1
1 บทที่ 1 บทนำ การลำดับเนื้อหาในคู่มือเล่มนี้จะเป็นไปตามขั้นตอนการทำงานจริง คือ เริ่มตั้งแต่เตรียมข้อมูล กำหนด รายละเอียดของฐานข้อมูลที่จำเป็น เช่น รายละเอียดสินค้า รายละเอียดลูกหนี้ รายละเอียดเจ้าหนี้จากนั้นจึง เริ่มการป้อนข้อมูลรายวัน เช่น การเปิดบิลซื้อ บิลขายไปจนกระทั่งได้ผลลัพธ์เป็นรายงานหรืองบการเงิน ประเภทต่าง ๆ แต่เนื่องจากในโปรแกรมมีระบบการทำงานในด้านต่าง ๆ มากมาย ซึ่งอาจจะมีบางระบบงานที่ คุณไม่จำเป็นต้องใช้งาน ตัวอย่างเช่น ในระบบขายและถูกหนี้ของโปรแกรมจะมีระบบงานตั้งแต่การทำใบเสนอ ราคา ใบสั่งขาย เปิดบิลขาย วางบิล เพิ่มหนี้/ลดหนี้ และรับชำระหนี้ ซึ่งหากในองค์กรของคุณไม่จำเป็นต้องทำ ใบเสนอราคาหรือใบสั่งขายก่อน ก็สามารถข้ามไปอ่านในหัวข้อถัด ๆ ไปของคู่มือได้ การเตรียมพร้อมสำหรับการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์ แม้ว่าการทำบัญชีด้วยคอมพิวเตอร์จะช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานให้อย่างมาก แต่การจัดการให้การ ปฏิบัติงานเป็นไปตามมาตรฐานหรือระเบียบปฏิบัติ ยังคงมีความจำเป็นที่ควรจะต้องนำมาพิจารณา ซึ่งรวมถึง ข้อควรพิจารณาคังต่อไปนี้ 1. ควรจัดรูปแบบและขั้นตอนการทำงานให้เป็นมาตรฐาน เพื่อให้สามารถนำไปใช้ได้อย่างเหมาะสมกับระบบ คอมพิวเตอร์ 2. ลักษณะการทำงานอาจเปลี่ยนแปลงไป ฉะนั้นควรจะมีการจัดระบบการทำงานให้เหมาะสมขึ้น โดยกำหนด หน้าที่ความรับผิดชอบ สำหรับพนักงานแต่ละคนใหม่ เนื่องจากระบบคอมพิวเตอร์อาจจะทำให้งานบางอย่างใช้ กำลังคนน้อยลง หรือสามารถรวมกันเป็นหน่วยงานเดียว โดยอาจมีงานบางประเภทเพิ่มเติมขึ้นมาแทน เป็นต้น 3. การทำงานด้วยระบบคอมพิวเตอร์ระยะแรก ควรจะทำงานในระบบเดิมควบคู่กันไป จนกว่าระบบ คอมพิวเตอร์จะพร้อมหรือสมนูรณ์ ดังนั้นในระยะแรกของการเริ่มต้นจะมีงานเพิ่มมาก คู่มือการใช้งาน Express for Windows v.1 ขึ้น ซึ่งต้องจัดแบ่งเวลาทำงานหรือจัดแบ่งเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบให้เหมาะสม และการจะให้ ความสำคัญกับงาน ในขั้นตอนนี้ 4.ประเมินปริมาณข้อมูลของระบบงาน ให้เหมาะสมกับระบบคอมพิวเตอร์ที่จะนำมาใช้งานขณะเดียวกันต้อง พิจารณาการเพิ่มขึ้นของปริมาณข้อมูลในอนาคตด้วย 5. ประเมินเวลาการใช้งานเครื่องคอมพิวเตอร์ ในแต่ละหน้าที่ความรับผิดชอบ เพื่อจัดสรรเวลาให้เพียงพอต่อ การใช้งาน ทั้งนี้อาจจะต้องขยายระบบ (เช่น การเพิ่มเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือ การต่อเป็นระบบเครือข่าย) หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับเวลาการใช้งานที่ไม่เพียงพอของแต่ละหน่วยงาน
2 รายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลตัวอย่าง เพื่อให้คุณสามารถใช้งานคู่มือเล่มนี้ได้อย่างสะดวก และทำความเข้าใจเกี่ยวกับเนื้อหาไส้อย่างรวดเร็วเนื้อหาใน คู่มือเล่มนี้จึงจะอ้างอิงตามข้อมูลตัวอย่างของบริษัท Express Sofiware Group ซึ่งติดตั้งมาพร้อมกับ โปรแกรมExpress โดยมีรายละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลคังต่อไปนี้ ชื่อบริษัท Express Software Group Co.,Ltd เกี่ยวกับบริษัท บริษัทก่อตั้งมา 10 ปี เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ลักษณะการดำเนินงานของ บริษัท จำหน่วยคอมพิวเตอร์ประกอบสำเร็จรูป และประกอบตามคำสั่งของลูกค้า จำหน่วยอุปกรณ์ต่อพ่วงของคอมพิวเตอร์หลากหลายชนิค ให้บริการ ซ่อมแซมคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์ชำรุด รอบบัญชีของบริษัท 1 มกราคม – 31 ธันวาคม สินค้าที่จำหน่วย อุปกรณ์ต่าง ๆ เกี่ยวกับคอมพิวเตอร์ เช่น ซีพียู , เมนบอร์ด , ฮาร์ดดิสก์, แรม การ์ดจอ, ซีดีรอม, จอภาพ, เครื่องพิมพ์, ยูพีเอส, อื่น ๆ (เช่น ฟลอปปี้ ไดรฟ. เม้าส์ และเคส) นอกจากนั้นยังมีรายได้อื่นจากการบริการร่อมแซมอุปกรณ์ คอมพิวเตอร์ วิธีการบันทึกบัญชีสินค้า ใช้วิธีบันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง (Parpetual) วิธีการคำนวณต้นทุน ใช้ระบบเข้าก่อนออกก่อน (FIFO) ทรัพย์สินของทรัพย์ คอมพิวเตอร์ , อุปกรณ์สำนักงาน , ยานพาหนะ วิธีตัดค่าเสื่อมราคา ใช้แบบเส้นตรง วันที่เริ่มใช้โปรแกรม บริษัทไม่ได้ใช้งานโปรแกรมตั้งแต่ต้นปี โดยมาเริ่มมาใช้เมื่อวันที่ 1 มิถุนายน 2547 ขอให้คุณศึกษาข้อมูลจากตารางข้างคั่น และดู วิรีการกำหนดค่าค่าง ๆ จากข้อมูลตัวอย่างในโปรแกรมเพื่อ นำไปประยุกต์ใช้ให้เข้ากับธุรกิจของคุณได้รวดเร็วยิ่งขึ้น การอ้างถึงข้อมูลต่างๆ ในคู่มือเล่มนี้ เนื่องจากระบบงานในโปรแกรม Express มีอยู่หลายระบบด้วยกัน และระบบต่าง ๆ เหล่านี้มความสัมพันธ์กัน ดังนั้นในเนื้อหาในคู่มือเล่มนี้หลาย ๆ ครั้งจะกล่าวอ้างอิงถึงระบบงานที่เกี่ยวข้อง ซึ่งจะเขียนในรูปแบบที่ กระชับเพื่อสะควกในการอ่านคู่มือ คังตัวอย่างต่อไปนี้
3 รูปที่ 1 เมนูเรื่องทั่วไปของระบบสินค้าคงเหลือ จากรูปด้านบน การอ้างถึงเมนูย่อยดังกล่าว จะใช้คำว่า เมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป สำหรับผู้ใช้งานโปรแกรมเวอร์ชั่น 1.5 (รองรับประกาศกรมสรรพากร) สำหรับผู้ที่ใช้ไปรแกรม Express เวอร์ชั่น 1.5 (Audi) หรือโปรแกรมเวอร์ชั่นที่รองรับประกาศของ กรมสรรพากร วิธีการใช้งานทั่วไปจะเหมือนกับเวอร์ชั่น 1.0 (Internal) ทุกประการ จะต่างกันตรงวิธีการผ่าน รายการไปขังบัญชีแยกประเกท ซึ่งโปรแกรมในเวอร์ชั่น 1.0 จะผ่านรายการไปยังแยกประเภทให้คุณทันทีหลัง บันทึกข้อมูลเสร็จ แต่สำหรับเวอร์ชั่น 1.5 คุณจะต้องเป็นผู้สั่งผ่านรายการไปยังแผกบัญชีประเกพอง เมื่อผ่าน บัญชีแล้วจึงจะลุงบต่าง ๆ ไห้ แต่จะไม่สามารถแก้ไขข้อมูลที่ผ่านบัญชีได้ ถ้าจะแก้ไขจะจ้องใช้วิธีปรับปรุง รายการ ซึ่งคุณสามารถศึกษาวิธีการใช้งานที่แตกต่างกัน ระหว่างเวอร์ชั่น 1.0 และเวอร์ชั่น 1.5 ได้ขากบทที่ 15 'การป้อนข้อมูลในระบบบัญชี ‘หัวข้อ’ การผ่านรายการ ไปยังแยกประเภท' ข้อเสนอแนะและการติดต่อสอบถาม หากคุณมีปัญหา หรือข้อสงสัยเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม express คุณสามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าของ บริษัทฯ ตลอดเวลาทำการ 8:30-17:00น. จันทร์ถึงเสาร์ (ยกเว้นเสาร์ปลายเดือนและวันหยุดนักขัตฤกษ์) และ หากมีข้อเสนอเนะใค ๆ เกี่ยวกับโปรแกรมหรือการบริการของบริษัทฯ กรุณาแจ้งให้ทางบริษัทไห้รับทราบ เพื่อ ปรับปรุงการบริการให้ดียิ่งขึ้น สำหรับการติดต่อสอบถามข้อมูลกับทางบริษัทฯ ขอให้คุณดำเนินการตาม ขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อให้การติดต่อเป็นไปด้วยความสะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้น 1. หลังจากได้รับโปรแกรม ขอให้คุณกรอกข้อมูลในบัตรลงทะเบียนและส่งกลับไปยังบริษัทฯทันทีเนื่องจาก บริษัทฯ จะใช้ข้อมูลดังกล่าว ในการให้บริการและแจ้งข่าวสารเกี่ยวกับโปรแกรมให้คุณได้ทราบ
4 2. การสอบถามข้อมูลเกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรมกับฝ่ายบริการลูกค้า คุณควรจะมีโทรศัพท์อยู่ใกล้เครื่อง คอมพิวเตอร์ที่คิดตั้งโปรแกรมExpress เพื่อให้การสอบถามและการแก้ไขปัญหาเป็นไปด้วยความสะควกรวด เร็ว 3. ทุกครั้งที่มีการโทรสอบถามกี่ยวกับการใช้งานโปรแกรม คุณจะต้องแจ้งหมายเลขทะเบียนไปรแกรม (S/N) โดยสามารถดูหมายเลขคังกล่าวได้จากหน้าแผ่นซีดีที่ใช้ติดตั้งโปรแกรมหรือดูจากหน้าจอโปรแกรมที่คุณติดตั้ง ไปแล้วก็ได้ 4. สอบถามรหัสประจำตัวพนักงานที่ติดต่อไว้ด้วยทุกครั้ง เผื่อเวลาสายหลุดไป จะได้ขอคุยกับคนเดิมเพื่อความ ต่อเนื่อง ไม่ต้องเริ่มคุยปัญหาใหม่ตั้งแต่เรกกับผู้ให้บริการคนใหม่ จะเริ่มต้นใช้งานโปรแกรมอย่างไร ในบทถัดไปจะกล่าวถึงวิธีการติคตั้งโปรแกรม Express และวิธีการเรียกไชังานโปรแกรม ซึ่งจะทำให้คุณ สามารถคิดตั้งโปรแกรมได้ตัวยตนเอง และรวมทั้งการอัพเดทไปรแกรมเพื่อไห้ไปรแกรมในเครื่องพันสมัย(ใหม่ ขึ้น) ส่วนในบทที่ 3 ก่อนที่จะเริ่มตันใช้งานโปรแกรม คุณควรจะเข้าใจรูปแบบและวิธีการทำงานของไปรแกรม รวมทั้งฝึกทักษะในการใช้งานโปรแกรมขั้นพื้นฐาน เช่น การเพิ่ม แก้ไข ลบ หรือยกเลิกข้อมูลที่ป้อนเข้าใน โปรแกรม ดังนั้นในบทนี้จึงมีความสำคัญที่คุณจะต้องศึกษา ทำความเข้าใจให้เป็นอย่างดี และเนื่องจากการ ป้อนข้อมูลในหน้าจอของระบบงานต่าง ๆ ในโปรแกรมมีความคล้ายคลึงกัน จึงขอกล่าวถึงวิธีการใช้งานนี้เพียง ครั้งเดียวเพื่อให้เนื้อหาในคู่มือเล่มนี้กระชับและจะกล่าวถึงวิธีการใช้งานในแต่ละระบบอีกครั้งหากมีวิธีการใช้ งานที่แตกต่างกันออกไป
5 บทที่ 2 การติดตั้งโปรแกรมและเรียกเข้าโปรมแกรม ก่อนติดตั้งโปรแกรม จะต้องพิจารณาในเรื่องเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะนำมาใช้งาน โดยต้องดำนึงถึงจำนวน ข้อมูลที่จะป้อนเข้าใน โปรแกรม และประเมินความเร็วในการทำงานของเครื่อง ว่าอยู่ในเกณฑ์ที่ยอมรับได้ หรือไม่โดยอาจจะโทรสอบถามจากบริษัทฯ ก่อนก็ได้เพราะสิทธิในการติดตั้งโปรแกรมมีจำนวนจำกัด เมื่อติดตั้ง ไปแล้วไม่สามารถถอนสิทธิกลับคืนได้ ในบทนี้คุณจะได้ศึกษาวิธีการติดตั้งโปรแกรมซึ่งจะแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะ คือ การติดตั้งโปรแกรมในระบบเครือข่าย (LAN) และการติดตั้งโปรแกรมลงบนระบบที่ใช้งานเพียง เครื่องเดียว (Stand Alone) ความต้องการของระบบ เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาในการติดตั้งหรือใช้งานโปรแกรม คุณควรตรวจสอบเครื่องคอมพิวเตอร์ที่จะใช้ว่าสามารถ รองรับการติดตั้งโปรแกรม Express ได้หรือไม่ ซึ่งมีข้อพิจารณาดังนี้ สเปคขั้นต่ำ สเปคที่แนะนำ ซีพียู รุ่น Ceieron ขึ้นไป ควรจะเป็นระดับ Pentium III (เพนเทียมทรี) ขึ้นไป ระบบปฏิบัติการ (OS) Windows 98, Windows ME, Windows NT, Windows 2000.Windows 2003 , Windows XP หรืe Novell Netware ตั้ง แต่เวอร์ชั่น 3.12 ขึ้นไป แรม อย่างน้อย 128 เมกะไบท์ 256 เมกทะใบห์ สำหรับระบบปฏิบัติการ Wincows 2000,XP และ ควร เพิ่มขึ้นอย่างมาก (512 เมกกะไบท์ขึ้นไป) สำหรับ Windows 2003 หรือ ฮาร์ดดิสก์ คงเหลืออย่างน้อย 200Windows รุ่น 64 BIT อาร์ดดิสก์ คงเหลืออย่างน้อย 20D (200 เมกะไบท์) ขึ้นอยู่กับจำนวนข้อมูลที่ป้อนเข้าในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ หากใช้ Windows 2000,2003;xP ควรจะเหลืออย่างน้อย 500 เมกกะไบท์
6 การตรวจสอบอุปกรณ์ต่างๆ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ ต่อไปนี้จะเป็นวิธีการตรวจสอบอุปกรณ์ต่าง ๆ ของคอมพิวเตอร์ว่าสามารถนำมาใช้ติดตั้งโปรแกรมได้หรือไม่ โดยเป็นวิธีการตรวจสอบบนระบบวินโดว์ XP การตรวจสอบซีพียูและแรม หาไอคอน My Computer จากหน้จอ (Desktop) จากนั้นคลิกเม้าส์ขวา เลือกเมนู Properties ดังรูป รูปที่ 1 คลิกเม้าส์ขวาที่ My Computer และเลือกที่ Propeties วินโดว์จะแสดงหน้าจอเกี่ยวกับรายละเอียดของระบบ ให้ดูรุ่นซีพียูและขนาดของแรมที่มุมล่าง ด้านขวาของ หน้าจอที่แสดงขึ้นมานี้
7 รูปที่ 2 ดูรุ่นของซีพียูและขนาดของแรม จากในรูปเป็นซีพียูของ AMD รุ่น Athion XP 2500+ ความเร็ว 1.84 GH2 และมีแรมขนาด 256 เมกกะไบท์ ยี่ห้อและรุ่นของซีพียูอาจจะแสดงข้อความในแบบอื่น ๆ เช่น Pentium(r) Processor การตรวจสอบฮาร์ดดิสก์ ดับเบิลคลิกเข้าในไอคอน My Computer จะปรากฏไคร์ฟที่มีอยู่ทั้งหมดในเครื่องของคุณ ให้คลิกเม้าส์ขวาที่ ไดร์ฟซึ่งคุณต้องการจะดิดตั้งโปรแกรม (จากไนรูปเป็นไดร์ฟ C3) และเลือกที่ Propertes รูปที่ 3 คลิกขวาที่ไดร์ฟที่ต้องการจะติดตั้งโปรแกรมจะเลือก Properties ดูพื้นที่คงเหลือได้จากตัวเลขหลังข้อความ Free space จากในรูปเหลือประมาณ 5.43 กิกะไบท์ (หรือ ประมาณ5430 เมกกะไบท์) ในการติดตั้งโปรแกรมต้องการพื้นที่เพียง 20 เมกกะไบท์เท่านั้น
8 รูปที่ 4 ดูพื้นที่ว่างที่ยังไม่ถูกใช้งาน หมายเหตุ อุปกรณ์อื่นที่เดี่ยวข้องกับการใช้งานโปรแกรม แม้ว่าคุณจะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ที่พร้อมจะติดตั้งโปรแกรมแล้ว คุณอาจจะต้องมีอุปกรณ์ต่อไปนี้เพื่ออำนวย ความสะดวก หรือปกป้องข้อมูลที่มีความสำคัญของคุณ 1. เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็ม (Dot Matrix Printer) และควรเป็นเครื่องพิมพ์แดร่ยาว (หน้ากว้าง 15 นิ้ว) นอกจากนั้นคุณยังสามารถใช้เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์- (Laser Printer) หรืออิงค์เจ็ท (Inkjet) อย่างไรก็ ตามคุณควรจะมีเครื่องพิมพ์แบบหัวเข็มอย่างน้อย 1 เครื่องเพื่อให้สามารถพิมพ์เอกสารซึ่งมีสำเนา หรือ รายงานต่าง ๆ ที่มีความกว้างมาก ๆ ได้ 2. กระดาษต่อเนื่องขนาด 8 นิ้วหรือ 15 นิ้ว 3. อุปกรณ์สำรองข้อมูล เช่น Thumb Drive หรือ External Hard Disk เป็นต้น ความจุของหน่วยความจำ (RAM) หรือพื้นที่ของฮาร์ดดิสก์ มักจะนิยมใช้หน่วยนับที่ เป็นเมกกะไบท์ (MB) โคยมีอัตราเปรียบเทียบดังต่อไปนี้ 1 ไบท์ (Bytes) = 1 ตัวอักษร (Character) 1,024 ไบท์ (Bytes) = 1 กิโลไบท์ (KB) 1,024 กิโลไบท์ (KB) = 1 เมกกะไบท์ (MB) 1,024 เมกกะไบท์ (MB) = 1 กิกะไบท์ (GB
9 4. เครื่องสำรองไฟ (UPS) เพื่อป้องกันข้อมูลเสียหาย เมื่อไฟฟ้าดับ (อุปกรณ์นี้แนะนำว่าต้องมี) การติดตั้งโปรแกรม เมื่อคุณจัดเตรียมและเลือกเครื่องที่จะนำมาติดตั้งโปรแกรมพร้อมแล้ว ก็จะสามารถทำการติดตั้งโปรแกรมลงใน เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นได้ทันที แต่หากคุณต้องการติดตั้งโปรแกรมลงบนระบบแลน เพื่อให้สามารถแชร์ โปรเเกรมและข้อมูลให้กับเครื่องอื่นๆ ที่อยู่ในระบบแลนร่วมกัน คุณจะต้องทำการสร้างไดร์ฟของระบบ เครือข่าย (Map Network Drive) ขึ้นมาก่อนที่จะทำการติดตั้ง ซึ่งคุณสามารถสอบถามจากผู้ติดตั้งระบบแลน ให้กับบริษัทของคุณ (Administrator) ได้ว่าเป็นไดร์ฟใด ในที่นี้ขออธิบายวิธีการสร้างไดร์ฟของระบบเครือข่าย (Map Network Drive) โดยสังเขปดังนี้ หากกุณติดตั้งโปรแกรมบนเครื่องสำหรับผู้ใช้งานคนเดียว (Stand Alone) ให้ข้ามหัวข้อนี้ไปเลย 1.ดับเบิลดลิกบนไอตอน My Network Places ดังรูป รูปที่นำมาประกอบเป็นการอ้างอิงจากการติดตั้ง โปรแกรมลงบน Windows XP ดังนั้นชื่อไอคอนหรือหน้าตาของไอคอนแตกต่างกันไปบ้างใน Windows เวอร์ ชั่นอื่น รูปที่ 5 ดับเบิลคลิกบนไอคอน Network-Shortcut 2. จากนั้นให้คลิกที่ View workgroup computer ในรายการทางด้านซ้ายมือ เพื่อเรียกดูคอมพิวเตอร์ทั้งหมด ที่อยู่ในระบบแลนของคุณ
10 3. คุณจะพบกับชื่อเครื่องคอมพิวเตอร์ทั้งหมดที่อยู่ในระบบเครือข่าย ให้คับเบิดคลิกที่ชื่อของเครื่องคอมพิว เคอร์ที่เป็นเครื่องแม่ข่ายหรือเชิร์ฟเวอร์ (คุณสามารถสอบถามซื่อเซิร์ฟเวอร์ได้ จากผู้ติดตั้งระบบแลนให้กับ บริษัทของคุณ) จากตัวอย่างเป็นเครื่องเชิร์ฟเวอร์ชื่อ ESG_RH รูปที่ 7 ดับเบิลคลิกที่ชื่อเซร์ฟเวอร์ที่ต้องการติดตั้งโปรแกรม 4. จะพบว่าที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์มีการจัดสรรทรัพยากรหรือแชร์ (Shared Resource) อะไรไว้บ้าง จากตัวอย่าง ในรูป ที่เครื่องเซิร์ฟเวอร์ได้ทำการแชร์ไดร์ฟ C: ของเครื่องเชิร์ฟเวอร์ไว้ในชื่อ Express ซึ่งเราจะใช้โฟลเดอร์นี้ ในการติดตั้งโปรแกรม Express เข้าไป
11 รูปที่ 8 ทรัพยากรที่มีการแชร์ไว้ที่ตัวเซิร์ฟเวอร์แล้ว หมายเหตุ 5. ให้คุณคลิกขวาที่ชื่อไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่ผู้ดูแลระบบของคุณทำการแชร์ (Shared) ไว้ให้แล้ว ในตัวอย่างนี้ คือชื่อ Express จากนั้นคลิกที่คำว่า Map Network Drive ดังรูป รูปที่ 9 คลิกเมาส์ขวาที่ชื่อไดร์ฟที่ต้องการจะติดตั้งโปรแกรม 6. จะมีหน้าจอให้คุณเลือกไดร์ฟที่จะ ใช้งานเป็นไดร์ฟของระบบเครือข่าย ในที่นี้เลือกไว้เป็นไดร์ฟ X: (คุณ สามารถเลือกเป็นไดร์ฟใดก็ได้ แต่ที่นิยมใช้กันมักจะเริ่มจากไดร์ฟ F: เป็นต้นไป โดยจะสงวนไม่มีการนำไครัฟ ทรัพยากรในที่นี้อาจจะเป็น ดิสก์(Disk) , ซีดีรอม (CD-ROM) หรือเครื่องพิมพ์(Printer) ที่ต่อ อยู่กับเครื่องเชิร์ฟเวอร์ ซึ่งคุณสามารถจะนำมาใช้งานได้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ คาม สิทธิการใช้งานที่คุณมี เช่นเดียวกันหากคุณไม่ทราบว่าผู้ติดตั้งระบบแลนตั้งชื่อฮาร์ดดิสก์ไว้ เป็นชื่อใด กี่ควรจะสอบถามจากผู้ติดตั้งระบบแลนให้แน่นอนก่อนการติดตั้งโปรแกรม
12 C: ถึงไดร์ฟ E: มาใช้งานเป็นไดร์ฟของระบบเครือข่ายเนื่องจากไดร์ฟดังกล่าวมักจะนำมาใช้เป็นฮาร์ดดิสก์ของ เครื่อง) และคลิกเพื่อทำเครื่องหมาย หน้าข้อความ Reconnect at logon ซึ่งจะทำให้ทุกครั้งที่คุณปิด-เปิด เครื่องใหม่ ไดร์ฟ ของระบบเครือข่ายนี้ก็จะถูกเรียกใช้งานทุกครั้ง (ไม่ต้องเสียเวลาสร้างไดร์ฟของระบบ เครือข่ายทุกครั้งที่เปิดเครื่อง) เมื่อเรียบร้อยแล้วให้คุณคลิกที่ OK รูปที่ 10 เลือกไดร์ฟที่ต้องการนำมาใช้งานเป็นไดร์ฟของระบบเครือข่าย 7. ระบบ Windows จะพยายามทำการเชื่อมต่อไดร์ฟของระบบแลน จากนั้นจะมีหน้าจอแสดงว่าภายในไดร์ฟ ของระบบเครือข่าย มีข้อมูลอะไรอยู่บ้างปรากฎขึ้นมา ให้คุณคลิกปิดหน้าจอ นั้นไป เริ่มติดตั้งโปรแกรม 1.ใส่แผ่นซีดีโปแกรม Express เข้าไปในคฟซีดีรอม หลังจากรอสักครู่ระบบออโต้รัน (Autorun) ในแผ่นซีดี จะ แสดงหน้าจอขึ้นมา ดังรูป รูปที่ 11 หลังจากใส่แผ่นซีดี ระบบออโต้รันของแผ่นจะเริ่มทำงาน
13 หมายเหตุ 2. คุณสามารถเลือกภาษาที่จะใช้ในการติดตั้งโปรแกรม โดยสามารถเลือกได้ 2 ภาษา คือ ภาษาอังกฤษกับ ภาษาไทย จากตัวอย่างในรูปต่อๆ ไปจะใช้เป็นภาษาไทย เมื่อเลือกภาษาเสร็จเรียบร้อยเเล้วให้คลิกที่ปุ่ม OK รูปที่ 12 เลือกภาษาที่จะใช้ในการติดตั้งโปรแกรม 3. เลือกโฟลเดอร์ที่จะใช้ติดตั้งโปรแกรม โดยปกติระบบติดตั้งจะแสดงค่าเริ่มต้นเป็น C:IPrograms Files/Express แต่ขอแนะนำให้คุณติดตั้งลงในไดร์ฟ ที่ไม่ใช่ไดร์ฟสำหรับบู๊ทระบบ เช่น ไดร์ฟ D: หรือไร์ฟ E: (ปกติไดร์ฟสำหรับบู๊ทระบบคือไดร์ฟ C: ) ทั้งนี้เพื่อปัองกันข้อมูลที่บันทึกไว้ภายในโปรแกรมบัญชีไม่ให้สูญหาย ในกรณีที่เครื่องไม่สามารถเปิดใช้งานได้ หรือในกรณีที่ต้องการจะฟอร์มแมทเครื่อง เพื่อติดตั้งระบบปฏิบัติการ ของคอมพิวเตอร์ใหม่ หรือหากคุณกำลังจะติดตั้งโปรแกรมบนระบบแลน จะต้องระบุไดร์ฟที่จะติดตั้งโปรแกรมเป็นไดร์ฟของระบบ เครือข่าย (Network Drive) ตามที่ได้สอบถามจากผู้ดูแลระบบแลนของคุณ หรือ ทำการสร้างไดร์ฟระบบ เครือข่ายขึ้นมาใหม่ตามขั้นตอนที่ได้กล่าวถึงไปแล้วในหัวข้อก่อนหน้านี้และเพื่อความสะดวกต่อโทร.มา สอบถามวิธีการใช้งานหรือวิธีการแก้ไขปัญหา ขอแนะนำให้ใช้โฟลเดอร์ที่โปรแกรมกำหนดให้ จากนั้นให้คลิกที่ ปุ่ม ต่อไป > ถ้าคุณปิดระบบออโต้รันของระบบ Windows ไว้ อาจจะทำให้โปรแกรมไม่แสลงหน้าจอ ขึ้นมาลังในรูปข้างบน ให้คุณเข้าไปที่ My Computer จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนติดตั้ง โปรแกรม หรือก็คือไดร์ฟซีดีรอมของคุณ ดังรูป
14 รูปที่ 13 เลือกโฟล์เดอร์ที่จะใช้ในการติดตั้งโปรแกรม 4. ในหน้าจอต่อไป จะให้คุณเลือกส่วนประกอบของโปรแกรมที่จะติดตั้ง ซึ่งมีอยู่ 2 ส่วน คือ ตัวโปรแกรม และ ข้อมูลตัวอย่าง หากเป็นการติดตั้งครั้งแรก คุณไม่จำเป็นต้องแก้ไขค่าใดๆ ให้คลิกที่ปุ่ม ต่อไป > เพื่อคำเนินการ ในขั้นตอนต่อไปได้เลย แต่หากเป็นการติดตั้งเพื่ออัพเดทโปรแกรม คุณอาจจะไม่ต้องลงส่วนประกอบที่เป็นข้อมูลตัวอย่างลงไปด้วย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีการป้อนข้อมูลเข้าไปในที่เก็บข้อมูลตัวอย่าง หรือมีการกำหนดค่าต่างๆ ในระบบ ความปลอดภัยไว้ ในกรณีดังกล่าวนี้ ให้คลิกเม้าส์ เพื่อเอาเครื่องหมายด้านหน้า "ข้อมูลตัวอย่าง" ออก (ปล่อย เป็นช่องว่าง) เพื่อไม่ให้โปรแกรมทำการติดตั้งข้อมูลตัวอย่างทับของเดิมที่ใช้งานอยู่
15 รูปที่ 14 เลือกส่วนประกอบของโปรแกรมที่จะติดตั้ง 5. โปรแกรมจะสร้างชอร์ทคัท (Shortcut) สำหรับเรียกเข้าโปรแกรมไว้ในเมนู Start เพื่อให้คุณเรียกใช้งาน เมื่อต้องการเข้าไปรแกรม ให้คลิกชุม ติดตั้ง เพื่อดำเนินการในขั้นตอนต่อไป รูปที่ 15 เลือกส่วนประกอบของโปรแกรมที่จะติดตั้ง 6. จากนั้นโปรแกรมจะเริ่มขั้นตอนการติดตั้ง โดยมีแถบแสดงสถานะความคืบหน้าในการติดตั้งโปรแกรม ดังรูป
16 รูปที่ 16 หน้าจอแสดงความคือหน้าในการติดตั้งโปรแกรม 7. เมื่อการติดตั้งโปรแกรมเสร็จสิ้น โปรแกรมจะแสดงหน้าจอของไฟล์ Readme.xt ซึ่งจะบอกวิธีการเรียกเข้า ใช้งาน โปรเกรม พร้อมทั้งวิธีการกำหนดกำเบื้องต้น คุณอาจจะพิมพ์ข้อมูลนี้ออกทางเครื่องพิมพ์ เพื่อเก็บไว้ อ่านพร้อมกับปฏิบัติตามในภายหลัง เมื่อเรียบร้อยเแล้ว ให้ปีดหน้าจอนี้ไป รูปที่ 17 หน้าจอแสดงวิธีเรียกเข้าใช้งานโปรแกรม
17 8. จะมีหน้าจอแสดงการยืนยันว่าการติดตั้งโปรแกรมเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกที่ปุ่ม ปิด รูปที่ 18 หน้าจอที่แสดงว่าการติดตั้งโปรแกรม 9. จากนั้นจะกลับมาที่หน้าจอ Desktop ของคุณอีกครั้งหนึ่ง และจะมีชอร์ทคัทที่ใช้เรียกเข้าโปรแกรมปรากฎ ขึ้นมาบนหน้า Desktop ด้วย ดังรูป รูปที่ 19 หลังการติดตั้งเสร็จสิ้นจะมีชอร์ทคัทที่เรียกเข้าโปรแกรมอยู่ที่หน้า Desktop
18 10. ให้คุณดับเบิ้ลคลิกที่ชอร์ทคัทของโปรแกรม เพื่อเข้าไปในโปรแกรม Express ซึ่งจะมีหน้าจอขึ้นมาถามรหัส ผู้ใช้ และรหัสผ่าน ดังรูป ในเบื้องต้นให้คุณป้อนรหัสผู้ใช้ และรหัสผ่านเป็น BIT9 รูปที่ 20 โปรแกรมจะตรวจสอบสิทธิก่อนที่จะยินยอมให้เข้าไปในระบบ 11. เลือกที่เก็บข้อมูล ในเบื้องต้นนี้ให้คุณดับเบิ้ลคลิกเลือกที่ ข้อมูลทดสอบเวอร์ชั่น 1.0 รูปที่ 21 ดับเบิ้ลคลิกที่ข้อมูลทดสอบเวอร์ชั่น 1.0 12. โปรมแกรมจะแสดงวันที่ทำการขึ้นมา ดังรูป ให้คุณคลิก ตกลง เพื่อผ่านไปในโปรแกรม รูปที่ 22 คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อผ่านเข้าไปในโปรแกรม
19 13. จะปรากฏหน้าจอหลักของโปรแกรม ดังรูป รูปที่ 23หน้าจอหลักของโปรแกรม Express 14. หากเป็นการติดตั้งโปรแกรมเป็นครั้งแรกในเครื่อง (ไม่เคยมีโปรแกรมที่เคยลง ทะเบียนไว้มาก่อน) ให้คลิกที่ เมนูอื่นๆ จากนั้นเลือกที่หัวข้อ ลงทะเบียนไปรแกรม ดังรูป รูปที่ 24 คลิกที่หัวข้อลงทะเบียนโปรแกรม
20 15. จะมีหน้ขอให้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการลงทะเบียน ซึ่งมีวิธีการป้อนข้อมูลดังนี้ รูปที่ 25 ป้อนรายละเอียดข้อมูลการลงทะเบียนให้ถูกต้อง 15. 1 ป้อนรหัส S/N ให้คุณดูจากที่แผ่นซีดีที่ใช้ติดตั้งโปรแกรม โดยจะต้องป้อนตัวเลขหรือตัวอักษรให้ตรงกับ หน้าแผ่นซีดีทุกอย่าง เมื่อป้อนเสร็จและตรวจสอบความถูกต้องแล้ว ให้คุณโทร.มาที่บริษัท เอ็กซ์เพรส ซอร์ฟแวร์กรุ๊ป จำกัด ตามเบอร์โทร.ที่แจ้งอยู่บนหน้าจอ เพื่อขอรับรหัสที่จะ ใช้ในการลงทะเบียน 15.2 รหัสเครื่อง จะเป็นรหัสประจำเครื่องคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้งาน แก้ไขไม่ได้ 15.3 รหัสที่ลงทะเบียน ให้คุณป้อนรหัสที่ลงทะเบียนให้ตรงกับที่ได้รับแจ้งจากทางเจ้าหน้าที่ของบริษัทเอ็กซ์ เพรสฯ เมื่อป้อนข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง หมายเหตุ 16. ให้คุณออกจากโปรแกรม Express โดยคลิกที่เมนูอื่นๆ แล้วเลือกที่หัวข้อ Exit ด้านล่างสุดหรืออาจ จะคลิก ปิดโปรแกรม โดยคลิกที่ปุ่มกากบาทที่มุมขวาบนของหน้าจอหลักของโปรแกรม 17. เมื่อถึงขั้นตอนนี้ คุณสามารถเรียกเข้าโปรแกรม และเริ่มใช้งานโปรแกรมได้ทันที การเรียกเข้าใช้งานโปรแกรม เบอร์โทรศัพท์และเงื่อนไขต่างๆ ให้คุณดูจากหน้าจอที่ปรากฎขึ้นมาเป็นหลัก เพราะ อาจมีการเปลี่ยนแปลงหลังจากจัดพิมพ์คู่มือเล่มนี้
21 หลังจากคิดตั้งโปรแกรมเรียบร้อยเเล้ว คุณสามารถเรียกเข้าโปรแกรมได้โดยดับเบิ้ลคลิกที่ไอคอนของโปรแกรม Express บนหน้าจอ Desktop โปรแกรมจะถามรหัสผู้ใช้และรหัสผ่าน (ดังรูป) ในเบื้องต้นให้คุณป้อนรหัสผู้ใช้ เป็น BIT9 และรหัสผ่านเป็น BIT9 (โปรแกรมจะแสดงหน้าจอขึ้นมาเป็น****เพื่อป้องกันผู้อื่นเห็นรหัสผ่าน) คุณ จะต้องป้อนรหัสผู้ใช้และรหัสผ่านให้ถูกต้อง หากป้อนรหัสผิดเกิน 3 ครั้ง จะหลุดออกจากหน้าจอการป้อน รหัสผ่าน คุณจะต้องเรียกเข้าโปรแกรม และเริ่มป้อนรหัสผ่านใหม่อีกครั้ง รูปที่ 26 โปรแกรมจะให้คุณป้อนรหัสผ่านก่อนเข้าโปรแกรม หมายเหตุ เมื่อคุณป้อนรหัสผู้ใช้ และรหัสผ่านถูกต้อง คุณจะพบกับข้อมูลตัวอย่าที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ให้คุณเลือก เข้าใน 9. ข้อมูลทดสอบเวอร์ชั่น 1 เพื่อศึกษาวิธีการใช้งาน ซึ่งข้อมูลตัวอย่างนี้ยังจะถูกใช้เป็นตัวอย่างประกอบ ในคู่มือการใช้งานเล่มนี้ รูปที่ 27 ข้อมูลตัวอย่างที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ให้ หมายเหตุ ในเบื้องต้นโปรแกรมได้เตรียมรหัสผู้ใช้งานไว้ 3 รหัส ได้แก่ BIT 1, BIT5 และ BIT9 (สำหรับ รหัสผ่านก็จะเหมือนกับรหัสผู้ใช้) คุณสามารถศึกมาวิธีการเพิ่มรหัสผู้ใช้รายใหม่ หรือการเปลี่ยน รหัสผ่าน ได้จากบทที่ 23 'กำหนดระบบรักษาความปลอดภัย การสร้างที่เก็บข้อมูลใหม่ เพื่อเก็บข้อมูลบริษัทของคุณ ให้คุณศึกษาจากหัวข้อ 'การ กำหนดบริษัทใหม่' ในบทที่ 4
22 การอัพเดทโปรแกรม หากคุณต้องการติดตั้งโปรแกรมใหม่ เนื่องจากโปรแกรมเดิมในเครื่องเสียหาย เช่น เกิดจากติดไวรัส คอมพิวเตอร์ หรือกรณีที่ส่งแผ่นโปรแกรมไปอัพเดทที่บริษัทเอ็กซ์เพรสฯ เมื่อได้รับแผ่นโปรแกรมกลับมา ก็ต้อง นำมาติดตั้งลงเครื่องเดิม ซึ่งวิธีการติดตั้งให้ปฏิบัติตามขั้นตอน "การติดตั้งโปรแกรม" ดังที่กล่าวที่กล่าวไว้แล้ว ทุกประการ โดยจะมีข้อแตกต่างเพียงเล็กน้อย คือ หลังจากติดตั้งมาจนถึงขั้นตอนที่ให้เลือกส่วนประกอบของ โปรแกรมที่จะติดตั้งในกรณีเป็นการอัพเดทโปรแกรมที่มีอยู่แล้วในระบบคอมพิวเคอร์ของคุณ (เพื่อเพิ่ม คุณสมบัติใหม่ ๆ ของโปรแกรมเข้าไป) ให้เอาเครื่องหมายหน้าบรรทัดข้อมูลตัวอย่าง ออก เพื่อทำการอัพเดท เฉพาะโปรแกรมเพียงอย่างเดียว แต่หากโปรแกรมคุณเสียหาย เนื่องจากเผลอลบไฟล์ของโปรแกรมบางส่วนทิ้งไป หรือฮาร์ดดิสก์เสีย(กรณีนี้ให้ โทรไปปรึกษากับฝ่ายบริการของบริษัทเอ็กซ์เพรสฯ ก่อนทำก็ใด้) กรณีลักษณะนี้คุณอาจจะต้องเลือกลงข้อมูล ตัวอย่างด้วย ซึ่งหากเลือกตัวเลือกนี้ โปรแกรมจะแสดงข้อความให้ยืนยันการลงทับข้อมูลเดิมที่อยู่ภายในเครื่อง ดังรูป และหากคุณเคยมีการป้อนข้อมูลที่สำคัญไว้ในข้อมูลเปล่าหรือ ข้อมูลทดสอบของโปรแกรม รวมทั้งในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงรหัสผู้ใช้กับรหัสผ่านของโปรแกรมคุณจะต้อง ดึงข้อมูลที่ได้สำรองไว้ก่อนหน้าที่โปรแกรมจะเสียกลับขึ้นมาใช้งานด้วย รูปที่ 28 จะมีข้อความเตือนในกรณีที่คุณติดตั้งโปรแกรมลงในไดร์ฟและไดเรคทอรีเดิม หลังจากเลือกส่วนประกอบของโปรแกรมที่จะติดตั้งเรียบร้อย ขั้นตอนการติดตั้งที่เหลือจะเหมือนกับการติดตั้ง โปรแกรมใหม่ทุกประการ หมายเหตุ ทางบริษัท เอ็กซ์เพรสฯ มีการพัฒนาโปรแกรมอย่างสม่ำเสมอ และหากคุณมีควสมจำเป็นจะต้องใช้ งานในคุณสมบัติใหม่ๆที่เพิ่มขึ้น ก็สามารถส่งแผ่นโปรแกรมไปอัพเดทได้ การส่งแผ่นไปยังบริษัทฯ เพื่อขออัพเดทโปรแกรมนั้น คุณจะต้องได้รับการยืนยันจากพนักงานในฝ่ายบริการลูกค้า หรือฝ่าย ของบริษัทฯ แล้วเท่านั้น
23 บทที่ 3 รูปแบบและวิธีการใช้งานของโปรแกรม การใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ใด ๆ ก็ตาม คุณจะต้องศึกษารูปแบบและวิธีการทำงานของโปรแกรม นั้น ๆ เช่นเดียวกับโปรแกรม Express ที่คุณควรจะได้ศึกษาทำความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการทำงาน เพื่อให้ สามารถป้อนข้อมูลได้อย่างถูกต้องรวดเร็ว ในบทนี้จะได้แสดงให้เห็นถึง ภาพรวมในการทำงานของโปรแกรม การเชื่อมโยงข้อมูลระหว่างระบบต่าง ๆ วิธีการป้อนข้อมูลพื้นฐาน และเทคนิคการใช้งาน เมื่อคุณเรียกเข้าโปรแกรม Express ให้คลิกที่เมนูหลักของโปรแกรม ดังในรูป รูปที่ 1 เมนูหลักของโปรแกรม Express
24 ในเมนูหลักนี้จะประกอบไปด้วยระบบต่าง ๆ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบการเงิน ระบบสินค้า ระบบบัญชี เป็นต้น เมนูของโปรแกรมจะมีลักษณะเป็น Pull Down Menu คือ เมื่อคุณคลิกไปยังเมนูต่าง ๆ จะปรากฎ เมนูย่อยซ้อนกันขึ้นมา ดังเช่นจากในรูปเป็นเมนูขาย ซึ่งจะประกอบไปด้วยเมนูย่อย ๆ ได้แก่ เมนูรับเงินมัดจำ ขายเงินสด ใบสั่งขาย ขายเงินเชื่อ เป็นต้น การจะเข้าไปป้อนข้อมูลในเมนูใด ๆ ให้คุณเลื่อนไปยังเมนูนั้นและ คลิกเม้าส์ปุ่มซ้าย (หรืออาจจะใช้วิธีกดปุ่ม <Enter>) และหากในเมนูนั้นมีเมนูย่อยอีก ก็จะปรากฏเมนูย่อย ขึ้นมา ในส่วนล่างของหน้าจอเมนูหลักนี้ จะมีกรอบแสดงรายละเอียดต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ • ชื่อบริษัท เป็นชื่อบริษัทที่คุณกำหนดไว้ที่เมนู เริ่มระบบ ช้อ 1.1 รายละเอียดกิจการ • ที่เก็บข้อมูล (Data Path) หรือเป็นชื่อโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูล ที่กำลังเปิดใช้งานอยู่ • เวอร์ชั่น หรือรุ่นของโปรแกรม Express • S/N หมายเลขทะเบียนโปรแกรม (ใช้สำหรับแจ้งฝ่ายบริการเมื่อโทรไปสอบถามปัญหา) • วันที่ทำการ วันที่ที่คุณกำหนด ขณะที่เรียกเข้ามาในโปรแกรม • รหัสผู้ใช้ รหัสผู้ใช้งานที่คุณใช้ล็อกอินเข้ามาในโปรแกรม หมายเหตุ : คุณสามารถเปลี่ยนรูปพื้นหลังของโปรแกรม (Background) โดยหาไฟล์ภาพ (เฉพาะไฟล์ประเภท JPG) โดยต้องตั้งชื่อเป็น Express.JPG จากนั้นนำไปทับไฟล์เดิม ซึ่งอยู่ในโฟลเดอร์ที่เก็บโปรแกรม Express หากภาพที่คุณนำมาทับมีขนาดเล็กกว่าครึ่งหนึ่งของความกว้างของพื้นหลัง โปรแกรมก็จะวางรูปซ้อนต่อกัน (Tile) จนเต็มกรอบให้เอง แต่ถ้าภาพใหญ่กว่านั้น โปรแกรมจะปรับสัดส่วนให้พอดีกับกรอบของพื้นหลัง (ลักษณะของรูปที่จะนำมาเปลี่ยนควรเป็นรูปวิว สี่เหลี่ยมผืนผ้า แนวนอน เพราะเป็นสัดส่วนที่สัมพันธ์กับพื้น หลัง) ส่วนประกอบของหน้าจอการป้อนข้อมูล หน้าจอการป้อนข้อมูลของโปรแกรม จะมีส่วนประกอบต่าง ๆ ที่จะช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานโปรแกรมได้ โดยสะดวก และทุกหน้าจอของการทำงานจะมีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการใช้งาน รวมทั้งปุ่มคำสั่ง (Hot Key) ที่ สามารถใช้งานได้ในหน้าจอนั้น ๆ และหากคุณไม่ถนัดกับการกดปุ่มคำสั่ง คุณสามารถใช้เมาส์คลิกไอคอนบน แถบเครื่องมือ (Tools Bar) ซึ่งจะช่วยให้การทำงานสะดวกมากยิ่งขึ้น
25 รูปที่ 2 ส่วนประกอบของหน้าจอการป้อนข้อมูล แถบเครื่องมือ (Tools Bar) บนแถบเครื่องมือ จะมีไอคอนการทำงานภายในหน้าจอการป้อนข้อมูลนั้น ๆ ซึ่งอาจจะแตกต่างกันเล็กน้อยใน แต่ละหน้าจอการป้อนข้อมูล รูปที่ 3 แถบเครื่องมือของโปรแกรม เมื่อคุณนำเมาส์ไปวางไว้เหนือไอคอน โปรแกรมจะแสดงความหมายของไอคอนการทำงานนั้นขึ้นมา (Tools Tip) ไตเติ้ลบาร์ (Title Bar) ปุ่มปิดหน้าจอ (Close) ปุ่มขยายจอภาพ-หดกลับคืน (Maximize-Restore) ปุ่มย่อหน้าจอ (Minimize) แถบเครื่องมือ (Tools Bar) สกรอลล์บาร์ (Scroll Bar) บริเวณที่สามารถ ใช้เมาส์ลากขยาย หน้าจอ (Resize Grip) แท็บ (Tab)
26 ความหมายของแต่ละไอคอนบนแถบเครื่องมือ หมายเหตุ : ไอคอนที่มีเครื่องหมายลูกศรชี้ลงด้านข้าง หมายถึง คุณยังสามารถคลิกเพื่อให้แสดงเมนูย่อยของ ไอคอนนั้นได้อีก เช่น หากคุณคลิกที่เครื่องหมายลูกชี้ลงด้านข้าง คุณจะพบกับเมนูย่อย ดังรูป เพิ่มข้อมูล <Alt+A> แก้ไขข้อมูล <Alt+E> ยกเลิก <Alt+C> ลบข้อมูล <Alt+D> ยกเลิกการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล <Esc> บันทึกข้อมูล <F9> ไปยังข้อมูลแรก <Ctrl+Home> ไปยังข้อมูลก่อนหน้านี้<Page Up> ไปยังข้อมูลถัดไป <Page Down> ไปที่ข้อมูลสุดท้าย <Ctrl+End> ค้นหาข้อมูล <Alt+S> พิมพ์<Alt+P> เพิ่มหมายเหตุของเอกสาร/หรือของรายการสินค้า เข้าไปในส่วนของรายการสินค้า <F8> เลือกรายการจากใบสั่งซื้อที่อ้างถึง <F6> สั่งให้ลงบัญชีใหม่ <Alt+J> รับรองเอกสารใบนี้ <Alt+O> ยกเลิกการรับรองเอกสาร <Ctrl+O> รับรองเอกสารเป็นช่วง <Atl+Shift+O>
27 วิธีการเพิ่มข้อมูลในแต่ละหน้าจอ ขอยกตัวอย่างการเพิ่มข้อมูลที่หน้าจอขายเงินเชื่อ (เมนูขาย ข้อ 4 ขายเงินเชื่อ) ซึ่งหน้าจออื่นๆ ก็จะมีวิธีการใช้ งานคล้าย ๆ กัน ให้คลิกที่ไอคอนเพิ่มข้อมูลบนแถบเครื่องมือ (หรือกด <Alt+A> คุณจะสังเกตเห็นว่า ปุ่มเพิ่ม ข้อมูล จะยุบลงไป และปุ่มอื่น ๆ ที่ทำงานไม่ได้จะกลายเป็นสีเทา เหลือเฉพาะปุ่ม เพื่อให้ยกเลิกการเพิ่ม และปุ่ม เพื่อใช้บันทึกข้อมูลเก็บไว้ ดังรูป รูปที่ 4 ส่วนของหน้าจอการป้อนข้อมูล โปรแกรมจะให้คุณป้อนข้อมูลในส่วนหัวของเอกสารก่อน จากนั้นถ้าในหน้าจอที่คุณกำลังป้อนข้อมูลมีส่วนล่าง ของเอกสาร (บางหน้าจออาจจะไม่มีส่วนล่างของเอกสาร) โปรแกรมก็จะให้ป้อนส่วนล่างของเอกสารให้เสร็จ เรียบร้อยก่อน จึงจะป้อนส่วนรายการของเอกสาร เมื่อใช้เมาส์ทำงานในโปรแกรมเอ็กซ์เพลสฯ จะเร็วกว่าการใช้คีย์บอร์ดตรงไหนบ้าง ? 1. กรณีเพิ่มเอกสาร หลังจากคลิกไอคอนเพิ่มข้อมูล (หรือกด <Atl+A>) แล้วคุณสามารถคลิกไปที่ช่องที่ต้องการ ป้อนได้เลย (ไม่ต้องกด Enter ซ้ำ ๆ เพื่อไปยังช่องนั้น) เช่น เวลาออกบิลขาย ก็คลิกไปที่ช่องรหัสลูกค้า จากนั้น อาจคลิกเข้าไปในรายการสินค้าเพื่อป้อนรายการสินค้าได้เลย 2. กรณีแก้ไขเอกสาร ให้ดับเบิ้ลคลิกในช่องที่ต้องการแก้ไขได้เลย หรือจะใช้วิธีคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล (หรือกด <Alt+E> ก่อน แล้วใช้เมาส์คลิกไปที่ช่องที่ต้องการแก้ไขก็ได้ 3. กรณีจะเพิ่มรายการสินค้าที่อยู่ในตารางด้านในของเอกสาร สามารถดับเบิ้ลคลิกที่บรรทัดว่าง ๆ ในรายการได้ เลย หรือถ้ารายการเต็ม อาจคลิกขวาแล้วเลือกเมนู “เพิ่มข้อมูล” ก็ได้ ส่วนหัวเอกสาร ส่วนรายการของ เอกสาร ส่วนล่างของเอกสาร
28 4. กรณีจะลบรายการสินค้าที่อยู่ในตารางด้านในของเอกสาร สามารถคลิกขวาตรงรายการที่ต้องการลบ แล้ว เลือกเมนู “ลบข้อมูล” ได้เลย 5. กรณีที่เม้าส์มีล้อ (Wheel Mouse) สามารถใช้เลื่อนดูรายงาน หรือเลื่อนดูรายการสินค้าที่อยู่ในเอกสารได้ (โปรแกรมจะเลื่อนคลิกละ 3 บรรทัด) 6. เวลาดูรายงาน ใช้เมาส์เลื่อนดูรายงานสะดวกกว่าใช้คีย์บอร์ด โดยเฉพาะรายงานมีจำนวนบรรทัด มาก ๆ ให้คุณกด <Enter> ไปตามช่องข้อมูลต่าง ๆ และป้อนข้อมูลที่เหมาะสมเข้าไป สำหรับ เลขที่ กรณีต้องการ ลำดับเลขที่เองก็ให้ป้อนเข้าไป แต่ถ้าหากต้องการให้โปแกรมลำดับเลขให้อัตโนมัติ ให้คุณกด <Enter> ผ่านไป โปรแกรมจะขึ้นข้อความ ให้ก่อนเมื่อคุณป้อนข้อมูลต่าง ๆ ในหน้าจอจนครบถ้วน และเข้าไปป้อนส่วนรายการของสินค้าแล้ว โปรแกรมจึงจะออกเลขเอกสารใหม่ให้ สำหรับช่อง รหัสลูกค้า คุณสามารถกด <Enter> ผ่านเพื่อเรียกฐานข้อมูลลูกค้าที่ได้กำหนดไว้แล้วจากเมนู รายละเอียดลูกค้า (หรือกดปุ่ม <F6> ก็ได้) ดังรูป รูปที่ 5 ถ้ามีไอคอนรูปแว่นขยายแสดงอยู่ หมายถึงสามารถดึงฐานข้อมูลที่กำหนดไว้แล้วขึ้นมาใช้ได้ ในตารางที่รหัสที่โปรแกรมแสดงขึ้นมาให้เลือกนั้น จะมีปุ่มคำสั่งเพิ่มเติมอีก คือ หากคลิกปุ่มเพิ่ม (หรือใช้คีย์ลัด <Alt+A>) จะเป็นการเพิ่มลูกค้ารายใหม่ หรือหากคลิกปุ่มแก้ไข (หรือใช้คีย์ลัด <Alt+E>) เพื่อแก้ไข รายละเอียดลูกค้าที่ได้กำหนดไว้แล้วก็ได้ เมื่อกด <Enter> ที่ช่องรหัสลูกค้า (โดยไม่ได้ป้อนข้อมูล) โปรแกรมจะแสดงฐานข้อมูลลูกค้าทั้งหมดขึ้นมาดังรูป คุณสามารถค้นหาลูกค้าที่ต้องการด้วยการกดตัวอักษรนำเพียงบางส่วนของรหัสหรือชื่อของลูกค้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่ กับวิธีการค้าหาลูกค้าที่คุณกำหนดไว้ในเมนูที่กำหนดค่าเริ่มต้น (ซึ่งสามารถค้นหาลูกค้าได้ 2 ลักษณะ คือ
29 ค้นหาตามรหัส หรือค้นหาตามชื่อ) จากในรูปจะค้นหาลูกค้าเรียงตามชื่อ (สังเกตได้จากแถบสีเข้มตะคลุมอยู่ใน ส่วนของชื่อ และมีเครื่องหมาย แสดงอยู่ด้านท้ายดังรูป รูปที่ 6 ฐานข้อมูลลูกค้าซึ่งถูกกำหนดให้เรียงลำดับตามชื่อลูกค้าไว้ คุณสามารถเปลี่ยนวิธีการเรียงข้อมูลใหม่ โดยการคลิกที่ปุ่มเรียงใหม่ หรือกดปุ่ม <Tab> หรือคลิกที่หัว ตารางรหัส แถบสว่างจะเปลี่ยนไปคลุมในส่วนของรหัส จากนั้นให้คุณพิมพ์อักษรขึ้นต้นของรหัสลูกค้าเพียง บางส่วนในขณะที่ยังอยู่ในหน้าจอแสดงฐานข้อมูลลูกค้าทั้งหมดนี้ (เช่น ลูกค้า ‘AR05’) คุณอาจจะพิมพ์เพียง คำว่า ‘05’ และกด <Enter> โปรแกรมจะค้นหารหัสลูกค้าที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรดังกล่าวขึ้นมา สำหรับช่องใบสั่งขาย หากคุณต้องการอ้างถึงใบสั่งขายซึ่งเคยป้อนไว้ก่อนหน้านี้แล้ว ก็สามารถคลิกที่ไอคอนรูป แว่นขยาย หรือกด <F6> ที่อยู่ด้านหลังของบรรทัดเลขที่ใบสั่งขาย เพื่อเรียกเลขที่ใบสั่งขายขึ้นมาได้ แต่ถ้าไม่ ต้องการอ้างอิงถึง ก็ให้ข้ามไปได้ รูปที่ 7 ไอคอนรูปแว่นขยายจะทำให้คุณทราบว่าสามารถดึงข้อมูลจากฐานข้อมูลที่กำหนดไว้แล้วมาใช้งานได้ เมื่อคุณป้อนข้อมูลในส่วนหัวของเอกสารเรียบร้อย โปรแกรมจะให้คุณป้อนข้อมูลในส่วนล่างของเอกสาร ซึ่งจะ เป็นส่วนที่รวมยอดเงินจากรายการขายสินค้าที่ได้ป้อนเข้าไป โดยโปรแกรมจะคำนวณยอดเงินให้โดยอัตโนมัติ สำหรับช่อง ‘หักมัดจำ’ คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อนำข้อมูลที่บันทึกไว้ในหน้าจอรับเงินมัดจำมา อ้างอิงได้ ในขั้นตอนสุดท้าย โปรแกรมจะให้คุณกรอกข้อมูลเกี่ยวกับรายการสินค้าที่ขาย (ในส่วนรายการของเอกสาร) คุณสามารถเลือกรายการสินค้าจากในฐานข้อมูลสินค้าที่บันทึกไว้ และเช่นเดียวกับฐานข้อมูลลูกค้าคุณสามารถ พิมพ์อักษรขึ้นต้นแค่บางส่วนของรหัสหรือชื่อของสินค้า (ขึ้นอยู่กับที่คุณกำหนดค่าเริ่มต้นวิธีการค้นหาสินค้าไว้) จากนั้นโปรแกรมจะแสดงรายชื่อสินค้าทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรที่คุณพิมพ์เข้าไป ให้คลิกเลือกรหัสสินค้าที่ ต้องการ
30 รูปที่ 8 หน้าจอแสดงสินค้าทั้งหมดเมื่อเข้ามาในส่วนรายการของหน้าจอป้อนข้อมูล โปรแกรมจะให้คุณป้อนรหัสคลังสินค้าที่จะตัดสต๊อก ป้อนจำนวนและราคาต่อหน่วย รวมทั้งส่วนลดของ รายการสินค้า จากนั้นโปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินรวมของสินค้าให้โดยอัตโนมัติ และเมื่อคุณ <Enter> ผ่าน ช่องจำนวนเงิน โปรแกรมจะขึ้นบรรทัดใหม่เพื่อให้คุณป้อนรายการสินค้ารายการต่อไป เมื่อคุณป้อนข้อมูล ครบถ้วนแล้ว ให้คลิกที่ไอคอน หรือจะกดปุ่ม <Esc> เพื่อหยุดการเพิ่มรายการสินค้าและกดปุ่ม <Esc> อีกครั้งเพื่อออกจากส่วนของรายการสินค้าโปรแกรมจะบันทึกข้อมูลรวมทั้งผ่านข้อมูลไปยังระบบที่เกี่ยวข้อง โดยทันที จะสังเกตเห็นว่าไอคอนต่าง ๆ บนแถบเครื่องมือกลับมาพร้อมใช้งานได้ทั้งหมดอีกครั้ง หมายเหตุ :กรณีที่ใช้เมาส์ทำการเพิ่มข้อมูล คุณสามารถคลิกไปที่ช่องที่ต้องการป้อนข้อมูลได้โดยตรง เช่น ป้อน ข้อมูลในช่องรหัสลูกค้า แล้วคลิกที่ตารางสินค้าเลย โปรแกรมก็จะตรวจสอบว่า มีช่องใดต้องป้อนข้อมูลให้ครบ ก็จะไปรอให้ป้อนในช่องนั้น แต่ถ้าครบแล้ว ก็จะให้ป้อนรายการสินค้าทำให้สะดวก รวดเร็วกว่าการกดปุ่ม <Enter> ซ้ำกันหลาย ๆ ครั้ง ลักษณะการใช้สกรอยลล์บาร์ในโปรแกรม Express สกรอยลล์บาร์แนวดิ่ง ปกติจะใช้เลื่อนดูข้อมูลที่มีหลายบรรทัด รูปที่ 9 สกรอลล์บาร์ใช้เพื่อเลื่อนดูข้อมูลในหน้าจอเดียวกันที่มีหลายรายการ สกรอลล์บาร์
31 จากรูป จะสังเกตเห็นว่าปุ่มที่ใช้เมาส์ลากเพื่อเลื่อนดูข้อมูลเป็นแบบธรรมดาของ Windows คุณสามารถจะ เลื่อนดูข้อมูลต่าง ๆ ได้โดยง่าย (แต่โปรแกรมจะต้องเสียเวลาอ่านข้อมูลลูกค้าจนครบทุกรายซึ่งถ้ามีจำนวน ลูกค้ามาก ๆ ก็ต้องเสียเวลามาก) โปรแกรม Express ได้คำนึงถึงเวลาที่ต้องเสียไปสำหรับการเลื่อนหาในกรณีที่มีข้อมูลจำนวนมาก จึงได้เปลี่ยน วิธีการอ่านข้อมูลที่จะนำมาแสดง กรณีข้อมูลที่ต้องแสดงขึ้นมากกว่า 100 รายการ ก็จะปรับวิธีการแสดงา กรอลล์บาร์ เป็นแบบใหม่ดังรูป รูปที่ 10 กรณีที่มีข้อมูลมากกว่า 100 รายการ สกรอลล์บาร์จะอยู่ที่กึ่งกลางเสมอ ถ้าต้องการเลื่อนไปยังข้อมูลที่อยู่ด้านล่างสุด ให้คลิกที่ปุ่มตรงกลาง แล้วลากมาชนกับปุ่มด้านล่าง (เมื่อปล่อย การกดเมาส์ ปุ่มจะเลื่อนไปอยู่ตรงกลางเหมือนเดิม) หรือจะกด <Ctrl+End> ก็ได้การเลื่อนไปดูข้อมูลด้านบน ก็ทำในลักษณะเช่นเดียวกัน คือ ลากปุ่มที่อยู่ตรงกลางไปชนกับปุ่มด้านบน หรือจะกด <Ctrl+Home> ที่โปรแกรมสร้างวิธีการเลื่อนสกรอลล์บาร์ในลักษณะนี้ ก็เพื่อทำให้เสียเวลาในการอ่านข้อมูลน้อยลงและจะ อ่านข้อมูลเพิ่มเติมโดยใช้เวลาเพียงเล็กน้อยเมื่อคุณต้องการ หมายเหตุ : ในส่วนของรายการในแต่ละหน้าจอของโปรแกรม จะแสดงสกรอลล์บาร์เป็นแบบใหม่นี้เหมือนกัน ทุกหน้าจอ การแก้ไขข้อมูล ในกรณีที่คุณป้อนข้อมูลผิดพลาด เช่น ป้อนเลขที่อ้างอิง, รหัสพลักงานขาย, เขตการขาย, ส่วนลด หรือเงินมัด จำไว้ไม่ถูกต้อง และยังไม่ได้พิมพ์เอกสารให้กับบุคคลภายนอก คุณสามารถแก้ไขข้อมูลซึ่งทำได้หลายวิธี วิธีที่ ง่ายที่สุด คือ ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ช่องข้อมูลที่ต้องการแก้ไขได้โดยตรง หรือใช้วิธีคลิกที่ไอคอน แก้ไขข้อมูล บนแถบ เครื่องมือ ดังรูป (หรือกดคีย์ลัด <Alt+E> จากนั้นจึงจะไปคลิกในช่องที่ต้องการจะแก้ไขได้เช่นเดียวกัน เลื่อนขึ้น 1 บรรทัด เลื่อนขึ้น 1 หน้า เลื่อนขึ้น 1 หน้า เลื่อนขึ้น 1 บรรทัด
32 รูปที่ 11 ส่วนหัวของเอกสารขายเงินเชื่อหลังจากคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล แต่หากคุณต้องการแก้ไขในส่วนรายการเอกสาร ให้ดับเบิ้ลคลิกรายการสินค้าที่ต้องการจะแก้ไขคุณสามารถ แก้ไขจำนวน ราคา/หน่วย ส่วนลด หรือจำนวนเงิน แต่คุณจะไม่สามารถแก้ไขรหัสสินค้าหรือคลังสินค้าใน หน้าจอการป้อนข้อมูลนี้ได้ หากต้องการแก้ไขรหัสสินค้าหรือคลังสินค้า คุณจะต้องลบรายการสินค้าทั้งรายการ ทิ้งเสียก่อน (โดยคลิกเมาส์ขวาที่รายการนั้น แล้วเลือกลบข้อมูล หรือใช้คีย์ลัด <Alt+D> แล้วจึงเพิ่มรายการ รหัสหรือคลังสินค้าใหม่เข้าไป หมายเหตุ : กรณีที่ต้องการเพิ่มรายการสินค้า คุณสามารถดับเบิ้ลคลิกที่บรรทัดรายการสินค้าที่ว่าง ๆ โปรแกรมก็จะเข้าสู่โหมดการเพิ่มรายการให้ทันที หรือเลื่อนเมาส์ไปที่รายการสินค้าแล้วคลิกขวาก็จะมีคำสั่ง ขึ้นมาเพื่อให้เลือก เพิ่ม, แก้ไข หรือลบรายการได้ รูปที่ 12 หน้าจอของเงินเชื่อหลังจากดับเบิ้ลคลิกเข้ามาแก้ไขรายการสินค้าที่บันทึกไปแล้ว หมายเหตุ : เพื่อให้ผู้ใช้งานที่เคยใช้โปรแกรม Express เวอร์ชั่นก่อนหน้านี้สามารถทำงานด้วยคำสั่งเดิม ๆ ได้ โปรแกรมจึงมีไอคอน (หรือกดฟังก์ชั่น <F8>) เพื่อสั่งให้เข้าไปในรายการสินค้าด้านในเอกสารก่อน (จะมี
33 แถบสีแดงรอบรายการสินค้า 1 บรรทัด) จากนั้นก็สามารถกดคีย์ลัด <Alt+A> เพื่อเพิ่มรายการสินค้า หรือถ้า ต้องการแก้ไขรายการใดให้กด <Alt+E> หรือถ้าต้องการลบให้กดคีย์ลัด <Alt+D> มีข้อมูลบางอย่างที่ไม่สามารถแก้ไขตามปกติได้หากมีการบันทึกข้อมูลเข้าในโปรแกรมแล้ว เช่น รหัสลูกค้า, เลขที่เอกสาร และวันที่เอกสาร ซึ่งหากต้องการแก้ไขคุณจะต้องลบรายการสินค้าในส่วนรายการของเอกสารทิ้ง เสียก่อน ในกรณีที่ป้อนข้อมูลผิดพลาด และได้ออกเอกสารให้กับลูกค้าหรือบุคคลภายนอกไปแล้ว ควรจะเปิด เป็นใบลดหนี้/รับคืนสินค้าให้แก่ลูกค้าแทน การเรียกดูและค้นหาข้อมูล เมื่อคุณป้อนข้อมูลเข้าไปเป็นจำนวนมาก และต้องการเรียกดูหรือค้นหาข้อมูลที่ต้องการ คุณสามารถทำได้โดย การคลิกที่รูปลูกศรชี้ลงด้านข้างของไอคอนค้นหาเอกสาร แล้วเลือกที่หัวข้อ เรียกดูข้อมูล ตั้งแต่ต้น (หรือใช้คีย์ลัด <Ctrl+L> แทนก็ได้) รูปที่ 13 กด <Ctrl+L> เพื่อแสดงข้อมูลทั้งหมดที่คุณป้อนเข้าไป จากรูป คุณสามารถไปยังเอกสารต่าง ๆ โดยการใช้เมาส์เลื่อนแถบบาร์ด้านข้างเพื่อค้นหาเลขที่เอกสารที่ ต้องการ จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่เอกสารรายการนั้น โปรแกรมจะแสดงข้อมูลของเอกสารฉบับนั้น นอกจากนี้คุณยังสามารถเรียกดูข้อมูลทั้งหมดที่อยู่ถัดจากข้อมูลปัจจุบันจากแถบเครื่องมือหรือกดคีย์ลัด <Alt+L> ซึ่งโปรแกรมจะแสดงหน้าจอขึ้นมา เช่นเดียวกับการเรียกดูข้อมูลตั้งแต่ต้น แต่จะเป็นเอกสารทั้งหมด ที่อยู่ถัดจากเอกสารปัจจุบันที่คุณกำลังดูอยู่ การค้นหาข้อมูลที่ต้องการโดยตรง (โดยไม่เลือกจากตาราง) ให้คุณคลิกที่ไอคอนค้นหาข้อมูล หรือกดคีย์ ลัด <Alt+S> โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้คุณป้อนเลขที่เอกสารที่ต้องการ ให้ป้อนเลขที่เอกสารที่ต้องการแล้ว <Enter> โปรแกรมจะแสดงข้อมูลที่ต้องการขึ้นมาทันที
34 รูปที่ 14 คลิกที่ไอคอนค้นหาข้อมูลหรือกด <Alt+S> เพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการ การค้นหาข้อมูลนี้ หากเลขที่เอกสารที่คุณต้องการค้นหาขึ้นต้นด้วยตัวเลข 0 ทั้งหมด คุณสามารถป้อนเฉพาะ เลขที่เอกสารโดยไม่ต้องใส่เลข 0 ได้ เช่น หากเลขที่เอกสารที่คุณต้องการค้นหาคือ IV0000013 ให้ป้อนเพียง 13 แล้วกด <Enter> โปรแกรมจะค้นหาเอกสารเลขที่ IV0000013 ขึ้นมาให้ทันที แต่หากเลขที่เอกสารไม่ได้ ขึ้นต้นด้วย 0 คุณจะต้องป้อนเลขที่เอกสารแบบเต็ม การยกเลิกเอกสาร หากคุณต้องการยกเลิกเอกสารที่ได้รับบันทึกไว้แล้ว และต้องการเก็บเอกสารนั้นไว้เป็นหลักฐาน ซึ่งอาจจะมี สาเหตุมาจากในแบบฟอร์มของคุณมีการลำดับเลขที่ไว้แล้ว วิธีการยกเลิกเอกสารให้คลิกที่ไอคอน ยกเลิก เอกสาร หรือกด ปุ่ม <Alt+C> ดังรูป โปรแกรมจะให้ยืนยันอีกครั้งหนึ่งให้ตอบ ‘ตกลง’ โปรแกรมจะแสดงสถานะ ‘ถูกยกเลิก’ ที่มุมบนขวาของเอกสาร ดังรูป รูปที่ 17 สถานะของเอกสารหลังถูกยกเลิก รูปที่ 15 คลิกไอคอนยกเลิกเอกสาร รูปที่ 16 หน้าจอยืนยันการยกเลิกข้อมูล
35 การยกเลิกเอกสาร จะมีผลทำให้คุณไม่สามารถนำเลขที่เอกสารที่ถูกยกเลิกกลับมาใช้งานได้อีก เมื่อคุณเปิด เอกสารใบถัดไป โปรแกรมจะลำดับเลขที่ถัดจากเอกสารที่ถูกยกเลิก (กรณีคุณให้เครื่องลำดับเลขที่เอกสารให้ โดยอัตโนมัติ) กรณีต้องการนำเอาเอกสารที่ถูกยกเลิกกลับมาใช้งานใหม่ หากคุณได้ยกเลิกเอกสารไปแล้ว และต้องการนำเลขที่เอกสารที่ถูกยกเลิกกลับมาใช้งานอีก ให้คุณไปที่เอกสาร ที่ถูกยกเลิก และคลิกที่ไอคอนลบข้อมูลบนแถบเครื่องมือ หรืออาจจะใช้การกดปุ่มคีย์ลัด <Alt+D> เพื่อลบ ข้อมูลดังในรูป รูปที่ 18 ลบเอกสารที่ถูกยกเลิก แม้ว่าคุณจะได้ลบเอกสารที่ถูกยกเลิกทิ้งไปแล้วก็ตาม หากคุณมีการป้อนข้อมูลใหม่เข้าไป โปรแกรมจะยังลำดับ เลขที่เอกสารถัดไปจากเลขที่เอกสารที่ถูกยกเลิกเดิม ดังนั้นหากต้องการใช้เลขที่เอกสารเดิมที่ถูกยกเลิกและ ลบทิ้งไปแล้ว คุณจะต้องป้อนเลขที่ดังกล่าวเข้าไปเอง การพิมพ์เอกสาร เมื่อคลิกที่ปุ่มลูกศรข้าง ๆ ไอคอนพิมพ์เอกสาร หรือกดคีย์ลัด <Shift+Alt+P> โปรแกรมจะแสดงเมนูย่อย ดัง รูป (จากรูป เป็นตัวอย่างชนิดของแบบฟอร์มในเมนูขายเงินเชื่อ ซึ่งอาจจะแตกต่างกันไปบ้างในแต่ละหน้าจอ ของโปรแกรม รูปที่ 19 ชนิดของแบบฟอร์มที่มีในโปรแกรม
36 ฟอร์ม 12 แบบฟอร์มที่สั่งพิมพ์จะมีขนาดตัวอักษร 12 ตัวอักษรต่อนิ้ว ฟอร์ม 15 แบบฟอร์มที่สั่งพิมพ์จะมีขนาดตัวอักษร 15 ตัวอักษรต่อนิ้ว (รายละเอียดที่พิมพ์จะมีมากกว่า ฟอร์ม 12 เช่น พิมพ์ชื่อสินค้าได้ยาวกว่า และพิมพ์ช่องคลังสินค้าด้วย ในแบบฟอร์มแต่ละประเภทข้างต้น ยังสารมารถแบ่งได้อีกเป็น 2 ชนิด คือ ต้นฉบับมีเส้น เป็นแบบฟอร์มที่โปรแกรมจะตีเส้นกรอบตารางให้ด้วย เหมาะสำหรับใช้พิมพ์ลงในกระดาษ เปล่า ต้นฉบับไม่มีเส้น เป็นแบบฟอร์มที่โปรแกรมจะพิมพ์ลงในแบบฟอร์มที่สั่งพิมพ์เฉพาะข้อมูลเท่านั้น (ไม่พิมพ์ เส้นกรอบตาราง) เหมาะสำหรับใช้พิมพ์ลงในแบบฟอร์มที่สั่งพิมพ์มาจากโรงพิมพ์ (Pre-printed Form) คุณสามารถสั่งพิมพ์แบบฟอร์มประเภทต่าง ๆ ได้ทันทีหลังจากการบันทึกข้อมูลเสร็จเรียบร้อย ไม่ว่าจะเป็น ใบกำกับภาษี หรือใบเสร็จรับเงิน โดยสามารถจะแก้ไขแบบฟอร์มในรูปแบบที่คุณต้องการได้ (หากต้องการ รายละเอียดเพิ่มเติมในการแก้ไขแบบฟอร์ม ขอให้ศึกษาจากบทที่ 25 การแก้ไขรายงาน/แบบฟอร์ม) เมื่อต้องการพิมพ์เอกสาร ถ้าเป็นเอกสารหลัก (หรือฟอร์มที่ 1) คุณสามารถคลิกที่ไอคอนพิมพ์เอกสาร หรือกด <Alt+P> โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกว่า จะแสดงผลของการพิมพ์ไปที่ใด รูปที่ 20 เลือกวิธีการแสดงผลเมื่อสั่งพิมพ์แบบฟอร์ม จอภาพ โปรแกรมจะพิมพ์เอกสารออกทางจอภาพ เพื่อให้คุณสามารถตรวจสอบข้อมูลก่อนพิมพ์จริง เครื่องพิมพ์ โปรแกรมจะพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ คุณต้องใส่กระดาษในเครี่องพิมพ์ไว้ให้พร้อ ม ก่อน แฟ้มข้อมูล โปรแกรมจะพิมพ์เอกสารออกทางไฟล์ข้อมูล ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ในโปรแกรมอื่น ๆ ได้ เช่น Microsoft Excel, Microsoft Word ฯลฯ
37 รูปที่ 21 แบบฟอร์มใบกำกับภาษีเมื่อสั่งพิมพ์ทางจอภาพ สรุปปุ่มคำสั่งที่ใช้งานบ่อย แม้ว่าคุณจะสามารถเลือกใช้งานไอคอนบนแถบเครี่องมือ เพื่อทำงานในโปรแกรมได้ในทุก ๆ หน้าจอการป้อน ข้อมูล แต่หากคุณสามารถจดจำปุ่มคำสั่งที่คุณจะต้องใช้งานบ่อย ๆ ได้ เช่น การเพิ่ม แก้ไข ลบข้อมูล ฯลฯ ก็จะ ทำให้กการปฏิบัติงานรวดเร็วยิ่งขึ้น <Alt+A> เพิ่มข้อมูล <Ctrl+L> เรียกดูข้อมูลตั้งแต่ต้น <Alt+E> แก้ไขข้อมูล <Alt+L> เรียกดูข้อมูลตั้งแต่ปัจจุบัน <Alt+C> ยกเลิกเอกสาร <Ctrl+Home> ไปที่ข้อมูลแรก <Alt+D> ลบข้อมูล <Ctrl+End> ไปที่ข้อมูลสุดท้าย <Alt+P> พิมพ์แบบฟอร์ม/รายงาน <F4> แสดงแท็บถัดไป <Alt+S> ค้นหาข้อมูล <F3> แสดงแท็บก่อนหน้านี้ มีปุ่มคำสั่งพิเศษอื่น ๆ ซึ่งจะช่วยให้การทำงานในโปรแกรมสะดวกยิ่งขึ้น คุณสามารถศึกษาวิธีการใช้งานได้จาก ภาคผนวกของคู่มือเล่มนี้
38 การรับรองเอกสาร เมื่อผู้ใช้งานได้บันทึกข้อมูลต่าง ๆ เข้าในโปรแกรมแล้ว หากเป็นเอกสารที่มีความสำคัญก็ควรจะได้รับการ ตรวจสอบและรับรองโดยผู้มีอำนาจ ประโยชน์ของการรับรองเอกสารในโปรแกรม จะทำให้ผู้ใช้งานไม่สามารถ แก้ไขเอกสารที่มีการรับรองหรืออนุมัดิไปแล้วได้ จนกว่าจะยกเลิกการรับรองเอกสารโดยผู้มีอำนาจเสียก่อน (คุณสามารถกำหนดระดับของผู้มีสิทธิในการรับรองเอกสาร เช่น สมุห์บัญฃี หัวหน้าแผนก ซึ่งจะได้กล่าวถึงใน หัวข้อ ‘การกำหนดค่าเริ่มต้น’ ในบทที่ 5) วิธีการรับรองเอกสารให้คุณคลิกที่ไอคอนรูปตราประทับบนแถบ เครื่องมือ ดังรูป รูปที่ 22 เมนูรับรองเอกสารจะมีในเอกสารสำคัญทุกหน้าจอ โปรแกรมจะให้ยืนยันการรับรองเอกสาร ให้ตอบตกลง แต่หากคุณกำหนดที่ค่าเริ่มต้น ในส่วนของเรื่องทั่วไปว่า ต้องมีการพิมพ์เอกสารก่อนจึงจะรับรองเอกสารได้ และพยายามจะรับรองเอกสารก่อน การพิมพ์โปรแกรมจะแจ้งข้อความเตือนขึ้นมาดังรูป หากคุณยืนยันที่จะรับรองเอกสารไปก่อน ให้ตอบ’ตกลง’ นอกจากนั้นคุณยังสามารถรับรองเอกสารช่วงได้ โดยในแถบเครื่องมือ ให้คุณคลิกที่ปุ่มรับรองเอกสารเป็นช่วง โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้ป้อนวันที่ของเอกสารที่จะเริ่มต้นรับรอง และวันที่สุดท้ายของเอกสารที่จะมีการ รับรองเอกสาร ดังรูป แต่หากคุณได้ตรวจสอบเอกสารทั้งหมดแล้วและต้องการรับรองเอกสารทั้งหมด ให้คุณ ปล่อยช่อง ‘เลขที่เอกสารจาก’ ว่างไว้ และใส่ข้อมูลในช่อง ‘ถึง’ เป็น ๙๙๙๙๙๙๙๙๙๙ แต่ป้อนช่วงวันที่ตามที่ ต้องการ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ทำงาน หรือกด <F5> เพื่อยืนยันการรับรองเอกสารทั้งหมด รูปที่ 23 หน้าจอการรับรองเอกสารเป็นช่วง
39 คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ป้อนข้อมูลเข้าในโปรแกรมแล้ว ได้ถูกรับรองเอกสารไปแล้วหรือไม่ โดยกด ปุ่ม <Tab> หรือกดปุ่ม <Ctrl+L> ที่หน้าจอของเอกสารที่ต้องการ จะปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่ 24 หน้าจอแสดงข้อมูลว่าเอกสารนี้ได้ถูกรับรองไปแล้ว จากในรูปเป็นการกดปุ่ม <Tab> ที่หน้าจอขายเงินเชื่อ สังเกตในบรรทัดล่างสุดของกน้าจอจะปรากฎรหัสของผู้ รับรองเอกสารในช่อง ‘รับรองโดย’ และวันที่ที่มีการรับรองเอกสารในช่อง ‘วันที่’ การเชื่อมโยงของระบบต่าง ๆ ในโปรแกรม ในโปรแกรม Express จะประกอบไปด้วยระบบงานหลาย ๆ ระบบด้วยกัน เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบ ควบคุมสินค่าคงคลัง ระบบการเงิน ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มซึ่งในแต่ละระบบเองยังมีการเชื่อมโยงข้อมูลไปยัง ระบบอื่น ๆ ตัวอย่างเช่น การป้อนข้อมูลขายเงินเชื่อโปรแกรมนี้จะตั้งลูกหนี้ ลดยอดจำนวนในสต็อก ผ่านไปยัง บัญชีแยกประเภท รวมทั้งแสดงในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม และยังสามารถนำข้อมูลการขายที่ได้ป้อนเข้า โปรแกรมไปทำการวิเคราะห์การขาย เช่น การจัดลำดับยอดขาย แยกตามสินค้าหรือลูกค้า การดูยอดขาย ประจำเดือน/ประจำปี การดูยอดขายแยกตามเขตการขายหรือพนักงานขาย เป็นต้น
40 รูปที่ 25 การเชื่อมโยงของระบบงานต่าง ๆ ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่คุณจะต้องเข้าใจรูปแบบการทำงานของโปรแกรม เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาดใน การปฏิบัติงาน เช่น การเข้าไปป้อนข้อมูลการขายซ้ำอีกครั้งในสมุดรายวันขาย หรือปรับปรุงลดยอดสินค้า หลังจากป้อนข้อมูลขายเงินเชื่อในโปรแกรมไปแล้ว สิ่งที่ควรทราบอีกประการหนึ่งในส่วนการเชื่อมโยงข้อมูล คือ การแก้ไข หรือลบข้อมูลใด ๆ ควรทำทีเอกสารต้น ทาง เช่น ในกรณีเอกสารขายเชื่อที่ได้กล่าวถึง หากคุณต้องการแก้ไขหรือลบข้อมูลควรจะทำที่หน้าจอขายเงิน เชื่อ ซึ่งโปรแกรมจะทำการแก้ไขข้อมูลส่วนอื่นที่เกี่ยวข้องให้โดยอัตโนมัติ เช่น ในสมุดรายวัน ลูกหนี้รายตัว แฟ้มภาษีขาย แต่หากคุณแก้ไขหรือลบข้อมูลในเอกสารปลายทางโดยตรง เช่น การแก้ไขหรือลบข้อมูลในสมุด รายวันซึ่งถูกผ่านรายการมาจากขายเงินเชื่อ จะทำให้ข้อมูลในระบบอื่น ๆ เช่น ลูกหนี้รายตัว หรือแฟ้มภาษี ขาย จะไม่ถูกแก้ไขตามไปด้วย ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาเมื่อคุณพิมพ์รายงานชองแต่ละระบบเพื่อตรวจสอบความ ถูกต้องของข้อมูล (Re-Check) เช่น เปรียบเทียบระหว่างรายงานทางบัญชี กับรายงานลูกหนี้รายตัว ซึ่งยอดจะ ไม่เท่ากัน
41 ภาพที่ 26 ตัวอย่างการเชื่อมโยงข้อมูลจากการป้อนข้อมูลขายเชื่อ แฟ้มข้อมูลหลักที่ต้องการจัดเตรียมก่อนเริ่มใช้งาน ก่อนที่จะเริ่มต้นการทำงานในโปรแกรม Express คุณจำเป็นต้องจัดเตรียมข้อมูล ซึ่งจะต้องใช้ในการทำ รายการ เช่น รายชื่อลูกค้า, ผู้จำหน่าย, สินค้า ฯลฯ เนื่องจากแฟ้มข้อมูลหลักดังต่อไปนี้ จะถูกนำไปใช้งานใน การป้อนข้อมูลประจำวัน ตัวอย่างเช่น การป้อนข้อมูลการซื้อ การป้อนข้อมูลการขาย • กำหนดค่าเริ่มต้น • กำหนดตารางข้อมูล • ผังบัญชี • รายเอียดสินค้า • รายละเอียดลูกค้า • รายละเอียดผู้จำหน่าย • รายละเอียดพนักงานขาย • รายละเอียดบัญชีเงินฝาก จะกล่าวได้ถึงวิธีการกำหนดแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้ในบทต่อ ๆ ไป
42 บทที่ 4 กำหนดบริษัทใหม่ เมื่อคุณติดตั้งโปรแกรมเสร็จสมบูรณ์แล้ว เมื่อเข้ามาในโปรแกรมครั้งแรกคุณจะพบกับข้อมูลทดสอบเวอร์ชั่น 1 และข้อมูลเปล่าของเวอร์ชั่น 1 ดังในรูป รูปที่ 1 หน้าจอหลังจากเรียกเข้าไปในโปรแกรม Express ▪ ข้อมูลทดสอบ เป็นตัวอย่างการปฏิบัติงานในโปรแกรม และยังใช้เป็นข้อมูลประกอบการอ่านคู่มือการ ใช้งานเล่มนี้ ▪ ข้อมูลเปล่า เป็นข้อมูลที่เตรียมไว้เพื่อให้ผู้ใช้งาน นำไปคัดลอกเพื่อกำหนดเป็นบริษัทใหม่ของตนเอง ขึ้นมา โดยจะมีเฉพาะฐานข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น คุณควรจะสร้างที่เก็บข้อมูลใหม่ เพื่อป้อนข้อมูลของบริษัทคุณเข้าไป ไม่ควรใช้ข้อมูลที่ติดตั้งมาพร้อมกับ โปรแกรม เนื่องจากหากมีการอัพเดทโปรแกรมและจำเป็นต้องติดตั้งโปรแกรมใหม่ จะได้ไม่มีผลกระทบกับ ข้อมูลที่ใช้งานอยู่ ดังนั้นให้คุณเลือกเข้าที่ข้อมูลทดสอบของโปรแกรม เพื่อเข้าไปดำเนินการสร้างบริษัทขึ้นมา ใหม่ โปรแกรมจะขึ้นมาถามวันที่ทำการซึ่งเป็นวันที่ที่อยู่ในรอบบัญชีที่คุณจะป้อนข้อมูลเข้าไป เช่น หากคุณต้องการ บันทึกข้อมูลการซื้อ การขายหรือรายการบบัญชีอื่น ๆ ของปี 48 วันที่ที่คุณจะป้อนเข้าไปก็ต้องอยู่ในรอบปี 48 ในขั้นแรกนี้เมื่อคุณเลือกเข้าที่ข้อมูลทดสอบ โปรแกรมได้กำหนดรอบบัญชีไว้เป็นปี 2548 ดังนั้นคุณจึงต้อง
43 ป้อนวันที่ใด ๆ ซึ่งอยู่ในปี 2548 เพื่อผ่านเข้าไปใช้งานในข้อมูลนี้ได้ แต่หากคุณพยายามป้อนวันที่ซึ่งไม่อยู่ ในช่วงรอบบัญชี โปรแกรมจะแจ้งข้อผิดพลาดให้ทราบดังรูป รูปที่ 2 โปรแกรมจะแจ้งข้อผิดพลาดในกรณีป้อนวันที่ทำการไม่อยู่ในรอบบัญชีที่กำหนดไว้ ซึ่งเมื่อคุณคลิกที่ปุ่ม ตกลง หรือกด <Enter> ผ่านข้อผิดพลาดที่โปรแกรมแจ้งให้ทราบ จะพบกับหน้าจอซึ่ง ระบุถึงช่วงรอบบัญชีที่ได้กำหนดไว้ในข้อมูลนั้น (เช่น ข้อมูลเปล่า หรือข้อมูลทดสอบ) การแก้ไขปัญหาข้างต้น ให้คุณป้อนวันที่ทำการใหม่ โดยให้วันที่อยู่ในช่วงของรอบบัญชีดังกล่าว รูปที่ 3 รอบบัญชีซึ่งถูกกำหนดไว้แล้วในข้อมูล วิธีการกำหนดบริษัทใหม่ ให้คุณคลิกเข้าไปที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 8 กำหนดบริษัทใหม่ จะพบข่อมูลที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้ ดังรูป
44 รูปที่ 4 หน้าจอที่ใช้สร้างบริษัทขึ้นมาใหม่ การเพิ่มข้อมูล ให้คลิกที่ไอคอนเพิ่มข้อมูล หรือกด <Alt+A> เพื่อเพิ่มข้อมูลบริษัทใหม่ ชื่อข้อมูล คุณอาจจะป้อนเป็นชื่อย่อ ๆ ของบริษัท โดยใส่ตัวเลขนำหน้าชื่อไว้ด้วยเพื่อเรียงลำดับบริษัท ที่ใช้บ่อยให้มาอยู่ลำดับต้น ๆ เพื่อความสะดวก รหัส บันทึกชื่อกลุ่ม หรือชื่อย่อของบริษัท เพื่อนำไปใช้กำหนดสิทธิการใช้งานแต่ละคนว่ามีสิทธิ เข้ามาใช้ข้อมูลนี้หรือไม่ เช่น บริษัท รหัส บริษัท ก จำกัด GROUP_A บริษัท ข จำกัด GROUP_A บริษัท ค จำกัด GROUP_B บริษัท ง จำกัด GROUP_B จากตัวอย่างนี้ มีกลุ่มบริษัท 2 กลุ่ม คือ GROUP_A และ GROUP_B สมมติว่าผู้ดูแลระบบกำหนดสิทธิให้นาย สมชาย สามารถใช้ข้อมูล GROUP_A ได้ ดังนั้นนายสมชายสามารถเข้าไปใช้งานในบริษัท ก และบริษัท ข ได้ แต่ไม่สามารถมองเห็นขั้นของบริษัท ค และบริษัท ง เป็นต้น หมายเหตุ : เป็นชื่อโฟลเดอร์หรือไดเรคเทอรี่ที่จะใช้เก็บข้อมูล ซึ่งที่เก็บข้อมูลจะต้องไม่ซ้ำกันในแต่ละที่เก็บ ข้อมูลชื่อที่ตั้งยาวไม่เกิน 8 ตัวอักษร (ใช้ได้ทั้งตัวอักษรภาษาอังกฤษและตัวเลข แต่ห้ามมีช่องว่างในชื่อที่เก็บ ข้อมูล) ตัวอย่างการกำหนดชื่อที่เก็บข้อมูล
45 ชื่อข้อมูล รหัส ที่เก็บข้อมูล 1. บ.อัลติมา ปี48 2. บ.สบายใจ ปี48 3. บ.เควาย ปี48 GROUP_A GROUP_B GROUP_A ULTIMA48 SABAI48 KY48 วันที่ จะเป็นวันที่ที่คุณสร้างที่เก็บข้อมูลนี้ขึ้นมา โดยโปรแกรมจะใส่ค่าให้โดยอัตโนมัติ เมื่อกำหนดชื่อที่เก็บข้อมูลเสร็จเรียบร้อยให้กด <Enter> ผ่าน จะมีหน้าจอแสดงขึ้นมาดังรูป รูปที่ 5 โปรแกรมจะให้เลือกรูปแบบในการสร้างที่เก็บข้อมูลใหม่ ▪ สร้างข้อมูลจากตัวอย่าง คือ การคัดลอกฐานข้อมูลจากแผ่นดิสก์เพื่อกำหนดเป็นบริษัทใหม่ ตัวอย่างเช่น หาก คุณได้เตรียมแฟ้มข้อมูลหลักไว้แล้ว อาทิ ผังบัญชี, รายละเอียดลูกค้า-ผู้จำหน่าย, รายละเอียดสินค้า เป็นต้น และบันทึกไว้ในแผ่นดิสก์ เมื่อคุณต้องาการสร้างที่เก็บข้อมูลใหม่ โดยใช้ฐานข้อมูลเดียวกับที่เคยสร้างไว้ คุณ สามารถสร้างข้อมูลจากตัวอย่างนี้ได้ ▪ คัดลอกข้อมูลจากบริษัทเดิม จะแตกต่างจากการสร้างข้อมูลจากตัวอย่าง คือ เป็นการคัดลอกข้อมูลที่มีอยู่แล้ว ในโปรแกรมเพื่อนำมาสร้างเป็นที่เก็บข้อมูลใหม่ เช่น หากคุณ เริ่มใช้โปรแกรมครั้งแรก คุณสามารถคัดลอก ข้อมูลจาก ‘ข้อมูลเปล่าของเวอร์ชั่น 1’ เพื่อสร้างเป็นบริษัทของคุณเอง หรือในกรณีคุณมีบริษัทในเครือหรือ สาขาที่ต้องการทำงานด้วยเป็นจำนวนมาก คุณอาจจะเตรียมฐานข้อมูลที่เหมือน ๆ กัน เช่น รายละเอียดลูกค้า, ผู้จำหน่าย, สินค้า ฯลฯ ไว้ในที่เก็บข้อมูลหนึ่ง เมื่อต้องการเปิดบริษัทใหม่ก็เพียงคัดลอกฐานข้อมูลจากบริษัท นั้น เป็นต้น ในเบื้องต้นนี้ให้คุณเลือกข้อที่ 2.คัดลอกข้อมูลจากบริษัทเดิม เพื่อกำหนดเป็นบริษัทใหม่ โปรแกรมจะแสดง ข้อมูลที่ติดตั้งมาพร้อมกับโปรแกรมขึ้นมาให้เลือก (ดังรูป) ให้เลือกที่ ‘ข้อมูลเปล่าของเวอร์ชั่น 1’
46 รูปที่ 6 ข้อมูลเบื้องต้นที่ติดตั้งมาพร้อมกับโปรแกรม เมื่อคุณเลือกข้อมูลที่ต้องการแล้ว โปรแกรมจะเริ่มคัดลอกข้อมูลจากบริษัทที่คุณเลือกไปยังที่เก็บข้อมูลใหม่ การคัดลอกจากข้อมูลเปล่าของเวอร์ชั่น 1 จะได้ข้อมูลที่มีเฉพาะโครสร้างเท่านั้นไม่มีข้อมูลใด ๆ อยู่ เมื่อคัดลอก ข้อมูลเสร็จสิ้นจะปรากฏข้อความดังรูป ให้คลิกที่ปุ่มตกลงหรือกด <Enter> ผ่านไป รูปที่ 7 ข้อความที่แจ้งขึ้นมาหลังจากคัดลอกข้อมูลเสร็จสิ้น รูปที่ 8 ที่เก็บช้อมูลที่สร้างขึ้นมาใหม่
47 การแก้ไขข้อมูล เลื่อนไปที่บริษัทที่ต้องการแก้ไข และคลิกที่ไอคอนแกไขข้อมูลบนแถบเครื่องมือหรือกด <Alt+E> โปรแกรมจะให้แก้ไขข้อมูลทันที ข้อมูลที่สามารถแก้ไขได้ คือ ชื่อบริษัท และรหัส ส่วนที่เก็บข้อมูล และวันที่ไม่สามารถแก้ไขได้ หากต้องการแก้ไขจะต้องลบบริษัทนั้นออกแล้วจึงสร้างขึ้นมาใหม่ การลบข้อมูล เลื่อนไปที่บริษัทที่ต้องการแก้ไข และคลิกที่ไอคอนลบข้อมูลบนแถบเครื่องมือ หรือกด <Alt+D> โปรแกรมจะให้ยืนยันการลบข้อมูล ถ้าต้องการลบเลือก <ตกลง> ถ้าไม่ต้องการลบเลือก <ยกเลิก> หมายเหตุ : โปรแกรมจะลบเฉพาะชื่อของบริษัทที่แสดงในหน้าจอนี้ให้เท่านั้น แต่ข้อข้อมูลที่เก็บในฮาร์ดิสก์ ยังคงอยู่ หากต้องการลบไดเรกเทอรี่ที่เก็บข้อมูลทิ้งด้วย จะต้องออกจากโปรแกรมและใช้คำสั่งของดอส (คำสั่ง Del) ลบข้อมูลและไดเรกเทอรี่เอง ให้ออกจากหน้าจอกำหนดบริษัทใหม่ โดยกด <Esc> จากนั้นคุณสามารถเริ่มต้นป้อนข้อมูลต่าง ๆ ในที่เก็บ ข้อมูลใหม่ได้ทันที เปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ หากคุณต้องการเริ่มต้นการป้อนข้อมูลในโปรแกรมใหม่ ซึ่งอาจจะมีสาเหตุจาการทดลองใช้โปรแกรมมาในช่วง ระยะเวลาหนึ่ง และต้องการเริ่มต้นทำงานจริง หรือคุณอาจจะเริ่มต้นใช้โปรแกรมอย่างไม่ถูกต้องและข้อมูลมี ข้อผิดพลาดเป็นจำนวนมาก ซึ่งคุณไม่ต้องการเสียเวลามนการตรวจสอบหาสาเหตุ ในกรณีเช่นนี้คุณไม่ จำเป็นต้องลบที่เก็บข้อมูลที่สร้างขึ้นมานี้ทิ้งทั้งหมด แต่จะสามารถใช้เมนูเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ของโปรแกรมเพื่อ ลบข้อมูลที่ป้อนไว้ในที่เก็บข้อมูลนี้ทิ้ง (โดยชื่อที่เก็บข้อมูลยังอยู่ตามปกติ) อย่างไรก็ตามแม้ว่าจะมีความสะดวก ในการใช้งาน แต่การใช้งานเมนูเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ควรจะพิจารณาอย่างระมัดระวัง เนื่องจากคุณจะไม่สามารถ ดึงข้อมูลที่ถูกลบทิ้งจากการเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ขึ้นมาได้อีก การเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ให้คุณเข้าที่ เมนูอื่น ๆ ข้อ5 เปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ รูปที่ 9 หน้าจอเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่
48 เมื่อคุณเข้าในหน้าจอเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ จะพบกับหน้าจอดังในรูป ซึ่งจะมีคำเตือนให้คลิก <ยกลิก> ออกจาก หน้าจอนี้เพื่อไปสำรองข้อมูลเก็บไว้ก่อนที่จะทำการเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ เนื่องจากหากต้องการนำข้อมูลนี้ กลับมาใช้งานในภายหลังก็จะสามารถทำได้โดยไม่มีปัญหาใด ๆ ในส่วนตารางจะแสดงชื่อของแฟ้มข้อมูลหลัก ต่าง ๆ ขึ้นมา เช่น ทะเบียนลูกค้า, ทะเบียนผู้จำหน่าย, พนักงานขาย เป็นต้น โปรแกรมจะให้คุณเลือกลบ แฟ้มข้อมูลหลักแต่ละประเภท อย่างไรก็ตามไม่ว่าคุณจะทำเครื่องหมายหน้าชื่อแฟ้มข้อมูลหลักใดก็ตาม ข้อมูล ยอดยกมาของทุกระบบ และ ข้อมูลการเดินรายการประจำวันของทุกระบบ จะถูกลบทิ้งเสมอ (จะสังเกตว่า 2 บรรทัดแรกโปรแกรมจะทำเครื่องหมายไว้เสมอ ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้) ตัวอย่างเช่น หากคุณทำเครื่องหมายหน้าบรรทัด สินค้า จะหมายถึง ให้โปรแกรมลบข้อมูลยอดยกมาและการ เดินรายการประจำวันของทุก ๆ ระบบ รวมทั้งลบรายละเอียดสินค้าออกทั้งหมด แต่หากไม่มีการทำ เครื่องหมายไว้ในบรรทัดใด และคลิกที่ปุ่ม ตกลง ก็จะหมายถึง เป็นเพียงการลบข้อมูลยอดยกมาและการเดิน รายการประจำวันของทุก ๆ ระบบ เท่านั้น ส่วนรายละเอียดของแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น ลูกค้า ผู้จำหน่าย พนักงานขาย รายละเอียดบัญชีเงินฝาก สินค้า ฯลฯ ก็จะยังอยู่ครบ ไม่สูญหายไปด้วย
49 บทที่ 5 กำหนดค่าเริ่มต้น เป็นการกำหนดค่าที่จำเป็น ซึ่งต้องใช้ในการเดินรายการประจำวัน เช่น ชื่อที่อยู่ของบริษัทที่ใช้ในการเปิดบิล วิธีการบันทึกบัญชีสินค้า วิธีการคำนวณต้นทุน เป็นต้น ให้คุณเลื่อนไปที่เมนู เริ่มระบบ ข้อ 1 กำหนดค่าเริ่มต้น ต่าง ๆ ซึ่งจะมีเมนูย่อยที่ต้องป้อนข้อมูลดังต่อไปนี้ รายละเอียดกิจการ จะเป็นการบันทึกรายละเอียดข้อมูลของบริษัท ได้แก่ ชื่อ, ที่อยู่, เลขผู้เสียภาษี และลำดับสาขา ชื่อบริษัทใน หน้าจอนี้ จะถูกนำไปใช้ในการพิมพ์ที่หัวรายงานและฟอร์มเอกสารต่าง ๆ (แต่ชื่อบริษัทตรงเมนูกำหนดบริษัท ใหม่ ใช้เพื่อแยกแยะข้อมูลกรณีที่มีหลายบริษัท เพื่อให้ผู้ใช้เลือกตอนเข้าโปรแกรมเท่านั้น) รูปที่ 1 หน้าจอรายละเอียดของกิจการ เรื่องทั่วไป ใช้กำหนดค่า เพื่อให้โปรแกรมนำไปใช้ในการทำงาน ซึ่งมีรายละเอียดที่คุณต้องกำหนดค่าดังนี้ รูปที่ 2 หน้าจอเมนูเรื่องทั่วไป