การจัดการเอกสาร หลักการและแนวปฏิบัติในอค์กรยุคดิจิทัล

ระบบนิเวศดจิ ทิ ลั

ระบบนเิ วศ (Ecosystems) ในความหมายโดยท่ัวไป คอื พื้นทท่ี างภมู ศิ าสตรท ี่พืช สัตว และสิง่ มีชีวติ อืน่ ๆ รวมท้งั สภาพ
อากาศและภมู ปิ ระเทศ ทำงานอยางสัมพันธกนั เพ่อื สรา งวัฏจกั รชีวติ (National geographic, 2011) เมอ่ื ใดกต็ ามทม่ี ีการ
เปลยี่ นแปลงในระบบนิเวศ ยอ มสง ผลตอ สิ่งตางๆในระบบอยา งหลีกเลี่ยงไมไ ด เพราะในระบบนเิ วศ ทุกๆสง่ิ มีความสมั พนั ธ
เชอ่ื มโยงกันอยา งแยกไมออก ตอ มามีการนำแนวคิดนม้ี าประยุกตใชกบั ธรุ กิจ โดยมองวาองคกรธุรกิจเปน สว นหนึง่ ของระบบ
นิเวศทางธรุ กจิ (Business ecosystem) ทต่ี องทำงานรว มกับผมู สี วนเกี่ยวของในการพฒั นาในดานตางๆ ธรุ กิจและ
นวตั กรรม ไมส ามารถทจ่ี ะเติบโตหรอื พฒั นาไดดวยตนเอง

แนวคิดเรื่องระบบนิเวศไดม กี ารพฒั นาและปรับตวั เร่อื ยมา จนมาถงึ ยุคดจิ ทิ ัลท่ีธุรกจิ จะตอ งอาศยั เทคโนโลยดี ิจทิ ลั ในการ
เพิม่ ผลผลิต สรางมลู คาเพิม่ ใหแ กสนิ คา และบรกิ าร เกิดเปน ระบบนเิ วศดิจิทัล (Digital ecosystem) ซ่ึงเปนระบบสังคม
ผสมผสานเทคนคิ (Socio-technical systems: STS) แบบเปด หรอื แบบกระจาย มคี ุณสมบตั ิของการจัดระเบียบตนเอง มี
ความสามารถในการขยายขนาด และสรา งความยัง่ ยืน ประกอบดวยองคก รหรอื หนว ยงานที่โตต อบ เชือ่ มตอ มีปฏสิ ัมพันธ
ทางดิจิทัล กอ ใหเกิดความรวมมือโดยอาศยั ความเช่ียวชาญซึ่งกนั และกัน เกิดการแขง ขนั กนั ระหวางหนวยงานที่หลากหลาย
จากการเชอื่ มตอ หลายระบบบริการดจิ ิทลั เขา ดว ยกัน เชน อีคอมเมิรซแพลตฟอรม เชอ่ื มโยงกบั ธรุ กจิ คาปลีกนำเสนอ
ผลติ ภัณฑทห่ี ลากหลายใหกบั ลกู คา รว มมอื กบั ธนาคารในการเพมิ่ ทางเลือกในการชำระเงนิ เชอ่ื มตอกบั ผใู หบริการดาน
ขนสง สินคา เพ่ืออำนวยความสะดวกใหกบั ผบู รโิ ภคในการใชงานตางๆผา นชองทางเดยี ว (พชร อารยะการกุล, 2562;
Canteli, 2018; Texas department of information resources, 2021)

การจัดการเอกสาร ในฐานะที่เปน ภารกิจหนง่ึ ในองคก าร ยอ มหนีไมพ น การเปลีย่ นแปลงเม่อื องคการเปลีย่ นเปนดจิ ิทัล เชน
ในอตุ สาหกรรมธนาคาร ท่ีแทบทุกธุรกรรมตงั้ แต ฝาก ถอน โอน จา ยเงิน ลวนอยใู นระบบดิจิทัล เอกสารการเงนิ ตางๆจึง
กลายเปน แบบดจิ ิทัลไปดวย ระบบนิเวศดจิ ทิ ลั นำความทาทายดานความปลอดภยั และความเปน สวนตัวท่ีซบั ซอ นมากมาย
มาสอู งคการ ทำใหต องมีการปรับกลยุทธการจัดการเอกสาร จำเปนตองมวี ธิ ที ย่ี ดื หยนุ และเปน มิตรกับผูใชง าน ในการจดั เก็บ
และเขาถงึ เอกสารดิจิทลั มากข้นึ

รายงานของ NECC (The national electronic commerce coordinating council, 2004) เร่ืองความทาทายในการ
จัดการเอกสารในศตวรรษที่ 21 ของสหรัฐอเมริกา สรุปวา ครัง้ หนึง่ การเตบิ โตของเทคโนโลยคี อมพิวเตอรทำใหหลายฝา ย
คิดวาเรากำลงั จะเขาสยู คุ สำนักงานไรก ระดาษ ทวาเรากลบั ประสบกบั ปริมาณการเตบิ โตแบบทวีคูณของเอกสารและสำเนา
ย่งิ ไปกวา นั้น การจดั การเอกสารไมไดข นึ้ อยกู ับแผนงานจดั การเอกสาร หรอื เจาหนา ฝา ยสารบรรณอยา งเบด็ เสร็จอีกตอไป
ดงั นนั้ จงึ เปนสงิ่ สำคัญสำหรบั หนวยงานของรฐั และเอกชน ในการเรงพัฒนาแผนงานการจัดการเอกสารท่ีดี โดยมพี ้นื ฐานมา
จากนโยบายและขนั้ ตอนทร่ี อบคอบและมปี ระสิทธภิ าพ ซึง่ จะทำใหบคุ ลากรในหนว ยงานทราบถงึ ลกั ษณะของเอกสาร รูวา
เอกสารใดทค่ี วรเปดเผยตอสาธารณะหรอื เปนความลับ ทราบวธิ ีการจำแนก จดั ระเบยี บ รักษาเอกสาร และกำจดั เอกสาร
อยา งถูกตอง

286 การจัดการเอกสาร | Records Management

ประเด็นการจดั การเอกสารในระบบนเิ วศดิจทิ ัล

ประเด็น (Issues) หมายถึง หัวขอ ของเร่อื งแตละเรอ่ื งท่ียกขน้ึ มาพิจารณา เรือ่ งหนง่ึ ๆอาจมเี พียงประเด็นเดียวหรือหลาย
ประเดน็ ก็ได ขน้ึ อยกู ับวาตองการจะกลา วถึงเรื่องใดมากนอ ย หรือใหค วามสำคญั กับเรื่องใดเปนพิเศษ ประเดน็ ยงั หมายถึง
เรือ่ งทยี่ ังไมม ีคำตอบชดั เจน และถกู หยิบยกขนึ้ มาอภิปรายถกเถยี ง เพื่อใหไดแ นวทางหรอื เกิดความรูใหม สำหรบั การ
จดั การเอกสารในระบบนเิ วศดิจทิ ลั มปี ระเดน็ ทีค่ วรหยบิ ยกมากลาวถงึ ดังน้ี

● การแปลงเปน ดจิ ทิ ัล (Digital transformation)
● ไปรษณยี อิเล็กทรอนิกส (Electronic mail)
● ลายมือชอ่ื อเิ ลก็ ทรอนกิ ส (Electronic signature)
● เอกสารส่ือสงั คม (Social media records)
● ขอมลู อภิพันธุ (Metadata)
● ความตอเน่ืองทางดิจทิ ลั (Digital continuity)
● การสงวนรกั ษาดิจทิ ลั (Digital preservation)

การแปลงเปนดิจิทัล

การแปลงเปนดจิ ิทลั (การเปล่ยี นแปลงทางดจิ ทิ ลั ; การเปลีย่ นผานเปนดจิ ทิ ลั ; Digital transformation: DX) คอื
กระบวนการในการปรับเปลยี่ นองคก ไปสกู ารเปนองคก รดิจทิ ัลอยางครอบคลมุ ท้ัง 3 มติ ิ คอื กระบวนการธรุ กิจ (ฺBusiness
process), วฒั นธรรมองคก ร (Organizational culture), ขอ เสนอคณุ คา สำหรับลูกคา (Value proposition) ดว ยการ
บรู ณาการเทคโนโลยดี ิจิทลั เพือ่ เพ่ิมประสิทธภิ าพ ลดการใชทรพั ยากรและตนทนุ

DX สงผลใหเ กดิ การเปล่ยี นแปลงถึงระดบั พื้นฐานการดำเนินธุรกิจ บางองคก ารอาจละท้ิงกระบวนการทางธรุ กิจทท่ี ำมา
อยางยาวนาน เปลย่ี นแปลงวัฒนธรรมแบบเดมิ ๆไปสคู วามคดิ ความเช่ือแบบใหม เชน การกลาทดลองส่งิ ใหม และยอมรับ
ความลม เหลวได

John Palfreyman (2020) ใหค ำจำกัดความของ DX วาเปนวธิ ที อี่ งคการจะไดเ ปรียบในการแขงขนั อยา งย่ังยนื ผา นการใช
เทคโนโลยอี ยา งชาญฉลาด

DX ประกอบไปดวย 2 สว น ทสี่ ัมพันธกนั คอื

● Digitization คอื การเปล่ียนกระบวนการทำงานแบบแอนะลอ็ กใหอ ยใู นรูปแบบดิจิทลั เชน เปลีย่ นจากการยนื่
แบบคำขอกระดาษ เปนแบบคำขอดจิ ิทลั การใชซอรฟ แวรร ะบบงานอัตโนมัติ การติดเซนเซอรด จิ ิทลั หรอื อุปกรณ
เพ่อื เก็บรวบรวมขอมลู นำมาวเิ คราะห สามารถคนพบและแกปญ หา (Pain point) ไดตรงจุด หรือตอบสนองความ
ตอ งการของลูกคา ไดแ มนยำยง่ิ ข้นึ

การจัดการเอกสารในระบบนเิ วศดจิ ิทลั 287

● Digitalization คอื การนำเทคโนโลยดี จิ ิทลั มาตอ ยอดธรุ กจิ สรางโมเดลธุรกจิ ใหม แหลง รายไดใหม และใหคณุ คา
ใหมกบั ลกู คา เพื่อกาวสูการเปนองคการ/ธรุ กิจดิจทิ ลั เชน การเสนอขายสนิ คา และบรกิ ารใหมบ นแพลตฟอรม
ดจิ ิทลั , การทำการตลาดดจิ ิทลั , การพฒั นานวตั กรรม, การใหประสบการณโ ดยรวม (Total Experience) ทแ่ี ตก
ตา งจากคูแ ขง แกผ มู ีสว นไดสว นเสยี

ดว ยพลงั ของดจิ ิทัลท่ีสามารถเปล่ยี นองคการไปสคู วามสำเรจ็ ในอนาคตได หลายหนว ยงานจงึ เขา ใจวา ตองมเี ทคโนโลยีท่ีทัน
สมัย ตอ งมีคอมพวิ เตอรรุนใหม ตองมีระบบทร่ี าคาแพง ซึ่งน่นั ไมใ ชถ ูกตองเทา ใดนัก แทจ ริงแลว เทคโนโลยดี ิจทิ ลั เปน เพียง
องคป ระกอบหนง่ึ ในการบรรลวุ ัตถปุ ระสงคเ ชงิ กลยุทธเทานนั้ องคกรตอ งเปล่ียนแปลงวัฒนธรรมความคดิ ความเชอ่ื แบบ
เดิมไปสแู บบดจิ ทิ ลั , ตองอาศัยขอมลู สารสนเทศ และความรเู ปนฐาน ซงึ่ ยากกวาการจัดซอื้ วัสดุครุภณั ฑและใชเ วลานาน
กวา จะสำเร็จ และหากไมม ีกลยทุ ธท ชี่ ัดเจน การเปลยี่ นแปลงรปู แบบใดๆไมวา จะเปน ดจิ ิทัลหรือไมก ็ตามมีแนวโนมวาจะลม
เหลวทงั้ นนั้ อกี เง่ือนไขสำคญั ของ DX ทป่ี ระสบความสำเร็จ คอื บคุ ลากรจะตองมสี มรรถนะทางดจิ ิทลั ดวย คือ มคี วามรู
ทักษะ กระบวนการคดิ แบบดจิ ิทลั ซง่ึ ตอ งตระหนักเสมอวา DX เปน เรื่องของทกุ คนในองคกร มิใชบทบาทของ CDO (Chief
Digital Officer) เพียงผเู ดยี ว (สวนสือ่ สารองคก ร สถาบนั เพิม่ ผลผลติ แหง ชาต,ิ 2563; ฉกาจ ชลายุทธ, 2563; ธนชาติ นมุ
นนท, 2565; Palfreyman, 2020)

การจดั การเอกสารเปนพ้นื ฐานสำคญั ของ DX เพราะเปน กิจกรรมสนบั สนุนทที่ กุ หนวยงานตอ งมี หากกระบวนงานเอกสาร
เชน การจดั ทำ การรับ-สง สง่ั การ ใชง าน เก็บ ยังเปนกระดาษ ตองอาศยั คนดำเนินการทุกขัน้ ตอน ยอมเปนอปุ สรรคตอ การ
บรรลเุ ปา หมายการเปน องคก ารดิจทิ ัลอยา งแนน อน ในหลายประเทศทวั่ โลกจงึ หันมาปรบั ปรงุ การเอกสารภาครัฐขนานใหญ
ในแงก ารออกกฎหมาย การกำหนดนโยบาย การสนบั สนุน สง เสริม กำกับติดตามใหห นว ยงานภาครฐั ทำงานและใหบริการ
ประชาชนผา นระบบเอกสารเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส เชน การเปลยี่ นจากเอกสารกระดาษมาเปน เอกสารดิจิทัลในการทำ
ธุรกรรมตางๆ, ออกเอกสารสำคัญ หรือใบรับรองแบบดจิ ิทัล, เกบ็ เอกสารเปนดิจทิ ัล ฯลฯ (วศิน ปน ทอง, 2564; Combs,
2019)

ในสว นของประเทศไทย กม็ ีความตนื่ ตัวในการแปลงเปน ดิจทิ ัล ไมว า จะเปน การออกนโยบายประเทศไทย 4.0, นโยบายและ
แผนระดบั ชาตวิ าดวยการพัฒนาดจิ ิทลั เพ่ือเศรษฐกิจและสงั คม(พ.ศ.2561-2580), แผนพฒั นารัฐบาลดิจิทัลของประเทศไทย
พ.ศ.2563-2565, กำหนดกรอบสมรรถนะดานดจิ ิทลั สำหรับพลเมืองไทย, การจดั ตง้ั หนว ยบรกิ ารทางดิจทิ ัลในภาครฐั
(Digital government unit), มรี ะเบยี บ กฎหมายทเี่ อื้อใหสามารถใชเอกสารอิเล็กทรอนิกสแ ละลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกสไ ด
เทา เทยี มกบั เอกสารแบบกระดาษ แตถึงกระนน้ั ก็ตามยงั พบวา มหี นวยงานของรัฐจำนวนไมน อย ยงั จดั ทำและใชง านเอกสาร
แบบกระดาษ และตอ งลงลายมือชอ่ื อยเู ชนเดมิ ในบางหนวยงานมกี ารนำระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสม าใช แตก เ็ ปน แต
เพยี งอำนวยความสะดวกสำหรับการรบั -สง ลงทะเบียนเทานัน้ บางแหงเม่ือรับหนงั สืออิเลก็ ทรอนิกสจ ากระบบแลว ตอ งมา
พมิ พเ ปนกระดาษใสแ ฟมเพอ่ื เสนอผมู ีอำนาจลงนาม และเมอ่ื จะนำเขาระบบอกี ครง้ั กต็ องแสกนหนังสอื น้นั ซง่ึ นอกจากจะ
ไมอ ำนวยความสะดวกแลว ยงั เพิม่ ขนั้ ตอนการทำงานเขา ไปอกี

สภาพการณเชนน้ี เปนสิ่งท่ีตองไดรบั การแกไขอยา งเรง ดว น โดยถือโอกาสทท่ี กุ หนว ยงานกำลงั เผชญิ กบั การเปลีย่ นฉับพลัน
ทางดิจิทัล (Digital disruption) บวกกับวิกฤต COVID 2019 เปน ตวั เรง ปฏิกริยาใหหนวยงานตองทำ DX อยา งจรงิ จงั โดย

288 การจัดการเอกสาร | Records Management

ตอ งยกระดบั งานสารบรรณ จากงานปฏิบัติ (Operation) ไปสงู านบริหารหรอื จัดการ (Administration/Management)
ฝก อบรมบุคลากรใหมีสมรรถนะสงู ขึน้ ใหสามารถทำหนา ท่ีเปนนักจัดการเอกสารดิจทิ ัล ประยุกตใชเ ครอื่ งมอื เทคโนโลยี
ดจิ ิทัล ในการจดั การเอกสารไดอยางมปี ระสทิ ธภิ าพ

ไปรษณียอ์ ิเลก็ ทรอนิกส์

ไปรษณยี อ ิเลก็ ทรอนิกส (Electronic mail) เรยี กโดยยอวา อีเมล (E-mail) คือ สารสนเทศทเ่ี กดิ จากซอรฟแวรป ระยุกต
สำหรับการรับ-สงสารสนเทศผานทางระบบอิเลก็ ทรอนิกส คลา ยกบั การเขยี นจดหมาย โดยสามารถแนบไฟลข อ มลู ท้งั ทเี่ ปน
ภาพ เสียง หรือวีดทิ ศั น ไปพรอ มกบั จดหมายได และยงั สง ไปถงึ ผรู บั คนเดยี วหรือหลายคนในคราวเดยี วกนั ได

ดว ยความสะดวกรวดเร็วและมปี ระสทิ ธิภาพของอีเมล แตละองคการจงึ นำมาใชเปน เครอ่ื งมือพ้ืนฐานสำหรบั การสอ่ื สาร
อยา งกวา งขวาง แมใ นปจจบุ ันจะมีสอื่ สังคม (Social media) หรอื โปรแกรมสนทนาท่ีใชต ิดตอ สอ่ื สารไดง า ยข้นึ แตอ เี มลกย็ งั
คงมีความจำเปน ในหลายหนวยงานมีนโยบายใหพ นักงานใชอ เี มลขององคก ารในการติดตอ สื่อสารอยางเปน ทางการ และ
ถือวาสารสนเทศจากอเี มลเปน เอกสารขององคการดว ย เพราะธุรกรรมและการตัดสินใจทางธรุ กจิ จำนวนมากมกั ถกู บันทกึ ไว
เปนขอความตลอดจนไฟลตา งๆทแ่ี นบมาพรอ มกับอเี มล เชน สเปรดชตี , รายงานทางการเงิน, รายการราคาผลิตภณั ฑ,
แผนการตลาด, การวิเคราะหการแขง ขนั , ขอมลู ดานความปลอดภัย, รายละเอียดการรบั สมคั รและเงินเดือน, ความคบื หนา
ในการเจรจาสญั ญา และอน่ื ๆ เพราะฉะนนั้ อเี มลจึงถือเปน เอกสารทางการอยางหนึง่ ทต่ี องไดร บั การจัดการเชนเดยี วกับ
เอกสารอืน่ ๆอยา งเหมาะสม (Smallwood, 2013; The national records of Scotland, 2021)

ใชวาอีเมลทุกฉบบั จะถือเปน เอกสาร ในกลอ งจดหมายของผใู ชง านแตล ะคนยอ มพบท้ังอีเมลขยะ (Junk mail) อเี มลโฆษณา
ประชาสมั พนั ธ หรอื กระทง่ั อเี มลแจง เตือนการใชจ า ยออนไลนต า ง ซึง่ ถือเปน เพียงขอมูลขาวสาร หรือบรรณสารเทาน้ัน ขณะ
เดยี วกันความสะดวก รวดเร็ว ก็นำมาซง่ึ ความยากลำบาก จากปริมาณอีเมลท่ีมากขึ้นแตล ะวัน, ความเสยี่ งจากอาชญากรรม
คอมพวิ เตอร, การโจมตีระบบทแ่ี ฝงมากบั อเี มล, การบังคับใชกฎหมาย ระเบียบขอ บังคับทเี่ พ่มิ ขึน้ เชน พรบ.ดวยการ
กระทำความผดิ เกี่ยวกบั คอมพวิ เตอร, พรบ.ขอมูลขาวสารของราชการ, พรบ.คุม ครองขอมลู สวนบุคคล ดวยเหตุนหี้ นว ยงาน
ตางๆตองหนั มาตระหนกั ถึงความสำคัญของการจัดการอเี มล อยางรอบครอบและเปน ระบบ โดยอาศยั มมุ มองของการ
จดั การเอกสารและการกำกับดูแลสารสนเทศ

การจดั การอีเมล ในฐานะที่เปนเอกสาร มเี ปา หมายคือการผดงุ ความเปนพยานหลักฐานของการกระทำ และรกั ษาคุณคา
ของเอกสารใหมคี ณุ สมบตั ิ ดงั น้ี

● ความจริงแท (Authenticity) เพ่อื แสดงความจริงแทของอเี มล ขอมลู ผูสง และผูรบั ท้ังหมด ซง่ึ รวมถงึ ทุกฝา ยทไี่ ด
รับอเี มลเปน สำเนา (CC) หรอื สำเนาลับ (BCC) จะตอ งถูกโอนไปเก็บพรอ มกบั อเี มล ความคดิ เห็นทางกฎหมายบาง
ขอยงั ยืนยนั วา อีเมลถอื เปนเอกสารทางกฎหมายไดกต็ อ เมื่อผูเขยี นไดพ มิ พชอื่ หรอื อักษรยอ ดว ยตนเองทสี่ ว นทาย
ของขอความเทานนั้ การใชชือ่ ทร่ี วมไวเปนสวนหน่ึงของลายเซน็ อีเมลโดยอัตโนมัตอิ าจไมถ อื วาเพยี งพอในเรอ่ื งน้ี

การจดั การเอกสารในระบบนเิ วศดจิ ทิ ัล 289

● ความครบถวน (Completeness) เกิดข้ึนก็ตอ เม่อื สว นประกอบท้งั หมดของอีเมล ซึ่งรวมถงึ ขอ ความที่อยใู นตัว
อีเมล ขอมลู การสงท่ีรวมอยใู นสว นหัวของอเี มล และไฟลแ นบใดๆที่เชอื่ มโยงกบั ขอความ ถกู โอนและเก็บรกั ษาไว
ดว ยกันเปนเอกสารเดยี ว

● ความนาเชอ่ื ถอื (Reliability) เนื้อหาของอีเมลถูกตองหรอื ไมน้ันขนึ้ อยกู บั ผูเขยี นเดมิ เปนหลัก อยา งไรก็ตาม สงิ่
สำคัญคอื ตองมนั่ ใจวา ไมม กี ารเปลีย่ นแปลงเนอ้ื หาระหวางกระบวนการถา ยโอนไปยงั ระบบการเก็บเอกสาร (RMS)
เชน จากรปู แบบขอความ Outlook ด้ังเดิมหรอื HTML ไปเปน ไฟลขอ ความ

● ความคงท่ี (Fixity) คือตอ งทำใหแ นใ จและสามารถแสดงใหเ หน็ วา ไมมีองคประกอบของอเี มลใด และและไฟล
แนบสามารถเปลีย่ นแปลงไดห ลังจากนำเขาสรู ะบบเอกสารแลว โดยอาจเปลี่ยนเปนสถานะ “อานอยา งเดยี ว”
หรอื การแกไขตอ งขออนญุ าตเฉพาะเทา น้ัน

เครอ่ื งมือท่ีใชส ำหรับจัดการอเี มล อาจเปน สวนหนึง่ ในระบบ EDRMS/ECMS หรือมีการพัฒนาขนึ้ โดยเฉพาะ เชน ePADD
ซงึ่ เปนซอฟตแวรโอเพนซอรส (Open source) ทพ่ี ัฒนาข้ึนโดยหอจดหมายเหตแุ ละสารสนเทศลักษณะพิเศษ มหาวิทยาลยั
สแตนฟอรด (Stanford university's special collections & university archives) โดยนำเทคนิคทางวิทยาการ
คอมพิวเตอรและภาษาศาสตรเ ชิงคำนวณ (Computational linguistics), การเรยี นรขู องเคร่อื ง (Machine learning),
การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (Natural language processing) และการรูจำชือ่ เฉพาะ(Named entity recognition)
รวมเขาไวดว ยกัน เนอ่ื งจากเปน การเขียนอเี มลโตตอบกนั จึงมชี ือ่ เฉพาะตา ง ๆ เปนจำนวนมาก ท้ัง ชอ่ื บคุ คล ชือ่ สถานที่ ชอ่ื
หนว ยงาน เครื่องมือที่ใชก นั ทวั่ ไปไมเพยี งพอในการจำแนกช่ือตางๆ เพอื่ ชวยใหผใู ชเ ขา ถงึ และคนหาอีเมลทมี่ คี ุณคาทาง
ประวตั ศิ าสตรแ ละวฒั นธรรมไดตรงตามความตอ งการ ePADD รองรบั การจดั การอเี มลครอบคลุมกระบวนงาน 4 ดานตาม
วงจรชวี ติ เอกสาร สนับสนนุ การประเมนิ คุณคา , การประมวลผล, การเก็บรกั ษา, การคนหา และการโอนยายไปเปน เอกสาร
จดหมายเหตุ

แนวทางการจดั การอีเมลเพอ่ื ใหบรรลเุ ปา หมายอยางมปี ระสทิ ธิภาพทั่วทั้งองคการ มีดังน้ี (Smallwood, 2013; University
of Manitoba, 2014; The national records of Scotland, 2021; The national archives United Kingdom, 2021)

การกำหนดนโยบาย

การกำหนดนโยบายเก่ยี วกบั การใชอีเมลขององคก าร โดยคำนึงถึงขอ กำหนดทางกฎหมายและขอกำหนดทางธุรกิจ เปน เรื่อง
สำคัญที่ควรไดรบั การพิจารณาอยา งรอบครอบ ควรไดร ับการรับรองโดยผบู ริหารระดบั สูงและประกาศใชท ่ัวทั้งองคก าร
โดยนโยบายนนั้ ตองมีความชดั เจน และมเี นือ้ หาเก่ยี วขอ งกับเรอื่ งดังตอ ไปนี้

● ระบปุ ระเภทของอีเมลท่ีจะนำเขา ระบบจัดการเอกสาร เมอื่ ใดควรเก็บและกำหนดวาใครจะตองเปนผรู ับผดิ ชอบใน
การดำเนินการนี้

● กำหนดใหการตดิ ตอ ส่อื สารผานอีเมลระหวา งเร่อื งสว นตวั กบั เร่อื งทเี่ ปนทางการแยกจากกนั ใหชัดเจน
● กำหนดระยะเวลาวาตอ งเกบ็ อีเมลไวน านแคไหน
● ระบคุ วามเปน สวนตวั และควบคมุ วา ใครสามารถเขาถงึ อีเมลได

290 การจดั การเอกสาร | Records Management

● ครอบคลุมถงึ แนวปฏบิ ัติการใชเทคโนโลยสี ารสนเทศขององคกร และเนนย้ำถึงความสำคญั ของการไมสรางหรือเผย
แพรเ นื้อหาทีไ่ มเ หมาะสม

● มกี ารกำหนดมาตรการและบทลงโทษ เม่อื มีการละเมิดนโยบาย
● นโยบายตอ งไมเ ขมงวดเกนิ ไปหรอื เชือ่ มโยงกบั เทคโนโลยเี ฉพาะอยา ง ควรมคี วามยืดหยนุ เพียงพอท่ีจะรองรับการ

เปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยแี ละควรไดร บั การตรวจสอบ ปรับปรงุ อยางสมำ่ เสมอ

กระบวนการจัดการอเี มล

เมื่ออเี มลถอื วา เปนเอกสารของหนวยงานประเภทหน่งึ ดงั นนั้ กระบวนการจัดการยอ มตอ งกระทำโดยหลกั การเชนเดยี วกบั
เอกสารอ่ืนๆ โดยมีประเด็นทค่ี วรพิจารณาดังน้ี

1.การจดั ทำ

● จดั ทำเอกสารโดยมโี ครงสรา งเชน เดยี วกับจดหมายทางธรุ กจิ หรอื หนงั สอื ราชการ คอื มสี ว นนำ สว นเนื้อหา
และสวนลงทา ย อยา งครบถว น

● เชน เดยี วกบั เอกสารกระดาษ หรือหนงั สอื ราชการ ควรสรางอเี มลเทาทจ่ี ำเปน หรอื ตามขอบเขตทนี่ โยบาย
กำหนด เพราะเมื่อเอกสารเขาสรู ะบบ บางเรือ่ งอาจใชก ารสือ่ สารลักษณะอ่นื เชน การสนทนาโดยตรงหรอื
ทางโทรศัพท เพราะการมอี ีเมลจำนวนมาก ยอมตามมาดว ยเวลาและงบประมาณ ท่ีตอ งเสียไปกับความยุง
ยากในการจดั การ

● กำหนดชือ่ เรอื่ งท่ีชดั เจน และลงขอ มลู เมตาใหครบถว น
● เนือ้ หา มคี วามชดั เจน กระชบั ถูกตอ ง สุภาพ ไมก ำกวม
● ในกรณเี รง ดวนควรระบุสถานะวาอีเมลน้ัน ดว น ดว นมาก ดวนท่ีสดุ
● หลีกเล่ียงการสงไฟลแนบขนาดใหญไปยงั ผรู ับหลายคน ควรใชวิธแี นบลิงกข องไฟลท เี่ กบ็ ไวใ น EDRM หรือ

ระบบคลาวดที่ใชรวมกนั การแจกจายเอกสารในลักษณะนจ้ี ะชวยสงเสรมิ วฒั นธรรมการแบงปนขอ มลู
ภายในองคกร นอกจากน้ยี ังลดจำนวนสำเนาของเอกสารในโฟลเดอรด ว ย

2.การเก็บรกั ษา

● ควรมกี ารกำหนดอายอุ ีเมล เอาไวในตารางกำหนดอายเุ อกสารขององคก าร
● เก็บรกั ษาเฉพาะอีเมลทไ่ี ดรับการประเมนิ วามีคุณคาเหมาะสม การเกบ็ อีเมลท้ังหมดจะสง ผลใหเกดิ ภาระใน

การจัดเกบ็ และเพิม่ ความเสี่ยงของการไมป ฏิบตั ติ ามขอกำหนด อีเมลทไี่ มสำคัญหรือไมมีคณุ คา ในระยะยาว
ควรถกู ลบโดยเร็วทส่ี ดุ โดยอาจใชเ กณฑจากระเบยี บ ขอ บังคับ กฎหมายมาประยุกตใ ช
● จัดเกบ็ ในรูปแบบทก่ี ารแสดงเอกสารแบบด้งั เดิม เพื่อใหส ามารถรกั ษาความถกู ตองและความสมบูรณของ
ขอ มูลผสู งและผูรับท้งั หมด ขอ มูลการสงและไฟลแ นบจำเปน ตอ งไดรบั การเก็บรักษาไวเ ปนสวนหน่ึงของ
อเี มล

การจดั การเอกสารในระบบนเิ วศดิจิทัล 291

● พ้นื ท่ีเก็บขอ มลู ของอีเมลมักมีปริมาณจำกัด เพ่อื ปอ งกันไมใ หมกี ารสะสมอีเมลจนเกินไป อีเมลทอี่ ยกู งึ่ กระแส
การใชงาน หรอื ส้ินสุดกจิ กรรมแลว ควรไดร ับการดูแลโดยศนู ยเอกสาร เพ่ือปอ งกันการสูญหายหรือถูก
ทำลายโดยไมตง้ั ใจ โดยการโอนยายตามระยะเวลาทีก่ ำหนด

3.การกำจดั

● อเี มลท่ีสิน้ สุดกระแสการใชง าน ไดรับการประเมนิ วา ไมม คี ุณคา อกี ตอไป ตอ งถกู ทำลายตามทก่ี ำหนดไวใน
ตารางกำหนดอายุเอกสารเชนเดยี วกบั ขอมลู ประเภทอน่ื ๆ

● ตองทำใหม่ันใจวา อเี มลท่ีสนิ้ สดุ อายุจดั เกบ็ เม่อื ลบทงิ้ แลวจะไมส ามารถกูคนื ได
● อีเมลที่ส้ินสดุ กระแสการใชง าน แตย ังมคี ุณคาอยางตอ เน่อื ง ตอ งถูกโอนยา ยไปยังหอจดหมายเหตอุ ยางครบ

ถว น เพือ่ เก็บรกั ษาเอาไวอยา งถาวร
● การเกบ็ รักษาอเี มลไวเ ปนจดหมายเหตนุ ้นั อาจมคี วามซบั ซอน และจะตองใชนโยบาย เทคโนโลยี และการมี

สว นรวมจากหลายฝาย

4.การฝกอบรมบคุ ลากร

● ควรฝกอบรมหรอื สอนหลกั สูตรการใชอ ีเมลใหแกบ ุคลากร โดยมีเน้อื หาครอบคลุมต้ังแตว ิธีสรา งและสง อีเมล
วธิ ตี ้ังชอ่ื อีเมลอยางเหมาะสม วธิ ีจัดการกลองจดหมาย วิธกี ารทำเนอื้ หาท่เี หมาะสม ฯลฯ

● การฝก อบรมทางอเี มลใหกบั บุคลากรอยา งตอเนือ่ งจะสง ผลกระทบในเชงิ บวกในประเดน็ ตางๆ เชน การ
ปฏบิ ัตติ ามกฎระเบียบและธรรมาภิบาล รวมท้ังผลโดยตรงตอการประหยัดเงินของในการจัดการอีเมลทต่ี าม
มาดวย

การจดั การอีเมลตามระเบยี บฯ วาดว ยงานสารบรรณฯ

ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรี วาดว ยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่ 4) พ.ศ.2564 กำหนดใหส วนราชการใชระบบสารบรรณ
อเิ ล็กทรอนิกสใ นการปฏิบัตงิ าน หรืออยา งนอ ยตอ งมีทอี่ ยอู ีเมลสำหรบั การรบั และสง หนังสอื อิเลก็ ทรอนกิ ส โดยกำหนดหลกั
เกณฑแ ละวธิ ีปฏิบตั ิเก่ยี วกบั อีเมล ไวใ นภาคผนวก 7 ของระเบียบฯ มีสาระสำคญั ดังนี้

1.ชือ่ ท่ีอยอู เี มล ใหตงั้ ทอ่ี ยอู ีเมลของหนวยงานสารบรรณกลาง โดยใชชื่อ saraban ตามดว ยช่อื โดเมน (Domain
name) ของสวนราชการนั้น กรณีสว นราชการใดมีหนว ยงานในสงั กัดทตี่ ัง้ อยใู นภูมภิ าค หรอื จำเปน ตองมหี นว ยงาน
สารบรรณแยกตางหากจากสวนกลาง สามารถมที ่ีอยอู เี มลกลางเฉพาะของหนว ยงานน้นั ๆได แตตอ งลงทายดวยชอ่ื โดเมน
เนมของสวนราชการตน สังกดั เชน

292 การจดั การเอกสาร | Records Management

ทอี่ ยอู เี มล หนว ยงาน

[email protected] สารบรรณกลาง กระทรวงการตางประเทศ

[email protected] สำนักงานรัฐมนตรี กระทรวงการตางประเทศ

[email protected] สำนักงานเลขานกุ ารปลดั กระทรวง สำนกั งานปลดั กระทรวงการตางประเทศ

[email protected] มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล

[email protected] จังหวดั ขอนแกน

[email protected] สำนักงานยตุ ิธรรมจังหวดั ขอนแกน

[email protected] เทศบาลตำบลกะเปอร อำเภอกะเปอร จังหวัดระนอง

อยา งไรกด็ รี ายชอื่ ท่ีอยอู ีเมลของสวนราชการไทยทร่ี วบรวมและเผยแพรโ ดยสำนักงานพัฒนารฐั บาลดจิ ทิ ัล (องคการมหาชน)
(2564) พบวา มกี ารตง้ั ช่ือท่ีอยอู ีเมลทแ่ี ตกตางหลากหลาย เชน [email protected] (สำนกั งานการกฬี าแหง ประเทศไทย
จังหวัดลำปาง), [email protected] (กรมการแพทย) , [email protected] (สถาบนั อุทยานการเรยี นร)ู ,
[email protected](เทศบาลตำบลเขาสวนกวาง อำเภอเขาสวนกวาง จังหวดั ขอนแกน), [email protected]
(มหาวิทยาลยั ขอนแกน ) รวมทง้ั การใชสับสนระหวา งคำวา “saraban” กบั “sarabun” ในหลายหนวยงาน

2.ผูรับผิดชอบ หวั หนา สวนราชการมอบหมายเจาหนาทขี่ องหนว ยงานสารบรรณกลาง หรอื เจา หนาท่ีในสงั กดั สวน
ราชการตัง้ แตห นง่ึ คนขน้ึ ไป ทำหนา ท:ี่

● รบั -สงขอ มลู ขา วสารหรอื หนงั สือของสวนราชการทางอีเมล
● ลงทะเบยี นหนงั สือรบั -สง โดยใชแ นวปฏบิ ตั เิ ชนเดียวกบั การรบั -สง หนังสือที่เปนเอกสารกระดาษ
● ตรวจสอบขอมลู ขาวสารและหนังสือราชการทไี่ ดร บั ในกลอ งจดหมายเขา (Inbox) เปนประจำ ไมน อ ย

กวาวนั ละสองครงั้ ในเวลาราชการ อาจเปนชวงเชา หนง่ึ ครั้ง ชวงบา ยอกี หน่งึ คร้ัง
● ตรวจสอบอเี มลในโฟลเดอรอีเมลขยะ และโฟลเดอรอืน่ ๆ หากพบอีเมลที่สง มาจากสว นราชการหรอื

หนว ยงานของรฐั ในโฟลเดอรอเี มลขยะหรือโฟลเดอรอ ืน่ ใด ใหยายไปยังกลองจดหมายเขา
● ลบอเี มลขยะ อีเมลโฆษณา ท้งิ ทนั ทเี มือ่ ตรวจสอบพบ
● ในกรณีที่สวนราชการใดอนุญาตหรอื จดั ใหมีทอ่ี ยอู ีเมลกลาง สำหรบั หนวยงานในสังกัดทตี่ ้งั อยใู นภูมภิ าค

หรอื หนว ยงานในสงั กดั ทจ่ี ำเปนตองมีหนวยงานสารบรรณกลางแยกตา งหากจากสว นกลาง หรอื กรณีมี
เหตุผลความจำเปนอื่นใด ใหหัวหนา หนว ยงานน้ันมอบหมายเจา หนาท่ีของหนวยงานคนใดคนหนง่ึ หรอื
หลายคน ทำหนาทีเ่ ชนเดยี วกบั เจาหนาทข่ี องหนว ยงานสารบรรณกลาง

การจดั การเอกสารในระบบนเิ วศดจิ ิทัล 293

3.การเขยี นอเี มล

● สวนช่อื เรือ่ งของอีเมล (Subject) ใหระบโุ ดยใชชอ่ื เรอื่ งตามทร่ี ะบุในหนงั สอื ท้ังนี้ ในกรณีมกี ารกำหนด
ช้ันความเรว็ ใหร ะบุช้ันความเร็วในช่อื เรื่องของอเี มลตามดวย เคร่ืองหมายทวภิ าค (:) แลว จึงระบชุ ือ่ เรื่อง
ตัวอยา ง เชน ดวนทส่ี ดุ : ขอเชิญประชมุ คณะกรรมการ ตรวจรบั พัสดตุ ามสัญญาเลขที่ … ครงั้ ท่ี …

● สวนเนื้อหาอีเมล ใหจัดรูปแบบเนื้อหาเปน HTML โดยใหใ ชการเขา รหัสขอความ (Text encoding)
แบบ UTF-8 และใชต วั แบบอักษร (Font) Arial หรอื Verdana หรอื Times New Roman หรอื แบบ
อกั ษรอ่ืนใดซง่ึ รองรับการแสดงผลภาษาไทย และสามารถแสดงผลบนอปุ กรณสวนใหญไ ด เนอื้ หาของ
อีเมลตอ งมกี ารจัดเรยี งและมเี นือ้ หาของขอความดงั ตอไปนี้
○ คำข้ึนตน ใหใชค ำขน้ึ ตนตามฐานะของผรู ับหนังสอื ตามตารางการใชค ำขึ้นตน สรรพนาม และ
คำลงทาย ทกี่ ำหนดไวใ นภาคผนวก 2 ของระเบียบฯ แลว ลงตำแหนง ของผทู อ่ี เี มลนน้ั มีถงึ หรอื
ช่ือบุคคลในกรณที ่ีมีถงึ ตัวบคุ คลไมเกยี่ วกบั ตำแหนง หนา ท่ี
○ ขอ ความเนื้อหาสาระ ใหลงสรปุ สาระสำคัญของเร่อื งใหชัดเจนและเขา ใจงาย หากมคี วาม
ประสงคห ลายประการใหแยกเปน ขอ ๆ
○ ขอความขอใหตอบกลับ เพอื่ ขอใหผ ูร บั อเี มลหรือเจา หนาท่ีผเู ก่ยี วของแจงตอบกลับ (Reply)
วาไดร ับอเี มลนน้ั แลว ตัวอยา งเชน “หากทานไดร บั อเี มลนี้แลวกรณุ าแจงการไดร บั กลับมายงั ที่
อยู อีเมลนีด้ วย จะขอบคุณยง่ิ ”
○ คำลงทาย ใหใชค ำลงทายตามฐานะของผูร บั หนงั สือตามตารางการใชคำขน้ึ ตน สรรพนาม และ
คำลงทา ย ที่กำหนดไวใ นภาคผนวก 2 ของระเบยี บฯ
○ ลงชือ่ ใหพ มิ พช ือ่ สวนราชการทีส่ งหนังสือนนั้
○ ขอ มลู ตดิ ตอ ใหพิมพช่อื สวนราชการเจาของเรอื่ งหรอื หนว ยงานที่ออกหนงั สอื และหมายเลข
โทรศพั ท ทัง้ น้ี ใหระบชุ อ่ื เจาหนา ที่ทเ่ี ปน เจา ของเรือ่ งและหมายเลข โทรศัพททต่ี ดิ ตอ กับเจา
หนาที่นัน้ ไดไ วด ว ย
○ เสนปด ขอ ความ โดยใหมีเสนประหรือเสน ทบึ ปดขอ ความ ยาวตลอดบรรทัดทอี่ ยใู ตขอ มูลตดิ ตอ
เพือ่ แสดงใหเ หน็ วา สิ้นสุดเนอื้ หาของอีเมล
○ ขอ ความจำกดั ความรับผดิ มาตรฐาน ใหพ มิ พข อ ความ ท้งั ภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ดังตอ
ไปนี้

294 การจัดการเอกสาร | Records Management

“อเี มล (และ/หรอื เอกสารแนบ) นี้เปน ขอมลู ทเ่ี ปน ความลบั และอาจเปนขอมลู ทเี่ ปนเอกสทิ ธ์ิเฉพาะบคุ คล
การนำขอ มูลดังกลาวไปใชห รือเปดเผยใหบคุ คลอืน่ ใด ลว งรู เปนการกระทำท่ีไมไ ดรับอนุญาต หากทา นมไิ ด
เปน บคุ คลที่อเี มลฉบบั นร้ี ะบุถึงแลว กรณุ าลบ อีเมลนอี้ อกจากคอมพวิ เตอรท่ีทา นไดรับ ทั้งนี้ ขอขอบคุณหาก
ทา นไดแจง ผสู ง ถงึ การจดั สงอเี มล ผิดพลาดดว ย

This e-mail (and/or attachments) is confidential and may be privileged. Use or disclosure of
it by anyone other than a designated addressee is unauthorized. If you are not an intended
recipient, please delete this e-mail from the computer on which you received it. We thank
you for notifying us immediately.”

4.การจดั ทำไฟล ใหสวนราชการดำเนินการจดั ทำขอ มูลขาวสารหรือหนังสือราชการเพอ่ื สง ทางอเี มล ดงั น้ี

● จัดทำรา งหนงั สอื ใหผ ูมอี ำนาจลงชอ่ื หรือใหค วามเหน็ ชอบรา งหนังสือทีจ่ ะสงออกไปภายนอก
● เมือ่ ผมู ีอำนาจลงช่ือไดลงลายมือช่ือหรือใหค วามเหน็ ชอบหนงั สอื แลว ใหเจา ของเรื่อง ตรวจสอบความ

เรียบรอ ยของหนังสือและสงิ่ ทจ่ี ะสงไปดว ย และใหป ระสานหนว ยงานสารบรรณกลาง เพอ่ื กำหนดเลข
ทะเบยี นหนงั สอื สง และลงรายการทะเบยี นหนังสือสง
● สว นราชการทใ่ี ชร ะบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสจ ดั ทำหนงั สอื และออกเลขหนังสือไดโดยอัตโนมัติ เมื่อผมู ี
อำนาจลงชอ่ื ไดแ สดงเจตนาเห็นชอบดวยวิธีการทางอเิ ล็กทรอนกิ ส ถอื วาไดด ำเนนิ การอยา งถกู ตองเชน
เดียวกัน
● ใหเจา ของเร่อื งแปลงหนงั สือและส่งิ ทจ่ี ะสงไปดว ยใหเ ปนไฟลอ เิ ลก็ ทรอนกิ สป ระเภท PDF เปนไฟลเดียว
ความละเอยี ดไมนอยกวา 300 dpi หากที่ส่ิงที่จะสง ไปดว ยมจี ำนวนหนามาก จะแยกไฟลต า งหากกไ็ ด
● ในกรณีท่ีไฟลทจ่ี ะแนบไปกบั อีเมลมขี นาดใหญเกนิ กวาทจี่ ะสามารถแนบไปไดแลว ใหนำไฟลดงั กลาวไป
จัดเก็บไวในท่ีทผ่ี รู ับอีเมลหรือผรู ับหนังสอื สามารถเขาถงึ ไดตามทส่ี ว นราชการกำหนด และใหคัดลอกท่ี
อยขู องไฟลอ ิเล็กทรอนกิ สน้นั ไประบไุ วใ นสว นเนอ้ื หาของอเี มลแทน
● การตั้งชอื่ ไฟลใหใชเ ลขอารบกิ และใชเ คร่อื งหมายขีดลาง (_) แทนการเวน วรรคหรือเครอื่ งหมายหรือ
สัญลักษณพิเศษ ทสี่ งวนไมใหใชใ นชื่อไฟล (Reserved characters) เชน (/) (.) หรอื ($) ตามหลกั เกณฑ
และลำดับ คอื ปพ .ศ._รหัสตวั อักษรโรมันประจำสวนราชการ_เลขประจำของสวนราชการเจาของ
เร่อื ง_เลขท่ีของหนงั สอื ตามทะเบียนหนงั สอื สง เชน 2564_HESI_อว660301_7_50.pdf คอื ไฟลห นงั สือ
คณะมนุษยศาสตรแ ละสังคมศาสตร มหาวทิ ยาลัยขอนแกน กระทรวงการอดุ มศกึ ษา วิทยาศาสตร วิจยั
และนวตั กรรม
● กรณมี หี ลายไฟล ใหไฟลส ง่ิ ทจี่ ะสง ไปดว ยใชช ่ือไฟลเดยี วกับหนงั สือ แลวตามดว ยตัวเลขต้งั แตเลข 1
เปน ตน ไปตามลำดับ เชน

การจัดการเอกสารในระบบนเิ วศดจิ ิทลั 295

○ หนงั สือ 2564_HESI_อว660301_7_50.pdf

○ สงิ่ ท่ีสงมาดวย1 2564_HESI_อว660301_7_50_1.pdf

○ สงิ่ ทส่ี งมาดวย2 2564_HESI_อว660301_7_50_2.pdf

5.การรบั ใหสว นราชการดำเนินการรับขอ มลู ขาวสารหรอื หนังสอื ราชการทางอเี มล ดังนี้

● เมื่อไดร ับอีเมลจากภายนอก ใหล งทะเบยี นรบั หนงั สอื ท่แี นบมากบั อเี มลน้นั ในทะเบียนหนงั สอื รบั
● รับหนังสอื ทางทอี่ ยูอเี มล โดยลงทะเบียนรับ และนำเขา ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส
● กรณหี นวยงานทไ่ี มมีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส ใหพ มิ พอ อก (Print out) แลวดำเนนิ การเชนเดียว

กับเอกสารกระดาษ
● แจงยนื ยันการไดร บั อเี มล โดยการตอบกลบั (Reply) ไปยังที่อยอู เี มลทสี่ งมา ภายในวันทำการทไี่ ดรบั

อีเมลน้นั โดยตอ งมีขอ ความตามโครงสรางคือ เนอ้ื หาระบุวาสวนราชการไดร ับอีเมลแลว และ หมายเลข
โทรศัพทข องสว นราชการ ทั้งภาษาไทยและภาษาองั กฤษ เชน

“ไดรับอีเมลของทา นแลว
สำนกั งานปลดั สำนกั นายกรัฐมนตรี
0 2283 4244
Your e-mail is well received.
Office of the Permanent Secretary, Prime Minister’s Office
+66 2283 4244”

● กรณไี ดร ับอีเมลหลังเวลา 16:30 น. ใหตอบกลับอยางชาไมเ กนิ 13:00 น.ของวนั ทำการถดั ไป

6.การสง ใหสว นราชการดำเนนิ การสง ขอ มลู ขา วสารหรือหนังสือราชการทางอีเมล ดงั นี้

● ใหเจาของเรอ่ื งนำสงไฟลอิเลก็ ทรอนกิ สท ี่ตอ งการจะสง รวมทั้งแจงทอ่ี ยอู เี มลของผรู ับ และหมายเลข
โทรศพั ทข องผูรบั (ถา ม)ี ใหเจาหนา ทีง่ านสารบรรณกลางเพ่ือดำเนนิ การสง อีเมลตอ ไป

● กอ นการสงอเี มลออกใหเจาหนา ที่งานสารบรรณกลาง ตรวจสอบความเรยี บรอยของไฟลอ เิ ล็กทรอนกิ ส
และการลงลายมือชอ่ื อิเล็กทรอนกิ ส (ถาม)ี เพอื่ รับรองความถูกตองของไฟลอ เิ ลก็ ทรอนกิ สน ั้น

● เขา สรู ะบบอเี มล โดยใชท ่ีอยูอเี มลกลางของสวนราชการ
● ใหระบทุ ่ีอยอู ีเมลของผูร บั ไวใ นชอ ง “ถงึ ” (To) โดยในกรณีที่มผี ูรบั หลายคน ใหเ รียงลำดับทอี่ ยอู ีเมลใน

ชอ งเดยี วกัน
● สำหรบั กรณีที่ตองสง อเี มลทสี่ ง ออกเปนสำเนาใหบคุ คลอืน่ ใดดว ยแลว ใหร ะบทุ อี่ ยอู เี มลของผรู ับสำเนาใน

ชอ ง “สำเนาถงึ ” (CC) โดยใหสงสำเนาไปยังทอ่ี ยอู เี มลของเจาของเรื่องดวย (ถาม)ี และใหใ ชชอง “สำเนา
ลบั ถงึ ” (BCC) สำหรบั กรณดี ังตอไปนี้

296 การจัดการเอกสาร | Records Management

○ การสง ไปจัดเกบ็ เปนสำเนาภายในระบบของสว นราชการ
○ การสงหนงั สือไปยังผูร บั จำนวนเกนิ กวาหนง่ึ คน ซง่ึ สวนราชการเหน็ วา จำเปนตอ งมีการปกปด ไม

ใหผรู ับทราบวาไดส งไปยงั บุคคลอน่ื ดว ย
● ลงทะเบยี นหนงั สอื สง วาไดสง หนังสือโดยทางอีเมลแลว
● ในกรณีท่ีปรากฏวาไมสามารถสง อเี มลไปยังผูร ับไดแ ลว ใหใ หเ จา หนาท่ีของหนวยงานสารบรรณกลาง

ตรวจสอบและแกไ ขท่อี ยอู เี มลใหถกู ตอ งตามท่ีมีการประกาศเผยแพรห รือทไี่ ดใ หไวแกสว นราชการน้นั
แลว สงใหมอกี คร้งั หากตรวจสอบพบวาถูกตอ งแลว หรอื ไมสามารถแกไขทอ่ี ยอู ีเมลได ใหแจง เจา ของเร่อื ง
โดยเร็ว
● เมอ่ื ไดร ับแจง ใหเจา ของเรอื่ งติดตอหนวยงานหรือบคุ คล ผูรบั อเี มลเพอ่ื ยนื ยันทอี่ ยอู ีเมลทส่ี ามารถรับสง
ได และแจงใหเจา หนา ทขี่ องหนว ยงานสารบรรณกลาง เพ่อื ดำเนนิ การสงอีเมลอีกครัง้ หากเจาหนา ที่ของ
หนว ยงานสารบรรณกลาง สงอีเมลไปใหมแ ลวแตยงั ไมสามารถสงไดส ำเรจ็ ใหดำเนนิ การสง หนงั สอื ดว ย
วิธีการอน่ื ตอ ไป ท้ังนใ้ี นกรณที ี่ผรู ับหนังสอื เปนหนว ยงานของรัฐ ใหผสู งระบุเหตุการณทไี่ มสามารถสง
หนงั สือน้นั โดยทางอีเมลไดไวใ นหนังสอื นนั้ เพอื่ ใหห ัวหนา หนวยงานผรู ับไดทราบดว ย

7.การสง ตอ

● หัวหนาสวนราชการกำหนดหลักเกณฑ วธิ กี าร และระยะเวลาในการจัดสง อีเมลที่ไดล งทะเบียนรับแลว ให
ผทู ีเ่ กีย่ วขอ งภายในสว นราชการ

● ภายหลังจากไดสง อเี มลแลว หากไดร ับการตอบกลบั (Reply) ตามวาไดรบั อีเมลแลว ใหเจา หนาท่ีของ
หนว ยงานสารบรรณกลาง สงตอ (Forward) อเี มลตอบกลับดงั กลาวใหเจาของเร่ืองทราบดว ย

● ในกรณีท่ีไดร บั หนงั สอื ราชการทางท่ีอยอู ีเมลอ่ืนทไ่ี มใชท ่ีอยอู เี มลกลาง ใหผใู ชง านทอ่ี ยอู ีเมลนน้ั สงตอ ไป
ยงั ทอ่ี ยูอเี มลกลาง เพ่ือดำเนนิ การตอไปตามท่ี และใหเจา หนา ทง่ี านสารบรรณ สง อีเมลแจง กลับไปยังผู
สง เพือ่ ทราบที่อยูอ ีเมลกลางท่ถี กู ตอง สำหรบั การจัดสงครั้งตอไปดว ย

8.การดำเนนิ การอเี มลที่มีช้ันความเร็ว

● อเี มลท่ีมกี ารกำหนดช้ันความเร็วประเภทดวนท่สี ดุ หรอื มีผลใหผ ูรบั ตองดำเนนิ การอยางหน่ึงอยา งใด
ภายในกำหนดเวลาแลว ใหเจาของเร่ืองมหี นา ที่ติดตอ เจาหนา ทข่ี องผรู บั ทางโทรศัพทหรอื ชอ งทางอ่ืนใด
เพอ่ื ยืนยนั วาไดร บั หนังสอื นั้นแลว ภายหลงั จากที่เจา หนา ของหนว ยงานสารบรรณกลางไดจ ดั สง อีเมล

● เมอื่ ไดร บั แจงแลว ใหเจาของเรือ่ งแจงใหเ จา หนา ของหนวยงานสารบรรณกลาง บันทกึ ไวใ นหมายเหตุของ
ทะเบียนหนงั สอื สงวาไดย ืนยันกับผรู บั แลว พรอ มท้ังระบวุ ันและเวลาทไ่ี ดร ับการยนื ยนั จากผูรับดว ย ทงั้ น้ี
เวน แตก รณีทไ่ี ดร ับการตอบกลับวา ไดร บั อเี มลแลว จะไมด ำเนินการตามขอ น้กี ไ็ ด

การจัดการเอกสารในระบบนิเวศดิจิทลั 297

9.การดำเนนิ การอเี มลทมี่ ชี น้ั ความลบั

● กรณไี ดรับอีเมลทกี่ ำหนดในชน้ั ลบั หรอื ลับมาก ใหดำเนินการตามระเบียบวาดว ยการรกั ษาความลับของ
ทางราชการ และระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรี วา ดว ยการรักษาความปลอดภัยแหง ชาติ

● กรณีไดรับอเี มลท่ใี นชนั้ ความลับที่สดุ ใหติดตอผสู ง เพ่ือแจงใหทราบวาหนงั สอื น้นั ไมอาจสงและรับดวยวิธี
การทางอิเล็กทรอนิกสไ ด และขอใหด ำเนนิ การสงใหมอ กี ครงั้ เปนเอกสารกระดาษ เมอื่ ไดแจงแลว ใหเ จา
หนา ท่ขี องหนว ยงานสารบรรณกลางลบอเี มลน้ันท้งิ ทนั ที

● การพิมพหนงั สอื ชน้ั ลบั หรือลบั มากออกเปน เอกสารกระดาษ ใหน ายทะเบยี นขอ มูลขา วสารลับ หรือผูทไ่ี ด
รับการแตง ตง้ั ใหเขาถงึ เอกสารลับแตละระดบั เปนผดู ำเนินการ ในระหวา งการดำเนินการตองระมัดระวงั มิ
ใหบคุ คลอื่นใดอานหรือเขาถงึ อเี มลและหนังสอื นน้ั ได

10.การสำรองขอ มูล

● หวั หนา สวนราชการกำหนดหลกั เกณฑและวิธกี ารสำรองขอ มลู อเี มล (Backup) ในรูปแบบอเิ ล็กทรอนิกส
ใหส ามารถเรียกดูในภายหลังได

การจดั การอีเมลตามความในระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ น้ี เปน เพียงแนวทางสำหรบั หนวยงานของรฐั เทา นัน้ ยังมอี กี
หลายสวนท่ีตองใหแตละสวนราชการกำหนดหลักเกณฑและวธิ กี ารเฉพาะลงไปอกี ซง่ึ ยง่ิ ยำ้ ใหเห็นวาหนวยงานของรฐั
จำเปน ตอ งยกระดบั งานสารบรรณ จากงานปฏิบตั ิการไปสงู านจดั การเอกสารอยา งแทจริง

ลายมอื ชืออิเล็กทรอนิกส์

ปจ จุบันรฐั บาลหลายประเทศ รวมท้ังประเทศไทย มีนโนบายปฏริ ูปการบรหิ ารงานภาครัฐใหเ ปนรัฐบาลดจิ ิทลั (Digital
government) เพื่อใหเกิดความคลอ งตัวในการบรหิ ารงาน มีประสทิ ธภิ าพ มีการกำหนดนโยบายใหนำเทคโนโลยีดิจิทลั มา
ใชเ ชงิ เศรษฐกิจและสังคม

องคป ระกอบสำคัญประการหนึง่ ทแ่ี สดงถงึ การเปน รัฐบาลดิจทิ ลั คือ หนวยงานของรฐั ตองสามารถบริการประชาชน ผาน
ระบบดิจทิ ลั ได การตดิ ตอสอื่ สาร ส่ังการ สามารถใชเ อกสารอิเลก็ ทรอนกิ สไ ดเ ทา เทยี มกบั เอกสารกระดาษแบบดัง้ เดมิ ดังนน้ั
ลายมือชือ่ อิเล็กทรอนิกส จงึ มีความสำคัญและจำเปนมากในยคุ นี้

การลงลายมือช่อื คอื การทำใหเกดิ หลักฐาน ทส่ี ามารถระบุตวั เจา ของลายมอื ชอ่ื และสามารถแสดงเจตนาของเจา ของ
ลายมือช่ือเกย่ี วกับขอความทตี่ นเองลงลายมอื ช่ือได เมอื่ บคุ คลตอ งการแสดงเจตนาท่ีจะเชอ่ื มโยงตนเองเขากบั เอกสารเพอ่ื
ใหเ กิดผลผูกพัน เชน การอนมุ ัติเห็นชอบ หรือยอมรบั ขอ กำหนด,การเปนพยาน, การรับรองหรอื ยืนยันความถูกตองของ
ขอ ความในเอกสาร (Notarization), การตอบแจง การเขา ถงึ หรือการรับทราบขอความ (Acknowledgement) การลง
ลายมือชือ่ มักเปน ข้นั ตอนสุดทายในกระบวนการจดั ทำเอกสารหรอื หนังสือราชการ

298 การจัดการเอกสาร | Records Management

พรบ.วาดว ยธุรกรรมทางอเิ ลก็ ทรอนิกสฯ รองรบั การลงลายมอื ช่อื อิเล็กทรอนกิ สใ หม ผี ลทางกฎหมาย เชนเดียวกบั การลง
ลายมอื ชื่อบนเอกสารกระดาษ ลายมือชอ่ื อิเลก็ ทรอนิกสต ามมาตรา 4 แหงกฎหมายนี้ หมายความวา “อกั ษร อักขระ
ตวั เลข เสยี งหรอื สัญลักษณอนื่ ใดทส่ี รา งข้นึ ใหอยใู นรูปแบบอิเลก็ ทรอนิกส ซึ่งนำมาใชป ระกอบกับขอมูลอเิ ลก็ ทรอนกิ สเ พื่อ
แสดงความสัมพันธระหวา งบุคคลกับขอมลู อิเล็กทรอนิกส โดยมวี ัตถุประสงคเพื่อระบตุ วั บคุ คลผูเปน เจา ของลายมือชื่อ
อเิ ลก็ ทรอนิกสท ่ีเกย่ี วขอ งกบั ขอมูลอิเลก็ ทรอนิกสน น้ั และเพอื่ แสดงวา บุคคลดังกลาวยอมรบั ขอความในขอมลู
อเิ ลก็ ทรอนกิ สน้ัน”

ในระบบสารสนเทศสำหรับจดั การบรรณสารและเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส (ERMS/EDRMS) หรอื ระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนกิ ส สามารถกำหนดรูปแบบการลงลายมอื ชือ่ อเิ ล็กทรอนกิ สต างๆ โดยตอ งมีการควบคุมการเขา ถงึ การยืนยนั ตวั
ตน และการตรวจสอบสิทธขิ องผใู ชง าน กอนอนญุ าตใหผูใชงานดำเนินการลงลายมอื ชือ่ อิเลก็ ทรอนกิ ส

องคประกอบของลายมอื ชอ่ื อิเล็กทรอนกิ ส

หลกั การสำคญั ของลายมอื ชอื่ อเิ ล็กทรอนกิ ส คอื ตองมีความนาเชอื่ ถอื โดยองคป ระกอบทท่ี ำใหลายมอื ชือ่ อเิ ล็กทรอนิกสเ กดิ
ความนาเชื่อถอื คือ (สำนกั งานพฒั นาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส, 2563)

● การพิสูจนแ ละยืนยนั ตัวตน ลายมอื ช่ืออเิ ลก็ ทรอนกิ สท ่ีนำมาใชประกอบกับเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส ตองสามารถ
ระบตุ วั บุคคลผเู ปนเจาของลายมือชอ่ื ทเี่ ก่ียวขอ งกบั เอกสารอิเล็กทรอนิกสน ั้น ดังนน้ั ความนา เชื่อถือของลายมือชื่อ
อเิ ลก็ ทรอนิกสส วนหนงึ่ จะพิจารณาจากระดับความนาเช่อื ถอื ของการพสิ จู นและยนื ยันตัวตน ซงึ่ ประกอบดว ย
ระดบั ความนา เชื่อถอื ของไอเดนทติ ี (IAL) ในกระบวนการพิสูจนต ัวตน และระดับความนาเชอื่ ถือของสง่ิ ทใ่ี ช
ยนื ยันตัวตน (AAL) ในกระบวนการยนื ยันตวั ตน

● เจตนาในการลงลายมือชื่อ วิธีการลงลายมือชื่อตองมีกระบวนการหรือหลกั ฐานท่ีแสดงไดวาบคุ คลไดย อมรบั
แสดงเจตนาตามท่ีตนไดล งลายมือช่อื อยา งแทจริง โดยควรมีการออกแบบระบบใหบ ุคคลเขา ใจวา กำลงั ลงลายมือ
ชือ่ กบั เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส และมีการบงบอกวัตถปุ ระสงคห รือเหตุผลของการลงลายมอื ช่ือในรูปแบบหรอื
ขอ ความโดยใชภาษาที่เขาใจงายวา ลายมอื ชอ่ื นำมาใชเพือ่ วตั ถปุ ระสงคใ ด เชน อนมุ ตั ิ, รับรอง, ยนื ยนั ความถกู ตอง
, ตอบแจงการรบั ขอ ความ, ยอมรับ, เปนพยาน หรือเพือ่ วัตถุประสงคอ ่ืนใด

● การรักษาความครบถว นของขอ มลู จะตอ งมหี ลักฐานแสดงไดว า ไมมีการเปลีย่ นแปลงความหมายของเอกสารท่ี
ลงลายมือชอื่ อเิ ลก็ ทรอนิกส สามารถตรวจพบการเปลีย่ นแปลงของขอความและลายมือชื่ออเิ ลก็ ทรอนิกสได
ลายมอื ชอื่ อิเล็กทรอนิกส และขอมูลอน่ื ๆที่เกยี่ วขอ ง จะตองมกี ารเกบ็ รกั ษาใหม ีความครบถวนและไมม กี าร
เปล่ยี นแปลงตลอดระยะเวลา หรอื ใชบ ุคคลทส่ี ามทเ่ี ชือ่ ถือไดเ ปน เสมือนพยานในการรับรองความครบถวนของ
ขอ มลู ดวยการใชลายมอื ชื่อดิจทิ ัลของบคุ คลดงั กลา ว

การจัดการเอกสารในระบบนิเวศดิจิทลั 299

รปู แบบของลายมือช่อื อิเล็กทรอนกิ ส

ลายมือชื่ออิเลก็ ทรอนิกสสามารถจดั ทำในรปู แบบอเิ ลก็ ทรอนกิ สใ ดๆก็ได แตต อ งมีความนาเช่อื ถือ ซงึ่ พรบ.วา ดวยธรุ กรรม
ทางอิเล็กทรอนกิ สฯ (มาตรา 9 และ 26) ไดกำหนดคุณสมบัตคิ ือ

● ใชว ิธีการที่สามารถระบตุ ัวเจา ของลายมอื ชื่อ และสามารถแสดงไดวา เจา ของลายมือช่อื รับรองขอ ความในขอ มูล

อเิ ล็กทรอนกิ สนั้นวา เปน ของตน

● ใชว ธิ ีการท่ีเช่ือถอื ไดโดยเหมาะสมกับวัตถปุ ระสงคข องการสรางหรือสง ขอมลู อเิ ล็กทรอนกิ ส โดยคำนงึ ถงึ

พฤติการณแวดลอมหรอื ขอ ตกลงของคกู รณี

● ขอ มลู สำหรับใชส รา งลายมือช่ืออเิ ลก็ ทรอนิกสน น้ั ไดเชอื่ มโยงไปยงั เจาของลายมือช่อื โดยไมเชอ่ื มโยงไปยงั บคุ คล

อื่นภายใตส ภาพทน่ี ำมาใช

● ในขณะสรา งลายมือชือ่ อิเลก็ ทรอนกิ สนั้น ขอ มลู สำหรับใชสรา งลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกสอ ยภู ายใตก ารควบคุมของ

เจา ของลายมือชอื่ โดยไมมีการควบคมุ ของบคุ คลอ่นื

● การเปลยี่ นแปลงใด ๆ ที่เกิดแกลายมือชื่ออเิ ล็กทรอนกิ ส นบั แตเ วลาท่ไี ดสรา งขนึ้ สามารถจะตรวจพบได

● ในกรณีที่กฎหมายกำหนดใหการลงลายมือชอื่ อิเลก็ ทรอนิกสเ ปน ไปเพ่อื รับรองความครบถว น และไมม กี าร

เปลีย่ นแปลงของขอ ความ การเปลี่ยนแปลงใดแกขอ ความนัน้ สามารถตรวจพบไดน ับแตเวลาทลี่ งลายมอื ช่อื

อเิ ลก็ ทรอนิกส

อาจจำแนกลายมอื ชอ่ื อิเลก็ ทรอนกิ สอ อกเปน 3 แบบใหญๆ คอื (สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอเิ ล็กทรอนกิ ส, 2563;
Digisign, 2018)

1) แบบงา ย (Simple) คือ เปนอกั ษร อักขระ ตวั เลข เสยี งหรอื สัญลักษณอ่นื ใดที่สรางขน้ึ ใหอ ยใู นรูปแบบ
อิเลก็ ทรอนิกส ไมไดร บั การปอ งกนั โดยวิธกี ารเขา รหสั ใดๆ ดังน้นั จึงไมสามารถแสดงตวั ตนของผลู งนามหรอื การ
เปลี่ยนแปลงท่ีเกดิ ขน้ึ ในเอกสารหลงั จากท่ีลงนามในเอกสารแลว และยังงายตอการทำซำ้ หรอื ปลอมแปลง ตวั อยาง
ที่พบบอย เชน การพิมพช ่ือไวทา ยเน้อื หาของอีเมล, การสแกนภาพของลายมอื ช่อื ท่ีเขยี นดว ยมอื และแนบไปกบั
เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส, การใชส ไตลัส (Stylus) เขยี นลายมือชื่อดวยมอื ลงบนหนาจอและบันทกึ ไวใ นรูปแบบ
อเิ ล็กทรอนกิ ส, การทำเครอ่ื งหมายในชองยอมรบั ขอ กำหนดและเงอ่ื นไขในกระบวนการตดิ ต้งั ซอฟตแ วร

2) แบบพ้นื ฐาน (Basic) คือ มีลกั ษณะคลา ยกบั ลายมือชอ่ื อิเลก็ ทรอนกิ สแ บบงาย แตสามารถการแสดงความ
เปลี่ยนแปลงท่ีเกดิ ข้ึนหลังจากลงนามในเอกสารแลว เปน ลายมอื ชอ่ื อเิ ลก็ ทรอนกิ สท ่ีเช่อื ถือได เชน ลายมือชอื่ ที่
อาศยั โครงสรางพ้ืนฐานกุญแจสาธารณะ (Public key infrastructure: PKI)

3) แบบขนั้ สูง (Advanced) เปนลายมอื ช่ืออิเล็กทรอนิกสท ่ีเช่อื ถือไดซงึ่ ใชใบรับรองที่ออกโดยผูใหบริการออกใบ
รบั รอง สรา งขน้ึ ดว ยกระบวนการเขา รหัสลับขอ มลู อิเลก็ ทรอนกิ สด วยกุญแจสวนตวั (Private key) ในระบบรหสั
แบบอสมมาตร (Asymmetric cryptography) สามารถแสดงเวลา สถานท่ี และอุปกรณใ ดทจ่ี ะใชใ นระหวา ง
กระบวนการลงลายมอื ช่ือ และยงั ทราบการเปลย่ี นแปลงท้งั หมดทเ่ี กดิ ขึน้ หลังจากลงนามในเอกสารได ตอ งมี
กระบวนการระบตุ ัวตนเจา ของลายมอื ชอ่ื ผานการยืนยนั ตัวตน 2 ข้นั (Two-factor authentication: 2FA) จงึ

300 การจัดการเอกสาร | Records Management

จะสามารถลงนามในเอกสารได วธิ ีการตรวจสอบสิทธท์ิ ี่ใชก แ็ ตกตา งกนั ไป ต้ังแตการสง รหัสผานคร้ังเดียว (One

time passwords: OTP) ผาน SMS ไปจนถึงการสแกนลายน้วิ มอื หรือใบหนา (Biometric) บนโทรศพั ทม อื ถอื

ทำใหเจาของลายมอื ช่อื ไมส ามารถปฏิเสธความรับผดิ จากขอ ความทตี่ นเองลงลายมือชือ่ ได ลายมือชือ่

อิเลก็ ทรอนิกสแ บบนม้ี ีความนา เชือ่ ถือสูงสดุ

ทผี่ านมาแมจ ะมคี วามพยามในการรณรงคใหใชล ายมือชือ่ อเิ ล็กทรอนกิ สล งนามในเอกสารหรือหนังสือราชการ แตเ นื่องจาก
ผบู ริหารและผปู ฏิบัตงิ าน ยงั ไมม นั่ ใจวาสามารถทำได หรือปลอดภัยเทา ท่ีควร จึงเลอื กที่จะพิมพเ อกสารเปน กระดาษแลว ลง
นามกนั ดวยปากกาเชน เดิม (ศศธิ ร สถิตย และวศิ ปตย ชัยชว ย,2560) อยางไรก็ตามหลังจากวิกฤต COVID-19 ท่ีทำให
หนวยงานตอ งปรบั นโยบายมาเปนการทำงานจากที่บา น ติดตอสือ่ สารผา นระบบอิเล็กทรอนกิ ส และ เทคโนโลยนี ้ีไดร ับการ
ยอมรบั มากยงิ่ ขึ้น มกี ฎหมายออกมารองรบั สามารถใชล ายมือชอ่ื อิเลก็ ทรอนกิ สใ นทุกๆกระบวนการ นับตง้ั แตการติดตอ
สือ่ สาร สงั่ การ จนไปถงึ การจดั ซอื้ จัดจา ง จงึ อยทู ่ีวา ผบู รหิ ารในหนวยงานจะเหน็ ความสำคญั และกำหนดใหเปน นโยบาย
ปฏิบัตทิ ั่วท้งั องคกรหรือไม

เอกสารสือสังคม

สือ่ สงั คม (Social media) เปน รูปแบบการส่อื สารทางอินเทอรเนต็ โดยใชเทคโนโลยเี ชงิ โตต อบ (Interactive
technologies) ท่ีอำนวยความสะดวกใหผใู ชง านสามารถแบง ปนขอมูล ความคดิ ความสนใจ, สนทนา,ตดิ ตอ สอื่ สาร และ
สรา งเน้ือหาผา นชุมชนและเครือขายเสมอื นได แพลตฟอรม สอ่ื สังคมมหี ลายรูปแบบ เชน บล็อก, ไมโครบล็อก, วกิ ,ิ เวบ็ ไซต
แบงปน รูปภาพ, ขอ ความโตต อบแบบทนั ที, เว็บไซตแบง ปนวดิ ีโอ, พอดแคสต และอนื่ ๆ ตวั อยางที่รูจกั กนั ดเี ชน Facebook,
LINE, Instagram, Twitter

ภาพ13-1 ตวั อยางส่อื สังคม (ที่มา: Wikimedia Commons, the free media repository)

การจัดการเอกสารในระบบนเิ วศดจิ ทิ ัล 301

ส่ือสังคมมีคุณลักษณะทวั่ ไปบางประการ คอื (Obar, Jonathan & Steve,2015; University of South Florida, 2021)

● เปนแอปพลเิ คชนั่ บนอนิ เทอรเนต็ แบบโตตอบ หรือ เวบ็ 2.0
● เน้อื หา (Content) ในสอ่ื สงั คมสวนใหญม าจากผูใชส รา งข้ึน เชน โพสตข อความ ความคดิ เห็น ภาพถายดิจิทัลหรือ

วดิ ีโอ และขอมูลทส่ี รางขึน้ ผานการโตตอบออนไลนทงั้ หมด
● ผใู ชส รา งโปรไฟลจ ากเวบ็ ไซตห รอื แพลตฟอรม ทีอ่ อกแบบและดแู ลโดยผูใหบ ริการแพลตฟอรม
● สอื่ สังคมสรางเครือขา ยโดยการเช่ือมตอโปรไฟลข องผูใ ชกับบุคคลหรือกลุมอน่ื ๆทางออนไลน

อาจกลาวไดว า ในรอบทศวรรษท่ีผา นมา สอ่ื สังคมเปนเทคโนโลยีอบุ ตั ิใหมท ี่มอี ทิ ธิพลอยา งมากตอ การทำงานในองคการ ที่
สรา งกระบวนทัศนใ หมทางการมีปฏิสัมพันธแ ละการมสี ว นรว มระหวางผูมีสว นไดส ว นเสียหลายฝา ย ดว ยพฒั นาการอยาง
รวดเร็วของเทคโนโลยีบรอดแบนด อปุ กรณสื่อสารแบบพกพา และอินเทอรเน็ตความเรว็ สงู ทำใหการสือ่ สารองคกรไปยงั
มวลชนทำไดโ ดยตรง ฉับไว มีประสทิ ธภิ าพ ประหยดั (Cost & time saving)

หนวยงานท้ังภาครัฐและเอกชนตางใชส ่ือสังคม โดยมีวัตถุประสงคห ลกั เพอ่ื (International institute of municipal
clerks, 2019; The government of Western Australia, 2021)

● ส่ังการ (Command) มอบหมายงาน ใหบ ุคคล หรอื ทมี โดยตรงผานแอปพลิเคชนั หรือโปรแกรมสนทนาแบบสง
ขอความทนั ที (instant messaging: IM) เชน LINE, Facebook messenger, Discord, Wechat, Whatsapp

● แบง ปน (Share) ขอมลู ขาวสาร เก่ียวกับสินคาและบริการทม่ี สี ำหรบั ลกู คาหรอื ประชาชน ผลลัพธ คือ การเขา ถึง
บรกิ ารทก่ี วา งขวางมากขน้ึ

● รับฟง (Listen) เสียงสะทอน ความคาดหวงั จากลกู คาหรือประชาชน เก่ยี วกบั องคการ สนิ คา การบรกิ าร ไดข อ มลู
เชงิ ลกึ ท่ีเปน ประโยชนเ ก่ยี วกับความรูสกึ สาธารณะ ผลลพั ธ คอื การปรบั ปรุงการบริการ การพฒั นาองคก าร ชวย
ในการตดั สนิ ใจของรฐั บาลและนโยบายสาธารณะ

● มสี วนรว ม (Engage) ตอบสนอง รว มมือ รวมพลงั กบั ภาคพลเมอื งไดโดยตรงในการตดั สินใจทสี่ งผลกระทบตอวง
กวาง สนบั สนนุ ความโปรงใส ตรวจสอบได

เมอื่ หนวยงานใชส่ือสงั คมตามภารกิจหนา ท่ี สารสนเทศทเ่ี กดิ ข้ึนผานสอื่ สงั คมยอมถอื เปนเปน บรรณสารและเอกสารของ
องคการ ที่ตอ งมกี ารจดั การดว ยเชนกัน มีการใชค ำวา เอกสารส่ือสงั คม (Social media records) เพอ่ื แสดงถึงเอกสาร
ทัง้ หมดที่สรา งขน้ึ หรอื โพสตผ านทางสื่อสงั คมโดยใชค อมพวิ เตอรแมขา ย (Host) จากผูใหบริการภายนอกหรือจากภายใน
องคกรเอง

การจดั การเอกสารสอ่ื สังคมแตกตางจากการจดั การเอกสารโดยทั่วไป เน่ืองจากลกั ษณะแบบพลวตั ของส่ือจงึ กอ ใหเกดิ ความ
ทาทายใหม เชน การจัดการเนื้อหาเอกสารในสภาพแวดลอ มการทำงานรวมกันหลายชองทาง และหลายสถานท,่ี การ
จดั การปญหาความเปนเจา ของเนือ่ งจากเอกสารอยูทอี่ ยใู นสื่อสงั คมไดร บั การปรับปรงุ บอ ยครง้ั , จำเปน ตองมีการจบั เก็บทมี่ ี

302 การจดั การเอกสาร | Records Management

ประสิทธิภาพเพ่อื ใหแนใจวา มีความถกู ตองและความพรอ มใชงาน, ตอ งใชต ารางกำหนดอายเุ อกสารประเภทใดและวิธีโอน
ยายเอกสารและลบเอกสารอยา งถาวร, จะประยกุ ตใชว ธิ ที างกฎหมายหรอื ดำเนินการจัดการเอกสารอืน่ ๆอยา งไร

ประเดน็ ทคี่ วรพจิ ารณาเกีย่ วกบั การจัดการเอกสารสอ่ื สังคม ดังนี้ (The U.S. national archives and records
administration, 2014; Chandler, Vargas & Provenzano, 2017, Public record office Victoria, 2020; The
government of Western Australia, 2021)

นโยบาย

● ตองมกี ารกำหนดนโยบายการจัดการเอกสารขององคก ารใหค รอบคลมุ เอกสารส่อื สงั คม
● ระบุเหตุผลและความจำเปน ในการใชส ่อื สงั คมของหนว ยงาน
● ใหค ำจำกดั ความของเอกสารส่อื สังคมกบั เน้ือหาในสอื่ สงั คม และระบขุ อมลู อภพิ นั ธทุ จี่ ำเปน
● ประกาศตอ สาธารณะวาหนว ยงานจะเก็บรวบรวมขอมูลจากสือ่ สังคมไวเ ปนหลกั ฐาน
● บังคับใช ประเมิน และปรบั ปรงุ นโยบายและแนวทางปฏิบตั ิ เกย่ี วกบั การจัดการเอกสารและสารสนเทศส่ือสงั คม

ขององคก ารอยา งตอเนือ่ ง
● กำหนดความเปน เจาของเนือ้ หาและ หนา ที่ ความรบั ผิดชอบ ในการจดั การเอกสารของบุคลากรทเี่ กีย่ วขอ งให

ชัดเจน
● กำหนดวา พนกั งานสามารถใชส ือ่ สังคมและ IM ไดใ นกรณีใดอยา งชัดเจน เนอ้ื หาแบบใดทีส่ ามารถสงตอได
● กำหนดบทลงโทษสำหรับการละเมิดนโยบาย
● การส่ือสารนโยบายเกย่ี วกบั เอกสารเพอ่ื ใหพนักงานและประชาชนทั่วไปทราบโดยทั่วกนั

แผนงานจดั การเอกสาร (RMP)

● จัดตงั้ คณะทำงานดานสื่อสงั คมขององคการ ที่ประกอบดว ยผเู กี่ยวของและผูมีสว นไดส วนเสยี หลายฝาย เชน นกั
จดั การเอกสาร ผดู ูแลเว็บไซตและสอื่ สงั คม (Admin), เจา หนา ทเี่ ทคโนโลยีสารสนเทศ (IT), นกั ประชาสัมพนั ธ, ท่ี
ปรกึ ษาหนว ยงาน

● กำหนดกระบวนการ ขน้ั ตอน ขอ พงึ ระวงั เกีย่ วกับเอกสารส่อื สงั คมอยา งชดั เจน เชน ไมควรเปดลงิ กห รือไฟลแนบ
จากบคุ คลท่ีไมร จู ักใน IM เพ่ือปอ งกนั มลั แวร พิชชงิ่ หรือแสปม, ไมเ ปดเผยขอมูลสวนบุคคลใดๆ เกนิ ความจำเปน ,
หามสงขอ มูลลับของหนว ยงานผานส่ือสังคม

● ตดิ ตามการใชแพลตฟอรมสือ่ สังคมอยา งตอเนอ่ื งเพ่ือตรวจสอบวาทำใหคณุ คา ของเอกสารเปลยี่ นแปลงหรือไม

● ปรบั ปรงุ หลกั สูตรอบรมการจดั การเอกสารใหค รอบคลมุ ถงึ เอกสารส่อื สงั คม และอบรมการใชส่ือสังคม การเผย
แพร ส่ือสาร ใชงานเอกสารผานสื่อสงั คมแกบ คุ ลากรอยา งตอเนื่อง

การจัดการเอกสารในระบบนเิ วศดิจทิ ัล 303

การกำหนดอายุจดั เกบ็

● ตองพจิ ารณาขอกำหนดอายุการเก็บรกั ษาเอกสารตามกฎหมาย
● ตรวจสอบตารางกำหนดอายเุ อกสารทม่ี อี ยูแลววาครอบคลุมเอกสารในสอ่ื สังคมหรอื ไม ตลอดจนปรบั ปรุงใหท นั

สมัยสอดคลองสอดคลองกับรปู แบบของเอกสารสื่อสังคม
● กำหนดระยะเวลาเก็บบนั ทกึ การใชง าน (Chat log) และเงอ่ื นไขวาหนว ยงานมสี ทิ ธทิ์ จี่ ะตรวจสอบ ตามขอกำหนด

กฎหมายขององคก าร และเหตผุ ลดา นความปลอดภัย
● ลบขอมลู ทถี่ กู จดั เก็บในรปู แบบอิเล็กทรอนกิ ส (Electronically stored information: ESI) เปนระยะ ตาม

นโยบายการเก็บรักษาขององคก าร
● นำโปรแกรมชวยจัดเก็บสอื่ สงั คมระยะยาว (Social media archiving) มาใช

ปจจบุ ันการจัดการเอกสารสอื่ สังคม ยังคงเปนประเด็นที่ใหมท ี่มคี วามทา ทาย ซ่ึงนกั จัดการเอกสารและวิชาชีพทเ่ี กี่ยวของ
ตองศกึ ษาคน ควา หาแนวทางในการจัดการ เพอ่ื รกั ษาคุณลักษณะความเปนพยานหลักฐานของเอกสาร ตลอดจนปฏิบตั ิตาม
กฎหมายและขอ บังคับที่เกยี่ วขอ งตอไป

ข้อมลู อภพิ ันธุ์

ขอมลู อภพิ นั ธุ (Metadata; เมทาดาตา; ขอ มูลเมทา) หมายถึง สารสนเทศทถ่ี กู พฒั นาขนึ้ อยางมีโครงสรา งเพื่อใชในการ
บรรยายทรัพยากรสารสนเทศอีกชดุ หน่ึง ในดานลักษณะโครงสรา ง (Structure) เนือ้ หา (Content) บริบท (Context)
และความสมั พันธ (Relation) ระหวา งองคประกอบ (Elements) ทใี่ ชใ นการบรรยายทรัพยากรสารสนเทศ จัดทำขึ้นตาม
เคา รา ง (Metadata scheme) ซึง่ เปน กฎเกณฑในการเลือกและแสดงคา ของขอมูลในแตล ะองคป ระกอบ ตลอดจนวธิ ีการ
เขา รหัส (Encode) องคป ระกอบเพ่อื ใหเครือ่ งอานได (วศิ ปตย ชัยชวย, ลำปาง แมนมาตย, วิลาศ ววู งศ และนิศาชล
จำนงศร,ี 2560) ขอมลู อภิพนั ธุในยคุ กอนเทคโนโลยสี ารสนเทศจะแพรห ลาย มกั รจู กั กนั ในรูปแบบบัตรรายการ หรือ
ทะเบียนเอกสาร ขณะที่ในปจ จบุ นั ขอมลู อภพิ นั ธุมีท้ังที่ฝงอยกู บั ตัวสารสนเทศอเิ ล็กทรอนกิ ส และท่ีเปน ฐานขอมูล ตัวอยาง
ขององคประกอบของขอมลู อภพิ นั ธุ เชน ชื่อเอกสาร, ประเภทไฟล, ผจู ดั ทำ, วันทจี่ ดั ทำ, วันที่แกไข, โปรแกรมทใ่ี ชจัดทำ,
หวั เรื่อง, คำสำคัญ ฯลฯ

ขอมูลอภพิ นั ธสุ ำหรบั การเอกสาร (Recordkeeping metadata) มักเกดิ ข้นึ เมือ่ มีการสรางหรอื นำเอกสารเขาสูระบบ เม่อื มี
กจิ กรรมการใชเอกสาร จดั เกบ็ ดูแลรกั ษา โอนยา ย ก็จะเกดิ การบันทกึ ขอ มลู ลงไปโดยอตั โนมัติ หากระบบมกี ารออกแบบไว
ตงั้ แตตน หรือบางสวนเกิดจากการเพ่ิมขอ มูลลงในระบบ

ขอมูลอภพิ ันธุ มีประโยชนแ ละความจำเปน ตอการจัดการเอกสารดจิ ิทัลอยา งมาก เน่อื งจากเปนสารสนเทศทต่ี องอานหรือใช
งานผา นฮารดแวรแ ละซอฟตแ วรเทา นัน้ ขอมลู อภพิ นั ธจุ งึ เขา มามีบทบาทในการชว ยใหสามารถแยกแยะ และระบคุ วาม
แตกตางของเอกสารหนง่ึ กบั เอกสารหนึ่งไดอ ยา งชัดเจน แมเอกสารนนั้ จะคลา ยคลึงกันอยางมากกต็ าม (The U.S.
national archives and records administration, 2016)

304 การจดั การเอกสาร | Records Management

ISO 15489-1:2016 ขอ 5.2.3 กำหนดวา ขอ มูลอภพิ ันธุสำหรบั เอกสาร ควรแสดงถึงส่ิงตอไปน้ี

● บริบททางธรุ กจิ
● การพึ่งพาและความสมั พันธร ะหวา งระบบเอกสารและเอกสาร
● ความสัมพันธก ับบรบิ ททางกฎหมายและบริบททางสังคม
● ความสัมพนั ธก บั หนว ยงานทีส่ ราง จัดการ และใชเอกสาร

ขอ มูลอภิพันธสุ ำหรับเอกสาร ตอ งประกอบดว ยขอมูลดงั ตอ ไปน้ี

● คำอธบิ ายของเนอ้ื หาเอกสาร
● โครงสรา งเอกสาร (เชน รูปแบบ ชนดิ และความสัมพันธระหวา งสวนทปี่ ระกอบข้ึนเปน เอกสาร)
● บรบิ ททางธุรกจิ ท่จี ัดทำเอกสารข้นึ หรือรับไว และใชง าน
● ความสมั พนั ธก บั เอกสารชุดอ่ืนและขอ มูลอภิพันธชุ ุดอืน่
● ตวั ระบุ (Identifiers) และขอ มูลอ่ืน ๆ ทจี่ ำเปนในการสืบคนและนำเสนอเอกสาร เชน ขอมูลรูปแบบ หรอื ขอมูล

การจัดเกบ็ เอกสาร
● การดำเนินธรุ กจิ (Business actions) และเหตุการณทเี่ กย่ี วของกับเอกสารตลอดที่ดำเนนิ การในระบบ (รวมถึงวัน

ท่แี ละเวลาของการดำเนินการ, การเปลี่ยนแปลงขอ มลู อภิพันธุ และหนวยงานทีด่ ำเนินการ)

ISO 15489-1:2016 ยังระบวุ าขอมูลอภพิ ันธุสำหรบั เอกสาร ควรไดรับการจัดการในฐานะทต่ี ัวมนั เองเปนเอกสารเชน กนั คือ
ตอ งปอ งกันการสูญหาย การลบ หรือทำลายโดยไมไดร ับอนญุ าต การเขา ถึงขอ มลู อภพิ ันธุควรตอ งไดรบั อนุญาตตาม
ระเบียบทีว่ างไว

ประเดน็ เรอื่ งขอ มลู อภพิ นั ธุ เปน อกี หนง่ึ ความทา ทายของการจัดการเอกสารยคุ ดิจทิ ัล เพราะโดยธรรมชาติของเอกสารใน
แตล ะองคก ารยอ มมคี วามแตกตางกัน ในขณะเดียวกันกไ็ มม ีเคารางขอ มลู อภพิ ันธุใด จะสามารถใชไดครอบคลมุ กบั เอกสาร
ในทกุ หนวยงาน (No “one-size-fits-all” metadata scheme) (Baca, 2003; Hofman, 2006) จงึ จำเปน ทแ่ี ตละหนวย
งานจะตองพัฒนาเคารางขอ มูลอภพิ ันธุ รวมทั้งปรับปรุงใหสอดคลองกบั บรบิ ทขององคก าร ดงั กรณีของ มหาวิทยาลยั ควนี ส
ประเทศแคนาดา (Queen's University) ไดอ อกขอ กำหนดความตอ งการขอ มูลอภพิ ันธขุ องเอกสาร (Recordkeeping
metadata requirements) สำหรบั ใหหนว ยงานภายในมหาวิทยาลยั ใชเปน แนวทางสำหรับการกำหนดองคประกอบขอมลู
อภิพนั ธุ โดยกำหนดเปนมาตรฐานขนั้ ตำ่ (ระดับทองแดง) มาตรฐานขัน้ กลาง (ระดบั เงนิ ) และมาตรฐานขัน้ สมบูรณ (ระดับ
ทองคำ) ท่ีสามารถเลอื กใชไ ดต ามความเหมาะสม ตัวอยางองคป ระกอบทท่ี ุกระดบั จำเปนตองมี เชน Title, Creator,
Record Date, Security Classification (Records management and privacy office - Queen's University, 2022)

กรณขี องรฐั มินนโิ ซตา ประเทศสหรฐั อเมรกิ า ไดพ ฒั นามาตรฐานขอมลู อภพิ ันธุสำหรับเอกสารรฐั มินนโิ ซตา (MN.IT IRM
Standard 20) สำหรับจัดการเอกสารของรฐั ในทกุ ระดับ เพื่อประโยชน คอื

● การปฏิบัติตามระเบยี บ กฎหมายเกยี่ วกับเอกสารของรฐั

การจัดการเอกสารในระบบนเิ วศดิจิทลั 305

● เขาถงึ เอกสารอยางเหมาะสมตามกฎหมายวาดว ยการขอมูลขาวสารของรฐั และระเบยี บปฏิบัติอน่ื ๆ
● การแบง ปน ขอมลู ภายในและระหวางหนวยงาน
● การเกบ็ รกั ษาเอกสารตามระยะเวลาในตำรางกำหนดอายุเอกสาร
● การกำจัดเอกสารอยางมีประสิทธภิ าพและทนั เวลาตามทก่ี ำหนดไว
● การตรวจสอบกจิ กรรมของรัฐ
● ระบตุ ำแหนง และสบื คน เอกสารสำหรับการใชงานของหนว ยงานและการเขาถงึ ของประชาชน
● การประเมินคุณคาเอกสาร
● การลดตน ทนุ ดวยการกำจัดความซ้ำซอ นและการจดั เกบ็ เอกสารทีไ่ มจำเปน
● เปน แนวทางมาตรฐานสำหรับนกั พัฒนาระบบ ทปี่ รึกษา และผจู ัดจำหนายระบบ

MN.IT IRM Standard 20 ไดป ระยกุ ตใ ชหลายองคป ระกอบรวมกับมาตรฐานอน่ื ๆ เชน Dublin Core ประกอบดวย 20
องคป ระกอบ และมี 10 องคป ระกอบทบี่ งั คับ ใหตองลงรายการ (Mandatory) เชน Agent, Right management, Title,
Subject (Minnesota historical society, 2015)

ความต่อเนืองทางดิจิทลั

เอกสารดิจิทัล มคี ุณสมบตั มิ คี ุณสมบตั ิเดนกวาเอกสารแบบด้งั เดิมในหลายแง เชน ความสะดวก รวดเรว็ ใชง านงา ย แตอ ีก
ดา นหน่ึงก็เสีย่ งตอการถูกทำลาย หรอื ไมสามารถเปด อานไดม ากกวา เพราะเอกสารดจิ ทิ ัลตอ งอาศยั อุปกรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส
และโปรแกรมประยกุ ตส ำหรับอาน หากไฟลช ำรดุ เครอ่ื งไมส ามารถอา นได เอกสารน้ันกจ็ ะขาดความตอเน่อื งทางดจิ ิทัล ผล
ท่ตี ามมาอาจรายแรงเทา กบั การสูญเสียอื่นๆ

ความตอเนอ่ื งทางดจิ ิทัล (Digital continuity) คอื ความสามารถในการใชส ารสนเทศดจิ ทิ ลั ในแบบทต่ี อ งการไดน านตราบ
เทา ที่มีความตองการ ดวยการตรวจสอบ ดำเนินการอยา งรอบครอบใหแ นใจวาสารสนเทศครบถวน พรอ มใชง าน และใชได
ตามความตองการทางธุรกจิ (The national archives United Kingdom, 2017)

เอกสารมีความตอเนือ่ งทางดจิ ทิ ลั ไดตราบเทา ทีย่ ังสามารถ:

● คน หาได เมอ่ื ตองการ
● เปด ไดต ามทต่ี อ งการ
● ทำงานกบั ในแบบท่ตี องการ
● เขา ใจไดว าคืออะไรและเกยี่ วกบั อะไร
● เชื่อไดว า มันคอื สิ่งนัน้ โดยแทจริง

ความตอเนอื่ งทางดิจิทัลขนึ้ อยูกบั การทำความเขา ใจวา เราใชสารสนเทศเพอื่ รองรบั ความตองการทางธุรกิจอยางไร จากนัน้
ตรวจสอบใหแนใ จวาการจดั การสภาพแวดลอมทางเทคนคิ และการจัดการสินทรัพยสารสนเทศรองรบั การใชง านทางธรุ กจิ

306 การจดั การเอกสาร | Records Management

การจดั การความตอเนอ่ื งทางดจิ ิทัลชวยปกปอ งเอกสารขององคก าร ชว ยใหสามารถดำเนินการไดอ ยา งถูกตอ งตามกฎหมาย
มปี ระสิทธิผลและประสทิ ธผิ ล ลดคาใชจ ายและสง มอบบรกิ ารสาธารณะทดี่ ีขน้ึ โดยคำนึงถงึ องคประกอบสำคัญ 3 ประการ
ที่ผสานกนั ใหเ กิดความตอ เนอ่ื งทางดิจทิ ัล คอื

● ใชง านได (Usable) สารสนเทศของตรงตามความตองการ ตามวิธที เ่ี ราตองการใชส ารสนเทศ (ตัวอยา งเชน เพ่ือ
อาน, แกไ ข,หรือจัดการสารสนเทศ)

● ครบถว นสมบูรณ (Complete) มเี นือ้ หา, บรบิ ท, ขอมูลเมทา อยางครบถว นสำหรบั การใช, ทำความเขาใจ, และ
ทำใหเ ช่อื ถอื ในสารสนเทศ ได

● พรอ มใชง าน (Available) คณุ สามารถคน หาสงิ่ ท่ีตองการและมเี ทคโนโลยที ี่ถกู ตองเพือ่ เปด และใชง านไดในแบบที่
ตอ งการ

ความปลอดภยั ของเอกสารดิจทิ ัลจำเปน สำหรบั การรักษาความตอเนอื่ งดิจิทัล ซ่งึ ระบบจัดการเอกสารดิจิทัลจะตองสามารถ
จัดการในประเดน็ ตอ ไปน้ี

● การรกั ษาความลับ (Confidentiality) ไมใ หผ ไู มมีอำนาจสามารถเขา ถงึ เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สนั้นๆได วธิ ีการ
รกั ษาความลับสว นใหญจ ะใชว ิธกี ารเขา รหสั โดยหนวยงานจะตองมกี ารกำหนดนโยบายหรือขอ บังคบั ในการรกั ษา
ความลับของเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส

● บูรณภาพ (Integrity) เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สจะตองไมข าดหาย ไมถ กู แกไข และตองมัน่ ใจไดวา เอกสารฉบบั ท่ีสง
ไปถงึ ผรู ับหรือจดั เก็บไว เปนฉบบั จริงทไ่ี มมีการแกไ ขเปล่ยี นแปลงใดๆ หรอื แมแตส ว นหนึง่ สวนเของเอกสาร

● ความพรอมใชงาน (Availability) เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส ตองสามารถเรียกใชง านไดต ลอดเวลาทต่ี อ งการ ดงั น้นั
จึงตอ งมวี ิธกี ารปองกนั การสูญหายจากการทีร่ ะบบลม เหลว การไดร ับความเสยี หายทางกายภาพ

● การพสิ ูจนต ัวตน (Authenticity) วาเปน เอกสารฉบบั จรงิ ไมใชเ อกสารอิเล็กทรอนกิ สท ี่ถกู คดั ลอก ปลอมแปลง
ซง่ึ อาจจะกระทำดวยการใชล ายมือชื่ออเิ ล็กทรอนกิ สห รอื ระบบติดตามเอกสาร หรือระบบอื่นๆทีเ่ หมาะสม

แผนงานจัดการเอกสาร อาจกำหนดวธิ กี ารหรือแนวปฏบิ ตั สิ ำหรับรักษาความปลอดภัยเอกสารดจิ ทิ ลั ตลอดจนระบบ ดังน้ี
(The united methodist church, 2016)

● จำกดั การเขาถงึ เอกสารดจิ ทิ ลั และระบบเอกสาร อนญุ าตใหเฉพาะบคุ ลากรทมี่ ีหนาทร่ี บั ผดิ ชอบเทา นน้ั เพอ่ื
ปกปองบรู ณภาพของเอกสารและปอ งกันการดัดแปลงหรือทำลายเอกสารโดยไมชอบดว ยกฎหมาย

● สรางระบบรักษาความปลอดภัยเครอื ขา ยคอมพวิ เตอร เชน ไฟรว อลส (Firewalls) เพอ่ื ปองกันการเขาถึงระบบ
โดยไมไ ดร บั อนญุ าต

● ตดิ ตัง้ ซอฟตแวรต วั กรองเกตเวย (Gateway filter) ทเ่ี หมาะสมบนระบบการรบั สง ขอความ และตรวจสอบใหแนใ จ
วามีการปรบั ปรุงเปนประจำ เพอื่ ปอ งกันการสแปม การโจมตี และไวรัสคอมพิวเตอร

● ใชเ ทคโนโลยกี ารเขา รหัสโครงสรางพ้นื ฐานกุญแจสาธารณะ (PKI) เพื่อใหก ารสง เอกสารดิจิทัลไปยังบคุ คลภายนอก
ปลอดภยั

การจดั การเอกสารในระบบนเิ วศดจิ ิทลั 307

● ล็อกเอกสารดิจทิ ลั ท่ีตอ งการเกบ็ รักษาเพอ่ื ปองกันการเปลีย่ นแปลงใดๆ ในภายหลังหรือการทำลายโดยไมไดตงั้ ใจ
เชน ทำใหเ อกสารเปนแบบอา นอยา งเดยี ว (Read-only)

● ใชเทคโนโลยลี ายมอื ช่ือดิจิทลั เพ่อื ตรวจสอบความถูกตองของเอกสารดจิ ิทัล
● จัดเก็บเอกสารดิจิทลั ท่สี ำคญั ในระบบออฟไลนห ากจำเปน
● กำหนดขน้ั ตอนการสำรองขอ มลู ระบบและกลยุทธการกูคืนระบบท่ีเหมาะสม เพือ่ ปองกนั เอกสารดิจทิ ัลสญู หาย
● พฒั นาและใชหลกั ฐานการตรวจสอบ (Audit trails) เพอ่ื หาวาใครเขา ถงึ ระบบ ปฏบิ ตั ิตามข้ันตอนการรักษาความ

ปลอดภัยทีก่ ำหนดไวหรอื ไม มีการทุจรติ หรอื การกระทำทไ่ี มไ ดรบั อนญุ าตเกิดขนึ้ หรอื ไม อยางไร

การสงวนรกั ษาดิจิทัล

การสงวนรักษาดจิ ทิ ัล (Digital preservation) เปนประเด็นท่ีสมั พันธก ับความตอเนอ่ื งทางดิจทิ ลั เพราะการจะทำให
เอกสารดิจทิ ัลสามารถใชง านได ครบถว นสมบูรณ ตอ งอาศัยการสงวนรักษาอยางเหมาะสม

คำวา การสงวนรักษา มคี วามหมายครอบคลมุ ถงึ เอกสารก่ึงกระแสการใชงานท่ีถกู โอนยายไปยงั ศูนยเ ก็บเอกสาร เพ่อื รกั ษา
เอาไวอยางปลอดภยั และเอกสารทสี่ ้ินกระแสการใชง านท่ีถกู โอนยา ยไปยงั หอจดหมายเหตุ เพ่อื เกบ็ รักษาไวอ ยา งถาวร หลัก
การนถี้ กู นำมาใชกับเอกสารดจิ ทิ ัล เมื่อพูดถึงการสงวนรกั ษาท้ังระยะสน้ั และระยะยาว

เมอื่ กลา วถึงการสงวนรักษาระยะยาว สำหรับเอกสารแบบกระดาษ มกั หมายถึงเวลาตง้ั แต 25 ปขนึ้ ไป แตส ำหรับเอกสาร
ดิจิทัล เวลา 5-7 ป ถอื วายาวนานแลว ฉะนั้นในบรบิ ทของดิจิทลั คำวา ระยะยาว จึงหมายถึงมากกวา 1 ชั่วอายขุ อง
เทคโนโลยี (Greater than one generation of technology) ซึ่งมกั เปลยี่ นในชวง 5-7 ป ต้งั แตตัวระบบปฏบิ ตั ิการ
ซอรฟแวร พนื้ ทีจ่ ัดเก็บ เทคนคิ วิธี ฯลฯ (Smith, 2007)

มเี อกสารดจิ ทิ ัลจำนวนมากที่ถูกกำหนดอายไุ วเ กินกวา 1 ช่ัวอายุของเทคโนโลยี สำหรับการใชงานตามภารกจิ หรือกิจกรรม
แตล ะวนั , ใชส นับสนุนการวางแผนกลยทุ ธและการตัดสนิ ใจ, แสดงการปฏบิ ัติตามกฎหมาย ระเบียบ ขอ บงั คับ และเปน การ
รกั ษามรดกความทรงจำรว มเอาไว ในฐานะทเ่ี ปนทรพั ยสินขององคก าร ดังน้ันนักจัดการเอกสารจำเปนตอ งพจิ ารณาในเร่อื ง
ตอ ไปนี้เปนพเิ ศษ คอื

● สื่อบนั ทกึ ของเอกสารดิจทิ ลั มลี ักษณะเปราะบาง ไมคอ ยมัน่ คง ถาเก็บไมด ีมักเสยี หาย เสอ่ื มสภาพไดง าย
● เอกสารดิจิทัล ตอ งใชอปุ กรณแ ละระบบปฏบิ ตั ิการในการจัดทำ, อาน, เขา ถงึ ถา หากปราศจากอปุ กรณใดๆ กใ็ ช

งานไมได
● ความเปลยี่ นแปลงใดๆสงผลตอ คณุ สมบัติสำคญั ของเอกสาร คอื ความจรงิ แท, ความนาเชื่อถอื , บรู ณภาพ และ

การใชงานได
● มีขอ มูลดจิ ทิ ัลเกดิ ขึ้นมหาศาลในแตละวนั ๆ มากจนอาจทำใหส งวนรกั ษาไวไมท ัน
● การลำดบั ความสำคัญใหกบั เอกสารดจิ ทิ ลั เปนเร่ืองจำเปน ถาสงวนรกั ษาชา หรือไมท นั การ กจ็ ะทำใหข อ มลู

สูญหายไปเลย
● การสงวนรกั ษาเอกสารดจิ ทิ ลั ตองใชท ักษะใหมแ ละตองทำงานรว มกบั ผเู ชี่ยวชาญสาขาอื่นๆ

308 การจดั การเอกสาร | Records Management

● โครงสรางใหมข ององคการตอ งสนับสนุนงานสงวนรกั ษาเอกสารดิจิทัล
● ขอกำหนด กฎหมาย ระเบียบดา นลิขสทิ ธิ์ มมี ากขึ้น ทำใหต อ งระมดั ระวังมากขนึ้

ท่กี ลาวมาขา งตนแสดงใหเห็นวา การสงวนรักษาเอกสารทเ่ี ปนกระดาษและดิจทิ ัลมวี ธิ ีทแี่ ตกตางกัน การดำเนนิ งานสงวน
รกั ษาดจิ ิทลั ควรมแี ผนปฏิบตั ิการและนำไปใชในชว งเวลาท่ีเหมาะสม เทา ทเ่ี ปน ไปได และโดยอตั โนมตั ิ

การสงวนรักษาเอกสารดจิ ิทลั มงุ เนน ใหเกดิ ความยงั่ ยืน (Sustainability) ซึ่งครอบคลมุ ท้งั ตัวเอกสารและขอมลู อภพิ นั ธุ
โดยการการปองกนั การเปลย่ี นแปลงเนื้อหาและบรบิ ท เพอื่ รักษาความจรงิ แทค วามนา เช่อื ถอื ใหคงอยู และดูแลรักษาในรปู
แบบท่ีเหมาะสมอยางตอ เนื่อง ทำใหยังเขาถงึ ไดตราบนานเทา ที่กำหนดอายุเอาไว เพอ่ื ใหบรรลเุ ปาหมายของการสงวนรกั ษา
องคการตองมบี ุคลากรผเู ชี่ยวชาญ มวี ิธีการ ขน้ั ตอนการดำเนินการท่ีเหมาะสมควบคไู ปกบั การมีเครือ่ งมอื เทคโนโลยีที่
จำเปน มาสนบั สนุน

เทคนิคในการสงวนรักษาเอกสารดิจทิ ลั

โดยทวั่ ไปมีดังน้ี (วิศปตย ชัยชว ย และยศสั วิน บญุ ชวย, 2552; National archives administration, 2021)

● การปรับสภาพ (Refreshing) คอื การ คัดลอก (Copy) ขอ มูลจากสอื่ บนั ทกึ หนง่ึ ไปยังอีกสือ่ บันทึกหนงึ่ เมือ่ สอื่ เดมิ
ลา สมยั (Obsolescence) หรอื กอนทส่ี ื่อเดิมจะเส่ือมสภาพ เชน คัดลอกจาก CD-ROM ไปยงั DVD โดยไมมีผล
ใดๆตอรปู แบบ (Format) เปนวธิ ที พี่ ยายามรกั ษาบรู ณภาพของเอกสารเอาไวทุกประการ อยางไรก็ตามสอ่ื บนั ทึก
มกั มอี ายสุ ั้น ตองเปลย่ี นอยเู สมอ ในตารางกำหนดอายุเอกสารควรระบุเวลาทตี่ อ งปรบั สภาพเปล่ียนสอ่ื บนั ทึก
เพราะหากดำเนินการชาไปก็อาจไมสามารถเรยี กขอ มูลออกมาได หรอื ทำเรว็ ไปก็จะสิ้นเปลืองงบประมาณ อนงึ่ วิธี
การน้ีอาจเหมาะกับการสงวนรักษาระยะสน้ั มากกวาระยะยาว

● การสงวนรกั ษาเทคโนโลยี (Technology preservation) คอื การรักษาสภาพแวดลอมทางเทคโนโลยีท้ัง
ฮารด แวร และซอฟตแ วร ทจี่ ะทำใหส ามารถอานเอกสารดจิ ิทลั ได วธิ กี ารน้ีจะชวยรกั ษารปู ลักษณแ ละความรูสกึ
(Look & Feel) แบบเดิมของเอกสารได แตวธิ กี ารน้ีใชงบประมาณสูง ในการจัดหา ดูแลรกั ษาวสั ดุอุปกรณต างๆ
และอาจเจอปญหาที่ชน้ิ สวนบางอยางเลกิ ผลติ ไปแลวทำใหไมส ามารถใชก ารได วิธีนจี้ ึงเหมาะกับการสงวนรกั ษา
ระยะสั้นมากกวา ระยะยาว

● การเลียนแบบ (Emulation) คือ การจำลองสภาพแวดลอมของฮารด แวรและซอฟตแวร เพอ่ื ใหส ามารถอา นหรือ
ใชไ ฟลเอกสารที่ตางแพลตฟอรม กันได เชน การจำลองระบบปฏิบตั กิ ารลนี ุกซบนเครื่องคอมพวิ เตอรแ มข า ยทใ่ี ช
ระบบปฏิบัตวิ นิ โดวส เพอื่ ใหส ามารถจดั การไฟลเ อกสารได

● การยาย (Migration) เปนการถา ยโอนขอมูลหรอื เอกสารไปยงั สภาพแวดลอ มระบบทใี่ หมกวา แตยังคงบูรณภาพ
คอื การเก็บรกั ษาความสมบูรณถ ูกตอ งของเอกสาร การสืบคน การแสดงผล และนำขอมลู มาใชไ ดแมเ ทคโนโลยีจะ
เปลี่ยนแปลงไป ซ่งึ อาจรวมถึงการแปลงจากรปู แบบไฟลห นึ่งไปเปนอีกรปู แบบหนึ่ง เชน การแปลง Microsoft
Word เปน PDF หรอื OpenDocument หรอื จากระบบปฏิบัตกิ ารหนง่ึ ไปเปน อีกระบบหนึ่ง เชน Windows เปน

การจัดการเอกสารในระบบนิเวศดิจทิ ลั 309

Linux ขอ เสียของวิธีนคี้ ือจะสญู เสยี รปู ลักษณแ ละความรสู กึ แบบเดมิ ไป และอาจทำใหข อ มลู สญู หายไปบางสวน
ระหวางการยา ย โดยเฉพาะขอมลู ทมี่ ลี ักษณะซับซอ น เชน มลั ติมีเดียและเวบ็ เพจ

● การหอ หุม (Encapsulation) เปนเทคนคิ ในการรวมหรือฝงขอมลู อภพิ นั ธกุ ับเอกสารดจิ ิทลั เขา ไวดว ยกันใน
โครงสรา งที่เรียกวา ตัวหอ หมุ (Container/Wrappers) ทำใหเ กดิ ความสมั พนั ธร ะหวางวตั ถดุ ิจทิ ลั กบั ขอมูลอภิ
พันธุ เพอ่ื ทำใหทำความเขา ใจเอกสารและเขา ถงึ ไดโดยเทคโนโลยใี นอนาคตได วธิ ีการนม้ี ิไดใหท ำใหเปดไฟล
เอกสารลาสมยั ดใู นหนาจอคอมพิวเตอรรนุ ใหมไ ดโดยตรง แตเปนการทำใหแ นใจวา ขอมลู อภพิ ันธเุ กยี่ วท่ีอธบิ าย
เอกสารทุกอยา งจะถูกรวมไว เพอื่ สนับสนนุ กลยทุ ธก ารสงวนรกั ษาอ่ืนๆ เชน การยาย, การเลยี นแบบ หรอื ใหน ัก
จดั การเอกสารใชเปนขอ มูลสำหรบั ตัดสนิ ใจวาจะจดั การกับเอกสารนีอ้ ยางไรในอนาคต

ปจ จบุ นั มีเครือ่ งมอื สำหรบั การสงวนรกั ษาดิจทิ ัล ทสี่ ามารถจดั เก็บเอกสารในรูปแบบดัง้ เดิม และโยกยา ยไปรูปแบบใหมเ ม่ือ
ลา สมยั เชน ซอฟตแวร Preservica, Portico, DigiSafe ซงึ่ แตละหนวยงานสามารถศึกษารายละเอยี ดไดจากเวบ็ ไซตข องผู
ผลิตหรอื ใหบรกิ าร และเลือกใชใ หเ หมาะสมกบั บริบทขององคก ร

ประเด็นทค่ี วรพิจารณาเกีย่ วกบั การสงวนรกั ษาเอกสารดิจิทัล

● การรกั ษาคณุ สมบัติของเอกสาร องคก ารควรมีนโยบายและแนวปฏิบัตเิ ก่ียวกบั การสงวนรกั ษาเอกสารดจิ ทิ ลั
อยา งชดั เจน ครอบคลมุ การจดั ทำ การดแู ลรักษา การแจกจา ย ทำลาย เพือ่ ใหเ กิดความม่นั ใจวาจะยงั รกั ษา
คณุ สมบัติความจรงิ แท, ความนาเชื่อถือ, การใชง านไดแ ละบรู ณภาพของเอกสารไดอยางครบถวน

● การเฝาระวังทางเทคโนโลยี (Technology watch) องคก ารจำเปนตองมีหนวยเฝา ระวงั เทคโนโลยี เพอ่ื ดูแล
ตดิ ตามวามีการเปลีย่ นแปลงซอรฟแวร ฮารต แวร แพลตฟอรม ในระบบนเิ วศดจิ ิทลั อยา งไร และพฒั นาแนวปฏิบัติ
ใหสามารถรับมือกับความเปล่ียนแปลงไดอยา งทนั ทวงที

● การจดั การ องคการควรตอ งมกี ระบวนการจัดการเชิงกลยทุ ธ ซึง่ ประกอบดวย นโยบาย, กระบวนการ, บคุ ลากร
เพ่อื รบั มอื กับประเด็นทางการสงวนรกั ษา ซ่งึ งานสำคัญท่ีตองทำคอื การระบ/ุ กำหนดเอกสารทต่ี อ งสงวนรกั ษา
และกำหนดระยะเวลาการเกบ็ , กำหนดวธิ ีการนำเทคนิคการสงวนรกั ษาไปใช, กำหนดวาการสงวนรกั ษา จะดำเนนิ
ไปอยา งสอดคลองกับคุณสมบตั ิสำคัญของเอกสารไดอ ยา งไร, กำหนดบทบาทหนาที่ ความรับผิดชอบ ทรพั ยากรท่ี
จำเปนตอการนำกลยทุ ธไปใช, การสอ่ื สารขอ มลู การสงวนรักษา ทงั้ ภายในและภายนอกองคก าร, บูรณาการ
กลยุทธกบั ขัน้ ตอนการวดั สมรรถนะ, อางอิงถงึ การปฏบิ ัตติ ามกฎหมายท่สี งกระทบตอ การสงวนรักษา

การสงวนรกั ษาดจิ ิทัล ยงั เปน ประเดน็ ทที่ าทายตอการศกึ ษาคน ควา ตอไป เพราะการเตบิ โตของเทคโนโลยีดจิ ทิ ลั ยังมแี นว
โนมขยายตัวอยางกาวกระโดด ปจ จุบันยงั ไมมีการรับประกนั วาไฟลดิจิทัลรปู แบบใดท่ีดที สี่ ุด หรือจะคงทนยาวนานทีส่ ุด
องคก ารและนกั จดั การเอกสารจงึ ตอ งเตรียมพรอ มกบั ความเปลย่ี นแปลงที่เกิดขน้ึ ในอนาคตอยูเ สมอ

310 การจดั การเอกสาร | Records Management

สรุป

การปฏิวตั ิอุตสาหกรรมครั้งที่ 4 ทำใหเ กิดระบบนเิ วศดิจทิ ลั ท่ีจะเปลี่ยนแปลงรปู แบบการทำงาน การใชชวี ติ เศรษฐกิจ
สงั คม สิ่งแวดลอมของมนษุ ยไ ปอยางพลกิ ผนั หลายองคการกำลังขับเคล่อื นยทุ ธศาสตรก ารแปลงเปนดิจิทัล (DX) เอกสาร
ดิจิทัลท่ีขยายตัวขึ้นเรือ่ ยๆมากกวายคุ ใดทผ่ี านมา ขณะเดียวกนั องคก รจำนวนมากจะยงั คงจดั การเอกสารกระดาษและ
ดจิ ิทัลพรอมกนั ตอไปเปน ระยะเวลาหนง่ึ ทำใหย ากในการระบุ รวบรวม และจดั การเอกสารในทุกรูปแบบอยางแมน ยำและ
สมำ่ เสมอ มีประเดน็ ท่ีเกดิ ขน้ึ และเปน เรื่องทา ทายวาแนวคิด ทฤษฎี หลกั การ วธิ กี ารจัดการเอกสารทม่ี ีอยู จะสามารถใชได
อีกตอ ไปหรือไม และหากตองเปลีย่ นแปลง จะตองไปในทศิ ทางใด ไมว า จะเปน ระบบเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สท อ่ี ยบู นคลาวด,
การไปรษณียอ ิเล็กทรอนิกส, ลายมือชอ่ื อิเล็กทรอนิกส, เอกสารสอ่ื สงั คม, ความตอ เนือ่ งทางดิจิทลั , การสงวนรกั ษาทาง
ดจิ ทิ ลั ฯลฯ
การเปล่ียนแปลงเปนสิ่งท่ีหลกี เลี่ยงไมได แตเ ตรยี มตัวรบั มอื ได ฉะนนั้ การจัดการเอกสารในระบบนิเวศดิจิทัล นักจดั การ
เอกสารและผบู รหิ ารองคการตองมองหากลยุทธแ ละวธิ ีการใหมๆ ยืดหยุน และปรับใหเ ขากับยุคสมยั ทเ่ี ปล่ยี นแปลงไป มีการ
วางแผนอยางรอบคอบและปรับใหเ ขากับความตองการทางธรุ กิจขององคก ร ภายใตก รอบการกำกับดแู ลที่ดี ติดตาม
ประเมินแนวโนม การจดั การเอกสาร และความกาวหนาของเทคโนโลยอี ุบตั ใิ หมทอ่ี าจสง ผลกระทบตอ แผนงานจดั การ
เอกสารขององคการอยางสมำ่ เสมอ

คาํ ถามทบทวนทา้ ยบท

● หนว ยงานของรัฐควรพจิ ารณาประเดน็ การจดั การเอกสารในระบบนิเวศดิจิทลั ใดเปนพิเศษ เพราะเหตุใด
● วิชาชพี นกั จัดการเอกสารควรตองปรบั ตวั อยา งไรกับการทำงานในระบบนิเวศดิจิทัล

การจัดการเอกสารในระบบนิเวศดจิ ิทัล 311

บรรณานุกรม

ฉกาจ ชลายทุ ธ. (2563). Digital Transformation ตองเริ่มท่ีคนไมใ ชท ่ีเคร่อื งมอื . https://docs.google.com/
document/d/1_ahj4QZ0jhKWZJm6ZAvwFBIe936_g-N0DzScWbjfoWs/edit#

ธนชาติ นมุ นนท. (2565). ป 2565 เมอ่ื โลกกาวเขา สยู ุค Digital Transformation 2.0.
https://www.bangkokbiznews.com/columnist/980464

พชร อารยะการกุล. (2562). แขงขนั อยางไรข อบเขตผา น Digital Ecosystem.
https://forbesthailand.com/commentaries/

วศนิ ปนทอง. (2564). Digital Transformation กับนวัตกรรมการจัดบริการสาธารณะ: บทเรยี นจากเอสโตเนยี เกาหลีใต
และสหราชอาณาจักร. http://www.polsci.tu.ac.th/direk/view.aspx?ID=502

วศิ ปตย ชยั ชว ย และยศัสวิน บุญชวย. (2552). การสงวนรกั ษาเอกสารจดหมายเหตุประเภทภาพถายดิจิทลั , วารสาร
มนุษยศาสตรส ังคมศาสตร มหาวทิ ยาลัยทกั ษณิ , 3(2), 200-223.

วศิ ปต ย ชยั ชวย, ลำปาง แมนมาตย, วิลาศ ววู งศ และนิศาชล จำนงศร.ี (2560). การวเิ คราะหค ณุ ลักษณะทางสารสนเทศ
เพอ่ื กำหนดองคประกอบเมทาดาตาของจารึก. วารสารวิทยบรกิ าร มหาวทิ ยาลยั สงขลานครนิ ทร. 28 (1) 39-52
DOI: http://dx.doi.org/10.14456/asj-psu.2017.4

สว นสือ่ สารองคก ร สถาบนั เพ่มิ ผลผลิตแหง ชาติ. (2563). Digital Transformation เปล่ียนความทา ทายเปนโอกาส.
https://www.ftpi.or.th/2020/37780

สำนกั งานพฒั นาธุรกรรมทางอเิ ล็กทรอนิกส. (2563). ขอเสนอแนะมาตรฐานดา นเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารท่ี
จำเปน ตอ ธรุ กรรมทางอิเล็กทรอนิกส. https://standard.etda.or.th/
wp-content/uploads/2020/06/20200529-ER-E-Signature-Guideline-V08-36F.pdf

สำนกั งานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนกิ ส. (2564). ปญญาประดิษฐในการใหบ ริการของภาครฐั .
https://www.etda.or.th/th/Useful-Resource/Knowledge-Sharing/Articles/AI-in-Government-Servic
es.aspx

สำนกั งานพัฒนารัฐบาลดจิ ทิ ลั (องคการมหาชน). (2564). จดหมายอเิ ลก็ ทรอนกิ สของแตล ะหนว ยงานเพือ่ รบั และสงหนงั สอื
ระหวา งหนว ยงาน. https://www.dga.or.th/document-sharing/dga-3263/mailgothai/

สำนักงานราชบัณฑิตยสภา. (2562). Artificial intelligence (AI) ปญ ญาประดิษฐ (เอไอ).
https://www.facebook.com/RatchabanditThai/

Adam, Azad. (2008). Implementing electronic document and record management systems. Auerbach
Publications Taylor & Francis Group.

Arizona State library, archives, and public records. (2017). Managing government records in any format
(Paper or Electronic). https://azlibrary.gov/arm/programs-training-and-presentations/classes

Baca, M. (2003). Practical issues in applying metadata schemas and controlled vocabularies to cultural
heritage information. Cataloging & classification quarterly, 36(3-4), 47–55.

312 การจดั การเอกสาร | Records Management

Canteli, A. (2018). Digital business ecosystem. https://www.openkm.com/
blog/digital-business-ecosystem.html

Chandler k., Vargas R. & Provenzano T. (2017). Social Media Records Management.
https://azlibrary.gov/sites/default/files/arm-training-rm_session_6-social_media_2_7_2017_0.pdf

Combs, T. (2019). Digital transformation for records management and governance.
https://www.alfresco.com/blogs/digital-transformation/digital-transformation-records-manageme
nt-and-governance

Digisign. (2018). 3 types of digital signature. https://digisign.id/eng-3jenisdigi.html.
Haralampus, L. (2017). Big data issues for federal records managers. https://arma-metromd.org/

wp-content/uploads/2017/05/4-Big-Data-Issues-for-Federal-Records-Managers.pdf
Hofman, H. (2006). Standards: not ‘one size fits all’. The information management journal, 40(3),

36-45. http://www.interpares.org/ display_file.cfm?doc=ip2_dissemination_
jar_hofman_imj_40_2006.pdf
International institute of municipal clerks. (2019). The clerk’s guide to social media recordkeeping.
https://www.iimc.com/DocumentCenter/View/5463/The-Clerks-Guide-to-Social-Media-Record-Ke
eping
Minnesota historical society. (2015). Minnesota recordkeeping metadata standard.
https://www.mnhs.org/preserve/records/metamrms.php
National archives administration. (2021). Electronic records preservation management primary issues.
https://www.archives.gov.tw/english/Publish.aspx?cnid=502&p=595
National geographic. (2011). Ecosystem. https://www.nationalgeographic.org/encyclopedia/ecosystem/
National records of Scotland. (2021). Electronic records management. https://www.nrscotland.gov.uk/
record-keeping/electronic-records-management
Obar, J. A., Wildman, S. (2015). Social media definition and the governance challenge: An introduction
to the special issue. Telecommunications policy, 39 (9), 745–750.
doi:10.1016/j.telpol.2015.07.014. SSRN 2647377.
Palfreyman, J. (2020). Digital transformation handbook: an agile approach to maximise value. Kindle
Direct Publishing
Public record office Victoria. (2020). What is social media and how is it different to traditional media?.
https://prov.vic.gov.au/recordkeeping-government/a-z-topics/social-media-records
Records management and privacy office - Queen's University. (2022). Recordkeeping metadata
requirements. https://www.queensu.ca/accessandprivacy/guidance/guidelines/
recordkeeping-metadata-requirements

การจัดการเอกสารในระบบนเิ วศดิจิทัล 313

Smallwood, R. F. (2013). Managing electronic records: methods,best practices, and technologies. John
Wiley and Sons.

Smith, K. (2007). Planning and implementing electronic records management: a practical guide. Facet.
Stanford university's special collections & university archives. (2021). ePADD.

https://library.stanford.edu/projects/epadd
Steele, A. (2020). Why the evolution of blockchain reliability is critical to protecting your digital assets.

https://www.weforum.org/agenda/2020/06/evolution-of-blockchain-reliability-and-digital-asset-p
rotection/
Texas Department of information resources. (2021). Digital Transformation. https://pubext.dir.texas.gov/
portal/internal/resources/DocumentLibrary/Digital%20Transformation%20Guide.pdf

The government of Western Australia. (2021). Guidance social media content as government records.
https://www.wa.gov.au/government/publications/records-management-advice-social-media-cont
ent-government-records

The national archives United Kingdom, (2021). Managing emails.
https://umanitoba.ca/admin/vp_admin/ofp/fippa/media/Email_Guidance.pdf

The national archives United Kingdom. (2017). Understanding digital continuity.
https://cdn.nationalarchives.gov.uk/documents/information-management/understanding-digital-
continuity.pdf

The national electronic commerce coordinating council. (2004). Challenges in managing records in the
21st century. http://pearcemoses.info/papers/Challenges_in_El_Records.pdf

The U.S. national archives and records administration. (2014). Guidance on managing social media
records. https://www.archives.gov/records-mgmt/bulletins/2014/2014-02.html

The U.S. national archives and records administration. (2016). Metadata in electronic records
management. https://records-express.blogs.archives.gov/
2016/11/21/metadata-in-electronic-records-management/

The united methodist church. (2016). Guidelines for managing electronic records.
https://www.ctcumc.org/files/fileshare/digital+records+-+gcah.pdf

University of Manitoba. (2014). Managing email as a records.
https://umanitoba.ca/admin/vp_admin/ofp/fippa/media/Email_Guidance.pdf

University of South Florida. (2021). Introduction to social media.
https://www.usf.edu/ucm/marketing/intro-social-media.aspx

314 การจัดการเอกสาร | Records Management

บทที 14

เทคโนโลยอี ุบตั ิใหมท่ ีมีผลตอ่ การจัดการเอกสาร

วตั ถปุ ระสงค์ของบท

● ระบุถึงเทคโนโลยีอบุ ตั ใิ หมท ่ีมแี นวโนม สงผลตอ การจัดการเอกสารดิจทิ ลั
● แนะนำตวั อยา งเครอื่ งมือโอเพนซอรส สำหรับจดั การเอกสาร

ความนาํ

เทคโนโลยอี ุบัติใหม (Emerging technologies) คอื เทคโนโลยใี หมท ี่กำลงั พฒั นา (Developing technologies) หรือกำลงั
จะถูกพฒั นาในอีกหาถึงสิบปขางหนา ซ่ึงจะเปลย่ี นแปลงรปู แบบธุรกจิ และสภาพแวดลอมทางสงั คมอยางมากมาย (Franks,
2018) ยุคปฏวิ ตั ิอตุ สาหกรรมคร้ังที่ 4 หรอื ยุค 4.0 มีการพฒั นาเทคโนโลยอี ยางกาวกระโดด ไมวา จะเปนเทคโนโลยี
สารสนเทศดจิ ทิ ัล, เทคโนโลยชี ีวภาพ, การสอ่ื สารขอมูลแบบไรสาย, การส่อื สารระหวางคนกับเครอ่ื งจักร, การพิมพสามมติ ิ
และวิทยาการหนุ ยนตข ั้นสูง ฯลฯ ซ่ึงสภาเศรษฐกิจโลกคาดการณวา การเปลยี่ นแปลงที่กำลังดำเนินอยจู ะผิดแผกไปอยาง
มากจากการปฏิวัตอิ ตุ สาหกรรมครั้งทผ่ี านมาในประวตั ิศาสตร (Schwab, 2017) ในบทน้ีจะนำเสนอเทคโนโลยอี ุบัติใหมทมี่ ี
แนวโนมวา จะสงผลตอการจดั การเอกสารและสารสนเทศในองคก ารไมท างตรงก็ทางออ ม ซ่ึงนักจดั การเอกสารควรติดตาม
ความกา วหนา อยา งใกลช ดิ

315

บล็อกเชน

บลอ็ กเชน (Blockchain) คอื เทคโนโลยีการบันทึก จดั เก็บ และประมวลผลขอ มลู แบบกระจายศูนย (Distributed ledger
technology: DLT) หรอื บัญชแี ยกประเภทแบบกระจาย โดยใชว ิทยาการเขา รหสั ลบั (Cryptography) รวมกบั กลไกฉนั ทา
มติ (Consensus protocol/Consensus mechanism) เพ่ือรว มกนั ควบคุมและยนื ยันความถกู ตอ งของขอ มูลโดยไม
จำเปน ตองพึ่งตัวกลาง เกิดสภาวะทที่ ุกคนเหน็ บญั ชีของทุกคนแตไ มมคี นใดคนหนึ่งเขาไปแกไ ขไดโ ดยพละการ (Tamper
resistance) (สำนักงานพฒั นารฐั บาลดิจิทลั (องคก ารมหาชน), 2564; ธนาคารแหงประเทศไทย,2564; The U.S.
national archives and records administration, 2019)

รวมศูนย แยกจากศนู ย กระจายศนู ย

ภาพ13.1 แผนภาพจำลองการประมวลผลขอ มูลแบบรวมศูนย (Centralised) แยกจากศนู ย (Decentralised) และ

กระจายศูนย (Distributed) (ปรบั ปรงุ จาก Wikimedia Commons, the free media repository)

หลักการทำงานบล็อกเชน คือ ฐานขอ มลู แบบ DLT จะกระจายขอ มูลท่ีจดั เก็บไปยังแตละโหนด (Node) ซ่งึ เปนเครือ่ ง
ประมวลผล เชน คอมพิวเตอร โทรศัพทม อื ถือ แทบ็ เลต็ พีซี ท่ีเช่อื มโยงกันในเครอื ขายบล็อกเชนแบบเพยี รท ูเพยี ร
(Peer-to-peer network) จะไมมเี ครื่องใดเครอ่ื งหนึ่งเปนศนู ยกลางหรือเครื่องแมขา ย ไมถ ูกควบคมุ โดยคนเพียงคนเดียว
โดยกลุมขอ มูลซึ่งเรยี กวา บล็อก (Block) จะเช่อื มตอ กนั เปนหว งโซ (Chain) ดวยกระบวนการเขา รหัส แตล ะบล็อกจะมคี า
ทางคณติ ศาสตร คือ รหัสแฮช (Hash) ของบลอ็ กกอ นหนา เพอ่ื ใชสอบทานความถกู ตอง ทำใหทกุ ขอมลู มีการเชอ่ื มโยงกนั ท้งั
ระบบ กลายเปนบลอ็ กเชน และเม่อื มรี ายการธุรกรรมใหมเ กิดขนึ้ จะตอ งมกี ารประกาศบอกทุกโหนดในระบบใหรับรู จึง
ทำใหไมจ ำเปน ตองมีตัวกลางในการจดั เก็บหรอื ควบคุม แตต อ งมกี ารกำหนดขอตกลงกฎเกณฑในการตรวจสอบ ดว ยกลไก
ในการควบคุมความถกู ตอ งของขอมลู ในทุกโหนดผา นอลั กอริทึมตางๆขึน้ มาใชใ นเครือขาย โดยสมาชกิ ตองเห็นพอ งตอ งกนั
เพอื่ ใหขอ มูลมคี วามถูกตอ งเท่ียงตรงและเปนขอมูลชดุ เดยี วกนั รวมท้งั มกี ารจดั เก็บมีลำดับการจดั เกบ็ สอดคลองตรงกัน
(สำนกั งานพฒั นาธรุ กรรมทางอิเล็กทรอนกิ ส,2564; สำนกั งานสงเสริมเศรษฐกจิ ดิจทิ ัล, 2564; Drescher, 2017)

แนวคดิ เร่อื งบลอ็ กเชน เผยแพรครั้งแรกในสมดุ ปกขาว เรอ่ื ง Bitcoin: a peer-to-peer electronic cash system โดย
บคุ คลท่ีใชนามวา Satoshi Nakamoto (2008) ในชว งแรกบล็อกเชนสรา งขนึ้ เพื่อตรวจสอบธรุ กรรมของบติ คอยน (Bitcoin)
ซึง่ เปน เงินตราเขารหสั ลบั (Cyptocurrency) สกุลหนึ่ง ทำใหการแลกเปลี่ยนสกุลเงนิ ทำไดอ ยา งปลอดภัยโดยไมตอ งใช
ธนาคารเปน ตวั กลาง และตอ มาไดม ีการพัฒนาอยา งรวดเร็ว ดวยคุณสมบตั เิ ดน ของระบบทไี่ มม ีศนู ยก ลาง จึงชว ยลดตน ทุน

316 การจดั การเอกสาร | Records Management

ดา นการทำธรุ กรรม ลดข้นั ตอนและระยะเวลาในการจา ยเงนิ ผา นแพลตฟอรม ทำใหผซู อ้ื สามารถทำธุรกรรมกับผูขายได
โดยตรง มีศกั ยภาพสามารถนำมาประยกุ ตใ ชใ นภาคธุรกจิ อนื่ ๆได บลอ็ กเชนกำลังเปน ท่ีนิยมอยางมากในธรุ กจิ ทรัพยสินทาง
ปญญา (Steele, 2020) เชน ชา งภาพสามารถใชบ ลอ็ กเชนเพอ่ื จัดการสิทธใ์ิ นผลงานสรา งสรรค และแมก ระท่ังเพ่ือเปดใช
งานการชำระคา ลขิ สิทธใ์ิ นคลังภาพ ปจจุบนั บลอ็ กเชน จงึ ถกู ใชในอตุ สาหกรรมอ่นื ๆ ไมจ ำกัดเฉพาะอุตสาหกรรมการเงิน
และการธนาคารอกี ตอ ไป

ประโยชน์ของบล็อกเชน

● ประหยัดคา ใชจ าย เปนประโยชนทช่ี ัดเจนที่สดุ เนอื่ งจากธุรกรรมผา นบล็อกเชนไมต อ งอาศยั ตวั กลาง ไมจำเปน
ตองใหผตู รวจสอบบัญชีหรือผูเชีย่ วชาญดา นกฎหมายตรวจสอบความถกู ตอ งของขอมลู กระบวนการจึงสามารถ
ทำไดอยา งมีประสิทธิภาพและราคาไมแพง ไมจำเปนตองเสียคาธรรมเนยี มใหก ับตัวกลางแตอ ยา งใด ยงั คงมีเพยี ง
ตน ทุนคา ธรรมเนียมในการทำธุรกรรมบนแพลตฟอรมเทา น้นั

● ประสทิ ธภิ าพ ใชท รัพยากรบุคคลนอยลง แตไ ดผ ลลัพธเพิ่มข้ึน ธรุ กรรมทอี่ าจใชเวลาหลายวนั สามารถทำไดภายใน
ไมกว่ี นิ าที สามารถตดั ความผิดพลาดทอ่ี าจเกิดขึ้นจากมนษุ ยใ นการคำนวณของระบบออกไปไดทงั้ หมด ยงิ่ มผี เู ขา
รวมในการทำธุรกรรมนอยลง ความเสย่ี งทีจ่ ะมบี างอยางผดิ พลาดกล็ ดลงตามไปดว ย

● ความปลอดภยั หากขอมูลถกู เขา รหัสและเกบ็ รกั ษาไวใ นบล็อกแลวจะไมสามารถลบหรือแกไ ขไดอ กี และยัง
สามารถตรวจสอบรหัสแฮชเอกสารยอ นกลับวามกี ารเปลี่ยนแปลงใดๆหรือไม

● ความยดื หยุน ไมเพยี งแตเ งนิ ตราเขา รหัส แตย ังสามารถนำบล็อกเชนมาบรหิ ารสนิ ทรพั ยไดอ ยางหลากหลาย เชน
สามารถใชบ ล็อกเชนเพอ่ื กำหนดความจรงิ แทข องอสงั หาริมทรัพยไ ด ใชเปน ใบรบั รองผลงานศิลปะใหผซู อ้ื มัน่ ใจวา
ผลงานทีซ่ อื้ นน้ั เปน ของแท

● ความไดเปรยี บทางการแขงขนั เอ้ือใหเกิดโอกาสในการนำเสนอสนิ คาและบริการใหมๆท่ีเปนประโยชนต อทงั้ ผซู ้อื
และผขู าย

บลอ็ กเชนกับการจดั การเอกสาร

ขอ กังขาวา ขอมลู สารสนเทศ ทอี่ ยใู นบล็อกเชนนน้ั ถือวา เปน เอกสารหรอื ไมน ัน้ หอจดหมายเหตุแหงชาติสหรัฐอเมรกิ า
(NARA) ระบไุ วในสมดุ ปกขาวเรื่องบล็อกเชน (NARA Blockchain white paper) วา รหัสแฮช, สว นหัวของบลอ็ ก (Block
header) และขอมูลธรุ กรรม อาจถอื เปนเอกสารของรฐั บาลกลาง โดยเฉพาะอยางยง่ิ หากจัดทำขึ้นโดยหนา ที่ราชการ
เอกสารภายในบลอ็ คอาจประกอบดว ยเอกสารหลายประเภททีม่ าจากธุรกรรมหลายรายการ ความสามารถของบลอ็ กเชนใน
การทำธรุ กรรมแบบกระจายศนู ย จะทำใหเ อกสารถูกจัดเกบ็ ไวในเครอื ขา ยหรือแพลตฟอรมบล็อกเชนและแชรระหวา งโหนด
ท่ีสมัครรบั ขอมลู ท้งั หมด (The U.S. national archives and records administration, 2019) ถงึ เชนนัน้ การมีกฎหมาย
รับรองสถานะของเอกสารในบลอ็ กเชนยังมีความจำเปน และรัฐบาลตองใหความสำคญั อยา งเรงดวน

การจดั การเอกสารในระบบนิเวศดจิ ทิ ลั 317

จากรูปแบบการทำธรุ กรรมที่เปลี่ยนไป กฎระเบียบตา งๆทเี่ พ่ิมมากขึน้ ในชวง 10 ปทผี่ า นมา กำหนดใหหนวยงานตองเก็บ
รักษาขอมูล สารสนเทศและเอกสารเอาไวเ ปน พยานหลกั ฐานและใหพรอ มใชงานไดเ สมอ ทำใหการจัดการเอกสารมคี วาม
ซับซอนมากขน้ึ คาดการณวาบลอ็ กเชนจะมอี ิทธิพลตอการจัดการเอกสารของภาครัฐและเอกชนหลายประการ เชน
(Hrvoje, 2018; Joo, 2019)

● แกจ ดุ ออ นของเอกสารดิจิทลั ทแี่ ตเดิมสามารถเปลย่ี นแปลงแกไขและคัดลอกโดยงา ย จงึ ทำใหขาดความนา เชอ่ื ถอื
ดว ยความสามารถของบลอ็ กเชนดานการสรา งความนาเชอ่ื ถือ (Reliability), พิสูจนความจริงแท (Authenticity),
รบั รองบรู ณภาพ (Integrity) และปรับปรุงการใชงานได (Usability) ซ่งึ สอดคลอ งกับเปา หมายของการจดั การ
เอกสาร ที่มุง พทิ ักษร ักษาคณุ สมบัตสิ ำคัญของเอกสาร 4 ประการดังกลา ว หนวยงานจะสามารถดำเนินการ
เอกสารสำคัญในบลอ็ กเชน เขน การจัดซ้ือจดั จา ง การรับรองเอกสารทางกฎหมาย งบการเงิน ใบสมคั ร การลง
นามในสัญญา การเปล่ยี นแปลงในโฉนดทีด่ นิ การลงคะแนนเสยี ง และอ่นื ๆ ไดอ ยางงา ยดายและนา เชอื่ ถอื
ปลอดภยั

● แกป ญหาระบบลายเซน็ อิเล็กทรอนิกสท มี่ ีคาใชจายสงู และใบรับรองมกั หมดอายภุ ายในสองถึงหา ป ตลอดจน

ความไมแนน อนเก่ยี วกับความเปน กลางของผูใหบ รกิ ารออกใบรบั รองลายเซ็นดจิ ิทลั การจัดเก็บลายเซน็

อเิ ลก็ ทรอนิกสพ รอมกับรหสั แฮชของเอกสารในบล็อกเชน จะเปนประโยชนสำหรบั การจดั เก็บเอกสารระยะยาว

เชน สญั ญา โฉนดทีด่ นิ และพนิ ัยกรรม

● แกป ญ หาการละเมดิ ความปลอดภัยขอมูลจากจดุ ออนของฐานขอมลู แบบรวมศูนย สามารถลงทะเบียนหลกั ฐาน

การตรวจสอบ (Audit-trail) เพอื่ พิสจู นกระบวนการวา ใครทำอะไร เมอ่ื ไหร และนานแคไ หนในระบบได

● ขยายขดี ความสามารถของระบบการจดั การเอกสาร (RMS) ในแงก ารรบั รองความจริงแท นา เช่อื ถือ ใชงานไดแ ละ

มีบรู ณภาพ

● เปนประโยชนต อ การสงวนรักษาเอกสาร สามารถเก็บไฟลใ นรูปแบบดง้ั เดมิ เชน Excel, PPT, CAD ไดอ ยา งถาวร

และยงั พสิ จู นความถูกตองของเอกสารได โดยไมตอ งแปลงเปน รปู แบบ PDF/A เพือ่ เก็บถาวรซึ่งเส่ยี งตอความเสีย

หายได

● ชว ยใหเ จาของเอกสารสามารถควบคมุ เอกสารไดโ ดยไมตองเปด เผยขอมูลสวนบคุ คล เชน ช่อื หรอื หมายเลขประกนั

สังคม

เห็นไดว า บล็อกเชนมีประโยชนต อการเอกสารในหลายประการ แมก ระนั้นกย็ งั มีความไมชดั เจนในแงก ารปฏบิ ัติซง่ึ นกั จัดการ
เอกสารและจดหมายเหตุ ตอ งตดิ ตามความเปลยี่ นแปลงอยางใกลช ิดในประเดน็ ดังตอ ไปนี้ (The U.S. national archives
and records administration, 2019)

● นโยบาย หนวยงานสวนใหญยังไมม ีนโยบายเกยี่ วกับเอกสารบลอ็ กเชน หรือมนี โยบายแตย ังไมชัดเจน องคก าร
ตองมกี ารพัฒนานโยบายเพือ่ จัดการกบั ผลกระทบของเอกสารของบลอ็ คเชนอยา งตอ เนื่อง นำนโยบายไปปฏบิ ตั ิ มี
กลไกการสรางความมั่นใจวา จะสามารถเขาถงึ เอกสาร ขอ มลู ธรุ กรรมในบล็อกเชนไดต ลอดเวลาทีต่ อ งการ

318 การจัดการเอกสาร | Records Management

● การกำหนดอายุเอกสาร ยังไมมีความแนนอนและชัดเจนเกยี่ วกบั การกำหนดอายุสำหรบั เอกสารบล็อกเชน
เพราะการใชง านยงั ไมแพรห ลาย เอกสารใดควรทำลาย เอกสารใดควรเกบ็ ไวอ ยางถาวร ยงั ไมมีคำตอบท่ีแนชัด
แนวทางเดมิ ทใ่ี ชป ระเมินคุณคา และกำหนดอายุเอกสารอาจตอ งปรับเปลี่ยน

● การโอนยา ยเอกสาร เปน สงิ่ ท่ียงั มกี ารถกเถียงอภปิ รายกนั อยางกวางขวาง ขณะนย้ี งั ไมมีการกำหนดใหเอกสาร
บลอ็ คเชนเปนเอกสารจดหมายเหตุ หอจดหมายเหตุอาจตอ งสรางโหนดหรือสวนหน่งึ ของบล็อกเชนเพอ่ื เขา ถึง
เอกสารของรฐั หรอื ไม หนว ยงานของรฐั จะตอ งโอนเอกสารในบลอ็ กเชนทงั้ หมดหรอื สวนใดสวนหน่ึงไปยังหอ
จดหมายเหตุหรอื ไม เหลานยี้ งั ตอ งหาคำตอบตอ ไป

● การปรับเปลย่ี นและบูรณาการศาสตรอน่ื วิชาชพี การจัดการเอกสารและจดหมายเหตุตองมกี ารปรับเปลยี่ นใหมี
ทกั ษะดานคอมพิวเตอรหรือไอทมี ากข้ึน ไมวา จะเปนการจดั การฐานขอ มลู การเขยี นโคด และการดูแลระบบดิจิทลั
ตลอดจนตอ งทำงานบูรณาการขา มสาขาวิชากับนกั คอมพวิ เตอร วิศวกรซอฟตแวร ผูเชี่ยวชาญอ่นื ๆดวย

บล็อคเชนเปนเทคโนโลยีอบุ ตั ิใหมทก่ี ำลังปฏิวัติรูปแบบการทำงานในหลายองคก ารทัง้ ภาครฐั และเอกชน ในเวลาอกี ไมนาน
บลอ็ กเชนจะกลายเปนโครงสรางพนื้ ฐานทางสารสนเทศท่ีปลอดภัย โปรงใส ชวยใหหนวยงานสามารถผสานการจดั การ
เอกสาร การทำธรุ กรรมเขา ไวดวยกนั ไดอ ยางนา เช่อื ถอื ในท่สี ุดอาจเปลย่ี นงานพ้ืนฐานของรฐั บาล เชน การรับรองขอ มูล
ขา วสาร, ธุรกรรมทางการเงิน, ระบบสขุ ภาพ, การประกันสงั คม, การเสยี ภาษีของประชาชน การเปลย่ี นแปลงนจ้ี ะสง ผล
กระทบโดยตรงตอรฐั บาลในฐานะทถ่ี ือครองสารสนเทศหรอื เปนผกู ำกบั ดูแลเอกสารทเี่ ชอ่ื ถอื ได ดงั นน้ั นกั จัดการเอกสาร จะ
ตอ งติดตามแนวโนม วา บล็อคเชนจะถูกนำไปใชอ ยางไรตอไปอยางใกลชดิ

ขอ้ มลู ขนาดใหญ่

ขอ มูลขนาดใหญ (ขอมลู ใหญ; ขอ มลู เกินนับ; ขอมูลมหตั ; Big data) หมายถึง ขอ มูลทุกชนดิ ทั้งท่ีมโี ครงสราง กงึ่ มโี ครงสราง
และไมม โี ครงสรา ง ซง่ึ ถกู บันทึกดว ยวิธกี ารตา งๆ ในรปู แบบตางๆและในสอื่ ตา งๆ โดยมีคุณลกั ษณะสำคัญ ดงั น้ี
(Haralampus, 2017; Zgurovsky & Zaychenko, 2020)

● ปรมิ าตร (Volume) คือ มีขอ มูลจำนวนมหาศาลเปนลานแถว ลา นคอลมั น หรือขนาดใหญเ กินกวาเทราไบต (1TB
เทากบั หนึง่ ลา นลานไบต)

● หลากหลาย (Variety) หมายถงึ ขอมูลแตล ะชนดิ น้นั มคี วามหลากหลายลกั ษณะ เชน ภาพนิ่ง, ภาพเคลื่อนไหว,
ขอ ความ หลากหลายรปู แบบ เชน การแสดงความคดิ เห็นทางสอ่ื สงั คมจดั เปนขอมลู แบบไมมีโครงสรา ง การโพสต
ดว ยแฮซแท็ก (Hashtag) เปนขอ มูลกึง่ โครงสรา ง การตอบแบบสอบถามผา นฟอรม ทม่ี ีคำถามและคำตอบใหเลอื ก
อยา งชัดเจน เปน ชดุ ขอมลู แบบมีโครงสรา ง

● เพ่มิ ขึน้ อยา งรวดเร็ว (Velocity) คือ ขอ มูลมกี ารเปลีย่ นแปลง มีขอ มลู ไหลเขาเปนรายวินาที เปน กระแสตอ เนือ่ ง
ของขอมลู (Data streaming) เพม่ิ ขน้ึ อยา งรวดเร็วตลอดเวลา และมีการวิเคราะหป ระมวลผลแบบทันที
(Real-time) เชน ขอมลู การจราจร, ขอมลู การรบั ชมวดิ โิ อสตรีมมิง, ขอมูลดชั นีการคน คืนของเว็บ, ขอ มูลการ
พยากรณอากาศ, ขอ มูลภาพถายดาวเทยี ม ฯลฯ

การจดั การเอกสารในระบบนิเวศดจิ ทิ ลั 319

● สัตยจ รงิ (Veracity) คอื ความถกู ตองชัดเจนของขอ มูล ซง่ึ จะเปนสว นสำคัญที่จะสามารถนำขอมลู เหลานั้นมา
ประมวลผลเพือ่ การใชงานตอในอนาคตได อันจะเกิดประโยชนสูงสุดตอองคก ร

● คุณคา (Value) หมายถึง ขอ มลู สามารถนำไปใชป ระโยชนไมว า จะเปนทางธุรกิจ การตัดสนิ ใจ การใหบริการ
ประชาชนไดอยา งถูกตอ ง แมนยำ

มโนทศั นเ รื่องขอมลู ขนาดใหญ มรี ากฐานมาจากยคุ การระเบดิ ของสารสนเทศ (Information explosion) ในชว ง
สงครามโลกครั้งท่ี 2 สว นการใชค ำวา Big data ในความหมายเฉพาะนนั้ เรม่ิ ปรากฏในปค.ศ. 1997 ในบทความเรื่อง
Visualization โดย Michael Cox และ David Ellsworth ตพี ิมพครง้ั แรกในหนังสอื ประมวลบทความการประชมุ วชิ าการ
IEEE 8th โดยระบวุ า ชุดขอมูลในคอมพิวเตอรน ้นั มีขนาดคอนขา งใหญ เมือ่ ชดุ ขอ มลู ไมพอดีกบั หนว ยความจำหลักหรอื
ฮารต ดิสก วธิ ีแกป ญ หาที่พบบอ ยที่สดุ คือการจัดหาทรพั ยากรเพ่ิมเตมิ เราเรยี กสิง่ นี้วาปญ หาของขอมลู ขนาดใหญ (Davies,
2013)

ประโยชนข์ องขอ้ มูลขนาดใหญ่

ในยคุ ปฏิวัตอิ ตุ สาหกรรมคร้งั ท่ี 4 พฒั นาการของเทคโนโลยดี จิ ิทลั ทำใหเ กิดความสามารถในการรวบรวมขอมูลจำนวนมาก
วเิ คราะหไดอ ยา งรวดเร็ว และใหข อสรปุ ทแี่ ปลกใหมจากขอมูลเหลานั้น ขอ มลู ในยคุ นจี้ ึงเปนเสมอื นน้ำมนั ท่ีทำใหอ งคก าร
สามารถขบั เคลอ่ื นไดอยา งรวดเรว็ ขอ มลู ขนาดใหญเม่ือนำมาวเิ คราะหแ ละประมวลผลโดยใชห ลักวิชาวทิ ยาการขอ มูล
(Data Science) หรือใชห ลักการธรุ กจิ อัจฉรยิ ะ (Business intelligence) กจ็ ะทำใหเ กิดประโยชนตอ องคกร ตามระดบั ของ
การวิเคราะห คอื

● พรรณนา (Descriptive) สรุปและรายงานสิง่ ทเี่ กดิ ข้ึนท้ังในอดีตและปจจบุ ัน เห็นสญั ญาณที่อาจมีบางอยา งทผ่ี ิด
ปกติจากชวงกอนหนา เชน ทราบยอดขายในเดอื นทผี่ า นมาของแตละสาขา พฤตกิ รรมของลูกคา ทเี่ คยซื้อสินคา
ชอ งทางที่มคี นดูสินคา มากทสี่ ดุ พฤตกิ รรมการเขาเว็บไซตของผชู มในเดือนท่ผี า นมา ฯลฯ

● วินจิ ฉยั (Diagnostic) บอกถงึ สาเหตวุ า สิ่งนัน้ เกดิ ข้นึ เพราะอะไร มีตัวแปรหรือปจจัย และความสมั พันธร ะหวา ง
ปจจัยใด เชน ความสมั พนั ธระหวา งยอดขายตอกจิ กรรมทางการตลาดแตล ะประเภท รูสาเหตุทท่ี ำใหค นเขา
เวบ็ ไซตเ พิ่มขึ้น ระบุสาเหตทุ ี่ทำใหม คี นคลกิ เขาชมโฆษณามากเปน พเิ ศษ

● พยากรณ (Predictive) คาดการณส ่ิงทก่ี ำลงั จะเกดิ ขน้ึ หรือนา จะเกดิ ขึ้น บอกรูปแบบ (Pattern) ทม่ี แี นวโนมจะ
เกดิ ขนึ้ หรือมคี วามเปนไปไดทจี่ ะเกดิ ขนึ้ ในอนาคต เชน คาดการณไ ดว า ในอกี 1 เดือนถัดไปจะตอ งผลติ สินคา ใด
จำนวนเทา ไหร ไปวางจำหนายในสาขาไหนบา ง, ผลประชามตจิ ะออกมาเปน อยา งไร

● ใหคำแนะนำ (Prescriptive analytics) บอกสิง่ ตา งๆท่ีจะเกดิ ขนึ้ ขอดี ขอเสยี สาเหตุ และระยะเวลาของส่งิ ที่จะ
เกดิ ข้ึน ทางเลอื กตางๆทมี่ ีอยู และผลของแตล ะทางเลอื ก ถา ทำแบบน้ีแลว จะเกิดอะไรขึน้ บา ง แนะนำแนวทางที่

320 การจดั การเอกสาร | Records Management

เหมาะสมใหอกี ดว ย ทำใหส ามารถรบั มือหรือแกไ ขสถานการณไดอ ยา งถูกตอ ง ตลอดจนแนะนำใหเ ห็นถงึ โอกาส
ใหมๆ ทเ่ี กดิ ขึน้

ดว ยการวิเคราะหขอ มลู ขนาดใหญ จงึ ทำใหอ งคการสามารถมองเหน็ ปญ หา (Pain point) ของธุรกจิ เขาใจพฤติกรรมของผู
บรโิ ภคไดชัดขนึ้ ปรับตัวตามแนวโนมตลาดไดดยี ง่ิ ขึ้น ใหข อเสนอคณุ คา ของธรุ กจิ ทแี่ ตกตาง (Value proposition) สรา ง
สนิ คา ผลิตภณั ฑ บรกิ ารและโอกาสใหมทตี่ อบสนองตอ ความตองการของผบู ริโภคไดอยางตรงจุด สรางผลกำไร พฒั นาขดี
ความสามารถในการแขงขัน และเติบโตไดอ ยา งยงั่ ยืน

หนว ยงานของรัฐเองกส็ ามารถใชข อ มลู ขนาดใหญสำหรบั การกำหนดนโยบายที่สงผลกระทบตอผมู ีสว นไดสว นเสยี ออกแบบ
ปรบั ปรงุ บรกิ ารสำหรบั ประชาชน รวมถงึ คาดการณผ ลทจ่ี ะเกดิ ข้นึ เชน รวบรวมขอ มลู ดานสุขภาพระดับชมุ ชนเพ่อื ใหมีทาง
เลือกดานสขุ ภาพท่ีดีข้นึ ตรวจสอบธรุ กรรมทางการเงนิ เพอ่ื ตรวจจบั การฉอ โกง ระบคุ วามเสี่ยงจากไฟปา ฯลฯ

ขอ้ มลู ขนาดใหญ่กบั การจัดการเอกสาร

ในทัศนะของผเู ขยี น แทจ ริงแลวขอมูลขนาดใหญทผ่ี านการวิเคราะห ก็คอื สารสนเทศเชิงกลยทุ ธที่มคี ณุ ภาพนน่ั เอง และหาก
สารสนเทศนนั้ จดั ทำข้นึ หรอื รบั ไว ตามภารกิจหนา ทข่ี ององคก าร กค็ วรถือวาเปน เอกสารขององคก ารดวยเชน กัน กลาวอีก
นยั หนงึ่ ขอมลู ขนาดใหญท่ผี า นการวเิ คราะห คือ เอกสารขององคก าร นนั่ เอง

อยางไรก็ตามประเด็นนี้ยังเปน เรือ่ งทา ทายสำหรบั นกั จดั การเอกสารในระดับสากล โดยเฉพาะตอคำถามเหลา นี้ (Davies,
2013; Haralampus, 2017)

● ขอ มูลขนาดใหญจะกลายเปน เอกสารตามกฎหมายเม่อื ใด
● ขอมลู ขนาดใหญถ ูกประมวลผลและจดั เกบ็ ทไ่ี หนและอยา งไร
● ตอ งใชง บประมาณ วัสดุ อปุ กรณใ นการรวบรวมและจัดเก็บมหาศาลตามไปดวยหรือไม
● จะจดั ขอมลู ขนาดใหญเปน ชดุ กลุม หรือแหลงทม่ี าเชนเดียวกับเอกสารอ่ืนๆไดหรอื ไมแ ละอยางไร
● จะประเมนิ คณุ คา กำหนดอายุของขอ มลู ขนาดใหญอ ยางไร ขอมลู ตองถูกเกบ็ ไวน านแคไหน
● การทำลาย หรอื โอนยายขอมลู ขนาดใหญไปยังหอจดหมายเหตุตอ งทำอยางไร
● ขอ มูลขนาดใหญท่ีรวบรวมมาจากภายนอกองคการ เชน หนวยงานอน่ื ๆ, บรษิ ทั เอกชน, มหาวิทยาลยั , อปุ กรณ

ดจิ ิทัล, สือ่ สังคม ฯลฯ ถอื เปน เอกสารขององคการหรอื ไม
● พฤติกรรมและความคาดหวงั ของผูใชง านจะเปลีย่ นไปเปน เชน ไร
● จะมแี นวทางปกปอ งความเปนสวนตัว ความปลอดภยั ของขอ มลู ฯลฯ ไดอ ยางไร?
● เรากำลังมงุ สแู นวคิด "เกบ็ ทุกอยาง" หรือไม
● จะเกดิ อะไรขน้ึ หากมขี อมลู มากเกินไป
● ประเด็นทางกฎหมายเกี่ยวกับการเกบ็ รักษาทค่ี วรระมดั ระวงั คืออะไร

การจัดการเอกสารในระบบนิเวศดจิ ิทลั 321

การจัดการกบั ขอ มูลขนาดใหญ เปน เรือ่ งใหม ทต่ี องอาศยั ความรู และเทคนคิ ใหม ซ่ึงแนวคดิ และเทคนิคเดมิ อาจไมเพียง
พอทจ่ี ะนำมาใชจ ัดการได คลา ยกบั ที่ Emmett Leahy ไดเ ผชญิ กบั เอกสารปริมาณมหาศาลในยุคสงครามโลกครงั้ ที่ 2 จน
นำไปสกู ารพฒั นาเปนหลกั การวงจรชวี ิตเอกสาร และวิธีการประเมนิ เพือ่ กำจัดเอกสารที่ไมมคี ุณคาในทสี่ ุด นกั จัดการ
เอกสารในยุคปฏวิ ตั อิ ุตสาหกรรมครง้ั ที่ 4 จำเปนจะตอ งพฒั นาความรแู ละทกั ษะใหม ใหเพยี งพอสำหรบั การจัดการเอกสาร
ลกั ษณะใหม โดยตองทำงานรว มกบั ผูเชยี่ วชาญในวิทยาการคอมพิวเตอร คณติ ศาสตร และสถิติ อยางใกลช ดิ โดยมบี ทบาท
ในการรวมวเิ คราะหแ ละการคาดคะเนขอ มูลขนาดใหญ, ประเมนิ และเลือกแหลงขอมูล, เลือกใชเ คร่อื งมอื อลั กอรธิ มึ และ
แบบจำลอง, การตีความผลลัพธ, สรา งแนวการปฏบิ ัติตามกฎระเบียบตางๆท่ีเกย่ี วขอ ง และเชน เดยี วกับเทคโนโลยีอน่ื ๆ นกั
จัดการเอกสารจะตอ งติดตามความเปลยี่ นแปลงอยางใกลชิด

ปญญาประดษิ ฐ์

สำนักงานราชบัณฑติ ยสภา (2562) ไดใ หนยิ ามของ ปญ ญาประดิษฐ (Artificial intelligence) หรือ เอไอ (AI) ไวดงั นี้

1) สาขาหนง่ึ ของวิทยาการคอมพวิ เตอร ซ่งึ เนน เรอ่ื งท่ีจะทำใหค อมพิวเตอรท ำงานไดใ กลเคียงมนุษยมากขนึ้ แบง ยอ ย
ออกเปน สาขาตา ง ๆ เชน การแปลภาษาดวยเคร่อื ง, ระบบผูเชยี่ วชาญ, วิทยาการหุนยนต, การรจู ำแบบ, การรับรู
เยี่ยงมนษุ ย (Human perception) ฯลฯ (ศพั ทคอมพวิ เตอรแ ละเทคโนโลยสี ารสนเทศ)

2) ความสามารถของส่ิงประดิษฐ เชน คอมพิวเตอร หนุ ยนต เคร่อื งอิเล็กทรอนิกส ในการแสดงปฏิกริ ิยาหรือกระทำ
การใดๆ ในสถานการณอ ยา งหนึง่ อยา งใดดวยตนเองเสมือนการทำงานของสมองมนุษย ความสามารถนเี้ กิดจากคำ
ส่ังหรือชดุ คำส่ังทสี่ รา งขึ้น มิใชเ พียงเพอ่ื ใหค อมพวิ เตอรทำงานใหเกิดผลอยา งใดอยางหนง่ึ ทแ่ี นน อน แตใ ห
คอมพิวเตอรสามารถรวบรวมขอมลู วิเคราะหแ ละประมวลผลขอมลู แลว สัง่ ใหหนุ ยนต เครื่องอิเล็กทรอนกิ ส
กระทำการหรอื ไมกระทำการอยา งหน่ึงอยางใดหรอื หลายอยาง เพอื่ ใหเ กดิ หรอื ระงบั ซ่งึ ผลอยางหนงึ่ อยา งใดหรือ
หลายอยาง โดยปราศจากการสงั่ การเพิม่ เตมิ ของมนษุ ยหรอื รว มกับการควบคมุ ของมนุษย เชน โปรแกรม
คอมพวิ เตอรที่สรางปญญาประดิษฐใหกับยานพาหนะอันเดนิ ดว ยกำลงั เครอ่ื งจกั รกลสามารถบงั คับการเคลือ่ นไหว
ของยานพาหนะโดยอัตโนมตั ิ (Auto pilot) ไมวาจะเปน ยานพาหนะทางบก ทางน้ำ หรอื ทางอากาศ ปญ ญา
ประดษิ ฐท ่ีใชกับการตรวจรกั ษาทางการแพทย การใหคำปรกึ ษาขอ กฎหมาย การวางแผนภาษี การวาดภาพ การ
ประพันธวรรณกรรม การเลน เกม

ปญญาประดษิ ฐแ ตกตา งจากปญ ญาตามธรรมชาติ (Natural intelligence) เชน ปญญาของมนุษย (Human
intelligence) ปญญาของสัตว (Animal intelligence) (ศัพทนิตศิ าสตร)

แนวคดิ เกย่ี วกับสิ่งประดิษฐห รือเครือ่ งจกั รทม่ี ีความคิดอานอยา งมนุษยปรากฏในนทิ าน ตำนาน มาตัง้ แตสมยั กรกี โบราณ
ประมาณ 300 ปกอนคริสตศักราช เรอื่ ยมาจนถงึ ยุคปจจบุ นั แนวคิดเรื่องปญญาประดษิ ฐม คี วามชัดเจนในทางทฤษฎีมา
ตั้งแตป  ค.ศ.1956 โดยศาสตรทางปญ ญาประดิษฐแ บง ออกไดเปน 2 แนวทางคือ (1) การใชความรูทมี่ นษุ ยส รา งข้ึนเขาแก
ปญ หา (Knowledge-based approach) และ (2) การพัฒนาตอ เนอ่ื งโครงขา ยงานประสาทเทียม (Connectionist

322 การจดั การเอกสาร | Records Management

approach) จนกระทง่ั ตอ มาในป 2016 เกิดเอไอ ท่ีมีชอ่ื เสยี งโดง ดังคือ โปรแกรมอลั ฟาโกะ (AlphaGo) ท่ีสามารถเลน เกม
หมากลอมหรือเกมโกะชนะนกั หมากลอมระดบั แชมปโ ลกไดส ำเร็จ (ธนารกั ษ ธรี ะม่นั คง, 2560)

หลังจากนนั้ ก็เริ่มมีการพฒั นาเอไอ อยางหลากหลายรปู แบบ เชน การรจู ำเสียงพดู , การรจู ำตวั อักษรเขียน, การรูจำปา ย
จราจร, การบงั คบั รถแบบอตั โนมตั ิ, หนุ ยนตโ ตต อบการสนทนา (Chatbot) ฯลฯ มกี ารนำเอไอไปเชือ่ มโยงประยกุ ตกบั
เทคโนโลยอี ่ืนๆ เชน ขอมลู ขนาดใหญ, อินเทอรเ น็ตของสรรพสิง่ (Internet of Things: IoT) และอนื่ ๆ ทำใหเอไอเปน
เทคโนโลยีอบุ ัตใิ หมท ี่จะสง ผลอยางกวางขวางตอการดำรงชีวติ และการทำงานในอนาคต

เอไอจำลองกระบวนการเรยี นรแู บบมนษุ ย เปน กระบวนการจดจำ ทำความเขาใจ ตอบสนองตอ ภาษา ตดั สินใจ และแกไ ข
ปญหา โดยอาศัยขอ มูลจำนวนมากทมี่ ลี กั ษณะซ้ำๆ เหมือนกัน เรยี กกระบวนการนว้ี า การเรยี นรูของเครื่อง (Machine
learning) เปรยี บเสมือนสมองของเอไอ ทปี่ ระกอบดวย อลั กอริทึม (Algorithm) หรือ ชดุ คำสั่งหรือเงอ่ื นไขแบบทลี ะขั้น
ตอน ท่ีจะทำใหค อมพวิ เตอร หุนยนต เคร่อื งจกั ร หรอื อุปกรณดิจิทัลตา ง ๆ ทำการเรยี นรูดวยตนเอง โดยการใช ขอ มูลขนาด
ใหญ (สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอเิ ลก็ ทรอนิกส, 2564)

แนวคิดพื้นฐานการทำงานของเอไอ คือ การตัดสินใจแบบใช- ไมใช (Yes-No) กระบวนการนส้ี ามารถแบง ออกเปน สามขัน้
ตอน คือ (Lepak, 2021)

1) ปอ นขอมูล (Input data)

2) เอไอวเิ คราะหข อ มูลตามเกณฑข องอัลกอริธมึ ที่มหี ลายประเภท เชน ตนไมตดั สนิ ใจ (Decision trees), โครงขาย
ประสาทเทียม (Neural networks), การเรียนรูเ ชิงลกึ (Deep Learning) กอ นตัดสินใจใชหรอื ไมใช

3) เอไอกำหนดวา ใช หรอื ไมใ ช และดำเนินการตามนั้น

เอไอแบง ไดเ ปนสองประเภทใหญๆ คอื

1) AI สำหรับการโตตอบ (AI for interaction) มีปฏิสัมพันธก ับผใู ชงาน ลักษณะเปน ผูชวย เชน Siri

2) AI สำหรับเนอ้ื หา (AI for content) สามารถใชเ พื่อจัดประเภทขอ มลู เชน ขอ ความ รูปภาพ เอกสาร เพ่ือดึง
ขอ มลู ทเี่ ปนประโยชนโ ดยใชอลั กอรธิ มึ เพอ่ื ปรบั แตง เปรียบเทียบ ตดิ ตามได

ประโยชน์ของเอไอ

เทคโนโลยเี อไอสามารถนำมาประยกุ ตใชก บั งานของภาครฐั และเอกชนไดอ ยา งหลากหลาย และกอใหเกดิ ประโยชนโ ดยรวม
ดงั น้ี

● เพม่ิ ประสิทธิภาพและประสิทธผิ ลการดำเนินงาน เชน นำเอไอมาใชทดแทนการทำงานโดยมนุษยใ นงานมี
ลกั ษณะเดิม ๆ ซำ้ ๆ เปนกจิ วตั ร, นำเอไอมาชว ยในกระบวนการออกแบบ พัฒนา และปรบั ปรงุ การปฏบิ ัติงานใหดี

การจดั การเอกสารในระบบนเิ วศดิจทิ ัล 323

ขึน้ ลดความซำ้ ซอ นของงาน ลดขอผดิ พลาดในการใหบ รกิ าร ลดการใชทรพั ยากร สามารถกำกบั ตดิ ตาม และ
วดั ผลไดอ ยางชดั เจน กอใหเ กดิ ผลกำไร
● พฒั นานวตั กรรมสินคาและบรกิ าร เชน พฒั นาเครือ่ งมือชว ยคน (Search engine) ใหสามารถสบื คนดว ยใบหนา
เสียง เขา ใจภาษามนุษยแ มนยำมากข้ึน, ยานยนตอัจฉริยะ, บา นอจั ฉรยิ ะ, สญั ญาณไฟอัจฉริยะ, สอื่ บันเทิงใหม,
การวนิ ิจฉัยโรคท่ีแมนยำ, การเฝาระวังปองกนั การกออาชญากรรม ฯลฯ ทำใหก ารดำรงชวี ติ สะดวกสบายข้ึน
● สรางการมีสว นรว ม ทงั้ ในภาครัฐ ภาคเอกชน และภาคประชาชน โดยการรวบรวมวิเคราะหพฤติกรรม ความคดิ
เห็น ความตองการ ขอ เสนอแนะ ทำใหทราบแนวโนม ของประเดน็ ปญ หาและความตองการของสังคม สามารถจดั
ลำดบั ความสำคญั ของประเดน็ ตางๆ และนำไปสกู ารแกไขปญหาจากฐานการมสี วนรวมโดยแทจริง

เอไอกับการจัดการเอกสาร

จากจุดเร่มิ ตน ของการปฏิวตั ิทางดจิ ทิ ลั โดยการนำคอมพิวเตอรม าใชในการทำงานขององคก าร ตง้ั แตทศวรรษ 1960
เปน ตนมา ปจ จุบนั องคการตอ งเผชญิ กับปญหาการเพม่ิ ขน้ึ ของขอมูลอยางมหาศาลในการทำธุรกรรมในแตล ะวนั เอกสาร
ดิจทิ ลั มีแนวโนมจะเพิม่ ปริมาณสูงขน้ึ ซบั ซอนมากขึ้น ท้ังในแงป รมิ าณและความรวดเรว็ เน่ืองจากอัลกอรธิ ึมทใี่ ชส ราง
เนอื้ หา เชน โดยการตอบกลบั อตั โนมตั ิ การออกคำสง่ั ซอื้ การออกใบรบั รอง ฯลฯ จนยากทจ่ี ะจัดการโดยใชมนุษยท ำงาน
ท้งั หมด มีการคาดการณว า AI จะเขามามีบทบาทในกระบวนการจัดการเอกสารดังนี้ (Lappin, 2020; Lepak, 2021;
Jones, 2022)

● การจดั การเอกสาร และการกำกับดูแลสารสนเทศจะบรู ณาการกบั วิทยาการขอ มลู
● เอกสารจะอยูในรปู ขอมูลทม่ี ีโครงสรางมากขน้ึ เน่อื งจากจัดทำขนึ้ โดยเอไอ และจะสามารถนำไปประมวลผลเปน

ขอ มูลขนาดใหญไ ดม ากข้นึ
● เอไอจะชว ยควบคมุ คณุ ภาพของขอมูลซึง่ เปนปญ หาท่เี กิดกับทุกองคกร ลดความผดิ พลาดจากการกรอกขอมลู โดย

มนษุ ย เชน การสะกดผดิ ขอ มลู ทว่ี างผดิ ที่ ชอื่ ผดิ ใสรหัสผิด ฯลฯ ทำใหเ อกสารมีคณุ ภาพ นา เช่อื ถือมากขน้ึ
● เอไอสามารถกำหนดขอมลู อภพิ นั ธใุ หก ับเอกสารไดโดยอัตโนมัตติ ัง้ แตเ รม่ิ สรางเอกสาร
● การประเมินคุณคา และการกำหนดอายจุ ัดเกบ็ เอกสารทำโดยเอไอ สามารถจำแนกแยกแยกเอกสาร และ

กำหนดการรักษาความปลอดภัยใหก ับเอกสารแตละชดุ ได
● มีการนำเอไอมาใชส ำหรบั จดั หมวดหมเู อกสาร รวมทงั้ การกำหนดคำสำคญั คำคน โดยอตั โนมตั ิดวยการดึงขอมูล

บคุ คล สถานท่ี และสง่ิ ของ จากเอกสาร และเชอ่ื มโยงเอกสารกลุมหนึ่งกับอีกกลมุ หนงึ่ ไดง า ย
● การกำจดั เอกสาร นำเอไอมาใชเ พอ่ื คดั แยกเอกสารท่ีซ้ำ ไมท ันสมยั ไมสำคัญ

คาดวาอกี ไมน านเอไอจะมีบทบาทมากขึน้ ในทกุ กระบวนการจดั การเอกสาร โดยเฉพาะกับงานทที่ ำแทนมนุษยไ ด ซึง่ อาจ
ทำใหเกิดความกังวลใจตอ พนกั งานเจา หนา ทสี่ ารบรรณ วา จะสูญเสียงานไปหรือไม ขอนไี้ มเพียงแตอาชพี ในทางการเอกสาร
เทา น้นั ที่ตองเจอ มีอีกอาชพี ในอนาคตจะหายไปอยา งแนน อน เชนเดยี วกับอาชพี หลายอาชพี ในอดตี ที่หายไปอยางส้ินเชิง
จากการปฏวิ ตั อิ ุตสาหกรรมคร้ังกอนๆ เชน พนกั งานตอสายโทรศัพท อยา งไรกต็ ามเหน็ ไดช ดั วาเอไอจะเรียนรูไดก ต็ อเมือ่ มี
การสอน ดงั นนั้ บทบาทของนกั จดั การเอกสารในอนาคต อาจไมใชก ารสอนงานบคุ ลากรเทานั้น หากตองเปนการสอนเครอื่ ง

324 การจัดการเอกสาร | Records Management

ใหเรียนรู จดจำ และทำงานแทนมนุษยในเร่ืองซำ้ ๆ ที่สิ้นเปลืองเวลาและกำลังคน เปลี่ยนบทบาทไปสูการวางกลยุทธ กำกบั
ดูแลเอไอ คดิ คนสรางสรรค พฒั นานวตั กรรมการบริการ ทจี่ ะทำใหองคการสามารถใชป ระโยชนแ ละสรา งความไดเ ปรียบใน
การแขง ขนั จากเอกสารไดม ากขน้ึ ซ่งึ ส่งิ เหลา นีย้ งั ตองอาศยั สติปญ ญาของมนุษยเชน เดมิ

เครอื งมือโอเพ่นซอร์สสําหรบั จดั การเอกสาร

ซอรฟแวรโอเพนซอรส (Open source software; OSS) คือ ซอฟตแวรทเ่ี ปดเผยหลักการหรอื แหลง ท่ีมาของเทคโนโลยี
ของซอฟตแวรนนั้ ใหบคุ คลภายนอกไดใ ช ภายใตเงื่อนไขบางประการท่ีเปด โอกาสใหผ ใู ชทำการแกไข ดดั แปลงและเผยแพร
ซอรสโคด ได หรอื ภายใตเง่ือนไขทางขอตกลงทางกฎหมาย เชน สญั ญาอนญุ าตครเี อทฟี คอมมอนส OSS ทเี่ ปนทรี่ จู กั กันดี
ไดแ ก ลินุกซ ไฟรฟ อกซ เพริ ล

หอจดหมายเหตแุ หงชาติสหรฐั อเมรกิ า (NARA) สนับสนนุ ใหห นวยงานของรัฐนำ OSS มาใชในการจัดการเอกสาร
อิเล็กทรอนิกส โดยระบุวา เคร่อื งมือโอเพนซอรส มีศักยภาพในการประหยัดงบประมาณ และสามารถนำไปใชไ ดอ ยางกวา ง
ขวาง มีเครอ่ื งมือหลายอยา งทนี่ าสนใจและมีการพัฒนาอยางสม่ำเสมอโดยชุมชนผูใชงาน ตลอดจนแกไ ขชองโหวด าน
ความปลอดภยั ท่ีเกิดขนึ้ ไดเร็วกวาทซี่ อรฟ แวรท เี่ ปน กรรมสิทธข์ิ องผผู ลติ และจัดจำหนายเฉพาะ (The U.S. national
archives and records administration, 2015) สำหรบั เครื่องมือโอเพนซอรส ที่ NARA แนะนำ เชน

Alfresco Community

เปน ซอรฟ แวรระบบจดั การบรรณสาร, จดั การเน้ือหา ผลติ /พฒั นาโดยบรษิ ัท Alfresco ชวยใหอ งคก รสามารถจดั การเนอ้ื หา
ทกุ ประเภทตงั้ แตเ อกสารสำนกั งานท่วั ไปไปจนถงึ รูปภาพท่ีสแกน ภาพถา ย ภาพวาดทางวศิ วกรรม และไฟลว ดิ โี อขนาดใหญ

AVI-MetaEdit

เปน ซอรฟแวรจัดการขอ มูลอภิพนั ธุ (Metadata management) ผลิต/พัฒนาโดย NARA ชว ยใหส ามารถฝง แกไ ข นำเขา
และสง ออกขอมูลอภิพนั ธขุ องไฟล AVI ได

Axaem

เปน ระบบการจัดการวงจรชีวิตเอกสาร ผลติ /พัฒนาโดย APPX Solfware, Inc. ชวยในการจัดทำตารางกำหนดอายุ
เอกสาร สามารถทำงานผานเว็บได และเชอื่ มโยงระยะเวลาในการเก็บรกั ษากบั กลองในศนู ยเ อกสารกลางได

CollectiveAccess

เปนระบบจดั การชดุ สะสม (Collections management) ผลิต/พัฒนาโดยความรว มมอื ระหวาง Whirl-iGig และสถาบัน
พันธมิตรในสหรฐั อเมริกาและยุโรป สำหรับใชท ำรายการคำอธิบายชุดสะสมในพพิ ิธภณั ฑ หอจดหมายเหตุ และคอลเล็กชัน
พิเศษของหอสมดุ มีความยดื หยุนสงู และปรบั แตงไดงา ย จงึ นิยมใชใ นองคกรไมแ สวงหากำไร ชุดสะสมสว นบคุ คล สตูดิโอ

การจดั การเอกสารในระบบนเิ วศดิจิทลั 325

ของศลิ ปน และกลุมอื่นๆทั่วโลก เปนฐานขอ มลู เชิงสมั พันธท ช่ี วยใหสามารถทำการลงรายการ คน หาและการเรยี กดขู อ มลู
ชุดสะสมบนเวบ็ ทีไ่ ด

DataAccessioner

เปน ระบบสงวนรักษาดิจทิ ัล ผลิต/พฒั นาโดยหอสมุดมหาวิทยาลัยดุก (Duke University) มีสวนตอประสานผูใชท ี่
เรียบงา ย ชวยเหลือผปู ฏิบัตงิ านในการยายขอ มลู (Migration) ออกจากดสิ กไ ปยังเซิรฟ เวอรไ ฟลสำหรบั การสงวนรกั ษาข้นั
พนื้ ฐาน การประเมนิ คุณคา การจัดทำคำอธิบาย เขยี นดว ยภาษา Java เพอื่ ใหหนวยงานขนาดเล็กนำไปใชไดง าย โดยมีเจา
หนา ทีไ่ อทีสนับสนนุ เพยี งเลก็ นอยหรือไมม เี ลย

สรุป

ในยคุ ปฏิวัตอิ ุตสาหกรรมครัง้ ที่ 4 การพัฒนาเทคโนโลยเี ปนไปอยางกา วกระโดด ปรมิ าณขอ มลู ดจิ ทิ ลั ทเ่ี กดิ ขน้ึ อยางมหาศาล
ยง่ิ กวายคุ ใดที่ผานมา วิถีชีวติ ของผคู นผสานไปกับดิจิทลั จนเปนอนั หน่ึงอนั เดียวกัน ในยุค 4.0 มเี ทคโนโลยอี ุบตั ิใหมเกดิ ข้ึน
อยา งมากมาย บางอยางมีการกลาวถงึ อยา งกวางขวาง บางอยางยังไมเปนที่รูจกั และอาจชวนใหฉ งนสงสัยดว ยซำ้ เชน
จักรวาลนฤมติ ร (Metaverse), เทคโนโลยีเพอ่ื ลดคารบ อนไดออกไซด (Decarbonization rises), พชื ที่สรา งปุย ไดเอง
(Crops that self-fertilise), การวนิ จิ ฉัยโรคผานลมหายใจ (Breath sensors diagnose diseases), พลงั งานจากสัญญาณ
ไรสาย (Energy from wireless signals), พันธวุ ิศวกรรมเพ่ือยืดอายุขยั (Engineering better ageing), กรนี แอมโมเนยี
(Green ammonia), อุปกรณบง ชท้ี างชวี ภาพแบบไรสาย (Biomarker devices go wireless), บา นจากเครอ่ื งพิมพ 3 มติ ิ
ดวยวัสดุหางายในทองถน่ิ (Houses printed with local materials)

เทคโนโลยอี บุ ตั ิใหมอาจจะสงผลกระทบในแตละวงการตางกนั สวนท่ีนาจะพลกิ โฉมการจัดการเอกสารขององคการ เชน
บลอ็ กเชน, ขอมูลขนาดใหญ, ปญ ญาประดษิ ฐ, อินเทอรเน็ตของสรรพส่ิง, คอมพวิ เตอรเชงิ ควอนตัม และอ่ืนๆทก่ี ำลังพฒั นา
ลว นแตย ังไมม ีคำตอบที่แนชดั วาจะเปนเชนไรตอไป จึงเปนสิง่ ทน่ี กั จัดการเอกสารและผูบริหารท่ีเก่ียวของควรติดตามความ
กาวหนาอยา งใกลชิด เชื่อวา ในไมชาในบรรดาเทคโนโลยที ไี่ มคนุ เคยเหลา นี้ จะกลายเปนความปกติใหม (New normal)
เหมอื นทเ่ี ราคุนเคยกับอนิ เทอรเนต็ , อีเมล, สมารตโฟน, สอื่ สงั คม นั่นเอง

คําถามทบทวนทา้ ยบท

● เทคโนโลยีอบุ ตั ใิ หมใดทีน่ า จะมอี ทิ ธิพลโดยตรงตอ การจัดการเอกสารในยคุ ปฏวิ ตั อิ ุตสาหกรรมครัง้ ที่ 4
● เหตใุ ด NARA จงึ สนบั สนุนใหห นวยงานของรัฐนำ OSS มาใชใ นการจัดการเอกสาร

326 การจดั การเอกสาร | Records Management

บรรณานกุ รม

ธนาคารแหงประเทศไทย. (2564). แนวปฏบิ ตั กิ ารใชเทคโนโลยบี ล็อกเชน (Blockchain) ในการใหบรกิ ารทางการเงิน.
https://www.bot.or.th/Thai/FIPCS/Documents/FOG/2564/ThaiPDF/25640101.pdf

ธนารกั ษ ธีระมน่ั คง. (2560). ปญ ญาประดษิ ฐ (การเรียนรเู ชงิ ลกึ และเทคโนโลยีหนุ ยนตโ ตตอบการสนทนา).
https://science.royalsociety.go.th/ai-chatbot/

สำนกั งานพฒั นาธรุ กรรมทางอิเล็กทรอนิกส. (2564). ปญญาประดิษฐในการใหบรกิ ารของภาครัฐ.
https://www.etda.or.th/th/ Useful-Resource/Knowledge-Sharing/Articles/
AI-in-Government-Services.aspx

สำนกั งานพฒั นารัฐบาลดจิ ทิ ลั (องคการมหาชน). (2564). การใชเทคโนโลยีบล็อกเชนสำหรับภาครฐั . สพร.
สำนกั งานราชบัณฑติ ยสภา. (2562). Artificial intelligence (AI) ปญ ญาประดษิ ฐ (เอไอ).

https://www.facebook.com/RatchabanditThai/
สำนักงานสง เสรมิ เศรษฐกจิ ดจิ ทิ ัล. (2564). Blockchain จะเปลยี่ นโลกของ e-Commerce ไดอยา งไร.

https://www.etda.or.th/th/Useful-Resource/ Knowledge-Sharing/Articles/ e-Commerce/
Blockchain-for-e-Commerce-01.aspx?feed=590fb9ad-c550-4bc5-9a56-459ad4891d74
Davies, j. (2013). Big data and records management. https://www.infotoday.eu/
Articles/Editorial/Featured-Articles/Big-Data-and-Records-Management-90229.aspx
Drescher, D. (2017). Blockchain basics: a non-technical introduction in 25 steps. Apress
Haralampus, L. (2017). Big data issues for federal records managers. https://arma-metromd.org/
wp-content/uploads/2017/05/4-Big-Data-Issues-for-Federal-Records-Managers.pdf
Hrvoje, S. (2018). New technologies applicable to document and records management: blockchain.
https://arxivers.com/wp-content/uploads/2018/10/1.3_Dossier-HStancic.pdf
Iron Mountain Incorporated. (2021). What is blockchain and why should records management
professionals care?. https://www.ironmountain.com/resources/ general-articles/
w/what-is-blockchain-and-why-should-records-management-professionals-care
Jones, D. (2022). Using artificial intelligence for records management. https://www.nuxeo.com/
events/ai-records-management/
Joo, A. (2019). Blockchain technology and recordkeeping. https://magazine.arma.org/
2019/11/summary-blockchain-technology-and-recordkeeping/
Lappin, J. (2020). Records management before and after the AI revolution.https://thinkingrecords.co.uk/
2020/01/30/records-management-before-and-after-the-ai-revolution/

การจัดการเอกสารในระบบนเิ วศดิจทิ ลั 327

Lepak, N. (2021). What is artificial intelligence & why is it valuable for information management?.
https://blog.collabware.com/what-is-artificial-intelligence-
4-ways-to-take-advantage-of-ai-in-records-management#why-ai-for-im

Schwab, K. (2017). The fourth industrial revolution. Currency.
Steele, A. (2020). Why the evolution of blockchain reliability is critical to protecting your digital assets.

https://www.weforum.org/agenda/2020/
06/evolution-of-blockchain-reliability-and-digital-asset-protection/
The U.S. national archives and records administration. (2015). Open source tools for records
management. https://www.archives.gov/files/records-mgmt/
prmd/open-source-tools-for-records-mgmt-report.pdf
The U.S. national archives and records administration. (2019). NARA Blockchain white paper.
https://www.archives.gov/files/records-mgmt/policy/nara-blockchain-whitepaper.pdf
World economic forum. (2021). Top 10 emerging technologies of 2021. https://www3.weforum.org/
docs/WEF_Top_10_Emerging_Technologies_of_2021.pdf
Zgurovsky, M.Z. & Zaychenko, Y.P. (2020). Big data: conceptual analysis and applications. Springer.
https://doi.org/10.1007/978-3-030-14298-8

328 การจดั การเอกสาร | Records Management

ภาคผนวก

อภธิ านศัพท์ (Glossary)

Accessioning การจดั ทำหลกั ฐานควบคมุ เอกสารท่ีรับมอบ
Accession register ทะเบยี นรับมอบเอกสาร
Accessions การรับมอบ
Accountability ภาระรบั ผดิ ชอบตามหนาที่
Acknowledgement การรบั ทราบขอ ความ
Acquisition การจัดหา
Active records เอกสารระหวางกระแสการใชง าน
Activities กิจกรรม
Administrative resource ทรพั ยากรการบริหารของรัฐ
Administrative value คณุ คาทางการบริหาร
Aide-memorie บันทึกชว ยจํา
Appraisal การประเมนิ คณุ คา
Archival agency หนว ยงานจดหมายเหตุ
Archival bond พนั ธะทางจดหมายเหตุ
Archival document เอกสารจดหมายเหตุ
Archival finding aid เครอ่ื งมือชว ยคน เอกสารจดหมายเหตุ
Archival institution สถาบนั จดหมายเหตุ
Archival material วสั ดจุ ดหมายเหตุ
Archival programe แผนงานจดหมายเหตุ

329

Archival record เอกสารจดหมายเหตุ
Archival repository หอจดหมายเหตุ
Archival science วิชาการการจดหมายเหตุ
Archive เก็บรกั ษาไวอยา งถาวร
Archives จดหมายเหตุ
Archivist นกั จดหมายเหตุ
Artificial intelligence ปญญาประดษิ ฐ
Asymmetric cryptography ระบบรหัสแบบอสมมาตร
Audit report file ไฟลรายงานการตรวจสอบระบบ
Audit trails หลกั ฐานการตรวจสอบ
Authenticity ความจริงแท
Authority ความมอี ำนาจ
Authority list รายการควบคมุ
Big data ขอมลู ใหญ, ขอ มลู ใหญ, ขอ มลู เกินนับ, ขอ มลู มหัต
Black box theory ทฤษฎีกลอ งดำ
Blockchain บลอ็ กเชน
Business classification scheme แบบแผนการจดั หมวดหมูธุรกจิ
Business continuity management การบรหิ ารความตอ เนอื่ งการดำเนินงาน
Business continuity plan แผนบรหิ ารความตอ เนอื่ ง
Business intelligence การธุรกจิ อัจฉริยะ
Business process requirements ตอบสนองความตองการของกระบวนการทางธุรกจิ
Business unit หนวยธุรกจิ
Capture จับเก็บ
Case file แฟมเฉพาะเรือ่ ง
Chat log บนั ทึกการใชง าน
Classification การจัดหมวดหมู

330 การจดั การเอกสาร | Records Management

Cloud computing ระบบประมวลผลแบบคลาวด

Collective memory ความทรงจำรว มของสังคม

Common function ภารกจิ พ้นื ฐาน

Complete สมบรู ณ

Compliant เปนไปตามขอ กำหนด

Comprehensive ครอบคลุม

Computational linguistics ภาษาศาสตรเ ชิงคำนวณ

Confidentiality การรักษาความลบั

Consensus mechanism กลไกฉันทามติ

Consensus protocol กลไกฉนั ทามติ

Conservation การอนรุ ักษ

Content เนื้อหา

Context บริบท

Contextual information สารสนเทศเชงิ บรบิ ท

Continuing value คณุ คาอยางตอเนอ่ื ง

Continuum approach to managing
records through the life cycle แนวทางการจดั การเอกสารอยางตอ เน่อื งตามวงจรชวี ิตเอกสาร

Controlled vocabularies ศพั ทค วบคมุ

Copy ฉบบั สำเนา

Core function ภารกจิ หลกั

Corporate governance การกำกับดแู ลกจิ การ, บรรษัทภบิ าล

Cost of retention ตนทนุ ในการเก็บรกั ษาเอกสาร

Creative activities กจิ กรรมเชิงสรางสรรค

Cryptocurrency เงินตราเขา รหสั ลบั

Cryptography วิทยาการเขา รหสั ลบั

Current records เอกสารระหวางกระแสการใชง าน

ภาคผนวก 331

Custodians ผูจัดเก็บเอกสาร
Custody การดแู ลอารักขา
Cyptocurrency เงนิ ตราเขา รหัสลับ
Data analytics วทิ ยาการวเิ คราะหข อมลู
Data science วทิ ยาการขอ มูล
Decision trees ตน ไมต ัดสินใจ
De facto มาตรฐานเชิงพฤตินยั
Degaussing การใชส นามแมเหลก็ ทำลายจานแมเหล็ก
De jure มาตรฐานเชิงนิตนิ ัย
Desk research การวจิ ัยจากขอมูลทตุ ิยภมู ิ
Developing technologies เทคโนโลยใี หมท ่กี ำลังพัฒนา
Digitaization การแปลงเปนดจิ ิทัล
Digital continuity ความตอเนอื่ งทางดิจิทลั
Digital disruption การเปล่ียนฉับพลนั ทางดิจทิ ลั
Digital ecosystem ระบบนเิ วศดจิ ทิ ัล
Digital environment สิง่ แวดลอมท่ีเปน ดจิ ิทัล
Digital government รัฐบาลดิจทิ ลั
Digital preservation การสงวนรักษาดจิ ทิ ลั
Digital records เอกสารดจิ ิทัล
Digital repository คลังเก็บดจิ ิทลั
Digital transformation การแปลงเปนดิจิทลั , การเปล่ียนแปลงทางดจิ ทิ ลั , การเปลีย่ นผา นเปน ดจิ ิทัล
Digitization การเปลี่ยนกระบวนการทำงานแบบแอนะลอ็ กใหอ ยูในรูปแบบดจิ ิทัล
Diplomatics วิชาการศกึ ษาเอกสาร
Directory สารบบ
Disaster recovery plan แผนฟน ฟูภัยพิบตั ิ
Disposal การกำจดั เอกสาร

332 การจัดการเอกสาร | Records Management

Disposition การกำจัดเอกสาร ดู Disposal
Document บรรณสาร
Documentary form แบบเอกสาร
Documentation การทำบนั ทึกหลกั ฐาน
Effectiveness ประสทิ ธิผล
Efficiency ประสทิ ธิภาพ
Electronic mail ไปรษณยี อ เิ ล็กทรอนิกส, อเี มล
Electronic records เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส
Electronic records management การจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส
Emergency operating records เอกสารปฏิบตั ิการฉกุ เฉนิ
Emerging technologies เทคโนโลยอี ุบตั ใิ หม
Emulation การเลยี นแบบ
Encapsulation การหอหมุ
End user ผใู ชข ้ันปลาย
Essential records เอกสารสำคญั
Evidential value คณุ คาทางการเปนพยานหลกั ฐาน
Extrinsic ลักษณะภายนอก
File แฟม, แฟม ขอ มูล, ไฟล
File plan ผงั แฟม ขอมูล
Filing การจัดทำแฟม
First person formal note หนังสือราชการทเี่ ปน แบบพธิ ี
First person informal note หนังสือราชการทไี่ มเ ปน แบบพธิ ี
Fiscal value คุณคา ทางการเงนิ
Fixity ความคงท่ี
Folder กลองแฟม, โฟลเดอร
Folksonomy ปจ เจกวิธาน

ภาคผนวก 333

Form แบบฟอรม
Functional analysis การวิเคราะหภ ารกิจองคการ
Functional area ขอบเขตของภารกิจ
Functional decomposition chart แผนภมู จิ ำแนกภารกิจ
Functional records เอกสารภารกจิ หลกั ขององคก าร
Functions ภารกิจ
Functions thesaurus อรรถาภธิ านภารกิจ
General administrative records เอกสารการดำเนินงานทวั่ ไป
Generator of records ผูทำใหเอกสารบังเกดิ
Good governance การกำกับดูแลทด่ี ี, ธรรมาภิบาล
Grigg appraisal system หลกั การระบบประเมินสองชน้ั ดู Two-tier review system
Guide คมู อื แนะนำเอกสารจดหมายเหตุ
Hash รหสั แฮช
Hierarchical structure โครงสรา งแบบลำดบั ชนั้
Historical record เอกสารประวัติศาสตร
Host คอมพิวเตอรแ มข า ย
Housekeeping records เอกสารการดำเนินงานท่ัวไป
Identifiable แยกแยะความแตกตา งได
Image processing การประมวลภาพ
Inactive records เอกสารสิ้นกระแสการใชง าน
Indexing การจัดทำดรรชนี
Informational value คุณคาทางการเปน ขอ มูลขาวสารสารสนเทศ
Information assets สนิ ทรพั ยสารสนเทศ
Information audit การตรวจสอบสารสนเทศ ดู Records audit
Information explosion การระเบิดของสารสนเทศ
Information governance การกำกับดูแลสารสนเทศ, การภบิ าลสารสนเทศ

334 การจัดการเอกสาร | Records Management

Information survey การสำรวจสารสนเทศ ดู Records survey

Instant messaging โปรแกรมสง ชอความทันที

Integrity บรู ณภาพ

Interactive technologies เทคโนโลยเี ชงิ โตตอบ

Intermediate level ระดับกลาง

Internet of things อินเทอรเน็ตของสรรพสง่ิ

Interoperability ความสามารถในการทำงานรวมกัน

Intrinsic ลักษณะภายใน

Item ช้ิน, รายการ

Job description คำอธบิ ายตำแหนง งาน

Keywords คำสำคญั

Knowledge management การจดั การความรู

Label ฉลาก

Large aggregation schedule ตารางกำหนดอายเุ อกสารรวมขนาดใหญ

Legal value คณุ คาทางกฎหมาย

Lifecycle of electronic records

management หลกั การวงจรชวี ิตของการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส

lndex ดรรชนี

lnventory บญั ชรี ายการเอกสาร

Logical ความเปนตรรกะ

Logical model ตัวแบบเชงิ ตรรกภาพ

Lower level ระดบั ลาง

Machine learning การเรยี นรขู องเครอื่ ง

Macro appraisal การประเมนิ ระดบั มหภาค

Maintenance การบำรงุ รักษา

Manuscripts เอกสารสวนบุคคล

ภาคผนวก 335