การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวิชาการและวิชาชีพ

296 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนระเบยี บวาระการประชมุ

รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติ
ของทปี่ ระชมุ ไวเ้ ปน็ หลักฐานดงั น้ัน เม่อื มกี ารประชุมจงึ เปน็ หนา้ ที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบ
จัดทารายงานการประชุม

ปัญหาของการเขยี นรายงานการประชุม
1. ไมร่ ูว้ ธิ ีการดาเนนิ การประชุมทีถ่ ูกต้อง
2. ไม่รู้จะจดอยา่ งไร
3. ไมเ่ ข้าใจประเด็นของเรือ่ ง
ผู้เขียนจะต้องรู้วิธีคิดก่อนเขียน รู้ลาดับความคิด รู้โครงสร้างความคิด รู้องค์ประกอบเน้ือหา
ของหนงั สือ รยู้ อ่ หน้าแรกของหนงั สือราชการ คอื อะไร ย่อหนา้ ตอ่ ไป คืออะไร จบอยา่ งไร จะทาให้เขียน
หนงั สือไดเ้ ข้าใจงา่ ย ไมส่ บั สนวกวน

การจดรายงานการประชุม

รายงานการประชุม พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2542 ให้ความหมายว่า
รายละเอียด หรอื สาระของการประชมุ ทีจ่ ดไว้อยา่ งเป็นทางการ

ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ให้ความหมายว่า การบันทึก
ความคิดเหน็ ของผูม้ าประชุม ผูร้ ่วมประชมุ และมตขิ องท่ปี ระชมุ ไวเ้ ปน็ หลกั ฐานราย

งานการประชุมจัดเป็นหนังสือราชการชนิดที่ 6 คือ หนังสือทเี่ จา้ หน้าที่จัดทาข้ึนหรือรบั ไว้เป็น
หลกั ฐานในราชการ ดังน้ัน การจัดทารายงานการประชมุ ตอ้ งจดั ทาใหถ้ กู ตอ้ ง ตามระเบียบ

ความสาคัญของรายงานการประชมุ

รายงานการประชุม มคี วามสาคัญกับองค์การมาก หากรายงานการประชุมมีความหมายผิดไป
จากการอภปิ ราย ยอ่ มเกดิ ความเสียหายต่อองค์การได้ โดยมคี วามสาคัญดงั นี้

1. เป็นองค์ประกอบของการประชุมการประชุมอย่างเป็นทางการ มีองค์ประกอบ ได้แก่
ประธานองค์ประชุม เลขานุการ ญัตติ ระเบียบวาระการประชุม มติ รายงานการประชุม และหนังสือ
เชญิ ประชุม

ในการประชุมบางเรื่องอาจมีองค์ประกอบไม่ครบก็ได้แต่รายงานการประชุมก็ถือเป็น
องค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ เพราะการประชุมน้ันมีวัตถุประสงค์จะให้ผู้มีอานาจหน้าท่ี หรือมีความรู้ความ
เชี่ยวชาญในเรอื่ งท่ีมีการประชมุ นน้ั มาร่วมแสดงความคดิ เหน็ เพื่อนาไปสู่การลงมติ คือเสียงข้างมาก และ
สามารถนาไปปฏิบัติได้ต่อไป

การเขียนเพื่อการส่ือสารทางวิชาการและวชิ าชีพ 297

รายงานการประชุมจึงเป็นองค์ประกอบท่ีมีความสาคัญ เพราะจะต้องใช้เป็นหลักฐานใน
การอ้างอิงยืนยัน หรือตรวจสอบในภายหลัง รายงานการประชุมจะมีผลสมบูรณ์ต่อเม่ือมีการรับรอง
รายงานการประชุมเรียบรอ้ ยแล้ว

2. เป็นหลักฐานการปฏิบัติงาน ยืนยันการปฏิบัติงานที่ได้บันทึกรายงานผลการปฏิบัติงาน
การแลกเปล่ียนความคิดเห็น การกาหนดนโยบาย ข้อเสนอแนะ และมตทิ ป่ี ระชุม

3. เป็นเครื่องมือการติดตามงาน รายการประชุมท่ีมีการจดมติไว้ จะเป็นหลักฐานสาคัญให้
เลขานกุ าร หรือผู้ไดร้ บั มอบหมายได้ตดิ ตามงานตามมตทิ ปี่ ระชุม

การประชุมจะมีระเบยี บวาระ เรอ่ื งทเ่ี สนอให้ท่ีประชุมทราบ ซ่งึ ผู้ปฏิบตั ิจะรายงานผลหรือ
ความก้าวหน้าในการปฏิบัติงานตามมติท่ีประชุมคร้ังก่อน ทั้งน้ีจะเป็นประโยชน์แก่องค์การให้สามารถ
เรง่ รดั และพฒั นางานได้

4. เป็นหลกั ฐานอ้างอิง รายงานการประชุมที่รับรองรายงานการประชมุ แล้ว ถอื เป็นเอกสารท่ี
ใช้อ้างอิงได้ตามกฎหมาย หากมีปัญหาหรือความขัดแย้งในทางปฏิบัติ สามารถใช้มติท่ีประชุมเพ่ือยุติ
ความขดั แยง้ น้ัน

5. เป็นข้อมูลข่าวสาร เลขานุการจะส่งรายงานการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้รับทราบ
ข้อมูลหรือทบทวนเรื่องราวที่ผ่านมาในการประชุมคร้ังก่อน นอกจากน้ียังเป็นประโยชน์สาหรับผู้ไม่มา
ประชมุ ไดศ้ กึ ษาขอ้ มูล และรบั ทราบมติทีป่ ระชมุ ดว้ ย

รายงานการประชุมเป็นข้อมูลข่าวสารท่ีสามารถเผยแพรให้บุคลากรในหน่วยงานได้รับทราบ
และถอื ว่าเป็นรปู แบบหนึง่ ของการประชุมสมั พันธ์ภายใน เพือ่ สร้างความเขา้ ใจอันดีตอ่ องค์การ

การเขียนจดหมายเชิญประชุม

การประชุมแต่ละคร้ัง เลขานุการต้องมีหน้าที่ทาจดหมายเชิญประชุมเพื่อนัดหมาย
คณะกรรมการสมาชิก หรือผู้ท่ีมีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุมของหน่วยงานนั้น ๆ ผู้เข้าประชุมจะได้
ทราบว่าจะมีการประชุม เรื่องอะไร วนั ใด เวลาใด มีระเบยี บวาระการประชมุ อะไรบ้าง เพ่อื ผู้เข้าประชุม
จะได้เตรยี มตัวหาข้อมลู ตา่ ง ๆ มาเสนอแก่ท่ปี ระชมุ การเขียนจดหมายเชญิ ประชมุ มหี ลกั การเขยี น ดงั น้ี

1. จดหมายเชิญประชุมควรส่งล่วงหน้าให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน
กอ่ นการประชมุ เพอื่ ให้เตรียมตวั เข้าประชุม หรอื หากมธี รุ ะจะได้แจ้งให้หน่วยงานทราบ

2. แจง้ เรื่องทจี่ ะประชมุ วัน เวลา สถานที่ พร้อมทั้งระเบียบวาระการประชมุ ใหช้ ดั เจน
3. ใช้สานวนภาษาที่ชัดเจน รัดกุม และได้ใจความ ไม่เขียนเยิ่นเย้อ วกวน เพราะจะทาให้
ผอู้ า่ นเขา้ ใจความหมายไมถ่ กู ต้อง
4. การเขียนจดหมายเชิญประชมุ อาจจะเขียนระเบียบวาระการประชุมลงไปในจดหมายเชิญ
ประชมุ หรอื แยกระเบยี บวาระการประชุมอกี แผน่ ตา่ งหากก็ไดโ้ ดยทั่วไปการเขยี นจดหมายเชิญประชุม

298 ชวนพศิ อัตเนตร์

- ย่อหน้าแรกจะแจ้งว่าผู้มีอานาจ เช่น ประธาน คณบดี ผู้อานวยการ ฯลฯ ต้องการนัด
ประชุม เรื่อง อะไร คร้ังที่เทา่ ไร เม่ือไร ท่ีไหน

- ย่อหนา้ ถดั มาจะแจ้งหวั ข้อประชุมหรือระเบียบวาระการประชุม และย่อหน้าสุดท้ายจะ
เชิญให้ผู้เข้าประชุมไปประชมุ ตามวนั เวลา และสถานที่ทก่ี าหนด

การเขยี นรายงานการประชมุ

1. ควรจดรายงานการประชุมควรจดเฉพาะใจความสาคัญ ไม่จาเปน็ ตอ้ งจดทกุ คาพูดหากเป็น
การประชุมสาคัญ ๆ อาจต้องจดอย่างละเอียด จดทุกญัตติที่ผู้ประชุมเสนอให้พิจารณาแต่ไม่ต้อง
จดคาพูดทอี่ ภิปรายกัน หรอื ความเหน็ ทผ่ี ปู้ ระชมุ เสนอทัง้ หมด

2. ใช้ภาษาให้ถูกต้องชัดเจน ท่ีสามารถสี่อความหมายให้ผู้รันสาร หรือข้อตกลงท่ีประชุมเพ่ือ
นาไปปฏิบัติตามมติของท่ีประชุม โดยบันทึกอย่างกะทัดรัด เฉพาะใจความสาคัญของเหตุผลและมติของ
ท่ปี ระชมุ

3. การเขยี นรายงานการประชุมควรเขียนเรียงตามลาดับวาระการประชุมคร้ังนนั้ ๆ โดยเขยี น
หัวเรือ่ งหรอื ปญั หาในแตล่ ะวาระพรอ้ มท้ังมติของท่ปี ระชุมในญัตตินั้น ๆ ด้วย

4. ไม่ต้อจดคาพูดโต้แย้งของแต่ละคน หรือคาพูดท่ีเป็นรายละเอียดปลีกย่อยมากเกินไป
ยกเว้นเปน็ การบนั ทกึ อย่างละเอยี ดที่ตอ้ งการข้อมลู ท่ีมรี ายละเอียดมาก

5. ผู้เขียนรายงานการประชุมต้องตั้งใจฟังการประชุมอย่างมีสมาธิเพ่ือเขียนรายงานการ
ประชมุ ไดถ้ ูกต้องตามมติ และตามความเป็นจริง

6. ควรแยกประเด็นสาคัญของผทู้ ป่ี ระชมุ เสนอมาให้อา่ นเขา้ ใจงา่ ย ไมส่ ับสน
7. ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข จานวนเงิน สถิติ ควรเขียนให้ถูต้อง ชัดเจน เรียงเป็นลาดับชัดเจนท่ี
สามารถสื่อความหมายไดง้ า่ ย
8. ใชถ้ ้อยคาสานวนแบบย่อความให้ใด้ใจความสมบรู ณ์ ไม่ใชค้ าฟุ่มเฟอื ย หรือสานวนโวหารท่ี
เร้าอารมณท์ อี่ าจสื่อความหมายไปในทางใดทางหน่ึง ไม่ตรงตามวัตถุประสงคข์ องเรอื่ งทปี่ ระชมุ

การเขยี นเพ่อื การสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 299

แบบรายงานการประชมุ
รายงานการประชุม...................................................

ครั้งท่ี .................
เมอ่ื วนั ท่.ี ...........................................
ณ...................................................................................... ..

----------------------------
ผู้มาประชมุ

1. .......................................................
2. .......................................................
3. .......................................................
ผ้ไู ม่มาประชมุ (ถา้ มี)
1. .......................................................
2. .......................................................
3. .......................................................
ผู้มารว่ มประชมุ (ถ้ามี)
1. .......................................................
2. .......................................................
3. .......................................................
เรม่ิ ประชมุ เวลา
...........................................................
ข้อความ
............................................................................................................................. ....................
............................................................................................................................. ....................
............................................................................................................. ....................................
เลือกประชมุ เวลา
...........................................................
ผู้จดรายงานประชมุ
...........................................................

300 ชวนพศิ อตั เนตร์

แบบรายานการประชมุ

1. รายงานการประชุมใหล้ งชื่อคณะท่ปี ระชุมหรอื ซอื้ การประชุมนั้น เชน่ "รายงานการประชุม
คณะกรรมการ................................ "

2. ครง้ั ท่ี การลงครัง้ ที่ท่ีประชมุ มี 2 วิธี ท่ีสามารถเลือกปฏบิ ัติได้ คอื
2.1 ลงครั้งที่ท่ีประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มคร้ังแรกจากเลข 1 เรยี งเป็นลาดับไปจนส้ินปี

ปฏิทนิ ทบั เลขปพี ุทธศกั ราชท่ีประชุมเม่ือข้นึ ปใี หม่ให้เร่ิมคร้ังที่ 1 ใหม่ เรยี งไปตามลาดบั เชน่ ครง้ั ที่
1/2555, 2/2555

2.2 ลงจานวนคร้ังที่ประชมุ ทง้ั หมดของคณะทป่ี ระชุม หรือการประชุมนัน้ ประกอบกับ
คร้งั ท่ที ่ีประชุมเปน็ รายปี เชน่ ครั้งที่ 12-1/2555, 12-2/2555

3. เมือ่ วันที่ ใหล้ งวนั เดือน ปี ท่ีประชมุ เชน่ วันอังคารที่ 12 กมุ ภาพนั ธ์ 2555
4. ณ ใหล้ งชอ่ื สถานที่ ที่ใชเ้ ป็นท่ีประชมุ
5. ผมู้ าประชุม ให้ลงชอื่ และหรอื ตาแหน่งของผู้ได้รบั แตง่ ตง้ั เป็นคณะทีป่ ระชมุ ซ่งึ มาประชุมใน
กรณีที่เป็นผู้ไดร้ บั การแต่ตั้งเป็นผแู้ ทนหน่วยงานใหร้ ะบวุ ่าเป็นผ้แู ทนของหน่วยงานใด พร้อมตาแหน่งใน
คณะทปี่ ระชุม ในกรณีที่เป็นรู้มาประชมุ แทนใหล้ งช่ือผู้มาประชมุ แทน และลงดว้ ยว่ามาประชมุ แทนผใู้ ด
หรอื ตาแหนง่ ใด หรอื แทนผู้แทนหน่วยงานใด
6. ผู้ไม่มาประชุมให้ลงชื่อหรือตาแหน่งของผู้ท่ีได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะท่ีประชุม ซึ่งมีได้มา
ประชุมโดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใดพร้อมท้ังเหตุผลท่ีไม่สามารถมาประชุม ถ้าหาก
ทราบด้วยกไ็ ด้
7. ผู้เข้าร่วมประชุมให้ลงชื่อตาแหน่งของผู้ที่มีได้รันการแต่งตั้งเป็นคณะท่ีประชุม ซึ่งได้เข้า
มารว่ มประชุมและหนว่ ยงานท่สี งั กัด (ถา้ มี)
8. เริม่ ประชุมใหล้ งเวลาทเี่ ร่มิ ประชุม
9. ข้อความให้บันทึกข้อความท่ีประชุม โดยปกติเริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชมุ และเรื่องที่
ประชมุ กบั มติหรอื ขอ้ สรปุ ของท่ปี ระชมุ ในแตล่ ะเร่ือง ประกอบดว้ ยหัวขอ้ ดังนี้

9.1 วาระท่ี 1 เรือ่ งทปี่ ระธานแจง้ ให้ทป่ี ระชุมทราบ
วิธีเขียน ไดแ้ ก่ หัวข้อเรอื่ ง บุคคลนาเขา้ เนื้อหา บทสรุป (ทปี่ ระชุมรับทราบ)

9.2 วาระที่ 2 เร่ืองรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมท่ีไม่ใช่การประชุม
ครั้งแรก)

วิธีเขียน เช่น ประธานได้เสนอร่างรายงานการประชุมครั้งท่ี 1/2553 เม่ือวันที่
5 พฤษภาคม 2553 ให้ที่ประชุมพิจารณา ที่ประชุมพิจารณาแล้ว รับรองรายงานการประชุมโดยไม่มีที่
แก้ไข หรือมีการแก้ไขดงั น.ี้ ......................

การเขียนเพ่ือการส่อื สารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 301

การรบั รองรายงานการประชุม อาจทาได้ 3 วธิ ี คือ
วิธีที่ 1 การรับรองแบบเร่งด่วน มีความจาเป็นเร่งด่วนท่ีจะต้องรับรองรายงานการ
ประชุมเพื่อนาไปใช้งานสาคัญ เร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของที่ประชุม อ่านสรุปมติท่ีประชุม
พจิ ารณารับรอง
วิธีท่ี 2 การรับรองในการประชุมครั้งต่อไป ให้ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงาน
การประชมุ ครงั้ ท่ีแลว้ มาให้ท่ีประชมุ พจิ ารณารบั รอง
วิธีที่ 3 การรับรองโดยการแจง้ เวียน ใช้ในกรณีท่ีประชุมคร้ังเดยี ว / ครั้งสุดท้าย หรือ
ประชมุ ครง้ั ตอ่ ไปอีกนานมาก
9.3 วาระท่ี 3 เร่ืองทีเ่ สนอใหท้ ่ีประชมุ ทราบ วิธเี ขยี นเหมอื นกบั ระเบียบวาระที่ 1
9.4 วาระท่ี 4 เรอื่ งทเ่ี สนอใหท้ ่ีประชุมพจิ ารณา
วธิ เี ขยี น หวั ข้อเรือ่ ง ผู้นาเข้า เนื้อหา (ประกอบดว้ ย ประเดน็ ปญั หา และผลกระทบ
ข้อเท็จจริง ความคิดเห็น ข้อเสนอ บทสรุปมติที่ประชุม เช่น ที่ประชุมพิจารณาแล้วให้ส่วนงานหาข้อมลู
เพิ่มเตมิ ประกอบการพิงารณาในคร้งั ตอ่ ไป
9.5 วาระที่ 5 เร่ืองอื่น ๆ (ถา้ ม)ี เปน็ เร่ืองดว่ นและสาคัญ เกิดขน้ึ หลงั จากออกหนังสือเชิญ
ประชุมไปแล้ว
10. ประธาน กลา่ วการปิดประชุม
11. เลกิ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาท่เี ลิกประชมุ
12. ผู้จดรายงานการประชุม

ส่วนประกอบของขอ้ ความในแตล่ ะเรอ่ื ง
สว่ นประกอบของข้อความในแตล่ ะเร่ืองควรประกอบดว้ ยเนอื้ หา 3 สว่ น คอื
ส่วนท่ี 1 ความเปน็ มา หรอื สาเหตทุ ี่ทาให้ต้องมีการประชมุ พจิ ารณาเรื่องนนั้ ๆ
ส่วนท่ี 2 ความคิดเห็นหรือข้ออภิปรายต่าง ๆ ซึ่งคณะท่ีประชุมได้แสดงความคิดเห็นหรือได้
อภปิ รายในเร่ืองดงั กลา่ ว
ส่วนท่ี 3 มติที่ประชุม ซ่ึงถือเป็นส่วนสาคัญ ที่จาเป็นต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อจะได้ใช้เป็น
หลักฐาน หรอื ใชเ้ ปน็ แนวทางในการปฏิบตั ติ อ่ เรอื่ งต่าง ๆ ทไี่ ด้ประชุม

การจดรายงานการประชุม อาจทาได้ 3 วิธี คอื
วิธีที่ 1 จดรายละเอียดทุกสานวนท่ีพูด ของกรรมการ หรือผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน พร้อมด้วย
มติใช้ในกรณที เี่ ป็นปญั หาดีความดา้ นกฎหมาย / เปน็ ทางการ

302 ชวนพิศ อตั เนตร์

วิธีท่ี 2 จดอย่างย่อ จดย่อประเด็นสาคัญของกรรมการหรือผู้เข้าร่ามประชุม อันเป็นเหตุผล
นาไปสู่มติของทีป่ ระชมุ พร้อมด้วยมติ

วิธีที่ 3 จดแต่เหตุผลกับมติของท่ีประชุม ได้แก่ปัญหาข้อเท็จจริง ความเห็นข้อเสนอแนะ และ
มติที่ประชุม

ทกั ษะการจบั ประเด็นสรุปความ
1. เรอื่ งแจง้ ทราบ SW1H ใช้เทคนคิ 5W1H ในการคดิ วิเคราะหป์ ัญหา คืออะไร หรือ อะไร
คอื ปัญหา

Who ใคร (ในเรอื่ งนน้ั มีใครบ้าง)
What ทาอะไร (แตล่ ะคนทาอะไรบา้ ง)
Where ท่ีไหน (เหตุการณ์หรือส่งิ ท่ที านนั้ อยทู่ ไ่ี หน)
When เม่ือไหร่ (เหตุการณห์ รอื สิ่งที่ทานั้นทาเมยี วนั เดอื น ปี ใด)
Why ทาไม (เหตุใดจงึ ไดท้ าส่ิงนัน้ หรือเกดิ เหตุการณน์ ั้น ๆ)
How อย่างไร (เหตกุ ารณห์ รอื ส่ิงท่ีทาน้นั ทาเป็นอย่างไรบา้ ง)
2. เร่ืองพิจารณา ประเด็นปัญหา ผลกระทบ ข้อเท็จจริง ความคิดเห็น ข้อเสนอ มติที่
ประชุม บุคคล อภิปราย พูดในที่ประชุม ผู้จดรายงานการประชุมต้อง "จับเจตนา" ของผู้พูดว่าต้องการ
อะไร ดังน้ี
2.1 รายงาน - รายงานการปฏิบัติงาน ความคืบหน้าของผลงาน / รายงานปัญหา
อุปสรรค
2.2 แจ้ง - การพูดแจ้งใหเ้ พือ่ ทราบ 5W1H
2.3 ชแี้ จง - การพูดเพือ่ ขีแ้ จง้ สาเหตุ เรือ่ งราว หรือชแี้ จง้ ระเบียบการปฏบิ ัติ
2.4 แสดงความคิดเห็น - การแสดงความคดิ เหน็ เกีย่ วกบั ประเดน็ ทีพ่ ิจารณาอยู่

ทาแล้วเกดิ ประโยชน์ ผลดี ผลเสียหรือไม่อย่างไร
2.5 ให้ข้อเสนอ - การใหข้ ้อเสนอควรทาอะไร หรือ อยา่ งไร

การเขียนเพือ่ การสอื่ สารทางวิชาการและวิชาชพี 303

ตวั อยา่ งการเขยี นรายงานการประชมุ

304 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 305

306 ชวนพิศ อตั เนตร์

ข้อบกพรอ่ งในการเขียนรายงานการประชุม
1. ช่ือรายงานและผู้จด มีการใช้คาต่าง ๆ ไม่ตรงกัน ควรใช้ให้เป็นมาตรฐาน คือ รายงานการ
ประชมุ และผ้จู ดรายงานการประชุม
2. ช่ือการประชุม บางแห่งต้ังช่ือการประชุมไม่เหมาะสม เช่น "การประชุมแผน".......พิมพ์ซือ่
คณะกรรมการตามที่แต่งตั้ง เช่น "การประชมุ คณะกรรมการวางแผน" เปน็ ตน้
3. วันทีแ่ ละสถานทป่ี ระชุม

- บางครั้งวนั และวนั ทไ่ี ม่ตรงกนั เช่น วนั พธุ ท่ี 5 แต่ความจรงิ คือวนั พฤหัสบดที ่ี 5 เปน็ ตน้
- สถานที่ประชุมบางแห่งระบุเฉพาะช่ือหรือหมายเลขห้องประชุม ควรระบุหน่วยงาน
ด้วย เช่น หอ้ งประชุม 306 ช้นั 3 อาคารคณะวารสารศาสตรฯ์ มธ.ศูนยร์ ังสิต เปน็ ต้น
4. วันเวลาประชุม
- การใช้คาว่า เปิด-ปิดประชุม ที่ถูกควรใช้คาว่า เร่ิมประชุม และ เลิกประชุม ส่วนคาว่า
เปิด-ปดิ ควรใช้ในกรณีของประธาน คอื ประธานกลา่ วเปิดการประชุม – ปดิ การประชมุ การเขียนตัวเลข

การเขียนเพ่ือการสอื่ สารทางวชิ าการและวิชาชพี 307

เวลา ต้องเขียน 09.00 น. ไม่ใช่ 9.00 น. และเขียนตามจริงไม่ใช่ตามเวลาท่ีนัดหมาย เศษของนาที
อนุโลมเปน็ เลข 0 หรือ 5 นาที เชน่ 15.45 น.

5. ผู้มาประชุม บางแห่งใช้ ผู้เข้าประชุม รายชื่อผู้เข้าประชุม ฯลฯ ควรใช้ให้เป็นมาตรฐานคอื
ผู้มาประชุม และผู้ไม่มาประชุม ส่วนผู้เก่ียวข้องท่ีเข้าประชุม แต่ไม่ใช่กรรมการหรือคณะบุคคลที่ได้รับ
การแต่งต้งั เรยี กว่า ผเู้ ข้ารว่ มประชุม

บทสรปุ
รายงานการประชุมนั้น เป็นการบันทึกเร่ืองราวท่ีเกิดข้ึนในการประชุม ซ่ึงมีทั้งส่วนท่ีเป็น
สาระสาคัญและส่วนที่เป็นพลความ เป็นรายละเอียดปลีกย่อยที่อาจไม่จาเป็นต้องบันทึกไว้ในรายงาน
การประชุมได้ ผู้ที่ทาหน้าที่จดรายงานการประชุมเพ่ือมาทาเป็นบันทึกรายงานการประชุมในภายหลัง
จงึ ตอ้ งมีคุณสมบตั ิ และมที กั ษะความสามารถ ดังท่ไี ดน้ าเสนอมาแล้วขา้ งตน้
รายงานการประชุมเป็นเอกสารที่ต้องบันทึกชื่อผู้เข้าประชุม ผู้จดรายงานการประชุม ผู้ตรวจ
รายงานการประชุม ตลอดจนผู้ท่ีเกีย่ วข้องในการประชุมทุกคน จงึ ต้องเขยี นโดยราลึกอยู่เสมอวา่ จะต้อง
ตรวจสอบรายชื่อ นามสกุล ยศ และตาแหน่ง ของผู้ที่ปรากฏชื่อในรายงานการประชุมอย่าง พลาดไม่ได้
อย่างไรก็ตาม หากผู้ท่ีมีหน้าท่ีรับผิดชอบในเรื่องของการจดการจัดทาบันทึกรายงานการประชุมจะได้
เตรียมตัวให้พร้อม ก็จะช่วยให้การทาหน้าท่ีดังกล่าวประสบความสาเร็จ และได้รับการยอมรับได้โดย
ไมย่ ากลาบาก

-------------------------------------------

การจดั เตรยี มเอกสารประกอบการประชุม

ในการเชญิ ประชมุ แตล่ ะครั้ง นอกเหนอื จากจดหมายเชญิ ประชุมและระเบียบวาระการประชุม
แล้ว มกั ต้องจัดเตรยี มเอกสารอื่น ๆ สง่ ไปดว้ ย เชน่ รายงานการประชุมครงั้ ที่แลว้ รายชือ่ คณะกรรมการ
เอกสารที่เก่ียวข้องกับวาระท่ีจะพิจารณาในท่ีประชุม หนังสือมอบฉันทะ ฯลฯ รายงานการประชุม
มีรูปแบบเฉพาะ ตลอดจนมีข้ันตอนวิธีการจดบันทึก และจัดทาหลายประการ ดังท่ีจะได้ศึกษาในตอน
ต่อไป ส่วนรายช่ือคณะกรรมการ อาจจัดส่งไปเป็นข้อมูลเพิ่มเติมให้ผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าประชุมได้ทราบ
หากไม่ปรากฎในรายงานการประชุม

นอกจากนั้น อาจมีการจัดทาเอกสารการประชุมตามระเบียบวาระให้ผู้เป็นประธานในท่ี
ประชุมด้วยก็ได้ รูปแบบของเอกสารการประชุมตามระเบียบวาระสาหรับประธาน หรือที่ภาษาอังกฤษ
เรียกว่า Chairman's agenda นัน้ มีการจดั เรยี งลาดบั หัวข้อ เช่นเดยี วกับระเบียบวาระการประชุมทั่วไป
แต่มีข้อที่แตกต่างกันคือจะมีรายละเอียดหรือข้อมูลเพ่ิมเติมในแต่ละวาระระบุไว้ให้ประธานไดท้ ราบเป็น
พิเศษ เพื่อประโยชน์ในการดาเนินการประชุม นอกจากน้ันยังเว้นที่ว่างด้านขวาของหน้ากระดาษให้

308 ชวนพิศ อตั เนตร์

ประธานจดบันทึกได้อีกด้วย อย่างไรก็ตาม บางหน่วยงานอาจไม่มีความจาเป็นต้องจัดทาระเบียบวาระ
การประชุมดงั กล่าวก็ได้ ทงั้ น้ีข้ึนอยกู่ บั ความประสงคข์ องประธาน

นอกจากนี้ เลขานุการยังต้องเตรียมรวบรวมเอกสารที่ต้องใช้ระหว่างดาเนินการประชุมได้แก่
ระเบียบวาระการประชมุ รายชอ่ื กรรมการหรือสมาชิก รายงานการประชุมครั้งที่แล้วหรอื ครั้งอน่ื ๆ ทยี่ ัง
มิไดร้ บั รอง จดหมาย บนั ทึก หรอื รายงานที่เกยี่ วขอ้ งกบั ระเบียบวาระการประชมุ สาเนาเอกสารแจกในที่
ประชุม ตลอดจนเอกสารจากเจ้าของเร่ืองท่ีเก่ียวข้องโดยตรงกับหวั ข้อท่ีจะประชมุ ทั้งน้ี ควรจัดเอกสาร
ต่าง ๆ ใส่แฟ้มไว้ให้เป็นระเบียบก่อนการประชุม เพื่อความสะดวกในการใช้งาน และควรเรียงลาดับ
เอกสารตามวาระ โดยกาหนดเลขหน้าให้เรียบรอ้ ยดว้ ย

อีกประการหน่ึงบางคร้ังอาจมีเอกสารอีกจาพวกหนึ่งซ่ึงมิได้เก่ียวกับเรื่องที่จะประชุมโดยตรง
แต่เป็นเอกสารอ้างอิงเพ่ือประกอบการพิจารณาเรื่องดังกล่าว เช่น สัญญา ระเบียบ ข้อบังคับ
ควรจัดเตรียมไวใ้ นแฟ้มแยกตา่ งหาก ในกรณีที่อาจมีความจาเปน็ ต้องใช้ อยา่ งไรกด็ ี เอกสารดังกลา่ วควร
เป็นฉบับสาเนา โดยเก็บตัวจริงไว้ในแฟ้มของหน่วยงาน เพื่อมิให้เสียงต่อการสูญหาย โดยเฉพาะถ้าเป็น
เอกสารท่ี จัดทาข้ึนเพียงชุดเดียว เช่น จดหมาย บันทึก สัญญาต่าง ๆ ยิ่งต้องให้ความระมัดระวัง
เป็นพิเศษ โดยทั่วไป เอกสารประกอบการประชุมอยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าของเร่ือง ซึ่งจะต้อง
จัดเตรียมเอกสารให้พร้อมสาหรับการประชุม เลขานุการมีหน้าท่ีรวบรวมและจัดให้ถูกวาระ โดยท่ีควร
ศึกษาว่า แตล่ ะวาระจะมเี อกสารอะไรประกอบบ้าง เชน่ รายงานกจิ การค้าในรอบปี ควรมีขอ้ มูลตัวเลขท่ี
แสดงถึงรายได้ ผลกาไร มูลค่าสินทรัพย์ และหุ้นของบริษัท โดยอาจเสนอในรูปของตารางเปรียบเทียบ
กับปีที่ผ่าน ๆ มา หรือเรื่องพิจารณางบดุล และบัญชีกาไรขาดทุน ควรมีเอกสารประกอบเป็นรายงาน
ของผ้สู อบบญั ชีท่ีแสดงให้เห็นถึงบุคคล ตลอดจนบัญชกี าไรขาดทนุ ของบรษิ ัท เรอื่ งการจดั สัมมนา ควรมี
รายละเอียดท่ีเก่ียวข้องกับการสัมมนาทั้งหมด เช่น หัวข้อการสัมมนา กล่มุ เป้าหมาย ระยะเวลา สถานที่
งบประมาณ กาหนดการ เป็นต้น บางคร้ัง เลขานุการอาจจาเป็นต้องจัดทาสรุปแนวทาในการพิจารณา
หรือสรุปสาระสาคัญของเร่ืองท่ีเสนอเพ่ือพิจารณา ในกรณีท่ีมีรายละเอียดค่อนข้างมาก หรือมีการ
นาเสนอท่ีไม่ชัดเจนเท่าที่ควร แต่โดยท่ัวไปเจ้าของเรื่องมักต้องเป็นผู้จัดทาสรุปเอกสารประกอบการ
ประชุมของตนและส่วนใหญ่จะจัดทาเฉพาะสาหรับผู้บริหาร บทสรุปดังกล่าวจะเขียนในลักษณะ
เหมือนย่อความ กล่าวคือ สรุปสาระสาคัญของเร่ืองนั้น ๆ ที่จาเป็นต่อการพิจารณา โดยตัดรายละเอียด
ปลกี ยอ่ ยออก และจะปรากฏเปน็ ลาดับแรกของเรื่องนั้น ๆ เพือ่ ความสะดวกและรวดเร็วในการพิจารณา
อน่ึง ในการจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุม หากสามารถรวบรวมเอกสารได้ทัน ก่อนส่งจดหมาย
เชญิ ประชุม ควรจัดสง่ เอกสารท้ังหมดไปพร้อมกนั เพื่อวา่ ผูเ้ ข้าประชมุ จะไดม้ ีเวลาศกึ ษาเอกสารล่วงหน้า

การเขียนเพอื่ การสอื่ สารทางวชิ าการและวชิ าชพี 309

การจดบันทกึ การประชมุ

การทางานในปัจจุบันจะต้องใช้การประชุมเพื่อปรึกษาหารือ ขอทราบความคิดเห็น ตัดสิน
ปัญหาหรืออื่น ๆ และในระหว่างการประชุมจะต้องมีการบันทึกเรื่องราวต่าง ๆ ที่อภิปรายในท่ีประชุม
ซ่ึงโดยท่ัวไปเป็นหนา้ ท่ีความรบั ผดิ ชอบของเลขานุการ หรือบางคร้ังอาจมีการมอบหมายใหผ้ ู้หน่ึงผู้ใดทา
หน้าที่ดังกล่าวก็ได้ การบันทึกการประชุมเป็นสิ่งสาคัญสาหรับใช้ในการอ้างอิงหรือใช้เป็นหลักในการ
ปฏิบัติงานต่อไป ด้วยเหตุนี้ผู้จดบันทึกการประชุมจงึ ควรมีความรพู้ ้ืนฐานเก่ียวกับการประชมุ น้ัน ๆ เป็น
อย่างดี มีประสบการณ์ในการจดบันทึกตลอดจนสามารถจดจาผู้เข้าประชุมได้ เนื่องจากจะช่วยทาให้
บันทึกการประชุมได้อย่างไม่ผดิ พลาด หากต้องมีการระบุว่าใครเป็นผู้เสนอเรอื่ งหรอื เสนอความเห็นในที่
ประชุม นอกจากนั้น สิ่งสาคัญอีกประการหน่ึงก็คือ ผู้จดบันทึกการประชุมต้องมีสมาธิในการทางานสูง
เพราะการประชุมมักดาเนินต่อเนื่องไปโดยตลอด และบอ่ ยครง้ั ที่มีการถกเถยี งหรืออภิปรายอย่างยืดยาว
กว่าที่จะสรุปเป็นมติได้ในที่สุด จึงต้องอาศัยการติดตามอย่างตั้งใจ หากหน้าที่จดบันทึกขาดสมาธิ จะทา
ให้บันทึกข้อมูลได้ไม่ครบถ้วนหรืออาจคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริงทาให้เกิดความเสียหายต่อการ
ปฏิบัติงานได้ อย่างไรก็ดี การจดบันทึกการประชุมเป็นทักษะท่ีสามารถพัฒนาให้เกิดความชานาญได้
หากเรียนร้วู ิธกี ารและหมนั่ ฝึกฝนอยา่ งสมา่ เสมอ

1. สง่ิ ทีต่ อ้ งจดั เตรยี มสาหรับการจดบันทึกการประชุม
ก่อนทจี่ ะเรียนรู้วธิ ีการหรือขน้ั ตอนในการจดบนั ทึกการประชุม สงิ่ ท่คี วรคานงึ ถึงเป็นลาดับ

แรกก็คือ การจดั เตรียมเคร่ืองมอื เคร่อื งใช้หรือสงิ่ จาเป็นอนื่ ๆ ทใี่ ชใ้ นการจดบนั ทกึ ซึง่ มดี ังตอ่ ไปนี้
1.1 สมุดโน้ตหรือกระดาษ ซ่ึงควรมีขนาดเดียวกันเพื่อความสะดวกในการใช้และจัดเก็บ

พร้อมปากกา 2 ด้าม ควรใช้ปากกาลูกล่ืนมากกว่าดินสอ เนื่องจากเขียนได้รวดเร็วกว่าและคงอยู่ได้นาน
ไมล่ บเลือนงา่ ย

1.2 สมดุ บนั ทึกรายงานการประชมุ หรือบญั ชีรายช่อื สาหรับให้ผูม้ าประชุมลงลายมือชือ่
1.3 สาเนาระเบียบวาระการประชุม
1.4 รายช่อื สมาชิกหรือกรรมการ
1.5 รายงานการประชมุ ครง้ั ทแ่ี ล้ว
1.6 รายงานการประชมุ ครั้งท่ียังไมไ่ ดร้ บั รอง
1.7 เอกสารประกอบการประชุม
1.8 เคร่ืองเล่นแถบบันทึกเสียง พร้อมแถบบันทึกเสียง ในกรณีที่มีการบันทึกเสียงการ
ประชุม

310 ชวนพศิ อัตเนตร์

อน่ึง ผู้จดบันทึกการประชุม อาจจัดเตรียมแบบฟอร์มรายานการประชุมไว้ล่วงหน้า โดย
เขียนช่ือแต่ละวาระลงไปก่อน พร้อมกับวันที่ว่างไว้พอประมาณสาหรับการจดบันทึกการประชุม เพื่อให้
การจดบนั ทกึ เป็นไปอยา่ งรวดเรว็ และคลอ่ งตัวขึ้น

ฉะนั้น เคร่ืองมือ เครื่องใช้ และเอกสารต่าง ๆ เหล่าน้ีควรจัดเตรียมให้พร้อมก่อนการ
ประชมุ เพอื่ ใหก้ ารประชมุ ตลอดจนการจดบันทกึ เปน็ ไปด้วยความเรยี บร้อย โดยไมต่ อ้ งเสยี เวลาจัดหาใน
ระหว่างการประชุม

2. วธิ ปี ฏบิ ัติในการจดบันทึกการประชุม
การจดบันทกึ ในระหว่างดาเนินการประชุม อาจเลือกใช้ได้ 3 วธิ ี คอื
2.1 จดละเอยี ดทุกคาพดู ของกรรมการหรือผ้เู ข้าประชมุ ทุกคนพร้อมดว้ ยมติ โดยทว่ั ไป วิธี

น้ีมักใช้เฉพาะการประชุมในรัฐภาพหรือการประชุมใหญ่ ๆ ท่ีจาเป็นต้องบันทึกไว้ให้ชัดเจนว่า ใครพูด
หรือเสนอความเห็นว่าอย่างไร ไม่เป็นนิยมใช้เหมือนกับวิธีที่ 2 และ 2 โดยเฉพาะในงานธุรกิจ เน่ืองจาก
เปน็ สิ่งทที่ าไดอ้ ีกทง้ั ยังเป็นการส้ินเปลอื งแรงงาน ตลอดจนไม่สะดวกในการตรวจสอบ อ้างถึง และรับรอง
ในทป่ี ระชมุ

2.2 จดย่อคาพูดที่เป็นประเดน็ สาคญั อันเปน็ เหตผุ ลนาไปสู่มตขิ องท่ีประชมุ พร้อมด้วยมติ
2.3 จดเฉพาะเหตผุ ลกับมตขิ องทีป่ ระชมุ

3. ขั้นตอนการจดบนั ทึกการประชุม
การจดบันทึกการประชุมให้มีประสิทธิภาพ ต้องอาศัยการเตรียมตัวตั้งแต่ก่อนการประชุม

กล่าวคือ ผู้ทาหน้าที่จดบันทึกการประชุม ควรศึกษารายงานการประชุมคร้ังก่อน ๆ หรือรายงาน
การประชุมทานองเดียวกัน เพ่ือให้คุ้นเคยกับรูปแบบ ตลอดจนเนื้อหาเร่ืองราวที่ควรบนั ทึกไว้ในรายงาน
การประชุม อีกทั้งควรตกลงเร่ืองการให้สัญญากับประธานล่วงหน้า เมื่อมีปัญหาในการจดบันทึก เช่น
จาเป็นต้องให้ประธานกล่าวสรุปมิติซ้าอีกคร้ังหนึ่งหรือต้องการความชัดเจนในเร่ืองที่อภิปราย ในกรณีนี้
เมื่อประธานสังเกตเห็นสัญญาณก็อาจกล่าวทบทวนข้อความสาคัญซ้าอีกครั้งหนึ่ง หรือขอให้ผู้เสนอ
ความเห็นกลา่ วสรุปอีกครั้ง แต่ถ้าประธานไม่เหน็ สัญญาณ ผู้จดบันทึกก็อาจหาโอกาสเรียนถามท่ีประชมุ
ด้วยตนเองหรือขอให้มีการทบทวนคาพูดที่กล่าวไปแล้วอีกคร้ัง แต่ควรระวังมิให้เป็นการขัดจังหวะ
การพดู ของผูเ้ ขา้ ประชมุ อีกประการหนึ่ง คอื ควรเลือกท่ีนงั่ ใกลป้ ระธานในทป่ี ระชุม เพื่อความสะดวกใน
การให้ความช่วยเหลือระหว่างประชุมหลังจากประจาที่แล้ว ผู้จดบนทึกการประชุมควรดาเนินการตาม
ขั้นตอนตา่ ง ๆ ดงั น้ี (Jennings 1983 : 313-316)

การเขียนเพ่อื การสื่อสารทางวิชาการและวชิ าชพี 311

1. บันทึกช่ือของการประชุมหรือคณะท่ีประชุมพร้อมท้ังวันที่และสถานท่ีประชุมให้
เรียบร้อยก่อนที่การประชุมจะเร่ิมขึ้น เช่น การประชุมคณะกรรมการจัดกิจกรรมส่งเสริมการขาย วันที่
31 กรกฎาคม 2545 ณ ห้องประชมุ ช้ัน 2

2. ตรวจสอบรายชื่อสมาชิกหรือกรรมการท่ีเตรียมไว้อย่างรวดเร็ว เพื่อดูว่าครบองค์
ประชุมหรือไม่ การตรวจสอบจานวนผู้เข้าประชุมนัน้ เปน็ สิ่งจาเป็นโดยเฉเพาะอย่างย่ิง ในการประชุมท่ีมี
การออกเสียลงคะแนน ดังนั้น จะต้องบันทึกรายชื่อผู้ท่ีเข้าประชุมหลงั งากที่มีการออกเสียงลงคะแนนไป
แล้ว หรือผู้ท่ีออกจากท่ีประชุมก่อนท่ีการออกเสียงลงคะแบนจะเสร็จส้ิน เนื่องจากคะแนนเสียงทั้งหมด
รวมกบั ผู้ทไ่ี มอ่ อกเสียง จะต้องเทา่ กับจานวนผู้เข้าประชุมท่ีมีสิทธิออกเสียง ดว้ ยเหตนุ ี้ ผจู้ ดบนั ทกึ จะต้อง
ถือวา่ ผทู้ ี่ออกจากที่ประชุมคอื ผู้ท่ีไมม่ ีสิทธิออกเสียงมิใชผ่ ู้ท่ีไม่ออกเสยี ง

3. บนั ทึกเวลาเริ่มประชมุ ตามท่เี ป็นจริง ไมว่ ่าจะตรงตามเวลานัดหมายหรือไม่ก็ตาม
4. เม่ือมีการรับรองรายงานการประชุม ไม่ว่าจะด้วยการให้ที่ประชุมอ่านด้วยตนเอง
หรือการอา่ นท่ปี ระชุมฟัง ผู้จดบนั ทึกจะตอ้ งเตรยี มพร้อมอยู่เสมอ ในกรณีมกี ารแกไ้ ขเพียงเล็กน้อย ให้ลง
มือแกไ้ ขในสาเนารายงานการประชุมทีม่ ีอยู่ โดยใช้ปากกาขีดฆา่ ขอ้ ความท่ีไม่ต้องการออก และเขยี นส่ิงที่
ต้องการลงไป ในขณะเดียวกนั ใหจ้ ดบนั ทกึ ในสมุดโน้ตด้วยว่า มีการแกไ้ ขรายงานการประชมุ แต่ถา้ ตอ้ งมี
การแกไ้ ขมาก ใหข้ ีดฆ่าข้อความที่ไม่ต้องการในรายงานการประชุมออกและเขยี นข้อความที่แก้ใหม่ลงใน
สมุดจดบันทกึ พรอ้ มทงั้ ระบุดว้ ยว่าแก้ไขตรงที่ใดหรอื หน้าใด
5. ในระหว่างการประชุม ให้บันทึกเร่ืองที่ผู้เข้าประชุมเสนอต่อท่ีประชุม ไม่ว่าจะเป็น
การเสนอความคิดเห็นหรือการเสนอให้กระทาการอย่าใดอย่างหน่ึง โดยละเอียด พร้อมท้ังช่ือผู้เสนอ
บางคร้ังอาจบันทึกช่ือผู้รับรองแต่ละเรื่องด้วยได้ และถ้ามีการออกเสียงลงคะแนน ควรจดจานวนเสยี งท่ี
สนับสนนุ และคัดคา้ นด้วย
6. ถ้ามีการแก้ไข เปล่ียนแปลง หรือเพ่ิมเติมข้อความ ให้พยายามจดข้อมูลให้ครบถ้วน
สมบูรณ์ รวมฟังคะแนนเสียงที่สนับสนุน และคัดค้าน เม่ือประธานอ่านมติทบทวนอีกครั้ง ให้ตรวจสอบ
ส่งิ ท่จี ดบนั ทึกลงไปว่าถูกตอ้ งตรงกนั กับเร่อื งท่ีมีการเปลยี่ นแปลงแกไ้ ขใหม่ ซ่ึงประธานอา่ นใหฟ้ ังหรอื ไม่
7. ในระหว่างการอภิปรายในที่ประชุม ให้จดเฉพาะประเด็นสาคัญ โดยไม่จาเป็นต้องจด
ละเอียดทุกคาพูด แต่ถ้าวาระน้ัน ๆ มีการอภิปรายโต้แย้งกันอย่างขวาง ให้ใช้วิธีจดละเอียดทุกคาพูด
ถงึ แมว้ ่าจะไมถ่ า่ ยทอดอยา่ งละเอยี ดในรายงานการประชมุ ก็ตาม

ส่ิงที่สาคัญคือ ผู้จดบันทึกการประชุมต้องรู้จักเลือกสรรส่ิงท่ีจะบันทีก กล่าวคือ สามารถ
แยกแยะประเด็นสาคัญออกจากพลความได้ ซ่งึ สว่ นหน่ึงต้องอาศยั ความรู้ความเข้าใจในเร่ืองที่ผู้พดู กาลัง
พูดและตวั ผูพ้ ดู อันจะชว่ ยใหต้ ดั สินใจเลือกจดบนั ทกึ ไดอ้ ย่างถกู ตอ้ ง

312 ชวนพิศ อัตเนตร์

หลังจากที่มีการลงมติแล้ว อาจมีการอภิปรายเพิ่มเติมเก่ียวกับรายละเอียดในการดาเนินการ
การใหข้ ้อสงั เกต ผจู้ ดบนั ทึกจะต้องจดรายละเอยี ดท่มี ผี ู้เสนอทง้ั หมดโดยให้ทาเคร่ืองหมายหรอื เขยี นระบุ
ไว้ท่ีเสนอแนะ ซ่ึงท่ีประชุมลงมติเห็นชอบหรือขีดฆ่าเสนอแนะที่ไม่ได้รับความเห็นชอบออก และ
ควรบันทึกชือ่ ของผูเ้ สนอความเหน็ ไวใ้ นกรณที ีม่ ีข้อสงสัย จะไดส้ มารถชักถามหลังการประชมุ ได้

- ถ้ามีวาระการแต่งต้ังคณะกรรมการ ให้จดซ้ือของคณะกรรมการ ช่ือ นามสกุล และ
ตาแหนง่ ของกรรมการ (ถ้ามี) ตลอดจนผทู้ ี่ได้รบั การแตง่ ตงั้ เป็นประธานกรรมการด้วบ

- ในกรณีทมี่ กี ารเลอื กตั้งเจา้ หน้าทหี่ รือผู้ปฏิบตั ิงาน ใหบ้ นทึกชอ่ื ลงไปทง้ั ผู้ท่ีดารงตาแหน่งอยู่
เดิม และผู้ที่ไดร้ ับการเลือกตงั้ เข้ามาใหม่ พร้อมทง้ั ระบุหนว่ ยงานต้นสงั กดั ดว้ ย

- จดบันทึกอย่างมีระเบียบ เพ่ีอให้ข้อมูลต่าง ๆ เป็นท่ีเด่นชัด เช่น อางเว้นบรรทัดระหว่าง
วาระ เพ่ือให้สามารถเห็นความแตกต่างของแต่ละเร่ืองได้ และเพ่ือให้มีเน้ือที่สาหรับแก้ไขหรือเพ่ิมเติม
ถ้อยคาต่าง ๆ ระบุชื่อวาระให้ชัดเจน ใส่วงเล็บข้อความท่ีจะต้องเขียนรายงานอย่างละเอียดทุกคาพูด
โดยใช้ปากกาสี หรือหา วิธีท่ีจะทาให้เรื่องท่ีจะต้องมีการนาปฏิบัติเห็นเด่นชัดท่ีสุด โดยอาจใช้ปากกา
วงรอบขอ้ ความน้นั ๆ หรอื ใช้ปากกาสีสะทอ้ นแสงขดี ตรงขอ้ ความที่ตอ้ งการ

- บนั ทึกกาหนดการประชุมครงั้ ต่อไป โดยระบุวบั เวลา และสถานท่ี
- จดเวลาเลกิ ประชุมตามทีเ่ ป็นจรงิ
- เม่ือเลิกประชุมแล้ว ให้สอบถามปัญหาข้อสงสัยที่เกิดจากการจดบับทึกการประชุม เช่น
อาจตรวจสอบตาแหน่งของผู้ใดผู้หนึ่งเพื่อความแน่ใจอีกครั้ง หรือสอบถามเก่ียวกับชื่อสินค้ ศัพท์เทคนิค
บางคาที่ไม่คุ้นเคย หรือรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ บางประการท่ีจาเป็นต่อกาจัดทารายงานการประชุม
ในกายหลัง

การจดบันทกึ การประชุมใหม้ ีประสิทธิภาพควงใชว้ ิธกี ารจดบันทึกย่อ หรอื ชวเลขด้วย เพื่อชว่ ย
ให้จดบันทึกได้รวดเร็วขึ้น แต่มีข้อคาวระวังคือจะต้องแน่ใจว่าสามารถจาสิ่งท่ีตนเองจดย่อไว้ได้ว่า
หมายถึงอะไรสิ่งที่ยากลาบากท่ีสุดประการหน่ึง สาหรับผู้จดบันทึกการประชุมก็คือ การพิจารณาว่า
ข้อมูลใดควรจดบันทึก และข้อมูลใดควรเว้น ซ่ึงมักเป็นปัญหาสาหรับผู้ที่เริ่มทาหน้าท่ีบันทึกการประชุม
และยังขาดประสบการณ์ จงึ ทาใหก้ ารแยกแยะประเด็นสาคญั หรอื เรอื่ งที่ควรบันทึกเป็นสง่ี ท่ียากต่อการ
ปฏิบัติ หนทางแก้ไขนั้นคงต้องอาศัยความพยายามในการเรียนรู้และประสบการณ์ในการจดบันทึกการ
ประชมุ ในระยะแรกอาจขอความช่วยเหลอื จากประธานในที่ประชุมหรอื ขวนขวายศึกษาหาควบรู้ จากผู้มี
ประสบการณ์หรือจากตัวอย่างรายงาบการประชุมที่มีลกั ษณะเดียวกัน และเม่ือต้องทาหน้าท่ีบันทึกการ
ประชุมเปน็ เวลานานพอสมควร ปญั หาดงั กลว่ กจ็ ะค่อย ๆ หมดไป

การเขยี นเพือ่ การสื่อสารทางวิชาการและวิชาชพี 313

4. การบันทกึ เสยี งการประชุม
ในการประชุมท่ีได้รับอนุญาตให้บันทึกเสียงได้ เลขานุการในท่ีประชุมหรือผู้มีหน้าที่จด

บันทึกการจะต้องเรียนรู้วิธีการใช้เครื่องบันทีกเสียง และจัดเตรียมอุปกรณ์เครื่องมือเครื่องใช้ในการ
บันทึกเสียงให้พร้อม เช่น เคร่ืองเส่นแถบบันทีกเสียง แถบบันทึกเสียง ซึ่งควรมีความยาวเพียงพอที่จะ
บันทึกการประชุมแตล่ ะคร้ังไว้ได้ภายในมัวนเดยี วกัน อย่างไรก็ตาม ควระลึกไว้เสมอว่า อาจมีเหตุการณ์
ไม่คาคคิดเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา เช่น ไพฟ้าอาจขัดข้อง เคร่ืองเล่นแถบบันทึกเสียงไม่ทางาน เป็นต้น
ดังนั้น จึงควรจดบันทึกการประชุมไปด้วยในระหว่างที่มีการบันทึกเสียงในขณะที่การประชุมกาลัง
ดาเนินการอยู่ ควรให้ความสาคัญกับส่ิงท่ีไม่อาจบันทึกเสียงไว้ได้ เช่น บางคร้ังประธานอาจมิได้เอ่ยชื่อ
ผู้ท่ีเสนอความเห็น หรือทบทวนข้อความในเร่ืองท่ีมีการออกเสียงลงคะแน่น หรือในการเสนอความเห็น
ผู้พูดอาจไม่ระบุวาระรือหัวขัอท่ีต้องการอภิปรายอย่างชัดเขน เน่ืองจากทุกคนกาลังพิจารณาเอกสาร
ประกอบการประชุมอยู่แล้วในขณะนั้น ด้วยเหตุน้ีจึงควรจดบันทึกการประชุมประกอบการบันทึกเสียง
ดว้ ยโดยอาจจะจดเฉพาะส่ิงที่จาเปน็ ซึ่งมกั ไม่ปรากฎในเทปบนั ทึกเสียง ดังนคี้ อื

1. วัน เวลา และสถานทีป่ ระชุม
2. รายช่ือผ้เู ข้าประชมุ
3. เวลาเร่มิ ประชุม
4. หัวขอ้ หรือเลขหนา้ ท่มี ีการเพ่ิมเติมหรือแก้ไขรายงานการประชมุ
5. ช่ือผ้กู ล่าวรายงาน เสนอเรื่อง หรอื รับรอง พร้อมทั้งผลการออกเสียง
6. เลขหน้าหรือยอ่ หนา้ ของเอกสารที่มกี ารอภปิ รายพาดพิงถงึ
7. ข้อความโดยละเอียดแต่ละมติ ิ ในกรณที ีป่ ระธานมไิ ด้กลา่ วทบทวน
8. ช่อื ผู้รับงานไปดาเนินการ
9. เวลาเลิกประชมุ
ในกรณีที่ผู้อภิปรายมิได้แจ้งช่ือของตน ผู้บันทึกเสียงก็จะต้องพูดออกชื่อไว้ในเทปหรือจดชื่อ
ผู้พดู และหมายเลขระยะไว้ เพอื่ จะได้ทราบวา่ เป็นคาอภิปรายของใคร และควรบนั ทึกหมายเลขระยะเทป
เม่อื ขน้ึ เรอ่ื งใหมห่ รือประเด็นสาคัญไว้ด้วย เพ่ือให้สามารถตรวจสอบบนั ทึกแตล่ ะตอนไดโ้ ดยสะดวก ท้ังน้ี
อาจบนั ทกึ ส่ิงตา่ ง ๆ เพม่ิ เตมิ นอกเหนือจากที่กล่าวมาแลว้ ถ้าเหน็ วา่ จาเป็นสาหรบั การจัดทารายงานการ
ประชมุ ในภายหลงั อนง่ึ การบนั ทึกเสียงการประชุมท่ีมจี ุดประสงคเ์ พ่ือนาไปจดั พมิ พ์เปน็ เอกสารจาหน่าย
จาเปน็ ทจ่ี ะต้องไดร้ ับอนญุ าตจากที่ประชุมหรือวิทยากรเสยี ก่อน มฉิ ะนัน้ อาจเกดิ การฟ้องร้องในภายหลัง
ได้ แต่ถ้าเป็นการบันทึกเสียงเพื่อใช้ในการจัดทารายงาการประชุม ก็ไม่จาเป็นต้องขออนุญาต แต่โดย
มารยาทอาจแจ้งให้ทป่ี ระชุมทราบล่วงหนา้

314 ชวนพศิ อตั เนตร์

การเขยี นรายงานการประชมุ และเอกสารแจ้งมตกิ ารประชมุ

1. รูปแบบของรายงานการประชมุ
รายงานการประชุมเป็นหนังสือซ่ึงเป็นหลักฐานอ้างอิงที่สาคัญประการหนึ่ง รูปแบบของ

รายงานการประชุมทห่ี นว่ ยงานตา่ ง ๆ จัดทาข้ึนอาจมีข้อแตกต่างกันบา้ งแล้วแตค่ วามต้องการของแตล่ ะ
หน่วยงานแต่โดยปกติมักใช้รูปแบบตามท่ีปรากฎในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ
พ.ศ. 2526 ดังมี รายละเอียดตอ่ ไปนี้

คาว่า รายงานการประชุม จะปรากฎเป็นบรรทัดแรกโดยให้ลงชื่อคณะท่ีประชุมหรือชื่อ
ของการประชุมน้ัน ๆ เช่น รายงานการประชุมคณะกรรมการจัดงานวันคืนสู่เหย้า รายงานการประชุม
สามัญผู้ถือหุ้น เป็นต้น ครั้งท่ี ให้ลงครั้งที่ประชุม โดยเร่ิมตันจากเสข 1 เรียงลาดับไปจนสน้ิ ปี ทับเลขทป่ี ี
พ.ศ. ทป่ี ระชุม เม่ือขน้ึ ปีใหม่กใ็ หเ้ ร่ิมครัง้ ท่ี 1 ใหม่ เรยี งไปตามสาดับเชน่ เดิมเช่น คร้ังท่ี 1/2545 หรืออาจ
ใช้จานวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดประกอบกับคร้ังท่ีประชุมเป็นรายปีก็ได้ เช่น คร้ังที่ 25-1/2545 เป็นตัน
ทั้งน้ีข้ึนอยู่กับธรรมเนียมปฏิบัติของแต่ละหน่วยงาน แต่ส่วนใหญ่มักใช้ตามปีปฏิทิน เน่ืองจากถ้าใช้
จานวนคร้ังที่ประชุมต่อเน่ือง ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงคณะกรรมการชุดใหม่ อาจทาให้เกิดปัญหา
ซึ่งยังหาข้อยุติไม่ได้ว่าควรจะเร่ิมนับจานวนครั้งที่ประชุมใหม่หรือว่านับต่อจากเดิม โดยถือว่าเป็น
คณะกรรมการเดียวกันเมื่อ ให้ลงวันท่ี เดือน ปีท่ีประชุม เช่น เม่ือวันที่ 16 มิถุนายน 2545 ณ ให้ลงชื่อ
สถานที่ประชุมผู้มาประชุมหรือผูเ้ ข้าประชุม ใหล้ งชื่อและ/หรือตาแหน่งของผใู้ ด้รับการแต่งต้งั เป็นคณะ
ท่ีประชุมซ่ึงมาประชุม ในกรณีท่ีเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อม
ตาแหน่งในคณะที่ประชุม ถ้าเป็นผู้มาประชุมแทน ให้ลงชื่อผู้มาประชุมแทน พร้อมทั้งระบุด้วยว่ามา
ประชุมแทนผู้ใด ทั้งน้ีควรจัดเรียงตามลาดับอาวุโสโดยให้เริ่มต้นด้วยประธานในท่ีประชุมและปิดท้าย
ด้วยเลขานุการหรือผู้ช่วยเลขานุการ (ถ้ามี) ในกรณีที่มีผู้มาประชุมจานวนมาก อาจระบุว่าผู้มาประชุม
จานวน......... คน ตามหลกั ฐานสมดุ จดรายงานการประชมุ ของ................. หรอื ตามบัญชีรายช่ือแนบทา้ ย
ซึ่งจะต้องมีช่ือผู้มาประชุมทุกคนปรากฎเป็นหลกั ฐาน หรืออาจระบุเพียงจานวนผู้มาประชุมโดยไม่ต้องมี
รายชื่อแนบท้าย เช่น รายงานการประชุมผู้ถือหุ้นผู้ไม่มาประชุมหรือผู้ไม่เข้าประชุมให้ลงช่ือและ/หรือ
ตาแหนง่ ของผทู้ ไี่ ด้รบั การแตง่ ตัง้ เป็นคณะท่ีประชุมแต่มิไดม้ าประชุมและมีได้ส่งผแู้ ทน พร้อมทงั้ เหตุผลที่
ไม่สามารถมาประชุม (ถ้ามี) ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและ/หรือตาแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งต้ังเป็น
คณะที่ประชุมซ่ึงได้เข้าร่วมประชุมเริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มดาเนินการประชุมตามท่ีเป็นจริง
ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม ตามวิธีการเขียนรายงานการประชุมซึ่งจะได้ศึกษาต่อไป โดยปกติ
มักเรมิ่ ตน้ ดว้ ยประธานกลา่ วเปิดประชุมและเรื่องทีป่ ระชุมกับมติ หรอื ขอ้ สรุปของที่ประชุมในแตล่ ะเร่ือง
ตามลาดับ คามหัวขอ้ ท่ีปรากฎในระเบียบวาระการประชมุ เลิกประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทีเ่ ลิกประชมุ ตามท่ี
เปน็ จรงิ

การเขียนเพ่ือการสอ่ื สารทางวชิ าการและวชิ าชพี 315

ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการ หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลง
ลายมือชื่อพร้อมท้ังช่ือ และนามสกุลไว้ใต้ลายมือช่ือในรายงานการประชุมครั้งนั้น โดยลงตาแหน่งด้วย
ในกรณีท่ีเป็นเลขานุการแต่เป็นผู้ท่ีได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมให้ระบุถัดจากช่ือว่า "ผู้จด
รายงานการประชุม" หรอื " การประชมุ "เม่ือมีการรับรองรายงานการประชมุ แล้ว เลขานกุ ารจะบนั ทึกไว้
ตอนท้ายขอประชุมว่า ท่ีประชุมได้รับรองแล้วเม่ือใด และลงลายมือช่ือกากับโดยให้ประธานในที่ประชมุ
ลงลายมือช่อื ด้วย

อนึ่ง ถ้าเป็นรายงานการประชุมผู้ถือหุ้น จะมีรูปแบบแตกต่างออกไปเล็กน้อย กล่าวคือ ระบุ
เฉพาะจานวนผู้มาประชุมโดยไม่มีรายชื่อ พร้อมท้ังจานวนหุ้นและชื่อประธานในที่ประชุม โดยไม่มีการ
ระบุผู้ไม่มาประชุมและผู้เข้าร่วมประชุม นอกจากนั้นในตอนท้ายของรายงานการประชุม ประธานในที่
ประชุมและผู้จดบันทึกการประชุมอาจลงลายมือช่ือทั้งสองฝ่าย หรือประธานในท่ีประชุมอาจลงลายมือ
ชื่อเพียงผู้เดียวก็ได้

นอกจากน้ี บางหน่วยงานอาจจัดทารายงานการประชุมเพ่ือแก้ปัญหาหรือติดตามความ
คืบหน้าของงาน ซ่ึงอาจใช้รูปแบบเป็นตารางสรุปการประชุม โดยมีรายละเอียดแบ่งเป็นหัวข้อ ปัญหา
สาเหตุ แนวทางแก้ไข ผรู้ บั ผิดชอบและกาหนดแลว้ เสร็จ

2. ลกั ษณะของรายงานการประชุมทด่ี ี
การจัดทารายงานการประชุมจะต้องเริ่มต้นที่การจดบันทึกการประชุมในระหว่างที่การ

ประชุมกาลงั ดาเนนิ อยู่ เลขานุการหรือผู้ได้รับมอบหมายให้จดบันทึกการประชุมจะต้องบันทึกตามความ
เป็นจริง โดยไม่นาส่ิงที่ไม่ได้พูดถึงหรือความคิดเห็นส่วนตัวลงไปในรายงานการประชุม รายงานการ
ประชุมทีด่ จี งึ ควรมีลักษณะสรุปไดด้ งั น้ี

ถูกต้องและเที่ยงตรง กล่าวคือ เป็นข้อมูลท่ีตรงตามท่ีประชุมอภิปรายและมีมติมีเน้อื หาใน
แต่ละเรื่องครบถ้วนสมบูรณ์ คือครอบคลุมประเด็นสาคัญที่มีการอภิปรายในที่ประชุมคานึงถึงผู้อ่าน
รายงาน คือจะต้องเขียนให้ผู้อ่านรายงานเข้าใจกะทัดรัด คือควรใช้ถ้อยคาท่ีกระชับและได้ใจความ โดย
สรุปประเด็นสาคัญและมติของท่ีประชุมใช้ภาษาง่ายและชัดเจน กล่าวคือ ไม่ควรใช้ภาษาท่ีหรูหราแบบ
นกั ประพนั ธ์ และควรเขียนใหช้ ดั เจนพอท่ีผซู้ ึ่งมไิ ดเ้ ข้าประชมุ ก็สามารถเข้าใจได้ โดยเฉพาะอย่างยง่ิ ผู้อ่าน
รายงานจะตอ้ งมคี วามเข้าใจตรงกันและปราศจากข้อสงสยั เคลือบแคลง

3. การจัดทารายงานการประชุม
ดงั ท่ไี ด้กลา่ วมาแลว้ ว่า การที่จะจดั ทารายงานการประชุมไดน้ ั้น จะตอ้ งมีการจดบันทึกการ

ประชุม ซ่ึงถ้าเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ครอบคลุมรายละเอียดและประเด็นสาคัญได้ครบถ้วนและ
ถกู ตอ้ ง ก็จะทาให้การรายงานการประชุมสะดวก รวดเรว็ และประหยดั เวลา ผู้จัดทารายงานการประชุม

316 ชวนพศิ อตั เนตร์

ควรศึกษารายงานการประชุมให้ถ่ีถ้วน ก่อนเริ่มพิจารณาข้อมูลในบันทึกการประชุม เพ่ือถ่ายทอดเป็น
รายงานการประชมุ ซี่งมีข้นั ตอนในการจดั ทาโดยสรปุ ดังน้ี

ลงมือเขียนรายงานการประชุมทันที ภายหลังจากการประชุมเสร็จสิ้นลง ไม่ควรทิ้ง
ระยะเวลาให้เน่ินนานเพราะจะทาให้ข้อมูลต่าง ๆ (เลือนไปจากความทรงจา ยิ่งลงมือเขียนเร็วเท่าใด
โอกาสที่อาจผิดพลาดก็จะลดน้อยลงเพราะยังจดจาความเป็นไปต่าง ๆ ในท่ีประชุมได้ อันจะทาให้การ
ถ่ายทอดข้อมูลจากบันทึก ไม่วา่ จะเป็นการจัดลาดับเรื่องท่ีอภิปรายในที่ประชุมหรือสรปุ สาระสาคัญของ
การอภิปรายสะดวกรวดเร็วข้ึนหาจุดประสงค์เฉพาะของการประชุม และตั้งชื่อเรื่องท่ีเหมาะสมกับ
รายงานการประชมุ นน้ั ๆ ศึกษาข้อมลู ท่ีจดบันทึกไว้ เพอื่ ดูวา่ มีหวั ขอ้ อะไรบ้างที่พดู ในทปี่ ระชมุ โดยปกติ
การจัดเรียงเรื่องเสนอเพ่ือพิจารณาต่าง ๆ มักเป็นไปตามลาดับที่มีการอภิปรายในที่ประชุม โดยไม่
จาเป็นตอ้ งยึดถอื ตามท่ปี รากฎในระเบยี บวาระการประชุมให้หวั เรื่องย่อยที่ชดั เจนของแต่ละหวั ข้อ (ถ้ามี)
พิจารณาแต่ละหัวข้อดูว่า ที่ประชุมมีมติให้ดาเนินการอย่างไร และใครได้รับมอบหมายให้เป็น
ผู้รับผิดชอบรายละเอียดท่ีเก่ียวกับการดาเนินการตามมติน้ีจะต้องระบุให้ชัดเจนว่าใครได้รับมอบหมาย
ให้ทาอะไรกาหนดเวลาเม่ือใด ดาเนินการท่ีไหน และอย่างไร ควรให้รายละเอียดหัวข้อที่มีการอภิปราย
โต้แย้งอย่างกว้างขวางนอกเหนือจากมติของท่ีประชุม โดยสรุปการอภิปรายให้กระชับ พยายาม
ครอบคลมุ ประเด็นสาคัญ ทั้งท่ีเห็นดว้ ยและไม่เห็นด้วย กลา่ วคอื ใหส้ รุปสาระสาคัญของทั้งฝา่ ยเสนอและ
ฝ่ายค้านตามความเป็นจริง แต่จะต้องระวังมิให้เป็นการเขียนบรรยายว่าใครพูดว่าอะไร ยกเว้นในกรณีที่
มีผู้เรียกร้องให้บันทึกคาพูดของตนในรายงานการประชมุ ผู้จัดทารายงานก็จะต้องเขียนข้อความดังกลา่ ว
อย่างละเอียดทุกคาพูด พร้อมทั้งระบุช่ือผู้พูดด้วยพิมพ์ร่างรายงานการประชุมตามรูปแบบที่ได้ศึกษา
มาแล้ว ซึง่ อาจแตกตา่ งกนั ไปบ้างตามหนว่ ยงาน โดยเฉพาะในงานธรุ กจิ ซงึ่ มีรูปแบบหลากหลาย บางแหง่
อาจใช้รูปแบบตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 บางแห่งอาจจัดทาใน
ลักษณะเป็นบันทึกติดตามงานไปด้วย กล่าวคือมีการระบุช่ือผู้ที่ได้รับมอบหมายงานไว้ทางด้านขวาของ
แต่ละเรื่องเพ่ือความสะตวกในการติดตามการดาเนินงานตามมติที่ประชุม ตังตัวอย่างต่อไปน้ีเสนอร่าง
รายงานการประชุมให้ประธานในท่ีประชุมตรวจสอบให้ความเห็นชอบ ก่อนที่จะจัดพิมพ์เป็นฉบับ
สมบูรณต์ ่อไป และควรเกบ็ รายงานการประชมุ ฉบบั รา่ งท่ีไดร้ ับการแก้ไขแล้วไว้ก่อน จนกว่ารายงานฉบับ
ดงั กล่าวจะได้รบั การรับรองในการประชุมครั้งต่อไป เพราะหากมีข้อสงสัยเกิดขึ้น อยา่ งน้อยก็ยังสามารถ
ตรวจสอบได้จากฉบบั รา่ ง

หลงั จากท่ปี ระธานตรวจรายงานเรยี บร้อยแล้วให้จดั พิมพร์ ายงานการประชมุ เพ่ือทาสาเนา
ส่งให้ผู้เก่ียวข้องต่อไป ในกรณีท่ีผู้เข้าประชุมเสนอรายงานปากเปล่าในท่ีประชุมจะต้องพิมพ์ลงไปใน
รายงานการประชุมทุกถ้อยกระทงความ ถ้ารายงานดังกล่าวมีความยาวค่อนข้างมาก ให้สาเนาแนบไป
กับรายงานการประชุม และควรเว้นที่ว่างตอนทา้ ยไว้สาหรบั ใหป้ ระธานในทีป่ ระชมุ และ/หรือเลขานกุ าร
ลงนามทางด้านขวามือ ส่วนทางด้านช้ายมือจะเป็นวันท่ีลงนามเม่ือจัดพิมพ์รายงานการประชุมและ

การเขียนเพอื่ การสื่อสารทางวิชาการและวชิ าชีพ 317

ตรวจสอบความถูกต้องแล้ว หากผู้จัดทามิใช่เลขานุการจะต้องเสนอให้ประธานในท่ีประชุมและ
เลขานุการลงนาม ก่อนจัดทาสาเนา ตามปกติถ้าเป็นรายงานการประชุมท่ีใช้วิธีอ่านให้ที่ประชุมฟัง
เลขานุการจะเป็นผู้ลงนาม แต่ถ้าเป็นรายงานการประชุมท่ีจัดส่งให้ผู้มาประชุมและผู้ไม่มาประชุม
ตลอดจนผ้เู ก่ียวข้อง ทั้งประธานในทป่ี ระชุมและเลขานุการมักจะลงนามรว่ มกันควรเกบ็ สาเนาไว้ในสมุด
บันทึกรายงานการประชุม (Minutes Book) 1 ชุด นอกจากนั้นอาจเก็บแยกไว้ในแฟ้มรายงานการ
ประชุมอีก 1 ชุด เพ่ือให้หยิบใช้ได้สะดวก โดยไม่ต้องค้นหาในสมุดบันทึกรายงานการประชุมทุกคร้ังที่
ต้องการใชค้ วรเตรยี มสาเนารายงานการประชมุ ไวใ้ ห้พรอ้ มสาหรบั การจัดส่งให้ผู้เก่ียวข้องทัง้ หมด ท้ังผมู้ า
ประชมุ และไม่มาประชุม โดยมักแนบไปกบั หนังสือเชิญและระเบยี บวาระการประชุมครั้งต่อไป ในกรณีท่ี
การประชุมแต่ละครั้งมีระยะเวลาห่างกันมาก หรือในกรณีที่คณะกรรมการหรือผู้เกี่ยวข้องจะต้อง
ดาเนนิ การอย่างใดอย่างหนึ่งตามมติท่ี ประชุม โดยท่ัวไปอาจจัดสง่ รายงานการประชมุ ไปล่วงหนา้ เพอ่ื ให้
ผู้เกยี่ วขอ้ งได้รับทราบภาระงานที่จะต้องดาเนินการ อกี ทงั้ ยังอาจถือเป็นการเร่งรัดการปฏิบัตงิ านได้ด้วย
หรือบางครั้งอาจมีการจัดทาเป็นเอกสารแจง้ มติการประชุมส่งไปล่วงหน้าก่อนรายงานการประชุม ซึ่งยัง
ไมไ่ ด้รับรองหรือยงั ไม่เรียบร้อย

4. สานวนภาษาทีใ่ ชใ้ นรายงานการประชุม
เน่ืองจากรายงานการประชุมเป็นเอกสารที่ใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงได้ ดังนั้นภาษาท่ีใช้จึง

ควรมีลักษณะเป็นทางการ กระชับ รัดกุม เช่นเดียวกับสานวนภาษาท่ีใช้ในการย่อความ ไม่ใช้ถ้อยคาที่
ฟุ้มเฟือยหรือโลดโผน เช่น ภาษาหนังสือพิมพ์ ถ้อยคาท่ีเย่ินเย่อหรือถ้อยคาท่ีทาให้ผู้อ่านต้องเสียเวลา
ตีความไม่ควรมี เพราะรายงานการประชุมมุ่งให้ผู้อ่านทราบจุดประสงค์โดยทันที สามารถเข้าใจและ
จดจาไดโ้ ดยง่าย รายงานการประชุมทใี่ ช้วธิ ีจดเฉพาะประเด็นสาคัญนนั้ ต้องเขียนใหช้ ัดเจนแจม่ แจ้ง และ
ปราศจากข้อสงสัยซึ่งจะทาให้เกิดข้อโต้แย้งในภายหลังข้อความซ่ึงเป็นข้อตกลงเกี่ยวกับตัวเลข จานวน
เงิน หรือวัน เดือน ปี สถานที่ จะต้องเขียนระบุให้ชัดเจนโดยไม่ย่อให้สั้นจานวนเงินนิยมเขียนเป็น
ตัวหนังสือในวงเล็บต่อท้ายตัวเลข เพื่อป้องกันความผิดพลาดหรือการแก้ไขการเขียนระเบียบวาระการ
ประชุม จะเรียงลาดบั ก่อนหลงั ดงั ท่ไี ดศ้ ึกษามาแล้ว โดยเรมิ่ ต้นท่ีระเบียบวาระท่ี 1 เรอ่ื งทจี่ ะต้องแจ้งให้
ที่ประชุมทราบ ซึ่งบางคร้ังอาจไม่มีเรื่องใด ๆ ก็ได้ ในกรณีนี้ให้ระบุว่า "ไม่มี" ระเบียบวาระท่ี 2 เรื่อง
รับรองรายงานการประชุมครั้งท่ีแล้ว ซ่ึงอาจให้เลขานุการอ่านให้ท่ีประชุมอ่านด้วยตนเอง แล้วลงมติ
รับรองโดยอาจใช้สานวนดงั น้ี

"ประธานให้เลขานุการในท่ีประชุมอ่านรายงานการประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้น ครั้งที่
1/2545 ต่อท่ีประชุม ท่ีประชุมรับรองเป็นเอกฉันห์" ในที่นี้ หมายถึง ไม่มีผู้ใดคัดค้านการรับรองรายงาน
การประชมุ

318 ชวนพศิ อตั เนตร์

"ประธานขอให้ที่ประชุมพิจารณารับรองรายงานการประชุม คร้ังท่ี 1/2545 ลงวันที่ 17
มิถุนายน 2545 ตามสาเนาที่ได้จัดส่งให้ผู้ถือหุ้นพิจารณาแล้ว ท่ีประชุมได้ลงมติเป็นเอกฉันท์รับรอง
รายงานการประชุมครั้งที่ 1/2545 ลงวันท่ี 17 มิถุนายน 2545" หรือ "ที่ประชุมมีมติรับรองรายงานการ
ประชมุ ครงั้ ท่ี 1/2545 วนั ท่ี 17 มถิ ุนายน 2545 โดยไมม่ ีการแกไ้ ข"

5. ข้อควรคานงึ ถงึ ในการเขยี นรา้ ยงานการประชุม
ในการเขียนรายงานการประชมุ ความละเอียดของเนื้อหาที่บนั ทึกลงในรายงานการประชุม

นั้นควรคานึงถึง (1) ความเป็นจริง (2) ใจความ (3) ความแจ้งชัด และ (4) ความหมายที่สื่อได้ตาม
ต้องการ หากตอ้ งการเขยี นรายงานการประชุมให้มีคุณภาพ ผู้เขียนควรคานงึ ถงึ เร่ืองต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

วัตถุประสงค์ของการประชุม ในการประชุมแต่ละคร้ัง ประธานในที่ประชุมมักกาหนด
วัตถุประสงค์ในการประชุมไว้แน่นอน เช่น เพื่อแจ้งนโยบาย เพ่ือสั่งการ เพื่อขอความคิดเห็น
เพื่อพิจารณา เพ่ือติดตามงาน เป็นต้น ผู้เขียนรายงานการประชุมจึงควรเขียนรายงานให้สอดคล้องกับ
วัตถุประสงคใ์ นการประชุม ซง่ึ แต่ละครั้งอาจมีหลายวตั ถปุ ระสงค์

รายละเอียดที่ต้องระบใุ นรายงานการประชมุ บางครั้งประธานในที่ประชุมอาจใชค้ าพูดแต่
เพียงย่อ ๆ เฉพาะใจความสาคัญ เช่น ไม่ระบุหน่วยของจานวนตัวเลข (ใช้น้ามัน 300 ล้าน...ยอดจ่าย
เพิ่มข้ึน 800 ล้าน...เป็นต้น) ผู้เขียนรายงานควรระบุลงไปในรายงานให้ถูกต้องตามท่ีละไว้ หรือบางครั้ง
อาจต้องมีการเท้าความเร่ืองเดิมบ้าง แม้จะมิได้กล่าวโดยละเอียดในที่ประชุม ผู้เขียนรายงานควรใช้
ดุลยพินิจเพ่ิมเติมรายละเอียดเร่ืองเดิมประกอบเพื่อผู้เก่ียวข้องสามารถค้นหาเรื่องมาศึกษาหรือทาให้
เข้าใจเร่ืองท่ีพิจารณาได้รวดเร็วข้ึนการจัดข้อมูลให้เป็นหมวดหมู่ การประชุมบางคร้ังอาจมีการอภิปราย
เร่ืองใดเรอ่ื งหน่งึ กลับไปกลับมาจากเร่อื งน้วี กไปเรื่องนนั้ โดยไมเ่ ป็นไปตามวาระหน้าท่ีของผู้เขียนรายงาน
การประชุมคือต้องพยายามรวบรวมข้อมูลใหไ้ ด้ และจัดให้อยู่ในวาระท่ีเหมาะสม หากไม่เข้าวาระใดเลย
อาจกาหนดเปน็ วาระอนื่ ก็ได้

การลาดับความสาคัญ โดยปกติหากมีการอภิปรายเร่ืองต่าง ๆ สลับกันไป ก็ควรจะต้อง
ลาดบั ความสาคัญของแตล่ ะหวั ข้อ แล้วเรยี งลาดับใหเ้ หมาะสม

การร่างรายงานการประชุมเสนอประธานก่อนทุกครั้ง โดยยึดถือรูปแบบตามที่หน่วยงาน
กาหนดใน กรณีท่ีมีข้อขัดข้อง อาจขอความช่วยเหลือจากเจ้าของเรื่องที่เข้าประชุมให้ช่วยตรวจแก้หรือ
สรุปเร่ืองให้เป็นครั้งคราวผู้เขียนรายงานการประชุมต้องมีความรู้ความเข้าใจในรูปแบบของรายงาน
การประชุม ข้ันตอนวิธีการในการเขียนและจัดทา ตลอดจนสานวนภาษาท่ีใช้ เพ่ือให้ได้รายงานการ
ประชุมทส่ี มบรู ณ์ ถูกตอ้ ง เหมาะสม

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 319

320 ชวนพศิ อัตเนตร์

บทสรุป

รายงานการประชุม คือ การบันทึกสาระและประเด็นสาคัญของการประชุมการเขียนรายงาน
การประชุมมจี ดุ มุ่งหมายสาคญั คอื

1. เพ่ือเก็บไวเ้ ป็นหลกั ฐานอ้างองิ
2. เพอ่ื ยืนยนั การปฏิบตั ิงาน
3. เพือ่ แสดงกิจกรรมท่ีดาเนนิ มาแลว้
4. เพ่ือแจ้งผลการประชมุ ใหบ้ ุคคลที่เก่ยี วขอ้ งทราบและถือปฏิบัตติ ่อไป
ก่อนจะมีการประชุมได้น้ัน ผู้ทาหน้าที่เลขานุการจะมีหน้าท่ีจัดระเบียบวาระการประชุม
ร่วมกับประธาน โดยเริ่มด้วยการจดบันทึกระหว่างดาเนินการประชุม และจัดทารายงานภายหลังการ
ประชมุ
เอกสารการประชุม เป็นเอกสารที่ใช้ในการประชุมโดยท่ัวไป และที่ใช้กับวงการธุรกิจมี 5
ชนิด คือ จดหมายเชิญประชุม ระเบียบวาระการประชุม เอกสารประกอบการประชุม รายงานการ
ประชมุ และเอกสารแจ้งมติการประชุม
ดังน้ันการเขียนเอกสารการประชุมมีความสาคัญเปรียบเสมือนหัวใจของการประชุม ซ่ึงมี
รูปแบบของการประชุมแตกต่างกันไป โดยอาศัยขึ้นอยู่กับระเบียบวาระการประชุมมีรูปแบบเฉพาะซ่ึง
ต้องเรียงลาดับเนื้อหาให้ถูกต้อง รวมทั้งการใช้สานวนท่ีเป็นทางการ กะทัดรัด และตรงประเด็น สุดท้าย
การเขียนเอกสารการประชุมต้องมีเอกสารแจ้งมติการประชุมเพ่ือแจ้งและยืนยันมติของท่ีป ระชุมให้
ผู้เกี่ยวข้องทราบ และรับไปดาเนินการหารือถือปฏิบัติต่อไป มักประกอบด้วย 2 ส่วนท่ีสาคัญ คือ เรื่อง
และมติของท่ีประชุม เพื่อร่วมปรึกษาหารือแลกเปลี่ยนความรู้ความคิดเห็นกันเพ่ือให้ได้ข้อสรุปที่ดีท่ีสุด
หรอื หมายถึงการแจง้ เรอ่ื งราว ข่าวสาร ความรู้ หรอื แนวคิดใหก้ ล่มุ คนผู้เกีย่ วขอ้ งทราบ

คาถามทบทวน

1. รายงานการประชุมมหี ัวขอ้ สาคัญอะไรบ้าง
2. ฝกึ เขียน รายงานการประชมุ
3. การจดบันทกึ การประชมุ มีวิธปี ฏิบัตอิ ะไรบ้าง
4. ส่ิงทผ่ี ู้จดบันทกึ การประชมุ ควรกระทาในทนั ทที ่ีเลกิ ประชมุ คืออะไร
5. โคงสรา้ งของจดหมายเชิญประชุมประกอบดว้ ยอะไรบา้ ง

การเขยี นเพือ่ การสอ่ื สารทางวิชาการและวชิ าชพี 321

เอกสารอา้ งอิง

จานง สมประสงค.์ (2517). วธิ ีดาเนนิ การประชุม. กรงุ เทพมหานคร. สานกั พิมพ์ดวงกมล.
ธารงศักด์ิ หมื่นจักร์ และทรงสมร ดชเลิศ. (2530). งานสานักงาน ปทุมธานี. ศูนยห์ นังสอื ดร.ศรสี งา่ .
มังกร ชัยชนะดารา. (2520). วิธีดาเนินการประชุมแบบรัฐสภา. กรุงเทพมหานคร. สานักพิมพ์ไทย

วฒั นาพานชิ .
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526. (2526). กรุงเทพมหานคร สานักงาน

ปลดั สานกั นายกรฐั มนตรี.
ระววี รรณ เสวตามร. (2530). การประชุมท่มี ปี ระสิทธิภาพ. กรงุ เทพมหานคร. รุง่ แสงการพิมพ์.
สมสุข (นามแฝง). (2532). "เทคนิคการทารายงานการประชุม" ข่าวสาร กฟผ. 19. (9 กันยายน

2532). หน้า 38 – 39.
สมิต สัชฌกุ ร. (2525). คู่มอื การจัดประชมุ . กรุงเทพมหานคร. สานักพมิ พเ์ อกรตั น์.
อุทยั บุญประเสริฐ. (2532). การประชุมกบั การบรหิ าร. กรุงเทพมหานคร จฬุ าลงกรณ์มหาวทิ ยาลยั .
Clark, Lyn R. , Zimmer. ( 1 988) . Kenneth and Tinervia, Joseph, Business English and

Communication. 7th ed. Singapore : McGraw-Hill.
Doris, Lillian and Miller. (1983). Besse May. Complete Secretary's Handbook. 5th ed.

New Jersey : Prentice-Hall.
Harrison, John. (1982). Secretarial Duties. 6th ed. London : Pitman Books.
Jennings, Lucy Mae. (1983). Secretarial and Administrative Procedures. 2nd ed. New

Jersey : Prentice-Hall.
Trotman, Kathleen M. (1979). Modern Secretarial Procedure. 2nd ed. London : McGraw-

Hill.

การเขียนเพ่อื การสือ่ สารทางวิชาการและวชิ าชีพ 323

บทที่ 7
การเขยี นเอกสารเพ่ือการประชาสัมพนั ธ์

การประชาสัมพันธ์ (Public Relations (PR) หมายถงึ การติดต่อส่ือสารขององค์การกบั กลุ่มท่ี
มีผลกระทบต่อความสาเร็งขององค์การ ไม่ว่าจะเป็นผู้ขายปัจจัยการผลิต ผู้ถือหุ้น หรือลูกค้าโดยมี
วัตถุประสงค์เพื่อสร้างทัศนคติ ความเช่ือถือและภาพลักษณ์ท่ีดีต่อองค์การหรือผลิตภัณฑ์ ตลอดจนเป็น
การให้ความรู้ในเร่ืองใดเรื่องหน่ึงหรือแก้ไขข้อผิดพลาดในเร่ืองใดเรื่องหน่ึง ปัจจุบันเป็นยุคของการ
แข่งขันทั้งหน่วยรัฐบาลและเอกชนต่างพัฒนาบทบาทของตนเพ่ือให้กลุ่มเป้าหมายยอมรับการ
ประชาสัมพันธ์จึงมีความสาคัญ เพราะประชาชนและหน่วยงานอื่นจะทราบนโยบายและความก้าวหน้า
ซึ่งจะนาไปสู่การยอมรับ การให้ความเช่ือมั่นอันจะนามาความเข้าใจความสาเร็จของหน่วยงานน้ัน ๆ
ต้องอาศัยการประชาสัมพันธ์ทาหน้าท่เี ช่อื มโยงใหเ้ กิดความเข้าใจ และความรสู้ กึ ทด่ี ตี ่อกนั

ความรทู้ ัว่ ไปเกี่ยวกับประชาสมั พันธ์

การประชาสมั พันธ์ (Public Relations) มีการใหค้ วามหมายตา่ งไว้ดงั นี้
1. เป็นการใช้ความพยายามที่ได้วางแผนไว้ เพ่ือให้สามารถสร้าง และรักษาค่านิยม
(Goodwill) เพือ่ ใหเ้ กดิ ความเขา้ ใจร่วมกนั ระหวา่ งองค์กรกับชุมชน
2. เป็นการจัดการขององค์การเพื่อสร้างสัมพันธภาพอันดีกับผู้รับข่าวสารกลุ่มต่าง ๆ เพื่อให้
เกิดความเขา้ ใจเก่ียวกบั ความคิดเหน็ (Opinion) ทศั นคติ (Attitude) และค่านิยม (Value) หรอื เป็นการ
ติดต่อส่ือสารกับชุมชนท้ังภายในภายนอกเพอื่ สร้างภาพพจน์ขององคก์ รกบั สาธารณชน
3. ความพยายามที่ได้วางแผนอย่างต่อเน่ืองท่ีจะสร้างและรักษาไว้ซึ่งความปรารถนาดีและ
ความเขา้ ใจกนั ระหว่างองค์การและสาธารณชนทีเ่ ก่ยี วข้อง
4. การประชาสัมพันธเ์ ป็นหนา้ ทีใ่ นการบรหิ ารที่ชว่ ยใหบ้ รรลวุ ัตถปุ ระสงค์ขององค์การกาหนด
ปรัชญาและทาใหเ้ กิดความเปลยี่ นแปลงภายในองค์การ เนอ่ื งจากนักประชาสัมพันธ์จะต้องสื่อสารกันท้ัง
ในกลุม่ ภายในองค์การและภายนอกองค์การเพื่อพัฒนาความสัมพันธ์ท่ีดี ซึ่งจะกอ่ ให้เกิดความสอดคล้อง
กันระหว่างเปา้ หมายขององคก์ ารและความคาดหวงั ของสังคม
อาจกล่าวได้ว่า การประชาสัมพันธ์เป็นการเผยแพร่ข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ จากหน่วยงาน หรือ
จากผู้บริหารไปยังกลุ่มชนท่ีเกี่ยวข้องโดยการใช้ส่ือต่าง ๆ ท้ังนี้เพื่อสร้างภาพพจน์ที่ดีของหน่วยงานให้
กลุ่มชนเป้าหมายยอมรับตอ่ ไป

324 ชวนพิศ อัตเนตร์

ความหมายของการประชาสัมพันธ์
คาว่า "การประชาสัมพันธ์" มาจากคาว่า "ประชา" กับ "สัมพันธ์" ซึ่งตรงกับภาษาอังกฤษว่า
"Public Relations" หรอื ทเ่ี รียกกนั ทัว่ ไปว่า "PR" ตามคาศพั ท์นีห้ มายถึงการมีความสัมพันธ์เก่ียวข้องกับ
ประชาชน ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. 2925 หมายถึง การติตต่อสื่อสาร เพื่อส่งเสริม
ความเข้าใจอันถูกต้องต่อกัน และถ้าจะขยายความหมายให้เป็นรูปธรรมย่ิงขึ้น จะหมายถึง "ความ
พยายามท่ีมีการวางแผน และเป็นการกระทาที่ต่อเน่ือง ในอันที่จะมีอิทธิพลเหนือความคิดจิตใจของ
ประชาชน กล่มุ เป้าหมายโดยการกระทาสิ่งท่ีดมี ีคุณค่าให้กับสังคม เพอ่ื ใหป้ ระชาชนเหลา่ นเี้ กิดทัศนคติที่
ดีต่อหน่วยงานกิจกรรม และบริการ หรือสินค้าของหน่วยงานน้ี และเพื่อที่จะได้รับการสนับสนุนและ
ร่วมมือท่ีดีจากประชาชนเหล่าน้ันระยะยาว" อย่างไรก็ดีได้มีผู้ให้ความหมายของการประชาสมั พันธไ์ ว้ดัง
ตวั อย่างต่อไปนี้

ด.ร.เสรี วงษ์มณฑา ให้ความหมายว่า "การประชาสัมพันธ์เป็นความพยายามท่ีมีการวารแผน
ในการทจ่ี ะมีอทิ ธิพล เหนอื ความคิดจติ ใจของสาธารณชนทีเ่ กี่ยวข้อง โดยกระทาสิง่ ท่ีดีท่มี ีคุณค่ากับสังคม
เพ่ือให้สาธารณชนเหล่านั้นมีทัศนคติที่ดีต่อหน่วยงาน องค์กร บริษัท ห้างร้าน หรือสมาคม ตลอดจนมี
ภาพพจน์ทดี่ เี กย่ี วกับหน่วยงานตา่ ง ๆ เหล่านั้น เพ่ือใหห้ น่วยงานไดร้ ับการสนับสนุนและความร่วมมือที่ดี
จากสาธารณชนท่เี ก่ยี วข้องในระยะยาวต่อเนื่องกันไปเรอ่ื ย ๆ"

สุพิณ ปัญญามาก อธิบายไว้ว่า "ความพยายามท่ีมีแผนท่ีจะมีอิทธิพลต่อความคิดและทัศนคติ
ของประชาชน เพื่อสรา้ งความสัมพนั ธ์อันดรี ะหว่างประชาชนกับหนว่ ยงาน"

วิรัช ลภิรัตนกุล คาว่า "การประชาสัมพันธ์" หากวิเคราะห์ตามรูปศัพท์แล้ว เป็นคาท่ีแปลมา
จากภาษาอังกฤษวา่ "Public Relations"

Public แปลวา่ ประชา ไดแ้ ก่ ประชาชน สาธารณชน กลุ่มชน
Relations แปลวา่ สัมพนั ธ์ ไดแ้ ก่ ความสมั พันธ์หรือความเกย่ี วข้องด้วยหรอื การผกู พัน
ดังน้ัน คาว่าการประชาสัมพันธ์ หมายถึง ความสัมพันธ์ท่ีเกี่ยวข้องกับประชาน สาธารณชน
หรือกลุม่ ชน
ผุสดี บารุงกิจ (2550 : 38) กล่าวว่า การประชาสัมพันธ์ เป็นกิจกรรมของหน่วยงาน องค์กร
สถาบันหรือบุคคลท่ีปฏิบัติเพ่ือชนะใจประชาชน รวมท้ังส่งเสริมให้ประชาชนได้เข้าใจถึงนโยบายและ
วัตถุประสงค์ขององค์กรโดยการเผยแพร่กระจายข่าวสารทางเคร่ืองมีอสื่อสารต่าง ๆ เช่น หนังสือพิมพ์
นิตยสารวิทยุกระจายเสียงโทรทัศน์และภาพยนตร์ และเป็นวิธีการท่ีช่วยส่งเสริมให้สถาบัน องค์กร
ชุมชน หรือกลุ่มคน มีความเข้าใจอันดีซ่ึงกันและกัน ซึ่งเป็นประโยชน์ต่อการปฏิบัติงานให้บรรลุตาม
วัตถุประสงค์

การเขียนเพ่ือการสอื่ สารทางวิชาการและวชิ าชพี 325

เมธี คชาไพร (2548 : 29) กล่าวว่า การประชาสมั พันธ์ หมายถึง การดาเนินงานอย่างมรี ะบบ
แบบแผนขององค์กรและสถาบันต่าง ๆ ในการเสริมสร้างเจตคติท่ีดีของบุคคลภายในและภายนอก
องค์กร เพื่อให้เกิดการยอมรับ สนับสนุน และให้ความร่วมมือในกิจกรรต่าง ๆ ขององค์กรอย่างต่อเนื่อง
ทัง้ ในระยะสนั้ และระยะยาว

สก๊อต เอ็ม. คัทลิป (Scott M. Cutlip)และ แอลเล็น เอซ.เซน็ เตอร์ (Allen H. Center) ผซู้ ่ึงมี
อิทธิพลต่อวิชาการประชาสัมพันธใ์ นช่วง 20 กว่าปีน้ี ได้ให้ความหมายไว้ว่า "เป็นความพยายาม ท่ีมีการ
วางแผนในอันท่ีจะมีอิทธิพลต่อความคิดเห็นของประชาชนโดยให้ยอมรับการดาเนินธุรกิจของสถาบัน
และเปน็ สอ่ื สารสองทาง"

จอรน์ อ.ี มารส์ ตนั (John E. Maraton) นักวิชาการชาวอเมริกันที่มีชอ่ื เสียงมากผหู้ น่งึ กล่าวว่า
"การประชาสัมพันธ์นั้นเป็นการสื่อสารท่ีโน้มน้าวใจ โดยมีการวางแผนเพ่ือให้เกิดอิทธิพลต่อกลุ่ม
ประชาชนท่ีสาคญั "

ไอวีแอล สี (Ivy Ledbetter Lee) นักวิชาชีพทางด้านการประชาสัมพันธ์ ซ่ึงถือเป็นบิดาของ
การประชาสัมพันธ์สมัยใหม่ ได้ให้ความหมายของการประชาสัมพันธ์ว่า การดาเนินงานอะไรก็ตามได้มี
การสร้างความสัมพันธ์อันดีกับประชาชนเผยแพร่ออกไปให้ประชาชนได้เข้าใจถึ งการดาเนินงานให้
ประชาชนมสี ่วนร่วมด้วย ประชาชนจะใหก้ ารสนบั สนนุ ผลงานน้ัน

เอด็ เวริ ์ด แอล เบอรเ์ นย์ (Edward L. Bernays) นกั ประชาสัมพันธ์ทีน่ าผลงานประชาสัมพันธ์
เข้าสู่สถาบันการศึกษาในสหรัฐอเมริกาเมื่อปี ค.ศ. 1923 แสดงความคิดว่าการประชาสัมพันธ์มี
ความหมาย 3 ประการด้วยกัน คอื (อา้ งถึงใน วริ ชั ลภิรัตนกุล)

1. เผยแพร่ชี้แจงใหป้ ระชาชนทราบ
2. ชักชวนให้ประชาชนมีส่วนร่วมด้วย และเห็นด้วยกับวัตถุประสงค์และวิธีการดาเนินงาน
ของสถาบัน
3. ประสานความคิดเห็นของกลุ่มประชาชนที่เก่ียวข้อให้เข้ากับจุดมุ่งหมายและวิธีการ
ดาเนินงานของสถาบนั
สมาคมการประชาสัมพันธแ์ ห่งสหรฐั อเมริกา(Public Relation Society of America PRSA)
อ้างถึงในวริ ชั สภิรตั นกูล ได้ให้คาจากัดความของการประชาสมั พันธ์ไว้ว่า การประชาสัมพนั ธ์ เปน็ อาชีพ
ที่ให้บริการผลประโยชน์อย่างถูกต้องตามกฎหมายแก่บรรดาลูกจ้างและผู้ว่าจ้าง อาชีพการ
ประชาสัมพนั ธ์จงึ มวี ัตถุประสงค์พื้นฐานอยู่ที่ความเขา้ ใจรว่ มกัน และความรว่ มมือกนั ระหว่างกลุ่มตา่ ง ๆ
และสถาบนั สังคม
สถาบันการประชาสัมพันธ์ (The Institute Pubic Relations) ของประเทศอังกฤษได้ให้
ความหมายของการปฏิบัติงานประชาสมั พันธ์ว่า "เปน็ ความพยายามทีส่ ุขุมรอบคอบมีการวางแผนและมี

326 ชวนพิศ อัตเนตร์

การติดตามผลเพ่ือเสริมสร้างและรักษาไว้ซึ่งความเข้าใจอันดีต่อกันระหว่างองค์การกับประชา ชน
กลุ่มเป้าหมาย"

สะอาด ตัณศุภผล อาจารย์ผู้ซึ่งมีความสาคัญมากผู้หนึ่งในการวางรากฐานการเรียนการสอน
วิชาการประชาสัมพันธ์ของไทยในปัจจุบันได้กล่าว่า "การประชาสัมพันธ์ คือ วิธีการของสถาบันอันมี
แผนการและกระทาต่อเนื่องกันไป ในอันที่จะสร้างหรือยังให้เกิดความสัมพันธ์อันดีกับกลุ่มประชาชน
เพอื่ ใหส้ ถาบันและกลุ่มประชาชนทเ่ี ก่ียวข้องมีความรู้ความเข้าใจ และใหก้ ารสนับสนนุ ร่วมมือกันและกัน
อันจะเปน็ ประโยชนใ์ ห้สถาบนั นนั้ ดาเนนิ งานไปใด้ผลดีสมความมงุ่ หมาย โดยมีประชามติเป็นแนวบรรทัด
ฐานอนั สาคัญดว้ ย"

จากตัวอย่างความหมายของการประชาสัมพันธ์ดังกล่าวข้างต้นนี้ ถึงมีความแตกต่างกันแต่ก็
พอสรุปความหมายได้ 4 ประเดน็ คอื

1. มีการวางแผนการประชาสับพันธ์ไม่ไช่เป็นการกระทาที่จะทาเม่ือมีงานเกิดข้ึนแล้วจึงต้อง
ทา หรอื จะกระทาการประชาสัมพันธเ์ มื่อมีความต้องการจากประชาชนกลุ่มเป้าหมายหรือผ้บู ังคบั บัญชา
ส่ังให้ทาแต่ที่ถูกนั้นการประชาสัมพันธ์เป็นการทางานที่มีแผนเตรียมไว้อย่างรอบคอบตรงตาม
จุดมุ่งหมายที่ได้ต้ังไว้อย่างชัดเจน มีลาดับขั้นตอนในการทางาน โดยประกอบด้วยกิจกรรมต่าง ๆ ที่
ประสานและสอดคล้องกันเพอ่ื บรรลจุ ุดมงุ่ หมายนนั้

2. เป็นการทางานที่ต่อเนื่องและหวังผลระยะยาวการประชาสัมพันธ์นั้นจะต้องเป็นการ
กระทาที่ต่อเนื่องไม่มีวันจบสิ้น ท้ังน้ีเพราะประชาชนจาเป็นต้องได้รับข้อมูลที่ถูกต้องอยู่อย่างสม่าเสมอ
และตอ่ เน่ือง การขาดการรบั ร้เู ก่ียวกบั ขา่ วสารและกิจกรรมนาน ๆ จะเปน็ สาเหตขุ องการเกิดความเข้าใจ
ที่คลาดเคลื่อนและจะเป็นบ่อเกิดของความรู้สึกท่ีไม่ดี ซ่ึงยังผลต่อปฏิกิริยาในทิศทางเป็นผลเสียต่อ
หน่วยงานได้ นอกจากนี้แล้วการประชาสัมพันธ์จะให้ผลท่ีเห็นเป็นรูปธรรมได้ จะต้องใช้ระยะหนึ่งท้ังนี้
ขนึ้ อยกู่ บั ลักษณะการประชาสัมพันธ์และกลวิธีในการประชาสมั พนั ธ์ด้วย

3. มีอิทธิพลต่อความคิดและทัศนคติจุดมุ่งหมายของการประชาสัมพันธ์ คือ การโน้มน้าว
จิตใจของประชาชนกลุ่มเป้าหมายให้มีทัศนคติที่ดีต่อหน่วยงาน กิจกรรมและการบริการหรือสินค้าของ
หน่วยงาน การที่จะมีทัศนคติท่ีดีน้ันหมายถึงการมีความร้กู ารเข้าใจท่ีถูกต้องที่จะส่งผลให้มีความรสู้ ึกทดี่ ี
และมพี ฤติกรรมที่เป็นการสนบั สนนุ หรอื รว่ มมอื

4. มีความสัมพันธ์กับประชาชนถ้าหากไม่มีความสัมพันธ์ระหว่างหน่วยงานกับประชาชนแล้ว
ก็จ ะไม่มีกา ร ป ร ะช า สั มพั น ธ์ เ กิด ขึ้น ได้ คว า มสั มพั น ธ์ น้ี จ ะเ ป็ น คว า มเ ข้า ใจ ที่ ถูกต้ อง แ ล ะมี คุณ ค่ า แ ก่
ประชาชน และขณะเดียวกันหน่วยงานก็ยินดีที่จะรับฟังความคิดเห็น และให้ความสาคัญต่อปฏิกิริยา
โตต้ อบของประชาชนดว้ ย

การเขียนเพอื่ การสอ่ื สารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 327

ความสาคญั ของการประชาสัมพนั ธ์
รวิวงศ์ ศรีทองรุ่ง (2543 : 27) ได้กล่าวถึง ความสาคัญของการประชาสัมพันธ์ เอาไว้ว่า
การประชาสัมพันธ์เปน็ หวั ใจสาคัญที่มีสว่ นเอื้ออานวยให้เกดิ การเข้าใจกัน และรว่ มมือกันจากทุก ๆ ฝ่าย
เพราะมนุษย์ยากที่จะประสบความสาเร็จได้จากการทางานตามลาพังเพียงคนเดียว โดยปราศจากการ
ยอมรบั ความเข้าใจ และความสนับสนุนรว่ มมือจากผู้อนื่
การประชาสัมพันธ์เป็นกระบวนการส่ือสารขององค์การ หน่วยงานกับประชาชนหรือสังคม
เพ่ือก่อให้เกิดการผสมผสานแนวทางความรู้สึก การสนับสนุน ความร่วมมือร่วมใจในการทางานระหว่าง
องค์การหน่วยงานกับประชาชนท่ีเกี่ยวข้อง จึงถือได้ว่า การประชาสัมพันธ์เป็นองค์ประกอบท่ีสาคัญใน
การบริหารงานต่าง ๆ ในการพัฒนาประเทศ องค์การ หนว่ ยงาน และสงั คมส่วนรวม ให้ได้รบั ความสาเร็จ
สมบูรณ์ การใช้การประชาสัมพันธ์เข้าไปช่วยให้การปฏิบัติงานแพร่หลายกว้างขวาง เป็นการเพิ่ม
ศักยภาพในการเสริมสร้างสัมพันธภาพของบุคลากรภายในหน่วยงาน และสัมพันธภาพระหว่างองค์การ
หน่วยงานกับประชาชน ปัจจุบันนี้องค์การหรือหน่วยงานท้ังภาครัฐ รัฐวิสาหกิจ และภาคเอกชน
ส่วนใหญ่ต่างเห็นความสาคัญของการมีหน่วยงานประชาสัมพันธ์ เพราะเห็นว่าการประชาสัมพันธ์นั้น
เป็นวิถีทางที่จะบรรลุผลในสร้างความเข้าใจอันดีกับประชาชนซึ่งความเข้าใจอันดีของประชาชนนี้
เป็นส่วนสาคัญต่อการดารงอยู่ และการขยายขอบเขตของงานองค์การหน่วยงานทุกชนิด ดังนั้น
ผู้รับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับการประชาสัมพันธ์ จึงมีบทบาทสาคัญยิ่งในการพิจารณา ตัดสินใจเกือบทุก
ประการในนโยบายท่วั ๆ ไป ขององคก์ าร หนว่ ยงาน (เมธี คชาไพร. 2548 : 29)
งานประชาสัมพันธ์เป็นงานส่ือสัมพันธ์ท่ีมีความสาคัญ และเป็นงานที่มีขอบเขตกว้างขวาง มี
ระบบงานที่ซับซ้อนแต่งานประชาสัมพันธ์จะช่วยส่งเสริมลักษณะความเป็นผู้นาขององค์การและบุคคล
ท้ังยงั ช่วยให้เกิดความเข้าใจ ความรว่ มมอื ทงั้ จากพนักงานภายในและจากประชาชนภายนอกดว้ ย นบั ว่า
งานประชาสัมพันธ์มีคุณค่าต่อสถาบันต่าง ๆ เป็นอย่างย่ิง ซ่ึงพอจะสรุปความสาคัญของการ
ประชาสมั พนั ธ์ไดเ้ ป็นข้อ ๆ ดังนี้
1. การประชาสมั พันธ์ช่วยส่งเสริมภาพลกั ษณ์และสรา้ งคา่ นยิ มของหน่วยงานได้ดีขึ้น หมายถงึ
การสร้างความรู้สึกประทับใจที่บุคคลหลาย ๆ กลุ่มมีต่อหน่วยงานน้ัน ๆ รวมท้ังลูกจ้าง ลูกค้า ผู้บริโภค
ชุมชน พ่อค้าและรัฐบาล โดยการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับกลุ่มชนเหล่านี้ เผยแพร่ช้ีแจงข่าวสารให้
ประชาชนเห็นคุณความดีให้เกิดความเล่ือมใสและสร้างความผูกพันทางใจ เช่น การที่หน่วยงานประสบ
ความสาเรจ็ มีกาไรพอควร และแบ่งสว่ นของกาไรให้กบั พนกั งานในรปู ของเงนิ เดอื นที่สูงพอควร ตลอดจน
มีสวัสดิการต่าง ๆ ให้เหมาะสมตามอัตภาพ ขณะเดียวกันก็เป็นสมาชิกท่ีมีความรับผิดชอบต่อชุมชน
เป็นเพ่ือนบ้านท่ีดีมีนโยบายส่งเสริมพนักงานให้มีตาแหน่งและความรับผิดชอบสูง มีการฝึกอบรมและ
พฒั นาพกั งาน

328 ชวนพิศ อัตเนตร์

2. การประชาสัมพันธช์ ว่ ยปอ้ งกนั รักษาช่อื เสยี งของหนว่ ยงาน หมายถึง มีการพัฒนาปรับปรุง
ตัวเองรวมทั้งสินค้าและบริการต่าง ๆ ให้ตรงกับความต้องการของประชาชนแล้วโอกาสท่ีประชาชนจะ
ได้รับความไม่สะดวก เกิดความเข้าใจผิด หรือมองในแง่ร้ายซึ่งจะเป็นผลในการนาไปวิพากษ์วิจารณ์ให้
เกิดเสียชื่อเสียงย่อมไม่มีหรือมีน้อยมากเพราะเรา ได้ตรวจสอบความคิดเห็นทัศนคติของประชาชนและ
ทาการปรับปรงุ อยเู่ สมอ

3. การประชาสัมพันธ์ชว่ ยสรา้ งความเข้าใจท่ีถูกต้อง ทาใหเ้ กดิ ความร่วมมือกับหนว่ ยงานและ
ฝ่ายบริหารเพราะ การประชาสัมพันธ์เป็นการสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างฝ่ายบริหารกับบุคคลที่
เก่ียวข้องการให้ข่าวสารข้อเท็จจริงและความถูกต้อง มิได้เป็นการจูงใจหรือการโฆษณาชวนเช่ือด้วยกล
วาจา ย่อมทาให้เกิดความร่วมมือรว่ มใจกบั ฝ่ายบริหารขึ้น

4. การประชาสัมพันธ์ช่วยการขายและการตลาด การประชาสัมพันธ์เป็นการปูพ้ืนค่านิยม
ทัศนคติท่ีดีให้เกิดกับหน่วยงานเมื่อประชาชนมีค่านิยม ความรู้สึกที่ดีแล้วก็มีใจพร้อมท่ีจะรับฟังข่าวสาร
การโฆษณาสินค้าหรือบริการต่าง ๆ ซ่ึงเป็นแรงกระตุ้นให้เกิดความต้องการอยากได้และตัดสินใจซื้อ
ในทส่ี ุด ประชาสัมพันธ์ท่มี ีการตรวจสอบทัศนคติ ความคดิ เห็น คา่ นยิ มของกลุ่มเป้าหมาย ยังชว่ ยให้ฝ่าย
การตลาดวางแผนงาน ตง้ั แต่ผลติ สนิ คา้ จดั จาหน่าย โฆษณา ฯลฯ ได้ถูกต้องและมีประสิทธิภาพด้วย

ประเภทของการประชาสมั พันธ์
โดยทัว่ ไปการประชาสัมพันธ์ อาจแบง่ ตามลกั ษณะงานกว้าง ๆ ได้ 2 ประเภท คือ
1. การประชาสัมพันธ์ภายใน (Internal Public Relations) คือ การสร้างความเข้าใจและ
ความสัมพันธ์อันดีกับกลุ่มบุคคลภายในสถาบันเอง อันได้แก่ กลุ่มเจ้าหน้าที่ เสมียน พนักงาน ลูกจ้าง
รวมตลอดจนถึงนักการภารโรง คนขับรถภายในองค์การสถาบันให้เกิดมีความรักใครกลมเกลียว สามัคคี
กันในหมู่เพ่ือนร่วมงาน รวมทั้งด้านการเสริมสร้างขวัญ และความรักใครผูกพัน จงรักภักดี (Loyalty)
ตอ่ หน่วยงาน

การประชาสัมพันธ์ภายใน จึงมีความสาคัญมาก การประชาสัมพันธ์ภายนอกองค์การ
สถาบันจะดีไปไม่ได้เลยหากการประชาสัมพันธ์ภายในองค์การสถาบันยังไร้ประสิทธิภาพ เพราะ
ความสัมพันธ์อันดีภายในหน่วยงานจะมีผลสะท้อนไปกับการสร้างความสัมพันธ์ภายนอกด้วย และ
การสร้างความสัมพันธอ์ นั ดภี ายในหนว่ ยงานยงั เอ้ืออานวยให้การบริการ และการดาเนนิ งานขององค์การ
สถาบันเป็นไปด้วยความราบร่ืน คล่องตัวและมีประสิทธิภาพ รวมท้ังการที่พนักงาน ลูกจ้างภายใน
สถาบันมีความเข้าใจในนโยบาย และการดาเนินงานของสถาบันเป็นอย่างดี ก็จะเป็นกาลังสาคัญในการ
สร้าง ประสทิ ธภิ าพแกก่ ารประชาสมั พนั ธภ์ ายนอกด้วย

การเขียนเพอ่ื การสอื่ สารทางวชิ าการและวิชาชพี 329

สาหรับส่ือและเครื่องมือที่ใช้ในการประชาสัมพันธ์ภายในน้ัน อาจใช้การติดต่อส่ือสารด้วย
วาจา แบบซ่ึงหน้า (Face of Face) หรืออาจใช้สิ่งพิมพ์ภายในองค์การ (House Journal) ช่วย เช่น
หนังสอื เวยี น จดหมายของภายใน วารสารภายใน เป็นตน้

2. การประชาสัมพันธภ์ ายนอก (External Public Relations) คอื การสรา้ งความเข้าใจ และ
ความสัมพันธ์อันดีกับประชาชนภายนอก กลุ่มต่าง ๆ อันได้แก่ประชาชนทั่วไป และประชาชนที่องค์การ
สถาบันเกี่ยวข้อง เช่น ผู้นาความคิดเห็น ผู้นาในท้องถิ่น ลูกค้า ผู้บริโภค รวมท้ังชุมชนละแวกใกล้เคียง
ฯลฯ เพ่ือให้กลุ่มประชาชนเหล่าน้ีเกิดความรู้ ความข้าใจในตัวสถาบัน และให้ความร่วมมือแก่สถาบัน
ด้วยดี

การทาการประชาสัมพันธ์ภายนอกต้องเกี่ยวข้องกับประชาชนท่ีมีกลุ่มขนาดใหญ่ หรือ
จานวนมาก จึงอาจใช้เคร่ืองมือ ส่ือสารต่าง ๆ เข้ามาช่วยเผยแพร่กระจายข่าวสู่สาธารณชนด้วย
ได้แก่ ส่ือมวลชน (Mass Media) เช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุกระจายเสียง วิทยุโทรทัศน์ ภาพยนตร์ เป็นตน้
ซึง่ ปัจจุบนั องคก์ าร สถาบนั ต่าง ๆ กน็ ยิ มใช้เครือ่ งมอื สื่อสารมวลชนเหลา่ นี้เข้าช่วยในการประชาสัมพนั ธ์

องคป์ ระกอบของการประชาสัมพันธ์

หนว่ ยงาน องคก์ าร สถาบนั องคป์ ระกอบของการประชาสัมพันธ์ในอันดับแรกและสาคัญมาก
คือ ต้องมีหน่วยงาน องค์การ สถาบัน ถ้าไม่มีแล้ว ก็ไม่ทราบว่าจะทาการเผยแพร่ข่าวสารของใคร ซ่ึงถ้า
เปรยี บเทยี บประกอบของการสือ่ สารก็ คอื ผู้ส่งสาร (Sender)

ภายในหน่วยงาน องค์การ สถาบัน มีปัจจัยที่สาคัญที่จะทาหน้าที่เป็นผู้เผยแพร่ หรือเป็นผู้
ส่งสารนั่นคือนักประชาสมั พนั ธ์ น่นั เอง

ความหมายของคาวา่ "นักประชาสมั พนั ธ์"
วริ ัช ลภิรัตนกูล ไดใ้ หค้ วามหมายของคาวา่ นักประชาสัมพนั ธ์
"นักประชาสัมพันธ์ คือ บุคคลผู้ดาเนินงานเพ่ือสร้างสรรค์และธารงไว้ ซึ่งความสัมพันธ์อันดี
ระหว่าง หน่วยงาน องค์การ สถาบันกับกลุ่มประชาชน"

คณุ สมบตั ขิ องนักประชาสมั พันธ์
เอ็ดเวิร์ด แอล เบอร์เนย์ (Edward L. Rernays) อ้างในวิรัช ลภิรัตนกูล อธิบายถึงคุณสมบัติ
ของนกั ประชาสมั พันธ์
1. ตอ้ งเปน็ ผู้ทีม่ ีนิสัยรกั หรือชอบในอาชีพนี้
2. ตอ้ งเป็นคนที่มคี วามต้ังใจในการทางานด้านน้ีอยา่ งแนว่ แน่
3. ตอ้ งเป็นท่ีมีความสขุ มุ รอบคอบ

330 ชวนพิศ อตั เนตร์

4. มคี วามอยากร้อู ยากเหน็ และกระตือรือรน้ เสมอ
5. มีความสามารถในการวเิ คราะหป์ ัญหาตา่ ง ๆ ได้เป็นอยา่ งดี

นักประชาสมั พนั ธม์ ืออาชีพ
จากคุณสมบัติพ้ืนฐานดังกล่าวข้างต้นของนักประชาสัมพันธ์ เพื่อให้การทางานบรรลุตาม
เป้าหมายและมีประสิทธิภาพ ผศ.ดร.วิทยาธร ท่อแก้ว กล่าวไว้ว่า นักประชาสัมพันธ์จะต้องมี
คณุ สมบตั เิ ฉพาะ คือ เปน็ " คนเกง่ และคนดี " ซ่ึง นักประชาสัมพันธ์จะเปน็ คนเก่งใน 4 ดา้ นดว้ ยกันดังนี้
คือ
1. เก่งคน การเก่งคนของนักประชาสัมพันธ์นั้น หมายความถึงการทางานร่วมกับบุคคลอื่น
มีความเข้าอกเข้าใจบุคคลอ่ืน หรือกล่าวง่าย ๆ ว่าเป็นผู้ที่มีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดี การมีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีจะ
ก่อให้เกิดความร่วมมือ ร่วมแรง ร่วมใจในการทางาน อีกทั้งทีมงานประชาสัมพันธ์ หรือบุคลากรอ่ืนใน
หน่วยงานมีความพึงพอใจเมื่อมาทางานร่วมกับนักประชาสัมพันธ์ การเก่งคนนักประชาสัมพันธ์จะพึง
ปฏบิ ัติดังน้ี

1.1 ใหค้ วามเปน็ มติ รกับบุคคลอ่ืนกอ่ น
1.2 มีความจริงใจทแ่ี สดงออกต่อกนั ท้งั ต่อหนา้ และลบั หลงั
1.3 ไม่ตาหนิ หรอื นนิ ทาว่าร้ายบคุ คลอืน่
1.4 กลา้ รับผิด ไมซ่ ดั ทอดบุคคลอน่ื เมื่อตัวเองทาผดิ
1.5 ฟงั ความคิดเห็นบุคคลอน่ื
1.6 ใหค้ วามรว่ มมอื เมือ่ มโี อกาส
1.7 ยกย่อง ชมเชยสนบั สนนุ เพือ่ นร่วมงานและบุคคลอน่ื
1.8 ไม่ยกตนและข่มคนอน่ื
1.9 แสดงออกความมีน้าใจเสมอต้นเสมอปลาย
1.10 ไมเ่ หน็ แกต่ ัว
1.11 มจี ิตใจโอบออ้ มอารตี ่อบุคคลอ่ืน
นอกจากที่กล่าวมาข้างต้นแล้วในการเก่งคน คือ มีมนุษย์สัมพันธ์ท่ีดีกับบุคคลอื่น พึงหลีก
เลี่ยงการกระทาในส่ิงท่ีไม่ดีทั้งหลายที่มีคาเรียกนาหน้าว่า "ข้ี" ท่ีไม่พึงประสงค์ จานวน 30 ประการคือ
ข้ีเกียจ ขี้เบื่อ ข่ีบ่น ขี่ราคาญ ขี้จุกจิก ข้ึจุ๊ย ข้ีคุย ชี้งอน ขี้โม้ ขี้โมโห ข้ีแย ข้ียา ข้ีโกง ข้ีคลาค ขี้ประจบ
ขเ้ี หนียว ข้โี กรธ ขนี้ อ้ ยใจ ข้ีฟอ้ ง ขกี้ ลัว ขอี้ าย ขีร้ ะแวง ขต้ี ีด ขกี้ ังวล ข้ีลืม ขป้ี ิ้ง ขโ้ี รค ข้เี หล้า ข้ีเล่น ข้หี ลี
นักประชาสัมพันธ์มืออาชีพจะต้องหลีกเสี่ยงทุกอย่างที่จะลายความสัมพันธ์อันดีระหว่าง
เพ่ือนร่วมงาน และกลุ่มเป้าหมายที่ทาการประชาสัมพันธ์ การเสริมสร้างความมีมนุษย์สัมพันธ์ท่ีดีจะทา

การเขยี นเพ่ือการส่อื สารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 331

ให้นักประชาสัมพันธ์เป็นบุคคลหนึ่งท่ีได้รับการยอมรับจากบุคคลอื่นมากย่ิงขึ้น "ไม่มีงานประชาสัมพันธ์
ชน้ิ ใดสาเร็จได้ด้วยดโี ดยไมล่ งมอื กระทาอย่างชาญฉลาด "

2. เก่งงาน การเก่งงานของนักประชาสัมพันธ์น้ัน หมายถึง งานในหน้าที่ความรับผิดขอบ
สามารถทางานได้ดี มีผลงานที่พึงพอใจของทุกฝ่ายการเก่งงานนี้เป็นหัวใจหลักเช่นเดียวกัน เพราะถ้า
เก่งคนเพยี งอยา่ งเดยี ว งานก็ไม่สามารถลุลว่ งได้ การเกง่ งานของนักประชาสมั พันธ์พึงปฏบิ ตั ิดังน้ี

2.1 ทุกงานจะต้องทาอย่างเป็นระบบ คือยึดการวางแผน (PLAN) การเตรียมการ
(PREPARATION) การดาเนินการ (OPERATION) และการประเมินผล (EVALUATION)

2.2 ตรงต่อเวลาทง้ั การนัดหมาย และเวลาในการผลติ ผลงาน
2.3 มีความรับผิดชอบงานในหนา้ ท่ีอยา่ งดีทีส่ ุด
2.4 มีการบริหาร การจัดการที่ดี คานึงถึงความรวดเร็ว ความสะดวก ความสบาย ความ
ถูกตอ้ ง และความถกู ใจของทกุ ๆ ฝา่ ยดว้ ย
2.5 มีการพัฒนางานตลอดเวลาโดยเร่ิมวิเคราะห์จากจุดท่ี "เรายังไม่ดีพอ" และ "เราจะ
ปรับปรงุ อยา่ งไร" ใหด้ ที ี่สดุ ดขี น้ึ ไปกว่าเดิมทม่ี ี
2.6 มกี ารกาหนดมาตรฐานงาน
2.7 คานึงผลงานท้งั คุณภาพและปรมิ าณควบคู่กันไป
การเก่งงานจะทาให้นักประชาสัมพันธ์สามารถดาเนินงานด้านประชาสัมพันธ์ไปสู่
ความสาเร็จ และการเก่งงานน้ันจะต้องยึดถือการทางานอย่างเป็นระบบเปน็ สาคญั
3. เก่งคิด การเก่งคิดของนักประชาสัมพันธ์ หมายถึงมีความคิดสร้างสรรค์ ซึ่งนาความคิด
สร้างสรรค์ดังกล่าวมาพัฒนางานทางด้านประชาสัมพันธ์ การพัฒนาความคิดสร้างสรรค์นัก
ประชาสมั พันธ์ พึงปฏบิ ตั ติ งั ตอ่ ไปนี้
3.1 มีความปรารถนาและความอยากรู้อย่างแรงกล้าในการคิด ไม่ท้อถอย มีแรงจูงใจ
ภายในเพอ่ื คดิ หาคาตอบมาให้ได้
3.2 ตั้งคาถาม หรือมีข้อสงสัยตลอดเวลาว่า "ทาใม" (WH) และ "ทาไมไม่" (WHY NOT)
และพยายามค้นหาคาตอบให้ได้
3.3 ไมค่ ดิ ยึดกับกรอบเก่า ๆ หรอื วิธแี บบเดมิ ๆ ควรมีการริเร่ิมส่งิ ใหม่ ๆ
3.4 ฝึกฝนเชาว์ปัญญาเพ่ือให้สามารถนามาใช้ในการพัฒนาความคิดสร้างสรรค์ได้อย่าง
รวดเร็วยิ่งขน้ึ
3.5 ฝึกความมีสมาธิจะทาให้จิตใจจดจ่อกับสิ่งท่ีคิด และเม่ือมีสมาธิจะทาให้สตินิ่งทาให้
เกดิ ความคิดใหมไ่ ด้
3.6 การลงมือคิดบ่อย ๆ ทาให้คความเคยชิน และมีความคิดแตกฉานการเป็นคนเก่งคิด
หรือมีความคิดสร้างสรรค์กัน จะช่วยให้งานทางด้านการประชาสันพันธ์ เกิดความสัมฤทธ์ิผลได้

332 ชวนพศิ อัตเนตร์

โดยเฉพาะอย่างย่ิงงานทางด้านการเขียนบท หรือ สปอร์ตต่าง ๆ รวมทั้งการคิดคาขวัญของหน่วยงาน
การจัดนิทรรศการ การเขียนข่าวตลอดจนงานทางด้านศิลปะต่าง ๆ ดังน้ัน นักประชาสัมพันธ์จะต้องมี
การพฒั นาดา้ นความคดิ สรา้ งสรรค์ โดยมีขน้ั ตอนในการคิดดังนี้

1. ระบุเรื่องท่ีจะคิดเพ่ือช้ีชัดไปยงั ประเดน็ ทีจ่ ะคดิ
2. คิดโดยให้ความคิดไหลพรั่งพรูออกมามากท่ีสุด โดยคิดทั้งทางเดียว หลาย ๆ ทาง
ทุก ๆ มิติ หลาย ๆ เงอ่ื นไข
3. จดั กลุ่มความคิดตา่ ง ๆ ทไ่ี ด้มาจากการคิดให้เปน็ หมวดหมู่
4. คัดเลือกความคิดท่ีต้องการนามาใช้งานใดพยายามตอบคาถามว่า "ทาไมเรา
จงึ เลอื ก" และ "ทาไมไม่เลอื กความคิดอืน่ ๆ"
5. ตกแต่งความคิด และขยายความคดิ ทีเ่ ลือกให้มีความสมบรู ณ์ยง่ิ ข้ึน
6. นาไปใชง้ านและติดตามผลการใช้ความคิดนน้ั ๆ เพ่อื เป็นข้อมูลในการคิดในโอกาส
ต่อไปสติปัญญาของมนุษย์น้ัน ถ้าหากถูกยึดขยายออกไปด้วยความคิดใหม่ ๆ แล้วมันไม่มีวันจะกลับสู่
สภาพเดิมได้เลย ดังนั้น ความคิดสร้างสรรค์ของนักประชาสัมพันธ์ จึงเป็นคุณสมบัติอย่างหนึ่งที่ ต้อง
พฒั นาเพอ่ื ค้นหาแนวทางและรูปแบบใหม่ ๆ มาปรบั ปรุงและพัฒนางาน

4. เกง่ เรียน การเก่งเรียนของนกั ประชาสัมพันธ์ หมายถึง เก่งในการศกึ ษาใฝ่หาความรู้เพม่ิ เติม
เพื่อนามาประกอบการใช้งานดา้ นการประชาสมั พันธ์การเก่งเรียนนักประชาสัมพันธ์พงึ ปฏบิ ตั ิดังนี้

4.1 สนทนาหรือพูดคุยแลกเปลี่ยนกับผู้ที่มีประสบการณ์ไนทุก ๆ โอกาสท่ีมีนัก
ประชาสมั พนั ธ์จะต้องอาศยั เทคนิคการมมี นุษยส์ ัมพันธ์ในการดูดซบั ความรูจ้ ากแหล่งความรู้ท่ีเปน็ บุคคล
เพราะจะทาให้นักประชาสัมพันธ์ได้ความรู้เพิ่มเติมมาโดยทางลัดเพราะประสบการณ์ต่าง ๆ ท่ีสะสมมา
ของบุคคลอื่นต้องใช้เวลาในการทาความเข้าใจค้นคว้าทดลองจนได้ข้อสรุปมาแล้ว ดังน้ัน นัก
ประชาสัมพันธ์ได้สนทนา หรือพูดคุยกับผู้มีประสบการณ์ในงานประชาสัมพันธ์เท่ากับรับอาหารสมองที่
เป็นอาหารชนิดสาเร็จรูปเพียงแตว่ ่านกั ประชาสัมพันธ์จะต้องรู้จักเลือกดัดแปลงปรับปรุงเมื่อจะนามาใช้
งานต่อไปอย่าลืมคากล่าวที่ใช้ได้ทุกยุคทุกสมัย คือ " คบบัณฑิตบัณฑิตจะพาไปหาผล " ผลตัวนี้คือ
ความสาเรจ็ นน่ั เอง

4.2 ศึกษาจากการอ่านหนังสือตารา วารสารต่าง ๆ ท่ีเกี่ยวข้องในปัจจุบันส่ือทางด้าน
ส่ิงพิมพ์ในบ้านเรานั้นมีมากมายมีการผลิตตาราวิชาการต่าง ๆ เพ่ิมข้ึนการศึกษาจากสิ่งเหล่านี้ จะทาให้
นกั ประชาสมั พันธ์ทางานท่ียึด "หลักการ" มีทฤษฎีหรอื หลักการรองรับจะได้ต้อง "ความร้สู ึก" หรอื "หลัก
ของตวั เอง" ออกไป

การเขียนเพื่อการส่ือสารทางวิชาการและวชิ าชีพ 333

4.3 ศึกษาต่อในสถาบันการศึกษาที่เปิดสอนทางด้านน้ีโดยตรง โอยอาจจะเรียนเจาะลึก
เฉพาะดา้ นก็ได้ เช่น ถ้าจบปรญิ ญาตรีทางด้านนิเทศศาสตร์ วชิ าเอกประชาสัมพันธ์มาแลว้ อาจจะศึกษา
ต่อทางด้านจิตวิทยาจะได้นามาวิเคราะหักลุ่มเป้าหมาย หรือศึกษาทางด้านการบริหาร จะได้นามา
บริหารจัดการงานด้านประชาสัมพันธ์ หรือศึกษาต่อทางด้าน การส่ือสารมวลชน เป็นต้น การศึกษาต่อ
ใน สถาบันการศึกษา นักประชาสัมพันธ์จะต้องเตรียมตัวให้พร้อมทั้งวิชาการท่ีจะทาการทดสอบ และ
การเข้าสู่การสัมภาษณ์ อย่างไรก็ตามถ้าหากเปรียบเทียบกับผู้ท่ีจบการศึกษาจากด้านอ่ืน ๆ มา เม่ือ
เปรียบเทียบกับทางด้านนิเทศศาสตร์ โดยเฉพาะทางวิชาเอกประชาสัมพันธ์แล้วในส่วนของการเข้า
สัมภาษณ์นั้นท้ังบุคลิก ท่าทาง การพูดการแสดงออกทั้งความคิดและการกระทาน่าจะได้เปรียบกว่า
เพียงแตต่ อ้ งถามตวั เองก่อนวา่ "พรอ้ มและเอาจริงเอาจงั กบั การศึกษาตอ่ หรือยงั ”

4.4 ฝึกอบรมในวิชาการต่าง ๆ ท่ีเก่ียวข้องเป็นการฝึกอบรมระยะส้ันหรือระยะยาว
ซ่ึงจะแตกต่างกับการเข้าไปศึกษาในสถาบันการศึกษา ซึ่งต้องใช้เวลามากกว่าการฝึกอบรมเป็นการ
พฒั นาความรู้ ทศั นคติ ทักษะเติมเฉพาะด้าน เชน่ การฝึกอบรมผลิตส่ือประชาสมั พนั ธ์ เทคนิคการ เขียน
ข่าว การสร้างภาพข้ออื่น ๆ ท่ีเหมาะสมและนามาใช้ประโยชน์ในการทางานซ่ึงปัจจุบันมีหน่วยงาน
สถาบันการศึกษา และสถาบันทางด้านการพัฒนาบุคลากรของเอกชนจัดฝึกอบรมในหลกั สูตรต่าง ๆ ซ่ึง
บริการทั้งจัดเฉพาะสาหรับหน่วยงาน และรับสมัครจากหลาย ๆ หน่วยงานมาฝึกอบรมด้วยกันสมัยใหม่
เกดิ ข้นึ ทกุ ขณะจะทาให้เราทาการประชาสัมพนั ธ์ได้ทันกับความเปล่ยี นแปลงไปใน ทุก ๆ ดา้ นอย่าใหใ้ คร

การพัฒนาตัวเองด้านการศึกษาหาความรู้น้ัน เป็นสิ่งท่ีนักประชาสัมพันธ์จะต้อง
กระทาเพราะวิทยาการเขาพูดกันว่า " คนในฝ้ายประชาสัมพันธ์เป็นเต่าล้านปี " วิทยาการสิ่งใดเกิดข้ึน
นักประชาสมั พนั ธค์ วรจะทราบเป็นรายแรกความรทู้ ่นี กั ประชาสมั พันธจ์ ะต้องศกึ ษามดี ว้ ยกันสามด้านคอื

1. ความรเู้ ก่ยี วกบั งานประชาสมั พนั ธ์โดยตรง
2. ความรู้เก่ยี วกับการทางานรว่ มกนั
3. ความรู้เก่ียวกับการบริหารหรือการจัดการถ้าหากพิจารณาตามตาแหน่งหน้าที่
ความรับผิดชอบผู้บริหารงานด้านประชาสัมพันธ์จะเน้นทางการบริหารส่วนผู้ปฏิบัติงานด้านการ
ประชาสัมพันธ์จะเน้นความรู้เกี่ยวกับงานประชาสัมพันธ์ โดยตรงแต่ความรู้เก่ียวกับการทางานร่วมกัน
น้ัน ไม่ว่าจะเปน็ ผู้บรหิ ารและผปู้ ฏิบัตงิ านจะตอ้ งศึกษาด้วยกนั ทั้งส้ิน
5. คนดี การเป็นคนดีเป็นสิ่งท่ีมีความสาคัญต่อผู้ปฏิบัติงานในทุกวงวิชาชีพ และ
โดยเฉพาะ อย่างยิ่งในแวดวงนักประชาสัมพันธ์น้ันต้องการ "คนดี" เป็นอย่างมาก เพราะผู้ที่ทางานกับ
ข้อมูลข่าว สารจะต้องเป็นบุคคลท่ีมีคณุ ลักษณะเป็น "คนดี" เช่น ใส่ยาพิษ หรือสีสรรลงไปในข่าวสารน้ัน
ซึ่งจะเกิดผล (Effect) ต่าง ๆ ท่ีประสงค์ได้กับกลุ่มเป้าหมาย นอกจากนี้ การเป็นคนดีนั้นจะทาให้นัก
ประชาสัมพันธ์เป็นตัวของตัวเองปราศจากการครอบงาทางด้านต่าง ๆ ไม่ว่าสิ่งล่อใจต่าง ๆ ที่อาจจะ

334 ชวนพศิ อัตเนตร์

เกิดข้ึน หรือความโอนเอนไม่เป็นกลาง หรือไม่เป็นธรรมเกิดขึ้นในจิตใจของนักประชาสัมพันธ์ ซ่ึงนัก
ประชาสัมพนั ธ์พ่ึงปฏบิ ตั ิดังน้ี

5.1 คนดยี อ่ มปฏบิ ัติความดีเสมอต้นเสมอปลาย
5.2 คนดีย่อมรกั ษาความเรียบรอ้ ยไม่กอ่ ให้เกิดความวุ่นวายระหว่างกนั
5.3 คนดีย่อมมีสมั มาคารวะต่อทกุ ๆ คน
5.4 คนดีย่อมมกี รยิ าเป็นทร่ี ักของบุคคลอืน่
5.5 คนดีย่อมปฏิบตั งิ านดีมคี วามรบั ผดิ ชอบ
5.6 คนดี ยอ่ มเปน็ ผ้ใู จดีมีความเอือ้ เฟ้ือเผ่ือแผ่ และชว่ ยเหลอื ซึ่งกันและกัน
5.7 คนดยี อ่ มรกั ษาความซือ่ สัตย์สจุ ริต
5.8 คนดีย่อมไม่ประพฤติชั่วท้ังปวง นักประชาสัมพันธ์เป็นผู้ปฏิบัติงาน เช่นเดียวกบั
บุคคลในวิชาชีพอ่ืน ๆ "คนดี" เป็นส่ิงหน่ึงที่ทาให้นักประชาสัมพันธ์อยู่เหนือจิตใจบุคคลอื่น ๆ สามารถ
สร้างการยอมรบั และไว้วางใจได้ รวมทง้ั "คนด"ี จะได้เป็นแบบอยา่ งแกบ่ ุคคลอืน่ ๆ ท้งั ในหน่วยงานและ
ผพู้ บเห็นอน่ื
การเป็นนักประชาสัมพันธ์ท่ีดีกว่า หรือการเป็นนักประชาสัมพันธ์มืออาชีพ ซึ่งจะต้องมี
องค์ประกอบทั้งคนเก่ง คือ เก่งคน เก่งงาน เก่งคิด เก่งเรียน และคนดี ซึ่งอาจจะเปรียบเทียบเสมือน
"นักกระบี่ในยุทธจักรท่ีมีทั้งกระบวนยุทธ เพลงกระบี่ ลีลาการต่อสู้ และวิเคราะห์คู่ต่อสู้ได้อย่างทะลุ
ทะลวง อกี ทัง้ มีกระบ่ีท่ีคมกริบค่ใู จ ผนวกกบั มีคณุ ธรรมประจาใจดว้ ย"

งานของนกั ประชาสัมพันธ์
สมาคมการประชาสมพันธ์แห่งสหรัฐอเมริกา (PASA) ได้จาแนกประเภทงานของนัก
ประชาสมั พันธ์หรือผทู้ ท่ี างานด้านนไี้ วด้ งั น้ี คือ
1. งานด้านการเขียน (Writing) นักประชาสัมพันธ์จะต้องมีความรู้ความสามารถในด้านการ
เขียนเป็นอย่างดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งการเขียนทางด้านการประชาสัมพันธ์ หรือการเขียนเพ่ือ
ประชาสัมพนั ธ์
2. งานบรรณาธิการ (Editing) นักประชาสัมพันธ์ อาจต้องรับหน้าที่ในการผลิตสิ่งพิมพ์เพื่อ
การประชาสัมพนั ธ์ สาหรบั เผยแพรป่ ระชาชนทัง้ กลุม่ ประชาชนภายใน และภายนอกหนว่ นงาน
3. งานการกาหนดตาแหน่งหน้าที่ (Placement) นักประชาสัมพันธ์ จะต้องติดต่อกับ
สื่อมวลชนต่าง ๆ เช่น หนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ นิตยสารต่าง ๆ ฯลฯ นักประชาสัมพันธจ์ ะต้องทราบ
ถึงตาแหนง่ หน้าทต่ี า่ ง ๆ ในการสง่ ข่าวหรอื ตดิ ต่อกับส่อื มวลชนเหลา่ นี้

การเขยี นเพ่อื การสือ่ สารทางวิชาการและวชิ าชพี 335

4. งานดา้ นกการส่งเสริม (Promotion) นกั ประชาสมั พนั ธจ์ ะต้องจัดงานต่าง ๆ เป็น เช่น งาน
เหตุการณ์พเิ ศษ (Special Eventรs) งานนทิ รรศการ งานฉลองครบรอบปี งานแสดงพิเศษต่าง งานเล้ยี ง
และแถลงขา่ วแก่สอื่ มวลจน งานเปดิ สานกั งานหรือเปดิ บรษิ ัทใหม่

5. งานด้านกการพูด (Speaking) นักประชาสัมพันธจ์ ะตอ้ งพร้อมเสมอท่ีจะพูดแถลงช้ีแจงกับ
ประชาชนซง่ึ เป็นการติดตอ่

6. งานด้านการมลิต (Production) นักประชาสัมพันธ์จะต้องมีความรู้เก่ียวกับการผลิตส่ือ
หรอื เครอ่ื งมือท่ีใช้ในการประชาสมั พันธบ์ างประเภท เช่น โปสเตอร์ และจลุ สาร

7. งานด้านการวางโครงการ (Programming) นักประชาสัมพันธ์จะต้องร้จู ักการวางโครงการ
ประชาสมั พนั ธ์ ตามที่ประสงค์ เพ่ือให้สอดคลอ้ งกับจดุ หมายขององคก์ าร

8. งานด้านการโฆษณาสถาบัน (Institutional Advertising) นักประชาสัมพันธ์จะต้องมี
ความรู้เก่ียวกับการใช้การโฆษณาเพื่อการประชาสัมพันธ์ (Public Relations Advertising) หรืออีกใน
หนึ่งก็คือ การโฆษณาเพ่ือหวังผลทางด้านการประชาสัมพันธ์ ในด้านชื่อเสียง ศรัทธา และภาพลักษณ์
(Image) ของหนว่ ยงาน

หนา้ ท่ขี องนกั ประชาสัมพนั ธ์
1. ทาหนา้ ท่ีเป็นผ้รู บั พงั ความคิดเหน็ (Listener) นกั ประชาสัมพนั ธ์จะต้องการสารวจวิจัยหรือ
รับฟังความรู้สึกนกึ คิด และความต้องการของประชาชน เพื่อจะได้สามารถดาเนินเการประชาสัมพันธ์ได้
อย่างถกู ต้อง และสอดคล้องกับประชามติ
2. ทาหนา้ ทเ่ี ป็นผู้ให้คาแนะนาปรึกษา (Counselor) นักประชาสมั พันธจ์ ะต้องลงทาหน้าที่ให้
คาปรึกษาแนะนาในด้านการดาเนินงานประชาสัมพันธ์ต่อฝ่ายบริหารหรือฝ่ายจัดการ (Management)
ของหนว่ ยงานเพ่อื ให้องคก์ ารสถาบนั กาหนดนโยบายให้สอดคล้องกับความต้องการของประชาชน

กระบวนการดาเนนิ งานประชาสมั พนั ธ์

โดยทว่ั ไปเม่อื กลา่ วถึง กระบวนการดาเนินงานประชาสมั พนั ธ์ น้ัน ตาราตา่ ง ๆ มกั อ้างคากลา่ ว
ของ สก็อต เอ็ม.คัทลปิ (Scott m.cutip) และ แอลเลน็ เอช.เซน็ เตอร์ (Aien H. Center) ผซู้ ่ึงมอี ทิ ธิพล
ต่อวิชาการประชาสัมพันธใ์ นชว่ ง 20 กวา่ ปีนี้ ซงึ่ ทั้ง 2 ไดก้ ล่าวถงึ ข้นั ตอนในการดาเนนิ งานประชาสมั พันธ์
อยา่ งมปี ระสทิ ธผิ ลไวว้ ่า การดาเนนิ งานประชาสมั พนั ธ์ ควรปฏิบัตเิ ปน็ ขัน้ ตอนดังตอ่ ไปน้ี

1. ขั้นตอนการวิจัย - การรับฟัง (Research-Listening) เป็นขั้นแรกของ การดาเนินงาน
ประชาสัมพันธ์ ซึ่งนักประชาสัมพันธ์จะต้องปฏิบัติโดยการสารวจคันหาปัญหาต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นความ
คิดเห็นปฏิกิริยา อคติ ท่าที ความรู้สึก และอื่น ๆ ของกลุ่มประชาชนที่เก่ียวข้องกับการปฏิบัติงานหรือ

336 ชวนพศิ อัตเนตร์

นโยบายของสถาบัน เพ่ือประมวลข้อมูลท่ีได้ ซ่ึงรวมท้ังข้อมูลเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของสถาบันด้วย อันจะ
นามาซ่งึ ขนั้ ตอนต่อไปในการดาเนนิ งานประชาสัมพันธ์

2. ข้ันตอนการวางแผนตัดสินใจ-เตรยี มปฏิบตั ิงาน (Planning-Discussion- Making) ขนั้ ตอน
นี้เป็นขั้นตอนการนาเอาข้อมูลที่ได้จากขั้นที่หน่ึงมาเป็นตัวกาหนดนโยบายและโครงการของสถาบันเพื่อ
ประโยชน์ของทุก ๆ ฝ่าย

3. ขั้นตอนการติดต่อสื่อสาร-การปฏิบัติการ (Communication-Action) เป็นขั้นตอนของ
การเผยแพร่ข่าวสารนโยบายท่าที ตลอดจนความรู้สึกและข้อเท็จจริงต่าง ๆ ไปยังกลุ่มประชาชนที่
เกยี่ วข้อง

4. ขั้นตอนการประเมินผล (Evaluation) เป็นข้ันตอนสุดท้ายสาหรับการดาเนินการ
ประชาสัมพันธ์ในการประเมินผลโครงการต่าง ๆ ตลอดจนเทคนิคทั้งหลายท่ีใช้ในการประชาสัมพันธ์
เพื่อปรับปรุงแก้ไขในกรณีที่ไม่ได้ผลดีตามคาดหวังหรือเป็นแนวทางปฏิบัติในงานประชาสัมพันธ์อ่ืน ๆ
ตอ่ ไป

กระบวนการและขั้นตอนของการดาเนนิ งานประชาสมั พันธ์

การศึกษาค้นควา้ การวางแผนและโครงการ การสอื่ สาร การประเมินผล
หาข้อมลู การวเิ คราะหย์ ุทธวิธี การปฏบิ ตั กิ าร ผลท่ไี ดร้ บั
- สถานการณ์ - เป้าหมาย - ทางเลือก - จงั หวะเวลา - ปฏกิ ิริยา
- ภมู หิ ลงั - ผลดี ผลเสีย - การย้าเตอื น ตอบกลับ
- ปญั หา - ผลทต่ี ิดตามมา - การติดตามผล - การพจิ ารณา
ฯลฯ - การดาเนินยทุ ธวี ทบทวน
- การแกไ้ ข
การใชส้ อ่ื ปรบั ปรงุ
- กาหนดส่อื
- กาหนดงบประมาณ
และคา่ ใช้จ่าย

การพจิ รณาอนุมัติ
- การเสนอพิจารณา
- การใหค้ วามสนบั สนนุ

การเขยี นเพ่ือการสอ่ื สารทางวชิ าการและวิชาชีพ 337

การศึกษาค้นคว้าหาข้อมูล และข้อเห็จจริงต่าง ๆ (Fact - Fin cling) เป็นงานวิจัยและรับพัง
ความคิดเห็น และเป็นข้ันตอนของการดาเนินงานประชาสัมพันธ์ขั้นแรก งานดังกล่าวอาจเป็นการค้นหา
รวบรวม เอกสาร ข่าวสาร หนังสือพิมพ์ วารสารต่าง ๆ ที่อาจเกินประโยชน์หรือเกี่ยวข้องต่อสถาบัน
หรือรวบรวมข้อมูลจากสภาพแวดล้อม หรือปฏิกิริยาท่ีประชาชนผู้เก่ียวข้องแสดงออกหรือมีต่อองค์การ
ด้วยการตรวจสอบบทความหรือข่าวในหน้าหนังสือพิมพ์นิตยสาร วารสาร ที่ข่าวน้ันมีส่วนเก่ียวข้องกับ
องคก์ าร แลว้ ตดั ข่าวนนั้ เพอื่ เก็บรวบรวมไวใ้ ชป้ ระโยชน์ต่อไป

นอกจากนี้ ยังอาจใช้วิธีพบปะพูดคุยกับประชาชนท่ีเป็นผู้นาความคิดเห็น หรือผู้นาทาง
ประชามติ (Public Opinion Leader) และการสดับรับฟังความคดิ เห็นจากบทความหรอื บทวิจารณ์ทาง
วิทยุกระจายเสียงหรือโทรทัศน์ รวมท้ังตรวจสอบดูจากบทบรรณาธิการ บทวิจารณ์ในหน้าหนังสือพิมพ์
หรือคอลัมน์ต่าง ๆ ที่เปิดโอกาสให้ประชาชน ถามคาถาม และแสดงความคิดเห็น ตลอดจนอาจศึกษา
รวบรวมจากจดหบายคิดเห็น ข้อเสนอแนะ วิพากษ์วิจารณ์ คาชมต่าง ๆ ท่ีมีเข้ามายังองค์การสถาบัน
ฯลฯ เหลา่ นี้ แตเ่ ป็นการวิจัยรบั ฟงั ความคิดเหน็ อยา่ งไมเ่ ปน็ ทางการ

สาหรับการวิจัยรับฟังความคิดเห็นอย่างเป็นทางการนั้น อาจจะใช้วิชีการ สารวจวิจัย
ประชามติ (Public Opinion Survey) จากกลุ่มประชาชนอย่างเป็นทางการ ด้วยวิธีใช้แบบสอบถาม
(Questionnaire) ซง่ึ วิธดี งั กล่าวเป็นวิธีทีค่ ่อนข้างยุ่งยาก สลับ ซบั ซ้อน และตอ้ งอาศัยหลักวิชาการ ดา้ น
การวิจัยทางสังคมศาสตร์และสถิติเข้าร่วมด้วย อย่างไรก็ตาม วิธีน้ีมีแนวโน้มท่ีจะทาให้ได้ข้อมูลที่
ใกล้เคียงความเปน็ จรงิ ท่ีสุด แม้จะส้ินเปลืองเวลาและงบประมาณคอ่ นข้างสงู ก็ตาม

สรุปแล้วงานในขั้นตอนน้ี ก็คือการถามตนเองว่า องค์การ "ของเรามีปัญหาอะไรบ้าง" หรือ
"อะไรเปน็ ปญั หาสาหรับเรา" ซึ่งโดยทั่วไปแล้วปญั หาตา่ ง ๆ ในการดาเนินการประชาสมั พันธข์ ององค์การ
สถาบนั มกั จะได้แกป่ ัญหาต่าง ๆ ดงั ตอ่ ไปนี้

1. มีญหาเกีย่ วกับการส่ือสารหรือการแพรก่ ระจายข่าว
2. ปัญหาเก่ียวกับการที่กลุ่มประชาชนไม่ให้ความร่วมมือหรือสนับสนุนต่อองค์การสถาบัน
รวมทั้งความเฉยเมยต่อการดาเนนิ งานหรอื การปฏบิ ัติงานขององค์การ
3. ปัญหาเกี่ยวกับการที่ประชาชน เกิดความเข้าใจผิดในตัวองค์การสถาบัน รวมท้ังความ
เช่อื ถอื ศรัทธา และไวว้ างใจดว้ ย
4. ปัญหาเก่ียวกับการที่ประชาชนมีปฏิกิริยาหรือท่าทีที่ขัดแย้งไม่เป็นมิตรรวมท้ังการต่อด้าน
นโยบายหรือการดาเนินงานขององค์สถาบัน ซึ่งปัญหาน้ีจะต้องศึกษา ดูให้ดีว่า การที่ประชาชนแสดง
ปฏิกิรยิ าต่อตา้ นน้ีจะเปน็ เพราะสาเหตุอะไร องค์การสถาบันมีนโยบายหรือการดาเงินงานทีส่ อดคล้องกับ
ความคิดเหน็ หรอื ความตอ้ งการของ ประชาชน หรือไม่ เปน็ ตน้

338 ชวนพศิ อัตเนตร์

5. ปญั หาเกี่ยวกับภาพลกั ษณ์ขององค์การสถาบนั อนั ไดแ้ ก่ การทปี่ ระชาชนมีภาพลักษณ์ท่ีไม่
ดีต่อองค์การสถาบัน หรือองค์การมีภาพลักษณ์ที่เสื่อมเสียในสายตาของประชายน ซึ่งปัญหาดังกล่าวน้ี
ย่อมมผี ลตอ่ ความนยิ ม หรือชอ่ื เสียงเกียรตคิ ุณขององคก์ ารดว้ ยเสมอ

การวางแผน (Planning) คือ ขบวนการขั้นหนึ่งในการบริหารงานให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์
และนโยบายท่ีกาหนดไว้ แผนเป็นเรื่องเก่ียวกับการใช้ความรู้ในทางวิทยาการและวิจารณญาณวินิจฉัย
เหตุการณ์ในอนาคต แล้วกาหนดวิธีการโดยถูกต้องและมีเหตุผล เพ่ือให้การดาเนินงานตามแผนเงินไป
โดยเรียบร้อยสมบูรณ์และมีประสิทธิภาพที่สุด ฉะน้ันจึงเป็นเร่ืองท่ีคิดถึงส่ิงท่ีจะเกิดขึ้นหรือหวังจะให้มี
ขึ้นในอนาคต การวางแผนจึงเป็นเรื่องที่เก่ียวกับข้อเห็จจริงที่ต้องการจะมีข้ึน การกาหนดให้มีแผนเงิน
การแสดงออกให้เห็นถึงอัจฉริยภาพของมนุษย์ท่ีใช้ความพากเพียรให้พยายามปรับสิ่งแวดล้อมให้เป็น
ประโยชนแ์ กก่ ารดารงชีวิต

ฉะน้ัน การวางแผนจึงเป็นการกาหนดวิธีการปฏิบัติอย่างถูกต้องและมีเหตุผลเพ่ือท่ีจะใช้เป็น
แนวทางในการคาเนินงานตามแผนเพื่อให้งานของฝ่ายประสาน สอดคลัองกันตามวัตถุประสงค์หรือ
เป้าหมายท่ีต้องการอย่างสมบูรณ์ เรียบร้อยและมีประสิทธิภาพ การวางแผนเป็นงานขั้นตอนที่ต่อจาก
การสารวจวิจัยค้นคว้าหาข้อมูลอันเป็นงานข้ันแรกของการดาเนินงานประชาสับพันธ์ จะเห็นได้ว่า งาน
ในชั้นวางแผนน้ีเร่ิมมีความยุ่งยากสลับซ้อนข้ึน เพราะเป็นงานที่ต้องใช้สติปัญญาความรอบคอบ
ตลอดจนวิจารณญาณในการกาหนดวางแผน รวมทั้งการใช้การตัดสินใจเข้าร่วมด้วย การวางแผนท่ีดี
ย่อมตอ้ งอาศัยข้อมูลท่ีใกล้เคียงความเปน็ จริงที่สดุ และควรมนี ้าหนักพอทจ่ี ะเช่ือถือได้ ฉะน้ันงานในข้ันน้ี
จงึ เปน็ การนาเอาข้อมลู ประชามติ ทัศนคติ ความคิดเห็น ฯลฯ ท่ีไดม้ าวเิ คราะห์ตัดสนิ ใจว่า อะไรเป็นส่ิง
ที่พึงแก้ไขและอะไรบ้างเป็นสิ่งที่พึงยึดถือปฏิบัติ เพ่ือนาไปประกอบการพิจารณาจัดตั้ง หรือกาหนดเปน็
นโยบายและโครงการขององค์การสถาบันต่อไป อันจะเป็นการช่วยให้องค์การสถาบันสามารถกาหนด
หรือวางนโยบายท่ีเป็นประโยชน์หรือเป็นผลดีต่อผู้เก่ียวข้องทุกฝ่าย งานขั้นน้ีจึงต้องอาศัยความสุขุม
รอบคอบเปน็ พเิ ศษในการมองหรือพิจารณาปัญหาต่าง ๆ แลว้ จึงทาการตัดสนิ ใจกาหนดเป็นแผนขน้ึ ใน

หลกั ในการวางแผนการประชาสัมพันธก์ ารพิจารณาวางแผนนนั้ มีหลักสาคญั ๆ ตังต่อไปน้คี ือ
1. การกาหนดวัตถปุ ระเสงค์
2. การกาหนดกล่มุ ประชาชนเปา้ หมาย
3. การกาหนดแนวหวั ขอ้ เร่อื ง
4. การกาหนดช่วงระยะเวลา
5. การกาหนดสอ่ื และเทคนิคตา่ ง ๆ
6. การกาหนดงบประมาณ

การเขียนเพ่ือการสื่อสารทางวชิ าการและวิชาชีพ 339

1. การกาหนดวัตถุประสงค์ จะต้องกาหนดหรือระบุไว้อย่างชัดเจนว่า เพ่ืออะไรบ้าง เรา
ต้องการสร้างสรรคค์ วามเขา้ ใจในสิ่งใดบา้ ง หรอื ต้องการแก้ปัญหาใด เป็นตน้

2. การกาหนดกลุ่มประชาชนเป้าหมาย จะต้องระบุให้แน่ชัดว่ากลุ่มประชาชนเป้าหมายคือ
ใคร มีพ้ืนฐานการศึกษาหรือภูมิหลังอย่างไร รวมทั้งรายละเอียดต่าง ๆ เช่น ฐานะทางเศรษฐกิจและ
สังคมตลอดจนด้านจิตวิทยา เช่น ใครสามารถจะเป็นผู้นาความคิดเห็นมีอิทธิพลต่อการแพร่กระจาย
ขา่ วสารสูป่ ระชาซนอกี ต่อหนึ่ง

3. การกาหนดแนวหัวเร่ือง จะต้องกาหนดให้แน่นอนว่า แนวหัวข้อเรื่อง น้ันจะเน้นไปทางใด
ตลอดจนการกาหนดสัญลักษณ์หรือข้อความสั้น ๆ เป็นคาขวัญ ต่าง ๆ ที่จดจาได้ง่ายหรือตึงดูดความ
สนใจ และเตือนใจไดด้ ี

4. การกาหนดช่วงระยะเวลา จะต้องมีการกาหนดช่วงระยะหรือจังหวะเวลาท่ีเหมาะสมทส่ี ดุ
ในการปฏิบัติงานไห้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เช่น จะเร่ิมทาการ เผยแพร่ล่วงหน้า (Advanced
publicity) เพ่ือเป็นการอุ่นเคร่ืองหรือปูพื้นเสียก่อน เป็นการเรียกความสนใจและถึงวันรณรงค์เพ่ือ
ปฏบิ ัติงานอย่างเต็มที่เมือ่ ไร วันเวลาอะไร สง่ิ เหลา่ นีจ้ ะตอ้ งกาหนดไว้ล่วงหน้าอยา่ งแนข่ ัด

5. การกาหนดสื่อและเทคนิคต่าง ๆ จะต้องกาหนดลงไปว่าจะใช้ส่ือหรือเคร่ืองมือใดบ้าง
รวมท้งั จะใช้เทคนคิ อน่ื ๆ อะไรบา้ งเข้าร่วมด้วย เป็นต้น

6. การกาหนดงบประมาณ จะตอ้ งกาหนดงบประมาณทีจ่ ะใชใ้ นการดาเนินการใหช้ ัดเจน เพ่ือ
ไม่ให้เกิดปัญหาภายหลัง เช่น งบประมาณไม่พอ หรือต้องใช้ง่ายเกินงบประมาณไป ฯลฯ การกาหนด
งบประมาณนีย้ ังหมายรวมถึงกาลงั บคุ ลากร ตา่ ง ๆ ที่จะใชใ้ นการดาเนนิ การดว้ ย

การติดตอ่ สอื่ สาร
เม่ือมีการวางแผนท่ีจะดาเนินการเรียบร้อยแล้วงานข้ันต่อไป ก็คือการติดต่อสื่อสารหรือการ
ปฏิบัติการส่ือสารน่ันเอง การดาเนินงานในข้ันน้ีจึงเป็นการลงมือปฏิบัติการสื่อสารประชาสัมพันธ์กับ
ประชาชนที่เก่ียวข้อง โดยดาเนินงานตามแผนหรือวัตถุประสงค์ท่ีรากไว้ รวมทั้งการเลือกเครื่องมือและ
วิธีการส่ือสาร เข้ามาช่วยดาเนินงาน ให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด อันจะทาให้การติตต่อส่ือสารจากองคก์ าร
ไปยังประชาชน เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว ฉับไว ประหยัด และสะดวกยิ่งข้ึน ในการปฏิบัติตามส่ือสารนี้
จะต้องให้เหมาะสมกบั สถานการณ์ และทันการณ์ จึงจะได้ผลตอบสนองที่น่าพอใจ อน่ึงการตดิ ต่อส่อื สาร
เพ่อื การประซาสมั พันธ์น้ัน เปน็ การติดต่อสอื่ สารแบบสองทาง คอื องคก์ ารสถาบันส่อื สารประชาสัมพันธ์
ไปยังประชาชนแล้ว ขณะเดียวกันก็รับฟังความ ปฏิกิริยา ท่าที ของประชานท่ีมีต่อข่าวสารนั้น หรือต่อ
องค์การสถาบันด้วย

340 ชวนพศิ อัตเนตร์

ประเภทของการติดตอ่ ส่ือสาร
การติดต่อส่อื สารขององคก์ ารอาจแบง่ ออกไดเ้ ป็น 2 ประเภท คอื
1. การติดต่อส่ือสารภายใน (Internal Communication) หมายถึงการติดต่อส่ือสารภายใน
องค์การลถาบัน ซ่ึงเป็นการติดต่อส่ือสารกับบุคคลภายในองค์การ บริษัท อันได้แก่พนักงานลูกจ้าง
ภายในบรษิ ัท ซงึ่ นับวา่ เป็นหลักสาคัญแห่งโครงการดาเนนิ งานประชาสัมพันธส์ มยั ใหม่ มตี ัวอยา่ งในอดีต
ท่ีผ่านมา เจ้าของหน่วยงานธุรกิจขนาดเล็กต้องประสบกับการขยายตัวเติบโตอย่างมากมายในองค์การ
กลายเป็นองค์การธุรกิจขนาดใหญ่ เป็นเหตุให้การติดต่อส่ือสารอย่างใกลัชิดระหว่างบริษัทกับพนักงาน
ได้สูญสลายไป พนักงานลูกจ้างก็ไม่ได้รับทราบข่าวคราวความเคลื่อนไหวจากบริษัทเหมือนเช่นเดิม
ทาให้เกิดการเข้าใจผิดกันขึ้นระหว่างบริษัทกับพนักงานลูกจ้างและเกิดข่าวลือแพร่สะพัดออกไปใน
ทางด้านท่ีไม่เป็นมงคล ก่อให้เกิดขวัญเสียแก่พนักงานลูกจ้าง แม้ว่าข้าวลือในทางท่ีไม่ว่าเป็นมงคล
ดังกล่าว เช่น เจ้าของบริษัทกาลังจะปิดโรงงานหรือเลิกกิจการ ฯลฯ จะไม่เป็นความจริงแต่ประการใดก็
ตาม แต่ก็ทาให้พนักงานลูกจ้างที่มีฝีมือและเป็นคนดีอีกหลายคนเกิดความหวาดกลัว เขาจะต้องตกงาน
ต่างก็พากันไปหางานทายงั บริษัทแห่งอื่น จนในที่สุดโรงงานแหง่ นกี้ ็ต้องปดิ ไปโดยปรยิ าย และหน่วยงาน
ธุรกิจแห่งนี้ก็ต้องเลิกล้มกิจการไป น้ีเป็นกรณีตัวอย่างหน่ึงท่ีแสดงให้เห็นถึงความล้มเหลวในการ
ติดต่อสื่อสารภายในหน่วยงาน ซึ่งปัญหายุ่งยากเหล่าน้ี น่าจะหลีกเส่ียงได้โดยการจัดให้มีการ
ตดิ ต่อสอ่ื สารภายในองค์การท่มี ปี ระสิทธิภาพ
2. การติดต่อส่ือสารภายนอก (External Communication) การติดต่อสื่อสารภายนอก
องค์การก็ เช่นกัน บ่อยคร้ังที่ฝ่ายบริหารของบริษัทต้องเผชิญปัญหายุ่งยากในการติดต่อสื่อกับกลุ่ม
ประชาชนภายนอก ในลักษณะที่คล้ายคลึงกับปัญหาของการติดต่อส่ือสารภายในองค์การดังได้กล่าวมา
ข้างต้นแล้ว อน่ึง การเพ่ิมจานวนของประชากรท่ีเป็นไปอย่ารวดเร็ว ความสลับชับช้อนของสังคม
ได้ก่อให้เกดิ ปญั หาต่าง ๆ ในด้านการติดต่อสือ่ สารเพิ่มมากขึ้นเป็นเงาตามตวั นอกจากน้ี ค่าใชง้ า่ ยในการ
จ้างส่ือมวลชนต่าง ๆ ให้เผยแพร่ข่าวสารสู่ประชาชนภายนอกก็มีราคาแพงมากข้ึน จนบริษัทธุรกิจหลาย
แห่งไม่สามารถท่ีจะใช้เคร่ืองมือสื่อมวลขนหลาย ๆ ประเภทในการเข้าถึงประชาชนภายนอกได้
สิ่งเหล่าน้ยี ่อมเป็นอปุ สรรคสกัดกั้นให้การติดต่อส่ือสารภายนอกของ องค์การดาเนนิ ไปได้ไม่เต็มท่ี บรษิ ัท
หลายแหง่ ไดใ้ ช้วิธเี ลี่ยงจากการส่ือสารดว้ ยส่ือมวลชนหลาย ๆ ประเภทซงึ่ ทาให้สิ้นเปลืองบประมาณมาก
มาใช้วิธีการติดต่อส่ือสารกับประชาชนภายนอกองค์การด้วยสิ่งพิมพ์ของบริษัท เป็นการทุ่นค่าใช้จ่ายได้
มากพอสมควร เช่น ออกวารสาร จุลสารต่าง ๆ ของบริษัท รวมทั้งปรับปรุงเทคนิคการสื่อสารต่าง ๆ
ภายนอกองค์การให้ดีข้ึน นอกจากนี้ก็ยังใช้วิธีบอกกล่าวชี้แจงข่าวสารขององค์การ รวมทั้ง นโยบายและ
การดาเนินงานขององค์การให้บรรดาพนักงานลูกจ้างได้ทราบและเข้าใจเป็นอย่างดี เพื่อให้พนักงาน
ลกู จ้างเหลา่ นี้สามารถแพรก่ ระจายข่าวสารดงั กลา่ วไปยังกลมุ่ ประชาชนต่าง ๆ ภายนอกองค์การ ไดอ้ ย่าง
มปี ระสิทธิภาพอีกต่อ หนึ่งดว้ ย

การเขียนเพ่อื การสอ่ื สารทางวิชาการและวชิ าชพี 341

การเลอื กใช้สื่อและเข้าถงึ กลมุ่ ประชาชนเป้าหมาย
การเลือกใช้ส่ือ เป็นกลยุทธ์ของการวางแผนการประชาสัมพันธ์ เพ่ือท่ีจะเข้าถึงประชาชน
เป้าหมาย เม่ือทราบว่ากลุ่มเป้าหมายคือใครแล้ว การหาวิธีการและการวางแผนการใชส้ อ่ื ท่ีเหมาะสมจงึ
เป็นสิ่งที่ต้องคานึงถึงในการเลือกใช้ส่ือ โดยเฉพาะ ในกรณีท่ีต้องซ้ือส่ือ ผู้วางแผนต้องคานึงถึงความ
ครอบคลุม (coverage) หรือจากท่ีส่ือนั้นสามารถเข้าถึงประชาชนได้มากน้อยเพียงใด โดยอาจจะ
พจิ ารณาจากยอดจาหน่าย หรอื จากบทบรรณาธกิ ารว่ามีลักษณะและคุณภาพนา่ เชือ่ ถอื นา่ อ่านเพียงใด
ความครอบคลุมน้ี หมายถึง การส่ือสารเข้าถึงประชาชนเป้าหมาย ณ ช่วง เวลาใดเวลาหนึ่ง
เช่น ณ ช่วงเวลาท่ีกาหนดไว้ ประชาชนเป้าหมายควรได้มีโอกาสรับฟังข่าวสารอย่างน้อยหน่ึงครั้ง
โดยท่ัวไปจะกาหนดระยะเวลาประมาณ 4 สัปดาห์ นอกจาก คานึงถึงความครอบคลุมของการเลือกใช้
สื่อเพื่อเผยแพร่ข่าวสารออกไปแล้วยังต้องคานึงถึงความบ่อยครั้ง หรือความถี่ (frequency) หมายถึง
จานวนครั้งภายในระยะเวลาที่กาหนดท่ีประชาชนได้รบั ฟังข่าวสารนั้น(อยา่ งน้อยในช่วงระยะ 4 สัปดาห์)
และส่ิงท่ีสาคัญที่ต้องพิจารณาคือ ความต่อเนื่อง (Continuity) ความต่อเน่ือง หมายถึง การใช้สื่อในการ
เผยแพร่ข่าวสารออกไปในช่วงระยะเวลาที่กาหนดไว้ (เช่นในช่วงของ การรณรงค์) ว่าจะใช้ระยะ
เวลานานเท่าใด ซึ่งบางคร้ังอาจใช้ฤดูกาล เทศกาลหรือวันสาคัญทางประเพณีเป็นเครื่องช่วยในการ
พิจารณาตัดสินใจ ว่าจะใช้ส่ือให้มีความต่อเน่ืองอย่างไร นอกจากที่กล่าวมาแล้วควรพิจารณาด้วยว่า
จะใช้ส่ือตัวใด เน่ืองจากส่ือ ชนิดเดียวกัน มีความหลากหลายในเน้ือหา รูปแบบ กลุ่มเป้าหมาย หรือสื่อ
วิทยุ ซ่ึงมีหลายสถานีที่ทาการกระจายเสียงและสื่อโทรทัศน์ ซ่ึงมีรายการในช่วงเวลาต่าง ๆ มาก
รายการอาจมีความหมายแตกต่างในด้านกลุ่มเป้าหมาย คือผู้อ่าน ผู้ฟัง ผู้ชม อันมีผลต่อการจัดเนื้อหา
รูปแบบการนาเสนอเพื่อออกอากาศเผยแพร์ให้เหมาะสมกับกลุ่มเป้าหมายส่วนใหญ่ ด้วยเหตุน้ีการ
เลือกใช้สื่อจึงต้องมีความพิถีพิถันพอสมควรเพื่อ ให้การใช้สื่อในการประชาสัมพันธ์นั้น ได้ผลมากท่ีสุด
หรือมปี ระสิทธภิ าพมากทสี่ ดุ ด้วย
สื่อในการประชาสัมพันธ์มีหลายสื่อ บุคคล นับว่าเป็นสื่อเรียกว่าสื่อบุคคล ในสังคมไทย
สอื่ บุคคลนับว่ามีความสาคญั มากต่อการโน้มน้าวทัศนคตขิ องบุคคล ไปจนถึงข้ันการยอมรับความคิดใหม่
สื่อบคุ คลทสี่ าคัญ คอื ผู้นาความคิดดงั ทที่ ราบกนั ดีอยู่แล้วอยู่ ผนู้ าความคิดมีโอกาสของการตดิ ต่อส่ือสาร
กับผู้อื่น และสังคมภายนอกมากกว่าผู้อื่น เพราะฉะน้ันโอกาสท่ีจะรู้มาก เห็นมากและมีประสบการณ์
ย่อมมีมาก กว่า จึงเป็นโอกาสท่ีผู้นาความคิดจะได้มีการถ่ายทอดความคิดใหม่พร้อม ๆ กับถ่ายทอด
ทัศนคติของตัวเองต่อเร่ืองราวนั้น อันมีผลต่อการเปลี่ยนแปลง และปฏิกิริยาสะท้อนกลับของผู้ฟังอ่ืน
นอกจากส่ือบุคคลยังมีส่ือมวลชนอื่น เช่น หนังสือพิมพ์รายวันนิตยสาร วารสารต่าง ๆ วิทยุ โทรทัศน์
ภาพยนตร์ และหน่วยเคลื่อนท่ีจากบรรดาสิ่งต่าง ๆ เหล่าน้ี ผู้วางแผนการประชาสัมพันธ์จะต้องเข้าใจ
กลไกการเลือกใช้สื่อท่ีเหมาะสมตามโอกาสและช่วงเวลาที่จะเอื้ออานวย ทั้งน้ีเพื่อให้การดาเนินงาน
ประชาสัมพันธ์มีประสิทธิผลมากที่สุด นอกจากการเข้าใจการเลือกใช้สื่อประเภทต่าง ๆ แล้ว ในการ

342 ชวนพิศ อตั เนตร์

เขา้ ถงึ กล่มุ ประชาชนเป้าหมายดว้ ยการเยีย่ มเยยี น และเข้าถงึ ตัวบุคคลทีต่ ้องการจะติดต่อประชาสัมพันธ์
ด้วยก็เป็นวิธีหน่ึงที่มีประสิทธิภาพและนิยมกระทากันมาก ตัวอย่างที่เห็นได้ชัดเจน เช่น นักการเมือง
ในช่วงของการหาเสียงเลือกต้ังจากประชาชนนอกจากจะมีการกล่าวปราศรัยแล้ว ยังมีการออกหาเสียง
โดยการเยี่ยมเยียนโดยแวะพูดคุยกับประชาชนถึงบ้านของชาวบ้านในละแวกท่ีตัวเองต้องการหาเสียง
สนับสนุน อีกวิธีหน่ึงในการเข้าถึงกลุ่มประชาชนเป้าหมายก็คือ การสาธิตซ่ึงเป็นการนามาแสดงให้
ประชาชนกลุ่มเป้าหมายได้เห็นประจักษ์ด้วยตนเอง ดังคาพังเพยท่ีว่า "สิบปากว่าไม่เท่าตาเห็น สิบตา
เห็นไม่เท่ามือคลา" ปัจจุบันการสาธิตได้เป็นท่ีนิยมกันอย่างแพร่หลายทั้งในด้านการประชาสัมพันธ์ การ
โฆษณา การตลาด และการให้การศึกษา การสาธติ จงึ นับว่าเปน็ วธิ ีการทีด่ ีเพราะช่วยให้กลุ่มเป้าหมายได้
มีการประสบการณ์ดว้ ยตนเองไดส้ ัมผสั จับต้อง เปน็ การเพ่ิมโอกาสของการติดต่อส่ือสารระหวา่ งองค์การ
หนว่ ยงานกบั ประชาชนได้มากขนึ้

ศิลปะในการเลือกใช้สื่ออย่างหนึ่ง คือการเข้าใจและเข้าถึงคุณสมบัติ หรือความสามารถของ
ส่ือท่ีจะมีผลกระทบต่อกลุ่มประชาชนเพ่ือให้เกิดความเข้าใจในตัวส่ือท่ีจะมีผลความรู้สึกนึกคิดของ
ประชาชน จึงแบง่ สอ่ื ตา่ ง ๆ ท่ีจะใช้ในการประชาสมั พันธ์ ออกเป็น 2 ประเภท

1. สือ่ ทนี่ กั ประชาสมั พนั ธส์ ามารถควบคมุ ได้ ซงึ่ มลี ักษณะ ดงั นี้
1.1 สามารถควบคุมได้ทั้งการผลิต (เนื้อหา, สาระ, วิธีการนาเสนอ, รูปแบบ, เทคนิค

ฯลฯ) และช่องทางการสง่ สาร (ถงึ ใคร เมอื่ ไร ความถ่หี รอื จานวนเท่าใด)
1.2 สือ่ มวลชนที่นกั ประชาสัมพนั ธ์ซือ้ เนื้อที่หรือเวลาเพื่อเผยแพร่ ขา่ วสารสาระท่ีตอ้ งการ

หรืออาจเปน็ ข้อตกลงกับส่อื มวลชน ท่ใี ห้เนือ้ ท่หี รือเวลาเพอื่ เผยแพร่ แทนการจา่ ยเงิน
2. สื่อที่นักประชาสัมพันธ์ไม่สามารถควบคุมได้ โดยมากมักจะเป็นส่ือมวลชนที่นัก

ประชาสัมพนั ธ์ ขอความร่วมมอื ใหเ้ ผยแพรข่ ่าวสาร ซ่ึงปกติจะมีความเปน็ อิสระมดี ุลพินจิ เป็นของตัวสื่อ
เองที่จะพิจารณา อะไรนาเป็นข่าวได้ หรือเป็นข่าวทดี่ ีน่าสนใจแก่สาธารณชน สมควรที่จะเผยแพร่ต่อไป
หรือไม่

นักประชาสัมพันธ์ต้องรู้จักการเลือกใช้สื่อให้ถูกต้องเหมาะสม พยายาม ใช้ท้ังสื่อท่ีควบคุมได้
และควบคุมไม่ได้ประสมประสานกัน เพราะหากสื่อท้ังสองทางานอย่างสอดคล้องตรงกันจะเป็นการเพิม่
ความเทย่ี งตรงและเชอื่ ถือได้แกป่ ระชาชน

การเขียนเพ่ือการสอื่ สารทางวิชาการและวิชาชพี 343

ขอ้ แตกตา่ งของสื่อทค่ี วบคุมไดแ้ ละสื่อที่ควบคมุ ไมไ่ ด้

1. สามารถกาหนดให้เปน็ ไปตามแผน 1. ไม่สามารถกาหนดได้ทกุ ข้ึนตอน

2. ครอบคลุมพน้ื ที่ไดม้ าก-น้อยขน้ึ อยกู่ บั 2. ขนึ้ อยกู่ บั ความสมั พนั ธ์อนั ดีระหว่างองค์กร

งบประมาณของการใชส้ ื่อ กบั ตัวผบู้ รหิ ารส่อื

3. เนือ้ หาสาระสามารถกาหนดได้ตามทิศทางท่ี 3. เน้อื หาสาระขน้ึ อยกู่ บั ความต้องการของ

องค์กรต้องการ ผู้ผลติ ส่อความสนใจของประชาขน

4. คา่ ใช้จา่ ยสุงกวา่ 4. ประหยัดกวา่ เพราะเกิดจากความสมั พนั ธ์

ความนา่ สนใจของเนื้อหาสาระ

5. ความนา่ เช่อื ถือมีน้อยกวา่ และต้องใช้เทคนิค 5. ความน่าเชอ่ื ถือมีมากกว่า และขึ้นอยู่กบั ตวั

การนาเสนอท่ีพิถพี ิถนั ของส่อื โดยไมต่ ้องอาศัยเทคนคิ ความพิถีพิถนั

ของแหล่งข่าว

6. ได้เปรยี บในด้านการเผยแพร่ 6. ได้เปรียบในแง่การสร้างความเชื่อถือ

การพดู เพอื่ การประชาสัมพนั ธ์
ส่ือที่ใช้เพ่ือการประชาสัมพันธ์บางอย่าง ต้องใช้งบประมาณลงทุนมากมาย แต่ถ้าไร้คาพูดให้
ได้ผลก็ประหยัดค่าใช้จ่ายได้เป็นอย่างดีการพูดหรือการใช้คาพูดเพ่ือการประชาสัมพันธน์ ้ัน จะว่าไปแล้ว
ใคร ๆ ก็พดู กันได้และพูดมาแล้วตัง้ แต่โบราณ นกั ประชาสมั พันธ์มโี อกาสทตี่ ้องใช้การพดู ทั้งในการติดต่อ
เพื่อการประชาสัมพันธ์ภายนอก และประชาสัมพันธ์ภายใน ส่ือต่าง ๆ อาจ ต้องใช้งบประมาณ
ค่าใช้จา่ ยสูง แตถ่ ้าพดู ได้ดใี ห้คนเข้าใจประทบั ใจได้ก็เปน็ การประหยัดค่าใชจ้ า่ ยอีกมาก
เมื่อการแถลงข่าวแก่ส่ือมวลชน เพื่อเผยแพร่ข่าวสารทางส่ือมวลชน เราจะต้องอาศัยเทคนิค
และวิธกี ารพูดเพ่ือใหเ้ กดิ ความเขา้ ใจ
โอกาสที่นักประชาสัมพันธ์ที่จาเป็นต้องพูด เช่น การประชุมเจ้าหน้าท่ี ลูกจ้าง สมาชิก
การประชุมผู้นาชุมชน การอภิปรายกลุ่ม การอภิปรายตอบปัญหา การสนทนาพบปะกับคนทั่วไปอย่าง
ไม่เป็นทางการ และแสดงการสาธิตในงานนิทรรศการพดู ทางวทิ ยุกระจายเสยี งและโทรทศั น์การบรรยาย
สรุปสาหรับผู้มาศึกษาดงู านขององคก์ าร การประชมุ เชงิ ปฏิบัติการ ตลอดจนการพูดในทีช่ มุ ชนเปน็ ต้น
การพดู แบบนักประชาสัมพันธ์ จะต้อง "ไม่พูดทกุ อย่างทร่ี ู้ " แต่จะมีการกล่นั กรองก่อนว่าอะไร
ควรพดู
สิ่งท่ีสาคัญคือผู้พูดต้องมีความรู้จริงในเร่ืองท่ีจะพูดจะต้องมีการเตรียมการพูดมีการศึกษา
ค้นคว้าเพราะถ้าไม่รู้จริงแล้วจะเป็นการทาลายศรัทธาหรือความเชื่อถือของประชาชน ดังนั้นจึงต้องมี
การศึกษาค้นคว้า ในรายละเอียดต่าง ๆ และมีการเตรียมตัวพูดมีหลักฐานข้อมูลตา่ ง ๆ มกี ารยกตัวอย่าง
ให้เห็นชัดเจนยงิ่ ขึ้น มีการจูงใจ หรือพูดโนม้ นา้ วใจผู้ฟงั

344 ชวนพิศ อัตเนตร์

คนท่พี ดู เปน็ ย่อมสร้างเสน่ห์ให้แก่ตนเองอยเู่ สมอไม่วา่ จะอยู่ในกลุ่มคนหมู่ใดก็ตามจะมีคนนิยม
ยกย่องชมเชยใคร ๆ กอ็ ยากจะตดิ ตอ่ หรือทาธุรกจิ ดว้ ย

การพูดเพื่อการประชาสัมพันธ์ จึงเป็นเรื่องท่ีไม่ง่ายนักสาหรับผู้ท่ีไม่คุ้นเคยในการพูดและ
ไม่ค่อยมีโอกาสพบปะคุ้นเคยกับการพูดในที่ชุมชน

คุณพร้อมหรือยังท่ีจะพูดให้คนอ่ืนเข้าใจ รักคุณ ตลอดจนรักหน่วยงานของคุณ โดยเฉพาะคน
ทีม่ ีหนา้ ท่ตี ิดตอ่ กบั ประชาชนทเ่ี รยี กตนเองวา่ "นกั ประชาสมั พนั ธ"์

การรวบรวมขอ้ มูล (Fact-Finding)

การรวบรวมข้อมูลในการประชาสัมพันธ์ เริ่มต้นด้วยแนวทางในการดาเนินงานประชาสมั พันธ์
โดยได้มาจากคาถาม 4 ข้อดงั นี้

1. หน่วยงาน องค์การ สถาบัน ประสบปัญหาอะไรในการศึกษาข้อมูล ทั้งจากภายในและ
ภายนอก หน่วยงาน องค์การ และสถาบัน ควรอาศยั หลกั ดงั น้ี

1.1 นักประชาสัมพันธ์เฝ้าดูความเป็นไปในหน่วยงานด้านความสัมพันธ์และในสภาวะ
แวดล้อม ด้านสังคม การเมือง เศรษฐกิจ ในการเฝ้าดูควรจะทาให้ลักษณะ "Radar Scanning" คือคอย
เฝา้ ระวงั เหตุอยตู่ ลอดเวลาท้ังนีเ้ พื่อประโยชน์ท้งั ในการเตรียมตวั แก้ปญั หา และเม่อื เวลาเกดิ ปัญหาขึ้นจะ
ไดส้ ามารถแกป้ ัญหาไดอ้ ยา่ งทันทว่ งที

1.2 นักประชาสัมพันธ์จะต้องสามารถตัดสินใจได้ว่าจะหาข้อมูลด้วยวิธีไหนจึงจะ
เหมาะสม หาในเรือ่ งอะไร ประเดน็ ปัญหาว่าอะไร เป็นตน้

1.3 รวบรวมข้อมูล
1.4 วิเคราะห์ข้อมูลท่ีเกี่ยวกับหน่วยงาน เพ่ือให้สามารถนาผลท่ีได้ไปใช้กับหน่วยงานได้
โดยตรง
1.5 นาข้อมูลนน้ั ไปไวใ้ นมือของผทู้ จี่ ะใชโ้ ดยตรง
1.6 ข้อมูลที่จะเก็บไว้ใช้ควรเก็บอย่างมีระบบ เพ่ือให้สามารถนากลับมาใช้ได้อีกเม่ือ
ต้องการ
1.7 มีระบบในการนาขอ้ มลู กลบั มาใช้
1.8 นาขอ้ มลู ท่หี าไดม้ าเปรียบเทยี บกบั ข้อมลู อนื่ ถา้ สามารถทาได้
1.9 นาขอ้ มลู ท่ีได้ไปเปรียบเทียบกับข้อเทจ็ จรงิ ทเ่ี กิดขนึ้

การเขยี นเพอื่ การสอื่ สารทางวชิ าการและวิชาชีพ 345

นอกจากข้อมูลที่ทาการหาแล้วนักประชาสัมพันธ์ยังควรจัดทาแฟ้มข้อมูลซึ่งส่วนใหญ่
ประกอบด้วย

1. ตัวเลขต่าง ๆ เก่ียวกับหน่วยงานสถติ ิทกุ ชนดิ ทเี่ ก่ียวข้องกบั หนว่ ยงาน
2. กฎระเงยี บต่าง ๆ เท่ียวกับหนว่ ยงาน
3. สงิ่ พิมพต์ ่าง ๆ รวมทงั้ สุนทรพจนท์ ี่หนว่ ยงานเผยแพรอ่ อกไป
4. ภาพถ่ายขนาดต่าง ๆ ทั้งภาพสีและขาวดา ภาพที่มีไว้ได้แก่ภาพเกี่ยวกับอาคารของ
หนว่ ยงานอุปกรณท์ ี่ผลติ ต่าง ๆ หรือผลงานต่าง ๆ กิจกรรมท่ีผ่านมา เปน็ ต้น
5. ประวัติและภาพผบู้ รหิ ารคนสาคัญ
6. เอกสารตา่ ง ๆ หนงั สอื พมิ พ์ นิตยสารตา่ ง ๆ ฯลฯ ทหี่ นว่ ยงานไดจ้ ดั ทาขึน้
7. รายงานการเคลอื่ นไหวต่าง ๆ ท่ีเกย่ี วข้องกับองค์การจากส่ือมวลชนตา่ ง ๆ
8. หนังสืออ้างองิ ทจี่ ะเป็นประโยชน์ต่อหนว่ ยงาน
9. รายช่อื คนท่สี นใจในหนว่ ยงานของเรา
10. รายชอื่ องคก์ ารท่ีน่าสนใจ
11. รายชื่อหน่วยงานราชการต่าง ๆ และข้าราชการท่ีมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับ
หน่วยงาน
12. รายชื่อบุคคลในวงการสื่อสารมวลชน ทั้งท่ีเป็นบรรณาธิการ นักข่าวและนักวิจารณ์
ทวั่ ไป
13. ขา่ วสารเกยี่ วกบั บคุ คลและสถาบันทม่ี คี วามเหน็ เป็นปฏปิ กั ษห์ น่วยงาน
2. จานวนและแหล่งที่มาของทรัพยากรท่ีมีอยู่ในองค์กร มีอะไรบ้าง และทรัพยากรอะไรเอ้ือ
ต่อการทางานอะไร
3. เวลานักประชาสัมพันธ์ต้องคานึงถึงปัจจัยด้านเวลา ว่าเรามีเวลามากน้อยแค่ไหน
นอกจากน้ีเวลายังมีความสาคัญมากในการวางแผน เพอื่ ให้สอดคล้องกบั นโยบายของหน่วยงานระยะสั้น
ระยะยาว
4. ปัญหาทั้งในหน่วยงานและปัญหาภายนอกท่ีอาจมีต่อหน่วยงาน ท้ังน้ีเพื่อนามาเป็น
องค์ประกอบในการวางแผนเป็นข้อมูลในการตัดสินใจ เพื่อดาเนินงานต่าง ๆ และเพื่อทางเทคนิคทาง
ด้านประชาสมั พันธ์ท่ีมีประสิทธิภาพท่สี ดุ มาใชใ้ นการวางแผนและดาเนนิ งาน

346 ชวนพิศ อตั เนตร์

ความสาคญั ของการวจิ ยั ทางการประชาสมั พนั ธ์
การวิจัยทางประชาสัมพันธ์ (Public Relations Research) มีความสาคัญและจาเป็นย่ิง
สาหรับงานประชาสัมพันธ์ การวิจัยทางการประชาสัมพันธ์จะช่วยให้ฝ่ายบริหารหรือฝ่ายจัดการ
(Management) ขององค์การสถาบันสามารถวางนโยบายอันเป็นท่ีพึงพอใจและยอมรับจากกลุ่ม
ประชาชน การวิจัยทางการประชาสัมพันธ์ย่อมเปิดโอกาสให้กลุ่มประชาชนแสดงออกซ่ึงความคิดเห็น
ความพอใจหรือไม่พอใจต่อนโยบายและการดาเนินงานของหน่วยงานหรือสภาพนั้น อีกท้ังยังเป็นการ
ตอบสนองความต้องการของประชาชน อันเป็นการติดต่อส่ือสารในระบบสองทาง ( Two-Way
Communications) ระหว่างองคก์ ารสถาบันกบั กลมุ่ ประชาชนทม่ี คี วามเก่ียวขอ้ ง

การตดิ ตอ่ สอ่ื สาร (Communication)
กระบวนการตดิ ต่อส่ือสาร

ผูส้ ่งสาร สาร สื่อ ผู้รับสาร ผล

ปฏกิ ิรยิ าตอบกลบั

กระบวนการตดิ ตอ่ เพื่อการประชาสมั พนั ธ์

หน่วยงาน ขา่ วสารที่ สื่อบุคคล ประชาชน ส่อื บุคคล
องคก์ ร ใชใ้ นการ สอื่ มวลชน ภายใน ส่อื มวลชน
สถาบนั โดยนกั ประชาสมั พนั ธ์ สอ่ื สมยั ใหม่ ประชาชน สอื่ สมยั ใหม่
ประชาสมั พนั ธ์ เครอ่ื งมือ ภายนอก เครอื่ งมอื
กิจกรรรม กจิ กรรรม

พเิ ศษ พเิ ศษ

ปฏิกริ ิยาตอบกลับของประชากลมุ่ เป้าหมาย
(ภายใน+ภายนอก)