๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๓๙๓ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ๒. ควรปรับปรุงแก้ไขข้อ ๗๘ ของข้อบังคับกำรประชุมรัฐสภำ พ.ศ. ๒๕๖๓ โดยก ำหนดเพิ่มเติมว่ำ กำรเปิดเผยบันทึกกำรประชุมคณะกรรมำธิกำรให้เป็นไปตำมหลักเกณฑ์วิธีกำร และเงื่อนไขที่ประธำนรัฐสภำก ำหนด ๓. ควรมีกำรออกระเบียบของรัฐสภำในกำรเปิดเผยบันทึกกำรประชุม ของคณะกรรมำธิกำรให้ประชำชนทรำบ โดยให้มีหลักเกณฑ์เช่นเดียวกับกำรเปิดเผยบันทึกกำรประชุมของ คณะกรรมำธิกำรของสภำผู้แทนรำษฎร ๔. ควรมีกำรฝึกอบรมให้กับเจ้ำหน้ำที่ที่ปฏิบัติหน้ำที่เป็นฝ่ำยเลขำนุกำร คณะกรรมำธิกำรวิสำมัญพิจำรณำร่ำงพระรำชบัญญัติให้มีควำมรู้ควำมเข้ำใจในกำรด ำเนินกำรเปิดเผย บันทึกกำรประชุมคณะกรรมำธิกำรอย่ำงถ่องแท้และเป็นไปในทิศทำงเดียวกัน นำยสกนธ์ พรหมบุญตำ นิติกรช ำนำญกำรพิเศษ กลุ่มงำนบริกำรเอกสำรอ้ำงอิง ส ำนักกรรมำธิกำร ๒
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๓๙๔ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร การเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการสืบค้นข้อมูลข่าวสารของทางราชการ ของส านักกรรมาธิการ ๑. ความเป็นมาและความส าคัญของปัญหา ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ในฐำนะที่เป็นหน่วยงำนที่มีภำรกิจหลักในกำรสนับสนุน ภำรกิจของฝ่ำยนิติบัญญัติในกำรตรำกฎหมำยและกำรควบคุมกำรบริหำรรำชกำรแผ่นดิน ตลอดจน ให้ควำมเห็นชอบในเรื่องต่ำง ๆ ตำมที่รัฐธรรมนูญแห่งรำชอำณำจักรไทยก ำหนดไว้ โดยท ำหน้ำที่เป็น หน่วยธุรกำรของสภำผู้แทนรำษฎรรวมถึงมีวิสัยทัศน์ให้หน่วยงำนเป็น SMART Parliament เพื่อเป็นองค์กร ที่มีสมรรถนะสูง มุ่งคุณธรรม เป็นผู้น ำควำมโปร่งใส มีกำรปรับตัวตอบสนองทันต่อกำรเปลี่ยนแปลง พร้อมแข่งขันตำมระบบรำชกำร ๔.๐ ยึดประชำชนเป็นศูนย์กลำง ผสำนพลังกับทุกภำคส่วนทั้งใน และต่ำงประเทศ รวมถึงสร้ำงสรรค์และใช้ประโยชน์จำกเทคโนโลยี นวัตกรรม ข้อมูลสำรสนเทศ ให้น ำไปสู่กำรเป็นองค์กรรัฐสภำดิจิทัล จำกบทบำทภำรกิจและวิสัยทัศน์ดังกล่ำว ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ได้แสดงเจตจ ำนงในกำรเป็นองค์กรแห่งคุณธรรมและควำมโปร่งใส ตรวจสอบได้ จึงมีกำรจัดท ำประกำศ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร เรื่อง เจตจ ำนงสุจริตในกำรบริหำรงำนส ำนักงำนเลขำธิกำร สภำผู้แทนรำษฎร ในทุกปีงบประมำณ มีวัตถุประสงค์เพื่อส่งเสริม สนับสนุน เผยแพร่ และประสำน ให้เกิดกำรเสริมสร้ำงทัศนคติค่ำนิยมในควำมซื่อสัตย์สุจริตให้กับส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร และสร้ำงเครือข่ำยป้องกันและปรำบปรำมกำรทุจริต ในกลุ่มผู้ด ำรงต ำแหน่งทำงกำรเมือง ข้ำรำชกำร รัฐสภำฝ่ำยกำรเมือง ข้ำรำชกำรรัฐสภำสำมัญ พนักงำนรำชกำร และลูกจ้ำง ให้มีกระบวนกำร เสริมสร้ำงบทบำทในกำรเฝ้ำระวัง และมีส่วนร่วมในกำรป้องกันและต่อต้ำนกำรทุจริตทุกรูปแบบ โดย กำรแสดงเจตจ ำนงสุจริตดังกล่ำวนั้นแสดงให้เห็นถึงควำมโปร่งใสในกำรด ำเนินงำนของส ำนักงำนฯ ที่มี กำรเปิดเผยข้อมูลข่ำวสำรในด้ำนต่ำง ๆ อย่ำงตรงไปตรงมำ ไม่ปิดบังหรือบิดเบือนข้อมูล ดังนั้น ส ำนักงำน ฯ จึงได้จัดตั้งศูนย์ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรขึ้นตำมพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ เพื่อเป็นแหล่งข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรให้ผู้มำติดต่อขอรับบริกำรสำมำรถเข้ำมำศึกษำค้นคว้ำ ได้อย่ำงเปิดเผย จึงเป็นเรื่องส ำคัญของศูนย์ข้อมูลข่ำวสำรที่จะต้องมีกำรบริหำรจัดกำรภำยในศูนย์ ข้อมูลข่ำวสำรให้มีควำมพร้อม มีควำมสมบูรณ์และสำมำรถที่จะให้ผู้มำติดต่อขอรับบริกำรใช้สิทธิในกำร เข้ำถึงข้อมูลข่ำวสำรอย่ำงเต็มที่ กำรบริหำรจัดกำรข้อมูล จึงเป็นหัวใจหลักส ำคัญที่จะเป็นกลไกในกำรช่วยพัฒนำ กำรด ำเนินงำนของศูนย์ข้อมูลข่ำวสำรให้มีประสิทธิภำพ สำมำรถที่จะด ำเนินงำนในกำรให้บริกำร ข้อมูลข่ำวสำรแก่ผู้มำติดต่อขอรับบริกำรได้อย่ำงเต็มรูปแบบและครบวงจร และลดควำมซ้ ำซ้อน ในกำรปฏิบัติงำนของเจ้ำหน้ำที่ เพรำะกำรบริหำรจัดกำรครอบคลุมถึงกระบวนกำร กิจกรรม หรือกำรท ำงำน ให้บรรลุผลตรงตำมวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ ซึ่งมีกระบวนกำรบริหำรจัดกำรที่ส ำคัญที่จะน ำมำซึ่งควำมส ำเร็จ ได้แก่ กำรวำงแผน กำรจัดองค์กร กำรจัดคนเข้ำท ำงำน กำรสั่งกำร กำรประสำนงำน กำรรำยงำนผล กำรปฏิบัติงำน และกำรบริหำรงบประมำณ โดยทุกกระบวนกำรต้องเป็นไปอย่ำงสอดคล้องและเกื้อกูลกัน จึงจะส่งผลให้กำรบริหำรจัดกำรเป็นไปอย่ำงเรียบร้อยและมีประสิทธิภำพต่อองค์กรอย่ำงสูงสุด
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๓๙๕ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร รวมทั้งยังต้องเกิดจำกควำมพยำยำมร่วมกันของบุคคลภำยในองค์กรที่ในเบื้องต้นมีควำมเกี่ยวข้อง กับกำรบริหำรจัดกำรองค์กรนั้น ๆและเครื่องมือที่จะท ำให้เป้ำหมำยที่ตั้งไว้บรรลุผลอย่ำงสุขุม รอบคอบ ปัจจุบันกำรรำยงำนข้อมูลข่ำวสำรเกี่ยวกับข้อมูลบุคคลที่ด ำรงต ำแหน่งในคณะกรรมำธิกำรต่ำง ๆ ของส ำนักกรรมำธิกำร ต้องให้ทุกกลุ่มงำนภำยในส ำนักท ำกำรสืบค้นข้อมูลและจัดท ำรำยงำนเป็น บันทึกข้อควำมในรูปแบบกระดำษ แล้วส่งมำให้กลุ่มงำนบริหำรทั่วไปของส ำนักรวบรวมรำยงำนข้อมูล เพื่อจัดส่งไปยังกลุ่มงำนข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร ส ำนักบริหำรงำนกลำง ในล ำดับสุดท้ำย โดยกำรปฏิบัติงำน ดังกล่ำวเป็นกำรเพิ่มภำระให้กับเจ้ำหน้ำที่ที่ปฏิบัติงำน และเป็นกำรสิ้นเปลืองทรัพยำกร เช่น กระดำษ หมึกพิมพ์ เป็นต้น โดยไม่จ ำเป็น ด้วยเหตุนี้ ข้ำพเจ้ำจึงมีแนวคิดในกำรเพิ่มประสิทธิภำพกระบวนกำรสืบค้นข้อมูลข่ำวสำร ของทำงรำชกำรในกำรปฏิบัติงำนของส ำนักกรรมำธิกำร เพื่อลดเวลำในกำรปฏิบัติงำนของบุคลำกร แต่ละกลุ่มงำน ให้กระบวนกำรสืบค้นข้อมูลอยู่ในรูปแบบ One Stop Service เนื่องจำกระบบจัดเก็บ และสืบค้นสำรสนเทศจะช่วยในกำรค้นหำสำรสนเทศได้อย่ำงรวดเร็ว ท ำให้กำรบริกำรข้อมูลข่ำวสำร มีประสิทธิภำพยิ่งขึ้น เป็นกำรอ ำนวยควำมสะดวก ปรับปรุงคุณภำพและมำตรฐำนกำรให้บริกำร และช่วย ในกำรวิเครำะห์ข้อมูล เพื่อสนับสนุนกำรตัดสินใจส ำหรับผู้บริหำรในกำรหำแนวทำงปรับปรุงคุณภำพ กำรให้บริกำรให้เป็นไปในทิศทำงที่ดีขึ้นในอนำคต ๒. กฎหมาย กฎ ระเบียบ และยุทธศาสตร์ที่เกี่ยวข้อง กำรศึกษำค้นคว้ำหำข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกำรน ำข้อมูลมำประกอบใช้ในเรื่องกำรเพิ่ม ประสิทธิภำพกระบวนกำรสืบค้นข้อมูลข่ำวสำรของทำงรำชกำรในกำรปฏิบัติงำนของส ำนักกรรมำธิกำร เพื่อวิเครำะห์กระบวนกำรปฏิบัติงำนดังกล่ำวให้ทรำบถึงลักษณะของปัญหำที่เกิดขึ้น และแก้ไขปัญหำ ได้อย่ำงตรงจุดอันก่อให้เกิดประสิทธิภำพในกำรด ำเนินงำนได้อย่ำงสมบูรณ์และน่ำเชื่อถือ ข้ำพเจ้ำ จึงได้ศึกษำกฎหมำย/กฎ/ระเบียบ ยุทธศำสตร์ และแนวคิดที่เกี่ยวข้องกับกำรน ำมำใช้วิเครำะห์ข้อมูล มีดังต่อไปนี้ ๑)ข้อมูลของส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ๒) พระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ ๓) พระรำชกฤษฎีกำว่ำด้วยหลักเกณฑ์และวิธีกำรบริหำรกิจกำรบ้ำนเมืองที่ดี พ.ศ. ๒๕๔๖ ๔) แนวคิดเกี่ยวกับระบบสำรสนเทศเพื่อกำรจัดกำร (Management Information System : MIS) ๑) ข้อมูลของส านักงานเลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร มีอ ำนำจหน้ำที่เกี่ยวกับรำชกำรประจ ำทั่วไป ของสภำผู้แทนรำษฎร ตำมพระรำชบัญญัติระเบียบบริหำรรำชกำรฝ่ำยรัฐสภำ พ.ศ. ๒๕๕๔ มีอ ำนำจ หน้ำที่ดังนี้ (๑) สนับสนุนกำรตรำกฎหมำย (๒) สนับสนุนกำรควบคุมและกำรบริหำรรำชกำรแผ่นดิน (๓) สนับสนุนกำรพิจำรณำให้ควำมเห็นชอบ
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๓๙๖ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร (๔) สนับสนุนบทบำทภำรกิจตำมที่รัฐธรรมนูญ กฎหมำยและข้อบังคับกำรประชุม สภำก ำหนด วิสัยทัศน์ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎรเป็น SMART Parliament พันธกิจ (๑) เสริมสร้ำงกระบวนกำรนิติบัญญัติให้มีคุณภำพมำตรฐำนสำกล (๒) เสริมสร้ำงบทบำทควำมร่วมมือในเวทีรัฐสภำระหว่ำงประเทศ (๓) ส่งเสริมกำรมีส่วนร่วมทำงกำรเมือง และเสริมสร้ำงภำพลักษณ์ของสถำบันนิติบัญญัติ (๔) บริหำรจัดกำรองค์กรให้มีขีดสมรรถนะสูง (HPO) และแข่งขันได้ด้วยนวัตกรรม เป้าหมายองค์กรระยะ ๕ ปี ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎรเป็นองค์กรที่มีขีดสมรรถนะสูง (High Performance Organization) เป็นระบบรำชกำร ๔.๐ และมีระบบกำรปฏิบัติงำนและให้บริกำรในรูปแบบ Digital Parliament ประเด็นการพัฒนา (ประเด็นยุทธศาสตร์) ประเด็นกำรพัฒนำที่ ๑ พัฒนำองค์กรให้ก้ำวสู่ Digital Parliament ประเด็นกำรพัฒนำที่ ๒ ส่งเสริมบทบำทรัฐสภำไทยด้ำนควำมร่วมมือในเวทีรัฐสภำ ระหว่ำงประเทศ ประเด็นกำรพัฒนำที่ ๓ ส่งเสริมและสนับสนุนกำรมีส่วนร่วมของภำคพลเมือง ในกระบวนกำรนิติบัญญัติ ประเด็นกำรพัฒนำที่ ๔ สร้ำงระบบนิเวศในกำรท ำงำน (Ecosystem) ให้เอื้อต่อ กำรเรียนรู้และพัฒนำศักยภำพบุคลำกรให้เท่ำทันกำรเปลี่ยนแปลง ค่านิยมองค์กร มีจิตบริกำร สมำนสำมัคคีมีวินัย ใจสัตย์ซื่อ ถือหลักพอเพียง ๒) พระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ. ๒๕๔๐ ข้อมูลข่ำวสำรที่อยู่ในบังคับของพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ คือ ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร โดยมำตรำ ๔ แห่งพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ ได้ให้นิยำมค ำว่ำ ข้อมูลข่ำวสำร หมำยถึง สิ่งที่สื่อควำมหมำยให้รู้เรื่องรำวข้อเท็จจริง ข้อมูล หรือสิ่งใด ๆ ไม่ว่ำกำรสื่อควำมหมำยนั้นจะท ำได้โดยสภำพของสิ่งนั้นเองหรือโดยผ่ำนวิธีกำรใด ๆ และไม่ว่ำจะได้ จัดท ำไว้ในรูปของเอกสำร แฟ้ม รำยงำน หนังสือ แผนผัง แผนที่ ภำพวำด ภำพถ่ำย ฟิล์ม กำรบันทึกภำพ หรือเสียง กำรบันทึกโดยเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือวิธีอื่นใดที่ท ำให้สิ่งที่บันทึกไว้ปรำกฏได้ ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร หมำยถึง ข้อมูลข่ำวสำรที่อยู่ในควำมครอบครอง หรือควบคุมดูแล ของหน่วยงำนของรัฐไม่ว่ำจะเป็นข้อมูลข่ำวสำรเกี่ยวกับกำรด ำเนินงำนของรัฐ หรือข้อมูลข่ำวสำร เกี่ยวกับเอกชน
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๓๙๗ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร หน่วยงำนของรัฐ หมำยถึง รำชกำรส่วนกลำง รำชกำรส่วนภูมิภำค รำชกำรส่วนท้องถิ่น รัฐวิสำหกิจ ส่วนรำชกำรสังกัดรัฐสภำ ศำลเฉพำะในส่วนที่ไม่เกี่ยวกับกำรพิจำรณำพิพำกษำคดี องค์กร ควบคุมกำรประกอบวิชำชีพ หน่วยงำนอิสระของรัฐและหน่วยงำนอื่นตำมที่ก ำหนดในกฎกระทรวง เจ้ำหน้ำที่ของรัฐ หมำยถึง ผู้ซึ่งปฏิบัติงำนให้แก่หน่วยงำนของรัฐ ข้อมูลข่ำวสำรส่วนบุคคล หมำยถึง ข้อมูลข่ำวสำรเกี่ยวกับสิ่งเฉพำะตัวของบุคคล เช่น กำรศึกษำ ฐำนะกำรเงิน ประวัติสุขภำพ ประวัติอำชญำกรรม หรือประวัติกำรท ำงำน บรรดำที่มีชื่อ ของผู้นั้นหรือเลขหมำย รหัส หรือสิ่งบอกลักษณะอื่นที่ท ำให้รู้ตัวผู้นั้นได้ เช่น ลำยพิมพ์นิ้วมือ แผ่นบันทึก ลักษณะเสียงของคนหรือรูปถ่ำยและให้หมำยรวมถึงข้อมูลข่ำวสำรเกี่ยวกับสิ่งเฉพำะตัวของผู้ที่ถึงแก่กรรม แล้วด้วย มำตรำ ๖ ให้จัดตั้งส ำนักงำนคณะกรรมกำรข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรขึ้นในสังกัด ส ำนักงำนปลัดส ำนักนำยกรัฐมนตรี มีหน้ำที่ปฏิบัติงำนเกี่ยวกับงำนวิชำกำรและธุรกำรให้แก่ คณะกรรมกำรและคณะกรรมกำรวินิจฉัยกำรเปิดเผยข้อมูลข่ำวสำร ประสำนงำนกับหน่วยงำนของรัฐ และให้ค ำปรึกษำแก่เอกชนเกี่ยวกับกำรปฏิบัติตำมพระรำชบัญญัตินี้ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎรได้ปฏิบัติตำมพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำร ของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ ให้มีกำรจัดตั้งคณะกรรมกำรบริหำรข้อมูลข่ำวสำรในส ำนักงำนฯ ตั้งแต่ปี พ.ศ. ๒๕๔๕ จนถึงปัจจุบัน เพื่อก ำหนดหลักเกณฑ์กำรบริหำร กำรจัดระบบ กำรขออนุญำต และกำรบริกำรข้อมูลข่ำวสำร ที่อยู่ในควำมรับผิดชอบของส ำนักงำนฯ เป็นไปด้วยควำมเรียบร้อย รวดเร็ว และมีประสิทธิภำพถูกต้อง ตำมหลักพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ โดยส ำนักงำนฯ มีกำรเปิดเผยข้อมูลข่ำวสำร ของรำชกำรในส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ตำมพระรำชบัญญัติฯ ในมำตรำ ๗ มำตรำ ๙ และมำตรำ ๑๑ มีรำยละเอียดดังนี้ มำตรำ ๗ หน่วยงำนของรัฐต้องส่งข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรอย่ำงน้อยดังต่อไปนี้ลง พิมพ์ในรำชกิจจำนุเบกษำ (๑) โครงสร้ำงและกำรจัดองค์กรในกำรด ำเนินงำน (๒)สรุปอ ำนำจหน้ำที่ที่ส ำคัญและวิธีกำรด ำเนินงำน (๓)สถำนที่ติดต่อเพื่อขอรับข้อมูลข่ำวสำร หรือค ำแนะน ำในกำรติดต่อกับหน่วยงำนของรัฐ (๔)กฎ มติคณะรัฐมนตรีข้อบังคับ ค ำสั่ง หนังสือเวียน ระเบียบ แบบแผน นโยบำย หรือกำรตีควำม ทั้งนี้เฉพำะที่จัดให้มีขึ้นโดยมีสภำพอย่ำงกฎ เพื่อให้มีผลเป็นกำรทั่วไปต่อเอกชนที่เกี่ยวข้อง (๕)ข้อมูลข่ำวสำรอื่นตำมที่คณะกรรมกำรก ำหนด มำตรำ ๙ ภำยใต้บังคับมำตรำ ๑๔ และมำตรำ ๑๕ หน่วยงำนของรัฐต้องจัดให้มี ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรอย่ำงน้อยดังต่อไปนี้ไว้ให้ประชำชนเข้ำตรวจดูได้ทั้งนี้ตำมหลักเกณฑ์และวิธีกำร ที่คณะกรรมกำรก ำหนด (๑)ผลกำรพิจำรณำหรือค ำวินิจฉัยที่มีผลโดยตรงต่อเอกชน รวมทั้งควำมเห็นแย้ง และค ำสั่งที่เกี่ยวข้องในกำรพิจำรณำวินิจฉัยดังกล่ำว (๒) นโยบำยหรือกำรตีควำมที่ไม่เข้ำข่ำยต้องลงพิมพ์ในรำชกิจจำนุเบกษำตำมมำตรำ ๗ (๔) (๓)แผนงำน โครงกำร และงบประมำณรำยจ่ำยประจ ำปีของปีที่ก ำลังด ำเนินกำร
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๓๙๘ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร (๔)คู่มือหรือค ำสั่งเกี่ยวกับวิธีปฏิบัติงำนของเจ้ำหน้ำที่ของรัฐ ซึ่งมีผลกระทบถึง สิทธิหน้ำที่ของเอกชน (๕)สิ่งพิมพ์ที่ได้มีกำรอ้ำงอิงถึงตำมมำตรำ ๗ วรรคสอง (๖)สัญญำสัมปทำน สัญญำที่มีลักษณะเป็นกำรผูกขำดตัดตอนหรือสัญญำร่วมทุน กับเอกชนในกำรจัดท ำบริกำรสำธำรณะ (๗) มติคณะรัฐมนตรีหรือมติคณะกรรมกำรที่แต่งตั้งโดยกฎหมำย หรือโดยมติ คณะรัฐมนตรีทั้งนี้ให้ระบุรำยชื่อรำยงำนทำงวิชำกำร รำยงำนข้อเท็จจริง หรือข้อมูลข่ำวสำรที่น ำมำใช้ ในกำรพิจำรณำไว้ด้วย (๘)ข้อมูลข่ำวสำรอื่นตำมที่คณะกรรมกำรก ำหนด มำตรำ ๑๑ นอกจำกข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรที่ลงพิมพ์ในรำชกิจจำนุเบกษำแล้ว หรือที่จัดไว้ให้ประชำชนเข้ำตรวจดูได้แล้ว หรือที่มีกำรจัดให้ประชำชนได้ค้นคว้ำตำมมำตรำ ๒๖ แล้ว ถ้ำบุคคลใดขอข้อมูลข่ำวสำรอื่นใดของรำชกำรและค ำขอของผู้นั้นระบุข้อมูลข่ำวสำรที่ต้องกำรในลักษณะ ที่อำจเข้ำใจได้ตำมควร ให้หน่วยงำนของรัฐผู้รับผิดชอบจัดหำข้อมูลข่ำวสำรนั้นให้แก่ผู้ขอภำยในเวลำ อันสมควร เว้นแต่ผู้นั้นขอจ ำนวนมำกหรือบ่อยครั้งโดยไม่มีเหตุผลอันสมควร ข้อมูลข่าวสารที่หน่วยงานของรัฐไม่ต้องเปิดเผยมีอะไรบ้าง ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรโดยหลักแล้วต้องเปิดเผยให้ประชำชนได้รับรู้อย่ำงไรก็ตำม ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรบำงลักษณะอำจไม่สมควรเปิดเผย พระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ จึงได้ก ำหนดประเภทของข้อมูลข่ำวสำรที่อยู่ในข่ำยหรือข้อยกเว้นที่หน่วยงำนของรัฐ หรือเจ้ำหน้ำที่ของรัฐสำมำรถมีค ำสั่งมิให้เปิดเผยได้ ดังนี้ ข้อมูลข่ำวสำรที่ห้ำมมิให้เปิดเผย ข้อมูลข่ำวสำรที่อำจก่อให้เกิดควำมเสียหำยต่อสถำบันพระมหำกษัตริย์ พระรำชบัญญัติก ำหนดว่ำ จะเปิดเผยมิได้ นั่นหมำยถึงว่ำถ้ำมีข้อมูลข่ำวสำรที่มีข่ำยลักษณะตำมข้อนี้ หน่วยงำนของรัฐหรือเจ้ำหน้ำที่ของรัฐจะต้องไม่เปิดเผย ไม่มีข้อยกเว้นให้ไปพิจำรณำใช้ดุลพินิจ ชั่งน้ ำหนักทั้งสิ้น ทั้งนี้ เป็นไปตำมมำตรำ ๑๔ แห่งพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ กล่ำวคือ มำตรำ ๑๔ ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรที่อำจก่อให้เกิดควำมเสียหำยต่อสถำบัน พระมหำกษัตริย์จะเปิดเผยไม่ได้ ข้อมูลข่ำวสำรที่อำจมีค ำสั่งมิให้เปิดเผย เพื่อให้หน่วยงำนของรัฐหรือเจ้ำหน้ำที่ของรัฐ ซึ่งมีหน้ำที่ในกำรปฏิบัติตำม พระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ ได้มีแนวทำงปฏิบัติที่ชัดเจนในกำรพิจำรณำว่ำ ข้อมูลข่ำวสำรใดเป็นข้อมูลข่ำวสำรที่อำจมีค ำสั่งมิให้เปิดเผยหรือสมควรสงวนไว้ยังมิให้เปิดเผย รวมทั้ง ประชำชนผู้ใช้สิทธิตำมกฎหมำยก็ได้ทรำบถึงแนวทำงหรือหลักเกณฑ์ดังกล่ำวด้วย พระรำชบัญญัติจึงมี ข้อก ำหนดตำมมำตรำ ๑๕ กล่ำวคือ
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๓๙๙ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร มำตรำ ๑๕ ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรที่มีลักษณะอย่ำงหนึ่งอย่ำงใดดังต่อไปนี้ หน่วยงำนของรัฐหรือเจ้ำหน้ำที่ของรัฐบำลอำจมีค ำสั่งมิให้เปิดเผยก็ได้ โดยค ำนึงถึงกำรปฏิบัติหน้ำที่ ตำมกฎหมำยของหน่วยงำนของรัฐ ประโยชน์สำธำรณะ และประโยชน์ของเอกชนที่เกี่ยวข้องประกอบกัน (๑) กำรเปิดเผยจะก่อให้เกิดควำมเสียหำยต่อควำมมั่นคงของประเทศ ควำมสัมพันธ์ระหว่ำงประเทศ หรือควำมมั่นคงในทำงเศรษฐกิจหรือกำรคลังของประเทศ (๒) กำรเปิดเผยจะท ำให้กำรบังคับใช้กฎหมำยเสื่อมประสิทธิภำพ หรือไม่อำจส ำเร็จ ตำมวัตถุประสงค์ได้ไม่ว่ำจะเกี่ยวกับ กำรฟ้องคดี กำรป้องกัน กำรปรำบปรำม กำรทดสอบ กำรตรวจสอบ หรือกำรรู้แหล่งที่มำของข้อมูลข่ำวสำรหรือไม่ก็ตำม (๓) ควำมเห็นหรือค ำแนะน ำภำยในหน่วยงำนของรัฐในกำรด ำเนินกำรเรื่องหนึ่ง เรื่องใด แต่ทั้งนี้ไม่รวมถึงรำยงำนทำงวิชำกำร รำยงำนข้อเท็จจริง หรือข้อมูลข่ำวสำรที่น ำมำใช้ในกำรท ำ ควำมเห็นหรือค ำแนะน ำภำยในดังกล่ำว (๔) กำรเปิดเผยจะก่อให้เกิดอันตรำยต่อชีวิตหรือควำมปลอดภัยของบุคคลหนึ่ง บุคคลใด (๕) รำยงำนกำรแพทย์หรือข้อมูลข่ำวสำรส่วนบุคคลซึ่งกำรเปิดเผยจะเป็นกำรรุกล้ ำ สิทธิส่วนบุคคลโดยไม่สมควร (๖) ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรที่มีกฎหมำยคุ้มครองมิให้เปิดเผย หรือข้อมูลข่ำวสำร ที่มีผู้ให้มำโดยไม่ประสงค์ให้ทำงรำชกำรน ำไปเปิดเผยต่อผู้อื่น (๗) กรณีอื่นตำมที่ก ำหนดในพระรำชกฤษฎีกำ ค ำสั่งมิให้เปิดเผยข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรจะก ำหนดเงื่อนไขอย่ำงใดก็ได้แต่ต้อง ระบุไว้ด้วยว่ำที่เปิดเผยไม่ได้เพรำะเป็นข้อมูลข่ำวสำรประเภทใดและเพรำะเหตุใดและให้ถือว่ำกำรมีค ำสั่ง เปิดเผยข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรเป็นดุลพินิจ โดยเฉพำะของเจ้ำหน้ำที่ของรัฐตำมล ำดับสำยกำรบังคับบัญชำ แต่ผู้ขออำจอุทธรณ์ต่อคณะกรรมกำรวินิจฉัยกำรเปิดเผยข้อมูลข่ำวสำรได้ตำมที่ก ำหนดในพระรำชบัญญัตินี้ ๓) พระราชกฤษฎีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พ.ศ. ๒๕๔๖ ในกำรด ำเนินกำรปฏิรูประบบรำชกำร นอกจำกจะมีกำรก ำหนดนโยบำยในรูปแบบ ของแผนยุทธศำสตร์ กำรพัฒนำระบบรำชกำรแล้ว รัฐบำลยังได้มีออกพระรำชกฤษฎีกำว่ำด้วย หลักเกณฑ์และวิธีกำรบริหำรกิจกำรบ้ำนเมืองที่ดี พ.ศ. ๒๕๔๖ เพื่อก ำหนดหลักเกณฑ์และวิธีกำร บริหำรกิจกำรบ้ำนเมืองที่ดี โดยมีควำมประสงค์จะให้ใช้บังคับกับส่วนรำชกำรในทุกกระทรวง ทบวง กรม ทั้งที่เป็นรำชกำรส่วนกลำงและรำชกำรส่วนภูมิภำค รวมทั้งหน่วยงำนอื่นที่อยู่ในก ำกับของรำชกำร ฝ่ำยบริหำรที่มีกำรจัดตั้งขึ้นและมีกำรปฏิบัติรำชกำรเช่นเดียวกับกระทรวง ทบวง กรม มำตรำ ๖ วิธีบริหำรจัดกำรบ้ำนเมืองที่ดี ได้แก่ กำรบริหำรรำชกำรเพื่อบรรลุเป้ำหมำย ดังต่อไปนี้ เกิดประโยชน์สุขของประชำชน (มำตรำ ๗ และมำตรำ ๘) กำรบริหำรงำนเพื่อให้เกิดประโยชน์สุขของประชำชน มีเป้ำหมำยเพื่อให้เกิด ควำมผำสุกและควำมเป็นอยู่ที่ดีของประชำชน ควำมสงบและปลอดภัยของสังคมส่วนรวม ตลอดจน
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๐ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ประโยชน์สูงสุดของประเทศ ต้องด ำเนินกำรโดยถือว่ำประชำชนเป็นศูนย์กลำงที่จะได้รับบริกำรจำกรัฐ และมีแนวทำงกำรบริหำรรำชกำร ๕ ประกำรดังนี้ (๑) ก ำหนดภำรกิจสอดคล้องกับแนวนโยบำยแห่งรัฐและคณะรัฐมนตรีที่แถลง ต่อรัฐสภำ (๒) ซื่อสัตย์ สุจริต ตรวจสอบได้ (๓) วิเครำะห์ผลดี ผลเสีย รับฟังควำมคิดเห็น ชี้แจงท ำควำมเข้ำใจก่อนด ำเนินกำร (๔) รับฟังควำมคิดเห็นและควำมพึงพอใจของสังคมโดยรวมและประชำชน เพื่อปรับปรุง (๕) แก้ไขปัญหำ อุปสรรคโดยเร็ว เกิดผลสัมฤทธิ์ต่อภำรกิจของรัฐ (มำตรำ ๙-๑๙) (๑) มีกำรจัดท ำแผนปฏิบัติรำชกำร (๒) ก ำหนดขั้นตอน ระยะเวลำ งบประมำณ เป้ำหมำย ผลสัมฤทธิ์ของภำรกิจ ตัวชี้วัดควำมส ำเร็จ (๓) ติดตำมประเมินผลกำรปฏิบัติตำมแผนปฏิบัติรำชกำร (๔) แก้ไขปัญหำและบรรเทำผลกระทบหรือเปลี่ยนแผนให้เหมำะสม - สำมำรถบูรณำกำรภำรกิจร่วมกันได้ - ส่วนรำชกำรต้องจัดท ำแผนปฏิบัติรำชกำร ๔ ปี โดยให้สอดคล้องกับ แผนบริหำรรำชกำรแผ่นดินของคณะรัฐมนตรี - ส่วนรำชกำรต้องจัดแผนปฏิบัติรำชกำรประจ ำปีทุกปีงบประมำณ เพื่อขอรับ กำรจัดสรรงบประมำณ มีประสิทธิภำพเกิดควำมคุ้มค่ำในเชิงภำรกิจของรัฐ (มำตรำ ๒๐-๒๖) (๑) จัดท ำบัญชีต้นทุนส่วนรำชกำร (๒) ประเมินควำมคุ้มค่ำ โดยคณะกรรมกำรพัฒนำกำรเศรษฐกิจและสังคมแห่งชำติ ร่วมกับส ำนักงบประมำณ (๓) จัดซื้อ จัดจ้ำง โดยเปิดเผย เที่ยงธรรม ค ำนึงถึงผลประโยชน์ส่วนรวม กำรจัดซื้อ ที่วัตถุประสงค์ในกำรใช้เป็นเหตุให้ค ำนึงถึงคุณภำพและกำรดูแลรักษำเป็นส ำคัญให้กระท ำได้โดยไม่ต้อง ถือรำคำต่ ำสุดกำรเสนอซื้อหรือจ้ำงเสมอไป ไม่มีขั้นตอนกำรปฏิบัติงำนเกินควำมจ ำเป็น (ลดขั้นตอนกำรปฏิบัติงำน) (มำตรำ ๒๗-๓๒) (๑) กระจำยอ ำนำจกำรตัดสินใจ เพื่อควำมสะดวกรวดเร็วในกำรบริกำรประชำชน (๒) ท ำแผนภูมิขั้นตอน ระยะเวลำกำรด ำเนินกำร ติดไว้โดยเปิดเผย หรือผ่ำน ระบบสำรสนเทศ (๓) รับเรื่องรำวต่ำง ๆ ณ ศูนย์บริกำรร่วม (๔) จัดตั้งศูนย์บริกำรร่วม เพื่ออ ำนวยควำมสะดวกประชำชนในกำรติดต่อ สอบถำม ขอข้อมูลขออนุญำต ขออนุมัติ
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๑ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร มีกำรปรับปรุงภำรกิจของส่วนรำชกำรให้ทันตำมสถำนกำรณ์(มำตรำ ๓๓-๓๖) (๑) ทบทวนควำมจ ำเป็นในภำรกิจ (๒) ส ำรวจ ตรวจสอบ ทบทวนกฎระเบียบ ให้ทันสมัยสอดคล้องกับควำมจ ำเป็น ทำงเศรษฐกิจ สังคม และควำมมั่นคงของประเทศ โดยค ำนึงถึงควำมสะดวก รวดเร็ว และลดภำระ ของประชำชนเป็นส ำคัญ ประชำชนได้รับกำรอ ำนวยควำมสะดวก ตอบสนองระยะเวลำควำมต้องกำร (มำตรำ ๓๗-๔๔) (๑) ก ำหนดระยะเวลำกำรบริกำร โดยประกำศให้ทรำบโดยทั่วกัน (๒) ตอบค ำถำมประชำชนหรือส่วนรำชกำรอื่นได้ ภำยใน ๑๕ วัน (๓) จัดท ำระบบเครือข่ำยสำรสนเทศ เพื่อให้ผู้รับบริกำรติดต่อ สอบถำมข้อมูล แสดงควำมคิดเห็นที่เกี่ยวข้องกับกำรปฏิบัติรำชกำร มีกำรประเมินผลกำรปฏิบัติรำชกำรอย่ำงสม่ ำเสมอ (มำตรำ ๔๕-๔๙) (๑) จัดให้มีกำรประเมินผลในภำพรวม (๒) กำรประเมินผลต้องกระท ำเป็นควำมลับและประโยชน์แห่งควำมสำมัคคี ของข้ำรำชกำร (๓) ประโยชน์ในกำรบริหำรงำนบุคคล กำรประเมินให้ค ำนึงถึงผลกำรปฏิบัติงำน เฉพำะตัวข้ำรำชกำรผู้นั้น ในต ำแหน่งที่ปฏิบัติ ๔) แนวคิดเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS) ฤทัย ชนนีสิทธิชัย (๒๕๔๐) ได้กล่ำวถึงเทคโนโลยีสำรสนเทศไว้ว่ำ หมำยถึง เทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับกำรด ำเนินงำนต่ำง ๆเพื่อจัดท ำสำรสนเทศไว้ใช้งำน ซึ่งประกอบด้วยเทคโนโลยี คอมพิวเตอร์เทคโนโลยีโทรคมนำคมเป็นหลัก และยังรวมถึงเทคโนโลยีอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกำรน ำ ข้อมูลข่ำวสำรมำใช้ให้เป็นประโยชน์ โดยคอมพิวเตอร์จะเป็นเครื่องมือในกำรจัดกำรและเก็บข้อมูล ส่วนกำรสื่อสำรโทรคมนำคมใช้เป็นสื่อในกำรจัดส่งข้อมูลเผยแพร่ภำพและเสียงออกไปเพื่อกำรสื่อสำร ระหว่ำงกัน ยืน ภู่วรวรรณ (๒๕๔๔) ได้เสนอแนวคิดเกี่ยวกับเทคโนโลยีสำรสนเทศเพื่อกำรศึกษำ ไว้ว่ำ มีบทบำทโดยตรงกับกำรสร้ำงควำมรู้ (Knowledge Constructor) เทคโนโลยีสำรสนเทศเป็นเครื่องมือ ที่ช่วยในกำรเก็บรวบรวมข้อมูลข่ำวสำร ควำมรอบรู้ กำรจัดระบบกำรประมวลผล กำรส่งผ่ำนและสื่อสำร ด้วยควำมเร็วสูงที่มีปริมำณมำกกำรน ำเสนอและแสดงผลด้วยระบบสื่อต่ำง ๆ ทั้งในด้ำนข้อมูล รูปภำพ เสียง ภำพเคลื่อนไหว วิดีโอ ฯลฯ อีกทั้งยังสำมำรถสร้ำงระบบกำรมีขุมควำมรู้ที่เรียกว่ำ เวิลด์โนว์เล็จ (World Knowledge) ซึ่งมีแหล่งควำมรู้มำกมำยกระจำยอยู่ทั่วโลก ผู้เรียนต้องเรียนรู้ได้มำกและรวดเร็ว รวมทั้งสำมำรถแยกแยะค้นหำข่ำวสำร ตลอดจนกำรแสวงหำสิ่งที่ต้องกำรได้ตรงควำมต้องกำร หรรษำ วงศ์ธรรมกูล (๒๕๔๑) ได้กล่ำวถึงควำมหมำยของเทคโนโลยีสำรสนเทศ ไว้ว่ำ หมำยถึง ควำมรู้หรือกระบวนกำรในกำรด ำเนินงำนใด ๆ ที่ต้องอำศัยเทคโนโลยีด้ำนคอมพิวเตอร์
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๒ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์ฮำร์ดแวร์กำรติดต่อสื่อสำร กำรรวบรวมและกำรน ำข้อมูลมำใช้อย่ำงทันกำรณ์ เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภำพ ทั้งทำงด้ำนกำรผลิตกำรบริกำรกำรบริหำร รวมทั้งเพื่อกำรศึกษำและกำรเรียนรู้ ซึ่งจะเห็นได้ว่ำเทคโนโลยีสำรสนเทศนั้นเป็นเครื่องมือส ำหรับกำรติดต่อสื่อสำรและกำรไหลเวียนของ ควำมรู้และกำรเรียนรู้ระบบกำรสื่อสำรที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นสื่อกลำง ใช้ประโยชน์ด้ำนกำรจัดเก็บข้อมูล กำรประมวลผล และสำมำรถสืบค้นควำมรู้ได้จำกระบบสำรสนเทศ เพื่อใช้ในกำรสื่อสำรกับทั้งภำยใน และภำยนอกองค์กร มีฐำนข้อมูลรำยงำน เอกสำร คู่มือกำรท ำงำน ที่สำมำรถจัดกำรได้อย่ำงรวดเร็ว และง่ำยต่อกำรเข้ำถึงระบบโดยบุคลำกรทั้งหมด จำกควำมหมำยที่กล่ำวมำนั้น ระบบสำรสนเทศเพื่อกำรจัดกำรจึงหมำยถึง ระบบ ที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจำกแหล่งข้อมูลต่ำง ๆ ทั้งภำยในและภำยนอกองค์กรอย่ำงมีหลักเกณฑ์ เพื่อน ำมำประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สำรสนเทศที่ช่วยสนับสนุนกำรท ำงำน และกำรตัดสินใจ ในด้ำนต่ำง ๆ ของผู้บริหำรเพื่อให้กำรด ำเนินงำนขององค์กรเป็นไปอย่ำงมีประสิทธิภำพ โดยที่เรำจะเห็นได้ว่ำ ระบบสำรสนเทศเพื่อกำรจัดกำรจะประกอบด้วยหน้ำที่หลัก ๒ ประกำร (กิติมำ เพชรทรัพย์, ๒๕๔๘) (๑)สำมำรถเก็บรวบรวมข้อมูลจำกแหล่งต่ำง ๆ ทั้งจำกภำยในและภำยนอก องค์กรมำไว้ด้วยกันอย่ำงเป็นระบบ (๒)สำมำรถท ำกำรประมวลผลข้อมูลอย่ำงมีประสิทธิภำพ เพื่อให้ได้สำรสนเทศ ที่ช่วยสนับสนุนกำรปฏิบัติงำนและกำรบริหำรงำนของผู้บริหำร ดังนั้น ถ้ำระบบใดประกอบด้วยหน้ำที่หลัก ๒ ประกำร ตลอดจนสำมำรถปฏิบัติงำน ในหน้ำที่หลักทั้งสองได้อย่ำงครบถ้วนและสมบูรณ์ระบบนั้นก็สำมำรถถูกจัดเป็นระบบสำรสนเทศ เพื่อกำรจัดกำรได้ระบบสำรสนเทศเพื่อกำรจัดกำรไม่จ ำเป็นที่จะต้องสร้ำงขึ้นจำกระบบคอมพิวเตอร์ เท่ำนั้น อำจถูกสร้ำงขึ้นมำจำกอุปกรณ์สิ่งใดก็ได้ แต่เนื่องจำกในปัจจุบันคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์ที่มี ประสิทธิภำพในกำรจัดกำรข้อมูลนักวิเครำะห์และออกแบบระบบ จึงออกแบบระบบสำรสนเทศโดยให้มี คอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในกำรจัดกำรสำรสนเทศ ปัจจุบันขอบเขตกำรท ำงำนของระบบสำรสนเทศขยำยตัวจำกกำรรวบรวมข้อมูล ที่มำจำกภำยในองค์กรไปสู่กำรเชื่อมโยงกับแหล่งข้อมูลจำกสิ่งแวดล้อมภำยนอกองค์กร ทั้งจำกภำยใน ท้องถิ่น ระดับประเทศ และระดับนำนำชำติ ปัจจุบันองค์กรต้องใช้เทคโนโลยีสำรสนเทศที่มีศักยภำพสูงขึ้น เพื่อสร้ำงระบบสำรสนเทศ (MIS) ให้สำมำรถปฏิบัติหน้ำที่ได้อย่ำงมีประสิทธิภำพ และเป็นเครื่องมือส ำคัญ ที่ช่วยเพิ่มขีดควำมสำมำรถขององค์กร และขีดควำมสำมำรถในกำรบริหำรงำนของผู้บริหำรในยุคปัจจุบัน แต่ปัญหำที่น่ำเป็นห่วงคือบุคลำกรส่วนใหญ่ยังไม่เข้ำใจในศักยภำพและขอบเขตของกำรใช้งำนระบบ สำรสนเทศ (MIS) นอกจำกนี้บุคลำกรบำงส่วนที่ขำดควำมเข้ำใจอย่ำงแท้จริงเกี่ยวกับเทคโนโลยีสำรสนเทศ มีทัศนคติที่ไม่ดีต่อกำรใช้งำนระบบสำรสนเทศ ไม่ยอมเรียนรู้และเปิดรับกำรเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ จึงให้ควำมสนใจ หรือควำมส ำคัญกับกำรปรับตัวเข้ำกับระบบสำรสนเทศ (MIS) น้อยกว่ำที่ควร (กิติมำ เพชรทรัพย์, ๒๕๔๘) ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ เทคโนโลยีสำรสนเทศมีบทบำทส ำคัญต่อกำรด ำเนินงำนทั้งระดับองค์กรและระดับ อุตสำหกรรม เนื่องจำกต้องกำรระบบสำรสนเทศที่มีประสิทธิภำพ เพื่อกำรด ำรงอยู่และเจริญเติบโต ขององค์กร โดยที่เทคโนโลยีสำรสนเทศจะมีส่วนช่วยให้องค์กรประสบผลส ำเร็จและสำมำรถแข่งขัน
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๓ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร กับองค์กรอื่นในระดับสำกลได้ เพื่อให้กำรท ำงำนเป็นไปอย่ำงมีประสิทธิภำพ จึงต้องท ำควำมเข้ำใจ ถึงวิธีใช้งำนและโครงสร้ำงของระบบสำรสนเทศ ซึ่งสำมำรถสรุปส่วนประกอบของระบบสำรสนเทศได้ ๓ ส่วน ดังนี้ (๑) เครื่องมือในกำรสร้ำงระบบสำรสนเทศเพื่อกำรจัดกำร เป็นส่วนประกอบหรือโครงสร้ำงพื้นฐำนที่รวมกันเข้ำเป็นระบบ MIS และช่วยให้ ระบบสำรสนเทศด ำเนินงำนอย่ำงมีประสิทธิภำพ โดยจ ำแนกเครื่องมือที่ใช้ในกำรสร้ำงระบบสำรสนเทศ ไว้อยู่ ๒ ส่วน คือ - ฐำนข้อมูล (Data Base) ถือเป็นหัวใจส ำคัญของระบบ MISเนื่องจำกสำรสนเทศ ที่มีคุณภำพจะมำจำกข้อมูลที่ดี เชื่อถือได้ ทันสมัย และถูกจัดเก็บอย่ำงเป็นระบบ ซึ่งผู้ใช้สำมำรถ เข้ำถึงและใช้งำนได้อย่ำงสะดวกและรวดเร็ว ดังนั้นฐำนข้อมูลจึงเป็นส่วนประกอบส ำคัญที่ช่วยให้ระบบ สำรสนเทศมีควำมสมบูรณ์และปฏิบัติงำนได้อย่ำงมีประสิทธิภำพ - เครื่องมือ (Tools) เป็นเครื่องมือที่ใช้จัดเก็บและประมวลผลข้อมูล ปกติ ระบบสำรสนเทศจะใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เป็นอุปกรณ์หลักในกำรจัดกำรข้อมูล ซึ่งจะประกอบด้วย ส่วนส ำคัญต่อไปนี้ อุปกรณ์ (Hardware) คือตัวเครื่องหรือส่วนประกอบของเครื่องคอมพิวเตอร์ รวมทั้งอุปกรณ์และระบบเครือข่ำย ชุดค ำสั่ง (Software) คือชุดค ำสั่งที่ท ำหน้ำที่รวบรวม และจัดกำรเก็บข้อมูล เพื่อใช้ในกำรบริหำรงำนหรือกำรตัดสินใจ (๒) วิธีกำรหรือขั้นตอนกำรประมวลผล (Processing Data) กำรที่จะได้ผลลัพธ์ตำมที่ต้องกำรนั้นจะต้องมีกำรจัดล ำดับ วำงแผนงำน และวิธีกำรประมวลผลให้ถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูลหรือสำรสนเทศที่ต้องกำร (๓) กำรแสดงผลลัพธ์ (Output) เมื่อข้อมูลได้ผ่ำนกำรประมวลผล ตำมวิธีกำรแล้วจะได้สำรสนเทศหรือ MIS เกิดขึ้นซึ่งอำจจะน ำเสนอในรูปตำรำง กรำฟ รูปภำพ หรือเสียง เพื่อให้กำรน ำเสนอข้อมูลมีประสิทธิภำพ อำจขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูลและลักษณะของกำรน ำไปใช้งำน คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ปัจจุบันองค์กรสำมำรถพัฒนำระบบสำรสนเทศได้ด้วยตนเองหรือให้ผู้เชี่ยวชำญ จำกภำยนอกเข้ำมำด ำเนินกำร โดยกำรออกแบบและพัฒนำระบบ MIS ที่สอดคล้องตำมหลักกำร ระบบก็จะสำมำรถอ ำนวยและก่อให้เกิดประโยชน์ให้กับองค์กรได้อย่ำงเต็มประสิทธิภำพ โดยที่กำรพัฒนำ ระบบสำรสนเทศต้องค ำนึงถึงคุณสมบัติที่ส ำคัญของระบบ MIS ต่อไปนี้ (กิติมำ เพชรทรัพย์, ๒๕๔๘) (๑) ควำมสำมำรถในกำรจัดกำรข้อมูล (Data Manipulation) ระบบสำรสนเทศที่ดีต้องสำมำรถปรับปรุงแก้ไขและจัดกำรข้อมูล เพื่อให้เป็น สำรสนเทศที่พร้อมส ำหรับน ำไปใช้งำนอย่ำงมีประสิทธิภำพ ปกติข้อมูลต่ำง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกำรด ำเนินงำน ขององค์กรจะมีกำรเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลำข้อมูลที่ถูกป้อนเข้ำสู่ MIS ควรที่จะได้รับกำรปรับปรุงแก้ไข และพัฒนำรูปแบบเพื่อให้มีควำมทันสมัยและเหมำะสมกับกำรใช้งำนอยู่เสมอ
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๔ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร (๒) ควำมปลอดภัยของข้อมูล (Data Security) ระบบสำรสนเทศเป็นทรัพยำกรที่ส ำคัญอีกอย่ำงหนึ่งขององค์กร ถ้ำสำรสนเทศ บำงประเภทรั่วไหลออกไปสู่บุคคลภำยนอก โดยเฉพำะคู่แข่งขันอำจท ำให้เกิดควำมเสียโอกำสทำงกำรแข่งขัน หรือสร้ำงควำมเสียหำยแก่องค์กร ควำมสูญเสียที่เกิดขึ้นอำจจะเกิดจำกควำมรู้เท่ำไม่ถึงกำรณ์ หรือกำรก่อกำรร้ำยต่อระบบ ซึ่งจะมีผลโดยตรงต่อประสิทธิภำพและควำมเป็นอยู่ขององค์กร (๓) ควำมยืดหยุ่น (Flexibility) สภำพแวดล้อมในกำรด ำเนินงำนขององค์กรหรือสถำนกำรณ์กำรแข่งขันทำง กำรด ำเนินงำนที่เปลี่ยนแปลงอย่ำงรวดเร็ว ส่งผลให้ระบบสำรสนเทศที่ดีต้องมีควำมสำมำรถในกำรปรับตัว เพื่อให้สอดคล้องกับกำรใช้งำนหรือปัญหำที่เกิดขึ้น โดยที่ระบบสำรสนเทศที่ถูกสร้ำงหรือถูกพัฒนำขึ้น ต้องสำมำรถตอบสนองควำมต้องกำรของผู้บริหำรได้อยู่เสมอ โดยมีอำยุกำรใช้งำน กำรบ ำรุงรักษำ และค่ำใช้จ่ำยที่เหมำะสม (๔) ควำมพึงพอใจของผู้ใช้ (User Satisfaction) ปกติระบบสำรสนเทศถูกพัฒนำขึ้นโดยมีควำมมุ่งหวังให้ผู้ใช้สำมำรถน ำมำประยุกต์ ในงำนหรือเพิ่มประสิทธิภำพในกำรท ำงำน ระบบสำรสนเทศที่ดีจะต้องกระตุ้นหรือโน้มน้ำวให้ผู้ใช้หันมำ ใช้ระบบให้มำกขึ้น โดยกำรพัฒนำระบบต้องท ำกำรพัฒนำให้ตรงกับควำมต้องกำรและพยำยำมท ำให้ ผู้ใช้พึงพอใจกับระบบ เมื่อผู้ใช้เกิดควำมไม่พึงพอใจกับระบบ ท ำให้ควำมส ำคัญของระบบลดน้อยลงไป ก็อำจจะท ำให้ไม่คุ้มค่ำกับกำรลงทุนนั้นได้ ประโยชน์ของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (๑) ช่วยให้ผู้ใช้สำมำรถเข้ำถึงสำรสนเทศที่ต้องกำรได้อย่ำงรวดเร็วและทันต่อเหตุกำรณ์ เนื่องจำกข้อมูลถูกจัดเก็บและบริหำรเป็นระบบ ท ำให้ผู้บริหำรสำมำรถจะเข้ำถึงข้อมูลได้อย่ำงรวดเร็ว ในรูปแบบที่เหมำะสมและสำมำรถน ำข้อมูลมำใช้ประโยชน์ได้ทันต่อควำมต้องกำร (๒) ช่วยผู้ใช้ในกำรก ำหนดเป้ำหมำยกลยุทธ์และกำรวำงแผนปฏิบัติกำร โดยผู้บริหำร จะสำมำรถน ำข้อมูลที่ได้จำกระบบ สำรสนเทศมำช่วยในกำรวำงแผนและก ำหนดเป้ำหมำยในกำรด ำเนินงำน ขององค์กร เนื่องจำกสำรสนเทศถูกเก็บรวบรวมและจัดกำรอย่ำงเหมำะสม ท ำให้มีประวัติของข้อมูล อย่ำงต่อเนื่อง สำมำรถที่จะชี้แนวโน้มของกำรด ำเนินงำนได้ว่ำน่ำจะเป็นไปในลักษณะใด (๓) ช่วยผู้ใช้งำนในกำรตรวจสอบประเมินผลกำรด ำเนินงำน เมื่อแผนงำนถูกน ำไป ปฏิบัติในช่วงระยะเวลำหนึ่ง ผู้ควบคุมจะต้องตรวจสอบผลกำรด ำเนินงำนโดยน ำข้อมูลบำงส่วน มำประมวลผลประกอบกำรประเมินสำรสนเทศที่ได้จะแสดงให้เห็นผลกำรด ำเนินงำนว่ำสอดคล้องกับ เป้ำหมำยที่ต้องกำรเพียงใด (๔) ช่วยผู้ใช้งำนในกำรศึกษำและวิเครำะห์สำเหตุของปัญหำ ผู้บริหำรสำมำรถใช้ ระบบสำรสนเทศประกอบกำรศึกษำและกำรค้นหำสำเหตุ หรือข้อผิดพลำดที่เกิดขึ้นในกำรด ำเนินงำน ขององค์กร ถ้ำกำรด ำเนินงำนไม่เป็นไปตำมแผนที่วำงเอำไว้ อำจจะเรียกข้อมูลเพิ่มเติมออกมำจำก ระบบ เพื่อให้ทรำบว่ำข้อผิดพลำดในกำรท ำงำนเกิดขึ้นมำจำกสำเหตุใด หรือจัดรูปแบบสำรสนเทศ ในกำรวิเครำะห์ปัญหำใหม่
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๕ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร (๕) ช่วยให้ผู้ใช้งำนสำมำรถวิเครำะห์ปัญหำหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อหำวิธี ควบคุม ปรับปรุงและแก้ไขปัญหำสำรสนเทศที่ได้จำกกำรประมวลผลจะช่วยให้ผู้บริหำรวิเครำะห์ได้ว่ำ กำรด ำเนินงำนในแต่ละทำงเลือกจะช่วยแก้ไข หรือควบคุมปัญหำที่เกิดขึ้นได้อย่ำงไรองค์กรต้องท ำอย่ำงไร เพื่อปรับเปลี่ยนหรือพัฒนำให้กำรด ำเนินงำนเป็นไปตำมแผนงำนหรือเป้ำหมำยที่ก ำหนด (๖) ช่วยลดค่ำใช้จ่ำย ระบบสำรสนเทศที่มีประสิทธิภำพช่วยให้องค์กรลดเวลำ แรงงำนและค่ำใช้จ่ำยในกำรท ำงำนลง เนื่องจำกระบบสำรสนเทศสำมำรถรับภำระงำนที่ต้องใช้แรงงำน จ ำนวนมำก ตลอดจนช่วยลดขั้นตอนในกำรท ำงำน ส่งผลให้องค์กรสำมำรถลดจ ำนวนคนและระยะเวลำ ในกำรประสำนงำนให้น้อยลง โดยผลงำนที่ออกมำอำจเท่ำเดิมหรือดีกว่ำเดิม ซึ่งจะเป็นกำรเพิ่มประสิทธิภำพ และศักยภำพขององค์กรได้ โดยสรุปแล้วในด้ำนประสิทธิภำพ (Efficiency) ของกำรปฏิบัติงำน เทคโนโลยี สำรสนเทศนั้นช่วยท ำให้กำรปฏิบัติงำนมีควำมรวดเร็วมำกขึ้น โดยใช้กระบวนกำรประมวลผลข้อมูล ซึ่งจะท ำให้สำมำรถเก็บรวบรวม ประมวลผล และปรับปรุงข้อมูลให้ทันสมัยได้อย่ำงรวดเร็ว และช่วย ในกำรจัดเก็บข้อมูลที่มีขนำดใหญ่หรือมีปริมำณมำก ท ำให้กำรเข้ำถึงข้อมูล (Access) มีควำมรวดเร็ว และยังช่วยให้กำรติดต่อสื่อสำรต่ำง ๆ โดยกำรใช้เครือข่ำยคอมพิวเตอร์มีกำรติดต่อได้ทั่วโลกภำยใน เวลำที่รวดเร็ว ไม่ว่ำจะเป็นกำรติดต่อระหว่ำงเครื่องคอมพิวเตอร์กับเครื่องคอมพิวเตอร์ด้วยกัน (Machine to Machine) หรือคนกับคน (Human to Human) หรือคนกับเครื่องคอมพิวเตอร์ (Human to Machine) และกำรติดต่อสื่อสำรดังกล่ำว จะท ำให้ข้อมูลที่เป็นทั้งข้อควำม เสียง ภำพนิ่ง และภำพเคลื่อนไหวสำมำรถส่งได้ทันที อีกทั้งกำรที่เทคโนโลยีสำรสนเทศช่วยท ำให้กำรปฏิบัติงำน ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลซึ่งมีปริมำณมำกและมีควำมสลับซับซ้อนนั้นด ำเนินกำรได้โดยเร็ว หรือกำรช่วยให้เกิด กำรติดต่อสื่อสำรได้อย่ำงรวดเร็วนั้นจะช่วยให้เกิดกำรประหยัดต้นทุนในกำรด ำเนินกำรอย่ำงมำก ท ำให้ กำรประสำนงำนระหว่ำงฝ่ำยต่ำง ๆ เป็นไปด้วยดีโดยเฉพำะหำกเทคโนโลยีสำรสนเทศนั้น ออกแบบมำ เพื่อเอื้ออ ำนวยให้องค์กรทั้งภำยในและภำยนอกที่อยู่ในระบบของซัพพลำย (Supply) ทั้งหมด จะท ำให้ ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหมดสำมำรถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และท ำให้กำรประสำนงำน หรือกำรท ำควำมเข้ำใจ เป็นไปด้วยดียิ่งขึ้น (จักรพันธ์ กองลีและคณะ, ๒๕๕๔) ดังนั้น เทคโนโลยีสำรสนเทศจึงมีบทบำทที่ส ำคัญในกำรพัฒนำองค์กร ท ำให้กำรปฏิบัติงำน ในทุกภำคส่วนเป็นไปอย่ำงสะดวก รวดเร็ว ลดต้นทุนในกำรบริหำรจัดกำร เพิ่มโอกำสในกำรท ำก ำไรให้แก่ องค์กร สร้ำงควำมได้เปรียบกำรแข่งขันกับคู่ค้ำ ช่วยปรับปรุงขั้นตอนกำรท ำงำนและสร้ำงคุณภำพชีวิต ในกำรท ำงำน ด้วยคุณประโยชน์เหล่ำนี้จึงท ำให้องค์กรต่ำง ๆ เห็นควำมส ำคัญและน ำระบบเทคโนโลยี สำรสนเทศมำใช้ในกำรบริหำรจัดกำร ๓. บทวิเคราะห์ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร เป็นหน่วยงำนของรัฐตำมค ำนิยำมว่ำ “หน่วยงำน ของรัฐ” ในมำตรำ ๔ แห่งพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ ดังนั้น ส ำนักงำน เลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร จึงต้องปฏิบัติหน้ำที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรที่อยู่ใน ควำมครอบครองให้แก่ผู้ขอรับบริกำรข้อมูลข่ำวสำร ตำมขอบเขตของพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำร
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๖ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ โดยเฉพำะอย่ำงยิ่งข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนกำรตรำกฎหมำย และกำรควบคุม และกำรบริหำรรำชกำรแผ่นดิน ทั้งนี้ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎรได้ให้ควำมส ำคัญในเรื่องสิทธิกำรรับรู้ของ ประชำชนตำมพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ โดยให้มีกลุ่มงำนข้อมูลข่ำวสำร ของรำชกำร ในส ำนักบริหำรงำนกลำงขึ้นเพื่อรองรับภำรกิจในกำรบริกำรข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร แก่สมำชิกรัฐสภำ บุคคลในวงงำนสภำ และประชำชนทั่วไปได้รับทรำบข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรของ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ซึ่งถือว่ำเป็นแหล่งข้อมูลทำงด้ำนนิติบัญญัติที่ส ำคัญของประเทศ ที่ท ำให้ได้ทรำบถึงพัฒนำกำรทำงกำรเมือง เศรษฐกิจ และสังคมของประเทศ โดยกำรให้บริกำรนั้นได้มี กำรจัดระบบกำรขอ กำรอนุญำต และกำรบริกำรข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรที่อยู่ในควำมรับผิดชอบ ของส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎรให้เป็นไปด้วยควำมเรียบร้อย รวดเร็ว และมีประสิทธิภำพ ถูกต้องตำมพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ กำรเปิดเผยข้อมูลข่ำวสำรของ รำชกำรในส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎรได้ปฏิบัติตำมพระรำชบัญญัติข้อมูลข่ำวสำรของ รำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ มำตรำ ๗ มำตรำ ๙ และมำตรำ ๑๑ โดยแบ่งกำรให้บริกำรข้อมูลข่ำวสำร ออกเป็น ๒ ประเภท ได้แก่ กำรเปิดเผยโดยกำรน ำข้อมูลข่ำวสำรตั้งแสดงไว้ในสถำนที่ที่หน่วยงำน จัดเตรียมไว้ให้เข้ำตรวจดูด้วยตนเอง และกำรเปิดเผยตำมที่ผู้ขอใช้บริกำรมีค ำขอเป็นกำรเฉพำะรำย ส ำนักกรรมำธิกำร เป็นส่วนรำชกำรในสังกัดส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร มีอ ำนำจหน้ำที่ด ำเนินกำรเกี่ยวกับเรื่องดังนี้ ๑) งำนเลขำนุกำรและธุรกำรทั่วไปในกำรประชุมของคณะกรรมำธิกำรสำมัญ คณะกรรมำธิกำรวิสำมัญของสภำผู้แทนรำษฎร คณะกรรมำธิกำรร่วมกันของส ำนักงำนเลขำธิกำร สภำผู้แทนรำษฎร และวุฒิสภำ และคณะกรรมำธิกำรของรัฐสภำ ในกำรพิจำรณำร่ำงพระรำชบัญญัติ ประกอบรัฐธรรมนูญ กำรพิจำรณำร่ำงพระรำชบัญญัติ กำรพิจำรณำสอบหำข้อเท็จจริงและศึกษำ เรื่องใด ๆ ติดตำมมติของคณะกรรมำธิกำร เพื่อจัดท ำรำยงำนและยืนยันมติของคณะกรรมำธิกำรไปยัง สภำผู้แทนรำษฎร รัฐสภำ หน่วยงำนและบุคคลที่เกี่ยวข้องตลอดจนกำรจัดกำรสัมมนำ กำรประชำพิจำรณ์ กำรเดินทำงไปศึกษำดูงำนเรื่องนั้น ๆ ๒) ศึกษำ วิเครำะห์ รวบรวมข้อมูล ข้อเท็จจริง และข้อเสนอแนะด้ำนวิชำกำรและกฎหมำย เพื่อประกอบเรื่องเข้ำสู่กำรพิจำรณำของคณะกรรมำธิกำรหรือคณะอนุกรรมำธิกำร ๓) ให้ค ำปรึกษำ แนะน ำ และเสนอแนะเกี่ยวกับกระบวนกำรของสภำในกำรพิจำรณำ ร่ำงพระรำชบัญญัติประกอบรัฐธรรมนูญ ร่ำงพระรำชบัญญัติ ร่ำงข้อบังคับกำรประชุม ญัตติ หรือเรื่องที่ คณะกรรมำธิกำรด ำเนินกำรศึกษำ หรือสอบหำข้อเท็จจริงในเรื่องต่ำง ๆ ตำมรัฐธรรมนูญ ข้อบังคับ กำรประชุมสภำผู้แทนรำษฎร ข้อบังคับกำรประชุมรัฐสภำ กฎหมำยและระเบียบที่เกี่ยวข้องกับกำรประชุม คณะกรรมำธิกำรและคณะอนุกรรมำธิกำร ๔) ค้นคว้ำและจัดท ำเอกสำรทำงวิชำกำร เปรียบเทียบกฎหมำยเพื่อเป็นข้อมูลประกอบ กำรพิจำรณำในกำรประชุมคณะกรรมำธิกำร ๕) จัดท ำ รวบรวมค ำแปรญัตติร่ำงพระรำชบัญญัติประกอบรัฐธรรมนูญ ร่ำงพระรำชบัญญัติ ร่ำงข้อบังคับกำรประชุม และญัตติ หรือเรื่องที่คณะกรรมำธิกำรด ำเนินกำรศึกษำ หรือสอบหำข้อเท็จจริง
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๗ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ๖) จัดท ำบันทึกกำรประชุมของคณะกรรมำธิกำรและคณะอนุกรรมำธิกำร ๗) ปฏิบัติงำนอื่นที่ได้รับมอบหมำย จำกบทบำทและหน้ำที่ดังกล่ำวข้ำงต้น ส ำนักกรรมำธิกำรเป็นส่วนรำชกำรในสังกัดส ำนักงำน เลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎรที่ควบคุมดูแลข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรในส่วนของคณะกรรมำธิกำรสำมัญ และคณะกรรมำธิกำรวิสำมัญพิจำรณำร่ำงพระรำชบัญญัติหรือพิจำรณำญัตติในเรื่องใด ๆ เมื่อพระรำชบัญญัติ ข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร พ.ศ. ๒๕๔๐ มีผลใช้บังคับ จะมีผู้มำขอใช้บริกำรรับข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร ที่เกี่ยวกับกำรพิจำรณำร่ำงพระรำชบัญญัติของคณะกรรมำธิกำรวิสำมัญ และกำรพิจำรณำสอบสวน และศึกษำเรื่องใด ๆ ของคณะกรรมำธิกำรต่อกลุ่มงำนข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร ส ำนักบริหำรงำนกลำง เพื่อประโยชน์ในกำรน ำไปใช้ในกำรศึกษำ กำรวิจัย รวมถึงกำรน ำไปใช้ในกำรชี้แจงต่อคณะกรรมกำร ป้องกันและปรำบปรำมกำรทุจริตแห่งชำติ หรือเพื่อต่อสู้คดีในชั้นศำล เป็นต้น ซึ่งในกรณีที่ข้อมูลข่ำวสำร ของรำชกำรดังกล่ำวอยู่ในกำรควบคุมดูแลของส ำนักกรรมำธิกำร กลุ่มงำนข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร ส ำนักบริหำรงำนกลำงก็จะมีหนังสือมำยังส ำนักกรรมำธิกำร เพื่อขอให้กลุ่มงำนที่เกี่ยวข้องซึ่งเป็น ผู้ครอบครองข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรดังกล่ำว พิจำรณำเสนอควำมเห็นในกำรให้บริกำรข้อมูลข่ำวสำร ของรำชกำรไปยังคณะกรรมกำรข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร เพื่อด ำเนินกำรตำมอ ำนำจหน้ำที่ต่อไป ปัญหำที่ผู้ศึกษำเห็นว่ำเป็นปัญหำที่มีควำมส ำคัญในกำรปฏิบัติงำนคือ กำรสืบค้นข้อมูล ของบุคคลที่ด ำรงต ำแหน่งในคณะกรรมำธิกำรต่ำง ๆ ของส ำนักกรรมำธิกำรโดยในปัจจุบันเมื่อมีหน่วยงำน ภำครัฐหรือบุคคลท ำเรื่องขอข้อมูลบุคคลที่ด ำรงต ำแหน่งในคณะกรรมำธิกำร ส ำนักกรรมำธิกำรจะให้ กลุ่มงำนในสังกัดท ำกำรสืบค้นข้อมูลและจัดท ำรำยงำนเป็นบันทึกข้อควำมในรูปแบบกระดำษ แล้วส่งให้ กลุ่มงำนบริหำรทั่วไปของส ำนักรวบรวมข้อมูลเพื่อน ำส่งไปยังกลุ่มงำนข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร ส ำนักบริหำรงำนกลำง โดยกำรปฏิบัติงำนดังกล่ำวถือเป็นกำรเพิ่มภำระให้กับเจ้ำหน้ำที่ที่ปฏิบัติงำน แต่ละกลุ่มงำน ท ำให้กำรปฏิบัติงำนล่ำช้ำและเป็นกำรสิ้นเปลืองทรัพยำกรต่ำง ๆเช่น กระดำษ หมึกพิมพ์ เป็นต้น โดยไม่จ ำเป็น จำกสภำพปัญหำดังกล่ำว ผู้ศึกษำมีแนวคิดในกำรเพิ่มประสิทธิภำพกระบวนกำร สืบค้นข้อมูลข่ำวสำรของทำงรำชกำรในกำรปฏิบัติงำนของส ำนักกรรมำธิกำร เพื่อควำมสะดวก รวดเร็ว ลดควำมซ้ ำซ้อนและลดระยะเวลำในกำรปฏิบัติงำนให้แก่บุคลำกรแต่ละกลุ่มงำน โดยได้น ำหลักกำร บริหำรกิจกำรบ้ำนเมืองที่ดีมำเป็นแนวทำงกำรปฏิรูประบบงำน ปรับปรุงกำรบริหำรจัดกำรให้เกิดผล สัมฤทธิ์ มีประสิทธิภำพ และเกิดควำมคุ้มค่ำในเชิงภำรกิจของรัฐ ไม่มีขั้นตอนกำรปฏิบัติงำนเกินควำมจ ำเป็น มีกำรปรับปรุงภำรกิจของส่วนรำชกำรให้ทันต่อสถำนกำรณ์และน ำแนวคิดเกี่ยวกับระบบสำรสนเทศ เพื่อกำรจัดกำรมำประยุกต์ใช้ร่วมกับกำรปฏิบัติงำนรำชกำร เพื่อให้ผู้ใช้สำมำรถเข้ำถึงสำรสนเทศ ที่ต้องกำรได้อย่ำงรวดเร็วและได้รับข้อมูลที่ทันสมัย สำมำรถน ำสำรสนเทศที่ได้มำก ำหนดกำรวำงแผน ปฏิบัติกำรในกำรท ำงำน ปรับปรุง และแก้ไขปัญหำในกำรตรวจสอบประเมินผลกำรด ำเนินงำนได้ จึงขอเสนอแนวทำงกำรปฏิบัติงำนดังกล่ำวให้มีประสิทธิภำพยิ่งขึ้น ดังนี้
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๘ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ๑) จัดท ำระบบฐำนข้อมูลกลำงส ำหรับส ำนักกรรมำธิกำรแต่ละส ำนัก คือ ส ำนัก กรรมำธิกำร ๑ ส ำนักกรรมำธิกำร ๒ และส ำนักกรรมำธิกำร ๓ โดยพัฒนำระบบสำรสนเทศรัฐสภำ (Parliamentary Information System) ให้มีช่องทำงเข้ำถึงข้อมูลรำยชื่อบุคคลที่ด ำรงต ำแหน่ง ในคณะกรรมำธิกำรสำมัญหรือคณะกรรมำธิกำรวิสำมัญของส ำนักกรรมำธิกำร ๒) ก ำหนดสิทธิผู้ใช้ที่สำมำรถเข้ำถึงข้อมูลระบบได้ คือ กลุ่มงำนบริหำรทั่วไป ของแต่ละ ส ำนักกรรมำธิกำร โดยก ำหนดรหัสผู้ใช้งำนและรหัสผ่ำน ๓) ทุกกลุ่มงำนของส ำนักกรรมำธิกำรต้องส่งไฟล์ข้อมูลรำยชื่อบุคคลที่ด ำรงต ำแหน่ง ในคณะกรรมำธิกำรสำมัญหรือคณะกรรมำธิกำรวิสำมัญที่อยู่ในควำมรับผิดชอบ ต่อกลุ่มงำนบริหำรทั่วไป ของส ำนัก เพื่อให้กลุ่มงำนบริหำรทั่วไปดึงไฟล์ข้อมูลเพิ่มลงในระบบ ๔) เมื่อกลุ่มงำนข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร ส ำนักบริหำรงำนกลำง แจ้งขอให้ส ำนัก กรรมำธิกำรท ำกำรสืบค้นข้อมูลบุคคลที่ด ำรงต ำแหน่งในคณะกรรมำธิกำรสำมัญหรือคณะกรรมำธิกำร วิสำมัญของส ำนัก ให้เจ้ำหน้ำที่ในกลุ่มงำนบริหำรทั่วไปของส ำนักเป็นผู้สืบค้นข้อมูลในระบบ มีแนวทำง ปฏิบัติดังนี้ - กรณีที่มีกำรสืบค้นข้อมูลแล้วพบว่ำ มีรำยชื่อบุคคลที่ด ำรงต ำแหน่งในคณะกรรมำธิกำร สำมัญหรือคณะกรรมำธิกำรวิสำมัญที่อยู่ในควำมรับผิดชอบของกลุ่มงำนใด กลุ่มงำนบริหำรทั่วไปของส ำนัก ต้องแจ้งให้กลุ่มงำนที่รับผิดชอบนั้นจัดท ำบันทึกข้อควำมรำยงำนแจ้งรำยละเอียดผ่ำนระบบสำรบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ส่งให้กลุ่มงำนบริหำรทั่วไปของส ำนักเพื่อท ำรำยงำน เสนอให้กลุ่มงำนข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร ส ำนักบริหำรงำนกลำง ต่อไป - กรณีที่มีกำรสืบค้นข้อมูลแล้วไม่พบรำยชื่อบุคคลที่ด ำรงต ำแหน่งในคณะกรรมำธิกำร สำมัญหรือคณะกรรมำธิกำรวิสำมัญที่อยู่ในควำมรับผิดชอบของกลุ่มงำนใด ให้กลุ่มงำนบริหำรทั่วไป ของส ำนักสำมำรถจัดท ำบันทึกข้อควำมรำยงำนแจ้งต่อกลุ่มงำนข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำร ส ำนัก บริหำรงำนกลำง ได้ทันที ๔. บทสรุปและอภิปรายผล กำรให้บริกำรข้อมูลข่ำวสำรของรำชกำรของส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร เป็นภำรกิจส ำคัญของหน่วยงำนที่สนับสนุนให้ทุกภำคส่วนมีส่วนร่วมในกำรรับรู้และตรวจสอบกำรบริหำร รำชกำรแผ่นดิน กำรปรับปรุงกำรบริหำรจัดกำรข้อมูลระบบสำรสนเทศและขั้นตอนกำรปฏิบัติงำน ภำยในองค์กรนั้นจะท ำให้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ของส ำนักงำนได้รับกำรพัฒนำให้มีควำมทันสมัยอยู่เสมอ ลดควำมผิดพลำดของบุคลำกรหรือเจ้ำหน้ำที่ที่เกี่ยวข้องในกำรปฏิบัติงำน และช่วยเพิ่มประสิทธิภำพ ในกำรปฏิบัติงำนให้มีควำมถูกต้อง สะดวก และรวดเร็ว เนื่องจำกสำมำรถบันทึก รวบรวม สืบค้น ข้อมูลต่ำง ๆ ได้ง่ำยขึ้น เป็นกำรลดขั้นตอนกำรปฏิบัติงำนที่ซ้ ำซ้อน สำมำรถใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ ให้ควบคู่กับกระบวนกำรของเอกสำรได้ รวมถึงกระบวนกำรปฏิบัติงำนดังกล่ำวยังช่วยลดกำรใช้งำน ทรัพยำกร เช่น กระดำษ หมึกพิมพ์ เป็นต้น สร้ำงระเบียบกำรจัดกำรเอกสำรอย่ำงเป็นระบบ และเป็นมำตรฐำนเดียวกัน
๓๐ องค์ความรู้เพื่อน าไปสู่แนวปฏิบัติงานในคณะกรรมาธิการ ๔๐๙ คณะท ำงำนบริหำรจัดกำรควำมรู้ (Knowledge Management : KM) และนวัตกรรมของส ำนักกรรมำธิกำร ๒ ส ำนักงำนเลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎร ๕. ข้อเสนอแนะ ในกำรปรับเปลี่ยนกระบวนกำรปฏิบัติงำนด้วยระบบสำรสนเทศในรูปแบบใหม่ ส ำนักงำน เลขำธิกำรสภำผู้แทนรำษฎรควรให้ควำมส ำคัญในกำรปรับปรุงระบบส ำนักงำนอิเล็กทรอนิกส์และระบบ สำรสนเทศรัฐสภำ (Parliamentary Information System) ให้มีประสิทธิภำพในกำรท ำงำนที่ดียิ่งขึ้น สำมำรถเชื่อมโยงข้อมูลได้อย่ำงรวดเร็ว มีกำรเพิ่มพื้นที่จัดเก็บข้อมูลให้มำกขึ้นเพื่อจัดเก็บข้อมูลย้อนหลัง ได้เป็นจ ำนวนมำก รวมถึงควรให้เจ้ำหน้ำที่ในแต่ละกลุ่มงำนศึกษำกระบวนกำรปฏิบัติงำนดังกล่ำวให้มี ควำมเข้ำใจอย่ำงถ่องแท้เพื่อให้กระบวนกำรปฏิบัติงำนนั้นสำมำรถด ำเนินกำรได้ทันที เกิดประสิทธิผล จำกกำรปฏิบัติงำนอย่ำงแท้จริง นำงสำวชญำทิดำ ธนกรชวินทร์ วิทยำกรปฏิบัติกำร กลุ่มงำนบริกำรเอกสำรอ้ำงอิง ส ำนักกรรมำธิกำร ๒