YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/005 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 PERAWATAN DAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK DAN ELEKTRONIK 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme perawatan dan perbaikan instalasi kelistrikan dan perbaikan elektronik. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup mekanisme perawatan dan perbaikan instalasi kelistrikan dan perbaikan elektronik di lingkungan YPPSB 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 8.5 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Seluruh guru/karyawan tidak diperbolehkan merubah, menambah, mengurangi instalasi jaringan listrik, termasuk kabel ekstension, di lingkungan YPPSB. 4.2. Perawatan dan perbaikan instalasi listrik dan perbaikan elektronik dilaksanakan dengan melakukan pemeriksaan instalasi listrik dan perbaikan elektronik. 4.3. Permohonan perbaikan instalasi listrik dan perbaikan elektronik. 4.3.1 Guru melapor kepada Waka/Koord sarana prasarana apabila melihat ada kerusakan atau hal yang perlu diperbaiki berhubungan dengan kelistrikan dan elektronik. 4.3.2 Waka/Koord sarana prasarana melakukan cek kondisi kelistrikan dan elektronik serta mengisi permohonan perbaikan di aplikasi Primasi. 4.3.3 Karyawan di Kantor Administrasi Yayasan dan Perpustakaan melapor kepada staff yang ditunjuk apabila melihat ada kerusakan atau hal yang perlu segera diperbaiki berhubungan dengan kelistrikan dan elektronik, kemudian staff yang ditunjuk mengisi permohonan perbaikan di aplikasi primasi. 4.3.4 Spv. Contract & Services mengisi permohonan pengerjaan kelistrikan dan perbaikan elektronik sesuai dengan otoritas keuangan. 4.3.5 Waktu penyelesaian pekerjaan maksimal 2 minggu sejak diajukan permohonan perbaikan disetujui. 4.3.6 Jika permohonan perbaikan tidak/belum dikerjakan dalam waktu 1 (satu) minggu dari tanggal persetujuan permohonan, Waka/Koord sapras berkewajiban menanyakan kepada Supv Contract & Services
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/005 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 PERAWATAN DAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK DAN ELEKTRONIK 4.4. Proses Perbaikan. 4.4.1 Perbaikan instalasi listrik langsung dikerjakan oleh pihak ke 3 setelah diberi permohonan pekerjaan/Work Request (WR) dan dimonitor oleh Spv Contract & Services. Proses perbaikan dilakukan tender apabila biaya yang diperlukan diatas Rp. 15.000.000,-. Apabila dibawah Rp. 15.000.000,- cukup dengan perbandingan harga. 4.4.2 Perbaikan dinyatakan selesai setelah Kontraktor membuat berita acara penyelesaian perbaikan yang ditandatangani oleh kontraktor, Spv. Contract & Services serta Mgr. Business & Support. 4.4.3 Laporan penyelesaian diinformasikan ke Waka/Koord Sapras oleh Supv Contract & Services/Staf dan dibubuhkan tanda tangan serta tanggal pemberitahuan. 4.4.4 Untuk perbaikan elektronik yang memerlukan pihak ke 3, Spv. Contract & Services membuat proposal permohonan service/perbaikan elektronik beserta biaya yang timbul dari proses perbaikan diajukan Mgr. Business & Support untuk disetujui sesuai otoritas. 4.4.5 Perbaikan dinyatakan telah selesai setelah Kontraktor membuat berita acara serah terima penyelesaian perbaikan yang ditandatangani oleh Kontraktor, Spv. Contract & Services dan Mgr. Business & Support. 4.4.6 Spv. Contract & Services melakukan serah terima barang ke pemohon setelah proses perbaikan dinyatakan selesai (bisa diperbaiki atau rusak tidak dapat diperbaiki) ditandatangani oleh pemohon. 4.4.7 Barang yang rusak dan tidak dapat diperbaiki akan diproses sesuai dengan SOP penghapusan aset. 5.0 Rekaman Mutu • Permohonan Perbaikan • Surat Perintah Kerja (SPK) • Surat Serah Terima Hasil Pekerjaan (Berita Acara Serah Terima)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/006 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 2 KONDISI TIDAK AMAN DALAM HAL KEAMANAN, LISTRIK, DAN BANGUNAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01-22-2020 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 2 28-02-2025 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BISNIS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/006 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 2 KONDISI TIDAK AMAN DALAM HAL KEAMANAN, LISTRIK, DAN BANGUNAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme dalam kondisi tidak aman. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup mekanisme dalam kondisi tidak aman dalam hal kemananan, listrik, dan bangunan di lingkungan YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 8.5 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Kondisi tidak aman adalah barang, area atau kondisi saat berlangsungnya kejadian yang mengakibatkan keamanan terganggu atau potensial terganggu, baik ketika sedang berlangsungnya pekerjaan, belajar mengajar dan kegiatan persekolahan lain, serta pada saat tidak ada kegiatan kerja dan belajar mengajar. Kondisi ini dapat melekat pada barang / area yang tidak aman atau pada suatu situasi yang menjadikan kondisi tidak aman. 4.2. Kondisi tidak aman pada barang / area yang ditemukan oleh warga sekolah harus segera dilaporkan ke Waka Sarana atau Spv. Contract & Services. Barang tersebut harus segera disingkirkan / diamankan dari jangkauan seluruh guru/karyawan dan siswa. Sebelum dipindahkan / apabila tidak dapat dipindahkan, barang / area tersebut harus diberi tanda tidak aman dan jangan digunakan. 4.3. Proses pemberian tanda tidak aman dilakukan oleh Waka Sarana dan atau Spv. Contract & Services. 4.4. Kondisi tidak aman karena suatu kejadian, seperti kebakaran dan huru-hara atau kerusuhan, maka puncak tertinggi komando penanggulangan ada di Spv. Contract & Services dibantu oleh petugas keamanan sekolah sebelum petugas keamanan dan pemadam kebakaran tiba. 5.0 Rekaman Mutu • Surat Perintah Kerja (SPK) • Surat Serah Terima Hasil Pekerjaan (Berita Acara Serah Terima)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/008 Revisi 0 Tanggal Berlaku 28/02/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 2 ORANG TUA DI YPPSB CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 1500, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Diketahui oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2300/008 Revisi 0 Tanggal Berlaku 28/02/2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 2 ORANG TUA DI YPPSB 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pemberitahuan pemanggilan orang tua 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pemberitahuan pemanggilan orang tua untuk seluruh unit kerja. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Pemanggilan orang tua dapat dilakukan secara individu atau kelompok. 4.2. Guru Menyampaikan informasi ke Kepala sekolah terkait kegiatan yang akan mengundang orang tua. Kepala Sekolah menyampaikan infomasi kepastian kegiatan tersebut bisa dilaksanakan setelah berkoordinasi dengan Mgr. Pendidikan. 4.3. Kepala sekolah membuat surat pemberitahuan / undangan ke orang tua ditembuskan kekepada Spv. Contract & Services untuk diteruskan informasinya ke bagian keamanan. 4.4. Kepala sekolah mengingatkan orang tua untuk membawa surat dan atau pemberitahuan dalam betuk lain.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2300/001 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Revisi Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 2 KEHADIRAN ORANG TUA DI LINGKUNGAN SEKOLAH Alasan kehadiran orang tua di lingkungan sekolah: No Kegiatan Sifat Ket 1 Rapat Tahun ajaran baru Rutin / Kelompok Kepala Sekolah 2 Rapat koordinasi bulanan Rutin / Kelompok Wali Kelas 3 Pemanggilan oleh wali kelas / guru berkenaan dengan kondisi anak secara personal Insidental / Individu Wali Kelas / BP / Kepsek 4 Pemanggilan untuk rapat kegiatan Insidental / Kelompok Wali Kelas 5 Mengantar anak yang mogok sekolah Insidental / Individu Personal orang tua 6 Mengantar anak karena anak mengalami kecelakaan (harus antar jemput) Insidental / Individu Personal orang tua 7 Hendak melakukan konsultasi dengan guru / sekolah (tanpa diundang) Insidental / Individu Personal orang tua 8 Mengantar perlengkapan sekolah yang tertinggal Insidental / Individu Personal orang tua 9 Mengantar makan siang atau konsumsi lain berkaitan dengan kegiatan sekolah Insidental / Kelompok Wali Kelas / Kepsek 10 Melakukan pembelian barang ke Komite Sekolah, Kunjungan Perpustakaan, Kunjungan ke K2PS dan Kegiatan lain ke YPPSB Insidental / Individual / Kelompok Personal orang tua Petugas Keamanan: (Alasan no. 1, 2, 3, 4, 6, 9) a. Dengan santun menanyakan alasan untuk masuk ke dalam lingkungan sekolah. b. Melakukan cek Surat pemanggilan orang tua, atau Daftar pengelolaan makan siang/konsumsi kegiatan, atau Izin mengantar anak ke kelas karena sakit dari guru/wali kelas/sekolah terhadap orang tua siswa. (dapat berupa surat pemanggilan, edaran atau sms guru / wali kelas) c. Apabila Surat pemanggilan orang tua, atau Daftar pengelolaan makan siang/konsumsi kegiatan, atau Izin mengantar anak ke kelas karena sakit dari guru/wali kelas/sekolah terhadap orang tua siswa telah diperiksa dan sesuai dengan ketentuan, Petugas Keamanan mempersilakan orang tua untuk menuju kelas / sekolah sesuai kepentingannya (Alasan no. 5, 7 dan 10) a. Dengan santun menanyakan alasan untuk masuk ke dalam lingkungan sekolah. b. Menghubungi Guru Piket / Ruang Guru / Komite Sekolah / Perpustakaan / Kantor UKA sesuai dengan peruntukannya. c. Setelah mendapatkan izin dari Guru Piket / Ruang Guru / Komite Sekolah / Perpustakaan / Kantor UKA, Petugas Keamanan mempersilakan orang tua untuk memasuki lingkungan sekolah sesuai dengan kepentingannya.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2300/001 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Revisi Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 2 KEHADIRAN ORANG TUA DI LINGKUNGAN SEKOLAH (Alasan no. 8) a. Dengan santun menanyakan alasan untuk masuk ke dalam lingkungan sekolah. b. Mengkoleksi barang yang tertinggal dan membuat catatan (tanda terima) Nama, Kelas dan Orang tua mengenai barang yang tertinggal tersebut. c. Menyerahkan barang yang tertinggal beserta catatannya ke guru piket / TU di sekolah sesuai dengan peruntukkan. Guru/Wali Kelas/Sekolah : a. Menembuskan surat pemanggilan orang tua dan kegiatan yang berkenaan dengan kemungkinan kehadiran otang tua di lingkungan sekolah kepada Petugas Keamanan. b. Memberitahukan dengan surat / sms / lisan kepada Petuga Keamanan apabila terjadi peristiwa darurat (seperti alasan no 5 dan 6) untuk dipersilakan memasuki lingkungan sekolah. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2300, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BISNIS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2300/003 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Revisi Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 1 KEAMANAN SEKOLAH: PINTU RUANGAN, PINTU GERBANG HALAMAN DEPAN, PINTU GERBANG HALAMAN BELAKANG, BIS, LALU LINTAS, DAN KEGIATAN EKSTRAKURIKULER. PETUGAS KEAMANAN SEKOLAH MELAKUKAN : 1. Membuka pintu seluruh ruangan dan pintu gerbang dipagi hari setiap hari efektif sekolah 2. Mengatur alur lalu lintas ke luar masuk kendaraan bekerja sama dengan petugas keamanan YSB 3. Bekerja sama dengan Guru Piket, Cleaning Service, mengawasi keamanan siswa ke luar masuk ke dalam bis sekolah 4. Menyeleksi/melarang Orang tua siswa yang mau masuk area sekolah berdasarkan surat yang dibawa/konfirmasi dengan Kepala Sekolah (bila tidak membawa surat) dan menegur/melarang Orang tua yang berada di lingkungan unit sekolah tanpa diizinkan oleh petugas keamanan sekolah 5. Memastikan tidak ada Orang tua siswa atau orang luar lain di dalam unit sekolah ketika proses pembelajaran berlangsung tanpa seizin petugas keamanan sekolah 6. Melarang siswa dalam jam belajar untuk ke luar dari lingkungan sekolah tanpa surat Izin dari Guru piket sekolah 7. Memastikan siswa dan peserta kegiatan yang akan melaksanakan kegiatan ekstra kurikuler mengenakan tanda pengenal YPPSB dalam bentuk kaos atau lainnya 8. Mengunci seluruh pintu ruangan dan pintu gerbang pada sore hari setiap hari 9. Mencatat identitas (nama, unit kerja) dan kepentingannya bagi Pengguna ruang Kantor/kelas di luar jam kerja atau di malam hari 10. Melakukan kontrol keamanan rutin dalam waktu tertentu 11. Melaporkan kejadian-kejadian keamanan atau hal-hal yang harus dilaporkan kepada Supv. IT, Contract &Services Supv. IT, Contract &Services melakukan: 1. Menerima laporan dari Petugas Keamanan 2. Melakukan supervisi pengaturan lalu lintas bis, penguncian pintu, dan pelaksanaan ekstrakurikuler disore hari dan malam hari DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 3600 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2300/005 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 1 KRITERIA EVALUASI VENDOR / KONTRAKTOR Vendor Kontraktor YPPSB dievaluasi dengan kriteria: 1. Waktu : ketepatan waktu pelaksanaan. 2. Harga: sesuai ketetapan pemeriantah (untuk tenaga kerja) dan rasional untuk proyek / pekerjaan 3. Savety: Kepedulian terhadap keamanan dalam bekerja 4. Hasil: Hasil dari pekerjaan yang baik DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2300 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. CONTRACT & SERVICES MGR. BUSINESS & SUPPORT
• PERPUSTAKAAN
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2400/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 ROMBONGAN BELAJAR KOLEKTIF DI PERPUSTAKAAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 1/11/2020 4.1 Guru memberikan pengarahan tentang tata tertib berkunjung ke perpustakaan dan dilakukan sebelum kunjungan dilakukan. (PT/2400/008) 1 1/11/2020 5.7. Petugas perpustakaan melaporkan pelanggaran tata tertib yang terjadi di perpustakaan selama kunjungan berlangsung kepada Koord. Perpustakaan untuk diinformasikan kepada Kepala Sekolah. Untuk SD 3, petugas perpustakaan dapat melaporkan langsung ke Kepala SD 3. 2 28/02/2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. KEPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2400/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 ROMBONGAN BELAJAR KOLEKTIF DI PERPUSTAKAAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme membawa rombongan belajar secara kolektif di perpustakaan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup sosialisasi tata tertib dan proses pembelajaran rombongan belajar TK, SD1, SD2, SD3 dan SMP di perpustakaan 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 8.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Guru memberikan pengarahan tentang tata tertib berkunjung ke perpustakaan dan dilakukan sebelum kunjungan dilakukan. (PT/2400/008) 4.2 Guru memastikan bahwa siswa membawa buku pinjaman yang harus dikembalikan dan kartu anggota perpustakaan. 4.3 Apabila terdapat siswa yang mempunyai pinjaman tetapi tidak membawanya, maka guru melaporkan kepada petugas sesampainya di perpustakaan. 4.4 Guru wajib mengkondisikan siswa agar tetap patuh pada tata tertib perpustakaan dan tidak meninggalkan siswa tanpa pengawasan selama berada di perpustakaan. 4.5 Guru memberikan tugas yang jelas selama pembelajaran di perpustakaan. 4.6 Petugas perpustakaan berkewajiban menegur siswa ataupun guru yang melakukan pelanggaran tata tertib selama kunjungan ke perpustakaan 4.7 Petugas perpustakaan melaporkan pelanggaran tata tertib yang terjadi di perpustakaan selama kunjungan berlangsung kepada Koord. Perpustakaan untuk diinformasikan kepada Kepala Sekolah. Untuk SD 3, petugas perpustakaan dapat melaporkan langsung ke Kepala SD 3. 4.8 Koord. Perpustakaan berkewajiban melaporkan pelanggaran berat yang dilakukan oleh siswa maupun guru selama berada di perpustakaan kepada Mgr. Business & Support dan ditembuskan kepada Manajer Pendidikan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2400/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 ROMBONGAN BELAJAR KOLEKTIF DI PERPUSTAKAAN 4.9 Mgr. Business & Support dan Mgr. Pendidikan berkewajiban menyelesaikan masalah berkaitan dengan pelanggaran berat yang dilakukan oleh siswa atau guru/pegawai. 4.10 Mgr. Business & Support dan Mgr. Pendidikan akan meneruskan kepada Pengurus Yayasan apabila pengambilan keputusan memerlukan pertimbangan Pengurus Yayasan. 5.0 Rekaman Mutu • Tata tertib pengunjung. • Laporan pelanggaran tata tertib.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2400/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 6 PENGADAAN KOLEKSI, PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA, PEMELIHARAAN, PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, PENAGIHAN, PENYIANGAN DAN PEMUSNAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 01/11/2020 Petugas perpustakaan mengisi form permohonan pembelian barang untuk dimintakan persetujuan dari Mgr. Business & Supports dan pengurus sesuai otoritas untuk dana OPEX. Untuk dana BOS persetujuan dilakukan oleh Kepala Sekolah, Mgr. Pendidikan dan Mgr. Business & Supports sesuai otoritas untuk kemudian diserahkan ke bagian pembelian. 2 28/02/2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 A.4 Petugas perpustakaan mengisi permohonan pembelian barang dalam aplikasi Primasi untuk dimintakan persetujuan sesuai otoritas DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. KEPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2400/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 6 PENGADAAN KOLEKSI, PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA, PEMELIHARAAN, PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, PENAGIHAN, PENYIANGAN DAN PEMUSNAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pengadaan koleksi, pengolahan bahan pustaka, pemeliharaan koleksi, peminjaman, pengembalian, penagihan, penyiangan dan pemusnahan koleksi perpustakaan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pengadaan koleksi, pengolahan bahan pustaka, pemeliharaan koleksi, peminjaman, pengembalian, penagihan, penyiangan dan pemusnahan koleksi perpustakaan YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 Klausul 8.5 4.0 Uraian Prosedur A. Pengadaan Koleksi 1. Koord. Perpustakaan menginformasikan rencana pembelian buku/koleksi kepada guru/karyawan YPPSB dengan menyampaikan formulir permintaan pembelian sehingga buku yang dibeli sesuai dengan kebutuhan guru/karyawan. 2. Petugas perpustakaan merekap buku/koleksi yang diminta untuk dibeli berdasarkan kebutuhan dan masukan guru/karyawan. 3. Petugas perpustakaan perpustakaan melihat kebutuhan buku/koleksi yang harus dibeli berdasarkan data base peminjaman. 4. Petugas perpustakaan mengisi permohonan pembelian barang dalam aplikasi Primasi untuk dimintakan persetujuan sesuai otoritas. 5. Setelah bagian pembelian melakukan pembelian buku, selanjutnya buku diserahkan ke Petugas perpustakaan perpustakaan dengan menandatangi form serah terima barang. Terlebih dahulu bagian logistik memeriksa barang sebelum diproses menjadi bahan koleksi perpustakaan.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2400/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 6 PENGADAAN KOLEKSI, PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA, PEMELIHARAAN, PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, PENAGIHAN, PENYIANGAN DAN PEMUSNAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN B. Pengolahan Bahan Pustaka (PT/2400/002) 1. Petugas perpustakaan memberikan label harga, stempel iventaris dan stempel perpustakaan pada koleksi khususnya yang berupa buku cetakan. 2. Petugas perpustakaan memberikan nomor inventaris pada semua koleksi. 3. Petugas perpustakaan menginput seluruh data terkait dengan koleksi yang sedang diolah ke dalam program perpustakaan. 4. Petugas perpustakaan memasang lebel koleksi yang berisi singkatan nama pengarang, sub kalsifikasi, dan huruf pertama judul koleksi. 5. Petugas perpustakaan memberikan barcode lengkap dengan nomor inventaris, bulan, dan tahun pendataan koleksi. 6. Petugas perpustakaan menyampul koleksi khususnya buku. 7. Petugas perpustakaan menempatkan koleksi yang sudah disampul pada rak sesuai klasifikasi koleksi. 8. Dalam hal pengadaan buku dengan sumber dana dari BOS, buku diserahkan langsung kepada Kepala Sekolah yang memiliki dana BOS tanpa proses iventarisasi. Buku tersebut menjadi tanggung jawab Kepala Sekolah di unit masing-masing. 9. Petugas perpustakaan melakukan penyimpanan dan promosi koleksi (PT/2400/001, PT/2400/005, PT/2400/007) C. Pemeliharaan Koleksi (PT/2400/03) 1. Petugas perpustakaan melakukan pengecekan koleksi perpustakaan di setiap rak penyimpanan koleksi buku. Untuk koleksi yang rusak dilakukan perbaikan dan pemeliharaan lebih lanjut. 2. Petugas perpustakaan mendata koleksi yang telah rusak berat atau ringan. 3. Petugas perpustakaan melakukan perbaikan koleksi untuk yang rusak ringan, dan melakukan penghapusan koleksi untuk yang rusak berat.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2400/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 4 dari 6 PENGADAAN KOLEKSI, PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA, PEMELIHARAAN, PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, PENAGIHAN, PENYIANGAN DAN PEMUSNAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN 4. Petugas perpustakaan menempatkan kembali koleksi yang sudah diperbaiki ke rak buku sesuai tempat klasifikasi koleksi. D. Peminjaman Koleksi Perpustakaan 1. Anggota membawa koleksi yang akan dipinjam ke Petugas perpustakaan bagian sirkulasi bersama dengan kartu anggota / pelajar. 2. Petugas perpustakaan membuka aplikasi program perpustakaan untuk dilakukan pendataan peminjaman sesuai dengan akun pengguna / nomor anggota perpustakaan 3. Petugas perpustakaan mencantumkan tanggal batas waktu pengembalian di lembar kontrol yang ditempelkan di koleksi yang dipinjam. 4. Petugas perpustakaan menyerahkan koleksi yang dipinjam kepada pengguna bersama Kartu Anggota atau Kartu Pelajar. 5. Peminjaman buku di unit sekolah (buku dengan sumber dana BOS) dilakukan dengan menulis berita acara peminjaman dan pengembalian dibawah pengawasan Kepala Sekolah E. Pengembalian Koleksi 1. Peminjam membawa koleksi yang akan dikembalikan ke Petugas perpustakaan bagian sirkulasi. 2. Petugas perpustakaan membuka aplikasi program perpustakaan untuk dilakukan pendataan pengembalian koleksi sesuai akun pengguna. 3. Petugas perpustakaan menerima koleksi yang dikembalikan dari peminjam. 4. Petugas perpustakaan menempatkan koleksi ke tempat pengembalian koleksi.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2400/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 5 dari 6 PENGADAAN KOLEKSI, PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA, PEMELIHARAAN, PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, PENAGIHAN, PENYIANGAN DAN PEMUSNAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN F. Penagihan Koleksi Perpustakaan 1. Petugas perpustakaan membuka data base tentang data koleksi yang sudah melewati batas waktu pengembalian. 2. Petugas perpustakaan merekap nama-nama peminjam yang melewati batas waktu peminjaman. 3. Petugas perpustakaan membuat surat penagihan pinjaman koleksi dengan diketahui Koord. Perpustakaan kepada peminjam melalui Wali Kelas yang ditembuskan kepada Kepala Sekolah. Untuk SD 3 petugas dapat melakukan penagihan langsung tanpa melalui Koord. Perpustakaan. 4. Wali Kelas menyerahkan surat tagihan koleksi kepada siswa peminjam sesuai nama yang tertera. 5. Siswa peminjam diwajibkan mengembalikan koleksi pinjaman maksimal 1 minggu setelah surat penagihan disampaikan. 6. Koord. Perpustakaan menginformasikan kepada kepala sekolah untuk diproses sesuai ketentuan sekolah/sanksi (a.l.: mengganti koleksi ataupun membayar sesuai dengan harga koleksi) apabila siswa peminjam tidak mengembalikan koleksi pinjaman. 7. Koord. Perpustakaan tidak mengeluarkan surat keterangan bebas pustaka apabila siswa peminjam tidak mengembalikan pinjaman sampai saat kelulusan. G. Penyiangan Koleksi Perpustakaan 1. Petugas perpustakaan melakukan pengecekan koleksi perpustakaan di setiap rak penyimpanan koleksi untuk menentukan koleksi mana yang telah dan akan rusak untuk dilakukan perbaikan. 2. Petugas perpustakaan mendata koleksi yang telah dan akan rusak. 3. Petugas perpustakaan melakukan perbaikan koleksi.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/2400/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 6 dari 6 PENGADAAN KOLEKSI, PENGOLAHAN BAHAN PUSTAKA, PEMELIHARAAN, PEMINJAMAN, PENGEMBALIAN, PENAGIHAN, PENYIANGAN DAN PEMUSNAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN 4. Petugas perpustakaan menempatkan kembali koleksi yang sudah diperbaiki ke rak buku sesuai tempat klasifikasi buku. 5. Dalam waktu tertentu perpustakaan melakukan stock opname (PT/2400/004) H. Pemusnahan Koleksi Perpustakaan 1. Petugas perpustakaan menentukan koleksi yang rusak berat yang akan dimusnahkan. 2. Petugas perpustakaan membuka aplikasi program perpustakaan untuk melakukan pemusnahan koleksi perpustakaan. 3. Petugas perpustakaan memasukkan data koleksi yang akan dimusnahkan. 5.0 Rekaman Mutu • Surat kepada kepala sekolah • Form data buku dari guru • Form rekap buku yang akan dibeli • Form serah terima barang • Form data koleksi yang akan diperbaiki • Form lembar kontrol peminjaman • Database Daftar peminjam. • Surat penagihan pinjaman koleksi. • Form serah terima surat
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2400/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 1 PROMOSI KOLEKSI PERPUSTAKAAN 1. Petugas perpustakaan mendata buku baru. 2. Buku baru ditempatkan di lokasi khusus yang strategis dalam perpustakaan untuk dapat menarik perhatian 3. Petugas memasang data buku baru / flyer di papan pengumuman, radio dan media sosial. 4. Petugas melakukan promosi bukan hanya buku baru melainkan juga buku terpopuler. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2400 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. PERPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2400/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 1 PENGOLAHAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN 1. Petugas menerima buku yang sudah dipesan dari penerbit dan mencocokkan kesesuaian barang yang datang dengan barang yang datang, apabila terdapat ketidaksesuaian maka petugas mengembalikan dan menukar dengan judul lain sesuai kebutuhan. 2. Petugas melakukan pengelompokkan judul koleksi. 3. Petugas memasukkan data koleksi ke dalam data base koleksi. 4. Petugas memberikan label barcode dan nomor koleksi. 5. Petugas melakukan penyampulan koleksi baru. 6. Petugas menempatkan koleksi sesuai dengan klasifikasi di dalam rak koleksi. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2400 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. PERPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2400/003 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 1 PERBAIKAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN 1. Petugas perpustakaan memastikan/cek koleksi rutin mingguan untuk menemukan kerusakan buku yang harus dilakukan perbaikan. 2. Petugas melakukan perbaikan koleksi yang rusak, apabila tidak bisa diperbaiki maka petugas melakukan penghapusan data koleksi dari data base koleksi (Misalnya koleksi tinggal sampul tanpa isi atau sebaliknya). 3. Petugas merekap jumlah dan judul koleksi yang diperbaiki maupun yang dihapuskan dan melaporkan kepada Koord. Perpustakaan. 4. Petugas mengagendakan pembelian koleksi yang rusak atau yang dihapuskan dan melaporkan kepada Koord. Perpustakaan untuk mendapatkan persetujuan pembelian. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2400 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. PERPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2400/004 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-0202025 Halaman 1 dari 1 STOCK OPNAME PERPUSTAKAAN 1. Petugas perpustakaan mendata ulang koleksi pada akhir tahun pelajaran untuk mengetahui koleksi yang baik, hilang, ataupun rusak. 2. Petugas perpustakaan merekap data koleksi yang baik, hilang, ataupun rusak. 3. Petugas perpustakaan melakukan tindakan selanjutnya terhadap data koleksi yang rusak atau hilang. 4. Petugas perpustakaan melaporkan data akhir dan kondisinya kepada Koord. Perpustakaan. 5. Koord. Perpustakaan melaporkan data koleksi terakhir kepada Mgr. Business & Support. 6. Koord. Perpustakaan berkoordinasi dengan Mgr. Business & Support untuk mengantisipasi kerusakan dan kehilangan buku. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2400 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. PERPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2400/005 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 1 MEMPERKENALKAN PERPUSTAKAAN KEPADA SISWA 1. Koord. Perpustakaan menjadwalkan tugas kepada petugas perpustakaan untuk memperkenalkan perpustakaan kepada siswa yang datang berkunjung pada minggu pertama awal tahun pelajaran untuk kelas 1 SD. 2. Petugas membuat informasi dasar yang harus diketahui, dilaksanakan, dan dipatuhi oleh pengunjung melalui media yang sesuai. 3. Petugas menginformasikan hal-hal dasar yang harus diketahui, dilaksanakan, dan dipatuhi oleh siswa selama berkunjung di perpustakaan. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. PERPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2400/006 Revisi 1 PETUNJUK TEKNIS Tanggal Berlaku 01-11-2020 Halaman 1 dari 1 PENGELOLAAN KOTAK SARAN PERPUSTAKAAN 1. Petugas memastikan bahwa kotak saran telah berada pada tempat yang mudah dijangkau dan dilihat oleh siswa/pengunjung. 2. Petugas memastikan dan mengambil surat saran/kritik dari kotak saran per hari sebelum akhir jam kerja kantor. 3. Petugas merekap isi saran/kritik per mingguan untuk dilaporkan kepada Koord. Perpustakaan. 4. Koord. Perpustakaan akan mendistribusikan isi saran/kritik sesuai dengan tujuan. 5. Koord. Perpustakaan melakukan koordinasi dengan petugas perpustakaan untuk menindaklanjuti isi saran/kritik. 6. Koord. Perpustakaan melakukan kontrol terhadap tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada petugas berkaitan dengan saran/kritik. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2400 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. PERPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2400/007 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 1 PEMILAHAN BUKU 1. Buku-buku yang sudah siap dipinjamkan dikelompokkan sesuai nomor klasifikasinya. 2. Buku yang sudah dikelompokkan berdasarkan klasifikasinya dipilah-pilah sesuai sub klasifikasinya. 3. Apabila nomor klasifikasinya sama maka akan dipilah lagi berdasarkan tiga huruf pertama nama pengarang. Apabila nomor klasifikasi, sub klasifikasi, dan pengarang semuanya sama, maka dipilahkan lagi berdasarkan huruf pertama judul. 4. Setelah pemilahan selesai, buku ditempatkan sesuai raknya masing-masing. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2400 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. PERPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2400/008 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-04-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-04-2025 Halaman 1 dari 2 TATA TERTIB KUNJUNGAN DI PERPUSTAKAAN UMUM 1. Menjaga tata tertib selama berada di dalam Perpustakaan. 2. Menyimpan dan merapikan sepatu di rak 3. Simpan tas, tumbler dan barang pribadi pada locker. 4. Mengisi data kunjungan pada komputer tamu / mengisi kunjungan di komputer yang disediakan 5. Tidak membawa makanan dan minuman ke dalam area ruang baca. 6. Hindari mencoret meja, kursi,rak dan buku. 7. Tidak menyimpan buku pada rak yang tidak sesuai dengan klasifikasi. 8. Setelah membaca buku harap disusun kembali diatas meja. 9. Tidak berlarian dan berbicara keras selama berada di dalam area baca. 10. Buanglah sampah pada tempat yang telah disediakan. KHUSUS 1. Untuk kunjungan perkelas wajib didampingi guru bidang studi / inval. 2. Melaksaanakan tugas dengan tertib. Tata Tertib pengunjung Perpustakaan Digital Primabaca YPPSB 1. Siapkan akun masing-masing sebelum menggunakan komputer./ program. 2. Carilah bahan bacaan atau koleksi yang dibutuhkan. 3. Antrilah sesuai kedatangan 4. Tidak dibenarkan mengubah tool pada layar
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen PT/2400/008 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-04-2023 PETUNJUK TEKNIS Review Berikutnya 28-04-2025 Halaman 2 dari 2 TATA TERTIB KUNJUNGAN DI PERPUSTAKAAN DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh KOORD. PERPUSTAKAAN MGR. BUSINESS & SUPPORT
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 2 ANALISA DATA HASIL BELAJAR SISWA PER SEMESTER CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 10/10/2021 Waka / Koord Kurikulum menyerahkan ledger nilai siswa ke Spv. RSP paling lambat 3 (tiga) hari setelah pembagian raport. 2 28/02/2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. RSP MGR. RSP
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/001 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 2 ANALISA DATA HASIL BELAJAR SISWA PER SEMESTER 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme analisa data hasil belajar siswa setiap semester. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup alur distribusi nilai dari sekolah, pengolahan dan pelaporan data hasil belajar. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 9.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Waka / Koord Kurikulum memastikan seluruh nilai siswa dalam ledger 2 (dua) hari sebelum pembagian raport. 4.2. Waka / Koord Kurikulum menyerahkan ledger nilai siswa ke Spv. RSP paling lambat 3 (tiga) hari setelah pembagian raport. 4.3. Spv. RSP melakukan analisis dan kompilasi data ledger nilai siswa per unit. (PT/4100/004) 4.4. Spv. RSP menyampaikan seluruh hasil belajar ke Mgr. RSP dan Manager Pendidikan. 5.0 Rekaman Mutu • Ledger sekolah • PT/4100/004
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 2 ANALISIS KETERCAPAIAN NILAI UJIAN AKHIR SD DAN SMP CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 10/10/2021 Kepala Sekolah SD dan SMP menyampaikan hasil UA dan US ke Spv. RSP paling lambat 3 (tiga) hari setelah nilai keluar. 2 28/02/2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 3000, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. RSP MGR. RSP
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/002 Revisi 2 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 2 ANALISIS KETERCAPAIAN NILAI UJIAN AKHIR SD DAN SMP 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme analisa data hasil ujian akhir dan ujian sekolah. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup alur distribusi nilai dari sekolah, pengolahan dan pelaporan data hasil ujian akhir dan ujian sekolah. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 9.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Kepala Sekolah SD dan SMP menyampaikan hasil UA dan US ke Spv. RSP paling lambat 3 (tiga) hari setelah nilai keluar. 4.2. Spv. RSP melakukan analisis data hasil UAN. (PT/4100/006). 4.3. Spv. RSP menyampakan hasil analisis ke Mgr. RSP dan Mgr. Pendidikan. 4.4. Mgr. RSP dan Mgr. Pendidikan menyampaikan hasil analisis ke kepala sekolah. 5.0 Rekaman Mutu • PT/4100/006
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/003 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU TK, SD DAN SMP YPPSB DI AWAL TAHUN PELAJARAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 28-02-2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 3000, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. RSP MGR. RSP
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/003 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU TK, SD DAN SMP YPPSB DI AWAL TAHUN PELAJARAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme penerimaan peserta didik baru (PPDB) TK, SD dan SMP dari luar YPPSB di awal tahun pelajaran. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pendaftaran, seleksi, dan pengumuman PPDB TK, SD dan SMP YPPSB di awal tahun pelajaran dan pemenuhan kebutuhan perlengkapan sekolah bagi peserta didik baru. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 8.2 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Rancangan dan Pendaftaran PPDB 4.1.1. Mgr. Riset, Strategi, dan Pengembangan (RSP) membuat Panitia, ancangan waktu untuk PPDB, dan persiapan PPDB online dan offline. 4.1.2. Spv. RSP membuat analisis kemungkinan rombongan belajar dan daya tampung peserta didik SD dan SMP tahun ajaran mendatang paling lambat minggu ke-4 (empat) bulan Desember 4.1.3. Mgr. RSP atau Direktur menandatangani pengumuman penerimaan peserta didik baru TK, SD dan SMP sesuai daya tampung yang ada paling lambat minggu ke 2 (dua) bulan Januari. 4.1.4. Panitia PPDB menempelkan pengumuman penerimaan peserta didik baru di papan pengumuman YPPSB dan spanduk / baligo di lingkungan PT KPC. 4.1.5. Spv. Administrasi & Logistik mengirimkan pengumuman penerimaan peserta didik baru ke Sekretaris Ketua Yayasan untuk disebarkan ke seluruh departemen di PT. KPC. 4.1.6. Panitia PPDB membuat formulir pendaftaran, formulir pemotongan gaji. (FRM 023, FRM 025) 4.1.7. Panitia PPDB melakukan proses PPDB manual (PT/4100/017) 4.1.8. Orang tua calon peserta didik TK, SD dan SMP melakukan pendaftaran PPDB dengan cara online di PPDB Online YPPSB atau secara offline di tempat pendaftaran. 4.1.9. Calon peserta didik kelas 1 SD dari TK YPPSB dan kelas 7 SMP dari SD YPPSB tetap melakukan proses pendaftaran sesuai mekanisme pendaftaran. 4.1.10. Panitia PPDB memproses penerimaan peserta didik baru TK, SD & SMP sesuai prosedur yang berlaku
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/003 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU TK, SD DAN SMP YPPSB DI AWAL TAHUN PELAJARAN 4.1.11. Panitia PPDB menjawab apabila terdapat keluhan dalam proses penerimaan peserta didik baru. (PT/4100/014) 4.2. Tes Penerimaan Peserta didik Baru 4.2.1. Spv. RSP melakukan perhitungan kapasitas peserta didik yang dapat di tampung. 4.2.2. Spv. RSP bersama panitia PPDB melaksanakan tes PPDB untuk calon siswa dari luar YPPSB. (PT/4100/013) Dalam hal tes PPDB tidak dapat dilaksanakan, maka patokan diambil berdasarkan syarat usia untuk calon peserta didik TK dan SD kelas 1, Tamat SD untuk calon peserta Didik kelas 7 SMP, dan Raport terakhir untuk kelas 2,3,4,5 SD serta 8 SMP. 4.2.3. Spv RSP melaporkan hasli tes kepada Mgr RSP untuk dilakukan proses pemanggilan orang tua calon peserta didik apabila diperlukan. 4.2.4. Spv. RSP mendistribusikan sekolah calon peserta didik SD sesuai daya tampung. (PT/4100/015) 4.3. Pengumuman hasil tes dan penerimaan 4.3.1. Spv. RSP membuat pengumuman daftar calon peserta didik TK, SD dan SMP yang diterima dan menyerahkannya ke Mgr. RSP. 4.3.2. Mgr. RSP memeriksa pengumuman daftar calon peserta didik TK, SD dan SMP yang diterima, menandatangi dan menyerahkannya ke Staf Administrasi untuk diumumkan paling lambat minggu ke 4 bulan Juni (dengan distribusi sekolah SD). 4.3.3. Panitia PPDB membuat 3 salinan pengumuman dan menempelkan 1 pengumuman di papan pengumuman YPPSB, 1 pengumuman untuk unit sekolah, pengumuman online dan 1 untuk arsip. 4.4. Berkas Pendaftaran 4.4.1. Berkas-berkas pendaftaran peserta didik TK, SD dan SMP yang diterima diserahkan oleh Panitia PPDB ke Unit Sekolah tempat peserta didik tersebut diterima. (PT/4100/016, PT/4100/017) 4.4.2. Sekolah menyampaikan data peserta didik barunya kepada Dinas Pendidikan untuk mendapatkan nomor induk peserta didik yang bersangkutan. 4.4.3. Panitia PPDB menyerahkan formulir pemotongan gaji peserta didik baru SD dan SMP kepada Spv. Akunting. 5.0 Rekaman Mutu • BPK YPPSB • Formulir Pendaftaran Peserta didik Baru
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/005 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 2 KEPUASAAN PELANGGAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 20-02-2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. RSP MGR. RSP
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/005 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 2 KEPUASAAN PELANGGAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme penelitian kepuasan pelanggan YPPSB. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup survey, analisis data, pelaporan dan tindak lanjut hasil penelitian kepuasan pelanggan. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 9.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Survey kepuasan pelanggan dilakukan minimal 2 kali setahun. 4.2. Spv. RSP membuat desain penelitian dan kuesioner/perangkat untuk mengukur kepuasan pelanggan dan disetujui oleh Mgr. RSP. 4.3. Survei kepuasan pelanggan dapat dilakukan secara online atau offline. 4.4. Spv. RSP melakukan survey pendahuluan untuk mengukur reliabilitas dan validitas perangkat. (PT/3600/009) 4.5. Survey kepuasan pelanggan dilakukan minimal dengan menggunakan metode pengambilan sampel stratified random sampling dimana seluruh level kelas diambil 1 kelas setiap unit secara acak. 4.6. Spv. RSP menyampaikan kerangka penelitian ke seluruh kepala sekolah 4.7. Kepala sekolah melakukan survey pengumpulan data di unit masing-masing. 4.8. Kepala sekolah menyerahkan hasil survey pengumpulan data ke Spv. RSP, atau langsung terkompul secara online. 4.9. Spv. RSP melakukan pengolahan data hasil survey. (PT/4100/009) 4.10. Spv. RSP membuat laporan hasil survey kepuasan pelanggan dan melaporkan ke Mgr. RSP dan managemen sekolah. 4.11. Manajemen YPPSB membuat rencana tindak lanjut hasil dari survey kepuasan pelanggan. 5.0 Rekaman Mutu PT/4100/009
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/007 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA (PELATIHAN) CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 20-02-2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 3000, 2100, 2200, 2300, 2400, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. RSP MGR. RSP
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/007 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA (PELATIHAN) 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pengembangan sumberdaya manusia (pelatihan). 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup aktivitas perencanaan dan pelaksanaan pengembangan sumberdaya manusia (pelatihan) di YPPSB. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausal 7.2 4.0 Uraian Prosedur 4.1 Peningkatan kompetensi sumber daya manusia (SDM) YPPSB mencakup pelatihan/training, workshop, studi banding, pemagangan, dan proyek-proyek khusus, yang dilaksanakan di dalam maupun di luar lingkungan YPPSB, secara online maupun offline, dengan izin dan prosedur yang berlaku. 4.2 Spv. RSP melakukan diskusi dengan manajemen sekolah tentang rekomendasi kebutuhan pengembangan diri guru dan karyawan. 4.3 Hasil Diskusi diolah dan disusun menjadi kebutuhan pelatihan dengan tambahan hasil analisis lain, yang bersifat massal dan atau personal (individual). 4.4 Pelatihan bersifat massal (banyak peserta) dilakukan di lokasi kerja (inhouse training) mengacu kebutuhan pengembangan diri dan rencana pengembangan sekolah (Yayasan). 4.5 Waktu pelaksanaan pelatihan di lokasi kerja ditentukan dalam Rapat Manajemen YPPSB 4.6 Proposal pelatihan di lokasi kerja dibuat oleh Spv. RSP dan disetujui minimal oleh Mgr. RSP. 4.7 Pelatihan / pemagangan bersifat individual dapat dilakukan di dalam atau di luar lokasi kerja mengacu kepada hasil pengolahan kebutuhan pengembangan diri dan rencana pengembangan sekolah (Yayasan).
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/007 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 PENGEMBANGAN SUMBERDAYA MANUSIA (PELATIHAN) 4.8 Waktu, tempat dan Guru/Karyawan yang diberangkatkan untuk mengikuti pelatihan/pemagangan bersifat individual ditentukan oleh Kepala Sekolah / Supervisor yang disetujui oleh Manager / Direktur berdasarkan ketersediaan pelatihan dan pemagangan yang ada. 4.9 Proposal pelatihan / pemagangan dibuat oleh Spv. RSP yang disetujui Manager dan atau Direktur sesuai dengan batas otoritasnya. 4.10 Pelatihan / Workshop / Seminar diluar program pengembangan sumber daya manusia di luar lokasi kerja dibuat oleh Spv. RSP 4.11 Proposal pelatihan disetujui dan ditandatangani oleh Manager, Direktur, dan Ketua Yayasan sesuai dengan batas otoritasnya. 4.12 Pelaksana pelatihan membuat laporan hasil pelatihan paling lambat 2 minggu setelah pelaksanaan pelatihan. (PT/4100/012)(FRM 097)(FRM 098) 4.13 Guru/karyawan yang diberangkatkan perjalanan dinas untuk mengikuti pelatihan atau pemagangan merujuk pada SOP Perjalanan Dinas. (SOP/2200/016) 5.0 Rekaman Mutu • Rencana Strategis YPPSB • Laporan Hasil Pelatihan
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/008 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 BEASISWA ANAK TANGGUNGAN GURU/KARYAWAN BELAJAR DI PERGURUAN TINGGI CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 20-02-2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2100, 2200, 2300, 2400, 2500, 3000, 3100, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. RSP MGR. RSP
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/008 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 BEASISWA ANAK TANGGUNGAN GURU/KARYAWAN BELAJAR DI PERGURUAN TINGGI 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme pemberian beasiswa kepada anak Guru/Karyawan. 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup permohonan, seleksi dan proses pemberian beasiswa kepada anak Guru/Karyawan di YPPSB yang sedang belajar di perguruan tinggi. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 7.1 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Direktur mengeluarkan surat untuk proses penerimaan beasiswa belajar di pergutuan tinggi bagi tanggungan guru/karyawan. 4.2. Direktur membuat tim seleksi penerima beasiswa bagi anak guru/karyawan yang belajar di perguruan tinggi mencakup SPV. RSP, seluruh Manager dan Direktur. 4.3. Guru/Karyawan menyampaikan seluruh persyaratan atas nama 1 orang anak tanggungannya yang sedang melaksanakan studi di perguruan tinggi kepada Spv. RSP. 4.4. Tim seleksi melakukan proses perhitungan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan menyampaikan hasilnya beserta seluruh berkas-berkas yang diperlukan kepada Direktur. (PT/4100/018) 4.5. Direktur membuat surat keputusan penerima beasiswa dan disampaikan ke seluruh guru/karyawan. 4.6. Spv. RSP menyerahkan hasil perhitungan yang telah ditandatangani (asli) kepada Spv. Akunting. 4.7. Akunting melakukan proses keuangan untuk transfer dana beasiswa kepada penerima beasiswa. (PT 2100 005)
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/008 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 BEASISWA ANAK TANGGUNGAN GURU/KARYAWAN BELAJAR DI PERGURUAN TINGGI 5.0 Rekaman Mutu • BPK • Transkrip Nilai Semester Terakhir.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/010 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 1 dari 3 PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU TK, SD DAN SMP DARI LUAR YPPSB PADA TAHUN PELAJARAN BERJALAN CATATAN PERUBAHAN Revisi Tanggal Uraian Perubahan 1 20-02-2023 Review Berikutnya: 28-02-2025 1 20-02-2023 4.5. Perpindahan peserta didik kelas 7 SMP ke SMP YPPSB harus bukan peserta didik yang bersekolah di SD YPPSB yang lulus pada tahun sebelumnya. DAFTAR DISTRIBUSI: 1000, 2000, 2200, 2202, 3000, 3200, 3300, 3400, 3500, 4000, 4100 PENGESAHAN Dibuat oleh Disahkan oleh SPV. RSP MGR. RSP
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/010 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 2 dari 3 PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU TK, SD DAN SMP DARI LUAR YPPSB PADA TAHUN PELAJARAN BERJALAN 1.0 Tujuan Prosedur ini disusun untuk menjelaskan mekanisme penerimaan peserta didik baru TK, SD dan SMP dari luar YPPSB pada tahun pelajaran sedang berjalan 2.0 Ruang Lingkup Prosedur ini mencakup pendaftaran, dan seleksi penempatan peserta didik baru TK A DANb, SD kelas 2 s/d kelas 5 SD, dan kelas 7 s/d 8 SMP. 3.0 Referensi ISO 9001:2015 klausul 8.2 4.0 Uraian Prosedur 4.1. Spv. RSP menerima orang tua calon peserta didik yang akan memindahkan anaknya ke YPPSB dan menanyakan tentang pekerjaan orang tua, kelas calon peserta didik yang akan dipindahkan, dan alasan pemindahan. 4.2. Spv. RSP menjelaskan kepada orang tua apabila orang tua mengeluh anaknya tidak dapat diterima bersekolah di YPPSB berdasarkan peraturan yang ada. 4.3. Calon peserta didik yang akan pindah harus telah memiliki raport dari sekolah sebelumnya dan meiliki NISN (SD-SMP) 4.4. Spv. RSP melihat distribusi peserta didik, memastikan bahwa kapasitas tempat kelas yang dituju oleh anak dan mengkordinasikan dengan kepala sekolah tentang kesiapan menerima peserta didik pindahan. 4.5. Perpindahan peserta didik kelas 7 SMP ke SMP YPPSB harus bukan peserta didik yang bersekolah di SD YPPSB yang lulus pada tahun sebelumnya. 4.6. Proses pendaftaran Peserta Didik Baru tahun berjalan dilakuan paling cepat di bulan November dan paling lambat di minggu ke 4 bulan Januari. 4.7. Apabila kapasitas peserta didik masih memungkinkan, Spv. RSP menjelaskan kepada orang tua tentang keadaan pembelajaran di YPPSB, perbedaan kurikulum dan kemungkinan-kemungkinan bagi anak apabila pindah sekolah di YPPSB. 4.8. Apabila orang tua tetap akan memindahkan anaknya ke YPPSB, Spv. SRP melapor ke Mgr. Pendidikan dan Mgr. RSP serta berkoordinasi dengan Kepala Sekolah tentang kebersediaan untuk menerima peserta didik. 4.9. Spv. RSP berkoordinasi dengan BP SMP, atau GPK untuk antisipasi diperlukan Tindakan identifikasi. 4.10. Spv. RSP menentukan dan menyampaikan kepada orang tua calon peserta didik tentang waktu pelaksanakan tes penempatan (placement test) calon peserta didik.
YAYASAN PENDIDIKAN PRIMA SWARGA BARA No Dokumen SOP/4100/010 Revisi 1 Tanggal Berlaku 28-02-2023 STANDARD OPERATING PROCEDURE Review Berikutnya 28-02-2025 Halaman 3 dari 3 PENERIMAAN PESERTA DIDIK BARU TK, SD DAN SMP DARI LUAR YPPSB PADA TAHUN PELAJARAN BERJALAN 4.11. Spv. RSP mempersilakan orang tua Calon peserta didik untuk mengisi formulir permohonan sekolah, formulir pemotongan gaji dan memenuhi syarat-syarat administratif kepindahan sekolah yang lain. (FRM 023, FRM 025) 4.12. Spv. RSP melakukan placement test kepada calon peserta didik. 4.13. BP SMP, atau GPK melakukan identifikasi kepada calon peserta didik apabila diperlukan. 4.14. Spv. RSP memeriksa dan menyampaikan hasil tes kepada Mgr. RSP. 4.15. Spv. RSP memanggil orang tua calon peserta didik dan bersama-sama Mgr. RSP menyampaikan hasil tes. 4.16. Berdasarkan hasil tes, calon peserta didik dapat dinyatakan diterima di YPPSB pada level kelas yang sama atau turun ke kelas sebelumnya. 4.17. Spv. RSP mempersiapkan surat pernyataan menerima penempatan level kelas dan sekolah untuk diasmpaikan ke orang tua agar dapat dilakukan proses administrasi dari sekolah asal. 4.18. Spv. RSP menghubungi unit sekolah untuk menginformasikan bahwa calon peserta didik telah melakukan tes, memenuhi seluruh persyaratan dan siap untuk masuk ke unit sekolah di level kelas yang telah ditentukan setelah proses administrasi perpindahan sekolah selesai. 4.19. Spv. RSP mempersilakan orang tua dan peserta didik untuk menghubungi Kepala Sekolah yang telah ditentukan. 4.20. Kepala Sekolah menerima orang tua dan peserta didik dan menentukan hari pertama masuk sekolah untuk peserta didik yang bersangkutan. 5.0 Rekaman Mutu • BPK • Formulir Pendaftaran Peserta didik Baru • Formulir Pemotongan Gaji untuk Pembayaran SPP • Materi Tes