การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวิชาการและวิชาชีพ

194 ชวนพศิ อตั เนตร์
(2) ภาคความประสงค์ (ข้อเท็จจริงหรือกฎหมายท่ีเกี่ยวข้อง) ต้องทา

หนังสือ หรือสาเหตุของเร่ืองท่ีต้องชี้แจง ใช้ถ้อยคากะทัดรัด ได้ใจความ เป็นภาษาราชการหลีกเลี่ยง
ถ้อยคาที่เป็นคาซ้าซ้อน คาฟุ่มเฟือย การใช้อักขระวิธี ตัวสะกค ตัวการันต์ และวรรคตอนให้ถูกต้อง
ใช้คาราชาศัพท์ให้ถูกต้อง กรณีจาเป็นจะต้องอ้างตัวบทกฎหมาย หรือตัวอย่างให้ระบุให้ชัดเจนบอก
ความประสงคใ์ หช้ ดั เจน เพอ่ื ใหผ้ ูร้ บั สามารถพิจารณาไดอ้ ยา่ งรวดเรว็

(3) ภาคสรุป (ข้อพิจารณา) ให้ลงรายละเอียดในข้อที่ต้องการพิจารณา
อนุมัติ อนุญาต หรือใหล้ งนามเอกสารต่าง ๆ

ภาพที่ 4.13 ข้อความ

การเขียนเพ่ือการส่ือสารทางวิชาการและวิชาชพี 195
กรณีตรวจหนังสือแล้วพบว่าไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
หรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือเพื่อดาเนินการให้ถูกต้อง หรือบันทึกข้อบกพร่องไว้เป็นหลักฐาน แล้วจึง
ดาเนนิ การเร่อื งนน้ั ตอ่ ไป

ภาพท่ี 4.14 ตัวอยา่ งทแ่ี กไ้ ขแล้ว
7) ลงช่ือและตาแหน่ง เป็นการลงลายมือชอ่ื เจ้าของหนังสือ และช่ือเต็มของ
เจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือช่ือ และตาแหน่งของเจ้าของหนังสือ นอกจากนี้ระบบเอกสาร
อิเลก็ ทรอนิกส์ยงั ให้เจ้าของหนังสือ สามารถกาหนดตาแหนง่ อสิ ระท่จี ะใช้ในการลงนามไดด้ ้วย

ภาพท่ี 4.15 ลงชอ่ื และตาแหนง่
8) ตรวจส่งิ ที่สง่ มาด้วย โดยเจา้ หน้าท่ีผปู้ ฏิบตั ิงานสารบรรณ จะตอ้ งตรวจว่า
สิง่ ทส่ี ง่ มาด้วยพร้อมหนังสือมีความครบถ้วน กรณพี บว่าส่งิ ท่สี ่งมาด้วยไม่ครบถว้ น จะตดิ ตอ่ ส่วนราชการ
เจ้าของเร่ืองหรอื หนว่ ยงานทอ่ี อกหนงั สอื ใหแ้ กไ้ ขเพิ่มเติมสิ่งท่ีส่งมาด้วย

196 ชวนพิศ อตั เนตร์
9) ตรวจเอกสารเพ่ือลงนาม โดยเจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ จะต้อง

ตรวจว่าเอกสารเพื่อลงนามมีความถูกต้องในการใช้ข้อความหรือในการอ้างอานาจการใช้ข้อกฎหมาย
กรณีพบว่าเอกสารเพื่อลงนามไม่ถูกต้อง จะติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหรือหน่วยงานที่ออกหนังสอื
ใหแ้ กไ้ ขเอกสารเพื่อลงนาม แจ้งขอ้ บกพร่องของเอกสาร แลว้ ดาเนนิ การแก้ไข หรือสง่ คืนใหก้ ลับไปแก้ให้
ถูกต้องแลว้ จงึ ดาเนนิ การเรอ่ื งนัน้ ตอ่ ไป

ภาพท่ี 4.16 เอกสารเพ่ือลงนาม
4.1.2 เม่อื เจ้าหน้าทผี่ ปู้ ฏบิ ัตงิ านสารบรรณไดต้ รวจหนังสือ การอา้ งอิง ส่งิ ทส่ี ่งมาด้วย
และเอกสารเพือ่ ลงนาม ให้คลกิ ทปี่ มุ่ ผ่านเรื่อง/กล่นั กรองและสง่ เอกสาร ดังภาพที่ 4.17

ภาพท่ี 4.17 ผ่านเร่ือง/กลัน่ กรองและส่งเอกสาร
เมื่อคลิกปุ่ม ผ่านเร่ือง/กลั่นกรองและส่งเอกสารแล้ว ให้เจ้าหน้าท่ี
ผู้ปฏบิ ัตงิ านสารบรรณท่รี บั หนังสอื คลกิ ปุม่ ยนื ยนั การลงนาม ดังภาพที่ 4.18

ภาพท่ี 4.18 ยืนยันการลงนาม

การเขยี นเพ่ือการส่ือสารทางวชิ าการและวิชาชพี 197
เมื่อคลิกปุ่ม ยืนยันการลงนามแล้ว ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์จะ
ประทบั ตรารบั หนงั สือที่มุมบนด้านขวาของหนังสือ โดยจะออกเลขรับรันให้อัตโนมตั ิ ออกวนั ท่ี และเวลา
ท่ีรบั หนงั สอื ดังภาพที่ 4.19

ภาพท่ี 4.19 ตามประทับ
ให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณที่รับหนังสือ คลิกปุ่มส่งต่อ ระบบสาร
บรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์จะมาหน้ารายช่ือพนักงานทตี่ ้องการสง่ ต่อ ดังภาพท่ี 4.20

ภาพที่ 4.20 ส่งต่อ
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะให้ท่านเลือกกาหนดการให้สิทธ์ิเพื่อให้
ผู้รับเอกสารลาดับถัดไปดาเนนิ การ โดยจะเลือกกาหนดเป็น “พิจารณา/ให้ความเห็นและลงนามกากบั ”
และให้เลือกกาหนดเง่ือนไขการรับเอกสารเป็น “รับเป็นเอกสารต้นฉบับ” และเลือกผู้รับเอกสารท่ี
ต้องการให้ดาเนินการ โดยสารบรรณกลางได้ตั้งค่ากลุ่มผู้รับเอกสารไว้ให้คลิก “เลือกกลุ่มผู้รับ” ดังภาพ
ที่ 4.21

198 ชวนพศิ อัตเนตร์

ภาพท่ี 4.21 เลอื กสทิ ธ์ิผู้รบั เอกสาร เงื่อนไขการรับเอกสาร และเลอื กกลุ่มผู้รบั
เม่ือเลือกกลุ่มผู้รับแล้ว จะพบเส้นทางท่ีได้ถูกตั้งค่าไว้ให้เลือกเส้นทางเสนอ

หวั หนา้ งานบรหิ ารทัว่ ไป (นางวงษ์เดือน กว่ ยสกุล) แล้วคลิกเลือกกลุม่ ผใู้ ชง้ าน ดังภาพท่ี 4.22

ภาพที่ 4.22 เลอื กกลุม่ ผูใ้ ช้งาน
เมอ่ื คลกิ เลือกกลมุ่ ผู้ใช้งานแล้ว จะแสดงให้เห็นชอ่ื ผูร้ บั เอกสารลาดับถดั ไปใน
กล่องดา้ นขวามอื แล้วคลกิ ปุ่มยืนยนั การเลอื กผู้รบั เอกสาร/ผู้ปฏบิ ัตงิ าน ดงั ภาพท่ี 4.23

ภาพท่ี 4.23 เลอื กผ้รู บั เอกสาร/ผปู้ ฏิบตั ิงาน

การเขียนเพ่ือการส่อื สารทางวิชาการและวิชาชีพ 199
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะให้เจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติงานสารบรรณท่ีรับ
หนังสือตรวจสอบเส้นทางของผู้รับเอกสารลาดับถัดไป เมื่อเส้นทางของเอกสารถูกต้องแล้วให้คลิกปุ่ม
ยนื ยนั การสง่ ดังภาพที่ 3.25

ภาพที่ 4.24 ยนื ยันการสง่
4.1.3 เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณที่รับหนังสือ ต้องการตรวจสอบสถานะการ
ดาเนินการของหนังสือที่ได้ลงทะเบียนรับไว้แล้ว โดยให้ใส่คาท่ีใช้ค้นหาเป็นเลขรับหนังสือ และระบุ
ประเภทแบบฟอร์ม บันทึกข้อความ (ไทย) แล้วคลิกค้นหา จะปรากฏหนังสือท่ีต้องการค้นหา ดังภาพท่ี
4.25

ภาพที่ 4.25 การติดตามเอกสาร

200 ชวนพิศ อัตเนตร์
เมอ่ื คลิกเปิดหนังสือทต่ี ้องการคน้ หา จะปรากฏหนังสือ ดงั ภาพท่ี 4.26

ภาพท่ี 4.26 หนงั สอื ที่ตดิ ตาม

เมือคลิกที่ปุ่มติดตาม จะปรากฏเสน้ ทางและสถานการณ์

ปฏบิ ัตงิ านลา่ สดุ ของหนังสอื วันทไี่ ด้รับ วันท่ีอ่าน วนั ท่ีสง่ ดงั ภาพท่ี 4.27

ภาพท่ี 4.27 ผลลพั ธ์การตดิ ตาม

การเขียนเพ่ือการส่อื สารทางวชิ าการและวชิ าชพี 201

เจ้าหน้าทผ่ี ้ปู ฏิบตั ิงานสารบรรณสามารถตรวจสอบการลงทะเบียนหนังสอื ได้
จากเมนูสารบรรณ ทะเบยี นหนงั สอื รับ ดงั ภาพที่ 4.28

ภาพท่ี 4.28 รายการหนังสอื ในทะเบยี นหนังสือรับ

เงอ่ื นไขใ่ นการปฏิบตั งิ าน
ในการปฏิบัติงานด้านสารบรรณ เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณต้องใชค้ วามรู้ความสามารถ
ในการตรวจเอกสาร การตรวจความถูกต้องของการใช้ข้อความ การอ้างข้อกฎหมาย ต้องวิเคราะห์และ
ทาความเข้าใจกบั เน้ือหาของหนงั สือท่ีเสนอมหาวิทยาลัย เพื่อให้การปฏิบัตงิ านมีประสิทธภิ าพ และส่ิงที่
ควรระวงั ในการปฏิบตั งิ านมดี ังน้ี
1. การวิเคราะห์เน้ือหาของหนังสือเอกสารแต่ละฉบับ แล้วนากฎหมายที่เก่ียวข้องมาปรับใช้
กับเอกสารแต่ละฉบบั
2. การอา้ งกฎหมายของการจัดทาคาสัง่ ประกาศ หนังสือแต่ละฉบบั และเรยี บเรยี งถ้อยคาให้
ถกู ต้องเหมาะสม
3. การปฏิบัติงานตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ ในส่วนของการ
จัดทาหนังสอื ราชการแต่ละชนดิ ให้มคี วามถูกตอ้ งครบถว้ นตามระเบียบ
4. ผู้ปฏิบัติงานต้องทราบขั้นตอนการเสนอหนังสือราชการจนส้ินสุดกระบวนการ รวมถึง
อานาจในการสัง่ การหนังสือแต่ละเรื่อง
5. การศึกษาเทคนิคและวิธีการปฏบิ ัตงิ านสารบรรณอย่างต่อเนอ่ื งเพื่อให้ทันต่อการปฏิบตั ิงาน
ทมี่ กี ารเปลยี่ นแปลง

202 ชวนพิศ อัตเนตร์

หลกั การท่วั ไปในการเขยี นหนังสือติดต่อราชการ

1. หลักการท่วั ไปในการเขียนหนงั สอื ติดตอ่ ราชการให้ดี
ในการเขียนหนังสือติดต่อราชการน้ัน เพียงรู้ลักษณะของหนังสือติดต่อราชการ และรู้วิธี

เขียนข้อความในหนังสือติดต่อราชการ ก็พอจะเขียนหนังสือติดต่อราชการเป็นคือ เขียนให้เป็นแบบ
หนังสือติดต่อราชการได้ พออ่านเข้าใจ และพอสื่อความหมายได้ แต่ยังไม่เพียงพอที่จะเขียนหนังสือ
ติดต่อราชการให้ดีได้ เพระหนังสือติดต่อราชการท่ีดีนั้นนอกจากจะต้องเขียนตามแบบและเขียนให้อ่าน
เข้าใจสื่อความหมายได้แล้ว ยังจะต้องเขียนให้ถูกต้องในเนื้อหาถูกหลักภาษา ถูกความนิยม มีความ
ชัดเจน รัดกุม กะทัดรัด อีกท้ังให้หวังผลได้ตามจุดประสงค์ของการมีหนังสือไป และให้เป็นผลดีด้วย
ดังนั้น การศึกษาเร่ืองการเขียนหนังสือติดต่อราชการ นอกจากจะศึกษาให้รู้ลักษณะของหนังสือติดต่อ
ราชการและวิธีเขียนข้อความในหนังสือติดต่อราชการอันเป็นความรู้พื้นฐานในการเขียนหนังสือติดต่อ
ราชการแล้ว ยังจะต้องศึกษาให้รู้หลักการเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ดีอันเป็นความรู้ที่สูงข้ึนไปอีก
ระดบั หนึง่ ดว้ ย ท้งั น้ี เพอื่ ให้สามารถเขียนหนงั สอื ติดต่อราชการให้ดยี ่ิงขนึ้

หลักทั่วไปท่ีนิยมยืดถอื กนั ในการเขยี นหนังสอื ติดต่อราชการให้ดี มีดงั นี้
1. เขียนใหถ้ กู ต้อง โดยเขียนให้ถกู แบบ ถูกเนือ้ หา ถูกหลักภาษา และถกู ความนิยม
2. เขียนให้ชัดเจน โดยชัดเจนในเนื้อความ ชัดเจนในจุดประสงค์ และกระจ่างในวรรค
ตอน
3. เขียนให้รัดกุม โดยเขียนให้มีความหมายแน่นอนตีความหมายได้เพียงนัยเดียว ไม่มี
ชอ่ งโหว่ใหโ้ ตแ้ ย้ง
4. เขียนให้กะทัดรัด โดยเขียนให้สั้น ไม่ใช้ข้อความเยิ่นเย้อยืดยาด หรือใช้ถ้อยคา
ฟมุ่ เฟือยโดยไมจ่ าเป็น
5. เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเปน็ ผลดี โดยเขียนใหผ้ ูร้ ับหนังสอื เข้าใจว่าผู้มหี นงั สือไป
ต้องการอะไรจะให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติอย่างไร และโน้มน้าวให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติตามนั้น โดยเป็นผลดี
คอื ไม่มีผลกระทบถงึ ความสมั พนั ธอ์ นั ดหี รอื ไม่ก่อใหเ้ กดิ ปฏกิ ิริยาตอบโตร้ นุ แรง

2. การเขียนหนงั สือตดิ ตอ่ ราชการใหถ้ กู ต้อง
การเขยี นหนงั สือติดต่อรา่ ชการให้ถกู ตอ้ งน้ัน ควรเขยี นใหถ้ กู ลักษณะ ดงั นี้
1) ถูกแบบ
2) ถกู เนือ้ หา
3) ถูกหลกั ภาษา
4) ถูกความนยิ ม

การเขยี นเพื่อการสือ่ สารทางวิชาการและวชิ าชีพ 203

2.1 การเขียนใหถ้ กู แบบ
การเขียนหนังสอื ติดต่อราชการต้องเขียนให้ถูกแบบตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี

ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ซ่ึงกาหนดไว้เป็น 3 แบบ คือ แบบหนังสือภายนอก แบบหนังสือ
ภายใน และแบบหนังสือประทับตรา เม่ือจะเขียนหนังสือชนิดใด ต้องเขียนให้ถูกแบบของหนังสือชนิด
นนั้ ซ่ึงจะตอ้ งจดั โครงสร้างของหนังสือให้ถกู แบบ เขียนรายละเอียดให้ถกู แบบ จัดวางข้อความต่าง ๆ ให้
ถูกท่ี และใช้ถ้อยคาให้ถูกต้องตามท่ีกาหนดไว้ เช่น เร่ือง ต้องเขียนในหนังสือภายนอก และหนังสือ
ภายใน แต่ไมต่ ้องเขยี นในหนังสือประทับตราคาขน้ึ ต้น ใช้คาตามระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยงาน
สารบรรณ พ.ศ. 2526 คาลงท้าย ต้องเขียนเฉพาะหนังสือภายนอก ซ่ึงต้องใช้คาลงท้ายตามระเบียบ
สานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ส่วนหนังสือภายในและหนังสือประทับตรา ไม่มี
คาลงท้าย

2.2 การเขยี นให้ถกู เนอื้ หา
การเขียนหนังสือติดต่อราชการต้องเขียนเนื้อหาของเร่ืองให้ถูกต้อง เนื้อหาของเรื่อง

ประกอบดว้ ย
1) เหตุที่มีหนังสือไป ซ่ึงอาจเป็นเหตุจากผู้มีหนังสือไป เหตุจากบุคคลภายนอก เหตุ

จากเหตุการณ์ที่ปรากฎข้ึน หรือเหตุจากผู้รับหนังสือ และอาจเป็นเหตุที่เกิดข้ึนใหม่หรือเหตทุ ี่มีเร่ืองเดิม
เคยติดตอ่ กนั มา และอาจมีเรือ่ งสบื เนือ่ งหรือเรื่องท่ีเกย่ี วขอ้ งด้วยก็ได้

2) จุดประสงค์ของการมีหนังสือไป คือ ความมุ่งหมายที่มีหนังสือไปว่าประสงค์จะให้
ผ้รู ับหนังสอื ทาอะไรหรอื ทาอยา่ งไร

ท้ังนี้ ผู้เขียนหนังสือติดต่อราชการจะต้องเขียนเหตุท่ีมีหนังสือไปและจุดประสงค์
ของการมหี นงั สอื ไปให้ถูกต้องตรงตามเนื้อหาสาระของเรื่อง

2.3 การเขยี นใหถ้ กู หลกั ภาษา
หลักภาษาไทยท่ีควรระวังในการเขยี นหนังสือติดต่อราชการมี 2 เรื่อง คือ รูปประโยค

และความสัมพันธ์ทางไวยากรณ์
1) รูปประโยค ประโยคในภาษาไทย มโี ครงสร้าง ดังน้ี
- แบบไม่มีกรรม ประธาน (คาขยายประธาน) กริยา (คาขยายกรยิ า)
ตวั อย่าง
รถ (ใหญ)่ วง่ิ (ช้า)
รถ (เล็ก) ว่งิ (เร็ว)

204 ชวนพิศ อัตเนตร์

2) แบบมีกรรม ประธาน (คาขยายประธาน) กริยา กรรม (คาขยายกรรม) (คาขยาย
กริยา)

ตัวอยา่ ง
รถ (สดี า) ชนรถ (สีขาว)
รถ (สดี า) ชนรถ (สีขาว) (ดังสน่นั )

3) แบบประโยคซ้อน
- แบบประธานร่วม ประธาน (คาขยายประธาน) กริยา (คาขยายกริยา) กรรม

(คาขยายกรรม) (คาขยายกรยิ า) ดาเช่ือม กริยา (คาขยายกริยา) กรรม (คาขยายกรรม) (คาขยายกริยา)
ตัวอย่าง
อธบิ ดี (แก่) หกล้ม (หวั ฟาดพืน้ ) และตาย (ในเวลาต่อมา)
คน (อว้ น) กินอาหาร (หนัก) (ไดม้ าก) และกินขนม (หวาน) (ได้มากดว้ ย)
- แบบกริยารว่ ม ประธาน (คาขยายประธาน) คาเชอื่ มประธาน (คาขยายประธาน)

กรยิ า (คาขยายกรยิ า) กรรม (คาขยายกรรม) (คาขยายกริยา)
ตวั อย่าง
อธิบดี (แก่) กบั อธบิ ดี (หน่มุ ) ไปเท่ยี ว (ด้วยกนั )
อธบิ ดี (แก)่ กบั อธบิ ดี (หนุม่ ) เล่นหมากรกุ (ไทย) (ด้วยกนั )
- แบบกรรมร่วม ประธาน (คาขยายประธาน) กริยา กรรม (คาขยายกรรม)

คาเชอ่ื ม กรรม (คาขยายกรรม) (คาขยายกริยา)
ตวั อย่าง
ภรรยา (ข้หี งึ ) ยงิ สามี (เจ้าชู้) และ คดู่ วง (วัยรนุ่ ) (ปางตายทั้งค)ู่
ตัวอย่างที่ยกมาข้างต้นน้ัน เป็นตัวอย่างสมมติซ่ึงเขียนสั้น ๆ ส่วนในการ

เขียนหนังสือติดต่อราชการจริง ๆ น้ันมักจะมีคาขยายประธาน คาขยายกริยา หรือคาขยายกรรมยาว ๆ
เป็นวลีหรือเป็นอนุประโยค และอาจมีการเชื่อมประโยคในลักษณะประโยคซ้อน โดยใช้ประธานร่วม
กริยาร่วม หรือกรรมร่วม ซ่ึงอาจแยกได้เป็นหลายประโยค ทาให้สับสน ไขว้เขว ความหมายผิดเพ้ียน
หรอื ผดิ ไวยากรณ์ได้ง่าย

ตัวอยา่ งประโยคทีค่ าขยายประธานขาว
"คนที่เป็นพลเมืองของประเทศใดที่ทาการที่เป็นการบันทอนความมั่นคงของ
ประเทศนั้น ประเทศนั้นจะล่มจม"

การเขียนเพอ่ื การสือ่ สารทางวชิ าการและวิชาชพี 205

ข้อความข้างต้นน้ี คาว่า "คน" เป็นประธาน ความท่ีอยู่หลังคาว่า "ท่ี" ท้ัง 3 คา
เปน็ คาขยายประธานทั้งส้ินสว่ นความที่ว่า "ประเทศน้นั จะล่มจม" เป็นอกี ประโยคหนึ่งตา่ งหากจากความ
ตอนต้น ความตอนต้นท่มี ีคาวา่ "คน" เป็นประธาน ไมม่ คี ากริยา จงึ ไม่ถูกไวยากรณ์

ตัวอยา่ งประโยคทีข่ อ้ ความสบั สน
ด้วย ก.พ. ได้พิจารณาเห็นว่าผู้ได้รับการฝึกอบรมตามหลักสูตรการดาเนินการ
ทางวินัยของส่วนราชการต่าง ๆ ได้จัดทาข้ึนเป็นหลายรูปแบบ และสิ้นเปลืองเวลาในการคิดค้นจัดทา
หลกั สูตร ก.พ. จึงไดจ้ ัดทาหลกั สูตรมาตรฐานขึ้น"
ข้อความข้างต้นน้ี คาว่า "ได้จัดทาข้ึน" เป็นคากริยาส่วนประธานของคากริยาน้ี
ไม่ทราบว่าเป็นคาไหนแน่ ถ้าอ่านตามหลักไวยากรณ์ คาว่า "ได้จัดทาขึ้น" ต้องเป็นคากริยาของประธาน
คือ "ผู้ได้รับการฝึกอบรม" จึงอ่านไม่ได้ความว่าผู้ได้รับการฝึกอบรมได้จัดทาอะไรขึ้นเป็นหลายรูปแบบ
และสนิ้ เปลืองเวลาของใครในการจดั ทาหลักสูตร
ตามเน้ือหาของเร่ืองนี้ หมายถึง ส่วนราชการตา่ ง ๆจัดทาหลักสูตรการฝึกอบรม
เป็นหลายรูปแบบ และส้ินเปลืองเวลา จึงควรเขยี นข้อความใหไ้ ด้ความตรงตามเนอ้ื หา เช่น เขยี นวา่
"ด้วย ก.พ. ได้พิจารณาเห็นว่า หลักสูตรการดาเนินการทางวินัยที่ส่วนราชการ
ต่าง ๆ ใช้ในการฝึกอบรมได้จัดทาขึ้นเป็นรูปแบบต่าง ๆ ไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน การคิดค้นจัดทา
หลักสตู ร ดงั กล่าวก็ส้ินเปลืองเวลามาก ก.พ. จึงได้จดั ทาหลักสตู รมาตรฐานข้ึน"

2) ความสัมพนั ธ์ทางไวยากรณ์ อาจแยกพจิ ารณาได้เป็น 5 ประการ คอื
- ความสัมพันธร์ ะหว่างประโยคกบั ประโยค
- ความสัมพนั ธ์ระหว่างประธาน - กริยา - กรรม – คาประกอบ
- ความสมั พันธร์ ะหวา่ งคาที่แยกคร่อมข้อความ
- ความสมั พนั ธร์ ะหวา่ งคารวมกบั คาแยก
- ความสัมพนั ธ์ระหวา่ งคาหลักกับคาขยาย

2.1 ความสัมพันธ์ระหว่างประโยคกับประโยคในกรณีที่มีประโยคเหตุจะต้องมี
ประโยคผลตาม ตัวอยา่ ง
เรอ่ื ง แตง่ ตง้ั กรรมการ
เรียน ...............................................
สิงท่สี ่งมาดว้ ย สาเนาประกาศแต่งตง้ั กรรมการ

206 ชวนพิศ อัตเนตร์

เนื่องจาก ก.พ. ได้แต่งตั้งท่านเป็นกรรมการสอบแข่งขันเพ่ือรับทุนรัฐบาลไปศึกษาวิชา ณ
ต่างประเทศ ดังสาเนาประกาศแต่งต้ังกรรมการ ซ่ึงส่งมาพร้อมกับหนังสือน้ี ส่วนกาหนดนัดประชุม
กรรมการเม่ือใด จะไดเ้ รยี นให้ทราบภายหลงั

ขอแสดงความนับถือ

ร่างหนังสือน้ี ข้ึนต้นด้วยประโยคเหตุว่า "เน่ืองจาก" แล้วไม่มีประโยคผลตาม จึงขาด
ความสมั พันธท์ างไวยากรณ์ ถ้าจะเขยี นให้ถูกต้องควรจะเขยี นว่า

"ด้วย ก.พ. ได้แต่งต้ังท่านเป็นกรรมการสอบแข่งขันเพ่ือรับทุนรัฐบาลไปศึกษาวิชา ณ
ต่างประเทศ ดังสาเนาประกาศแต่งตง้ั กรรมการ ซึง่ ส่งมาพรอ้ มกบั หนงั สอื นี้

จงึ เรยี นมาเพือ่ ทราบ สว่ นกาหนดนัดประชุมกรรมการคณะน้ีจะไดเ้ รยี นมาให้ทราบภายหลงั "
ตามข้อความท่ีเขียนใหม่นี้ ตอนแรกท่ขี ึน้ ตน้ ว่า "ดว้ ย" เป็นประโยคเหตุ ตอนหลงั ท่ขี ึน้ ต้นว่า "จึง" เป็น
ประโยคผล ถกู ต้องตามหลักไวยากรณ์

2.2 ความสัมพันธ์ระหว่างประธาน - กริยา - กรรม - คาประกอบ ในกรณีที่เป็น
ประโยคซอ้ น โดยจะเป็นประโยคแบบประธานร่วม กริยาร่วม หรือกรรมร่วมก็ตาม จะตอ้ งร่วมกันได้โดย
สัมพันธ์กลมกลืนกันระหว่าง ประธาน - กริยา - กรรม ของทุกประโยคท่ีร่วมกันน้ัน รวมทั้งคาประกอบ
ประธาน - กริยา - กรรม ต้องให้สัมพนั ธ์กลมกลืนกันทกุ ประโยค

ตัวอย่าง
"ก.พ. ลงมติให้สานักงานผู้ดูแลนักเรียนจัดหาสถานศึกษาและเร่ืองอ่ืน ๆ ให้
นกั เรียนผู้นี้"
ข้อความข้างตันน้ี คาว่า "สานักงานผู้ดูแลนักเรียน" เป็นประธานโดยมีคาว่า
"จัดหา" เป็นคากริยารว่ มของกรรม 2 คา คอื คาวา่ "สถานศึกษา" และ "เร่อื งอืน่ ๆ" เมอื่ แยกความทั้งหมด
ออกเป็นประโยค ๆ จะมปี ระโยคดังนี้
ประโยคท่ี 1
"ก.พ. ลงมตใิ หส้ านกั งานผดู้ ูแลนักเรียนจัดหาสถานศกึ ษาให้นักเรยี นผูน้ ี้"
ประโยคท่ี 2
"ก.พ. ลงมตใิ ห้สานกั งานผู้ดูแลนักเรียนจดั หาเรอ่ื งอนื่ ๆ ให้นักเรยี นผนู้ ี้"
เมื่อพิจารณาความในแต่ละประโยคแล้วจะเห็นว่า ประโยคที่ 1 ถูกต้อง คือ
"จัดหาสถานศึกษา" เป็นความทใี่ ช้ได้ ส่วนประโยคท่ี 2 คาวา่ "จดั หาเร่ืองอ่ืน ๆ" ไมถ่ กู หลกั ภาษา เพราะ
"เร่อื ง" จดั หาไม่ได้การใช้คากริยาร่วมในกรณเี ชนนี้ใชไ้ มไ่ ด้ จาเป็นตอ้ งหาคากริยาอื่นมาใช้ ใหไ้ ปกันได้กับ

การเขยี นเพ่อื การสอ่ื สารทางวชิ าการและวชิ าชพี 207

กรรม คากริยาท่ีไปกันได้กับคาว่า "เรื่อง" ท่ีเป็นกรรม คือคาว่า "จัดการ" ดังนั้น กรรมที่ถูกหลักภาษาใน

เรอ่ื งนี้ คอื

"ก.พ. ลงมติให้สานักงานผู้ดูแลนักเรียนจัดหาสถานศึกษาและจัดการเรื่อง

อืน่ ๆ ใหน้ ักเรยี นผ้นู ้ี"

2.3 ความสัมพันธ์ระหว่างคาที่แยกคร่อมข้อความ มีคาบางคาท่ีแยกคร่อม

ข้อความ เชน่

หาอาจ (ดาเนนิ การ) ไดไ้ ม่

มอิ าจ (ดาเนนิ การ) ได้

หาได้ (ดาเนนิ การ) ไม่

จะ (ดาเนินการ) กไ็ ด้

จึง (ดาเนินการ) มิได้

ไม่ว่าจะ (พจิ ารณาในทางนิตินัย) หรือ (ในทางพฤตนิ ัย)

สง่ (เอกสารหลกั ฐาน) ไป (มา)

จัดหา (สถานศกึ ษา) ให้

กระทา (การใด ๆ) ได้

ทา (หลักสูตรใหม่) ข้นึ

เสนอ (ความเหน็ ) ตอ่

ให้ (คาแนะนา) แก่

คาทแ่ี ยกคร่อมข้อความในทานองนี้ เมือ่ แต่งประโยคยาว ๆ ใชข้ ้อความท่ี
ถกู คร่อมยาว ๆ มกั จะลืมคาคร่อมตวั ท้าย จึงตอ้ งคอยตรวจสอบกันลมื ไว้

ตวั อยา่ ง
"เมื่อล่วงเลยระยะเวลาท่ีประสงค์จะขอลาออกจากราชการแล้ว และ
ไม่ทราบว่าจะได้รับอนุญาตให้ลาออกหรือไม่ก็หาได้ดาเนินการประการใด ท่ีจะแสดงให้เห็นว่ายังคง
ประสงค์จะขอลาออกจากราชการตามท่ีไดย้ ่ืนหนังสือขอลาออกไว้เดมิ แต่กลับปรากฏวา่ ผู้นี้ยังคงปฏบิ ัติ
ราชการตามปกติตลอดมา"
ความในตัวอย่างใช้คาว่า "หาได้" แต่ไม่มีคาว่า "ไม่" ตามหลัง จึงไม่ถูก
หลักภาษา ถ้าจะให้ถกู ตอ้ งเติมคาว่า "ไม"่ ลงหลงั คาว่า "เดมิ " อีกคาหนึ่ง

208 ชวนพศิ อัตเนตร์

ตวั อย่าง
"คาว่า ท่อหนี้ผูกพัน หมายถึง การทาข้อผูกพันที่จะต้องจ่ายให้เป็นเงิน
สง่ิ ของ หรือบรกิ าร ไมว่ า่ จะเกดิ จากการกู้ยืม การซื้อ การจ้าง โดยใชเ้ ครดิต"
ความในตัวอย่างใช้คาว่า "ไม่ว่าจะ" แต่ไม่มีคาว่า "หรือ" ตามหลัง จึงไม่
ถกู หลักภาษา ถา้ จะให้ถูกตอ้ งเตมิ คาวา่ "หรือ" ลงระหวา่ งคาว่า "การซ้อื " กบั "การจ้าง"

2.4 ความสัมพันธ์ระหว่างคารวมกับคาแยกในกรณีท่ีใช้คารวมแล้วแยก
รายละเอียดของคารวมน้ันออกมา รายละเอียดน้นั ต้องสัมพนั ธ์สอดคลอ้ งกบั คารวม ตวั อยา่ ง

"เทศบาลอาจมีรายไดด้ ังตอ่ ไปนี้
(1) ภาษีอากร
(2) พันธบตั ร
(3) เงนิ กู้
ตามตัวอยา่ งน้ี ใช้คาว่า "รายได"้ เปน็ คารวมและแยกรายละเอยี ดออกมาเป็น
"ภาษีอากร" "พันธบัตร" และ "เงินกู้" สาหรับ "ภาษีอากร" และ "เงินกู้" เป็น "รายได้" สอดคล้องกัน แต่
คาว่า "พันธบัตร" ไม่ใช่รายได้ไม่สอดคล้องกัน ต้องแก้เป็น "การจาหน่ายพันธบัตร" จึงจะเป็น "รายได้"
สอดคลอ้ งกนั

2.5 ความสัมพันธ์ระหว่างคาหลักกับคาขยายในกรณีท่ีใช้คาหลัก แล้วมีคาขยาย
คาหลักนน้ั คาหลักกบั คาขยายตอ้ งสมั พนั ธ์สอดคลอ้ งกัน

ตวั อยา่ ง
"ผู้ผลิตสารระเหยต้องจัดให้มีเคร่ืองหมายที่ภาชนะบรรจุสารระเหย เพื่อเป็น
คาเตอื นหรอื ขอ้ ควรระวังในการใช้สารระเหยดังกล่าว"
ข้อความในตัวอย่างนี้ใช้คาว่า "เครื่องหมาย" เป็นค่าหลักและใช้คาว่า
"คาเตือน" กับ "ข้อควรระวัง" เป็นคาขยายซ่ึงไม่สอดคล้องกันเพราะ "เครื่องหมาย" ไม่ได้เป็นคา ๆ หรือ
ขอ้ ๆ จึงไมถ่ ูกหลักภาษา ถา้ จะให้ถกู ตอ้ งเปล่ยี นคาวา่ "เครื่องหมาย" เป็น "ขอ้ ความ" จึงจะสอดคลอ้ งกัน
เพราะ "ข้อความ" เป็น "คา" และ "ข้อ" ได้

3) การเขียนให้ถูกความนิยมความนิยมท่ีจะต้องคานึงถึงในการเขียนหนังสือติดต่อ
ราชการหมายรวมทั้งความนิยมท่ีใช้กันโดยท่ัวไปในวงราชการและความนิยมเฉพาะบุคคลผู้ลงนามใน
หนังสอื ซึ่งเปน็ ความนยิ มในเรอื่ งสรรพนามและถ้อยคาสานวน

การเขยี นเพอื่ การสือ่ สารทางวชิ าการและวิชาชีพ 209

3.1 ความนยิ มในการใชส้ รรพนาม ความนยิ มโดยทว่ั ไปในการใช้สรรพนามแทน
ผมู้ หี นงั สือไปและผู้รบั หนังสอื มดี งั นี้

3.1.1 สรรพนามแทนผู้มีหนังสือไป ถ้าเป็นหนังสือจากส่วนราชการ นิยม
ใชช้ ื่อสว่ นราชการ เชน่

"กรมสรรพากรขอเรียนว่า................ "
หรอื ไมก่ ล็ ะไวใ้ นฐานทเี่ ข้าใจ โดยเขยี นว่า
"ขอเรยี นว่า...................................... "
ถ้าเป็นหนังสือจากบุคคล ใช้คาสรรพนามแทนผมู้ ีหนังสือไปตามท่ี
กาหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แต่ถ้าสามารถละสรรพนาม
ไวใ้ นฐานทีเ่ ข้าใจได้ ก็นยิ มละไว้ เชน่ แทนท่ีจะเขยี นวา่
"ข้าพเจา้ ขอชแี้ จงว่า............................ "
ก็ละคาสรรพนามไว้ในฐานทเ่ี ขา้ ใจ โดยเขยี นว่า
"ขอชี้แจงวา่ ........................................ "
3.1.2 สรรพนามแทนผู้รับหนังสือ ถ้าเป็นหนังสือถึงส่วนราชการ นิยมใช้
ชอ่ื ส่วนราชการ เชน่
"ขอกรมสรรพากรได้โปรด................... "
หรือไมก่ ็ละไว้ในฐานทเ่ี ขา้ ใจ โดยเขียนว่า
"ขอไดโ้ ปรด......................................... "
ถ้าเป็นหนังสือถึงบุคคล ใช้คาสรรพนามแทนผู้รับหนังสือตามที่
กาหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แต่ถ้าสามารถละคา
สรรพนามไว้ในฐานท่ีเขา้ ใจได้กน็ ิยมละไว้ เช่น แทนทจ่ี ะเขยี นว่า
"ขอทา่ นไดโ้ ปรด.................................. "
กล็ ะคาสรรพนามไวใ้ นฐานท่ีเข้าใจ โดยเขียนวา่
"ขอไดโ้ ปรด........................................ "

3.2 ความนิยมในการใช้ถ้อยคาสานวน ความนิยมโดยทั่วไปในการใช้ถ้อยคา
สานวนในการเขยี นหนงั สือติดต่อราชการท่คี วรกลา่ วถึงบางประการ มีดงั น้ี

3.2.1 ใช้ภาษาราชการ ในการเขียนหนังสือติดต่อราชการนิยมใช้ภาษา
ราชการ ไม่ใช้ภาษาลาลอง ภาษาพดู หรอื ภาษานักประพนั ธ์

ตวั อยา่ ง
"พร้อมกนั นี้ได้แจ้งใหจ้ งั หวดั ทราบแล้วเหมอื นกัน"

210 ชวนพิศ อตั เนตร์

ข้อความตามตัวอย่างน้ี คาว่า "เหมือนกัน" เป็นภาษาพูด ใช้ใน
หนังสอื ตดิ ตอ่ ราชการไมไ่ ด้ ถ้าเขยี นเปน็ หนังสือตดิ ต่อราชการ จะเขียนว่า

"พร้อมกนั นไ้ี ดแ้ จง้ ให้จังหวดั ทราบด้วยแลว้ "
ตัวอย่าง
"ประชาชนไดร้ บั ความเดือดร้อนแสนสาหัส"
ข้อความตามตัวอย่างน้ี คาว่า "แสนสาหัส" เป็นภาษานักประพนั ธ์
ไม่เหมาะทจ่ี ะใช้ในหนงั สอื ติดต่อราชการ ถา้ เขียนเป็นหนังสอื ตดิ ต่อราชการ จะเขียนว่า
"ประชาชนไดร้ บั ความเดือดรอ้ นเป็นอย่างยง่ิ "

3.2.2 ไม่ใช้คาเช่ือมซ้ากัน การเชื่อมคาหรือเชื่อมประโยคด้วยคาบุพบท
หรอื คาสนั ธาน ซ่งึ มคี วามหมายอย่างเดียวกัน ไมน่ ิยมใช้คาชา้ กัน เพราะจะทาให้ไมน่ ่าฟัง หรอื อาจทาให้
เข้าใจสับสนได้ จึงนิยมเปลี่ยนใช้คาให้แตกต่างกัน เช่น ท่ี - ซึ่ง - อัน คา 3 คานี้มีความหมาย อย่าง
เดียวกันใช้แทนกันได้

ตวั อย่าง
"คนท่ีเป็นพลเมืองของประเทศใด ซึ่งทาการอันเป็นการบั่นทอน
ความม่นั คงของประเทศน้ัน ควรได้รับการประณามว่าเปน็ ผูท้ รยศตอ่ ประเทศชาต"ิ
ในข้อความเช่นน้ี ไม่นิยมใช้คาว่า "ท่ี" หรือ "ซึ่ง" หรือ "อัน" เป็น
คาเชือ่ มคาเดียวซา้ ๆ กนั เพราะจะทาใหไ้ ม่น่าฟงั เชน่ ไมน่ ยิ มเขียนวา่
"คนทเ่ี ปน็ พลเมืองของประเทศใดที่ทาการทเ่ี ปน็ การบันทอนความ
มัน่ คงของประเทศนนั้ ควรได้รบั การประณามว่าเปน็ ผู้ทรยศตอ่ ประเทศชาต"ิ
ถ้าใช้คาว่า "ท"ี่ เปน็ คาเชื่อมช้า ๆ กนั ดังตัวอย่างขา้ งต้นน้ี จะไม่น่า
ฟัง จึงนิยมเปลี่ยนใช้คาไม่ให้ซ้ากันนอกจากนั้น ยังมี และ - กับ - รวมทั้ง - ตลอดจน คา 4 คาน้ี มี
ความหมายอยา่ งเดยี วกนั ใชแ้ ทนกนั ได้
ตัวอยา่ ง
"การจัดระเบียบพนักงานเทศบาล รวมท้ังการกาหนดตาแหน่ง
และอตั ราเงนิ เดือนพนักงานเทศบาลใหต้ ราเป็นพระราชกฤษฎกี า"
ข้อความเช่นน้ี ไม่นิยมใช้คาว่า "และ" คาเดียวเป็นคาเชื่อมซ้ากัน
เพราะจะทาใหข้ อ้ ความสับสน คอื ไมน่ ยิ มเขยี นวา่
"การจัดระเบียบพนักงานเทศบาล และการกาหนดตาแหน่ง และ
อตั ราเงินเดอื นพนกั งานเทศบาล ใหต้ ราเป็นพระราชกฤษฎกี า"

การเขยี นเพอื่ การสื่อสารทางวิชาการและวชิ าชีพ 211

ถ้าใช้คาว่า "และ" เป็นคาเชื่อมซ้ากันดงั ตัวอยา่ งข้างต้นน้ี จะทาให้
ข้อความสบั สน จึงนยิ มเปล่ยี นใชค้ าไมใ่ หซ้ า้ กัน

3.2.3 ถ้าใชค้ าเชื่อมคาเดียวกนั เชื่อมคาหลายคาใส่เพียงคาเช่ือมคาสุดท้าย
การเชื่อมประธาน กริยา หรือ กรรม หลาย ๆ คาเข้าด้วยกัน รวมท้ังเช่ือมวลีด้วยคาว่า "และ" "หรือ"
"กับ" ไม่นยิ มใส่คาเชือ่ มทุกคา แตน่ ิยมใส่คาเชอื่ มคาสุดท้ายเพียงคาเดยี ว

ตัวอยา่ ง
"ให้นาย ก. นาย ข. และนาย ค. มาอยู่เวรเฝา้ สานักงาน"
"ให้นาย ก. นาย ข. กบั นาย ค. ทางนรว่ มกนั "
"นาย ก. นาย ข. หรือนาย ค. รา่ งหนังสอื ฉบับน้ี"
ทั้งนี้ ไม่นิยมเขยี นวา่ "ให้นาย ก. และนาย ข. และนาย ค. มาอยเู่ วร
เฝ้าสานกั งาน" และไม่นิยมเขียนวา่ "นาย ก. หรือนาย ข. หรอื นาย ค. ร่างหนังสอื ฉบบั น้"ี

3. การเขียนหนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการให้ชัดจเน รดั กมุ และกะทดั รดั
3.1 การเขียนใหช้ ัดเจน
การเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ชัดเจนน้ัน คือ เขียนให้เข้าใจง่าย พิจารณาง่าย

และอ่านง่าย ดงั นน้ั จงึ ตอ้ งเขยี นใหม้ ลี ักษณะดังตอ่ ไปน้ี
1) ชดั เจนในเนอ้ื ความ
2) ชดั เจนในจุดประสงค์
3) กระจา่ งในวรรคตอน

1.1 การเขียนให้ชัดเจนในเนื้อความ การเขียนหนังสือติดต่อราชการต้องเขียนให้
ชัดเจนในเน้ือความ คือ เขียนให้เนื้อความเป็นท่ีเข้าใจได้แน่นอน ไม่คลุมเครือไม่ให้แปลความหมายได้
เป็นหลายนยั ไม่ทาใหล้ าบากแก่ผอู้ า่ นในการแปลความหมายของถ้อยคาหรือขอ้ ความ

ตวั อยา่ ง
"เทศบาลมหี น้าท่ีจัดให้มีและบารุงรกั ษารถหรอื เรือดับเพลิง"
ความน้ีต้องการจะเขียนว่า "จัดให้มีและบารุงรกั ษารถดับเพลงิ หรอื เรือดับเพลิง"
แต่เม่ือมาย่อลงเอาคาว่า "หรือ" มาเชื่อมคาว่า "รถ" กับ "เรือ" โดยให้คาว่า "ดับเพลิง" เป็นคาประกอบ
ความก็จะเพี้ยนไป เพราะคาว่า "เรือดับเพลิง" เป็นชื่อเต็ม เป็นคาเดียว เหมือนกับคาว่า "รถยนต์" หรือ
"เรือยนต์" ซึ่งแยกคาว่า "รถ" กับ "ยนต์" หรือ "เรือ" กับ "ยนต์" ออกจากกันไม่ได้ เม่ือเอาคาว่า "รถ" กับ
"เรอื ดบั เพลงิ " มาเชอื่ มกนั ก็จะกลายเป็นวา่ "รถ" ทุกชนดิ ไม่ใช่ "รถดบั เพลิง" อยา่ งเดยี ว

212 ชวนพศิ อัตเนตร์

1.2 การเขียนให้ชัดเจนในจุดประสงค์ หนังสือ ติดต่อราชการทุกฉบับมีจุดประสงค์
ว่าให้ผู้รับหนังสือทาอะไร เช่น เพ่ือทราบ เพ่ือให้เข้าใจ เพื่อพิจารณา เพ่ืออนุมัติ เพ่ือให้ร่วมมือ เพื่อให้
ชว่ ยเหลอื เพ่ือถือปฏบิ ตั ิ ทง้ั นม้ี จี ุดประสงค์อยา่ งไรต้องเขียนให้ชัดเจน และใหส้ ะดวกแก่ผรู้ ับหนังสือท่ีจะ
ทาตามให้ครบถ้วนตามจุดประสงค์น้ัน จึงต้องแจกแจงจุดประสงค์ให้ชัดเจนว่าต้องให้ผู้รับหนังสือ
ทาอะไร

1.3 การเขียนให้กระจ่างในวรรคตอน คือ เว้นวรรค และย่อหน้า ข้ึนตอนใหม่ให้
ถกู ต้องเหมาะสมตามควรแกก่ รณี เพ่อื ใหโ้ ปรง่ ตา อา่ นงา่ ย เขา้ ใจงา่ ย

3.2 การเขยี นใหร้ ัดกุม
หนังสือติดต่อราชการท่ีดีต้องมีลักษณะรัดกุม ตีความหมายได้เพียงนัยเดียว ไม่มีช่อง

โหว่ให้โต้แย้งได้สามารถยืนยันได้แน่นอนในคาที่เขียนนั้น และต้องไม่เขียนยืนยันในสิ่งที่ยังยืนยันไม่ได้
ท้ังน้ีถ้าเป็นกรณีท่ีไม่อาจยืนยันได้แน่นอนว่ากรณีจะเป็นเช่นนั้นเสมอไป ก็ไม่ควรใช้คายืนยันให้เป็นการ
ผูกมัด แต่ควรใช้คาแบ่งรับแบ่งสู้ เช่น ในการตอบข้อหารือที่เห็นว่าโดยท่ัวไปกรณีจะเป็นอย่างนั้น
แต่อาจมีกรณีพิเศษที่อาจไม่เป็นอย่างน้ันก็ได้ กรณีเช่นน้ีควรเติมคาว่า "โดยปกติ" ลงไปในคาตอบน้ัน
เป็นตน้

ตวั อยา่ ง
"การเล่ือนข้ันเงินเดอื นขา้ ราชการพลเรอื น เล่ือนปลี ะ 1 ช้นั "
ความนี้ไมร่ ดั กุม เพราะเลื่อน 2 ขนั้ ก็มี ไม่เล่ือนเลยกม็ ี จงึ ตอ้ งแกเ้ ปน็
"การเล่ือนขน้ั เงนิ เดือนข้าราชการพลเรือน โดยปกติเลือ่ นปลี ะ 1 ชัน้ "

ตวั อย่าง
"พยานหลกั ฐานยนื ยนั สอดคล้องต้องกันน่าเชอ่ื ว่าผู้ถูกกล่าวหากระทาผิดจรงิ " ความนี้
ไม่รัดกุม เพราะ "นาเชื่อ" ยังไม่ถึงขนาด "เชื่อ" จึงอยู่ในลักษณะมีมลทิน หรือมัวหมอง ลงโทษไม่ได้ เมื่อ
พยานหลกั ฐานยืนยนั แนน่ อนก็ตอ้ ง "เชื่อ" ไม่ใช่ "น่าเช่อื " จึงตอ้ งแกเ้ ปน็ "พยานหลกั ฐานยนื ยันสอดคล้อง
ตอ้ งกนั ฟังได้วา่ ถกู กลา่ วหากระทาผดิ จรงิ "

ตัวอยา่ ง
"ขออภยั ที่ไมอ่ าจให้ใชส้ ถานทใ่ี นวนั ดงั กล่าวตามทีข่ อไปได้ หากเปน็ วนั อนื่ ก็ไม่ขดั ข้อง"
ความน้ีไม่รัดกุม เพราะที่เขียนว่า "หากเป็นวันอ่ืนก็ไม่ขัดข้อง" น้ัน เป็นการเขียน
ยืนยันในกรณีที่ยังไม่อาจยืนยันได้แน่นอน วันอื่นอาจมีเหตุขัดข้อง เช่น ไม่ว่างอีกก็ได้ จึงเขียนยืนยันว่า
"หากเป็นวนั อ่ืนกไ็ ม่ขัดขอ้ ง" ไม่ไดต้ อ้ งเขยี นให้มเี งื่อนไขทไ่ี ม่แน่นอนไว้ เชน่ เขียนว่า

การเขียนเพ่ือการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 213

"ขออภัยที่ไม่อาจให้ใช้สถานที่ในวันดังกลา่ วตามที่ขอไปได้ หากประสงค์จะใชส้ ถานที่
ในวันอื่น โปรดแจง้ ให้ทราบเพ่อื จะไดพ้ ิจารณาตอ่ ไป"

เขียนเช่นนี้ไม่เป็นการผูกมัดว่า ขอมาอีกต้องให้เพราะเมื่อขอมาก็ "จะได้พิจารณา
ต่อไป" ซึง่ พิจารณาแลว้ ถา้ เห็นว่ามีเหตุขัดข้อง หรือไม่ควรให้ก็อาจตอบปฏเิ สธอกี กไ็ ด้

3.3 การเขียนให้กะทัดรัด
หนังสือตดิ ต่อราชการนั้น ตอ้ งการความชัดเจนและบรรลุจดุ ประสงค์เป็นสาคัญ จึงไม่

ต้องการขอ้ ความพุม่ เฟอื ยเกินจาเป็น เช่น
3.3.1 ใช้คาว่า "ซ่งึ " ฟุ่มเฟอื ยโดยไม่จาเปน็ เช่น "ผู้ทปี่ ฏบิ ตั หิ นา้ ทร่ี าชการโดยไม่ชอบ

เพ่ือให้ผู้อื่นได้ประโยชน์ท่ีมิควรได้ ซึ่งการกระทาเช่นนี้เป็นการทุจริตต่อหน้าที่ราชการ ซ่ึงเป็นความผิด
วินยั อย่างร้ายแรง ซึ่งจะตอ้ งได้รบั โทษไล่ออกจากราชการ ซงึ่ มมี ตคิ ณะรัฐมนตรีว่าจะปรานีลดหย่อนโทษ
ลงมาได้เพยี งปลดออก ซึง่ จะลดโทษลงมาเป็นใหอ้ อกไม่ได"้

การใชค้ าว่า "ซง่ึ " โดยไมจ่ าเปน็ ในความดงั กลา่ วถือว่าเปน็ การใชค้ าฟุ่มเฟือยไม่
กะทดั รัด เพราะอาจตัดคาว่า "ซึ่ง" ออกได้หลายตวั ได้แก่ ตัวที่ 1, 3. 5 โดยไม่ทาให้เสียความ

3.3.2 ใช้คาว่า "กระทาการ" ประกอบคากริยาอื่นโดยทั้งที่ใช้เพียงคากริยาน้ันก็ได้
ความอยแู่ ล้ว ถอื วา่ เป็นคาทีฟ่ ุ่มเฟือยเกินจาเปน็ เช่น

"ขอใหท้ ่านสืบสวนใหไ้ ดค้ วามวา่ ผ้ใู ดกระทาการทจุ ริตยกั ยอกเงินรายน้"ี
ความข้างต้นน้ี อาจตดั คาว่า "กระทาการ" ออกได้โดยไม่ทาใหเ้ สยี ความ
3.3.3 การใช้คาว่า "มีการ" ประกอบคากริยาอ่ืนโดยไม่จาเป็น ถือว่าฟุ่มเฟือย ไม่
กะทดั รดั เชน่
"คณะกรรมการคณะน้ีได้จัดให้มีการประชุม เม่ือวันที่ 28 พฤษภาคม 2530
โดยในการประชุมดังกล่าวปรากฏว่าได้มีการพิจารณาให้มีการเปลี่ยนแปลงบุคคลซ่ึงดารงตาแหน่ง
ในคณะอนุกรรมการบางคน"
เร่ืองข้างต้นนี้ อาจเขียนให้กะทัดรัด โดยตัดคาว่า "มีการ" และคาอ่ืนออกได้
บา้ ง เชน่ เขยี นวา่
"คณะกรรมการคณะน้ีได้ประชุมเมื่อวันที่ 28 พฤษภาคม 2530 มีมติให้
เปล่ยี นแปลงบคุ คลซ่ึงดารงตาแหน่งในคณะอนกุ รรมการบางคน"
3.3.4 การใช้คาซ้าโดยไมจ่ าเป็น ก็เป็นการใชค้ าฟุ่มเฟอื ยไมก่ ะทัดรดั เช่น
"ครูประชาบาลที่ได้รับการยกฐานะเป็นข้าราชการพลเรือน ซึ่งเป็นข้าราชการ
ทมี่ ีสิทธิไดร้ ับบาเหนจ็ บานาญนัน้ มีอยู่ 2 จาพวก"

214 ชวนพศิ อัตเนตร์

ความข้างต้นนี้อาจเขียนให้กะทัดรัดได้โดยตัดคาว่า "ขัวราชการ" ออกเสีย
คาหน่ึง เช่น เขยี นว่า

"ครูประชาบาลที่ได้รับการยกฐานะเป็นข้าราชการพลเรือน ซึ่งมีสิทธิได้รับ
บาเหนจ็ บานาญนน้ั มีอยู่ 2 จาพวก"

3.3.5 การเขียนวกวนจากความซา้ ๆ กเ็ ปน็ การเขียนไมก่ ะทดั รัด เชน่
"สิทธทิ จ่ี ะไดร้ ับค่าขนส่งสงิ่ ของกลับประเทศไทยน้ัน ผทู้ จ่ี ะไดร้ ับสทิ ธิดงั กล่าวก็

เฉพาะนักเรียนทุนรัฐบาลไทยเท่านน้ั สาหรับกรณีของผู้น้ีซ่ึงได้รับทุนรัฐบาลต่างประเทศไปศึกษาจึงไมม่ ี
สทิ ธไิ ด้รบั ค่าขนส่งสงิ่ ของดังกล่าว"

ความขา้ งตน้ นี้ อาจเขยี นให้กะทดั รัดได้ เช่น เขียนวา่
"นกั เรียนทุนรฐั บาลไทยเทา่ นน้ั ทมี่ ีสทิ ธิได้รับค่าขนส่งสิ่งของกลับประเทศไทย
ผูท้ ไ่ี ด้รับทนุ รัฐบาลตา่ งประเทศไปศกึ ษา ไม่ใช่นักเรยี นทุนรฐั บาลไทย จงึ ไมม่ สี ิทธิดังกลา่ ว

4. การเขยี นหนงั สือติดต่อราชการให้บรรลุจุดประสงค์และเปน็ ผลดี
โดยท่ีหนังสือติดต่อราชการเป็นส่ือความต้องการ จึงต้องเขียนให้บรรลุจุดประสงค์ที่

ต้องการ คือ เขียนให้ผู้รับหนังสือเข้าใจชัดเจนว่า ผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร จะให้ผู้รับหนังสือปฏิบัติ
อยา่ งไร และโนม้ นา้ วให้ผู้รบั หนังสือปฏบิ ัติตามนัน้ โดยหวงั ผลใหบ้ ังเกดิ ตามท่ีต้องการ

การเขียนหนังสือติดต่อราชการให้ดีนั่น นอกจากจะต้องเขียนให้บรรลุจุดประสงค์แล้ว
ในบางกรณียังจะต้องเขียนให้เป็นผลดีด้วย เช่น ในการเขียนหนังสือตาหนิหรือตักเตือน จะต้องเขียนให้
ผู้ถูกตาหนหิ รือตักเตือนไม่กระเทือนใจมาก ในการเขยี นตอบปฏิเสธ จะตอ้ งเขยี นไม่ให้ขาดความสัมพันธ์
อนั ดตี ่อกันไป เป็นตน้

หนังสอื ตดิ ตอ่ ราชการประเภททจี่ ะต้องเขยี นใหบ้ รรลจุ ดุ ประสงค์และเป็นผลดี ซ่งึ จะตอ้ งใช้
ศลิ ปะในการเขียนเป็นพิเศษ มีดังนี้

1) หนงั สอื ตักเตอื นหรือตาหนิ
2) หนงั สอื ตอบปฏเิ สธ
3) หนังสอื ขอรอ้ ง
4) หนงั สอื ขอความรว่ มมือ
5) หนังสอื ขอความชว่ ยเหลือ

การเขยี นเพอื่ การสอ่ื สารทางวิชาการและวิชาชพี 215

ทง้ั น้ี แตล่ ะประเภทต้องใชศ้ ลิ ปะในการเขียนดังต่อไปน้ี
1. การเขียนหนังสือตักเตือนหรือตาหนิ การเขียนหนงั สือตกั เตือนหรอื ตานิผู้อยูใ่ ต้บังคับ
บัญชาที่เป็นผู้ใหญ่ เช่น ผู้อานวยการกอง รองอธิบดี หรือเป็นบุคคลภายนอก ไม่ควรเขียนตักเตือนหรือ
ตาหนิตรง ๆ ให้เขากระเทือนใจ เสียหน้า หรือโกรธแค้นมากแต่ควรเลี่ยงเขียนอย่างใดอย่างหน่ึง
ดงั ตอ่ ไปน้ี

1.1 เขียนเบนเข็ม คือ ไม่เขียนปักตรงลงไปในทานองผู้มีหนังสือไปว่าเอง โดยไม่
เขยี นวา่ "ปรากฎวา่ ...." ซึ่งเท่ากับผมู้ หี นงั สอื ไปว่าเอง แตเ่ ขียนเบนเข็มใหเ้ ปน็ คนอืน่ วา่ เชน่ เขียนวา่

"มีผูร้ ้องเรยี นวา่
"หนังสอื พิมพล์ งขา่ วว่า
"มีเสียงเล่าลอื ว่า
"ผู้พบเห็นจะวา่ ไดว้ ่า
ตัวอย่าง
"ด้วยปรากฏว่า เจ้าหน้าท่ีสานักงานผู้ดูแลนักเรียนไม่เอาใจใสในการดูแล
นกั เรยี น"
ถ้าเขียนเช่นนี้จะเท่ากับผู้มีหนงั สอื ไปว่าเอง ควรเขียนเบนเข็มเปน็ คนอ่ืนว่า โดย
เขยี นว่า
"ด้วยมีเสียงเล่าลือว่า เจ้าหน้าที่สานักงานผู้ดูแลนักเรียนไม่เอาใจใส่ในการดูแล
นักเรียน"
ตวั อย่าง
"การปล่อยให้เกดิ กรณีเช่นน้ี เป็นทน่ี า่ ตาหนยิ ่ิงนัก"
ถ้าเขียนเช่นน้ีเท่ากับผู้มีหนังสือไปตาหนิเอง ควรเขียนเบนเข็มเป็นคนอ่ืนตาหนิ
โดยผู้มีหนังสอื ไปไม่ไดต้ าหนเิ อง โดยเขียนว่า
"การปลอ่ ยให้เกดิ กรณีเชน่ นี้ จะเปน็ ทางให้ผู้พบเหน็ ตาหนไิ ด"้

1.2 เขียนเบนเป้า คือ ไม่เขียนปักตรงลงไปเป็นการตาหนิผรู้ ับหนังสือ แต่เล่ียงเขียน
ในเชงิ ตาหนิผอู้ ่นื หรอื เป็นความบกพรอ่ งของผอู้ ืน่ ไมใ่ ช่ความบกพรอ่ งของผรู้ ับหนังสือ เช่นเขยี นว่า

"จงึ ขอกาชับมาเพื่อจกั ได้ระมดั ระวังมใิ ห้เกิดกรณเี ชนน้ีอีก"
ถ้าเขียนเช่นนี้ เท่ากับเป็นการเจาะจงเอาตัวผู้รับหนังสือเป็นเป้าว่าเป็น
ผู้บกพร่องเอง และเป็นผู้ถูกกาชับเองจึงควรเขียนเลี่ยงไปให้เป็นความบกพร่องของลูกน้องของผู้รับ
หนังสือ โดยไม่ใชค่ วามบกพรอ่ งของตวั ผู้รบั หนังสอื เอง ดงั น้ี
"จงึ เรียนมาเพื่อโปรดกาชบั เจ้าหน้าท่ใี ห้ระมดั ระวังมใิ ห้เกิดกรณเี ช่นนีข้ นึ้ อีก"

216 ชวนพศิ อตั เนตร์

1.3 เขียนแสดงความเสียใจแทนแสดงความโกรธในกรณีท่ีจะเขียนตาหนิ
บุคคลภายนอกที่ทาการอันไม่สมควรหรือล่วงเกินให้เสียหาย แทนท่ีจะเขียนตาหนิโดยแสดงความโกรธ
ควรเปลี่ยนเปน็ เขียนแสดงความเสียใจ

ตัวอยา่ ง
"ตามที่มีข่าวในหนังสือพิมพ์ว่าท่านได้ให้สัมภาษณ์ว่า ก.พ. ขัดขวางการพัฒนา
ประเทศ โดยไมอ่ นุมัตติ าแหน่งให้มีจานวนเพียงพอตามขอ นัน้
สานักงาน ก.พ. ขอเรียนชี้แจงว่า ก.พ. ได้พิจารณากาหนดจานวนตาแหน่งตาม
ปริมาณงานภายใต้ข้อจากัดอัตราเพิ่มปีละ 2% ตามมติคณะรัฐมนตรี หากกระทรวงทบวงกรมใด
จาเป็นต้องต้ังตาแหน่งเพิ่มเกินปลี ะ 2%. จะต้องได้รับอนุมัติจากคณะรัฐมนตรีก่อน ก.พ. จึงจะพิจารณา
กาหนดตาแหน่งเพ่ิมให้เกินปีละ 24 การที่ ก.พ. ไม่อนุมัติตาเหน่งให้ตามขอ ก็เพราะกระทรวง ทบวง
กรม ผู้ขอมไิ ดข้ ออนุมัติคณะรฐั มนตรีตาแหน่งเพ่ิมใหมเ่ กินปีละ 2% มใิ ช่เพราะ ก.พ. ขัดขวางการพัฒนา
ประเทศตามขา่ วหนงั สอื
ทง้ั นี้ หากท่านไดใ้ ห้สมั ภาษณ์ไปจริงตามที่หนงั สือพมิ พ์ลงข่าว สานกั งาน ก.พ. ก็
รูส้ ึกเสียใจทไี่ ด้มีการให้ข่าวโดยไมต่ รงกบั ความจรงิ จนเปน็ ทีเ่ สยี หายแก่ราชการเช่นน้ี
จึงเรียนมาเพ่ือทราบ และหากจะกรุณาแก้ข่าวให้เป็นท่ีเข้าใจในทางท่ีถูกต้องได้
กจ็ ะขอบคณุ มาก

2. การเขียนหนังสือตอบปฏิเสธการตอบปฏิเสธคาขอใด ๆ ซ่ึงผู้มีหนังสือไปเป็นคน
ปฏิเสธเอง (ไม่ใช่แจ้งมติคณะกรรมการที่ปฏิเสธ) ไม่ควรตอบแข็งกร้าวอย่างไม่มีเยื่อใย แต่ควรตอบ
ปฏิเสธอย่างสุภาพ นุ่มนวล อ้างเหตุขัดข้อง แสดงความเสียใจ หรือขออภัยท่ีไม่อาจปฏิบัติตามคาขอนั้น
ได้ และแสดงน้าใจให้มีเยื่อใยท่ีจะได้ติดต่อกันต่อไป

ตวั อย่าง
สมมติว่า มหาวิทยาลัยแห่งหนึ่งขออนุญาตให้ข้าราชการในกรมคนหน่ึงไปสอนใน
มหาวิทยาลยั สัปดาหล์ ะ 3 วัน เป็นเวลา 1 ภาคการศึกษา ถา้ กรมจะตอบปฏิเสธ ไม่ควรเขียนแตเ่ พียงว่า
"กรม.. ไดพ้ จิ ารณาแล้ว ไม่อนุญาต"
ท้ังนี้ โดยไม่ได้อ้างเหตุผลข้อขัดข้อง และแสดงน้าใจอะไรเลย ซึ่งจะทาให้
ความสมั พันธ์อนั ดรี ะหว่างกรมกบั มหาวิทยาลยั เสียไป ทางที่ดีควรเขียนใหส้ ุภาพนุ่มนวล อา้ งเหตขุ ัดข้อง
ที่ไม่อาจอนุญาตได้ แสดงความเสียใจหรือขออภัยท่ีไม่อาจอนุญาตได้ และแสดงน้าใจท่ีจะให้ความ
รว่ มมือในโอกาสหนา้ หากไมม่ ีปญั หาขดั ขอ้ ง
เชน่ เขยี นว่า
"กรม............... ได้พิจารณาแล้ว ปรากฎว่าในช่วงเวลาดังกล่าว นาย........ ได้รับ
มอบหมายให้รับผิดชอบงานตามโครงการ.............. ซ่ึงจะต้องเร่งรัดตามนโยบายของรัฐบาลให้เสร็จ

การเขยี นเพอ่ื การส่อื สารทางวิชาการและวิชาชพี 217

ภายในกาหนดตามเป้าหมาย หากนาย.................. ตอ้ งใชเ้ วลาระหว่างนน้ั สอนในมหาวิทยาลยั สัปดาหล์ ะ
3 วัน เป็นเวลานาน จะทาให้ไม่สามารถทางานที่ได้รับมอบหมายให้เสร็จตามเป้าหมายได้ ซ่ึงจะเป็นผล
เสียหายแก่ราชการ กรม.............. จึงขออภัยท่ีไม่อาจอนุญาตให้นาย................สอนในมหาวิทยาลัย
ตามทีข่ อไปได้สอนในมหาวิทยาลัยอีก อย่างไรก็ดี โอกาสหน้าหากมหาวิทยาลัย.................... ต้องการให้
นาย.................. สอนในมหาวิทยาลัยอีก และไม่มีข้อขัดข้องด้วยเหตุสาคัญใด ๆ กรม............... ก็จะ
พิจารณาใหค้ วามร่วมมือแกม่ หาวิทยาลยั ด้วยความยนิ ดี"

พึงสังเกตว่า ร่างหนังสือตอบปฏิเสธข้างต้นนั้น ได้ใช้ถ้อยคานุ่มนวล อ้างเหตุขัดข้อง
สาคัญ ขออภัย แสดงน้าใจ แต่การแสดงน้าใจด้วยการปวารณาตัวขอรับใช้ในโอกาสหน้าน้ัน ต้องระวัง
ไม่ให้เป็นสัญญาผูกมัดที่จะต้องทาตามน้ันโดยปราศจากเง่ือนไข ท้ังน้ี ต้องเขียนให้รัดกุม คือ เขียนให้
ยืนยันเฉพาะในสิ่งที่ยืนยันได้แน่นอน ถ้ายังยืนยันแน่นอนไม่ได้ ต้องเขียนแบ่งรับแบ่งสู้หรือให้มีเงื่อนไข
ไว้ อย่างเช่นท่เี ขียนว่า

"หากไม่มีข้อขัดข้องด้วยเหตุสาคญั ใด ๆ กจ็ ะพิจารณาให้ความร่วมมือด้วยความยินดี"
ซง่ึ หมายความว่า หากมีข้อขัดขอ้ งก็อาจตอบปฏเิ สธได้อีก

3. การเขยี นหนงั สอื ขอร้อง หนังสอื ขอรอ้ ง คอื หนังสือท่ขี อให้ดาเนนิ การตามหนา้ ท่ี เชน่
ขอให้นาเสนอ ขอให้พิจารณา ขอให้อนุญาต เป็นต้น การเขียนหนังสือขอร้องที่จะให้บรรลุจุดประสงค์
จะต้องเขียนกล่อมใจด้วยคารมตามสมควร เขียนให้จับใจด้วยเหตุผลตามควรแก่กรณี และล่อใจด้วย
อามสิ โดยแสดงความขอบคุณในความอนเุ คราะหข์ องเขาดว้ ย

การเขียนหนังสือขอร้องจึงต้องอ้างเหตุผลความจาเป็นว่ามีความจาเป็นอย่างไร
จึงตอ้ งขอร้อง ขอรอ้ งใหเ้ ขานาเสนอ พจิ ารณา อนญุ าต อนุมัติ ฯลฯ ขอบคุณในความอนุเคราะห์ของเขา

ตวั อยา่ ง
เรอ่ื ง ขอกาหนดตาแหน่งเพ่ิมขึ้น
เรียน เลขาธิการ ก.พ.
สิ่งทสี่ ง่ มาดว้ ย คาขอและคาชแี้ จงประกอบคาขอ 20 ชุด

ด้วยกรมสรรพากรมีความจาเป็นต้องต้ังตาแหน่ง.............. เพิม่ ข้นึ อกี 1 ตาแหน่ง เนื่องจาก
................. ดงั รายละเอียดคาขอและคาชี้แจงประกอบคาขอทแี่ นบมาน้ี

จึงเรยี นมาเพื่อขอได้โปรดนาเสนอ ก.พ. พิจารณาอนุมตั ิดว้ ย จะขอบคณุ มาก

ขอแสดงความนบั ถอื
.................................

218 ชวนพศิ อัตเนตร์

4. การเขียนหนังสือขอความร่วมมือ หนังสือขอความร่วมมือ คือ หนังสือท่ีขอให้สวน
ราชการ หรอื ผมู้ หี นา้ ท่ีเก่ียวข้องกนั ให้ความรว่ มมือในการดาเนนิ การอยา่ งใดอย่างหนึ่ง การเขียนหนังสือ
ขอความรว่ มมือท่จี ะให้บรรลจุ ดุ ประสงค์ จะตอ้ งเขียนกล่อมใจด้วยคารมมากกวา่ หนังสือขอร้อง เขยี นให้
เป็นท่จี ับใจด้วยเหตผุ ลความจาเปน็ มากกวา่ หนังสือขอร้อง และตอ้ งตัง้ ความหวังว่าจะไดร้ บั ความร่วมมือ
พร้อมทง้ั ลอ่ ใจด้วยอามสิ โดยการขอบคุณล่วงหน้า

การเขยี นหนงั สอื ขอความร่วมมอื จงึ ตอ้ งเขียนโดย
ครวญ บอกความจาเป็นหรือความต้องการของเรา
ออด ขอความรว่ มมอื จากเขา
มดั ตงั้ ความหวงั วา่ จะไดร้ บั ความรว่ มมอื จงึ ขอบคณุ

ตัวอยา่ ง
เรื่อง ขอความอนุเคราะหจ์ ัดการฝกึ อบรมขา้ ราชการ
เรยี น เลขาธกิ าร ก.พ.

ด้วยกรมการค้าภายใน มีปัญหาเกี่ยวกับการร่างโต้ตอบหนังสอื ราชการ เนื่องจากเจ้าหน้าทีไ่ ม่
สันทัดในการน้ีกรมการค้าภายในใคร่ที่จะฝึกอบรมเจ้าหน้าที่ซึ่งมีหน้าท่ีเก่ียวกับการร่างโต้ตอบหนังสือ
ราชการจานวน 30 คน ให้สามารถร่างโต้ตอบหนังสือราชการได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่กรมการค้า
ภายในไมส่ ามารถดาเนินการฝึกอบรมเองได้ เพราะขาดความรูใ้ นการจดั หลกั สูตรและขาดวิทยากร

จึงเรียนขอความร่วมมือมา เพื่อได้โปรดให้สถาบันพัฒนาข้าราชการพลเรือนจัดการฝึกอบรม
เจ้าหน้าที่กรมการค้าภายใน เร่ืองการเขียนหนังสือราชการให้ด้วย ทั้งนี้ หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับ
ความรว่ มมอื จากสานักงาน ก.พ. จึงขอขอบคุณมา ณ ท่ีน้ี

ขอแสดงความนับถือ
.................................

5. การเขยี นหนังสอื ขอความชว่ ยเหลือหนังสือขอความชว่ ยเหลือ คอื หนังสือที่ขอให้ผู้ไม่
มหี น้าทเี่ กีย่ วข้องกันให้ความชว่ ยเหลืออย่างใดอย่างหน่ึงการเขียนหนงั สือขอความช่วยเหลอื ท่จี ะให้บรรลุ
จุดประสงค์ จะต้องเขียนกล่อมใจด้วยคารมมากกว่าหนังสือขอความร่วมมือ เขียนให้เป็นที่จับใจด้วย
เหตุผลความจาเป็นมากกว่าหนังสือขอความร่วมมือ พร้อมท้ังเขียนล่อใจด้วยอามิสมากกว่าหนังสือขอ
ความร่วมมือดว้ ย

การเขยี นเพื่อการสอ่ื สารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 219

การเขยี นหนงั สือขอความช่วยเหลอื จงึ ตอ้ งเขียน
ครวญ บอกความจาเปน็ หรือความต้องการของเรา
ยอ ยกย่องภูมิธรรมและคณุ ธรรมของเขา
ล่อ ชีผ้ ลอนั น่าภูมใิ จที่เขาจะได้รับหากไดช้ ่วยเรา
ออด ขอความกรณุ าช่วยเหลือ
มดั ต้ังความหวังว่า จะได้รบั ความกรณุ าช่วยเหลอื

จึงขอขอบคณุ ล่วงหน้า

ตวั อย่างหนงั สอื ขอความช่วยเหลอื ทเ่ี ขียนไมด่ ี
เร่อื ง ขอเชญิ เปน็ วทิ ยากร
เรยี น นาย.........................

ด้วยศูนย์......................... ได้จัดการฝึกอบรมหลักสูตร......................... ในการนีไ้ ด้กาหนดให้มี
การบรรยายในหวั ขอ้ วิชา......................... ในวนั ที่............ เวลา.................. ณ...................

จึงขอเรียนเชิญท่านเป็นผู้บรรยายในวิชานี้ ทั้งน้ี หวังว่าคงได้รับความร่วมมือจากท่านดังเช่น
เคย

ขอแสดงความนบั ถือ
.................................

หนังสือท่ียกมาเป็นตัวอยา่ งนี้ เขยี นไม่ดเี พราะ
(ก) หนังสือน้ีเป็นหนังสือขอความช่วยเหลือ แต่เขียนเป็นหนังสือขอความร่วมมือ โดยลง
ท้ายวา่ "หวังวา่ คงได้รับความรว่ มมอื จากทา่ นดังเช่นเคย"
(ข) ไมไ่ ด้ "ครวญ" อา้ งเหตผุ ลความจาเปน็ ใหจ้ บั ใจพอท่จี ะทาให้เขายนิ ดชี ่วยเหลือ
(ค) ไมไ่ ด้ "ยอ" ยกยอ่ งภูมธิ รรมและคุณธรรมของเขาให้เป็นการกล่อมใจพอทีจ่ ะทาให้เขา
ภูมใิ จอยากจะช่วยเหลอื
(ง) ไมไ่ ด้ "ลอ่ " ชีผ้ ลอันน่าภูมิใจท่ีเขาจะไดร้ ับหากช่วยเหลือเรา เพือ่ เปน็ อามิสล่อใจให้เขา
เตม็ ใจทจี่ ะชว่ ยเรา
(จ) ไม่ได้ "ออด" ขอความกรุณาช่วยเหลือ อันเป็นการกล่อมใจให้เขาใจอ่อน ยอม
ช่วยเหลือเรา
(ฉ) ไม่ได้ "มัด" ด้วยการต้ังความหวังที่จะได้รับความช่วยเหลือ และขอบคุณล่วงหน้าให้
เขารสู้ กึ วา่ มีพันธะท่ีจะตอ้ งชว่ ยเหลอื

220 ชวนพศิ อตั เนตร์

ตวั อยา่ งหนังสือขอความชว่ ยเหลอื ท่แี กไ้ ขใหด้ แี ลว้
เรอ่ื ง ขอเชิญเป็นวทิ ยากร
เรยี น นาย
สงิ่ ทสี่ ง่ มาด้วย - โครงการฝึกอบรม 1 ชดุ

ด้วยศูนย์....................... ได้จัดการฝึกอบรมหลักสูตร....................... ตามโครงการฝึกอบรม
ท่แี นบมาน้ี ในการนไี้ ดก้ าหนดให้มีการบรรยายในหัวข้อวชิ า......................ซงึ่ เป็นวิชาสาคัญมากวิชาหนึ่ง
ด้วยการบรรยายวิชาน้จี ะต้องใชว้ ทิ ยากรทม่ี คี วามรู้ และประสบการณ์สูงในทางนโี้ ดยเฉพาะ

ศูนยใ์ ด้พิจารณาเหน็ วา่ ทา่ นเป็นผู้มคี วามรแู้ ละประสบการณส์ ูงมากในเรื่อง..............ถา้ ได้ท่าน
เป็นวิทยากรบรรยายในการฝึกอบรมวิชาน้ีก็เป็นท่ีมั่นใจได้ว่า การฝึกอบรมจะบรรลุวัตถุประสงค์และ
เป้าหมายที่วางไว้ ซึ่งจะอานวยประโยชน์ทั้งแก่ผู้เข้ารับการฝึกอบรมเป็นสว่ นตัวและแก่ทางราชการเป็น
สว่ นรวม

จึงเรียนเชิญมาเพ่ือขอท่านได้โปรดสละเวลาไปเป็นวิทยากรในการฝึกอบรมวิช า................ใน
วันที่..............เวลา.................... ณ............... ท้ังน้ี ศูนย์หวังเป็นอย่างยิ่งว่าคงจะได้รับความกรุณาจาก
ท่านในการไปเป็นวิทยากรบรรยายในการฝึกอบรมตามที่เรียนเชิญมา จึงขอขอบพระคุณล่วงหน้ามา ณ
ทน่ี ้ี

ขอแสดงความนบั ถือ
.................................

บทสรุป

หนังสือราชการ คือ งานสารบรรณท่ีเก่ียวข้องกับหนังสือ เริ่มต้ังแต่การคิด ร่าง เขียน แต่ง
พิมพ์ จดจา ทาสาเนา รับ ส่ง ยืม บันทึก ย่อ เสนอ สั่งการ ตอบ เก็บ ค้นหา คัดแยก และทาลาย ท้ังน้ีก็
เพ่ือใหก้ ารดาเนนิ งานเปน็ ไปอยา่ งรวดเรว็ และสะดวก ทสี่ าคัญ คือ ถูกตอ้ งมีประสทิ ธิภาพ ประหยดเวลา
แรงงาน และค่าใชจ้ า่ ย

ความสาคญั ของหนังสือราชการถอื วา่ เป็นงานทส่ี าคญั อยา่ งยิง่ เนอื่ งจากทุกองคก์ ร ทกุ
หน่วยงานท่ีจะต้องอาศัยการติดต่อประสานงาน ขอความร่วมมือ และจะตอบสนองช่วยเหลือหน่วยงาน
อืน่ ๆ จาเป็นที่จะต้องมงี านสารบรรณท่ีจะเก่ียวข้องกบั หนงั สือในการทจี่ ะติดต่อระหว่างงานอ่นื ๆ บุคคล
ผู้เกี่ยวข้องจะต้องเป็นผู้รู้ระเบียบงานสารบรรณเป็นอย่างดี มีความสามารถติดต่อโต้ตอบ ประสานงาน
รูจ้ ักกาลเทศะ มคี วามคล่องแคล่ว วอ่ งไว กระฉบั กระเฉงมีความรู้ภาษาไทยเปน็ อยา่ งดี

การเขยี นเพือ่ การสอ่ื สารทางวิชาการและวชิ าชีพ 221

คาถามทบทวน

1. คาว่า “สารบรรณ” หมายถงึ อะไร เหตใุ ดจงึ ตอ้ งมรี ะเบยี บงานสารบรรณ
2. หนังสือตามระเบียบสานักนยกรฐั มนตรีวา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 หมายถึง หนังสือ
ราชการมีกช่ี นดิ อะไรบ้าง
3. การเกบ็ หนังสอื ตามระเบียบแบ่งออกเป็นก่ีอย่างและมวี ิธกี ารปฏิบัติอะไรบ้าง
4. หนังสือประทับตราใชต้ ดิ ตอ่ ราชการในกรณีใด
5. การทาลายหนงั สอื มีวิธกี ารปฏบิ ตั ิอย่างไรบ้าง

เอกสารอา้ งองิ

ประวีณ ณ นคร. 2521. การเขียนหนังสือราชการ. พิมพ์ครั้งที่ 3. กรุงเทพมหานคร. สวัสดิการ
สานักงาน ก.พ..

สานักนายกรัฐมนตรี สานักงานปลัด. 2534. การระบุหมายเลขโทรสารในหนังสือราชการ.
ท่ี นร. 1002/ว 17 ลงวันท่ี 31 กรกฎาคม 2534.

ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กรุงเทพมหานคร. โรงพมิ พค์ รุ ุสภา 2526.

การเขียนเพอ่ื การสอื่ สารทางวิชาการและวิชาชีพ 223

บทที่ 5
การเขียนจดหมายธรุ กจิ

จดหมายธุรกิจถือเป็นการส่ือสารธุรกิจรูปแบบหนึ่งท่ีได้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจกิจโดยมี
จุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดาเป็นธุรกิจเช่น เสนอขายสินค้าหรือบริการ ส่ังซ้ือสินค้า และ
ตอบรับการสั่งซื้อติดตาม ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาด หรือความเสียหายเป็นต้น จดหมายธุรกิจ
สว่ นใหญม่ รี ปู แบบและการใชภ้ าษาเป็นทางการ หรอื คอนข้างเปน็ ทางการ

ความหมายและความสาคัญของจดหมายธุรกิจ

1. ความหมายของจดหมายธรุ กิจ
จดหมายธุรกิจ หมายถึง เอกสารที่ใช้ติดต่อสื่อสารกันแทนการเจรจาด้วยเรื่องที่เก่ียวข้อง

กับการค้าพาณิชย์ หรือทางการเงินของฝ่ายผู้ส่งสาร และผู้รับสารซ่ึงมีเป้าหมายในลักษณะเดียวกัน
การเขียนจดหมายธรุ กจิ นัน้ สามารถสื่อสารกนั ในลักษณะของบริษัทห้างร้านตดิ ต่อกบั หนว่ ยงานราชการ
ก็ใด้ หรือบริษัทติดต่อกับบริษัทก็ได้ หรือแม้แต่บุคคลติดต่อกับบริษัทห้างร้านก็ได้ แต่จะต้อเป็นไปด้วย
เรือ่ ง ธรุ กิจเทา่ นั้น ถ้าติดตอ่ กันด้วยเรื่องของการงานท่ัวไปกจ็ ะเปน็ ลักษณะของจดหมายกจิ ธุระทัว่ โป

2. ความสาคญั ของจดหมายธรุ กิจ
จดหมายธุรกิจมีความสาคัญอยา่ งยง่ิ ตอ่ วงการธุรกจิ ซึ่งสรุปประเด็นสาคัญได้ดังน้ี
2.1 ด้านการใช้เป็นหลกั ฐานในการอ้างอิง ค้นเรือง และที่สาคัญท่ีสุดคือเป็นหลกั ฐานทาง

กฎหมาย เนอ่ื งจากเปน็ ลายลกั ษณ์อกั ษรท่ชี ดั เจน
2.2 ดา้ นการเปน็ ส่ือสัมพนั ธท์ ี่ดีในการติดต่อธุรกจิ จดหมายช่วยส่งเสริมให้มคี วามสัมพันธ์

ท่ดี ี และการติดต่อกนั อย่างต่อเนื่อง
2.3 การติดต่อด้านธุรกิจซื้อชาย บางครั้งลูกค้าอาจขาดการติดต่อไป บริษัทจาเป็นต้องมี

จดหมายไปถึงลูกค้าเพ่ือขอทราบสาเหตุท่ีแท้จริง พร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอ
บริการพิเศษต่าง ๆ เพ่ือจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซ้ือสินค้า หรือบริการจากบริษัทอีก ฉะนั้น จึงนับ
ได้ว่าจดหมายธุรกิจมคี วามสาคัญอย่างย่ิง

3. ประโยชน์ของจดหมายธรุ กิจ
3.1 เป็นเอกสารป้องกันการคลาดเคลื่อน การติดต่อสื่อสารกันด้วยวาจานั้นฝ่ายใด

ฝ่ายหน่งึ อาจหลงลมื ได้ง่าย จดจาคลาดเคลอ่ื น เข้าใจผดิ หรืออาจเกิดการจงใจบดิ เบือนข้อมูลไปจากเดิม
การใชจ้ ดหมายเป็นวิธที ี่สามารถแก้ปญั หาเรื่องนไี้ ด้

224 ชวนพิศ อัตเนตร์

3.2 เป็นเครื่องมือให้รายละเอียดข้อมูล จดหมายธุรกิจสามารถให้รายละเอียดข้อมูล
ได้มากชัดเจน และเป็นระบบระเบียบ เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการโดยการค้นคว้าข้อมูลและ
ตรวจสอบข้อมลู ต่าง ๆ ใหถ้ ูกต้องก่อนท่จี ะส่งไปยงั ผู้รบั จดหมาย

3.3 เป็นหลักฐานในการอ้างอิงข้อมูลจดหมายธุรกิจสามารถใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง
ต้นเรอ่ื งได้ โดยเฉพาะใชเ้ ปน็ หลักฐานทางกฎหมายในกรณที เี่ กดิ ความขัดแย้งข้นึ เนอ่ื งจากจดหมายธุรกิจ
เปน็ ลายลักษณ์อักษรชดั เจน

3.4 เป็นสื่อสัมพันธ์ท่ีดีในการติดต่อทางธุรกิจ จดหมายธุรกิจสามารถช่วยเสริมสร้าง
ความสัมพันธ์ที่ดีทาให้เกิดการติดต่อกันอย่างต่อเน่ืองในทางธุรกิจ และเป็นเคร่ืองมือในการแก้ไข
ความเข้าใจผิดไดเ้ ป็นอย่างดี

3.5 เปน็ เครอื่ งมอื ทป่ี ระหยดั ทัง้ เวลา และคา่ ใช้จา่ ย ในกรณีไมเ่ รง่ ดว่ น และกรณที ่ตี อ้ งการ
ส่ือสารเร่ืองเดียวกันไปสู่ผู้รับเป็นจานวนมาก การส่ือสารด้วยจดหมายย่อมเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่า
การสอ่ื สารชนิดอน่ื ๆ และเสียเวลาน้อยกว่าการเดินทาง

4. ลกั ษณะของจดหมายธุรกิจทีดี
การเขียนจดหมายธุรกิจใหม้ ีประสิทธิผลสงู สุดนนั้ ผู้เขียนจดหมายควรคานึงถึงลักษณะทีด่ ี

ของจดหมายธุรกิจ ดงั น้ี
4.1 มีความชัดเจน หมายถึง มีความกระจ่างในเนื้อหาท่ีเขียน เม่ือผู้รับอ่านแล้วสามารถ

เข้าใจสารทอ่ี ยู่ในจดหมายได้ตรงตามความประสงค์ของผู้เขียน
4.2 มีความสมบูรณ์ หมายถึง การเขียนข้อความที่ต้องการได้ครบทุกส่วนตามที่จาเป็น

ไม่ขาดตกบกพรอ่ งสว่ นใดสว่ นหนงึ่ จนเกิดปัญหาในการส่ือสาร
4.3 มีความกะทัดรัด หมายถึง การเลือกสรรถ้อยคาสั้น ๆ แต่ได้ใจความ ละเว้น

การกลา่ วถงึ เนื้อความบางตอนช้า ๆ แต่ต้องระมดั ระวังไมใ่ หจ้ ดหมายสั้นเกินไปจนขาดความสมบรู ณ์หรือ
ขาดไมตรีจิต

4.4 มีความสภุ าพ หมายถงึ การหลกี เสี่ยงการใช้คาหยาบคาย หรอื การใช้น้าเสียงก้าวร้าว
ให้ใช้คา และสานวนภาษาที่เป็นแบบแผน แสดงออกถึงความสุภาพ ยกย่อง และนุ่มนวลต่อผู้อ่านเพ่ือ
กอ่ ให้เกิดความประทบั ใจในการตดิ ตอ่

4.5 มีความถูกต้อง หมายถึง การเลือกใช้ถ้อยคา ข้อความท่ีเหมาะสม ถูกต้องตามความ
นิยม การเรียบเรียงถ้อยคา การสะกดการันต์ การใช้เครื่องหมายวรรคตอน การใช้คาย่อ การใช้ตัวเลข
ตลอดจนรปู แบบต่าง ๆ ของตวั จดหมายท่ีถกู ตอ้ ง

4.6 มีความสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย หมายถึง การระมัดระวังไม่ให้มีรอยลบ รอย
เปอ้ื น ขูดลบ ขดี ฆา่ การเลือกใช้รูปแบบทส่ี วยงามย่อมก่อใหเ้ กิดความประทับใจแกผ่ ู้รบั สารได้

การเขยี นเพื่อการสื่อสารทางวิชาการและวชิ าชีพ 225

4.7 มีความระลึกถึงผู้อ่าน หมายถึง การใช้สีลาภาษาท่ีคานึงถึงความรู้สึกของผู้รับ ควร
เขียนใหผ้ รู้ บั อา่ นแล้วเกิดความพึงพอใจ

5. หลกั การเขยี นจดหมายธรุ กิจ
หลกั การเขียนจดหมายธุรกิจ แบ่งออกเปน็ 3 ระยะ ดังน้ี
5.1 ก่อนการเขียนจดหมายธุรกิจผู้เขียนต้องคานึงถึงเร่ืองต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับ

สถานภาพของผ้รู ับจดหมาย ดงั นี้
5.1.1 เขียนถึงใคร เพ่ือจะเลือกใช้คาข้ึนต้น คาลงท้าย ตลอดจนถ้อยคาสานวนให้

เหมาะสมกับผรู้ ับจดหมาย
5.1.2 เขียนเรื่องใดบ้าง เพื่อจะได้ส่ือสารกันให้ตรงประเด็น และได้สาระครบถ้วน

ตามต้องการในส่วนน้ีผู้เขียนต้องคิดให้รอบคอบ และแน่นอนก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหา
ข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจนหากเป็นจานวน วัน เวลา สถานท่ี และเงื่อนไขต่าง ๆ ควรตรวจสอบให้แน่ชัด
เพอ่ื ปอ้ งกันการคลาดเคลอื่ นที่อาจเกิดข้ึนภายหลัง

5.1.3 เขียนทาไม เพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจน แน่นอน เช่น เพ่ือขอ
ความร่วมมือ เพื่อแจ้งให้ทราบ เพื่อให้พิจารณา เป็นต้น ผู้รับจดหมายจะได้ไม่ลังเลสงสัยว่าผู้เขียน
ต้องการอะไรแน่

5.1.4 เขียนอย่างไร เพอื่ จะได้กาหนดรูปแบบของจดหมายเสียก่อนว่าควรใช้ลักษณะ
อย่างไร ควรมีเน้ือความกี่ตอน เนื้อความแต่ละตอนควรกล่าวถึงอะไรบ้างและควรเลือกสรรถ้อยคา
อยา่ งไรจึงจะเหมาะสม

5.2 ขณะท่ีเขยี นจดหมายธรุ กจิ ผเู้ ขียนควรคานงึ ถงึ เร่อื งต่าง ๆ คอื
5.2.1 ลาดับใจความของจดหมายให้เป็นเหตุเป็นผล คือ ต้องกล่าวถึงสาเหตุให้

ชัดเจนก่อนว่าใคร ทาอะไร ทีไ่ หน เม่ือใด แลว้ จงึ แจง้ วัตถุประสงค์ใหผ้ ู้รับจดหมายทราบว่าต้องการอะไร
จากนนั้ จงึ เป็นข้อความปิดท้ายที่เหมาะสม กอ่ ใหเ้ กดิ ความรู้สึกประทบั ใจ

5.2.2 รักษารูปแบบให้ถูกต้อง กล่าวคือ ระมัดระวังในเร่ืองการจัดระยะ การแบ่งย่อ
หนา้ การเวน้ ระยะบรรทัด การเว้นกั้นหนา้ กน้ั หลงั เป็นต้น

5.2.3 ใช้ภาษาให้ถกู ตอ้ งสละสลวย คอื การเลือกสรรถอ้ ยคาให้ตรงตามความหมายท่ี
ต้องการสะกดคาได้ถูกต้องตามอักขระวิธี ใช้ถ้อยคาสานวนให้เหมาะสมแก่สถานภาพของผ้รู ับจดหมาย
สร้างใจความท่ีกอ่ ให้เกดิ ผลการปฏิบัติตามวัตถุประสงค์ และเกดิ ความรู้สึกในแง่ดี เปน็ ต้น

5.2.4 สะอาด เป็นระเบียบ จดหมายที่ก่อให้เกิดความประทับใจไม่ควรมีรอยขูดลบ
ขดี ฆา่ เพราะเปน็ การแสดงใหเ้ หน็ ถึงความสะเพร่า ขาดความประณตี ของผ้เู ขยี นจดหมาย

226 ชวนพิศ อัตเนตร์

5.3 หลังการเขียน ภายหลังการเขียนจดหมายเสร็จแล้ว ผู้เขียนควรตรวจทานจดหมายที่
เขยี นเสรจ็ แล้วนั้นช้าอีกคร้ังหน่งึ ว่าไม่มีข้อบกพร่องใด ๆ หลงเหลอื อยู่ ทั้งน้ีเพือ่ การตอบสนองที่น่าพอใจ
ในการติดตอ่ ธรุ กจิ ซ่ึงกนั และกนั

6. สว่ นประกอบของตัวจดหมาย
1. กระดาษและซองจดหมาย ใช้กระดาษขนาด 8.5 น้วิ คณู 11 น้วิ และใชห้ น้าเดยี ว หาก

ไม่พอใหต้ อ่ แผน่ ท่สี องโดยมีข้อความท่ีค้างมาจากหนา้ แรกอยา่ งน้อย 2 บรรทดั 1 ยอ่ หน้า
2. ท่ีอยู่ผู้ส่ง อยู่ส่วนบนของจดหมายนิยมใช้กระดาษที่มีหัวจดหมายสาเร็จรูป ซ่ึงแต่ละ

หน่วยงานสามารถกาหนดแบบ สีสัน และขนาดไดต้ ามต้องการโดยท่ัวไปนิยมใส่ชื่อท่ีอยู่ของบรษิ ัทและใส่
ตราบรษิ ัท (L๐g๐) หมายเลขโทรสาร (ถ้ามี) ไวด้ ้วย หากกระดาษที่ใช้ไม่มหี ัวจดหมายสาเร็จรปู ใหพ้ ิมพ์
ชื่อบริษัทห้างร้านใช้บรรทัดแรกห่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ 1.5 นิ้ว รายละเอียดของที่อยู่
ประมาณ 2-3 บรรทัด

ในกรณีทีใ่ ชก้ ระดาษมากกวา่ หนึ่งแผน่ กระดาษแผน่ ต่อไปให้ใช้กระดาษธรรมดาไม่ต้อง
มที อ่ี ยผู่ ู้สง่

3. เลขท่ีจดหมาย ส่วนนี้เป็นส่วนประกอบที่ไม่บังคับ อาจมีหรือไม่มีก็ได้ แต่หลาย
หน่วยงานนิยมเขียนเลขที่จดหมาย และปีพุทธศักราชท่ีจัดทาจดหมายเพ่ือประโยชน์ในการจัดเก็บ และ
อา้ งองิ โดยเรยี งลาดับตัง้ แต่เลข 1 ไปจนสิ้นปีปฏิทิน แตบ่ างหน่วยงานอาจมีวธิ กี ารกาหนดเลขที่จดหมาย
ข้นึ ใช้ แตกตา่ งกนั ไป

4. วัน เดือน ปี นิยมใช้เลขอารบิค ลงเฉพาะตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลข
ปพี ทุ ธศักราชทอ่ี อกจดหมาย เพ่ือเป็นขอ้ มูลในการอ้างองิ หรือการติดต่อโต้ตอบจดหมาย

5. ที่อยู่ผู้รับ หมายถึง การระบุช่ือ ตาแหน่ง และที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สาหรับ
การเกบ็ จดหมายไว้เป็นหลักฐาน แต่มีจดหมายธุรกิจจานวนมากไม่นยิ มใส่ส่วนน้ีไว้เนื่องจากไม่เห็นความ
จาเป็น

6. คาขึ้นต้น เป็นการทักทายแสดงการเร่ิมต้นจดหมาย นิยมใช้คาว่า "เรียน" และตามด้วย
ตาแหน่งหรอื ช่อื ท่ีถูกตอ้ งของผู้ที่จดหมายนัน้ มีถงึ การเขยี นคาข้นึ ตน้ ในจดหมายธรุ กจิ สามารถวางไว้ก่อน
หรือหลัง "เรอื่ ง" ตามรปู แบบของจดหมายทเ่ี ลือกใช้

7. เรื่อง ได้แก่ สาระสาคัญสั้น ๆ ที่ครอบคลุมใจความท้ังหมดของเร่ืองท่ีติดต่อ บาง
หน่วยงานไม่มีการกาหนดชื่อเรื่อง หากมีจะกาหนดตาแหน่งไว้ก่อนข้ึนส่วนข้อความ แต่มีจดหมายธุรกจิ
จานวนมากนยิ มวางเรื่องไว้ชดิ เสน้ กัน้ หน้าก่อนคาขน้ึ ตน้ เชน่ เดยี วกับหนงั สอื ราชการ

การเขยี นเพ่อื การสอ่ื สารทางวชิ าการและวิชาชีพ 227

8. อ้างอิง อาจมีหรือไม่ก็ได้ ส่วนใหญ่เป็นการเท้าความการติดต่อกันท่ีมีมาก่อน
ในจดหมายธุรกิจนิยมนาอ้างอิงใส่ไว้ในเน้ือความตอนต้น แต่บางฉบับอาจใส่ไว้ชิดเส้นก้ันหน้าต่อจากคา
ขึ้นต้น

9. เนื้อความ หมายถึง ส่วนท่ีเสนอเน้ือหาหรือสาระสาคัญของจดหมายที่เขียน ปกติแล้ว
จะแบ่งเน้ือหาออกเป็นตอน ๆ เพ่ือให้ชัดเจนเข้าใจง่าย เริ่มจากอารัมภบท สาระสาคัญ และข้อความลง
เอยตอนท้าย ขอ้ ความสว่ นท่ีเป็นการอ้างองิ ความเดิมมกั อย่ใู นเนื้อความดว้ ย

10. คาลงท้าย นยิ มใชค้ า่ ว่า ขอแสดงความนับถือ
11. ลายมอื ช่ือ เป็นการลงลายมอื ช่ือของเจ้าของจดหมาย
12. ชอื่ เต็มและตาแหนง่ เปน็ การพมิ พช์ อื่ เตม็ ของเจ้าของลายมือชือ่ ซึ่งนยิ มใช้ทงั้ มแี ละไม่
มีคาประกอบชื่อ จากนั้นจะระบตุ าแหน่งในบรรทดั ต่อไป
13. สิ่งท่ีส่งมาด้วย หมายถึง ส่วนท่ีระบุช่ือสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมาย
ฉบับน้ี หากมีมากกว่า 1 รายการ นิยมใส่เลขเรียบลาดับ โดยทั่วไปอยู่ส่วนท้ายของจดหมาย แต่บาง
หน่วยงานยดึ รปู แบบของหนังสอื ราชการ ส่ิงทสี่ งิ่ มาด้วยจะอยู่กอ่ นถึงเนื้อความ

7. รูปแบบของจดหมายธุรกจิ
การตดิ ตอ่ กนั ทางธุรกิจ มกี ารตดิ ตอ่ กนั ระหวา่ งเอกชนกับเอกชน เอกชนกับบริษัท หางร้าน

และเอกชนกับรางการ ท้ังภายในและภายนอกประเทศ รูปแบบของจดหมายธุรกิจ จึงมีหลายรูปแบบ
ด้วยกนั แบง่ ได้ ดงั น้ี

7.1 จดหมายธุรกิจแบบไทย คือ จดหมายธุรกิจท่ีมีรปู แบบเหมือนกับจดหมายราชการแต่
ปรับปรุงใหม่ใหแ้ ตกตา่ งไปบ้างโดยตัดคาวา่ ท่ี เรื่อง อา้ งถงึ

7.2 จดหมายธุรกิจแบบสากล คือ จดหมายท่ีนาเอารูปแบบของต่างประเทศมาใช้
ซง่ึ ตา่ งกนั ตรงทไ่ี ม่นยิ มใชเ้ ครือ่ งหมายวรรคตอนทน่ี ิยมใชก้ ัน

รปู แบบการพมิ พ์จดหมายธุรกจิ

สามารถกาหนดระบบการพิมพ์ให้ตามความเหมาะสม โดยท่ัวไปนิยมกาหนดระยะการพิมพ์
เช่นเดียวกับหนงั สอื ราชการ

กายจ่าหน้าซอง นิยมระบุ ชื่อ-ท่ีอยู่ผู้ส่งไว้ทางมุมซ้ายด้านบน และจ่าหน้าชื่อ-ท่ีอยู่ผู้รับตรง
กลางของจดหมาย

228 ชวนพศิ อตั เนตร์

ลักษณะการเขียนหน้าของจดหมาย มี 4 แบบ ดังนี้
1. การเขยี นหน้าซองแบบนาส่ง (แบบไทย)
2. การเขยี นหน้าซองแบบส่งไปรษณยี ์ (แบบไทย)
3. การเขยี นหน้าซองแบบสากล
4. การเขยี นหน้าซองจดหมายธุรกจิ

ตัวอยา่ ง การเขยี นหน้าซองแบบนาสง่ (แบบไทย)

บรษิ ัทสหการ จากัด
25 ถนนเจริญนคร กรุงเทพมหานคร 10600

เรยี น ผูจ้ ดั การบริษัทไทยรกั ษ์ จากดั

ตัวอยา่ ง การเขียนหน้าซองแบบส่งไปรษณยี ์ (แบบไทย) ดวงตา
ไปรษณียากร
บรษิ ัทสหการ จากัด
25 ถนนเจรญิ นคร คลองสาน

กรงุ เทพมหานคร 10600

เรียน ผู้จดั การบรษิ ัทไทยรักษ์ จากัด
119 ถนนสขุ มุ วิท พระโขนง
กรงุ เทพมหานคร 10110

การเขยี นเพอื่ การสื่อสารทางวชิ าการและวิชาชพี 229

ตัวอยา่ ง การเขียนหน้าซองแบบสากล ดวงตา
ไปรษณียากร
บริษทั สหการ จากัด
25 ถนนเจรญิ นคร คลองสาน
กรุงเทพมหานคร 10600

เรียน ผู้จดั การบริษัทไทยรกั ษ์ จากดั
119 ถนนสขุ ุมวิท พระโขนง
กรงุ เทพมหานคร 10110

ตัวอยา่ ง การเขยี นหน้าซองจดหมายธุรกิจ

ดวงตา
ไปรษณยี ากร

เรยี น ผู้จัดการบรษิ ทั ไทยรกั ษ์ จากัด
119 ถนนสขุ มุ วทิ พระโขนง
กรงุ เทพมหานคร 10110

บริษทั สหการ จากัด กรงุ เทพมหานคร 10600

230 ชวนพิศ อัตเนตร์
ตัวอยา่ ง รปู แบบของจดหมายธรุ กิจแบบไทย

การเขยี นเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 231
ตวั อยา่ ง จดหมายธรุ กจิ แบบ Semi-Block Style

232 ชวนพิศ อตั เนตร์
ตวั อย่าง รปู แบบจดหมายธรุ กิจแบบ Full Block Style

การเขยี นเพอื่ การส่ือสารทางวชิ าการและวิชาชพี 233

ประเภทของจดหมายธรุ กิจ

จดหมายธุรกิจสามารถแบ่งออกตามจุดประสงค์ของการเขียนอย่างกว้าง ๆ ไดเ้ ป็น 2 ประเภท
ด้วยกัน คอื จดหมายธรุ กจิ ประเภทให้ข้อมูลข่าวสาร และจดหมายธรุ กิจ ประเภทโนม้ น้าวใจ (Andrews
1988: 227)

1. จดหมายธรุ กิจประเภทให้ขอ้ มูลข่าวสาร
จดหมายธุรกิจที่ติดต่อกันในแต่ละวัน ส่วนใหญ่เขียนขึ้นโดยมีจุดประสงค์เพ่ือให้ข้อมูลแก่

ผู้อ่านเก่ียวกับการติดต่อธุรกิจ หรือการติดต่อซ้ือชาย จดหมายลักษณะน้ีเหมาะสาหรับการนาเสนอ
ข้อมูลท่ีตรงประเด็นและสั้นจดหมายประเภทน้ี ได้แก่ จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ จดหมาย
สั่งซื้อและจดหมายตอบ จดหมายร้องเรียนและจดหมายตอบรับการร้องเรียน จดหมายแจ้งการขอปิด
บญั ชี จดหมายเชญิ จดหมายขอบคุณ เป็นต้น

ในการเขียนจดหมายธุรกิจประเภทให้ข้อมูลข่าวสารนิยมเขียนให้มีเน้ือหาจากัดใน 1 หน้า
ทั้งน้ีเพ่ือให้ผู้อ่านสามารถเห็นข้อมูลท้ังส่วนต้นและส่วนท้ายได้ในคราวเดียวกัน ซ่ึงมีส่วนช่วยให้ผู้อ่าน
สามารถจบั ประเด็นไดท้ ันทีหากมีขอ้ มูลหรือรายละเอยี ดบางอย่างทผี่ ู้เขียนต้องการแจกแจงเพมิ่ เติม นยิ ม
เขียนในกระดาษอีกแผ่นหน่ึงต่างหากและส่งแนบไปกับตัวจดหมาย ในบางครั้งอาจพบว่า การใช้
จดหมายทจี่ ดั พิมพ์ไว้เป็นแบบฟอรม์ มคี วามเหมาะสมมากกวา่

โดยทวั่ ไป จดหมายธรุ กจิ ประเภทใหข้ ้อมูลขา่ วสารประกอบด้วยโครงสร้าง 3 สว่ นตอ่ ไปนี้
1) ส่วนต้น ได้แก่ ย่อหน้าแรกสั้น ๆ ที่ระบุเหตุผลท่ีเขียนจดหมาย และเกร่ินนาหรือ
อารัมภบทให้ทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมีเน้ือหาอย่างไร ส่วนนี้ควรมีความยาวระหว่าง 1 - 2
ประโยค
2) ส่วนกลาง ได้แก่ ย่อหน้าถัดมา ซ่ึงถือเป็นย่อหน้าเน้ือหาที่ครอบคลุมคาอธิบายหรือ
รายละเอียดต่าง ๆ ท่ีจาเป็น ตลอดจนอ้างถึงเอกสารท่ีแนบมากับจดหมาย(ถ้ามี) ส่วนน้ีอาจมีมากกว่า
1 ย่อหนา้ ได้
3) ส่วนท้าย ได้แก่ การลงท้ายอย่างสุภาพนุ่มนวลโดยระบุการกระทาท่ีต้องการให้ผู้รับ
จดหมาย หรือผอู้ า่ นปฏบิ ัติ กาหนดเวลา และการแสดงไมตรีจติ เพือ่ รักษาความสัมพันธท์ ่ีดีต่อกนั

2. จดหมายธรุ กจิ ประเภทโน้มนา้ วใจ
ในบางโอกาส การเขียนจดหมายธุรกิจในเชิงให้ข้อมูลข่าวสารแต่เพียงอย่างเดียวอาจ

ไมเ่ พียงพอ โดยเฉพาะอยา่ งยิ่งเม่ือเป็นสถานการณ์ท่เี ก่ียวข้องกับจิตวิทยาของผู้อ่าน เช่น การบอกข่าวดี
และ / หรือไม่ดีแก่ผู้อ่าน หรือการเสนอขายสินค้าหรอื บริการแก่ผอู้ ่าน หากเป็นดังน้ี ควรเขียนจดหมาย
ธุรกิจในเชิงโน้มน้าวใจ โดยมีจุดประสงค์เพ่ือโน้มน้าวใจผู้อ่านให้เกิดความรู้สึกคล้อยตามไปกับผู้เขียน
จดหมายประเภทน้ี ได้แก่ จดหมายตอบปฏิเสธการร้องเรียน จดหมายเสนอขาย จดหมายตอบปฏิเสธ

234 ชวนพิศ อัตเนตร์

การขอเปิดเครดิตหรือบัญชีเงินเชื่อ จดหมายตอบปฏิเสธการเชิญ จดหมายแนะนาบุคคล จดหมาย
ติดตามหน้ี เป็นต้น

จดหมายลักษณะนี้ ตา่ งจากจดหมายธุรกจิ ประเภทให้ข้อมูลข่าวสารตรงทต่ี ้องใชศ้ ิลปะและ
นิยมใช้โครงสร้างการนาเสนอเนอ้ื หาหรือประเด็นแบบอ้อมค้อม ไม่ด่วนสรุปประเด็น เพราะหากรีบด่วน
สรุปประเด็นเสียต้ังแต่เริ่มแรก ผู้อ่านคงไม่ติดตามอ่านจดหมายฉบับนั้นจนจบ อย่างไรก็ตาม หากผู้อ่าน
เห็นด้วยกับข้อสรุปของผู้เขียนปัญหาคงไม่เกิดข้ึน แต่หากเป็นไปในทางกลับกัน ปัญหาย่อมเกิดข้ึน
แน่นอน เพราะเท่ากับว่า ผู้เขียนเสียโอกาสในการนาเสนอหลักฐาน อธิบายหรือช้ีแจงเหตุผลหรือ
ความจาเป็นให้ผู้อ่านทราบ ดังน้ัน เพ่ือเป็นการกระตุ้นให้ผู้อ่านอ่านจดหมายจนจบและมีความเห็นพ้อง
กับผู้เขียนในท่ีสุด ผู้เขียนควรนาผู้อ่านเข้าสู่ประเด็นภายหลังจากที่ได้อธิบายหรือช้ีแจงเหตุผล หรือ
ความจาเป็นเสียก่อน หรือแจ้งข่าวดีซ่ึงคาดว่าจะให้ผลในเชิงบวกก่อนการแจ้งข่าวไม่ดี ซ่ึงเป็นข้อสรุป
หรือประเด็นสาคัญของจดหมายฉบับนั้น ๆ อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนควรพึงระวังในเรื่องการนาเสนอ
ประเด็นแบบอ้อมค้อมดว้ ย เพอ่ื ใหแ้ น่ใจวา่ ไม่กอ่ ใหเ้ กดิ ความเข้าใจผดิ หรอื เปน็ การหลอกลวงผูอ้ ่าน

จดหมายธุรกจิ ประเภทโน้มน้าวใจ ประกอบด้วยโครงสร้าง 3 ส่วน ดังน้ี
1) ส่วนต้น ได้แก่ ส่วนท่ีเช่ือมโยงเข้าหาตัวผู้อ่าน เช่น อ้างถึงจดหมายท่ีแสดงออกซ่ึง
ความรู้สึกรว่ มกบั ผอู้ ่าน ซ่งึ อาจเป็นความรู้สึกอึดอัดใจ เสยี ใจ หรอื ขอโทษ อยา่ งไรก็ดี ในสว่ นต้นนค้ี วรให้
ความร้สู กึ ในเชงิ บวก หรอื อยา่ งนอ้ ยทส่ี ุดอยา่ งเป็นกลาง ๆ
2) ส่วนกลาง ได้แก่ ส่วนที่นาเสนอหลักฐานอธิบาย ช้ีแจงเหตุผลหรือความจาเป็นเพื่อ
ส่งเสริมให้ประเดน็ ท่ีจะนาเสนอมีเหตุผลและยุตธิ รรม เป็นการช่วยลดการกระทบกระทั่ง หลังจากนั้นจงึ
ระบปุ ระเด็นหรอื ข้อสรปุ ไว้ในตอนกลางหรือตอนทา้ ย อย่างไรก็ดี ขอ้ สรุปจะตอ้ งชัดเจน ไมก่ ากวม
3) ส่วนท้าย ได้แก่ การลงท้ายในเชิงบวกอย่างนุ่มนวล โดยอาจใส่ข้อมูลท่ีช่วยส่งเสริม
การขาย หรืออาจให้ข้อเสนอหรือทางเลือกอ่ืน ท่ีสาคัญคือ หากผู้เขียนไม่สามารถพิจารณาให้ความเห็น
เปน็ อย่างอื่นหรือไม่สามารถเปลยี่ นแปลงขอ้ สรุปหรอื ข้อตดั สนิ ได้อีก กไ็ มค่ วรให้ความหวังใด ๆ แกผ่ ู้อ่าน

ในหลายศตวรรษที่ผ่านมา อริสโตเติล นักปราชญ์ชาวกรีกได้อธิบายเกี่ยวกับการเร้าใจ
ซ่ึงเป็นส่วนสาคัญในการโน้มน้าวใจว่า มี 3 ประการ คือ การเร้าใจทางด้านตรรกวิทยา การเร้าใจ
ทางด้านภาวะลักษณะ และการเร้าใจทางอารมณ์ (Andrews 1988 : 273) จดหมายธุรกิจประเภท
โน้มนา้ วใจมักใชก้ ารเรา้ ใจ 3 ประการน้ีในระดับต่างกนั สาหรับผูอ้ า่ นตา่ งคนกนั

จดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มุ่งเน้นการเร้าใจทางด้านตรรกวิทยา หรือความสมเหตุสมผล โดย
แสดงหลักฐานหรอื ข้อพิสจู น์อยา่ งชดั เจน เชน่ การเสนอขายสินคา้ โดยมงุ่ เนน้ ทคี่ วามประหยดั

ส่วนการเร้าใจทางด้านภาวะลักษณะ หมายถึงการเร้าใจทางด้านภาวะลักษณะที่ดี และ
ความเชื่อถือได้ของบุคคลหรือองค์กร การเร้าใจทางด้านน้ีอาจขึ้นอยู่กับสถานภาพของเจ้าของจดหมาย
ด้วยว่าเชื่อถือได้หรือมีอานาจในการตัดสินใจมากน้อยเพียงใด เช่น เป็นผู้เช่ียวชาญ หัวหน้าผู้นา หรือ

การเขยี นเพอ่ื การส่ือสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 235

ผู้ดารงตาแหน่งสูงในโครงสร้างการบริหารงาน หรืออาจข้ึนอยู่กับความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของจดหมาย
กับผู้อ่าน หรือลีลาการเขียนจดหมายซึ่งแสดงให้ผู้อ่านเช่ือถือและเห็นคล้อยตาม เช่น ในการเขียน
จดหมายสมัครงานซ่ึงผู้เขียนต้องใช้วิธีการเร้าใจทางด้านภาวะลักษณะ ควรให้ความสาคัญและ
ระมัดระวังในเร่ืองของลีลาการเขียน ความถูกต้องของไวยากรณ์และตัวสะกดการันต์ เพราะหากมี
ขอ้ ผดิ พลาดเกิดขึ้นจะทาให้ผู้อ่านขาดความเชื่อถือได้

ประการสุดท้าย คือ การเร้าใจทางอารมณ์ หมายถึง การเร้าใจให้ผู้อ่านเกิดความรู้สึก
ต่าง ๆ ทางอารมณ์ เช่น ความรู้สึกกลัว ความสงสารหรือเห็นอกเห็นใจ ความสุข เป็นต้น ตัวอย่าง
การเขียนจดหมายติดตามหน้ี โดยเฉพาะอย่างย่ิงในกรณีที่ได้ทวงถามมาหลายคร้ังแล้ว แต่ลูกหน้ี
ยังเพิกเฉยอยู่ ผู้เขียนจดหมายติดตามหน้ีอาจจาเป็นต้องใช้วิธีการเร้าใจทางอารมณ์ให้ลูกหนี้เกิดความ
กลัวตอ่ การเสอื่ มเสยี ชอ่ื เสียงทางการคา้ และความเชือ่ ถือทางการเงนิ

รูปแบบและสว่ นประกอบของจดหมายธุรกิจ

หน่วยงานแต่ละแห่งในปัจจุบันนิยมใช้จดหมายธุรกิจรูปแบบท่ีหลากหลาย สุดแล้วแต่ว่า
รูปแบบใดจะอานวยความสะดวกรวดเร็วและเหมาะสม ท่ีสาคัญคือควรใช้กระดาษปอนด์อย่างดี
เป็นกระดาษที่พิมพ์หัวจดหมายของบริษัท และจัดวางรูปแบบให้สวยงาม ไม่เอียงไปด้านใดด้านหน่ึง
จนเกินไป

จดหมายธุรกิจมีรูปแบบและส่วนประกอบแตกต่างจากบันทึก เพราะมีรายละเอียดมากกว่า
รูปแบบ และส่วนประกอบหลกั ของจดหมายธุรกจิ มี ดังนี้

1. รูปแบบของจดหมายธรุ กิจ
รปู แบบของจดหมายท่นี ิยมใช้กันท่ัวไป พอจะสรุปได้ 3 รูปแบบคือ
1.1 แบบบล็อก (Block Style) เป็นรูปแบบท่ีพิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้น

เฉพาะส่วนที่อยผู่ ู้ส่ง (กรณที ่ีใชห้ วั จดหมายท่พี ิมพส์ าเรจ็ รูปไว้) ดังภาพประกอบ 5.1
1.2 แบบกึ่งบล็อก (Modified Block Style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขท่ีจดหมาย

ที่อยู่ผู้รับ คาข้ึนต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย อยู่ชิดเส้นกั้นหน้า และส่วนท่ีอยู่ผู้ส่งวัน เดือน ปี คาลงท้าย
ลายมือช่ือ และซื่อเต็ม อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเร่ืองจะพิมพ์กึ่งกลาง
หน้ากระดาษ นอกจากนี้ ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้ทุกบรรทัดของแต่ละย่อหน้าชิดเส้นกั้นหน้า
ดังภาพประกอบ 5.2

1.3 แบบย่อหน้า (Indented Style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก เว้นแต่ในส่วน
ข้อความ ซ่งึ ตอ้ งพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ 5 - 10 ระยะตวั อักษร
ดังภาพประกอบ 5.3

236 ชวนพศิ อัตเนตร์
ภาพท่ี 5.1 จดหมายธรุ กจิ แบบบลอ็ ก

การเขียนเพ่อื การสือ่ สารทางวิชาการและวชิ าชพี 237
ภาพที่ 5.2 จดหมายธรุ กิจแบบก่งึ บล็อก

238 ชวนพศิ อตั เนตร์
ภาพท่ี 5.3 จดหมายธรุ กิจแบบย่อหนา้

การเขยี นเพื่อการส่ือสารทางวิชาการและวชิ าชพี 239

สว่ นประกอบของจดหมายธุรกจิ

จดหมายธุรกจิ โดยทว่ั ไป มสี ่วนประกอบดังนี้
1. ท่ีอยู่ผู้ส่ง เป็นการระบุช่ือและที่ต้ังของบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อ
บอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากท่ีใด และจะตอบจดหมายส่งกลับไปยังท่ีใด โดยอาจ
อยู่กลางหน้ากระดาษทางดา้ นชา้ ย หรือทางดา้ นขวาก็ได้ ตามปกติบรษิ ทั หา้ งร้าน หรอื กิจการทั่วไปนิยม
ใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายสาเร็จรูปไว้แล้ว ซึ่งมีการออกแบบต่าง ๆ กันไป แต่ส่วนใหญ่นิยมใส่ตรา
บริษัท (Logo) หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรพิมพ์ หรือโทรสารของบริษัทไว้ด้วย เพ่ือสะดวกในการ
ตดิ ตอ่ และเพือ่ เป็นการโฆษณาประชาสัมพนั ธ์ไปในตวั และเนือ่ งจากในปัจจุบันนอกจากการติดต่อธุรกิจ
ภายในประเทศแล้ว การติดต่อค้าขายยังขยายกว้างไปสู่นานาประเทศมากข้ึน และเพ่ือให้เกิดความ
สะดวกอย่างเต็มท่ี บริษัทส่วนใหญ่จึงนิยมพิมพ์หัวจดหมายสาเร็จรูปท้ังภาษาไทยและภาษาอังกฤษ
ควบค่กู นั ไป หากเป็นกรณีท่ีไม่มีกระดาษพิมพ์หวั จดหมายสาเร็จรูปไว้ ให้พิมพช์ ่อื และท่ีตั้งของบริษัทเอง
โดยควรมีรายละเอยี ดไม่เกิน 3 - 4 บรรทัด
2. เลขที่จดหมาย ปี/พ.ศ. ให้เขียนเลขที่จดหมาย และปีพุทธศักราชท่ีจัดทาจดหมายฉบับ
ดังกล่าว เพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารและอ้างอิงต่อไป เลขท่ีจดหมายนิยมกาหนดขึ้น โดยเรียง
ตามลาดบั ของจดหมายที่จดั ทาข้นึ ในแต่ละปี เร่มิ ตง้ั แตเ่ ลข 1 เรยี งเปน็ ลาดบั ไปจนถึงสนิ้ ปีปฏิทิน อยา่ งไร
กต็ าม แต่ละหนว่ ยงานหรอื กจิ การอาจมีวิธกี ารกาหนดเลขทจ่ี ดหมายแตกตา่ งกันออกไป
3. วัน เดือน ปี หมายถึง วัน เดือน ปีที่เขียน จดหมายเพ่ือเป็นข้อมูลในการอ้างอิง หรือ
การติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันท่ี ซื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของ
ปพี ุทธศกั ราช ในสว่ นของตัวเลขนิยมใชต้ วั เลขอารบิก
4. ที่อยู่ผู้รับ หมายถึง การระบุช่ือ ตาแหน่ง และท่ีอยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สาหรับการเก็บ
จดหมายไว้เป็นหลักฐาน ในส่วนของท่ีอยู่ผู้รับน้ี นิยมระบุช่ือ ตาแหน่ง และท่ีอยู่ของผู้รับ ซึ่งรวมถึง
รหัสไปรษณีย์ด้วย ควรให้ข้อมูลอย่างครบถ้วน และไม่ควรใช้ตัวย่อ หากไม่แน่ใจเก่ียวกับข้อมูลส่วนใด
ควรตรวจสอบหาขอ้ มูลที่ถูกตอ้ งไม่ควรใชว้ ิธีการคาดเดา เพราะอาจทาใหข้ อ้ มลู ไม่ถูกต้องซึ่งย่อมสง่ ผลให้
ผรู้ ับจดหมายเกิดความไม่พอใจได้
อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนจดหมายธุรกิจบางราย ไม่นิยมใส่ที่อยู่ผู้รับไว้ เนื่องจากไม่เห็นความ
จาเปน็ ทงั้ นก้ี ส็ ุดแลว้ แต่ความสะดวก ความเหมาะสม และความตอ้ งการของผ้เู ขยี นแต่ละรายดว้ ย
5. เรื่อง หมายถึง เร่ืองหรือสาระสาคัญสั้น ๆ ของจดหมายฉบับนั้น มีลักษณะคล้ายกับเร่ือง
ในจดหมายติดต่อราชการหรือบันทึก เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลแก่ผู้รับก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมาย
เพื่อให้พอทราบว่าจดหมายฉบับน้ันมีจุดประสงค์อย่างไร เรื่องควรมลี ักษณะทีส่ ้ัน กะทัดรัดแตไ่ ด้ใจความ
สาคัญ ครอบคลุมรายละเอียด และจุดประสงค์ของจดหมาย ควรมีความยาวอยู่ระหว่าง ½ -1 บรรทัด
แต่หากมีสาระสาคัญมาก อาจมีความยาวถึง 2 บรรทัดได้ แต่ท้ังน้ีไม่ควรเกินกว่านี้ ในจดหมายธุรกิจ

240 ชวนพศิ อัตเนตร์

ส่วนมาก นิยมวางตาแหน่งของเรื่องไว้ก่อนข้ึนส่วนข้อความ อย่างไรก็ดี อาจมีหน่วยงานบางแห่งยึดถือ
ตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ กล่าวคือ วางตาเหน่งของเร่ืองไว้ก่อนส่วนคาข้ึนต้น ท้ังน้ีสุด
แลว้ แต่ความต้องการของแต่ละหนว่ ยงาน

6. คาขึ้นต้น เป็นการทักทายที่แสดงการเร่ิมต้นจดหมาย มีลักษณะเช่นเดียวกับการเร่ิมต้น
การสนทนาดว้ ยการกล่าววา่ "สวัสดี" แต่การใชค้ าข้ึนตน้ ในจดหมายธรุ กิจทั่วไป นิยมใช้ "เรยี น" ตามดว้ ย
ตาแหนง่ หรอื ช่อื ของผทู้ จี่ ดหมายนัน้ มีถึง แต่ท้ังนีต้ ้องใชใ้ ห้ถูกตอ้ งกับระดับชัน้ ของบุคคลตามท่ีกาหนดไว้
ในระเบียบสานักนายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

7. เนื้อหาหรือใจความสาคัญ หมายถึงสวนท่ี เสนอเนื้อหาหรือสาระสาคัญของจดหมาย
ที่เขียน ตามปกติแล้ว จะแบ่งเนื้อหาสาระออกเป็นตอน ๆ เพ่ือให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย อาจมีมากกว่า
หนึ่งย่อหน้าก็ได้ ในการพิมพ์ตัวจดหมาย ให้เว้นแต่ละบรรทัดห่างกัน 1 ช่วงบรรทัดพิมพ์เดียวและแตล่ ะ
ยอ่ หน้าห่างกนั 2 ช่วงบรรทดั พมิ พเ์ ดยี ว

8. คาลงท้าย เป็นการอาลาผู้อ่าน โดยทั่วไปนิยมใชค้ าว่า "ขอแสดงความนบั ถือ" แต่ท้ังนี้ต้อง
ใช้ให้สอดคล้องกับคาข้ึนตัน และถูกต้องกับระดับช้ันของบุคคลตามที่กาหนดไว้ในระเบียบสานัก
นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

9. ลายมอื ช่อื เป็นการลงลายมอื ชอ่ื เจ้าของจดหมาย
10. ชื่อเต็ม หมายถึง การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ อันได้แก่ ชื่อ นามสกุล และ
คานาหน้าบอกสถานภาพตลอดจนตาแหน่งโดยพิมพ์ห่างจากคาลงท้ายประมาณ 4 ช่วงบรรทัดพิมพ์
เดี่ยว ท้ังน้ีเพ่ือเว้นที่ว่างไว้สาหรับลายมือช่ือ นอกจากการพิมพ์ช่ือเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อ
บรษิ ัทไวใ้ นสว่ นน้ดี ้วย โดยอาจพมิ พ์ใหอ้ ย่เู หนอื หรือใตช้ ่ือที่พิมพเ์ ต็ม
11. ขอ้ สงั เกตอื่น ๆ ในสวนต่อจากลายมือช่ือและการพิมพช์ ื่อเต็ม ผเู้ ขียนจดหมายธรุ กิจอาจ
รวมข้อสังเกตอืน่ ๆ ไวช้ ดิ เสน้ กั้นหน้าดว้ ยในกรณีทม่ี คี วามจาเป็น อนั ไดแ้ ก่

11.1 สิง่ ท่สี ง่ มาด้วย หมายถงึ ส่วนทีร่ ะบุชือ่ สิ่งของหรือเอกสารท่ีส่งไปพร้อมกับจดหมาย
ฉบับน้ัน ในกรณีท่ีมีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า 1 รายการ นิยมบอกเป็นเลขลาดับ อย่างไรก็ดี บาง
หน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ อาจวางตาแหน่งของส่ิงที่สงมาด้วยต่อจาก
สว่ นคาข้ึนต้น

11.2 อักษรย่อชื่อผู้ลงนามแถะผู้พิมพ์ หมายถึง ส่วนที่ระบุอักษรย่อช่ือผู้ลงนามและ
ผู้พมิ พ์ ให้นาพยัญชนะตน้ ของช่ือและชื่อสกุลของผลู้ งนามและผู้พิมพ์มาเขยี นย่อไว้ โดยระบุอกั ษรย่อช่ือ
ผู้ลงนามไว้เป็นอันดับแรก และอักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ไว้เป็นอันดับหลัง เช่น ถ้าผู้ลงนามมีช่ือว่า นายวิฑูรย์
มานะวิทย์ ก็จะได้อักษรย่อชื่อผู้ลงนามว่า วม และถ้าผู้พิมพ์มีชื่อว่า นางสาวสุนทรี วิริยะ อักษรย่อช่ือ
ผ้พู มิ พ์ คอื สว ดงั น้นั จึงสามารถระบุอกั ษรย่อชือ่ ผูล้ งนามและผู้พมิ พ์ได้วา่ วม/สว

การเขียนเพื่อการสือ่ สารทางวิชาการและวิชาชพี 241
11.3 สาเนาส่ง หมายถึง ส่วนท่ีแจ้งให้ผู้รับจดหมายทราบว่า ผู้ส่งได้จัดทาสาเนา
จดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลใดทราบบ้างแล้ว โดยพิมพ์ชื่อของหน่วยงานหรือชื่อหรือตาแหน่ง
ของบุคคลทีส่ ง่ สาเนาไปให้ เพื่อเป็นทีเ่ ขา้ ใจระหว่างผู้สง่ และผู้รับ หากมสี าเนาจดหมายสง่ ไปใหห้ น่วยงาน
หรอื บคุ คลมากกว่าหนง่ึ นยิ มบอกเปน็ เลขลาดบั เพ่ือความชัดเจน
11.4 ปจั ฉมิ ลิขิต ซึง่ ใช้อักษรยอ่ วา่ ป.ล. หมายถงึ ส่วนขอ้ ความทีผ่ ู้เขียนต้องการเพิ่มเติม
หรือเน้นเปน็ พิเศษ ในทางปฏบิ ัติแล้ว ไมค่ วรใชส้ ว่ นนีใ้ นจดหมายธรุ กจิ เพราะอาจทาให้ผู้รับจดหมายเกิด
ความรู้สึกว่า ผู้เขียนไม่รอบคอบพอ จึงลืมระบุประเด็นบางอย่างไว้ในตัวจดหมายและจาเป็นต้องมา
เพ่ิมเติมไว้ในตอนท้าย การระบุส่วนปัจฉิมลิขิตอาจใช้ได้ในกรณีของจดหมายเสนอขายเท่านั้น เช่น
ในกรณที ตี่ ้องการย้าเตือนผอู้ ่านเก่ยี วกับข้อเสนอพิเศษในการเสนอขายของบรษิ ัท

การใช้กระดาษแผน่ ท่ีสองและแผ่นตอ่ ไป

ตามปกติ จดหมายธุรกิจควรส้ันและกระชับ และไม่ควรมีความยาวเกินกว่าหนึ่ง
หน้ากระดาษ แต่ในบางโอกาสซึ่งมีน้อยมาก จดหมายอาจมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ
ในกรณีเช่นนี้ ในกระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป ต้องมีข้อความไม่น้อยกว่า 3 บรรทัด และให้ใช้
กระดาษท่ี ไม่มีหัวจดหมายสาเร็จรูป แต่เป็นกระดาษชนิดและขนาดเดียวกันกับแผ่นแรก และ
ประกอบด้วยข้อมูล 3 อย่าง ซ่ึงต้องพิมพ์ไว้ที่ส่วนบนของกระดาษห่างจากขอบกระดาษด้านบน
ประมาณ 1½ น้ิว คือ 1) ชื่อหรือตาแหน่งของผู้รับจดหมาย แล้วแต่กรณี โดยให้สอดคล้องกับแผ่นแรก
2) เลขหนา้ ซงึ่ ใช้คาว่า "หน้า" ตามดว้ ยหมายเลขบอกหน้า และ 3) วัน เดอื น ปี ดังใน ภาพท่ี 5.4

แบบท่ี 1

242 ชวนพิศ อัตเนตร์

แบบที่ 2
ภาพที่ 5.4 การใชก้ ระดาษแผน่ ทส่ี องและแผน่ ตอ่ ไป

ข้อควรปฏบิ ตั ิในการพิมพ์จดหมายธรุ กิจ

การพิมพ์จดหมายธุรกิจมขี อ้ ความปฏิบัติ ดงั นี้
1. ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด 8½ x 11 น้ิว หรือกระดาษมาตรฐาน A4 และเป็นสี
เดยี วกับซอง
2. ใชก้ ระดาษเพยี งหน้าเดยี ว
3. รักษาความสะอาด และระมัดระวังในเรื่องของรูปแบบ การจัดวางรูปจดหมาย ตัวสะกด
การันต์ และการแบง่ วรรคตอน
4. เว้นเนื้อท่ีว่างขอบกระดาษด้านบนและขอบกระดาษด้านซ้ายไม่น้อยกว่า 1½ นิ้ว ดังภาพ
ที่ 5.5
5. จัดทาสาเนาจดหมายส่งออกทุกครั้ง เพ่ือเก็บเป็นหลักฐานการติดต่อ อันจะเป็นประโยชน์
สาหรบั การอ้างอิงหรอื ตดิ ตามเรอื่ งต่อไป

การเขียนเพ่ือการสอ่ื สารทางวชิ าการและวิชาชีพ 243
เวน้ วา่ ง 1 ½ นว้ิ

เว้นว่าง 1 ½ น้วิ เวน้ วา่ ง
1 นิ้ว

เว้นวา่ ง 1 นว้ิ
ภาพที่ 5.5 การเว้นเนื้อทว่ี ่างในจดหมายธรุ กิจ

244 ชวนพศิ อตั เนตร์

ซองจดหมายและการจ่าหน้าซอง

ซองจดหมายถือเป็นส่วนหนึ่งของจดหมายท่ีจะขาดเสยี ไม่ได้ ในการเลือกใช้ซองจดหมาย ควร

ใช้ซองจดหมายสีขาวหรือสีเดียวกับกระดาษจดหมาย และเป็นชองขนาดมาตรฐาน ซ่ึงมี 2 ขนาด คือ

ซองขนาดเล็ก (63 x 35 น้ิว) และซองขนาดใหญ่ (91 x 41 นิ้ว) เนื่องจากซองจดหมายเป็นส่ิงแรกที่
48 22

ปรากฎต่อสายตาของผู้รับจดหมาย การจ่าหน้าซองจดหมายจึงมีความสาคัญไม่น้อย เพราะถือเสมือน

ตัวแทนของเจ้าของหรือผู้เขียนจดหมาย การจ่าหน้าซองจดหมายย่อมแสดงถึงความเป็นระเบียบ

เรียบรอ้ ยและบุคลิกภาพทด่ี ีของเจ้าของจดหมายการจา่ หน้าซองจดหมาย มีข้อปฏิบตั ิ ดงั น้ี

1. วางรูปแบบในการจ่าหน้าซองให้ถูกต้อง ที่นิยมใช้มี 2 รูปแบบ คือ แบบตั้งและแบบเฉียง

(ดภู าพที 5.6)

2. เว้นเน้ือท่ีว่างหน้าของให้สวยงามและได้สัดส่วน และรักษาความสะอาดไม่ให้มีรอยลบ

แกไ้ ข หรอื ขีดฆ่า

3. ให้รายละเอียดท้ังชื่อและท่ีอยู่ของผู้รับ และผู้ส่ง โดยให้พิมพ์ช่ือและที่อยู่ของผู้รับไว้

ประมาณก่ึงกลางซองจดหมาย คือในระยะจุดตัดระหว่างแนวตั้งกับแนวนอน หรืออาจเย้ืองไปทาง

ด้านซ้ายของจุดตัดประมาณ 5 ระยะตัวอักษร ส่วนชื่อและท่ีอยู่ผู้ส่ง ให้พิมพ์ไว้มุมบนร้ายมือ บริษัทห้าง

ร้านส่วนใหญ่จะมีหัวซองจดหมายพิมพ์สาเร็จรูปบอกถึงท่ีอยู่ของผู้ส่งและตราบริษัทไว้เรียบร้อยแล้ว

ในการให้รายละเอียดของที่อยู่ ควรระบุรหัสไปรษณีย์ตามที่การส่ือสารแห่งประเทศไทยกาหนดขึ้น

โดยแจ้งไว้ที่บรรทัดสุดท้ายของชื่อที่อยู่ผู้รับและชื่อที่อยู่ผู้ฝากส่ง ทั้งนี้เพ่ือให้การดาเนินงานคัดแยกและ

จัดส่งสะดวกรวดเร็วยงิ่ ขน้ึ

4. ผนกึ ดวงตราไปรษณยี ากรไวท้ ่ีมุมบนขวามือ

บริษทั ไทยรัตน์ จากดั ดวงตา
ไปรษณียากร
1207 ถนนวภิ าวดีรงั สติ กรงุ เทพฯ 10900 โทร.513-0207-10

เรยี น
ผู้จัดการฝ่ายขาย
บริษัททิพยว์ ฒั น์ จากดั
184/1-2 ถนนพหลโยธนิ
เขตพญาไท กรงุ เทพมหานคร
10400

แบบตงั้