350 เงื่อนไขในการพิมพ์ในการพิมพ์ประโยชน์อื่นๆ การกำาหนดขนาดตัวอักษร ขนาดตัวอักษร โดยปกติในโปรแกรมจะมีให้คุณเลือกอยู่ 2 แบบ คือ 12 ตัวอักษร นิ้ว และ 15 ตัวอักษร/นิ้ว แต่หากคุณต้องการปรับขนาดตัวอักษรนอกเหนือจากที่โปรแกรมกำหนดให้ คุณสามารถ ใช้คำสั่งของ เครื่องพิมพ์จัดการกับปัญหาเหล่านี้ได้ คำสั่งในการกำหนดขนาดตัวอักษรของแต่ละ เครื่องพิมพ์อาจจะแตกต่าง กันในบางส่วน ในที่นี้จะขอกล่าวถึงคำสั่งที่สามารถใช้ในโปรแกรม Express ได้จะมีดังนี้ ให้คุณนำค่าจากในตารางข้างต้นไปกำหนดไว้ที่บรรทัด Print Control ในส่วนของ [print option] ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการกำหนดขนาดตัวอักษรให้เป็น 17 ตัวอักษร/นิ้ว ให้คุณกำหนดที่บรรทัด Print Control ดังนี้ Print Control = \027\033\004 แฟ้มข้อมูลที่ถูกเรียกใช้งานในการพิมพ์ (Data File) ข้อมูลหรือตัวแปรต่าง ๆ ที่อยู่ใน [Report Frame] จะถูกนำมาใช้จากแฟ้มข้อมูลที่กำหนดไว้ โดย ข้อมูลที่คุณ ป้อนเข้าไปในโปรแกรม Express จะถูกนำไปบันทึกเป็นเรคคอร์ดในแฟ้มข้อมูลที่ เกี่ยวข้อง ดังตัวอย่างในรูป ข้อมูลการขาย 1 เรคคอร์ดที่คุณป้อนข้อมูลเข้าไป จะถูกเก็บในแฟ้มข้อมูล หลัก ๆ 2 แฟ้มด้วยกัน คือ ARTRN และ STCRD
351 รูปที่ 15 ข้อมูลการขาย 1 เรคคอร์ดจะถูกเก็บในแฟ้มข้อมูลมากกว่า 1 แฟ้ม คุณสามารถดูได้ว่าในแต่ละหน้าจอเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลใดบ้าง โดยการกดปุ่ม <Tab> ที่หน้าจอนั้น รูปที่ 16 แฟ้มข้อมูลหลักที่เกี่ยวข้องในหน้าจอการป้อนข้อมูลขายเงินเชื่อ
352 ในส่วนกลางหรือช่องรายการของหน้าจอ ซึ่งมักจะเป็นแฟ้มข้อมูลอีกแฟ้มหนึ่ง การตรวจสอบชื่อแฟ้ม ให้คุณ คลิกที่แท็บในส่วนของรายการก่อน (หรือกด <F8>) เพื่อเข้าในตาราง จากนั้นจึงกดปุ่ม <Tab> รูปที่ 17 แฟ้มข้อมูลในส่วนรายงานของหน้าจอของหน้าจอซึ่งอาจจะแต่งต่างจากข้อมูลหลัก ในเบื้องต้นโปรแกรมได้จัดเตรียมแฟ้มข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับแบบฟอร์มนั้น ๆ ไว้ให้อยู่แล้ว เช่น ใน แบบฟอร์มใบกำกับภาษี แฟ้มข้อมูลซึ่งโปรแกรมจะใช้ในการนำข้อมูลรหัสลูกค้า, เลขที่ใบกำกับ ภาษี, วันที่ เอกสาร, รายการสินค้าที่ขาย เช่น แฟ้มข้อมูล artrn, stard และแฟ้มข้อมูลอื่น ๆ จะถูก จัดเตรียมไว้ในเมนู แก้ไขแบบทดสอบเรียบร้อยแล้ว ความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลในโปรแกรม Express โดยส่วนใหญ่จะมีอยู่ 2 ลักษณะ คือ 1.แบบหนึ่งต่อหนึ่ง เช่น รหัสพนักงานขายคนหนึ่งในแฟ้มข้อมูลการขาย (ARIRN) จะมีชื่อ พนักงานขายในแฟ้ม พนักงานขาย (OESLM) เพียงหนึ่งเดียว ในโปรแกรมจะเรียกแฟ้มข้อมูล ประเภทนี้เป็น [relate file]
353 2. แบบหนึ่งต่อหลากหลาย เช่น เลขที่บิลขายใบเดียวในแฟ้มข้อมูลการขาย (ARTRN) สามารถจะมี ใน โปรแกรม (STC) รายการสินค้า ได้มากกว่าหนึ่งรายการในแฟ้มข้อมูลสินค้า แฟ้มข้อมูลประเภทนี้เป็น [iterm file] ตัวอย่างความสัมพันธ์ในลักษณะต่าง ๆ ของโปรแกรม Express รูปที่ 18 ความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลต่างๆ ในโปรแกรม Express รูปที่ 19 ในการแก้ไขแบบทดสอบโปรแกรมจะเตรียมแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ให้แล้ว
354 การแก้ไขในส่วนของ [master fille] master file เป็นแฟ้มข้อมูลหลัก ที่โปรแกรมจะดึงข้อมูล (เฉพาะช่วงที่คุณกำหนด) มาทำรายงาน โดยพิมพ์ ข้อมูลออกมาทางคำสั่งในบรรทัด Bo: และสามารถแยกข้อมูลของเห็นหลักเป็นกลุ่ม ๆ ได้ โดยใช้คำสั่งบรรทัด Gh: และพิมพ์ยอดรวมของแต่ละกลุ่มโดยใช้คำสั่งบรรทัด Gf การแก้ไขในส่วนของ [item file] จากตัวอย่างในรูป หากคุณต้องการให้แสดงรายการสินค้าในแบบฟอร์มบิลขาย (ใบกำกับภาษี) ซึ่งมี แฟ้มข้อมูล หลักคือ แฟ้มข้อมูลการขาย (ARTRN) ส่วนแฟ้มข้อมูลรายการสินค้า (STCRD) จะเป็น รายการสินค้าในบิลซื้อขาย คุณสามารถเขียนส่วนของ [item file] ได้ดังนี้ ความหมายในบรรทัดที่ 1 ประกาศว่าตั้งแต่บรรทัดนี้เป็นต้นไป เป็นส่วนของ [item file] ซึ่งเป็นแฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์แบบ หนึ่งต่อ หลากหลาย ความหมายในบรรทัดที่ 2 ประกาศชื่อแฟ้มข้อมูลที่จะนำเป็น [item file] ซึ่งสามารถที่จะมีได้หลาย ๆ แฟ้มข้อมูล ความหมายในบรรทัดที่ 3 กำหนดชื่อย่อของแฟ้มข้อมูล เพื่อสะดวกในการอ้างอิง โดยจะต้องไม่ซ้ำกันกับแฟ้มอื่น ความหมายในบรรทัดที่ 4 กำหนดการจัดเรียงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลสินค้า (STCRD) โดย SICRD5 คือ การจัดเรียงข้อมูลตาม เลขที่ใบสำคัญ และลำดับรายการสินค้า (DOCNUMISEQNUM) สาเหตุที่ต้องใช้ TAGS ที่ 5 เพื่อ ป้องกันกรณีผู้ใช้งานป้อน รายการสินค้าไม่พร้อมกันในคราวเดียว เช่น อาจจะป้อนบิลขายเลขที่ 1 ใน คราวแรกมี 2 รายการสินค้า จากนั้นป้อนบิลขายเลขที่ 3 และ 4 เข้าไป และย้อนกลับมาเพิ่มสินค้า รายการที่ 3 ในบิลขายเลขที่ 1 หากไม่เรียงตามเลขที่ใบสำคัญ (DOCNUM) อาจจะทำให้เมื่อพิมพ์ แบบฟอร์ม ขายเงินเชื่อจะแสดงรายการสินค้าเพียงรายการที่ 1 และ 2
355 ความหมายในบรรทัดที่ 5 ให้ค้นหามข้อมูลที่ประกาศใช้จากในข้อมูล การเเก้ใขในส่วนของ [Relate Fille] จากตัวอย่างในรูปแค้น การ (ART) ฑ งานขาย SMC00 เห็น พนักงานขายไว้ ดังนั้นการที่จะนำชื่อของพนักงาน ขายรหัสนั้น ๆ มาแสดง จะต้องสร้าง [relate fie] ซึ่งถือว่าเป็นความสัมพันธ์ระหว่างแฟ้มข้อมูลแบบหนึ่งต่อ หนึ่ง ความหมายในบรรทัดที่ 1 ประกาศว่าตั้งแต่บรรทัดนี้เป็นต้นไป เป็นส่วนของ [relate file] ซึ่งเป็นแฟ้มข้อมูลที่มีความสัมพันธ์แบบหนึ่ง ต่อหนึ่ง ความหมายบรรทัดที่ 2 ประกาศชื้อแฟ้มข้อมูลที่จะนำเป็น [relate file] ซึ่งสามารถจะมีได้หลายๆแฟ้มข้อมูล ความหมายในบรรทัดที่ 3 กำหนดชื่อย่อของแฟ้มข้อมูล เพื่อสะดวกในการอ้างอิง ในส่วนของ [data spec] คุณสามารถสอบถามแผนบริการลูกค้าเกี่ยวกับเรียงล าดับของแต่ละ TAG ในแต่ละแฟ้มข้อมูล
356 ความหมายในบรรทัดที่ 4 กำหนดการจัดเรียงข้อมูลในแฟ้มข้อมูลสินค้า (OESLM) โดย OESLM1 คือ การจัดเรียงข้อมูลตาม รหัส พนักงานขาย (SLMCOD) ความหมายในบรรทัดที่ 5 ให้ค้นหาแฟ้มข้อมูลที่ประกาศใช้ จากในที่เก็บข้อมูล ความหมายในบรรทัดที่ 6 เป็นการสร้างความสัมพันธ์แบบหนึ่งต่อหนึ่งกับแฟ้มข้อมูลการขาย แฟ้มข้อมูลดังกล่าวไม่จำเป็นจะต้องเป็น แฟ้มข้อมูลที่อยู่ในส่วนของ (master file] โดยอาจจะเป็น แฟ้มข้อมูลในส่วนของ [item file] หรือ [relate file] เองก็ได้ มีข้อสังเกตว่า (ARTRN) ความหมายในบรรทัดที่ 7 ชื่อฟิลด์ข้อมูลใน Master file (ที่กำหนดไว้ในบรรทัดที่ 6) ที่จะใช้ในการเปรียบเทียบระหว่าง แฟ้มข้อมูล 2 แฟ้มนี้ (OESLM และ ARTRN) หรืออาจจะกล่าวได้ว่าคือฟิลด์ที่มีข้อมูลเหมือนกันทั้ง 2 แฟ้ม (ทั้งในแฟ้ม OESLM และ ARTRN จะเก็บรหัสพนักงานขายไว้ในฟิลด์ SLMCOD เหมือนกัน) การกำหนดค่าตัวแปรที่จะนำมาใช้งาน ตัวแปรที่นำมาใช้งาน จะนำค่าที่ต้องการจากแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่ได้กล่าวถึงข้างต้น ดังนั้นจึงต้องมี การ กำหนดค่าให้กับตัวแปรโดยดึงข้อมูลจากระบบแฟ้มข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (เช่น Master File, item File,Relate File ) รูปที่ 20 การกำหนดค่าตัวแปรต่างๆ ที่จะนำมาใช้งาน
357 เช่น หากคุณต้องการน่ารหัสลูกค้ามาแสดงในแบบฟอร์ม คุณจะต้องสร้างตัวแปรขึ้นมารับค่า ตัวอย่างเช่น คุณ อาจจะกำหนดตัวแปรชื่อ -XYZ เพื่อนำรหัสลูกค้า (CUSCOD) จากในแฟ้มข้อมูลการ ขาย (ARTRN) มาแสดง คุณสามารถเขียนในส่วนของ [data spec] ได้ดังนี้ เพื่อให้เข้าใจมากยิ่งขึ้น ขออธิบายการใช้งานในส่วน [data spec] โดยมีรายละเอียดดังนี้ จากตัวอย่างในรูป ความหมายของข้อมูลในส่วนของ [data spec] มีดังนี้ หมายถึง การสร้างตัวแปรชื่อ -ADDR โดยดึงข้อมูลที่ได้จากค่าในฟังก์ชั่น p_arkirt( ) ซึ่งเป็นฟังก์ชั่น แสดง ข้อมูลที่อยู่ของบริษัทที่ได้กำหนดไว้ที่เมนูกำหนดค่าเริ่มต้น ในส่วนของรายละเอียดกิจการ หมายถึง การสร้างตัวแปรชื่อ -DOCNUM เพื่อมารับค่าเลขที่เอกสาร (ฟิลด์ชื่อ DOCNUM) ที่ดึงมา จากใน แฟ้มข้อมูลการขายของโปรแกรม (ARTRN) โดยไม่มีการจำกัดความยาว (ใส่ 0 ที่คอลัมน์ (Ien.) หมายถึง การสร้างตัวแปรชื่อ -CR เพื่อมารับค่าเงื่อนไขการให้เครดิต (ฟิลด์ชื่อ PAYTRM) ที่ดึงมาจาก ใน แฟ้มข้อมูลการขายของโปรแกรม (ARTRN) โดยจำกัดหลักที่จะแสดงผลเป็นหลักร้อย (ZZZ)
358 หมายเหตุ หมายถึง การสร้างตัวแปรชื่อ -SLMCOD โดยนำรหัสพนักงานขาย (SLMCOD) มาต่อกับชื่อพนักงาน ขาย (SLMNAM) ที่อยู่ต่างแฟ้มข้อมูลกัน คุณ ไม่สามารถนำข้อมูลจากฟิลด์ 2 ฟิลด์มาต่อกันในคอลัมน์ "data" ได้ ดังนั้นจากในตัวอย่างจึงเห็นว่ามีการสร้างตัวแปรชื่อ shim ขึ้นมารับคำที่เกิดจากการต่อกัน ของฟิลด์ข้อมูล 2 ฟิลด์ โดยค่าที่จะนำมาแสดงจะถูกจำกัดความยาวไว้ที่ 27 ตัวอักษร การสํารองข้อมูลแบบฟอร์ม เมื่อคุณแก้ไขแบบฟอร์มสมบูรณ์เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถคัดลอกชุดคำสั่งที่ใช้สร้างแบบฟอร์มนี้ขึ้น แผ่นดิสก์ หรือนำไปใช้ในแบบฟอร์มอื่น ตัวอย่างเช่น แบบฟอร์มขายเงินเชื่อที่คุณสามารถแก้ไขได้ถึง 9 แบบฟอร์ม เมื่อ คุณแก้ไขแบบฟอร์มใด ๆ เสร็จเรียบร้อย คุณสามารถคัดลอกแบบฟอร์มดังกล่าวไป ใช้ในอีกแบบฟอร์มหนึ่งได้ วิธีการคัดลอกแบบฟอร์มให้คลิกเข้าไปที่เมนูแก้ไขแบบทดสอบ จากนั้น เลือกลำดับของแบบฟอร์มที่แก้ไข เรียบร้อยและต้องการคัดลอก (ฟอร์ม 1 ถึง ฟอร์ม 9) ซึ่งเมื่อเข้าไป ในแบบฟอร์มที่ต้องการแล้ว ให้ลากเม้าส์ คลุมแถบตั้งแต่บรรทัดแรกจนถึงบรรทัดสุดท้าย (หรือใช้การ กดคีย์ลัด <Ctr+A> ก็ได้) สำหรับตัวแปรประเภทตัวเลข (Numeric) เช่น จำนวน มูลค่า คุณสามารถกำหนด รูปแบบ การแสดงผล (Pict) ได้อย่างยืดหยุ่น นั่นคือคุณไม่จำเป็นต้องระบุจำนวนหลัก ที่จะแสดงตัว เลขที่แน่นอน แต่สามารถใช้รูปแบบ ctyZ สำหรับจำนวน และ pr สำหรับราคาหรือมูลค่า ตัวอย่างเช่น หากคุณกำหนดทศนิยมของจำนวนสินค้าไว้ 1 ตำแหน่ง และการใช้จำนวนสินค้า แสดงผลได้สูงสุดถึงหลักแสน เช่น 123,456.7ให้คุณกำหนดเป็น qtyZ(9) คือให้นับความยาว ของตัวเลขรวมกับเครื่องหมาย “,” และ “.” ซึ่งหากตัวเลขที่ป้อนที่หน้าเอกสารมีจำนวนหลัก ไม่ถึงที่กำหนดไว้ โปรแกรมจะใช้เนื้อที่ในการเก็บข้อมูลตามจำนวนหลักที่ป้อนเข้าไป
359 รูปที่ 21 ลากแถบสว่างให้ครอบคลุมทุกบรรทัดของหน้าจอ ให้สังเกตว่ามีแถบครอบคลุมทั้งหน้าจออยู่ และคลิกเม้าส์ขวาภายในพื้นที่ที่ถูกคลุม เลือกคำสั่ง คือเอก จากนั้น ปิดหน้าจอแก้ไขแบบฟอร์มนี้ไป และให้คุณเข้าในเมนูแก้ไขแบบทดสอบในที่เก็บข้อมูลที่ ต้องการ จากนั้นเลือก ลำดับของแบบฟอร์มที่ต้องการ ซึ่งไม่จำเป็นจะต้องเป็นลำดับเดียวกับแบบฟอร์ม ที่คุณสำรองไว้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำแบบฟอร์มลำดับที่ 1 ที่ได้สำรองไว้ไปใช้ในแบบฟอร์ม ลำดับอื่น ๆ (ฟอร์ม 2 – 9) ได้ เมื่ออยู่ที่หน้าจอแก้ไขแบบทดสอบของที่เก็บข้อมูลที่ต้องการจะก๊อปปี้แบบฟอร์มลงไปทับแล้ว ให้คุณ กด <Ctrl+A> เพื่อสร้างแถบคลุมทุก ๆ บรรทัด จากนั้นให้คลิกเม้าส์ขวาภายในพื้นที่ที่ถูกคลุมด้วย แถบ และเลือกคำสั่ง วาง โปรแกรมจะคัดออกชุดคำสั่งจากในแผ่นดิสก์ลงในที่เก็บข้อมูลให้ทันที คุณ สามารถ ลองพิมพ์แบบทดสอบ หรือนำแบบทดสอบไปทับต้นฉบับได้ตามความต้องการ นอกจากการก๊อปปี้แบบฟอร์ม เพื่อนำไปใช้ในที่เก็บข้อมูลอื่นแล้ว คุณยังสามารถปฏิบัติตามขั้นตอน เช่นเดียวกันนี้ เพื่อก๊อปปี้แบบฟอร์มสำรองเก็บเอาไว้ใช้ในกรณีฉุกเฉิน เช่น การแก้ไขแบบฟอร์มที่ ผิดพลาด หรือกรณีที่เผลอไปนำแบบฟอร์มต้นฉบับของโปรแกรมขึ้นมาใช้ เป็นต้น โดยหลังจากที่คุณ คัดลอกชุดคำสั่ง ของแบบฟอร์มเก็บไว้แล้ว ให้นำไปวางไว้ในโปรแกรมอย่าง Notepad แทนที่จะ นำไปวางในแบบฟอร์มของที่ เก็บข้อมูลอื่นดังที่กล่าวมาแล้ว จากนั้นให้บันทึกข้อมูลของไฟล์ดังกล่าว โดยป้อนชื่อแฟ้มข้อมูลที่ต้องการซึ่งควร เป็นอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขไม่เกิน 8 ตัวอักษร และ นามสกุลของชื่อแฟ้มควรลงท้ายด้วย RR1 ทั้งนี้
360 เพื่อให้สามารถตรวจสอบได้ในภายหลังว่าเป็น แฟ้มข้อมูลของโปรแกรม Express และเป็นแบบฟอร์มที่ 1 นอกจากนี้คุณควรจะบันทึกชุดคำสั่งในการแก้ไขแบบฟอร์มนี้ไว้ที่แผ่นดิสก์ เพื่อสามารถเก็บรักษาได้สะดวก การนำาแบบฟอร์มที่สร้างใหม่ไปใช้ในที่เกิบข้อมูลอื่น หลังจากได้แก้ไขแบบฟอร์มแล้ว หากมีการดึงข้อมูลสำรองเดิม (ที่สำรองไว้ก่อนการแก้ไขแบบฟอร์ม) เข้ามาทับ ในข้อมูลชุดปัจจุบัน แบบฟอร์มที่คุณสร้างไว้จะสูญหายไป หรือชุดคำสั่งในการพิมพ์ แบบฟอร์มอาจจะถูกแก้ไข อย่างไม่ถูกต้องโดยผู้ใช้งาน ในกรณีเหล่านี้ คุณสามารถนำแฟ้มข้อมูลที่ สำรองชุดคำสั่งแบบฟอร์มกลับม าใช้ งานใหม่ได้ นอกจากนั้นคุณยังสามารถนำสำรองแบบฟอร์ม ดังกล่าวนี้ไปใช้ในที่เก็บข้อมูลอื่น (บริษัทอื่น ๆ ที่ อยู่ในโปรแกรม Express เหมือนกัน) การนำ สำรองแบบฟอร์มกลับมาใช้งานใหม่ การสร้าง/แก้ไขรายงาน วิธีการสร้างหรือแก้ไขรายงานจะมีวิธีการและองค์ประกอบต่าง ๆ เหมือนกับการแก้ไขแบบฟอร์มที่ กล่าวไว้ใน ตอนต้น ดังนั้นจะขอกล่าวถึงเฉพาะคุณสมบัติเพิ่มเติมที่ยังไม่ได้กล่าวถึงในตอนต้นเท่านั้น การสร้างรายงานใน โปรแกรม Express จะใช้การคัดแยกรายงานต้นฉบับที่มีอยู่แล้วมาทำการ แก้ไขเพิ่มเติมข้อมูลในส่วนที่คุณ ต้องการ ดังนั้นในเบื้องต้นก่อนที่จะสร้างรายงาน ใหม่ ให้คุณ ตรวจสอบรายงานที่ต้องการจะแก้ไขเปลี่ยนแปลง เช่น หากคุณต้องการแก้ไขรายงาน ขายเงินเชื่อ ตามลูกค้า โดยต้องการแก้ไขให้แสดงเป็นชื่อเต็มของพนักงาน ขายแทนรหัสที่โปรแกรมแสดงอยู่เดิม รูปที่ 22 รายงานขายเงินเชื่อแยกตามลูกค้าต้นฉบับจะแสดงเฉพาะรหัสพนักงานขาย
361 จากรายงานตัวอย่างจะอยู่ในเมนูรายงานข้อ 1 รายงานลูกหนี้ ข้อ 4 รายงานขายเงินเชื่อ ข้อ 3 ย่อยคือ รายงานขายเงินเชื่อแยกตามลูกค้า ดังนั้น รายงานต้นฉบับที่ต้องการจะเป็นรายงาน 143 รูป รูปที่ 23 รายงานต้นฉบับที่ต้องการนำมาแก้ไข การสร้าง แก้ไขรายงานให้คุณเข้าในเมนู รายงาน ข้อ 1 พิมพ์รายงาน จากนั้นเลือกข้อ : สร้างรายงาน ด้วย ตนเอง เลือกข้อ 2. แก้ไขรายงานที่สร้างด้วยตนเอง โปรแกรมจะให้คุณป้อนรหัสรายงานต้นฉบับ และรหัส รายงานใหม่ดังรูป รูปที่ 24 หน้าจอที่จะใช้ในการสร้างรายงานใหม่เพิ่มเติม
362 ให้คุณคลิกที่ไอคอนเพิ่มข้อมูล (หรือกด Alt+A>) และป้อนรหัสรายงานที่ต้องการแก้ไข (ตามวิธีที่ได้ กล่าวไป แล้วข้างต้น) ตามตัวอย่าง คือ รายงาน 143 ก็ให้คุณป้อน 143 ในช่อง รายงานต้นฉบับ จากนั้น กด <Enter> โปรแกรมจะแสดงชื่อรายงานเพื่อยืนยันอีกครั้ง ให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง (หรือกด Enter ) เพื่อผ่านหน้าจอนี้ไป รูปที่ 25 เลือกรายงานต้นฉบับที่ต้องแก้ไข ในช่องรหัส รายงานใหม่ ให้คุณกำหนดรหัส ซึ่งควรเป็นอักษรภาษาอังกฤษไม่เกิน 8 ตัวอักษร ส่วนชื่อ รายงาน ควรจะสื่อถึงคุณสมบัติของรายงานตัวใหม่นี้ เช่น รายงานขายเชื่อแสดงชื่อพนักงานขาย เมื่อ เรียบร้อยแล้วให้ คลิกปุ่ม ตกลง รูปที่ 26 หน้าจอสร้าง/แก้ไขรายงานหลังจากคัดลอกรายงานต้นฉบับ
363 คลิกไอคอนแก้ไขชุดคำสั่งรายงาน (หรือกด <Ctrl+E>) จะได้หน้าจอคล้ายกับการแก้ไขแบบทดสอบที่ได้ กล่าวถึงในตอนต้น ดังรูปภาพ รูปที่ 27 ตัวแปรและข้อมูลต่างๆ ในรายงานต้นฉบับ จะเห็นได้ว่าตัวแปรที่แสดงรหัสพนักงานขายคือ -SLMCOD การแก้ไขให้คุณดูในส่วนของ [data spec] ว่าตัว แปรดังกล่าว จากข้อมูลใจมาแสดง รูปที่ 28 ส่วนของ [data spec] ก่อนแก้ไขและหลังจากที่แก้ไขเรียบร้อยแล้ว การแก้ไขข้างต้นปฏิบัติโดยหมายเหตุบรรทัดเดิมไว้ ด้วยการใส่เครื่องหมาย + ไว้ด้านหน้าบรรทัดนั้น จากนั้น สร้างบรรทัดใหม่ขึ้นมาให้เหมือนกับบรรทัดเดิมทุกอย่าง ยกเว้นในคอลัมน์ “data” ให้เปลี่ยน จากค่าเดิมคือ ARTRN->SLMCOD เป็น OESLM->SLMNAM เนื่องจากแฟ้มข้อมูลการขาย (ARTRN)
364 จะเก็บเฉพาะรหัสพนักงานขายเท่านั้น จึงต้องมีการสร้าง Relates Fifty ไปยังแฟ้มข้อมูล CESIUM ซึ่ง เก็บ ข้อมูลชื่อพนักงานขายไว้ จึงจะสามารถนำชื่อพนักงานขาย (-SIMAIIAMA) มาแสดงได้ การพิมพ์รายงานที่สร้าง/แก้ไขใหม่ รายงานที่คุณสร้างหรือแก้ไขเพิ่มเติมขึ้นมาใหม่นั้น โปรแกรมจะไม่นำรายงานดังกล่าวนี้ไปเพิ่มรวม กับรายงาน ต้นฉบับเดิมที่มีอยู่แล้วในโปรแกรม นอกจากนั้นคุณจะไม่สามารถนำไปทับต้นฉบับ รายงานที่มีอยู่แล้วใน โปรแกรมได้ การพิมพ์รายงานใหม่นี้จะสามารถสั่งพิมพ์ได้จากใน เมนูสร้าง รายงานด้วยตนเอง และเลือกที่ ข้อ 1 พิมพ์รายงาน ดังในรูป รูปที่ 29 รายงานที่สร้างขึ้นมาใหม่ การพิมพ์รายงานให้คุณคลิกเลือกรายงานที่ต้องการ จากนั้นระบุขอบเขตของรายงานที่จะพิมพ์ และ เลือกว่า จะพิมพ์ทางจอภาพ เครื่องพิมพ์หรือแฟ้มข้อมูล การนํารายงานไปใช้ในโปรแกรมอื่น นอกจากคุณจะสามารถพิมพ์รายงานทางจอภาพของโปรแกรม หรือพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์แล้ว คุณ สามารถ นำรายงานจากในโปรแกรม ไปใช้ในโปรแกรมอื่น ๆ เช่น โปรแกรม Microsoft Excel, DBase เป็นต้น ทั้งนี้ อาจจะเพื่อใช้จัดรูปแบบให้สวยงาม หรือเพื่อทำการคำนวณตามสูตรที่ต้องการ ในที่นี้ขอยกตัวอย่างการนำรายงานภาษีขายของโปรแกรม ไปใช้ในโปรแกรม Microsoft Excel โดยมี วิธีการ การปฏิบัติดังนี้ 1. พิมพ์รายงานภาษีขายทางจอภาพหรือเครื่องพิมพ์ เพื่อเลือกข้อมูลที่จะนำไปแสดงในโปรแกรม Excel จาก ในรูป ข้อมูลสำคัญที่คุณจะต้องนำไปใช้ คือ ลำดับ วัน/เดือน/ปี เลขที่ ชื่อผู้ซื้อสินค้า ผู้รับบริการ จำนวนเงิน ค่าสินค้า จำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนข้อความอื่น ๆ เช่น ชื่อ ผู้ประกอบการ ชื่อสถานประกอบการ เลข
365 ประจำตัวผู้เสียภาษี หรือการตีเส้น ขอแนะนำให้ทำจาก ในโปรแกรม Excel อีกครั้งหนึ่ง รูปที่ 30 รายงานภาษีขายเมื่อสั่งพิมพ์หน้าทางจอภาพ 2. เข้าใน เมนูการเงิน 4.2 แฟ้มภาษีขาย (เฉพาะรายงานที่เกี่ยวกับภาษี และงบการเงินเท่านั้นที่ จะต้องแก้ไข จากในเมนูของระบบนั้น ๆ เอง ส่วนรายงานอื่นทั้งหมดของโปรแกรมจะสามารถ แก้ไขได้จาก เมนูรายงาน ข้อ 1.9.2 สร้างแก้ไขรายงาน ตามวิธีที่ได้กล่าวไว้แล้วในข้างต้น) จากนั้นให้คลิกที่ปุ่ม ตกลง เพื่อเข้าไปในหน้าจอ คลิกไอคอนพิมพ์เอกสาร แล้วเลื่อนไปที่ ข้อ 2 แก้ไขแบบทดสอบ และเลือกที่ ฟอร์ม 2 ดังรูป รูปที่ 31 เลือกแก้ไขแบบทดสอบที่ฟอร์ม 2
366 หมายเหตุ 3. เมื่อเข้ามาในหน้าจอแก้ไขแบบทดสอบ ให้คุณตรวจสอบดูว่าชื่อตัวแปรที่ใช้แทนข้อมูล ซึ่งคุณ ต้องการจะ นำไปใช้ในโปรแกรม Excel เป็นตัวแปรชื่อใดบ้าง (โดยใช้การเปรียบเทียบระหว่าง รูปที่ 33 กับ 35) และจะจัด ตำแหน่งคอลัมน์ให้กับตัวแปรแต่ละตัวนี้อย่างไร จากตัวอย่างตัวแปร ต่าง ๆ ที่ใช้แทนข้อมูลที่ต้องการจะมี ดังต่อไปนี้ รูปที่ 32 ตรวจสอบชื่อตัวแปรที่จะถูกนำไปใช้ในโปรแกรมอื่น สาเหตุที่ต้องแก้ไขแบบทดสอบที่ ฟอร์ม 2 เนื่องจากรูปแบบของตัวแปรที่ใช้สร้าง รายงานจะมี ความแตกต่างกัน ระหว่างรายงานที่จะใช้พิมพ์ใน Express และ รายงานที่จะนำไปใช้ใน โปรแกรม Excel ซึ่งหากมีการแก้ไขรายงานแล้ว อาจจะเกิด ปัญหาไม่สามรถพิมพ์รายงาน ภาษีขายจากในโปรแกรมได้เหมือนปกติ ดังนั้นจึงควร เลือกใช้ฟอร์มอื่นแทน
367 หมายเหตุ 4. เมื่อทราบชื่อตัวแปรแล้ว ให้คุณเลื่อนไปในส่วน (chontas spec) ที่ด้านล่างของหน้าจอการแก้ไข แบบทดสอบนี้ และหาชื่อตัวแปรที่ต้องการ จากนั้นให้ระบุคอลัมน์ที่จะใช้แสดงผลข้อมูลดังกล่าว ที่ด้านท้าย ของบรรทัด ดังในรูป รูปที่ 33 ป้อนตำแหน่งคอลัมน์ที่ด้านท้ายบรรทัดของตัวแปรที่ต้องการ 5. เมื่อแก้ไขรายงาน โดยเพิ่มตำแหน่งคอลัมน์ท้ายบรรทัดของตัวแปรที่ต้องการทุกตัวเรียบร้อยแล้ว ให้บันทึก รายงานที่แก้ไข โดยคลิกไอคอนบันทึกข้อมูล (หรือกด <Esc) แล้วคลิกที่ปุ่ม YES จากนั้นโปรแกรมจะกลับมาที่ เมนูพิมพ์เหมือนเดิม ให้คุณพิมพ์ทดสอบจาก เมนูพิมพ์ ข้อ 3 พิมพ์ แบบทดสอบ และเลือกพิมพ์ทาง แฟ้มข้อมูล เลือกชนิดของแฟ้มข้อมูลเป็น แฟ้มข้อมูลมาตรฐาน (SDF File) ดังรูป จากนั้นตั้งชื่อแฟ้มข้อมูล ตัวอย่างเช่น C:\SVATXLS.TXT และกด <Enter> ผ่าน โปรแกรมจะเริ่มพิมพ์รายงานออกทางแฟ้มข้อมูล เมื่อ เรียบร้อยก็จะกลับมาอยู่ที่เมนูพิมพ์ เหมือนเดิม ขอให้สังเกตว่าหากข้อมูลที่ต้องการอยู่ในคอลัมน์เดียวกัน เช่น ระหว่างมูลค่าสินค้า และ ยอดรวมของมูลค่าสินค้า ซึ่งไม่ได้อยู่ในบรรทัดเดียวกัน แต่เมื่อแสดงผลต้องอยู่ ในคอลัมน์ เดียวกัน ก็สามารถใช้ตำแหน่งคอลัมน์เดียวกันได้
368 รูปที่ 34 เลือกเป็นแฟ้มข้อมูลมาตรฐาน 6. เปิดโปรแกรม Excel และเปิดแฟ้มข้อมูลที่บันทึกไว้ขึ้นมา โดยระบุชื่อแฟ้มตามที่กำหนดไว้ตาม ข้อ 5. จาก ตัวอย่างคือ C:\SVATXLS.TXT และกด <Enter> ผ่าน รูปที่ 35 ป้อนชื่อแฟ้มข้อมูลที่บันทึกมาจากโปรแกรม Express 7. โปรแกรม Excel จะเริ่มกระบวนการเปลี่ยนชนิดของแกนจากแฟ้มข้อมูลมาตรฐานเป็น แฟ้มข้อมูลของ Excel ในขั้นแรกนี้ให้คุณเลือกที่คำว่า ตัวคั่น จากนั้นคลิกที่ ถัดไป
369 รูปที่ 36 เลือกการแบ่งคอลัมน์ในรายงานโดยใช้ ตัวคั่น 8. เลือกรูปแบบของตัวกัน ให้คุณเลียนเฉพาะเครื่องหมาย จุลกาค (Comma) เท่านั้น ส่วนใน ช่องตัวกัน รูปแบบอื่นๆ ให้ปล่อยว่างไว้ และคลิกที่ ถัดไป ดังรูป รูปที่ 37 เลือกรูปแบบตัวคั่นโดยให้เลือกเป็นเครื่องหมายจุลภาค
370 9. คลิกที่ เสร็จสิ้น เพื่อจบขั้นตอนการนำเข้าแฟ้มข้อมูลของโปรแกรม Excel รูปที่ 38 คลิกเลือกที่ เสร็จสิ้น เพื่อจบขั้นตอน 10 .รูปแบบรายงานภาษีขายที่คุณจะได้หลังจากจบขั้นตอน สิ่งที่คุณจะต้องปฏิบัติต่อไป คือ การจัด ความกว้าง คอลัมน์ หรือการจัดรูปแบบอื่น ๆ เช่น การทำตัวหนา การขีดเส้นได้ และจึงสั่งพิมพ์ หรือน้าไปอำนวณตาม ความต้องการ รูปที่ 39 ลักษณะรายงานที่จะแสดงใน Excel หลังจากการโอนรายงานเสร็จสิ้น
371 11. คุณอาจจะพบปัญหาจากการนำรายงานจากโปรแกรม Expess มาลงในโปรแกรม Exce ในส่วนของ ข้อความ ซึ่งเมื่อถูกโยนมายังโปรแกรม Excel แล้ว ข้อความต่าง ๆ เช่น จากตัวอาจ ของรายงานภาษีขาย คำ ว่า "ชื่อผู้ประกอบการ” “ลำดับ “วัน เดือน ปี เลขที่ จะเป็นข้อความในใจ ตัวแปร ดังนั้นคุณจะไม่สามารถระบุ ตำแหน่งคอลัมน์ได้ การแก้ไขปัญหาคุณสามารถสร้างตัวแปร สำหรับแสดงข้อความเหล่านี้ได้ ดังตัวอย่างเช่น หากต้องการให้คำว่า วัน เดือน ปี แสดงอยู่ใน คอลัมน์ B ของโปรแกรม Excel ให้คุณแก้ไขในส่วนของ [repcort frame] และ [data spec] 11.1 เปลี่ยนข้อความ วันเดือนปี ในส่วนของ [repcort frame] ให้เป็นตัวแปร -DATMON ดังในรูป รูปที่ 40 นำตัวแปรที่สร้างขึ้นมาแทนข้อความเดิม 11.2 ในส่วนของ [data spec] ให้เพิ่มข้อความดังรูป ที่บรรทัดสุดท้ายของหน้าจอแก้ไข แบบทดสอบ นี้ และหากมีข้อความอื่นที่ต้องการจัดตำแหน่งคอลัมน์ ก็ให้ใช้วิธีการเดียวกันนี้ รูปที่ 41 นำตัวแปรที่สร้างขึ้นใหม่นี้มารับค่าของข้อความที่ต้องการ
372 บทที่ 26 การประยุกต์ใช้งานสำหรับธุรกิจประเภทต่าง ๆ คุณสามารถนำโปรแกรม Express ไปใช้กับธุรกิจประเภทอื่นนอกเหนือจากธุรกิจซื้อ มา-ขายไปได้ โดยการ ประยุกต์ใช้ระบบงานต่าง ๆ ที่มีอยู่แล้วในโปรแกรมให้รองรับลักษณะ การทำงานในธุรกิจแต่ละประเภท เช่น ธุรกิจผลิต ธุรกิจนำเข้า ก่อนเริ่มประยุกต์ใช้งานใน ธุรกิจประเภทอื่นขอให้คุณศึกษาวิธีการใช้งานโปรแกรม เบื้องต้น เช่น การกำหนดแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น รายละเอียดสินค้า รายละเอียดลูกค้า รายละเอียดผู้จำหน่าย และการ ป้อนข้อมูลการซื้อ-การขายให้เข้าใจอย่างชัดเจนก่อน ธุรกิจผลิต กระบวนการผลิตจะเริ่มตั้งแต่การซื้อวัตถุดิบ เบิกวัตถุดิบไปผลิต จ่ายค่าแรงและค่าโสหุ้ยในการผลิตและรับ สินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตได้ ที่เมนูรายละเอียดสินค้า (เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า) ให้กำหนดรายละเอียดสินค้าและวัตถุดิบ ดังนี้ • รหัสวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตทั้งหมด โดยจะต้องกำหนดเลขที่บัญชีให้ถูกต้อง คือ เลขที่บัญชี วัตถุดิบคงเหลือ • รหัสสินค้าสำเร็จรูปที่ได้เมื่อผลิตเสร็จสิ้นแล้ว กำหนดเป็นเลขที่บัญชีสินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ รูปที่ 1 หน้าจอรายละเอียดสินค้าให้กำหนดทั้งวัตถุดิบและสินค้าสำเร็จรูป
373 ที่เมนูรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ (เมนูซื้อ ข้อ 7 รายละเอียดค่าใช้จ่าย) กำหนดรหัสค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ ต้อง นำมาอ่านวณเป็นต้นทุนในการผลิต เช่น ค่าแรงของพนักงานในโรงงาน ค่าน้ำ-ค่าไฟของโรงงาน หรือค่าใช้จ่าย อื่นที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการผลิต รูปที่ 2 จะกำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายที่ใช้ในการผลิต การซื้อวัตถุดิบ (เมนูชื่อ ข้อ 2 ซื้อเงินสด หรือข้อ 4 ซื้อเงินเชื่อ) วิธีการป้อนจะเหมือนกับการป้อน ข้อมูลการ ซื้อสินค้าตามปกติ แต่รายการสินค้าที่ซื้อจะเป็นรหัสวัตถุดิบที่กำหนดไว้แทน รูปที่ 3 ป้อนข้อมูลการซื้อวัตถุดิบในสต็อก
374 การเบิกวัตถุดิบไปผลิต (เมนูสินค้า ข้อ 1.1 จ่ายสินค้าภายใน และเลือกจ่ายวัตถุดิบเพื่อผลิต) เพื่อตัดวัตถุดิบ ออกจากสต๊อก และนำไปผลิตเป็นสินค้าสำเร็จรูป รูปที่ 4 การเบิกวัตถุดิบไปใช้ในการผลิต การจ่ายค่าแรงและค่าโสหุ้ย ในการผลิต (เมนูซื้อข้อ 5 บันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เมื่อเกิดรายการจ่ายค่าแรง และ ค่าใช้จ่ายในการผลิต ให้นำรหัสค่าแรงและรหัสค่าใช้จ่ายในการผลิต ซึ่งกำหนดไว้ที่เมนู รายละเอียดค่าใช้จ่าย อื่น ๆ มาบันทึก รูปที่ 5 การจ่ายค่าใช้จ่ายในการผลิต
375 การรับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต (เมนูสินค้า ข้อ 1.3 ปรับปรุงเพิ่ม-ลดสินค้า และเลือกรับสินค้าจาก การ ผลิต) โปรแกรมจะไม่ได้คำนวณต้นทุนในการผลิตสินค้าสำเร็จรูปให้ ดังนั้นคุณจึงต้องรวบรวม ต้นทุนวัตถุดิบ ค่าแรง และค่าใช้จ่ายในการผลิต (โสหุ้ยการผลิต) เพื่อนำมาเฉลี่ยให้กับจำนวน สินค้าที่ผลิตได้ ตัวอย่างเช่น หากคุณรวมต้นทุนในการผลิตทั้งสิ้นได้ 1,750 และผลิตสินค้าได้จำนวน 5 หน่วย จะเป็นต้นทุน/หน่วย 350 ดัง แสดงในรูป รูปที่ 6 รับสินค้าสำเร็จรูปจากการผลิต ธุรกิจนําเข้า ที่เมนูผังบัญชี (เมนูบัญชี ข้อ 2) ให้กำหนดเลขที่บัญชีดังนี้ • สินค้าระหว่างทาง ในหมวดทรัพย์สิน • เจ้าหนี้ต่างประเทศ ในหมวดหนี้สิน
376 รูปที่ 7 ตัวอย่างการกำหนดเลขที่บัญชีสินค้าระหว่างทาง ที่เมนูรายละเอียดผู้จำหน่าย (เมนูซื้อ ข้อ 5) ให้กำหนดรายละเอียดของเจ้าหนี้ต่างประเทศ โดยในช่อง เลขที่ บัญชีจะต้องอ้างถึงเลขที่บัญชีเจ้าหนี้ต่างประเทศที่ได้กำหนดไว้แล้วที่เมนูผังบัญชี รูปที่ 8 กำหนดรายละเอียดผู้จำหน่ายเป็นเจ้าหนี้ต่างประเทศ
377 ที่เมนูรายละเอียดสินค้าบริการ (เมนูสินค้า ข้อ 4) กำหนดรหัสสินค้าระหว่างทาง เพื่อใช้ในการเปิดบิล ซื่อ โดย ให้คุณกำหนดในช่องเลขที่บัญชีเป็น บัญชีสินค้าระหว่างทาง ซึ่งกำหนดไว้ในผังบัญชีแล้ว รูปที่ 9 กำหนดรหัสสินค้าระหว่างทาง ที่เมนูกำหนดเลขที่เอกสาร (เมนูเริ่มระบบ ข้อ 4) เพิ่มเอกสารรับสินค้าระหว่างทางเข้าในสต๊อก ให้คุณ เลื่อน ไปที่หมวดเอกสาร JU หัวข้อใดก็ได้ เช่น ปรับปรุงเพิ่ม-ลดสินค้า จากนั้นคลิกที่ไอคอนเพิ่มข้อมูล หรือกด <Alt+A> ในช่อง ชื่อเอกสาร และ ชื่อภาษาอังกฤษ ให้ป้อนข้อความอธิบายการรับสินค้า ระหว่างทาง ในช่อง เลขที่ถัดไป ให้กำหนดอักษรนำหน้า 2 ตัวอักษร จากในรูปกำหนดเป็น “IM”
378 รูปที่ 10 กำหนดเอกสารรับสินค้าระหว่างทาง โดยใช้อักษรนำหน้าเป็น “IM” เมื่อกด <Enter> ผ่านช่องเลขที่ถัดไปจะปรากฏหน้าจอให้กำหนดวิธีการบันทึกบัญชีดังรูป รูปที่ 11 กำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชีของเอกสารใหม่
379 ให้คุณเลือกรหัสสมุดรายวัน ที่ต้องให้โปรแกรมบันทึกรายการปรับปรุงสินค้าระหว่างทางเข้าในสต๊อก ในช่อง แผนกให้ปล่อยว่างไว้ ส่วนในช่องคำอธิบายในสมุดรายวันคุณอาจจะป้อนข้อความ ปรับปรุง สินค้าระหว่าง ทางเข้าในสต๊อก หรือข้อความอื่นตามความเหมาะสม หากคุณเลือกวิธีบันทึกบัญชีสินค้า แบบ Perpetual โปรแกรมจะไม่ให้คุณป้อนเลขที่บัญชีในช่อง Dr. สินค้า โดยโปรแกรมจะนำเลขที่ บัญชีของสินค้าที่คุณรับเข้า มาใช้ในการบันทึกบัญชีให้โดยอัตโนมัติ ส่วนในช่อง Cr.ต้นทุนขาย ค่าใช้จ่าย ให้กำหนดเลขที่บัญชีเป็น เลขที่ บัญชีสินค้าระหว่างทาง ทั้งนี้เพื่อปรับปรุงตัดบัญชีสินค้า ระหว่างทางออกและเพิ่มยอดบัญชีสินค้า ส่วนในช่อง ข้อมูลอื่นคือ รับรองเอกสาร และพิมพ์เอกสารซ้ำให้กำหนดตามความต้องการ จากนั้นให้คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อ บันทึกข้อมูล เมื่อคุณเข้าใน เมนูสินค้า ข้อ 1.3 ปรับปรุงยอดสินค้า จะมีเมนูเพิ่มขึ้นมาดังรูป รูปที่ 12 เมนูที่เพิ่มขึ้นจากการกำหนดเอกสารใหม่ ป้อนข้อมูลการซื้อ (เมนูซื้อ ข้อ 4) การป้อนข้อมูลซื้อจะใช้วิธีเดียวกับการซื้อสินค้าทั่ว ๆ ไป แต่ใน ส่วนของรหัส ผู้จำหน่ายให้เลือกเป็นเจ้าหนี้ต่างประเทศ และกำหนดประเภทราคา (0) เพื่อตั้งเฉพาะยอด หนี้ค่าสินค้า ใน ส่วนของรายการสินค้าที่ซื้อให้ป้อนเป็นรหัสสินค้าบริการ และป้อนจำนวนเงินที่คำนวณเป็นเงินบาทแล้ว
380 รูปที่ 13 การป้อนข้มูล สินค้าจากต่างประเทศ บันทึกค่าใช้จ่ายในการนำเข้า (เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงประจำวัน และเลือกสมุดรายวันจ่าย) ให้คุณบันทึก ค่าใช้จ่าย ที่เกิดขึ้นจากการนำเข้าสินค้า เช่น ค่าภาษีนำเข้า ภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าขนส่งสินค้า ฯลฯ รูปที่ 14 บันทึกค่าใช้จ่ายในการนำเข้า
381 ชำระเงินให้เจ้าหนี้ (เมนูการเงิน ข้อ 2.4 จ่ายชำระหนี้) ถ้ามีผลขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยนให้ป้อน ตัวเลข ขาดทุนเป็นยอดติดลบในช่องภาษี แต่หากเป็นผลกำไรให้ป้อนในช่องภาษีเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม รูปที่ 15 กรณีชำระหนี้แล้วมีผลขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน จากนั้นให้คุณเข้าใน เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงประจำวัน เลือกสมุดรายวันจ่าย และแก้ไขเลขที่บัญชีภาษีได้หัก ณ ที่ จ่าย เป็นเลขที่ บัญชีกำไรขาดทุนจากอัตราแลกเปลี่ยน ดังรูป
382 บทที่ 27 การติดตั้งเครื่องพิมพ์ โดยทั่วไป เครื่องพิมพ์ที่ใช้กันแพร่หลายและเหมาะสมกับการทำเอกสารทางการค้าก็คือเครื่องพิมพ์แบบหัว เข็ม (D0t Matrix) เพราะในการพิมพ์ในคราวเดียว สามารถทำสำเนาได้หลายชั้นนอกจากนี้ยังมีเครื่องพิมพ์ ประเภทอื่นอีกเช่น เครื่องพิมพ์แบบเลเซอร์ (Laser Printer) หรืออิงค์เจ็ท (Ink Jet) ที่พิมพ์ได้รวดเร็วกว่า แต่ทำสำเนาในการพิมพ์คราวเดียวกันไม่ได้ (ต้องพิมพ์หลายๆครั้งตามจำนวนชุดของสำเนา) ปัญหาหลักของ เครื่องพิมพ์แบบหัวเข็มก็คือรหัสภาษาไทยที่กำหนดไว้ในเครื่องพิมพ์แต่ละยี่ห้อหรือแต่ละรุ่นนั้นไม่ตรงกัน ดังนั้นจึงมีขั้นตอนการตรวจสอบรหัสภาษาไทยของเครื่องพิมพ์ที่คุณจะใช้งานว่าเป็นแบบใด การตรวจสอบรหัสภาษาไทย หารเครื่องพิมพ์คุณใช้แบบเลเซอร์หรืออิงค์เจ็ทให้ข้ามไปหัวข้อถัดไปเลย แต่ถ้าเป็นแบบหัวเข็มให้คุณต่อ เครื่องพิมพ์เข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ จากนั้นเปิดเครื่องพิมพ์และใส่กระดาษเปล่าในเครื่องพิมพ์ 1 แผ่นและสั่ง พิมพ์ตามตารางรหัสเครื่องพิมพ์ โดยเลือกเมนูเริ่มระบบ 6.1 ดังรูป รูปที่ 1 เมนูพิมพ์ตารางรหัสเครื่องพิมพ์
383 หลังจากพิมพ์เสร็จเรียบร้อย คุณจะได้ตารางคล้ายดังรูปนี้ รูปที่ 2 ตารางรหัสเครื่องพิมพ์ที่ใดจากในโปรแกรม ให้คุณนำตารางรหัสเครื่องพิมพ์ที่ได้ไปเปรียบเทียบกับตารางเครื่องพิมพ์ด้านท้ายเล่มของคู่มือการใช้งานฉบับนี้ โดยจะเปรียบเทียบทุกตัวอักษร หากตรงกับตารางใดให้คุณจดเลขรหัสของตารางไว้ การกำหนดรหัสเครื่องพิมพ์ เมื่อเข้ามาที่เมนูเริ่มระบบ 6.2 กำหนดรหัสเครื่องพิมพ์ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอดังรูป รูปที่ 3 หน้าจอกำหนดรหัสเครื่องพิมพ์ หากเลือกวิธีนี้ เมื่อสั่งพิมพ์จะมีหน้าจอขึ้นมาให้กำหนดรายละเอียดเพิ่มเติม ว่าจะพิมพ์ไปที่เครื่องพิมพ์ตัวไหน พิมพ์ทั้งหมดหรือบางส่วน พิมพ์กี่ชุด ➢ Graphic+NoAskเป็นวิธพิมพ์แบบเดียวกับ Graphic Mode เพียงแต่เวลาสั่งพิมพ์งาน โปรแกรมไม่ ถามรายละเอียดอีก (เช่นมีเครื่องพิมพ์ตัวเดียวและพิมพ์ Graphic ทั้งหมด)
384 ➢ ไม่ได้ระบุ (Text Mode) ถ้าไม่ระบุเป็นอย่างอื่น โปรแกรมจะใช้วิธีพิมพ์แบบ Text Mode เป็น เบื้องต้น ▪ จำนวนบรรทัด จำนวนบรรทัดที่สามารถพิมพ์ได้ใน 1 หน้ากระดาษ ในกรณีของกระดาษขนาด A4 ให้กำหนดจำนวนบรรทัดต่อหน้าเป็น 39 บรรทัด ▪ รหัสภาษาไทย ให้ป้อนรหัสภาษาไทย ตรวจสอบได้จากการพิมพ์ตารางรหัสเครื่องพิมพ์ดังที่กล่าวไว้ แล้วในตอนต้น ▪ พิมพ์กรอบตารางได้ ในเครื่องพิมพ์เก่าบางรุ่นซึ่งไม่สามารถพิมพ์เส้นทึบได้ (ดูจากผลลัพธ์ที่ได้จาก การพิมพ์ในข้อ 1 พิมพ์ตารางรหัสเครื่องพิมพ์) ให้ตอบ ‘N’ โปรแกรมจะตีเส้นตารางโดยใช้เส้นประ ให้แทน แต่หากเป็นเครื่องพิมพ์ในปัจจุบันส่วนใหญ่ให้ตอบเป็น ‘Y’ ▪ ระดับการพิมพ์ ขึ้นอยู่กับการกำหนดที่เครื่องพิมพ์ โดยปกติใช้ค่า 8 ภาษาไทย 3 ระดับ ▪ ระยะบรรทัดบน จะเป็นการกำหนดระยะห่าง ระหว่างสระบนหรือวรรณยุกต์ กับพยัญชนะ เช่น ระหว่างสระ กับตัวอักษร ก ข ค ปกติกำหนดเป็น 19/180 นิ้ว ▪ ระยะบรรทัดกลาง จะเป็นการกำหนดระยะห่าง ระหว่างสระบนหรือวรรณยุกต์ กับพยัญชนะ เช่น ระหว่างตัวอักษรกับสระ ปกติกำหนดเป็น 19/180 นิ้ว ▪ ระยะบรรทัดล่าง จะเป็นการกำหนดระยะห่าง ระหว่างสระล่างของบรรทัดปัจจุบันกับสระบนของ บรรทัดถัดไป เช่น ระหว่างสระ กับสระ ปกติกำหนดเป็น 7/180 นิ้ว เนื่องจากในโปรแกรม Express คุณสามารถกำหยดเครื่องพิมพ์ที่จะใช้ในระบบมากกว่า 1 เครื่อง (โดยสลับ เครื่องพิมพ์ที่จะใช้งานนำมาต่อหลังเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือการใช้งานเครื่องพิมพ์บนระบบเครื่องข่าย ซึ่ง เครื่องพิมพ์จะต่ออยู่กับเครื่องคอมพิวเตอร์ตัวใดก็ได้) เช่น เครื่องหนึ่งอาจจะใช้สำหรับพิมพ์ใบกำกับ อีก เครื่องหนึ่งอาจจะใช่สำหรับสั่งพิมพ์รายงาน และคุณยังสามารถกำหนดเครื่องพิมพ์แต่ละเครื่องให้กับผู้ใช้งาน แต่ละคน ซึ่งจะได้กล่าวถึงในบทที่ 23 “กำหนดระบบความปลอดภัย” ในเบื้องต้นหากคุณไม่ได้มีการกำหนด ระบบรักษาความปลอดภัยในโปรแกรม Express ใหม่ และเข้าโปรแกรมโดยรหัสผู้ใช้ BIT9โปรแกรม จะเรียกใช้งานรหัสเครื่องพิมพ์ ลำดับที่ 0 เสมอ ดังนั้นขั้นตอนการอธิบายการกำหนดรหัส เครื่องพิมพ์ในบทนี้อาจอ้างอิงถึงรหัสเครื่องพิมพ์ลำดับที่ 10
385 ▪ ลำดับที่ ลำดับของเครื่องพิมพ์ที่กำหนดในโปรแกรม ซึ่งคุณจะต้องกำหนดไม่ให้ซ้ำกันในแต่ละ เครื่องพิมพ์ ▪ ชื่อเครื่องพิมพ์ ให้ป้อนยี่ห้อและรุ่นของเครื่องพิมพ์ ถ้าเป็นแชร์พริ้นเตอร์ในระบบเครือข่ายคุณ สามารถระบุค่าตรงเป็น // Computer/PrinterName ได้เลย ▪ โหมดการพิมพ์ จะมีให้เลือกอยู่ 4 แบบ (2 โหมด) คือ ▪ Text Mode เป็นระบบการพิมพ์แบบเก่า (เฉพาะเครื่องพิมพ์แบบหัวเข็มเท่านั้น) โปรแกรมจะใช้วิธี ส่งข้อความที่จะพิมพ์ไปให้เครื่องพิมพ์วาดตัวอักษรให้ เช่น โปรแกรมสั่งให้พิมพ์คำว่า”กขคABC” เครื่องพิมพ์ก็จะใช้รูปแบบของตัวอักษรที่มีอยู่แล้วในเครื่องพิมพ์ (FONT ROM) มาพิมพ์ให้ (คุณ สามารถเปลี่ยนแบบของตัวอักษรได้ โดยปุ่มบนหน้าปัดบนเครื่องพิมพ์) การพิมพ์วิธีนี้มีข้อดีคือ พิมพ์ ตัวอักษรได้เร็วกว่าแบบอื่น แต่ข้อเสียคือพิมพ์รูปไม่ได้ และรูปแบบตัวอักษรมีให้ใช้จำกัด ▪ Graphic Mode เป็นการพิมพ์แบบใหม่ โปรแกรมบน Windows ส่วนใหญ่ใช่วิธีนี้เพราะ สามารถ พิมพ์ตัวอักษรหรือรูปก็ได้ โปรแกรมจะต้องจัดวาดสิ่งที่จะพิมพ์ไว้ในหน่วยความจำก่อน จากนั้นจึง สั่งให้เครื่องพิมพ์วาดจุดแต่ละจุดลงบนกระดาษเพื่อให้เกิดเป็นภาพตามต้องการ วิธีนี้จะใช้เวลาในการ พิมพ์มากขึ้น แต่มีข้อดีคือ สามารถพิมพ์แบบตัวอักษรได้หลากหลาย (ไม่ต้องขึ้นยุกับเครื่องพิมพ์อีก ต่อไป) ▪ ชื่อ Batch File หากคุณใช้เครื่องพิมพ์อื่น ที่ไม่ได้ต่ออยู่กับเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณโดยตรง เช่น การใช้ เครื่องพิมพ์บนระบบแลนซึ่งอาจจะมีเครื่องพิมพ์มากกว่า 1 เครื่อง คุณสามารถใช้Batch File ในการ เรียกใช้งานเครื่องพิมพ์ตามที่ต้องการได้แต่หากมีเครื่องพิมพ์เพียงเครื่องเดียวและต่ออยู่กับคอมพิวเตอร์ที่ คุณใช้งานให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ ▪ Initial Esc Sequence เป็นชุดคำสั่งในการติดต่อกับเครื่องพิมพ์แต่ละยี่ห้อ หรือแต่ละรุ่น ซึ่งปัจจุบัน มักจะใช้คำสั่งที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ดังนั้นให้คุณปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้แต่หากเป็นเครื่องพิมพ์ที่ เปลี่ยนแปลงคำสั่งการพิมพ์ต่างไปจากระบบเดิม ให้คุณกำหนดค่าใหม่ซึ่งจะมีระบุอยู่ในคู่มือเครื่องพิมพ์ เข้าไป Computer PORT โดยปกติพอร์ตที่ต่อกับเครื่องพิมพ์จะถูกเตรียมมาเพียงพอร์ตเดียวในคอมพิวเตอร์ แต่ละเครื่อง คือ พอร์ต LPT1 แต่หากคุณมีพอร์ตต่อเครื่องพิมพ์มากกว่า 1 พอร์ต เช่น การพิมพ์บน ระบบแลนซึ่งอาจจะใช้พอร์ต LPT2 ก็ให้ระบุพอร์ตที่จะใช้กับเครื่องพิมพ์รุ่นนี้แต่หากมีเครื่องพิมพ์เพียง เครื่องเดียวและต่ออยู่กับคอมพิวเตอร์ที่คุณใช้งานให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้
386 หลังจากกำหนดค่าข้างต้นเรียบร้อย คุณสามารถพิมพ์ทดสอบเพื่อตรวจสอบว่าค่าต่าง ๆ ที่กำหนดเข้าไปนั้น ถูกต้องหรือไม่ โดยให้อยู่ที่หน้าจอกำหนดรหัสเครื่องพิมพ์นี้ และกดปุ่ม <F7> เพื่อพิมพ์ทดสอบ ซึ่งข้อมูลที่ พิมพ์ได้ควรอยู่ในลักษณะดังในรูป รูปที่4 ผลที่ได้จากการพิมพ์ทดสอบ แต่หากข้อความที่ได้จากการพิมพ์ทดสอบ ไม่เป็นอักขระที่ถูกต้องหรือไม่สามารถอ่านได้ให้คุณตรวจสอบ ตารางรหัสเครื่องพิมพ์อีกครั้งหนึ่งว่า ตัวอักษรภาษาไทยทุกตัวที่พิมพ์ได้จากตารางถูกต้องตรงกันกับตาราง เครื่องพิมพ์ที่คุณเปรียบเทียบได้จากด้านท้ายของคู่มือการใช้งานโปรแกรมเล่มนี้หรือไม่ อีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถตรวจสอบรหัสภาษาไทยที่สามารถใช้งานกับเครื่องพิมพ์ของคุณได้คือ หลังจากที่เข้า มาในหน้าจอ 'กำหนดเครื่องพิมพ์' นี้และใส่กระดาษเปล่าไว้ที่เครื่องพิมพ์แล้ว ให้กด <Ctrl+F7> โปรแกรมจะพิมพ์ข้อความทดสอบ (ดังรูปที่ 4) ของทุก ๆ รหัสภาษาไทยออกมาพร้อมเลขรหัส ตาราง ให้คุณพิจารณาว่ารหัสตารางใดที่พิมพ์ข้อความถูกต้องมากที่สุด และนำเลขรหัสตารางนั้นไปป้อนไว้ที่ รหัสภาษาไทย ตามวิธีการที่กล่าวไปแล้ว หมายเหตุ บางครั้งที่ต้องพิมพ์รายงานยาว ๆ เช่น รายงานบัญชีแยกประเภท หรือรายงานภาษีซื้อภาษี ขายที่มีหลายหน้ากระดาษ คุณอาจจะสร้างเครื่องพิมพ์ลำดับใหม่ขึ้นมา เพื่อกำหนดให้ระยะ บรรทัดบน,กลาง,ล่าง เป็นเลขน้อยๆ เช่น 16,16,0 เพื่อให้ได้จำนวนบรรทัดต่อหน้ากระดาษ เพิ่มขึ้น เวลาจะใช้ค่าในเครื่องพิมพ์ลำดับใหม่นี้ ให้กดคำสั่งพิเศษ (Shift+F5) เพื่อเปลี่ยน ลำดับเครื่องพิมพ์ วิธีการพิมพ์งานในโปรแกรม เพื่อให้เห็นภาพการทำงานโดยรวมของโปรแกรม เกี่ยวกับการพิมพ์ ขออธิบายเป็นลำดับ ดังนี้ 1. เมื่อผู้ใช้ล็อคอินเข้าโปรแกรม โปรแกรมจะจำค่า 'ลำดับเครื่องพิมพ์' ของผู้ใช้รายนั้นไว้ (โปรแกรมจะ ไปดูจากรายละเอียดของผู้ใช้รายนั้น ในระบบความปลอดภัย) 2. เมื่อมีการสั่งพิมพ์งานออกที่เครื่องพิมพ์ โปรแกรมจะเช็ครายละเอียดของเครื่องพิมพ์ลำดับที่จำค่าไว
387 รูปที่ 5 เมนูเริ่มระบบ 6.2 ป้อนชื่อเครื่องพิมพ์ในแบบ \\computer\printerName 2.1.หาก 'ชื่อเครื่องพิมพ์' เป็นแบบ URL โปรแกรมก็จะเช็คว่า มีเครื่องพิมพ์ชื่อดังกล่าวอยู่ในระบบใน ขณะนั้นหรือไม่ ถ้าไม่มีก็จะแจ้งให้ทราบและจะพิมพ์งานที่เครื่องพิมพ์ลำดับนั้นไม่ได้ (ต้องแก้ไขชื่อให้ ถูกต้องก่อน เพราะอาจจะใส่ชื่อผิด หรือเครื่องพิมพ์นั้นไม่ได้เปิดอยู่ ให้ลอง Add Printer ที่วินโดส์เพื่อดู ว่ามองเห็นเครื่องพิมพ์ชื่อนี้หรือไม่) แต่ถ้ามีเครื่องพิมพ์ชื่อนี้อยู่ งานพิมพ์จะส่งไปที่เครื่องพิมพ์นี้ . 2.2.หาก 'ชื่อเครื่องพิมพ์' ไม่มีตัวอักษร '\' ปะปนอยู่ในชื่อ (ไม่ได้ป้อนแบบ URL) โปรแกรมก็จะใช้ "Default Printer" ที่คุณกำหนดไว้ในวินโดส์ เว้นแต่ว่าถ้าโหมดการพิมพ์ เป็น Text Mode และ กำหนดค่าในช่อง 'Computer PORT' ไว้ (เช่น LPT1, LPT2, LPT3,..) โปรแกรมจะลองเปิด PORT นี้ ดู หากเปิดได้ ก็จะพิมพ์งานออกทางนี้ (เพื่อให้สามารถพิมพ์งานได้เทียบเท่ากับโปรแกรม Express เวอร์ชั่น DOS) 3. โปรแกรมจะดูว่า 'โหมดการพิมพ์' กำหนดค่าไว้อย่างไร • Text Mode หรือ ไม่ได้กำหนดไว้ โปรแกรมจะเช็คว่า ถ้าใส่ Batch File ไว้ ก็จะทำงานตามค่าในนั้น ให้ก่อน และถ้ามีค่าในช่อง 'Initial ESC Sequence' ก็จะส่งค่านั้นให้กับเครื่องพิมพ์ทำงาน จากนั้น จะเริ่มส่งข้อความที่จะพิมพ์ โดยมีการจัดระดับการพิมพ์ตามที่กำหนดค่าไว้ โดยเว้นระยะห่างของแต่ละ ระดับ (บน กลาง ล่าง) ตามค่าที่กำหนดด้วย • Graphic Mode โปรแกรมจะละเลยค่าต่าง ๆ ที่ทำใน Text Mode ทั้งหมด แล้วจัดงานพิมพ์ตามวิธี ของวินโดส์ กล่าวคือ โปรแกรมจะสร้างรายงานในหน่วยความจำให้เรียบร้อยเสียก่อน จากนั้นจึงสั่งให้ เครื่องพิมพ์พล็อตจุดให้ได้ตามที่ต้องการ แต่จะต้องมีการเลือกเครื่องพิมพ์ ก่อนพิมพ์งาน (แม้ว่าจะมี เพียงเครื่องเดียว) ทุกครั้ง
388 • Graphic +NoAsk เป็นการกำหนดว่า ให้พิมพ์งานไปเลย ไม่ต้องกำหนดค่าก่อนพิมพ์ (โปรแกรมจะใช้ Default Printer ที่กำหนดไว้ในวินโดส์พิมพ์งาน) ภาคผนวก ก. การแก้ไขข้อผิดพลาดจากการใช้งาน ปัญหาโดยส่วนใหญ่ที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดประเภทต่าง ๆ ในโปรแกรม มักจะเกิดจากเหตุการณ์ดังต่อไปนี้ 1. ปิด-เปิดเครื่องคอมพิวเตอร์ใหม่ขณะอยู่ในโปรแกรม Express 2. ปัญหาเกี่ยวกับระบบกระแสไฟฟ้า เช่น ไฟตก ไฟดับ หรือไฟกระชาก 3. อุปกรณ์คอมพิวเตอร์มีปัญหา เช่น ฮาร์ดดิสก์ชำรุดหรือเสื่อมสภาพ ในกรณีของระบบแลนอาจจะเกิด จากอุปกรณ์ในระบบแลน เช่น การ์ด สายเคเบิลแลนหรือฮับ รับส่งข้อมูลไม่ถูกต้อง Error No : -69 สาเหตุแฟ้มข้อมูลถูกจำกัดสิทธิในการเรียกใช้งาน ในกรณีของระบบเครือข่าย (LAN) อาจจะเกิดจากผู้ติดตั้ง ระบบแลนไม่ได้ให้สิทธิในการใช้งานแฟ้มข้อมูลดังกล่าวกับคุณ หรือในกรณีของระบบที่ใช้งานเพียงเครื่องเดียว (Stand Alone) อาจจะเกิดจากถูกจำกัดการใช้งานโดยคำสั่ง Attrib ของดอส (DOS) รูปที่1 ข้อความแจ้งว่าไม่สามารถเปิดใช้งานแฟ้มข้อมูลได้ วิธีการแก้ไข • ในกรณีของระบบที่ใช้งานเพียงเครื่องเดียว (Stand Alone) ให้คุณเข้าไปที่ My Computer และดับเบิ้ล คลิกเข้าไปยังที่เก็บข้อมูลที่เกิดปัญหานี้ขึ้น (จากกรอบ Error ข้างบน ที่เก็บข้อมูลที่เกิดปัญหาขึ้น คือ C:\PROGRAM FILES\EXPRESSI\TEST) ดังนั้นวิธีการแก้ไข คือ ให้ค้นหาชื่อไฟล์ตามที่โปรแกรมแจ้ง คือ ARTRN โดยค้นหาไฟล์ชื่อ ARTRN.DBF จากนั้นคลิกขวาที่ไฟล์นั้น เลือกคำสั่ง Properties ซึ่งจะแสดง หน้าจอดังรูป
389 รูปที่2 เอาเครื่องหมายหน้าคำว่า Read-only ออก ให้เอาเครื่องหมายหน้าคำว่า Read-only ออก และคลิกที่ปุ่ม OK • ในกรณีของระบบเครือข่าย (LAN) ให้คุณติดต่อกับผู้ติดตั้งระบบแลนให้กับคุณ สาเหตุ แฟ้มข้อมูลที่แจ้งขึ้นมาเสียหาย ซึ่งอาจจะเกิดจากข้อมูลในส่วนที่เก็บชนิดของไฟล์เสียหาย (Bookkeeping information) หรือจากโครงสร้างแฟ้มข้อมูล (File Structure) ไม่ถูกต้อง รูปที่ 3 ข้อความที่ฟ้องว่าแฟ้มข้อมูลเสีย วิธีการแก้ไข • ให้ดึงข้อมูลสำรองชุดล่าสุดมาใช้งาน และป้อนข้อมูลเพิ่มสำหรับส่วนที่ขาดไป • หากไม่มีข้อมูลสำรอง ให้สำรองข้อมูลชุดปัจจุบัน (ที่เสียหาย) ส่งมาให้แผนกบริการลูกค้า บริษัทเอ็กซ์ เพรสซอฟท์แวร์กรุ๊ป เพื่อทดลองกู้ข้อมูล ซึ่งอาจจะได้ข้อมูลไม่ครบถ้วน และหากเสียหายมากจะต้องป้อน ข้อมูลในไฟล์นี้ใหม่ทั้งหมด
390 Error No : -310 สาเหตุแฟ้มดัชนีเสียหาย รูปที่4 ข้อความที่ฟ้องว่าหาแฟ้มดัชนีไม่พบ วิธีการแก้ไข • ตรวจสอบฮาร์ดดิสก์โดยใช้คำสั่ง Scandisk (ดูวิธีการจากบทที่ 2 การติดตั้งโปรแกรม และเรียกเข้า โปรแกรม ในส่วนของการ Scandisk) • จัดเรียงข้อมูลใหม่ โดยอาจจะจัดเรียงข้อมูลใหม่ทั้งหมด หรือจัดเรียงข้อมูลเฉพาะแฟ้มที่แจ้งขึ้นมา จากในรูป เป็นแฟ้มข้อมูลชื่อ ARTRN เรียกเข้าโปรแกรมแล้วไม่มีบริษัทที่ต้องการขึ้นมาให้เลือก สาเหตุไม่ได้กำหนดสิทธิการใช้ข้อมูลนั้น ๆ ให้กับผู้ใช้งานที่เรียกเข้าโปรแกรม รูปที่5 จะมีเพียงข้อมูลเปล่าขึ้นมาให้เลือกเท่านั้นหากยังไม่ได้กำหนดสิทธิ วิธีการแก้ไข หากคุณต้องการให้ผู้ใช้งานสามารถใช้งานที่เก็บข้อมูลที่ต้องการได้จะต้องกำหนดสิทธิการใช้ งานในบริษัทนั้น ๆ ให้กับผู้ใช้งานรายดังกล่าวด้วย ขอให้คุณศึกษาวิธีการกำหนดสิทธิการใช้ งานจาก บทที่23 การกำหนดระบบรักษาความปลอดภัย
391 ปุ่มคำสั่งพิเศษจะเป็นคีย์ลัด (Hot Key) ที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการใช้งานโปรแกรมในด้านต่าง ๆ เช่น เครื่องคำนวณเลขซึ่งจะช่วยคุณคำนวณตัวเลขที่ถูกต้อง เพื่อป้อนข้อมูลเข้าในโปรแกรม การเรียกดูยอดสินค้า คงคลังได้ทันทีที่ต้องการ หรือการเลือกเครื่องพิมพ์ที่จะใช้พิมพ์แบบฟอร์ม หรือรายงานได้ตามความต้องการ ไม่สามารถพิมพ์เอกสารจากในโปรแกรมได้ สาเหตุเกิดจากการจัดระบบการพิมพ์งานบนระบบดอสของวินโดว์ รูปที่6 ยกเลิกการจัดระบบการพิมพ์บนดอสของวินโดว์ วิธีการแก้ไข ให้ยกเลิกการจัดระบบการพิมพ์งานบนระบบดอสของวินโดว์ ซึ่งการยกเลิกดังกล่าวนี้จะไม่มี ผลใด ๆ กับการพิมพ์งานของโปรแกรมอื่น โดยให้คุณคลิกเข้าในเมนูStart เลือก Setting จากนั้นเลือก Control Panel ให้เลือกเข้าที่ Printers จะปรากฏเครื่องพิมพ์ทั้งหมดที่คุณ กำหนดไว้ขึ้นมา ให้คลิกขวาที่เครื่องพิมพ์ ที่จะพิมพ์งานจากโปรแกรม Express และเลือก Propertiesต่อจากนั้นให้เลือกที่แท็บ Detailsจะปรากฏหน้าจอดังในรูป ให้คลิกเลือกที่Port Settings และเอาเครื่องหมาย ? หน้าคำว่า Spool MS-DOS print jobs ออก
392 และคุณยังสามารถใช้ปุ่มคำสั่งพิเศษ หรือคีย์ลัดเหล่านี้ได้ในทุกหน้าจอของโปรแกรม โดยกด <Shift> ค้างไว้ แล้วกดฟังก์ชั่นดังตารางต่อไปนี้ เพื่อเรียกใช้งานในคำสั่งที่ต้องการ <Shift+F2> เครื่องคิดเลขของโปรแกรม <Shift+F3> เปลี่ยนวันทำการ <Shift+F4> สอบถามยอดสินค้าคงเหลือ <Shift+F5> เลือกเครื่องพิมพ์ <Shift+F6> ตั้งชื่อแฟ้มรายงาน <Shift+F7> รายงานหรือฟอร์มตัวอย่าง <Shift+F10> แสดงระบบคอมพิวเตอร์ เครื่องคำนวนตัวเลข การใช้งานเครื่องคิดเลขให้คุณพิมพ์ตัวเลขและใช้เครื่องหมายในการคำนวณคือ บวก ลบ คูณ หาร ตามปกติ หากคุณใช้เครื่องคิดเลขนี้ในการคำนวณ เพื่อหาจำนวนหรือมูลค่าที่ต้องการจะป้อนข้อมูลในโปรแกรม ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังจะบันทึกจ่ายเงินมัดจำ 10% ของมูลค่าสินค้าที่จะสั่งซื้อ ในขณะที่กด <Enter> มา จนถึงช่องจำนวนเงินในหน้าจอจ่ายเงินมัดจำ ให้คุณกด <Shift+F2> และป้อนการคำนวณตัวเลขเพื่อ คำนวณหามูลค่าที่ต้องจ่าย เป็นต้น การทำงานของเครื่องคำนวณเลขในโปรแกรมนี้จะเหมือนกับการที่คุณใช้ เครื่องคำนวณเลขแบบที่มีกระดาษ ดังนั้นคุณสามารถกดเลื่อนสกรอลล์บาร์ด้านข้าง เพื่อเลื่อนดูผลลัพธ์จาก การคำนวณในครั้งก่อนได้ซึ่งก็จะเหมือนกับการเลื่อนกระดาษในเครื่องคำนวณเลขขึ้น-ลงนั่นเอง
393 รูปที่1 เครื่องคำนวณเลขของโปรแกรม หมายเหตุ 2 จากในรูป คุณสามารถกดปุ่มข้างๆ เลข 2 (ตรงกลางๆของขอบด้านซ้ายมือ) จะเป็น กำหนดจำนวนหลักของทศนิยม เช่น หากกำหนดเป็น 3 ตำแหน่ง ผลจากการคำนวณที่ เครื่องคำนวณเลขแสดงจะอยู่ในรูปแบบ 1,234.567 เปลี่ยนวันทำการ โดยปกติโปรแกรมจะนำ วันที่ทำการ ซึ่งคุณจะต้องป้อนข้อมูลในขณะที่เรียกเข้าโปรแกรมแต่ละครั้ง มาเป็น วันที่ของเอกสารให้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณป้อนข้อมูลในหน้าจอต่าง ๆ เช่น การเปิดบิลซื้อ บิลขาย ดังนั้นหาก คุณต้องการป้อนเอกสารต่อเนื่องกันหลาย ๆ ใบ และวันที่ของเอกสารนั้นเป็นวันเดียวกัน (แต่ไม่ใช่วันทำการที่ ได้ป้อนไว้ในขณะเรียกเข้าโปรแกรม) ให้คุณเปลี่ยนวันทำการนี้ก่อน แล้วจึงไปป้อนข้อมูลในเอกสารต่าง ๆ โปรแกรมจะดึงวันทำการ ไปใส่ในเอกสารให้โดยอัตโนมัติเมื่อแก้ไขวันทำการเรียบร้อยแล้วให้กด <Enter> เพื่อบันทึกข้อมูล หรือหากต้องการออกจากหน้าจอวันทำการโดยไม่แก้ไขใด ๆ ให้กด <Esc> รูปที่2 เปลี่ยนวันทำการ
394 สอบถามยอดสินค้าคงเหลือ เพื่อเรียกดูยอดคงเหลือสินค้าได้ทันทีที่ต้องการ วิธีการใช้งานให้คุณป้อนรหัสสินค้า คลังสินค้า และวันที่ที่ ต้องการดูยอดคงเหลือของสินค้า สำหรับในช่องจำนวน ราคาซื้อ ราคาขาย ให้ปล่อยว่างไว้ เมื่อป้อนข้อมูลต่าง ๆ เรียบร้อยแล้วให้คลิกที่ไอคอนพิมพ์รายงาน โปรแกรมจะแสดงยอดคงเหลือของสินค้าที่ต้องการขึ้นมาให้ทันที รูปที่3 การสอบถามยอดสินค้าคงเหลือโดยกด <Shift+F4> หมายเหตุ 2 การป้อนข้อมูลในช่องจำนวน ราคาซื้อ และราคาขาย จะใช้ในกรณีที่จะซื้อหรือขายสินค้าชุด ซึ่ง โปรแกรมจะนำจำนวน และราคาที่ป้อนนี้ไปคำนวณราคาซื้อ หรือราคาขายของตัวสินค้าที่เป็น ส่วนประกอบในสินค้าชุดให้ เลือกเครื่องพิมพ์ หากคุณมีเครื่องพิมพ์ที่ต้องใช้งานมากกว่า 1 เครื่อง โดยคุณจะต้องกำหนดรหัสเครื่องพิมพ์ทั้งหมดเข้าใน โปรแกรมก่อน (จะได้กล่าวถึงวิธีการกำหนดรหัสเครื่องพิมพ์ในบทถัด ๆ ไป) จากนั้นจึงจะสามารถใช้คีย์ลัด <Alt+F5> เพื่อเลือกใช้งานเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการได้การเลือกเครื่องพิมพ์ให้คุณเลื่อนลูกศรไปยัง เครื่องพิมพ์ที่ต้องการและกด <Enter> จากนั้นจึงไปสั่งพิมพ์แบบฟอร์มหรือรายงานที่ต้องการ รูปที่4 เลือกเครื่องพิมพ์ที่จะใช้งาน
395 ตั้งชื่อแฟ้มรายงาน คุณสามารถสั่งพิมพ์รายงานได้ทั้งทางจอภาพ (Screen) เครื่องพิมพ์(Printer) และแฟ้มข้อมูล (File) ซึ่งหาก เลือกพิมพ์ทางแฟ้มข้อมูล คุณสามารถตั้งชื่อแฟ้มรายงานได้ก่อนที่จะสั่งพิมพ์เพื่อกำหนดเป็นค่าปกติ (Default) ที่ผู้ใช้จะนำไปใช้งานได้ทันทีวิธีการกำหนดชื่อแฟ้มรายงานให้คุณป้อนไดร์ฟซึ่งจะใช้บันทึกแฟ้ม รายงานนี้ เช่น ไดร์ฟ A: (แผ่นดิสก์) ไดร์ฟ C: จากนั้นป้อนชื่อแฟ้มข้อมูล ตัวอย่างเช่น A:\REPORT.TXT หมายถึงให้เก็บแฟ้มรายงานนี้ในแผ่นดิสก์ไดร์ฟ A: ในชื่อ REPORT นามสกุล TXT จากนั้นกด <Enter> โปรแกรมจะบันทึกแฟ้มรายงานให้ทันที รูปที่5 กำหนดชื่อแฟ้มรายงานก่อนที่จะสั่งพิมพ์เอกสารทางแฟ้มข้อมูล หมายเหตุ 2 ชื่อแฟ้มรายงานต้องเป็นภาษาอังกฤษมีความยาวไม่เกิน 8 ตัวอักษร หากมีนามสกุลต้องไม่เกิน 3 ตัวอักษร รายงานหรือฟอร์มตัวอย่าง ในกรณีที่คุณยังไม่มีแบบฟอร์ม ที่สั่งพิมพ์มาจากโรงพิมพ์ (Pre-printed form) และต้องการใช้ แบบฟอร์มในโปรแกรมเป็นต้นแบบ หรือเพื่อให้โรงพิมพ์สามารถจัดวางตำแหน่งช่องข้อมูลต่าง ๆ ในแบบฟอร์ม ได้เหมาะสมที่จะนำมาใช้งานในโปรแกรม วิธีพิมพ์ฟอร์มตัวอย่างให้คุณกด <Alt+F7> ซึ่งโปรแกรมจะให้ยืนยัน การเปลี่ยนแบบฟอร์มเป็นแบบตัวอย่าง ดังรูป เมื่อตอบตกลงแล้ว ให้คุณไปที่หน้าจอการป้อนข้อมูลที่ต้องการ เช่น หากเป็นใบกำกับสินค้า (บิลขาย) ให้คุณเลือกเข้าในหน้าจอขายเงินเชื่อ จากนั้นกด <Alt+P> เพื่อสั่งพิมพ์ ทางเครื่องพิมพ์และนำแบบฟอร์มที่พิมพ์ได้นี้ให้กับโรงพิมพ์เพื่อไปดำเนินการต่อได้แบบฟอร์มตัวอย่างจะพิมพ์ ข้อมูลในแบบฟอร์มในรูปแบบ XXX (กรณีข้อมูลที่พิมพ์เป็นตัวอักษร) หรือ 999 (กรณีข้อมูลที่พิมพ์เป็นตัวเลข) โดยมีความยาวขึ้นอยู่กับขนาดของข้อมูลในโปรแกรม เช่น รหัสลูกค้าซึ่งมีความยาว 10 ตัวอักษร ก็จะพิมพ์ใน รูปแบบ XXXXXXXXXX หากต้องการเปลี่ยนกลับไปเป็นแบบฟอร์มปกติให้กด <Alt+F7> อีกครั้ง และตอบ ตกลง เมื่อพิมพ์แบบฟอร์มต่าง ๆ ข้อมูลที่ออกมาก็จะเป็นข้อมูลจริงที่ป้อนในหน้าจอนั้น ๆ เช่น รหัสลูกค้าที่ อ้างถึงในหน้าจอการป้อนข้อมูลนั้น ๆ ก็จะแสดงเป็น 'สบายใจ' , 'อัลติมา' ฯลฯ
396 รูปที่6 ยืนยันการพิมพ์แบบฟอร์มเป็นแบบตัวอย่าง แบบฟอร์มปกติ แบบฟอร์มตัวอย่าง แสดงระบบคอมพิวเตอร์ เพื่อตรวจสอบพื้นที่ฮาร์ดดิสก์คงเหลือซึ่งสามารถเก็บข้อมูลที่คุณป้อนเข้าในโปรแกรมได้รวมทั้งเพื่อเรียกดูค่า ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานในโปรแกรม เช่น เวอร์ชั่นของโปรแกรม รหัสผู้ใช้งานที่กำลังเปิดโปรแกรม ชื่อ ที่เก็บข้อมูล หรือชื่อเครื่องพิมพ์ที่ผู้ใช้งานเลือกใช้งานอยู่ ซึ่งค่าต่าง ๆ เหล่านี้จะขึ้นอยู่กับรูปแบบและวิธีการ ทำงานที่คุณกำหนดไว้แล้วในโปรแกรม
397 รูปที่ 9 หน้าจอแสดงรายละเอียดระบบ