การจัดการเอกสาร หลักการและแนวปฏิบัติในอค์กรยุคดิจิทัล

86 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 5

แบบแผนการจัดหมวดหมู่เอกสาร

วตั ถปุ ระสงคข์ องบท

● อธบิ ายหลักการจดั หมวดหมูเอกสาร
● ระบุถึงความสำคญั ของแบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสารตอการดำเนินงาน RMP
● อธิบายกระบวนการพัฒนาแบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสาร

ความนาํ

การที่เราสามารถแยกแยะเอกสารตางๆ เชน แยกแยะจดหมายสวนตวั กับหนังสอื ราชการไดน ัน้ ก็เพราะโครงสรางและรปู
แบบเอกสารแตล ะชนิดมคี วามตา งกนั ในขณะเดยี วกนั เรากส็ ามารถเขา ใจความหมายของเอกสารไดจ ากบรบิ ทและ
โครงสรางของเอกสาร ท่ีแสดงความสัมพันธร ะหวางเอกสารนัน้ กบั เอกสารอนื่ ๆในระบบดว ยเชนเดยี วกัน สำหรบั เอกสาร
ขององคการซ่งึ มีปริมาณท่ีและมีอายเุ พม่ิ มากขึ้น ถา หากขาดการบนั ทึกหรอื จดั ทำหลกั ฐานเกีย่ วกบั บรบิ ทและโครงสรา งของ
เอกสาร กอ็ าจทำใหเ อกสารขาดความนา เชอื่ ถอื และผูใชเอกสารในภายหลงั เขาใจในเนอื้ หาคลาดเคลือ่ นได ในหลายองคก าร
ทใี่ ชระบบเอกสารแบบเดิมสบื ทอดกันมา เปน ตน วา จดั ตามโครงสรางการบรหิ าร จดั ตามเนือ้ หา หรอื ผสมกนั จงึ เปนการ
ยากท่ีจะรวบรวมสารสนเทศเชงิ บริบท (Contextual information) ของเอกสารไดอ ยา งครบถวน ดังนนั้ องคการจึงจำเปน
ตองมอี งคป ระกอบหลักท่ีเปนพ้นื ฐานในการอธบิ ายตีความเอกสาร คือ แบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร (Records
classification scheme) อันเปน เครือ่ งมอื ทม่ี ีความสำคญั และจำเปนตอการดำเนินงานของแผนงานจัดการเอกสาร (RMP)
แบบแผนจะกำหนดและระบุตามภารกิจตา งๆขององคก าร และภายใตหนา ที่ คือ ชุดเอกสารหลกั ตางๆ ใชเชือ่ มโยงเอกสาร
กบั บริบททางธรุ กิจ/กจิ การขององคการ และเปน ส่งิ สำคญั ทจี่ ะทำใหส ามารถจับเกบ็ เอกสาร (Capture) ไดอยางครบถวน
สมบูรณ

87

หลักการจัดหมวดหมู่เอกสาร

การจดั หมวดหมู (Classification) คือ การระบุ แยกแยะ และจดั ระเบยี บสารสนเทศหรือวัตถอุ ยา งเปนระบบตามโครงสราง,
ขอตกลง, วธิ กี าร และกฎเกณฑข ้ันตอนทร่ี ะบไุ วอยา งชัดแจงในระบบ/แบบแผนการจัดหมวดหมู (Classification scheme)

การจดั หมวดหมสู ารสนเทศทำไดห ลายวธิ ี ตามวตั ถปุ ระสงคท ี่แตกตางกนั ในหอ งสมดุ จดั หมวดหมูสารสนเทศตามเนื้อหา
สาระ สว นในองคการจดั สารสนเทศตามบริบททางธุรกจิ

ISO 15489-1:2016 ใหความหมายของการจดั หมวดหมูเอกสาร คอื การระบุและจัดเรียงกิจกรรมทางธุรกจิ อยางเปน ระบบ
และ/หรอื ระบุ จัดเรียงเอกสารใหเ ปน กลมุ ลงในโครงสรางอยางเหมาะสม มีระเบียบแบบแผน วธิ ีการและข้ันตอน กฎเกณฑ

เชน เดยี วกับ AS ISO 15489 ซึง่ เปนมาตรฐานของออสเตรเลีย กำหนดวา การจดั หมวดหมเู อกสาร คอื การระบุและจัดเรียง
กิจกรรมทางธรุ กจิ และ/หรือ เอกสาร ใหเปนประเภทอยางเปนระเบียบแบบแผนตามโครงสรา ง, วธิ ีการ, และกฎเกณฑข นั้
ตอนของระบบจัดหมวดหมู

การจดั หมวดหมเู อกสาร จำเปน ตอ งอาศยั แบบแผนการจัดหมวดหมู คือ ชุดของคำและขอ ตกลงท่ีนำไปใชใ นทกุ หนวยของ
องคก ารเพอื่ สรางความชัดเจนเก่ยี วกบั การตัง้ ชอ่ื การคน คนื เอกสารและสารสนเทศขององคการ ชวยควบคุมคำศพั ทท ่ีใช
สรางความสมำ่ เสมอในการอธิบายสารสนเทศทถ่ี ูกจัดทำขน้ึ หรือรับไวต ามกจิ กรรมทางธรุ กิจ และปรับปรงุ การคน คนื
สารสนเทศ ตลอดจนเปน ประโยชนใ นการกำหนดอายุและกำจัดเอกสารอกี ดวย

กระบวนการจดั หมวดหมชู ว ยอธิบาย, จดั , ควบคุมสารสนเทศ ทำใหเกดิ ลำดับอนุกรมในการทำความเขา ใจวา องคก ารทำ
อะไร และทำไมถงึ แบบน้ัน เปน เคร่อื งมือพื้นฐานในการอำนวยความสะดวกและสง เสริมประสทิ ธภิ าพขององคการ ในการ
แบงปนสารสนเทศและความรู

ปจ จุบนั เปน ที่ยอมรับกันในทางวชิ าการวา ควรจดั หมวดหมเู อกสารตามภารกจิ ขององคก าร (Function) เพราะใหกรอบงาน
(Frame work) ท่ีคงทกี่ วาการจัดตามเน้ือหาสาระหรือโครงสรางองคการ การจดั หมวดหมูตามภารกจิ ขนึ้ อยูกบั บรบิ ทของ
การจัดทำและใชง านเอกสาร นน่ั หมายถงึ วา เอกสารควรถกู จัดตามเหตผุ ลวา เอกสารถกู สรางขึ้นมาทำไม ทำหนา ที่อะไร
มากกวามเี นือ้ หาเกี่ยวกบั อะไร การเชอื่ มโยงเอกสารเขากับบรบิ ททางธรุ กจิ คอื กญุ แจสำคัญสำหรับการจัดทำและจับเก็บ
เอกสารไดอยา งถูกตองและครบถว นสมบูรณ (Shepherd & Yeo, 2003; Smith, 2007; Franks, 2018)

อกี ประการหนึ่งท่ีไมควรจดั เอกสารตามโครงสรางองคก าร เพราะโครงสรางเปล่ยี นแปลงไดงา ยตามการควบรวม, การปรบั
เปลี่ยน, การกระจายอำนาจ, และโครงสรางเปน ส่ิงที่เปลีย่ นแปลงไปตามเวลา แตภ ารกิจขององคก ารเปนส่งิ ทค่ี งอยตู ลอดไป
ตราบเทา ทย่ี งั มอี งคการอยู

ประโยชนข์ องการจัดหมวดหม่เู อกสารตามภารกจิ องค์การ

● ชวยใหองคการสามารถระบุเอกสารทค่ี วรจดั ทำข้นึ เพอื่ คณุ คา ในการเปน พยานหลกั ฐานทางธรุ กิจ

88 การจดั การเอกสาร | Records Management

● รูว า เอกสารใดทีส่ ำคัญหรอื จำเปน ตอ ธุรกจิ และควรจับเกบ็ เขา สูระบบ
● ตัดสินใจไดว าตองเก็บเอกสารไวนานเทา ไร
● ตัดสนิ คุณคา และกำหนดอายุเอกสารไดต ้งั แตจ ดุ เร่มิ ตนของการสรางเอกสาร
● การเขาใจภารกิจ กจิ กรรม งานขององคก าร ทำใหไ ดก รอบสำหรับการบรหิ ารวา องคก ารไดท ำภารกจิ ตามภาระ

ความรับผดิ ชอบอยางไร
● แสดงความเชอื่ มโยงอยา งชัดเจนระหวา งเอกสารกบั บรบิ ททางธุรกิจ
● ชว ยเชื่อมโยงการจัดหมวดหมูกับการกำจัด กำหนดอายุ เขา ถึงและรักษาความปลอดภยั ของเอกสาร
● สามารถสบื คนขอมลู ไดถกู ตอ งแมน ยำดวยการใชค ำที่มีความสม่ำเสมอ

เครืองมือสําหรบั การจัดหมวดหมู่เอกสารและสารสนเทศของ
องค์การ

เครอ่ื งมอื พนื้ ฐานสำหรบั การจัดหมวดหมูเอกสารและสารสนเทศขององคก าร มี 3 ประเภท (The national archives of
Australia, 2020) คือ

1) แบบแผนการจัดหมวดหมูธ ุรกจิ (Business classification scheme: BCS)
2) แบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสาร (Records classification scheme: RCS)
3) อรรถาภิธานภารกิจ (Functions thesaurus: FT)

ภาพ5-1 เครอื่ งมอื พนื้ ฐานสำหรบั การจดั หมวดหมูสารสนเทศขององคก าร

แบบแผนการจัดหมวดหม่ธู รุ กิจ (BCS)

BCS คอื การระบภุ ารกิจ (Functions), กจิ กรรม (Activity), ธุรกรรม/งาน (Transaction/Task) ขององคการ และจัดให
เปนหมวดหมูตามโครงสรา งแบบลำดับชน้ั (Hierarchical structure) อยางเปน ระบบ แสดงใหเ ห็นลำดับชน้ั ของภารกิจ,
กิจกรรม และงาน ท่ีทำใหเกิดสารสนเทศในองคการ ใชสำหรับเชือ่ มโยงสารสนเทศเขา กับบรบิ ททางธรุ กิจ, ชว ยในการจดั
เกบ็ , สืบคน, ดูแลรกั ษา และกำจดั สารสนเทศขององคการ

BCS พัฒนาขนึ้ จากการวิเคราะหภ ารกิจองคก าร (Functional analysis) ซ่ึงจะทำใหไดโ ครงสรางทชี่ ดั เจนและเปนระบบ
สำหรับการตงั้ ชอื่ ต้งั ชื่อแฟม (File) และกลองแฟม (Folder) อันเปน พื้นฐานสำคญั ของการจดั เกบ็ เอกสาร ดังท่ี ISO
15489-1:2016 ระบวุ า BCS เปนเครอ่ื งมือสำหรับการเชอ่ื มโยงเอกสารกบั บรบิ ทของการสรา งเอกสาร เปนกระบวนการใน

แบบแผนการจดั หมวดหมเู่ อกสาร 89

การจดั การเอกสารอยางเหมาะสมเทาทด่ี ำเนนิ การได BCS ท่ีดจี ึงขน้ึ อยกู บั การวิเคราะหภารกิจขององคการอยา งถกู ตอ ง
แมน ยำ และการยอมรบั จากผูใ ชง านทั่วท้งั องคก าร

การดำเนินงานทางธรุ กิจจะประสบความสำเร็จหากใช BCS เพราะทำใหไ ดท ิศทางทช่ี ดั เจนสำหรับผปู ฏิบตั งิ านในการกำหนด
ชอื่ และจัดหมวดหมสู ารสนเทศขององคก ารไมวาจะอยใู นรูปกระดาษหรือดิจทิ ลั ใหเ ปน ไปในทศิ ทางเดียวกนั ประโยชนตอ
มาของ BCS คือ ชวยใหสืบคนและเขาถงึ สารสนเทศในระบบจัดเกบ็ ไดม ีประสิทธิภาพยิง่ ขึน้ (The national archives of
Australia, 2003; Northern territory government of Australia, 2020)

แบบแผนการจดั หมวดหมเู่ อกสาร (RCS)

RCS คอื เคร่ืองมอื สำหรบั การอธบิ าย, จำแนกประเภท, จัดกลุมเอกสารทมี่ ีคุณลักษณะเหมอื นกนั นำมาไวด วยกัน ตาม
โครงสรา งการจัดหมวดหมูแบบลำดับช้นั จากระดบั บนสดุ ทมี่ ีขอบเขตกวางๆ มาสูระดบั ลา งท่ีมีขอบเขตเฉพาะเจาะจงมาก
ข้นึ ตามลำดับ โครงสรางของแบบแผนนนั้ ข้นึ อยกู ับภารกจิ และกจิ กรรมทางธรุ กิจของแตล ะองคการ โดยปกติแลว RCS มัก
อยใู นรูปแบบของโครงสรา งสารบบ (Directory) หรอื โฟลเดอร (Folder) ทมี่ ตี ง้ั แตสองถงึ ส่ีลำดับชน้ั โดยยดึ ตาม ภารกจิ -
กิจกรรม-งาน-งานยอ ย และมเี ลขอางอิงเฉพาะ (File code/ File reference) ใหกับแตละหมวดหมดู วย (JISC infoNet,
2007; Smallwood, 2013)

RCS เปนผลตอ เน่ืองมาจาก BCS ซ่งึ ไดม าจากการวเิ คราะหภารกิจและกจิ กรรมทางธรุ กิจขององคก าร ดงั นั้น RCS จงึ ยึด
ตามโครงสรา งของ BCS โดยในระดบั บนสุดตามลำดับชนั้ ของ RCS คอื ภารกจิ (Function terms) ในลำดบั ถดั มาคือ
กจิ กรรม (Activity terms) ซึ่งทั้งสองระดับนมี้ ักไมคอ ยมกี ารเปลยี่ นแปลงนักในองคการ สว นระดบั ท่ี 3 คอื คำเรยี กงาน
หรือหัวเรือ่ ง (Task/Topic terms) ในบางแบบแผน ระดับนอ้ี าจไมใ ชศพั ทค วบคมุ แตเปนวลี หรอื คำทใี่ ชท ่วั ๆไปเพ่ืออธบิ าย
การทำธุรกรรมตา งๆขององคการ ซึ่งไมใ ชเ รื่องงายเลยทจ่ี ะระบุคำทถี่ ูกตอ งเหมาะสมสำหรับอธิบายกจิ กรรม-ธรุ กรรมใน
องคการ ดงั นัน้ จึงควรมีการทำหมายเหตุ (Scope note) ท่ีอธิบายขอบเขตเนอื้ หาเพ่ือใหเ กิดความชัดเจนและปอ งกันความ
สับสน

นอกจากน้ียังมีคำท่ีใกลเคียงกับ RCS และมกั ใชแ ทนกันได คือ ผงั แฟมขอ มลู (File plan) หรือผงั เอกสาร (Record plan)
ซงึ่ เปน โครงสรางของแฟม ขอ มลู ท่ีใชร วมกนั ในระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส (ERMS) (Shepherd & Yeo, 2003 ;
Frank, 2013 ; The national archives of Australia, 2020)

RCS เปนเครือ่ งมือท่ีนกั จัดการเอกสารและพนักงานในองคการใชส ำหรบั

● ระบุวา เอกสารใดท่ีควรสรางขนึ้ เพอ่ื ใชเปน พยานหลักฐาน
● แสดงใหเหน็ ความเชอ่ื มโยงระหวา งเอกสารท้ังเอกสารทเี่ กดิ ข้ึนจากกิจกรรมหน่งึ ๆ หรือระหวา งกจิ กรรมหนง่ึ กบั อีก

กจิ กรรมหนึ่งท่เี ก่ียวของใหค วามเขา ใจเก่ียวกบั ความสัมพนั ธร ะหวา งธุรกิจกับเอกสาร
● ระบวุ า เอกสารใดท่มี ลี ำดบั ความสำคญั ควรถูกจบั เกบ็ เขา สูระบบจดั การเอกสาร
● ระบุแหลงทเี่ อกสารควรจะเก็บรักษา

90 การจดั การเอกสาร | Records Management

● ชว ยเหลอื ผูใ ชง านในการสืบคน เอกสาร
● ชวยเหลอื ผใู ชง านในการทำความเขาใจหรอื ตีความเอกสาร
● กำหนดและควบคุมอายกุ ารจดั เก็บ (Retention periods) สนบั สนุนการตดั สินใจกำหนดอายุจดั เก็บเอกสาร รวม

ถงึ สามารถกำหนดอายุของเอกสารไดต ้งั แตจดุ เรม่ิ ตนจดั ทำเอกสาร
● กำหนดและควบคุมสิทธิการเขา ถึง และการรักษาความปลอดภยั ของเอกสาร
ตองยอมรบั วา ยังไมม แี บบแผนการจดั หมวดหมูเอกสารใดที่จะสมบูรณแ บบไปทงั้ หมด บางครง้ั อาจพบวาขอบเขตของชุด
เอกสารมคี วามคลุมเครอื หรือแฟม หนงึ่ อาจจัดอยไู ดห ลายชุด กรณีนอี้ าจตอ งใชการทำดัชนีมาชวยใหส ามารถเขาถึงเอกสาร
ไดเ ฉพาะเจาะจงยงิ่ ข้ึน

ภาพ5-2 ตัวอยางโครงสรางแบบแผนการจัดหมวดหมูเอกสารของธนาคารแหงประเทศไทย (ท่มี า:ทีมบรหิ ารงานเอกสาร
ฝายสงเสริมความรูทางการเงิน ธนาคารแหง ประเทศไทย)

แบบแผนการจัดหมวดหมู่เอกสาร 91

ภาพ5-3 ตวั อยางโครงสรางแบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสารของธนาคารแหงประเทศไทย (ที่มา:ทีมบรหิ ารงานเอกสาร ฝา ยสง เสรมิ
ความรูทางการเงิน ธนาคารแหง ประเทศไทย)

92 การจัดการเอกสาร | Records Management

อรรถาภธิ านภารกิจ (FT)

อรรถธาภิธาน (Thesaurus) คือ เครอื่ งมือในการจดั หมวดหมแู บบหนง่ึ ทแี่ สดงในรูปบญั ชีหรือรายการคำศัพทท ถี่ ูกกำหนด
ขึน้ ตามกฎเกณฑแ ละขอตกลงท่ีชัดเจน รวบรวมคำศพั ททมี่ ีความหมายคลา ยคลึงกนั มาไวใ นกลมุ เดยี วกนั รวมถึงคำทไ่ี ม
อนุญาตใหใช ควบคมุ คำที่มคี วามหมายเหมอื นกนั คำพองหรอื คำทเ่ี ขียนเหมอื นกัน แตความหมายแตกตางกัน มรี ายการ
แสดงถงึ ความสัมพนั ธระหวางศพั ทในกลมุ ลำดับชั้นตามตวั อักษร บางครั้งอาจเรียกวา ศพั ทส ัมพันธ (Functions thesaurus
working group of the records management roundtable of the society of American archivists, 2010) โดย
ท่ัวไปมอี งคป ระกอบ ดงั นี้

1)คำหลกั ของชุด (Descriptor) ทใี่ ชใ นสาขาวชิ านน้ั

2)คำทกี่ ำหนดใหใ ชแ ละไมก ำหนดใหใช รวมท้งั แนะนำวา คำใดใหใ ชไ ด และใชแ ทนคำอะไรบา ง ซ่งึ มักจะเปน คำทม่ี คี วาม
หมายพอ งกับคำหลักหรือคำท่ีมคี วามหมายใกลเ คียงกบั คำหลัก แตไ มใชแ ละไดกำหนดใหใชค ำหลกั แทน (จะใชส ญั ลักษณวา
UF หมายถึง Used For) เชน

Distance education

UF Open learning

3)ขอความอธิบายคำหลกั หรือคำนยิ าม หรือขอบเขตของคำศัพทท ใ่ี ช (ใชสญั ลกั ษณค ือ SN หมายถึง Scope Note) เพือ่
ใหม คี วามชัดเจนเกี่ยวกับคำศัพทน นั้ ๆ เชน

Distance learning

SN Systematic use of techniques line correspondence, radio, television and the Internet to
reach off-campus students

4) คำทม่ี ีความสัมพันธห รอื เกย่ี วของ (Relationship) กับคำหลกั

4.1) คำท่ีเปนคำตนสกุลของคำหลัก (Top Term) ใชส ัญลักษณคือ TT)

4.2) คำทม่ี คี วามหมายกวางกวา คำหลกั (Broader Term ใชสญั ลกั ษณ คอื BT)

4.3) คำทม่ี คี วามหมายแคบกวา คำหลัก (Narrow Term ใชสัญลักษณค อื NT)

4.4)คำท่ีมคี วามหมายเกี่ยวขอ งกับคำหลัก (Related Term) ท่ีไมใชค ำที่มคี วามหมายกวางกวา หรือแคบกวา (ใช
สญั ลักษณคือ RT)

แบบแผนการจัดหมวดหมูเ่ อกสาร 93

ในบริบทของการจดั การเอกสารองคก าร FT คือ เครื่องมือในการจดั หมวดหมูเอกสารและสารสนเทศขององคการ, ใชตงั้ ช่อื
เอกสารตามภารกจิ และกจิ กรรมทางธุรกจิ ทที่ ำใหเกิดเอกสารข้นึ แสดงความเช่อื มโยงระหวา งคำศพั ท และใหคำแนะนำใน
การใชค ำศพั ท (The national archives of Australia, 2003)
FT จัดทำขึ้นตาม BCS จึงใหห มวดหมูต้ังแต 3-4 ระดับ หรือมากกวา ตามภารกิจ-กจิ กรรม-งาน ชวยใหการจัดหมวดหมู
ครอบคลุมเอกสาร และสารสนเทศอนื่ ๆขององคก ารดวย แมว า FT จะแสดงคำศัพทต ามลำดับตัวอักษร แตเ มอื่ คำศัพทถ ูก
นำไปใชใ นการจัดหมวดหมู กจ็ ะแสดงในลักษณะโครงสรา งของ ภารกจิ -กิจกรรม-งาน ตัวอยา ง Australian
Governments' Interactive Functions Thesaurus (AGIFT) ทอี่ ธิบายถงึ หนาทที่ างธรุ กจิ ซึง่ ดำเนนิ การทั่วทงั้
เครือจกั รภพรฐั และรัฐบาลทองถ่นิ ในออสเตรเลีย รวมทงั้ สิ้น 583 แนวคิด (Concept) แสดงภารกิจระดบั บนสดุ ทง้ั หมด 26
ภารกิจ โดยมีโครงสรา งแบงแนวคดิ เปน 3 ระดับ คือ
ระดบั ท1่ี คือ ภารกจิ เปน หนว ยทางธรุ กจิ ระดบั กวา งท่ีดำเนินการโดยหนว ยงานของรฐั
ระดบั ที่2 คือ งานหลัก หรือขอบเขตการบริการภายใตแ ตละภารกิจ
ระดบั ท่ี 3 คอื หัวขอทีอ่ ยูในกิจกรรม

ภาพที่ 5-4 อรรถธาภิธานภารกิจ ((ที่มา: Australian Governments' Interactive Functions Thesaurus (AGIFT) Last
Modified: 02 December 2016)

94 การจดั การเอกสาร | Records Management

ตัวอยา ง

EDUCATION AND TRAINING

https://data.naa.gov.au/def/agift/EDUCATION-AND-TRAINING

Alternative Labels

Teachers
Teaching

Definition

Formulating policy to support programs that provide skills and knowledge to citizens. Developing strategies to make education
available to the broadest possible cross-section of the community. Providing funding to schools, universities, colleges,
academies or community groups that provide education and training. Establishing programs to develop and manage
educational institutions.

Narrower Concepts

Arts education
Community education
Curriculum development
Early childhood education
Military education and training
Overseas skills recognition
School education
Tertiary education
Vocational education

Related Concepts
Overseas student scholarship programs

การเลือกเคร่อื งมือสำหรับจดั หมวดหมนู ้นั ขน้ึ อยกู ับความพรอ มของแตล ะองคการ อาจใชไมเ หมอื นกัน อยา งไรก็ดี เครื่องมอื
สำคัญและจำเปนสำหรับการจัดหมวดหมเู อกสาร คือ RCS ซึง่ พฒั นาขึ้นตาม Bฺ CS นนั่ เอง

หลกั การจดั ทําแบบแผนการจัดหมวดหมเู่ อกสาร

จากหลกั การจัดการเอกสารอยา งตอ เน่ือง ทเ่ี นนกระบวนการอยา งตอเนอ่ื งและเชื่อมโยงกนั ของการจดั การเอกสารตลอด
อายขุ องเอกสาร ต้งั แตก ารออกแบบและพัฒนาระบบ จนกระทั่งทำลายหรือโอนยา ยไปเกบ็ รักษาเปน จดหมายเหตุ แนวคิดน้ี
ไดเสนอ 4 กิจกรรมที่ตอ เน่ืองกนั ตลอดอายเุ อกสาร คือ (1)การระบุบง ชี้ (2)การควบคุมเน้ือหาสาระ (3)สรา งชองทางการเขา

แบบแผนการจดั หมวดหม่เู อกสาร 95

ถงึ (4) การควบคมุ ทางกายภาพ หนา ทส่ี ำคญั ของนักจัดการเอกสาร คือ การออกแบบแผนการจดั หมวดหมอู ยา งเปนระบบ
และรัดกุม

เอกสารถูกสรางขึน้ จากภารกจิ และกิจกรรมขององคการ เอกสารจงึ เปนพยานหลักฐานของงานหรือกจิ กรรมท่ีสรางมันข้นึ มา
ดงั นน้ั แบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสารก็ควรพฒั นาขึ้นบนฐานของการวิเคราะหภ ารกจิ -กระบวนการ-กิจกรรมขององคการ
และเชอ่ื มโยงเอกสารกบั บรบิ ทท่ีสรางมนั ข้ึนมาดวย Smith (2007) ยำ้ วา แบบแผนฯไมค วรถกู ออกแบบและพฒั นาขน้ึ ตาม
โครงสรางองคก ารแตค วรพัฒนาข้ึนบนฐานของภารกจิ และกจิ กรรม ซึง่ มีความเสถยี รกวา โครงสรางองคก าร เพราะภารกจิ
นั้นไมเ ปลยี่ นแตโ ครงสรางองคการเปลีย่ นไดเ สมอ นอกจากนแ้ี บบแผนฯทพี่ ฒั นาขน้ึ บนฐานของภารกจิ ยังยดื หยุนกวาแบบ
แผนฯทีพ่ ัฒนาขึน้ บนฐานของโครงสรางการบริหารเพราะเมื่อโครงการหนง่ึ มีผเู กยี่ วขอ งจากหลายๆหนว ยงานเกิดขน้ึ
เอกสารจะถกู สรางขึน้ นอกเหนือจากโครงสรางทัว่ ไปขององคการ มากไปกวานั้นแบบแผนฯทส่ี ะทอนโครงสรางองคการมัก
ขาดความแนนอนหรอื ชัดเจน (Shepherd & Yeo, 2003 ; Smith, 2007 ; Franks, 2018)

แบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสาร ควรยดึ หลกั การออกแบบที่สำคญั คอื

● มีความงาย (Simplicity) ตองออกแบบ RCS ใหผ ูใ ชงานเขาใจไดง า ย โดยไมต อ งเรยี นรูมาก

● มคี วามเปน ตรรกะ (Logical) โครงสรางตอ งแสดงความสมั พนั ธเ ปน ลำดบั ชัน้ จากหลักไปรอง / ใหญไ ปยอย
อยางเปนเหตเุ ปนผล

● เปน ไปตามภารกจิ องคการ (Functional) สามารถสะทอนภารกจิ กจิ กรรม และงานอยา งครอบคลมุ ครบถว น

● สามารถใชง านไดจรงิ (Practical) สอดคลองกบั บรบิ ทการทำงานของแตละองคก าร

● มคี วามสมำ่ เสมอ (Consistency) RCS ตองมกี ฎเกณฑแ ละคำแนะนำทชี่ ัดเจน มกี ารใชศ พั ทควบคมุ เพือ่ การ
คน หาท่ีครอบคลมุ ในเรอื่ งนั้น ๆ การใชคำการอธบิ ายความหมายตอ งมีความสม่ำเสมอกันท้งั หมด

● มคี วามยืดหยนุ (Flexibility) RCS เปลยี่ นแปลง พัฒนาได และตอ งออกแบบเผื่อสำหรบั การขยายตัวในอนาคต

RCS สำหรับระบบการจดั การเอกสารดจิ ิทลั อาจแสดงไดใ นรปู ของสารบบ หรอื โครงสรา งของแฟมขอมูล ตัง้ แต 2-4 ระดบั
โดยปกติมกั มีโครงสรา งตามลำดบั เมือ่ นำไปใชกับระบบสารสนเทศธุรกิจ ตอ งทำศัพทค วบคุม เพื่อใหเ กดิ ความสมำ่ เสมอของ
การอธิบายสารสนเทศ และใหสนับสนนุ การสืบคน ดว ย

กระบวนการจดั ทําแบบแผนการจดั หมวดหมเู่ อกสาร

การจดั ทำ RCS จำเปนตอ งอาศยั ทกั ษะการวิจัย การวเิ คราะหแ ละสอื่ สาร ตลอดจนความรูเกีย่ วกับหลกั การจัดการเอกสาร
ดวย ซ่ึงนกั จัดการเอกสารจำเปน ตองประยุกตความรเู หลานสี้ ำหรับการพัฒนา RCS ใหเ หมาะสมสอดคลองกับบรบิ ทของ
องคก าร โดยอาศัยขอ มลู จากแหลง ตางๆประกอบ

96 การจดั การเอกสาร | Records Management

ตาราง5.1 แหลง ขอมลู สำหรับการทำ RCS ประโยชน
แสดงภาพรวมของงานแตล ะตำแหนง ซ่ึงสมั พันธก บั ภารกิจ และกจิ กรรมองคการ
ขอมูล
คำอธิบายตำแหนง งาน แสดงความสมั พันธระหวางแตล ะภารกจิ และระหวางภารกจิ หลักกบั ภารกจิ รอง
(Job description) ขององคก าร

แผนภูมิจำแนกภารกิจ
(Functional decomposition chart)

ผังการไหลของงาน (Work flow) ชวยอธิบายภาพงานท่ีเกิดขึน้ ในแตละข้ันตอน
กฎหมาย/นโยบาย
ชวยอธบิ ายถงึ การปฏิบัตทิ เ่ี ปน ไปตามกฎหมาย ชว ยกำหนดอายเุ อกสารไดอ ยาง
ระเบียบ/คำสง่ั ถกู ตอ ง
มาตรฐานอา งองิ /ระบบงาน
ชว ยอธิบายกจิ กรรมงานที่เปน ไปตามระเบียบ/คำส่งั หรือแนวปฏบิ ัติทต่ี รงกัน

ชวยอธิบายถึงหลักปฏิบัตติ ามมาตรฐานสากล

การจดั ทำแบบแผนการจดั หมวดหมูเอกสารมขี ้นั ตอนดังตอ ไปน้ี (IRMT, 1999; Shepherd & Yeo, 2003)

ขันที 1 วิเคราะห์ภารกจิ ขององคก์ าร

จุดเร่มิ ตน ของการจัดทำแบบแผน คือ การยกรางตวั แบบเชงิ ตรรกภาพ (Logical model) ที่จำแนกแยกแยะและบง ชถี้ งึ
ภารกจิ ขององคก าร และรา งแบบแผนความสมั พนั ธระหวางแตล ะภารกิจ และระหวางภารกิจหลกั กับภารกจิ รองของ
องคการทง้ั หมด โดยอาจอาศัยแผนภูมิจำแนกภารกิจที่มีอยแู ลว แตใ นกรณีท่ีไมมี นักจดั การเอกสารตองทำการวเิ คราะห
และกำหนดนิยามของแตล ะภารกิจในองคก าร ซง่ึ ตอ งใชเ ทคนิคการวเิ คราะหภ ารกิจและเทคนคิ อืน่ ๆมาชว ย เพือ่ ใหไดน ยิ าม
และขอบเขตของแตล ะภารกจิ

บางภารกจิ อาจเปน ภารกิจพ้ืนฐานมีอยใู นทกุ องคการ (Common function) เชน การอำนวยการ, การเงนิ , ทรัพยากร
บุคคล, กฎหมาย, การจดั การสารสนเทศ แตใ นขณะเดยี วกันก็มีภารกจิ หลกั (Core function) หรือภารกิจเฉพาะซึง่ แตล ะ
องคก ารมคี วามหมายและขอบเขตไมเหมือนกัน เชน การขายและการตลาด, การวจิ ัย, การบรกิ ารชมุ ชน, การปฏิบตั ิการ ดัง
น้ันจงึ ตอ งระบุใหไ ดวา มภี ารกิจใดท่ีเปน ภารกิจทัว่ ไป กบั ภารกิจเฉพาะขององคก าร

การวเิ คราะหภารกิจอาจใชแ นววเิ คราะหจ ากบนลงลาง (Top-down approach) ทเ่ี ร่มิ จากระดับบนสุดแลวจึงลงสูองค
ประกอบท่ีเก่ยี วของใหเ ห็นภาพรวมของระบบองคการ ระบบยอยท่ีสนับสนนุ ระบบใหญใหบรรลเุ ปา หมาย ผลของการ
วิเคราะหจะใหต วั แบบเชงิ ตรรกภาพ ทแ่ี สดงใหเหน็ โครงสรางแบบลำดับชน้ั ของระบบและระบบยอย โดยอาจแสดงดวย
แผนภาพ

แบบแผนการจดั หมวดหมูเ่ อกสาร 97

ตัวอยา งการวเิ คราะหภารกิจ: การบริหารทรพั ยากรบคุ คล
ในข้ันกอนการวเิ คราะห นักจดั การเอกสารอาจรวบรวมองคป ระกอบท่ีเก่ยี วของ และลองจัดกลมุ ไวภ ายใตภ ารกจิ การ
บรหิ ารทรพั ยากรบคุ คล ซ่งึ อยรู ะดับบนสุด (Higher level)

ภาพ5-5 ตัวอยา งการวเิ คราะหภารกิจ: การบริหารทรัพยากรบคุ คล

เมอ่ื ลงมอื วเิ คราะหจะเห็นวา การบริหารบญั ชีเงินเดือน ไมใชร ะบบยอ ยของการบรหิ ารทรพั ยากรบคุ คล แตเ ปนสวนหน่งึ
ของภารกจิ ดา นการเงิน ดงั น้ันจึงยา ยออกจากตวั แบบนไี้ ด ขณะเดียวกนั การเลื่อนตำแหนง ควรเปน ระบบยอยของการ
บรหิ ารแรงงานสมั พันธ ที่อาจจดั ไวเ ปน ระดบั กลาง (Intermediate level) ซ่งึ รวมเอาการวางแผนกำลังคน และการ
สรรหา เอาไวดว ย
จากน้ันอาจแยกหรือจัดองคป ระกอบลงสรู ะดบั ลาง (Lower level) เม่อื จำแนกเรียบรอ ย ก็ทำการตรวจสอบและกำหนดชื่อ
ใหก ับระบบยอย ในกรณนี ้ี ประกาศรับสมคั ร เปนระบบยอยของการสรรหา

ภาพ5-6 ตัวอยางการวเิ คราะหภารกจิ จากระดับบนสุดสลู างสดุ

98 การจดั การเอกสาร | Records Management

ภาพ5-6 แสดงโมเดลในขัน้ สุดทา ย เมอ่ื เมอ่ื มกี ารปรบั เปลยี่ น และ สว นหนง่ึ ของภารกิจถูกแยกลงสรู ะดับลางสดุ เมอ่ื
แยกแยะจนเสรจ็ ผวู ิเคราะหต องตรวจเช็คการตั้งชอ่ื ของสวนยอย มิใหกำกวม

ข้ันสุดทายของการวเิ คราะหภารกจิ คอื การกำหนดความสัมพันธระหวา งภารกิจกับกระบวนการ และหนว ยธุรกจิ
(Business unit) ขององคการ เชน กระบวนการสรรหาบคุ ลากร อาจจะรับผิดชอบโดยงานทรพั ยากรบคุ คลจากสวนกลาง
หรอื อาจรบั ผดิ ชอบโดยหนว ยปฏิบัติการก็ได

กรณที ่ีโครงสรางองคก ารไมไดจ ดั ตามภารกิจ งานที่เก่ียวของจำเปนตอ งดำเนินการในสว นตา งๆขององคการ นักจดั การ
เอกสารจำเปนตอ งแยกแยะ และบันทกึ เกยี่ วกับกระบวนการซง่ึ หนว ยธุรกิจรับผดิ ชอบ รวมถึงดขู อ มลู เกี่ยวกบั การ
เปล่ยี นแปลงภารกิจความรับผดิ ชอบดว ย เชน

กระบวนการ: ตรวจทานขอ ความประกาศ

---รบั ผดิ ชอบโดย แผนก HR (ตง้ั แต ก.ค.2552)

---รบั ผิดชอบโดยหัวหนา หนว ยน้ัน (ตง้ั แต ส.ค. 2552)

การวเิ คราะหกระบวนการ (Process analysis) เปนหนง่ึ ในกระบวนการของการวเิ คราะหภ ารกจิ และคน หาวาแตล ะ
กระบวนการดำเนินไปอยางไร เชนเดยี วกบั การวิเคราะหภ ารกิจ ท่ีไมไ ดม งุ ความสนใจที่ระดบั บคุ คล แตส นใจในภาพรวม
ทั้งหมด

การวเิ คราะหกระบวนการอาจไมเ หมาะกบั กจิ กรรมองคการทุกประเภท โดยทว่ั ไปมักใชวิเคราะหก บั งานประจำ (Routine
process)

สำหรบั การจดั การเอกสาร เทคนคิ การวิเคราะหก ระบวนการ มปี ระโยชนในการวางแผนและนำระบบไปใชส ำหรับเอกสาร
รปู แบบเดมิ และแบบดิจิทัล มีประโยชนในการลงลกึ ถงึ การสรา งเอกสารในระดับตน ชว ยใหน กั จดั การเอกสารเขาใจการ
เคลื่อนไหวของเอกสารในแตล ะขน้ั ตลอดของกระบวนการ และแสดงจุดเดนในกระบวนการทเ่ี อกสารในอนาคตตอ งการนำ
เขาสรู ะบบ

ขนั ที 2 จดั ภารกจิ เปนหมวดหมู่

ในข้ันตอนนี้เปน การจัดลำดบั ความสำคัญของขอบเขตของภารกจิ (Functional area) สำหรบั การสรางหมวดหมแู ละขยาย
ตัวแบบเชิงตรรกภาพในขอบเขตท่เี ฉพาะเจาะจงมากขนึ้

การจดั ลำดับความสำคญั ขึน้ อยูกบั ปจ จยั ตา งๆ ประกอบดว ย ทรัพยากร การสนับสนนุ และระบบท่ีมอี ยู ในการทำชวงแรก
เร่ิมควรเลอื กภารกิจหรอื ภารกิจยอยทดี่ ำเนินการในหนวยธรุ กิจเดียว (Single business unit) ภารกจิ ทแี่ บงลงไปหลาย
หนวยธรุ กจิ จะยากในการสรางตัวแบบและไมควรเลอื กทำในชวงแรกเริ่ม

นักจดั การเอกสาร จำเปน ตอ งระบุและกำหนดความสัมพันธข องภารกิจหรอื ภารกิจยอยที่ชดั เจนขึ้น ตัวแบบในขน้ั นต้ี องถกู
พัฒนาสรู ะดบั กระบวนการ (Process level) ซ่ึงเปนระดับของการจำแนกวา กจิ กรรมเกิดขึ้นทีไ่ หน เกิดตั้งแตเมื่อไรถึงเมือ่ ใด
ตา งจากภารกิจซ่งึ ดำเนนิ ไปอยางตอเนอ่ื งไมม ีกำหนดเวลาสน้ิ สุด วตั ถุประสงคข องขัน้ นคี้ ือการระบุกระบวนการท่ีดำเนินไป

แบบแผนการจัดหมวดหมูเ่ อกสาร 99

ตามภารกิจและภารกิจยอย กจิ กรรมแบบเด่ียวๆจะไมถูกนำมาพจิ ารณา แตวาขอบเขตโดยภาพรวมของแตละกระบวนการ
จำเปนตอ งระบุใหช ัด

ในขนั้ นี้จะทำใหเกิดตัวแบบทั่วไป (Generic model) ซ่ึงตอ งแบงระดับของการแยกแยะองคประกอบออกเปน 2-3 ระดบั
จึงจะเพยี งพอและใชก ารได

นักจัดการเอกสารตองมุงเนน ท่ีการวิเคราะหภารกิจและกระบวนการ มิใชท ช่ี อื่ หัวเรอ่ื ง ตวั อยา งเชน “การประชุม” เปนหัว
เร่อื งทอี่ าจพบในแบบแผนการจดั หมวดหมขู องหนังสอื แตใ นแบบแผนการจัดหมวดหมูเอกสารแลว “เขารว มการประชุม”
กับ“จดั การประชุม” เปนกระบวนการทตี่ างกนั และตองแยกแยะออกจากกนั ตลอดจนตอ งแยกแยะการจดั การ
(Management) ออกจากการปฏบิ ตั ิการ (Operation) ดว ย ภารกจิ การจดั การ ประกอบดวยการกำกบั ดูแล งานระดบั
ปฏิบตั ิตลอดจนการจัดทำนโยบาย และตองจดั หมวดหมแู ยกออกจากการนำนโยบายไปใชใ นระดับปฏบิ ตั ิการดวย

บางกรณีโดยเฉพาะในองคก ารขนาดเล็กๆ อาจพบวา ภารกจิ ประกอบดวยกระบวนการเดียว เชน ในองคการท่ีมีเพียงสาย
การผลติ เดียว ภารกจิ การผลิตอาจมีเพียงกระบวนการเดียว อยางไรก็ดี กระบวนการตา งๆทแ่ี ตกตา งกันจำเปน ตอ งระบใุ ห
ชดั เจน

เมื่อตวั แบบขยายครอบคลมุ ทกุ กระบวนการในระบบ ข้นั นีก้ จ็ ะสมบูรณ ทำใหไดตวั แบบที่สนองตอบตอ ชดุ เอกสาร

ขันที 3 การกาํ หนดโครงสรา้ งแบบแผน

วตั ถปุ ระสงคของขนั้ ตอนน้ี คอื การระบุบงชก้ี จิ กรรมทท่ี ำขน้ึ ในแตล ะภารกิจ และกำหนดความสัมพนั ธระหวา งกิจกรรม
เหลา นั้น โดยการวิเคราะหกระบวนการ เพอื่ จำแนกแยกแยะวา กิจกรรมเกดิ ขึ้น ณ ท่ีใดและสิ้นสดุ ณ จุดใด ซ่ึงแตกตางจาก
ภารกจิ ซง่ึ ดำเนินอยางตอ เนือ่ งไมม เี งือ่ นกำหนดเวลา หากกิจกรรมมรี ายละเอยี ดแยกยอยลงไปอีก อาจแบง เปน ลำดับชน้ั ลง
ไปไดอีก เมอ่ื กระบวนการขนั้ ตอนนี้สำเรจ็ ลงจะทำใหเห็นถงึ โครงสรา งระดับชุดเอกสาร (Records series)

โครงสรางของแบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสาร มลี ักษณะเปนลำดับช้นั ตามภารกจิ และกจิ กรรมขององคการ อาจแบง ได
เปน 3 ระดบั หรือมากกวา

ตาราง5.2 ลำดบั ชน้ั ของโครงสรา ง BCS ลำดบั ช้นั (Level)
1
ประเภท 1.1
ภารกจิ (Function) 2
ภารกิจยอย (Sub-function) 2.1
กจิ กรรม (Activity) 3
กจิ กรรมยอ ย (Sub-activity) 3.1
งาน/ขนั้ ตอน (Task/Step) 3.1.1
งานยอ ย (Sub-task)
งานของงานยอย (Sub-sub-task)

100 การจัดการเอกสาร | Records Management

การจดั โครงสรางของ RCS ประกอบดว ย การจำแนกแยกแยะเอกสารแตละชดุ การระบุไวใ นแบบแผน โดยบางชุดอาจจัดไว
ในระดับที่ 1 (ระดบั ภารกจิ ) หรือบางชุดอาจอยใู นระดบั ตำ่ กวา ใน RCS อาจประกอบดวยหลายระดบั และสามารถขยาย
เพิ่มไดห ากมสี วนใดที่มีชดุ เอกสารจำนวนมาก โดยอาจจำแนกออกเปน กจิ กรรมยอ ยๆ หรอื งาน/ขน้ั ตอน, งาน/ขน้ั ตอนยอย
ไมมกี ฎเกณฑตายตวั วา ในแบบแผนตองมกี ร่ี ะดับ แตตอ งมีการระบวุ า ชุดเอกสารนัน้ อยใู นระดบั ไหนอยา งชัดเจน
ในขนั้ ตอนนี้เปน การประเมนิ ความเปนไปไดใ นการขยายแบบแผนในอนาคต ในทางทฤษฎีแลวทกุ กระบวนการสามารถแยก
ยอยไปจนถึงระดบั พ้ืนฐาน แตในทางปฏบิ ตั ินักจัดการเอกสารตองจดั ลำดับความสำคัญ วา จะดำเนินการไปจนถงึ ระดับใดจึง
เพียงพอสำหรบั ทำใหแบบแผนสามารถควบคุมเอกสารได การจดั ลำดบั ความสำคัญนี้ขึน้ อยกู บั หลายปจ จยั เชน ทรัพยากร
การสนับสนุน การจดั การ ระบบทม่ี ีอยู อยา งไรก็ดสี ่งิ ทต่ี องคำนงึ ถึง คอื แบบแผนตองครอบคลมุ ทุกภารกิจทส่ี ง ผลตอ ความ
สำเร็จหรือเปา หมายขององคการ และการคุม ครองในเชิงกฎหมายดว ย

ขนั ที 4 กําหนดการจดั เรยี งเอกสาร

ในข้ันน้ีเปน การวางระบบวาเอกสารจะถกู จดั เรียงลำดับอยางไรในแตล ะชดุ เชน เรยี งตามลำดับอักษร, เรยี งตามลำดบั
หมายเลข, เรียงตามลำดับวนั เวลา ในแตล ะระดบั (ภารกิจ/กจิ กรรม/งาน) อาจมรี ะบบการจดั เรยี งลำดับเอกสารทแี่ ตกตา ง
กนั ได การจะจัดเรียงอยา งไรน้นั ข้ึนอยกู บั ธรรมชาติของเอกสาร, ความสะดวกตอการจดั เกบ็ -คนคนื และการทำลายเม่อื
เอกสารนนั้ หมดอายุการใชง าน ในองคก ารขนาดเล็ก มีปรมิ าณเอกสารไมมาก อาจกำหนดใหจดั เรียงลำดับแบบงา ยๆ เชน
ตามลำดบั หมายเลข ตามช่ือ แตส ำหรบั หนว ยงานขนาดใหญ ทมี่ ีภารกิจและกิจกรรมทซ่ี บั ซอ น อาจตอ งเลือกใชการจัดเปน
ลำดับชั้น ใชค ำศพั ทค วบคมุ หรือดรรชนี รวมดวยตวั อยา งเชน ชดุ เอกสารแฟมเฉพาะกรณี อาจจดั ตามตวั เลขหรอื ตวั อักษร
ขณะที่แฟมนโนบายและการบริหาร อาจจัดตามลำดับชั้น หรือคำสำคัญ

แบบแผนการจัดหมวดหมเู่ อกสาร 101

ตาราง5.3 เปรียบเทยี บระบบการจดั เรยี งเอกสารแบบตางๆ

ระบบ เหมาะสำหรับ ขอ ดี ขอ จำกดั

เรยี งตามตัวอกั ษร ● เอกสารชุดเดยี่ วๆ (ไมมชี ุด ● เขา ใจงา ย ● ตอ งอาศยั ความจำเปน หลักวาแฟม
อยา งงา ย ● ประหยัดงบประมาณ
(Simple ยอ ย) ● ไมตองฝก อบรมพนักงานเพ่ือ นค้ี อื เร่ืองอะไร
alphabetical ● เอกสารไมเกิน 50 แฟม ● ผูใชแตละคนเขาใจไมเหมือนกนั
System) ● จำนวนผูใชนอย ทำความเขาใจ ● ไมเ ออื้ ตอการขยายตัวของหนว ย
เรียงตามลำดบั ช้นั ● ปรมิ าณคงท่ี
(Hierarchical งาน
systems)
● เอกสารชุดใหญซ บั ซอน ● เขา ใจไดง าย ถาออกแบบใหดี ● ตองอาศยั เทคนิคการวเิ คราะห
เรยี งตามโครงสรา ง ● เอกสาร 100-1000 แฟม ขึน้ ● สามารถแบง เอกสารเปน ชดุ ยอยได
การบริหารองคการ ● สามารถกำหนดชดุ เอกสารใหต รง ภารกิจ/หนาทอ่ี งคการ ซง่ึ มี
(Administrative ไป
structure) ● จำนวนผใู ชห ลากหลาย กับภารกิจ/กจิ กรรมไดชัดเจน กระบวนการยงุ ยาก
● มีการใชง านรว มกันระหวาง ● เอื้อตอ การขยายตวั ของเอกสาร ● ตองปรับปรงุ อยางสม่ำเสมอ
เรียงตามคำสำคัญ/ ● ยุบ รวม เปลย่ี นแปลงไดเมอ่ื มีการ ● ตองใชกำลงั คน งบประมาณ เวลา
ดรรชนี แผนก/หนวยงาน/สาขา
(Keyword code ปรับปรงุ โครงสรา ง ในการจดั ทำ ดแู ลรักษา ปรับปรงุ
systems) ● สามารถใชศัพทค วบคมุ หรอื ดรรชนี
จำนวนมาก
มาชว ย ● ตองฝก อบรมพนกั งาน ซักซอ ม
● สามารถแสดงความสัมพนั ธร ะหวา ง
ความเขาใจอยเู สมอ
เอกสารแตละชดุ ไดช ดั เจน ● ผูจ ัดทำตองมีทกั ษะข้ันสงู

● หนว ยงานท่ีโครงสรางคงท่ีไม ● เขาใจงา ย ● ยากในการปรบั ปรุงแกไข เม่ือ
องคก ารยุบ ควบรวม ปรับปรงุ
เปลยี่ นแปลง ● สะทอนท่ีมาของเอกสาร โครงสราง

● หนวยงานทจ่ี ัดโครงสราง ● ไมต องฝกอบรมพนกั งานเพื่อ ● ขาดความชัดเจนในการจดั กลุม
เอกสารท่ตี องรบั ผดิ ชอบทำงาน
ตามภารกจิ องคก าร ทำความเขาใจ รวมกนั ระหวา ง แผนก/ฝา ย/หนว ย

● จำนวนผูใชนอย ● ไมสอดคลอ งกบั กระบวนการ
จัดการเอกสารทเ่ี ก่ยี วของ คือ การ
● ปริมาณคงที่ ประเมนิ คณุ คา และการกำจดั
เอกสาร ซึง่ ตอ งสะทอ นภารกจิ
มากกวา โครงสรา งองคการ

● เอกสารชุดใหญซ บั ซอ น ● เขาใจงาย ใชงานงาย ● มคี วามยงุ ยากซับซอ นในการจดั ทำ
● เอกสาร 100-1000 แฟม ขน้ึ ● สามารถนำไปใชใ นแผนก/ฝาย/งาน ● ประสิทธภิ าพข้ึนอยูกับความถกู

ไป รวมกนั ได ตอ งแมน ยำในการจดั ทำคำสำคัญ/
● จำนวนผใู ชห ลากหลาย ● เอื้อตอการขยายตัวของเอกสาร
● มีการใชงานรวมกนั ระหวาง ● สบื คน ไดงา ย และยังเชือ่ มโยงไปยงั ดรรชนี
● ตอ งใชก ำลังคน งบประมาณ เวลา
แผนก/หนว ยงาน/สาขา เอกสารเรื่องลักษณะเดยี วกันแตอ ยู
ในการจดั ทำ ดูแลรักษา ปรบั ปรุง
ตา งชุดได
● ควบคมุ การตัง้ ช่อื แฟม ใหเปน จำนวนมาก
● ตอ งฝกอบรมพนักงาน ซักซอม
แบบแผนเดยี วกัน
ความเขาใจอยูเสมอ
● ผูจัดทำตองมีทักษะข้ันสูง
● เหน็ ความสัมพันธร ะหวางเอกสาร

แตล ะชดุ หรือชดุ ยอ ย ไดนอ ยกวา

การเรียงตามลำดบั ชนั้

102 การจดั การเอกสาร | Records Management

ขันที 5 กําหนดรหัส

ควรมกี ารกำหนดรหสั เฉพาะสำหรับเอกสารแตล ะชุด, แฟม หรือเรือ่ ง เพ่อื ความสะดวกในการอา งอิงถึงหมวดหมตู า งๆใน
แบบแผน ระบบรหสั (Coding system) อาจเปน ตวั เลข, ตวั อักษร หรือตัวเลขผสมตวั อักษรกไ็ ด แตควรเผื่อสำหรับการ
ขยายตวั ในภายหนา ดวย เพราะยากทจี่ ะคาดเดาวา ในอนาคตจะเกิดแฟม เอกสารใดบา ง

ระบบการกำหนดรหัสควรมลี ักษณะสำคญั ดังน้ี

● ใหเลขอางองิ ทีไ่ มซ ้ำกัน (Unique reference numbers) สำหรบั รายการเอกสารในแตละหมวดหมู
● งา ยและเขา ใจตรงกัน
● มีความหมายในตวั หรอื สะทอนลำดบั อยางมีตรรกะ เชน เปนช่ือยอ และเรียงตามลำดับป เชน HRM-2020
● มกี ฏเกณฑท ี่ชดั เจน ไมเ ปนทถี่ กเถยี ง วาตอ งใชตัวอกั ษรเล็กหรอื ใหญ เลขไทยหรือสากล มีเครื่องหมายวรรคตอน

ชัดเจน เชน FN/2020-06
● สะทอ นลำดบั ช้ันของเอกสารชดุ นั้นภายในแบบแผน

การจัดการเอกสารของแตละองคการมเี งื่อนไขทแี่ ตกตางกนั แมเปน องคก ารประเภทเดียวกัน เชน โรงพยาบาล
มหาวิทยาลยั หางสรรพสนิ คา กม็ ีบริบททแี่ ตกตา งกนั ดงั นั้นจึงไมม มี าตรฐานกลางหรือกฎเกณฑในการกำหนดรหสั หมวด
หมูเอกสารไดอ ยางสากลเหมือนกบั การใหเ ลขหมูหนงั สอื ในหองสมุด (Shepherd & Yeo, 2003; Smith, 2007;
Franks, 2018) การกำหนดรหัสหมวดหมูเอกสาร ขน้ึ อยูก ับปจ จยั ตา งๆเชน

● ขนาดและความซบั ซอนขององคก าร
● ขอบเขตของภารกิจ
● ปริมาณเอกสาร
● อัตราการจัดทำเอกสารและการขยายตัว
● ตน ทนุ การจัดทำและบำรงุ รกั ษาระบบ
● ความยาก-งา ยในการจดั เอกสารลงในแตละหมวดหมู
● ทักษะของพนักงานเจา หนาทใี่ นการกำหนดหมวดหมู

โดยอาจจัดทำรางใหพนกั งานทุกคนรว มกันพจิ ารณา และหากตอ งนำไปใชใ นระบบดิจทิ ลั อาจตอ งปรึกษากับผูเชี่ยวชาญ
ดา น IT ถงึ ความเหมาะสม

แบบแผนการจัดหมวดหมเู่ อกสาร 103

ตาราง5.4 ระบบรหสั เอกสารแบบตางๆ

ระบบ ลักษณะ ตัวอยา ง

ระบบเลขว่งิ เปนการกำหนดเลขใหแ ตละแฟม เรียงลำดบั กอ นหลังกันไป โดยไม 0414= การบริหารบุคคล แฟม ท1่ี 4
(Running number
Systems) คำนงึ ถงึ เนอ้ื หาของแฟม เอกสาร อาจใหต อ ๆกันไปไดจนส้ินสดุ ตาม 0415= การบริหารบคุ คล แฟม ท่ี15

ระยะเวลา เชน เมอ่ื สนิ้ สดุ ป ใหข้นึ เลขใหม 0416= การบริหารบคุ คล แฟมที่16

ระบบทศนยิ ม (Decimal ประกอบดว ยตัวเลข ท่ีอยูหนา และหลังจดุ ทศนยิ ม 0001.02
systems) ตัวเลขชดุ แรก แทน ชดุ เอกสาร 001 =การตรวจสอบกิจการภายใน
ตัวเลขชดุ ท่ีสอง แทน ชดุ ยอ ย .02 =การตรวจสอบ
อาจกำหนดใหมีจดุ และเลขยอยลงไปอีกได เพ่อื บอกหมายเลข 001.02.01
แฟม ทั้งนีก้ ารกำหนดความหมายของเลขและจดุ ทศนยิ ม ในแตล ะ 001 =การตรวจสอบกิจการภายใน
องคการไมเหมอื นกนั และมคี วามหมายคนละอยางกบั ระบบ .02 =การตรวจสอบ
ทศนิยมในทางบรรณารกั ษศาสตร .01 =แฟม ท่ี 1

ระบบแบง สวน คลา ยกับระบบทศนยิ ม แตป ระกอบดว ย ตัวเลข หรือตัวอกั ษร 001/02/01-2562
(Multi-part systems) และเครอื่ งหมายวรรคตอน เชน / : - สำหรับแบงรหัสออกเปน 001 =การตรวจสอบกจิ การภายใน
สวนๆ ทำใหส ามารถกำหนดรหสั ที่ยาวและซบั ซอ นไดม ากกวา .02 =การตรวจสอบ
ระบบทศนยิ ม 01 =แฟมท่ี 1
-2562 =ปงบประมาณ 2562

ระบบตัวอักษร ใชตัวอกั ษร แทนชดุ เอกสารหรอื แตละระดบั จะใช หนง่ึ สอง หรือ AD = Administration
(Alphabetical coding สาม ตัวอกั ษร ก็ตามแตจ ะตกลงกนั ภายในองคการ CS = Campus Services
systems) FN = Finance
การกำหนดตวั อกั ษร ไมจำเปน ตอ งมีความหมาย หรอื แทนช่ือยอ FRM = Firm Administration
เสมอไป เชน A = การตรวจสอบกจิ การภายใน, B=การเงนิ ซงึ่ LEG = Legal
ทำใหส ามารถขยายแยกยอยไปไดเร่ือยๆ แตต องระมัดระวงั การใช INF=Information Management
งานทีอ่ าจเกิดความสบั สนได ADM/P&E/APP=Administration:
Productivity and Efficiency: Staff Appraisal
ADM/P&S/ELM=Administration:
Office Procedures and Services:
Electronic Mail

ระบบตวั อักษรผสมตวั เลข ประกอบดวยตัวอักษร ตวั เลข และเครือ่ งหมายวรรคตอน โดย HRM/02-01
(Alphanumeric coding อาจกำหนดให HRM= Human resource management
systems) ตวั อกั ษร แทน หมวดหมู, หมวดหมูยอ ย /02=Recruitment
ตวั เลข แทน ชดุ , แฟม, เร่ือง -01=Advertising
โดยใชเคร่อื งหมายวรรคตอน เชน / : ; - แบงแยกใหสามารถแทน
ความหมายได

104 การจดั การเอกสาร | Records Management

ขันที 6 การจัดทาํ คูม่ ือการใชง้ าน

เพื่อใหเกดิ ความเขาใจตรงกันทั่วท้งั องคก าร นกั จดั การเอกสารตอ งจัดทำคมู ือการใชง านแบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร
ซ่ึงควรประกอบดวย โครงสรางการจดั หมวดหมู รหัสแฟม รายละเอียดเก่ยี วกบั ชดุ เอกสารในแตละหมวดหมู และวธิ กี ารจัด
เรียงแฟมและเรอื่ งภายในชุดเอกสาร
คมู อื การใชงานควรมตี ัวอยาง ท่ีชดั เจน เขา ใจงา ย อาจทำเปน ฉบบั ตพี ิมพ หรือแบบดิจทิ ลั ใหพนกั งานแตละคนสามารถเขา
ถึงไดงาย ไดท ัว่ ท้งั องคการ

ขนั ที 7 การนําแบบแผนสู่การปฏบิ ัติ

การนำไปปฏบิ ตั ิ (Implementation) คือการดำเนนิ การตาม RCS ใหบคุ ลากรสามารถนำไปใชจ ัดการและสบื คน เอกสาร
ขององคก ารได โดยใหบุคลากรสามารถเขา ถงึ ไดจ ากหลายๆชองทางเชน ส่งิ พมิ พ ไฟลในคอมพวิ เตอร หรือใหดาวโหลดใน
เวบ็ ไซต นอกจากน้ียังตองมกี ารฝก อบรมหรือใหคำแนะนำแกบ คุ ลากรทเี่ ก่ยี วของดว ย

ขันที 8 การปรบั ปรงุ

RCS ควรตองไดรบั การทบทวนและปรับปรุงใหถูกตอง และทันสมัย โดยอาจตอ งเพิม่ หมวดหมูเมอ่ื องคการปรบั เปล่ยี น
ภารกจิ และกิจกรรม ปรบั เปลีย่ นหมวดหมูทไ่ี มม ีความจำเปน เพ่มิ ชดุ เอกสาร, ถอดชุดเอกสารท่ีไมมีการจดั ทำขึน้ หรือรับไว
รวมถึงควรมีการทบทวนชือ่ สวนประกอบตางๆและรหสั ใหมีความสม่ำเสมอ ความชดั เจน ความเหมาะสม เขาใจงายในทกุ ๆ
ระดบั อาจใชประเด็นดงั ตอ ไปนเี้ ปน เกณฑสำหรบั ตรวจสอบปรบั ปรุง

แบบแผนการจัดหมวดหมู่เอกสาร 105

ตาราง5.5 ประเดน็ สำหรับการตรวจสอบปรบั ปรงุ RCS

ประเด็น รายละเอยี ด
ความสอดคลอ งกบั ขอกำหนดความ
ตอ งการขององคก ารหรือธรุ กิจ ● เหมาะสมกบั องคก าร สนบั สนุนการตัดสินใจและกจิ กรรมของ
องคการ
ความงายตอการเขา ใจ การใชง าน และการ
ดแู ลรกั ษา ● ตรงความตอ งการของผใู ชงาน
● ใหวธิ กี ารท่ีงา ย กระชับ และดที ่ีสดุ
ความแมน ยำ ● คมุ คา
ความครบถว น ครอบคลมุ ● พอเหมาะกับทรพั ยากร, งบประมาณ, พนักงาน
● ไมต อ งพ่งึ พาทรัพยากรจากภายนอกองคการ
การจัดทำคูมือปฏิบัตงิ านและการฝก อบรม
● ต้งั อยบู นตรรกะหรอื หลักการทวั่ ไป
● นักจดั การเอกสาร พนกั งานเจาหนา ท่ี และผูใชทว่ั ไปเขาใจไดตรง

กัน
● เปนท่ียอมรบั
● ไมซับซอน หรอื ไมตอ งใชท กั ษะข้ันสงู
● ไมท ำใหผ ใู ชรสู กึ เบ่ือหนา ย

● ระบุเอกสารไดง า ย สบื คนไดรวดเรว็
● รูไดท ันทวี าเอกสารอยทู ่ีใด

● ครอบคลุมทุกแฟม เอกสารทจี่ ัดทำขนึ้ หรือรบั ไว
● เออ้ื ตอเอกสารชุดใหมทอ่ี าจเกิดขนึ้ ในอนาคต
● ยืดหยนุ และเผ่ือสำหรบั การขยายตวั หรอื ยบุ ปรบั ปรงุ หนวยงาน

● มีการจัดทำบนั ทกึ หลกั ฐานเอาไวท ุกข้นั ตอน
● มคี ูมือที่อธบิ ายทีละข้นั ตอนอยา งงายๆ
● มีตัวอยางประกอบ
● มีการฝก อบรมอยางสมำ่ เสมอ
● มผี ูเช่ียวชาญใหค ำปรกึ ษาเม่ือเกดิ ปญ หา

106 การจดั การเอกสาร | Records Management

ตาราง5.6 ตวั อยา งแบบแผนการจดั หมวดหมูเ อกสารอยางงา ย

ภารกิจ กิจกรรม การดำเนนิ การ/งาน เอกสารที่เกยี่ วของ ผรู ับผิดชอบ
(Function) (Activity) (Transaction/Task) (Related Document/Records) (Officer)
ฝา ยธุรการ
4.) การดูแลงบ 4.1) งบประมาณ 4.1.1)การอนุมัติงบประมาณ - เอกสารขออนุมัติงบประมาณ
ประมาณ โครงการ - เอกสารรายละเอยี ดงบประมาณของแตละ ฝา ยธุรการ
โครงการ ฝายธรุ การ
ฝายธุรการ
4.1.2)ตรวจสอบหลกั ฐาน - ใบกำกบั ภาษหี รือหลักฐานการใชจา ย
และใบสำคญั การเบกิ จา ยเงิน - สำเนาบตั รประชาชน ฝา ยธรุ การ

4.1.3) การจัดทำบัญชีเบิก- - ใบกำกับภาษหี รอื หลกั ฐานการใชจา ย
จาย - บญั ชีเบกิ -จา ยประจำวนั

4.1.4) จัดทำรายงานผลการ - รายงานผลการดำเนนิ งานงบประมาณ
ดำเนนิ งานงบประมาณ
ประจำป

4.2) การจายคา 4.3.1)การจัดทำบัญชเี งิน - บญั ชีเงนิ เดือน
ตอบแทน เดือน

ภาพ5-7 รายละเอียดระดับชดุ เอกสาร (Series) ของ Dalhousie University (2016) ประเทศแคนาดา ภายใตห มวดหมู
TL: Teaching and Learning

แบบแผนการจดั หมวดหมู่เอกสาร 107

สรุป

องคก ารจะบรรลเุ ปา หมายทางธุรกิจก็ดวยการจัดการทรพั ยากรเชิงกลยุทธท ดี่ ี โดยการจัดการสารสนเทศอยา งมี

ประสิทธภิ าพ คอื กญุ แจสำคญั ท่ีทำใหอ งคก ารประสบความสำเร็จทางธรุ กจิ การเขาถงึ เอกสารซึ่งเปน ทรัพยากรสารสนเทศ

เชิงกลยทุ ธข ององคก ารคอื พืน้ ฐานสำคญั ท่ีนำไปสกู ารตดั สนิ ใจทางธุรกจิ ทด่ี ี

การจดั ทำแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร ถอื เปนหัวใจสำคญั ของการจดั การเอกสารองคการ เพราะจะเปน ตวั เชอื่ มโยงกบั
ระบบการจัดการเอกสาร, การกำหนดอายุ/ทำลายเอกสาร, การจัดเก็บและสบื คน นกั จดั การเอกสารตองอาศยั ทักษะในการ
วเิ คราะหภารกิจ กิจกรรม การดำเนินการ ขององคการ และอาศยั BCS (ในกรณีทมี่ )ี เปนแนวทางในการพัฒนาแบบแผน
โดยยดึ เอาภารกิจ และกจิ กรรมขององคก ารเปนสำคญั เพราะภารกิจเปน ส่งิ ท่ีคงอยกู บั องคก ารตลอดไป อยา งไรกด็ ีการ
พฒั นา RCS เปน เรอ่ื งท่ีตองใชเวลา งบประมาณ และการสนับสนนุ จากหลายฝาย ดังนน้ั ส่งิ ทเ่ี ปน เงอ่ื นไขของความสำเรจ็ ท่ี
ควรนำมาพิจารณา เชน การเหน็ ความสำคัญและใหการสนับสนนุ ของผูบริหารสงู สุด, ความรูทักษะของผจู ดั ทำ BCS, คณะ
กรรมการทปี่ รึกษา/กล่นั กรองงาน/กำกบั ดงู านงานดา นการจัดการเอกสารที่มีประสบการณ ซ่ึงจะทำใหการจัดหมวดหมู
เอกสารขององคก ารมปี ระสทิ ธิภาพมากย่งิ ขึน้

คําถามทบทวนท้ายบท

● เครื่องมือสำหรบั การจดั หมวดหมสู ารสนเทศองคการ มกี ีป่ ระเภท แตล ะประเภทเหมือนหรือแตกตา งกันอยางไร
● เหตใุ ดเอกสารขององคการจงึ ควรจัดหมวดหมูต ามภารกิจขององคก าร มากกวา จะจัดตามโครงสรางขององคก าร

108 การจัดการเอกสาร | Records Management

อา้ งองิ

Dalhousie University. (2016). DalCLASS. https://libraries.dal.ca/find/university-archives/
records-management/rm-resources/dalclass.html

Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed). ALA Neal-Schuman
Functions thesaurus working group of the records management roundtable of the society of American

archivists. (2010). The functions and activities thesaurus for business, academic, not-for-profit,
and government entities. https://www2.archivists.org/sites/all/files/FunctionsThesaurus2010.pdf
International Organization for Standardization.(2016). ISO 15489-1 Information and documentation --
Records management-- part 1: concepts and principles. ISO central secretariat
IRMT. (1999). The management of public sector records: principles and context. The international
records management trust. http://www.irmt.org/documents/ educ_training/ public_sector_rec/
IRMT_principles.pdf
JISC infoNet. (2007). HEI records management: guidance on developing a file plan.
http://tools.jiscinfonet.ac.uk/downloads/bcs-rrs/developing-a-file-plan.pdf
Northern territory government of Australia. (2020). Using a Business Classification Scheme (BCS)
https://dcdd.nt.gov.au/government-records/using-business-classification-scheme
Shepherd, E., & Yeo, G. (2003). Managing records : a handbook of principles and practice. Facet.
Smallwood, R. F. (2013). Managing electronic records: methods,best practices, and technologies. John
Wiley and Sons.
Smith, K. (2007). Planning and implementing electronic records management : a practical guide. Facet.
The national archives of Australia. (2003). Overview of classification tools for records management.
https://www.naa.gov.au/sites/default/files/2019-10/classifcation-tools.pdf
The national archives of Australia. (2020). Classifying information.
https://www.naa.gov.au/information-management/describe-information/classifying-information

แบบแผนการจดั หมวดหม่เู อกสาร 109

110 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 6

การสํารวจเอกสาร การประเมนิ คณุ คา่
และการกาํ หนดอายเุ อกสาร

วตั ถปุ ระสงคข์ องบท

● อธบิ ายความสำคัญของการสำรวจเอกสาร
● จำแนกกระบวนการสำรวจเอกสาร
● อธบิ ายหลักการและแนวปฏบิ ตั เิ กี่ยวกบั การประเมินคณุ คาเอกสาร
● เสนอแนวทางการประเมินคณุ คาและการกำหนดอายเุ อกสารขององคก าร

ความนํา

โดยขอ เท็จจริงที่วา องคการมปี รมิ าณเอกสารเพิ่มมากข้นึ ในทกุ วัน นำมาซ่งึ ภาระและคาใชจายในการดูแล ตองใชบ คุ ลากร
เขามาจดั การ และตอ งมีสถานท่ีสำหรับจัดเก็บ องคก ารไมสามารถจัดเกบ็ เอกสารท้ังหมดได จงึ จำเปน ตอ งเลอื กเกบ็ รักษาไว
เฉพาะเอกสารทม่ี คี ณุ คาเทา นั้น การเก็บรักษาน้นั เอกสารแตล ะชุดกม็ ีระยะเวลาท่ีไมเ ทา กัน ตอ งกำจัดเอกสารสวนใหญแ ละ
เก็บไวเฉพาะเอกสารสว นนอยท่ีมคี ณุ คาเทา นัน้ ในบทนี้จะกลาวถงึ การสำรวจเอกสาร อันเปนตนทางนำไปสูการการประเมนิ
คุณคา เอกสาร และอธิบายหลักการประเมินคณุ คาเอกสารที่แบง เปน 2 กลุม คือ การประเมนิ ระดบั จุลภาค และ การ
ประเมนิ ระดับมหภาค ซึ่งตอไปน้ีอาจจะเรียกอยางยอ วา การประเมิน หรอื การประเมนิ คุณคา แทนกันในบางกรณี แลว จึง
เสนอแนวทางประยุกตใชส ำหรบั การกำหนดอายจุ ัดเก็บเอกสารขององคก าร เปนประเด็นสดุ ทาย

111

การสํารวจเอกสาร

การสำรวจเอกสาร หรือ การสำรวจสารสนเทศ (Records/Information survey) คือ กระบวนการตรวจสอบ คนหาขอเทจ็
จรงิ อยา งถี่ถวนเกี่ยวกับเอกสารและสารสนเทศทัว่ ท้ังองคก าร เปรียบเสมือนการทำสำมะโนประชากรของเอกสาร (Records
census) หรอื การตรวจสอบเอกสาร/สารสนเทศ (Records/Information audit) หากไดด ำเนินการอยา งถูกตอ งก็จะทำให
ทราบวา มีเอกสารใดบา งเกดิ ขึน้ บา ง มคี วามสำคัญ และคณุ คา อยา งไร ทำใหเ พมิ่ ประสทิ ธภิ าพในการจัดการ เนอื่ งจาก
เอกสารไดร ับการจดั การตัง้ แตก ารสรางซึง่ เปนตน ทาง

การสำรวจเอกสาร เปน เทคนิควิธีสำคัญทน่ี กั จัดการเอกสารใชต รวจสอบ, รวบรวม, ประเมินขอมลู เพอ่ื รายงานและใหข อ
เสนอแนะแกองคการในการบริหารงานเอกสาร ทัง้ ในแงก ายภาพ เชน ปรมิ าณ, สภาพ, สถานทเี่ กบ็ ฯลฯ และในแงเ น้อื หา
เชน หมวดหม,ู ประเภท, สาระ, คุณคา เปน หนงึ่ ในงานพ้นื ฐานสำคญั ในความรบั ผดิ ชอบของแผนงานจัดการเอกสาร หากยัง
ไมไดท ำการสำรวจเอกสาร หรอื ยงั ทำไดไ มดี ยอมสงผลตอการกระบวนการอน่ื ๆ เชน การจัดทำ, การเกบ็ รักษา, การกำจดั
อาจกอ ใหเ กิดความสบั สน ไมเปน ระเบียบเรียบรอ ยเน่อื งจากขาดความชัดเจน พน้ื ท่ีสำนักงานจะเต็มไปดว ยเอกสาร ท้ังทย่ี ัง
อยใู นกระแสการใชง าน กึ่งกระแสการใชง าน และส้นิ กระแสการใชง าน นำมาซึ่งภาระคา ใชจา ยในการดูแลรกั ษา และเปน
อุปสรรคตอ ประสทิ ธภิ าพการทำงาน

แนวคิดการสำรวจเอกสารมพี ฒั นาการเคยี งคูกับการประเมินเอกสาร ในฐานะกิจกรรมพน้ื ฐานของงานจดหมายเหตุ แมว า
แนวคิดนจ้ี ะมาจากวชิ าการจดหมายเหตุก็ตาม แตก็เปนหวั ใจสำคญั ของการจัดการเอกสารดวยเชนกนั (Shepherd &
Yeo,2003 ; Read-Smith & Ginn, 2007; Brunskill & Demb, 2012)

เปา หมายสำคญั ของการสำรวจเอกสาร คือ เพอ่ื ใหได

● ขอคนพบ (Finding) เกี่ยวกับธรรมชาตแิ ละสภาพปจ จุบนั ของเอกสารขององคการในดานลักษณะทางกายภาพ,
ปรมิ าณ, อัตราการเพม่ิ ปริมาณสะสม, ชนิด, ประเภท, ทอ่ี ยู, ทจี่ ัดเก็บ, อุปกรณจดั เกบ็ และอื่นๆ แสดงข้ันตอนการ
ดำเนินการจดั ทำ ดูแล และใชเ อกสารในปจ จุบัน

● ขอเสนอแนะ (Recommendation) ในทางวิชาการและการปฏบิ ตั ิเกี่ยวกับเอกสาร อันจะนำไปสกู ารประเมิน
ระดบั ความรเู กย่ี วกบั การจัดการเอกสารในองคก าร และการปรบั ปรุงระบบการจัดการเอกสารขององคก าร, การ
ควบคุมทะเบียน/บัญชีเอกสาร, การทำตารางกำหนดอายุจัดเก็บและทำลายเอกสาร, การจดั ทำแผนงานจดั การ
เอกสารสำคญั ท่ีสุด (Vital records programe)

ผลพลอยไดจ ากการสำรวจเอกสาร คือ ทำใหแ นใจวาตารางกำหนดอายุจดั เก็บและทำลายเอกสาร ครอบคลมุ เอกสารทุก
ชนิดและชว ยในการพฒั นาระบบเอกสารทดี่ กี วาระบบเดมิ ดงั เชนงานวิจัยของ Chaterera (2013) ทศี่ ึกษาบทบาทของการ
สำรวจการจดั การเอกสารภาครัฐในประเทศซมิ บบั เว พบวา การสำรวจเอกสารทำใหสามารถกำหนดรูปแบบการปฏิบัติ
ตามแนวทางการจดั การเอกสารท่ียอมรับได สรางความสมั พันธใ นการทำงานทใี่ กลชดิ ระหวา งหอจดหมายเหตุแหงชาติกับ
หนวยงานการจดั การเอกสารของภาครฐั

112 การจัดการเอกสาร | Records Management

วัตถปุ ระสงคข์ องของการสํารวจเอกสาร

แตล ะองคการอาจมวี ตั ถประสงคของการสำรวจเอกสารท่ีแตกตางกัน ตามแตธรรมชาตขิ องการทำงาน โดยปกตแิ ลว
องคก ารทำการสำรวจเอกสารโดยมีวัตถุประสงค เพอื่ (Brunskill & Demb, 2012; The Ohio state university, 2016)

● ระบุความสัมพนั ธภ ายในเอกสารเองและความสัมพนั ธต อ หนาท่ีและกจิ กรรมขององคก าร
● ศึกษาการควบคุมเนอ้ื หาสาระและเคร่ืองมอื ในปจ จบุ นั เชน รายการแฟม , ดรรชน,ี ตารางกำหนดอายุจัดเก็บและ

ทำลายเอกสาร
● ประเมนิ ประสิทธิภาพของระบบการจดั การเอกสารในปจ จุบัน รวมถึงฮารต แวร ซอรฟ แวรท่ใี ช
● ประเมินสภาพของเอกสาร เชน สถานทจี่ ดั เก็บ วัสดบุ ันทึก ปรมิ าณ ชว งเวลา
● ประเมนิ คณุ คา เอกสารเบ้ืองตน
● คน หาวาใครเปน ผูใช, รบั ผิดชอบ, ดูแลเอกสาร
● รวบรวมขอ มูลในระดบั ชุดเอกสาร (Series)
● ศกึ ษาความถี่ในการใชงาน และเงือ่ นไขในการใชงาน
● ทบทวนความตองการของผใู ชเอกสารตอระบบเอกสาร สำหรบั การพฒั นา/สรางนโยบายหรอื กำหนดแนวทางใน

การจัดการดแู ลรักษาเฉพาะเอกสารท่ีจำเปนสำหรบั การสนบั สนุนการดำเนินงานขององคการเทา น้ัน

อาจสรุปไดวา วตั ถปุ ระสงคในการทำการสำรวจเอกสาร ก็เพอ่ื ตอบคำถามสำคัญเกย่ี วกับเอกสาร คอื มีเอกสารอะไร เกดิ
จากใคร เอกสารนน้ั ถูกใชอ ยางไร มกี ารใชง านรว มกันในหนว ยงานหรอื ไม มกี ารเกบ็ รักษาอยา งไร เก็บในสถานทไี่ หน ระยะ
เวลาในการเกบ็ กอนนำไปทำลายนานเทาใด มงุ เนน ทกี่ ารจัดทำรายการ (Listing) และการนบั (Outing) เอกสาร ทำใหได
ขอ มูลหรือขอเสนอแนะทส่ี ามารถนำไปใชใ นการกำหนดนโยบายบรหิ ารจัดการเอกสารไดอยางเหมาะสม

ประโยชน์ของการสํารวจเอกสาร

การสำรวจมปี ระโยชนตอ กิจกรรมการจัดการเอกสาร คอื

● เปนจดุ เรม่ิ ตน ในการวางแผนกจิ กรรมในการจดั การเอกสาร เชน การจัดตง้ั แผนงานจัดการเอกสาร, การประเมนิ ,
การเก็บรักษาและการเขา ถึงเอกสาร

● ทำใหแ นใ จวา สามารถจัดการเอกสารไดอยางถูกตองตลอดวงจรชวี ิตเอกสาร
● ใชพ ฒั นาตารางกำหนดอายุจัดเก็บและทำลายเอกสาร
● กำหนดและวางแผนลว งหนา เก่ียวกบั การโอนยา ยเอกสารหลังจากส้ินสุดอายุการใชงานแลว
● พัฒนามาตรฐานขั้นตอนการทำงานจัดการเอกสาร (Records management procedures)
● จดั เตรียมแผนฟนฟภู ยั พิบัติและแผนจดั การเอกสารสำคญั ทส่ี ุด
● สนองตอบนโยบาย และปฎิบัติตามกฎหมายวา ดวยการเปดเผยขอ มลู
● วางแผนเกยี่ วกับพ้นื ท่ีจัดเก็บได
● ทบทวนระบบงานท่ใี ชใ นปจ จบุ ันวายังเหมาะสมกบั สภาวการณห รอื ไม

การสํารวจเอกสาร การประเมนิ คณุ คา่ การกําหนดอายุเอกสาร 113

● กำหนดแนวทางการทำลายเอกสารที่เหมาะสมกับเอกสารแตละประเภท
● ปกปกรักษาเอกสารความทรงจำ/เอกสารประวตั ศิ าสตร/ เอกสารสำคัญไดต ัง้ แตตน ทาง

อาจกลา วไดว า การสำรวจเอกสาร เปนกุญแจสำคัญในการควบคุมเอกสารอยา งเปนระบบ มีความสำคญั และจำเปนตอ
ประสิทธภิ าพของแผนงานจดั การเอกสาร (RMP) และระบบจัดการเอกสาร (RMS) ซ่งึ จะจัดตัง้ หรือพฒั นาไมไดเลยหากไม
เขาใจเสียกอนวา องคก ารมเี อกสารและระบบอะไรอยแู ลว บาง ดงั เชน งานวิจัยของ ศรินยา ศรสี ขุ และ วศิ ปตย ชัยชวย
(2562) ทปี่ ระยกุ ตใชเ ทคนคิ วิธีการสำรวจเอกสาร ในการระบบุ ง ชเี้ อกสารสำคัญทส่ี ุดในหนว ยงานบรหิ ารงานกลางของ
มหาวิทยาลัยขอนแกน พบวา การสํารวจเอกสารสามารถทาํ ใหท ราบวา แตล ะหนวยงานมีเอกสารสําคญั ทสี่ ดุ กรี่ ายการ และ
มีขอ เสนอแนะดานการจัดการเอกสาร ซึ่งจะนําไปสูการกําหนดแนวปฏบิ ตั ิในกิจกรรมการจัดการเอกสารอ่นื ๆ อาทิ การ
กำหนดตารางอายเุ อกสาร การจดั เก็บ การโอนยา ยเอกสาร เปน ตน

กระบวนการสํารวจเอกสาร

เอกสารเปนผลโดยธรรมชาตมิ าจากหนาท,ี่ กิจกรรม, กระบวนการ, ธุรกรรมขององคก าร การสำรวจเอกสารจึงควร
ประกอบดวย การรวบรวมขอ มูลความตอ งการเอกสารโดยการสมั ภาษณจ ากบคุ คลทเ่ี ก่ยี วของในองคก าร และรวบรวม
ขอ มลู จากเอกสารโดยการสังเกตและประเมนิ ขอมลู เกีย่ วกบั ลักษณะทางกายภาพ

กระบวนการสำรวจเอกสารอาจแบงออกเปน 3 ระยะ โดยสามารถกระทำไปพรอ มๆกบั การวเิ คราะหก ระบวนการท่ี
เกี่ยวของ ตง้ั แตการสรา ง, ใชง าน, การไหลในระบบ (Brunskill & Demb, 2012) คอื

1) ระยะกอ นการสำรวจ (Pre-survey)
2) ระยะสำรวจ (Survey)
3) ระยะหลังสำรวจ (Post-survey)

1.ระยะกอนสำรวจ

● ขน้ั ท่ี 1 กำหนดวตั ถุประสงคของการสำรวจ
● ขน้ั ที่ 2 กำหนดขอบเขตเชงิ เนอ้ื หาและพนื้ ท่ีของการสำรวจ
● ข้ันท3่ี จดั เตรียมทรพั ยากรและขออนุมัติสำรวจ
● ขัน้ ที่ 4 กำหนดระเบยี บวธิ ีการสำรวจ
● ขน้ั ท่ี 5 กำหนดคำหลักท่ีตอ งการ (Preferred key terms) ศึกษาคน ควาภมู หิ ลงั สรา งขอคำถาม และระบุผูมสี ว น

ไดสว นเสยี /ผูใหสมั ภาษณ
● ข้นั ท่ี 6 พัฒนาเคร่ืองมือเก็บรวบรวมขอมลู เชน แบบสำรวจ (Survey forms), แบบสัมภาษณ หรอื ฐานขอมลู
● ข้ันที่ 7 จัดทำตารางการทำงานและซกั ซอมความเขาใจกับทีมสำรวจ
● ขั้นที่ 8 ขออนุญาตเขา สำรวจอยา งเปน ทางการ

114 การจดั การเอกสาร | Records Management

● ข้นั ท่ี 9 ช้แี จง ประชุมทำความเขา ใจกับบคุ คลากรในองคการเก่ียวกับการสำรวจเอกสาร

ในระยะกอ นสำรวจเอกสาร นกั จดั การเอกสารควรพดู คยุ ทำความเขา ใจกับผูใชเ อกสาร และชี้แจงแนวทาง เหตุผลการ
สำรวจ วา จะไมไปรบกวน หรือรบกวนการทำงานนอ ยท่ีสดุ ซงึ่ จะทำใหแนใจวา ไดร บั ความรว มมอื จากผูเกย่ี วขอ ง โดยกลุม ท่ี
ควรพดู คยุ ทำความเขาใจคือ หวั หนา แผนก/ฝา ยตางๆ พนกั งาน ผเู ก่ียวขอ งคุนเคยกบั เอกสาร ที่จะชว ยใหเขาถงึ เขา ใจ
เอกสารและชว ยระบเุ อกสารสำคัญท่ีสุดได, ผูดูแลระบบ (IT Manager) ซึง่ จะรเู กย่ี วกับเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ สท จ่ี ะตอ ง
สำรวจท่ีตองเขา ไปสำรวจ เพราะการเขา ถงึ เอกสารแตล ะชุดตองไดรบั การอนุญาตกอนเสมอ

2.ระยะสำรวจ

● ข้นั ท1่ี ลงมอื สำรวจ ตามกำหนดการทว่ี างไว เรมิ่ ตนจากเอกสารทย่ี ังอยใู นกระแสการใชง าน แลวจงึ ตอ ไปท่ีเอกสาร
ก่ึงกระแส และสิ้นกระแสการใชงาน เปนชดุ ทายสดุ

● ขน้ั ที่2 รวบรวมขอมลู โดยใชแ บบสอบถาม, แบบสำรวจ หรือ การสำรวจทางกายภาพโดยคนหาทกุ ๆแหลง จัดเก็บ,
ต,ู ชัน้ ,โตะ ในอาคาร รถ มองหาเอกสารในส่อื บันทกึ ทกุ รูปแบบ เชน ดจิ ทิ ัล วัสดุยอสวน แผนท่ี แผนผงั สอบถาม
ทุกขอ มลู ท่สี ำคัญตอการทำความเขา ใจเอกสารในองคการ สาเหตทุ ต่ี องจดั เกบ็ ปญ หาท่ีพบเกีย่ วกับเอกสาร

● ขัน้ ท่3ี บันทกึ ขอ คนพบ โดยจดบันทึกสรปุ หลังจากเขาสำรวจอยางเปน ระบบ ลงรายละเอียด ระบุชอื่ ชดุ เอกสาร
และอาจถงึ ระดบั แฟมใหเพยี งพอ ในกรณีเอกสารเกาทนี่ าจะเปน เอกสารประวัติศาสตร อาจตองลงถึงระดบั เนอื้ หา
เพ่อื ใหแนใ จวาไดขอ มลู ที่เพยี งพอจริงๆ

ในระยะสำรวจนี้เปน การประยุกตใชระเบียบวธิ กี ารสำรวจเอกสาร (Survey methodology) 3 วธิ ี คือ

การใชแ บบสอบถาม เพ่ือชว ยรวบรวมขอมลู ในการระบวุ ามีเอกสารใดบา ง ระยะเวลาทตี่ อ งเกบ็ รกั ษา และสถานทจี่ ัดเก็บ
เพือ่ ประเมนิ วา มขี อ กำหนดการเก็บเอกสารใดจะตอ งมกี ารปรบั ปรุงหรอื ไม การกรอกแบบฟอรมในแบบสอบถามแตล ะชดุ
จะประสบความสำเร็จหากมีการอบรมหรืออธิบายวิธีการกรอกแบบฟอรมอยางชัดเจนและมีการติดตอกันอยางตอ เนื่อง
ระหวางผูต รวจสอบและเจาหนา ทท่ี ่เี กี่ยวขอ ง ทัง้ นแ้ี บบสอบถามมีขอจำกดั ไดแ ก

● เจาหนาทีม่ กั ไมใ หค วามสำคัญกับการทำแบบสอบถาม
● เจา หนาทไ่ี มเขา ใจคำศัพทและอาจไมใ หขอมูลทถี่ กู ตอง
● ผูตรวจสอบอาจไมไ ดร บั ขอ มลู เชิงลกึ เกี่ยวกบั ความตอ งการและปญ หาทเี่ กย่ี วของ

การสำรวจทางกายภาพ ผูดำเนนิ การสำรวจ "เดินเขาไป" (Walks through) ทกุ สำนกั งานและพืน้ ท่ีจัดเก็บที่ตรวจสอบ คือ
ระบบคอมพิวเตอรท กุ เครอื่ ง (รวมท้งั เอกสาร) และรวบรวมขอ มลู ท่ีจำเปนท้งั หมดดว ยการสอบถาม การสงั เกต การวัดและ
ต้ังคำถามเจา หนาท่ีผเู ก่ยี วขอ ง

การสมั ภาษณ เพือ่ ใหไ ดขอมลู เชงิ ลึก จากผทู ปี่ ฏบิ ตั ิงานเกย่ี วกับเอกสาร ตั้งแตการจัดทำขนึ้ /รบั ไว ใชง าน จดั เกบ็ กำจดั
ตวั อยา งการต้ังคำถาม เชน

การสํารวจเอกสาร การประเมินคณุ ค่า การกาํ หนดอายุเอกสาร 115

● มีระเบยี บ/กฎหมายอะไรที่เก่ยี วของเอกสาร
● มกี ระบวนการทำงานอยางไร
● เกย่ี วของกับใครบา ง
● ในแตล ะกจิ กรรมมีเอกสารใดเกี่ยวของบา ง
● จำเปนตองเกบ็ เอกสารนีห้ รอื ไม
● ใครเกบ็ เอกสารเหลา นี้
ในระยะนี้มขี อ ควรตระหนกั คอื ควรนัดหมายลว งหนากอนเขาสำรวจทุกครง้ั รกั ษาสมั พนั ธภาพกับทุกคนทเ่ี ก่ยี วขอ ง เพ่อื
ใหก ารสำรวจบรรลเุ ปา หมาย ปรับปรุงขอมูลการสำรวจใหทันสมัยอยเู สมอ ตลอดระยะเวลาทส่ี ำรวจเอกสาร

116 การจัดการเอกสาร | Records Management

แบบสำรวจเพื่อระบุบง ช้เี อกสารสำคญั ที่สดุ
(Vital Records Identification Form)

คำชแ้ี จง

กรณุ าหรือทำเครือ่ งหมาย✓ในขอที่ตรงกบั ความเปนจริงและในชองทต่ี รงกบั สภาพจริงในองคก ารมากทีส่ ุด

ขอมลู ทั่วไปของผูต อบแบบสำรวจ

ชอ่ื

ตำแหนง

แผนก/งาน/สงั กดั

วันทีท่ ำแบบสำรวจ

ขอ มูลเกี่ยวกบั ชุดเอกสาร

ช่อื ชุดเอกสาร

รหัสอา งองิ (ใหร ะบุเลขท่หี นังสือหรือรหสั แฟม )

ขอบเขตเน้ือหา

[ใหระบแุ ฟม, เรื่องของเอกสารที่อยใู นชดุ เอกสารนน้ั ]

ชวงอายุ (ใหร ะบชุ วงอายทุ สี่ รางมาจนถึงปจจบุ ัน)

สื่อบันทกึ ☐ กระดาษ ☐ ดิจทิ ลั

10. ปรมิ าณ
[กแี่ ฟม, กกี่ ลอ ง, ความหนา, กีไ่ ฟล]

11. อตั ราการเพ่ิมข้ึน ☐ คงท่ี ☐ เพิม่ ขน้ึ ทุกป

12. ทม่ี าของเอกสาร ☐ จดั ทำขึน้ ภายในหนวยงาน
☐ รบั มาจากหนว ยงานภายนอก

13. ปจ จุบันจดั เก็บอยูท่ี
[กลอง/ตู/ ช้นั ใน แผนก/ฝาย]

ขอ มูลเกยี่ วกับการจดั การเอกสาร

14. ภารกจิ หนาของหนว ยงานทท่ี ำใหเกิดเอกสาร
[การบริหารงานพสั ดุ, การเงนิ , กฎหมาย, การบรหิ ารบุคคล ฯลฯ]

15. ผูจ ดั ทำเอกสาร
[ฝา ย/แผนก/ผูล งนามอนุมัต]ิ

วัตถปุ ระสงคการใชง านเอกสาร
16. [เปน พยานหลกั ฐาน/ เปนเครอ่ื งมือสอื่ สาร-ประชาสัมพันธ/ จดั ทำข้ึน

ตามกฎหมาย/ ฯลฯ]

อายุในการใชง านและจดั เก็บ

17. [เชน ใชง านจนเสรจ็ สิน้ โครงการ จัดเก็บไมนอ ยกวา
10 ป ทำลายไดตามระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรวี าดวยงานสารบรรณฯ

ขอ 66-70]

18. ผรู บั ผดิ ชอบในการจัดเกบ็
[ฝาย, แผนก, เลขานกุ าร ฯลฯ]

ขอ มูลเกย่ี วกับการจัดการเอกสาร (ตอ)

19. การทำสำเนา [มกี ารทำไวห รือไม, เก็บไวท ใ่ี ด, เกบ็ ไวกับใคร, ทำไวในรปู
แบบใด--กระดาษ/ดิจิทัล]

20. เมื่อสิน้ สดุ การใชงานแลวมกี ารโอนยายไปยงั หนวยงานอ่ืนหรอื ไม
[ศนู ยจ ัดเกบ็ เอกสาร/หอจดหมายเหต]ุ

การจัดเรียงเอกสาร
21. [เปน ระบบ;เรียงตามลำดบั อกั ษร/ป/ แหลง ทม่ี า/หมวดหมู, ไมเ ปนระบบ]

ขอมลู การระบคุ วามสำคญั ของเอกสาร ☐ ใช ☐ ไมใ ช ☐ ไมแ นใ จ
22. เอกสารนเ้ี ปนเอกสารสำคัญที่สุดของหนวยงานหรอื ไม

การสํารวจเอกสาร การประเมินคณุ คา่ การกําหนดอายเุ อกสาร 117

23. เอกสารชุดนี้มีคุณคาดา นใด ☐การบรหิ าร ☐กฎหมาย ☐การเงนิ
24. เอกสารมขี อ มูลทีล่ ะเอยี ดออนหรอื เปนความลบั หรอื ไม? ☐ประวัตศิ าสตร ☐การคนควา วิจัย

☐ มี ☐ ไมม ี

25. เอกสารมชี น้ั ความลบั หรือไม/ระดับใด ☐ ไมม ีชนั้ ความลบั ☐ลบั ☐ลับมาก
26. ขอ มลู ในเอกสารเปด เผยไดห รือไม ☐ลับมากท่สี ดุ

☐ ได ☐ ไมไ ด ☐ ไมแนใจ

27. หากเปดเผยขอมูลในเอกสารจะสง ผลกระทบตอใคร ☐ นักศกึ ษา ☐ อาจารย ☐ บคุ ลากร
28. ใครเขาถึงเอกสารน้ไี ดบา ง ☐ ผูบรหิ าร ☐ มหาวิทยาลยั
☐ อน่ื ๆ (โปรดระบ)ุ .....................…...

☐ ทกุ คน ☐ เฉพาะผูไดร ับสทิ ธิ์

นโยบายหรือขอบังคบั ใดท่มี ผี ลตอ ระยะเวลาการเก็บเอกสาร

29. [พระราชบญั ญัตขิ อมูลขา วสารของราชการ พ.ศ. 2540, พระราชบัญญตั ิ
จดหมายเหตุแหง ชาติ พ.ศ. 2556, ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรวี าดว ย

งานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับท่ี 2 พ.ศ. 2548]

มกี ารกำหนดช้นั ลำดับความสำคัญของเอกสาร [เชน สามารถระบไุ ดวา

30. เปน เอกสารลับ เอกสารทเี่ ปน หลกั ฐานทางอรรถคดี เอกสารประวติ ิ

ศาสตรเอกสารทปี่ ฏิบตั ิงานเสร็จสิ้น หรอื เอกสารไมสำคัญของหนวยงาน]

มีมาตรการในการปองกนั รักษาความปลอดภัยอยา งไร [เกบ็ ไวใ นตูเฉพาะ
31 , กำหนดสิทธเิ ขา ถึง, มีรหสั ผา น, ฯลฯ]

*ถา เอกสารสญู หายหรอื ถูกทำลาย จะเกดิ ผลกระทบอยางไรตอ หนว ย
งาน
32. [ไมส ามารถดำเนนิ งานไดต ามปกติ, สามารถดำเนินงานไดตามปกติ, ถกู
สอบสวนดำเนินการทางวนิ ัย, ความมนั่ คงปลอดภัย, สถานะทางการเงนิ ,
ละเมิดสิทธสิ ว นบคุ คล, การฟองรอ งทางกฎหมาย ฯลฯ]

*มกี ารเตรียมการสำหรบั กรณีภัยพิบัตทิ ีจ่ ะสงผลตอเอกสารหรือไม
33 อยางไร [มแี ผน/แนวทาง/มาตรการฟนฟูเอกสารจากภยั พบิ ัต,ิ ไมมีแผน/

แนวทาง/มาตรการ]

ขอ เสนอแนะอน่ื ๆ

...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................
...........................................................................................................................................................................................

ภาพ6-1 ตัวอยางเครือ่ งมือเก็บขอ มลู สำรวจเอกสาร (ทมี่ า: ศรนิ ยา ศรีสุข, 2562)

118 การจัดการเอกสาร | Records Management

3.ระยะหลังสำรวจ (Post-Survey)
● ขน้ั ท1ี่ การวเิ คราะหขอมูล โดยการจัดกลมุ ท่ีเกย่ี วของ เชน กิจกรรมทเ่ี กิดซ้ำ, ความคลายคลงึ กันของรปู แบบวธิ ีการ
จัดเกบ็ หรอื ระบบการควบคุม
● ขัน้ ท่ี2 การรายงานผลการสำรวจ ในรปู แบบหรอื รายงานที่เหมาะสมกบั วตั ถปุ ระสงคเ ฉพาะ โดยแสดงในภาพรวม
ของเอกสารทมี่ อี ยู ประเภทของเอกสาร การใชเอกสาร ความสัมพนั ธร ะหวางเอกสารในองคการ ชว งของระบบ
บนั ทึกขอ มูลในองคก าร เอกสารสำคัญทส่ี ุดขององคการ การทำลายเอกสาร

ผลทไ่ี ดจากระยะหลงั สำรวจ อาจอยใู นรูปของเอกสารขอ เสนอโครงการ (Proposal) ท่ีเสนอระบบการสบื คน ใหม, ขั้นตอน
การโอนยา ยเอกสารไปสแู หลงใหม, หรือขอ เสนอแนะเกี่ยวกับการจัดการในข้นั สดุ ทายของวงจรชวี ิตเอกสาร หรอื ขอ เสนอ
แนะเกีย่ วกับการเปลย่ี นแปลงสื่อบนั ทึก

บญั ชสี ํารวจเอกสาร

บัญชีสำรวจเอกสาร (Records inventory) คือ ขอมลู สรุปเก่ียวกบั เอกสารทมี่ ีอยใู นองคก าร เปนผลลัพธท ่ีไดจ าก
กระบวนการสำรวจเอกสาร บัญชสี ำรวจเอกสารท่สี มบูรณ ควรประกอบดวย

● ธรรมชาติของชุดเอกสาร (Series)
● การใชและเนอ้ื หาของชดุ เอกสาร
● คำอธบิ ายเกี่ยวกับประเภท/ชนดิ ของสอ่ื บนั ทึก: วนั ท,่ี ฮารต แวร, ซอรฟแวร
● ลกั ษณะสภาพแวดลอมของเครอื ขา ย, กลุม ของเอกสาร
● ปริมาณการเพม่ิ จำนวน หรือการขยายตวั ของเอกสาร
● กจิ กรรมการใชง านอางองิ
● วิธีการ, ความถ่ี ความเร็วในการคนคนื
● การปอ งกนั เอกสาร

การสํารวจเอกสาร การประเมินคุณคา่ การกาํ หนดอายุเอกสาร 119

ภารกิจ ภารกจิ ยอ ย เอกสารท่ีเกย่ี วขอ ง รายะเอียดการจัดเกบ็ เอกสาร
(function) (sub-function) (Related Record) (Collection)

1.การบรหิ าร 1.1การเสนอขออนุมัตปิ รญิ ญาใหแ กผ ู - เอกสารอนมุ ตั ปิ ริญญาใหแ กผู ลกั ษณะเอกสาร: เอกสารกระดาษและไฟลดจิ ทิ ลั
งานทั่วไป สำเร็จ การศกึ ษา สำเร็จ การศกึ ษา จากคณะ/ สภาพเอกสาร: สำเนา (ตนฉบับสง คนื คณะ/หนวยงาน)
-อนุมัตปิ รญิ ญาใหแกผูสำเร็จการศกึ ษา หนว ยงาน ผรู บั ผิดชอบ: งานบรหิ ารงานทว่ั ไป, งานธรุ การ
-อนมุ ัตกิ ารรับสถาบนั การศกึ ษาช้ันสูง -เอกสารรับสถาบันการศึกษาช้ัน ระยะเวลาทีค่ รอบคลุม: เอกสารมอี ายุตงั้ แตป จ จบุ ัน
หรือ สถาบันวจิ ยั สมทบใน สงู หรือ สถาบนั วิจัยสมทบใน จนถงึ 5 ปข ึน้ ไป
มหาวิทยาลัยหรอื การยกเลกิ การ มหาวิทยาลัยหรือ การยกเลิก การจดั เกบ็ :
สบทบ การสบทบจากหนว ยงาน
-อนุมตั ปิ รญิ ญากติ ติมศักดิ์ ภายนอก - เอกสารทยี่ งั ใชง านจัดทำเปนแฟมเรียงตาม ลำดับ
-ใหความเหน็ ชอบแผนผลติ บณั ฑติ -เอกสารเห็นชอบแผนผลติ วนั /เดอื น/ป พ.ศ. หนังสือเกบ็ ไวใ นตู ณ สำนกั งานและ
และเปาหมายการรับนักศกึ ษา บัณฑติ และ เปาหมายการรบั มกี ารสำรอง ขอ มูลไวในรูปแบบไฟลดิจิทัลใน
นักศึกษาจากคณะ/หนว ยงาน คอมพิวเตอรเ ก็บไวก ับผรู ับผดิ ชอบ
-เอกสารขอ มลู ผูไ ดรบั การเสนอ
ชือ่ เขา รับ รางวลั ปรญิ ญา - เอกสารทม่ี อี ายุ 10 ปขึ้นไปและไมไดใชง านแลว
กิตติมศักด์ิ (ลบั ) จะเก็บไว ณ สำนกั งาน โดยยงั ไมม ีการทำลาย
แหลง ท่ีมาของเอกสาร: จดั ทำขึ้นเองและรบั เขา จาก
คณะ/หนว ยงาน (ใชป ระกอบวาระการประชุมสภา
มหาวทิ ยาลัย)

1.2งานธรุ การ -เอกสารขอความเห็นชอบ สภาพเอกสาร: สำเนา (ตน ฉบับสงคนื คณะ)
-ขอความเห็นชอบขอ บังคบั หรือ -เอกสารโตต อบหนว ยงาน ลกั ษณะเอกสาร: เอกสารกระดาษและไฟลดิจทิ ลั
ระเบียบมหาวทิ ยาลยั เกี่ยวกบั การ ภายในและ ภายนอก ผูร ับผิดชอบ: งานธุรการ
บริหารและการดำเนินงานของ -เอกสารของสำนักงานสภา ระยะเวลาทค่ี รอบคลุม: เอกสารมอี ายตุ ั้งแตป จจุบัน
มหาวทิ ยาลัย มหาวิทยาลัย ไดแก คำสัง่ จนถึง 10 ป
-ขอความเห็นชอบจัดตัง้ หนวยงานใน ประกาศ หนังสือสงออก และ การจดั เก็บ:
มหาวิทยาลัย ทะเบยี นสงหนังสือ - เอกสารท่ียังใชง านจดั ทำเปนแฟมเรียงตาม ลำดับวนั /
-ขอความเหน็ ชอบแตงต้งั คณะ -เอกสารแผนงานและงบ เดอื น/ป พ.ศ. หนังสือเก็บไวใ นตู ณ สำนกั งานและมี
กรรมการ อนุกรรมการ หรือคณะ ประมาณ การสำรอง ขอ มูลไวในรูปแบบไฟลดิจิทลั ใน
ทำงานเพ่ือพจิ ารณา และเสนอความ -รายงานการประชุม คอมพิวเตอรเกบ็ ไวกับผรู ับผดิ ชอบ
เห็นในเรื่องใดเรื่องหนง่ึ หรอื เพอ่ื มอบ -เอกสารขอมลู สถิติ - เอกสารทค่ี รบกำหนดอายกุ ารจดั เกบ็ จะทำลายตาม
หมายใหปฏิบัตกิ ารอยางใดอยางหน่งึ ที่ ระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรวี า ดวยงานสารบรรณ พ.ศ.
อยู ในอำนาจและหนา ทข่ี องสภา 2526 และฉบับท่ี 2 พ.ศ. 2548 แหลงท่ีมาของเอกสาร:
มหาวทิ ยาลยั จดั ทำข้นึ เองและรบั เขา จากคณะ/หนวยงาน (ใช
-ขอความเหน็ ชอบแตงตัง้ ประธานและ ประกอบวาระการประชมุ สภามหาวิทยาลัย/คณะ
กรรมการสงเสริมกิจการมหาวทิ ยาลยั กรรมการบรหิ ารมหาวิทยาลัย)
-เสนอเรื่องตอ ผูอำนวยการสำนักงาน
สภามหาวิทยาลยั เพ่อื ลงนามเพื่อ
ดำเนินการ
-ควบคุมเอกสารของสำนักงานสภา
มหาวทิ ยาลัย ไดแก คำสั่ง ประกาศ
หนังสอื สงออก เปน ตน
-จดั เกบ็ เอกสารตามที่ไดร ับมอบหมาย

ภาพ6-2 ตัวอยางบัญชสี ำรวจเอกสารทเ่ี กดิ ขนึ้ จากหนาทรี่ ับผิดชอบของสำนักงานสภามหาวทิ ยาลัยขอนแกน (ทม่ี า: ศรินยา

ศรสี ุข, 2562)

120 การจัดการเอกสาร | Records Management

การประเมนิ คณุ คา่ เอกสาร

การประเมนิ คณุ คา เอกสาร (Records appraisal) คือ กระบวนการประเมินโดยผสานการวเิ คราะหบ ริบท กิจกรรม และ
ความเสยี่ งขององคการ เพอ่ื การตัดสินใจเกย่ี วกบั เอกสารวาสมควรจะถกู นำเขายังระบบจัดการเอกสาร (RMS) ตองเกบ็ ไว
เปน ระยะเวลานานเทาไร และตอ งกำจัดเมอ่ื ใด โดยคำนึงถึงความจำเปนทางธุรกิจ กฎหมาย หรือภาระรับผิดชอบตามหนา ที่
ใหสนองตอ ความตอ งการขององคก าร และกลุมผูใชง านอื่นๆ โดยคณุ คา ของเอกสารน้ัน อาจเปนคณุ คาทางการบริหารงาน,
กฎหมาย, การเงนิ , การวิจัย, การเปนขอมูลสารสนเทศ (Shepherd & Yeo, 2003; Smith, 2007; Franks, 2018)

การประเมินคณุ คายงั ชว ยสนบั สนนุ การตดั สินใจอ่นื ๆเก่ียวกับเอกสารดวย เชน มีเอกสารใดบางท่ีตองจัดทำขึ้น หรอื กำหนด
วาตอ งปอ งกนั รกั ษาความปลอดภัยเอกสารใดบา ง กลา วโดยรวม ในการจดั การเอกสารนนั้ จำเปน ตองมีการประเมินคณุ คา ใน
ระดับตา งๆ ซ่ึงนกั จดั การเอกสารตอ งพฒั นาเกณฑก ารประเมินคณุ คา ทเ่ี หมาะสมกับบริบทขององคการ เพือ่ ชว ยสนบั สนนุ
การตัดสนิ ใจกำหนดอายจุ ัดเกบ็ เอกสารไดอยางมปี ระสทิ ธิภาพ

การตดั สนิ ใจประเมนิ คุณคา มักจะตอ งคำนงึ ถึงความตอ งการเอกสารขององคก าร สำหรับการใชงานทางธรุ กิจ และแสดง
ภาระรับผดิ ชอบตามหนา ทน่ี อกจากน้นั อาจตองคำนึกถึงความสนใจทางประวัตศิ าสตร วฒั นธรรมและอ่นื ๆ ในทางปฏบิ ตั ิ
องคก ารภาคเอกชนมกั เลือกประเมินและเก็บรกั ษาเอกสารที่จำเปนตอ ความมงุ หมายขององคก ารเปน หลกั สวนในภาครัฐ
อาจมีมมุ มองทีก่ วางกวา เชน การตระหนกั ถงึ คุณคาของเอกสารในฐานะมรดกทางวฒั นธรรม

ในเชิงปรชั ญา การประเมินคณุ คา นั้น คอื สงิ่ ทน่ี ักจดั การเอกสารใชเปน บรรทัดฐานของการตดั สนิ คุณคา หรอื ความสำคัญ
ของเอกสาร ซ่งึ ตามมาดว ยคำถามทว่ี า เปนคุณคา ตอ ใคร? ใชเ กณฑอะไร? และใชอ ยางไร? การตัดสินคณุ คา, กลยุทธการ
ประเมนิ คุณคา และวิธกี ารประเมนิ คุณคา กจ็ ะดำเนินตามปรัชญาของแนวคดิ ท่ีนยิ ามคณุ คานัน้ ๆ หากปราศจากกรอบ
แนวคดิ เชงิ ทฤษฎี วธิ ีการประเมินก็จะไมเ ปนระบบ และเปนปญ หาตอการตัดสนิ ใจ

หลกั การประเมินคุณคาอาจแบง ไดเ ปน 2 กลมุ ใหญ คอื

● การประเมินระดับจุลภาค (Micro appraisal) เปนการประเมนิ คุณคาเอกสารจากระดบั ลา งขน้ึ บน (Bottom-up)
โดยพจิ ารณาเอกสารอยา งอยา งละเอยี ดทีละชุด หรอื ทีละเรอ่ื ง/แฟม ในแงเ น้ือหาสาระ กายภาพ และบริบทของ
เอกสาร ความครบถวนสมบรู ณ ซึ่งถอื การประเมินแบบด้งั เดิมหรอื แบบคลาสสกิ หลักการในกลุม นี้ เชน หลักการ
อนุกรมวธิ านคณุ คา หลกั การระบบประเมนิ สองช้นั

● การประเมนิ ระดับมหภาค (Macro appraisal) เปนการประเมินคณุ คา เอกสารจากระดบั บนลงลา ง (Top-down)
ตามภาระหนา ทีข่ ององคการ เปนชุดเอกสารไมเนน การพจิ ารณาเอกสารทีละเรือ่ ง/แฟม

การประเมนิ คุณคาและการกำจดั เอกสาร มคี วามสำคญั มากในการบรหิ ารองคก าร เพราะเกีย่ วขอ งกบั การใชทรพั ยากร งบ
ประมาณกำลังคน สถานท่ี ใหคมุ คา และไมสูญเปลา ดงั นนั้ นกั จัดการเอกสารจงึ ตองวางแผนการประเมินคณุ คา อยาง
รอบคอบ รดั กมุ โดยอาศยั หลักการทเี่ หมาะสม ซ่ึงอาจประยกุ ตใชหลักการดงั ตอ ไปน้ี

การสํารวจเอกสาร การประเมินคุณคา่ การกําหนดอายเุ อกสาร 121

หลกั การอนุกรมวิธานคุณค่า (Schellenberg’s taxonomy of values)

จดั เปน หลกั การประเมินระดบั จลุ ภาคหรือแบบดัง้ เดิม ทมี่ ุงเนนคุณคาของเอกสารเชงิ ประจกั ษ พฒั นาข้นึ ในกลางศตวรรษที่
20 สำหรบั ใชใ นหนวยงานภาครฐั ของประเทศสหรัฐอเมรกิ า โดยนกั จดหมายเหตุชาวอเมรกิ ัน คือ T. R. Schellenberg
(1903–1970) ไดเสนอแนวคดิ เก่ียวกับระบบคุณคาของเอกสาร (System of record values) เพอื่ ใชเ ปนเกณฑพ ืน้ ฐานการ
ประเมนิ โดยอธบิ ายวา เอกสารจดหมายเหตขุ องรัฐมีคุณคา แบงไดเ ปน 2 ระดับ คอื คณุ คาช้ันตน (Primary value) และ
คุณคา ชน้ั รอง (Secondary value)

คุณคาช้นั ตน คอื คุณคาในการใชง านตามวัตถปุ ระสงคของการจดั ทำเอกสารน้ัน หรือเปน พยานหลักฐานของการกระทำ
เปนคุณคา โดยตรงตอ หนวยงานผูสรา ง ผูรวบรวม ผเู ก็บรกั ษาเอกสาร คุณคาชัน้ ตน สะทอ นความสำคญั ของเอกสารตอ
องคก ารที่ทำใหเ กดิ เอกสาร คุณคา ชน้ั ตนยงั แบงออกไดเปน 3 ประเภท คือ

1) คณุ คาทางการบริหาร (Administrative value) คอื เอกสารจำเปนตอ การบรหิ าร การจดั สนิ ใจ และสนับสนนุ
การดำเนนิ งานตามหนาทขี่ ององคก าร

2) คุณคาทางกฎหมาย (Legal value) คือ เอกสารน้ันเปน พยานหลกั ฐานทางกฎหมาย สามารถใชอ างองิ ในชัน้ ศาล
หรือตามกฎหมายได เพอ่ื คมุ ครอง ปกปองสทิ ธปิ ระโยชนของบคุ คลหรือองคก าร

3) คุณคา ทางการเงิน (Fiscal value) คือ เอกสารนั้นจำเปนตอการดำเนนิ การเกย่ี วกบั การเงิน งบประมาณ เปน หลกั
ฐานทางการเงิน การไดรบั การใชงบประมาณตางๆ

คณุ คาช้ันรอง (Secondary value) คอื คุณคาในเชงิ เน้อื หาสาระของเอกสารตอการวิจยั และประวัตศิ าสตร เปน คณุ คา
ตอหนว ยงานอ่ืนๆ รวมถงึ นกั วจิ ยั นักประวตั ิศาสตรแ ละบุคคลทั่วไป คณุ คาชน้ั รองยงั แบง ไดเปน 2 ประเภท คือ

1) คุณคาทางการเปนพยานหลกั ฐาน (Evidential value) จากการท่ีเอกสารถูกจดั ทำข้ึนโดยองคการตามหนา ที่
ความมุงหมายของการประเมินจงึ อยทู กี่ ารคัดเลือกเอกสารทใ่ี หขอเทจ็ จริงสำคัญ (Significant facts) วาหนว ยงาน
สรางเอกสารข้นึ มาอยางไร มีพัฒนาการอยา งไร และถูกจัดระบบอยา งไร เอกสารทำตามหนา ท่ีอะไรอะไรคือ
ผลลพั ธของกิจกรรมน้ัน

2) คุณคาทางการเปน ขอมลู สารสนเทศ (Informational value) คือ เอกสารนนั้ แสดงเนื้อหาสาระทเี่ กี่ยวกบั ประวตั ิ
พัฒนาการของบุคคล สถานที่ เหตุการณ สงิ่ ของเร่อื งราว หรือใหค วามรู ขอเท็จจริงสามารถใชใ นการวิจัยในสาขา
วิชาตา งๆได Schellenberg ระบวุ า คณุ คา นี้มกั มอี ยใู นแฟม คดีตา งๆ ซงึ่ ผูใชม ักสนใจท่ีเนื้อหากกวา บริบทของ
เอกสาร เมอื่ มุงเนน ที่คณุ คา ทางการเปนขอมูลสารสนเทศ การประเมินคุณคาเอกสารจึงพยามประเมินตามความ
สนใจของนกั วิจยั ในประเดน็ ทเี่ กย่ี วของ และคณุ คาของเอกสารในเชิงความมีลักษณะเฉพาะเปนหนง่ึ เดียวของ
เนือ้ หา ซึง่ ไมสามารถหาไดจ ากแหลงอืน่ ๆ

หลกั การนถ้ี กู นำมาประยุกตใ ชเปน กรอบการประเมินในสหรฐั อเมรกิ า ตง้ั แตค รง่ึ ศตวรรษที่ 20 เปนตนมาและแพรห ลายใน
กลุมประเทศที่พดู ภาษาอังกฤษ ตามหลักการนี้ นักจดหมายเหตมุ ีหนา ทค่ี วามรับผิดชอบในการประเมินเอกสาร โดยเปน ผู
กำหนดคณุ คาช้ันรองของเอกสารอยา งไรก็ดมี ีนักวิชาการในยคุ หลังไดวิจารณถ งึ ขอ ดอยของหลักการนค้ี ือ เปน ตัวแบบทมี่ ีขอ

122 การจดั การเอกสาร | Records Management

จำกัดในการสะทอนความซับซอนของคุณคา ชนั้ ตน และชน้ั รอง ซงึ่ ประเด็นที่หลักการเนนยำ้ เนอ่ื งจากเหมารวมวาองคการ
ไมไ ดส นใจเอกสารไปนอกเหนอื จากความมงุ หมายของการบรหิ าร กฎหมาย การเงนิ และผูใชกส็ นใจเอกสารแคก ารมคี ุณคา
ทางประวตั ศิ าสตร ซง่ึ ขอสมมตฐิ านทไ่ี มถกู ตองนัก มากไปกวานนั้ ยงั มองคณุ คา ทางการเปนขอมูลสารสนเทศกับคุณคา
ทางการเปน พยานหลกั ฐานวา เปนแคส ว นประกอบของคุณคา ช้ันรอง แตในทางปฏิบตั ิหรือความเปน จรงิ แลว คณุ คา ท้งั สอง
ประเภทตา งเปน ส่งิ ท่ผี ูใชเอกสารทงั้ ภายในองคก ารและนอกองคก ารตองการทั้งส้นิ (Shepherd & Yeo, 2003)

หลกั การระบบประเมนิ สองชนั (Two-tier review system; Grigg appraisal system)

จดั เปนหลกั การประเมนิ ระดับจลุ ภาคหรอื แบบคลาสสกิ ของยโุ รป ซง่ึ มมี ุมมองตรงกันขามกับทางอเมริกา โดยมุงเนน ทคี่ วาม
จริงแท (Authenticity) ของเอกสาร ส่ิงทตี่ างจากหลักการประเมนิ ของอเมริกาอกี คอื มองเอกสารเปน ส่งิ ทเี่ ฉพาะในแตล ะ
บรบิ ทและมคี ุณคา ท่ีเทา เทยี มกนั ไมแบงวา เปนชั้นตน หรือช้นั รอง ผูนำแนวคดิ นค้ี อื Sir Hilary Jenkinson (1882 –1961)
นกั จดหมายเหตุชาวอังกฤษ โดยไดเ สนอไวใ นรายงานของ Grigg Committee1* ซึ่งเปน คณะกรรมาธกิ ารทต่ี ั้งขนึ้ เมอื่ ปค .ศ.
1952 เพ่อื ตรวจสอบการจัดการเอกสารภาครัฐ โดยขอ เสนอในปค .ศ. 1954 ประกอบดว ยขน้ั ตอนใหมในการประเมินและ
การโอนยายแฟม เอกสารท่ีสิ้นกระแสการใชง านแลว ซง่ึ แบง ออกเปน 2 ประเภท คือ (1)แฟม ทเี่ กยี่ วของกบั นโยบาย
กฎหมาย การเงิน หรอื เร่ืองอืน่ ๆ และ (2)แฟม เฉพาะเร่ือง (Case file) เชน สำนวนคดี ประวตั ิผูปว ย

คณะกรรมาธกิ ารใหข อ เสนอแนะวา แฟมประเภทแรกควรถกู ตรวจสอบทบทวน (Review) โดยเจา หนา ที่ในแผนกนั้นหลงั
จากปดแฟม ไปแลว 5 ป โดยใชเกณฑความจำเปน/ความตองการของแผนกน้นั วา ยงั มตี อเน่อื งหรอื ไม การทบทวนในอนาคต
ควรทำอกี 25 ป2 ขา งหนา หลังจากวนั ทเ่ี ปดแฟม โดยใชเกณฑความจำเปน /ความตอ งการทางประวัติศาสตร สวนแฟม
ประเภทท่ี 2 มกั ถกู กำหนดใหท ำลายหรือโอนยา ยโดยเร็วทส่ี ุดหลงั จากส้ินสุดการใชง านแฟม ท้ังสองประเภททถี่ ูกคัดเลือก
สำหรบั สงวนรักษาระยะยาว ตองถูกโอนยายไปยังสำนักงานเอกสารรฐั บาลอังกฤษ (UK public record office) หลังจากถึง
อายทุ ่ีกำหนด (แตเดมิ กำหนดไว 50 ป ตอ มาลดลงเหลือ 30 ป) ขอเสนอนพ้ี ยามลดบทบาทการมสี ว นรวมของเจา หนาท่ี
สำนกั งานเอกสารรฐั บาลองั กฤษในกระบวนการประเมนิ

หลักการระบบการประเมนิ สองชั้น ไมเพียงแตจ ะแตกตางจากแนวคดิ เรอื่ งคณุ คา ชน้ั ตนและชน้ั รอง แตยังรวมเอาความเชอื่ ม
โยงอยางใกลช ดิ ระหวา งความเกีย่ วขอ งกับการบริหารงาน และความสำคัญเชิงประวัตศิ าสตร/ วฒั นธรรมไวดว ย โดย
ตระหนักวาเอกสารจำเปน ตอ งไดรบั การตรวจสอบทบทวนมากกวา หนงึ่ ครัง้ ตามวงจรชวี ิตเอกสาร และตามวาระในแตละ
เกณฑที่แตกตางกันไป หลกั การประเมินนนี้ ิยมใชใ นหนวยงานรฐั บาลกลางอังกฤษ และหลายหนวยงานไดน ำหลักการนไี้ ป
โดยผนวกกบั แนวคิดอนุกรมวธิ านคณุ คา ถึงปลายค.ศ.1990s จงึ เปล่ยี นมาใชน โยบายการจดั หาเอกสารจดหมายเหตุและ
การคัดเลือกเชิงปฏบิ ัตกิ าร (Archival acquisition and operational selection policies) จนถึงปจจบุ ัน

1The committee of 1952 was formed by the Chancellor of the Exchequer and the Master of the Rolls. The chairman of this committee on
departmental records was Sir James Grigg, a former Permanent Under Secretary of the War Office. The committee’s principal conclusions in
its report of 1954 (Cmd 9163)

2จำนวน 25 ป นี้ตรงกับในระเบยี บฯ วาดว ยงานสารบรรณฯ สนั นิษฐานวาคงไดแบบอยางมาจากรายงานของ Grigg นเี้ อง

การสํารวจเอกสาร การประเมินคณุ คา่ การกําหนดอายเุ อกสาร 123

หลักการประเมินของ Jenkinson ไดรบั การทบทวน ปรับปรุงใหส อดคลอ งกับความเปลีย่ นแปลงของเทคโนโลยีและการ
ขยายตวั ของการสรา งเอกสาร โดยนกั วชิ าการทางการเอกสารและจดหมายเหตใุ นสหรฐั อเมรกิ า เชน Luciana Duranti
และ Terence M. Eastwood เรียกหลักการทป่ี รบั ปรงุ ใหมนวี้ า “Neo-Jenkinsonians” หรือ อนุรกั ษน ิยมใหม (New
traditionalists) โดยเสนอวา การประเมินคณุ คาเอกสารน้นั จะตอ งมคี วามเปนกลาง โดยคำนงึ ถึงคณุ สมบัติของเอกสาร ไม
วา จะเปน ความจริงแท ความนาเช่อื ถือ ความเก่ยี วของสมั พันธกบั เอกสารอ่ืน การเปน พยานหลกั ฐานและสารสนเทศทางการ
บริหาร ทางกฎหมาย และทางประวตั ศิ าสตร การประเมินคณุ คา ไมควรเปน หนา ที่ของนักจดหมายเหตแุ ตฝายเดียว หนว ย
งานเจา ของเอกสารควรมสี วนในการประเมินคุณคาดว ย

หลักการประเมินมหภาค (Macro appraisal)

ถอื เปนหลักการประเมินคณุ คาแบบใหม ทพี่ ัฒนาข้นึ โดยกลมุ นักจดหมายเหตุในประเทศแคนาดา โดยเริ่มปรากฏแนวคิดมา
ตง้ั แตป ค .ศ. 1950 และถูกพัฒนาใหกวา งขวางขน้ึ ในระดบั สากล ในปค.ศ. 1998 โดยนกั วิชาการและนกั จดหมายเหตุชาว
แคนนาดาชอื่ Terry Cook (1947-2014) เน่ืองจากพบวาการประเมินแบบเดมิ หรอื แบบจุลภาคนน้ั ถกู พฒั นาขึน้ สำหรับ
เอกสารท่ีเปน กระดาษ จงึ มีขอจำกดั เมอื่ นำไปใชก ับเอกสารดจิ ทิ ัล ดังนั้นการประเมินแบบใหมน จี้ งึ ถกู พฒั นาขน้ึ ใชไ ดก ับ
เอกสารขององคก ารทกุ รปู แบบ ไมวา จะอยใู นรปู กระดาษ ขอมูลดิจิทลั ภาพถาย แผนที่ แผนผัง ภาพวาด โสตทศั นวสั ดุ
หรอื ผลงานทางศลิ ปะ โดยจุดเนน ของแนวคดิ นี้ คือ ความครอบคลุม (Comprehensive) ซึง่ หมายถงึ ความครอบคลุมตาม
หนา ทข่ี ององคก าร รวมถงึ ชุดเอกสาร สือ่ บนั ทกึ ระบบทใี่ ชจ ดั การ และขนาดของหนวยงานไมวา จะเลก็ กลาง ใหญ โดยตงั้
อยบู นสมมติฐานที่วา คานยิ มทางสังคม (Societal values) จะใหบริบทของการตัดสินใจประเมนิ คณุ คา การเกบ็ รักษา
เอกสารเพ่ือความมงุ หมายเชิงวฒั นธรรมนน้ั มมี มุ มองวา โครงสรา งเชงิ สังคม, ภารกจิ ขององคการ, ผูสรา งเอกสาร, และ
กระบวนการสรา งเอกสาร นัน้ ลวนแตเปนผลสะทอ นโดยรวมของประสบการณม นษุ ย (Human experience)

การประเมินมหภาค เปน ทฤษฎีทม่ี ุงเนนบทบาทของการสรางเอกสาร จัดลำดับความสำคัญบนเง่อื นไขวา เอกสารนน้ั ถกู
สรางข้นึ มาดว ยเหตใุ ด (ตามภารกิจขององคก าร) ถกู สรางขึ้นมาในสวนใด (โครงสรา งองคก าร) และสรางข้ึนอยางไร มากกวา
จะมุงพจิ ารณาทเี่ นอ้ื หาสาระหรอื คณุ คาในทางการเปนขอ มลู สารสนเทศเพยี งอยางเดียว กลาวอีกนัยหน่งึ คือ เปลย่ี นมุมมอง
จากแคตวั เอกสาร ไปสูหนาทขี่ ององคก ารหรอื บริบทท่ีเอกสารถกู สรา งขนึ้ มุงการประเมินบริบทและสภาพแวดลอ มของ
องคการ สวนคุณคาการเปน พยานหลักฐานของเอกสารถกู มองวาเกดิ ขนึ้ ตามภารกจิ ขององคก าร และภารกิจขององคก ารก็
เปน สงิ่ ทคี่ วรวเิ คราะหแ ละประเมินมากกวาตัวชิน้ เอกสาร

ดงั น้นั นกั จดั การเอกสารจำเปนตองอาศัยเทคนิคและวิธกี ารอยางเปนระบบ เพ่อื ทำความเขาใจภารกิจและโครงสรา งองคก าร
ทท่ี ำใหเ กิดเอกสาร กระบวนการตัดสนิ ใจเก่ียวกบั เอกสาร โดยอาศัยเทคนิคการสำรวจเอกสาร, การวเิ คราะหภ ารกจิ ของ
องคการ, การวิเคราะหโครงสรา ง, การศึกษาวัฒนธรรมองคการ, การศึกษาผูใชงาน-ลกู คา เปน พื้นฐานของการประเมนิ
เพราะจะเชือ่ มโยงใหเห็นบริบทที่เอกสารถูกสรางขึ้นมาอยา งชดั เจน เนื่องจากวธิ ใี หมนี้ ใชห ลกั การจากบนลงลาง
(Top-down approach) ดวยการประเมินจากภารกิจหรอื โครงสรา งขององคก ารระดบั บนสดุ ตา งจากการประเมนิ แบบเดิม
ที่ใชว ธิ จี ากลางขน้ึ บน (Bottom up approach) นกั วชิ าการจงึ เรียกวา หลักการนวี้ า การประเมนิ มหภาค

124 การจัดการเอกสาร | Records Management

ในการประเมนิ มหภาคน้นั Cook (1992) ระบุวาวิธนี ป้ี ระกอบดว ยการตง้ั คำถามวา

● เอกสารสรา งขึ้นโดยวธิ ีใด (How), ดว ยเหตใุ ด (Why) และโดยใคร (Whom) แทนทจ่ี ะถามวา มีขอมลู สารสนเทศ
อะไรในเอกสารน้ัน

● ทำไมเอกสารถึงถกู ใชงานโดยผทู ่สี รางขึ้นมา แทนท่จี ะถามวาเอกสารจะถูกใชง านโดยใครในอนาคต
● มภี ารกจิ ขององคก ารและกิจกรรมใดทเ่ี อกสารไปสนับสนนุ แทนที่จะถามวามีเอกสารมีโครงสรางภายในและ

โครงสรางภายนอกอยางไร (Physical)
● อะไรท่ีควรจะมีการทำบันทกึ ไวเ ปน หลักฐาน (Documentation) แทนทจี่ ะถามวา การทำบนั ทึกหลักฐานแบบไหน

จะชวยรกั ษาเอกสารเอาไวไ ด

สง่ิ ที่ Cook เสนอน้ัน คือ วิธีการน้ีจำเปน ตอ งเขา ใจความซับซอนทก่ี ำลงั ปฏิบตั ิการอยใู นองคก ารขณะนัน้ วตั ถปุ ระสงค
กวา งๆขององคการ คอื การกลา วถึงปฏสิ ัมพันธร ะหวา งภารกิจกบั โครงสรา งขององคการ ภารกิจยอ ย-โครงสรา งยอ ย ถูกจดั
ตงั้ ข้ึนเพอื่ ทำตามความมุงหมายขององคก าร วิธีการน้ันตอ งการระบบอ่ืนๆท่ีชวยจดั การ, สนบั สนนุ การบนั ทึกขอมูลหลกั
ฐานตามทต่ี อ งการ, และตลอดจนเอกสารท้ังหลายท่รี ะบบสรางข้นึ

วิธกี ารประเมนิ มหภาค ประกอบดวย (Smith, 2007)

1) ตรวจสอบภมู หิ ลังขององคก าร ที่มา พัฒนาการของการบรหิ ารองคการ
2) วิเคราะหโ ครงสรา งองคก าร เพอื่ ใหเขาใจวา คืออะไร เปนอยา งไร ทำไมตอ งเปน แบบน้นั ปจ จุบนั เปนอยา งไร
3) แยกแยะ/ระบุความสมั พันธก บั องคการอ่ืนหรือผอู ่นื

กระบวนการประเมนิ ควรมุง เมน ไปยงั ภารกจิ /กจิ กรรมท่ีสรางคุณคาระยะยาวใหกับองคกร แลวกำหนดเอาไวใ นแผนการจัด
หมวดหมูเอกสาร (RCS/File plan) หรอื ในตารางกำหนดอายเุ อกสาร ตงั้ แตต น ผลจากการวเิ คราะหนคี้ วรทำเปน รายงาน
การประเมนิ คุณคาและใชอ างอิง กำกับ ติดตาม ปรบั ปรงุ สำหรบั การประเมินในครง้ั ตอ ๆไป การประเมนิ ยังชว ยในการ
กำหนดอายุเอกสาร และพฒั นาแผนการจัดหมวดหมเู อกสารอกี ดวย เม่อื แฟม ขอ มลู ในแบบแผนการจัดหมวดหมมู ีเอกสารท่ี
ตรงตามหลักเกณฑค รบถว น กย็ อ มสามารถคดั เลือกและโอนยา ยไดสะดวกขึ้น

หลักการประเมนิ แบบกลอ่ งดํา (Black box)

คำวา “กลอ งดำ” มาจาก ทฤษฎกี ลองดำ (Black box theory) ซง่ึ เปน แบบจำลองแนวคดิ ทใ่ี ชเพอ่ื แสดงกระบวนการอยา ง
งา ย ท่ีระบเุ ฉพาะส่งิ ที่ปอ นเขา (input) และส่ิงทสี่ ง ออกมา (Output) โดยไมคำนึงถงึ ฟงกช นั หรอื กลไกภายใน “กลองดำ”
นัน้

องคก ารแตละแหง ยอมใหค ุณคากับเอกสารทแี่ ตกตางกัน Frank Bole & Julia Marks Young (1985) เสนอวา
กระบวนการในการตดั สนิ ใจประเมินคุณคาเอกสารเอกสารจดหมายเหตุ ดูเหมือนกบั กลอ งดำปริศนาที่ไมอ าจเขาถงึ ได การ

การสํารวจเอกสาร การประเมินคุณคา่ การกําหนดอายุเอกสาร 125

ประเมนิ คุณคาเอกสารยุคใหม ควรผสมผสานขอ พจิ ารณาที่หลากหลายเขา ดวยกัน สำหรับองคป ระกอบสำคัญเพ่อื การ
ตัดสนิ ใจประเมินคุณคา แบงไดเปน 3 สว นจำเพาะ (Module) คอื

1) คุณคาของสารสนเทศ (Value of information)
● สภาพแวดลอ มทส่ี รา งเอกสาร (Circumstance of creation) เอกสารนัน้ สรา งขึ้นเพ่อื วตั ถุประสงคใด
ตอบสนองการทำงานในหนวยใดขององคก าร เก่ียวขอ งกับหนา ท่ีและกจิ กรรมใด
● การวิเคราะหเนื้อหา (Analysis of conetent) เกี่ยวกบั ขอบเขตเนอ้ื หาของเอกสาร ความสมั พันธกบั
เอกสารกลมุ อ่นื ความครบถวนสมบรู ณ สามารถอานได เขา ใจได คณุ ภาพของเอกสาร
● การใชเ อกสาร (Use of records) เอกสารนน้ั เหมาะสำหรับผูใชกลมุ ใด มแี นวโนม การใชง านอยา งไร มี
ขอจำกัดในการเขา ถึงหรือไมอ ยา งไร

2) ตนทุนในการเกบ็ รักษาเอกสาร (Cost of retention)
● การเกบ็ (Storage) เกี่ยวของกับสถานทเี่ กบ็ พืน้ ท่ีเกบ็ เครอ่ื งมอื วัสดุ อปุ กรณ สิง่ อำนวยความสะดวก
และสภาพแวดลอมท่ตี องจัดเฉพาะ
● การดำเนนิ งาน (Processing) เวลาในการจดั เรยี ง จัดทำคำอธบิ ายเอกสาร บุคลากรผเู ช่ียวชาญทต่ี อ งใช
ระเบยี บขั้นตอนทเ่ี กยี่ วขอ ง
● การสงวนรกั ษา (Preservation) ความพรอ มของบุคลากร วสั ดุอุปกรณ คา ใชจ า ย
● การบริการอางอิง (Reference) พ้นื ทใ่ี หบ ริการ บุคลากรผูทำหนา ท่ีตอบคำถาม คา ใชจ ายในการเขาถึง
เอกสาร

3) ผลกระทบของการประเมนิ (Implication of appraisal recommendation)
● เชงิ การเมอื ง (Political) การตดั สินใจประเมนิ คุณคา เอกสารอาจสง ผลกระทบในตอ หนว ยงาน หรือบุคคล
ผมู อบเอกสาร หรอื บคุ คลทสี่ าม เพราะฉะน้ันอำนาจของการตดั สนิ ใจจึงไมไดข ึน้ อยกู บั บุคคลใดบุคคล
หน่งึ อยางเดด็ ขาด
● เชงิ กระบวนการ (Procedural) การตดั สินใจประเมินคณุ คา และเกบ็ รกั ษาเอกสารประเภทใด หรือลกั
ณะใด ยอ มสรา งบรรทัดฐาน แบบแผน หรอื ขน้ั ตอนเกิดข้นึ ดวย ในอนาคตหากมเี อกสารลักษณะเดยี วกนั
เขา มาสรู ะบบประเมนิ กจ็ ะตอ งยอมรบั คาใชจ ายในการจัดเกบ็ ดำเนนิ การ สงวนรักษา และบรกิ ารเชน
เดยี วกนั

นอกจากน้ีในวงวิชาการจดั การเอกสารและจดหมายเหตุ ก็ยังมีการพัฒนาแนวทางการประเมินคุณคา เอกสาร ในเชิงมหภาค
เชน

● หลกั การประเมินตามภารกจิ หนาทีอ่ งคก าร (Functional approach)
● หลักการประเมนิ แบบรว มภาครัฐเอกชน (Total archives)
● หลกั การประเมนิ แบบกลยทุ ธบันทกึ หลกั ฐาน (Documentation stategy)
● หลักการประเมินแบบวิธมี นิ นิโซตา (Minnesota method)

126 การจัดการเอกสาร | Records Management

ขอ้ เปรียบเทียบของหลักการประเมนิ แบบจลุ ภาคและแบบมหภาค

หลักการประเมินคุณคาเอกสารทงั้ แบบจลุ ภาคและแบบมหภาค ตางก็มีประโยชนแ ละขอจำกดั ดว ยกนั ทัง้ สนิ้ ดงั เชนขอ
วิจารณตอหลกั การประเมินระดบั จลุ ภาค คือ

● หลกั การประเมินท้งั แบบอนุกรมวิธานคุณคา ของ Schellenberg และระบบประเมนิ สองชั้นของ Jenkinson ไม
สอดคลอ งกับปรมิ าณมหาศาลของเอกสารในยคุ ดิจทิ ัล

● การประเมินเอกสารแฟม ตอแฟม ชิ้นตอชิ้น เปน สิ่งที่เกนิ กวาทรัพยากรมนุษยและงบประมาณองคกรใดจะกระทำ
ได

● การประเมินประเมินระดบั จุลภาคละเลยบรบิ ทของเอกสารโดยการมงุ ความสนใจไปทเ่ี นอ้ื หาอยางเดยี ว นัก
วิชาการในปจจบุ ันเห็นตรงกันวา การประเมนิ ควรต้ังอยบู นฐานของการวิเคราะหค วามมุงหมายขององคการ และ
ระบบทีส่ นับสนนุ ดว ย ดังน้ันจึงควรเปลย่ี นจดุ เนน จากเฉพาะแคตัวเอกสารมาสูบริบททกี่ วางข้นึ

Smith (2017) อธิบายวา มีเหตุผล 3 ประการที่ไมสามารถใชว ิธกี ารประเมินคุณคา แบบดง้ั เดิมกับเอกสารดิจทิ ลั ได คอื

● เวลา สำหรับเอกสารดิจทิ ลั ไมสามารถรอเวลาใหผา นไปเปน สิบป แลว จึงมาประเมินคณุ คาเหมือนกบั เอกสาร
กระดาษได เพราะเพยี งไมถึงหาป เมื่อเทคโนโลยี-โปรแกรม-ระบบปฏิบัตกิ ารคอมพวิ เตอรเปลี่ยนไป ขอ มูลบาง
อยางในเอกสารกอ็ าจสูญหายไปไดอ ยา งรวดเรว็ รวมถึงการโอนยาย (Migrated) จากสอื่ บนั ทึกหนง่ึ ไปยงั ส่ือหน่ึงก็
มตี น ทุนสงู นกั จดั การเอกสารจงึ จำเปน ตองประเมนิ เอกสารตัง้ แตก อนจดั ทำ หรือทนั ทที ่เี อกสารจัดทำขึน้

● บริบท การประเมินเอกสารโดยดจู ากเนื้อหาสาระอยา งเดยี ว ทำใหไ มส ามารถเขา ใจเอกสารนน้ั ไดอยางถอ งแท
และขาดความเปนเอกภาพ คณุ คาของเอกสารดจิ ิทัลยงั ขน้ึ อยกู ับบริบทตา งๆ เชน ซอรฟ แวร, ฮารด แวร, สอ่ื บันทกึ ,
ขอ มลู เมตา ซึ่งจะทำใหเ กดิ ความเขา ใจคุณคาของเอกสารดจิ ิทลั ได ดังนน้ั จัดการเอกสารจงึ ตองดำเนนิ การวิเคราะห
บรบิ ทกอ นการประเมนิ คุณคา ดวย

● การประยกุ ตใ ช เอกสารดิจทิ ัลถกู สรา งข้ึนอยางมหาศาล เปนไปไมไดที่จะประเมนิ คุณคาดว ยการเปด ดทู ีละไฟลๆ
ดงั น้นั จงึ จำเปนตองใชก ารประเมินแบบมหภาคแทน และตอ งยอมรับวา ขอมูลบางอยา งอาจสญู หายไปบาง ซ่ึงนกั
จัดการเอกสารจะตอ งเลือกเอาวา จะยอมใหขอ มลู บางอยา งสูญหาย หรอื ขอมลู สญู หายไปทัง้ หมด เพราะไม
สามารถประเมนิ คณุ คาไดอ ยางทนั เวลา

สวนการประเมินระดบั มหภาค ก็มขี อ จำกัด คือ

● การมุงเนนที่การวิเคราะหหนา ทแี่ ละระบบ ใหค วามสำคญั กบั เอกสารในฐานะท่ีเปนพยานหลกั ฐานขององคก าร
มากกวาเน้อื หาสาระ กท็ ำใหข าดมุมมองของผใู ชตอ เอกสารไปดวยเชน กนั ในขณะทขี่ อเทจ็ จริงชว้ี า ผูใชสนใจ
เอกสารจากเนอ้ื หาสาระเปนหลกั

● วิธีการประเมนิ ระดับมหภาคเอง ก็ยงั ใหความสำคญั กับคุณคา แมวามันอาจจะแตกตา งกนั ในแงการใชคำ เชน
ความสำคญั (Important) หรือ ความจำเปน (Significant) ในกระบวนการประเมนิ ก็ยังคงไมอาจหลีกเลี่ยงคำถาม

การสํารวจเอกสาร การประเมินคณุ คา่ การกาํ หนดอายเุ อกสาร 127

ท่ีวา ผสู รา งเอกสารคนไหนทสี่ ำคัญ, ภารกจิ ใดสำคัญทส่ี ุดตอ องคก าร, ส่ิงใดมนี ยั สำคญั ตอ สังคมโดยรวม คำถาม
เหลานี้ไมส ามารถตอบแบบชดั เจนได นับต้งั แตไ มมีมาตรฐานของ “ความสำคัญ” ที่จะเอามาวัดได
● การประเมินมหภาค ไมเ หมาะกบั เอกสารมรดกตกทอด (Legacy records) หรือเอกสารเกา ทมี่ มี ากอนการตั้งแผน
งานจัดการเอกสาร หรอื กอ นมรี ะบบจดั การเอกสารปจจบุ นั เอกสารเหลาน้ีมักไมเปนระบบระเบียบ จำเปน ตอ งใช
วธิ ีการประเมนิ ระดบั จุลภาค ทีละแฟม ทลี ะเร่อื งจึงจะจำแนกแยกแยะได

กลยุทธ์การประเมนิ คุณค่าเอกสาร

เมื่อยงั ไมมมี าตรฐานที่จะสามารถวดั ความสำคัญ ไดอยางชัดเจน นักจดั การเอกสารอาจอาศยั กลยุทธก ารประเมนิ ดังนี้

● เปลีย่ นจดุ เนนจากเรือ่ งความสำคญั หรือคุณคาของเอกสารมาเปนปจจยั อน่ื ๆแทน เชน ความจำเปนตอ ผทู มี่ สี ว นได
สว นเสยี , คา ใชจ า ย/ตน ทนุ ในการดแู ลเอกสาร, และความเสย่ี งในกรณีท่ไี มไดเ ก็บรกั ษาเอกสารไวแ ทน

● การวิเคราะหสภาพแวดลอมในการปฏิบัตงิ านขององคการ, วเิ คราะหภารกิจขององคการ และกระบวนการทาง
ธรุ กจิ เปน เงื่อนไขหลกั ท่ีจำเปนสำหรบั การประเมนิ เมือ่ ระบภุ ารกิจและกระบวนการทางธุรกิจได กส็ ามารถ
กำหนดไดว า เอกสารท่ีเกยี่ วขอ งกบั ภารกจิ หรือกระบวนการใดท่ีควรจะเกบ็ ไว และเมื่อใดท่คี วรกำจดั

● วิเคราะหวา เอกสารถกู สรางขึ้นจากสวนใดขององคก าร เพื่อระบุชุดเอกสารท่ีจะตอ งกำหนดอายุ จากน้ันจึงพัฒนา
เกณฑการกำหนดอายุใหกับแฟม ทม่ี ีอยูในชดุ เอกสารนนั้

● ควรกำหนดอายใุ หกับเอกสารตงั้ แตตน โดยอาศยั ขอมลู บริบทเทาที่มอี ยู แลวบรรจุไวใ นระบบเอกสาร ตัง้ แตขั้น
การออกแบบระบบ เพราะบางคร้งั การประเมินหลงั จากสรางเอกสารไปแลว ทำใหขาดบรบิ ทในสว นท่ีเกี่ยวกบั
การสรางต้ังแตตน

● การวเิ คราะหจากระดบั ลา งข้นึ บนหรือระดบั จุลภาคกจ็ ำเปน ตอ งใช ดงั นนั้ การตดั สนิ ใจเบอ้ื งตนเก่ียวกบั การ
ประเมนิ และกำหนดอายเุ อกสาร อาจทำไดในขณะที่กำลังพัฒนาแบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร ซง่ึ มีการ
วิเคราะหหนา ทแ่ี ละกิจกรรมทที่ ำใหเกิดเอกสาร ทำใหไดก รอบงานที่เปนประโยชนส ำหรบั การประเมนิ เพราะ
แสดงความสัมพนั ธร ะหวา งเอกสารและบรบิ ทของการจดั ทำขึน้

นักจดั การเอกสารอาจพฒั นากลยทุ ธก ารประเมนิ คุณคาเอกสาร ตาม ISO 15489-1:2016 ขอ 7.1 ที่ระบวุ า

● การประเมินคณุ คา คอื การผสานความเขาใจเกยี่ วกับบริบททางธรุ กจิ กับการระบุความตองการเอกสารของ
องคกร ซึ่งเกี่ยวขอ งกบั เรอ่ื งดงั ตอไปน้ี

○ การพฒั นาความเขาใจในลกั ษณะของธรุ กิจ กฎหมาย ทรพั ยากร เทคโนโลยีขององคการ

128 การจดั การเอกสาร | Records Management

○ ใชก ารประเมินความเส่ยี งเพื่อกำหนดวา ควรสรางเอกสารใดและจะจดั การอยางไร ใหต รงตามขอกำหนด
ความตองการ เรื่องนเี้ กยี่ วขอ งกบั การประเมนิ (1)ความเสย่ี งท่ีมีผลกระทบตอ ธรุ กจิ โดยท่ัวไป (2)ความ
เส่ยี งท่สี ามารถควบคมุ ไดผา นการจดั ทำ จบั เก็บ และจัดการเอกสาร

● การประเมินควรดำเนินการรวมกบั ผมู ีสว นไดเ สยี ภายใน และภายนอกในกรณที ่ีจำเปน

● ควรจดั ทำเปน บันทึกลายลกั ษณอ กั ษร โดยประกอบดว ย

○ แหลง ขอมูลตา งๆ ผใู หคำปรึกษาในการดำเนนิ การวิเคราะห รวมถงึ แหลงเอกสาร และการสมั ภาษณผมู ี
สว นไดส ว นเสีย

○ ผลการประเมินความเส่ยี ง
○ การตดั สนิ ใจกำหนดอายเุ อกสาร โดยหากเปนไปไดค วรไดร บั การอนุมัติโดยผบู ริหาร
● ผลการประเมนิ คณุ คาอาจถกู นำไปใชไ ดหลายวัตถปุ ระสงค ต้ังแต การออกแบบและการใชงานระบบเอกสาร, การ
พฒั นานโยบายและขัน้ ตอน, ขอ กำหนดความตอ งการเก่ียวกบั ขอ มูลเมตา และ/หรือ การพฒั นาระบบควบคุม
เอกสาร เชน การอนุมัตทิ ำลายเอกสาร การอนุญาตใหเขา ถึง

● ควรมกี ารปรบั ปรุงการประเมินคุณคา เมอื่ จากสถานการณท างธุรกิจและปจจัยความเสย่ี งเปลีย่ นแปลงไป

การกาํ หนดอายเุ อกสาร

การกำหนดอายุเอกสาร (Records retention) คอื การระบชุ วงเวลาการจดั เกบ็ เอกสาร โดยคำนงึ ถงึ ผใู ชง านเอกสาร
ความถ่ีของการใชง านเอกสารในปจ จุบันและอนาคต ตลอดจนเงอ่ื นไขทางกฎหมาย หรือระเบยี บ วาเอกสารใดตองเกบ็ นาน
เทา ใด กอ นกำจัดออกไป หรอื เปน การบง ชถี้ ึงชวงระยะเวลาการเก็บเอกสารในหนว ยงาน กอ นโอนยา ยไปศูนยเกบ็ เอกสาร
กลาง เปน กิจกรรมการจัดการเอกสาร ทเ่ี กย่ี วเนื่องสัมพันธกนั อยางใกลช ิดกับการประเมินคุณคาเอกสาร การจัดทำตาราง
กำหนดอายุเอกสาร และการกำจัดเอกสาร (Shepherd & Yeo, 2003; Smith,2007; Franks,2018; ISO 15489-1:2016)

เอกสารไมวาจะอยูในรปู กระดาษหรอื ดิจทิ ัลก็ดี ไมสามารถจดั เก็บเอาไวท งั้ หมดไดต ลอดไป เน่ืองจากมีคาใชจา ยทสี่ ูงสำหรบั
การจดั เก็บ ในขณะเดียวกันเอกสารก็เพิ่มปริมาณขึน้ ทุกๆวัน ทำใหก ารเขา ถงึ หรือเรียกใชเ กิดความลาชาและยุงยาก ในทาง
ปฏิบตั ิ ถงึ แมไมม หี นว ยงานจดั การเอกสารขององคก ารเลยก็ตาม หากเอกสารลนตเู ก็บ หรอื เซิฟเวอรเต็ม กต็ อ งหาทางแกไข
เชน ยา ยไปไวท ่ีใหม หรือจดั หาพื้นทเ่ี ซฟิ เวอรเ พมิ่ เติม การกำหนดชวงระยะเวลาเก็บรกั ษาเอกสารไวก ็เพ่ือสนองตอ
วตั ถปุ ระสงคทางกฎหมาย การบริหาร การเงนิ หรือความจำเปน ใดๆของหนว ยงานท่ีเกีย่ วขอ ง เม่อื สิ้นสดุ ระยะเวลาจัดเกบ็
เอกสารแลว อาจทำลายหรอื โอนยายไปยังหอจดหมายเหตุ ตามแนวทางที่กำหนดไวในตารางกำหนดอายเุ อกสาร

แผนงานจัดการเอกสารขององคก าร ตองตดั สนิ ใจกำหนดอายุจดั เกบ็ หรือทำลายเอกสารอยา งมเี หตผุ ล โดยนำกฎหมาย
ระเบยี บขอ บังคับตางๆมาพจิ ารณาประกอบการตัดสนิ ใจเสมอ ในบางประเทศระบบกำหนดอายุเอกสาร ข้นั ตอนการทำลาย
เอกสาร ขน้ึ อยูกับกฎหมายวาดว ยความเปน สวนตวั และการปองกันขอ มลู

การสํารวจเอกสาร การประเมินคุณค่า การกําหนดอายเุ อกสาร 129

นอกเหนอื จากการสนับสนนุ ภาระรบั ผิดชอบ และปอ งกันการทำผดิ กฎหมาย ระบบการกำหนดอายจุ ดั เกบ็ ทม่ี ปี ระสิทธิภาพ
ควรจะ

● งา ยตอ การคน คืนเอกสารท่ตี องเขาสกู ระบวนการทำลาย หรอื โอนยา ย
● ชวยหลีกเลีย่ งการทำลายเอกสารโดยไมต ้ังใจ
● ลดคาใชจา ยในการจดั เกบ็ และดแู ลรักษาเอกสารท่ไี มต องการแลว

สิงทคี วรพิจารณาในการกาํ หนดอายุเอกสาร

การตดั สนิ ใจประเมินคุณคาและกำหนดอายเุ อกสารจะเกิดประสทิ ธิภาพ จำเปนตอ งพจิ ารณาจากความตอ งการ หรือความ
มงุ หมายของผูใชงานเอกสาร (Need of user) และคุณคา ทแ่ี สวงหา (Values sought) เปน อันดบั แรก (Shepherd &
Yeo, 2003) โดยปกตแิ ลวเอกสารขององคกรใด ยอ มมไี วเ พื่อใชป ระโยชนใ นองคกรนนั้ แตในบางคร้งั กอ็ าจเปด ใหผูใชจ าก
ภายนอกเขามาใชไ ด

ความมงุ หมายของการใชงานเอกสาร แบงออกเปน

1) การใชเ พอื่ ความมงุ หมายทางธรุ กจิ สนบั สนุนการบริหาร การปฏบิ ตั ติ ามกฎระเบียบ การบรกิ ารสาธารณะ การ
บริการทางวิชาชพี กิจกรรมทางเศรษฐกิจ การลงทุน การติดตอระหวา งบุคคลหรือองคกร การใชง านเอกสาร
ภายในองคการใหน ้ำหนกั ทค่ี ุณคาทางการเปน ขอมูลสารสนเทศ และเปน พยานหลกั ฐาน มากกวา คุณคาทาง
วัฒนธรรม ขณะท่ีผใู ชเอกสารจากภายนอกบางคนใชเ พ่อื ความมุงหมายเชงิ ธุรกิจของตน หรือตอ งการเอกสารเพ่อื
การคนควา วจิ ัย ซง่ึ บางหนว ยงานอาจไมอนญุ าตหากเอกสารน้นั เปน ความลับทางธรุ กจิ นกั จดั การเอกสารตอ ง
ประเมินชวงเวลาที่ผูใชตอ งการเอกสารจาก
● กิจกรรมซ่ึงตอ งใชเ อกสารเปนพยานหลักฐาน/ขอ มูลสารสนเทศสนับสนุน วามชี ว งเวลายาวนานเทาใด
โดยอาจพบวา บางกิจกรรมอาจส้นิ สุดในเพียงหนง่ึ ไตรมาส ขณะท่ีบางกจิ กรรมอาจมีระยะเวลานานหลาย
สบิ ป เชน การจายเงนิ บำนาญ และสทิ ธริ ักษาพยาบาลของราชการ
● กิจกรรมเสรจ็ สิ้นแลว แตม ีความจำเปนตองใชเ อกสารตอไปอกี หรอื เอกสารของกิจกรรมหนง่ึ อาจจำเปน
ในการสนบั สนุนอีกกิจกรรมหนงึ่ ในอนาคต เชน การทำรายงานประจำป จำเปน ตองอาศยั ขอ มูลจาก
เอกสารหลายๆกิจกรรม ทำใหตอ งเกบ็ รกั ษาเอกสารเอาไวร ะยะยาว แมสิ้นสุดกิจกรรมไปแลว

2) การใชเ พื่อสนับสนนุ ภาระรบั ผิดชอบ วาหนว ยงาน เจาหนาที่ ไดป ฏิบัติตามระเบยี บ กฎหมายหรือแนวการปฏิบัติ
ท่ีดี การใชง านภายในองคการเนนท่ีคุณคาการเปนพยานหลกั ฐานตามระเบียบกฎหมายตา งๆ ซึ่งบางทีการกำหนด
อายกุ ็เปน เรอ่ื งงายเพราะมรี ะเบยี บ หรอื กฎหมายระบไุ วแลว เชน ตอ งเกบ็ เอกสารเกีย่ วกบั การเงินเอาไวเ พือ่ ตรวจ
สอบหลงั ส้นิ สดุ โครงการ 5 ป แตบ างครง้ั กลับเปน เรอื่ งยากเพราะระเบียบหรอื กฎหมายบางอยาง บอกวา ใหเกบ็
เอกสารไวเปน หลักฐานแตไ มบอกวาตองเก็บไวน านเทาไร สวนภาคประชาชนภายนอกองคก ารอาจตอ งการ
เอกสารตามความมงุ หมายเก่ยี วกบั ภาระความรับผดิ ชอบของหนว ยงานภาครัฐ (Accountability purpose) หรือ

130 การจดั การเอกสาร | Records Management

เพ่ือใชส ทิ ธิของตนตามกฎหมายวา ดวยขอ มลู ขาวสารของทางราชการ นกั จัดการเอกสารสามารถประเมนิ ชวง
เวลาที่ผใู ชตอ งการเอกสารจาก

● การปฏิบัตติ ามกฎหมาย ระเบียบ ขอ บังคบั ตางๆ
● การตรวจประเมนิ ตรวจบัญชี ตรวจประกนั คณุ ภาพ ทงั้ จากภายในและภายนอกองคการ
● การตอบสนองความเส่ยี ง การเปลีย่ นแปลงตางๆ

3) การใชเ พ่ือความมงุ หมายเชิงวฒั นธรรม เมอื่ เอกสารถูกใชเปนสือ่ สำหรบั รวบรวมความรคู วามเขา ใจ เกี่ยวกบั
ประวัติ พัฒนาการขององคการ หรือแงมุมทางสังคม วัฒนธรรม ในบริบทภายในองคก ร นอ ยครั้งทเ่ี อกสารจะถูก
จดั ทำขนึ้ เพอ่ื ความมุงหมายทางวฒั นธรรม แตอาจมีบางกรณีท่ีมีการใชงานดว ยเหตุผลน้ี เชน ใชเขียนหนังสอื
อนสุ รณ ใชจ ดั นิทรรศการ หรอื การประชาสัมพนั ธ ทำใหจำเปน ทต่ี อ งนำมาเปนเหตผุ ลหน่งึ ในการกำหนดอายุ
ประกอบกบั เหตุผลอื่นๆดวย กลาวคอื ไมใชเ พยี งแตม ีคณุ คา ในฐานะเปน ศิลปวัตถุ แตต อ งใหขอ มูลสารสนเทศ และ
เปน พยานหลกั ฐาน เกยี่ วกับการตัดสินใจ, นโยบาย, ความสมั พันธก ับองคการอืน่ ๆ, การวิจัย, ประวตั พิ ฒั นาการ
ของหนว ยงานอกี ดวย ขณะทผี่ ใู ชเ อกสารจากภายนอกองคการอีกจำนวนหนงึ่ มีความมงุ หมายการใชเ ชงิ วฒั นธรรม
ขณะทบ่ี างคนอาจสนใจเอกสารในฐานะท่ีเปนโบราณวตั ถุ ศิลปะวัตถุ

คุณคา ที่แสวงหา ซึ่งเปนคุณลักษณะทผ่ี ูใชค น หาจากเอกสาร แบงออกเปน

1) คุณคาที่เปน พยานหลกั ฐาน ผูใชต อ งการเอกสาร เพราะเปนพยานหลกั ฐานทเี่ กดิ จากการปฏิบตั ิตามภาระหนาที่
สามารถใชต รวจสอบ ยนื ยนั โตแยง ทางกฎหมายได

2) คุณคาที่เปน ขอ มูลสารสนเทศ ผูใชต องการเอกสาร เพราะเปนแหลงสารสนเทศ ทสี่ ามารถคน หาขอเท็จจรงิ หรือ
ความรเู ก่ียวกับโครงสราง การทำงาน วิธีการดำเนนิ งานขององคการ หรอื เน้ือหาสาระ บคุ คล เหตกุ ารณ สถานท่ี

3) คุณคา ในเชิงศลิ ปวตั ถุ ผูใชต อ งการเอกสาร เพราะบางสว นเปนผลงานสรา งสรรคท างศลิ ปะ หรือเปนโบราณวตั ถุ
ท่มี ีแงม ุมความงานในทางทัศนศิลป หรือเก่ยี วของกับบุคคลหรือเหตุการณกไ็ ด เชน ภาพวาด ภาพถา ยตา งๆ

ผูใชภ ายในและภายนอกตางกม็ คี วามตองการใชเ อกสาร ในทางปฏิบตั ิ การตัดสินใจจัดทำและจับเก็บเอกสาร มกั เกดิ จาก
ความตองการภายในองคการในเชงิ การบริหารและภาระรับผดิ ชอบเปน หลกั อยา งไรก็ดกี ารใชเ พอ่ื ความมงุ หมายเชิง
วัฒนธรรม ซง่ึ มกั มาจากผใู ชภายนอกองคการกค็ วรไดรบั การพจิ ารณาดว ย แมว าการทำใหเ กิดความสมดุลจะเปนไปไดย าก
กต็ าม

การสํารวจเอกสาร การประเมินคุณค่า การกําหนดอายุเอกสาร 131

ความมงุ หมายของการใชงาน

ธรุ กจิ ภาระความรับผิดชอบ วฒั นธรรม

ผใู ช ภายใน ภายนอก ผใู ชภายใน ภายนอก ภายใน ภายนอก

พยานหลกั ฐาน **** *** ***** ***** *** ***

คณุ คา สารสนเทศ ***** **** *** *** **** *****

ศลิ ปวตั ถุ **** *** ** ** *** ****

ภาพ6-3 เปรียบเทยี บความมุงหมายของการใชง านเอกสารของผใู ชจากภายในและภายนอกองคการ (ปรบั ปรงุ จาก
Shepherd & Yeo, 2003)

จากภาพ 6-3 แสดงใหเห็นวาความตอ งการของผูใชภายใน เนน ความมงุ หมายเชงิ ธุรกิจ และภาระความรบั ผดิ ชอบ มากกวา
ความมุงหมายเชงิ วัฒนธรรม ซึง่ อาจมไี ดแ ตไ มชดั เจนเทา สว นความตอ งการของผูใชภ ายนอกองคก าร เนนความมงุ หมาย
ทางภาระรับผดิ ชอบ กับทางวฒั นธรรม เปน หลกั ผูใชบ างคนอาจสนใจเอกสารท่ีเฉพาะเจาะจงมากๆ ในขณะทบ่ี างคนอาจ
สนใจเอกสารในเน้ือหากวางๆ เกณฑก ารกำหนดอายจุ ึงขน้ึ อยกู บั ระดับของความกวา งในการเขา ถงึ ท่ีองคการอนุญาตใหเขา
ถึงได ทง้ั เอกสารท่ียังอยูใ นองคก าร และเอกสารที่ถูกโอนยา ยไปยังหอจดหมายเหตุ

การตดั สินใจกำหนดอายุเอกสาร ใหครอบคลมุ ความตอ งการของผมู สี วนไดสว นเสีย ทั้งภายในและภายนอกองคการ ตาม
ความมงุ หมายของการใชงานเชิงธุรกิจ ภาระรบั ผดิ ชอบ และเชิงวัฒนธรรม เปนเรือ่ งไมง า ยนกั ทงั้ ยังมีนยั ของตนทุนมา
เกย่ี วของ ในบางองคการ เง่ือนไขดานงบประมาณหรือนโยบายของหนว ยงาน อาจบีบใหนกั จัดการเอกสาร ตองกำหนดอายุ
การจดั เกบ็ เอกสารใหส ัน้ ลงเทาที่จะเปน ไปได กระทง่ั ส่ือบนั ทกึ แตล ะชนดิ กม็ ีอายุทแี่ ตกตางกัน ซึ่งตอ งถูกนำมาพิจารณา
ประกอบดวย

132 การจัดการเอกสาร | Records Management

ส่ือบันทกึ อายทุ ่คี าดวา จะเก็บไดนานสูงสดุ
ไมโครฟล ม
กระดาษไรก รด 500 ป
กระดาษทวั่ ไป 300 ป
ส่อื ดจิ ทิ ลั 20-30 ป

ขึ้นอยูก ับอุปกรณและซอรฟแวรที่ใชอาน (ตอ งปรับปรุงทกุ ๆ3ป)

ภาพ6-4 อายจุ ดั เกบ็ ตามส่อื บนั ทกึ

ทางหนงึ่ ท่ีจะสรางความสมดลุ ระหวา งความตอ งการทแี่ ตกตางกนั คอื การประเมินความเสยี่ งวา ถา หากไมม ีเอกสารแลวจะ
เกิดอะไรขึ้น โดยมคี ำถามสำคัญคอื “องคการรบั ความเสยี่ งไดใ นระดบั ใด?” ในแงผ ลที่ตามมาวาหากไมม ีเอกสารนัน้ จะเปน
อยางไร ผลที่ตามมานัน้ อาจเปน ผลในเชิงการเงิน หรอื ในเชงิ การขาดโอกาส การขาดความสะดวกสบาย การเสอ่ื มเสียชอ่ื
เสยี ง เปนตน (Shepherd & Yeo, 2003)

การประเมินความเสี่ยงควรตองอาศัยผทู เ่ี ก่ยี วของหลายๆฝา ย เชน นักกฎหมาย นกั บัญชี ผูเชยี่ วชาญดา นการเงนิ ซงึ่ จะมา
ชว ยใหข อเสนอแนะในเชิงการเงนิ และทางกฎหมายได นกั ประวัติศาสตร นกั วิจัยอาจใหข อเสนอแนะในเชิงวัฒนธรรม นัก
จดั การเอกสารและนกั จดหมายเหตุ เปน ผวู ิเคราะหค วามตองการเอกสารขององคก าร และใหข อ เสนอในกระบวนการ
กำหนดอายุ หลายองคก ารต้งั คณะกรรมการผเู ชีย่ วชาญขน้ึ มาโดยเฉพาะ โดยการประเมินมหภาค อาจประยุกตใชก ับ
เอกสารของชาตแิ ละจดหมายเหตขุ องชาตดิ ว ย จากมมุ มองวาเอกสารเปน สง่ิ ทีส่ ะทอ นปฏิสมั พนั ธระหวา งพลเมอื งกบั รฐั

ในการกำหนดอายุเอกสารมสี ่ิงที่ควรพิจารณาประกอบ ดังน้ี

● กฎหมาย มีระเบียบ ขอ บังคับ กฎหมายใด ระบถุ งึ อายกุ ารจัดเก็บและทำลายเอกสาร กค็ วรกำหนดอายุจดั เก็บ
และทำลายเอกสารตามน้ัน เชน พระราชบัญญัตกิ ารบัญชี พ.ศ.2543 มาตตรา 14 กำหนดให ผูมหี นา ทจ่ี ัดทำ
บัญชตี องเก็บรกั ษาบญั ชีและเอกสารทต่ี อ งใชป ระกอบการลงบญั ชีไวเปน เวลาไมน อยกวา หา ปน บั แตว ันปด บญั ชี
หรอื จนกวา จะมีการสง มอบบญั ชแี ละเอกสารตามมาตรา 17

● งบประมาณ คา ใชจายในการเก็บรักษาเอกสาร ท้ังสว นของการดำเนินงาน คาจางบุคลากร คา อาคารสถานท่ี คา
จัดซ้ือวสั ดุอปุ กรณ หากมีมากก็อาจกำหนดอายจุ ดั เก็บไดยาวนานและจำนวนมากขึน้ แตห ากนอยกต็ อ งสน้ั ลง

● บคุ ลากร หากมผี รู ับผิดชอบเพยี งพอกจ็ ะสงผลใหจ ดั เกบ็ ไดย าวนาน และมากขึน้ แตหากมจี ำกัดกต็ องนอ ยลง

การสํารวจเอกสาร การประเมินคุณคา่ การกาํ หนดอายุเอกสาร 133

● วัสดอุ ปุ กรณ เชน ตู แฟม รวมถงึ อปุ กรณอิเลก็ ทรอนกิ ส หากมีเพียงพอ ไดม าตรฐาน กจ็ ัดเกบ็ ไดร ะยะยาวนาน
และปรมิ าณมากขึน้

● สถานท่ีหรือพ้ืนที่ ไดแก อาคาร พน้ื ที่จดั เกบ็ หรือเซริ ฟเวอร สำหรับเอกสารดจิ ทิ ัล หากมเี พยี งพอกจ็ ดั เกบ็ ไดม าก
ข้ึน ยาวนานขึ้น หากมขี อจำกดั กจ็ ัดเกบ็ ไดน อ ยลง

● ปริมาณเอกสาร เอกสารบางชุดอาจมีการเพม่ิ ปรมิ าณมากและรวดเรว็ หรือมสี ำเนาเกดิ นความจำเปน การ
กำหนดอายุจดั เก็บยาวนานอาจเปน ปญหา หนวยงานตองพิจารณาวิธกี ารจัดเก็บในรูปแบบอ่นื เชน ไมโครฟล ม
ดจิ ิทลั หรือ กำหนดอายใุ หสน้ั ลง

● ความถี่ของการใชเ อกสาร หากยงั มีความตอ งการใชงานบอยๆ ควรกำหนดอายุเกบ็ ไวในหนวยงานใหยาวนานขน้ึ

● สภาพ ความสมบรู ณ ความชำรุดเสยี หายเปนเงือ่ นไขในการกำหนดอายเุ อกสารใหสั้นลงหรือยาวนานขน้ึ

● เทคโนโลยี เปนประเด็นทต่ี อ งพิจารณา โดยเฉพาะเอกสารดิจิทลั หากเทคโนโลยเี ปลย่ี นไป อาจสงผลตอ การเขา ถึง
และการอา นได

● ปจ จัยในอนาคต คือ ทศั นคตขิ ององคก ารตอ ความสนใจของผูใชภายนอกองคก าร ผใู ชภายนอกมีความตอ งการ/
ความคาดหวัง ท่ีอาจนำมาซ่งึ คา ใชจ า ยทส่ี งู ขนึ้ อยางไรก็ดกี ารสรา งสมดลุ ระหวางคา ใชจ ายกับประโยชนของการ
กำหนดอายุจัดเก็บ ควรไดรบั การชง่ั น้ำหนกั ใหดีดว ย

ตารางกําหนดอายเุ อกสาร

ตารางกำหนดอายุเอกสาร (Records retention and disposal schedule) คือ บนั ทกึ หลกั ฐานทจ่ี ัดทำขึน้ เพื่อแสดง
รายการเอกสารในลกั ษณะตาราง ทม่ี กี ารระบุวา เอกสารแตละรายการจะเก็บนานเทา ใด รวมถึงคำแนะนำวาเม่อื ไรจะตอ ง
โอนยา ยไปยังศูนยเ ก็บเอกสาร หอจดหมายเหตุ หรือทำลาย หลงั จากท่ีมีการกำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารแตละรายการของ
หนวยงาน (Shepherd & Yeo, 2003; Brunskill & Demb, 2012)

ตารางกำหนดอายุเอกสาร เปน เคร่ืองมอื สำคญั ของการจดั การเอกสาร เปรยี บเสมอื นพิมพเ ขียวทอ่ี งคก ารใชค วบคมุ ดูแล
เอกสาร เพอ่ื ระบวุ า

● ตอ งจัดการเอกสารในแตล ะชวงอายุของวงจรชวี ิตนานเทา ใด (ในกระแส-ส้นิ กระแส)
● เม่อื เอกสารสิ้นสดุ การใชงานจะตองทำอยางไร (ทบทวน, ทำลาย, โอนยายไปเปนจดหมายเหต)ุ
● ในแตละชวงเวลาเอกสารตอ งเก็บไวที่ใดบาง (สำนกั งาน, คลังเก็บ, เซิรฟ เวอร, หอจดหมายเหต)ุ
● ผูรบั ผดิ ชอบเอกสารคอื ใคร
● ผูมีอำนาจตัดสินใจสั่งการใหกระทำคือใคร

134 การจัดการเอกสาร | Records Management

กระบวนการพัฒนาตารางกําหนดอายุเอกสาร

ตารางกำหนดอายุเอกสาร เปนเครื่องมอื สำคัญในการบรหิ ารงานเอกสาร ทค่ี นในองคกรควรเขาถึงและใชง านไดงาย อาจทำ
เปนคูมอื ฐานขอ มลู รวมถงึ พัฒนาเปนขอ มลู เมตาสำหรบั โปรแกรมประยกุ ต

การจดั การเอกสารแบบดง้ั เดิม มกั แยกการกำหนดอายเุ อกสาร ออกจากการจัดทำและจับเกบ็ เอกสาร โดยมักกระทำหลงั
จากเอกสารผานระยะการใชงานมาแลว ทำใหบ างคร้งั กเ็ ปน เรอื่ งยากท่ีจะกำหนดอายุไดอ ยา งเหมาะสม ดงั นั้นในภายหลงั จึง
มแี นวคดิ วา ควรกำหนดอายุใหก บั เอกสารตั้งแตกระบวนการสรางหรอื จับเกบ็ เขาไวใ นระบบ ซ่งึ สามารถทำไดโ ดยประยกุ ต
ใชระบบการจัดการเอกสารดิจิทัล กำหนดอายุสำหรบั เอกสารในแตล ะชุดหรอื แฟมทันทีทสี่ รางขึน้ โดยอัตโนมัติ และเมอ่ื มี
การเปลีย่ นแปลงอายจุ ดั เก็บ กเ็ ปลีย่ นแปลงในระดบั ชุดเอกสารเปน ทอดๆไปจนถึงระดับชน้ิ หรือเรือ่ ง อยางไรกด็ กี ารจะทำ
เชนนั้นได การกำหนดอายุเอกสารควรตอ งกระทำไปพรอมๆกบั การออกแบบและพฒั นาแบบแผนการจดั หมวดหมูเอกสาร

กระบวนการพฒั นาตารางกำหนดอายเุ อกสาร แบง เปน 3 ขั้นตอน คือ

1) กำหนดโครงสราง ตารางกำหนดอายเุ อกสาร ควรยดึ โครงสรางแบบลำดับชน้ั ตามแบบแผนการจดั หมวดหมู
เอกสาร เพ่อื ประโยชนใ นการควบคมุ เอกสารใหเ ปน ไปในทิศทางเดยี วกนั อยา งไรกด็ ีอาจมอี งคประกอบที่แตกตาง
กัน ตามบรบิ ทของแตละองคก าร เชน ช่อื ชุดเอกสาร, คำอธิบายชดุ เอกสาร, หนวยงานเจา ของเอกสาร, ระยะเวลา
เก็บรกั ษา, วิธีการกำจดั เอกสาร ฯลฯ หนวยงานของรัฐอาจกำหนดโครงสรา งของตารางกำหนดอายุเอกสารตาม
กฎหมาย หรอื คำแนะนำของหอจดหมายเหตุแหง ชาติ เชน ตามพระราชบัญญตั จิ ดหมายเหตแุ หง ชาติ พ.ศ.2556
กำหนดวา ใหหนวยงานของรัฐจัดทำรายการหรือตารางการเกบ็ รกั ษาเอกสารราชการ ซง่ึ อยา งนอ ยตองประกอบ
ดวย ประเภทและหมวดหมขู องเอกสาร, ระยะเวลาเก็บรักษาเอกสาร, วิธกี ารเก็บรักษาเอกสาร, ตวั อยา ง

2) กำหนดชว งอายุ อายเุ อกสารแตละชดุ ไดม าจากเทคนคิ วธิ ตี า งๆ คือ การสำรวจเอกสาร การวเิ คราะหภ ารกจิ
องคกร การจดั ทำแบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร การประเมนิ คณุ คาเอกสาร ฯลฯ จุดเร่ิมนับอายุการเก็บ
เอกสาร (Trigger/Starting point) มกั กำหนดเมือ่ งาน/โครงการนนั้ สน้ิ สดุ ลง หรอื เมือ่ ปดแฟม จากนั้นบวกดว ย
อายทุ ่ีตอ งจดั เก็บ (ภาพ6-8) บางครั้งอาจกำหนดใหล ะเอียดขนึ้ โดยแบง เปน ชวง (ภาพ6-9) และหนวยงานอาจใช
สัญลักษณแทนความหมายของอายจุ ัดเกบ็ และทำลายเอกสารดว ย (ภาพ6-10) การกำหนดคำยอตางๆน้ีควร
ระมัดระวัง เพราะผทู ี่นำตารางไปใชไ มใ ชแ คนักจดั การเอกสาร หากแตเปนพนักงานเจาหนาทที่ ่วั ท้ังองคกร ดงั นัน้
หากเขาใจไมตรงกัน อาจเกิดปญหาได

3) อนุมตั แิ ละปรบั ปรุง ตารางกำหนดอายเุ อกสารพัฒนาข้นึ โดยนักจดั การเอกสาร แตจะมผี ลบงั คับใชกต็ อเมือ่ ไดร บั
การอนุมัตโิ ดยผบู รหิ าร หรอื CIO รวมถงึ อาจมีการกำหนดเอาไวในนโยบายการจดั การเอกสารขององคกร โดยควร
มีการฝกอบรม ซกั ซอ มความเขา ใจเกยี่ วกบั การนำไปใชใ หกบั พนักงานทเี่ กย่ี วของทกุ คน เมือ่ ใชตารางกำหนดอายุ
เอกสารไประยะหนงึ่ แลว จำเปน ตอ งมกี ารปรบั ปรุงแกไ ขใหสอดคลองกบั สถานการณที่เปลยี่ นแปลงอยเู สมอ ควรมี
การทบทวนตามวาระ โดยคณะกรรมการ หรอื ผูรับผิดชอบท่ีแตงตัง้ ขนึ้

การสํารวจเอกสาร การประเมินคณุ ค่า การกําหนดอายเุ อกสาร 135