การจัดการเอกสาร หลักการและแนวปฏิบัติในอค์กรยุคดิจิทัล

หมวด ๕ คำอธิบายหมวดหมู/ กำหนดอายดุ การจดั เกบ็
บค-บริหารงานบุคคล แนวทางการกำหนดชอื่ แฟม /ตวั อยางเอกสารทจ่ี ดั เกบ็
-สญั ญาจา ง (แยกแฟม รายบุคคล) ทุกหนว ยงาน
บค.๑๓.๒ ลกู จา งช่วั คราว หลงั จากเลกิ จาง/ลาออก
-การประเมินผล เกบ็ ๒ ป ทำลาย
-หลกั ฐานการลงเวลาปฏบิ ัติงาน (แยกแฟมตามพ.ศ.) เกบ็ ๒ ป ทำลาย
-ใบลา (แยกแฟมตามประเภทการลา และ พ.ศ.) เกบ็ ๒ ป ทำลาย
-รายงานสรุปสถติ ิการมาปฏิบตั ิงาน การลาประจำเดือน เกบ็ ๒ ป ทำลาย
เกบ็ ๒ ป ทำลาย

ภาพ6-5 ตวั อยา งตารางกำหนดอายกุ ารเก็บเอกสารของสำนักหอจดหมายเหตแุ หง ชาติ (ท่มี า: กรมศลิ ปากร, 2555)

ภาพ 6-6 ตวั อยางตารางกำหนดอายเุ อกสาร ตามคำแนะนำของหอจดหมายเหตุแหงชาติ สหรัฐอเมริกา (ทีม่ า: The U.S.
national archives and records administration, 2021)

136 การจดั การเอกสาร | Records Management

ภาพ6-7 ตัวอยางตารางกำหนดอายุเอกสารของ OSU (ทมี่ า:The Ohio state university, 2016)

จดุ เร่มิ นับอายกุ ารเก็บเอกสาร ระยะเวลา การดำเนนิ การ
ทำลาย
เมอ่ื ปดแฟมแลว +4 ป โอนยายไปศนู ยเ กบ็ เอกสาร
ทำลาย
เมื่อสิน้ สดุ โครงการ +1ป

หลงั จากเลิกจา ง/ลาออก +2ป

ภาพ 6-8 ตวั อยางจุดเริม่ นับอายเุ กบ็ เอกสาร 1

จุดเร่มิ นบั อายกุ ารเกบ็ ระยะเวลา ระยะเวลา ระยะเวลา รวม การดำเนนิ การ
เอกสาร
5 ป ทำลาย
เมอ่ื ปดแฟม แลว +1ป ในฝา ย แลว สง +4ป ในกองบรรณสาร
เมอื่ สน้ิ สดุ โครงการ เกบ็ ท่ีกองบรรณสาร 15 ป สงมอบใหห อ
จดหมายเหตุแหงชาติ
+2 ป ในฝาย แลว สง +3 ป ในหอ งเก็บเอกสาร +10ป ในกอง
เก็บทหี่ องเก็บเอกสาร แลว สงเกบ็ ท่กี องบรรณสาร บรรณสาร
ของหนว ยงาน

ภาพ6-9 ตวั อยางจดุ เร่ิมนบั อายุเกบ็ เอกสาร 2

การสํารวจเอกสาร การประเมินคณุ คา่ การกาํ หนดอายเุ อกสาร 137

สญั ลักษณ ความหมาย

A Archives/จดหมายเหตุ/เก็บตลอดไป
D Destroy/เมอ่ื งานส้ินสุดแลว ขออนุมตั ทิ าํ ลายแฟม เอกสารได
1D เมือ่ งานสน้ิ สดุ แลวเกบ็ แฟม ไวอีก 1 ป จึงขออนุมตั ทิ ําลายแฟม เอกสาร
5D เมื่องานสนิ้ สุดแลว เก็บแฟม ไวอีก 5 ป จงึ ขออนุมัตทิ าํ ลายแฟม เอกสาร
10D เมอ่ื งานสน้ิ สุดแลวเกบ็ แฟม ไวอ ีก 10 ป จงึ ขออนุมัตทิ าํ ลายแฟม เอกสาร

ภาพ6-10 ตัวอยางสญั ลักษณแ ทนความหมายของอายุจดั เกบ็ และทำลายเอกสาร

ในบางหนวยงานตารางกำหนดอายเุ อกสาร มีความซำ้ ซอ น เขา ใจยาก ไมเ ออ้ื ตอ การปฏบิ ตั ิ ดังนัน้ กลมุ วชิ าชพี นักจดั การ
เอกสารในอเมริกาเหนือ จึงเสนอแนวคิดการจัดทำตารางกำหนดอายุเอกสารทย่ี ืดหยุน ขึ้น โดยการรวมรายการยอยๆหลาย
รายการใหเปน รายการใหญ เรยี กเทคนิคน้ีวา “Bฺ ig bucket” หรอื ตารางกำหนดอายเุ อกสารรวมขนาดใหญ (Large
aggregation schedule) เมอ่ื จะปรับปรงุ ตารางกำหนดอายุเอกสาร ก็ดำเนนิ การเชน เดยี วกบั ระเบียบวิธีทางการจดั การ
เอกสารท่วั ไป คือ ใชเทคนคิ การสำรวจเอกสาร เพ่ือหาขอ คนพบ และขอเสนอแนะในการปรบั ปรงุ จากนน้ั จงึ ดำเนินการดวย
เทคนคิ Big bucket ดงั น้ี (Franks, 2018)

● กำหนดเอกสารแตละชุด (Series) เทียบไดกบั ถังหน่ึง (Buckets)
● รวมถงั เหลานนั้ ลงเปน ถงั ใหมท ่ใี หญก วา โดยกำหนดจากชว งเวลาเก็บรกั ษาท่ียาวท่ีสดุ ในกลมุ
● ถังใหญน ี้เช่อื มโยงไปยงั เน้อื หาในตารางเดมิ (Crosswalks) และปรบั ปรงุ การกำหนดอายุใหสอดคลองกบั ความ

ตอ งการเอกสาร ท้ังแบบดงั้ เดิมและแบบดิจิทัล
● ดำเนินการทดลองใช วเิ คราะหผ ลตอบรบั และปรับปรงุ แกไ ขกอ นนำไปใชจรงิ ในองคก าร

138 การจดั การเอกสาร | Records Management

ภาพ6-11 ตัวอยาง AGENCY: Small Business Services Agency (ที่มา: The U.S. national archives and records
administration, 2010)

สรุป

โดยทั่วไปการสำรวจสารสนเทศดำเนินการเพอ่ื ใหไดข อ มูลซงึ่ เปน สวนหนึง่ ของการวางแผนทางธรุ กจิ สำหรบั การสำรวจ
เอกสารมีความเฉพาะเจาะจงกวา เพราะเปน การรวบรวมขอ มูลเกย่ี วกบั เอกสารที่มีอยใู นองคก าร เพ่ือนำไปออกแบบแผน
งานจดั การเอกสาร อันจะมผี ลตอ ประสทิ ธิภาพการทำงานท่วั ท้ังองคก าร ชวยในการระบบุ ง ชเี้ อกสารทม่ี ีอยู ซงึ่ เอกสารนนั้
จำเปน ตองจับเกบ็ เขา สูระบบ เกบ็ นานเทา ไร และเก็บไวทไี่ หน การสำรวจยงั ชว ยใหไ ดข อ มูลเกย่ี วกบั ความตองการจัดเกบ็
เอกสาร ความตอ งกาารดแู ลเอกสาร ใชเ ปน ขอมูลสำหรับการปรับปรงุ ระบบจบั เก็บ และดูแลเอกสารในอนาคต โดยผลทไี่ ด
คอื บัญชสี ำรวจเอกสาร ซ่ึงใชเปนแหลง อา งอิงในกจิ กรรมการจดั การเอกสารอ่ืนๆตอ ไป โดยเฉพาะอยา งยิง่ การประเมนิ
คุณคา และการกำหนดอายุเอกสาร

การประเมินคุณคา และการกำหนดอายเุ อกสาร เปน กิจกรรมสำคญั เพอ่ื ลดปญ หาดานสถานทจี่ ดั เกบ็ เอกสาร ลดปริมาณ
เอกสารท่ีมีมากเกนิ ไป ลดภาระคา ใชจ า ยในการจัดเกบ็ และดูแลรักษาเอกสารทจี่ ำเปน ตองเกบ็ เพอื่ ปฏบิ ตั ิตามกฎหมาย
ระเบยี บท่ีกำหนดไว และเพือ่ เพ่มิ ประสิทธภิ าพของการปฏิบัติงานตามความมุงหมายขององคการ เอกสารของแตละองคการ
มีคุณคาแตกตา งกัน ฉะนนั้ แตล ะองคการจะตองมีการกำหนดหลักเกณฑ แนวทางการประเมนิ คุณคาทเี่ หมาะสมกบั บรบิ ท
ของตนเอง

การประเมนิ อยางมปี ระสทิ ธภิ าพมีหลายปจ จัยทเ่ี กยี่ วขอ งทรัพยากรตางๆ เชน บุคลากร งบประมาณ วัสดุอุปกรณ และเวลา
จำเปน ตอ งประเมนิ ท้งั บริบทและเนือ้ หาสาระของเอกสาร โดยคำนงึ ถึงความตอ งการเอกสารขององคก ารและผูมสี วนไดส ว น
เสยี เปน สำคญั อยา งไรกด็ นี กั จัดการเอกสารพึงตระหนักวา ความตอ งการเปน สิง่ ที่คนหาไดยาก และไมม ีทางเปนไปไดวา จะ
ตัดสนิ ใจเกี่ยวกบั การกำหนดอายุเอกสารไดถ กู ตองสมบูรณเ สมอไป ความเสย่ี งทตี่ ามมากบั การกำหนดอายุและคาใชจ า ยใน

การสํารวจเอกสาร การประเมนิ คุณค่า การกาํ หนดอายเุ อกสาร 139

การกำจดั เอกสารอาจถกู นำมาพิจารณาดวย การประเมินความเสยี่ งกเ็ พอ่ื ใหทราบผลท่ีตามมาของการเก็บหรอื ไมเก็บ
เอกสารน้ันไว

การประเมนิ คณุ คาเอกสาร โดยการวเิ คราะหถ งึ องคป ระกอบตามบริบทของสภาพแวดลององคการ กฎระเบยี บ และความ
ตอ งการของผใู ชเ อกสาร ทำใหไ ดผลลัพธ คือ การตดั สินใจเกี่ยวกบั การกำหนดอายเุ อกสาร การตัดสินใจดงั กลา วตอ งจดั ทำ
เปนหลกั ฐานที่ใหแ นวทางและการปฏิบัติกับเอกสารตลอดอายขุ องการจดั เก็บ ในลักษณะตารางกำหนดอายุการจัดเก็บ
เอกสาร ซึ่งตองนำไปใชกับเอกสารทั้งองคก าร ดงั นนั้ นอกจากการจัดทำแลว นกั จดั การเอกสารตอ งทำหนาทเี่ ผยแพร
ซกั ซอมความเขา ใจในเรอื่ งดงั กลาวใหกับพนักงานเจา หนา ท่ี ตลอดจนมกี ารปรับปรุงแกไขใหสอดคลองกับสถานการณท่ี
เปลย่ี นแปลงอยูเ สมอ จึงจะทำใหเกดิ ประสิทธิภาพสงู สดุ

คาํ ถามทบทวนทา้ ยบท

● การสำรวจเอกสารมีความจำเปนตอ องคการอยา งไร
● หลกั การประเมนิ คณุ คาเอกสารแบบมหภาค และแบบจลุ ภาคตา งกนั อยางไร
● การกำหนดอายุเอกสารควรพจิ ารณาในประเดน็ ใดบา ง

140 การจัดการเอกสาร | Records Management

บรรณานุกรม

กรมศลิ ปากร. (2555). ตารางกำหนดอายกุ ารเก็บเอกสารของสำนกั หอจดหมายเหตุแหงชาติ. สำนกั หอจดหมายเหตุ
แหง ชาติ.

ศรนิ ยา ศรีสุข. (2562). การระบุบงชีเ้ อกสารสำคญั ท่สี ุดในหนว ยงานบรหิ ารงานกลางของมหาวทิ ยาลัยขอนแกน [รายงาน
การศึกษาอิสระ ไมไ ดตพี ิมพ] มหาวิทยาลยั ขอนแกน .

ศรนิ ยา ศรีสุข และวศิ ปต ย ชยั ชวย. (2562). การระบุบง ช้เี อกสารสำคญั ทส่ี ดุ ในหนว ยงานบรหิ ารงานกลางของมหาวทิ ยาลัย
ขอนแกน . เอกสารประมวลผลการประชมุ ทางวชิ าการ (Proceeding) การประชุมวิชาการและนำเสนอผลงานวจิ ัย
ระดับชาตแิ ละนานาชาตคิ รั้งท่ี 10 "Global Goals, Local Actions: Looking Back and Moving Forward"
บณั ฑติ วิทยาลยั มหาวทิ ยาลัยราชภฏั สวนสนุ ันทา. ณ มหาวทิ ยาลยั ราชภัฏสวนสนุ ันทา กรงุ เทพฯ วนั ท่ี 29
มีนาคม 2562. 869-880.

Bole, F. & Young, J.M. (1985). Exploring the black box: The appraisal of university administrative records,
The American Archivist, 48 (2), 121-140.

Brunskill, C. & Demb, S. R. (2012). Records management for museums and galleries : an introduction.
Chandos.

Cook, T. (2011). We are what we keep; we keep what we are: archival appraisal past, present and
future. Journal of the society of archivists, 32 (2), 173-189.

Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed). ALA Neal-Schuman.
International organization for standardization. (2016). ISO 15489-1 Information and documentation --

Records management-- part 1: concepts and principles. ISO central secretariat.
Read-Smith, J., & Ginn, M. L. (2007). Records management. Ohio: Thomson South-Western.
Shepherd, E., & Yeo, G. (2003). Managing records : a handbook of principles and practice. Facet.
Smith, K. (2007). Public sector records management: a practical guide. Ashgate.
The Ohio state university. (2016). Saving (and destroying) academic records.

https://odee.osu.edu/news/2016/05/23/saving-and-destroying-academic-records
The U.S. national archives and records administration. (2010). Flexible scheduling FAQ.

https://www.archives.gov/records-mgmt/faqs/flexible-scheduling.html
The U.S. national archives and records administration. (2020). NARA records schedule.

https://www.archives.gov/files/about/records-schedule/nara-records-schedule-list.pdf
Upward, F. (2000). Modelling the continuum as paradigm shift in recordkeeping and archiving processes,

and beyond a personal reflection, Records management journal, 10 (3),
115-139,doi:10.1108/EUM0000000007259

การสํารวจเอกสาร การประเมินคุณค่า การกาํ หนดอายุเอกสาร 141

142 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 7

การจดั การเอกสารสําคัญทสี ุด

วตั ถุประสงคข์ องบท

● อธิบายลกั ษณะของเอกสารสำคญั ที่สดุ ขององคการ
● ระบุหนาท่ี และความรับผดิ ชอบของแผนงานเอกสารสำคญั ที่สดุ
● ระบกุ ระบวนการจัดการเอกสารสำคญั ที่สดุ ขององคก าร

ความนํา

เอกสารสำคญั ทีส่ ดุ (Vital records) เปน สนิ ทรัพยสารสนเทศ (Information assets) ท่ีองคการตอ งใหความสำคญั มาก
ทีส่ ุด เพราะหากปราศจากเอกสารสำคัญทส่ี ุด ยอ มทำใหไมส ามารถดำเนนิ กจิ การตอ ไปไดอีก จงึ ตองมีระบบปอ งกนั เอกสาร
สำคัญท่ีสดุ ใหป ลอดภยั , มีการสำรองขอ มลู รวมถงึ ดแู ลเปน อยา งดตี ัง้ แตการสราง ไปจนถึงกำจัดเอกสาร
องคก ารไมวา จะขนาดเลก็ หรือใหญ จำเปนตอ งมแี ผนงานเอกสารสำคญั ทส่ี ุด (Vital records program) เพ่ือปกปกรักษา
สารสนเทศสำคญั จากภยั พบิ ตั ทิ ่ีอาจเกดิ ขึน้ ทงั้ ภยั ตามธรรมชาติและจากมนษุ ย รวมถึงการฟน ฟูหลังจากเกดิ ภยั พบิ ตั ิแลว
ดว ย เอกสารสำคญั ท่ีสดุ เหลา นี้ ทายสดุ แลวแมส ิน้ กระแสการใชง านไปแลว จะยงั มีคุณคาและสมควรเก็บรกั ษาไวอ ยางถาวร
ในฐานะเปนจดหมายเหตุตอไป

143

ลกั ษณะของเอกสารสําคญั ทสี ุด

เอกสารในองคการแบงไดหลายประเภท แตห ากจดั แบงเอกสารองคการออกตามความสำคญั สามารถจดั ได 4 ประเภท ซึง่
แตล ะประเภทมลี ักษณะ ปรมิ าณ และตัวอยาง ดังน้ี (Smallwood, 2013; University of Washington, 2015; Franks,
2018; University of Missouri System, 2019)

ตาราง7.1 ประเภทและลกั ษณะของเอกสารในองคก าร จำแนกตามความสำคญั

ประเภท ลกั ษณะ ปริมาณ (%) ตวั อยาง

เอกสารสาํ คญั ทีส่ ดุ มคี ณุ คา และความสําคัญสูงสดุ เปนเอกสารทส่ี นับสนุน 3-7 ● ขอ มูลทางการเงิน, แผนธุรกจิ
(Vital Records) ภารกิจหลกั ขององคก าร (Core function/Business) ● เอกสารจดั ตัง้ หรอื ถอื ครองกรรมสิทธ์ิ
จำเปนสำหรับการดำเนินงานอยา งตอเนอ่ื ง การเปนหลัก ● เอกสารที่เปน มติจากทป่ี ระชุมอันจะนำ
ฐานทางกฎหมาย การเงนิ ผลประโยชนของผมู ีสว นไดสว น
เสยี มผี ลตอความอยรู อด และความนา เชือ่ ถือขององคก าร ไปสกู ารกำหนดนโยบายตา งๆ
หากสญู หายหรือถูกทำลายไมสามารถจดั ทำขน้ึ ทดแทนใหม ● สญั ญาตา งๆ ทง้ั ในอดีตและปจ จุบัน
ได หรอื สำเนาเอกสารอาจไมมคี ณุ คาเทากบั ตน ฉบบั ● สัญญาอนญุ าตซอฟตแ วร
● เวชระเบียน
● ขอ มูลทางการวิจยั รวมถงึ โครงการวจิ ยั ที่

กำลงั ดำเนนิ การอยู
● เอกสารทางประวตั ิศาสตรหรอื หลกั ฐาน

ทางกฎหมาย

เอกสารสำคญั มีคุณคารองลงมาจากเอกสารสำคญั ทสี่ ดุ จดั ทาํ ขึ้นหรอื 20-25 ● หลกั สตู ร
(Important รับไวต ามภาระหนา ที่ และกจิ กรรมขององคก าร เปน ● คมู ือการฝกอบรม
Records) พยานหลักฐานของการดาํ เนนิ งาน และเปน แหลงขอ มลู ● รายงานการประชมุ หารือ
สารสนเทศ หากเอกสารน้ีสญู หายสามารถจัดทำใหม ● ขอ มูลการติดตอทางธรุ กิจ
ทดแทนไดแ ตม คี า ใชจา ยจำนวนมาก เสียเวลา และแรงงาน ● ไปรษณียอ ิเลก็ ทรอนิกส หรอื จดหมาย

หลกั ฐานท่มี ผี ลทางกฎหมาย

เอกสารทม่ี ี มีคณุ คา ในระยะเวลาหนง่ึ เม่ือเสรจ็ ส้ินการดําเนนิ งานตาม 50-75 ● ขอ มลู การตดิ ตอ ท้งั หมด

ประโยชน วัตถุประสงคแ ลว ก็จะหมดคุณคาไป เอกสารเหลานี้ ● จดหมายโตต อบ

(Useful Records) สามารถผลติ ใหม หรอื นํามาแทนท่ีชุดเดมิ ท่ีเสยี หายได หาก ● ประวัติการซือ้ ขาย
สูญหายอาจทำใหก ารดำเนนิ งานไมสะดวกสบาย ● แผนการตลาด

เอกสารท่ีไมสำคญั มีคุณคานอ ย ใชเพยี งแจง ขอมลู ขาวสาร จะมีหรอื ไมม ี 25-30 ● ไปรษณียอ เิ ล็กทรอนกิ ส หรอื หนังสอื เวยี น

(Non-Essential เอกสารเหลา นกี้ ็ไมสง ผลกระทบใดๆกับองคการ หาก ที่เจา หนา ทแ่ี จง เวียนและเหตกุ ารณส ้นิ สดุ

Records) สญู หายกส็ ามารถกคู ืนได ลงแลว
● เอกสารโฆษณา

● แผนพับ

● ประกาศขาว

144 การจัดการเอกสาร | Records Management

ภาพ7-1 ประมาณการปรมิ าณเอกสารทัง้ หมดในองคก าร จำแนกตามความสำคญั

จากภาพท่ี 7-1 จะเหน็ ไดว าเอกสารสำคญั ทสี่ ดุ แมจะมีปริมาณนอยท่ีสุดในองคก รแตกลับสำคัญทสี่ ุด เพราะเกยี่ วของกบั
ภารกจิ หลกั ขององคการ ในทุกๆหนว ยงานสามารถพบเอกสารสำคญั ที่สุดได เชน โรงพยาบาล จำเปน ตองใชเ วชระเบยี น ใน
การรักษาพยาบาลไดอยา งถูกตอ งและตอ เนื่อง บรษิ ทั ยาไมส ามารถดำเนินงานไดห ากไมมสี ทิ ธิบัตรและเอกสารการปรงุ ยา
ธนาคาร สถาบันการเงิน ตองมีขอ มลู ลกู คา สัญญาการกูยมื โรงงานจำเปนตอ งมีเอกสารขอ มูลความปลอดภัย (Material
safety data sheets: MSDS) ทแ่ี สดงขอ มลู ของสารเคมหี รอื เคมภี ณั ฑเก่ียวกบั ลักษณะความเปน อันตราย พิษ วิธีใช การ
เกบ็ รักษา การขนสง การกำจัด และการจดั การ อืน่ ๆ เพ่ือใหก ารดำเนินการเกีย่ วกบั สารเคมนี ัน้ เปน ไปอยา งถูกตองและ
ปลอดภยั ปองกนั ความผดิ พลาดจากการใชส ารเคมใี นโรงงาน ฯลฯ หากขาดเอกสารเหลา นไี้ ปองคการยอ มไดรับความเส่ยี ง
ไมท างใดกท็ างหนึ่ง (Smallwood, 2013; Franks, 2018)

เอกสารสำคญั ที่สุด ยงั แบง ไดเ ปน 2 กลมุ คือ

● เอกสารปฏิบตั ิการฉกุ เฉิน (Emergency operating records) คือ เอกสารท่ีจำเปนตอ การดำเนนิ ภารกิจใน
ภาวะฉุกเฉิน และหลงั ภาวะฉกุ เฉนิ เพื่อประกันความตอเนือ่ งขององคการ เชน แผนเตรียมความพรอมกรณีฉุกเฉิน,
การสำรองขอ มลู ระบบ

● เอกสารสทิ ธแิ ละผลประโยชน (Rights and interests records) คือ เอกสารทจี่ ำเปน ตอการคมุ ครองสิทธติ าม
กฎหมายและการเงนิ ของบุคคลและหนว ยงานที่ไดร บั ผลกระทบโดยตรงจากกจิ กรรมขององคก าร เชน บญั ชีเงิน
เดือน, สัญญาจาง

การจัดการเอกสารสําคญั ทสี ุด 145

จากเหตุผลดา นความตอ เนอื่ งของธรุ กิจและความเสี่ยง จึงจำเปน ตอ งบรรจุเร่อื งเก่ยี วกบั การจัดการเอกสารสำคัญทส่ี ุดเอาไว
ในแผนบริหารความตอเน่อื งทางธุรกิจ (Business continuity: BC) และแผนกคู นื ระบบเม่อื เกดิ ภยั พบิ ตั ิ (Disaster
recovery: DR) ขององคการดว ย โดยมักกำหนดใหเปน แผนงานสำหรบั เอกสารกลมุ นีโ้ ดยเฉพาะ

แผนงานเอกสารสําคญั ทสี ุด

แผนงานเอกสารสำคญั ทส่ี ุดขององคก ร คอื ระบบการบรหิ ารจดั การเอกสารสำคัญทส่ี ดุ ขององคการ ซ่ึงมักประกอบดว ย
มาตรการและข้ันตอนการปองกัน, ขอ กำหนดการเก็บรกั ษา, สถานทจี่ ดั เกบ็ , พนกั งานเจาหนา ท่ี ผรู ับผดิ ชอบ, ขอ มูลการ
ตดิ ตอ , การทำบนั ทกึ หลักฐาน เปน สว นหนง่ึ ของแผนงานจดั การเอกสารแบบครบวงจร (Unified program)

แผนงานจดั การเอกสารสำคัญที่สดุ มีหนาทีต่ อไปน้ี

● กำหนดนโยบาย: วางแผน พฒั นาแผนงาน โดยนำมาจากนโยบายการกำกบั ดแู ลสารสนเทศ (IG) ซึง่ เปนนโยบาย
หลัก ลงมาใชกับเอกสารสำคญั ท่ีสุด และประกาศใหร ับรูทว่ั ทงั้ องคก ารโดยผบู รหิ าร

● สำรวจเอกสาร: ระบบุ ง ชี้ และทำรายการเอกสารสำคญั ทส่ี ุด
● ประเมนิ ความเสย่ี ง: พิจารณาภยั คุกคาม และส่ิงทจ่ี ะทำใหเ กิดความเสียหายตอเอกสาร
● ดแู ลความปลอดภยั : ประเมนิ และหาทางปองกันภยั ทจี่ ะเกิดข้นึ หาแนวทางกคู นื กรณีเกดิ เหตสุ ุดวสิ ยั การดแู ล

สภาพทางกายภาพ การโอนยา ย การปอ งกันในระบบดจิ ทิ ัล
● ใหค วามร:ู ฝกอบรมบุคลากร ส่อื สารทำความเขาใจกบั ผูเกี่ยวขอ ง ถงึ ความสำคญั และจำเปน ของเอกสารสำคญั

ท่ีสุด
● ประเมิน ทวนสอบ: หม่นั ทบทวนแผน ซักซอมความเขา ใจ ฝกซอ มปองกันภยั พบิ ัติตามทวี่ างแผนไวอ ยเู สมอ เพ่อื

ใหแ นใจวา แผนงาน และกระบวนการเปน ไปตามทีต่ งั้ ใจไว

ผลลพั ธส ำคญั จากการดำเนินงานแผนงานจดั การเอกสารสำคญั ท่สี ุด คือ

● รายการเอกสารสำคญั ท่สี ดุ ที่เก่ียวกบั สินทรพั ย, กฎหมาย, งบประมาณ การเงนิ , การปองกันสิทธ,ิ การจา งงาน,
ลูกคา, ผูมสี ว นไดส วนเสยี

● ข้ันตอน และการปฏิบัตเิ พอื่ ปอ งกนั รกั ษาเอกสารสำคญั ที่สุด
● ขัน้ ตอนและการปฏิบตั เิ กย่ี วกบั เอกสารสำคญั ทีส่ ุดในกรณฉี ุกเฉนิ

กจิ กรรมการจัดการเอกสารสําคญั ทสี ุด

การจดั การเอกสารสำคัญทส่ี ุด ควรประกอบดว ย 7 กิจกรรมสำคญั คอื (Franks, 2018; University of Washington,
2015; University of Missouri system, 2019)

1) การจัดทำแผน (Developing a plan)

146 การจดั การเอกสาร | Records Management

2) การระบุบงช้เี อกสารสำคัญทสี่ ดุ (Identifying vital records)
3) การประเมินภัยคกุ คาม (Assessing the threat)
4) เลือกวิธีการปองกัน (Selecting protection methods)
5) นำไปปฏิบตั ิและทดสอบ (Implementation and testing)
6) ทำบนั ทกึ ไวเปนหลักฐาน (Documenting the program)
7) ดำเนินแผนงานตอไป (Maintaining the program)

1.การจดั ทําแผน

● ทบทวนแผนงานจัดการเอกสารสำคญั ทีส่ ดุ เดมิ ท่ีใชอ ยใู นปจ จบุ ัน: รวมถงึ แผนการบริหารความตอ เนอ่ื งทางธรุ กิจ,
แผนฟนฟูภยั พิบัติ แบบแผนการจดั หมวดหมูเอกสารในปจ จบุ นั (Fileplan/BCS/RCS) ตารางกำหนดอายุ
เอกสาร โดยเฉพาะเอกสารชุดทน่ี า จะเปนเอกสารสำคัญท่สี ุด

● ระบุสง่ิ ทจี่ ะตอ งทำใหสำเร็จ: รางวธิ กี ารพฒั นาและบริหารแผนงาน
● พัฒนาแบบเกบ็ ขอมูล: โดยยดึ ตามภารกิจสำคัญทสี่ ดุ (Vital functions) และรางรายการเอกสารทสี่ นับสนนุ

ภารกิจเหลานน้ั
● ระบหุ มวดหมูเอกสารสำคัญ: หมวดหมูอาจรวมถึงบางสวนหรือทง้ั หมดของชดุ เอกสารหรอื กลมุ เอกสาร เชน ชดุ

เอกสารสว นบุคคล, เอกสารระบบ
● ขออนมุ ตั จิ ากฝายบริหารเพ่ือนำลงสูการปฏิบตั :ิ หากเปนไปไดควรลงนามจากผบู รหิ ารสูงสดุ
● ประสานงานรวมกบั หนว ยงานตางๆ: ปรกึ ษาหารือกับผทู รี่ ับผดิ ชอบโดยตรงกับการดำเนนิ การในภาวะฉกุ เฉิน

ทำงานรวมกบั หนวยงานทเี่ กยี่ วขอ งกบั การบริหารจัดการเอกสารสำคญั ทส่ี ดุ เชน คณะกรรมการบริหาร
สถานการณฉกุ เฉนิ , ฝายรักษาความปลอดภัยทางสารสนเทศ, การจดั การความเสยี่ ง ฯลฯ
● มอบหมายงานตามแผนงาน: กำหนดบทบาท หนา ที่ ความรบั ผิดชอบของพนักงานเจาหนา ท่ีแตล ะระดบั
● สือ่ สารแผนไปยงั ผปู ฏิบัตงิ าน: ใหเกดิ ความเขาใจตรงกนั โดยอาจจดั ประชมุ ช้แี จงซักซอมความเขา ใจ, ทำสอ่ื
ประชาสมั พันธ
● กำหนดกรอบเวลา: ระบุชวงเวลาในการปฏิบตั งิ านแตล ะขัน้ ตอนจนกระทั่งส้ินสดุ

ผลลัพธสำคญั ที่ไดจากขัน้ ตอนน้ี คอื
● แบบสำรวจเอกสาร
● รายการหมวดหมูเอกสารสำคัญท่สี ุด
● คำอธบิ ายหนาทีค่ วามรับผิดชอบ
● ขอมลู อา งองิ สำหรับการปฏบิ ตั ิงานของพนกั งานเจาหนาที่
● คำช้ีแจง, ส่ือประชาสัมพันธ

การจดั การเอกสารสําคญั ทีสุด 147

2.การระบุบง่ ชเี อกสารสําคัญทีสุด หัวหนาแผนก คณะกรรมการบรหิ าร

● ประชุมบคุ ลากรท่ีทำหนาทสี่ ำรวจเอกสาร เชน นักจัดการเอกสาร
สถานการณฉุกเฉิน

● สรุปทำความเขา ใจใหกับหัวหนาสวนงาน
● ตระเตรยี มผูเก็บขอมูล เกีย่ วกบั วิธีการสำรวจ สมั ภาษณ สงั เกต
● ลงมือโดยใชเ ทคนิควิธีการสำรวจเอกสารตามทีว่ างแผนไว
● จดั ทำรายการเอกสารที่ไดจากการสำรวจ จำแนกตามภารกิจสำคัญ

ผลลพั ธส ำคัญท่ีไดจ ากขนั้ ตอนนี้ คือ

● ขอ มูลจากการสำรวจ สมั ภาษณ สังเกต
● รายการเอกสารสำคญั ทีส่ ุด
● วิธีการดูแลเอกสารสำคัญท่ีสดุ

3.ประเมินภยั คกุ คาม

● ทบทวนแผนฟน ฟภู ยั พิบตั ิเดมิ
● ระบภุ ยั คกุ คามและความเสี่ยงทเี่ ก่ียวขอ งกับเอกสารสำคญั ทสี่ ดุ เชน อคั คภี ัย, วาตภยั , อุทกภยั , ธรณพี บิ ัติภัย, การ

กอ วินาศกรรม กอ การราย, ความผิดพลาดหรือความประมาทของมนษุ ย, อาคาร สถานท่ี อปุ กรณช ำรดุ , ไฟฟา ดับ
ไฟฟา ลดั วงจร, แมลง หนู ศัตรูพืช, เชอื้ รา แบคทเี รีย ไวรัส, สื่อบันทกึ เสอื่ มสภาพ, สงคราม การจราจล, โรคระบาด

ผลลัพธสำคญั ท่ไี ดจากข้ันตอนน้ี คอื

● รายงานการประเมินความเสี่ยง

4. เลือกวธิ กี ารปองกัน

● ทบทวนขอมลู ท่ีไดจากการสำรวจเอกสาร
● เปรยี บเทียบรายการเอกสารสำคัญทีส่ ุดกับตารางกำหนดอายุเอกสาร เพือ่ ตัดสินใจวาควรดำเนนิ การอยา งไร เชน

เอกสารบางอยา งควรทำสำเนาเปน ไมโครฟลม เพือ่ ปอ งกันความเสยี หาย เอกสารท่ีเปน ดจิ ิทัลควรถูกจดั เกบ็ ไวบน
เครือขาย หรือเมนเฟรมคอมพิวเตอรส ว นกลาง ไมควรเก็บไวใ นคอมพวิ เตอรส ว นบุคคล แลปทอป หรือแทปเล็ต
● ประเมนิ พ้นื ที่เกบ็ ขอมูลและแนวทางปฏบิ ัตใิ นปจจบุ นั
● กำหนดวิธีการปอ งกนั สำหรบั เอกสารแตละชุด เชน การทำสำเนาหลายฉบับ หลายสอ่ื , แยกเก็บรักษาในท่ี
ปลอดภัย, ยา ยไปเกบ็ นอกพื้นท,ี่ เก็บรกั ษาดว ยวัสดุทนไฟ, กำหนดเงอื่ นไขพิเศษในการเขา ถึง
● รวบรวมรายชอื่ หนวยงานทเ่ี กย่ี วของกับการฟนฟูภัยพิบัติ, บริษทั ประกันภัย, สถานีตำรวจ, สถานดี ับเพลงิ ฯลฯ
ปรบั ปรงุ ขอมูลใหถ กู ตองทนั สมยั เสมอ
● รวบรวมรายชอ่ื เว็บไซต ท่ีจำเปน ตอเอกสารดจิ ิทลั , แอปพลเิ คชนั , โปรแกรม ทจี่ ำเปน โดยปกติแลวซอรฟ แวรตา งๆ
มักมีอายเุ พียง 3 ป ดังน้นั หนว ยงานพงึ อัพเดทอยเู สมอ เพอื่ ปองกันเอกสารสำคัญสูญหาย

148 การจัดการเอกสาร | Records Management

● สง รายการเอกสารสำคญั ท่สี ดุ และวิธีการปองกันแตละประเภทไปใหห วั หนา แผนก หรอื ผูเกยี่ วของใหข อ เสนอแนะ
● แกไ ขรายการเอกสารตามขอ เสนอแนะ
● จัดทำรายช่อื เอกสารสำคญั ทส่ี ดุ และวธิ ีปองกันฉบับสมบรู ณ
● ขออนุมัติจากผูบรหิ ารสูงสุด

ผลลัพธสำคัญทไี่ ดจ ากข้นั ตอนนี้ คอื

● รายชอ่ื เอกสารสำคญั ทสี่ ดุ และวธิ ีปองกนั
● ขอเสนอแนะจากผูเกยี่ วขอ ง
● รายช่ือหนวยงาน เว็บไซต แหลง ขอมูลที่เก่ยี วขอ งกับการฟนฟูภยั พบิ ตั ิ

5. นําไปปฏิบตั แิ ละทดสอบ

● เลือกอุปกรณแ ละสถานทเ่ี กบ็ รักษาทัง้ ในพนื้ ท่ีทำงาน (On-site) และนอกทที่ ำงาน (Off-site) อยางเหมาะสม เชน
เลือกเก็บในศนู ยเ กบ็ เอกสารกลาง, เกบ็ ในตูนริ ภยั , เกบ็ ไวในหนว ยงานรกั ษาความปลอดภัย

● จดั ซอ้ื และดูแลพสั ดุ อปุ กรณสำหรับการกูคนื เอกสาร กรณเี กิดภัยพบิ ตั ิ เชน ถุงมอื , หนากากกนั ฝนุ , กลอง
● ทำตารางกำหนดการวาระการทำงานของผดู แู ลเอกสารสำคญั ท่ีสุด และกำหนดกระบวนการโอนยายหรือสำรอง

ขอ มูล เชน ตองโอนยายไปเมื่อใดและอยา งไร ตองสำรองขอมูลในสอ่ื ไหนและเม่อื ใด
● ฝก อบรมบุคลากร สอ่ื สารทำความเขาใจกบั ผูเ ก่ยี วของ
● โอนยายเอกสารสำคัญทสี่ ุดและสำเนาไปยงั พื้นที่เกบ็ ทแี่ ละอุปกรณท ่ีปลอดภัย
● ทดสอบแผนงาน 1-2 เดือน กอนรางแผนข้ันสดุ ทา ย (Final plan) โดยอาจเลอื ก 1-2 แผนก สำหรับการทดสอบ

ตลอดจนฝก ซอ มการใชอุปกรณ ขั้นตอนการกูคืน เสมอื นเกดิ เหตภุ ยั พิบัตจิ รงิ
● เมอื่ ทดสอบและแกไ ขจนเสร็จสมบรู ณ จึงนำแผนงานไปใชท่ัวทั้งองคก าร

ผลลัพธสำคญั ที่ไดจากขนั้ ตอนนี้ คอื

● ข้ันตอนท่เี ปนลายลกั ษณอ ักษรสำหรับการทำสำเนาเอกสารสำคัญที่สุด และกำหนดการเวลาสำรองขอ มูลลว งหนา
● ข้นั ตอนทเี่ ปนลายลักษณอักษรสำหรับการโอนยา ยเอกสารไปยังพืน้ ทเ่ี ก็บทง้ั ภายในและภายนอกองคการ รวมถงึ

รปู แบบและวัสดบุ นั ทกึ
● เอกสารประกอบการฝกอบรมบุคคลากร

6. ทําบนั ทึกไวเ้ ปนหลกั ฐาน

● ทำแถบสี (Highlighted tabs) ใหกบั รายการเอกสารสำคัญท่ีสดุ เพือ่ ใหแตละแผนกหรอื ฝายทรี่ บั ผดิ ชอบ สะดวก
ในการคน หา และปฏิบตั ิตามคำแนะนำในคมู ือ

● ตระหนกั วาแผนฟน ฟภู ัยพิบตั ขิ องหนว ยงานจะไมส มบูรณหากขาดแผนการปองกนั เอกสารสำคัญที่สดุ ดวย
● เขยี นรายงานฉบบั สมบูรณเ กย่ี วกับการพัฒนาแผนงาน การนำไปปฏบิ ัติ การทดสอบ การบรหิ ารจดั การ การใช

คมู อื ดูแลเอกสารสำคัญที่สุด และแผนปองกันภัยพิบัติ

การจัดการเอกสารสําคญั ทีสุด 149

ผลลัพธสำคญั ทีไ่ ดจากขัน้ ตอนนี้ คอื

● รายงานฉบบั สมบูรณของการพัฒนาแผนงานจดั การเอกสารสำคญั ทส่ี ุด
● คูม ือการปฏบิ ตั ติ ามแผนปอ งกันเอกสารสำคัญ แผนกคู นื ระบบเมื่อเกดิ ภัยพิบตั ิ ท่ีระบขุ ้ันตอนการทำงานแยกตาม

หนวยงาน/แผนกทร่ี ับผดิ ชอบเอกสารสำคัญที่สุดแตล ะชุด
● สำเนาคมู อื ท่ีแจกจา ยไปยงั หนวยงาน บุคลากรทเ่ี ก่ียวของ

7.ดําเนนิ แผนงานต่อไป

● ปฏบิ ัติตามขน้ั ตอน วธิ กี าร ตามกำหนดการทว่ี างเอาไวในแผน
● ทำการตรวจสอบเปน ระยะ ๆ ทดสอบแผนและขน้ั ตอนทกี่ ำหนดไว (ปล ะครั้งหรือมากกวา)
● หาแนวทาง วธิ ีการใหมๆในการปอ งกนั เอกสาร
● ตรวจสอบเอกสารท่ีควรเพ่ิมเตมิ หรือนำออกจากแผนงาน
● จำลองเหตกุ ารณภ ยั พบิ ัติเพื่อทดสอบระบบ
● ตรวจสอบระบบสำรองขอ มลู และทดลองคนคืนเอกสารเปนระยะๆ

ผลลพั ธสำคัญทไ่ี ดจากขน้ั ตอนน้ี คือ

● ไฟลร ายงานการตรวจสอบระบบ (Audit report file)

หวั ใจสำคัญของการจดั การเอกสารสำคัญทส่ี ุด คอื การระบบุ งชใ้ี หไดวา ในองคการมีเอกสารสำคญั ท่ีสดุ ชดุ ใดบา ง ซึง่ จะนำ
ไปสกู ารปรับปรุง พฒั นาระบบการจัดการเอกสารใหมีประสทิ ธิภาพมากขน้ึ เพราะการจดั การเอกสารสำคญั ทส่ี ุด เปน เรอ่ื งท่ี
เก่ยี วขอ งกบั การประเมนิ ตรวจสอบ การรกั ษาความปลอดภยั วสั ดุอุปกรณ บคุ ลากร ทตี่ อ งใชง บประมาณลงทุนไปไมนอ ย
และในความเปนจริง การลงทนุ นจี้ ะไดรบั ผลตอบแทนชดั เจนก็ตอ เมอ่ื เกิดภัยพบิ ัติเทาน้ัน (Smallwood, 2013)

แตบางครัง้ เสน แบงระหวา งเอกสารสำคญั ท่สี ดุ กับ เอกสารสำคัญ ในแตล ะหนวยงานหรือแผนกอาจดูไมช ัดเจนนกั ดงั นั้นจึง
เปน หนา ทขี่ องนักจัดการเอกสารและผมู ีสว นเกยี่ วขอ ง เชน นักกฎหมาย นกั วิชาการเทคโนโลยีสารสนเทศ นักบญั ชี ผู
บรหิ าร ฯลฯ รวมกันระบบุ งชี้ออกมาใหไ ด ตัวอยา งเชน งานวิจยั ของศรินยา ศรสี ขุ และวิศปตย ชัยชวย (2562) ซง่ึ มี
วตั ถปุ ระสงคเพื่อระบบุ ง ช้ีเอกสารสำคญั ทีส่ ุดของหนว ยงานบรหิ ารงานกลางของมหาวทิ ยาลยั ขอนแกน คอื สำนักงานสภา
มหาวิทยาลยั และสำนกั งานอธิการบดี ผลการวจิ ัย ทำใหไดบ ัญชรี ายการเอกสารสำคญั ทส่ี ุด 16 ชุดเอกสาร คือ

1) มติรายงานการประชุมสภามหาวทิ ยาลัย
2) มติรายงานการประชมุ คณบดีหรอื กรรมการบรหิ ารมหาวทิ ยาลัย
3) มตริ ายงานการประชมุ คณะกรรมการสง เสริมกิจการ มหาวทิ ยาลยั
4) เอกสารที่เกี่ยวขอ งกับ กระบวนการสรรหาผบู รหิ าร
5) บันทึกขอตกลงความรวมมือ (MOU) กบั หนว ยงานในประเทศ
6) บนั ทึกขอ ตกลงความรวมมือ (MOU) กบั หนวยงานตา งประเทศ
7) สัญญารบั ทนุ วิจัยและทนุ การศกึ ษา กับหนว ยงานตา งประเทศ

150 การจัดการเอกสาร | Records Management

8) เอกสารการประเมินความกา วหนา บุคลากรเพ่อื ตำแหนงท่ีสูงข้ึน  (สายวชิ าการและสายสนบั สนุน)
9) ทะเบยี นประวตั ิและสญั ญาจา งบุคลากร
10) สญั ญารับทนุ วิจัย (ทนุ ภายในมหาวทิ ยาลยั )
11) สญั ญารับทุนวจิ ัย (ทนุ ภายนอกกบั หนวยงานในประเทศ)
12) เอกสารทรัพยส ินทางปญญา (สิทธบิ ตั ร/อนสุ ิทธบิ ตั ร)
13) สัญญาซื้อขายหรือสญั ญาจางเครอื่ งมือวจิ ยั
14) แผนการบรหิ ารและพัฒนายุทธศาสตรม หาวิทยาลยั
15) แบบแปลนกอสรางอาคารสถานทแี่ ละผงั แมบท
16) สัญญาจางและสัญญาการกอ สราง

ภาพ7-2 ตัวอยา งบัญชรี ายการเอกสารสำคัญทส่ี ดุ (ที่มา: ศรินยา ศรสี ขุ และวิศปต ย ชยั ชว ย, 2562)

ข้อมลู ขา่ วสารลับ

ในหนว ยงานราชการไทย ส่ิงทอ่ี นมุ านไดวา เปนเอกสารสำคัญทสี่ ุดขององคการอยางหนง่ึ คอื ขอ มูลขาวสารลับ ซง่ึ ตาม
ระเบยี บวา ดว ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ.2544 และ ฉบับที่ 2 พ.ศ.2561 หมายความวา ขอมลู ขาวสารตาม
มาตรา 14 หรือ 15 ของพระราชบัญญัติขอมลู ขาวสารของราชการ พ.ศ. 2540 ที่มีคำสง่ั ไมใหเ ปดเผยและอยูในความครอบ
ครองหรอื ควบคุมดแู ลของหนวยงานของรัฐ ไมวาจะเปนเรือ่ งที่เกยี่ วกับการดำเนนิ งานของรัฐ หรือทเี่ ก่ยี วกับเอกชน ซึง่ มี

การจัดการเอกสารสําคัญทสี ุด 151

การกำหนดใหมีช้ันความลับออกเปน ช้ันลบั , ชนั้ ลบั มาก หรอื ช้นั ลบั ท่ีสดุ ตามระเบียบนี้ โดยคำนึงถึงการปฏิบัตหิ นาท่ีของ
หนว ยงานของรัฐและประโยชนแ หงรฐั ประกอบกนั
สำหรับขอ มูลขา วสารลบั หรอื ขอ มูลขาวสารทไี่ มตอ งเปด เผย คือ

● ขอมูลขา วสารของราชการทีอ่ าจกอใหเกิดความเสยี หายตอสถาบันพระมหากษตั รยิ 
● ขอมูลขา วสารของราชการทเ่ี จาหนาทหี่ รอื หนว ยงานของรัฐอาจมีคำสงั่ มใิ หเ ปดเผย เชน การเปด เผยจะกอใหเกดิ

ความเสียหายตอ ความม่ันคงของประเทศ ความสัมพันธระหวา งประเทศ หรอื ความม่ันคงในทางเศรษฐกิจ หรอื การ
คลงั ของประเทศ การเปดเผยจะกอใหเกิดอนั ตรายตอ ชวี ติ หรอื ความปลอดภัยของบุคคลหนงึ่ บุคคลใด โดยคำนงึ ถงึ
การปฏิบัตหิ นา ทตี่ าม กฎหมายของหนวยงานของรัฐ ประโยชนสาธารณะและประโยชนของประชาชนท่ีเกี่ยวของ
ประกอบกนั คำสั่งมิใหเ ปด เผยขอมูลขาวสารของราชการจะกำหนดเงอ่ื นไขอยา งใดกไ็ ดแตตองระบไุ วดวยวา ที่
เปดเผยไมไ ดเพราะเปน ขอมลู ขาวสารประเภทใด และเพราะเหตใุ ด และใหถือวา การมีคำสัง่ เปด เผยขอมลู ขา วสาร
ของราชการเปนดลุ พินิจโดยเฉพาะของเจา หนา ท่ีของรัฐตามลำดบั สายการบังคับ บญั ชา แตผขู ออาจอทุ ธรณตอ
คณะกรรมการ วินิจฉัยการเปดเผยขอ มูลขา วสารไดต ามทกี่ ำหนดในพระราชบญั ญัติ
การกำหนดใหขอมูลขาวสารอยใู นชนั้ ความลับใด ใหพ ิจารณาประกอบอยา งนอยตอ ไปนี้
● ความสำคัญของเนื้อหา
● แหลง ทม่ี าของขอมลู ขา วสาร
● วิธีการนำไปใชประโยชน
● จำนวนบคุ คลทคี่ วรรับทราบ
● ผลกระทบหากมกี ารเปด เผย
● หนวยงานของรัฐที่รับผดิ ชอบในฐานะเจาของเร่ืองหรอื ผูอนมุ ตั ิ

152 การจัดการเอกสาร | Records Management

ตาราง7.2 ขอมลู ท่หี นวยงานของรัฐหรือเจาหนา ที่ของรัฐหามมิใหเปดเผย หรอื อาจมีคำสั่งมใิ หเ ปด เผย

ลักษณะขอ มูลขา วสาร ตวั อยาง

ขอ มูลขา วสารทอ่ี าจกอใหเ กิดความเสยี หายตอ ขอ มูลขา วสารของราชการ ที่มีขา ยลกั ษณะอาจกอใหเกดิ ความเสียหายตอ สถาบันพระมหากษัตริย
สถาบันพระมหากษตั รยิ  หนวยงานของรัฐ หรอื เจา หนา ท่ีของรฐั จะตอ งไมเปด เผย ไมมีขอ ยกเวนใหไปพิจารณาใชด ลุ พินิจชง่ั นำ้
หนักทงั้ สิน้
ขอมูลขาวสารทกี่ ารเปดเผยจะกอใหเ กดิ ความเสยี
หายตอ ความมั่นคงของประเทศ ความสมั พันธ แผนปองกันหรือตอตานกองกำลังตา งชาติ ในกรณที ี่ประเทศไทยถกู โจมตี รายงานการสืบสวนเกี่ยวกบั
ระหวา งประเทศ หรือความม่นั คงในทางเศรษฐกจิ ขบวนการกอการรายทอี่ าจเขามาปฏิบตั ิการในประเทศไทย
หรือการคลงั ของประเทศ
ขอ มูลขาวสารทม่ี ีเนือ้ หาเก่ยี วกบั เร่อื งปญ หาการบริหารงานภายในของประเทศอื่น

ขอมลู ขา วสารเกีย่ วกบั หลักเกณฑและกลยทุ ธใ นการบริหารอัตราแลกเปล่ยี น ซง่ึ มีวตั ถปุ ระสงคใ นการ
รกั ษาเสถียรภาพของอัตราแลกเปล่ยี นและระบบเศรษฐกจิ

2.2 ขอ มูลขาวสารทกี่ ารเปด เผยจะทำใหการบังคับ ขอ มลู ขา วสารเกี่ยวกับการสอบสวนวนิ ยั การสอบสวนขอ เท็จจริง ซ่ึงยงั ดำเนนิ การสอบสวนไมแลว เสรจ็
กฎหมายเสื่อมประสทิ ธภิ าพหรือไมอาจสำเร็จตาม
วตั ถปุ ระสงคไดไมวาจะเกี่ยวกับการฟอ งคดี การ
ปองกนั การปราบปราม การทดสอบ การตรวจสอบ
หรอื การรูแหลง ทมี่ าของขอ มูลขาวสารหรือไมก ต็ าม

ความเห็นหรอื คำแนะนำภายในหนวยงานของรฐั ใน ขอ มูลการเสนอความเห็นเพอ่ื ประกอบการพิจารณาตดั สินใจ ซ่งึ ในแตละชัน้ อาจมคี วามเห็นทแ่ี ตกตา งกนั
การดำเนนิ การเร่ืองใดเรื่องหนึง่ แตท ั้งน้ีไมร วมถงึ หรือในการพจิ ารณาชน้ั ตนอาจมีความเห็นอยางหน่งึ แตเ ม่อื พิจารณาในขัน้ สดุ ทายอาจมีขอยุติ หรือขอ
รายงานทางวิชาการ รายงานขอ เท็จจริง หรอื ขอมลู สรปุ ในการพจิ ารณาแตกตา งจากคร้งั แรก
ขา วสารที่นำมาใชในการทำความเหน็ หรือคำแนะนำ
ภายในดงั กลาว

ขอมลู ขาวสารทเ่ี ปด เผยแลวอาจกอ ใหเ กดิ อันตรายตอ ขอมูลขาวสารทเี่ กย่ี วกับพยานในการสอบสวนเร่อื งตา ง ๆ ตลอดจนผทู เ่ี ปนผรู องเรียนเก่ยี วกับการทจุ รติ
ชวี ติ หรอื ความปลอดภัยของบคุ คลใดบุคคลหนง่ึ หรอื ประพฤติไมถกู ตองตา ง ๆ ซง่ึ อาจไดร ับอันตรายถามกี ารเปดเผยขอ มูลทท่ี ำใหรตู ัวพยานเหลา นี้

ขอมูลขาวสารท่ีเก่ยี วกับรายงานแพทย หรอื ขอ มูล ประวตั สิ ุขภาพ หรือประวตั กิ ารรกั ษาพยาบาลของบคุ คลใดบุคคลหน่งึ และเปน ขอ มลู ขาวสารสวนบคุ คล
ขาวสารสวนบคุ คล ซ่ึงการเปด เผยจะเปนการรุกล้ำ อยา งหนง่ึ
สทิ ธสิ วนบุคคลโดยไมส มควร
ประวตั ิการทำงานของเจาหนาท่ี หรือขอ มลู ขา วสารสว นบุคคลซ่งึ รวมอยหู รือเปน สว นหน่งึ ของขอมลู
ขา วสารของราชการอื่น ๆ ท่ีอาจจะเปนการรุกล้ำสิทธิสว นบคุ คลโดยไมสมควร

ขอมลู ขา วสารของราชการท่มี กี ฎหมายคมุ ครองมิให ขอมลู ขาวสารเก่ยี วกับกิจการของผเู สยี ภาษีแกผ ูใดเวนแตเ จาพนักงานผมู อี ำนาจหรือศาล
เปดเผย หรอื ขอ มูลขา วสารท่ีมผี ใู หมาโดยไมประสงค
ใหทางราชการนำไปเปดเผยตอผูอ่ืน ขอมูลขา วสารทผ่ี ูใหขอมูลขาวสารไดระบไุ วเปน ลายลกั ษณอกั ษรวา ไมประสงคจ ะใหราชการนำไปเปด
เผย หรอื อาจมีการทำสญั ญาตอกันไวร ะหวางหนวยงานของรฐั กบั เจา ของขอ มลู

การแจง เบาะแสเก่ยี วกบั การทุจริตประพฤติมชิ อบ หรอื การทำผิดในเร่ืองสำคญั เชน เรอ่ื งยาเสพตดิ

ขอ มูลขา วสารทม่ี กี ารกำหนดในพระราชกฤษฎกี าเพม่ิ ขอมลู ขาวสารทค่ี ณะกรรมการขอมูลขา วสารของราชการพิจารณาแลว เห็นวา ควรกำหนดใหหนวยงาน
เติม ของรฐั หรือเจา หนาที่ของรฐั อาจมคี ำสั่งมใิ หเ ปด เผย โดยจะตอ งนำไปกำหนดในพระราชกฤษฎกี า

การจดั การเอกสารสําคัญทสี ุด 153

จะเหน็ ไดวา การดำเนนิ การเกย่ี วกับขอมลู ขาวสารลับ ตามระเบยี บฯ น้ี กค็ อื การจัดการเอกสารสำคญั ท่สี ดุ นัน่ เอง โดยเฉพาะ
การโอนขอ มลู ขา วสารลับระหวางหนวยงานของรฐั หรอื การโอนภายในหนวยงานเดยี วกัน เจา หนา ที่ผโู อนและรับโอน ตอ ง
จัดทำบันทกึ ตามแบบ และใหนายทะเบียนขอ มลู ขาวสารรลบั จดแจง การโอนไวในทะเบียนควบคุมขอมลู ขาวสารลบั ซึง่ ผทู ี่
ทำหนาทเ่ี หลาน้ี ควรมีความรคู วามเขาใจเกี่ยวกับการจดั การเอกสารสำคญั ท่สี ุด นจ่ี งึ เปน เหตุผลวาทำไมหนวยงานของรฐั
ควรมีตำแหนง นกั จัดการเอกสาร เพอ่ื รับผิดชอบหนาทส่ี ำคญั เหลา นีโ้ ดยเฉพาะ

สรปุ

เอกสารสำคัญท่ีสดุ มีเพยี งรอ ยละ 3-7 จากเอกสารท้ังหมดในองคก าร ไมไ ดขน้ึ อยกู ับสื่อบันทึกวาเปน กระดาษ หรือแบบ
ดจิ ิทลั ไมจำกดั สถานะวา อยใู นกระแส ก่ึงกระแส หรือสิ้นกระแสการใชงาน แตอยกู ับการประเมนิ ในบรบิ ทขณะนน้ั วา
เอกสารใดสมควรมีความสำคญั ท่สี ดุ และอาจะเปลีย่ นแปลงไดใ นกรณีที่สภาพแวดลองทางธุรกิจเปลยี่ นไป เชน การควบรวม
กิจการ
กระบวนการจัดการเอกสารสำคัญที่สุด มีลกั ษณะเชนเดยี วกบั การจดั การเชิงกลยทุ ธ คือ เรม่ิ จากการวางแผน การปฏิบัติ
ตามกลยทุ ธ และการประเมินผล ซ่ึงตองทำอยา งตอเนื่องและเปนระบบ ในลักษณะแผนงานเอกสารสำคญั ทสี่ ดุ ซงึ่ ตองมนี
โยบาย ข้นั ตอนบคุ ลากรผรู บั ผิดชอบทช่ี ดั เจน อนั จะชว ยใหองคการสามารถดำเนินธุรกิจไปไดอ ยางราบร่ืน ลดความเสี่ยง
หากเกดิ ภยั พบิ ัติหรอื เกดิ เหตฉุ ุกเฉนิ ใดๆ ตองสามารถนำสนิ ทรพั ยสารสนเทศกลับคนื มาไดอยา งทันที และนำไปไวใ นที่
ปลอดภัยไดอยา งเรงดวน ไมเพยี งเทานน้ั แผนงานยังทำใหม ่นั ใจวา เอกสารจะยังคงมีคุณลักษณะความจริงแท เชื่อถอื ได ใช
งานได และครบถว นสมบรู ณ อีกดว ย

คาํ ถามทบทวนท้ายบท

● เอกสารสำคัญที่สุดขององคก ารแตกตางจากเอกสารทมี่ ปี ระโยชนอ ยา งไร
● เหตใุ ดจึงตอ งมีการจัดตัง้ แผนงานขน้ึ มาโดยเฉพาะสำหรบั เอกสารสำคญั ทส่ี ุดขององคการ
● การจัดการเอกสารสำคัญทีส่ ุดขององคการ มกี ระบวนสำคญั อะไรบา ง

154 การจดั การเอกสาร | Records Management

บรรณานุกรม

ศรนิ ยา ศรสี ุข และวิศปตย ชยั ชว ย. (2562). การระบุบงชี้เอกสารสำคัญที่สดุ ในหนวยงานบริหารงานกลางของมหาวิทยาลยั
ขอนแกน . เอกสารประมวลผลการประชมุ ทางวิชาการ (Proceeding) การประชมุ วิชาการและนำเสนอผลงานวจิ ัย
ระดับชาตแิ ละนานาชาตคิ ร้ังที่ 10 "Global Goals, Local Actions: Looking Back and Moving Forward"
บณั ฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา. ณ มหาวทิ ยาลยั ราชภฏั สวนสนุ นั ทา กรุงเทพฯ วนั ที่ 29
มีนาคม 2562. 869-880.

Franks, P. C. (2018). Records and information management (2nd ed). ALA Neal-Schuman.
Smallwood, R. F. (2013). Managing electronic records: methods,best practices, and technologies. John

Wiley and Sons.
University of Missouri System. (2019). Vital records protection program guide.

https://www.umsystem.edu/ums/fa/management/records/disaster-vital
University of Washington (2015). Vital records. http://f2.washington.edu/

fm/recmgt/managing/vitalrecords

การจดั การเอกสารสําคญั ทสี ุด 155

156 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 8

มาตรฐานและกฎหมายทางการจดั การเอกสาร

วตั ถปุ ระสงคข์ องบท

● อธบิ ายถงึ ความหมาย และประโยชน ของมาตรฐานในทางการจัดการเอกสาร
● ระบถุ งึ สาระสำคญั ของกฎหมายที่เกี่ยวกับการจดั การเอกสาร
● เสนอแนวทางการปฏบิ ตั ติ ามกฎหมายในทางการจัดการเอกสาร

ความนํา

เหตทุ ่ีเอกสารเปน พยานหลกั ฐานของการกระทำ สามารถใชอา งองิ ในทางกฎหมายได และเปนสง่ิ แสดงถงึ ภาระรับผิดชอบ
ตรวจสอบได ดงั นั้นการจัดการเอกสารจึงตองมีกฎหมายและมาตรฐานสำหรบั การปฏิบัติงานรองรบั นักจัดการเอกสาร
จำเปนตองรูขอ กฎหมายทจ่ี ะกำหนดใหกระทำหรือไมส ามารถกระทำไดในการจัดการเอกสาร เพื่อปอ งกนั ความผดิ พลาดท่ี
จะเกิดขึ้น ตลอดจนรจู กั มาตรฐานการจัดการเอกสาร และสามารถนำมาใชเพือ่ สรางประสทิ ธิภาพของการทำงานได ในบทนี้
จะกลาวถงึ มาตรฐานและกฏหมายที่เกีย่ วขอ งกบั การจดั การเอกสาร โดยเฉพาะ ISO 15489-1:2016 ท่ีอยใู นหมวดหมู
มาตรฐานสากลทางสารสนเทศศาสตร (ICS 01.140.20) ซงึ่ องคการระหวา งประเทศวา ดว ยการมาตรฐาน (International
Organization for Standardization: ISO) โดยคณะกรรมการวชิ าการชุดท่ี 46 คณะอนุกรรมการวชิ าการกลุมท่ี 11 (ISO
TC46/SC11) เปนผรู ับผิดชอบการพัฒนา กลา วถงึ กฎหมายของประเทศไทยทเี่ กยี่ วกับการจัดการเอกสาร เชน พระราช
บัญญัติจดหมายเหตุแหง ชาติ พ.ศ.2556 พระราชบญั ญตั ิขอมูลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540 ระเบียบสำนกั นายกรัฐมนตรี
วา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบบั แกไ ขเพมิ่ เติม (ฉบบั ที่ 2) 2548, (ฉบับที่ 3) 2560, (ฉบบั ที4่ ) 2564 ตลอดจน
เสนอแนวทางการปฏบิ ตั ติ ามกฎหมายในบริบทของหนวยงานภาครฐั ในประเทศไทย

157

มาตรฐาน

มาตรฐาน คือ ฉนั ทามติของกลุมบคุ คล/คณะ/องคก าร ท่ีกำหนดเปนกรอบหรือแนวทางรวมกันขึ้น เพือ่ ชวยใหคนและ
องคก ารมคี วามเขา ใจทต่ี รงกัน และใชเปน เคร่ืองมอื ในการส่อื สาร, การวัด, การคา และการผลิต ทำใหเ กิดการพัฒนาไปใน
ทิศทางตรงกนั และสามารถทำงานรว มกันได มาตรฐานชว ยตอบคำถามพ้ืนฐานวา “อะไรคอื วิธีทด่ี ีท่ีสุดในการทำสิง่ นี้”
(ISO, 2022)

มาตรฐานแบง ไดเปน 2 ประเภทใหญๆ คือ

1) มาตรฐานเชงิ นติ นิ ัย (De jure) คอื มาตรฐานท่ีกำหนดขึ้นโดยสถาบันกำหนดมาตรฐาน เชน ISO, สำนักงาน
มาตรฐานผลติ ภัณฑอ ตุ สาหกรรม (สมอ.) มาตรฐานทป่ี ระกาศโดยหนว ยงานลกั ษณะนเ้ี ปน มาตรฐานอยา งเปน
ทางการ และมักมีการรบั รองมาตรฐานดวย โดยมาตรฐานสากลอาจถกู นำมาเปนแนวทางในการพฒั นามาตรฐาน
ระดับชาติ เชน ANSI และ NIST ของสหรฐั อเมรกิ า และ BSI ขององั กฤษ ทีพ่ ฒั นามาจาก ISO

2) มาตรฐานเชงิ พฤตนิ ยั (De facto) คอื มาตรฐานท่ีไมไ ดก ำหนดขนึ้ อยางเปนทางการโดยสถาบันกำหนดมาตฐาน
แตไ ดรบั การยอมรับอยา งแพรหลายจากหนวยงานลักษณะเดยี วกนั หรอื เกดิ ขนึ้ จากความนิยมใชง าน เชน
มาตรฐานระบบปฏบิ ตั กิ าร Windows หรอื กำหนดขนึ้ โดยสถาบนั วชิ าชพี เชน หอจดหมายเหตแุ หงชาต,ิ สมาคม
วชิ าชพี หรอื บางครั้งก็เปน แนวปฏบิ ัติรว มกนั ทไ่ี มไดม ชี ่ือเรยี กวา มาตรฐาน แตใชวารายงานทางเทคนิค (Technical
reports) เชน ISO-TR 13028 ซง่ึ กำหนดขน้ึ โดย ISO

มาตรฐานการจดั การเอกสารไมว า จะเปนแบบนิตนิ ยั หรอื พฤตนิ ยั มักระบุถึง หลักการ หรอื รายละเอียดกระบวนการจดั การ
เอกสาร หรอื ความตองการสำหรับระบบ RMS เสมอ

ประโยชนท ี่ไดรับจากการพฒั นาและสงเสรมิ มาตรฐาน (กระทรวงอุตสาหกรรม, 2559; British standards institution,
2019; ISO, 2022; Hofman, 2005) คือ

ดา นองคก าร
● สนับสนุนการทำงานรว มกนั ระหวา งระบบหรือแพลตฟอรม ตา งๆ (Interoperability)
● ปรบั ปรุงประสิทธิภาพการทำงาน สงเสรมิ วัฒนธรรมการแกไขพัฒนาอยางตอ เนื่อง
● ลดตน ทุน เม่ือระบบการทำงานเปนมาตรฐาน คาใชจา ยทเ่ี กดิ จากความผิดพลาดกน็ อยลง ทำใหประหยดั คา ใชจ า ย
ในระยะยาว
● ลดความเสีย่ งทางธรุ กจิ ทำใหรูวา ทรพั ยากรไปอยางสมเหตสุ มผลหรือไม องคก รมีความย่งั ยืนมากข้ึน
● กอใหเกดิ ภาพลักษณท ดี่ แี กองคก ร ผลติ ภัณฑและบรกิ าร ไดร ับการยอมรบั ในระดับสากล เพราะมาตรฐานกเ็ ปน
เสมอื นแนวปฏบิ ตั ิทีด่ ที ่ีสุด ท่คี วรทำตามจากประสบการณข องทั่วโลก
● ทำใหส ามารถปฏิบตั ิตามกฎหมายและขอ บงั คับทเ่ี กย่ี วของไดดีขนึ้
● ใชตรวจสอบการรบั รองมาตรฐาน เพอื่ สรา งการยอมรับในวงกวาง

158 การจัดการเอกสาร | Records Management

ดานผปู ฏิบตั งิ าน
● มกี ารทำงานเปนระบบ เพมิ่ ประสิทธภิ าพในการทำงาน
● เปนกรอบการทำงาน ชว ยใหแนวทางในการดำเนินโครงการหรือแผนงาน มีการทำงานอยางเปนขัน้ ตอน ถกู ตอ ง
ครบถว น
● ใชบริหารความเสีย่ งทตี่ อ งเผชิญในขณะท่กี ารดำเนนิ งาน ลดความผิดพลาดของการทำงาน
● แสดงใหเห็นถงึ คุณภาพของสง่ิ ทีท่ ำกบั ลกู คา และชว ยใหเหน็ วิธีการปฏบิ ตั ิท่ดี ที ี่สุดในองคก ร
● มจี ติ สำนกึ ในเรือ่ งของคุณภาพมากขน้ึ มวี นิ ยั ในการทำงาน
● พัฒนาการทำงานเปนทมี หรอื เปน กลมุ มกี ารประสานงานท่ดี ี
● สามารถพฒั นาตนเองตลอดจนเกิดทศั นคตทิ ีด่ ีตอ การทำงาน

ดานลูกคา/ผรู บั บริการ
● ทำใหม นั่ ใจไดวา สินคา บรกิ าร มคี ุณภาพตามทต่ี องการ
● สะดวกประหยดั เวลาและคาใชจ ายโดยไมต อ งตรวจสอบคณุ ภาพซ้ำ
● ไดร ับการคุม ครองดา นคณุ ภาพความปลอดภยั และการใชงาน

อยางไรกด็ กี ารนำมาตรฐานใดๆมาใช ควรคำนงึ ถึงประเดน็ ดงั น้ี

● ความยืดหยนุ บางคร้ังการพัฒนาหรือประยกุ ตใชม าตรฐาน ก็ทำใหข าดความยืดหยนุ ในการทำงาน ทงั้ ยังทำใหผูก
ติดกับเทคโนโลยีหรือวิธีการแบบเกาๆได

● ความสับสน จากมาตรฐานทแ่ี ตกตางหรือทับซอนกัน เชน มาตรฐานสากลอาจใชค ำศพั ทแ บบหนึง่ มาตรฐาน
เฉพาะหนวยงานใชค ำศัพทอีกอยา งหนง่ึ

● ไมสอดคลองกบั สภาพความเปน จรงิ เพราะมาตรฐานมกั อยบู นฐานทางทฤษฏีมากกวา ปฏิบัติ มาตรฐานทม่ี าก
เกิดนไป อาจทำใหเกดิ ความสับสนและเปน ไปไดย ากในโลกของความจริง

● คาใชจ าย ในการพฒั นา ปรับปรุง หรอื ปฏบิ ัติตามมาตรฐาน ลว นมคี าใชจายดวยกันท้ังส้ิน บางคร้ังกด็ เู หมือนจะ
เปนการสิ้นเปลอื งเสียดว ยซ้ำ

มาตรฐานพบไดทั่วไปในชีวิตประจำวันของเรา นบั ตง้ั แต ขนาดรองเทา, รูปแบบการเขยี นวันท่ี-เวลา, ปลก๊ั ไฟ ฯลฯ ไปจนถึง
กระบวนการทำงาน หรือแมกระท่งั การเปลยี่ นแปลงของสภาพภมู ิอากาศ การจดั การเอกสารกเ็ ชน กนั ทม่ี ีมาตรฐานตง้ั แต
ระดับสากล, ประเทศ, องคการ ซึง่ มปี ระโยชนในการตดั สินใจเลอื กหรอื พัฒนาระบบการจดั การเอกสาร ซอรฟแวร หรอื
โปรแกรมประยุกตสำหรับองคก าร

มาตรฐานและกฎหมายทเี กยี วขอ้ งกับการจดั การเอกสาร 159

ISO 15489-1:2016

ISO 15489-1:2016 Information and documentation-Records management เปนมาตรฐานสากลสำหรบั การ
จัดการเอกสาร มีเปาหมายเพอื่ การประยกุ ตใ ชใ นการจดั ทำ การจบั เกบ็ การจดั การเอกสาร ทกุ โครงสรา ง หรอื รูปแบบ ใน
ทกุ ธรุ กจิ และทกุ สภาพแวดลอมทางเทคโนโลยี แตไ มร วมถงึ การจัดการเอกสารจดหมายเหตุ โดยหอจดหมายเหตุ

มาตรฐานนี้พัฒนามาจาก AS4390-1996 ซ่งึ เปนมาตรฐานการจดั การเอกสารของออสเตรเลยี สำหรบั การจัดทำเอกสารทมี่ ี
คุณภาพ เพ่อื ใหตอบมาตรฐานระบบคณุ ภาพ ISO 9000 (Moro-Cabero, Martín-Pozuelo, & Zazo, 2011) และ
ประกาศใชเ ปน รุน ท่ี 1 ในปค .ศ.2001 ซงึ่ มีสองสวนคือ สว นที่1 หลกั การทั่วไป และ สว นท2่ี แนวปฏิบตั ิ(รายงานเชงิ เทคนิค)
หลังจากที่มีการแผยแพรมาได 15 ป กไ็ ดรบั การปรบั ปรุงแกไ ขดว ยการมสี วนรวมของผเู ชย่ี วชาญจากท่ัวโลก เปนเปน รุน ท2ี่
ในป ค.ศ.2016 ซึง่ มเี ฉพาะสว นท่ี 1 โดยไมม ีสว นท่ี 2 เน่ืองจากแนวคดิ และคำแนะนำทง้ั หมดที่กลา วถงึ ในรายงานเชงิ
เทคนิคไดรวมอยใู นมาตรฐานอื่นๆแลว โดยขณะเดียวกนั ISO กำลงั พฒั นามาตรฐานการประเมินคณุ คาสำหรับการจดั การ
เอกสาร และมาตรฐานการออกแบบระบบการจัดการเอกสารเพื่อทดแทนรายงานเชงิ เทคนคิ ดว ย (Bustelo, 2016)

Elizabeth Gasiorowski-Denis (2016) ชีแ้ จงวา การเปลย่ี นแปลงภมู ทิ ศั นของการจดั การเอกสารในยคุ ดิจทิ ลั ทำให
แนวคิดและหลักการของ ISO 15489-1 ถกู ออกแบบมาเพ่อื ใหส ามารถจัดทำ จบั เก็บ และจัดการเอกสาร ในสภาพแวดลอม
แบบดจิ ทิ ัลได แตก ม็ ิไดละเลยตอ การจดั การเอกสารทเ่ี ปน กระดาษหรอื แบบผสม (Physical/Digital) มหิ นำซ้ำยงั สามารถนำ
ไปใชแ ละนำไปใชอ ยางสมดุลอีกดวย

ISO ออกมาตรฐานมาเพือ่ เปนตัวแบบหรือแนวทาง มากกวา จะเปนขอกำหนดเฉพาะ (Specific requirements) สำหรบั
ระบบการตรวจสอบประเมนิ ผล เชน เดยี วกันในป ค.ศ.2011 สภาการจดหมายเหตุระหวา งประเทศ (The international
council on archives: ICA) ไดป ระยุกตใช ISO 16175 พฒั นาเปน ICA-Req: Principles and functional
requirements for records in electronic office environments: guidelines and training material เพือ่ เปน
แนวทางการปฏิบัติงาน มไิ ดใชเพ่ือระบบทดสอบหรือการออกใบรับรอง

ISO 15489-1:2016 มีสาระสำคญั คือ (1)ใหแนวทางในการกำหนดความรับผิดชอบขององคก าร เกี่ยวกับนโยบายเอกสาร
ข้ันตอนการทำงาน, ระบบ, กระบวนงานเอกสาร, (2)ใหแนวทางการจัดการเอกสาร ท่ีสนับสนุนกรอบกระบวนการคุณภาพ
การทำงาน ที่สอดคลองกบั ISO 9001 และ ISO 14001, (3)ใหแ นวทางในการออกแบบระบบเอกสารและการนำไปปฏบิ ัติ
ประกอบไปดวย 9 หวั ขอคือ

1.ขอบเขต ระบวุ าขอบเขตของมาตรฐาน ครอบคลุม 5 เรื่อง คอื

● เอกสาร, ขอมลู อภพิ ันธุ (Metadata) สำหรับเอกสาร และระบบเอกสาร
● นโยบาย, การกำหนดความรับผิดชอบ, การตรวจสอบเฝาระวงั , การฝกอบรม เพ่อื สนบั สนนุ การจัดการเอกสารได

อยางมปี ระสิทธิภาพ
● การวิเคราะหบ รบิ ททางธรุ กิจและการกำหนดความตองการเอกสาร

160 การจดั การเอกสาร | Records Management

● การควบคมุ เอกสาร
● กระบวนการจัดทำ จบั เกบ็ และบรหิ ารเอกสาร

2.มาตรฐานอางองิ (Normative references) ไมมกี ารอา งอิงมาจากมาตรฐานอน่ื

3.คำศัพทและนิยาม ระบคุ ำศพั ทและนยิ ามความหมาย จำนวน 19 คำ เชน Business classification scheme,
Disposition authority, Record(s)

4.หลกั การจดั การเอกสาร มดี งั นี้

● การจัดทำ จับเกบ็ และการบรหิ ารเอกสาร เปนสวนสำคัญในบรบิ ทการดำเนนิ ธุรกิจ ฺ
● เอกสาร ไมวาจะมรี ปู แบบหรอื โครงสรา งใด หากมีคุณลกั ษณะ คอื มคี วามจรงิ แท (Authenticity), ความนา เชอ่ื ถือ

(Reliability), บรู ณภาพ (Integrity), ใชงานได (Useability) ถือเปน หลักฐานท่ีเชอื่ ถอื ไดใ นทางธรุ กจิ
● เอกสารประกอบดวย เน้อื หา และขอมูลอภพิ นั ธุทอี่ ธบิ าย เน้ือหา, บรบิ ท และโครงสรางของเอกสาร รวมถงึ ขอมูล

เกย่ี วกับการจัดการตางๆ
● การตัดสนิ ใจเกี่ยวกบั การจัดทำ จับเก็บและบริหารเอกสาร ขนึ้ อยกู ับการวเิ คราะหและการประเมนิ ความเส่ยี งของ

กจิ กรรมทางธุรกิจ ในบรบิ ทของการดำเนนิ งาน กฎหมาย ระเบยี บ และบรบิ ททางสงั คม
● ระบบสำหรับการจัดการเอกสาร ไมวา จะอัตโนมัติหรอื ไมก็ตาม ตองประยกุ ตใ ชเพ่อื การควบคมุ เอกสารและดำเนนิ

การในกระบวนการจัดทำ จับเกบ็ และบรหิ ารเอกสาร โดยขนึ้ อยกู ับนโยบาย, ความรับผดิ ชอบ, การกำกบั ตดิ ตาม
และประเมนิ ผล รวมถึงการฝกอบรม เพื่อใหเปนไปตามขอกำหนดความตองการเอกสารขององคก ร (Records
requirements)

5.เอกสารและระบบเอกสาร กลา วถงึ การอธบิ ายความหมายและคุณลักษณะของเอกสาร ซง่ึ ตอ งมี 4 ประการ คือ ความ
จริงแท, นาเชอื่ ถอื , บรู ณภาพ, ใชงานได และไมส ามารถจดั การเอกสารไดหากขาดขอ มลู อภิพันธทุ ่ีครบถวน

การจัดการเอกสารตองมีระบบเอกสาร ซง่ึ ตองมลี ักษณะ คือ นาเชอื่ ถอื (Reliable), ปลอดภัย (Secure), เปนไปตามความ
ตอ งการทางธุรกจิ ระเบยี บ กฎหมาย (Compliant), ครอบคลุมทุกกจิ กรรมเกย่ี วกบั เอกสาร (Comprehensive), ดำเนนิ
การอยา งเปน ระบบ (Systematic)

6.นโยบายและความรบั ผิดชอบ ระบุวา นโยบายและความรับผดิ ชอบควรสนับสนนุ การปฏบิ ัติตามขอกำหนดสำหรับการจดั
ทำ จับเกบ็ และบรหิ ารเอกสาร ตลอดจนการออกแบบ ใชง าน บรหิ ารระบบเอกสาร โดยควรกำหนดข้นึ สำหรบั ผจู ดั ทำ
เอกสาร, ผูทเี่ กย่ี วของกบั การจัดการเอกสาร และผูใชง านระบบเอกสารอื่นๆ หวั ขอนยี้ ังระบุวา ควรมีการฝก อบรมเก่ยี วกับ
นโยบาย ขัน้ ตอน การดำเนินงานของระบบเอกสารดวย

7.การประเมินคุณคา คือ กระบวนการประเมินกิจกรรมทางธุรกิจ เพ่ือกำหนดวาเอกสารใดทจี่ ำเปน ตอ งจดั ทำ จับเกบ็ และ
ควรเกบ็ รักษาเอาไวนานเทาใด ในสว นนกี้ ลาวถงึ ขอบเขตของการประเมนิ คณุ คา , การทำความเขา ใจธรุ กจิ หรอื องคการ, การ

มาตรฐานและกฎหมายทเี กยี วข้องกับการจัดการเอกสาร 161

กำหนดความตองการเอกสารขององคการ โดยการวเิ คราะหกจิ กรรมทางธรุ กิจและบริบทขององคก าร, และการนำขอ
กำหนดความตองการไปใช

8.การควบคุมเอกสาร ควรพัฒนาใหตรงกบั ขอ กำหนดความตอ งการเอกสารขององคการ การควบคุมเอกสารควบประกอบ
ดว ยเคารางขอ มลู อภพิ ันธุ (Metadata schemas) สำหรับเอกสาร, แบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร (Business
classification schemes), กฎเกณฑการเขา ถึงและอนุญาต, การอนุมตั ทิ ำลายเอกสาร

9.กระบวนการ จัดทำ, จับเก็บ และบรหิ ารเอกสาร ควรบูรณาการกับขนั้ ตอนการทำงาน ระบบเอกสาร ตลอดจนการควร
คมุ เอกสารตามความเหมาะสม โดยตองมีนโยบาย ความรับผดิ ชอบ ขัน้ ตอน และการฝก อบรมทเี่ หมาะสม ในหัวขอนกี้ ลาว
ถงึ

● การจดั ทำเอกสาร
● การจบั เก็บเอกสาร
● การจดั หมวดหมแู ละทำดัชนี
● การเก็บเอกสาร
● การใชเ อกสาร
● การโยกยายหรือการแปลงเอกสาร (Migration or Conversion)
● การกำจัดเอกสาร

ตวั อยางหนวยงานทไี่ ดรับการรบั รองตามมาตรฐาน ISO 15489-1: 2001 (รนุ ที1่ ) เปนแหงแรกของเอเชยี ในป ค.ศ.2013
คอื ศูนยป ระมวลผลกลางกรมสรรพากร ประเทศอินเดยี (The income tax department's centralised processing
centre: CPC) จากทตี่ อ งประมวลผลเอกสารเพ่ือคืนภาษเี งนิ ไดก วา 47 ลา นฉบับตอป เม่ือนำ ISO 15489-1: 2001 ทำให
ปจจุบัน CPC เปนคลงั เก็บเอกสารภาษีเงินไดอ ิเลก็ ทรอนกิ สท ี่ใหญท สี่ ดุ และสามารถจดั การไดอยางมปี ระสิทธิภาพตลอด
วงจรชวี ิตเอกสาร (The Economic Times, 2013)

มาตรฐานอนื ๆ

นอกจากมาตรฐาน ISO15489-1:2016 ซง่ึ กำหนดสำหรับการจดั การเอกสารโดยตรงแลว จากการสำรวจเว็บไซต
https://www.iso.org/ ในป ค.ศ.2020 พบวายังมมี าตรฐานอืน่ ๆโดยเฉพาะในหมวดหมูมาตรฐานสากลทางสารสนเทศ
ศาสตร (ICS 01.140.20) ทีอ่ าจเกย่ี วของกบั การจดั การเอกสารในแงมมุ อ่ืนๆ เชน

● ISO 13008:2012 Information and documentation -- Digital records conversion and migration
process

● ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for digitization
of records

162 การจัดการเอกสาร | Records Management

● ISO 16175-1:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for
records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles

● ISO 16175-2:2011 Information and documentation -- Principles and functional requirements for
records in electronic office environments -- Part 2: Guidelines and functional requirements for
digital records management systems

● ISO 16175-3:2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for
records in electronic office environments -- Part 3: Guidelines and functional requirements for
records in business systems

● ISO 17068:2017 Information and documentation -- Trusted third party repository for digital
records

● ISO/TR 18128:2014 Information and documentation -- Risk assessment for records processes
and systems

● ISO 22310:2006 Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating
records management requirements in standards

● ISO 23081-1:2017 Information and documentation -- Records management processes --
Metadata for records -- Part 1: Principles

● ISO 23081-2:2009 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2:
Conceptual and implementation issues

● ISO/TR 23081-3:2011 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 3:
Self-assessment method ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -- Work process
analysis for records

● Information and documentation — Work process analysis for records — Technical Corrigendum
1

● ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records --
Fundamentals and vocabulary

● ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records --
Requirements

● ISO 30302:2015 Information and documentation -- Management systems for records --
Guidelines for implementation

รวมถงึ มาตรฐานท่อี ยรู ะหวา งการพฒั นาและควรติดตามความคืบหนา เชน

มาตรฐานและกฎหมายทีเกียวขอ้ งกับการจดั การเอกสาร 163

● ISO/AWI 16175-2 [Under development] Information and documentation -- Principles and
functional requirements for records in electronic office environments --Part 2: Guidelines and
functional requirements for digital records management systems

● ISO/AWI 16175-1 [Under development] Information and documentation -- Principles and
functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and
statement of principles

● ISO/AWI TR 21946 [Under development] Information and documentation -- Appraisal for
managing records

● ISO/DTR 21965 [Under development] Information and documentation -- Records management
in enterprise architecture

● ISO/DTR 22428 [Under development] Information and documentation -- Records management
in the cloud: Issues and concerns

● ISO/AWI 30300 [Under development] Information and documentation -- Records management --
Core concepts and vocabulary

● ISO/DIS 30301 [Under development] Information and documentation -- Management systems
for records -- Requirements

กฎหมาย

ในประเทศท่ีพัฒนาแลว คอ นขา งใหความสำคญั กับการจัดการเอกสารจดหมายเหตุ โดยเฉพาะเอกสารของภาครัฐ ซง่ึ
เกยี่ วของกับการบรหิ ารราชการแผน ดนิ กฎหมาย และธรรมาภิบาล โดยมกี ารตรากฎหมายเพอื่ ปกปก รักษาเอกสารสำคญั
หรือเอกสารประวัตศิ าสตรข องรฐั มีบทบัญญัตใิ หหอจดหมายเหตหุ รอื หนว ยงานระดบั ชาตทิ ำหนาทจ่ี ัดการเอกสารสำคัญ
ของชาติ เพือ่ ใหประชาชนสามารถเขาถงึ และใชป ระโยชนไดต ลอดไป เชน ประเทศองั กฤษมกี ารตรากฎหมายเกี่ยวกบั
เอกสารมากวา 100 ป (The public record office act 1838), ประเทศออสเตรเลยี มกี ฎหมาย Archives act 1983,
ประเทศญ่ปี ุนมี Public records and archives management act :Act No. 66 of 2009 กฎหมายลักษณะเชน นมี้ ักมี
บทบัญญัตกิ ำหนดใหเ อกสารสำคญั ของของรัฐ ตอ งไดร บั การคุม ครอง มีการกำหนดอายุจดั เกบ็ และเปด เผยขอ มลู กำหนด
แนวปฏิบตั เิ กยี่ วกบั การจัดการเอกสาร เชน การจัดเรียง การสงวนรกั ษา การใชเ อกสาร กำหนดบทบาทหนา ที่ใหหอ
จดหมายเหตแุ หง ชาติทำหนา ทจี่ ัดการเอกสารสำคญั ของชาติ เพอื่ ใหป ระชาชนสามารถเขาถงึ และใชประโยชนไ ดต ลอดไป

สำหรับประเทศไทยแมจ ะมีการกอ ตัง้ หอจดหมายเหตุแหง ชาติมาต้ังแตป  พ.ศ.2495 แตก็ยงั ไมมกี ารตราเปน พระราชบญั ญตั ิ
เพือ่ กำหนดใหหนว ยงานของรัฐตองดำเนนิ การเกีย่ วกบั เอกสารจดหมายเหตอุ ยางชดั เจน มเี พยี งระเบยี บสำนักนายก
รัฐมนตรีวา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 (ยกเลกิ ) พ.ศ.2526 และ พ.ศ.2548 (ปรับปรุง) จนกระทงั่ ในปพ .ศ. 2556 จงึ ไดมี

164 การจัดการเอกสาร | Records Management

การออกพระราชบัญญัติจดหมายเหตแุ หง ชาตขิ ้นึ ซง่ึ มีผลบงั คับใชกับหนวยงานของรฐั ท้งั หมด สำหรบั หวั ขอน้ีจะกลาวถึง
กฎหมายทเ่ี กี่ยวกับการจัดการเอกสารของไทย

พระราชบัญญัติจดหมายเหตแุ ห่งชาติ พ.ศ.2556

พรบ.จดหมายเหตุแหงชาติ ตราขึน้ เมอื่ วนั ที่ 28 กมุ ภาพันธ พ.ศ.2556 ประกาศใชใ นราชกจิ จานุเบกษา เลม ท่ี 130 วันที่ 13
มนี าคม 2556 ในสว นหมายเหตไุ ดแ สดงทีม่ าและเจตนารมณข องกฎหมายฉบับน้ีวา “โดยทเ่ี อกสารจดหมายเหตเุ ปนขอ มูลที่
แสดงและอธิบายถึงขอเทจ็ จริง รวมทัง้ ความเปนมาทเ่ี กดิ ข้ึนในอดีต การเก็บรกั ษาและอนุรักษเอกสารดงั กลาวไวใหม ีสภาพ
สมบูรณห รือเกิดความชำรุดเสยี หายนอยท่ีสดุ เพ่ือเปน มรดกทางวัฒนธรรมทีม่ ีคุณคาทางประวัตศิ าสตรของชาติจงึ มีความ
สำคัญ สมควรกำหนดใหมรี ะบบการเกบ็ รักษา อนุรกั ษ และการคุมครองเอกสารจดหมายเหตุ ตลอดจนใหมีหอจดหมายเหตุ
แหงชาติเพือ่ เปน สถานท่ีเกบ็ รกั ษา อนุรกั ษ และใหบรกิ ารแกประชาชนในการศึกษา การคน ควา หรือการวิจัยเอกสาร
จดหมายเหตุ จงึ จำเปน ตองตราพระราชบญั ญตั ิน”ี้ พรบ.จดหมายเหตุแหงชาติ ประกอบดว ย 32 มาตรา แบง เปน 5 หมวด
คอื

หมวด 1 เอกสารจดหมายเหตุ ตง้ั แตมาตรา 6 ถงึ มาตรา 11 มเี นือ้ หาระบุอำนาจหนา ที่ของกรมศลิ ปากรในการดำเนนิ การ
เกยี่ วกบั เอกสารจดหมายเหตุ คือ การประเมนิ คุณคาเอกสาร การจัดทำทะเบียนเอกสารจดหมายเหตุ ใหคำแนะนำหนวย
งานของรัฐในการจัดทำตารางเกบ็ รักษาเอกสารราชการ จัดทำคมู อื ทางวชิ าการและทางบริหารเพ่ือสนบั สนนุ การเกบ็ รกั ษา
เอกสาร พฒั นาระบบการจดั เก็บเอกสารและระบบการใหบริการเอกสารจดหมายเหตุ ระบถุ ึงลกั ษณะของเอกสารราชการท่ี
มคี ุณคาซง่ึ หนวยงานของรฐั ตองเกบ็ รักษาและสง มอบใหแ กกรมศิลปากร โดยหนว ยงานของรัฐตองดแู ลรักษารกั ษาเอกสาร
ไวใหค รบถวนสมบูรณแ ละสามารถตรวจสอบอา งองิ ได เม่อื หนว ยงานสง มอบเอกสารใหกับกรมศลิ ปากร และกรมศลิ ปากร
ประเมินคณุ คา แลว ตองจัดทำทะเบยี นไวเปนเอกสารจดหมายเหตุ และเกบ็ รักษาไวใ นหอจดหมายเหตแุ หง ชาติ หากหนวย
งานเจาของเอกสารเดิมประสงคจ ะเก็บไวเองใหทำความตกลงกบั กรมศิลปากร สำหรบั เอกสารทป่ี ระเมินแลววาไมม ีคณุ คา
เปน เอกสารจดหมายเหตุใหก รมศิลปากรดำเนนิ การทำลายตอ ไป ในกรณีเอกสารสวนบุคคลที่อาจมคี ณุ คาเปน เอกสาร
จดหมายเหตุ กรมศิลปากรสามารถขอเขา ตรวจสอบ ประเมนิ คณุ คา รบั มอบ นำมาเกบ็ รกั ษาหรอื ทำสำเนา บนั ทึกราย
ละเอียดไวเปน หลกั ฐาน อนุรักษไวทหี่ อจดหมายเหตุแหง ชาตไิ ด แตท ง้ั นต้ี องคำนึงถึงการคุม ครองขอมลู สวนบคุ คลตามหลัก
เกณฑและวิธกี ารทีก่ ฎหมายกำหนด

หมวด 2 หอจดหมายเหตแุ หงชาติ ตง้ั แตมาตรา 12 ถงึ มาตรา 16 มสี าระสำคญั คอื กำหนดใหหอจดหมายเหตแุ หงชาติ
เปน แหลงเก็บรักษา อนรุ กั ษ และใหบรกิ ารการศึกษา การคนควา หรือทำการวจิ ัยเอกสารจดหมายเหตุ มหี นาที่ 11
ประการ โดยเปนหนา ทต่ี ามหลกั การจดหมายเหตสุ ากล เชน การจัดหา จัดหมวดหมู จดั ทำเคร่ืองมอื ชวยคน ใหบรกิ าร
สนับสนุนงานดานวชิ าการแกห อจดหมายเหตุของหนวยงานรฐั ทอ งถนิ่ และเอกชน รวมถงึ หนา ท่ีซ่ึงเปน ลักษณะเฉพาะของ
หอจดหมายเหตแุ หงชาติไทย คือ การจดบันทึกเหตกุ ารณเกยี่ วกับพระราชพิธี รฐั พิธีและศาสนพิธี การรวบรวมเอกสาร
เหตุการณสำคญั ของชาติ

มาตรฐานและกฎหมายทเี กียวข้องกบั การจัดการเอกสาร 165

หมวด 3 การคุม ครองเอกสารจดหมายเหตุ ตงั้ แตม าตรา 17 ถงึ มาตรา 23 ระบขุ อ หา มเกี่ยวกบั เอกสารจดหมายเหตุ เชน
หามแกไข ดัดแปลง หา มผใู ดซอ มยกเวน ซอ มโดยกรมศิลปากรหรือไดรับอนุญาตจากอธิบดี หามสง หรอื นำออกนอกประเทศ
หามทำปลอม ในหมวดนี้ยังกำหนดใหสำเนาของเอกสารจดหมายเหตุทไ่ี ดร บั การรับรองความถูกตอ งโดยอธิบดี สามารถใช
เปนพยานเอกสารในศาลแทนตนฉบับได

หมวด 4 กองทุนสงเสรมิ งานจดหมายเหตุ ตง้ั แตม าตรา 24 ถึง 28 กำหนดใหจ ดั ต้งั กองทุนสงเสริมงานจดหมายเหตุ
ในกรมศิลปากร เพอ่ื ใชเ ปนทนุ สำหรบั กจิ การดา นเอกสารจดหมายเหตุ มคี ณะกรรมการกองทุนทำหนาทบ่ี รกิ ารจัดการ
ตลอดจนชว ยเหลอื สนบั สนนุ การดำเนนิ งานของหอจดหมายเหตุแหงชาติ

หมวด 5 บทกำหนดโทษ ต้งั แตมาตรา 17 ถงึ มาตรา 32 กำหนดบทลงโทษผทู ฝี่ าฝน ผลติ หรือทำซ้ำเอกสารจดหมายเหตุ
แกไขหรือดดั แปลง ทำลาย ทำใหเสียหาย หรอื ทำใหเ สอ่ื มคา ซื้อ ขาย แลกเปลี่ยน จำหนาย หรอื รับไว ทำปลอม ซอมแซม
โดยไมไดรบั อนุญาต สง หรือนำเอกสารจดหมายเหตอุ อกนอกราชอาณาจักร โดยมีโทษจำคุกสงู สดุ 5 ป ปรับหนง่ึ แสนบาท
หรอื ทงั้ จำทัง้ ปรับ

พระราชบัญญตั ขิ อ้ มลู ข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540

พระราชบญั ญตั ิขอมูลขา วสารของราชการ พ.ศ.2540 หรอื ทจี่ ะเรยี กโดยยอ ตอ จากน้ีวา พรบ.ขอมูลขาวสารฯ เปน กฎหมาย
ทมี่ ีบางมาตราเกย่ี วขอ งกับการจดั การเอกสารภาครัฐ พระราชบัญญัติฉบบั น้ี เปนผลสบื เน่อื งจากรัฐธรรมนูญแหงราช
อาณาจกั รไทย พ.ศ. 2540 ที่มาตรา 58 บญั ญัติวา "บคุ คลยอมมสี ิทธไิ ดรับทราบขอ มลู หรอื ขาวสารสาธารณะในครอบครอง
ของหนวยราชการ หนว ยงานของรัฐ รฐั วสิ าหกิจ หรือราชการสวนทอ งถน่ิ เวนแตก ารเปด เผยขอมลู นนั้ จะกระทบตอ ความ
มนั่ คงของรัฐความปลอดภยั ของประชาชนหรอื สว นไดเสยี อันพึงไดร บั ความคมุ ครองของบคุ คลอ่ืน ทัง้ น้ี ตามทกี่ ฎหมาย
บัญญตั ิ"

พรบ.ขอมูลขา วสารฯ ประกอบดว ย 43 มาตรา แบง เปน 7 หมวด และบทเฉพาะกาล คอื

หมวด 1 การเปด เผยขอมูลขาวสาร

ตั้งแตม าตรา 7 ถงึ มาตรา 13 ระบุขอ มูลขา วสารของราชการที่ตอ งเปด เผย และมวี ธิ กี ารปฏิบัติในการเปดเผยอยางไร
กำหนดใหห นวยงานของรฐั รวมรวมและจดั ใหมีขอ มลู ขา วสารไวเ ผยแพรหรือจำหนาย ณ ท่ที ำการของหนว ยงานของรัฐ

หมวด 2 ขอ มูลขาวสารทีไ่ มต อ งเปดเผย

ต้ังแตม าตรา 14 ถงึ มาตรา 20 ระบุลักษณะของขอมลู ขา วสารทไ่ี มตองเปดเผย เชน ขอ มลู ทอี่ าจกอ ใหเ กดิ ความเสียหายตอ
สถาบันพระมหากษัตรยิ , เกิดความเสียหายตอ ความม่ันคงของประเทศ, เกิดอนั ตรายตอ ชวี ติ หรือความปลอดภยั ของบคุ คล
หน่ึง และวธิ ปี ฏิบตั ิเกี่ยวกับขอมูลขาวสารทไี่ มตองเปด เผย

หมวด 3 ขอ มลู ขา วสารสวนบุคคล

166 การจดั การเอกสาร | Records Management

ต้ังแตม าตรา 21 ถงึ มาตรา 25 กำหนดวิธกี ารปฏิบตั เิ กีย่ วกับการจัดระบบขอ มูลขาวสารสารบคุ คล การเปดเผยขอมลู
ขา วสารสวนบคุ คล สิทธิของบคุ คลในการรูขอ มูลขา วสารสวนบคุ คลท่ีเกี่ยวกับตน การแกไ ขเปลี่ยนแปลง หรือลบขอ มลู
ขาวสารสวนบคุ คล

หมวด 4 เอกสารประวัตศิ าสตร

เปน หมวดท่ีเกย่ี วของกับการจดั การเอกสารมากท่ีสดุ กลา วคือ มาตรา 26 ขอ มลู ขาวสารของราชการที่หนวยงานของรฐั ไม
ประสงคจะเกบ็ รักษาหรอื มีอายุครบกำหนดตามวรรคสองนบั แตวันท่ีเสร็จสนิ้ การจัดใหม ขี อ มูลขา วสารนนั้ ใหหนวยงานของ
รฐั สง มอบใหแกห อจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศลิ ปากร หรือหนวยงานอืน่ ของรฐั ตามที่กำหนดในพระราชกฤษฎกี า เพื่อคัด
เลอื กไวใหประชาชนไดศึกษาคน ควากำหนดเวลาตองสงขอมลู ขา วสารของราชการตามวรรคหนึง่ ใหแยกตามประเภทดังน้ี

1) ขอมลู ขา วสารของราชการตามมาตรา 14 เม่อื ครบเจ็ดสิบหา ป

2) ขอ มลู ขาวสารของราชการตามมาตรา 15 เมือ่ ครบย่สี บิ ปกำหนดเวลาตามวรรคสอง อาจขยายออกไปไดใ นกรณีดังตอไป
นี้

2.1)หนวยงานของรัฐยงั จำเปน ตองเกบ็ รกั ษาขอ มลู ขา วสารของราชการไวเอง เพอื่ ประโยชนในการใชสอยโดยตอง
จดั เก็บและจดั ใหประชาชนไดศึกษาคนควา ตามที่จะตกลงกบั หอจดหมายเหตแุ หงชาติกรมศลิ ปากร

2.2)หนว ยงานของรฐั เห็นวา ขอมลู ขาวสารของราชการน้นั ยังไมควรเปดเผยโดยมคี ำส่ังขยายเวลากำกบั ไวเปน การ
เฉพาะรายคำสั่งการขยายเวลาน้ันใหกำหนดระยะเวลาไวดวยแตจ ะกำหนดเกนิ คราวละหา ปไมไดก ารตรวจสอบหรอื ทบทวน
มิใหมีการขยายระยะเวลาไมเปด เผยจนเกนิ ความจำเปนใหเปนไปตามหลักเกณฑแ ละวธิ กี ารที่กำหนดในกฎกระทรวง
บทบญั ญตั ติ ามมาตราน้มี ใิ หใชบ งั คบั กบั ขอมลู ขา วสารของราชการตามทคี่ ณะรัฐมนตรอี อกระเบียบกำหนดใหหนวยงานของ
รัฐหรือเจา หนา ท่ีของรัฐจะตองทำลายหรืออาจทำลายไดโดยไมตองเก็บรกั ษา

หมวด 5 คณะกรรมการขอมลู ขาวสารของราชการ

ตง้ั แตม าตรา 27 ถงึ มาตรา 34 กำหนดใหมีคณะกรรมการขอมลู ขา วสารของราชการ กำหนดองคประกอบอำนาจหนา ท่ี
วาระการดำรงตำแหนง การพน ตำแหนง ของคณะกรรมการฯ

หมวด 6 คณะกรรมการวนิ ิจฉยั การเปด เผยขอ มลู ขา วสาร

มาตรา 35 ถึง มาตรา 39 กำหนดใหมีคณะกรรมการวินจิ ฉยั การเปดเผยขอ มูลขาวสารสาขาตางๆตามความเหมาะสมเชน
ความมั่นคงของประเทศ เศรษฐกิจและการคลังของประเทศ หรือการบังคบั ใชกฎหมาย ระบกุ ารแตงต้ัง อำนาจหนา ท่ี องค
ประกอบ

หมวด 7 บทกำหนดโทษ

มาตรฐานและกฎหมายทเี กียวขอ้ งกับการจัดการเอกสาร 167

มาตรา 40 ถงึ มาตรา 41 ระบุบทกำหนดโทษผูทม่ี ปฏบิ ัติตามคำสั่งของคณะกรรมการขอ มลู ขา วสารของราชการ และผู
ฝาฝนหรือไมปฏิบตั ิตามขอ จำกดั หรือเง่ือนไขท่ีเจาหนาทีข่ องรัฐกำหนด

พระราชบัญญัติว่าดว้ ยธรุ กรรมทางอิเลก็ ทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 และฉบับแก้ไขเพิมเติม (ฉบับที 2) พ.ศ.
2551 (ฉบับที 3) พ.ศ. 2562 (ฉบับที 4) พ.ศ. 2562

พระราชบญั ญตั ิวาดวยธุรกรรมทางอเิ ลก็ ทรอนิกส พ.ศ. 2544 และฉบบั แกไ ขเพ่ิมเตมิ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2551 (ฉบบั ท่ี 3)
พ.ศ.2562 (ฉบบั ที่ 4) พ.ศ. 2562 หรอื เรยี กโดยยอ วา พรบ.ธุรกรรมทางอเิ ล็กทรอนิกสฯ เปนกฎหมายอีกฉบบั หนึ่งทม่ี สี วน
เกีย่ วของกับเอกสารภาครฐั โดยเฉพาะเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส เหตผุ ลในการประกาศใช พรบ.ฉบับน้ี คอื ทผ่ี านมาในการทำ
ธรุ กรรมตา งๆ ผทู ่ีประสงคจ ะขอรับบริการจากผปู ระกอบการหรอื หนว ยงานใดๆ จะตองทำการพิสจู นและยืนยันตัวตนโดย
การแสดงตนตอ ผใู หบ รกิ ารพรอมกบั ตองสง เอกสารหลักฐาน ซ่ึงเปน ภาระตอ ผใู ชบรกิ ารและผใู หบรกิ าร สมควรกำหนดให
บคุ คลสามารถพิสจู นและยนื ยนั ตัวตนผา นระบบการพสิ จู นและยืนยันตวั ตนทางดจิ ทิ ัลได โดยมกี ลไกการควบคุมดแู ลผู
ประกอบธุรกิจบริการทเ่ี กยี่ วของเพอ่ื ใหระบบดงั กลา วมคี วามนา เชือ่ ถอื และปลอดภัย

พรบ.น้ีรับรองสถานะทางกฎหมายของ ขอ มลู อเิ ลก็ ทรอนกิ สทใี่ ชใ นการทำธุรกรรมหรือสัญญาการรบั รองวิธกี ารสง และรบั
ขอมูลอเิ ล็กทรอนิกส การใชล ายมือช่อื อิเล็กทรอนกิ ส ตลอดจนการรบั ฟง พยานหลกั ฐานทเี่ ปนขอ มลู อิเลก็ ทรอนิกส ใหมีผล
เชน เดยี วกบั การทำสญั ญาตามหลักเกณฑท ี่กฎหมายประมวลกฎหมายแพง และพาณชิ ยกำหนดไว ไดแ ก การทำเปน หนังสอื
หลกั ฐานเปนหนงั สอื การลงลายมือชื่อ เพื่อเปนการสง เสริมการทำธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนกิ สใ หน า เช่อื ถือ และมีผลในทาง
กฎหมายเชน เดียวกบั การทำธรุ กรรมโดยวิธีการทัว่ ไปทเี่ คยปฏิบัติอยเู ดิม ประกอบดว ย 46 มาตรา 6 หมวด มีสาระสำคญั ที่
เกี่ยวของกบั การจดั การเอกสาร ดงั นี้

หมวด 1 ธรุ กรรมทางอเิ ล็กทรอนกิ ส

ตง้ั แตม าตรา 7 ถึง มาตรา 25 เปน การรับรองสถานะทางกฎหมายของขอ มูลอิเลก็ ทรอนิกส ทมี่ ีการรบั การสง ผานสือ่
อิเลก็ ทรอนกิ ส ใหถอื วา เปนหนงั สือ หรอื หลกั ฐานเปนหนงั สอื หรือเอกสารได การยอมรับผลทางกฎหมายของขอ มลู
อเิ ลก็ ทรอนกิ ส (ลายมือชอ่ื อเิ ล็กทรอนกิ ส) ใหถือวา เปนการลงลายมอื ชือ่ ตามกฎหมาย การนำเสนอหรือเก็บรักษาขอความใด
ในสภาพทเ่ี ปน มาแตเ ดิมอยางเอกสารตน ฉบบั ถา ไดน ำเสนอหรือเกบ็ รักษาในรปู ขอมลู อิเล็กทรอนิกสต ามหลกั เกณฑใ หถือวา
เปน เอกสารตน ฉบบั ตามกฎหมาย รวมถงึ หา มมใิ หป ฏิเสธการรบั ฟงขอมูลอิเลก็ ทรอนกิ สเ ปนพยานหลกั ฐานในกระบวนการ
พจิ ารณาตามกฎหมาย การเกบ็ รักษาในรปู ขอมูลอเิ ล็กทรอนกิ สต ามหลักเกณฑทก่ี ำหนด ใหถือวาไดมกี ารเก็บรักษาเอกสาร
หรอื ขอความตามที่กฎหมายตอ งการ

หมวด 2 ลายมือช่อื อิเล็กทรอนิกส

ตงั้ แตม าตรา 26 ถงึ มาตรา 31 ระบุลักษณะของลายมือช่ืออิเล็กทรอนกิ ส ทเี่ ชือ่ ถือได การดำเนนิ การสรา งลายมือช่ือ
อเิ ล็กทรอนิกส การดำเนนิ การของผูใหบรกิ ารออกใบรบั รองเพอ่ื สนบั สนุนลายมือชื่ออิเล็กทรอนกิ ส ใบรับรองหรอื ลายมอื ชอ่ื
อิเลก็ ทรอนกิ สใ หถือวามีผลทางกฎหมายได

168 การจัดการเอกสาร | Records Management

หมวด 3 ธุรกิจบรกิ ารเก่ยี วกับธุรกรรมทางอเิ ล็กทรอนิกส

ตัง้ แตม าตรา 32 ถึง มาตรา 34 กำหนดบคุ คลมสี ิทธิประกอบธุรกจิ บรกิ ารเกีย่ วกับธรุ กรรมทางอเิ ลก็ ทรอนิกส กำหนดใหมี
การตราพระราชกฤษฎีกากำหนดใหการประกอบธรุ กิจบรกิ ารเกย่ี วกับธุรกรรมทางอิเลก็ ทรอนิกสใ ดเปน กจิ การทีต่ องแจง ให
ทราบ ตองขึน้ ทะเบียน หรอื ตอ งไดรับใบอนุญาตกอ นกไ็ ด

หมวด 4 ธรุ กรรมทางอิเลก็ ทรอนกิ สภ าครัฐ

มาตรา 35 กำหนดใหคำขอ การอนญุ าต การจดทะเบียน คำสงั่ ทางปกครอง การชำระเงิน การประกาศ หรอื การดำเนิน
การใดๆ ตามกฎหมายกับหนว ยงานของรัฐหรอื โดยหนว ยงานของรัฐ ถา ไดก ระทำในรูปของขอ มลู อิเล็กทรอนิกสตามหลกั
เกณฑและวิธกี ารท่ีกำหนดไว ใหถ อื วามผี ลโดยชอบดวยกฎหมาย

หมวด 5 คณะกรรมการธุรกรรมทางอิเลก็ ทรอนกิ ส

มาตรา 36 ถงึ มาตรา 43 กำหนดใหมคี ณะกรรมการธุรกรรมทางอเิ ล็กทรอนิกส กำหนดองคประกอบ อำนาจหนา ท่ี วาระ
การดำรงตำแหนง การพน จากตำแหนง ใหจดั ตั้งสำนกั งานคณะกรรมการธรุ กรรมทางอิเล็กทรอนกิ สเ ปน สว นราชการ ทำ
หนา ที่เปน หนวยงานธุรการของคณะกรรมการ

หมวด 6 บทกำหนดโทษ

มาตรา 44 ถงึ มาตรา 46 ระบบุ ทลงโทษของผปู ระกอบธุรกจิ บริการเกี่ยวกบั ธุรกรรมทางอเิ ลก็ ทรอนิกสโ ดยไมแจงหรอื ขึ้น
ทะเบยี นตอ พนกั งานเจาหนา หรอื ฝา ฝน คำส่งั หามการประกอบธุรกิจของคณะกรรมการ หรอื ประกอบธรุ กจิ บรกิ ารโดยไม
ไดรบั ใบอนญุ าต

ระเบียบสํานักนายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และฉบับแกไ้ ขเพิมเติม (ฉบับที 2) 2548,
(ฉบบั ที 3) 2560, (ฉบบั ที 4) 2564

หลังจากการเปล่ียนแปลงการปกครอง พ.ศ.2475 งานสารบรรณกลายเปนเพียงสวนหนงึ่ ของงานบรหิ ารทั่วไป ระบบการ
บรหิ ารงานสารบรรณมีความหลากหลายผสมผสานทง้ั แบบศูนยก ลางและแบบกระจายอำนาจ แตล ะสว นราชการมีระเบียบ
เก่ียวกับหนงั สือราชการเปน ของตนเอง ไมมีหลกั ในการปฏบิ ตั ิทแี่ นน อน ทง้ั ในการจดั ทำ, รบั -สง, จดั เก็บ, คน คืน, ทำลาย
เอกสาร ทำใหไมเ กดิ ระเบยี บไปในทิศทางเดียวกัน ตอมาจงึ มกี ารกำหนดเปนแนวทางเดยี วกัน โดยประกาศใชเ ปน ระเบยี บ
สำนักนายกรฐั มนตรี วา ดว ยงานสารบรรณ พ.ศ.2497 และเปน รากฐานของระเบียบฯฉบับตอ ๆมา คือ

● ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรีวาดว ยงานสารบรรณ พ.ศ.2506 (ยกเลกิ )
● ระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรวี า ดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
● ระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรีวาดว ยงานสารบรรณ (ฉบบั ท่2ี ) พ.ศ.2548
● ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรวี าดวยงานสารบรรณ (ฉบบั ท3ี่ ) พ.ศ.2560

มาตรฐานและกฎหมายทีเกียวขอ้ งกบั การจดั การเอกสาร 169

● ระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรวี าดว ยงานสารบรรณ (ฉบับท่4ี ) พ.ศ.2564

ในหัวขอ นี้จะเรียก ระเบยี บสำนกั นายกรฐั มนตรวี า ดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526, 2548, 2560, 2564 โดยยอวา ระเบียบฯ
วา ดวยงานสารบรรณฯ ในบางกรณี

ระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ ใชบ งั คับแกสวนราชการ ซึง่ หมายความวา กระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน หรือหนว ย
งานอืน่ ใดของรฐั ทัง้ ในราชการบรหิ ารสวนกลาง ราชการบรหิ ารสวนภูมิภาค ราชการบรหิ ารสวนทองถน่ิ หรือในตา งประเทศ
และใหห มายความรวมถงึ คณะกรรมการดวย

ระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ มีทัง้ หมด 90 ขอ เนอ้ื หาแบง ออกเปน 5 หมวด ไดแก

หมวด 1 ชนดิ ของหนังสือ

ตั้งแตข อ 9 ถงึ ขอ 34 มสี าระสำคัญวา ดว ยเรื่องการใหคำอธบิ ายขอบเขตของหนงั สอื ราชการ (ขอ 9) การระบุประเภท
หนังสือราชการ 6 ชนิด (ขอ10) จากนัน้ อธบิ ายรายละเอียดเกยี่ วกบั หนงั สือราชการแตละชนิด เชน การใชก ระดาษ คำขึ้น
ตน เนอ้ื ความ คำลงทา ย (ขอ11-34) หมวด 1 แบงเปน 7 สวน คือ สวนที่ 1 หนงั สอื ภายนอก สว นที่ 2 หนงั สอื ภายใน
สว นท่ี 3 หนังสอื ประทบั ตรา สว นท่ี 4 หนงั สือสั่งการ สวนท่ี 5 หนังสือประชาสมั พนั ธ สว นที่ 6 หนงั สอื ทเี่ จาหนาท่ีทำข้ึน
หรือรบั ไวเปนหลกั ฐานในราชการ และสวนที่ 7 บทเบ็ดเตล็ด

หมวด 2 การรับและสง หนังสือ

ตัง้ แตข อ 35 ถงึ ขอ 51 แบงออกเปน 3 สว น คอื สวนที่ 1 การรบั หนังสือ สว นที่ 2 การสงหนงั สือ มเี นอื้ หาเกี่ยวกบั วธิ ี
การ ขัน้ ตอนการในการรับและสง หนงั สอื การกำหนดบทบาทของเจา หนาทขี่ องหนว ยงานสารบรรณกลาง ลักษณะของ
ทะเบยี นรบั -สง หนงั สอื สวนที่ 3 บทเบ็ดเตลด็ ระบุใหม กี ารสำรวจทะเบียนหนังสือรบั เปน ประจำติดตามเร่อื งวาไดปฏบิ ัตไิ ป
แลว เพียงใด การจัดทำบตั รตรวจคนเพื่อการสะดวกในการคนหา

หมวด 3 การเกบ็ รกั ษา ยืม และทำลายหนงั สือ

ต้งั แตข อ 52 ถึง ขอ 70 แบง ออกเปน 3 สวน คอื สวนท่ี 1 การเก็บรกั ษา กำหนดวธิ ีเกบ็ หนังสอื ระหวา งปฏิบตั ,ิ เกบ็ เม่ือ
ปฏบิ ัตเิ สร็จแลว, เกบ็ ไวเพื่อใชใ นการตรวจสอบ, การจดั ทำบัญชสี ง เก็บ, การลงทะเบียนเกบ็ , กำหนดอายเุ ก็บ, การจดั ทำ
บญั ชสี งมอบการจดั ทำบัญชีฝาก, การจดั สงหนังสือทม่ี ีอายุครบ 20 ป พรอ มทงั้ บญั ชีสงมอบใหหอจดหมายเหตแุ หง ชาติ, ใน
สวนน้ียังระบุแนวทางการรักษาหนงั สือ คอื ตอ งดำเนนิ การอยางระมดั ระวงั , ชำรุดตอ งรีบซอ ม, สญู หายตองหาสำเนาแทน
หากเปนเอกสารกฎหมายหายตองแจง ความ สว นท่ี 2 การยืม ระบวุ ิธีการยมื , บตั รยมื สวนที่ 3 การทำลาย กำหนดวัน
ทำลาย, บญั ชที ำลาย, องคป ระกอบ บทบาท หนาทค่ี ณะกรรมการทำลายหนงั สือ, บทบาทของหอจดหมายเหตุแหงขาติใน
การพิจารณาบัญชีหนังสอื ขอทำลาย

หมวด 4 มาตรฐาน ตรา แบบพมิ พ และซอง

170 การจัดการเอกสาร | Records Management

ตง้ั แตข อ 71 ถึง ขอ 89 มีเนือ้ หาเกย่ี วกบั ขนาด รปู แบบ ลักษณะ สีตราทใ่ี ชในหนงั สือราชการ, กระดาษ, ซอง, ทะเบียน
หนงั สือตา งๆ, สมดุ สง หนงั สือและใบรับหนังสือ, บัญชีตางๆท่ใี ช, บตั รตรวจคน และบตั รยมื หนังสือ

หมวด 5 ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส

เปนหมวดท่ีเพิ่มเตมิ ข้นึ ในระเบยี บฯ ปพ .ศ.2564 (ฉบบั ที่ 4) ต้ังแตขอ 89/1 ถึงขอ 89/5 มีเนอ้ื หาเก่ยี วกับการกำหนดแนว
ปฏบิ ตั กิ ารนำระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสม าใช การรวบรวมและเผยแพรท ่ีอยไู ปรษณยี อ ิเลก็ ทรอนกิ สสำหรับการรบั และ
การสงหนังสืออิเลก็ ทรอนิกสข องสวนราชการ การรบั สง เกบ็ รกั ษา ยมื ทำลาย หนังสอื อิเล็กทรอนกิ สใ ชห ลักการเดยี วกัน
กับทเ่ี ปนกระดาษตามหมวด 2 และหมวด 3 โดยอนโุ ลม การเก็บหนังสืออเิ ลก็ ทรอนกิ ส ในระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส
และการสำรองขอ มูล (Backup) กำหนดใหหนังสอื อิเลก็ ทรอนิกสไ มมอี ายกุ ารเกบ็ หนังสอื โดยปกตใิ หเกบ็ ไวต ลอดไป เวน
แตกรณีมคี วามจำเปนตอ งเพม่ิ พ้นื ทจี่ ดั เก็บในระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สข องสวนราชการ หรอื มเี หตุผลความจำเปนอ่นื
ใด

ภาคผนวก

ประกอบดวย ภาคผนวก 1 การกำหนดเลขทห่ี นังสือออก ภาคผนวก 2 คำขน้ึ ตน สรรพนาม คำลงทา ยในหนังสอื ราชการ
และคำท่ีใชใ นการจา หนา ซอง ภาคผนวก 3 การลงชือ่ และตำแหนง ภาคผนวก 4 หนังสอื ราชการภาษาองั กฤษ ภาคผนวก
5 การกำหนดเลขที่หนังสอื ออกและการออกหนังสือราชการของสว นราชการท่ีประจำในตา งประเทศ ภาคผนวก 6 หลกั
เกณฑและวิธีการปฏิบัตใิ นการรับสง ขอมูลขา วสารและหนงั สือราชการ ดว ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส ภาคผนวก 7
หลักเกณฑและวิธีการปฏบิ ัตใิ นการรบั สงและเกบ็ รกั ษาขอ มลู ขา วสารและหนงั สอื ราชการโดยไปรษณยี อ เิ ลก็ ทรอนิกส

นอกจากน้ีหนวยงานราชการบางแหงอาจออกระเบียบ ประกาศ เกย่ี วกบั การจดั การเอกสารของตนเอง เพ่ือใชภ ายใน
องคก ารโดยเฉพาะ เชน ระเบียบคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ วาดว ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส พ.ศ.2547,
ระเบยี บคณะกรรมการกจิ การกระจายเสยี ง กิจการโทรทศั น และกิจการโทรคมนาคมแหงชาติ วา ดวยงานสารบรรณ พ.ศ.
2561 ซ่ึงนกั จดั การเอกสารตองศึกษาเพม่ิ เติมเปน กรณีไป

แนวทางการปฏบิ ัตติ ามกฎหมาย

พรบ.จดหมายเหตุแหงชาติ มผี ลบงั คับใชกบั “หนวยงานของรฐั ” ซ่งึ ไดแ ก กระทรวง ทบวง กรม หนว ยงานสังกัดรัฐสภา
ศาล องคก รตามรฐั ธรรมนูญ และหนว ยงานอืน่ ของรฐั ตามทกี่ ำหนดในกฎกระทรวงท้งั หมด โดยมหี อจดหมายเหตุแหงชาติ
เปน หนว ยงานหลกั ที่รบั ผดิ ชอบดานการเก็บรักษา อนุรกั ษแ ละใหบรกิ าร ขณะเดียวกันกท็ ำหนาท่ีเปน หนวยงานสนับสนุน
ทางวชิ าการใหอ งคการภาครฐั ตา งๆดว ย เม่อื พิจารณาความตาม พรบ.จดหมายเหตุแหงชาติ จะพบวามีความบางมาตราท่ี
เก่ียวของกับการจัดการเอกสารหนวยงานของรฐั ซ่ึงควรมแี นวทางดำเนินการดงั ตอไปนี้ (วศิ ปต ย ชัยชว ย, 2559)

มาตรฐานและกฎหมายทเี กยี วข้องกบั การจดั การเอกสาร 171

จดั ตังแผนงานจัดการเอกสารขององคก์ าร

พรบ.จดหมายเหตุแหง ชาติ ไดกำหนดใหหอจดหมายเหตุแหงชาติมหี นาที่ดำเนนิ การเฉพาะเอกสารราชการท่ีส้ินกระแสการ
ใชงานแลว สว นเอกสารที่อยใู นกระแสการใชง าน และกึง่ กระแสการใชง าน ยงั เปนหนาที่ของหนวยงานของรฐั ทต่ี อ งรับผดิ
ชอบ ซง่ึ ในมาตรา 8 ระบวุ า “ในระหวา งการเก็บรักษาเอกสารราชการตามระยะเวลาทก่ี ำหนดไวใ นมาตรา 7 ใหหนว ยงาน
ของรฐั ดูแลรกั ษาเอกสารไวอยางครบถวนและสามารถตรวจสอบอา งอิงได” ดังนน้ั หนวยงานของรฐั จำเปนตอ งมีฝา ยทท่ี ำ
หนาทจ่ี ดั การเอกสารท่วั ทง้ั องคการ และทำหนา ทตี่ ดิ ตอประสานงานกับหอจดหมายเหตแุ หง ชาติอยางใกลชิด สำหรบั
หนา ทเ่ี ก่ียวกับเอกสารราชการนัน้ แตเ ดมิ มักขึน้ อยกู บั แผนก/งานสารบรรณ หนว ยงานของรัฐจึงควรจัดตงั้ ฝา ยจดั การ
เอกสารขององคก าร (RMP) โดยอาจพัฒนาหรือปรับบทบาทหนาท่ีของแผนกสารบรรณเดมิ หรืออาจรวมเอาหอ
จดหมายเหตุเขา ไวด วยกนั กไ็ ด เพอ่ื ดูแลเอกสารทสี่ ิ้นกระแสการใชงานแลวใหค รบตามวงจรชวี ติ เอกสาร ในกรณีทห่ี นว ยงาน
ของรัฐมีความจำเปนตอ งเกบ็ รกั ษาเอกสารราชการที่มีการจดั ทำทะเบยี นเปน เอกสารจดหมายเหตทุ ห่ี นวยงานของรัฐตลอด
ไปหรือตามระยะเวลาท่ีตกลงกนั ตามมาตรา 9 วรรคสอง ท้ังนหี้ นว ยงานของรฐั ควรมีการจัดสรรตำแหนง บคุ ลากรทมี่ คี วามรู
ความสามารถในทางการจดั การเอกสาร ใหทำหนา ทน่ี กั จดั การเอกสาร หรือนกั จดหมายเหตุ ท้งั ในระดบั บรหิ ารและปฏบิ ตั ิ
การ เพอ่ื ดำเนินงานขบั เคลื่อนภารกิจการจัดการเอกสารใหบรรลุเปาหมายของหนวยงานดวย

จัดทําแบบแผนการจดั หมวดหมู่เอกสาร

ใน หมวด1 มาตรา6 (2) ของพรบ.จดหมายเหตุแหงชาติ กำหนดใหก รมศลิ ปากรมีอำนาจหนา ทใี่ นการ “ใหคำแนะนำแก
หนวยงานของรัฐในการจดั ทำรายการหรอื ตารางการเกบ็ รกั ษาเอกสารราชการ” และในมาตรา 7 วรรคสอง ระบุวา ในการ
เกบ็ รักษาเอกราชการนั้น “...ใหห นว ยงานของรฐั จัดทำรายการหรอื ตารางเกบ็ รกั ษาเอกสารราชการ ซึง่ อยางนอ ยตอง
ประกอบดวย ประเภทและหมวดหมเู อกสาร ระยะเวลาการเกบ็ รกั ษาเอกสาร วธิ กี ารเก็บรักษาเอกสาร และการสง มอบ
รายการหรือตารางเก็บรักษาเอกสารราชการ...” จากความดังกลา วจะเห็นไดว า หนวยงานของรัฐจำเปนตองจัดทำรายการ
หรอื ตารางการเก็บรักษาเอกสารราชการขน้ึ มา ทเี่ รยี กวา แบบแผนการจดั หมวดหมเู อกสาร (RCS) ซง่ึ ตอ งพัฒนาขนึ้ จากจาก
ฐานของการวิเคราะหหนา ที่ กระบวนการ และกจิ กรรมขององคการ อนึ่ง การท่ีหนวยงานของรัฐมกี ารจดั หมวดหมเู อกสาร
ราชการอยางเปนระบบตาม RCS แลว ยอ มเปนผลดีตอ การโอนยายไปยงั หอจดหมายเหตุแหงชาติ ซึ่งจะสามารถจดั เอกสาร
เหลา นน้ั ไวต ามระบบเดมิ (Original of order) โดยไมต อ งมาจัดเรยี งใหมอ ีกดวย

กาํ หนดเกณฑก์ ารประเมินคณุ ค่าเอกสาร

ตามความใน มาตรา 7 ไดก ำหนดใหหนว ยงานของรัฐเกบ็ รักษาเอกสารราชการซ่งึ มลี ักษณะอยา งใดอยา งหน่งึ คือ (1)มี
คุณคาตามวัตถปุ ระสงคของหนว ยงานของรัฐนนั้ (2)มคี ุณคาทางประวตั ศิ าสตร (3)มคี ณุ คาเพ่อื การศึกษา การคน ควา หรือ
การวิจัย เพ่ือสงมอบใหแกก รมศลิ ปากรตอไป การท่ีหนวยงานของรฐั จะทราบวา เอกสารใดมีคณุ คาจำเปน อยางยง่ิ ตองมีการ
กำหนดเกณฑห รือแนวทางการประเมนิ คณุ คาเอกสารของหนว ยงานออกมาเปน ลายลกั ษณ และประกาศใชท่วั ท้ังองคการ
เพ่ือใหตัดสนิ ใจไดว า เอกสารใดควรถูกจบั เกบ็ (Capture) นำเขาสรู ะบบเพือ่ ดูแลรกั ษา ตองเก็บไวน านเทาไร ตลอดจน
ทำลาย หรือโอนยายไปเปนเอกสารจดหมายเหตุเมือ่ ใด โดยเกณฑก ารประเมินนนั้ ขนึ้ อยกู ับเปาหมายและหนาทขี่ องแตละ
องคการท่ีอาจใหคุณคา ดา นการเปนพยานหลกั ฐาน การเปนความรู สารสนเทศ ตอบสนองการใชงานทางธรุ กิจ และตอบ

172 การจัดการเอกสาร | Records Management

สนองความรบั ผิดชอบขององคก ารทแ่ี ตกตา งกนั ในสว นน้ีหนว ยงานของรฐั ควรมคี ณะกรรมการสำหรับพจิ ารณาเอกสารตาม
เกณฑท ต่ี ้ังข้ึน และมีการปรบั ปรุงเกณฑใ หส อดคลอ งกับเอกสารทเ่ี ปลีย่ นแปลงอยา งสมำ่ เสมอ

พัฒนาระบบงานสารบรรณ

พรบ.จดหมายเหตุแหง ชาติ มาตรา 8 ระบุวา “ในระหวางการเก็บรักษาเอกสารราชการตามระยะเวลาทกี่ ำหนดไวใ นมาตรา
7 ใหหนวยงานของรฐั ดูแลรักษาเอกสารไวอ ยา งครบถว นสมบูรณและสามารถตรวจสอบอา งองิ ได” จากความในมาตรานี้
แสดงใหเหน็ วา หนวยงานของรฐั จำเปน ตอ งมีระบบหรอื กลไกในการดูแลรักษาเอกสารตลอดวงจรชวี ติ อยา งตอ เน่ือง ใหมี
ความครบถว นสมบรู ณ ตรวจสอบได สอดคลอ งกบั ISO 15489 ที่กำหนดวาหนว ยงานตอ งมีระบบทจ่ี ะตองสามารถจดั การ
กับคุณลักษณะพืน้ ฐานของเอกสาร คือ ความจรงิ แท, เช่อื ถอื ได, ครบถวนสมบรู ณ และใชง านได ซงึ่ ในทางวชิ าการจัดการ
เอกสารเรียกวา ระบบงานสารบรรณ โดยเฉพาะอยา งย่งิ ในปจจบุ ันทเี่ อกสารของหนวยงานไดเปลย่ี นรปู แบบจากกระดาษ
มาสดู ิจิทัล หนว ยงานกจ็ ำเปน ท่ีตองมรี ะบบงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส (Electronic recordkeeping system: ERKS)
เพอ่ื ใชจดั เก็บและคน คืนเอกสาร ตลอดจนควบคมุ เอกสารตามหนาทพ่ี น้ื ฐาน คอื การจัดทำ การจัดเรยี ง และการประเมนิ
เอกสารเพ่ือรักษา ความจรงิ แท, เชอ่ื ถอื ได, ครบถว นสมบรู ณ และใชง านไดข องเอกสารเอาไว

ระบบงานสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกสส ำหรับหนวยงานของรัฐตาม พรบ.จดหมายเหตนุ ้ี ยงั ควรจะเช่อื มโยงกับระบบการจดั เกบ็
เอกสารและการใหบรกิ ารเอกสาร ของหอจดหมายเหตุแหงชาติ ตามทร่ี ะบไุ วใ น หมวดท่ี 1 มาตรา6 (4) โดยเฉพาะการสง
มอบหรอื โอนยายเอกสารอิเลก็ ทรอนิกสจากหนวยงานเดมิ ไปยังหอจดหมายเหตุแหงชาติ ซง่ึ ยงั เปน ประเด็นทาทายทตี่ อ งมี
การศึกษาพัฒนากันตอ ไป

การสงวนรักษาเอกสาร

เปนธรรมดาที่เอกสารเมื่อผานเวลายาวนานยอ มตองมกี ารเสื่อมสภาพ ทงั้ ท่ีอาจเกดิ ข้ึนเองตามธรรมชาติ หรอื จากความรูเทา
ไมถ ึงการณข องมนษุ ย เอกสารจดหมายเหตทุ เี่ สอ่ื มสภาพจำเปนตองไดร ับการอนุรกั ษ (Conservation) โดยการใชส ารเคมี
และเทคนคิ วธิ ีทางวิทยาศาสตรตา งๆทตี่ องอาศัยผเู ชยี่ วชาญเฉพาะ ในกรณีของหนว ยงานของรัฐ พรบ.จดหมายเหตแุ หง
ชาติกำหนดไวใน หมวดท่ี 3 มาตรา 18 หา มมิใหผูใดซอ มแซมเอกสารจดหมายเหตุ เวน แตจะเปน การซอมแซมโดยกรม
ศลิ ปากร หรือโดยไดร บั อนญุ าตจากอธบิ ดี และกำหนดบทลงโทษปรับไมเกินหกหมื่นบาทหากฝา ฝน ไวในมาตรา 31

แตกม็ ใิ ชว าหนวยงานของรฐั ตอ งปลอยใหเอกสารของตนเสื่อมสภาพและรอใหเ ปนหนา ทขี่ องกรมศิลปากรทำการอนรุ ักษแ ต
เพยี งฝา ยเดียว หากแตจำเปน ตอ งดำเนนิ การสงวนรกั ษา (Preservation) ซ่งึ เปน การปองกนั เกบ็ รกั ษาเอกสารใหปลอดภัย
และรอดพน จากส่ิงที่จะมผี ลตอ การเสื่อมสลายของเอกสาร โดยหนว ยงานของรัฐควรตองกำหนดมาตรฐานสำหรับการ
สงวนรักษาเอกสารขององคการ มีการเลอื กใชว สั ดบุ นั ทกึ ทเี่ หมาะสมกบั เอกสารแตละประเภท มีการวางระบบปองกนั อัคคี
ภัย วาตภยั และภยั ทางธรรมชาตอิ นื่ ๆ มแี ผนปอ งกันความเสีย่ งและกูคืนเอกสารในภาวะวกิ ฤต รวมถึงฝกอบรมใหความรู
บคุ ลากรเก่ียวกบั การสงวนรกั ษาเอกสารเบอื้ งตน เพอ่ื ใหเอกสารสำคัญของหนว ยงานยงั คงสภาพดี เมื่อโอนยายเปนเอกสาร

มาตรฐานและกฎหมายทเี กยี วข้องกบั การจดั การเอกสาร 173

จดหมายเหตุกไ็ มจ ำเปนตอ งเขา สกู ระบวนการอนุรักษ ซึ่งมตี นทุนสูง ใชเ วลานาน ในขณะที่นกั วทิ ยาศาสตรอ นรุ ักษใ น
ประเทศไทยก็มีจำนวนนอยมากเม่อื เทียบกับปริมาณเอกสารจดหมายเหตุทง้ั ประเทศ

สรปุ

ปจ จบุ นั มมี าตรฐานเกดิ ข้นึ เปน จำนวนมาก โดยสถาบันกำหนดมาตรฐานตา งๆ แตกม็ ีมาตรฐานอีกจำนวนมากทไี่ มไดถกู นำ
ไปใชเ พราะความยงุ ยากซบั ซอ น ในขณะทมี่ าตรฐานซ่ึงกำหนดข้ึนภายในบางองคการ (De facto) กลับดีกวา การใช
มาตรฐานสากล ดงั นั้นการยึดมัน่ กบั มาตรฐานใดมาตรฐานหน่ึง จึงไมอ าจรบั ประกันวาจะเหมาะสมกับระบบการทำงาน
เสมอไป ข้ึนอยวู ามาตรฐานที่เลอื กใชน นั้ ถูกกำหนดขึ้นและมลี กั ษณะอยางไร เหมาะสมกบั บรบิ ทของแตล ะองคกรหรอื ไม
สวนในประเด็นทางกฎหมาย แมว าพรบ.จดหมายเหตแุ หง ชาติ จะมีสาระสำคญั มุงเนน ทกี่ ารเก็บรกั ษา อนุรักษ และการ
คุม ครองเอกสารจดหมายเหตุ อยา งไรกด็ ี การทจ่ี ะสามารถโอนยายเอกสาร “ตน ทาง” ทมี่ คี ุณคา จากหนวยงานของรัฐมา
เกบ็ รักษาในหอจดหมายเหตแุ หง ชาตซิ ง่ึ เปน “ปลายทาง” ไดอ ยา งครบถวนสมบรู ณแ ละสามารถตรวจสอบอา งอิงไดนั้น
หนว ยงานของรัฐจำเปน ตอ งมรี ะบบการจัดการเอกสารที่ดดี วย ในขณะเดยี วกนั หอจดหมายเหตแุ หงชาติ ซึง่ เปน ผเู ก่ยี วขอ ง
โดยตรงกับกฎหมายฉบบั นี้ กค็ วรจะตอ งรณรงค เผยแพรค วามรเู กยี่ วกบั การจัดการเอกสารและจดหมายเหตุใหก วา งขวาง
ยิง่ ขนึ้ ตลอดจนบงั คับใชกฎหมายอยา งเครง ครัด อันจะกอ ใหเกดิ ประโยชนส งู สุดตามเจตนารมณของการตรากฎหมายฉบบั น้ี
นัน่ เอง

คําถามทบทวนทา้ ยบท

● สาระสำคญั ของ ISO 15489-1:2016 มอี ะไรบา ง
● เจตนารมณใ นการตรา พรบ.จดหมายเหตุแหงชาติ พ.ศ.2556 คืออะไร
● ระเบียบฯ วา ดว ยงานสารบรรณฯ กำหนดใหหนวยงานของรฐั ตองดำเนนิ งานระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ สใน

ประเดน็ ใดบาง

174 การจดั การเอกสาร | Records Management

บรรณานกุ รม

กระทรวงอตุ สาหกรรม. (2559). ประโยชนข องมาตรฐาน. http://old.industry.go.th/ industry/index.php/
thknowledge/item/10586-2016-05-23-04-40-14

วศิ ปต ย ชัยชวย. (2559). แนวทางการจัดการเอกสารหนว ยงานของรฐั ทสี่ อดคลองกบั พระราชบัญญตั จิ ดหมายเหตแุ หงชาติ
พ.ศ.2556. สารสนเทศศาสตร, 34(2), 114-129.

British standards institution. (2019). So what are standards?. https://www.bsigroup.com/
en-GB/standards/

Bustelo, C. (2016). ISO 15489. Records management standard updated. https://committee.iso.org/
sites/tc46sc11/home/news/content-left-area/news-about-standarization-in-t-1/
iso-15489-records-management-sta.html

Gasiorowski-Denis, E. (2016). Records management in the digital age. https://www.iso.org/
news/2016/04/Ref2072.html

Hofman, H. (2005). The use of standards and models. In J. McLeod & C.Hare (Eds.), Managing electronic
records (pp. 20-21). Facet.

ISO. (2022). ISO standards are internationally agreed by experts. https://www.iso.org/standards.html
Moro-Cabero, M., Martín-Pozuelo, M. & Zazo, J. (2011). ISO 15489 and other standardized management

systems: Analogies and synergies. Records management journal, 21(2), 104-121.
The Economic Times. (2013,Sep 05). ITR-CPC becomes first ISO 15489 compliant organisation in Asia.

https://economictimes.indiatimes.com/news/economy/policy/
itr-cpc-becomes-first-iso-15489-compliant-organisation-in-asia/articleshow/22344743.cms

มาตรฐานและกฎหมายทเี กยี วข้องกบั การจัดการเอกสาร 175

176 การจดั การเอกสาร | Records Management

ตอนที 3

การดาํ เนนิ งานสารบรรณ

177

178 การจดั การเอกสาร | Records Management

บทที 9

การดาํ เนนิ งานเอกสารระหว่างกระแสการใชง้ าน

วตั ถปุ ระสงค์ของบท

● อธิบายหลักการดำเนินงานเอกสารระหวางกระแสการใชง าน
● เสนอแนวปฏบิ ตั ทิ ่ีเก่ยี วของกบั การดำเนินงานเอกสารระหวา งกระแสการใชง าน
● ชีใ้ หเ ห็นปญ หาและแนวทางแกไ ขเกี่ยวกับการการจดั ทำและจับเกบ็ เอกสาร ในกระบวนงานสารบรรณ

ความนํา

การดำเนินงานเอกสารระหวางกระแสการใชง าน เปน องคประกอบของงานสารบรรณชวงแรก ตามหลกั วงจรชวี ติ เอกสาร
ประกอบดวยกจิ กรรมทเี่ ก่ยี วของกับการจัดทำเอกสาร การจบั เกบ็ เอกสาร การใชงานเอกสาร การดแู ลรกั ษาเอกสารระหวา ง
กระแสการใชง าน
การจัดทำและจบั เก็บเอกสาร คอื จุดเรม่ิ ตน ของการดำเนินงานสารบรรณ ท่ีจะสง ผลและกอใหเ กดิ กิจกรรมอื่นๆตามมา ไมว า
จะเปนการรบั -สง การเกบ็ รักษาเอกสารและอนื่ ๆ ดังน้นั จึงมคี วามสำคญั อยางยิง่ ตอ ระบบงานสารบรรณโดยรวม หาก
เอกสารมจี ำนวนนอย กจิ กรรมอนื่ ๆก็จะลดลงดวย ทำใหก ารบรหิ ารงานเอกสารมปี ระสิทธิภาพมากขนึ้ โดยอาศัยหลกั คดิ
เร่ืองการดำเนินการกอ นจัดทำเอกสาร กจ็ ะทำใหก ารใชง านเอกสารและการดแู ลรกั ษาเอกสารระหวางกระแสการใชง านไม
กลายมาเปน ภาระของผปู ฏบิ ัติงานไป ในบทนจี้ ะเสนอแนวทางการดำเนนิ งานเอกสารระหวางกระแสการใชง าน และเช่ือม
โยงกับวิธีปฏบิ ตั งิ านสารบรรณที่กำหนดไวใ นระเบียบสำนักนายกรฐั มนตรี วาดว ยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และแกไ ขเพมิ่
เตมิ (ฉบับที2่ ) พ.ศ.2548 และ (ฉบับที่4) พ.ศ.2564 ในฐานะทง่ี านสารบรรณเปนสวนหนง่ึ ของการจดั การเอกสาร ดังน้นั
อาจมกี ารใชคำวา หนงั สอื แทนคำวา เอกสาร ในบางกรณี

การดาํ เนนิ งานเอกสารระหวา่ งกระแสการใชง้ าน 179

การจดั ทําเอกสาร

การจัดทำเอกสาร (Records creation) คือ การบันทกึ ขอ มูล/สารสนเทศลงบนวสั ดุใดๆดว ยวธิ กี ารและเทคโนโลยีทมี่ อี ยู
เพอ่ื ใชเ ปนสื่อสำหรบั การตดิ ตอ สื่อสาร เปน พยานหลกั ฐานของการดำเนนิ งานและกิจกรรมตามหนา ที่ หรือเพ่ือใชใ นการ
อางองิ หรอื อ่ืนๆ โดยมีขอบเขตครอบคลมุ ถงึ ผูจดั ทำเอกสาร, เทคนคิ วิธีการจัดทำ, เครื่องมอื , วสั ดอุ ปุ กรณ, ครุภณั ฑ, แบบ
เอกสาร, จำนวน, ขนาด,เทคโนโลยใี นการจัดทำ (สมสรวง พฤติกลุ , 2546; Shepherd & Yeo, 2003; Pearce-Moses,
2005)

แตเดิมการจัดทำเอกสารใชก ารเขียน การจาร หรอื พิมพด ีด เมือ่ เทคโนโลยกี ารบนั ทกึ เปล่ียนไป ทำใหการจดั ทำเอกสารงาย
ขนึ้ ดว ยระบบดิจทิ ัล รวมถงึ การรับ-สง เอกสารผานเทคโนโลยกี ารสอื่ สารสมยั ใหม เชน ไปรษณยี อิเล็กทรอนกิ ส (E-mail)
ระบบประมวลผลแบบคลาวด (Cloud computing) และโปรแกรมสงขอ ความทันที (Instant messaging)

หลักการจดั ทาํ เอกสาร

เอกสารเกิดข้ึนจากกจิ กรรม/งาน ตามหนาทขี่ ององคการ แตบางกจิ กรรม/งาน กไ็ มจำเปนตอ งจัดทำเอกสาร ท้ังนข้ี ้ึนอยกู ับ
วัตถปุ ระสงค ความตอ งการและความจำเปน ของแตละองคการ บางกิจกรรมจำเปน ตอ งมเี อกสารในทุกขั้นตอน แตบางกรณี
อาจไมม กี ็ได เอกสารบางอยา งอาจจดั ทำข้นึ ภายในองคก ารหรอื รับเขา มาจากภายนอกองคก าร และอาจถกู จดั ทำขึ้นหรือรบั
ไวระหวางดำเนินกจิ กรรมหรือหลังกิจกรรม เชน เอกสารการส่งั ซื้อสินคาทเ่ี กดิ ข้นึ ในระหวา งกิจกรรม ขณะท่ีเอกสารสรปุ
โครงการ รายงานการประชมุ เกิดขึ้นหลงั กิจกรรมแลว

แนวคดิ การจดั การเอกสารยุคดจิ ทิ ลั มีมุมมองทแ่ี ตกตา งจากหลักวงจรชีวติ เอกสารแบบเดมิ โดยใหความสำคญั กับการ
ดำเนินการกอ นจัดทำเอกสาร (Pre-creation) คอื การตัดสนิ ใจวา สารสนเทศใด จำเปนตอ งจัดทำและจบั เก็บไวเ ปน เอกสาร
และจะทำอยางไร เมื่อจดั ทำแลวตองเกบ็ รกั ษาไวนานเทาใด มากกวา จะมงุ สรา งเอกสารขึ้นโดยทไ่ี มไ ดออกแบบหรือวางแผน
เอาไวลวงหนา เพราะเอกสารที่เกิดขน้ึ ยอ มตามมาดวยตน ทุนการดแู ลรักษาตลอดชว งอายุเอกสาร ดงั น้ันแผนงานจดั การ
เอกสารขององคก าร (RMP) หรือหนว ยงานสารบรรณของราชการ จึงควรมีบทบาทหนาท่ีสำคัญในการกำหนดและประเมนิ
ตองการในการจดั ทำเอกสาร จากหนวยงานและผูมีสวนไดส วนเสยี ดว ยการวิเคราะหก ระบวนการ (Process analysis)
ตลอดจนขอคำแนะนำจากท่ปี รกึ ษา ใหสอดคลอ งกบั กฎหมาย ระเบยี บ ขอ บงั คบั ที่เกยี่ วขอ งอีกดวย

การกำหนดและประเมินตองการในการจดั ทำเอกสาร มจี ดุ มุงหมายสำคญั คือ

● ระบคุ วามตอ งการขององคกร/หนว ยธรุ กจิ ทต่ี องมเี อกสารเพื่อใชเปนพยานหลกั ฐาน, สารสนเทศสำหรับการปฏิบตั ิ
งาน

● ระบคุ วามตอ งการเอกสารสำหรบั การสนบั สนนุ ภาระรับผิดชอบตามหนาที่ (Accountability)
● ประมาณการคา ใชจายสำหรบั การสรางเอกสาร, การจบั เกบ็ เอกสาร, การดแู ลรกั ษาเอกสาร
● ประเมินความเสีย่ งในกรณที ่อี งคการไมมีเอกสาร

180 การจดั การเอกสาร | Records Management

องคการตองมแี นวปฏิบัติที่ชดั เจนเกยี่ วกับการจัดทำเอกสาร เพื่อใหแ นใจวา เอกสารจะถกู จดั ทำขึน้ อยา งถูกตอ ง ใชเ ปน
พยานหลกั ฐานของกิจกรรมได โดยตองคำนึงถึงประเดน็ ดังตอไปนี้ (National archives of Australia, 2022)

● มเี อกสารอะไรบา งทีต่ องจัดทำ
● ตอ งมีการตดั สนิ ใจหรือคำแนะนำอะไรบาง
● ตอ งไดรบั คำสง่ั หรอื คำอนุมัตอิ ะไรบาง
● ตอ งจดั ทำเอกสารเมอ่ื ใด
● ใครเปน ผมู สี ว นเกย่ี วขอ งกับการจัดทำเอกสาร
● ลำดับเหตุการณแ ละการตดั สนิ ใจเปนอยางไร
เอกสารขององคการสว นใหญ สามารถแยกแยะไดจ ากโครงสรา ง เชน หนงั สอื ภายใน, หนงั สอื ภายนอก, จดหมาย, ประกาศ
แตส วนเนอ้ื หา มักเปน การใสข อความโดยอิสระ (Free text) ดงั นนั้ องคก ารควรกำหนดทศิ ทางใหไ ปในลักษณะเดยี วกัน โดย
การอบรมพนักงาน และตรวจสอบ ควบคุมคุณภาพดวย เปน ตน วา เอกสารท่ีสรางโดยโปรแกรมคอมพวิ เตอร กค็ วรใชเครือ่ ง
มือของโปรแกรม ในการตรวจสอบคณุ ภาพดวย เชน การตรวจคำผดิ กำหนดแมแบบ (Template) เพือ่ ความสมำ่ เสมอ
การจัดทำเอกสารควรคำนงึ ถึงบรบิ ทของเอกสาร เชน ชื่อผูสรา ง, ชือ่ เรือ่ ง, ชื่อ-ทอ่ี ยขู ององคก ร, ระดบั ชั้นความลับ, ลายมอื
ช่ือ/ผรู บั ผิดชอบเอกสารนน้ั ชดั เจน, ระบไุ ดว ามกี ารแกไ ขอยา งไร สำหรบั เอกสารดิจิทลั สว นท่ีมีความสำคญั ไมแพต ัวเอกสาร
เอง คอื ขอ มลู อภพิ นั ธุ (Metadata) ซงึ่ ใชอธบิ ายตัวเอกสารในแงม ุมตา งๆ เชน ชอ่ื ผูจดั ทำ เนอ้ื หา โครงสราง ดังนัน้ การจัด
ทำเอกสารแตละครง้ั ควรมีขอ มูลอภิพันธุท ี่ครบถวนดว ย
สวนวสั ดบุ นั ทึกก็ควรไดร ับการพิจารณาอยา งรอบคอบ วา เอกสารใดควรบันทกึ ไวด วยวสั ดุใด เพราะสือ่ แตล ะประเภทมอี ายุ
ท่ีแตกตา งกัน โดยเฉพาะเอกสารดจิ ทิ ัล ทตี่ องหม่ันตรวจสอบใหท นั ตอความเปล่ยี นแปลงทางเทคโนโลยีอยูเสมอ

องค์ประกอบสําคญั ทมี ผี ลต่อการจดั ทาํ เอกสาร

ในการจดั ทำเอกสารแตละฉบบั มอี งคป ระกอบหลายดา นทส่ี ัมพนั ธกนั และสง ผลตอ การจัดทำเอกสาร เชน การกำหนด
วัตถุประสงคของการสรางใหชัดเจน จะมผี ลตอการเลอื กรปู แบบของเอกสาร องคป ระกอบดานบคุ คล มีผลตอการเลอื กใช
ภาษา ช้ันความลบั วธิ กี ารดำเนนิ การ มผี ลการกำหนดงบประมาณ การดแู ลเอกสาร ฯลฯ องคป ระกอบสำคัญทมี่ ีผลตอการ
จัดทำเอกสาร จำแนกไดด งั น้ี

การดําเนนิ งานเอกสารระหวา่ งกระแสการใช้งาน 181

ตาราง9.1 องคป ระกอบทม่ี ีผลตอ การจดั ทำเอกสาร

องคประกอบ รายละเอียด

วัตถปุ ระสงค ทำใหตัดสินใจวาตอ งจดั ทำเอกสารประเภทใด รปู แบบใด ตอ งใชเทคโนโลยอี ะไรในการจัดทำ

บคุ คล ผูจัดทำเอกสาร: ตอ งมที ักษะความรคู วามสามารถในการออกแบบและจดั ทำเอกสารระดับใด เปน
บุคคล หรือกลุม บุคคล ในกระบวนการจดั ทำเอกสารมผี เู กย่ี วของ 2 กลมุ คอื
● ผใู หกำเนิดเอกสาร (Origin of records) หมายถึง ผูเปน เจา ของความคิดหรอื เจาของ
เร่ือง เชน เจาหนาทผี่ ูรบั ผดิ ชอบในการปฏิบตั ิงานนนั้ หรือผรู างหนังสอื
● ผทู ำใหเอกสารบังเกดิ (Generator of records) หมายถงึ ผทู ่ีใชเ ทคนคิ วิธีการ เครอื่ ง
มอื เทคโนโลยี ทำใหเ กดิ เอกสาร เชน เจา หนา ทผ่ี พู ิมพ เจา หนาทปี่ อนขอ มูล
ในบางกรณีทั้งสองกลุมอาจเปน คนๆเดียวกนั ก็ได อยางไรก็ดกี ารกำหนดบทบาทหนาทค่ี วามรบั ผิด
ชอบในการจดั ทำเอกสารทชี่ ดั เจน ยอมทำใหการจดั ทำเอกสารขององคก ารเปน ระบบ และมี
ประสิทธภิ าพเพิม่ มากขึน้
ผสู ง : สงไปในนามของบุคคล หรอื องคการ
ผูรับ: รบั ในนามบคุ คลหรอื องคการ

วิธกี าร วธิ ีการนำเสนอเนอื้ หา: ตองนำเสนออยางไร รปู แบบใด
วธิ กี ารสง : สง อยางไร ดว ยเทคโนโลยอี ะไร ผา นตวั กลางแบบใด
วิธีจัดเก็บและคนคืน: เทคโนโลยี ระยะเวลา ความคุมคา

ตน ทนุ จำนวนท่ตี อ งผลิตในแตล ะครง้ั
งบประมาณคาใชจ า ย วัสดุ ครภุ ัณฑ

เทคนคิ วธิ กี ารจดั ทาํ เอกสาร

การจดั ทำเอกสาร อาจใชเทคนิควธิ ีการไดหลายแบบ ท้งั น้ขี ้นึ อยกู ับความเหมาะสมของแตละองคการ ดังนี้

● เขยี นตามคำบอก
● เขยี นตามคำบอกบางสวน และเขยี นเติมขอความบางสวนในแบบฟอรม
● เขียนเติมขอ ความในแบบฟอรม
● รา งแตง ดวยลายมอื
● จดบันทึกประเด็นและมอบใหผ รู บั ผดิ ชอบเรียบเรยี ง
● เขยี นตอบตอ สว นทายของเอกสารที่รับเขา มา
● จดชวเลข

182 การจัดการเอกสาร | Records Management

● เขียนและสง ไปรษณยี อ ิเล็กทรอนิกส
● จัดทำบันทึกสำหรบั แตละแฟม
● จดั ทำเอกสารโดยใชโปรแกรมประมวลผลคำ
● บนั ทึกขอ มลู ลงในฐานขอมูล
● บันทกึ เสียง/ภาพ
● แสกน

การจดั ทาํ แบบฟอร์ม

แบบฟอรม (Form) เปน เครอ่ื งมือในการปฏบิ ัติงานในแทบทกุ องคก ร สำหรับการส่อื สาร ส่ังการ แบบฟอรมทดี่ ีควรมี
ลักษณะดงั น้ี

● มชี ่อื และรหัสใหแ ยกแยะความแตกตา งไดเชน แบบ ภ.ง.ด.91, บ.ช.1
● มคี ำแนะนำในการกรอก หรือตวั อยาง
● จัดเรยี งลำดับใหม คี วามเหมาะสมอยางเปน ตรรกะเชน มีสวนตน สว นเนือ้ ความ สว นทา ย
● คำยอ /คำศัพทต างๆตอ งมีการอธิบายใหเ ขาใจตรงกนั
● มพี ้นื ทส่ี ำหรบั ลงลายมือชอื่ เพียงพอ
● ถา เปน แบบฟอรมดิจิทัล ควรใชการติก้ (Tick mask)
● ใช Drop-down list ชว ยในการกรอกแบบฟอรมดจิ ทิ ัล
● มีการกำหนดขอมูลบังคบั (Mandatory) ในการกรอกแบบฟอรม ดิจทิ ลั
● คำนงึ ถึงการปองกันความปลอดภยั ของขอ มลู และความเปนสว นตัวของผกู รอก

ท้งั นอี้ งคก ารควรตระหนักอยเู สมอวา แบบฟอรมตอ งชว ยลดความซ้ำซอ น ลดขัน้ ตอนการกรอกเอกสาร และชวยอำนวย
ความสะดวกแกผูใช เพราะไมม ผี ูใชค นใดชอบการกรอกขอ มลู จำนวนมาก หรือกรอกขอมลู ซำ้ ซอน

แบบเอกสาร

แบบเอกสาร (Documentary form) คือ องคประกอบภายนอกและภายในของเอกสารแตล ะชน้ิ /ฉบับ ทท่ี ำใหเอกสาร
แตล ะชิ้น/ฉบบั แตกตา งกนั และใชในการจำแนกเน้ือหา บุคคล และสถานที่ทเ่ี ก่ยี วขอ งกับเอกสารน้ัน (Duranti, 2018)

ในยคุ กลางของยุโรป แบบเอกสาร เปนสวนหนง่ึ ของวชิ าการศึกษาวิเคราะหเ อกสาร (Diplomatics) ซึ่งเปนสวนหนึง่ ของ
วชิ าท่ีนักจดหมายเหตใุ นกลุมประเทศแถบยุโรป ตองศึกษาเพ่ือใหเ กดิ ความเขาใจและสามารถวิเคราะหเ อกสารแตล ะฉบับได
อันจะชว ยใหส ามารถจดั การ ควบคุม ดแู ลรกั ษาเอกสารไดอยา งถกู ตองเหมาะสม และใชเปน กลไกในการพิสจู นความจรงิ แท
ของเอกสาร (สมสรวง พฤติกุล, 2546; Duranti, 2018)

แบบเอกสารแบงออกเปน 2 สวน คือ

การดําเนนิ งานเอกสารระหว่างกระแสการใช้งาน 183

● แบบเอกสารทางกายภาพหรอื ภายนอก (Physical/External/Extrinsic form) คือสว นที่เปน รปู รางหนา ตาของ
เอกสารที่สามารถสงั เกตเหน็ ไดท นั ที เชน วสั ดทุ ่ีใชจ ัดทำ ขอความ อกั ษร เครอ่ื งหมาย ตราประทับ รองรอย
ลายมอื หมายเหตุ คำอธบิ ายประกอบหรือบรรณนทิ ศั น (Annotation)

● แบบเอกสารทางปญ ญาหรือภายใน (Intellectual/Intrinsic form) คือสว นท่ีตอ งอา นและทำความเขา ใจรวมท้งั
วเิ คราะห สังเคราะห เชน วธิ ีการนำเสนอเนื้อหา ต้ังแตสวนนำ สว นเน้ือเรอ่ื ง และสวนทา ย ลีลา สำนวนการเขียน

จากการศึกษาของ สมสรวง พฤติกลุ (2546) พบวา ประเทศไทยเปน หนง่ึ ในจำนวนไมก ่ีประเทศท่ีมมี าตรฐานแบบเอกสาร
สำหรับหนังสอื ราชการอยา งเปนเอกลกั ษณเฉพาะ ดังทปี่ รากฏในระเบียบฯ วาดว ยงานสารบรรณฯ ทำใหหนว ยงาน
ราชการสามารถใชจดั ทำเอกสารไดอ ยางเหมาะสมกบั ลกั ษณะการใชง าน เปน แบบแผนปฏบิ ตั เิ ดียวกนั

ขนั ตอนการจัดทาํ หนังสือราชการ

ตามระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ สามารถสรปุ ขัน้ ตอนการจดั ทำหนังสอื ราชการ ได 9 ข้นั ตอน ดังนี้

1) กำหนดช้นั ความลับ ในกรณที ี่หนงั สือนัน้ มขี อมูลขา วสารลบั ซึง่ หากเปด เผยทั้งหมดหรือเพียงบางสว นจะกอ ใหเกดิ
ความเสียหายแกประโยชนแ หงรัฐ ตองปฏิบัตติ ามระเบียบวา ดวยการรักษาความลบั ของทางราชการ พ.ศ.2545
ชั้นความลับของขอมูลขาวสารลบั มี 3 ประเภท คอื

● ลับทส่ี ุด (Top secret) หมายความถงึ ขอมลู ขา วสารลบั ซ่ึงหากเปดเผยทง้ั หมดหรอื เพยี งบางสว นจะกอ
ใหเกิดความเสยี หายแกประโยชนแ หงรัฐอยางรายแรงทสี่ ุด

● ลบั มาก (Secret) หมายความถึง ขอ มลู ขาวสารลับซงึ่ หากเปดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางสวนจะกอใหเกดิ
ความเสยี หายแกป ระโยชนแ หงรัฐอยา งรา ยแรง

● ลบั (Confidential) หมายความถึง ขอ มลู ขาวสารลบั ซึง่ หากเปดเผยทง้ั หมดหรอื เพยี งบางสว นจะกอให
เกดิ ความเสียหายแกประโยชนแหง รัฐ

โดยผมู ีอำนาจในการกำหนดช้นั ความลบั คอื หวั หนาหนว ยงานของรัฐ เชน อธิบด,ี ผูวา ราชการจงั หวดั , นายก
เทศมนตรี นายกเมืองพทั ยา, อธกิ ารบด,ี ผูบรหิ ารกิจการของรัฐวสิ าหกจิ ฯลฯ ตอ งมเี จา หนาท่ีควบคุมรับผิดชอบ
การดำเนินการเกีย่ วกับขอมลู ขาวสารลบั ทำหนา ที่เกบ็ รักษา ลงทะเบยี น รบั สง ทำลาย เรยี กวา นายทะเบยี น
ขอมูลขา วสารลบั และอาจแตง ตงั้ ผูชว ยนายทะเบียนขอมลู ขา วสารลบั ดว ยก็ได ซง่ึ การกำหนดช้นั ความลบั น้นั จะ
ตอ งพิจารณาอยา รอบคอบเพอ่ื ไมใหเสียหายตอ ทางราชการ และตองคำนึงถงึ ภาระของงานสารบรรณทจ่ี ะตามมา
เนือ่ งจากเอกสารลบั นัน้ จะมกี ารปฏิบัตทิ พ่ี เิ ศษกวา เอกสารปกติ ไมวา จะเปน การจดั ทำ การรับ การสง การเกบ็
รักษา และทำลาย

2) กำหนดชัน้ ความเรว็ ในกรณีทห่ี นงั สอื ที่ตอ งปฏิบตั ิใหเ ร็วกวา ปกติ ตอ งจดั สงและดำเนนิ การทางสารบรรณดว ย
ความรวดเร็วเปนพเิ ศษ มี 3 ประเภท คอื

184 การจดั การเอกสาร | Records Management

● ดว น คอื ใหเ จา หนา ที่ปฏบิ ตั ิในทนั ทที ไ่ี ดรับหนงั สือนั้น
● ดว นมาก คือ ใหเ จา หนาทีป่ ฏิบตั ิโดยเร็ว
● ดวนทสี่ ุด คอื ใหเ จา หนาทีป่ ฏบิ ัติเรว็ กวา ปกติ เทาทจ่ี ะทำได

นอกจากน้ีในกรณที ี่ตอ งการใหห นงั สอื สงถงึ ผูรบั ภายในเวลาท่ีกำหนด โดยใหร ะบคุ ำวา “ดว นภายใน” แลว ลง วัน
เดือน ป และกำหนดเวลาทต่ี อ งการใหหนังสือน้ันไปถึงผรู บั มีขอสังเกตวาในระเบียบฯ วา ดวยงานสารบรรณฯ
มิไดมีการระบผุ มู ีอำนาจหนาทใี่ นการกำหนดชั้นความเร็วไว แตล ะหนว ยงานจึงควรพิจารณามอบหมายใหมีผทู ำ
หนา ทน่ี ี้เพอื่ หนาพจิ ารณาอยา งรอบคอบ โดยคำนึงถงึ ภาระทจี่ ะตามมาอันเน่ืองจากหนงั สือท่ีมชี ั้นความเร็ว มเิ ชน
นน้ั จะทำใหเ กดิ ภาระของงานสารบรรณทจี่ ะตามมา เชน การท่ีเจา หนาที่ตองเรง ในการรับ การสง การปฏบิ ัติ ซง่ึ
หากไดกำหนดผูมีอำนาจหนาท่ีไวชัดเจน ก็จะชวยปองกนั กรณดี งั กลา วได

3) การรา งหนังสือ โดยปกติเจาของเร่ืองทผี่ ูบงั คับบัญชามอบหมายจะเปน ผรู างหนังสอื หลงั จากไดศกึ ษาและเขาใจ
เรื่องถอ งแทแ ลว จึงดำเนนิ การรา งเพือ่ เสนอผบู ังคับบญั ชาตรวจแกไขตอ ไป

4) การตรวจแกไข เมือ่ เจา ของเรื่องรา งหนงั สอื เสรจ็ แลว จะเสนอผูบังคบั บญั ชาตรวจแกไ ขตามลำดบั ชนั้ ท่ีกำหนดไว
หรือแลวแตก รณี เชน อาจเปนหัวหนา งาน หัวหนา ฝาย ถึงหัวหนากอง หรือบางกรณีอาจถงึ รองหวั หนา สวน
ราชการระดบั กรม เพ่ือพิจารณาแกไขรา งใหถ กู ตอง เหมาะสมกอ นพิมพตอ ไป

5) การพิมพ ในอดตี หนวยงานราชการมักมตี ำแหนง พนกั งานพิมพด ดี , เจาหนา ท่ีบันทึกขอ มลู ทำหนาทพ่ี ิมพหนังสอื
หรอื บันทึกขอ มลู ดว ยเคร่ืองพิมพดดี ตรวจทานหนังสอื เรียงกระดาษ เย็บรวบรวมเรอ่ื ง รางหนังสอื โตตอบ ทำ
บันทึก รับ-สงลงทะเบียนหนังสือ เก็บและคน หาหนังสือ ปจจุบนั หนา ทพี่ มิ พหนังสือราชการ มักมอบหมายใหเปน
หนาทขี่ อง เจาพนักงานธรุ การ และใชเ ครอ่ื งคอมพวิ เตอรในการพมิ พแทนเคร่ืองพิมพดีด

6) การตรวจทาน มกั เปน หนา ทขี่ องเจาพนกั งานธุรการโดยตรง ที่ตอ งตรวจทานความถูกตอ งของการพิมพ และแกไ ข
เมอ่ื พบคำผิด อยา งไรก็ตาม เจา ของเรอื่ งควรตรวจทาน เพื่อความถูกตอ งสมบูรณอกี ครง้ั

7) การเสนอผูบงั คับบญั ชา เม่ือหนังสือไดพมิ พถ กู ตองแลว เจา ของเร่ืองจะเขียนบนั ทึกสรปุ เรอ่ื งเสนอผูบงั คับบญั ชา
ไดลงนาม โดยสวนราชการตา งๆอาจมีแบบฟอรมท่ีจะมสี รปุ เน้ือหาของหนงั สอื และระบุผบู งั คับบัญชาช้ันสงู สุดที่
เสนอ

8) การตรวจเรอื่ งผาน หนงั สอื จะเสนอผานผบู ังคับบญั ชาตามลำดบั ชน้ั ซึง่ จะเปนไปตามระเบียบของทางราชการ เพอ่ื
ตรวจความถกู ตอง เสนอความเหน็ และอ่ืนๆแลวแตก รณี จนถึงผูบงั คับบัญชาแตล ะชนั้ ทห่ี นงั สือผานจะลงนาม
กำกบั ไวทุกคร้ัง

9) การลงนาม โดยผมู อี ำนาจตามท่ีกำหนดไว ทำใหห นงั สือนนั้ มผี ลโดยสมบูรณ ซง่ึ ปจ จบุ นั สามารถลงนามดวย
ลายมือช่อื อิเลก็ ทรอนกิ ส

การดําเนินงานเอกสารระหวา่ งกระแสการใชง้ าน 185