50 ▪ ระบบปีที่ใช้ กำหนดว่าจะป้อนข้อมูลวันที่ ตรงส่วนของปี เป็นแบบ ค.ศ. หรือ พ.ศ. ▪ อัตราภาษีมูลเพิ่ม โปรแกรมจะนำอัตราตรงนี้ไปใส่ให้ตอนเปิดบิลขาย ▪ ประเภทราคาขาย กำหนดว่าราคาขายของสินค้าที่จำหน่ายให้กับลูกค้าเป็นราคาที่รวมภาษีแล้ว หรือไม่ หากคุณจำหน่ายสินค้าโดยใช้ทั้งราคาที่รวมและแยกภาษี ให้กำหนดค่าใดค่าหนึ่งไปก่อน โปรแกรมจะให้คุณแก้ไขอีกครั้งในขณะเปิดบิลขาย ▪ เฉลี่ยภาษีซื้อหรือไม่ หากธุรกิจของคุณไม่ต้องเฉลี่ยภาษีซื้อ ให้ป้อนค่าเป็น “N”แต่ถ้าหากคุณเป็น ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ประกอบธุรกิจที่ได้รับการยกเว้นภาษีและเสีย ภาษีมูลค่าเพิ่มอยู่ด้วยกัน เช่น กรณีมีส่งออกและขายในประเทศ ซึ่งธุรกิจส่งออกจะได้รับการ ยกเว้นภาษี แต่การขายในประเทศจะต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม ดังนั้น ภาษีซื้อที่เกิดจากการซื้อสินค้า หรือจ่ายใช้จ่ายใด ๆ ก็ตาม จะนำมาขอคืนได้เพียงบางส่วน โดยอาจจะใช้สัดส่วนของรายได้ 2 ประเภท (ในปีก่อน) มาเป็นตัวเฉลี่ยภาษีซื้อ ตัวอย่างเช่น รายได้จาการส่งออกในปีก่อนเมื่อ เปรียบเทียบกับราได้จากการขายในประเทศของปีก่อนเช่นกัน เป็นอัตราส่วน 70/30 (ส่งออก 70%) ขายในประเทศ 30%) อัตราที่ขอคืนได้จะเท่ากับ 30% อัตราที่ขอคืนไม่ได้เท่ากับ 70% ▪ รับรองเอกสาร ต้องอนุมัติระดับใด? การทำเอกสารที่มีความสำคัญ อาทิ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ควรจะได้รับการอนุมัติโดยผู้มีอำนาจ ซึ่งอาจจะเป็นสมุห์บัญชี หรือหัวหน้าแผนก บัญชี การรับรองเอกสารจะมีประโยชน์เพื่อป้องกันเอกสารที่รับรองไปแล้วไม่ให้ถูกแก้ไขโดยบุคคล ที่ไม่มีอำนาจ การระบุระดับอนุมัติในช่องข้อมูลนี้ จะเป็นการกำหนดผู้ใช้งานที่มีอำนาจในการ รับรองเอกสาร (ในโปรแกรมจะแบ่งระดับผู้ใช้งานออกเป็น 3 ระดับคือ 0 ถึง 4 =พนักงานทั่วไป 5 ถึง 8 =หัวหน้าแผนก 9 =ผู้จัดการระบบ) ระดับผู้ใช้งานของพนักงานแต่ละคนที่ใช้งานโปรแกรม Express คุณสามารถกำหนดได้จากเมนูกำหนดระบบความปลอดภัย จะได้กล่าวถึงรายละเอียดใน หัวข้อ ‘กำหนดระบบรักษาความปลอดภัย’ ▪ วิธีการพิมพ์หรือรับรองเอกสาร คุณสามารถเลือกกระบวนการในการรับรองเอกสารให้ว่าต้องพิมพ์ เอกสารนั้น ๆ ออกมาก่อน (ทางเครื่องพิมพ์) จึงจะทำการรับรองเอกสารได้หรือให้รับรองเอกสาร ก่อนแล้วจึงจะสามารถพิมพ์เอกสารได้ แต่หากขั้นตอนดังกล่าวจะทำสิ่งใดก่อนหรือหลังก็ได้ ให้คุณ ปล่อยค่าในช่องนี้ว่างไว้ ▪ พิมพ์เอกสารซ้ำต้องอนุมัติระดับ เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดจากการทำงานหรือป้องกันการทุจริต ใน การพิมพ์เอกสารออกทางเครื่องพิมพ์ซ้ำซ้อน คุณสามารถกำหนดระดับของผู้ใช้งานที่มีสิทธิพิมพ์ เอกสารซ้ำได้ เช่น ในกรณีของใบกำกับภาษี ซึ่งควรจะถูกพิมพ์เพื่อเรียกเก็บเงินจากลูกค้าเพียงครั้ง เดียว ให้คุณป้อนระดับผู้ใช้งานที่มีอำนาจในการอนุมัติการพิมพ์เอกสารซ้ำนี้เข้าไป ▪ แยกประเภท VAT ที่รายการสินค้า หากคุณมีการจำหน่ายสินค้าทั้งที่มีภาษีมูลค่เพิ่มและสินค้าที่ ได้รับการยกเว้นภาษี (เช่น สินค้าเกษตร ฯลฯ) ให้คุณระบุค่าในช่องข้อมูลนี้เป็น ‘Y’ ซึ่งทำให้คุณ
51 สามารถป้อนข้อมูลการซื้อหรือขายสินค้าทั้งแบบที่มีภาษี และได้รับการยกเว้นภาษีในใบกำกับภาษี ใบเดียวกันได้ ▪ ตั้งเวลาพักหน้าจอ กำหนดระยะเวลาที่เป็นนาที เพื่อถนอมจอภาพ ในกรณีที่ไม่ได้ใช้เครื่อง คอมพิวเตอร์เป็นระยะเวลานาน ๆ แต่ไม่ได้ปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ หมายเหตุ ระบบสินค้าคงเหลือ รายละเอียดทั่วไป รูปที่ 3 หน้าจอรายละเอียดทั่วไปของระบบสินค้าคงเหลือ ▪ รูปแบบของรหัสสินค้า การกำหนดรูปแบบของรหัสสินค้าเป็นสิ่งที่ผู้วางระบบควรจะพิจารณาให้ ละเอียด รอบคอบ เนื่องจากต้องคำนึงถึงนโยบายของบริษัท, ความสะดวกที่ผู้ใช้งานจะนำไปใช้ รวมทั้ง ข้อจำกัดที่มีอยู่โปรแกรม เป็นต้น โดยรูปแบบของรหัสสินค้าสามารถกำหนดได้ 3 ลักษณะดังนี้ 9 หมายถึง ป้อนได้เฉพาะตัวเข 0-9 เท่านั้น X หมายถึง ป้อนได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร และเครื่องหมายต่าง ๆ ! หมายถึง ป้อนได้เหมือนแบบ X แต่พิเศษกว่าตรงที่ หากป้อนเป็นภาษาอังกฤษตัวเล็ก จะถูกแปลง เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ให้โดยอัติโนมัติ หมายเหตุ สำหรับการกำหนดค่าในข้อ 5 ถึง 8 นั้น สามารถจะไปกำหนดเฉพาะเจาะจงที่เอกสารได้อีก (ที่เมนูระบบ ข้อ4. กำหนดเลขที่เอกสาร) ซึ่งถ้าหากในเอกสารใบใดไม่ได้ กำหนดค่า เฉพาะเจาะจงไว้ โปรแกรมก็จะถือตามค่าที่กำหนดไว้ที่หน้าจอนี้ ในโปรแกรม Express รหัสของสินค้าทั่วไป สินค้าชุด สินค้าบริการ รายได้ ค่าใช้จ่าย จะอยู่ในแฟ้มข้อมูลเดียวกัน ซึ่งหมายถึงว่าการกำหนดรหัสของสินค้า รายได้ ค่าใช้จ่ายดังกล่าวจะต้องเป็นหมวดหมู่ และไม่ซ้ำซ้อนกัน
52 ตัวอย่าง รูปแบบรหัสสินค้าที่กำหนดไว้ในข้อมูลตัวอย่างโปรแกรม 99-!!!!-!!!!!! 9 9 - ! ! ! ! - ! ! ! ! ! ! ตัวที่ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ตัวที่ ความหมายที่จะใช้ 1-2 4-7 9-14 หมวดสินค้า ยี่ห้อของสินค้า รุ่นของสินค้า ตัวอย่างบางส่วนของการกำหนดหมวดสินค้า ยี่ห้อ และรุ่น หมวดสินค้า ยี่ห้อ ยี่ห้อ ความหมาย INTL ASUS GIGA HITC Intel Asustec Gigebyte Hitachi รุ่น รหัสสินค้าที่กำหนดจากตัวอย่างข้างต้น รหัสสินค้า ความหมายจากรหัสสินค้า 01-INTL-CL-600 01-INTL-P3-750 02-ASUS-CUV4X 02-GIGA-6VX7 ซีพียู อินเทล ซิลิลอน 600 Mhz. ซีพียู อินเทล เพนเทียมทรี 750 Mhz. เมนบอร์ด เอซัส CUV4X-133 SOCKET 370 เมนบอร์ด GIGAPYTE GA6VX7 SOCKET 370 หมวดสินค้า ความหมาย 01 02 03 04 รด คช ซีพียู เมนบอร์ด แรม ฮาร์ดดิสก์ รายได้ ค่าใช้จ่าย ซีพียู รุ่น ความหมาย CL-006 P3-750 Celelon 600 Mhz. Pentium III 750Mhz. เมนบอร์ด รุ่น ความหมาย CUV4X 6VX7 CUV4X-133 Socket 370 GA-6VX7SOCKET370
53 ▪ ค้นหาสินค้า กำหนดวิธีการค้นหาสินค้าซึ่งสามารถทำได้ 2 วิธี คือ ค้นหาตามรหัสสินค้าและค้นหาตามชื่อสินค้า โดยจะอำนวยความสะดวกกับผู้ใช้งาน ในขณะที่เปิดบิลซื้อ บิลขาย หรือทำรายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับสินค้า ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าผู้ใช้งานสะดวกกับการค้นหาสินค้าตามรหัสสินค้า หรือตามชื่อของสินค้ามากกว่า ▪ วิธีการคำนวณต้นทุนสินค้า จะต้องไปกำหนดที่เมนู เริ่มระบบ 1.3.2 กลุ่มบัญชีสินค้าที่จะได้กล่าวถึงในหัวข้อ ถัด ๆ ไป ▪ บันทึกบ/ชสินค้าแบบ สามารถกำหนดได้ 2 วิธี Y หมายถึง Perpetual เป็นการบันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง N หมายถึง Periodic เป็นการบันทึกบัญชีสินค้า ณ สิ้นงวด การบันทึกบัญชีแบบ Perpetual บัญชีสินค้าจะมีการเคลื่อนไหวตามรายการซื้อ รายการขาย ตลอดเวลา ทำให้คุณสามารถทราบต้นทุนที่เกิดขึ้นจากบัญชีแยกประเภทต้นทุนขายได้ทันที ดังนั้นการบันทึก บัญชีด้วยวิธีนี้จะไม่มีงบต้นทุนขาย ดังตัวอย่างต่อไปนี้ การซื้อสินค้า การขายสินค้า เดบิต (DR) เครดิต (CR) เดบิต (DR) เครดิต (CR) สินค้า ภาษีซื้อ เงินสด/เช็คจ่าย เงินสด/ลูกหนี้ ภาษีขาย รายได้จากการขาย ต้นทุน สินค้า การบันทึกแบบ Periodic บัญชีสินค้าจะไม่มีการเคลื่อนไหว ดังนั้นจะทราบต้นทุนต่อเมื่อมีการตรวจนับสินค้า (สต็อก) จากนั้นจึงนำตัวเลขสินค้าคงเหลือที่ได้มาเข้าสูตรคำนวณต้นทุนขาย คือ สินค้าต้นงวด + ซื้อสุทธิ - สินค้าปลายงวด ดังนั้นวิธีการบันทึกบัญชีแบบนี้คุณสามารถดูต้นทุนขายได้จากงบต้นทุนขาย ดังตัวอย่าง ต่อไปนี้ การซื้อสินค้า การขายสินค้า เดบิต (DR) เครดิต (CR) เดบิต (DR) เครดิต (CR) ซื้อ ภาษีซื้อ เงินสด/เช็คจ่าย เงินสด/ลูกหนี้ ภาษีขาย รายได้จากการขาย โอนย้ายระหว่างคลัง ซึ่งเมื่อโปรแกรมหาตัวคูณที่กำหนดไว้ล่วงหน้าได้แล้ว คุณจะยอมให้ผู้ใช้งานเปลี่ยนตัวคูณ เหล่านี้ได้อีกหรือไม่ กรณีที่หน่วยนับบางอย่างมีตัวคูณที่ไม่แน่นอน เช่น หน่อยนับของคุณเป็น ห่อ ซึ่งอาจมี 10 ชิ้น หรือ 100 ชิ้นก็ได้ ในกรณีนี้ ก็ควรจะทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้
54 ▪ ยอดคงเหลือสินค้าติดลบได้ กรณีคุณจำเป็นต้องออกบิลขายก่อนที่จะเปิดใบรับสินค้าเข้าในสต็อก ซึ่งอาจจะ เกิดขึ้นเนื่องจากได้รับในกำกับภาษีล่าช้า แต่ตัวสินค้าได้เข้ามาในสต็อกแล้ว กรณีเช่นนี้คุณสามารถกำหนดค่า ให้โปรแกรมยอมให้สินค้ามีการติดลบไปก่อน โดยป้อนค่าในช่องข้อมูลนี้เป็น Y ทั้งนี้เพื่อเปิดบิลขายให้กับลูกค้า ได้ แต่หากไม่ต้องการให้ยอดสินค้าติดลบได้เลย ให้ระบุค่าเป็น N ส่วนในกรณีที่ยอมให้ติดลบได้แต่ต้องได้รับ อนุมัติจากผู้มีอำนาจ ให้ระบุค่าเป็น A โดยระดับของผู้มีอำนาจดังกล่าวจะกำหนดไว้ที่หัวข้อถัดไป ▪ ตัดสินค้าติดลบ ขออนุมัติระดับ หากต้องการตัดสินค้าในขณะที่ไม่มีสินค้าอยู่ในสต็อกจะต้องขออนุมัติจากผู้มี อำนาจในระดับ (0-9) ▪ ระดับการตรวจสอบยอดสินค้าติดลบ การตรวจสอบยอดสินค้าติดลบในขณะที่กำลังป้อนจำนวนสินค้าในบิล ขายหรือใบเบิกสินค้า จะกำหนดค่าได้ 3 ระดับคือ 0 ไม่มีการตรวจสอบยอดสินค้าในสต็อก ในขณะที่มีการขายหรือสินค้าออกเลย ซึ่งจะมีข้อดีคือ ทำให้การตัด สต็อกเป็นไปด้วยความรวดเร็ว เหมาะสำหรับกิจการที่มีระบบการควบคุมสต็อกรัดกุม คือ จะต้องมีการรับ สินค้าเข้ามาก่อนที่จะจ่ายออกไปเสมอ หากคุณเลือกค่านี้จะต้องหมั่นตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือในสต็อก 1 มีการตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือ ณ ปัจจุบันก่อนที่จะมีการตัดสต็อก ซึ่งจะป้องกันปัญหายอดสินค้าคงเหลือ ติดลบได้ในระดับหนึ่ง แต่หากมีการป้อนข้อมูลตัดสต็อกย้อนหลัง อาจจะทำให้มีปัญหายอดสินค้าคงเหลือติด ลบได้เช่นกัน 2 การตรวจสอบยอดสินค้าอย่างเข้มงวด คือ จะตรวจสอบยอดสินค้า ณ วันที่ตัดสินค้าออกจากสต็อก รวมทั้ง ยอดสินค้า ณ ปัจจุบันด้วย ซึ่งหมายถึงหากการตัดสต็อกทำให้ยอดสินค้า ณ วันที่ตัดสต็อกหรือ ณ ปัจจุบันติด ลบ โปรแกรมจะไม่ยินยอมให้ปฏิบัติได้ ระดับการตรวจสอบยอดสินค้าในที่นี้ จะเกี่ยวข้องกับความเข้มงวดในการตรวจสอบยอดสินค้า และมีผลต่อ ความเร็วในการหายอดคงเหลือเพื่อตัดสต็อก ดังนั้นหากคุณกำหนดในช่องข้อมูลยอดคงเหลือสินค้าติดลบได้ เป็น ‘N’ ไว้แล้ว ไม่ว่าจะเลือกระดับการตรวจสอบยอดเป็นระดับใดก็ตาม โปรแกรมก็จะไม่ยินยอมให้ตัดสต็อก ในขณะที่ไม่มีสินค้าอยู่ ▪ ยอมให้เก็บสินค้าได้ทุกคลัง หากมีการจัดเก็บสินค้าไว้หลายคลัง โดยปกติคุณจะต้องเสียเวลาไปสร้างคลังใน สินค้าแต่ละตัวไว้ก่อน แต่ถ้าคุณทำเครื่องหมายที่บรรทัดนี้ คุณสามารถรับสินค้าเข้าได้ทุกคลังแม้ไม่ได้กำหนด คลังของสินค้านั้นเอาไว้ (แต่ก็มีข้อเสีย คือ ถ้าเผลอคีย์คลังผิดเข้าไป โปรแกรมก็สร้างคลังนั้นเอาไว้ อาจทำให้ ข้อมูลคลังของสินค้ากระจัดกระจายได้ ดังนั้นเมื่อใช้งานไประยะหนึ่ง ซึ่งคุณคิดว่าในแต่ละสินค้ามีคลังครบถ้วน ถูกต้องแล้ว ก็ควรกลับมายกเลิกการทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ เพื่อป้องกันไม่ให้คีย์คลังผิด) ส่วนในกรณีที่ ต้อกงารให้รับเข้าได้เฉพาะคลังสินค้าที่กำหนดไว้แล้วเพียงแค่ยกเลิการทำหมาย หรือปล่อยบรรทัดให้ว่างไว้ ▪ ตัดต้นทุนสินค้าแยกตามคลัง ปกติการคำนวณต้นทุนสินค้าในโปรแกรมจะเป็นไปตามวิธีการคำนวณต้นทุนที่ได้ กำหนดไว้ที่เมนู 1.3.2 กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า โดยไม่ว่าคุณจะซื้อสินค้าเข้ามาในคลังสินค้าใดก็ตาม เมื่อมีการ ตัดสต็อก โปรแกรมจะคำนวณต้นทุนโดยไม่สนใจว่าจะเป็นของคลังไหน แต่หากคุณกำหนดให้การตัดต้นทุน สินค้าแยกตามคลัง โปรแกรมจะคำนวณต้นทุนจากคลังที่ตัดจ่ายเท่านั้น
55 ตัวอย่าง หากกำหนดวิธีการคำนวณต้นทุนเป็นแบบเข้าก่อนออกก่อน (FIFO) และมีรายการรับ-จ่ายสินค้า ดังต่อไปนี้ วันที่/เดือน คลัง รับ จ่าย คงเหลือ จำนวน ราคา/หน่วย จำนวน ราคา/หน่วย 01/06 01 10 100 10 03/06 02 25 120 35 04/06 01 15 140 50 07/06 01 15 ? 35 10/06 02 5 ? 30 จากตารางข้อมูลข้างต้น ต้นทุนที่จะตัดจ่ายในวันที่ 7 และวันที่ 10 ของเดือน 6 จะแบ่งเป็นตามกรณีดังนี้ หากตัดต้นทุนแยกตามคลัง วันที่ 07/06 จะตัดต้นทุนออกเท่ากับ (10x100) +(5x140) = 1,700.- วันที่10/06 จะตัดต้นทุนออกเท่ากับ (5x120) = 600.- หากไม่ตัดต้นทุนแยกตามคลัง วันที่ 07/06 จะตัดต้นทุนออกเท่ากับ (10x100) + (5x120) = 1,600.- วันที่ 10/06 จะตัดต้นทุนออกเท่ากับ (5x120) = 600.- ดังนั้นจะสังเกตได้ว่า หากกำหนดให้ตัดต้นทุนแยกตามคลัง เมื่อมีการขายหรือเบิกสินค้าจะตัดทุนสินค้าเฉพาะ คลังสินค้านั้น ๆ ไม่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้าอื่นและการตัดต้นทุนแยกตามคลังทำให้เราทราบได้ว่าคลังใดมีมูลค่า สินค้าคงเหลือเท่าใด ซึ่งจะมีประโยชน์สำหรับธุรกิจบางประเภท เช่น ธุรกิจฝากขาย หรือ ก่อสร้าง ▪ รหัสคลังสินค้าหลัก เป็นคลังสินค้าหลักที่คุณใช้ในการรับหรือจ่ายสินค้า โดยโปรแกรมจะแสดงคลังนี้ขึ้นมาให้ เสมอเมื่อทำรายการที่เกี่ยวข้องกับการรับ-จ่ายสินค้า ในกรณีที่คุณมีคลังสินค้าเดียว ให้ใช้รหัสคลังเป็น 01 แต่ถ้าคุณมีหลายคลังสินค้า หลังจากที่กำหนดรหัสคลังไว้ที่เมนูเริ่มระบบข้อ 2 ตารางข้อมูลในหัวข้อคลังสินค้า เรียบร้อยแล้ว คุณจะต้องมากำหนดค่าตรงนี้ว่าจะให้รหัสคลังใดเป็นคลังหลัก ▪ แสดงหน่วยใหญ่/หน่วยย่อยในรายงานสินค้าคงเหลือ ในโปรแกรม Express คุณสามารถเก็บหน่วยนับของ สินค้าได้มากกว่า 1 หน่วยนับ ตัวอย่างเช่น หากคุณจำหน่ายปากกา อาจจะมีหน่วยนับโหล และด้าม โดยปกติ โปรแกรมจะแสดงยอดในรายงานเป็นหน่วยนับที่เล็กที่สุดเสมอ ในที่นี้คือด้าม แต่หากคุณต้องการให้รายงาน สินค้าคงเหลือแสดงทั้งหน่วยนับใหญ่ และหน่วยนับย่อย ให้คุณทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้เอาไว้ เช่น หากมี ปากกาเหลืออยู่ทั้งหมด 15 ด้าม ในรายงานสินค้าคงเหลือจะแสดงจำนวนคงเหลือเป็น 1 โหล 3 ด้าม เป็นต้น
56 ▪ แก้ไขราคาซื้อ-ขายล่าสุดได้ ตามปกติราคาซื้อหรือราคาขายล่าสุดโปรแกรมจะนำมาจากรายการซื้อ-ขายที่คุณ เข้าในโปรแกรม แต่หากมีความจำเป็นต้องแก้ไขราคาดังกล่าว ซึ่งอาจจะเนื่องจากมีการเปิดบิลขายไปแล้วมา ทำการยกเลิกในภายหลัง ราคาขายล่าสุดจะยังเป็นราคาของในกำกับที่ได้ยกเลิกไป หากคุณกำหนดให้สามารถ แก้ไขราคาขายล่าสุดได้ ก็จะเข้าไปแก้ไขราคาขายล่าสุดที่เมนูรายละเอียดสินค้าได้ ▪ ขาย/เบิกต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ จะให้เตือนทันทีหรือไม่? นอกจากโปรแกรมจะสามารถป้องกันการขายหรือเบิกสินค้า ในขณะที่ไม่มีสินค้าอยู่ในสต็อกได้แล้ว คุณยังสมารถกำหนดให้โปรแกรมเตือนทันทีที่ขายหรือเบิกสินค้าจนทำ ให้ยอดสินค้าคงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น กากคุณมีสินคาคงเหลือในสต็อก 20 หน่วย และ ตั้งจุดสั่งซื้อสินค้าดังกล่าวไว้ที่ 10 หน่วย และต้องการขายสินค้า 15 หน่วย (ซึ่งทำให้สินค้าคงเหลือเพียง 5 หน่วยซึ่งต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ) หากคุณกำหนดให้เตือนทันทีโปรแกรมก็จะคำนวณยอดคงเหลือเทียบกับจุดสั่งซื้อให้ ทุก ๆ ครั้ง (ซึ่งจะทำให้โปรแกรมทำงานช้าลงเล็กน้อย แต่อาจทำให้การควบคุมสินค้าคงเหลือมีรปะสิทธิภาพ ยิ่งขึ้น) ▪ กำหนดช่วงวิเคราะห์อายุสินค้า การที่สินค้าไม่มีการเคลื่อนไหวเป็นเวลานาน (คิดจากวันที่ขายล่าสุด) เป็นสิ่ง หนึ่งที่เตือนถึงปัญหาในการควบคุมสินค้าคงคลัง จึงควรจะวิเคราะห์ระยะเวลาที่สินค้าแต่ละชนิดไม่มีการ เคลื่อนไหว หรือไม่มีการขายเกิดขึ้น ▪ ชื่อฟิลด์เพิ่มเติม คุณสามารถเพิ่มข้อมูลบางอย่างที่โปรแกรมไม่ได้จัดเตรียมไว้ให้ในหน้าจอรายละเอียดสินค้า และสามารถนำข้อมูลทีเพิ่มเติมเหล่านี้ไปแสดงผลในรายงานหรือแบบฟอร์มที่ต้องการได้ ซึ่งประเภทของฟิลด์ที่ คุณสามารถเพิ่มเข้าไปได้จะมีฟิลด์ประเภทวันที่, ตัวเลข และข้อความ ▪ เปลี่ยนชื่อสินค้าในเอกสารรายการประจำวันสินค้า ในเอกสารที่ป้อนที่เมนู สินค้า ข้อ1. ลงประจำวันสินค้า โดยทั่วไปเวลาป้อนรายการสินค้า โปรแกรมจะใช้ชื่อสินค้าตามที่กำหนดไว้ในแฟ้มรายละเอียดสินค้า ดังนั้นชื่อ สินค้าที่เก็บในแฟ้มสต็อกการ์ดจะไม่ได้ใช้ประโยชน์ หากคุณจะดัดแปลงเพื่อนำข้อมูลอื่นมาป้อนเก็บไว้ตรงชื่อ สินค้า ก็จะมีประโยชน์มากขึ้น (เช่นป้อนเป็นเลขที่ใบสั่งผลิตเข้าไปแทน) หากต้องการให้โปรแกรมสามารถ ปฏิบัติในกรณีดังกล่าวได้ก็ให้ทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้เอาไว้ กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า รูปที่ 4 คลิกเข้าเมนูย่อย กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า
57 เพื่อกำหนดวิธีการคำนวณต้นทุนสินค้าและวิธีการบันทึกบัญชีของสินค้าในแต่ละกลุ่มของสินค้า เช่น หากคุณมี รายการสินค้าเป็นจำนวนมาก และแบ่งกลุ่ม ประเภทของสินค้าออกเป็นหลาย ๆ กลุ่ม เช่น หากธุรกิจของคุณ จำหน่ายสินค้าบริโภคทั่ว ๆ ไป เช่น นมข้นหวาน กาแฟ ครีมเทียม ฯลฯ คุณอาจจะแบ่งกลุ่มสินค้าออกเป็น กลุ่มสินค้ากาแฟ ครีมเทียม ของทานเล่น ซึ่งในแต่ละกลุ่มก็จะประกอบไปด้วยสินค้าแต่ละรุ่นหรือแต่ละชนิด เช่น สินค้าในกลุ่มก็อาจจะประกอบไปด้วยกาแฟขนาดใหญ่ กลาง เล็ก หรือในกลุ่มของทานเล่นประกอบไป ด้วย มันฝรั่งทอด ข้าวเกรียบกุ้ง ขนมอบกรอบ ฯลฯ ในการบันทึกบัญชี คุณสามารถแยกเขที่บัญชีที่จะใช้บันทึก นามุดรายวัน สำหรับสินค้าในแต่ละกลุ่มได้โดยจะมีประโยชน์ในการออกงบการเงิน เช่น ในงบกไรขาดทุน คุณ ก็จะสามารถดูต้นทุนขายของสินค้าแต่ละกลุ่มได้เช่นเดียวกัน รูปที่5 หน้าจอกำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า การกำหนดกลุ่มบัญชีสินค้านี้จะถูกนำไปใช้กำหนดให้กับรหัสสินค้าแต่ละตัวที่คุณป้อนไว้ในเมนู สินค้าข้อ2 รายละเอียดสินค้า รายละเอียดของข้อมูลที่ต้องป้อนเข้าไปจะมีดังนี้ ▪ รหัสกุล่มบัญชี เป็นอักษรหรือตัวเลขไม่เกิน 4 ตัวอักษร ▪ คำอธิบายไทยและอังกฤษ เป็นคำอธิบายสั้น ๆ พอให้ทราบว่า ใช้สำหรับสินค้ากุล่มใด ▪ วิธีคิดต้นทุนสินค้า มีอยู่ 2 วิธี คือ เข้าก่อนออกก่อน (FIFO) และถัวเฉลี่ย (Average) ตัวอย่าง หากมีรายการรับ-จ่ายสินค้าดังต่อไปนี้ วันที่/เดือน รับ จ่าย คงเหลือ จำนวน ราคา/หน่วย จำนวน ราคา/หน่วย 01/06 10 100 10 03/06 25 120 35
58 07/06 15 ? 20 08/06 15 140 35 10/06 10 ? 20 จากตารางข้อมูลข้างต้น ต้นทุน(คำนวณแบบไม่แยกตามคลัง) ที่จะตัดจ่ายในวันที่ 7 และวัน่ 10 จะแบ่งเป็น ตามกรณีดังนี้ กรณีใช้วิธีคำนวณต้นทุนแบบ FIFO วันที่ 07/06 ต้นทุนสินค้าที่ขายจะได้เท่ากับ (10x100) + (5x120) = 1,200 วันที่ 10/06 ต้นทุนสินค้าที่ขายจะได้เท่ากับ (5x120) = 600 กรณีใช้วิธีคำนวณต้นทุนแบบ Average ยอดยกมา วันที่ 07/06 มีสินค้า =35ชิ้น เป็นเงิน (10x100) + (25x120) = 4,000 ราคาทุนต่อหน่วยจะได้ 4,000 / 35 = 114.2857 (ถ้าตั้งทศนิยมราคาต่อหน่วยที่ 2 ตำแหน่ง ก็จะปัดเศษทศนิยมเป็น 114.29) วันที่ 07/06 ต้นทุนสินค้าที่ขายจะได้เท่ากับ (15x114.49) = 1,714.35 สิ้นวันที่ 07/06 เหลือสินค้า 20 ชิ้น มูลค่าสินค้า (4,000 – 1,714.35) =2,285.65 สิ้นวันที่ 08/06 เหลือสินค้า 35 ชิ้น มูลค่าสินค้า 2,285 + (15x140) =4,385.65 ราคาทุนต่อหน่วยจะได้ 4,385.65 /35 = 125.3042 (ถ้าตั้งทศนิยมราคาต่อหน่วยที่ 2 ตำแหน่ง ก็จะปัดเศษทศนิยมเป็น 125.30 วันที่ 10/06 ต้นทุนสินค้าที่ขายจะได้เท่ากับ (5x125.30) = 626.50 ▪ บัญชีสินค้า ปกติป้อนเป็นเลขที่บัญชีสินค้าคงเหลือ (ตามผังบัญชี) หรือถ้าเป็นวัตถุดิบก็ป้อนเป็นบัญชี วัตถุดิบคงเหลือ ▪ สำหรับบัญชีที่เหลือ ถ้าป้อนไว้ โปรแกรมก็จะนำไปใช้ลงบัญชีตามนี้ แต่ถ้าไม่ได้ป้อน (ปล่อยว่างไว้) โปรแกรมก็ จะไปดึงเลขที่บัญชีเหล่านี้ที่เมนู เริ่มระบบ ข้อ5.2 กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน มาใช้ลงบัญชี หมายเหตุ ในกรณีที่คุณต้องการลงบัญชีรายได้จากการขาย แยกไปตามประเภทของสินค้า คุณจะต้องสร้างกลุ่มบัญชีให้ครบทุกประเภท เพื่อนำรหัสกุล่มเหล่านี้ไปกำหนด ให้กับสินค้าแต่ละตัว เวลาที่โปรแกรมลงบัญชี ก็จะแยกรายได้ไปตามสินค้าที่ขาย
59 ระบบขายและลูกหนี้ รายละเอียดทั่วไป รูปที่ 6 หน้าจอรายละเอียดทั่วไปของระบบขายและลูกหนี้ ▪ ค้นหาลูกค้า เวลาเปิดบิลขายหรือรับชำระหนี้ โปรแกรมจะแสดงรายชื่อลูกค้าทั้งหมดขึ้นมาให้เลือกนั้น คุณจะ ต้องการให้เรียงลำดับตามรหัสลูกค้าหรือชื่อลูกหนี้ ตัวอย่างเช่น คุณกำหนดรหัสลูกค้าเป็นตัวเลข ทำให้การ ค้นหาตามรหัสไม่สะดวก การกำหนดให้ค้นหาตามชื่อจะทำให้ทำงานง่ายกว่า เป็นต้น ▪ เปลี่ยนชื่อสินค้าในบิลขาย การขายสินค้าให้กับทางราชการ บางครั้งต้องระบุชื่อสินคาในบิลขายให้ตรงกับที่ ใบสั่งซื้อ ดังนั้นให้ทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ ซึ่งเมื่อเปิดบิลโปรแกรมจะให้คุณแก้ไขชื่อสินค้าที่จะพิมพ์ในบิล ได้ แต่หากคุณคิดว่าในธุรกิจของคุณไม่มีกรณีเช่นนี้เกิดขึ้นเลย อาจจะยกเลิกการทำเครื่องหมาย (หรือปล่อย ว่างไว้) เพื่อป้องกันไม่ให้ชื่อสินค้าถูกเปลี่ยนแปลงจากการป้อนข้อมูลผิด ▪ ปรับหน่วยนับขายได้? สินค้าที่คุณจำหน่ายในบางครั้งอาจจะมีหลายหน่วยนับ เช่น กาแฟสำเร็จรูป คุณอาจจะ จำหน่ายทั้งแบบเป็นขวด และเป็นลัง กรณีเช่นนี้คุณควรจะกำหนดให้สามารถปรับหน่วยนับขายขณะที่เปิดบิล ขายได้ ▪ แก้ไขราคาต่อหน่วยขายได้ เมื่อคุณมีการกำหนดราคาขายให้กับสินค้าไปแล้ว (จะกล่าวถึงการกำหนดราคาขาย สินค้าในหัวข้อ ‘กำหนดรายละเอียดสินค้า’) จะยอมให้ผู้ใช้สามารถเปลี่ยนแปลงราคาขายขณะเปิดบิลขายได้ หรือไม่ ถ้าทำเครื่องหมาย โปรแกรมจะข้ามช่องราคาต่อหน่วยไปเลย (ไม่ให้แก้) ยกเว้นว่าราคาเป็นศูนย์ (ไม่ได้ ตั้งราคาไว้) โปรแกรมจึงจะยอมให้ป้อนราคาได้ ▪ ขายต่ำกว่าราคาทุนให้เดือนหรือไม่ กรณีที่มีการขายสินค้าในราคาต่ำกว่าราคาทุนจะให้มีการแจ้งเตือนขึ้นมา หรือไม่ ถ้าคุณกำหนดให้มีการแจ้งเตือน โปรแกรมจะตรวจสอบและแจ้งให้ทราบ ถ้ารายการใดต้นทุนสูงกว่า ราคาขาย
60 หมายเหตุ ▪ ป้อนลำดับรายการสินค้าเองได้ โดยปกติหากคุณมีการลบรายการสินค้าในรายการซื้อหรือขายทิ้ง เมื่อมีการ ป้อนรายการสินค้าใหม่เข้าไป โปรแกรมจะลำดับเลขใหม่ต่อต้านท้ายเสมอ เช่น หากป้อนรายการสินค้าในบิล ขายไว้ทั้งหมด 3 รายการ หากมีการลบรายการสินค้ารายการที่ 2 ทิ้ง เมื่อคุณเพิ่มรายการสินค้าใหม่เข้าไป โปรแกรมจะลำดับรายการเป็นรายการที่ 4 ให้โดยอัตโนมัติ แต่หากคุณต้องให้มีการแทรกรายการที่ป้อนใหม่ เข้าในลำดับเดิมได้ ก็ให้ทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ไว้ ▪ วิธีการหักยอดใบลดหนี้/รับคืน คุณสามารถเลือกรูปแบบการหักยอดได้ 2 วิธีคือ 1. หมายถึง หักจากใบกำกับที่อ้างอิง กล่าวคือ โปรแกรมจะนำยอดใบลดหนี้/รับคืน หักจากยอดคงค้างในบิลขาย (ใบกำกับภาษี) ทันที เมื่อทำการรับชำระหนี้ ยอดหนี้ในบิลขายจะเหลือน้อยลง 2. หมายถึง เก็บไว้หักตอนรับเงิน กล่าวคือ โปรแกรมจะเก็บยอดใบลดหนี้/รับคืนไว้ก่อน โดยยังไม่หักจากบิลขาย ในทันที และตอนที่รับชำระหนี้ ก็สามารถนำยอดใบลดหนี้ ไปหักกับบิลขายเลขที่ใดก็ได้ (ของลูกค้าราย เดียวกัน) ▪ ล็อคเรื่องขายเกินวงเงินที่ S/O โดยปกติโปรแกรมจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานเปิดบิลขายให้กับลูกค้ารายใด ๆ หาก ลูกค้ามียอดหนี้ค้างชำระเกินวงเงินอนุมัติ (Credit Limit) ที่กำหนดไว้ แต่หากคุณทำเครื่องหมายในบรรทัดนี้ไว้ โปรแกรมจะป้องกันไม่ให้เกิดรายการขายตั้งแต่ขั้นตอนที่คุณเริ่มเปิดใบสั่งขาย (Sales Order) ▪ ถ้าลูกค้าเกินวงเงินจะยอมให้ออกเอกสารไปก่อนหรือไม่? กรณีลูกค้าซึ่งมียอดหนี้ค้างชำระเกิดวงเงินอนุมัติที่ได้ กำหนดไว้ จะยินยอมให้เปิดบิลขายไปก่อนได้หรือไม่ หากทำเครื่องหมายที่บรรทัดนี้ไว้ โปรแกรมจะอนุญาตให้ เปิดบิลขายไปก่อนได้ (แต่ยังพิมพ์เอกสารทางเครื่องพิมพ์ไม่ได้ จนกว่าจะผ่านการอนุมัติ) แต่หากไม่มีการทำ เครื่องหมาย (หรือปล่อยว่างไว้) โปรแกรมจะเตือนให้ทราบว่าเกินวงเงิน และจะรอรับรหัสจากผู้มีอำนาจอนุมัติ ก่อน จึงจะยอมให้ปป้อนข้อมูลต่อ ▪ บังคับให้ป้อนคลังสินค้าที่ S/O กรณีที่คุณมีคลังสินค้าหลายคลัง อาจจะกำหนดค่าตรงนี้เป็น Y เพื่อให้ผู้ใช้ป้อน รหัสคลังสินค้าไว้ด้วยในใบสั่งขาย เวลาที่นำใบสั่งขายมาเปิดบิลก็จะง่ายขึ้น แต่หากมีคลังสินค้าเดียว หรือว่า ตอนที่ทำใบสั่งขาย ผู้ที่ป้อนข้อมูลยังตัดสินใจไม่ได้ว่าจะให้ตัดจากคลังสินค้าใด ก็ให้ยกเลิกการทำเครื่องหมาย ในบรรทัดนี้ (หรือปล่องให้ว่างไว้) ▪ ภาระภาษีขาย (สินค้าบริการ) เป็นเกณฑ์ภาษีที่คุณจะเลือกใช้ในกรณีขายสินค้าบริการ เช่น การให้บริการ ซ่อมแซมอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ โดยคุณสามารถจะกำหนดเป็นอย่างใดอย่างหนึ่งระหว่างเกณฑ์สิทธิและเกณฑ์ เงินสด หรือกำหนดให้ผู้ใช้งานเลือกเองเมื่อเปิดบิลขาย ถ้าไม่ต้องการให้ฝ่ายขายรู้ต้นทุนสินค้า ก็ไม่ควรกำหนดทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ เพื่อไม่ให้โปรแกรมเตือน มิฉะนั้นฝ่ายขายจะพยายามป้อนราคาขายลดลงเรื่อย ๆ จน โปรแกรมเตือน ก็จะทราบราคาทุนที่แท้จริงได้
61 ▪ กำหนดช่วงวิเคราะห์อายุลูกหนี้ เพื่อใช้ในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการติดตามหนี้และใช้ประเมินรายรับที่ เกิดขึ้นในระยะเวลาอันใกล้ โดยสามารกำหนดช่วงอายุหนี้ได้ 2 ลักษณะ คือ (ค่าที่กำหนดตรงนี้ สามารถไป เปลี่ยนได้อีก ตอนที่จะพิมพ์รายงาน) เกินกำหนด คุณสามารถเลือกช่วงเวลาในการวิเคราะห์อายุหนี้ที่เกินกำหนดได้ 3 ช่วงเวลา เช่น 7 วัน 15 วัน และ 30 วัน ยังไม่ครบกำหนด สำหรับแยกนหี้ที่ยังไม่ถึงกำหนด ไปตามช่วงเวลาที่ต้องการ ▪ กำหนดระดับวงเงินขายเชื่อ ในกรณีที่มีการกำหนดวงเงินในข้อนี้ไว้ เมื่อลูกค้ารายใดมีหนี้เกินวงเงินที่ถูกกำหนด ไว้ในรายละเอียดของลูกหนี้รายนั้น โปรแกรมก็จะนำยอดหนี้มาเทียบกับวงเงินที่กำหนดไว้ตรงนี้ เพื่อขออนุมัติ ตามระดับที่กำหนดไว้ ตัวอย่างเช่น หากมีการกำหนดระดับวงเงินไว้ ดังนี้ วงเงินระดับ จำนวนเงินไม่เกิน ระดับที่อนุมัติได้ 1 2 3 4 5 20,000.00 50,0000.00 0 5 ถ้าหากลูกหนี้เกินวงเงิน แต่หนี้ที่ค้างชำระไม่ถึง 20,000.- ผู้ใช้ทุกคน (ระดับ 0 ขึ้นไป) สามารถออกบิลได้ (ผู้ที่ ออกบิล เป็นผู้รับผิดชอบเอง) แต่ถ้าหากลูกหนี้เกินวงเงินแต่ค้างชำระไม่เกิน 50,000.- จะต้องได้รับการอนุมัติ จากผู้ใช้ระดับ 5 ก่อน และถ้าลูกค้าค้างชำระตั้งแต่ 50,000.- จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้ระดับ 5 ก่อน และถ้าลูกค้าค้างชำระตั้งแต่ 50,000.- ขึ้นไป จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้ระดับที่มากกว่า 5 เป็นต้น (ซึ่ง การป้อนวงเงินที่หน้าจอรายละเอียดลูกค้า ก็จะเทียบตามเกณฑ์นี้ด้วย) ▪ ขายเกินวงเงิน ขออนุมัติระดับ ในกรณีที่คุณไม่ได้แบ่งระดับวงเงินอนุมัติไว้ในข้อที่แล้วคุณอาจจะกำหนดแค่ เพียงว่า หากมีการขายเกินวงเงินที่ถูกกำหนดในหน้าจอรายละเอียดลูกค้า จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้ใช้งาน ระดับใด หมายเหตุ ▪ ห้ามแกใบสั่งขายในงวดที่ปิดแล้ว ใช้ป้องกันไม่ให้มีการแก้ไขข้อมูลในใบสั่งขายได้อีก หากวันที่ในใบสั่งขายอยู่ ในช่วงเวลาที่ถูกล็อคงวดไปแล้ว ในโปรแกรมจะแบ่งระดับผู้ใช้งานออกเป็น 3 ระดับคือ 0 ถึง 4 – พนักงาน ทั่วไป 5 ถึง 8-หัวหน้าแผนก 9-ผู้จัดการระบบ
62 ▪ ดึงราคาขายจากใบเสนอราคาเสมอ หากพบว่าเคยทำใบเสนอราคาไว้ และอยู่ในกำหนดยืนราคา (ถ้าไม่ติ๊กจะ ถามก่อน) กำหนดให้โปรแกรมดึงราคาขายจากใบเสนอราคาที่ได้เคยเปิดให้กับลูกค้าที่กำลังเปิดบิลขาย โดยไม่ ต้องแสดงหน้าจอให้ทำการยืนยัน ▪ ข้ามช่อง ‘Bill to’ หรือไม่? กำหนดค่าให้ข้ามช่อง ‘Bill to’ ในหน้าจอการป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อความ รวดเร็วในการป้อนข้อมูล กำหนดวิธีการรับชำระหนี้ กำหนดที่เมนู เริ่มระบบ ข้อ 1.5.2 รูปที่ 7 หน้าจอวิธีการรับชำระหนี้ของระบบขายและลูกหนี้ ในการรับชำระหนี้จากลูกค้า คุณสามารถเลือกรูปแบบวิธีการรับชำระหนี้ได้หลากหลายรูปแบบ (สามารถ กำหนดเพิ่มเติมได้อีก) เช่น การรับชำระหนี้ด้วยเงินสด, เช็ครับ, เงินโอนเข้าบัญชี, ดร๊าฟ ฯลฯ การกำหนดค่า ในหน้าจอนี้อาจจะแบ่งได้เป็น 3 ลักษณะคือ เช็ครับ หรือตั๋วเงินประเภทอื่น ๆ ที่ต้องนำฝาก(ขึ้นเงิน) และรอผ่านรายการเข้าบัญชีธนาคาอีกครั้ง เช่น รับ ชำระด้วยเช็คหรือบัตรเครดิต ซึ่งจะต้องกำหนดค่าในช่องเช็ค? ให้เป็น Y เพื่อบังคับให้ผ่านกระบวนการนำฝาก และผ่านเช็คในภายหลัง ดังนั้นในช่องเลขที่บัญชีให้ป้อนเป็นเลขที่บัญชีเช็ครับล่วงหน้า หรือบัญชีอื่นที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้โปรแกรมใช้ลงบัญชีเมื่อรับชำระหนี้ เงินโอนเข้าบัญชี ปกติแล้วรายการโอนเงินนี้ คุณต้องการให้ไปปรากฏในสเตทเมนท์ของธนาคารด้วย ดังนั้นใน ช่องธนาคารจะต้องป้อนรหัสธนาคารไว้ แต่ไม่ต้องป้อนค่าใช้จ่ายในช่องเลขที่บัญชี เพรโปรแกรมจะไปดึงมา จากรายละเอียดธนาคารที่ป้อนไว้อยู่แล้ว ส่วนในช่องเช็ค?ไม่ต้องป้อน เพราะไม่ต้องนำฝากหรือผ่านเช็คอีกครั้ง
63 อื่น ๆ เป็นรายการที่เสร็จสมบูรณ์ภายในขั้นตอนเดียว เช่น รับชำระเป็นเงินสด ซึ่งไม่ต้องผ่านกระบวนการใด ๆ อีก ดังนั้นให้ป้อนเฉพาะค่าในช่องเลขที่บัญชี เป็นบัญชีเงินสด (ถ้าเป็นรายการประเภทอื่น ก็ป้อนบัญชีที่ เกี่ยวข้องลงไป) ระบบซื้อและเจ้าหนี้ รายละเอียดทั่วไป รูปที่ 8 หน้าจอรายละเอียดทั่วไปของระบบซื้อและเจ้าหนี้ ▪ ค้นหาผู้จำหน่าย เวลาเปิดใบสั่งซื้อ ใบรับสินค้า หรือจ่ายชำระหนี้ โปรแกรมจะแสดงรายชื่อผู้จำหน่าย (เจ้าหนี้) ทั้งหมดขึ้นมาให้เลือก คุณจะต้องการให้เรียงลำดับตามรหัสหรือชื่อผู้จำหน่าย ขอแนะนำว่าควรตั้งค่าเป็น 2 เพื่อให้เรียงตัวชื่อจะทำงานง่ายกว่า ▪ เปลี่ยนชื่อสินค้าในบิลซื้อ หากมีความจำเป็นต้องเปลี่ยนชื่อสินค้าชั่วคราว ตัวอย่างเช่นถ้าต้องการให้ชื่อสินค้าที่ ปรากฎในใบสั่งซื้อ เป็นชื่อเดียวกับทางผู้จำหน่าย โดยที่ไม่ต้องการเปลี่ยนชื่อสินค้าที่คุณใช้ภายใน ให้คุณทำ เครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ไว้ ▪ ปรับหน่วยนับซื้อได้? สินค้าที่คุณซื้อในบางครั้งอาจจะมีหลายหน่วยนับ เช่น การแฟสำเร็จรูป คุณอาจจะซื้อทั้ง แบบเป็นขวด และเป็นลัง กรณีเช่นนี้คุณควรจะกำหนดให้สามารถปรับหน่วยนับซื้อได้ ▪ วิธีการหักยอดใบลดหนี้/ส่งคืน คุณสามารถเลือกรูปแบบการหักยอดได้ 2 วิธีคือ 1. หักจากใบรับที่อ้างถึง โปรแกรมจะนำยอดใบลดหนี้/ส่งคืน หักจากยอดคงค้างในบิลซื้อที่อ้างถึงทันที ดังนั้นเมื่อ จ่ายชำระหนี้ ยอดหนี้ในบิลซื้อจะเหลือน้อยลง 2. เก็บไว้หักตอนจ่ายเงิน โปรแกรมจะเก็บยอดใบลดหนี้/ส่งคืนไว้ก่อน โดยยังไม่หักจากบิลซื้อที่อ้างถึงในทันที ดังนั้นตอนที่จ่ายชำระหนี้ สามารถนำยอดใบลดหนี้เหล่านี้ ไปหักกับบิลซื้อเลขที่ใดก็ได้ (ของผู้จำหน่ายราย เดียวกัน)
64 ▪ กำหนดช่วงวิเคราะห์อายุเจ้าหนี้ เพื่อรักษาเครดิตทางการค้าของกินการ ซึ่งสามารถกำหนดได้ 2 ลักษณะ คือ เกินกำหนด สามารถเลือกช่วงในการวิเคราะห์อายุหนี้ค้างชำระที่เกินกำหนดได้ 3 ช่วงเวลา เช่น 7 วัน 15 วัน และ 30 วัน ยังไม่ครบกำหนด คุณสามารถดูยอดหนี้ค้างชำระซึ่งยังไม่ถึงกำหนดชำระเงินตามช่วง ระยะเวลาได้ 3 ช่วงเช่นเดียวกัน ค่าที่กำหนดตรงนี้ สามารถไปเปลี่ยนได้อีกครั้งหนึ่ง ในขณะที่จะสั่งพิมพ์รายงาน ▪ ห้ามแก้ใบสั่งซื้อในงวดที่ปิดแล้ว ใช้เพื่อป้องกันไม่ให้มีการแก้ไขข้อมูลในใบสั่งซื้อได้อีก หากวันที่ในใบสั่งซื้ออยู่ ในช่วงเวลาที่ถูกล็อคงวดไปแล้ว ▪ ข้ามช่อง ‘ Bill to’ หรือไม่? กำหนดค่าให้ข้ามช่อง ‘Bill to’ ในหน้าจอการป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เพื่อความ รวดเร็วในการป้อนข้อมูล วิธีการจ่ายชำระหนี้ เช่นเดียวกับวิธีการรับชำระหนี้ คุณสามารถเลือกรูปแบบวิธีการจ่ายชำระหนี้ได้หลายรูปแบบ รูปที่ 9 หน้าจอวิธีการจ่ายชำระหนี้ของระบบซื้อและเจ้าหนี้
65 ระบบการเงินและเงินฝากธนาคาร รูปที่ 10 หน้าจอระบบการเงินและธนาคาร ▪ ผ่านเช็คจ่ายทันที ในโปรแกรม Express หลังจากคุณจ่ายเช็คไปแล้ว โปรแกรมจะยังไม่ตัดบัญชีเงินฝากให้โดย ทันที โดยต้องการให้คุณตรวจสอบรายการก่อน จึงมาทำรายการผ่านเช็คจ่ายในโปรแกรมอีกครั้งหนึ่ง แต่หาก คุณต้องการให้โปรแกรมผ่านเช็คจ่ายให้ทันที่มีการจ่ายเช็ค ให้คุณทำเครื่องหมายหน้าบรรทัดนี้ไว้ ▪ รหัสธนาคารที่นำเช็คฝากเป็นประจำ กำหนดรหัสของธนคาร ที่คุณนำเช็คที่รับจากลูกค้าฝากเข้าเป็นประจำ โดยโปรแกรมจะแสดงรหัสธนาคารนี้ขึ้นมาให้ก่อนเสมอเมื่อคุณมีการทำรายการนำฝากเช็ค ▪ ยอดเงินขั้นต่ำที่จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย ตามกฎหมายในปัจจุบันกำหนดไว้ว่า ถ้าจ่ายเงินตั้งแต่ 1,000 บาท จะต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายไว้ ดังนั้นให้ป้อนค่านี้เป้น 1,000.00 (หากในอนาคตมีการเปลี่ยนแปลง ก็ให้แก้ไขที่นี้) การกำหนดยอดเงินในช่องข้อมูลนี้จะมีประโยชน์ขณะที่กำลังบันทึกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ซึ่งต้องป้อน ยอดเงินที่จ่าย ถ้าเผลอป้อนน้อยกว่าค่าตรงนี้ โปรแกรมจะแจ้งเตือนให้ทราบ ▪ เลขที่บัตรประกันสังคม และเลขใบอนุญาตกองทุนทดแทน ป้อนเลขประกันสังคมและเลขที่ใบอนุญาตกองทุน ทดแทนของบริษัท (ถ้ามี) และสามารถดึงไปพิมพ์ในใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้ ระบบบัญชี รูปที่ 11 หน้าจอกำหนดค่าเริ่มต้นของระบบบัญชี
66 ▪ รูปแบบของรหัสบัญชี โดยมีสัญลักษณ์ใช้แทนดังนี้ 9 หมายถึง ป้อนได้เฉพาะตัวเลข 0-9 เท่านั้น X หมายถึง ป้อนได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร และเครื่องหมายต่าง ๆ ! หมายถึง ป้อนได้เหมือนแบบ X แต่พิเศษกว่าตรงที่ ถ้าป้อนเป็นภาษาอังกฤษตัวเล็ก จะถูกแปลง เป็นตัวพิมพ์ใหญ่ให้โดยอัติโนมัติ ในโปรแกรมจะมีผังบัญชีเตรียมไว้อยู่แล้ว โดยใช้รูปแบบคือ 9999-99 ขอให้คุณศึกษาวิธีการกำหนดผังบัญชี ก่อนจะมีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงใด ๆ เกี่ยวกับรูปแบบรหัสบัญชีนี้ ▪ ลำดับเลขที่ใบสำคัญ เมื่อคุณมีการบันทึกบัญชีเองโดยตรงที่สมุดรายวัน คุณสามารถเลือกที่จะลำดับเลขที่ ใบสำคัญได้ 4 วิธีคือ 0 ป้อนเลขเอง หมายถึง คุณจะต้องป้อนเลขที่ใบสำคัญเองทุกครั้ง โปรแกรมจะไม่ลำดับเลขที่ให้ 1 YMMDDxx หมายถึง โปรแกรมจะลำดับเลขที่ใบสำคัญให้ โดยขึ้นต้นด้วยเลขท้ายของปี ตามด้วยเดือนและ วันที่ที่มีการบันทึกรายการ ตัวอย่างเช่น หากคุณบันทึกรายการในสมุดรายวัน ในวันที่ 30/06/43 โปรแกรมจะ ลำดับเลขที่ใบสำคัญเป็น 3063001 หากในวันเดียวกันนี้มีการบันทึกรายการเพิ่ม ก็จะลำดับต่อเนื่องไปเป็น 3063002 2 YMMxxxx หมายถึง โปรแกรมจะลำดับเลขที่ใบสำคัญให้ โดยขึ้นต้นด้วยเลขท้ายของปีตามด้วยเดือน ตัวอย่างเช่น หากคุณบันทึกรายการในสมุดรายวัน ในวันที่ 30/06/43 โปรแกรมจะลำดับเลขที่ใบสำคัญเป็น 306001 หากในวันเดียวกันนี้มีการบันทึกรายการเพิ่ม ก็จะลำดับต่อเนื่องไปเป็น 306002 3 YYMMxxxx เหมือนกับแบบที่ 2 แต่ตรงเลขปีจะเป็น 2 หลัก (ซึ่งน่าใช้กว่า) เลขที่ใบสำคัญที่ โปรแกรม ลำดับให้ก็จะเป็น 43060001 4 YYMMDDxxx จะคล้ายแบบที่ 1 แต่ตรงเลขปีจะเป็น 2 หลัก รายการจ่ายเงินสดย่อย ▪ ข้อความ 1-4 ใช้สำหรับพิมพ์รายงานสมุดเงินสดย่อย ซึ่งคุณสามารถแยกค่าใช้จ่ายที่ต้องการดูเป็นพิเศษได้ 4 บัญชี ดังนั้นให้ป้อนข้อความที่จะใช้แสดงที่ส่วนหัวของรายงานแต่ละคอลัมน์ไว้ที่นี่ ▪ เลขที่บัญชี ป้อนเลขที่บัญชีที่เกี่ยวข้องกับข้อความของแต่ละคอลัมน์ ซึ่งคุณอาจจะคลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกรายการจากในผังบัญชีก็ได้ เมื่อพิมพ์รายงาน โปรแกรมจะดึงค่าที่กำหนดไว้ในหน้าจอนี้ ไปสร้างรายงาน (ดูรูปด้านล่างประกอบ) โดย ค่าใช้จ่ายอื่นที่ไม่ตรงกับที่กำหนดไว้ จะถูกนำไปแสดงในช่องสุดท้ายเป็น “คชจ.อื่น ๆ” ถ้าภายหลังต้องการ เปลี่ยนเลขที่บัญชีใหม่ ก็สามารถทำได้ โดยมาแก้ไขที่หน้าจอนี้ ซึ่งจะไม่มีผลกระทบกับข้อมูลที่เคยป้อนไว้ เพราะค่าตรงนี้ถูกนำไปใช้เพื่อพิมพ์รายงานเท่านั้น
67 รายงานเงินสดย่อย ค่าเครื่องเขียน ค่าน้ำมันรถ ค่าล่วงเวลา ค่ารับรอง คชจ.อื่น ๆ x,xxx.xx x,xxx.xx x,xxx.xx x,xxx.xx x,xxx.xx ระบบทรัพย์สินถาวร รายละเอียดทั่วไป รูปที่ 12 รายละเอียดทั่วไปของระบบทรัพย์สินถาวร ▪ รูปแบบของรหัสทรัพย์สิน จะมีสัญลักษณ์ใช้แทนเช่นเดียวกันรูปแบบของรหัสสินค้าและรูปแบบของรหัสบัญชี ดังนั้นคุณสามารถเลือกที่จะใช้ตัวอักษร, ตัวเลขหรือเครื่องหมายที่เหมาะสมได้ ▪ คิดค่าเสื่อมราคาขณะบันทึกทรัพย์สิน เลือกให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคาให้ทันทีหลังจากป้อนทรัพย์สินแต่ ละรายการเสร็จ หรือต้องการสั่งให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมเองหลังจากป้อนทรัพย์สินครบทุกรายการแล้ว วัตถุประสงค์หลักของการกำหนดค่าตรงนี้คือ เมื่อเริ่มแรกที่ใช้โปรแกรม ซึ่งต้องป้อนรหัสทรัพย์สินจำนวนมาก เข้าไป ดังนั้นควรกำหนดค่าตรงนี้เป็น ยังไม่คิด ไว้ก่อน (เพื่อไม่ให้เสียเวลาคำนวณขณะกำลังป้อน) เมื่อป้อนจน ครบทุกตัว จึงไปสั่งให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมให้ทีเดียว จากนั้นให้กลับมากำหนดค่าตรงนี้เป็น คิดทันที ไว้ เผื่อคราวต่อไปที่ซื้อทรัพย์สินใหม่มาเพิ่มเติม โปรแกรมจะได้คำนวณค่าเสื่อมให้เลย ▪ คิดค่าเสื่อมราคารายเดือน กำหนดการคิดค่าเสื่อมราคา ว่าจะคำนวณเป็นแบบรายเดือนหรือรายปี ซึ่งจะมีผล ต่อการลงบัญชีค่าเสื่อมราคาในสมุดรายวันด้วย ว่าจะเป็นการบันทึกบัญชีทุก ๆ เดือน หรือบันทึก ณ วันสิ้นปี เพียงครั้งเดียว
68 กำหนดกลุ่มบัญชีทรัพย์สิน รูปที่ 13 หน้าจอกำหนดกลุ่มบัญชีทรัพย์สิน เช่นเดียวกับการกำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า การกำหนดกลุ่มบัญชีทรัพย์สิน จะเป็นการกำหนดวิธีการลงบัญชีของ ทรัพย์สินในแต่ละกลุ่ม เช่น คุณมีรายการทรัพย์สินแยกเป็นกลุ่ม (หมวด) ได้แก่ อุปกรณ์สำนักงาน ยานพาหนะ อาคาร ฯลฯ ซึ่งในแต่ละกลุ่มก็จะประกอบไปด้วยทรัพย์สินหลายชนิด อาทิอุปกรณ์สำนักงานอาจจะประกอบ ไปด้วย โต๊ะ, เก้าอี้, คอมพิวเตอร์ เป็นต้น ดังนั้นจึงต้องตั้งรหัสกลุ่มบัญชีที่จะใช้สำหรับกำหนดให้ทรัพย์สินแต่ละตัว เพื่อให้ลงบัญชีได้ถูกต้อง
69 บทที่ 6 การกำหนดรอบบัญชีและตารางข้อมูล ก่อนเริ่มปฏิบัติงานในโปรแกรม จะต้องมีกำหนดรอบระยะเวลาบัญชีที่จะทำงานเนื่องจากข้อมูลทางบัญชี จะต้องมีการประมวลผลหรือปิดบัญชีอย่างน้อยปีละครั้ง ซึ่งโปรแกรมจะต้องทราบว่ารอบบัญชีดังกล่าวจะเริ่ม ตั้งแต่วันที่ใด และสิ้นสุดเมื่อใด นอกจากนี้การกำหนดรอบบัญชี ยังช่วยลดข้อผิดพลาดในการใช้งานได้ โดย โปรแกรมจะป้องกันไม่ให้ป้อนข้อมูลที่อยู่นอกเหนือจากรอบบัญชีที่กำหนดไว้ สำหรับตารางข้อมูล จะเป็นฐานข้อมูลย่อย ที่จะถูกนำไปใช้เป็นส่วนประกอบในการป้อนแฟ้มข้อมูลหลัก ตัวอย่างเช่น ในแฟ้มข้อมูลสินค้า คุณจะต้องป้อนหมวดสินค้าและหน่วยนับหรือในแฟ้มข้อมูลลูกค้า คุณจะต้อง ป้อนประเภทลูกค้า เขตการขาย ฯลฯ ซึ่งข้อมูลย่อยเหล่านี้ควรจะถูกเตรียมให้เรียบร้อย (ที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ 2. ตารางข้อมูล) ก่อนที่จะเริ่มป้อนข้อมูลในแต่ละแฟ้มข้อมูลหลัก การกำหนดรอบบัญชี การกำหนดรอบบัญชี เป็นการกำหนดระยะเวลาที่สามารถจะปฏิบัติงานในโปรแกรม Express ได้ซึ่งโปรแกรม ได้เตรียมรอบระยะเวลาบัญชีให้คุณสามารถปฏิบัติงานได้ 24 งวด ทำให้สามารถปฏิบัติงานต่อเนื่องกันได้ 2 ปี โดยยังไม่ต้องปิดบัญชี เพราะว่าในทางปฏิบัติมักจะปิดบัญชีล่าช้าจนเลยครึ่งปีถัดไปเสมอ ๆ เมื่อเริ่มใช้งาน โปรแกรมครั้งแรกนั้น คุณจะต้องเข้ามากำหนดวันที่เริ่มรอบบัญชีของคุณ และในรอบปีถัด ๆ ไป จะมีการ กำหนดรอบใหม่ในขั้นตอนการปิดประมวลผลสิ้นปี ซึ่งจะได้กล่าวต่อไปในบทที่ 22 รูปที่ 1 หน้าจอกำหนดรอบบัญชี
70 วันที่เริ่มรอบบัญชี ไม่ใช่วันที่ที่คุณเริ่มใช้โปรแกรม แต่เป็นวันเริ่มรอบระยะเวลาบัญชีที่ยื่นงบเสียภาษีของบริษัท ของคุณ โดยส่วนใหญ่มักจะเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม ตัวอย่าง หากคุณเริ่มใช้งานโปรแกรม Express ในเดือน มิถุนายน แต่รอบระยะเวลาบัญชีของคุณคือ 1 ม.ค. – 31 ธ.ค. ดังนั้นให้คุณกำหนดวันที่เริ่มรอบบัญชีเป็นวันที่ 1 มกราคม จากนั้นโปรแกรมจะคำนวณวันสิ้นงวดในแต่ละงวดให้โดยอัติโนมัติทั้ง 24 งวด สำหรับบางบริษัทที่ วันสิ้นงวดไม่ใช่วันสิ้นเดืนอ ก็สามารถแก้ไขใหม่ได้ ในกรณีที่มีการแก้ไขวันที่เริ่มรอบบัญชี โปรแกรมจะแสดงหน้าจอแจ้งเตือนดังในรูป ขอให้อ่านข้อความเพื่อทำ ความเข้าใจ และหากต้องการยืนยันแก้ไขให้พิมพ์คำว่า ‘YES’ ลงในช่องข้อมูล เพื่อทำการยืนยัน รูปที่ 2 หน้าจอแจ้งเตือนหากมีการแก้ไขวันที่รอบบัญชี หลังจากกำหนดรอบบัญชีตรงนี้เรียบร้อย และมีการเดินรายการรายวันประจำวัน โปรแกรมจะสะสมยอด เคลื่อนไหวต่าง ๆ เช่น ยอดขายของสินค้าแต่ละตัว ยอดเดบิต/เครดิตของแต่ละบัญชี ฯลฯ เก็บไว้เพื่อเวลาที่ พิมพ์รายงาน จะได้ทราบว่าแต่ละวงดมียอดเท่าใด ฉะนั้นเมื่อเดินรายการไปแล้ว ห้ามกลับมาแก้ไขรอบบัญชีอีก เพราะจะทำให้ยอดที่เคยสะสมไว้ในแต่ละงวด ไม่เปลี่ยนไปตามงวดที่แก้ กำหนดตารางข้อมูล ก่อนที่คุณจะกำหนดแฟ้มข้อมูลหลัก ได้แก่ แฟ้มรายละเอียดสินค้า, รายละเอียดลูกค้า, รายละเอียดผู้จำหน่าย ฯลฯ มีข้อมูลย่อยบางอย่างซึ่งจำเป็นต้องใช้งานในหน้าจอแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้ ที่คุณจะต้องจัดเตรียมไว้ก่อน เช่น รหัสหน่วยนับ, คลังสินค้า, หมวดสินค้า ฯลฯ เป็นต้น
71 รูปที่3 เมนูย่อย ภายใต้เมนู เริ่มระบบ ข้อ2. ตารางข้อมูล วิธีการใช้งานในแต่ละเมนูย่อยเหล่านี้จะเหมือน ๆ กัน เมื่อคลิกเลือกเข้ามาในหน้าจอของแต่ละเมนูย่อยแล้ว จะพบข้อมูลที่โปรแกรมได้เตรียมไว้ให้ในเบื้องต้น ดังรูป รูปที่ 4 หน้าจอกำหนดตารางข้อมูลหน่วยนับ คุณสามารถเพิ่ม แก้ไข หรือลบรายการเหล่าได้ รายละเอียดข้อมูลที่คุณต้องป้อนดังนี้ ▪ รหัส เป็นตัวอักษรหรือตัวเลขเพื่อใช้สื่อความหมายของแต่ละข้อมูล ซึ่งจะถูกนำไปใช้ในการป้อนข้อมูลใน หน้าจอของเมนูต่าง ๆ จากในรูป หน่วยนับรหัส ‘กล’ จะหมายถึงหน่วยนับกล่อง หรือ ‘คร’ เป็นรหัสของ หน่วยนับเครื่อง
72 ▪ ชื่อย่อไทย เป็นคำย่อภาษาไทยของรหัสที่คุณกำหนดเข้าไป ตัวอย่างเช่น ‘กล่อง’ เป็นคำย่อของ กล หรือ ‘เครื่อง’ เป็นคำย่อยของ คร คุณสามารถนำคำย่อนี้ไปใช้แสดงในแบบฟอร์มหรือรายงานตามความต้องการ ▪ ชื่อย่อEng เป็นคำย่อภาษาอังกฤษของรหัสที่คุณกำหนดเข้าไป คุณสามารถนำคำย่อนี้ไปใช้แสดงในแบบฟอร์ม หรือรายงานตามความต้องการ ▪ ชื่อเต็มไทย รายละเอียดเป็นภาษาไทยเต็มรูปแบบของรหัสที่คุณกำหนด โดยคุณสามารถนำไปใช้ในแบบฟอร์ม หรือรายงานต่าง ๆ ได้เช่นเดียวกัน ▪ ชื่อเต็มEng รายละเอียดเป็นภาษาอังกฤษเต็มรูปแบบของรหัสที่คุณกำหนด โดยคุณสามารถนำไปใช้ใน แบบฟอร์มหรือรายงานได้ (เฉพาะโปรแกรมชุดภาษาอังกฤษเท่านั้น) ตัวอย่างตารางข้อมูลในโปรแกรม หน่วยนับ หน่วยนับของสินค้าทั้งหมดที่มีเพื่อซื้อ-ขาย (ดูรูปที่ 3 ประกอบ) จะมีช่องข้อมูลพิเศษ คือช่อง อัตรา ซึ่งจะเป็นตัวคูณหน่วยนับที่คุณป้อนเข้าไปนี้ให้เป็นหน่วยนับย่อย ตัวอย่างเช่น หากคุณป้อนหน่วยนับโหลและ ป้อนอัตราเป็น 12 เมื่อนำไปใช้สินค้าใดก็ตามที่มีหน่วยนับเป็นโหล โปรแกรมจะคูณด้วย 12 ก่อนที่จะเก็บเป็น หน่วยย่อย ซึ่งจะได้กล่าวถึงตัวคูณให้เป็นหน่วยนับย่อยอีกครั้งในหัวข้อ ‘การกำหนดรายละเอียดสินค้า’ คลังสินค้า สถานที่เก็บสินค้าหรือโกดังสินค้า รูปที่ 5 ตัวอย่างตารางข้อมูลคลังสินค้า หมวดสินค้า ใช้สำหรับหมวดหรือประเภทของสินค้า ดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดหมวดสินค้าได้ที่ หัวข้อ ‘รายละเอียดสินค้า’
73 รูปที่ 6 ตัวอย่างตารางข้อมูลหมวดสินค้า ประเภททรัพย์สิน การจัดแบ่งหมวดหรือชนิดของทรัพย์สินที่มีอยู่ภายในบริษัท โดยอาจจะแบ่งตามชนิดของ ทรัพย์สิน เช่น เฟอร์นิเจอร์, อุปกรณ์สำนักงาน หรือแบ่งตามสถานที่ที่มีทรัพย์สินนั้นอยู่ เช่น แผนกบัญชี, แผนกสไตร์ ฯลฯ รูปที่ 7 ตัวอย่างตารางข้อมูลประเภททรัพย์สิน สถานะใบเบิกเงินสดย่อย เพื่อใช้สำหรับกำหนดสถานะของในเบิกเงินสดย่อย เช่น กรณีเบิกเงินสดย่อยโดยไม่มี เอกสารหลักฐานมาแสดง หรือมีเอกสารมาแสดงไม่ครบถ้วน
74 รูปที่ 8 ตัวอย่างสถานะใบเบิกเงินสดย่อย หมวดภาษีหัก ณ ที่จ่าย แบ่งตามประเภทของแบบยื่นภาษี รูปที่9 ตารางข้อมูลหมวดภาษีหัก ณ ที่จ่าย ตารางข้อมูลทั้งหมดข้างต้นจะถูกใช้ในการปฏิบัติงานในโปรแกรม Express เกือบทุกหน้าจออย่างไรก็ตามคุณ สามารถเข้ามาเพิ่มรหัส หรือแก้ไขคำอธิบายได้ตลอดเวลา โดยมีข้อควรระวังคือจะต้องไม่ลบหรือแก้ไขรหัส ตารางข้อมูลใดที่ถูกนำไปอ้างถึงในการเดินรายการแล้ว
75 กำหนดแผนก คุณสามารถกำหนดแผนกในโปรแกรม เพื่อนำไปวิเคราะห์การดำเนินงานของแผนก/ส่วนงาน/ฝ่ายโดยใช้งบ ทางบัญชี แผนกในที่นี้ไม่จำเป็นต้องใช้ในการแบ่งแผนกตามโครงสร้างของบริษัทเท่านั้น (ตามโครงสร้างบริษัท มักจะแบ่งแผนกเป็น แผนกบัญชี แผนกการเงิน แผนกขาย แผนกสโตร์ แผนกธุรการ หรือแผนกอื่น ๆ) คุณ อาจจะแบ่งแผนกเป็นส่วนที่มีความเกี่ยวข้องกับการทำกำไรของบริษัท เช่น แผนกขายซึ่งคุณอาจจะแบ่งเป็น ทีมขายย่อย ๆ เช่น ทีมขายที่ 1, ทีมขายที่ 2 (โดยตั้งเป็นแผนกขาย 1 ขาย2) คุณก็สามารถวัดผลการทำงานแต่ ละทีมงานได้ โดยเมื่อพิมพ์งบการเงิน สามารถระบุว่าจะเอาแผนกใด (ถ้าจะดูแผนกขายทั้งหมด ให้ป้อนรหัส แผนกตอนที่พิมพ์รายงานเป็น ขาย*) รูปที่ 10 หน้าจอการกำหนดแผนกของโปรแกรม แผนกที่คุณกำหนดนี้ จะถูกนำไปใช้ในการเดินรายการต่าง ๆ ของโปรแกรม เช่น การเปิดบิลซื้อ บิลขาย รับ ชำระหนี้ จ่ายชำระหนี้ ฯลฯ ซึ่งที่หน้าจอเหล่านี้ จะมีช่องให้ป้อนแผนก และถ้าในผังบัญชีมีการระบุให้แยก แผนกในบัญชีย่อยไว้ โปรแกรมก็จะลงบัญชีแยกแผนกให้โดยอัตโนมัติ (แต่ในบางหน้าจอแม้มีการป้อนแผนก แต่จะไม่มีผลทางด้านบัญชี เช่น หน้าจอใบวางบิล, ใบสั่งซื้อ ,ใบโอนย้ายสินค้าระหว่างคลัง ฯลฯ เพราะเอกสาร เหล่านี้ไม่ลงบัญชี)
76 บทที่ 7 การกำหนดแฟ้มข้อมูล การป้อมข้อมูลในโปรแกรมบัญชีคอมพิวเตอร์ อาจแตกต่างจากการทำบัญชีด้วยมือ ในแง่ของ กระบวนการทำงาน ซึ่งโปรแกรมบัญชีจะอำนวยความสะดวกในการทำงานทุกๆ ขั้นตอน เช่น เมื่อมีกทารขาย เงินเชื่อ โปรแกรมจะตั้งยอดลูกหนี้ บันทึกบัญชี และตัดสินค้าออกจากสต๊อกให้โดยอัตโนมัติ หรือแม้กระทั่ง วิธีการป้อนข้อมูลก็เปลี่ยนแปลงจากการที่ต้องบันทึกรายการบัญชีด้วยมือมาเป็นการใช้แป้นพิมพ์หรือคีย์บอร์ด แต่มีองค์ประกอบอีกหลายๆอย่างที่จะต้องปฏิบัติเหมือนๆกันคือ การกำหนดฐานข้อมูลที่จำเป็น เช่น ผังบัญชี รายละเอียดเกี่ยวกับลูกค้า(ลูกหนี้) รายละเอียดผู้จำหน่าย(เจ้าหนี้) รายละเอียดสินค้า ซึ่งมีความจำเป็นต่อการ เป็นข้อมูลแลผลลัพธ์ที่จะได้จากการประมวลผลของโปรแกรมมาก ถ้าหากคุณสามารถกำหนดฐานข้อมูลต่างๆ ดังกล่าวได้อย่างเป็นระเบียบเป็นหมวดหมู่ ก็จะเกิดความสะดวกที่ผู้ใช้งานในแผนต่างๆ จะสามารถนำไปใช้งาน ได้อย่างสมบูรณ์และถูกต้อง ลดข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลหรือไม่เกิดข้อผิดพลาดขึ้นเลย ดังนั้นการกำหนด ฐานข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูลหลักจึงเป็นหน้าที่ของผู้รับผิดชอบในทุกๆ หน่วยงานจะต้องวางแผน ออกแบบ โดย คำนึงถึงผลลัพธ์ที่ต้องการจะได้จากโปรแกรม และข้อจำกัดที่โปรแกรมมีอยู่ ข้อควรระวังเกี่ยวกับการกไหนดแฟ้มข้อมูลหลักคือ เมื่อคุณมีการกำหนดแฟ้มข้อมูลหลักและได้นำ ข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลักนั้นไปทำการเดินรายการแล้ว ไม่ควรย้อนกลับมาทำการแก้ไขรายละเอียดต่างๆ ใน แฟ้มข้อมูลหลักนั้น เช่น หากคุณกำหนดแฟ้มข้อมูลหลักของสินค้า และได้นำรหัสสินค้านั้นไปใช้ในการทำ รายการซื้อหรือขายแล้ว การแก้ไขรายละเอียดที่เกี่ยวกับตัวสินค้า เช่น หน่วยนับสินค้า ราคาของสินค้า โปรแกรมจะไม่ได้แก้ไขรายละเอียดดังกล่าวในรายการซื้อหรือขายที่มีการทำรายการไปแล้วให้ แฟ้มข้อมูลทั้งหมดในโปรแกรม แฟ้มข้อมูลหลักในโปรแกรมจะประกอบไปด้วยแฟ้มข้อมูลดังนี้ . ผังบัญชี . รายละเอียดลูกค้า . รายละเอียดสินค้า . รายละเอียดพนักงานขาย . รายละเอียดสินค้าชุด . รายละเอียดบัญชีเงินฝาก . รายละเอียดสินค้าบริการ . รายละเอียดค่าใช้จ่าย . รายละเอียดผู้จำหน่าย . รายละเอียดรายได้
77 ก่อนเริ่มกำหนดแฟ้มข้อมูลหลัก มีช่องข้อมูลบางช่องที่จะถูกกล่าวถึงบ่อยครั้งในเนื้อหาของบทนี้ ดังนั้นจึงขออิบายวิธีการป้อนข้อมูล ดังกล่าวนี้ต่อไป ประเภทราคา เพื่อระบุว่าราคาสินค้าแต่ละรายการ ที่คุรป้อนข้อมูลเข้าไปไม่เป็นราคาที่รวม VAT แล้ว หรือไม่โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ . 0 หมายถึงราคาสินค้าได้รับการยกเว้นภาษี . 1 หมายถึง ราคาสินค้าได้รวมภาษีไว้แล้ว . 2 หมายถึง ราคาสินค้ายังไม่รวมภาษี ตัวอย่างเช่น หากคุณซื้อสินค้าราคา 100 บาท จะได้ภาษีมูลค่าเพิ่มดังกรณีต่อไปนี้ ประเภทราคา 0 โปรแกรมจะไม่คำนวณภาษีให้ ประเภทราคา 1 จะได้ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม 6.54 (คำนวณจาก 100*7/107) ประเภทราคา 2 จะได้ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 (คำนวณจาก 100*7/100) ส่วนลด คุณสามารถป้อนได้ทั้งแบบที่เป้นจำนวนเงิน เช่น 1500.00 หรือแบบที่เป็นอัตราเปอร์เซ็นต์ เช่น 10% และยังสามารถป้อนเป็นส่วนลดซ้อนได้ เช่น 5+2% โดยวิธีการป้อนเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์คุณอาจจะป้อนเป็น 10% เลยหรือป้อนเป็น 10+ และกด <Enter> โปรแกรมจะเปลี่ยนเป็น 10% ให้โดยอัตโนมัติ ราคาขาย 1-5 คุณสามารถกำหนดราคาของสินค้าได้ 5 ราคา โดยอาจจะแบ่งตามเครดิตของลูกค้า เช่น ราคา ขายที่ 1 สำหรับลูกค้าชั้นดี ราคราที่2 สำหรับลูกค้าทั่วไป หรืออาจจะแบ่งตามประเภทของลูกค้า เช่น ราคาที่ 1 สำหรับตัวแทนจำหน่าย ราคาที่ 2 สำหรับลูกค้าประจำ และราคาที่ 3 สำหรับลูกค้าขายปลีก ฯลฯ นอกจากนั้นยังมีวิธีการใช้งานที่คล้ายคลึงกันในแต่ละหน้าของการกำหนดแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น การค้นหาข้อมูล การพิมพ์ข้อมูลลงในสติ๊กเกอร์ ซึ่งขอกล่าวในตอนต้นเนื้อหานี้ เพื่อให้เนื้อหาที่จะกล่วถึงในการกำหนแฟ้มข้อมูล หลักแต่ละแฟ้มมีการกระชับและชัดเจนมากขึ้น การค้นหาข้อมูลที่ต้องการ หากคุณต้องการค้นหาข้อมูลจากแฟ้มข้อมูลหลักที่ต้องการ เช่น รายละเอียดของลูกค้าหรือสินค้า จากนั้นจึง ป้อนรหัสในรูปเป็นการค้นหารหัสลูกค้าที่ต้องการ
78 รูปที่1 ป้อนรหัสลูกค้าที่ต้องการ แต่หากไม่ทราบรหัส คุณสามารถค้นหาตามชื่อของลูกค้าหรือสินค้าได้ โดยการเลือกที่เมนูย่อยของไอคอน ค้นหาข้อมูล (หรือกด<Ctrl+S>) และป้อนชื่อที่ต้องการ โดยอาจจะป้อนตัวอักษรขึ้นต้นของชื่อเพียงบางส่วน และหลังกด <Enter> แล้ว โปรแกรมจะแจ้งว่าค้นหาไม่พบ แจ่ก็จะแสดงรายชื่อลูกค้าที่ขึ้นด้วยตัวอักษรที่คุณ ป้อนเข้าไปขึ้นมา วิธีการค้นหาข้อมูลข้างต้นนี้ คุณสามารถใช้ได้กับหน้าจอแฟ้มข้อมูลหลักของโปรแกรมทุกหน้าจอ เช่น รายละเอียดผู้จำหน่าย รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดสินค้า ผังบัญชี ฯลฯ การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติม ในแต่ละหน้าจอแฟ้มข้อมูลหลัก หากคุณมีรายละเอียดเพิ่มเติมซึ่งไม่สามารถป้อนไว้ในช่องข้อมูลที่ ไปร่วมได้ จัดเตรียมไว้ให้ คุณสามารถป้อนข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมได้โดยคลิกไอคอน เพิ่ม เสื้อหมายเหตุของ เอกสาร (หรือกด Alt+R>) ที่หน้าจอของแฟ้มข้อมูลหลัก จากในรูปเป็นหมายเหตุ เพิ่มเติมที่หน้าจอ รายละเอียดสินค้า ซึ่งคุณสามารถป้อนได้ทั้งหมดอีก 10 บรรทัด เมื่อป้อนหมายเหตุ ในแต่ละหน้าจอแฟ้มข้อมูลหลัก หากคุณมีรายละเอียดเพิ่มเติมซึ่งไม่สามารถป้อนไว้ในช่องข้อมูลที่ ไปร่วมได้ จัดเตรียมไว้ให้ คุณสามารถป้อนข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมได้โดยคลิกไอคอน เพิ่ม เสื้อหมายเหตุของ เอกสาร (หรือกด Alt+R>) ที่หน้าจอของแฟ้มข้อมูลหลัก จากในรูปเป็นหมายเหตุ เพิ่มเติมที่หน้าจอ รายละเอียดสินค้า ซึ่งคุณสามารถป้อนได้ทั้งหมดอีก 10 บรรทัด เมื่อป้อนหมายเหตุ
79 รูปที่ 2 การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติมในหน้าจอแฟ้มข้อมูลหลัก อย่างไรก็ตามในบางหน้าจอของแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น รายละเอียดลูกค้าหรือรายละเอียดผู้จำหน่าย คุณจะ สามารถป้อนหมายเหตุได้เพียง 5 บรรทัด การพิมพ์รายชื่อลงในซองจดหมายหรือสติกเกอร์ คุณสามารถพิมพ์รายชื่อลูกค้า ผู้จำหน่ายหรือสินค้า เพื่อจำหน้าซองจดหมาย หรือพิมพ์ลงในสติ๊กเกอร์ โดย คลิกที่ไอคอนพิมพ์เอกสารบนแถบเครื่องมือ ที่หน้าจอของแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น รายละเอียดลูกค้า และเลื่อนไป ยังเมนูพิมพ์จะปรากฏหน้าจอดังในรูป รูปที่ 3 การสั่งพิมพ์จ่าหน้าซองจดหมายหรือพิมพ์ลงสติ๊กเกอร์ ให้คุณเลือกหัวข้อที่จะสั่งพิมพ์ เช่น พิมพ์จ่าหน้าซองจดหมายหรือพิมพ์ชื่อที่อยู่ลูกค้าลงสติ๊กเกอร์
80 รูปที่ 4 ตัวอย่างการพิมพ์ชื่อที่อยู่ลูกค้าจ่าหน้าซองจดหมาย การพิมพ์ข้อมูลเพื่อจำหน้าซองจดหมายหรือพิมพ์ลงสติ๊กเกอร์นี้ แฟ้มข้อมูลหลัก 3 แฟ้ม คือ รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดผู้จำหน่าย และรายละเอียดสินค้า กำหนดผังบัญชี หากคุณทำธุรกิจซื้อมาขายไป คุณสามารถนำผังบัญชีที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปใช้งานหรืออาจจะมี การ เปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมเพียงบางส่วนเท่านั้น ก่อนแก้ไขผังบัญชีไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม/แก้ไข/ลบ ควร จะทำความ เข้าใจในโครงสร้างผังบัญชีของโปรแกรม และความสัมพันธ์ของระบบบัญชีกับระบบอื่น ๆ ของโปรแกรมให้ดี ก่อน การกำหนดผังบัญชีให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชี ข้อ 2 จะพบกับหน้าจอดังรูป รูปที่ 5 หน้าจอการกำหนดผังบัญชี
81 หมายเหตุ การแก้ไขใด ๆ ในเมนูผังบัญชีนี้ควรจะปฏิบัติโดยผู้ที่เข้าใจเกี่ยวกับระบบบัญชีของบริษัทเป็นอย่างดี ’ รูปที่ 6 หน้าจอเพิ่มเลขที่บัญชีของโปรแกรม เลขที่บัญชี การกำหนดรูปแบบของเลขที่บัญชีว่าจะใช้เป็นตัวเลขหรือตัวอักษรนั้น คุณ สามารถกำหนดได้จาก เมนูเริ่มระบบ 1.7 ระบบบัญชี การกำหนดเลขที่บัญชี ควรจะ สัมพันธ์กับหมวดบัญชี ระดับบัญชี และประเภท ของบัญชี (ดูรูปที่ 7 ประกอบ) ชื่อบัญชีไทย/อังกฤษ คุณสามารถป้อนชื่อบัญชีได้ทั้งภาษ ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ระดับบัญชี จากตัวอย่างผังบัญชีในรูปที่ 7 จะเห็นว่าการกำหนดเลขที่บัญชีจะแยกเป็น แต่ละระดับชั้น โดยเริ่ม จากบัญชีทรัพย์สิน จากนั้นแยกออกเป็นทรัพย์สินหมุนเวียน และทรัพย์สินถาวร และในทรัพย์สินหมุนเวียนก็ แยกออกเป็นบัญชีเงินสด และบัญชีเงิน ฝากธนาคาร การแยกเป็นระดับชั้นดังกล่าว ในโปรแกรมจะเริ่มตั้งแต่ ระดับที่ 1และต่อเนื่องลงมาตามลำดับ เลขที่บัญชีคุมยอด บัญชีคุมหรือบัญชีย่อยใด ๆ ก็ตามที่ไม่อยู่ในระดับบัญชีที่ 1 จะต้อง มีเลขที่บัญชีคุมยอด เสมอ เพื่อเป็นการระบุว่าบัญชีดังกล่าวอยู่ภายใต้บัญชีคุมเลขที่อะไร และบัญชีมยอดต้องมีระดับบัญชีสูงกว่า บัญชีย่อยที่อยู่ในกลุ่มของตัวเอง 1 ระดับเสมอ
82 หมวดบัญชี ให้คุณเลือกจากหมวดบัญชี 5 หมวดหลักที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ คือ 1- ทรัพย์สิน 2- หนี้สิน 3-ทุนหรือส่วนของเจ้าของ 4-รายได้ 5-ค่าใช้จ่าย ประเภท (บัญชีคุม(ย่อย) ในผังบัญชีหนึ่งอาจจะประกอบด้วยบัญชีเป็นจำนวนมาก และ แยกเป็นหมวดหรือ กลุ่มบัญชีย่อย ๆ ซึ่งอาจจะไม่สะดวกสำหรับการนำเสนองบการเงิน ให้กับผู้บริหาร ซึ่งจะนำตัวเลขในหน้างบ การเงินไปใช้ในการตัดสินใจ ดังนั้นโปรแกรม จึงได้แบ่งบัญชีออกเป็น 2 ประเภทคือ บัญชีคุม และบัญชีย่อย โดยบัญชีคุมจะมีหน้าที่ เก็บยอดมูลค่าของบัญชีย่อยที่อยู่ในกลุ่มของตัวเองไว้ เช่นจากตัวอย่างผังบัญชีข้างต้น บัญชีทรัพย์สินหมุนเวียนจะเก็บยอดมูลค่าของทั้งบัญชีเงินสด และบัญชีเงินฝากธนาคาร ส่วนบัญชีเงินฝากก็จะ เก็บยอดของบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน ออมทรัพย์และประจำ ทั้งนี้เมื่อต้องออกงบการเงินก็จะแสดงเฉพาะ บัญชีคุมที่จำเป็นเท่านั้น ประเภทบัญชียังมี ความสัมพันธ์กับระดับบัญชี โดยที่บัญชีคุมจะต้องมีระดับบัญชีสูง กว่าบัญชีย่อยที่อยู่ใน กลุ่มของตัวเองเสมอ การเปลี่ยนเลขที่บัญชีว่าคุณยังไม่ได้นำเลขที่บัญชีที่จะแก้ไขไปเดินรายการ หรือเลขที่บัญชีดังกล่าวไม่ใช่บัญชี คุม คุณ เอนไปมาที่บัญชีที่ต้องการแก้ไข คลิกที่ไอคอน “เปลี่ยนรหัส” จะปรากฏหน้าจอดังรูป โดย สามารถทำ การแก้ไขหรือเปลี่ยนเลขที่บัญชีได้ทันที แต่หากเป็นเลขที่บัญชีคุมการแก้ไขจะทำได้โดย ในกรมจะแสดงเลขที่ บ ั ญ ช ี เ ด ิ ม แ ล ะ ใ ห ้ ค ุ ณ ป ้ อ น เ ล ข ท ี ่ บ ั ญ ช ี ท ี ่ ต ้ อ ง ก า ร จ ะ แ ก ้ ไ ข เ ข ้ า ไ ป ใ ห ม ่ ใ น ช ่ อ ง ร หัส รูปที่ 9 หน้าจอการเปลี่ยนเลขที่บัญชี
83 จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง หรือกด <F5> โปรแกรมจะเปลี่ยนเป็นเลขที่บัญชีใหม่ รวมทั้งตามไป แก้ไขในทุกๆ รายการที่อ้างถึงเลขที่บัญชีเดิม ให้เป็นเลขที่บัญชีใหม่โดยอัตโนมัติ การลบเลขที่บัญชีคุม เนื่องจากบัญชีคุมจะถูกอ้างอิงถึงในบัญชีย่อยหลาย ๆ การลบบัญชีคุมทิ้งทันทีจะทำให้ การทำงาน ด้านระบบบัญชีของโปรแกรมผิดพลาดไป ดังนั้นโปรแกรมจะป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานลบบัญชีคุมออก ได้ นอกจากจะลบบัญชีย่อยซึ่งอยู่ภายใต้บัญชีคุมนั้นออกจนหมดแล้ว ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบว่า บัญชีคุมที่จะ ลบประกอบด้วยบัญชีย่อยได้บ้างจากใน เมนูรายงาน 5.5 รายละเอียดประกอบ และพิมพ์ เลขที่บัญชีคุมที่ ต้องการเข้าไป และสั่งพิมพ์รายงานจะปรากฏเลขที่บัญชีย่อยทั้งหมด ในรูปเป็นบัญชี ย่อยของบัญชีคุมเลขที่ 11-00-00-00 ทรัพย์สินหมุนเวียน รูปที่ 10 รายงานรายละเอียดประกอบ สิ่งที่ต้องปฏิบัติหลังจากมีการเปลี่ยนแปลงผังบัญชี หากคุณมีการเปลี่ยนแปลงผังบัญชี ไม่ว่าจะเป็นการเพิ่ม/แก้ไข/ลบ ผังบัญชีที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ คุณต้อง ไปตรวจสอบเลขที่บัญชีในระบบต่าง ๆ ดังต่อไปนี้ ให้ตรงกับเลขที่บัญชีที่คุณเปลี่ยนแปลงไป . กำหนดเลขที่เอกสาร คุณสามารถศึกษาวิธีการใช้งานจากใน บทที่ 9 . กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน คุณสามารถศึกษาวิธีการใช้งานจากใน บทที่ 10 . สร้างงบการเงิน คุณสามารถศึกษาวิธีการใช้งานจากใน บทที่ 24 กำหนดรายละเอียดสินค้า การกำหนดรหัสสินค้าและรายละเอียดต่าง ๆ ของสินค้านับว่าเป็นงานสำคัญอย่างยิ่ง เนื่องจากรายการ ส่วน ใหญ่ที่มีการป้อนข้อมูลในโปรแกรมจะเกี่ยวข้องกับสินค้าอยู่เสมอ เช่น การซื้อ การขาย การตรวจ รับสินค้า ดังนั้นหากคุณกำหนดรหัสสินค้า และรายละเอียดต่าง ๆ ของสินค้าให้เป็นหมวดหมู่และ ครบถ้วน ก็จะทำให้ การปฏิบัติงานของผู้ใช้งานเป็นไปด้วยความสะดวก
84 การก าหนดรายละเอียดสินค้า ให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 2 โดยมีรายละเอียดที่ต้องป้อนข้อมูลดังนี้ รูปที่11 การเพิ่มข้อมูลที่หน้าจอรายละเอียดสินค้า . รหัสสินค้า รูปแบบของรหัสสินค้าจะเป็นไปตามที่คุณได้กำหนดไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป จากข้อมูลตัวอย่างจะกำหนดไว้เป็น 99-1-lit ตัวอย่าง รหัสสินค้าเช่น 10-INTL-CL-600 คือ ซีพียู อินเทล ซีลลอน 600 MHz (ดูรายละเอียด วิธีการกำหนดรหัสสินค้าจากบทที่ 5 กำหนดค่าเริ่มต้น ในคู่มือฉบับนี้) . ชื่อไทย อังกฤษ ป้อนชื่อสินค้าหรือรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้ารหัสนี้ ยาว 50 ตัวอักษร . หมวด หมวดหรือกลุ่มที่ใช้แบ่งประเภทของสินค้าที่มีไว้เพื่อซื้อหรือขาย คุณสามารถดึง ข้อมูลที่ได้กำหนดไว้ที่ เมนูตารางข้อมูลมาใช้งานได้ . กลุ่มบัญชีสินค้า วิธีการบันทึกบัญชีและวิธีการคำนวณต้นทุนของสินค้ารหัสนี้ ซึ่งคุณ สามารถคลิกไอคอนรูป แว่นขยาย เพื่อเลือกข้อมูลที่กำหนดไว้ใน เมนูเริ่มระบบ 1.32 กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้าขึ้นมาใช้งานได้ . สินค้าทดแทน ให้คุณป้อนรหัสสินค้าที่สามารถจะนำมาซื้อหรือขาย แทนรหัสสินค้านี้ ได้ถ้าสินค้าตัวนี้หมด โดยโปรแกรมจะแสดงข้อความเตือนในขณะที่เปิดบิลขายว่า รหัสสินค้าที่ต้องการจะจำหน่ายนั้นหมดไปจาก สต็อกแล้ว รหัสสินค้า หน่วยทดแทนได้ สินค้าติดลบได้ หากในบางครั้งคุณจำเป็นต้องตัดสินค้านี้ออกจากสต็อกไปก่อน โดยที่ ยังไม่มีสินค้าอยู่ในสต็อก เช่น อาจจะได้รับใบกำกับภาษีล่าช้า คุณสามารถกำหนดให้ โปรแกรมยินยอมให้สินค้าในสต๊อกติดลบไปก่อนได้ แต่เงื่อนไขนี้ควรจะใช้ด้วยความ ระมัดระวัง เนื่องจากในขณะที่สินค้าติดลบคุณจะไม่สามารถทราบต้นทุนของ สินค้าที่ แท้จริงได้ มีคำที่คุณจะป้อนได้ในช่องข้อมูลนี้ คือ Y. ยอมให้สินค้าติดลบได้ N ไม่ยอมให้สินค้าติดลบในทุกกรณี A ยอมให้สินค้าติดลบได้ โดยจะต้องได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจที่กำหนดไว้
85 . หน่วยย่อย หน่วยนับที่เล็กที่สุดของสินค้าชนิดนั้น ๆ เช่น แผ่นดิสก์ 3.5 1.44 MB บรรจุภัณฑ์ทั้งแบบที่เป็น หีบและกล่อง โดยที่ 1 หีบมีทั้งหมด 10 กล่อง ดังนั้นหน่วย อ่อยในกรณีนี้จะเป็นกล่อง หรือปากกาที่มีหน่วย นับเป็นด้าม, โหล และกล่อง หน่วยย่อย ที่สุดของปากกาก็จะเป็นด้าม • หน่วยใหญ่ เพื่อให้การดูรายงานเกี่ยวกับสินค้าสะดวกยิ่งขึ้น โปรแกรมจะแสดงหน่วย นับของสินค้าทั้งที่เป็น หน่วยใหญ่และหน่วยย่อย โดยคุณจะต้องระบุอัตราส่วนระหว่าง หน่วยใหญ่และหน่วยย่อย ตัวอย่างเช่น แผ่นดิสก์ 1 หีบซึ่งมี 10 กล่อง โดยกำหนด หน่วยย่อยไว้เป็นกล่อง และกำหนดหน่วยใหญ่เป็นหีบ อัตราส่วน ระหว่างหน่วยใหญ่ และหน่วยย่อยจะเป็น 10 หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือตัวคูณหน่วยใหญ่ให้เป็นหน่วยย่อย คือ 10 . หน่วยซื้อ เป็นหน่วยนับที่ใช้ในการซื้อสินค้าชนิดนี้ หากคุณซื้อสินค้าชนิดหนึ่ง โดยมี หน่วยนับแตกต่างกัน ให้ ระบุเป็นหน่วยนับซื้อที่ใช้บ่อยเข้าไป ซึ่งคุณจะสามารถ เปลี่ยนแปลงหน่วยนับในขณะที่เปิดบิลซื้อได้อีกครั้ง (กรณีที่ยอมให้ปรับหน่วยนับซื้อ คุณสามารถกำหนดค่านี้ได้ที่เมนูเริ่มระบบ 1.5.1 รายละเอียดทั่วไป) และ กำหนดตัวคูณ ให้เป็นหน่วยย่อยที่ถูกต้องเข้าไป . หน่วยขาย เป็นหน่วยนับที่ใช้ในการขายสินค้าชนิดนี้ หากคุณขายสินค้าชนิดหนึ่งโดยมี หน่วยนับแตกต่างกัน ให้ระบุเป็นหน่วยนับขายที่ใช้บ่อยเข้าไป ซึ่งคุณจะสามารถ เปลี่ยนแปลงหน่วยนับในขณะที่เปิดบิลขายได้อีก ครั้ง (กรณีที่ยอมให้ปรับหน่วยนับขาย คุณสามารถกำหนดค่านี้ได้ที่เมนูเริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียดทั่วไป) และกำหนดตัวคูณ ให้เป็นหน่วยย่อยที่ถูกต้องเข้าไป . ผู้จำหน่าย ให้คุณป้อนรหัสผู้จำหน่ายของสินค้ารหัสนี้ อาจจะเป็นผู้จำหน่ายที่ให้ราคาดี ที่สุด รหัสนี้ใช้สำหรับ อ้างอิงเท่านั้น คุณสามารถปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ได้ . หมายเหตุ ป้อนข้อความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับสินค้ารหัสนี้ . ราคาขาย 1 - 5 ป้อนราคาขายตามความเหมาะสม (ดูวิธีการกำหนดราคาขายในตอนต้น ของบทนี้ประกอบ . ประเภท VAT. หากเป็นสินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้ระบุค่าในช่องนี้เป็น ได้รับ ยกเว้นVAT แต่หากเป็น สินค้าทั่วไปให้กำหนดเป็นอัตราปกติ . ราคาทุนมาตรฐาน เป็นราคาทุนที่จะถูกนำมาใช้ เมื่อมีการจ่ายสินค้าในขณะที่สต็อกไม่ มีสินค้าอยู่ (สินค้าติด ลบ) เท่านั้น แต่หากเป็นการขายสินค้าตามปกติ โปรแกรมจะนำ ราคาที่ใช้ในการซื้อสินค้ามาเป็นราคาทุนให้ ในส่วนของช่องข้อมูล ยอดคงเหลือ ราคาต่อหน่วย และ มูลค่าคงเหลือ นั้น คุณจะไม่ต้องป้อนข้อมูล ใด ๆ โปรแกรมจะคำนวณและบันทึกให้โดยอัตโนมัติ โดยจะแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้ . ยอดคงเหลือ จะแสดงยอดที่เกิดจากยอดยกมาของสินค้ารหัสนี้ บวกด้วยยอดรับ (เช่น จากการซื้อ การรับคืนสินค้า หรือรับจากการผลิต เป็นต้น) และหักด้วยยอดจ่าย สินค้าออกจากสต๊อก (เช่น จากการขาย การส่งคืนสินค้า หรือการตัดสินค้าชำรุด เป็น คัน) . ราคาต่อหน่วย ราคาทุนต่อหน่วยของสินค้าคงเหลือ . มูลค่าคงเหลือ จะแสดงมูลค่าทุนรวมของสินค้าคงเหลือ สำหรับในแท็บคลังสินค้า (ซึ่งคุณสามารถเข้าไปทำงานโดยการคลิกที่แท็บ คลังสินค้า หรือกด <F8> จะเป็น ส่วนที่แสดง รหัสคลังสินค้า ของสินค้าแต่ละตัว ซึ่งโปรแกรมจะสร้างคลังหลักให้โดยอัตโนมัติ เมื่อคุณเพิ่ม
86 รหัสสินค้า หรือหากต้องการเพิ่มเติมคลังสินค้าอื่น ๆ ให้คลิกที่ แท็บคลังสินค้า (สังเกตว่า จะมีแถบสีเหนือแท็บ เพื่อให้รู้ว่ากำลังทำงานอยู่ในแท็บใด) และดับเบิ้ลคลิกบรรทัดว่างในตารางส่วน ของรายการคลัง โปรแกรมจะ แสดงเคอร์เซอร์รอให้คุณเพิ่มคลังสินค้าที่ต้องการเข้าไป ดังรูป รูปที่ 12 แท็บคลังสินค้าของเมนูรายละเอียดสินค้า ในแท็บที่ 3 ของรายละเอียดสินค้านี้จะใช้สำหรับให้คุณป้อนยอดยกมาของแต่ละล็อตสินค้า (กรณี คำนวณ ต้นทุนแบบเข้าก่อนออกก่อน) ซึ่งจะได้กล่าวถึงวิธีการใช้งานใน บทที่ 8 การป้อนยอดยกมา ของระบบต่าง ๆ ส่วนในแท็บที่ 4 จะเป็นรายละเอียดข้อมูลเพิ่มเติมกรณีที่คุณมีการกำหนดฟิลด์ เพิ่มเติมไว้ เมนูเริ่มระบบ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป ซึ่งจะแตกต่างกันไปตามการกำหนดของผู้ใช้งาน จึงไม่ขอกล่าวถึงในที่นี้ การแก้ไขรหัสสินค้า การแก้ไขรหัสสินค้าสามารถปฏิบัติได้ทันที หากสินค้านั้นยังไม่มีการนำไปเดินรายการ เช่น การเปิด บิล ชชาย แต่หากมีการนำาไปเดินรายการแล้ว การคลิกปุ่ม แก้ไขข้อมูล หรือกดปุ่ม <Alt+E> ตามปกติจะไม่ สามารถทำได้ วิธีการเปลี่ยนรหัสสินค้า ให้คุณเข้าที่เมนูรายละเอียดสินค้า (เมนูสินค้า ข้อ 2) จากนั้นคลิกที่ ไอคอน เปลี่ยนรหัส บนแถบเครื่องมือ ดังรูป
87 โปรแกรมจะแสดงรหัสเดิม พร้อมกับช่องให้คุณกรอกรหัสสินค้าใหม่เข้าไป จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม ตก 39 (หรือ กด <F5>) เพื่อยืนยันการเปลี่ยนแปลง หากคุณเคยมีการนำสินค้ารหัสนี้ไปเดินรายการ เช่น เปิดนิกาย เปิดบิล ขาย โปรแกรมจะเข้าไปแก้ไขรหัสสินค้าที่มีการแก้ไขให้โดยอัตโนมัติ กำหนดรายละเอียดสินค้าชุด ในบางครั้งคุณอาจจะต้องการนำสินค้าหลาย ๆ ชนิดมาประกอบกันเพื่อจำหน่ายให้แก่ลูกค้า เช่น จานพิวเตอร์ ชุดหนึ่งจะต้องประกอบไปด้วยอุปกรณ์หลาย ๆ ชนิด เช่น ซีพียู เมนบอร์ด ฮาร์ดดิสก์ แรม 14 ซึ่งหากต้องเปิด บิลขายเป็นแต่ละรายการสินค้า อาจจะทำให้การป้อนข้อมูลเป็นไปด้วยความล่าช้า อาจจะเกิดข้อผิดพลาดใน การป้อนข้อมูลได้ง่าย เช่น ป้อนจำนวนรายการสินค้าขาดหรือเกิน และคุณอาจจะใช้สินค้าชุดในการจัด โปรโมชั่น ตัวอย่างเช่น การนำสินค้าที่ต้องใช้ควบคู่กันมาประกอบกัน เพื่อจำหน่ายในราคาพิเศษให้แก่ลูกค้า การกำหนดรายละเอียดสินค้าชุดให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 3 รายละเอียดที่ป้อนเป็น ดังนี้ . รหัสสินค้า ต้องเป็นไปตามรูปแบบของรหัสสินค้าที่กำหนดไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ 13, รายละเอียดทั่วไป . ชื่อสินค้าไทย อังกฤษ รายละเอียดหรือชื่อของสินค้าทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ความยาว บรรทัดละ 50 ตัวอักษร . ประเภท สามารถเลือกได้ 2 ชนิด คือ 1 ชุดธรรมดา สินค้าที่นำมาประกอบกันเป็นชุดนี้ จะไม่สามารถแยกจำหน่ายได้ เช่น หาก สินค้าชุดนี้ ประกอบด้วยสินค้าย่อย ๆ 11 รายการ ทุกรายการจะถูกจำหน่าย เมื่อมีการเปิดบิลขายสินค้าชุดนี้ และใน แบบฟอร์มที่พิมพ์ก็จะแสดงรายการ เฉพาะรหัสสินค้าชุดเท่านั้น (สินค้าตัวประกอบจะไม่แสดงในแบบฟอร์ม) 2-ชุดพิเศษ สินค้าที่นำมาประกอบกันเป็นชุดนี้ สามารถจะเลือกจำหน่ายได้ทั้งแบบเป็น ชุด และแยก จำหน่ายเฉพาะแค่บางรายการ โดยคุณจะสามารถเลือกรายการ ที่จําหน่ายได้ ในขณะที่เปิดบิล . หมวดสินค้า คลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกจากฐานข้อมูลที่กำหนดไว้ที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ 2 ตารางข้อมูล ในหัวข้อ หมวดสินค้า
88 . หน่วยนับ ให้กำหนดตามความเหมาะสม หรือคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกจากฐานข้อมูลที่กำหนดไว้ที่ เมนูเริ่มระบบข้อ 2 ตารางข้อมูล ในหัวข้อหน่วยนับแล้ว . ระดับสินค้า ให้ป้อนเป็นสินค้าสำเร็จรูป ในกรณีสินค้าตัวประกอบเป็นสินค้าทั่ว ๆ ไป แต่ หากสินค้าที่นำมา ประกอบเป็นชุด เป็นสินค้าชุดด้วยเช่นกัน (สินค้าชุดซ้อนสินค้าชุด) ให้คุณ กำหนดตามลักษณะดังรูปต่อไปนี้ หมายเหตุ ในกรณีต้องการน าสินค้าชุด มาเป็ นตัวประกอบของสินค้าชุดอีกชุดหนึ่งคุณจะต้องก าหนดระดับของ สินค้าชุดให้แตกต่างกัน . หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินค้าชุดรหัสนี้ ป้อนได้ยาว 50 ตัวอักษร . ราคาขาย 1 – 5 ให้ป้อนราคาขายตามความเหมาะสม ในส่วนตารางให้คุณป้อนรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่จะนำมาประกอบเป็นสินค้าชุด โดยมีรายละเอียด ดังนี้ รูปที่ 16 หน้าจอรายละเอียดสินค้าชุด
89 . ลำดับ ป้อนเลขลำดับรายการสินค้าว่าสินค้าที่คุณป้อนเข้าไปนั้น เป็นรายการลำดับที่เท่าใดพอสินค้าชุด ซึ่ง ควรจะเริ่มลำดับตั้งแต่ 1 และสามารถป้อนรายการสินค้าได้ถึง 999 รายการ คือไรหัสสินค้าชุด . รหัสสินค้า ป้อนรหัสสินค้าตัวประกอบ โดยรหัสสินค้าดังกล่าวนี้จะต้องถูกกำหนดไว้ในเมนูสินค้าข้อ2 รายละเอียดสินค้าแล้ว . จำนวน ป้อนจำนวนของสินค้าที่ประกอบอยู่ในสินค้าชุดนี้ . ราคาทุน ป้อนราคาทุนต่อหน่วยของสินค้าตัวประกอบโดยปกติโปรแกรมจะนำราคาทุนมาตรฐานของ รหัสสินค้านี้ (ซึ่งป้อนไว้ใน เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า) มาแสดงให้โดยอัตโนมัติแต่คุณสามารถแก้ไขได้ ตามความเหมาะสม . ราคาขาย ป้อนราคาขายต่อหน่วยของสินค้าตัวประกอบ โดยปกติโปรแกรมจะนำราคาขายที่ 1 ของ รหัสสินค้านี้ (ซึ่งป้อนไว้ใน เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า) มาแสดงให้โดย อัตโนมัติ แต่คุณสามารถแก้ไข ได้ตามความเหมาะสม . ประเภท VAT. หากเป็นสินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี ให้ระบุค่าในช่องนี้เป็น ได้รับยกเว้น VAT แต่หากเป็น สินค้าทั่วไปให้กำหนดเป็นอัตราปกติ สำหรับในช่องราคาทุนและราคาขาย จะมีความสำคัญอย่างมากในกรณีของสินค้าชุดธรรมดา เนื่องจาก โปรแกรมจะนำไปใช้ในการเฉลี่ยราคาทุนให้กับสินค้าที่ซื้อเข้ามา และเฉลี่ยราคาขายให้กับสินค้าที่ จําหน่าย ออกไป ตัวอย่างเช่น จากตัวอย่างสินค้าชุดข้างต้น หากคุณซื้อสินค้าชุดที่ 1 เข้ามาในราคา 100 โปรแกรมจะเฉลี่ยราคาทุน ให้กับ สินค้าตัวประกอบแต่ละตัวดังนี้ ราคาทุนรวมของสินค้าตัวประกอบทุกตัว (1 x 10) + (2 x 20) + (1 x 30) = 80 ราคาทุนที่เฉลี่ยให้กับสินค้า A = 100 x 1080 = 12.5 ราคาทุนที่เฉลี่ยให้กับสินค้า B = 100 x 40/80 = 50 ราคาทุนที่เฉลี่ยให้กับสินค้า C = 100 X 30/80 = 37.5 สำหรับการเฉลี่ยราคาขายให้กับสินค้าตัวประกอบแต่ละตัวก็จะใช้วิธีการเช่นเดียวกัน แต่ใช้ข้อมูลค่าในช่อง ราคาขายแทน
90 หมายเหตุ หากคุณไม่ป้อนราคาทุน หรือราคาขายต่อหน่วยของแต่ละสินค้าตัวประกอบไว้ (ป้อนราคาต่อหน่วยเป็ น 0.00) เมื่อเกิดรายการซ้ือหรือขายข้ึน โปรแกรมจะนา ราคาทุนมาตรฐาน และราคาขายที่1แล้วแต่กรณีมา เฉลี่ยสัดส่วนเป็ นทุน หรือราคาขายของสินค้าแต่ละรายการให้โดยอัตโนมัติ ในส่วนของสินค้าชุดพิเศษ โปรแกรมจะไม่มีการเฉลี่ยราคาทุนหรือราคาขาย แต่จะใช้ราคาขายของ สินค้าชุด (พิเศษ) มาแสดงในรายงานเกี่ยวกับการขายโดยแสดงราคาขายที่รหัสสินค้าชุด โดยที่ รหัสสินค้าตัวประกอบจะ ไม่แสดงราคาขาย แต่หากไม่ได้ป้อนราคาขายไว้ที่สินค้าชุด ก็จะใช้ราคาขาย ที่ป้อนไว้ในช่องราคาขายของ สินค้าตัวประกอบมาแสดงในรายงานเกี่ยวกับระบบขายแทน (สินค้าชุด ไม่มีราคาขาย) ในกรณีคุณต้องการสร้างสินค้าชุดขึ้นมาใหม่อีกชุดหนึ่ง โดยมีสินค้าตัวประกอบเหมือนกับสินค้าชุด เดิมทุก อย่าง หรืออาจจะมีสินค้าตัวประกอบใกล้เคียงกับสินค้าชุดเดิม เพื่ออำนวยความสะดวกให้คุณ ไม่ต้องเสียเวลา ป้อนรายละเอียดสินค้าชุดนี้ใหม่ทั้งหมด คุณสามารถคัดลอกสินค้าชุดเดิมไปเป็นสินค้า ชุดใหม่ โดยคลิกเลือกที่ ไอคอน คัดลอกสินค้าชุด โปรแกรมจะแสดงหน้าจอดังรูป โดยจะให้คุณป้อน รหัสสินค้าชุดใหม่ เมื่อป้อนข้อมูล เรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง หรือกด <F5> โปรแกรมจะสร้าง สินค้าชุดใหม่โดยมีรายละเอียดทุกอย่าง เหมือนกับสินค้าชุดเดิม (ยกเว้นรหัสสินค้า) ขึ้นมาให้ทันที กำหนดรายละเอียดสินค้าบริการ การให้บริการรับจ้างทำของ บริการห้องเช่า บริการที่จอดรถ หรือรายได้จากการให้บริการอื่น ๆ ซึ่งถือ เป็น รายได้ของกิจการจะต้องมีการบันทึกข้อมูลในโปรแกรมเช่นเดียวกับการซื้อ-ขายสินค้าตามปกติ โดยมีข้อ แตกต่างกันคือการซื้อขายสินค้าทั่วไปจะมีการควบคุมการรับจ่ายของสต๊อก แต่การซื้อหรือ ขายสินค้าบริการนี้ จะไม่เกี่ยวข้องกับระบบสต๊อกของกิจการ
91 รูปที่ 19 หน้าจอรายละเอียดสินค้าบริการ การป้อนข้อมูลรายละเอียดสินค้าบริการ ให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 4 รายละเอียดที่ต้องป้อนข้อมูลใน หน้าจอ สินค้าบริการจะมีดังนี้ . รหัสสินค้า กำหนดรหัสสินค้าตามรูปแบบที่ได้กำหนดไว้ โดยจะใช้รูปแบบเดียวกับ รหัสสินค้าทั่วไป, สินค้าชุด จากข้อมูลตัวอย่างกำหนดไว้เป็น 99-!!!!!!!!!! ในรูปเป็น ตัวอย่างของรหัสสินค้าบริการ . ชื่อไทยและชื่ออังกฤษ ให้คุณระบุชื่อสินค้าบริการ ความยาวไม่เกิน 50 ตัวอักษร . หมวดสินค้า หมวดของสินค้าบริการชนิดนี้ เช่น บริการซ่อมแซม, บริการรับจ้างทำของ ซึ่งคุณสามารถจำแนก รายละเอียดไว้ที่เมนูตารางข้อมูล ในหัวข้อของหมวดสินค้าได้ - หน่วยนับ หน่วยนับของสินค้าบริการ . ราคาขาย 1-5 ให้ป้อนราคาขายตามความเหมาะสม . หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการป้อนเป็นพิเศษสำหรับสินค้าบริการรหัสนี้ . บัญชีรายได้ เลขที่บัญชีรายได้ที่ดึงมาจากในผังบัญชี คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่น ขยาย เพื่อให้โปรแกรม แสดงเลขที่บัญชีขึ้นมาให้เลือก โปรแกรมจะเครดิตบัญชีรายได้นี้ เมื่อมีการเปิดบิลขายสินค้าบริการ . บัญชีรับคืน เลขที่บัญชีรับคืนซึ่งจะถูกนำไปใช้บันทึกบัญชีเพื่อเดบิตออกในสมุดรายวัน กรณีมีการเปิดใบลด หนี้ให้กับลูกค้า ถ้าปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ โปรแกรมจะใช้เลขที่ บัญชีในช่อง บัญชีรายได้ มาบันทึกบัญชีแทน
92 . ต้นทุนบริการต่อหน่วย โดยปกติการให้บริการมักจะบันทึกเฉพาะรายได้ค่าแรงในการ ซ่อม แต่จะไม่บันทึก ต้นทุนค่าแรงที่ใช้ในการซ่อม ถ้าหากคุณต้องการให้โปรแกรม บันทึกต้นทุนค่าแรงทุกครั้งเมื่อมีการให้บริการ ให้กำหนดมูลค่าต้นทุนของการบริการ เข้าไป แต่หากไม่ต้องการบันทึกต้นทุนที่ใช้ในการซ่อม หรือไม่สามารถ คำนวณหา ต้นทุนในการให้บริการได้ ให้ป้อนตัวเลข 0 ในช่องข้อมูลนี้ และไม่ต้องป้อนเลขที่บัญชี ในช่อง บ/ช ต้นทุนบริการ และ บ/ช เงินเดือน/ค่าแรง ด้วย . บัญชีต้นทุนบริการ โปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีที่คุณป้อนไว้ที่ช่อง ต้นทุนบริการ นี้ ใน การบันทึกบัญชีด้านเด บิทในสมุดรายวันหากคุณมีการกำหนด ต้นทุนบริการต่อหน่วย ไว้ การเลือกเลขที่บัญชีจากในผังบัญชีให้คลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย . บัญชีเงินเดือน/ค่าแรง โปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีที่คุณป้อนไว้ที่ช่องนี้ ในการบันทึก บัญชีด้านเครดิต ในสมุด รายวันหากคุณมีการกำหนด ต้นทุนบริการต่อหน่วยไว้ การ เลือกเลขที่บัญชีจากในผังบัญชีให้คลิกไอคอนรูป แว่นขยาย หมายเหตุ ถ้าจะให้โปรแกรมบันทึกต้นทุนค่าแรงที่ใช้ในการซ่อม คุณจะต้องป้อนมูลค่าต้นทุนต่อหน่วย ลงไปที่ช่อง ตน้ทุนบริการต่อหน่วย และตอ้งป้อนเลขที่ขา้งล่างท้งั2 บัญชีให้ครบ โปรแกรมจะลงบญัชีในส่วนน้ีให้ มิฉะน้นัจะลงเฉพาะบญัชีรายไดเ้ท่าน้นั ตารางราคาขาย แม้ว่าจะได้มีการกำหนดราคาขายในเมนูรายละเอียดสินค้าไว้แล้ว แต่หากคุณต้องการกำหนดเงื่อนไข ของราคา สินค้าเพิ่มเติม เช่น การกำหนดราคาขายพิเศษภายในช่วงระยะเวลาหนึ่ง (โปรโมชั่น) หรือ หากลูกค้ามีการซื้อ เป็นจำนวนมากจะให้ส่วนลดพิเศษ หรือมีหน่วยนับขายแบบอื่น เช่น การขายสินค้า เป็นโหล เงื่อนไขเหล่านี้ คุณสามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ที่เมนูตารางราคาขาย วิธีการป้อนข้อมูลในเมนูตารางราคาขาย เมื่อคุณเข้ามาใน เมนูสินค้า ข้อ 5 ตารางราคาขาย โปรแกรมจะแสดงรหัสสินค้า, หน่วยนับ, หน่วยขาย พร้อม กับราคาขายทั้ง 5 ราคาที่คุณกำหนดไว้ที่เมนูรายละเอียดสินค้า ในกรณีของบริษัท Express Software Group ได้กำหนดโปรโมชั่นการขายช่วงตั้งแต่วันที่ 08/06/43 จนถึงวันที่ 16/06/43 ไว้ดังนี้
93 จากตารางสินค้ารหัส 01-INTL-CL-600 ราคาขายปกติราคาที่ 1 - 3 จะเป็น 7,500 7,900 8,400 และ 8,500 ตามลำดับ แต่ในช่วง 08/06/43 จนถึง 16/06/43 บริษัทจัดโปรโมชั่น โดยหากซื้อ 10 ตัวขึ้นไป จะขายใน ราคา 7,000 7,400 7,900 และ 8,000 ตามลำดับ แต่หากซื้อมากกว่า 20 ตัว ขึ้นไป จะขายใน ราคา 6,800 7,200 7,700 และ 7,800 ตามลำดับ ส่วนสินค้ารหัส 02-GIGA-6VX7 ในช่วงจัดโปรโมชั่นวันที่ 25/06/43 ถึงวันที่ 30/06/43 จะลดอีก 2% จาก ราคาขายปกติ จากข้อมูลข้างต้น การกำหนดตารางราคาขายทำได้โดยเลือกรหัสสินค้าที่ต้องการขึ้นมา จากนั้นคลิกที่ แบบ ตารางราคาเสริม และป้อนรายละเอียดต่าง ๆ ดังในรูป รูปที่ 22 ตารางราคาขายของสินค้า 02-GIGA-6VX7
94 สำหรับสินค้ารหัส 02-GIGA-6VX7 จะกำหนดตารางขายดังนี้ รูปที่ 22 ตารางราคาขายของสินค้า 02-GIGA-6VX7
95 กำหนดจุดสั่งซื้อของสินค้า สินค้าบางชนิดที่มีการหมุนเวียนสูง หากมีสินค้าไม่เพียงพอที่จะจำหน่ายก็อาจจะทำให้สูญเสียโอกาส ในการ ขาย ดังนั้นคุณควรจะกำหนดจุดสั่งซื้อสินค้า ซึ่งจะช่วยเตือนให้คุณสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเติมเมื่อ สินค้าในสต็อก ลดลงถึงจำนวนที่กำหนด นอกจากนั้นคุณสามารถใช้เมนูกำหนดจุดสั่งซื้อ เพื่อกำหนดจุดสั่งซื้อที่แตกต่างกันในแต่ละช่วงเวลา ได้ เช่น หากคุณทราบว่าสินค้าบางตัวจะมีความต้องการในการซื้อจากลูกค้าเพิ่มขึ้นจากเดิมมากในบาง ช่วงเวลา ซึ่ง หากใช้ ด ง ตามปกติอาจจะมีสินค้าไม่เพียงพอที่จะจำหน่ายได้ เช่น หากคุณกำหนดจุด ชื่อของสินค้า ซีพียู Pentium III 500 Slot1 Tray ไว้ที่ 20 ตัว แต่คาดว่าตั้งแต่ต้นเดือนธันวาคมจะมี คำสั่งซื้อเข้ามาเป็นจำนวน อย่างต่ำ 50 ตัว
96 รูปที่ 24 หน้าจอกำหนดจุดสั่งซื้อของสินค้า การป้อนข้อมูลในเมนูกำหนดจุดสั่งซื้อสินค้า ให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 8 ในหน้าจอนี้จะแสดงข้อมูลสินค้าทั้งหมดที่คุณได้ป้อนเข้าไปแล้ว ใน เมนู จัดหา ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า โดยจะแสดงรหัสสินค้า, คลัง และหน่วยนับ ดังนั้นคุณจะสามารถ สั่งซื้อมาตาม คลังสินค้าแต่ละคลังได้ สำหรับวิธีการกำหนดจุดสั่งซื้อ ให้เลือกรหัสสินค้าที่ ต้องการกำหนดจุดสั่งซื้อขึ้นมา จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่ในส่วนของรายการในตาราง เพื่อป้อนข้อมูลดังนี้เรียนวัน ก่อนเดือนและวันที่ที่จะเริ่ม กำหนดจุดสั่งซื้อ จากตัวอย่างในรูปกำหนดจุดสั่งซื้อ เริ่มตั้งแต่วันที่ 1 เดือน 6 ดังนั้นโปรแกรมจะแจ้งเตือน เมื่อ เกิดผลต่างระหว่างสินค้าคงเหลื ละจุดสั่ง ตั้งแต่วันที่ 1 เดือนมิถุนายนเป็นต้นไป (หากเกิดผลต่างก่อนหน้าวันที่เริ่มต้นนี้จะไม่มีการเดือนใดๆ) . จะไม่มีการเดือนใดๆ) จุดสั่งซื้อ กำหนดจำนวนสินค้าคงเหลือขั้นต่ำที่จะต้องสั่งสินค้าเพิ่ม จากตัวอย่างให้ กำหนด เป็น 20 ตัว . จำนวนสูงสุด กำหนดจำนวนคงเหลือสูงสุดที่ต้องการให้โปรแกรมแจ้งเตือน เนื่องจากการมี สินค้าคงเหลือใน สต็อกมากเกินไปจะมีผลต่อการหมุนเวียนของเงินทุนในกิจการ จึงควร นำมาวิเคราะห์และหาวิธีแก้ไขต่อไป . ซื้อครั้งละ จำนวนสินค้าที่จะต้องสั่งซื้อเพิ่มเติม เมื่อจำนวนสินค้าลดลงจนถึงจุดสั่งซื้อ
97 . ยอดขายโครงการ หากคุณมีโครงการที่ต้องใช้สินค้าเป็นจำนวนมาก เช่น กรณีที่คุณได้รับ โครงการ ซึ่งอาจจะ เกิดจากการยื่นซองประกวดราคา หรือกรณีที่เกิดการขายเป็นกรณีพิเศษ เช่น การออกร้านจําหน่ายสินค้าตาม นิทรรศการต่าง ๆ ซึ่งต้องจัดเตรียมสินค้าเพิ่มมากขึ้นกว่า ปกติ ให้ป้อนจำนวนสินค้าที่คาดว่าจะต้องสั่งเพิ่ม มากกว่าจำนวนสั่งซื้อตามปกติเข้าไป สำหรับในช่วงเวลาตั้งแต่ต้นเดือนธันวาคม ซึ่งจากตัวอย่างคาดว่าจะมีคำสั่งซื้อจากลูกค้ามากกว่าปกติ ก็จะใช้ วิธีการกำหนดเช่นเดียวกัน แต่เปลี่ยนข้อมูลในช่อง เดือน/วัน เป็น 12.01 และช่อง จุดสั่งซื้อ เป็น 50 (ข้างบน ประกอบ หมายเหตุ โปรแกรมจะแจง้เตือนในรายงานสินคา้ที่ถึงจุดสั่งซ้ือโดยใช้วิธีเปรียบเทียบ ระหว่างสินค้าคงเหลือกับจุด สั่งซ้ือในกรณีที่คุณไม่ได้ป้อนยอดขายโครงการไว้ แต่หากมีการป้อนยอดขายโครงการ โปรแกรมจะ เปรียบเทียบระหว่างยอดสินค้าคงเหลือ กับ จุดสั่งซ้ือบวกดว้ยยอดขายโครงการ คุณสามารถสั่งพิมพ์รายงานการกำหนดจุดสั่งซื้อที่ป้อนข้อมูลเข้าไปออกมาตรวจสอบความถูกต้อง ได้ จาก เมนู รายงาน 4.6.1 รายงานการกำหนดจุดสั่งซื้อ รายงานสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ หากต้องการทราบว่าสินค้าใดบ้างที่คงเหลือต่ำกว่าจุดสั่งซื้อ ตรวจสอบว่าจะต้องสั่ง สินค้าชนิดใดเพิ่มเติม จำนวน หน่วย โดยการสั่งพิมพ์ให้ปฏิบัติดังนี้ คุณสามารถพิมพ์รายงานออกมาเพื่อ ตรวจสอบว่าจะต้องสั่งสินค้าชนิดใดเพิ่มเติม จำนวนกี่หน่วย โดยการสั่งพิมพ์ให้ปฏิบัติดังนี้ 1 เข้าที่ เมนูรายงาน 4.8 รายงานจุดสั่งซื้อ 2 เลือกรายงานที่ต้องการ เช่น สินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ แยกตามหมวดสินค้าหรือแยกตามผู้จำหน่าย รูปที่ 25 ตัวอย่างรายงานสินค้าถึงจุดสั่งซื้อแยกตามหมวดสินค้า
98 กำหนดรายละเอียดผู้จำหน่าย ให้คุณป้อนรายละเอียดของผู้จำหน่ายสินค้าหรือหนี้สินใดก็ตาม ที่คุณต้องการควบคุมการตั้งยอดหนี้ และการ จ่ายชำระหนี้ เช่น เงินกู้ยืม ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายของบริษัท ความแตกต่างระหว่างการกำหนด เจ้าหนี้การค้า หรือ เจ้าหนี้อื่น ๆ ขึ้นอยู่กับเลขที่บัญชีที่คุณกำหนดให้กับรหัสผู้จำหน่ายแต่ละราย (โปรแกรมจะนำเลขที่บัญชี ดังกล่าวนี้ไปใช้ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน) . ประเภทราคาระบุว่าหากมีการซื้อสินค้าจากผู้จำหน่ายรหัสนี้ ราคาซื้อของสินค้าแต่ละ รายการ ที่คุณป้อน ข้อมูลเข้าไปนั้น เป็นราคาซื้อที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณ • ประเภทราคา สามารถจะป้อน ได้คือ 0, 1 และ 2 . ภาษีมูลค่าเพิ่ม อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของผู้จำหน่ายรหัสนี้ เช่น 10% หรือ 7% . เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ป้อนเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 กรณีออกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย) . ส่วนลด ส่วนลดการค้าที่ผู้จำหน่ายมอบให้กับบริษัทคุณ โปรแกรมจะแสดงส่วนลด การค้านี้ขึ้นมาเมื่อคุณมี การซื้อสินค้าจากผู้จำหน่ายรหัสนี้ . สาขา ระบุลำดับของสาขาของผู้จำหน่ายรายนี้ หรือใส่เป็น 0 หากเป็นสำนักงานใหญ่ และใส่เป็น - 1 หากไม่ ต้องการระบุ . ประเภทเงินได้ที่จ่าย หากค่าใช้จ่ายที่คุณต้องจ่ายให้กับผู้จำหน่ายรายนี้เป็นประเภทเงิน ได้ที่ต้องหักภาษีณ ที่จ่าย ให้ระบุประเภทเงินได้ดังกล่าวเข้าไป เช่น ค่านายหน้า ค่าจ้าง ทำของ ค่าโฆษณา หรือหากมีการจ่ายเงิน ได้หลายประเภท ก็อาจจะปล่อยช่องข้อมูลนี้ ว่างไว้ และไปป้อนในขณะออกใบรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายก็ ได้ . วงเงินอนุมัติ ยอดสินเชื่อที่คุณสามารถซื้อสินค้าได้สูงสุดจากผู้จำหน่ายรหัสนี้ โดยหาก คุณพยายามซื้อสินค้า เกินกว่ายอดวงเงินอนุมัติที่กำหนดไว้ โปรแกรมจะแจ้งเตือนขึ้นมา ขณะที่ซื้อ . อัตราภาษีหัก ณ ที่จ่าย อัตราภาษีที่กฎหมายกำหนด ซึ่งจะขึ้นอยู่กับประเภทเงินได้ที่จ่าย เช่น คำนายหน้า หรือค่าจ้างทำของ . วันที่ซื้อล่าสุด โปรแกรมจะแสดงวันที่ซื้อสินค้าล่าสุดจากผู้จำหน่ายรหัสนี้ขึ้นมาให้โดย อัตโนมัติ ซึ่งคุณจะไม่ สามารถแก้ไขข้อมูลในส่วนนี้ได้ . หมวดภาษีหัก ณ ที่จ่าย ระบุหมวดของภาษีเงินได้ เช่น ภงด.1 ภงด.3 ภงด.53 . เงื่อนไขการหักภาษี ปกติจะป้อนเป็น 1 ถือเป็นภาษีที่คุณหักไว้ แต่สำหรับการหักภาษีณ ที่จ่าย จาก พนักงานบริษัทของคุณ คุณสามารถระบุได้ว่าภาษีที่หักไว้นั้นจะเป็น ห้อจากพนักงาน, ออกให้ตลอดไป โดย บริษัท หรือออกให้เพียงครั้งเดียว
99 ในส่วนของช่องข้อมูล ยอดต้นปี ยอดคงเหลือ และ เช็คจ่ายล่วงหน้า นั้น คุณจะไม่ต้องป้อนข้อมูลใด ๆ โปรแกรมจะคำนวณและบันทึกให้โดยอัตโนมัติ โดยจะแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้ . ยอดต้นปี จะแสดงยอดจำนวนเงินตามที่คุณบันทึกไว้จากเมนู การเงิน 2.5 บันทึก รายการเจ้าหนี้คง ค้าง ยกมา ศึกษาวิธีการป้อนข้อมูลได้จากบทที่ 8 การป้อนยอดยกมา ของเจ้าหนี้รายตัว') . ยอดคงเหลือ จะแสดงยอดทีเกิดจากยอดยกมาของผู้จำหน่ายรหัสนี้ บวกด้วยยอดชื่อเงิน เชื่อ ใบเพิ่ม หนี้ และลบด้วยยอดลดหนี้ ส่งคืนสินค้า ยอดจ่ายชำระหนี้ . ยอดเช็คจ่ายล่วงหน้า จะแสดงยอดเช็คจ่ายที่ยังไม่ผ่านบัญชีของผู้จำหน่ายรายนี้ ข้อมูลอื่น ๆ ในหน้าจอรายละเอียดผู้จำหน่าย นอกจากรายละเอียดต่าง ๆ ที่คุณต้องป้อนข้อมูลสำหรับประวัติผู้จำหน่ายแต่ละรายแล้ว ในหน้าจอ รายละเอียดผู้จำหน่ายนี้ คุณยังสามารถนำไปใช้เรียกดูข้อมูลที่น่าสนใจในรูปแบบต่าง ๆ ด้วย ดูการเคลื่อนไหวของผู้จำหน่ายแต่ละราย ให้คุณคลิกที่แทบ ตารางสะสมยอดเงิน งวด 1-12 (แท็บที่ 2 ในหน้าจอรายละเอียดผู้จำหน่าย) รูปที่ 27 แท็บตารางสะสมยอดเงิน จะแสดงข้อมูลสรุปยอดการซื้อสินค้าระหว่างคุณกับผู้จำหน่าย