การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวิชาการและวิชาชีพ

การเขยี นเพอ่ื การสอื่ สารทางวิชาการและวิชาชพี 245

หา้ งหนุ้ สว่ น จากดั ธรุ กิจไทย ดวงตา
ไปรษณียากร
19 ซอยอารยี ส์ ัมพนั ธ์ 4
กรงุ เทพฯ 10400
โทร.270-1418, 273-1939

เรียน
กรรมการผจู้ ดั การ
บรษิ ัทเฟสิ ต์ ยนู ิต โปรดกั๊ ช่ัน จากัด
281/8 ซอยเอกมยั 15
สขุ มุ วทิ 63 กรุงเทพฯ
10110

แบบเฉียง
ภาพที่ 5.6 การจา่ หนา้ ซองจดหมายธุรกจิ แบบตั้งและแบบเฉยี ง

หัวใจสาคัญของการเขียนจดหมายธรุ กิจ

การเขียนจดหมายธรุ กิจท่ีดี ต้องคานึงถงึ หวั ใจสาคัญประการตอ่ ไปน้ี
1. ขอ้ มูล การนาเสนอข้อมูลท่ีชดั เจน สมบรู ณ์ และสอดคลอ้ งกบั จดุ มงุ่ หมายหรือวัตถปุ ระสงค์
ของจดหมาย อาจกระทาไดโ้ ดย

1.1 การกาหนดจุดมุ่งหมาย ผู้เขียนควรเริ่มด้วยการกาหนดจุดมุ่งหมายหรือวัตถุประสงค์
ในการเขียนจดหมายให้ชัดเจนก่อนลงมือเขียน การกาหนดจุดมุ่งหมายท่ีแน่นอนเพียงประโยคเดียวมี
ส่วนช่วยได้อย่างมาก ดังเช่น "จุดมุ่งหมายของจดหมายฉบับน้ีเพื่อสอบถามราคา และวิธีการสั่งซื้อ
ปูนซเี มนต"์ หรอื "เราเขียนจดหมายฉบบั นเ้ี พราะต้องการได้รับสนิ ค้าท่ีสัง่ ซื้ออยา่ งช้าที่สุดไม่เกินวนั ที่ 15
ธันวาคม 2534" หรือ "เราต้องการเขียนจดหมายฉบับนี้เพ่ือเรียกเก็บหน้ีจากผู้รับจดหมาย" และเม่ือมี
แนวทางในการเขียนที่ชัดเจนแล้ว ย่อมส่งผลให้ผู้เขียนยึดตามจุดมุ่งหมายที่กาหนดไว้ ไม่เขียน
สะเปะสะปะ หรือเบย่ี งเบนไปจากจดุ มุ่งหมาย อนั อาจทาใหผ้ ูร้ บั จดหมายสับสนหรือข้องใจได้

1.2 รวบรวมข้อเท็จจริง บางครั้งการกาหนดจุดมุ่งหมายให้ชัดเจนเพียงอย่างเดียวอาจ
ไม่เพียงพอ ผู้เขียนจาเป็นต้องรวบรวมข้อมูลความจริงต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อช่วยให้ผู้เขียนมีข้อมูล
พ้ืนฐานท่ีสาคัญ เช่น กาหนดวันที่แน่นอน หรือข้อมูลอ้างอิงที่สามารถนามาใช้เพื่อช่วยให้จดหมาย
ทีเ่ ขียนขึน้ มคี วามกระจา่ งชัดเจนและสมบูรณ์ย่งิ ขึ้น

246 ชวนพิศ อตั เนตร์

2. ผู้รับจดหมาย จดหมายถือเป็นเอกสารค่อนข้างเฉพาะตัว ต่างจากบันทึกท่ีถือเป็นเอกสาร
เปิดเผยท่ีเขียนเผยแพรไปยงั ผ้อู ่านทั้งภายใน และระหว่างหนว่ ยงานบ่อยครั้งจะเหน็ ว่ามกี ารตดิ บันทึกไว้
บนบอร์ดประชาสัมพันธ์ของหน่วยงานเพื่อประชาสัมพันธ์ให้บุคลากรของหน่วยงานทราบ ด้วยเหตุท่ี
จดหมายเป็นเอกสารส่วนตัวส่งถึงบุคคลหรือกลุ่มบุคคลเป็นการเฉพาะ ผู้เขียนจดหมายจึงควรให้
ความสาคัญอยา่ งมากตอ่ ผู้รบั จดหมายในประเด็นตา่ ง ๆ ตอ่ ไปน้ี

2.1 ภูมิหลังของผู้รับจดหมาย ความรู้เกี่ยวกับ เพศ วัย ระดับการศึกษา อาชีพ
บุคลิกลักษณะ ทัศนคติ ความสามารถ ความต้องการของผู้รับจดหมายล้วนมีส่วนสาคัญในการเขียน
จดหมาย ทาให้ผู้เขียนสามารถพิจารณาแนวทางการเขียนที่เหมาะสมกับบุคคลหรือกลุ่มบุคคลแต่ละ
ลกั ษณะ เพอื่ ให้บรรลุวตั ถุประสงคไ์ ด้อย่างดี

2.2 ความสนใจในตนเองของผู้รับจดหมาย ผู้รับจดหมายมักให้ความสนใจในตนเองหรือ
เร่ืองราว เหตุการณ์ที่ตนเองเก่ียวข้องเท่านั้น ซึ่งย่อมเป็นธรรมชาติของมนุษย์ทุกคนท่ีให้ความสนใจใน
ตนเองโดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ ในประโยชน์ท่ีตนเองจะได้รบั เมือ่ ทราบเช่นนี้แลว้ ผ้เู ขยี นควรกาหนดเป้าหมาย
โดยพิจารณาจากความคิดเห็นของผู้รับจดหมายเป็นสาคัญ เน้นถึงประโยชน์ที่ผู้รับจะได้รับมากกว่าเน้น
ถึงประโยชน์ที่ผู้เขียนจะได้รับ เพ่ือเป็นการโน้มน้าวใจผู้รับจดหมายให้คล้อยตามและปฏิบัติตามความ
ตอ้ งการของผู้เขียน แม้ในกรณีทีเ่ ป็นจดหมายตอบปฏเิ สธ กต็ อ้ งใช้ศิลปะในการเขยี นเปน็ พิเศษ คานึงถึง
ผรู้ บั ใหม้ ากที่สดุ พยายามหลีกเสย่ี งการทาให้ผรู้ ับเสียหนา้ หรือโกรธเคือง เพื่อรกั ษาความสัมพันธอ์ ันดีต่อ
กนั ตลอดไป

2.3 ความสะดวกของผู้รับจดหมาย การอานวยความสะดวกแก่ผู้รับจดหมายในการตอบ
จดหมายและส่งกลับไปยังผู้เขียน เช่น การอ้างอิงถึงจดหมายที่เคยติดต่อกันมาก่อนเพ่ือช่วยให้สามารถ
ค้นหาเรื่องเดิมได้รวดเร็วขึ้น การแนบซองบริการธุรกิจตอบรับไปพร้อมกับจดหมายท่ีมีไปถึงลูกค้า เพื่อ
ช่วยให้ลูกค้าสามารถตอบจดหมายได้อย่างสะดวกรวดเร็วยิ่งขึ้น เพราะไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายใน
การจัดหาซองจดหมายและแสตมป์ (ดูภาพที่ 5.7) หรือแม้กระท่ังในการเขียนจดหมายส่ังซื้อสินค้า หาก
บริษัทผู้ขายมีแบบฟอรม์ การสั่งซ้ือของบรษิ ัทอยู่แล้ว ผู้สั่งซ้ือก็ควรกรอกรายละเอียดแยกตามรายการลง
ในแบบฟอร์มการสั่งซื้อให้ชัดเจนและครบถ้วน ทั้งน้ีเพื่อให้เกิดความสะดวกแก่บริษัทผู้ขายในการ
ตรวจสอบและจัดสง่ สนิ ค้า ซึ่งยอ่ มมีสว่ นชว่ ยใหผ้ สู้ งั่ ซือ้ ได้รับสนิ ค้าไดร้ วดเร็วย่ิงข้ึน

การเขียนเพือ่ การส่อื สารทางวิชาการและวชิ าชีพ 247

ภาพท่ี 5.7 ซองบริการธุรกจิ ตอบรับ

3. การใช้ภาษา หมายถึง การเลือกใชถ้ ้อยคา ภาษา โครงสร้าง ประโยค ตัวสะกดการันต์ และ
เคร่ืองหมายวรรคตอนให้ถูกต้องตามหลักการใช้ภาษา ตามความนิยม และเหมาะสมกับผู้รับจดหมาย
จดหมายธุรกิจท่ีดีควรใช้ภาษาง่าย ชัดเจน กะทัดรัด สุภาพ ถูกต้อง และให้ความรู้สึกในเชิงบวก
หลีกเลี่ยงการใช้ถ้อยคา ภาษา ซ่ึงส่อไปในทางโจมตีผู้รับจดหมาย เพราะจะทาให้ผู้รับขัดเคืองใจได้
นอกจากน้ีควรระมัดระวังในเร่ืองของน้าเสียงของจดหมาย อย่าให้กร้าวจนเกินไป นอกเสียจากเป็น
จดหมายติดตามหนี้ ซ่ึงพยายามติดต่อถึงลูกค้า เพ่ือขอให้ลูกค้ารีบชาระหนี้สินท่ีค้างชาระอยู่หลายคร้ัง
แลว้ แตก่ ็ไดร้ ับการเพิกเฉยมาโดยตลอด

4. ลักษณะและรูปแบบของจดหมาย หมายถึง ลักษณะภายนอกทั่วไปของจดหมายธุรกิจซึ่ง
เน้นท่ีความสะอาด เรียบร้อย และสวยงามเป็นสาคัญ การเลือกใช้รูปแบบจดหมายธุรกิจท่ีเหมาะสม
ตลอดจนการให้รายละเอยี ดของส่วนประกอบแตล่ ะสว่ นได้อย่างถูกตอ้ ง และครบถว้ น การวางโครงสร้าง
จดหมายอย่างมีประสิทธิภาพเพ่ือประหยัดเวลาในการอ่านของผู้รับจดหมาย ให้ข้อมูลแก่ผู้อ่านเท่าที่
จาเปน็ มีการวางแผนการเขยี นท่ดี ี โดยทั่วไป ควรจากัดความยาวของจดหมายไมเ่ กินหนึ่งหนา้ กระดาษ
ยกเวน้ ในกรณีท่จี าเป็นจริง ๆ เทา่ น้นั

การเขยี นจดหมายสอบถาม จดหมายสัง่ ซื้อ และจดหมารอ้ งเรียน

1. การเขียนจดหมายสอบถามและจดหมายตอบ

จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ เป็นจดหมายธุรกิจที่สาคัญท่ีสุดและใช้กันแพร่หลาย

ท่ีสุดประเภทหนึ่งจดหมายสอบถามที่เขียนอย่างดีและเหมาะสม จะสามารถอานวยประโยชน์ให้ผู้เขียน

ไดอ้ ย่างมาก ชว่ ยใหผ้ ้เู ขยี นไดข้ ้อมลู ทางธรุ กจิ ท่ีมีค่า สว่ นจดหมายตอบทีเ่ ขียนขึน้ อย่างดี และ มี

ประสิทธิภาพนั้น อาจช่วยเสริมสร้างไมตรีจิต และเพิ่มปริมาณการสั่งซ้ือได้ จดหมายสอบถาม

248 ชวนพิศ อตั เนตร์

เป็นจดหมายที่เขยี นข้ึนเพ่ือสอบถามข้อมลู อย่างใดอย่างหนึง่ ซ่ึงอาจจาแนกตามวตั ถุประสงค์กว้าง ๆ ได้
2 ชนดิ คือ

1.1 จดหมายสอบถามทั่วไปท่ีไม่เกี่ยวกับการซื้อขาย มักเป็นการขอความร่วมมือหรือ
ช่วยเหลือ ข้อมูลท่ีสอบถามกันเสมอ ๆ มักได้แก่ ข้อมูลที่จาเป็นในการทาวิจัยท้ังแบบส่วนตัว และแบบ
ธุรกิจ เช่น นักศึกษาระดับมหาวิทยาลัยอาจเขียนถึงบริษัทแห่งหนึ่ง เพื่อสอบถามข้อมูลที่ต้องการ
รวบรวมไว้ในรายงานท่ีจะทาส่งอาจารย์ผู้ผลิต หรือตัวแทนจาหน่ายอาจขอความร่วมมือร้านค้าให้
กรอกแบบสอบถามเพ่ือนาข้อมูลไปวิจัยประกอบการปฏิบัติงานต่อไป หรือธนาคารสอบถามบริษัท
เกี่ยวกบั ฐานะทางเครดิตของลกู ค้าทเี่ ปน็ ลกู คา้ เงินเชือ่ ของบริษทั นน้ั

1.2 จดหมายสอบถามเก่ียวกับการซ้ือขายเป็นการสอบถามเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการท่ี
ติดต่อซื้อไปแล้วหรือกาลังพิจารณาตัดสินใจจะซ้ือ หรือเป็นตัวแทนจาหน่าย กล่าวคือ อาจเป็นเอกชน
ร้านค้า หรือตัวแทนจาหน่ายสอบถามผู้ผลิตหรือผู้จาหน่ายถึงรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับสินค้าหรือ
บริการที่ได้รับทราบจากโฆษณาทางหนังสือพิมพ์ วิทยุ โทรทัศน์ ใบปลิว แผ่นป้ายโฆษณาพนักงานขาย
หรือส่ือมวลชนอื่น ๆ หรือจากการสืบทราบด้วยตนเอง เพื่อการตัดสินใจซื้อ เป็นตัวแทนจาหน่าย ใช้
บรกิ ารนน้ั หรืออาจเป็นผผู้ ลติ หรือตวั แทนจาหนา่ ยเขียนถึงร้านค้า เพ่ือสอบถามความต้องการท่ีเสนอให้
เปน็ ตวั แทนจาหน่ายสนิ ค้าเพ่ือขยายตลาดต่อไป

1.2.1 จดหมายตอบสอบถาม ได้แก่ จดหมายท่ีเขียนตอบจดหมายสอบถามต่าง ๆ
ข้างต้น มีวัตถุประสงค์เพ่ือผลประโยชน์ในการจาหน่าย การขยายตลาด หรือสร้างความสัมพันธ์และ
ช่ือเสียงความนิยมทางการค้า โดยการแสดงไมตรีจิตและให้ความร่วมมือหรือช่วยเหลือต่อกันจดหมาย
ตอบสอบถาม อาจจาแนกไดเ้ ป็น 2 ชนดิ คอื

1) จดหมายตอบรับ ได้แก่ จดหมายตอบ จดหมายสอบถามที่สามารถให้
รายละเอียดต่าง ๆ ตามทีม่ ีผ้สู อบถามมา

2) จดหมายตอบปฏิเสธ ได้แก่ จดหมายตอบจดหมายสอบถามท่ีจาเป็นต้อง
ตอบปฏิเสธการขอร้องหรือการสอบถามต่าง ๆ ทีไ่ มส่ ามารถใหร้ ายละเอียดหรือปฏิบตั ิตามไดด้ ว้ ยเหตุผล
ต่าง ๆ เช่น ปฏิเสธการให้รายละเอียดเก่ียวกับสินค้าต่าง ๆ ท่ีขาดตลาด หมดสต๊อก หรือหยุดผลิตแล้ว
ปฏเิ สธการใหข้ ้อมูลท่ีเปน็ ความลับบางเรอ่ื ง เปน็ ต้น

2. ลกั ษณะท่ีดขี องจดหมายสอบถามและจดหมายตอบ
2.1 จดหมายสอบถาม จดหมายสอบถามที่ดีต้องสามารถทาให้ผู้อ่านเข้าใจได้ทันทีว่า

ผ้เู ขยี นสอบถามเกยี่ วกบั อะไร หรือต้องการอะไร จดหมายสอบถามที่ดีจึงควรมลี ักษณะดังนี้
2.1.1 สั้นและกะทัดรัด ได้แก่ การใช้ถ้อยคา หรือข้อความส้ัน ไม่เยิ่นเย้อ แต่ได้

ใจความ บอกความประสงคโ์ ดยตรง

การเขยี นเพือ่ การสอ่ื สารทางวิชาการและวิชาชีพ 249

2.1.2 เจาะจง ชดั เจน และครบถว้ น ไดแ้ ก่ การระบรุ ายละเอียดทเี่ กี่ยวข้อง ตลอดจน
ประเด็นท่ีต้องการทราบอย่างชัดเจน เช่น ต้องการรายละเอียดเก่ียวกับสินค้าท่ีได้รับทราบจากโฆษณา
ควรบอกให้ชัดเจนว่าสินค้าชนิดใด รุ่นใด ได้พบโฆษณาจากสื่อใด ที่ไหน และเมื่อไร หรือหากผู้เขียนมี
คาถามท่ีต้ังไว้หลายประเด็นควรเขียนแยกประเด็นให้ชัดเจน เพ่ือผู้อ่านสามารถให้คาตอบได้ตรงและ
ครบถ้วนตามความต้องการ

2.1.3 สุภาพและจริงใจ ได้แก่ การใช้สานวนภาษา ตลอดจนน้าเสียงที่สุภาพและ
จริงใจ เพื่อโน้มน้าวใจผู้อ่านให้ร่วมมือช่วยเหลือหรือปฏิบัติตามท่ีผู้เขียนต้องการผู้เขียนควรแสดงความ
ขอบคุณล่วงหน้าสาหรับส่ิงท่ีจะได้รับด้วยความสุภาพ และจริงใจ หรือแสดงความจานงท่ีจะตอบแทน
การช่วยเหลือนั้น ๆ หรือท้ังสองกรณีก็ได้ แม้ว่าความสุภาพอ่อนน้อมจะเป็นเรื่องจาเป็น และสาคัญมาก
แต่อย่าแสดงความสุภาพหรือถ่อมตนจนเกินเหตุ เพระย่อมทาให้ผู้อ่านขาดความเช่ือถือ นอกจากน้ี
ควรหลีกเลี่ยงการใช้คา หรือข้อความต่าง ๆ ท่ีเป็นการบังคับผู้อ่าน เพราะจะเป็นการออกคาส่ังมากกว่า
การขอรอ้ ง

2.2 จดหมายตอบสอบถาม จดหมายตอบสอบถามท่ีดี ต้องพยายามสร้างไมตรีจิตและ
ช่ือเสียงความนิยมทางการค้า และพยายามโน้มน้าวให้เกิดการซื้อขายหรือเป็นตัวแทนจาหน่ายสินค้า
หรือบริการ เม่ือการสอบถามนน้ั ๆ เปิดโอกาสให้มีการติดต่อทางธรุ กิจข้ึนใหม่หรอื เพ่ิมเติมจากท่ีเป็นอยู่
เดิม จดหมายตอบสอบถามทด่ี ีจงึ ควรมลี ักษณะดงั นี้

2.2.1 เข้าใจง่าย ได้แก่ การใช้ถ้อยคา ข้อความ หรือการบรรยายรายละเอียดต่าง ๆ
ทสี่ ามารถเข้าใจไดง้ ่าย

2.2.2 ครบถว้ นและสมบูรณ์ ไดแ้ ก่ การตอบประเดน็ การสอบถามต่าง ๆ ใหค้ รบถ้วน
และสมบูรณโ์ ดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการสอบถามท่ีอาจนามาซ่ึงผลประโยชนท์ างธุรกิจ ทาใหเ้ กิดการ
ซื้อขายในโอกาสต่อไปการให้ข้อมูลควรครบถ้วน และสมบูรณ์เพียงพอแก่การพิจารณา ตลอดจนมีการ
เร้าใจให้เกิดการซ้ือ บางคร้ังอาจต้องพิจารณาให้รายละเอียดข้อมูลเพ่ิมเติมนอกเหนือจากท่ีสอบถาม
ทง้ั นี้ เพ่อื ใหส้ ามารถครอบคลมุ เนอื้ หาทสี่ าคัญทีจ่ ะให้ความกระจ่างแก่ผู้สอบถามได้

2.2.3 สุภาพ ได้แก่ การใช้สานวนภาษาที่สุภาพเพ่ือสร้างความประทับใจท่ีดีให้แก่
ผู้อ่านหรือจูงใจให้เกิดความสัมพันธ์ท่ีดีในการซื้อขายต่อไป ไม่ว่าข้อมูลท่ีให้น้ันจะมากหรือน้อยก็ตาม
โดยเฉพาะอย่างย่ิงในการตอบจดหมายสอบถามท่ีไม่เกี่ยวข้องกับธุรกิจซ้ือขายโดยตรง เพราะผู้อ่าน
มักไม่ได้คาดหวังอะไรเป็นพิเศษ แต่รู้สึกขอบคุณที่ผู้เขียนให้ความช่วยเหลือเป็นอย่างดี ส่วนในกรณีที่
ผู้เขียนจาเป็นต้องปฏเิ สธ เพราะไมส่ ามารถให้ข้อมลู ตามที่ผสู้ อบถามต้องการได้ ควรอธบิ ายเหตุผลอย่าง
สภุ าพ เพื่อใหผ้ ู้อ่านเกิดความเข้าใจและเปน็ การรักษาความสัมพนั ธ์

อน่ึง การเขียนจดหมายตอบสอบถาม ควรกระทาทันทีหรือโดยเร็วที่สุด เพราะ
ผู้สอบถามย่อมรอฟังคาตอบอยู่ และมีความสนใจในเรื่องน้ัน ๆ สูง นอกจากน้ี ผู้อ่านอาจเกิดความ
ประทับใจในประสทิ ธิภาพการทางานของบริษัทวา่ ดาเนนิ งานได้รวดเรว็ ดี ในกรณีท่ีผู้เขียนยงั ไม่สามารถ

250 ชวนพิศ อตั เนตร์

รวบรวมคาตอบต่อข้อสอบถามได้ทง้ั หมด ควรเขียนจดหมายสัน้ ๆ แจ้งข้อความเท่าท่ีมีอยู่ก่อน พรอ้ มท้ัง
ระบุในจดหมายฉบบั เดียวกันนั้นวา่ จะพยายามจัดสง่ ข้อมลู สว่ นท่ีเหลือไปใหใ้ นระยะเวลาอันสน้ั น้ี

3. การเขยี นข้อความในจดหมายสอบถามและจดหมายตอบ
3.1 การเขียนข้อความในจดหมายสอบถาม จดหมายสอบถามท่ีดีควรมีโครงสร้างสาคัญ

3 ส่วนคือ
3.1.1 ส่วนเกร่ินนา หรืออารัมภบท เปน็ ส่วนท่แี นะนาตนเองหรือบรษิ ัท แจ้งชอ่ื สนิ คา้

หรือบรกิ าร แหล่งข่าว หรอื ส่อื กลางการโฆษณา (ถ้ามี) และความประสงคท์ ี่สอบถาม
3.1.2 ส่วนเนื้อหา เป็นส่วนที่ระบุรายละเอียดต่าง ๆ ที่ต้องการสอบถาม อาจเขียน

เป็นข้อความต่อเนื่องกันหรือแยกถามเป็นข้อ ๆ ส่วนเนื้อหามีรายละเอียดแตกต่างกันตามชนิดของ
จดหมายสอบถาม ดงั นี้

1) จดหมายสอบถามทั่วไปที่ไม่เกี่ยวกับการซ้ือขาย ควรระบุเร่ืองและ
รายละเอียดท่ีตอ้ งการสอบถามให้ชดั เจน และควรแจ้งเหตุผลในการสอบถามว่าต้องการนา่ ข้อมูลที่ได้ไป
ทาอะไร เหตุผลท่ีระบุควรสมเหตุสมผลให้สมกับเวลาอันมีค่าที่ผู้รับจดหมายต้องเสียไปในการตอบ
คาถามหรือให้รายละเอียดเก่ียวกับข้อมูลน้ัน ๆ เพราะการสอบถามในลักษณะน้ี ถือเป็นการสอบถามท่ี
ผูส้ อบถามไดป้ ระโยชนฝ์ า่ ยเดยี ว

2) จดหมายสอบถามเกี่ยวกับการซื้อขายควรระบุรายละเอียดของสินค้าหรือ
บรกิ ารท่ตี ้องการสอบถามใหช้ ดั เจน ครบถว้ น เชน่ ยห่ี ้อ รุน่ ขนาด จานวน สี ราคา เงื่อนไขการชาระเงิน
การขนส่ง เป็นตน้

3.1.3 ส่วนลงท้าย เป็นส่วนท่ีแสดงความหวังว่าจะได้รับคาตอบ ความร่วมมือ หรือ
ความช่วยเหลือตามต้องการ พร้อมท้ังแสดงความขอบคุณ นอกจากนี้ อาจแสดงความเต็มใจ และยินดี
หากสามารถกระทาการอย่างใดอยา่ งหนงึ่ เปน็ การตอบแทนผ้อู ่านไดบ้ า้ ง

3.2 การเขียนข้อความในจดหมายตอบสอบถาม
จดหมายตอบสอบถามทีด่ คี วรมีโครงสร้างสาคัญ 3 สว่ น ดังนี้
3.2.1 ส่วนเกร่ินนาหรืออารัมภบท เป็นส่วนที่เท้าความถึงจดหมายสอบถามที่ได้รับ

และขอบคณุ ท่ผี ู้ถามใหค้ วามสนใจในสินคา้ หรอื บริการ หรือการดาเนนิ งานของบรษิ ัทโดยทว่ั ไป

3.2.2 ส่วนเนื้อหา เป็นส่วนที่อธิบายรายละเอียดตามที่สอบถามมา อาจเขียนตอบ
เป็นข้อความต่อเนื่องกัน หรือหากมีหลายประเด็นอาจแยกตอบเป็นข้อ ๆ เพื่อความชัดเจน ส่วน
รายละเอยี ดต่าง ๆ ทไ่ี ดม้ ีการจัดทาเป็นเอกสารแยกไว้ต่างหาก ควรใชว้ ธิ แี นบไปกบั จดหมาย และระบุใน

การเขยี นเพอื่ การสอื่ สารทางวชิ าการและวิชาชพี 251

จดหมายว่าได้จัดส่งเอกสารอะไรแนบไปด้วยหากเป็นการตอบจดหมายสอบถามเก่ียวกับการซ้ือขาย
ควรพิจารณาแทรกโฆษณาตามความเหมาะสมด้วย เพ่ือเป็นการกระตุ้นผู้อ่านให้รีบตัดสินใจซื้อสินค้า
หรือบริการน้ัน ในกรณีที่ต้องปฏิเสธเรื่องท่ีสอบถาม ให้เขียนตอบโดยชี้แจงเหตุผล และความจาเป็น
ต่าง ๆ ท่ีไม่อาจปฏิบัติตามท่ีผู้สอบถามต้องการได้ ท้ังนี้เพื่อให้ผู้สอบถามเข้าใจ และเห็นถึงความจาเป็น
ดงั กลา่ ว

3.2.3 ส่วนลงท้าย เป็นส่วนท่ีให้ข้อแนะนาการปฏิบัติแก่ลูกค้า และแสดง
ความหวังว่ารายละเอียดข้อมูลต่าง ๆ คงเป็นประโยชน์ต่อผู้อ่าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นการตอบ
จดหมายสอบถามเกี่ยวกับการซ้ือขาย ควรแสดงความหวังวา่ จะได้รับการส่งั ซ้ือหรือการติดต่อจากผอู้ ่าน
ส่วนกรณีท่ีเป็นจดหมายตอบปฏิเสธ ควรแสดงความพร้อมและความยินดีท่ีจะให้ความร่วมมือหรือ
ช่วยเหลอื ในโอกาสตอ่ ไป เพอื่ เปน็ การรกั ษาสมั พันธไมตรีทีด่ ตี อ่ กนั

ตัวอย่างจดหมายสอบถามและตอบสอบถามเก่ียวกับซ้ือขาย

252 ชวนพศิ อตั เนตร์

ในการติดต่อ และดาเนินธุรกิจซ้ือขาย การสังซ้ือสินค้าหรือบริการย่อมเกิดข้ึนอยู่เสมอ
การส่ังซ้ือสามารถทาได้หลายวิธีด้ายกัน ในกรณีท่ีผู้ซื้อและผู้ ขายติดต่อธุรกิจกันมานาน และ
มีความคุ้นเคยกันดี อาจส่ังซ้ือโดยทางโทรศัพท์ หรือสั่งซื้อโดยวาจา ส่วนการส่ังซ้ือโดยวิธีเขียนจดหมาย
หรอื ใช้แบบฟอรม์ ใบส่ังซื้อน้ันจะสามารถช่วยป้องกันความผิดพลาด และเป็นลายลกั ษณ์อักษรท่สี ามกรถ
ใชเ้ ป็นหลักฐานได้

1. ความหมายและลกั ษณะของจดหมายส่งั ซ้ือและจดหมายตอบ
1.1 จดหมายสั่งซ้ือ เป็นจดหมายท่ีผู้ซื้อมีถึงผู้ผลิต หรือจาหน่าย เพื่อขอให้ส่งสินค้าหรือ

บริการไปให้ตามรายการในจดหมาย หรือแบบฟอร์มใบส่ังซื้อที่แนบไปกับจดหมายอาจเป็นการสั่งซ้ือ

การเขยี นเพ่ือการส่ือสารทางวชิ าการและวิชาชพี 253

สินค้ารายการเดียวหรือหลายรายการซ่ึงผู้ส่ังซ้ือจะต้องแจ้งรายละเอียดของสินค้าหรือบริการ เช่น
ลักษณะและช่ือของสินค้า รุ่น แบบ เลขท่ีสินค้า เลขที่แคตาล็อก จานวนหน่วย ราคาต่อหน่วย จานวน
เงิน ส่วนลด ยอดสุทธิหลังหักส่วนลด ตลอดจนกาหนดวัน และวิธีการขนส่ง เง่ือนไขการชาระเงิน และ
ข้อมูลอื่น ๆ ที่จาเป็นไว้อย่างชัดเจนและครบถ้วน เพ่ือผู้ขายจะได้จัดส่งสินค้าได้ถูกต้อง และรวดเร็ว
การสังซ้ือที่ขาดตกบกพร่องอาจเป็นเหตุให้ผู้ายส่งสินค้าไม่ถูกต้อง ต้องสอบถามใหม่ซึ่งเป็นการเสียเวลา
และทาให้การส่งต้องล่าช้าโดยไม่จาเป็นจดหมายสั่งซื้อมีความสาคัญมากกว่าจดหมายเสนอขายหรือ
จดหมายสอบถาม เพราะจดหมายสั่งซื้อก่อให้เกิดข้อผูกพันต่อผู้เขียนจดหมายทันที ดังนั้น การเขียน
จดหมายสั่งซ้ือจาเป็นต้องใช้ความรอบคอบ ระมัดระวัง เป็นพิเศษ และควรมีสาเนาเก็บไว้เป็นหลักฐาน
อ้างอิงเมอ่ื จาเป็น

1.2 จดหมายตอบรับการส่งั ซ้ือ เปน็ จดหมายที่ผ้ผู ลิต หรือจาหนา่ ยเขียนตอบรับการส่ังซื้อ
ของผู้ซื้อ ตามปกติแล้ว เม่ือผู้ผลิตหรือจาหน่ายได้รับจดหมายส่ังซ้ือ และไม่มีปัญหาหรืออุปสรรคอันใด
ก็จะส่งสินค้าให้โดยไม่ต้องมีจดหมายตอบรับ จดหมายตอบรับการสั่งซ้ือ มักเขียนขึ้นในโอกาสท่ีผู้ขาย
ไม่สามารถส่งสินค้าไปให้ได้ เพราะจดหมายสั่งซื้อหรือใบส่ังซ้ือผิดหรือไม่ชัดเจน หรือผู้ขายไม่สามารถ
ส่งสินค้าได้ทันกาหนด เนื่องมาจากสาเหตุ เช่น สินค้าขาดสต๊อก โรงงานหยุดผลิตสินค้า การขนส่ง
ไม่สะดวก ในโอกาสต้อนรับลูกค้ารายใหม่ที่เพ่ิงสั่งซ้ือสินค้าเป็นคร้ังแรก หรือเป็นการขอบคุณลูกค้า
รายใหญ่ที่มีปรมิ าณการสั่งซ้ือมากเป็นพเิ ศษ

2. หลักการเขยี นจดหมายสงั่ ซอ้ื และจดหมายตอบ
2.1 การเขยี นจดหมายส่ังซ้ือ จดหมายสั่งซ้ือเป็นเสมือนการสรา้ งสัญญาแล้วครึ่งหนงึ่ ในการ

ทาธุรกิจ และเมื่อมีการส่งสินค้าจะเป็นการทาสัญญาส่วนท่ีเหลือ ดังนั้น การเขียนจดหมายส่ังซ้ือ
จาเป็นต้องชัดเจน แจ่มแจ้ง และถูกต้อง อีกท้ังควรมีการตรวจทานความถูกต้องก่อนส่งจดหมายด้วย
จดหมายสั่งซื้อท่ใี ช้กนั ท่ัวไป แบง่ ออกไดเ้ ปน็ จดหมายส่งั ซื้อท่มี ใี บส่งั ซื้อแนบไปดว้ ย จดหมายส่งั ซอ้ื สินค้า
รายการเดียว และจดหมายสั่งซ้ือสินค้าหลายรายการการเขียนจดหมายส่ังซ้ือท่ีมีใบสั่งซ้ือแนบไปด้วย
นน้ั นยิ มเขยี นเพียงสั้น ๆ เพอ่ื ย้าถึงความต้องการที่จะให้ผู้ขายสนใจเป็นพเิ ศษ เพราะรายละเอียดต่าง ๆ
จะแจ้งอยู่ในใบสั่งซื้อแล้ว ส่วนการเขียนจดหมายส่ังซ้ือสินค้ารายการเดียว และจดหมายสั่งซ้ือสินค้า
หลายรายการนั้นจาเป็นต้องให้รายละเอียดของสินค้าท่ีส่ังซื้อไว้ในตัวจดหมายให้ชัดเจน และครบถ้วน
โดยเฉพาะอย่างยิ่งสาหรับจดหมายสั่งซื้อสินค้าหลายรายการ ควรเขียนเรียงลาดับรายการสินค้าแต่ละ
ชนดิ เพ่ือป้องกนั ความสับสนด้วยจดหมายสง่ั ซ้อื โดยทัว่ ไป มขี อ้ ความสาคญั ตามโครงสร้างตอ่ ไปน้ี

2.1.1 ส่วนเกริ่นนา หรืออารัมภบท อาจเป็นข้อความนาก่อนการส่ังซ้ือ หรือข้อความ
แจ้งความประสงค์ส่ังซ้ือ ถ้าเป็นจดหมายส่ังซ้ือท่ีแนบใบสั่งซ้ือไปด้วย นิยมแจ้งให้ผู้อ่านทราบในส่วน
อารมั ภบทน้ี โดยระบเุ ลขท่ใี นใบส่งั ซื้อด้วย

254 ชวนพศิ อตั เนตร์

2.1.2 ส่วนเนื้อหา เป็นส่วนที่ระบุรายละเอียดการสัง่ ซ้ือ อันได้แก่ รายละเอียดสินคา้
(ชื่อสนิ ค้า ลกั ษณะ รุน่ แบบ เลขทสี่ นิ ค้าตามแคตาล็อก จานวนหนว่ ย ราคาตอ่ หนว่ ย ราคารวม ส่วนลด
ราคาสุทธิ) ถ้าเป็นจดหมายท่ีมีใบส่งซ้ือแนบไปด้วย ไม่ต้องเขียนรายละเอียดสินค้าอีก และถ้าเป็น
จดหมายสั่งซอ้ื สนิ ค้าหลายรายการให้เขียนเรยี งลาดับรายการสนิ ค้า ดังน้ี

2.1.3 ส่วนท้าย เป็นส่วนที่ระบุกาหนดเวลา วิธีการส่ง และเง่ือนไขการชาาระเงิน
และอาจแสดงความหวงั ท่ีจะไดร้ ับสินคา้ ตามต้องการ

2.2 การเขียนจดหมายตอบรับการสั่งซื้อ เนื่องจากจดหมายตอบรับการส่ังซื้อมักใช้ใน
โอกาสต่าง ๆ กันการเขียนจดหมายตอบรับการส่ังซื้อในแต่ละโอกาส จึงมีข้อพึงระวังและวิธีการเขียน
ข้อความแตกต่างกันบ้างเล็กน้อย เช่น ในโอกาสที่ใบส่ังซ้ือผิดหรือไม่ชัดเจน ผู้เขียนต้องพึงระวังที่จะไม่
กล่าวโทษว่า เป็นความผิดหรือความบกพร่องของลูกค้าไม่ว่าในด้านใดทั้งส้ิน อย่าคาดค้ันเอาผิดกับผู้ซื้อ
หรือพูดเป็นเชิงบังคับให้แจ้งรายละเอียดใหม่ แต่ควรเขียนข้อความเชิงขอความร่วมมือให้แก้ไขอย่าง
สุภาพ ในโอกาสท่ีผู้ขายไม่สามารถส่งสินค้าได้ทันกาหนด จะด้วยเหตุผลใดก็ตาม เช่น สินค้าขาดสต๊อก
โรงงานหยุดผลิตสินค้า การขนส่งไม่สะดวก ผู้ขายจาเป็นต้องแจ้งให้ผู้ซื้อทราบถึงสาเหตุความล่าช้า
ตลอดจนวิธีดาเนินการแก้ปัญหาส่วนโอกาสที่ต้อนรับลูกค้ารายใหม่ ผู้ขายสามารถส่งเสริมการขายและ
แสดงไมตรีจิตต่อลูกค้าที่ส่งซ้ือเป็นคร้ังแรกตลอดจนแสดงความพร้อมท่ีจะให้คาปรึกษาแนะนาแก่ลูกคา้
และในโอกาสท่ีขอบคุณลูกค้ารายใหญ่ท่ีมีปริมาณการส่ังซื้อมากเป็นพิเศษ ผู้ขายควรยกย่อง
ความสามารถในการจาหน่ายของลกู คา้

จดหมายตอบรับการส่งั ซ้ือ ควรประกอบดว้ ยข้อความตามโครงสร้าง ดงั น้ี
2.2.1 ส่วนเกร่ินนาหรืออารัมภบท เป็นส่วนท่ีตอบรับการสั่งซื้อของลูกค้า โดยระบุ
วนั ทีส่ ัง่ ซ้ือ และเลขท่ใี บสั่งซื้อ ถา้ เปน็ กรณที ี่สามารถสง่ สินคา้ ใหไ้ ด้ทนั ทโี ดยปราศจากปัญหาหรืออปุ สรรค
ใด ๆ ควรแจง้ ด้วยว่าไดจ้ ัดสง่ ให้แล้ว ด้วยวิธีใด
2.2.2 ส่วนเนื้อหา เป็นส่วนที่ให้รายละเอียดตามโอกาสท่ีเขียนถึงลูกค้า ดังได้กล่าว
แลว้ ขา้ งต้น นอกจากผู้เขยี นควรแทรกข้อความโฆษณา เพือ่ เปน็ การส่งเสริมการขาย และกระตุ้นให้ลูกค้า
สง่ ซือ้ งวดตอ่ ไปอกี

การเขยี นเพ่อื การสอื่ สารทางวิชาการและวิชาชพี 255

2.2.3 สว่ นทา้ ย เปน็ สว่ นปิดทา้ ยจดหมายซ่ึงมักแตกต่างกนั ไปตามโอกาสที่เขียน เชน่
ใบสั่งซ้อื ผิด หรอื ไมช่ ัดเจน ควรปดิ ทา้ ยจดหมายดว้ ยการขอความรว่ ม มอื ใหแ้ กไ้ ขหรือแจง้ รายละเอียดมา
ให้ใหม่อย่างสุภาพ ไม่สามารถส่งสนิ ค้าไดท้ ันกาหนด ควรปิดท้ายด้วยการขออภัย ต้อนรับลูกค้ารายใหม่
ควรปิดท้ายจดหมายด้วยการแสดงความพร้อมที่จะให้คาปรึกษาแนะนา ขอบคุณลูกค้ารายใหญ่ ควรปิด
ทา้ ยจดหมายดว้ ยการแสดงความขอบคุณ และแสดงความหวังทจี่ ะไดร้ ับความร่วมมือหรือความไวว้ างใจ
ตลอดไป

ตัวอยา่ งจดหมายสง่ั ซื้อทแ่ี นบใบส่ังซื้อไปด้วย

256 ชวนพิศ อัตเนตร์

องค์กรธุรกิจส่วนใหญ่ที่มีความรับผิดชอบสูงไม่ว่าขนาดใหญ่หรือเล็กจะพยายามทุกวิถีทางที่
จะรกั ษามาตรฐานของสินค้า บริการ และการดาเนินงานของตน เพอ่ื ให้เกิดปญั หาการร้องเรียนนอ้ ยท่ีสุด
แต่การปฏิบัติงานจะไม่ให้ผิดพลาดเลยนั้นย่อมเป็นไปได้ยาก โดยเฉพาะในการดาเนินธุรกิจ ในบาง
โอกาสย่อมมีความผิดพลาดเกิดขึ้นได้ ด้วยเหตุน้ี จึงมีการเขียนจดหมายร้องเรียนหรือต่อว่ามายังผู้ผลิต
หรือจาหน่าย เม่ือพบความผิดพลาดเกิดข้ึนอย่างไรก็ดี การร้องเรียนไม่ใช่เร่ืองนา่ ราคาญอันนามาซง่ึ การ
เส่ือมเสียชื่อเสียงของผู้ผลิตหรือจาหน่ายแต่เพียงอย่างเดียวเสมอไป บ่อยครั้งที่การร้องเรียนของลูกค้า
กลบั กลายเปน็ สิ่งท่ีมคี ่าต่อผู้ผลิตหรือจาหน่าย โดยเฉพาะอยา่ งย่ิงถ้าการร้องเรียนน้ันเป็นไปอยา่ งเห็นอก
เห็นใจและมีเหตุผล เป็นวิธีหนึ่งท่ีช่วยให้เกิดการค้นพบและแก้ไขข้อบกพร่องต่าง ๆ เปิดโอกาสให้
สามารถสร้างความรูส้ กึ ท่ีดีกับลกู ค้าที่รอ้ งเรยี นได้อีกครั้งหน่ึง การตอบจดหมายรอ้ งเรียนจงึ ถือเป็นหน้าที่
ทางธรุ กจิ ท่ีสาคัญอยา่ งหนึง่ ซ่งึ ตอ้ งใชค้ วามสามารถในการตอบจดหมายให้ไดผ้ ลดี

1. ความหมายและวตั ถุประสงคข์ องจดหมายร้องเรยี นและจดหมายตอบ
1.1 จดหมายร้องเรียน เป็นจดหมายท่ีเขียนขึ้นเม่ือเกิดความผิดพลาดเกี่ยวกับสินค้าและ

บริการของผู้ผลิต จาหน่าย หรือขนส่งสินค้า มีวัตถุประสงค์เพ่ือแจ้งปัญหา หรือข้อผิดพลาดท่ีเกิดข้ึน
แก้ไขปัญหาข้อผิดพลาด หรือความไม่ถูกต้องดังกล่าวให้ถูกต้อง หรือชดเชยความเสียหายให้เพื่อให้เกิด
ความเป็นธรรม ความผิดพลาดเก่ียวกับสินค้า เช่น สินค้าชารุด เสียหาย สินค้าผิดประเภท สินค้า
ไมค่ รบถว้ นตามจานวนที่ส่ัง คุณภาพสนิ คา้ ไม่ตรงตามท่ีโฆษณาหรอื ตกลงกัน สว่ นความผดิ พลาดเกี่ยวกับ
บรกิ าร เชน่ การส่งสนิ ค้าล่าช้า ส่งสนิ คา้ ไปผดิ สถานที่ คิดราคาสนิ ค้า และค่าขนส่งไมต่ รงตามท่ีตกลงกัน
พนกั งานของบริษัทแสดงความไมส่ ภุ าพ

1.2 จดหมายตอบการร้องเรียน เป็นจดหมายที่เขียนขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เพ่ือปรับความ
เขา้ ใจโดยชแี้ จงขอ้ เท็จจริงต่าง ๆ ให้ผ้รู ้องเรยี นทราบ อยา่ งไรก็ดี การร้องเรียน และเรียกรอ้ งของลูกค้ามี
ทง้ั ทมี่ เี หตผุ ลซ่งึ ผผู้ ลิต หรอื จาหน่ายยนิ ดดี าเนนิ การให้ตามความประสงค์ และการเรียกร้องทผ่ี ผู้ ลิต หรอื
จาหน่ายไม่สามารถปฏิบัติตามไดเ้ นื่องจากเป็นเรือ่ งท่ีอยู่นอกเหนือความรับผิดชอบ หรือเกนิ ขีดข้ันความ
เป็นธรรม ดังน้ัน จดหมายตอบการร้องเรียนจึงมี 2 ชนิด คือ จดหมายตอบยินดีปฏิบัติตมข้อเรียกร้อง
และจดหมายตอบปฏิเสธไมส่ ามารถปฏิบตั ติ ามขอ้ เรียกร้อง

2. การเขยี นจดหมายรอ้ งเรียน
2.1 หลกั สาคัญในการร้องเรยี น การร้องเรยี นมหี ลักสาคญั ดังนี้
2.1.1 ต้องทราบข้อเท็จจริงอย่างละเอียดในส่ิงท่ีร้องเรียน เช่น ทราบว่าของที่ส่งมา

ไมถ่ ูกตอ้ งอยา่ งไรของชารุดเสียหายอยา่ งไร เป็นต้น

การเขยี นเพอื่ การส่อื สารทางวิชาการและวชิ าชีพ 257

2.1.2 ต้องข้ีแจงรายละเอียดเกี่ยวกับการร้องเรียนให้ชัดเจน กะทัดรัด และมีเหตุผล
ระลึกอยู่เสมอว่าการร้องเรียนมิใช่การกล่าวหา หากแต่เป็นการขอร้องให้แก้ไขข้อผิดพลาด หรือความ
เสียหายบางประการที่เกิดขึ้น จึงควรอ้างถึงหลักฐาน ข้อเท็จจริงต่าง ๆ และเรียกร้องให้ผู้ผลิตหรือ
จาหนา่ ยรับผิดชอบต่อความเสยี หายท่เี กดิ ข้ึนดว้ ยความเปน็ ธรรม

2.1.3 ควรให้ข้อแนะนาว่าต้องการให้แก้ไขให้ถูกต้อง หรือชดเชยความเสียหาย
อย่างไร

2.1.4 ควรเขียนอย่างสุภาพนุ่มนวลและชัดเจนไม่ตาหนิใครเป็นการเฉพาะโดยไม่มี
หลักฐานแนช่ ดั

2.2 การเขียนเน้ือความจดหมายร้องเรียนจดหมายร้องเรียน ควรประกอบด้วยข้อความ
สาคญั ตามโครงสรา้ งตอ่ ไปนี้

2.2.1 ส่วนเกร่ินนาหรืออารัมภบท เป็นส่วนท่ีเท้าความถึงรายละเอียดการสั่งซื้อ
สนิ คา้ หรอื บริการ เช่น รายละเอยี ดของสินค้า วนั ที่ หรือเลขทใ่ี บสั่งซื้อ การขนส่งข้อตกลงอ่ืนทเ่ี ก่ียวข้อง
เป็นตน้

2.2.2 ส่วนเนื้อหา เป็นส่วนที่แจ้งถึงข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นตลอดจนความเสียหายท่ี
ผูซ้ ือ้ ได้รบั (ถ้ามี)

2.2.3 ส่วนท้าย เป็นส่วนที่แจ้งความประสงค์ และข้อเรียกร้องว่าต้องการให้ผู้ขาย
ปฏิบตั ิอยา่ งไร เพ่ือแกไ้ ขขอ้ ผดิ พลาดหรอื ชดเชยความเสียหายให้

3. การเขียนจดหมายตอบการร้องเรยี น
เมื่อได้รับจดหมายร้องเรียน ข้ันตอนแรกในการดาเนินการก็คือ พยายามสอบสวนหา

ข้อเท็จจริงทั้งหลายท่ีเก่ียวข้อง แล้วจึงทาการตัดสินว่าการร้องเรียนนั้นมีหลักฐาน และเหตุผลอันควร
หรือไม่ และจะสามารถดาเนินการปรับปรงุ แกไ้ ขข้อรอ้ งเรียนน้ันไดห้ รือไม่

3.1 หลกั สาคญั ในการตอบการร้องเรียน การตอบการร้องเรยี น มหี ลักสาคญั ดังนี้
3.1.1 ตอบการร้องเรียนทันที ช้ีแจงข้อเท็จจริงให้ผู้ร้องเรียนทราบ และดาเนินการ

แก้ไขให้เปน็ ไปตามความต้องการของผูร้ ้องเรียน ถา้ มีเหตผุ ลหรือข้อขัดข้องไม่สามารถดาเนินการแก้ไขได้
ทันที ควรมีจดหมายตอบรับไปยังผู้ร้องเรียนก่อน และยืนยันให้ทราบว่ากาลังดาเนินการสอบสวน
ขอ้ เท็จจรงิ อยู่

3.1.2 ถ้ามีข้อข้องใจสงสัยในการร้องเรียนนั้นให้ยกผลประโยชน์ให้แก่ลูกค้าก่อน
จะตอ้ งคดิ วา่ ลกู ค้าเปน็ ฝา่ ยถกู จนกวา่ จะหาขอ้ เท็จจรงิ มาพสิ จู นไ์ ด้ว่าเขาเป็นฝา่ ยผิด

3.1.3 ยอมรับข้อตาหนิเกี่ยวกับความผิดพลาดที่เกิดขึ้นจริง อย่ากล่าวอ้างโยน
ความผดิ ให้เปน็ ของผู้อนื่ โดยปราศจากหลักฐานแน่ชดั

258 ชวนพิศ อัตเนตร์

3.1.4 พยายามรักษาสัมพันธไมตรีอันดีของลูกค้าไว้ ไม่ว่าจะยินยอมปฏิบัติตามข้อ
เรียกร้องของลูกค้า หรือไม่ก็ตาม สานวนภาษาที่ใช้ต้องสุภาพ โดยเฉพาะอย่างย่ิงหากเป็นการปฏิเสธ
ต้องเขียนใหล้ ูกคา้ เกิดความเข้าใจชัดแจ้ง ไมค่ ลุมเครอื

3.2 การเขียนเนอื้ ความในจดหมายตอบการร้องเรยี น
3.2.1 จดหมายตอบยินดีปฏิบัติตามข้อเรยี กร้องมโี ครงสรา้ งดงั นี้
1) ส่วนเกริ่นนาหรอื อารัมภบท เป็นส่วนที่เท้าความถึงการรอ้ งเรยี นของลกู คา้

ขอบคุณทีล่ ูกคา้ แจง้ ข้อผดิ พลาดให้ทราบ และแจง้ ว่ายนิ ดีปฏิบัติตามขอ้ เรียกร้อง
2) สว่ นเนือ้ หา เปน็ ส่วนท่ชี ้แี จงรายละเอียดข้อเท็จจริงตา่ ง ๆ ทเี่ กดิ ขึ้น สาเหตุ

ของความผิดพลาด และการแกไ้ ข
3) ส่วนท้าย เป็นส่วนที่แสดงความมีไมตรีจิตขออภัยที่ทาให้ลูกค้าต้องยุ่งยาก

และให้ความมัน่ ใจในการตดิ ตอ่ ธรุ กจิ ท่ีดีในโอกาสต่อไป
3.2.2 จดหมายตอบปฏิเสธไม่สามารถปฏิบัติตามข้อเรยี กร้อง มโี ครงสรา้ งดังน้ี
1) ส่วนเกริ่นนาหรืออารัมภบท เป็นส่วนท่ีเท้าความถึงการร้องเรียนของลูกค้า

และขอบคุณที่ลกู ค้าแจง้ ข้อผดิ พลาดให้ทราบ
2) ส่วนเนื้อหา เป็นส่วนที่ช้ีแจงเหตุผลท่ีไม่สามารถปฏิบัติตามข้อเรียกร้องได้

อาจเน่ืองมาจากข้อผิดพลาดดังกล่าวมิได้เกิดจากการปฏิบัติงานของผู้ขาย หรือมิได้อยู่ในความ
รับผิดชอบของผู้ผลิตหรือจาหน่ายในการเขียนจดหมายปฏเิ สธ ควรปฏิเสธอย่างสุภาพนุ่มนวลท่ีสดุ เพ่ือ
รักษาสัมพันธไมตรีท่ีดีกับลูกค้า แต่ขณะเดี๋ยวกันก็ต้องมีความชัดเจนเพียงพอที่จะให้ลูกค้าเกิดความ
เข้าใจ นอกจากนี้ อาจใหค้ าแนะนาหรือขอ้ เสนอแนะในการแก้ปญั หาเทา่ ที่จะกระทาได้

3) ส่วนท้าย เป็นส่วนท่ีแสดงความเสียใจท่ีไม่อาจปฏิบัติตามข้อเรียกร้องของ
ลูกค้า และอาจแสดงความหวงั วา่ จะไดร้ บั ความเข้าใจท่ีถกู ต้องจากลูกค้า และจะมโี อกาสทไ่ี ดต้ ดิ ต่อธุรกิจ
รว่ มกันตอ่ ไป

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวิชาชพี 259

ตวั อยา่ งจดหมายรอ้ งเรยี น (สนิ คา้ ชารดุ )

260 ชวนพิศ อตั เนตร์

การเขยี นเพ่ือการสอื่ สารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 261

การเขยี นจดหมายเสนอขาย จดหมายเกยี่ วกับเครดิต และจดหมายตดิ ตามหนี้

การเขียนจดหมายเสนอขาย หากพิจารณาจากมุมมองทางการตลาด จดหมายใด ๆ ก็ตามที่
บริษัท ห้างร้าน หรือกิจการส่งไปยังลูกค้าล้วนถือเป็นโอกาสในการเสนอขายทั้งสิ้น แต่มีจดหมายบาง
ฉบับที่ใช้วิธีการเสนอขายอย่างแจ่มแจ้ง ซึ่งมักพบจดหมายในลักษณะดังกล่าวในตู้จดหมายที่บ้านเกือบ
ทุกวัน ในความเป็นจริงแล้ว คนทั่วไปที่ไม่ได้เรียนทางด้านการขายแบบถึงตัวบุคคลเป็นการเฉพาะหรือ
ไม่ได้เป็นเจ้าของกิจการอาจไม่มีโอกาสเขียนจดหมายเสนอขายมากนักแต่ถ้ามีความรู้ความเข้าใจ
เกี่ยวกบั วิธีการเขียนจดหมายเสนอขายก็จะมีส่วนชว่ ยใหน้ ามาเขียนจดหมายธรุ กิจประเภทโน้มนา้ วใจใน
โอกาสต่าง ๆ ได้

1. ความหมายและชนิดของจดหมายเสนอขายจดหมายเสนอขาย เป็นจดหมายที่บริษัท ห้าง
รา้ น ซึ่งเปน็ ผผู้ ลิต หรือจาหน่ายมถี ึงผ้บู ริโภค ซงึ่ อาจเป็นหน่วยราชการ หนว่ ยงานธรุ กจิ นักธุรกจิ เอกชน
บุคคลทั่วไป ร้านค้า หรือตัวแทนจาหน่าย เพื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์ และเชิญชวนผู้อ่านให้ซ้ือสินค้า
หรือบริการที่เสนอขายนั้น จึงเป็นจดหมายที่ต้องผลิต และส่งออกไปเป็นจานวนมากจดหมายเสนอขาย
มี 2 ชนดิ คือ

1.1 จดหมายเสนอขายสินค้า เช่น วิทยุ โทรทัศน์ เคร่ืองตกแต่งบ้าน เคร่ืองสาอาง ตู้เย็น
เครอ่ื งซักผา้ เตาอบไมโครเวฟ รถยนต์ เปน็ ต้น

1.2 จดหมายเสนอขายบริการ เช่น บริการนาเท่ียว บริการธนาคาร บริการประกันภัย
บรกิ ารออกแบบ และตกแต่งอาคารสถานท่ี บริการจดั ประชุม ท่ีพักโรงแรม เปน็ ตน้

2. วัตถุประสงค์ของการเขียนจดหมายเสนอขายการเขียนจดหมายเสนอขายมีวัตถุประสงค์
ดังนี้

2.1 เพ่ือส่งเสริมการขายแบบถึงตัวบุคคล หรือที่เรียกกันว่า Direct Sale เป็นการ
ประชาสัมพันธ์ และกระตุ้นให้เกิดการซ้ือสินค้าหรือบริการที่เสนอขาย ซ่ึงมีส่วนช่วยให้เกิดการขยาย
ตลาดต่อไป

2.2 เพื่อกระต้นุ ให้ผ้อู า่ นเกดิ ความสนใจและเขียนจดหมายสอบถามรายละเอียดเพม่ิ เติม
2.3 เพ่ือเชิญชวนให้ผู้อ่านแวะไปเย่ียมเยียนหรือดูตัวอย่างสินค้า หรือรายละเอียด
การบรกิ ารทบ่ี รษิ ัทห้างรา้ นของผูผ้ ลิตหรือจาหน่ายกอ่ นตัดสนิ ใจซื้อสินคา้ หรือบริการนน้ั
2.4 เพ่ือเป็นการสร้างจินตภาพท่ีดีให้แก่บริษัทห้าง ร้านของผู้ผลิตหรือจาหน่าย และเป็น
การสรา้ งไมตรจี ิต และความสัมพันธท์ ่ดี ีระหวา่ งผ้ผู ลติ หรือจาหน่ายและ
3. ปัจจัยที่ทาให้การเขียนจดหมายเสนอขายประสบความสาเร็จเน่ืองจากจดหมายเสนอขาย
เป็นรูปแบบหน่ึงของการโฆษณาประชาสัมพันธ์ เพื่อกระตุ้นให้ผู้อ่านจดหมายต้องการซื้อสินค้าหรือ
ซื้อบริการ การเขียนจดหมายเสนอขายจึงจาเป็นต้องใช้เทคนิคการขายและความรู้ทางด้านจิตวิทยาเข้า
มาชว่ ย ปัจจยั ท่ที าให้การเขียนจดหมายเสนอขายประสบความสาเร็จ คอื

262 ชวนพิศ อัตเนตร์

3.1 ศึกษาเกี่ยวกับสินค้าและบริการท่ีเสนอขายให้ถ่องแท้ ได้แก่ การผลิตสินค้า (การ
ออกแบบ วัตถุดบิ ทีใ่ ช้ และข้ันตอนการผลิต) การใช้งาน (ความสะดวก ประสทิ ธิภาพ ความทนทาน และ
การนาไปใช้) การรับประกันคุณภาพ การบริการ ราคา ลักษณะเฉพาะหรือลักษณะพิเศษ เพื่อให้ผู้เขียน
สามารถเลือกจุดเด่นมาเขยี นในจดหมาย เป็นการสรา้ งความมั่นใจในการขาย และเป็นการกระตุน้ ให้เกิด
การซื้อ

3.2 ศึกษาเกี่ยวกับสินค้าและบริการของบริษัทคู่แข่ง เพื่อให้สามารถเปรียบเทียบได้ว่า
สินค้าและบรกิ ารทีเ่ สนอขายมีจดุ เด่นอะไรที่เหนอื กวา่ สนิ ค้าและบริการของบริษัทคู่แข่ง

3.3 ศึกษาเก่ียวกับลูกค้าหรือกลุ่มเป้าหมายในด้านต่าง ๆ เช่น รายละเอียดส่วนตัว (วัย
เพศ วุฒิการ ศึกษา สถานภาพสมรส อาชีพ รายได้ ภาระในการเลย้ี งดู หรืออุปการะบุคคลในครอบครวั
ฯลฯ บุคลิกลักษณะ ทัศนคติ ความสนใจ ความสามารถ ความต้องการ และปัจจัยอ่ืน ๆ ท่ีมีผลต่อการ
ตัดสินใจซ้ือของลูกค้า เพ่ือจะได้ทราบความสนใจของลูกค้าและสามารถพิจารณาได้ว่าผู้เขียนควรใช้
กลวธิ ใี นการจูงใจและเสนอขายอย่างไร

3.4 ศึกษาเกี่ยวกับตลาด เพ่ือให้ทราบถึงสภาวะเศรษฐกิจปัจจุบัน ซึ่งย่อมส่งผลโดยตรง
ต่อการตัดสนิ ใจ

3.5 ศึกษาเก่ียวกับเหตุจงใจท่ีเป็นผลใหล้ ูกค้าเกิดความต้องการ และตัดสินใจซ้ือ อาจเป็น
เหตุจงู ใจทางอารมณ์ ซ่ึงกระต้นุ ให้ลูกคา้ เกิดความรสู้ ึกโกรธ กลวั ภาคภมู ใิ จ และพอใจ หรอื เป็นเหตุจูงใจ
ตามหลักตรรกวิทยา ซ่ึงเก่ียวข้องกับการใช้เหตุผล ปัญญา และความคิด เช่น เหตุจูงใจเกี่ยวกับความรัก
ลูก ความสุขในบ้าน การเป็นที่ยอมรับในสังคม การประหยัด เป็นต้น ผู้เขียนควรพิจารณาเลือกเสนอ
เฉพาะเหตจุ ูงใจที่สาคัญท่สี ุด และเป็นท่ีสนใจของผรู้ บั จดหมายมากทีส่ ุด

4. การเขียนข้อความในจดหมายเสนอขายจดหมายเสนอขายท่ีดี ควรประกอบด้วยข้อความ
สาคญั 3 ส่วน คือ

4.1 ส่วนนา เป็นส่วนที่เรียกร้องความสนใจของผู้อ่าน โดยใช้ข้อความสะดุดตา สะดุดใจ
เป็นการดึงดูดใจผู้อ่านให้เกิดความสนใจที่จะติดตามอ่านเน้ือความในจดหมายต่อไปจนจบ อาจเป็น
ข้อความในลักษณะต่าง ๆ เช่น การให้ข้อเสนอที่ดีในการซื้อ การตั้งคาถาม การใช้สุภาษิต คาพังเพย
คาคม การเสนอวิธีแก้ปัญหา การอ้างคาพูดของบุคคลที่มีช่ือเสียง การนาเสนอเหตุการณ์ท่ีน่าสนใจ
เปน็ ตน้

4.2 ส่วนเน้ือหา เป็นส่วนท่ีเน้นจุดการขาย การจูงใจหรือเย้ายวนใจให้ผู้อ่านเกิดความ
ต้องการซ้ือสินค้า หรือบริการที่เสนอขาย และการเสนอราคาอย่างมีเทคนิค ได้แก่ การบรรยาย
รายละเอียดของสินค้าหรือบรกิ าร ราคา คุณภาพ และประโยชนท์ ผ่ี ซู้ ือ้ จะได้รบั

4.2.1 การเน้นจุดการขาย ให้เน้นเฉพาะลักษณะเด่นของสินค้าหรือบริการเพียง 1
หรือ 2 ลักษณะ และวิเคราะห์ความต้องการของผู้อ่าน เพ่ือให้สามารถกาหนดวิธีการจูงใจให้เหมาะสม

การเขียนเพือ่ การสือ่ สารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 263

กบั ผอู้ า่ น เชน่ จดหมายเสนอขายบรกิ ารจัดนาเที่ยวสาหรบั นักเรียน นิสิต หรือนักศกึ ษาอาจเนน้ ลักษณะ
เด่น 2 ลักษณะ คือ ความสนุกสนานเพลิดเพลินท่ีผู้ซื้อบริการจะได้รับ ซึ่งเป็นเหตุจูงใจทางอารมณ์ และ
การประหยัดเงิน เนอ่ื งจากบริการจัดนาเทีย่ วทเ่ี สนอขายมรี าคาต่า ซงึ่ เปน็ เหตุจูงใจตามหลักตรรกวิทยา

4.2.2 การจูงใจให้ผู้อ่านเกิดความต้องการที่จะซื้อสินค้าหรือบริการท่ีเสนอขาย
มีวิธกี ารต่าง ๆ ดงั น้ี

1) เน้นประโยชน์ที่ผ้ซู อื้ จะไดร้ บั
2) ใช้ถ้อยคาภาษาท่ีเป็นรูปธรรมแทนการใช้ภาษาท่ัวไปหรือภาษาที่เป็น
นามธรรม
3) ใชภ้ าษาตรงไปตรงมา อยา่ ใช้ภาษาทีแ่ สดงความโอ้อวดสรรพคุณมากจนไม่
สมเหตสุ มผล เพราะจะเป็นผลใหผ้ ู้อา่ นเกดิ ความรูส้ กึ ต่อต้านการเสนอขายสนิ ค้า หรอื บริการนัน้ ทันที
4) ให้ความมั่นใจเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการท่ีเสนอขายว่าผู้ซื้อจะต้องพอใจ
อย่างแน่นอน ซ่ึงสามารถทาได้โดยการแจกตัวอย่างสินค้า การรับประกัน การอ้างช่ือบุคคล ห้างร้าน
กจิ การ หรือองคก์ ารทเี่ ชือ่ ถอื ไดท้ ่ีเคยใช้สินคา้ หรือบริการนนั้
5) ให้ข้อพิสูจน์ หมายถึง การระบุความเห็นของลูกค้าท่ีเคยซ้ือสินค้าหรือ
บรกิ ารนัน้ และรูส้ ึกพอใจเพ่ือให้ผู้อ่านเกดิ ความเชอื่ ถอื และต้องการซ้อื สนิ ค้าหรอื บรกิ ารดงั กลา่ วบา้ ง
4.2.3 การเสนอราคาอย่างมีเทคนคิ ถ้าลกั ษณะเดน่ ของสนิ คา้ หรือบริการที่เสนอขาย
อยู่ที่ราคา ให้ระบุไว้ในตอนต้น ๆ แต่ถ้าไม่เป็นดังนั้น อย่ากล่าวถึงราคาจนกระทั่งแน่ใจว่าได้จูงใจผู้อ่าน
ให้เกิดความพอใจและต้องการซื้อสินค้าหรือบริการนั้นแล้ว จดหมายเสนอขายบางฉบับอาจไม่ระบรุ าคา
สินค้าหรือบริการไว้ในตัวจดหมาย แต่จะแนบใบส่ังซื้อซึ่งมีราคาปรากฏอยู่ไปพร้อมด้วยนอกเหนือจาก
เทคนคิ ขา้ งตน้ แลว้ ยังมเี ทคนิคในการเสนอราคาโดยไมท่ าใหผ้ ู้อา่ นเกิดความรู้สึกท่ีไมด่ ีอีก 5 ประการ คอื
1) ระบุราคาต่อหน่วยเล็ก เช่น ระบุราคาของนิตยสารต่อฉบับแทนการระบุ
ราคาทง้ั หมดของหนังสือทบ่ี อกรับเปน็ รายปี หรือระบคุ า่ เบ้ยี ประกัน โดยคิดเป็นคา่ ใช้จา่ ยต่อวันแทนการ
ระบุเปน็ ปี เปน็ ตน้
2) แสดงให้ผู้อ่านเห็นว่าหากตัดสินใจซ้ือสินค้า หรือบริการท่ีเสนอขายจะเป็น
วิธีการประหยดั เงิน เช่น ในการเสนอขายเครื่องทาความร้อนจากพลงั งานแสงอาทิตย์ควรแสดงให้ผู้อ่าน
เห็นวา่ จะช่วยประหยัดคา่ ไฟฟา้ ได้
3) เปรียบเทียบราคาท่ีเสนอขายกับราคาของบริษัทคู่แข่ง โดยเน้นให้เห็นถึง
การประหยดั เงิน
4) ให้ข้อเสนอพิเศษสาหรับราคาที่กาหนด เช่น การลดราคาจากราคาท่ี
กาหนดไว้ 30% ในช่วงแนะนาสินค้า หรือการลดราคาพิเศษสาหรับลูกค้าที่ซื้อสินค้า หรือบริการทันที
เปน็ ต้น

264 ชวนพศิ อตั เนตร์

5) แสดงให้ผู้อ่านเห็นว่า ราคาที่กาหนดนั้นคุ้มค่ามากสาหรับประโยชน์
นานาประการทผ่ี ู้ซอื้ จะไดร้ ับ

4.3 ส่วนท้าย เป็นส่วนท่ีกระตุ้นให้ผู้อ่านปฏิบัติอย่างใดอย่างหน่ึงตามที่ผู้ขายต้องการ
ควรเป็นการติดต่อสอบถาม การส่ังซ้ือ หรืออื่น ๆ การกระตุ้นให้ผู้อ่านปฏิบัติตามที่ผู้ขายต้องการ
สามารถกระทาได้โดยใชข้ อ้ ความในเชิงคาสั่ง คาแนะนา หรอื คาถาม และมวี ธิ กี ารดงั น้ี

4.3.1 กาหนดส่ิงที่ต้องการให้ผู้อ่านปฏิบัติตามอย่างชัดเจน โดยใช้ถ้อยคาภาษาที่
เฉพาะเจาะจงและชดั เจน เช่น

โปรดหมุนโทรศพั ทม์ าสอบถามเราได้ทุกวัน และเวลาท่หี มายเลข 311-3165
จงตัดสินใจสั่งจองทาวน์เฮาส์สุโขทัยเสียแต่วันน้ี เพ่ืออนาคตที่มั่นคงของท่าน
และครอบครัว
4.3.2 กาหนดการปฏบิ ัตหิ รือการกระทาทีผ่ ู้อ่านนามาปฏิบัติไดโ้ ดยง่าย เชน่ เพยี งแต่
ท่านระบุราคาของขวญั ลงในแบบสั่งซ้ือ และสงกลับมายังเราโดยใช้ซองบริการธุรกิจตอบรับที่แนบ เราก็
พรอ้ มท่ีจะจัดการทุกอย่างแทนตัวท่านทกุ ประการ
4.3.3 ยื่นข้อเสนอพิเศษ โดยชักชวนหรือกระตุ้นให้ผู้อ่านรีบปฏิบัติตามท่ีผู้ขาย
ต้องการโดยเร็วก่อนท่ีจะมีการปรับราคาใหม่ในไม่ช้าน้ี นอกจากน้ีอาจใช้วิธีแจกของแถมฟรี หรือให้
สว่ นลด เชน่
ขณะนี้เป็นช่วงเวลาพิเศษสุดสาหรับท่านท่ีต้องการเข้าร่วมเป็นสมาชิกของ
แทรเวิลคลับ หากท่านรีบสมัครในชวงนี้ท่านจะได้รับส่วนลดทันที 50% เมื่อท่านใช้บริการทัศนาจร
ภายในประเทศของเรา
4.3.4 จากัดระยะเวลาในการให้ข้อเสนอพิเศษโดยกาหนดช่วงเวลาแน่นอนในการให้
ข้อเสนอพิเศษ ไม่ว่าจะเป็นการแจกของแถม ให้ส่วนลดราคาพิเศษ หรือข้อเสนอพิเศษอ่ืน ๆ เพื่อเป็น
การกระตุ้นให้ผู้อ่านรีบตัดสินใจปฏิบัติตามในช่วงระยะเวลาดังกล่าว เช่น ท่านควรสั่งซื้อเคร่ืองตกแต่ง
บา้ นไพน์วดู เสยี แตว่ นั นี้ เพราะเรามอบราคาพเิ ศษสุดนแ้ี ดท่ า่ นจนถึงวันที่ 25 ธนั วาคม ศกนี้เทา่ น้นั
4.3.5 กาหนดวิธีการชาระเงินที่ง่ายและสะดวกต่อผู้ซื้อ โดยอาจกาหนดให้ผู้ซื้อระบุ
หมายเลขบัตรเครดิต เพ่ือหักบัญชีในธนาคารหรอื ส่งแบบสั่งซ้ือกลบั ไปยังผ้ขู ายเพื่อส่งใบเรียกเก็บเงินมา
ใหผ้ ซู้ ้ือภายหลงั

การเขียนเพ่ือการสื่อสารทางวิชาการและวิชาชพี 265

ตวั อย่างจดหมายเสนอขายสนิ คา้

266 ชวนพิศ อตั เนตร์

ความหมายและความสาคญั ของเครดิต
คาว่าเครดิต หมายถึงช่ือเสียงหรือความเช่ือถือเกี่ยวกับความสามารถท่ีจะชาระหน้ีของบุคคล
หรือสถาบันรายการเจ้าหน้ีตามบัญชี, เงนิ ทีเ่ ข้าบญั ชเี ปน็ รายรบั : ตวั เลข แสดงสทิ ธ์ิทน่ี ิสติ นกั ศึกษาจะพึง
ไดร้ บั เมอื่ ศกึ ษาตรงตามกาหนดและสอบวชิ าน้นั ๆ ได้ (พจนานุกรมฉบับราชบัณฑติ ยส์ ถาน 2525 : 191)
ในด้านการติดต่อธุรกิจการค้าคาว่า เครดิต หมายถึงสัญญาที่ทาข้ึนเพื่อการชาระเงินในอนาคตสาหรับ
การแลกเปล่ียนกับสินค้าหรือบริการที่ได้รับในปัจจุบัน เครดิตจึงเป็นเคร่ืองมือสาคัญซึ่งช่วยให้ผู้ผลิต
ผู้ขายปลีก และผู้บริโภคสามารถได้รับสินค้าหรือ บริการก่อน และชาระเงินในภายหลัง อาจเป็นการ
กาหนดระยะเวลาการให้เครดิต 30 วัน 60 วัน 90 วัน หรืออ่ืน ๆ แล้วแต่ข้อตกลงระหว่างผู้ให้เครดิต
และผู้ขอเปิดเครดติ
ในวงการธุรกิจปัจจุบัน เครดิตมีความสาคัญอย่างยิ่งต่อผู้ประกอบธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็น
ผู้ประกอบธุรกจิ ขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก โดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ ผู้ท่ีมีเงินทุนจากัดมรี ายงานว่าธรุ กิจปัจจุบัน
ดาเนินอย่บู นพ้นื ฐานของการใชเ้ ครดิตถึงมากกว่าร้อยละ 85 (Hemphill 1986: 139) ผมู้ ีเครดิตดีย่อมมี
คนเชื่อถือ และเป็นที่ยอมรับของสังคมเพราะสามารถซื้อสินค้าหรือบริการด้วยการใช้เครดิต และ
สามารถรักษาสัญญาด้วยการจา่ ยเงินได้ตามเวลาท่ีกาหนด ซึ่งย่อมเป็นผลให้สามารถใช้เครดิตในการซ้ือ
หรือกู้ยืมได้ในโอกาสอื่น ๆ อีกต่อไป การซื้อขายโดยใช้เครดิตมีประโยชน์อย่างมากต่อผู้ซ้ือ เพราะทาให้
ผู้ซื้อมีโอกาสได้รับสินค้าหรือบริการก่อน โดยไม่ต้องใช้เงินสดชาระเป็นค่าสินค้าหรือบริการในทันทีท่ี
ส่ังซื้อ และอาจยังทาให้ผู้ซ้ือมีโอกาสได้รับสิทธิพิเศษต่าง ๆ จากผู้ขาย เช่น ได้รับทราบข่าวคราวความ
เคล่ือนไหวเกี่ยวกับสนิ ค้าต่าง ๆ ของบริษัทผู้ขาย ได้รับความสะดวกในการส่ังซ้ือ โดยผู้สังซ้ืออาจไม่ต้อง
เดินทางไปส่ังซื้อด้วยตนเอง แต่สามารถสั่งซ้ือทางไปรษณีย์หรือทางโทรศัพท์ได้ นอกจากการที่ผู้ซ้ือจะ
ได้รับประโยชน์ดังกล่าวแล้ว ในส่วนของผู้ขายก็จะได้รับประโยชน์ในด้านการเพิ่มยอดจาหน่ายให้สูงข้ึน
เพราะลูกค้าท่ีได้รับความไว้วางใจให้เปิดเครดิตมักเป็นลูกคา้ ประจาที่มกี ารติดต่อธุรกจิ กนั อย่างสมาเสมอ
และมีปริมาณการสั่งซ้ือเป็นจานวนค่อนขา้ งมาก และท่ีสาคัญคือต้องเปน็ ลูกค้าท่ีไม่มีประวตั ิด่างพร้อยใน
เรอ่ื งของการชาระหนส้ี ินคืนตามกาหนดเวลาท่รี ะบุไวใ้ นสัญญา

หลกั สาคญั ในการพจิ ารณให้เครดิต
ในการพิจารณาให้เครดิตแก่ลูกค้า ผู้ให้เครดิตควรศึกษา และตรวจสอบข้อมูลย่าง ๆ ของ
ลกู คา้ อยา่ งละเอียดรอบคอบเพ่ือให้เปน็ ท่ีแนใ่ จวา่ จะเกิดการเส่ยี งต่อการเรียกเกบ็ เงนิ หรือหนสี้ นิ คืนจาก
ลูกคา้ นอ้ ยทส่ี ดุ หลกั สาคญั ในการพิจารณให้เครดิตสรปุ ไดด้ ังน้ี
1. ลักษณะนิสัยของลูกค้า เป็นการพิจารณาจากบุคลิกลักษณะ อุปนิสัยใจคอ ความซื่อสัตย์
ความนา่ เชื่อถือ ความมีชื่อเสียงดี และความรบั ผดิ ชอบต่อหนสี้ ินทีผ่ า่ นมาในอดตี

การเขยี นเพื่อการสื่อสารทางวิชาการและวชิ าชีพ 267

2. เงินทุน และหลักทรัพย์ของลูกค้า เป็นการพิจารณาจากฐานะการเงิน หลักทรัพย์
ผู้ค้าประกัน หรือเพ่ือเป็นจานวนเงินค้าประกันเปรียบเทียบกับหน้ีสินหลักประกันว่าลูกค้าอยู่ในฐานะท่ี
สามารถชาระเงินได้ตามเวลา และตามจานวนที่กาหนด หรือหากมีปัญหาในการชาระเงิน ผู้ให้เครดิต
สามารถยืดหลักทรัพย์ หรือเงนิ ค้าประกัน หรือดาเนินการด้วยวธิ ีอืน่ เพอ่ื ใหล้ ูกคา้ ชดใช้หน้สี ินได้

3. ความสามารถในการบริหารงาน และบริหารเงินของลูกค้า เป็นการพิจารณาจาก
ความสามารถในการบริหารงานและบริหารเงินของลูกค้าทั้งในอดีต ปัจจุบันและอนาคต โดยอาจ
พจิ ารณาจากการดาเนินงานหรือการลงทุนตา่ ง ๆ

4. เงื่อนไขหรือสภาพการณ์อื่น ๆ เป็นการพิจารณาจากเง่ือนไข หรือสภาพการณ์อ่ืน ๆ ซ่ึง
อาจจะไม่เก่ียวข้องโดยตรงกับลูกค้าที่เสนอขอเปิดเครดิต แต่เป็นเง่ือนไขหรือสภาพการณ์ที่อาจส่งผล
กระทบต่อลูกค้า เช่น สภาพเศรษฐกิจโดยท่ัวไปของโลก สภาพเศรษฐกิจของภูมิภาคในแถบน้ี ภาวะ
การจา้ งงานในธุรกจิ อตุ สาหกรรมหรอื การคา้ ของลูกคา้

วิธีขอเปดิ เครดิต
ในการติดต่อธุรกิจโดยทั่วไป ในระยะเริ่มแรกนิยมซ้ือขายด้วยการชาระเงินสด ท้ังนี้อาจเป็น
เพราะขณะเร่ิมติดต่อธุรกิจกันนั้น ผู้ซื้อกับผู้ขายต่างไม่เคยรู้จักหรือดาเนินการตดิ ต่อธุรกิจระหว่างกันมา
ก่อน ทาให้ยังไม่มีความไว้เน้ือเช่ือใจซึ่งกันและกันเท่าใดนัก อย่างไรก็ตามเม่ือได้มีการติดต่อธุรกิจอย่าง
สม่าเสมอไประยะหนง่ึ แลว้ มกั นิยมหันมาใชเ้ ครดิตแทนการใช้เงนิ สด ซ่ึงมวี ธิ ีการ ดงั น้ี
1. ผู้ขายเขียนจดหมายเสนอให้เครดิตแก่ลกู ค้าหากผซู้ ื้อเป็นลูกค้าท่ีดีและมีปริมาณการส่ังซ้อื
จานวนมากและเป็นไปอย่างต่อเน่ือง เพ่ือให้เป็นผู้แทนจาหน่ายสินค้าของตน หรือเพื่อเป็นการเพิ่มยอด
จาหน่ายสนิ คา้ ให้มากขึน้ ตลอดจนเพ่อื เสรมิ สรา้ งความสมั พนั ธ์อันดรี ะหว่างกนั
2. ผู้ซ้ือท่ีต้องการขอเปิดเครดิตไปติดต่อกับผู้ขายด้วยตนเอง ซึ่งในกรณีน้ีบริษัท ห้างร้านของ
ผูข้ ายมกั มีแบบฟอร์มขอเปดิ เครดิตไวใ้ ห้กรอก และหลังจากน้นั จึงรอฟงั ผลการพิจารณาจากผขู้ าย
3. ผูซ้ ้ือท่ีต้องการขอเปดิ เครดิตเขยี นจดหมายขอเปดิ เครดิต และส่งไปพรอ้ มกบั ใบสง่ั ซอ้ื ซึง่ ใน
กรณีน้ีหากผู้ขายพิจารณาแล้วเห็นสมควรเปิดเครดิตให้ ก็จะส่งสินค้าท่ีลูกค้าส่งซื้อไปให้พร้อมกับแจ้ง
รายละเอยี ดขอ้ ปฏบิ ตั ิในการชาระเงินใหล้ กู ค้าทราบ แตถ่ า้ หากพจิ ารณาแล้วเห็นว่าไมส่ ามารถเปดิ เครดิต
ใหไ้ ด้ ผู้ขายจะมจี ดหมายปฏิเสธการเปดิ เครดิตสง่ ไปยงั ลกู คา้ พรอ้ มทั้งอธิบายถึงเหตผุ ลและความจาเป็น
4. ผู้ซ้ือที่ต้องการขอเปิดเครดิตเขียนจดหมายขอเปิดเครดิตพร้อมแนบหลักฐานต่าง ๆ ท่ี
เก่ียวขอ้ งสง่ ไปใหผ้ ้ขู ายพิจารณาก่อน เม่ือผู้ขายยอมใหเ้ ปิดเครดิตไดจ้ งึ ส่งใบสงั่ ซอื้ ตามไปภายหลัง

268 ชวนพศิ อตั เนตร์

การเขยี นจดหมายเกี่ยวกับเครดิต
การเขียนจดหมายเก่ียวกับเครดิต สามารถแบ่งออกได้เป็น การเขียนจดหมายขอเปิดเครดิต
การเขียนจดหมายสอบถามฐานะทางเครดิต และจดหมายตอบ การเขียนจดหมายตอบรับทารขอเปิด
เครดิต และการเขียนจดหมายตอบปฏิเสธการขอเปิดเครดิต
1. การเขียนจดหมายขอเปดิ เครดิต

จดหมายขอเปิดเครดิตเป็นจดหมายที่เขียนข้ึนในกรณีที่ต้องการสั่งซ้ือสินค้าโดยไม่ต้อง
จ่ายเงินทันที ดังน้ันผู้เขียนจะต้องเขียนเพ่ือให้เจ้าหน้ีเชื่อถือและไว้วางใจและสร้างความสัมพันธ์อันดีต่อ
กันในการติดตอ่ ทางธุรกจิ จดหมายขอเปดิ เครดิต ควรมีโครงสรา้ งสาคัญ 3 สว่ น คอื

1.1 ส่วนเกริ่นนาหรืออารัมภบท ได้แก่ ส่วนท่ีแจ้งความประสงค์ว่าจะซื้อสินค้าชนิดใด
ไปจาหนา่ ย หรอื บรโิ ภคดว้ ยการขอเปิดเครดิต

1.2 ส่วนเน้ือหา ได้แก่ ส่วนที่แสดงรายละเอียดต่าง ๆ เพ่ือประกอบการพิจารณา ซ่ึง
รวมถงึ การแนะนาตนเอง แจง้ ประวตั ิ ทอ่ี ยู่ อาชพี รายได้ หลักทรพั ย์หรือผู้คา้ ประกนั ผ้รู บั รองฐานะทาง
เครดิต หรือข้อมูลอ่ืนท่ีเป็นประโยชน์ต่อการพิจารณาให้เครดิต ส่วนนี้อาจมีมากกว่า 1 ย่อหน้าก็ได้
ข้ึนอยกู่ ับความนอ้ ยมากของเนือ้ หา

1.3 ส่วนท้าย ได้แก่ ส่วนที่แสดงความหวงั วา่ จะได้รับคาตอบตกลงให้เปิดเครดิต บางครั้ง
อาจใส่ขอ้ ความที่แจง้ ให้ผรู้ บั ทราบว่าจะสัง่ ซื้อสินค้าอีกทันที หากผรู้ ับยืนยันมาวา่ ยินยอมให้เปดิ เครดิตได้

การเขยี นเพือ่ การส่อื สารทางวชิ าการและวิชาชพี 269

ตวั อย่างจดหมายขอเปิดเครดติ

270 ชวนพศิ อัตเนตร์

2. การเขียนจดหมายสอบถามฐานะทางเครดิตและจดหมายตอบ
2.1 จดหมายสอบถามฐานะทางเครดิต เปน็ จดหมายที่ผขู้ ายเขียนไปสอบถามรายละเอียด

เกี่ยวกับลูกค้าจากผู้ท่ีลูกค้าอ้างเป็นผู้รับรองหรือผู้ค้าประกัน ซึ่งอาจเป็นบริษัท ห้าง ร้าน และสถาบัน
การเงิน หรือบุคคลทั้งนี้เพื่อเป็นการตรวจสอบฐานะทางเครดิต ความรับผิดชอบในการชาระหนี้ และ
ความสามารถในการดาเนินธุรกิจสาหรับนามาเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาว่าผู้ขายสมควรจะเปิด
เครดิตให้แก่ลูกค้าตามท่ีเสนอขอมาหรือไม่การตกลงให้ลูกค้าเปิดเครดิตโดยไม่มีการต รวจสอบฐานะ
ทางเครดิตและรายละเอียดท่ีเกี่ยวข้องอย่างละเอียดรอบคอบอาจทาให้ผู้ขายตกอยู่ในภาวะท่ีเส่ียงต่อ
การเกดิ หน้สี ญู และถือเปน็ การดาเนินธุรกิจทีผ่ ิดพลาด

จดหมายสอบถามฐานะทางเครดติ ประกอบด้วยโครงสรา้ ง 3 สว่ นต่อไปนี้
1) ส่วนเกริ่นนาหรืออารัมภบท เป็นส่วนท่ีแจ้งให้ผู้รับจดหมายทราบถึงการอ้างของ
ลูกคา้
2) ส่วนเนื้อหา เป็นส่วนที่ขอความร่วมมือจากผู้รับจดหมายในการให้รายละเอียด
ต่าง ๆ เกี่ยวกับลูกค้าตามท่ีสอบถามมา เช่น ฐานะทางการเงินหรือเครดิตความรับผิดชอบในการชาระ
หนี้ ความสามารถในการดาเนินธุรกิจ เป็นต้น และเน่ืองจากรายละเอียดต่าง ๆ ท่ีสอบถามข้างต้นนี้ถือ
เป็นเร่ืองส่วนตัวของลูกค้า ซ่ึงตามมารยาทแล้วไม่สมควรได้รับการเปิดเผยให้ทราบกันทั่วไปจากผู้อ่ืนท่ี
มิใช่ตัวลูกค้าเอง ในการขอรยละเอียดดังกล่าว ผู้เขียนจึงควรระมัดระวังและควรแจ้งย้าให้ผู้รับจดหมาย
ทราบว่า จะรักษาคาตอบทใี่ หไ้ ว้เปน็ ความลับต่อผู้รบั จดหมายท่ีใหค้ วามร่วมมือและความอนุเคราะห์
3) ส่วนท้าย เป็นส่วนท่ีแสดงความขอบคุณต่อผู้รับจดหมายท่ีให้ความร่วมมือและ
ความอนเุ คราะห์
2.2 จดหมายตอบสอบถามฐานะทางเครดิตเป็นจดหมายท่ีผู้ได้รับการอ้างเป็นผู้รับรอง
หรือผู้ค้าประกันเขียนตอบตามรายละเอียดที่สอบถามมา ซึ่งส่วนใหญ่เป็นการให้รายละเอียดเกี่ยวกับ
ฐานะทางเครดิตของลูกค้าหรือผู้ท่ีต้องการขอเปิดเครดิต ตลอดจนความรับผิดชอบในการชาระหน้ี และ
ความสามารถในการดาเนินธุรกิจ และเน่ืองจากข้อมูลเหล่าน้ีมีส่วนสาคัญอย่างย่ิงในการพิจารณา
ให้เครดิต ดังน้ัน เพื่อไม่ให้เกิดความเสียหายหรือเสียชื่อเสียงในฐานะเป็นผู้รับรองหรือผู้ค้าประกัน
ผเู้ ขียนจงึ ควรใหร้ ายละเอียดต่าง ๆ ตามความเปน็ จรงิ ใชภ้ าษาชัดเจนกะทดั รัด และไมผ่ ูกมดั ตนเอง
จดหมายตอบสอบถามฐานะทางเครดติ ประกอบด้วยโครงสร้าง 3 ส่วน ดงั น้ี
1) สว่ นเกริน่ นาหรืออารัมภบท เปน็ สว่ นทเี่ ท้าความถึงการสอบถาม
2) ส่วนเนอ้ื หา เปน็ สว่ นท่ใี ห้รายละเอยี ดตา่ ง ๆ ตามที่ผูส้ อบถามตอ้ งการทราบ
3) สว่ นท้าย เป็นสว่ นทแี่ สดงความยินดีท่ีได้ให้ความรว่ มมือ พรอ้ มทงั้ แสดงความหวัง
วา่ รายละเอียดตา่ ง ๆ ท่แี จ้งใหท้ ราบนั้นจะเปน็ ประโยชนใ์ นการพจิ ารณาของผู้รับจดหมายต่อไป

การเขยี นเพอื่ การสอ่ื สารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 271

3. การเขียนจดหมายตอบรบั การขอเปิดเครดิต
เมื่อผู้ขายได้ทราบข้อมูลเกี่ยวกับฐานะทางเครดิตของลูกค้า และพิจารณาแล้วว่าจะเปิด

เครดิตให้แก่ลูกค้าตามที่เสนอขอมาก็ควรเขียนจดหมายแจ้งให้ลูกค้าทราบ เพื่อที่ลูกค้าจะได้ดาเนินการ
สั่งซื้อสินค้าหรือบริการต่อไป หรือหากลูกค้าได้จัดส่งใบส่ังซื้อแนบมาพร้อมกับจดหมายขอเปิดเครดิต
แล้ว ผู้ขายอาจจัดส่งสินค้าตามรายการท่ีส่ังซื้อโดยเร็วพร้อมกับแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงรายละเอียด
ข้อตกลงหรอื เงอื่ นไขการชาระเงินต่าง ๆ

จดหมายตอบรบั การขอเปิดเครดติ เป็นจดหมายเฉพาะบุคคลและควรแสดงถึงไมตรจี ิตทด่ี ี
ท่ผี ้ขู ายมีต่อลกู ค้า จดหมายตอบรับการขอเปดิ เครดติ ประกอบดว้ ยโครงสร้าง 3 สว่ น ดงั น้ี

3.1 ส่วนเกร่ินนาหรืออารัมภบท เป็นส่วนท่ีแจ้งให้ลูกค้าทราบถึงผลการพิจารณาของ
บริษัทผู้ขายที่ยินยอมให้เปิดเครดิตได้ตามที่เสนอขอมา ซึ่งนิยมระบุเหตุผลด้วยว่า ทาไมจึงยินยอม
ตามทข่ี อ และในกรณีท่ผี ขู้ ายไดจ้ ดั สง่ สินค้าไปให้ลกู คา้ ตามรายการท่สี ่งั ซื้อแลว้ ก็ควรระบุไว้ในส่วนนีด้ ว้ ย

3.2 ส่วนเนื้อหา เป็นส่วนท่ีระบุรายละเอียดข้อตกลงและวิธีปฏิบัติต่าง ๆ เช่น ลักษณะ
ของเครดิตท่ีผู้ขายอนุมัติหรือยินยอมให้เปิด เงื่อนไขการชาระเงินสิทธิพิเศษอื่น ๆ เป็นต้น นอกจากน้ียัง
อาจเพ่ิมเติมข้อความเพื่อส่งเสริมการขายอีกด้วย เช่น การโฆษณาประชาสัมพันธ์สินค้า หรือบริการของ
บริษัท เพอ่ื กระต้นุ หรอื เรง่ เรา้ ให้ลูกค้าสง่ั ซอื้ สนิ ค้าหรือบริการอีก

3.3 ส่วนท้าย เป็นส่วนที่แสดงความหวังและความยินดีท่ีจะได้รับการติดต่อส่ังซ้ือจาก
ลกู ค้า นอกจากน้ยี งั นยิ มแสดงไมตรจี ติ ตอ่ ลูกค้าเกย่ี วกับการดาเนินกิจการของลูกคา้ ดว้ ย

272 ชวนพิศ อัตเนตร์
ตัวอยา่ งจดหมายตอบรบั การขอเปดิ เครดติ

การเขยี นเพื่อการสอ่ื สารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 273

4. การเขยี นจดหมายตอบปฏิเสธการขอเปิดเครดิต
โดยท่ัวไป การเขียนจดหมายตอบปฏิเสธจาเป็นต้องใช้ศิลปะในการเขียนเป็นพิเศษ ท้ังน้ี

เพ่ือรักษาความสัมพันธ์ท่ีดีต่อกัน ดังนั้น การเขียนจดหมายตอบปฏิเสธการขอเปิดเครดิตจึงเขียนได้ยาก
กว่าจดหมายตอบรับการขอเปิดเครดิต เพราะเป็นการตอบปฏิเสธคาขอของลูกค้า แต่ขณะเดียวกันต้อง
พยายามรักษาไม่ให้ลูกค้าเสียน้าใจหรือเสียความสัมพันธ์ท่ีดีต่อกันไป ข้อความที่เขียนตอบปฏิเสธควร
แสดงความสุภาพนุ่มนวล ความเห็นอกเห็นใจ ความเสียใจหรือขออภัยที่ไม่อาจปฏิบัติตามคาขอนั้นได้
และแสดงน้าใจท่ีจะให้ความช่วยเหลือหรือความร่วมมือในอนาคตหากสามารถกระทาได้ เพื่อให้คงการ
ตดิ ต่อระหว่างกนั ตอ่ ไปอกี

จดหมายตอบปฏเิ สธการขอเปดิ เครดติ ประกอบด้วยโครงสร้างสาคัญ 4 สว่ น ดงั นี้
4.1 ส่วนต้น เป็นส่วนท่ีแสดงความขอบคุณต่อลูกค้าท่ีส่ังซ้ือสินค้าหรือบริการหรือขอเปิด
เครดติ ตลอดจนให้ขอ้ มลู ประชาสัมพนั ธ์สินคา้ หรอื บริการของบริษัทเท่าท่ีเหน็ สมควร
4.2 ส่วนคาอธิบาย เป็นส่วนที่แสดงความเห็นอกเห็นใจตอ่ ลูกค้า โดยอธิบายเหตุผลอย่าง
ตรงไปตรงมาว่าเพราะเหตุใดจึงต้องตอบปฏเิ สธการขอเปดิ เครดติ
4.3 ส่วนที่เปน็ การแจ้งขา่ วไม่ดี อาจเปน็ การแจ้งโดยนยั หรือแจ้งส้ัน ๆ อยา่ งตรงไปตรงมา
และเสนอทางเลอื กอื่นที่จะทาให้ลกู ค้าตัดสนิ ใจซ่ือสนิ ค้าหรอื บรกิ าร เช่น ขอให้ชาระเงินสดไประยะหนึ่ง
ก่อนหรอื เสนอให้สว่ นลด หรอื อาจเสนอแนะแนวทางสาหรับการขยายเครดติ ต่อไปในอนาคต
4.4 ส่วนท้าย เป็นส่วนที่แสดงความหวังที่จะมีการติดต่อธุรกิจกันต่อไปในอนาคต
ตลอดจนให้ขอ้ มลู ประชาสมั พนั ธส์ ินค้าหรือบริการอีกครั้งเพอื่ ส่งเสริมการขายของบริษัท เปน็ การกระตุ้น
เร้าใจให้ผู้รับเกิดความรู้สึกว่าสินค้าหรือบริการของบริษัทมีค่าควรแก่การสั่งซื้ออย่างย่ิง แม้ว่าจะต้อง
ส่งั ซ้ือและชาระดว้ ยเงินสดไปกอ่ นกต็ าม
ในการตดิ ต่อซ้อื ขายสนิ คา้ หรือบรกิ าร บางครัง้ ลกู ค้าไม่ได้สง่ เงินเพื่อชาระเปน็ ค่าสนิ ค้าหรือ
บริการตามกาหนดเวลา บริษัทอาจจะต้องดาเนินการติดตามหนี้ด้วยวิธีการอย่างใดอย่างหน่ึงแล้วแต่
ความเหมาะสม อาจด้วยวิธีการโทรศัพท์ เขียนจดหมาย หรือเดินทางไปพบด้วยตนเองทั้งนี้เพ่ือเป็นการ
กระตนุ้ เตือนใหล้ ูกค้ารีบจัดการชาระหน้ีสินท่ียังคา้ งชาระให้เรียบร้อยในการเขียนจดหมายติดตามหน้ีสิน
ที่ค้างชาระ ผู้เขียนจาเป็นต้องใช้การเขียนหลายลักษณะต่างกัน บางครั้งอาจเขียนในลักษณะนุ่มนวล
บางคร้ังอาจจาเป็นต้องแข็งกร้าวมากขึ้น ลักษณะการเขียนท่ีถูกต้องและเหมาะสมต่อกาลเทศะจึงเป็น
ส่วนหนึ่งที่สาคัญในการติดตามหน้ีอย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่สามารถรักษาความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้า
ไว้ไดด้ ว้ ย การตดิ ตามหนส้ี ินท่คี า้ งชาระมรี ายละเอยี ดขน้ั ตอนตังต่อไปนี้

274 ชวนพิศ อตั เนตร์
1. ขน้ั การเตือน
การเตือนคร้ังแรกควรมีลักษณะเป็นแบบพิมพ์สาเร็จรูป หรือจดหมายพิมพ์สาเร็จรูป

ซ่ึงเป็นวิธีติดตามหนี้ที่นุ่มนวลที่สุด และไม่ทาให้ลูกค้าที่ดี ที่ไม่เคยเสียประวัติเรื่องการชาระหน้ีมาก่อน
รู้สึกขัดเคืองใจ เพราะย่อมเป็นไปได้ว่าลูกค้าอาจมีภารกิจมากจนลืม โดยไม่ได้ต้ังใจท่ีจะบิดพลิ้วแต่
ประการใด

โดยทั่วไปในข้ันตอนนี้ หากใช้การเตือนลักษณะแบบพิมพ์สาเร็จรูป นิยมใช้วิธี
ประทับตรายางแบบพิมพ์สาเร็จรปู ลงไปในสาเนาใบแจ้งหน้ีประจาเดือนส่งไปใหล้ ูกค้าอีกคร้ังหนึ่ง โดยมี
ข้อความในเชิงเตือนลูกค้าวา่ ถงึ กาหนดชาระเงินแล้วและขอให้ลูกคา้ รีบชาระเงนิ ด้วยการประทบั ตรายาง
ลงบนสาเนาใบแจง้ หนปี้ ระจาเดือนไม่มีหลกั เกณฑ์ที่แน่นอนตายตัว อาจประทับลงบนส่วนบนส่วนกลาง
หรอื ส่วนลา่ งกไ็ ด้ ท่ีสาคัญควรใหเ้ ดน่ ชัดพอทจ่ี ะสะดดุ ตาผ้อู า่ น
ตวั อยา่ งแบบพิมพส์ าเร็จรูป

ตัวอย่างจดหมายแบบพิมพส์ าเร็จรูป

การเขียนเพ่อื การสือ่ สารทางวิชาการและวชิ าชีพ 275

2. ขน้ั การสอบถามและจงู ใจ
ในขั้นตอนที่สองนี้ เป็นการสอบถามเก่ียวกับเหตุผลท่ีลูกหน้ีไม่ชาระหน้ีตาม

กาหนดเวลา และพยายามเรียกร้องความสนใจ และกระตุ้นเตือนลูกหนี้อีกครั้งหนึ่งหลังจากท่ีได้
ดาเนินการเตือนเป็นลายลักษณ์อักษรไปแล้วตามขั้นตอนแรก ถือเป็นการเปิดโอกาสให้ลูกหนี้ได้ชี้แจง
รายละเอียดและเหตุผลความจาเป็น โดยเฉพาะอย่างย่ิงในกรณีท่ีลูกค้าเคยเป็นลูกค้าที่ดี และชาระ
หน้ีสินตามกาหนดเวลามาโดยตลอด และบริษัทเจ้าหน้ีค่อนข้างแน่ใจว่าลูกค้าจะต้องมีเหตุผลอันควรใน
การไม่ชาระหนส้ี นิ ทีค่ ้างชาระ

2.1 การสอบถาม ย่อมเป็นไปได้ว่าลูกค้าอาจไม่พึงพอใจเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ
ที่ได้รับ และไม่มีเวลาพอท่ีจะติดต่อกับบริษัทผู้ขายเพ่ือแจ้งปัญหาใหท้ ราบ หรืออาจมีเหตุผลอ่ืน ๆ ท่ีทา
ให้ไม่สามารถชาระหน้ีสินได้ตามกาหนดเวลา ดังน้ัน ในข้ันการสอบถามนั้น ผู้เขียนมีจุดประสงค์เพื่อขอ
คาอธิบายหรือคาชแี้ จงจากลกู หนบี้ างครั้งอาจถือโอกาสแทรกข้อความส่งเสรมิ การขายเข้าไปด้วย

2.2 การจูงใจ การติดตามหน้ีให้ได้ผลดี จาเป็นต้องใช้ความรู้เกี่ยวกับจิตวิทยา
เข้ามาชว่ ยเพื่อใหส้ ามารถจูงใจลกู หน้ใี ห้ยินยอมชาระหน้ี การจูงใจลกู หนมี้ หี ลัก ดงั น้ี

1) ทาให้ลกู หน้ีสานึกในความภาคภมู ิใจและเคารพในตนเอง อันได้แก่ ความ
มชี อ่ื เสียง ความเชือ่ ถือได้ เป็นตน้

2) ทาให้ลูกหนี้คานึงถึงความสนใจของตนเองในด้านเศรษฐกิจ อันได้แก่
ฐานะทางเครดติ ท่ีดี ข้อดีของการติดตอ่ ธุรกจิ ระหวา่ งกนั อย่างตอ่ เน่ือง เปน็ ตน้

276 ชวนพศิ อตั เนตร์

3) ทาให้ลูกหน้ีสานึกในความต้ังใจดี หมายถึง การแสดงให้ลูกหนี้เห็นว่า
ผู้เขียนมีความแน่ใจว่า การที่ลูกหนี้ไม่ชาระหน้ีสินตามกาหนดเวลาน้ี เป็นผลมาจากการละเลยหรือ
หลงลมื มากกว่าความตั้งใจ

4) ทาให้ลูกหน้ีเกิดความเห็นอกเห็นใจ ได้แก่ การแสดงให้เห็นวา่ ไม่เพียงแต่
ลกู หนเ้ี ท่านั้นที่จะตอ้ งชาระค่าใช้จา่ ยตา่ ง ๆ ผ้เู ขยี นเองกม็ คี วามจาเป็นต้องชาระคา่ ใชจ้ า่ ยเช่นเดียวกัน

5) ทาให้ลูกหนเี้ กิดความรูส้ ึกเอาใจเขามาใสใจเรา ไดแ้ ก่ การชใี้ ห้เหน็ ว่าหาก
ลูกหนี้ต้องการให้ผู้อ่ืนปฏิบัติต่อตนเองอย่างไร ควรปฏิบัติอย่างนั้นต่อผู้อ่ืนก่อน เช่น การรักษาสัญญา
และชาระหน้ีสนิ ตรงตามกาหนด เป็นต้น

6) ทาให้ลูกหนี้สานึกในความยุติธรรม ได้แก่ การช้ีให้เห็นว่าผู้เขียนเคยให้
ความช่วยเหลือแก่ลูกหนี้ เช่น การให้เปิดบัญชีเงินเชื่อ ดังนั้น เม่ือถึงตอนน้ีลูกหน้ีก็สามารถให้ความ
ช่วยเหลือแก่ผูเ้ ขยี นบา้ ง

3. ขั้นแรงกดดัน
เม่ือการติดตามหน้ีในขั้นตอนที่ผ่านมาไม่เป็นผลการติดตามหนี้ในขั้นตอนนี้

จาเป็นต้องเพ่ิมแรงกดดันขึน้ เพื่อให้ได้รับคาตอบหรือการชาระหน้ีสินคืนจากลูกหน้ีจดหมายติดตามหน้ีที่
เขียนขึ้นในข้ันตอนนี้จะมีความหนักแน่นและทวีความรุนแรงข้ึนจากจดหมายที่เขียนในสองข้ันตอนแรก
ผู้เขียนจาเป็นต้องแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าการกระทาของลูกค้าเป็นการไม่ถูกต้อง ไม่ว่าจะเป็นการไม่ชาระ
หนี้ท่ีครบกาหนดแล้ว หรือการไม่ตอบจดหมายหรือติดต่อกับผู้เขียน แม้ผู้เขียนจะได้พยายามติดต่อถึง
ลกู หนหี้ ลายคร้ังหลายหนแล้วกต็ าม

นอกเหนือจากการช้ีให้ลูกหนี้เห็นว่า การกระทาของลูกหนี้นั้นไม่ถูกต้องแล้ว
การติดตามหนี้ในข้ันตอนนี้ให้ได้ผลดี คือ การขู่ลูกหนี้เก่ียวกับการเสียประวัติ หรือฐานะทางเครดิต
เพราะโดยท่ัวไปแล้ว คนส่วนใหญ่ต้องการรักษาชื่อเสียงและฐานะทางเครดิตที่ดีไว้ เพื่อประโยชน์ของ
ตนเองทั้งในด้านส่วนตัวและธุรกิจการค้า ที่สาคัญที่สุดคือ ธุรกิจย่อมดาเนินต่อไปไม่ได้ หากปราศจาก
ฐานะทางเครดิตที่ดี ดังน้ัน การขู่จะรายงานเก่ียวกับบัญชีลูกหน้ีท่ีไม่ได้รับการชาาระให้เสร็จสิ้นมัก
ไดผ้ ลดใี นการตดิ ตามหนี้

4. ขนั้ การย่นื คาขาด
หลังจากที่เจ้าหน้ีได้พยายามติดตามหนี้จากลูกหนี้ของตน โดยใช้วิธีเขียนจดหมาย

หลายฉบับตามขั้นตอนต่าง ๆ แล้ว อาจพบว่าลูกหน้ียังคงเพิกเฉยและไม่ส่งข่าว หรือติดต่อกลับมาแต่
ประการใด หากเป็นเชน่ น้ัน เจา้ หนี้จาเป็นต้องเขียนจดหมายเพื่อติดตามหนี้อีกคร้ังหน่งึ ซึ่งต้องมีลักษณะ
ท่ีแข็งกร้าวและหนักแน่นมากย่ิงขึ้นเป็นการขู่ที่จะดาเนินการตามกฎหมาย ซ่ึงถือเป็นโอกาสสุดท้ายของ
ลูกหนี้ท่ีค้างชาระ ในข้ันน้ีผู้เขียนไม่จาเป็นต้องพยายามรักษาสัมพันธภาพอันดีกับลูกหนี้ต่อไป ถึงแม้ว่า

การเขียนเพอื่ การสื่อสารทางวิชาการและวิชาชพี 277

ผู้เขียนอาจยังต้องการติดต่อธุรกิจกับลูกหนี้อีกแต่จุดประสงค์และความต้องการที่สาคัญในขณะน้ันก็คือ
การรวบรวมเก็บเงินท่ีค้างชาระให้ได้สาเร็จ อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนจะต้องไม่ใช้ภาษาท่ีแสดงความโกรธ
หรือความไมส่ ุภาพ ในทางตรงกนั ขา้ ม ผู้เขยี นควรเลือกใชส้ านวนภาษาชัดเจนและมีน้าเสียงหนกั แน่น

การเขียนจดหมายติดตามหน้ใี นขน้ั การยื่นคาขาดมีแนวทางการเขียนดังต่อไปนี้
4.1 ให้รายละเอียดที่แน่ชัดของหนี้สินท่ีค้างชาระ ได้แก่ จานวนเงิน ระยะเวลาท่ี
พ้นกาหนด ค่าธรรมเนยี ม หรอื ค่าใช้จ่ายสาหรบั การชาระหนช้ี า้ กวา่ กาหนด ตลอดจนคา่ ดอกเบี้ย
4.2 ระบุให้ชัดเจนว่า การแจ้งเตือนที่ผ่าน ๆ มานั้นไม่ได้รับการเอาใจใส่หรือถูก
เพกิ เฉย
4.3 ระบใุ ห้ชัดเจนวา่ ตอ้ งการให้ผ้รู บั จดหมายปฏิบตั ิอยา่ งไร
4.4 ระบใุ หช้ ดั เจนวา่ จะดาเนินการอยา่ งไรตอ่ ไปหากไม่ได้รับคาตอบหรือการชาระ
หนสี้ ินจากผู้รบั จดหมาย
4.5 ให้กาหนดวันสาหรับการติดต่อกลับหรือชาระหนี้ที่แน่นอน ทั้งน้ีควรให้เวลา
พอประมาณ อย่านานจนเกินไป อาจประมาณ 1 สัปดาห์ หรือ 10 วัน เช่น หากบริษัทไม่ได้รับข่าวจาก
ท่านภายในหนึ่งสัปดาห์ บริษัทมีความจาเป็นอย่างย่ิงท่ีต้องอาศัยผู้มีอานาจตามกฎหมายดาเนินการ
ติดตามหน้ใี หต้ อ่ ไป

บทสรปุ

จดหมายธุรกิจเป็นจดหมายท่ีใช้ติดต่อระหว่างกันในวงการธุรกิจมีจุดประสงค์อย่างใดอย่าง
หน่ึงในการดาเนินธุรกิจ ซ่ึงถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่งท่ีมีความสาคัญย่ิง ทั้งในด้านการ
ประหยดั ความสะดวกรวดเรว็ การให้รายละเอียดข้อมูล การใช้เปน็ หลกั ฐาน และการเปน็ สื่อสัมพันธ์ท่ีดี
ในการตดิ ตอ่ ธรุ กิจ

จดหมายธุรกิจ สามารถแบง่ ออกตามจุดประสงค์ของการเขยี นอย่างขว้าง ๆ ได้เปน็ 2 ประเภท
คือ จุดหมายธุรกิจประเภทให้ข้อมูลข่าวสาร อันหมายถึงจดหมายท่ีเขียนข้ึนโดยมีจุดประสงค์เพื่อให้
ข้อมูลแก่ผอู้ ่านเกี่ยวกับการติดต่อธุรกจิ เรอ่ื งการตดิ ต่อซอื้ ขายและจดหมายธรุ กิจประเภทโนม้ นา้ วใจของ
ผู้อ่านใหเ้ กิดความรูส้ ึกคล้อยตามไปกับผู้เขียน ซ่ึงต้องใช้ศลิ ปะในการเขียนและเรา้ ใจเป็นพิเศษ จดหมาย
ธรุ กจิ 2 ประเภทนี้มโี ครงสร้างแตกต่างกนั

การเขียนจดหมายธุรกิจท่ีดีต้องนึกถึงหัวใจ 4 ประการ คือ ข้อมูล ผู้รับจดหมาย การใช้ภาษา
ลักษณะและรปู แบบ

จดหมายสอบถาม จดหมายสั่งซื้อ จดหมายร้องเรียน เป็นจดหมายธุรกิจประเภทให้ข้อมูล
ข่าวสารแก่ผอู้ า่ น เก่ยี วกับการติดต่อธรุ กิจหรือการติดต่อซ้ือขาย ซึ่งมหี ลักการเขยี นจดหมาย นิยมกระทา
เสนอข้อมูลทตี่ รงประเดน็ และส้นั

278 ชวนพิศ อตั เนตร์

จดหมายเสนอขาย จดหมายเก่ียวกับเครดิต และจดหมายติดตามหน้ีเป็นจดหมายธุรกิจ
ประเภทโน้มน้าวใจ มีจุดประสงค์ในการเขียนเพ่ือโน้มน้าวใจของผู้อ่านให้เกิดความรู้สกึ คล้อยตามไปกบั
ผู้เรียน ต้องใช้ศิลปะในการเขียน และนิยมใช้โครงสร้าง การนาเสนอเน้ือหา หรือประเด็นแบบอ้อมค้อม
ไม่ด่วนสรุปประเด็น การเขียนจดหมายเสนอขาย จดหมายเก่ียวกับเครดิต และจดหมายติดตามหนี้มี
หลักการเรียนเฉพาะ

คาถามทบทวน

1. จดหมายธรุ กิจแตกตา่ งจากจดหมายส่วนตวั อยา่ งไร
2. จงอธบิ ายความหมายและความสาคญั ของจดหมายธุรกิจ
3. จดหมายสอบถามเกย่ี วกับการซ้อื ขายทดี่ ินควรมโี ครงสร้างข้อความอย่างไร
4. เขียนจดหมายตดิ ตามหนี้ในขัน้ การย่นื คาขาด มีแนวทางในการเขยี นอย่างไร
5. จดหมายสง่ั ซอื้ แตกต่างจากจดหมายโนม้ น้าวใจอย่างไร

เอกสารอ้างอิง

ปรมะ สตะเรหนิ . 2534. เอกสารการสอนยคุ วิชาหลักและทฤษฎกี ารส่ือสาร หน่วยที่ 1-8. (พมิ พค์ ร้ังท่ี
10 ). นบทบรุ ี : มหาวิทยาลยั สุโขทยั ธรรมาธริ าช.

พจนานกุ รมฉบับราชบณั ฑิตยสถาน. พ.ศ. 2525. (2525). กรุงเทพมหานคร : ราชบัณฑิตยสถาน.
สภุ าพ รุง่ เจรญิ . (2525). คู่มือการเรียนการสอน. พง. 313 ภาษไทยธรุ กจิ 1. กรุงเทพมหานคร. โรงพมิ พ์

ครุ สุ ภาลารพรา้ ว.
Andrews Deborah C and Andrews. William D. (1988). Business Communication. New

York : McGraw-Hill.
Davis, A L.. ed. (1978). Better Business Letters in English. Washington D.C. : Educational

Services.
Frucheling. Rosemary T. and Bouchard Sharon. ( 1986) . Business correspondence &

essentials of communication. New York ; McGraw-Hill.
Gartside, L. (1979). Modern Business Correspondence. 3rd. ed. Plymouth : Macdonald

& Evans.
Gilson, Goodwin W. (1977). Letter-perfect : the accurate secretary. New York : Arco

Publishing. Int.

การเขยี นเพอื่ การส่อื สารทางวชิ าการและวชิ าชพี 279

Hemphill, Phyllis D. ( 1986) . Business communications with writing improvement
exercises. New Jersey : Prentice-Hall.

Himstreet. William C. and Baty, Wayne, (1984). M. Business Communications Principles
and Methods. 7th ed. Boston : Kent.

Huseman, Richard C., Lahiff, lames M. and Hatfield, John D. (1981). Business communication
: strategies and skills.np The Dryden Press.

Macintosh , Duncan. (1982). English for business. 3rd ed. Hong Kong : Book Marketing.
Methold. K and Tadman, (1982). L. Office to office : practical business communication.

Essex : Longman Group.
Piotrowski, Maryann V. (1989). Re : writing : strategies and suggestions for improving

your business waiting. New York Harper & Row, Publishers.
Sharp. Deborah. (1984). Whittlesey Writing business letters with & personal touch.

Belmont, California : Lifetime Learning Publications.
Smithson. (1984). Sue Business Communication today : a guide to effective

communication techniques. Cambridge : ICSA Publishing.

การเขยี นเพือ่ การสื่อสารทางวิชาการและวิชาชพี 281

บทท่ี 6
การเขียนเอกสารการประชมุ

การดาเนินงานไม่ว่าจะเปน็ ส่วนราชการ หรือด้านธุรกิจย่อมต้องมีการวางแผน การเตรียมการ
หรือการวางโครงการต่าง ๆ เพื่อให้งานท่ีดาเนินบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายของหน่วยงานนั้น
องค์กรต่าง ๆ จึงจาเป็นต้องการมีการประชุมปรึกษาหารือระหว่างผู้บริหารงาน่ คณะกรรมการ ผู้ร่วม
ลงทนุ บคุ ลากรในหนว่ ยงานสมาชกิ ตลอดจนผใู้ ช้บรกิ ารขององคก์ รนัน้

ความรู้เบ้อื งต้นเกีย่ วกบั เอกสารการประชมุ

ในการเตรียมการสาหรับการสัมมนาแต่ละคร้ังควรจัดให้มีการประชุมวางแผนการดาเนินงาน
ส่ิงสาคัญที่ต้องจัดทาก็คือ "เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการประชุม" ว่าด้วยงานสารบรรณ ตามระเบียบสานัก
นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณฉบับล่าสุด หลักการใช้ภาษาไทย ศึกษาทาความเข้าใจ รวมทั้งฝึก
เขยี นในเร่ืองท่ีเกี่ยวกับการใช้คาต่าง ๆ การใชถ้ ้อยคาและสานวน การจดั รปู ประโยค การใชเ้ ครื่องหมาย
วรรคตอน ต้องคานึงถึงในเรื่องการสะกดคา และการใช้ศัพท์ให้ถูกต้อง โดยการเปิดพจนานุกรมฉบับ
ราชบัณฑิตยสถาน แสวงหาข้อมูลอยู่เสมอ ข้อมูลต่าง ๆ ท่ีได้มานั้น ควรจะได้มีการตรวจสอบ วิเคราะห์
ให้ดีเสียก่อนเพ่ือให้ได้ข้อมูลที่เป็นจริง เป็นประโยชนใ์ นทางสร้างสรรค์จึงจะถือว่าข้อมูลน้ันใช้ได้ ฝึกการ
ทาความเข้าใจกับเนอ้ื หาท่ีฟัง และสรุปประเดน็ สาคญั เขยี นออกมาให้ได้ข้อความท่ีส้ันกะทดั รดั ชัดเจน

ความหมายของเอกสารการประชุม
การประชุม หมายถึง ขั้นตอนหรือกระบวนการร่วมกันของกลุ่มคน เพื่อเป้าหมายในการ
ดาเนินงาน ซ่ึงมีความสาคัญอย่างย่ิงในการดาเนินงานขององค์กร การประชุมท่ีดีนั้นจะช่วยในการ
ตัดสินใจของคณะการวางแผนและติดตามผล การมอบหมายความรับผิดชอบ ซ่ึงถ้ามีการดาเนินการ
ประชุมอย่างมีประสิทธิผลก็จะทาให้องค์กรมปี ระสิทธภิ าพ การประชุมทุกคร้ังถ้าดาเนินไปอย่างไม่ถูกวิธี
ต้ังแต่เริ่มต้นวางแผนก่อนการประชุมไปจนถึงระหว่างการประชุม และเม่ือสิ้นสุดการประชุมไปแล้ว
ย่อมจะก่อให้เกิดความสูญเสียทรัพยากรไปอย่างที่ไม่ควรจะเป็น ท้ังในด้านเวลาของคนทางานทุกคน
และค่าใช้จ่ายท่ีจะต้องเกิดขึ้นอย่างต่อเน่ือง แต่ท่ีสาคัญย่ิงไปกว่านั้นคือ ประสิทธิผลอันเน่ืองมาจากการ
รว่ มกนั คดิ รว่ มกันทา ซ่งึ จะเปน็ พลังอนั มหาศาลที่จะชว่ ยขบั เคลื่อนองค์กรไปส่เู ป้าหมาย คือความสาเร็จ
กจ็ ะไมย่ งั เกดิ ข้ึน
ในการจัดประชุม ส่ิงที่จะต้องจัดเตรียมให้พร้อมและมีส่วนสาคัญในอันท่ีจะทาให้การประชุม
น้ัน ๆ ประสบผลสาเร็จ ก็คือ เอกสารการประชุม ซ่ึงหมายถึง เอกสารทุกชนิดที่ใช้ในการประชุม
โดยทวั่ ไป ไม่วา่ จะเป็นเอกสารท่เี กี่ยวขอ้ งกบั การประชมุ โดยตรง เช่น จดหมายเชญิ ประชุม ระเบยี บวาระ

282 ชวนพศิ อัตเนตร์

การประชุม รายช่ือผู้เข้าร่วมประชุม เป็นต้น หรือเอกสารท่ีเกี่ยวกับการบริหารการประชุม เช่น
รายละเอียดของการเดินทางและการจองห้องพักกาหนดการสังสรรค์ เป็นต้น บางครั้งเอกสาร
ประกอบการประชุม อาจมกี ารถา่ ยสาเนาตันฉบับลายมอื เขียนในกรณีท่ีไม่สามารถจดั พมิ พ์ได้ทนั แต่เป็น
เอกสารที่จาเป็นต้องนาเสนอในการประชุมคร้ังน้ัน ๆ หรือเป็นการแสดงภาพประกอบ เพื่อให้เข้าใจได้
ชัดเจน หรือส่ือความหมายได้ดีขึ้น ท้ังนี้ หากเป็นการจัดทาเพ่ือประโยชน์ของการประชุม ไม่ว่าจะเป็น
ลักษณะใด กถ็ ือว่าเปน็ เอกสารการประชมุ ทัง้ สิน้

ชนดิ ของเอกสารการประชมุ
เอกสารการประชุมถือเป็นหัวใจของการประชุม และเป็นสิ่งที่ผู้จัดประชุมต้องเตรยี มการไม่ว่า
จะเป็นการประชุมแบบใด การพิจารณาว่าควรจัดเตรียมเอกสารการประชุมชนิดใดบ้างน้ันข้ึนอยู่กับ
รูปแบบของการประชุมสาหรับในหน่วยน้ีจะเน้นเฉพาะเอกสารการประชุมท่ีเก่ียวข้องกับวงการธุรกิจ
ซึง่ โดยท่ัวไปมี 5 ชนิด ดงั นี้
1. จดหมายเชิญประชุม หรอื หนังสือเชิญประชุมเปน็ เอกสารท่สี ง่ ถึงผู้ทจ่ี ะเขา้ ประชุมลว่ งหน้า
เพ่อื ให้ทราบวา่ จะมกี ารประชุมพรอ้ มทง้ั แจง้ กาหนดวนั เวลา และสถานทีข่ องการประชุมนัน้ ๆ
2. ระเบยี บวาระการประชุม คอื เร่ืองต่าง ๆ ท่จี ัดเรียงตามลาดับ เพื่อนาเสนอท่ีประชุมทราบ
หรือพิจารณา
3. รายงานการประชมุ คือ การบันทึกความคิดเห็นของผ้มู าประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และมติ
ของท่ีประชมุ ไว้เป็นหลักฐาน
4. เอกสารประกอบการประชุม หมายถึง เอกสารที่ใช้เพ่ือการนาเสนอท่ีประชุมทราบหรือ
พิจารณา โดยอาจอยู่ในรูปของบันทึกข้อความ จดหมาย บทความ รายงานหรืออื่น ๆ ซึ่งสอดคล้องกับ
วาระการประชมุ
5. เอกสารแจ้งมติการประชุม เป็นเอกสารท่ีจัดทาขึ้นหลังการประชุมเพ่ือแจ้ง และยืนยันมติ
ของทปี่ ระชุมให้ผู้เกี่ยวข้องทราบ ดาเนินการ หรือถอื ปฏิบัตติ ่อไป
นอกจากเอกสารการประชุมท้ัง 5 ชนิดแล้ว การประชุมท่ีต้องมีการเชิญผู้เข้าประชุมจานวน
มาก เช่น การประชุมสัมมนา การประชุมทางวิชาการ ซึ่งอาจเป็นการประชุมระดับชาติหรือนานาชาติ
ยงั มเี อกสารการประชมุ อ่นื ๆ อีก ดังต่อไปน้ี
1. เอกสารแนะนาการประชุม ในทีนี้หมายถึง เอกสารที่แจ้งให้ทราบถึงความเป็นมาหรือ
เหตผุ ลในการจัดประชมุ นั้น ๆ อาจอยใู่ นรูปของโครงการประชุม ซึ่งมักประกอบด้วยชอื่ โครงการ เจา้ ของ
โครงการ ผู้ดาเนินการหรอื ผู้จดั การประชมุ หลักการและเหตุผล วัตถุประสงค์ผลหรือประโยชน์ที่คาดวา่
จะได้รับ หัวข้อการประชุมวิธกี ารประชมุ วิทยากร ผ้เู ข้าประชมุ สถานที่ งบประมาณ และคา่ ลงทะเบยี น

การเขียนเพื่อการสอื่ สารทางวิชาการและวิชาชีพ 283

2. กาหนดการประชุม คือ การกาหนดกิจกรรมของการประชุม โดยระบุช่วงเวลา พร้อมทั้ง
อาจมกี ารระบชุ ื่อวิทยากร หรือผดู้ าเนนิ การอภิปรายในแต่ละช่วงด้วย

3. บันทึกข้อความขออนุมัติการจัดประชุม เป็นการดาเนินการขออนุมัติการจัดประชุมจาก
ตน้ สงั กดั และจากกระทรวงการคลงั เพื่อให้ผูเ้ ข้าประชมุ จากส่วนราชการสามารถเขา้ ประชุมได้โดยไม่ถือ
เป็นวันลา และเบิกคา่ ใช้จา่ ยตา่ ง ๆ ได้ตามสทิ ธิ

4. รายช่ือคณะกรรมการ เป็นรายช่ือคณะกรรมการดาเนินการจัดประชุม และผู้ที่มีส่วน
เกีย่ วข้องในการจัดประชมุ ทัง้ หมด

5. รายช่ือผู้เข้าประชุม เป็นรายชื่อผู้ลงทะเบียนหรือผู้แจ้งความจานงเข้าร่วมประชุม ซึ่งนิยม
เรียงลาดับอกั ษรชอื่ หรือจาแนกตามหน่วยงานหรือสถาบนั

6. คากล่าวรายงาน เป็นคากล่าวรายงานในพิธีเปิดการประชุม ซ่ึงมักกล่าวถึงวัตถุประสงค์
ของการจดั ประชมุ ตลอดจนใหร้ ายละเอียดเกยี่ วกับการประชมุ โดยสังเขป

7. คากล่าวเปิดการประชุม เป็นคากล่าวของผู้ที่ได้รับเชิญให้มาเปิดการประชุม ซ่ึงมักพูดถึง
ความสาคัญของการประชุมนน้ั ๆ หรอื หวั ขอ้ ท่ีจัดประชมุ

8. บทความหรือเอกสารประกอบการประชุมอ่ืน ๆ เช่น บทความที่มีผู้นาเสนอในการประชุม
เอกสารประกอบการบรรยายของวิทยากร ซึ่งมักพบในการประชุมทางวิชาการหรือการประชุมสัมมนา
ท่ีมีผ้เู สนอบทความหรือมผี บู้ รรยาย

9. แบบประเมนิ ผลการประชุม เปน็ แบบสอบถามเพ่ือประเมินผล ซ่งึ มกั ถามข้อมูลส่วนตัวของ
ผเู้ ขา้ ประชมุ และมีคาถามเพื่อให้ประเมนิ ผลการประชุมในดา้ นตา่ ง ๆ พรอ้ มทงั้ ขอ้ เสนอแนะ

10. คากล่าวปิดการประชุม เป็นคากล่าวสรุปหลังการประชุม โดยมักพูดถึงสาระสาคัญของ
การประชมุ ประโยชน์ท่ไี ดร้ ับ พรอ้ มทั้งขอบคุณวิทยากรและผมู้ ีอปุ การคณุ

11. รายละเอียดของการเดินทางและการจองห้องพัก เป็นการให้ข้อมูลผู้เข้าประชุม เก่ียวกับ
การเดินทางไปยังสถานท่ีประชุม โดยอาจแนบแผนที่ไปด้วย และรายละเอียดเก่ียวกับการจองห้องพัก
ในกรณที ี่ผูเ้ ขา้ ประชมุ ไม่สะดวกที่จะเดนิ ทางไป-กลับ

12. กาหนดการสังสรรค์ หรอื ทศั นศึกษา เปน็ รายการบันเทงิ ระหวา่ งการประชุม หรอื หลงั การ
ประชุมเพื่อเป็นการผ่อนคลาย โดยอาจเป็นข้อมูลการจัดงานเลี้ยงสังสรรค์ หรือการจัดนาเที่ยวสถานที่
ตา่ ง ๆ

ดังท่ีได้กล่าวมาแล้วว่า เอกสารการประชุมอาจแตกต่างกันไปตามรูปแบบของการประชุม
บางครง้ั อาจไมจ่ าเป็นต้องใชค้ รบทุกชนิด หรอื อาจมีเอกสารชนิดอ่ืนเพม่ิ เติมนอกเหนือจากท่ีกลา่ วมาแล้ว
ข้ึนอยกู่ ับวา่ มคี วามจาเปน็ ตอ่ การประชมุ นัน้ ๆ เพียงใด

284 ชวนพิศ อตั เนตร์

ความสาคัญของเอกสารการประชุม
เอกสารการประชุมเป็นส่วนสาคัญท่ีทาให้การประชุมดาเนินไปได้อย่างราบนและบรรลุ
วัตถุประสงค์ ทั้งยังอานวยประโยชน์ให้กับทั้งผู้จัดการประชุม ผู้เข้าประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และ
ผู้เกี่ยวข้องเอกสารการประชุมเป็นข้อมูลปฐมภูมิท่ีมีประโยชน์ต่อการศึกษา ค้นคว้า เป็นแหล่งอ้างอิงที่
ทันสมัย ไม่ว่าจะเป็นบทความท่ีมีผู้นาเสนอ บทบรรยายในการประชุมต่าง ๆ หรือรายงานการประชุม
ทางวิชาการในวงการธุรกิจ เอกสารการประชุมบางประเภทถือเป็นความลับ ถ้าเผยแพร่ออกไปหรือตก
ไปอยู่ในมอื คแู่ ขง่ อาจกอ่ ให้เกิดผลเสียหายแก่ธุรกิจได้ เช่น เอกสารประกอบการประชมุ ท่มี ขี อ้ มลู เกี่ยวกับ
สินค้าใหม่ที่จะออกวางตลาดรายงานการประชุมท่ีมีวาระเก่ียวกับกลยุทธ์การตลาด หรือแนวทางการ
โฆษณาสินค้า เป็นตน้
ดังที่ได้กล่าวมาแล้วว่า เอกสารการประชุมน้ันมีมากมายหลายประเภท แต่ในท่ีนี่จะกล่าวถึง
เฉพาะเอกสารที่เก่ียวขอ้ งกบั การประชุมที่มักใชใ้ นวงการธุรกิจ คือ หนังสอื เชิญประชุม ระเบยี บวาระการ
ประชุมเอกสารประกอบการประชุม และรายงานการประชุม เอกสารแต่ละประเภทมีความสาคัญโดย
สรปุ ดังต่อไปนี้
การประชมุ ไมว่ ่าจะเป็นประเภทใด ย่อมตอ้ งมเี อกสารการประชุมไม่มากก็น้อย เอกสารเหลา่ นี้
เป็นส่วนสาคัญท่ีทาให้การประชุมดาเนินไปได้อย่างราบรื่น และบรรลุวัตถุประสงค์ อีกทั้งยังอานวย
ประโยชน์ให้กับท้ังผู้จัดการบระชุม ผู้เข้าประชุม ผู้เข้าร่วมประชุม และผู้เก่ียวข้องจะเห็นได้ว่าในการ
ประชุมทางวิซาการหลาย ๆ คร้ังท่ีมีการเก็บค่าลงทะเบียน มีผู้สนใจเสียค่าลงทะเบียนเพียงเพื่อต้องการ
เอกสารการประชุมเท่านน้ั
เอกสารการประชุมถือเป็นข้อมูลปฐมภูมิ มีประโยชน์ต่อการศึกษา ค้นคว้า เป็นแหล่งอ้างอิงที่
ทันสมัย ไม่ว่าจะเป็นบทความท่ีมีผู้นาเสนอ บทบรรยายในการประชุมต่าง ๆ หรือรายงานการประชุม
ทางวซิ าการ
ในวงการธุรกิจ เอกสารการประชุมบางชนิดถือเป็นความลับ เนื่องจากถ้ามีการเผยแพร่
ออกไป หรือตกอยใู่ นมือคแู่ ขง่ อาจก่อใหเ้ กดิ ผลเสยี หายแก่ธรุ กจิ ได้เอกสารประกอบการประชมุ ทมี่ ีข้อมูล
เกี่ยวกับสินค้าใหม่ท่ีจะออกวางตลาด รายงานการประชุมที่มีวาระเกี่ยวกับ กลยุทธ์การตลาด
แนวทางการโมษณาสินคา้ เป็นตน้
ดังทีไ่ ดก้ ล่าวมาแลว้ วา่ เอกสารการประชมุ นั้นมมี ากมายหลายชนดิ แตใ่ นท่ีน้จี ะกลา่ วถึงเฉพาะ
เอกสารท่ีจัดส่งให้ผู้เข้าประชุมก่อนการประชุม เพ่ือให้ทราบกาหนดการ และเร่ืองท่ีจะประชุม นั่นคือ
จดหมายเชิญประชุม ระเบียบวาระการประชุม และเอกสารประกอบการประชุม ซ่ึงชนิดหลังนี้มี
ทั้งที่ส่งไปพร้อมกับระเบียบวาระการประชุมแจกในระหว่างการประชุม และเอกสารที่จัดส่งให้
หลงั การประชุม คอื รายงานการประชมุ ซึ่งแต่ละชนิดมคี วามสาคัญโดยสรุปดงั ต่อไปนี้

การเขียนเพื่อการสอ่ื สารทางวิชาการและวิชาชพี 285

ความสาคัญของจดหมายเชิญและระเบียบวาระการประชุม
จดหมายเชญิ และระเบียบวาระการประชมุ มีความสาคัญดงั น้ี
1. ทาให้ผู้เกี่ยวข้องมีโอกาสได้เตรียมการรวบรวมข้อมูลและความคิดเห็นต่าง ๆ เพื่อนามา
อภปิ รายในการประชุม
2. ทาให้สามารถจัดตารางเวลาในการทากิจกรรมต่าง ๆ ได้โดยสะดวก เน่ืองจากทราบ
กาหนดการประชุมแนน่ อน
3. ทาให้ทราบขอบเขตของการประชุมอย่างชดั เจนว่าจะอภปิ รายในเร่ืองใด
4. ป้องกนั การพูดขา้ มวาระ
5. ทาใหป้ ระธานสามารถเสนอปญั หา และเป้าหมายทต่ี อ้ งการได้ชดั เจน
6. สะดวกในการมอบหมายผู้เข้าประชุมแทน หรือผู้เข้าร่วมประชุม กล่าวคือ เม่ือทราบวาระ
ที่จะประชุมก็สามารถมอบหมายให้ผู้ท่ีมีความรู้ความเข้าใจหรือผู้ท่ีมีหน้าท่ีเกี่ยวข้องกับเร่ืองนั้น ๆ เข้า
ประชมุ แทนหรือเขา้ รว่ มประชุมได้

ความสาคัญของเอกสารประกอบการประชุม
เอกสารประกอบการประชุมมีความสาคญั ดังนี้
1. เปน็ การให้ข้อมลู แก่ท่ปี ระชุมเพ่ือทราบหรือเพ่ือประกอบการพิจารณา โดยเอกสารดังกลา่ ว
ควรมีความสมบูรณ์ ถูกต้อง ชดั เจน และทันสมัย เพือ่ ให้ท่ปี ระชมุ สามารถพจิ ารณาได้อยา่ งรวดเร็ว
2. เปน็ หลกั ฐานที่เป็นลายลักษณ์อกั ษร เพื่อป้องกนั การเกดิ ข้อโตแ้ ยง้ ขึ้นภายหลัง
3. เปน็ ประโยชน์ตอ่ ผเู้ สนอท่ีจะไม่ตอ้ งเสียเวลาแจกแจงรายละเอียดของเรื่อง

ความสาคัญของรายงานการประชมุ
รายงานการประชุมมคี วามสาคญั ดงั นี้
1. เป็นหลักฐานที่เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อยืนยันและอ้างอิงเรื่องต่าง ๆ ท่ีตกลงกันในท่ี
ประชุม และใช้ประกอบการพิจารณาคดีได้ เนื่องจากศาลถือว่ารายงานการประชุมเป็นเอกสารแสดง
หลักฐาน และอ้างอิงที่ถูกตอ้ งขององค์กร
2. ช่วยลดความขัดแยง้ ในกรณีท่ีเกิดความเขา้ ใจผดิ หรอื เข้าใจคลาดเคล่ือนจากความเป็นจริง
3. เปน็ ส่วนสาคญั ในการตดิ ตามผลวา่ การประชุมบรรลุวตั ถุประสงค์หรือไม่
4. แสดงกจิ การที่ดาเนินการแลว้
5. ยนื ยนั การปฏบิ ัติงาน
6. เปน็ เอกสารเพ่อื แจ้งผลการประชมุ ให้ผเู้ กย่ี วขอ้ งทราบ และปฏบิ ตั ติ ่อไป
7. เป็นบันทึกตดิ ตามงาน เพ่อื ให้ทราบว่าผใู้ ดรบั เรื่องไปดาเนนิ การตามมติทป่ี ระชมุ

286 ชวนพศิ อตั เนตร์

8. เปน็ ข้อมลู ทใี่ ชใ้ นการวางแผนการประชมุ ครัง้ ตอ่ ไป
9. เปน็ ข้อมูลใหผ้ ู้มไิ ดเ้ ข้าประชมุ ศกึ ษา

ความมุ่งหมายของการประชุม
การจดั ให้มีการประชุมย่อมมีความม่งุ หมายประการใดประการหนึ่ง ดงั ตอ่ ไปน้ี
1. เพอื่ แถลงขา่ วหรอื เรื่องราวต่าง ๆ ให้ผปู้ ระชุมไดท้ ราบ ตลอดจนการแจ้งนโยบายใหม่ ๆ
2. เพอ่ื สนทนาปรกึ ษาหารือ ขอคาแนะนาและความคิดเห็นจากสมาชิกที่มาประชมุ
3. เพอ่ื พจิ ารณาการดาเนนิ งาน และประสานงานรว่ มกนั
4. เพือ่ ให้การศกึ ษาและความรแู้ ก่สมาชกิ ในเรื่องต่าง ๆ
5. เพ่อื พิจารณาเร่ืองใดเรอื่ งหน่ึงโดยเฉพาะ
6. เพื่อกระตนุ้ ให้สมาชกิ เกดิ ความรสู้ กึ และทัศนคติใหม่ ๆ ในการดาเนินงานของหน่วยงาน

ประโยชน์ของการประชมุ
การประชุมโดยท่ัวไปหรอื การประชมุ ของหน่วยงานธุรกิจย่อมก่อใหเ้ กิดประโยชนแ์ กห่ นว่ ยงาน
นั้นไม่มากก็น้อย ดงั ต่อไปน้ี
1. ก่อให้เกิดการระดมความคิดในการแก้ปัญหา และช่วยแบ่งความรับผิดชอบ เพราะ
ถ้าตัดสินใจแก้ปัญหาคนเดียว และเกิดผิดพลาดขึ้น นักบริหารจะลาบากแต่ถ้าเป็นการลงมติของที่
ประชมุ แล้วทป่ี ระชมุ ย่อมแบง่ เบาภาระนไี้ ด้
2. เป็นเคร่ืองมือในการติดต่อส่ังการ และการกระจายข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ไปได้ โดยแจ้งให้
ผ้ปู ระชุมได้ทราบ เพ่ือนาไปถ่ายทอดใหบ้ ุคคลทีเ่ ก่ยี วข้องทราบต่อไป
3. ช่วยให้เกิดความเข้าใจสนิทสนมกัน เพราะเป็นการปรึกษาหารือ แลกเปลี่ยนความคิดเห็น
ซ่งึ กันและกนั อนั เปน็ เหตกุ อ่ ใหเ้ กดิ ความสามคั คใี นหม่คู ณะ
4. เป็นการส่งเสริมให้บุคคลได้แสดงออกทางความรู้ ความเห็น ความสามารถและ
ประสบการณข์ องตนใหป้ รากฏ เพือ่ ประโยชน์ตอ่ การดาเนนิ งานของหน่วยงาน
5. เป็นการส่งเสริมการปกครองระบอบประชาธิปไตย เพราะผู้ประชุมได้มีโอกาสแสดงทัศนะ
ของตน และขณะเดียวกนั กฝ็ ึกการยอมรับความคิดเห็นของผู้อนื่ และยอมรบั มติของที่ประชุม หรือความ
คิดเห็นของคนสว่ นใหญ่ด้วย
6. ชว่ ยในการประสานงานได้ดีเพราะผู้ประชุมมาจากสถานที่หลายแห่งด้วยกนั ความสัมพันธ์
ท่ีเกิดข้ึนในระหวา่ งประชมุ ยอ่ มช่วยให้ประสานงานกันง่ายข้นึ
7. ช่วยให้ตนได้ทราบบทบาท และหน้าท่ีท่ีได้รับมอบหมาย เพื่อที่ต้องดาเนินการตาม
วตั ถปุ ระสงค์หรือนโยบายของหนว่ ยงาน

การเขียนเพื่อการสอ่ื สารทางวชิ าการและวิชาชพี 287

8. ช่วยให้ทราบข่าวสาร ข้อมูล นโยบาย หรือการบริหารของหน่วยงาน หรือได้รับความรู้ใน
วทิ ยาการใหม่ ๆ ทเี่ ปลย่ี นแปลงอยูต่ ลอดเวลา

ศพั ทเ์ กย่ี วกบั การประชุม
1. องค์ประชุม คือบุคคลท่ีมีหน้าท่ีต้องเข้าประชุม ได้แก่ ประธาน รองประธาน เลขานุการ
กรรมการ และสมาชิก ตามหลักการประชุมถ้าสมาชิกที่มาประชุมเกินครึ่งหนึ่งของสมาชิกท้ังหมดคือ
ประมาณ 2 ใน 3 ก็ถือว่าครบองค์ประชุม แต่ถ้ามีสมาชิกมาประชุมน้อยกว่าครึ่งหนึ่งก็ถือว่าไม่ครบองค์
ประชมุ ประธานจะต้องยกเลกิ การประชุมนั้น และนดั หมายการประชุมใหม่
2. ญัตติคอื เรื่องหรอื ปัญหาท่ีนามาพิจารณาในการประชมุ
3. ระเบียบวาระการประชุม คือเร่ืองท่ีนามาปรึกษาหารือกันท่ีประชุมโดยเรียงตามลาดับ
ความสนใจหรือความสาคัญในการปรกึ ษาหารอื
4. มติคือข้อตกลงของที่ประชุมในญัตติต่าง ๆ การออกเสียงลงมติในเร่ืองต่าง ๆ ถือเสียง
สว่ นมากของทป่ี ระชุม ถ้าคนสว่ นมากในท่ีประชุมเหน็ ดว้ ยกเ็ รียกวา่ เป็นมติของคนสว่ นใหญ่ แต่ถ้าทุกคน
ในท่ีประชุมลงมติเห็นด้วยเหมือนกันหมดก็เรียกว่า มีมติเป็นเอกฉันท์การลงมติอาจลงมโดยเปิดเผยคือ
การยกมือหรือลงมติแบบลับ คือเขียนใส่ซองปิดผนึกก็ได้ดังนั้นเม่ือที่ประชุมออกคะแนนเสียงแล้วจะถือ
เปน็ มตใิ ห้ทปี่ ระชุมนาไปปฏิบัติตอ่ ไป
5. ระเบียบวาระการประชุม คือ เรื่องท่ีจะนามาปรึกษาหารือกันในที่ประชุมโดยเรียงหัวข้อ
เร่ืองตามลาดบั ความสาคัญหรือความสนใจของเรอื่ งท่ปี ระชุม

ประเภทของการประชมุ
การประชุมโดยทั่วไป ไม่ว่าจะเป็นการประชุมของหน่วยงานราชการ บริษัท ห้างหุ้นส่วน
สมาคมหรือชมรม มกั จะแบง่ การประชมุ ออกเปน็ 2 ประเภท คอื
1. การประชุมสามัญ หมายถึง การประชุมตามปกติซึ่งกระทาเป็นประจาตามข้อบังคับหรือ
นโยบายของหนว่ ยงาน เชน่ ประชมุ สปั ดาหล์ ะครงั้ เดอื นละคร้ัง สามเดอื นครง้ั หรอื ปลี ะคร้ังเป็นต้น
2. การประชุมวิสามัญ หมายถึง การประชุมท่ีจัดขึ้นเป็นพิเศษ นอกเหนือจากการประชุม
สามัญในกรณีท่ีมีเรื่องเร่งด่วนหรือเร่ืองสาคัญที่ต้องมีการประชุมพิจารณาขอความเห็นจากสมาชิกหรือ
คณะกรรมการในเร่ืองใดเรือ่ งหน่ึง

288 ชวนพศิ อัตเนตร์

การเขยี นจดหมายเชิญประชุม

การประชุมแต่ละคร้ัง เลขานุการจะต้องมีหน้าท่ีทาจดหมายเชิญประชุมไปนัดหมาย
คณะกรรมการสมาชิก หรือผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการประชุมของหน่วยงานองค์กรธุรกิจน้ัน ๆ ผู้เข้า
ประชุมจะได้ทราบว่าจะมีการประชุมเร่ืองอะไร วันใด เวลาใด หรือหากเป็นไปได้ให้ระบุระเบียบวาระ
การประชุมว่ามีวาระการประชุมเพ่ือผู้เข้าประชุมจะได้เตรียมตัวหาข้อมูลต่าง ๆ มาเสนอแก่ที่ประชุม
การเขียนจดหมายเชิญประชุมมีหลกั การเขยี น ดงั น้ี

1. จดหมายเชิญประชุมต้องส่งล่วงหน้าให้ผู้เข้าประชุมทราบล่วงหน้าอย่างน้อย 7 วัน ก่อนมี
การประชุมเพ่อื ให้เตรียมตวั เข้าประชมุ หรอื มีกิจธรุ ะจะได้แจ้งให้ทางหน่วยงานทราบได้

2. แจ้งเรื่องท่ีจะประชุม วัน เวลา สถานท่ี หากสามารถจัดทาระเบียบวาระได้ทันให้แจ้ง
ระเบียบวาระการประชุมให้ชัดเจนพร้อมหนังสอื เชิญดว้ ย

3. ใชส้ านวนภาษาทช่ี ัดเจน รดั กมุ และได้ใจความ ไมเ่ ขยี นเย่ินเย้อ วกวน เพราะจะทาให้ผู้รับ
เขา้ ใจความหมายไม่ถกู ต้อง

4. การเขียนจดหมายเชิญประชุมอาจจะเขียนระเบียบวาระการประชุมลงในจดหมายเชิญ
ประชุมหรอื แยกระเบียบวาระการประชุมอีกแผ่นต่างหากกไ็ ด้

อนึ่ง โดยท่ัวไปแล้วการเขียนจดหมายเชิญประชุมในย่อหน้าแรกจะแจ้งว่าผู้มีอานาจ เช่น
ประธานกรรมการบริษัท ผู้อานวยการ ผู้จัดการ ฯลฯ ต้องการนัดประชุมเร่ืองอะไร ครั้งท่ีเท่าไร เม่ือไร
ท่ีไหน ย่อหน้าถัดมาจะแจ้งหัวข้อประชุมหรือวาระการประชุม และย่อหน้าสุดท้ายย้าให้ผู้เข้าประชุมไป
ประชุมตามวนั เวลาท่กี าหนด

การบันทึกรายงานการประชมุ

ขณะที่มกี ารประชุมปรึกษาหารือ เลขานุการหรือผู้ท่ีใดร้ บั มอบหมายจะต้องมหี นา้ ท่บี นั ทกี ราย
ละเอียดของการประชุม ซ่ึงจะมีการบันทึกข้อความแบบใดน้ันขึ้นอยู่กับความเหมาะสม หรือความ
ต้องการของท่ีประชุมว่าต้องการรายละเอียดของข้อมูลมากน้อยเพียงใด การบันทึกการประชุมสามารถ
ทาได้ 3 วิธี คอื (ประวณี ณ นคร 2542 : 162-163)

โดยปกติ ผูม้ หี น้าทแี่ จง้ กาหนดการประชมุ และเรอ่ื งต่าง ๆ ทจ่ี ะประชมุ คือ เลขานกุ ารท่ปี ระชมุ
การแจง้ กาหนดการประชุมนัน่ อาจเลือกกระทาได้หลายวิธี ขึ้นอยกู่ ับลักษณะของการประชมุ และจานวน
ผเู้ ข้าประชมุ ถ้าเป็นการประชมุ อย่างไมเ่ ปน็ ทางการ และมผี เู้ ข้าประชุมไมม่ าก อาจใช้วธิ ีแจ้งทางโทรศัพท์
หรือเขียนบันทึกแจ้งเป็นรายบุคคลก็ได้ แต่ถ้าเป็นการประชุมอย่างเป็นทางการ และมีจานวนผู้เข้า
ประชุมมาก ควรส่งจดหมายเชิญประชุมพร้อมกับระเบียบวาระการประชุม ซ่ึงอาจจัดทาได้ 2 ลักษณะ
ดงั นี้

การเขยี นเพือ่ การส่อื สารทางวชิ าการและวชิ าชพี 289

1. จดหมายเชิญประชุม และระเบียบวาระการประชุมรวมในฉบับเดียวกัน คือในเน้ือหาของ
จดหมายเชิญประชมุ จะมีรายละเอยี ดของเร่อื งท่จี ะประชุมรวมอยูด่ ้วย
ตวั อยา่ งจดหมายเชญิ ประชมุ และระเบียบวาระการประชุมรวมในฉบับเดยี วกัน

290 ชวนพิศ อัตเนตร์

2. จดหมายเชิญประชมุ และระเบียบวาระการประชุมแยกคนละฉบับ กล่าวคือระเบียบวาระ
การประชุมจะแนบไปกับจดหมายเชิญประชุม ซึ่งถือเป็นความสะดวกอย่างหนึ่ง เนื่องจากผู้จัดทา
สามารถจัดพิมพ์จดหมายเชิญประชุมไว้ก่อนได้ โดยไม่จาเป็นต้องรอระเบียบวาระการประชุม ซ่ึงอาจ
ต้องใช้เวลาในการรวบรวม หรือในกรณีท่ีต้องมีการแก้ไข ก็สามารถแก้ไขฉบับใดฉบับหนึ่งได้ โดยไม่
กระทบอีกฉบับหนึง่
ตัวอย่างจดหมายเชิญประชมุ และระเบียบวาระการประชุมแยกคนละฉบับ

การเขยี นเพื่อการส่อื สารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 291

ระเบียบวาระการประชมุ
ของ

คณะกรรมการ.........................
คร้ังที่ .................

วัน........ เดอื น................... พ.ศ................. เวลา............... น.
ณ หอ้ งประชมุ ...................
----------------------------

1. เรอื่ งแจง้ เพ่ือทราบ
1.1 ...........................
1.2 ...........................

2. เรื่องรับรองรายงานการประชุมครัง้ ท.ี่ .............
3. เรื่องสืบเนอื่ ง

3.1 ...........................
3.2 ...........................
4. เร่ืองเสนอเพอื่ พจิ ารณา
4.1 ...........................
4.2 ...........................
5. เร่ืองอื่น ๆ (ถ้ามี)
5.1 ...........................
5.2 ...........................

รูปแบบของรายงานการประชุม

การเขยี นรายงานการประชมุ ของแตล่ ะหนว่ ยงานจะมีรปู แบบทแ่ี ตกต่างกนั แล้ว ทัง้ นข้ี น้ึ อยู่
กับความเหมาะสมขององค์กร แต่รายงานการประชมุ โดยท่วั ๆ ไปจะประกอบไปดว้ ยหวั ข้อดังต่อไปนี

1. รูปแบบของจดหมายเชิญประชุม
โดยทวั่ ไปจดหมายเชิญประชุมมีรปู แบบเช่นเดยี วกับหนังสือติดต่อราชการซึง่ ประกอบด้วย

สว่ นหัวเรื่อง สว่ นเนื้อเรอื่ ง และสว่ นทา้ ยเร่อื ง

292 ชวนพิศ อตั เนตร์

โครงสร้างของจดหมายเชญิ ประชุมจะเริ่มต้นด้วยท่ี (ในกรณีที่เป็นส่วนราชการหรือเอกชน
บางแห่ง) วนั เดือน ปี เรอ่ื ง คาขึน้ ต้น สงิ่ ท่สี ่งมาด้วย (ถ้ามี) เนอื้ เรื่องคาลงทา้ ย (ถ้าเป็นหนังสอื ภายนอก)
และลายมือชอ่ื พรอ้ มตาแหนง่ ของผสู้ ง่ จดหมายเชญิ ประชุม ซ่ึงมกั จะเปน็ เลขานุการ

2. หลักการเขียนจดหมายเชญิ ประชุมส่ิงสาคัญท่ีจะต้องดาเนินการเป็นลาดับแรก ก่อนจัดทา
จดหมายเชิญประชุม คือ การกาหนดวันประชุม และระเบียบวาระการประชุม โดยหารือกับประธาน
และตรวจสอบว่าผู้ท่ีจะเชิญประชุมว่างหรือไม่ หลังจากนั้นก็เตรียมการจองสถานที่ให้เรียบร้อย แล้วจึง
ดาเนนิ การร่างจดหมายเชิญประชมุ โดยมหี ลกั การเขยี น ตลอดจนลักษณะสานวนภาษาท่ีใชใ้ นโครงสร้าง
แตล่ ะสว่ น ดังน้ี

2.1 เร่ือง โดยท่ัวไปมักใช้ว่า "ขอเชิญประชุม" หรืออาจระบุให้ชัดเจนว่าเป็นการประชุม
อะไร เช่น "ขอเชิญประชุมใหญส่ ามญั ผ้ถู ือหุ้น ประจาปี 2534"

2.2 คาขึ้นต้น ขึ้นอยู่กับผู้รับจดหมาย ถ้าเป็นบุคคลทั่วไปจะใช้ว่า "เรียน..." ต่อท้ายด้วย
ช่ือบุคคล หรือถ้าเป็นจดหมายท่ีส่งถึงคนจานวนมากก็ไม่จาเป็นต้องระบุชื่อเฉพาะ เช่น เรียน ท่านผู้ถือ
หนุ้

2.3 ส่ิงที่ส่งมาด้วย อาจมีหรือไม่ก็ได้ โดยปกติมักจะเป็นระเบียบวาระการประชุม (ถ้า
ไม่ได้จัดทาเป็นฉบับเดียวกัน) และรายงานการประชุมคร้ังก่อน หรืออาจมีเอกสารประกอบการประชุม
แนบไปด้วย โดยจะตอ้ งใส่หมายเลขกากับทุกรายการ กม็ ีเอกสารมากกว่าหนงึ่ รายการ

2.4 ควรตรวงสอบข้อมลู ในจดหมายวา่ ครอบคลมุ ประเด็นตอ่ ไปนี้
เนื้อเรอื่ ง
ใคร - ผูเ้ รียกประชุม
อะไร - ชอ่ื ของการประชุม
เม่อื ไร - กาหนดวัน – เวลา
ท่ีไหน - สถานท่ี
เหตุใด - จุดประสงค์

กล่าวคือ รายละเอียดที่จะต้องระบุในเน้ือเร่ือง ซ่ึงปรากฏเป็นย่อหน้าแรกน้ันประกอบด้วย ชื่อผู้เรียก
ประชุม หรือจัดประชุม ช่ือของการประชุม (เช่น การประชุมใหญ่สามัญประจาปี การประชุมผู้ถือหุ้น
การประชมุ คณะกรรมการเป็นต้น) กาหนดวัน เวลา และสถานที่ประชมุ และจุดประสงคข์ องการประชุม
(เชน่ เพอ่ื พิจารณากจิ การของบริษทั เปน็ ต้น) ซง่ึ อาจระบุโดยแจง้ ระเบียบวาระการประชมุ

โดยทั่วไป เนอ้ื เรือ่ งของจดหมายเชิญประชมุ มีลกั ษณะดงั น้ี
1. ขน้ึ ตน้ โดยใชค้ าวา่ "ดว้ ย" และระบชุ ือ่ ผูเ้ รียกประชุม เช่น ด้วยบรษิ ัท... จากัด ได้กาหนดให้
มกี ารประชุม หรืออาจละไว้ โดยระบเุ ฉพาะชื่อของการประชุม เชน่ ด้วยจะมกี ารประชุมใหญ่สามัญผู้ถือ
หนุ้ ของบรษิ ัทครั้งท่ี 1/2534

การเขียนเพือ่ การสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชีพ 293

2. กาหนดวันประชุม ต้องระบุวันให้ชัดเจนด้วยนอกเหนือจากวันท่ี เดือน และ พ.ศ. เช่น วัน
พฤหัสบดีท่ี 30 พฤษภาคม 2534 เพ่ือป้องกนั ความผดิ พลาด

3. เวลาประชมุ นยิ มใช้ภาษาเปน็ ทางการ เชน่ 10.00 น. 13.30 น.
4. สถานทป่ี ระชุม ใชค้ าว่า "ณ" ตามด้วยสถานที่ซึ่งจาเป็นต้องใหข้ ้อมูลละเอยี ดเพียงใดข้ึนอยู่
กับดุลยพนิ ิจของผู้จดั ทา เชน่ ณ ห้องประชุม สานักงานบริษัท เลขท่ี 32/12 ซอยอารยี ์ 2 ถนนพหลโยธนิ
แขวงสามเสนใน เขตพญาไท กรุงเทพมหานคร แต่ถ้าเป็นสถานท่ีซึ่งผู้เข้าประชุมทราบกันดีอยู่แล้ว อาจ
ระบุสั้น ๆ เช่น ณ ห้องประชุมของสมาคม อย่างไรก็ดี ควรระบุวัน เวลา และสถานที่ประชุมให้ชัดเจน
ทีส่ ุด เพอื่ ไมใ่ ห้เกดิ ขอ้ สงสัยใด ๆ

ย่อหน้าสดุ ท้ายของจดหมายเชิญประชุมจะเป็นจดุ ประสงค์ของเรื่อง ซึ่งมกั ข้นึ ต้นด้วยคาว่า
"จึง" โดยมสี านวนเฉพาะทีน่ ยิ มใช้กนั ทั่วไป ดังน้ี

"จึงเรียนมาเพ่ือทราบ และขอเชิญเข้าประชุมตามกาหนดวัน เวลา และสถานที่ดังกล่าว"
หรอื

"จึงขอเรียนเชิญท่านเข้าประชมุ ตามวนั เวลา และสถานท่ดี ังกล่าว" หรอื
"จึงขอเรียนเชิญท่านโปรดเข้าประชุม ตามวัน เวลา และสถานท่ีดังกล่าวข้างต้นโดยพร้อม
เพรยี งกนั จะขอบคุณยิ่ง" หรอื
"จงึ เรยี นเชญิ มาเพอื่ โปรดเขา้ ประชุมตามกาหนด วัน เวลา และสถานทดี่ งั กล่าวข้างต้นด้วย
จักขอบคุณยง่ิ "
5. คาลงท้าย ให้ใช้ตามฐานะของผ้รู ับจดหมายถ้าเป็นบุคคลท่ัวไปมักใช้วา่ "ขอแสดงความนบั
ถือ"
6. ลายมือชื่อและตาแหม่ง ให้ลงลายมือช่ือของผู้ออกจดหมาย พร้อมท้ังพิมพ์ชื่อเต็มไว้ใน
วงเลบ็ ใต้ลายมือชอ่ื และลงตาแหน่งของเจ้าของลายมอื ชื่อด้วย เชน่ เลขานุการ กรรมการผ้จู ดั การใหญ่
หากมีข้อมูลอื่นนอกเหนือจากที่กล่าวมาแล้ว ก็อาจแจ้งให้ทราบเพ่ิมเติมได้ในย่อหน้าสุดท้าย
หรือตอนท้ายของจดหมาย เช่น ขอให้นาเอกสารประกอบวาระการประชุมครั้งที่.. มาด้วย เป็นต้น
อยา่ งไรกต็ าม ถา้ เปน็ การเพ่ิมขอ้ ความเปน็ หมายเหตตุ อนทา้ ย ควรกระทาเทา่ ทจ่ี าเปน็ เพราะจะดเู หมือน
ผู้จัดทาไม่รอบคอบ จึงตอ้ งมาเพมิ่ ข้อความในภายหลัง
ในกรณีท่ีต้องการทราบจานวนผู้เข้าประชุมท่ีแนน่ อนอาจแนบใบตอบรับเข้าประชุม หรือระบุ
ใหแ้ จ้งความจานงเขา้ ประชมุ ภายในเวลาทก่ี าหนดกไ็ ด้
ถ้าต้องการความสะดวกและรวดเร็วในกรณีที่มีการประชุมอยู่เป็นประจา อาจจัดทาเป็น
แบบฟอร์มไว้โดยเติมเฉพาะส่วนท่ีเป็นชื่อผู้เรียกประชุม ช่ือของการประชุม กาหนดวัน เวลา สถานที่
และจุดประสงค์ของการประชุม ซึ่งทาให้สิ้นเปลืองเวลาในการจัดทาน้อยลงโดยไม่ต้องร่างจดหมายใหม่
ทกุ คร้งั ทีม่ ีการประชมุ

294 ชวนพิศ อตั เนตร์
ตัวอยา่ งจดหมายเชิญประชมุ ในวงการธรุ กจิ

การเขียนเพื่อการสื่อสารทางวชิ าการและวชิ าชพี 295
ตวั อยา่ งจดหมายเชญิ ประชุมในวงการราชการ