150 การป้อนข้อมูลการลดหนี้หรือการส่งคืนสินค้าให้กับผู้จำหน่าย ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 2.3 โดยมีรายละเอียด ข้อมูลที่ต้องป้อนดังนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบลดหนี้ฉบับนี้ ▪ เลขที่ใบลดหนี้คุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ โดยกด<Enter> ผ่านที่ช่องเลขที่ใบ ลดหนี้นี้แต่หากต้องการลำดับเลขที่ใบสำคัญด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบลดหนี้ฉบับนี้ ▪ รหัสผู้จำหน่าย ให้ป้อนรหัสผู้จำหน่ายที่เปีดใบลดหนี้ฉบับนี้มาให้ ▪ อ้างถึงใบลดหนี้เลขที่ของใบลดหนี้ที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้กับคุณ หากไม่ต้องการระบุให้ กด <Enter> ผ่าน ▪ วันที่ของภาษีซื้อ วันที่ของใบลดหนี้ที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้กับคุณ ▪ เลขที่ใบรับส/ค ให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกใบรับสินค้าที่ยังค้างชำระของผู้จำหน่ายนี้ขึ้นมา ให้ เลือกใบรับสินค้าที่คุณต้องการจะนำมาหักยอดกับใบลคหนี้ฉบับนี้(แต่หากใบรับสินค้าหรือบิลซื้อที่จะอ้างถึงนี้ ได้ถูกจ่ายชำระหนี้ไปแล้ว คุณจะต้องป้อนเลขที่บิลซื้อนี้เข้าไปเอง) จากนั้นโปรแกรมจะแสดงมูลค่าของสินค้า หรือบริการตามใบกำกับภาษีที่คุณอ้างถึงขึ้นมาดังรูป ให้คุณคลิกปุ่ม ตกลง เพื่อข้ามไป รูปที่ 18 แสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการของใบรับสินค้าที่อ้างถึง เมื่อคุณ <Enter> ผ่านช่องส่วนลดแล้ว โปรแกรมจะแสดงรายการสินค้าในใบกำกับที่อ้างอิงถึง ดังรูป รูปที่ 19 รายการสินค้าในใบกำกับที่ถูกอ้างอิง ให้คุณ <Enter> ที่รายการสินค้าที่ต้องการลดหนี้หรือส่งคืน จะปรากฏหน้าจอดังรูป
151 รูปที่ 20 หน้าจอหลังจากเลือกรายการสินค้าในใบรับสินค้า หากเป็นการลดเฉพาะยอดหนี้เพียงอย่างเดียว ให้คุณตอบ 'N ในช่อง ส่งคืนสินค้า? โปรแกรมจะไม่ตัด สินค้าที่ถูกอ้างถึงจากสต็อก แต่จะปรับต้นทุนสินค้าลดลงตามยอดที่ได้ลดหนี้และลดยอดหนี้ค้างชำระ กับผู้จำหน่ายรายนี้ลงไปด้วย เมื่อเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง แต่หากเป็นการส่งคืนสินค้า ให้คุณตอบ Y' ในช่อง ส่งคืนสินค้า? โปรแกรมจะส่งคืนสินค้าที่อ้างถึง โดยตัดขอดสินค้าออกจากในสต็อก พร้อมทั้งลดยอดหนี้ที่ค้างชำระกับผู้จำหน่ายรายนี้โดยคุณจะต้อง ป้อนจำนวนสินค้าที่จะส่งคืน และตรวจสอบช่องจำนวนเงินว่าถูกต้องหรือไม่ จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง รูปที่21หน้าจอหลังจากเลือกรายการสินค้าที่จะลดหนี้หรือรับคืน รายการสินค้าที่ถูกเลือกจะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยู่ด้านหน้า โดยในช่องรายการจะบอกจำนวน รายการสินค้าที่คุณเลือก เมื่อคคุณเลือกรายการสินค้าครบถ้วนแล้วคลิกที่ปุ่มทำงาน(หรือกดฟังก์ชั่น<F>)เพื่อ บันทึกรายการ
152 การป้อนข้อมูลใบรับวางบิล หลังจากคุณทำการรายการซื้อเงินเชื่อแล้ว หากผู้จำหน่ายมีการวางบิลกับคุณก่อนที่จะมีการเรียกชำระหนี้คุณ สามารถบันทึกการวางบิลของผู้จำหน่ายนี้ในหน้าจอใบรับวางบิล การปฏิบัติงานในขั้นตอนนี้จะให้คุณสามารถ พิมพ์รายงานใบบวางบิลเรียงตามวันที่นัดจ่ายเงิน เพื่อประมาณการสำรอที่จะต้องจ่ายชำระในอนาคตได้ รูปที่ 22 หน้าจอการการป้อนข้อมูลใบวางบิล การป้อนข้อมูลใบรับวางบิล ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 2.1 เมื่อคุณเข้าในหน้าจอใบรับวางบิล และเพิ่ม ข้อมูล คุณจะต้องป้อนรายละเอียดดังต่อไปนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบรับวางบิลฉบับนี้ ▪ เลขที่ใบรับวางบิล เป็นเลขที่ของใบรับวางบิลของคุณ ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบรับวางบิลฉบับนี้ ▪ รหัสผู้จำหน่าย หากทราบรหัสผู้จำหน่ายสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คุณคลิกไอคอนรูป แว่นขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อผู้จำหน่ายทั้งหมดที่คุณป้อนไว้ในเมนูรายละเอียดผู้จำหน่ายขึ้นมา ▪ เงื่อนไขการชำระเงิน โปรแกรมจะนำเงื่อนไขการชำระเงินที่ได้กำหนดไว้ในเมนูรายละเอียดผู้จำหน่าย สำหรับผู้ จำหน่ายรหัสนี้ขึ้นมาแสดงให้โดยอัตโนมัติ ▪ หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่คุณต้องการป้อนเข้าไปเป็นพิเศษ ▪ วันที่นัดจ่ายเงิน วันที่ที่คุณนัคให้ผู้จำหน่ายมารับเช็ค หากคุณทราบวันที่ที่แน่นคุณสามารถป้อนวันที่ดังกล่าว เข้าไปได้ทันที แต่หากยังไม่ทราบให้เว้นว่างไว้
153 เมื่อคุณป้อนข้อมูลข้างต้นเสร็จเรียบร้อย โปรแกรมจะแสดงใบรับสินค้าที่ยังด้างชำระกับผู้จำหน่ายรหัสนี้ขึ้นมา ดังตัวอย่างในรูปข้อมูลที่แสดงจะเรียงตามวันที่ครบกำหนด (สังเกตที่หัวตาราง) แต่คุณสามารถกด <Tab>เพื่อ เปลี่ยนไปเรียงตาม บิลเลขที่ ได้ เพื่อเพิ่มความสะดวกในการเลือก รูปที่ 23 หน้าจอแสดงเลขที่ใบรับสินค้าให้คุณเลือกรับวางบิล จากนั้นให้เลือกเลขที่รับสินค้าที่ต้องการจะรับวางบิลโดยการดับเบิ้ลคลิกที่เลขที่บิลใบนั้น โปรแกรมจะแสดง เครื่องหมายสามเหลี่ยมหน้าเลขที่ใบรับสินค้า คุณสามารถเลือกใบรับสินค้าที่จะรับวางบิลได้มากกว่า 1 ฉบับ จำนวนใบรับสินค้าที่คุณเลือกทั้งหมดจะถูกแสดงที่ช่อง ' ถูกเลือก' ด้านล่างของหน้าจอดังแสดงในรูป เมื่อ ต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกที่ปุ่ม ทำงาน รูปที่ 24 สามารถเลือกบิลซื้อที่ต้องการจะรับวางบิลได้มากกว่า 1ฉบับ การจ่ายชำระหนี้ หากคุณซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ คุณจะต้องทำรายการชำระหนี้เพื่อหักยอดหนี้ที่ค้างชำระกับผู้จำหน่ายรายนั้นๆ การจ่ายชำระหนี้ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 2.4 โดยรายละเอียดที่คุณจะต้องป้อนในหน้าจอจ่ายชำระหนี้ มี ต่อไปนี้
154 รูปที่ 25 หน้าจอจ่ายชำระหนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบจ่ายเงินฉบับนี้ ▪ เลขที่ใบจ่ายเงิน จะให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โคยอัตโนมัติ หรือลำดับเองก็ได้ ▪ วันที่ทำเอกสาร วันที่ป้อนข้อมูลเอกสารการจ่ายเงินฉบับนี้ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นวันที่เดียวกับวันที่จ่ายชำระหนี้ จริง ▪ รหัสผู้จำหน่าย ให้ป้อนรหัสผู้จำหน่ายที่ต้องการจะจ่ายชำระหนี้ ▪ หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการระบุในใบจ่ายเงินฉบับนี้ ▪ วันที่จ่ายเงิน โปรแกรมจะยังไม่ให้คุณป้อนในขณะที่ป้อนข้อมูลครั้งแรกเป็นวันที่เดียวกับวันที่เอกสาร แต่หาก วันที่ทำเอกสารและวันที่จ่ายเงินไม่ใช่วันเดียวโดยจะแสดงเป็นวันเดียวกับวันที่เอกสาร แต่หากวันที่ทำเอกสาร และวันที่จ่ายเงินไม่ใช้วันเดียวกัน หลังจากบันทึกรายการเสร็จสิ้นแล้วให้คุณไอคอนแก้ไขข้อมูล หรือกด <Alt+E>เพื่อแก้ไข้ให้เป็นวันที่ที่ถูกต้อง จากนั้นโปรแกรมจะแสดงใบรับสินค้าที่ยังค้างชำระของรหัสผู้จำหน่ายที่อ้างถึง ดังรูป รูป26หน้าจอแสดงรายการใบรับสินค้าที่ยังค้างชำระ
155 ให้คุณเลือกใบรับสินค้าที่ต้องการจะจ่ายชำระหนี้ ปรแกรมจะแสดงหน้าจอขึ้นยอดเงินที่ต้องการจ่ายชำระให้ คุณป้อนยอดเงินที่ต้องการจะจ่ายชำระ โดยอาจจะเป็นเพียงบางส่วนหรือเต็มจำนวนก็ได้ หมายเหตุ ในใบจ่ายเงิน 1 ใบ คุณสามารถเลือกจ่ายชำระหนีใบกำกับภาษีได้มากกว่า 1 บ โดยปฏิบัติตามขั้นตอนข้างต้น ซึ่งใบรับสินค้าที่ถูกเลือกจะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงไว้ด้านหน้า และแสดงจำนวนใบกำกับภาษีทั้งหมดที่ เลือกไว้ที่ช่อง รายการ เมื่อเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ปุ่ม ทำงาน (หรือกด<F5>) เพื่อบันทึกรายการ โปรแกรมจะ เตือนเรื่องที่คุณยังไม่ได้ป้อนรูปแบบของการจ่ายชำระหนี้ที่มุมขวาบนดังรูป หากเป็นการจ่ายช าระหนี้ค่าบริการหรือค่างวดในการผ่อนช าระ และได้เลือกภาระภาษีในขณะเปิดบิลซื้อ ไว้เป็น เกณฑ์เงินสด หน้าจอที่ให้คุณป้อนยอดช าระ จะมีบรรทัดให้คุณป้อนยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม ซึ่ง โปรแกรมจะค านวณให้โดยอัตโนมัติก่อน (แต่สามารถแก้ไขได้ตามต้องการ) รวมทั้งรายละเอียดอื่น ๆ เช่น เลขที่ใบก ากับภาษีที่ ได้รับจากผู้จ าหน่าย วันที่ เป็นต้น
156 รูปที่ 28 แสดงข้อความเตือนในกรณีที่คุณยังไม่ป้อนรูปแบบการจ่ายชำระ ให้คุณเลือกรูปแบบการจ่ายชำระหนี้ โดขมีรูปแบบที่สำคัญอยู่ 2 ประเภทคือ ▪ จ่ายระหนี้เป็นเงินสด ให้คลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล หรือกด <Alt+E> จากนั้นกด<นสด ป้อนยอดเงินสดที่ชำระ เข้าไป เมื่อเรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ไอคอนบันทึกข้อมูล รูปที่ 29 ป้อนยอดเงินที่จ่ายชำระที่ช่อง เงินสด ▪ จ่ายชำระหนี้เป็นเช็ค ให้คุณดับเบิ้ลคลิกที่รายการในตารางการชำระโดยอื่น ๆ จะมีหน้าจอให้เลือกวิธีชำระ ดัง รูป ให้เลือก เช็ดจำายล่วงหน้า จากนั้นป้อนเลขที่เช็ด วันที่เช็ด รหัสธนาคาร และจำนวนเงินในเช็ค เมื่อกด <Enter> ผ่าน โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกวิธีการจ่ายชำระหนี้อีกครั้ง เพื่อให้คุณสามารถจ่ายชำระ หนี้ด้วยเช็ดได้มากกว่า 1 ฉบับ แต่หากคุณจ่ายชำระหนี้ด้วยเช็คเพียงฉบับเดียว ให้คลิกไอคอนยกลิกการเพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูล (หรือกด <Esc>) โปรแกรมจะบันทึกข้อมูลให้ทันที รูปที่ 30 หน้าจอหลังจากดับเบิ้ลคลิกที่ตารางการจ่ายชำระหนี้โดยอื่น ๆ โปรแกรมจะให้เลือกวิธีจ่ายชำระหนี้ ▪ จ่ายชำระหนี้ด้วยรูปแบบอื่น เช่น การจ่ายเป็นตั๋วเงินจะป้อนข้อมูลเหมือนกับการจ่ายด้วยเช็คทุกประการ แต่ หากเลือกจ่ายเป็นเงินโอนผ่านธนาคาร (โดยคุณจะต้องกำหนดไว้จาก เมนูเริ่มระบบ ข้อ 1.5.2 วิธีการจ่ายชำระ หนี้) จะระบุเพียงวันที่โอนและยอดเงินที่โอนในช่อง ยอดชำระ เท่านั้น อย่างไรก็ตคุณสามารถจะเลือกจ่ายชำระเป็นเงินสดเพียงบางส่วนและจ่ายชำระด้วยรูปแบบอื่นๆส่วนที่เหลือได้ ที่สำคัญคือช่อง ยอดชำระตามใบรับสินค้า และ ช่องยอดจ่ายจริง จะต้องเท่ากันเสมอและในกรณีที่คุณจ่าย
157 ชำระหนี้ด้วยเช็คหรือตั๋วเงินจ่าย ด้วยยอดเงินที่มากกว่ายอดตามใบกำกับภาษีที่เลือกไว้ หลังจากทำจ่ายแล้วจะ มียอดคงเหลือในเช็ดจ่ายที่สามารถนำไปชำระกับผู้จำหน่ายรายเดิมในครั้งถัดไปได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณชำระ หนี้ตามใบกำกับภาษีมูลค่า 32,100 บาท แต่จ่ายด้วยเช็คจ่าย มูลค่า 33,000 บาท ขอดคงเหลือในเช็คจ่าย 900 บาท (ซึ่งถ้ามียอดคงเหลือจะแสดงในช่อง ยอดคงเหลือ ตามรูปที่ 31 ) จะนำไปชำระหนี้กับผู้จำหน่ายราย เดิมในการจ่ายชำระหนี้ในคราวถัดไป ในจังหวะที่ต้องป้อนเลขที่เช็ค ก็ให้คุณคลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยาย (หรือ กด <Enter> โดยไม่ต้องป้อนเลขที่เช็คเข้าไป) โปรแกรมจะแสดงเช็คที่ยังคงเหลือจากการชำระหนี้ในครั้งก่อน ขึ้นมาดังรูป ให้คุณเลือกเลขที่เช็คที่ต้องการ รูปที่ 31 เลือกเช็คจ่ายหรือตั๋วจ่ายที่เหลือจากการจ่ายชำระหนี้ครั้งก่อน หากไม่ต้องการนำขอคคงเหลือจากในเช็คไปจ่ายชำระหนีอีกต่อไปแล้ว คุณสามารถตัดยอดคงเหลือในเช็คนี้ เป็นคำาใช้จ่ายของกิจการ จะได้กล่าวถึงวิธีการตัดยอดคงเหลือในเช็คเป็นค่าใช้จ่าย ใน บทที่13บันทึกการ เคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก กรณีมีผลต่างจากการจ่ายชำระหนี้ หากคุณมีการจำยชำระหนี้มากกว่าหรือน้อยกว่าจำนวนเงินตามใบกำกับภาษีที่ค้างชำระกับผู้จำหน่าย เช่น การจ่ายชำระหนี้ล่าช้าซึ่งอาจจะต้องเสียดอกเบี้ยจ่ายให้กับทางผู้จำหน่าย หรือคุณอาจจะได้รับส่วนลดในกรณี จ่ายชำระหนี้เร็วกว่ากำหนดการชำระเงิน หรือมีภาษีที่คุณหัก ณ ที่จ่ายไว้ในกรณีเช่นนี้หลังจากที่บันทึก
158 รายการเรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกไคอนแก้ไขข้อมูล หรือกด <Alt+E> เพื่อป้อนยอดผลต่างดังกล่าวในส่วนล่าง ของหน้าจอ รูปที่ 32 ป้อนผลต่างจากการจ่านชำระหนี้ไว้ที่ส่วนล่างของหน้าจอ มีข้อพึงระวังคือ จะการป้อนข้อมูลผลต่างจากการจ่ายชำระหนี้ต้องปฏิบัติก่อนที่จะเลือกรูปแบบการจ่ายชำระ หนี้(ว่าเป็นเงินสด เช็คจ่ายหรืออื่น ๆ) โคยเมื่อคุณป้อนผลต่างจากการง่ายชำระหนี้ไม่ว่าจะเป็นดอกเบี้ยจ่าย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หรือส่วนลดเสร็จสิ้น โปรแกรมจะแสดงข้อความเดือนขึ้นมาดังใน รูป ให้คุณคลิกที่ปุ่ม ตกลง เพื่อผ่านไป แล้วจึงเลือกรูปแบบในการง่ายชำระหนี้อีกครั้ง รูปที่ 33 ข้อความเตือนเมื่อบันทึกยอดผลต่างจากการจ่ายชำระหนี้ การป้อนข้อมูลด่าใช้จ่ายอื่น ๆ นอกจากค่าใช้จ่ายที่คุณจะต้องจ่ายชำระจากการซื้อสินค้าแล้ว ในการดำเนินธุรกิจยังมีค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ต้อง บันทึกรายการ เช่น ค่าใช้จ่ายในการขายหรือค่าใช้จ่ายในการบริหาร ทั้งนี้เพื่อรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการคำ เนินงานของกิจการให้ครบถ้วน ซึ่งจะทำให้โปรแกรมสามารถคำนวณหาผลการดำเนินงาน และฐานะทางการ เงินที่แท้จริงได้โดยทั่วไปนักบัญชีนิยมที่จะไปบันทึกค่าใช้จ่ายต่าง ๆที่สมุดรายวันโดยตรง แต่หน้าจอนี้เหมาะ สำหรับผู้ใช้งานที่ไม่ชำนาญทางบัญชีเพื่อให้โปรแกรมลงบัญชีให้อีกต่อหนึ่ง
159 รูปที่ 34 หน้าจอการป้อนข้อมูลค่าใช้จ่ายอื่นๆ การบันทึกคำใช้จ่ายอื่น ๆ ให้คุณเข้าที่ เมนูซื้อ ข้อ 5 โดยมีรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้องปื้อนใน หน้าจอบันทึกค่าใช้ง่ายอื่น ๆ ดังต่อไปนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่บันทึกค่าใช้จ่ายรายการนี้หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนดแผนกแล้ว คุณสามารถ คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ ▪ เลขที่ เป็นเลขที่ของใบจ่ายค่าใช้จ่ายอื่น ๆ นี้ คุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผ่านที่ช่องเลขที่นี้แต่หากต้องการลำดับเลขที่ใบสำคัญด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้า ไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบจ่ายค่าใช้จ่ายฉบับนี้ ▪ รหัสผู้จำหน่าย หากต้องการระบุรหัสผู้จำหน่ายคุณสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง หรือคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย จะปรากฎรหัสและชื่อผู้จำหน่ายทั้งหมดขึ้นมา แต่หากเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนเล็กน้อยหรือไม่จำเป็นต้องระบุชื่อผู้ จำหน่ายให้คุณกด <Enter> ผ่านไป ▪ เลขที่บิล...ลวท. ให้คุณป้อนเลขที่ใบกำกับภาษีและวันที่ของใบกำกับภาษีที่ได้รับจากการจ่ายค่าใช้จ่ายนี้ หาก ไม่ต้องการระบุให้กด <Enter> ผ่าน ▪ คำอธิบาย เป็นข้อความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการจ่ายค่าใช้จ่ายครั้งนี้
160 ▪ ประเภทราคา ระบุว่จำนวนเงินของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการ ที่คุณป้อนข้อมูลเข้าไปเป็น มูลค่าที่รวม VAT แล้ว หรือ ไม่ โคยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 ▪ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โคยในช่องจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มให้ปล่อยว่างไว้ เมื่อคุณป้อน รายการค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เรียบร้อย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีให้โดยอัตโนมัติ ▪ รหัสค่าใช้ง่ายรายละเอียด เลือกรหัสค่าใช้ง่ายที่ต้องการ โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผ่านช่องรหัสค่าใช้จ่าย โปรแกรมจะแสดงรายการค่าใช้ง่ายทั้งหมดขึ้นมาให้เลือก ▪ แผนก หากคุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกบัญชีค่าใช้ง่ายอื่น ๆ นี้แยกเป็นแผนก ให้คุณป้อนรหัสแผนกที่ ต้องการเข้าไป แต่หากต้องการบันทึกเป็นยอดค่าใช้จ่ายรวม (ไม่แยกแผนก) ให้กค <Enter> ผ่านช่อง 'แผนก' นี้ ▪ จำนวนเงิน ให้คุณป้อนจำนวนเงินของค่าใช้จ่ายแต่ละรายการเข้าไป หากคุณมีรายการค่าใช้จ่ายอื่น ๆ อีก ให้ป้อนข้อมูลเข้าไปจนกรบถ้วน เมื่อต้องการให้คลิกไอคอนบันทึก ข้อมูล ใน เบื้องต้นโปรแกรมจะถือว่าการบันทึกค่าใช้อื่นๆ นี้เป็นการจ่ายชำระด้วยเงินสด โดยจะมีรูปแบบ การจ่ายชำระให้คุณเลือกอยู่ 2 ประเภทคือ ▪ จ่ายค่าใช้จ่ายเป็นเงินสด ซึ่งเป็นค่าโดยปกติของโปรแกรมอยู่แล้ว รูปที่ 35 โปรกรมจะบันทึกรูปแบบการจ่ายค่าใช้จ่ายเป็น เงินสด ไว้ก่อน จ่ายค่าใช้จ่ายเป็นเช็คหรืออื่น ให้คุณดับเบิ้ลคลิกที่ตารางการจ่ายชำระโดยอื่นๆ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้ เลือกวิธีการจ่ายชำระดังรูป หากเป็นเช็คให้ป้อนรายละเอียดเลขที่เช็ค, วันที่เช็ค,รหัสธนาคาร และจำนวนเงิน จากนั้นให้คลิกไอคอนบันทึก รูปที่ 36 หน้าจอหลังจากดับเบิ้ลคลิกที่ตารางการชำระโดยอื่นๆ
161 อย่างไรก็ตามคุณสามารถจะเลือกจ่ายชำระเป็นเงินสดบางส่วน และเป็นเช็ดจ่ายในส่วนที่เหลือได้ โดย ส่วนที่ต้องพิจารณาคือช่อง จำนวนเงินรวมทั้งสิ้น และช่อง ยอดจ่ายจริง จะต้องเท่ากันเสมอ รายการของแถม ในหน้าจอที่ต้องมีการป้อนรายการสินค้า หากคุณไม่ป้อนราคาต่อหน่วยของสินค้าหรือป้อนราคาต่อหน่วยเป็น 0.00 โปรแกรมจะถมว่าคุณต้องการให้รายการสินค้าดังกล่าวเป็นของแถมหรือไม่ รูปที่ 37 หน้าจอที่จะแสดงในกรณีที่ไม่ป้อนราคาซื้อ ถ้าเป็นรายการที่ผู้จำหน่ายแถมให้กับคุณให้เลือกเป็น <ของแถม> แต่ถ้าเป็นการป้อนผิดพลาดและต้องการ ป้อนราคาต่อหน่วยใหม่ให้เลือก <ป้อนใหม่ หรือกรณีเป็นรายการสินค้าที่คุณต้องการซื้อโดยไม่ถือเป็นรายการ ของแถม (เจตนาที่จะไม่ป้อนราคาต่อหน่วย เพราะรอให้ผู้จำหน่ายแจ้งราคาในภายหลัง) ให้เลือกเป็น <ไม่ใช่> สินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี หากคุณป้อนรหัสสินค้าที่ ได้รับการยกเว้นภาษี(โดยกำหนดการยกเว้นภาษีไว้ที่ เมนูสินค้า ข้อ 2เอียดสินค้า ค่าในช่อง ประเภท VAT แล้ว) ในหน้าจอการป้อนข้อมูล เช่น ใบสั่งซื้อ ซื้อเงินสดซื้อเงินเชื่อ ใบลดหนี้/ส่งคืน สินค้า และใบเพิ่มหนี้ โปรแกรมจะคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในเอกสารดังกล่าวให้เฉพาะสินค้าที่มีภาษีเท่านั้น ดัง ในรูป สมมติว่าสินค้ารายการที่ 2 ได้รับยกเว้นภาษี ภาษีที่เกิดขึ้นจะเป็นภาษีของสินค้ารายการแรกเท่านั้น (1,000 x 7% = 70)
162 รูปที่ 38 การเปิดบิลซื้อสินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม หมายเหตุ การหักภาษี ณ ที่จ่าย กรณีที่คุณมีการง่ายชำระหนี้หรือจ่ายค่าใช้จ่าย ซึ่งเป็นประเภทเงินได้ที่ทางราชการกำหนดว่าจะต้องมี การหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้คุณคลิกที่ปุ่ม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ซึ่งจะปรากฏอยู่ในแต่ละหน้าจอการป้อนข้อมูล รายการง่าย โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ ดังรูป หากคุณต้องการให้หน้าจอการป้อนข้อมูล แสดงยอดซื้อของทั้งสิ้นที่ได้รับการยกเว้นภาษี และสินค้าที่มี อัตราภามีตามปกติ ให้คุณก าหนดจากเมนู เริ่มระบบ ข้อ4 ก าหนดเลขที่เอกสารโดยคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล หรือกด <AI+E> ที่เอกสารที่ต้องการเช่น ซื้อเงินเชื่อ จากนั้นแก้ไขที่บรรทัด แยกประเภท VAT. ที่รายกาสินค้า ให้เป็น Y
163 รูปที่ 39 หน้าจอป้อนรายละเอียดการหักภาษี ณ ที่จ่าย หมายเหตุ ให้ป้อนรายละเอียดต่างๆ โดยจะต้องกรอกข้อมูลให้ถูกต้อง ครบถ้วน เช่น เล่มที่/เลขที่ของใบหักภาษีฉบับนี้ เดือนที่จะยื่นส่งภายีที่หักไว้ รายละเอียดอื่น ๆ ที่ต้องป้อนข้อมูลจะมีดังนี้ ▪ ชื่อที่อยู่ของผู้จำหน่าย หากคุณระบูรหัสผู้จำหน่าย (หรือรหัสเจ้าหนี้) เข้าไป โปรแกรมจะนำข้อมูลที่ป้อนไว้ที่ เมนูรายละเอียดลูกค้าหรือผู้จำหน่ายขึ้นมาแสดงให้โดยอัตโนมัติ ▪ ประเภทเงินได้ คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกประเภทเงินได้ ดังรูป การป้อนรายละเอียดภามีหัก ณ ที่จ่ายนี้จะใช้เพื่อพิมพ์แบบฟอร์ม ภงด.53 ซึ่งหากคุณไม่ต้องการพิมพ์ แบบฟอร์มดังกล่าวนี้คุณอาจจะเพียงแค่บันทึกจ านวนเงินภาษีหัก ณ ที่จ่าย โดยไม่ต้องป้อนรายละเอียด ต่าง ๆ ก็ได้
164 รูปที่ 40 ประเภทเงินได้ที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้แล้ว จากรูป จะสังเกตเห็นว่า รายการที่โปรแกรมนำขึ้นมาให้เลือกนั้น มีค่าพิเศษแสดงไว้ด้านท้ายรายการด้วย เช่น 2.ค่านายหน้า :tS01,c1 ,r3 จ่ายบุคคลธรรมดา หมายถึงว่า ถ้าคุณเลือกรายการจ่ายค่านายหน้า (ให้บุคคล ธรรมดา) ซึ่งเป็นเงินได้ประเภท 2. ที่ต้องยื่นแบบ S01 (ภงด.1) เงื่อนไขในการหักเป็น 1 และอัตราที่หัก 35% หมายเหตุ ▪ จำนวนเงินที่จ่าย จำนวนเงินที่จ่ายออกไป ▪ อัตราที่หัก เปอร์เซ็นต์การหักภาษีที่หัก ณ ที่จ่าย ซึ่งจะมาตามประเภทเงินได้ที่คุณระบุไว้ ▪ ภาษีที่หักไว้ โปรแกรมจะคำนวณหามูลค่าภาษีที่หัก ณ ที่จ่ายไว้จากจำนวนเงินที่จ่ายคุณ กับเปอร์เซ็นต์อัตรา ภาษี ▪ เงื่อนไขการหักภาษี ในกรณีเป็นการการหักภาษีจากขอดเงินเดือนที่บริษัทจ่ายให้กับพนักงาน คุณสามารถเลือก เงื่อนไขการหักได้ 3 รูปแบบ 1 - ภาษีหัก ณ ที่จ่าย หมายถึง หักจากผู้มีเงินได้ 2 – ออกให้ตลอดไป หมายถึง บริษัทเป็นผู้ออกเงินค่าภาษีให้ (กรณีง่ายเงินเดือน) 3 - ออกให้ครั้งเดียวหมายถึง บริษัทเป็นผู้ออกเงินค่าภาษีให้ (กรณีเงินงวดสุดท้ายที่ พนักได้รับตอนลาออกจากงาน) ▪ หมวดภาษีหัก ณ ที่จ่าย จะขึ้นมาให้ตามประเภทเงินได้ที่คุณระบุไว้ ▪ เงินสะสมเข้ากองทุนประกันสังคม กรณีที่คุณจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงาน ให้คุณป้อนยอดเงินที่หักจาก เงินเดือนที่จ่ายให้กับพนักงาน เพื่อสมทบเข้ากองทุนประกันสังคม t = type (ภงด.?) , c = condition (งื่อนไขการหักภาษี) , = rate (อัตราที่หัก)
165 ▪ เงินสะสมจ่ายเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หากคุณมีการง่ายเงินเข้ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพในแต่ละเดือน ให้ป้อน ยอดเงินดังกล่าวเข้าไป หมายเหตุ โดยเมื่อป้อนข้อมูลครบถ้วน และคลิกปุ่มตกลงเพื่อยืนยันการบันทึกข้อมูลแล้ว โปรแกรมจะนำยอด ภาษีหัก ณ ที่จ่ายไปใส่ไว้ที่ช่องข้อมูล 'ภาษีหัก ณ ที่จ่าย' ให้โดยอัตโนมัติ การพิมพ์ใบรับรองการหักภาษี มือคุณป้อนรายละเอียดการหักภาษีเรียบร้อยและมีการบันทึกข้อมูลแล้ว ถ้าในเอกสารนั้นมีรายการหักภาษี ณ ที่จ่ายเพียงรายการเดียว ให้คลิกไคอนพิมพ์ใบรับรองการหักภาษีเลยก็ได้ แต่ถ้ามีรายการหักภาษี ณ ที่จ่าย มากกว่า 1 รายการ จะต้องเลื่อนไปยังรายการที่ต้องการพิมพ์ใบรับรอง แล้วจึงคลิกไอดอนสั่งพิมพ์ใบรับรอง ฯ ในหน้าจอการป้อนรายละเอียคภาษีหัก ณ ที่จ่ายนี้ สามารถป้อนได้ 2 อัตรา โดยให้ป้อนข้อมูลในลักษณะ เดียวกันในฝั่ง กลุ่ม 2' ส าหรับประเภทเงินได้คนละประเภท
166 บทที่ 12 การป้อนข้อมูลระบบขายและลูกหนี้ ขั้นตอนการท างานในระบบขายและระบบลูกหนี้ของโปรแกรมสามารถจะแสดงได้ดังรูป ทำใบเสนอราคา (ถ้ามี) ทำใบสั่งขาย (ถ้ามี) เปิดบิลขาย ขายเงินสด ขายเงินเชื่อ รับชำระหนี้ ทำใบวางบิล (ถ้ามี) ทำใบลดหนี้/รับคืน (ถ้า มี) ทำใบเพิ่มหนี้ (ถ้ามี)
167 รูปที่ 1 เลือกภาระภาษีขายของใบกำกับภาษี หมายเหตุ : โปรแกรมจะถามเกณฑ์ เฉพาะสินค้าบริการเท่านั้น คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าบิลขายที่ได้บันทึกข้อมูลไปแล้ว มีภาระภาษีแบบใด โดยอยู่ที่หน้าจอบิลขายที่ ต้องการตรวจสอบ จากนั้นคลิกที่แท็บ รายการรับรับชำระ สังเกตตรงบรรทัด ภาระภาษีขาย ดังรูป รูปที่ 2 แท็บรายการรับชำระของบิลขายจะแสดงภาระภาษีขาย ในกรณีที่คุณบันทึกรายการไปแล้ว แต่เลือกเกณฑ์ภาษีไว้ผิด วิธีแก้ไขให้คลิกที่ไอคอนลงบัญชีใหม่ ที่หน้า เอกสารที่เลือกเกณฑ์ภาษีไว้ผิด โปรแกรมจะขึ้นมาถามเกณฑ์ภาษี ให้คุณเลือกเกณฑ์ภาษีที่ถูกต้อง
168 การพิมพ์แบบฟอร์ม คุณสามารถสั่งพิมพ์แบบฟอร์มต่าง ๆ เช่น ใบรับเงินมัดจำ ใบสั่งขาย บิลขายได้ทันทีเมื่อบันทึกรายการ เรียบร้อย ด้วยการคลิกไอคอน พิมพ์เอกสาร (หรือกด <Alt+P> เพื่อเลือกพิมพ์ทางจอภาพ เครื่องพิมพ์หรือ แฟ้มข้อมูล และหากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมในการแก้ไขแบบฟอร์ม ขอให้ศึกษาจากบทที่ 25 ‘การแก้ไข แบบฟอร์ม’ การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติม การป้อนข้อมูลรายการประจำวันต่าง ๆ เช่น การเปิดใบเสนอราคา ใบสั่งขาย บิลขาย หากคุณมีรายละเอียด เพิ่มเติมของเอกสาร ซึ่งไม่สามารถป้อนไว้ในช่องข้อมูลที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ คุณสามารถป้อนข้อความ หรือหมายเหตุเพิ่มเติมได้โดยคลิกไอคอน เพิ่ม/แก้ไขหมายเหตุของเอกสาร (หรือกด <Alt+R>) ที่หน้าจอการ ป้อนข้อมูลนั้น ๆ จากในรูปเป็นหมายเหตุเพิ่มเติมที่หน้าจอขายเงินเชื่อ ซึ่งป้อนได้ทั้งหมด 5 บรรทัด การบันทึก ข้อมูลให้คลิกปุ่ม ตกลง แต่หากต้องการยกเลิกการบันทึกให้คลิกปุ่ม ยกเลิก รูปที่ 3 การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติมของเอกสาร นอกจากนั้นในแต่ละรายการสินค้าที่คุณป้อน ยังสามารถเพิ่มหมายเหตุได้อีกรายการละ 10 บรรทัด โดยให้คุณ กด <Alt+R> ขณะอยู่ที่รายการสินค้านั้น (ต้องบันทึกรายการสินค้ารายการนั้นให้เรียบร้อยก่อน) วิธีการบันทึก หรือยกเลิกการบันทึก จะใช้วิธีเช่นเดียวกับการป้อนหมายเหตุของเอกสาร
169 รูปที่ 4 หมายเหตุของแต่ละรายการสินค้า หมายเหตุ : การบันทึกหมายเหตุของแต่ละรายการสินค้า จะทำได้เมื่อคุณป้อนรายการสินค้านั้นเรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกที่แท็บ รายการสินค้า (หรือกด <F8>) เพื่อเข้าไปในรายการสินค้า จากนั้นให้คลิกที่รายการสินค้าที่ ต้องการแล้วจึงคลิกไอคอน เพิ่ม/แก้ไขหมายเหตุของเอกสาร (หรือกด <Alt+R>) การป้อนข้อมูลใบเสนอราคา ในบางครั้งคุณอาจจะจำเป็นต้องเปิดใบเสนอราคาให้กับลูกค้าก่อนการตกลงซื้อ-ขาย เพื่อให้ลูกค้าได้ตัดสินใจ หรือเปรียบเทียบราคาสินค้า การติดตามการเสนอราคาเป็นงานที่สำคัญซึ่งจะก่อให้เกิดการขายขึ้นได้ รูปที่ 5 หน้าจอการป้อนข้อมูลใบเสนอราคา
170 การป้อนข้อมูลใบเสนอราคาให้คุณเข้าที่ เมนูขาย ข้อ A ส่วนวิธีการป้อนข้อมูลขอให้คุณศึกษาจากบทที่ 3 ‘รูปแบบและวิธีการใช้งานโปรแกรม’ ซึ่งรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้องป้อนในหน้าจอใบเสนอราคา จะมี ดังต่อไปนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบเสนอราคาฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนดแผนกแล้ว คุณสามารถ คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ ▪ เลขที่ใบเสนอราคา เป็นเลขที่ของใบเสนอราคา คุณสามารถให้เครี่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ โดย กด <Enter> ผ่านที่ช่องเลขทีใบเสนอราคานี้ แต่หากต้องการลำดับเลขที่ด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการ เข้าไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบเสนอราคาฉบับนี้ ▪ รหัสลูกค้า หากทราบรหัสลูกค้าสามารถป้อนเข้าไปโดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คุณคลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและฃื่อลูกค้าทั้งหมดที่คุณป้อนไว้ในเมนูรายละเอียดลูกค้าขึ้นมา ▪ อ้างอิง ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการจะอ้างอิงในใบเสนอราคาฉบับนี้ หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน ▪ พนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขายผู้ที่รับผิดชอบในการเสนอราคาครั้งนี้ โดยปกติโปรแกรมจะแสดงรหัส พนักงานขายที่ได้กำหนดไว้ในเมนูรายละเอียดลูกค้าของลูกค้าที่ถูกอ้างถึงในใบเสนอราคาฉบับนี้ แต่หาก ต้องการแก้ไขให้คลิกไอคอนรูปแว่นขยายและเลือกรหัสพนักงานขายที่ต้องการ หากไม่ต้องการระพนักงานขาย ในใบเสนอราคาฉบับนี้ให้กด <Enter> ผ่าน ▪ สถานะเอกสาร กำหนดสถานะของใบเสนอราคาฉบับนี้ เช่น ลูกค้ากำลังตัดสินใจ, กำลังทำเรื่องจัดซื้อ หรือ ลูกค้าซื้อไปแล้ว เป็นต้น การกำหนดสถานะใบเสนอราคานี้จะช่วยให้คุณติดตามการเสนอราคาได้โดยสะดวก เพราะคุณจะทราบว่าในขณะนี้ มีใบเสนอราคากี่ฉบับที่ลูกค้ากำลังตัดสินใจ หรือกำลังทำเรื่องจัดซื้อ โดยดูจาก รายงานที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้หากไม่ให้กด <Enter> ผ่าน ▪ กำหนดยืนราคา คุณสามารถกำหนดได้ว่าราคาที่เสนอให้กับลูกค้ามีระยะเวลากี่วัน ซึ่งจะช่วยให้คุณติดตาม การขาย และควบคุมราคาขายของสินค้าได้ ▪ ครบกำหนดวันที่ โปรแกรมจะคำนวณให้โดยอัตโนมัติซึ่งนับจากวันที่ในใบเสนอราคาไปจนถึงระยะเวลาการ ยืนราคา ▪ ประเภทราคา ระบุว่าราคาขายของสินค้าแต่ละรายการที่เสนอให้กับลูกค้าเป็นราคาที่ รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ0, 1 และ 2 ▪ ส่วนลด เป็นส่วนลดการค้าที่มอบให้กับลูกค้า ซึ่งโปรแกรมจะนำข้อมูลมาจากที่คุณกำหนดไว้ในเมนู รายละเอียดลูกค้า หากไม่ต้องการเปลี่ยนแปลงหรือไม่มีส่วนลดในใบเสนอราคาฉบับนี้ให้กด <Enter> ผ่าน ▪ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยในช่องจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มให้ปล่อยว่างไว้ เมื่อคุณป้อน รายการสินค้าที่เสนอราคาเสร็จเรียบร้อย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีให้โดยอัตโนมัติ ▪ รายการสินค้า เลือกรหัสสินค้าที่ต้องการเสนอราคา โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผ่านช่องรหัสสินค้า โปรแกรม จะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดเรียงลำดับตามรหัสหรือชื่อสินค้าตามที่คุณกำหนดไว้ที่ เมนูเริ่ม ระบบ 1.3.1
171 รายละเอียดทั่วไป การค้นหาสินค้าที่ต้องการให้รวดเร็วขึ้น คุณสามารถกดรหัสหรืออักษรนำหน้าเพียง 1-2 ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินค้าทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรดังกล่าว ▪ จำนวน ป้อนจำนวนสินค้า โดยคุณสามารถเลือกที่จะจำหน่ายได้ทั้งหน่วยนับใหญ่และหน่วยนับย่อย ▪ หน่วยละ ราคา/หน่วยของสินค้ารายการนี้ โปรแกรมจะแสดงรายการขายของลูกหนี้ตามที่คุณกกำหนดไว้ที่ ตารางราคาขายใน เมนูขาย ข้อ 6 รายละเอียดลูกค้า ▪ ส่วนลด ส่วนลดของสินค้าแต่ละรายการ คุณสามารถป้อนทั้งในรูปของจำเงินหรืออัตราเปอร์เซ็นต์ส่วนลด ▪ จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินโดยการนำจำนวณสินค้าที่เสนอขาย X ราคา/หน่วย-ส่วนลดแต่ละ รายการ หมายเหตุ : หากคุณได้เสนอราคาให้กับลูกค้าแล้ว เมื่อมีการตกลงสั่งซื้อ คุณสามารถเปิดใบสั่งขายได้ทันที (เพื่อจองสินค้าไว้ก่อน) โดยไม่ต้องเปิดใบสั่งขายซ้ำอีกครั้ง วิธีการปฏิบัติคือเลือกใบเสนอราคาที่ต้องการขึ้นมา จากนั้นคลิกที่ไอคอน แปลงเป็นใบสั่งขายโปรแกรมจะให้คุณป้อนรายละเอียดเกี่ยวกับใบสั่งขาย เช่น เลขที่ เอกสาร วันที่สั่งขาย เป็นต้น หมายเหตุ: กรณีที่ป้อนค่าในช่อง กำหนดยืนราคา เป็น 0 วัน เมื่อนำใบเสนอราคานี้ไปอ้างในบิลขาย โปรแกรม จะไม่ตัดใบเสนอราคานี้ออกจากระบบ (เพราะไม่ได้กำหนดวันยืนราคาไว้ ดังนั้นสามารถนำมาใช้อ้างอิงตอน เปิดบิลได้เรื่อย ๆ) จึงมีประโยชน์ในการนำไปประยุกต์ใช้งาน คือ บิลขายที่มีรายการสินค้าหลายรายการ และ ต้องเปิดบิลแบบนี้เป็นประจำ ให้คุณมาสร้างเป็นใบเสนอราคาที่ไม่ป้อนกำหนดยืนราคา (โดยป้อนเป็นของ ลูกค้ารหัสใดก็ได้ไว้ก่อน เวลาที่เปิดบิลขาย ให้อ้างถึงใบเสนอราคาเลขที่นี้โดยระบุเลขที่ตรง ๆ เลย (จะใช้วิธี คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกไม่ได้เพราะการทำแบบนี้โปรแกรมจะดึงเฉพาะใบเสนอราคาที่เป็นของ ลูกค้าที่กำลังเปิดบิลอยู่เท่านั้น) จะทำให้การเปิดบิลซ้ำ ๆ กันได้รวดเร็วขึ้น การป้อนข้อมูลใบสั่งขาย คุณสามารถใช้ใบสั่งขายในโปรแกรมเก็บยอดสั่งจองสินค้าของลูกค้า เพื่อประโยชน์ในการจัดเตรียมสินค้าให้ เพียงพอต่อความต้องการของลูกค้า
172 รูปที่ 6 หน้าจอการป้อนข้อมูลใบสั่งขาย การป้อนใบสั่งขาย ให้คุณเข้าที่ เมนูขาย ข้อ 3 ใบสั่งขาย โดยวิธีการป้อนข้อมูลขอให้คุณศึกษาจากบทที่ 3 ‘รูปแบบและวิธีการใช้งานโปรแกรม’ ซึ่งรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้องป้อนในหน้าจอใบสั่งขายจะมีดังต่อไปนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบสั่งขายฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนดแผนกแล้ว คุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ แต่หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน ▪ เลขที่ใบสั่งขาย เป็นเลขที่ของใบสั่งขาย คุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผ่านที่ช่องเลขที่ใบสั่งขายนี้ แต่หากต้องการลำดับเลขที่ด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบสั่งขายฉบับนี้ ▪ รหัสลูกค้า หากทราบรหัสลูกค้าสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบข้อมูลให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่น ขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อลูกค้าทั้งหมดที่คุณป้อนไว้ในเมนูรายละเอียดลูกค้าขึ้นมา โดยจะจัดเรียง ตามรหัสหรือชื่อขึ้นอยู่กับที่คุณกำหนดไว้ที่เมนูเริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียดทั่วไป หัวข้อ ‘ค้นหาลูกค้า’ ▪ อ้างอิง ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการจะอ้างอิงในใบสั่งขายฉบับนี้ ▪ พนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขายผู้ที่รับผิดชอบในการขายของใบสั่งขายฉบับนี้ โดยปกติโปรแกรมจะแสดง รหัสพนักงานขาย ที่ได้กำหนดไว้ในเมนูรายละเอียดลูกค้า แต่หากต้องการแก้ไขให้คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย และเลือกรหัสพนักงานขายที่ต้องาการ ▪ เขตการขาย ระบุพื้นที่ที่เกิดรายการสั่งขายนี้ขึ้น โปรแกรมจะแสดงเขตการขายที่คุณระบุไว้ในรายละเอียดของ ลูกค้ารายนี้ (ในเมนูรายละเอียดลูกค้า) ขึ้นมาให้ก่อน โดยคุณสามารถเปลี่ยนแปลงเป็นเขตการขายอื่น โดยคลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย ที่ช่องข้อมูลเขตการขายนี้ และเลือกเขตการขายที่ต้องการ ▪ ขนส่งโดย ระบุวิธีการขนส่งสินค้าของใบสั่งขายฉบับนี้ ซึ่งสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยายเพื่อเรียกดูจาก ตารางข้อมูลขนส่งที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ได้ ▪ เครดิต เงื่อนไขการชำระเงินที่มอบให้แก่ลูกค้ารหัสนี้ เช่น 30 วัน, 60 วัน โดยปกติโปรแกรมจะนำค่าที่คุณระบุ ไว้ในรายละเอียดลูกค้าขึ้นมาให้ก่อน ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการ
173 ▪ ส่งของวันที่ กำหนดวันที่ที่จะส่งของให้กับลูกค้า แกติโปรแกรมจะขึ้นมาเป็นวันที่เดียวกับวันที่ของเอกสาร ซึ่ง คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการ ▪ กำหนดวันที่ส่งของที่รายการสินค้าหรือไม่ ในกรณีคุณมีการสั่งขายสินค้าหลายรายการซึ่งไม่สามารถส่งของ ภายในวันเดียวกันได้เสร็จเรียบร้อย หากคุณตอบในช่องข้อมูลนี้เป็น ‘Y’ โปรแกรมจะให้คุณใส่วันที่ส่งของใน แต่ละรายการสินค้า ▪ ประเภทราคา ระบุว่าราคาขายสินค้าแต่ละรายการ ที่คุณป้อนข้อมูลไปเป็นราคาขายที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 ▪ สถานที่ส่งของ หากสถานที่ที่ลูกค้าต้องการให้ส่งของ ไม่ใช่ทีอยู่ตามปกกติของลูกค้า คุณสามารถคลิกไอคอน รูปแว่นขยาย เลือกสถานที่ส่งของที่คุณได้บันทึกไว้ในเมนูรายละเอียดลูกค้า ▪ ส่วนลด เป็นส่วนลดการค้าที่มอบให้กับลูกค้า ซึ่งโปรแกรมจะนำข้อมูลมาจากที่คุณกำหนดไว้ในเมนู รายละเอียดลูกค้า หากไม่ต้องการเปลี่ยนแปลงหรือไม่มีส่วนลดในใบสั่งขายฉบับนี้ให้กด <Enter> ผ่าน ▪ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีในช่องจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มให้โดย อัตโนมัติ ▪ รายการสินค้า เลือกรหัสสินค้าที่ต้องการสั่งขาย โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผ่านช่องรหัสสินค้า โปรแกรมจะ แสดงรายการสินค้าทั้งหมดเรียงลำดับตามรหัสหรือชื่อสินค้าการค้าหาสินค้าที่ต้องการขายให้รวดเร็วขึ้น คุณ สามารถกดรหัสหรืออักษรนำหน้าเพียง 1-2 ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินค้าทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร ดังกล่าว ▪ คลัง ป้อนคลังหรือโกดังที่ต้องการจะจำหน่ายสินค้ารายการนี้ออกไป ▪ จำนวน ป้อนจำนวนสินค้าที่จำหน่าย โดยคุณสามารถเลือกจะจำหน่ายได้ทั้งหน่วยนับใหญ่และหน่วยนับย่อย หากคุณสั่งขายมากกว่าจำนวนสินค้าที่มีอยู่ในสต็อก โปรแกรมจะแสดงข้อความเตือน ▪ หน่วยละ ราคา/หน่วยของสินค้ารายการนี้ โปรแกรมจะแสดงราคาขายของลูกค้ารายนี้ตามที่กำหนดไว้ใน ตารางราคาในเมนูรายละเอียดลูกค้า ▪ ส่วนลด ส่วนลดของสินค้าแต่ละรายการ คุณสามารถป้อนทั้งในรูปของจำนวนเงินหรืออัตราเปอร์เซ็นต์ส่วนลด ▪ จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณโดยใช้ จำนวนสินค้า X ราคา/หน่วย-ส่วนลด ยกเลิกยอดสั่งขาย การยกเลิกยอดสั่งขายสินค้าที่ได้ทำใบสั่งขายสินค้าไปแล้ว โดยอาจจะยกเลิกการสั่งขายสินค้าเพียงบางรายการ หรือยกเลิกการสั่งขายทั้งหมด คุณไม่จำเป็นต้องยกเลิกทั้งเอกสาร เนื่องจากจะทำให้ไม่สามารถเก็บประวัติการ สั่งขายสินค้าดังกล่าวได้ และไม่สามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์หาสาเหตุในภายหลังได้ว่า การยกเลิกการสั่งขายมี เหตุผลอย่างไร ดังนั้นวิธีการยอกเลิกการสั่งขายสินค้าในโปรแกรม ให้คุณปฏิบัติโดยเข้าในเมนูใบสั่งขาย จากนั้นคลิกที่แท็บ รายการสินค้า คลิกรายการสินค้าที่ต้องการยกเลิกยอดสั่งขาย เลื่อนแถบไปทางด้านขวา คุณจะพบกับหน้าจอดังในรูป
174 รูปที่ 7 ป้อนจำนวนสินค้าที่ต้องการยกเลิกการสั่งขาย ให้ดับเบิ้ลคลิกที่ช่อง ยกเลิก เพื่อป้อนจำนวนสินค้าที่ต้องการยกเลิกการสั่งขาย โดยอาจจะยกเลิกการสั่งขาย สินค้าเพียงบางส่วนหรือยกเลิกการสั่งขายทั้งจำนวน จากนั้นกด <Enter> ผ่าน จะมาที่ช่องวันที่ยกเลิก ให้คุณ ป้อนวันที่ที่มีการยกเลิกการสั่งขายกับลูกค้า แล้วป้อนเหตุผลในการยกเลิกยอดสั่งขาย ตัวอย่างเช่น สินค้าขาด ตลาด ผลิตสินค้าไม่ทัน ฯลฯ ซึ่งเหตุผลในการยกเลิกวอดสั่งขายนี้ คุณสามารถกำหนดได้จาก เมนูตารางข้อมูล การป้อนเหตุผลในการยกเลิกยอดสั่งขายสินค้านี้ จะมีประโยชน์ในการนำไปวิเคราะห์หาสาเหตุ ซึ่งโปรแกรมจะ มีรายงาน (ที่ เมนูรายงาน ตั้งแต่รายงาน 1.3.B ถึงรายงาน1.3.E) แสดงเอกสารที่ยกเลิกการสั่งขายแยกตาม เหตุผลที่ได้ป้อนข้อมูลไว้ เพื่อนำมาปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำสัญญาซื้อขายสินค้าต่อไป การดูยอดสินค้าค้างส่งในใบสั่งขาย คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าหลังจากมีการเปิดใจใบสั่งขายสินค้าให้กับลูกค้าแล้ว ได้มีการส่งสินค้าให้กับลูกค้า ครบถ้วนตามที่ได้สั่งขายหรือไม่ โดยคุณสามารถดูได้จาก เมนูรายงาน 1.3 ซึ่งจะเป็นรายงานสินค้าค้างส่งแยก ตามสินค้า ใบสั่งขาย หรือลูกค้า นอกจากนั้นยังสามารถตรวจสอบได้จากในหน้าจอใบสั่งขาย โดยวิธีคลิกที่แท็บ รายการสินค้า จากนั้นเลื่อนไปทางด้านขวา โปรแกรมจะแสดงยอดค้างส่ง หรือหากคุณมีการยกเลิกยอดสั่งขาย โปรแกรมจะแสดงจำนวนสินค้ารวมทั้งวันที่ ที่ยกเลิกการสั่งขาย การตรวจสอบการส่งสินค้าตามใบสั่งขาย หากต้องการตรวจสอบว่าใบสั่งขาย ได้มีการจัดส่งให้กับลูกค้าตามเลขที่ใบกำกับภาษี (บิลขาย) ใดบ้างให้คลิกที่ แท็บ รายการสินค้าที่ส่งแล้ว (หรือกด <F7>) จะมีรายการสินค้าที่สั่งขายและเลขที่ใบกำกับที่ขายสินค้าแต่ละ รายการ
175 รูปที่ 8 แสดงเอกสารการส่งสินค้าออกไปตามที่สั่งขาย การป้อนข้อมูลรับเงินมัดจำ ในบางครั้งคุณอาจจะเรียกเก็บมัดจำค่าสินค้าล่วงหน้าจากลูกค้า เพื่อยืนยันการซื้อ-ขายระหว่างกันยอดเงินมัด จำดังกล่าว สามารถนำมาหักในขณะที่คุณเปิดบิลขายให้กับลูกค้าได้ รูปที่ 9 หน้าจอการป้อนข้อมูลเงินมัดจำ การป้อนข้อมูลรับเงินมัดจำให้คุณเข้าที่ เมนูขาย ข้อ 1 วิธีการป้อนข้อมูลและรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้อง ป้อนในหน้าจอบันทึกรับเงินมัดจำ จะมีดังต่อไปนี้
176 ▪ แผนก ระบุแผนกที่บันทึกรับเงินมัดจำรายการนี้ ▪ ใบรับเงินมัดจำ เป็นเลขที่ของใบรับเงินมัดจำนี้ คุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ โดย กด <Enter> ผ่านช่องใบรับเงินมัดจำนี้ แต่หากต้องการลำดับเลขที่ใบสำคัญด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการ เข้าไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบรับเงินมัดจำฉบับนี้ ▪ รหัสลูกค้า หากทราบรหัสลูกค้าสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อลูกค้าทั้งหมดที่คุณป้อนไว้ในเมนูรายละเอียดลูกค้าขึ้นมา โดยจะจัดเรียงตามรหัส หรือชื่อขึ้นอยู่กับที่คุณกำหนดไว้ที่เมนูเริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียดทั่วไป หัวข้อ ‘ค้นหาลูกค้า’ ▪ อ้างอิง เป็นข้อความหรือหมายเหตุถเกี่ยวกับกับการรับเงินมัดจำครั้งนี้ ▪ พนักงานขาย พนักงานขายที่รับเงินมัดจำ หากไม่ต้องการระบุให้กด <Enter> ผ่าน ▪ ครบกำหนด ในกรณีการทำสัญญาการรับเงินล่วงหน้าจากลูกค้า คุณสามารถใช้วันครบกำหนดเพื่อตรวจสอบได้ ว่ามีการตัดสินใจซื้อจริงเกินกว่าวันครบกำหนดหรือไม่ ▪ ประเภทราคา ระบุว่าจำนวนเงินมัดจำแต่ละรายการ ที่คุณป้อนข้อมูลเข้าไปเป็นมูลค่าที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 หมายเหตุ : หากต้องการนำใบรับเงินมัดจำไปหักในใบกำกับภาษี (บิลขาย) ประเภทราคาของทั้ง 2 เอกสารนี้ จะต้องเป็นประเภทราคาเดียวกัน ▪ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยในช่องจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มให้ปล่อยว่างไว้ เมื่อคุณป้อน รายการรับเงินมัดจำเสร็จเรียบร้อย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีให้โดยอัตโนมัติ ▪ คำอธิบาย ป้อนข้อมูลที่เหมาะสมเข้าไป เช่น รับเงินมัดจำล่วงหน้า 30% ▪ จำนวนเงิน ให้คุณป้อนยอดเงินมัดจำที่รับจากลูกค้า จากนั้นให้กด <Enter> ผ่าน หากคุณมียอดเงินมัดจำรับรายหลายการ ให้ป้อนข้อมูลเข้าไปจนครบถ้วน เมื่อเรียบร้อยแล้วให้กด <Esc> เพื่อ ออกจากหน้าจอการบันทึกข้อมูลนี้ ในเบื้องต้นโปรแกรมจะถือว่าการบันทึกรับเงินมัดจำนี้ เป็นการรับชำระด้วยเงินสด หากคุณต้องการแก้ไข รูปแบบการรับชำระ จะมีรูปแบบให้คุณเลือกอยู่ 2 ประโภทคือ • รับมัดจำเป็นเงินสด จะเป็นค่าโดยปกติของโปรแกรมอยู่แล้ว รูปที่ 10 การรับเงินมัดจำเป็นเงินสด • รับมัดจำเป็นเช็คหรืออื่น ๆ ให้ดับเบิ้ลคลิกที่รายการในตารางชำระโดยอื่น ๆ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือก วิธีการชำระ ดังรูป หากเป็นเช็คให้ป้อนรายละเอียดเลขที่เช็ค, วันที่เช็ค, รหัสธนาคารและจำนวนเงิน จากนั้น ให้กด <Enter> จนกระทั่งบันทึกรายการ
177 • รูปที่ 11 หน้าจอหลังจากดับเบิลคลิกรายการในตารางชำระโดยอื่น ๆ อย่างไรก็ตามคุณสามารถจะเลือกรับชำระเป็นเงินสดบางส่วน และเป็นเช็ครับในส่วนที่เหลือได้ โดยส่วนที่ต้อง พิจารณาคือช่องจำนวนเงินรวมทั้งสิ้นและช่องยอดชำระจริงจะต้องเท่ากันเสมอ การป้อนข้อมูลการขาย คุณสามารถเลือกวิธีการขายสินค้าโดยโปรแกรมได้ 2 ลักษณะ คือ การขายสินค้าเป็นเงินสด และการขายสินค้า เป็นเงินเชื่อ โดยมีความแตกต่างกันในส่วนของวิธีการบันทึกบัญชี และการตั้งยอดลูกหนี้เนื่องจากการขายเงิน สด โปรแกรมจะมีการบันทึกบัญชีรับเงินสดหรือเช็ครับจากลูกค้าทันที (ไม่มีการตั้งยอดลูกหนี้) ซึ่งต่างกับการ ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ โปรแกรมจะตั้งยอดลูกหนี้รายตัว ซึ่งคุณจะต้องทำรายการำระหนี้เมื่อครบกำหนดการ ชำระเงิน รายละเอียดของหน้าจอขายเงินสดและขายเงินเชื่อจะคล้ายกัน จึงขออธิบายเฉพาะการขายเงินเชื่อ ดังนี้ รูปที่ 12 หน้าจอการป้อนข้อมูลขายเงินเชื่อ
178 จากการป้อนข้อมูลขายเงินเชื่อให้คุณเข้าที่ เมนูขาย ข้อ 4 โดยวิธีการป้อนข้อมูลขอให้คุณศึกษาจากบทที่ 3 ‘รูปแบบและวิธีการใช้งานโปรแกรม’ ซึ่งรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้องป้อนในหน้าจอการขายเงินเชื่อจะมี ดังต่อไปนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดบิลขายมาในนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนดแผนกแล้วคุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแว่นขยายเพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ ▪ เลขที่ใบกำกับ เป็นเลขที่ของบิลขายหรือใบกำกับภาษี คุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โดย อัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผ่านที่ช่องเลขที่ใบกำกับนี้ แต่หากต้องการลำดับเลขที่ใบสำคัญด้วยตนเอง ให้ป้อน เลขที่ที่ต้องการเข้าไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบกำกับภาษีฉบับนี้ ▪ รหัสลูกค้า หากทราบรหัสลูกค้าสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คุณคลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อลูกค้าทั้งหมดที่คุณป้อนไว้ในเมนูรายละเอียดขึ้นมา โดยจะจัดเรียงตามรหัสหรือ ชื่อขึ้นอยู่กับที่คุณกำหนดไว้ที่เมนูเริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียดทั่วไป หัวข้อ ‘ค้นหาลูกค้า’ ▪ อ้างถึงใบสั่งขาย กรณีที่มีการป้อนใบสั่งขายของลูกค้ารายนี้ไว้แล้ว ให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียก ใบสั่งขายดังกล่าวขึ้นมาอ้างอิงได้ ซึ่งจะอำนวนความสะดวกทำให้คุณไม่ต้องป้อนข้อมูลการขายนี้เข้าไปเอง และลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลไม่ตรงกับข้อมูลที่ได้ป้อนไว้ในใบสั่งขาย รูปที่ 13 คลิกไอคอรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกดูใบสั่งขายทั้งหมดที่เปิดให้กับลูกค้าที่อ้างถึง ให้คุณกด <Enter> เลือกใบสั่งขายที่ต้องการอ้างอิงในบิลขายฉบับนี้ ซึ่งโปรแกรมจะแสดงรายการสินค้าใน ใบสั่งขายดังกล่าวขึ้นมาดังรูป
179 รูปที่ 14 หน้จอแสดงรายการสินค้า หลังจากกด <Enter> เลือกใบสั่งขายที่ต้องการ ให้คุณเลือกรายการสินค้าที่ต้องการจะส่ง (ถ้าต้องการเลือกทุกตัวให้คุณคลิกที่ปุ่มเลือกทุกรายการ หรือจะใช้ การกด <F6> แทนก็ไ) โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกคลังสินค้าที่จะตัดสต็อก จำนวนสินค้าที่จะส่ง (ส่ง เพียงบางส่วนก็ได้) ราคา/หน่วย ส่วนลด และระบุว่ารายการสินค้าดังกล่าวเป็น ของแถม หริอไม่ ดังรูป รูปที่ 15 ป้อนรายละเอียดของสินค้าที่จะขาย เมื่อคุณเลือกรายการสินค้าที่จะขายเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะกลับไปที่หน้าจอดังรูปที่ 14 อีกครั้งหนึ่ง โดยมี เครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยู่ด้านหน้าของรหัสสินค้าที่เลือกไว้ ให้คุณเลือกรายการจนครบความต้องการ แล้วคลิกปุ่ม ทำงาน (หรือกด <F5>) เพื่อบันทึกรายการ ▪ อ้างอิง ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการจะอ้างอิงในบิลขายนี้ ▪ พนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขาย ผู้ที่รับผิดชอบในการขายของใบกำกับภาษีฉบับนี้ซึ่งสามารถนำไปปใช้ ประโยชน์ในการดูยอดขายแยกตามพนักงานขายแต่ละราย โดยปกติโปรแกรมจะแสดงรหัสพนักงานขาย ที่ได้ กำหนดไว้ในรายละเอียดลูกค้าของลูกค้าที่ถูกอ้างถึงในใบกำกับภาษีฉบับนี้ หากต้องกาแก้ไขให้คลิกไอคอนรูป แว่นขยาย และเลือกรหัสพนักงานงายที่ต้องการ หากไม่ต้องการระบุให้กด <Enter> ผ่าน ▪ เขตการขาย ระบุพื้นที่เกิดรายการขายนี้ขึ้น เพื่อสามารถนำไปวิเคราะห์ยอดขายแยกตามเขตพื้นที่ได้ เช่นเดียวกับพนักงานขาย โปรแกรมจะแสดงเขตการขายที่คุณควรระบุไว้ในรายละเอียดของลูกค้ารายนี้ (ใน เมนูรายละเอียดลูกค้า) ขึ้นมาให้ก่อน โดยคุณสามารถเปลี่ยนแปลงเขตการขายอื่น โดยคลิกไอคอนรูปแว่น ขยาย ที่ช่องข้อมูลเขตการขายนี้ และเลือกเขตการขายที่ต้องการ แต่หากไม่ต้องการระบุให้กด <Enter> ผ่าน ▪ ขนส่งโดย ระบุวิธีการขนส่งสินค้าของใบกำกับภาษีฉบับนี้ โดยโปรแกรมจะแสดงวิธีการขนส่งนี้บนแบบฟอร์ม ใบกำกับภาษีที่คุณพิมพ์ให้แก่ลูกค้า หากไม่ต้องการระบุให้กด <Enter> ผ่าน
180 ▪ ครบกำหนด เครดิตที่คุณให้แก่ลูกค้ารายนี้ ซึ่งในโปรแกรมจะนำข้อมูลมาจากที่คุณกำหนดไว้ในเมนูรายละเอียด ลูกค้า พร้อมกับคำนวณวันที่ครบกำหนดให้โดยอัตโนมัติ ▪ ประเภทราคา ระบุว่าราคาขายของสินค้าแต่ละรายการ ที่คุณป้อนข้อมูลเข้าไปเป็นราคาขายที่รวม VAT แล้ว หรือไม่ โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 ▪ สถานที่ส่งของ หากสถานที่ที่ลูกค้าต้องการให้ส่งของ ไม่ใช่ที่อยู่ตามปกติของลูกค้า คุณสามารถคลิกไอคอนรูป แว่นขยาย เลือกสถานที่ส่งของที่คุณได้ป้อนข้อมูลไว้ในเมนูรายละเอียดลูกค้า ▪ หักส่วนลด เป็นส่วนลดการค้าที่มอบให้กับลูกค้า ซึ่งโปรแกรมจะนำข้อมูลมาจากที่คุณกำหนดไว้ในเมนู รายละเอียดลูกค้า ▪ หักมัดจำ หากได้รับเงินมัดจำจากลูกค้ารายนี้ไว้ก่อนหน้านี้ และบันทึกรายการไว้ในเมนูรับเงินมัดจำของโปรแร กมแล้ว โปรแกรมจะมีข้อความขึ้นมาถามขณะที่กด <Enter> ผ่านช่อง หักเงินมัดจำ นี้ว่าต้องการจะนำใบรับ เงินมัดจำมากักกับบิลขายฉบับนี้หรือไม่หากต้องการให้คลิก ตกลง หากยังไม่ต้องการนำมาหักให้คลิก ยกเลิก ▪ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยในช่องจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มให้ปล่อยว่างไว้ เมื่อคุณป้อน รายการสินค้าที่จำหน่ายเสร็จเรียบร้อย โปรแรกมจะคำนวณยอดภาษีให้โดยอัตโนมัติ ▪ รายการสินค้า เลือกรหัสสินค้าค้าที่ต้องการสั่งขาย โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผ่านช่องรหัสสินค้า โปรแกรมจะ แสดงรายการสินค้าทั้งหมดเรียงลำดับตามรหัสหรือชื่อสินค้าตามที่คุณกำหนดไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป การค้นหาสินค้าที่ต้องการขายให้รวดเร็วขึ้น คุณสามารถกดรหัสหรืออักษรนำหน้าเพียง 1-2 ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินค้าทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรดังกล่าว หมายเหตุ : คุณสามารถตรวจสอบยอดสินค้าคงเหลือได้ทุกเวลา โดยกดคีย์ลัด <Shift+F4> จากนั้นป้อน รหัสสินค้า คลังสินค้า และวันที่ทีต้องการตรวจสอบยอดคงหลือจากนั้นกด <Enter> โปรแกรมจะแสดงยอด สินค้าคงเหลือ ณ วันที่นั้นขึ้นมา ▪ คลัง ป้อนคลังหรือโกดังสินค้าที่ต้องการจะสั่งขายสินค้ารายการนี้ออกไป ▪ จำนวน ป้อนจำนวนสินค้าที่สั่งขาย โดยคุณสามารถเลือกที่จะสั่งขายได้ทั่งหน่วยนับใหญ่และหน่วยนับย่อย ▪ หน่วยละ ราคา/หน่วยของสินค้ารายการนี้ โปรแกรมจะแสดงรายการขายของลูกหนี้รายนี้ตามที่คุณกำหนดไว้ ในตารางในเมนูรายละเอียดลูกค้า ▪ หน่วยนับที่ขาย และตัวคูณเป็นหน่วยย่อย หากกำหนดให้สามารถแก้ไขหน่วยนับขายได้ (ที่เมนู เริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียดทั่วไป) ให้คุณระบุหน่วยนับที่ขายให้ถูกต้องว่าเป็นหน่วยนับใด เช่น ชิ้น โหล และระบุตัวคูณ ให้เป็นหน่วยย่อยให้ถูกต้องด้วยเช่นกัน ▪ ส่วนลด ส่วนลดของสินค้าแต่ละรายการ คุณสามารถป้อนได้ทั้งในรูปของจำนวนเงินหรืออัตราเปอร์เซ็นต์ ส่วนลด ▪ จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินโดยนำจำนวนที่ขาย X ราคา/หน่วย-ส่วนลดแต่ละรายการ
181 หลังจากบันทึกรายการขายสินค้ารายการแรกเสร็จสิ้น โปรแกรมจะขึ้นรายการใหม่ให้โดยอัตโนมัติเพื่อรอรับ การป้อนข้อมูลการขายสินค้ารายการต่อ ๆ ไป โดยวิธีการเดียวกับวิธีข้างต้น ซึ่งเมื่อบันทึกรายการขายสินค้า ครบถ้วนแล้วให้กด <Esc> ออกจากการบันทึกรายการ หากคุณขายสินค้าในราคาต่ำกว่าทุนที่ซื้อเข้ามา (หรือต้นทุนผลิต ในกรณีเป็นธุรกิจผลิต) หรือมีการขายสินค้า เป็นเงินเชื่อให้มากกว่าวงเงินอนุมัติที่กำหนดให้กับลูกค้ารายนั้น โปรแกรมจะมีการแจ้งเตือนขขึ้นมาที่หน้าจอ ในขณะที่บันทึกรายการ จากรูปเป็นข้อความแจ้งเตือนขึ้นมา เมื่อมีการขายสินค้าต่ำกว่าราคาทุน มีสิ่งที่ควร ระวังคือโปรแกรมจะมีเพียงแค่แจ้งเตือนให้ทราบเท่านั้น แต่ยังยอมให้เปิดบิลขายได้ รูปที่ 16 ข้อความเตือนหากมีการขายสินค้าต่ำกว่าราคาทุน อีกกรณีหนึ่งที่จะมีการแจ้งเตือนในขณะที่เปิดบิลขายคือ หากคุณพยายามจะขายสินค้าเงินเชื่อมากกว่าวงเงินที่ อนุมัติให้กับลูกค้ารายนั้น โปรแกรมจะแสดงหน้าจอถามรหัสผ่ายของผู้มีอำนาจในการอนุมัติยอดเงินจำนวน ดังกล่าว ซึ่งในกรณีนี้ คุณสามารถกำหนดวงเงินที่ผู้ใช้งานแต่ละระดับ มีสิทธิในการอนุมัติได้จากเมนู เริ่มระบบ 1.4.1 รายละเอียดทั่วไปหน้าที่ 2 การป้อนข้อมูลใบเพิ่มหนี้ลูกหนี้ หากคุณมีการเปิดบิลขายให้กับลูกค้าด้าวยราคาต่ำเกินไป คุณสามารถทำใบเพิ่มหนี้กับลูกค้ารายดังกล่าวได้ การป้อนข้อมูลใบเพิ่มหนี้ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 1.3 โดยรายละเอียดที่จะต้องป้อน มีดังต่อไปนี้ รูปที่ 17 หน้าจอการป้อนข้อมูลเพิ่มหนี้กับลูกค้า
182 ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบเพิ่มหนี้ฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนดแผนกแล้ว คุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ ▪ เลขที่ใบเพิ่มหนี้คุณสามารถให้เครื่องสำดับเลขที่ใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ โดยกด(Enter) ผ่านที่ช่องเลขที่ใบ เพิ่มหนี้นี้ แต่หากต้องการลำดับเลขที่ใบสำคัญด้วยตนเองให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบเพิ่มหนี้ฉบับนี้ ▪ รหัสลูกค้า ให้ป้อนรหัสลูกค้าที่ต้องการจะเพิ่มหนี้ ▪ เลขที่ใบกำกับ ให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกใบกำกับที่ยังค้างชำระของรหัสลูกค้านี้ขึ้นมา ให้เลือก ใบกำกับที่คุณต้องการ จะเพิ่มหนี้ จากนั้นโปรแกรมจะแสดงมูลของสินค้าหรือบริการตามใบกำกับภาษีที่คุณ อ้างถึง ดังรูป ให้คุณคลิกที่ปุ่ม ตกลง เพื่อผ่านไป รูปที่ 19 แสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการของใบกำกับที่อ้างถึง หลังจากป้อนเลขที่ใบกำกับแล้ว โปรแกรมจะนำข้อมูลต่าง ๆ ของใบกำกับมาลงในช่องข้อมูลต่าง ๆ ของ หน้าจอใบลดหนี้ให้โดยอัตโนมัติ เช่น พนักงานขาย, เขตการขาย ㆍ อ้างอิง ข้อความที่ต้องการฉะอ้างอิงในใบเพิ่มหนี้ฉบับนี้ เมื่อคุณ <Enter> ผ่านช่องส่วนลคค้านล่างของหน้าจอแล้ว โปรแกรมจะแสดงรายการสินค้าในใบกำกับที่ชังอิง ถึง ให้คุณ <Enter ที่รายการสินค้ที่ต้องการเพิ่มหนี้ จะปรากฏหน้าจอ ดังรูป
183 รูปที่ 20 รายการสินค้าในใบกำกับที่ถูกอ้างอิง กรณีที่รู้ว่าจะเพิ่มหนี้สินค้าตัวใด ให้ป้อนรหัสสินค้าเข้าไปด้วย เพื่อให้รายงานวิเคราะห์การขายสมบูรณ์แบบ ยิ่งขึ้น การเพิ่มหนี้ลูกหนี้จะเป็นเพียงการเพิ่มเฉพาะยอคลูกหนี้เท่านั้น ไม่มีการตัดจ่ายสต็อก สำหรับช่อง จำนวนและราคา/หน่วยจะป้อนหรือไม่ก็ได้ ส่วนช่องจำนวนเงินป้อนยอดเงินที่จะเพิ่มหนี้เท่านั้น หลังจากป้อน หน่วยนับเสร็จ โปรแกรมจะทำเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยู่ด้านหน้ารายการที่เลือกไปแล้ว และรอให้คุณ เลือกรายการถัดไป เมื่อคุณเลือกรายการสินค้าที่จะเพิ่มหนี้ครบถ้วนแล้วให้กดปุ่ม <F5> เพื่อบันทึก รายการ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอขึ้นมาถามว่าการเพิ่มหนี้ในครั้งนี้ จะรับเป็นเงินสดจากลูกค้าหรือเก็บไว้รับตอนรับ ชำระหนี้ โดยสามารถนำไปรวมเก็บเงินกับบิลขายใบอื่น ๆ ได้ของลูกค้ารายนี้ได้ รูปที่ 21 เลือกว่าจะรับเงินสดหรือเก็บไว้รับตอนชำระหนี้ การลดหนี้/รับคืนสินค้า หากคุณต้องการลดหนี้ให้กับลูกค้า ด้วยสาเหตุต่าง ๆ เช่น ป้อนราคาขายสูงเกินไป สินค้าชำรุด เป็นต้น โดยใน หน้าจอการลดหนี้รับคืนสินค้า จะมีรายละเอียดที่คุณต้องป้อนข้อมูลดังนี้
184 รูปที่ 22 หน้าจอใบลดหนี้/รับคืนสินค้า การป้อนข้อมูลลดหนี้หรือรับคือจากลูกค้า ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 104 โดยมีรายละเอียดข้อมูลที่ต้องป้อน ดังนี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบลดหนี้ฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนดแผนกแล้วคุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้หากไม่มีให้กด (Enter) ผ่าน • เลขที่ใบลดหนี้ คุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ โดยกด (Enter) ผ่านที่ช่องเลขที่ใบลด หนี้นี้ แต่หากต้องการลำดับเลขที่ใบสำคัญด้วยตนเองให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไป • วันที่ เป็นวันที่ของใบลดหนี้ฉบับนี้ • รหัสถูกค้า ให้ป้อนรหัสถูกค้าที่ต้องการจะลดหนี้ให้ • เลขที่ใบกำกับ ให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกใบกำกับที่ยังค้างชำระลูกค้านี้ขึ้นมา ให้เลือกใบกำกับที่ คุณต้องการจะลดหนี้ จากนั้นโปรแกรมจะแสของสินค้าหรือบริการตามใบกำกับภาษีที่คุณอ้างถึง คังรูป ให้คุณ กล <Ener> ผ่านไป รูปที่ 23 แสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการของใบกำกับภาษีที่อ้าง
185 หลังจากป้อนเลขที่ใบกำกับแล้ว โปรแกรมจะนำข้อมูลต่าง ๆ ของใบกำกับมาลงในช่องข้อมูลต่าง ๆ ของ หน้าจอใบลดหนี้ให้โดยอัตโนมัติ เช่น พนักงานขาย เขตการขาย • อ้างอิง ข้อความที่ต้องการจะอ้างอิงในใบลคหนี้ฉบับนี้หากไม่ต้องการระบุให้กด <Enter> ผ่าน เมื่อคุณ <Enter> ผ่านช่องส่วนลดแล้ว โปรแกรมจะแสคงรายการสินค้ในใบกำกับที่อ้างอิงถึงดังในรูป รูปที่ 24 รายการสินค้าในใบกำกับที่ถูกต้องอ้างอิง ให้คุณ (Enter) ที่รายการสินค้าที่ต้องการลดหนี้หรือรับคืน จะปรากฏดังรูป รูปที่ 25 เลือกว่าจะรับคืนสินค้าหรือลดเฉพาะยอดหนี้ หากเป็นการลดเฉพาะขอดหนี้เพียงอย่างเดียว ให้คุณตอบ 'N' ในช่อง รับคืนสินค้า?โปรแกรมจะไม่นำสินค้าที่ ถูกอ้างถึงเข้าในสต็อกให้ โดยจะลคยอดหนี้ของลูกค้ารายนี้ลงเท่านั้น และในช่องจำนวน, ราคา/หน่วย, ส่วนลด ให้ปล่อยว่างไว้ โดยป้อนยอดเงินเฉพาะในช่องจำนวนเงินซึ่งเป็นยอดเงินที่จะลดหนี้เท่านั้น เมื่อเรียบร้อยแล้ว ให้กค <Enter> ผ่าน หากเป็นการรับคืนสินค้า ให้คุณตอบ Y' ในช่อง รับคืนสินค้า? โปรแกรมจะรับคืนสินค้าที่อ้างถึงกลับเข้าใน สต็อก และลดยอดหนี้ให้กับลูกค้ารายนี้ โดยป้อนจำนวนสินค้าที่จะรับคืนและตรวจสอบช่องจำนวนเงินว่า ถูกต้องหรือไม่ จากนั้นให้กด <Enter> ผ่าน
186 รูปที่ 26 หน้าจอหลังจากเลือกรายการสินค้าที่จะลดหนี้หรือรับคืน รายการสินค้าที่ถูกเลือกจะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยู่ค้านหน้า โดยในช่องรายการจะบอกจำนวน รายการสินค้าที่คุณเลือก เมื่อคุณเลือกรายการสินค้าครบถ้วนแล้วให้กดปุ่ม F5 เพื่อบันทึก เมื่อคุณเลือกรายการสินค้าครบถ้วนแล้วให้กคปุ่ม <F5> เพื่อบันทึกรายการ การป้อนข้อมูลใบวางบิล หลังจากคุณทำรายการขายเงินเชื่อแล้ว หากขั้นตอนการปฏิบัติงานของคุณจะต้องวางบิลให้กับลูกค้าก่อนที่จะ รับชำระหนี้ ให้คุณเข้าหน้าจอใบวางบิล เมนูการเงิน 1.1 เพื่อปฏิบัติในขั้นตอนต่อไปนี้ รูปที่ 27 หน้าจอป้อนข้อมูลใบวางบิล เมื่อคุณเข้าในหน้าจอ จะมีรายละเอียคที่คุณจะต้องป้อนข้อมูลคังต่อไปนี้ • แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบวางบิลฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนดแผนกแล้ว คุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกเผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ หากไม่
187 • เลขที่ใบวางบิล เป็นเลขที่ของใบวางบิล คุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้อัตโนมัติ โคยกด <Enter> ผ่านที่ช่องเลขที่ใบวางบิลนี้ แต่หากต้องการลำดับเลขใบสำคัญด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไปมีให้กด <Enter> ผ่าน • วันที่ เป็นวันที่ของใบวางบิลฉบับนี้ • รหัสลูกค้า หากทราบรหัสลูกค้าสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย จะ ปรากฎรหัสและชื่อลูกค้าทั้งหมดที่ได้กำหนดไว้แล้ว • เงื่อนไขการชำระเงินโปรแกรมจะนำเงื่อนไขการชำระเงินที่ได้กำหนดไว้ในแรายละเอียดลูกค้า สำหรับลูกค้า รหัสนี้ขึ้นมาแสดงให้โดยอัดโนมัติ • หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการป้อนเข้าไปเป็นพิเศษวันที่ไปวางบิล วันที่ที่พนักงานขายนำใบวาง บิลฉบับนี้ ไปส่งให้กับลูกค้า ซึ้งอคนละวันกับวันที่ของใบวางบิลก็ได้ • วันที่นัครับเงิน วันที่ที่ลูกค้านัคให้ไปเก็บเงิน หากเป็นวันที่ที่แน่นอน คุณสามวันที่ดังกล่าวเข้าไปได้ ทันที แต่หากยังไม่ทราบว่าเป็นวันใดให้เว้นว่างไว้ก่อนเมื่อป้อนข้อมูลเรียบร้อย เมื่อป้อนข้อมูลเรียบร้อยแล้ว จะมีหน้าจอแสดงใบกำกับที่ยังค้างชำระของลูกค้ารหัสนี้ขึ้นมา ดังรูป รูปที่ 28 หน้าจอแสดงเลขที่ใบกำกับเพื่อให้เลือกวางบิล จากนั้นให้เลือกเลขที่ใบกำกับที่ต้องการวางบิลโดยการดับเบิ้ลคลิก โปรแกรมจะแสดงเครื่องหมายสามเหลี่ยม หน้าเลขที่ใบกำกับ คุณสามารถเลือกใบกำกับที่จะวางบิลได้มากกว่า 1 ฉบับ จำนวนใบกำกับที่คุณเลือกทั้งหมด จะถูกแสดงที่ช่อง 'ลูกเลือก' ค้านล่างของหน้าจอ การบันทึกข้อมูลให้คลิกปุ่ม ทำงาน (หรือกด <F5>) การป้อนวันนัดรับชำระเงินในภายหลัง กรณีที่ไม่ได้ป้อนวันที่นัดรับเงินในหน้าจอใบวางบิล คุณสามารถป้อนวันนัครับเงินในเมนูบันทึกวันนัครับชำระ เงิน โคยเข้าที่ เมนูการเงิน 1.2 บันทึกวันนัดรับชำระเงิน ดังรูป
188 การรับชำระหนี้ การรับชำหนี้จะเป็นการตัดยอดหนี้ที่ยังค้างชำระของลูกค้าแต่ละราย การป้อนข้อมูลรับชำระหนี้ให้คุณเข้าที่ เมนู 1.5 โดยคุณจะต้องป้อนรายละเอียดต่าง ๆ ดังนี้ รูปที่ 30 หน้าจอรับชำระหนี้ • แผนก ระบุแผนกแผนกที่ไม่เปิดใบเสร็จฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนดแผนกแล้ว หากไม่มี ให้กด<Enter> ผ่าน ระบุแผนกที่เปิดใบเสร็จรับเงินฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนด * คุณ สามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ • เลขที่ใบเสร็จ คุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญ ให้โดยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผ่านทีช่องเลขที่ ใบเสร็จ แต่หากต้องการลำดับเลขที่ใบใบสําคัญด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไป • วันที่เสร็จ วันที่ออกใบเสร็จฉบับนี้ให้กับลูกค้า ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นวันที่เดียวกับวันที่รับชำระหนี้จริง (ที่ จะต้องกรอกไว้ในช่อง วันที่รับชำระ) • รหัสลูกค้า ให้ป้อนรหัสลูกค้าที่ต้องการจะรับชำระหนี้ๆ • พนักงานขาย ป้อนรหัสพนักงานขายซึ่งเป็นผู้รับชำระหนี้จากลูกค้ารายนี้ จากนั้นโปรแกรมจะแสดงใบกำกับที่ค้างชำระของรหัสลูกค้าที่อ้างถึง ดังรูป
189 รูปที่ 31 หน้าจอแสดงรายการใบกำกับที่ยังค้างชำระ ให้คุณดับเบิ้ลคลิกเลือกเลขที่ใบกำกับที่ต้องการจะรับชำระหนี้ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอขึ้น ถามยอดเงินที่ ต้องการรับชำระ ดังรูป ให้คุณป้อนยอดเงินที่ลูกค้าชำระ โดยอาจจะเป็นเพียง บางส่วนหรือเต็มจำนวนก็ได้ รูปที่ 32 ระบุยอดที่ต้องการจะชำระ หมายเหตุ ในใบเสร็จ 1 ใบ คุณสามารถเลือกรับชำระหนี้จากใบกำกับได้มากกว่า 1 ใบ โดยปฏิบัติตาม ขั้นตอนข้างต้น ซึ่ง ใบกำกับที่ถูกเลือกจะมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงไว้ด้านหน้า และ แสดงจำนวนใบกำกับทั้งหมดที่เลือกไว้ที่ ช่องรายการ เมื่อเรียบร้อยแล้วให้คลิกปุ่ม ทำงาน (หรือกด <F5>) เพื่อบันทึกรายการ ในเบื้องต้นโปรแกรมจะ เตือนเรื่องที่คุณยังไม่ได้เลือก รูปแบบการรับชำระหนี้ครั้งนี้ ว่ารับเป็นเงินสด, เช็คหรืออื่น ๆ ดังรูป หากเป็นการรับชำระหนี้ค่าบริการหรือค่างวดในการผ่อนชำระ ภาษีในขณะเปิดบิลขายไว้เป็น เกณฑ์ เงินสด หน้าจอที่ให้คุณป้อนยอดรับชำระ จะมี บรรทัดให้คุณป้อมยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม (ดังรูป) ซึ่ง โปรแกรมจะคำนวณให้โดยอัตโนมัติก่อน (แต่สามารถแก้ไขได้ตามความเหมาะสมใส่รูป
190 รูปที่ 33 แสดงข้อความที่เตือนในกรณีที่คุณยังไม่ป้อนรูปแบบการรับชำระ เมื่อบันทึกรายการเรียบร้อยแล้ว ให้คุณเลือกรูปแบบการรับชำระหนี้ โดยมีรูปแบบที่สำคัญ อยู่ 2 ประเภทคือ • รับชำระหนี้เป็นเงินสด ดับเบิ้ลคลิกที่ช่อง เงินสด ป้อนยอดเงินสดที่รับชำระเข้าไป และ คลิกไอคอนบันทึก ข้อมูล (หรือกด <F9>) เพื่อบันทึกข้อมูล รูปที่ 34 ป้อนยอดชดเงินที่ต้องการชำระที่ช่อง เงินสด • รับชำระหนี้เป็นเช็ค ดับเบิ้ลคลิกที่ช่องรายการในตารางชำระ โดยเช็ค จะมีหน้าจอให้ เลือกวิธีรับชำระดังในรูป ให้เลือก เช็ครับ จากนั้นป้อนเลขทีเช็ค วันที่เช็ค รหัสธนาคาร และจำนวนเงินในเช็ค เมือกด <Enter> ผ่าน โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้เลือกรูปแบบ การรับชำระหนี้อีกครั้ง เพื่อให้คุณสามารถรับชำระหนี้ด้วยเช็ครับได้ มากกว่า 1 ฉบับ แต่หากมีการรับชำระหนี้ด้วยเช็คเพียงฉบับเดียว ให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล โปรแกรม จะ บันทึกข้อมูลให้ทันที รูปที่ 35 หน้าจอหลังจากดับเบิ้ลคลิกที่ตารางรายการเช็ค • รับชำระหนี้ด้วยรูปแบบอื่น เช่น บัตรเครดิตจะใช้วิธีการเช่นเดียวกับเช็ค แต่หากเลือก รับเป็นเงินโอนเข้า บัญชี คุณระบุเพียงวันที่โอน และยอดเงินในช่อง ยอดชำระ เท่านั้น อย่างไรก็ตามคุณสามารถจะเลือกรับชำระหนี้เป็นเงินสดบางส่วน และเป็นเช็ครับในส่วนที่เหลือได้ โดยส่วนที่ ต้องพิจารณาคือช่อง ยอดชำระตามใบกำกับ และช่อง ยอดชำระจริง จะต้องเท่ากันเสมอ นอกจากนั้นการรับ ชำระด้วยเช็ครับ หากลูกค้าชำระให้กับคุณด้วยยอดเงินที่มากกว่ายอดตามใบกำกับ ภาษีที่เลือกไว้ จะสามารถ นำยอดคงเหลือในเช็ครับมาใช้รับชำระหนี้ครั้งถัดไปได้ (โดยต้องเป็นลูกค้ รายเดิม) ตัวอย่างเช่น หากคุณรับ ชำระหนี้ตามใบกำกับภาษีมูลค่าทั้งหมด 53,500 บาท แต่ลูกค้าชำระ ด้วยเช็คมูลค่า 60,000 บาท ยอด
191 คงเหลือในเช็คอีก 6,500 บาท (ซึ่งจะแสดงในช่อง ยอดคงเหลือ ดังรูป ที่ 37) จะสามารถนำมารับชำระหนี้ใน คราวถัดไป โดยเมื่อมีการรับชำระหนี้ในคราวถัดไป หลังจากเลือกใบกำกับภาษีที่จะรับชำระและเลือกรับชำระ หนี้ด้วยเช็คแล้ว (กดปุ่ม <7> และเลือกรับชำระหนี้ ด้วยเช็ค) ให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย (หรือกด <Enter>) ที่ช่อง ชำระโดยอื่น ๆ นี้ (โดยไม่ต้อง ป้อนเลขที่เช็คเข้าไป) โปรแกรมจะแสดงเช็ค ที่ยังมียอด คงเหลือจากการรับชำระหนี้ในครั้งก่อน ขึ้นมา ดังรูป ให้เลือกเลขที่เช็คที่ต้องการ รูปที่ 36 เลือกเลขที่เช็คที่ยังมียอดคงเหลือจากการชำหนี้ครั้งก่อน แต่หากคุณไม่ต้องการนำยอดคงเหลือจากในเช็คไปรับชำระหนี้อีกต่อไปแล้ว คุณสามารถตัดยอด คงเหลือใน เช็คนี้เป็นรายได้ของกิจการ จะได้กล่าวถึงวิธีการตัดยอดคงเหลือในเช็ครับเป็นรายได้ ใน บทที่ 13 บันทึกการ เคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก กรณีมีผลต่างจากการรับชำระหนี้ หากคุณมีการรับชำระหนี้ขาดหรือเกินกว่ายอดหนี้จริง เช่น กรณีลูกค้าจ่ายช้า ซึ่งต้องเสียค่าปรับหรือ ดอกเบี้ย ให้กับคุณ หรือคุณอาจจะให้ส่วนลดกับลูกค้าในกรณีที่ลูกค้าจ่ายชำระหนี้เร็วกว่ากำหนดการ ชำระเงิน หรือ ยอดภาษีที่คุณถูกหัก ณ ที่จ่ายไว้ ในกรณีเช่นนี้ หลังจากที่คุณเลือกใบกำกับภาษีที่จะรับ ชำระหนี้และบันทึก รายการเรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล หรือกด <Alt+E> เพื่อป้อน ยอดผลต่างดังกล่าวใน ส่วนล่างของหน้าจอ โดยหากเป็นผลต่างที่คุณได้รับมากกว่าจำนวนเงินตามใบก ากับภาษีให้คุณป้อนจ านวนเงินไว้ ในช่อง ดอกเบี้ยรับ แต่หากคุณได้รับช าระน้อยกว่าจ านวนเงิน ตามใบก ากับภาษีให้คุณป้อนจ านวนเงินดังกล่าวไว้ในช่อง ส่วนลด หรือหากเป็นภาษีถูกหัก ณ ท ไว้ ก็ให้ป้อนจ านวนเงินในช่อง ภาษี หัก ณ ที่จ่าย รูปที่ 37 ป้อนผลต่างจากการช าระหนี้ที่ไว้ส่วนล่างของหน้าจอ มีข้อพึงระวังคือ การป้อนข้อมูลผลต่างจากการรับชำระหนี้ จะต้องปฏิบัติก่อนที่จะเลือกรูปแบบการรับ ชำระ หนี้ (ว่าเป็นเงินสด เช็ครับหรืออื่น ๆ) โดยเมื่อคุณป้อนผลต่างจากการรับชำระหนี้เสร็จสิ้น และทำ การบันทึก
192 รายการ โดยคลิกไอคอนบันทึกข้อมูล (หรือกด <F8>) โปรแกรมจะแสดงข้อความเตือน ขึ้นมาดังในรูป ให้คุณ คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อผ่านไป แล้วจึงเลือกรูปแบบในการรับชำระหนี้อีกครั้ง รูปที่ ข้อความเตือนเมื่อบันทึกยอดผลต่างจากการรับชำระหนี้ การป้อนข้อมูลรายได้อื่น ๆ นอกจากรายได้ที่คุณจะได้รับจากการขายสินค้าตามปกติแล้ว คุณอาจจะมีรายได้ประเภทอื่น ๆ ที่ต้อง บันทึก รายการ เช่น ในกรณีของข้อมูลตัวอย่าง บริษัท Express Software Group นอกจากจะ จำหน่ายเครื่อง คอมพิวเตอร์แล้ว บริษัทยังซ่อมคอมพิวเตอร์ด้วย ซึ่งรายได้ประเภทดังกล่าวนี้เกิดขึ้นไม่ บ่อยครั้งนัก จึงแยก ประเภทออกจากรายได้จากการขายสินค้าตามปกติ รูปที่ 39 หน้าจอการป้อนข้อมูลรายได้อื่นๆ การบันทึกข้อมูลรายได้อื่น ๆ ให้คุณเข้าที่ เมนูขาย ข้อ 5 วิธีการป้อนข้อมูลและรายละเอียดของข้อมูลที่ จะต้อง ป้อนในหน้าจอบันทึกรายได้อื่น ๆ จะมีดังต่อไปนี้ • แผนก ระบุแผนกที่บันทึกรายได้รายการนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนด แผนกแล้ว คุณสามารถ คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน
193 • เลขที่ เป็นเลขที่ของสลิปรายได้อื่น ๆ นี้ คุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญ ให้ โดยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผ่านที่ช่องเลขที่นี้ แต่หากต้องการลำดับเลขที่ใบสำคัญ ด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไป • วันที่ เป็นวันที่ของเอกสารฉบับนี้ • รหัสลูกค้า หากต้องการระบุรหัสลูกค้าคุณสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง หรือคลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย จะ ปรากฏรหัสและชื่อลูกค้าทั้งหมดที่คุณป้อนไว้ในเมนู รายละเอียดลูกค้าขึ้นมา แต่หากเป็นรายได้จำนวนเล็กน้อยหรือไม่จำเป็นต้องระบุชื่อ ลูกค้าให้คุณกด <Enter> ผ่านไป • คำอธิบาย เป็นข้อความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการรับรายได้ครั้งนี้ หากไม่ต้องการระบุ ให้กด <Enter>> ผ่าน • ประเภทราคา ระบุว่าจำนวนเงินของรายได้แต่ละรายการ ทีคุณป้อนข้อมูลเข้าไปเป็นมูล ค่าที่รวม VAT แล้ว หรือไม่ โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 • ภาษีมูลค่าเพิ่ม ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยในช่องจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มให้ปล่อย ว่างไว้ เมื่อคุณป้อน รายการรายได้อื่น ๆ เรียบร้อย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีให้โดย อัตโนมัติ • รหัสรายได้รายละเอียด เลือกรหัสรายได้ที่ต้องการ โดยเมื่อคุณกด <Enter> ผ่านช่อง รหัสรายได้ โปรแกรม จะแสดงรายการรายได้ทั้งหมดขึ้นมา ให้คุณกด <Enter> เลือก รหัสรายได้ที่ต้องการ • แผนก หากคุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกบัญชีรายได้อื่น ๆ นี้แยกเป็นแผนก ให้คุณ ป้อนรหัสแผนกที่ ต้องการเข้าไป แต่หากต้องการบันทึกเป็นยอดรายได้รวม (ไม่แยก แผนก) ให้กด <Enter> ผ่านช่อง “แผนก” นี้ • จำนวนเงิน ให้คุณป้อนจำนวนเงินของรายได้แต่ละรายการเข้าไป จากนั่นให้กด <Enter> ผ่าน หากคุณมีรายการรายได้อื่น ๆ อีก ให้ป้อนข้อมูลเข้าไปจนครบถ้วน เมื่อต้องการบันทึก รายการให้คลิกไอคอน บันทึกข้อมูล ในเบื้องต้นโปรแกรมจะถือว่าการบันทึกรายได้อื่น ๆ นี้ เป็นการรับชำระด้วยเงินสด หากต้องการ แก้ไขรูปแบบการรับชำระ จะมีรูปแบบให้คุณเลือก อยู่ 2 ประเภทคือ • รับรายได้เป็นเงินสด ซึ่งจะเป็นคำโดยปกติของโปรแกรมอยู่แล้ว รูปที่ 40 รับรายได้เป็นเงินสด • รับรายได้เป็นเช็คหรืออื่น ๆ ให้คุณคับเบิ้ลคลิกในรายการในตารางชำระโดยอื่นๆ วิธีการป้อนเช็คก็จะ เหมือนกับตอนที่ทำรับชำระหนี้ อย่างไรก็ตามคุณสามารถจะเลือกรับชำระเป็นเงินสดบางส่วน และเป็นเช็ครับในส่วนที่เหลือได้ โดยส่วนที่ต้อง พิจารณาคือช่องจำนวนเงินรวมทั้งสิ้นและช่องยอดชำระจริงจะต้องเท่ากันเสมอ
194 รายการของแถม หากคุณป้อนข้อมูลในเอกสาร เช่น การป้อนข้อมูลใบเสนอรากาหรือการขายสินค้า โดยที่ไม่ป้อนราคาต่อหน่วย (เป็นมูลค่า 0.00) โปรแกรมจะแสดงข้อความดังในรูป รูปที่ 41 หน้าจอจะแสดงในกรณีที่ไม่ป้อนราคาขาย ถ้าเป็นรายการที่คุณตั้งใจแถมให้แก่ลูกค้า ให้เลือกเป็น <ของแถม> แต่ถ้าเป็นการป้อนข้อมูลผิดพลาดและ ต้องการกรอกราคาต่อหน่วยใหม่ให้เลือก ป้อนใหม่> แต่หากคุณเจตนาจะเสนอราคาหรือขายโดยไม่ถือเป็น รายการของแถม (แต่ต้องการให้ราคาต่อหน่วยเป็น 0) ให้เลือกเป็น <ไม่ใช่> สินต้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี หากคุณป้อนข้อมูลที่ต้องมีการอ้างถึงรหัสสินค้า เช่น หน้าจอขายสินค้า ใบเสนอราคา ใบสั่งขาย ซึ่งเป็นสินค้าที่ ได้รับการยกเว้นภาษี (โดยคุณกำหนดการยกเว้นภาษีไว้ที่ เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า แล้ว) โปรแกรม จะคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในบิลขายนี้เฉพาะสินค้าที่มีภาษีเท่านั้น ดังตัวอย่างในรูป หากสินค้ารายการที่ 1 เป็น สินค้าที่ได้รับยกเว้นภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ โปรแกรมจะคำนวณให้จะเป็นภาษีของสินค้ารายการที่ 2 เท่านั้น (มูลค่าสินค้า 1,000 X 7% = 70)
195 รูปที่ 42 การเปิดใบกำกับภาษีสำหรับสินค้าที่ได้รับยกเว้นภาษีมูลค่าเพิ่ม หมายเหตุ หากคุณต้องการให้หน้าจอการป้อนข้อมูล แสดงยอดขายของทั้งสินค้าที่ได้รับการ ยกเว้นภาษี และสินค้าที่มีอัตราภาษีตามปกติ ให้คุณกำหนดจากเมนู เริ่มระบบ ข้อ 4 กำหนดเลขที่เอกสาร โดยดับเบิ้ลคลิกที่เอกสารที่ต้องการ เช่น ขายเงินเชื่อ จากนั้นกด <Enter กระทั่งเข้าไปแก้ไขที่บรรทัด แยกประเกท VAT. ที่รายการสินค้ให้เป็นY
196 บทที่ 13 บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก รายการต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการเคลื่อนไหวของบัญชีเงินฝาก เช่น การฝากเงินเข้าธนาคาร การถอนเงิน ออก จากธนาคาร หรือการโอนเงินระหว่างบัญชี เป็นรายการประจำวันอีกประเภทหนึ่งที่คุณจะต้อง จัดการบันทึก รายการเก็บข้อมูล เพื่อนำมาประมวลผลในโปรแกรม • ระบบงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับบัญชีเงินฝาก การฝากเงินสดเข้าในบัญชีเงินฝากธนาคาร • การถอนเงินสดออกจากบัญชีเงินฝากธนาคาร • การโอนเงินระหว่างบัญชีเงินฝาก 2 บัญชี • รายได้ธนาคาร เช่น ดอกเบี้ยจากบัญชีเงินฝาก • ค่าใช้จ่ายธนาคาร เช่น ค่าธรรมเนียมหรือภาษีที่ธนาคารหักจากบัญชีเงินฝาก • ถอนเงินสดโดยใช้เช็ค การถอนเงินสดโดยการออกเช็คจ่ายไปเบิกจากธนาคาร การป้อนข้อมูลใบเมนูบันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก การป้อนข้อมูลการเคลื่อนไหวเกี่ยวกับบัญชีเงินฝากให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 3.6 โดยวิธีการป้อนข้อมูล ในเมนู บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากจะมีวิธีการคล้าย ๆ กัน จึงขอยกตัวอย่างการป้อนข้อมูลฝาก เงินสด และ การโอนเงินระหว่างบัญชีดังต่อไปนี้ การฝากเงินสด การนำเงินสดฝากธนาคาร ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 3.6.1 ฝากเงินสด โปรแกรมจะแสดงหน้าจอ ดังรูป ขั้นตอนการทํางานเกี่ยวกับเช็คในโปรแกรม ในโปรแกรมจะมีระบบการควบคุมเกี่ยวกับเช็คทั้งเช็ครับและเช็คจ่าย เช่น หากคุณมีการรับเช็คจาก ลูกค้า โปรแกรมจะยังไม่มีการเพิ่มยอดเงินฝากในธนาคาร ให้ทันที คุณจะต้องนำเช็คที่ได้รับ นำฝากเร้า ธนาคาร จากนั้นจึงสั่งผ่านเช็คเมื่อได้รับคำยืนยันจากธนาคารว่าเรียกเก็บเงินตามเช็คได้เรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจึงจะ เพิ่มยอดเงินฝากให้ในขั้นตอนนี้ สถานะเช็ค จากขั้นตอนการทํางานที่เกี่ยวข้องกับเช็ค โปรแกรมจึงมี สถานะเช็ค เพื่อเป็นตัวแยกเช็กที่อยู่ในแต่ละ ขั้นตอน เช่น เมื่อคุณรับเช็คจากลูกค้าในครั้งแรกสถานะเช็คจะเป็น 'เช็คในมือ" เมื่อมีการนำฝากเช็ค สถานะจะ
197 เปลี่ยนเป็น “เช็ครอเรียกเก็บ” และสุดท้ายเมื่อผ่านเช็ค โปรแกรมก็จะเปลี่ยนสถานะไปเป็น เช็คผ่าน คุณ สามารถดูสถานะของเช็ครับแต่ละฉบับได้จาก เมนูการเงิน 3.3 ทะเบียนเช็ครับ ดังรูป รูปที่3 หน้าจอทะเบียนเช็ครับ ส่วนสถานะของเช็คจ่ายมิน คุณสามารถดูได้จาก ทะเบียนเช็คจ่าย (ที่ เมนูการเงิน 3.5) ซิ่งจะมีสถานะ อยู่ 2 ลักษณะคือ “เช็คจ่าย” และ “เช็คผ่าน" เนื่องจากเช็คจ่ายจะไม่ต้องมีขั้นตอนการนำฝากแต่อย่างใด ประเภทของสถานะเช็คทั้งหมดที่ใช้ในโปรแกรม
198 การนำฝากเช็ค หากคุณได้รับชำระหนี้หรือรับรายได้อื่น ๆ เป็นเช็คหรือบัตรเครดิต ขั้นตอนต่อมาที่คุณต้องปฏิบัติใน โปรแกรม คือ การนำเช็คฉบับนั้นฝากธนาคารเพื่อเรียกเก็บ ซึ่งผลจากการทำงานในหน้าจอนี้ เช็คจะถูก เปลี่ยนสถานะ จาก เช็คในมือ” เป็น “เช็ครอเรียกเก็บ” เพื่อให้คุณตรวจสอบและติดตามการเคลื่อนไหว ของเช็คแต่ละฉบับได้ สิ่งสำคัญที่คุณควรทราบคือ ในขั้นตอนการนำฝากเช็คนี้ จะยังไม่มีการเพิ่ม ยอดเงินฝากในบัญชีให้แต่อย่างใด จนกว่าคุณจะได้สั่งผ่านเช็คฉบับนี้ จะได้กล่าวถึงในหัวข้อถัดไป) การทำรายการนำฝากเช็ค ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 3.1 จากนั้นโปรแกรมจะให้คุณเลือกรูปแบบในการ น้าฝาก เช็ค 2 ตัวเลือก คือ รูปที่ 4 เมนูบันทึกเช็คนำฝาก ใช้ใบนำฝาก โปรแกรมจะเตรียมใบ ฝาก (Pay-in Sip) เพื่อให้คุณสามารถนำฝากเช็ครับครั้งละหลาย ๆ ฉบับ พร้อมกัน โดย ทุนจะป้อนวันที่น่าฝากและธนาคารที่จะนำฝากเพียงครั้งเดียว นอกจากนั้นยังสาม พิมพ์ใบมาฝากเช็ค ออกมา เป็นแบบฟอร์มได้ หากคุณเลือกที่หัวข้อ ใช้บนำฝากโปรแกรมจะแสดง หน้าจอดังในรูป รูปที่ 5 ตัวเลือกในหัวข้อใช้ใบนำฝาก
199 ให้เลือกที่ ใบนำฝากเช็ค จะได้หน้าจอดังรูป รูปที่ 6 หน้าจอใบนำฝากเช็ค ป้อนรายละเอียดข้อมูล เช่น แผนก, เลขที่ใบนำฝาก, วันที่นำฝาก ให้ถูกต้องครบถ้วน ในส่วนของช่องข้อมูล ‘เข้าบัญชี’ ให้คุณป้อนรหัสธนาคาร (ที่คุณกำหนดไว้แล้วในเมนูรายละเอียดบัญชีเงินฝาก) ที่จะ นำฝากเช็คทั้งหมด ส่วนในช่อง ใบ กับภาษี และ อวท. ให้คุณกด <Enter> ผ่าน (จะใช้งานช่อง ข้อมูลเหล่านี้ ในการทำรายการขายลดเช็คเท่านั้น) รูปที่ 7 โปรแกรมจะแสดงเช็คทั้งหมดขึ้นมาให้เลือกเพื่อนำฝาก ให้คุณเลือกเลขที่เช็คที่ต้องการนำฝากในใบนำฝากฉบับนี้ คุณสามารถเลือกได้ครั้งละหลาย ๆ ฉบับ โดยการ ดับเบิ้ลคลิกที่หน้าเช็คแต่ละรายการ โปรแกรมจะแสดงเครื่องหมายสามเหลี่ยมหน้ารายการเช็ค ที่คุณเลือก และแสดงจำนวนรายการที่ถูกเลือกทั้งหมดในช่อง “ถูกเลือก” เมื่อป้อนข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม ทำงาน (หรือกด <F5>) เพื่อบันทึกข้อมูล จะได้หน้าจอดังในรูป