200 รูปที่ 8 หน้าจอใบนำฝากเช็คหลังจากบันทึกรายการเสร็จ หากธนาคารมีการหักค่าธรรมเนียมให้คุณทำการแก้ไขข้อมูล และป้อนค่าธรรมเนียมไว้ที่ช่อง ค่าธรรมเนียม สิ่ง สำคัญที่คุณควรทราบคือ คุณไม่สามารถเลือกผ่านเช็ครับแต่ละใบในใบนำฝากได้ หากต้องการผ่านเช็คจะต้อง ผ่านทั้งใบนำฝาก ไม่ใช้ใบนำฝาก น่าฝากเช็ดเป็นใบ ๆ) โปรแกรมจะแสดงเลขที่เช็คทั้งหมด (ที่มีสถานะเป็น เช็ครับ) ขึ้นมาให้คุณเลือกนำฝากทีละกัน ใน คุณจะต้อง ป้อนวันทีและธนาคารที่จะนำฝากของเช็คแต่ละฉบับ ซึ่งหากคุณนำฝากเช็กคราวละไม่มากนัก และไม่ จำเป็นต้องพิมพ์แบบฟอร์มใบนำฝาก คุณสามารถใช้หัวข้อนี้ได้โดยจะแสดงหน้าจอดังรูป รูปที่ 9 โปรแกรมจะแสดงเช็คแต่ละฉบับให้คุณเลือกเพื่อนำฝาก
201 วิธีการนำฝากให้คุณเลือกเลขที่เช็คที่ต้องการ โปรแกรมจะถามธนาคารและวันที่ที่จะนำฝากดังรูป รูปที่ 10 เลือกธนาคารและวันที่ที่จำนำฝาก ให้ป้อนรหัสธนาคารที่จะนำฝากและวันที่นำฝาก หากธนาคารมีการหักค่าธรรมเนียมไว้ เช่น กรณีเช็ด ต่างจังหวัด ให้ป้อนจำนวนเงินในช่อง หัก ค่าธรรมเนียม” หลังจากป้อนข้อมูลครบถ้วน จะกลับมาที่ หน้าจอ เดิม (ดูรูปที่ 9) โดยจะมีเครื่องหมายหน้ารายการเช็คที่ถูกเลือก หากต้องการนำาฝากเช็คเกร อื่น ๆ ให้ปฏิบัติ ด้วยวิธีการเช่นเดียวกัน เมื่อเรียบร้อยทุกรายการแล้วให้คลิกปุ่ม ทำงาน (หรือกด <F5>) เพื่อบันทึกรายการ การผ่านเช็ครับ เมื่อคุณได้รับใบแจ้งยอดบัญชีเงินฝาก (Statement) จากธนาคารซึ่งคุณมีบัญชีเงินฝากอยู่ คุณจะทราบ ว่ามี เช็คใบใดบ้างที่ผ่านเข้าในบัญชี รายการดังกล่าวนี้จะต้องนำมาบันทึกด้วยเช่นเดียวกัน เพื่อปรับ ยอดบัญชีเงิน ฝากของโปรแกรม ให้เท่ากับยอดบัญชีเงินฝากในธนาคาร การผ่านเช็คจะแบ่งได้ 2 รูปแบบตามลักษณะการนำ ฝากเช็ค กรณีใช้ใบนำฝากเช็ด ไปที่เมนูใบนำฝาก (เมนูการเงิน 3.1) เลือกใบนำฝากที่ต้องการผ่านบัญชี คลิกที่ไอคอน บันทึกเช็คผ่าน (ทั้งใบ นำฝาก) ดังรูป คุณจะไม่สามารถเลือกผ่านเช็คเฉพาะบางรายการได้
202 รูปที่ 11 การผ่านเช็ครับกรณีที่ใช้ใบนำฝากเช็ค กรณีนำฝากเช็คเป็นใบ ๆ หากการนำาฝากเช็คของคุณใช้วิธีการนำฝากเช็ดเป็นใบ ๆ ดังที่กล่าวไว้แล้ว การผ่านเช็คในกรณีนี้จะ แตกต่าง จากการผ่านเช็คที่นำฝากโดยใช้ใบนำฝาก โดยให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 3.2 บันทึกเช็คผ่าน รูปที่ 12 โปรแกรมจะแสดงเลขที่เช็คซึ่งยังไม่ได้ผ่านเข้าในบัญชีเงินฝาก การผ่านเช็ครับให้คุณดับเบิ้ลคลิกที่เลขที่เช็คที่ต้องการจะผ่านเข้าในบัญชีเงินฝาก หากคุณยังไม่ได้นำ ฝากเช็ด ใบนี้มาก่อนโปรแกรมจะแสดงหน้าจอเหมือนกับรูปที่ 10 เพื่อให้คุณป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการนำ ฝาก แต่หากคุณ ผ่านกระบวนการนำฝากเช็กมาแล้ว โปรแกรมจะแสดงข้อมูลเกี่ยวกับการนำฝากขึ้นมา ให้โดยอัตโนมัติ ให้คุณ ดับเบิ้ลคลิกที่รายการที่ต้องการ จนมีเครื่องหมายสามเหลี่ยมปรากฏที่หน้าลงที่ เช็ค คลิกที่ปุ่ม ทำงาน (หรือกด <F5>) จะปรากฏหน้าจอดังรูป ให้คุณป้อนวันที่ที่เช็คใบดังกล่าวถูก ผ่านเข้าในบัญชีเงินฝาก (ดูจากในใบแจ้ง ยอดบัญชีเงินฝาก) จากนั้นคลิกปุ่ม ตกลง ผ่านเพื่อเป็นการ ยืนยันการบันทึกข้อมูล ซึ่งหลังจากขั้นตอนนี้ สถานะเช็คจะเปลี่ยนเป็น ‘เช็คผ่าน’
203 รูปที่ 13 แสดงช่องข้อมูลให้คุณป้อนวันที่เช็คผ่าน การผ่านเช็คจ่าย คุณสามารถกำหนดให้เช็คที่สั่งจ่ายออกไปแล้ว ผ่านหรือตัดบัญชีเงินฝากของคุณ โดยอัตโนมัติเมื่อถึง วันที่ใน เช็คจ่าย โดยกำหนดที่ เมนูเริ่มระบบ 1.6 ระบบการเงินและเงินฝากธนาคาร แต่หากต้องการ ผ่านเช็คจ่ายเอง ให้เข้าที่ เมนูการเงิน 3.4 ผ่านเช็คจ่าย และดับเบิ้ลคลิกเลือกเช็คจ่ายที่ต้องการผ่านบัญชี โปรแกรมจะให้คุณใส่ วันที่ผ่านเช็ค ให้คุณระบุเป็นวันที่ตามใบแจ้งยอดการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก (Bank Staternent) ที่ได้รับจาก ธนาคาร จากนั้นคลิกที่ปุ่ม ทำงาน (หรือกด <F5>) รูปที่ 14 หน้าจอผ่านเช็คจ่ายจะคล้ายกับหน้าจอบันทึกผ่านเช็คของเช็ครับ บันทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืน กรณีเช็คที่คุณรับจากลูกค้ามีปัญหา เช่น ไม่มีเงินในบัญชีและธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงิน คุณสามารถ บันทึก เช็คยเหล็ก เช็คคืนเหล่านี้ไว้ได้ เพื่อติดตามทวงถามในภายหลัง หรือเพื่อใช้ในการปรับเครดิต ของลูกค้ารายนั้น ๆ การบันทึกเช็คยกเลิกเช็คคืน ให้ไปที่ เมนูการเงิน 3.3 ทะเบียนเช็ครับ ค้นหาเลขที่ เช็คที่มีปัญหาขึ้นมา จากนั้นคลิกที่ไอคอน บันทึกประวัติเช็ดใบนี้เป็น เช็คคืน ดังรูป \
204 รูปที่ 15 เมนูสำหรับบันทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืน โปรแกรมจะแสดงข้อความให้ยืนยันการบันทึกเช็คยกเลิกเช็คคืน ให้เลือก <ตกลง รูปที่ 16 ยืนยันการบันทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืน จากนั้นป้อนวันที่ที่ธนาคารคืนเช็คให้กับคุณ โดยจะแสดงชื่อลูกค้าเจ้าของเช็คใบดังกล่าวที่ช่องเหตุผล ให้โดย อัตโนมัติ หลังจากป้อนวันที่คืนเรียบร้อยให้คลิกที่ปุ่มตกลง รูปที่ 17 ป้อนวันที่ที่ธนาคารคืนเช็ค
205 จะมีข้อความแจ้งให้ทราบว่าได้บินทีก ยกเลิก/เช็คคืนเรียบร้อยแล้ว สังเกตว่าสถานะเ เปลี่ยนเป็น “เช็คคืนยื่น ใหม่ และโปรแกรมจะสร้างเช็คเลขที่ดังกล่าวขึ้นอีก 1 ใบ โดยมีสถานะเป็น “เช็คคืน รูปที่ 18 ข้อความเดือนหลังจากบันทึกเช็คยกเลิก/เช็คคืน รูปที่ 19 จะมีเช็คเลขที่เดียวกัน 2 ฉบับแต่สถานะเช็คแตกต่างกัน คุณสามารถปฏิบัติกับเช็คโบนี้ได้ 2 ลักษณะคือ ตกลงกับลูกค้าให้นำเงินเข้าในบัญชีให้เพียงพอ และนำ เช็คใบ เดิม (ซึ่งได้บันทึกประวัติเป็นเช็คคืนแล้ว) ยื่นต่อธนาคารใหม่อีกครั้ง อีกวิธีหนึ่งคือให้ลูกค้า เปลี่ยนเช็คใบใหม่ มาให้ วิธีแรกให้คุณนำเช็คที่มีสถานะ เช็คคืนยื่นใหม่” ผ่านเข้าธนาคารอีกครั้งหนึ่งตามขั้นตอนข้างต้น ส่วน วิธีที่ 2 ให้คุณแก้ไขเลขที่เช็ค (ที่มีสถานะเป็น “เช็คคืนยื่นใหม่) เป็นเลขที่เช็คใบใหม่ที่ลูกค้าเปลี่ยนมา ให้ ด้วยวิธีการ ปฏิบัติข้างต้นนี้ โปรแกรมจะยังเก็บประวัติเช็คที่มีสถานะเป็น “เช็คคืน” ซึ่งจะทำให้คุณ สามารถควบคุมและ วิเคราะห์เครดิตทางการเงินของลูกค้าแต่ละรายได้ กรณีลูกค้านำเงินสดมาเปลี่ยนแทนเช็คคืน หากคุณได้ติดตามทวงถาม และลูกค้าตกลงชำระหนี้ที่คงค้าง ด้วยการจ่ายชำระหนี้เป็นเงินสดแทนเช็ค ใบเดิม การปฏิบัติงานในขั้นตอนนี้ในโปรแกรม คุณจะต้องกำหนดรายละเอียดบัญชีเงินฝากเพิ่มขึ้นมา อีก 1 บัญชี โดย เข้าที่เมนูรายละเอียดบัญชีเงินฝาก (ที่ เมนูการเงิน 3.7 รายละเอียดบัญชีเงินฝาก) จากนั้นป้อนข้อมูลดังต่อไปนี้
206 รูปที่ 20 กำหนดบัญชีเงินฝากซึ่งอ้างอิงเลขที่บัญชีเงินสด • รหัสบัญชี กำหนดเป็นอักษรย่อตามความต้องการ • ชื่อบัญชีเงินฝาก ควรจะกำหนดข้อความที่มีความหมาย เพื่อให้ผู้ใช้สามารถนำไปใช้งาน ได้อย่างถูกต้อง เช่น จากตัวอย่างกำหนดเป็น “ลูกค้านำเงินสดมาชำระหนี้แทนเรืออื่นๆ • สาขา ป้อนข้อความตามความต้องการ • สมุดบัญชีเลขที่ ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ • ชื่อย่อ ป้อนข้อความตามความต้องการ • เลขที่บัญชี ให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย และเลือกเลขที่บัญชีเงินสดจากในผังบัญชี เมื่อต้องการเปลี่ยนเช็คคืนยื่นใหม่ให้เป็นเงินสด ให้คุณเข้าที่เมนูการเงิน 3.2 บันทึกเช็คผ่าน จากนั้น ดับเบิ้ล คลิกที่เช็คใบนั้น โปรแกรมจะให้คุณป้อนรหัสธนาคารที่จะนำเช็คเข้า ก็ให้ป้อนเป็นธนาคาร เงินสดที่ได้สร้างไว้ ซึ่งหลังจากผ่านกระบวนการนี้ โปรแกรมจะบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน โดย ต่อยอดคงเหลือในเชิดเป็นรายได้อื่น ๆ กรณีเช็ครับที่คุณรับมาจากการชำระหนี้ของลูกค้า มีมูลค่ามากกว่ายอดหนี้ (มูลค่าตามใบกำกับสินค้า) จะเกิด ยอดผลต่าง (สังเกตได้จาก ยอดคงเหลือจากชำระเสร็จ ในหน้าจอทะเบียนเช็ครับจะมียอดคง ค้างอยู่) ซึ่งคุณ สามารถนำไปลดยอดหนี้ของลูกค้ารายเดียวกันนี้ในการรับชำระหนี้ครั้งต่อ ๆ ไปได้ แต่ หากคุณไม่ต้องการ นำไปลดยอดหนี้ของลูกค้ารายดังกล่าวอีกแล้ว คุณสามารถตัดยอดคงเหลือในเรื่อนี้ เป็นรายได้อื่น ๆ การตัด
207 ยอดคงเหลือในเช็คเป็นรายได้อื่น ๆ ให้คุณเข้าที่เมนูทะเบียนเช็ครับ เลือกเลขที่เช็คที่ต้อง เช็คที่ต้องการตัดยอด ขึ้นมา และคลิกที่ไอคอน ตัดยอดคงเหลือเป็นรายได้ ดังรูป รูปที่ 21 เมนูตัดยอดคงเหลือในเช็คเป็นรายได้อื่นๆ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้คุณยืนยันการตัดยอดกงเหลือเป็นรายได้อื่น ให้คุณตอบ ตกลง รูปที่ 22 ยืนยันการตัดยอดคงเหลือเป็นรายได้ โปรแกรมจะนำยอดผลต่างดังกล่าวไปบันทึกบัญชีในสมุดรายวันเป็นรายได้อื่นๆ โดยแสดงในรายการ เกี่ยวกับ รายการผ่านเช็ครับ การพิมพ์เช็ด คุณสามารถสั่งพิมพ์เช็คได้จากหน้าจอทะเบียนเช็คจ่าย โดยเลือกเลขที่เช็คที่ต้องการ และคลิกที่ไอคอน พิมพ์ เอกสาร (หรือกด Alt+P>) เพื่อสั่งพิมพ์ หากต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมในการแก้ไขแบบฟอร์ม ขอให้ศึกษา จากบทที่ 25 การแก้ไขรายงาน/แบบฟอร์ม
208 บทที่ 14 การบันทึกรายการประจำวันสินค้า ในการทำงานประจำวันคงจะไม่มีเพียงเฉพาะการป้อนข้อมูลตามปกติ เช่น การซื้อ-ขาย, รับเงิน จ่ายเงิน เท่านั้น คุณอาจจะต้องป้อนรายการที่ไม่เกิดขึ้นบ่อยครั้งนัก เช่น การให้สินค้าตัวอย่างแก่ลูกค้า การตัดสต็อก สินค้าที่ชำรุดเสียหาย, การตรวจนับสต๊อก ฯลฯ หรือรายการอื่นที่เกี่ยวข้องกับระบบ สต็อกของกิจการ คุณ สามารถใช้เมนูรายการประจำวันสินค้าจัดการงานเหล่านี้ได้ วิธีการป้อนข้อมูล ในหน้าจอรายการประจำวันสินค้าจะประกอบไปด้วยเมนูย่อยต่าง ๆ อีกหลายหัวข้อ แต่จะมีวิธีการ ป้อน ข้อมูลที่คล้ายคลึงกัน จึงขอให้คุณศึกษาวิธีการเพิ่ม แก้ไข ลบ หรือยกเลิกข้อมูลจากบทที่ 3 รูปแบบและ วิธีการใช้งานของ โปรแกรม การเข้าเมนูรายการประจำวันสินค้า ให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้าข้อ 1 โดยโปรแกรมจะ แสดงเมนูย่อยอีก 4 เมนูคือ • จ่ายสินค้าภายใน • โอนย้ายระหว่างคลัง • ปรับปรุงยอดสินค้า • ปรับปรุงต้นทุนสินค้า จ่ายสินค้าภายใน ประกอบไปด้วยเมนูย่อย ๆ ดังนี้ • จ่ายสินค้าใช้ภายใน • จ่ายวัตถุดิบเพื่อผลิต • จ่ายสินค้าเป็นตัวอย่าง • ตัดสินค้าชำรุด
209 รูปที่ 1 หน้าจอการบันทึกจ่ายสินค้าใช้ภายใน จากในรูปที่ 1 เป็นการจ่ายสินค้าใช้ภายในซึ่งมีวิธีการป้อนข้อมูลดังนี้ • มีการเบิกใช้สินค้ เลขที่เอกสาร ให้คุณระบุเลขที่เอกสารการจ่ายสินค้าใช้ภายใน หรือกด <Enter> ผ่าน เพื่อให้เครื่องลำดับเลขที่ให้โดยอัตโนมัติ • วันที่เอกสาร ป้อนวันที่ที่มีการเบิกสินค้าใช้ภายใน • สำหรับแผนก ระบุแผนกที่เบิกสินค้าใช้ภายใน • หมายเหตุ ป้อนข้อความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการจ่ายสินค้าใช้ภายในครั้งนี้ • ที่ลำดับรายการสินค้า ซึ่งโปรแกรมจะลำดับให้โดยอัตโนมัติ • รายการสินค้า ป้อนรหัสสินค้าที่มีการเบิกใช้ภายใน คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่น ขยาย เพื่อเรียกดู แฟ้มข้อมูลหลักรายละเอียดสินค้าที่กำหนดไว้แล้วได้ • คลัง ป้อนรหัสคลังสินค้าที่มีการตัดสต็อกสินค้าออก และเช่นเดียวกับรายการสินค้า คุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกดูตารางข้อมูลคลังสินค้าที่กำหนดไว้แล้วได้ • จำนวน ป้อนจํานวนสินค้าที่มีการเบิกออกจากสต็อก • ตัวคูณเป็นหน่วยย่อย หากคุณกำหนดให้สามารถปรับหน่วยนับรับ-จ่ายได้ และกําหนดให้ปรับตัวคูณ ได้ได้ เมื่อคุณกด <Enter> ผ่านช่องจํานวนแล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าจอให้คุณระบุหน่วยนับและตัว คูณเป็นหน่วยย่อย ดังรูป
210 รูปที่ 2 โปรแกรมจะให้คุณป้อนหน่วยนับจ่ายและอัตราส่วน/หน่วยหลัก ▪ หน่วยละ โปรแกรมจะแสดงราคาทุนต่อหน่วยขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ โดยราคาทุนที่ แสดงจะขึ้นอยู่กับวิธีการ คำนวณต้นทุนสินค้าที่คุณกำหนดไว้ (FIFO, Average) ▪ จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณให้จากจำนวนสินค้าที่เบิกออกจากสต๊อกคูณกับราคา หน่วย หากมีการเบิกใช้สินค้ามากกว่า 1 รายการ ให้คุณป้อนสินค้ารายการต่อไปได้ทันที แต่หากไม่ มีการเบิกใช้ สินค้ารายการอื่นแล้ว ให้คลิกปุ่มบันทึกข้อมูล เมนูย่อยต่าง ๆ ที่อยู่ในเมนูจ่ายสินค้าภายใน จะมีผลการทำงานคล้าย ๆ กัน คือ เป็นการตัดสินค้าออก โดยจะ แตกต่างกันที่วิธีการบันทึกบัญชี (กรณีกำหนดวิธีการบันทึกบัญชีสินค้าเป็นแบบ Perelial หากเป็นแบบ Periodic จะไม่มีการบันทึกบัญชีใดๆ โอนย้ายระหว่างคลัง ใช้ในการโอนย้ายสินค้าจากที่เก็บสินค้าแห่งหนึ่งไปยังอีกสถานที่หนึ่ง เช่น หากคุณมีบริษัทในเครือ หรือมี สำนักงานสาขาในหลาย ๆ พื้นที่ คุณอาจจะต้องโอนย้ายสินค้าไปมาระหว่างแต่ละสำนักงาน หรืออาจจะเป็น ระหว่างชั้นแสดงสินค้าหน้าร้านและโกดังหลังร้าน ให้คุณเพิ่มข้อมูลโดยระบุเลขที่ วันที่ของเอกสาร คลังต้นทางที่ต้องการจะโอนสินค้าออก และคลังปลายทางที่ ต้องการจะโอนสินค้าเข้า จากนั้นให้ป้อนรายการสินค้าพร้อมกับจำนวนสินค้าที่จะโอน
211 รูปที่ 3 หน้าจอการโอนย้ายระหว่างคลัง จากรูป เป็นการโอนย้ายสินค้าตามรายการ จากคลังสำนักงานใหญ่ไปยังคลังสำนักงานขาย ผลจากการ ทำงาน ในเมนูนี้ โปรแกรมจะตัดสต็อกจากคลังสินค้าต้นทางและเพิ่มยอดสินค้าที่คลังสินค้าปลายทาง ปรับปรุงยอดสินค้า ประกอบไปด้วยเมนูย่อย ๆ ดังนี้ • ปรับปรุงจากการตรวจนับ • ปรับปรุงเพิ่ม/ลดสินค้า • รับส/ดสำเร็จรูปจากการผลิต • หากคุณต้องมีการปรับปรุงยอดสินค้า ซึ่งไม่ได้เกิดจากการซื้อ-ขายตามปกติ เช่น การปรับปรุงจากการ ตรวจนับสต็อกประจําเดือนหรือประจำปี คุณสามารถใช้เมนูปรับปรุงยอดสินค้า ในการดำเนินการได้ โดยข้อมูลที่คุณจะต้องป้อนคือ วันที่และเลขที่ของเอกสาร รายการสินค้า คลัง สำหรับในช่องจำนวน หากเป็นการปรับปรุงลดยอดสินค้า ให้ใส่จำนวนติดลบ แต่หากเป็นการปรับปรุงยอดสินค้าเพิ่ม ให้ ป้อนตัวเลขบวก สำหรับในช่องราคา/หน่วย หากเป็นการลดยอดสินค้า โปรแกรมจะแสดงราคาทุนต่อ หน่วยตามวิธีการคำนวณต้นทุนที่คุณกำหนดไว้ แต่หากเป็นการเพิ่มยอด คุณจะต้องระบุราคาทุนต่อ หน่วยเข้าไปเอง ในช่องจำนวนเงินโปรแกรมจะคำนวณยอดให้โดยอัตโนมัติ
212 รูปที่ 4 หน้าจอปรับปรุงจากการตรวจนับ ปรับปรุงต้นทุนสินค้า ▪ เพื่อ/ลดต้นทุนสินค้า ▪ ปรับปรุงค่าประกันภัย ▪ ปรับค่าขนส่งสินค้า ▪ หากธุรกิจของคุณเป็นการนำเข้าสินค้าจากต่างประเทศ ต้นทุนของสินค้าอาจจะไม่ได้มีเพียงมูลค่าของ สินค้าเท่านั้น เพราะต้นทุนยังรวมไปถึงค่าระวาง, ค่าธรรมเนียมศุลกากร ฯลฯ หรืออาจจะปรับเพิ่ม ต้นทุนด้วยเหตุผลอื่น เช่น การปรับราคาสินค้าเพื่อการแข่งขัน, การปรับราคาเนื่องจากอัตรา แลกเปลี่ยนเพิ่มขึ้น/ลดลง การป้อนข้อมูลให้คุณป้อนเลขที่และวันที่ของเอกสาร รายการสินค้าที่ ต้องการจะปรับปรุงต้นทุน
213 รูปที่ 5 หน้าจอ เพิ่ม/ลดต้นทุนสินค้า วิธีใช้งานหน้าจอเพิ่ม/ลดต้นทุน จะเหมือนกับเอกสารจ่ายสินค้าภายใน และโอนย้ายระหว่างคลัง โดยมี ช่อง ข้อมูลที่ควรพิจารณาเป็นพิเศษ คือ สำหรับล็อต โดยหากสินค้าที่คุณจะเพิ่ม/ลดต้นทุนใช้วิธีการ คํานวณต้นทุน แบบเช้าก่อนออกก่อน (FIFO) คุณจะต้องระบุล็อตที่จะปรับปรุง ซึ่งก็คือเลขที่ใบกำกับที่ คุณซื้อสินค้ารหัสนี้เข้า มาทั้งหมด สำหรับในช่องจำนวนเงิน ให้คุณป้อนมูลค่าต้นทุนทั้งหมดที่คุณ ต้องการเพิ่มหรือลด เช่น จากราคา ทุนต่อหน่วย 10 บาทเป็น 12 บาท โดยล็อตหรือบิลซื้อที่คุณต้องการ ปรับปรุงต้นทุนมีการรับสินค้าเข้ามาทั้งหมด 200 หน่วย ดังนั้นคุณจะต้องป้อนจำนวนเงินทั้งหมด โดย น่า ผลต่างจากราคาทุน/หน่วยเดิม กับราคาทุน หน่วยที่ต้องการ คูณด้วยจำนวนสินค้าของล็อตนั้น ๆ ซึ่ง fie (12- 10) x 200-400 แต่หากคุณใช้วิธีการคำนวณต้นทุนแบบถัวเฉลี่ย (Average) คุณจะไม่ต้องป้อนล็อตสินค้าที่ต้องการจะ ปรับปรุง โดยให้คุณระบุมูลค่าทั้งหมดที่จะปรับปรุง โปรแกรมจะนำไปถัวเฉลี่ยให้กับจำนวนสินค้า คงเหลือ ทั้งหมดให้เอง ทะเบียนหมายเลขสินค้า หากสินค้าที่คุณจำหน่ายต้องมีการรับประกันอายุการใช้งานของสินค้า เช่น รับประกัน 1 ปี ซึ่งต้องมี การ บันทึกประวัติการให้บริการ เช่น การซ่อมแซม บำรุงรักษา การเปลี่ยนอะไหล่ ทะเบียนหมายเลข สินค้าจะช่วย จัดการข้อมูลเหล่านี้
214 รูปที่ 6 หน้าจอทะเบียนหมายเลขสินค้า ในหน้าจอจะมีรายละเอียดข้อมูลดังนี้ ▪ หมายเลขสินค้า รหัสหรือหมายเลขทะเบียนของสินค้า (Serial Number) ▪ หมายเลขเครื่อง ในบางครั้งคุณอาจจำเป็นต้องอ้างอิงถึงสินค้าอื่นที่เกี่ยวข้อง เช่น พาย อุปกรณ์ที่ ลูกค้านำมาซ่อมแซม เป็นอุปกรณ์ชิ้นหนึ่งของเครื่องคอมพิวเตอร์ เช่น ซีดีรอม คุณอาจจะอ้างอิงถึง รหัสหรือหมายเลขทะเบียนของเครื่องคอมพิวเตอร์นั้น หรือในกรณี ของรถยนต์ เช่นเดียวกัน หากมี การรับประกันแอร์ คุณอาจจะอ้างอิงถึงเลขทะเบียนรถ ▪ รหัสอ้างอิง หากหมายเลขสินค้า ไม่สามารถสื่อความหมายของสินค้าได้ว่า เป็นสินค้า ชนิดใด คุณ สามารถใช้รหัสอ้างอิงนี้เพื่ออำนวยความสะดวกให้นำไปใช้งานได้ง่าย 1821216 ▪ หมวดสินค้า หมวดของสินค้าที่มีการรับประกันนี้ คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อให้ โปรแกรมแสดงหมวดสินค้าทั้งหมดที่คุณได้กำหนดไว้ในเมนูตารางข้อมูลขึ้นมา ▪ รายละเอียด ชื่อหรือคำอธิบายของรหัสสินค้า ▪ วันที่ขาย วันที่ขายสินค้าออกไป ▪ วันที่หมดประกัน วันที่สิ้นสุดการรับประกันสินค้า ▪ รหัสลูกค้า รหัสลูกค้าที่ซื้อสินค้า ▪ ผู้ขาย พนักงานขายหรือผู้ขายสินค้ารหัสนี้ ▪ การเข้าไปบันทึกประวัติการให้บริการในตารางด้านล่างของจอภาพ ให้ดับเบิ้ลคลิกรายการ ในตาราง เพื่อเพิ่มข้อมูลเหล่านี้ ▪ วันที่ วันที่ที่ลูกค้านำสินค้ามาเพื่อซ่อมแซม บำรุงรักษา เปลี่ยนอะไหล่
215 ▪ ผู้บริการ พนักงานผู้ให้บริการกับลูกค้า ▪ รายการ รายการอะไหล่หรือข้อมูลการให้บริการ พิมพ์ใบรับประกันสินค้า คุณยังสามารถพิมพ์ใบรับประกันสินค้า โดยคลิกที่รูปลูกศรชี้ลงด้านข้างไอคอนพิมพ์เอกสาร จาก น เลือกพิมพ์ เอกสาร แต่จะปฏิบัติตามขั้นตอนนี้ได้ ก็ต่อเมื่อบันทึกข้อมูลในหน้าจอทะเบียนหมายเลข สินค้าครบถ้วนแล้ว รูปที่ 7 ใบรับประกันสินค้าที่พิมพ์ด้วยโปรแกรม หรือหากต้องการพิมพ์รายงานการให้บริการ ให้คลิกที่รูปลูกศรชี้ลงข้างไอคอนพิมพ์เอกสาร จากนั้น คลิกที่เมนู พิมพ์รายงาน เลือกข้อ 1 พิมพ์รายงาน และเลือกว่าจะพิมพ์ทางจอภาพ เครื่องพิมพ์ หรือ แฟ้มข้อมูล จากใน รูปเป็นพิมพ์รายงานทางจอภาพ
216 รูปที่ 8 ตัวอย่างรายงานประวัติการให้บริการ รายการตรวจนับสินค้า การตรวจนับสินค้าเป็นสิ่งสำคัญที่คุณควรจะกำหนดระยะเวลาที่แน่นอนในการตรวจนับ เช่น ปีละครั้ง หรือ 2 ครั้ง เพื่อตรวจสอบว่ายอดคงเหลือของสินค้าจริงที่อยู่ในสต็อกเท่ากับยอดคงเหลือที่เกิดจากการ เดินรายการ ภายในโปรแกรม Express ทั้งนี้เนื่องจากสินค้าอาจจะมีการเสื่อมสภาพหรือสูญหาย ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาจาก ความไม่ถูกต้องของยอดสินค้าคงเหลือตามมาอีกหลายประการ เช่น รับคำ สั่งซื้อของลูกค้าแล้วแต่ไม่มีสินค้าที่ จะจัดส่ง งบการเงินแสดงผลการดำเนินงาน และฐานะทางการเงิน ที่ไม่ถูกต้องตามความเป็นจริงซึ่งต้องเสียเบี้ย ปรับแก่ทางราชการ เมื่อคุณคลิกเข้าใน เมนูสินค้าข้อ 6 รายการตรวจนับสินค้า ซึ่งโปรแกรมจะแสดงเมนูย่อย อีก 8 หัวข้อดังในรูป รูปที่ 9 เมนูรายการตรวจนับสินค้า หัวข้อที่คุณจำเป็นต้องทำเพื่อตรวจนับสินค้า จะต้องใช้หัวข้อที่ 1, 3 และ 6 ส่วนหัวข้ออื่นจะเป็นการ อำนวย ความสะดวกในการตรวจนับ เช่น การพิมพ์แบบฟอร์มเพื่อตรวจนับ ซึ่งจะปฏิบัติหรือไม่ก็ได้
217 สร้างข้อมูลตรวจนับ ให้เลือกที่เมนูย่อย “สร้างข้อมูลตรวจนับ" ซึ่งจะแสดงหน้าจอดังรูป รูปที่ 10 กำหนดคลังสินค้าและสินค้าที่ต้องการจะตรวจนับ ▪ ลบข้อมูลเดิมก่อนสร้าง หมายถึง ให้ลบข้อมูลการตรวจนับในครั้งก่อนทิ้ง หากเป็นการ ตรวจนับครั้ง แรกในโปรแกรม จะตอบเป็น 'Y' หรือ 'N' ก็ได้ แต่หากเป็นการตรวจนับ ครั้งต่อ ๆ มา ควรตอบเป็น "Y" เพื่อลบยอดคงเหลือของสินค้าที่ได้ตรวจนับในคราวก่อน ทิ้ง ก่อนจะเริ่มบันทึกยอดตรวจนับครั้ง ใหม่ การลบข้อมูลเดิมในที่นี้จะไม่มีผลกระทบ ใด ๆ ต่อยอดคงเหลือของสินค้า จะเป็นเพียงการลบ ข้อมูลที่เคยตรวจนับในคราวก่อน ๆ ออกจากเมนู บันทึกปริมาณที่ตรวจนับได้ ซึ่งจะได้กล่าวถึงต่อไป เท่านั้น ▪ คลังสินค้าจาก ถึง ให้คุณเลือกโกดังหรือคลังสินค้าที่ต้องการจะตรวจนับ คุณ สามารถเลือกเพียงคลัง เดียวหรือหลาย ๆ คลังก็ได้ ▪ รหัสสินค้าจาก ... ถึง .. ให้คุณระบุรหัสสินค้าที่ต้องการจะตรวจนับ ซึ่งสามารถเลือก เพียงสินค้าบาง ชนิดหรือทั้งหมดก็ได้ ▪ กำหนดวันที่ตรวจนับ วันที่ที่มีการหยุดทำงานในโปรแกรม Express เพื่อความ สินค้า ตัวอย่างเช่น หากคุณตรวจนับสินค้า ณ วันที่ 31 มกราคม ดังกล่าวมาป้อนเข้าโปรแกรมในวันที่ 5 กุมภาพันธ์ วันที่ ตรวจนับจะต้องเป็นวันที่ 31 มกราคม ไม่ใช่วันที่ 5 กุมภาพันธ์ หรือในกรณีการตรวจนับใช้เวลาหลาย วัน ให้คน ป้อนวันที่ตรวจนับเป็นวันสุดท้าย ซึ่งได้ยอดคงเหลือสินค้าของสินค้าครบสมบูรณ์ ข้อ สำคัญ คือ จะต้องไม่มีการเดินรายการระหว่างช่วงเวลาที่มีการตรวจนับสินค้า เนื่องจาก จะทำให้ยอดสินค้าที่ ตรวจนับไม่ตรงกับข้อมูลที่ป้อนเข้าไป
218 ▪ ตรวจนับครั้งสุดท้ายก่อนวันที่ วันที่ที่มีการตรวจนับสินค้าในครั้งก่อน เช่น หากคุณ กำหนดวันที่ตรวจ นับเป็น 31/01/48 และการตรวจนับสินค้าครั้งก่อนกระทำในวันที่ 15/01/48 หากคุณไม่ต้องการให้ โปรแกรมแสดงสินค้าที่เคยตรวจนับไปแล้วในครั้งก่อนขึ้นมา คุณจะต้องใส่วันที่ตรวจนับครั้งสุดท้าย ก่อนวันที่ 15/01/48 แต่หากต้องการ ให้แสดงสินค้าทุกตัวขึ้นมาเพื่อตรวจนับใหม่ ให้ใส่วันที่หลังจาก วันที่ตรวจนับในครั้งก่อน ▪ เฉพาะเคลื่อนไหวหลังวันที่ คุณสามารถเลือกตรวจนับสินค้าเฉพาะสินค้าที่มีการ เคลื่อนไหวภายใน ช่วงเวลาที่กำหนดได้ เช่น หากคุณป้อนเป็นวันที่ 01/01/48 จะเป็น การตรวจนับเฉพาะสินค้าที่มีการ ซื้อ-ขาย รับ-จ่ายหลังวันที่ 1 มกราคม 2548 เท่านั้น (หากตั้งแต่วันที่ 01/01/48 สินค้าตัวใดไม่มีการ เคลื่อนไหว ก็จะไม่ปรากฏรหัสสินค้า นั้นขึ้นมาให้คุณบันทึกปริมาณที่ตรวจนับได้) พิมพ์แบบฟอร์มเพื่อตรวจนับ เป็นรายงานที่จะแสดงรหัสสินค้าทั้งหมด ตามเงื่อนไขที่คุณกำหนดไว้จากเมนู “สร้างข้อมูลตรวจนับ โดย สามารถพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์และนำไปใช้จดจำนวนสินค้าที่ตรวจนับได้จริงจากในสต็อก บันทึกปริมาณที่ตรวจนับได้ จะเป็นหน้าจอให้กุณป้อมยอดสินค้าคงเหลือที่ตรวจนับจริงได้จากสต็อก ซึ่งสินค้าที่แสดงขึ้นมาจะเป็น สินค้าที่ คุณเลือกไว้ตามหัวข้อที่ 1 คือ "สร้างข้อมูลตรวจนับ คุณสามารถจะเลือกตรวจนับสินค้าได้ 2 ลักษณะ คือ การ ตรวจนับตามรหัสสินค้า และการตรวจนับแยกตามชั้นเก็บ โดยเมื่อคุณเลือกเข้าใน หัวข้อบันทึกปริมาณที่ตรวจ นับได้นี้แล้ว จะมีหัวข้อให้คุณเลือกได้อีก 2 ข้อ ดังรูป รูปที่ 11 เลือกรูปแบบการบันทึกปริมาณสินค้าที่ตรวจนับได้ ในกรณีที่กำาหนดการตรวจนับไว้หลายคลังสินค้า (กำหนดในหัวข้อ สร้างข้อมูลตรวจนับ) การป้อนยอด คงเหลือของสินค้าในคลังสินค้าอื่น ให้ใช้ปุ่ม - Page Down> เพื่อเลื่อนไปยังคลังสินค้าที่ต้องการ
219 รูปที่ 12 บันทึกปริมาณสินค้าที่ตรวจนับได้จากสต๊อก เมื่อคูณเข้ามาในหน้าจอบันทึกปริมาณที่ตรวจนับได้ครั้งแรก ในช่อง หน่วยใหญ่' และ 'หน่วยย่อย จะแสดงค่า เป็น -1 ซึ่งหมายถึงสินค้าดังกล่าวยังไม่ได้มีการป้อนยอดตรวจนับสินค้า ให้คุณเลื่อนไปยัง รหัสสินค้าที่ต้องการ จากนั้นดับเบิ้ลคลิกที่ช่อง "หน่วยใหญ่" หรือ "หน่วยย่อย เพื่อป้อนยอดสินค้าที่ ตรวจนับได้ของสินค้าแต่ละชนิด เข้าไป ในช่อง หน่วยใหญ่ นั้นคุณจะสามารถเข้าไปป้อนข้อมูลได้ก็ต่อเมื่อมีการกำหนดหน่วยนับใหญ่และตัวคูณ หน่วยใหญ่ให้เป็นหน่วยย่อย (ในหน้าจอรายละเอียด สินค้า) ถ้าหากไม่ได้กำหนดไว้ คุณจะป้อนได้แค่ช่องหน่วย ย่อยเท่านั้น โดยจะต้องป้อมยอดตรวจ นับแยกตามรหัสและคลังสินค้าให้ถูกต้อง (การไปยังคลังสินค้าอื่นให้กด ปุ่ม <Page Downs) ส่วน สินค้าตัวใดที่ยอดไม่มีการเปลี่ยนแปลง และคุณต้องการ ให้ยึดตามตัวเลขเดิมใน โปรแกรม ให้ปล่อย ช่อง นับได้ เป็น 1 และถ้าสินค้า ตรวจนับแล้วไม่พบ ให้ป้อนเป็น 0 หมายเหตุ : มีข้อสังเกตคือคุณจะไม่สามารถป้อนตรวจนับสินค้าให้เป็นยอดติดลบได้ ดังนั้น -1 จึงไม่ได้ หมายความว่าสินค้ารหัสนั้น ๆ มียอดสินค้าติดลบ 1 หน่วย การใช้เครื่องหมาย -1 ในโปรแกรมจะแทน ความหมายว่าสินค้ารหัสนั้น ๆ ยังไม่ถูกตรวจนับหรือการปล่อยให้ยอดสินค้าคงเหลือเป็นไปตามยอดคงเหลือ เดิมที่แสดงในโปรแกรม และเมื่อป้อนจำนวนที่ตรวจนับเข้าไปแล้ว จะสังเกตเห็นว่าค่าในช่อง F จะเปลี่ยนเป็น เลข 3 เพื่อบอกให้รู้ว่า รายการดังกล่าวได้ทำตรงข้อที่ 3 แล้ว
220 พิมพ์รายงานหลังตรวจรับ เป็นรายงานแสดงยอดสินค้าคงเหลือที่ตรวจนับได้ เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในภายหลังได้ รูปที่ 13 รายงานแสดงยอดตรวจนับที่บันทึกเข้าไปในโปรแกรม พิมพ์รายงานผลต่างจากการตรวจนับ รายงานผลต่างจากการตรวจนับจะแสดงยอดเปรียบเทียบระหว่างยอดคงเหลือเดิมก่อนการตรวจนับใน โปรแกรม กับลอด ตรวจนับใหม่ พร้อมทั้งแสดงผลต่างระหว่างยอดทั้ง 2 ยอดนี้ ปรับปรุงยอดสินค้าตามที่ตรวจนับ การบันทึกปริมาณที่ตรวจนับได้ตามหัวข้อที่ 3 โปรแกรมจะยังไม่บันทึกการปรับปรุงยอดดังกล่าวเข้า ในข้อมูล โดยทันที โปรแกรมจะให้คุณยืนยันการตรวจนับ โดยที่คุณจะต้องเข้าในหัวข้อ 6. ปรับปรุง ยอดสินค้าตามที่ ตรวจนับ จากนั้นเลือกคลังสินค้า และรหัสสินค้าที่ต้องการจะปรับยอดให้เท่ากับยอด ตรวจนับ เมื่อเรียบร้อย แล้วให้คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อสั่งให้โปรแกรมปรับปรุงยอด ซึ่งจะทำให้ยอดสินค้า คงเหลือในสต็อกเท่ากับยอดที่ ตรวจนับได้ มีข้อควรระวังคือ หากคุณต้องการพิมพ์รายงานต่าง ๆ เช่น รายงานหลังการตรวจนับ หรือรายงาน ผลต่างจากการตรวจนับจะต้องปฏิบัติก่อนการทำงานในหัวข้อนี้ รูปที่ 14 ปรับปรุงยอดคงเหลือในโปรแกรมให้เท่ากับยอดที่ตรวจนับ
221 หลังจากทำรายการข้อ 6.ปรับปรุงยอดสินค้าตามที่ตรวจนับเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมจะเปลี่ยนค่าใน ช่อง F ใน หน้าจอของข้อ 3. ให้เป็นเลข 6. เพื่อบอกให้รู้ว่า รายการสินค้านั้นได้ผ่านการทำงานในข้อ 6 เรียบร้อยแล้ว ปรับปรุงรายการตรวจนับ เพื่อปรับปรุงยอดสินค้า จะเป็นหน้าจอที่แสดงรายการที่โปรแกรมบันทึกผลต่างจากการตรวจนับ คงเหลือ ในโปรแกรมให้เท่ากับยอดคงเหลือที่ตรวจนับได้ รูปที่ 15 รายการที่โปรแกรมบันทึกเพื่อปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ จะสังเกตเห็นว่า รายการที่ 2.ยอดปรับปรุงเป็น 0 แต่โปรแกรมก็สร้างรายการในเอกสารปรับปรุงจาก การ ตรวจนับไว้ให้ด้วย ทั้งนี้เพราะว่า โปรแกรมจะปรับยอดคงเหลือ ณ. วันที่นับสินค้าตัวนี้ ให้เท่ากับ ยอดที่ตรวจ นับได้เสมอ แม้ว่าจะมีการแก้ไขข้อมูลของสินค้าตัวนี้ย้อนหลังก็ตาม รายงานรายการตรวจรับ รายงานแสดงการปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ ที่เกิดจากรายการตรวจนับ โดยโปรแกรมจะนำรายการ ปรับปรุง มาแสดงเป็นรายงาน ซึ่งคุณสามารถพิมพ์เก็บไว้เป็นหลักฐานได้ หมายเหตุ : กรณีที่บันทึกยอดตรวจนับในข้อ 3. ผิด มาตรวจพบหลังจากทำข้อ 6. ไปแล้ว ถ้าต้องการถอยกลับ เป็นอย่างเดิม จะต้องเข้าไปทำที่ข้อ 3. โดยเลื่อนไปที่รายการสินค้าที่ต้องการ แล้วกด <Ctrl+R> (ผู้ใช้ต้องเป็น ระดับ 5 ขึ้นไป) โปรแกรมจะเปลี่ยนค่าในช่อง F จากเลข 5 เป็นเลข 3 เพื่อให้คุณสามารถเข้าไปแก้ไขตัวเลขได้ (โดยคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล)
222 บทที่ 15 การป้อนข้อมูลในระบบบัญชี ระบบบัญชีจะเป็นระบบที่ได้รับข้อมูลที่ถูกผ่านรายการมาจากระบบอื่น ๆ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบ การเงิน ระบบสินค้า ฯลฯ ดังนั้นคุณจึงแทบจะไม่ต้องบันทึกรายการในสมุดรายวันเองโดยตรง ยกเว้นรายการ ปรับปรุงทางบัญชี เช่น การปีดบัญชีภาษีมูลค่าเพิ่มประจำเดือน การปรับปรุงรายได้ค้างรับ ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย หรือการปรับปรุงการบันทึกบัญชีในกรณีรายการบัญชีนั้นได้ถูกผ่านรายการไปยังแยกประเภทแล้วรายการได้ (สำหรับโปรแกรม Express เวอร์ชั่น 1.5) ซึ่งรายการเหล่านี้ยังคงต้องมีการบันทึกบัญชีโดยตรงในสมุดรายวัน นอกจากนั้นคุณอาจจะป้อนข้อมูลในสมุดรายวันโดยตรงเนื่องจากต้องการใช้งานระบบบัญชีเพียงระบบเดียว มี สิ่งที่คุณทราบก่อนเริ่มปฏิบัติงานในระบบบัญชี คือ การป้อนข้อมูลในระบบบัญชีนั้น จะไม่มีการเชื่อมโยงไปยัง ระบบลูกหนี้ระบบเจ้าหนี้ ระบบสินค้า ซึ่งหมายความว่าคุณจะไม่สามารถตั้งลูกหนี้หรือเจ้าหนี้รายตัวได้จาก การป้อนข้อมูลในสมุครายวันหรือไม่สามารถตัดสต็อกได้จากการป้อนข้อมูลในสมุดรายวันเช่นกัน ต้นแบบวิธีการบันทึก เพื่ออำนวยความสะควกในการบันทึกบัญชีให้กับผู้ใช้งานโปรแกรม Expressซึ่งผู้ใช้ไม่เป็นต้องจดจำรูปแบบ หรือวิธีการบันทึกบัญชีโดยการบันทึกบัญชีต่างๆ จะอาศัยสมุห์บัญชี หรือผู้ที่มีความเชี่ยวชาญค้านบัญชีเป็นผู้ กำหนครูปแบบการบันทึกบัญชีไว้ก่อน จากนั้นผู้ใช้สามารถนำต้นแบบการบันทึกบัญชีนี้ ไปบันทึกในสมุคราย วันได้ทันที ซึ่งจะช่วยลดข้อผิดพลาดจากการบันทึกบัญชีได้อย่างมาก การกำหนดต้นแบบวิธีการบันทึก ให้คุณ เข้าที่ เมนูบัญชีข้อ 7 ต้นแบบวิธีการบันทึก จะปรากฏหน้าจอดังในรูป รูปที่ 1 หน้าจอต้นแบบวิธีการบันทึก
223 รายการในต้นแบบนี้จะเป็นรายการที่ใช้บันทึกในสมุครายวันโดยตรงเท่านั้น คุณจะไม่สามารถนำต้นแบบนี้ไป ใช้ในเมนูอื่น ๆ เช่น การซื้อ การขาย รับเงิน-จ่ายเงินได้ การกำหนดต้นแบบขึ้นมาใหม่ ให้คุณป้อนรายละเอียดดังต่อไปนี้ ㆍ รหัส ควรจะกำหนดให้สามารถสื่อความหมายได้ดี เช่น หากเป็นการบันทึกค่าใช้ง่าย อาจจะใช้คำว่า EXPENSE และควรกำหนครหัสเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ ㆍ รายละเอียด รายละเอียดของต้นแบบนี้ เช่น บันทึกค่าใช้จ่ายประจำเดือน , ปรับปรุงภาษี ประจำเดือน ㆍ บัญชี ให้ป้อนเลขที่บัญชีที่จะใช้ในการเดบิต หรือเครดิด ㆍแผนก กรณีต้องการบันทึกบัญชีแยกตามแผนกจะต้องระบุรหัสแผนกด้วย แต่หากไม่ใช้แผนก ให้ปล่อยช่อง นี้ว่างไว้ ㆍ คำอธิบาย คำอธิบายรายการของแต่ละเลขที่บัญชีที่คุณป้อนเข้าไป เช่น หากเป็นการจ่ายค่าใช้จ่ายค่าน้ำ คุณอาจจะป้อนคำว่า จ่ายค่าใช้จ่ายค่าน้ำ เข้าไป ㆍ DR/CR ใช้ในการระบุว่าเลขที่บัญชีที่คุณป้อนเข้าไปนั้น อยู่ในฝั่งเดบิต หรือเครคิต โดย 0 หมายถึง ด้านเด บิต (DR) และ 1 หมายถึง ด้านเครดิต (CR) ㆍ จำนวนเงิน หากคุณทราบจำนวนเงินของรายการบัญชีนี้ที่แน่นอน คุณสามารถป้อนจำนวนเงินดังกล่าวเข้า ไปได้ทันที แต่หากไม่ทราบจำนวนเงินที่แน่นอน ให้ปล่อยจำนวนเงินว่างไว้ ซึ่งโปรแกรมจะให้คุณป้อนจำนวน เงินนี้อีกครั้งหนึ่ง เมื่อมีการนำต้นแบบนี้ไปอ้างอิงถึงในการบันทึกในสมุดรายวัน การบันทึกต้นแบบดังกล่าวคุณสามารถบันทึกเป็นแบบรายการบัญชีรวม (Compound Entry) ได้ นั่นคือคุณ สามารถเดบิด หรือเครคิดในต้นแบบวิธีการบันทึกมากกว่า 1 เลขที่บัญชีได้ คุณสามารถนำต้นนแบบวิธีการ บันทึกนี้ไปอ้างอิงถึงเมื่อมีการบันทึกรายการในสมุดราชวันได้ทันที โดยการคลิกไอคอนรูปแว่นขขาย ในช่อง เลขที่ใบสำคัญ ซึ่งจะได้กล่าวถึงรายละเอียดในการนำดันแบบการบันทึกไปใช้ ที่หัวข้อ 'การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน' อีกครั้งหนึ่ง การบันทีกบัญชีในสมุดรายวัน ข้อมูลโดยส่วนใหญ่ที่ป้อนเข้าในโปรแกรมจะถูกผ่านรายการมาที่สมุดรายวันให้โดยอัดโนมัติ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย แต่รายการบางประเภทยังคงต้องบันทึกที่สมุดรายวันโดยตรง เช่น การปรับปรุงภาษีมูลค่าเพิ่ม ประจำเดือน
224 รูปที่ 2 หน้าจอสมุดรายวัน ข้อมูลในสมุครายวัน ให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงประจำวัน และเลือกสมุดรายวัน เช่น สมุครายวันทั่วไป สมุดรายวันซื้อ สมุดรายวันขาย วิธีเพิ่มข้อมูลให้คุณคลิกไอคอนเพิ่มมูล (หรือกด <Alt+A>) จากนั้นกด <Enter> ผ่านช่องเลขที่ใบสำคัญ โปรแกรมจะลำดับเลขที่ให้โดยอัดโนมัติ (ให้กำหนด ได้ที่ เมนูเริ่มระบบ 1.7 ระบบบัญชี) สำหรับการป้อนรายการบัญชีในส่วนของจำนวนเงิน หากต้องการเปลี่ยนจากเดบิตเป็นเครดิต หรือจากเครคิดเป็นเครบิต ให้ใช้ป้อนเป็นยอดติดลบ โปรแกรมก็จะทำการเปลี่ยนด้านให้ รูปที่ 3 การบันทึกบัญชีในสมุดรายวัน หรือหากต้องการหาขอคผลต่างจากบัญชีที่ป้อนเข้าไป เช่น จากรูป ได้เคบิตบัญชีภาษีขาย 21,480.02 เครดิต ภาษีซื้อคัวยยอด 11.043.39 และเครดิตบัญชีเจำหนี้กรมสรรพากรด้วยยอดผลต่าง เมื่อคุณป้อนเลขที่บัญชี เจ้าหนี้กรมสรรพากรเรียบร้อยแล้ว ขณะอยู่ที่ช่องจำนวนเงินให้กด <F2> โปรแกรมจะคำนวณยอดผลต่าง ระหว่างบัญชีค้านเดบิตและเครดิตให้โดยอัตโนมัติเมื่อต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกที่ไอคอนบันทึกข้อมูล (หรือ กด <F9> )
225 การอ้างถึงเลขที่บัญชีภาษีซื้อ ภาษีขาย เช็ครับล่วงหน้า เช็คจ่ายล่วงหน้า หลังจากการคุณบันทึกรายการ โปรแกรมหน้าจอให้คุณกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับรายการนั้น ๆ ตัวอย่างเช่น หากคุณอ้างถึงเลขที่บัญชีภาษี ขาย โปรแกรมจะแสดงหน้าจอเพื่อให้คุณกรอกรายละเอียดของใบกำกับภาษี (ขอให้ให้คุณศึกษาวิธีการป้อน ข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มและเช็คในหัวข้อต่อไป) ซึ่งผลจากข้อมูลในหน้าจอนี้ โปรแกรมจะผ่านรายการไป ยังแฟ้มภาซื้อ แฟ้มภาษีขาย แต่หากคุณไม่ต้องการป้อนมูล ให้คลิกปุ่ม ยกเลิก (หรือกดปุ่ม <Esc>) โปรแกรม จะทำการบันทึกบัญชี แต่ไม่ผ่านรายการไปยังแฟ้มภาษีมูลค่าเพิ่ม และทะเบียนเช็คให้ รูปที่ 4 กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม ㆍเลขที่ใบกำกับภาษี เป็นเลขที่ใบกำกับภาษีที่คุณออกให้กับลูกค้า (กรณีจำหน่ายสินค้า หรือรับรายได้ หรือ ได้รับจากผู้จำหน่าย (กรณีซื้อสินค้าหรือจ่ายค่าใช้จ่าย) ㆍวันที่ใบกำกับภาษี วันที่ในใบกำกับภาษี ㆍยื่นภาษีรวมในงวด เดือนที่ต้องการยื่นใบกำกับภาษีฉบับนี้ หากคุณได้รับใบกำกับภาษีจากผู้จำหน่ายล่าช้า คุณสามารถระบุงวด เป็นเดือนถัดไปได้ ㆍยื่นเพิ่มเติม ในกรณีขึ้นใบกำกับภาษีล่าช้า คุณสามารถแยกรายการภาษีที่ยื่นเพิ่มเติมนี้เป็นอีกรายงานหนึ่ง แยกต่างหากจากรายงานภาษีประจำเดือน โดยการตอบ 'Y’ ในช่องข้อมลนี้ แต่หากต้องการยื่นรวมกับรายงาน ภาษีประจำเดือนให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ ㆍรายการของแผนก หากต้องการยกการนภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นของแต่ละแผนก ให้ระบุแผนกที่ต้องการเข้าไป ช่องข้อมูลที่ไม่มีในหน้าจอการป้อนข้อมูลภาษีขาย ㆍเลขที่ออกใหม่ สรรพากรกำหนดให้นำใบกำกับภาษีซื้อมาลำดับเลขใหม่ เพื่อให้แสดงในรายงานภาษีซื้อ (โปรแกรมจะแสดงทั้งเลขที่ออกใหม่ และเลขที่ใบกำกับภาษีเดิมในรายงาน) ในการป้อนข้อมูลส่วนนี้คุณ สามารถปล่อยว่างไว้ก่อน โดยคุณสามารถสั่งลำดับเลขที่ใหม่ได้อีกครั้งหนึ่ง ในแฟ้มภาษีซื้อ (จะได้กล่าวถึง วิธีการในบทที่ 16 การป้อนข้อมูลในระบบภาษี)
226 ㆍ ภาษีขอคืนได้ การซื้อสินค้าหรือจ่ายด่าใช้จ่ายโดยทั่วไป ภาษีซื้อที่คุณต้องเสียไปจะสามารถนำมาขอคืนได้ (โดยหักจากภาษีขาย เพื่อนำส่งทุก ๆ เดือน) ดังนั้นหากภาษีซื้อที่เกิดขึ้นเป็นการซื้อสินค้าหรือง่ายค่าใช้จ่ายที่ เป็นไปตามระเบียบของทางราชการ ให้คุณป้อนขอคมูลค่าสินค้า และภาษีซื้อ ในช่องภาษีขอคืนได้ ㆍ ภาษีขอคืนไม่ได้ หากภาษีซื้อที่คุณต้องจ่ายไป ไม่เข้าหลักเกณฑ์ของทางราชการ เช่น คุณอาจจะได้รับ ใบกำกับภาษีที่ไม่สมบูรณ์ หรือจ่ายค่าใช้จ่ายซึ่งไม่เข้าหลักเกณฑ์ตามที่กฎหมายกำหนด ให้คุณป้อนมูลค่าสินค้า และมูลค่าภาษีในช่องภาษีขอคืนไม่ได้นี้ ㆍมูลค่าสินค้หรือบริการอัตราศูนย์กรณีมีการซื้อสินค้า ซึ่งกฎหมายมีการยกเว้นภาษีหรือได้รับอัตราภาษีเป็ร ศูนย์ แต่ยังคงต้องยื่นแบบให้ทางราชการ ให้คุณป้อนมูลค่าสินค้าที่ช่องมูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์ ㆍคำอธิบาย ข้อความอธิบายเกี่ยวกับรายการภาษีมูลค่าเพิ่มนี้ เช่น ซื้อสินค้าจาก-ผู้จำหน่าย,ขายเงินเชื่อให้- ลูกค้า ซึ่งข้อความดังกล่าวจะถูกนำไปแสดงในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม ㆍ หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบกำกับภาษีฉบับนี้ หากมีใบกำกับภาษีทั้งภาษีซื้อหรือภาษีขายมากกว่า 1 ใบ หลังจากที่บันทึกรายละเอียดของใบกำกับภาษีใบ แรกและบันทึกรายการแล้ว ให้คุณดับเบิ้ลคลิกรายการในตาราง สำหรับการป้อนภาษีขายใบถัดไป รูปที่ 5 คลิกแท็บภาษีขาย และดับเบิ้ลคลิกในรายการในตาราง เพื่อใบกำกับภาษี วิธีการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับเช็ค การป้อนข้อมูลในหน้จอเช็ดจ่ายหรือเช็ครับ จะมีวิธีการที่คล้ายคลึงกัน ดังนั้นจึงขอยกตัวอย่างการป้อนข้อมูล ในหน้าจอเช็คจ่าย โดยหากคุณอ้างถึงเลขที่บัญชีเช็ดจ่ายถ่วงหน้า โปรแกรมก็จะแสดงหน้าจอดังรูป เพื่อให้ กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับเช็ก เช่น เลขที่เช็ค รหัสธนาคาร วันที่ และแสดงจำนวนเงินของเช็คจ่ายให้โดย อัตโนมัติเช่นเดียวกับจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่ม
227 รูปที่ 6 กรอกรายละเอียดเกี่ยวกับเช็คจ่ายล่วงหน้า ㆍเช็คเลขที่ เลขที่เช็ก ที่จ่ายให้ผู้จำหน่าย (หรือเลขที่เช็คที่ได้รับจากลูกค้า กรณีเป็นเช็ครับ) ㆍลงวันที่ วันที่ตามหน้าเช็ด ㆍเช็คธนาคาร รหัสธนาคารของเช็ดฉบับนี้ ซึ่งคุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกรหัสธนาคารที่ ได้กำหนดไว้แล้วขึ้นมา ㆍ รหัสผู้จำหน่าย/ลูกค้า รหัสผู้จำหน่ายที่คุณได้จ่ายเช็กให้ (กรณีเช็ดจ่าย) หรือรหัสลูกค้าชำระเช็คฉบับนี้ ให้กับคุณ ㆍ จำนวนเงิน จำนวนตามเช็ค ㆍ หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับเช็ดฉบับนี้ ㆍ เช็ดของเผนก หากคุณต้องการระบุแผนกที่ได้จ่ายเช็คฉบับนี้ คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อ เรียกดูรหัสแผนกที่ได้กำหนดไว้แล้ว แต่หากไม่ต้องการระบุแผนกให้กด <Enter> ผ่าน หากมีการบันทึกรายการเกี่ยวกับเช็ด ทั้งเช็ครับหรือเช็ดจ่ายในสมุดรายวันมากกว่า 1 ใบ หลังจากที่บันทึก รายละเอียดของเช็ดใบแรกและบันทึกรายการแล้ว ให้คุณคลิกแท็บเช็ดจ่าย สำหรับการป้อนเช็คจ่ายใบถัดไป หรือคลิกแท็บเช็ครับ สำหรับการป้อนเช็ครับใบถัด ๆ ไป การอ้างอิงถึงต้นแบบวิธีการบันทึก หากคุณต้องการนำตันแบบวิธีการบันทึก ที่ได้บันทึกไว้ใน เมนูบัญชี ข้อ 7 ดิ้นแบบวิธีการบันทึก มาใช้ในการ บันทึกในสมุดรายวัน เมื่อคุณกคปุ่มเพื่อเพิ่มข้อมูลเแล้ว ในช่องเลขที่ใบสำคัญให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย และเลือกต้นแบบวิธีการบันทึกที่คุณต้องการ โปรแกรมจะแสดงรายการบัญชีในต้นแบบที่อ้างถึงขึ้นมาให้ โดยอัตในมัติ จากนั้นให้คุณปื้อนเลขที่ใบสำคัญ วันที่ที่บันทึกรายการ แล้วจึงบันทึกรายการ
228 รูปที่ 7 การอ้างถึงต้นแบบวิธีการบันทึก การคัดลอกรายการบัญชีจากใบสำคัญอื่น ในกรณีที่คุณต้องบันทึกรายการบัญชีซ้ำ ๆ กัน นอกจากจะสามารถใช้ดันแบบการบันทึกเพื่อการคัดลอกมาใช้ งานแล้ว คุณยังสามารถคัดลอกรายการบัญชีจากใบสำคัญฉบับอื่น มาที่ใบสำคัญที่บันทึกขึ้นใหม่นี้ โดยเมื่อคุณ เพิ่มข้อมูล และอยู่ที่ช่องเลขที่ใบสำคัญแล้วให้กคปุ่ม <Cr+F6> โปรแกรมจะแสดงใบสำคัญที่เคยบันทึกไว้แล้ว ขึ้นมาเพื่อให้คุณคัดลอก รูปที่ 8 การคัดลอกรายการจากใบสำคัญฉบับอื่น ให้คุณเลือกใบสำคัญที่ต้องการโปรแกรมจะคัดลอกรายการบัญชีจากใบสำคัญฉบับที่อ้างถึงขึ้นโดยอัตโนมัติ ให้ คุณป้อนเลขที่ และวันที่ใหม่เข้าไป
229 การผ่านรายการไปยังแยกประเภท โปรแกรมจะผ่านรายการจากเมนูต่าง ๆ เช่น เมนูซื้อ เมนูขาย หรือเมนูอื่น ๆ ที่เกี่ยวระบบบัญชีมายังสมุด รายวันและผ่านไปยังแยกประเภทให้ในทันทีที่บันทึกรายการเรียบร้อย แต่หากคุณใช้โปรแกรม Express เวอร์ ชั่น 1.5 ซึ่งรองรับประกาศของกรมสรรพากรฉบับที่ 63 โปรแกรมจะยังไม่บันทึกรายการต่างๆ ไปแยกประเภท ในทันที รายการต่าง ๆ ที่คุณบันทึกเข้าไปจะถูกบันทึกไว้ในสมุดรายวันที่ยังไม่ผ่านบัญชี และรอให้คุณ ตรวจสอบรายการว่าถูกต้องครบถ้วน จึงผ่านรายการไปยังแยกประเกท ซึ่งจะไม่สามารถแก้ไขรายการนั้น ๆ ได้อีก การแก้ไขรายการบัญชีที่ผ่านไปยังแยกประเภทแล้ว สามารถทำได้โดยการทำใบสำคัญปรับปรุงรายการ หรือ การแก้ไขแบบมีร่องรอย เท่านั้น หมายเหตุ เมื่อคุณเข้าในเมนูลงประจำวันดังรูปที่ 9 จะปรากฎเมนูย่อยอีก 2 เมนู คือ รายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี แลรายการ ที่ผ่านบัญชีแล้ว (เฉพาะ Express เวอร์ชั่น 1.5) รูปที่ 9 สมุดรายวันแยกเป็นรายการที่ยังไม่ผ่านบัญชีและผ่านบัญชีแล้ว การผ่านรายการไปยังแยกประเภท ให้คุณเข้าในเมนูรายการที่ยังไม่ผ่านบัญชี โปรแกรมจะแสดงสมุดรายวัน ทั้งหมด เช่น สมุดรายวันทั่วไป สมุครายวันซื้อ สมุดรายวันขาย เมื่อเข้าในหน้าจอสมุดรายวันเล่มที่ต้องการแล้ว ให้คลิกที่ไอคอน เลือกรายการผ่านบัญชี ดังรูป ส าหรับระบบอื่น ๆ เช่น ระบบสต็อก ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ จะมีการเชื่อมโยงถึงกันตามปกติ
230 รูปที่ 10 เมนูผ่านรายการไปยังแยกประเภท หากคุณต้องการรผ่านบัญชีเฉพาะใบสำคัญที่แสดงในหน้าจอเพียงใบเดียวให้เลือกที่หัวข้อ ผ่านบัญชีรายกานี้ แต่หากต้องการผ่านบัญชีครั้งละมากกว่า 1 ใบสำกัญ ให้เลือกที่เมนู เลือกรายการผ่านบัญชี จะปรากฎหน้าจอ ดังรูปที่ 11 รูปที่ 11 เลือกช่วงรายการที่จะผ่านบัญชี วิธีการผ่านรายการบัญชีเป็นช่วง ให้ปฏิบัติดังนี้ ㆍใบสำคัญจาก...ถึง...ให้ป้อนเลขที่ใบสำคัญที่ต้องการผ่านรายการ ตัวอย่าง หากต้องการผ่านเอกสารขายเงิน เชื่อตั้งแต่เลขที่ 1 ถึงเลขที่ 10 ให้ป้อนข้อมูลในช่อง 'ใบสำเป็น IV0000001ในช่อง 'ถึง' ให้ป้อนเลขที่เอกสาร ใบสุดท้าย คือ IV0000010 ㆍวันที่จาก...ถึง... ให้ป้อนช่วงวันที่ที่ต้องการผ่านรายการ เช่น หากต้องการผ่านรายการตั้งงแต่วันที่ 1 ถึง วันที่ 30 มิถุนายน 2547 ให้ป้อนในช่อง 'วันที่จาก' เป็น 01/06/47 และในช่อง 'ถึง' ให้ป้อนเป็นวันที่สุดท้ายที่ ต้องการผ่านรายการคือ วันที่ 30/06/47 เมื่อป้อนช่วงเลขที่ใบสำคัญ และช่วงวันที่เรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกปุ่ม ทำงาน เพื่อเริ่มการผ่ารายการ โดย โปรแกรมจะแสดงรายการ ที่กำลังผ่านบัญชี ในช่อง 'กำลังผ่านเอกสาร' และหากรายการบัญชีที่มีปัญหา เช่น ใบสำกัญยอดไม่ได้ดุล โปรแกรมจะแสดงจำนวนรายการที่มีปัญหาไว้ที่ช่อง 'ไม่ผ่าน'
231 การแก้ไขรายการบัญชี กรณีป้อนเลขที่บัญชีหรือยอดเงินไว้ไม่ถูกต้อง คุณสามารถทำการแก้ไขได้ตลอดเวลา แต่หากคุณต้องการลบ เลขที่บัญชีบางรายการ ให้คุณคลิกที่เลขที่บัญชีที่ต้องการจะลบ จากนั้นคลิกไอคอนลบข้อมูล (หรือกด <AI+D>) เพื่อลบข้อมูล จะปรากฎเครื่องหมาย "" หน้าเลขที่บัญชีนั้น ๆ ดังในรูป รูปที่ 12 การลบเลขที่บัญชีบางรายการ การลบใบสำคัญ หากเป็นรายการที่คุณบันทึกในสมุครายวันโดยตรง (ไม่ได้ผ่านมาจากระบบอื่น เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย) สามารถปฏิบัติได้ทันที แต่หากเป็นรายการที่ผ่านมาจากระบบอื่น คุณต้องระมัคระวังในการลบข้อมูลเนื่องจาก โปรแกรมจะไม่ได้ลบรายการต้นทางให้ด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณลบรายการซึ่งผ่านมาจากเมนูขายเงินเชื่อทิ้ง ในหน้าจอขายเงินเชื่อใบกำกับสินค้าใบนั้นจะไม่ได้ถูกลบไปด้วย ซึ่งอาจจะก่อให้เกิดปัญหาเมื่อคุณเปรียบเทียบ รายงานทางบัญชีกับรายงานวิเคราะห์การขาย หรือรายงานลูกหนี้ การแก้ใขแบบมีร่องรอย หากคุณใช้โปรแกรม Express เวอร์ชั่น 1.5 คุณจะไม่สามารถแก้ไขใบสำคัญที่ผ่านรายการไปยังแยกประเภท แล้วได้ ดังนั้นหากต้องการแก้ไขรายการคุณจะต้องทำรายการปรับปรุงในสมุดรายวันที่ยังไม่ผ่านรายการ โดย อาจจะกลับรายการบัญชีที่เคยบันทึกไว้แล้ว หรือหากเป็นรายการบัญชีที่ผ่านมาจากระบบอื่น ๆ ของโปรแกรม เช่น ขายเงินเชื่อแต่ป้อนรากาขายไม่ถูกต้อง และได้ผ่านรายการนี้ไปยังแยกประเภทแล้วคุณจะต้องเปิดใบลค หนี้ให้กับลูกค้า หรือกรณีเป็นรายการที่คุณปื้อนข้อมูลเข้าโดยตรงในสมุครายวัน การแก้ไขทำได้โดยเลือกที่เมนู รายการที่ผ่านบัญชีแล้ว และเลือกสมุดรายวันที่ต้องการแก้ไขรายการ จากนั้นคลิกเลือกที่ไอคอน แก้ไขแบบมี ร่องรอย ดังนี้
232 รูปที่ 13 เมนูแก้รายการแบบมีข้อมูล ให้คุณป้อนข้อมูลการปรับปรุงรายการ จากนั้นให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล เพื่อบันทึกข้อมูล ในค้นหน้าของ เลขที่บัญชีที่มีการแก้ไขแบบมีร่องรอย จะมีตัวอักษร 'E' เพื่อใช้อ้างอิงว่ามีการแก้ไขรายการบัญชีรายการนี้ รูปที่ 14 รายการที่มีการแก้ไขแบบมีร่องรอย สร้างสมุดรายวัน โปรแกรมได้เตรียมสมุดรายวันไว้ทั้งหมด 5 เล่ม ดังรูป ซึ่งสามารถเพิ่มเติมได้ตามความเหมาะสม
233 รูปที่ 15 หน้าจอสมุดรายวัน การแก้ไขหรือเพิ่มเติมสมุครายวันให้เข้าที่ เมนูบัญชี ข้อ 8 สร้างสมุดรายวัน จากนั้นเพิ่มข้อมูล และป้อนราย ละเอียคดังต่อไปนี้ (ไม่ควรแก้ไข หรือลบสมุคราบวันที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ในเบื้องต้นทั้ง 5 เล่ม เนื่องจาก อาจจะมีระบบอื่น ๆ ของโปรแกรม เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย เชื่อมโยงอยู่กับสมุดรายวันต่าง ๆ เหล่านี้) ㆍรหัสให้ลำดับต่อจากรหัสเดิมที่โปรแกรมมีอยู่แล้ว เช่น 05, 06,07 ㆍชื่อย่อ ชื่อย่อของสมุคราชวันเล่มใหม่ เช่น หากคุณเพิ่มสมุครายวันเงินสดย่อย อาจจะใช้ ชื่อย่อเป็น 'งสย่อย' โดยความยาวของชื่อย่อต้องไม่เกิน 6 ตัวอักษร ㆍราชละเอียด-โ ชื่อเต็มของสมุครายวันเล่มใหม่ เช่น สมุดรายวันเงินสดย่อย ㆍ รายละเอียด-E ชื่อเต็มของสมุดรายวันเล่มใหม่ ที่เป็นภาษาอังกฤษ ㆍ รหัสนำหน้า ตัวอักษรนำหน้าเลขที่ใบสำคัญ เพื่อระบุว่าเป็นเอกสารชนิดใด เช่น JV หมายถึงสมุครายวัน ทั่วไป 'PV' หมายถึงสมุดรายวันจ่าย การกำหนดคำจะห้องไม่ซ้ำกับรหัสนำหน้าที่มีอยู่เดิม ㆍ ดันแบบ คุณสามารถนำตันแบบวิธีการบันทึก ที่ได้กำหนดไว้ก่อนหน้านี้มาป้อนเข้าไปซึ่งจะมีประโยชน์เมื่อ เข้าไปป้อนข้อมูลในสมุดรายวัน โปรแกรมจะแสดงดันแบบการบันทึกรายการขึ้นมาให้โดยอัดโนมัติ เมื่อบันทึกข้อมูลต่างๆ ข้างต้นเรียนร้อย จะมีหน้าจอเกี่ยวกับรับรองเอกสารและการอนุมัติ เพื่อพิมพ์เอกสารซ้ำ แสดงดังในรูป
234 รูปที่ 16 กำหนดใบรับรองเอกสารหรืออนุญาตให้พิมพ์ซ้ำ ให้คุณป้อนระดับของผู้ใช้งานที่มีสิทธิในการรับรองเอกสาร และอนุมัติการพิมพ์เอกสารซ้ำ เช่น ระดับ 1, 5 หรือ 9 ในเรื่องของระดับของผู้ใช้งานคุณสามารถกำหนดได้จากเมนูกำหนดระบบความปลอดภัยซึ่งสามารถ ศึกษาวิธีการกำหนดค่าได้จากบทที่ 23 'การกำหนดระบบรักษาความปลอดภัย' ในคู่มือฉบับนี้ แต่หากคุณไม่มี ความจำเป็นต้องมีการรับรองเอกสาร หรือการกำหนคระดับผู้อนุมัติการพิมพ์เอกสารซ้ำ ให้คุณปล่อยช่อง ข้อมูลทั้ง 2 นี้ว่างไว้ เมื่อกำหนดรายละเอียคข้างต้นเรียบร้อยแล้ว เมื่อเข้าใน เมนูบัญชี ข้อ 1 ลงประจำวัน ก็จะมีสมุดรายวันที่ สร้างใหม่นี้ปรากฎขึ้นมาต่อจากสนูครายวันเดิมทั้ง 5 เล่ม ดังในรูป รูปที่ 17 สมุดรายวันที่เพิ่มขึ้นใหม่ เงินสดย่อย การจ่ายค่าใช้จ่ายที่มีจำนวนเงิน ไม่มากนัก โคยส่วนใหญ่กิจการมักจะ ใช้วิธีการกำหนดวงเงินขึ้นมาจำนวนหนึ่ง เพื่อใช้ในการง่ายค่าใช้จ่ายประจำวัน เละเมื่อใช้จ่ายจนหมดวงเงินที่ตั้งไว้ ก็จะมีการเบิกเงินมาชดเขวงเงิน กระบวนการเกี่ยวกับเงินสดย่อย ให้คุณเข้า เมนูบัญชี ข้อ 6 เงินสดย่อย จะปรากฏ เมนูย่อยดังรูป
235 [y รูปที่ 18 เมนูเงินสดย่อย การตั้งวงเงินสดย่อย ให้คุณเข้ามาที่ เมนูบัญชี 6.1 บันทึกจ่ายเงินสดย่อย จะปรากฏหน้าดังรูป จากนั้นเพิ่มข้อมูลโดยมีรายละเอียดที่ ต้องป้อนข้อมูลดังนี้ รูปที่ 19 กำหนดวงเงินย่อย ㆍ เลขที่เลขที่ใบจ่ายเงินสดย่อย ㆍวันที่ วันที่บันทึกการจ่ายค่าใช้จ่ายด้วยเงินสดย่อย ㆍใบเบิก ใบเบิกชดเชยเงินสดย่อย ซึ่งจะแสดงขึ้นมาเมื่อมีการเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย ㆍประเภท กำหนดประเภทของเงินสดย่อยที่จ่าย(คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยายเพื่อเลือกประเภทจาก ฐานข้อมูลที่กำหนดไว้แล้วได้) ซึ่งหากมีค่าใช้จ่ายประเกทใดต้องจ่ายด้วยเงินสดย่อยเสมอ อาจจะกำหนด
236 ประเภทของคำใช้จ่านั้น ๆ ขึ้นมาโดยเฉพาะเช่น ค่าใช้จ่ายวัสดุสำนักงาน ค่าล่วงเวลาพนักงาน ซึ่งจะช่วยให้คุณ สามารถพิมพ์รายงานเงินสดย่อยแยกตามประเภทได้ ㆍสถานะ สถานะของการจ่ายเงินสดย่อย (เช่นเดียวกับประเภทของเงินสดย่อย คุณสามารถคลิกไอคอนรูป แว่นขยาย เพื่อเลือกประเภทจากฐานข้อมูลที่กำหนดไว้แล้วได้) เช่น คุณอาจจะกำหนดสถานะเป็น 'เรียบร้อย' 'ยังขาดใบเสร็จ' เพื่อใช้ในการตรวจสอบสถานะของรายการจ่ายเงินสดย่อยว่าเรียบร้อยสมบูรณ์แล้วหรือไม่ ㆍหมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุใด ๆ ที่คุณต้องการระบุเพิ่มเติมในใบจ่ายเงินย่อยฉบับนี้ จากนั้นให้คุณระบุในช่องเลขที่บัญชีเป็นเลขที่บัญชีเงินสดหรือเงินสดย่อย และหากมีการตั้งวงเงินสดย่อยแยก ตามแผนก ให้กำหนดรหัสแผนกในช่องแผนก ในช่องรายการเป็นคำอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับเลขที่บัญชีที่อ้างถึง สุดท้ายจึงป้อนจำนวนเงินของวงเงินสดบ่อยในช่องจำนวนเงินในขั้นตอนข้างต้นจะเป็นเพียงการกำหนดวงเงิน สดย่อยจำนวนหนึ่งขึ้นมา แต่จะยังไม่มียอดเงินที่จะนำมาใช้จ่ายได้จนกว่าจะมี 'การจ่ายเงินเพื่อตั้ง วงเงินสดย่อย' การจ่ายเงินเพื่อตั้งวงเงินสุดย่อย หลังจากได้กำหนดวงเงินสดย่อยแล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการจ่ายเงินให้กับผู้รับผิดชอบเพื่อใช้จ่ายในกาปฏิบัติงาน ตามจำนวนที่ได้กำหนดไว้ รูปที่ 20 จ่ายเช็คเพื่อตั้งวงเงินสด หลังจากเข้าที่ เมนูบัญชี 6.2 เบิกชดเชยเงินสดฮ่อย ให้คุณเพิ่มข้อมูลในส่วนของเลขที่ วันที่และคำอธิบาย เพิ่มเติมของใบเบิกชเซยเงินสดย่อยนี้ จากนั้นจะมีหน้าจอแสดงขึ้นมาให้ป้อนข้อรูป
237 รูปที่ 21 หน้าจอที่จะขึ้นมารับข้อมูลหลังจากป้อนเลขที่และวันที่แล้ว ให้คุณระบุวันที่ที่มีการตั้งวงเงินสดย่อย จากในรูปที่ 19 เป็นวันที่ 03/06/43 ในส่วนช่องเลขที่ใบสำคัญ จากและถึงให้ปล่อยเป็นค่าตามที่แสดงขึ้นมา (คือจาก ' ถึง 'zzzzzzzzz') และให้คลิกปุ่ม ทำงานโปรแกรมจะ นำขอดเงินที่ได้ป้อนไว้ในเมนูการจ่ายเงินสดย่อยมาบันทึกในช่องรายการให้โดยอัตโนมัติดังนั้นจะมีข้อควร ระวัง คุณจะต้องยังไม่มีการจ่ายค่ใช้จ่ายใด ๆในเมนูบันทึกการจ่ายเงินสดย่อยก่อนที่จะเข้ามาตั้งวงเงินสดย่อย ในเมนูนี้ หากคุณตั้งวงเงินสดข่อยด้วยเงินสด การบันทึกรายการข้างต้นจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว แต่หากเป็น การจ่ายเช็คเพื่อตั้งวงเงินสดย่อยให้ป้อนเลขที่เช็ค โดยการดับเบิ้ลคลิกที่รายการเช็คค้านล่างของหน้าจอ เพื่อป้อนรายละเอียดเกี่ยวกับเช็กจ่าย เช่น เลขที่เช็กจ่าย วันที่เช็ค ธนาคารเจ้าของเช็ค และจำนวนเงินในเช็ค ซึ่งคุณสามารถป้อนรายการเช็คมากกว่า 1 รายการได้ การจ่ายเงินสดย่อย จะใช้วิธีการเช่นเดียวกับการตั้งวงเงินสดย่อย แต่จะแตกต่างกันในส่วนของเลขที่บัญชีที่จะ บันทึกในส่วนของรายการบัญชี ให้คุณระบุเป็นเลขที่บัญชีของต่ำใช้จ่ายที่มีการจ่ายด้วยวงเงินสดช่อย ซึ่งกุณ สามารถป้อนเลขที่บัญชีของคำใช้จ่ายที่เบิกจ่ายด้วยเงินสดย่อยได้มากเท่าที่ต้องการในใบจ่ายเงินสด03/01/48 ย่อยดังในรูป รูปที่ 22 รายการค่าใช้จ่ายที่จ่ายด้วงเงินสดย่อย หากค่าใช้จ่ายดังกล่าวมีใบกพำกับภาษีให้คุณคลิกที่เห็น รายการภาษีซื้อ (หรือใช่คีย์ลัด <Ctrl+F7> และ ดับเบิ้ลคลิกในส่วนของรายการ เพื่อป้อนรายละเอียดใบกำกับภาษีดังรูป
238 รูปที่ 23 ป้อนรายละเอียดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม การจ่ายคำาใช้จ่ายด้วยเงินสดย่อยนี้จะยังไม่มีการบันทึกบัญชีใดๆ การบันทึกบัญชีจะเกิดขึ้นเมื่อมีการเบิกการ เบิกชดเชยเงินสดย่อย การเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย เมื่อมีการจ่ายค่าใช้จ่ายด้วยเงินสดย่อยมาในช่วงระยะเวลาหนึ่ง จนยอดเงินในวงเงินสดย่อยลดน้อยลง จนต้อง มีการเบิกเงินมาชดเชยวงเงินสดย่อย ให้คุณเข้าในเมนูเบิกชดเชยเงินสดย่อย ซึ่งวิธีการป้อนข้อมูลจะ เช่นเดียวกับการจ่ายเงินเพื่อตั้งวงเงินสดย่อย โดยให้คุณระบุช่วงวันที่ของการบันทึกค่าใช้จ่ายที่จะนำมาเบิก ชดเชย จากนั้นจะได้หน้าจอดังรูป รูปที่ 24 หน้าจอที่ได้หลังจากเบิกชดเชยวงเงินสดย่อย การบันทีกบัญชีสินต้าสำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic การเคลื่อนไหวของสินค้าไม่ว่าจะเกิดจากรายการซื้อ รายการขาย หรือการปรับปรุงเพิ่ม -ลดยอดของสินค้า สำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic นั้นจะไม่มีการบันทึกบัญชีสินค้าในทางด้านบัญชีหรือสมุดรายวัน โดย
239 เมื่อคุณต้องการทราบยอดสินค้าคงเหลือหรือการเคลื่อนไหวของรายการสินค้า จะต้องพิมพ์รายงานสินค้าของ โปรแกรม คุณจำเป็นต้องมีการตรวจนับยอดสินค้าคงเหลือหรือตรวจสอบยอดคงเหลือจากในรายงานสินค้า คงเหลือของโปรแกรม และนำมาป้อนใน เมนูบัญชี ข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ ดังรูป รูปที่ 25 หน้าจอบัญชีสินค้าคงเหลือ การป้อนยอดคงเหลือให้คุณคับเบิ้ลคลิกที่ช่อง 'ยอดยกมาปีปัจจุบัน' และป้อนยอดยกมาของสินค้า ซึ่งจะต้อง เท่ากับยอดยกมาของสินค้าที่ป้อนไว้ที่ระบบบัญชี (คุณสามารถศึกษาวิธีการป้อนข้อมูลได้จากบทที่ 8 ในหัวข้อ 'การป้อนยอดยกมาค้านบัญชี) จากนั้นให้ <Enter> และป้อนยอดคงเหลือของสินค้าในแต่ละเดือนตามงวด ต่างๆ จากนั้นจึงคลิกไอคอนบันทึกข้อมูล หากคุณได้ตรวจสอบการป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการป้อนข้อมูลสินค้าในโปรแกรมแล้วว่า เป็นข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน คุณสามารถนำยอดที่คำนวณได้จากโปรแกรมมาบันทึกในเมนูบัญชีสินค้าคงเหลือนี้ได้ทันที โดยคลิกที่ ไอคอน คำนวณยอดคงเหลือจากระบบสินค้า หรืออาจจะกดปุ่ม <F5> ดังรูป รูปที่ 26 คำนวณยอดสินค้าคงเพลือจากระบบสินค้า
240 โปรแกรมจะแสดงหน้าจอดังรูป ให้คุณระบุงวดที่ต้องการจะคำนวณและบันทึกยอดคงเหลือ รูปที่ 27 ระบุงวดที่ต้องการจะคำนวณและบันทึกยอดคงเหลือ คุณยังสามารถระบุงวดเป็น -1 ซึ่งจะทำให้โปรแกรมคำนวณและบันทึกยอสินค้าคงเหลือในทุกๆงวด โดยงวดที่ สินค้ายังไม่มีการเดินรายการ (ปิดบิลซื้อ ขาย หรือทำการรับง่ายสินค้าในกรณีอื่น 1) จะแสดงขึ้นมาเป็นยอด คงเหลือของงวดสุดท้ายที่สินค้ามีการเคลื่อนไหว ตัวอย่างเช่น หากคุณป้อนข้อมูลในโปรแกรมมาจนถึงเดือน 6 เมื่อคุณสั่งคำนวณยอดคงเหลือจากระบบสินค้าทุกงวด ยอดคงเหลือในเดือน 7 - 12 จะแสดงเป็นยอดคงเหลือ ของวดที่ 6 ไว้ก่อน เมื่อถึงสิ้นเดือนของเดือนต่อ ๆ ไป จึงเข้ามาป้อนขอดคงเหลือหรือให้โปรแกรมคำนวณยอด ใหม่อีกครั้งหนึ่ง ยอดปีที่แล้ว กรณีที่เริ่มใช้โปรแกรม ยอดปีที่แล้วจะยังไม่มีข้อมูล หากต้องทำงบการเงินเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน ระหว่างปีปัจจุบันกับปีที่แล้ว ให้คุณป้อนมูลค่าปีที่แล้วของแต่ละบัญชี ในหน้าจอยอดปีที่แล้วนี้ สำหรับวิธีการ นำไปใช้ในการเปรียบเทียบนั้น คุณจะต้องสร้างบการเงินเพื่อนำยอดเงินที่ได้ป้อนไว้นี้ไปแสดง (จะได้กล่าวถึง วิธีการสร้างงบการเงินใน บทที่ 24 การสร้างงบการเงิน) การป้อนยอดปีที่แล้ว ให้คุณเข้าที่มนู บัญชี ข้อ 3.2 ยอดปีที่แล้ว ซึ่งจะแสดงหน้าจอดังรูป รูปที่ 28 หน้าจอยอดปีที่แล้ว ในขั้นแรกให้คุณค้นหาเลขที่บัญชีที่ต้องการบันทึกขอคปีที่แล้ว ซึ่งจะต้องเป็นบัญชีย่อยเท่านั้น เมื่อพบเลขที่ บัญชีที่ต้องการแล้ว ให้ดับเบิ้ลคลิก และป้อนยอดคงเหลือในงวดที่ต้องการ (งวดที่ 1-12) โดยคุณจะต้องป้อน เป็นยอดเคลื่อนไหวทางด้านเคบิตและเครดิต ส่วนในช่องข้อมูล 'ยกมา' จะเป็นยอดยกมาของปีที่แล้ว ไม่ใช่ยอด ยกมาของปีปัจจุบัน
241 งบประมาณ เช่นเดียวกับยอดปีที่แล้ว หากคุณต้องการเปรียบเหียบผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นในปีนี้กับงบประมานที่ตั้งไว้ ให้คุณป้อนยอดงบประมาณของแต่ละบัญชี ในหน้าจองบประมาณนี้ สำหรับวิธีการนำไปใช้ในการเปรียบเทียบ นั้น คุณจะต้องสร้างงบการเงินเพื่อนำยอดเงินที่ได้ป้อนไว้นี้ไปแสดง การป้อนยอดงบประมาณ ให้คุณเข้าที่เมนู บัญชี ข้อ 4 งบประมาณ ซึ่งจะแสดงหน้าจอดังรูป รูปที่ 29 หน้อการป้อนยอดงบประมาณ เมื่อเข้ามาในหน้าจอปรับปรุงงบประมาณ ให้คุณเพิ่มเลขที่บัญชีที่ต้องการตั้งบประมาณเข้าไป โดยในช่องเลขที่ บัญชี คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกเลขที่บัญชีที่ต้องการได้ จากนั้นให้ป้อนยอดงบประมาณ ของงวดต่าง ๆ เข้าไป
242 บทที่ 16 การป้อนข้อมูลในระบบภาษี ระบบภาษีในโปรแกรมจะแบ่งการปฏิบัติงานเป็น 2 ระบบหลักๆ คือ ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มและระบบภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย ระบบภาษีมูลค่าเพิ่มทั้งภาษีซื้อ และภาษีขาย เกิดขึ้นจากการบันทึกรายการในระบบต่างๆของโปรแกรมที่มี ส่วนเกี่ยวข้องกับภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น ซื้อขายเงินสดเงินเชื่อ การรับหรือจ่ายชำระหนี้ (ในกรณีเกณฑ์ภาษีเป็น เกณฑ์เงินสด) นั่นคือเมื่อมีการบันทึกรายการต่าง ๆ และคุณได้ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม โปรแกรมจะ ผ่านรายการเหล่านี้ไปยังแฟ้มภาษีซื้อ หรือแฟ้มภาษีขายให้โคยอัตโนมัติ และยังรวมถึงการป้อนรายการในสมุด รายวันโดยตรงที่มีการบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่มด้วยเช่นกัน ที่จะผ่ารายการไปยังแฟ้มภาษีมูลค่าเพิ่ม ส่วนราชการที่เกี่ยวกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย (บุคคลธรรมดา-ภงด.3 หรือนิติบุคคล-กงค.53) จะเกิดขึ้นเมื่อคุณมี การบันทึกรายการจ่ายชำระหนี้ หรือจ่ายค่าใช้ง่าย ที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีการหักภาษีไว้ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เหล่านี้จะถูกผ่านรายการไปยังแฟ้มภาษีหัก ณ ที่จ่ายของโปรแกรมให้โดยอัตโนมัติ เช่นเดียวกับรายการ ภาษีมูลค่าเพิ่ม หากพิจารณาถึงข้อมูลข้างต้นจะเห็นว่ารายการที่เกี่ยวข้องกับภาษีนั้น โปรแกรมจะจัดการข้อมูลต่าง ๆ เหล่านี้ ให้จนกระทั่งสิ้นสุดกระบวนการ คือ พร้อมที่จะให้คุณนำข้อมูลใช้งานตามความเหมาะสม หรือสามารถนำส่ง รายงานให้กับทางราชการ ตามที่กฎหมายกำนดไว้ได้ แต่หากมีรายการที่เกี่ยวกับภาษี ซึ่งไม่ใช่รายการที่เกิดขึ้น ตามปกติ เช่น ในธุรกิจของคุณมีการจำหน่ายสินค้าทั้งชนิดที่ได้รับยกเว้นภาษีและต้องเสียภาษี ซึ่งเมื่อมีการนำ ส่งภาษีจะต้องแยกให้เห็นอย่างชัดเจน หรือกรณีนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มล่าช้าโดยต้องยื่นรวม กับงวดภาษีอื่น หรือการเลือกแบบนำส่งภาษี ณ ที่จ่าย (ภงด.1,ภงด.3,ภงด.53) รายการพิเศษเหล่านี้จะต้อง แก้ไขข้อมูลในระบบภาษีที่เกี่ยงข้อง แฟ้มภาษีซื้อ แฟ้มภาษีซื้อจะเก็บรายการที่เกี่ยวข้องกับภาษีซื้อทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นภาษีซื้อที่เกิดจากรายการซื้อ การบันทึก กำไรัจ่าย หรือรายการอื่นที่ต้องมีการเสียภามีมูลค่าเพิ่ม รายการทั้งหมดในแฟ้มภาษีซื้อนี้จะถูกผ่านรายการมา จากมนูการทำงานต่าง ๆ ของโปรแกรม Express ไม่ว่าจะเป็นการซื้อเงินสด-ซื้อเงินเชื่อ การจ่ายเงินมัดจำการ บันทึกค่าใช้จ่ายอื่น คุณเพียงแค่ทำการตรวจสอบข้อมูลว่ามีความถูกต้องตามรายการค้าที่เกิดขึ้นจริงหรือไม่ การเข้ามนูแฟ้มภาษีซื้อให้คุณไปที่ เมนูการเงิน เลือกข้อ 4.1 แฟ้มภาษีซื้อ ดังรูป
243 รูปที่ 1 เมนูแฟ้มภาษีซื้อ โปรแกรมจะให้คุณป้อนงวดหรือเดือนที่ต้องการดูข้อมูล หากต้องการดูข้อมูลทั้งหมด (ทุกเดือน) ให้ปล่อยว่างไว้ รูปที่ 2 ระบุงวดที่ต้องการจะดูข้อมูลภาษีซื้อ จากนั้นให้คลิกปุ่ม ตกลง หน้าจอจะแสดงข้อมูลภาษีซื้อทั้งหมดในงวดที่คุณระบุขึ้นมาดังรูป รูปที่ 3 หน้าจอแฟ้มภาษีซื้อ ในหน้าจอนี้จะแสดงวันที่ที่เกิดรายการค้าขึ้น เลขที่ใบกำกับภาษีที่ได้รับ มูลค่าของสินค้าและมูลค่าของภาษี และหากคุณเปลี่ยนไปหน้าที่ 2 และ 3 ก็จะเป็นยอดมูลค่าของสินค้าและภาษีที่ขอคืนไม่ได้มูลค่าสินค้าของ อัตราภาษีที่เป็นศูนย์ เลขที่เอกสารภายใน และหมายเหตุ ภาษีซื้อที่ขอคืนไม่ได้ ในกรณีที่คุณมีการจ่ายชำระหนี้เพื่อการซื้อสินค้า หรือค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ที่ไม่เป็นไปตามกฎระเบียบของราชการ ซึ่งทำให้ไม่สามารถนำภาษีซื้อที่เกิดขึ้นไปขอคืนได้ ให้คุณเข้ามาในหน้าจอแฟ้มภาษีซื้อ จากนั้นไปยังเลขที่ ใบกำกับภาษีซึ่งไม่สามารถขอคืนภาษีได้ โดยคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล หรือกด <Alt+E> และทำการแก้ไขย้าย ตัวเลขมูลค่าสินค้าและมูลค่าภาษีซื้อไปยังคอลัมน์ 'ภาษีขอคืนไม่ได้
244 รูปที่ 4 หน้าหลังจากคลิกไอคอนแก้ไขข้อมูล การลำดับเลขที่ใหม่ เนื่องจากสรรพากรกำหนดให้นำใบกำกับภาษีที่คุณได้รับจากผู้จำหน่ายมาลำดับเลขที่ใหม่ โปรแกรมจึงได้ เตรียมหัวข้อที่จะลำดับเลขที่ใบกำกับภาษีนี้ใหม่ให้สะดวกรวดเร็ว โดยรูปแบบของเลขที่ใบกำกับที่โปรแกรมจะ ลำดับให้ใหม่จะเป็นดังนี้ MM/9999999 หมายถึง เป็น เลขเดือน 2 ตำแหน่งลำดับรายการของใบกำกับภาษี เช่น หากเป็นใบกำกับภาษี ใบแรกของเดือนมกราคม โปรแกรมจะลำดับเลขที่เป็น 01/0000001 การลำดับ เลขที่ออกใหม่ ให้คุณคลิกที่ ไอคอน ลำดับเลขที่ออกใหม่ จะมีเมนูย่อยให้เลือกวิธีการเรียงรายการ 2 แบบคือ รูปที่ 5 การลำดับเลขที่ออกใหม่ทำได้ 2 ลักษณะ กรรพากรได้กำหนดวิธีจัดทำรายงานภาษีซื้อ โดยได้ออกประกาศกรมสรรพากรฯ หลายครั้ง ซึ่งในครั้งแรก ๆ จะให้รียงตามวันที่บกำกับภาษีต่อมาในภายหลัง ได้ออกประกาศฉบับที่ 89 เปลี่ยนให้เรียงรายการตามวัน ที่ได้รับใบกำกับภาษี (ได้รับก่อน เรียงไว้ก่อน ซึ่งรายงานแบบนี้ค่อนข้างจะค้นหารายการลำบาก เพราะไม่ได้ เรียงตามวันที่ของใบกำกับภาษี) ดังนั้นรายงานภาษีซื้อที่เหมาะแก่การทำงานจริง ( จึงควรเรียงตามวันที่ ใบกำกับภาษี( แต่ไม่ตรงตามที่กรรมสรรพากร ซึ่งกำหนดให้เรียงตามวัน ที่ได้รับใบกำกับภาษี) อันนี้คุณก็ต้อง ชั่งใจว่า จะใช้แบบใดดี (อาจจจะปรึกษากับทางสรรพากรเขตพื้นที่ของคุณก็ได้) เมื่อคลิกเข้าที่เมนูย่อยของการลำดับเลขที่ออกใหม่ จาปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่ 6 ลำดับเลขที่ใบกำกับภาษีหน้าใหม่
245 คลิกปุ่ม ตกลง เพื่อยืนยันการลำดับเลขที่ใหม่ การลำดับเลขที่ออกใหม่นี้จะมีผลกับการแสงผลในรายงานภาษี ซื้อเท่านั้น แต่จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงเลขที่ใบกำกับภาษีจริงที่ได้รับจากผู้จำหน่าย การยื่นภาษีซื้อเพิ่มเติม ในบางครั้งคุณอาจจะได้รับใบกำกับภาษีล่าช้า ซึ่งทำให้ไม่สามารถยื่นได้ทันเวลาตามวันที่ในใบกำกับภาษีคุณ สามารถเลือกที่จะยื่นใบกำกับภาษีฉบับนี้รวมกับการยื่นภาษีในงวดถัดไปได้โดยให้กุณคลิกข้อมูล หรือกด <AIt+E> ที่ใบกำกับซึ่งต้องการจะยื่นรวมในงวดหรือเดือนอื่น ที่ไม่ใช่งวดของใบกำกับภาษีนั้น ๆ โดยมีราย ละเอียคข้อมูลที่ต้องกำหนคดังนี้ ㆍเลขที่ใบกำกับภาษี เป็นเลขที่ใบกำกับภาษีที่คุณได้รับจากผู้จำหน่าย ㆍวันที่ใบกำกับภายี วันที่ในใบกำกับภาษี ㆍภาษีรวมในงวด เดือนที่ต้องการขึ้นใบกำกับภาฉบับนี้ หากคุณได้รับใบกำกับภาษีจากผู้จำหน่ายล่าช้า คุณ สามารถระบุงวด เป็นเดือนที่ต้องการได้ ㆍยื่นเพิ่มเติม ในกรมีขึ้นใบกำกับภาษีล่าช้า คุณสามารถยกรายการภาษีที่อื่นเพิ่มเติมนี้เป็นอีกรายงาน หนึ่ง แยกต่างหากจากรายงานภาษีประจำเดือน โดยตอบ'Y" ในช่องข้อมูลนี้ แต่ทำหากต้องการอื่นรวมกับรายงาน ภาษีประจำเดือนให้คุณปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ ㆍเป็นรายการของแผนก หากต้องการแยกการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นของแต่ละแผนก ให้ระบุแต่ละแผนกไป ㆍเลขที่ออกใหม่ ในกรณีของเลขที่ใบกำกับภาษีซึ่งคุณได้รับจากผู้จำหน่าย ซึ่งเลขที่จะไม่ใด้เรียงลำดับอย่าง ต่อเนื่อง (1.2.3) คุณสามารถป้อนเลขที่เอกสารใหม่ที่เรียงลำดับเพื่อให้แสดงในรายงานภามีซื้อ (โปรแกรมจะ แสดงทั้งเลขที่ออกใหม่ และเลขที่ใบกำกับภาษีเดิมในรายงาน) ในการป้อนข้อมูลส่วนนี้คุณสามารถปล่อยว่างไว้ก่อน และสั่งลำดับเลขที่ใหม่อีกครั้งหนึ่ง ในแฟ้ม ภาษีซื้อ ㆍภาษีขอคืนได้ การซื้อสินค้าหรือจ่ายคำใช้จ่ายโดยทั่วไป ภาษีซื้อที่คุณต้องเสียไปจะ สามารถนำมาขอคืนได้ (โดยหักจากภาษีขาย เพื่อนำส่งทุก ๆ เดือน) ดังนั้นหากภาษีซื้อที่ เกิดขึ้นเป็นการซื้อสินค้าหรือง่ายค่าใช้ง่ายที่เป็นไปตามระเบียบของทางราชการ ให้คุณ ป้อนยอดมูลค่าสินค้า และภาษีซื้อ ในช่องภาษีขอคืนได้ ㆍ ภาษีขอคืนไม่ได้ หากภาษีซื้อที่คุณต้องจ่ายไป ไม่เข้าหลักเกณฑ์ของทางราชการ เช่น คุณอาจจะได้รับ ใบกำกับภาษีที่ไม่สมบูรณ์ หรือจ่ายค่าใช้จ่ายซึ่งไม่เข้าหลักเกณฑ์ตามที่ กฎหมายกำหนด ให้คุณป้อนมูลค่าสินค้า และมูลค่าภาษีในช่องภาษีขอคืนไม่ได้นี้
246 ㆍมูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์ กรณีมีการซื้อสินค้าหรือบริการ ซึ่งกฎหมายมีการยกเว้นภาษีหรือ กำหนดอัตราภาษีเป็นศูนย์ แต่ยังคงต้องยื่นแบบให้ทางราชการ ให้คุณป้อนมูลค่าสินค้าหรือบริการที่จำหน่ายไว้ ที่ช่อง มูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์ ㆍคำอธิบาย ข้อความอธิบายเกี่ยวกับรายการภาษีมูลค่าเพิ่มนี้ เช่น ซื้อสินค้าจาก-ผู้จำหน่าย ซึ่งข้อความ ดังกล่าวจะถูกนำไปแสดงในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม ㆍหมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบกำกับภาษีฉบับนี้ การเลือกรูปแบบของรายงานภาษีซื้อ ในโปรแกรมได้เตรียมรายงานภาษีซื้อหลาย ๆ แบบ เพื่อให้คุณได้เลือกใช้ตามความเหมาะสม เช่น หากคุณมี การจำหน่ายสินค้าทั้งประเภทที่ได้รับการยกเว้นภาษีและสินค้าที่มีภาษี หรือรายงายงานที่มีการจัดกลุ่มตาม เหตุการณ์ที่เกิดรายการภาซื้ออย่างชัดเจน เช่น รายงานต้นฉบับแบบแยกซื้อสด/เชื่อ ซึ่งจะแยกภาษีซื้อตามบิล ซื้อเงินสด บิลซื้อเงินเชื่อ ใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า หรือใบจ่ายเงินมัดจำ เป็นต้น รูปที่ 7 การเลือกรูปแบบรายงานภาษีซื้อ แฟ้มภาษีขาย แฟ้มภาษีขายจะเก็บรายการที่เกี่ยวข้องกับภาษีขายทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นภาษีขายที่เกิดจากรายการขาย การ บันทึกรายได้หรือรายการอื่นที่ต้องมีการเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม รายการทั้งหมดในแฟ้มภาษีขายนี้จะถูกผ่าน รายการมาจากเมนูการทำงานต่าง ๆ ของโปรแกรม Express ไม่ว่าจะเป็นการขายเงินสดหรือขายเงินเชื่อ การรับเงินมัดจำ การบันทึกรายได้อื่น ๆ คุณเพียงแค่ทำการตรวจสอบข้อมูลว่ามีความถูกต้องตามรายการค้าที่ เกิดขึ้นจริงหรือไม่ การเข้าเมนูแฟ้มภาษีขายให้คุณไปที่ เมนูการเงิน 4.2 แฟ้มภาษีขาย ดังรูป
247 รูปที่ 8 เมนูแฟ้มภาษีขาย โปรแกรมจะให้คุณป้อนงวดหรือเดือนที่ต้องการดูข้อมูล หากต้องการดูข้อมูลทั้งหมด (ทุกเดือน) ให้ปล่อยว่างไว้ รูปที่ 9 ระบุงวดที่ต้องการจะดูข้อมูลภาษีขาย จากนั้นให้คลิกปุ่ม ตกลง หน้าจอจะแสดงข้อมูลภาษีซื้อทั้งหมดในงวดที่คุณระบุขึ้นมาดังรูป รูปที่ 10 หน้าจอแฟ้มภาษีขาย ในหน้าจอนี้จะแสดงวันที่ที่เกิดรายการค้าขึ้น เลขที่ใบกำกับภาได้รับ มูลค่าของสินค้าและมูลภาษี และหากคุณ เลื่อนหน้าจอไปทางด้านขวา ก็จะเป็นยอดมูลค่าสินค้าหรือบริการของอัตราภาษีที่เป็น ศูนย์ , หมายเหตุ
248 การยื่นภาษีขายเพิ่มเติม ในบางครั้งคุณอาจจะลืมนำส่งภาษีที่คุณได้ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว ซึ่งทำให้ไม่สามารถยื่นได้ทันเวลาในเดือน ของวันที่ตามใบกำกับภาษี คุณสามารถเลือกที่จะขึ้นใบกำกับภาษีฉบับนี้รวมกับการยื่นภาษีในเดือนถัดไปได้ โดยให้คุณคลิกไอคอนแไขข้อมูล หรือกด <AIt+E> ที่ใบกำกับภาษีซึ่งต้องการจะยื่นรวมในงวดหรือเดือนอื่น ที่ ไม่ใช่งวดของใบกำกับภาษีนั้น ๆ จากนั้นป้อนข้อมูลดังนี้ รูปที่ 11 ระบุงวดที่ต้องการยื่นใบกำกับภาษี ㆍเลขที่ใบกำกับภาษี เป็นเลขที่ใบกำกับภาษีที่คุณออกให้กับลูกค้า ㆍ วันที่ใบกำกับภาษี วันที่ในใบกำกับภาษี ㆍ ยื่นภาษีรวมในงวด เดือนที่ต้องการยื่นใบกำกับภาษีฉบับนี้ หากคุณลืมนำส่งในงวดปกติ ก็สามารถป้อนงวดที่จะยื่นใหม่ที่ต้องการ ได้ ㆍ ยื่นเพิ่มเดิม ในกรณียื่นใบกำกับภาษีล่าช้า คุณสามารถแยกรายการภาษีที่ชื่นเพิ่มเติมนี้เป็นอีกรายงานหนึ่ง แยกต่างหากจากรายงานภาษีประจำเดือน โดยการตอบ Y' ในช่องข้อมูลนี้ แต่หากต้องการยื่นรวมกับรายงาน ภาษีประจำเดือนให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ ㆍเป็นรายการของเผนก หากต้องการแยกการยื่นภาษีมูลค่าเพิ่ม เป็นของแต่ละแผนก ให้ ระบุแผนกที่ต้องการเข้าไป ㆍ ภามีขายปกติ มูลค่าของภาษีที่ออกตามใบกำกับภาษี ㆍมูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์ กรณีมีการขายสินค้าหรือให้บริการ ซึ่งกฎหมายมียกวันภาษีหรือไห้รับ อัตราภาษีเป็นศูนย์ แต่ยังคงต้องยื่นแบบให้ทางราชการ ให้คุณป้อนมูลคำสินค้าหรือบริการที่จำหน่ายไว้ที่ช่อง มูลค่าสินค้าหรือบริการอัตราศูนย์ ㆍ คำอธิบาย ข้อความอธิบายเกี่ยวกับรายการภาษีมูลค่าเพิ่มนี้ เช่น ขายเงินเชื่อให้-ลูกค้า ซึ่งข้อความ ดังกล่าวจะถูกนำไปแสดงในรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม ㆍ หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติมเกี่ยวกับใบกำกับภาษีฉบับนี้
249 การเลือกรูปแบบของรายงานภาษีขาย ในโปรแกรมได้เตรียมรายงานภาษีขายหลาย ๆ แบบ ให้คุณได้เลือกใช้ เช่น หากคุณมีการจำหน่ายสินค้าทั้ง ประเภทที่ได้รับการยกเว้นภาษีและสินค้าที่มีภาษีหรือรายงานภาษีที่มีการจัดกลุ่มตามเหตุการณ์ที่เกิด รายการภาษีขายอย่างชัดเจน เช่น รายงานต้นฉบับแบบแยกขายสด/เชื่อ ซึ่งจะแยกภาษีขายตามบิลขายเงินสด บิลขายเงินเชื่อ ใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า หรือใบจ่ายเงินมัดจำ เป็นต้น รูปที่ 12 การเลือกรูปรายงานภาษีขาย ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นภาษีหัก ณ ที่จ่ายที่คุณหักไว้ตามประเภทเงินไว้ที่กฎหมายกำหนด ซึ่งเป็นเงินได้ที่คุณจ่ายให้กับธรรมดา นิติบุคคล หรือพนักงานภายในบริษัทเอง (เงินเดือน) ซึ่งแบบฟอร์มที่ใช้ในการยื่นภาษีก็จะแตกต่างกันไป เช่น ภงด.1 ภงด.3 ภงด.53 การเลือกแบบฟอร์ม ภงด. ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงินข้อ 5 ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ดังรูป รูปที่ 13 เมนูภาษีหัก ณ ที่จ่าย เมื่อกดเข้ามาใน เมนูภาษีหัก ณ ที่จ่ายแล้ว โปรแกรมจะให้คุณเลือกแบบ ภงด. ที่ต้องการตรวจสอบหรือแก้ไข แบบฟอร์มรายงาน ดังรูป