300 เมื่อเริ่มใช้โปรแกรม จะมีข้อมูลรหัสผู้ใช้เตรียมไว้ให้อยู่แล้ว 3 รหัส คือ BIT1 (ระดับพนักงาน) BIT5 (ระดับ หัวหน้าแผนก) BIT9 (ผู้จัดการระบบ) เพื่อให้เกิดความเข้าใจวิธีใช้ระบบรักษาความปลอดภัยดียิ่งขึ้น จึงขอ สมมติตัวอย่างให้คุณลองปฏิบัติตาม ให้คลิกไอคอนเพิ่มข้อมูล หรือกด <AIt+A> แล้วป้อนพนักงานใหม่ 1 คน โดยมีรายละเอียดที่ต้องป้อน ตามรูป รูปที่ 4 สร้างรหัสผู้ใช้งาน ▪ รหัสผู้ใช้ เป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขเช่น SOMCHAI โดยมีความยาวสูงสุดไม่เกิน 8 ตัวอักษร สำหรับ ในส่วนของรหัสนี้ไม่แนะนำให้ใช้อักษรไทย ▪ กลุ่มของผู้ใช้ แผนกหรือส่วนงานของผู้ใช้งานคนดังกล่าวนี้ เช่น แผนกบัญชี แผนกการเงิน แผนกสโตร์ฯลฯ หากคุณไม่ต้องการจัดแบ่งผู้ใช้งานตามแผนก ให้คุณระบุแผนกเป็น ‘********’ หมายถึง บุคคลทั่วไป ▪ ระดับอนุมัติ จะมีให้คุณเลือก 3 ระดับคือ 0 ถึง 4 - พนักงาน มีสิทธิการใช้งานพื้นฐานที่จำกัดมาก เช่น สามารถเพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูลได้เท่านั้น ไม่ สามารถยกเลิกหรือลบข้อมูลทิ้ง รวมทั้งไม่มีสิทธิในการกำหนดค่าที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของโปรแกรม เช่น กำหนดค่าเริ่มต้น กำหนดรอบบัญชี เป็นต้น 5 ถึง 8 หัวหน้าแผนก มีสิทธิการใช้งานพื้นฐานที่มากขึ้นกว่าระดับ ที่ 1 เช่น สามารถยกเลิกเอกสารได้ กำหนดค่าที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของโปรแกรม เช่น กำหนดคำเริ่มต้น กำหนดรอบบัญชี หรือแม้กระทั่งการเปิดแฟ้มข้อมูลใหม่ ซึ่งหมายถึงการลบข้อมูลทั้งหมดทิ้ง โดยจะถูกจำกัด
301 สิทธิบางประการ เช่น ไม่สามารถเข้าในเมนูกำหนดระบบความปลอดภัย หรือทำการแก้ไขแบบฟอร์มได้9- ผู้จัดการระบบมีสิทธิการใช้งานทุกอย่างในโปรแกรมผู้ที่ถูกจัดอยู่ในฐานะนี้จะต้องเข้าใจการทำงานขอโปรแกรม เป็นอย่างดี สิทธิการใช้งานที่กล่าวข้างต้นนี้จะเป็นการใช้สิทธิการใช้งานขั้นพื้นฐานที่ถูกกำหนดไว้ล่วงหน้าโดยโปรแกรมซึ่ง คุณไม่สามารถแก้ไขเปลี่ยนแปลงสิทธิดังกล่าวได้ เช่น พนักงานในระดับ 0-4 จะทำการยกเลิกเอกสารไม่ได้ ดังนั้นหากคุณต้องการให้มีสิทธิยกเลิกได้ก็จำเป็นต้องกำหนดระดับผู้ใช้งานให้สูงขึ้นเป็นระดับ 5 แต่เมื่อเป็น ระดับ 5 ก็จะสามารถเข้าไปกำหนดค่าเริ่มต้นได้ ดังนั้นจึงต้องมีการจำกัดสิทธิอีกครั้งหนึ่ง ซึ่งจะ ได้กล่าวถึง วิธีการต่อไป หมายเหตุ ▪ ตรวจสอบสิทธิ ถ้ากำหนดให้ไม่ต้องตรวจสอบสิทธิ (กำหนดเป็น 0) ผู้ใช้งานทุกคนจะ มีสิทธิการใช้งานพื้นฐาน ตามระดับที่กล่าวถึงไปแล้ว หากคุณต้องการกำหนดสิทธิการใช้งานเพิ่มเติม คุณต้องกำหนดค่าในหัวข้อ ตรวจสอบสิทธิ์นี้เป็น 1 คือให้มีการตรวจสอบสิทธิก่อนใช้งาน ▪ สถานะผู้ใช้ มีวาระจังหข้อมูลที่คุณสามารถป้อนได้ดังนี้ ห้ามใช้ ซึ่งอาจจะเนื่องมาจากพนักงานคนนี้มีการลาพักช่วยราว และคุณไม่ต้องการ ให้ใครนำรหัสผู้ใช้ของ พนักงานคนดังกล่าวนี้มาลักลอบใช้งานได้ ตรวจสอบ จะใช้ในกรณีคุณต้องการติดตามการทำงานทุกๆ อย่าง ของพนักงานคนนี้ โดยโปรแกรมจะ เข้มงวด สร้างบันทึก (Log file) ซึ่งจะแสดงถึงการทำงานทุกอย่าง ภายในโปรแกรมของผู้ใช้งานรหัสนี้ เช่น การเพิ่ม ลบ แก้ไขข้อมูล คุณควรจะพิจารณาใช้คำนี้อย่างระมัดระวัง เนื่องจากหากมีการเดินรายการ ในโปรแกรมเป็นจำนวนมาก ไฟล์บันทึกประวัติการทำงานดังกล่าวจะมีขนาด ใหญ่มากขึ้นเรื่อย ๆ ซึ่ง อาจจะมีผลทำให้พื้นที่เก็บข้อมูลของคุณลดน้อยลง ปกติ ให้มีการตรวสอบและกำหนดสิทธิตามปกติ หมายเหตุ วิธีการทดสอบสิทธิขั้นพื้นฐาน ให้คุณเข้าโปรแกรมด้วยรหัสระดับ 1 (BIT1) แล้ว ลองเข้าไปใช้ งานเมนูต่าง ๆ เมนูใดต้องการระดับการใช้งานที่สูงกว่าระดับ 1 ก็จะ แสดงหน้าจอให้คุณไปแห้ง ผู้อนุมัติตามระดับที่โปรแกรมต้องการ คุณสามารถกำหนดให้โปรแกรมบันทึกเฉพาะประวัติการทำงานที่คุณสนใจจะติดตามตรวจสอบ กับพนักงานได้ เช่น บันทึกเฉพาะกรณีที่แก้ไขหรือยกเลิกข้อมูลเท่านั้น ซึ่งในกรณีนี้ให้คุณเว้นว่าง ค่าในช่องสถานะผู้ใช้ตรงนี้ไว้ และจะได้กล่าวถึงวิธีการบันทึกเฉพาะประวัติการทำงานบางส่วนใน หัวข้อถัดไป
302 ▪ เครื่องพิมพ์ จะสัมพันธ์กับเครื่องพิมพ์ที่คุณได้กำหนดไว้ ในเมนู เริ่มระบบ ข้อ 6.2 กำหนดรหัส เครื่องพิมพ์ หากผู้ใช้แต่ละคนใช้เครื่องพิมพ์ต่างกัน คุณสามารถระบุลำดับเครื่องพิมพ์ในส่วนนี้ แตกต่างกันได้ ▪ เมนูเป็นภาษา จะมีให้กำหนดค่านี้ได้เฉพราะโปรแกรม Express เวอร์ชั่นภาษาอังกฤษเท่านั้น คุณ สามารถเลือกหน้าจอสำหรับผู้ใช้งานแต่ละคนได้ว่าผู้ช้งานคนใดใช้เมนูเป็นภาษาอังกฤษ หรือเป็นเมนู ภาษาไทย ▪ วันที่ใช้ล่าสุด โปรแกรมจะแสดงวันที่พนักงานเข้าใช้งานโปรแกรมครั้งสุดล่าสุด หมายเหตุ การกำหนดสิทธิการใช้งานเป็นรายบุคคล หลังจากกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับผู้ใช้งานแต่ละคนแล้ว เมื่อคุณต้องการกำหนดสิทธิการใช้งาน เพิ่มเติมจาก สิทธิการใช้งานพื้นฐานตามระดับของผู้ใช้งาน ให้เข้าที่ เมนูอื่น ๆ 3.2 เป็นผู้ใช้งานระบบและเลือกว่าจะกำหนด สิทธิของผู้ใช้คนใด จากนั้นคลิกที่แท็บ ข้อมูลและเมนูที่อนุญาตให้ผู้ใช้รายนี้(หรือกด <F5>) จะมีวิธีการ กำหนดสิทธิการใช้งานดังนี้ รูปที่ 5 การกำหนดสิทธิเพิ่มเติมนอกเหนือจากสิทธิตามระดับผู้ใช้ ในเบื้องต้นหลังจากคุณสร้างรหัสผู้ใช้รหัสใหม่ขึ้นมา โปรแกรมจะกำหนดรหัสผ่าน (Password) ของผู้ใช้รายใหม่ให้เหมือนกันกับรหัสผู้ใช้ (หลังจากนี้ผู้ใช้รายนั้นจะต้องเข้าไปเปลี่ยนรหัสผ่านเอง)
303 ▪ ข้อมูล ให้คุณเลือกบริษัทซึ่งต้องการให้ผู้ใช้งาน SOMCHAI เข้าไปใช้งานได้ ถ้าคุณไม่ป้อนค่าในช่องนี้จะ หมายความว่าไม่เจาะจงบริษัท (จะมีผลกับข้อมูลทุก ๆ บริษัทที่คุณสร้างไว้ในโปรแกรม) ถ้าคุณคลิกไอคอนรูป แว่นขยาย จะปรากฏชื่อกลุ่มข้อมูลของ บริษัทต่าง ๆ ขึ้นมาให้เลือกดังรูป รูปที่ 6 เลือกกลุ่มข้อมูลที่ต้องการอนุญาตให้ใช้งาน ให้สังเกตค่าในช่อง ‘รหัสข้อมูล’ จะเห็นว่ามี DATAZ อยู่ 2 บริษัท นั่นหมายความว่าถ้าคุณเลือก DATAZก็จะ มีผลกับข้อมูลของ 2 บริษัทนี้ (คุณสามารถกำหนดหรือแก้ไข ‘รหัสข้อมูล’ ที่แสดงขึ้นมานี้ ได้จากมนูเริ่มระบบ ข้อ 8 กำหนดบริษัทใหม่) ▪ เมนู ให้เลือกหรือระบบงานที่ต้องการจะให้พนักงานรายนี้ใช้งาน โดยการคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เช่นเดียวกัน โดยจะแสดงชื่อเมนูขึ้นมาดังรูป โดยเรียงระบบงาน ตามตัวอักษรของรหัส รหัสเมนูจะแสดงเป็นคำย่อ เช่น ‘ก/ ง1’ : หมายถึง เมนูการเงิน ข้อ 1 รับเงิน หรือคำว่า ‘เริ่ม’ หมายถึง เมนูเริ่มระบบข้อ 1 กำหนดค่าเริ่มต้น และ มีเมนูพิเศษ ‘ทุกระบบ’ ให้ใช้กรณีที่จะอนุญาตหรือจะจำกัดสิทธิการใช้งานทุกเมนู รูปที่ 7 เลือกระบบงานที่อนุญาตให้ใช้
304 หมายเหตุ ▪ เมนูย่อย จะใช้ในกรณีคุณมีการเพิ่มเมนูย่อย โดยเพิ่มเติมจากเมนูหลักที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ให้ แล้ว ซึ่งจะยังไม่กล่าวถึงในขณะนี้ ให้คุณกด <Enter> ผ่านไป ▪ อ่าน เพิ่ม แก้ไข ยกเลิก ลบ พิมพ์ และรับรอง ให้กำหนดค่าแต่ละเรื่อง เข้าไปดังนี้ Y ถ้าต้องการให้ใช้งานได้ L ถ้าต้องการให้ใช้งานได้ และบันทึกเหตุการณ์ใช้งานในเรื่องนั้น ๆ เก็บไว้ด้วย N ถ้าไม่ต้องการให้ใช้งาน S ใช้กำหนดได้เฉพาะในช่อง พิมพ์ เพื่อกำหนดให้พิมพ์ออกเฉพาะจอภาพเท่านั้น ไม่สามารถพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ หรือแฟ้มข้อมูลได้ เมื่อคุณเปิดเข้าไปเพื่อทำงานในแต่ละหน้าจอของโปรแกรม คุณสามารถสังเกตรหัสเมนูหรือรหัส ระบบงาน ที่จะนำมาใช้ในการกำหนดระบบความปลอดภัย ได้จากมุมขวามือ ด้านล่างในหน้าจอหลัก ของโปรแกรม ดังรูป เมื่อเข้าเมนูที่เมนูขายเงินเชื่อ ซึ่งอยู่ในเมนูขาย ข้อ 4 ก็จะแสดงขึ้นมาเป็นคำว่า ขาย 4
305 ให้คุณลองเพิ่มสิทธิของผู้ใช้ SOMCHAI เข้าไป 1 รายการ ดังนี้ รูปที่ 8 ตัวอย่างการกำหนดความสามารถในการใช้งาน การกำหนดสิทธิการใช้งานของผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม รูปที่ 9 กลุ่มผู้ใช้งานระบบ
306 ให้คุณเข้า เมนู อื่น ๆ 3.1 กลุ่มผู้ใช้งานระบบ จะสังเกตเห็นตารางกำหนดสิทธิการใช้งานของกลุ่มอยู่ที่ด้านล่าง ซึ่งจะเหมือนกับที่กำหนดให้กับผู้ใช้งานแต่ละบุคคล แตกต่างกันเพียงในหัวข้อนี้ เป็นการกำหนดสิทธิตามกลุ่ม ผู้ใช้งาน ซึ่งจะช่วยคุณประหยัดเวลาในการกำหนดสิทธิเนื่องจากบุคคลใดที่อยู่ในกลุ่มหรือแผนกงานนี้ก็จะมี สิทธิเท่าเทียมกัน การกำหนดสิทธิการใช้งานของแต่ละระบบงาน ให้คุณเข้าที่เมนู อื่น ๆ 3.3 ระบบงานที่อนุญาตให้ใช้ จะพบข้อมูลดังในรูป ให้กด <Page Down> มาดูที่เมนู ‘ก/ง’ จะพบว่า ข้อมูลที่คุณป้อนไว้ก่อนหน้านี้จะปรากฏในหน้าจอนี้ด้วย รูปที่ 10 ระบบงานในโปรแกรม Express นั่นหมายความว่าหน้าจอนี้เป็นอีกวิธีการหนึ่งที่คุณสามารถเข้ามากำหนดสิทธิการใช้งานได้และใช้วิธี เช่นเดียวกับการกำหนดสิทธิการใช้งานให้กับผู้ใช้งานแต่ละบุคคล หรือแต่ละกลุ่ม โดยแตกต่างกันเพียงใน หัวข้อนี้เป็นการกำหนดสิทธิตามระบบงาน ซึ่งเหมาะสำหรับระบบความปลอดภัยที่เน้นไปที่ระบบงาน เช่น คุณสามารถระบุได้ทันทีว่าในเมนูการเงิน จะให้บุคคลใดเข้ามาใช้งานได้บ้าง
307 เมื่อคุณกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยต่าง ๆ มาถึงจุดนี้ คุณอาจจะลองออกจากโปรแกรม แล้วกลับเข้ามา ในโปรแกรมใหม่ โดยใช้รหัส SOMCHAI ที่สร้างไว้ ก็จะทำให้เข้าใจการทำงานของระบบความปลอดภัยมากขึ้น แฟ้มบันทึกประวัติการใช้งานของผู้ใช้งาน (Log File) โดยปกติโปรแกรม Express จะมีการบันทึกประวัติการเข้าทำงาน หรือออกจากโปรแกรม , การดึงข้อมูล สำรองมาใช้, การเปลี่ยนบริษัท, การป้อนรหัสผ่านผิด และการแก้ไขข้อมูลที่ผ่านบัญชีไปแล้ว (สำหรับผู้ที่ใช้ โปรแกรมเวอร์ชั่น 1.5) หากคุณต้องการดูรายละเอียดประวัติการใช้งานที่โปรแกรมบันทึกไว้ให้คุณเข้าที่เมนู อื่น ๆ 3.4 แฟ้ม บันทึก เหตุการณ์ทำงาน จะปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่ 11 หน้าจอแสดงประวัติการใช้งานโปรแกรมของพนักงานทั้งหมด การกำหนดให้โปรแกรมบันทึกเหตุการณ์ทำงาน สามารถทำได้ 2 วิธี คือ • กำหนดการตรวจสอบแบบเข้มงวดที่เมนูแฟ้มผู้ใช้งานระบบในกรณีนี้โปรแกรมจะบันทึกเหตุการณ์การทำงาน ทุกอย่างของผู้ใช้งานรายนั้น ๆ ในแฟ้มบันทึกเหตุการณ์การทำงานนี้ • ป้อนตัวอักษร L ในช่องข้อมูลที่ต้องการอนุญาตให้ใช้งาน เช่น เพิ่ม แก้ไข ลบ ซึ่งโปรแกรมจะทำการบันทึก เหตุการณ์การทำงานเฉพาะช่องข้อมูลนั้น ๆ
308 จากหน้าจอการบันทึกเหตุการณ์การทำงาน ดังรูปข้างต้น โปรแกรมจะแสดงวันที่ และเวลาที่เกิดตุการณ์นั้นขึ้น รวมทั้งรหัสพนักงานผู้เข้ามาทำรายการ โดยหากคุณเลือกตรวจสอบแบบเข้มงวด นอกจากโปรแกรมจะบันทึก ประวัติทั้งการเข้า และออกจากโปรแกรม (LOG IN, LOG OUT) แล้ว การทำงานทุกอย่างในโปรแกรมจะถูก บันทึกเป็นประวัติไว้ด้วยเช่นกัน การบันทึกประวัติดังกล่าวโปรแกรมจะบันทึกเรียงตามวันที่และเวลาที่เกิดรายการนั้นขึ้นแต่ไม่ได้แยกตาม ผู้ใช้งานแต่ละคน ดังนั้นหากคุณต้องการติดตามตรวจสอบการทำงานเฉพาะพนักงานคนใดคนหนึ่ง ให้คลิกที่ ไอคอน ‘ค้นหาข้อมูลทางจอภาพ โดยกำหนดเงื่อนไข’ รูปที่ 12 คลิกเลือกค้นหาข้อมูลทางจอภาพ โดยกำหนดเงื่อนไข หมายเหตุ โปรแกรมจะแสดงช่องว่างให้คุณป้อนเงื่อนใขที่ต้องการ เช่น หากคุณต้องการดูประวัติการทำงานเฉพาะของ ผู้ใช้งานรหัส SOMCHAI ให้คุณป้อนข้อมูลเข้าไปดังในรูป โดยฟิลด์ชื่อ USERID จะแทนความหมายของรหัส ผู้ใช้งาน รูปที่ 13 ป้อนเงื่อนไขในการค้นหาข้อมูลที่ต้องการ รายงานทั้ง 4 รายงานด้านบน เป็นรายงานที่กรมสรรพากร บังคับให้ต้องมีไว้ เพื่อเรียกดูได้เมื่อ มีการตรวจสอบ
309 หมายเหตุ ข้อมูล ชื่อฟิลด์ ตัวอย่างวิธีใช้งาน วันที่ เวลา รหัส ผู้ใช้ ผู้อนุมัติ ข้อมูล ระบบ เอกสาร TRNDATE TRNTIME TRNCODE USERID AUTHID DATA MODULE DOCNUM DTOS(TRNDATE) >= ‘20001201’ AND.DTOS(TRNDATE) <= '20001231 TRNTIME >= ‘10:00’ TRNCODE= ‘00’ USERIDE= ‘SOMCHAIY’ AUTHID= ‘BIT9’ DATA= ‘TEST’ MODULE = ‘ขาย4’ DOCNUM= ‘IV’ นอกจากนั้นคุณยังสามารถพิมพ์รายงานบันทึกเหตุการณ์ทำงาน เก็บไว้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบหรือเพื่อ แสดงต่อทางราชการ โดยจะมีรายงานในหลาย ๆ รูปแบบให้เลือกใช้ เช่น หากต้องการตรวจสอบเฉพาะการ แก้ไขรายการของพนักงาน ก็จะสามารถดูได้จากรายงานแก้ไขปรับปรุงรายการ (Audit Trail) หรือหากต้องการ ดูว่ามีการนำข้อมูลสำรองมาใช้โดยผู้ใช้งานคนใด และวันเวลา ใดบ้างก็จะสามารถเลือกได้จากรายงานการดึง ข้อมูลสำรองมาใช้ ในกรณีที่มีการเก็บประวัติการทำงานต่อเนื่องมาเป็นระยะเวลานาน และต้องการลบประวัติการทำงานเก่า ๆ ออกจากแฟ้มบันทึกเหตุการณ์ทำงาน ซึ่งควรจะเป็นไปตามข้อกำหนดของทางราชการที่กำหนดให้เก็บประวัติ การทำงานไว้อย่างน้อย 2 ปี ให้คุณเลือกที่เมนู ‘ลบรายการในแฟ้มบันทึกเหตุการณ์ทำงาน’ จะปรากฏหน้าจอ ดังรูป ให้เลือก ตกลง รูปที่ 14 โปรแกรมจะให้ยืนยันการลบรายการในแฟ้มบันทึกการทำงาน คุณสามารถป้อนเงื่อนไข โดยใช้ตัวเชื่อม เช่น .AND. .OR. เช่น USERID= ‘BIT9’ .OR. AUTHID= ‘BIT9’ ซึ่งหมายถึงให้หารายการที่ BIT9 เป็นผู้ป้อนเองหรือเป็นผู้อนุมัติ ค่าต่าง ๆ ของเงื่อนไข คุณสามารถกด <F1> ดูที่หน้าจอนี้ได้
310 การเปลี่ยนรหัสผ่าน ในเบื้องต้นโปรแกรมจะใช้รหัสผ่าน (Password) เป็นข้อความเดียวกับรหัสของผู้ใช้ ตัวอย่างเช่น หากคุณ กำหนดผู้ใช้งานรหัส BIT9 เข้าไป เมื่อผู้ใช้งานรหัส BIT9 เรียกใช้งานโปรแกรม รหัสผ่านที่จะต้องป้อนก็จะเป็น BIT9 เช่นเดียวกัน ซึ่งอาจจะทำให้บุคคลที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องสังเกตเห็น และลักลอบเข้ามาใช้งานโปรแกรมได้ โดยง่าย ดังนั้นจึงควรจะสอนให้ผู้ใช้งานทำการเปลี่ยนรหัสผ่านของตนเอง โดยต้องมีนโยบายเรื่องระบบความ ปลอดภัยอย่างเข้มงวด เพื่อให้ผู้ใช้งานรักษารหัสผ่านของตนเองให้เป็นความลับ วิธีการเปลี่ยนรหัสผ่าน ให้ผู้ใช้งานที่ต้องการเปลี่ยนรหัสผ่านเรียกใช้งานโปรแกรม โดยใช้รหัสผู้ใช้และรหัสผ่าน ของผู้ใช้งานคนนั้นเอง จากนั้นไปที่ เมนูอื่น ๆ ข้อ 2 เปลี่ยนรหัสผ่าน เมื่อเข้าไปแล้ว โปรแกรมจะให้ป้อน รหัสผ่านเก่า จากตัวอย่างผู้ใช้งานรหัส BIT9 จะใช้รหัสผ่านเดิมเป็น BIT9 เช่นเดียวกัน จากนั้นให้ป้อน รหัสผ่านใหม่ ซึ่งคาดเดาได้ยาก (เป็นอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลข) และป้อนรหัสผ่านใหม่ซ้ำอีกครั้งหนึ่งให้ เหมือนกัน ที่จะเสร็จสิ้นขั้นตอนการเปลี่ยนรหัสผ่าน รูปที่ 15 เปลี่ยนรหัสผ่าน เมื่อเปลี่ยนรหัสผ่านแล้ว เวลาที่จะเรียกเข้าโปรแกรม ก็ให้ป้อนรหัสผู้ใช้เป็น BIT9 และป้อน รหัสผ่านเป็น รหัสผ่านใหม่ที่ได้เปลี่ยนไว้ การเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้งานแต่ละคนไม่มีผลใด ๆ ต่อข้อมูลภายในโปรแกรม และผู้ใช้งานที่มีระดับการใช้ งานสูงสุดยังสามารถตรวจสอบและติดตามการใช้งานของผู้งานแต่ละคนได้ตามปกติ การแก้ไขปัญหากรณีที่ลืมรหัสผ่าน หากผู้ใช้ที่ไม่ใช่ผู้ดูแลระบบ ลืมรหัสผ่านของตนเอง ผู้ดูแลระบบสามารถเข้าไปตั้งรหัสผ่านให้ผู้ใช้รายนั้นใหม่ได้ โดยเข้าไปที่เมนู อื่น ๆ 3.2 แฟ้มผู้ใช้งานระบบ จากนั้นให้หาข้อมูลของผู้ใช้รายนั้นขึ้นมาแล้วคลิกเมนู‘ตั้ง รหัสผ่าน’ โปรแกรมจะตั้งรหัสผ่านใหม่ (โดยตั้งค่าเหมือนกับรหัสผู้ใช้รายนั้น) แต่ถ้าผู้ดูแลระบบ (รหัสระดับ 9) ลืมรหัสผ่านของตนเอง ก็จะไม่สามารถเข้าไปใช้งานเมนูระบบความปลอดภัยได้ ในกรณีนี้ให้ติดต่อแผนกบริการ ลูกค้า บริษัทเอ็กซ์เพรสซอฟท์แวร์กรุ๊ป หรือหากต้องการป้องกันการเกิดปัญหาในกรณีนี้ คุณควรปฏิบัติตาม ข้อแนะนำดังต่อไปนี้ ป้อนเป็น BIT9 แต่จะเห็น เป็นเครื่องหมาย * ป้อนเป็นรหัสผ่านใหม่ให้ เหมือนกันทั้ง 2 ช่องนี้
311 1. สร้างรหัสผู้ใช้สำรองไว้ 1 รหัส โดยกำหนดให้เป็นผู้ใช้ระดับ 9 2. เข้าโปรแกรมด้วยรหัสใหม่ที่สร้างสำรองไว้นี้ และทำการเปลี่ยนรหัสผ่านให้เป็นรหัสอื่น โดยปฏิบัติตาม วิธีการที่ได้กล่าวถึงในหัวข้อ การเปลี่ยนรหัสผ่าน 3. บันทึกรหัสผู้ใช้และรหัสผ่านใหม่ ไว้ในบันทึกส่วนตัวของคุณ และเก็บไว้เป็นความลับ เมื่อเกิดเหตุ ฉุกเฉินก็จะสามารถนำมาใช้งานทดแทนรหัสผ่านที่ลืมไปได้ การสำรองข้อมูลผู้ใช้งาน ทั้งก่อนและหลังจากการกำหนดสิทธิการใช้งานของผู้ใช้งานแต่ละคนหรือแต่ละกลุ่มเรียบร้อย คุณควรสำรอง ข้อมูลเกี่ยวกับระบบความปลอดภัยของโปรแกรม (ได้แก่ แฟ้มผู้ใช้งานระบบ สิทธิการใช้งานของผู้ใช้งานแต่ละ คนยกเว้นแฟ้มบันทึกเหตุการณ์ทำงาน)เพื่อป้องกันหากมีปัญหาเกิดขึ้นในภายหลังเกี่ยวกับระบบควา ม ปลอดภัยของโปรแกรม เช่น การแก้ไขสิทธิการใช้งานอย่างไม่ถูกต้องการสูญหายของระบบไฟล์ที่เกี่ยวกับระบบ ความปลอดภัย หมายเหตุ เมื่อคุณคลิกเข้าใน เมนูอื่น ๆ3.5 สำรองข้อมูลผู้ใช้งาน จะปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่ 16 การสำรองข้อมูลระบบความปลอดภัย การสำรองข้อมูลผู้ใช้งานในส่วนนี้ จะไม่เกี่ยวข้องกับข้อมูลการเดินรายการภายใน โปรแกรม เช่น ข้อมูลการซื้อ-ขาย, ข้อมูลบัญชีฯลฯ
312 รูปที่ 17 เลือกไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่จะสำรองข้อมูล จากนั้นคลิกที่ปุ่ม เริ่มสำรอง ให้คุณคลิกเพื่อทำเครื่องหมายหน้าคำว่า A เพื่อสั่งให้โปรแกรมสำรองข้อมูลลงแผ่นดิสก์ที่ไดร์ฟ A และคลิกที่ ปุ่ม เริ่มสํารอง จากนั้นโปรแกรมจะแสดงข้อความให้คุณยืนยันการสำรองข้อมูลไปไว้ที่ ไดร์ฟ A. ให้คุณคลิก ตก ลง จากนั้นใส่แผ่นดิสก์ซึ่งฟอร์แมท (Format) แล้ว ที่จะใช้เก็บสำรองระบบความปลอดภัยที่ได้กำหนดไว้แล้ว สุดท้ายจึงคลิก ตกลง เพื่อเริ่มต้นการสำรอง หมายเหตุ การนำข้อมูลที่สำรองไว้ลงระบบผู้ใช้ เมื่อต้องการนำระบบความปลอดภัยที่กำหนดไว้กลับมาใช้งานใหม่ ให้คุณเข้าใน เมนูอื่น ๆ 3.6 นำข้อมูลที่ สำรองไว้ลงระบบผู้ใช้ เมื่อคุณกำหนดค่าต่าง ๆ ของผู้ใช้ในระบบความปลอดภัยเรียบร้อยแล้ว มีความจำเป็นอย่างยิ่ง ที่จะสำรองข้อมูลส่วนนี้เก็บไว้บนแผ่นดิสก์ 1 ชุด เพื่อป้องกันปัญหาในอนาคตกรณีมีเหตุ จำเป็นต้องกำหนดระบบความปลอดภัยใหม่
313 รูปที่ 18 การนำข้อมูลระบบความปลอดภัยที่สำรองไว้กลับมาใช้งาน ให้คุณคลิกที่ปุ่ม ... ด้านหลังบรรทัด แฟ้มข้อมูลสำรองผู้ใช้งาน เพื่อเลือกที่เก็บไฟล์สำรองข้อมูลระบบความ ปลอดภัย ซึ่งปกติจะเป็นที่ไดร์ฟ A หน้าจอควรแสดงขึ้นมาดังในรูป รูปที่ 19 เลือกไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่เก็บข้อมูลสำรองไว้ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม คลายข้อมูล
314 ให้คุณคลิกที่ปุ่ม คลายข้อมูล โปรแกรมจะแสดงข้อความให้คุณยืนยันการนำข้อมูลผู้ใช้งานมาทับลงในที่เก็บ โปรแกรม ให้คุณคลิก ตกลง จากนั้นใส่แผ่นดิสก์ที่สำรองข้อมูลระบบความปลอดภัยไว้ และคลิก ปุ่ม ตกลง จากหน้าจอที่แสดงขึ้นมาอีกครั้ง โปรแกรมจะดึงข้อมูลจากในแผ่นดิสก์ลงในโปรแกรมให้ ทันที มีข้อพิจารณาในการดึงสำรองข้อมูลผู้ใช้งานมาใช้ เนื่องจากจะมีผลกระทบกับคนที่เปลี่ยนรหัสผ่านในช่วงเวลา ระหว่างเวลาที่มีการสำรองข้อมูลผู้ใช้งานครั้งสุดท้าย กับเวลาที่มีการตั้งสำรองข้อมูลผู้ใช้งานขึ้นมาใช้งาน โดย จะทำให้รหัสผ่านของผู้ใช้งานที่มีการเปลี่ยนแปลงในช่วงเวลาดังกล่าว เปลี่ยนกลับไปเป็นรหัสผ่านเก่า ดังนั้น หากผู้ใช้งานเหล่านั้นต้องการกลับเข้ามาใช้งานโปรแกรม หลังจากนี้การดึงสำรองข้อมูลผู้ใช้งานขึ้นมาก็ต้อง ป้อนรหัสผ่านเป็นรหัสผ่านเดิม
315 บทที่ 24 การสร้างงบการเงิน หากคุณไม่ได้มีการเพิ่มเติม หรือเปลี่ยนแปลงใด ๆ กับเลขที่บัญชีในผังบัญชีต้นฉบับ ที่ติดตั้งมาพร้อมกับ โปรแกรมตั้งแต่เริ่มแรก คุณสามารถสั่งพิมพ์งบการเงินต่าง ๆ ตามที่ต้องการได้ทันที โดยโปรแกรมจะเตรียม หน้างบการเงินมาตรฐานไว้ให้แล้ว แต่หากคุณต้องการเปลี่ยนรูปแบบหน้างบการเงิน เช่น งบดุล, งบกำไร ขาดทุน หรือหากคุณมีการเปลี่ยนแปลงเลขที่บัญชีใด ๆ คุณจะต้องแก้ไขงบการเงินใหม่ ก่อนที่จะเริ่มสร้างงบการเงิน เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน ขอให้คุณศึกษาและทำความเข้าใจเกี่ยวกับโครงสร้าง ผังบัญชีในโปรแกรม โดยสามารถอ่านได้จาก บทที่ 7 ในหัวข้อ ‘การกำหนดผังบัญชี’ รูปที่ 1 รูปแบบงบดุลที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้
316 หลังจากคุณเข้ามาใน เมนูบัญชี ข้อ 9 สร้างงบการเงิน แล้ว จะปรากฏหน้าจอดังในรูป รูปที่ 2 เมนูสร้างงบการเงิน การคัดลอกงบการเงิน ก่อนการแก้ไขใด ๆ ขอให้คุณคิดออกงบการเงินขึ้นมาใหม่ เพื่อจะได้มีต้นฉบับไว้พิจารณาเปรียบเทียบ ใน ภายหลังได้ การลองบการเงินขึ้นใหม่ ให้คุณคลิกที่ไอคอน คัดลอกรายงาน ดังรูป รูปที่ 3 คัดลอกงบการเงินก่อนการแก้ไข
317 โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ โดยมีรหัสงบเดิมที่ช่อง “รายงานต้นฉบับ” และให้ป้อนรหัสงบการเงินใหม่ ที่ช่อง “รหัสรายงานใหม่” รหัสงบการเงินควรจะเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขไม่เกิน 8 ตัวอักษร เมื่อ เรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม คัดลอก คุณจะได้งบการเงินใหม่ (สังเกตได้จากรหัสงบ) รูปที่ 4 ป้อนรหัสงบการเงินที่ต้องการสร้างขึ้นใหม่ ส่วนประกอบของหน้าจอสร้างงบการเงิน รายละเอียดข้อมูลที่คุณต้องกำหนดในหน้าจอแรกของเมนูสร้างงบการเงินจะมีดังต่อไปนี้ ▪ รหัส เป็นรหัสงบการเงิน คุณ ไม่สามารถแก้ไขรหัสงบการเงินนี้ได้ หากต้องการเปลี่ยนรหัสงบการเงิน คุณต้องคัดลอกงบการเงินตามวิธีที่กล่าวไว้ในตอนต้น และกำหนดรหัสงบการเงินใหม่ตามต้องการ ▪ หัวรายงาน เป็นการกำหนดข้อความที่จะแสดงในส่วนหัวของงบการเงินที่ ซึ่งคุณสามารถป้อนข้อความ ได้ถึง 4 บรรทัด เช่น หากคุณกำหนดหัวรายงานดังในรูป รูปที่ 5 ตัวอย่างหัวรายงาน จากตัวอย่างเมื่อสั่งพิมพ์ออกเป็นงบการเงินจะได้หน้างบดังนี้ รูปที่ 6 ส่วนหัวของรายงานที่ปรากฏในหน้างบ
318 โดยตัวแปร NAME จะถูกแทนด้วยชื่อบริษัทของคุณ และ ⁄END_PRD จะแสดงเป็นวันที่สิ้นงวดของงวดที่สั่ง พิมพ์จากตัวอย่างเป็นการสั่งพิมพ์ในเดือน 7 (กรกฎาคม) หมายเหตุ ▪ รูปแบบตัวเลข เป็นการระบุจำนวนหลักของตัวเงิน ที่จะแสดงในหน้างบ ตัวอย่างเช่น 999,999,999.99 หมายถึง ในงบการเงินนี้จะแสดงจำนวนเงินได้ถึงหลักร้อยล้านและมี ทศนิยม 2 ตำแหน่ง และหากบัญชีใดมีตัวเลขติดลบ โปรแกรมจะแสดงเครื่องหมายติดลบ ▪ หน้าตัวเลขนั้น เช่น –123,000 ▪ (999,999,999.99) จะมีความหมายเช่นเดียวกับรูปแบบที่ได้กล่าวถึงข้างต้น เว้นแต่ ▪ จำนวนเงินติดลบ จะแสดงอยู่ในเครื่องหมายวงเล็บ เช่น (123,000) หมายถึง -123,000 ▪ รูปแบบ % เป็นการกำหนดจํานวนหลักของอัตราเปอร์เซ็นต์ ใช้สำหรับกรณีกำหนดให้มีการพิมพ์ คอลัมน์เปอร์เซ็นต์ เช่น ในงบดุลคุณสามารถให้โปรแกรมแสดงอัตราเปอร์เซ็นต์เปรียบเทียบได้ว่า ▪ เงินสดหรือทรัพย์สินอื่น ๆ เป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของยอดทรัพย์สินรวม ซึ่งจะได้กล่าวถึงวิธีการสร้างอัตรา เปรียบเทียบในหัวข้อต่อ ๆ ไป ▪ คำสั่งการพิมพ์ คุณสามารถกำหนดขนาดอักษรของงบการเงิน ที่จะพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ได้ โดย กำหนดเป็นค่าสั่งเครื่องพิมพ์ต่อไปนี้ ขนาดตัวอักษรที่ต้องการ คำสั่งเครื่องพิมพ์ 10 ตัวอักษร / นิ้ว \1027\033\000 12 ตัวอักษร / นิ้ว \1027\033\001 15 ตัวอักษร / นิ้ว \1027\033\000\027\103 17 ตัวอักษร / นิ้ว \027\033\004 20 ตัวอักษร / นิ้ว \027\033\005 ▪ คอลัมน์ที่ 1 - 4 ใช้สำหรับพิมพ์งบการเงินเปรียบเทียบ เช่น เปรียบเทียบระหว่างปีนี้กับปีที่แล้ว ▪ เดือนนี้กับเดือนก่อน หรือแสดงงบตั้งแต่เดือนที่ 1 - 4 เเล้วแต่ฟิลด์/สูตรที่คุณจะป้อนข้อมูลเข้าไป โดย จะมีคอลัมน์ให้คุณสามารถใช้งานได้ถึง 18 คอลัมน์ ยังมีตัวแปรอีกตัวหนึ่งที่นำมาใช้ในส่วนหัวรายงานนี้ได้ คือ DEPT ซึ่งจะใช้แสดงแผนก ในกรณี ที่คุณพิมพ์งบการเงินแยกตามแผนก
319 ▪ ส่วนหัว 1 - 2 ข้อความที่จะแสดงไว้ที่ส่วนหัวของแต่ละคอลัมน์ (ดูรูปที่ 7 และ 8) ▪ ฟิลด์/สูตร คุณสามารถเลือกดูงบการเงินในแบบที่คุณต้องการ เช่น เป็นยอดสะสม, ประจำเดือน, ▪ ยอดปีที่แล้ว ฯลฯ โดยเลือกจากสูตรที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้วิธีการเรียกใช้ให้คลิกไอคอนรูปแว่น ขยาย โปรแกรมจะแสดงฟิลด์/สูตรทั้งหมด ตัวอย่างการกำหนดรูปแบบการแสดงผลในแต่ละคอลัมน์ รูปที่ 7 ตัวอย่างการกำหนดรูปแบบการแสดงผล จากตัวอย่างเมื่อสั่งพิมพ์ออกเป็นงบการเงินจะได้หน้างบดังนี้ รูปที่ 8 หน้างบที่ได้จากการกำหนดส่วนหัวและสูตรตามที่ต้องการ ▪ แผนกกำหนดให้คอลัมน์นี้แสดงยอดบัญชีเฉพาะแผนกที่ระบุเท่านั้น ▪ พิมพ์ % กำหนดให้พิมพ์อัตราเปอร์เซ็นต์เปรียบเทียบ เช่น ในกรณีที่คุณต้องการทราบว่าในงบดุล ยอดเงินสดเป็นเปอร์เซ็นต์ของทรัพย์สินรวม ในส่วนของวิธีการพิมพ์อัตราเปอร์เซ็นต์จะได้กล่าวถึง ต่อไป ▪ แสดงผล จะแสดงผลคอลัมน์นี้ในหน้างบการเงินหรือไม่ ในบางครั้งคุณอาจจะสร้างคอลัมน์ขึ้นมาเพื่อ ใช้ในการคำนวณเพียงอย่างเดียว แต่ไม่ต้องการให้แสดงผลในหน้างบคุณสามารถป้อนข้อมูลในช่องนี้ เป็น N ได้
320 ▪ เมื่อคุณกำหนดข้อความที่จะแสดงในส่วนหัวของงบ และรูปแบบของงบการเงิน (ยอดประจำเดือน ยอดสะสม ฯลฯ) เรียบร้อยแล้ว สิ่งที่จะต้องปฏิบัติต่อมาคือนำเลขที่บัญชีที่ต้องการ มาแสดงในหน้างบ โดยให้คุณคลิกที่แท็บ Item Report โปรแกรมจะแสดงรายการเลขที่บัญชีที่ใช้สร้างงบการเงิน ดังรูป รูปที่ 9 หน้าจอการกำหนดเลขที่บัญชีที่จะนำมาแสดงในหน้างบ ▪ รหัส จะเป็นรหัสงบการเงินที่คุณกำหนดขึ้นจากการคัดลอกงบการเงินที่ได้กล่าวถึงในตอนต้น ▪ รหัสบรรทัด โดยปกติจะเป็นรหัสเดียวกับรหัสงบการเงิน ใช้เพื่อคัดลอกโครงสร้างงบการเงินที่คุณ สร้างไว้แล้วไปยังงบการเงินอื่น ซึ่งจะคล้ายกับการคัดลอกงบการเงินที่กล่าวถึงในข้างต้น แต่รหัส บรรทัดจะสามารถใช้เป็นต้นแบบในการสร้างงบการเงินอื่น และหากมีการเปลี่ยนแปลงต้นแบบ โปรแกรมจะเปลี่ยนแปลงบการเงินอื่นที่นำรหัสบรรทัดนี้ไปใช้ด้วย ▪ ลำดับ การเรียงลำดับบรรทัดที่จะแสดงผลในหน้างบ เช่น ข้อความหรือเลขที่บัญชีในลำดับ 100 จะถูก แสดงผลก่อนข้อความหรืเลขที่บัญชีในลำดับที่ 110 หรือ 120 ลำดับ บรรทัดในที่นี้จะสามารถเริ่ม ลำดับได้ตั้งแต่ 0001 จนถึง 9999 ▪ ข้อมูล ประเภทของข้อมูลที่จะแสดงในทัดนี้ โดยมีข้อมูลให้เรียกได้ดังนี้
321 A/C บัญชี ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปจะต้องเป็นเลขที่บัญชีเท่านั้น โปรแกรมจะถือว่าข้อมูล ประเภทนี้เป็นข้อมูลที่สามารถนำมาใช้ในการคำนวณได้ VAR ตัวแปร การสั่งให้รวมยอดในแต่ละช่องตัวแปร TXT-ข้อความ ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปจะเป็นข้อความ, ตัวเลข หรือเครื่องหมายใดก็ได้ โปรแกรมจะเพียงแค่แสดงผลแต่ไม่นำไปคำนวณ NUM เลขคงที่ เลขคงที่จะนําไปใช้ในการคํานวณ หรือเพื่อแสดงในหน้างบ --- เส้นเดี่ยว การตีเส้นเดียวเพื่อแบ่งหมวดบัญชี หรือเพื่อแบ่งก่อนรวมตัวเลข === เส้นคู่ การตีเส้นคู่หลังรวมตัวเลข BEG สินค้าต้นงวด การแสดงผลบัญชีสินค้าต้นงวด สำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic INV สินค้าปลายงวด การแสดงผลบัญชีสินค้าปลายงวด สําหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic PAG ขึ้นหน้าใหม่ การแบ่งหน้างบในส่วนที่ต้องการ ขึ้นหน้ากระดาษใหม่ โดยจะแสดง ส่วนหัว ของรายงานในหน้าใหม่ด้วย FF ขึ้นหน้าใหม่ การแบ่งหน้างบในส่วนที่ต้องการ ขึ้นหน้ากระดาษใหม่ แต่จะไม่แสดง ส่วนหัวของรายงานในหน้าใหม่ ▪ เลขที่บัญชีหรือตัวแปร เลขที่บัญชี ข้อความ หรือตัวแปร โดยจะต้องสัมพันธ์กับประเภท ข้อมูลที่คุณ เลือกไว้ เช่น หากคุณเลือกประเภทข้อมูลเป็น A/C ในช่องเลขที่บัญชีหรือตัวแปรนี้จะต้องกำหนดเป็น เลขที่บัญชี แต่หากกำหนดในช่องข้อมูลเป็น VAR ในช่องเลขที่บัญชีหรือตัวแปรนี้จะต้องเป็น A ถึง E ▪ แผนก หากคุณต้องการนำยอดของเลขที่บัญชีมาเฉพาะบางแผนกที่ต้องการ คุณสามารถระบุรหัส แผนกในช่องข้อมูลนี้ได้ ▪ +- นำมาแสดงเฉพาะค่าบวกหรือค่าลบอย่างใดอย่างหนึ่ง เช่น กรณีที่คุณมีบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน หลาย ๆ บัญชี คุณสามารถเลือกที่จะนำเฉพาะบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน ทีมียอดบวกเท่านั้นมา แสดงในส่วนของทรัพย์สิน ส่วนบัญชีเงินฝากกระแสรายวันที่มียอดลบให้แสดงในส่วนของหนี้สิน ▪ คำอธิบาย หากในช่องข้อมูลคุณเลือกเป็นประเภท ‘A/C’ และในช่องเลขที่บัญชีหรือตัวแปรได้นำมาใช้ งาน โปรแกรมจะแสดงชื่อบัญชีในช่องคำอธิบายให้โดยอัตโนมัติ แต่หากเป็นประเภทข้อมูลชนิดอื่น คุณจะต้องระบุคำอธิบายรายการตามความต้องการเข้าไปเอง ▪ PC (Print Condition) เงื่อนไขในการพิมพ์ ในเมนูสร้างงบการเงินนี้คุณอาจจะนำเลขที่บัญชีมาใช้ใน การคำนวณเป็นจำนวนมาก แต่เมื่อแสดงผลคุณสามารถเลือกให้แสดงเฉพาะบัญชีที่คุณต้องการได้ โดยมีตัวเลือกดังนี้
322 ‘ ’ พิมพ์ไม่มีเงื่อนไข ให้พิมพ์ข้อมูลในบรรทัดนี้ออกมาไม่ว่าจะเป็นค่าใดก็ตาม N ไม่พิมพ์ ไม่พิมพ์ข้อมูลในบรรทัดนี้ ไม่ว่าจะเป็นค่าใดก็ตาม Z ข้ามไปถ้ายอดเป็น 0 จะไม่พิมพ์ค่าในบรรทัดนี้ออกมา หากค่าเป็น 0 แต่หากเป็นค่าบวก หรือลบให้พิมพ์ตามปกติ C พิมพ์ตรงกลาง ใช้สำหรับประเภทข้อมูลที่เป็น "TXT” โดยจะจัดวางตำแหน่งข้อความ ไว้ที่กึ่งกลางของหน้างบ (ในส่วนของชื่อบัญชี) ▪ คอลัมน์ A B C D E % เป็นการแบ่งช่องให้คุณสามารถทดตัวเลขและเก็บค่าไว้เพื่อนำมาคำนวณในภายหลังได้ ซึ่งข้อมูลที่คุณ สามารถป้อนเข้าในช่องตัวแปร A B C D E % จะมีดังนี้ ไม่ทำ ไม่มีการคำนวณใด ๆ ในบรรทัดนี้ ซึ่งอาจจะนำไปใช้ในบรรทัดที่เป็นการรวมยอด +, - , * , / บวก ลบ คูณ หาร ใช้ในการคำนวณระหว่างแต่ละเลขที่บัญชีในการสร้างงบการเงินนี้ 0 ล้างค่าตัวแปร ล้างค่าในช่องตัวแปรที่ระบุในช่องเลขที่บัญชีหรือตัวแปรให้เป็น 0 จะใช้ในกรณีที่ คุณต้องการจะล้างค่าหลังจากได้คำนวณยอดต่าง ๆ เสร็จสิ้นแล้ว มักจะใช้กับ ประเภทข้อมูลที่เป็น 'VAR’ < 5 ถ้าน้อยกว่า ใช้ในการเปรียบเทียบค่าระหว่างค่าคงที่ที่ใส่เข้าไปกับค่าที่คำนวณได้ในคอลัมน์ นั้น ๆ หากค่าคงที่ที่ใส่เข้าไปน้อยกว่าให้นำค่าคงที่นั้นมาแทนที่ > ถ้ามากกว่า ใช้ในการเปรียบเทียบค่าระหว่างค่าคงที่ที่ใส่เข้าไปกับคำที่คำนวณได้ในคอลัมน์ นั้น ๆ หากค่าคงที่ที่ใส่เข้าไปมากกว่า ให้ใช้ค่าคงที่นั้นมาแทนที่ หมายเหตุ การสร้างงบการเงินแบบ Perpetual เพื่อให้เข้าใจถึงวิธีการทำงานในเมนูสร้างงบการเงินให้ละเอียดยิ่งขึ้น จึงขออธิบายตัวอย่างวิธีการสร้างงบดุล สำหรับวิธีการบันทึกบัญชีแบบ Perpetual ดังต่อไปนี้ คอลัมน์ A B C D E นี้สามารถเปรียบได้กับปุ่ม M+ M- ของเครื่องคิดเลข คือ สามารถทดตัวเลขที่เกิดจากการคำนวณไว้ก่อน และนำมาคำนวณกับตัวเลขที่เกิดจาก การคำนวณของตัวเลขอีกชุดหนึ่งได้
323 รูปที่ 10 ตัวอย่างโครงสร้างงบการเงิน ลำดับ ความหมาย 100 พิมพ์ข้อความ ‘ทรัพย์สิน’ ที่กึ่งกลางของงบการเงิน 110 พิมพ์เครื่องหมาย .... ได้ข้อความทรัพย์สิน (เหมือนกับการตีเส้นใต้) และอยู่กึ่งกลางของหน้า งบการเงินเช่นเดียวกัน 120 พิมพ์ข้อความ ‘ทรัพย์สินหมุนเวียน’ โดยพิมพ์ชิดซ้ายของหน้างบการเงิน 130 นำบัญชีเงินสดมาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร A 135 นำบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีแรกเฉพาะยอดที่เป็นบวกเท่านั้น มาคำนวณแต่ไม่แสดงหน้างบ และเก็บยอดไว้ที่ตัวแปร C 136 นำบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีที่ 2 เฉพาะยอดที่เป็นบวกเท่านั้น มาคำนวณ แต่ไม่แสดง หน้างบ และเก็บยอดไว้ที่ตัวแปร C เช่นเดียวกับบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีแรก 137 นำบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีที่ 3 เฉพาะยอดที่เป็นบวกเท่านั้น มาคำนวณ แต่ไม่แสดงไม่ หน้างบ และเก็บยอดไว้ที่ตัวแปร C เช่นเดียวกับบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีแรกและบัญชีที่ 2 140 รวมยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร C มาเก็บไว้ในช่องตัวแปร B จากนั้นล้างค่าในช่องตัวแปร C ทิ้ง และไม่แสดงการคำนวณนี้ขึ้นในหน้างบ 150 นำบัญชีเงินฝากออมทรัพย์มาคำนวณ แต่ไม่แสดงในหน้างบ และเก็บยอดไว้ที่ตัวแปร Bเช่นเดียวกับ ยอดรวมของบัญชีเงินฝากกระแสรายวันที่เป็นยอดบวก 160 นำบัญชีเงินฝากประจำมาคำนวณ แต่ไม่แสดงในหน้างบ และเก็บยอดไว้ที่ตัวแปร B เช่นเดียวกับ ยอด รวมของบัญชีเงินฝากกระแสรายวันที่เป็นยอดบวก และบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ 170 รวมยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร B เพื่อให้ได้ยอดของบัญชีเงินฝากธนาคารทุกบัญชี และเก็บค่าที่ได้ ในช่องตัวแปร A แต่จะไม่พิมพ์หากยอดรวมที่กล่าวถึงนี้เป็น 0 175 นำบัญชีเงินลงทุนระยะสั้นมาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอดมูลค่าไว้ ที่ช่องตัวแปร A
324 รูปที่ 11 ตัวอย่างโครงสร้างงบการเงิน ลำดับ ความหมาย 180 นำบัญชีลูกหนี้และตั๋วเงินรับมาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอดมูลค่า ไว้ทีของตัวแปร A 190 นำบัญชีสินค้าคงเหลือมาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ ช่องตัวแปร A 200 นำบัญชีทรัพย์สินหมุนเวียนอื่น ๆ มาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอด มูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร A 210 ตีเส้นใต้เดียวในช่องจำนวนเงิน 220 รวมยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร A เพื่อรวมยอดของทรัพย์สินหมุนเวียนนี้ทั้งหมด และยังเก็บค่าที่ได้ ไว้ในช่อง A เหมือนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม 230 นำบัญชีลูกหนี้และเงินให้กู้ยืมแก่กรรมการมาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และ เก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร A 240 นำบัญชีเงินลงทุนในบริษัทในเครือมาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอด มูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร A 250 นำบัญชีที่ดิน อาคารและอุปกรณ์มาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอด มูลค่าไว้ทีของตัวแปร A 260 นำบัญชีทรัพย์สินอื่น ๆ มาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ องตัวแปร A 270 ตีเส้นใต้เดียวในช่องจำนวนเงิน 280 รวมยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร A เพื่อรวมยอดของทรัพย์สินทั้งหมด และยังเก็บค่าที่ได้ไว้ในช่อง A เหมือนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม 290 ตีเส้นคู่ได้ในช่องจำนวนเงิน
325 รูปที่ 12 ตัวอย่างโครงสร้างงบการเงิน ลำดับ ความหมาย 300 พิมพ์ข้อความ ‘หนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น’ ที่กึ่งกลางของงบการเงิน 310 พิมพ์เครื่องหมาย ‘- - - - -’ ใต้ข้อความทรัพย์สิน (เหมือนกับการตีเส้นใต้) และอยู่กึ่งกลางของ หน้างบการเงินเช่นเดียวกัน 320 พิมพ์ข้อความ หนี้สินหมุนเวียน โดยพิมพ์ชิดซ้ายของหน้างบการเงิน 330 นำบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีแรกเฉพาะยอดที่เป็นลบ (OD) เท่านั้น มาแสดงที่หน้าง แต่จะ ไม่พิมพ์หากยอดเป็น 0 และจะเก็บยอดไว้ทีตัวแปร A 340 นำบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีที่ 2 เฉพาะยอดที่เป็นลบ (OD) เท่านั้น มาแสดงที่หน้างบแต่จะไม่ พิมพ์หากยอดเป็น 0 และจะเก็บยอดไว้ที่ตัวแปร A เช่นเดียวกับบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีแรก 350 นำบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีที่ 3 เฉพาะยอดที่เป็นลบ (OD) เท่านั้น มาแสดงที่หน้างบแต่จะไม่ พิมพ์หากยอดเป็น 0 และจะเก็บยอดไว้ที่ตัวแปร A เช่นเดียวกับบัญชีเงินฝากกระแสรายวันบัญชีแรกและ บัญชี2 360 นำบัญชีเจ้าหนี้การค้าและตั๋วเงินจ่ายมาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บ ยอดมูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร A 370 นำบัญชีหนี้สินหมุนเวียนอื่น ๆ มาแสดงที่หน้างบ โดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอด มูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร A 380 ตีเส้นได้เดียวในช่องจำนวนเงิน 390 รวมยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร A เพื่อรวมยอดของหนี้สินหมุนเวียนทั้งหมด และยังเก็บค่าที่ได้ไว้ใน ช่อง A เหมือนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม 400 พิมพ์บรรทัดว่าง 1 บรรทัด 410 นำบัญชีหนี้สินอื่นๆ มาแสดงที่หน้างบโดยจะไม่พิมพ์หากมียอดเป็น 0 และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่องๆ ตัวแปร A
326 รูปที่ 13 ตัวอย่างโครงสร้างงบการเงิน ลำดับ ความหมาย 420 ตีเส้นใต้เดี่ยวในช่องจำนวนเงิน 430 รวมยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร 4 เพื่อรวมยอดของหนี้สินทั้งหมด และยังเก็บค่าที่ได้ไว้ในช่อง A เหมือนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม 440 ตีเส้นใต้เดี่ยวในช่องจำนวนเงิน 450 พิมพ์ข้อความ ‘ส่วนของผู้ถือหุ้น’ โดยพิมพ์ชิดซ้ายของหน้างบการเงิน 460 นำบัญชีทุนเรือนหุ้นมาแสดงที่หน้างบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ซองตัวแปร B โดยจะแสดงบรรทัด ขึ้นมา ไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม 470 นำบัญชีกำไรสะสมมาแสดงที่หน้างบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร B โดยจะแสดงบรรทัดนี้ ขึ้นมา ไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม 480 นำบัญชีรายได้ มาคำนวณ แต่ไม่แสดงในหน้างบ และเก็บยอดไว้ที่ตัวแปร C 490 นำบัญชีค่าใช้จ่าย มาคำนวณ แต่ไม่แสดงในหน้างบ และเก็บยอดไปหักที่ตัวแปร C 500 รวมยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร C เพื่อคำนวณหายอดกำไรหรือขาดทุนสุทธิ และเก็บค่าที่ได้ไว้ใน ช่อง B เหมือนเดิม โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม 510 ตีเส้นได้เดียวในช่องจํานวนเงิน 520 รวมยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร B เพื่อรวมยอดของส่วนของผู้ถือหุ้นทั้งหมด และเก็บค่าที่ได้ไว้ในช่อง A โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม 530 ตีเส้นใต้เดียวในช่องจำนวนเงิน
327 รูปที่ 14 ตัวอย่างโครงสร้างงบการเงิน ลำดับ ความหมาย 540 รวมยอดทั้งหมดในของตัวแปร 4 เพื่อรวมยอดของหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้นทั้งหมด และเก็บค่าที่ ได้ไว้ในช่อง A โดยจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมาไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม 550 ตีเส้นใต้คู่ในช่องจํานวนเงิน จากตัวอย่างข้างต้นให้คุณสังเกตในบรรทัดลำดับที่ 480 และ 490 จะเห็นว่าการนำยอดกำไรขาดทุนมา แสดง ในงบดุลของโปรแกรม Experess ใช้วิธี ชีรายได้และค่าหักลบกัน การสร้างงบการเงินแบบ Periodic สําหรับการสร้างงบดุลแบบ Periodic จะมีส่วนแตกต่างกับการสร้างงบแบบ Perpetual เฉพาะในส่วน ของบัญชีสินค้าและการคำนวณยอดกำไรขาดทุน ซึ่งสามารถแสดงตัวอย่างได้ดังนี้ รูปที่ 15 โครงสร้างงบดุลแบบ Periodic ในส่วนของทรัพย์สิน สังเกตว่าในส่วนของบัญชีสินค้าคงเหลือที่จะแสดงขึ้นมาในงบจะต้องดึงบัญชีย่อยทุก ๆ บัญชี ที่เป็นสินค้า คงเหลือของกิจการมาแสดง ซึ่งหากเป็นธุรกิจซื้อมาขายไป ก็จะมีเฉพาะบัญชีสินค้าสำเร็จรูป แต่หากเป็นธุรกิจ ผลิตสินค้าคงเหลือยังต้องรวมถึงบัญชีวัตถุดิบและงานระหว่างท่า ส่วนในช่องข้อมูลของบัญชีสินค้าที่นำมาไว้ใน โครงสร้างให้ระบุเป็น INV ซึ่งโปรแกรมจะนำยอดคงเหลือของสินค้าที่ป้อนไว้ใน เมนูบัญชี5 บัญชีสินค้า คงเหลือ มาแสดง สำหรับในส่วนของการคำนวนยอดกำไรขาดทุนในงบดุลแบบ Periodic จะใช้วิธีดังรูป
328 รูปที่ 16 การคำนวณกำไรขาดทุนสำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic ลำดับ ความหมาย 510 นำบัญชีคุมรายได้มาคำนวณแต่ไม่แสดงที่หน้างบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร C 520 นำยอดวัตถุดิบคงเหลือต้นงวดที่ป้อนไว้ที่บัญชีสินค้าคงเหลือมาคำนวณ แต่ไม่แสดงที่หน้างบ และ เก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่อง D 530 นำยอดสำเร็จรูปคงเหลือต้นงวดที่ป้อนไว้ที่บัญชีสินค้าคงเหลือมาคำนวณ แต่ไม่แสดงที่หน้างบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่อง D เช่นเดียวกับบัญชีวัตถุดิบ 540 นำยอดงานระหว่างทำคงเหลือต้นงวดที่ป้อนไว้ทีบัญชีสินค้าคงเหลือมาคำนวณ แต่ไม่แสดงที่หน้า งบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่อง D เช่นเดียวกับบัญชีวัตถุดิบ และสินค้าสำเร็จรูป 550 นำบัญชีซื้อสุทธิมาคำนวณแต่ไม่แสดงที่หน้างบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร D 560 นำยอดวัตถุดิบคงเหลือปลายงวดที่ป้อนไว้ที่บัญชีสินค้าคงเหลือมาคำนวณ แต่ไม่แสดงที่หน้างบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่อง D เพื่อลบกับยอดสินค้าต้นงวดและยอดซื้อข้างบน 570 นำยอดสำเร็จรูปคงเหลือปลายงวดที่ป้อนไว้ที่บัญชีสินค้าคงเหลือมาคำนวณ แต่ไม่แสดงที่หน้างบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่อง D เช่นเดียวกับบัญชีวัตถุดิบ 580 นำยอดงานระหว่างทำคงเหลือปลายงวดที่ป้อนไว้ที่บัญชีสินค้าคงเหลือมาคำนวณ แต่ไม่แสดงที่ หน้าบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่อง D เช่นเดียวกับบัญชีวัตถุดิบ และสินค้าสำเร็จรูป 590 คํานวณยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร D เพื่อคำนวณหาต้นทุนขาย แต่ไม่แสดงที่หน้างบ และเก็บค่าที่ ได้ไว้ในช่อง C เพื่อนำไปลบกับรายได้ที่เก็บอยู่ในของตัวแปร C เช่นเดียวกัน 600 นำบัญชีค่าใช้จ่ายในการขายมาคำนวณแต่ไม่แสดงที่หน้างบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร C โดยเป็นยอดลบรายได้เช่นเดียวกับต้นทุนขาย
329 610 นำบัญชีค่าใช้จ่ายในการบริหารมาคำนวณแต่ไม่แสดงที่หน้างบ และเก็บยอดมูลค่าไว้ที่ช่องตัวแปร C เพื่อลบยอดรายได้เช่นเดียวกับต้นทุนขาย และค่าใช้จ่ายในการขาย 620 คำนวณยอดทั้งหมดในช่องตัวแปร C เพื่อคำนวณหากำไรขาดทุนสุทธิ และจะแสดงบรรทัดนี้ขึ้นมา ไม่ว่ายอดจะเป็นค่าบวกหรือลบก็ตาม เก็บค่าที่ได้ไว้ในช่อง B เพื่อนำไปบวกกับทุนและกำไรสะสม ในส่วนบนของโครงสร้างบ ตัวอย่างการสร้างงบการเงินที่น่าสนใจ การคำนวณยอดคงภาษีเงินได้นิติบุคคลในงบกำไรขาดทุน รูปที่ 17 โครงสร้างงบการเงินที่มีการคำนวณภาษีนิติบุคคล ลำดับ ความหมาย 300 กำไร (ขาดทุน) ที่คำนวณได้จะถูกล้างค่าตัวแปรในช่อง B และนำค่าที่ได้เก็บไว้ที่ทั้งช่อง C และ D 301 ตั้งค่าคงที่ให้เป็น 0 ซึ่งจะไม่แสดงขึ้นมาในหน้างบ และใช้เงื่อนไขถ้ามากกว่า ซึ่งหมายถึงหาก ค่าคงที่ 0 มากกว่ากำไรที่อยู่ในช่อง C ให้นำค่า 0 ไปเก็บค่าในช่อง C แทน ในกรณีนี้หากผลกำไร ในช่อง C ติดลบ ซึ่งก็คือมีผลขาดทุน โปรแกรมจะนำค่า 0 ไปแทนที่ แต่หากเป็นยอดบวก คือ กำไรก็จะนำยอดกำไรที่ได้ไปคำนวณต่อไป 302 ตั้งค่าคงที่ของอัตราภาษีเงินได้นิติบุคคล 30% (หรือ 30) ซึ่งจะไม่แสดงขึ้นมาในหน้างบ จากนั้น นําไปคูณกับค่าในช่อง C 303 คำนวณค่าในช่อง C ซึ่งหากมีผลกำไร ก็จะนำผลกำไรคูณกับอัตราภาษี และนำผลการคำนวณที่ได้ คือ ภาษีเงินได้นิติบุคคล ไปลบกับยอดกำไรก่อนหักภาษีที่ได้เก็บยอดไว้ในช่อง D 304 ตีเส้นใต้เดี่ยวในช่องจำนวนเงิน 310 คำนวณหายอดกำไรหลังหักภาษี โดยนำผลกำไรหักด้วยยอดภาษีเงินได้นิติบุคคล 330 ตีเส้นคู่ใต้ช่องจำนวนเงิน
330 การแสดงอัตราเปอร์เซ็นต์เปรียบเทียบจบการเงิน หากคุณต้องการให้มีการแสดงอัตราเปอร์เซ็นต์เปรียบเทียบในงบการเงินประเภทต่าง ๆ เช่น ในงบดุลคุณ อาจจะต้องการให้แสดงเงินสดหรือยอดทรัพย์สินอื่น ๆ เมื่อเปรียบเทียบกับยอดทรัพย์สินจนเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ ดังแสดงในรูป รูปที่ 18 งบดุลที่มีการแสดงอัตราเปอร์เซ็นเปรียบเทียบ ให้คุณไปที่เมนูสร้างงบการเงิน และเลือกงบการเงินที่ต้องการแสดงอัตราเปอร์เซ็นต์ขึ้นมา จากนั้นดับเบิ้ลคลิก ที่ช่อง พิมพ์ % เพื่อแก้ไขให้เป็น Y ดังรูป จากนั้นให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล รูปที่ 19 ใส่ค่า Y ในช่องพิมพ์ % ของเมนูสร้างงบการเงินหน้าแรก
331 กำหนดฐานที่จะใช้ในการคำนวณ ซึ่งในกรณีของงบดุลนี้ จะใช้ยอดทรัพย์สินรวมเป็นฐานในการคำนวนอัตรา เปอร์เซ็นต์ของทรัพย์สินอื่น ๆ โดยให้คุณคลิกที่แฟ้บ Item Report the (หรือกด <F8>) เพื่อเข้ามาในหน้าจอ โครงสร้างงบการเงิน จากนั้นให้เลื่อนหายอดรวมของสินทรัพย์ และใส่เครื่องหมาย + ไว้ที่ช่อง % ดังในรูป จากนั้นให้คลิกไอคอมบันทึกข้อมูล เพื่อออกจากหน้าอการแก้ไขชุดคำสั่ง รูปที่ 20 กำหนดฐานการคำนวณไว้ในบรรทัดที่ต้องการ การพิมพ์งบการเงิน การพิมพ์งบการเงินนั้นคุณสามารถสั่งพิมพ์จากเมนูสร้างงบการเงินนี้เลยก็ได้ โดยคลิกไอคอน พิมพ์งบการเงิน (หรือกด Alt+P>) หรือเข้าที่เมนู รายงาน ข้อ 1 พิมพ์รายงาน เลือกข้อ 5 รายงานบัญชี
332 รูปที่ 21 รายงานทางด้านบัญชีประเภทต่างๆ ให้คุณลองคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย ด้านหลังของช่อง รหัสงบ คุณจะพบกับงบการเงินประเภทต่างๆเช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน โดยแบ่งตามวิธีการบันทึกบัญชี (Perpetual หรือ Periodic ดังรูป รูปที่ 22 งบการเงินประเภทต่าง ๆ
333 ในที่นี้ขอยกตัวอย่างขอบเขตการพิมพ์งบดุล ซึ่งเมื่อคุณเลือกเข้าที่ งบดุลสำหรับการบันทึกแบบ Perpetual จะแสดงหน้าจอดังรูป รูปที่ 23 ขอบเขตรายงานเมื่อมีการสั่งพิมพ์งบดุล ▪ งวดบัญชี หากคุณเริ่มต้นรอบบัญชีตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม งวดบัญชีแต่ละงวดก็จะเป็น เดือนในปี ปฏิทิน เช่น งวดที่ 1 คือ เดือนมกราคม งวดที่ 2 คือ เดือน กุมภาพันธ์ตามลำดับ แต่หากคุณไม่ได้เริ่ม รอบบัญชีในวันที่ 1 มกราคม คุณจะต้องระบุงวดให้ถูกต้องกับเดือนที่ต้องการจะดูงบการเงิน นอกจากนั้นคุณยังสามารถเลือกดูงบการเงิน ประเภทต่าง ๆ เป็นรายวัน โดยให้คุณระบุในช่องงวดให้ เป็น 0 โปรแกรมจะให้คุณป้อน ช่วงวันที่ต้องการ ▪ สำหรับแผนก ระบุแผนกที่ต้องการจะดูงบการเงิน โดยหากป้อนเป็นเครื่องหมาย * จะเป็นการ กำหนดให้แสดงจำนวนเงินรวมของทุกแผนกหรือแม้คุณจะไม่ได้แยกแผนกไว้ก็สามารถระบุเป็น เครื่องหมาย * ได้เช่นเดียวกัน ในกรณีคุณมีแผนกเป็นจำนวนมาก และต้องการดูงบการเงินของแผนก เพียงบางช่วง เช่น เฉพาะแผนกที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร A คุณสามารถระบุในช่องแผนกในรูปแบบ ‘A’ ได้ หรือหากต้องการดูเฉพาะแผนกที่มี รหัสตัวที่ 2 เป็น ‘A' ก็จะป้อนในช่องสำหรับแผนกเป็น "?A" ได้ เช่นเดียวกันด้วย หลักการเช่นนี้จะทำให้คุณดูงบการเงินประเภทต่าง ๆ ได้อย่างหลากหลาย ▪ พิมพ์ทุกบรรทัดบัญชีต่าง ๆ ที่แสดงในงบการเงินอาจจะเกิดจากผลการคำนวณของเลขที่มากกว่า 1 เลขที่บัญชี ซึ่งในงบการเงินที่คุณนำส่งให้กับผู้บริหารอาจจะ แสดงเฉพาะยอดผลรวมนี้เท่านั้น แต่เมื่อ คุณต้องการนำมาตรวจสอบยอด คุณอาจจะกำหนดให้แสดงบัญชีทุก ๆ บัญชีที่อยู่ในงบการเงินนี้ ขึ้นมา
334 ▪ คำอธิบายกว้าง กำหนดความกว้างของช่องคำอธิบายในงบการเงิน ซึ่งคุณอาจจะกำหนดให้มีความ กว้างน้อยลง (จากค่าปกติคือ 60 ตัวอักษร) เพื่อให้สามารถพิมพ์งบการเงินที่มีความกว้างมากกว่า 1 คอลัมน์ลงในกระดานขนากได้เพียงพอ ▪ เริ่มพิมพ์หน้า..ถึง.. กำหนดเลขที่หน้าที่ต้องการจะเริ่มพิมพ์ และเลขที่หน้าที่จะสิ้นสุดการพิมพ์ ▪ จำนวนบรรทัด จำนวนบรรทัดที่จะพิมพ์ลงในกระดาษ 1 หน้า ซึ่งคุณสามารถกำหนด เพิ่มขึ้นหรือ ลดลงได้ตามความยาวของกระดาษที่ใช้
335 บทที่ 25 การแก้ไขรายงาน/แบบฟอร์ม โปรแกรม Express ได้เตรียมรายงานประเภทต่าง ๆ ไว้เป็นจำนวนมาก เพื่อให้คุณ เลือกใช้งานได้ตามความ ต้องการ แต่หากคุณมีความจำเป็นต้องการนำข้อมูลซึ่งไม่มีแสดงอยู่ ในรายงานมาตรฐานของโปรแกรม คุณ สามารถสร้างรายงานโดยการแก้ไขจากรายงาน มาตรฐานที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ได้ ส่วนประกอบและ วิธีการแก้ไขแบบฟอร์มหรือ รายงานในโปรแกรมจะมีวิธีการคล้าย ๆ กัน ดังนั้นในตอนต้นของเนื้อหานี้จะ กล่าวถึง ความหมายของส่วนประกอบต่าง ๆ ในแบบฟอร์ม (รวมถึงในรายงาน) โดยตัวอย่างต่าง ๆ จะอ้างอิง มาจากการแก้ไขแบบฟอร์ม ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ในการสร้าง แก้ไขรายงานได้ เช่นเดียวกัน ส่วนรายละเอียด เพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างแก้ไขรายงานซึ่งไม่ถูกกล่าวถึงใน ส่วนของการแก้ไขแบบฟอร์มนี้ จะถูกนำไปอธิบาย ในส่วนท้ายของบทนี้ ในโปรแกรม Express จะมีรายงานอยู่ 2 ประเภท คือ 1. แบบฟอร์ม หมายถึง รูปแบบของเอกสารต่าง ๆ เช่น ใบสั่งซื้อ, ใบกำกับสินค้า หรือ ใบเสร็จรับเงิน เป็น ต้น ซึ่งจะมีอยู่ในทุก ๆ หน้าจอ ที่มีการบันทึกข้อมูลประจำวัน เช่น ซื้อ เงินสด ซื้อเงินเชื่อ ขายเงินสด ขายเงิน เชื่อ จ่ายชำระหนี้ รับชำระหนี้ ฯลฯ 2. รายงาน หมายถึง รูปแบบการแสดงข้อมูลในลักษณะต่าง ๆ เพื่อใช้ในการบริหารงาน โดย สามารถนำ ข้อมูลที่ได้จากการขายมาวิเคราะห์ ตัดสินใจ หรือเพื่อวัตถุประสงค์อื่น ๆ ของ กิจการ เช่น รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย รายงานสินค้าคงเหลือ รายงานวิเคราะห์การขาย และ รายงานอื่น ที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ ซึ่ง สามารถสั่งพิมพ์ได้ตลอด ได้ตลอดเวลา เมื่อมีการป้อนข้อมูลเข้าในโปรแกรมแล้ว ชนิดของแบบฟอร์มในโปรแกรม โปรแกรมได้เตรียมแบบฟอร์มเอกสารไว้ 2 แบบหลักๆ คือ 1. แบบฟอร์มแบบมีเส้น แบบฟอร์มที่มีเส้นกรอบตาราง ใช้สำหรับพิมพ์ลงในกระดาษเปล่า
336 รูปที่ 1 แบบฟอร์มชนิดมีเส้น 2. แบบฟอร์มแบบไม่มีเส้น พิมพ์เฉพาะข้อมูล สำหรับพิมพ์ลงในแบบฟอร์ม รูปที่ 2 แบบฟอร์มชนิดไม่มีเส้น
337 การแก้ไขแบบฟอร์มต่าง ๆ ของโปรแกรม หากคุณต้องการแก้ไขแบบฟอร์มโปรแกรม ให้ตรงกับฟอร์มที่คุณพิมพ์มาจากโรงพิมพ์ ให้คุณไปที่ เมนูที่คุณ ป้อนข้อมูลของแบบฟอร์มนั้น ๆ เช่น หากเป็นใบกำกับภาษี คุณต้องเข้าที่ เมนูขาย ข้อ 4 จาก เงินเชื่อ จากนั้น ให้คลิกที่ไอคอมพิมพ์เอกสาร จะปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่ 3 ชนิดของแบบฟอร์มที่มีในโปรแกรม ความหมายของแต่ละหัวในเมนูพิมพ์ ข้อ 1 "พิมพ์ใบกำกับ" เป็นหัวข้อที่จะเก็บแบบฟอร์มที่คุณได้แก้ไขแล้ว เพื่อสามารถพิมพ์แบบฟอร์มที่ถูกต้องได้ทันที โดยไม่ ต้องแก้ไข แบบฟอร์มใหม่อีกครั้ง ในเมนูขายเงินเชื่อ จะมีใบกำกับสินค้า ใบกำกับภาษี ที่คุณสามารถ แก้ไขได้ทั้งหมด 9 แบบฟอร์ม ข้อ 2 “แก้ไขแบบทดสอบ" ในหัวข้อนี้จะใช้สำหรับการแก้ไขแบบฟอร์มเพื่อให้ตรงกับฟอร์มของคุณ ซึ่งรายละเอียดวิธีการแก้ไข จะได้ อธิบายต่อไป แต่ก่อนที่คุณจะแก้ไขแบบทดสอบได้นั้น คุณจะต้องเลือกแบบฟอร์มต้นฉบับที่โปรแกรมจัดเตรียม ไว้ให้ คือ ตั้งแต่ข้อที่ 6 จนถึงข้อสุดท้าย โดยคัดลอกมาเป็นแบบทดสอบก่อน ไม่เช่นนั้น โปรแกรมจะแจ้งเป็น ข้อผิดพลาด เมื่อคุณคัดลอกต้นฉบับมาเป็นแบบฟอร์มโด (ฟอร์ม 1 9) การแก้ไขจะต้องแก้ไขที่ฟอร์มนั้น ๆ
338 ข้อ 3 “พิมพ์แบบทดสอบ" เป็นหัวข้อที่จะพิมพ์ผลลัพธ์ที่ได้จากการแก้ไขแบบฟอร์มในข้อที่ 2 เพื่อทดสอบว่าได้ตรงตามฟอร์มที่ คุณมีอยู่ หรือไม่ ถ้าผลออกมายังไม่ตรง ให้กลับไปแก้ไขแบบทดสอบในหัวข้อที่ 2 อีกครั้ง การพิมพ์ แบบทดสอบจะต้อง เลือกฟอร์มที่จะพิมพ์ (ฟอร์ม 1 - 9) ให้ตรงกับฟอร์มที่ได้แก้ไขจากข้อ 2 ด้วย ข้อ 4 “นำแบบทดสอบไปทับข้อ 1" การนำแบบทดสอบที่ได้แก้ไขให้เป็นไปตามที่ต้องการแล้ว ไปทับเป็นแบบฟอร์มจริงที่หัวข้อ : โดย เมื่อคุณคลิก เข้าที่ข้อ 4 นี้ โปรแกรมจะปรากฏฟอร์ม 1 - 9 ขึ้นมาให้เลือก เมื่อเลือกที่ฟอร์มใด ๆ โปรแกรมจะให้ยืนยันการ บันทึกทับ ให้คุณคลิกที่ปุ่ม ใช่ อีกครั้งเพื่อยืนยัน ซึ่งประโยชน์จากการนำ แบบทดสอบไปทับเป็นแบบฟอร์ม จริงนี้ จะทำให้คุณสามารถสั่งพิมพ์ได้สะดวกยิ่งขึ้น คือ เมื่อต้องการ สั่งพิมพ์ในครั้งต่อไป คุณจะสามารถคลิกที่ ไอคอนพิมพ์เอกสารได้ทันที ข้อ 5 “นำแบบข้อ 1 มาเป็นแบบทดสอบ" เมื่อคุณแก้ไขแบบฟอร์มเรียบร้อย และนำไปทับข้อ 1 แล้ว แต่ต่อมาภายหลังคุณได้คัดลอกแบบฟอร์ม ต้นฉบับ มาเป็นแบบทดสอบ ซึ่งจะทำให้แบบฟอร์มที่ได้แก้ไขครั้งก่อนสูญหายไป ถ้าคุณต้องการนำ แบบฟอร์มที่ได้ แก้ไขในครั้งก่อนกลับมาแก้ไข ให้เลือกข้อ 5 นี้ โปรแกรมจะนำแบบฟอร์มจริงในข้อ 1 มาเป็นแบบทดสอบให้ คุณแก้ไข ในขณะที่แบบฟอร์มจริงจะยังสามารถใช้งานได้เหมือนเดิม ข้อ 6 จนถึงหัวข้อสุดท้าย “นำต้นฉบับชนิดต่าง ๆ มาเป็นแบบทดสอบ’’ ตั้งแต่ข้อ 6 จนถึงข้อสุดท้าย จะเป็นแบบฟอร์มต้นฉบับที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ เพื่อให้คุณนำไปเป็น แบบทดสอบ และสามารถแก้ไขได้บ่อยครั้งตามต้องการ เพียงคุณคลิกที่ต้นฉบับชนิดที่ต้องการ โปรแกรมจะนำ แบบฟอร์มดังกล่าวไปเป็นแบบทดสอบ โดยเก็บไว้ในฟอร์มที่คุณเลือก (ฟอร์ม 1 – 9) แบบฟอร์มในโปรแกรมนั้น นอกจากจะแบ่งเป็นแบบมีเส้นและไม่มีเส้นแล้ว ยังแบ่งได้อีก 2 ชนิด คือ 1. ฟอร์ม 12 หัวข้อที่อยู่ภายใต้แบบฟอร์ม 12 นี้ จะพิมพ์แบบฟอร์มที่จะใช้ขนาดของตัวอักษร 12 ตัวต่อนิ้ว 2. ฟอร์ม 15 หัวข้อที่อยู่ภายใต้ฟอร์ม 15 นี้ จะพิมพ์แบบฟอร์มที่จะใช้ขนาดของตัวอักษร 15 ตัวต่อนิ้ว และ เนื่องจาก ขนาดของตัวอักษรที่เล็กลง ทำให้มีพื้นที่ในการพิมพ์ข้อมูลมากขึ้น ดังนั้นเมื่อพิมพ์ฟอร์ม ต้นฉบับที่เป็นฟอร์ม 15 นี้ออกมา จะปรากฏช่องคลัง และช่องส่วนลดเพิ่มขึ้น ดังรูป NO รหัสสินค้า/รายละเอียด คลัง จำนวน หน่วยละ ส่วนลด จำนวนเงิน รูปที่ 4 ช่องต่างๆ ในแบบฟอร์ม สำหรับฟอร์ม 15
339 เพื่อความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการแก้ไขแบบฟอร์ม ขอยกตัวอย่างการแก้ไขแบบฟอร์มใบกำกับสินค้า โดย มี ขั้นตอนดังนี้ คือ หลังจากที่เข้าในหน้าจอขายเงินเชื่อ ให้คลิกที่ไอคอนพิมพ์เอกสาร เลือกข้อ 7 นำ ต้นฉบับไม่มี เส้นมาเป็นแบบทดสอบ ให้เลือกฟอร์มที่ 1 โปรแกรมจะคัดลอกต้นฉบับ ไม่มีเส้นไปเป็น ไว้ที่แบบทดสอบ จากนั้นให้คุณเลือกที่ข้อ 2 แก้ไขแบบทดสอบ ฟอร์มที่ 1 จะได้ดังรูป รูปที่ 5 หน้าจอการแก้ไขแบบทดสอบ หมายเหตุ ส่วนประกอบหลัก ๆ ในหน้าจอการแก้ไขแบบฟอร์มหรือรายงานจะประกอบไปด้วย 1. Report Frame เพื่อแสดงข้อมูลที่จะปรากฏอยู่ในแบบฟอร์มเมื่อสั่งพิมพ์ 2. Print Options เพื่อกำหนดเงื่อนไขในการพิมพ์แบบฟอร์ม เช่น ขนาดตัวอักษรที่จะพิมพ์ การ กำหนด กั้นหน้า-กั้นหลังของแบบฟอร์ม 3. Data File เพื่อระบุแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการแสดงผลในแบบฟอร์มหรือรายงาน 4. Data Spec การสร้างตัวแปรเพื่อดึงข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เฉพาะเมนูขายเงินเชื่อเท่านั้น ที่สามารถเลือกแก้ไขแบบฟอร์มได้ถึง 9 แบบฟอร์ม ส่วนใน ระบบงานอื่น ๆ โปรแกรมจะเตรียมแบบฟอร์ม ให้คุณสามารถสร้างหรือแก้ไขได้ 3 แบบฟอร์ม เท่านั้น
340 ฟังก์ชั่นที่ใช้ในส่วนของ [Report Frame] เพื่ออำนวยความสะดวกในการแสดงข้อมูลทั่ว ๆ ไป เช่น วันที่และเวลาที่พิมพ์รายงาน จำนวนหน้า ทั้งหมด ของรายงาน เป็นต้น โปรแกรมจึงได้เตรียมฟังก์ชั่นที่สามารถจะแสดงค่าดังกล่าวได้ทันที เพียง คุณนำฟังก์ชั่น ดังที่แสดงไว้ด้านล่างนี้ไปไว้ในส่วนของ [Report Frame] โดยไม่ต้องแก้ไขชุดคำสั่ง ใด ๆ ขอยกตัวอย่างฟังก์ชั่น ที่สำคัญดังต่อไปนี้ \NAME ชื่อบริษัทที่กำหนดไว้ในเมนู เริ่มระบบ ข้อ 1.1 รายละเอียดกิจการ \DATE วันที่สั่งพิมพ์รายงาน ซึ่งเป็นวันที่ตามเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ \TIME เวลาที่สั่งพิมพ์รายงาน ซึ่งเป็นเวลาตามเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ \PAGE เลขที่หน้าของรายงาน กว้าง 8 ตัวอักษร และพิมพ์ชิดขวา \LINE ตีเส้นประตามความกว้างของหน้ากระดาษ \DLNE ตีเส้นคู่ตามความกว้างของหน้ากระดาษ \FEED ส่งให้ขึ้นหน้าใหม่ \FILE ชื่อแฟ้มข้อมูลของรายงาน \P เลขที่หน้าของรายงาน กว้าง 3 ตัวอักษร และพิมพ์ชิดขวา \TP จำนวนหน้าของรายงานทั้งหมด การแก้ไขในส่วนของการแสดงผลของโปรแกรม [Report Frame] ในหน้าจอแก้ไขแบบทดสอบ คุณจะพบกับตัวแปรต่าง ๆ (ตัวแปรจะเป็นข้อความที่ขึ้นต้นด้วย เครื่องหมาย -) ซึ่งใช้แทนชื่อ-ที่อยู่ของลูกค้า เลขที่ วันที่ของเอกสาร รายการสินค้าที่ขาย ฯลฯ โดยตัว แปรเหล่านี้จะอยู่ใน บรรทัดต่าง ๆ ที่เป็นส่วนประกอบในการแสดงผลของแบบฟอร์มหรือรายงาน โดย โปรแกรม Express มีการ แบ่งแบบฟอร์มเป็นส่วนหลัก ๆ 3 ส่วนคือ ส่วนหัว ส่วนรายการ และ ส่วนสรุปผลของแบบฟอร์มในหน้าจอการ แก้ไขแบบทดสอบ โดยโปรแกรมจะแบ่งส่วนต่าง ๆ ของ [Report Frame] นี้เป็นบรรทัดคำสั่ง แต่ละบรรทัดมี หน้าที่แตกต่างกันออกไป ดังต่อไปนี้ รูปที่ 6 ชุดคำสั่งแก้ไขแบบทดสอบ รูปที่ 7 ผลการทำงานเมื่อสั่งพิมพ์ทางจอภาพ
341 หมายเหตุ TI: (Title) จะเป็นส่วนประกอบของ [report frame) ที่จะถูกอ่านค่าเพียงครั้งเดียวในการพิมพ์แบบฟอร์มหรือ รายงาน ตัวอย่างเช่น หากในแบบฟอร์มของคุณมีการพิมพ์ชื่อบริษัท และต้องการให้พิมพ์ในหน้าแรก ของแบบฟอร์ม เพียงครั้งเดียว (โดยปกติโปรแกรมจะพิมพ์ชื่อบริษัททุกครั้งที่มีการขึ้นหน้าใหม่) คุณ สามารถนำตัวแปรที่เป็น ชื่อบริษัทมาวางในบรรทัด T1: นี้ได้ ตัวอย่างการใช้งาน เช่น Ti: บริษัท เอ็กซ์เพรสซอฟท์แวร์กรุ๊ป จำกัด He: (Header) จะเป็นส่วนหัวของแบบฟอร์ม โดยมีข้อแตกต่างจากบรรทัดที่เป็น Ti: คือข้อความหรือตัวแปรใน บรรทัด Her นี้จะถูกทำงานทุก ๆ หน้าของรายงานหรือแบบฟอร์ม จึงมักจะนำมาใช้ในการแสดงเลขที่ เอกสาร, วันที่ เอกสาร, ชื่อและที่อยู่ของลูกค้าหรือผู้จำหน่าย หรือใช้แสดงชื่อของรายงานเป็นต้น ตัวอย่างเช่น He:SEวิเคราะห์ยอดขาย แยกตามเขตการขาย,ลูกค้า E ตัวแปรในบรรทัด He: นี้คุณสามารถจัดวางตำแหน่งได้ตามความต้องการ โดยมีเงื่อนไขว่าจะต้องอยู่ ในช่วง บรรทัดที่เป็น Her นี้เท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นการเว้นระยะห่างระหว่างตัวแปร, การขยับขึ้นลงของ ตัวแปร โดยใช้ ปุ่ม <Del>, <Spacebar> หรือ <Backspace> เป็นตัวช่วยในการจัดรูปแบบ เช่น หากคุณต้องการขยับตัว มีเทคนิคที่คุณควรทราบ เพื่อให้การแก้ไขแบบฟอร์มเป็นไปโดยสะดวก และถูกต้อง 1. หากคุณใส่เครื่องหมาย * ที่หน้าบรรทัดใดก็ตาม โปรแกรมจะไม่ทำงานในบรรทัด นั้น ดังนั้นจึงนิยมจะใช้เครื่องหมาย * เพื่ออธิบายคำสั่ง หรือหมายเหตุต่าง ๆ เช่น • รายงานนี้ใช้แสดงแบบฟอร์มใบกำกับภาษี • ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไข ได้ตามต้องการ 2. หากคุณแก้ไขแบบฟอร์มหรือรายงานผิด โปรแกรมจะแสดงบรรทัดที่ผิด และ อธิบายว่า ผิดเพราะสาเหตุใด เมื่อคุณทราบว่าผิดที่บรรทัดใด ให้เข้าไปแก้ไขที่บรรทัด นั้น เมื่อแก้ไข เรียบร้อยแล้ว ให้ทดสอบพิมพ์ใหม่อีกครั้ง 3. การแก้ไขรายงานหรือแบบฟอร์ม ควรแก้ไขทีละจุดแล้วลองพิมพ์ทดสอบว่าได้ผล ตามที่ ต้องการหรือไม่ ไม่ควรแก้ไขทีเดียวหลายจุด เพราะถ้าเกิดข้อผิดพลาด จะ ค้นหาและแก้ไข จุดที่ผิดได้ยาก 4. ควรลองทำการแก้ไขแบบฟอร์มหรือรายงานในโปรแกรมพร้อมกับอ่านคู่มือไปด้วย เพื่อให้คุณเข้าใจยิ่งขึ้น
342 แปรรหัสลูกค้า (-CUSCOD) ไปทางด้านขวามือ คุณสามารถใช้ปุ่ม <Spacebar> เคาะวรรคไปตามความ ต้องการได้ทันที (การเคาะเว้นวรรคควรปฏิบัติขณะอยู่ในโหมด ภาษาอังกฤษ) หรือหากคุณต้องการย้ายตัวแปร เลขที่เอกสาร (-DOCNUM) ให้ขยับต่ำลง คุณสามาถกดปุ่ม <Del> เพื่อลบตัวแปรนั้นทิ้ง และมาพิมพ์เพิ่มที่ บรรทัดที่คุณต้องการ ความหมายของตัวแปรในบรรทัด He : รูปที่ 8 ส่วนหัว (Header) ของแบบฟอร์ม จากในตัวอย่างเป็นแบบฟอร์มใบกำกับสินค้า ในส่วนหัวจะประกอบไปด้วยรหัสลูกค้า ซึ่งถูกแทนด้วย ตัวแปร - CUSCOD ส่วนตัวแปรอื่นจะมีความหมายดังนี้
343 ตัวแปรต่างๆ ข้างต้น จะถูกแสดงผลเฉพาะข้อมูลที่คุณได้ป้อนเข้าไปเท่านั้น เช่น หากคุณเปิดบิลขาย โดยไม่ อ้างถึงใบสั่งขาย หรือพนักงานขาย โปรแกรมก็จะไม่แสดงข้อมูลนั้น ๆ ขึ้นมาในแบบฟอร์ม แม้จะมีตัวแปรนั้น อยู่ในเมนูแก้ไขแบบทดสอบนี้ตาม การกำหนดลักษณะพิเศษกับตัวอักษรหรือข้อความ คุณสามารถกำหนดลักษณะพิเศษให้กับตัวอักษรหรือข้อความในแบบฟอร์มได้หลาย ๆ รูปแบบด้วยกัน เช่น ตัว ใหญ่ ตัวหนา จัดให้ข้อความอยู่กึ่งกลางของกระดาษ ตีเส้นข้อความ Bo: (Body) จะเป็นส่วนราชการแบบฟอร์ม ซึ่งสามารถจะนำข้อมูลจากในแฟ้มข้อมูลหลัก (Master File Ma แฟ้มข้อมูล สัมพันธ์ (Relate File) มาแสดงได้ Ih: (Item head) ใช้ในการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) กับแฟ้มข้อมูลรายการ (Itein File เช่น ใน เอกสาร 1 ใบอาจจะมีจำนวนรายการมากกว่า 1 รายการ เช่น ในใบกำกับสินค้า 1 ใบอาจจะ ประกอบไปด้วย รายการสินค้าที่จำหน่ายมากกว่า 1 รายการ หรือใบเสร็จรับเงินอาจจะรับชำระหนึ่ง ใบกำกับภาษีมากกว่า 1 ใบ เป็นต้น ในส่วนของความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลรายการนี้ไม่ควร แก้ไขใดๆ นอกจะได้รับคำแนะนำจาก แผนกบริการลูกค้าของบริษัทเอ็กซ์เพรสฯ Ib: (Item body)
344 ใช้แสดงรายการที่อยู่ในเอกสาร โดยจะใช้ความสัมพันธ์ของแฟ้มที่ได้สร้างไว้ที่บรรทัด : น่านับถ ในส่วนของ รายการขึ้นมาแสดง คุณสามารถสลับตำแหน่งของตัวแปรต่าง ๆ ที่อยู่ในบรรทัดนี้ได้ แต่ไม่ สามารถนำตัวแปรที่ อยู่ในบรรทัด Ib: ไปใช้ในบรรทัดอื่นได้ เช่น นำไปไว้ในบรรทัด Hut หรือ Su ตัวอย่างข้อมูลในส่วนของ In : และ Ib: รูปที่ 9 ความสัมพันธ์ของแฟ้มข้อมูลรายการในบรรทัด In : และการแสดงผลในบรรทัด In : จากในรูปบรรทัด In: บรรทัดแรก เป็นการนำฟิลด์ชื่อ doonum ซึ่งเป็นเลขที่เอกสารในแฟ้มข้อมูล atm ที่เป็น แฟ้มข้อมูลการขาย ไปสร้างความสัมพันธ์กับฟิลด์ชื่อ docnum ที่เป็นเลขที่เอกสาร เช่นเดียวกันแต่อยู่ใน แฟ้มข้อมูล stard ซึ่งเป็นแฟ้มข้อมูลของรายการสินค้าที่ขาย เมื่อสร้างความสัมพันธ์ได้แล้ว จึงสามารถนำข้อมูล ในแฟ้ม stcrd มาแสดงในบรรทัด In : ได้ Ib : ในบรรทัดที่สองเป็นส่วนของการแสดงผลจากความสัมพันธ์ที่ถูกสร้างขึ้นใน Ih: บรรทัดแรก สังเกตได้จาก เครื่องหมาย ;1 ที่เปิดด้านท้ายของบรรทัดนี้ โดยข้อมูลที่นำมาแสดงจะถูกดึงมาจาก [item file] คือแฟ้มข้อมูล stcrd ตัวเเปรต่าง ๆ มีความหมายดังต่อไปนี้
345 Bt: (Body Template) ข้อมูลหรือเครื่องหมายใด ๆ ที่กำหนดไว้กี่บรรทัด 3 นี้จะถูกพิมพ์ในทุก ๆ บรรทัดของบรรทัดที่เป็น 5. มักจะ นำมาใช้ประโยชน์ในการตีเส้นตั้ง (1) เนื่องจากหากใส่เส้นตั้งไว้ที่บรรทัดนี้ จะเป็นการดี เส้นแนวตั้งในเอก ฟอร์มอย่างในรูป รูปที่ 10 แบบฟอร์มที่มีการใส่เส้นตั้งในบรรทัดที่เป็น Bt: Fo: (Footer) ข้อมูลที่คุณต้องการให้แสดงในส่วนท้ายของทุกหน้าในแบบฟอร์ม เช่น หากคุณพิมพ์แบบฟอร์ม ใบกำกับภาษี ซึ่งมีจำนวนหน้ามากกว่า 1 หน้า และต้องการให้มีการรวมจำนวนสินค้าหรือจำนวนเงิน ในทุก ๆ หน้า หรือ ต้องการตีเส้นทุกครั้งที่ขึ้นหน้าใหม่ คุณสามารถวางข้อมูลดังกล่าวไว้ที่บรรทัดนี้ได้ Su: (Summary) มักจะใช้แสดงยอดสรุปของแบบฟอร์ม เช่น แพรวมของมูลค่าสินค้าที่ขาย, ภาษีมูลค่าเพิ่ม, ยอดขายสุทธิ ฯลฯ ข้อมูลที่ใส่ไว้ในบรรทัด Su: นี้จะแสดงผลในหน้า ลายของแบบฟอร์มเท่านั้น
346 รูปที่ 11 ตัวแปรต่างๆ ในบรรทัด Su: จากในรูปตัวแปรต่างๆ ข้างต้นมีความหมายดังต่อไปนี้ การปรับระยะบรรทัดลงน้อยกว่า 1 บรรทัด หากคุณต้องการจะขยับข้อมูลให้เลื่อนต่ำลงเล็กน้อย เช่น ครึ่งบรรทัด หรือ 1 ใน 4 ของบรรทัด คุณสามารถ ใช้คำสั่งของเครื่องพิมพ์ในการปรับระยะบรรทัดได้ มีสิ่งที่คุณควรทราบเกี่ยวกับระยะบรรทัดในการพิมพ์ของ เครื่องพิมพ์คือ ในการฟีด (Paper Fact) กระดาษขึ้น 1 นิ้ว เครื่องพิมพ์จะบิดกระดาษ
347 ขึ้น 180 ครั้ง (หรือ 180 บิดต่อ 1 นิ้ว) ซึ่งคำสั่งที่สั่งให้เครื่องพิมพ์บิดกระดาษขึ้นในโปรแกรมจะ สามารถเขียน ได้ดังนี้ \027\074\< ตามด้วยระยะบรรทัดที่ต้องการให้บิดขึ้น> ตัวอย่างเช่น คุณสามารถปรับระยะบรรทัดให้ต่ำลงตามความต้องการ ด้วยการเพิ่มจำนวนการปิดของกระดาษ โดยเพิ่มได้ สูงสุดคือ 180 (เท่ากับ 1 นิ้ว) การใส่คำสั่งการปรับระยะบรรทัด ให้ใส่ไว้ที่หน้าบรรทัดซึ่งคุณต้องการจะปรับให้ ต่ำลง การปรับระยะบรรทัดจะมีผลกับทุกข้อมูลในบรรทัดนั้น รูปที่ 12 การใส่คำสั่งปรับระยะเวลาบรรทัดในหน้าจอแก้ไขแบบทดสอบ จากในรูปการใช้คำสั่งปรับระยะบรรทัดที่หน้าตัวแปรหัสลูกค้า (-CUSCOD) จะมีผลกับทุกข้อมูลที่อยู่ในบรรทัด นั้น ๆ คือทำให้ทั้งบรรทัดดังกล่าวขยับต่ำลงมา 33/180 ต่อ 1 นิ้ว มีข้อสังเกตอีกประการหนึ่งคือ เมื่อใส่คำสั่ง ปรับระยะบรรทัดนี้เข้าไปแล้ว ตัวแปรที่อยู่ด้านหลังคำสั่งดังกล่าวนี้จะเลื่อน ออกไปทางด้านขวา คุณไม่ เป็น ต้องเอี่ยนตัวแปรต่าง ๆ กลับเข้าในตำแหน่งเดิม เนื่องจากประม จะไม่นับตัวอักษรของคำสั่งดังกล่าว \027\074\030 หมายถึงให้บิดกระดาษขึ้น 30/180 ต่อ 1 นิ้ว (การบิดกระดาษขึ้น จะท าให้เครื่องพิมพ์พิมพ์ต ่าลง
348 การบันทึกแบบฟอร์มที่แก้ไขการนำไปใช้งาน เมื่อคุณไขแบบฟอร์ม และต้องการทดสอบการพิมพ์ ให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล แต่หากมีการแก้ไขแล้ว ผิดพลาด ไม่ต้องการบันทึก <ESC> หรือคลิกที่ปุ่มปิดหน้าต่าง โปรแกรมจะแสดงข้อความให้ยืนยันการบันทึก ให้คุณตอบ No เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลงนั้นไป การทดลองพิมพ์ให้คุณพิมพ์เมนูพิมพ์แบบทดสอบ (ดังรูป) และเลือกพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ โดยใส่แบบฟอร์ม พิมพ์จากโรงพิมพ์เข้าไป หากยังไม่เป็นไปตามรูปแบบที่ต้องการ ให้แก้ไขตามวิธีการข้างต้นและทดลองพิมพ์ จนกว่าจะได้แบบฟอร์มที่ตรงตามความต้องการ แต่หากตำแหน่งเห็นมูลที่พิมพ์ ตรงกับช่องว่างที่เตรียมไว้ใน แบบฟอร์ม และเป็นไปตามความการแล้ว ให้นำแบบฟอร์มแก้ไขไปกับต้นฉบับที่ข้อ 1 และเลือกลำดับของ แบบฟอร์มที่คุณต้องการจะใช้งาน ฟอร์ม 1-9 (การคลิกที่ไอคอนพิมพ์เอกสารหรือการกด <Alt+P>จะเป็น การพิมพ์แบบฟอร์มที่ 1 เท่านั้น) โดยใช้หัวข้อดังรูป รูปที่ 13 การนำแบบทดสอบที่แก้ไขแล้วไปใช้เป็นแบบฟอร์มจริง
349 การแก้ไขในส่วนของเงื่อนไขในการพิมพ์ [print options] การแก้ไขในส่วนของ [report frame) ที่ได้กล่าวถึงไปแล้ว จะเป็นการแก้ไขที่เกี่ยวข้องกับการ แสดงผลใน แบบฟอร์ม เช่น การขยับตัวแปรต่าง ๆ ให้ตรงกับแบบฟอร์มที่พิมพ์มาจากโรงพิมพ์แล้ว ในส่วนของ [print options) นี้จะเป็นการกำหนดเงื่อนไขในการพิมพ์แบบฟอร์ม เช่น คานยาว กระดาษ,การกำหนดกั้นหน้ากัน หลังของแบบฟอร์ม, จำนวนบรรทัดที่จะพิมพ์ต่อหน้า ฯลฯ รูปที่ 14 เงื่อนไขในการพิมพ์แบบฟอร์ม ขอกล่าวถึงเงื่อนไขในการพิมพ์ที่สำคัญดังนี้