การจัดการเอกสาร หลักการและแนวปฏิบัติในอค์กรยุคดิจิทัล

ในยคุ ปฏิวตั อิ ตุ สาหกรรมครง้ั ที่ 4 วิทยาการขอมูล (Data science) และวทิ ยาการวเิ คราะหข อ มูล (Data analytics)
กาวหนา ไปอยางรวดเรว็ เกิดเทคโนโลยที ส่ี งผลกระทบกอ สงั คมอยางกวา งขวาง เชน ปญญาประดิษฐ (AI), ความเปนจริง
เสริม (AR), ขอ มูลขนาดใหญ (Big data), บลอ็ กเชน (Blockchain), เงนิ ตราเขา รหัสลบั (Cryptocurrency) ซึง่ จะนำมาสู
ความเปลย่ี นแปลงอยางมหาศาลในการทำงานและการดำรงชีวติ ของคนยคุ นอี้ ยางแนน อน และยอมสงผลมาถงึ การจดั การ
เอกสารและวิชาชพี ท่ีเกยี่ วขอ งอยา งหลกี เลย่ี งไมได แมจะยังไมส ามารถบอกไดว าจะเปลี่ยนแปลงในไปในรูปแบบ หรือ
ทิศทางใดอยา งชัดเจน ผทู ่ีเกย่ี วขอ งทั้งในวชิ าการและวชิ าชีพการจดั การเอกสาร ก็ควรเตรยี มความพรอ มรบั กบั ความ
เปลี่ยนแปลงใหท นั ทวงทเี สมอ

วชิ าชีพนกั จดั การเอกสาร

วชิ าชีพนกั จดั การเอกสาร หรอื ผูจดั การเอกสาร (Records manager) มพี ฒั นาการมาจากวิชาชพี นักจดหมายเหตุ
(Archivist) ในชว งหลังสงครามโลกครั้งที่ 2 เน่อื งจากเอกสารในรปู กระดาษเพ่ิมปรมิ าณขนึ้ อยา งมหาศาล ในระยะแรก
หนา ทข่ี องผจู ัดการเอกสารมีเพยี งการชว ยใหผูใชเ ขา ถงึ ขอ มูลในเอกสารเม่ือตอ งการเทาน้นั ตอ มาจึงพัฒนามาเปน วิชาชพี ทมี่ ี
บทบาทหนาท่มี ากข้ึน และตอ งมีความชำนาญเฉพาะทางในราวป ค.ศ.1950 เปน ตน มา

บทบาทหนา้ ที

นกั จดั การ; ผจู ดั การ; ผบู ริหาร (Manager) คือ บุคคลทที่ ำงานรว มกับผูอื่น โดยทำหนา ที่เปนผูประสานงานและดแู ลงานของ
คนอ่ืนๆในทมี งานหรือในแผนกงาน รวมทงั้ ประสานงานกบั บคุ คลหรอื แผนกงานหรือองคการภายนอกดวย เพื่อใหบรรลุเปา
หมายของหนวยงานหรือองคการ ในองคการตา งๆมกั จำแนกระดบั ของผจู ดั การออกเปน 3 ระดบั คือ

● ระดบั ตน มหี นาทใี่ นการกำกับดแู ลและประสานงานของผปู ฏบิ ัติงานทไ่ี มไดเ ปนผูบริหาร
● ระดบั กลาง มหี นาที่ในการกำกับดแู ลและประสานงานระหวา งผูบรหิ ารระดับตน และผูบ ริหารระดับสงู
● ระดบั สูง มีหนา ท่แี ละความรับผดิ ชอบในการตดั สนิ ใจกำหนดแผนและเปาหมายทจ่ี ะมผี ลตอ องคการโดยรวม

ภาพ 1-1 ระดบั ของผูบรหิ ารในองคก าร

36 การจัดการเอกสาร | Records Management

ผจู ัดการทกุ ระดบั ตอ งมที กั ษะ 3 ดานคอื
● ทกั ษะดานการทำงาน (Technical skills) คือ ความชำนาญงานสาขาตา งๆในหนว ยงานของตน เชน บัญชี,
คอมพิวเตอร ซงึ่ ผบู ริหารระดับตน จะตอ งมีทักษะดา นนีม้ ากกวาผบู รหิ ารระดับสูง
● ทกั ษะดานมนษุ ยสมั พนั ธ (Human skills) ท่ีจะทำงานรว มกบั ผอู ่นื ไดด ที งั้ สว นบคุ คลและกลุม บคุ คล ทกั ษะดานนี้
จำเปน ตองมีอยางมากในผูบ ริหารทกุ ระดบั
● ทกั ษะดา นความคดิ (Conceptual skills) คือ ความสามารถในการวิเคราะห, วางแผน,ประสานงานขององคก าร
โดยรวม ทักษะดา นนี้จำเปนมากสำหรบั ผบู รหิ ารระดบั สูง

นักจดั การเอกสาร เปน วชิ าชพี ทท่ี ำหนาทใ่ี นการจัดการเอกสารและสารสนเทศที่องคการจัดทำขึน้ หรือรับไว โดยไมจำกัดรปู
แบบและสอ่ื บันทึก เปนวิชาชพี ท่ีมีบทบาทในระดบั กวาง โดยใหคำปรกึ ษาออกแบบ จัดการระบบงานเอกสารในประเด็น
ตางๆ และวางแผนกลยทุ ธเพอ่ื เพิม่ ประสทิ ธภิ าพในการดำเนินงานเอกสาร มบี ทบาทในการพฒั นาจัดการสารสนเทศ และ
จดั การความรู โดยดำเนินงานใหสอดคลอ งเปนไปตามกฎหมาย ระเบยี บ ขอบังคับ เกีย่ วกบั ขอ มูลขา วสาร เอกสาร

กระบวนการจดั การ (Management process) ซ่ึงนักจดั การเอกสารเปน ผมู สี ว นสำคัญ คอื
● การวางแผน (Planning) คอื การกำหนดเปาหมาย กำหนดกลยุทธเพ่ือใหบรรลุเปา หมาย รวมทั้งการรวบรวมและ
ประสานงานกิจกรรมตา งๆใหส อดคลองกับกฎหมาย
● การกำกับควบคมุ (Organizing/Overseeing) ซ่ึงเก่ยี วของกับการกำหนดกจิ กรรมทต่ี องดำเนนิ การ, บคุ คลทจ่ี ะ
เปน ผรู บั ผดิ ชอบและปฏบิ ัติงาน, การจดั โครงสรางองคการ, การจดั กลุมงานและการกำหนดสายการบังคบั บญั ชา
ตามหนาท่ีการจัดการเอกสารขององคก าร (Records management function)
● การนำ (Leading) หมายถงึ การส่ังการและจงู ใจใหบ ุคลการทกุ ฝา ยทำงานรวมกันอยางเต็มใจ มีคณุ ภาพเพอ่ื ให
บรรลุเปา หมายขององคก าร
● การควบคุม (Controlling) เกี่ยวของกบั การตรวจสอบผลการปฏิบตั งิ านเพื่อใหเปน ไปตามแผนงานท่ีกำหนดไว
อยางมีประสทิ ธภิ าพ และประสทิ ธิผลถูกตองตามกฎระเบยี บ

ในประเทศตะวนั ตก หนวยงานขนาดใหญอาจมนี กั จัดการเอกสารอยหู ลายระดบั นักจดั การเอกสารระดบั ชำนาญการมี
บทบาทหนาทค่ี าบเก่ยี วอยูระหวา งการเปน ผปู ฏบิ ัติการและเปน ผูวางแผนกลยทุ ธ ตอเม่ือเลอ่ื นขัน้ เปนนักจดั การเอกสาร
อาวุโส (ชำนาญการพเิ ศษ) แลว จงึ เปลยี่ นบทบาทมาเปน ผบู รหิ ารระดบั สูง (เชย่ี วชาญ) อยา งเต็มตวั

การจดั การเอกสารและวชิ าชพี จัดการเอกสาร 37

ตาราง2.3 หนาที่ของนักจัดการเอกสาร (Ashe & Nealy, 2004; Brunskill & Demb, 2012; Franks, 2018)

หนาท่ี งาน

จัดเก็บ ดูแลรกั ษาและกำจัดเอกสาร งานเทคนิค:
ในแตล ะวนั ● จดั เกบ็ จดั เรยี ง จัดทำดรรชนี จดั หมวดหมเู อกสาร
● พฒั นาระบบจดั เกบ็ เอกสารตารางกำหนดอายจุ ดั เก็บและทำลายเอกสารใหสอดคลอ ง
ชว ยใหผูใชเขา ถึงสารสนเทศใน กับกฎหมายระเบยี บขอบงั คับ การเงิน
เอกสารท่ตี องการได ● สรา งระบบเอกสาร รวมท้งั การบำรุงรักษา ตรวจสอบ จดั ทำหลกั ฐาน
● ควบคมุ พจิ ารณาสิทธใิ นการเขา ถงึ เอกสาร
แนะนำและชว ยเหลอื หนวยงานใน
องคการเก่ยี วกบั การจัดการเอกสาร งานบรกิ าร:
● แนะนำแหลง ความรูเกยี่ วกบั การจดั การเอกสารที่
วัดประสทิ ธภิ าพของระบบจัดการ เหมาะสมกับองคการ
เอกสารทง้ั หมด ● จัดการกบั การเปลย่ี นระบบเอกสารจากรปู กระดาษ
ไปสูดิจิทลั
● รักษามรดกและความทรงจำรวมขององคการ (Corporate memory)

งานใหค วามร:ู
● ใหค ำแนะนำผูปฏบิ ตั ิงานกลุม อื่นๆในการจดั การเอกสารสารสนเทศของตนเอง
● ฝกอบรมและควบคมุ ผปู ฏิบัตงิ านดานเอกสาร
● แนะนำหลกั การจดั เกบ็ เอกสารและการสอ่ื บันทึก
● ใหคำแนะนำและจัดเตรยี มขอมลู เกี่ยวกบั นโยบาย ดานการจัดการเอกสาร
ใหมร วมถึงระบบการจัดหมวดหมทู ม่ี ีประสิทธิภาพมากกวาเดิม
● ใหกรอบในการทำงานสำหรับผูปฏิบตั งิ านวา จะจดั การเอกสารในองคก ารอยางไร
● สรา งมาตรฐานสำหรับเอกสาร/สารสนเทศตลอดท้ังองคก าร
● ตดั สนิ ปญหาทีเ่ กดิ จากการจดั การเอกสารและสารสนเทศดวยการใชซ อฟแวรท ่มี ี
ประสิทธภิ าพและแหลง ความรูอื่นๆ
● ตอบคำถามเกี่ยวกบั การจัดการเอกสารทง้ั จาภายในและภายนอกองคก าร

การประเมินและประกันคุณภาพ:
● ตรวจสอบการจดั การสารสนเทศทเ่ี ปนอเิ ลก็ ทรอนิกสแ ละท่อี ยใู นรปู กระดาษ
● ใหค วามมั่นใจกบั องคก ารวา ไดป ฏบิ ัตงิ านสอด

คลอ งกับกฎหมาย
● ตรวจสอบและเขยี นรายงานเสนอผูมอี ำนาจ
● ใหค ำแนะนำเก่ยี วกับประเดน็ ดานขอปฏิบตั ิตามกฎหมายวา ดวยเสรภี าพในการรับรู
ขอมูลขา วสาร

คุณสมบตั ิของนกั จดั การเอกสาร

NHS Digital (2010) ระบถุ งึ คณุ สมบัตขิ องนกั จัดการเอกสาร ซ่ึงแบงเปน คณุ สมบตั ิทจ่ี ำเปน และคุณสมบัติทพ่ี งึ ประสงค
ดังน้ี

เกณฑคณุ สมบัติทจ่ี ำเปน

ความเช่ียวชาญ/ความสามารถ/ทักษะ
● สามารถส่อื สารไดอ ยางมปี ระสิทธภิ าพทงั้ ดวยวาจาและการเขยี นไปยงั เจาหนาท่ที กุ ระดบั

38 การจดั การเอกสาร | Records Management

● สามารถจัดทำรายงาน, นโยบาย, คูมอื , และแนวทางปฏบิ ตั ิทีด่ ีสำหรบั ใชในการทำงาน

ความรทู างทฤษฎี (Theoretical knowledge) (Digital
● ความรูเก่ยี วกับการคมุ ครองขอมูลและกฎหมายเก่ียวกบั ขอ มูลขาวสารของทางราชการ
● ความรูทางทฤษฎีเกยี่ วกับการการเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส และประเด็นการสงวนรักษาแบบดิจิทลั

preservation)

คุณวฒุ กิ ารศกึ ษา

● ไดร บั วุฒทิ างการจัดการเอกสาร, การจดหมายเหตุ หรือสาขาวชิ าทเ่ี ก่ียวของ

เกณฑค ณุ สมบตั ทิ ่พี งึ ประสงค
● มีประสบการณท ำงานดา นการจดั การเอกสาร หรือสาขาทเี่ ก่ยี วของ
● มีทักษะการทำงานในองคการทดี่ ี
● มที ักษะการคดิ วิเคราะหทด่ี ี
● ความสามารถในการทำงานในหลายอยาง (Multiple tasks) และใหความสำคัญกับการแขงขัน
● มปี ระสบการณด านการศกึ ษาหรอื การวิจยั ระดับสงู เกย่ี วกบั สภาพแวดลอ ม, โครงสรางและการดำเนินงาน ของ

องคก าร
● มปี ระสบการณการทำงานเกี่ยวกับการคุม ครองขอมูลและกฎหมายเกีย่ วกับขอมูลขาวสารของทางราชการ
● มปี ระสบการณในการบริหารโครงการ (Project management.)

หนา้ ทีการจัดการเอกสารในระบบราชการไทย

ในประเทศไทยยงั ไมม ีการกำหนดตำแหนง นกั จัดการเอกสารในระบบราชการอยางชัดเจน เดิมมเี พียงตำแหนง ผูปฏบิ ัตงิ าน
สารบรรณ ท่ีเรยี กวา เจาหนาทธ่ี ุรการ, เจาพนกั งานธุรการ, เจา หนาทบ่ี ันทึกขอมลู , พนกั งานพมิ พด ีด ตอ มาปรบั เปลย่ี นเปน
เจาพนักงานธุรการ ซ่งึ ตอ งรบั ผิดชอบหนาที่อืน่ ๆนอกจากงานสารบรรณดวย

พระราชบัญญัติระเบยี บขา ราชการพลเรือน พ.ศ.2551 มาตรา 45 กำหนดใหตำแหนง ขาราชการพลเรอื นสามัญมี 4
ประเภท ไดแก (1)ตำแหนงประเภทบริหาร (2)ตำแหนง ประเภทอำนวยการ (3)ตำแหนงประเภทวิชาการ และ (4)ตำแหนง
ประเภทท่ัวไป มาตรา48 ใหสำนักงานคณะกรรมการขา ราชการพลเรือน (ก.พ.) จัดทำมาตรฐานกำหนดตำแหนง โดยจำแนก
ตำแหนงเปน ประเภทและสายงานตามลกั ษณะงาน เพ่ือใหยึดถอื เปน หลักในการกำหนดตำแหนง ขา ราชการพลเรือนสามญั
ทุกตำแหนง ในสว นราชการ (สำนกั งานคณะกรรมการขา ราชการพลเรอื น, 2564)

ตามมาตรฐานกำหนดตำแหนง ของ ก.พ. จดั ใหเจาพนกั งานธุรการ อยใู นตำแหนง ประเภททว่ั ไป (General positions: O)
กลุมอาชีพ 1 หมายถงึ กลุมอาชีพบริหาร อำนวยการ ธุรการ งานสถิติ งานนติ ิการ งานการฑูต และตา งประเทศ มี 3 ระดับ
คอื ระดบั ปฏบิ ัตงิ าน (Operational level: o1) ระดบั ชำนาญงาน (Experienced level: o2) ระดบั อาวุโส (Senior level:
o3)

การจดั การเอกสารและวิชาชพี จัดการเอกสาร 39

ลักษณะงานโดยท่ัวไป คอื สายงานนค้ี ลมุ ถึงตำแหนง ตา งๆ ที่ปฏิบตั งิ านธรุ การและงานสารบรรณ ซึง่ มีลักษณะงานทป่ี ฏิบตั ิ
เกย่ี วกับการราง โตตอบ บนั ทึก ยอ เร่ือง ตรวจทานหนังสอื การดำเนินการเกยี่ วกบั เอกสารสิทธิ์ในทรัพยส ินของทางราชการ
การดำเนินการเกี่ยวกบั พัสดุ ครุภัณฑ การตรวจสอบหรือเปล่ียนแปลงรายการและเก็บรกั ษาเอกสารสำคญั ของทางราชการ
การรวบรวมขอ มูลหรอื จัดเตรียมเอกสาร การเตรยี มการประชมุ และจดบันทึกรายงานการประชุม และปฏิบัตหิ นา ที่อื่นท่ี
เก่ยี วขอ ง

สว นสายงานประเภทวิชาการ มีเพยี งตำแหนงนกั จดหมายเหตุ ซ่ึงมลี กั ษณะงานโดยทวั่ ไป คือ “ปฏิบตั เิ กีย่ วกับการเสาะ
แสวงหา รวบรวมเร่ืองราวและเอกสารที่เกยี่ วกับเหตกุ ารณต างๆของชาติ รวมทง้ั เอกสารที่เกย่ี วกับเหตกุ ารณทาง
ประวัตศิ าสตร พิจารณาและประเมนิ คุณคา เอกสารทเี่ ก่ียวกับเรื่องดงั กลา ว และเรอื่ งท่วั ไปท่ีเก่ยี วกบั ความสนใจของ
ประชาชน เสนอแนะเกย่ี วกบั การทำลายเอกสารที่ไมมคี วามสำคญั ในดา นจดหมายเหตุ วิเคราะหและจัดทำเร่ืองยอ ของ
เหตุการณส ำคญั ๆเหลา นัน้ เพือ่ ชว ยในการอา งอิงตางๆ จดั ทำดชั นจี ะทำบัญชแี ยกหมวดหมเู รอ่ื งราวตา งๆเพ่ือชวยในการ
คน หาเก็บ และดูแลซอ มแซมรกั ษาเอกสารสำคัญและโสตทศั นวัสดุทเี่ ก่ียวกบั จดหมายเหตุของชาติ ศึกษาคน ควา และให
บรกิ ารเกย่ี วกบั การศกึ ษาคน ควาเอกสารจดหมายเหตแุ ละปฏิบัติหนาที่อื่นที่เกยี่ วของ” (สำนักงานคณะกรรมการขาราชการ
พลเรอื น, 2564)

จะเหน็ ไดวา สายงานจดหมายเหตคุ รอบคลมุ เฉพาะการดแู ลเอกสารทส่ี น้ิ กระแสการใชงานแลว และตำแหนงนักจดหมายเหตุ
สวนใหญ สงั กดั สำนักหอจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศลิ ปากร มิไดมที ว่ั ไปในหนวยงานของรัฐอ่นื ๆ

จากการศึกษาของสถาบนั ท่ีปรึกษาเพ่ือพฒั นาประสทิ ธภิ าพในราชการ (2533) พบวา งานสารบรรณมักถูกมองวาเปนงาน
งาย มคี วามสำคญั นอย มีลักษณะจำเจ และเปน งานของเจาหนาท่ีธรุ การเทานนั้ ผบู ริหารมกั ไมใ หค วามสำคัญเทาทค่ี วร จึง
สงผลตอขวญั กำลงั ใจการทำงาน ในขณะทร่ี ะบบราชการไทยมผี ูทำหนาทเี่ กี่ยวกับงานสารบรรณโดยตรงถึงรอยละ 11.5
ของตำแหนง ขา ราชการพลเรือนสามญั ทงั้ หมด แตเจา หนาท่ีสว นใหญไมไ ดรบั การเอาใจใสท ัดเทียมเจา หนา ที่ในสายงานหลัก
อ่นื ๆ ทั้งในดา นทางกา วหนา เกียรติ ศกั ดศ์ิ รี และสภาพแวดลอมการทำงาน ซึ่งสง ผลกระทบตอขวญั กำลังใจและ
ประสิทธิภาพในการทำงานทสี่ ุด

เชนเดยี วกบั การศึกษาของ สำนักสงเสริมการศกึ ษาและการเรยี นรู สถาบันราชภัฏสวนดุสติ (2545) พบวา ปญหาและ
อุปสรรคของการจดั เก็บเอกสารของหนวยงานราชการ คือ เจาหนาที่ผดู แู ลระบบการจัดเก็บเอกสารขาดความรคู วามเขาใจที่
ดีพอ ทำใหร ะบบไมส ัมฤทธิ์ผลเทา ทคี่ วร, ระบบการจัดเกบ็ เอกสารมิไดเกิดจากนโยบายของหนวยงานหรือนโยบายของผู
บรหิ าร มีเพียงเจาหนาทร่ี ะดับปฏิบตั ิเปน ผรู บั ผิดชอบเพียงฝา ยเดียว, หนวยงานของรฐั แตล ะแหง ตา งกำหนดรูปแบบการจดั
เกบ็ เอกสารข้ึนใชกนั เอง ทำใหขาดความเปนเอกภาพ ระบบขาดความตอ เน่ืองในนการพัฒนารปู แบบ และไมม ีทิศทางการ
พัฒนาท่ชี ัดเจน

ในขณะทปี่ จ จบุ ันสถานภาพของผูทำงานสารบรรณกแ็ ทบไมแ ตกตา งจากผลการศึกษาเม่ือ 30 ปกอ นนัก คอื ยงั คงถกู จดั ให
เปน ตำแหนง งานประเภททวั่ ไปเชน เดมิ มใิ ชงานบริหาร, อำนวยการ, วชิ าการ ตำแหนง เจาพนกั งานธรุ การมีความกาวหนา

40 การจัดการเอกสาร | Records Management

นอ ย ในระบบราชการไทยยังไมมตี ำแหนง นักจัดการเอกสาร ซงึ่ ควรเปนประเภทอำนวยการ หรอื วิชาการ เชน เดยี วกบั นัก
ทรัพยากรบุคคล, นักวเิ คราะหนโยบายและแผน, นกั วิชาการคอมพวิ เตอร ท่ีทกุ หนวยงานราชการจำเปน ตองมี

จากนโยบายการพัฒนาระบบราชการและบรกิ ารภาครัฐ การปรับเปลีย่ นองคก ารสูดจิ ิทัล ตามวสิ ยั ทัศนป ระเทศไทย 4.0
แตการเอกสารซ่ึงเปนรากฐานขององคการยังไมไดรับการพฒั นา ยกระดบั เทา ท่ีควร ผูเขยี นจึงเห็นวา ถึงเวลาแลวทผี่ ูเกีย่ ว
กับกำลงั พลภาครฐั อยางสำนักงานคณะกรรมการขาราชการพลเรอื น (สำนักงาน ก.พ.) ควรมีการทบทวน ปรบั ปรุง เพิม่ เตมิ
ตำแหนงนกั จัดการเอกสาร ใหมใี นสวนราชการไทย และในขณะเดยี วกันตอ งยกระดบั สมรรถนะผูปฏบิ ตั งิ านสารบรรณใหสูง
ขึน้ และสามารถเขา สตู ำแหนงนกั จดั การเอกสารไดในทสี่ ุด ซึ่งน่นั จะเปน ผลดตี อ การพัฒนาระบบราชการไทยในระยะยาว

การศึกษาและฝกอบรมบคุ ลากร

ความเปล่ยี นแปลงของเทคโนโลยี การบริหารองคการ นโยบายของรัฐ ทำใหนกั จัดการเอกสาร ตองปรับเปล่ียนวิธคี ิดและวิธี
การทำงาน เพื่อจะใหส ามารถเทา ทนั กับความเปล่ียนแปลงดังกลา วได โดยตอ งมกี ารศึกษาและฝกอบรมอยางตอเนือ่ ง

ในตางประเทศการศกึ ษาและฝกอบรมทางการจดั การเอกสาร จัดข้ึนในหลายระดับ ต้งั แตประกาศนียบตั ร (Graduate
Diploma) วฒุ ิบัตร (Certificate programe) ปริญญาบัตร (Degree) ทัง้ แบบทางไกลหรอื ออนไลน และแบบท่ีตอ งไปเรยี น
ณ สถาบันนัน้ ๆ มที ั้งท่ีจดั การศึกษาและฝก อบรมโดยสถาบันอดุ มศึกษา หรือสมาคมวิชาชีพ เชน ARMA International
(2021) เปดหลกั สตู รการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส (ERM) โดยการสอนแบบออนไลน ทผ่ี ูเขา เรยี นใชเวลาไมเกิน 12
เดือน เนือ้ หาแบงออกเปน 15 หมวด เชน หมวดที่ 1 ERM คืออะไร หมวดท่ี3 การจัดต้ังแผนงาน ERM หมวดที่ 4 เอกสาร
สำคญั ท่สี ุดขององคการ หมวดท่ี 8 การจดั เกบ็ และทำลายเอกสาร

สำหรบั การศึกษาดา นการจัดการเอกสารของประเทศไทยน้นั แตเ ดมิ เปน การฝกอบรมระยะสนั้ สำหรับผูปฏบิ ตั ิงาน
สารบรรณ เชน คณะรัฐศาสตร มหาวทิ ยาลัยธรรมศาสตร จดั ฝกอบรมขา ราชการเกย่ี วกับระเบยี บปฏบิ ัตใิ นงานสารบรรณ
ของประเทศสหรฐั อเมริการ โดย Mr.Bent Morgan เปนวทิ ยากรฝกอบรม (บญุ ชู เจนพนสั และสมศรี พนมวัน ณ อยธุ ยา,
2518) ตอมาจึงมกี ารเปดสอนเปน รายวชิ าในหลกั สูตรปรญิ ญาตรีทางบรรณารกั ษศาสตร, สารสนเทศศาสตร, สารสนเทศ
ศกึ ษา เชน หลักสตู รสารสนเทศศาสตรบณั ฑติ มหาวิทยาลยั ขอนแกน เปด สอนชุดวชิ า HS 213 205 การจดั การเอกสาร
เปน ชุดวชิ าเสรมิ สำหรับในระดบั บณั ฑิตศึกษามักจะเปด สอนในหลกั สตู รสารสนเทศศาสตร หรือหลักสูตรวิชาการ
จดหมายเหตุ เชน มหาวิทยาลัยศลิ ปากร เปดสอนในหลกั สูตรศลิ ปศาสตรมหาบณั ฑติ สาขาวิชาการจัดการจดหมายเหตแุ ละ
สารสนเทศมรดกทางวัฒนธรรม สวนการฝกอบรมระยะส้นั มีการเปดหลักสูตร การจดั การเอกสารสำหรับองคก ารภาครัฐ
โดยสาขาวิชาสารสนเทศศาสตร คณะมนุษยศาสตรแ ละสังคมศาสตร มหาวทิ ยาลยั ขอนแกน (iSchool KKU) ในป 2561
เปน รุน ท่ี 1

จะเห็นไดวาการฝก อบรมสำหรับผปู ฏิบัติงานสารบรรณ ใหมีความรู ทักษะทางการจัดการเอกสารน้นั ยังมีอยคู อนขา งนอ ย
สวนใหญม ักเปนการฝกอบรมในเชิงการเขยี นหนงั สอื ราชการ การปฏิบัติตามระเบียบฯสารบรรณฯ การใชร ะบบสารบรรณ

การจัดการเอกสารและวิชาชพี จดั การเอกสาร 41

อเิ ลก็ ทรอนิกส ซง่ึ ยงั ไมครอบคลมุ การจัดการเอกสารทัง้ หมด จึงทำใหประเทศไทยแมจ ะมีผูปฏิบัติงานสารบรรณจำนวนมาก
แตก ลบั ขาดแคลนผูท ี่จะทำหนาที่เปน นกั จดั การเอกสารขององคก ารไดน ่ันเอง

สรุป

ปจจุบนั หนว ยงานของรัฐตอ งเผชิญกบั ความเปลีย่ นแปลงท้ังภายในและภายนอกองคการอยางมาก เชน ความเปล่ยี นแปลง
ในเทคโนโลย,ี ภัยคุกคามตอเสถียรภาพในดานตางๆ, ธรรมมาภบิ าลและจรยิ ธรรมของผบู ริหาร, ความเขมขน ของการแขงขัน
มากขึน้ ความเปลย่ี นแปลงเหลา นล้ี วนแตม ีผลกระทบตอ ความอยรู อดขององคการ ในการบรหิ ารขอมูลขา วสารและ
สารสนเทศในองคก าร ก็เชน กันกับการบริหารทรัพยากรเชิงกลยุทธอื่นๆ ทตี่ องมผี บู รหิ าร หรือนักจดั การเขา มาทำหนาทใ่ี ห
องคการสามารถบรรลเุ ปา หมาย แมว า ในขณะนี้ในระบบราชการไทยจะยงั ไมม ตี ำแหนงนกั จัดการเอกสาร แตกไ็ มได
หมายความวาหนว ยงานภาครฐั ไมจำเปนตองจัดการเอกสาร การพฒั นาบุคลากรทรี่ ับผดิ ชอบงานสารบรรณ ใหเ ปนนัก
จดั การเอกสาร และยกระดับใหง านสารบรรณเปน งานจัดการเอกสารและสารสนเทศเชงิ กลยุทธ จงึ เปน เง่อื นไขสำคัญของ
การพัฒนาหนว ยงานราชการไทยใหสอดรับกับแนวนโยบาย ประเทศไทย 4.0 เชนเดยี วกัน
แตเดมิ การจัดการเอกสารและจดหมายเหตุถือเปนสาขาท่ีแยกกัน การจดั การเอกสาร ถือเปนหนา ท่ีบริหาร
(Administrative functions) ขององคการภาครัฐและเอกชน โดยมนี ักจดั การเอกสารเปนผูรบั ผิดชอบดูแลเอกสารทย่ี ังอยู
ในกระแสการใชงาน สวนการจดั การจดหมายเหตุ มกั ถูกจดั เปน กจิ กรรมทางวฒั นธรรมเชนเดยี วกบั งานทางพิพธิ ภัณฑและ
หอสมดุ โดยมนี กั จดหมายเหตุคอยกำกับดูแล และแมว า ทงั้ สองสวนจะมีเปาหมายเชน กัน คือ การดแู ลรักษาและทำให
เอกสารและจดหมายเหตุใชป ระโยชนไ ด แตก ็มกั ดำเนินการแยกจากกัน ทั้งทง่ี านทง้ั สองเกี่ยวของซอ นทบั กนั อยู การปรบั
เปลยี่ นมุมมองตอเอกสารวาเปนทรัพยากรเชิงกลยทุ ธ ทำใหเ หตผุ ลหลกั ในดแู ลรักษาเอกสารเปล่ียนไปจากการเก็บไวใ นเชงิ
ประวตั ศิ าสตร ไปเปน การเก็บรักษาและใชป ระโยชนจ ากเอกสารในฐานะท่ีเปน ทรัพยากรการบรหิ ารของรัฐและเปน รากฐาน
ทางสงั คม วัฒนธรรมของประเทศโดยรวม งานจดั การเอกสารจึงเปน ตนทางท่ีกำหนดทิศทาง และปลายทางของเอกสาร
และเปนเงอ่ื นไขสำคญั ของการแขงขนั สรา งความไดเ ปรยี บขององคการไดอ ยางยัง่ ยนื ดวย

คาํ ถามทบทวนท้ายบท

● การจดั การเอกสาร มคี วามสำคญั และจำเปนตอการบริหารองคก ารอยา งไร
● นักจดั การเอกสารมหี นา ท่สี ำคญั กี่ดาน

42 การจดั การเอกสาร | Records Management

บรรณานกุ รม

โครงการหองสมุดดจิ ทิ ลั วชริ ญาณ. (2558). นิทานโบราณคดี นิทานเรอื่ งที่ 9 เรอื่ งหนงั สือหอหลวง.
https://vajirayana.org/

ทนุสิทธิ์ สกุณวฒั น. (2559). ความไดเปรยี บในการแขงขนั ขององคกรในยคุ เศรษฐกิจดจิ ิทัล.
http://www.bangkokbiznews.com/blog/detail/639646

บญุ ชู เจนพนสั และสมศรี พนมวัน ณ อยุธยา. (2518). ประวัติระเบยี บงานสารบรรณ คำอธิบายระเบยี บสำนกั นายก
รัฐมนตรวี าดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2506. บริการสวสั ดิการ ก.พ.

พชิ ญนาฎ วะยาคำ. (2548). การกำหนดอายกุ ารเกบ็ เอกสารราชการ กรณศี ึกษากรมการกงสลุ กระทรวงการตางประเทศ
[วิทยานิพนธป รญิ ญามหาบณั ฑิต ไมไดต พี ิมพ]. มหาวิทยาลยั ศลิ ปากร

สมสรวง พฤตกิ ลุ (2546). การจัดการเอกสาร. ภาควิชาภาษาตะวันออก คณะโบราณคดี มหาวิทยาลยั ศลิ ปากร.
สำนักงานคณะกรรมการขาราชการพลเรือน. (2564). มาตรฐานกำหนดตำแหนง . https://www.ocsc.go.th/

job/standard-position
สำนกั สง เสริมการศึกษาและการเรยี นรู สถาบันราชภัฏสวนดุสิต. (2545). รายงานการศกึ ษาหาระบบและหลักเกณฑในการ

จดั ระบบหมวดหมแู ละการจัดเก็บเอกสารของหนวยงานรัฐ. สำนกั งานคณะกรรมการขอ มูลขา วสารของราชการ
สำนักนายกรฐั มนตรี
อรพรรณ สนิ ธศิริมานะ. (2548). การวเิ คราะหล ักษณะและเน้ือหาของพระราชหัตถเลขา ในพระบาทสมเด็จพระ
จลุ จอมเกลา เจา อยูหวั เอกสารชุดกรมราชเลขาธกิ าร รชั กาลท่ี 5 หมวดเบด็ เตลด็ [วิทยานิพนธปรญิ ญามหาบัณฑติ
ไมไดต พี ิมพ] . มหาวทิ ยาลยั ศลิ ปากร
ARMA International. (2021). ARMA online store: Learning. https://www.arma.org/store/
viewproduct.aspx?id=10539468
Ashe, C., & Nealy, C. (2004). Records management: effective information systems. Pearson Prentice
Brunskill, C. & Demb, S. R. (2012). Records management for museums and galleries: an
introduction. Chandos.
Bantin, P.C. (2004). Understanding data and information systems for recordkeeping. Neal-Schuman
Davies, j. (2013). Big data and records management. https://www.infotoday.eu/Articles/Editorial/
Featured-Articles/Big-Data-and-Records-Management-90229.aspx
Franks, P.C. (2018). Records and information management (2nd ed). ALA Neal-Schuman.
International Organization for Standardization. (2016). ISO 15489-1 Information and documentation --
Records management-- part 1: concepts and principles. ISO central secretariat.

การจัดการเอกสารและวิชาชีพจัดการเอกสาร 43

IRMT. (1999). The management of public sector records: principles and context. The international
records management trust. http://www.irmt.org/documents/educ_training/publicsectorrec/
IRMT_principles.pdf

Jurevicius, O. (2013). Resource based view. https://www.strategicmanagementinsight.com
/topics/resource-based-view.html

National archives of Australia. (2015). Records management. http://www.naa.gov.au/
records-management/ agency/ create-capture-describe/creating/index.aspx

NHS Digital. (2010). The information governance toolkit records manage. https://www.igt.hscic.gov.uk/
KnowledgeBaseNew/NHS%20CFH_Job%20Description%20-%20Records%20Manager.doc

Pearce-Moses, R. (2005). A glossary of archival and records terminology. Society of American Archivists.
Read-Smith, J. & Ginn, M. L. (2007). Records management. Thomson South-Western.
Shepherd, E., & Yeo, G. (2003). Managing records : a handbook of principles and practice. Facet.
Smallwood, R. F. (2013). Managing electronic records: methods,best practices, and technologies. John

Wiley and Sons.
Smith, K. (2007). Public sector records management: a practical guide. Ashgate.
The national archives of Scotland (2005). Records management. http://www.nas.gov.uk/

recordKeeping/recordsManagement.asp

44 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 3

หลกั การและทฤษฎกี ารจดั การเอกสาร

วัตถปุ ระสงคข์ องบท

● อธบิ ายหลักการและทฤษฎกี ารจัดการเอกสาร
● เปรยี บเทียบหลกั การและทฤษฎจี ัดการเอกสาร
● แนะนำวิธกี ารนำหลักการและทฤษฎไี ปประยกุ ตใ ชก บั บริบทการจดั การเอกสารขององคการ

ความนํา

เอกสารมีคุณคาและความสำคัญในฐานะทเ่ี ปน พยานหลกั ฐาน เปนทรัพยสิน และเปน สารสนเทศทม่ี คี วามจำเปน ตอองคก าร
ดงั นนั้ จงึ จำเปน ตอ งมีการจดั การเอกสารใหเหมาะสมกบั ลกั ษณะขององคก าร เพอ่ื ใหส ามารถกำกบั ดแู ลเอกสารภายใน
องคการไดอยางเปน ระบบ เขา ถงึ เอกสารไดร วดเรว็ ตรงความตองการ ซ่งึ ตองอาศัยแนวคิดและหลกั การในการจัดการ
เอกสารเปนสำคัญ ในบทนี้จะกลา วถงึ แนวคิดและหลักการสำคัญทใ่ี ชใ นการจดั การเอกสารคอื หลกั พื้นฐานของงาน
สารบรรณ หลกั ชุดเอกสาร หลักการวงจรชีวิตเอกสาร และหลกั การจัดการเอกสารอยางตอเน่ืองหลักการดำเนินงานเอกสาร
ทด่ี ี

45

หลักการชดุ เอกสาร

ชุดเอกสาร (Records series) เปน หลกั การสำคัญในการจัดการเอกสารที่นักจดั การเอกสารตองเขาใจเปน เบือ้ งตน เน่อื งจาก
เปน ระดับทเ่ี อกสารควรตอ งไดรับการจดั การ

ชดุ เอกสาร คือ หนวยทัว่ ไป (Common unit) สำหรับการควบคุมและจดั ระบบเอกสารเพอ่ื ประโยชนใ นการใชง านดว ยกัน
การประเมินคุณคา และการกำหนดอายเุ อกสาร ชุดเอกสารเปนกลมุ ของเอกสารทส่ี มั พันธก ันในแงข องการใชง าน ลักษณะ
ทางกายภาพ ลกั ษณะเน้ือหา ระยะเวลา หรอื เปนผลจากหนา ท่ีกจิ กรรม ธุรกรรมที่เหมือนกัน หรือเกีย่ วเน่ืองสมั พันธก ับ
เอกสารในชดุ อ่นื ๆ

ชดุ เอกสารประกอบไปดว ยเอกสารรายช้นิ (Item) ที่ถกู จัดเกบ็ ไวใ นแฟม (File) และรวมหลายแฟมเขา เปนชดุ (Series)
ตวั อยางชดุ เอกสาร เชน รายงานผลการดำเนนิ งาน, เอกสารการประชมุ คณะกรรมการตางๆ, เอกสารโตตอบโครงการ การ
ตดั สินใจดำเนินการเกยี่ วกับเอกสาร เชน การจัดเรียง การจัดเกบ็ การกำหนดอายุ หรอื การทำลาย มักทำในระดบั ชดุ
มากกวา จะทำในระดับชน้ิ

หากมองในแงระบบ ชุดเอกสาร ประกอบดว ย เอกสารของทุกกิจกรรมท่ีมกี ระบวนการทำใหเกดิ เอกสารขึ้น เอกสารชดุ หนึ่ง
อาจมขี นาดใหญห รือเลก็ ก็ได แตท้ังนต้ี องสามารถสะทอนใหเห็นถงึ การเปนพยานหลักฐานของการกระทำในแตละกจิ กรรม
ได (Shepherd & Yeo, 2003 ; Brunskill & Charlotte, 2012; Franks, 2018)

โดยปกตแิ ลวมกั จัดเอกสารเขา เปนชุดดวยหลักเกณฑต า งๆ คอื

● ตามหนา ทข่ี ององคก าร เชน การบริหารบุคคล การเงิน เอกสารสว นบุคคล หรอื ตามธรรมชาตขิ องเอกสารใน
องคก าร เชน เอกสารลกู คา เอกสารโครงการ

● ตามส่อื บันทกึ เชน ฟล ม แผนท่ี แผนผัง สอื่ ดิจทิ ัล
● ตามหนวยงานทจ่ี ัดทำข้ึน เชน เอกสารของแผนก ฝา ย กรม กระทรวง

หลกั การดําเนินงานเอกสารทดี ี

ในการจดั การสมยั ใหมถือวาเอกสารเปน ทรพั ยากรเชงิ กลยุทธ ดังนัน้ การจัดการเอกสารทดี่ ี ตอ งทำใหมน่ั ใจไดวาเอกสาร
ภายในองคการมลี ักษณะดังน้ี (The national records of Scotland, 2021)

● จรงิ แท (Authentic) กลา วคือสามารถตรวจสอบไดว า ใครเปนผผู ลิตเอกสารข้นึ และผลติ ขน้ึ ดวยวัตถุประสงค
อะไร การเพม่ิ ขอมูลใหมอ น่ื ใดเขา มาในเอกสารเดมิ จะตอ งมีสญั ลักษณทบ่ี อกไดวา เพิม่ เขามาเมอ่ื ใด ในเอกสาร
ดจิ ทิ ลั กเ็ ชน เดียวกนั ทีจ่ ะตองสามารถตรวจสอบขอ มูลได

● เทีย่ งตรง (Accurate) สะทอ นใหเ หน็ ถึงความสมั พันธร ะหวางเอกสารในชุดนั้นๆ
● เขา ถงึ ได (Accessible) เมอ่ื มีความตอ งการใชต องสามารถเขา ถึงเอกสารไดท ันที

46 การจัดการเอกสาร | Records Management

● ครบถว น สมบูรณ (Complete) ในแงเ นื้อหาสาระ บรบิ ท โครงสรา ง ท่ีสะทอนใหเหน็ ภารกิจของหนว ยงานหรือ
องคการเจา ของเอกสารนน้ั

● ครอบคลมุ (Comprehensive) คือจะตองเปน หลกั ฐานทง้ั หมดของกจิ กรรมภายในองคก าร
● เปน ไปตามกฎระเบียบ (Compliant) เอกสารในองคก ารตอ งเปน ไปตามกฎระเบยี บขอบงั คับของการจดั การ

เอกสาร
● ประสทิ ธภิ าพ (Effective) เอกสารตองไดรับการดูแลรักษาไวเพ่ือวัตถปุ ระสงคจ ำเพาะ (ทางกฎหมาย/หลกั ฐาน

ทางประวัตศิ าสตร) และขอ มลู ในเอกสารจะตองสอดคลอ งกบั วตั ถุประสงคดวย เอกสารจะตองแสดงใหเห็นหรือ
เช่ือมโยงกบั ภาระหนา ทข่ี ององคการ และสามารถนำมาใชในการดำเนนิ การทางธุรกรรมได
● ม่นั คง (Secure) เอกสารจะตองไดรับการรกั ษาไวเ พื่อปอ งกันการสญู เสีย ไมว าจะเปนการเปล่ียนแปลงเน้อื หา การ
ทำลาย การเคลื่อนยาย ตอ งถูกเก็บรกั ษาไวใ นที่ปลอดภยั ตามลำดบั ข้นั ความลบั หรือความสำคัญ แมวาจะมกี าร
เปลย่ี นแปลงทางเทคโนโลยี เอกสารนั้นกจ็ ะตองมคี วามจริงแทและมคี วามเท่ียงตรงอยูเสมอ

หลกั พืนฐานของงานสารบรรณ

ในป 2009 สมาคมนักจดั การและบรหิ ารเอกสารนานาชาติ (ARMA International) ไดพ ัฒนาหลกั พ้นื ฐานของงาน
สารบรรณ (The Generally Accepted Recordkeeping Principles® : GAR Principle) ซงึ่ รากฐานมาจากการวเิ คราะห
พจิ ารณาหลกั ทางกฎหมาย ทฤษฎที างสารสนเทศ และมาจากแนวปฏิบัติทดี่ ีของแผนงานการกำกับดแู ลสารสนเทศ
(Information governance program) ของหลายองคก าร เพื่อสงเสรมิ ใหเ กดิ ความตระหนักรูอยา งกวางขวางเก่ียวกบั
มาตรฐานและหลักการกำกับดแู ลสารสนเทศ เสนอแนะองคก ารในการพฒั นาระบบสารสนเทศทสี่ อดคลองกับหลกั การดงั
กลาว ประกอบไปดวยหลักการ 8 ขอ โดยแตละขอไมจ ำเปนตองเรียงลำดบั กนั ดงั นี้

● หลักภาระรบั ผิดชอบ (Principle of accountability) ผบู ริหารอาวโุ ส หรือผูมีอำนาจตัดสินใจ ตองเปนผูกำกบั
ดูแลแผนงานกำกับดูแลสารสนเทศ และมอบหมายหนาท่ีความรบั ผดิ ชอบในการจดั การเอกสารและสารสนเทศให
กบั บคุ คลที่เหมาะสม องคก ารตอ งกำหนดนโยบายและขั้นตอนการปฏบิ ตั ิ เพื่อเปนแนวทางใหกบั บคุ ลากร เพอ่ื
ประโยชนในการเปดเผยขอมูลและการตรวจสอบได

● หลักบูรณภาพ (Principle of integrity) แผนงานกำกบั ดูแลสารสนเทศควรถกู กำหนดขนึ้ เพื่อใหเอกสารและ
สารสนเทศขององคการมีความเหมาะสม ถกู ตอ ง และรับประกนั ความถูกตอง เช่อื ถอื ได

● หลกั การอารกั ขา (Principle of protection) แผนงานกำกบั ดแู ลสารสนเทศควรถูกกำหนดขึ้นเพ่ือใหม่นั ใจวา มี
การอารักขาคมุ ครองเอกสารและสารสนเทศในระดับทเี่ หมาะสม ปองกนั มใิ หผูทไ่ี มมีสิทธเิ์ ขาถึงได ไมวา จะเปน
สารสนเทศสวนบคุ คล,ขอมูลความลบั , ขอ มลู ทเี่ ปน เอกสิทธ์ิ,ความลับทางธุรกจิ หรอื ขอ มลู ท่ีจำเปนตอ การดำเนนิ
ธุรกิจอยางตอเนอื่ ง

● หลกั การปฏบิ ัติตามกฎขอ บงั คบั (Principle of compliance) แผนงานกำกบั ดแู ลสารสนเทศควรถูกกำหนดข้ึน
เพอื่ ใหปฏบิ ตั ติ ามกฎหมายทบ่ี ังคับใช และขอ กำหนดท่ีมผี ลผกู พนั อ่ืนๆ ตลอดจนนโยบายขององคก าร ดงั นั้นการ
ดำเนนิ งานสารบรรณตองเปนไปตามขอกำหนด กฎหมาย ระเบียบ มาตรฐานท่เี กีย่ วของ

หลักการและทฤษฎกี ารจัดการเอกสาร 47

● หลกั ความพรอ มใชป ระโยชน (Principle of availability) องคก ารควรดแู ลเอกสารและสารสนเทศใหมีสภาพ
พรอ มใชง านเมอ่ื ตอ งการมกี ารจดั ระบบและสืบคนเขาถึงไดง า ย

● หลักการกำหนดอายจุ ดั เกบ็ (Principle of retention) องคก ารควรตอ งเก็บรักษาเอกสารและสารสนเทศตาม
อายทุ ี่เหมาะสม โดยใหเ ปนไปตามกฎหมาย ระเบียบขอบังคับ สอดคลองกบั งบประมาณ การบริหาร และความ
จำเปนทางประวตั ศิ าสตร โดยควรจดั ทำเปน ตารางกำหนดอายจุ ดั เกบ็ และทำลายเอกสารอยางชัดเจน

● หลักการกำจัด (Principle of disposition) องคก ารควรตอ งมีการกำจดั เอกสารและสารสนเทศทไ่ี มจำเปนอยาง
ปลอดภัยและเหมาะสม โดยเปนไปตามกฎหมายและนโยบายขององคการ

● หลักความโปรง ใส (Principle of transparency) กระบวนการและกจิ กรรมในแผนงานกำกบั ดแู ลสารสนเทศ
ควรไดรับการบนั ทึกไวเปน หลกั ฐานในรปู แบบทเ่ี ปดเผยและตรวจสอบได รวมถึงใหผูทเ่ี กย่ี วขอ งหรอื ผมู สี ว นไดสวน
เสยี เขา ถงึ ไดโ ดยเทา เทียมกนั

หลักการวงจรชวี ติ เอกสาร

หลักการวงจรชีวิตเอกสาร (The records life cycle concept) เกดิ จากแนวคิดทวี่ า เอกสารไมใ ชส ิ่งทอี่ ยนู ิง่ แตม ีวงจรชวี ิต
เชน เดยี วกบั ส่งิ มชี วี ติ คือ เริ่มตน จากการเกิด เตบิ โตเขา สูวัยทำงาน เขาสวู ยั ชรา และเสยี ชีวติ ตามลำดบั แตละชว งชีวติ มี
กิจกรรมและหนาที่ทแ่ี ตกตางกนั พัฒนาการของแนวคิดดงั กลาวเริ่มข้ึนในชวงทศวรรษที่ 1930 โดย Schellenberg และ
กลุม นกั วชิ าการดานจดหมายเหตใุ นประเทศสหรัฐอเมริกา ในเวลานนั้ แนวคดิ แบงเอกสารออกเปน 3 ชวง คือ ชว งการสรา ง
เอกสาร ชว งการใชการบำรุงรกั ษา และชวงการทำลายเอกสาร ตอมาหอจดหมายเหตแุ หง ชาตสิ หรัฐอเมริกา ไดข ยายพฒั นา
แนวคิดใหส อดคลองกับปรมิ าณของเอกสารทซี่ ับซอ นเพ่มิ มากข้นึ ของหนวยงานทผี่ ลิต โดยมกี ารนิยามความหมายและ
ลกั ษณะของเอกสารในแตละชวง ตง้ั แตเ กิดจนถงึ ตาย ภายใตก รอบความคดิ ของระบบการจัดการเอกสาร แนวคดิ นจ้ี ึงไดมี
การนำมาพัฒนาสหู ลกั การปฏบิ ัติทแ่ี พรหลายมากยิง่ ข้นึ และมนี กั วิชาการกำหนดวงจรชีวติ เอกสารออกเปนชวงตา งๆ ดงั นี้
(Charman, 1984; Yusof & Chell, 2005; Smith, 2007)

1.วงจรชวี ติ เอกสาร 3 ชว ง (The tree stages of the life cycle)

ถือเปน แนวคิดที่นำไปสูหลักปฏิบัติทแ่ี พรห ลายมากทีส่ ดุ โดยแบงเอกสารออกเปน 3 ชวง ดงั น้ี

1) เอกสารระหวางกระแสการใชง าน (Current or active records) เปนชว งเวลาท่ีเอกสารถกู สรางหรอื ผลิตข้นึ และ
ใชใ นการปฏิบัตงิ านตามกิจกรรมหรือหนา ทขี่ องหนวยงานทจี่ ดั ทำข้ึนหรือรับไว การดูแลควบคมุ เอกสารในชวงน้ี
ควรมีการจัดเก็บไวใ นสำนกั งานเพอื่ ความสะดวกในการนำมาใช

2) เอกสารก่งึ กระแสการใชง าน (Semi-current or semi-active records) คือเอกสารทผี่ า นชวงท่ี 1 มาแลว แต
กิจกรรมหรอื หนาทน่ี นั้ ยังไมสิน้ สุด เอกสารยงั ตองมกี ารจัดเก็บไวต ามกฎหมาย หรือระเบยี บขอบงั คบั เอกสารจะ
ถูกเรียกใชใ นบางกรณเี ทา นนั้ การจดั เกบ็ เอกสารในชว งน้ี ควรนำเอกสารจากเดมิ ท่ีอยใู นสำนกั งานมารวมกนั ใน
ศนู ยเกบ็ เอกสารอยางเปนระบบ

48 การจดั การเอกสาร | Records Management

3) เอกสารสิ้นกระแสการใชง าน (Non-current or non-active records) เปน เอกสารทใี่ ชงานสิน้ สดุ ตามหนาที่และ
วตั ถปุ ระสงค ไมจ ำเปนตอ งใชอ กี แลว หรือ ครบกำหนดอายใุ นการจดั เกบ็ ตามระเบียบขอบังคับ กฎหมายกำหนด
เอกสารท่ีไมม ีประโยชนจ ะถูกทำลายไป สว นเอกสารทผ่ี า นการประเมนิ วามีคุณคา ทางประวัตศิ าสตร หรือสามารถ
ใชอางองิ ตามกฎหมายตอ ไปได จะถูกเก็บไวเ ปนเอกสารจดหมายเหตตุ ลอดไป เอกสารในชวงนจ้ี ะมีสวนหนง่ึ ท่ีถูก
ทำลายไป และอีกสว นหน่ึงจะถกู โอนยา ยไปยงั หอจดหมายเหตุ

ภาพ3-1 วงจรชวี ติ เอกสาร 3 ชว ง
2. วงจรชีวิตเอกสาร 4 ชวง (The four stages of the life cycle)
เปนการพจิ ารณาชวงชวี ิตเอกสารจากคณุ คาในทางธุรกจิ ดงั น้ี (1) ชว งการสรางเอกสาร (2) ชว งการใชแ ละดูแลเอกสาร
(3) ชวงก่ึงการใชเ อกสารและเก็บรักษาเอกสาร (4) ชว งพนการใชง านและทำลายเอกสาร
3. วงจรชวี ิตเอกสาร 5 ชวง (The five stages of the life cycle)
จัดแบง ตามกจิ กรรมการดำเนินงานเอกสาร ประกอบดว ย (1) ชว งการสรา งเอกสาร (2) ชวงการแจกจา ยและใชเ อกสาร (3)
ชวงการจัดเก็บและดแู ลเอกสาร (Maintenance) (4)ชว งการประเมนิ เอกสารท่ีจะเก็บและทำลาย (5) ชว งการสงวนรักษา
ในฐานะเอกสารจดหมายเหตุ
4. วงจรชวี ติ เอกสาร 7 ชว ง (The seven stages of the life cycle)

หลกั การและทฤษฎกี ารจดั การเอกสาร 49

เปน การแบง ชว งชีวติ เอกสารโดยพิจารณาจากข้นั ตอนหรือกิจกรรมในการจดั การเอกสาร ประกอบดว ย (1)การสราง
เอกสาร (2)การแจกจายเอกสาร (3)การใชป ระโยชนจากเอกสาร (4)การจดั เก็บเอกสารทยี่ ังมีการใชอยู (5)การโอนยาย
เอกสาร (6)การจดั เกบ็ เอกสารทไี่ มมีการใชง าน (7)การทำลายหรอื การจดั เกบ็ เอกสารอยางถาวร
5.วงจรชีวิตเอกสาร 10 ชวง (The ten stages of the life cycle)
เปนการแบง ชวงชีวิตเอกสารโดยพิจารณาจากขน้ั ตอนหรอื กิจกรรมในการจัดการเอกสาร ประกอบดว ย (1)การออกแบบ
และการสรา งเอกสาร (2)การใหเลข รหสั การจำแนกเอกสาร (3)การสรา งความจรงิ แทใ หกับเอกสาร ดว ยการลงนามหรือ
อนมุ ตั จิ ากผมู อี ำนาจท่ีเกยี่ วขอ ง (4)การยืนยนั (5)การตรวจสอบ (6)การไหลเวียนของเอกสารไปตามระบบ (7)การสืบคน
เขาถึงเอกสาร (8)การใชและการยมื เอกสาร (9)การสำรองขอมลู และวางแผนปอ งกันอนั ตรายทจี่ ะเกดิ ขึน้ กบั เอกสาร (10)
การทำตารางกำหนดอายเุ อกสาร และการทำลายเอกสาร

กจิ กรรมสําคัญทเี กดิ ขึนตามหลักการวงจรชวี ติ เอกสาร

อาจแบง เปน 5 งานตามลำดบั เร่ิมจาก
1) การจดั ทำเอกสาร (Creation) ในรปู แบบตา งๆ เชน หนงั สอื โตตอบ รายงาน ภาพวาด ไฟลค อมพวิ เตอรฯลฯ
2) การแจกจา ย (Distribution) ท้ังภายในองคการและภายนอกองคการ
3) การใช (Use) ท้งั เพอ่ื การตัดสนิ ใจ การเปน หลกั ฐาน การอา งอิง หรอื ตามกฎหมาย
4) การดูแลรกั ษา (Maintenance) ซึ่งรวมถึงการคน คนื การถา ยโอน
5) การทำลาย (Disposition) เอกสารในไมม ปี ระโยชน และการโอนไปจัดเกบ็ ยงั หอจดหมายเหตสุ ำหรบั เอกสารท่ีมี
คุณคา ตอ เนอื่ ง โดยภายใตแตล ะกิจกรรม อาจจะมีกจิ กรรมยอ ยไดอีกหลายกจิ กรรมตามลกั ษณะของเอกสารใน
หนว ยงานนัน้ ๆซ่ึงมลี ักษณะเฉพาะแตกตางกนั ไปตามภาระหนา ทขี่ องตนเอง

ภาพ3-2 กจิ กรรมสำคัญตามวงจรชีวิตเอกสาร

50 การจดั การเอกสาร | Records Management

ในการปฏิบตั ิงานตามหลักการวงจรชีวติ เอกสาร วชิ าชพี ทร่ี บั ผดิ ชอบจัดการเอกสารทอ่ี ยใู นกระแสการใชง าน ก่งึ กระแสการ
ใชงาน และทำลายเอกสารที่ส้ินกระแสการใชง านทไ่ี มมีคุณคาตอ เนื่อง จะเปน นกั จดั การเอกสาร สวนผูทร่ี บั ผิดชอบจดั การ
เอกสารท่ีสนิ้ กระแสการใชง านแตยังมคี ุณคา ตอ เนือ่ งทเ่ี รยี กวา เอกสารจดหมายเหตุ จะเปน นักจดหมายเหตโุ ดยวชิ าชพี ท้งั
สองน้ีจะใชต ารางกำหนดอายเุ อกสาร (Records retention schedule) เปน เคร่ืองมอื ในการเชอ่ื มโยงการทำงานระหวาง
สองวิชาชพี

ทฤษฎีการจัดการเอกสารอยา่ งต่อเนือง

นับต้งั แตเ ทคโนโลยีสารสนเทศเริ่มเขามามีบทบาทในทกุ สาขาวชิ า ตั้งแตปลายครสิ ตศ ตวรรษท่ี 20 เปนตน มา ทำใหเกิด
เอกสารดิจทิ ัล ซง่ึ มลี กั ษณะแตกตางจากเอกสารในรปู กระดาษ ทงั้ ในดานลักษณะทางกายภาพและคุณลักษณะอน่ื ๆ เชน
เอกสารดจิ ิทัลไมสามารถจบั ตองได (Intangible) ทางกายภาพ การเขาถึง การอา นตอ งใชเคร่อื งคอมพวิ เตอร การ
เปลย่ี นแปลงแกไขเอกสารสามารถทำไดตลอดเวลา การจำแนกแยกแยะวา เอกสารใดเปน เอกสารในกระแสการใชง าน กง่ึ
กระแสการใชง าน และสิน้ กระแสการใชง านตดั สินไดยากยิง่ ขน้ึ โดยเฉพาะอยา งย่ิง การพิสูจนค วามจรงิ แทข องเอกสารยงั
เปน สิง่ ท่ีมกี ารถกเถยี งกันอยา งกวา งขวาง นกั วชิ าการดานการจัดการเอกสารจึงเริ่มเห็นวาการใชห ลกั การวงจรชวี ติ เอกสาร
เรมิ่ ไมส อดคลอ งกบั ความเปลย่ี นแปลงของเอกสารในสิง่ แวดลอ มทเ่ี ปนดิจทิ ลั (Digital environment) ท่ีมีแนวโนม วา จะ
เพม่ิ มากข้นึ ในอนาคต Heywood (1992) ตงั้ ขอสงั เกตวาหลักการวงจรชวี ิตเอกสารเหมาะกับจดั การเอกสารทเี่ ปน กระดาษ
(Paper-based) มากกวา จะใชกับเอกสารดิจิทัล เนอ่ื งจากหลกั การจะมองระบบเอกสารเปนขน้ั ตอนนับตงั้ แตก ารสราง
เอกสารไปจนถึงการทำลาย และมุงเนนการจัดการเอกสารในระดับกายภาพมากกวา แตส ำหรับเอกสารดิจิทลั แลว หลกั การ
ดังกลาวยงั ไมสามารถอธบิ ายไดอยา งครอบคลมุ ชดั เจนนกั และการแบง หนา ท่ีของนักเอกสารกับนกั จดหมายเหตอุ อกจากกนั
ทำใหเกดิ ความไมต อ เนือ่ งในการบรหิ ารจดั การระบบเอกสารดจิ ทิ ลั เทา ไรนัก

ทฤษฎีการจดั การเอกสารอยา งตอ เนอื่ ง (The records continuum theory) จงึ ไดถูกพัฒนาขึ้นเพอื่ ใชเปน หลกั การและ
แนวปฏิบตั สิ ำหรับการดำเนินงานเอกสารในยคุ ใหม พฒั นาการของแนวคดิ เร่ิมตนเม่ือทศวรรษที่ 1950 เปน ตน มา โดย Ian
Maclean ไดเสนอวา นักจัดการเอกสารกับนักจดหมายเหตคุ อื วิชาชพี เดยี วกนั และวิชาการจดหมายเหตตุ องมีการศกึ ษา
คุณลกั ษณะของเอกสาร ระบบการจดั การเอกสาร และกระบวนการวเิ คราะหจัดหมวดหมเู อกสาร (Upward, 2000) โดย
สรปุ ทศั นะของ Ian Maclean กค็ อื ตอ งแสวงหาวธิ ีการบรหิ ารเอกสารอยา งตอเนอื่ งที่มีประสทิ ธภิ าพ ตง้ั แตการดำเนนิ งาน
เอกสารตัง้ แตต น ไปจนถงึ การเก็บรกั ษาเอกสารไวใ นฐานะเปนผลลัพธทางวฒั นธรรม (จดหมายเหต)ุ ตอ มาแนวคดิ ดงั กลา ว
ไดรบั การขยายความใหช ดั เจนโดย Jay Atherton นกั จดหมายเหตุชาวแคนนาดาซึ่งไดเ สนอในที่ประชุมสมาคมนัก
จดหมายเหตุแคนนาดา (The Association of Canadian Archivists: ACA) ในปค .ศ.1985 มสี าระสำคญั วา ทกุ ขน้ั ตอน
ของการจดั การเอกสารมีความสัมพนั ธซ ง่ึ กันและกนั อยางตอ เนื่อง วชิ าชพี นักจดั การเอกสารและนกั จดหมายเหตุเปนวชิ าชพี
ท่สี มั พนั ธกนั อยา งแยกไมออก และยงั ไดแ สดงใหเห็นขอจำกดั ของหลักการวงจรชวี ิตเอกสารทแ่ี ยกนักจดหมายเหตุและนกั
จดั การเอกสารออกจากกัน หลักการจดั การเอกสารอยางตอ เนื่อง เริม่ เปน รูปธรรมมากข้ึนในทศวรรษท่ี 1990 โดยนัก

หลักการและทฤษฎีการจดั การเอกสาร 51

วชิ าการในกลุม RCRG (The Records Continuum Research Group) มหาวทิ ยาลัยโมนาชประเทศออสเตรเลีย นำโดย
Frank Upward, Sue McKemmish และ Livia Iacovino ไดน ำเสนอหลักการทางทฤษฎแี ละพัฒนาเปนตวั แบบการ
จัดการเอกสารอยางตอ เนอ่ื งขึน้ และเรม่ิ เผยแพรค ร้ังแรกในป ค.ศ.1996 โดยมงุ หวังใหเ ปนมมุ มองใหมท ่ีมาปรับเปล่ียน
กระบวนทัศนท างการจดั การเอกสาร

Frank Upward ไดเสนอโลกทัศนก อ นเกดิ วงจรชีวติ เอกสาร (Pre-existing records life cycle) ดงึ เอาหลักปรชั ญาหลงั
สมัยใหม (Postmodern) โดยเฉพาะงานประวัตศิ าสตรนิพนธ (Historiography) ของ Michel Foucault และ Jacques
Derrida ทวี่ า ดวยจดหมายเหตุ ตลอดจนทฤษฎที างสงั คมรวมสมัย โดยเฉพาะทฤษฎปี รภิ มู ิ-เวลา (Spacetime) และ การกอ
ตวั ของโครงสรา งความสมั พนั ธทางสังคม (Structuration) ของ Anthony Giddens มาสรางคำอธบิ ายทฤษฎีความตอ เน่ือง
ของเอกสาร และพฒั นาแบบจำลองความคิด (Concaptual model) ที่มีองคป ระกอบสำคญั ตางๆ ทำใหมมี ุมมองตอ การ
จดั การเอกสารที่หลากหลายมติ ิไปตามเวลาและสถานท่ี ในขณะเดียวกัน Livia Iacovino ก็รเิ ริม่ ใชหลักการและแบบจำลอง
ดังกลาวเปนจุดเชื่อมตองานเอกสารกับกฎหมายเขาไวดว ยกนั ทำใหทา ยทีส่ ดุ ทฤษฎนี จี้ งึ นำเสนอเปน แบบจำลองการจดั การ
เอกสารอยางตอเนือ่ ง (The records continuum model: RCM) ทบี่ ูรณาการกระบวนการทางเอกสาร และกระบวนการ
ทางจดหมายเหตเุ ขาไวด วยกนั

ในแบบจำลอง RCM ใชค ำวา “Archival documents [record]” เพือ่ หมายถงึ สารสนเทศที่ถกู บันทกึ ไวต ามการทำ
ธรุ กรรม (Transactions) เปนผลลพั ธจ ากกิจกรรมทกุ ระดับ ตง้ั แต บคุ คล, หนว ยงาน, องคก าร, ชมุ ชน, ภาคธุรกิจ, ภาครฐั
สารสนเทศนน้ั อาจอยใู นรปู ดิจิทัล หรือแบบดงั้ เดิมก็ได ครอบคลมุ ทง้ั ท่ียงั อยใู นกระแสการใช และทตี่ องเกบ็ รักษาไวอ ยาง
ถาวร (Archive) ตามลำดบั สำหรับหนังสือเลมนจ้ี ะใชค ำวา “บรรณสาร” แทนคำวา “Archival document”

แนวคิดทร่ี วมเปนหนึ่งเดยี วและตอ เนอื่ งของ บรรณสาร-เอกสาร-จดหมายเหตุ มงุ ความสนใจไปท่ีกระบวนการอยางตอเน่ือง
ในการจัดการเอกสารใหมีคณุ ภาพสำหรับใชเ ปน พยานหลักฐานของกิจกรรม และสะสมรวบรวมเปนความทรงจำรว มของ
มนษุ ยใ นสังคม

ลกั ษณะสําคญั ของหลักการจดั การเอกสารอยา่ งต่อเนือง

การจัดการเอกสารอยา งตอ เนอื่ ง มคี ณุ ลกั ษณะสำคัญ คอื (Upward, 2000; McKemmish, 2017)

● การจดั การเอกสาร ครอบคลมุ ถึงเอกสารที่มีคณุ คา ตอ เนอ่ื ง (จดหมายเหตุ) ตลอดชว งชวี ติ เอกสารไมวาเอกสารน้ัน
จะมีอายสุ ้ันหรอื ยาวเพยี งใด มุงแสดงความสมั พนั ธเ ก่ยี วกบั การใชเอกสาร การเปนพยานหลักฐาน การเปน
อนุสรณความทรงจำ และความรว มมือระหวา งงานจัดการเอกสารและงานจดหมายเหตุ

● มมุ มองตอเอกสารหรอื การเพม่ิ ขน้ึ ของเอกสาร มีมากกวา 1 มติ ิ แตกตางจากหลักวงจรชีวติ เอกสาร คอื บริบท,
การใช, การถา ยโอน, การสะสมเพ่มิ พนู

● มุงใหค วามสนใจกบั เนือ้ หาสาระมากกวาลักษณะทางกายภาพ ไมว าเอกสารนั้นจะเปนกระดาษหรือในรูปดิจทิ ัล
กต็ าม

52 การจัดการเอกสาร | Records Management

● เนน การออกแบบระบบการจัดเก็บเอกสารและกระบวนงานจดหมายเหตุ (มติ ทิ 3่ี -4) กอนทจ่ี ะจดั ทำบรรณสาร-
เอกสาร (มติ ทิ ี่ 1) และจบั เกบ็ เอกสาร (มิตทิ ี่ 2)

● แสดงบทบาทของงานจัดการเอกสาร/งานสารบรรณทมี่ คี วามเฉพาะเจาะจงพเิ ศษ ตอบสนองตอการบูรณาการเขา
กับกระบวนการทางธุรกจิ /สังคม และความมงุ หมายขององคก าร/สังคม

● บรู ณาการการทำงานเอกสารและงานจดหมายเหตุ โดยเฉพาะหนาที่ของนกั จัดการเอกสารและนักจดหมายเหตทุ ่ี
ตองประสานกันอยางใกลชิด

● ขยายการใหบ ริการแกผูใชเ อกสาร ทงั้ ภายในและภายนอกองคการ ในฐานะที่เอกสารเปน ความทรงจำรว มของ
สังคม

ภาพ3-3 แบบจำลองการจัดการเอกสารอยา งตอเนอ่ื ง (ปรบั ปรุงจาก Upward, 2000)
RCM ประกอบดว ย 4 วงซอนกัน แทนมติ ิ (Dimension) และ 4 เสนและจุดตดั แทนแกน (Axis) คำอธิบายจะเริม่ จาก
วงกลมชนั้ ในสดุ ไปหาช้ันนอกสุด แตก ็สามารถอธิบายยอนกลับจากดานนอกสุดมาหาในสดุ ไดเชนกัน แตล ะสวนมรี าย
ละเอยี ดดังนี้ (สมสรวง พฤตกิ ลุ , 2546; Upward, 2000; McKemmish, 2017)
ดา นมติ ิ (Dimension) มี 4 มิติ อธิบายไดด งั นี้

● มติ ทิ ี่ 1 การจดั ทำบรรณสาร (Create) ในฐานะเปนรองรอยของการกระทำ โดยผูกระทำ ไดกระทำการ ไมวา จะ
เปน การตดั สนิ ใจ, สอ่ื สาร, ลงมอื ดวยตนเอง ทำใหเ กิดบรรณสารที่บันทึกรอ งรอยของการกระทำเอาไว บรรณสาร

หลักการและทฤษฎีการจัดการเอกสาร 53

ในมติ นิ ้ีตองมีคุณสมบัติของความเปน สารสนเทศที่ครบถวน คือ มีเนือ้ หา หรือรองรอย มีโครงสราง อยใู นรูปแบบ
ใดรปู แบบหนึง่ มบี ริบทของการกระทำที่สามารถจดั เกบ็ และสืบคน ได
● มติ ทิ ี่ 2 การจับเก็บเอกสาร (Capture) ไวเ ปนพยานหลกั ฐาน โดยการนำบรรณสาร-เอกสารของบุคคลหรอื หนวย
งานทเ่ี กิดตามกระบวนการทางธรุ กิจเขา สูระบบการจัดการเอกสาร (RMS) ไวเปนหลักฐานของการดำเนนิ กิจกรรม
ตา งๆ, ใหข อ มลู อภิพันธส ำหรับเอกสาร เพ่ือเช่อื มโยงบรบิ ทและรกั ษาคุณภาพของเอกสาร, ทำใหส ามารถใชง านได
เขา ถงึ ไดตลอดระยะเวลาทผี่ ูใชต องการ, ตลอดจนเกบ็ รักษาเอาไวอ ยา งปลอดภยั ดังน้ันในมติ ิท่ี 2 จึงเกยี่ วของกบั
การออกแบบระบบการจดั การเอกสารและกระบวนงานสารบรรณ การนำระบบไปใช การกำหนดมาตรฐานและ
แนวปฏิบตั ิทด่ี ี ซึ่งจะสงผลถงึ มติ ทิ ่ี 3 และ 4
● มติ ทิ ี่3 การจดั การเอกสาร (Organize) ไวเปน ความทรงจำขององคการ ประกอบดวยการกำหนดขน้ั ตอนการ
ดำเนนิ งานเอกสารจากที่เปนพยานหลักฐานของการกระทำ ไปสูการเปนความทรงจำของคนและองคการ ใน
ลกั ษณะของจดหมายเหตุ ดังนั้นมติ ทิ ี่ 3 จึงเกีย่ วกบั การกำหนดความตอ งการของบคุ คลและองคก ารเก่ยี วกับพยาน
หลักฐาน (เอกสาร)และความทรงจำ (จดหมายเหตุ), กำหนดขอบเขต ขนั้ ตอนของงานบริหารเอกสาร, การสรา ง
ฐานความรแู ละแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร, การกำหนดทเ่ี กบ็ และกลยทุ ธการสงวนรกั ษา, พฒั นากลยทุ ธการเขา
ถงึ และเงอ่ื นไขการใชทส่ี อดคลอ งกบั กฎระเบยี บขอบังคบั ตามสิทธิ์ของแตล ะบคุ คลและหนวยงาน
● มิตทิ ี่ 4 การเพิม่ พูนจดหมายเหตุ (Pluralize) หรือรวบรวมใหเปนความทรงจำรว มทางสังคม เปน มติ ิทเ่ี กยี่ วกับ
กรอบการทำงานเพื่อใหเอกสารจดหมายเหตมุ าเชื่อมรอ ยกันเปน ความทรงจำรวมทางสังคม หรือเปน หลักฐานทาง
ประวัตศิ าสตรแ ละวัฒนธรรมของสถาบันทางสังคม ดังนน้ั ในมิตนิ ี้จงึ เกย่ี วกับการกำหนดความตองการของบคุ คล
องคการและสถาบันทางสงั คม เกี่ยวกับพยานหลกั ฐาน(เอกสาร) และความทรงจำ(จดหมายเหต)ุ , กำหนดขอบเขต
ขั้นตอนการบริหารงานจดหมายเหต,ุ การสรางฐานความรแู ละแผนการจดั หมวดหมเู อกสารจดหมายเหต,ุ การ
กำหนดที่เก็บและกลยทุ ธการสงวนรักษา, พฒั นากลยุทธก ารเขาถงึ และเง่ือนไขการใชเ อกสารจดหมายเหตทุ ี่
สอดคลองกบั กฎหมายตามสิทธขิ์ องของพลเมอื ง

ดานแกน (Axis) มี 4 แกน แตล ะแกนแสดงถึงการจดั การเอกสาร ดงั นี้

● แกนท่ี 1 แกนการเอกสาร (Recordkeeping axis) แสดงเกีย่ วกบั ตัวสารสนเทศ ตัง้ แต บรรณสาร-เอกสาร,
จดหมายเหตุสว นบคุ คล, จดหมายเหตขุ ององคการ, จดหมายเหตุแหงชาติ ดังนน้ั ในแกนนจ้ี งึ เปนจดุ ทเ่ี กี่ยวของกบั
แบบเอกสาร (Documentary form) ทใี่ ชส ำหรับจดั ทำบรรณสาร-เอกสาร, ระบบเอกสารทใ่ี ชจบั เก็บเอกสาร, การ
รวบรวมเพ่ือเพม่ิ พูนจดหมายเหตุ

● แกนท่ี 2 แกนพยานหลกั ฐาน (Evidential axis) แสดงคุณภาพและความเปน เอกสาร (Recordsness) บทบาท
ของบรรณสาร-เอกสาร-จดหมายเหตุ ในฐานะทเ่ี ปน รองรอยของการกระทำ, เปนพยานหลกั ฐาน, เปน ความทรงจำ
ของบุคคลและองคการ, ความทรงจำรว มทางสงั คม ดังน้ันในแกนนจ้ี ึงเปน จุดท่ีเกี่ยวของกับคุณสมบตั ิ คุณลักษณะ
ของเอกสาร ในการแจงขาวสาร (Informing) เปน หลักฐาน (Witnessing) เปน ความทรงจำ (Memorializing)
ของบคุ คล องคการ และสังคม

54 การจดั การเอกสาร | Records Management

● แกนท่ี 3 แกนการดำเนนิ งาน (Transactional axis) แสดงเก่ียวกับการกระทำ เชน การตดั สินใจ, การสือ่ สาร,
การลงมอื ปฏิบัติ อันมาจากกจิ กรรมทางธุรกจิ หรอื กิจกรรมทางสงั คม ตามภารกจิ ซง่ึ มาจากความมงุ หมายของ
องคการและสงั คม ดังน้นั ในแกนนี้จึงเปน จดุ ทเี่ ก่ียวขอ งกับ การกระทำ (Act), กิจกรรม (Activity), ภารกิจ
(Function), ความมุง หมาย (Purpose) ของบคุ คล-องคการ-สงั คม

● แกนที่ 4 แกนสถานะ (Identity axis) แสดงผกู ระทำ, หนวยงาน, องคการ, และสถาบนั ทปี่ ฏบิ ัติกิจกรรม ตาม
ภารกจิ อันมาจากความมงุ หมาย ดังน้นั ในแกนน้ีจึงเปน จุดทเ่ี กีย่ วของกบั ผปู ฏิบัตงิ าน, กลมุ งาน/หนว ยงาน,
องคการ/นติ บิ คุ คล, สถาบนั ทางสงั คม

แบบจำลองแสดงใหเ หน็ วา มิตทิ ่ี 1 และ 2 เปน การดำเนนิ งานโดยผูปฏบิ ัติงานดานเอกสารหรอื งานสารบรรณ เพอ่ื ใชเปน
หลักฐานของการดำเนินงาน มติ ทิ ่ี 3 ดำเนนิ งานโดยหนว ยงานหรอื คนภายในองคก าร มติ ิท่ี 4 ดำเนินงานโดยคนภายนอก
หรอื สังคม ในการควบคุม การออกกฎระเบยี บ การสรางมาตรฐานและการตรวจสอบ เพอ่ื ใหเ อกสารมคี ุณคา เปน ความทรง
จำขององคก ารและของสงั คม หากพิจารณาวงกลมแตล ะชัน้ จะเหน็ ความสัมพนั ธของดานแกนและมิติของวงกลมแตล ะชัน้
ดงั น้ี

● วงกลมชนั้ ท่ี 1 บคุ คลผกู ระทำ (Actor) ไดกระทำการตามหนา ที่ (Act) ใหเ กิดบรรณสาร (Archival document)
ท่ีเปนรองรอยของการกระทำ (Trace)

● วงกลมช้นั ท่ี 2 หนวยงาน (Unit) ซ่ึงประกอบดว ยหลายๆคนรวมกัน ไดดำเนินกิจกรรมตามหนา ที่ (Activities)
ทำใหเกิดการรวมเอกสารของแตละคนในการดำเนนิ กิจกรรมหนึง่ ๆ (Records) เพอื่ เปนพยานหลกั ฐานการดำเนนิ
งาน (Evidence)

● วงกลมช้ันท่ี 3 องคก าร (Organization) ซึง่ ประกอบดว ยหลายๆหนวยงานรวมกัน ไดด ำเนินภารกิจ (Function)
ตามความมงุ หมาย ทำใหเกดิ ชดุ เอกสารทม่ี คี ณุ คา (Archive) ทถี่ อื เปนความทรงจำของบคุ คล นิติบคุ คล และ
องคก าร (Individual/Corporate/Organizational memory)

● วงกลมชนั้ ที่ 4 สถาบัน (Institution) ซ่งึ รวมหลายๆองคก ร เชน สถาบนั อุดมศึกษามาจากการรวมมหาวทิ ยาลัย
ตางๆ ไดด ำเนนิ การใหบรรลตุ ามความมุงหมาย (Purpose) ทำใหเกิดเอกสารท่ีมีคณุ คาสะสมเพ่ิมพูน (Archives)
เปน ความทรงจำรว มของสังคม (Collective memory) เชน ความภาคภูมิใจของคนในชาติ, บทเรยี นของสังคม,
ประเพณี วัฒนธรรม คานิยมของชาติ

กลาวโดยสรปุ ทฤษฎีจัดการเอกสารอยางตอเนือ่ ง มุง เนนกระบวนการท่ีมีความตอเนอ่ื ง โดยไมข้นึ อยกู บั ลำดับขนั้ ตอน
แบบวงจรชีวิตเอกสาร แตม ุงพจิ ารณาวา บรรณสาร-เอกสารใดควรถกู สรา งขึ้น (มติ ทิ 1่ี ) เมื่อสรางขึ้นแลว ควรดำเนินการ
อยา งไรในการจับเก็บ ใชง าน ดแู ล (มติ ทิ ่2ี ) มีเอกสารใดควรควรเก็บรกั ษาไวเ ปนความทรงจำขององคการ (มิติที3่ ) ทำ
อยา งไรใหเ พม่ิ พนู งอกงามเปนความทรงจำของสงั คม (มิติท่4ี ) ดวยมุมมองเชน นก้ี ารจัดการเอกสารจึงขยายขอบเขตจากแค
ดำเนินงานเกีย่ วกับตัวเอกสาร ตามชว งชวี ติ แตเปน กาารวางแผนกอนท่ีจะเกดิ เอกสาร การบริหารเอกสารอยางคมุ คา และ
สงมอบใหเ ปน มรดกของคนรนุ หลงั วิชาชพี นกั จดั การเอกสาร และนกั จดหมายเหตุ ตองทำงานรวมกนั อยา งใกลชิด จน
กระทั่งเรยี กไดวา เปน วิชาชพี เดยี วกนั

หลกั การและทฤษฎกี ารจัดการเอกสาร 55

แนวทางการจัดการเอกสารอย่างตอ่ เนอื งตามวงจรชวี ิต

พฒั นาการของเทคโนโลยสี ารสนเทศและดิจทิ ัลทเ่ี จริญกา วหนา ขึ้น ทำใหเอกสารเปล่ยี นรูปแบบจากกระดาษมาเปน ดจิ ิทลั
เอกสารไมไดม ีสภาพเปน วัตถทุ ่ีจบั ตองไดอ กี ตอ ไป แตเปน ไดทัง้ ฮารด แวรแ ละซอรฟแวร และยงั มลี กั ษณะ“มาเรว็ -ลา สมยั ไว”
ไมเพยี งแตเ น้อื หาของเอกสารเทา นน้ั ตวั ส่อื บันทกึ ก็เปนสง่ิ ทตี่ อ งกงั วลในสภาพแวดลอมแบบดิจิทัลดว ยเชน กนั ถา หาก
เอกสารตอ งข้ึนอยูกบั เทคโนโลยี ตัวเน้อื หาสาระก็มีแนวโนมทจ่ี ะถูกปรับ/แปลงได ประเดน็ นจี้ งึ ถูกนำมาพจิ ารณาในหลกั การ
จัดการเอกสารอยา งตอเนอ่ื ง และใชเ ปนจุดสำคัญในการเผยแพรแนวคิดตอ วงวชิ าการ โดยระบุวา หลกั การวงจรชวี ิต
เอกสารอาจจะเหมาะกบั เอกสารแบบกระดาษ สว นหลกั การจัดการเอกสารอยา งตอ เนือ่ ง ดเู หมอื นจะเปน แนวทางการ
จัดการท่ดี ีสำหรับเอกสารดจิ ิทลั
จากขอจำกัดดา นความเหมาะสมของหลกั การวงจรชีวิตเอกสาร ในเชิงความสัมพนั ธก ับเอกสารดจิ ทิ ลั ทย่ี ังถกเถียงกนั อยู
ACCIS (The United Nations Advisory Committee for the Co-ordination of Information Systems) ไดเ สนอวา
หลักการวงจรชวี ิตเอกสารควรถกู นำมาผนวกเขา กับหลักการระดบั กวา งของการจดั การสารสนเทศ โดยทเ่ี อกสารดจิ ิทลั อาจ
ไมต อ งผานแตล ะขนั้ ตอน เหมอื นกับวงจรชวี ิตของกระดาษ (Yusof & Chell, 2005)

ภาพ3-4 วงจรชวี ติ ของเอกสารกระดาษ (ปรบั ปรุงจาก Yusuf & Chell, 2005)
จากภาพ3-4 จะเหน็ วา เอกสารกระดาษ อาจถูกทำลายหลงั จาก (X1), (X1+X2) หรอื (X1 +X2+ X3) ป หรอื กลายเปน
จดหมายเหตุหลังจากผลรวมของ X1, X2 , X3 ป จำนวนปนั้นขน้ึ อยกู บั การประเมินจากความตองการ (Requirement) ท้งั
ภายในและภายนอก ซึง่ ถกู กำหนดไวในตารางกำหนดอายุเอกสารของแตล ะองคการ
แตเสน ทางของเอกสารดิจิทัลไมเหมือนกบั เอกสารกระดาษ ซงึ่ แสดงไดด งั ภาพท่ี 3-5 เอกสารดิจทิ ลั สามารถเคลอ่ื นยายจาก
รูปแบบหนงึ่ ไปยังอีกรูปแบบหน่งึ ไดโ ดยไมม ีทส่ี ้นิ สดุ เพราะระบบสามารถเปลย่ี นรนุ ไดเ สมอ และไมส ามารถคาดการณอตั รา
ความเปลี่ยนแปลงได การที่เทคโนโลยีเปลี่ยนเรว็ ทำใหผ ลิตภณั ฑใ หมถ ูกนำมาแทนที่ของเกา อยา งงา ยดาย ซ่งึ การเปล่ยี น
ระบบแตล ะครงั้ เอกสารกจ็ ะถูกโยกยา ยไปสูรปู แบบใหม ขณะทอ่ี กี บางสวนก็จะถกู เก็บถาวร (Archived) ในรูปแบบดัง้ เดมิ

56 การจัดการเอกสาร | Records Management

ในขัน้ น้ีจึงเกิดขอสงสัยวา เอกสารทถี่ ูกสรา งโดยเทคโนโลยรี นุ กอ นท่ีจะถูกปรับ (Upgrade) นัน้ เปนแบบเดยี วกนั ใชแ ทนกนั
ได หรอื อา นไดโ ดยเทคโนโลยีรุนใหมก วาหรือไม ซ่ึงแสดงไดด งั ภาพ 3-6

ภาพ3-5 วงจรชวี ิตเอกสารดิจิทัล (ปรับปรุงจาก Yusuf & Chell, 2005)

ภาพ 3-6 วงจรชีวติ /อยางตอ เน่ืองของเอกสารดิจิทลั (ปรับปรงุ จาก Yusuf & Chell, 2005)
นกั วชิ าการหลายทา นเสนอวา ท้ังหลักการวงจรชวี ิตเอกสาร และหลักการจัดการเอกสารอยา งตอเนือ่ ง ตา งกม็ ขี อดี หากมี
การนำสองหลักการมาประยุกตใ ชใ นการปฏิบัตจิ รงิ กจ็ ะเปนประโยชนต อ การจัดการเอกสารขององคก าร ดังน้นั จึงพบวา มี
การนำสองหลกั การน้ีมาผนวกรวมกัน คือ แนวทางการจัดการเอกสารอยางตอ เนอ่ื งตามวงจรชวี ิตเอกสาร (The
continuum approach to managing records through the life cycle) ของ The international records
management trust (IRMT, 1999)

หลักการและทฤษฎีการจัดการเอกสาร 57

ภาพ 3-7 แนวทางการจัดการเอกสารอยางตอเนือ่ งตามวงจรชีวติ เอกสาร (ปรบั ปรงุ จาก IRMT, 1999)

58 การจัดการเอกสาร | Records Management

หลกั การวงจรชวี ิตของการจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์

แมว าหลกั การวงจรชีวิตเอกสารจากทางอเมริกา จะถูกวิจารณโ ดยนกั วิชาการจากทางออสเตรเลยี วา ไมเ หมาะสมกับการ
จดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส และเสนอวาควรใช RCM แทน อยา งไรก็ดนี กั วิชาการและนกั วิชาชพี การเอกสารใน
สหรัฐอเมรกิ ากม็ ิไดยอมรับและนำ RCM มาใชอ ยา งแพรห ลาย หากเลือกที่จะพัฒนาปรบั ปรงุ หลักการวงจรชีวิตเอกสารเดิม
ใหเปนหลกั การวงจรชวี ิตของการจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ สแ ทน (The lifecycle of electronic records
management) โดยประกอบดวย 6 สวน สำคญั คือ

1) การจบั เก็บ (Capture)
2) การบำรงุ รกั ษาและการใชง าน (Maintenance & Use)
3) การกำจดั (Disposal)
4) การโอนยาย (Transfer)
5) ขอมูลอภพิ นั ธุ (Metadata)
6) การรายงานผล (Reporting)

หอจดหมายเหตแุ หงชาติสหรัฐอเมรกิ า (The U.S. national archives and records administration, 2020) ไดประกาศ
ขอ กำหนดการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสส ากล (The universal electronic records management (ERM)
requirements) รนุ ท2่ี (Version2) ในป ค.ศ.2020 สำหรับหนว ยงานของรฐั ใชเ ปนพื้นฐานการพฒั นาความตอ งการของ
ระบบ EMR โดยรายการขอกำหนดอยบู นฐานของวงจรชวี ติ ของการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส 6 สว น ดงั กลาว

สรปุ

การจัดการเอกสารเปนเรือ่ งทเ่ี กี่ยวขอ งกับการบรหิ ารทรัพยากรเชงิ กลยุทธขององคก าร ดงั น้นั จึงตองอาศยั แนวคิดและหลัก
การในการนำมาปฏิบัติ เพื่อใหสามารถบรรลเุ ปาหมายขององคก ารไดอยางมีประสทิ ธภิ าพ หลักการจดั การเอกสารเอกสาร
วาวา จะเปน หลักการวงจรชวี ติ เอกสาร หลกั การจดั การเอกสารอยางตอเน่อื ง หลักการดำเนินงานเอกสารที่ดี ตา งกม็ ีพน้ื
ฐานความคิดเดียวกันคอื การควบคุมดูแลใหเอกสารคงความจรงิ แท ความนา เชอ่ื ถือ และสามารถเขา ถึงใชง านไดต ราบเทา ที่
ยงั มีความตองการ

คาํ ถามทบทวนท้ายบท

● เหตใุ ดหลกั ชุดเอกสาร จึงเปน หลักการพ้นื ฐานที่นักจดั การเอกสารตองทำความเขา ใจ
● แนวคดิ วงจรชวี ติ เอกสารและแนวคดิ การจดั การเอกสารอยางตอเนอ่ื ง มคี วามแตกตางกนั อยางไร แตละแนวคดิ มี

ขอดีและขอ จำกัดอยา งไร
● การจดั การเอกสารแบบดิจิทลั ควรประยกุ ตใชแ นวคิดทฤษฎีใด เพราะเหตุใด

หลักการและทฤษฎกี ารจดั การเอกสาร 59

บรรณานกุ รม

สมสรวง พฤติกุล (2546). การจดั การเอกสาร. ภาควิชาภาษาตะวนั ออก คณะโบราณคดี มหาวทิ ยาลยั ศลิ ปากร.
Brunskill, C. & Demb,S. R. (2012). Records management for museums and galleries: an introduction.

Oxford.
Charman, D. (1984). Records surveys and schedules: a RAMP study with guidelines. UNESCO.
Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed). ALA Neal-Schuman.
Heywood, P. (1992). Document management: the container and the content. Records management

bulletin, 53(Dec.), 17.
IRMT. (1999). The management of public sector records: principles and context. The international

records management trust. . http://www.irmt.org/documents/educ_training/public_sector_rec/
IRMT_principles.pdf
McKemmish, S. (2017). Recordkeeping in the continuum. In A. J. Gilliland, S. McKemmish, & A. J. Lau
(Eds.), Research in the archival multiverse (pp.122-160). Monash university publishing.
Shepherd, E., & Yeo, G. (2003). Managing records : a handbook of principles and practice. Facet.
Smith, K. (2007). Public sector records management: a practical guide. Ashgate.
The national records of Scotland. (2021). The principles of good records management.
https://www.nrscotland.gov.uk/record-keeping/records-management
The U.S. national archives and records administration. (2020). The universal electronic records
management (ERM) requirements. https://www.archives.gov/records-mgmt/policy/
universalermrequirements
Upward, F. (2000). Modelling the continuum as paradigm shift in recordkeeping and archiving processes,
and beyond-a personal reflection, Records Management Journal, 10 (3), 115-139,
doi:10.1108/EUM0000000007259
Yusof, Z. & Chell, R. (2005). Issues in records management. Penerbit Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM)

60 การจัดการเอกสาร | Records Management

ตอนที 2

แนวปฏบิ ตั กิ ารจัดการเอกสาร

61

62 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 4

แผนงานจัดการเอกสาร

วัตถปุ ระสงคข์ องบท

● แสดงลกั ษณะของแผนงานจดั การเอกสารขององคก าร
● ระบุเทคนิคท่ใี ชในการวิเคราะหบ ริบทขององคการทเี่ กีย่ วของกบั การจัดการเอกสาร
● อธบิ ายแนวทางการพัฒนาแผนงานจัดการเอกสารในองคก าร

ความนาํ

องคการ หมายถึง การรวมกลุมกันของคนเพือ่ ดำเนินการใหบรรลุวตั ถุประสงคบ างประการรว มกนั องคการแตล ะแหง มี
ความมงุ หมายและภารกิจท่ีแตกตางกัน บทบาทหนาที่สำคญั ของนักจัดการเอกสารคอื ดำเนนิ การใหแ ผนงานจัดการเอกสาร
(Records management program: RMP) สามารถตอบสนองตอความมุง หมายขององคก ารได ดงั นัน้ นกั จดั การเอกสาร
จงึ ตองมคี วามรคู วามเขา ใจเกย่ี วกับองคก ารและบรบิ ทอยา งชดั เจน โดยมีการวเิ คราะหบริบทขององคก ารทส่ี ง ผลตอการ
จัดการเอกสาร ออกแบบและขับเคลือ่ นการดำเนินงานของแผนงานจัดการเอกสาร ใหส ามารถตอบสนองตอ ความตอ งการ
ขององคการ และผปู ฏบิ ัตงิ านแตล ะสวนไดอ ยา งเหมาะสม ในบทนี้จะกลา วถงึ ลักษณะของแผนงานจัดการเอกสาร การ
วิเคราะหบรบิ ทขององคการ และการพัฒนาแผนงานจัดการเอกสาร ซง่ึ เปนสวนที่มีความสำคัญและเปน สง่ิ ทปี่ ระกันความ
สำเรจ็ ของการจัดการเอกสารในองคก าร โดยจะแทนคำวา แผนงานจัดการเอกสาร ดวยอกั ษรยอ RMP ในบางกรณี

แผนงานจัดการเอกสาร 63

ลักษณะของแผนงานจดั การเอกสาร

การจัดการเอกสารเปนงานทมี่ ีความตอ เนื่องและสงผลกระทบท่ัวทง้ั องคการ ดังน้ันการจดั การเอกสารควรเปน หนา ท่ีเชิงกล
ยุทธท่ีตองมีแผนงาน (Program) หรือหนว ย (Unit) ท่ีทำหนาทรี่ ับผิดชอบในการจดั การเอกสาร เรียกวา แผนงานจดั การ
เอกสาร ซง่ึ ในปจจบุ ันมกั ทำหนาทดี่ แู ลท้งั เอกสารท่ียงั ไมส ้ินกระแสการใชงาน และสนิ้ กระแสการใชง าน หรือเอกสาร
จดหมายเหตุดว ยในลกั ษณะท่ีเปน แผนงานแบบครบวงจร (Unified program) สำหรบั ระบบราชการไทย มีหนวยงานทที่ ำ
หนาทใี่ กลเคยี ง RMP คอื หนวยงานสารบรรณ แตย ังเนนที่การปฏิบตั งิ านเกี่ยวกบั ตัวเอกสาร มากกวา เปน การบรหิ าร
จัดการทง้ั ระบบ
หนาท่ีของแผนงานจัดการเอกสาร ตามท่ีมาตรฐาน ISO 15489-1:2016 ระบุ คือ ออกนโยบายและขน้ั ตอนการทำงาน กำหนด

หนาท่ีและความรับผดิ ชอบ สราง เผยแพรขนั้ ตอนและแนวทางการปฏิบัติ ใหการบรกิ ารในขอบเขตทเี่ กี่ยวของกบั การจดั การและการ
ใชเ อกสาร ออกแบบระบบเฉพาะสำหรับจัดการเอกสาร นำระบบลงสกู ารปฏิบตั ิ บรหิ ารระบบบรู ณาการการจดั การเอกสารลงสู
ระบบธรุ กิจและในกระบวนการตา งๆ

โดยท่วั ไปแลว RMP ดำเนนิ กจิ กรรมสำคัญ ดังน้ี (Shepherd & Yeo, 2003; Franks, 2018)

1) กำหนดและกำหนดนโยบาย มาตรฐาน สำหรบั การจดั การเอกสารท่วั ท้ังองคการ

2) ออกแบบระบบจัดการเอกสารและนำไปสกู ารปฏิบตั ิ
3) สำรวจเอกสาร ประเมนิ คณุ คา เอกสาร กำหนดอายจุ ดั เก็บและทำลายเอกสาร
4) ดำเนนิ งานสารบรรณ (จดั การเอกสารในระหวางกระแสการใชงาน, ก่งึ กระแสการใชงาน, สิ้นกระแสการใชง าน)
5) ดำเนินแผนงานการจดั การเอกสารสำคญั ทส่ี ดุ ขององคก าร
6) ใหความรูและฝก อบรมบุคลากรเก่ียวกับการจัดการเอกสาร
ในองคก ารขนาดเลก็ อาจมีนกั จดั การเอกสารขบั เคลอื่ น RMP เพยี งคนเดยี วได แตใ นองคการขนาดใหญจ ำเปนจะตอ งมกี ารต้งั หนว ย

งาน/แผนกสำหรับจดั การเอกสารโดยเฉพาะ

64 การจดั การเอกสาร | Records Management

ภาพ4-1 หนา ทขี่ อง RMP ในธนาคารแหง ประเทศไทย (ที่มา: ทีมบริหารงานเอกสาร ฝายสงเสริมความรูทางการเงิน
ธนาคารแหง ประเทศไทย)

การวิเคราะห์บรบิ ททเี กียวข้องกับการจัดการเอกสาร

ในการพัฒนาหรือจัดตง้ั แผนงานจดั การเอกสารข้ึนมาใหมในองคก าร นกั จัดการเอกสารจำเปน ตอ งมคี วามรูความเขา ใจ
บรบิ ทในระดับตา งๆ ท้งั ในสว นที่เก่ยี วกับตัวองคการ ผลิตภัณฑและบริการ กิจกรรมทท่ี ำใหเกิดเอกสาร และระบบทใ่ี ช
ควบคุมเอกสาร ตอ งทำความเขา ใจวาการจดั การเอกสารจะชวยใหอ งคการบรรลคุ วามมงุ หมายไดอยา งไร

เพ่อื ใหไดค วามรคู วามเขา ใจดงั กลาว นักจดั การเอกสารจะตองวเิ คราะหบ ทบาทและความรบั ผิดชอบ โครงสรางและวิธกี าร
ทำงานขององคการ ตลอดจนประเด็นอืน่ ๆทเ่ี กี่ยวของ เชน วฒั นธรรมรวม มุมมองของผูมสี วนไดส วนเสยี ท้ังภายในและ
ภายนอกองคก าร ความรเู กี่ยวกับสภาพแวดลอ มการดำเนนิ งานองคการนเี้ อง จะเปน องคป ระกอบสำคญั ในการออกแบบ
RMP ท่ีมีประสทิ ธภิ าพ

เมอ่ื นกั จัดการเอกสารไดทำการศึกษาองคการในระดับกวา งแลว ขั้นตอมา คอื ตองทำความเขาใจในระดบั ลึกเกย่ี วกับ
ภารกจิ (Functions) และกจิ กรรม (Activities) ที่องคก ารดำเนนิ อยู ความรูความเขาใจทไี่ ดจากการศกึ ษานจ้ี ะใชส ำหรบั
การประเมนิ วา ปจ จยั ใดบางที่มีผลตอ การจดั การเอกสาร และองคการมคี วามตองการในระดับใด สำหรบั นำไปออกแบบและ
ดำเนนิ การใหส อดคลอ งกบั ความตอ งการนัน้ ดังน้นั นักจดั การเอกสารจึงตองอาศัยแนวการวิเคราะหห ลายเทคนคิ ซ่ึงการ

แผนงานจัดการเอกสาร 65

เลือกใชเทคนิควเิ คราะหใดนั้นขน้ึ อยกู บั ความมุง หมายและวัตถปุ ระสงคข องงานเปน สำคญั โดยท่ัวไปมกั วเิ คราะหจ ากระดบั
ใหญไปหาระดับยอ ย

เทคนิคการวิเคราะหหลายอยา งมาจากทฤษฎรี ะบบ (System theory) ซึ่งนำมาใชอยา งแพรหลายในศาสตรต างๆ เชน
วิทยาการคอมพิวเตอร, การบริหารองคก าร, การบรหิ ารธรุ กิจ ซงึ่ อาจมีรายละเอยี ดทแี่ ตกตา งกัน แตโดยหลักการแลวมี
ความสอดคลองกนั การวเิ คราะหร ะบบสามารถนำมาใชระบบุ งชภี้ ารกิจและกจิ กรรมขององคก าร และยงั ทำใหข อ มลู ที่แสดง
ใหเ ห็นถึงความสัมพันธระหวางกิจกรรม บุคลากร และ โครงสรา งองคก าร ใชอ อกแบบกิจกรรม กระบวนการใหมใหม ี
ประสิทธภิ าพเพม่ิ ขน้ึ อีกดว ย ในการจดั การเอกสาร การนำเอาเทคนคิ วเิ คราะหระบบมาใช กเ็ พ่อื แสดงใหเห็นความสมั พันธ
ระหวางเอกสาร กับระบบขององคการ ทที่ ำใหเ กดิ เอกสารและใชง าน ชว ยในการพฒั นาระบบเอกสารใหมใหส นบั สนุน
ภารกจิ และกิจกรรม อันจะผลกั ดนั ใหอ งคก ารบรรลเุ ปา หมายได หรือปรบั ปรงุ ระบบทีม่ อี ยแู ลว ใหด ีย่ิงขึ้นก็ได

เทคนคิ การวิเคราะหองคการ ที่นกั จัดการเอกสารสามารถนำมาประยกุ ตใ ชเพ่ือจดั ต้ังหรอื พัฒนาแผนงานจัดการเอกสาร มี
ดงั นี้ (Shepherd & Yeo, 2003; Robbins & Coulter, 2018)

● การวเิ คราะหสภาพแวดลอมองคการ (Environmental analysis)
● การศกึ ษาวฒั นธรรมองคก าร (Organizational culture)
● การศึกษาโครงสรา งองคก าร (Organization structure)
● การวเิ คราะหภารกจิ ขององคการ (Functional analysis)

1.การวเิ คราะห์สภาพแวดลอ้ มองค์การ

นกั จดั การเอกสารจำเปนตองศกึ ษาเกี่ยวกับสภาพแวดลอ มท่ีสง ผลตอ การดำเนนิ งานของ RMP ซง่ึ ประกอบดว ย ความเขาใจ
เก่ียวกบั แรงกดดนั ทง้ั ภายในและภายนอกขององคการในภาพรวม ตลอดจนลกั ษณะของสภาพแวดลอม เปน ตนวา ระเบียบ
ขอ บังคับ ซ่งึ สงผลโดยตรงตอ การจัดการเอกสารโดยเฉพาะการประเมนิ ความตอ งการเอกสารขององคก าร และกำหนด
ทิศทางของบุคลากรและทรัพยากรในแผนงานจดั การเอกสาร

คำวา สภาพแวดลอม ในท่ีนี้ หมายถงึ สภาพของปจจัยตางๆ ท่ีอยภู ายในและภายนอกองคก ารซึ่งสามารถสง อทิ ธิพลมายัง
ระบบการบริหารภายในองคก าร มผี ลตอ ประสิทธิภาพและความสำเรจ็ ของการบรหิ ารงานในองคก าร สภาพแวดลอม
ภายในองคการ (Internal environment) คือ ปจจยั ตางๆท่ีสามารถควบคมุ ไดต ามความตอ งการขององคก าร เชน
นโยบายการบรหิ าร, ความมุงหมายในการดำเนนิ ธุรกิจ, โครงสรางการบรหิ าร, ระบบการบริหาร, ปรชั ญาและวัฒนธรรม
ตลอดจนนโยบายฝายตางๆ สภาพแวดลอ มภายนอกองคก าร (External environment) คือ ปจ จยั ตา งๆทไ่ี มสามารถ
ควบคมุ ไดและอาจสง ผลตอ การดำเนินงานขององคก าร เชน สังคม กฎหมาย การเมือง เทคโนโลยี โดยเทคนคิ ทนี่ ยิ มใช
วเิ คราะหส ภาพแวดลอมองคก ารเพ่อื ชวยในการจดั การเชิงกลยทุ ธ คือ เทคนคิ การวเิ คราะห PEST (PEST analysis)

คำวา PEST เปนคำยอของ Political, Economic, Social, Technology ซ่ึงเปนสภาพแวดลอ มภายนอกองคการ ที่แม
ไมม ีความเกยี่ วขอ งโดยตรงกบั การดำเนินงานขององคการ แตก ็มอี ิทธิพลหรอื สง ผลกระทบทางออมตอ การปฏบิ ตั ิการของ

66 การจดั การเอกสาร | Records Management

องคก าร นักวางแผนกลยทุ ธจึงใชการวเิ คราะห PEST เปนเครือ่ งในการศกึ ษาภาพรวมในอนาคตของธุรกจิ , แนวโนมดา น
การตลาด, ปจจัยที่จะมผี ลตอ การเปลย่ี นแปลงในอนาคต

ตาราง4.1 FEST analysis

ปจจยั ความสำคัญ แนวทางการวิเคราะห
● สถานะความมั่นคงของรฐั บาล และรปู แบบของรัฐบาล
P สงผลกระทบตอ องคการไดท้ังทางบวกและทางลบข้นึ ● เสรภี าพของสื่อสารตามหลักนติ ิธรรมและระบบการ
ดานการเมืองและ อยกู ับวา ผลกระทบดังกลา วเปนโอกาสหรอื อปุ สรรค
กฎหมาย ตอ องคการ เชน นโยบายและเสถยี รภาพของรัฐบาล ดำเนนิ การของราชการในแตละทอ งถ่นิ
(Political and legal พฒั นาการทางการเมือง และนโยบายของรฐั ที่มผี ลตอ ● เสรีภาพในการทำธรุ กจิ หลากหลายรูปแบบของแตล ะ
factors) อุตสาหกรรม
ทอ งถ่ิน
E การแกไ ขกฎหมายและการปรบั ปรุงระเบยี บตางๆ ที่มี ● ธรรมภิบาลและปญ หาคอรปั ชัน่ ของรฐั บาล
ดา นเศรษฐกจิ ผลตอ การปรบั เปล่ยี นวิธกี ารทางการบรหิ าร โดย ● แนวโนมของกฎระเบยี บขอ บังคบั ที่จะออกมาใหม และ
(Economic factors) กฎหมายบางอยางนน้ั จะเอ้อื ประโยชนตอ การดำเนิน
กลยทุ ธขององคก าร แตก ฎหมายบางอยา งก็ขัดตอ กฎระเบียบขอ บังคบั ท่ีใชอ ยูในปจ จบุ นั
การดำเนินกลยทุ ธ ดงั น้นั ผูบริหารจะตอ งพจิ ารณาวา ● นโยบายภาษแี ละการคา
ขอกฎหมายนนั้ จะเออื้ ประโยชนห รอื เปนอุปสรรคตอ ● กฎหมายในดานตา งๆ เชน ดานสง่ิ แวดลอ ม ดานการ
องคการ
คุมครองทรพั ยสินทางปญญา ขอมลู ขา วสารภาครฐั
เปน เครอ่ื งบงช้ีใหเห็นถึงการจดั สรรทรพั ยากรทางการ และบุคคล สวสั ดิการแรงงาน
บริหาร และมสี ว นสำคญั ตอการดำเนนิ งานทางธุรกจิ
ขององคก ารอยา งสงู การวเิ คราะหป จ จัยดาน ● ขนั้ ตอนของวฏั จักรธุรกิจ
เศรษฐกิจกค็ อื การวเิ คราะหเพอ่ื การพยากรณภ าวะ ● สถานการณปจจบุ ันและการคาดการณก ารขยายตัว
เศรษฐกจิ ในอนาคตเพ่อื ที่องคการจะไดสามารถ
วางแผนการดำเนินงานไดอยางถูกตอ ง ทางเศรษฐกจิ ของอัตราเงินเฟอและอัตราดอกเบีย้
● การวา งงานและอปุ ทานของแรงงาน
S มีสวนเกีย่ วขอ งโดยตรงกับชวี ิตประจำวนั และมี ● ตน ทุนคาแรงงาน (ทงั้ แรงงานข้นั ต่ำ และ คา แรง
ดานสงั คมและ อทิ ธิพลตอพฤติกรรมการซอ้ื ของผบู ริโภค ผบู รหิ ารจะ
วัฒนธรรม ตองพจิ ารณาถงึ ปจจยั เหลา นีโ้ ดยจะตองพจิ ารณาถึง พนกั งานระดบั ฝมอื แรงงาน)
(Sociocultural การเปล่ียนแปลงในดา นตางๆ ที่เกิดข้ึนตลอดจนจะ ● ระดับรายไดแ ละการกระจายระดับชั้นของรายไดของ
factors) ตอ งพยายามมองหาโอกาสหรอื อุปสรรคทม่ี ตี อการ
ดำเนินงานทางธรุ กจิ ขององคก ารเพื่อนำมาใช คนทำงาน
ประกอบในการพจิ ารณากำหนดกลยทุ ธไดอ ยาง ● ผลกระทบของระบบเศรษฐกิจดิจิทลั
เหมาะสม ● แนวโนมผลกระทบของการเปล่ยี นแปลงทาง

T การเขามาของเทคโนโลยใี หมสง ผลกระทบตอองคก าร เทคโนโลยหี รืออื่นๆ ท่มี ีผลตอเศรษฐกจิ
ดา นเทคโนโลยี ในแงข องระดบั ขีดความสามารถในการแขงขัน ● อตั ราการเตบิ โตของจำนวนประชากรและอายุเฉลย่ี
(Technological ● สขุ ภาพของประชากร และการเคล่อื นยายถิน่ ฐานของ
Factors)
ประชากร สังคมวิถีชวี ติ ของสังคมเมอื ง และสังคม
ชนบท ระดับการศึกษาเฉล่ยี และทัศนคตติ อการ
ติดตอการคา กบั ประเทศตางๆ
● ประชากรทใี่ ชแรงงานในตลาดแรงงาน
● ทัศนคตติ อ การทำงานกับบริษทั ตา งชาติ
● รูปแบบของประเพณีวฒั นธรรม วิถชี ีวติ ทอ งถิ่น
● การเปล่ียนแปลงทางสังคมและวฒั นธรรมทีก่ ำลังเกดิ
ขนึ้ ในทองถน่ิ นั้นๆ
● ผลกระทบของเทคโนโลยีอบุ ัติใหม
● ผลกระทบของระบบอนิ เตอรเ นต็ และระบบการตดิ ตอ
สอ่ื สารแบบดิจิทัล
● กิจกรรมการวจิ ัยและพัฒนา
● ผลกระทบของการถา ยทอดดานเทคโนโลยี

แผนงานจดั การเอกสาร 67

การวิเคราะห PEST มกี ระบวนการ 3 ขนั้ ตอน ดังน้ี

1)ระดมนักวางแผนกลยทุ ธท่ีจะตอ งชวยกันกำหนดปจจยั ตา งๆทเี่ ก่ียวขอ งกบั องคการ และนำไปใสใ นตารางการวิเคราะห
PEST

ตาราง4.2 ตารางวเิ คราะห PEST

Political Economic

● ขอ มูล1 ● ขอมูล1
● ขอมลู 2 ● ขอ มลู 2
● ขอมลู 3 ● ขอ มลู 3
●… ●…

Social Technology

● ขอมูล1 ● ขอมลู 1
● ขอมลู 2 ● ขอมูล2
● ขอมูล3 ● ขอมลู 3
●… ●…

2)กำหนดความสำคัญของขอมูล ประเมินความนา เชื่อถือของขอมูล และกำหนดน้ำหนกั ของปจ จัยที่จะมีผลกระทบตอ ธรุ กจิ
ของคุณแตละลำดับชนั้

3)สรุปผลจากขอมูลท่ีได กรอกในตารางและทำการวิเคราะหผลกระทบตอ ธรุ กจิ ตามนำ้ หนักท่ีไดก ำหนดไวต ง้ั แตต อนแรก
เพ่อื ปองกันการเขาขา งตวั เองของผูกรอก

นกั จัดการเอกสารใชเทคนคิ การวิเคราะหน ้ีเพ่ือทำความเขา ใจการดำเนนิ งานเชงิ ยทุ ธศาสตรท ง้ั หมดขององคการ เพื่อทจ่ี ะ
ประเมินผลกระทบตอการสรางเอกสาร และการกำหนดอายุเอกสาร

2.การศึกษาวฒั นธรรมองค์การ

วัฒนธรรมองคการ (Organizational culture) คือ คา นยิ มและความเชื่อท่ีมรี วมกนั อยางเปนระบบ อนั เกิดขน้ึ ในองคก าร
และใชเปนแนวทางในการกำหนดพฤตกิ รรมของคนในองคการนน้ั ดังนั้นวฒั นธรรมองคการจงึ เปน เสมอื นบคุ ลิกภาพ
(Personality) หรือ จิตวญิ ญาณ (Spirit) ขององคการ (Robbins & Coulter, 2018) โดยมีลักษณะสำคญั คือ

1) เปน คำอธบิ าย (Descriptive term) ถงึ ลักษณะหรือมติ ทิ ่ีองคการยดึ ถือตอ เนือ่ งมาเปน เวลายาวนาน
2) เปน การรับรรู วมกนั ของคนในองคก าร จากการมีประสบการณต างๆรว มกนั
3) เปน สงิ่ ท่ีคนในองคก ารสามารถเขาใจและอธิบายวัฒนธรรมองคก ารไดเ หมอื นกนั แมจะมีตำแหนง หนา ท่ี สถานะ

ตา งกัน
4) เปนสง่ิ ท่สี ามารถปรบั เปลย่ี นได เมอ่ื เวลาและสถานการณต า งๆเปลย่ี นไป

68 การจดั การเอกสาร | Records Management

การศกึ ษาวเิ คราะหวฒั นธรรมองคการ ชว ยใหนักจัดการเอกสาร เขา ใจวาองคการมกี ารดำเนนิ งานเปน อยา งไร ประเมินได
วาการจดั การเอกสารจำเปนตอ องคก ารอยา งไร และระบบเอกสารทเ่ี หมาะสมตอองคก ารควรเปน อยา งไร โดยการวเิ คราะห
วัฒนธรรมองคก ารจากเกณฑคณุ ลกั ษณะขององคก าร ซ่งึ จำแนกออกเปน 4 ประเภทดงั นี้

ตาราง4.3 วัฒนธรรมองคก าร

ประเภท ลักษณะ
1.วัฒนธรรมเนน บทบาท
(Role culture) ● ใหค วามสำคญั กบั การกำหนดตำแหนง บทบาทหนา ทแ่ี ละความรับผิดชอบไวอยา งชัดเจนเปน ลายลกั ษณอกั ษร (Job

2.วฒั นธรรมมุง ผลสำเร็จ description)
(Achievement ● โครงสรา งขององคการกำหนดไวช ดั เจนตามลำดบั ข้ันทางการบรหิ ารท่ีลดหล่นั กันไป (Hierarchy) ชัดเจน มคี ณะ
culture)
กรรมการตา งๆ และแผนกตางๆ
3.วัฒนธรรมมุงเนน ● มีกฎระเบียบขอ บงั คบั ในกระบวนการปฏิบัตติ า งๆชดั เจนทัว่ ทง้ั องคก าร
อำนาจ ● หนา ท่ีและโครงสรางเปลีย่ นแปลงยาก คงอยใู นระยะยาว
(Power culture) ● ไมชอบความเสย่ี ง และปฏิเสธนวัตกรรม หรอื แนวคิดใหมๆ
● อาศัยแบบฟอรม คูมือ ข้นั ตอนการทำงานเปนเครือ่ งมือในการทำงานประจำ
4.วฒั นธรรมมงุ การ ● การจดั สรรทรัพยากรตองมกี ารอนมุ ตั ิตามระดับข้นั
สนับสนุน ● ใชการตดิ ตอ ส่ือสารแบบเปน ทางการ หรือส่งั งานผา นเอกสาร
(Support culture) ● แรงจงู ใจในการทำงานมาจากความมัน่ คงและผลตอบแทนระยะยาว

● มโี ครงสรางยดื หยนุ กระตุนใหค นทำงานเปนทมี ในโครงการตางๆ
● มงุ ทผ่ี ลสำเร็จตามความมงุ หมาย เชน ตวั เลขยอดขายเพิ่มขนึ้ ผลประกอบการมีกำไร หรือมีสว นแบงของตลาดสูงขึ้น
● เนนคา นยิ มแบบแขงขันเชิงรุก ความสามารถรเิ รมิ่ ของบคุ คล และพงึ พอใจตอ การทางานหนักในระยะยาวจนกวาจะบรรลุ

ผลตามความมงุ หมาย
● ใหค วามสำคญั การแขงขัน มุงเอาชนะ พนักงานท่ีมผี ลงานดีจะไดผ ลตอบแทนสูงในขณะทผ่ี ูมผี ลงานตำ่ กวา เปา กจ็ ะถูก

ปรบั ออก
● มีระบบการใหร างวัลจงู ใจอยา งเขมแข็งสาหรบั คนท่ีทางานไดต ามที่กำหนด
● สนองตอบอยางรวดเรว็ ตอความเปลย่ี นแปลง หรอื แรงกดดันจากภายนอก
● สง เสริมการสอ่ื สารท้ังแบบเปน ทางการและไมเ ปน ทางการ ระหวา งแตละคณะทำงาน
● คณะทำงานแตล ะชดุ สามารถตัดสนิ ใจไดเอง โดยไมตองรอการอนมุ ัติจากสว นกลาง
● การทำงานเด่ียวเกิดขน้ึ ในกรณีท่ีตองการคนที่มคี วามรูความสามารถเฉพาะทาง และเปนการจางทำงานช่ัวคราว
● ใชคมู อื และแบบฟอรม ไมม าก
● องคการมักจดั การกบั งานประจำท่ที ำซำ้ ๆหรอื กระบวนการผลิตขนาดใหญไดย าก

● มเี พียงหนงึ่ หรือสองคนเทานั้นที่มอี ำนาจทส่ี ุด สามารถตดั สนิ ใจไดเ ดด็ ขาดเพียงผเู ดียว
● มีวธิ ีการสื่อสารอยา งเปน ทางการภายในองคการไมหลากหลาย
● ลำดบั ช้นั ของโครงสรา งองคก ารไมซับซอ น มคี ณะกรรมการตา งๆนอ ย
● การดำเนินงานมักไมเ ปน ทางการ ไมม กี ารจัดทำหลักฐาน/เอกสารในการตดั สนิ ใจในงานประจำ
● วดั กันท่ผี ลงานมากกวาวิธกี าร
● ตอบสนองตอ การเปล่ียนแปลงไดรวดเรว็ หากมาจากแรงผลัดดันจากผูมีอำนาจส่งั การ
● อาจไมเขม แขง็ หรือยัง่ ยืนหากผมู ีอำนาจออกจากตำแหนงหรอื ตาย

● ไมมีโครงสรา งชัดเจน
● ไมม กี ารบังคับบัญชาแบบลำดับช้นั หรือเปน กฎเกณฑต ายตัว
● สง เสรมิ สัมพนั ธภ าพของสมาชกิ ภายในองคก าร
● เนนใหมีการตอบแทนและมคี วามไววางใจซึง่ กันและกนั
● ใหค วามสนใจสวสั ดิภาพของผอู ืน่
● การตดั สินใจตา งๆมักใชม ติของประชาคมและใชค วามชน่ื ชอบสวนตัวในการตดั สินใจทัง้ น้ีเน่ืองจากตองการหลกี เลี่ยง

ความขัดแยง ภายในกลมุ
● มบี ทบาทรวมกันตามความเชีย่ วชาญ

แผนงานจัดการเอกสาร 69

การจัดการเอกสารเกย่ี วของกบั วฒั นธรรมองคก าร เพราะองคการที่มีวัฒนธรรมแตกตางกันยอมตองการวิธีการจดั การ
เอกสารที่แตกตางกนั อีกทั้งยงั ไมม วี ธิ ีการใดวิธกี ารหนึ่งทใ่ี ชไ ดกบั ทกุ องคการ นอกจากนย้ี งั ทำใหเกดิ ทศั นคติ การตดั สินใจ
ความรบั ผิดชอบ การดำเนินงานของนักจัดการเอกสารทแ่ี ตกตางกันอกี ดว ย

นักจดั การเอกสารจำเปนตอ งพฒั นากลยุทธทเ่ี หมาะสมกับองคก ารทีมวี ัฒนธรรมตา งกันไป แผนงานจัดการเอกสารภายใต
วัฒนธรรมองคการท่ีเนน บทบาท ตอ งมีตำแหนงทชี่ ัดเจน เปน ทางการตามสายการบงั คบั บญั ชาการสง่ั การ รายงานผลตาม
แนวดิ่ง ทำใหน ักจัดการเอกสารตองคน หาวา ใครเปน ผูมีอำนาจส่ังการในแตล ะสวน ซงึ่ เปน เร่ืองคอนขา งยากในการติดตอ
ประสานงานขา มหนว ยงานซง่ึ มีเสนแบง ชัดเจน ถาหากสถานภาพของนักจดั การเอกสารและ RMP อยใู นระดับลา ง ก็อาจจะ
ทำใหหนวยงานอน่ื ๆและเจา หนา ทรี่ ะดับสงู ไมคอยใสใจจะปฏบิ ัตติ ามคำแนะนำหรอื ขอกำหนดของ RMP นกั ในทางตรงกนั
ขา มหากจะทำใหก ารจัดการเอกสารมปี ระสิทธภิ าพ จะตองจัดตั้งคณะกรรมการดา นเอกสาร (Records committee) ขนึ้
หรอื กำหนดนโยบายท่ีเปนลายลักษณอ กั ษรสำหรับเจาหนาทร่ี ะดับอาวุโสเปนผูกำกับดูแล จึงจะสอดคลอ งกบั ลักษณะของ
วัฒนธรรมองคก ารที่เนนบทบาทนี้ โดยมีคูมอื การปฏบิ ัตงิ าน กฎระเบยี บ สำหรับการจัดการเอกสาร เปน เครือ่ งมอื หลักใน
การดำเนินงาน การดำเนนิ การ การตดั สนิ ใจ จะมกี ารบนั ทึกไวเ ปนหลกั ฐาน ซ่ึงจะชวยสนบั สนนุ เก่ียวกบั การสรา ง และการ
จดั เก็บเอกสารอยางเปนระบบดว ย (Shepherd & Yeo, 2003)

ในองคการทมี่ ีวัฒนธรรมแบบมงุ ผลสำเร็จ กจิ กรรมสว นใหญมักอยใู นรปู โครงการ นักจดั การเอกสารจำเปนตองทำความ
เขาใจวา แตล ะโครงการจัดตง้ั และไดรบั การอนุมัตอิ ยางไร เพราะหากไมเชนน้นั แลว การระบุแหลงทมี่ าหรอื แหลง กำเนดิ
(Provenance) และความเจาของเอกสารโครงการน้ันจะทำไดย าก ดงั นั้นจึงควรมกี ารกำหนดเรอ่ื งการจัดการเอกสารเอาไว
ในแผนของโครงการเลย เพ่อื ไมใหมีปญ หาในกรณีท่ีคณะทำงานหมดหนาทลี่ ง เพราะการจดั การเอกสารยอ นหลังจะเปน
เรื่องท่ยี ากมาก

สวนการจัดการเอกสารในองคการทม่ี ีวฒั นธรรมแบบมุงอำนาจ หรอื มงุ การสนับสนุน กเ็ ปน เรื่องทไี่ มคอยงายนัก ดวย
องคการที่มีวัฒนธรรมดังกลา วมักทำงานแบบไมเปนทางการ และบอ ยคร้งั ทกี่ ารตัดสินใจไมไดม ีการบันทึกไวอ ยางชดั เจน มี
เอกสารไมก่ีประเภทที่ถกู สรา งข้นึ เมอื่ โครงสรา งและกิจกรรมเปล่ยี นแปลงไดงา ย ดังนัน้ จึงมบี างประเดน็ นักจัดการเอกสาร
ตองคำนงึ ถึงคอื เมือ่ ผมู ีอำนาจมีเพยี งหนึง่ เดียว จงึ ดเู หมอื นวา เอกสารท่ีจัดทำขนึ้ มลี กั ษณะเปน สวนบคุ คลมากกวาเปน ของ
องคการ และผปู ฏบิ ตั ิงานสวนใหญไ มเห็นดว ยทจี่ ะจัดการเอกสารแบบรวมศูนย ดังนน้ั การจดั การเอกสารจะดำเนนิ การไป
ไดก็ตอเมอื่ มกี ารสนบั สนุนอยา งชัดเจนจากผมู อี ำนาจหรอื ไดรับฉนั ทามตริ วมกันของสวนรวม

วัฒนธรรมองคการนน้ั มคี วามแตกตางกนั ไปตามชว งเวลา เม่อื องคก ารนัน้ เตบิ โตและสภาพแวดลอ มเปล่ียน เชน คณะทำงาน
เลก็ ๆ อาจทำงานรวมกันภายใตว ัฒนธรรมมุงการสนับสนนุ แตเมอื่ สมาชิกบางคนกา วไปสูการเปนผกู อต้ังหรอื รเิ ริม่ งานใหม
มีการบงั คบั บัญชาสั่งการก็อาจเปลยี่ นไปสูวฒั นธรรมแบบมงุ อำนาจแทน การที่องคการจะเนนวัฒนธรรมลักษณะใดน้นั ขึน้
อยูกับความเหมาะสมของแตละองคก าร และปรับเปล่ียนไดเ ม่ือเวลาและสถานการณตางๆเปลี่ยนแปลงไปดว ย ดังนนั้ จึงพบ
วา มีวฒั นธรรมองคก ารรูปแบบใหมๆเกิดข้นึ เชน วฒั นธรรมองคการท่ีเนนการตอบสนองตอ ลกู คา (Customer-responsive

70 การจัดการเอกสาร | Records Management

culture), วฒั นธรรมองคการท่ีเนนนวตั กรรม (Innovative culture), วัฒนธรรมองคการทเ่ี นนจรยิ ธรรม (Ethical
culture), วฒั นธรรมองคการที่เนนความผูกพนั ตอ องคการดวยใจ (Spiritually and organizational culture) ซง่ึ นกั
จัดการเอกสารตอ งทำความเขาใจและปรับเปลย่ี นการทำงานของ RMP ใหส อดคลอ งกับวฒั นธรรมขององคการท่เี ปล่ียนไป

3.การศึกษาโครงสรา้ งองคก์ าร

โครงสรา งองคก าร (Organizational structures) คอื กรอบโครงงานขององคก าร ที่กำหนดงาน กลุมงาน และความ
สัมพนั ธของงานไว (Robbins & Coulter,2018) โครงสรา งขององคการแตละแหง แตกตางกนั องคก ารขนาดใหญกับขนาด
เล็กมีโครงสรา งท่ีไมเ หมอื นกนั แมองคก ารขนาดเดยี วกันก็ไมจ ำเปน ตองเหมอื กกนั การจดั โครงสรา งท่ีเหมาะสมสำหรับ
องคก ารหน่งึ อาจไมเหมาะสมกบั อีกองคการหนึง่ ก็ได

รูปแบบโครงสรา งองคการทีน่ ิยมกันมาแตต้งั เดิม คอื

● โครงสรา งองคก ารแบบงา ย (Simple structure) เหมาะสำหรบั องคการขนาดเล็ก ที่เพง่ิ กอต้ัง มีการแบงฝายนอย
ชวงการบังคับบญั ชากวา ง อำนาจรวมศูนยท ่ีคนเดยี ว การจัดระเบยี บงานนอ ย

● โครงสรา งองคก ารแบบแบงตามภารกิจ (Functional structure) เหมาะกบั องคก ารทมี่ ขี นาดใหญ พนกั งานมาก
ขน้ึ เนนความเฉพาะดานมากข้นึ กฏระเบียบมากขน้ึ จัดกลมุ งานทท่ี ำหนาที่เหมือนกนั เปน ฝา ยหรือแผนก เชน
ฝายการเงนิ ฝายทรพั ยากรมนษุ ย ฝา ยการตลาด

● โครงสรางองคก ารแบบตามหนว ยงาน (Divisional structure) ประกอบดวยหนวยงานทม่ี ีอสิ ระในการดำเนนิ งาน
ตดั สนิ ใจ ผลกำไรเปน ของตนเอง โดยเฉพาะ เชน แบง ตามผลติ ภณั ฑ แบง ตามพ้ืนท,ี่ แบงตามลูกคา, แบงตาม
กระบวนการผลติ

ปจ จุบันองคการสมัยใหมตองการความคลองตัว ยืดหยุน ตอบสนองการเปล่ยี นแปลงไดอยางรวดเรว็ มากขนึ้ จึงพบวามี
โครงสรา งองคก ารแบบใหมๆ เกิดหลายรูปแบบ เชน โครงสรา งแบบทีม (Team-based structure), โครงสรางแบบแมท
ทรกิ ซ (Matrix structure), โครงสรางแบบโครงการ (Project structure), องคการแบบไมม ขี อบเขต (Boundaryless
organization)

องคการแตละแหง มีโครงสรา งที่แตกตา งกนั บางแหงอาจมีโครงสรางที่ยืดหยุน ในขณะที่บางแหงอาจมีโครงสรางที่ตายตวั
กวา ข้นึ อยูกับสภาพแวดลอมหรือบริบทของแตล ะองคการ ตามทฤษฎีการจดั การเชงิ สถานการณ (Contingency theory)
ที่เชื่อวาองคก ารเปน ระบบเปด จึงไดร บั อทิ ธิพลจากสภาพแวดลอมภายนอก ในขณะเดยี วกนั สภาพแวดลอ มภายในของ
แตละองคการกแ็ ตกตางกัน ดังนั้นจึงไมม ีหลกั การบรหิ ารใดทเี่ ปน สากล สามารถนำไปใชไ ดก บั ทุกองคการ ทำใหการจัด
โครงสรา งองคการแตละแหง แตกตา งกันตามสถานการณ หรือบรบิ ททแี่ ตกตางกันการจดั โครงสรางทเ่ี หมาะสมกับองคการ
หน่งึ อาจไมเ หมาะสมกับอีกองคการหนง่ึ

แผนงานจัดการเอกสาร 71

Tom Burns และ G.M. Stalker ซึง่ เปนนกั คิดในกลุมทฤษฎีการจดั การเชิงสถานการณไดจ ัดแบง องคก ารตามลกั ษณะ
โครงสรา งและการบริหารงานเปน 2 ลักษณะคือ (Robbins & Coulter, 2018)

1) องคการแบบเครอื่ งจกั ร (Mechanistic organization) มีโครงสรา งทต่ี ายตัว มีความคงที่ มีกฎระเบยี บแบบแผน
การควบคมุ อยางเขม งวด รัดกมุ มกี ารกำหนดความเชย่ี วชาญของผูทำงานสงู มกี ารแบงกลมุ เปน กลุมยอยจำนวน
มากตามความเช่ยี วชาญ ชว งการควบคุม หรอื จำนวนผูอยใู ตบ งั คบั บญั ชาทถ่ี ูกควบคมุ จากผูบังคบั บญั ชาคนหนึ่ง
โดยตรงมีความแคบ มีความแนน อนสูงความแปรปรวนตำ่ มกี ารรวมอำนาจการตัดสินใจไวท ศ่ี นู ยก ลางผูบรหิ าร
ระดับสงู มาก การส่อื สารจะเปน จากบนลงลางและมีการเปด โอกาสใหผ ทู ำงานในระดบั ลางมสี วนรว มในการตัดสิน
ใจนอ ย ลกั ษณะการทำงานขององคก ารจงึ เปนเหมือนเครื่องจกั ร ลักษณะเชนน้พี บไดในระบบราชการ

2) องคการแบบสิ่งมชี ีวติ (Organic organization) มกี ารกำหนดความสัมพนั ธระหวางคนทำงาน และระหวางหนวย
งานไวอ ยา งหลวมๆ มคี วามยดื หยุนและปรับตัวไดง าย มกี ารกระจายอำนาจสูง การสง่ั การมหี ลายชอ งทาง การ
สอื่ สารเปน แบบสองทาง บคุ ลากรทุกระดบั มีสวนรวมในการเสนอความคดิ เห็นและการตัดสินใจ มีกฎระเบยี บไม
มาก และสามารถเปล่ียนแปลงไดโ ดยงาย ลกั ษณะการทำงานขององคการจึงเปน เหมือนสง่ิ มีชีวติ บางครัง้ เรยี ก
องคก ารแบบน้ีวา องคก ารท่ีมีชวี ิต (Living organization)

ความแตกตา งของโครงสรางองคการ 2 ประเภท อาจพจิ ารณาเปรยี บเทยี บจากองคป ระกอบตางๆ ดังน้ี

ตาราง4.4 เปรียบเทยี บองคประกอบขององคก ารแบบจกั รกล กับองคการแบบสิง่ มีชีวิต

องคประกอบ องคการแบบจักรกล องคก ารแบบสิง่ มีชวี ติ

ความชำนาญงาน ชำนาญงานเฉพาะในหนาท่ีของฝา ย/แผนก ระดมความชำนาญในสาขาตางๆมารวมทมี งานในโครงการ
(Work Specialization) พเิ ศษ
ฝา ย/แผนกมากกวา , มคี วามหนาท่เี ฉพาะเจาะจงชัดเจน
การจัดฝา ย/แผนกงาน ฝาย/แผนกนอ ยกวา ,
(Departmentalization) รวมอำนาจ (Centralization) หนา ทห่ี ลากหลาย

อำนาจบริหาร กระจายอำนาจ (Decentralization)
(Executive Power)
จากผูบ ริหารสงู สดุ ลงมาถงึ ผูปฏิบตั งิ านระดับลา งสดุ ยาว จากผบู รหิ ารสงู สดุ ลงมาถึงผูปฏิบตั ิงานระดบั ลางสุดสัน้
สายการบังคบั บัญชา
(Chain of Command) แคบ กวา ง

ชว งการควบคมุ บนลงลา ง สองทาง
(Span of Control)
มีกฎระเบียบ วธิ ปี ฏบิ ตั มิ าก มกี ฎระเบยี บ วิธปี ฏิบตั ินอย
การส่ือสาร
(Communication)

การจดั ระเบยี บงาน
(Formalization)

องคการเหมาะกับโครงสรา งแบบใดน้ันขน้ึ อยกู บั ปจ จยั สถานการณ (Contingency factors) คือ
1) กลยทุ ธขององคก าร หากใชแ บบเดนิ หนา (Forward) กจ็ ะตอ งจดั โครงสรา งใหมโดยเพม่ิ หนว ยงาน ตำแหนง ฝา ย
หรือหากใชกลยุทธถอดถอย (Retrenchment) ก็ตอ งปรับโครงสรางโดยการยุบ ลดแผนก ฝา ย
2) ขนาด ถาองคการมขี นาดใหญม ักใชโ ครงสรา งแบบจกั รกล ขณะทอี่ งคการขนาดเล็กใชโครงสรางแบบสิง่ มีชีวติ

72 การจัดการเอกสาร | Records Management

3) เทคโนโลยี หากองคก ารใชเ ทคโนโลยที ผี่ ลิตสนิ คาเปน หนว ยใหญ (Unit production) จำนวนไมมาก หรอื การ
ผลติ ท่ีเปน กระบวนการตอ เนือ่ ง (Process production) ควรจัดโครงสรางองคการแบบสง่ิ มชี ีวิต แตห ากเปน การ
ผลิตคร้งั ละมากๆ (Mass Production) ควรจดั โครงสรา งแบบจกั รกล

4) สภาพแวดลอ ม ในสภาพแวดลอมทคี่ อ นขา งแนนอน (Stability) ควรจดั โครงสรางองคการแบบจักรกลแตหาก
สภาพแวดลอมที่คอนขางไมแนนอน (Uncertainty) ควรใชโ ครงสรางองคการแบบสง่ิ มชี วี ติ ซ่ึงยืดหยุนกวา

อาจสรุปไดวาโครงสรา งแบบจกั รกล เหมาะกบั งานในลกั ษณะประจำแนนนอน (Routine) สวนองคการแบบมชี วี ิตเหมาะกับ
งานไมประจำหรือแบบสรา งสรรคมากกวา

การศึกษาโครงสรา งองคการอาจทำไดโ ดยพจิ ารณาจากเอกสารผังโครงสรางองคการ ทม่ี ักระบุสายงานการบงั คับบญั ชา
บุคลากร หนาทคี่ วามรบั ผดิ ชอบ นักจัดการเอกสารตองรจู กั โครงสรางองคการเปนอยางดี เพราะจะทำใหไดก รอบคิดเชงิ การ
บริหารที่ทำใหเห็นวา เอกสารถูกสรา งข้ึนมาไดอยางไร และยังตองทำความเขาใจวา องคการเปลย่ี นโครงสรางไปอยางไรตลอด
เวลาที่ผานมา เพื่อที่จะสามารถตีความ อธบิ ายบรบิ ทของเอกสารท่ีถูกสรางข้นึ มาในอดตี ได และยงั ชวยใหม่ันใจวาเอกสารท่ี
สรางขึ้นในปจ จุบนั จะยังมีความหมายเพียงพอสำหรับการเขาใจไดในอนาคต

เอกสารที่เกิดขนึ้ ในโครงสรา งองคการเดิม ยอมมบี รบิ ทที่แตกตา งไปจากเอกสารทเ่ี กดิ ข้ึนในโครงสรา งองคก ารใหม นัก
จดั การเอกสารอาจตอ งสัมภาษณบคุ ลากรเพิ่มเติม เพ่อื ชวยใหภ าพของโครงสรางองคก ารทัง้ ในอดตี และปจจบุ นั ชัดเจนย่ิงขึน้
และนกั จัดการเอกสารอาจตอ งเพิ่มเตมิ โครงสรางในสวนทย่ี งั ขาดใหสมบูรณ โดยการศกึ ษาจากตัวเอกสารเองอีกดวย

4.การวิเคราะหภ์ ารกจิ และกิจกรรมขององค์การ

องคก าร คอื กลมุ บุคคลท่ีมารวมตัวกัน โดยมคี วามมุงหมายบางอยา งรวมกนั และดำเนินกจิ กรรมอยา งมขี นั้ ตอนเพ่อื ให
บรรลคุ วามมงุ หมายนัน้ นักจดั การเอกสารตอ งทำความเขา ใจความมงุ หมาย ภารกิจ และกจิ กรรมขององคการอยา งชดั เจน
เพือ่ ใหสามารถพัฒนาระบบการจดั การเอกสารทีม่ ปี ระสิทธิภาพและสง เสรมิ ใหอ งคการบรรลุความมุงหมายได

ความมงุ หมาย (Purpose) หรอื เปาหมายเปน ส่งิ ที่สามารถแปลงลงสภู ารกจิ ขององคก าร เชน ความมุงหมายขององคก าร
ทางการเงนิ ยอมตองมภี ารกิจดา นการผลติ การตลาด การขาย ความมงุ หมายขององคก ารมักระบุไวใ นเอกสารท่ีเปน
ทางการ และมกั แสดงอยใู นรปู การประกาศวิสัยทัศน (Vision) และแสดงพนั ธกจิ (Mission) เพ่อื เปนตัวกำหนดทิศทางของ
องคการ และเปนเหตผุ ลแหง การดำรงอยขู องกิจการ

วัตถปุ ระสงค (Objectives) เปนตวั กำหนดความมงุ หมายเฉพาะเจาะจง แคบกวา และชดั เจนกวา เปนจุดท่ีตอ งใชค วาม
พยายามทีจ่ ะไปถึงเปรยี บเสมือนเปน เข็มทศิ นำทางใหด ำเนินไปขางหนา

ภารกิจ (Function) เปน หนวยใหญสดุ ของกิจกรรมทางธรุ กิจขององคการ เปน ความรบั ผดิ ชอบหลักขององคการที่กระทำ
เพ่อื ใหบรรลคุ วามมุง หมาย และเปน ผลรวมระดบั สงู สุดของกิจกรรม ภารกิจอาจมภี ารกิจยอ ย (Sub-function) ไดอ กี ใน
บรบิ ทขององคการองคการ ภารกจิ คือสง่ิ ทเี่ ปน ตรรกะ (Logical entities) และถกู อธิบายดว ยทำท่ีมคี วามหมายเขาใจตรง

แผนงานจัดการเอกสาร 73

กนั ท้งั องคการ ในทางปฏิบัตเิ มือ่ เปา (Aims) และวัตถุประสงค (Objectives) ขององคก ารเปลีย่ น ภารกิจใหมอาจเกิดขน้ึ
หรอื ภารกิจเดิมหยุดไป ยกเวนแตบ างภารกิจพ้ืนฐานท่ีทุกองคก ารควรมีก็จะดำเนนิ ตอ ไป เพยี งแตยา ยไปสโู ครงสรางใหม
โดยโครงสรางขององคการจะถูกออกแบบบนพน้ื ฐานของภารกิจในองคการนน่ั เอง

องคก ารอาจมีภารกจิ เฉพาะไดต้งั แต 5-10 ภารกิจ เชน การบริหารทรัพยากรบุคคล, การเงนิ , งานอาคาร/บริหารสินทรพั ย,
การอนามัยและความปลอดภยั , การประชาสัมพันธ, การตลาด, การจดั การเอกสารและสารสนเทศ นอกเหนือจากภารกิจ
เชิงการบรหิ ารทว่ั ไปท่ีทกุ ๆองคก ารตองมี ซ่ึงจำนวนภารกิจน้ันไมข้นึ อยกู บั ขนาดขององคก าร ในองคการบางแหงอาจมี
ภารกจิ เฉพาะไมก ่ีภารกิจ ขณะทีบ่ างองคก ารมหี ลายภารกจิ ได (Franks, 2018)

กิจกรรม (Activities) เปนหนว ยยอยของภารกิจ เปน สวนหลกั ของการดำเนนิ งานโดยองคการ เพือ่ ใหบรรลุความมุงหมาย
ตามภารกจิ ตัวอยางเชน ภารกจิ ดา นการบรหิ ารทรพั ยากรบคุ คล อาจมีกจิ กรรมดงั ตอ ไปนี้ การรบั สมัครบคุ ลากร, การฝก
อบรม, สวสั ดกิ าร และอ่นื ๆ กจิ กรรมเปน การกระทำหรือชดุ ของการกระทำทร่ี บั ผดิ ชอบโดยบุคคล กลมุ บุคคลหรือหนว ยงาน
ถา ในกจิ กรรมน้นั มผี มู ารว มกันดำเนินการตั้งแต 2 ฝาย เปนตน ไป เรียกวา ธุรกรรมหรือการดำเนินงาน (Transaction)
องคก ารตอ งมีกจิ กรรมเพ่ือใหภารกจิ ขบั เคลือ่ นไดก จิ กรรมทส่ี มบรู ณตองมีผลลัพธ (Output) ซึง่ มาจากปจ จัยนำเขา (Input)
ดว ย

กิจกรรม แบงออกเปน 2 ประเภท ตามธรรมชาติของงานหรือขนั้ ตอนทตี่ า งกันคอื (1)กิจกรรมประจำ (Routine activities)
ประกอบดวยระบบยอยที่เปน แบบแผน มขี นั้ ตอนการดำเนินงานชัดเจน (2)กจิ กรรมเชงิ สรางสรรค (Creative activities)
ประกอบดว ยระบบยอ ยที่เปน งานสรางสรรคและ/หรือ เปนแบบแผนงานประเภทนมี้ ตี ง้ั แตขนาดใหญไ ปจนถงึ เล็ก เชน การ
สรางโรงพยาบาล, การเขียนบทความทางวชิ าการ ความแตกตางระหวางขนั้ ตอนงานทเ่ี ปนแบบแผนกบั งานสรางสรรค เปน
ปจ จยั สำคญั ในการออกแบบระบบการจัดการเอกสาร

การดำเนนิ งาน/งาน (Transaction/Task) คือ ส่ิงทเี่ กดิ ขึ้นในแตละกิจกรรม ซ่งึ เกดิ ขน้ึ และเรยี งกันไปเปน ขนั้ ตอน (Step)
การดำเนินการบางอยา งอาจรับผดิ ชอบโดยบางคน หรอื หลายคน บางงานทำใหเกดิ เอกสารขน้ึ และเอกสารทเี่ กิดจาก
หลายๆงานรวมกนั เปน เอกสารของกิจกรรม ตวั อยางกจิ กรรมรบั สมัครบุคลากร อาจประกอบดวยการดำเนนิ การ/งาน ตอ ไป
น้ี ประกาศประชาสัมพันธ, สมั ภาษณ, สอบคดั เลอื ก

ข้นั ตอน (Step) คือ หนว ยทเ่ี ลก็ ทส่ี ุดของกจิ กรรมทางธุรกิจ เกดิ ขึ้นเปนลำดับ และยังสามารถแยกยอยลงไปอกี
(sub-sub-step)

74 การจดั การเอกสาร | Records Management

ภาพ 4-1 แสดงความสัมพันธระหวาง หนาท-่ี กิจกรรม-การดำเนินงาน
ภารกิจและกิจกรรมมคี วามแตกตา งกันในดา นกรอบเวลา โดยกจิ กรรมตองมกี ารกำหนดจดุ เร่มิ ตนและสน้ิ สุด ขณะที่ภารกิจ
ดำเนนิ ไปโดยไมมีเวลาส้ินสุด เชน ภารกิจการทำนบุ ำรงุ ศิลปวฒั นธรรม เปน สง่ิ ทอ่ี งคการทำมาโดยตลอด โดยมีกจิ กรรม วัน
สงกรานต วนั ลอยกระทง และวนั อ่นื ๆเกดิ ขน้ึ ในแตล ะปหรืออาจละเวนไมจัดบางปก็ได ภารกิจคือคำอธิบายความรบั ผิดชอบ
ขององคก ารอยางกวา ง และเปน สิง่ ทม่ี คี วามเฉพาะตามขอบเขตของภารกิจน้นั ๆ ตอ งแตกตา งหรือไมซ้ำกนั กบั ภารกจิ อ่นื ใน
ขณะท่กี จิ กรรมอาจเกดิ ขนึ้ ซำ้ กนั ในหลายภารกจิ ก็ได (Shepherd & Yeo, 2003 ; Public record office Victoria,2010)

ภาพ 4-2 แสดงความสัมพนั ธระหวาง เปา หมายขององคก าร-หนา ท่-ี กิจกรรม-การดำเนินงาน (ปรบั ปรงุ จาก Shepherd &
Yeo, 2003)

แผนงานจดั การเอกสาร 75

1)เทคนคิ การวเิ คราะหภ์ ารกจิ องคก์ าร (Functional analysis)

เอกสารขององคก าร ยอ มเกดิ ขึน้ ตามกิจกรรมทที่ ำข้นึ เพื่อใหบ รรลุความมุงหมายหมายขององคการ เพอื่ ใหเขาใจบริบทของ
องคก ารในระดบั กวาง นกั จัดการเอกสารตองวิเคราะหภ ารกจิ และความรับผิดชอบขององคการ ซงึ่ เปน กระบวนการของการ
คนหาและบนั ทึกวาองคการดำเนนิ ธุรกิจอะไร โดยใชห ลักการวเิ คราะหจากบนลงลาง (Top-down approach) การ
วเิ คราะหระดบั บนสุดจะทำใหภาพกวา งของระบบสว นประกอบอนื่ ๆในระดบั ถัดมาเปน ระบบยอย (Sub-system) ขอ มูลที่
จำเปนตอ การวิเคราะหภารกิจองคก ารไดม าจาก การวิจยั จากขอ มลู ทตุ ยิ ภมู ิ (Desk research), การสมั ภาษณ, การสงั เกต,
รายงานประจำป, แผน, คูม ือ, การอภิปรายของผมู สี ว นไดส วนเสีย ผลจากการวิเคราะหภารกิจองคก ารทำใหได แบบจำลอง
ตรรกะภาพของภารกจิ และกจิ กรรมภายในองคก าร (Logical model) ทแี่ สดงระบบและระบบยอย โดยแบบจำลองอาจอยู
ในรูปแผนภาพหรือตารางจำแนกองคประกอบท่ีเปน ลำดับช้ัน (Hierarchical model) ซ่งึ จะใหคำอธบิ ายทชี่ ดั เจนเก่ยี วกับ
ภารกจิ และกิจกรรมขององคการ เกณฑพ้ืนฐานสำหรบั การจัดหมวดหมู ประเมินคณุ คา เปนจดุ เริ่มตน ท่ีดีในการพฒั นา
RMP และเปนเครือ่ งมือหลกั ในการวางแผนและปฏิบตั ิการของ RMP ทง้ั ยังเปนวิธีท่ีทำใหไ ดก รอบการทำงานทแ่ี สดงภาพ
รวมท้งั หมดวาองคก ารทำภารกิจและกิจกรรมใดบางอีกดว ย

การวิเคราะหภารกิจองคก ารมแี นวทางดังน้ี (Public record office Victoria, 2010)

● ข้ันวางแผน (Planning) ในขั้นนเ้ี ปน การระดมสมอง ปรึกษาหารอื ผูมสี ว นไดส วนเสยี ตลอดจนทบทวนขอบเขต
การทำงาน งบประมาณ ตัง้ คณะกรรมการดำเนนิ งาน คณะกรรมการท่ีปรึกษา ดำเนินการศกึ ษาขอ มลู เบือ้ งตน
เพือ่ นำไปรางภารกิจและกิจกรรมขององคการในข้นั ตอนตอไป

● ขนั้ พัฒนา (Development) ในขน้ั นเ้ี ปนการวเิ คราะห ยกรางภารกิจและกจิ กรรมขององคการ จากน้ันจึงใหผ มู ี
สวนไดสว นเสยี ยืนยนั ความถกู ตอ ง ตรวจสอบการใชภาษา ความสม่ำเสมอของคำอธิบายแลว จงึ นำผลที่ไดไ ปใหผู
บรหิ ารพิจารณาประกาศใช

● ขนั้ ดแู ล (Maintenance) ในขั้นนเี้ ปน การนำผลไปใช ตลอดจนการตรวจสอบ ปรบั ปรงุ แกไ ขใหทนั สมัยและถูกตอ ง
ย่ิงขน้ึ

2)เทคนิคการวเิ คราะห์กระบวนการ (Process analysis)

เทคนิคการวิเคราะหน้ีใหภาพระดับลกึ เกีย่ วกบั การจัดทำและใชงานเอกสารในแตละกระบวนการ เปนเทคนคิ ทเี่ หมาะ
สำหรับใชวเิ คราะหกระบวนการท่ีทำเปนประจำ (Routine process) การวิเคราะหก ระบวนการมคี วามซบั ซอนและใชเ วลา
มาก โดยเฉพาะอยางย่งิ ในองคก ารขนาดใหญ ทมี่ กี ระบวนการหลากหลาย อยา งไรก็ดี ปจ จุบันมซี อรฟแวรจำนวนมากที่
สนับสนุนการวิเคราะหก ระบวนการ และมีเทคโนโลยีทชี่ วยในการวเิ คราะหก ารเคล่ือนไหวของเอกสารและขอมูลใน
กระบวนการทีท่ ำเปน ประจำ

ประโยชนข องการวิเคราะหกระบวนการ ในงานจดั การเอกสาร คอื ใชส ำหรบั การวางแผน และนำระบบการจดั การเอกสาร
ไปใช ทง้ั ในบรบิ ทของเอกสารกระดาษและดจิ ทิ ัล และยงั ใหความเขา ใจเชงิ ลึกเก่ียวกบั การสรา งเอกสารตั้งแตระดบั แรก ชวย
ใหนกั จดั การเอกสารเขา ใจเกี่ยวกับการเคลอ่ื นทขี่ องเอกสารในแตละขนั้ ตอนตลอดทั้งกระบวนการ และยังใหจ ดุ เนนสำคญั ที่

76 การจัดการเอกสาร | Records Management

ควรตระหนกั ในอนาคตเกยี่ วกบั การนำเอกสารเขา สรู ะบบ หรอื ใชกำหนดสมรรถนะของโปรแกรมจัดการเอกสารดิจิทลั ไดอ กี
ดวย

การพัฒนาแผนงานจัดการเอกสาร

ในการพัฒนา RMP จำเปนตอ งใชวิธกี ารเชงิ ระบบ (Systematic approach) ในการวางแผน ออกแบบ และนำไปใช การ
วิเคราะหบรบิ ทขององคการโดยใชเทคนคิ ตางๆ ทัง้ ในระดบั ลกึ และกวา ง ก็เพือ่ นำไปสูการจัดต้งั หรือพัฒนา RMP และชว ย
สนองตอบตอ การเปล่ยี นแปลง สำหรบั ประเดน็ สำคญั ในการพัฒนาแผนงานจัดการเอกสาร ประกอบดวย

1) การกำหนดนโยบายการจดั การเอกสาร
2) การกำหนดหนาทคี่ วามรบั ผดิ ชอบ
3) การพฒั นาระบบงานเอกสาร

การกําหนดนโยบายการจดั การเอกสาร

ในการจดั ตง้ั และดำเนนิ งานใหแผนงานจัดการเอกสารประสบความความสำเร็จ ทุกองคก ารจำเปน ตองมขี อตกลง/นโยบายท่ี
ชัดเจนเก่ียวกับการจัดการเอกสาร โดยเปา หมายของนโยบาย ก็เพอื่ สรา งและจดั การใหเ อกสารยังคงความจรงิ แท
(Authentic), นา เช่ือถือ (Reliable), สมบรู ณ (Complete), ใชงานได (Useable) สามารถสนบั สนนุ ภารกจิ และกิจกรรม
ขององคการตราบเทาท่ียงั มคี วามตอ งการอยู นโยบายการจัดการเอกสารควรกำหนดอยา งเปนลายลกั ษณอ กั ษร โดยผมู ี
อำนาจระดับบนสุดของการตดั สนิ ใจประกาศใหมผี ลบังคบั ใชท ่ัวทัง้ องคการ สำหรบั หนว ยงานของรฐั มักกำหนดนโยบายการ
จดั การเอกสารในรปู แบบของระเบียบทอี่ าศัยอำนาจตามความในพระราชบัญญัติตางๆ เชน ธนาคารแหง ประเทศไทย ออก
ระเบียบธนาคารแหง ประเทศไทย ที่ ท22/2552 เรือ่ ง การจดั การเอกสารของธนาคารแหง ประเทศไทย ระเบียบธนาคาร
แหงประเทศไทย ท่ี ท 45/2554 เร่ือง การจดั การเอกสารจดหมายเหตขุ องธนาคารแหง ประเทศไทย มหาวทิ ยาลัยขอนแกน
ออก ระเบียบมหาวทิ ยาลัยขอนแกน วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2561

นโยบายควรมสี วนประกอบดงั น้ี (สมสรวง พฤตกิ ุล, 2546 ; ARMA International, 2016)

● สวนอารมั ภบท (General policy statement) ขอ ความทใ่ี หทราบวานโยบายการจัดการเอกสารเปนกรอบ
สำหรับการบรหิ ารจัดการ และการดำเนนิ งานเอกสารขององคการ และระบหุ นว ยงานบุคคลทเ่ี ก่ยี วของ

● สวนระบคุ วามรบั ผิดชอบ (Responsibilities) ขอความที่ระบชุ ่ือหนว ยงานทม่ี อี ำนาจหนาที่ ความรบั ผิดชอบใน
การบริหารจดั การเอกสารขององคก าร และผทู ีใ่ หอ ำนาจดังกลาว

● วัตถปุ ระสงคของแผนงานจดั การเอกสาร (Objectives) ขอความกลา วถึงวตั ถุประสงคของการจดั การเอกสารทม่ี ี
ตอ องคก ารและสังคม

แผนงานจดั การเอกสาร 77

● คำจำกัดความ ท่ีตองเขาใจตรงกันตามนโยบาย
● ขอ กำหนดในการบริหารจัดการเอกสารของผูร บั ผดิ ชอบการบรหิ ารและดำเนินงานจดั การเอกสาร ขอบขายงาน

และลกั ษณะของการดำเนินการจดั การเอกสารแตล ะกจิ กรรม
● ขอความกลาวถึงการฝกอบรมบุคลากร กำหนดการและเตรียมการดำเนินงานการฝก อบรมบุคลากร
● ขอความกลา วถงึ การประเมินระบบ กำหนดวิธีการและระยะเวลาการประเมนิ และติดตามผลระบบการจดั การ

เอกสารเพอ่ื การปรับปรุงระบบใหท ันตอการเปลยี่ นแปลงตา งๆ
แตเดิมเหตุผลสำคัญที่ตอ งกำหนดนโยบายการจัดการเอกสาร กเ็ พ่ือทำใหชว ยใหล ดพ้นื ที่จดั เก็บ หรือลดคาใชจายในการดูแล
เอกสาร แตในยุคดจิ ทิ ลั ซง่ึ ไมต อ งกังวลในเรือ่ งพนื้ ที่จดั เก็บเอกสารเชิงกายภาพอีกตอ ไป นโยบายการจัดการเอกสารยุคใหม
ควรเนน ท่ีความจำเปนหรือประโยชนตอการกำกบั ดแู ลสารสนเทศ โดยเฉพาะประเด็นภาระรับผดิ ชอบ หนาที่ตามกฎหมาย
การเปนพยานหลกั ฐาน และขอ มลู เพื่อสนบั สนนุ ศักยภาพในทางธุรกจิ แทน

ภาพ 4-3 ตัวอยางนโยบายการจัดการเอกสารของธนาคารแหง ประเทศไทย (ท่ีมา: ทมี บรหิ ารงานเอกสาร ฝายสงเสรมิ ความ
รทู างการเงิน ธนาคารแหง ประเทศไทย)

78 การจดั การเอกสาร | Records Management

การกาํ หนดหน้าทีความรบั ผดิ ชอบ

เมื่อแผนงานจัดการเอกสารถูกจดั ตง้ั ข้นึ ในองคการ ความรบั ผดิ ชอบจะถกู แบง เปน หลายระดบั ท้งั ระดับบริหาร ซงึ่ ทำหนาที่
กำหนด กำกบั นโยบาย ตดั สินใจ และระดบั ปฏิบัติการ ซึง่ รับผดิ ชอบกระบวนการทำงานในรายละเอียด องคการอาจเลอื กใช
แนวทางตา งๆ เชน แตง ตั้งทปี่ รึกษากำหนดความรบั ผดิ ชอบใหกับบุคลากรทม่ี ีอยู หรือวาจา งนกั จดั การเอกสารทม่ี ี
ประสบการณ ใหม าทำหนา ท่ใี นวางแผนและขับเคล่อื นแผนงานจดั การเอกสาร

ในองคการไมว า จะขนาดเทาไรกต็ าม จำเปน ตอ งอาศัยทมี งานจากหลายสาขา เขามาทำงานรว มกัน มสี ว นรว มในการกำหนด
นโยบายรวมกัน โดยนักจัดการเอกสารอาจทำหนาท่เี ปนผนู ำหรอื ผปู ระสานงานโครงการก็ได

ตวั อยางการกำหนดหนา ทีค่ วามรับผิดชอบ

ชื่อตำแหนง : นกั จดั การเอกสารอาวุโส (Senior Records Manager)
วัตถปุ ระสงคข องตำแหนง งาน: วางแผน ออกแบบ พัฒนา และปรบั ปรุงระบบการจดั การเอกสาร ดว ยการประยกุ ตใ ชเ ทคโนโลยี
ท่ีเหมาะสม เพอื่ ใหก ารจัดการเอกสารทง้ั รปู กระดาษและดิจิทลั ไดม าตรฐานอยางครบวงจร ต้งั แตก ารสรา ง จดั เก็บ สืบคน จนถงึ
การทําลายเอกสาร วางแนวทางในการออกแบบ จัดทำแบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสาร ใหสอดคลอ งกับภารกิจขององคก าร
ควบคุมดูแลจัดการแฟม เอกสารท่ีมชี ั้นความลับทุกสว นงาน ตลอดจนบรหิ ารความเสี่ยงการเกบ็ รักษาเอกสารสําคญั ซ่งึ เปน
สนิ ทรพั ยอนั มคี าขององคก ารใหมคี วามปลอดภัย
กรอบความรับผิดชอบ (Overall responsibility)

● ควบคมุ และดแู ลการวเิ คราะห ออกแบบ จัดทํา กาํ หนดสิทธิ ปรับปรุงแบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร ประเมินคณุ
คา และกาํ หนดอายเุ อกสาร 20%

● วางแผนและควบคมุ การสนบั สนนุ ผลกั ดัน ตดิ ตาม และควบคมุ คุณภาพการจัดการเอกสารของสวนงาน ใหเ ปนไปตาม
นโยบายและระเบียบการจดั การเอกสาร 20%

● วางแผนและควบคมุ การบริหารจดั การศูนยเ อกสาร บรกิ ารรบั ฝากจดั เกบ็ บรกิ ารคน ยมื -คนื เอกสารทรี่ ับฝาก ถอน
ทําลาย ขยายเวลาถอนทําลายเอกสารที่ครบอายกุ ารจดั เกบ็ และสํารวจเอกสารฝากศูนยเ อกสารประจําป 20%

● ควบคมุ การใหคาํ ปรึกษาดา นการจดั การเอกสารและแกไ ขปญ หา เก่ยี วกับการจัดการเอกสาร ใหแกสว นงาน 10%
● วางแผนและควบคมุ การจดั การฝกอบรมพนกั งานใหมีความรูค วามเขา ใจเรอ่ื งการจัดการเอกสาร 10%
● วางแผนและควบคุมการจัดทาํ บัญชรี ายช่ืออแฟมเอกสารทําลายประจาํ ป 10%
● ควบคมุ และดูแลการจดั ทํา ปรบั ปรุง คำสัง่ ระเบยี บ หลักเกณฑ คูมอื ฯลฯ ที่เก่ยี วของกบั การบรหิ ารงาน เอกสาร 5%
● ควบคมุ และดแู ลจัดประชมุ คณะกรรมการบรหิ ารงานเอกสาร 5%
ความทา ทายในงาน (Job challenge)
● การวิเคราะห จบั ประเด็น แยกกลมุ กจิ กรรมงานเพื่อพัฒนาแบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสารใหส อดคลอ งและเหมาะสม

กับภารกิจขององคก าร ใหส ามารถจดั เก็บเอกสารไดอยางถูกตองและเหมาะสม
● การเจรจาตอ รองและโนม นาวใหสวนงานยอมรบั การเปล่ยี นนแปลงรูปแบบและวิธีการทาํ งานดวยวิธกี ารจัดการเอกสาร

แบบดจิ ิทัล
● การจัดการควบคมุ คุณภาพและความปลอดภัยเกยี่ วกับการเขาถึงเอกสารดจิ ทิ ลั ในระบบ EDRMS

แผนงานจดั การเอกสาร 79

คุณสมบตั ิที่จำเปน (Required qualifications)
● วฒุ กิ ารศกึ ษา/การฝกอบรม วุฒิการศึกษาระดบั ปริญญาตรี และการฝกอบรมเพิ่มเติมดา นการจดั การเอกสาร/
จดหมายเหตุ จากสถาบนั ทไ่ี ดรับการยอมรับในวชิ าชีพ
● ประสบการณทำงาน 10 ป

พฤตกิ รรมท่ีเปน แบบอยาง (Role model) ท่ีพึงแสดง
● การซ่อื ตรงตอหนา ที่และมีคณุ ธรรม (Integrity/ Ethics)
● การออ นนอ มถอ มตนไมว างตวั เหนือผูอน่ื (Humility)
● ความผูกพนั ทีม่ ตี อ องคการ (Engagement)

ความเสยี่ งในงาน (Job risk)
● ดา นปฏิบตั กิ าร ในการเขาถึงขอ มลู ในระบบการจัดการเอกสารซ่งึ อาจทาํ ใหเ กิดการสูญหาย รั่วไหล หรอื ถกู ทําลายได
หากไมตรวจสอบถกู ตอง
● ดานปฏบิ ตั ิการระบบงานอาจหยุดชะงกั และมผี ลกระทบตองานของสวนงานอ่นื อยา งมาก
● ดานปฏิบตั กิ าร เก่ยี วกับความปลอดภัยดา นสขุ อนามยั ของพนกั งาน อนั เน่ืองจากฝุนขนาดเล็กและเชอื้ ราจากกลอ งและ
แฟม เอกสารเกา มีผล กระทบตอสุขภาพผูปฏบิ ัตงิ าน

สมรรถนะทาวชิ าชีพ (Professional competency: PC )

Core Competency Leadership Competency Additional Competency

● การคิดรเิ ร่ิมสรา งสรรค ● วิสัยทศั นและความคดิ เชิงกล ● การคิดเชงิ วิเคราะห
● ความมงุ มัน่ ตอ ความสําเร็จ ยทุ ธ ● จิตสาํ นึกการใหบ รกิ ารและ
● การสรางเครือขา ยความ
● การแกปญ หาและการตดั สนิ ใจ มุงเนน ลูกคา
สมั พันธฯ ● การนําการเปลย่ี นแปลง
● การสื่อสาร ● การวางแผนและการจดั การ

สมรรถนะทางเทคนคิ (Functional competency: FC)
● การใชโ ปรแกรมคอมพวิ เตอร
● การสื่อสารประชาสัมพนั ธด ว ยส่ิอใหม
● การบริหารงานสถาบนั สารสนเทศ

ตัววดั ผลสําเร็จของตาํ แหนง งาน (Achievement indicators)
● ผลสํารวจความพงึ พอใจดานการจัดการเอกสาร
● การยกระดับคณุ ภาพการจดั การเอกสารของสวนงานสําเร็จตามแผนงานทกี่ ําหนด
● การสํารวจ โอนยา ยเอกสารของศนู ยเอกสาร เขาสรู ะบบจดั การจดหมายเหตุ สาํ เรจ็ ตามแผนงานทีก่ าํ หนด

80 การจดั การเอกสาร | Records Management

การพัฒนาระบบงานเอกสาร

กระบวนการออกแบบและการขับเคลื่อนระบบงานเอกสาร (Records system) ในองคก ารใหส ามารถดำเนนิ ไปอยา งยั่งยนื
นน้ั อาจอาศยั กรอบแนวทางการออกแบบระบบงานเอกสารตาม DIRKS (เปนคำยอมาจาก Designing and
Implementing Recordkeeping Systems) ทพี่ ัฒนาข้นึ โดยหอจดหมายเหตุแหง ชาติออสเตรเลีย ซึ่งประกอบดวย 8 ขั้น
ตอน แตอ าจขา มบางขน้ั ตอนได ดังน้ี

● A การตรวจสอบเบือ้ งตน (Preliminary investigation) คอื การสำรวจ ตรวจสอบสภาพปจ จบุ นั ความเปนไป
ไดในการพัฒนาระบบสำหรับองคก าร หลกั การคือรวบรวมขอ มลู เพื่อระบุภารกจิ โครงสราง และลักษณะของ
องคก าร,ทำความเขาใจปจ จยั ทมี่ ีผลตอ ความตองการในการจัดการเอกสารขององคก าร, ทำความเขา ใจเกยี่ วกับ
ภารกิจ กิจกรรมขององคก าร, โครงสรางพน้ื ฐานทางเทคโนโลยี, ผมู ีสว นไดสวนเสยี และความเส่ยี งตา งๆ

● B การวเิ คราะหก ิจกรรมทางธุรกิจขององคการ (Analysis of business activity) คอื การวิเคราะหโ ครงสราง,
ภารกิจ, กระบวนการและกิจกรรม, แยกแยะปจ จัยภายนอกทสี่ งผลตอ การดำเนนิ งานขององคการ โดยใชเ ทคนิค
การวเิ คราะหตางๆเพอ่ื ใหเ ขาใจองคก ารโดยละเอยี ด อันจะนำไปสูการจัดทำแบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร
(Classification schemes) ซง่ึ เปนเคร่ืองมอื สำคัญในการบรหิ ารจัดการเอกสารขององคการ แบบแผนจะบอก
โครงสรา งของระบบการจัดการเอกสารและความสมั พันธระหวางเอกสารและกิจกรรมที่ทำใหเกดิ เอกสารขน้ึ มา
เปนพ้นื ฐานสำคญั สำหรบั การควบคมุ เนอื้ หาและเอือ้ ใหจัดการและการใชเ อกสาร

● C การกำหนดความตอ งการของระบบการเอกสาร (Identification of recordkeeping requirements) คอื
การศึกษากฎหมาย กิจกรรมการดำเนนิ งาน และอนื่ ๆเพ่ือกำหนดความตองการในการจดั การเอกสาร ในเชิงการ
เปน พยานหลักฐานทางกฎหมาย และเปนสารสนเทศ ความรูขององคการ ประเภทของความตองการประกอบดว ย
การสรางเอกสาร, การเกบ็ และรักษา,การกำหนดอายุและทำลาย, การสบื คน และเขาถึง, การประเมิน

● D การประเมินระบบทมี่ ีอยูในปจ จุบนั (Assessment of existing systems) คือ การตรวจสอบวาระบบทมี่ ีอยู
ในปจ จุบันมีอะไรบางคน หาวาสวนใดของระบบนที้ ีย่ ังไมตอบสนองตอ ความตองการในการจัดการเอกสารของ
องคการ เพื่อใหทราบวาปจ จุบนั มีระบบใดบางทใี่ ชส ำหรบั ดำเนินงานเอกสาร ตลอดจนวางแผนสำหรับจดั การ
เอกสารที่จะจัดทำขนึ้ ในอนาคต เครอ่ื งมอื สำคัญในการทำความเขาใจ คือ การสำรวจเอกสาร (Records survey)
ซ่ึงจะชวยนักจัดการเอกสารประเมินตวั เอกสารและระบบที่ถกู ใชจ ดั การมาในอดีตได ทำใหท ราบวาองคการทำ
ภารกิจอะไร มโี ครงสรา ง สภาพแวดลอมที่สง ผลตอ การจดั ทำ ดแู ลรกั ษาเอกสารอยา งไร ตลอดจนคนพบวา ระบบ
เดิมนัน้ ตรงกับความตองการมานานเทา ใด และระบไุ ดว า เม่ือไรที่ระบบนนั้ ไมตรงกบั ความตองการ

● E การกำหนดกลยุทธสำหรบั ระบบการเอกสาร (Identification of strategies for recordkeeping) การ
กำหนดกลยุทธ เปน การประยุกต เลือกสรร หรอื ผสมผสานเอานโยบาย มาตรฐาน แนวทาง ข้ันตอนการทำงาน
และหลกั การปฏบิ ตั ิมาใชใหเกิดประโยชน การเลอื กใชก ลยุทธต อ งใหเ หมาะกบั สภาพแวดลอ ม วฒั นธรรม ความ
สามารถขององคก าร

● F การออกแบบระบบการเอกสาร (Design of a recordkeeping system) คอื การออกแบบระบบตามกลยทุ ธ
ทไี่ ดเลอื กไว

แผนงานจัดการเอกสาร 81

● G การดำเนินการตามระบบการเอกสาร (Implementation of a recordkeeping system) คอื การตรวจสอบ
ใหมนั่ ใจวา องคประกอบทง้ั หมดของระบบทพี่ ฒั นาขึ้นสอดคลองกบั ความตองการขององคการ ใหความรูบุคลากร
เกีย่ วกบั ระบบใหม เผยแพรแปลงขอ มูลเดมิ สรู ะบบใหมจ ัดการความเปลยี่ นแปลง

● H การประเมินทบทวนระบบ (Post-implementation review) เปนการรวบรวมขอ มูลเกี่ยวกับประสทิ ธภิ าพ
ของระบบดวยวิธีการตา งๆ เชน สำรวจหรอื สัมภาษณบ คุ ลากรเก่ียวกบั ความพอใจในระบบเพ่อื ใหทราบวาปจจุบัน
มีระบบใดบา งท่ีใชส ำหรับดำเนินงานเอกสาร ตลอดจนวางแผนสำหรับจดั การเอกสารที่จะจดั ทำขึ้นในอนาคต
เครอื่ งมือสำคัญในการทำความเขา ใจ คอื การสำรวจเอกสาร (Records survey) ซงึ่ จะชว ยนักจัดการเอกสาร
ประเมินตัวเอกสารและระบบทถี่ กู ใชจ ัดการมาในอดตี ได ทำใหทราบวา องคก ารทำภารกจิ อะไร มโี ครงสรา ง สภาพ
แวดลอมท่ีสงผลตอการจัดทำ ดแู ลรกั ษาเอกสารอยา งไร ตลอดจนคนพบวาระบบเดมิ นน้ั ตรงกับความตองการมา
นานเทา ใด และระบุไดว า เม่ือไรทรี่ ะบบน้ันไมต รงกับความตองการ อนั จะนำไปสกู ารปรับปรุงแกไขปญหาท่ีเกดิ ข้ึน

ภาพ 4-4 ตวั อยา งระบบงานเอกสารของธนาคารแหง ประเทศไทย (ที่มา: ทมี บรหิ ารงานเอกสาร ฝา ยสงเสริมความรู
ทางการเงิน ธนาคารแหง ประเทศไทย)

การใหค้ วามรแู้ ละฝกอบรมบุคลากร

บคุ ลากร ถอื เปนทรัพยากรทางการบรหิ ารทส่ี ำคัญทส่ี ดุ เพราะเปน ผูทำใหอ งคการเพิ่มขดี ความสามารถในการแขงขันดว ย
ความรู ความเชีย่ วชาญ ความคิดสรา งสรรค การพฒั นาบุคลากรทางการจดั การเอกสารและสารสนเทศคอื ความจำเปน ของ

82 การจัดการเอกสาร | Records Management

องคการ เพอื่ ใหบุคลากรมกี ารพฒั นาทางวชิ าชีพและพัฒนาตนเองใหทนั กบั ความเปล่ียนแปลงในสังคม อนั จะนำมาสคู วาม
สำเรจ็ ประสทิ ธภิ าพและประสิทธผิ ลขององคการโดยรวม (ชุติมา สัจจานันท, 2561)

องคการภาครฐั ควรสง เสรมิ ใหม โี ปรแกรมการฝก อบรมสำหรบั บุคลากรท่ัวท้งั องคก าร ใหม ีความรูความเขาใจเบื้องตน เกย่ี ว
กบั เอกสารในฐานะทเี่ ปนทรัพยากรเชิงกลยุทธ โดยเฉพาะอยา งยง่ิ การจัดทำและจบั เกบ็ เอกสาร, ระบบงานสารบรรณ, การ
ดแู ลรักษาเอกสารตามตลอดชวงอายุ

สำหรบั บุคลากรที่เกีย่ วของกบั การจัดการเอกสาร โดยเฉพาะพนักงานเจาหนาทผ่ี รู ับผิดชอบงานสารบรรณ ควรไดรบั การฝก
อบรมในโปรแกรมทใ่ี หความรูเก่ยี วกบั แนวคิด หลกั การ หลักปฏิบัตกิ ารจดั การเอกสาร ครอบคลมุ หวั ขอ เกีย่ วกับ การ
ออกแบบระบบงานจัดการเอกสาร, การจัดทำและจบั เก็บเอกสารเขาสรู ะบบ, การจดั หมวดหมูเอกสาร, การจัดทำตาราง
กำหนดอายุจดั เก็บและทำลายเอกสาร, การอนุรกั ษส งวนรกั ษาเบ้อื งตน ฯลฯ เพ่อื ชว ยยกระดบั ใหง านสารบรรณ เปนงาน
บริหารจัดการเอกสารภาครัฐ

ในขณะเดียวกนั หนว ยงานของรัฐท่ีมีการจัดตง้ั หอจดหมายเหตแุ ลว กค็ วรตองใหโอกาสนักจดหมายเหตุ หรอื ผปู ฏิบตั งิ านใน
หอจดหมายเหตนุ น้ั ไดรับการศึกษาและฝก อบรมอยา งตอ เนอื่ ง โดยเฉพาะในกระบวนการจัดการเอกสารตงั้ แตแรกเริ่มจน
กระท่งั สิน้ สดุ เพราะหอจดหมายเหตจุ ะไมม ีทางไดเ อกสารที่ครบถว นและมคี ุณคา ไดเลยหากขาดการจัดการเอกสารทดี่ ีต้งั แต
ตน

การใหความรแู กบคุ ลากรควรมลี ักษณะทเี่ หมาะสมกับแตละกลุม เชน การฝกอบรมระยะสัน้ ควรจดั ใหก ับบคุ ลากรที่บรรจุ
ใหม, การประชุมซกั ซอมความเขาใจควรจัดใหกบั พนกั งานเจา หนาทเี่ ดิมในกรณีทมี่ ีการเปล่ียนแปลงดา นกฎหมาย, การสัม
นาในประเด็นใหมๆ ดา นการจดั การเอกสารควรเปน สงิ่ ทผี่ ูบรหิ ารตองเขา รว มแลกเปล่ยี นเรยี นรู

หนว ยงานของรฐั อาจจดั ใหม กี ารฝกอบรมการจดั การเอกสาร สำหรบั พนกั งานเจาหนาท่ีซ่งึ รับผิดชอบงานสารบรรณ โดย
แบง ออกเปนระดบั คอื

● ชน้ั ตน มงุ ปรับเปล่ยี นแนวคิด ใหหลกั การทฤษฎเี กยี่ วกับการจัดการเอกสาร, กฎหมายระเบียบทเี่ กี่ยวของ,
บทบาทและความรับผิดชอบของการจดั การเอกสาร, กรอบการปฏิบตั ิงานตามสภาพแวดลอ มทีเ่ ปลยี่ นแปลงไป

● ช้ันกลาง ที่เนน การวเิ คราะหค วามตอ งการการจดั การเอกสารขององคก าร, การกำหนดนโยบายการจัดการ
เอกสาร, ออกแบบแผนงานจดั การเอกสาร, การสำรวจเอกสา

● ชนั้ สงู ที่เนน การพัฒนาแบบแผนการจัดหมวดหมูเอกสาร, การจัดทำตารางกำหนดอายจุ ดั เกบ็ และทำลายเอกสาร,
การบริหารเอกสารสำคัญที่สดุ ขององคการ, ระบบการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส

แผนงานจัดการเอกสาร 83

สรุป

การจดั การเอกสารเปนภารกิจหนงึ่ ที่สำคัญตอองคการ ตอ งมีหนวยที่ทำหนา ทเี่ ชงิ กลยุทธในองคก าร คือ แผนงานจัดการ
เอกสาร ซ่ึงมวี ตั ถุประสงคหลักเพ่อื ทำใหเอกสารเขาถึงได ใชง านได ตราบเทาเอกสารนั้นยังมีประโยชนแ ละมีคณุ คา ชว ยให
องคการเกดิ ความไดเปรียบในการแขง ขัน มีโอกาสอยรู อดและเตบิ โตอยางตอเนอ่ื ง ทา มกลางความเปล่ียนแปลงอยา ง
รวดเร็วของสภาพแวดลอ ม
การจัดตั้งหรือพฒั นา RMP นั้น นกั จัดการเอกสารใชเ ทคนิคการวิเคราะหต างๆ เพอื่ ใหเกดิ ความเขาใจองคก ารและความ
จำเปนในการจดั การเอกสาร และใหสามารถประเมนิ การขยายตวั ของเอกสาร ทำใหระบบเอกสารตรงกับความตองการ
การศกึ ษาความเปนไปไดเ บื้องตนและการวิเคราะหภารกจิ จะใหขอ มลู พน้ื ฐานเก่ียวกับปจจยั ที่สง ผลตอความตองการในการ
จดั ทำ ดูแลรกั ษาเอกสาร การระบหุ รอื กำหนดความตองการของผูเกี่ยวขอ งกับเอกสารในกระบวนการตางๆถอื วา เปน สวน
สำคัญ เพราะเกี่ยวของโดยตรงกบั คาใชจ ายทต่ี องเกิดขนึ้ เชน การตดั สนิ ใจวาเอกสารใดตองเก็บยาวนานเทา ไร สิ่งทต่ี ามมา
คือ ตอ งใชงบประมาณเทา ไรในการดูแลเอกสารดวย การขบั เคลอ่ื นแผนงานจัดการเอกสารใหสำเรจ็ ตองมปี จจัยสนับสนุ
นอื่นๆ เชน นโยบาย มาตรฐานการ ระบบ แนวทางปฏบิ ตั ิ โครงสราง และบคุ ลากรผูร ับผดิ ชอบทช่ี ดั เจน มงี บประมาณ
และสง่ิ อำนวยความสะดวกทเี่ พยี งพอ มีการใชเ ทคโนโลยีสารสนเทศทเ่ี หมาะสม จึงจะชว ยใหองคการบรรลเุ ปาหมายสงู สดุ ท่ี
ต้ังไวได

คําถามทบทวนทา้ ยบท

● เทคนคิ การวเิ คราะหอ งคก ารตางๆ มปี ระโยชนตอการจดั ต้ังแผนงานจดั การเอกสารอยางไร
● เหตใุ ดจงึ ควรมีการฝกอบรม พฒั นาบุคลากรดา นการจดั การเอกสารอยางสม่ำเสมอ

84 การจดั การเอกสาร | Records Management

บรรณานุกรม

ชุติมา สัจจานนั ท. (2561). บทบาทสมาคมและองคก ารวิชาชีพในการสรา งสรรคส งั คมแหงการเรียนรู. ใน สุจิตร สวุ ภาพ
(บรรณาธกิ าร), การประชุมทางวิชาการระดับชาติ เรอื่ ง รว มมือสรรคสรา งสงั คมการเรยี นรู (Together We
Create Learning Society) และประชมุ ใหญสามญั ประจำป พทุ ธศกั ราช 2560. (น.38-46). กรุงเทพฯ: สมาคม
หอ งสมุดแหงประเทศไทยฯ.

สมสรวง พฤติกลุ . (2546). การจดั การเอกสาร. ภาควชิ าภาษาตะวนั ออก คณะโบราณคดี มหาวิทยาลยั ศิลปากร.
ARMA International. (2016). Glossary of records management and information governance terms

(5th ed.). ARMA International.
ARMA International. (2017). Records and information management core competencies. (2nd ed.). ARMA

International. https://www.idahorecords.com/ sites/default/files/imce/ts/
Records%20and%20Information%20Management%20Core%20Competencies.pdf
Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed). ALA Neal-Schuman.
Shepherd, E., & Yeo, G. (2003). Managing records : a handbook of principles and practice. Facet.
Robbins, S. P. & Coulter, M.A. (2018) Management. (14th ed.). New York, NY: Pearson Education.
Public record office Victoria (2010) PROS 10/17: Guideline 1: Functional analysis.
http://www.isu.edu/infomgmt/program_scope.shtml

แผนงานจัดการเอกสาร 85