การจัดการเอกสาร หลักการและแนวปฏิบัติในอค์กรยุคดิจิทัล

Memorandum บนั ทกึ
Messenger ผสู งเอกสาร
Metadata ขอมลู อภิพันธุ
Metadata scheme เคารา งขอ มูลอภิพันธุ
Metaverse จกั รวาลนฤมติ ร
Micro appraisal การประเมนิ ระดบั จลุ ภาค
Microforms วสั ดุยอ สว น
Migration การยา ย
Minnesota method หลกั การประเมินแบบวธิ มี นิ นิโซตา
Named entity recognition การรจู ำช่อื เฉพาะ
Natural language processing การประมวลผลภาษาธรรมชาติ
New normal ความปกติใหม
Non-active records เอกสารส้ินกระแสการใชง าน
Non-current records เอกสารสน้ิ กระแสการใชงาน
Non-essential records เอกสารไมส ำคญั
Non-records สงิ่ ท่ไี มใ ชเอกสาร
Official evidence พยานหลกั ฐานทางการ
One time passwords รหัสผา นครั้งเดียว
Organizational culture วัฒนธรรมองคก าร
Organizational structures โครงสรา งองคก าร
Organizing การกำกบั ควบคุม
Origin of records ผใู หกำเนิดเอกสาร
Overseeing การกำกบั ควบคมุ
Periodic transfer method วิธีการโอนยายเอกสารตามชว งเวลา
Perpetual transfer method วิธกี ารโอนยายเอกสารแบบตอ เนือ่ ง
PEST analysis เทคนคิ การวิเคราะห PEST

336 การจดั การเอกสาร | Records Management

Pre-creation การดำเนินการกอ นจัดทำเอกสาร
Pre-existing records life cycle กอนเกดิ วงจรชวี ติ เอกสาร
Preservation การสงวนรักษา
Primary value คุณคา ชั้นตน
Principle of accountability หลักภาระรับผดิ ชอบ
Principle of availability หลกั ความพรอ มใชประโยชน
Principle of compliance หลกั การปฏิบตั ิตามกฎขอบงั คบั
Principle of disposition หลักการกำจดั
Principle of integrity หลกั บรู ณภาพ
Principle of original order หลักระเบยี บเดิม
Principle of protection หลักการอารักขา
Principle of provenance หลักแหลง ทีม่ า
Principle of retention หลกั การกำหนดอายจุ ดั เก็บ
Principle of transparency หลักความโปรง ใส
Private records เอกสารของเอกชน
Process analysis การวิเคราะหกระบวนการ
Process level ระดบั กระบวนการ
Program แผนงาน
Provenance แหลง ท่มี าของเอกสาร
Public key infrastructure โครงสรางพนื้ ฐานกญุ แจสาธารณะ
Public records เอกสารของรัฐ
Recordkeeping งานสารบรรณ, การเอกสาร
Recordkeeping system ระบบสารบรรณ, กระบวนการทางสารบรรณ
Recordness ความเปนเอกสาร
Record plan ผังเอกสาร ดู File plan
Records เอกสาร

ภาคผนวก 337

Records audit การตรวจสอบเอกสาร
Records capture การจบั เกบ็ เอกสาร
Records census การทำสำมะโนประชากรของเอกสาร
Records center ศนู ยเ อกสาร, หนว ยเก็บ
Records classification scheme แบบแผนการจัดหมวดหมเู อกสาร
Records committee คณะกรรมการดานเอกสาร
Records continuum theory ทฤษฎีการจัดการเอกสารอยา งตอ เนือ่ ง
Records creation การจดั ทำเอกสาร
Records inventory บญั ชสี ำรวจเอกสาร
Records life cycle concept หลกั การวงจรชีวิตเอกสาร
Records management การจัดการเอกสารและจดหมายเหตุ
Records management function หนาที่การจดั การเอกสารขององคก าร
Records management program แผนงานจดั การเอกสาร
Records manager นกั จัดการเอกสาร, ผจู ัดการเอกสาร
Records office เอกสารท่มี าจากสำนกั งาน
Records officer เจาหนา ที่สารบรรณ
Records requirements ขอกำหนดเก่ยี วกับเอกสาร
Records retention การกำหนดอายเุ อกสาร
Records retention and disposal ตารางกำหนดอายจุ ดั เกบ็ และทำลายเอกสาร ดู Records retention
schedule schedule
Records retention schedule ตารางกำหนดอายุเอกสาร
Records series ชุดเอกสาร
Records survey การสำรวจเอกสาร
Records systems ระบบเอกสาร
Records transfer form บญั ชีโอนยายเอกสาร
Reference การบริการอา งองิ

338 การจัดการเอกสาร | Records Management

Refreshing การปรับสภาพ
Registration การลงทะเบยี นเอกสาร
Registry ทะเบียนเอกสาร
Reliability ความนาเชอื่ ถือ
Reliable นาเชื่อถอื
Reporting การรายงานผล
Repository คลังเก็บ
Rights and interests records เอกสารสทิ ธแิ ละผลประโยชน
Routine activities กิจกรรมประจำ
Routine process งานประจำ
Rule of law หลักนิตริ ฐั
Search engine เครือ่ งมือชว ยคน
Secondary value คุณคา ช้ันรอง
Secure ปลอดภยั
Semi-active records เอกสารกง่ึ กระแสการใชง าน
Semi-current records เอกสารก่ึงกระแสการใชง าน ดู Semi-active records
Simplicity ความงา ย
Social media สื่อสงั คม
Social media records เอกสารส่ือสงั คม
Standard operating procedure มาตรฐานข้นั ตอนการปฏิบัติงาน
Step ขนั้ ตอน
Strategic resource ทรัพยากรเชิงกลยทุ ธ
Structure โครงสรา ง
Sub-activity กิจกรรมยอย
Sub-function ภารกจิ ยอ ย
Sub-sub-task งานของงานยอย

ภาคผนวก 339

Super users ผใู ชร ะดบั สงู
Sustainability ความยัง่ ยืน
Systematic เปน ระบบ
Systematic approach วธิ ีการเชิงระบบ
System requirement ความตองการระบบ
System theory ทฤษฎีระบบ
Tag ปายบอก
Task งาน
Taxonomy of values หลกั การอนกุ รมวธิ านคุณคา
Technology preservation การสงวนรักษาเทคโนโลยี
Technology watch การเฝาระวังทางเทคโนโลยี
Template แมแบบ
The freedom of information act กฎหมายวา ดวยขอ มูลสารสนเทศ
Thesaurus อรรถาภธิ านศัพท, ศพั ทสัมพนั ธ
Third person note หนังสือกลาง
Total archives หลักการประเมินแบบรวมภาครัฐเอกชน
Tracking การติดตาม
Transaction ธุรกรรม, การดำเนนิ งาน
Transfer การโอนยาย
Transit sheet บญั ชตี ิดตามเอกสาร
Two-factor authentication การยืนยันตัวตนสองขนั้
Two-tier review system หลกั การระบบประเมนิ สองช้นั
Unified program แผนงานแบบครบวงจร
Uniqueness ความเปนหนึง่ เดยี ว
Unique records เอกสารภารกิจหลกั ขององคการ
Unique reference numbers เลขอา งอิงท่ไี มซ้ำกัน

340 การจัดการเอกสาร | Records Management

Usability การใชงานได
Useable สะดวกแกก ารใช
Useful records เอกสารท่มี ีประโยชน
Value proposition ขอ เสนอคณุ คา สำหรบั ลูกคา
Version ฉบับ
Version control ควบคุมฉบบั
Vital records เอกสารสำคญั ทส่ี ุด
Vital records program แผนงานจดั การเอกสารสำคัญทส่ี ุด
Workflow ผงั การไหลของงาน, กระแสงาน

ภาคผนวก 341

คํายอ่ ชอื (Acronyms)

AB Administrative Burden

ACA The Association of Canadian Archivists

The United Nations Advisory Committee for the Co-ordination of Information
ACCIS Systems

AGIFT Australian Governments' Interactive Functions Thesaurus

AI Artificial intelligence

ARMA International The Association of Records Managers and Administrators

BC Business Continuit

BCM Business Continuity Management

BCP Business Continuity Plan

BCS Business Classification Scheme

CADD Computer-Aided Design and Drafting

DAM Digital Asset Management

DIRKS Designing and Implementing Recordkeeping Systems

DLM Forum Données Lisibles par Machine: Machine-Readable Data

DMS Document Management System

Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software
DOD Applications

DOMEA Document Management and Electronic Archiving in Computer-Assisted
Business Processes

DR Disaster Recovery

DRP Disaster Recovery Plan

DX Digital transformation

ECMS Enterprise Content Management System

EDRMS Electronic Document & Records Management System

342 การจดั การเอกสาร | Records Management

ERM Electronic Records Management
ERMS Electronic Records Management System
FT Functions Thesaurus
GAR Principle The Generally Accepted Recordkeeping Principles®
GIS Geographic Information System
ICA The international council on archives
ICA International Council on Archives

ICA-Req Principles and functional requirements for records in electronic office
IG environments: guidelines and training material
IR Information Governance
IRMT Institutional Repository
ISAD(G) International Records Management Trust
ISO General international standard for archival description
KM International Organization for Standardization
MoReq Knowledge Management
MSDS Modular Requirements for Records Systems
NARA Material Safety Data Sheets
NECC The U.S. national archives and records administration
PEST The National Electronic Commerce Coordinating Council
RBV Political, Economic, Social, Technology
RCM Resource-based View of the firm
RCRG The records continuum model
RCS The Records Continuum Research Group
RM Records Classification Scheme
RMA Records Management
Records Management Application

ภาคผนวก 343

RMP Records Management Program
RMS Records Management System
SOP Standard Operating Procedure
XML Extensible Markup Language
CDO Chief Digital Officer
PKI Public Key Infrastructure
2FA Two-Factor Authentication
OTP One Time Passwords
ESI Electronically Stored Information
DLT Distributed Ledger Technology
IoT Internet of Things
OSS Open Source Software

344 การจัดการเอกสาร | Records Management

เกยี วกับผเู้ ขยี น

รองศาสตราจารย์ ดร.วิศปตย์ ชยั ช่วย

คุณวุฒิ
ปริญญาตร:ี ศศ.บ. (บรรณารักษศาสตรแ ละสารนิเทศศาสตร) มหาวิทยาลยั ขอนแกน
ปรญิ ญาโท: ศศ.ม. (การจดั การจดหมายเหตแุ ละเอกสาร) มหาวทิ ยาลัยศิลปากร
ปริญญาเอก: ปร.ด. (สารสนเทศศึกษา) มหาวิทยาลัยขอนแกน

ประสบการณท ำงานทส่ี ำคัญ
● 2550-2558 อาจารยประจำภาควชิ าภาษาตะวันออก คณะโบราณคดี มหาวทิ ยาลัยศลิ ปากร (วังทา พระ); อาจารย
ประจำหลักสูตรปริญญาโท การจดั การทรัพยากรวัฒนธรรม คณะโบราณคด;ี ประธานฯหลักสูตรปรญิ ญาโท การ
จดั การจดหมายเหตแุ ละสารสนเทศมรดกทางวฒั นธรรม (หลักสูตรสหวทิ ยาการ) บัณฑิตวิทยาลัย มหาวิทยาลยั
ศิลปากร
● 2557-ปจจุบนั คณะกรรมการดา นวิชาการ ในสำนักศิลปกรรม สำนักงานราชบัณฑติ ยสภา
● 2558-ปจ จุบนั อาจารยป ระจำสาขาวิชาสารสนเทศศาสตร คณะมนษุ ยศาสตรแ ละสังคมศาสตร มหาวทิ ยาลัย
ขอนแกน
● 2560-ปจจบุ นั กรรมการกลุม วจิ ัยมนษุ ยศาสตรดิจิทลั มหาวทิ ยาลัยขอนแกน
● 2561-ปจ จุบัน ประธานฯหลักสตู รสารสนเทศศาสตรบัณฑติ (BiS) โครงการสรางบณั ฑติ พนั ธุใหมและกำลงั คนทม่ี ี
สมรรถนะ เพอ่ื ตอบโจทยภ าคการผลิตตามนโยบายการปฏริ ปู อุดมศึกษาไทย (2561-2565) ประเภท Degree ใน
กลมุ อุตสาหกรรมดจิ ทิ ัล
● ผูทรงคุณวุฒพิ ิจารณาผลงานวิชาการ และวทิ ยานิพนธใ นสถาบันวชิ าชพี และสถาบันการศกึ ษา เชน สมาคมหอง
สมุดแหง ประเทศไทย, หอสมุดแหง ชาติ, จุฬาลงกรณมหาวิทยาลยั , มหาวทิ ยาลัยธรรมศาสตร, มหาวิทยาลัย
ศิลปากร, มหาวิทยาลัยศรีนครินทรวโิ รฒ, มหาวิทยาลยั บรู พา, มหาวทิ ยาลัยนครพนม, สถาบนั เทคโนโลยี
พระจอมเกลา เจา คณุ ทหารลาดกระบงั ฯลฯ
● วทิ ยากรบรรยายในองคก ารภาครัฐและเอกชน

การทำงานวชิ าการ การวจิ ัยและประเด็นความเชีย่ วชาญ
● การจดั การเอกสารและจดหมายเหตุ
● การจดั การสารสนเทศเชิงกลยทุ ธ
● การถอดบทเรยี น
● การจัดการสารสนเทศมรดกทางวัฒนธรรม
● การจดั การเรียนรูห ลกั สูตรกระบวนทศั นใ หม

E-mail: [email protected]

ภาคผนวก 345

Without effective records management
there will be no useful historical material in the future.