การจัดการเอกสาร หลักการและแนวปฏิบัติในอค์กรยุคดิจิทัล

ภาพ9-1 ขัน้ ตอนการจัดทำหนังสอื ราชการ

เหน็ ไดว า การจดั ทำหนังสือราชการแตล ะฉบบั น้นั มขี ้ันตอนอยไู มนอ ย จนทำใหมักไดรับการวิจารณวาราชการทำงานลา ชา
เหตุท่ีเปนเชนน้ีเพราะมมุ มองของราชการตอหนงั สือราชการนน้ั แทบไมต า งจากทรัพยส นิ ของราชการทเี่ ปนวสั ดุ ครุภณั ฑ ซึง่
ตอ งมกี ารลงทะเบียนคุมทรัพยสนิ มีขัน้ ตอนปฏิบตั ิเก่ียวกบั การยมื เก็บรักษา การทำลาย อยางรัดกุมมาก เพราะฉะนน้ั
หนว ยงานของรฐั จงึ ควรพิจารณาอยา งรอบคอบกอนจดั ทำเอกสารวา ขอมลู สารสนเทศใด จำเปนตองจัดทำเปน หนงั สือ
ราชการ หรอื แมแตเมื่อตดั สนิ ใจวาจะจัดทำเปน หนงั สือราชการแลว ก็ตอ งมาพิจารณาวา ควรใชแบบเอกสารประเภทใด โดย
เฉพาะหนังสือทมี่ ลี ักษณะเปน แบบพิธี คือ หนังสือภายใน และภายนอก ซ่งึ หวั หนาสวนราชการระดับกรมขึน้ ไป หรือผูวา
ราชการจงั หวัด เปนผลู งนาม ทป่ี จ จบุ ันหลายหนวยงานมไิ ดป ฏิบัติตามอยางเครง ครัด บางครัง้ พบวา หัวหนาหนว ยงานระดบั
กอง หรอื แมแ ตพนกั งานเจา หนาที่ระดับปฏบิ ัติ เปน ผูลงนามเองกม็ ี

ในทรรศนะของผูเขียนเหน็ วา หนงั สอื ราชการโดยเฉพาะหนังสอื ที่มลี ักษณะเปนแบบพธิ ี ไมค วรจดั ทำอยา งพร่ำเพร่อื เกนิ
ความจำเปน และมิใชวาขอ มลู ทกุ อยา งหรือทุกเร่อื ง ตอ งทำบนั ทึกไวเ ปนหนังสอื ราชการ บางอยางควรเปน แคบ รรณสารท่ี
ไมต อ งลงทะเบียน เม่ือใชง านเสร็จกก็ ำจัดไดท นั ที เพราะเมือ่ ใดก็ตามท่ีหนวยงานของรัฐจดั ทำหนังสอื ราชการข้นึ ยอ มตอง
ตามมาดวยการดูแลรกั ษาเชนเดียวกับทรพั ยส นิ ของราชการอยางเครง ครัด ตามขอ 61 แหงตามระเบียบฯ วา ดวยงานสาร
บรรณฯ ระบุวา เจาหนา ทตี่ องระมดั ระวังรักษาหนังสอื ใหอยใู นสภาพใชราชการไดท ุกโอกาส หากชำรุดเสียหายตอ งรบี ซอม
ใหใชราชการไดเหมอื นเดิม หากสูญหายตอ งหาสำเนามาแทน ถา ชำรุดเสียหายไมส ามารถซอ มแซมได ตองรายงานผูบังคญั
บัญชา ถา หนังสือสำคญั ที่เปน การแสดงเอกสารสิทธิ หรือเอกสารสิทธติ ามกฎหมายสูญหาย ตองดำเนินการแจงความตอ
พนักงานสอบสวน

186 การจัดการเอกสาร | Records Management

การเขยี นหนงั สือราชการ

การเขียนหนงั สือราชการ หรือเอกสารตางๆ ควรยึดหลักการดงั ตอไปน้ี

● ความชดั เจน เน้ือหาสาระตอ งอานแลวเขาใจไดท นั ทีวา มจี ดุ มุงหมายอยา งไร ขอความไมกำกวม วกวน หรือ
คลุมเครือ ซ่ึงจะทำใหเขาใจผดิ ได

● ความสัมพนั ธเชื่อมโยง ขอ ความแตล ะประโยค แตล ะวรรค ควรดำเนนิ ตามลำดับตอเนอ่ื งกัน เปนเหตเุ ปน ผลอาน
แลวจบั ใจความไดง า ย

● ความถกู ตอ ง ควรถูกตองทงั้ ประเภท รปู แบบ เน้อื หา หลักภาษา ใชภาษาทางการไมใชภาษาพดู
● ความสละสลวย ใชถอ ยคำสภุ าพ อา นแลวไมกระทบกระเทอื นใจ ทำลายจิตใจ หรอื ทำใหผูอา นหมดกำลังใจ พิมพ

อยางสะอาด เรยี บรอ ย สวยงาม

แนวทางการเขยี นหนงั สือราชการลักษณะตางๆ

● ขอความรว มมือ มแี นวทางการเขยี น ดังน้ี
○ แจงวตั ถุประสงคใหชดั เจน
○ ใหเ หตุผลในการขอความรว มมือ
○ ชคี้ วามสำคญั ของผูรับและระบุประโยชนท่จี ะไดร ับจากความรว มมอื น้นั
○ แสดงความหวังและขอบคณุ ทจ่ี ะไดรับความรว มมอื

● ตอบรบั เปนการตอบรับเอกสาร การเชิญ การนัดหมาย หรือขอ ตกลงตา งๆ ควรตอบทันที เพือ่ แสดงความสภุ าพ
หลีกเลี่ยงความเขา ใจผดิ และ/หรอื เปนหลักฐานดวย แนวทางการเขยี นมดี งั น้ี
○ ไดรับอะไร จำนวนเทา ไร
○ ขอบคณุ ในกรณีทไ่ี ดร บั สงิ่ ที่เปน ประโยชน
○ แสดงความเต็มใจทจ่ี ะชวยเหลือ เมอื่ ไดรบั เชญิ หรือนดั หมาย

● ตอบปฏิเสธ ไมควรปฏิเสธทนั ทที ่เี ร่มิ ตน แนวการเขียนมีดงั นี้
○ แสดงความชืน่ ชม และช้คี ณุ คา ของความรว มมอื นนั้
○ ใหเ หตผุ ลอยา งชัดเจนถงึ สาเหตุทตี่ อ งปฏเิ สธ
○ ใหค วามหวงั วาจะรวมมอื ในโอกาสตอไป

● ตอบขอ สอบถาม มีแนวการเขยี นมดี ังน้ี
○ ใหรายละเอยี ดครอบคลุมทุกเรื่องท่ผี ถู ามตองการใหมากทสี่ ดุ เทาทีจ่ ะทำได
○ ถารายละเอียดบางสว นไมสามารถหาใหไ ด ก็ควรแสดงความเสยี ใจและรบั รองวาจะจัดหาใหโดยดว น
หรอื โดยเร็วตอไป หรอื แนะนำใหเขาไปหาจากแหลง อน่ื
○ ถา ปฏิเสธไมได ไมควรตอบโพลง ๆ ทือ่ ๆ แตค วรใหเ หตุผลท่ีสละสลวย
○ แสดงไมตรจี ติ ตอผถู าม โดยเอาใจชวยใหการดำเนนิ งานของผถู ามประสบความสำเรจ็ และพรอ มทจ่ี ะให
คำแนะนำหรอื ขอ ชี้แจงในโอกาสตอ ไป

การดาํ เนนิ งานเอกสารระหว่างกระแสการใช้งาน 187

● เชิญ มแี นวการเขียนมดี ังน้ี
○ แจงวัตถุประสงคข องการเชิญอยา งชัดเจน
○ ใหความสำคัญแกผถู ูกเชญิ
○ ใหร ายละเอยี ดอยา งครบถว นวา ใหผูร บั จะทำอะไร ทีไ่ หน เม่อื ใด
○ แสดงความหวังและความขอบคณุ ในการรับเชญิ ของผูรบั

● นำสง มีแนวการเขยี นมดี ังนี
○ สงอะไรไปให จำนวนเทา ใด
○ ตองการใหผรู ับปฏบิ ัติอยา งไร

การจบั เก็บเอกสาร

เม่อื เอกสารจดั ทำข้ึนหรอื รบั ไว ข้ันตอนสำคัญตอ ไปคอื การจับเก็บเอกสาร (Records capture) โดยทั่วไปแลว คำวา
“Capture” หมายถงึ การจบั กมุ ; การยดึ ; จับใหอยูในรปู แบบถาวร; เกบ็ (ขอ มลู ); จับ(ภาพ) แตในวิชาการจดั การเอกสาร
คำนม้ี ีความหมายแตกตา งจากศพั ทท ัว่ ไป กลาวคือ หมายถึง การนำเอาเอกสารทจ่ี ัดทำขน้ึ หรอื รับไว ไปไวยังทมี่ นั่ คง
ปลอดภยั และมปี ระสิทธภิ าพ ซ่งึ ในทนี่ ้ีกค็ ือในระบบจดั การเอกสาร (RMS) เพอื่ ใหสามารถควบคมุ ดูแลและทำใหเ ขาถงึ ได ถา
เปนเอกสารกระดาษ คือ การลงทะเบียนและบรรจุเอกสารลงในแฟม ใหเรียบรอย ตลอดจนรวบรวมเปนกลมุ หรอื ชุดอยา ง
ถกู ตอ งตามแบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร ถาเปน เอกสารดจิ ิทัล คอื การใชค ำสง่ั บันทกึ ไฟล (save) ไวในระบบจดั การ
เอกสารดิจทิ ลั โดยไมเผลอลบท้งิ หรือบันทกึ ทับไฟลเ ดิม (Shepherd & Yeo, 2003; Franks, 2018)

เนื่องจากปจจุบนั ยงั ไมมีคำศัพทภ าษาไทยทม่ี ีความหมายตรงกบั คำวา “Capture” ในสาขาวิชาการเอกสาร ดังน้ันผเู ขยี นจงึ
จะใชคำวา “จบั เก็บ” เปนศพั ทบ ัญญตั ิภาษาไทย เพอ่ื หลีกเล่ยี งการทบั ศพั ทไปพลางกอนจะมกี ารบญั ญัติศพั ทอ ยา งเปน
ทางการโดยองคการทางวชิ าการ เชน สำนักงานราชบัณฑติ ยสภา ทั้งนี้ผเู ขยี นนำคำวา “จบั ” และ “เก็บ” ซึง่ เปนคำทตี่ รง
กับความหมายโดยทัว่ ไปของCapture มาประกอบกนั ขึ้นเพอื่ แสดงนยั ความหมายวา เปนการ“จบั ”เอาเอกสารเขา มา“เกบ็ ”
ยังระบบการจัดการเอกสารซง่ึ อาจเปนแบบด้ังเดมิ หรือแบบดจิ ทิ ลั ก็ได

การจบั เกบ็ เอกสารในระบบราชการไทย อาจเทียบไดก บั การรับ-สง และการลงทะเบยี นหนงั สอื ราชการ ตามระเบยี บฯ สาร
บรรณฯ ซึง่ เปน การนำเอกสารเขา สูระบบงานสารบรรณ และควบคมุ ดว ยการบันทึกรายการขอ มลู เกย่ี วกบั เอกสาร การ
ดำเนนิ การ ตลอดจนการใชเอกสารนน้ั

การจับเกบ็ เอกสารมีเปาหมายสำคัญ คือ

● เพื่อกำหนดความสมั พันธระหวางเอกสาร กับผูจัดทำและบริบททางธุรกิจ (Business context) ทท่ี ำใหเกิด
เอกสารนนั้ ขนึ้

● จัดวางเอกสารและความสัมพนั ธของเอกสารไวในระบบจัดการเอกสาร
● เชื่อมโยงเอกสารและความสมั พนั ธเขากบั เอกสารในกลมุ อื่นๆ

188 การจัดการเอกสาร | Records Management

● กำหนดขอ มลู อภิพันธุ เพอ่ื ประโยชนในการบรหิ ารจัดการเอกสาร

หลักการจับเกบ็ เอกสาร

นกั วชิ าการบางทา น (Shepherd & Yeo, 2003; Franks, 2018) มแี นวคิดวา เอกสารขององคการไมวา จะอยใู นรูปแบบ
หรอื ลักษณะใดกต็ าม ควรถูกนำเขาไวในระบบ เปาหมายของการนำเขา สูระบบนน้ั กเ็ พอ่ื ทำใหเกิดความเชื่อมโยงกันระหวา ง
เอกสารกบั ผจู ดั ทำ และบริบทขององคก ารน้ัน ตลอดจนเชือ่ มโยงไปสูเอกสารกลุมอื่นๆ สารสนเทศในองคการทถ่ี อื วาเปน
เอกสารตอ งถูกจับเก็บเขาสรู ะบบแลวเทานั้น สวนทไ่ี มไดน ำเขา ไวใ นระบบเปน เพยี งบรรณสาร หรอื ขอมลู ขา วสารทว่ั ไป
ดงั น้ันการจดั เอกสารใหป ระสบความสำเร็จ จำเปนตอ งจับเก็บเอกสารเขาสรู ะบบจดั การเอกสารเสยี กอ น

ตาราง9.2 ตวั อยา งการจบั เกบ็ เอกสาร

ระบบกระดาษ ระบบดจิ ทิ ัล

พิมพจ ากคอมพวิ เตอรมาใสแ ฟม กลอ ง หรอื ชน้ั ลงทะเบียนเอกสารในระบบจัดการเอกสาร
ใชบ รกิ ารระบบคลาวด เพือ่ เก็บ

ทำสำเนาจากตนฉบับ แลว จดั เก็บในแฟม กลอ ง หรอื ระบบบันทกึ ขอ มูลโดยอัตโนมตั เิ ม่อื นำเอกสารเขา
ชนั้ ใช web crawler

รับฉบับสำเนา คูสัญญา มาเก็บไวในหอ งกนั ไฟ สแกน หรือแปลงใหเ ปนดจิ ทิ ลั เพอื่ เก็บในระบบใชเ คร่อื งมอื
ตา งๆจาก google

การจบั เก็บเอกสาร ควรยดึ หลกั ตอไปนี้

● ความเปน ระบบ: การจบั เกบ็ ควรถูกออกแบบไวตงั้ แตต นในระบบเอกสาร โดยวเิ คราะหวา ในงานประจำใดๆจะ
ตอ งเกิดเอกสารอะไรบา ง เอกสารทเี่ กดิ ขึ้นจากการออกแบบระบบนจ้ี ะถูกจับเกบ็ ทนั ที และควรกำหนดหมวดหมู
ใหกบั เอกสารตามแบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสารทอ่ี อกแบบไวแลว บางครั้ง การจัดทำ, จบั เก็บ, จัดหมวดหมู
อาจกระทำไปพรอมๆกนั ได

● ความรวดเรว็ : การตัดสินใจวา เอกสารใดควรจับเก็บ ควรทำทันทีหลงั จากจดั ทำหรอื รับเอกสารไว อยางนอยทนั ที
ท่กี ิจกรรมเสร็จสมบูรณ ไมค วรผลดั หรือเล่ือนเวลา เพราะถาหากตดั สนิ ใจชาอาจเกิดความเสีย่ งกับเอกสารแทน

● ความงาย: การจบั เกบ็ ควรทำใหง าย ไมซบั ซอนยงุ ยาก ควรลดเวลาและลดภาระทต่ี อ งอทุ ิศในการจับเกบ็ เอกสาร
โดยอาจใชร ะบบอัตโนมตั เิ พ่ือลดโอกาสในความผดิ พลาดของมนษุ ย เชน การลงทะเบยี นเร่อื ง/แฟม เมื่อมกี จิ กรรม
ใหม ระบบควรกำหนดใหโดยอยภู ายใตชดุ เอกสารตามแบบแผนการจดั หมวดหมูเอกสาร ใหเลขรหสั ดรรชนี ตดิ
ฉลาก (Label) ประจำแฟม โดยอตั โนมตั ิ

การดําเนนิ งานเอกสารระหว่างกระแสการใชง้ าน 189

ในอดตี หลายหนว ยงานใชร ะบบสารบรรณกลาง (Central mailrooms) คัดแยกเอกสาร/บรรณสารสวนตัวกบั ของหนวย
งาน สง ใหกบั แตละงาน/บคุ คล ปจ จุบันหลายหนว ยงานยกเลกิ งานคัดแยกกลาง และพัฒนาแยกไปตามแตล ะหนว ยธรุ กจิ ,
กลมุ งาน, บุคคล การเตบิ โตของจดหมายอเิ ลก็ ทรอนิกสแ ละเอกสารดจิ ิทลั ทำใหเกดิ การกระจายการจัดการจากศูนยกลาง
ออกไป องคก ารจึงจำเปนตอ งมีนโยบายวา จะนำเอกสารใดบา งเขาสรู ะบบจัดการเอกสาร เพ่ือใหต อบสนองความตอ งการ
สนบั สนนุ หนา ท่ี กฎหมาย หรือความคาดหวงั ของผมู ีสวนเกย่ี วของ การจบั เกบ็ เอกสารยงั สมั พันธก บั ระยะเวลาทต่ี องเก็บ
และเกณฑก ารประเมินเอกสาร ซึ่งทำใหต ัดสินใจไดว าเอกสารใดตอ งนำเขา หรอื หลีกเลย่ี งการนำเขาเอกสารทเี่ กินความ
จำเปน หรอื ทำลายเอกสารกอ นกำหนด

เน่อื งจากการจดั ทำและจับเก็บเอกสารเปนงานทที่ กุ คนในองคการรวมถึงนอกองคก ารตางมีสวนรว มทง้ั ส้นิ ดงั นน้ั องคก าร
ควรจดั เตรยี มสง่ิ สนับสนุนพ้นื ฐานเหลา นใ้ี หพ รอ ม

● นโยบาย, ข้นั ตอน, แนวทาง
● ระบบเทคโนโลยสี ารสนเทศทมี่ ีประสิทธภิ าพ
● การกำกบั การปฏบิ ัติตามหลกั การจัดการเอกสาร
● การฝกอบรมผปู ฏบิ ตั งิ าน

ขอ้ ควรพิจารณาในการจับเก็บเอกสาร

● สารสนเทศบางอยางควรทำลายกอนนำเขาสู RMS เชน ฉบบั ราง (Draft), อีเมลขยะ (Junk mail)
● เอกสารฉบบั รางบางอยา งกค็ วรเกบ็ ไว เชน เอกสารการประชุม เอกสารการกำหนดนโยบาย ทก่ี วา จะเปน ฉบบั

สมบรู ณ (Final version) ซง่ึ อาจแสดงใหเห็นถึงหลกั ฐาน การพัฒนาโดยผูมีสวนเก่ียวขอ งหรอื แสดงขนั้ ตอนสำคญั
ของการทำงาน
● ควรเก็บรา งการทำงาน (Working draft), รางความเหน็ ชอบ (Approval draft), ฉบับสมบรู ณ ทง้ั หมดรวมกนั แต
ตอ งมีการควบคมุ เวอรช ่นั เอกสาร (Version control) ดว ย
● เกบ็ ฉบบั สำเนา (Copy) ไวเปน หลกั ฐานของการสงออก
● เก็บฉบับสำเนาคูฉ บบั สำหรับเอกสารทางกฎหมาย

การเลอื กสือสําหรบั การจับเกบ็ เอกสาร

เอกสารขององคก ารนั้นบนั ทึกอยใู นหลายรปู แบบ มีท้ังทเี่ ปน กระดาษและดิจิทัล การตัดสนิ ใจวา เอกสารทนี่ ำเขา สรู ะบบงาน
สารบรรณ หรือ RMS ควรบนั ทกึ ดว ยสื่อชนิดใดนัน้ ขน้ึ อยกู ับวาองคการมรี ะบบการจัดการเอกสารแบบใด กลา วคอื

● การจดั การเอกสารในระบบกระดาษ ควรนำเขาฉบบั จริงและสำเนาเปน กระดาษ ลบฉบบั สำเนาดจิ ทิ ัล ยกเวนจะ
เกบ็ ไวเ ปนแมแ บบ

● การจัดการเอกสารในระบบดจิ ทิ ลั ทมี่ ีบางข้นั ตอนดำเนินงานบนกระดาษ เชน การสงจดหมายไปยังภายนอก
องคก าร ควรเก็บสำเนาไวเ ปนดิจทิ ัล

190 การจัดการเอกสาร | Records Management

● การจดั การเอกสารในระบบผสม ทม่ี ีการดำเนินงานท้ังแบบกระดาษและดจิ ิทลั อาจนำเขา ไวท้งั สองแบบ แตถ า เปน
ไปไดเอกสารท่ีมเี พียงข้ันตอนเดยี ว ควรเก็บเพียงส่อื เดยี ว เทา นน้ั เชน เอกสารตอบรับ ควรเกบ็ เปนกระดาษหรือ
ไฟลแสกน อยางใดอยา งหน่ึง

● สารสนเทศ สิง่ พิมพภ ายนอกหรอื หนงั สอื อา งองิ ควรเกบ็ ไวใ นระบบหองสมุดไมจำเปนตองนำเขา ระบบ RMS
ยกเวนเกีย่ วขอ งกบั การเก็บไวเ ปนพยานหลกั ฐาน หรือเก่ียวกับกิจกรรมบางอยา งโดยเฉพาะ

การตงั ชอื เอกสารและแฟม

การตัง้ ชือ่ เอกสารและแฟม นอกจากจะทำใหแ ยกแยะเอกสารแตล ะชิ้น/ชุด ไดแลว ยงั เปน ประโยชนต อการสืบคนในระบบ
RMS อกี ดว ย โดยแนวทางการตงั้ ชอื่ เอกสารและแฟม มีดงั น้ี

● ช่อื ตองมีความหมาย ส้นั กระชับและเปน คำสำคญั (Keyword) เชน บนั ทึกการประชุม, รายงานผลประกอบการ,
หนังสอื แจงเตือน

● ใชส ัญลักษณ - คั่นแบงคำสำคัญ เพื่อขยายความหรือเพมิ่ ความชัดเจน โดยใชป ระเภทเอกสาร, เรื่อง, วนั เดอื น ป,
ชือ่ บคุ คล, ชอ่ื สถานท่,ี ชือ่ ทางภูมิศาสตร เชน รายงานการประชมุ -iSchool KKU-1/2564

● ไมควรตั้งช่อื ดว ยคำวา เบด็ เตล็ด, ท่ัวไป, อื่นๆ เนือ่ งจากไมมคี วามเฉพาะเจาะจง
● ตอ งไมมีเครอื่ งหมายพเิ ศษเหลา นี้ \ ? : * “ < > |
● สามารถใชช องวาง (Blank) ไดแ ตตอ งใชอ ยางระมัดระวัง ควรใชเ ครอื่ งหมาย _ (underscore) แทนจะดีกวา

ขนั ตอนการรับ-ส่งหนังสือราชการ

การรบั -สง หนงั สือราชการ คอื กจิ กรรมการรับเอาเอกสารทส่ี งมาถงึ หนว ยงานสารบรรณ ทัง้ ภายในและภายนอกหนว ยงาน
ราชการ มาดำเนนิ การตามขนั้ ตอน โดยเอกสารทรี่ บั เขา นัน้ อาจมีที่มาจากหนวยงานหรอื บุคคล และมาดวยวิธีการตา งๆ เชน
ทางไปรษณีย ทางผสู ง เอกสาร (Messenger) ทางโทรสาร หรือทางอิเล็กทรอนิกส ถอื เปนสว นหนึ่งของการจบั เก็บเอกสาร
ในระบบราชการไทย ระเบียบฯ วาดวยงานสารบรรณฯ ไดใหแนวปฏิบตั ิเกีย่ วกบั การรับ-สง หนังสือ พอสรปุ ไดดงั น้ี

การรบั หนงั สอื

1) รับหนังสอื เมอ่ื มีหนงั สือเขามาในหนวยงาน ใหลงลายมือช่อื ในใบรบั หนงั สือ หรอื สมุดสงเพื่อเปน หลกั ฐานในการ
รบั โดยอาจแยกเปน เอกสารทไ่ี มเกยี่ วกบั ภารกจิ ขององคก าร เชน จดหมายสว นตัว แผนพับโฆษณา ซึง่ ไมตอ งนำ
ไปลงทะเบยี น และเอกสารทเ่ี กี่ยวขอ งกับองคการ ซึ่งตองนำไปลงทะเบยี น แลว จำแนกตามหนว ยงานปลายทาง
หรอื ผรู บั กรณที ่ีรับผา นระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สก ็เชน กัน ควรแยกแยะเอกสาร กับสงิ่ ทไี่ มใ ชเ อกสาร
(Non-records) เสยี กอ น แลว จึงดำเนินการตามขน้ั ตอน

2) พจิ ารณาลำดับความเรง ดวน ตามทก่ี ำกับมา โดยเรยี งจาก ดว นทีส่ ดุ ดวนมาก และดว น ตามลำดับ
3) เปดซองเอกสาร เพอ่ื ตรวจสอบเอกสารภายในซอง หากเปนจดหมายสวนตัวจะสงถึงเจาตวั โดยไมเ ปด ซอง

การดาํ เนนิ งานเอกสารระหวา่ งกระแสการใชง้ าน 191

● กรณเี ปนเอกสารลับ ใหปฏบิ ัติตามระเบียบวาดว ยการรักษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ.2545 หากรับ
ผา นระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ใหผ ูใชงานหรอื ผูปฏบิ ัตงิ านที่ไดร บั การแตง ตั้งใหเ ขา ถงึ เอกสารลบั
แตล ะระดับ เปน ผูรับผานระบบการรกั ษาความปลอดภยั โดยใหเ ปน ไปตามระเบยี บวา ดว ยการรกั ษา
ความลบั ของทางราชการ

● กรณพี บเอกสารบกพรอง เชน ไมไดล งเลขทหี่ นงั สือ, ไมระบวุ นั ท,่ี ส่ิงที่สง มาดวยไมครบ, ไมไดล งลายมอื
ช่ือ ใหด ำเนนิ การ คือ
● แจง สว นราชการเจา ของเรื่อง ถาแกไ ขไมไดล งบันทกึ ขอ บกพรอ งไวเปนหลักฐาน แลว สง เร่ืองคนื
กลบั สว นราชการเจา ของเรอื่ ง เชน กรณไี มไดล งลายมือชื่อ
● แจงสวนราชการเจาของเรอื่ ง ถา แกไ ขไมไ ดลงบนั ทึกขอบกพรอ งไวเ ปน หลักฐาน แลว ดำเนิน
การตอ เชน กรณีทส่ี ง มาดว ยไมครบ และทางสวนราชการเจา ของเรื่องจะสงมาเพ่มิ เติมภายหลัง
● แจง สวนราชการเจาของเร่ืองเพ่ือขอแกไข ถา แกไ ขได ดำเนินการตอ เชน ขอเลขทหี่ นังสือ ขอ
วนั ที่

4) พิจารณาตามลำดบั ความสำคัญ ในบางครัง้ หนังสือท่ีมคี วามสำคัญอาจมิไดร ะบุไวท หี่ นาซอง เจาหนาที่ของหนว ย
งานสารบรรณตองเปน คนอา น พจิ ารณาประกอบกนั ดวย

5) ประทับตราหนงั สือและลงทะเบียนรบั เพือ่ เปนหลักฐานวา หนังสอื นน้ั ไดผ านขัน้ ตอนการรับของหนวยงาน
สารบรรณกลางแลว โดยประทบั ตรารับไวทมี่ ุมบนดา นขวาของหนงั สอื ระบุเลขรบั , วันท่ี, เวลา แลวจึงลงทะเบียน
ในทะเบียนหนังสือรบั ในระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส อาจใชการกรอกขอมลู อภพิ ันธุ แทนการประทับตรา

6) ทำบตั รตรวจคน เพ่ือรวบรวมเร่อื งใดเรอ่ื งหนงึ่ ไวด ว ยกัน ใหสะดวกในการตรวจคน วาเร่ืองราวดำเนินมาอยา งไร
บา ง ใน โดยระบุ เรื่อง รหสั เลขทะเบียนรับ เลขทหี่ นงั สอื วันท่ี รายการเรื่องยอ การปฏบิ ัติ ปจจบุ นั อาจประยุกต
ใชการลงรายการขอ มูลอภพิ นั ธุ ในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสแทนได

7) แยกเอกสารที่จะจดั สง ตามหนวยงาน การแยกเอกสารจดั สงตามหนวยงานท่ีรบั ผดิ ชอบ เจาหนา ที่ของหนวยงาน
สารบรรณจะตองทราบวาหนวยงานใดรับผดิ ชอบเรอื่ งใด และจดั สงตามเวลาที่จัดข้นึ และตกลงกันภายในสว นราช
การนั้นๆ ในกรณีทเ่ี ปน หนังสือเวียนสง ไปยงั หนว ยงานท่ีรบั ผดิ ชอบนัน้ ๆ และหากวา ผูรบั หนงั สือเวยี นเห็นสมควรสง
ตอ ใหผบู งั คบั บญั ชาระดับใดทราบ กจ็ ดั ทำสำเนาหนังสือตามจำนวนที่ตองการและแจกจายตามหนว ยงานหรอื
บคุ คลทีเ่ ห็นสมควร

192 การจัดการเอกสาร | Records Management

ภาพ9-2 ขัน้ ตอนการรับหนังสือ
การสงหนงั สือ

1) เจาของเร่อื งตรวจสอบความเรียบรอ ย เปน ข้ันตอนท่ีควรทำอยา งรอบคอบ ระมดั ระวงั เพอ่ื ลดปญหาที่จะเกิดขนึ้
ภายหลงั โดยตรวจสอบความครบถวนสมบรู ณข องหนงั สือราชการ และสิง่ ที่จะสงไปดว ยทุกครง้ั แลว จึงสงใหเจา
หนาท่ขี องหนว ยงานสารบรรณกลาง ดำเนินการสงออก

2) ลงทะเบียนหนงั สอื สง เมื่อไดรบั เรอื่ งเจาหนาทขี่ องหนว ยงานสารบรรณกลางจะดำเนนิ การลงทะเบยี นหนังสือสง
โดยกรอก วนั ทล่ี งทะเบียน, ใหเลขทะเบยี นสง (Running number), ลงเลขทหี่ นงั สอื , วัน เดือน ป ทจี่ ะสงหนงั สือ
น้นั ออก, ตำแหนง หรือสว นราชการเจา ของหนงั สือ, ตำแหนง หรือสวนราชการหรอื บุคคลที่หนงั สือน้ันมถี ึง, เรื่อง,
การปฏิบัติ

การดําเนนิ งานเอกสารระหวา่ งกระแสการใชง้ าน 193

3) ลงเลขที่หนังสือและวนั ท่ี เจาหนาทขี่ องหนว ยงานสารบรรณกลาง ลงเลขท่ี และวนั เดือน ป ท้งั ในหนงั สอื ตนฉบบั
และสำเนาคูฉบับ 2 ชุด ใหตรงกบั ขอมูลในทะเบียนหนังสือสง

4) การเก็บสำเนา เจาหนาทขี่ องหนว ยงานสารบรรณกลาง เกบ็ สำเนาไวท ่หี นวยงาน 1 ชุด สงคนื เจา ของเร่อื ง 1 ชุด
5) ตรวจความเรยี บรอยและบรรจุซอง ปดผนกึ จาหนา เจา หนา ทขี่ องหนว ยงานสารบรรณกลางตรวจความ

เรยี บรอ ยของเอกสารตอลดจนสงิ่ ทสี่ งไปดวยอีกครัง้ หนึง่ กอ นบรรจุ ปดผนกึ เอกสารที่ไมม คี วามสำคญั อาจไม
ตอ งบรรจุซอง แตพบั แลว ยึดดวยลวดเย็บแทน จาหนาซอง (ตามแบบท่ี 15 ทา ยระเบยี บฯ)
6) สงหนงั สอื ซง่ึ ทำไดโ ดย

● นำสง เอง กรณีนผ้ี ูสง ตอ งใหผ รู บั เซ็นชื่อรบั ในสมุดสงหนงั สอื (ตามแบบที่16 ทายระเบียบฯ) หรอื เซ็น
ใบรับแลว นำมาผนึกกับสำเนาคฉู บบั ไวเ ปนหลกั ฐาน

● สงทางไปรษณยี  ใหป ฏบิ ตั ิตามระเบียบหรือวิธกี ารที่การสื่อสารแหงประเทศไทยกำหนด
● สง ทางระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส ใหผ สู ง ตรวจสอบผลการสง ทกุ ครงั้ และใหผ ูรบั แจง ตอบรับ เพื่อ

ยนื ยนั วาหนังสือไดจ ดั สงไปยงั ผูร บั เรยี บรอ ยแลว และสวนราชการผูสงไมต องจดั สง หนังสอื เปน กระดาษ
อีก เวนแตก รณีเปน เร่อื งสาํ คัญจาํ เปน ตองยืนยนั ดว ยกระดาษ จงึ ใหทําหนังสอื ยนื ยันตามไปทนั ที การสง
หนงั สือท่ีมชี นั้ ความลับ ในชั้นลบั หรอื ลับมากดว ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส ใหผูใชง านหรอื ผปู ฏบิ ตั ิ
งานทไ่ี ดรับการแตง ตงั้ ใหเขา ถงึ เอกสารลบั แตล ะระดับ เปน ผสู ง ผานระบบการรักษาความปลอดภัย โดย
ใหเปน ไปตามระเบียบวาดว ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ
● สงทางเครือ่ งมอื สอ่ื สาร ใหผรู ับปฏิบัติเชน เดยี วกบั ไดร บั หนงั สอื ในกรณีที่จาํ เปนตอ งยนื ยันเปนหนงั สือ
ใหทาํ หนังสอื ยืนยนั ตามไปทันที การสง ขอความทางเครือ่ งมอื สอ่ื สารซึง่ ไมม หี ลกั ฐานปรากฏชัดแจง เชน
ทางโทรศัพทว ิทยสุ ื่อสาร วทิ ยุกระจายเสียง หรอื วิทยุโทรทศั น ใ หผสู ง และผูร บั บันทึกขอความไวเ ปน
หลักฐาน

194 การจดั การเอกสาร | Records Management

ภาพ9-3 ข้ันตอนการสงหนงั สอื

การลงทะเบยี นเอกสาร

ทะเบยี นเอกสาร (Registry) คือ หลกั ฐานแสดงใหทราบถงึ แหลง ทีม่ าหรอื แหลง กำเนดิ ของเอกสาร แสดงรองรอยการ
เคลือ่ นไหวเอกสาร ตลอดจนคำอธิบายอนื่ ๆทท่ี ำใหส ามารถระบุบง ชี้ และคน หาเอกสารไดส ะดวก ทะเบยี นเอกสารใชเ ปน
เครื่องมือควบคุมเอกสารใหอ ยใู นระบบ โดยอาจใชส มุดทะเบียนหรอื ฐานขอ มลู อตั โนมัตกิ ็ได
การลงทะเบียนเอกสาร (Registration) เปน สว นหนึ่งของกระบวนการจับเก็บเอกสาร หลกั พื้นฐานของการลงทะเบยี น คอื
การกำหนดเลขทะเบียน (Unique identifier) ใหก ับเอกสารแตล ะชน้ิ /ชดุ เพื่อใชค วบคมุ จำแนกแยกแยะ และเปน
ประโยชนใ นการอางอิง เรียกใช สืบคน และจดั เกบ็ ในระบบแบบด้ังเดิมอาจใหรหสั เอกสารตามพืน้ ท่ี/ช้ันเกบ็ สว นใน
ระบบดจิ ิทัลอาจกำหนดใหโ ดยอตั โนมัติ

การดาํ เนินงานเอกสารระหวา่ งกระแสการใช้งาน 195

บางคร้งั การลงทะเบียนอาจดเู หมอื นจะเปนกระบวนการสำหรับเอกสารกระดาษ อยา งไรก็ดใี นระบบดจิ ทิ ัลกม็ คี วามสำคัญ
ไมน อ ยไปกวากัน หนวยงานสามารถลงทะเบียนเอกสารไดในทกุ ระดับ ตง้ั แตระดับชนิ้ (Item), แฟม (File), โฟลเดอร
(Folder), ชดุ (Series) โดยเฉพาะในระดับเรือ่ ง เอกสารควรไดรบั การลงทะเบียนไมว าจะดวยระบบใดๆก็ตาม ถา เอกสาร
ไมม ีทะเบยี น หรือไมไดล งทะเบียนถือวา เอกสารนน้ั ไมถ กู จับเก็บเขา มาในระบบงานสารบรรณ

การกำหนดเลขทะเบยี นหรอื รหสั เอกสาร มหี ลกั การ คือ (IRMT, 1999 ; Shepherd and Yeo, 2003)

● ไมซำ้ (Unique) เอกสาร 1 ชนิ้ /ชุด/แฟม มเี ลขเฉพาะสำหรับ ช้ิน/แฟม /ชดุ นน้ั ๆ ไมซ ำ้ กัน แมเ อกสารถกู ทำลาย
แลว รหัสน้นั ก็จะไมนำมาใชใ หม

● คงที่ (Persistence) ใชอยา งไรใชอ ยางนน้ั ไมเ ปลี่ยนแปลง
● รหสั อาจเปนเลข/ อักษร หรือแบบผสม (Alphanumerical) แตต องระวงั ตัว I, O, Z เพราะใกลเ คียง 1, 0, 2
● ไมควรใชชื่อเอกสารเปน รหัสเพราะมโี อกาสซำ้ ได
● การใหเลขวิ่ง (Running number) เปนส่ิงทส่ี ะดวกและงาย แตพอเลขมากขนึ้ ก็จะทำใหสับสนได อาจใชสีแบง

ตวั เลข 3 ตวั หนา หรือ 3 ตัวหลงั บางคร้ังใชป 2019_001 ขึ้นปใ หมก็เร่ิมเลขใหม
● อาจกำหนดเลขรหสั โดยอา งองิ กบั รหัสระดับชดุ แลวกำหนดลงไประดบั เรื่อง เชน P1 คือเรื่อง/ไฟลแรกในชดุ P,

P2 คือเรื่อง/ไฟลที่ 2 ในชดุ P บางครัง้ ในชุด P อาจมีชดุ ยอย กเ็ ปน P/A, P/B ระดบั เรอ่ื ง/ไฟลกจ็ ะเปน P/A1,
P/A2….
● ควรมีความเปนหน่ึงเดยี วและชดั เจนแนนอน จะใชแ บบใด แบบอักษร, ตัวเลข, ลำดับเลขวิ่ง ชื่อผสม ฯลฯ คน
กำหนด/เครอ่ื งกำหนด ก็ข้ึนอยกู ับเปา หมาย, การใชง านของแตละองคก าร วาจะใชว ิธีควบคุมดูแล, สืบคน, อา งอิง
เอกสารอยางไร ลงขอ มูลเมตา ใหกบั เอกสารดวย
● การลงทะเบียนสมั พนั ธกบั ขอมลู เมตา คือ อาจแสดงใหเหน็ ถงึ เน้อื หา บริบท โครงสรา งของเอกสาร บอกขอบเขตก
วา งๆไดวาเปน เอกสารแบบไหน เกี่ยวกับเรอ่ื งอะไร ปทเี่ ทาไร ฉบับทเี่ ทา ไร
● การลงทะเบยี นระดบั เรื่อง/ไฟลเปนส่ิงสำคัญ ชว ยในการติดตามเอกสารนั้นๆ และเพ่ิมการควบคมุ ดแู ลใหเขม ขนข้นึ
ระบบควรออกแบบใหสามารถกำหนดรหัสไดโ ดยอัตโนมตั ิ เพ่อื สะดวกและประหยดั เวลาและกำลังคนทตี่ อ งทำ
เรอื่ งนดี้ วย

ขอมลู ทคี่ วรบนั ทึกไวใ นทะเบียนเอกสาร คอื

● เลขทะเบยี น
● วนั ที่ลงทะเบียน
● ชื่อเรอื่ ง/เอกสาร
● เนื้อหาโดยยอ
● หนว ยงานหรือบุคคลผสู งเอกสาร
● หนวยงานหรอื บคุ คลผูรบั เอกสาร
● ลกั ษณะทางกายภาพ

196 การจัดการเอกสาร | Records Management

● วิธีการรับ-สง
● ความเกี่ยวขอ งกบั เอกสารอ่ืนๆ

เอกสารไมวาจะอยูในรูปกระดาษหรอื ดจิ ทิ ลั กค็ วรมีระบบลงทะเบียนไปในทางเดยี วกนั อยา งไรกด็ ีในกรณีเอกสารดจิ ทิ ัล
อาจตองบนั ทกึ รายการขอ มูลท่ีตา งออกไป เชน ซอรฟแวร ชนดิ ของไฟล ขนาดไฟล ซ่งึ สามารถกำหนดเปนเคารางขอ มลู อภิ
พนั ธุ (Metadata scheme) ได

ทะเบยี นหนังสือราชการ

ในระบบงานสารบรรณของราชการไทย การลงทะเบยี นเปนการควบคุมเอกสารระดับเรอื่ ง คอื ลงทะเบียนทล่ี ะฉบับทสี่ ง
ออกหรือรบั เขา ใหมีหมายเลขเฉพาะไมซ้ำกนั สมสรวง พฤติกลุ (2546) ตั้งขอ สังเกตวา การลงทะเบยี นดังกลา วเปนลักษณะ
เฉพาะของงานสารบรรณไทยทน่ี าภาคภมู ิใจอยา งย่งิ เพราะสามารถนำไปประยกุ ตใชก บั เอกสารดจิ ิทลั ไดส ะดวก เนื่องจาก
การรบั -สง เอกสารดิจทิ ลั ที่ผูรบั -ผูสง จะรับ-สง เอกสารไดท ลี ะรายการ/เร่อื งและกระจายถงึ แตล ะคนได การศกึ ษายังพบวา
ประเทศไทยมกี ารลงทะเบยี นดวยรูปแบบดังกลาวมาตง้ั แตรชั สมัยพระบาทสมเด็จพระจุลจอมเกลาเจา อยหู ัว โดยนาจะไดรับ
อิทธิพลทางแนวคิดมาจากกลมุ ประเทศยุโรป ผา นการจางผูเชี่ยวชาญชาวตางประเทศมาเปนทป่ี รกึ ษากระทรวงตางๆ
ลักษณะเดนของระบบทะเบียนเอกสารของสวนราชการไทย มดี งั น้ี

● เปน สว นสำคญั ของกระบวนการบรหิ ารงานสารบรรณ
● เปน สวนหน่งึ ของแบบเอกสาร
● เปน กลไกและเคร่ืองมอื ในการควบคุมเอกสาร
● เปน การเพ่มิ คุณคาของเอกสารและสรา งความจริงแทข องเอกสาร
● เปน สอ่ื กลางทนี่ ำมาเปนหลกั ฐานพสิ ูจนความจรงิ แทข องเอกสาร
● เปนสื่อกลางทน่ี ำมาสืบคน รอ งรอยการเคลือ่ นไหวของเอกสาร

ระบบทะเบยี นหนังสือ ตามระเบยี บฯ วาดวยงานสารบรรณฯ มลี ักษณะสำคญั ดังนี้

1) การกำหนดเลขที่หนงั สือออก เปน เลขมาตรฐาน ใชร ะบบตัวอกั ษรผสมตวั เลข เปน พยญั ชนะสองตัว ตามดวย
เครื่องหมาย / แลว ตอ ดวยเลขประจำของสวนราชการเจา ของเรือ่ ง ดังนี้

● รหัสพยัญชนะสองตวั แรก ใชแ ทนชอ่ื กระทรวง จังหวดั หรือสว นราชการทไ่ี มสังกดั สำนกั นายกรัฐมนตรี
เชน อว (กระทรวงการอดุ มศึกษา วิทยาศาสตร วิจัยและนวัตกรรม), พว (สำนักพระราชวัง), ขก (จงั หวัด
ขอนแกน)

● เลขประจำของสว นราชการเจา ของเรื่อง ประกอบดวยตวั เลขส่ีตัว ใหก ำหนดดังน้ี

ราชการบริหารสวนกลาง ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง สว นราชการระดับกรม ตวั เลขสองตัวหลงั หมาย
ถงึ กอง หรอื สว นราชการทมี่ ฐี านะเทยี บเทา กอง กรณีทม่ี ีหนว ยงานระดบั กองตัง้ แต 100 หนวยงานขึน้

การดําเนนิ งานเอกสารระหว่างกระแสการใช้งาน 197

ไป เลขหลงั ใหเริ่มตน ท่ี 001 เชน กองกลาง สำนักงานปลดั กระทรวงยุตธิ รรม เลขทหี่ นังสือออก คือ ยธ
02001

ราชการสว นภูมิภาค ตัวเลขสองตวั แรกหมายถึง อำเภอ ตัวเลขสองตัวหลงั หมายถึง หนว ยงานสว น
ภมู ภิ าคที่สงั กดั จงั หวดั หรอื อำเภอ โดยเริม่ จากตวั เลข 01 เรียงไปตามลำดบั สว นราชการตามกฎหมายวา
ดว ยการแบงสว นราชการ

หากมกี ารเปลย่ี นแปลงโดยยุบสว นราชการใดใหปลอ ยตัวเลขน้ันวา ง หากมกี ารจดั ตงั้ สวนราชการขึน้ ใหม
ใหใชเ รียงลำดบั ถดั ไปในกรณที มี่ ีกองหรอื หนว ยงานระดับกองทม่ี ไิ ดจ ัดตง้ั โดยกฎหมายวา ดว ยการแบง
สว นราชการ ใหห ัวหนาสว นราชการระดับกรมเปน ผกู ำหนดตัวเลขสองตวั หลงั โดยใชต ัวเลขในลำดบั ตอ
จากกองหรอื หนวยงานระดบั กอง

2) การลงทะเบียนหนงั สอื ออก ตอ งลงในสมดุ แบบฟอรม หรือฐานขอมลู ทะเบยี นสง (แบบที่ 14 ทายระเบียบฯ) ซงึ่ มี
รายการขอมูลทีบ่ ันทึกดังน้ี

● วัน เดือน ป ทล่ี งทะเบียนสง หนงั สอื
● เลขทะเบยี นสง ลงเลขลาํ ดบั เรียงตดิ ตอกนั ไปตลอดปป ฏทิ ิน
● ที่ ใชร หสั ตัวพยญั ชนะ และเลขประจาํ ของสวนราชการเจาของเร่ืองในหนังสือทจ่ี ะสงออก ถาไมม ีใหว า ง

ไว
● ลงวนั เดอื น ป ทจ่ี ะสงหนังสือนน้ั ออก
● จาก ลงตําแหนง เจา ของหนังสอื หรอื ชอ่ื สว นราชการ หรอื ช่ือบคุ คลในกรณีท่ีไมม ีตำแหนง
● ถงึ ลงตาํ แหนงของผูท่ีหนงั สอื นน้ั มีถงึ หรือชอื่ สวนราชการ หรือชอื่ บคุ คลในกรณที ่ีไมม ตี ำแหน
● เรอ่ื ง ลงชื่อเรื่องของหนงั สือฉบบั นนั้ ในกรณีท่ไี มมีชือ่ เรื่อง ใหล งสรุปเรอื่ งยอ
● การปฏบิ ัติ บันทึกการปฏิบัติเก่ยี วกับหนังสือฉบับน้ัน
● หมายเหตุ บันทกึ ขอความอน่ื ใด (ถาม)ี
3) การลงทะเบียนหนงั สอื เขา ตองลงในสมุด แบบฟอรม หรือฐานขอมูลทะเบียนรับ (แบบท่ี 13 ทา ยระเบยี บฯ) ซ่งึ มี
รายการขอ มลู ทบ่ี นั ทกึ ดงั นี้

● วนั เดือน ป ทล่ี งทะเบยี นรบั หนงั สอื
● เลขทะเบียนรับ ลงเลขลําดบั ของทะเบียนหนงั สอื รับเรยี งลาํ ดบั ตดิ ตอกนั ไปตลอดปป ฏิทนิ เลขทะเบียน

ของหนงั สอื รบั จะตองตรงกับเลขท่ีในตรารบั หนงั สอื
● ที่ ใหล งเลขท่ีของหนงั สอื ทร่ี บั เขา มา
● วัน เดอื น ป ของหนงั สอื ทรี่ บั เขา มา
● จาก ลงตําแหนง เจาของหนงั สือ หรือชือ่ สวนราชการ หรอื ชือ่ บคุ คลในกรณีท่ีไมมีตาํ แหนง
● ถึง ลงตาํ แหนง ของผูทห่ี นังสอื นนั้ มีถึง หรอื ช่ือสวนราชการ หรือ ช่ือบุคคล ในกรณที ่ีไมมีตาํ แหนง

198 การจดั การเอกสาร | Records Management

● เรอ่ื ง ลงชอ่ื เรื่องของหนังสอื ฉบบั นั้น ในกรณที ่ีไมม ชี ่อื เร่อื งใหล งสรปุ เรื่องยอ
● การปฏบิ ตั ิ บนั ทึกการปฏิบตั เิ กีย่ วกบั หนังสอื ฉบับนนั้
● หมายเหตุ บนั ทึกขอความอืน่ ใด (ถา มี)
4) การประทับตรารบั หนังสือเขา ทกุ ฉบับจะประทบั ตรารับ (ตามแบบท่ี 12 ทายระเบียบฯ) ทมี่ มุ บนขวาของหนงั สอื
พรอมบันทึกขอ มูล ดังน้ี

● เลขรับ ลงเลขทรี่ บั ตามเลขทรี่ บั ในทะเบยี นรับ
● วนั เดือน ป ทีร่ บั หนังสือ
● เวลา ทร่ี บั หนังสอื

องคป ระกอบเหลา นส้ี ามารถนำไปประยกุ ตใ ชเ ปน ขอกำหนดความตองการในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สได

ปญหาในการรับ-ส่งและลงทะเบยี นหนังสือราชการ

การจบั เกบ็ เอกสารในระบบสารบรรณของราชการไทย ประกอบดว ยกจิ กรรมสำคญั คือ การรับ-สง และลงทะเบยี น ซ่งึ พบ
วา ปญหาทเ่ี กิดข้ึน แทบไมแตกตางจากการศึกษาของสถาบันที่ปรึกษาเพ่อื พฒั นาประสิทธิภาพในราชการ (2533) เมื่อสาม
ทศวรรษกอน คือ

ความลา ชาของเอกสาร

ความลาชา ของเอกสารในงานสารบรรณนัน้ มาจากการที่ระบบราชการดำเนนิ งานโดยอาศยั หนังสอื ราชการเปนเครอ่ื งมอื
สำคญั เมื่อใดก็ตามทยี่ งั ไมมีหนงั สือราชการปรากฎเปน หลักฐานการสงั่ การอยางชัดเจน กจ็ ะยังไมมีการปฏิบตั ิ ตอ งไดร ับการ
อนุมัตจิ ากผบู งั คบั บัญชาเปนลำดบั ชน้ั อยา งเปนลายลักษณอ กั ษรทุกครั้ง ดังนน้ั หากหนงั สือราชการลา ชาแลว การปฏบิ ตั ิ
ราชการกจ็ ะลา ชา ตามไปดว ย ความลา ชามักเกิดจากสองสวน คือ ความลาชา ของเอกสารที่มชี น้ั ความเรว็ กับความลาชาของ
เอกสารปกติ

ความลา ชา ของเอกสารท่ีมชี ัน้ ความเรว็ มสี าเหตมุ าจาก เอกสารไมไดร ับการดำเนินการตามลำดับชนั้ ความเรว็ จริงๆ แตกลับ
ไปดำเนนิ การเชนเดียวกบั เอกสารปกติ

ความลา ชา ของเอกสารเอกสารปกติ มกั จะเกิดจากสาเหตุ การมอบหมายงานไมช ัดเจน หรอื ไมท ราบโดยทัว่ กัน ทำใหเสน
ทางเดนิ เอกสารวกวน ไมถึงผมู หี นา ทรี่ ับผิดชอบโดยตรง เชน งานท่ีอธกิ ารบดีไดม อบหมายใหรองอธกิ ารบดีคนใดคนหนึ่ง
รับผิดชอบแลว แตเ อกสารน้ันกย็ ังถกู สง ไปยงั อธกิ ารบดี เหตเุ พราะเอกสารนนั้ เรียน อธกิ ารบดี เทาน้นั อกี ประการหนงึ่ คอื
ความลา ชาในการตดั สินใจสงั่ การ ทำใหเ อกสารหยดุ ชะงกั การเดนิ ทาง

แนวทางแกไข อาจดำเนนิ การดงั น้ี

● แยกชองทางการรับเอกสารที่มลี ำดบั ช้ันความเรว็ และความสำคญั ออกจากชอ งทางเอกสารปกติ

การดําเนนิ งานเอกสารระหว่างกระแสการใช้งาน 199

● แฟม, ซอง ที่บรรจเุ อกสารที่มชี นั้ ความเร็วควรมีลักษณะท่ีสังเกตไดอ ยางชดั เจน เชน ใชส แี ดง, สีเหลอื ง เพื่อระบุ
ความเรว็ และความสำคัญ เพอื่ จะไดด ำเนนิ การอยางรวดเร็ว

● ควรมกี ารมอบหมายหนาท่ีอยา งชดั เจน ทงั้ ผูปฏิบตั ิ ผอู นมุ ัติ โดยจดั ทำเปนคูมือและมีการประกาศใชอ ยา งท่ัวท้งั
องคก าร เพือ่ จะไดทราบวาหนังสอื เร่อื งใดตอ งสง ไปยงั ผูใด

● ควรมรี ะบบติดตาม (Tracking) เสนทางการเดินหนังสือ เพอ่ื ควบคุมเวลาการตดั สนิ ใจแตล ะข้นั ตอน และเรยี ง
ลำดบั ข้นั ตอนการเสนอความเหน็ ใหเปนลำดับ เพือ่ สะดวกในการพิจารณาเรื่องราว และตรวจสอบวา เอกสาร
ตกคางอยูก ับผูใดเปนเวลานานเทา ไร

การกำหนดชัน้ ความเร็วใหกบั หนังสือเกนิ ความจำเปน

เกิดจากการที่หนวยงานมกั ไมม มี าตรฐานในการกำหนดช้นั ความเรว็ ที่ชัดเจนประการหนึง่ อีกประการหนึ่งเปนผลมาจาก
ความลา ชาในการจัดทำเอกสาร ทำใหเ มอ่ื ตองรบั -สง จำเปนตองทำใหเรว็ ข้นึ ไมเ ชน นน้ั จะเสยี หายตอ ทางราชการ รวมท้ัง
เกิดจากความไมไวในในประสิทธภิ าพของงานสารบรรณ วา จะดำเนนิ การสงหนังสือไดทนั ตามกำหนดเวลาหรอื ไม

เมอ่ื หนงั สอื มชี ั้นความเร็วมาก เจา หนาทง่ี านสารบรรณก็จะตอ งปฏิบตั งิ านนอกระบบปกตมิ ากข้ึนดวย เพราะการจดั สง
หนังสอื ท่ีมีชั้นความเร็วตอ งทำทันที หรอื ตามทร่ี ะบุไวห นาซอง เมอ่ื เจา หนา ทต่ี องใชเ วลาในการรับและแจกจา ยหนงั สือดว น
ดว นทสี่ ดุ กจ็ ะทำใหง านสารบรรณอันเก่ียวกับหนงั สอื ปกตหิ ยดุ ชะงัก และลา ชา ตามไปดวย

แนวทางแกไ ข อาจดำเนนิ การดงั นี้

● กำหนดมาตรฐานในการลำดบั ชน้ั ความเร็ว วา เอกสารลกั ษณะใดควรมชี นั้ ดว น ดว นทส่ี ุด ตลอดจนมอบหมาย
หนาทีใ่ หพ นักงานเจา หนา ท่รี บั ผิดชอบอยา งชดั เจน

● เพ่ิมประสิทธิภาพในการจัดทำเอกสาร เพอ่ื ลดภาระในข้ันตอนการรับ-สง

การลงทะเบียนซ้ำซอน

หนว ยงานสารบรรณเจาของเรื่องลงทะเบียนหนงั สอื สงออกของหนว ยงาน และเมือ่ สง เรือ่ งไปถงึ สารบรรณกลางแลว กต็ อง
ลงรายละเอียดที่มีเนอื้ หาสว นใหญซ ้ำกัน แตส ำหรับเอกสารดิจิทัลแลว หากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสมกี ารกำหนดให
ลงขอ มลู อภพิ ันธกุ จ็ ะชวยลดความซ้ำซอ นลงได

สำเนาหนงั สือมมี าก

เพราะระเบียบฯ กำหนดไววาหนงั สือทุกชนิ้ ทจ่ี ะสงออก ตองมีสำเนาเก็บไวท สี่ ารบรรณกลาง 1 ฉบับ ทำใหมีจำนวนเอกสาร
จำนวนมากตองจัดเกบ็ ในสำนักงาน ซ่งึ อาจมีสาเหตุ คือ (1)ไมม รี ะบบทำลายเอกสารที่ดพี อ (2)เก็บสำเนาเอกสารไวท งั้ หมด
เกนิ ความจำเปน

200 การจดั การเอกสาร | Records Management

วิธีแกไข คือ สำเนาเก็บที่สารบรรณกลาง ควรเปน เพยี งหนงั สอื นำสง เทานั้น, การเกบ็ สำเนาหนังสอื นำสง ควรเก็บเรยี งตาม
เลขที่ออกในแตละวัน เพือ่ สะดวกในการคน และทำลาย, ระบบทำลายตองมอี ยางสม่ำเสมอทกุ ป แกปญหาทเ่ี ก็บไมพอ สว น
เอกสารดจิ ิทลั สามารถกำหนดใหระบบจัดเกบ็ สำเนาได แตต อ งเผอื่ พนื้ ทีจ่ ัดเกบ็ ไฟล (Server) ใหเ พยี งพอดวย

การใชง้ านเอกสาร

เม่อื เอกสารจดั ทำข้นึ และไดรับการจบั เก็บเขา ไวในระบบแลว เอกสารนน้ั จะถูกนำไปใชง านตามวตั ถุประสงค เชน ใชสงั่ การ
ใชเปนพยานหลกั ฐานของการกระทำ ใชป ระกอบการตดั สินใจในการบรหิ ารและการดำเนนิ งาน ใชเ ปนสื่อกลางแจงขอมูล
ขาวสาร ฯลฯ

ในระบบราชการไทย หนังสือท่ีผา นการลงทะเบยี นเรยี บรอ ยแลว จะถูกนำเสนอผบู ังคับบัญชา หรอื ผูมอี ำนาจใหพจิ ารณา
และดำเนินการ, สงั่ การ, ใหความเหน็ หรือลงนาม กอนสง หนังสือน้นั ถึงเจาหนา ที่ผรู ับผดิ ชอบปฏิบตั ติ อไป ในบางองคก าร
เจา หนาทขี่ องหนว ยงานสารบรรณอาจบันทกึ ขอความสรุปเก่ียวกบั หนงั สือ หรอื เสนอขอคดิ เหน็ เบือ้ งตน กอนนำเสนอผู
บังคบั บญั ชาสง่ั การ/ลงนามรับทราบ โดยมักบันทกึ ดวยขอ ความสั้นๆไวท ่ีมุมลางซายของหนงั สือ หากไมมีพนื้ ทมี่ ักพับทบ
ครึ่งและบันทึกขอความที่ดา นหลงั เอกสาร หากไมมีพนื้ ทอี่ าจเขยี นเปน บนั ทึกขอความแนบไปพรอมกบั หนงั สอื นัน้ ๆ ขณะ
เดยี วกนั ผูบงั คบั บญั ชากส็ ามารถเขยี นบนั ทึก สงั่ การใหค วามเหน็ ลงในลักษณะเดยี วกนั ได เรียกการบนั ทึกการสั่งการ โตต อบ
บนเอกสารนวี้ า การเกษยี นหนังสอื ซ่งึ แบงไดเ ปน 2 แบบ คือ

● การสรปุ ประเดน็ เปนการเกษียนของเจาหนาท่ี มกั เปนการบันทึกเรอื่ งยอของหนังสือ, ใหข อมลู เพ่ิมเตมิ เกย่ี วกบั
ระเบียบ กฎหมาย แนวปฏบิ ัติทเี่ ก่ยี วขอ งกับเรอ่ื งนั้น และเสนอความคิดเห็นตอผูบังคญั บัญชาเพ่อื ตัดสินใจ แลว ลง
ลายมือช่อื และวนั เดอื น ป กำกบั

● การวนิ จิ ฉัยสัง่ การ เปนการเกษียนของผูบังคบั บัญชา ทจ่ี ะสัง่ การไปตามทข่ี อ เชน “ทราบ”, “ดำเนินการ”, “
อนมุ ัต”ิ หรืออาจใหความเห็นเพิ่มเติม เชน “ใหใ ชจา ยอยา งประหยัด”, “ใหก ำกับตดิ ตามทุก 3 เดือน”, “ใหทำ
รายงานสรปุ ” ฯลฯ แลวลงลายมอื ช่ือ และวัน เดือน ป กำกบั

การเกษียนหนงั สอื ควรคำนงึ ถึงเรือ่ งดังตอไปนี้

● จัดลาํ ดับประเดน็ และเรยี บเรียงเนอื้ หาใหครบถว น ถกู ตอง
● ใชภ าษาท่สี ั้น กระชบั ไมวกวน
● หาขอมูลเพ่ิมเตมิ ประกอบการเกษยี นหนงั สือ เชน เรอื่ งเดิมทม่ี ลี กั ษณะคลา ยคลึงกัน หรือมีแนวปฏิบัตเิ ดียวกัน, กฎ

ระเบยี บ ขอบังคบั ทเี่ ก่ียวขอ ง, แนวทางการวนิ ิจฉัย ที่เปน ประโยชนและชวยลดเวลาการตดั สนิ ใจของผูบริหาร
● หากเขียนดว ยลายมอื ควรเขยี นใหอานงา ย
● ระบุ วนั เดอื น ป ใหต รงกบั ความเปน จรงิ เพื่อประโยชนในการกำกับตดิ ตามและอางอิง
● อาจใชแบบฟอรมเพ่อื ใหงายตอการใชง าน

การดาํ เนนิ งานเอกสารระหวา่ งกระแสการใช้งาน 201

การเกษียนหนงั สือ ในระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ ส อาจใชค ำสัง่ แทรก>แสดงความคดิ เห็น (Insert comment) ซึ่งขนึ้ อยู
กบั การออกแบบระบบใหเหมาะสมกับบรบิ ทการทำงานในแตล ะองคก าร

หลงั จากผูบังคับบัญชาหรือผูมอี ำนาจ พจิ ารณาและตดั สนิ ใจแลว เอกสารนัน้ จะถกู จดั สง ไปยังหนว ยงานหรอื ผูร บั ผดิ ชอบ
เพ่อื นำไปดำเนินการตามท่ีผบู ังคับบญั ชาสัง่ การตามหนาที่ความรับผดิ ชอบ เม่ือดำเนินการแลว เสร็จ จงึ สงเอกสารทง้ั หมดไป
ใหห นว ยงานสารบรรณ เก็บรักษาเอาไวเปนพยานหลักฐานตอ ไป

การใชเ อกสารในระบบราชการไทย คือ การเสนอเร่ือง-สัง่ การ และมอบหมายใหผ รู บั ผิดชอบนำไปปฏบิ ัตินัน่ เอง

การดูแลเอกสารระหวา่ งกระแสการใชง้ าน

เอกสารท่ีอยใู นกระแสการใชง านตามวงจรชวี ิตเอกสาร อาจเปน เอกสารทยี่ งั ไมสน้ิ สุดกระบวนการใชง าน หรอื ยังถกู เรียกใช
เพ่อื การปฏบิ ัตงิ านประจำวนั ของพนกั งานเจา หนาที่ ดังนนั้ เอกสารเหลา นจ้ี ึงยังถูกเก็บรักษาเอาไวในสำนักงาน โดยบรรจุไว
ในแฟม วางไวบนชน้ั เก็บไวตู อยใู นเครือ่ งคอมพวิ เตอรส วนบคุ คล หรือฐานขอมลู ที่ตอ งสามารถคน คืนไดอยางรวดเรว็ ใน
ระเบียบฯ วาดว ยงานสารบรรณฯ ขอ 53 เรียกวา การเกบ็ ระหวางปฏิบัติ คือ การเกบ็ หนงั สือทย่ี ังปฏิบตั ิไมเ สรจ็ ใหอ ยใู น
ความรับผดิ ชอบของเจาของเรอื่ ง โดยใหกำหนดวธิ กี ารเกบ็ ใหเหมาะสมตามขนั้ ตอนของการปฏบิ ตั งิ าน อยางไรกด็ ีระยะ
เวลาในการเก็บรกั ษาเอกสารระหวา งกระแสการใชง าน ควรกำหนดเอาไวใ นตารางกำหนดอายุเอกสารดว ยวา มรี ะยะเวลา
นานเทาใด

การดูแลรักษาเอกสารในกระแสการใชง าน เก่ียวขอ งกบั กจิ กรรมตา งๆ (สมสรวง พฤตกิ ุล, 2546; IRMT, 1999 ; Shepherd
& Yeo, 2003) คอื

● การจำแนกและจดั กลมุ เอกสาร (Sorting & Grouping)
● การจัดทำดรรชนี (Indexing)
● การจดั ทำแฟม เอกสาร (Filing)
● การตดิ ตามเอกสาร (Tracking)

การจาํ แนกและจัดกลุม่ เอกสาร

คอื กระบวนการกำหนดใหเอกสารจดั เรยี งอยา งเปน ระบบ เชน เรยี งตามวนั ทร่ี บั เขา, เรียงตามทม่ี า, เรียงตามลำดับเรอื่ ง,
เรยี งตามลำดบั อกั ษร ฯลฯ และอยใู นทๆ่ี เหมาะสม สามารถเรยี กใชและคน หาได ภายใตกลุม หรือหมวดหมทู ่ีกำหนดเอาไว
แลว

การจำแนกเอกสาร

หากเปนเอกสารท่ียังอยรู ะหวา งการดำเนนิ การ อาจจำแนกอยา งงายๆ เชน แยกเปนเอกสารเพื่อใชในการบริหารท่ัวไป
เอกสารที่เปน หลักฐานทางการเงนิ เอกสารทางพสั ดุ เอกสารโครงการ แผน หรอื งานทก่ี ำลังดำเนินการ หนงั สอื เวยี นท่ัวไป

202 การจัดการเอกสาร | Records Management

หนงั สอื เวียนเพ่อื ปฏิบตั ิ หรือจำแนกตามประเภทของเอกสาร เชน คำสั่ง ระเบยี บ ขอ บังคับ ประกาศ ใบเสนอราคา แลว
บรรจุใสแฟมเปนเรอ่ื งๆ โดยควรกำหนดขอบเขตใหช ดั เจน เชน

● เอกสารนโยบาย (Policy files) สำหรับเรอื่ งทเี่ กี่ยวกบั การกำหนดนโยบาย แนวทาง ขนั้ ตอนการปฏิบัติงานของ
องคการ

● เอกสารภารกิจ (Operational/Functional/Subject files) สำหรับเอกสารท่ีสรางขึ้นเพื่อวตั ถปุ ระสงคในการ
ดำเนินงานตามภารกิจหลักขององคก ร หรอื เกีย่ วขอ งกบั การนำนโยบายและแนวทางขององคก ารไปปฏิบัติ

● เอกสารบรหิ ารทวั่ ไป (Administrative/Housekeeping files) สำหรบั เอกสารทเ่ี กยี่ วขอ งกบั กจิ กรรมการบรหิ าร
งานท่ัวไปทพี่ บไดภายในแตล ะองคการ เชน การดแู ลอาคาร สถานที,่ การเงนิ , บคุ ลากร

● เอกสารเฉพาะกรณี (Case files) สำหรบั เอกสารเฉพาะกจิ ซงึ่ เกี่ยวกบั เร่อื งราว, การตัดสนิ ใจ, กิจกรรม, โครงการ,
บุคคล, สถานที่ ซ่ึงตอ งพจิ ารณาหรอื ดำเนินการโดยเฉพาะ ทัง้ นี้อาจรวมเอกสารลับไวใ นกลมุ น้ีกไ็ ด เมือ่ เวลาผา นไป
หรือการดำเนินการแลวเสร็จ เอกสารในกลมุ น้ีอาจถูกพจิ ารณานำไปจดั ไวเ ปน แฟม เอกสารนโยบาย, ภารกิจ,
บรหิ ารทัว่ ไป ไดต ามความเหมาะสม

การจดั กลุม เอกสาร
สำหรับเอกสารท่ีดำเนนิ การเสร็จหรอื โตตอบเรยี บรอ ย (Post-custodian) และไมต องการใชเ อกสารแลว ควรนำมาแยกจดั
เก็บเปน หมวดหมูหรือชดุ ตามภารกิจและกจิ กรรมขององคการ ทกี่ ำหนดไวใ นแบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสาร
(Classification scheme) ซึ่งควรมีลกั ษณะ ดังนี้

● ไมส ลบั ซบั ซอน เหมาะกับบรบิ ทการใชง านขององคการ
● มเี ลขอางองิ หรอื รหสั ทบ่ี อกหมวดหมู
● มีกฎเกณฑ โครงสราง และคำศัพททใี่ ชช ดั เจน เขา ใจตรงกนั
● ไดร ับการปรบั ปรงุ ใหทนั สมยั และมคี วามยืดหยุน เพอื่ สะทอ นการเปลยี่ นแปลงในภารกิจและกจิ กรรมองคก าร
หมวดหมู หรือชุดเอกสารของแตละองคการ มีความแตกตางกัน ขน้ึ อยกู บั ภารกิจ โครงสราง ขนาด หรือความซับซอนของ
แตล ะองคการ ดังนนั้ การจัดหมวดหมเู อกสารของแตล ะแหงจึงไมเหมอื นกนั หรอื ไมสามารถนำหมวดหมูของหนวยงานหน่ึง
ไปใชกับหนวยงานหน่ึงไดโ ดยตรง

การดาํ เนนิ งานเอกสารระหว่างกระแสการใช้งาน 203

ตาราง9.3 ตัวอยา งหมวดหมูเอกสาร องคก ารขนาดใหญ

องคการขนาดเล็ก ชุด:
● การฝก อบรม
ชดุ :
● การฝกอบรม ชดุ ยอ ย:
● การฝกอบรมภายใน
แฟม : ● การฝกอบรมภายนอก
● การฝก อบรมภายใน ● การฝก อบรมทางวชิ าชพี เฉพาะดาน
● การฝกอบรมภายนอก
● การฝก อบรมทางวิชาชพี เฉพาะดาน ชุดยอ ย:
● การฝกอบรมภายใน

แฟม :
● ซักซอมแผนอคั คีภัย
● ปฐมนเิ ทศพนกั งาน
● อบรมการใชโปรแกรมจัดการเอกสาร

การจัดทาํ ดรรชนี

คือ กระบวนการสรา งและประยกุ ตใชค ำศัพทจ ากเนือ้ หาหรอื ภารกิจ/กจิ กรรมขององคการ เพอื่ เปนจุดเขาถึงเอกสาร รวมถึง
การทำฉลาก (Label) หรอื ติดปายบอก (Tag) สำหรับการสบื คน ซ่ึงสามารถทำไดห ลายระดบั ตั้งแต

● ระดบั กลุม คอื เอกสารทัง้ หมดจำแนกตามภารกิจองคการ
● ระดับชดุ คอื เอกสารตามกจิ กรรมที่เกิดขึน้ ในองคการ
● ระดบั เรอื่ ง คอื เอกสารตามแฟม หรอื เรื่อง ทเี่ กิดข้นึ ภายใตก ิจกรรมและภารกจิ จขององคก าร

แมว า เปาหมายของการจดั หมวดหมเู อกสารและการจัดทำดรรชนี จะตรงกัน คอื การทำใหสามารถคน หาและเรยี กใช
เอกสารไดอยา งรวดเร็ว และสะดวก แตการจดั หมวดหมูเอกสารน้นั เนนทบ่ี รบิ ทของเอกสาร ซ่ึงก็คือ ภารกิจ กจิ กรรม และ
หนว ยงานท่ีทำใหเ กิดเอกสาร ขณะทด่ี รรชนี เนน ทเี่ นื้อหา คือ คำทแี่ ทนความหมายสาระของเอกสารนนั้ ๆ โดยไมคำนึงถึง
บริบท หรอื ท่ีมาของเอกสาร อยางไรกด็ ี ดรรชนีอาจใชค ำทีบ่ อกถงึ กิจกรรม หรือภารกจิ ซง่ึ กค็ ือบรบิ ทไดเชน กัน

ในทางปฏิบตั ิ การจดั หมวดหมเู อกสารและการจัดทำดรรชนเี ปน สิง่ ที่พ่ึงพาซึ่งกนั และกนั ตวั อยางเชน เมอ่ื ลงทะเบียนแฟม
เอกสาร และจดั ลงในหมวดหมหู รอื ชุดทเ่ี หมาะสม ก็ตองมีการตงั้ ชื่อแฟมใหส ะทอนเน้ือหาโดยใชศ ัพทค วบคุม กถ็ ือเปนการ
ทำดรรชนีไปในขณะเดียวกัน และศพั ทนั้นก็ควรสะทอ นภารกจิ หรอื กิจกรรมขององคการดว ย

การทำดรรชนเี อกสาร ถา ใชคำศัพทอ สิ ระตามทแ่ี ตล ะคนกำหนดให เรียกวา คำสำคญั (Keywords) แตถา กำหนดใหใ ชคำ
ศัพทใ ดคำหนึ่งเฉพาะ เพื่อใหเ ปน ไปในทิศทางเดยี วกัน เรียกวา ศพั ทควบคุม (Controlled vocabularies) เชน คำวา “การ

204 การจัดการเอกสาร | Records Management

บรหิ ารทรพั ยากรมนุษย, การเจา หนา ท,ี่ การบริหารงานบคุ คล, HR, HRM” กำหนดใหใ ชคำวา “การบริหารทรพั ยากร
บุคคล” เทา น้ัน การใชศ พั ทค วบคมุ จะชว ยเสรมิ ประสทิ ธภิ าพของการสืบคนใหด ขี น้ึ แตก็มีขอ จำกัดคอื บางครงั้ ผูคนเองกน็ ึก
คำศพั ทไมอ อก หรอื ไมคนุ เคยกับศัพทค วบคุม ก็ทำใหคน หาเอกสารไมเ จอไดเ ชนกัน

ดรรชนใี นระบบสืบคน เอกสาร มีหลายประเภท ดังนี้

● คำสำคัญ (Keyword) คือ คำทแี่ สดงลกั ษณะของเนื้อหาและใชจุดเขาถึงหรือดงึ ขอ มูล อาจเปน คำที่กำหนดข้ึน
หรือเปน คำท่รี วบรวมมาจากขอ ความในเอกสารหรอื ไฟล

● อรรถาภิธานศพั ท (Thesaurus) คือ คำศัพทค วบคมุ ท่ีมีโครงสรา งเพอื่ ใชค วบคมุ คำทม่ี คี วามหมายเหมือนกัน
(Synonym) คำพอ งเสยี ง (Homophone) หรือคำพอ งรปู (Homograph) แสดงความสมั พนั ธเ ชิงลำดบั ชน้ั กบั คำ
ศพั ทอ ่นื ๆในลกั ษณะ คำทกี่ วา งกวา (Broader Term: BT), คำทแี่ คบกวา (Narrower Term: NT), คำทเี่ ก่ียวขอ ง
(Related Term: RT) รวมทัง้ การโยงคำบอกวาคำท่ีโยงไปไมใชแ ลว ใหใชค ำนแ้ี ทน (Use For: UF) และบอกวา คำ
นี้ไมใ ชแ ลว ใหใ ชคำท่ีโยงไปแทน (USE) เชน เอกสาร UF หนงั สือ, หนังสอื USE เอกสาร

● รายการควบคุม (Authority list) คอื รายการของคำสำคญั เรยี งตามลำดับตัวอักษร ที่กำหนดใหเปนมาตรฐาน
ตรงกนั เพอ่ื ใชเ ปนจุดเขา ถงึ ขอมลู มกั เปนชือ่ ตา งๆ คือ ชอ่ื บุคคล, ชอ่ื ทางภมู ิศาสตร, ช่อื หนวยงาน จะใชช ่ือยอ หรอื
ช่อื เตม็ หนวยงาน, จะตอ งมคี ำนำหนา นาม หรือไมม ี ฯลฯ ใหเปน มาตรฐานตรงกนั เชน มหาวทิ ยาลัยขอนแกน
กำหนดใหใชชือ่ ยอ วา มข.ในภาษาไทย และ KKU ในภาษาอังกฤษ

● รายการคำสำคญั (Keyword list) คือ คำศัพทค วบคุม ที่จำกัดการเลอื กคำสำคัญเมือ่ จัดทำดรรชนี ทำใหสบื คน ได
เฉพาะเจาะจงมากขึ้น เปน กลไกการควบคุมใหการจัดทำดรรชนมี ีความแมนยำและคงที่มากข้นึ รายการคำนจี้ ะให
คำที่เปนมาตรฐานสำหรับการตัง้ ช่อื แฟม/ไฟลเ อกสาร หรือจำกดั ไมใหใ ชคำใดในการตัง้ ช่อื ในระบบมกั กำหนดให
คลกิ เลือกจากรายการที่กำหนดไวแลว

การจัดทำดรรชนี โดยเฉพาะอรรถาภิธานศัพท มีแนวทางดงั นี้

1) ทำความเขาใจภารกิจ และกจิ กรรมขององคการ ใหถอ งแท
2) พัฒนาคำคน โดยการวิเคราะหภ ารกจิ และกจิ กรรม รวมถงึ การสมั ภาษณผปู ฏบิ ตั งิ าน และศกึ ษากระบวนการ

ทำงานเกยี่ วกบั เอกสาร เปน ตนวา การต้งั ช่อื แฟม หรอื มาตรฐาน รายการคำสำคัญทเ่ี คยมอี ยู
3) กำหนดขอบเขตของคำศัพทค วบคมุ เชน ระดบั หรอื ความลกึ ของดรรชนี ชือ่ เฉพาะ หรือคำท่ัวๆไปท่ไี มควรใช
4) รา งรายการศพั ทค วบคมุ
5) สรางความสัมพันธข องคำ โดย

● ตัดสินใจวาควรจะแยกวลอี อกเปน สว นๆ หรือเกบ็ วลีน้นั ไว หรอื ควรจะรวมคำเปนวลีผสม (Compound
phrases)

● กำหนดและจัดกลุม คำตามความกวา งกวา และแคบกวา
● ระบคุ ำทีไ่ มใหใชและเชอ่ื มโยงไปยังคำทีใ่ หใ ช
● เขียนคำจำกัดความ (Scope note) เพอ่ื อธบิ ายคำและความหมายของคำตลอดจนเงอ่ื ไขอื่นๆ

การดาํ เนินงานเอกสารระหวา่ งกระแสการใช้งาน 205

● นำไปใชแ ละปรับปรงุ แกไ ข

การจัดทำดรรชนตี องอาศยั ความเอาใจใสแ ละความสมำ่ เสมอ รายการคำสำคญั จะไมม ีประโยชนห รือใชการไมได หากไมม ี
การควบคุมคำและไมมกี ารเพ่มิ เติมคำใหมๆ ดวยเหตนุ ี้ รายการคำสำคญั และศพั ทค วบคุมตา งๆ ควรไดรับการดูแลปรบั ปรุง
โดยนักจัดการเอกสารอยา งตอ เนือ่ ง

การกำหนดคำสำคญั ในกับเอกสารควรดำเนนิ การต้งั แตชว งการจัดทำเอกสาร ซง่ึ ปจ จุบนั มโี ปรแกรมคอมพิวเตอรทส่ี ามารถ
ทำไดโดยอัตโนมัติ อยา งไรก็ดกี ารกำหนดกฎเกณฑ โครงสรา งท่ีชดั เจนต้ังแตตน ถือเปนเงอ่ื นไขสำคัญทท่ี ำใหการทำดรรชนี
และจัดหมวดหมูเอกสารสอดคลองสัมพนั ธกนั ดวยดี

การจัดแฟมเอกสาร

คือ การจดั เอกสารท่ีมเี นื้อหาเดียวกันหรือกจิ กรรมเดียวกนั มารวมไวด วยกนั ภายใตแฟม เดยี วกัน ใหร หัส ทำฉลาก (Label)
และหมายเลขประจำแฟม เอกสารทจ่ี ัดทำข้นึ หรือรบั ไว จำเปน จะตองจัดเกบ็ ในแฟม เพ่อื ใหเอกสารมนั่ คง ปลอดภัย และ
สะดวกในการใชง าน เอกสารควรไดร บั การเก็บตามลำดับอยางมตี รรกะ

เมื่อพดู ถึงคำวา แฟม (File) ท่ใี ชใ นทางการจัดการเอกสารท่ัวไปนัน้ แตกตางจากคำวา File ในทางคอมพิวเตอร คอื

● เอกสาร/บรรณสาร ทเี่ ปนเร่อื งหรือชิน้ ในทางคอมพวิ เตอรเรยี กวา File
● แฟมท่บี รรจุเอกสาร/บรรณสาร ในทางคอมพิวเตอรเรียกวา Folder หรอื Sub-directory
● ชดุ เอกสาร ทร่ี วมแฟมตางๆเขาไวด วยกัน ในทางคอมพวิ เตอรเ รยี กวา Directory

ดงั นน้ั ในการจัดการเอกสารดิจิทัล การจัดแฟม จึงเทียบไดก ับการสรา งโฟลเดอร (Folder) แลว นำ File มาบรรจุไวอ ยางเปน
ระบบ

การจัดแฟม เอกสาร มีวธิ กี าร ดังนี้

1) จัดทำหนาปกแฟม เพ่อื ชว ยใหสามารถระบแุ ฟมได และคน หาไดง าย การทำหนาปกแฟมอาจจะทำเปนมาตรฐาน
เดียวกัน โดยอาจจะมีรายละเอียดดงั น้ี

● รหัสอา งองิ
● ชือ่ แฟม
● หมวดของเอกสาร
● วนั ทีเ่ ปดแฟม
● หนวยงานที่สรางแฟม
● วันที่ปด แฟม
● ชั้นความลับ

206 การจัดการเอกสาร | Records Management

● วันทต่ี รวจสอบแฟม

2) นำเอกสารเขาแฟม เมอื่ กิจกรรมหรือโครงการตา งๆสำเร็จลง และพรอมทจี่ ะปดแฟมในกิจกรรมนน้ั ๆ หากเอกสารยงั อยู
ในรปู ดิจทิ ัลใหพิมพอ อกมาในรูปกระดาษเพื่อใหมน่ั ใจวาเอกสารน้ันๆไดรบั การจดั เก็บจริง จากน้นั จึงคอ ยจัดระเบียบ วธิ กี าร
นเ้ี ปนหนทางเดยี วทจ่ี ะเชื่อมน่ั ไดว า เอกสารเร่ืองเดยี วกันจะรวมอยูดวยกนั วธิ ีการนมี้ ขี อ ดีคือ

● เอกสารมคี วามมนั่ คงในระดบั หนึ่ง
● เอกสารจะไมสูญหายดวยตวั เจา หนาท่ี
● เอกสารมีความสมบรู ณ
● ชอ งวา งระหวา งเอกสารกระดาษกับเอกสารดิจิทัลจะหมดไปเพราะเอกสารทัง้ หมดจะตอเนอ่ื งเปน ลำดบั
● ถาหากเอกสารเกีย่ วพนั กับหลายเรอื่ งจนยากจะตัดสนิ วา จะเก็บไวใ นแฟม ไหน หรือเรื่องใดอาจประยกุ ตใ ชห ลักดังน้ี

○ ทำสำเนา แลว เกบ็ เขา ทุกแฟม ทีเ่ กี่ยวของ
○ ระบวุ าเปน “สำเนา” เพื่อใหแตกตางจากตน ฉบบั
○ บนั ทึกลงบนสำเนาวา เอกสารตน ฉบับอยทู ไี่ หน
○ เกบ็ ตนฉบับไวในแฟม ที่สามารถเชื่อมโยงถึงแฟมเรื่องตางๆทเ่ี ก่ยี วขอ งกนั ได

3) การใหเ ลขลำดบั เอกสาร คือการใหเลขเรยี งลำดับเอกสารภายในแฟม อาจทำในระดับรายชนิ้ หรอื ในระดับแผน โดยมี
วัตถุประสงคเ พือ่ ควบคมุ เอกสาร สามารถทราบไดว า เอกสารใดถกู ยา ยไปจากแฟม การใหเ ลขลำดับเอกสารทำไดด งั นี้

● จัดเรียงเอกสารตามลำดบั เวลาทเี่ อกสารเขามาในแฟม
● ลงเลขจากหลงั สุดไปหนาสุด บรเิ วณมุมบนขวาของเอกสาร
● เมอื่ เอกสารข้ึนแฟมใหมกใ็ หเริ่มจากเลข 1 ใหม

4) การปดแฟม ควรมกี ารปด แฟม อยา งเปน ระยะและเปน ระบบ การปดแฟม มิไดหมายความวา เปน การเอาเอกสารออกจาก
ระบบ แตห มายถึงจะไมม ีการเพิ่มเอกสารเขา ไปในแฟมเร่อื งนนั้ อีก และจะใชแ ฟมนัน้ สำหรบั การอา งอิงเทาน้นั หากแฟม ไม
ไดรับการปดก็มีแนวโนม ทจี่ ะเกดิ ขึน้ ดงั นี้

● แฟม ไมเปนระเบยี บ เอกสารเรียงลำดับสับสน
● แฟม มขี นาดใหญ มนี ้ำหนกั มาก
● การเขา ถงึ เอกสารแตละเร่ืองยาก
● เอกสารทีส่ ้นิ กระแสการใชงานจะปะปนกับเอกสารท่ียงั อยูในกระแสการใชงาน

การปดแฟมมปี ระโยชน คือ

● เอกสารจะอยูใ นแฟมทมี่ ขี นาดพอเหมาะตอ การจัดการ
● เปนระเบียบ เรยี บรอย

การดําเนินงานเอกสารระหว่างกระแสการใชง้ าน 207

● เขาถงึ ไดง ายแยกเอกสารทส่ี ิ้นกระแสการใชง านจากเอกสารกึง่ กระแสการใชง าน หรอื อยใู นกระแสการใชงานได

ควรปด แฟม เมอ่ื

● แฟม มีความหนา
● ไมม ีเอกสารเขา แฟม เกนิ 2 ป
● มเี นื้อหาเกนิ 5 ป
● สน้ิ ปภาษี หรอื ส้ินปก ารศกึ ษา
● สิ้นสดุ โครงการ หรอื กจิ กรรม

วิธกี ารปด แฟม ทำไดดังน้ี

● ระบคุ ำวา “ปดแฟม ” พรอ มทง้ั วนั ที่ ลงบนหนา ปกแฟม
● ตรวจสอบกับตารางกำหนดอายเุ กบ็ เอกสารวาตอ งดำเนนิ การกบั แฟม น้ันอยา งไร เชน โอนยายไปจดั เก็บในศูนย

เอกสาร ทำลายไดเมือ่ ถึงอายุ ฯลฯ
● กำจัดเอกสารท่ีเปนสำเนาได

5) การปรบั ปรงุ เปล่ียนแปลงแฟม เชน การนำแฟมมารวมกันเปนเร่ืองเดียวกนั สามารถทำได แตควรไดรบั การพิจารณา
อยางรอบคอบ และทำในกรณีท่จี ำเปน ทำในกรณีท่ี

● แฟม ไมไดสะทอนเนื้อหาตามทค่ี วรจะเปน เชน ชอ่ื แฟม กับเอกสารไมสัมพันธก ัน ซึ่งจะสงผลตอ ประสทิ ธภิ าพของ
การสบื คน

● มกี ารปรบั เปลย่ี นหนาท่กี จิ กรรมของงาน โดยเพม่ิ หรือลด หนา ที่ในงานน้นั ๆ
● มีระบบใหมทด่ี ีกวาถกู นำมาใช

6) การตรวจตรา บำรงุ รักษาแฟม เอกสารทจ่ี ดั เกบ็ ในแฟม ควรไดร ับการตรวจตรา บำรุงรักษาอยางสมำ่ เสมอ โดยเฉพาะ
อยางยง่ิ ปจจยั ที่จะทำใหเอกสารเสียหายเส่อื มสภาพ จากการใชว สั ดทุ ่ีไมเ หมาะสม เชน Post-it note, ยางรดั , เทปกาว,
ลวดเย็บกระดาษ, ปกพลาสติก

การจดั การแฟมเอกสารดิจทิ ัล

สำหรบั กรณีแฟม เอกสารดิจทิ ลั (Folder) อาจมีความแตกตางกับการจดั การแฟมเอกสารกระดาษในทางปฏิบัติ แตเ หมือน
กนั ในทางหลักการ

1) การเปด แฟม คอื การสราง Sub-directory ขนึ้ มาในระบบการจดั การเอกสารดิจิทลั เพอ่ื รองรับการทำงานของผูใชง าน
ระบบ โดยตองเปน ไปตามแบบแผนการจัดหมวดหมูเอกสาร (Rฺ CS) หรอื ผงั แฟม ขอมลู (File plan) ที่กำหนดเอาไว โดย

● ผูป ฏบิ ตั งิ าน ย่ืนคำรอ งขอเปด แฟมตอนกั จัดการเอกสาร

208 การจดั การเอกสาร | Records Management

● นกั จัดการเอกสาร พิจารณาเปดแฟม, กำหนดชัน้ ความลับ, กำหนดการตง้ั ชื่อแฟม และชอ่ื ไฟล, สทิ ธกิ ารใชง าน
และการเขา ถึง เชน อานได (Read), จัดการได (Manage), แกไ ขได (Amend)

● นักจัดการเอกสารเสนอใหผ บู รหิ ารที่รับผิดชอบอนุมัติการเปดแฟม
● นกั จดั การเอกสารแจง ผลการดำเนนิ งานใหผ ูเ ก่ียวของทราบ
● ผปู ฏิบัตงิ านหรอื นกั จัดการเอกสารบันทึกขอ มูลเก่ยี วกับแฟมอยา งครบถวน โดยใชระบบขอ มลู อภพิ ันธุเปรียบ

เสมือนการทำหนา แฟม

2)การนำเอกสาร (ไฟล) เขา แฟม

● จดั ทำ จบั เก็บ เอกสารดิจิทัลลงในแฟม โดยตง้ั ช่ือตามหลักเกณฑท กี่ ำหนด
● บนั ทึกขอ มลู อภิพนั ธุ ใหค รบถวน
● หากเปน เอกสารลับใหด ำเนินการตามวธิ กี ารและข้ันตอนท่หี นว ยงานกำหนดตามระเบียบเกี่ยวกบั การจัดการ

เอกสารลับ
● สง Link เอกสารใหก บั ผเู กีย่ วขอ งทราบ
● ปด แฟมเม่อื สิ้นสุดโครงการ กจิ กรรม หรอื ตามเงื่อนไขท่ีกำหนดไวแ ลว
● สำรองขอ มูลอยา งสม่ำเสมอ โอนยายแฟมขอ มูลไปยังส่ือบนั ทกึ ตามระยะเวลาทก่ี ำหนด
● กำหนดสิทธิการเขา ถึงแฟม ขอมูลสำหรับแตล ะบคุ คล/ฝา ย/แผนก

3)การปดแฟม เมอ่ื สิน้ สดุ กิจกรรม หรือกระบวนการสิน้ สดุ โดยผบู ริหารเห็นชอบใหปด แฟมนน้ั สามารถดำเนินการไดโ ดย

● ผปู ฏบิ ัติงาน ยืน่ คำรองขอปด แฟม ตอ นักจดั การเอกสาร
● นักจัดการเอกสาร ตรวจสอบความถูกตอง ครบถวนของเอกสาร ในแฟม
● นกั จดั การเอกสารขออนมุ ัตปิ ดแฟม ตอผูบ รหิ าร
● ดำเนนิ การปด แฟม , ถอดช้นั ความลบั (แลวแตกรณี), เร่มิ นบั อายุตามตารางกำหนดอายุเอกสาร
● นักจัดการเอกสารแจง ผลการดำเนินงานใหผเู กี่ยวของทราบ

4) การปรบั ปรุงเปล่ียนแปลงแฟม ในกรณีทย่ี ังไมไดโ อนยา ยไปยงั ศูนยเ อกสาร หรอื หอจดหมายเหตุ เชน เปด แฟมอกี
ครง้ั เพ่อื เพม่ิ เอกสาร หรือเพิม่ เตมิ การเชอ่ื มโยงไปยงั เอกสารกระดาษ เพอ่ื ความสมบรู ณ ดำเนินการไดโดย

● ผปู ฏิบัตงิ านยื่นคำรอ งขอปรบั ปรงุ เปลีย่ นแปลงแฟม ตอนักจดั การเอกสาร
● นกั จัดการเอกสาร ศกึ ษาผลกระทบ ระเบียบ เงือ่ นไขทางกฎหมายแลวเสนอขออนมุ ัตติ อ ผบู ริหาร
● นักจดั การเอกสารดำเนนิ การเปด แฟมใหมอ กี คร้งั ใหผูปฏบิ ตั งิ านดำเนนิ การตามที่ขอ
● ปดแฟมทนั ทีท่ีดำเนินการเสร็จ โดยระบบจะนับอายแุ ฟม ใหม
● นกั จดั การเอกสารแจง ผลการดำเนินงานใหผเู กย่ี วของทราบ

การดาํ เนินงานเอกสารระหว่างกระแสการใช้งาน 209

การตดิ ตาม

คือ การตดิ ตามความเคล่อื นไหวของเอกสาร วาขณะนอ้ี ยทู ่ีใด หรือมใี ครรับผิดชอบดำเนินการอยู อกี ทัง้ ยงั ใชตรวจสอบ
สถานะวามีการใชง านหรอื ไมอยา งไรอีกดวย

โดยทั่วไป ระบบตดิ ตามเอกสาร มักเปนการควบคมุ การเคลื่อนไหวของเอกสารในเชิงกายภาพ ตลอดจนประเด็นเรือ่ ง และ
บันทกึ การถายโอนเอกสารระหวา งหนวยงานหรือบุคคล มาจนถงึ ที่จัดเก็บ โดยใชบ ญั ชตี ดิ ตามเอกสาร (Transit sheet) ซึ่ง
อยา งนอ ยควรมขี อมูลตอ ไปนี้

● ลำดับช้นั ความลับ (ในกรณีที่จำเปน )
● เลขทะเบยี นเอกสาร สำหรับอา งองิ
● ช่ือเร่ือง
● สถานที่ บุคคลหรือหนว ยงานทีเ่ อกสารนนั้ ไปถึง
● วันที่/เวลาท่ีเอกสารมีการเคลื่อนไหว

หนวยงานอาจประยกุ ตใชเ ทคโนโลยสี ำหรับการติดตามเอกสาร เชน การแสกนบารโ คด, ควิ อารโ คด , RFID หรอื บางระบบ
จดั การเอกสาร อาจมกี ารบันทกึ เสน ทางของเอกสารดิจทิ ลั โดยอตั โนมตั ิ สามารถตรวจสอบสถานะของเอกสารไดท นั ที

การติดตามเอกสารยงั รวมถงึ กรณที เี่ อกสารถูกยืมไปโดยบุคคล หรอื หนว ยงานอ่นื ๆ องคก ารจึงควรมกี ารกำหนดระเบยี บ
การยืม เงื่อนไขการยมื ระยะเวลาและวิธกี ารทจ่ี ะควบคมุ เอกสารทยี่ ืมนัน้ ออกไปดว ย โดยนำระบบการติดตามเอกสารมาใช
เพือ่ ใชตรวจสอบสถานะการใชงาน ตลอดจนตำแหนงที่อยขู องเอกสารทเี่ ปน ปจ จุบนั เพื่อปอ งกันการสูญหายของเอกสาร
นนั่ เอง

สรุป

การดำเนินงานเอกสารระหวา งกระแสการใชง าน มีกจิ กรรมสำคญั เริ่มตน ท่ี การจัดทำและนำเอกสารเขา สรู ะบบ ซ่งึ มีทงั้ ใน
สวนท่ีเกี่ยวกบั กอนการสรา งเอกสาร (Pre-creation) ซง่ึ ไดแ กก ารวางแผน กำหนดและวเิ คราะหค วามตอ งการเอกสาร และ
สวนท่ีเก่ียวกับการปฏบิ ัตกิ าร ซ่งึ มเี ทคนคิ วิธกี ารตางๆและขัน้ ตอนตางๆ สำหรับประเทศไทยระบบราชการมีความซับซอน
มาก มักใชห นังสือเปน สือ่ กลางการทำงานในทุกระดบั ตั้งแตก ารสมคั รงาน จนถงึ ลาออก จากสภาพดังกลาว ทำใหระบบ
ราชการมีการจัดทำเอกสารจำนวนมาก สงผลใหกิจกรรมการดำเนนิ งานสารบรรณมจี ำนวนมากตามไปดว ย การดำเนนิ งาน
เอกสารในสว นน้ีจึงเปนจดุ เร่มิ ตน ทส่ี ง ผลตอ คณุ ภาพของเอกสาร ตลอดจนการกล่ันกรองวา เอกสารใดควรนำเขาสรู ะบบการ
จดั การ ก็เปนสว นสำคญั ที่ทำใหอ งคการม่นั ใจวา มีเอกสารทส่ี ามารถสนับสนุนการทำงานไดอ ยา งครบถวน และสามารถ
บริหารจัดการไดอยางเหมาะสม คมุ คา และลดภาระเกี่ยวกับเอกสารทจี่ ะเกิดตามมาอกี ดวย

เม่ือมีการจัดทำและจับเกบ็ เอกสารอยา งเปน ระบบ กจ็ ะสง ผลใหไดเ อกสารทม่ี คี ณุ ภาพ กลาวคือ (1)มีความครบถว นสมบูรณ
ถกู ตอง นา เชอ่ื ถอื (2)สะทอ นวัตถุประสงคข องการจดั ทำเอกสาร (3)มรี ายละเอยี ดเพียงพอตอ ความเขา ใจของบุคคลตาม

210 การจดั การเอกสาร | Records Management

แตละบรบิ ทหรือสภาพแวดลอ ม (4)เปน พยานหลกั ฐานของกิจกรรมทน่ี าเชือ่ ถือ เมอ่ื นำเอกสารไปใชกจ็ ะเกิดความราบรืน่
ตลอดจนเปนเครอ่ื งประกันถงึ หลกั ภาระรบั ผิดชอบ ตรวจสอบไดและความโปรง ใสขององคการตามหลักธรรมาภิบาล
เอกสารที่อยใู นกระแสการใชงาน ตองการการดูแลรกั ษาที่เหมาะสม ดว ยการจำแนกและจัดกลมุ เอกสารตามระเบยี บ
แบบแผนที่กำหนด มกี ารจัดทำดรรชนี เพ่ือใหงา ยตอ การสบื คน จดั ทำแฟมเอกสารเพ่ือใหสะดวกตอการใชง าน และการ
ติดตามเอกสารเพ่อื ใหรวู าอยกู บั ใครและอยทู ่ไี หน ซง่ึ เปน สิง่ ทีน่ กั จดั การเอกสารพึงทำใหเ กดิ ขน้ึ ในองคการ

คาํ ถามทบทวนทา้ ยบท

● การจดั ทำและการจบั เกบ็ เอกสาร มหี ลักและแนวปฏิบตั สิ ำคญั อยางไร
● ปญหาการดำเนินงานเอกสารระหวา งกระแสการใชงานของราชการไทยมปี ระเด็นใดบาง และควรมแี นวทางแกไข

อยา งไร

การดาํ เนนิ งานเอกสารระหวา่ งกระแสการใชง้ าน 211

บรรณานุกรม

สถาบันท่ปี รกึ ษาเพอื่ พฒั นาประสทิ ธิภาพในราชการ.(2533). คูมือปรบั ปรุงงานสารบรรณ. กรงุ เทพฯ: สำนกั งาน ก.พ.
สมสรวง พฤตกิ ลุ (2546). การจัดการเอกสาร. กรงุ เทพฯ: ภาควชิ าภาษาตะวันออกคณะโบราณคดี มหาวิทยาลยั ศลิ ปากร.
Duranti, L. (2018). Diplomatics. In J.D. McDonald & M. Levine-Clark (Eds.), Encyclopedia of library and

information sciences Volume 1 (4td ed.) (pp.1338-1346). CRC Press
Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed.). ALA Neal-Schuman.
IRMT. (1999). Organising and controlling current records. the International Records Management Trust.

https://www.irmt.org/documents/educ_training/public_sector_rec/IRMT_organising.pdf
National archives of Australia. (2022). Creating records. https://www.naa.gov.au/

information-management/creating-records
Pearce-Moses, R. (2005). A glossary of archival and records terminology. Chicago: Society of American

Archivists.
Shepherd, E., & Yeo, G. (2003). Managing records: a handbook of principles and practice. London:

Facet.

212 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 10

การดําเนินงานเอกสารกึงกระแสการใช้งาน

วัตถุประสงคข์ องบท

● อธบิ ายกระบวนการจดั เก็บเอกสารก่ึงกระแสการใชงาน
● เสนอแนวทางการดำเนินงานศูนยเอกสาร
● จำแนกวิธีการใหบ ริการ คนคืน เอกสารกึ่งกระแสการใชง าน

ความนาํ

องคก ารในยคุ ปฏวิ ัติอุตสาหกรรมคร้ังที่ 4 ตอ งอาศยั การขบั เคลอ่ื นธุรกจิ ดวยขอ มลู (Data-driven business), การเปดเผย
ขอ มูล, การทำงานรวมกัน, ความรบั ผิดชอบตอ สงั คมและอนื่ ๆ ทำใหอ งคการตอ งเอาใจใสก ับการจัดการเอกสารมากขึ้น เพื่อ
สนองภาระรบั ผิดชอบ, ประสทิ ธิภาพของธรุ กิจ, การรกั ษาสทิ ธิ และเหตผุ ลในทางสังคม-วฒั นธรรม
เอกสารท่ีถกู ใชในกิจกรรมตามวัตถุประสงคเ รยี บรอ ยแลว บางอยางที่ไมม ปี ระโยชนอกี ตอไปสามารถนำไปกำจดั ไดท ันที แต
เอกสารบางอยา งแมสนิ้ สดุ การใชง านแลว ยงั ตอ งเกบ็ รักษาเอาไวช ่ัวระยะเวลาหน่ึงเพือ่ เปน หลกั ฐานหรอื เพ่ือการตรวจสอบ
เอกสารกลมุ นี้จัดอยูในระยะกึ่งกระแสการใชง านของวงจรชีวิตเอกสาร ซึง่ ตอ งดูแลรกั ษาตางจากเอกสารในกระแสการใช
งาน โดยสวนใหญแ ลว มักไมเ ก็บรักษาไวใ นสำนกั งาน เพราะสิ้นเปลืองพ้ืนที่ และอาจสญู หายได ควรนำไปเกบ็ รักษาไวย งั
ศนู ยเ อกสาร ซง่ึ องคการจัดต้ังข้ึนเอง หรือใชบ รกิ ารจากแหลงภายนอก การดำเนินงานเอกสารกง่ึ กระแสการใชง าน จึงเนน
ท่ีการบริหารศนู ยเอกสาร เพอ่ื ใหเอกสารมีความปลอดภยั เขา ถึงไดต ามความตอ งการ เกบ็ รักษาไวเพ่ือเปนพยานหลกั ฐาน
จนกวาจะสนิ้ สุดกระแสการใชงาน ในบทนจี้ ะกลาวถึงการดำเนินงานเอกสารท่ีอยกู ึ่งกระแสการใชงาน โดยเฉพาะประเดน็
เกยี่ วกบั การบรหิ ารศนู ยเอกสาร และเช่ือมโยงกับแนวปฏบิ ตั ติ ามระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ ฉะนัน้ จึงใชค ำวา
เอกสาร และ หนังสือ แทนกันในบางกรณี

213

เอกสารกึงกระแสการใช้งาน

เอกสารกง่ึ กระแสการใชงาน (Semi current/active records) คอื เอกสารท่ีสิน้ สดุ การดำเนินการตามกิจกรรมโครงการ
แลว หรอื หมดความจำเปน ท่ีตอ งเกบ็ ไวใ นสำนกั งาน แตยังไมสามาถทำลายได ตอ งเกบ็ เอาไวช ว่ั ระยะเวลาหนงึ่ เพอื่
ประโยชนใ นการอางอิง ตรวจสอบทางกฎหมาย, การเงิน, การบรหิ ารงาน หรือการคน ควา วิจยั โดยปกติแลวเอกสารกลมุ น้ี
มักถกู โอนยา ยไปจดั เกบ็ ในศูนยเ อกสาร หรอื อยูน อกพืน้ ท่ีสำนักงาน เพ่อื รอการกำจัดตอไป (IRMT, 1999; Smith, 2007)

เอกสารก่ึงกระแสการใชงาน มีอายกุ ารเก็บทแ่ี ตกตางกนั ตามประเภทหรอื ความสำคญั ของเอกสาร เอกสารบางอยางเม่ือ
ดำเนนิ การเสรจ็ ตามวตั ถุประสงคแลว อาจถูกกำจดั โดยไมตอ งผานระยะกง่ึ กระแสการใชงาน เอกสารใดเกบ็ นานเทาไร
สามารถดไู ดจากตารางกำหนดอายเุ อกสาร (Records retention schedule) ซงึ่ เปน ผลจากการประเมนิ คณุ คาและ
กำหนดเอกสาร

สวนเอกสารหรอื หนังสือราชการของไทย เม่อื ดำเนนิ การ, ส่งั การ จนแลว เสรจ็ ยังไมส ามารถทำลายไดทันทีตองเก็บรกั ษา
เอาไวเปนพยานหลักฐาน ชวั่ ระยะเวลาหน่ึงตามทก่ี ำหนด ระเบียบฯ วาดวยงานสารบรรณฯ กำหนดกรอบกวางๆในการ
กำหนดอายุจัดเก็บเอกสารเอาไววา หนงั สอื ปกติใหเก็บไวไมน อยกวา 10 ปเ วนแตห นงั สอื ดงั ตอไปนี้

● หนังสอื ที่ตองสงวนเปนความลับใหปฏบิ ตั ิตามกฎหมาย ระเบยี บวา ดว ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ.
2544 และ ฉบบั ที่2 พ.ศ.2561 หรือ ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรวี าดว ยการรกั ษาความปลอดภัยแหง ชาติ พ.ศ.
2552

● หนังสอื ท่ีเปน หลักฐานทางอรรถคดีสำนวนของศาล หรอื ของพนักงานสอบสวน หรอื หนงั สืออน่ื ใดท่ีไดม ีกฎหมาย
หรอื ระเบียบแบบแผนกำหนดไวเ ปนพิเศษแลว การเก็บ ใหเ ปน ไปตามกฎหมายและระเบยี บแบบแผนวาดว ยการ
นัน้

● หนงั สอื ที่มคี ุณคา ทางประวตั ศิ าสตรทุกสาขาวิชา และมีคุณคา ตอ การศึกษา คนควา วิจยั ใหเก็บไวเปนหลกั ฐาน
สำคญั ทางประวตั ิศาสตรข องชาตติ ลอดไป หรือตามทสี่ ำนักหอจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศิลปากร กําหนด

● หนังสอื ท่ไี ดป ฏบิ ัตงิ านเสรจ็ ส้นิ แลว และเปน คสู ำเนาทม่ี ีตนเรอื่ ง จะคน ไดจ ากทอ่ี ่นื ใหเ ก็บไวไมนอยกวา 5 ป
● หนงั สอื ที่เปนเร่อื งธรรมดาสามัญซงึ่ ไมมีความสำคญั และเปน เรื่องท่ีเกิดขึ้นเปน ประจำเมือ่ ดำเนนิ การแลว เสรจ็ ให

เก็บไวไ มนอ ยกวา 1 ป
● หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกบั การรับเงิน การจายเงิน หรอื การกอหน้ีผกู พันทางการเงนิ ทไ่ี มเปนหลกั ฐาน/หมด

ความจำเปนในการใชเ ปนหลกั ฐานแหงการกอ , เปลยี่ นแปลง, โอน, สงวน หรือระงบั ซง่ึ สทิ ธิ ในทางการเงนิ เมื่อ
สำนกั งานการตรวจเงินแผน ดินตรวจสอบแลวไมม ีปญหา และไมมีความจำเปน ตองใชป ระกอบการตรวจสอบหรือ
เพือ่ การใดๆ อกี ใหเ กบ็ ไวไ มนอ ยกวา 5 ป
● หนงั สอื เกย่ี วกับการเงิน ซ่งึ เห็นวาไมม ีความจำเปน ตอ งเก็บไวถ ึง 10 ปหรอื 5 ป แลว แตกรณีใหทำความตกลงกบั
กระทรวงการคลงั

214 การจัดการเอกสาร | Records Management

การดําเนินงานเอกสารกงึ กระแสการใชง้ าน ตามระเบียบฯ วา่ ด้วยงานสารบรรณฯ

ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และแกไขเพมิ่ เตมิ (ฉบับที่2) พ.ศ.2548 หมวด 3 ไดก ำหนด
เก่ียวกับ การเก็บรักษา ยมื และทำลายหนงั สอื โดยสวนทเี่ ก่ียวของกบั การดำเนินงานเอกสารกง่ึ กระแสการใชง านน้ัน คอื
การเกบ็ การรักษา และการยืมหนงั สอื

การเก็บหนงั สือ

ระเบียบฯ วา ดว ยงานสารบรรณฯ แบง ประเภทการเก็บหนงั สือออกเปน

● การเก็บระหวางปฏิบตั ิ คือ การเกบ็ หนังสอื ทีป่ ฏิบัติยงั ไมเสร็จ
● การเก็บเมอื่ ปฏบิ ัติเสร็จแลว คอื การเก็บหนงั สอื ทปี่ ฏิบตั ิเสรจ็ เรยี บรอยแลว และไมมอี ะไรทจี่ ะตอ งปฏิบตั ิตอไป

อีก
● การเก็บไวเ พอ่ื การตรวจสอบ คือ การเกบ็ หนังสอื ที่ปฏิบัตเิ สร็จเรียบรอ ยแลว แตจำเปน จะตองใชใ นการตรวจสอบ

เปนประจำ ไมสะดวกในการสง ไปเก็บยังหนว ยเก็บของสวนราชการ

ตามความดังกลาว เมือ่ พิจารณาตามหลกั วงจรชีวติ เอกสาร การเก็บระหวา งปฏิบตั ิ คอื การเก็บเอกสารท่ีอยใู นกระแสการใช
งาน ซึง่ ใหอยใู นความรับผดิ ชอบของเจา ของเร่อื ง โดยใหก ำหนดวธิ กี ารเก็บใหเ หมาะสมตามข้นั ตอนของการปฏบิ ัติงาน สว น
การเกบ็ เม่ือปฏบิ ัตเิ สร็จแลว และการเกบ็ ไวเพอ่ื การตรวจสอบ เปนการเก็บเอกสารทอี่ ยูก ึ่งกระแสการใชง าน

1) การเก็บเม่อื ปฏบิ ัติเสร็จแลว ระเบยี บฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ กำหนดใหดำเนนิ การดงั น้ี

ขั้นตอนที่ 1 จัดทำบัญชหี นังสอื สงเกบ็ ใหเ จาของเรอ่ื งจัดทำบัญชีหนังสอื สง เก็บ (ตามแบบท1่ี 9 ทายระเบียบฯ)
เก็บไวอยา งละฉบบั ใหก รอกรายละเอยี ดตา งๆ คือ เลขลำดับเร่ือง, เลขที่หนงั สือแตละฉบบั , วนั เดือนป ของ
หนังสอื , เรือ่ งหรือสรุปเรื่องยอ โดยเฉพาะอายกุ ารเก็บหนังสือ ทง้ั นเ้ี พราะเจาของเรื่องยอมเปนผทู ราบดวี าหนังสือ
ฉบับนั้นมีความสำคญั อยางไรและสมควรเกบ็ ไวนานเพยี งใด หากใหเ ก็บไวตลอดไป ใหล งคำวา “หามทำลาย” และ
หมายเหตุ

ขน้ั ตอนท่ี 2 สง หนงั สือไปยังหนวยเก็บ ซงึ่ บางหนวยงานอาจเรยี กวา ศูนยเ อกสาร ใหเ จา ของเรื่องจัดสง หนงั สอื
และเรอื่ งปฏิบตั ิทง้ั ปวงท่ีเกยี่ วขอ งกับหนังสือน้นั พรอ มท้งั บัญชหี นังสือสง เกบ็ ไปใหห นว ยเก็บที่สว นราชการนน้ั
กำหนด

ขัน้ ตอนที่ 3 ประทบั ตรากำหนดเก็บ เปนการดำเนนิ การโดยหนวยเกบ็ เม่ือไดร บั เร่อื งแลว ใหเจา หนา ทผ่ี รู ับผิด
ชอบในการเกบ็ หนงั สอื ประทับตรากำหนดเกบ็ หนงั สือและลงลายมือชอ่ื ยอ กำกบั ตรา โดย หนังสอื ทตี่ องเก็บไว
ตลอดไป ใหป ระทับตราคำวา “หา มทำลาย” ดวยหมกึ สแี ดง หนงั สอื ที่เกบ็ โดยมีกำหนดเวลา ใหประทับตราตำวา
“เกบ็ ถึง พ.ศ. …” ดวยหมึกสนี ำ้ เงนิ และลงเลขของปพ.ศ.ท่ใี หเ กบ็ ถึง

การดําเนินงานเอกสารกึงกระแสการใชง้ าน 215

ข้ันตอนที่ 4 ลงทะเบียนหนงั สือเก็บ ใหเ จา หนา ท่ีผรู บั ผิดชอบในการเกบ็ หนงั สอื ลงทะเบยี นหนงั สอื เกบ็ (ตามแบบ
ที่ 20 ทา ยระเบียบฯ) ไวเ ปน หลกั ฐานไว กรอกรายละเอยี ดตา งๆ คือ ลำดับเรอื่ งของหนงั สือเกบ็ , วนั เกบ็ , เลข
ทะเบยี นรบั ของหนังสือแตล ะฉบบั , เรอ่ื งหรือสรุปเร่อื งยอ, รหัสแฟม หรอื เลขลำดับหมวดหมูการจัดแฟม เก็บ
หนงั สอื , ระยะเวลาการเกบ็ ตามท่ปี ระทบั ตรา และหมายเหตุ

2) การเกบ็ ไวเ พ่อื ใชในการตรวจสอบ สำหรับหนังสอื ที่ปฏิบัตเิ สรจ็ เรียบรอยแลว แตจ ําเปนจะตอ งใชในการตรวจ
สอบเปน ประจำ ไมส ะดวกในการสงไปเก็บยงั หนว ยเกบ็ ของสว นราชการ ระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ
กำหนดใหเจา ของเร่ืองเกบ็ เปน เอกเทศ โดยแตงตัง้ เจาหนาท่ีขน้ึ รับผิดชอบกไ็ ด เมื่อหมดความจาํ เปน ทจี่ ะตอ งใชใ น
การตรวจสอบแลว ใหจดั สงหนงั สือนั้นไปยงั หนวยเกบ็ ของสวนราชการ โดยดำเนนิ การเชนเดยี วกบั การเกบ็ เมอื่
ปฏิบัตแิ ลว เสรจ็

การรักษาหนังสอื

ระเบียบฯ วาดวยงานสารบรรณฯ กำหนดใหด ำเนนิ การดงั น้ี

● กรณีการเกบ็ หนังสอื ปกติใหเ จา หนาที่ระมัดระวังหนังสอื ใหอ ยใู นสภาพใชร าชการไดทุกโอกาส
● กรณีทีห่ นังสอื ชำรดุ เสียหายใหด ำเนินการตามขนั้ ตอน คือ

○ ตองรีบซอมใหใชร าชการไดเหมือนเดมิ
○ หากชำรดุ เสียหายจนไมสามารถซอมแซมใหค งสภาพเดิมไดให รายงานใหผ ูบังคบั บญั ชาทราบ และ

หมายเหตุไวใ นทะเบียนเก็บ
● กรณหี นังสอื สญู หาย ใหด ำเนนิ การ ดังนี้

○ หนงั สือทัว่ ไปสูญหาย ตองหาสำเนามาแทน
○ เอกสารสทิ ธิตามกฎหมาย หรอื หนงั สอื สำคัญที่เปน การแสดงเอกสารสิทธสิ ูญหาย ใหด ำเนินการแจงความ

ตอพนักงานสอบสวน

นอกจากน้ีในพระราชบัญญตั ิจดหมายเหตุแหงชาติ พ.ศ.2556 ยงั กำหนดไวว า ใหหนว ยงานของรัฐดแู ลรักษาเอกสารทม่ี ี
ลกั ษณะอยางใดอยา งหนึ่ง คอื (1) มคี ุณคาตามวัตถุประสงคของหนวยงานของรัฐนัน้ (2)มีคุณคา ทางประวตั ศิ าสตร (3)มี
คณุ คาเพอ่ื การศึกษา การคน ควา หรอื การวจิ ยั ไวอ ยา งครบถว นสมบรู ณแ ละสามารถตรวจสอบอางองิ ได โดยหนวยงานของ
รฐั ตองจดั ทำรายการ/ตารางการเกบ็ รกั ษาเอกสาร ทม่ี ีขอ มูลอยางนอยประกอบดว ย ประเภทและหมวดหมขู องเอกสาร,
ระยะเวลาการเก็บรกั ษาเอกสาร, วิธกี ารเก็บรกั ษาเอกสาร และสงมอบรายการ/ตาราง ตามหลกั เกณฑแ ละวธิ ีการทอ่ี ธิบดี
กรมศลิ ปากรกำหนดดว ย

การยืมหนงั สอื

เปน ขนั้ ตอนที่เกิดขนึ้ ในระหวางการเกบ็ และการรักษาหนงั สือ ระเบยี บฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ ระบถุ งึ ลักษณะการยมื คอื
(1) การยมื หนังสือระหวางสวนราชการ ผยู มื และผูอนุญาตใหยืมตอ งเปนหวั หนาสว นราชการระดับกองขึน้ ไป หรอื ผทู ไี่ ดร ับ

216 การจัดการเอกสาร | Records Management

มอบหมาย (2) การยืมหนังสือภายในสวนราชการเดียวกนั ผยู มื และผูอนญุ าตใหยืมตองเปนหวั หนาสว นราชการระดบั แผนก
ข้ึนไป หรือผูทไี่ ดรบั มอบหมาย การท่ีบคุ คลภายนอกยืมหนังสือจะกระทำมิได เวน ท่ีจะใหด หู รือคัดลอกหนงั สอื ทง้ั นี้จะตอ ง
ไดร ับอนญุ าตจากหัวหนาสว นราชการระดบั กองข้นึ ไป หรือผไู ดร บั มอบหมายกอน
การยมื หนงั สือที่สงเก็บแลว มีขัน้ ตอนพอสรปุ ไดดงั นี้

1) แจง ความประสงค ผยู มื จะตองแจง ใหท ราบวา เรื่องที่ยืมน้นั จะนำไปใชในราชการใด
2) มอบหลกั ฐานการยืมใหเ จาหนาท่ีหนว ยเกบ็ เม่ือผอู นุญาตใหยมื อนญุ าตแลว ผยู ืมจะตอ งมอบหลกั ฐานการยมื ให

เจา หนา ที่หนวยเก็บ
3) ผูย ืมลงชอ่ื รบั เรื่องทย่ี มื ใหผ ยู มื ลงช่อื รับเรอื่ งท่ียืมไวใ นบตั รยืมหนงั สอื (ตามแบบท่ี 24 ภาคผนวก ข.)
4) รวบรวมหลกั ฐานการยืม ใหเจา หนาทหี่ นว ยเก็บรวบรวมหลักฐานการยมื โดยเรียงลำดับวัน เดือน ป ไวเ พอื่

ติดตามทวงถาม
5) เกบ็ บัตรยืมหนงั สือ ใหเจาหนาทห่ี นว ยเก็บ เกบ็ บตั รยืมหนังสอื ไวแ ทนหนงั สอื ท่ีถูกยมื ไป
สำหรบั การยืมหนงั สอื ทปี่ ฏิบตั ิยงั ไมเสรจ็ หรอื หนังสอื ทเ่ี ก็บไวเพ่อื การตรวจสอบ ใหถ ือปฏิบัติเชนเดยี วกบั การยมื หนงั สอื ที่สง
เกบ็ แลว โดยอนโุ ลม
แนวปฏบิ ตั ติ ามระเบียบฯ น้ี สะทอ นใหเหน็ มมุ มองตอ เอกสารหรือหนังสอื ราชการ วา มีลกั ษณะเปนทรพั ยส ินของราชการ
ซึง่ หนวยงานของรัฐตอ งดแู ลรกั ษาอยางดี ในทำนองเชนเดียวกับพัสดุ คือ มีการเกบ็ การบันทึก การเบิกจาย การยมื การ
ตรวจสอบ การบำรุงรักษา และการจำหนา ย ตามมาตรา 113 ของพระราชบญั ญัตกิ ารจดั ซอ้ื จัดจา งและบรหิ ารพัสดภุ าครฐั
พ.ศ.2560 ตองระมดั ระวังมิใหช ำรดุ เสยี หาย หรอื สญู หาย และการนำไปใชในกจิ การซึง่ มิใชป ระโยชนข องทางราชการจะ
กระทำมไิ ด

การดําเนินงานเอกสารกงึ กระแสการใช้งาน 217

ภาพ10-1 ข้ันตอนการเกบ็ รกั ษา-การยืมหนังสือราชการ

218 การจัดการเอกสาร | Records Management

ศูนยเ์ อกสาร

กจิ กรรมหรือโครงการท่ีดำเนนิ การจนเสรจ็ ส้นิ แลว ไมม คี วามจำเปนตอ งใชเอกสารตอไป หรือจะมกี น็ านๆครง้ั เอกสารเหลา
น้หี ากเกบ็ ไวในสำนักงานยอ มสน้ิ เปลอื งพ้นื ทจี่ ัดเกบ็ เสี่ยงตอ ความเสยี หายหรอื สญู หาย รวมถึงมตี น ทนุ ในการดแู ลรักษาสงู
จงึ ควรโอนยา ยไปยังพ้นื ที่สว นกลาง หรืออาคารทเ่ี ปนคลงั เก็บ (Repository) มพี ้นื ทเ่ี พียงพอสำหรบั การจัดเกบ็ เอกสารไป
อยางนอยอกี 10 ป ไดร ับการออกแบบมาเพื่อใหมีความปลอดภัย มกี ารใหบ รกิ ารและกำจัดเอกสารอยางเปนระบบ และ
ประหยัดคาใชจา ยในการดูแลรกั ษาเอกสาร ทเ่ี รยี กวา ศูนยเอกสาร (Records center) หรอื ในระเบียบฯ วา ดวยงานสาร
บรรณฯ เรยี กวา “หนว ยเกบ็ ”

การมศี นู ยเ อกสาร ทำใหไ มสน้ิ เปลืองพนื้ ทเ่ี กบ็ เอกสารในสำนักงาน เอกสารไมสูญหาย และสามารถทำลาย หรอื โอนยาย
เอกสารไปยังหอจดหมายเหตุไดอยา งเปนระบบ สำหรบั หนว ยงานของรฐั ในประเทศไทย การมศี ูนยเอกสาร เปน การปฏบิ ตั ิท่ี
สอดคลองตาม พระราชบญั ญตั ิจดหมายเหตแุ หงชาติ พ.ศ.2556 ซง่ึ กำหนดใหห นว ยงานของรัฐตอ งเก็บรกั ษาเอกสาร
ราชการในการปฏบิ ัตงิ านหรอื ในความครอบครองของหนว ยงานของรัฐไวอ ยา งครบถวนสมบูรณ และสามารถตรวจสอบ
อางอิงได กอนจะสง มอบใหหอจดหมายเหตุแหง ชาตติ อ ไป (วิศปตย ชยั ชว ย, 2559)

Zawiyah M. Yusof & Robert W. Chell (2005) อธบิ ายวา ศูนยเ อกสารเปนสวนหน่ึงของแผนงานจดั การเอกสารแบบ
บูรณาการครบวงจร (Unified program) โดยประสทิ ธภิ าพของศูนยเกบ็ เอกสารวดั ไดจ าก

● การทำใหตนทุนการจัดเกบ็ ตำ่ แตม ีพื้นทีเ่ ก็บเอกสารและการใชป ระโยชนสงู
● การควบคมุ และจัดเรียงเอกสารอยางเปนระบบระเบยี บ
● สามารถปฏิบัติตามขนั้ ตอนทก่ี ำหนดไวไ ดอยา งถกู ตอ ง

ประเภท

ศูนยเอกสารแบง ออกเปน 2 ประเภทหลัก คือ

● ศูนยเก็บเอกสารกลางภายในองคการ (In-house) เปนหนาทห่ี น่ึงภายใตแผนงานการจัดการเอกสารขององคก าร
มกี าร กำหนดบคุ คลากร มอบหมายหนาที่ ความรับผดิ ชอบ และมพี ้นื ที่เกบ็ รักษาเอกสาร

● ศูนยรับฝากเอกสารของเอกชน (Commercial/Outsourcing) ปจ จุบนั มบี รษิ ทั เอกชนทใ่ี หบริการรับฝากเอกสาร
ของหนวยงานตางๆ โดยมีพน้ื ทเี่ กบ็ ระบบจัดการ รักษาความปลอดภัย มีบริการรับสง ตามท่ีตกลงกนั ไว

สำหรบั เอกสารดจิ ิทัล ควรเกบ็ ไวใ นคลังเกบ็ กลาง/คลงั เกบ็ ดิจทิ ัล (Central repository/Digital repository) ซง่ึ เปนสว น
หนึง่ ของสถาปต ยกรรมระบบสารสนเทศสำหรับการจดั การเอกสารอิเล็กทรอนิกส (ERM; EDRM) โดยระบบอาจตงั้ อยบู น
เซริ ฟเวอรเครอื ขา ยหลายเคร่อื ง แตผ ูใชส ามารถทำการคนหาแบบรวมศนู ยและจะปรากฏเปน คลงั เก็บสว นกลาง เชน เดยี ว
กับศูนยเก็บเอกสารที่เปนกระดาษ เพ่อื ใหสามารถควบคมุ เอกสารไดต ามวงจรชวี ิตของเอกสาร (Smallwood, 2013) ทำให
การกำกบั ดูแลสารสนเทศ การปฏิบตั ิตามขอ กำหนด และการตอบสนองทางกฎหมาย ถูกตองและงายตอ การปฏบิ ตั ิ อยางไร

การดําเนนิ งานเอกสารกงึ กระแสการใช้งาน 219

ก็ดี บางหนว ยงานอาจมีระบบท่ีอนญุ าตใหเก็บเอกสารดิจิทัลแบบกระจายศนู ย (Decentralized) ทั้งน้ีขึ้นอยกู ับขนาด
โครงสรางและนโยบายของแตละองคการ

นอกจากน้ีเอกสารท่ีอยูก่ึงกระแสการใชง าน อาจเกบ็ รกั ษาไวใ นคลังสถาบัน (Institutional repository: IR) ซึง่ มีหลกั การ
และแนวคดิ พื้นฐานเชน เดยี วกบั ศนู ยเอกสาร กลาวคือเปน ศูนยรวมทรพั ยากรสารสนเทศดิจิทลั ขององคก าร ทั้งท่ีตพี มิ พเผย
แพรแลว (Post-prints), รอตพี ิมพเ ผยแพร (Pre-prints), ไมม กี ารตีพิมพเ ผยแพรห รือตีพมิ พเผยแพรใ นวงจำกัด (Gray
literature) มกี ระบวนการจัดเก็บ ดูแลรักษา ใหบริการ เผยแพรใ หแ กผูใชภ ายในและภายนอกสถาบัน รวมทงั้ การสงวน
รักษาใหคงไวในระยะยาว (Archiving)

เหตทุ ่คี วรนำ IR มาประยกุ ตใชจ ดั การเอกสารดิจิทัล คือ (Awre, Green, Mays & Burg, 2008)

● IR ถกู ออกแบบมาใหจัดการกบั เนื้อหา
● ขอมูลอภพิ นั ธุและความสมั พนั ธ ใน IR จะใหบริบทเอกสารได
● IR ใหโ ครงสรา งทีช่ ว ยจัดระเบยี บเอกสารได
● IR สนบั สนุน ความจริงแท ความครบถว น ความถูกตอ งของเอกสาร
● IR ทำใหเขา ถึงไดร วดเร็วขึน้

วัตถปุ ระสงค์

การจัดต้ังศูนยเกบ็ เอกสารมวี ตั ถุประสงคข องคอื

● เพ่ือประหยัดงบประมาณและเพิ่มประสิทธภิ าพของการจดั เกบ็ คน คืน และกำจัดเอกสารท่ีอยกู ่งึ กระแสการใชง าน
และสนิ้ การแสการใชง านแลว

● เพื่อเปนการรักษาความปลอดภยั ปอ งกันผไู มมีสิทธเิ ขาถึงเอกสาร และอำนวยความสะดวกใหผมู ีสิทธิเขา ถงึ
เอกสารได

● เพอื่ ปกปก รกั ษามใิ หเ อกสารถูกทำลายจากอุบตั ภิ ัยตางๆ

หนา้ ที

ศนู ยเ อกสาร มหี นาที่สำคัญในองคก าร คอื

● ประสานงานกับหนว ยงานผูจดั ทำเอกสาร เพอ่ื โอนยา ยเอกสารตามระยะเวลาทกี่ ำหนดเอาไวใ นตารางกำหนดอายุ
เอกสาร

● เปน ตวั กลางเชอ่ื มตอระหวา งเอกสารท่มี าจากสำนักงาน (Records office) กบั เอกสารทโ่ี อนยายไปเปน
จดหมายเหตุ

● รบั ผดิ ชอบ ดูแลรกั ษาเอกสารกงึ่ กระแสการใชงานตามระยะเวลาทีก่ ำหนดเอาไวใ นตารางกำหนดอายเุ อกสาร
● วางระบบรักษาความปลอดภยั และจัดสภาพแวดลอมที่เหมาะสมกบั เอกสาร

220 การจัดการเอกสาร | Records Management

● จัดหาวัสดุ อปุ กรณสำหรบั การจดั เก็บท่ไี ดม าตรฐาน
● พัฒนาระบบจัดเก็บ คน คนื เอกสาร เพือ่ อำนวยความสะดวกใหก บั ผใู ชเ มือ่ มคี วามตอ งการเขา ถึง
● ใหค วามรู ใหคำปรกึ ษาเกยี่ วกับการโอนยา ย การยืมเอกสาร

ลักษณะ

ศูนยเ อกสารไมว า สำหรบั เอกสารกระดาษหรอื ดจิ ิทัล ควรมลี ักษณะพน้ื ฐาน คือ (IRMT, 1999; Smith, 2007)

1.ปลอดภยั และม่ันคง (Safe & Secure) ศนู ยเอกสารตอ งมีความแนน หนา มนั่ คง ปลอดภัย ซง่ึ ครอบคลุมถึงพ้ืนที่หรือคลงั
เกบ็ เอกสาร, สภาพแวดลอ ม, ความสะอาด และเปนระเบยี บ ตอ งมโี ครงสรางทแี่ ขง็ แรงรองรบั นำ้ หนักไดม าก โดยเฉพาะการ
เกบ็ เอกสารท่ีเปน กระดาษ ซงึ่ ปกตกิ ลอ งบรรจุเอกสารมาตรฐาน 1 กลอ ง ทบ่ี รรจุเอกสารจนเตม็ จะมีนำ้ หนักประมาณ 30
ปอนด การออกแบบและกอสรางจึงคำนงึ ถงึ น้ำหนกั ทอ่ี าคารตอ งแบกรับ ตลอดจนมมี าตรการปองกันทช่ี ัดเจน เพราะโดย
ปกติแลวศนู ยเ อกสารไมเปดเปนสาธารณะใหบคุ คลภายนอกเขาใช ซึง่ ตา งจากหอจดหมายเหตุที่มงุ ใหบริการแกบ ุคคล
ภายนอกดวย

● คลังเกบ็ ผทู ่ีไมไดร ับอนญุ าต หรือไมเก่ียวของ ยอ มไมมีสิทธ์ิเขามายังสวนน้ี ผทู ี่ไดร ับอนุญาตเองก็ตองมกี ารระบตุ วั
ตน แสดงเวลาเขา /ออก ซง่ึ อาจใชร ะบบคียก ารด หรือ RFID การนำเอกสารเขา/ออกแตละครัง้ ตองถกู บันทึกไวเ ปน
หลกั ฐาน ในสว นของเอกสารดิจิทัลก็เชน กนั การเขา ถงึ เอกสารของแตล ะบุคคล ยอมมรี ะดับช้ันของการเขาถึงที่
แตกตา งกัน ตง้ั แตช นั้ ท่วั ไป, ลับ, ลับมาก, ลบั มากท่ีสุด และระบบตองเกบ็ บันทึกการเขา ถงึ ทกุ ครงั้ ในระบบดจิ ทิ ลั
กเ็ ชน เดยี วกัน ตอ งมีการกำหนดสทิ ธิผเู ขาถึง มีรหัสผา น มีการบนั ทกึ การใชงาน

● สภาพแวดลอม ศูนยเ อกสารควรตัง้ อยบู นพืน้ ทป่ี ลอดภยั จากอคั คภี ยั อุทกภยั และภัยธรรมชาตติ างๆ รวมถึงภยั
จากการโจมตที างไซเบอร หรอื ไวรสั คอมพิวเตอร มรี ะบบเตือนภัยอัตโนมัติ หากเปนไปไดค วรเช่อื มตอไปยังหนว ย
รกั ษาความปลอดภัย หรือดับเพลิง โดยตรง เพ่อื ทเ่ี มือ่ เกิดเหตกุ ารณจะไดแกไขไดท นั ทว งที ในสวนของพนกั งาน
เจา หนาทศี่ นู ยเ อกสาร ก็ควรมกี ารซกั ซอมแผนปฏิบตั ิการเมื่อเกิดภยั พิบตั ิอยา งสมำ่ เสมอดวย ควรมีการควบคมุ อุณ
ภมู ิ และความชื้นทเ่ี หมาะสมกบั เอกสารแตละประเภทดังนี้ (Frannks, 2013)

ประเภทเอกสาร อุณหภมู ิ ความชืน้ สมั พทั ธ

กระดาษ 18-21 °C 40-50 %

ฟลม 13-20 °C 30-40 %

สือ่ ดจิ ิทลั คงท่ี 20 °C 30-40 %

2.ความสะอาดและเปน ระเบียบ (Cleeness & Order) ศูนยเ อกสารตอ งมีความสะอาด เพ่อื ปองกนั เอกสารไมไดถ กู รบกวน
หรือทำลายโดย แมลง, สตั วฟนแทะและเชือ้ รา ดงั นนั้ จงึ หา มไมใ หน ำอาหารเขา มารับประทานในพน้ื ท่ี ตลอดจนหามสบู บุหรี่
หรอื ประกอบอาหารซึง่ อาจเกิดประกายไฟได ภายในคลังเก็บตอ งมคี วามเปนระเบียบ กลองจดั เรยี งบนชนั้ อยางถูกตอ ง มี

การดาํ เนนิ งานเอกสารกงึ กระแสการใชง้ าน 221

ปายและเลขประจำแตล ะกลอง ชนั้ อยา งชดั เจน แตล ะปควรมกี ารตรวจสอบวา เอกสารไดอยใู นพน้ื ทอ่ี ยางถูกตองครบถวน
หรอื ไมด วย

3.มีประสิทธิภาพและคุมคา (Efficiency & Economical) ความมปี ระสทิ ธิภาพของศนู ยเอกสาร ดไู ดจากความเปน ระบบ
ระเบยี บ การคน คืนไดอยา งรวดเร็ว เมื่อสน้ิ สดุ อายจุ ดั เก็บกส็ ามารถกำจัดไดต ามข้นั ตอนไดอยางราบรนื่ โดยหลกั การแลว
การเก็บเอกสารไวในศูนยเอกสารมตี นทุนทถ่ี ูกกวาการเก็บไวใ นสำนกั งาน อยางไรก็ดนี ักจดั การเอกสารควรแสดงใหผบู รหิ าร
เห็นวา หลกั การนเ้ี ปนจริง โดยคำนวณใหเ หน็ วา

● ตนทนุ ตอหนวยของการเกบ็ ในศูนยเ อกสารถูกกวา เกบ็ ในสำนักงาน
● จดั เกบ็ เอกสารไดม ากกวา ในสำนกั งาน เม่อื เทยี บอตั ราสว นระหวา งเอกสารหนวยเปน ลูกบาศกเมตรตอ พื้นทตี่ าราง

เมตร
● ใชเวลาในการสบื คน รวดเรว็ กวา เกบ็ เอกสารไวใ นสำนักงาน
● สามารถดแู ลเอกสารสำคัญท่ีสุดในองคการไดดกี วา ปลอดภัยกวา การเก็บไวใ นสำนักงาน ลดความเสีย่ งในการสูญ

เสยี เอกสารได

พืนที

การจดั พ้ืนที่ในศนู ยเ อกสาร ควรจดั สรรพื้นทส่ี วนใหญเปนคลังเก็บเอกสาร สว นท่ีเหลือ คอื สำนกั งาน, สว นสบื คน , พ้ืนที่จดั
เอกสาร, สว นลำเลยี งเอกสาร ดงั ภาพ

ห้องค้นควา้

พืนทีเก็บ สํานกั งาน

พืนทจี ัดเอกสาร

ส่วนลําเลียงเอกสาร
(Loading bay)

ภาพ10-2 แปลนการแบง พ้นื ทีศ่ ูนยเ อกสาร

สำหรบั พืน้ ทเ่ี ก็บเอกสาร อาจใชส ูตรคำนวณ ดังน้ี (สมสรวง พฤตกิ ุล, 2546; Franks, 2013)

จำนวน ปรมิ าณเอกสาร = พื้นทที่ ่ตี องการ
ความสงู เพดาน X 365

222 การจดั การเอกสาร | Records Management

จำนวน ปรมิ าณเอกสาร = ความสูงของเพดานท่ตี อ งการ
พื้นที่ X 365

พน้ื ที่ X ความสงู เพดาน = ความจุทรี่ ับได

กิจกรรมการดาํ เนินงานเอกสารกึงกระแสการใช้งาน

โดยท่วั ไปแลว ศูนยเ อกสาร มกี จิ กรรมการดำเนนิ งานเอกสารกึง่ กระแสการใชง านทสี่ ำคญั คอื (1)การโอนยา ย (2)การรับ
มอบเอกสาร (3)การเกบ็ รกั ษา (4)การใหบริการและเขาถึงเอกสาร

การโอนยา้ ย

เอกสารท่ีสิน้ สุดการดำเนินงานตามโครงการ/กิจกรรม เม่อื ครบกำหนดอายุตามที่ระบไุ วใ นตารางกำหนดอายุเอกสาร กจ็ ะ
ถูกโอนยา ย (Transfer) จากหนว ยงานที่รับผิดชอบหน่งึ ไปยงั อีกหนว ยงานหน่งึ โดยผานการเห็นชอบจากผูบริหาร การโอน
ยา ยเอกสารมกั เกิดขึ้นใน 3 กรณี คอื (1) หนว ยงานเจา ของเอกสารโอนยายเอกสารมาไวย ังศูนยเอกสาร ซ่ึงปกติแลว ศูนย
เอกสารจะไมร บั โอนยา ยเอกสารทยี่ ังไมครบกำหนดอายุ ยกเวนแตก รณีพเิ ศษเทาน้ัน (2)ศนู ยเอกสารรับฝากและคืนเอกสาร
กลบั ไปยงั หนวยงานเจา ของเอกสาร (3) ศนู ยเอกสารโอนยายเอกสารที่สนิ้ สดุ อายจุ ัดเก็บไปยังหอจดหมายเหตุ

โดยท่วั ไปแลว มีวธิ กี ารโอนยา ยเอกสาร 2 แบบ คือ (Read & Ginn, 2010)

● วิธีการโอนยายแบบตอ เน่อื ง (Perpetual transfer method) คอื การโอนยา ยเอกสารทส่ี ้นิ สดุ การดำเนินการ
แลว หรือนานๆคร้ังจะมกี ารเรยี กใชง าน ทันทีที่สน้ิ สุดอายกุ ารเก็บในสำนักงานตามตารางกำหนดอายุเอกสาร
มายงั ศนู ยเ อกสาร หรอื หอจดหมายเหตุ เชน แฟมประวัตนิ กั ศกึ ษาหลังสำเร็จการศกึ ษา แฟม คดคี วามทตี่ ัดสนิ แลว
โครงการวจิ ยั ท่ีสนิ้ สุด เวชระเบียนทไี่ มมคี วามเคล่อื นไหว แบบแปลนสถาปตยกรรมทสี่ รา งเสรจ็ แลว ในกรณี
เอกสารดิจิทัลที่บนั ทึกในฮารดไดรฟ อาจโอนยายไฟลไ ปเกบ็ ไวใ นเซิรฟเวอร หรอื ระบบคลาวดของศนู ยเ อกสารโดย
อัตโนมตั ิ การโอนยา ยดว ยวธิ ีนจ้ี ะเกิดขนึ้ เปนประจำเมื่อเอกสารส้ินสุดอายุจัดเก็บในสำนักงาน ขอ ดขี องวิธีการน้ี
คือ เอกสารที่มีความสำคัญจะไดร บั การดูแลอยา งทันทว งที แตม ีขอจำกัดคือ ส้ินเปลืองเวลาและทรัพยากร
มากกวาวธิ ีการโอนยา ยตามชวงเวลา

● วธิ ีการโอนยา ยตามชวงเวลา (Periodic transfer method) การโอนยา ยเอกสารทส่ี ้นิ สดุ การดำเนินการแลว
หรือนานๆคร้ังจะมีการเรียกใชง าน จากพื้นที่เกบ็ ในสำนกั งาน มายังศูนยเอกสาร หรอื หอจดหมายเหตุ เปนรอบๆ
ตามชวงเวลา เชน ปล ะ 1 ครงั้ ตามปฏทิ ินทแ่ี ผนงานจดั การเอกสารกำหนด หรือ ราย 6 เดือน ตอ คร้งั ขอ ดีของ

การดําเนนิ งานเอกสารกึงกระแสการใชง้ าน 223

วิธีน้ีคือความสะดวกในการปฏิบัติงานทง้ั เจาของเอกสารเดิม และศูนยเอกสาร ที่ทำงานไดต รงกนั ขอ จำกัดคือ
เอกสารบางอยางหากทิง้ ระยะเวลาไวใ นสำนกั งานอาจเสีย่ งตอ ความเสยี หาย หรอื สูญหายได

ส่งิ ท่ีตองคำนึงถึงเกยี่ วกบั การโอนยา ยเอกสารมายงั ศนู ยเ กบ็ เอกสาร คือ (1)จำนวน/ปริมาณเอกสารท่ีจะจัดเกบ็ หนว ยงาน
ตอ งคำนวณปรมิ าณเอกสารที่จะจัดเก็บไวใ นศนู ยเก็บเอกสารไวล วงหนา เพอื่ การวางแผนการดำเนนิ งาน และเตรียมพ้นื ท่ี
สำหรับจัดเกบ็ เอกสาร ตลอดจนพัสดุครุภัณฑ เซริ ฟเวอร อปุ กรณ เคร่อื งมอื ตา งๆทจี่ ำเปน (2)ประเภทเอกสาร เชน
ภาพถาย แผนผงั ฟล ม กระดาษ ไฟลดจิ ิทลั ซึง่ แตละชนดิ มีวธิ กี ารดูแลรักษาท่แี ตกตา งกนั

เม่ือจะมีการโอนยายเอกสาร นกั จัดการเอกสารอาจจะเขา ไปสำรวจเอกสารท่ีจะโอนยาย และใหค ำแนะนำเก่ียวกับการดแู ล
เอกสารในชวงการโอนยาย การทำบญั ชีโอนยา ยเอกสาร แกห นว ยงานเจา ของเอกสาร หรอื จัดทำคมู ือ แนวทางการโอนยาย
เอกสาร ใหแตละหนวยงานเขา ใจตรงกนั

การโอนยายอาจแบงไดเ ปน 2 ขนั้ ใหญ (Simon Fraser University, 2020; United nation, Archives and records
management section, 2020) คือ

ขน้ั เตรยี มการ

● กำหนดเอกสารท่ีจะโอนยา ย โดยพิจารณาแยกแยะวา สง่ิ ใดเปน บรรณสาร หรอื เอกสาร อยใู นรูปแบบใดบาง อยู
กบั ใครบาง คดั แยกส่งิ ท่ีไมใ ชเ อกสาร (Non-records) เชน แผนพับ โบรชัวร หนังสอื พมิ พ ฯลฯ เพอื่ กำจดั เพราะ
สง่ิ เหลานไี้ มค วรถกู โอนยายไปพรอ มเอกสารโดยเดด็ ขาด

● ตรวจสอบตารางกำหนดอายเุ อกสาร วา มีเอกสารใดถึงกำหนดอายทุ ่ีตอ งโอนยา ย หรือกำจัด ตรวจสอบวาดำเนนิ
การปด แฟมเรียบรอ ยแลว ไมส ามารถนำเอกสารเขา มาเพ่ิมได เพื่อปอ งกนั ระบบนบั อายุแฟม ใหม

● จัดระเบยี บเอกสาร คอื การรวบรวมเอกสารใหเปนชุด (Series) ซึง่ อาจประกอบดวยหลายๆแฟม (File) ภายใน
แฟม มีเอกสารหลายชน้ิ (Item) เอกสารชดุ หนงึ่ อาจมีขนาดใหญห รือเลก็ กไ็ ด ขึน้ อยกู บั กิจกรรมและหนา ทนี่ นั้ ๆ
แลว บรรจุลงกลอ ง หรือจัดระเบียบไฟลใ นโฟลเดอรค อมพิวเตอร โดยควรจดั แฟมที่มีอายทุ ำลายปเดยี วกันในกลอ ง
เดยี วกนั การจดั ระเบียบเปน ชดุ เอกสารน้ี สามารถตรวจสอบไดก บั แบบแผนการจดั หมวดหมูเอกสาร หรือผงั แฟม
ขอมูลขององคก าร

● จดั ทำบญั ชีโอนยา ยเอกสารใหเรียบรอ ย โดยอาจทำเปน แบบฟอรม อัตโนมัติในระบบจัดการเอกสารก็ได ดงั เชน
ตวั อยางในภาพ 10-3

● ยื่นเรอ่ื ง ไปยังศูนยเ อกสาร สวนงานตอ งตรวจความถูกตอ ง ครบถวนของเอกสาร และแฟม ท่ีจะโอนยา ยกอนทุก
ครัง้

ขน้ั ดำเนินการ

เมือ่ เจา หนา ทศี่ นู ยเ อกสารไดรับเรอ่ื งจากหนวยงานเจา ของเอกสาร ก็จะตรวจสอบรายละเอยี ดของคำรองตามบญั ชีโอนยา ย
เอกสารน้ัน วาถกู ตองครบถวนหรือไม โดยเฉพาะเอกสารดิจทิ ัล เชน ตรวจสอบชือ่ โฟลเดอร วาถกู ตอ งตามแนวทางการต้งั

224 การจดั การเอกสาร | Records Management

ชอ่ื หรอื ไม การระบเุ ลขที่กลอง การแนบลิงก ฯลฯ หากพบเห็นขอมลู ทไี่ มถูกตอ งหรือไมค รบถวน กจ็ ะตองแจง หนว ยงาน
เจา ของเอกสารใหท ราบและแกไข หากถูกตอ ง จงึ กำหนดวันโอนยายและรับมอบเอกสารตอ ไป

● บรรจุเอกสารลงกลอ ง เพ่ือการขนสง สศู นู ยเ อกสาร (กรณเี อกสารกระดาษ) ควรปฏบิ ัตดิ ังนี้
○ ใชก ลองมาตรฐาน ขนาดเหมาะสมกับเอกสารแตล ะประเภท การใชกลอ งที่มีขนาดมาตรฐานจะทำให
สะดวกในการวางซอ น บางองคก ารอาจกำหนดใหก ลองท่ีจัดทำขน้ึ สำหรับหนว ยงานโดยเฉพาะ เชน มี
ตราสัญลกั ษณ มบี ารโคด มชี อ งสำหรบั กรอกขอ มูล เปนแบบแผนเดยี วกัน กลอ งเอกสารขนาดมาตรฐาน
มักทำจากกระดาษแขง็ ลูกฟูกและออกแบบมาเพื่อรองรบั เอกสารไดป ระมาณหน่ึงลกู บาศกฟ ตุ (สูง 12 นิ้ว
x กวาง 12 นิว้ ลกึ 12 น้ิว)
○ จัดเรยี งเอกสารใหเปน ระบบ เชน จัดเรยี งตามตัวอกั ษร ตามตวั เลข หรอื ตามป
○ วางแฟมเอกสารในแนวตงั้ ใหเ ปนระเบียบ ไมวางแฟมแนวนอนทับแนวต้ัง เมือ่ เปดกลองสามารถมองเห็น
ชื่อแฟมไดช ดั เจน
○ บรรจเุ อกสารตามขนาดของกลอ ง เหลือเนอื้ ท่ีไวป ระมาณ 2-3 นิว้ เผ่ือสำหรับการนำเอกสารเพม่ิ หรอื ลด
จะทำไดส ะดวก นำ้ หนกั ควรไมเกนิ 11 กิโลกรมั ตอหน่งึ กลอง
○ ไมบรรจเุ อกสารจนแนนไป เพราะเปน อุปสรรคในการคนหาเอกสาร รวมทั้งทำใหอากาศไมไหลเวยี น
อับช้นื เกิดเชื้อราเปนอันตรายแกเอกสาร และไมบ รรจเุ อกสารหลวมไป เพราะจะทำใหเอกสารมวน
และยับได

● ขนยา ย อยางระมดั ระวัง บางหนวยงานอาจเลอื กใชบรกิ ารบริษทั ขนยายสิง่ ของ ซง่ึ มีรถและแรงงานคน
● กำหนดพ้นื ทจ่ี ดั เกบ็ ศูนยเอกสารตองเตรียมจัดพ้นื ที่เก็บ ใหพ อเหมาะกบั การเกบ็ เอกสารของแตล ะหนวยงาน

บางหนวยงานอาจมรี ะบบกำหนดพน้ื ที่ใหโ ดยอัตโนมัติ
● ตรวจสอบความถกู ตอง ศนู ยเอกสารจะตรวจสอบความถูกตองตามบญั ชที ี่แนบมาพรอมกบั เอกสาร หากไมถ กู

ตองควรแจง หนวยงานเจาของเอกสารอยา งเรง ดวน เพอ่ื แกไ ขใหเ รียบรอ ย

การดําเนนิ งานเอกสารกึงกระแสการใช้งาน 225

ภาพ10-3 ตัวอยา งบัญชโี อนยายเอกสาร

การโอนยายเอกสารดจิ ิทัล

การโอนยา ยเอกสารดจิ ิทลั มหี ลกั การเชน เดยี วกบั การโอนยา ยเอกสารรปู แบบกระดาษ ตางแตเพียงข้ันการดำเนนิ การ ทัง้ นี้
ควรมีการสำรวจวา มีเอกสารดจิ ทิ ัลรปู แบบใดบางที่ตองโอนยาย และควรระบเุ อาไวใหช ดั เจนในนโยบายการจดั การเอกสาร
หรือคมู อื การปฏิบตั ิงาน เชน

● ภาพ (Images): นามสกุลตา งๆ เชน Tagged Image File Format (TIFF), Portable Network Graphics
(PNG), Graphics Interchange Format (GIF), Basic Image Interchange Format (BIIF), File Interchange
Format (JFIF, JPEG), Bitmap (.bmp).

● ไฟลขอ มลู และฐานขอ มูล (Data files & Databases): ประกอบดว ยขอ มูลตา งๆ ทั้งตวั เลขและตวั อกั ษร ในรปู
แบบสเปรดชีต (XLS, XSLS, ODX, etc) และไฟลฐานขอมูล (DB, FP7, MDF, MDB)

● ไฟลเว็บ (Web records): ไดแก Hypertext Markup Language (HTML) และรปู แบบอื่นๆ เชน TIFF, PDF ท่ี
ฝง ใน HTML

● อเี มล ท้ังสวนทีเ่ ปนเนื้อความและสิง่ ทแ่ี นบมา (Email attachments)
● ไฟลขอความ (Text-records): เปนตนวา ไฟลโปรแกรมประมวลผลคำ (DOC, DOCX, ODF, ODT, TXT). ไฟลใน

รูปแบบ Portable Document Format (PDF)

226 การจัดการเอกสาร | Records Management

● ไฟลเสียงและภาพเคลื่อนไหว (Non-text records): ไฟลเ สยี งหรือภาพเคลอ่ื นไหวทบ่ี นั ทึกในรูปแบบตา งๆ (MP3,
AVI, WAV, MPEG-4, AAC)

● ไฟลนำเสนอ (Presentation Materials): ไดแ ก สไลดนำเสนองานตา งๆ (PPT, ODP)
● ไฟลส อ่ื สังคมตา งๆ เชน Facebook, Twitter, Flickr, YouTube

การจัดสงเอกสารดิจิทัล อาจทำได 2 แบบใหญๆคอื

1) จดั สงผา นอุปกรณจดั เกบ็ (Storage device) โดยบันทกึ เอกสารดจิ ิทัลไวใน แฟลชไดรฟ , จานบนั ทกึ แบบแข็ง
(HDD), การด ความจำ, จานบนั ทึกออฟตกิ ส (CD, DVD, Blu-Ray) ตา งๆ ท่ีเหมาะสมกบั รปู แบบและปรมิ าณของ
เอกสาร ควรมบี นั ทกึ ระบดุ ว ยวาอปุ กรณแตล ะชนิดน้นั บันทึกเอกสารใดไวบ า ง แลว จึงบรรจกุ ลองกนั กระแทก จดั
สง ไปยงั ศนู ยเ อกสาร

2) จดั สงดว ยวิธีอเิ ลก็ ทรอนกิ ส (Electronic delivery) ศูนยเอกสารแตล ะแหง อาจใหบรกิ ารจัดสง ดวยวิธี
อเิ ล็กทรอนกิ สใ นหลายชอ งทาง เชน (1)ทางอีเมล ในกรณีเอกสารมีปริมาณนอย หรอื อยูในรปู อีเมล (2)ระบบ
คลาวด โดยทางศูนยเ อกสารจะสรา งโฟลเดอรใ หหนว ยงานเจาของเอกสารอพั โหลดเอกสาร พรอมดวยบัญชโี อน
ยา ยเอกสารข้ึนไวใ นน้ัน (3)โปรโตคอลการโอนยายไฟล (File Transfer Protocol: FTP) มักใชเ พอ่ื จดั การไฟล
จำนวนมาก สามารถจัดการการถา ยโอนไฟลเ ซริ ฟเวอรจ ำนวนมากภายในระบบปด

การโอนยายเอกสารดิจิทัล นักจดั การเอกสารควรรวมมอื กบั นกั คอมพิวเตอรห รือนกั เทคโนโลยีสารสนเทศ ในการเลือกวิธี
การและอุปกรณท ี่ปลอดภัย เหมาะสมกบั เอกสารดจิ ทิ ลั ขององคก าร โดยคำนึงถึงหลกั ความตอเนื่องทางดจิ ิทลั (Digital
continuity) ท่ีเอกสารดจิ ทิ ัลจะยงั คงความสามารถใชงานในแบบท่ตี องการ ไดนานตราบเทา ที่ผูใชมีความตอ งการได

การรบั มอบเอกสาร

การรับมอบ (Accessions) หมายถงึ การรบั เอาเอกสาร จากหนวยงานเจาของเอกสารเดิม ใหเขามาอยใู นความครอบครอง
ดแู ลของศูนยเ อกสารอยางถูกตอ ง ดวยการจดั ทำหลักฐานควบคุมเอกสารทร่ี บั มอบ (Accessioning) ใน 2 ลักษณะคอื การ
ควบคมุ ทางปญ ญา (Intellectual control) เกยี่ วกับลักษณะเน้อื หาสาระ บรบิ ท และความสัมพันธของเอกสาร และการ
ควบคุมทางกายภาพ (Physical control) เก่ยี วกบั ลักษณะทางกายภาพ หรือสอ่ื บนั ทึก (Medium) ซ่งึ จะเปน ประโยชนต อ
การเขา ถึงเอกสาร (Smith, 2007) การรบั มอบ เปนกระบวนการที่ตอ เนือ่ งจากการโอนยา ยเอกสาร

ศนู ยเ อกสารจะจัดทำทะเบียนรับมอบเอกสาร (Accession register) ซึ่งอาจเปนระบบฐานขอมูล เพอ่ื ใชล งทะเบียนเอกสาร
ท่โี อนยา ยเขามา โดยควรมีขอมลู สวนตางๆดงั ตอ ไปน้ี

1) เลขทะเบียน (Accession number) เปนเลขท่ใี ชส ำหรบั ควบคมุ เอกสารแตละชดุ ท่ีรับมอบมา 1 ชดุ ตอ 1 เลข
2) สถานทจี่ ัดเกบ็
3) แหลงทีม่ า
4) หนว ยงานเจาของเอกสารเดมิ

การดาํ เนินงานเอกสารกึงกระแสการใชง้ าน 227

5) วันท่ีไดร ับ
6) อายุเอกสาร ต้งั แตเ ร่ิมจนจบชดุ
7) ขอบเขตและเน้ือหา
8) ลักษณะทางกายภาพและปรมิ าณ
9) สิทธิเ์ งอ่ื นไขการเขา ถงึ
10) วนั ท่ีบันทกึ ขอมลู
11) ชือ่ ผจู ดั ทำ

เอกสารท่ีสงมาจากหนวยงานตา งๆอาจมคี วามชำรดุ เสยี หาย หรือมสี ภาพท่ียงั ไมพ รอ มจัดเกบ็ ดงั น้ันศูนยเ อกสารควรมกี าร
ตรวจสอบและทำการการสงวนรักษาเอกสารขนั้ ตน โดย ทำการสำรวจเอกสารอยา งครา วๆ (Brief survey) เพื่อดปู ญหาท่ี
อาจเกิดขึ้นกับเอกสารโดยเฉพาะอยางยงิ่ แมลง หนู เช้ือรา ความเปน กรด ถาพบปญ หาดังกลาว ตอ งรีบทำการสงวนรกั ษา
เอกสารเบื้องตน ตามสภาพความเสยี หาย นำเอกสารไปเกบ็ ไวใ นหองเกบ็ เอกสารทมี่ กี ารควบคมุ อณุ หภมู ิ และความชืน้ เพอ่ื
รอการจัดเอกสารตอ ไป

การเก็บรักษาเอกสาร

เอกสารท่ีโอนยา ยและรบั มอบเรยี บรอ ยแลว จะถกู นำไปเกบ็ รกั ษาไวใ นท่ีปลอดภัย และเขาถึงไดเม่อื มีความตองการ โดยตอง
มีการทำฉลากหรอื ปา ยประจำกลองเอกสาร (Labeling boxes) เพ่อื บอกรายละเอยี ดขอมลู เอกสารทบี่ รรจุในกลอ ง ชว ย
ใหการควบคมุ และคน หาเอกสารงา ยและเร็วขึ้น อาจพิมพเปนแบบฟอรม สำหรบั กรอกลงบนตัวกลอ ง หรืออาจจะพิมพเ ปน
ฉลากตดิ ลงบนกลองภายหลงั กไ็ ด ตองมีเลขทะเบียน (Accession number), ชือ่ บุคคลหรอื หนวยงานเจาของเอกสารเดิม
(Agency code), ชดุ เอกสาร, ประเภทเอกสาร, จำนวนเอกสารในกลอง ช่อื แฟมแรกในกลอ งและแฟม สุดทา ยในกลอ ง
(Content/Rang of files), ลำดบั ทกี่ ลอ งจากท้งั หมด (Box number) เชน 1/25 , 7/25, 12/25… กรอกขอ มูลลงบน
พนื้ ที่ท่ีสามารถเห็นไดเดนชดั แมเ มื่อนำไปเก็บ การกรอกขอ มูลควรใชดนิ สอ 4B สวนวสั ดุอน่ื ๆ เชน แกว เทป ใหใชเ คร่ือง
เขียนทเ่ี หมาะสมกับเอกสาร

ศนู ยเ อกสารอาจประยกุ ตใ ชเทคโนโลยี RFID, บารโคด มาใชใ นการบนั ทกึ ขอมลู กลองเอกสาร อำนวยความสะดวกในการ
จดั เกบ็ และคนคนื เอกสารไดตามความเหมาะสม

การจัดพื้นท่ีสำหรับการเกบ็ เอกสารในศนู ยเ อกสาร อาจจดั ในลกั ษณะใดลกั ษณะหนงึ่ ท้งั นขี้ น้ึ อยูกบั ความเหมาะสมตาม
ปรมิ าณเอกสาร และขนาดพน้ื ทขี่ องศนู ยเอกสารแตล ะแหง ดังน้ี (สมสรวง พฤติกลุ , 2546)

● วิธีที่1 รวมเลขประจำแถวและพน้ื ท่ี (Raw-space number method) เปน การกำหนดเลขประจำแถวตามลำดับ
โดยเรมิ่ จาก 01 ในแถวแรก และนบั หมายเลขตอเนื่องไปจนถึงแถวสดุ ทาย และใชร วมกบั เลขประจำพืน้ ทซี่ งึ่ เปน
เลขตำแหนงทเี่ ก็บของกลอ งเอกสาร

● วิธีท่ี 2 รวมเลขประจำแถว ช้ัน และพืน้ ที่ (Raw-unit-sapce method) เปน การกำหนดเลขประจำแถวตามลำดบั
และใชร ว มกับเลขประจำชน้ั และพน้ื ท่ี

228 การจดั การเอกสาร | Records Management

● วิธีที่ 3 รวมเลขประจำแถว ช้ัน ชองชัน้ และพนื้ ท่ี (Raw-unit-Shelf-space method) เปน การกำหนดเลขประจำ
แถวตามลำดบั และใชรวมกบั เลขประจำชนั้ เลขประจำชองชน้ั และพ้ืนท่ี

● วิธีที่ 4 ลำดับซกิ แซก (Sequential zigzag method) เปนการกำหนดหมายเลขช้ันแตละชัน้ จากชองชัน้ ลา งไป
ชองช้นั บนและจากชอ งช้นั บนลงชองช้ันลา ง โดยวนจากซายไปขวา แบบนี้มักใชก บั ศนู ยเอกสารขนาดกลางและ
เลก็

ภาพ10-4 กลองเกบ็ เอกสารและช้นั วางในศนู ยเ ก็บเอกสาร ของธนาคารแหง ประเทศไทย (ที่มา: ผูเ ขียน)
การเกบ็ รกั ษาเอกสารในศนู ยเอกสารนั้น จะสัมพนั ธกับระยะเวลาในตารางกำหนดอายุเอกสาร กลา วคอื

● หากกำหนดใหท ำลายเอกสารเม่อื สน้ิ สดุ อายจุ ดั เก็บในศูนยเอกสาร เอกสารแตละแฟม ในกลองอาจมวี นั ทท่ี ำลายไม
เทากนั ดงั นนั้ ใหใ ชวนั ทขี่ องแฟมท่ีตองทำลายเปน อนั ดบั สดุ ทา ย ไวเ ปน วันทำลายเอกสารของทัง้ กลอ ง

● หากกำหนดใหท บทวนเอกสาร (Review) เมอ่ื สน้ิ สดุ อายุจดั เก็บในศนู ยเอกสาร เอกสารแตละแฟม ในกลองอาจมี
วันท่ีทบทวนไมเ ทากนั ดังน้ันใหใชว ันท่ีของแฟมท่ีตองทบทวนเปน อันดับสดุ ทาย ไวเ ปน วนั ทบทวนเอกสารของทง้ั
กลอง

● หากกำหนดใหโ อนยา ยเอกสารไปยงั หอจดหมายเหตุ เมือ่ ส้ินสดุ อายจุ ัดเก็บในศนู ยเ อกสาร เอกสารแตละแฟมใน
กลอ งอาจมวี ันที่โอนยา ยไมเทา กนั ดังน้ันใหใ ชวันทข่ี องแฟมทต่ี องโอนยา ยเปน อนั ดับสดุ ทา ย ไวเ ปนวนั โอนยา ย
เอกสารของทั้งกลอ ง

การดาํ เนินงานเอกสารกงึ กระแสการใชง้ าน 229

ในแตล ะป ศูนยเ ก็บเอกสารจะตองทำการสำรวจเอกสารประจำป (Inventory) เพ่ือคดั แยกเอกสารทค่ี รบอายุจัดเกบ็ ไป
ทบทวนอายุจดั เก็บ กำจดั หรอื โอนยา ย ตามแตก รณี

การใหบ้ รกิ ารและเข้าถงึ เอกสาร

เมอ่ื เอกสารกึง่ กระแสการใชง านแมจะสนิ้ สุดการปฏบิ ัติไปแลว แตย ังจำเปนตอ งเกบ็ รกั ษาไวเ พ่ือเปน พยานหลักฐาน หรอื ไว
ใชอางองิ ตรวจสอบ จนกวา จะสนิ้ สดุ อายกุ ารจดั เก็บ เอกสารเหลา นี้จึงมโี อกาสถูกเรียกใชไ ดเ สมอ ดังนน้ั เมื่อโอนยายและรับ
มอบมาอยใู นความดูแลของศูนยเ อกสารแลว หนา ที่ประการสำคญั ของศนู ยเอกสาร คอื การใหบ รกิ ารและทำใหผูใชส ามารถ
เขา ถึงเอกสาร (Access) ไดอ ยางสะดวก รวดเรว็ และตรงความตองการ

การใหบ ริการ

ศนู ยเ อกสารในองคก ารบางแหง อาจมรี ะบบสืบคนเอกสารใหบรกิ ารในเวบ็ ไซต หรือ อนิ ทราเน็ต ภายในหนวยงาน ผูใช
สามารถสบื คน เอกสาร ตามกลมุ เอกสาร, แฟม, หนว ยงานเจาของเอกสาร, หรือเรือ่ ง แลวแตเ ครื่องมอื ชวยคน น้นั จะสามารถ
สืบคนไดตามเงื่อนไขใด เม่อื ผูใชท ราบเอกสารทต่ี องการแลว จงึ ทำเรือ่ งขอใชเ อกสาร โดยอาจสง คำรองผา นแบบฟอรม
อัตโนมัตใิ นระบบ, แจงความประสงคผานอเี มล หรือโทรศัพทไปยงั ศูนยเอกสารตามแตก รณี ดงั น้นั บริการสำคญั ของศนู ย
เอกสารคือ การยมื -คืนเอกสาร

เมอื่ ผใู ชต องการเอกสารกระดาษ ศูนยเอกสารจะใหบ ริการแฟมเอกสาร (File level) บางครัง้ กเ็ ปนเอกสารทั้งกลอ ง (Box
level) ซง่ึ ภายในบรรจแุ ฟมเอกสาร การหาเอกสารเรือ่ งหน่ึงๆอาจใชเ วลานาน จากการไลเปดดทู ีละแฟมๆจนกวาจะพบเรอื่ ง
ท่ีตองการ สว นเอกสารดจิ ทิ ลั สามารถนำเอาขอ มูลอภพิ ันธุ มาประยุกตใ ชสำหรับการสืบคน ไดไ มจำกดั เฉพาะแคร ะดับแฟม
เอกสาร แตสามารถใชใ นทกุ ระดบั ไปจนถึงเอกสารแตล ะฉบบั ประสิทธภิ าพของการสบื คน เอกสารดจิ ิทลั นั้น จงึ ขึน้ อยกู บั
การลงรายการขอ มลู อภิพนั ธุ วาใหรายละเอียดมากนอยเพียงใด มีการใชคำศัพทค วบคุม คำสำคัญ หรือศัพทสมั พนั ธ ท่ี
เหมาะสมหรือไม

ในกรณีหนว ยงานของรัฐในประเทศไทย การมศี ูนยเอกสาร นอกจากจะทำหนาทเี่ ปน “หนว ยเก็บ” ตามระเบียบฯ วาดวย
งาน สารบรรณฯแลว ยังสามารถทำหนา ทเ่ี ปน “สถานทต่ี ิดตอเพ่ือขอรับขอ มลู ขาวสารหรอื คำแนะนำในการติดตอกับ
หนวยงานของรฐั ” ตามพระราชบัญญตั ขิ อ มูลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540 ไดอ ีกดวย โดยหนว ยงานอาจวางแนวทางการ
ใหบ ริการแกประชาชน อยางถูกตอง ทั่วถงึ และเปนธรรม โดยอาจมแี นวทางคือ

● ผูข อใชแ จง ความประสงคใ ชสทิ ธ์ิขอขอ มูลของรัฐตอหนว ยงานที่รบั ผิดชอบ
● กรอกแบบฟอรม ขอใชบริการ
● สงแบบฟอรมขอใชบ รกิ ารใหหนวยงานของรัฐทปี่ ระสงคจะขอขอมูล อาจสงดว ยตนเอง ทางไปรษณีย โทรสาร

หรือ สง ผานระบบดิจิทลั ตามความเหมาะสม

230 การจัดการเอกสาร | Records Management

● เมอื่ เจา หนา ทร่ี ับเรอื่ งแลว จะตองดำเนินการพจิ ารณาคำรองขอ ตามกฎหมาย ระเบยี บ หลกั เกณฑ ภายในเวลาอัน
สมควรแลว จึงแจงผลการพิจารณาใหผ ขู อขอมลู ทราบ ภายในวนั และเวลาทก่ี ำหนดไว

ภาพ10-5 ตัวอยางแบบขอใชบรกิ ารขอ มูลขาวสารของราชการ สำนกั งานเลขาธกิ ารสภาผูแทนราษฎร
การที่ประชาชนสามารถเขา ถงึ เอกสารของราชการ ถือวา เปน สทิ ธิขั้นพ้นื ฐานในสังคมประชาธิปไตย ดงั เจตนารมยของ
กฎหมายที่ระบวุ า “ประชาชนจะสามารถแสดงความคดิ เหน็ และใชสทิ ธทิ างการเมืองไดโ ดยถูกตองกบั ความเปน จริง อัน

การดาํ เนนิ งานเอกสารกึงกระแสการใชง้ าน 231

เปนการสง เสริมใหม ีความเปน รฐั บาลโดยประชาชนมากยิ่งขึ้น สมควรกำหนดใหประชาชนมีสิทธไิ ดร ูขอ มูลขาวสารของ
ราชการ”

การเขา ถงึ

เนื่องจากเอกสารเปน ทรพั ยส นิ ที่มีคา ขององคการ การรกั ษาความปลอดภยั สำหรบั เอกสารจึงเปน เรื่องสำคญั ดว ย หลกั การ
เขา ถงึ นน้ั ควรคำนึงถึงการปอ งกนั มใิ หผูไมมีสทิ ธิ หรอื ไมไดร บั อนญุ าตเขา ถึงเอกสารได ขณะเดียวกันกต็ องทำใหผ ูทมี่ ีสิทธิ
หรือไดรบั อนญุ าตสามารถและเขา ถึง และใชเอกสารไดโดยสะดวกเชน กนั

เอกสารและสารสนเทศขององคการ โดยทว่ั ไปแลวจดั ทำขนึ้ ดวยเหตุผลหลกั 3 ประการ คอื

● เหตผุ ลเชงิ ภาระรบั ผิดชอบ ซ่งึ เปนไปตามกฎหมาย ระเบียบ ขอ บังคบั ตางๆ
● เหตผุ ลเชิงการบริหารงาน หรือทางธุรกจิ ซง่ึ เกดิ จากกระบวนการดำเนนิ การตามหนา ท่ีและกจิ กรรมตา งๆ
● เหตุผลเชงิ สังคม ซง่ึ เกี่ยวกบั ความตองการของผูมสี ว นรว มในองคการ ความจำเปน ในการศกึ ษา คนควา หรือ

ประวตั ศิ าสตรแ ละวัฒนธรรม

องคการจงึ ควรมนี โยบายในการกำหนดผูทสี่ ามารถเขา ถงึ เอกสารได โดยอาจองิ ตามกฎหมาย หรือขอ บงั คับตางๆ เชน พระ
ราชบญั ญัติขอมลู ขาวสารของราชการ พศ.2540 พระราชบัญญตั ิคุมครองขอมลู สวนบุคคล พ.ศ.2562 ระเบียบวา ดวยการ
รกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ. 2544

เอกสารที่เกบ็ ไวที่ศนู ยเ กบ็ เอกสาร ยังคงเปนกรรมสทิ ธข์ิ องหนว ยงานเจาของเอกสาร เอกสารบางแฟม อาจมีช้ันความลับ ท่ี
สงวนไวเ ฉพาะบคุ คลใดบุคคลหนง่ึ ทไี่ ดร ับอนุญาตใหเ ขาถึงเทานน้ั ดงั นัน้ การใหบริการสืบคน เขาถงึ และใชงานเอกสาร ใน
ศูนยเ อกสารจงึ แตกตา งจากหอจดหมายเหตุ ทเ่ี ปดใหค นทัว่ ไปเขามาใชง านได ศูนยเอกสารมกั กำหนดรหสั อนญุ าตเขาถึง
เอกสารเฉพาะ (Unique access authorization code/Customer code) ใหก ับแตล ะแผนก หรือบุคคลทป่ี ระสงคขอใช
งาน เพื่อควบคุมดแู ลไดอยา งรดั กมุ น่ันเอง

การเขา ถงึ มอี ยหู ลายระดบั ตามหนา ท่คี วามรับผิดชอบในระบบเอกสาร (Smith, 2007) คอื

● ผดู แู ลระบบ (System administrator) เปน บคุ คลทดี่ ูแลระบบเอกสารทง้ั ระบบ สามารถกำหนดบทบาทหนา ที่
ของบุคคลในระบบได ควบคุม กำกับ ดูแล การเขาถงึ เอกสารใหเหมาะสมกับความตองการขององคการ

● ผดู ูแลระบบยอย (Local administrator) มีอำนาจ หนาท่ีใกลเคียงกบั ผดู ูแลระบบใหญ หรือนักจัดการเอกสาร
แตจ ำกัดเฉพาะระบบยอ ย หรอื ในบางสวนของผังแฟม ขอ มลู (File plan)

● นักจดั การเอกสาร (Records manager) รับผิดชอบการดำเนินงานระบบเอกสารดจิ ิทลั ในสว นของกระบวนการ
ตา งๆ เชน การกำหนดอาย,ุ การโอนยา ย, กำจัดเอกสาร หรอื รับผดิ ชอบในสว นของการกำหนดขอมูลอภพิ ันธุ ให
กับเอกสาร

232 การจัดการเอกสาร | Records Management

● ผใู ชข ั้นปลาย (End user) เปนผใู ชบ รกิ ารสืบคน เขา ถงึ เอกสารในระบบ ซ่ึงการเขา ถงึ นน้ั อาจจำกัดเฉพาะเอกสาร
ที่เกยี่ วของกบั หนา ทค่ี วามรับผดิ ชอบในองคก ารนัน้ ๆ เชน หัวหนาฝา ยการเงิน สามารถดูโฟลเดอรใ นผังแฟมขอมลู
ชุดเอกสารการเงิน และเปดอา นได แตไ มส ามารถเขาดูหรอื เปดอานโฟลเดอรใ นผังแฟมขอมลู ชุดเอกสารการ
บรหิ ารงานบุคคล ซ่งึ หวั หนาฝายบรหิ ารงานบุคคล รบั ผดิ ชอบได

● ผใู ชร ะดับสงู (Super users) บคุ คลในบางหนว ยท่ีทำงานใกลช ิดกบั นกั จัดการเอกสาร สามารถสรางโฟลเดอรใ น
ระบบไดในบางสว น

● ผจู ดั เก็บเอกสาร (Custodians) ในบางระบบเอกสาร อาจกำหนดผจู ัดเกบ็ เอกสารที่รับผดิ ชอบโดยตรงกับเอกสาร
ในแตละโฟลเดอรโ ดยเฉพาะ ซง่ึ จะสามารถเพิม่ ลบ จดั การไดเ ฉพาะโฟลเดอรน้นั ๆ

ดงั นน้ั แลว แตละองคก ารจำเปน ตอ งกำหนดบทบาท ความรบั ผดิ ชอบในแตละตำแหนงอยางชัดเจน เพ่อื ใหมั่นใจวาสิทธิใน
การเขาถึง ถกู ตอ ง และปอ งกันความผดิ พลาดอันจะเกดิ ข้นึ ตอระบบได
การกำหนดระดบั ชน้ั ของเอกสาร กม็ สี ว นสำคญั ทีท่ ำใหการเขา ถงึ เปนไปตามเง่อื นไข เชน

● เอกสารหวงหาม (Resticted)
● เอกสารปกปด (Confidential)
● เอกสารลับ (Secret)
● เอกสารลับท่สี ดุ (Top secret)
หลกั การทศ่ี ูนยเอกสารควรคำนึงถึงในการใหบรกิ ารคอื การใชงานได (Usability) ซง่ึ ตอ งมีผงั แฟม ขอมูล หรือแบบแผนการ
จดั หมวดหมเู อกสาร เปน หัวใจสำคัญ เพราะผังแฟม ขอมลู ทไี่ มซบั ซอ น ยืดหยุน ชัดเจน มีขอมลู อภพิ ันธุทคี่ รบถว น ยอ มเอ้ือ
ใหผใู ชส ามารถสืบคน เอกสารไดส ะดวกเชนกัน
อาจนำขอ กำหนดความตองการตอ ไปนี้ ไปใชส ำหรับการออกแบบระบบการเขา ถงึ เอกสาร

การดําเนินงานเอกสารกงึ กระแสการใช้งาน 233

ขอ รายการขอกำหนดความตองการ M/HD/D

1 ระบบตอ งมกี ลไกการพสิ ูจนตัวจรงิ (Authentication) ในการเขา ใชระบบและการเขาถงึ เอกสารดิจิทัล เชน การกำหนดผูใช M
และรหสั ผา นเฉพาะ

2 ระบบตอ งสามารถสนบั สนนุ ผใู ชตามบทบาทหนา ทใี่ นระบบ สามารถควบคุมการเขาถึงในแตล ะฟง กช ันได M

3 ระบบตอ งสนบั สนนุ การใชง านในระดบั แผนก, ทมี หรอื บุคคลได D

4 ระบบตอ งมีลำดบั ช้นั การปอ งกนั เอกสาร คือ M
● เอกสารไมห วงหา ม (Unresticted)
● เอกสารหวงหา ม (Resticted)
● เอกสารปกปด (Confidential)
● เอกสารลบั (Secret)
● เอกสารลับทีส่ ดุ (Top secret)

5 ระบบสามารถอนุญาตใหผ ูใชเขา ถึงโฟลเดอร, โฟลเดอรย อ ย และไฟลต ามขอบเขตทผ่ี ใู ชไดรับอนุญาต M

6 ระบบตอ งปองกนั ผใู ชไ มใ หสามารถเขาถึงโฟลเดอร, โฟลเดอรยอย และไฟลท่ไี มไ ดร ับอนุญาต M

7 ระบบสามารถอนญุ าตใหผใู ชสามารถคน หาขอมูลอภิพนั ธขุ องเอกสารไดตามสิทธิในการเขา ถึง HD

8 ระบบตอ งเปนไปตามเง่อื นไขของกฎหมายท่เี ก่ยี วขอ ง HD

9 การแกไ ขสทิ ธกิ ารเขา ถงึ เอกสาร เปน ไปตามอำนาจหนาทขี่ องผูดแู ลระบบ M

10 การควบคุม ดูแล กำหนดวธิ ีการเขา ถึงเอกสาร ใหเ ปนหนา ท่ีของผดู แู ลระบบ M

11 ระบบตองสามารถจัดสรรโฟลเดอรยอ ย ภายใตโฟลเดอรห ลัก ไดอ ยา งถกู ตองเหมาะสม HD

12 ระบบตอ งสามารถปรบั ปรุง (Upgrading) ระดับชั้นการปอ งกนั เอกสารไดโดยอัตโนมตั ิ เม่ือเกิดการเปลีย่ นแปลงใน M
ระดบั บนสดุ ตามผังแฟม ขอมูล

13 ระบบตอ งสามารถแจง เตอื นักจัดการเอกสารกอนเกิดการเปลีย่ นแปลงใดๆ เก่ยี วกบั การเขา ถึงเอกสาร HD

*M-Mandatory (จำเปน ตอ งมี), HD-Highly desirable (ควรมีอยางมาก), D-Desirable (ควรม)ี

ภาพ10-6 ขอกำหนดความตอ งการเขา ถงึ เอกสาร (Requirement for access) ในระบบเอกสารดิจิทลั (ปรับปรุงจาก
Smith, 2007)

234 การจดั การเอกสาร | Records Management

สรุป

เอกสารกึ่งกระแสการใชง าน เปน ทรพั ยากรสารสนเทศขององคการ ที่ตองอาศัยการบรหิ ารจัดการจึงจะกอใหเกิดประโยชน
สงู สุดหวั ใจสำคัญของการดำเนินงานเอกสารก่ึงกระแสการใชง านคือ การบรหิ ารศนู ยเอกสารหรือคลงั เก็บ ท่ีเอกสารจะไดรับ
การปกปองอยางเหมาะสม สามารถเขาถึงเรื่องท่ีถกู ตอ ง ในรปู แบบที่ถูกตอง โดยผูใชท ถี่ ูกตอ ง ในเวลาทถ่ี กู ตอ ง เพราะฉะน้นั
การบริหารศนู ยเอกสาร คอื การเปลี่ยนจากตนทุนดานบคุ ลากร มาเปน ตน ทนุ ดานสถานท่ี (From staff cost to space
cost) ซงึ่ ประหยดั และปลอดภัยกวา
ในทางกลับกันหากเอกสารไมไ ดรบั การดูแลอยา งเหมาะสม ก็จะกลายเปน ภาระหรอื ตนทนุ ทห่ี นวยงานตอ งแบกรบั ในบาง
หนวยงานท่ีไมมศี นู ยเ อกสาร หรือไมไดป ฏบิ ัติตามระเบียบ และหลักวชิ า มกั นำเอาเอกสารไปซกุ เก็บไวต ามทตี่ า งๆ เชน
พนื้ ท่ีใตบ นั ได, หองเกบ็ ของเกา, ใตถ นุ ตกึ ซ่ึงเมอ่ื เกดิ ความตอ งการใชก็มักจะหาไมพบ กอใหเ กิดความเสียหายในการปฏบิ ัติ
งาน แมก ระท่งั เอกสารสำคญั ทส่ี ุดในองคการ หรือเอกสารประวตั ิศาสตร กจ็ ะไมไ ดรบั การโอนยายไปเกบ็ รักษาอยางถาวรไว
ในหอจดหมายเหตุ กลายเปนผล กระทบตอเน่อื ง
ในปจ จบุ นั หลายหนว ยงานท้ังภาครัฐและเอกชน ใหความสนใจในการจัดตง้ั หอจดหมายเหตุ เพอื่ เก็บรักษาประวตั แิ ละ
แสดงออกถงึ ความภาคภมู ใิ จในเกียรตภิ มู ิของหนวยงาน แตก็มักพบวาไมสามารถโอนยา ยเอกสารไดอ ยา งครบถว นสมบูรณ
ท้งั นก้ี ม็ าจากปญ หาสำคญั คือไมม ีการดำเนินงานเอกสารก่งึ กระแสการใชง านทด่ี ีพอนนั่ เอง แนวคิดการจัดการเอกสารในยคุ
ใหมจงึ มักผนวกรวมศูนยเ อกสารและหอจดหมายเหตเุ ขาไวด วยกัน เปน สว นหนึง่ ของแผนงานจัดการเอกสารแบบบูรณาการ
ครบวงจร ซึ่งจะทำใหสามารถโอนยา ยและรับมอบเอกสารจากระยะกึ่งกระแสการใชงานไปสูระยะสิ้นกระแสการใชง านได
อยา งตอ เน่ือง ทัง้ นข้ี อ สำคัญอกี ประการหนง่ึ คอื ตอ งมกี ารใหค วามรู ฝกอบรมผูปฏบิ ัติงานทเี่ กย่ี วขอ งกับเอกสารทกุ ระดับ ให
มีความเขา ใจ และสามารถดำเนินงานเอกสารในสว นท่ตี นเองรบั ผิดชอบไดอยางถูกตองดว ย

คําถามทบทวนท้ายบท

● เอกสารกงึ่ กระแสการใชง านแตกตา งจากเอกสารในกระแสการใชง านอยา งไร
● ในแงก ารบริหารทรัพยากร ทำไมองคก ารจงึ ควรมีศูนยเ อกสาร

การดาํ เนนิ งานเอกสารกงึ กระแสการใชง้ าน 235