การจัดการเอกสาร หลักการและแนวปฏิบัติในอค์กรยุคดิจิทัล

RM

Good records management helps organizations to manage their information
more efficiently in the face of rapidly changing technologies.

การจัดการเอกสาร

หลักการและแนวปฏิบัติในองค์การยุคดิจิทัล

วิศปัตย์ ชัยช่วย

ทุนสนับสนุนการผลิตตำรา คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์
มหาวิทยาลัยขอนแก่น พ.ศ.2563

การจดั การเอกสาร

Records Management

หลักการและแนวปฏบิ ัติในองคก์ ารยุคดิจิทลั

วศิ ปตย์ ชัยชว่ ย

ทุนสนบั สนุนการผลติ ตํารา คณะมนษุ ยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวทิ ยาลยั ขอนแก่น พ.ศ.2563

การจัดการเอกสาร

หลกั การและแนวปฏบิ ัตใิ นองค์การยุคดิจทิ ัล

รองศาสตราจารย์ ดร.วศปตย์ ชัยชว่ ย

สาขาวชาสารสนเทศศาสตร์ คณะมนษุ ยศาสตร์และสงั คมศาสตร์ มหาวทยาลยั ขอนแก่น

พิมพค์ รังที 1 พ.ศ.2565

© สงวนลขิ สทิ ธติ ามพระราชบญั ญัติลิขสทิ ธิ พ.ศ.2537
ห้ามคดั ลอก ลอกเลยี น ดัดแปลง ทาํ ซาํ จดั พิมพ์ หรอกระทาํ อนื ใด โดยวธกี ารใดๆ ในรูปแบบใดๆ ไมว่ ่า
ส่วนใดสว่ นหนงึ ของหนังสือเล่มนี เพือเผยแพร่ในสอื ทกุ ประเภท หรอเพอื วัตถปุ ระสงค์ใดๆ นอกจากจะได้
รับอนุญาต

สาขาวชาสารสนเทศศาสตร์
คณะมนษุ ยศาสตร์และสงั คมศาสตร์ มหาวทยาลยั ขอนแก่น

https://hs.kku.ac.th

สารบัญ 1

ส่วนนํา 3

คำนยิ ม 3
3
คำนำ 4
8
ตอนที 1 แนวคิดการจัดการเอกสาร 11
14
บทท่ี 1 ความหมายและคณุ ลักษณะของเอกสาร 18
19
วัตถปุ ระสงคข องบท 19
ความนำ 20
ความหมายของคำวา “เอกสาร”และคำศัพทท่ีเกีย่ วของ
ความหมายของเอกสารตามกฎหมาย 21
คุณลักษณะและธรรมชาติของเอกสาร
ประเภทของเอกสาร 21
ความสำคัญของเอกสาร 21
สรปุ 22
คำถามทบทวนทา ยบท 22
บรรณานุกรม 23
25
บทท่ี 2 การจัดการเอกสารและวิชาชีพนกั จดั การเอกสาร 26
27
วัตถุประสงคของบท 29
ความนำ 36
การจัดการเอกสาร 42
ระบบเอกสาร 42
งานสารบรรณ 43
การจดั การเอกสารในฐานะเปนทรัพยากรเชงิ กลยุทธ
การจดั การเอกสารกบั สาขาวิชาทีเ่ กย่ี วของ 45
ความจำเปน ของการจดั การเอกสาร
พัฒนาการของการจดั การเอกสารในประเทศไทย 45
วิชาชีพนกั จัดการเอกสาร
สรุป
คำถามทบทวนทายบท
บรรณานุกรม

บทท่ี 3 หลักการและทฤษฎกี ารจดั การเอกสาร

วตั ถุประสงคของบท

ความนำ 45
หลกั การชดุ เอกสาร 46
หลกั การดำเนินงานเอกสารทีด่ ี 46
หลกั พน้ื ฐานของงานสารบรรณ 47
หลกั การวงจรชวี ติ เอกสาร 48
ทฤษฎกี ารจัดการเอกสารอยางตอ เนอื่ ง 51
แนวทางการจัดการเอกสารอยางตอ เน่อื งตามวงจรชีวิต 56
หลกั การวงจรชีวติ ของการจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส 59
สรปุ 59
คำถามทบทวนทายบท 59
บรรณานกุ รม 60

ตอนที 2 แนวปฏิบัติการจดั การเอกสาร 61

บทที่ 4 แผนงานจัดการเอกสาร 63

วตั ถปุ ระสงคข องบท 63
ความนำ 63
ลักษณะของแผนงานจัดการเอกสาร 64
การวเิ คราะหบ รบิ ทที่เก่ยี วของกบั การจดั การเอกสาร 65
การพฒั นาแผนงานจดั การเอกสาร 77
การใหค วามรูและฝกอบรมบุคลากร 82
สรปุ 84
คำถามทบทวนทา ยบท 84
บรรณานุกรม 85

บทท่ี 5 แบบแผนการจดั หมวดหมูเอกสาร 87

วตั ถปุ ระสงคของบท 87
ความนำ 87
หลกั การจดั หมวดหมเู อกสาร 88
เครอื่ งมอื สำหรับการจัดหมวดหมูเ อกสารและสารสนเทศขององคการ 89
หลกั การจัดทำแบบแผนการจัดหมวดหมูเอกสาร 95
กระบวนการจดั ทำแบบแผนการจดั หมวดหมูเอกสาร 96
สรุป 108
คำถามทบทวนทายบท 108
บรรณานุกรม 109

บทท่ี 6 การสำรวจเอกสาร การประเมนิ คุณคาและกำหนดอายุเอกสาร 111

วตั ถปุ ระสงคข องบท 111
ความนำ 111

การสำรวจเอกสาร 112
การประเมนิ คุณคาเอกสาร 121
การกำหนดอายเุ อกสาร 129
สรุป 139
คำถามทบทวนทา ยบท 140
บรรณานุกรม 141

บทที่ 7 การจัดการเอกสารสำคญั ที่สุด 143

วตั ถปุ ระสงคของบท 143
ความนำ 143
ลกั ษณะของเอกสารสำคัญท่สี ดุ 144
แผนงานเอกสารสำคญั ทีส่ ุด 146
กจิ กรรมการจัดการเอกสารสำคัญท่สี ุด 146
ขอ มลู ขาวสารลับ 151
สรปุ 154
คำถามทบทวนทายบท 154
บรรณานุกรม 155

บทท่ี 8 มาตรฐานและกฎหมายทางการจดั การเอกสาร 157

วัตถปุ ระสงคของบท 157
ความนำ 157
มาตรฐาน 158
กฎหมาย 164
แนวทางการปฏบิ ตั ติ ามกฎหมาย 171
สรปุ 173
คำถามทบทวนทายบท 174
บรรณานุกรม 175

ตอนที 3 การดาํ เนินงานสารบรรณ 177

บทที่ 9 การดำเนนิ งานเอกสารระหวางกระแสการใชงาน 179

วัตถุประสงคข องบท 179
ความนำ 179
การจดั ทำเอกสาร 180
การจบั เก็บเอกสาร 188
การใชง านเอกสาร 201
การดูแลเอกสารระหวา งกระแสการใชง าน 202
สรปุ 210
คำถามทบทวนทายบท 211

บรรณานกุ รม 212

บทท่ี 10การดำเนินงานเอกสารกงึ่ กระแสการใชงาน 213

วัตถปุ ระสงคข องบท 213
ความนำ 213
เอกสารก่ึงกระแสการใชง าน 214
ศนู ยเอกสาร 219
กจิ กรรมการดำเนินงานเอกสารกง่ึ กระแสการใชง าน 223
สรุป 235
คำถามทบทวนทา ยบท 235
บรรณานุกรม 236

บทท่ี 11การดำเนินงานเอกสารสน้ิ กระแสการใชง าน 237

วัตถุประสงคข องบท 237
ความนำ 237
เอกสารสิน้ กระแสการใชงาน 238
การกำจัดเอกสาร 238
การบรหิ ารงานจดหมายเหตุ 244
การสงวนรกั ษาเอกสาร 251
สรปุ 255
คำถามทบทวนทายบท 255
บรรณานุกรม 256

ตอนที 4 ประเดน็ และแนวโน้มการจัดการเอกสารในยคุ ดิจทิ ัล 257

บทที่ 12เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส 259

วัตถปุ ระสงคของบท 259
ความนำ 259
เอกสารอิเล็กทรอนิกส/ ดจิ ิทัล 260
ความทาทายของการจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส 262
ระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส 264
พฒั นาการของการจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส 268
ฟง กช นั การทำงานของระบบจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส 272
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส 277
สรุป 281
คำถามทบทวนทายบท 281
บรรณานกุ รม 282

บทท่ี 13การจัดการเอกสารในระบบนเิ วศดิจทิ ลั 285

วตั ถปุ ระสงคของบท 285

ความนำ 285

ระบบนเิ วศดจิ ิทลั 286

ประเดน็ การจดั การเอกสารในระบบนิเวศดิจทิ ลั 287

(การแปลงเปนดจิ ทิ ัล, ไปรษณยี อิเลก็ ทรอนกิ ส, ลายมือช่ืออเิ ล็กทรอนกิ ส,

เอกสารส่ือสงั คม, ขอมลู อภิพันธุ,ความตอเน่อื งทางดิจิทัล,

การสงวนรักษาดจิ ิทัล)

สรุป 311

คำถามทบทวนทา ยบท 311

บรรณานกุ รม 312

บทท่ี 14เทคโนโลยีอบุ ตั ใิ หมทม่ี ีผลตอ การจดั การเอกสาร 315

วัตถปุ ระสงคข องบท 315
ความนำ 315
บล็อกเชน 316
ขอ มูลขนาดใหญ 319
ปญญาประดิษฐ 322
เคร่ืองมือโอเพน ซอรส สำหรับจัดการเอกสาร 325
สรปุ 326
คำถามทบทวนทา ยบท 326
บรรณานกุ รม 327

ภาคผนวก 329
เกยี วกบั ผเู้ ขียน 345

แด่
พอ่ -แม่ ครคู นแรกของลกู

คาํ นยิ ม

การดำเนินชีวติ ประจำวันของมนุษยล ว นเก่ยี วของกับเอกสาร อาทิ บตั รประชาชน ใบเสรจ็ รบั
เงิน จดหมาย ใบแจง หนี้ โฉนดท่ีดิน รายการขอ มูลที่สง มาทางอิเล็กทรอนิกสต างๆ ไปจนถงึ บนั ทึก
เลก็ ๆ นอ ยๆ ทม่ี ีขอมูลหรอื สารปรากฏอยเู พอ่ื ชวยการจดจำหรอื ส่ือสารตอ ไปได โดยรวมๆ เรากจ็ ะ
เรยี กสง่ิ เหลานว้ี า เปนเอกสาร ซึ่งแตล ะคนกจ็ ะมีพฤตกิ รรมในการจัดการเอกสารดังกลา วแตกตา งกนั
ขนึ้ อยกู ับการพิจารณาวาเรือ่ งไหนสำคญั หรอื ไมส ำคัญ เรอ่ื งไหนตองจดั เกบ็ อยา งดี เรื่องไหนขยำท้งิ ไป
ได แตเมื่อใดทเี่ อกสารสารเปน สิ่งทถ่ี กู บันทึกไวโ ดยหนว ยงานตามอำนาจหนาทท่ี างกฏหมายหรือตาม
ภารกจิ ทตี่ อ งดำเนนิ การ ซง่ึ ในภาษาอังกฤษตรงกบั คำวา Record น้นั จำเปนอยางยงิ่ ท่ีตองมกี าร
จดั การเอกสารอยา งเปน ระบบ สอดคลอ งกับบรบิ ทของหนวยงานและมาตรฐานทเี่ กีย่ วขอ ง รวมถึงมี
ความสะดวก ปลอดภัย และมีประสิทธภิ าพในการนำมาใชงานในหนวยงาน

อาจกลาวไดวา เอกสาร (Record) เปน ทรัพยากรสารสนเทศ (Information Resource)
ประเภทหนึง่ ทม่ี ีความสำคัญและมคี ณุ ลักษณะเฉพาะเช่ือมโยงกบั บริบทขององคก าร ดงั นน้ั การศึกษา
เรียนรูเก่ียวกับ “การจดั การเอกสาร (Record Management) จึงยงั คงเปนเรอ่ื งท่ีสำคญั และมีความ
จำเปน อยางยง่ิ ในหลักสตู รสารสนเทศศาสตร และสาขาวิชาทใี่ กลเ คยี งกนั อาทิ สารสนเทศศึกษา
บรรณารักษศาสตร การจดั การสารสนเทศ เปน ตน โดยเฉพาะอยา งยงิ่ ในยุคที่เทคโนโลยีดิจทิ ลั มี
ความสามารถสงู เออ้ื ตอการจัดการเอกสารใหมีประสิทธิภาพโดยกาวขามขอ จำกัดเดมิ ๆ ในหลายมิติ
ทง้ั ในดานปรมิ าณ ความจุของหนวยบันทึก รูปแบบการจดั เกบ็ การประมวลผล การเขาถงึ และ
การนำไปใชประโยชน ความจำเปนในการศกึ ษาเกีย่ วกับการจัดการเอกสาร โดยใชเ ทคโนโลยดี ิจิทัลก็
ย่ิงเปน เรอ่ื งท่ีหลกี เลี่ยงไมไ ด

รองศาสตราจารย ดร. วศิ ปตย ชยั ชว ย เปน นักวิชาการในสาขาวิชาสารสนเทศศาสตร ที่
ศกึ ษาในเร่อื งการจัดการเอกสารมาโดยตลอด และเปนผสู อนเร่อื งการจัดการเอกสาร ในหลกั สูตร
ระดับปริญญาตรแี ละปรญิ ญาโท ของมหาวิทยาลยั ศิลปากร และมหาวทิ ยาลัยขอนแกน รวมทัง้ เปน
อาจารยพ ิเศษและวิทยากรในการบรรยายและอบรมเรือ่ งการจัดการเอกสารใหก บั หนวยงานตางๆ มา
นานกวา 15 ป นับเปนหน่งึ ในนกั วชิ าการจำนวนนอยทมี่ ีความเชี่ยวชาญในเร่อื งการจัดการเอกสาร
โดยตรง ในฐานะทข่ี า พเจา เปน ผูอาวโุ สในวงวิชาการบรรณารกั ษศาสตรแ ละสารสนเทศศาสตร รสู ึก

ยินดแี ละชน่ื ชมเปนอยา งยง่ิ ที่ รองศาสตราจารย ดร. วิศปตย ชัยชว ย ไดเ ขียนหนังสือ การจัดการ
เอกสาร: หลักการและแนวปฏบิ ัติในองคการยคุ ดิจทิ ัล เลมน้ี ออกมาเผยแพร

หนังสือ การจัดการเอกสาร: หลกั การและแนวปฏิบตั ิในองคการยุคดิจิทัล มีเน้ือหาที่
ครอบคลุมทงั้ ในดานทฤษฎแี ละแนวคดิ (Theory and Concept) หลักการและแนวปฏิบตั ิ
(Principles and Guidelines) การดำเนินการและการปฏบิ ตั ิ (Operations and Practices) ซงึ่ มี
ความครบถวนสมบรู ณ และประเด็นและแนวโนมท่ีสำคัญ (Important Issues and Trends) ทไี่ ดมา
มีการวิเคราะหส ังเคราะหเ อกสารและงานวจิ ัยทเี่ ก่ยี วขอ งมาอยา งรอบดา น ซง่ึ นบั วาเปน ประโยชน
อยา งย่งิ ทั้งตอ ผสู อนและผเู รียนในหลักสูตรสาขาวชิ าสารสนเทศศาสตร และสาขาวชิ าที่เก่ียวขอ ง รวม
ไปถงึ ผรู บั ผิดชอบการจดั การเอกสารในหนวยงานตางๆ ก็สามารถนำไปใชเปนแนวทางในการปฏิบัติ
งานได

ศาสตราจารย ดร.กุลธิดา ทว มสขุ
ผูอำนวยการศนู ยวจิ ัยนวัตกรรมการเรยี นรูแบบสมารต มหาวทิ ยาลยั ขอนแกน
(Smart Learning Innovation Research Center: SLIRC, Khon Kaen University)

คาํ นยิ ม

การจัดการเอกสารมีความสำคัญและจำเปนตอทุกองคกรมานานแลว ไมใชจ ำเปน และสำคัญ
เพราะเทคโนโลยี แตเ ทคโนโลยใี หมๆทเ่ี ขามา ทำใหการจดั การเอกสารมีความซับซอ นมากข้นึ เอกสาร
มีทงั้ กระดาษ อิเลก็ ทรอนกิ ส (Scan) และดจิ ิทัล (Born digital) องคกรจึงตองมีระบบ Hybrid

การจดั การเอกสารท้ังด้ังเดมิ และเอกสารทเี่ กิดขึ้นใหมเปน ความทา ทาย
ผูเขยี นไดเรียนวิชาการจดั การเอกสาร ซึง่ เปน หลักสตู รระดับปรญิ ญาโท และไดศึกษาคน ควา
ตอยอด จนเขียนตำราและงานวชิ าการเก่ยี วกับเร่อื งน้มี าแลว
ตำราเรอ่ื งนี้จะเปนประโยชนตอ การเรียนการสอน และเปนประโยชนตอ ทกุ องคกร ที่มผี ู
ปฏบิ ตั งิ านแตยงั ขาดความรูทางวิชาการ และจะเปนประโยชนตอวิชาชพี สารสนเทศดว ย

รองศาสตราจารย ดร.สมสรวง พฤตกิ ุล
ผทู รงคณุ วุฒิดา นการจดั การเอกสารและจดหมายเหตุ

คํานํา

ความกาวหนาของเทคโนโลยีดิจิทัล เชน ระบบประมวลผลแบบคลาวด, ขอมูลขนาดใหญ,
บล็อกเชน, ปญญาประดิษฐ และการเติบโตของสอื่ สงั คม สง ผลใหก ารบรหิ าร การทำงานในองคการ
เปลยี่ นแปลงไปแบบพลกิ ผนั ปรมิ าณเอกสารและสารสนเทศดจิ ทิ ัลทเ่ี พ่มิ ขน้ึ อยา งมหาศาล ทำใหก าร
จดั การเอกสารและสารสนเทศในองคการตอ งปรบั เปล่ียนไป

หนงั สือ การจัดการเอกสาร: หลักการและแนวปฏบิ ัติในองคก ารยคุ ดิจทิ ลั เลมน้ี ผูเขียนเริ่ม
ลงมือเรียบเรียงมาต้ังแตป  2559 ปรบั ปรุง แกไขมาเปน ระยะจนกระท่งั มาแลว เสรจ็ ในป 2565 โดย
สว นหน่ึงพฒั นามาจากเอกสารประกอบการเรียนรู ในสาระวชิ าการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุ
ซง่ึ ผเู ขยี นไดรบั ผดิ ชอบจดั การเรยี นการสอนทงั้ ระดบั ปริญญาตรแี ละปรญิ ญาโท ในมหาวิทยาลัย
ศิลปากร และมหาวิทยาลัยขอนแกน ตลอดจนเอกสารประกอบการฝกอบรมใหกับหนว ยงานตางๆ มา
ต้ังแตปก ารศึกษา 2550 จนถึงปจ จุบนั ดว ยตระหนักวา หนังสอื และตำราทางการจดั การเอกสารใน
ประเทศไทยน้ันมีอยางจำกดั ทผ่ี านมามเี พยี งตำรา การจัดการเอกสาร ของ รองศาสตราจารย ดร.
สมสรวง พฤตกิ ลุ ซง่ึ ตพี ิมพเ ผยแพรค ร้ังแรกในป 2546 แตก็อยใู นวงจำกดั ในหมูนักศึกษาปรญิ ญาโท
สาขาวิชาการจัดการจดหมายเหตุและเอกสาร ภาควชิ าภาษาตะวนั ออก คณะโบราณคดี
มหาวิทยาลัยศลิ ปากร จึงถอื วา หนงั สือการจัดการเอกสาร: หลักการและแนวปฏบิ ัติในองคการยคุ
ดจิ ทิ ัล เปน เลม ลา สุดของวงวชิ าการในรอบเกือบ 20 ป

ผเู ขียนอาศยั มโนทศั นหลักเรื่องการจดั การเอกสารในฐานะที่เปน ทรพั ยากรเชงิ กลยทุ ธข อง
องคก าร โดยมุงชใี้ หเห็นความเปลี่ยนแปลงของศาสตรทางการจัดการเอกสาร ในศตวรรษที่ 21 จาก
ยุคตน (RM. 1.0) ทมี่ ุงเนนการควบคุม ดวยกฎระเบียบ มาตรฐานอยา งเขม งวด เพอื่ ปกปองเอกสาร
ขององคก าร ไปสยู คุ ใหม (RM. 2.0) ทม่ี ุงเนน การทำงานเชิงรุกของนกั จดั การเอกสาร การใหคำ
ปรึกษา การวิเคราะหและออกแบบแนวทางการทำงานจากความตอ งการของผมู ีสวนไดสว นเสยี ใน
ระบบนเิ วศการทำงานทเี่ ปลี่ยนไป พรอมท้ังเสนอแนวคดิ วา การจัดการเอกสารในยุคน้ี จำเปน ตอง
บรู ณาการหลกั การและหลักปฏบิ ตั ทิ ห่ี ลากหลาย เชน การกำกบั ดแู ลสารสนเทศ, การจดั การความ
เสีย่ ง, การจดั การโครงการ เพื่อจดั การเอกสารในฐานะทเี่ ปน ทรพั ยากรเชิงกลยุทธขององคการไดอยา ง
มปี ระสิทธภิ าพ

เน้ือหาแบงออกเปน 4 ตอน (Part) แตละตอน แบงออกเปน บท (Chapter) ท่ีสมั พันธกนั โดย

มงุ ใหผูอานเกดิ ความเขาใจในหลักการและหลกั ปฏบิ ตั ิทางการจดั การเอกสารในบริบทขององคก ารยคุ

ดิจทิ ลั ดวยการวเิ คราะห สังเคราะหขอมูลจากเอกสาร ตำรา หนังสือ ทางการจดั การเอกสารสากล

เรียบเรยี งประกอบการอธิบายและยกตวั อยา งจากบริบทของหนว ยงานในประเทศไทย พรอมท้งั เสนอ

ขอมูล ทัศนะของผูเขียนบางประการที่ไดจ ากการวจิ ยั และการทำงานเกย่ี วกบั การจดั การเอกสารใน

ประเทศไทย มสี าระสำคัญโดยสรปุ ดงั น้ี

ตอนที่ 1 แนวคิดการจัดการเอกสาร เปนสวนท่ีมงุ อธิบายแนวคดิ ทฤษฎี (Theory &
Concept) เก่ียวกับการจดั การเอกสาร เพื่อปูพื้นฐานสำหรับผศู กึ ษา ใหเกิดความเขาใจ เห็นภาพรวม
และความสมั พันธข องเอกสารกบั การจดั การในบรบิ ทขององคการ แบงออกเปน 3 บท วา ดวย ความ
หมายและคุณลกั ษณะของเอกสาร, การจดั การเอกสารและวิชาชีพนกั จดั การเอกสาร,หลกั การและ
ทฤษฎีการจัดการเอกสาร

ตอนที่ 2 แนวปฏบิ ตั ิการจดั การเอกสาร เปนสวนที่มุง อธบิ ายแนวคดิ หลักการ (Principle)
เก่ียวกับการจัดการเอกสาร ตามกระบวนการสำคญั ของแผนงานจัดการเอกสาร ซงึ่ ทุกองคการพงึ
ปฏิบัติ ตลอดจนเทคนิค เครือ่ งมือ ทน่ี กั จดั การเอกสารใชส ำหรบั การปฏบิ ตั งิ านวิชาชีพ โดยพยาม
เชอ่ื มโยงกับบรบิ ทในองคก ารภาครฐั และเอกชนในประเทศไทย แบง ออกเปน 5 บท ตอเน่ืองจาก
ตอนที่ 1 คือ แผนงานจดั การเอกสาร, แบบแผนการจัดหมวดหมูเอกสาร, การสำรวจเอกสาร, การ
ประเมนิ คุณคา และกำหนดอายเุ อกสาร, การจดั การเอกสารสำคัญที่สุด, มาตรฐานและกฎหมาย
ทางการจัดการเอกสาร

ตอนท่ี 3 การดำเนินงานสารบรรณ เปนสว นท่ีมงุ อธบิ ายหลักปฏิบตั ิ (Practise) เกี่ยวกับการ
จัดการเอกสาร ในระดบั งานสารบรรณ (Recordkeeping) คอื งานทเี่ กีย่ วขอ งกบั การบรหิ ารงาน
เอกสารเริ่มตั้งแตก ารจดั ทำ การรบั การสง การเก็บรกั ษา การยืม จนถงึ การทำลาย ตามหลกั วงจร
ชวี ิตเอกสาร โดยแบงออกเปน 3 ระยะคือ (1)การดำเนนิ งานเอกสารระหวางกระแสการใชง าน (2)
การดำเนนิ งานเอกสารกง่ึ กระแสการใชงาน (3)การดำเนินงานเอกสารสนิ้ กระแสการใชง าน โดยเชอื่ ม
โยงกบั ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบบั แกไขเพม่ิ เติม (ฉบบั
ท่ี 2) 2548, (ฉบับที่ 3) 2560, (ฉบบั ที4่ ) 2564 ซึ่งหนวยงานของรฐั ในประเทศไทยตอ งปฏิบัตติ าม
แบง ออกเปน 3 บท ตอ เน่ืองจากตอนท่ี 2 คอื การดำเนินงานเอกสารระหวางกระแสการใชงาน, การ
ดำเนินงานเอกสารกึ่งกระแสการใชงาน, การดำเนนิ งานเอกสารส้นิ กระแสการใชง าน

ตอนที่ 4 ประเด็นและแนวโนมการจดั การเอกสารในยคุ ดิจทิ ัล เปน สวนท่ีมุงเสนอประเด็น
และแนวโนม (Issues & Trend) เกยี่ วกบั การจดั การเอกสาร ซึง่ เปน อกี ศาสตรหนึง่ ที่กำลัง
เปลย่ี นแปลงอยางพลิกผนั อนั เปนผลมาจากพฒั นาการของเทคโนโลยีดจิ ิทัลแบบกาวกระโดด โดย

วเิ คราะห สงั เคราะหจากเอกสาร รายงาน และงานวจิ ัย เรียบเรียงนำเสนอแบงออกเปน 3 บท ตอ
เน่อื งจากตอนที่ 3 คือ เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส, การจดั การเอกสารในระบบนิเวศดิจทิ ลั , เทคโนโลยี
อบุ ตั ใิ หมท ี่มผี ลตอการจัดการเอกสาร

หนงั สอื เลม นจ้ี ึงเหมาะสำหรบั ผูเรยี นในหลกั สูตรสารสนเทศศาสตร, สารสนเทศศกึ ษา,
บรรณารักษศาสตร ทตี่ อ งศกึ ษาในวิชาวา ดวยการจดั การเอกสารและจดหมายเหตุ ใชส ำหรบั อา นและ
ทำความเขา ใจสาระดวยตนเอง ขณะเดียวกนั ผสู อน กส็ ามารถใชเปน หนงั สอื ประกอบการสอนได
เชนกัน สวนบคุ ลากรในหนว ยงานตาง ๆ น้ัน ผูเขียนตงั้ ใจจะเรียบเรียงหนงั สือเลมน้ีเพ่อื ใหผ ปู ฏบิ ัติงาน
และผบู รหิ ารในสายงานสารบรรณ, งานธุรการ, งานเลขานกุ าร, งานขอมูลขาวสาร, งานวางแผน
ยุทธศาสตร, งานเทคโนโลยีสารสนเทศ, งานจดหมายเหตุ ใชเ ปนคูม ือหรอื แหลง อา งอิงในการทำงาน
และประยุกตใชใหเหมาะสมกบั บริบทของแตละหนว ยงานทก่ี ำลังเปลีย่ นผานเขา สอู งคการยุคดจิ ิทัล

ผเู ขียนตอ งขอขอบพระคุณ คณะมนษุ ยศาสตรและสงั คมศาสตร มหาวทิ ยาลยั ขอนแกน ที่ให
ทนุ สนบั สนนุ การผลิตตำรา ขอกราบขอบพระคณุ รองศาสตราจารย ดร.สมสรวง พฤตกิ ุล ผปู ระสิทธิ
ประสาทวชิ าการจัดการเอกสารและจดหมายเหตุใหก บั ผเู ขียนมาตงั้ แตเ รม่ิ ตน ศาสตราจารย ดร.
กลุ ธิดา ทวมสขุ รองศาสตราจารย ดร.ลำปาง แมนมาตย ผูชวยศาสตราจารยวบิ ลู สุข บณั ฑิต
ตลอดจนคณาจารยสาขาวิชาสารสนเทศศาสตร คณะมนุษยศาสตรและสงั คมศาสตร มหาวทิ ยาลัย
ขอนแกน คณาจารยหลักสูตรศิลปศาสตรบณั ฑติ สาขาวิชาการจดั การจดหมายเหตุและเอกสาร คณะ
โบราณคดี มหาวิทยาลัยศลิ ปากร (วังทาพระ) ผวู างรากฐาน สง เสรมิ สนับสนนุ ในทางวิชาการตลอด
มา ขอบพระคณุ

หากมีขอเสนอแนะ ติ ชมประการใด โปรดชี้แนะมายงั ผูเขยี นตามทอี่ ยูอเี มลเพ่อื จะไดนำไป
ปรับปรุงตอ ไป

รองศาสตราจารย ดร.วิศปตย ชัยชว ย
BiS Program, iSchool KKU
[email protected]

ตอนที 1

แนวปฏบิ ตั กิ ารจัดการเอกสาร

1

2 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 1

ความหมายและคุณลักษณะของเอกสาร

วัตถุประสงค์ของบท

● ระบคุ วามแตกตา งและความสัมพันธของบรรณสาร, เอกสาร, จดหมายเหตุ
● อธิบายแนวคิดหลักเกีย่ วกับคณุ ลักษณะของเอกสาร
● จำแนกประเภทของเอกสาร

ความนํา

การจัดการเอกสารและจดหมายเหตุ (Records and archives management) เปนสาขาวิชาท่ีมีการใชคำศัพทเ ฉพาะใน
วชิ าชพี ซง่ึ มคี วามหมายแตกตา งจากการใชใ นบริบททั่วๆไป คำศัพทท ี่มคี วามสมั พนั ธก ันและตองทำความเขาใจใหชัดเจนใน
เบื้องตน คอื คำวา “บรรณสาร” “เอกสาร” และ “จดหมายเหตุ” ในบทนจี้ ะอธิบายความหมายของคำวา “เอกสาร” และ
คำศัพทท่ีเก่ียวของ รวมถึงคณุ ลกั ษณะของเอกสาร และจำแนกประเภทของเอกสาร

ความหมายและคุณลักษณะของเอกสาร 3

ความหมายของคาํ วา่ “เอกสาร”และคาํ ศัพทท์ เี กียวข้อง

“All records are documents,
but not all documents are records.”

“All archives are records,
but not all records are archives.”

บรรณสาร (Document)

คำวา “Document” เมอ่ื แปลเปนภาษาไทยมกั ใชคำวา “เอกสาร” และเมื่อแปลคำวา “Records” ก็ใชค ำวา
“เอกสาร” เชน กัน ซง่ึ ทำใหเกิดความสบั สนอยไู มนอ ย แตสำหรับในภาษาอังกฤษนนั้ คำท้งั สองคำมรี ะดับที่ตา งกันอยู
Pearce-Moses (2005) อธบิ ายวา “Document” มคี วามหมายได 4 นัยยะคือ (1) งานเขียนหรอื งานพิมพทุกชนดิ (2)
สารสนเทศหรือขอ มลู ท่ีอยบู นสือ่ ลกั ษณะตางๆ (3) สารสนเทศหรอื ขอมลู ทอี่ ยบู นสอ่ื ลกั ษณะตางๆ แตไมใชห นงั สือราชการ
หรือเอกสารสำนกั งาน (a Non-record) (4) สารสนเทศหรอื ขอ มลู ท่ีอยูบนสื่อลักษณะตางๆ เกย่ี วขอ งกับกฎระเบยี บ และ
ธรรมชาตขิ องการทำงาน สามารถใชเ ปนพยานหลักฐานตรวจสอบได (a Record) สว น Maygene F. Daniels (1984) ให
นยิ ามวา เปนสิ่งที่บันทึกสารสนเทศไมจำกัดรปู แบบหรอื สื่อบันทกึ โดยตองประกอบดวย 3 สวนคือ (1) มีพ้นื ผวิ (Based) (2)
มีรองรอยหรอื การพมิ พ (Impression) และ (3) มีเนอ้ื ความ (Massage)

เม่ือพจิ ารณาจากความหมายขางตน จะเห็นวา “Document” มคี วามหมายกวางๆ โดยเปน ผลสบื เนอ่ื งมาจากการบนั ทกึ
ขอมูล ขา วสาร สารสนเทศ และเม่อื ขยายความใหชัดจะพบวา การบนั ทึกดังกลาวอาจไมตอ งเกย่ี วของกับกระบวนการตางๆ
ไมว า จะเปน การรับสง จดั เกบ็ หรอื นำไปปฏบิ ตั กิ ารใดๆทงั้ สน้ิ กไ็ ดด งั นั้นตามลักษณะเชนนแี้ บบฟอรม ตางๆ เชน แบบฟอรม
ขอใชบริการยืมหนังสือระหวางหอ งสมุด แมผใู ชจ ะกรอกขอ ความหรอื ไมก็ตาม ก็วาถอื เปน “Document” ทง้ั สนิ้ แตเม่ือ
ใดทก่ี รอก “Document” นนั้ เสร็จ แลวนำไปใหบรรณารกั ษรบั ไวแ ละดำเนินการ “Document” นั้นยอ มเปล่ยี นคุณสมบัติ
ไปเปน “Records” ซ่งึ จะอธบิ ายในลำดับตอไป

ดังน้นั จึงสรุปความหมายของ “Document” ไดว า เปน สงิ่ ท่ีบันทึกขอมูลตางๆ โดยไมจ ำกดั รปู แบบหรอื กายภาพ และอาจไม
ตองเกยี่ วขอ งกับกระบวนการดำเนนิ งานขององคการก็ได สำหรบั ศัพทบัญญตั ิภาษาไทย ในหนงั สอื น้ีจะใชค ำวา“บรรณสาร”
ซ่งึ ตามพจนานกุ รมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ.2554 ระบวุ าเปน คำโบราณมคี วามหมายวา “หนงั สือราชการ”

คำวา “บรรณสาร” ยงั ปรากฏในกฎหมายบางฉบบั ซึง่ แสดงใหเ ห็นวาเปน คำทมี่ คี วามแตกตา งจากเอกสาร เชน ระเบียบ
สำนกั นายกรฐั มนตรี วา ดว ยงานสารบรรณ 2526 ขอ11.7“สง่ิ ทส่ี ง มาดวย (ถามี) ใหล งชื่อสงิ่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร”
พระราชบัญญัติคุม ครองการดำเนนิ งานขององคการโทรคมนาคมทางดาวเทียมระหวางประเทศ พ.ศ.2524 มาตรา 4(2)
ระบวุ า “ใหองคการ ทรัพยสิน และบรรณสารขององคก าร ผูแทนของภาคีองคการ ผูแทนของผลู งนามความตกลงวา ดว ย

4 การจดั การเอกสาร | Records Management

องคก ารโทรคมนาคมทางดาวเทยี มระหวา งประเทศ และเจาหนาท่ีขององคการไดรับเอกสิทธิ์ สทิ ธยิ กเวน และความคมุ กัน
ตามที่ระบไุ วในพิธีสารวาดว ยเอกสทิ ธิ์ สทิ ธยิ กเวน และความคุมกนั ขององคการโทรคมนาคมทางดาวเทียมระหวางประเทศ
ซ่ึงทำ ณ กรุงวอชิงตัน เมือ่ วันที่ 19 พฤษภาคมพ.ศ. 2521” นอกจากนยี้ ังพบคำวา “บรรณสาร” ในระเบยี บกรมเจาทา
วา ดวยการตรวจเรือเดินทะเลเพื่อความปลอดภัยฉบบั ที่ 1 พ.ศ. 2529 ผนวกที่ 1 การตรวจเครือ่ งมอื เดินเรอื และอืน่ ๆ ขอ
13 “การตรวจบรรณสารการเดินเรอื (Nautical publications) ใหท ำการตรวจแผนทคี่ ำแนะนำการเดินเรอื (Sailing
directions) ทำเนียบกระโจมไฟมาตราน้ำประกาศชาวเรอื และอื่นๆตอ งตรวจดูวา มจี ำนวนและ ทนั สมัยเพยี งพอแกความ
จำเปน ในการใชในเสนทางที่จะไป”

ในปจจุบันคำวา “บรรณสาร” มักใชใ นความหมายกวา งๆ เมอ่ื กลาวถึงสารสนเทศทกุ ชนดิ โดยไมจำกัดรปู แบบและมกั เรยี ก
หนวยงานหรอื สถาบันทจี่ ดั เก็บและใหบริการสารสนเทศน้ีวา ศูนยบ รรณสาร, ศูนยบรรณสารและสอื่ การศึกษา, ศนู ยบ รรณ
สารสนเทศทางการศึกษา, สำนกั บรรณสารสนเทศ, สำนักบรรณสารการพฒั นา เพอื่ ใหแ ตกตา งจากหอ งสมุดทเ่ี นน ทรพั ยากร
ประเภทส่ิงพิมพเปน หลัก

เอกสาร (Records)

สมาคมนกั จัดการและบริหารงานเอกสารระหวางประเทศ (Association of records managers and administrators)
ใหน ิยามของคำวา “Records” คอื สารสนเทศทบี่ ันทกึ ไว ไมว า จะดวยสื่อใดหรอื ลกั ษณะใด ที่จัดทำขึน้ หรอื รบั ไวและเก็บ
รกั ษาไวโ ดยองคก าร ตามภาระผูกพันทางกฎหมาย หรอื การทำธรุ กรรมตามภารกจิ ขององคการ (ARMA International,
2016) สวน ISO14001 ใหความหมายวา “Records” คือ หลกั ฐานที่แสดงวาเหตกุ ารณหรือกิจกรรมน้ันๆไดเกิดขน้ึ แลว
ตัวอยา งเชน บันทกึ ชว ยจำ แบบฟอรมทก่ี รอกแลว รายงานการประชุม และสื่อประกอบการบรรยาย ISO14001 ระบุวา
“Records” และ “Document” มคี วามแตกตางกนั จงึ ตองใชว ิธกี ารควบคุมดูแลทตี่ างกนั โดย “Document” คือระเบียบ
ปฏบิ ัติ คมู ือ ขอ แนะนำ และการจดั ระบบเอกสารรูปแบบอ่นื ท่ีใชใ นการบริหารจดั การระบบการจดั การสิง่ แวดลอม สวน
“Records” คือหลกั ฐานท่ีแสดงใหเห็นวา กิจกรรมหรือการดำเนนิ การบางอยา งบรรลุผล เชน การตรวจสอบ การสอบเทยี บ
อุปกรณ การฝก อบรม ทั้งนี้มาตรฐานกำหนดใหมีการบรหิ ารจัดการทั้ง “Records” และ “Document”

จากความหมายดังกลาวขางตน จะเห็นไดว า “Records” นน้ั มีความหมายทจ่ี ำกดั วงแคบลงมากวา คำวา “Document”
โดยสงิ่ ที่จะเปน “Records” นน้ั จำเปน จะตองเก่ยี วขอ งกบั กระบวนการตางๆ ไมวา จะเปนการจดั ทำขึน้ หรอื รับไว การแจก
จาย การดูแลรกั ษาและการกำจัด ยกตัวอยา งเชน แบบฟอรม ขอลากิจ แมจะกรอกขอ ความตามกำหนดจนครบถวน ลง
ลายมอื ชอื่ แตห ากไมนำไปยน่ื ดำเนินการขออนมุ ัติ ก็ยังเปนเพียง “Document” แตเ มอื่ ใดทม่ี กี ารนำไปดำเนินการตามข้นั
ตอนคือ จดั ทำขึน้ รบั ไว ใช และจดั เกบ็ “Document” น้ันยอ มกลายเปน “Records” ข้นึ โดยกระบวนการเหลานเ้ี อง

ดังนน้ั จึงสรุปความหมายของ “Records” ไดวา เปนสงิ่ ท่ีบันทกึ ขอ มูลสารสนเทศ โดยไมจ ำกดั เนื้อหาและรูปแบบทาง
กายภาพ จดั ทำขึ้นหรอื รับไว เพอื่ ใชเ ปน พยานหลกั ฐานของการกระทำตามหนาทแ่ี ละกจิ กรรมของหนวยงานหรือองคก าร
สำหรบั ศัพทบัญญตั ิภาษาไทย ในทน่ี ี้จะใชคำวา “เอกสาร” แทนคำวา “Records” ในความหมายเดยี วกนั

ความหมายและคณุ ลกั ษณะของเอกสาร 5

จดหมายเหตุ (Archives)

คำวา “จดหมายเหตุ” เปนศัพทท ี่มีมาแตครง้ั โบราณ สันนิษฐานวามีความหมายอยางเดยี วกับคำวา “กฎหมายเหต”ุ โดย
คำวา กฎ เปน คำยืมภาษาเขมร มาจากคำวา กต ศาสตราจารย ฉำ่ ทองคำวรรณ ผูเชยี่ วชาญภาษาเขมร อธบิ ายวา “กด
(กอ็ ด) เปน กรยิ าแปลวา จด, บันทกึ ไทยโบราณใช กด เชน กดหมายที่ดนิ ใหแ กวัด = จดหรอื บนั ทึกหมายทีด่ นิ ใหแกว ดั ,
เมือ่ แผลงเปน กณํ ท (กอ็ มฌอ็ ด) =กำหนด, กฎ, กติกา (นาม)” (คณะกรรมการจัดพิมพเอกสารทางประวตั ิศาสตร
วฒั นธรรม และโบราณคด,ี 2510) คำวากฎหมายเหตนุ ี้พบหลกั ฐานการใชม าต้งั แตส มัยอยธุ ยา ดังปรากฏในบานแพนก
พงศาวดารฉบับหลวงประเสริฐอักษรนิต์ิ (พ.ศ.2223) ดังนี้

“ศภุ มสั ดุ ๑๐๔๒ ศกวอกนกั ษตั ร วนั ๔ ฯ๑๒ ๕ ค่ำ ทรงพระกรุณาตรัสเหนือเกลาเหนอื กระหมอ ม
วาใหเอากฎหมายเหตุ ของพระโหราเขียนไวแตก อน แลกฎหมายเหตซุ ง่ึ หาไดแ ตหอหนงั สือ แลเหตซุ ง่ึ
มีในพระราชพงศาวดารน้นั ใหคดั เขา ดวยกันเปน แหงเดยี ว ใหระดับศกั ราชน้นั มาคงุ เทาบัดน้ี”

คำวา “จดหมายเหตุ” หรือ “กฎหมายเหต”ุ นี้ หมายถงึ การจดบนั ทึกเหตกุ ารณเ รอ่ื งราวตา งๆ เรยี งตามลำดับ วนั เดอื น ป
ของเหตกุ ารณนน้ั ๆ เปนลักษณะของการเขยี นประวัตศิ าสตรนพิ นธแ บบหนง่ึ สมเดจ็ ฯกรมพระยาดำรงราชานภุ าพ ทรง
อธิบายไวใ นพระนิพนธสาสนสมเดจ็ วา “รูปจดหมายเหตุหรือเรียกตามภาษาองั กฤษวา Chronicle คอื เอาวนั คืนตง้ั เปน
หลัก วนั ใดมเี หตุอยางใดเลาไปตามลำดบั วนั ไมตรงกบั หลักของประวตั ิศาสตร คอื History…”และ “หนงั สือทโ่ี หรแตงนัน้
คอื โดยปรกติถามีเหตกุ ารณอยา งใดโหรกจ็ ดลงไวใ นปฏทิ นิ วนั นน้ั ทำนองจดไดเอรี เฉพาะวันที่มีเหตกุ ารณ เมื่อนานๆเขา ก็
รวมลงทา ยปูม หรือแยกออกเปน จดหมายเหตเุ รยี งเร่ืองเหตกุ ารณ บอกวนั กำกบั ไว เปนหนังสือประกอบพระราช
พงศาวดารอีกอยา ง 1 ในจำพวกนี้มกั แนนนอนดว ยวนั คนื ” เชน เดยี วกับท่ี สมเดจ็ ฯ เจาฟากรมพระยานริศรานวุ ัดติวงศ ทรง
อธิบายวา “ท่ีชอ่ื วา จดหมายเหตนุ น้ั เปนเร่อื งราวที่มีขน้ึ อาจจะเปน เรอื่ งอะไรก็ได แตเ พราะเหตทุ เี่ กิดขนึ้ นนั้ ตอ งจดวา เกดิ
ข้ึนเม่ือไร แผน ดินไหน” (สมเดจ็ ฯ เจา ฟา กรมพระยานรศิ รานุวดั ติวงศ และ สมเดจ็ ฯ กรมพระยาดำรงราชานภุ าพ, 2543;
สมเดจ็ ฯ กรมพระยาดำรงราชานภุ าพ, 2481) จนเมื่อภายหลังมกี ารรบั เอาแนวคิดการจดหมายเหตุสากลเขามาใน
ประเทศไทยในชว งรัชกาลท่ี 5 และนำไปสูการกอ ตง้ั หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ ในปพ .ศ.2495 คำวา จดหมายเหตจุ งึ ถูกนำมา
ใชเปน ศัพทบญั ญัติ แทนความหมายของคำวา Archives ในภาษาองั กฤษ ซง่ึ ทำใหเ กิดความสบั สนอยูไ มนอย

สมาคมนักจดหมายเหตุอเมรกิ ัน (Society of American Archivists: SAA) ใหน ยิ ามของคำวา “Archives” เปน สามนยั
(Bellardo & Bellardo, 1992) คือ

● นัยท1่ี หมายถงึ เอกสารทั้งของสว นบคุ คล กลมุ สถาบัน และของทางราชการท่ีส้ินกระแสการใชง านแลว แตยงั คง
เปน สารสนเทศท่ีมีคณุ คา และประโยชน มักจะใชค ำจำเพาะเจาะจงไปวา เอกสารจดหมายเหตุ/วสั ดจุ ดหมายเหตุ
(Archival document/Archival record/ Archival material)

● นัยท2ี่ หมายถึง ตวั อาคารสถานทจี่ ดั เก็บเอกสารสำคญั เหลาน้ัน หรือเรียกวา Archival repository ตรงกบั ภาษา
ไทยวา หอจดหมายเหตุ

6 การจัดการเอกสาร | Records Management

● นัยท3ี่ หมายถงึ หนว ยงานทมี่ หี นา ที่บรหิ ารจดั การเอกสารและสถานทจ่ี ดั เก็บนนั้ ดวยเรยี กอกี อยา งหนึง่ วา
Archival agency, Archival institution, Archival programe ในภาษาไทยใชคำวา สถาบนั จดหมายเหตุ หรือ
หนวยงานจดหมายเหตุ

จากความหมายขางตนจะเห็นวา คำวา “จดหมายเหตุ” มีความหมายทเ่ี ฉพาะเจาะจงมากกวา คำวา “เอกสาร” คอื นอกจาก
จะตอ งผา นกระบวนการแลว ยงั ตองประเมินวาเปนสิง่ ท่มี ีคณุ คา และตอ งเกบ็ รกั ษาเอาไวอ ยา งถาวรดว ย

นอกจากนี้ยังมคี ำท่ีมคี วามหมายใกลเ คยี งกับ “Archives” คอื คำวา “Manuscripts” และ “Historical records” โดยทง้ั
สองคำ หมายถึงเอกสารที่มคี ุณคาทางประวัติศาสตรทตี่ อ งเกบ็ รกั ษาเอาไวอยางถาวรเชนเดียวกบั “Archives” แต
“Historical record” ใชก บั เอกสารทหี่ นว ยงานมไิ ดจ ดั ทำขึน้ เองตามภาระหนา ท่ี แตไ ดม าจากการรวบรวมขึ้นตามเนื้อหา
เชน เร่อื งสตรี ราชวงศ หรอื ตามรูปลกั ษณ เชน ภาพถา ย แผนท่ี แผนผัง (Dearstyne, 2000) อาจเรียกเปนภาษาไทยวา
“เอกสารประวตั ศิ าสตร” สวน “Manuscripts” จะมกั ใชเพอื่ เจาะจงลงไปวาเปนเอกสารทางประวัตศิ าสตรของบุคคล หรอื
วงศต ระกลู (Carmicheal, 2004) ในภาษาไทยอาจเรียกวา “เอกสารสวนบุคคล”

สวนคำวา “Archive” (ไมเ ติม s) ซ่ึงมักใชใ นบรบิ ทของวทิ ยาการคอมพวิ เตอรแ ละเทคโนโลยสี ารสนเทศ หมายถึง การเก็บ
รกั ษาสารสนเทศใหป ลอดภัยโดยการถา ยโอนขอ มลู ในฮารดดสิ กข องคอมพวิ เตอรไปยังหนวยความจำสำรองตางๆ ตลอดจน
หมายถึงหนว ยเก็บถาวร เชน ใชเ รยี กสว นทเี่ กบ็ วารสารออนไลนฉบับยอนหลงั วา “Archive” เชนเดยี วกบั คำวา
“Archiving” ทีใ่ ชห มายถงึ การจดั เกบ็ ขอ มูลดจิ ิทัลใหเ ปน หนว ยเกบ็ ถาวร (Millar, 2010)

ในยุคปจ จบุ นั มที รัพยากรดิจทิ ลั เกิดข้ึนเปน จำนวนมาก และมกี ารใชค ำวา “Archive” ในความหมายทไ่ี มเหมอื นกบั นกั
จดหมายเหตุใชก นั Trevor Owens (2014) แสดงความเหน็ วา “Archive” เปน คำศพั ทท ย่ี ากท่สี ุดในการสนทนาเร่ืองการ
สงวนรักษาดิจิทัล (Digital preservation) เนือ่ งจากมีการใหความหมายท่ีหลากหลายในบรบิ ททแี่ ตกตางกนั ท้ังทางดา น
การจดั การเอกสาร วิทยาการคอมพวิ เตอร ประวตั ิศาสตร ไมว าจะเปน “Tape archive” “Web archive” “Digital
archive” ดงั นัน้ คำวา “Archive” จึงอาจเปนไดทง้ั ชนิ้ สวนของฮารดแวร การสำรองขอมูลเอาไวอยา งถาวร การรวบรวม
ทรัพยากรท่ีหลากหลายเขาไวด วยกัน

เชน เดียวกบั ความเหน็ ของ Patricia C. Franks (2018) ทกี่ ลาววา เปน เร่อื งยากมากในการอธิบายคำวา “Digital
archive(s)” ไดอยางครอบคลมุ นกั วชิ าการแตละคนก็ตา งใหค วามหมายอยางหลากหลาย เปนตนวา “ชดุ ของขอมลู ตวั เลข,
ตวั อักษร, ภาพ, แผนท,ี่ วิดโิ อ, ไฟลเ สียง ที่เขาถงึ ไดทางอนิ เทอรเ น็ต” หรือ “การปอ งกัน การสงวนรกั ษาระยะยาวใหกบั
สารสนเทศอเิ ลก็ ทรอนิกส” รวมถงึ “การทำใหเ ขา ถงึ ทรัพยากรดิจิทลั ไดเสมอ แมเทคโนโลยจี ะเปลี่ยนไป” อยางไรกด็ ีส่ิงที่
เห็นพอ งตรงกัน คอื จำเปน ทจี่ ะตองทำใหแ นใ จวา วัตถุดิจทิ ัลไดถกู รักษาเอาไวอ ยา งครบถวนสมบูรณ อน่งึ คำนย้ี ังหมายถึง
สถานทเี่ กบ็ รกั ษาทรพั ยากรดิจทิ ัล และหอจดหมายเหตุ ที่ทำหนาท่ดี ูแลรักษาเอกสารดจิ ทิ ัล อีกดว ย

สำหรบั ในประเทศไทย มีการใชคำวา “จดหมายเหตุดิจิทัล” (Digital archive) ท้ังในบริบทของวชิ าการจดหมายเหตุ,
วทิ ยาการคอมพวิ เตอร, ประวตั ิศาสตร, บรรณารักษศาสตร ในทรรศนะของผูเขยี นเหน็ วาไมควรใชคำวา “จดหมายเหตุ

ความหมายและคุณลกั ษณะของเอกสาร 7

ดจิ ทิ ัล” แทนทกุ ความหมายในทกุ บรบิ ท แตค วรใชศพั ทบ ัญญตั คิ ำวา “หนวยเกบ็ ถาวร” (Archive) “แฟมเกบ็ ถาวร”
(Archived file) การเกบ็ ถาวร (Archiving) ในบริบททางคอมพิวเตอร ซง่ึ มีการบญั ญัตไิ วแ ลว ในพจนานุกรมศัพท
คอมพิวเตอรและเทคโนโลยสี ารสนเทศ ของสำนักงานราชบณั ฑิตยสภา เพ่ือมใิ หเกดิ ความเขา ใจสับสน เหมอื นดงั เชนทเ่ี กดิ
กับคำวา “จดหมายเหตุ” มากอ นหนา แลว ดงั นัน้ จึงสรปุ ความหมายของ “Archives” ไดวา เปน เอกสารที่สิน้ กระแสการใช
งานแลว และไดร บั การประเมนิ วายังมีคณุ คา ตอ เนือ่ ง สมควรเกบ็ รกั ษาเอาไวอ ยา งถาวรเพือ่ ใชป ระโยชน สำหรับศพั ทบ ญั ญัติ
ภาษาไทย ในที่น้จี ะใชคำวา “จดหมายเหต”ุ หรือ “เอกสารจดหมายเหตุ” แทนคำวา “Archives” ในความหมายเดียวกัน

จากความหมายขางตนสรปุ ไดวา “บรรณสาร” “เอกสาร” “จดหมายเหต”ุ ลวนแลว แตมจี ุดกำเนดิ เดียวกัน มคี วาม
เกี่ยวขอ งตอ เนอื่ งกัน แตมคี วามแตกตา งในเชิงคุณคา (Value) ท้ังคณุ คาข้ันตน (Primary value) และคณุ คาอยา งตอเนอื่ ง
(Continuing value) รวมถงึ กระบวนการตางๆเชน การใช จัดเก็บ การทำลาย ในการปฏิบัติงานหากนกั จัดการเอกสาร
หรอื นักจดหมายเหตุ มคี วามเขาใจในความเหมือนและความตา ง กจ็ ะชวยใหสามารถจำแนกแยกแยะ และจดั การกับ
ทรพั ยากรแตละชนิดไดอยา งเหมาะสม

ความหมายของเอกสารตามกฎหมาย

พระราชบัญญัติจดหมายเหตแุ หง ชาติ พ.ศ.2556 ไดม ีการใหนิยามศัพทท เ่ี ก่ียวขอ งเอาไวใ น มาตรา 3 ซ่งึ คอนขา งตรงกันกบั
ความหมายอยา งสากล คือ

“เอกสาร หมายความวา กระดาษหรือวัตถุทท่ี ำใหป รากฏความหมาย ในรปู แบบอักษร สัญลกั ษณ ภาพ หรือเสยี ง และให
หมายความรวมถึงการบนั ทึกบนส่ืออเิ ล็กทรอนิกสหรือส่อื อ่นื ใดดวย”

“เอกสารจดหมายเหตุ หมายความวา เอกสารทสี่ ิน้ กระแสการใชงานและไดร ับการประเมินคุณคาควรแกก ารเก็บรักษาและ
อนรุ กั ษไวเ พือ่ เปนมรดกทางวฒั นธรรมดานประวัตศิ าสตรข องชาติ และเพอื่ ประโยชนในการศึกษา การคน ควา หรือการวจิ ยั
ซ่งึ กรมศลิ ปากรไดจัดทำทะเบยี นไวเปน เอกสารจดหมายเหตุ”

“เอกสารราชการ หมายความวา เอกสารทห่ี นว ยงานของรฐั หรอื ผปู ฏบิ ัติงานในหนวยงานของรฐั จดั ทำขึ้นหรอื ไดรับมาใน
การกระทำตามหนาที”่

“เอกสารสวนบุคคล หมายความวา เอกสารที่จดั ทำขึ้นเพื่อประโยชนสวนบุคคล”

นอกจากนี้ยังปรากฏคำท่ีมคี วามหมายเก่ยี วขอ งกับเอกสารขององคก ารภาครัฐอกี ในระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรี วาดว ย
งานสารบรรณ คำวา “หนงั สือ” ซง่ึ หมายความวา “หนงั สอื ราชการ” และคำวา “หนงั สืออิเลก็ ทรอนิกส” ซง่ึ หมายความวา
“หนงั สอื ราชการท่ีจดั ทำและไดรับ สง หรอื เก็บรกั ษาดวยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส” หนังสอื ราชการมี 6 ลักษณะ
และ 6 ชนดิ

8 การจัดการเอกสาร | Records Management

ในทางกฎหมาย คำทม่ี คี วามหมายสือ่ ถงึ เอกสารขององคการภาครฐั อีกคำหนึ่งคือ “ขอมูลขา วสารของราชการ” ซงึ่ พบใน
พระราชบัญญตั ขิ อมลู ขา วสารของราชการพ.ศ.2540 ตามทบี่ ัญญตั ิไวใ นมาตรา 4 วา
“ขอมลู ขาวสาร หมายความวา สงิ่ ทส่ี ื่อความหมายใหร ูเร่ืองราวขอ เท็จจรงิ ขอมูล หรือส่งิ ใดๆ ไมวา การส่อื ความหมายนั้น
จะทำไดโ ดยสภาพของสิง่ น้ันเองหรือโดยผานวิธกี ารใดๆ และไมว าจะไดจัดทำไวใ นรูปของเอกสาร แฟม รายงาน หนงั สอื
แผนผงั แผนท่ี ภาพวาด ภาพถาย ฟลม การบนั ทกึ ภาพหรือเสยี ง การบนั ทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร หรอื วธิ ีอน่ื ใดทท่ี ำใหส่งิ
ท่บี นั ทกึ ไวป รากฏได” และ
“ขอมลู ขาวสารของราชการ หมายความวา ขอ มูลขา วสารที่อยใู นความครอบครองหรือควบคุมดแู ลของหนวยงานของรัฐ
ไมวา จะเปน ขอ มลู ขาวสารเก่ียวกับการดำเนนิ งานของรฐั หรือขอมูลขาวสารเกย่ี วกับเอกชน”
ใน พรบ.เดยี วกัน ยงั พบคำวา “เอกสารประวตั ศิ าสตร” ในหมวด 4 ซ่งึ มาตรา 26 กำหนดวา “ขอ มูลขา วสารของราชการ
ที่หนวยงานของรฐั ไมป ระสงคจ ะเกบ็ รักษาหรอื มีอายคุ รบกำหนด ตามวรรคสองนับแตวนั ท่ีเสร็จสน้ิ การจดั ใหมีขอมูลขา วสาร
น้ัน ใหห นวยงานของรฐั สง มอบใหแ กหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากรหรอื หนว ยงานอืน่ ของรฐั ตามท่ีกำหนดในพระ
ราชกฤษฎกี า เพือ่ คดั เลอื กไวใหประชาชนไดศ กึ ษาคน ควา ”
หากพิจารณาตามความใน พรบ.ขอ มลู ขา วสารของราชการ อาจสรปุ วา “ขอ มลู ขา วสารของราชการ” มีความหมายเชน เดียว
กับคำวา “เอกสารราชการ” ในพรบ.จดหมายเหตแุ หงชาติ และคำวา “เอกสารประวตั ศิ าสตร” มคี วามหมายเชน เดียวกบั
คำวา “เอกสารจดหมายเหต”ุ ดว ย

ความหมายและคณุ ลักษณะของเอกสาร 9

ตาราง1.1 เปรียบเทยี บความหมายของคำวา เอกสารตามกฎหมาย

พรบ.จดหมายเหตุแหง ชาติ ระเบยี บฯ สารบรรณ พรบ.ขอมูลขา วสารของราชการ

Document เอกสาร: กระดาษ หรือ วตั ถทุ ท่ี ำใหป รากฏ ขอมูลขาวสาร: ส่งิ ท่สี อื่ ความหมายให
ความหมาย ในรูปแบบอกั ษร สัญลกั ษณ ภาพ รูเรอ่ื งราวขอ เทจ็ จริง ขอ มลู หรือสง่ิ
หรือเสยี ง และใหห มายความรวมถงึ การบันทกึ ใดๆ ไมวาการสื่อความหมายน้นั จะ
บนสื่ออเิ ล็กทรอนิกสห รอื สอ่ื อ่ืนใดดว ย” ทำไดโดยสภาพของส่งิ นัน้ เองหรอื โดย
ผา นวิธีการใดๆ และไมว า จะไดจัดทำไว
ในรปู ของเอกสาร แฟม รายงาน
หนงั สือ แผนผงั แผนที่ ภาพวาด
ภาพถาย ฟล ม การบนั ทกึ ภาพหรือ
เสียง การบนั ทึกโดยเครอื่ ง
คอมพิวเตอร หรือวธิ ีอืน่ ใดทีท่ ำใหสิ่งท่ี
บนั ทึกไวป รากฏได

Records เอกสารราชการ: เอกสารทหี่ นว ยงานของรัฐ หนงั สือราชการ: เอกสารทเ่ี ปนหลกั ฐาน ขอ มลู ขา วสารของราชการ: ขอ มลู
หรือผูป ฏบิ ตั งิ านในหนว ยงานของรัฐจดั ทำข้ึน ในราชการ 1.หนังสอื ทีม่ ีไปมาระหวา ง ขาวสารท่อี ยใู นความครอบครองหรอื
หรอื ไดร ับมาในการกระทำตามหนาที่” สวนราชการ, 2.หนังสอื ทส่ี วนราชการมี ควบคมุ ดูแลของหนวยงานของรฐั ไมว า
ไปถงึ หนวยงานอืน่ ใดซง่ึ มใิ ชส ว นราชการ จะเปนขอมูลขา วสารเกยี่ วกับการ
เอกสารสวนบุคคล: เอกสารท่จี ัดทำขึน้ เพอื่ หรอื ท่ีมีไปถงึ บุคคลภายนอก, 3.หนังสอื ท่ี ดำเนนิ งานของรัฐหรอื ขอ มูลขาวสาร
ประโยชนสวนบคุ คล หนวยงานอนื่ ใดซง่ึ มิใชส วนราชการ หรอื เกยี่ วกับเอกชน
บคุ คลภายนอกมมี าถึงสว นราชการ, 4.
เอกสารทท่ี างราชการจดั ทำขึ้นเพ่อื เปน
หลักฐานในราชการ, 5.เอกสารท่ที าง
ราชการจัดทำข้นึ ตามกฎหมาย ระเบียบ
หรอื ขอ บังคบั , 6.ขอ มูลขาวสารหรือ
หนังสือที่ไดรบั จากระบบสารบรรณ
อเิ ลก็ ทรอนิกส

Archives เอกสารจดหมายเหตุ: เอกสารที่ส้นิ กระแสการ หนงั สอื ที่เกยี่ วกับประวตั ิศาสตร ขนบ เอกสารประวตั ศิ าสตร: ขอมูลขาวสาร
ใชง านและไดรบั การประเมินคณุ คาควรแกการ ธรรมเนยี ม จารีต ประเพณี สถิติ หลกั ของราชการทหี่ นว ยงานของรัฐไม
เกบ็ รักษาและอนุรักษไวเ พื่อเปนมรดกทาง ฐาน หรือเรื่องท่ตี อ งใชส ำหรับศกึ ษา ประสงคจ ะเก็บรักษาหรือมอี ายุครบ
วฒั นธรรมดานประวัตศิ าสตรของชาติ และ คน ควา หรอื หนงั สอื อ่นื ในลกั ษณะ กำหนด ตามวรรคสองนับแตว นั ที่เสร็จ
เพอื่ ประโยชนในการศกึ ษา การคน ควา หรอื เดียวกนั ใหเ กบ็ ไวเ ปนหลกั ฐานทาง สน้ิ การจดั ใหม ีขอมูลขาวสารนนั้ ให
การวิจยั ซึง่ กรมศลิ ปากรไดจดั ทำทะเบยี นไว ราชการตลอดไปหรือตามทห่ี อ หนว ยงานของรฐั สงมอบใหแกห อ
เปน เอกสารจดหมายเหตุ จดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร จดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศิลปากร
กำหนด หรอื หนวยงานอื่นของรฐั ตามท่กี ำหนด
ในพระราชกฤษฎกี า เพื่อคัดเลอื กไวให
ประชาชนไดศกึ ษาคนควา

10 การจดั การเอกสาร | Records Management

คุณลักษณะและธรรมชาตขิ องเอกสาร

เอกสารก็เชนเดียวกบั สารสนเทศทุกชนิดทตี่ อ งมีคุณลกั ษณะพ้ืนฐาน 3 สว นคือ เนอื้ หา (Content) บรบิ ท (Context) และ
โครงสราง (Structure) อยางครบถวน (Shepherd & Yeo, 2003 ; Pederson, 2004 ; Baca & Getty research
institute, 2008)

1) เนอ้ื หา คือ สว นประกอบทบ่ี ง บอกหรือแสดงลักษณะเน้อื หาสาระหรือความรทู ี่อยใู นเอกสารหรอื สิง่ ที่เอกสารพูด
เปนลักษณะภายใน (Intrinsic) ซึ่งตองใชวธิ กี ารอา นวเิ คราะห ตีความหมายเพอื่ กำหนดลักษณะออกมา เน้ือหาของ
เอกสารตอ งมคี ุณภาพ มคี วามชัดเจน ถูกตอง ไมซ ำ้ ซอ น นา เช่อื ถอื แยกแยะความแตกตางได (Identifiable) มี
วัตถปุ ระสงคช ัดเจนและใชสื่อสารได

2) บรบิ ท คอื สวนประกอบทบี่ งบอกสภาพแวดลอ มที่สมั พันธก บั เอกสารตง้ั แตการจดั ทำจนถึงการใช แสดงถงึ
บทบาทความรบั ผดิ ชอบ ความมีสวนรว มและความนา เช่ือถอื เกย่ี วของกับบุคคล/หนว ยงาน เวลา วธิ ีการ และ
เหตุผลในการสรางเอกสาร บรบิ ทเปน สิ่งทก่ี ำหนดขึ้นจากภายนอกเอกสาร (Extrinsic) เชน ขอ ความเขียนสง่ั การ
โตตอบ เครื่องหมาย การประทับตรา ฯลฯ ผานกระบวนการทางสารบรรณ (Recordkeeping) หากปราศจาก
บรบิ ทผูใชง านจะไมเ ขา ใจคุณคา และความหมายของเอกสาร

3) โครงสราง คือ สว นประกอบสว นประกอบท่ีเกยี่ วของกับชุดของความสัมพนั ธภ ายในและภายนอกเอกสาร/
สารสนเทศ โดยภายนอก (Extrinsic) คือ ส่งิ ที่มองเหน็ หรอื ลักษณะทางกายภาพ เชน วสั ดทุ ใ่ี ช อักษร ขนาด
แผนภมู ิ สว นภายใน (Intrinsic) คอื ลักษณะและการจดั เรียงทางเนอ้ื หาเชน สำนวนภาษา รปู แบบการเขยี น การ
ลำดับเนอื้ หา เชน โครงสรางของไปรษณียอ ิเลก็ ทรอนิกส ประกอบดว ย สว นหัว สวนเนื้อความ สวนท่ีแนบไฟล
สว นการตอบกลับ ฯลฯ โครงสรา งจึงเปนส่งิ ทส่ี ัมพันธก ับเน้ือหาและบรบิ ทของเอกสาร กลา วคือ โครงสรา งจะเปน
ตัวกำหนดเนอ้ื หา และแสดงถึงบรบิ ทของเอกสาร โครงสรางยังรวมถึงความสัมพันธข องเอกสารกับเอกสารชุดอื่นๆ
ในระบบ อีกดวย

ดงั นนั้ การจดั การเอกสารจึงเกีย่ วของกบั การจัดการในคุณลกั ษณะพน้ื ฐานท้งั 3 สว น นบั ตั้งแตการจดั ทำ ใชงาน เก็บรกั ษา
จนถงึ ทำลาย

ในขณะทเ่ี อกสารบนั ทึกสารสนเทศเอาไว แตกไ็ มใชวา สารสนเทศทุกอยางจะเปน เอกสาร ยกตวั อยางเชน หนงั สอื สือ่ สิง่ พิมพ
หรือฐานขอมลู บางอยา งก็ไมถือวาเปน เอกสาร สงิ่ ท่ีถอื เปนเอกสารน้นั ตองเกิดขน้ึ จากเหตกุ ารณจรงิ คือตอ ง “จับภาพ”
(Capture) การกระทำและเหตกุ ารณบางอยางทเี่ กิดข้นึ จรงิ ดังท่ี Peter Emmerson (1989) ย้ำวา เอกสารเปนผลโดย
ธรรมชาติมาจากหนาที่ กิจกรรม กระบวนการ และธุรกรรมขององคการทจ่ี ดั ทำเอกสารขึ้นมา

ความหมายและคุณลกั ษณะของเอกสาร 11

สารสนเทศที่มคี วามเปนเอกสาร (Recordness) ตอ งประกอบดวยคณุ สมบตั สิ ำคญั ดังน้ี (IRMT, 1999; Bantin, 2004;
Williams, 2006; ISO 15489-1:2016)

ความมอี าํ นาจ (Authority)

คอื เอกสารมีความเปนทางการ มีผลบังคบั ใช (Authoritative set) หรือมีอำนาจรับรองตามกฎหมาย แสดงใหเ ห็นความ
เช่ือมโยงกบั กิจกรรม/ธรุ กรรม ทที่ ำใหเ กดิ เอกสาร เอกสารตน ฉบบั ยอ มมีอำนาจตามกฎหมายทไี่ มเหมอื นกบั ฉบับสำเนา
ตวั อยา งเชน รายงานการประชมุ ทคี่ ณะกรรมการมอี ำนาจในการรบั รองรายงานการประชมุ ผูที่มไิ ดเ ปนคณะกรรมการ หรอื
กรรมการเพยี งคนใดคนหนึ่งไมม อี ำนาจในการเปล่ียนแปลงแกไ ขรายงานนน้ั ได ถาหากรายงานการประชุมฉบับผา นการ
รบั รอง มิใหม กี ารแกไ ขแลว ถูกจดั เก็บดแู ลโดยนักจัดการเอกสาร รา งรายงานการประชุม หรอื ฉบับทยี่ ังไมไดร บั การรบั รอง
ยอมมใิ ชสวนหนงึ่ ของเอกสารที่เปน ทางการ ไมส ามารถใชอางอิง หรอื มผี ลบังคบั ใชใดๆได

ความเปนหนงึ เดียว (Uniqueness)

เอกสารไมไดเ ปน สารสนเทศทถี่ กู แยกออกจากกิจกรรมขององคการ หากแตม คี วามเชือ่ มโยง (Proper linked) คือ เปน ผล
ตามธรรมชาตขิ องกระบวนการทำงาน เปนสวนประกอบและเปน ผลลพั ธใ นการทำธุรกรรมที่ไมซ ำ้ กัน ไมเหมอื นวารสาร
หรอื หนงั สือ ซงึ่ พิมพขน้ึ ทีละหลายๆเลม เอกสารมีความหมายเพราะถูกสรางขนึ้ ในระหวางกระบวนการทางธรุ กิจ เอกสาร
ชดุ หนง่ึ ยงั มคี วามสมั พนั ธกับเอกสารชุดอนื่ ๆ ซงึ่ ทำใหเอกสารของแตล ะองคการยอ มไมมที างเหมือนกันไปได อยางกรณี
รายงานการประชมุ ท่ีมคี วามเปนหนง่ึ เดยี วตามบรบิ ทขององคก าร เพราะแสดงใหเ หน็ ถึงกิจกรรมการประชมุ ซึ่งเกิดข้ึน
เฉพาะกับกรรมการชุดใดชุดหนงึ่ เวลาใดเวลาหนึ่ง สถานท่ใี ดท่ีหนง่ึ เทา นน้ั

เอกสารจะมีคณุ คาหรือความหมายก็ตอ เม่ือมบี ริบทเปน ตัวกำกับ (Contextual) โดยเหตทุ เี่ อกสารเกดิ ข้ึนตามหนาที่และ
กิจกรรมขององคการ ดงั นน้ั การจะเขา ใจเอกสารตองเขา ใจหนาท,ี่ ระบบความสมั พันธ, แบบแผนทใ่ี ชใ นหนวยงาน, การ
ตดิ ตอ ส่ือสารภายใน, นโยบายขององคก ารทที่ ำใหเกิดเอกสาร ดว ยลกั ษณะดงั กลาว จงึ ไมส ามารถจัดการเอกสารแบบเดย่ี วๆ
เปนชนิ้ ๆ โดยไมรวบรวมใหเ ปนชุดได เพราะจะไมเขา ใจและเห็นบรบิ ทที่ทำใหเ กิดเอกสารเลย

ความคงที (Fixity)

เอกสารท่ีใชเปน พยานหลักฐานไดนนั้ ตองมีรูปแบบที่ชัดเจน โดยทำใหอ งคป ระกอบและความสมั พันธระหวางองคประกอบ
ถกู บนั ทกึ ไวใ นรปู แบบใดรปู แบบหนงึ่ อยา งคงที่ ไมเปล่ียนแปลง (Freezes) ถา หากเอกสารถกู ดัดแปลง ปรับเปลีย่ นไดงาย ก็
ไมอาจใหหลักฐานของการกระทำอยางแทจ ริงได ยกตวั อยางเชน รายงานการประชุมท่ีผา นการรับรองแลว ยอ มแกไ ขอกี มิได
ไมเ ชนนนั้ มตทิ ่ปี ระชมุ ในรายงานการประชุมนน้ั ยอมไมมผี ล

ความจรงิ แท้ (Authenticity)

เอกสารถือเปนพยานหลกั ฐานทางการ (Official evidence) เปนทยี่ อมรบั กนั ในองคก ารและใชรว มกนั ความจรงิ แทของ
เอกสารมาจากกฎเกณฑท างธรุ กจิ , กระบวนการ, นโยบาย และระบบงานสารบรรณ ที่ควบคุมการสรา ง การเกบ็ การใช

12 การจัดการเอกสาร | Records Management

งาน การดแู ลรกั ษาเอกสาร จนกระทงั่ สิน้ กระแสการใชงาน ถาหากปราศสงิ่ เหลา นเ้ี อกสารกข็ าดความจริงแท ไมน า เชือ่ ถอื
โดยเอกสารท่มี ีความจรงิ แทจะตอ ง:

● แสดงจุดประสงคใ นการสรา งเอกสาร
● พสิ ูจนไ ดว าถูกสรางขนึ้ หรอื สง มาจากบคุ คลใด
● พิสูจนไดว า ถกู สรางข้นึ หรอื สง ในชวงเวลาใด
● ไมถกู แกไขหรือทำใหเ กิดความเสยี หาย

เชน รายงานการประชุมที่เปนทางการหรอื ฉบบั สมบูรณ กจ็ ำเปน ทจ่ี ะตอ งแสดงใหเ ห็นวา รายงานการประชุมนน้ั ถกู สรา งขน้ึ
ผา นการรบั รอง จัดเรยี งไวในระบบสารบรรณขององคก ารเปน อยา งดี ถาหากปราศจากกระบวนการตางๆเอกสารกข็ าด
ความจรงิ แท ดังน้นั องคการจึงควรมีเคร่อื งมอื และนโยบายในการควบคุมต้งั แตก ารสรา ง การรบั -สง ดแู ลรักษาและทำลาย
เอกสาร เพือ่ รักษาความจริงแทเ อาไว

ความนา่ เชือถอื (Reliability)

เอกสารท่ีเชอื่ ถือได คือ มีเนือ้ หาสาระทเี่ ปน การแสดงธุรกรรม กิจกรรม ขอ เท็จจริงทสี่ ามารถยืนยนั ไดอยา งถกู ตองสมบูรณ
หรอื เปนผลโดยตรงจากการทำธรุ กรรม กิจกรรมนน้ั ถูกสรางขนึ้ ในชวงเวลาทเ่ี กดิ เหตุการณนั้น หรือหลงั จากนัน้ ไมนาน โดย
บุคคลที่มีความเก่ยี วกับกิจกรรม ธรุ กรรม ขอเท็จจริงนั้น หรอื โดยระบบทใี่ ชเปนประจำในการทำธุรกรรมนน้ั องคประกอบ
ของเอกสาร เชน ลายเซ็น หัวหนังสือ ตราประทับ ลวนแตเ ปนส่ิงแสดงถึงความเปนทางการของเอกสาร ทำใหเชือ่ ถือได
(Reliable) และมคี วามไวใ จได (Trustworthy) อยางไรก็ดมี ใิ ชเอกสารทุกชนิดจะมีตราประทับหรอื ลายเซ็นกำกบั เสมอไป
ความนาเชือ่ ถือนั้นเก่ยี วขอ งกับกระบวนการสรางเอกสาร กลาวคอื ใครเปนผูสรางเอกสาร สรา งขึ้นภายใตอ ำนาจใด ใคร
เปน ผใู ชอำนาจนนั้ สัง่ การดวย

บรู ณภาพ (Integrity)

คอื สภาวะที่เอกสารเสร็จสมบูรณแ ละไมมีการเปล่ยี นแปลงแกไขอีก (Completeness) การรกั ษาบูรณภาพของเอกสาร ตอง
พยายามควบคุมขั้นตอนการปฏบิ ตั ิงานใหรดั กุม ปกปอ งจากการเปลย่ี นแปลงโดยไมไดร ับอนญุ าต ลดความเส่ยี งในการแกไ ข
เอกสารโดยตัง้ ใจหรือไมไ ดต้ังใจ เพราะการปรบั เปลยี่ นและแกไขเอกสารสามารถเกดิ ขนึ้ ตลอดเวลาในทกุ กระบวนการ เชน
การสรา ง การเขา ถงึ การเผยแพร และการเกบ็ รกั ษาเอกสาร การแกไขเอกสารใดๆตองมีนโยบายรองรับ มีผมู อี ำนาจอนญุ าต
และผไู ดรบั อนุญาตชัดเจน การกระทำการใดๆตอ งสามารถตรวจสอบยอนกลับได

การใช้งานได้ (Usability)

เอกสารท่ีใชไ ดคอื เอกสารท่ีสามารถระบตุ ำแหนง , คน คืน, นำเสนอ และตีความไดภ ายในระยะเวลาท่ีผูมสี วนไดสว นเสียเห็น
วาสมควร เอกสารท่ีใชไ ดค วรเชอ่ื มโยงกับกระบวนการทางธุรกิจหรอื ธรุ กรรมทท่ี ำใหเกดิ เอกสารขึ้น โดยความเช่อื มโยง
ระหวางเอกสาร จำเปนตองอาศัยขอ มลู อภิพนั ธุมาสนับสนนุ

ความหมายและคุณลักษณะของเอกสาร 13

ประเภทของเอกสาร

สามารถจัดแบงประเภทเอกสารไดหลากหลายตามแตบริบทและหลกั เกณฑใ นการจัดแบง ไดดงั นี้

แบ่งตามความสําคญั ของเอกสาร

● เอกสารไมสำคญั (Non-essential records) คือเอกสารท่ีมคี ุณคานอ ย หรอื ไมม คี ุณคาตอ องคการ ใชเพียงแจง
ขอ มลู ขา วสาร เชน รายการสนิ คา แผน พบั โฆษณา

● เอกสารท่ีมปี ระโยชน (Useful records) คอื เอกสารท่ีมีคณุ คาในระยะเวลาหน่งึ เมือ่ เสร็จสิน้ การดำเนนิ งานตาม
วตั ถุประสงคแลวก็จะหมดคุณคา ไป เชน แบบขอใชห องปฏิบตั ิการคอมพิวเตอร แบบขอใชรถยนต เอกสารเหลา นี้
สามารถผลติ ใหม หรอื นำมาแทนท่ีชดุ เดิมทเี่ สยี หายได

● เอกสารสำคญั (Essential records) คือ เอกสารทจ่ี ดั ทำขน้ึ หรอื รบั ไวต ามภาระหนาที่ และกจิ กรรมขององคการ
เปน พยานหลกั ฐานของการดำเนินกิจกรรมและเปน แหลงขอ มลู สารสนเทศ เชน รายงานการประชมุ โครงการ
แผน

● เอกสารสำคญั ที่สุด (Vital records) คือ เอกสารทม่ี ีคุณคาและความสำคัญ มผี ลตอ ความอยรู อด ความนาเช่อื ถอื
ขององคก าร การดำเนินงานขององคการ ขอกฎหมาย และการเงิน สามารถนำไปใชอ า งอิงในช้ันศาลได ในกรณที ี่
เกดิ การฟอ งรอง เชน สัญญา สทิ ธิบตั ร

แบง่ ตามโครงสร้างหรอื รูปแบบการเสนอเนอื หา

หนวยงานราชการในประเทศไทยมักใชโ ครงสรา งหรอื รูปแบบเอกสาร (Format) ตามระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรี วาดว ย
งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแกไ ขเพ่มิ เตมิ (ฉบับที่ 2) 2548, (ฉบับท่ี 3) 2560, (ฉบับท4ี่ ) 2564 โดยเรียกเอกสารที่
จัดทำขนึ้ ในรปู แบบดังกลา ววา หนังสือ ซึ่งมี 6 ชนิด ดังนี้

1. หนงั สอื ภายนอก คือ หนงั สือติดตอ ราชการทเี่ ปนแบบพธิ โี ดยใชก ระดาษตราครุฑเปน หนงั สือติดตอระหวางสว น
ราชการ หรอื สวนราชการมถี ึงหนวยงานอืน่ ใดซ่งิ มใิ ชส วนราชการ หรอื ท่ีมีถึงบุคคลภายนอก ใหจดั ทำตามแบบที่ 1
ทา ยระเบียบ

2. หนงั สอื ภายใน คอื หนังสือติดตอ ราชการทเ่ี ปน แบบพิธีนอ ยกวา หนังสือภายนอก เปน หนังสอื ติดตอภายใน
กระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดเดยี วกนั ใชกระดาษบนั ทึกขอ ความ และใหจัดทำตามแบบท่ี 2 ทายระเบยี บ

3. หนังสือประทบั ตรา คอื หนังสอื ทใี่ ชป ระทับตราแทนการลงช่อื ของหัวหนาสว นราชการระดบั กรมขน้ึ ไป โดย
หัวหนา สว นราชการระดับกอง หรือผทู ไ่ี ดร บั มอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึน้ ไป เปน ผรู ับผิดชอบ
ลงช่อื ยอ กำกบั ตรา ใชกระดาษตราครฑุ และใหจ ดั ทำตามแบบที่ 3 ทา ยระเบยี บ ใหใชไ ดทั้งระหวา งสวนราชการ
กบั สวนราชการ และระหวา งสว นราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใ ชเ รอื่ งสำคญั

4. หนงั สือส่ังการ มี 3 ชนิดยอย ไดแก

14 การจัดการเอกสาร | Records Management

4.1. คำส่งั คอื บรรดาขอ ความท่ีผบู งั คบั บญั ชาสง่ั การใหป ฏบิ ตั โิ ดยชอบดวยกฎหมายใชก ระดาษตราครุฑ และ
ใหจ ัดทำตามแบบท่ี 4 ทายระเบียบ

4.2. ระเบยี บ คือ บรรดาขอความทผี่ ูม อี ำนาจหนาทีไ่ ดว างไว โดยจะอาศัยอำนาจของกฎหมายหรือไมก ไ็ ด
เพื่อถอื เปนหลักปฏบิ ตั ิงานเปนการประจำ ใชก ระดาษตราครุฑ และใหจัดทำตามแบบท่ี 5 ทา ยระเบยี บ

4.3. ขอบงั คบั คือ บรรดาขอความทีผ่ ูมอี ำนาจหนาท่กี ำหนดใหใ ช โดยอาศัยอำนาจของกฎหมายท่บี ัญญตั ิให
กระทำได ใชก ระดาษตราครฑุ และใหจดั ทำตามแบบท่ี 6 ทายระเบียบ

5. หนังสอื ประชาสมั พนั ธ มี 3 ชนิดยอย ไดแ ก

5.1. ประกาศ คอื บรรดาขอความท่ีทางราชการประกาศหรือชี้แจงใหท ราบ หรือแนะแนวทางปฏิบตั ิ ใช
กระดาษตราครฑุ และใหจ ดั ทำตามแบบท่ี 7 ทายระเบียบ

5.2. แถลงการณ คอื บรรดาขอความทีท่ างราชการแถลงเพอ่ื ทำความเขาใจในกจิ การของทางราชการ หรือ
เหตุการณหรอื กรณีใดๆ ใหทราบชดั เจนโดยทวั่ กนั ใชกระดาษตราครุฑ และใหจ ดั ทำตามแบบท่ี 8 ทาย
ระเบียบ

5.3. ขา ว คอื บรรดาขอความทีท่ างราชการเห็นสมควรเผยแพรใ หท ราบ ใหจ ัดทำตามแบบที่ 9 ทายระเบียบ

6. หนงั สอื ทเ่ี จาหนาท่ีจัดทำขน้ึ หรอื รับไวเ ปนหลักฐาน คือ หนงั สอื ทที่ างราชการทำข้ึนนอกจากทกี่ ลา วมาแลวขา ง
ตน หรือ หนงั สือที่หนว ยงานอน่ื ใดซึง่ มิใชสวนราชการ หรอื บคุ คลภายนอกมีมาถึงสว นราชการ และสวนราชการรบั
ไวเปนหลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนิดยอย คือ

6.1. หนงั สอื รับรอง คือ หนังสือที่สว นราชการออกใหเ พื่อรับรองแก บคุ คลนิตบิ คุ คล หรอื หนว ยงาน เพ่ือ
วัตถปุ ระสงคอ ยางหนึ่งอยางใดใหป รากฏแกบ คุ คลโดยท่ัวไปไมจำเพาะเจาะจง ใชก ระดาษตราครุฑ และ
ใหจัดทำตามแบบที่ 10 ทา ยระเบียบ

6.2. รายงานการประชุม คอื การบนั ทกึ ความคิดเหน็ ของผมู าประชุม ผเู ขารว มประชมุ และมติของท่ปี ระชมุ
ไวเปนหลกั ฐาน ใหจ ัดทำตามแบบท่ี 11 ทายระเบยี บ

6.3. บนั ทึก คือ ขอ ความซ่ึงผูใตบังคับบญั ชาเสนอตอ ผูบงั คับบญั ชา หรอื ผูบังคับบญั ชาสงั่ การแกผใู ตบังคับ
บญั ชา หรือขอ ความทเี่ จา หนาที่ หรอื หนวยงานระดับต่ำกวาสวนราชการระดบั กรมติดตอ กันในการ
ปฏบิ ัตริ าชการ โดยปกตใิ หใชกระดาษบันทึกขอ ความ ในกรณีท่ีบนั ทกึ จัดทำในระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนกิ ส หรอื โดยการพิมพข อ ความในไปรษณียอ เิ ล็กทรอนิกส หรือระบบส่อื สารอนื่ ใดท่ีมีการ
ยืนยนั ตวั ตน จะพมิ พช ่ือผูบนั ทึกแทนการลงลายมือช่อื ก็ได และจะไมล งวันท่ี เดอื น ป ทบี่ นั ทึกก็ได หาก
ระบบมกี ารบันทึก วนั เดอื น ปไ วอ ยแู ลว

6.4. หนงั สืออ่ืน คือ หนงั สอื หรือเอกสารอนื่ ใด ที่เกดิ ขึ้นเนื่องจากการปฏิบตั งิ านของเจาหนาทเ่ี พอ่ื เปน หลกั
ฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถา ย ฟล ม แถบบันทกึ เสยี ง แถบบันทกึ ภาพ และสื่อกลางบันทึกขอ มลู ดวย
(สื่ออิเล็กทรอนิกส) หรอื หนงั สือของบุคคลภายนอก ที่ยื่นตอ เจาหนา ที่ และเจา หนาที่ไดร บั เขาทะเบียนรับ
หนงั สอื ของทางราชการแลว มีรปู แบบตามทก่ี ระทรวง ทบวง กรม จะกำหนดข้ึนใชต ามความเหมาะสม

ความหมายและคุณลักษณะของเอกสาร 15

เวน แตม แี บบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองใหท ำตามแบบ เชน โฉนด แผนที่ แบบ แผนผงั หลกั ฐาน การ
สบื สวนและสอบสวน และคำรอ ง เปน ตน

สำหรบั หนงั สือราชการภาษาอังกฤษ เปน แบบของหนังสือราชการปกติ คอื ใชส ำหรบั ติดตอ ไปมาระหวา งประเทศ รูปแบบ
ของหนงั สอื ภาษาองั กฤษ ไดกำหนดไวใ นภาคผนวก 4 ของระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ดงั
ตอไปนี้

1. หนงั สอื ราชการทเี่ ปนแบบพิธี (First person formal note) คอื หนังสอื ทเ่ี ขยี นโดยใชส รรพนามบรุ ุษท่ี 1 และ
ตองลงชื่อ โดยปกติหัวหนาสว นราชการจะเปนผูลงช่อื เอง ใชในเรื่องราชการสาํ คญั เชน เรือ่ งทเี่ กี่ยวกับนโยบาย
สาํ คญั ของรฐั บาล เรอื่ งทเี่ ปน การแสดงอัธยาศยั ไมตรี เร่ืองท่ีขอความชว ยเหลอื หรอื ขอความสะดวกเปนพิเศษ
เปนตน มี 2 แบบ คอื
1.1. แบบทใ่ี ชในการตดิ ตอทางการทูตระหวางสว นราชการไทยกับสว นราชการตา งประเทศหรอื องคก าร
ระหวา งประเทศ
1.2. แบบที่ใชในการติดตอระหวางสว นราชการไทยกับหนวยงานทัว่ ไป

2. หนังสอื ราชการทไี่ มเปนแบบพิธี (First person informal note) คือ หนังสอื ที่เขียนโดยใชส รรพนามบุรษุ ท่ี 1
และตอ งลงชื่อ ใชส าํ หรบั เร่อื งทมี่ ีความสาํ คญั ลดหล่นั มาจากหนงั สือราชการท่ีเปนแบบพธิ ี เชน การสบื ถาม
ขอความ หรือขอทราบขอเท็จจรงิ บางประการ ซ่ึงยงั ไมถ งึ ขั้นทจี่ ะตองทําเปน หนังสอื ราชการท่ีเปน แบบพธิ ี หรอื
การทาบทามขอความเหน็ อยา งไมเปนทางการ หรือการรอ งขอความชว ยเหลือในเรอ่ื งราชการ เปน ตน นอกจากนัน้
อาจใชหนงั สือประเภทน้ีติดตอ กับสว นราชการตางประเทศ หรอื องคก ารระหวา งประเทศในกรณที ี่ประสงคจ ะเนน
ความสมั พันธสวนบุคคล มีแบบเดยี ว แตใชไดใ น 2 กรณี คอื สว นราชการไทยมีไปถึงสวนราชการตา งประเทศหรอื
องคก ารระหวา งประเทศ และสวนราชการไทยมไี ปถึงหนว ยงานเอกชน

3. หนงั สือกลาง (Third Person Note /Note Verbale) คอื หนังสอื ราชการท่ีใชใ นสรรพนามบรุ ุษที่ 3 และ
ประทบั ตราช่ือสว นราชการ โดยหัวหนา สว นราชการระดบั กองหรือผูทห่ี วั หนา สว นราชการระดบั กรมข้นึ ไปมอบ
หมาย เปนผูร บั ผิดชอบลงชอ่ื ยอกํากบั ตรา โดยปกตหิ นังสอื ประเภทน้ี ถาเปนเร่อื งสําคญั ควรจะไดรบั ความเหน็
ชอบจากหวั หนาสว นราชการระดับกรมขึน้ ไปหรอื ผูที่มอบหมาย กอ นลงชื่อยอ กาํ กบั ตรา หนังสือนี้จะใชส ําหรบั
เรอ่ื งทมี่ ลี กั ษณะเปนเรอ่ื งประจําวนั (Routine) แตจะมีผลผกู พนั เชน เดยี วกนั กับหนงั สอื หนังสอื ราชการทเี่ ปน แบบ
พิธี และหนังสือราชการทไ่ี มเปนแบบพธิ ี หนงั สอื ประเภทนเ้ี ปน หนังสอื ทสี่ ว นราชการไทยใชต ิดตอ กับสวนราชการ
ตางประเทศหรือองคการระหวา งประเทศ โดยทวั่ ไปใหเ ขยี นจากหนว ยงานถึงหนว ยงาน แตใ นบางกรณีอาจเขยี น
จากตําแหนงถึงตาํ แหนง ก็ไดใ นหลักการใหถอื เปนแนวปฏบิ ตั วิ า หนงั สือทมี่ มี าถงึ เปน ประเภทใด กพ็ งึ ตอบเปน
ประเภทนน้ั

16 การจัดการเอกสาร | Records Management

4. บนั ทกึ ชวยจํา (Aide-memorie) คอื หนงั สอื ที่ใชส าํ หรับยืนยนั ขอความในเร่อื งทไ่ี ดสนทนา เชน ชี้แจงขอ เทจ็ จรงิ
ขอรอ งเรื่องตางๆ หรอื ประทวงดว ยวาจา หรือแสดงทาทีใหอ กี ฝายหน่ึงทราบ โดยปกตใิ ชย น่ื ใหแ กอีกฝายหนึ่ง หรือ
อาจสงไปโดยมีหนงั สือนําสงก็ได

5. บันทกึ (Memorandum) คอื หนังสือทใี่ ชส าํ หรับแถลงรายละเอยี ดหรือแสดงขอ เทจ็ จรงิ ใหค วามเหน็ หรอื แสดง
ทา ที โดยปกติใชย ืน่ ใหแกอ กี ฝายหนึง่ หรืออาจสงไปโดยมหี นังสอื นาํ สง กไ็ ด

แบง่ ตามรูปลกั ษณข์ องเอกสาร

● เอกสารตีพมิ พ (Printed material) คือ เอกสารทบ่ี ันทึกขอมูลดว ยการพมิ พลงบนวัสดุไมวา จะเปน กระดาษ
พลาสติก

● เอกสารไมตีพมิ พ (Non printed material) คือเอกสารทบ่ี นั ทกึ ลงบนวสั ดุดว ยวิธีการตางๆทมี่ ิใชก ารพมิ พ หรือ
ระบบอเิ ลก็ ทรอนิกส เชน วดิ ิโอ ภาพถา ย เทปบนั ทึกเสยี ง

● เอกสารดจิ ทิ ลั (Digital material) คือ เอกสารทบ่ี นั ทึกดวยระบบดิจทิ ัล เชน ไฟลภ าพ ไฟลเ สยี ง ไฟลสอ่ื ประสม

แบง่ ตามภารกจิ ขององคก์ าร

● เอกสารการดำเนินงานท่วั ไป (General administrative/Housekeeping records) คอื เอกสารทใ่ี ชในการ
ปฏบิ ัตงิ านประจำวนั โดยไมเฉพาะเจาะจงวา ตอ งเกยี่ วกับหนา ทห่ี ลักขององคก าร เชน แบบฟอรม ลา, แบบขอใช
หองประชมุ

● เอกสารภารกจิ หลักขององคก าร (Functional/Unique records) คอื เอกสารที่จดั ทำขน้ึ หรือรับไวอยา งเฉพาะ
เจาะจงตามหนาท่ขี ององคก าร เชน รายงานการประชุมโครงการ แผนยุทธศาสตร

แบ่งตามเนอื หาสาระ

โดยใชเ นื้อหาสาระหลัก (Subject) ท่ปี รากฏในเอกสารเปน เกณฑ เปนตน วา

● เอกสารทางกฎหมาย เชน กฏ, ระเบียบ, ขอบังคับ, สัญญา
● เอกสารทางการเงิน เชน ใบเสนอราคา, ใบแจงหนี,้ ใบกำกบั ภาษี, ใบเสร็จรับเงนิ
● เอกสารบริหารงานบุคคล เชน ทะเบยี นประวตั ิ, คำส่งั แตงตง้ั บรรจุ, หลักฐานการลา, หลกั ฐานการมาปฏิบตั ิงาน
● เอกสารสว นบคุ คล เชน บันทึกสวนบคุ คล, ภาพถา ยบคุ คล

แบ่งตามทีมา

● เอกสารท่ีจดั ทำข้ึนภายในหนวยงาน คอื เอกสารทจ่ี ัดทำขึ้นตามภาระหนา ท่ี หรือเพอื่ ใชเ ปนเคร่อื งมือในการ
ทำงาน-สอื่ สารภารในองคการ

ความหมายและคณุ ลักษณะของเอกสาร 17

● เอกสารที่หนวยงานรับไว คอื เอกสารทอ่ี งคการหรอื บุคคลภายนอก มมี าถึงองคการเพอ่ื การตดิ ตอสอ่ื สาร การ
ประสานงาน หรอื ภาระหนาที่รวมกัน

แบ่งตามพัฒนาการของการบนั ทกึ ขอ้ มลู

● เอกสารโบราณ ซึ่งเกดิ ขนึ้ ดวยวธิ หี ตั ถกรรม เชน จารึก สมดุ ไทย หนงั สอื ใบลาน เอกสารตัวเขียน
● เอกสารรวมสมัย ซ่งึ เกดิ ข้ึนดวยกระบวนการสมยั ใหม ทัง้ แบบตีพมิ พแ ละไมต ีพมิ พ รวมถงึ ทีเ่ ปนดจิ ิทลั ดวย

แบ่งตามผ้จู ดั ทํา

● เอกสารของรฐั (Public records) คือ เอกสารที่จดั ทำข้นึ หรอื รับไวโดยหนวยงานของรฐั ทง้ั สวนกลาง สวน
ภมู ิภาค สว นทองถนิ่ และหนว ยงานในกำกบั ของรัฐโดยหนาที่ตามกฎหมาย ในกฎหมายไทยมหี ลายช่อื เรยี ก คือ
หนังสือราชการ ขอมลู ขาวสารของทางราชการ เอกสารราชการ

● เอกสารของเอกชน (Private records) คอื เอกสารที่จดั ทำขึ้นหรอื รับไวโ ดยหนว ยงานเอกชน ครอบครวั วงศ
ตระกูล หรอื สวนบุคคล อาจเปนเอกสารท่ีเกย่ี วกบั บคุ คลหรอื สาธารณะก็ได

ความสําคญั ของเอกสาร

เอกสารเปน สิง่ ท่ีแยกกนั ไมไ ดจากกิจกรรมขององคก าร เปน องคประกอบทส่ี ำคญั ที่ชว ยใหอ งคการประสบความสำเร็จ เปน
สารสนเทศที่จำเปน ตอ การดำเนินงานและการขับเคลือ่ นองคก ารในแตละวนั ไมวา จะเปน กจิ กรรมการวางแผน คาดการณง บ
ประมาณ ชวยในการตดั สินใจปฏบิ ัตติ ามกฎหมาย ขอบังคบั มาตรฐานปฏบิ ัติตามหลกั ภาระรบั ผดิ ชอบ และความโปรง ใส

เอกสารมคี วามสำคัญใน 2 หนา ท่ีหลกั คือ ในฐานะการเปนพยานหลกั ฐานของการกระทำ และเปน แหลงขอมลู
สารสนเทศ หากมองในมมุ มองของการจดั การจะพบวา เอกสารมคี วามสำคัญดังตอ ไปน้ี (สมสรวง พฤตกิ ุล, 2546;
Shepherd & Yeo, 2003)

● เปน พยานหลักฐานของการกระทำ การบริหาร และการดำเนินงาน (Evidence of the act) เอกสารในองคการ
หลายชนิด ไดจัดทำขึ้นตามอำนาจหนา ทท่ี ่ีไดรบั มอบหมายเพือ่ ใชในการบรหิ ารและดำเนินงาน สามารถนำมาใช
เปน พยานหลักฐานในทางกฎหมายได และใชในการปกปองสทิ ธปิ ระโยชนของหนว ยงาน เจาหนาท่ี ประชาชนผูรับ
บรกิ ารได โดยเฉพาะกรณที ่ีมกี ารฟอ งรองเกดิ ข้ึน

● เครื่องมอื ในการทำงาน (Basic tool) การทำงานในแตล ะวันตองอาศัยเอกสารเปน เคร่ืองมอื ในการปฏิบัติงาน
แทบทั้งสิ้น ผปู ฏิบตั ิงานตองจัดทำ ใช ดำเนนิ การเกย่ี วกบั เอกสารอยางหลีกเล่ียงไมได นบั ตัง้ แตการลงช่ือมาปฏบิ ตั ิ
งาน การลากิจหรอื ลาปวย การประชุม

● เปน ส่ือกลาง (Means) การติดตอส่ือสารในองคการทัง้ ทเี่ ปน ทางการและไมเปนทางการจำเปน ตอ งใชเอกสารใน
การเปน สือ่ กลาง เพ่อื ใหเกดิ ความเขา ใจรว มกัน และสามารถดำเนินกจิ กรรมไปไดอ ยา งราบลืน่ เชน หนังสือเวียน
ประกาศ จดหมายขา ว

18 การจดั การเอกสาร | Records Management

● เปนองคค วามรู (Knowledge) เอกสารทอ่ี ยใู นองคการ ยอ มเปน สิง่ ท่ีบนั ทกึ ถึงความรู ประสบการณ และเมอื่ มี
การสะสมเพิม่ พนู ยอ มเกิดเปน องคค วามรูขององคการน้นั ทม่ี ีคุณคา สามารถนำมาใชใ นการวางแผน กำหนด
ยทุ ธศาสตร นโยบาย การพฒั นาในดานตางๆไดอ ยางมีประสิทธิภาพ

● เปนความทรงจำรว ม (Corporate memory) คอื ความรูสึกถงึ ความเปนอันหน่งึ อนั เดยี วกนั หรือมปี ระสบการณ
ความทรงจำเดยี วกนั เอกสารเปน ส่อื บันทกึ และสรา งความทรงจำรว มขององคก ารท่ีเดนชัด ความทรงจำรวมนี้
ทำใหองคก ารมคี วามเขมแขง็ เพราะผทู อ่ี ยูในองคการรูส กึ มีความผกู พัน และพรอมท่ีจะอทุ ิศตัวใหก ับองคการอยา ง
เตม็ ที่

สรุป

ในแตล ะวันการดำเนนิ กิจกรรมตามภารกจิ ของบุคคลหรอื องคก าร ทำใหมีขอมลู สารสนเทศเกดิ ขนึ้ เปนจำนวนมาก
สารสนเทศท่ีถูกบนั ทึกไวใ นรปู แบบใดๆกต็ าม อาจเปน ไดท ัง้ “บรรณสาร” “เอกสาร” หรือ “จดหมายเหตุ” ขนึ้ อยกู บั วา ส่งิ
น้ันมีคุณลักษณะ และคุณคา เพียงใด ส่งิ ทจี่ ะเปน เอกสารไดนน้ั ตอ งสามารถใชเปน พยานหลักฐานของการกระทำตามภารกิจ
ของหนวยงานนน้ั เอกสารบางอยา งเม่ือใชงานเสร็จ กห็ มดสิ้นคณุ คาไป ในขณะทบี่ างอยา งอาจมีคุณคา อยางตอ เนื่องใน
ทางการศึกษา วิจยั หรอื วฒั นธรรม จำเปน ตอ งเก็บรักษาเอาไวอยา งถาวร เราเรียกเอกสารเหลานี้วา จดหมายเหตุ การ
แยกแยะไดวา ส่ิงใดเปน บรรณสาร เอกสาร หรอื จดหมายเหตุ ชวยใหอ งคการสามารถบริหารจดั การทรพั ยากรไดอยาง
เหมาะสม ทำใหเกิดความคุมคา ในการลงทุนดา นงบประมาณ บคุ ลากร และอื่นๆ ในขณะเดียวกนั ก็เปน สง่ิ ประกนั ความ
มั่นใจวา องคการไดป ฏิบตั ติ ามหลักธรรมาภบิ าลดว ย

คําถามทบทวนท้ายบท

● คำวา “บรรณสาร” (Document) “เอกสาร” (Records) “จดหมายเหตุ” (Archives) มคี วามแตกตางและ
สมั พันธกันอยางไร

● เอกสารมีความสำคัญอยา งไรตอ องคการ

ความหมายและคณุ ลักษณะของเอกสาร 19

บรรณานุกรม

คณะกรรมการจัดพมิ พเอกสารทางประวตั ศิ าสตรว ัฒนธรรม และโบราณคดี. (2510) ประชมุ พระตำราบรมราชทู ศิ เพ่อื
กัลปนา สมยั อยุธยา ภาค 1. สำนกั นายกรัฐมนตรี.

สมเดจ็ ฯ เจา ฟา กรมพระยานริศรานวุ ดั ติวงศ และสมเด็จฯ กรมพระยาดำรงราชานภุ าพ. (2543). สาสน สมเดจ็ เลม 6 พ.ศ.
2477 (ตุลาคม - มีนาคม). (ฉบบั แกไขเพิม่ เตมิ ). มูลนธิ ิสมเด็จฯ เจา ฟา กรมพระยานริศรานวุ ดั ตวิ งศ มลู นิธสิ ม
เด็จฯ กรมพระยาดำรงราชานภุ าพ และองคการคาของครุ สุ ภา.

สมเดจ็ ฯ กรมพระยาดำรงราชานุภาพ. (2481). ตำนานหนังสือพระราชพงศาวดาร ใน พระราชพงศาวดารฉบบั พระราช
หตั ถเลขา เลม 1 (น.31). สยามบรรณากร.

สมสรวง พฤตกิ ลุ (2546). การจัดการเอกสาร. ภาควชิ าภาษาตะวันออก คณะโบราณคดี มหาวิทยาลัยศิลปากร.
ARMA International. (2016). Glossary of records management and information governance terms (5th

ed.) ARMA International.
Baca, M., & Getty Research Institute. (2008). Introduction to metadata (2nd ed.) Getty research institute.
Bellardo, L. J., & Bellardo, L. L. (1992). A glossary for archivists, manuscript curators, and records

managers. Society of American Archivists.
Dearstyne, B. W. (2000). Managing historical records programs : a guide for historical agencies. AltaMira

Press.
Emmerson, P. (1989). How to manage your records: a guide to effective practice. ICSA.
International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1 Information and documentation --

Records management-- part 1: concepts and principles. ISO central secretariat.
IRMT. (1999). The management of public sector records: principles and context. The international

records management trust. . http://www.irmt.org/documents/educ_training/public_sector_rec/
IRMT_principles.pdf
Maygene F. D. (1984). Introduction to archival terminology, published in a Modern archives reader:
basic readings on archival theory and practice (pp.336-342). National archives trust fund board.
Millar, L. A. (2010). Archives: principle and practices. Neal-Schuman.
Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed). ALA Neal-Schuman.
Pearce-Moses, R. (2005). A glossary of archival and records terminology. Chicago: Society of American
Archivists.
Pederson, A. (2007). The records management section. University of Edinburgh.
Shepherd, E., & Yeo, G. (2003). Managing records : a handbook of principles and practice. Facet.
Williams C. (2006). Managing archives. Chandos Publishing.

20 การจัดการเอกสาร | Records Management

บทที 2

การจัดการเอกสารและวชิ าชพี นักจดั การเอกสาร

วตั ถุประสงค์ของบท

● ใหค วามหมายและชี้ใหเห็นความแตกตา งระหวา งการจัดการเอกสารกบั งานสารบรรณ
● อธบิ ายความจำเปน ของการจดั การเอกสาร ภายใตม มุ มองตอเอกสารในฐานะเปน ทรัพยากรเชงิ กลยุทธ
● ระบุบทบาท หนา ที่และคณุ สมบัติของนักจัดการเอกสาร

ความนํา

ในยุคทมี่ กี ารเปลี่ยนแปลงทั้งทางเทคโนโลยี เศรษฐกจิ และสังคมอยางรวดเรว็ องคก ารจะตองพัฒนาใหดขี ้นึ และมศี ักยภาพ
ในการแขงขันมากขน้ึ องคก ารจำเปนตองใหความสำคัญกบั การจดั การเอกสาร (Records management: RM) เชนเดยี ว
กับการจัดการทรัพยากรบคุ คล แผน หรอื การเงนิ เพราะในแตละวนั ทุกหนว ยงานจำเปน ตอ งใชเ อกสารในการปฏบิ ตั ิงาน ใน
องคการสมรรถนะสูงยังมองวา เอกสาร คือ ทรพั ยากรเชงิ กลยุทธ ที่ตอ งมกี ารบรหิ ารจดั การเพอ่ื ใหเกดิ ประโยชนส งู สดุ แตยัง
มอี งคก ารอกี หลายแหงที่คาดไมถ งึ วา จะเกิดผลกระทบตอ องคก ารอยางไรหากขาดจัดการเอกสารที่ดี และมีอีกจำนวนไม
นอยที่ประสบปญหาวาจะจดั การกบั เอกสารไดอยางไร สำหรบั บทนจ้ี ะอธบิ ายวาทำไมองคก ารจึงตอ งมีการจดั การเอกสาร
โดยมีนักจัดการเอกสาร เปนวชิ าชพี ทข่ี บั เคล่ือนการบริหารจัดการเอกสารในฐานะท่ีเปนทรพั ยากรเชงิ กลยทุ ธข ององคก าร

21

การจัดการเอกสาร

โดยท่ัวไปแลว “การจัดการ” (Management) หมายถงึ กระบวนการในการใชทรพั ยากรขององคการ เพ่ือใหประสบผล
สำเร็จตามเปาหมาย โดยมหี นา ท่ี แผนงาน การควบคมุ อยางเปน ข้ันตอน สำหรบั การจดั การเอกสาร นัน้ มีลักษณะที่เฉพาะ
เจาะจงในเรอ่ื งท่ีเกยี่ วขอ งกับเอกสาร คอื เปน การควบคมุ เอกสารอยางเปน ระบบ ต้ังแตเ อกสารนนั้ สรางขน้ึ หรอื รบั ไว ตลอด
จนการประมวลผล การแจกจาย การจัดเรียงจัดระเบยี บการจดั เกบ็ และการเขาถงึ จนทายทีส่ ุดการทำลายเอกสาร รวมถงึ
การฝก อบรมบุคลากรและการประเมินปรบั ปรงุ ระบบ (Read-Smith & Ginn, 2007; สมสรวง พฤติกุล, 2546)

ISO 15489-1:2016 ใหนิยาม “การจดั การเอกสาร” คอื สาขาของการจดั การซง่ึ รับผดิ ชอบการควบคมุ เอกสารอยางเปน
ระบบและมีประสทิ ธภิ าพ ตั้งแตก ารจัดทำ, รับไว, บำรุงรกั ษา, ใชงานและทำลาย รวมถึงกระบวนการในการรวบรวม, เกบ็
รักษาหลกั ฐานและสารสนเทศเกี่ยวกบั การประกอบธรุ กิจและการทำธรุ กรรมในรปู แบบของเอกสาร

กลาวโดยสรุปแลว “การจัดการเอกสาร” (RM) คือ ทง้ั หมดของหลักการกระบวนการ, วธิ กี าร, แนวปฏบิ ตั ใิ นการบริหาร
เอกสารตง้ั แตก ารสรา งเอกสารจนกระท่ังสนิ้ กระแสการใชง านอยา งมีประสทิ ธภิ าพ โดยมีนักจดั การเอกสาร เปนวชิ าชพี ทร่ี บั
ผิดชอบงานแขนงนี้

ระบบเอกสาร

คำวา “ระบบ” หมายถึง ชดุ ขององคประกอบทม่ี ปี ฏสิ มั พนั ธก นั เพอ่ื ใหบ รรลุเปา หมายบางประการ ภายใตร ะบบใหญอ าจมี
ระบบยอ ยๆไดอ ีก มาตรฐาน ISO 15489-1:2016 ใหนิยามวา ระบบเอกสาร (Records systems) คือ ระบบทม่ี ีองค
ประกอบจำนวนหนึ่งซึ่งรวมกันเพื่อทำใหส ามารถปฏิบตั ิตามขอ กำหนดเกี่ยวกับเอกสาร (Records requirements) ภายใต
สภาพแวดลอ มทางธรุ กจิ โดยระบบเอกสารควร (1)นำมาใชค วบคุมเอกสาร (2)ดำเนนิ กระบวนการสำหรบั การสรา งเอกสาร
รวบรวมและจัดการเอกสาร (3)สนับสนนุ การสรางและรักษาความสัมพนั ธเชงิ ตรรกะระหวา งเนือ้ หาเอกสารกับขอมลู อภิ
พนั ธุ (Metadata)1 ของเอกสาร

ISO 15489-1:2016 ระบวุ า การออกแบบและการนำระบบเอกสารไปใชควรคำนึงถึงบริบททางธรุ กจิ ขอ กำหนดเกีย่ วกับ
เอกสาร และเปน ไปตามจดุ มงุ หมายตอ ไปน้ี

1) สอดคลองกับลกั ษณะของระบบเอกสาร ไดแก นา เช่อื ถอื (Reliable), ปลอดภยั (Secure), เปน ไปตามขอกำหนด
(Compliant), ครอบคลุม (Comprehensive), เปน ระบบ (Systematic) เพราะเอกสารจะมอี ำนาจเปนทางการ
(Authoritativeness) ก็ตอเมือ่ ไดรบั การสนบั สนุนและจัดการโดยระบบเอกสารทีม่ ีคุณลักษณะเหลานน้ั

2) ความสามารถในการทำงานรว มกัน (Interoperability) เพือ่ สนบั สนนุ การปฏิสัมพันธก ับระบบอื่นๆ และวิธีการที่
ยดื หยุนในการควบคุมเอกสาร

3) ความสะดวกในการใชเ อกสารและการนำกลับมาใชใ หม (Use and reuse)

1พจนานกุ รมศัพทเ ทคโนโลยีทางภาพ ฉบบั ราชบณั ฑติ ยสถาน พ.ศ. 2556 กำหนดใหศัพทบ ญั ญัติ คำวา “Metadata” คอื “ขอ มูลอภพิ ันธุ”

22 การจัดการเอกสาร | Records Management

4) ความพรอ มสำหรับการเปลีย่ นแปลงทางเทคโนโลยหี รือทางธุรกิจ เชน การอพั เกรดระบบหรือการปรบั โครงสรา ง
การบรหิ าร

5) ความพรอ มสำหรบั การหยุดชะงกั ของธุรกิจและความตอ เนอ่ื งทางธุรกิจในกรณที ่มี กี ารหยดุ ชะงักทีไ่ มค าดคิด

ระบบเอกสารอาจถกู ออกแบบมาเพ่ือใชจ ดั การเอกสารโดยเฉพาะ หรืออาจเปน ระบบทอ่ี อกแบบมาสำหรับกระบวนการทาง
ธรุ กจิ อืน่ ๆ แลว ดัดแปลงเพือ่ ใหสนบั สนนุ การสรา ง การเก็บรวบรวม และการจดั การเอกสาร กไ็ ด

โดยทว่ั ไปแลวระบบเอกสารมอี งคป ระกอบสำคัญคือ

● โครงสรา งพ้ืนฐานทางกายภาพ เชน พื้นทใ่ี นการจัดเก็บเอกสาร, กลอง, ชั้นสำหรับเอกสารตีพิมพ สว นเอกสาร
ดจิ ิทลั ตองมีฮารต แวร ท้ังตวั คอมพวิ เตอรและหนว ยความจำ

● บคุ ลากร เปน สว นสำคญั ในระบบ ที่ตองอาศยั ความรวมมอื จากหลายสวนทงั้ นกั จดั การเอกสาร, เจา หนา ที่
สารบรรณ (Records officer), นกั กฎหมาย, ผูบรหิ าร, ท่ีปรกึ ษา, นักคอมพวิ เตอร, ชา งเทคนิคตา งๆ สำหรบั ทำ
หนา ท่ีออกแบบ, ปฏบิ ตั ิการ, สนบั สนุนระบบ และเปนผูใชง านระบบดว ย

● ระบบยอย องคก ารอาจเปรยี บไดกบั ระบบใหญ ซง่ึ ภายใตร ะบบใหญน ้ันยังประกอบดว ยระบบยอยๆอีก และ
ระบบเอกสารก็ถอื เปนระบบยอ ยหน่งึ ในองคการ และภายใตร ะบบเอกสาร ก็ยังมีระบบยอ ยอกี คอื การจดั ทำและ
จบั เกบ็ เอกสาร (Capture)2, การจัดหมวดหมู, การดแู ลรกั ษา, และการทำลาย, สืบคน และเขา ถงึ เอกสาร และ
ประกนั การเขาถงึ ไดในอนาคต

● แนวความคดิ พนื้ ฐาน (Intellectual basis) ไมวาจะเปนนโยบาย, การฝกอบรมบุคคลการ, การทำความเขาใจ
การกระตุนใหเ กดิ ความตระหนักและเหน็ ความสำคัญของการจัดการเอกสาร, มาตรฐานการจดั การเอกสาร ซ่ึงมกั
ระบถุ งึ ประเด็นเกี่ยวกับกฎหมายและการปฏบิ ัติตามกฎหมาย, การรักษาความปลอดภยั , ขอตกลงเรอ่ื งส่อื บันทึก
การสบื คนขอ มูล, การประกันคุณภาพ เปน ตน

การออกแบบระบบเอกสาร เปน กระบวนการทซ่ี ับซอ นและมหี ลายปจจัยมาเก่ยี วของ ตองใชค วามรหู ลายแขนงมาบรู ณาการ
ประกอบดว ย การวางแผน การออกแบบระบบยอยและการนำไปปฏิบัติ ซึ่งในสว นนี้จะกลาวถึงโดยละเอียดในบทตอๆไป

งานสารบรรณ

ในระบบราชการไทยคำวา “งานสารบรรณ” เปนที่รูจกั กวางขวางมากกวา “การจัดการเอกสาร” ตามระเบียบสำนักนายก
รฐั มนตรี วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ขอ 6 วรรคหนึง่ ไดใ หความหมายของคำวา “งานสารบรรณ” หมายถึง งานที่
เกยี่ วของกับการบรหิ ารงานเอกสารเร่ิมต้งั แตการจดั ทำ การรบั การสง การเก็บรกั ษา การยมื จนถึงการทำลาย เมอื่
พิจารณาตามความหมายดังกลา ว จะเหน็ วามคี วามหมายแคบกวาคำวา “การจดั การเอกสาร” ซง่ึ ครอบคลุมไปถึงการ

2Capture ในที่น้ี คอื การนำเอาเอกสารท่ีจดั ทำขน้ึ หรอื รับไวเขาสูระบบ RMS เพ่ือใหสามารถจัดการได เปรียบเทยี บไดกับการพมิ พเอกสารในคอมพวิ เตอร
แลว กด save ไวใ น disk เพอ่ื ใหส ามารถนำมาใชห รือแกไ ขได ดรู ายละเอียดเกีย่ วกับการจบั เกบ็ ในบทท่ี 9

การจัดการเอกสารและวิชาชีพจัดการเอกสาร 23

กำหนดนโยบาย การออกแบบระบบ การดำเนนิ งาน การประเมนิ ผล และการปรบั ปรุงระบบการจดั การเอกสาร สมสรวง
พฤติกลุ (2546) ตั้งขอ สังเกตวา ในระบบราชการไทยยงั คงจดั ใหง านสารบรรณเปนเพียงงานระดับปฏิบตั กิ าร (Operation)
ยงั ไมไ ดจดั ใหเปนระดับงานบริหาร (Administration) แมจ ะระบุไวใ นระเบียบวา เปน “งานทเี่ กยี่ วของกับการบรหิ ารงาน
เอกสาร” ก็ตาม

“งานสารบรรณ” อาจมีความหมายใกลเ คียงกบั คำวา “Recordkeeping” ซึ่งในบรบิ ทของการจดั การเอกสารสหรัฐอเมรกิ า
หมายถึง การจดั ทำ การใช การจัดเก็บดแู ลรักษา และการทำลายเอกสารอยางเปน ระบบ เพอื่ ตอบสนองตอ ความตองการ
ดา นการบรหิ าร การวางแผน กฎระเบียบ การเงิน ตามหนา ท่ีความรบั ผิดชอบขององคก าร นอกจากนี้ยังมีคำวา
“Recordkeeping system” ซงึ่ หมายถึง การประสานนโยบายและวิธกี ารปฏิบตั ิทชี่ ว ยใหทำใหเ อกสารถกู เกบ็ รวบรวม จัด
เรียงและจัดหมวดหมู เพ่ือความสะดวกในการจัดการทป่ี ระกอบดวย การสงวนรักษา การใชง าน การสบื คน และการโอน
ยา ยเอกสาร (Pearce-Moses, 2005) อาจเรียกในภาษาไทยวา “ระบบสารบรรณ” หรือ “กระบวนการทางสารบรรณ”

สว นคำวา “Recordkeeping” ในบรบิ ทของการจดั การเอกสารออสเตรเลยี หมายถึง การจดั ทำและธำรงรกั ษาความ
สมบรู ณ ความถกู ตอ ง และความนา เชือ่ ถือของหลกั ฐานการดำเนนิ ธรุ กจิ ขององคก าร ในรูปแบบสารสนเทศที่มกี ารบนั ทึก
ประกอบดวย การจัดทำเอกสารในระหวางกจิ กรรมทางธุรกจิ ขององคก าร, วธิ ีการที่ทำใหม ั่นใจวาการจดั ทำเอกสารนั้นเพียง
พอตอ ความตองการทางธุรกิจ, การออกแบบ, การกำหนดและการดำเนินงานระบบ โดยเปนการจดั การครอบคลุมตง้ั แต
เอกสารที่ใชในองคการไปจนถึงเปน เอกสารจดหมายเหตุดวย และคำวา “Recordkeeping system” หมายถึง กรอบการ
ปฏิบัตงิ านเพอื่ นำเอกสารเขา สรู ะบบ ดแู ลรักษา เออื้ ใหเขา ถึงเอกสารอันเปน พยานหลกั ฐานในการดำเนินงานไดต ลอดเวลาท่ี
ตอ งการ ตามอำนาจหนาทแ่ี ละแนวทางการดำเนนิ งานของแตละองคก าร ระบบประกอบดว ย (1)บคุ ลากร เชน นกั จดั การ
เอกสาร, ผูปฏิบัตงิ านดานเอกสาร และผูใชเ อกสาร (2)ชุดของอำนาจเชิงนโยบาย, การกำหนดหนาทคี่ วามรบั ผิดชอบ, คณะ
กรรมการ, กระบวนการและวิธีการปฏบิ ตั ิ (3)นโยบายทเี่ ปนลายลักษณอ กั ษร, คูมือการปฏบิ ัตงิ าน, คำแนะนำสำหรบั ผใู ช
งาน, ขัน้ ตอนและวิธีปฏบิ ัตงิ าน (4)ตัวเอกสาร (5)ขอ มูลและระบบทใ่ี ชควบคุมดูแลเอกสาร (6)ซอฟแวร ฮารดแวร พสั ดุ
ครุภณั ฑตา งๆ (National archives of Australia, 2015)

ดงั น้ันคำวา “Recordkeeping” ในบรบิ ทของออสเตรเลีย จึงมีความหมายใกลเคียงหรือใชแ ทนคำวา “Records
management” ในบรบิ ทของสหรฐั อเมริกาไดใ นบางกรณี สำหรบั หนงั สือนจี้ ะใชคำวา “การเอกสาร” แทนคำวา
Recordkeeping ในบางกรณเี ชนกนั

สว นคำวา “งานสารบรรณ” ในทใี่ ชใ นหนงั สือนี้ มีความหมายในขอบเขตของการดำเนนิ งานเอกสารตามหลักวงจรชีวิต
เอกสาร คอื ต้ังแตก ารจัดทำจนถึงทำลาย โดยแบงออกเปน 3 ระยะคือ (1)การดำเนนิ งานเอกสารระหวา งกระแสการใชง าน
(2)การดำเนนิ งานเอกสารกึ่งกระแสการใชง าน (3)การดำเนินงานเอกสารส้ินกระแสการใชง าน

24 การจดั การเอกสาร | Records Management

การจดั การเอกสารในฐานะเปนทรพั ยากรเชงิ กลยุทธ์

ทฤษฎีมมุ มองบนพนื้ ฐานทรัพยากรของกจิ การ (Resource-based view of the firm: RBV) อธิบายวา องคการหรือ
กจิ การสามารถสรา งความไดเปรียบในการแขง ขนั อยา งยง่ั ยนื ได โดยอาศัยทรพั ยากรเปนฐาน โดยทรพั ยากรนน้ั ตองมี
คณุ ลกั ษณะ คือ มีความเปน หนง่ึ เดียว (Unique), หาไดยาก (Rare), มีคุณคา (Valuable), ลอกเลียนแบบไมไ ด
(Inimitable), หาซ้อื ขายไมได (Non-tradable) และ ทดแทนไมไ ด (Non-substitutable) โดยเรียกทรัพยากรทม่ี ี
คุณลกั ษณะเชนน้ีวา ทรัพยากรเชิงกลยทุ ธ (Strategic resource) องคการทเ่ี ปนเจา ของทรพั ยากร และ มคี วามสามารถ
ทำใหทรพั ยากรเกิดคุณคา ยอ มชว ยใหองคการไดร ับความสำเรจ็ และรักษาความไดเ ปรยี บในการแขงขนั เอาไวไ ด
(Jurevicius, 2013) อยา งไรก็ดที รพั ยากรบางอยาง เชน เคร่อื งจักร หรือ รถยนต ไมถ ือวา เปนทรัพยากรเชิงกลยทุ ธ เพราะ
คูแขง สามารถหาซอ้ื ไดอยา งงา ยดาย ทรัพยากรเชงิ กลยทุ ธ ตอ งมคี ณุ คา หายาก เลยี นแบบยาก และทดแทนไดย าก เชน
ความคดิ สรา งสรรค, นวัตกรรม, ความร,ู ความเช่ยี วชาญ, แบรนด

ในการบรหิ ารกจิ การยคุ ใหม ไมอาจใชป ระสบการณในการตัดสินใจไดเ พียงอยา งเดียวไดอ กี ตอ ไป กิจการตางๆจะตอ งอาศัย
ขอมูลขา วสาร สารสนเทศ ที่ถกู ตอง รวดเร็วทนั เวลา และตรงประเดน็ โดยมีเทคโนโลยีดิจิทัลเปน เครื่องมือสำคัญ
สารสนเทศจงึ มีบทบาทสำคัญในการเปน ทรพั ยากรเชงิ กลยทุ ธขององคก าร เพราะองคก ารท่ีใชสารสนเทศ ยอ มสามารถเรยี น
รู พฒั นาและสรางนวตั กรรม สินคา บริการทม่ี คี ณุ คา มากข้ึนอยา งตอเนอื่ ง โดยอาศัยโครงสรา งพน้ื ฐานเทคโนโลยีสารสนเทศ
ทไี่ ดลงทนุ ไปแลว (ทนสุ ิทธ์ิ สกุณวฒั น, 2559)

ปจ จุบันเปนท่ียอมรบั กันวา คณุ ภาพของสารสนเทศ, ความสามารถในการบรหิ ารจัดการสารสนเทศ, ความสามารถในการ
ปรบั ตวั จากการใชสารสนเทศ มคี วามสัมพนั ธท างบวกกับประสิทธิภาพขององคก าร สารสนเทศและกระบวนการบรหิ าร
จัดการ จงึ เปน ทรพั ยากรเชงิ กลยทุ ธขององคการ ทมี่ ีผลโดยตรงตอประสิทธภิ าพความสามารถในการแขง ขันขององคก าร
โดยองคการท่ีมีประสทิ ธิภาพสงู จะสรา งและใชท รพั ยากรสารสนเทศไดด กี วา องคการท่มี ปี ระสทิ ธภิ าพต่ำกวา และยังเสรมิ แรง
กับความสามารถในการปรบั ตัวอีกดวย

โลกยุคปฏวิ ตั อิ ุตสาหกรรมครั้งที่ 4 ขอมูล สารสนเทศ และความรู เปนทนุ สำคญั ขององคก าร ซึง่ อาจจำแนกได 2 ลักษณะ
ใหญ คอื

1.สิง่ จับตอ งไมได ไดแก ทักษะ ความสามารถ ความคิดสรางสรรค ซึง่ อยใู นตวั บคุ คล/องคก าร ตองอาศยั การจัดการความรู
เพื่อนำมาใชป ระโยชนในเชิงกลยุทธ

2.สิง่ ทจี่ ับตอ งได มักอยใู นรูปเอกสาร ไมวา จะเปน แบบดง้ั เดมิ หรอื แบบดิจทิ ัล ทต่ี องอาศยั การจัดการเอกสาร เพอื่ นำมา
รักษาความไดเ ปรียบในการแขงขันขององคการ

ในบรรดาทรัพยากรขององคก าร เอกสารถอื เปน ทรัพยากรท่ีเปนพนื้ ฐานของการทำงาน เพราะเปน สง่ิ ทแี่ ตล ะองคการจดั ทำ
ขน้ึ หรอื รับไวตามหนาท-ี่ ความรบั ผิดชอบของตน เอกสารบางกลุมมคี วามเปน หนึ่งเดยี ว, หาไดย าก, มีคุณคา , ลอกเลยี นแบบ

การจัดการเอกสารและวิชาชีพจัดการเอกสาร 25

ไมได, หาซ้อื ขายไมได และทดแทนไมได จงึ ถือเปน ทรัพยากรเชงิ กลยทุ ธทต่ี อ งมีการบริหารจดั การอยา งดีโดยอาศยั การ
จัดการเอกสารซึ่งเปนงานบริหารเชงิ กลยทุ ธ จึงจะทำใหองคก ารสามารถบรรลุเปาประสงคไ ดอ ยา งแทจรงิ

การจัดการเอกสารกับสาขาวชิ าทีเกียวข้อง

ISO 15489-1:2016 ระบวุ า การจัดการเอกสาร คอื สาขาของการจัดการ (Field of management) ทง้ั น้ีเพราะเกี่ยวขอ ง
กับกระบวนการใชท รพั ยากรขององคการอยางมีประสทิ ธิภาพ ใหเกิดประสทิ ธิผล เพือ่ บรรลุเปาประสงคขององคก าร ใน
มมุ มองนี้การจดั การเอกสารจึงเปนสาขาวิชาทสี่ มั พนั ธกบั วิทยาการจดั การ (Management science: MS) ดังจะเหน็ ได
จาก RM ใชห ลักกระบวนการจัดการ (Management process) เปน พน้ื ฐาน คอื การวางแผน การจัดองคการ การนำ และ
การควบคุม รวมท้งั นำเทคนิคและเครือ่ งมือทใี่ ชในกระบวนการจัดการมาใช เชน การวิเคราะหส ภาพแวดลอมองคก าร
(Environmental analysis), การศึกษาโครงสรา งองคการ (Organization structure), การวเิ คราะหภารกจิ ขององคก าร
(Functional analysis)

ภายใตบ ริบทขององคการ การจัดการเอกสารยงั มคี วามเก่ยี วของกบั การจัดการสารสนเทศ (Information management:
IM) อยา งใกลชิด ทงั้ นเี้ พราะเอกสารถอื เปนทรพั ยากรสารสนเทศลกั ษณะหนึง่ ซึ่งมีคณุ ลักษณะพ้นื ฐานเชนเดยี วกับ
สารสนเทศรูปแบบอื่น คือ มโี ครงสรา ง เนื้อหา และบริบท ตลอดจนใชเ ทคโนโลยีสารสนเทศ (Information technology:
IT) เปน เคร่ืองมอื ในการจดั การ แตขอทแ่ี ตกตา งกนั คอื IM ครอบคลุมการจดั การทรพั ยากรสารสนเทศทุกรปู แบบท่ีใช
สนบั สนนุ กิจกรรมทางธรุ กิจ (ฺBusiness activities) ท้ังทม่ี าจากแหลงภายในและภายนอกองคก าร เชน หนังสอื , ฐานขอมูล,
คูม ือมาตรฐาน, รายงานการวจิ ัย, สถิต,ิ ส่อื การเรยี นรู หากมกี ารตัง้ หนวยงานรับผิดชอบ กม็ กั เปน ศนู ยส ารสนเทศ ศูนย
ประมวลผลขอมูล หรอื หอ งสมุด ขณะท่ี RM มุงเนน การจดั การสารสนเทศในฐานะทเี่ ปน พยานหลักฐานของธรุ กิจ
(Evidence of activities) และทางกฎหมาย โดยมหี นว ยงานที่รบั ผิดชอบ คือ แผนงานจัดการเอกสาร หรือศนู ยเอกสาร

แตในทางปฏบิ ัติ ความแตกตางระหวา ง IM กับ RM คอ นขางไมช ัดเจนนัก (Shepherd & Yeo, 2003) โดยเฉพาะอยา งย่งิ
ในองคการขนาดเล็ก ที่มขี อ จำกัดเรื่องบคุ คลากรและงบประมาณ ดังนัน้ จึงพบวา ภารกจิ เหลา นี้มักถูกจดั ไวดวยกันเปน การ
จัดการเอกสารและสารสนเทศ (Records and information management: RIM) โดยทนี่ กั สารสนเทศและนักจดั การ
เอกสารเปน คนๆเดยี วกนั เชนเดียวกบั การจัดการจดหมายเหตุ ซ่ึงเดิมเคยแบงแยกวา เอกสารทสี่ นิ้ กระแสการใชง าน และได
รับการประเมินคุณคาแลว จะถูกโอนยา ยไปเก็บรักษาไวอ ยางถาวรในหอจดหมายเหตุ โดยมนี ักจดหมายเหตเุ ปนผูดูแล สว น
เอกสารที่ยังอยใู นกระแสการใชงาน หรือกึง่ กระแสการใชงานเปนหนา ท่ีของนกั จดั การเอกสารน้ัน ในภายหลังเสนแบง ดงั
กลา วกพ็ ราเลอื นลง นกั จดั การเอกสารและนักจดหมายเหตุแทบจะเปนคนๆเดยี วกัน ทงั้ ศูนยเ อกสารและหอจดหมายเหตุ
หลอมรวมกลายเปนแผนงานแบบครบวงจร (Unified program) เพ่อื ใหส ามารถจัดการไดอ ยา งครอบคลุมต้ังแตยังเปน
บรรณสาร ใชเปนเอกสาร และรักษาไวเปน จดหมายเหตุ

ความสมั พันธอยา งใกลชิดระหวา ง RM กบั IM ยังเหน็ ไดจ ากการจดั การเรียนการสอนในระดบั อุดมศกึ ษาที่ วชิ าการจัดการ
เอกสารและจดหมายเหตุมกั เปดสอนในคณะ ภาควิชา หรอื สาขาวชิ าบรรณารกั ษศาสตร สารสนเทศศึกษา สารสนเทศ

26 การจัดการเอกสาร | Records Management

ศาสตร การจดั การสารสนเทศ สิ่งทย่ี ืนยันไดอ ีกประการหนึง่ คือ ประกาศ ก.พ.อ. เรอื่ ง การกำหนดชือ่ สาขาวชิ าสำหรบั การ
เสนอขอตำแหนงทางวชิ าการ และการเทียบเคยี งสาขาวชิ าทเ่ี คยกำหนดไปแลว พ.ศ.2561 ท่ีไดจ ดั กลุมวิชาการจดั การขอ มลู
สารสนเทศ และความรู (รหัสสาขาวิชา 630103) กบั วิชาการจดั การเอกสารและจดหมายเหตุ (รหสั สาขาวชิ า 630104) ไว
เปนอนสุ าขาวิชา ภายใตก ลุมสาขาวชิ าบรรณารกั ษศาสตร หรือ สารสนเทศศึกษา หรอื สารสนเทศศาสตร (รหัสสาขาวชิ า
6301)

การจัดการเอกสาร ยังมีความเกยี่ วของกบั การกำกับดูแลสารสนเทศ หรอื การภิบาลสารสนเทศ (Information
governance: IG) ซึ่งเปน แขนงยอยของการกำกบั ดแู ลกจิ การ/บรรษทั ภบิ าล (Cooperate governance) และการกำกบั
ดแู ลท่ีด/ี ธรรมาภิบาล (Good governance) จากภาวะปจ จบุ ันที่สภาพแวดลอ มทางธรุ กจิ มีกฎหมาย ระเบียบ ขอบังคบั
เขม งวดข้ึน การกำกับดแู ลท่ีดจี ำเปนตองนำหลักวิชาตา งๆมาบูรณาการรวมกนั คือ การจัดการเอกสาร, การจดั การขอ มลู -
สารสนเทศ-ความร,ู การจดั การเน้อื หา (Content mangement), การจดั การเทคโนโลยสี ารสนเทศ, การจัดการความเส่ียง,
การรกั ษาความปลอดภัยทางสารสนเทศ, ความเปนสว นตัว, ธุรกิจอจั ฉริยะ (Business Intelligence: BI), การบริหารความ
ตอ เนอ่ื งการดำเนินงาน (Business continuity management: BCM), การฟน ฟใู นภาวะภยั พิบตั ิ, การสงวนรักษาดจิ ทิ ลั

IG ไมใชโครงการ (Project) แตเ ปน แผนงาน (Program) ที่ตอ งดำเนนิ ไปอยางตอเนื่อง ภายใตกฎระเบยี บ นโยบาย กำกับ
ตดิ ตามและขบั เคล่ือนโดยใช IT เปน เครอื่ งมอื และอาศัยหลักการพืน้ ฐานของ RM ทม่ี ีมุมมองวา เอกสารเปนทรพั ยส ิน
สารสนเทศ (Information asset) ทม่ี คี า ขององคก าร IG จงึ ตอ งการบูรณาการวิธีการเชิงยุทธศาสตรม าใชจ ัดหา ประมวล
ผล ควบคมุ เก็บรกั ษาและคนคนื เอกสาร ในฐานะที่เปนพยานหลกั ฐานของการกระทำในองคก าร ขณะเดยี วกนั IG กเ็ ปน
รากฐานสำคญั ของการจดั ตง้ั แผนงานจดั การเอกสาร (Records management program) ทสี่ อดคลองกบั ระเบียบ
กฎหมาย ทำใหเอกสารมคี วามนา เช่ือถอื และไววางใจได มีรายงานและฐานขอมลู สำหรับผบู รหิ ารนำไปใชป ระกอบการตดั สิน
ใจไดแ มน ยำมากขึ้น ตลอดจนสามารถประเมนิ วาสารสนเทศจะใหผ ลตอบแทน สรา งความไดเ ปรยี บทางการแขงขนั อยา ง
ยง่ั ยืนไดอยางไร (Smallwood, 2013; Franks, 2018)

ดงั น้นั จงึ อาจกลา วไดวาการจดั การเอกสารเปน สาขาสหวิทยาการ ทบี่ รู ณาการหลกั การ หลักปฏิบัตจิ ากหลายสาขาวิชาเขา ไว
ดวยกนั ในขณะเดียวกนั ก็เปนหลกั วิชาที่ถกู บูรณาการเขา กบั สาขาวิชาอืน่ ๆดวยเชน กัน

ความจําเปนของการจดั การเอกสาร

ความจาํ เปนในทางการบรหิ ารองคก์ าร

เม่ือมองอยางผิวเผนิ งานเอกสารดเู หมือนจะเปน เรอ่ื งเลก็ แตเ มื่อมองอยางพิเคราะหกลับเปนเรื่องสำคญั และจำเปน เพราะ
ในแตล ะวันมีเอกสารเกดิ ขนึ้ ตามภาระหนา ทแ่ี ละการกระทำธรุ กรรมตา งๆในลกั ษณะทวคี ูณ เอกสารยงั เปนกลไกพน้ื ฐานใน
ส่ังการ ขบั เคล่ือนองคการ เปน ทรพั ยส นิ ทม่ี คี า แตห ากปราศจากการจัดการท่ีดยี อ มสรา งปญหามากกวา สรางคุณคาใหกับ
องคก าร

การจัดการเอกสารและวชิ าชพี จัดการเอกสาร 27

แตการบรหิ ารองคก ารในยุคปจ จบุ นั ไมอาจมองแคผลประโยชนสูงสดุ เทาน้ัน หากตอ งยดึ หลกั ธรรมาภิบาล เพอื่ กำกับดแู ลให
องคก ารสามารถพัฒนาไดอยา งยัง่ ยืน ซ่ึงการจดั การเอกสารจะเปนกลไกสำคญั ท่ีทำใหเ กดิ การกำกบั ดแู ลสารสนเทศอันเปน
รากฐานสำคญั ทก่ี อใหเ กิดธรรมาภบิ าลหรอื บรรษัทภบิ าลแกอ งคก าร

ในแงบ ริการสาธารณะ ประสิทธภิ าพ (Efficiency) และประสิทธิผล (Effectiveness) ของการใหบ รกิ ารประชาชน ขนึ้ อยกู ับ
ความพรอ มของการเขา ถึงขอมลู สารสนเทศทอี่ ยใู นเอกสารของรัฐ หากขาดการจดั การเอกสารที่ดยี อมสงผลกระทบในวง
กวางตอการปฏิรปู ระบบบริการสาธารณะ ดงั ที่ The International Records Management Trust (IRMT, 1999) ซึง่
เปน องคก รการกศุ ล เพ่ือฝกอบรมและสง เสริมการศกึ ษาวิจยั ทางการจัดการเอกสารระหวา งประเทศ ยนื ยันวา การจัดการ
เอกสาร คอื กจิ กรรมพน้ื ฐานของการบรหิ ารรฐั กิจ หากปราศจากเอกสารกจ็ ะขาดหลกั นิตธิ รรม และไมแ สดงถงึ ภาระรับ
ผิดชอบตามหนาที่ การจดั การเอกสารทดี่ ี ชวยใหองคการสามารถบริหารสารสนเทศไดอ ยา งมีประสทิ ธิภาพในภาวะทตี่ อง
เผชิญกบั ความเปล่ียนแปลง อยา งรวดเรว็ ของเทคโนโลยี ตอ ไปกจ็ ะชวยใหร ัฐบาลมคี วามโปรง ใส (Transparency) และ
แสดงภาระรับผดิ ชอบตามหนา ที่สอดคลอ งกบั การปฏริ ูปโครงสรา งและระบบราชการ การจดั การเอกสารจงึ มีความสำคัญตอ
ประสทิ ธภิ าพ ประสิทธผิ ล และภาระรบั ผิดชอบของหนว ยงานภาครัฐโดยตรง

ไมเ พยี งแตห นวยงานภาครฐั เทา นน้ั ในสว นขององคการภาคเอกชนก็จำเปนตองมีการจัดการเอกสาร เพ่อื ใหเปน องคการที่มี
การกำกับดูแลท่ีดเี ชน กนั การจดั การเอกสารยังเปน กุญแจสำคญั ของการดำเนนิ งานธุรกิจ เปนฟน เฟองหน่งึ ทข่ี ับเคลอ่ื น
องคก ารใหเดินหนาอยางมปี ระสิทธภิ าพ (Smith, 2007; The national archives of Scotland, 2005)

ตาราง2.1 ความสมั พนั ธร ะหวา งวตั ถปุ ระสงคห ลกั ของการกำกบั ดแู ลโดยรัฐกบั เอกสารทจ่ี ำเปน (IRMT, 1999)

วตั ถปุ ระสงคข องรัฐ เอกสารสำคัญที่จำเปน

การดำรงหลกั นติ ริ ฐั (Rule of law) เอกสารทางกฎหมาย/นิตบิ ญั ญตั ิ, เอกสารทางการศาล, เอกสารทางการตำรวจ,
เอกสารทางราชทัณฑ
ภาระรบั ผดิ ชอบตามหนาที่ (Accountability) เอกสารการบัญช,ี เอกสารการจัดซ้อื จดั จา ง, เอกสารทางภาษ-ี ศุลกากร,เอกสาร
นโยบาย, แฟมคดี
การจดั การทรัพยากรของรฐั เอกสารงบประมาณ, เอกสารนโยบาย, เอกสารการบญั ช,ี แฟมประวัตเิ จา พนกั งาน,
เอกสารเงินเดอื น, เอกสารการจัดซ้อื จดั จาง, ทะเบียนสนิ ทรพั ยถ าวร, ทะเบยี น
การปกปองสทิ ธิประโยชน ทรพั ยสนิ
การบริการประชาชน เอกสารผรู บั บำนาญ, เอกสารความมัน่ คงทางสงั คม, โฉนดทดี่ นิ , สจู บิ ัตร, มรณบัตร
ความสมั พันธร ะหวา งประเทศและพันธกรณี เวชระเบยี น, ทะเบยี นนกั เรียน, เอกสารการตรวจสอบดา นส่ิงแวดลอม
ระหวา งประเทศ สนธิสญั ญา, บันทกึ ความรวมมือ, สัญญากูย ืมเงนิ

ความจาํ เปนในทางกฏหมาย

ในปจจบุ ันหลายประเทศมกี ฎหมายวาดวยขอ มลู สารสนเทศ (The freedom of information act) ทกี่ ำหนดใหหนวยงาน
ตางๆตอ งจัดเกบ็ เอกสารและเผยแพรขอ มลู ตามท่ีมีผูรองขอได เพ่อื แสดงถึงความโปรงใสในการบรหิ ารจดั การ ดงั นั้นการ

28 การจดั การเอกสาร | Records Management

จัดการเอกสารจึงมีความสำคญั และจำเปน ทท่ี กุ หนวยงานตองมีเพอื่ ใหสอดคลอ งกับขอกฎหมาย สำหรบั ในประเทศไทยมี
การประกาศใชพ ระราชบญั ญตั ิขอ มลู ขา วสารของราชการ พ.ศ.2540 โดยมีสาระสำคญั คือการใหห นว ยงานของรัฐตองจัดให
มขี อ มลู ขาวสารของราชการไวใ หประชาชนเขาตรวจดูได ตามหลกั เกณฑและวธิ กี ารทกี่ ำหนดตามกฎหมาย สำหรับคำวา
ขอมลู ขา วสารของราชการ ในกฎหมายกำหนดไวว า หมายถงึ ขอมลู ขาวสารที่อยใู นครอบครองหรือควบคุมดแู ลของหนว ย
งานของรฐั ไมว าจะเปนขอมลู ขาวสารเก่ียวกบั การดำเนินงานของรัฐหรือขอมูลขา วสารเกยี่ วกบั เอกชน จากความหมายท่ี
กลาวมานี้ เอกสารกย็ อ มถอื เปนขอมูลขาวสารของราชการเชน กนั ดังนน้ั หนว ยงานราชการทุกหนวยงานในประเทศไทยจึง
จะตองมีการจดั การเอกสาร เพอื่ เตรยี มความพรอ มใหกบั ประชาชนทจี่ ะเขามาขอตรวจสอบไดอ ยูเสมอ

ตามหลกั ธรรมาภบิ าล ขาราชการตอ งมีขอ มลู สารสนเทศท่ีใชใ นการปฏบิ ตั ริ าชการตา งๆ และเอกสารเปนตวั แทนของแหลง
สารสนเทศที่สำคัญที่สุด เอกสารเปน พยานหลกั ฐานของการกระทำและตดั สนิ ใจท่ีนาเช่ือถอื และถกู ตอ งตามกฎหมาย เพราะ
ไดบนั ทกึ หลักฐานการปฏิบัติตามหรือไมป ฏิบตั ติ ามกฎหมาย ระเบียบและขน้ั ตอนของราชการเอาไว

ความจําเปนในทางประวัตศิ าสตรแ์ ละสังคม

นอกจากเอกสารจะเปนทรัพยากรในการบรหิ ารองคก ารแลว ยังเปน ประโยชนต อสังคมและวัฒนธรรมโดยรวม เพราะถอื
เปน มรดกความทรงจำขององคการ ชมุ ชน และบุคคล เราสามารถเรียนรูเรอ่ื งราว บทเรียนตางๆในอดตี ไดจากเอกสาร
ดงั น้นั ในหลายประเทศจึงกอ ต้งั หอจดหมายเหตุเพื่อเก็บรักษาเอกสารสำคญั เอาไวต ลอดไป

แตเ ดมิ การจัดการเอกสารกับการจดหมายเหตุนั้นแยกออกเปน คนละสวนกัน โดยมีเกณฑดานอายุและคณุ คาเปนเสน แบง
ตอ มาภายหลงั เมื่อมีแนวคิดวา เอกสารเปนทรัพยากรเชงิ กลยทุ ธ จึงทำใหเ กิดการบูรณาการงานท้ังสองรว มกนั อยางใกลชดิ
กลายเปน แผนงานแบบครบวงจร (Unified programme) โดยไมเ อาเรอ่ื งสอ่ื บนั ทกึ , อายุ, ความใหม-เกา, การอยใู นกระแส
หรือสนิ้ กระแสการใชงาน, หรือคุณคาชัน้ ตน -ช้ันรองมาเปน ตวั แบง อีกตอ ไป การดูแลเอกสารอยางครบวงจรตองทำใหม่นั ใจ
วา เอกสารประวตั ศิ าสตร หรือเอกสารทมี่ คี าทางวัฒนธรรม ไดร ับการดูแลอยางดีตลอดไป เพราะเปนการยากทหี่ อ
จดหมายเหตุจะจัดหาหรือสงวนรักษาเอกสารประวัตศิ าสตรไ ด หากขาดการเชอื่ มโยงอยา งใกลชดิ กบั ผสู รา งหรอื ผูจัดการ
เอกสารตง้ั แตต นทาง ดังที่ International Records Management Trust (IRMT,1999) ย้ำวา "เอกสารประวัตศิ าสตรท ี่มี
คุณคา นนั้ คอื ผลของการดแู ลเอกสารที่ดใี นปจจบุ ัน ถา หากปราศจากการจัดการเอกสารท่ีดแี ลว ในอนาคตเราก็จะไมม ี
หลกั ฐานทางประวตั ศิ าสตร”

พัฒนาการของการจัดการเอกสารในประเทศไทย

การจดั การเอกสาร ถอื เปนสาขาวิชาใหมเมื่อเทียบกับสาขาวิชาเกา แกทเี่ กิดมากอนนบั หลายรอ ยป เชน ปรัชญา, รฐั ศาสตร,
เทววทิ ยา, คณติ ศาสตร, เศรษฐศาสตร กลาวคือ เกดิ ข้นึ ในชว งหลงั สงครามโลกครงั้ ที่ 2 ราวทศวรรษที่ 1950s เปน ตนมา
โดยมีรากฐานมาจากวิชาการทำบันทึกหลกั ฐาน (Documentation) วชิ าการศึกษาเอกสาร (Diplomatics) และวิชาการ
การจดหมายเหตุ (Archival science) ซง่ึ มีพฒั นาการมาตง้ั แตย คุ อารยธรรมโบราณ, ยคุ คลาสสคิ , ยคุ กลาง, ยคุ ใหม, ยุค

การจดั การเอกสารและวิชาชพี จดั การเอกสาร 29

ปฏิวัติฝรง่ั เศส จนถงึ ปจ จบุ ัน สมั พนั ธก ับพฒั นาการของเทคโนโลยีการบนั ทึกสารสนเทศ จากที่ตอ งจด จาร บันทกึ ดว ยมอื
มาเปนการใชเครือ่ งพมิ พด ีด แทน พมิ พ และในที่สุดเปนอปุ กรณอเิ ลก็ ทรอนิกส และส่ือดิจิทัลแทน
ในชวงครสิ ตศตวรรษท่ี 19 หลายประเทศมกี ารกอตง้ั หอจดหมายเหตุแหง ชาติ เชน เนเธอรแลนด โปรตเุ กส อารเจนตินา
อิตาลี สเปน แคนาดา ฝรั่งเศส อินเดีย ไอรแลนด ฟล ปิ ปน ส และสหรฐั อเมรกิ า สะทอ นใหเห็นความต่ืนตวั ในการปกปก
รักษามรดกเอกสารสำคัญของชาติในระดับโลก ตอ มาในครสิ ตวรรษท่ี 20 การจัดการเอกสารไดพ ัฒนาข้ึนอยางรวดเร็ว มี
การนำเอาเทคโนโลยสี ารสนเทศมาใชใ นการจดั การ มีการตง้ั สมาคมวิชาชพี จดั การศึกษา ฝก อบรมอยางกวา งขวาง และใน
ยคุ ปฏวิ ัติอตุ สาหกรรมคร้งั ที่ 4 การจัดการเอกสารตอ งเผชิญกบั ความทา ทายจากเทคโนโลยดี จิ ทิ ัล ทเ่ี ขา มาสรา งความ
เปลีย่ นแปลงแบบพลิกผัน (Disruption) ทำใหก ารจดั การเอกสารตอ งปรบั กระบวนทศั นครัง้ ใหญ
สำหรบั ประเทศไทย อาจแบง พฒั นาการของการจัดการเอกสาร เทาทมี่ หี ลกั ฐานยืนยนั ได เปน 4 ยคุ ดงั นี้

ยคุ จารีต

การบริหารราชการแผนดินตง้ั แตส มยั อยุธยา จนถึงรชั กาลที่ 1-4 แหงกรุงรัตนโกสนิ ทร มกี ารใชเ อกสารสำหรับส่ังการ
ตดิ ตอ สื่อสาร รายงานขอราชการ หลายรูปแบบ ข้ึนอยกู บั ความสัมพนั ธก ับตำแหนงหนา ท่ี ฐานะทางสงั คมของผอู อกและ
ผูรับเอกสาร (อรพรรณ สินธศิริมานะ, 2548) แบบแผนการจัดทำเอกสารน้ันอาศยั ขนบธรรมเนียม จารีตประเพณีทเี่ คยทำ
กันมากอน มีทงั้ ที่เปน เอกสารส่งั การจากสวนกลางไปยงั ทองที่ และจากทองทร่ี ายงานมายังสวนกลาง (ดูตารางท่ี 2.2)
เอกสารเหลา น้ีถอื เปนของหวงหามเฉพาะในราชสำนกั เก็บรกั ษาไวใ นสถานทเ่ี รียกวา หอหลวง มีขาราชสำนักตำแหนง
อาลักษณ เปนผูดแู ลรักษา สมเดจ็ พระเจาบรมวงศเธอ กรมพระยาดำรงราชานภุ าพ ทรงเลา ไวใ นหนังสือนทิ านโบราณคดี
นทิ านท่ี 9 เร่ืองหนังสอื หอหลวง (โครงการหอ งสมดุ ดจิ ทิ ลั วชริ ญาณ, 2558) ความวา

“หอหลวง เปนที่เกบ็ รักษาหนงั สอื ซง่ึ เปนแบบฉบับ ตำรบั ตำราและจดหมายเหตรุ าชการบา นเมือง (ที่
เรียกวา “หอหลวง” เหน็ จะเปน คำยอมาแต “หอหนงั สอื หลวง”) มใี นพระราชวงั มาแตคร้งั กรงุ ศรีอยธุ ยา ถึงสมัย
กรงุ รตั นโกสินทรน ้ี กม็ หี อหลวงอยทู ใ่ี นพระราชวังเชนเดียวกนั ฉนั เคยเห็นเปนตกึ ชั้นเดียวหลงั หน่ึง อยรู มิ ถนน
ตรงหนาพระทน่ี ่ังอมรินทรวนิ ิจฉยั ยงั มีรูปภาพตกึ น้ันเขียนไวใ นพระวหิ ารหลวงวัดราชประดิษฐฯ (หองทเ่ี ขยี นการ
พิธที ำขนมเบอ้ื งเล้ียงพระ) อาลกั ษณเ ปน พนกั งานรกั ษาหนงั สือหอหลวง จงึ ทำการของกรมอาลักษณท ่ีตึกนั้นดวย
เปนเหตุใหคนทั้งหลายเรียกตึกนนั้ วา “หอ งอาลกั ษณ” ดว ยอกี อยางหน่ึง”

30 การจดั การเอกสาร | Records Management

ตาราง2.2 ประเภทเอกสารราชการสมัยโบราณของไทย

ชอ่ื ชนิด ผอู อก ผูร ับ ลกั ษณะ

ศภุ อักษร สง่ั การจากสวนกลาง เสนาบดี เจา ประเทศราช เอกสารดําเนินกระแสพระบรมราชโองการ หรือพระราช
ไปยงั ทอ งท่ี ดำรัสถงึ เจา ประเทศราช

ศภุ อักษร รายงานจากทองถิ่น เจาประเทศราช เสนาบดี เอกสารกราบบงั คมทูลรายงานขอราชการตอ พระบาท
มายังสวนกลาง สมเด็จพระเจาอยูหวั

สารตรา/ ส่ังการจากสว นกลาง เสนาบดี ขา ราชการผูรักษาเมือง เอกสารดำเนินกระแสพระบรมราชโองการ/พระราชดำรัส
ตราใหญ ไปยังทองที่ ซง่ึ เจา หนา ที่จะตอ งรา งตรา และนำขึน้ ทูลเกลาฯ อาน
ขา ราชการตง้ั แตชั้น เจาเมอื ง ถวายเพือ่ ทรงตรวจแก เมื่อทรงมีพระบรมราชโองการให
ปดตรา จึงสงออกไปไดเ อกสารนีจ้ ะประทับตราใหญ
เจาพระยา กรมการเมอื ง ประจำหนวยงาน เชน ตราพระราชสหี  ประจำกรม
มหาดไทย

ทองตรา/ สง่ั การจากสว นกลาง เสนาบดี ขา ราชการผูร กั ษาเมอื ง เอกสารการทีด่ ำเนินกระแสพระบรมราชโองการ/พระราช
ตรานอ ย ไปยังทอ งที่ ดำรสั แตไมตอ งนำขนึ้ ทลู เกลาฯ อานถวาย เพราะเสนาบดี
ขาราชการตั้งแตชนั้ เจา เมอื ง หรอื ผูร ับพระบรมราชโองการจะเปนผูอานตรวจแก แลว
ปดตราประจําตวั เสนาบดี หรือตราประจำตำแหนง ของ
เจาพระยา กรมการเมือง ผรู ับพระบรมราชโองการสง ออกไป เชน ตราพระราชสีห
นอย ประจำตำแหนงเสนาบดีมหาดไทย

ใบบอก รายงานจากทอ งถิ่น ขา ราชการผูรักษา เสนาบดี เอกสารกราบบงั คมทูลพระบาทสมเดจ็ พระเจา อยหู วั
รายงานขอราชการตา งๆ เชน บอกจำนวนไพรพล บอกสง
มายงั สวนกลาง เมอื ง สิง่ ของตามจำนวนเกณฑ หรอื สวย

เจา เมอื ง

กรมการเมือง

ยุคปฏริ ปู การปกครอง รัชกาลที 5

การดำเนินงานเอกสารของประเทศไทยเรม่ิ เปลี่ยนแปลงจากระบบจารตี มาเปน แบบสากลมากขนึ้ ตงั้ แตชว งรัชกาลที่ 5 ซง่ึ มี
การปฏิรปู การปกครอง จดั ระบบราชการครั้งใหญ เอกสารไดก ลายเปนสื่อหรือเครอื่ งมือสำคญั ในการบริหารราชการแผน ดนิ
มกี ารวางแผน กำหนดแนวทางการจัดทำ เก็บและดแู ลรักษาเอกสาร ไวเปน แนวปฏิบตั ิ โดยมแี นวคิดการจัดการเอกสารมา
จากตะวันตก โดยชาวตางประเทศทวี่ าจา งมาเปน ท่ีปรึกษาในกระทรวงทบวงกรมตางๆ และจากขาราชการระดับสูงที่ผา น
การศกึ ษาอบรมจากสถาบันการศึกษาในประเทศแถบยุโรป จากการศึกษาเอกสารบรหิ ารราชการแผนดินในสมัยรชั กาล
พระบาทสมเดจ็ พระจลุ จอมเกลา เจา อยหู ัว รัชกาลที่ 5 ทเี่ กบ็ รักษาไวใ นหอจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร พบวา การ
จัดการเอกสารในสมัยน้ี มีระบบ แบบแผน และมผี ูร ับผดิ ชอบการจดั การเอกสารโดยเฉพาะ (สมสรวง พฤติกลุ , 2544;
อรพรรณ สนิ ธศริ มิ านะ, 2548; พิชญนาฎ วะยาคำ, 2548) ลักษณะสำคญั ของงานเอกสารในยุคนี้ สรปุ ไดดงั น้ี

การจดั การเอกสารและวิชาชีพจัดการเอกสาร 31

ดานการบรหิ ารงานเอกสาร

● มีการออกประกาศพระบรมราชโองการเรอื่ ง “ประกาศวาดว ยผซู ึง่ จะทลู เกลาฯ ถวายหนงั สือ” พ.ศ. 2417 และ “
ประกาศธรรมเนียมถวายหนังสอื ตางๆ” พ.ศ. 2428 ทำใหเกดิ ระเบยี บแบบแผนเก่ียวกบั การจัดทำเอกสารท่ีชดั เจน
ข้ึน

● มีการกำหนดแนวปฏบิ ัตทิ างเอกสารในแตล ะหนว ยงาน เชน สมเดจ็ พระเจา บรมวงศเ ธอ กรมพระยาเทวะวงศว โร
ปการ ขณะดำรงตำแหนงเสนาบดีกระทรวงการตา งประเทศ ทรงกำหนดขอบังคับเก่ียวกับเอกสารราชการใน
กระทรวงการตา งประเทศไว 30 ขอ เมอ่ื วนั ท่ี 1 เมษายน พ.ศ.2432

● พบรา งหนงั สือเรอื่ ง “พระราชกฤษฎีกา ฉบับที่ 5 วา ดวยเสนาบดีสภา  ลูกขุน ณ ศาลา” ระบุถึงบคุ ลากรผูร ับผิด
ชอบงานเอกสารวา ในแตล ะกระทรวงตอ งมีตำแหนงใด และรับผดิ ชอบงานอะไรบาง กำหนดลักษณะการทำงาน
เอกสารตง้ั แตการรบั หนังสอื อานตรวจ การสง การใชห นังสอื การรางหนงั สอื การเก็บรักษาหนงั สือ

● ในแตละกระทรวงมตี ำแหนง ขา ราชการท่ีกำหนดใหรบั ผดิ ชอบงานสารบรรณ แตล ะกจิ กรรมไวโ ดยเฉพาะ 4 เวร
คอื เวรรับสง เวรรางแตง เวรรายงาน เวรเก็บรักษา

● มีการควบคุมเอกสารดว ยระบบทะเบยี นเอกสาร โดยลงทะเบียนรบั -สง หนังสือ ใน“สมุดบาญชีหนังสอื ” ตาม
ลำดับหมายเลข วันที่ เวลา จดั ทำใบสรปุ เร่ืองควบคมุ เอกสารแตละเรอื่ งและเสนอเพือ่ ผมู อี ำนาจส่ังการ (Minute
sheet) จดั ทำใบคุมแฟม เกบ็ หนังสอื แตล ะเรอ่ื ง ใน “บาญชีหนังสือเก็บเรอ่ื ง”

● มสี วนราชการ คอื กรมราชเลขานกุ าร ทำหนาทต่ี รวจพิจารณาเรื่องราว หนงั สือราชการ ยอถวายเปนเร่อื ง ๆ
ตามลำดบั ตามแบบที่ทำไว กอนกราบบงั คมทลู และถวายตนเร่ืองประกอบเมือ่ มพี ระราชประสงคจ ะทรงทราบ
ขอ ความใดโดยละเอียด สอบถามหรอื ขอใหส ว นราชการรายงานเพมิ่ เตมิ ในกรณีทเ่ี หน็ วาแจงเร่อื งราวใดๆมาไม
ชัดเจนพอ อกี ทงั้ ทำหนาท่ี ควบคมุ กรมพระอาลักษณ ซึ่งถวายงานดา นงานพระอกั ษรมาแตส มัยโบราณ เชน การ
เขียนและรักษาพระราชบัญญตั ิ ทำทะเบยี นยศ บรรดาศกั ดขิ์ าราชการและเคร่อื งราชอิสริยาภรณ

● มสี ถานที/่ หนวยงานเกบ็ รกั ษาเอกสาร เชน กองเก็บ ในกระทรวงการตางประเทศ
● มกี ารทำสำเนาตน ฉบับ เพ่ือใชงานและเกบ็ รักษาไวเปนหลกั ฐาน
● มกี ารเก็บเอกสารเขา แฟมอยางเปน ระบบโดยเกบ็ หลังจากไดนำเอกสารไปใชเพอ่ื ดำเนินการเสร็จเรยี บรอยแลว

ดานการจัดทำเอกสาร

● มกี ารใชกระดาษและเคร่อื งเขียนทน่ี ำมาจากตางประเทศอยางกวางขวาง แทนการเขียนดว ยดินสอบนสมุดไทยดำ
หรือกระดาษเพลา แบบเดิม

● มกี ารนำเครอ่ื งพมิ พด ดี มาใชจ ดั ทำเอกสารแทนการเขียนดว ยลายมอื

32 การจดั การเอกสาร | Records Management

ดา นโครงสรา งเอกสาร

● มีการกำหนดรูปแบบของหนังสือหรอื เอกสารราชการ โดยใหลง สถานท่ี วนั เดือนป ไวส วนบนของเน้ือความ สว น
ทายขอความใหลงช่ือ โดยไมตองระบวุ ันเดือนปแ ละทอี่ ยอู กี สาํ หรบั หนงั สือสว นตวั ท่ีมไี ปมาหากันกใ็ หใชห ลักการน้ี
เวนแตสัญญาบัตร ตราตัง้ บตั รหมาย ประกาศตา งๆ ทยี่ ังคงใหร ะบุวนั เดอื นปข า งทาย

● มกี ารเปล่ียนแปลงระบบการเขยี นวนั เดือนปจากท่ีระบวุ ัน เดือน ค่ำ ปนกั ษตั ร ปศกและปจลุ ศักราช เปน การระบุ
วันที่ เดอื น และปรตั นโกสนิ ทรศก ซ่ึงเปน การนบั ตามสรุ ิยคติ

● เร่ิมมีตราพระราชลญั จกรปรากฏอยูบนเอกสารการบริหารราชการแผน ดิน
● มกี ารลงชื่อผูออกเอกสารการโดยการลงลายมือชื่อ หรือลายเซ็นแทนการประทบั ตรา

การศึกษาของ สมสรวง พฤตกิ ุล (2546) ชใี้ หเหน็ วางานจัดการเอกสารในยคุ นี้ เปน จดุ รงุ เรืองทส่ี ดุ (Peak period) เพราะมี
ทัง้ ระบบงาน ตำแหนงของบคุ ลากรผูรับผดิ ชอบงานเอกสารอยา งครบถว น ระบบทะเบยี น และรูปแบบเอกสาร ไดกลายมา
เปนตน แบบของงานสารบรรณในระบบราชการไทยยคุ ตอ มา

ยคุ หลังการเปลยี นแปลงการปกครอง 2475

การเปล่ยี นแปลงการปกครองจากระบอบสมบรู ณาญาสิทธิราชยม าเปนประชาธิปไตย พ.ศ.2475 ทำใหก ารบริหารราชการ
แผนดนิ เปน แบบกระจายอำนาจ ใหกับกระทรวง ทบวง กรมตางๆ ไดม ีการยุบเลกิ กรมราชเลขาธิการ และต้ังกรม
เลขาธิการของคณะกรรมการราษฎร (ตอ มาไดพ ัฒนาเปน สำนักนายกรฐั มนตรี) จึงไมม ีหนวยงานกลางทที่ ำหนา ท่ีบรหิ าร
เอกสารราชการแผนดิน งานจดั การเอกสารหรอื งานสารบรรณ กลายเปนเพียงสวนหนง่ึ ของงานบริหารท่วั ไป หรอื งาน
ธรุ การ เชน กรมสารบรรณคณะรฐั มนตรี ฝา ยการเมอื ง มกี องกลาง ทำหนาทด่ี ูแลเอกสาร โดยแบงเปน 3 แผนก คือ (1)
แผนกรบั สง และโตต อบ (2)แผนกการประชุมและมติ (3)แผนกเก็บและหอ งสมุด

ในชวงสองทศวรรษของยคุ น้ี (พ.ศ.2475-2497) ระบบการบริหารงานสารบรรณมีความหลากหลาย ผสมผสานทงั้ แบบรวม
ศูนยแ ละกระจายอำนาจ สวนราชการแตละแหงมีระเบยี บและแนวปฏิบตั เิ กย่ี วกบั เอกสารราชการแตกตา งกัน ทำใหการ
ตดิ ตอ ระหวา งหนวยงานราชการเปนไปไมราบรนื่ จนนำมาสกู ารกำหนดเปน ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรี วา ดว ยงาน
สารบรรณ ฉบบั แรก ในยคุ น้ี

ความเปลี่ยนแปลงสำคญั เกย่ี วกับการจัดการเอกสารของยุคนี้ (สมสรวง พฤติกลุ , 2546; สำนกั สงเสริมการศึกษาและการ
เรยี นรู สถาบันราชภัฏสวนดสุ ิต, 2545; อรพรรณ สนิ ธศ ริ ิมานะ, 2548) คอื

● พ.ศ. 2476 คณะรฐั มนตรไี ดมีมตวิ างระเบยี บการสัง่ ราชการชวั่ คราว ยกเลกิ การเรียก สารตรา และตรานอย และ
เปล่ยี นจาก ทอ งตรา หรือใบบอก ท่ีใชกนั อยูเ ดมิ ใหเรียกวา หนงั สอื ตัง้ แตวันท่ี 28 ธนั วาคม พ.ศ. 2476

● พ.ศ. 2478 คณะรัฐมนตรมี ีมติเกีย่ วกบั แบบหนังสอื ราชการ แบงออกเปน 3 ชนิด คอื (1)หนงั สอื ทางราชการ
(หนังสอื ภายนอก, หนงั สอื ภายใน), (2)หนงั สอื กึ่งราชการ, (3)หนังสอื สว นตวั ต้ังแตว ันที่ 1 กรกฎาคม พ.ศ. 2478

การจัดการเอกสารและวชิ าชพี จัดการเอกสาร 33

● พ.ศ. 2497-2498 คณะรัฐมนตรี มมี ตแิ ตงตงั้ คณะอนกุ รรมการเพื่อพิจารณาประมวลรางระเบยี บงานสารบรรณ
โดย พลเรอื เอก หลวงชลธารพฤฒิไกร (พงษ อาศนะเสน) เปน ประธาน ยกรา งระเบยี บงานสารบรรณ ตอมาได
ประกาศเปนระเบยี บสำนักนายกรฐั มนตรี วา ดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2497-2498 ซ่ึงมี ทั้งหมด 3 ตอน คอื ตอน
ท่ี 1 วา ดวยการรับ เสนอ สง และระบบการเกบ็ คน ตอนท่ี 2 วา ดว ยแบบหนังสอื ในราชการ และมาตรฐานแบบ
พิมพ ตอนท่ี 3 วา ดวยหลักงานสารบรรณท่ัวไป ระบบการเกบ็ คนแบบดัชนี การออกแบบบตั รใหเ หมาะสมกบั งาน
เพอ่ื หาตวั เลขสถติ แิ ละการเขยี นกราฟ

● พ.ศ.2502 คณะอนุกรรมการฯ ไดร วบรวมปญหาตา งๆท่ีเกดิ ขึ้นจากการใชระเบยี บฯ วา ดวยงานสารบรรณ ฉบบั
แรก เสนอตอ คณะรัฐมนตรี ตอมาจงึ มกี ารแตงตง้ั คณะกรรมการ 2 ชดุ คอื คณะกรรมการรา งระเบียบงาน
สารบรรณ และคณะกรรมการพจิ ารณารางระเบยี บงานสารบรรณ ดำเนินงานแกไขปรบั ปรงุ จนแลวเสรจ็ ในป
2506 ประกอบดวย 3 หมวด คอื (1)ชนดิ และแบบหนงั สอื ราชการ (2)การรบั และสง หนงั สอื (3)การเก็บรักษา
ยืมและทำลายหนงั สือราชการ โดยส่งิ สำคญั ที่เพ่มิ ข้นึ มาในระเบียบนี้ คอื การกำหนดกลมุ หมวด หมหู นังสือ
ราชการ เปน 23 กลุม 263 หมวด 1,610 หมู เพ่ือประโยชนใ นการจดั เก็บและคน หาหนังสือราชการไดอ ยางเปน
ระบบและสะดวกรวดเรว็

ยคุ ขอ้ มลู ข่าวสาร สารสนเทศ และดจิ ทิ ัล

การพัฒนาอยา งตอ เน่อื งของเทคโนโลยกี ารสอ่ื สารโทรคมนาคม ชว งปลายสงครามเยน็ (พ.ศ.2519-2535) ทำใหเกิดผล
กระทบตอระบบการทำงานราชทัง้ ราชการและเอกชน มีการใชเ ครือ่ งโทรสารในการสงขอมลู ขา วสารอยางแพรหลาย และ
เร่ิมใชโทรศพั ทเ คลอื่ นที่ในประเทศไทย ในป พ.ศ.2529 จนกระทั่งชวงทศวรรษท่ี 2530 ซ่งึ หนว ยงานภาครฐั และเอกชน
เริ่มนำเอาคอมพิวเตอรม าใชจ ดั เก็บและประมวลผลขอ มูลอยา งกวางขวาง เมอ่ื คอมพิวเตอรสวนบุคคลราคาถกู ลง กท็ ำให
ภาครฐั เอกชน และบุคคล สามารถใชค อมพิวเตอรท ำงานไดหลากหลาย จดุ เปลย่ี นสำคัญคอื เมอื่ เกิดเครือขายอนิ เทอรเ น็ต
ทำใหการส่ือสารทำไดงายย่งิ ขึ้น มีไปรษณียอ ิเลก็ ทรอนกิ ส เว็บไซต ระบบฐานขอมูล ท่ีเปล่ียนแปลงรปู แบบการทำงาน หลัง
จากนั้นเพยี งสองทศวรรษ (พ.ศ.2540-2560) พัฒนาการของเทคโนโลยีดิจิทลั ก็เติบโตแบบกาวกระโดด และสรา งความ
เปลีย่ นแปลงแบบพลกิ ผันไปทวั่ โลก

เหตุการณสำคัญที่เกย่ี วกบั การจัดการเอกสารของประเทศไทย คือ

● พ.ศ.2518 สำนกั นายกรัฐมนตรี ไดแ ตง ตง้ั คณะกรรมการพิจารณาปรับปรงุ ระเบยี บฯ วา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ.
2506 โดยมีปลดั สำนักนายกรัฐมนตรเี ปน ประธาน และไดแ ตง ตง้ั คณะอนุกรรมการปรบั ปรุงระเบยี บงานสารบรรณ
จนกระทั่งเสร็จสน้ิ เมื่อเดอื น เมษายน พ.ศ.2526 สามารถประกาศใชเปนระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณ พ.ศ.
2526 ประกอบดวย 4 หมวด คอื (1)ชนดิ ของหนงั สือ (2)การรบั และสงหนงั สือ (3)การเกบ็ รักษา ยืม และทำลาย
(4)มาตรฐานตรา แบบพิมพแ ละซอง ในระเบยี บฯน้ี ไดกำหนดใหก ารสงขอ ความทางเครื่องมอื ส่ือสาร เชน โทรเลข
วิทยุโทรเลข โทรพิมพ โทรศพั ท วทิ ยสุ ่อื สาร วทิ ยกุ ระจายเสยี ง หรอื วทิ ยุโทรทศั น เปน ตน ใหผ ูรบั ปฏบิ ตั ิเชนเดยี ว
กับไดร ับหนังสือ ซ่งึ สะทอ นใหเ หน็ มุมมองตอเอกสารวามิใชแคในรปู แบบกระดาษแตอ ยางเดยี ว

34 การจัดการเอกสาร | Records Management

● พ.ศ.2540 จากแนวคิดเร่อื งความโปรง ใสในระบบราชการ ทปี่ ระชาชน ผมู ีสวนไดส ว นเสีย มีสิทธิรับรขู อมลู ขาวสาร
ของทางราชการ จึงไดม กี ารประกาศใชพ ระราชบัญญัตขิ อ มูลขา วสารของราชการ พ.ศ.2540 และมีการจดั ตง้ั
หนวยงานเพื่อ กำกบั ดแู ลและสอดสอ งการปฏิบตั ิหนา ท่ีของหนวยงานของรัฐรวมถึงออกระเบียบ หลักเกณฑ
มาตรการแนวทางปฏบิ ัตโิ ดยอาศัยอำนาจตามกฎหมาย คือ คณะกรรมการขอ มลู ขาวสารของราชการ (สขร.) ใน
แตละหนวยงานก็มีความตื่นตัวในการจดั ตง้ั ศูนยขอมลู ขาวสารของทางราชการ ตลอดจนมีการสนบั สนุนใหมกี าร
ศกึ ษาวิจัยในประเด็นท่ีเก่ียวขอ ง ทำใหเกิดความสนใจพัฒนางานระบบสารบรรณมากกวาแตกอน โดยเฉพาะ
การนำระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสมาใชในหลายหนวยงาน

● พ.ศ.2548 ผลจากความพยามในการปฏิรปู ระบบราชการ เปนการบริหารราชการแนวใหม ที่มุงเนน ผลสัมฤทธ์ิ
ความเปนระบบ ความรวดเร็ว ความคมุ คา และลดขั้นตอน ความซ้ำซอ นในการปฏิบัติงาน ทำใหมกี ารแกไ ข เพมิ่
เติมระเบียบฯ วา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ใหเ หมาะสมกับสภาวการณปจ จุบันที่มีการปฏิบตั ิงานสารบรรณ
ดว ยระบบอเิ ลก็ ทรอนิกส จงึ ประกาศใช ระเบยี บฯ วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 2) พ.ศ.2548 มีสวนที่
เปลี่ยนแปลงสำคญั คอื กำหนดให ขอมูลขาวสารหรือหนงั สอื ทไี่ ดรบั จากระบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส ถอื เปน
หนงั สือราชการ ดงั นั้นการตดิ ตอราชการนอกจากจะดำเนินการโดยหนังสือทเี่ ปนเอกสารแลว ยังสามารถดำเนิน
การดวยระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สไ ดดวยเชน กนั

● พ.ศ.2556 เปน เวลากวา 90 ป จากแผนกจดหมายเหตุในหอพระสมดุ วชิรญาณ (พ.ศ.2459) และพฒั นาเปน สำนกั
หอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร กระทรวงวัฒนธรรม ประเทศไทยจงึ ไดม กี ฎหมายทางการจดหมายเหตุ
(Archives act) เชนเดยี วกับประเทศชั้นนำท่ัวโลก เปน ครง้ั แรก คือ พระราชบัญญตั จิ ดหมายเหตแุ หง ชาติ พ.ศ.
2556 เพ่อื ใหมีระบบการเกบ็ รักษา อนรุ ักษแ ละใหบริการแกประชาชนในการศกึ ษา การคน ควา หรือการทำวจิ ยั
เอกสารจดหมายเหตุ ซ่ึงมีสาระในบางมาตราเกยี่ วของกับการจัดการเอกสารของรฐั

● พ.ศ.2564 รูปแบบการทำงานของหนว ยงานตางๆเริ่มเปลย่ี นแปลงไปดว ยการพฒั นาของเทคโนโลยดี ิจิทัล รวมถึง
การเกดิ ภาวะวิกฤต COVID-19 ทำใหต อ งทำงานจากบา น (Work from home) ผา นแพลตฟอรม ดจิ ทิ ัลตา งๆ เชน
การตดิ ตอ ทางไปรษณยี อ เิ ลก็ ทรอนกิ ส การประชมุ ทางไกลผานระบบดจิ ทิ ลั การใชร ะบบประมวลผลแบบคลาวด
(Cloud computing) เกบ็ ขอ มลู ทำใหมกี ารแกไข เพิม่ เตมิ ระเบียบฯ วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และ
ประกาศใช ระเบียบฯ วาดว ยงานสารบรรณ (ฉบับที่ 4) พ.ศ.2564 โดยเพม่ิ ความชดั เจนในการใชไ ปรษณีย
อิเลก็ ทรอนิกสส ำหรับหนว ยงานยราชการ การเพม่ิ ประเภทของส่อื กลางบันทึกขอมลู ใหครอบคลมุ บริการคลาวด
กำหนดใหก ารติดตอ ราชการดำเนนิ การดว ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสเ ปนหลัก เพิ่มหมวด 5 ระบบสารบรรณ
อเิ ล็กทรอนกิ ส และระบุวาสวนราชการอาจขอรับการสนบั สนนุ หรอื ขอความชวยเหลือเกีย่ วกบั การพฒั นาระบบ
สารบรรณอิเล็กทรอนิกส จากสำนกั งานพฒั นารัฐบาลดจิ ทิ ลั (องคการมหาชน) หรอื สำหนักงานพฒั นาธุรกรรม
ทางอิเลก็ ทรอนกิ ส

การจัดการเอกสารและวิชาชพี จดั การเอกสาร 35