การจัดการเอกสาร หลักการและแนวปฏิบัติในอค์กรยุคดิจิทัล

บรรณานุกรม

สถาบนั ทปี่ รกึ ษาเพื่อพฒั นาประสิทธภิ าพในราชการ.(2533). คมู ือปรบั ปรุงงานสารบรรณ. สำนกั งาน ก.พ.
สมสรวง พฤตกิ ุล (2546). การจดั การเอกสาร. ภาควชิ าภาษาตะวันออก คณะโบราณคดี มหาวิทยาลยั ศลิ ปากร.
Awre, C., Green, Mays,V. & Burg, J. (2008). Using an institutional repository to support records

management and digital preservation (RMDP).https://hull-repository.worktribe.com/
output/459065/using-an-institutional-repository-to-support-
records-management-and-digital-preservation-rmdp
Read-Smith, J. & Ginn, M. L. (2007). Records management. Ohio: Thomson South-Western.
Simon Fraser University. (2020). Procedure for transferring records. https://www.sfu.ca/
archives/records-management/procedure-for-transferring-records.html
Smallwood, R. F. (2013). Managing electronic records: methods,best practices, and technologies. John
Wiley and Sons.
Smith, K. (2007). Planning and implementing electronic records management: a practical guide. Facet.
United nation, Archives and records management section. (2020). Transfer records to ARMS.
https://archives.un.org/content/transfer
Yusof, Z. & Chell, R. (2005). Issues in records management. Penerbit Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM)

236 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 11

การดาํ เนนิ งานเอกสารสินกระแสการใชง้ าน

วตั ถปุ ระสงค์ของบท

● อธิบายกระบวนการกำจัดเอกสาร
● เสนอแนวทางการบริหารงานจดหมายเหตุ
● แนะนำวิธกี ารสงวนรักษาเอกสารเบือ้ งตน

ความนาํ

เอกสารเปนสอื่ กลางท่ีใชใ นการบริหารงานองคการ จดั ทำขึน้ หรือรบั ไวเ พอ่ื ประโยชนในการดำเนินภารกิจใหบรรลเุ ปา หมาย
ตอ เมื่อเวลาผานไป โครงการหรอื กิจกรรมตา งๆสิน้ สุดลง เอกสารก็จะมคี ณุ คาลดลงตามไปดว ย มเี อกสารเพียงจำนวนนอ ยท่ี
ยงั มีคณุ คา อยางตอเนือ่ ง ดงั น้นั แตละหนวยงานจึงตอ งมีการกำจัดเอกสารเพ่ือลดภาระการบรหิ ารจัดการ และประหยดั งบ
ประมาณทใ่ี ชดูแลเอกสาร สำหรบั เอกสารทย่ี งั มีคุณคา ในเชิงการเปนสารสนเทศสำหรบั การคน ควา วจิ ยั และประวัติศาสตร
จำเปน ตองถกู โอนยายไปเก็บรักษาอยา งถาวรในหอจดหมายเหตุ ซ่งึ เปน หนว ยงานทรี่ ับผดิ ชอบบรหิ ารงานเอกสารทมี่ ีคุณคา
ขององคก าร ในบทนจ้ี ะกลาวถงึ การดำเนินงานเอกสารท่ีสิน้ กระแสการใชง าน ซงึ่ เกีย่ วของกับกิจกรรมสำคญั คอื การกำจดั
เอกสาร การบรหิ ารงานจดหมายเหตุ และการสงวนรักษาเอกสาร โดยเชอื่ มโยงกับแนวปฏบิ ตั ิตาม ระเบยี บสำนกั นายก
รัฐมนตรี วา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และฉบบั แกไ ขเพิม่ เตมิ (ฉบับที่ 2) 2548, (ฉบับท่ี 3) 2560, (ฉบับที่4) 2564 ใน
กรณขี องการดำเนนิ งานเอกสารภาครฐั สำหรับบทนจ้ี ะมไิ ดล งรายละเอยี ดทางการจดั การจดหมายเหตุทัง้ หมด เพียงแต
เปน การนำเสนอขนั้ แนะนำในสว นที่เก่ยี วขอ งกับการจดั การเอกสาร ซึ่งสัมพันธก ันอยางใกลชิดเทา นั้น

237

เอกสารสินกระแสการใชง้ าน

เอกสารส้นิ กระแสการใชงาน (Non-current records/Inactive records) หมายถงึ เอกสารท่ีสน้ิ สุดการใชง านตามหนาท่ี
และวตั ถุประสงคทสี่ รางข้ึนแลว มีอายคุ รบตามตารางกำหนดอายเุ อกสาร หรือตามกฎหมายและระเบยี บกำหนดไว ถอื
เปนชว งสดุ ทา ยของเอกสารตามหลกั การวงจรชีวติ เอกสาร 3 ชว ง

เอกสารย่ิงผา นระยะเวลาการใชงานนานเพียงใด ยงิ่ มีคุณคา ในทางการใชงานลดนอยลงเรือ่ ยๆ จนกระท่งั หมดคุณคาไปใน
ทส่ี ดุ ในทางทฤษฎีแลว มีเอกสารราว 5-7 เปอรเซน็ ต ของท้ังหมดในองคก ารเทานั้น ทมี่ คี ุณคา อยางตอเนอ่ื ง (Continuing
value) หรอื มีคณุ คาชน้ั รอง (Secondary value) (IRMT, 1999; Franks, 2018) กลาวคอื แมเอกสารจะสิ้นสดุ คณุ คาตาม
วตั ถุประสงคการจดั ทำแลว แตย ังคงมปี ระโยชนในทางการศึกษาคนควา วิจัย เปนหลักฐานทางประวัติศาสตร มีความนา เชอ่ื
ถอื ใชอางอิงได เอกสารกลุมนีจ้ ะไดร ับการประเมนิ คุณคาใหเปน เอกสารจดหมายเหตทุ ี่สมควรเกบ็ รกั ษาเอาไวอยางถาวร

ในบรรดาเอกสารที่มคี ณุ คาควรเก็บรักษาเอาไวอยางถาวรน้ี สวนใหญมักเปน เอกสารสาํ คัญทส่ี ดุ (Vital records) ท่ีหาก
สูญหายหรอื ถูกทำลายแลวไมส ามารถจดั ทำขึน้ ทดแทนใหมไ ด ตลอดจนมผี ลตอความอยรู อด และความนา เชอื่ ถือของหนวย
งาน ดังนนั้ หากแตล ะองคการมีแผนงานจดั การเอกสารสำคญั ท่ีสดุ เปนอยา งดแี ลว ยอมทำใหการโอนยา ยเอกสารกลุม นี้ ไป
เกบ็ รักษาไวเปน เอกสารจดหมายเหตุ เปน ไปอยา งราบรืน่ และมปี ระสทิ ธภิ าพดวย

แมว า ในทางหลกั การแลว เอกสารทสี่ ้นิ กระแสการใชง าน คอื เอกสารท่ีผา นชว งอยใู นกระแสการใชงาน และก่ึงกระแสการใช
งานมาแลว แตใ นทางปฏบิ ตั ขิ องการจัดการเอกสารยคุ ปจ จุบัน เอกสารบางอยา งหลงั จากทผี่ านชว งอยูในกระแสการใชง าน
แลว สามารถทำลายไดทันที หรอื โอนยา ยไปเปนเอกสารจดหมายเหตุไดโ ดยไมต องรอใหผ านชว งกงึ่ กระแสการใชงาน ทง้ั น้ี
ขึ้นอยูก บั การวางแผนกอ นการจดั ทำเอกสาร (Pre-creation) และการระบไุ วในตารางกำหนดอายเุ อกสาร

การกําจดั เอกสาร

เอกสารท่ีองคการจดั ทำขึน้ หรือรบั ไวต ามภารกจิ มีจำนวนเพม่ิ มากขนึ้ ในทุกๆวัน หนวยงานไมสามารถเกบ็ เอกสารไวได
ทง้ั หมด เพราะเปน การส้นิ เปลืองงบประมาณ บคุ ลากร สถานที่ สำหรับการจดั เก็บรักษา การกำจัดเอกสารจงึ เปนกจิ กรรม
สำคญั ในการดำเนินงานสารบรรณ

การกำจดั เอกสาร (Disposal/Disposition) คอื ข้นั ตอน การปฏิบตั ิ และการตัดสินใจวาจะทำลายเอกสารทสี่ นิ้ กระแสการ
ใชงานแลว ดวยวิธีการตา งๆ หรือโอนยายเอกสารไปยงั ทจ่ี ัดเก็บเอาไวใ นสถานท่ีแหงใหม ภายใตการดแู ลของบคุ ลากรใน
หนวยงานที่รับผิดชอบ ซ่ึงโดยทว่ั ไปแลว คอื หอจดหมายเหตขุ ององคก ารนน้ั ๆ (Smith, 2007; Smallwood, 2013) โดยการ
ดำเนนิ การกำจัดเอกสารจะกระทำไดหลังจากเอกสารนนั้ ครบอายกุ ารจดั เก็บ ตามทรี่ ะบุไวในตารางกำหนดอายุเอกสาร

เพราะฉะนัน้ เปาหมายของการกำจดั เอกสาร คือ เพ่ือใหแ นใจวาเอกสารทไ่ี มม ีคณุ คาไดถ กู ทำลายอยางถูกตอง และเอกสารท่ี
มีคุณคา อยา งตอ เน่อื ง ไดถ กู โอนยายไปเก็บรกั ษายงั หอจดหมายเหตุ ในเวลาที่เหมาะสม ตามทรี่ ะบุไวใ นตารางกำหนดอายุ

238 การจดั การเอกสาร | Records Management

เอกสาร ในบางหนวยงานที่ใชระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการเอกสารดจิ ิทลั (ERMS, EDRMS) ระบบจะแจง เตือนตาม
ปฏิทนิ การกำจัดเอกสารที่ถกู ออกแบบไวต ัง้ แตแรก เมอื่ ถงึ เวลาทกี่ ำหนด ระบบจะดำเนินการกำจดั เอกสารดจิ ทิ ัลตามท่ี
โปรแกรมไวโดยอัตโนมัติ อยางไรกด็ ไี มวาจะเปน การโอนยายไปยงั หอจดหมายเหตุ หรือการทำลายเอกสาร ควรทำอยา ง
ระมัดระวงั และตรวจสอบอยางถ่ีถว นทกุ ครง้ั ควรมีการทำบันทึกหลกั ฐาน (Documentation) หรอื ทำรายการขอ มูลอภิ
พนั ธุ (Metadata) ทรี่ ะบถุ งึ การกำจดั เอกสารกำกบั ไวเ พอ่ื ประโยชนในการบริหารเอกสารดวย

ประเดน็ เก่ียวกับการกำจัดเอกสารนี้ Elizabeth Shepherd & Geoffrey Yeo (2003) ใหขอ สงั เกตวาการกำหนดอายุ
เอกสารมกั กระทำในระดับชุด (Series level) สวนการกำจดั เอกสารมกั ดำเนนิ การในระดบั แฟม (File level) โดยเฉพาะใน
กรณที ่ีเปน เอกสารกระดาษ สวน IRMT (1999) เหน็ วา การกำจดั เอกสารควรกระทำในระดับชุดและไมควรกระทำในระดับ
แฟมหรอื ฉบบั เพราะเปน ไปไมไดท หี่ นว ยงานจะมที รัพยากรเพียงพอในการมาพจิ ารณาเอกสารทลี ะแฟมๆ วาควรโอนยา ย
หรอื ทำลาย อีกทงั้ การแยกพจิ ารณาทีละแฟม/ฉบับยงั มแี นวโนม ทำใหเอกสารถกู แยกจากบริบท (กจิ กรรมทท่ี ำใหเกดิ
เอกสาร, หนวยงานเจาของเอกสาร ฯลฯ) อันจะเปน การทำหลายแหลงทม่ี าของเอกสาร (Provenance) อกี ดว ย

การกำจดั เอกสารสามารถทำไดห ลายวิธี คือ

● การโอนยายเอกสารที่มีคณุ คาตอเนือ่ งไปยังหอจดหมายเหตุ/แหลงอ่ืนๆ
● การทำลายเอกสารทไี่ มมคี ณุ คา
● การเปลยี่ นสภาพ เชน เปล่ยี นจากกระดาษเปนวัสดุยอ สวน วัสดยุ อสวน (Microforms) หรือแปลงจากกระดาษ

เปนดจิ ิทัล
● การยกเลิกสภาพความสำคญั ของเอกสาร
● การจำหนา ย

อยางไรก็ดี วธิ กี ารกำจัดเอกสาร อาจแบง ออกเปน 2 วิธหี ลกั คือ การโอนยาย และการทำลายเอกสาร

การโอนยา้ ยเอกสาร

เอกสารท่ีส้ินกระแสการใชง านแลว และไดร ับการประเมินคณุ คา เหน็ สมควรใหเกบ็ รกั ษาไวอ ยา งถาวร (ดูรายละเอียดเกย่ี ว

กับการประเมินคุณคาเอกสารในบทที6่ ) ตามที่ระบไุ วใ นตารางกำหนดอายุเอกสาร จะถกู โอนยายไปยงั หอจดหมายเหตุ

โดยมแี นวปฏิบตั ิเชนเดยี วกับการโอนยายเอกสารกึง่ กระแสการใชงานมายังศูนยเอกสาร โดยใชบ ัญชีโอนยา ยเอกสาร

(Records transfer form) เปน เคร่อื งมือสำคญั ในการปฏิบตั งิ าน สว นขอแตกตา งกนั คอื การโอนยา ยเอกสารก่งึ กระแสการ

ใชงานมายังศนู ยเอกสาร เปนแตเ พยี งการโอนยายทางกายภาพ หรือตวั เอกสารเทานั้น ความเปนเจาของ หรอื กรรมสทิ ธ์ิใน

ทรพั ย (Dominion) ยงั คงเปน ของหนว ยงานเจาของเอกสารอยเู ชนเดิม สวนการโอนยายเอกสารทส่ี ิน้ กระแสการใชงาน

มายังหอจดหมายเหตุนัน้ เปน การโอนท้ังตวั เอกสารและกรรมสิทธใิ์ นเอกสารน้นั มาอยใู นความครอบครองของหอ

จดหมายเหตุดวย (Read-Smith & Ginn, 2010)

การดาํ เนนิ งานเอกสารสินกระแสการใช้งาน 239

การโอนยา ยเอกสารสิ้นกระแสการใชงาน มีแนวทางดงั นี้

1) กำหนดวธิ ีการโอนยายอยางเปนระบบ มขี นั้ ตอนทชี่ ัดเจน โดยอาจจดั ทำเปน คมู ือ หรือ มาตรฐานขน้ั ตอนการ
ปฏบิ ตั ิงาน(Standard operating procedure: SOP) เพอื่ จะไดเ ขา ใจตรงกนั

2) ศูนยเอกสารจัดทำบญั ชีโอนยา ยเอกสาร โดยตรวจสอบกบั ตารางกำหนดอายุเอกสาร
3) ขออนมุ ัตโิ อนยา ยเอกสาร โดยผมู ีอำนาจเห็นชอบและอนมุ ัตติ ามข้ันตอนและระเบียบปฏิบัติ
4) ดำเนินการโอนยายเอกสาร ระหวา งศูนยเอกสารกบั หอจดหมายเหตุ โดยการจัดเรียงเอกสารใหเรียบรอยเปน หนว ย

ตามแบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร, บรรจุเอกสารในแฟม กลอ ง อยางเหมาะสม, ตรวจสอบกับบัญชีโอนยาย
เอกสารใหถกู ตอง
5) แจง ผลการดำเนนิ การใหผเู ก่ียวขอ งทราบ

สำหรับการโอนยายเอกสารราชการ ทสี่ ิ้นกระแสการใชงาน และไดรบั การประเมนิ คณุ คาวาควรแกการเก็บรกั ษาอนรุ กั ษไ ว
นั้น พระราชบญั ญัติจดหมายเหตุแหง ชาติ พ.ศ.2556 กำหนดไวใ น มาตรา 7-9 วา ใหหนวยงานของรัฐดูแลรักษา เอกสารที่
มลี ักษณะอยา งใดอยา งหนงึ่ คือ (1)มคี ณุ คา ตามวัตถปุ ระสงคข องหนว ยงานของรฐั น้ัน (2)มคี ุณคา ทางประวัตศิ าสตร (3)มี
คณุ คาเพ่อื การศึกษา การคน ควา หรอื การวิจยั ไวอยา งครบถวนสมบรู ณและสามารถตรวจสอบอา งอิงได และเมื่อเอกสาร
เหลา น้ีครบกำหนดระยะเวลาจัดเก็บแลว ใหสงมอบเอกสารราชการนน้ั แกกรมศิลปากร เม่อื กรมศลิ ปากรไดร ับมอบและไดมี
การประเมินคณุ คา แลว ก็จะจดั ทำทะเบียนไวเ ปน เอกสารจดหมายเหตเุ พือ่ เกบ็ รักษาและอนุรักษทหี่ อจดหมายเหตุแหงชาติ
ตอไป

การทําลายเอกสาร

การทำลายอาจทำไดหลายวธิ ี แตกตางกนั ตามเงอ่ื นไขของแตล ะองคการ ตลอดจนขึน้ อยกู ับความจำเปนดานความปลอดภยั
งบประมาณ ผลกระทบตอ สิ่งแวดลอม ทงั้ ทท่ี ำเองโดยบุคลากรของหนวยงาน หรือการจางจากภายนอก การทำลายเอกสาร
มีแนวทางปฏิบตั ิ ดังนี้

1) กำหนดวธิ ีการดำเนนิ งานอยา งเปน ระบบ มขี ้ันตอนท่ีชัดเจน โดยอาจจัดทำเปน คมู อื หรอื มาตรฐานขัน้ ตอนการ
ปฏบิ ัตงิ าน (SOP) เพือ่ จะไดเ ขาใจตรงกนั

2) กำหนดผูรับผิดชอบการทำลายเอกสารของหนวยงาน โดยอาจเปน คณะกรรมการ ท่มี าจากสว นงานทเ่ี กย่ี วขอ ง
3) จดั ทำรายการเอกสารท่ีจะขอทำลาย โดยตรวจสอบกับตารางกำหนดอายุเอกสารใหช ัดเจนวา เอกสารนน้ั ไดดำเนนิ

การสนิ้ สดุ สมบรู ณและไมมีประโยชนแลว
4) ขออนมุ ตั ทิ ำลายเอกสาร โดยผมู อี ำนาจเหน็ ชอบและอนุมตั ติ ามขั้นตอนและระเบยี บปฏิบตั ิ กรณที เ่ี ห็นวาเอกสาร

บางชุดยังไมสมควรทำลาย อาจพจิ ารณาขยายอายกุ ารจดั เก็บออกไปอกี กไ็ ด
5) ดำเนนิ การทำลายเอกสารอยางเปนรอบครอบ รัดกุม ถกู ตอ งตามข้นั ตอนท่ีวางแผนเอาไว
6) แจง ผลการดำเนินการใหผ เู ก่ยี วขอ งทราบ

240 การจัดการเอกสาร | Records Management

การทำลายเอกสาร ถา เปน กระดาษอาจใชวิธเี ผา, ฉีก, ยอย, บด ใหเสยี สภาพไมส ามารถอา นเปน ใจความไดอีก สวนในกรณี
ของเอกสารดิจิทัล การใชเ พยี งคำส่งั Delete ไมส ามารถทจี่ ะลบเอกสารไดอ ยางสนิ้ เชิง อาจตองใชการฟอรแมตดสิ ก
(Reformatting) หรอื ทุบทำลายส่อื บันทกึ ไมใหส ามารถอานขอ มลู ไดอกี ตอ ไป

อกี วิธีการหนงึ่ ที่นิยมสำหรบั การทำลายขอมลู บนอุปกรณบนั ทึกแบบแผนจานแมเหลก็ (Magnetic disk) เชน Hard drives,
USB thumb drives, Floppy disks คอื การใชส นามแมเ หล็กทำลายจานแมเหล็ก (Degaussing) ทำใหข อมูลหายไปอยาง
ถาวรและอปุ กรณเ หลาน้ีไมส ามารถนำกลบั มาใชไ ดอ ีก

ในระบบราชการไทย การกำจัดเอกสารมกี ารระบไุ วในระเบียบฯ วาดว ยงานสารบรรณฯ โดยมีขน้ั ตอนสำคัญดงั น้ี

ขั้นตอนท1ี่ การดำเนินการสำรวจ โดยกำหนดใหเ จา หนา ที่ผูร บั ผิดชอบในการเก็บหนังสอื ดำเนินการสำรวจหนงั สือท่ีครบ
อายกุ ารเก็บในปห นึ่งๆ ทัง้ หนังสือทสี่ ว นราชการนั้นเก็บรกั ษาไวเอง และหนังสือที่สวนราชการนั้นนำไปฝากไวท ี่หอ
จดหมายเหตุแหงชาติ กรมศลิ ปากร แลวจดั ทำบัญชีหนังสอื ขอทำลาย (ตามแบบท่ี 25 ทา ยระเบยี บฯ) เสนอหัวหนาสว น
ราชการระดับกรม เพ่อื พจิ ารณาแตง ตัง้ คณะกรรมการทำลายหนังสือตอ ไป ทงั้ นใ้ี หแลวเสร็จภายใน 60 วัน นับตัง้ แตว นั ส้นิ
ปปฏิทิน

ขัน้ ตอนที2่ การแตง ตง้ั คณะกรรมการทำลายหนงั สอื คณะกรรมการชุดนแ้ี ตงตงั้ จากขาราชการตงั้ แตร ะดบั 3 (ระดับ
ปฏบิ ตั กิ าร/ปฏิบตั งิ าน) หรอื เทียบเทาขึ้นไป ประกอบดวยประธานคณะกรรมการ และคณะกรรมการอกี อยางนอยสองคน
โดยหัวหนาสวนราชการระดับกรมเปนผูแตง ต้งั หากปรากฎวาประธานกรรมการไมสามารถปฏิบัติหนา ที่ได ใหกรรมการ
ทม่ี าประชมุ เลือกรรมการคนหนึง่ ทำหนา ทปี่ ระธาน และเมอ่ื มีความเหน็ ขัดแยง เกิดขนึ้ ในการพิจารณาหนังสือ ใหถือเอาเสียง
ขา งมากของกรรมการเปน ขอยตุ ิ โดยใหท ำบนั ทึกความเหน็ แยง ไวด ว ย

ขัน้ ตอนท3ี่ การพิจารณาหนังสือของคณะกรรมการทำลายหนังสอื มแี นวทางปฏบิ ัตดิ ังนี้

1) กรณที ี่คณะกรรมการทำลายหนังสือมีความเหน็ วา หนังสอื ฉบบั ใดไมควรทำลาย และควรขยายเวลาการเกบ็ ออกไป
ใหบนั ทึกเปน ความเห็นลงในบญั ชีหนงั สอื ขอทำลาย (ตามแบบที่ 25 ทา ยระเบยี บฯ) พรอ มท้งั แกไขอายุการเก็บ
หนงั สือในตรากำหนดเกบ็ หนังสือ และประธานคณะกรรมการทำลายหนงั สอื ลงลายมือชอื่ กำกบั การแกไขไวด ว ย

2) กรณที ี่คณะกรรมการทำลายหนังสอื มีความเห็นวาหนงั สือฉบับใดควรทำลาย ใหบนั ทึกเครอ่ื งหมายกากบาท (X)
ลงในบญั ชีหนังสอื ขอทำลาย

3) คณะกรรมการทำลายหนงั สอื ทำรายงานผลการพจิ ารณาหนังสอื ขอทำลาย พรอมความเหน ขัดแยง (ถามี) เสนอ
ตอ หัวหนาสว นราชการระดบั กรม เพ่อื พิจารณาสงั่ การตอไป

ข้นั ตอนที่4 การพจิ ารณาของหวั หนาสวนราชการระดับกรม เมือ่ หัวหนา สวนราชการระดบั กรม ไดร ับรายงานผลการ
พิจารณาหนังสือขอทำลายจากคณะกรรมการทำลายหนังสือแลว ก็จะพิจารณาสง่ั การแยกเปน 2 กรณี

การดาํ เนินงานเอกสารสินกระแสการใชง้ าน 241

1) กรณเี ห็นวา หนงั สือฉบับใดไมควรทำลาย กจ็ ะส่ังการใหเก็บหนังสอื ฉบับนั้นจนกวา จะถึงกำหนดทำลายหนังสอื ครง้ั
ตอไป และจดั สง หนงั สือน้ไี ปเกบ็ ที่หนวยเก็บของสว นราชการนัน้ ตามเดมิ

2) กรณที ี่เห็นวา หนังสือฉบับใดควรทำลาย ก็ใหจ ัดสง บัญชีหนังสอื ขอทำลายไปยงั หอจดหมายเหตุแหง ชาติ เพื่อขอ
ความเห็นชอบกอ น เวน แตหนังสอื บางประเภทที่สว นราชการไดท ำความตกลงขอยกเวน กับหอจดหมายเหตแุ หง
ชาติไวก อ นแลว

ขนั้ ตอนท่ี5 การพจิ ารณาของหอจดหมายเหตุแหงชาติ เม่อื หอจดหมายเหตุแหง ชาติไดร ับบญั ชีขอทำลายของสว นราชการ
หนึง่ ๆ ผลการพิจารณามักแบงเปน 2 กรณี คอื

1) กรณหี อจดหมายเหตุแหง ชาติ พิจารณาตรวจสอบแลว เหน็ ชอบดว ย และแจงใหส วนราชการนน้ั ๆทราบ เพ่ือดำเนนิ
การทำลายตอไป แตม เี ง่ือนไขวาหากหอจดหมายเหตุแหง ชาติ ไมแจงใหทราบภายใน 60 วนั นบั แตว ันที่สวน
ราชการไดสงเรือ่ งไป ใหถ อื วา ไดร ับความเหน็ ชอบแลว และสามารถดำเนินการทำลายหนังสือได

2) กรณหี อจดหมายเหตุแหงชาติ พิจารณาแลว เหน็ วา หนังสือฉบับใดควรขยายอายุการเกบ็ ออกไป ใหแ จงสว น
ราชการนั้นทราบ และใหส วนราชการนั้นดำเนนิ การแกไ ขตามความเหน็ ของหอจดหมายเหตุแหง ชาติ อนง่ึ หากหอ
จดหมายเหตุแหงชาติ เหน็ วา หนังสือฉบบั ใดควรสง ไปเก็บไวท ่ีหอจดหมายเหตแุ หงชาติ ใหสว นราชการถือปฏบิ ัติ
ตามนน้ั

อยางไรกด็ ใี นระเบยี บฯยังกำหนดไวด ว ยวา เพ่อื ประโยชนใ นการทำลายหนังสือนี้ หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ อาจสง เจาหนา ท่ี
มารวมตรวจสอบหนงั สือของสว นราชการน้ันก็ได
ขัน้ ตอนท่6ี การทำลายหนังสือ เมอ่ื บัญชีหนงั สอื ขอทำลายของสว นราชการไดผ านความเหน็ ชอบตามขัน้ ตอนท่ี 5 แลวให
สวนราชการทำลายหนงั สือตอ ไป ในการทำลายหนังสือน้นั คณะกรรมการทำลายหนงั สือ ตองควบคุมการทำลาย โดยการ
เผาหรือวิธีอื่นใด ที่จะไมใ หหนังสอื นนั้ สามารถอา นเปนเรอื่ งไดอ ีก เม่อื ดำเนินการทำลายเสรจ็ เรียบรอ ยแลว คณะกรรมการ
ทำลายหนังสือ จัดทำรายงานผลการปฏบิ ัติงานโดยลงนามรว มกัน เสนอหวั หนาสวนราชการระดบั กรมทราบ

242 การจัดการเอกสาร | Records Management

ภาพ11-1 ขัน้ ตอนการทำลายหนงั สือราชการ

สำหรบั การทำลายหนังสอื อเิ ลก็ ทรอนกิ สน ้ัน ระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรี วาดว ยงานสารบรรณ (ฉบับท4ี่ ) 2564 ขอ 89/5
กำหนดใหหัวหนา สวนราชการมคี ำสั่งใหทำลายหนงั สืออเิ ลก็ ทรอนกิ สท ม่ี ใิ ชเอกสารจดหมายเหตุ ทเ่ี ก็บในระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนกิ สม าเปน เวลาเกนิ กวา 10 ปแลวได โดยใหใชว ิธีลบออกจากระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส โดยลบหนงั สือทเ่ี กบ็
ไวเปนเวลานานที่สดุ ยอ นข้ึนมา รวมถึงการทำลายหนงั สอื อิเล็กทรอนิกส ทเี่ กบ็ รกั ษาไวใ นการสำรองขอมูล (Backup) ของ
สว นราชการ เปน เวลาเกนิ กวา 20 ป สำหรบั ขั้นตอนการทำลายนัน้ ใหอ นุโลมใชเ ชน เดียวกับหนังสอื ราชการในรูปแบบ
กระดาษ (หมวด 3 การเกบ็ รกั ษา ยืม และ ทำลายหนงั สอื )

การศกึ ษาของสถาบันท่ีปรกึ ษาเพื่อพฒั นาประสทิ ธิภาพในราชการ (2533) พบวา ขน้ั ตอนการทำลายหนังสือราชการมีความ
สัมพันธโดยตรงตอ ระบบการเกบ็ หนังสอื กลาวคอื หากสามารถทำลายหนังสือราชการท่ีไมม ีความคัญไดอยา งเปนระบบ
ถูกตอง กจ็ ะลดภาระการเกบ็ หนงั สือของสว นราชการ ในขณะเดยี วกนั กจ็ ะสามารถรกั ษาหนงั สือทม่ี ีคณุ คา ทาง
ประวัติศาสตรเ อาไวเ ปนเอกสารจดหมายเหตไุ ดอ ยางครบถว น แตพบวา หนวยงานสว นใหญมกั ไมคอยปฏิบตั ติ ามระเบียบฯ
วา ดว ยงานสารบรรณฯ อยา งจรงิ จังนกั ทั้งน้อี าจเปนเพราะ

● ระเบยี บฯ ไดกำหนดขนั้ ตอนการปฏิบัติซบั ซอนมากเกินไป
● ขาราชการโดยทว่ั ไปไมเขาใจระเบียบ หรอื เขาใจระเบยี บฯไมตรงกัน จึงทำใหก ารปฏิบัตงิ านไมส อดคลอ งกนั
● ขาราชการทเ่ี กี่ยวของมองไมเห็นความสำคัญท่จี ะตองปฏิบัติตามระเบียบ

เม่อื มกี ารละเลยไมปฏบิ ตั ติ ามระเบยี บฯ แลวก็ไมมีการลงโทษใดๆทงั้ สิน้ ซงึ่ สงผลใหเกิดปญหาอยางมาก กลา วคือ หนงั สอื
ราชการท่ีมคี วามสำคญั ทางประวัตศิ าสตรถ ูกปลอ ยปละละเลย ท้งิ ไวจนเกดิ ความเสียหายโดยรเู ทาไมถงึ การณ ขณะเดยี วกัน
หนงั สอื ธรรมดาๆที่ไมม ีความสำคัญ กลบั ถูกรกั ษาไวน านเกินความจำเปน โดยเจา หนา ที่ผูเกี่ยวขอ งเองก็ไมอ าจบอกไดวา เก็บ
หนังสอื เหลา นั้นไวท ำไม ขอ เท็จจรงิ ในเรอ่ื งน้จี ะสามารถสังเกตเหน็ ไดโ ดยทว่ั ไปทุกสวนราชการ

การดาํ เนินงานเอกสารสินกระแสการใชง้ าน 243

การบริหารงานจดหมายเหตุ

เอกสารจดหมายเหตุ คือ เอกสารทส่ี ้นิ กระแสการใชง านแลว แตไ ดร ับการประเมินแลววามคี ณุ คาอยา งตอ เนอื่ ง สมควรเก็บ
รกั ษาเอาไวอยางถาวรในหอจดหมายเหตุ โดยมีนกั จดหมายเหตุ เปนวชิ าชพี ทีร่ บั ผดิ ชอบในการจัดการนั้น

ความแตกตางระหวา งหอจดหมายเหตุ กบั ศูนยเอกสาร คอื ศูนยเอกสารจัดตงั้ ขึน้ เพอ่ื ใหบ ริการเฉพาะหนว ยงานภายใน
องคการ หรือเพ่อื ประสทิ ธภิ าพในการบริหารทรัพยากร มากกวาเพอ่ื ประโยชนท างการคนควาวิจัย หรือทางสงั คมวัฒนธรรม
เพราะสิทธิในเอกสารยงั เปน ของหนวยงานเจา ของเอกสาร ขณะทห่ี อจดหมายเหตุ มุงเนนประโยชนเชิงการเปน แหลง
สารสนเทศทางการวิจัย หรือเปนแหลง สารสนเทศมรดกทางวฒั นธรรม ท่ีรกั ษาเอกสารทางประวัติศาสตร เปด โอกาสใหนกั
วจิ ยั ผูใชงานจากภายนอก สามารถเขา มาศึกษาคนควาเอกสารประวัตศิ าสตรได

อยางไรก็ดกี ารที่จะมีเอกสารประวัตศิ าสตร มาเก็บรักษาไวเ ปน มรดกทางวฒั นธรรม หรอื มรดกความทรงจำรวมในหอ
จดหมายเหตุไดอ ยา งครบถว นสมบรู ณน ั้น ขนึ้ อยกู บั วา องคการมกี ารจดั การเอกสารทด่ี ีดว ย ดงั นั้นจงึ มีแนวคดิ วาทั้งศนู ย
เอกสารและหอจดหมายเหตุ ควรถูกบรู ณาการเขาไวดว ยกัน ในลกั ษณะทเี่ ปน แผนงานแบบครบวงจร (Unified program)
ที่ทำใหอ งคก ารสามารถบริหารเอกสารตัง้ แตอยใู นกระแสการใชงาน ก่งึ กระแสการใชง าน ไปจนถงึ สนิ้ กระแสการใชง านได
อยางตอ เน่ืองไมข าดตอน ดงั ท่ี The international records management trust (IRMT, 1999) เนน ยำ้ วา ขณะทห่ี อ
จดหมายเหตุมุงดแู ลรักษาเอกสารเอกสารทางประวตั ิศาสตร แตก ไ็ มม ีอะไรจะรับประกนั วา หอจดหมายเหตจุ ะไดรบั เอกสาร
เหลานัน้ มา หากมิไดเชือ่ มตอ กับหนวยงานเจา ของเอกสารและนักจัดการเอกสารอยา งใกลช ดิ ดงั นั้น ถา ปราศจากการ
จดั การเอกสารในปจจุบนั ทีด่ ี ก็ยอมทำใหไ มม จี ดหมายเหตุในอนาคตดวยเชนกนั

เพราะฉะนนั้ แลว นกั จดหมายเหตุ จงึ ควรมบี ทบาทสำคญั ในการสรางสมดุลระหวางปจ จัย 3 ประการ คือ

1) ความจำเปนทางเศรษฐกิจและประสิทธภิ าพในองคก าร
2) ความเสยี่ งจากการใชงานเอกสาร ท่อี าจถูกทำลายหรอื เกิดความสูญเสีย
3) ความรบั ผดิ ชอบในการดูแลเอกสารสำคญั ตามกฎหมาย

การบริหารงานจดหมายเหตุ (Archives administration) มีกจิ กรรมสำคญั คอื การจัดหาและรบั มอบเอกสาร, การจดั เรียง
และจัดทำคำอธบิ าย, การเก็บรักษา, การใหบ ริการ (IRMT, 1999; Shepherd & Yeo, 2003; Franks, 2018)

การจัดหาและการรับมอบเอกสารจดหมายเหตุ

การจดั หา (Acquisition) คอื วิธไี ดม าซึ่งเอกสารจดหมายเหตุ ซึ่งไมเหมอื นกบั การจดั หาทรัพยากรหองสมดุ เพราะเอกสาร
ขององคการไมส ามารถจดั ซ้อื แลกเปลยี่ น ยืมไดท ่วั ไปเหมอื นหนงั สอื ดงั นน้ั วิธกี ารจดั หาหลัก คอื การโอนยายเอกสารทัง้ ใน
ทางกายภาพและสทิ ธิครอบครอง จากหนวยงานเจา ของเอกสารเดิม มายังหอจดหมายเหตุ เพอ่ื การดำเนินการตามหลกั วิชา
มีบางกรณีเทา น้ันท่ีจะจดั หาเอกสารดว ยวิธีการซอ้ื เชน เอกสารนัน้ เกี่ยวของกบั องคการ เปนเอกสารหายาก ไมส ามารถหา
ไดจ ากท่ีไหน หากไดม าจะชว ยเสรมิ ใหก ารศกึ ษาวจิ ยั ครบถวน

244 การจัดการเอกสาร | Records Management

สำหรบั หนว ยงานของรฐั เอกสารทไ่ี ดร ับการประเมนิ วามีคณุ คา อยางตอเนื่อง จะตองถูกโอนยา ยไปเกบ็ รักษายงั หอ
จดหมายเหตุแหงชาติ ตามพระราชบญั ญตั ิจดหมายเหตแุ หงชาติ พ.ศ.2556 โดยหนวยงานของรฐั ตอ งดูแลรกั ษารกั ษา
เอกสารไวใหค รบถวนสมบูรณแ ละสามารถตรวจสอบอางอิงได เมอื่ หนว ยงานสงมอบเอกสารใหก บั หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ
และไดร ับการประเมนิ คุณคาแลว ตอ งจดั ทำทะเบยี นไวเ ปนเอกสารจดหมายเหตุ และเกบ็ รักษาไวใ นหอจดหมายเหตแุ หง
ชาติ หากหนว ยงานเจา ของเอกสารเดิมประสงคจะเก็บไวเองใหท ำความตกลงกบั กรมศลิ ปากร

การรับมอบ (Accession) เปนขนั้ ตอนทเ่ี กิดข้นึ ตอ เนอ่ื งจากการโอนยายเอกสารมายงั หอจดหมายเหตุ เพ่อื ใหเ อกสาร
จดหมายเหตุมาอยใู นการดแู ลอารักขา (Custody) โดยหอจดหมายเหตุอยางถูกตอ ง สมบรู ณ ศนู ยเอกสารตองตระเตรียม
เอกสารสำหรับโอนยายมายงั หอจดหมายเหตุ ตามหลักดงั น้ี (IRMT, 1999)

● จดั เรียง (Arrangement) ทำใหเอกสารเปนระเบยี บ ท้งั ในแงก ายภาพ คือ เปน แฟม เปนชุด เปนกลอง ไมส ลับ
สบั สน และในแงร ะบบ คือ เปน กลุมตามแบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร

● ปกปอง (Protecting) ทำใหเ อกสารปลอดภัย ไมมีความเส่ยี งเกดิ ความชำรดุ เสียหาย รวมถึงการสงวนรกั ษาเบื้อง
ตน เชน การกำจัดแมลง การแกะคลปิ เหล็ก ลวดเย็บกระดาษท่ขี ึน้ สนิม

● ทำคำอธบิ าย (Describing) การโอนยายเอกสารมายังหอจดหมายเหตุ ควรมาพรอมกับบญั ชโี อนยา ยอกสาร ที่
บันทกึ ขอ มูลเอกสารอยา งครบถว น ถูกตอ ง เพราะแมจะเปน การลงรายการอยางสั้นๆ แตน ักจดหมายเหตกุ ็จะ
สามารถใชเปนเคร่อื งมือควบคุมเอกสารไดตั้งแตเน่ินๆ

เมือ่ หอจดหมายเหตุไดรบั เอกสารพรอ มดว ยบัญชโี อนยาย ก็จะทำการตรวจสอบความถกู ตอ งของเอกสารกับขอ มูลในบัญชี
หากไมครบถวน กจ็ ะตอ งแจง ไปยงั ศูนยเอกสารใหแ กไ ข หากครบถวนแลวกจ็ ะแจงผลการรับมอบใหศูนยเ อกสารหรือหนวย
งานเจาของเอกสารทราบตอ ไป

หอจดหมายเหตุ จะลงทะเบยี นรับมอบเอกสาร (Accession register) โดยอาศยั ทั้งขอ มูลจากบัญชีโอนยายอกสาร ท่ีสง มา
จากหนวยงานเจา ของเอกสารเดมิ หรอื ศูนยเอกสาร รวมกับการตรวจสอบโดยหอจดหมายเหตุ ทะเบยี นรับมอบเอกสารมกั
จดั ทำเปน ฐานขอมูล โดยมสี วนตางๆดงั ตอ ไปน้ี

1) เลขทะเบยี น (Accession number) เปน เลขทใ่ี ชส ำหรับควบคุมเอกสารแตล ะชุดทีร่ ับมอบมา 1 ชดุ ตอ 1 เลข
2) สถานทีจ่ ดั เก็บ
3) แหลง ท่มี า
4) หนวยงานเจา ของเอกสารเดมิ
5) วันทไี่ ดรบั
6) อายุเอกสาร ตงั้ แตเรมิ่ จนจบชดุ
7) ขอบเขตและเนื้อหา
8) ลักษณะทางกายภาพและปรมิ าณ
9) เงอื่ นไขการเขา ถงึ

การดําเนนิ งานเอกสารสินกระแสการใช้งาน 245

10) วันท่ีบนั ทกึ ขอ มูล
11) ช่อื ผูจ ดั ทำทะเบียน

หอจดหมายเหตจุ ะตรวจสอบสภาพเอกสารเบื้องตน หากพบปญหาความเสียหายจาก แมลง หนู เช้อื รา ความเปนกรด
ตองรีบดำเนนิ การสงวนรักษาเอกสารเบอื้ งตน ตามอาการ แลวจึงนำเอกสารไปเก็บไวใ นหองเก็บเอกสารทม่ี กี ารควบคมุ
อณุ หภูมิ และความชนื้ เพ่อื รอการจดั เอกสารตอไป

การจดั เรยี งและจดั ทําคําอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ

เมือ่ หอจดหมายเหตุ รบั มอบเอกสารจากหนว ยงานหรอื ศนู ยเ อกสารแลว กจ็ ะนำมาจัดเรยี งและจัดทำคำอธิบายเอกสาร
จดหมายเหตุ เพ่อื ประโยชนในการควบคุมดแู ลรกั ษา และการใหบริการแกผ ใู ช

การจดั เรยี ง (Arrangement)

คือ กระบวนการจดั เอกสารจดหมายเหตุใหเปน หนวย (Unit) ท่ีมีระบบระเบียบ โดยคำนงึ ถงึ แหลงทมี่ า (Provenance) และ
ระเบยี บเดมิ (Original order) เพื่อรักษาบริบทของเอกสาร อนั จะสะทอ นใหเหน็ ถึงการสรางและใชงานเอกสารในบริบท
ของโครงสราง และ/หรอื ภารกิจขององคก าร แสดงใหเ ห็นความสมั พนั ธของเอกสารจดหมายเหตุแตล ะกลมุ ควบคุมเอกสาร
ท้งั ในเชิงกายภาพ (Physical) และเนือ้ หาสาระ (Intellectual) ทำใหจดั เกบ็ สืบคน เขาถึงเอกสารไดอยา งมปี ระสิทธิภาพ

การจัดเรียงเอกสารจดหมายเหตุ อาศัยหลกั การ “Respect des fonds”1 คือ การพยายามรักษาระบบระเบียบด้ังเดมิ หรอื
แสดงแหลง ทม่ี าเดมิ ของเอกสาร โดยไมรวมเอกสารจากหนว ยงานหนึง่ มาไวก บั อีกหนว ยงานหน่ึง ไมจัดเอกสารไวดว ยกนั
เพียงเพราะมลี ักษณะทางกายภาพเหมอื นกัน เน้อื หาเดียวกนั ปเ ดียวกัน โดยทไ่ี มไดม าจากแหลง เดียวกนั หรือจัดทำข้ึนตาม
ภารกจิ เดยี วกนั

หลักการพ้ืนฐานน้ี ไดพ ฒั นาเปน 2 หลักการจดั การเรยี งเอกสารจดหมายเหตุ ทีใ่ ชก ันมาจนถึงปจ จุบัน คอื

1) หลักระเบยี บเดมิ (Principle of original order) เปน การจัดเรยี งเอกสารตามระเบยี บเดมิ ทห่ี นว ยงานเจา ของ
เอกสารไดเคยจดั ระหวา งการใชแ ละเก็บรกั ษาเอกสาร เพอ่ื สะทอ นใหเ ห็นถงึ กจิ กรรมทเี่ คยเกิดขน้ึ

2) หลักแหลงที่มา (Principle of provenance) เปนการจดั เอกสารของบคุ คล หนว ยงาน องคก ร สถาบันเดยี วกนั ไว
ดว ยกนั ไมนำมาปะปนกนั เพ่อื ใหเ อกสารสะทอ นใหเหน็ หนา ทแี่ ละกจิ กรรมของหนว ยงานเจา ของเอกสาร

การจดั เรยี งเอกสาร มีโครงสรางเปน ลำดับชน้ั (Hierarchy structure) จากระดับบนลงลา ง (Top-down) ทำใหเห็นภาพ
รวมของเอกสารทง้ั ชุดไปจนถึงเรอ่ื ง ดังนี้

1 มาจากภาษาฝรั่งเศส แปลวา เคารพตอ ผจู ัดทำเอกสาร (Respect for the creator of the records) ในภาษาเยอรมนั เรียกหลกั การน้ีวา
“Provenienzprinzip”

246 การจัดการเอกสาร | Records Management

● ระดับท่ี 1 กลุม (Group/Founds) คือ เอกสารจดหมายเหตุของบคุ คล หนวยงาน องคการหนึง่ เชน เอกสาร
จดหมายเหตุมหาวทิ ยาลัยขอนแกน ทงั้ หมดเปน 1 กลุม ภายใตก ลุมยงั สามารถจำแนกเปนกลมุ ยอ ย
(Sub-group) ไดอีก เชน เอกสารจดหมายเหตวุ ทิ ยาเขตหนองคาย เปน 1 กลมุ ยอย ภายใตเ อกสารจดหมายเหตุ
มหาวทิ ยาลยั ขอนแกน

● ระดับที่ 2 ชุด (Series/Class) คือ การจดั เอกสารทมี่ าจากกลุมเดียวกนั ใหเ ปน หนว ยยอ ย โดยรวมเอกสารที่
สัมพันธกนั ไวดวยกัน ตามเงื่อนไข หรอื หลกั เกณฑ อาทิ จัดตามภารกิจ, จดั ตามโครงสรา งองคกร, จดั ตามประเภท
ส่ือ เชนเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยขอนแกน แบงเปน 4 ชุดหลกั คือ (1)การจดั การศกึ ษา (2)การวิจยั (3)
การบรกิ ารวชิ าการ (4)การทำนุบำรงุ ศลิ ปวัฒนธรรม เอกสารในระดบั น้ียังสามารถจดั เปนชุดยอ ย (Sub-series) ได
ตามความซับซอนของเอกสาร หรือแหลงกำเนิดของเอกสาร เชน เอกสารชดุ การทำนุบำรงุ ศิลปวัฒนธรรม จัดเปน
ชดุ ยอ ยได คือ (1)ภายในมหาวิทยาลยั (2)ภายนอกมหาวทิ ยาลัย

● ระดับที่ 3 แฟม (File) คือ จัดเอกสารแตล ะกจิ กรรม ธรุ กรรม หรืองานทสี่ มั พนั ธก ันภายใตช ุดเดียวกนั ไวด ว ยกนั
ตามลำดบั ป ตัวอักษร เลขรหัส หรืออยา งใดอยา งหนึง่ เชน การสรา งเครือขายทางศิลปวฒั นธรรม เปนแฟมภายใต
ชดุ การทำนุบำรงุ ศิลปวฒั นธรรม

● ระดบั ท่ี 4 รายการ (Item) คือ หนวยทเี่ ลก็ ท่สี ดุ จนไมส ามารถแบง ยอ ยลงไปไดอกี เปนรายการเอกสารแตละชิน้
เชน จดหมาย, บนั ทึกขอตกลง, รายงาน, ภาพ

ภาพ11-2 โครงสรา งการจดั เรยี งเอกสาร (ปรบั ปรงุ จาก ISAD(G) 2nd )

การดําเนนิ งานเอกสารสินกระแสการใช้งาน 247

การจดั ทำคำอธิบาย (Description)

คือ การวิเคราะหและการจดั ทำคำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ ในดานเน้ือหา บรบิ ท และโครงสรา ง เชน แหลง ทีม่ า ชอ่ื กลมุ
เอกสาร เน้ือหาสาระสำคญั ระบบการจดั เรยี งเอกสาร เพอ่ื ใหเ ปนตวั แทนเอกสาร สำหรับการระบบุ ง ช้ี ควบคมุ ดแู ล ตลอด
จนนำไปทำเปน เครอื่ งมอื เพ่ือชว ยคน คนื (Archival finding aid) เชน

● บญั ชที ะเบียนเอกสาร (Accession list)
● บัญชรี ายการเอกสาร (lnventory)
● ดรรชนี (lndex)
● คมู อื แนะนำเอกสารจดหมายเหตุ หรอื คูม อื แนะนำสถาบนั จดหมายเหตุ (Guide)

สภาการจดหมายเหตุนานาชาติ (International Council on Archives: ICA) ไดก ำหนดมาตรฐานการลงรายการคำอธิบาย
เอกสารจดหมายเหตุ ที่เรยี กวา General international standard for archival description – ISAD(G) สำหรับเปน
หลกั เกณฑก ารลงรายการคำอธบิ ายของเอกสารจดหมายเหตุใหเ ปน มาตรฐาน สามารถนำมาจัดทำเปน หลักฐานการควบคุม
และจดั ทำเปนเคร่ืองมือชวยคนเอกสารจดหมายเหตุได ประกอบดว ย 7 สว น (Area) 26 องคป ระกอบ (Elements) ดังนี้

1) คำอธบิ ายเกยี่ วกบั เอกสาร (Identity statement area) เปน สว นทใี่ หขอ มลู สำคัญในการอางถงึ เอกสาร ประกอบ
ดว ย รหัสอางองิ , ชอ่ื เอกสาร, วนั เดือนปข องเอกสาร, ระดับคำอธบิ ายเอกสาร, ขนาดและปริมาณเอกสาร

2) บรบิ ทเอกสาร (Context area) ประกอบดว ย ผจู ัดทำเอกสาร, ประวตั หิ นว ยงาน/เจาของเอกสาร,ประวัติเอกสาร,
แหลงทไ่ี ดร ับมอบ/โอนยา ยเอกสาร

3) เนอื้ หาและโครงสรา งเอกสาร (Content and structure area) เปน สว นทใ่ี หขอ มลู เกี่ยวกบั ท่ีมาของเอกสาร
ประกอบดว ย ขอบเขตและเนอื้ หา, การประเมินคุณคา การทำลาย และการกำหนดอายุเอกสาร, การเพ่ิมข้นึ ของ
เอกสาร, ระบบการจัดเรยี งเอกสาร

4) เง่ือนไขการเขาถึงและการใชเ อกสาร (Condition of access and use area) เปน สว นทใี่ หขอ มลู เก่ียวกับเอกสาร
ท่ีชวยใหผ ใู ชไ ดพจิ ารณาเพอ่ื การตัดสินใจใชเ อกสารนนั้ ประกอบดวย เงอื่ นไขการเขาถงึ เอกสาร, เงอ่ื นไขการทำ
สำเนา, ภาษา/ตวั อกั ษร, ลกั ษณะทางกายภาพและความตอ งการทางเทคนิค, เคร่อื งมอื ชวยคน

5) วัสดทุ ่ีเก่ยี วขอ ง (Allied materials area) เปน สวนที่ใหข อมลู เก่ยี วของกับวสั ดุอน่ื ๆทเี่ กีย่ วขอ ง ประกอบดวย
สถานที่จัดเก็บเอกสารตนฉบับ, สถานที่จัดเกบ็ เอกสารฉบับสำเนา, เอกสารทีเ่ กยี่ วของ, บนั ทกึ เกยี่ วกบั การพิมพ

6) หมายเหตุ (Notes area) เปน สว นทใ่ี หขอ มลู เพ่มิ เตมิ ทไ่ี มสามารถจัดใหอยใู นสว นอนื่ ๆ ทั้ง 5 สวนขา งตนได มี 1
หนว ยขอ มลู คือ หมายเหตุ

7) การควบคมุ การจดั ทำคำอธบิ ายเอกสาร (Description control area) เปนสวนทใ่ี หขอ มูลเกี่ยวกบั การจดั ทำคำ
อธบิ ายเอกสาร ซงึ่ ใชเ ปนหลักฐานในการควบคมุ เอกสาร ประกอบดวย บนั ทึกของนักจดหมายเหต,ุ กฎ ระเบียบ
หรือแนวปฏบิ ตั ,ิ วนั เดือนปทจ่ี ดั ทำ

248 การจดั การเอกสาร | Records Management

การเก็บรกั ษา

เอกสารจดหมายเหตุท่ีดำเนินการจัดเรียง จดั ทำคำอธิบายแลว จะถกู นำไปเกบ็ รกั ษาไวใ นคลังเกบ็ (Repository) ของหอ
จดหมายเหตุ ซ่ึงมี 2 กรณี คอื

1) เกบ็ ไวในหอจดหมายเหตขุ ององคการ (In-house archives unit) เชน หอจดหมายเหตมุ หาวทิ ยาลยั หอ
จดหมายเหตุรัฐสภา หอจดหมายเหตุธนาคาร

2) เก็บไวในหอจดหมายเหตภุ ายนอกองคการ (External archives service) เชน กรณีการโอนยา ยไปเก็บรักษาไวท่ี
หอจดหมายเหตุแหง ชาติ หรอื สว นกลาง

การเกบ็ รักษาทงั้ สองแบบ แตกตางกนั มที ั้งขอดีและขอจำกัด ทค่ี วรพิจารณา เชน ถาเกบ็ ไวทหี่ อจดหมายเหตุขององคการก็
จะเปนการสะดวกในการโอนยายและใชง านเอกสาร แตมีขอ จำกดั ในดา นเทคนิค ท่ีตองใชนักจดหมายเหตุ นักอนุรกั ษท ี่มี
ความรูเชิงเทคนิคโดยเฉพาะ สว นการโอนยา ยไปไวห อจดหมายเหตภุ ายนอกองคก าร อาจทำใหการเขาถงึ หรอื ใชง านเอกสาร
ไมส ะดวก แตกม็ ั่นใจไดวาเอกสารจะไดร ับการดแู ลในระยะยาวเปน อยา งดี เพ่อื ประโยชนในทางวฒั นธรรม ตามภารกจิ ของ
หอจดหมายเหตุ อยา งไรก็ดกี ารโอนยา ยจะตอ งทำขอ มูลอภพิ นั ธุ หรือทำบันทึกหลกั ฐาน (Documentation) ทค่ี รบถว น
สมบรู ณเ สมอ

หนว ยงานหลายแหงมกั จดั ตงั้ หอจดหมายเหตุ หอประวตั ิ พพิ ิธภณั ฑ เพ่อื ประโยชนท างวฒั นธรรม โดยใชอ าคาร
ประวตั ิศาสตร หรืออาคารเกา เปนพื้นทจี่ ัดเก็บและจดั แสดงทรัพยากร ทำใหเ กิดการใชประโยชนจากอาคารดงั กลาวอยา ง
คุม คา แตท ั้งน้ีควรตระหนกั วา เปา หมายของการเกบ็ เอกสารจดหมายเหตุ ก็เพอื่ รักษาเอกสารสำคญั นน้ั ไวอ ยางถาวร ฉะนน้ั
การเกบ็ รักษาเอกสารตองคำนึงถงึ ความม่ันคง ปลอดภยั มีประสทิ ธภิ าพ จึงจะทำใหส ามารถเกบ็ รักษาเอกสารไวอ ยา งถาวร
ตลอดไปได

มีประเด็นทค่ี วรพิจารณา ดงั นี้

● ตวั อาคาร มคี วามคงทน แข็งแรง ผนังอาคารหนาเพ่ือใหอุณหภมู แิ ละความชื้นในตวั อาคารคงที่ แบงเปน 2 สวน ท่ี
แยกจากกัน คือ สว นสำนักงานและสวนคลงั เก็บเอกสาร หอจดหมายเหตใุ ชพืน้ ทม่ี ากวา รอ ยละ 70 สำหรับเปน
คลงั เก็บ

● คลังเก็บเอกสาร เปน หองทึบไมม ีหนา ตา งหรอื ชองแสง เพราะแสงสวาง ไมว าจะเปนแสงแดดหรอื แสงไฟฟา ท่ีแรง
จัดเปน อนั ตรายกบั เอกสารทง้ั สนิ้ หอ งเก็บเอกสารจงึ ควรเปนหองปด มดิ ชิด แสงแดดสอ งเขาไมได ควบคมุ
อณุ หภูมิและความชื้นใหคงทไี่ ด พ้นื ที่โลง กวาง รองรับการเกบ็ เอกสารปริมาณมากที่ตองเพ่มิ ขึ้นทุกป คลังเก็บไม
ควรเปน ชั้นใตด ิน เพราะเสย่ี งกับความชื้นทจ่ี ะเกิดขนึ้ มรี ะบบดับเพลิงโดยใชเ คมีภัณฑ

● พัสดุ ครภุ ณั ฑ ชัน้ วางเอกสาร ตเู ก็บเอกสาร ควรมีความแข็งแรง คงทน รบั นำ้ หนกั ไดดี วัสดุควรทำจากเหล็ก หลกี
เล่ียงไม เพราะเสย่ี งกบั แมลงและเช้ือรา เลือกใชทมี่ ขี นาดและปริมาณเหมาะสมกบั เอกสารแตละประเภท เชน
ฟล ม แผนท่ี แผนผัง กระดาษ ส่อื ดิจทิ ัล

การดําเนนิ งานเอกสารสินกระแสการใชง้ าน 249

● กลองและแฟมบรรจเุ อกสาร ควรเลือกกลองและแฟมทที่ ำจากวสั ดไุ รกรด สามารถปองกนั การชำรดุ เสยี หายของ
เอกสารหรอื ยดื อายุเอกสารใหค งทนถาวรไดด ี มีขนาดสัมพนั ธก บั ท่ีเก็บ

● อณุ หภูมิ ความช้นื ควรมคี วามคงท่ี เหมาะสมกบั เอกสารแตละประเภท เพอื่ ใหค งสภาพอยไู ดอ ยา ถาวร ดงั นัน้ คลัง
เก็บเอกสารจึงตอ งตดิ ต้ังเครือ่ งปรับอากาศ เครื่องควบคุมความช้ืน และเครอื่ งฟอกอากาศ ปอ งกนั เชือ้ รา
แบคทีเรยี ฝุนละอองทีจ่ ะมาทำลายเอกสาร

● สภาพแวดลอ มและความปลอดภยั หอจดหมายเหตคุ วรตงั้ อยใู นพ้ืนทกี่ ารคมนาคมสญั จรสะดวก ไมเปน ทลี่ มุ ต่ำ
น้ำทวมถงึ มสี ภาพแวดลอมเอื้อตอ การศกึ ษาคน ควา มีการปองกนั อัคคภี ยั อุทกภัย วาตภัย การจลาจล มีระบบ
รักษาความปลอดภัย สำหรบั คลงั เก็บเอกสารนั้นสงวนไวเ ฉพาะผูปฏิบัตงิ านท่ีไดร ับมอบหมายเทานน้ั ตลอดจนมี
แผนบริหารความตอเน่ือง (Business continuity plan: BCP) และแผนฟนฟูภยั พบิ ตั ิ (Disaster recovery plan:
DRP)

การใหบ้ ริการ

หอจดหมายเหตุ มุงเนน การบรกิ ารในเชงิ การคนควา วจิ ัยแกส ังคม ตลอดจนเปน แหลงสารสนเทศมรดกทางวัฒนธรรม
เพราะฉะนน้ั จงึ เปด โอกาสใหผ ใู ชเอกสารจากภายนอกองคการ เขา มาใชบ ริการ สบื คน เขา ถงึ เอกสารจดหมายเหตุได ตา ง
จากศูนยเอกสารทใี่ หบ รกิ ารจำกัดเฉพาะคนในองคก ารเทา น้นั

การใหบริการของหอจดหมายเหตุ มักดำเนินการในลักษณะดังตอไปนี้

● บริการสบื คนสารสนเทศ
● บรกิ ารตอบคำถาม และชว ยการคนควา
● บริการการอานและใชงานเอกสารจดหมายเหตุ
● บริการทำสำเนาเอกสารจดหมายเหตุ
● บริการชมุ ชน และสง เสริมการใชห อจดหมายเหตุ เชน การจัดนิทรรศการ สมั มนา เสวนา นำชม เผยแพรความรู

เกยี่ วกับจดหมายเหตุ

Gregory S. Hunter (2003) เสนอวา การใหบ ริการของหอจดหมายเหตคุ วรคำนึงถึงหลกั การพื้นฐาน ดังนี้

1) เขา ถึงอยางเสมอภาค (Equal access) เปดโอกาสใหผ ใู ชสามารถเขา คนควา ศกึ ษา วิจัยเอกสารจดหมายเหตุได
อยา งเทา เทยี ม ปราศจากอคติ โดยไมนำเร่อื งเพศ วยั สภาพรางกาย ระดบั การศกึ ษามาเปนเงอ่ื นไง

2) เขา ถงึ แบบเตม็ (Full access) อำนวยความสะดวกใหผใู ชส ามารถเขา ถงึ เอกสารจดหมายเหตุทใ่ี หบริการ ไดอ ยา ง
ครบถวน สมบูรณ ตรงกบั ความตอ งการ ไมปกปดอำพราง

3) การใชสิทธ์ิ (Competing rights) นกั จดหมายเหตจุ ดั การบรกิ าร โดยคำนึงถงึ สทิ ธิ์ 2 ประการหลกั คอื (1)สิทธใ์ิ น
การรบั รู (Right to know) ของผใู ชต ามกฎหมายเกีย่ วกบั ขอมลู ขา วสาร และ (2)สิทธ์ิในความเปนสว นตวั (Right
to privacy) ซง่ึ นักจดหมายเหตอุ าจตอ งพิทกั ษความเปนสว นตวั ของบคุ คลที่มอี ยใู นเอกสาร ทัง้ นยี้ อ มเปนไปตาม
กฎหมายทเี่ กีย่ วกบั ความเปนสว นตวั ของประเทศนั้นๆ

250 การจัดการเอกสาร | Records Management

4) การจำกัด (Restrictions) เปนวิธีการทน่ี ักจดหมายเหตพุ ยายามสรางความสมดุลใหกับการใชส ทิ ธใิ์ นการรบั รู หรอืิ
เปด เผยขอ มลู ไมใ หกระทบกบั ความเปน สว นตัวของบคุ คลอ่ืน การจำกดั หรอื การปกปดขอ มลู บางสว น ตอ งแจง แก
ผใู ชงานกอ นเสมอ

การสงวนรกั ษาเอกสาร

เอกสารไมวา จะอยูระหวา งกระแสการใชง าน ก่งึ กระแสการใชง าน หรือสน้ิ กระแสการใชง าน ควรไดรบั การดแู ลรักษาให
ปลอดภยั ซึง่ เกี่ยวของกบั แนวคดิ การสงวนรักษาและอนุรกั ษเอกสาร (วิศปตย ชยั ชว ย และยศสั วนิ บุญชว ย, 2552;
(Smith, 2007; Millar, 2017)

การสงวนรักษา (Preservation) หมายถงึ การปองกันมใิ หเ อกสารถูกทำลายถูกทำลายหรอื เส่อื มสภาพ ดว ยการเก็บรักษา
ใหป ลอดภัย การจัดสภาพแวดลอ มทเี่ หมาะสม มีการจัดเก็บทมี่ นั่ คง รอดพน จากปจ จัยท่ีจะมผี ลตอ การเส่อื มสภาพของ
เอกสาร เชน แสง แมลง มนุษย รวมถงึ การรูจ ักใชอยางระมดั ระวงั ถูกวิธี

การอนรุ กั ษ (Conservation) หมายถึง การบำรงุ รักษา การแกไ ขเปลี่ยนโครงสรางทางเคมี และทางกายภาพของเอกสารท่ี
เกิดการชำรดุ เสียหาย เสื่อมสภาพไปแลว ใหกลับมาอยใู นสภาพทแี่ ขง็ แรง หรอื ลดการเสอ่ื มสภาพไมใหลุกลามไปมากกวา
เดมิ ซึ่งครอบคลุมถึงการบรู ณะ (Restoration) ซอมแซมวัตถทุ ี่ชำรุด ใหคืนสภาพ เพราะหากปลอยไวจ ะเปน อันตรายราย
แรง

การอนุรักษ จำเปน ตอ งอาศัยผเู ช่ยี วชาญเฉพาะ เทคนิค วัสดอุ ุปกรณ หอ งปฏบิ ัติการ และเวลา ซง่ึ หอจดหมายเหตสุ วนใหญ
มีขอจำกัด อีกทัง้ ใน พรบ.จดหมายเหตแุ หงชาติ พ.ศ.2556 มาตรา 18 กำหนดไวว า “หา มมิใหผูใดซอมแซมเอกสาร
จดหมายเหตุ เวนแตจะเปนการซอ มแซมโดยกรมศิลปากร หรอื โดยไดร ับอนญุ าตจากอธบิ าดี” ดว ยเหตุนห้ี อจดหมายเหตจุ งึ
ควรใหความสำคัญกบั การสงวนรกั ษา เปนอันดบั แรก เพราะมตี น ทุนที่นอยกวา และคุม คา กวา การรอใหเ อกสารชำรดุ แลว
คอ ยนำเขา สกู ระบวนการอนุรักษ บูรณะ ซอ มแซม

ประเด็นท่ีควรคำนึงถึงในการสงวนรักษาเอกสารคือ

● การควบคมุ และปองกันสาเหตทุ ท่ี ำใหเอกสารชำรุดเส่ือมสภาพ
● การแปลงเปนดิจทิ ัล (Digitaization)
● การพฒั นาแผนการสงวนรกั ษาและแผนรับมอื เหตุฉุกเฉนิ

การควบคมุ และปองกนั สาเหตทุ ที าํ ให้เอกสารชํารดุ เสือมสภาพ

เอกสารเมอ่ื พน จากชว งอยใู นกระแสการใชง านแลว หากเกบ็ รกั ษาไมดี อาจเกดิ ความชำรดุ เสียหายได โดยสาเหตุของความ
ชำรดุ มาจาก 2 ปจจัยหลกั คือ

การดาํ เนนิ งานเอกสารสินกระแสการใช้งาน 251

1) ปจ จยั ภายใน ไดแ ก วัสดทุ ่ีใชใ นการผลติ เอกสาร เชน กระดาษ หมึก สารเคมี เหลา น้ีลวนมอี ายุการใชงาน เมอื่ ผาน
ระยะเวลาหนึ่ง ก็จะเกิดความเปนกรด ทำใหเ อกสารเสื่อมสภาพ

2) ปจจยั ภายนอก ไดแก การเกบ็ รกั ษาทไี่ มเหมาะสม ความไมระมดั ระวงั ในการเก็บการใชง าน สภาพแวดลอมไมดี
เชน มลภาวะ ความสกปรก ฝุน แสงแดด อุณหภมู ิ ความช้นื ท่ีไมเ หมาะสม ทำใหเอกสารชำรุด รวมถงึ ภัยจากสตั ว
ฟน แทะ และแมลง ท่ีกดั กนิ เอกสาร หรอื ระบบไฟฟา ทไี่ มเสถยี รทำใหอุปกรณจ ดั เกบ็ เอกสารดิจิทลั ชำรดุ เสียหาย

การทำใหเอกสารมน่ั คงปลอดภยั เขา ถงึ ได เขา ใจได ตราบเทาท่ีองคการมคี วามตองการใชง าน คือองคประกอบสำคัญของ
การจดั การเอกสาร สำหรบั เอกสารกระดาษมุง เนนท่ีการรกั ษาสภาพสื่อบนั ทกึ ใหค งทนยาวนาน สวนเอกสารดจิ ิทลั มงุ เนน
วธิ ีการที่ทำใหส ามารถเขาถึง และอา นเอกสารได แมวา จะเปลีย่ นรุนของสือ่ บนั ทึกไปแลว เฉพาะฉะนน้ั การเก็บเอกสาร
กระดาษจงึ มตี นทนุ พ้นื ทจี่ ดั เกบ็ สว นเอกสารดิจิทลั ก็มีตนทนุ ดานระบบคอมพวิ เตอร

ศูนยเ อกสารและหอจดหมายเหตุ ควรเตรียมการเกีย่ วกบั การควบคมุ และปองกนั สาเหตทุ ่ีทำใหเ อกสารชำรดุ เสอื่ มสภาพ ใน
ประเดน็ ตอ ไปน้ี

1) ไฟฟา เปน สง่ิ ที่จำเปนสำหรับทุกแหง ถา ปราศจากไฟฟา ระบบคอมพวิ เตอร เครอ่ื งปรับอากาศ เครอ่ื งฟอกอากาศ
ประตอู ัตโนมตั ิ ก็จะไมทำงาน ทำใหเ อกสารเสยี หาย เพราะฉะน้ันควรมรี ะบบสำรองไฟ มีการสำรองขอมูลใน
คอมพิวเตอรอ ยา งสม่ำเสมอ และมแี ผนปฏิบัตกิ ารในกรณไี ฟดับ

2) อุณหภูมิ ระดบั ความรอ น ความเยน็ และความช้ืนสมั พนั ธ มีผลตอ เอกสารอยา งมีนยั สำคัญ เอกสารแตละประเภท
เชน กระดาษ ภาพถา ย แผนที่ ฟลม มอี ุณภมู ทิ เี่ หมาะสมกบั การจดั เกบ็ ที่แตกตางกนั ขณะที่ความชนื้ หากมมี ากไป
ก็เสย่ี งเกิดเชือ้ รา หรือมีนอ ยไปก็ทำใหเ อกสารแหง เปราะ แตกหกั ได โดยท่วั ไปแลวอณุ ภูมคิ วรอยรู ะหวาง 18-20
องศาเซลเซียส และความชน้ื สัมพนั ธระหวาง 35-40% หอจดหมายเหตจุ งึ ตอ งมกี ารควบคมุ อณุ หภมู แิ ละความชน้ื
ใหพอเหมาะพอดีกับเอกสาร และมคี วามคงที่ โดยหมั่นตรวจสอบประสทิ ธภิ าพของเครอ่ื งปรับอากาศ เครือ่ งลด
ความชื้น ตลอดจนบันทึกขอมลู อณุ ภมู ิและความชน้ื อยางสมำ่ เสมอ

3) การหยิบจับใชง าน เอกสารแตละชนิดมคี วามบอบบางและไวตอ การสัมผัสท่ีแตกตา งกัน การหยบิ จับ ใชง านอยา ง
ไมระมดั ระวัง กอ ใหเ กดิ ความเสยี หายกับเอกสารได เชน หนา กระดาษหลดุ ออกจากปก เกดิ ลายนวิ้ มือทภี่ าพ เหงื่อ
ทำใหเกิดความชื้น ดังนั้นจึงควรสวมถุงมือเม่ือตอ งสัมผสั เอกสารโดยตรง ในกรณีเอกสารดิจิทัล ควรใหผใู ชเ ขา ถงึ
และใชง านฉบับสำเนา เพอื่ ปองกนั ความเสยี หายทจ่ี ะเกดิ กบั เอกสารตนฉบับ ดงั นั้นจึงควรมีการปฐมนเิ ทศผูใช ให
ทราบถงึ วิธีการใชง านเอกสารอยางถูกตอง ชแ้ี จงเง่อื นไข และระเบยี บปฏบิ ตั ใิ หเขาใจ

4) ความเปนกรด กรด (Acid) เปน สารทมี่ ีคณุ สมบัตกิ รอนเนือ้ เยื่อท้งั พืชและสัตว โดยจะทำลายโมเลกุลของวสั ดุ โดย
เฉพาะกระดาษ ไม ผา ทำใหเซลลโู ลสเส่ือมสภาพ แตกหัก เปลีย่ นสี กระดาษบางชนิดมีกรดมาตั้งแต
กระบวนการผลติ เม่ือผานระยะเวลาไป ก็จะเสอ่ื มสภาพ ดงั นั้นวัสดุทจ่ี ะใชจดั ทำ จัดเกบ็ สำหรบั งานจดหมายเหตุ
ควรเปนประเภทไรก รด (Acid free) หรือปองกนั ลดปฏกิ รยิ าความเปนกรด

5) แสงสวา ง แสงเปน ตวั เรงการออกซไิ ดส (Oxidation) ซึง่ ทำใหกระดาษเสื่อมสภาพ โลหะเกดิ สนิม แสงยงั ทำลาย
พนั ธะเคมี ทำใหหมึกจางลง รงั สอี ลั ตราไวโอเลต (Ultraviolet Radiation: UV) ท้งั ในแสงแดดและจากหลอดฟลู

252 การจดั การเอกสาร | Records Management

ออเรสเซนต เปนอันตรายมากทส่ี ุด เน่ืองจากความยาวคล่ืนของแสงทำใหเกดิ การแผรังสีมากข้ึน ทำใหสารเคมี
เสื่อมสภาพ ดงั นั้นจึงตอ งควบคมุ แสง โดยไมใ หเอกสารโดนแสงโดยตรง หรอื อยใู กลแ หลงกำเนดิ แสง หองอา น
เอกสาร ควรมมี าน มูล่ี หรือแผนกรองแสง ใชหลอดไฟทไี่ มป ลอยรงั สี UV
6) มลพษิ เปนอันตรายตอเอกสาร ทง้ั มลพิษท่ีเกดิ ข้ึนจากภายนอกอาคาร เชน กา ซ สารเคมี สารพิษ และมลพิษท่ี
เกิดขนึ้ ภายในอาคาร จากเคร่อื งถา ยเอกสาร อุปกรณทำความสะอาด สี ไม พลาสตกิ กาว ฝุนผง แมแ ตน ้ำประปา
อนุภาคทกี่ อ ใหเ กิดมลพิษนั้นเปนกรดมีฤทธก์ิ ดั กรอน กอ ใหเ กิดคราบ ฝุนยังสามารถสรา งความเสียหายอยางรา ย
แรงกับอุปกรณค อมพวิ เตอร วิธที ่ีดที ส่ี ุดในการลดมลพษิ คอื การติดตงั้ ระบบกรองอากาศทก่ี รองอนภุ าคในอากาศที่
ปนเปอ น กระบวนการนมี้ ีราคาแพงและตอ งมกี ารบำรงุ รกั ษาอยา งสม่ำเสมอ นอกจากน้ีการจดั เกบ็ เอกสารใน
กลอ ง ตู ช้ัน ท่เี หมาะสมชว ยลดการสมั ผัสกบั สารมลพษิ การทำความสะอาด ดูดฝนุ ควรปฏบิ ัติอยางเปนประจำ
7) น้ำและไฟ การเกิดอัคคีภัย หรืออทุ กภยั ทำใหเ กิดความเสียหายอยางใหญหลวงกับเอกสาร ศนู ยเอกสารและหอ
จดหมายเหตุควรมรี ะบบปอ งกันอัคคภี ยั โดยใชสารเคมดี ับไฟ มสี ัญญาณเตือนเม่ือเกิดควนั ไฟ ระมัดระวังไมใหเกิด
ประกายไฟ คลังเก็บเอกสารตอ งไมอยบู นพน้ื ท่ีเส่ยี งนำ้ ทว ม ไมอ ยชู ้ันใตด นิ หรอื ใตหลังคา เพราะทัง้ สองจดุ มักเปน
สว นแรกในอาคารทไี่ ดรับความเสยี หายจากเหตไุ ฟไหมห รอื นำ้ ทวม เอกสารท่ีเกบ็ ควรอยสู งู เหนอื พ้ืนไมต่ำกวา 6-8
นิว้ มแี ผนปอ งกนั และฟน ฟเู มื่อเกิดอัคคีภัย หรอื อทุ กภัย
8) ส่ิงมชี ีวิต เช้ือรา แมลง หนู เปน ตัวทำลายเอกสาร ดังนั้นตองจัดสภาพแวดลอ มทไ่ี มเอื้อใหสง่ิ มชี วี ิตทเ่ี ปนศัตรูกบั
เอกสารเจรญิ เติบโต โดยมกี ารควบคุมสภาพอากาศ รกั ษาความชน้ื สัมพัทธใ หตำ่ ปอ งกันเชอื้ รา การทำความ
สะอาดพืน้ ทบ่ี ริการ และคลงั เอกสาร อบเอกสารเพื่อฆา เชอ้ื ราและแมลงกอนนำมาจัดเก็บและใหบรกิ าร

การแปลงใหเ้ ปนดจิ ิทัล

การแปลงเปน ดิจทิ ัล (Digitization) คือ การถายโอนเอกสารจากรูปแบบอนาลอ็ ก เชน กระดาษ ภาพถา ย เทปบันทกึ เสยี ง
ไปเปนรูปแบบดิจิทัล ถือเปนกลยทุ ธใ นการสงวนรกั ษา ท่ีมาเสริมหรือทดแทนการสงวนรักษาเอกสารดวยการทำเปนวสั ดยุ อ
สว น (Microform) โดยเฉพาะ ไมโครฟล ม (Microfilm) ซึ่งนิยมใชใ นหอจดหมายเหตมุ าแตเ ดมิ

หากเอกสารหรือรูปภาพถูกแปลงเปน ดจิ ิทัล ผใู ชก ็ไมต อ งสมั ผัสกับเอกสารตน ฉบับโดยตรง ลดการถกู แสงหรือเปลย่ี นแปลง
อณุ หภูมิ กจ็ ะชวยลดการสกึ หรอและยดื อายุของตน ฉบบั อยางไรก็ดศี นู ยเอกสารและหอจดดหมายเหตุ ควรดำเนนิ การใน
ประเด็นดังตอ ไปนี้

● การวางแผนงาน การแปลงใหเปน ดิจทิ ลั ตองใชเวลานาน และมคี าใชจ า ยสูง บางกรณีอาจสรา งความเสียหายตอ
เอกสารได ดงั นัน้ จงึ ตองมีการวางแผนมาอยา งดีเพอื่ ใหเ กิดประสทิ ธภิ าพ คุมคา และยัง่ ยนื ตลอดจนตอ ง
พิจารณาถงึ ความยง่ั ยนื โดยรวมดวย การแปลงใหเปนดจิ ทิ ลั ไมไดเ ปนเพียงการวางรูปถา ยบนเคร่ืองสแกน และกด
ปมุ เทาน้นั กระบวนการตางๆตองไมเปนอันตรายตอ เอกสารตน ฉบับ มมี าตรฐานในการแปลงใหเ ปนดิจทิ ลั ไฟล
ดจิ ิทัลตองมคี ณุ ภาพ มีความละเอียดเพียงพอ มขี นาดที่เหมาะสม มเี ครอื่ งมอื ชวยคน สำหรบั การเขา ถึงและใชง าน
เอกสารไดอยา งมีประสิทธิภาพดว ย

การดําเนินงานเอกสารสินกระแสการใช้งาน 253

● ชวงชวี ติ ของสารสนเทศดจิ ิทลั ไฟลทไ่ี ดจ ากการแปลงใหเ ปน ดิจิทลั มีความเสี่ยงตอการเสยี หาย หรือสญู หาย อนั
เกดิ จากเทคโนโลยที ่ีเปลี่ยนแปลงไป ดงั นน้ั อาจตอ งปรับปรงุ รปู แบบไฟล ยา ยส่อื บนั ทึกใหมทุกๆ 3-5 ป เพือ่ ให
สามารถใชงานไดอ ยางตอ เน่ือง และพึงระลึกเสมอวาเอกสารทแี่ ปลงเปน ดิจทิ ลั นัน้ ถอื เปน ฉบับสำเนาที่ไมส ามารถ
ทดแทนเอกสารตนฉบบั ได มใิ ชว า แปลงเปนดจิ ทิ ัลแลว จะสามารถทำลายตน ฉบบั ได การแปลงเปน ดิจิทลั ก็เพียง
เพือ่ ความสะดวกในการใหบริการ และการปอ งกนั ความเสียหายกบั เอกสารตน ฉบบั เทานนั้

● ความจริงแทและลขิ สิทธ การแปลงใหเปน ดิจทิ ลั สามารถปรบั ปรุงไฟลใ หมคี วามคมชัด อานหรอื ดูไดงายข้ึน การ
เปลี่ยนแปลงดังกลา วควรทำอยางรอบครอบ มเิ ชนนั้นจะกลายเปน การปรับปรงุ เปล่ยี นแปลงจนบิดเบอื นความจรงิ
แท (Authenticity) ของเอกสารไป เชน ตนฉบับเปน ภาพขาวดำ แตน ำมาแปลงใหเ ปน ภาพสี ซ่งึ กลายเปนการ
ดัดแปลงไป เมือ่ หอจดหมายเหตตุ ัดสินใจวา จะแปลงเอกสารใดใหเปน ดิจทิ ลั ตอ งพจิ ารณาถึงลขิ สทิ ธิ์ ความเปน
สว นตวั และสทิ ธ์ิในการเผยแพร ตลอดจนขอ จำกดั ตา งๆ หากเกรงวาจะมกี ารนำเอกสารดิจิทลั ไปทำซำ้ หรอื
แสวงหาผลประโยชนอ นื่ ใดนอกเหนือจากทอี่ นุญาต หอจดหมายเหตอุ าจเพิม่ ลายนำ้ (Watermark) เชน ตวั อักษร
หรือสญั ลักษณ ทับลงไป แตการทำเชน น้กี จ็ ะลดทอนความสวยงามและอาจเปน อปุ สรรคในการอา นของผูใชไปดวย

● การจัดลำดับความสำคญั และทรพั ยากร การแปลงใหเ ปนดิจิทัลตอ งใชท ง้ั ระยะเวลา บุคลากร งบประมาณ วัสดุ
อปุ กรณ โครงสรางพื้นฐานทางเทคโนโลยี ดงั นั้นจงึ เปน ไปไดยากทจี่ ะแปลงเอกสารทุกอยา งใหเปน ดจิ ิทลั ได หอ
จดหมายเหตุ หรือศนู ยเอกสาร ควรวิเคราะหถึงความคุมคา ท่ีจะแปลงเอกสารชุดหนงึ่ ๆ ตลอดจนพจิ ารณาคุณคา
ประโยชน ความสำคัญจากการแปลงเอกสารชุดนั้นๆ ทงั้ จากฝง ของหอจดหมายเหตุ และฝง ของผูร บั บริการอยา ง
สมดลุ

สำหรับประเด็นเกี่ยวกบั การสงวนรกั ษาดิจทิ ัล จะกลา วถงึ อีกครัง้ ในบทที่ 13

การพัฒนาแผนการสงวนรกั ษาและแผนรับมือเหตฉุ กุ เฉนิ

การมีแผนชวยใหก ารสงวนรกั ษาเอกสาร มขี ั้นตอน แนวปฏิบตั ิทเ่ี ขาใจตรงกัน สามารถรบั มือกับเหตฉุ ุกเฉินไดอ ยางถกู ตอง
การพฒั นาแผนการสงวนรกั ษา และแผนรับมือเหตุฉุกเฉนิ เปน สวนหน่ึงของการวางแผนเชิงกลยุทธ ควรมนี โยบายรองรบั มี
การกำหนดหนาทคี่ วามรบั ผิดชอบ และแนวปฏิบัติอยางชัดเจน การพัฒนาแผนมแี นวทาง คอื

● ดำเนินการสำรวจเอกสาร เพอ่ื หาสภาพปจจุบัน ปญ หา และแนวทางแกไ ขปญ หา (ดูรายละเอียดเกีย่ วกบั การ
สำรวจเอกสารในบทที่ 6)

● ระบุเอกสารสำคญั ที่สดุ ขององคก าร ทจี่ ำเปน ตอ งไดร บั จัดลำดบั ความสำคญั ในการสงวนรกั ษาเปนพิเศษ
● รางนโยบายการสงวนรักษา ใหสอดคลอ งกับวิสยั ทัศน พันธกจิ ของสถาบัน
● รา งแผนการสงวนรักษา
● รา งแผนรับมือเหตฉุ ุกเฉนิ
● ปรบั ปรงุ แกไข และประกาศใชโดยผูมีอำนาจ

254 การจัดการเอกสาร | Records Management

สรปุ

การดำเนนิ งานเอกสารส้นิ กระแสการใชง าน เปนหลกั ปฏิบตั ิสำคัญในระดบั งานสารบรรณ ท่ีประกอบดวย การกำจัดเอกสาร
การบริหารงานจดหมายเหตุ และการสงวนรักษาเอกสาร ซึง่ ลวนแตมคี วามสัมพนั ธกนั อยา งใกลช ดิ การกำจัดเอกสาร กเ็ พ่ือ
ลดปญหาดา นสถานที่จัดเกบ็ เอกสาร ลดปริมาณเอกสารทม่ี ีมากเกินไป ลดภาระคาใชจา ยในการจัดเก็บและดูแลรกั ษา
เอกสารท่ีจำเปน ตอ งเกบ็ และเพ่ือเพิม่ ประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานตามความมงุ หมายขององคการ เอกสารทไ่ี มมีคุณคา
จะไดร บั การกำจดั อยา งถูกวิธี และเอกสารทม่ี คี ณุ คาอยางตอเนอ่ื งจะไดร ับการดูแลรักษา ตามหลักวชิ าการจดหมายเหตุ
ตลอดจนสงวนรักษาเอาไวเ พ่ือเปนมรดกทางวฒั นธรรมตอ ไป
เปนที่นา สงั เกตวา ในทางปฏิบตั ิ โดยเฉพาะอยา งยงิ่ งานสารบรรณของหนวยราชการไทย แมจะมกี ารกำหนดขนั้ ตอนการ
ดำเนนิ งานเกี่ยวกบั เอกสารส้นิ กระแสการใชง านเอาไวอยางละเอยี ดในระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ แลว กต็ าม แตล ะ
หนวยงานมกั เผชิญปญ หาคลายๆกนั คอื ไมสามารถจดั ทำบัญชีขอทำลายเอกสารไดค รบถว น เหมาะสม แลว เสรจ็ ตามเวลา
หรอื อายทุ ี่กำหนด คณะกรรมการพิจารณาทำลายเอกสาร ลา ชา ไมส ามารถตัดสนิ ใจไดอยา งรอบครอบ รดั กมุ และเดด็ ขาด
หอจดหมายเหตแุ หงชาติไมไดรบั ความรว มมือจากสวนราชการในการสง บัญชขี อทำลายเอกสารมาใหพ จิ ารณา และถึงแมจะ
ไดร ับความรวมมือ ก็เปน เรื่องยากท่ีหนว ยงานขนาดเลก็ มบี ุคคลากรจำนวนนอย อยา งสำนกั หอจดหมายเหตแุ หง ชาติ จะ
สามารถพจิ ารณาบัญชีฯจาก 20 กระทรวง ซึ่งประกอบดว ยกรมตา งๆอกี รบั รอ ยไดแ ลวเสร็จภายใน 60 วัน นยี่ งั ไมรวมถงึ
ปญ หาตา งๆที่จะตามมาเมือ่ เอกสารของหนว ยงานราชการอยใู นรูปดิจทิ ัล ในขณะที่โครงสรา งพืน้ ฐานสำหรบั การจดั เก็บ โอน
ยาย สงวนรกั ษา ยงั ไมเพียงพอ ปญ หาเลา น้ีควรไดร บั การแกไขอยางจรงิ จัง โดยตอ งอาศยั หลายฝา ยเขามารวมกนั พรอมกัน
น้นั ตอ งยกระดับงานสารบรรณใหก ลายเปน การจัดการทรพั ยากรเชงิ กลยทุ ธขององคการอยา งแทจ ริง

คําถามทบทวนทา้ ยบท

● การจัดการเอกสารส้ินกระแสการใชงานมีกิจกรรมสำคัญอะไรบา ง
● หอจดหมายเหตุตางจากศนู ยเ อกสารในประเด็นใดบาง

การดาํ เนนิ งานเอกสารสินกระแสการใช้งาน 255

บรรณานุกรม

วศิ ปตย ชยั ชวย และยศสั วิน บญุ ชว ย. (2552). การสงวนรักษาเอกสารจดหมายเหตุประเภทภาพถายดจิ ทิ ลั , วารสาร
มนษุ ยศาสตรสังคมศาสตร มหาวทิ ยาลัยทักษณิ , 3 (2), 200-223.

สมสรวง พฤตกิ ุล. (2539). หลกั และแนวปฏบิ ตั งิ านจดหมายเหตุสำหรับภาครัฐและเอกชน. โรงพิมพม หาวิทยาลยั
สุโขทยั ธรรมมาธิราช.

สถาบนั ทป่ี รกึ ษาเพื่อพฒั นาประสทิ ธภิ าพในราชการ.(2533). คมู อื ปรับปรงุ งานสารบรรณ. สำนักงาน ก.พ.
Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed). ALA Neal-Schuman.
Hunter, G. S. (2020). Developing and maintaining practical archives. (3rd ed.). ALA Neal-Schuman.
International council on archives. (2011). ISAD(G): General international standard archival description -

second edition. https://www.ica.org/en/isadg-general-international-standard-
archival-description-second-edition
IRMT. (1999). Managing archives. The international records management Trust.
https://www.irmt.org/documents/educ_training/public_sector_rec/IRMT_manage_archives.pdf
Millar, L. A. (2017). Archives: principles and practices.(2nd ed.). ALA Neal-Schuman.
Read-Smith, J. & Ginn, M. L. (2007). Records management. Ohio: Thomson South-Western.
Shepherd, E. & Yeo, G. (2003). Managing records : a handbook of principles and practice. Facet.
Smallwood, R. F. (2013). Managing electronic records: methods,best practices, and technologies. John
Wiley and Sons.
Smith, K. (2007). Public sector records management: a practical guide. Ashgate.

256 การจดั การเอกสาร | Records Management

ตอนที 4

ประเด็นและแนวโน้ม
การจัดการเอกสารในยุคดิจทิ ลั

257

258 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 12

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

วัตถุประสงค์ของบท

● อธิบายลกั ษณะของเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส/ดิจิทัล
● จำแนกระบบสารสนเทศสำหรบั จัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส
● ระบฟุ งกช นั การทำงานของระบบเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส

ความนํา

ปจ จุบนั หนว ยงานตางๆนำเอาอปุ กรณด จิ ิทัลมาใชเ ปนเครื่องมอื ในการทำงานอยา งแพรหลาย ดว ยความสะดวก รวดเร็ว ใช
งานงาย ทำใหเกิดเอกสารดิจทิ ลั ข้นึ เปน จำนวนมาก แมวา โดยหลักการแลว เอกสารดิจิทัล มคี ุณลักษณะพนื้ ฐานไมตางจาก
เอกสารแบบดงั้ เดิม แตใ นรายละเอียดของกระบวนการจดั การยอ มมีความแตกตางอยางแนนอน เอกสารดิจิทัล จำเปนตอ ง
ใชระบบสารสนเทศสำหรับการจดั การโดยเฉพาะ จึงจะสามารถบรหิ ารและใชป ระโยชนจ ากเอกสารในฐานะทเี่ ปน ทรัพยากร
เชงิ กลยทุ ธไดอ ยา งมีประสทิ ธิภาพ และสำหรับสวนราชการในประเทศไทย ก็มรี ะเบยี บฯทกี่ ำหนดใหแ ตละหนวยงานตอ งมี
ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส เพอื่ บริหารเอกสารของรฐั และอำนวยความสะดวกในการตดิ ตอราชการของประชาชน
สำหรบั บทน้ีจะกลา วถงึ เอกสารดิจิทัล และระบบท่ีใชส ำหรบั จัดการ ตลอดจนเสนอวาระบบควรมีฟง กช ันการทำงานอะไร
บา ง

ระบบจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ 259

เอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์/ดจิ ิทลั

คำวา “เอกสารอิเล็กทรอนิกส” (Electronic records) และ “เอกสารดจิ ิทัล” (Digital records) มคี วามหมายใกลเคียงกัน
และใชแ ทนกันได เพราะคำวา “เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส” มคี วามหมายครอบคลมุ ถงึ สารสนเทศทป่ี ระมวลผลดว ยแอนะล็อก
คอมพวิ เตอร (Analog computer) และดจิ ิทลั คอมพิวเตอร (Digital computer) แตเมื่อกลา วถึง “เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส”
คนสว นใหญก ม็ กั จะนกึ ถงึ เอกสารทแี่ สดงผลบนหนา จอดิจทิ ัลคอมพวิ เตอร ไมวา จะเปน คอมพวิ เตอรสวนบคุ คล, พาลม ทอ็ ป
คอมพวิ เตอร, โนตบุกคอมพวิ เตอร, โนตแพดคอมพวิ เตอร, แล็ปทอ็ ปคอมพิวเตอร หรอื โทรศพั ทม อื ถอื ซึ่งใชร ะบบดจิ ทิ ลั
และเรยี กเอกสารน้นั วา “เอกสารดจิ ทิ ลั ” ไปโดยปรยิ าย สำหรบั หนังสือนี้จะใชท ้งั คำวา “เอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส” และ
“เอกสารดจิ ทิ ัล” ในความหมายเดยี วกนั

มอี งคการและนกั วิชาการ ไดใ หค ำนยิ ามของเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส/ ดิจทิ ัล เอาไวด ังตัวอยา งตอไปนี้

ตาราง12.1 นยิ ามของเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส/ดิจิทลั

ผใู หนยิ าม นยิ าม

The international records เอกสารท่ีจัดทำ, กอเกิด, สง , ส่อื สาร, รับ หรอื จัดเก็บ ดวยวธิ กี ารทางอเิ ลก็ ทรอนิกส และ
management Trust ตองใชเทคโนโลยคี อมพวิ เตอรเ พอ่ื เขาถงึ และใชงาน
(IRMT, 2009)

The U.S. national archives สารสนเทศใดๆ ท่ีบันทึกไวในรปู แบบทคี่ อมพิวเตอรประมวลผลได สำหรับเอกสาร
and records administration: อเิ ลก็ ทรอนิกสของรัฐบาลกลางไมจำเปนตองเก็บไวในระบบงานสารบรรณ
(NARA, 2019) (Recordkeeping system) เสมอไป แตอาจอยใู นระบบสารสนเทศอิเล็กทรอนิกสท ่วั ไป
หรือจัดทำขน้ึ โดยแอปพลเิ คชัน เชน การประมวลผลคำหรือจดหมายอเิ ลก็ ทรอนิกส กไ็ ด

Society of American archivists ขอ มลู หรือสารสนเทศทถ่ี ูกนำเขา สรู ะบบอตั โนมตั ิ และทำใหเปนระเบยี บ เพ่อื การเก็บรักษา

(SAA, 2021) และการจดั การ ซ่งึ จำเปน ตองใชร ะบบอตั โนมตั เิ พอื่ แสดงผล ใหบุคคลสามารถอา น

ทำความเขาใจได

The national archives United เอกสารท่ีสรา งขึ้นในรูปแบบดิจิทัล สว นใหญเปนเอกสารแบบขอ ความ เชน เอกสาร

Kingdom (2021) ประมวลผลคำ สเปรดชีต สไลดก ารนำเสนอ และไปรษณียอ เิ ล็กทรอนกิ ส และยงั เปนวดิ ีโอ

โมเดล 3 มิติ และภาพถายไดอ กี ดวย

Kelvin Smith (2007) เอกสารทจ่ี ัดทำขึ้น, บรรจไุ ว หรือ สง ผา นโดยวิธอี เิ ล็กทรอนิกส มากกวา วิธที างกายภาพ
และตรงตามนิยามของ “เอกสาร” โดยทวั่ ไป เอกสารอาจประกอบดวยวตั ถหุ นง่ึ หรอื หลาย
รายการกไ็ ด เชน เว็บเพจ, ไฟล, โฟลเดอร, ไปรษณียอเิ ล็กทรอนกิ ส

Robert F. Smallwood (2013) เอกสารที่บันทกึ ไวใ นรปู แบบท่ตี อ งใชค อมพวิ เตอรหรือเครื่องอนื่ ๆเพ่ือประมวลผลและดู
โดยเอกสารนั้นเปน ไปตามนิยามทางกฎหมายหรือทางธรุ กิจ

260 การจัดการเอกสาร | Records Management

เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสไ มวา จะเปนไฟลภาพ เสยี ง ขอ ความ ลว นประกอบข้นึ จากบิต (Bit) ซงึ่ เปน หนว ยทเ่ี ลก็ ที่สดุ ของขอมลู
ที่จดั เกบ็ ในระบบคอมพิวเตอร แทนดว ยเลขฐานสองที่มีสถานะเปน 0 กบั 1 เกดิ ข้ึนโดยการปอนคำสั่งหรือขอ มูลเขาสูระบบ
คอมพิวเตอรดวยอุปกรณต างๆ เชน คียบอรด การแสกน การสมั ผัสหนา จอ อาจแบงเอกสารอิเล็กทรอนิกส ไดเ ปน 2
ลักษณะใหญ (IRMT, 2009; Franks, 2018; SAA, 2021) คอื

1) เอกสารที่เปนดิจทิ ลั ตง้ั แตกำเนดิ (Born digital) เชน ภาพถายจากกลองถายภาพดิจทิ ลั ไฟลโปรแกรมประมวล
ผลคำ ไฟลจากเครอ่ื งบนั ทกึ เสยี งดิจทิ ลั

2) เอกสารท่ีทำใหกลายเปนดจิ ิทัล (Reborn digital / Born analog) ดว ยการแสกน ถายภาพ หรอื เทคนคิ วธิ อี ่ืนๆ

Luciana Duranti & Heather MacNeil (1996) อธบิ ายลักษณะของเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส โดยใชก รอบแนวคิดเรอื่ ง
การศกึ ษาวเิ คราะหเอกสาร (Diplomatic) วา เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส กม็ ลี กั ษณะเชนเดียวกับเอกสารแบบดั้งเดิม คือ
ประกอบดว ย

● สอื่ (Medium) ทบ่ี ันทกึ ขอความหรอื เนือ้ หาสาระ
● รปู แบบ (Form) กฎเกณฑท ่ใี ชส ำหรับแสดง หรือสื่อสารเนื้อหาสาระ
● บุคลากร (Persons) ทดี่ ำเนนิ การ หรือกระทำการเกี่ยวกบั เอกสาร
● การกระทำ (Action) ตามเจตนาหรอื หนาที่ ไมว า จะเปน การจัดทำเอกสาร การดูแล การเปลยี่ นแปลง การทำลาย
● บริบท (Context) กรอบกฎหมาย การดำเนินการตางๆ
● พันธะทางจดหมายเหตุ (Archival bond) คอื ความสมั พันธท เี่ ชอื่ มโยงเอกสารแตละชดุ เขาไวด วยกันภายใต

กจิ กรรมเดยี วกัน
● เน้อื หาสาระ (Content) คือ ขอความ สารสนเทศทบ่ี ันทึกไวใ นเอกสาร

โดยหากตอ งการใหเ อกสารอิเล็กทรอนกิ สม คี วามนา เชือ่ ถือ (Reliable) และรกั ษาความจรงิ แท (Authentic) เอาไว จำเปน
ตอ งผนวกองคประกอบเหลาน้ไี วด ว ยกันเพอื่ ใหจ ดั การได

สมาคมนกั จดหมายเหตุอเมริกนั (SAA, 2021) ก็ระบใุ นทำนองเดยี วกนั วา เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสอ าจมีลกั ษณะคลายกบั
เอกสารกระดาษ เชน ไปรณยี อ ิเล็กทรอนกิ ส คลา ยกบั จดหมาย รายงานจากโปรแกรมประมวลผลคำ คลายกบั รายงานจาก
การตพี ิมพ แตใ นขณะเดียวกนั กอ็ าจมลี กั ษณะท่ซี บั ซอ นกวา เชน ฐานขอ มูล และระบบสารสนเทศทางภมู ศิ าสตร (GIS)

ปจ จุบันเปนที่ยอมรบั กันในทางกฎหมายวา เอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส สามารถใชง านและมผี ลทางกฎหมายไดเ ชนเดียวกบั
เอกสารแบบดง้ั เดมิ ท่ีเปน กระดาษ พระราชบัญญัติวาดวยธรุ กรรมทางอเิ ล็กทรอนกิ ส พ.ศ. 2544 ระบไุ วใ นหมวด 1 วา
“ในกรณีทก่ี ฎหมายกำหนดใหการใดตอ งทำเปนหนงั สือ มีหลักฐานเปนหนังสอื หรอื มเี อกสารมาแสดง ถาไดม ีการจัดทำ
ขอความขึ้นเปนขอมูลอเิ ล็กทรอนกิ สทสี่ ามารถเขา ถึงและนำกลบั มาใชไ ดโดยความหมายไมเปล่ียนแปลง ใหถือวา ขอความ
น้ันไดท ำเปน หนงั สือ มหี ลกั ฐานเปน หนังสอื หรอื มเี อกสารมาแสดงแลว” (มาตรา 8) ทัง้ นกี้ ฎหมายดงั กลาวไดร ะบุอยาง

ระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 261

ชัดเจนวา “หา มมใิ หปฏเิ สธความมีผลผูกพันและการบังคับใชทางกฎหมายของขอความใดเพยี งเพราะเหตทุ ่ีขอ ความนั้นอยู
ในรปู ของขอ มูลอเิ ล็กทรอนกิ ส” (มาตรา 7)

ความท้าทายของการจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์

เอกสารแบบดง้ั เดมิ ที่เปนกระดาษนั้น สามารถสังเกตเห็นสาระและรองรอยหลักฐาน, การประทบั ตรา, ลายมือช่ือ, การ
เกษียน ที่เกีย่ วโยงไปยงั ธุรกรรมตา งๆไปพรอมกัน แตลกั ษณะดังกลา วไมสามารถสังเกตไดอ ยา งชัดเจนในเอกสาร
อิเลก็ ทรอนกิ ส ทง้ั ยงั ดเู หมอื นวา เปนเอกสารทไ่ี มถาวร (Transitory), ไมม่ันคง (Insubstantial), ไมม โี ครงสรางทชี่ ัดเจน
(Unstructured) และเนือ้ หายงั ขึน้ อยกู ับเทคโนโลยที ี่ควบคมุ เอกสารอกี ดว ย (Yusuf & Chell, 2005) ลักษณะของเอกสาร
อิเล็กทรอนิกสท ี่แตกตา งจากเอกสารด้ังเดิมประการสำคญั คือ การสราง, จดั เกบ็ , ใชงาน, อา น, แกไ ข ตองอาศยั อุปกรณ
อิเลก็ ทรอนิกสแ ละเทคโนโลยดี จิ ิทัลทัง้ สิน้ ดงั นั้นการเก็บรกั ษาเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส จงึ ไมใ ชแ คการเกบ็ สือ่ บันทึกหรือไฟล
เอกสารนน้ั หากตอ งคำนึงถึงซอรฟ แวร ฮารดแวรสำหรบั เปด อา นและใชงานเอกสารดว ย รวมท้งั การวางแผนในกรณีการ
เปลี่ยนรนุ (Version) เพือ่ ใหสามารถเขาถงึ และคน คนื เอกสารตราบเทาทีก่ ำหนดอายไุ วไ ด

เอกสารอิเล็กทรอนกิ ส มขี อไดเ ปรียบเอกสารแบบด้งั เดมิ ในแงการประหยัด (Smallwood, 2013; Franks, 2018) คือ

1) การประหยัดตนทนุ (Cost savings) ในการจดั ทำ แกไ ข จดั หมวดหมู ใชงาน
2) การประหยดั เวลา (Time savings) ในการทำสำเนา จดั สง ที่งา ย สะดวกรวดเรว็
3) การประหยดั พ้ืนทจี่ ัดเก็บ (Building space savings) ทไี่ มต องอาศยั อาคาร ช้ันวาง กลอง แฟม

องคก ารสามารถใชเ อกสารดจิ ทิ ลั เปน เครื่องมอื พน้ื ฐานของการทำงาน ตดิ ตอ ส่ือสาร สง่ั การ ทำงานรว มกันไดท ุกที่ ทุกเวลา
สอดคลองกบั กลยุทธการเปลีย่ นแปลงทางดิจทิ ัล (Digital transformation: DX) ที่ทำใหร ปู แบบการทำงานเปลี่ยนไป เชน
การทำงานจากท่ีบา น (Work from home) พนกั งานสามารถสรา งเอกสารจากทีพ่ ัก สง เขา เกบ็ ไวใ นระบบคลาวดของบรษิ ัท
ใหผูบริหารหรอื ผจู ัดการสามารถเปดใชง าน และลงลายมอื ชอื่ อิเล็กทรอนิกสไ ด ในบางหนวยงานกำหนดเปน นโยบายวา ให
จดั ทำเอกสารดิจิทลั เปน หลกั (Digital-first) สว นเอกสารกระดาษจดั ทำในกรณีจำเปนเทา นั้น

ปจ จบุ ันในหลายประเทศ ยอมรบั การใชเ อกสารดิจทิ ลั และระบบจัดการเอกสารดจิ ทิ ัล ใหม ผี ลทางกฎหมายเชน เดียวกบั
เอกสารแบบดง้ั เดมิ เชน ประเทศสหรัฐอเมรกิ า ไดดำเนนิ การปรบั ปรุงการจัดการเอกสารภายในรฐั บาลกลางสหรัฐ ตาม
บนั ทกึ ความเขาใจประธานาธบิ ดี เรือ่ ง การจัดการเอกสารของรัฐบาล (Presidential memorandum-managing
government records) ในป ค.ศ.2011 เพอ่ื ใหบรรลุเปาหมาย คอื ภายในปค.ศ. 2016 ตองจัดการเอกสารทเี่ ปน ไปรษณยี 
อเิ ลก็ ทรอนกิ สท ัง้ แบบถาวรและชัว่ คราวใหเขา ถงึ ได ภายในปค.ศ.2019 ตองจัดการเอกสารท้ังหมดในรปู แบบอิเลก็ ทรอนิกส
(Franks, 2018) และภายในป ค.ค.2022 หอจดหมายเหตุแหงชาตสิ หรัฐอเมรกิ า จะไมรบั โอนเอกสารจากหนว ยงานของรัฐ
ในรปู แบบแอนะลอ็ กอกี ตอ ไป โดยจะรับเฉพาะเอกสารในอิเล็กทรอนกิ สพรอ มดว ยขอมูลอภพิ นั ธุที่เหมาะสมตามขอ กำหนด
เทา นนั้

262 การจัดการเอกสาร | Records Management

สำหรบั ประเทศไทยแมจ ะมีการออกระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรวี าดวยงานสารบรรณ (ฉบบั ที่2) พ.ศ.2548 กำหนดให
หนวยงานของรัฐ สามารถใชห นังสอื อเิ ล็กทรอนกิ สและระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส ไดเ ชนเดียวกับเอกสารรปู แบบด้งั เดมิ
แตหนว ยงานสว นใหญย ังคงใชเอกสารกระดาษเปน หลกั เชนเดิม จนกระทั่งในปพ.ศ.2564 รัฐบาลไดมีความพยามใหห นวย
งานของรัฐเปลี่ยนมาใชร ะบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสอ ยา งจรงิ จงั โดยกำหนดเรอื่ งระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สไวเ ปน
หมวด 5 ในระเบยี บฯ วา ดว ยงานสารบรรณ (ฉบับที4่ ) พ.ศ.2564 ใหก ารติดตอราชการดำเนินการดวยระบบสารบรรณ
อิเลก็ ทรอนิกสเ ปน หลัก ทำใหห นวยงานของรัฐเริ่มปรบั ตวั มากขน้ึ เชน มหาวทิ ยาลัยขอนแกน ไดม บี นั ทึกขอความท่ี อว
660201.1.1/ว 595 ลงวันท่ี 4 สิงหาคม 2564 เร่ือง เปล่ยี นแปลงแนวปฏบิ ัติการใชลายมอื ชอื่ ดจิ ทิ ัล และการจัดสง เอกสาร
ท่ีลงลายมอื ชื่อดจิ ทิ ลั แจง ใหส วนงาน/หนวยงาน สามารถจัดทำหนังสอื หรอื เอกสารตางๆ ในรปู แบบอิเลก็ ทรอนิกสและลง
นามดว ยลายมือชือ่ ดจิ ิทลั ไดท กุ กรณี

อยา งไรกด็ หี ลายหนว ยงาน ตลอดจนผปู ฏบิ ัติงานเอกสารก็ยังกงั วลใจในประเด็นเรือ่ งความจรงิ แท และความนาเชื่อถอื ของ
เอกสาร รวมถึงความเสยี่ งตอ การสูญหายหรือถกู ทำลายไดงา ยเชน กนั ดงั น้ันจงึ เปนประเด็นสำคญั ที่องคการตอ งสรางกลไก
การจัดการเอกสารดจิ ทิ ัลที่มีประสิทธภิ าพและเหมาะสม เพ่ือใหเ อกสารมีคุณภาพ คงความเปนพยานหลกั ฐานของการกระ
ทำไดอ ยางครบถว น และสรางความเชือ่ มนั่ ใหก ับผใู ชงานทุกระดบั

ในยุคนอ้ี งคก ารตองเผชิญกบั ความทาทายของการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ สหลายประการ ไดแก (Smallwood, 2013;
Franks, 2018; วิศปต ย ชัยชว ย, 2559)

● การเปลี่ยนแปลงทางกฎหมาย ทเ่ี ก่ียวขอ งกบั เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส เชน พรบ.จดหมายเหตแุ หง ชาติ, พรบ.ขอ มูล
ขาวสารของราชการ, พรบ.คมุ ครองขอ มูลสว นบุคคล, พรบ.วา ดวยการกระทำความผิดเกย่ี วกับคอมพิวเตอร ฯลฯ
ทำใหองคก ารแตล ะแหง ตองปรบั ปรุงแกไขนโยบายและกระบวนการทำงานใหส อดคลอ งกบั กฎหมายดงั กลา ว

● ตน ทุนในการปฏบิ ัตติ ามกฎหมาย (Compliance cost) คือ บรรดาคา ใชจ า ยอันเกดิ จากการท่ีประชาชน องคก าร
หรือผปู ระกอบการ มีหนา ทต่ี อ งทำตามบทบญั ญตั ิของกฎหมาย เชน การรวบรวมขอมูล, การประมวลผลขอ มูล,
การนำขอมลู มาจัดทำเปน รายงาน, การเสนอรายงานตอ ผมู ีอำนาจ อันเปน ตน ทนุ ในการประกอบการ
(Administrative burden: AB) ท้ังสน้ิ โดยสว นใหญแ ลวแผนงานจัดการเอกสาร (RMP) มกั ไมไดสรา งรายไดใ ห
กับองคการ ขณะเดยี วกันบุคลากรกม็ จี ำนวนนอย จงึ เปนความทา ทายสำหรับผบู รหิ ารในการสรางสมดุลของงบ
ประมาณกับการปฏบิ ตั ิตามกฎหมาย

● การกำกับดูแลสารสนเทศในองคก าร ทอี่ งคการตองเพ่ิมขอกำหนดเกี่ยวกบั การกำกับดแู ลสารสนเทศไมวาจะ
เปน ทางความโปรงใส การดำรงหลกั นติ ิรัฐ และแสดงภาระรบั ผิดชอบตามหนา ที่ อนั เปนผลตอเน่ืองจากการ
เปลีย่ นแปลงทางกฎหมาย และมาตรฐานตางๆ

● การจดั การตารางกำหนดอายุเอกสาร เมอ่ื องคการตอ งจดั การทงั้ เอกสารแบบด้งั เดิมและเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส
ซงึ่ แตกตางกันในแงกายภาพ ในขณะเดยี วกันกฎหมายและการกำกับดูแลสารสนเทศกป็ รับเปล่ยี นไปจากเดิม สง

ระบบจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ 263

ผลกระทบตอ ระยะเวลาการเกบ็ รักษาเอกสาร เชน ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรี วา ดวยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 4)
พ.ศ. 2564 กำหนดใหเ ก็บหนังสอื อเิ ลก็ ทรอนกิ สไ วต ลอดไป โดยไมมีอายกุ ารเก็บหนงั สอื ซึง่ ยอมตามมาดว ย
กระบวนการสงวนรักษาแบบดิจิทัล พ้นื ทีแ่ ละเทคโนโลยีสำหรบั การจัดเกบ็ แบบถาวร (Archiving)

● การเปล่ียนของแพลตฟอรมดจิ ทิ ัลในการสง และจดั เกบ็ สารสนเทศ ไมว า จะเปนการประมวลผลแบบคลาวด,
คอมพวิ เตอรพกพา, เว็บ2.0, สอ่ื สงั คม ทำใหเ กดิ เอกสารดจิ ิทัลในหลากหลายรูปแบบ ซึ่งนักจดั การเอกสารตอ งรู
เทาทัน ตลอดจนคาดคะเนแนวโนมเทคโนโลยี เพ่ือใหสามารถรกั ษาความสมบรู ณ ความนา เชือ่ ถือของเอกสารเอา
ไวไ ด

● ความปลอดภยั การเกบ็ รกั ษาและปองกันเอกสารขององคก ารเปนสิ่งสำคัญย่ิง เพราะเอกสารดิจิทัลมคี วามเส่ียง
ตอ การจารกรรมขอ มูลโดยแฮกเกอร แตผ ูใชง านก็ตองมสี ทิ ธ์ิเขา ถึงเอกสารอยางสมเหตุสมผลเพอื่ ดำเนินภารกิจใน
แตล ะวัน แตละหนวยงานจงึ ตองพยามหาสมดลุ ระหวา งความจำเปนในการเขาถึงเอกสาร กบั ความจำเปนในการ
ปอ งกนั รักษาความปลอดภัยของเอกสารใหไ ด

● การพ่ึงพาเทคโนโลยดี ิจทิ ลั และแผนกไอที การจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกสจ ำเปนตอ งอาศยั เทคโนโลยดี จิ ิทลั
และบคุ ลากรจากแผนกไอทเี ขามาเกยี่ วขอ ง บางองคการอาจวา จางงานจากภายนอกมาพฒั นาระบบ RMS อยางไร
กด็ บี ุคลากรทางไอทีมกั เชีย่ วชาญเชิงเทคนคิ มากกวามมี ุมมองทางการจดั การเอกสาร ฉะนนั้ นกั จดั การเอกสารของ
องคก ารจงึ ตองพยายามสรา งความเขาใจ และทำงานรวมกบั แผนกไอทอี ยางใกลชิด ตลอดจนเรียนรูเทคโนโลยีใหม
ไปพรอ มกัน

● การปฏบิ ัตติ ามขอ กำหนดของผูใชง าน ในแตล ะแผนก พนกั งานมักดำเนินงานเอกสารตามแนวทางของตนเอง
เพอ่ื ความสะดวกหรือความเคยชิน เชน การตั้งชื่อไฟล การบนั ทึก จดั เก็บ ซึง่ แตกตางจากแนวทางของ RMP การ
ทำใหผใู ชจากแผนกตา งๆในองคก รปฏิบตั ิขอกำหนด กฎ ระเบยี บการทางการจดั การเอกสาร อยา งสมำ่ เสมอเปน
งานทีย่ งุ ยากและไมส ิน้ สดุ แตส ามารถทำไดดว ยการฝกอบรมอยา งเปน ระบบและการเสริมแรงอยา งตอเน่อื ง

ระบบจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์

การจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส (Electronic records management: ERM) คอื การนำระบบอเิ ลก็ ทรอนกิ สมาจดั การ
เอกสารทง้ั หมด ไมวา จะเปน รปู แบบดิจิทลั หรือแบบดง้ั เดิม และอีกนัยหน่ึง ERM หมายถึง ระบบอิเล็กทรอนกิ สท ่ีนำหลกั
การจัดการเอกสารมาประยกุ ตใ ช (ARMA International, 2016) ERM ชว ยใหองคการมสี มรรถนะสงู มคี วามสามารถใน
การกำกบั ดแู ลสารสนเทศ ลดความเสี่ยงของการปฏิบตั ติ ามขอกำหนดหรอื ผลทางกฎหมาย การลงทนุ ใน ERM จงึ เปนการ
ลงทนุ ในระบบกระบวนการทางธุรกิจทใ่ี หผ ลตอบแทนในแงการสนับสนนุ ใหการทำงานมีประสทิ ธิภาพ

ERM มปี ระโยชนต อองคการ สรปุ ไดดงั นี้ (Joseph, 2008; Smallwood, 2013)

264 การจัดการเอกสาร | Records Management

● ควบคมุ เอกสารได ERM ทม่ี ีประสทิ ธภิ าพจะสามารถควบคุมการสรา งเอกสารเทา ทจี่ ำเปนและเพียงพอตอ การ

ดำเนินธรุ กิจ ดว ยตนทุนทเี่ หมาะสม เก็บรกั ษาเอกสารทจี่ ำเปน และทำลายเอกสารที่ไรป ระโยชน เพื่อมใิ หเปน

ภาระในการดูแลรกั ษา ซงึ่ ทำใหการเติบโตของเอกสารในทุกรปู แบบมเี สถียรภาพ

● รองรับเทคโนโลยกี ารจดั การเอกสารใหม การลงทุนในระบบคอมพิวเตอรอ ยา งเดียว ไมส ามารถแกป ญ หาการ

ดแู ลเอกสารได เวนเสยี แตจ ะมีการวเิ คราะหร ะบบการเกบ็ เอกสาร และมีการยกเคร่อื งแกไ ขกอนทจ่ี ะนำระบบ

อตั โนมตั มิ าใช ERM ทีด่ ชี ว ยใหอ งคการมีความสามารถในการรบั เอาเทคโนโลยีใหมๆ และใชประโยชนอยางเต็มที่

● ปกปอ งเอกสารสำคัญทสี่ ดุ ขององคก าร ไมว า องคการภาครัฐและเอกชนตางก็มคี วามเส่ยี งทเ่ี อกสารและ

สารสนเทศสำคัญจะสญู หายจากภยั พบิ ตั ิตางๆ ดังนน้ั จึงตองการระบบท่ีปอฃกัยความเสีย่ งนั้นท้ังส้ิน โดยเฉพาะ

ความเส่ยี งในยคุ ดจิ ิทัล ทเี่ อกสารสูญหายไดงา ย ถูกจารกรรมไดง า ย ERM ทอี่ อกแบบมาเปน อยางดจี ะชว ยรักษา

ความสมบรู ณและปองกนั ความลับของเอกสารทส่ี ำคญั ที่สดุ ในฐานะท่เี ปน สินทรัพยสารสนเทศ แบบหนึ่ง

● รกั ษาความทรงจำรวมขององคก าร (Coperate memory) เอกสารเปนผลมาจากการกระทำตามหนา ท่ีความรับ

ผิดชอบในแตล ะกจิ กรรม เมื่อสัง่ สม สืบทอดตอมากก็ ลายเปน ความทรงจำรว มทสี่ ะทอ นถงึ บทเรยี น ความสำเรจ็

ความลม เหลวขององคการได ซงึ่ เปน สินทรัพยท ่ีไมส ามารถหาไดจ ากทอี่ น่ื ยกเวนการดูแลรักษาภายในองคการเอง

ERM จงึ เปน เงือ่ นไขสำคัญของการรักษาเอกสารใหเ ปนความทรงจำรวมเอาไวใหม ากทส่ี ุด และครบถวนทีส่ ุด

● สง เสริมความเปนมอื อาชพี ในการดำเนนิ งาน การท่ีองคก ารมีการจดั เอกสารอยางเปนระบบ คนหาไดง าย ยอม

สรา งภาพลกั ษณท ่ีดตี อลกู คาและสาธารณชน เปนสภาพแวดลอ มการทำงานทด่ี ีของพนักงาน ทำใหเกดิ ความ

มัน่ ใจตอองคการ

การจัดการทงั้ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสจำเปนตองใชร ะบบสารสนเทศเปนเครื่องมือ เพ่อื อำนวยความสะดวกใหบคุ ลากรเขาถงึ
สารสนเทศไดดขี ึ้น ลดตน ทนุ ลดเวลาในการคนหาเอกสาร รกั ษาความลับและความปลอดภยั ของเอกสารสำคญั ทส่ี ดุ ของ
องคการ ปรับปรงุ ประสทิ ธภิ าพการทำงานของผปู ฏิบตั ิงาน เพิ่มความม่นั ใจในการทำงานใหส ามารถตัดสนิ ใจไดถ ูกตอ ง
แมนยำ สนบั สนุนใหก ระแสงาน (Workflow) ราบรน่ื คลองตวั ย่งิ ขน้ึ ทำใหองคการใชประโยชนจากทรพั ยากรสารสนเทศ
ไดอยางมีประสทิ ธิภาพมากขน้ึ จากทใ่ี ชระบบด้ังเดิม มีชอ่ื เรียกระบบสารสนเทศและโปรแกรมประยุกต ทใี่ ชส ำหรบั จัดการ
บรรณสาร-เอกสารขององคการอยา งหลากหลาย บางชือ่ ทมี่ ีความหมายตรงกัน ใชแทนกันได ขณะที่บางชอื่ มีระดับขอบเขต
ที่แตกตางกนั (The archive-skills consultancy, 2004; Smith, 2007; Joseph, 2008; Smallwood, 2013; The
Ohio State University - university libraries, 2021) ดังน้ี

EDMS (Electronic document management system)

EDM/EDMS คอื ระบบสำหรับควบคุมบรรณสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส ตั้งแตก ารจดั ทำ ตดิ ตาม ควบคมุ ฉบับ (Version control)
ทบทวนและอนมุ ัติ โดยนำซอรฟ แวรหรอื โปรแกรมประยุกตม าใช เพ่ืออำนวยความสะดวกตามกระแสงานหรอื กระบวนการ
ทางธุรกิจ ไมวา บรรณสารน้ันตอมาจะกลายเปนเอกสารหรือไมกต็ าม บรรณสารในระบบ EDMS มไี ดหลายฉบับ เชน ฉบับ
ราง, ฉบับสำเนา, ฉบบั ตรวจทาน ผูใชง านสามารถสามารถแกไ ข ลบ เปลน่ี แปลงได โดยไมต องใชต ารางกำหนดอายเุ อกสาร
ควบคมุ จำแนกไฟลโดยใชโครงสรา งโฟลเดอร (Folder structure) ซึง่ ผูใชง านในองคการสามารถสราง แกไ ขได รองรบั

ระบบจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ 265

การทำงานตามกจิ วตั รประจำวนั เปนหลัก สว น DMS (Document management system) หมายถงึ ระบบที่ออกแบบ
มาเพ่อื จดั การบรรณสารทุกรปู แบบทงั้ กระดาษและดจิ ิทัล อยางไรกต็ ามเมอื่ กลา วถึง DMS สวนมากมักจะหมายถึง EDMS
นนั่ เอง

EDMS อาจมขี นาดเลก็ เปนระบบปฏิบตั ิการแบบเดี่ยว (Stand-alone OS) หรอื มีขนาดใหญที่ใชก ับเซริ ฟ เวอรท่ัวทั้งองคกร
กไ็ ด ขึน้ อยกู บั แตล ะผลติ ภัณฑข องผจู ัดทำหนา ยหรอื ผูพัฒนาระบบ EDMS บางผลิตภัณฑอาจบรู ณาการความสามารถใน
การจัดการเอกสารเขาไปดว ยก็ได ในกรณนี ี้ EDMS จะมคี วามหมายเทา กับ EDRMS

โดยท่ัวไปแลว EDMS มักสนบั สนนุ ความตอ งการทางธุรกิจแบบพืน้ ฐาน และไมครอบคลุมหนา ทก่ี ารจัดการเอกสารทั้งหมด
เชน การกำหนดอายเุ อกสาร การทำลายเอกสาร กลา วอกี นัยหนง่ึ คือิ เปน ระบบการจดั การในระดบั บรรณสาร
(Document level) ฟง กช นั การทำงานของระบบ EDMS มักครอบคลุม

● การสรา งบรรณสาร
● การควบคุมแกไขและเปลย่ี นแปลงฉบับตา งๆ
● การรบั สง ตดิ ตาม
● การประมวลภาพ (Image processing)
● การเกบ็
● การแสดงผลและการจดั ทำรายงาน
● การใหดรรชนี คน คืน
● สว นตอประสานกบั ระบบอ่ืน เชน ระบบกระแสงาน ระบบประมวลผลคำ

ERMS (Electronic records management system)

ERM/ERMS คอื ระบบที่ออกแบบสำหรบั จดั การเอกสารเปนหลัก โดยนำเขาบรรณสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สม าผานกระบวนการ
ใหกลายเปนเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส และจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทอนิกสเหลานัน้ ตั้งแตเ ร่มิ ตน จนถึงทำลายตามวงจรชวี ิตเอกสาร
ชวยใหอ งคการสามารถดำเนนิ การใหเ ปน ไปตามทก่ี ำหนดไวตารางกำหนดอายเุ อกสาร

ERMS บางครง้ั เรียกวา โปรแกรมประยกุ ตจัดการเอกสาร (Records management application: RMA) หรือซอฟตแ วร
การจัดการเอกสาร ERMS อาจมขี นาดเลก็ หรอื ใหญไดเ ชน เดียวกับ EDMS แตต า งตรงท่ีไมส ามารถแกไขเอกสารหรอื เนื้อหา
ไดเม่อื จับเก็บ (Capture) เขาสรู ะบบ เพ่อื รกั ษาคณุ ลักษณะความจริงแท, ความคงท,ี่ แสดงถึงอำนาจหนาที่, ความเปน หน่ึง
เดียวของเอกสาร ERMS ตองมีองคประกอบสำหรบั การจัดการเอกสารใหค รบถวน คอื

● การดำเนินงานพืน้ ฐานตามงานสารบรรณ (Recordkeeping)
● การจัดหมวดหมู ทำดรรชนี ทำรายการขอมูลเมตา
● การกำหนดอายเุ อกสาร การประเมนิ คณุ คา
● การโอนยายและทำลายเอกสาร

266 การจดั การเอกสาร | Records Management

● การคนคนื การใหบ ริการ
● การปฏิบัตติ ามขอ กำนด กฎหมาย และการกำกับดแู ลสารสนเทศ
● การสวนรักษาเอกสาร หรอื เก็บถาวรไวเปน จดหมายเหตุ

ERMS อาจบูรณาการความสามารถในการจดั การบรรณสารเขา ไปดวยก็ได ในกรณีน้ี ERMS ก็จะมีความหมายเทา กับ
EDRMS

ตาราง12.2 เปรยี บเทียบระบบ EDMS และ ERMS

EDMS ERMS

● เปน ระบบจัดการระดับบรรณสาร ● เปน ระบบจัดการระดับเอกสาร
● มกั จะไมร วมแงมุมตามบริบทของเอกสาร ● ตองรวมแงมมุ ตามบริบทของเอกสารและความสัมพันธ
● อนญุ าตใหแกไ ขและ/หรือแกไ ขบรรณสารไดห ลายฉบบั
● อาจอนุญาตใหเจา ของลบบรรณสารได ระหวางกัน
● อาจรวมถงึ การควบคมุ การเกบ็ รกั ษา ● ปอ งกันไมใหเอกสารถูกแกไข
● อาจรวมถึงการจดั ประเภทบรรณสารและโครงสรา ง ● ปองกนั ไมใ หเอกสารถูกลบ ยกเวน เปน สวนหนึ่งของตาราง

การจดั เกบ็ ซึง่ อาจอยูภ ายใตก ารควบคมุ ของผูใช กำหนดอายเุ อกสาร
● มจี ุดมุงหมายเพื่อสนบั สนนุ การใชบ รรณสารในแตละ ● ตอ งมกี ารควบคมุ การเกบ็ รกั ษาอยา งเขมงวด
● ตองมกี ารจดั ตามแบบแผนการจัดหมวดหมูเอกสารและดแู ล
วันเพอ่ื วัตถปุ ระสงคทางธุรกิจหรือสารสนเทศเปนหลกั
โดยผูด แู ลระบบที่กำหนด
● อาจสนับสนุนการทำงานแบบวนั ตอวัน แตมีจุดมงุ หมายเพ่ือ

ใหเ ปน ที่เก็บขอ มูลทีป่ ลอดภยั สำหรับการเก็บรักษาและการ
เขา ถงึ เอกสารทางธุรกจิ ทม่ี ีความหมายเมื่อเวลาผานไป

EDRMS (Electronic document & records management system)

คือ ระบบที่บูรณาการฟง กช นั การทำงานของ EDMS และ ERMS เขาไวดว ยกัน ทำใหสามารถจดั การทง้ั บรรณสารและ
เอกสารอเิ ล็กทรอนกิ สไ ด ซอฟตแ วร EDRMS รุนใหมมักออกแบบมาใหม ฟี ง กชันการทำงานท่ีเช่อื มตอหรือเอ้อื ใหทำงานรวม
กบั ระบบสำนกั งานอตั โนมัตทิ ่วั ไป เชน การประมวลผลคำ, การแสกน, การจัดการไปรษณียอิเล็กทรอนกิ ส EDRMS เปน
เซตยอ ยของ ECMS และโดยปกตทิ ้งั สองระบบนี้มักมาจากผูผลิต/ผจู ดั จำหนายรายเดียวกนั

ECMS (Enterprise content management system)

CMS/ECM/ECMS คอื ระบบทร่ี วมชดุ เทคโนโลยแี ละรูปแบบการจัดการเนอ้ื หาเขาดว ยกัน เพอ่ื ใชใ นการจดั การ บำรงุ
สงวนรกั ษา และสงมอบเนือ้ หาสารสนเทศทกุ รูปแบบทว่ั ทง้ั องคก ร เชน เนื้อหาเว็บไปจนถงึ รายงาน ขอมลู ทางธุรกิจ โดยไม
จำกัดแคบรรณสารหรอื เอกสาร อาจกลาวไดว า ECCMS เปน ระบบหรอื ซอฟตแ วรท ี่พัฒนาตอเนอ่ื งมาจาก EDMS โดย
นอกจากมเี ครือ่ งมือทใ่ี ชใน EDMS และ ERMS แลว ECMS ยงั มีเคร่ืองมอื การทำงานรวมกัน (Collaboration tools)

ระบบจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ 267

เครือ่ งมอื จดั การสนิ ทรพั ยด ิจิทัล (Digital asset management tool) และเครอ่ื งมอื จัดการเนื้อหาเว็บ (Web content
management tools) อีกดวย

ECMS ครอบคลมุ องคประกอบหลกั ดังตอไปน:้ี

● การจัดการบรรณสาร สำหรบั ตรวจสอบ ตดิ ตาม ควบคมุ ฉบบั รกั ษาความปลอดภยั
● การจัดการเอกสาร สำหรบั การจัดเกบ็ เอกสารใหเ ปน ไปตามระเบียบ ขอ ปฏิบัติ กฎหมาย
● การจัดการเนือ้ หาบนเวบ็
● การทำงานรวมกนั
● การสนบั สนุนการทำงานตามกระบวนการทางธรุ กจิ และกระแสงาน

พัฒนาการของการจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์

การจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส มพี ัฒนาการไปพรอ มกับการเปลีย่ นแปลงของเทคโนโลยีดจิ ิทลั ที่นำมาประยกุ ตใชก ับการ
ทำงานขององคการ และยงั คงเตบิ โตอยา งตอ เน่อื ง สรุปลำดบั โดยสังเขปดังน้ี (Joseph, 2008; Adam, 2008; Franks,
2018; Warland, 2021)

ในยุคทศวรรษ 1980 เริ่มมกี ารพัฒนาโปรแกรมสำหรับการทำงานรวมกัน (Groupware) บนเมนเฟรมคอมพิวเตอร คอื
Lotus Notes ที่ใชใ นการชวยจดั การงานธุรกิจ ไมว าจะเปน การสนทนาอิเล็กทรอนกิ ส, ไปรษณียอ เิ ลก็ ทรอนกิ ส, สมดุ
โทรศพั ท, ตารางนัดหมาย ทำใหเ กิดบรรณสารอิเลก็ ทรอนิกสข้ึน

การนำเอาระบบสารสนเทศมาใชจัดการเอกสาร เร่ิมปรากฏครงั้ แรกในทศวรรษ 1990 สวนใหญใชจ ัดการตำแหนงทาง
กายภาพของเอกสารที่เปนกระดาษ หรอื ใชท ำดัชนสี ำหรบั การสืบคน ในยคุ แรก ระบบการจัดการเอกสาร (RMS) กบั ระบบ
การจัดการบรรณสาร (DMS) ยังแยกจากกนั อยา งชดั เจน โดย RMS มกั ใชจ ดั การควบคุมเฉพาะเอกสารกระดาษ สำหรบั การ
จัดเกบ็ สืบคน แฟมเอกสารท่ีจดั เก็บไวในตเู กบ็ เอกสารหรอื ในสำนกั งานเปนหลกั คลา ยคลงึ กบั ระบบสืบคน บัตรรายการ
หนังสอื ในหองสมุด สวน DMS มกั ใชส ำหรบั จัดการเฉพาะภาพถา ยที่สแกนเทา น้ัน ตวั อยา งระบบทพ่ี ฒั นาขึ้นในยุคน้ี เชน
FileNet, DocFind, RecFind, TRIM

กระทั่งถึงชวงกลางทศวรรษ 1990 การพัฒนาทางเทคโนโลยีอยา งรวดเรว็ คอมพิวเตอรส วนบุคคลราคาถูกลงและมี
ประสทิ ธภิ าพมากขึน้ ทำใหส ำนักงานตางๆ นำโปรแกรมประยกุ ตม าใชจดั ทำบรรณสารและเอกสารอยา งแพรหลาย เชน
โปรแกรมประมวลผลคำ, ประมวลผลภาพ, สเปรดชีต การพฒั นาสถาปต ยกรรมระบบ DMS เริ่มผสานรวมกบั โปรแกรม
ประยกุ ตใ นระบบสำนกั งานอัตโนมัติ (Office automation system: OAS) ทำใหม ีฟงกช นั การทำงานตา งๆสำหรับจัดการ
บรรณสารอิเล็กทรอนกิ ส ดังนนั้ จึงเปลีย่ นจาก DMS มาเรียกวา EDMS แทน

การเพ่ิมข้นึ ของไฟล XML ปรมิ าณของไปรษณยี อิเล็กทรอนกิ สเ พิ่มขน้ึ อยา งตอ เนื่อง สงผลกระทบตอ วธิ กี ารเกบ็ รักษา
สารสนเทศอเิ ล็กทรอนกิ ส ผูพัฒนาและจำหนา ยซอรฟ แวรห ลายราย เปดตัวระบบที่สามารถใชจ ดั การบรรณสาร

268 การจัดการเอกสาร | Records Management

อิเลก็ ทรอนกิ สไ ดอยางมปี ระสทิ ธภิ าพ ในขณะเดียวกันระบบการจดั การเน้ือหา (CM) และการจดั การความรู (KM) กเ็ ริ่ม
พัฒนาข้นึ

จากที่แทบไมมีมาตรฐาน หรอื ขอกำหนดความตอ งการสำหรบั ระบบจัดการบรรณสารและเอกสารอิเล็กทรอนิกสอ ยาง
ชดั เจน ในปลายทศวรรษ 1990 แตละประเทศ เชน สหรฐั อเมรกิ า สหราชอาณาจักร แคนาดา ออสเตรเลีย เยอรมนั ตา ง
ออกแนวทาง กฎเกณฑ ระเบียบ มาตรฐานทเ่ี กยี่ วการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส ท้ังแบบควบคมุ โดยสว นกลาง และแบบ
กระจายอำนาจไปยังสวนทอ งถ่นิ

คณะทำงานกลมุ แรกๆท่ีทำเร่อื งนคี้ อื DLM Forum (Données Lisibles par Machine: machine-readable data) ซ่งึ
กอ ตง้ั โดยคณะมนตรยี ุโรป (European council) เพื่อสง เสริมความรวมมอื ระหวางรัฐบาลยุโรปในการจดั การสารสนเทศ
เอกสารและจดหมายเหตุ ผลลพั ธอ ยา งหนึง่ ของการประชมุ ในป 1994 คือ การริเรมิ่ พัฒนาแบบจำลองความตองการสำหรบั
การจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส หรือ MoReq (Modular requirements for records systems) จนกระท่ังเผยแพรครั้ง
แรกในป 2001 ปรับปรงุ แกไขฉบับที่ 2 ป 2008 และฉบบั ปจ จุบนั คอื MoReq2010 ซงึ่ เผยแพรป  2011

ในป 1996 นักวิจัยในมหาวิทยาลยั พิตสเบริ ก ประเทศออสเตรเลยี ไดเ ริ่มพัฒนา “ขอกำหนดความตอ งการหนาที่พ้ืนฐาน
สำหรับหลักฐานในงานสารบรรณ” (Functional requirements for evidence in recordkeeping) ทรี่ ูจกั กันในนาม
โครงการพิตสเ บริ ก โครงการนจี้ ดั ทำกรอบงานซงึ่ ชว ยองคก ารพัฒนาหรอื ประเมินระบบการจดั การเอกสารท้งั ในสภาพ
แวดลอ มแบบกระดาษและอิเลก็ ทรอนิกส งานนมี้ ีอิทธพิ ลตอการพฒั นาทงั้ MoReq2010 และมาตรฐาน ICA ที่ตอ มากลาย
เปน ISO 16175-2010

ในชว งเดยี วกันนัน้ ประเทศออสเตรเลยี ไดอ อกมาตรฐานการจัดการเอกสารระดบั ชาติฉบับแรก คือ AS4390 “Records
Management–General” มาตรฐานนใ้ี หแนวทางสำหรับการดำเนนิ การตามกลยุทธ ขั้นตอน และวธิ ปี ฏบิ ตั ิในการจดั การ
เอกสาร Tower Software ซึ่งเปน ผูพฒั นาระบบ TRIM มีสว นในการพฒั นามาตรฐาน แมวา จะไมไ ดมขี อ กำหนดความ
ตอ งการสำหรับการจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกสก็ตาม ตอมา AS 4390 พัฒนาเปนมาตรฐาน ISO 15489 ในป 2002

ทางฝงอเมริกาเหนือ มหาวทิ ยาลัยบรติ ชิ โคลมั เบีย (UBC) ก็เร่มิ โครงการวิจัยการรักษาความสมบรู ณของเอกสาร
อิเล็กทรอนกิ ส เพอื่ พัฒนาขอ กำหนดความตองการสำหรับการสราง จดั การ เกบ็ รักษาเอกสารอิเล็กทรอนิกสทเ่ี ชอ่ื ถือไดและ
จริงแทใ นระบบสารบรรณ (the requirements for creating, handling and preserving reliable and authentic
electronic records in active recordkeeping systems) โดยนักวิจยั คนสำคัญ คือ Luciana Duranti และ Terry
Eastwood ทำงานรวมกันอยา งใกลชดิ กับคณะทำงานดานการจดั การเอกสารของกระทรวงกลาโหมสหรฐั อเมริกา เพอื่ ออก
ขอ กำหนดความตองการสำหรับแอปพลเิ คชนั การจดั การเอกสาร (RMA) งานของ UBC มอี ิทธพิ ลตอ การพฒั นามาตรฐาน
DOD 5015.2 และการพฒั นาระบบการจดั การบรรณสารและเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส ในภายหลงั

ป 1997 ประเทศสหรัฐอเมรกิ า เผชิญกับความทา ทายดา นการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสอ ยา งมากมาย จากปรมิ าณ
เอกสารดิจทิ ัลที่เพมิ่ ขึ้นเร่อื ยๆ รวมถงึ ขอกงั วลเรื่องความสามารถในการรกั ษาและเขาถึงเอกสารเมอ่ื เวลาผานไป หอ

ระบบจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ 269

จดหมายเหตุแหงชาติ (The national archives and records administration: NARA) และกระทรวงกลาโหมของ
สหรัฐฯ จึงไดออกมาตรฐาน DOD (Design criteria standard for electronic records management software
applications) ซึ่งสืบเนอ่ื งมาจากโครงการวจิ ยั ของ UBC สง ผลใหห นวยงานของรฐั ตอ งปรับปรุงระบบ ERMS ทม่ี อี ยกู อ น
การอนุมัตมิ าตรฐานน้ใี หไ ปตามมาตรฐานภายในเดอื นพฤศจิกายน ป 1999

สวนประเทศเยอรมนั หนวยงานประสานงานและใหคำปรึกษาของรฐั บาลกลางดานเทคโนโลยีสารสนเทศในการบรหิ ารของ
รฐั บาลกลาง (KBSt) ไดทำโครงการนำรองชื่อ DOMEA (Document management and electronic archiving in
computer-assisted business processes) เพอ่ื ใหไ ดกรอบงานทเ่ี หมาะสมและมปี ระสิทธภิ าพสำหรบั การจัดการเอกสาร
อิเล็กทรอนกิ สใ นระบบสำนกั งาน กรอบงานของ DOMEA ทมี่ คี ำแนะนำสำหรบั การจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนกิ สไ ดต ีพิมพ
เผยแพรในป 1998

ในยคุ นเี้ รมิ่ มคี วามชดั เจนวา XML (Extensible markup language) ซงึ่ เปนภาษาใชใ นแลกเปลยี่ นขอ มูลระหวางเครื่อง
คอมพวิ เตอรที่แตกตา งกนั และเนน การแลกเปล่ียนขอ มูลผานอินเทอรเ น็ต นาจะมีบทบาทสำคญั ในการกำหนดมาตรฐาน
ของรูปแบบเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส โครงสรางเอกสารแบบ XML ทำใหส ามารถเพ่มิ ขอมูลเมตาไวด วยกนั แทนทจ่ี ะแยกไว
ตา งหากแบบหนงั สอื บนช้นั ท่ีแยกจากบัตรรายการ ตงั้ แตป 2000 บรษิ ัท Microsoft ใช XML สำหรับเอกสาร Office เปน
รปู แบบไฟลใหมสำหรบั Microsoft Word และ Excel หรือที่เรียกวารูปแบบ Microsoft Office XML โดยมี “x” ทสี่ วน
ทา ยของนามสกุลเอกสาร

นบั ตง้ั แตท ศวรรษที่ 1980 EDMS กับ ERMS ถือเปนระบบท่ีมคี วามแตกตางมาอยา งชดั เจน จนกระทงั่ ในชว งปลายทศวรรษ
1990 และตน ทศวรรษ 2000 บริษัทซอรฟแวร EDMS และ ERMS จึงเร่มิ มีการพฒั นาปรบั ปรุงความสามารถของผลิตภัณฑ
จนกลายเปน EDRMS ซง่ึ สามารถจัดการบรรณสารและเอกสารขององคกร ท้ังแบบกระดาษและอิเลก็ ทรอนกิ ส โดยใช 4
แนวทาง คือ

1) ขยายขีดความสามารถของผลิตภณั ฑ EDMS เดมิ ใหรวม ERMS ดว ย
2) ขยายขีดความสามารถของผลิตภณั ฑ ERMS เดิม ใหร วม EDMS ดวย
3) สรา งผลติ ภัณฑ EDRMS ใหม
4) ควบรวม EDMS และ ERMS ทแ่ี ยกจากกันใหเปน ผลิตภณั ฑเ ดียวกัน

ในชวงนี้ระบบสามารถทำงานบนเว็บ หรอื ทำงานบนอินทราเน็ตได ตัวอยา งผลติ ภณั ฑท เ่ี ริม่ ตนจากการเปน EDMS เชน
Documentum, Livelink, DOCS Open สวนผลิตภณั ฑทเ่ี ร่มิ ตน ดวยการเปน EEMS เชน TRIM, Foremost, iRIMS,
Cuadra Star

การจะจะจำแนกวา EDMS กบั ERMS ตา งกันอยา งไรนนั้ อาจตองอาศยั มุมมองทางทางสารสนเทศองคการ คอื EDMS มงุ
ตอบสนองความตอ งการของกระบวนการทางธุรกจิ (Business process requirements) ขณะท่ี ERMS มงุ ตอบสนอง
ความตอ งการปฏบิ ตั ติ ามตามระเบียบ และการสงวนรกั ษาเอกสารเอาไวร ะยะยาว

270 การจดั การเอกสาร | Records Management

หลังจากนนั้ มา ในชวงตน ทศวรรษ 2000 การพัฒนาทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอรอยางตอเนือ่ งไดนำไปสูการรวม EDRMS
เขากบั ระบบอเิ ล็กทรอนิกสอ นื่ ๆ ตัวอยา งของการผสานรวมดงั กลา ว ไดแก ระบบเขยี นแบบ (Computer-aided design
and drafting: CADD), ระบบการวางแผนทรัพยากรองคก ร (Enterprise resource planning: ERP), ระบบสารสนเทศ
ทางภูมิศาสตร (Geographic information system: GIS) ฯลฯ ซ่งึ สนบั สนนุ การวางแผนธรุ กจิ และการปฏบิ ัติการตา งๆ
ขององคก าร ในขณะเดยี วกันระบบการจัดการสนิ ทรพั ยดิจทิ ลั (Digital asset management: DAM) กเ็ ร่มิ มกี ารพฒั นา
ข้ึนในยุคนี้

การจดั การเน้ือหากลายเปน สวนหนึง่ ของโครงสรางพนื้ ฐานองคก าร ราวป 2002 ระบบ ECMS เรมิ่ เปนทกี่ ลา วถึงอยางแพร
หลาย บรษิ ัทผพู ฒั นาผลิตภณั ฑจึงไดผ นวกรวมการจดั การบรรณสารและเอกสาร การจัดการความรู ใหเปนสวนหนึ่งของ
ระบบการจัดการเน้อื หา ซ่งึ เปน ระบบใหญขององคก าร อนั เปน ผลสวนหนงึ่ มาจากการควบรวมกจิ การของบริษัทซอรฟ แวร
และการแขง ขนั ทางการตลาดที่สงู มากขึ้น ตัวอยา งผลติ ภัณฑใ นยคุ นี้ เชน Open Text’s Livelink, Hummingbird’s
PowerDOCS for DM and CyberDOCS, iManage’s DeskSite for DM, Elite’s Encompass

การกำหนดมาตรฐานและการพฒั นาขอ กำหนดความตองการของระบบจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกสโ ดยสถาบนั ตา งๆ ยังคง
ทำอยา งตอ เน่ือง ป 2006 หอจดหมายเหตุแหง ชาติของออสเตรเลีย (NAA) ไดเ ผยแพร ขอกำหนดคณุ สมบตั ิการทำงานของ
สำหรบั ซอฟตแวรระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส (Functional specifications for electronic records
management systems software) สำหรบั หนว ยงานรัฐบาล ใชใ นการตรวจสอบ ประเมิน หรอื หรือปรบั ปรงุ ซอฟตแ วร
ERMS ของหนว ยงานทมี่ ีอยู หรือใชเ ปน ขอกำหนดในเอกสารประกวดราคาเมอ่ื ซ้ือซอฟตแ วร ERMS ใหม เพ่อื ใหมั่นใจวา
ซอรฟแวรระบบ มีฟงกช ันการทำงานทีค่ รบถวนเพยี งพอ

ในป 2008 องคการมาตรฐานสากล (ISO) โดยคณะกรรมการชุด ISO/TC171/SC2 Document management
applications ไดเสนอกรอบการทำงานสำหรบั การบรู ณาการ EDMS และ ERMS โดยแยกแยะวา EDMS ใชเ พอื่ จัดการ,
ควบคมุ , คน คืนสารสนเทศในระบบอเิ ลก็ ทรอนิกส สวน ERMS ใชเพือ่ จัดการทงั้ เอกสารอิเล็กทรอนกิ สแ ละที่ไมใ ช
อิเล็กทรอนกิ สต ามหลกั การจดั การเอกสาร สว น EDRMS คอื การบรู ณาการความสามารถทัง้ สองอยา งเขา ดวยกัน

และเมือ่ เทคโนโลยดี จิ ทิ ลั เตบิ โตอยางกาวกระโดด รูปแบบการทำงานเปลยี่ นแปลงไปอยา งรวดเรว็ การดำเนินการ การใช
งานเอกสารมีลกั ษณะที่ตองตอบสนอง ณ เวลาจริง ผพู ัฒนาผลติ ภัณฑก ็ตองพฒั นาฟงกชนั การทำงานของ EDRMS จากยุค
เวบ็ 1.0 มาสยู ุคเวบ็ 2.0 ทเี่ นน การโตต อบปฏิสัมพนั ธของผูใชงานระบบ ใหส ามารถทำงาน, สรา ง, จัดการ, แบงปนเนือ้ หา
บนส่ือสงั คมและเคร่ืองมอื การทำงานรวมกันบนเวบ็ 2.0 ใหผ ใู ชสามารถเพมิ่ ปจ เจกวิธาน (Folksonomy) ลงในเน้อื หาหรอื
เอกสารสำหรับการจำแนกสารสนเทศทางธุรกจิ นอกเหนอื จากแบบแผนการจัดหมวดหมูเอกสารแบบดัง้ เดิม ทกี่ ำหนดโดย
นักจดั การเอกสาร ต้ังแตป  2000 เร่ิมมกี ารนำเอาปญ ญาประดิษฐ (Artificial intelligence: AI) มาใชก ับการจัดการเอกสาร
เชน AutoRecords ซ่งึ เปนผลติ ภณั ฑแรกทนี่ ำ AI เพอ่ื จัดประเภทเอกสารอิเลก็ ทรอนิกสโดยอตั โนมตั ิ

เมื่อเกิดเกิดวิกฤตการเงนิ โลก (Hamburger crisis) ในป 2008 ทำใหเ กดิ การเปลย่ี นแปลงเก่ียวกับระบบการจัดการเอกสาร
อิเลก็ ทรอนิกสอ ีกคร้ัง เพราะองคการมขี ดี จำกดั ในการนำ ERMS ซึ่งมรี าคาแพงอยา งมหาศาลมาใช และการออกผลติ ภณั ฑ

ระบบจดั การเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ 271

Microsoft SharePoint 2010 ซึ่งมีศกั ยภาพพอทจี่ ะทำงานแทนได บริษัทซอรฟแวร EDMS-ERMS-EDRMS ตองสญู เสยี
ลูกคาเปนจำนวนมาก อีกประการหน่ึงคือสภาพแวดลอ มของผใู ชง านเปลี่ยนแปลงไป จากการทำงานบนระบบประมวลผล
แบบคลาวด การตดิ ตอส่ือสาร สง่ั การ แบง ปน สารสนเทศผา นเครอ่ื งมือเครอื ขา ยสังคมและแอปพลเิ คชันบนโทรศพั ทมือถอื
จนเปน เรอ่ื งปกติ ทำใหบางครง้ั ERMS ถูกมองวาเปน ระบบทีไ่ มตอบสนองความตองการอกี ตอไป

แมจะมีผกู ลาววา ERMS แบบเดิมถึงจุดจบในป 2010 แตผ ลิตภัณฑจำนวนมากยงั คงเติบโตอยางตอ เน่อื ง ในรูปแบบระบบ
ECMS ที่มคี วามสามารถดาน EDM และ ERM เชน Alfresco ECM, Hyland OnBase, IBM ECM, Knowledgeone
RecFind EDRM, Laserfiche RME, Lexmark RIM, Micro Focus Content Manager, Newgen RMS, Objective
ECM, Open Text ECM

ฟงกช์ ันการทาํ งานของระบบจัดการเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์

แมในทางทฤษฎีจะสามารถแบง ระบบสารสนเทศสำหรับจดั การบรรณสารและเอกสารอิเล็กทรอนกิ สไ ด แตในทางฏิบตั ิอาจ
ไมใ ชเชน นัน้ การศึกษาในยุคแรกของ Linh Thuy Nguyen, Paula M.C Swatman & Bardo Fraunholz (2007) ชใี้ ห
เหน็ วา การระบคุ วามแตกตางอยา งชดั เจนของระบบเหลานเี้ ปน เรื่องทค่ี อ นขางยาก เพราะบริษัทซอฟตแ วรเองกไ็ มไดระบุ
ชดุ ฟง กช ันการทำงานที่จะแยกแยะวา ใชส ำหรับจัดการบรรณสาร เอกสาร หรือจัดการเนือ้ หา ไดอ ยา งชัดเจนเชน กัน

เมอื่ มมี มุ มองสำคัญวา การจดั การเอกสาร คอื การจดั การทรัพยากรเชิงกลยุทธ การนำระบบสารสนเทศมาใชจ ัดการเอกสาร
กเ็ พ่ือทำใหอ งคก ารสามารถสรางความไดเ ปรียบในการแขง ขนั ระบบการจัดการเอกสาร อาจเรยี กวา DMS, RMS, DRMS,
EDRMS, CMS, ECMS หรอื อ่นื ๆก็ได ตามทผ่ี ผู ลติ และจดั จำหนายซอรฟ แวรจ ะระบุ หากมฟี ง กชนั การทำงานทค่ี รอบคลุม
ครบถวน สามารถจดั การเอกสารไดอ ยางมีประสทิ ธิภาพ นำมาใชเปน อาวุธสรางความไดเปรียบในการแขงขัน กถ็ อื เปน
ระบบการจัดการเอกสารเชิงกลยทุ ธไดท ัง้ สิน้ เพราะคุณคาของกลยุทธไ มใชอ ยทู ช่ี ่อื เรียกประเภทของระบบสารสนเทศ
และระบบสารสนเทศจะมีประโยชนก ็ตอ เมอื่ สามารถสรา ง หรือสนับสนนุ ความสามารถในการแขงขนั ทางขององคก ารได
(ทพิ วรรณ หลอสุวรรณรตั น, 2557) อยางคำพังเพยท่ีวา “แมวขาวแมวดำไมส ำคัญขอใหจ บั หนูไดเ ปนพอ” ดังนัน้ การนำเอา
ระบบสารสนเทศใดๆมาใชจ ดั การเอกสารดิจทิ ัล จงึ ควรมาจากการกำหนดความตองการระบบ (System requirement)
หรือส่ิงทีร่ ะบบควรจะทำได ใหส อดคลองกับเปา หมายขององคการ และเปนไปตามหลกั การจัดการเอกสาร

หากประมวลสงั เคราะหจ ากมาตรฐาน เชน ISO 15489-1:2016, MoReq2010 และขอ เสนอของนกั วิชาการ (Bantin,
2004 ; Smith, 2004; Smallwood, 2013) อาจสรุปไดว า ขอกำหนดความตอ งการระบบการจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส
ควรมดี ังนี้

ความตอ้ งการหน้าทพี ืนฐานสําหรบั ระบบ (Primary functional requirements)

ความตอ งการหนาที่พื้นฐานสำหรบั ระบบ ตาม ISO 15489-1:2016 ซง่ึ ไดก ำหนดคุณลกั ษณะของระบบเอกสาร
(Characteristics of records systems) เอาไว 5 ประการ คือ

272 การจัดการเอกสาร | Records Management

1.เชื่อถอื ได (Reliable) ระบบควรดำเนินการไดอยางตอเนอ่ื งและสม่ำเสมอตามนโยบายและข้นั ตอนท่ีไดร บั อนญุ าต โดย

● จบั เกบ็ เอกสารภายในขอบเขตของกิจกรรมทางธรุ กิจที่ระบบสนบั สนนุ
● ทำหนาท่เี ปน แหลงขอมลู หลักที่บันทึกการกระทำใดๆเกีย่ วกับเอกสาร
● อนุญาตใหเ ฉพาะบางบุคคลท่ีมีหนา ท่ี ความรบั ผิดชอบเขามามสี วนรวมในเอกสาร
● แสดงเอกสารในรูปแบบที่ใชงานได
● รองรับการเขาถงึ เอกสารอยา งทันทวงที
● เก็บรกั ษาเอกสารไวไดนานตราบเทา ทีต่ องการ
● จัดใหม ีกลไกสำหรบั การนำเอกสารกบั ขอ มลู เมตาเขาสูร ะบบ หรอื สงออกจากระบบหนึง่ ไปยงั อีกระบบหนง่ึ
● อนุญาตใหดำเนนิ การกำจัดเอกสารอยางถูกตอ ง

ควรจัดทำเปน เอกสารบนั ทกึ การปฏิบตั ิงาน, ขน้ั ตอน และระเบียบปฏบิ ตั ิทางเทคโนโลยเี ก่ยี วกับระบบเอกสาร เพื่อใหเ กิด
ความนา เชื่อถือ ขอ มลู เมตาสำหรบั เอกสารก็ควรแสดงใหเ หน็ ถึงความนาเชื่อถือของระบบเชน กัน

2.ปลอดภัย (Secure) มาตรการรกั ษาความปลอดภัยสารสนเทศและความตอเน่ืองทางธุรกจิ ขององคก าร ควรรวมถึง
มาตรการสำหรบั ระบบเอกสารดวย โดยใชมาตรการตา งๆ เชน การควบคมุ การเขาถึง, การเฝา ตดิ ตาม, การตรวจสอบความ
ถูกตอง, การอนุมตั ิ เพ่อื ปองกันการเขาถึง, การเปล่ยี นแปลง, การปกปด หรือการทำลายเอกสารโดยไมไ ดรับอนุญาต ขอมูล
เก่ียวกับการควบคุมท่ใี ชกับเอกสารและเหตุการณดา นความปลอดภัยใดๆ ทส่ี ง ผลตอเอกสารควรบนั ทกึ ไวเปนขอมลู เมตา

3.เปนไปตามขอกำหนด (Compliant) ระบบเอกสารควรเปน ไปตามขอกำหนดทเี่ กดิ จากความคาดหวงั ทางธุรกิจ ชมุ ชน
หรอื สงั คม และตามสภาพแวดลอมทางกฎหมายและระเบียบขอ บังคบั การทำตามขอกำหนดดังกลา วควรไดรับการประเมิน
อยา งสมำ่ เสมอ มีการบนั ทกึ เอาไวเ ปน หลกั ฐานดวย

4.ครอบคลมุ (Comprehensive) ระบบเอกสารควรมคี วามสามารถจัดการเอกสารทุกอยางท่ีเกีย่ วขอ งกับกิจกรรมทาง
ธุรกจิ ตลอดจนมีความสามารถจัดการเอกสารทส่ี รางขนึ้ โดยเทคโนโลยที กุ ชนดิ ท่ีใชใ นกิจกรรมทางธุรกิจ (จัดการเอกสารได
ทกุ ชนดิ และทกุ รูปแบบ)

5.เปน ระบบ (Systematic) กระบวนการตา งๆ ไมว า จะเปน การจัดทำ, จดั เก็บ, จัดการเอกสาร ตองถูกออกแบบมาเปน
อยา งดี เปน ไปตามนโยบายและขน้ั ตอนพธิ กี ารท่ีไดร ับอนมุ ัติแลว

ความตอ้ งการเฉพาะสําหรบั ระบบ (Specific requirement)

MoReq2010 ซง่ึ เปน ชดุ ขอ กำหนดความตองการสำหรับระบบการจดั การเอกสาร ไดก ำหนดฟง กชันการทำงานหลักที่
จำเปนสำหรบั ระบบเอกสารไมวา จะใชง านในหนว ยงานภาครัฐ หรือองคก รเอกชน มสี าระสำคญั โดยสรุป คิอื ระบบตอ ง
สามารถ

● รองรับการจดั หมวดหมูเ อกสาร โดยเชื่อมโยงเอกสารกบั ภารกจิ กจิ กรรม และธุรกรรมขององคก ารท่สี รา งเอกสาร

ระบบจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ 273

● รวมเอกสารที่มลี กั ษณะเดยี วกนั เขา ไวดว ยกันเปนชุด
● กำหนดอายุจัดเกบ็ และทำลายเอกสารไดอ ยา งถูกตอ งตามตารางกำหนดอายเุ อกสาร
● ทำลาย หรอื ระงับการทำลายเอกสารไดตามเง่ือนไขท่กี ำหนด
● แสดงหลกั ฐานการทำลายเอกสารอยา งถูกตอ งตามอำนาจหนา ที่และระเบียบขอ บังคับ
● กำหนดขอ มลู อภิพันธใุ หกบั เอกสาร
● กำหนดสทิ ธิการเขา ถงึ ใชงาน แกไข เปลยี่ นแปลงเอกสาร ตามอำนาจหนาท่คี วามรับผิดชอบของแตล ะบุคคล
● เกบ็ ประวตั ิการกระทำใดๆเก่ียวกับเอกสาร เชน การใชง าน การแกไ ข เปลย่ี นแปลง
● อำนวยความสะดวกในการสบื คนเอกสาร การรายงานผล
● แสดงผลเน้อื หาในรปู แบบทีใ่ ชกันท่ัวไป สามารถอาน ทำความเขา ใจได

นกั วชิ าการหลายทา นกลา วตรงกนั วา ฟงกช่ันการทำงานของระบบการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส แบง ออกเปน การจับ
เกบ็ (Capture), การควบคมุ ตรวจสอบ (Audit control), การเขา ถงึ และใชง าน (Access and use), การกำหนดอายแุ ละ
ทำลาย (Retention and disposal) , การรักษาความปลอดภัยและการควบคมุ (Security and control), การสงวนรักษา
สำรองขอมลู และการกคู นื (Preservation, backup and recovery), การจัดการเอกสารแบบดง้ั เดิม (Non-electronic
Record), การทำบนั ทึกหลกั ฐาน (Documentation)

1.การจบั เกบ็

ประกอบดว ย 3 กิจกรรมสำคญั คอื ข้ันตอนการจบั เก็บ (Capture process), ลงทะเบยี น (Register), กำหนดขอ มลู
หมวดหมูและขอ มูลอภพิ ันธุ (Assigning classsification data and other metadata)

1)ขั้นตอนการจบั เก็บ

● ระบบตอ งสามารถนำเขา เอกสารท่ีเกิดขน้ึ ตามหนา ทแี่ ละกจิ กรรมขององคการไดอยา งครบถวน ไมวา จะ
เปน แบบดวยมือ หรอื แบบอตั โนมัติ กต็ าม

● ระบบตอ งสามารถจบั เก็บเอกสารไดท กุ รูปแบบ จากทุกโปรแกรมประยุกต ไมว า จะเปน โปรแกรม
ประมวลผลคำ, ประมวลผลภาพ, ไปรษณยี อ ิเล็กทรอนกิ ส, สเปรดชตี และฐานขอ มูล

● ระบบตอ งอนญุ าตใหจบั เกบ็ องคป ระกอบอื่นมารวมไวเ ปนเอกสารได เชน หนา เวบ็ ตอ งรวมกราฟก
หรือ ขอ ความในไปรษณยี อ ิเลก็ ทรอนกิ สต อ งรวมไฟลท แ่ี นบมาดว ย ระบบตอ งจบั เก็บองคป ระกอบเหลา น้ี
ใหค รบถว นในฐานะท่เี ปน สว นหนงึ่ ของเอกสาร

● ระบบตอ งรองรบั เอกสารหลากหลายฉบบั (Version) ในบางกรณที ม่ี มี ากกวา 1 ฉบับ (ฉบบั ราง, ฉบับ
แกไ ข, ฉบับสมบูรณ) ระบบตองสามารถจบั เกบ็ ไดครบถว น และแยกแยกความแตกตา งของแตละฉบบั ได
ดวยการลงขอมลู อภิพันธุ

● ระบบตองทำใหการจบั เก็บเอกสารมคี วามนาเชือ่ ถือ เอกสารจะตองไมสญู หายหรอื ถกู แกไ ขระหวาง
กระบวนการจบั เก็บ

274 การจัดการเอกสาร | Records Management

2)ลงทะเบยี นเอกสาร

● ระบบสามารถกำหนดเลขทะเบียน (Unique identifier) ใหก บั เอกสารแตละชิน้ /ชุด เพ่อื จำแนก
แยกแยะ และเปนประโยชนใ นการเรยี กใช สบื คน และจดั เก็บ

● ระบบตองปองกนั การแกไข หรือ การเปลย่ี นแปลงเนื้อหา เมอื่ มีการลงทะเบียนเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส
เรียบรอยแลว

● ระบบตอ งปองกันการทำลายหรอื ลบเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ สโดยไมไ ดรบั อนุญาต เวนแตจ ะดำเนินการตาม
ตารางกำหนดอายขุ องเอกสาร

3)กำหนดหมวดหมเู อกสารและขอ มูลอภพิ ันธุ

● ระบบตอ งมแี บบแผนการจดั หมวดหมเู อกสาร (RCS) และเคา รางขอมูลอภพิ ันธุ (Metadata scheme) ท่ี
มคี วามชัดเจน และเหมาะสมที่นำมาใชกับเอกสารไดโ ดยอตั โนมตั ิ ตง้ั แตเ รมิ่ จัดทำมาจนถงึ จบั เก็บ
เอกสาร

● ระบบจะตอ งสามารถแยกแยะองคประกอบขอมลู อภพิ นั ธุ (Extracting metadata elements) ไดอ ยา ง
อตั โนมัตเิ มื่อจับเกบ็ เอกสาร

● ระบบจะตองแสดงความสัมพนั ธของเอกสารและขอ มลู อภิพนั ธุท ีเ่ ก่ียวของไดอ ยา งมตี รรกะ

2.การควบคมุ ตรวจสอบ

● ระบบตองเก็บขอ มลู ทุกกระบวนการทเี่ กีย่ วกับเอกสาร เชน การจดั ทำ, การปรบั ปรงุ , แกไข, ลบ, สบื คน, เขา ถึง ไว
เปน หลกั ฐานการตรวจสอบ (Audit trails)

● ระบบตองติดตามไดว า ใคร ทำอะไร เมอื่ ไร อยางไรกบั เอกสารไดโดยอตั โนมตั ิ
● ระบบตอ งออกรายงานสำหรบั การควบคมุ ตรวจสอบได โดยมีรายการตา งๆอยางครบถวน

3.การเขาถึงและใชงาน

● ระบบตองคน คืนเอกสารไดงาย ประหยดั เวลา ไมซ ับซอ น
● ระบบตอ งสามารถสบื คนเนอ้ื หาจากเอกสารฉบับเต็ม (Full-text) ได
● ระบบตองสามารถแสดงทง้ั ขอ มูลอภิพนั ธุ และเนือ้ หาของเอกสารได
● ระบบตอ งสามารถสบื คน เอกสารไดต ามแบบแผนการจัดหมวดหมูเอกสาร

4.การกำหนดอายุและทำลาย

● ระบบตอ งสามารถกำหนดอายุจดั เกบ็ และทำลายใหก บั เอกสารไดโ ดยอตั โนมัติ ตามทรี่ ะบุไวในตารางกำหนดอายุ
เอกสารตง้ั แตตน

● ระบบตอ งกำหนดอายจุ ัดเก็บและทำลายเอกสารไดทุกชนิด ทกุ ประเภท หรือตามแบบแผนการจัดหมวดหมู
เอกสาร

ระบบจัดการเอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ 275

● ระบบตอ งยินยอมใหผ บู รหิ ารระบบสามารถเปล่ียนแปลง หรอื ทบทวนอายจุ ดั เก็บและทำลายเอกสารได

5.การรกั ษาความปลอดภยั และการควบคุม

● การสรา งเอกสาร นำเอกสารเขาสูระบบ ปรับปรงุ แกไข หรือทำลายเอกสาร ตองกระทำโดยบุคคลทร่ี ะบบกำหนด
สทิ ธ์ิอนญุ าตใหทำไดเ ทา น้ัน

● เอกสารจะตอ งไดร บั การปอ งกันการแกไ ขเนอื้ หา โครงสรา งและบริบท ไมวา ดวยความต้ังใจหรือไมต ง้ั ใจก็ตามเพือ่
รักษาไวซ งึ่ ความจริงแทข องเอกสาร

● ระบบจะตองควบคุมการเขาถึงและการแกไขขอมูลอภพิ ันธดุ วย

6.การสงวนรักษา สำรองขอ มลู และการกูคืน

● กรณที ี่มีการเปลี่ยนแปลงระบบใหม หรือเปลี่ยนซอฟตแ วร ฮารดแวร ระบบตอ งสามารถโอนยา ยหรอื แปลงเอกสาร
รวมทัง้ ขอ มลู ตางๆไปไดอ ยา งครบถว น

● ระบบจะตองกูค ืนไดในกรณีท่ีมีขอ ผิดพลาดและตอ งแจงเตอื นผลไปยังผดู แู ลระบบ
● ระบบตองมกี ลไกการสำรองขอ มูลอัตโนมัติ และสามารถกูคืนขอมูลทท่ี ำใหมน่ั ใจวาเอกสารและขอ มลู ทเ่ี กี่ยวขอ ง

จะปลอดภัย ไมสญู หาย
● ระบบตอ งออกรายงานท่ีแสดงผลรายการเอกสารท่ีโอนยา ยไมส ำเร็จ และระบวุ า มาจากปญ หาอะไรได
● ระบบตอ งสามารถตรวจสอบพน้ื ท่เี ก็บขอ มูลและแจงใหผ ดู ูแลระบบเมอ่ื พืน้ ทเ่ี หลืออยใู นระดบั ต่ำ

7.การจดั การเอกสารแบบดง้ั เดมิ

● ระบบตองสามารถจดั การกับเอกสารแบบดงั้ เดมิ ทมี่ ใิ ชอ เิ ล็กทรอนิกส ไมวา จะเปน การจบั เก็บ, จดั หมวดหม,ู
สบื คน-เขาถงึ , รักษาความปลอดภยั , กำหนดอายุและทำลาย ฯลฯ ไดต ามความตอ งการเชนเดยี วกันกับเอกสาร
อเิ ล็กทรอนกิ ส

8.การทำบนั ทกึ หลักฐาน

● นโยบาย แนวปฏิบตั ิ หรือพธิ กี ารเก่ียวกบั ระบบเอกสาร ควรจดั ทำเปนบันทึกหลกั ฐานเอาไวเปนลายลักษณอ ักษร
โดยผูบ ริหารระบบเปนผรู บั รอง

● บันทกึ หลกั ฐาน อยางนอยควรประกอบดวย ภาพรวม เปา หมายของระบบ, นโยบาย แนวปฏิบัติ ขัน้ ตอนพธิ ีการ
เก่ียวกบั ระบบ, การควบคุมคณุ ภาพ, การรักษาความปลอดภัย, การทดสอบระบบ,ความตอ งการซอฟตแ วร
ฮารด แวร

● บันทกึ หลักฐานตองปรับปรงุ ใหท นั สมยั อยูเสมอ เผยแพรไปยังบคุ ลากรทีเ่ กี่ยวขอ ง ใหเ ขาถึงและใชง านรว มกันได

276 การจัดการเอกสาร | Records Management

ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์

ในประเทศไทย หนวยงานราชการคนุ เคยกบั คำวา “ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส” มาอยา งนอ ยต้ังแตป พ.ศ.2548 เพราะ
เริม่ ใชอยา งเปนทางการครง้ั แรกในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี วา ดว ยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่ี 2) พ.ศ.2548 เพือ่ หมายถึง
“การรับสงขอ มลู ขา วสารหรือหนงั สอื ผา นระบบส่ือสารดวยวธิ ีการทางอิเล็กทรอนิกส”ตามนยิ ามน้จี ะเห็นวาระบบสารบรรณ
อเิ ล็กทรอนิกสน ี้ มไี วเเพอื่ การรบั -สง หนงั สอื เทานนั้ ขณะทคี่ วามหมายของงานสารบรรณ คอื “งานท่ีเกี่ยวของกบั การ
บริหารงานเอกสารเรม่ิ ต้งั แตการจัดทำ การรบั การสง การเกบ็ รกั ษา การยืม จนถงึ การทำลาย”

หลังจากนัน้ อีก 16 ป จึงไดป ระกาศใชร ะเบยี บฯ วาดว ยงานสารบรรณ (ฉบับท4ี่ ) พ.ศ.2564 ซึ่งเนน ความสำคญั ของระบบ
สารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสม ากขึ้น โดยเพิม่ เติมเปนหมวดที่ 5 กำหนดใหสวนราชการตอ งมรี ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส
สำหรับปฏิบัตงิ านสารบรรณ ตลอดจนกำหนดหลกั เกณฑแ ละวธิ ีการปฏบิ ตั ใิ นการรับสงและเก็บรกั ษาขอมูลขาวสารและ
หนังสือราชการ ดว ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส ในภาคผนวก 6 ระเบียบฯ ฉบับน้ีไดม กี ารแกไขเพม่ิ เติมคำวา “ระบบ
สารบรรณอิเล็กทรอนิกส” เปน “การรบั สงและเกบ็ รกั ษาขอมลู ขาวสารหรอื หนังสือ ผา นระบบส่อื สารดวยวธิ ีการทาง
อิเลก็ ทรอนิกส โดยรวมถงึ การรับสงโดยใชไปรษณียอ ิเล็กทรอนิกสของสว นราชการหรือทส่ี วนราชการจัดใหแกเ จา หนา ท่ี
และระบบสอื่ สารทางอิเล็กทรอนกิ สอ ่นื ใดตามทห่ี ัวหนาสวนราชการกำหนดดวย” ซ่ึงก็ยงั คงเนน เรื่อง การรบั -สงหนังสอื โดย
ขยายวาสามารถรบั -สงผานระบบสอ่ื สารอเิ ลก็ ทรอนิกสร วมถึงไปรษณยี อเิ ล็กทรอนกิ ส สวนท่ีเพมิ่ เติมอีกประการหน่งึ คือ
การเกบ็ รกั ษาหนังสือ ถงึ กระนน้ั กย็ ังไมค รอบคลุมไปจนถงึ การยมื และการทำลายอยูดี

อยา งไรกต็ ามเพื่อพิจารณาระเบียบฯ วาดว ยงานสารบรรณ (ฉบบั ท4่ี ) พ.ศ.2564 ท้ังฉบบั จะพบวามีขอ ความหลายสว น ที่
ระบุถงึ ฟงกชัน่ การทำงานหรอื สง่ิ ท่รี ะบบควรทำได เชน

ขอ 26 วรรคสาม ระบวุ า “ในกรณีทบ่ี ันทกึ 1จัดทำในระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส หรอื โดยการพิมพข อ ความในไปรษณีย
อิเลก็ ทรอนิกส หรอื ระบบสือ่ สารอน่ื ใดทม่ี กี ารยนื ยนั ตัวตน จะพมิ พชอ่ื ผูบนั ทกึ แทนการลงลายมือชอ่ื ก็ได และจะไมลงวันที่
เดอื น ป ท่ีบันทกึ ก็ได หากระบบมีการบนั ทึก วนั เดือน ปไวอ ยูแลว ”

ขอ 29/1 ระบวุ า “ใหส วนราชการจัดใหมีทะเบียนหนังสอื รบั ทะเบยี นหนงั สอื สง บญั ชีหนงั สือสงเกบ็ ทะเบียนหนังสอื
เก็บ บญั ชีสง มอบหนงั สอื ครบ 20 ป บญั ชีหนังสอื ครบ 20 ปท ข่ี อเก็บเอง บญั ชีฝากหนงั สอื และบญั ชีหนังสือขอทำลาย
ในรูปแบบอเิ ลก็ ทรอนกิ ส โดยกรอกรายละเอยี ด เชนเดียวกบั ทะเบียนหรือบัญชีในรูปแบบเอกสาร และ “ทะเบยี นหรือ
บญั ชอี เิ ลก็ ทรอนิกสต ามวรรคหนง่ึ จะอยใู นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสห รอื จดั ทำโดยใชโ ปรแกรม เชน Microsoft Excel
หรอื Google Sheets หรอื Apple Numbers หรอื แอปพลิเคชันอืน่ ใดก็ได ท้ังน้ี เมื่อมีทะเบยี นหรอื บญั ชดี งั กลาวในรูป
แบบอเิ ลก็ ทรอนกิ สแ ลวไมต องจดั ทำทะเบยี นหรือบญั ชีใดเปน เอกสารอกี ”

1บันทกึ คือ ขอ ความท่ีผใู ตบ งั คับบัญชาเสนอตอผบู ังคบั บญั ชา หรอื ผบู ังคับบัญชาสง่ั การแกผ ูใตบ ังคับบัญชา หรือขอ ความที่เจา หนา ที่ หรอื หนว ยงานระดบั ตำ่ กวาสว นราชการระดบั กรม
ติดตอกันในการปฏิบัติราชการ โดยปกติใหใชก ระดาษบันทกึ ขอ ความ

ระบบจัดการเอกสารอเิ ล็กทรอนกิ ส์ 277

ดงั นัน้ เม่อื อา นวเิ คราะหร ะเบยี บฯฉบบั นโ้ี ดยละเอียด สามารถประมวลเปนขอ กำหนดความตองการระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนิกส ไดด ังนี้

การจัดทำ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สตอ งสามารถ:

● จดั ทำหนงั สือราชการอเิ ลก็ ทรอนิกส (Born digital) ไดต ามรูปแบบทกี่ ำหนด คอื (1)หนังสือภายนอก (2)หนังสือ
ภายใน (3)หนงั สือประทบั ตรา (4)หนังสอื ส่ังการ (5)หนงั สือประชาสมั พันธ (6)หนงั สอื ทเี่ จา หนาทจี่ ัดทำขนึ้ หรอื รับ
ไวเ ปน หลกั ฐาน

● รองรับหนังสอื ทีแ่ ปลงจากกระดาษใหก ลายเปน ดจิ ทิ ลั (Reborn digital)
● รางหนงั สอื
● ระบุตวั ตนและแสดงเจตนาของเจา ของลายมือช่อื (เชน การใชช อื่ ผูใชแ ละรหสั ผาน)
● ออกเลขทหี่ นังสอื
● เก็บรกั ษาสำเนาหนงั สือ

การรับ-สง ลงทะเบยี น ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สต อ งสามารถ:

● รับ-สงขอมลู ขาวสารหรอื หนงั สือและการตดิ ตอ ราชการ
● รับ-สง หนังสอื ทางไปรษณยี อเิ ล็กทรอนิกส
● ทำทะเบียนหนังสือรบั ทะเบียนหนงั สอื สง
● ลงทะเบียนรับ-สง หนงั สอื โดยมเี ลขท่ีทะเบยี นตามลำดบั ตดิ ตอกันไปตลอดปป ฏทิ ิน
● ยืนยนั ผลการสงโดยอตั โนมตั ิในระบบของผสู ง วาหนงั สือไดจ ัดสงไปยังผูร บั เรียบรอยแลว และแจง เตือนกรณีทไ่ี ม

สามารถสงหนงั สือไปยังผูรบั ได
● สงผลการรับหนังสือกลับไปยงั ผูส งและจัดสง ใหผ ูรับภายในหนวยงานตอ ไป
● แสดงวัน เดือน ป และเวลาทร่ี บั และสงขอมลู ขาวสารหรือหนงั สือใหปรากฏแกผูรบั ผูสง
● กำหนดสทิ ธิผใู ช (User) ในการรบั -สง หนงั สอื เปนรายบุคคล และตองสามารถตรวจสอบยืนยันผูใชโดยวธิ ีการถาม

ชือ่ ผูใชแ ละรหัสผานเปน อยา งต่ำ
● อนุญาตใหเจาหนาทขี่ องหนว ยงานสารบรรณกลางทไ่ี ดรับมอบหมายจากหัวหนาสว นราชการ ทำหนา ที่รับสง

หนงั สอื
● อนุญาตใหเจาหนา ทที่ ่ีไดร บั การแตงต้งั ใหเ ขาถงึ เอกสารชน้ั ความลบั ทำหนาท่ีรบั สงหนงั สอื ทม่ี ชี น้ั ความลบั เฉพาะ

ในชั้นลับหรือลับมาก โดยทำการเขา รหัสหนังสือ เพือ่ มใิ หผูทีไ่ มไดรับอนุญาตสามารถอา นขอ ความได

การใชง าน ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สตอ งสามารถ:

● แสดงขอมูลเกย่ี วกับการปฏบิ ัติของหนังสือ

278 การจัดการเอกสาร | Records Management

● กำหนดสิทธิผใู ช (User) ในการเปดหนังสือเปนรายบุคคลได และตอ งสามารถตรวจสอบยืนยันผูใชโ ดยวธิ ีการถาม
ชือ่ ผใู ชแ ละรหสั ผา นเปน อยา งต่ำ

● ทำการเขารหสั หนงั สือเพื่อปอ งกันมิใหผทู ไ่ี มไดร ับอนุญาต สามารถอานขอความได
● อนญุ าตใหเจา หนาทท่ี ี่ไดร บั มอบหมายหรอื แตง ตั้ง ตรวจสอบหนังสอื ทไี่ ดร บั ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสของ

สว นราชการเปน ประจำ ทัง้ นี้ตอ งไมนอยกวา วนั ละสองคร้งั ในเวลาราชการ อยางนอยหนง่ึ ครง้ั ในชวงเชา และอยาง
นอยหนึง่ คร้ังในชวงบา ย
● อนญุ าตใหผใู ชระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส จดั เกบ็ หนงั สือทห่ี นว ยงานไดร ับไวใ นสอื่ กลางบนั ทึกขอ มูล และลบ
หนงั สือที่ไมจำเปนตอ งใชง านแลว โดยดำเนินการเปน ประจำตามระยะเวลาทเี่ หมาะสม ตามทห่ี วั หนา สว นราชการ
กำหนด

การเก็บ การรกั ษาและการกำหนดอายเุ อกสาร ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสตองสามารถ:

● เกบ็ รักษาหนังสอื ที่มกี ารรับสงโดยใชร ะบบ หรอื หนงั สือที่นำเขาภายหลงั
● เก็บรกั ษาสำเนาหนงั สือที่สงไปแลว
● ทำบญั ชีหนังสือสงเก็บ (ตามแบบท1่ี 9 ทา ยระเบยี บฯ) เพือ่ การเก็บหนงั สอื ที่ปฏบิ ัตเิ สร็จเรยี บรอ ยแลว และไมม ี

อะไรทีจ่ ะตองปฏิบตั ิตอ ไปอกี โดยหนงั สือจะตอ งถกู สงไปยงั หนวยเก็บ (ศนู ยเ อกสาร)
● กำหนดอายกุ ารเก็บหนงั สือ (ดเู พิม่ เตมิ บทท่ี 10)
● ลงทะเบียนหนังสอื เกบ็ (ตามแบบท่ี 20 ทายระเบียบฯ) โดยเจา หนาท่ผี รู ับผดิ ชอบในการเกบ็ หนงั สอื ในหนว ยเก็บ
● กำหนดเลขลำดบั หมวดหมกู ารจดั แฟม เกบ็ หนังสอื (ดเู พิม่ เติมบทท่ี 10)
● มีระบบสำรองขอมูล (Backup system) ทส่ี ามารถกคู นื ขอมลู เพ่อื ปองกันการเสยี หายหรือสูญหายของขอมูลนนั้
● รองรับการเกบ็ รกั ษาหนงั สอื อเิ ลก็ ทรอนิกสไ วใ นระบบสำรองขอ มูล ดวยรูปแบบมาตรฐาน เชน PDF ความ

ละเอียดไมนอยกวา 150 dpi
● เกบ็ รกั ษาหนงั สืออเิ ลก็ ทรอนิกสไวไ ดต ลอดไป (Archiving)

การสืบคน ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สต องสามารถ:

● สนับสนนุ การสบื คน ขอมูลหนังสอื ท่ีมีการจัดเก็บไว

การกำจดั เอกสาร ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสตอ งสามารถ:

● ทำบญั ชีสง มอบหนังสือครบ 20 ป สงมอบใหห อจดหมายเหตุแหง ชาติ (ตามแบบที่ 21 ทายระเบยี บฯ)
● ทำบัญชีหนงั สือครบ 20 ปท ข่ี อเก็บเอง สงมอบใหหอจดหมายเหตุแหง ชาติ (ตามแบบที่ 22 ทา ยระเบียบฯ)
● ทำบญั ชีฝากหนังสอื สำหรับหนังสอื ทย่ี ังไมถ งึ กำหนดทำลาย และสวนราชการเห็นวา เปนหนังสือทมี่ คี วามสำคญั

และประสงคจะฝากใหหอจดหมายเหตุแหงชาติ เก็บไว (ตามแบบท่ี 23 ทา ยระเบยี บฯ)
● ทำบัญชหี นังสือขอทำลาย (ตามแบบท่ี 25 ทายระเบยี บฯ) (ดูเพ่ิมเตมิ บทที่ 11)

ระบบจดั การเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส์ 279

● รองรบั การสง มอบหนังสอื อเิ ลก็ ทรอนิกสใ หกบั หอจดหมายเหตุแหง ชาติ ดว ยรปู แบบมาตรฐาน เชน PDF ความ
ละเอียดไมนอ ยกวา 150 dpi

● ทำลายหนังสือในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สท มี่ ใิ ชเ อกสารจดหมายเหตุตามกฎหมายวา ดวยจดหมายเหตแุ หง
ชาติ ท่ีเก็บมาเปน เวลาเกนิ กวา 10 ปแ ลวได โดยการลบหนังสือทีเ่ กบ็ ไวเ ปนเวลานานที่สุดยอนข้ึนมา

● ทำลายหนังสือในระบบสำรองขอมลู ทเี่ ก็บมาเปนเวลาเกินกวา 20 ปแ ลว

มขี อ สงั เกตอีกประการหน่ึงในระเบยี บฯ วาดวยงานสารบรรณ (ฉบับท่ี4) พ.ศ.2564 คอื การใชค ำวา “เอกสาร” ทมี่ คี วาม
หมายแตกตา งจากระเบยี บฯ ฉบบั กอ นหนา ในหลายแหง เชน

“ทะเบียนหรอื บัญชอี ิเลก็ ทรอนกิ สต ามวรรคหนงึ่ จะอยใู นระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สห รอื จดั ทำโดยใชโ ปรแกรม เชน
Microsoft excel หรอื Google sheets หรอื Apple numbers หรอื แอปพลิเคชันอ่นื ใดก็ได ท้ังนี้ เมอ่ื มีทะเบียนหรือบญั ชี
ดงั กลา วในรูปแบบอิเล็กทรอนกิ สแ ลว ไมตอ งจัดทำทะเบยี นหรอื บัญชใี ดเปนเอกสารอกี ” (ขอ 29/1)

“หนงั สอื ที่จดั ทำขึน้ ตามวรรคหนึ่งและหนวยงานสารบรรณกลางไดส ง หนงั สือดวยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสแลว ให
ถอื วาการเก็บสำเนาหนังสอื ไวในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสท สี่ ง นน้ั เปน การเกบ็ สำเนาไวทห่ี นวยงานสารบรรณกลางตาม
วรรคหนึง่ แลว ทั้งน้ี โดยไมต อ งเกบ็ เปนเอกสารอีก” (ขอ 30 ววรคสาม)

“เมอ่ื ไดส ง หนงั สือดว ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ สแ ลว สวนราชการผสู ง ไมตองจดั สง หนงั สอื เปนเอกสารอกี ” (ภาค
ผนวก 6)

ตามขอ ความน้ีสะทอ นวา “เอกสาร” หมายถึง หนังสอื , ทะเบียน, บญั ชีทไ่ี มไดอ ยใู นรูปแบบอิเลก็ ทรอนิกส และอาจหมาย
ถงึ ที่อยใู นรปู แบบกระดาษ/สิง่ พมิ พ ซึง่ มคี วามหมายแคบ ขณะท่ีในระเบียบฯ วาดวยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่2ี ) พ.ศ.2548
หมวด 1 ขอ 9 ระบวุ า “หนังสือราชการ คอื เอกสารท่ีเปน หลักฐานในราชการ” ซงึ่ มิไดจำกัดเฉพาะส่อื บนั ทกึ ใดๆและมี
ความหมายกวางกวา การใชค ำทไ่ี มสมำ่ เสมอเชนนี้ อาจทำใหเ กดิ ความสับสนในการตคี วามและการปฏบิ ตั ไิ ด

การนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสมาใชใ นหนว ยงานราชการเปน เวลามากกวา 10 ป ทำใหแตละหนวยงานมีเครือ่ งมอื
พนื้ ฐานสำหรับปฏบิ ัตงิ านสารบรรณ อยางไรก็ดี ผลวิจยั ของ ศศิธร สถติ ย และวิศปตย ชยั ชว ย (2560) ทศ่ี ึกษาฟง กช นั การ
ทำงานของระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สใ นหนว ยงานราชการสว นกลาง จำนวน 115 แหง ช้ีใหเ ห็นวา ระบบสารบรรณ
อิเล็กทรอนกิ สท ่ีหนว ยงานราชการใช มฟี ง กชันการทำงานที่ไมค รบถว นตามกระบวนการสารบรรณ หรือไมครอบคลมุ วงจร
ชวี ิตเอกสาร โดยสวนใหญระบบมีความสามารถสำหรับใชล งทะเบยี นหนงั สอื , ตรวจสอบผลการสง และ ระบุเวลานำหนังสือ
เขา สรู ะบบ สวนฟง กชันท่ีทุกหนว ยงานขาดทง้ั ทจ่ี ำเปน ตอ ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสอ ยา งมาก คือ การลงลายมือชือ่
อเิ ลก็ ทรอนิกส และการกำหนดอายุการจัดเกบ็ และทำลายเอกสาร จึงเปนเรื่องทนี่ า เปน หว งวา หากหนวยงานของรฐั ยังขาด
ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สท ี่สามารถรองรับทกุ กิจกรรมการจัดการเอกสารในหนว ยงาน ยอ มสง ผลกระทบตอ งานพืน้
ฐานในหนวยงานราชการ เกิดความลำบากในการใหบรกิ ารประชาชน และเปน อปุ สรรคสำคญั ตอการทภ่ี าครฐั ตอ งการจะมุง
เปน รฐั บาลอิเลก็ ทรอนิกส หรือการพัฒนาดจิ ิทัลเพือ่ เศรษฐกจิ และสังคมของประเทศไทย

280 การจดั การเอกสาร | Records Management

สรปุ

แมว าคำจำกัดความของเอกสาร ในฐานะทเ่ี ปนพยานหลกั ฐานของกิจกรรม จะยังคงไมเ ปลยี่ นแปลงในชว งสองทศวรรษท่ี
ผา นมา ทวาเอกสารดจิ ทิ ลั ก็พัฒนารปู แบบทหี่ ลากหลายขน้ึ และยังคงเปลี่ยนแปลงไมหยุดยัง้ องคก รจำนวนมากจะยังคง
จัดการเอกสารกระดาษและดิจทิ ัลพรอ มกันไปอีกระยะเวลาหนงึ่ พรอ มกบั การเปล่ียนผา นเปน องคก ารดจิ ิทลั ขณะทโี่ ลก
ดจิ ิทัลกำลังขยายตัวขน้ึ เร่อื ยๆ ทำใหย ากทจ่ี ะจัดการกับเอกสารดจิ ทิ ลั ทกุ รูปแบบ ไดอ ยางแมนยำและสมำ่ เสมอ ซึง่ ทา ทาย
ตอแนวคดิ ท่ีวา เอกสารทงั้ หมดสามารถจัดเก็บไวใ นระบบเดยี วได ฉะนนั้ คณุ สมบัตขิ องระบบ ERM/EDRM/ECM ซ่งึ องคการ
จำเปน ตองนำมาใชกับเอกสารดจิ ิทัล เพอ่ื ใหสามารถจับเก็บ, ใชง าน, ดูแลรักษา ใหดำรงไวซ่ึงความจริงแทและความนา เช่ือ
ถอื ของเอกสาร จงึ ยงั คงเปนสงิ่ ทน่ี ักจดั การเอกสารตองติดตามความกา วหนา อยา งใกลชิด

คําถามทบทวนท้ายบท

● เอกสารดิจิทลั มีความเหมอื นหรอื ตา งจากเอกสารด้ังเดมิ ในแงใ ดบา ง
● ระบบเอกสาร ตองมีคุณลกั ษณะพื้นฐานใดบาง
● ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสควรมีฟงกช ันการทำงานใดบา ง

ระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ 281

บรรณานกุ รม

ทพิ วรรณ หลอ สุวรรณรัตน. (2557). ระบบสารสนเทศเพ่ือการจัดการ. (พิมพครง้ั ที่ 13). แซทโฟร พร้นิ ติ้ง จำกัด.
วิศปตย ชยั ชว ย. (2559). แนวทางการจัดการเอกสารหนวยงานของรัฐทส่ี อดคลองกับพระราชบัญญัตจิ ดหมายเหตแุ หงชาติ

พ.ศ.2556. สารสนเทศศาสตร, 34(2), 114-129.
ศศิธร สถติ ย และวิศปตย ชัยชวย. (2560). การศึกษาฟงกช ่ันการทำงานของระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สใ นหนวยงาน

ของรัฐในประเทศไทย.ใน รตั นา จนั ทรเทาว (บรรณาธิการ), การประชมุ ทางวชิ าการระดบั นานาชาติมนุษยศาสตร
และ สงั คมศาสตร ครงั้ ท่ี 13 (IC-HUSO 2017) 2560, (น.1886-1897). คณะมนษุ ยศาสตรแ ละสังคมศาสตร
มหาวิทยาลยั ขอนแกน .
Adam, A. (2008). Implementing electronic document and record management systems. Auerbach
Publications Taylor & Francis Group.
ARMA International. (2016). Glossary of records and information management and information
governance Terms. (5th ed.). ARMA International.
Bantin, P.C. (2004). Understanding data and information systems for recordkeeping. Neal-Schuman
Duranti, L. & MacNeil, H. (1996). The protection of the integrity of electronic records: an overview of the
UBC-MAS research project Archivaria, 42, 46–67. https://archivaria.ca
/index.php/archivaria/article/view/12153/13158, preserved at https://perma.cc/YH48-GHEL.
Duranti, L. (2018). Diplomatics. In J.D. McDonald & M. Levine-Clark (Eds.), Encyclopedia of library and
information sciencesVolume 1 (4td ed.) (pp.1338-1346). CRC Press
Franks,P. C. (2018). Records and information management. (2nd ed). ALA Neal-Schuman.
IRMT. (2009). Understanding the context of electronic records management. The international records
Management Trust. http://www.irmt.org/documents
/educ_training/term%20modules/IRMT%20TERM%20Module%201.pdf
Joseph, P. (2008). EDRMS 101: the basics. Information and Records Management Annual (IRMA).
https://espace.curtin.edu.au/bitstream/handle/20.500.11937/19879/131103_13295_EDRMS%201
01_The%20Basics.pdf?sequence=2&isAllowed=y
National records of scotland. (2021). Electronic Records Management. https://www.nrscotland.gov.uk/
record-keeping/electronic-records-management
Nguyen, L. T., Swatman, P. MC. & Fraunholz, B. (2007). EDMS, ERMS, ECMS or EDRMS: fighting through
the acronyms towards a strategy for effective corporate records management, In ACIS 2007
Proceedings (pp.1859-800). https://aisel.aisnet.org/ cgi/viewcontent.cgi?referer=https://
www.google.com/&httpsredir=1&article=1088&context=acis2007

282 การจัดการเอกสาร | Records Management

Oladejo, B. & Hadzidedic, S. (2021). Electronic records management a state of the art review. Records
Management Journal, 31(1), 74-88.

Smallwood, R. F. (2013). Managing electronic records: methods,best practices, and technologies. John
Wiley and Sons.

Smith, K. (2007). Planning and implementing electronic records management : a practical guide. Facet.
Society of American Archivists. (2021). Electronic record. https://www2.archivists.org/dictionary
The archive-skills consultancy. (2004). EDMS, ERMS and EDRMS.

https://www.archive-skills.com/infobytes/edms.pdf
The national archives United Kingdom. (2021). Understanding digital records.

https://www.nationalarchives.gov.uk/help-with-your-research/discovery-help/understanding-digi
tal-records/
The Ohio State University- university libraries. (2021). EDMS/ERMS/ECM Explained.
https://library.osu.edu/osu-records-management/ecm
The U.S. national archives and records administration. (2019). Context for electronic records
management [ERM]. https://www.archives.gov/records-mgmt/initiatives/context-for-erm.html
Warland, A. (2021). A brief history of electronic document and records management systems and
related standards https://andrewwarland.wordpress.com/
2021/02/11/a-brief-history-of-electronic-document-and-records-management-systems-and-relate
d-standards/
Yusof, Z. & Chell, R. (2005). Issues in records management. Penerbit Universiti Kebangsaan Malaysia
(UKM).

ระบบจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์ 283

284 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 13

ประเด็นการจดั การเอกสารในระบบนิเวศดจิ ทิ ลั

วัตถุประสงคข์ องบท

● อธบิ ายแนวคดิ เร่อื งระบบนเิ วศดิจิทัล
● เสนอประเดน็ ทน่ี าสนใจเก่ยี วกบั การจัดการเอกสารในระบบนเิ วศดจิ ิทัล

ความนาํ

การเติบโตแบบกาวกระโดด (Exponential growth) ของเทคโนโลยดี ิจทิ ลั ทำใหเ กิดความเปลย่ี นแปลงอยางมหาศาลกบั
องคก าร สงผลกระทบตอรูปแบบการทำงาน การบริหารจดั การ ทำใหหลายองคการพยามปรับเปลย่ี นไปสูการเปน องคก าร
ดจิ ิทัล (Digital transformation) ภายใตระบบนิเวศดิจิทัล (Digital ecosystem) การทำงานพื้นฐานขององคการยอ มตอ ง
อาศยั เอกสารท่ีเปนดิจิทัลดว ยเชนกัน การจัดการเอกสารในระบบนิเวศดจิ ทิ ลั เปน สิ่งท่ีองคก ารตอ งเผชิญในอนาคตอนั ใกล
องคก ารจะตองปรบั ตัวอยางไร ตลอดจนวชิ าชีพนกั จัดการเอกสารตอ งเปล่ียนแปลงมุมมอง วธิ ีการปฏบิ ตั งิ าน และการศกึ ษา
อยางไร ในบทนมี้ ุงนำเสนอประเดน็ การจดั การเอกสาร ทเ่ี ปลี่ยนจากการจดั การเอกสารแบบดั้งเดิมมาสูดิจิทัล

285