang tersebut Dalam konteks YPPSB aset diartikan sebagai semua kekayaan yang dimiliki YPPSB baik berwujud atau tidak berwujud yang bernilai atau berharga yang akan mendatangkan manfaat bagi YPPSB. 4.1.2. Untuk kepentingan operasional di lingkungan YPPSB, aset dikategorikan berdasarkan aset dalam Akuntansi menjadi Aset Lancar, Aset Tetap, Aset Tidak Berwujud, Investasi Jangka Panjang, Aset Lainnya/Aset Minor, dan berdasarkan pengelompokan dari undang-undang perpajakan. 4.1.2.1. Aset dalam Akuntansi konteks YPPSB 4.1.2.1.1. Aset Lancar adalah merupakan aset yang diharapkan dapat dicairkan atau diuangkan tidak lebih dari 1
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 3 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN siklus akuntansi atau satu tahun. Aset Lancar mencakup kas, surat berharga, piutang, beban dibayar dimuka dan lain-lain. 4.1.2.1.2. Aset Tetap (aset mayor) atau Aktiva Tetap merupakan suatu kekayaan yang dimiliki dimana umur ekonomis atau pemakaiannya lebih dari satu tahun. Aset tetap / mayor merupakan aset yang digunakan untuk proses operasi, tidak untuk dijual, setiap tahun mengalami penyusutan dan harus dihitung dalam pembukuan. Termasuk dalam aset tetap yaitu tanah, gedung, peralatan kantor, mesin, alat angkut, dan lain-lain dengan nilai diatas Rp. 3.000.000 sudah termasuk pajak. Aset Tetap (aset mayor) juga mencakup seluruh barang yang dibeli berdasarkan dana sisa lebih yang mengacu pada PMK Nomor 68/PMK.30/2020 meskipun harga satuan dibawah Rp. 3.000.000. 4.1.2.1.3. Aset Tidak Berwujud adalah aset tetap yang tidak mempunyai wujud tetapi memiliki manfaat dengan memberikan hak ekonomi dan hukum kepada pemiliknya. Beberapa aset yang digolongkan ke dalam aset tak berwujud : Hak cipta, hak paten, hak sewa, Goodwill, merk dagang, frenchise dan lain-lain. 4.1.2.1.4. Investasi jangka panjang merupakan suatu aset yang difungsikan dengan tujuan untuk memperoleh pertumbuhan kekayaan dalam kisaran waktu yang relatif panjang. Investasi yang dimaksud meliputi seluruh investasi jangka panjang yang dilakukan oleh perusahaan baik di masa sebelumnya maupun masa sekarang. 4.1.2.1.5. Aset Minor /Aset lainnya merupakan berbagai aset yang digolongkan ke dalam aset, tetapi memiliki nilai maksimal Rp. 3.000.000 sudah termasuk pajak 4.1.2.2. Aset berdasarkan pengelompokan dari UU Perpajakan dalam Aset Tetap yang dalam konteks YPPSB dibagi dalam 4 kategori. 4.1.2.2.1. Kelompok 1 Bukan Bangunan: Aset dengan masa manfaat 4 tahun 4.1.2.2.2. Kelompok 2 Bukan Bangunan: Aset dengan masa manfaat 8 tahun 4.1.2.2.3 Kelompok Bangunan Permanen (20 tahun)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 4 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN 4.1.2.2.4. Kelompok Bangunan Tidak Permanen (10 tahun) 4.2. Pengelompokan Aset berdasarkan kategori di YPPSB Berdasarkan kategorisasi aset di YPPSB maka barang-barang yang dikategorikan aset dikelompokan dalam tabel. Barang yang dapat masuk ke dalam aset mayor dan aset minor disesuaikan pada harga pembelian untuk pengkategorian asetnya persatuan. Kategori Aset Pengelompokan Aset (UU Perpajakan) Jenis Harta Nama Barang Aset Tetap (aset mayor): aset yang digunakan untuk proses operasi, tidak untuk dijual, setiap tahun mengalami penyusutan dan harus dihitung dalam pembukuan (> Rp. 3.000.000) Kelompok 1 (Masa Manfaat 4 tahun) 1. Mebel dan Peralatan kantor dari kayu atau rotan (bukan bagian dari bangunan) 1. Meja 2. Bangku 3. Kursi 4. Lemari 5. Tempat Tidur 2. Mesin kantor 1. Mesin tik 2. Mesin fotokopi 3. Mesin risho 4. Komputer 5. Printer 6. Scanner 7. Laptop 8. Mesin penghancur kertas 9. Pen Tablet Drawing 3. Perlengkapan lainnya ( Dikoordinasikan dalam lingkup managemen ) 1. Amplifer, 2. Tape / Wireless 3. Video recorder 4. Televisi 5. Speaker Active 6. Mixer (audio) 7. Exiter Radio 8. Brankas 9. File cabinet 10. Alat musik 11. CCTV 12. Server 13. Camera 14. Tenda Pramuka 15. Tandon 16. Mesin potong rumput 17. Kulkas 18. Air Compresor / Air Brush 19. Soundcard portable recording 20. Tower pemancar 21. Meja pingpong 22. Matras 23. Busur Panah 24. Alat Musik 25. Megaphone
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 5 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN Kategori Aset Pengelompokan Aset (UU Perpajakan) Jenis Harta Nama Barang 26. Dispenser 27. Kipas Angin 28. Mesin Cuci 4. Alat transportasi 1. Sepeda Motor 2. Sepeda 5. Alat komunikasi 1. Pesawat telepon 2. Fax 3. Handphone 4. Handy Talky 6. Alat perlengkapan khusus bagi industri/jasa yang bersangkutan. 1. Papan tulis 2. Projector 3. Alat Jilid 4. Layar Projector 5. Papan display 6. Alat peraga lab 7. Peralatan UKS Kelompok 2 (Masa Manfaat lebih dari 8 tahun) 1. Mebel dan peralatan dari logam 1. Meja 2. Bangku 3. Kursi 4. Lemari 5. Locker 6. AC 7. cailing fan 8. Pompa air 9. Vacum cleaner 10. Mesin jahit 11. Mesin cuci 12. Coffe maker 13. Genset 14. Mesin Chainsaw 15. Alat bermain 2. Alat transportasi Mobil Aset Bangunan Permanen Bangunan Bangunan Aset Bangunan tidak permanen Bangunan Bangunan Aset Minor (<= Rp. 3.000.000) Seluruh barang terdefinisi Aset 1. Mebel dan Peralatan kantor dari kayu atau rotan (bukan bagian dari bangunan) 1. Meja murid 2. Bangku murid 3. Kursi murid 2. Mesin kantor Finger Print Mesin Laminating 3. Perlengkapan lainnya 1. Jam Dinding 2. Alat dapur elektronik 3. Tangga 4. Alat musik 5. CCTV
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 6 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN Kategori Aset Pengelompokan Aset (UU Perpajakan) Jenis Harta Nama Barang 6. Kipas Angin 7. Bor Listrik 4. Alat transportasi Sepeda 5. Alat komunikasi 1. Pesawat telepon 2. Fax 3. Handphone 4. Handy Talky 6. Alat perlengkapan khusus bagi industri/jasa yang bersangkutan. Peralatan Lab / UKS Untuk barang yang belum termasuk dalam kategorisasi aset dan akan dijadikan aset sebelum proses pembelian, pemohon berkoordinasi dengan pihak logistik, Kepala Sekolah dan persetujuan Manager/ Direktur untuk masuk dalam kategori aset untuk pembelian berikutnya. Untuk barang yang belum termasuk dalam kategorisasi aset dan akan dijadikan asset setelah proses pembelian, pihak keuangan berkoordinasi dengan pihak logistik, Kepala Sekolah dan persetujuan Manager/ Direktur untuk masuk dalam kategori aset untuk pembelian berikutnya. 4.3. Permohonan Pengadaan Aset 4.3.1. Pemohon mengajukan permohonan pembelian aset mayor dan minor, melalui aplikasi Primasi ditandatangani sesuai otoritas disertai justifikasi dan spesifikasi aset yang diajukan. 4.3.2. Cek spesifikasi asset dilakukan oleh Spv. IT atau Spv. Contract and Services dalam primase paling lambat 3 (tiga) hari kerja. 4.3.3. Khusus untuk aset mayor yang menggunakan dana OPEX harus ada persetujuan pengurus dan tidak terikat dengan kebijakan penggunaan dana perusahaan (PT KPC). 4.3.4. Permohonan aset minor mengunakan dana BOS atau OPEX disetujui oleh Manager dan Direktur sesuai otoritas keuangan. 4.3.5. Permohonan yang telah lengkap persetujuannya dikelola oleh Staf Logistik. 4.3.6. Pemohon dapat menanyakan perkembangan proses permohonan ke pihak terkait (Spv. IT, Spv. Contract and Services, Spv. Logistik Manager, dan Direktur) setelah 7 hari kerja permohonan dimasukkan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 7 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN 4.4. Pembelian dan Pembayaran 4.4.1 Staf Logistik melakukan pencarian beberapa vendor yang sesuai, membuat penawaran harga dan selalu berkoordinasi dengan pemohon/kepala unit. (FRM 123) 4.4.2 Staf Logistik dikoordinir oleh Spv. Administrasi & Logistik membuat Purchases Order (PO) setelah terjadi kesepakatan harga dan kesesuaian aset dengan spesifikasi yang diajukan oleh pemohon. (FRM 122) 4.4.3 Staf Logistik menyerahkan permohonan pembelian kepada bagian keuangan sesuai dengan sumber dana untuk dilakukan pembayaran. i. Akunting akan melakukan pembayaran tagihan yang bersumber dari Dana OPEX apabila nota tagihan disertai dengan stempel, nama, dan alamat toko. ii. Akunting akan melakukan pembayaran tagihan yang bersumber dari Dana BOS apabila nota tagihan disertai dengan: • stempel , nama, dan alamat toko. • Materai Rp 10.000,- (tagihan ≥ Rp 5.000.000,-). • Melampirkan surat pemesanan aset, surat permintaan aset, dan berita acara serah terima aset. • Bukti terlampir disiapkan oleh Staf Logistik. 4.4.4. Staf Logistik menyerahkan tagihan / invoice beserta dokumen pelengkap ke bagian keuangan untuk dilakukan pembayaran sesuai dengan sumber dana. 4.4.5. Staf accounting melakukan pembayaran setelah prosedur diatas lengkap. 4.4.6. Staf Logistik melakukan konfirmasi dengan vendor sampai aset tiba di lokasi/tempat pemesan. 4.4.7. Staf Logistik melakukan pengecekan PO yang dipesan dengan aset yang datang, apabila sesuai maka penerima aset menerima tagihan pembelian dan menandatangani (FRM 122). 4.4.8. Staf Logistik akan melakukan inventarisasi aset mayor dan minor (kodefikasi/labeling aset) sebelum aset diserahkan kepada pemohon.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 8 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN 4.5. Serah Terima 4.5.1. Staf Logistik menyerahkan aset yang telah diterima kepada pemohon dengan dilampirkan berkas serah terima aset yang ditandatangani oleh waka sarana prasarana (FRM 120). 4.5.2 Staf Logistik membuat form berita acara serah terima aset dan dicek oleh Supervisor Administrasi & Logistik (FRM 120). 4.5.3 Staf Logistik membuat form serah terima aset yang dilengkapi dengan invoice, nota aset, dan administrasi lainnya (FRM 121). 4.5.4 Staf Logistik melakukan cek aset dengan invoice dan kesesuaian permintaan/pesanan aset yang datang (FRM 121). 4.5.5 Staf Logistik menyerahkan aset yang telah dicek kepada pemohon. 4.5.6 Pemohon melakukan cek kondisi Aset dan kesesuaiannya dengan permohonan. 4.5.7 Pemohon menandatangani berita acara serah terima aset. 4.5.8 Pemohon melakukan closed permohonan di Primasi 4.6. Pengelolaan dan Pemeliharaan Aset di Unit 4.6.1 Pemohon berkoordinasi dengan Waka Sarana dan Prasarana (Unit Sekolah) atau Staf Logistik untuk Unit UKA dan staf Perpustakaan untuk Perpustakaan, untuk memasukkan data keberadaan aset di unit dalam dokumen kepemilikan aset unit (Form 150). 4.6.2 Waka Sarana dan Prasarana serta Staf Logistik, Staf perpustakaan memastikan data kepemilikan, keberadaan dan kondisi aset terisi secara aktual, update dan aset dipastikan mampu terlacak keberadaannya. 4.6.3 Penyerahan Aset ke pengguna harus dilakukan dengan bukti serah terima dalam dokumen yang berada di Waka Sarana dan Prasarana / Staf Logistik, ditandatangani oleh penerima dan menjadi tanggungjawab penerima. (Form 151) 4.6.4 Semua pihak yang memegang Aset bertanggungjawab atas kondisi aset. 4.6.5 Apabila terdapat aset yang diragukan keberadaan (keterlacakannya), maka Waka Sarana dan Prasarana melaporkan ke Kepala Sekolah (Staff Logistik ke Spv. Logistik) untuk ditindaklanjuti kemungkinankemungkinannya. 4.6.6 Kondisi Aset yang hilang menjadi tanggung jawab penerima terakhir yang ditulis dalam serah-terima penggunaan aset dalam dokumen Waka Sarana dan Prasarana / Staff Logistik. 4.6.7 Stock opname aset minimal 1 (satu) tahun sekali. Unit Sekolah dipimpin oleh Waka Sarana dan Prasarana. Untuk Logistik dan Perpustakaan stock opname dilakukan oleh Staff Logistik dan Staff Perpustakaan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 9 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN 4.7. Penghapusaan Aset 4.7.1. Pelaksanaan Penghapusan Aset bersumber dari dana OPEX 4.7.1.1. Kepala Unit / Supervisor mengajukan permohonan penghapusan aset disertai justifikasi aset yang diajukan untuk dihapuskan dan diserahkan ke Mgr. Business & Supports (FRM118) 4.7.1.2. Mgr. Business & Supports berkoordinasi dengan Spv. Akunting, Spv. IT, Spv. Contract and Services, dan Spv. Administrasi dan Logistik untuk memberikan paraf persetujuan penghapusan aset. 4.7.1.3. Apabila asset mayor masih memiliki nilai buku maka aset tidak bisa dihapuskan dan Mgr. Business & Supports menginformasikan kepada pemohon tidak bisa dilakukan proses penghapusan. 4.7.1.4. Apabila aset mayor nilai bukunya nol (0) maka aset dapat disetujui untuk dilakukan proses penghapusan aset. 4.7.1.5. Mgr. Business & Supports membuat berita acara penghapusan aset mayor untuk diketahui direktur dan disetujui pengurus. 4.7.1.6. Berita acara penghapusan asset mayor yang telah disetujui oleh pengurus Yayasan ditindak lanjuti oleh Mgr. Business and Supports dengan berkoordinasi dengan Supervisor terkait. 4.7.1.7. Berita Acara di dokumentasikan oleh Supervisor Akunting. 4.7.1.8. Penghapusan asset minor bergantung pada keputusan Mgr. Business & Supports dan Direktur. 4.7.1.9. Penghapusan Aset dilakukan dalam bentuk disumbangkan, dilelang dan dibuang 4.7.2 Aset yang Disumbangkan 4.7.2.1. Aset YPPSB yang dapat disumbangkan ke masyarakat umum adalah aset mayor dan aset minor dengan nilai buku nol (0). 4.7.2.2. Aset yang akan disumbangkan harus dibuatkan surat keterangan tentang aset yang akan disumbangkan, berisi nama aset, jenis aset, jumlah aset, asal lokasi aset, dibuat oleh Spv. Contract & Services, diketahui oleh Mgr. Business & Support, Direktur dan disetujui oleh Pengurus YPPSB. 4.7.2.3. Mgr. Business & Support mengeluarkan pengumuman barang yang akan disumbangkan, ditujukan ke masyarakat (public), mencakup sekolah-sekolah di Kec. Sangatta Utara, Kec. Sangatta Selatan, Bengalon, Rantau Pulung Kab. Kutai Timur
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 10 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN atau ke Dinas Pendidikan dan Lembaga pendidikan lain yang terkait. 4.7.2.4. Pihak yang berkenan untuk mendapatkan sumbangan harus menyampaikan surat permohonan menerima sumbangan ditujukan ke YPPSB. 4.7.2.5. Spv. Contract & Services melakukan pendataan pemohon, survei tingkat kepentingan pemohon atas barang, dan rekomendasi pemberian sumbangan ke Mgr. Business & Support 4.7.2.6. Mgr. Business & Support mengeluarkan surat keputusan distribusi pemberian sumbangan aset. 4.7.2.7. Spv. Contract & Services melakukan distribusi sumbangan, dan membuat bukti distribusi berupa berita acara serah terima barang sumbangan 4.7.2.8. Spv. Contract & Services menyerahkan berita acara serah terima barang sumbangan ke Spv. Akunting dan Spv. Logistik untuk diarsipkan. 4.7.3 Aset yang Dilelang 4.7.3.1. Aset yang akan dilelang adalah asset yang telah memenuhi syarat penghapusan aset dalam prosedur 4.7.1 4.7.3.2. Daftar asset yang akan dilelang beserta harga minimal lelang dibuat oleh Spv. Contract & Services diketahui oleh Mgr Bussiness & Support dan Direktur serta disetujui oleh Pengurus YPPSB. 4.7.3.3. Lelang dilakukan secara tertutup di lingkungan karyawan YPPSB. 4.7.3.4. Harga tertinggi per item dari peserta lelang adalah pemenang lelang. 4.7.3.5. Spv. Contract & Services melakukan serah terima barang setelah proses pembayaran dilakukan. 4.7.3.6. Spv. Contract & Services menyerahkan berita acara serah terima barang ke Spv. Akunting dan Spv. Logistik untuk didokumentasikan. 4.7.4 Aset yang Dibuang 4.7.4.1. Aset yang akan dibuang adalah asset yang telah memenuhi syarat penghapusan asset dalam prosedur 4.7.1
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/047 Revisi 4 Tanggal Berlaku 06/5/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28/02/2025 Halaman 11 dari 10 ASET : PENGADAAN, PERMOHONAN PEMBAYARAN, SERAH TERIMA, PENGELOLAAN, DAN PENGHAPUSAN 4.7.4.2. Daftar asset yang akan dibuang dibuat oleh Spv. Logistik diketahui oleh Mgr Bussiness & Support dan Direktur serta disetujui oleh Pengurus YPPSB. 4.7.4.3. Spv. Contract & Services melakukan proses pembuangan asset ke tempat pembuangan asset KPC atau tempat pembuangan yang ditentukan kemudian. 4.7.4.4. Spv. Contract & Services membuat berita acara pembuangan asset diketahui oleh petugas lokasi pembuangan dan menyerahkannya ke Spv. Akunting dan Spv. Logistik untuk didokumentasikan 5.0 Rekaman Mutu • Form 118, 119, 120, 121, 122, 123, 150, 151 • Nota tagihan. • Form pembayaran.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/048 Revisi 0 Tanggal Berlaku 12-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-11-2024 Halaman 1 dari 2 PENERIMAAN HADIAH DARI PIHAK LUAR YPPSB CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200,2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3400, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2200/048 Revisi 0 Tanggal Berlaku 12-11-2022 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 12-11-2024 Halaman 2 dari 2 PENERIMAAN HADIAH DARI PIHAK LUAR YPPSB 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan penerimaan hadiah dari pihak luar YPPSB. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pemberian hadiah dari pihak luar YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 4.0 Uraian Prosedur 4.0.1 Pihak ketiga menyampaikan maksud dan tujuan pemberian hadiah kepada YPPSB (seluruh unit) 4.0.2 Semua pemberian hadiah harus dilaporkan ke atasan langsung dan diinfokan ke Mgr. Business & Supports 4.0.3 Manager Business & Supports menginfokan surat pemberitahuan / data hadiah kepada Direktur. Direktur meminta persetujuan Ketua Yayasan untuk menerima hadiah tersebut. 4.0.4 Apabila barang tersebut berupa asset tetap, maka Supv Logistik mencatat hadiah tersebut menjadi asset YPPSB. 4.0.5 Apabila barang tersebut berupa barang habis pakai, maka barang tersebut dapat digunakan oleh YPPSB atau menjadi doorprize akhir tahun bagi karyawan. 5.0 Rekaman Mutu • Surat / Informasi dari Pihak Luar YPPSB • Berita Acara Serah Terima Barang (rincian hadiah, foto barang,dll)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2200/006 Revisi 1 PETUNJUK TEKNIS Tanggal Berlaku 30-11-2021 Halaman 1 dari 1 PEMILIHAN VENDOR/SUPPLIER/KONTRAKTOR Aspek yang diperhatian dalam pemilihan Vendor/Supplier/Kontraktor Barang dan Jasa adalah sebagai berikut: 1. Spesifikasi barang dan atau kompetensi pekerja / pemberi jasa, 2. Memiliki ijin usaha sesuai pekerjaan (untuk kontraktor), 3. Kualitas barang / pekerjaan, 4. Harga, 5. Pemenang vendor/supplier/kontraktor tidak mengalihkan pekerjaan atau melakukan sub vendor/supplier/kontraktor, 6. Bukan milik Guru/Karyawan YPPSB atau suami/istri/anak/adik/kakak/bapak/Ibu dari Guru/Karyawan YPPSB, 7. Sumber dana Vendor / supplier / kontraktor tidak terkait dengan Guru/Karyawan YPPSB dan atau suami/istri/anak/adik/kakak/bapak/Ibu dari Guru/Karyawan YPPSB. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 1500, 2000, 2100, 2200 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT Telah ditandatangani Telah ditandatangani
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2200/016 Revisi 1 PETUNJUK TEKNIS Tanggal Berlaku 01-11-2020 Halaman 1 dari 1 KRITERIA EVALUASI SUPPLIER DAN RE-EVALUASI SUPPLIER Evaluasi Supplier Evaluasi Supplier dapat dilakukan sewaktu-waktu berdasarkan kebutuhan pengadaan barang Suplier YPPSB dievaluasi dengan kriteria: 1. Sistem invoice yang dilakukan. 2. Harga yang ditawarkan 3. Sistem administrasi 4. Lama indent barang 5. Kedekatan lokasi 6. Bisa tidaknya mengeluarkan PPN 7. Kualitas after sales services. Lembaga yang menjadi suplier YPPSB memiliki standar minimal : Memenuhi 6 dari 7 kriteria yang ada. Re-evaluasi Suplier Re-evaluasi supplier dilakukan minimal 3 tahun sekali dengan mengikusertakan vendor yang telah terseleksi. Kriteria Re-evaluasi supplier mengacu pada kriteria evaluasi supplier. Langkah yang dilakukan adalah: 1. Mengumpulkan data supplier 2. Membandingkan harga penawaran supplier 3. Membandingkan pelayanan penawaran supplier 4. Membandingkan pelayanan order barang dari supplier 5. Membandingkan pelayanan setelah barang tiba dari supplier DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT Telah ditandatangani Telah ditandatangani
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2200/017 Revisi 1 PETUNJUK TEKNIS Tanggal Berlaku 01-11-2020 Halaman 1 dari 1 KRITERIA DEATH STOCK BARANG Barang di YPPSB dikategorikan death stock dengan kriteria sebagai berikut : 1. Barang di gudang tidak bergerak selama 3 tahun 2. Barang di gudang merupakan barang titipan dari pihak lain 3. Barang di gudang rusak 4. Barang di gudang kadaluwarsa DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT Telah ditandatangani Telah ditandatangani
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2200/18 Revisi 0 PETUNJUK TEKNIS Tanggal Berlaku 30-11-2021 Halaman 1 dari 1 KONTROL / INSPEKSI PENGADAAN BARANG, ASET DAN JASA SERTA PELAKSANAAN PROYEK Proses pengadaan barang dan asset serta tender dan pelaksanaan proyek serta jasa di lingkungan YPPSB diharapkan berjalan sesuai prosedur, tidak ada ketidaksesuaian norma, etika dan hukum yang berlaku. Untuk tetap menjaga integritas semua pihak dan mengurangi kemungkinan ketidaksesuaian, maka dilakukan kontrol/inspeksi secara acak berkala minimal 6 bulan sekali. Pra Pelaksanaan Kontrol/Inspeksi 1. Direktur membentuk tim pelaksana kontrol/inspeksi yang dipimpin oleh manager dituangkan dalam bentuk Surat Tugas. 2. Tim menentukan waktu pelaksanaan kontrol/inspeksi. Proses Pelaksanaan Kontrol/Inspeksi Pelaksanaan kontrol/inspeksi dilakukan dengan baik dan sopan, menerapkan kaidah dan norma/etika yang berlaku, serta prasangka baik semua berjalan sesuai prosedur. Pelaksanaan tidak sekadar administrative, tetapi lebih lanjut melakukan cek dan recek ke pihak YPPSB dan non YPPSB mengenai aspek keuangan dan pembayaran serta kemungkinan ketidaksesuaian berkenaan dengan integritas. Paska Pelaksanaan Kontrol/Inspeksi 1. Pelaksana kontrol/inspeksi membuat laporan tertulis kepada Direktur 2. Laporan mencakup waktu, sampel, catatan pelaksanaan kontrol/inspeksi, dan hasil 3. Dalam hal terdapat temuan ketidaksesuaian, maka akan ditindaklanjuti dalam suatu: a. Rapat Manajemen tindak lanjut temuan ketidaksesuaian b. Investigasi ketidaksesuaian c. Pengambilan keputusan hasil investigasi 4. Pengurus YPPSB mendapatkan tembusan berupa summary dari laporan DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 1500, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. ADMINISTRASI & LOGISTIK MGR. BUSINESS & SUPPORT Telah ditandatangani Telah ditandatangani
• CONTRACT & SERVICES
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 4 PERAWATAN BANGUNAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01-11-2020 Jika permohonan perbaikan tidak / belum dikerjakan dalam waktu 2 minggu maka waka./koord sarana prasarana berkewajiban menanyakan ke Spv. IT, Contract & Services 2 28-02-2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 4 PERAWATAN BANGUNAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme perawatan dan perbaikan bangunan, saluran air dan instalasi listrik. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup perbaikan bangunan berskala kecil dan berskala besar, serta perbaikan atau pemasangan saluran air serta instalasi listrik baik yang berhubungan ataupun tidak berhubungan dengan bangunan gedung 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Perawatan Gedung/Bangunan Perawatan gedung / bangunan dilaksanakan dengan melakukan pembersihan pada seluruh dinding, tiang pada bangunan kayu, dan lantai baik pada bangunan beton / tembok / semen, maupun bangunan kayu. 4.2 Permohonan Perbaikan 4.2.1 Guru melapor kepada Waka / koord sarana prasarana apabila melihat ada kerusakan atau hal yang perlu segera dibenahi berhubungan dengan air, listrik dan atau bangunan. 4.2.2 Waka/ koord sarana prasarana melakukan cek kondisi bangunan, saluran air dan instalasi listrik dan membuat permohonan perbaikan untuk disetujui oleh Kepala Sekolah menggunakan aplikasi Primasi. 4.2.3 Karyawan di Kantor Administrasi Yayasan dan Perpustakaan melapor kepada staff yang ditunjuk apabila melihat ada kerusakan atau hal yang perlu segera dibenahi berhubungan dengan air, listrik dan atau bangunan dan staff tersebut membuat permohonan perbaikan melalui aplikasi Primasi. 4.2.4 Permohonan perbaikan akan dilakukan review dan approval oleh Spv. Contract Services dan Mgr. Business & Support. 4.2.5 Pekerjaan akan dilaksanakan sesuai dengan skala prioritas yang ditentukan oleh Spv. Contract & Services. 4.2.6 Kriteria besar, sedang dan kecilnya skala perbaikan merujuk pada dana yang diperlukan yang diperoleh dari analisis perbaikan oleh Spv. Contract & Services. 4.2.7 Waktu penyelesaian pekerjaan maksimal 1 bulan sejak pengajuan disetujui. 4.2.8 Jika permohonan perbaikan tidak / belum dikerjakan dalam waktu 2 minggu dari tanggal persetujuan, maka waka./koord sarana prasarana
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 4 PERAWATAN BANGUNAN atau staff Unit Administrasi yang ditunjuk, berkewajiban menanyakan ke Spv. Contract & Services 4.3 Perbaikan 4.3.1 Permohonan Perbaikan dianalisis oleh Spv. Contract & Services. Perbaikan dapat dilaksanakan mandiri oleh YPPSB, apabila tidak dapat, maka pekerjaan diserahkan pada kontraktor. 4.3.2 Untuk pekerjaan yang diserahkan pada kontraktor, Spv. Contract & Services mencetak dan menandatangani formulir perbaikan dari aplikasi Primasi. 4.3.3 Perbaikan berskala kecil dengan nilai di bawah Rp. 5.000.000 langsung dikerjakan oleh kontraktor setelah diberi permohonan pekerjaan/Work Request (WO) dan dimonitor oleh Spv. Contract & Services. 4.3.4 Perbaikan berskala sedang dengan nilai Rp. 5.000.000 s/d Rp. 15.000.000,- Spv. Contract & Services memanggil kontraktor untuk membuat penawaran pekerjaan minimal 2 kontraktor untuk dilakukan perbandingan. 4.3.5 Spv. Contract & Services membuat Surat perintah kerja (SPK) untuk perbaikan berskala sedang dengan nilai Rp. 5.000.000 s/d Rp. 15.000.000 ditandatangani oleh Kepala Sekolah (BOS), Mgr. Business & Support, dan Direktur sesuai otoritas. 4.3.6 Spv. Contract & Services membuat spesifikasi pekerjaan untuk perbaikan berskala besar yang disetujui oleh Mgr. Business & Support. 4.3.7 Perbaikan berskala besar dengan nilai diatas Rp. 15.000.000,- Spv. Contract & Services melakukan tender pekerjaan (SOP 2300 004) 4.3.8 Perbaikan dinyatakan selesai setelah kontraktor membuat berita acara penyelesaian perbaikan yang ditandatangani oleh kontraktor, Spv. Contract & Services, Kepala Sekolah (BOS), Mgr Business & Support dan Direktur sesuai otoritas keuangan. 4.3.9 Untuk perbaikan bersifat emergency dapat langsung dikerjakan tanpa melalui proses tender dengan persetujuan sesuai otoritas. 4.4. Manajemen Resiko Contract & Services 4.4.1 Sebelum dan Saat Pelaksanaan Pekerjaan / Kegiatan Harian Pastikan seluruh prosedur keamanan karyawan / pekerja telah memahami aturan keselamatan dan melaksanakannya, mencakup: a. Kondisi lingkungan di lokasi pekerjaan, seperti garis pembatas (police line) dan lain-lain b. Perlengkapan keamanan pekerja sesuai kebutuhan seperti kacamata pelindung saat mengunakan mesin pemotong rumput, safety body harness saat bekerja di ketinggian, helm proyek, dan lain-lain c. Spv. Contract & Services meminta pada koord / mandor kontraktor untuk memastikan kondisi pekerja dalam keadaan sehat / fit
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 4 dari 4 PERAWATAN BANGUNAN d. Listrik dalam keadaan aman saat bekerja dengan alat yang berhubungan dengan listrik 4.4.2 Apabila Terjadi Kecelakaan / Hal yang Tidak Diinginkan a. Hentikan seluruh pekerjaan di lokasi tersebut b. Lakukan tindakan emergency P3K dan bawa ke rumah sakit terdekat c. Pastikan semua dalam kondisi aman sebelum dimulai kembali pekerjaan d. Melakukan investigasi kecelakaan apabila diperlukan meliputi: i. Membuat tim investigasi ii. Membuat kronologi kejadian kecelakaan kerja iii. Mengidentifikasi kontrol alat dan manusia iv. Mengidentifikasi penyebab v. Membuat rekomendasi dan laporan 4.4.3. Dalam hal pekerjaan tidak sesuai / berpotensi tidak sesuai dengan kontrak / SPK maka diantisipasi dampaknya. Spv. Contract & Services berkoordinasi dan konsultasi dengan pengguna dan manager yang berhubungan dalam mengantisipasi hal yang mungkin terjadi sesuai dengan aturan dan atau perundang-undangan yang berlaku. 5.0 Rekaman Mutu • Permohonan Perbaikan • Surat Perintah Kerja • Surat Serah Terima Hasil Pekerjaan • Permohonan pekerjaan/work request (WO)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 2 PENANGANAN GANGGUAN KEAMANAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01-11-2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100, 4200 2 28-02-2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 2 PENANGANAN GANGGUAN KEAMANAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme penanganan gangguan keamanan dan kejadian kriminalitas. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup mekanisme penanganan keamanan, pencurian dan kejadian kriminalitas lain di lingkungan YPPSB 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Pelaporan Kejadian 4.1.1 Guru/Karyawan/Subkontraktor mengisi formulir kejadian keamanan dan menyerahkan ke Atasan Langsung. 4.1.2 Atasan Langsung melaporkan ke Spv. Contract & Services dan dicatat dalam buku kejadian keamanan sekolah di Petugas Keamanan. 4.1.3 Spv. Contract & Services melaporkan ke Mgr. Business & Support 4.2 Penanganan Kasus 4.2.1 Kejadian di ruang kantor atau di tempat lain di YPPSB yang melibatkan orang luar YPPSB dan orang dewasa di lingkungan unit YPPSB ditangani oleh Kepala Unit Kerja dan Petugas Keamanan dikoordinir oleh Spv. Contract & Services. (PT 2300 004) 4.2.2 Apabila diketahui bahwa pelaku adalah siswa, maka Guru dan atau Kepala Sekolah melakukan pemanggilan orang tua siswa untuk menginformasikan kejadian dan mendiskusikan proses pendisplinan siswa/anak. (PT 2300 003) 4.2.3 Apabila diketahui bahwa pelaku adalah orang dewasa maka Petugas Keamanan mengamankan pelaku dengan tidak mengganggu kegiatan atau pekerjaan di sekolah. 4.2.4 Penanganan kejadian yang tidak diketahui pelakunya diserahkan kepada Spv. Contract & Services serta Mgr. Business & Support untuk didiskusikan dan melaksanakan alternatif penanganan/pemecahan masalah kejadian. 4.2.5 Spv. Contract & Services menindaklanjuti pelaksanaan penanganan kejadian berkoordinasi dengan Guru, Kepala Sekolah, Petugas Keamanan YSB, dan Kepolisian apabila diperlukan. 5.0 Rekaman Mutu • Buku Kejadian Keamanan
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 2 PERMOHONAN BANTUAN PENDUKUNG KEGIATAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01-11-2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 2 28-02-2025 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 2 PERMOHONAN BANTUAN PENDUKUNG KEGIATAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme permohonan bantuan pendukung kegiatan.. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup bantuan tenaga kebersihan dan keamanan untuk kegiatan unit serta penggunaan tempat, alat dan sarana bersama di lingkungan YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 8.5 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Guru/Karyawan, panitia kegiatan melalui waka dan staff yang ditunjuk mengisi formulir permohonan bantuan tenaga cleaner/security dan tempat, alat atau sarana bersama YPPSB untuk kegiatan kedinasan di aplikasi Primasi paling lambat 2 (dua) hari sebelum kegiatan dilaksanakan, kecuali kegiatan mendadak / darurat seperti kedatangan tamu/pejabat penting. 4.2. Permohonan bantuan Cleaner maksimum sampai jam 20.00 kecuali ada kegiatan mendesak yang mengharuskan cleaner pulang lebih dari jam 20.00.. 4.3. Pihak luar yang memohon bantuan pendukung, harus bersurat ke Mgr. Business & Support sebagai PIC. Mgr. Business & Support menginfokan ke Direktur dan Pengurus Yayasan sebelum memberikan persetujuan. Setelah disetujui Pengurus maka Mgr. Business & Support menandatangani permohonan bantuan tenaga cleaner/security dan tempat, alat atau sarana bersama yang dibuat oleh Spv. Contract & Sevices. 4.4. Spv. Contract & Services menerima permohonan dan melakukan priortas sesuai aplikasi yang masuk 4.5. Spv. Contract & Services memberikan jawaban kepada internal YPPSB paling lambat 1 (satu) hari sebelum pelaksanaan. 4.6. Spv. Contract & Services memberikan pinjaman barang kepada pemohon dengan menyertakan tanda terima peminjaman barang yang ditandatangani oleh Pemohon. 4.7. Pemohon mengembalikan barang kepada Spv. Contract & Services dan menandatangani formulir pengembalian barang. 4.8. Spv. Contract & Services melakukan cek kondisi barang atau sarana dan menandatangani formulir tanda terima pengembalian barang. 5.0 Rekaman Mutu • Tanda Terima Peminjaman Barang • Formulir Pengembalian Barang
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/004 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 TENDER DAN PELAKSANAAN PROYEK BANGUNAN DI LINGKUNGAN YPPSB CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 28-02-2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/004 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 TENDER DAN PELAKSANAAN PROYEK BANGUNAN DI LINGKUNGAN YPPSB 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme tender dan pelaksanaan proyek pembangunan gedung dan sarana lain. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup mekanisme tender dan perencanaan serta pelaksanaan pembangunan proyek di lingkungan YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Tender di lakukan untuk pengerjaan proyek dengan nilai di atas Rp. 15.000.000,-. 4.2. Proses Tender 4.2.1 Spv. Contract & Services membuat gambar dan RAB proyek pembangunan bisa secara mandiri atau melalui pihak ke 3 yang telah disetujui Mgr. Business & Support. 4.2.2 Mgr. Business & Support menyerahkan gambar dan RAB proyek kepada direktur dan pengurus yayasan untuk persetujuan proyek sesuai otoritas keuangan. 4.2.3 Spv. Contract & Services membuat surat undangan tender kepada minimal 3 kontraktor 4.2.4 Kontraktor yang diundang dipastikan sesuai dengan kriteria vendor/supplier/kontraktor YPPSB (PT/2200/006) 4.2.5 Mengadakan rapat dengan kontraktor peserta tender 4.2.6 Merekap proposal penawaran kontraktor yang mengikuti tender. Pada proyek yang melibatkan PT KPC dari awal, maka proses verifikator PT KPC dilibatkan. 4.2.7 Mengadakan klarifikasi dengan kontraktor berhubungan dengan RAB proyek. 4.2.8 Membuat dan menyampaikan surat pemenang tender dan menyampaikan surat tersebut kepada semua kontraktor peserta tender. Pemenang tender dengan niali RAB maks 20% dari RAB YPPSB, apabila seluruh penawaran diatas 20% maka RAB YPPSB harus di review dan dilakukan tender ulang. 4.2.9 SPK dibuat oleh Spv. Contract & Services diperiksa oleh Mgr. Busines & Support dan disetujui Direktur serta Kontraktor pemenang tender. Khusus dana BOS SPK harus ditandatangani kepala sekolah. 4.2.10 Pemenang tender membuat Pakta Intergitas 4.2.11 Pembelian material dari pemenang tender bukan dari karyawan YPPSB
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/004 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 TENDER DAN PELAKSANAAN PROYEK BANGUNAN DI LINGKUNGAN YPPSB 4.2.12 Spv. Contract & Services melakukan pengawasan pekerjaan yang dikerjakan oleh kontraktor 4.2.13 Spv. Contract & Services mengadakan rapat koordinasi mengenai perkembangan pekerjaan antara YPPSB dengan kontraktor apabila diperlukan 4.2.14 Setelah pekerjaan selesai YPPSB dan kontraktor akan mengadakan pengecekan secara bersama untuk melakukan pemeriksaan dan pengujian hasil pekerjaan. 4.2.15 Jika pekerjaan telah dinyatakan selesai dengan baik, maka Kontraktor membuat berita acara serah terima pekerjaan bangunan yang ditandatangani kontraktor, Spv. Contract and Services dan Mgr. Business & Support serta Direktur sesuai dengan besaran proyek. 4.2.16 Kontraktor akan menerbitkan invoice / penagihan pembayaran dan melengkapi semua dokumen sesuai dengan SPK 4.3 Kontrol dan Inspeksi Berkala 4.3.1 Bidang Logistik, Keuangan, dan Contract & Services dilarang keras meminta dan atau menerima tips, uang/barang ungkapan terima kasih atau pemberian lain dari vendor/supplier/kontraktor yang secara langsung atau tidak langsung berhubungan dengan proses tender dan pelaksanaan proyek 4.3.2 Dalam kurun waktu minimal 6 bulan sekali dilakukan inspeksi secara acak tentang kesesuaian kriteria kontraktor, harga, pembayaran, dan prosedur lain dalam proses tender dan proyek 4.3.3 Dalam hal ditemukan ketidaksesuaian akan ditindaklanjuti oleh pihak manajemen dan pengurus. 5.0 Rekaman Mutu • Gambar & RAB • Surat persetujuan • Surat Perintah Kerja (SPK) • Form pengecekan • Dokumentasi kegiatan • Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (Bangunan)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/005 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 PERAWATAN DAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK DAN ELEKTRONIK CATATAN PERUBAHAN 1 01/11/2020 Perawatan dan perbaikan instalasi listrik dilaksanakandengan melakukan pemeriksaan instalasi listrik 1 01/11/2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 2 28/02/2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BUSINESS & SUPPORT