250 รูปที่ 14 เลือกแบบฟอร์ม ภงด. จากนั้นจึงระบุเดือนที่ต้องการจะตรวจสอบรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย และคลิก ตกลง เพื่อเข่าในแฟ้มภาษีหัก ณ ที่จ่าย รูปที่ 15 หน้าจอรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย ให้คุณเลือกแบบฟอร์มที่ต้องการพิมพ์โคยการคลิกที่ปุ่มแสดงเมนูช่อยข้างไอคอนพิมพ์เอกสาร และเลื่อนไปที่ เมนู พิมพ์แบบยื่น ภงด. จะมีเมนูย่อยในหัวข้อพิมพ์ดังรูปข้างบน การเลือกแบบฟอร์ม ภงด.ให้คุณคลิกที่ แบบฟอร์มที่ต้องการคือ แบบฟอร์ม ภงด. 3 อยู่ในข้อ 6 หรือแบบฟอร์ม ภงด. 53 ในข้อที่ 7 เมื่อคลิกเลือก แบบ ภงด. ที่ต้องการแล้วโปรแกรมจะให้คุณเลือกแบบฟอร์มที่จะนำไปทับ ให้คุณเลือกที่ฟอร์ม 1 ดังรูป รูปที่ 16 เลือกแบบฟอร์มที่ต้องการ
251 โปรแกรมจะให้คุณยืนยันการทับแบบทดสอบให้เลือก ตกลง โปรแกรมจะแจ้งว่า จากนั้นไปที่ข้อ 4 นำ แบบทดสอบไปทับข้อ 1 เพื่อสามารถนำแบบฟอร์ม ภงด. ที่เลือกไว้นี้ไปพิมพ์ที่เมนูรายงาน และเลือกรายงาน ภาษี สำหรับการแก้ไขแบบฟอร์มใบรับรองการหักภาษี ให้คุณคลิกที่รูปลูกศรชี้ลงด้านข้างของไอคอนพิมพ์เอกสาร จากนั้นเลือกไปที่มนูพิมพ์ใบหักภาษี และเลือกข้อ 2 แก้ใขแบบทดสอบ สำหรับวิธีการแก้ไขและบันทึก แบบฟอร์มที่แก้ไขแล้ว ให้คุณศึกษาจากบทที่ 25 'การเก้ไขรายงานแบบฟอร์ม' ในคู่มือเล่มนี้
252 บทที่ 17 การพิมพ์รายงาน หลังจากป้อนข้อมูลในโปรแกรมภายในช่วงระยะเวลาหนึ่งแล้ว เช่น รอบวัน รอบสัปดาห์หรือรายเดือน คุณสามารถพิมพ์รายงานประเภทต่าง ๆ ออกมาเพื่อตรวจสอบ นำส่งผู้บริหารหรือส่วนราชการ โดยรายงานในโปรแกรมแบ่งเป็นหัวข้อหลัก ๆ ได้ดังนี้ 1. รายงานลูกหนี้เช่น รายงานรับเงินมัดจำ, ขายสด-ขายเชื่อ, รับชำระหนี้, สถานะลูกหนี้ การเคลื่อนไหวลูกหนี้ ฯลฯ 2. รายงานเจ้าหนี้เช่น รายงานจ่ายเงินมัดจำซื้อสด-ซื้อเชื่อ, จ่ายชำระหนี้, สถานะเจ้าหนี้การเคลื่อนไหว เจ้าหนี้ ฯลฯ 3. รายงานเกี่ยวกับเช็ค เช่น รายงานเช็ครับเช็คจ่ายเรียงตามวันที่เช็ค, เลขที่เช็ค ฯลฯ 4. รายงานสินค้าคงคลัง เช่น รายงานสินค้าและวัตถุดิบ, รายงานสินค้าคงเหลือ ฯลฯ 5. รายงานบัญชีเช่น แยกประเภท, งบทดลอง, งบกำไรขาดทุน, งบดุล ฯลฯ 6. รายงานภาษีเช่น รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม, รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย 7. รายงานวิเคราะห์การขาย เช่น รายงานประวัติการขาย, รายงานสรุปยอดขาย ฯลฯ 8. รายงานวิเคราะห์การซื้อ เช่น รายงานประวัติการซื้อ, รายงานสรุปยอดซื้อ ฯลฯ รายงานบางรายงานอาจจะแสดงผลข้อมูลออกมาคล้ายคลึงกัน เช่น รายงานขายเงินเชื่อแยกตามลูกค้า (เมนูรายงาน 1.4.3) กับรายงานประวัติการขายแยกตามลูกค้า (เมนูรายงาน 7.1.1) แต่จุดประสงค์ของแต่ละ รายงานจะมีความแตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น รายงานลูกหนี้ 1.4.3 ใช้แสดงข้อมูลเกี่ยวกับลูกหนี้ แต่ละราย (แสดงยอดเงินรวมของบิลขายแต่ละใบ) แต่รายงานประวัติการขายแยกตามลูกค้า 7.1.1 จะแสดงราคาสินค้าที่ ขายให้ลูกค้า ทำให้ทราบได้ว่า สินค้าที่เคยให้กับลูกค้ารายนี้ในช่วงเวลาที่ต้องการมีอะไรบ้าง และราคาเป็น อย่างไร ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่คุณจะต้องเลือกใช้รายงานที่มีอยู่หลากหลายนี้ให้ตรงกับจุดประสงค์ของคุณให้ มากที่สุด เพื่อให้คุณสามารถดูรายงานที่แสดงข้อมูลประเภทต่าง ๆ ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น จึงขอแนะนำรายงานดังต่อไปนี้ หมายเหตุ เช่นเดียวกับการอ้างถึงเมนูต่าง ๆ การอ้างถึงรายงานแต่ละประเภทก็จะอยู่ในรูปแบบ เมนูหลักและเมนูย่อยเช่น 8.1 หมายถึงให้เข้าที่เมนูรายงานข้อที่ 8 รายงานวิเคราะห์ การซื้อ และเลือกเมนูย่อยที่ 1. รายงานประวัติการซื้อ
253 ข้อมูลที่แสดงในรายงาน ดูได้จากเมนูรายงาน ข้อที่........ ยอดซื้อประจำวันแบบละเอียด (แสดงเลขที่เอกสารการซื้อยอด ซื้อ) 8.1 รายงานประวัติการซื้อ ยอดซื้อประจำวัน แบบสรุป 8.2 รายงานสรุปยอดซื้อ ยอดขายประจำวัน แบบละเอียด (แสดงเลขที่เอกสารขาย) 7.1 รายงานประวัติการขาย ยอดขายประจำวัน แบบสรุป 7.6 รายงานสรุปยอดขาย รายงานสินค้าและวัตถุดิบ (แจกแจงรายรับ-จ่ายของสินค้า) 4.1.1 หรือ 4.1.5 โดยขึ้นอยู่กับว่า กำหนดให้มีการตัดต้นทุนแยกตามคลัง หรือไม่ รายงานสินค้าคงเหลือ 4.2.1 หรือ 4.2.7 โดยขึ้นอยู่กับว่า กำหนดให้มีการตัดต้นทุนแยกตามคลัง หรือไม่ รายงานลูกหนี้คงค้าง (แบบละเอียด แสดงเอกสารที่ยังค้างชำระ) 1.A.2 รายงานลูกหนี้คงค้าง ณ วันที่ แบบละเอียด รายงานลูกหนี้คงค้าง แบบสรุป 1.A.1 รายงานลูกหนี้คงค้าง ณ วันที่ แบบสรุป รายงานเจ้าหนี้คงค้าง (แบบละเอียด แสดงเอกสารที่ยังค้างชำระ) 2.A.2 รายงานเจ้าหนี้คงค้าง ณ วันที่ แบบละเอียด รายงานเจ้าหนี้คงค้าง แบบสรุป 2.A.1 รายงานเจ้าหนี้คงค้าง ณ วันที่ แบบสรุป รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม ทั้งภาษีซื้อและภาษีขาย 6.1 รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม รายงานเกี่ยวกับเช็ค เช่น รายงานเช็ครับหรือรายงานเช็คจ่ายเรียง ตามวันที่รับเช็ค หรือวันที่ออกเช็ค 3.5 รายงานเช็ครับเรียงตามวันที่รับ เช็ค หรือ3.A รายงานเช็ครับเรียงตาม วันที่ออกเช็ค
254 สำหรับวิธีการพิมพ์รายงาน ให้คุณไปที่เมนูรายงาน ข้อ 1 พิมพ์รายงาน จากนั้นเลือกประเภทของรายงานที่จะ สั่งพิมพ์เช่น รายงานลูกหนี้รายงานเจ้าหนี้รายงานเกี่ยวกับเช็ค เป็นต้น ต่อจากนั้นโปรแกรมจะแสดงรายงาน ย่อย ๆ ออกมาอีก (รายงานใดยังมีรายงานย่อยอยู่ภายใน จะมีเครื่องหมาย+อยู่ด้านหน้าหัวข้อรายงานนั้น) ให้ คุณเลือกรายงานตัวที่ต้องการ(ซึ่งเป็นรายงานย่อยที่ด้านหน้าจะต้องไม่มีเครื่องหมาย+)โปรแกรมจะถามถึง ขอบเขตของรายงานที่จะสั่งพิมพ์ทางด้านขวาของหน้าจอป้อนจะปรากฏ (ดังรูป) ตัวอย่างเช่น หากคุณสั่งพิมพ์ รายงาน 141 ขายเงินเชื่อเรียงตามวันที่ ขอบเขตรายงานที่ต้องป้อนจะปรากฏดังรูป รูปที่ 1 เลือกขอบเขตของรายงานที่จะสั่งพิมพ์ จากตัวอย่าง คุณจะต้องระบุช่วงของวันที่เอกสารที่จะสั่งพิมพ์ ว่าเริ่มตั้งแต่วันที่เท่าใด จนถึงวันที่เท่าใดลูกค้า ตั้งแต่รหัสใดถึงรหัสใดคุณจะต้องเลือกขอบเขตเท่าที่ต้องการเพื่อสามารถนำไปวิเคราะห์ได้ แต่หากคุณต้องการ เลือกขอบเขตทั้งหมด เช่น ข้อมูลของลูกค้าและพนักงานขายทุก ๆ ราย ในกรณีนี้เมื่อโปรแกรมขึ้นหน้าจอ ขอบเขตรายงานดังในรูป ให้ปล่อยช่อง รหัสลูกค้าจาก ว่างไว้และช่อง ถึง ให้
255 คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย และเลือกเป็นรหัสลูกค้ารายสุดท้าย เช่นเดียวกับช่องข้อมูล รหัสพนักงานขายจาก และ ถึงส่วนในช่องแผนกให้คุณป้อนเป็นเครื่องหมาย * ในกรณีคุณมีแผนกเป็นจำนวนมาก และต้องการดูรายงานของแผนกเพียงบางช่วง เช่น เฉพาะแผนกที่ขึ้นต้น ด้วยตัวอักษร A คุณสามารถระบุในช่องแผนกในรูปแบบ A ได้หรือหากต้องการดูเฉพาะแผนกที่มีรหัสตัวที่ 2 เป็น 'A' ก็จะป้อนในช่องสำหรับแผนกเป็น '?A' ได้เช่นเดียวกัน นอกจากการป้อนขอบเขตรายงานทั้งหมดด้วยตนเองแล้วคุณสามารถกดปุ่ม <Ctrl+F2> ในช่องข้อมูลใดๆ ของ ขอบเขตรายงานก็ได้โปรแกรมจะเลือกขอบเขตของข้อมูลทั้งหมดให้โดยอัตโนมัติจากในรูปเป็นขอบเขต รายงานของรายงาน 1.B รายงานสถานะลูกหนี้ รูปที่ 2 คุณสามารถกดปุ่ม<Ctrl+F2>เพื่อเลือกขอบเขตรายงานทั้งหมด
256 เมื่อคุณเลือกขอบเขตรายงานที่ต้องการเรียบร้อยแล้วให้คลิกไอคอนเริ่มพิมพ์รายงาน (หรือกด <F5>) เพื่อสั่งพิมพ์ โปรแกรมจะให้คุณเลือกรูปแบบในการพิมพ์ว่าจะพิมพ์ทางจอภาพ , เครื่องพิมพ์ หรือแฟ้มข้อมูล ดังรูป รูปที่ 3 เลือกรูปแบบในการพิมพ์รายงาน จอภาพ โปรแกรมจะแสดงรายงานทางจอภาพ ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบข้อมูลก่อนสั่งพิมพ์ รายงานลงกระดาษได้ เครื่องพิมพ์ โปรแกรมจะพิมพ์รายงานทางเครื่องพิมพ์ คุณต้องใส่กระดาษในเครื่องพิมพ์ไว้ให้ พร้อมก่อน แฟ้มข้อมูล โปรแกรมจะบันทึกรายงานเป็นไฟล์ข้อมูล ซึ่งคุณสามารถนำไปใช้ในโปรแกรม อื่น ๆ ได้ เช่น Microsoft Excel , Microsoft Word ฯลฯ หากคุณเลือกพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ จะมีตัวเลือกเกี่ยวกับขนาดของกระดาษที่จะสั่งพิมพ์ดังในรูป โดยขนาด กระดาษที่จะสั่งพิมพ์จะมีผลต่อขนาดของตัวอักษรที่จะสั่งพิมพ์ด้วย เช่นหากคุณเลือกพิมพ์ลงในกระดาษขนาด 8 นิ้ว โปรแกรมจะบีบขนาดตัวอักษรให้เล็กลงเพื่อให้พิมพ์ลงในกระดาษขนาด 8 นิ้วได้ แต่หากคุณเลือก กระดาษขนาด 15 นิ้วโปรแกรมจะกำหนดขนาดตัวอักษรให้ใหญ่ขึ้น เพื่อให้สามารถดูรายงานได้โดยสะดวกหรือ หากเลือกเป็นกำหนดขนาดตัวอักษรด้วยเครื่องพิมพ์ ขนาดตัวอักษรที่ได้จะขึ้นอยู่กับขนาดตัวอักษรที่คุณ กำหนดไว้ที่เครื่องพิมพ์ รูปที่ 4 เลือกขนาดกระดาษที่จะสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์
257 ในกรณีที่รายงานมีขนาดใหญ่มาก (มีหน้ากว้างมาก) โปรแกรมจะไม่มีให้เลือกพิมพ์ลงกระดาษ 8 นิ้ว โดยจะมีเพียงกระดาษ 15 นิ้ว และกำหนดขนาดตัวอักษรด้วยเครื่องพิมพ์ขันมาให้เลือกเท่านั้น หากคุณพิมพ์รายงานที่มีความกว้างมากออกทางจอภาพ ซึ่งอาจจะทำให้ข้อมูลที่คุณต้องการจะดู อยู่เลย ออกไปทางด้านขวา ดังรูป รูปที่ 5 รายงานที่มีความกว้างข้อมูลอาจจะอยู่เลยไปทางด้านขวา คุณสามารถตรึงหน้าจอบางส่วนไว้ไม่ให้ขยับ เพื่อเลื่อนข้อมูลที่ต้องการจะดูเข้ามาทางด้านซ้ายของหน้าจอได้ โดยหลังจากที่คุณสั่งพิมพ์รายงานขึ้นมาทางจอภาพแล้วให้คลิกที่ปุ่มด้านซ้ายสุดของแถบบาร์ด้านล่างดังรูป แล้วลากเม้าส์มาทางด้านขวา เมื่อถึงจุดที่ต้องการจะตรึงหน้าจอก็ให้ปล่อยเม้าส์ นอกจากนั้นคุณยังสามารถคลิกที่ปุ่มเหนือแถบสกรอลล์บาร์ และลากเม้าส์ลงมาในตำแหน่งที่คุณต้องการตรึง หน้าจอได้เช่นเดียวกัน
258 รูปที่ 6 คลิกที่ปุ่มเหนือแถบสกรอลล์บาร์หรือที่แถบบาร์ด้านล่าง แล้วลากเม้าส์เพื่อตรึงหน้าจอ รูปที่ 7 หลักจากลากเมาส์ไปในจุดที่คุณต้องการแล้ว เมื่อเลื่อนหน้าจอรายงาน ส่วนที่ถูกตรึงไว้จะไม่ขยับ คลิกที่ปุ่มนี้ แล้วลากเม้าส์ลงมาด้านล่าง เพื่อตรึงหน้าจอในแนวนอน คลิกที่ปุ่มนี้แล้วลากเม้าส์ไปทางด้านขวา เพื่อตรึงหน้าจอในแนวตั้ง
259 เมื่อคุณเลื่อนหน้าจอไปทางด้านขวาอีก หน้าที่ล็อคไว้จะไม่ขยับตามไปด้วย หมายเหตุ นอกจากคุณจะสามารถพิมพ์รายงานต่างๆ ที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้พร้อมใช้งานแล้ว คุณยังสามารถแก้ไข แบบฟอร์มรายงานเพิ่มเติมจากรายงานต้นฉบับของโปรแกรม โดยเข้าไปที่ เมนูรายงาน9.2สร้าง/แก้ไขรายงาน คุณสามารถศึกษาวิธีการแก้ไขหรือสร้างรายงานใหม่ ได้ในบทที่ 25 การแก้ไขรายงาน/แบบฟอร์ม ยกเว้น รายงาน 2 ประเภทต่อไปนี้ที่จะต้องแก้ไขจากเมนูของระบบงานนั้นโดยเฉพาะ • งบการเงิน การแก้ไขรูปแบบของงบการเงิน เช่น งบดุล งบกำไรขาดทุน ให้เข้าที่ เมนูบัญชีข้อ9 สร้างงบการเงิน และศึกษาวิธีการแก้ไขงบการเงินได้จากบทที่ 24 การสร้างงบการเงิน • รายงานภาษี การแก้ไขรูปแบบของรายงานภาษี เช่น รายงานภาษีซื้อ ภาษีขาย หรือแบบฟอร์ม ภงด. ประเภทต่างๆ ให้เข้าที่เมนูการเงินข้อ 4 ภาษีมูลค่าพิ่ม หรือข้อ 5 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย คุณยังสามารถใช้วิธีกดตัวอักษรLและลากแถบไปตามที่ต้องการเพื่อล็อคหน้าจอที่ ต้องการไว้ได้เช่นเดียวกัน (ทั้งแนวตั้งและแนวนอน) จากนั้นให้กด<Enter>
260 บทที่ 18 สิ่งที่ต้องปฏิบัติในทุก ๆ สิ้นเดือน โปรแกรม Express จะทำงานในแบบ Online Processing นั่นคือระบบต่าง ๆ จะมีการเชื่อมโยงถึงกันโดย อัตโนมัติซึ่งทำให้คุณดูผลของการทำงานในโปรแกรมเช่นรายงานหรืองบการเงินประเภทต่าง ๆ ได้ทันทีเมื่อการ บันทึกข้อมูลแต่ละรายการเสร็จสิ้นดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องปิดบัญชีทุก ๆ เดือนเพื่อพิมพ์รายงานหรือง บ การเงินที่ต้องการ (เนื่องจากสามารถพิมพ์ได้ตลอดเวลาอยู่แล้ว) มีข้อมูลบางประเภทเท่านั้นที่คุณจะต้องบันทึก รายการเองเป็นประจำทุกเดือนเพื่อให้ข้อมูลทางบัญชีเป็นไปตามข้อเท็จจริงเช่นการปรับปรุงภาษีมูลค่าเพิ่ม ประจำเดือนหรือรายการปรับปรุงทางบัญชีอื่น ๆ การปรับปรุงรายการบัญชีประจําเดือน มีรายการปรับปรุงทางบัญชีบางประเภทที่คุณจะต้องบันทึกโดยตรงในสมุดรายวันเป็นประจำทุก ๆ สิ้นเดือน เช่นการปรับปรุงปิดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มเพื่อคำนวณหาภาษีที่ต้องชำระให้แก่ทางราชการในกรณีที่ภาษีขาย มากกว่าภาษีซื้อหรือเงินภาษีที่จะได้รับคืนกรณีที่ภาษีซื้อมากกว่าภาษีขาย รูปที่ 1 การปรับปรุงภาษีมูลค่าเพิ่มประจำเดือน
261 ยอดภาษีซื้อ ภาษีขายที่คุณจะนำมาปรับปรุงนี้ คุณสามารถตรวจสอบได้จากแยกประเภทของบัญชีภาษีซื้อ และ ภาษีขาย ณ วันสิ้นเดือนที่ปรับปรุงรายการ ล็อคงวด เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดจากการแก้ไขรายการบัญชีหลังจากตรวจสอบและมีการอนุมัติจากผู้มี อำนาจแล้ว เพื่อไม่ให้บุคคลใดสามารถแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงรายการที่เกี่ยวข้องกับตัวเลขทางบัญชีภายในงวด ที่ล็อคแล้วนี้ได้ เมื่อคุณเข้ามาในเมนูเริ่มระบบข้อ A ล็อคงวดแล้ว คุณจะพบกับหน้าจอดังในรูป ซึ่งคล้ายกับหน้าจอกำหนด รอบบัญชีโดยจะแสดงรายละเอียดของรอบบัญชีปัจจุบัน ซึ่งเป็นวันที่สิ้นสุดของแต่ละงวดบัญชีในรอบบัญชีปี ปัจจุบัน ตั้งแต่งวดที่ 1-12 ส่วนในคอลัมน์รอบบัญชีปีใหม่โปรแกรมจะแสดงวันที่สิ้นสุดของแต่ละงวดบัญชีใน รอบบัญชีปีใหม่ตั้งแต่งวดที่ 13 – 24 รูปที่ 2 คุณสามารถเลือกเดือนที่จะป้องกันการแก้ไขข้อมูลบัญชี
262 การล็อคงวดให้คุณเลือกงวด (หรือเดือน) ที่ต้องการจะป้องกันการแก้ไขข้อมูลทางบัญชีตัวอย่างเช่น หากคุณ บันทึกรายการบัญชีของเดือนมิถุนายนเรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกทำเครื่องหมายหน้างวดที่ 6 จากนั้นให้คลิก ไอคอนบันทึกข้อมูล (หรือกด <F9>) เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงนี้หากมีบุคคลโดพยายามจะแก้ไขหรือ เปลี่ยนแปลงข้อมูลทางบัญชีในงวดซึ่งถูกล็อคไว้แล้ว โปรแกรมจะแจ้งข้อความเตือนดังในรูปและไม่ยินยอมให้ เกิดการเปลี่ยนแปลงใด ๆ รูปที่ 3 ข้อความเตือนหากมีการพยายามแก้ไขข้อมูลบัญชีในงวดที่ถูกล็อคแล้ว
263 บทที่ 19 ระบบทรัพย์สินถาวร ทรัพย์สินถาวรเป็นบัญชีที่มีความพิเศษกว่าบัญชีทรัพย์สินอื่น ๆ เช่น วัตถุดิบหรือสินค้าคงเหลือ นั่นคือ ทรัพย์สินถาวรมีการเสื่อมสภาพ และสามารถนำค่าที่เกิดจากการเสื่อมสภาพมาบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายของกิจการ ได้ ในโปรแกรม Express คุณสามารถบันทึกรายการทรัพย์สินทั้งหมดที่คุณครอบครองอยู่ ซึ่งโปรแกรมจะ คำนวณค่าเสื่อมราคาและบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ การกำหนดรายละเอียดทรัพย์สินถาวร ให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชี ข้อ B จากนั้นกำหนดรายละเอียดของ ทรัพย์สินแต่ละประเภทดังในรูป ซึ่งจากข้อมูลตัวอย่าง บริษัท Express Software Group มีทรัพย์สินคือ เครื่องคอมพิวเตอร์จำนวน 3 เครื่อง, รถกระบะ 1 คัน การป้อนข้อมูลในโปรแกรมจะปฏิบัติดังนี้ รูปที่ 1 หน้าจอรายละเอียดทรัพย์สินถาวร ▪ รหัสทรัพย์สิน ป้อนรหัสทรัพย์สินโดยใช้รูปแบบตามที่ได้กำหนดไว้ใน เมนูเริ่มระบบ 1.8.1 รายละเอียดทั่วไป ▪ ชื่อไทย รายละเอียดภาษาไทยของทรัพย์สินรหัสนี้ ▪ ชื่ออังกฤษ รายละเอียดภาษาอังกฤษของทรัพย์สินรหัสนี้
264 ▪ หมวด หมวดของทรัพย์สินในกรณีที่คุณแบ่งทรัพย์สินถาวรออกเป็นหลายประเภท เช่น อุปกรณ์ สำนักงาน, เฟอร์นิเจอร์, ยานพาหนะ ฯลฯ โดยคุณสามารถเลือกใช้ข้อมูลที่คุณกำหนดไว้ในเมนู ตารางข้อมูลประเภททรัพย์สิน ▪ เลขทะเบียน เลขทะเบียน (Serial Number) ของทรัพย์สินรหัสนี้โดยคุณสามารถจะลำดับเองใหม่ หรือใช้เลขทะเบียนที่ติดมาพร้อมกับทรัพย์สินนั้น ๆ แล้วก็ได้ ▪ กลุ่มบัญชีกลุ่มบัญชีจะเป็นวิธีการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับทรัพย์สินรหัสนี้ เช่น การบันทึกบัญชีค่าเสื่อม ราคา ให้คุณเลือกกลุ่มบัญชีทรัพย์สินถาวรที่กำหนดไว้แล้วที่ เมนูเริ่มระบบ 1.8.2 กำหนดกลุ่มบัญชี ทรัพย์สินได้ ▪ แผนก ให้ระบุว่าเป็นทรัพย์สินของแผนกใด ถ้าไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน ▪ คิดค่าเสื่อม ต้องการให้คิดค่าเสื่อมราคากับทรัพย์สินรหัสนี้หรือไม่ เพราะทรัพย์สินบางชนิดจะไม่มี ค่าเสื่อมราคา เช่น ที่ดิน แต่ต้องบันทึกเข้าในโปรแกรมเพื่อแสดงเป็นทรัพย์สินของกิจการ หรือใน บางครั้งคุณอาจจะต้องการบันทึกรายการทรัพย์สินต่าง ๆ นี้เข้าไปก่อนแต่ยังไม่ต้องการให้มีการคิด ค่าเสื่อมราคา ▪ วันที่ซื้อ วันที่ที่ซื้อทรัพย์สินรหัสนี้เข้ามา ▪ ราคาทุน ราคาซื้อของทรัพย์สินรหัสนี้ ▪ ราคาซาก ราคาซากของทรัพย์สิน ซึ่งต้องมียอดคงเหลือในบัญชีทรัพย์สิน 1 บาทเสมอ ▪ วิธีคิดค่าเสื่อม โปรแกรมจะมีให้เลือก 2 วิธี คือ วิธีเส้นตรง และวิธีลดยอด ▪ วันที่เริ่มใช้ ตามปกติจะเป็นวันเดียวกับวันที่ซื้อ แต่ทรัพย์สินบางชนิด เช่น เครื่องจักร ซึ่งไม่สามารถเริ่มใช้งาน ได้ทันที ต้องมีขั้นตอนการจัดเตรียมให้พร้อมใช้งาน โปรแกรมจะเริ่มคำนวณค่าเสื่อมราคาตั้งแต่วันที่เริ่มใช้นี้ ▪ อายุการใช้งาน อายุการใช้งานสำหรับทรัพย์สินรหัสนี้ ซึ่งต้องพิจารณาตามที่กฎหมายอนุญาต ตัวอย่างเช่น ทรัพย์สินทั่วไป จะคิดค่าเสื่อมราคา 20% เป็นเวลา 5 ปี หรือทรัพย์สินถาวรจะคิดค่าเสื่อมราคา 5% เป็นเวลา 20 ปี ▪ อัตรา อัตราเปอร์เซ็นต์ของค่าเสื่อมราคาต่อปี ▪ คิดค่าเสื่อม หากคุณกำหนดเป็น รายเดือน โปรแกรมจะคำนวณและบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคาเป็นรายเดือน แต่ หากกำหนดเป็น รายปี จะคำนวณและบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคาเป็นรายปี ▪ ค่าเสื่อมราคาสะสมยกมา หากไม่ได้เริ่มใช้งานโปรแกรมในปีแรก คุณจะต้องป้อนค่าเสื่อมราคาสะสมที่ยกมา จากปีก่อน ๆ เข้าไปเอง โดยโปรแกรมจะคำนวณค่าเสื่อมราคาเฉพาะปีปัจจุบันและปีถัดไปเท่านั้น ▪ ค่าเสื่อมที่คำนวณเอง ในกรณีคุณเริ่มใช้โปรแกรมระหว่างปีคือ ไม่ได้เริ่มป้อนข้อมูลมาตั้งแต่ต้นปีค่าเสื่อม ราคาที่คำนวณจนถึงวันที่เริ่มใช้ ให้ป้อนไว้ที่ช่อง 'ค่าเสื่อมที่คำนวณเอง' ▪ คำนวณถึงวันที่ เป็นการระบุว่าค่าเสื่อมราคาที่คำนวณเอง เป็นการคำนวณมาจนถึงวันที่เท่าใดของปี ปัจจุบันนี้
265 รูปที่ 2 ค่าเสื่อมราคาที่โปรแกรมคำนวณให้หลังจากบันทึกรายการทรัพย์สิน ในแท็บที่ 2 ของเมนูรายละเอียดทรัพย์สินถาวร จะแสดงค่าเสื่อมราคาที่โปรแกรมคำนวณให้หลังจาก บันทึกรายการทรัพย์สินแต่ละรหัสเสร็จสิ้น กรณีทรัพย์สินที่นำมาบันทึก เป็นทรัพย์สินที่ถูกจำกัดการคำนวณค่าเสื่อมราคาตามกฎหมาย เช่น รถยนต์ที่มีมูลค่าเกิน 1 ล้านบาท ซึ่งตามกฎหมายจะยินยอมให้คำนวณค่าเสื่อมราคาจากมูลค่าได้ไม่ เกิน 1 ล้านบาท ในกรณีให้คุณบันทึกข้อมูลตามวิธีการที่กล่าวถึงในข้างต้น โดยในส่วนของราคาซื้อให้ ป้อนมูลค่าตามที่ซื้อมาจริง ตัวอย่างเช่น ซื้อรถยนต์1 คัน ราคา 1,500,000 บาท ให้คุณป้อนในช่อง ราคาซื้อ 1,500,000 บาท ส่วนที่เกินอีก 500,000 บาท ให้นำไปป้อนไว้ในช่องราคาซาก ซึ่งจะทำให้ โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคาจากมูลค่าทรัพย์สินเพียง 1,000,000 บาทเท่านั้น กรณีข้างต้นนี้ สามารถบันทึกข้อมูลในหน้าจอทรัพย์สินถาวรได้ดังรูป
266 รูปที่ 3 การบันทึกทรัพย์สินที่ถูกจำกัดการคำนวณค่าเสื่อมราคาตามกฎหมาย การสั่งคำนวณยอดค่าเสื่อมราคาและลงบัญชีใหม่ หากคุณไม่ได้ให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคามาตั้งแต่ต้น โดยไม่ได้ทำเครื่องหมายหน้าช่อง 'คิดค่า เสื่อม' เอาไว้ตั้งแต่แรกที่ป้อนข้อมูล เมื่อคุณป้อนข้อมูลเกี่ยวกับระบบทรัพย์สินถาวรถูกต้อง และ ครบถ้วนแล้ว คุณสามารถสั่งให้โปรแกรมคำนวณยอดค่าเสื่อมและลงบัญชีใหม่ โดยคลิกที่ไอคอน ดัง รูป รูปที่ 4 เมนูสั่งคำนวณค่าเสื่อมราคาและลงบัญชีใหม่
267 คิดค่าเสื่อม-ลงบัญชีทั้งแฟ้ม สั่งให้โปรแกรมทำการคำนวณยอดค่าเสื่อมราคา และลงบัญชีใหม่ทุก ๆ รหัสทรัพย์สิน ลงบัญชีใหม่ทั้งแฟ้ม เพื่อให้โปรแกรมบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน สำหรับค่าเสื่อมราคาที่ได้ คำนวณไว้แล้ว แต่ไม่ถูกผ่านไปยังระบบบัญชีซึ่งโปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้ใหม่เท่านั้น แต่จะไม่มีการ คำนวณค่าเสื่อม เปลี่ยนรหัสทรัพย์สิน เมื่อคุณมีการป้อนรหัสทรัพย์สินและบันทึกข้อมูลแล้ว จะไม่สามารถแก้ไขในส่วนของรหัสทรัพย์สินโดยใช้การ คลิกไอคอนแก้ไขข้อมูลได้การแก้ไขให้คลิกที่ไอคอน เปลี่ยนรหัสทรัพย์สิน จะปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่ 5 หน้าจอเปลี่ยนรหัสทรัพย์สิน โปรแกรมจะแสดงรหัสทรัพย์สินเดิมขึ้นมาให้ก่อน ให้คุณป้อนรหัสทรัพย์สินใหม่ที่ช่อง 'เปลี่ยนเป็น' แล้วจึงคลิก ปุ่ม ตกลง เพื่อทำการเปลี่ยนรหัสทรัพย์สิน การบันทึกขายทรัพย์สิน เมื่อมีการจำหน่ายทรัพย์สินที่บันทึกในโปรแกรมออกไป คุณจะต้องเข้ามาบันทึกการขายใน เมนูบัญชีข้อ B รายการทรัพย์สิน โดยเลือกรหัสทรัพย์สินที่จะจำหน่ายขึ้นมาจากนั้นคลิกที่ไอคอน บันทึกขายทรัพย์สิน ดังรูป รูปที่ 6 เมนูบันทึกขายทรัพย์สิน
268 โปรแกรมจะให้คุณป้อนวันที่ขาย และราคาที่ขายทรัพย์สินได้ ดังรูปที่ 7 รูปที่ 7 ป้อนวันที่และราคาขายของทรัพย์สิน การป้อนข้อมูลขายทรัพย์สินนี้ จะทำให้การคำนวณค่าเสื่อมราคาของโปรแกรมสิ้นสุดลง ณ วันที่ขายเท่านั้น แต่จะไม่มีการบันทึกบัญชีใด ๆ เกี่ยวกับการจำหน่ายทรัพย์สินนี้ ดังนั้นคุณยังคงต้องบันทึกรายการขายในสมุด รายวันอีกครั้งหนึ่ง ตัวอย่าง การบันทึกขายทรัพย์สินถาวร ทรัพย์สิน A ถูกซื้อไว้เมื่อ 1 ปีที่แล้ว (พ.ศ.2547) โดยกำหนดราคาซากไว้ 1 บาท ค่าเสื่อมราคาสะสมยกมาต้น ปี 2547 เท่ากับ 200 บาท ต่อมากลางปี 2548 ได้ขายทรัพย์สิน A ไป ได้เงินสดมา 750 บาท ขั้นตอนการปฏิบัติ เมื่อเกิดการซื้อทรัพย์สิน ให้บันทึกที่สมุดรายวัน (คุณจะต้องบันทึกบัญชีเอง) Dr. ทรัพย์สิน 1000 Cr. เงินสด/เจ้าหนี้ 1000 เมื่อสิ้นปีแรก (ส่วนนี้โปรแกรมจะคำนวณและบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ) Dr. ค่าเสื่อมราคา 200 Cr. ค่าเสื่อมราคาสะสม 200 โดยค่าเสื่อมราคาจะคำนวณจาก ((ราคาซื้อ – ราคาซาก) / อายุการใช้งาน) x จำนวนวันที่ใช้งานในปีนั้น
269 การขายในช่วงกลางปีที่ 2 ให้คุณป้อน วันที่ขายทรัพย์สิน ที่ เมนูบัญชี ข้อ B รายการทรัพย์สิน โดยโปรแกรมจะคำนวณและบันทึกบัญชี ให้โดยอัตโนมัติ ดังรายการต่อไปนี้ Dr. ค่าเสื่อมราคา 100 Cr. ค่าเสื่อมราคาสะสม 100 ส่วนที่คุณจะต้องบันทึกบัญชีเอง ณ วันที่ขายทรัพย์สิน Dr. เงินสด 750 ค่าเสื่อมราคาสะสม 300 Cr. ทรัพย์สิน 1000 กำไร-ขาดทุนจากการจำหน่ายทรัพย์สิน 50 โดย เงินสด ค่าเสื่อมราคาสะสม ทรัพย์สิน กำไรขาดทุนจากการจำหน่ายทรัพย์สิน จะเป็นยอดจำนวนเงินที่ขายทรัพย์สินได้ตัดค่าเสื่อม ราคาสะสมที่เคยคิดไว้ออกให้หมด ตัดทรัพย์สินออก ตามราคาที่บันทึกไว้ตอนซื้อ ผลต่างให้เข้าที่บัญชีนี้
270 บทที่ 20 การจัดเรียงข้อมูลและสำรองข้อมูล การที่จำเป็นที่จะต้องปิด-เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ ขณะที่ยังอยู่ในหน้าจอของโปรแกรม อาจจะก่อให้เกิด ปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมโยงข้อมูลของระบบต่าง ๆ ในโปรแกรม และข้อมูลอัพเดทไม่ครบถ้วย ดังนั้นเมื่อมีการ เรียกเข้าโปรแกรมใหม่ (หลังการปิด-เปิดเครื่องใหม่) คุณต้องสั่งให้โปรแกรมจัดเรียงข้อมูลใหม่ เพื่อให้ข้อมูลใน โปรแกรมอัพเดทที่สุด หากคุณตรวจพบปัญหาเกี่ยวกับข้อมูลในโปรแกรม เช่น ข้อมูลไม่อัพเดทเป็นข้อมูล ณ ปัจจุบัน ยอดคงเหลือของระบบต่าง ๆ ไม่ถูกต้อง เช่น สินค้าคงเหลือ ยอดลูกหนี้-เจ้าหนี้คงค้าง มูลค่าซื้อ-ขาย รายงานไม่ถูกต้องคุณสามารถใช้เมนูจัดเรียงข้อมูลจัดการปัญหาเหล่านี้ได้เช่นกัน จากความสำคัญของข้อมูลทางบัญชี ทั้งในแง่การเก็บหลักฐานตามกฎหมายและการประเมินผลการดำเนินงาน จึงควรมีการสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ เพื่อป้องกันข้อมูลไม่ให้สูญหายจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น จาก ไวรัสคอมพิวเตอร์,การเสื่อมสภาพหรือความบกพร่องของอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ใช้งาน ฯลฯ การจัดเรียงข้อมูล การจัดเรียงข้อมูลให้คุณเข้าที่ เมนูอื่น 1.6 จัดเรียงข้อมูล จะปรากฏเมนูย่อยดังในรูป
271 รูปที่ 1 เมนูจัดเรียงข้อมูลของระบบต่าง ๆ คุณสามารถเลือกจัดเรียงข้อมูลเฉพาะบางระบบได้ในกรณีที่ทราบว่าในขณะที่ปิด-เครื่องคอมพิวเตอร์นั้น ทำงานอยู่ในระบบใด แต่หากไม่แน่ใจ ให้เลือกจัดเรียงข้อมูลทุกระบบ ซึ่งโปรแกรมจะอัพเดทข้อมูลให้ทุก ระบบงาน หลังจากเลือกระบบงานใด ๆ แล้วเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม ทำงาน เพื่อเริ่มการจัดเรียงข้อมูล หรือคลิกปุ่ม เลิก หากต้องการออกจากหน้าจอการจัดเรียงข้อมูลนี้ รูปที่ 2 คลิกปุ่มทำงาน เพื่อยืนยันการจัดเรียงข้อมูล
272 หมายเหตุ ที่ด้านล่างของหน้าจอระบบการจัดแฟ้มข้อมูล คุณจะสังเกตว่ามีช่องให้สามารถทำเครื่องหมาย หน้าบรรทัด Pack ข้อมูล ซึ่งหากมีการทำเครื่องหมายไว้ก่อนที่จะคลิกปุ่ม ทำงาน จะเป็นการ สั่งให้โปรแกรมเคลียร์ข้อมูลที่ถูกลบทิ้งโดยผู้ใช้งาน แต่ยังคงค้างอยู่ในระบบทิ้งไป ส่วนในช่อง ซ่อมแซมข้อมูล จะใช้ในกรณีที่คุณพบว่า มีข้อมูลในโปรแกรมผิดเพี้ยนไป ปรากฏเข้ามาใน ข้อมูลของคุณ เช่น มีอักขระแปลกๆ เช่น ! @ # $ % ^ & * เป็นต้น ปรากฏอยู่ในรายการซื้อ/ ขาย หรือในหน้าจอรายละเอียดลูกค้า หรือสินค้า โปรแกรมจะเริ่มจัดเรียงข้อมูล โดยหากเลือกจัดเรียงข้อมูลทุกแฟ้ม โปรแกรมจะเริ่มจัดเรียงข้อมูลทีละ ระบบงาน และแสดงความคืบหน้าของการจัดเรียงข้อมูล หลังจัดเรียงข้อมูลเสร็จสิ้นโปรแกรมจะแจ้งข้อความ ว่า 'เรียบร้อย' ให้คุณคลิกปุ่ม ตกลง และเริ่มทำงานอื่น ๆ ต่อได้ทันที รูปที่ 3 หน้าจอหลังการจัดเรียงข้อมูลเสร็จเรียบร้อย การสำรองข้อมูล การสำรองข้อมูลมีหลักเกณฑ์ที่ควรจะพิจารณาดังนี้ สื่อที่จะนำมาใช้ในการสำรองข้อมูลนั้น ควรจะเป็นสื่อที่อยู่ภายนอกตัวเครื่องคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้ งานอยู่ เพื่อ ป้องกันในกรณีที่เครื่องคอมพิวเตอร์ขัดข้องหรือใช้งานไม่ได้ ก็จะทำให้การกู้ระบบ กลับคืนจากสื่อภายนอกนั้น ทําได้สะดวกมากกว่า ซึ่งปัจจุบันสื่อที่ใช้เก็บข้อมูลภายนอกที่ได้รับ ความนิยม กีจะมี Thumb Drive หรือ Exterral Hard Disk มีขนาดความจุให้เลือกใช้งานได้ หลากหลายทั้งขนาด และความเร็ว หลักเกณฑ์ที่จะต้อง คำนึงถึงเมื่อมีการสํารองข้อมูล คือ • ต้องสำรองข้อมูลอย่างสม่ำเสมอ อย่างน้อยทุกวันที่มีการทำงานควรจะมีการสำรองข้อมูลหลังเลิกงานทุกครั้ง • การจัดเก็บไฟล์สำรองข้อมูล ควรแยกเก็บเป็นชุด ไม่ให้ซ้ำกันในช่วงระยะเวลาหนึ่ง เช่น กำหนด งานทุกครั้ง ชื่อไฟล์สำรองข้อมูลแยกตามวันที่ เช่น YYYYMMOD-xxxxx.5 :7 ซึ่งแยกออกตามวันเดือนปีที่จัดเก็บข้อมูล ส่วน xxxxx นั้นหมายถึงชื่อของบริษัทที่เราสำรองข้อมูลเอาไว้
273 ขั้นตอนในการสำรองข้อมูล 1. ให้คุณเข้าที่ เมนูอื่น ๆ 1.1 สำรองข้อมูล รูปที่ 4 เมนูสำรองข้อมูล 2. คลิกทำเครื่องหมายหน้าคำว่า A: สังเกตว่า ที่เก็บปลายทาง จะเปลี่ยนเป็น A:\ รูปที่ 5 เลือกไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่จะจัดเก็บข้อมูลสำรอง
274 3. ให้คลิกที่ปุ่ม เริ่มสำรอง จะมีข้อความแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับการสำรองข้อมูลเพื่อให้คุณยืนยัน ให้คลิกที่ ปุ่ม ตกลง รูปที่ 6 หน้าต่างที่ให้ยืนยันการสำรองข้อมูลที่ใช้งานอยู่ ไปเก็บไว้ที่ไดร์ฟ A: 4. โปรแกรมจะทำการบีบอัดข้อมูลในสื่อที่เก็บข้อมูลที่ได้เลือกเอาไว้ รูปที่ 7 หน้าจอแสดงความก้าวหน้าของการสำรองข้อมูล 5. จนกระทั่งการสำรองข้อมูลเสร็จสมบูรณ์ โปรแกรมจะแสดงข้อมูลจำนวนข้อมูลที่ถูกสำรอง ให้คุณคลิกปุ่ม เรียบร้อย
275 รูปที่ 8 หน้าจอหลังจากการสำรองข้อมูลเสร็จสิ้น 6. เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้น หรือสื่อที่ใช้บันทึกมีข้อบกพร่อง หลังจากการสำรองข้อมูลเสร็จสิ้น ควรจะทดสอบแผ่ไฟล์ที่สำรองข้อมูลไปแล้ว โดยเข้าที่ เมนูอื่น ๆ 1.2 ทดสอบข้อมูลสำรอง จากนั้นให้คลิกปุ่ม... ซึ่งอยู่ด้านหลังบรรทัด แฟ้มข้อมูลสำรอง และเลือก ไปยังไฟล์สำรองข้อมูลที่คุณได้บันทึกเอาไว้ จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง ซึ่งหากโปรแกรมตรวจสอบ พบว่ามีปัญหาในสื่อที่ใช้สำรองข้อมูล โปรแกรมจะแจ้งข้อความขึ้นมา เช่น 'พบเครื่องหมายจบแฟ้มที่ไม่สมบูรณ์' , 'Can't reading drive E:' ในกรณีนี้ต้องสำรองข้อมูลใหม่อีกครั้งหนึ่ง แต่หากไม่มีปัญหาใด ๆ โปรแกรมจะแสดงข้อมูลจำนวนไฟล์และพื้นที่ดิสก์ที่ถูกใช้ในการสำรองข้อมูล 7. นำสื่อที่เก็บไฟล์สำรองข้อมูลไปเก็บไว้ในสถานที่ที่เหมาะสม คือ ไม่อยู่ในสถานที่ที่มีอุณหภูมิสูงมาก, ที่ชื้น หรือใกล้สนามแม่เหล็ก โดยอาจจะเก็บไว้ในซอง ซี่งจดรายละเอียดกับการสำรองข้อมูลนี้ให้ชัดเจน เช่น ชื่อ ไฟล์สำรองข้อมูล เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่อาจเกิดจากการสำรองข้อมูลซ้ำ และเพื่อสะดวกในการนำกลับมา ใช้งานเมื่อเกิดปัญหา
276 การนำข้อมูลสำรองกลับมาใช้งาน หากเกิดความเสียหายกับข้อมูลที่คุณกำลังใช้งาน เช่น การติดไวรัสคอมพิวเตอร์, ฮาร์ดดิสก์ที่เก็บข้อมูล เสื่อมสภาพ ฯลฯ หรือแม้กระทั่ง การเปลี่ยนแปลงฮาร์ดแวร์ของเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อการอัพเกรด สิ่งเหล่านี้ อาจจะมีความเสี่ยงที่อาจจะก่อให้เกิดความเสียหายแก่ข้อมูลที่คุณกำลังใช้งาน หากมีปัญหาเหล่านี้เกิดขึ้น คุณ สามารถนำข้อมูลที่สำรองไว้ก่อนหน้านี้กลับมาใช้งานอีกครั้งหนึ่ง วิธีการนำข้อมูลสำรองขึ้นมาใช้งาน 1. คลิกเข้าที่ เมนูอื่น ๆ 1.3 นำข้อมูลสำรองมาใช้ รูปที่ 9 เมนูนำข้อมูลสำรองมาใช้ 2. ให้เสีบยสื่อบันทึกไฟล์สำรองข้อมูลเข้าไปที่พอร์ทของคอมพิวเตอร์จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ... หลังบรรทัด แฟ้มข้อมูลสำรอง เพื่อเลือกไปยังไฟล์ที่ได้สำรองข้อมูลเอาไว้ซึ่งปกติจะมีชื่อไฟล์เป็น Express.5 หรือเป็น ชื่อไฟล์ในลักษณะ YYYYMMDD-xxxxx.5ตามที่ได้แนะนำไปแล้วในขั้นต้น หลังจากเลือกเสร็จเรียบร้อย หน้าจอจะแสดงดังรูป (คุณอาจจะสังเกตในช่อง ที่เก็บข้อมูล ที่ควรจะเป็นที่เก็บ ขอมูลที่คุณต้องการจะนำสำรองข้อมูลมาทับลงไป)
277 รูปที่ 10 คลิกที่ปุ่ม ... เพื่อเลือกไดร์ฟหรือโฟลเดอร์ที่จัดเก็บไฟล์สำรองข้อมูล 3. ให้คลิกปุ่ม คลายข้อมูล โปรแกรมจะเริ่มการคลายข้อมูลสำรองจากในแผ่นดิสก์ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ ของคุณ 4. หากในขณะนำข้อมูลสำรองมาใช้เกิดข้อผิดพลาดขึ้นโดยโปรแกรมจะแสดงสาเหตุของความผิดพลาดขึ้น ทางจอภาพ หากเป็นความผิดพลาดเกี่ยวกับสื่อที่ใช้สำรองข้อมูล เช่น 'General reading drive E:' หรือ 'พบเครื่องหมายจบแฟ้มที่ไม่สมบูรณ์' ให้คุณนำข้อมูลสำรองชุดก่อนหน้านี้มาทดลองนำข้อมูลสำรองมาใช้ อีกครั้งหนึ่ง
278 บทที่ 21 การตรวจสอบข้อมูลและการแก้ไขปัญหา แม้ว่าการใช้งานโปรแกรมคอมพิวเตอร์ จะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูล และประมวลผล ซึ่ง มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลที่ดีกว่าการทำบัญชีด้วยมือ (Manual Entry) แต่ก็ไม่ได้หมายความว่าจะไม่เกิด ข้อผิดพลาดใด ๆ เลย โดยอาจจะเป็นข้อผิดพลาดที่จากการ ป้อนข้อมูล เช่น ป้อนจำนวนสินค้า ราคาซื้อหรือ ราคาขายไม่ถูกต้อง การทำงานที่ไม่ถูกต้อง ตามขั้นตอนของโปรแกรม เช่น การลบเอกสารขายเงินเชื่อในสมุด รายวันขายโดยตรง โดยที่ ไม่ได้ลบเอกสารต้นทางจากหน้าจอขายเงินเชื่อด้วย หรือข้อผิดพลาดที่เกิดจากความ ชำรุด หรือบกพร่องของเครื่องคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้งาน ซึ่งจะมีผลกระทบกับการทำงานและการ ประมวลผล ของโปรแกรม โดยอาจจะได้ทำให้คุณได้รับข้อมูลที่คลาดเคลื่อนไปจากความ เป็นจริง ดังนั้นยังคงมีความ จำเป็นที่จะต้องมีการตรวจสอบข้อมูลที่ได้ป้อนเข้าในโปรแกรม อย่างสม่ำเสมอว่ามีความถูกต้องตามเอกสาร หรือตามรายการค้าที่เกิดขึ้นจริงหรือไม่ การตรวจสอบข้อมูลระบบขายและลูกหนี้ ขั้นตอนการตรวจสอบการป้อนข้อมูลระบบขาย และระบบลูกหนี้ 1. การตรวจสอบเบื้องต้นควรปฏิบัติตั้งแต่เริ่มเปิดใบกำกับภาษี โดยตรวจสอบรายการสินค้า ยอดเงิน ว่า ถูกต้องตามความเป็นจริงหรือไม่ หากไม่ถูกต้องจะได้สามารถแก้ไขได้โดยทันที 2. พิมพ์รายงานขายเงินเชื่อเรียงตามวันที่หรือเลขที่ ทั้งนี้ให้ขึ้นอยู่กับวิธีการเก็บเอกสารเข้าแฟ้มของ คุณว่าคุณ เรียงเอกสารตามอะไร โดยระยะเวลาในการพิมพ์รายงานควรจะบ่อยครั้งขึ้นในกรณีมี เอกสารการขายต่อวัน เป็นจำนวนมาก เมื่อพิมพ์รายงานเสร็จเรียบร้อยให้คุณนำเอกสารจริงมา เปรียบเทียบว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่ ทั้งเรื่องจำนวนและมูลค่าของสินค้าที่ขาย
279 รูปที่ 1 เมนูรายงานขายเชื่อเรียงตามเลขที่ รูปที่ 2 รายงานขายเงินเชื่อเรียงตามเลขที่ 3. หากข้อมูลที่ป้อนเข้าในโปรแกรมไม่ตรงกับข้อมูลตามเอกสารจริง ให้คุณกลับไปที่ใบสำคัญที่มีปัญหา และ แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง แต่หากในหน้าจอการขาย ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปถูกต้องอยู่แล้ว อาจจะมีปัญหามาจาก ข้อมูลที่ป้อนไว้ในหน้าจอการขายไม่ผ่านรายการไปยังรายงาน ซึ่งอาจจะ เกิดจากขณะที่ทำรายการใบสำคัญ ดังกล่าว เกิดกระแสไฟฟ้าขัดข้องหรือเครื่องคอมพิวเตอร์หยุด การทำงาน (Hang) จนคุณต้องปิด-เปิดเครื่อง ใหม่ ให้คุณลองจัดเรียงข้อมูลระบบขายใหม่
280 การคำนวณยอดลูกหนี้ใหม่ รูปที 3 เมนูคำนวณยอดลูกหนี้ใหม่ หากในขณะที่เปิดบิลขายมีปัญหาเกี่ยวกับระบบไฟฟ้า เช่น ไฟตก ไฟดับ หรือสาเหตุใดก็ตามที่ทำให้ คุณต้อง ปิด-เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ขณะทำรายการขาย ด้วยสาเหตุดังกล่าวนี้อาจจะก่อให้เกิด ผิดพลาดในข้อมูลที่ เกี่ยวข้องกับระบบลูกหนี้ เช่น ยอดในบิลขายไม่ตรงกับมูลค่าที่เคยบันทึกไว้ รายการสินค้าในบิลขายบาง รายการสูญหายไป หรือยอดขายเงินเชื่อไม่มีการไปตั้งยอดหนี้ในลูกค้าราย ที่อ้างถึง ซึ่งทำให้รายงานลูกหนี้ค้าง ชำระหรือรายงานยอดขายสินค้าแสดงข้อมูลที่ไม่ตรงกับความเป็น จริง การคำนวณยอดลูกหนี้ใหม่ จะช่วยให้ คุณสามารถตรวจสอบปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบขาย และ ระบบลูกหนี้ รวมทั้งจะช่วยอัพเดทยอดลูกหนี้คงค้าง ให้เป็นยอดที่ถูกต้อง รูปที่ 4 หน้าจอหลังจากเข้ามาในเมนูคำนวณยอดลูกหนี้ การคำนวณยอดลูกหนี้ใหม่ ให้คุณป้อนรหัสลูกค้าที่ต้องการตรวจสอบ โดยอาจจะป้อนเพียงบางรหัส ลูกค้า หรือหากต้องการตรวจสอบรหัสลูกค้าทุกราย ให้ปล่อยช่อง “รหัสลูกค้าจาก" ว่างไว้ และช่อง ถึง ให้ใส่เป็นรหัส
281 ลูกค้ารายสุดท้าย (โดยปกติเมื่อคุณเข้ามาในหน้าจอนี้ โปรแกรมจะกำหนดเป็นรหัส ลูกค้ารายแรก จนถึงรหัส ลูกค้ารายสุดท้ายอยู่แล้ว) ในบรรทัด ตรวจสอบการตัดยอดมัดจำ และรายได้อื่นๆ จะเป็นการสั่งให้โปรแกรมตรวจสอบว่ามี รายการเงิน มัดจำรายการใดที่ถูกนำไปตัดยอดในบิลขายแล้ว แต่ยังคงค้างอยู่ในระบบ ซึ่งคุณควรทำ เครื่องหมาย เพื่อ ตรวจสอบในเรื่องนี้อย่างน้อยเดือนละครั้ง ส่วนในหัวข้อ ปรับปรุงบิลขายที่โอนข้อมูล แล้วเกิด Error ก็จะเป็น การปรับปรุงบิลขายที่ถูกรับชำระหนี้ไปแล้ว แต่ในโปรแกรมยังแสดงว่ามียอด หนี้ค้างอยู่ ซึ่งเกิดจากการโอน ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ การตรวจสอบในหัวข้อนี้อาจจะตรวจสอบต่อเมื่อมี การโอนข้อมูลเท่านั้น จากนั้นจึงคลิกปุ่ม คำนวณ เพื่อเริ่มการตรวจสอบ หากพบปัญหา โปรแกรมจะ แสดงเลขที่ใบสำคัญที่มีปัญหาพร้อมทั้งบอกสาเหตุ ของปัญหา ซึ่งการแก้ไขนั้นให้คุณไปที่ใบสำคัญ ฉบับดังกล่าวและแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง แต่หากไม่พบปัญหาใด ๆ จะแสดงข้อความขึ้นมาดังรูป รูปที่ 5 กรณีการคำนวณยอดลูกหนี้ใหม่ตรวจไม่พบปัญหาใดๆ การตรวจสอบข้อมูลระบบซื้อและเจ้าหนี้ ขั้นตอนการตรวจสอบการป้อนข้อมูลระบบซื้อ และระบบเจ้าหนี้จะใช้วิธีการคล้ายกับการตรวจสอบ ข้อมูล ระบบขายและลูกหนี้ โดยมีขั้นตอนดังนี้ 1. การตรวจสอบเบื้องต้นควรปฏิบัติตั้งแต่เริ่มเปิดใบรับสินค้า (บิลซื้อ) โดยตรวจสอบรายการสินค้า ยอดเงินว่าถูกต้องตามความเป็นจริงหรือไม่ หากไม่ถูกต้องจะได้สามารถแก้ไขได้โดยทันที 2. พิมพ์รายงานซื้อเงินเชื่อเรียงตามวันที่หรือเลขที่ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีการเก็บเอกสารเข้าแฟ้มของคุณ ว่าเรียง เอกสารตามอะไร โดยระยะเวลาในการพิมพ์รายงานควรจะบ่อยครั้งขึ้นในกรณีมีเอกสาร การซื้อต่อวันเป็น จำนวนมาก เมื่อพิมพ์รายงานเสร็จเรียบร้อยให้คุณน่าเอกสารจริงมาเปรียบเทียบ ว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่ ทั้ง เรื่องจำนวนและมูลค่าของสินค้าที่ซื้อเข้ามา
282 รูปที่ 6 เมนูรายงานซื้อเงินเชื่อเรียงตามเลขที่ รูปที่ 7 รายงานซื้อเงินเชื่อเรียงตามเลขที่ 3. หากข้อมูลที่ป้อนเข้าในโปรแกรมไม่ตรงกับข้อมูลตามเอกสารจริง ให้คุณกลับไปที่ใบสำคัญที่มี ปัญหา และแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง แต่หากในหน้าจอการซื้อ ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปถูกต้องอยู่แล้ว อาจจะมีปัญหามาจาก ข้อมูลที่ป้อนไว้ในหน้าจอการซื้อไม่ผ่านรายการไปยังรายงาน ซึ่งอาจจะเกิด จากขณะที่ทำรา รายการใบสำคัญ
283 การคำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่ หากในขณะที่เปิดบิลซื้อมีปัญหาเกี่ยวกับระบบไฟฟ้า เช่น ไฟตก ไฟดับ หรือสาเหตุใดก็ตามที่ทำให้ คุณต้องปิด-เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ขณะทำรายการซื้อ ด้วยสาเหตุดังกล่าวนี้อาจจะก่อให้เกิด ผิดพลาดในข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบเจ้าหนี้ เช่น ยอดในบิลซื้อไม่ตรงกับมูลค่าที่เคยบันทึกไว้ รายการสินค้าในบิลซื้อบางรายการสูญหายไป หรือยอดซื้อเงินเชื่อไม่มีการไปตั้งยอดหนี้ในผู้ จำหน่าย รายที่อ้างถึง ซึ่งทำให้รายงานเจ้าหนี้ที่ยังค้างชำระหรือรายงานยอดซื้อสินค้าแสดงข้อมูล ที่ไม่ตรงกับ ความเป็นจริง การคำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่ จะช่วยให้คุณสามารถตรวจสอบปัญหาที่ เกิดขึ้นกับระบบซื้อ และระบบเจ้าหนี้ รวมทั้งจะช่วยอัพเดทยอดเจ้าหนี้คงค้างให้เป็นยอดที่ถูกต้อง รูปที่ 8 เมนูคำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่ รูปที่ 9 ระบุรหัสเจ้าหนี้ที่ต้องการคำนวณยอดใหม่ ในบรรทัด ตรวจสอบการตัดยอดมัดจำ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ จะเป็นการสั่งให้โปรแกรมตรวจสอบว่ามี รายการ เงินมัดจำรายการใดที่ถูกนำไปตัดยอดในบิลซื้อแล้ว แต่ยังคงค้างอยู่ในระบบ ซึ่งคุณควรทำ เครื่องหมาย เพื่อ
284 ตรวจสอบในเรื่องนี้อย่างน้อยเดือนละครั้ง ส่วนในหัวข้อ ปรับปรุงบิลซื้อที่โอนข้อมูล แล้วเกิด Error ก็จะเป็น การปรับปรุงบิลซื้อที่ถูกรับชำระหนี้ไปแล้ว แต่ในโปรแกรมยังแสดงว่ามียอด หนี้ค้างอยู่ ซึ่งเกิดจากการโอน ข้อมูลที่ไม่สมบูรณ์ การตรวจสอบในหัวข้อนี้อาจจะตรวจสอบต่อเมื่อมี การโอนข้อมูลเท่านั้น จากนั้นจึงคลิกปุ่ม คำนวณ เพื่อเริ่มการตรวจสอบ หากพบปัญหา โปรแกรมจะ แสดงเลขที่ใบสำคัญที่มีปัญหาพร้อมทั้งบอกสาเหตุ ของปัญหา ซึ่งการแก้ไขนั้นให้คุณไปที่ใบสำคัญ ฉบับดังกล่าวและแก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง แต่หากไม่พบปัญหาใด ๆ จะแสดงข้อความขึ้นมาดังรูป รูปที่ 10 กรณีการคำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่ตรวจไม่พบปัญหาใดๆ การตรวจสอบข้อมูลระบบบัญชี ขั้นตอนการตรวจสอบการป้อนข้อมูลทางบัญชี 1พิมพ์รายงานสมุดรายวันเรียงตามวันที่หรือเลขที่ใบสำคัญแล้วแต่การจัดเก็บเอกสารของคุณ โดย ควรจะสั่ง พิมพ์ในช่วงระยะเวลาสั้น ๆ หากเอกสารของคุณมีเป็นจำนวนมาก เพื่อความสะดวกใน การตรวจสอบ รูปที่ 11 เมนูรายงานสมุดรายวันเรียงตามวันที่
285 รูปที่ 12 ตัวอย่างรายงานสมุดรายวันเรียงตามวันที่ 2. ตรวจสอบการบันทึกบัญชีและเอกสารจากรายงาน โดยพิจารณาว่า โปรแกรมบันทึกบัญชีให้ ครบถ้วนตามหลักบัญชี (Perpetual, Periodic) และเป็นจำนวนเงินที่ถูกต้องหรือไม่ 3. หากเป็นรายการบัญชีที่ไม่ถูกต้อง เช่น มีจำนวนบัญชีไม่ครบถ้วน, จำนวนเงินไม่ถูกต้อง ฯลฯ ซึ่ง อาจจะเกิดจากขณะบันทึกข้อมูลมีปัญหากระแสไฟฟ้าขัดข้อง หรือเครื่องคอมพิวเตอร์หยุดการ ทำงาน (Hang) ให้คุณกลับไปที่รายการต้นทาง เช่น หากเป็นรายการที่ผ่านมาจากระบบขายเงิน เชื่อ ให้คุณไปที่ เมนูขายเงินเชื่อ ค้นหาเลขที่เอกสารดังกล่าวขึ้นมา จากนั้นคลิกที่ไอคอน สั่งให้ ลงบัญชีใหม่ หรือกด Alt+J ดังรูป โปรแกรมจะบันทึกรายการในสมุดรายวันให้ใหม่อีกครั้ง (เป็นการบันทึกทับรายการเดิม) รูปที่ 13 หัวข้อสั่งลงบัญชีใหม่ ขั้นตอนการตรวจสอบข้างต้นอาจจะปฏิบัติบ่อยครั้ง ในกรณีเพิ่งเริ่มใช้งานโปรแกรม เพื่อตรวจสอบ การบันทึก บัญชีว่าเป็นไปอย่างถูกต้องและตรงกับความต้องการหรือไม่ เมื่อปฏิบัติงานในโปรแกรมจน มีความชำนาญ พอสมควรแล้ว จึงกำหนดช่วงระยะเวลาในการตรวจสอบให้เว้นช่วงมากขึ้นได้
286 การตรวจสอบข้อผิดพลาดในระบบบัญชี เมื่อคุณเข้าที่ เมนูรายงาน 5.A ตรวจสอบข้อมูล คุณจะพบรายงานตรวจสอบข้อมูล 2 ประเภท คือ • รายการที่เลขที่บัญชีไม่ถูกต้อง โปรแกรมจะแสดงใบสำคัญที่บันทึกเลขที่บัญชีไว้ไม่ถูกต้อง เช่น หากคุณเคย บันทึกบัญชีไว้เป็นเลขที่บัญชีหนึ่ง ต่อมามีการเปลี่ยนเลขที่บัญชีและในสมุดรายวัน ไม่ได้เปลี่ยนแปลงตามไป ด้วย โปรแกรมจะแสดงรายการที่มีปัญหาดังกล่าวขึ้นมา • ใบสำคัญที่ยอดไม่ได้ดุลย์ โปรแกรมจะแสดงใบสำคัญที่บันทึกในสมุดรายวันและยอดไม่ได้ดุลย์ (ยอดเดบิต ไม่ เท่ากับยอดเครดิต) รูปที่ 14 รายงานการตรวจสอบข้อมูลบัญชีประเภทต่าง ๆ สั่งให้ระบบอื่น ๆ ตรวจสอบการลงบัญชีใหม่ ดังที่กล่าวไว้ในตอนต้น การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันจะถูกผ่านมาจากระบบต่าง ๆ ของโปรแกรม เช่น ระบบ ซื้อ ระบบขาย ระบบรับเงินจ่ายเงิน แต่หากหลังจากที่โปรแกรมผ่านรายการมาในสมุด รายวันแล้ว มีการเข้ามา แก้ไขเลขที่บัญชีที่บันทึกไว้ในสมุดรายวันโดยตรง หรืออาจจะเกิดจากปัญหา ไฟตก ไฟดับทำให้โปรแกรมไม่ เชื่อมโยงข้อมูลจากระบบต่าง ๆ มาที่ระบบบัญชี ซึ่งจะทำให้เกิด ปัญหารายงานทางด้านบัญชีและรายงานของ ระบบอื่นๆ มียอดหรือมูลค่าไม่ตรงกัน เช่น ยอดคงเหลือ ในบัญชีแยกประเภทลูกหนี้ ไม่เท่ากับรายงานสถานะ ลูกหนี้ กรณีเช่นนี้คุณสามารถตรวจสอบว่า รายการบัญชีมีการแก้ไขจากที่โปรแกรมบันทึกให้ไว้ในครั้งแรก หรือไม่ โดยการตรวจสอบการ ลงบัญชีใหม่ วิธีการใช้งานเมนูการตรวจสอบการลงบัญชีใหม่นี้ ให้คุณกำหนด ช่วงวันที่ที่ต้องการจะ ตรวจสอบ จากนั้นให้ระบุว่าต้องการตรวจสอบรายการที่มีการแก้ไขเองในสมุดรายวัน ด้วยหรือไม่ ซึ่ง หากคุณมีรายการบัญชีที่เจตนาแก้ไขเลขที่บัญชีเองในสมุดรายวัน ก็ให้ทำเครื่องหมายหน้าช่อง
287 ข้อมูล ข้าม ใบสำคัญที่ผู้ใช้แก้ไขเลขที่บัญชีเองหรือไม่ แต่หากต้องการให้โปรแกรมตรวจสอบด้วยก็ให้ปล่อย เป็นช่องว่างไว้ (ไม่ทำเครื่องหมาย) รูปที่ 15 เมนูตรวจสอบการลงบัญชีใหม่ นอกจากนั้นคุณยังสามารถตรวจสอบว่าการป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น รายการซื้อ มีการผ่าน รายการไปยังรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มหรือไม่ โดยการทำเครื่องหมายหน้าช่องข้อมูล ตรวจสอบรายการ ภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยหรือไม่ กรณีต้องการให้ตรวจสอบ หรือปล่อยให้ว่างไว้ ในกรณี ไม่ต้องการให้ตรวจสอบ จากนั้นจึงเลือกระบบที่ต้องการจะตรวจสอบ จากเมนูการทำงานทั้งหมดของโปรแกรมในส่วนล่างของ หน้าจอ เช่น ระบบเจ้าหนี้ ระบบลูกหนี้ โดยการทำเครื่องหมายในแต่ละหัวข้อ เมื่อเรียบร้อยแล้วให้ คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อ เริ่มต้นการตรวจสอบ
288 การดำนวณยอดบัญชี เช่นเดียวกับการคำนวณยอดลูกหนี้ เจ้าหนี้ หากคุณพบปัญหาว่ายอดด้านบัญชีไม่ถูกต้องตามข้อมูลที่ คุณ ป้อนเข้าไป ซึ่งอาจจะเกิดจากสาเหตุใดก็ตามที่ทำให้คุณต้องปิด-เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ขณะ ทำรายการที่ เกี่ยวข้องกับระบบบัญชี เช่น เมนูชื่อ ขาย รับเงิน จ่ายเงิน หรือการบันทึกรายการในสมุด รายวันโดยตรง การ คำนวณยอดเปลี่ยนแปลงจะช่วยให้คุณอัพเดทยอดทางบัญชีให้เป็นยอดที่ถูกต้อง รูปที่ 16 เมนูคำนวณยอกเปลี่ยนแปลง เมื่อคุณเข้ามาในเมนูคำนวณยอดเปลี่ยนแปลงแล้ว โปรแกรมจะขึ้นมาตามงวดหรือเดือนที่ต้องการ อัพเดทยอด ทางบัญชีใหม่ ให้คุณระบุงวดที่ต้องการ หรือหากต้องการให้โปรแกรมคำนวณยอดใหม่ใน ทุก ๆ เดือน ซึ่งโปรแกรมจะบันทึกข้อมูลในโปรแกรม 2 ปีต่อเนื่อง ให้คุณระบุเป็นงวดที่ 1 ถึง 24 จากนั้นจึง คลิกที่ปุ่ม คำนวณ เพื่อเริ่มการคำนวณ รูปที่ 17 ระบุงวดที่ต้องการคำนวณยอดบัญชีใหม่
289 การตรวจสอบข้อมูลและการคำนวณยอดระบบสินค้า หากในขณะที่เปิดบิลซื้อ บิลขายหรือทำรายการที่เกี่ยวกับสต๊อก เช่น การจ่ายสินค้าใช้ภายใน การ ปรับปรุง ต้นทุน การปรับปรุงเพิ่ม-ลดยอดสินค้า ได้เกิดปัญหาเกี่ยวกับระบบคอมพิวเตอร์ และ ก่อให้เกิดผิดพลาดใน ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับระบบสต็อก เช่น ยอดสินค้าคงเหลือในรายงานไม่ถูกต้อง หรือต้นทุนสินค้าที่ซื้อหรือขาย บันทึกในสมุดรายวัน ไม่ตรงกับความเป็นจริง การคำนวณยอดสะสม คงเหลือ ลงบัญชี จะช่วยให้คุณแก้ไข ปัญหาที่เกิดขึ้นกับระบบสินค้าได้ รูปที่ 18 เมนูซ่อมแซมระบบสินค้า • พิมพ์รายงานตรวจยอดยกมา ยอดยกมาของสินค้าในโปรแกรม จะถูกเก็บอยู่ในแฟ้มข้อมูล มากกว่า 1 แฟ้ม คือ ทั้งยอดยกมารวม ยอดยกมาในแต่ละคลังสินค้า และยอดยกมาตามล็อคสินค้า (กรณีคำนวณต้นทุนสินค้าแบบ FIFO) หากการปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรมปฏิบัติอย่างไม่ ถูกต้อง อาจจะทำให้ยอดยกมาของสินค้าในแต่ ละระบบคลาดเคลื่อน ซึ่งก่อให้เกิดปัญหาตามมา คือ เมื่อพิมพ์รายงานสินค้าคงเหลือประเภทต่าง ๆ จะได้ยอด ที่ไม่ตรงกัน เช่น รายงานสินค้า คงเหลือเปรียบเทียบกับยอดรวมในรายงานสินค้าคงเหลือแยกตามคลัง การ พิมพ์รายงาน ตรวจสอบยอดยกมาจะแสดงข้อผิดพลาดดังกล่าวนี้ขึ้นมา โดยแจ้งข้อมูลของสินค้ายกมาในแต่ละ ระบบว่ามียอดยกมาแตกต่างกันเท่าใดบ้าง การแก้ไขให้ยอดยกมาของสินค้าในแต่ละระบบมียอด ตรงกันให้คุณ กลับไปตรวจสอบที่การป้อนยอดยกมาของระบบสินค้า (ศึกษาวิธีการป้อนยอดยก มาของสินค้าได้จากบทที่ 8 ในหัวข้อ “การป้อนยอดยกมาของระบบสินค้า) แต่หากตรวจสอบแล้ว ไม่พบข้อผิดพลาดใด ก็จะกลับมาที่เมนู พิมพ์รายงานตรวจสอบยอดยกมาเหมือนเดิม • ปรับปรุงยอดยกมาตามข้อมูลล็อต จะใช้ต่อเมื่อคุณมีการตรวจสอบยอดยกมา โดยอาจจะพิมพ์จาก รายงาน ตรวจยอดยกมาที่กล่าวถึงในหัวข้อก่อน ซึ่งหากคุณตรวจสอบแล้วว่ายอดยกมาตามล็อตสินค้าเป็นยอดที่ถูกต้อง ส่วนยอดในคลังสินค้า และยอดยกมารวม เป็นยอดที่ผิดพลาด ให้คุณทำ รายการปรับปรุงยอดยกมาตามข้อมูล ล็อตนี้ โปรแกรมจะนำยอดยกมาตามล็อตสินค้าไปปรับเข้า ในยอดยกมารวมเพื่อให้มีมูลค่าตรงกัน วิธีการใช้ งานเมื่อคุณเข้ามาในเมนูนี้แล้ว โปรแกรมจะ แสดงหน้าจอให้คุณป้อนรหัสสินค้าที่ต้องการจะปรับปรุงยอดยก มา ให้ป้อนรหัสสินค้าที่ต้องการ จะปรับปรุง หรือสามารถกำหนดให้ปรับปรุงยอดยกมาของทุกรหัสสินค้าโดย
290 ในช่อง “รหัสสินค้าจาก” ให้ป้อนเป็นรหัสสินค้าตัวแรก และช่อง "ถึง" ให้ป้อนเป็นสินค้ารหัสสุดท้าย ดังรูป จากนั้นจึง กดคลิกปุ่ม ตกลง เพื่อเริ่มการปรับปรุง รูปที่ 19 ป้อนรหัสสินค้าที่ต้องการปรับปรุงยอดยกมา หมายเหตุ การใช้เมนูนี้ควรเป็นไปด้วยการระมัดระวัง และควรจะแน่ใจว่ายอดยกมาตามล๊อตสินค้า ของรหัสสินค้าที่จะปรับปรุงนี้เป็นยอดที่ถูกต้องจริง • แก้ไขรายการต่าง ๆ ของสินค้า เป็นการแก้ไขข้อผิดพลาดของระบบสินค้า ซึ่งควรจะได้รับ คำแนะนำเกี่ยวกับ วิธีการใช้งานจากพนักงานแผนกบริการลูกค้าของ บริษัทเอ็กซ์เพรส • คำนวณยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชี เพื่ออัพเดทข้อมูลเกี่ยวกับยอดคงเหลือของสินค้า มูลค่าของ ต้นทุนสินค้า ให้เป็นปัจจุบัน ในกรณีมีปัญหายอดคงเหลือของสินค้าไม่ตรงกับความเป็นจริง เมื่อ คุณคลิกเข้าในเมนูนี้ โปรแกรมจะแสดงรหัสสินค้าตั้งแต่รหัสแรกจนถึงรหัสสุดท้าย คุณสามารถ เลือกคำนวณเฉพาะบางรหัสสินค้า ได้ ส่วนในหัวข้อ ตรวจสอบ "ตัวคูณเป็นหน่วยย่อย” ใน รายการสินค้า จะเป็นการตรวจสอบว่าการป้อนตัวคูณ เป็นหน่วยย่อยในหน้าเอกสารการเดิน รายการที่เกี่ยวข้องกับสินค้า เช่น บิลซื้อ บิลขาย ตรงกับที่กำหนดไว้ใน เมนูรายละเอียดสินค้า หรือไม่ ซึ่งควรจะตรวจสอบในเรื่องนี้อย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง เมื่อกำหนดค่าทุกอย่าง เรียบร้อย แล้ว ให้คลิกปุ่ม คำนวณ เพื่อเริ่มการคำนวณ รูปที่ 20 ป้อนรหัสสินค้าที่ต้องการปรับปรุงยอดยกมา • คำนวณยอดสั่งซื้อ/สั่งขายใหม่ หากยอดสั่งซื้อ/สั่งขาย ที่เกิดจากการทำรายการใบสั่งซื้อ ใบสั่งขาย ไม่ตรงกับ ข้อมูลที่คุณป้อนเข้าไป ให้ลองคำนวณยอดสั่งซื้อ สั่งขายใหม่ โดยโปรแกรมทำการ อัพเดทข้อมูลเกี่ยวกับยอด
291 สั่งซื้อ/สั่งขายให้เป็นไปตามข้อมูลตามใบสั่งซื้อ ใบสั่งขายที่ป้อนเข้าไป เมื่อคุณคลิกเข้าในเมนูนี้ โปรแกรมจะ แสดงรหัสสินค้าตั้งแต่รหัสแรกจนถึงรหัสสุดท้าย คุณ สามารถเลือกคำนวณเฉพาะบางรหัสสินค้าได้ หรือหาก ต้องการคำนวณยอดสั่งซื้อ สั่งขายทุก ๆ รหัสสินค้าให้คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อเริ่มการคำนวณ
292 บทที่ 22 ประมวลผลสิ้นปี หลังจากปฏิบัติงานในโปรแกรมจนครบรอบระยะเวลาบัญชีแล้ว ซึ่งโดยปกติเริ่มตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม สิ้นสุด วันที่ 31 ธันวาคม การปิดประมวลผลสิ้นปีจะเป็นการหาผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงินในรอบปีที่ ผ่านมา นอกจากนั้นยังเป็นการลบรายการประจำวัน เช่น บิล ชื่อ บิลขาย รายการในสมุดรายวันของปีที่ผ่านมา ทิ้ง โดยจะยกเฉพาะยอดคงเหลือของ ทรัพย์สิน หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ (ทุน) ไปยังปีถัดไป ซึ่งมีผลให้การ ทำงานในเมนู ต่าง ๆ ของโปรแกรมทำได้รวดเร็วยิ่งขึ้น ก่อนปิดประมวลผลสิ้นปี ก่อนการปิดประมวลผลคุณควรจะตรวจสอบงานเหล่านี้ • ข้อมูลในปีที่คุณจะปิดประมวลผลได้ป้อนไว้อย่างครบถ้วน สมบูรณ์แล้ว • ยอดในรายงาน เช่น ยอดเจ้าหนี้ ลูกหนี้คงเหลือ, ยอดสินค้าคงเหลือ, งบการเงิน เป็นยอดที่ ถูกต้องและได้รับ การอนุมัติจากผู้รับผิดชอบแล้ว รวมทั้งพิมพ์รายงานที่สำคัญต่าง ๆ เก็บไว้ รายงานสถานะลูกหนี้-เจ้าหนี้ เช่น รายงานสินค้าและวัตถุดิบ, งบดุล งบกำไรขาดทุน, รายงานสถานะ • ปรับปรุงรายการด้านบัญชีในสมุดรายวันเรียบร้อยแล้ว เช่น การปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้ค้างรับ, ตั้ง ภาษีเงินได้นิติบุคคลค้างจ่าย ฯลฯ • สำรองข้อมูลเก็บไว้ในแผ่นดิสก์อย่างน้อย 2 ชุด ในกรณีที่คุณเลือกวิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic จะมีขั้นตอนเพิ่มเติมจากข้างต้น คือ การปิด บัญชี สินค้าคงเหลือในสมุดรายวัน ซึ่งจะแยกทำเป็น 2 รายการคือ รายการแรกจะเดบิต ต้นทุนขาย เครดิต สินค้า คงเหลือต้นปี รายการที่ 2 จะเดบิต สินค้าคงเหลือปลายปี และเครดิต ต้นทุนขาย ดังแสดง ในรูป การหายอด
293 ต้นปีของบัญชีสินค้าที่จะนำมาบันทึกบัญชีให้ตรวจสอบจากในแยกประเภท ส่วน สินค้าคงเหลือปลายปีจะได้ จากยอดตรวจนับ ณ วันสิ้นปี รูปที่ 1 ปิดบัญชีสินค้าคงเหลือต้นปีเข้าบัญชีต้นทุนขาย
294 รูปที่ 2 ยกยอดสินค้าปลายปีไปเป็นยอดยกมาของปีถัดไป การปิดบัญชีข้างต้นจะทำเพื่อยกยอดสินค้าปลายปีของปีที่ผ่านมาไปเป็นสินค้าต้นปีของปีถัดไป และ ปิดบัญชี สินค้าต้นปีของปีที่ผ่านมาเข้าต้นทุนขาย เนื่องจากสำหรับการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic นี้บัญชีสินค้าจะ ไม่มีการเคลื่อนไหวตลอดทั้งปี ดังนั้นยอดคงเหลือที่มีอยู่ในแยกประเภทบัญชีสินค้าจะ เป็นยอดต้นปีเสมอ หลังจากปฏิบัติตามขั้นตอนข้างต้นเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คุณเข้าที่เมนูประมวลผลสิ้นปี โปรแกรมจะ ให้คุณ ยืนยันการปิดประมวลผล รวมทั้งมีข้อความเตือนให้คุณสำรองข้อมูลไว้ก่อนทำการประมวลผล ดังรูป หาก ต้องการยืนยันการปิดประมวลผลให้พิมพ์ YES จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ตกลง เพื่อเริ่มทำงาน รูปที่ 3 โปรแกรมจะให้ยืนยันการประมวลผล
295 โปรแกรมจะทำการคำนวณหายอดกำไรสะสม โดยแสดงหน้าจอดังรูป ให้คุณคลิกที่ปุ่ม ตกลง ขั้นตอนนี้จะเป็น ขั้นตอนสุดท้ายที่คุณสามารถจะยกเลิกการประมวลผลได้ รูปที่ 4 โปรแกรมคำนวณหายอดกำไรสะสม เมื่อตอบตกลงแล้วโปรแกรมจะแสดงรอบบัญชีของปีถัดไปขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ ดังรูป ให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง อีก ครั้ง เพื่อบันทึกข้อมูล รูปที่ 5 รอบบัญชีของปีถัดไป
296 โปรแกรมจะเริ่มปิดประมวลผลข้อมูลของปีที่ผ่านมา ทั้งระบบลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า รวมถึงระบบอื่น ๆ โดย ระยะเวลาในการประมวลผลจะขึ้นอยู่กับจำนวนรายการข้อมูล หากมีข้อมูลมากจะใช้เวลาในการ ประมวล ค่อนข้างช้า เมื่อประมวลผลเสร็จสิ้น จะกลับมาที่เมนูประมวลผลสิ้นปีเหมือนเดิม หลังจากประมวลผล เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเริ่มต้นปฏิบัติงานของปีถัดไปได้ทันที และหลังจากประมาณเรียบร้อยเเล้ว คุณ สามารถเริ่มปฏิบัติงานในปีถัดไปได้ทันที
297 บทที่ 23 การกำหนดระบบรักษาความปลอดภัย หากคุณเป็นผู้ใช้โปรแกรม Express เพียงคนเดียวในกิจการก็คงไม่ต้องสนใจเรื่องระบบรักษาความ ปลอดภัยมากนัก เพราะคุณสามารถใช้รหัส BIT9 ทำงานได้ทุกอย่างอยู่แล้ว แต่อย่าลืมว่าถ้ามีผู้อื่นที่ใช้ โปรแกรม Express เป็น เข้ามานั่งที่เครื่องของคุณแล้วเรียกเข้าโปรแกรมด้วยรหัส BIT9 ได้ อะไรจะ เกิดขึ้น!! (ในกรณีนี้ขอแนะนำว่า คุณจะต้องเปลี่ยนรหัสผ่าน (รหัสลับ) ของรหัสผู้ใช้ BIT9 เป็นอย่าง อื่นเสีย (จะกล่าวถึงวิธีการเปลี่ยนรหัสผ่านในหัวข้อ ‘การเปลี่ยนรหัสผ่าน’ ในตอนกลางเนื้อหาของบท นี้) หรือถ้าในระบบงานของคุณมีคนที่ต้องใช้งานหลายคน แต่ละคนทำงานคนละหน้าที่ถ้าปล่อยให้ทุกคน ใช้งานได้ทุกเมนู ก็อาจเกิดปัญหาได้ เช่น มีคนไปลองเล่นเมนู ‘เปิดแฟ้มข้อมูลใหม่’ โดยไม่รู้เป็นเมนูที่ ใช้ลบข้อมูลทิ้งทั้งหมด หรือพนักงานที่ไม่มีหน้าที่เกี่ยวข้องแอบสำรองข้อมูลของบริษัทออกไป เป็นต้น คุณคงไม่อยากให้หตุการณ์ลักษณะนี้เกิดขึ้นอย่างแน่นอน ระบบความปลอดภัย ใช้สำหรับกำหนดสิทธิการใช้งานของแต่ละคน ว่าจะเห็นข้อมูลไหนบ้าง (ในกรณีมีข้อมูล หลายบริษัท) และสามารถเล่นเมนูไหนได้บ้าง วิธีการกำหนดให้คุณเข้าที่ เมนูอื่น ๆ ข้อ 3 ระบบความปลอดภัย โปรแกรมจะแสดงเมนุย่อย ดังรูป รูปที่ 1 เมนูระบบความปลอดภัย
298 คุณสามารถเลือกวิธีการกำหนดสิทธิการใช้งานได้หลายรูปแบบ เช่น • กำหนดเป็นกลุ่ม เช่น หากองค์กรของคุณมีผู้ใช้งานโปรแกรม Express เป็นจำนวนมาก และมีการจัดแบ่งส่วน งานใช้เป็นแผนกหรือฝ่ายไว้แล้ว การกำหนดโดยแบ่งตามกลุ่มผู้ใช้งานนี้จะทำให้คนที่สังกัดอยู่ในกลุ่มนั้น มีสิทธิ ใช้งานตามที่กำหนดเหมือน ๆ กัน และมีข้อดีอีกประการหนึ่ง คือ หากมีพนักงานคนใหม่ ก็เพียงแต่ป้อนข้อมูล ว่าสังกัดอยู่ในแผนกหรือกลุ่มใด ก็สามารถจะใช้งานตามที่กำหนดนั้นได้เลย • หากมีผู้ใช้งานโปรแกรมจำนวนไม่มากนัก ผู้ใช้งานแต่ละคนมีสิทธิการใช้งานแตกต่างกัน ก็ควรจะเลือกเป็นการ กำหนดสิทธิรายบุคคล กลุ่มของผู้ใช้งานระบบ หากคุณต้องการกำหนดระบบความปลอดภัยตามกลุ่มผู้ใช้งานในโปรแกรมม Express ได้จัดเตรียมกลุ่ม ผู้ใช้งานไว้ให้บางส่วนแล้ว ซึ่งคุณสามารถแก้ไขเพิ่มเติมกลุ่มหรือแผนกงานที่มีอยู่จริงภายในบริษัทตามความ ต้องการ แต่หากคุณต้องการกำหนดระบบความปลอดภัยแยกตามผู้ใช้งานแต่ละบุคคล คุณสามารถข้ามหัวข้อ นี้ไปได้ การเข้าไปกำหนดกลุ่มของผู้ใช้งานระบบ ให้คุณเข้าที่ เมนูอื่น ๆ ข้อ 3.1 จากนั้นลองกด <Ctrl+L> โปรแกรมจะแสดงรายชื่อกลุ่มผู้ใช้งานทั้งหมดที่เตรียมไว้ให้ขึ้นมา ดังรูป รูปที่ 2 กด <Ctrl+L> เพื่อเรียกดูกลุ่มผู้ใช้งานระบบทั้งหมดตั้งแต่ต้น
299 เมื่อคุณเข้ามาในหน้าจอกลุ่มผู้ใช้งานระบบแล้วจะพบกับกลุ่มผู้ใช้งานที่โปรแกรมได้จัดเตรียมมาให้เป็นเบื้องต้น แล้ว เช่น แผนกการเงิน แผนกซื้อ แผนกบัญชี แผนกสโตร์ บุคคลทั่วไป หากคุณต้องการกำหนดกลุ่มผู้ใช้งาน เพิ่มเติม ให้เพิ่มข้อมูลโดยระบุรหัสกลุ่ม และชื่อกลุ่มตามความต้องการ ในส่วนตารางด้านล่างจะเป็นการกำหนดสิทธิการใช้งานของกลุ่มผู้ใช้งานกลุ่มนี้ ซึ่งจะกล่าวถึงในหัวข้อถัดไปใน เรื่อง ‘การกำหนดสิทธิการใช้งานของผู้ใช้งานแต่ละกลุ่ม’ การกำหนดแฟ้มผู้ใช้งานระบบ แฟ้มผู้ใช้งานระบบจะเป็นแฟ้มที่เก็บประวัติของผู้ใช้งานโปรแกรมทุกคนเพื่อระบุถึงระดับของสิทธิในการใช้งาน โปรแกรม เช่น ระดับพนักงานทั่วไป ระดับหัวหน้าแผนก หรือระดับผู้จัดการระบบรวมทั้งเครื่องพิมพ์ที่ผู้ใช้งาน แต่ละรายจะใช้เพื่อพิมพ์เอกสารหรือรายงานในโปรแกรม Express ให้คุณเข้าที่เมนู อื่น ๆ ข้อ 3.2 แฟ้มผู้ใช้งานระบบ จะปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่ 3 หน้าจอแฟ้มผู้ใช้งานระบบ