การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวิชาการและวิชาชีพ

144 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 145

146 ชวนพิศ อัตเนตร์
หนังสอื ภายใน

การเขียนเพื่อการส่อื สารทางวิชาการและวิชาชีพ 147
คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายใน
กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวดั เดียวกนั ใช้กระดาษบนั ทกึ ข้อความในการจัดทา
โครงสรา้ ง ประกอบด้วยส่วนสาคัญ 4 ส่วน

หนังสอื ภายใน
1. ส่วนราชการ ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออกหนังสือโดยมี
รายละเอียดพอสมควรถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของ
เรื่องท้ังระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลงมา ให้ลงช่ือส่วน
ราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือส่วนราชการเจ้าของเรื่อง พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ โทรสาร
(ถา้ มี) และไปรษณยี อ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ (ถ้ามี)

กรณีส่วนราชการทีอ่ อกหนังสอื อยใู่ นระดบั กรม (อตส. หรอื ผู้ปฏบิ ัติราชการแทนหรอื
ผู้รกั ษาราชการแทน ลงนาม)

กรมตรวจบญั ชสี หกรณ์ สานกั ....โทร. x xX XXX โทรสาร. x xXX xxx
ไปรษณียอ์ ิเล็กทรอนกิ ส์......
กรณีสว่ นราชการท่ีออกหนงั สืออยูใ่ นระดบั กอง (ผอ. ลงนาม)
ถึงหนว่ ยงานภายนอก (ในสงั กัดกระทรวงเกษตรและสหกรณ)์
สานกั ....กรมตรวจบัญชสี หกรณ์ โทร. x xx xx โทรสาร. x xxx ไปรษณียอ์ เิ ล็กทรอนิกส์....

148 ชวนพศิ อตั เนตร์

ถงึ หน่วยงานในสังกัดกรมตรวจบัญชสี หกรณ์
สานัก…..กลุ่ม/ฝา่ ย..... โทร. x xx x โทรสาร. x xxx ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส.์ ...

กรณสี ว่ นราชการทอ่ี อกหนงั สืออย่ใู นระดบั กลุ่มหรือฝา่ ย
กลมุ่ /ฝา่ ย….. สานัก..... โทร. x xxx x โทรสาร. x xxx xx ไปรษณีย์อเิ ล็กทรอนิกส์….

กรณีลงนามโดยคณะทางาน
คณะ….. โทร. x xxx xxx โทรสาร. x xx xx ไปรษณยี ์อเิ ลก็ ทรอนิกส์........

2. ที่ ให้ลงรหสั ตวั พยัญชนะและเลขประจาของเรือ่ ง ตามท่ีกาหนดไวท้ ับเลขทะเบยี นหนงั สือสง่
ตวั อยา่ ง
หนงั สอื ของสานกั บรหิ ารกลาง กษ 0401/245
หนังสือเวียนท่ีมีถึงผู้รับจานวนมาก โดยมีข้อความอย่างเดียวกัน ให้เพ่ิมรหัสตัวพยัญชนะ

"ว" หนา้ เลขทะเบยี นหนังสอื เชน่ กษ 0401/ว 771
หนงั สอื ของคณะกรรมการ ให้กาหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นได้ตามความจาเป็นหรือใช้ท่ี

ของหน่วยงานระดับกองทีเ่ ลขาฯ คณะสงั กัด
3. วัน เดือน ปี ให้ลงเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก

หนังสอื
4. เร่ือง ให้ลงเรือ่ งยอ่ ท่ีเป็นใจความสนั้ ที่สุดของหนงั สือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเน่ือง

ให้ลงเรือ่ งของหนังสือฉบับเดมิ
5. คาข้นึ ต้น ให้ใช้คาขึ้นตน้ ตามฐานะของผู้รบั หนังสือตามรายการใชค้ าขึ้นต้น สรรพนาม และ

คาลงท้ายที่กาหนด แล้วลงตาแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคล
ไม่เก่ยี วกบั ตาแหนง่ หน้าท่ี

6. ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลาย
ประการ ให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีท่ีมีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันหรือมีส่ิงท่ีส่งมาด้วย ให้ระบุไว้
ในข้อน้ี

7. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้
ลายมือชื่อ

8. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของเจ้าของหนังสือ ในกรณีที่กระทรวงทบวงกรมหรือจังหวัดใด
ประสงค์จะกาหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะ เพือ่ ใช้ตามความเหมาะสมก็ให้กระทาได้

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 149

150 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 151

152 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 153

154 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 155

156 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพอ่ื การส่ือสารทางวชิ าการและวิชาชพี 157

หนงั สอื ประทบั ตรา คือ หนังสือท่ีใช้กระดาษตราครุฑจัดทา โดยประทับตราแทนการลงช่ือ
ของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย
จากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชอ่ื ย่อกากับตราหนังสือประทับตราให้ใช้ได้
ทงั้ ระหว่างสว่ นราชการกับส่วนราชการ และระหวา่ งสว่ นราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะ

กรณที ี่ไม่ใช่เรื่องสาคัญ ไดแ้ ก่
1. การขอรายละเอียดเพิม่ เตมิ
2. การส่งสาเนาหนังสอื ส่งิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร
3. การตอบรับทราบท่ไี มเ่ กย่ี วกับราชการสาคัญ หรอื การเงิน
4. การแจ้งผลงานทไี่ ด้ดาเนนิ การไปแลว้ ให้สว่ นราชการทีเ่ ก่ยี วขอ้ งทราบ
5. การเตือนเรือ่ งท่ีคา้ ง
6. เรื่องซ่ึงหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกาหนดโดยทาเป็นคาส่ังให้ใช้หนังสือ
ประทบั ตรา
โครงสร้าง ประกอบดว้ ยสว่ นสาคญั 3 ส่วน

1. ท่ี ใหล้ งรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ตามที่กาหนดไว้
2. ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือน้ันมีถึง เช่น ถึงกรมพัฒนาที่ดิน,
นายขจร เพยี รทา
3. ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสาคัญของเรื่องใหช้ ัดเจน และเขา้ ใจง่าย
4. ชอ่ื สว่ นราชการทีส่ ่งหนงั สือออก ให้ลงช่อื ส่วนราชการทส่ี ง่ หนังสอื ออก

158 ชวนพิศ อัตเนตร์

5. ตราช่ือส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกแดง และให้ผู้รับผิดชอบลง
ลายมือชอื่ ย่อกากับตรา

6. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปีพุทธศักราช ที่ออก
หนงั สือ

7. สว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง ใหล้ งชือ่ สว่ นราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่อี อกหนังสอื
8. โทร. หรือท่ีต้ัง ให้ลงหมายเลขหมายโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง และหมายเลข
ภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ด้วยในกรณีที่ไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงชื่อที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของเร่ืองโดยให้ลง
ตาบลที่อยู่ตามความจาเปน็ และแขวงไปรษณยี ์ (ถ้าม)ี
9. ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) ให้ระบุไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการรับส่งข้อมูล
ขา่ วสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 159

160 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพ่อื การสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 161

หนังสือส่ังการ มี 3 ชนิดได้แก่ คาส่ัง ระเบียบ และข้อบังคับ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้
จดั ทา

1. คาสงั่ คือ บรรดาข้อความทผ่ี ู้บังคับบัญชาส่ังการใหป้ ฏิบตั ิโดยชอบดว้ ยกฎหมาย
1.1 คาสง่ั ให้ลงช่ือสว่ นราชการ หรอื ตาแหนง่ ของผู้มีอานาจทอ่ี อกคาสั่ง
1.2 ท่ี ให้ลงเลขที่ท่ีออกคาสั่ง โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลาดับไปจนสิ้นปี

ปฏิทนิ ทบั เลขปีพุทธศกั ราช
1.3 เรื่อง ให้ลงชอื่ เรอื่ งที่ออกคาสง่ั ท่อี อกคาสงั่ เชน่ 3/2556
1.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุท่ีออกคาส่ัง และอ้างถึงอานาจท่ีให้ออกคาสั่ง (ถ้ามี) ไว้ด้วย แล้ว

จงึ ลงข้อความทีส่ ง่ั และวันใชบ้ ังคบั

162 ชวนพิศ อตั เนตร์

ออกคาสั่ง 1.5 ส่ัง ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ี
ช่ือ 1.6 ลงชื่อ ใหล้ งลายมือชอ่ื ผู้ออกคาสั่ง และพมิ พ์ชือ่ เต็มของเจ้าของลายมอื ช่ือไว้ใต้ลายมือ
1.7 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกคาส่ัง

2. ระเบียบ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีได้วางไว้ โดยจะอาศัยอานาจของกฎหมาย
หรอื ไมก่ ไ็ ดเ้ พือ่ ถือเปน็ หลกั ปฏิบตั งิ านเปน็ การประจา

2.1 ระเบียบ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการท่อี อกระเบยี บ
2.2 ว่าดว้ ย ใหล้ งชอ่ื ของระเบียบ
2.3 ฉบับที่ ถา้ เปน็ ระเบียบท่ีกลา่ วถึงเปน็ ครง้ั แรกในเรื่องน้ัน ไมต่ ้องลงว่าเปน็ ฉบบั ทเี่ ท่าใด
แต่ถ้าเปน็ ระเบียบ เรอื่ งเดียวกนั ทม่ี ีการแกไ้ ขเพ่มิ เติมใหล้ งเปน็ ฉบับที่ 2 และท่ถี ัด ๆ ไปตามลาดบั
2.4 พ.ศ. ใหล้ งตัวเลขของปีพุทธศกั ราซท่อี อกระเบยี บ
2.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายท่ีต้องออกระเบียบ และ
อา้ งถึงกฎหมายทใ่ี ห้อานาจออกระเบียบ (ถา้ ม)ี
2.6 ข้อ ให้เรียงข้อความท่ีจะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อ ๆ โดยให้ข้อ 1 เป็นชื่อระเบียบ ข้อ 2
เป็นวันใช้บังคับกาหนดว่าให้ใช้บังคับต้ังแต่เมื่อใด และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการ ระเบียบใดถ้ามีมาก
ขอ้ หรอื หลายเรื่องจะแบ่งเปน็ หมวดกไ็ ด้ โดยใหย้ า้ ยขอ้ ผู้รักษาการไปเปน็ ขอ้ สุดท้ายก่อนทีจ่ ะขึน้ หมวด 1
2.7 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชอ่ื เตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปพี ุทธศกั ราช
ท่อี อกระเบยี บ
2.8 ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่ือไว้ใต้
ลายมือช่ือ
2.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผู้ออกระเบียบ

3. ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีกาหนดให้ใช้โดยอาศัยอานาจของ
กฎหมายที่บัญญัติให้กระทาได้ ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตามแบบที่ 6 ท้ายระเบียบ โดยกรอก
รายละเอยี ด ดังน้ี

3.1 ข้อบังคบั ใหล้ งช่อื ส่วนราชการทอี่ อกขอ้ บังคับ
3.2 ว่าดว้ ย ใหล้ งช่ือของข้อบงั คบั

3.3 ฉบับท่ี ถ้าเป็นข้อบังคับท่ีกล่าวถึงเปน็ ครั้งแรกในเรื่องน้ัน ไมต่ อ้ งลงวา่ เปน็ ฉบับที่เท่ใด
แต่ถา้ เปน็ ขอ้ บงั คับ เรอ่ื งเดียวกนั ทมี่ ีการแกไ้ ขเพ่มิ เติมให้ลงเปน็ ฉบับที่ 2 และทถี่ ดั ๆ ไปตามลาดับ

การเขียนเพื่อการสอ่ื สารทางวชิ าการและวิชาชพี 163

3.4 พ.ศ. ให้ลงตวั เลขของปีพุทธศักราชที่ออกข้อบังคบั
3.5 ข้อความ ให้อ้างเหตุผลโดยย่อเพ่ือแสดงถึงความมุ่งหมายท่ีต้องออกข้อบังคับ และ
อา้ งถึงกฎหมายทีใ่ ห้อานาจออกข้อบงั คบั
3.6 ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้บังคับเป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 3 เป็นช่ือข้อบังคับ ข้อ 2
เป็นวันใชบ้ งั คบั กาหนดว่าใหใ้ ช้บงั คับต้งั แต่เม่ือใด และข้อสุดท้ายเป็นขอ้ ผู้รักษาการ ข้อบงั คบั ใดถ้ามีมาก
ขอ้ หรอื หลายเรอื่ งจะแบง่ เป็นหมวดกไ็ ด้ โดยใหย้ ้ายข้อผรู้ ักษาการไปเปน็ ข้อสดุ ท้ายก่อนท่ีจะข้ึนหมวด 1
3.7 ประกาศ ณ วนั ท่ี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชื่อเตม็ ของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศักราช
ที่ออกขอ้ บงั คับ
3.8 ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือผู้ออกข้อปังคับ และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใด้
ลายมือชอ่ื
3.9 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกข้อบงั คบั

164 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 165

166 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 167

168 ชวนพศิ อตั เนตร์

หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว ใช้กระดาษตราครุท
ในการจัดทา

ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนวทาง
ปฏิบตั ิ

1. ประกาศ ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการท่อี อกประกาศ
2. เรอ่ื ง ใหล้ งชอื่ เร่อื งท่ปี ระกาศ
3. ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตุผลที่ตอ้ งออกประกาศและข้อความทปี่ ระกาศ
4. ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี พุทธศักราชท่ี
ออกประกาศ
5. ลงชอ่ื ใหล้ งลายมือชอื่ ออกประกาศ และพมิ พช์ อ่ื เตม็ ของเจ้าของลายมือช่ือไวใ้ ดล้ ายมือซื่อ
6. ตาแหน่ง ให้ลงตาแหน่งของผู้ออกประกาศในกรณีที่กฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจ้งความ
ใหเ้ ปล่ียนคาวา่ ประกาศ เป็น แจ้งความ

แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพื่อทาความเข้าใจในกิจการของทาง
ราชการ หรอื เหตกุ ารณห์ รอื กรณใี ด ๆ ให้ทราบชดั เจนโดยทว่ั กัน

1. แถลงการณ์ ใหล้ งช่ือส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์
2. เร่ือง ใหล้ งช่อื เร่ืองท่อี อกแถลงการณ์
3. ฉบับท่ี ใช้ในกรณีที่จะตอ้ งออกแถลงการณห์ ลายฉบบั ในเร่อื งเดยี วที่ตอ่ เน่อื งกนั ใหล้ งฉบับที่
เรยี งตามลาดับไว้ดว้ ย
4. ข้อความ ให้อ้างเหตุผลทีต่ ้องออกแถลงการณ์และข้อความทแี่ ถลงการณ์
5. สว่ นราชการทอี่ อกแถลงการณ์ ให้ลงช่ือส่วนราชการท่อี อกแถลงการณ์
6. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออก
ถลงการณ์

ข่าว คอื บรรดาขอ้ ความท่ที างราชการเหน็ สมควรเผยแพรให้ทราบ
1. ข่าว ให้ลงช่อื สว่ นราชการที่ออกข่าว
2. เรอ่ื ง ใหล้ งช่อื เร่ืองทอ่ี อกขา่ ว
3. ฉบับท่ี ใช้ในกรณีที่จะต้องออกข่าวหลายฉบับในเรื่องเดียวที่ต่อเน่ืองกัน ให้ลงฉบับที่เรียง
ตามลาดบั ไว้ดว้ ย
4. ข้อความ ใหล้ งรายละเอยี ดเก่ยี วกบั เรือ่ งของข่าว
5. สว่ นราชการท่อี อกข่าว ให้ลงชอื่ สว่ นราชการท่อี อกข่าว
6. วนั เดือน ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ที่ ชอ่ื เต็มของเดอื น และตัวเลขของปีพุทธศกั ราชทอ่ี อกขา่ ว

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 169

170 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 171

172 ชวนพศิ อัตเนตร์

หนังสือท่ีเจ้าหน้าที่ทาขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือท่ีทางราชการทาขนึ้
นอกจากท่ีกล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือท่ีหน่วยงานอ่ืนใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมี
มาถึงส่วนราชการและส่วนรายการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง
บันทกึ หนงั สอื อน่ื และรายงานการประชมุ

หนังสือรับรอง คือ หนังสือที่ส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่ บุคคล นิติบุคคล หรือ
หนว่ ยงานเพ่อื วตั ถปุ ระสงคอ์ ยา่ งหน่ึงอยา่ งใดใหป้ รากฏแกบ่ คุ คลโดยทัว่ ไปไมจ่ าเพาะเจาะจง

1. เลขท่ี ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เร่ิมต้ังแต่เลข ที่ 1 เรียงเป็นลาดับไปจนถงึ
ส้ินปีปฏิทินทับเลขปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขท่ีของหนังสือท่ัวไปตามแบบหนังสือ
ภายนอกอย่างหนง่ึ อย่างใด

2. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงช่ือสวนราซการซ่ึงเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และจะลง
สถานท่ีตงั้ ของสว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือดว้ ยก็ได้

3. ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า หนังสือฉบับน้ีให้ไว้เพื่อรับรองว่า แล้วต่อด้วยช่ือบุคคล
นิติบุคคล หรือหน่วยงานท่ีทางราชการรับรองในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ชื่อเต็มโดยมีคานาหน้านาม
ชื่อ นามสกุล ตาแหน่งหน้าที่ และสังกัดหน่วยงานที่ผู้นั้นทางานอยู่อย่างชัดแจ้ง แล้วจึงลงข้อความท่ี
รับรอง

การเขียนเพ่ือการสอื่ สารทางวิชาการและวิชาชพี 173

4. ให้ไว้ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีออก
หนังสือรบั รอง

5. ลงชอ่ื ใหล้ งลายมือชื่อหัวหนา้ ส่วนราชการผู้ออกหนงั สือหรือ ผู้ท่ไี ดร้ บั มอบหมายและพิมพ์
ชื่อเต็มของเจ้าของลายมอื ช่ือไวใ้ ตล้ ายมือชื่อ

6. ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผลู้ งลายมือช่อื ในหนงั สือ
7. รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสาคัญท่ีออกให้แก่
บคุ คล ให้ติดรูปถ่ายของผูท้ ไี่ ดร้ ับการรบั รอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทบั ตรา
ช่ือส่วนราชการท่ีออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และให้ผู้นั้นลง
ลายมือชอ่ื ไว้ใตร้ ปู ถา่ ยพร้อมท้งั พิมพ์ชื่อเต็มของเจา้ ของลายมือชอื่ ไวใ้ ตล้ ายมือช่ือดว้ ย

บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาส่ังการแก่
ใต้บังคับบัญชาหรือข้อความท่ีเจ้าหน้าที่หรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกัน ใน
การปฏบิ ัติราซการโดยปกตใิ ห้ใชก้ ระดาษบนั ทึกข้อความและใหม้ ีหวั ข้อดังต่อไปน้ี

1. ชือ่ ตาแหนง่ ที่บนั ทกึ ถงึ โดยใช้คาข้ึนตน้ ตามทีก่ าหนดไวใ้ นภาคผนวก 2
2. สาระสาคญั ของเร่อื ง ใหล้ งใจความของเรอื่ งท่ีบนั ทกึ ถา้ มเี อกสารประกอบก็ใหร้ ะบุไว้ดว้ ย
3. ช่ือและตาแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตาแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีท่ีไม่ใช้กระดาษ
บนั ทกึ ขอ้ ความใหล้ งวนั เดอื นปีทีบ่ ันทึกไวด้ ว้ ย

การบันทึกต่อเน่ือง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุคาข้ึนต้นใจความบันทึก และลงชื่อเช่นเดียวกับที่
ได้กล่าวไว้ข้างต้น และให้ลงวัน เดือน ปี กากับใต้ลายมือชื่อผู้บันทึก หากไม่มีความเห็นใดเพิ่มเติมให้ลง
ชอ่ื และวนั เดือน ปี กากบั เท่าน้ัน

1. หนังสอื อ่นื คอื หนงั สอื หรือ เอกสารอ่ืนใดท่ีเกิดขึ้น เน่ืองจากการปฏบิ ตั ิงานของเจ้าหน้าท่ี
เพ่ือเป็นหลักฐานในทางราชการ ซ่ึงรวมถึง ภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพด้วย หรือ
หนังสือของคลภายนอกท่ียื่นต่อเจ้าหน้าท่ี และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับหนังสือของทางราชการ
แล้วมีรูปแบบตามที่ กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้ึนใช้ตามความเหมาะสม เว้นแต่มีแบบตาม
กฎหมายเฉพาะเรื่องให้ทาตามแบบ เช่น โฉนด แผนที่ แบบ แผนผัง สัญญา หลักฐานการสืบสวน และ
สอบสวน และคาร้อง เปน็ ตน้

174 ชวนพศิ อตั เนตร์

การเขยี นขอ้ ความในส่วนหวั หนังสือ
ส่วนหัวของหนังสอื มสี ิ่งสาคญั ทอ่ี งเขียนอยู่ 2 อยา่ ง ไดแ้ ก่ "เรอื่ ง" และ "คาขึ้นตน้ "
1. "เรื่อง" คือ ให้สรุปใจความสาคัญของหนังสือให้ส้ันที่สุด แล้วนามากาหนดเป็นชื่อเรื่อง
ชอ่ื เรื่องจงึ ต้องสอดคล้องกบั ข้อความของหนงั สือถา้ เคยมหี นงั สือติดต่อกันมากอ่ นแล้ว ให้ใชช้ ่อื เร่ืองเดมิ

ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณกาหนดว่า กรณีที่เป็นหนังสือ
ตอ่ เนือ่ งปกติใหล้ งช่ือเร่ืองของหนังสือฉบับเดมิ เพื่อเกบ็ คนอ้างอิงได้งา่ ย แตถ่ ้าหนังสือฉบับเดมิ เขียนช่ือ
เรื่องไม่ดี ไม่ถูกจะปรับปรุงถ้อยคาให้ดี ถูกต้องก็ใด้ กรณีหนังสือฉบับเดิมอาจเป็นขออนุมัติ ขออนุญาต
ขอผ่อนผัน ขอความอนุเคราะห์ หรือขอเงิน หรือส่ิงของใด ๆ เช่น หนังสือฉบับเดิมอาจใช้ชื่อเร่ืองว่า
"ขออนุมัติ......" ถ้าหนงั สอื ท่ตี อบใชช้ ื่อเรื่องเดิม เสมือนผูต้ อบกลับเปน็ ผู้ขอไปยังผู้ขออีก ควรปรบั ปรุงช่ือ
เรือ่ งทตี่ อบไป โดยเติมคาวา่ "การ" ลงไปข้างหน้าเปน็ "การขออนมุ ตั .ิ ..."

ในกรณปี ฏเิ สธ ไมค่ วรใช้ชือ่ เรอ่ื งในลักษณะปฏิเสธวา่ "ไม่อนมุ ตั ิ...." "ไม่อนุเคราะห์" ให้ใช้
คาว่า "การ" นาหน้า

2. "คาขึ้นต้น" ใช้ทั้งในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ตามท่ี
กาหนดไว้ในระเบียบสานักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ

2.2 การเขียนข้อความในส่วนหัวเรอ่ื ง

การเขียนเพอ่ื การสอ่ื สารทางวิชาการและวชิ าชีพ 175

2.2.1 การเขียน "เรอื่ ง"
1. ลักษณะของ "เรอื่ ง" ความมงุ่ หมายของการเขียนชอื่ เรอื่ ง
- ให้รูใ้ จความทีย่ อ่ ส้นั ท่สี ุดของหนังสือ
- ใหส้ ะดวกแกก่ ารเกบ็ คน้
- ให้สะดวกแกก่ ารอ้างองิ
2. การเขยี น "เรอื่ ง" ที่ดตี ้องเขยี นใหบ้ รรลุจดุ มงุ่ หมาย 2 ประการ ดงั นี้
- ต้องสามารถส่ือให้ทราบถึงความประสงค์ของการมีหนังสือออกไป

ทงั้ นเ้ี พื่อให้ ผ้รู ับหนงั สือทราบในเบ้ืองต้นก่อนที่จะอา่ นละเอียดทง้ั ฉบบั ชื่อเรอื่ งทดี่ ไี มค่ วรมีความยาวเกิน
กว่า 2 บรรทัด เขียนเป็นประโยคหรือวลี ท่ีส่ือว่าเก่ียวกับเรื่องอะไร ควรเป็นช่ือเฉพาะของเรื่องนั้น ๆ
โดยตรงและไม่ควรช้าหรือคล้ายคลึงกับเร่ือง อ่ืน ๆ เพราะจะยุ่งยากต่อการแยกให้เห็นความแตกต่าง
ทาใหส้ บั สน และไมส่ ะดวกในการจัดเก็บสืบค้น หรือใช้ อา้ งองิ ในโอกาสตอ่ ไป

- มคี วามสะดวกในการเก็บ คน้ หา หรอื ใช้อ้างองิ กล่าวคือ
ผู้เก็บ ได้อ่านชื่อเรื่องแล้วสามารถยกเร่ืองเก็บเข้าเป็นหมวดหมู่ตาม

ประเภทไดโ้ ดยงา่ ยไมต่ ้องอา่ นละเอียดทั้งฉบับ
ผ้คู น้ สามารถค้นหาได้ โดยไม่ยงุ่ ยาก หรือสบั สน
ผอู้ า้ งอิง สามารถบอกชอ่ื เรือ่ งให้ ผูอ้ ื่นเขา้ ใจได้ โดยไมเ่ กดิ ความสบั สน

หรอื ไขวเ้ ขว
3. การเขยี น "เรอ่ื ง" กรณเี ป็นหนงั สือต่อเนื่อง
ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ใช้ชื่อเร่ืองของหนังสือฉบับเดิม

คือ ถ้าหน่วยงานจาเป็นต้องมีหนังสือติดต่อกันไปมาหลายคร้ัง หนังสือฉบับต่อไปควรใช้ช่ือ เร่ืองตาม
ฉบับเดิมท่ีมีไปก่อนหน้า หรือถ้าเป็นการอ้างถึงหนังสือฉบับเดิมที่มีมาถึงหน่วยงานแล้วใช้ ชื่อเรื่องว่า
อยา่ งไร สาหรับ หนงั สอื ที่จะตอบกลับไปควรใชช้ ่ือเดียวกนั

2.2.2 การเขียน "คาขึน้ ต้น"
1. ลักษณะของ "คาขึ้นต้น"
ต้องใชค้ าขึน้ ต้นใหถ้ กู ตอ้ งตามรปู แบบของประเภทหนังสอื ราชการ
2. การเขียน "คาข้ึนต้น" ในหนังสือภายนอก และหนังสือภายในให้ใช้คา

ขน้ึ ตน้ ตามฐานะของผรู้ ับหนงั สือตามท่ีกาหนดไวใ้ นระเบยี บงานสารบรรณ โดยทั่วไปใช้คาวา่ เรยี น ให้ลง
เฉพาะตาแหน่งของผู้ที่หนังสือน้ันมีไปถึง (โดยไม่ต้องมีคาว่า "ฯพณฯ" หรือ "ท่าน" นาหน้า) หรือช่ือ
บคุ คลโดยตรงกรณีทีม่ ถี ึงตวั บุคคลไมเ่ กย่ี วกับตาแหน่งหนา้ ท่ี เชน่

กราบเรียน ประธานองคมนตรี

176 ชวนพิศ อตั เนตร์

เรยี น อธบิ ดกี รมพฒั นาทีด่ นิ
เรียน อธิการบดมี หาวิทยาลยั ราชภฏั นครปฐม
เรยี น นางบุปผา กลิ่นดอกไม้
2.2.3 การเขียน "คาขึ้นต้น" ในหนังสือประทับตราให้ใช้คาข้ึนต้นว่า "ถึง" เท่าน้ัน
แล้วตามด้วยชื่อส่วนราชการ หน่วยงานหรือชื่อบุคคลท่มี หี นังสือไปถงึ

2.3 การเขยี นข้อความในส่วนเนอ้ื เร่อื ง
2.3.1 การเขียนขอ้ ความในสว่ นเน้ือเรอ่ื งของหนงั สือภายนอก และหนงั สือภายใน
1) ความหมาย และสาระสาคัญ
1.1) หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธี โดยใช้

กระดาษตราครุฑเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่
ส่วนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก รวมถึงข้าราชการบานาญ หนังสือภายนอกมีโครงสร้าง 3 ส่วน
คือ

- ส่วนหัวหนังสือ ประกอบด้วย ที่ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
วนั เดือน ปี เร่ือง คาขน้ึ ต้น อา้ งถงึ สิง่ ทีส่ ่งมาด้วย

- ส่วนข้อความ ประกอบด้วยเหตุที่มีหนังสือไป จุดประสงค์ที่มี
หนังสอื ไป

- ส่วนท้ายหนังสือ ประกอบด้วย คาลงท้าย ลงช่ือและตาแหน่ง
ส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง และหมายเลขโทรศัพท์

1.2) หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่า
หนังสือภายนอกเป็นหนังสือท่ีติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้เป็นกระดาษ
บันทึกข้อความตามแบบที่กาหนดไว้ ซ่ึงแตกต่างจากหนังสือภายนอก บันทึกข้อความจะกล่าวถึงอ้างถึง
และส่งิ ท่ีส่งมาด้วยไว้ในสว่ นข้อความ (ถ้ามี) จะไม่ยกข้นึ เป็นหัวขอ้ และทส่ี าคญั คือ หนังสือภายในจะไม่มี
คาลงทา้ ย เปน็ ตน้ หนังสือภายในประกอบไปดว้ ยโครงสร้าง 3 สว่ น คอื

- ส่วนหัวหนังสือ ประกอบด้วย ที่ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ
วนั เดือน ปี เรื่อง คาข้ึนต้น

- ส่วนข้อความ ประกอบด้วยเหตุที่มีหนังสือไป จุดประสงค์ที่มี
หนงั สือไป

- ส่วนทา้ ยหนังสือ ประกอบดว้ ย ลงชื่อและตาแหน่ง

การเขยี นเพือ่ การสอ่ื สารทางวิชาการและวิชาชีพ 177

2) คาที่ใช้ขึ้นต้นในการเขียนข้อความในส่วนเนื้อเรื่องการเขียนข้อความของ
หนังสือภายนอก และหนังสือภายใน จะเร่ิมต้นด้วยคาใดคาหน่ึงจาก 5 คา ต่อไปนี้ คือ ด้วย เนื่องจาก
ตาม ตามท่ี และอนสุ นธิ

3) การใช้ "ด้วย" หรือ "เนื่องจาก" ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งยังไม่เคย
ติดตอ่ หรอื รับรูก้ ันมาก่อนระหวา่ งผ้มู หี นังสือไปกบั ผ้รู ับหนงั สอื เก่ยี วกับเร่ืองนน้ั

การใช้คาว่า "ด้วย" ควรใช้ในกรณีที่บอกกล่าวเล่าเหตุท่ีมีหนังสือไป โดย
เกร่ินข้ึนมาลอย ๆ

การใช้คาว่า "เนื่องจาก" ควรใช้ในกรณีที่อ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่
จาเป็นตอ้ งมีหนังสือไป เพ่อื ใหผ้ รู้ ับหนังสือดาเนินการอยา่ งใดอย่างหนง่ึ

4) การใช้ "ตาม" "ตามที่" หรอื "อนสุ นธ"ิ
ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อนแล้ว ระหว่างผู้มีหนังสือ

ไปกับผรู้ บั หนงั สือ ซึ่งจะอา้ งเร่ืองทีเ่ คยติดต่อหรอื รบั รู้กันมาก่อนดังกล่าวน้ัน
"อนุสนธิ " ตามพจนานุกรม แปลว่า "การต่อเนื่อง" หรือ "การสืบเนื่อง"

ใช้กบั คาส่ัง หรือ สัญญา มตคิ ณะรัฐมนตรี หรอื มตคิ ณะกรรมการ เปน็ ต้น
การใช้คาวา่ "ตาม" จะตอ่ ทา้ ยด้วยคานาม เช่น ตามหนังสอื ทอ่ี า้ วถึง...นั้น
การใช้คาว่า "ตามที่" จะตอ่ ด้วยประโยค เชน่ "ตามที่มีขา่ ววา่ นั้น
การใชค้ าวา่ "อนสุ นธ"ิ จะตอ่ ด้วยคานาม เช่น "อนุสนธิมติ อ.ก.พ.กรมฯ
การประชุมคร้ังท่.ี ..เมอื่ วนั ท.่ี ..ให้...นั้น

5) การเขียนข้อความในสว่ นเนือ้ เร่ืองจากเหตุทส่ี ่งหนังสอื ไป
จะต้องเขยี นเรม่ิ ตน้ คาทเี่ หมาะสม อ้างเหตุท่ีมีหนังสือไปให้ถกู และใชค้ า

สรรพนามใหเ้ หมาะสม

2.3.2 การเขยี นข้อความในสว่ นเน้ือเรื่องของหนังสอื ประทบั ตรา
1) ความหมาย และสาระสาคัญ เป็นหนังสือติดต่อราชการ /ใช้ประทับตรา

แทนการลงช่ือ ของหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมข้ึนไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ท่ี
ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดขอบ และลงช่ือย่อกากับตรา
ใช้ตดิ ต่อได้ระหว่างส่วนราชการ กับส่วนราชการ หรอื หนว่ ยงานท่ีไม่ใช่ส่วนราชการ และบุคคลภายนอก
แตใ่ ชไ้ ด้เฉพาะกรณที ไี่ มใ่ ชเ่ ร่ืองสาคัญ ดังนี้

1.1) การขอรายละเอียดเพมิ่ เติม
1.2) การส่งสาเนาหนังสอื สง่ิ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร

178 ชวนพศิ อตั เนตร์

1.3) การตอบรับทราบทไี่ มเ่ ก่ียวกับราชการสาคัญ การเงิน
1.4) การแจ้งผลงานทไ่ี ด้ดาเนินการไปแล้วใหส้ ่วนราชการท่ีเกย่ี วข้อง
1.5) การเตอื นเรอ่ื งค้าง
1.6) เร่ืองซ่ึงหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป กาหนดโดยทาเป็น
คาสั่งให้ใช้หนงั สือประทับตรา
2) คาที่ใช้ข้ึนต้นในการเขียนข้อความในส่วนเนื้อเรื่อง คาข้ึนต้นในหนังสือ
ประทับตราใช้คาว่า "ถึง" เหมือนกันหมดทุกกรณี จึงไม่ควรใช้หนังสือประทับตราถึงบุคคลท่ีเป็นผู้ดารง
ตาแหนง่ ระดบั สงู
3) การเขียนข้อความในส่วนเนื้อเร่ือง ให้มีการเขียนเหตุท่ีต้องสงหนังสือไป
โดยลงสาระสาคญั ของเร่อื งให้ชัดเจน และเข้าใจงา่ ย

2.3.3 การเขียนขอ้ ความในส่วนเนอ้ื เรื่อง
1) เขียนให้ถูกต้อง โดยเขียนให้ถูกแบบ ถูกเน้ือหา ถูกหลักภาษา และถูก

ความนยิ ม
2) เขียนให้ชัดเจน โดยชัดเจนในเน้ือความ ชัดเจนในจุดประสงค์ และ

กระจา่ งในวรรคตอน
3) เขียนให้รัดกุม โดยเขยี นให้มคี วามหมายแน่นอน ไม่มี ชอ่ งโหวให้ใตแ้ ย้ง
4) เขียนให้กะทัดรัด โดยเขียนให้ส้ัน ไม่ใช้ ข้อความเยิ่นเย้อ หรือใช้ถ้อยคา

ฟมุ่ เฟือย
5) เขียนให้บรรลุจุดประสงค์และเป็นผลดี โดยเขียนให้ผู้รับหนังสือเข้าใจว่า

ผู้มีหนังสือไปต้องการอะไร จะให้ผู้รับหนังสือปฏบิ ัตอิ ย่างไร และโนมน้าวจงู ใจให้ผู้รับหนังสือปฏิบัตติ าม
ไม่มผี ลกระทบถึงความสัมพนั ธ์อนั ดี หรือไมก่ อ่ ใหเ้ กิดปฏกิ ิริยาตอบโตร้ ุนแรง

2.4 การเขียนขอ้ ความในสว่ นจุดประสงค์ของเรื่อง
2.4.1 ลักษณะการเขียนข้อความในส่วนจุดประสงค์ของเรื่องเป็นการบ่งบอกถึง

ความมุ่งหมายท่ีมหี นงั สือไปว่าจะใหผ้ ู้รบั หนงั สอื น้นั ทาอะไร หรอื ทาอย่างไร
2.4.2 หลักการเขยี นขอ้ ความในสว่ นจดุ ประสงค์ของเร่อื ง
1) การเขียนทต่ี รงกบั ลกั ษณะ และความมุ่งหมายท่ตี ้องการ
2) การเขียนท่ีแจง้ จุดประสงค์ชดั เจน
3) การเขียนด้วยถอ้ ยคาท่เี หมาะสม

การเขียนเพอ่ื การสอื่ สารทางวิชาการและวชิ าชีพ 179

2.5 การเขียนข้อความในส่วนทา้ ยเรอื่ ง
2.5.1 การเขยี น "คาลงท้าย" ในหนังสอื ถงึ พระบรมวงศานุวงศ์

ผู้รับหนงั สือ คาลงท้าย

พระบาทสมเด็จพระเจา้ อย่หู ัว ควรมิควรแลว้ แตจ่ ะทรงพระกรณุ าโปรดเกล้า

โปรดกระหม่อม ขอเดชะขา้ พระพทุ ธเขา้ (ลงชอื่ )

(หรอื จะเอาคาวา่ ขอเดชะมาไวท้ า้ ยชอ่ื เจ้าของ

หนงั สอื ก็ได้)

สมเด็จพระบรมราชนิ ีนาถ ควรมิควรแลว้ แตจ่ ะทรงพระกรุณาโปรดเกล้า

โปรดกระหม่อม ขอเดชะข้าพระพทุ ธเขา้ (ลงชอ่ื )

(หรอื จะเอาคาว่า ขอเดชะมาไว้ท้ายชอื่ เจา้ ของ

หนงั สอื ก็ได)้

สมเดจ็ พระบรมราชินี / สมเดจ็ พระบรมราชชนนี ควรมิควรแล้วแต่จะโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม

สมเดจ็ พระยุพราช (สยามมกุฎราชกมุ าร) / ขา้ พระพุทธเจา้ ( ลงชือ่ )

สมเด็จพระบรมราชกมุ ารี

พระบรมวงศช์ ัน้ พระองค์ ควรมิควรแลว้ แต่จะโปรดเกล้าโปรดกระหม่อม

ข้าพระพุทธเจา้ ( ลงชอื่ )

พระเจา้ วรวงศ์เธอ (ทีม่ ิไดท้ รงกรม) / พระอนุวงศ์ ควรมคิ วรแลว้ แต่จะโปรด

ชัน้ พระวรวงศเ์ ธอ (ที่ทรงกรม)

พระอนวุ งศช์ ั้นพระวรวงศเ์ ธอ (ทีม่ ไี ด้ทรงกรม) ควรมิควรแลว้ แต่จะโปรด

พระอนุวงศ์ชน้ั หม่อมเจา้ แล้วแตจ่ ะโปรด

2.5.2 การเขียน "คาลงทา้ ย" ในหนงั สือถึงพระภกิ ษุ
ใช้คาวา่ ขอนมสั การด้วยความเคารพ

2.5.3 การเขียน "คาลงทา้ ย" ในหนังสือถงึ ผดู้ ารงตาแหน่งสงู เป็นพิเศษ
ใชค้ าว่า ขอแสดงความนบั ถืออยา่ งย่ิง

2.5.4 การเขยี น "คาลงทา้ ย" ในหนังสือถงึ บุคคลทัว่ ไป
ใชค้ าวา่ ขอแสดงความนับถือ

180 ชวนพศิ อัตเนตร์

3. ประโยชนท์ ีไ่ ดร้ บั
3.1 ผู้เขา้ อบรมมีความรู้ความเข้าใจเก่ียวกบั รปู แบบ รายการ หนงั สือติดต่อราชการแต่ละ

ประเภท
3.2 ผู้เข้าอบรมความรู้ความเข้าใจหลักการพ้ืนฐานการเขียนข้อความในส่วนต่าง ๆ ของ

หนงั สือตดิ ต่อราชการ
3.3 ผู้เขา้ อบรมสามารถร่างหนงั สือราชการแตล่ ะประเภทได้อยา่ งถกู ต้อง

4. ขอ้ เสนอแนะ เห็นควรมีถ่ายทอดความรู้ด้านหนังสือราชการให้ข้าราชการ พนักงาน
ราชการ และเจา้ หนา้ ทที่ ีเ่ กี่ยวขอ้ ง เพอ่ื ให้มคี วามร้คู วามเข้าใจในการรา่ งหนังสอื ราชการ

ระบบเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์

ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือระบบจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document)
การจัดเก็บการค้นหาเอกสารรับ และเอกสารส่งภายในโดยเอาเทคโนโลยีสารสนเทศท่ี เก่ียวข้องกับ
การบริหารจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มาประยุกต์ใช้ในงานด้านเอกสารเพิ่มมากข้ึน เพื่อเป็นการเพิ่ม
ประสิทธิภาพ ความคล่องตัว ความสะดวก และความรวดเร็วในการจัดการเอกสาร โดยเฉพาะอย่างย่ิง
เอกสารท่ีอยู่ในรูปแบบของกระดาษและมีการจัดเก็บเข้าแฟ้ม เอกสาร ซึ่งมีความลาบากในการดูแล
รักษาและการจัดการหมวดหมู่ของเอกสาร รวมถึง สถานท่ีในการจัดเก็บเอกสารท่ีต้องใช้พ้ืนที่ในการ
จัดเกบ็ เอกสารที่คอ่ นขา้ งมาก และถา้ หากเอกสารที่ใชใ้ นการปฏิบัติงานเกิดการสูญหายหรือเสยี หาย ไม่
วา่ จะเกิดข้ึนกบั กรณใี ด ๆ ก็ตาม อนั เน่ืองจากการจดั เกบ็ เอกสารที่ไม่ไดป้ ระสทิ ธิภาพ หรือไมส่ ามารถนา
เอกสารออกมาใช้งานได้ทันเวลาตามความต้องการ ซึ่งอาจส่งผลให้เกิดความเสียหายต่อหน่วยงานได้
ดังน้ันการนาเทคโนโลยีสารสนเทศสมัยใหม่มาใช้ในการบริหารจัดการเอกสารซ่ึงกาลังเป็นที่นิยม
แพร่หลายกันมาก อันเนื่องมาจาก การรับส่งข้อมูลข่าวสารส่วนใหญ่จะ อยู่ในรูปของไฟล์เอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งควรจะต้องมีการบริหารจัดการงานด้านเอกสารที่ดี พอเป็นไปตามระบบ และ
มาตรฐานในการจัดการเอกสาร ซ่ึงทั้งนี้ระบบจะต้องมีการอานวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งานให้สามารถ
ค้นหาเอกสารได้รวดเร็วและมีการใช้งานท่ีง่ายไม่ชับซ้อน หรือเป็นการจัดก็บเอกสารท่ีเรียกว่า "งานสาร
บรรณ"

งานสารบรรณ คือ งานที่มีความเกี่ยวข้องกับการบริหารงานด้านเอกสาร โดยเริ่มต้น ต้ังแต่
การจดั ทา การรบั การส่ง การเก็บรักษา การยมื จนถงึ การทาลายเอกสาร ดว้ ยงาน สารบรรณเป็นงานท่ี
มีอยู่ในทุกหน่วยงานและทุกองค์กร เพราะการดาเนินงานไม่ว่าจะเป็นงานที่เล็ก หรืองานใหญ่ ส่วนใหญ่
จะมีการดาเนินงานด้วยระบบเอกสารท้ังสิ้น ดังนั้นจึงต้องมีการควบคุมงานสารบรรณโดยท่ีมีเจ้าหน้าที่
ควบคุมดูแลให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติงานไปด้วยความเรียบร้อย ตาแหน่งที่สามารถควบคุมรับผิดชอบ

การเขียนเพือ่ การสอ่ื สารทางวิชาการและวิชาชีพ 181

งานสารบรรณอาจจะกาหนดแตกต่างกนั ตามความสาคญั และความเหมาะสมของลักษณะหน่วยงานน้ัน
โดยอาจจะมีตาแหน่งสูงจนถึงตาแหนง่ ต่า เชน่ อธิบดี เจ้ากรมเสมียนตรา หัวหนา้ แผนก หรือหวั หน้างาน
สารบรรณ ฯลฯ ส่วนฐานะของหน่วยงานอาจจะเป็นตาม กรม กอง แผนก ฯลฯ ด้วยวิธีการทาง
อิเล็กทรอนกิ ส์

E-Document คือ เอกสารในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เช่น ไฟล์เอกสาร ไฟล์
รปู ภาพ ฯลฯ ซ่ึงโดยปกตเิ อกสารต่าง ๆ มีการจัดเกบ็ รักษาไว้ในตู้เอกสารหรือช้ันเอกสารของ องคก์ รน้ัน
โดยจะมีการจัดเรียงไว้เป็นหมวดหมู่เพื่อให้สามารถค้นหาง่าย และสะดวกในการท่ีจะนามาใช้งาน
ซ่ึงส่วนใหญ่จะอยู่ในรูปแบบของการะดาษจึงทาให้ต้องมีการจัดเตรียมท่ีเก็บเอกสารเหล่าน้ี และเมื่อมี
เอกสารเพ่ิมมากข้ึนตามระยะเวลา ทาให้มีการจัดเก็บรักษาท่ีค่อนข้างลาบาก และยังจะต้องมีระยะเวลา
ในการเก็บรักษาและทาลายท่ีเป็นไปตามกฎระเบียบของ องค์กรนั้น ซึ่งจะเห็นได้ว่า การเก็บเอกสารที่
เปน็ กระดาษนัน้ ทาใหส้ น้ิ เปลือกกระดาษ และพนื้ ที่ในการก็บรักษา และการทีจ่ ะนาไปใชง้ านในด้านของ
การค้นหาก็ค่อนข้างที่จะลาบากเพราะเอกสารบางฉบับมีการเก็บไว้เป็นระยะเวลานานจนทาให้ลืมไปวา่
มีการจัดเก็บไว้ท่ีไหนและยังทาให้เสียเวลาในการค้นหาอีกด้วย ด้วยเหตุน้ีจึงมีการนาเอาเทคโนโลยี
E-Document เข้ามาช่วยในด้านของการจัดเก็บ และค้นหาเอกสาร เพ่ือให้สามารถบริหาร และจัดการ
ระบบเอกสารให้ สามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วและสะดวกย่ิงขึ้นระบบจัดการเอกสาร (Document
Management system) คือระบบคอมพิวเตอร์ หรือ กลุ่มของโปรแกรมภาษาทางคอมพิวเตอร์
(Document Management Software) ใชใ้ นการตดิ ตามและเก็บบนั ทึกเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ หรือรปู
ภาพประกอบเอกสาร โดยใช้แนวคิดของระบบการจัดการเน้ือหา (Content Asset Management
System (DAM)) ซึ่งมักจะถูกมองว่าเป็นองค์ประกอบของระบบ การจัดงานภายในองค์กร (Enterprise
Content Management System (ECM)) ซ่ึงมีความสัมพันธ์กับการจัดการทรัพย์สินดิจิตอล (Digital
Asset Enterprise Content Management System (DAM)) นอกจากนี้ยังมีหัวข้อที่เก่ียวข้อง และ
มีความสัมพันธ์อีก เช่น ระบบจัดการเก็บ เอกสารด้วยคอมพิวเตอร์ (Document Imaging System)
การจัดการลาดับงาน (Workflow System) และระบบการเก็บบันทึก (Records Management
System) (Document Management System) จะมีการจัดเตรียม และมีกระบวนการต่าง ๆ เช่น
แหลง่ จัดเกบ็ ข้อมูล การกาหนดรนุ่ เอกสาร ความปลอดภัย การทาดชั นี และการสืบค้น การสารองขอ้ มูล
โดยมีองค์ประกอบ และรายละเอยี ดดงั ต่อไปน้ี

182 ชวนพศิ อัตเนตร์

ขัน้ ตอนการปฏิบัตงิ าน
ขนั้ ตอนแรกธรุ การหรอื ผใู้ ชง้ านทั่วไปต้องดาเนินการสร้างหนังสือกายใน (บนั ทกึ ขอ้ ความ) โดย
ใชร้ ะบบเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ (E-Document) มดี ังน้ี
1. ธุรการหรือผู้ใช้งานทั่วไปสร้างบันทึกข้อความ (บันทึกข้อความ) โดยใช้ระบบเอกสาร
อิเล็กทรอนกิ ส์ (E-Document) ที่เมนสู ร้าง-ส่งเอกสาร พรอ้ มแนบเอกสารทเี่ กี่ยวข้อง (ถา้ มี)
2. ลงนามใบปะหน้าบันทึกข้อความกรณีเป็นผู้เสนอบันทึกข้อความ หากมีเจ้าหน้าที่ธุรการ
สร้างบันทึกขอ้ ความใหส้ ง่ ไปใหผ้ รู้ ับผดิ ชอบบนั ทกึ ลงนามใบปะหนา้ เอกสารเพอ่ื ลงนาม
3. เสนอประธานสาขา คณบดี หรือหัวหน้าหน่วยงานต้นสังกัด พิจารณาลงนามให้ความเห็น
ใหด้ าเนนิ การผ่านเรือ่ ง/กล่ันกรอง และส่งเอกสาร

กรณตี รวจสอบหนังสือแล้วมขี ้อผิดพลาดไม่ถูกต้อง สามารถตีกลบั และใสเ่ หตผุ ลการตีกลับ
เพื่อดาเนนิ การให้ถกู ตอ้ ง เม่ือผสู้ รา้ งแกไ็ ขแล้วจึงดาเนินการสง่ เรื่องกลบั มาพจิ ารณาใหม่อกี ครั้ง

4. เจ้าหน้าท่ีธุรการประจาหน่วยงาน คลิกผ่านเร่ือง/กลั่นกรองและส่งเอกสาร เมื่อตรวจสอบ
เรียบร้อยแล้ว ตรวจสอบการรันเลขรับแบบอัตโนมัติตามวันเดือนปีท่ีรับหนังสือ และเวลาปัจจุบัน
รับหนงั สือ

ซ่ึงจะมีแผนผังข้ันตอนการสร้างหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) ของมหาวิทยาลัย
ราชภัฏนครปฐม ดังภาพท่ี 4.1

การเขียนเพื่อการส่อื สารทางวิชาการและวิชาชพี 183
แสดงแผนภูมิ (Flowchart) ขั้นตอนการสร้างหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) ของ
มหาวทิ ยาลยั ราชภฏั นครปฐม

แผนภมู ิท่ี 4.1 ข้ันตอนการสร้างหนังสอื ภายใน (บันทึกข้อความ) ของมหาวทิ ยาลยั ราชภัฏนครปฐม

184 ชวนพิศ อตั เนตร์

ข้ันตอนต่อมาเป็นหน้าท่ีของเจ้าหน้าที่สารบรรณกลางในการปฏิบัติงานลงทะเบียนรับหนังสือภายใน
(บนั ทึกขอ้ ความ) ของมหาวิทยาลยั ราชภฏั นครปฐม โดยใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (E-Document)
มีดงั น้ี

1. ลงทะเบียนรับหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) โดยใช้ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
(E-Document) เมนูเอกสารเข้าออกรบั เร่อื งจากคณะ ศนู ย์ สานัก หน่วยงานต่าง ๆ ภายในมหาวทิ ยาลยั
ราชภฏั นครปฐม

2. จัดลาดับความสาคัญ และความเร่งด่วนของหนังสอื เพ่ือดาเนินการก่อนหลัง ตรวจเอกสาร
ท่ีเสนออธิการบดี

3. ตรวจสอบบันทึกข้อความและเอกสารแนบเพ่ือลงนามให้ถูกต้องเรียบร้อย ถ้าไม่มี
ข้อผิดพลาดให้ดาเนนิ การผา่ นเรื่อง/กลน่ั กรอง และสง่ เอกสาร

กรณีตรวจสอบหนังสอื แล้วมีข้อผิดพลาดไม่ถูกต้อง ให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรอื
หน่วยงานที่ออกหนังสือเพ่ือดาเนินการให้ถูกต้อง หรือตีกลับบันทึกข้อความ และใส่เหตุผลการตีกลับ
แล้วจึงดาเนินการเรื่องน้นั ต่อไป

4. คลิกผา่ นเรื่อง/กลน่ั กรองและส่งเอกสาร เมื่อตรวจสอบเรยี บรอ้ ยแล้ว ตรวจสอบการรันเลข
รบั แบบอตั โนมัตติ ามวนั เดือนปที ่ีรบั หนงั สือ และเวลาปัจจบุ ัน ที่รบั หนงั สอื

5. ลงนามตาแหนง่ ของเจา้ หนา้ ท่ีรับเรือ่ ง
6. เลือกส่งเส้นทางเสนอหัวหน้างานบริหารทั่วไปกาหนดสิทธ์ิการดาเนินการพิจารณา/ให้
ความเห็น และลงนามกากับเง่ือนไขการรับเอกสารเลือกรับเป็นเอกสารตันฉบับเพ่ือเกษียนหนังสือ และ
ยืนยันการส่งซ่ึงจะมีแผนผังข้ันตอนการปฏิบัติงานลงทะเบียนรับหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) ของ
มหาวิทยาลัยราชภฏั นครปฐม ดังภาพที่ 4.2

การเขยี นเพ่อื การส่ือสารทางวิชาการและวชิ าชพี 185
แสดงแผนภูมิ (Flowchart) ข้ันตอนการปฏิบัติงานลงทะเบียนรับหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ) ของ
มหาวทิ ยาลัยราชภฏั นครปฐม

แผนภูมิท่ี 4.2 ขน้ั ตอนการปฏิบตั งิ านลงทะเบยี นรบั หนงั สอื ภายใน (บันทกึ ข้อความ)
ของมหาวทิ ยาลยั ราชภัฏนครปฐม

186 ชวนพิศ อตั เนตร์

วธิ ีการตดิ ตามและประเมินผลการปฏบิ ัตงิ าน
วิธีการติดตามและตรวจสอบการเสนอหนังสือราชการด้วยระบบเอกสารอิเล็กทรอนิ กส์
(E-Document) มอี ยู่ 2 กรณี
1. กรณีไม่ใช่ผู้สร้างเอกสาร จะค้นหาจากเมนูเอกสารเข้าออกโดยคาที่ใช้ค้นหามี 5 รายการ
ดังน้ี เลขรับ เลขท่ีหนังสอื จาก เรอื่ ง เนื้อหาเอกสาร เพ่อื ดาเนนิ การค้นหา และติดตามการเสนอหนังสือ
แตล่ ะประเภท และกดตดิ ตามจากรูปรอยเท้า
2. กรณีเป็นผู้สร้างหนังสือ ให้ดาเนินการติดตามได้จากเมนูการสร้าง-ส่ง หนังสือ แล้วกด
ตดิ ตามจากรูปรอยเทา้

จรรยาบรรณและจริยธรรมในการปฏบิ ตั ิงาน
จรรยาบรรณของบุคลากรของมหาริทยาลัยราชภัยนครปฐม หมายความว่า ประมวลความ
ประพฤติที่บุคลากรในสังกัดมหาวิทยาลัยพ่ึงปฏิบัติเพ่ือรักษาและดารงไว้ซ่ึงเกียรติยศ และศักด์ิศรี
ข้อบังคับมหาวิทยาลัยราชภัฏนครปฐม ว่าด้วยจรรยาบรรณของบุคลากรของมหาวิทยาลัยราชภัฏ
นครปฐม พ.ศ. 2551 ขอ้ 6 บดุ ลากรตอ้ งปฏิบัตติ นโดยยึดมนั่ ในหลักเกณฑต์ อ่ ไปน้ี
1. ยดื หลกั และยนื หยดั ในสิ่งท่ถี กู ต้อง
2. ซอ่ื สัตยส์ ุจรติ และรบั ผดิ ชอบ
3. ปฏบิ ตั หิ นา้ ที่ดว้ ยความโปร่งใสและสามารถตรวจสอบได้
4. ปฏบิ ัตหิ น้าท่ีโดยไม่เลือกปฏบิ ตั ิ
5. มงุ่ ผลสมั ฤทธิข์ องงาน
6. ไมใ่ ช้อานาจครอบงาผดิ ทานองคลองธรรมต่อนกั ศึกษาและผรู้ ับบริการ
จริยธรรมในการปฏิบัติงาน พระราชบัญญัติมาตรฐานทางจริยธรรม พ.ศ. 2562 วันท่ี 16
เมษายน 2562 ราชกจิ จานุเบกษา เล่มที่ 136 ตอนที่ 60 ก หน้า 2 หมวด 1 มาตรฐานทางจรยิ ธรรมและ
ประมวลจริยธรรม มาตรา 5 มาตรฐานทางจริยธรรม คือ หลักเกณฑ์การประพฤติปฏิบัติอย่างมี
คณุ ธรรมของเจ้าหนา้ ท่ขี องรฐั ซึ่งจะตอ้ งประกอบดว้ ย
1. ยึดมน่ั ในสถาบนั หลักของประเทศอนั ได้แก่ ชาติ ศาสนา พระมหากษตั รยิ ์ และการปกครอง
ระบอบประชาธิปไตยอนั มพี ระมหากษัตริย์ทรงเปน็ ประมุข
2. ชอ่ื สตั ย์สจุ รติ มีจิตสานกึ ที่ดี และรบั ผดิ ชอบต่อหน้าท่ี
3. กลา้ ตดั สนิ ใจและกระทาในสิ่งที่ถูกต้องชอบธรรม
4. คดิ ถงึ ประโยชน์สว่ นรวมมากกวา่ ประโยชนส์ ่วนตัว และมีจิตสาธารณะ
5. ม่งุ ผลสมั ฤทธข์ิ องงาน
6. ปฏิบัตหิ นา้ ทอี่ ย่างเปน็ ธรรม และไมเ่ ลอื กปฏิบตั ิ
7. ดารงตนเป็นแบบอยา่ งทด่ี แี ละรกั ษาภาพลักษณ์ของทางราชการ

การเขยี นเพ่ือการสื่อสารทางวิชาการและวชิ าชพี 187

มาตรฐานทางจริยธรรมตามวรรคหนง่ึ ใหใ้ ชเ้ ปน็ หลกั สาคญั ในการจัดทาประมวลจรยิ ธรรมของ
หนว่ ยงานของรฐั ที่จะกาหนดเป็นหลกั เกณฑ์ในการปฏิบตั ิตนของเจา้ หน้าที่ของรัฐ เกย่ี วกับสภาพคณุ งาม
ความดีที่เจ้าหนาที่ของรัฐต้องยืดถือสาหรับการปฏิบัติงาน การตัดสินความถูกผิด การปฏิบัติที่ควร
กระทาหรอื ไมค่ วรกระทา ตลอดจนการดารงตนในการกระทาความดี และละเวน้ ความช่วั

วิธกี ารปฏิบตั ิงาน
1. ข้ันตอนการเข้าใช้งานระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้สามารถเข้าใช้งานระบบเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส์ โดยใชเ้ ว็บบราว์เซอร์ มีขัน้ ตอนดงั นี้

1.1 ใช้งานฝาน PC เปิดเว็บบราวเซอร์ Google Chrome ท่ีสัญลักษณ์ เข้าสู่ระบบ
เอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ท่เี วบ็ ไซต์ htp://e-office.npru.ac.th

1.2 ใสช่ อ่ื ผู้ใช้ และรหสั ผา่ น (ชดุ เดียวกับ Single Sign-on การเขา้ ใช้ระบบอนิ เทอร์เน็ต)
1.3 คลกิ ปุ่ม ลอ็ คอิน หรอื กดปมุ่ Enter บนคีย์บอรด์ เพ่ือเข้าส่รู ะบบ

ภาพที่ 4.1 หนา้ จอ Login เข้าสู่ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
หลังจาก Login เขา้ ส่รู ะบบได้แล้ว จะเขา้ มาหน้าเอกสารเขา้ ออก หนา้ จอดา้ นบนของระบบจะ
แสดงเมนู เอกสารเข้า-ออก, สร้างส่ง, สารบรรณ, รายงาน, ระบบงาน และต้ังค่าใช้งาน ส่วนด้านซ้าย
ของระบบ จะแสดงเมนใู นการปฏิบตั งิ านเอกสารเข้า-ออก และแสดงใหเ้ ห็นวา่ ในหนา้ เอกสารเข้า จะมี
หนังสอื ทไ่ี ด้รบั เข้ามาแสดงในแฟม้ เอกสารทง้ั หมด ดงั ภาพที่ 3.3

188 ชวนพิศ อตั เนตร์

ภาพที่ 4.2 หนา้ เริ่มต้นเอกสารเขา้ -ออก

2. การคน้ หาเอกสารเขา้ "หน้าเอกสารเขา้ " ผใู้ ชง้ านจะเห็นรายการหนังสอื ท่ีได้รับเขา้ มา
จานวนมากในแฟ้มเอกสาร ท้ังหมด จงึ มวี ิธกี ารค้นหาหนังสือเข้าท่ีต้องดาเนินการดงั น้ี

2.1 ค้นหาจากวันที่ไดร้ บั เอกสาร เปน็ การค้นหาหนังสือที่ได้รบั ย้อนหลงั ไดต้ ามจานวน
วนั ทก่ี าหนดไวท้ เ่ี มนู "การแสดงรายการเอกสาร" (ภายใต้กล่มุ เมนู "ต้งั คา่ ใช้งาน" >> "ต้งั ค่าเอกสาร")
หรอื เลอื กดูย้อนหลังได้ 7, 30, 60, 90, 180, 240, 360 วัน หรือดเู ฉพาะเอกสารที่ยังไมไ่ ด้เปิดอา่ น

2.2 ค้นหาจากคาทใ่ี ชค้ ้นหา หรือด้นหาในเลขรบั เลขท่ีหนงั สือ จาก เร่ือง เน้ือหาเอกลาร
2.3 ค้นหาตามสถานะการดาเนินงาน โดยสามารถเลือกค้นหาไดต้ ามสถานะของเอกสารที่
เข้ามาได้ ดังนี้ เอกสารท่ีเปิดอ่านแล้ว แต่ยังไม่ลงนามส่ังการ เอกสารท่ีเปิดอ่านแล้ว ลงนามส่ังการแล้ว
แต่ยงั ไมส่ ง่ เอกสารท่เี ปดิ อ่านแลว้ ลงนามสั่งการ และสง่ แลว้ เอกสารเกินกาหนดเวลาแล้วเสร็จ เอกสาร
เร่งรัด เอกสารมาใหม่ เอกสารท่ีท่านตีกลับไป เอกสารท่ีท่านดึงกลับมา เอกสารที่ผู้อ่ืน ตีกลับมาและ
เอกสารดงึ กลับโดยผอู้ ืน่ สามารถเลือกแลว้ กดด้นหาตามสถานการณด์ าเนนิ งานได้
2.4 ค้นหาจากประเภทแบบฟอร์ม ซึ่งสามารถเลือกดูเอกสารที่ส่งเข้ามาลงรับโดยแสดง
รายละเอียดได้ตามแบบฟอร์ม ดังน้ี คาสั่ง บันทึกข้อความ (ไทย) ใบประกาศ หนังสือประทับตราแทน
การลงชื่อ (ไทย) หนงั สือภายนอกครุฑ หนงั สอื ภายนอกครุท (อังกฤษ) หนังสือรับจากภายนอก(กระดาษ)
หนงั สือรบั ภายใน (กระดาษ) และหนังสือส่งั การภายใน (กระดาษ)
2.5 ค้นหาจากหน่วยงานต้นเรื่อง คือ หน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยราชภัฏนครปฐมที่ได้
สร้าง และส่งหนังสือราชการเข้ามาในระบบสามารถเลือกหน่วยงานและกดค้นหาหน่วยงานท่ีต้องการ
เลือกได้
3. ข้ันตอนการค้นหาเอกสารเข้า (บันทึกข้อความ) ในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เมื่อเข้า
ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ได้แล้ว การรับหนังสือ (บันทึกข้อความ) ให้ไปท่ีเมนูเอกสารเข้า จะปรากฏ

การเขียนเพ่อื การสอื่ สารทางวิชาการและวิชาชีพ 189
เอกสารท่ีหน่วยงานต่าง ๆ เสนอมหาวิทยาลัยจะอยู่ในแฟ้มเอกสารท้ังหมด โดยผู้ใช้งานจะต้อง
ดาเนนิ การค้นหาเอกสารเข้า (บนั ทึกข้อความ) กอ่ น เพือ่ จะไดล้ งทะเบยี นรับหนังสือ มขี ้นั ตอนการค้นหา
เอกสารเข้า (บันทกึ ข้อความ) ในระบบเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ ดงั นี้

3.1 กาหนดวันทไ่ี ดร้ บั เอกสาร โดยเลอื กเปน็ 30 วัน
3.2 กาหนดประเภทแบบฟอร์ม โดยให้เลือกเฉพาะบันทึกข้อความ (ไทย) หรือบันทึก
ข้อความ (องั กฤษ) เนอ่ื งจากเป็นการลงทะเบยี นรับหนงั สือ (บนั ทึกขอ้ ความ)
3.3 หน่วยงานต้นเรือ่ ง ไม่เลอื ก
3.4 คลิกปุ่มค้นหา ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ จะกรองบันทึกข้อความ (ไทย) หรือ
บนั ทึกข้อความ (อังกฤษ) ของทกุ หนว่ ยงานทสี่ ่งบันทึกข้อความเสนอมหาวิทยาลัย ยังไม่ไดด้ าเนนิ การรับ
ลงทะเบยี นหนงั สอื ในช่วง 30 วัน โดยจะแสดงสญั ลกั ษณ์ เอกสารรอการเปิดอา่ น ปรากฏด้านลา่ ง เพอื่ ให้
ดาเนนิ การรบั ลงทะเบยี น ดงั ภาพท่ี 4.3 และภาพท่ี 4.4

ภาพที่ 4.3 ขนั้ ตอนการกรองเอกสารเข้า (บนั ทึกข้อความ) ในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ภาพท่ี 4.4 เอกสารรอการเปิดอ่าน
4. การรับหนังสือ (บันทึกข้อความ) ในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ เมื่อค้นหาเอกสารเข้าใน
แฟ้มเอกสารทั้งหมดแล้ว จะปรากฏเอกสารรอการเปิดอ่าน ในการรับหนังสือ (บันทึกข้อความ) ตาม
ระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. 2548
เจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติงานสารบรรณกลางจะต้องดาเนินการรับหนังสือ (บันทึกข้อความ) โดยพิจารณาถึง

190 ชวนพิศ อตั เนตร์
การจัดลาดับความสาคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดาเนินการก่อนหลัง และอาจมีหนังสือบาง
ฉบับท่ีไม่ได้ใส่ช้ันความสาคัญ และความเร่งด่วนมา สารบรรณกลางต้องพิจารณาเป็นเร่ือง ๆ ไป
เพื่อกาหนดชั้นความสาคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือท่ีส่งเข้ามาเอกสารเข้าท่ีหน่วยงานต่าง ๆ
ได้กาหนดชั้นความสาคัญ และความเร่งด่วนของหนังสือไว้ เมื่อเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณกลาง
รับหนังสือแล้ว จะต้องจัดส่งและดาเนินการทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ จะปรากฏ
ดังภาพท่ี 4.5

ภาพที่ 4.5 เอกสารที่มีกาหนดชนั้ ความสาคญั และความเรง่ ดว่ น
กรณีที่เป็นหนังสือลับ ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลยั ได้กาหนดให้มีเจ้าหน้าที่
ผู้ปฏิบัติท่ีได้รับมอบหมาย หรือมีหน้าที่รับผิดชอบดาเนินการ หลังลงทะเบียนรับหนังสือจะได้เลข
ทะเบียนรับท่ีระบบกาหนดให้โดยอัตโนมัติ และจะต้องใช้เลขทะเบียนดังกล่าวไปตลอดจนหนังสือฉบับ
นน้ั ๆ จะได้ดาเนนิ การเสรจ็

4.1 ข้นั ตอนการรบั หนังสือ (บันทกึ ข้อความ) ในระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ดงั นี้
4.1.1 ให้เจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติงานสารบรรณ คลิกบันทึกข้อความ เอกสารรอการเปิด

อา่ นและทาการตรวจเอกสร และสงิ่ ท่ีสง่ มาดว้ ยพรอ้ มหนงั สือ ดังน้ี
1) ส่วนราชการ คือ ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ

โดยกาหนดชื่อส่วนราชการไว้ตามประกาศมหาวิทยาลัยราชภัฏนครปฐม เร่ือง การแบ่งส่วนราชการ
ระดบั งานในมหาวิทยาลยั ราชภฏั นครปฐม พ.ศ. 2561 และแกไ้ ขเพมิ่ เตมิ ฉบับที่ 2 พ.ศ. 2562

ภาพท่ี 4.6 สว่ นราชการ

การเขียนเพื่อการสอื่ สารทางวิชาการและวิชาชพี 191
2) ท่ี คอื เลขทะเบยี นหนังสือของหน่วยงานนน้ั ๆ ทบั ตัวเลขของปี
พุทธศักราชทอ่ี อกหนงั สือ

ภาพที่ 4.7 ท่ี
3) วนั ท่ี คือ ตัวเลขของวนั ท่ี ชอื่ เต็มของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศักราช
ทอ่ี อกหนงั สือ เป็นวันทเ่ี ดยี วกับผ้ลู งนามในเอกสาร โดยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์จะออกวันทใี่ ห้
แบบอตั โนมตั ิ

ภาพที่ 4.8 วันที่

192 ชวนพศิ อตั เนตร์
4) เรื่อง คือ ช่ือเรื่องที่ต้องการเสนอ โดยย่อท่ีเป็นใจความสาคัญท่ีสุดของ

หนงั สือฉบบั นัน้ ในกรณที ่เี ปน็ หนังสือต่อเน่ืองโดยปกติใหล้ งเร่ืองของหนังสือฉบับเดิม หรอื กรณมี รี ปู แบบ
ให้เสนอรายงานหรือต้องช้ีแจงให้ปฏิบัติตามรูปแบบของหน่วยงานท่ีแจ้งเวียนหนังสือนั้น เชน่ หน่วยงาน
กองนโยบายและแผนได้แจ้งเวยี นรูปแบบการเสนอบันทึกข้อความก็ใหใ้ ชช้ อื่ เร่ืองตามรปู แบบที่กาหนด

ภาพท่ี 4.9 เรอ่ื ง
5) คาขึน้ ต้น ใหใ้ ช้คาข้นึ ตน้ ตามฐานะของผู้รับหนังสือ หรอื ช่อื บุคคลในกรณี
ที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตาแหน่งหน้าที่ ในที่น้ีให้ใช้ “เรียน” กับ อธิการบดีมหาวิทยาลัยราชภัฏ
นครปฐม คณบดี ผอู้ านวยการ หรอื ตวั บคุ คล เทา่ นั้น

ภาพที่ 4.10 เรยี น
6) ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรื่องให้ชัดเจน และเขา้ ใจงา่ ย หากมคี วาม
ประสงค์หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีท่ีมีการอ้างถึงหนังสือท่ีเคยมีติดต่อกันหรือมีสิ่งที่ส่งมา
ดว้ ย ให้ระบไุ วใ้ นขอ้ น้ี โดยขอ้ ความจะแบ่งออกเป็น 3 สว่ น มีวิธีการตรวจสอบ ดงั นี้

(1) ภาคเหตุ (เรื่องเดิม) ให้อ้างถึงเรื่องที่สืบเน่ืองจากเรื่องน้ี และแนบ
เอกสารทอ่ี า้ งถงึ มาท่ีเมนหู ัวข้ออ้างถงึ เรียงตามลาดับการอ้าง โดยมีวิธีการอ้างในกรณีดังนี้

การเขยี นเพ่ือการส่ือสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 193
กรณีอ้างบันทึกข้อความ ให้ลงว่า ตามบันทึกข้อความของ (ช่ือ
หน่วยงาน) เลขรับที่ (ใส่เลขรับ/พ.ศ.) เรื่อง (ระบุชื่อเร่ือง) ลงวันที่ (ระบุวันเดือนปี) หากอ้างเร่ืองเดิม
หลายขอ้ จะใส่มาเปน็ ข้อ ๆ กไ็ ด้
กรณีอ้างคาส่ัง ให้ลงว่า ตามคาส่ัง (ส่วนราชการที่ออกคาสั่ง) ลงวันท่ี
(ให้ลงวนั เดือนปที ่อี อกคาสง่ั ) เร่อื ง (ใสช่ อื่ เร่อื ง)
กรณอี า้ งประกาศ ใหล้ งว่า ตามประกาศ (ส่วนราชการท่ีออกประกาศ)
ลงวันท่ี (ให้ลงวัน/เดือนปที ีอ่ อกประกาศ) เรื่อง (ใส่ชอ่ื เรื่อง)

ภาพท่ี 4.11 การอ้างเรื่องเดิมเป็นโครงการ

ภาพท่ี 4.12 การแนบเอกสารเรอื่ งเดมิ