100 จากในรูปจะแสดงยอดซื้อเงินสด, ซื้อเงินเชื่อ, ยอดเพิ่มหนี้, ยอดลดหนี้ และการจ่ายชำระหนี้ให้กับผู้ 3 แต่จะ เป็นของงวดปีถัดไป เช็ดจ่ายซึ่งยังไม่ตัดบัญชี ในแท็บที่ 4 นี้จะแสดงเลขที่เช็คซึ่งจ่ายให้กับผู้จำหน่ายรายนี้ แต่ยังไม่ถูกผ่านบัญชี รูปที่ 28 แท็บรายการเช็คเช็คจ่ายที่ยังไม่ผ่านบัญชีจะแสดงรายการเช็คจ่ายซึ่งยังไม่ถูกตัดบัญชีจากธนาคาร บิลซื้อที่ยังค้างชำระ ในแท็บที่ 5 นี้โปรแกรมจะแสดงเลขที่ของบิลซื้อทั้งหมดซึ่งคุณยังค้างชำระกับผู้จำหน่าย
101 รูปที่ 29 บิลซื้อที่ยังค้างชำระกับผู้จำหน่าย กำหนดรายละเอียดลูกค้า ให้คุณป้อนรายละเอียดของลูกค้าที่คุณต้องการควบคุมการตั้งยอดหนี้และการจ่ายชำระหนี้ ซึ่งจะ รวมทั้ง ลูกหนี้การค้าและลูกหนี้อื่น ๆ ความแตกต่างระหว่างการกำหนดลูกหนี้การค้า หรือลูกหนี้อื่น ๆ ขึ้นอยู่กับเลขที่ บัญชีที่คุณกำหนดให้กับรหัสลูกค้าแต่ละราย (โปรแกรมจะนำเลขที่บัญชีดังกล่าวนี้ไป ใช้ในการบันทึกบัญชีใน สมุดรายวัน)
102 รูปที่ 30 หน้าจอรายละเอียดลูกค้า . รหัสลูกค้า ควรจะกำหนดรหัสลูกค้าให้ผู้ใช้งานสามารถค้นหาได้โดยสะดวก สามารถใช้ได้ทั้งตัวเลขและ ตัวอักษร เช่น หากมีลูกค้าจำนวนไม่มากนักอาจจะใช้ชื่อย่อ ของลูกค้ารายนั้น ๆ แต่หากมีลูกค้าเป็นจำนวน มาก และต้องการใช้รหัสลูกค้าสั่ง ความหมายที่มีประโยชน์อื่น ๆ เช่น ประเภทลูกค้าว่าเป็นลูกค้าทั่วไป, ตัวแทนจำหน่าย ลูกค้าขายปลีก, ลูกค้าขายส่ง หรือแยกประเภทลูกค้าตามเขตพื้นที่ เช่น ตามภาค, จังหวัด หรือเขต รวมทั้งใช้ในการแยกความแตกต่างระหว่างรหัสลูกหนี้การค้าและรหัสลูกหนี้ อื่น ๆ ซึ่งหากเป็นในกรณี นี้ คุณอาจจะต้องใช้ตัวเลขร่วมกับตัวอักษรในการสื่อ ความหมาย . คำนำหน้าชื่อ เช่น บริษัท ห้างหุ้นส่วน ร้าน หรือกรณีเป็นธุรกิจเจ้าของคนเดียวให้ปล่อย ช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ . ชื่อ ชื่อของบริษัท ห้างหุ้นส่วน ร้าน หรือเป็นชื่อบุคคล (กรณีเป็นธุรกิจเจ้าของคนเดียว) ป้อนได้ยาว 60 ตัวอักษร . ที่อยู่ ที่อยู่ของลูกค้า คุณสามารถป้อนได้ทั้งหมด 3 บรรทัด 2 บรรทัดแรกมีความยาว 50 ตัวอักษร ส่วน บรรทัดที 3 ยาว 30 ตัวอักษร . รหัสไปรษณีย์ รหัสไปรษณีย์ของที่อยู่ลูกค้า . เบอร์ โทรศัพท์ เบอร์โทรศัพท์ของลูกค้า
103 . ชื่อผู้ติดต่อ ชื่อบุคคลผู้ที่คุณติดต่อเพื่อทำการขายสินค้า . หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่คุณต้องการป้อนเป็นพิเศษเกี่ยวกับลูกค้ารายนี้ เช่น “วางบิลทุกวันที่ 15 และ 30 ของเดือน” . เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ป้อนเลขประจำตัวผู้เสียภาษี 13 หลักของลูกค้ารายนี้ . สาขาระบุลำดับของสาขาของลูกค้ารายนี้ หรือใส่เป็น 0 หากเป็นสำนักงานใหญ่ และ ใส่เป็น - 1 หากไม่ ต้องการระบุ . ประเภทลูกค้า ใช้ในการแบ่งประเภทหรือจัดหมวดหมู่ของลูกค้า เพื่อให้คุณสามารถใช้ ในการสั่งพิมพ์รายงาน ชนิดต่าง ๆ แยกตามประเภทลูกค้า อาทิ รายงานลูกหนี้, รายงาน วิเคราะห์การขาย เป็นต้น . เลขที่บัญชี ใช้เลขที่บัญชีจากในผังบัญชีที่สัมพันธ์กับรหัสลูกค้ารายนี้ เช่น หากในผัง บัญชีของคุณมีการแยก เลขที่บัญชีของลูกค้าแต่ละรายไว้ เลขที่บัญชีในส่วนนี้ จะต้อง เป็นรายเดียวกับรหัสลูกค้าที่ป้อนข้อมูลเข้าไป ซึ่ง สามารถปฏิบัติได้หากมีลูกค้าจำนวน ไม่มากนัก แต่หากมีลูกค้าเป็นจำนวนมากคุณไม่จำเป็นจะต้องแยกเลขที่ บัญชีของรหัส ลูกค้าแต่ละราย เนื่องจากหากคุณต้องการทราบยอดลูกหนี้คงเหลือ หรือยอดขายของ ลูกค้าแต่ ละราย คุณสามารถดูข้อมูลเหล่านี้ได้จากรายงานลูกหนี้หรือรายงานการขาย แยกตามรหัสลูกค้า . พนักงานขาย เพื่อเป็นการระบุว่าลูกค้ารายนี้อยู่ในความดูแลของพนักงานขายคนใดของ บริษัท นอกจากนั้น ยังช่วยให้คุณสามารถรู้ยอดขายของพนักงานขายแต่ละคน . เขตการขาย หากคุณมีการแบ่งพื้นที่การขายไว้หลายพื้นที่ ของลูกค้ารายนี้ หากคุณกำหนดเขตการขายไว้ที่ เมนูเริ่มระบบข้อ 2 กำหนดตารางข้อมูล คุณสามารถระบุเขตการขายไว้ที่เมนูเริ่มระบบข้อ 2 กำหนด ตารางข้อมูล แล้ว ให้คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกใช้งานตามความต้องการ และเช่นเดียวกับ พนักงานขาย โปรแกรม จะสามารถช่วยคุณวิเคราะห์ยอดขายแยกตามเขตการขายนี้ได้ . ขนส่งโดย ให้คุณป้อนวิธีการขนส่งสินค้าให้แก่ลูกค้ารายนี้ หากคุณ ได้กำหนดไว้ในเมนู กำหนดตารางข้อมูล แล้ว ให้คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกดูวิธีการขนส่งทั้งหมด และเลือกใช้งานตามต้องการ . เครดิต ให้กำหนดจำนวนวันที่ให้คุณให้เครดิตแก่ลูกค้ารายนี้ ซึ่งโปรแกรมจะนำไป คํานวณวันครบกำาหนด ในบิลบายให้โดยอัตโนมัติ . เงื่อนไขการชำระเงิน เป็นหมายเหตุส่วนลดที่จะมอบให้แก่ลูกค้า หากมีการชำระหนี้ ภายในระยะเวลาที่ กำหนด เช่น 2/10, 1/30 หมายถึง หากชำระเงินภายใน 10 วันจะได้ ส่วนลด 2% และครบกำหนดชำระ ภายใน 30 วัน . ตารางราคา โปรแกรมจะให้คุณเลือกราคาขายสำหรับลูกค้ารายนี้ ซึ่งจะสัมพันธ์กับราคา ขายของสินค้าทั้ง 5 ราคาที่คุณกำหนดไว้ใน เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า
104 . ส่วนลด ส่วนลดการค้าที่คุณมอบให้กับลูกค้ารายนี้ โปรแกรมจะแสดงส่วนลดการค้านี้ . วงเงินอนุมัติ ยอดวงเงินสินเชื่อที่คุณให้กับลูกค้า โดยหากคุณพยายามขายสินค้ามากกว่า ยอดวงเงินที่อนุมัติ โปรแกรมจะแจ้งเตือนขึ้นมาทันทีขณะที่เปิดบิลขาย ในส่วนของช่องข้อมูล ยอดต้นปี ยอดคงเหลือ และ เช็ครับล่วงหน้า นั้น คุณจะไม่ต้องป้อนข้อมูลใด ๆ โปรแกรมจะคำนวณและบันทึกให้โดยอัตโนมัติ โดยจะแสดงข้อมูลดังต่อไปนี้ . ยอดต้นปีจะแสดงยอดเงินที่บันทึกไว้ในเมนู การเงิน 1.6 บันทึกรายการลูกหนี้คงค้าง ยกมา (ศึกษาวิธีการ ป้อนข้อมูลได้จากบทที่ 8 การป้อนยอดยกมาของลูกหนี้รายตัว) . วันที่บิลล่าสุด จะแสดงวันที่ของใบกำกับหรือบิลขายใบล่าสุดที่คุณเปิดให้กับลูกค้า ยอดคงเหลือ จะแสดง ยอดที่เกิดจากยอดยกมาของลูกค้ารหัสนี้ บวกด้วยยอดขายเงินเชื่อ ใบเพิ่มหนี้ และลบด้วยยอดลดหนี้ รับคืน สินค้า ยอดรับชำระหนี้ . ยอดเช็ครับล่วงหน้า จะแสดงยอดเช็ครับที่ยังไม่ผ่านบัญชีของลูกค้ารายนี้ หมายเหตุ ข้อมูลที่ก าหนดในเมนูรายละเอียดลูกค้า เช่น พนักงานขาย, เขตการขาย, ราคาขาย ฯลฯ สามารถจะ เปลี่ยนแปลงได้เมื่อคุณทา เอกสารที่อา้งถึงรหสัลูกคา้เหล่าน้ี สถานที่ส่งของ ในบางครั้งสถานที่ที่ลูกค้าต้องการให้ส่งสินค้าอาจจะไม่ใช่ที่อยู่ของสำนักงานลูกค้า เช่น สำนักงาน ใหญ่อาจจะ สั่งซื้อสินค้า แต่ให้ส่งสินค้าให้กับแต่ละสาขาโดยตรง ในกรณีนี้คุณสามารถเพิ่มสถานที่ส่ง ของเพิ่มเติม โดย หลังจากที่คุณป้อนรายละเอียดลูกค้าในส่วนบนเรียบร้อยและบันทึกข้อมูลแล้ว ให้คุณ คลิกที่แท็บ รายการ สถานที่ส่งสินค้า (เป็นแท็บสุดท้าย คุณต้องคลิกที่ลูกศรที่ชี้ไปทางขวา) ดังรูป
105 รูปที่ 31 หน้าจอการป้อนรายละเอียดสถานที่ส่งของ . รหัสสถานที่ส่ง กำหนดรหัสสถานที่ส่ง โดยควรจะกำหนดให้สามารถสื่อความหมายได้ ง่าย เพื่อสะดวกในการ ที่ผู้ใช้งานจะนำไปใช้ จากในข้อมูลตัวอย่างกำหนดรหัสสถานที่ ส่งของลูกค้าบริษัท สบายใจ จำกัด เป็น "สบ 01" ซึ่งหมายถึงเป็นสถานที่ส่งของแห่งที่ 1 ของบริษัท สบายใจ จำกัด . ที่อยู่, โทร. ชื่อผู้ติดต่อ ที่อยู่ของสถานที่ส่งของ พร้อมทั้งเบอร์โทร และชื่อผู้ติดต่อ ซึ่ง ข้อมูลทั้งหมดนี้คุณ สามารถเลือกนำไปแสดงที่แบบฟอร์มใบกำกับภาษีได้ ข้อมูลอื่น ๆ ในหน้าจอรายละเอียดลูกค้า ในหน้าจอ นอกจากรายละเอียดต่าง ๆ ที่คุณต้องป้อนข้อมูลสำหรับประวัติลูกค้าแต่ละรายแล้ว รายละเอียด ลูกค้านี้ คุณยังสามารถนำไปใช้เรียกดูข้อมูลที่น่าสนใจในรูปแบบต่าง ๆ ด้วย ดูการเคลื่อนไหวของลูกค้าแต่ละราย การดูความเคลื่อนไหวของลูกค้าแต่ละราย ให้คุณคลิกที่แท็บ ตารางสะสมยอดเงิน งวด 1-12 โดยใน หน้าจอ ดังกล่าวนี้ จะแสดงยอดขายเงินสด ขายเงินเชื่อ ยอดเพิ่มหนี้ ยอดลดหนี้ และการรับชำระหนี้ ของลูกค้าแต่ละ ราย เมื่อคลิกที่แท็บที่ 2 ก็จะพบกับการเคลื่อนไหวของลูกค้ารายนี้เช่นเดียวกัน แต่จะ เป็นของงวดปีถัดไป
106 รูปที่ 32 แท็บตารางสะสมยอดเงิน จะแสดงรายการเคลื่อนไหวของลูกค้า เช็ดรับจากลูกค้าซึ่งยังไม่ผ่านเข้าบัญชี ในแท็บที่ 4 นี้ จะแสดงเช็ครับที่ยังไม่ผ่านบัญชี รูปที่ 33 แท็บที่ 4 จะแสดงรายการเช็คที่ยังไม่ผ่านบัญชี
107 ประวัติเช็คคืนของลูกค้าแต่ละราย ในแท็บที่ 5 นี้จะแสดงเช็คที่ธนาคารปฏิเสธการจ่ายเงิน (เช็คเด้ง) รูปที่ 34 รายการเช็คที่ยังมีปัญหาของลูกค้า ใบกำกับที่ยังค้างชำระ ในแท็บที่ 6 จะแสดงเลขที่ใบกำกับซึ่งลูกค้ายังค้างชำระกับคุณทั้งหมดขึ้นมา ในช่อง ยอดคงเหลือ จะแสดงยอด หนี้ที่ยังค้างชำระ ส่วนในช่อง จำนวนเงิน จะเป็นยอดตามใบกำกับภาษีเต็มจำนวน
108 รูปที่ 35 ใบกำกับหรือบิลขายที่ยังค้างชำระของลูกค้า รายละเอียดพนักงานขาย การกำหนดรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานขาย รวมทั้งเป้าการขาย เพื่อนำไปใช้ประกอบการออกบิล รูปที่ 36 หน้าจอรายละเอียดพนักงานขาย
109 ให้คุณเข้าที่ เมนูขาย ข้อ 8 รายละเอียดพนักงานขาย รายละเอียดข้อมูลที่ต้องป้อน จะมีดังต่อไปนี้ .รหัสพนักงานขาย รหัสที่จะใช้แทนชื่อของพนักงานขาย ซึ่งสามารถกำหนดรหัสโดยใช้ทั้งตัวเลข และตัวอักษร แต่หากคุณมีพนักงานขายจำนวนไม่มากนัก อาจจะใช้ชื่อย่อของพนักงานขาย . ชื่อพนักงานขาย ชื่อของพนักงานขาย ป้อนได้ยาว 45 ตัวอักษร . ตำแหน่ง ตำแหน่งงานของพนักงานขายรายนี้ . ประเภท ประเภทของพนักงานขาย โดยอาจจะแบ่งเป็นพนักงานขายประจำ หรือพนักงานขายชั่วคราว (สามารถกำหนดประเภทพนักงานขายได้จาก เมนูเริ่มระบบ ข้อ 2 กำหนดตารางข้อมูล และเลือกที่ประเภท พนักงานขาย) . เขตการขาย เขตการขายที่อยู่ในความรับผิดชอบของพนักงานขายรหัสนี้แต่หากพนักงานขายต้องดูแลเขต การขายมากกว่า 1 พื้นที่ ให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ . อัตราค่าคอมมิชชั่น อัตราเปอร์เซ็นต์ผลตอบแทนที่จะให้กับพนักงานขายในกรณีที่ขายสินค้าได้ . ที่อยู่ ที่อยู่ของพนักงานขาย . เลขประจำตัวผู้เสียภาษีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของพนักงานขาย . เลขที่บัตรประกันสังคม เลขที่บัตรประกันสังคมของพนักงานขาย และหากคุณต้องการกำหนดเป้าการขายของพนักงานขาย ให้คลิกที่แท็บที่ 2 กำหนดเป้าการขาย จะแสดง หน้าจอดังรูป รูปที่37 หน้าจอกำหนดเป้าการขายของพนักงานขาย
110 คุณจะสามารถบันทึกเป้าการขายได้ทั้งหมด 24 เดือนนับจากวันที่เริ่มต้นใน เมนูเริ่มระบบข้อ 3 รอบบัญชี โดยโปรแกรมจะนำเป้าการขายดังกล่าวไปใช้ในการเปรียบเทียบกับยอดขายที่เกิดขึ้นจริงของพนักงานขายแต่ ละราย โดยแสดงไว้ในส่วนของรายงาน กำหนดรายละเอียดบัญชีเงินฝาก ให้คุณป้อนข้อมูลเกี่ยวกับบัญชีเงินฝากธนาคารของบริษัท โดยป้อนบัญชีเงินฝากทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นบัญชี ออมทรัพย์, กระแสรายวัน หรือเงินฝากประจำ เพื่อใช้ในการเดินรายการซึ่งเกี่ยวข้องกับบัญชีเงินฝาก เช่น การ ฝากเงิน-ถอนเงิน, การรับเช็ค-จ่ายเช็ค, การโอนเงินผ่านบัญชีเพื่อชำระหนี้ ฯลฯ รูปที่ 38 หน้าจอรายละเอียดบัญชีเงินฝาก การกำหนดรายละเอียดบัญชีเงินฝาก ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 3.7 รายละเอียดบัญชีเงินฝาก รายละเอียด ข้อมูลที่จะต้องป้อนจะมีดังต่อไปนี้ . รหัสบัญชีจากในรูป เป็นบัญชีเงินฝากธนาคารกระแสรายวัน โดยกำหนดรหัสบัญชีเป็น C1 เพื่อสื่อ ความหมายว่าเป็นบัญชีกระแสรายวัน (Current Account) บัญชีที่ 1 . ชื่อบัญชีเงินฝาก สาขา สมุดบัญชีเลขที่ ให้ป้อนข้อมูลตามสมุดบัญชีเงินฝากที่เปิดไว้กับทางธนาคาร . ชื่อย่อ ป้อนชื่อย่อของธนาคารที่เปิดบัญชีเงินฝากไว้ เช่น ธนาคารกรุงเทพฯ จำกัด ก็จะเป็น BBL หรือ ธนาคารกสิกรไทยก็จะเป็น TFB เพื่อใช้แสดงในรายงานหรือแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้อง .เลขที่บัญชีคุณสามารถคลิกที่ไอคอนรูปแว่นขยาย (หรือคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกเลขที่บัญชีจากใน ผังบัญชีได้โดยมีข้อควรระวังคือจะต้องระบุเลขที่บัญชีให้สัมพันธ์กับประเภทบัญชีที่ป้อนข้อมูลเข้าไป เช่น หาก เป็นบัญชีเงินฝากประจำ ก็ต้องใช้เลขที่บัญชีในผังบัญชีเป็นเงินฝากประจำ โดยโปรแกรมจะนำเลขที่บัญชี ดังกล่าวนี้ไปใช้บันทึกในสมุดรายวัน เมื่อคุณมีการเดินรายการเกี่ยวกับบัญชีเงินฝากบัญชีนี้ การพิมพ์รายการเคลื่อนไหวของบัญชีเงินฝาก
111 ในโปรแกรม Express หลังจากคุณมีการเดินรายการเกี่ยวกับบัญชีเงินฝาก เช่น การฝากเงิน ถอนเงิน การโอน เงินระหว่างบัญชี การรับ-จ่ายเช็ค คุณสามารถตรวจสอบความถูกต้อง ระหว่างการเดินรายการในโปรแกรมกับ ใบแจ้งรายการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก (Bank Statement) จากธนาคารได้โดยเลื่อนไปที่ข้อมูลของธนาคาร ซึ่งคุณต้องการตรวจสอบ จากนั้นจึงคลิกไอคอนพิมพ์เอกสาร เพื่อสั่งพิมพ์ต่อไป รูปที่ 39 รายการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากเมื่อพิมพ์ทางจอภาพ กำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ นอกจากค่าใช้จ่ายด้านต้นทุนสินค้าที่มีไว้เพื่อขายแล้ว ในการประกอบธุรกิจคุณยังต้องมีค่าใช้จ่ายประเภทอื่น ๆ อีก อาทิค่าใช้จ่ายในการบริหาร เช่น เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่าสำนักงาน ค่าโทรศัพท์ ฯลฯ และค่าใช้จ่ายใน การขาย เช่น ค่าน้ำมันรถ ค่าคอมมิชชั่น ซึ่งต้องมีการบันทึกเข้าในระบบของโปรแกรม เพื่อคำนวณหาผลการ ดำเนินงาน และฐานะทางการเงินที่ถูกต้องตามความเป็นจริงด้วยเช่นกัน การกำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่าย อื่น ๆ จะช่วยอำนวยความสะดวก ให้ผู้ใช้งานซึ่งไม่ชำนาญในการบันทึกบัญชี (เดบิต, เครดิต) ในสมุดรายวัน สามารถทำงานทางด้านบัญชีได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยเมื่อต้องการบันทึกค่าใช้จ่าย ก็เพียงแต่นำรหัสค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่กำหนดขึ้นมานี้ไปบันทึกในเมนูบันทึกค่าใช้จ่ายอื่น ซึ่งโปรแกรมจะบันทึกบัญชีในสมุดรายวันให้โดยอัตโนมัติ การกำหนดรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ให้คุณเข้าที่ เมนูซื้อ ข้อ 7 โดยรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้องป้อนจะมี ดังนี้
112 รูปที่ 40 หน้าจอรายละเอียดค่าใช้จ่ายอื่น ๆ .รหัสค่าใช้จ่าย จะใช้รูปแบบเดียวกับรหัสสินค้าทั่วไป, สินค้าชุด, สินค้าบริการ ซึ่งจากข้อมูลตัวอย่างของ โปรแกรม กำหนดรูปแบบของรหัสสินค้าไว้เป็น 99-!!!!-!!!!!! ในรูปเป็นตัวอย่างของรหัสค่าใช้จ่ายอื่น ๆ . ชื่อไทยและชื่ออังกฤษ ให้คุณระบุรายละเอียดของค่าใช้จ่าย ซึ่งสามารถให้ความหมายของรหัสค่าใช้จ่ายที่ กำหนดไว้ได้โดยสามารถกำหนดได้ทั้งรายละเอียดภาษาไทยและภาษาอังกฤษ . หมวดสินค้า หมวดของค่าใช้จ่ายชนิดนี้ เช่น ค่าใช้จ่ายสำนักงาน , ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ซึ่งคุณสามารถจำแนก รายละเอียดไว้ที่เมนูตารางข้อมูล ในหัวข้อของหมวดสินค้าได้ .หน่วยนับ หน่วยนับของค่าใช้จ่าย ซึ่งคุณจะป้อนข้อมูลหรือไม่ก็ได้ .จำนวนเงิน หากค่าใช้จ่ายที่กำหนดนี้ มีการจ่ายเป็นจำนวนเงินเท่ากันทุกครั้ง ให้คุณป้อนจำนวนเงินดังกล่าว เข้าไป แต่หากจำนวนที่จ่ายไม่เท่ากันทุกครั้ง ให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ คุณจะสามารถป้อนยอดเงินในขณะที่ บันทึกค่าใช้จ่าย ได้อีกครั้งหนึ่ง .หมายเหตุข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการป้อนเป็นพิเศษสำหรับค่าใช้จ่ายรหัสนี้ .บัญชีค่าใช้จ่าย เลขที่บัญชีค่าใช้จ่ายที่ดึงมาจากในผังบัญชี คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อให้ โปรแกรมแสดงเลขที่บัญชีขึ้นมาให้เลือก เลขที่บัญชีดังกล่าวนี้ จะถูกใช้ในการบันทึกในสมุดรายวัน เมื่อมีการ บันทึกค่าใช้จ่ายรหัสนี้ กำหนดรายละเอียดรายได้อื่นๆ นอกเหนือจากรายได้จากการขายสินค้า ซึ่งถือว่าเป็นรายได้หลักแล้ว คุณยังอาจจะมีรายได้ประเภทอื่น ๆ จาก การดำเนินธุรกิจ เช่น รายได้จากการจำหน่ายอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ที่ตกรุ่น นอกจากนั้น การกำหนด รายละเอียดรายได้อื่น ๆจะช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้งาน ซึ่งไม่ชำนาญในการบันทึกบัญชี (เดบิต, เครดิต) ในสมุดรายวัน สามารถทำงานทางด้านบัญชีได้สะดวกยิ่งขึ้น โดยเมื่อต้องการบันทึกรายได้ ก็เพียงแต่นำรหัส
113 รายได้อื่น ๆ ที่กำหนดไว้นี้ไปบันทึกในเมนูบันทึกรายได้อื่น ซึ่งโปรแกรมจะบันทึกบัญชีในสมุดรายวันให้โดย อัตโนมัติ รูปที่ 41 หน้าจอรายละเอียดรายได้อื่น ๆ การป้อนรายละเอียดรายได้อื่น ให้คุณเข้าที่ เมนูขาย ข้อ 7 รายละเอียดต้องป้อน จะมีดังนี้ . รหัสรายได้จะใช้รูปแบบเดียวกับรหัสสินค้าค้าทั่วไป, สินค้าชุด, สินค้า . ชื่อไทยและชื่ออังกฤษ ให้คุณระบุรายละเอียดของรายได้ ซึ่งสามารถให้ความหมายของรหัสรายได้ที่กำหนด ไว้ได้โดยกำหนดได้ทั้งรายละเอียดภาษาไทยและภาษาอังกฤษ . หมวดสินค้า หมวดของรายได้ชนิดนี้ เช่น รายได้เบ็ดเตล็ด , รายได้อื่น และหากต้องการนำข้อมูลที่ได้บันทึก ไว้ที่เมนูตารางข้อมูล มาบันทึกในรายละเอียดรายได้ ให้คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย ขณะอยู่ที่ช่องข้อมูลหมวด สินค้านี้ . หน่วยนับ หน่วยนับของรายได้ ซึ่งคุณจะป้อนข้อมูลหรือไม่ก็ได้ . จำนวนเงิน หากรหัสรายได้ที่กำหนดนี้ มีการรับเป็นจำนวนเงินเท่ากันทุกครั้ง ให้คุณป้อนจำนวนเงินดังกล่าว เข้าไป แต่หากจำนวนที่รับไม่เท่ากันทุกครั้ง ให้ปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้ โดยคุณจะสามารถป้อนยอดเงินใน ขณะที่บันทึกรายได้อื่น ๆ ได้อีกครั้งหนึ่ง . หมายเหตุข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการป้อนเป็นพิเศษสำหรับรายได้รหัสนี้
114 . บัญชีรายได้เลขที่บัญชีรายได้ที่ดึงมาจากในผังบัญชี คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อให้โปรแกรม แสดงเลขที่บัญชีขึ้นมาให้เลือก โปรแกรมจะเครดิตบัญชีรายได้นี้ เมื่อมีการบันทึกรับรายได้อื่นๆ . บัญชีรับคืน เลขที่บัญชีรับคืนซึ่งจะถูกนำไปใช้บันทึกบัญชีเพื่อเดบิตออกในสมุดรายวัน กรณีมีการเปิดใบลด หนี้ให้กับลูกค้า ถ้าปล่อยช่องข้อมูลนี้ว่างไว้โปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีในช่อง บัญชีรายได้มาบันทึกบัญชีมแทน . ต้นทุนบริการต่อหน่วย โดยปกติการให้บริการมักจะบันทึกเฉพาะรายได้ค่าแรงในการซ่อม แต่จะไม่บันทึก ต้นทุนค่าแรงที่ใช้ในการซ่อม ถ้าหากคุณต้องการให้โปรแกรมบันทึกต้นทุนค่าแรงทุกครั้งเมื่อมีการให้บริการ ให้ กำหนดมูลค่าต้นทุนของการบริการเข้าไป แต่หากไม่ต้องการบันทึกต้นทุนที่ใช้ในการซ่อม หรือไม่สามารถ คำนวณหาต้นทุนในการให้บริการได้ ให้ป้อน 0 ในช่องข้อมูลนี้ และไม่ต้องป้อนเลขที่บัญชีในช่อง บ/ช ต้นทุน บริการ และ บ/ช เงินเดือน/ค่าแรง .บ/ช ต้นทุนบริการ โปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีที่คุณป้อนไว้ที่ช่อง ต้นทุนบริการ นี้ ในการบันทึกบัญชีด้านเดบิท ในสมุดรายวันหากคุณมีการกำหนด ต้นทุนบริการต่อหน่วยไว้ การเลือกเลขที่บัญชีจากในผังบัญชีให้คลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย . บ/ช เงินเดือน/ค่าแรง โปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีที่คุณป้อนไว้ที่ช่องนี้ในการบันทึกบัญชีด้านเครดิต ในสมุด รายวันหากคุณมีการกำหนด ต้นทุนบริการต่อหน่วยไว้ การเลือกเลขที่บัญชีจากในผังบัญชีให้คลิกไอคอนรูป แว่นขยาย หมายเหตุ รหัสรายได้อื่น ๆ น้ีจะเหมือนกบัรหสัสินคา้บริการการลงบญัชีก็จะคลา้ยกนัแต่ต่างกนัตรงที่ เมื่อไปท า เอกสารที่เมนูขาย ข้อ 5. บันทึกรายได้อื่น ๆ ตรงน้นัจะมองไม่เห็นรหสัของสินคา้บริการ
115 บทที่ 8 การบันทึกยอดยกมาของระบบต่างๆ หลังจากกำหนดแฟ้มข้อมูลหลักที่มีความจำเป็นต่อการป้อนข้อมูลในโปรแกรมแล้ว คุณควรจะป้อนยอดยกมา ของแต่ละแฟ้มข้อมูลหลัก เช่น การป้อนยอดยกมาของระบบสินค้า ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ หรือระบบบัญชี ก่อนที่จะเริ่มการทำงานในโปรแกรม แม้ว่าคุณจะสามารถป้อนรายการค้า เช่น การซื้อ การขาย เข้าไปก่อนแล้ว จึงย้อนกลับมาเพื่อป้อนยอดยกมาในภายหลังได้แต่การป้อนยอดยกมาของระบบต่าง ๆ เข้าไปก่อนนั้น จะช่วย ให้โปรแกรมสามารถประมวลผลเพื่อให้ได้ข้อมูลฐานะทางการเงิน หรือผลการดำเนินงานที่ถูกต้องตามความ เป็นจริงได้ การบันทึกยอดยกมาของสินค้า การป้อนยอดยกมาของสินค้าของสินค้าแต่ละชนิด ให้คุณเข้าที่ เมนูสินค้า ข้อ 2 รายละเอียดสินค้า โดยวิธีการ ป้อนยอดยกมา จะขึ้นอยู่กับว่าคุณเลือกใช้วิธีการคำนวณต้นทุนสินค้าแบบใด ระหว่างระบบ เข้าก่อนออกก่อน (FIFO) และระบบ ถัวเฉลี่ย (Average) กรณีกำหนดวิธีคิดต้นทุนสินค้าแบบ FIFO 1. เลือกสินค้าที่ต้องการจะป้อนยอดยกมา 2. คลิกที่แท็บ ล็อตสินค้ายกมา (หรือกด <F7>) ในหน้าจอรายละเอียดสินค้า ดังรูป จะปรากฏหน้าจอให้ ป้อนล็อตสินค้าที่ยกมาเป็นแต่ละล็อต รูปที่1 หน้าจอการป้อนข้อมูลยอดยกมา ตามวิธีFIFO ดับเบิ้ลคลิก (หรือกด <Alt+A>) กรณีที่ทราบว่ายอดยกมาของสินค้าเป็นของสินค้าล็อตใดบ้าง ให้ป้อนวันที่ ของล็อตสินค้าที่ยกมา, คลังที่เก็บล็อตสินค้านั้น ๆ, เลขที่เอกสาร, จำนวนสินค้าที่ยกมา ซึ่งต้องคำนวณให้เป็น หน่วยนับย่อยก่อนจะป้อนข้อมูลเข้าไป, มูลค่าต้นทุนรวมของล็อตสินค้าที่ยกมา (จำนวนสินค้าที่ยกมา x ราคา ทุนต่อหน่วย) ส่วนในช่องจำนวน ปป. (ปรับปรุง) และมูลค่า ปป. ให้ปล่อยว่างไว้
116 หมายเหตุ 2 กรณีไม่ทราบว่าสินค้าที่ยกมาเป็นของล็อตสินค้าใดบ้าง ให้ป้อนโดยวิธีเดียวกับข้อ 3. เว้นแต่ใน ช่องเลขที่เอกสารให้ใส่เป็นคำว่า 'ยอดยกมา' และในช่องจำนวนเดิม ให้ป้อนยอดยกมารวมของ ทุกล็อต 4 เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล หรือคลิกในบรรทัดที่ว่าง โปรแกรมจะทำ การบันทึกข้อมูลให้เช่นกัน กรณีกำหนดวิธีคิดต้นทุนสินค้าแบบ Average รูปที่ 2 หน้าจอการป้อนข้อมูลยอดยกมา ตามวิธีAverage 1. เลือกสินค้าที่ต้องการจะป้อนยอดยกมา 2. คลิกที่แท็บ คลังสินค้า (หรือกด <F8>) จะปรากฏหน้าจอให้ป้อนยอดยกมาของสินค้าในแต่ละคลัง 3. ดับเบิ้ลคลิกที่คลังสินค้า (หรือกด <Alt+E>) ซึ่งต้องการป้อนยอดยกมา โดยป้อนจำนวนและมูลค่าต้นทุน รวมที่ยกมา (จำนวนสินค้าที่ยกมา x ราคาทุนต่อหน่วย) ในช่องยอดยกมาและมูลค่ายกมาตามลำดับ 4. กรณีคลังสินค้าที่ต้องการป้อนยอดยกมาไม่มีแสดงอยู่ในหน้าจอนี้ให้คุณเพิ่มรหัสคลังสินค้าอื่น ๆ ที่มีอยู่ เข้าไป และป้อนยอดยกมาของสินค้าด้วยวิธีเช่นเดียวกันกับข้อ 3 5. เมื่อต้องการบันทึกข้อมูลให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล และคลิกไอคอนยกเลิกการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล (หรือ กด <Esc> แทนก็ได้) เพื่อออกจากหน้าจอการป้อนยอดยกมา
117 หมายเหตุ 2 นอกจากการป้อนยอดยกมาของสินค้าแต่ละชนิดแล้ว คุณจะต้องป้อนยอดยกมาทางบัญชี ด้วย และหากคุณใช้วิธีการบันทึกบัญชีสินค้าแบบ Periodic คุณจะต้องบันทึกสินค้ายกมา ใน เมนูบัญชีข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ อีกขั้นตอนหนึ่ง การป้อนยอดยกมาของเจ้าหนี้รายตัว หากคุณมีหนี้ที่ยังค้างชำระกับผู้จำหน่ายรายใด ๆ ก่อนวันเริ่มใช้งานโปรแกรม คุณจะต้องป้อนรายการดังกล่าว เข้าในโปรแกรมด้วย โดยโปรแกรมจะถือว่ายอดดังกล่าวเป็นยอดยกมาของเจ้าหนี้รายนั้นๆ รูปที่ 3 หน้าจอบันทึกรายการเจ้าหนี้คงค้าง-ยกมา การป้อนยอดยกมาของเจ้าหนี้แต่ละราย หากคุณเก็บรายละเอียดได้ว่ายอดหนี้ค้างชำระดังกล่าวเป็นของ เอกสารเลขที่ใด ก็ควรจะป้อนข้อมูลเป็นแต่ละเอกสารเข้าไป แต่หากไม่ทราบรายละเอียดคุณสามารถป้อน ข้อมูลเป็นยอดหนี้คงค้างทั้งหมดของเจ้าหนี้รายนั้น ๆ ในเอกสารเดียวกันก็ได้ การป้อนยอดยกมาของเจ้าหนี้รายตัวให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 2.5 บันทึกรายการเจ้าหนี้คงค้าง-ยกมา รายละเอียดข้อมูลที่ต้องป้อน จะมีดังต่อไปนี้ . แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบรับสินค้าฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ 7 กำหนดแผนก แล้ว คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน
118 . วันที่ เป็นวันที่ของใบรับสินค้าฉบับนี้ใบรับสินค้าทั้งหมดที่คุณป้อนในเมนูเจ้าหนี้คงค้างนี้จะต้องเป็นยอดหนี้ ค้างชำระก่อนวันที่เริ่มใช้โปรแกรม เช่น หากคุณเริ่มใช้โปรแกรมตั้งแต่วันที่ 1 มกราคม 2548 ใบรับสินค้าที่คุณ จะป้อนในหน้าจอบันทึกรายการเจ้าหนี้คงค้างนี้ได้จะต้องเป็นใบรับสินค้าก่อนวันที่ 1 มกราคา 2548 เท่านั้น . เลขที่เอกสาร เป็นเลขที่ของบิลซื้อหรือใบรับสินค้า (ที่คุณลำดับเลขที่เอกสารเอง) ที่ยังค้างชำระกับผู้จำหน่าย ก่อนเริ่มใช้โปรแกรม มีข้อสังเกตว่าเลขที่ใบรับสินค้าที่ยกมาจะต้องไม่ซ้ำกับเลขที่ใบรับสินค้าที่ออกในปีปัจจุบัน ดังนั้นเพื่อป้องกันการลำดับเลขที่ใบสำคัญซ้ำในปีปัจจุบัน เลขที่ใบรับสินค้าที่ยกมาคุณอาจจะป้อนปีไว้ด้านหน้า เช่น RR43/9568 . เลขที่บิล เป็นเลขที่ใบกำกับภาษีหรือเลขที่เอกสารของผู้จำหน่าย (เลขที่เอกสาร เป็นเลขที่ภายในที่คุณลำดับ เอง ส่วน เลขที่บิล เป็นเลขที่ใบกำกับภาษีที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้) . รหสัผูจ ้ า หน่าย รหสัผจู้า หน่ายที่เปิดใบกา กบัภาษีฉบบัน้ี . วันครบกำหนด ป้อนวันครบกำหนดชำระเงินของบิล (โปรแกรมจะคำนวณให้โดยอัตโนมัติก่อนจากจำนวน วันเครดิตที่ผู้จำหน่ายมอบให้กับคุณ ซึ่งกำหนดไว้ใน เมนูซื้อ ข้อ 6 รายละเอียดผู้จำหน่าย) . ประเภทราคา ระบุว่าจำนวนเงินในบิลซื้อที่ยกมาฉบับนี้ เป็นมูลค่าที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณ สามารถป้อนได้คือ 0 หมายถึง เอกสารใบนี้ได้รับการยกเว้นภาษี, 1 หมายถึง จำนวนเงินที่ป้อนเข้าไปได้รวม ภาษีแล้ว, 2 หมายถึง จำนวนเงินที่ป้อนเข้าไปยังไม่รวมภาษี .จำนวนเงิน ยอดเงินที่ค้างชำระในใบรับสินค้าหรือบิลซื้อยกมาฉบับนี้โดยยอดเงินที่คุณป้อนเข้าไปนั้น จะเป็น จำนวนเงินที่รวมภาษีแล้วหรือไม่ ขึ้นอยู่กับประเภทราคาที่คุณกำหนดข้างต้น . ส่วนลด ส่วนลดการค้าของใบรับสินค้าหรือบิลซื้อฉบับนี้โปรแกรมจะแสดงส่วนลดที่คุณระบุไว้ในในเมนู รายละเอียดผู้จำหน่ายขึ้นมาให้ก่อน แต่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการ . ยอดหลังหักส่วนลด โปรแกรมจะคำนวณให้โดยอัตโนมัติ . ภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของใบรับสินค้าหรือบิลซื้อฉบับนี้โปรแกรมจะคำนวณยอด ภาษีมูลค่าเพิ่มให้โดยอัตโนมัติ หมายเหตุ 2 กรณีที่โปรแกรมคำนวณยอดภาษีมูลค่าเพิ่มไม่ตรงกับบิล (ซึ่งอาจจะเกิดจากการปัดเศษทศนิยม) ให้ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็น 0% แล้วป้อนจำนวนเงินภาษีเอง . ยอดเงินสุทธิยอดเงินหลังจากรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว . ภาษีซื้อเกิดขึ้นแล้วเมื่อ กรณีซื้อสินค้าทั่วไป ภาษีซื้อจะเกิดขึ้น ณ วันที่ซื้อ (เกณฑ์สิทธิ) ดังนั้นให้ป้อนวันที่ใน ช่องข้อมูลนี้เป็นวันที่เดียวกับวันที่ของบิลซื้อ แต่หากคุณชำระค่าบริการหรือซื้อสินค้าแบบผ่อนชำระ ภาษีซื้อ จะเกิดขึ้นเมื่อมีการจ่ายชำระหนี้ (เป็นภาระภาษีแบบเกณฑ์เงินสด) กรณีนี้ให้คุณปล่อยช่องวันที่นี้ว่างไว้ เพราะ ภาษีซื้อยังไม่เกิดขึ้น
119 . ภาระภาษีซื้อ โปรแกรมจะบันทึกค่านี้ให้เอง โดยดูจากช่องข้อมูล ภาษีซื้อเกิดขึ้นแล้วเมื่อ หากคุณมีการป้อน วันที่ไว้โปรแกรมจะบันทึกภาระภาษีซื้อเป็นเกณฑ์สิทธิแต่หากคุณปล่อยช่อง ภาษีซื้อเกิดขึ้นแล้วเมื่อ ว่างไว้ โปรแกรมจะบันทึกเป็นเกณฑ์เงินสด การป้อนยอดยกมาของลูกหนี้รายตัว หากคุณมีลูกหนี้ที่ยังค้างชำระก่อนวันเริ่มใช้งานโปรแกรม คุณจะต้องป้อนรายการดังกล่าวเข้าในโปรแกรมด้วย โดยโปรแกรมจะถือว่ายอดดังกล่าวเป็นยอดยกมาของลูกหนี้รายนั้นๆ รูปที่4 หน้าจอบันทึกรายการลูกหนี้คงค้าง-ยกมา การป้อนยอดยกมาของลูกหนี้แต่ละราย หากคุณเก็บรายละเอียดได้ว่ายอดหนี้ค้างชำระดังกล่าวเป็นของ ใบกำกับภาษีเลขที่ใด ควรจะป้อนข้อมูลเป็นแต่ละรายการเข้าไป แต่หากไม่ทราบรายละเอียดคุณสามารถป้อน ข้อมูลเป็นยอดหนี้คงค้างทั้งหมดของลูกหนี้รายนั้น ๆ การป้อนยอดยกมาของลูกหนี้รายตัวให้เข้าที่ เมนูการเงิน 1.6 บันทึกรายการลูกหนี้คงค้าง-ยกมา จะมีรายละเอียดที่ต้องป้อนข้อมูลดังนี้ . แผนก ระบุแผนกที่เปิดบิลขายใบนี้ คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมา ใช้งานได้หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน . วันที่ เป็นวันที่ของใบกำกับภาษีฉบับนี้ ใบกำกับทั้งหมดที่คุณป้อนในเมนูลูกหนี้คงค้างนี้จะต้องเป็น ยอดหนี้ค้างชำระก่อนวันที่เริ่มใช้โปรแกรม เช่น หากคุณเริ่มใช้โปรแกรมตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2547 ใบกำกับ ที่คุณจะป้อนในหน้าจอบันทึกรายการลูกหนี้คงค้างนี้ได้จะต้องเป็นใบกำกับก่อนวันที่ 1 มิถุนายน 2547 เท่านั้น
120 . เลขที่ใบกำกับ เป็นเลขที่ของใบกำกับภาษีที่ยังค้างชำระก่อนเริ่มใช้โปรแกรม มีข้อสังเกตว่าเลขที่ ใบกำกับที่ยกมาจะต้องไม่ซ้ำกับเลขที่ของใบกำกับที่ออกในปีปัจจุบัน ดังนั้นเพื่อป้องกันการลำดับเลขที่ใบกำกับ ภาษีซ้ำในปีปัจจุบัน เลขที่ใบกำกับที่ยกมาคุณอาจจะป้อนปีไว้ด้านหน้า เช่น IV4800001 ซึ่งหมายถึงเป็นบิลยก มาของปีพ.ศ. 2548 . รหัสลูกค้า หากทราบรหัสลูกค้าสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คุณคลิกที่ไอคอนรูป แว่นขยาย จะปรากฏรหัสและชื่อลูกค้า ให้คุณเลือกลูกค้าตามใบกำกับภาษีฉบับนี้ จากนั้นค่าต่าง ๆ เช่น รหัส พนักงานขาย เขตการขาย คำนวณวันครบกำหนด อัตราเปอร์เซ็นต์ส่วนลดที่คุณกำหนดไว้ใน เมนูขาย ข้อ 6 รายละเอียดลูกค้า จะแสดงขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติซึ่งหากไม่ตรงกับข้อมูลในเอกสารนี้ก็จะสามารถแก้ไขใหม่ได้ . พนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขาย . เขตการขาย ป้อนเขตการขายของใบกำกับภาษีฉบับนี้ . วันครบกำหนด วันที่ครบกำหนดชำระตามบิลขาย . ประเภทราคา ระบุว่าจำนวนเงินในบิลขายที่ยกมาฉบับนี้ เป็นมูลค่าที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณ สามารถป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 . จำนวนเงิน ยอดเงินที่ค้างชำระในใบกำกับฉบับนี้ โดยจะเป็นยอดเงินที่รวมภาษีหรือยังไม่รวมภาษีขึ้นอยู่ กับประเภทราคาที่คุณกำหนดข้างต้น . ส่วนลด ส่วนลดการค้าของใบกำกับสินค้าหรือบิลขายฉบับนี้ . ยอดหลังหักส่วนลด โปรแกรมจะคำนวณให้โดยอัตโนมัติ จากยอดจำนวนเงินหักด้วยส่วนลด . ภาษีมูลค่าเพิ่ม ระบุอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มของใบกำกับภาษีฉบับนี้โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม ให้โดยอัตโนมัติ หมายเหตุ กรณีที่โปรแกรมคา นวณยอดภาษมีูลค่าเพิ่มไม่ตรงกบับิล(ซึ่งอาจจะเกิดจากการปัดเศษทศนิยม) ให้ป้อน อตัราภาษีมูลค่าเพิ่มเป็น 0% แล้วป้อนจ านวนเงินภาษีเอง . ยอดเงินสุทธิยอดเงินหลังจากรวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว . ภาษีขายเกิดขึ้นแล้วเมื่อ หากคุณขายสินค้าทั่วไป ภาษีขายจะเกิดขึ้น ณ วันที่ขาย (เป็นเกณฑ์สิทธิ) ดังนั้นให้ป้อนวันที่ในช่องข้อมูลนี้เป็นวันที่เดียวกับวันที่ของบิลขาย แต่หากคุณมีรายได้จากการให้บริการค้าง ชำระหรือขายสินค้าแบบผ่อนชำระ ภาษีขายจะเกิดขึ้นเมื่อมีการรับชำระหนี้ (เป็นเกณฑ์เงินสด) กรณีนี้ให้คุณ ปล่อยช่องวันที่นี้ว่างไว้ . ภาระภาษีขาย โปรแกรมจะบันทึกค่านี้ให้เอง โดยดูจากช่องข้อมูล ภาษีขายเกิดขึ้นแล้วเมื่อ หากคุณมีการ ป้อนวันที่ไว้โปรแกรมจะบันทึกภาระภาษีขายเป็นเกณฑ์สิทธิแต่หากคุณปล่อยช่อง ภาษีขายเกิดขึ้นแล้วเมื่อ ว่างไว้โปรแกรมจะบันทึกเป็นเกณฑ์เงินสด
121 การป้อนยอดยกมาของเช็ครับและเช็คจ่าย หากคุณมีการรับหรือจ่ายเช็คก่อนที่จะเริ่มใช้งานโปรแกรม และเช็คดังกล่าวคุณยังไม่ได้นำไปขึ้นเงิน หรือเช็คที่ คุณจ่ายให้กับเจ้าหนี้แต่เจ้าหนี้ยังไม่ได้นำไปขึ้นเงิน ณ วันที่ที่คุณป้อนยอดยกมา คุณจะต้องนำเช็คเหล่านี้ ป้อนเข้าในโปรแกรมเป็นรายใบ หมาย เหตุ 2 มีข้อควรพิจารณา คือ ในโปรแกรม Express นั้น ลูกหนี้จะถูกตัดยอดทันที เมื่อลูกหนี้รายนั้น ได้ ชำระหนี้เป็นเช็คให้กับคุณแล้ว แม้ว่าเช็ครับฉบับนั้น คุณจะยังไม่ได้นำไปขึ้นเงินก็ตาม ดังนั้นหาก คุณป้อนเช็คยกมา ตามวิธีการในหัวข้อนี้แล้ว จะต้องไม่ป้อนยอดยกมาของลูกหนี้ด้วยยอดเงินใน เช็ครับใบดังกล่าวนี้ซ้ำเข้าไปอีก วิธีป้อนยอดยกมาของเช็ครับหรือเช็คจ่ายจะคล้ายคลึงกัน จึงขอยกตัวอย่างการป้อนยอดยกมาของเช็ครับเพียง อย่างเดียว ให้เข้าที่ เมนูการเงิน 3.3 ทะเบียนเช็ครับ (เช็คจ่ายให้เข้าที่ เมนูการเงิน ข้อ 3.5) รูปที่ 5 โปรแกรมจะให้คุณยืนยันว่าเป็นเช็คยกมาหรือเช็ครับล่วงหน้า . แผนก หากต้องการแยกเช็คตามแผนก ให้ระบุรหัสแผนกที่ต้องการเข้าไป . วันที่เช็ค วันที่ในเช็ครับที่ยกมานี้ . วันที่รับเช็ค วันที่รับเช็ค ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นวันเดียวกับวันที่เช็ค . เลขที่เช็ค เลขที่ของเช็คยกมา
122 . เช็คของธนาคาร ระบุรหัสธนาคารของเช็คที่ยกมา . เช็คสาขา ระบุสาขาธนาคารของเช็คที่ยกมา . รหัสลูกค้า ป้อนรหัสลูกค้าที่จ่ายเช็คฉบับนี้ให้กับคุณ หลังจากคุณ <Enter> ผ่านช่อง รหัสลูกค้า แล้ว โปรแกรมจะให้คุณยืนยันว่าเช็คที่ป้อนเข้าไปนี้เป็น เช็คยกมาจากงวดก่อนที่จะเริ่มใช้งานโปรแกรม หรือเป็นเช็คที่เกิดจากการชำระล่วงหน้าของลูกค้า ใน กรณีการป้อนยอดยกมานี้ให้ตอบ ตกลง . จำนวนเงิน จำนวนเงินตามหน้าเช็ค . ผู้สั่งจ่าย ชื่อผู้สั่งจ่ายเช็คฉบับนี้ . หมายเหตุหมายเหตุหรือข้อความอื่น ๆ ที่คุณต้องการป้อนเกี่ยวกับเช็คฉบับนี้ การป้อนยอดยกมาด้านบัญชี การป้อนยอดยกมาด้านบัญชีจะเป็นมูลค่าของทรัพย์สิน หนี้สิน และทุน ที่ยกมาก่อนเริ่มใช้ โปรแกรม มีข้อควรพิจารณาคือหากมีการป้อนยอดยกมาในแฟ้มข้อมูลหลักต่าง ๆ ไปแล้ว เช่น ยอดยกมาของลูกหนี้-เจ้าหนี้รายตัว ยอดยกมาของสินค้า ฯลฯ ยอดยกมาของแฟ้มข้อมูลหลัก เหล่านี้ เช่น ลูกหนี้รายตัวทุกรายรวมกันจะต้องเท่ากับยอดของบัญชีลูกหนี้การค้า ทั้งนี้เพื่อให้การ เปรียบเทียบรายงานระหว่างรายงานทางบัญชีกับรายงานของแฟ้มข้อมูลหลักแต่ละประเภทมี ความถูกต้อง การป้อนยอดยกมาด้านบัญชีให้คุณเข้าที่ เมนูบัญชี ข้อ 3.1 บันทึกยอดยกมา จะปรากฏหน้าจอ ดังรูป รูปที่ 6 หน้าจอบันทึกยอดยกมา
123 ให้เพิ่มเลขที่บัญชีที่ต้องการป้อนยอดยกมา (ถ้ายังไม่มีให้คลิกไอคอนเพิ่มข้อมูลบนแถบเครื่องมือ หรือกด <Alt+A> เพื่อเพิ่มได้) ในช่องเลขที่บัญชีสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกเลขที่บัญชีที่ต้องการ ใน ช่องแผนกหากยอดยกมามีการแยกแผนกไว้ให้ระบุแผนกที่ถูกต้องเข้าไป ยอดเงินที่จะป้อนในช่องยอดยกมา จะต้องระบุยอดดุลย์ให้ถูกต้องว่าเป็นยอดทางด้านเดบิตหรือเครดิต หากเป็นยอดด้านเดบิต ให้ป้อนเป็นตัวเลข จำนวนเต็ม แต่หากเป็นยอดด้านเครดิตให้ป้อนเป็นตัวเลขติดลบ หมายเหตุ หากคุณมีบัญชีที่ต้องป้อนยอดยกมาเป็นจำนวนมาก คุณสามารถกำหนดให้โปรแกรมแสดงเลขที่ บัญชีทุก ๆ บัญชี ขึ้นมา โดยการ คำนวณยอดเปลี่ยนแปลง ที่เมนูบัญชี ข้อ A คำนวณตั้งแต่งวด ที่ 1 ถึง 24 การป้อนยอดยกมานี้ จะใช้ทั้งในกรณีที่คุณเริ่มใช้โปรแกรมตั้งแต่ต้นปีหรือเริ่มใช้โปรแกรมระหว่างปี แต่มีการ ป้อนข้อมูลย้อนหลังเข้าไป ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเริ่มใช้โปรแกรมในวันที่ 1 มิถุนายน 2547 แต่ต้องการป้อน ข้อมูลของเดือนมกราคมถึงพฤษภาคม 2547 เข้าไปด้วย ในกรณีนี้ให้คุณป้อนยอดคงเหลือ ณ สิ้นปี2546 เข้า ไป โดยโปรแกรมจะถือว่าเป็นยอดยกมา หรือแม้จะเริ่มใช้โปรแกรมวันที่ 1 มิถุนายน 2547 และไม่ต้องการป้อนข้อมูลย้อนหลัง (เดือนมกราคมถึงพฤษภาคม 2547) คุณยังสามารถบันทึก ยอดคงเหลือของบัญชีต่าง ๆ ณ สิ้นเดือนพฤษภาคมไว้ที่เมนูนี้ได้เช่นกัน แต่จะต้องไม่มีการป้อนข้อมูลย้อนหลัง (ตั้งแต่เดือนมกราคมถึงพฤษภาคม) ซ้ำเข้าไปอีก เนื่องจากจะทำให้ยอดยกมาไม่ถูกต้อง การบันทึกยอดยกมานี้โปรแกรมจะไม่มีการตรวจสอบยอดดุลย์ระหว่างบัญชีด้านเดบิต และเครดิตให้ดังนั้น การตรวจสอบให้คุณพิมพ์งบทดลองแบบเต็ม (เมนูรายงาน ข้อ 5.6.1) ณ งวดที่ 1 และดูยอดรวมของบัญชี ด้านเดบิต และเครดิตว่าได้ดุลย์กันหรือไม่ ดังในรูป รูปที่ 7 พิมพ์งบทดลองเพื่อตรวจสอบยอดยกมา
124 ยอดยกมาของบัญชีสินค้าสำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic นอกจากจะต้องป้อนยอดยกมาตามขั้นตอน ข้างต้นแล้ว ยังต้องนำยอดยกมาของสินค้าคงเหลือนี้ไปป้อนที่ เมนูบัญชี ข้อ 5 บัญชีสินค้าคงเหลือ ศึกษา วิธีการบันทึกได้จากบทที่ 15 ในหัวข้อ 'การบันทึกบัญชีสินค้าสำหรับการบันทึกบัญชีแบบ Periodic'
125 บทที่ 9 กำหนดเลขที่เอกสาร ในโปรแกรม Express จะประกอบไปด้วยระบบงานต่างๆ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ซึ่งในแต่ละระบบก็ยังแยก ประเภทออกเป็นเมนูย่อยๆ เช่น ระบบการซื้อประกอบไปด้วยเอกสารจ่ายเงินมัดจำ ซื้อเงินสด ใบสั่งซื้อ ซื้อเงิน เชื่อ ฯลฯ การลำดับเลขที่ใบสำคัญของเอกสารต่างๆ ไม่จำเป็นยต้องเริ่มจากลำดับที่ 1 เหมือนๆกัน คุณอาจจะ ลำดับเลขที่เอกสารมาก่อนที่จะเริ่มใช้งานโปรแกรม และต้องการให้การป้อนข้อมูลในเอกสารต่างๆ ของ โปรแกรมลำดับที่ใบสำคัญต่อจากเลขที่เอกสารเดิม ในเมนูกำหนดเลขที่เอกสารนี้จะให้คุณกำหนดเลขที่ เอกสารเริ่มต้น จากนั้นโปรแกรมจะลำดับที่เอกสารต่อเนื่องไปให้โดยอัตโนมัติ การลำดับเลขที่เอกสาร การลำดับเลขที่ใบสำคัญโดยโปรแกรมจะเริ่มลำดับจากเลขที่ 1…2…3… เช่น ใบกำกับสินค้าจะเริ่มลำดับจาก IV000001ต่อไปเป็น IV000002 และลำดับต่อเนื่องไปเรื่อยๆ คุณสามารถแก้ไขการลำดับเลขที่ให้เริ่มต้นจาก เลขที่ที่ต้องการได้ เช่น ทให้เริ่มลำดับเลขที่ใบสำคัญในโปรแกรมจากเลขที่ IV000101 โดยเลขทีที่จะลำดับจะต้องเป็นไปตามหลักเกณฑ์ ดังนี้ • ต้องมีเลขที่ไม่เกิน 7 หลัก ตัวอย่างเช่น คุณจะลำดับเลขที่ใบกำกับโดยเริ่มตั้งแต่เลขที่ IV12345678 ไม่ได้ แต่ สามารถเริ่มจาดเลขที่IV1234567 ได้ • ไม่มีเครื่องหมายใดๆ คั่นระหว่างหลักเลขที่ เช่น คุณจะลำดับเลขที่เอกสารในลักษณะ IV48/0001ไม่ได้ แต่คุณ สามารถเริ่มลำดับจากเลขทีIV480001 ได้ • การลำดับเลขที่ใบสำคัญต่างๆ ของโปรเเกรมจะเป็นการลำดับเเบบต่อเนื่องไปเรื่อยๆเเม้จะขึ้นรอบบัญชีปีใหม่ ซึ่งหมายถึงว่าเเม้จะขึ้นรอบบัญชีใหม่ก็จะไม่มีการเริ่มลำดับเลขที่ 1 ใหม่ บิลขาย หรือบิลซื้อที่มีการชำระหนี้แล้ว จะถือว่าเป็นเอกสารที่สิ้นสุดระยะกระบวนการ หมายเหตุ เเล้ว และจะถูกลบทิ้งตอนปิดประมวลผลสิ้นปีในโปรแกรม ทำให้สามารถนำเลขที่ใบสำคัญเหล่านี้กลับมาใช้ งานได้โดยแก้ไขข้อมูลในช่อง ‘เลขที่ถัดไป’ ให้เป็นเลขที่ต้องการแต่ไม่ขอแนะนำให้ปฏิบัติด้วยวิธีนี้เนื่องจาก เลขที่ที่ลำดับใหม่นี้อาจจะซ้ำซ้อน กลับเลขที่เอกสารที่ยังค้างอยู่ในโปรแกรม –ผู้เขียน การกำหนดการล
126 ลำดับเลขที่เอกสารให้คุณเข้าที่ เมนูเริ่มระบบ ข้อ4 โปรเเกรมจะเเสดงหน้าจอดังในรูป รูปที่ 1 หน้าจอการกำหนดเลขที่เอกสาร ให้เคลื่อนไปยังเอกสารที่ต้องการจากนั้นคลิกไอคอน แก้ไขข้อมูลบนแถบเครื่องมือ หรือกด <Alt+E> รายละเอียดของแต่ละช่องข้อมูลจะมีดังต่อไปนี้ • หมวด โปรเเกรมจะแบ่งเอกสารในระบบต่างๆ ออกเป็นแต่ละหมวดเช่น ซื้อเงินเชื่อจะเป็นหมวด IV ขายเงินสด จะเป็นหมวด HS ฯลฯ ซึ่งในหมวดเอกสารเดียวกันนี้คุณอาจจะแยกเป็นเอกสารย่อยอีกหลายหลายประเภท เช่น หมวด IV คุณอาจจะเพิ่มแยกเป็นเอกสารขายเงินเชื่อในประเทศ ขายเงินเชื่อต่างประเทศ • ชื่อเอกสารชื่อของเอกสาร เช่น ขายเงินเชื่อ ขายเงินสด ใบวางบิล ฯลฯ • ชื่อภาษาอังกฤษ ชื่อเอกสารที่เป็นภาษาอังกฤษซึ่งจะนำไปใช้ในกรณีคุณใช้โปรเเกรม Express เวอร์ชั่น ภาษาอังกฤษ • เลขที่ถัดไปกำหนดเลขที่ใบสำคัญของแต่ละเอกสารว่าจะให้ลำดับเริ่มต้นตั้งแต่เลขที่ใด ตัวอย่างเช่น หากระบบ บัญชีเดิมที่ทำไว้ด้วยมือหรือโปรแกรมอื่นลำดับ(เอกสารขายเงินเชื่อ) มาถึงเลขที่100 และต้องการให้โปรแกรม ลำดับต่อเนื่องไปโดยเริ่มจากเลขที่101 ให้คุณแก้ไขข้อมูลในช่องเลขที่ถัดไปเป็นIV0000101 หากไม่มีการแก้ไข ใดใดถ้าปกติที่โปรแกรมกำหนดให้เริ่มต้นจะเริ่มลำดับตั้งแต่เลขที่0000001
127 เมื่อกำหนดข้อมูลข้างต้นเรียบร้อยแล้ว ให้คุณคลิกไอคอนบันทึกข้อมูลหรือ <Enter > ต่อไปโปรแกรมจะแสดง หน้าจอขึ้นมาดังรูป (จากในรูปเป็นหน้าจอกำหนดเลขที่เอกสาร ‘ ขายเงินเชื่อ’ ซึ่ง หากเป็นหน้าจอกำหนด เลขที่เอกสารของระบบอื่น เช่นซื้อเงินสด ซื้อเงินเชื่อ จ่ายหรือรับชำระหนี้ หน้าจอก็จะแตกต่างกันออกไป) ซึ่ง คุณสามารถคลิกไอคอน ยกเลิกการเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล (หรือกดปุ่ม<Esc>) เพื่อออกจากหน้าจอนี้โดยไม่ต้อง แก้ไขข้อมูลใดๆ รูปที่ 2 รายละเอียดเพิ่มเติมในหน้าจอกำหนดเลขที่เอกสาร รายละเอียดต่างๆ ของหน้าจอที่ปรากฏขึ้นมานี้ จะเกี่ยวข้องกับเฉพาะกับเอกสารที่คุณแก้ไขนี้เท่านั้นโดยไม่มี ผลถึงเอกสารอื่นๆ โดยมีรายละเอียดของแต่ละช่องข้อมูลดังต่อไปนี้ • ลงสมุดรายวัน กำหนดว่าจะให้การป้อนข้อมูลในแต่ละเอกสารนี้ผ่านไปยังสมุดรายวันเล่มใดโดยคุณสามารถ คลิกไอคอนแว่นขยายเพื่อเรียกดูสมุดรายวันทั้งหมดที่ได้กำหนดไว้แล้วในโปรแกรม • แผนก หากคุณมีการแยกแผนกไว้และต้องการให้การป้อนข้อมูลแยกไปตามแผนกที่ได้กำหนดไว้คุณสามารถ ระบุแผนกในช่องข้อมูลนี้ซึ่งจะมีผลให้เมื่อคุณป้อนรายการในเอกสารนี้เมื่อใดโปรแกรมจะแสดงรหัสแผนก ดังกล่าวขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ • คำอธิบายในสมุดรายวัน ข้อความที่จดบันทึกในสมุดรายวันเมื่อคุณมีการทำรายการในเอกสารนี้ เช่น จากในรูป เป็นเอกสารขายเงินเชื่อซึ่งเมื่อผ่านไปยังสมุดรายวันในส่วนของคำอธิบายจะเป็น’ขายเงินเชื่อให้บริษัท+
128 ARMAS->PRENAM-‘ ‘ - ARMAS->CUSNAM)’ จะเป็นคำสั่งของโปรแกรมที่ใช้ดึงชื่อบริษัทของลูกค้าที่อ้าง ถึงในเอกสารนั้นๆมาแสดง • วิธีการบันทึกบัญชีจะไม่ต้องมีการแก้ไขใดๆ โดยโปรแกรมจะนำเลขที่บัญชีที่กำหนดไว้ในเมนูเริ่มระบบ 5.2 กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวันมาใช้ในการบันทึกในสมุดรายวันให้อยู่แล้วเว้นแต่คุณต้องการระบุเลขที่บัญชีที่จะ เพาะเจาะจงเข้าไป ในส่วนของช่องข้อมูล ประเภทราคา, อัตราภาษี, ภาระภาษีขาย, รับรองเอกสารต้องขออนุมัติระดับ, วิธีการ พิมพ์หรือรับรองเอกสาร, พิมพ์เอกสารซ้ำต้องขออนุมัติระดับ, แยกประเภทVAT ที่รายการ สินค้าและรหัสคลังสินค้าที่จะตัด ได้ถูกกำหนดค่าจากเมนูกำหนดค่าเริ่มต้นที่ได้กล่าวถึงไว้แล้วใน ตอนต้นของคู่มือฉบับนี้แต่หากคุณต้องการกำหนดค่าต่างๆเหล่านี้ให้กับเอกสารแต่ละประเภท โดยเฉพาะก็สามารถปฏิบัติได้เช่นเดียวกัน
129 บทที่ 10 กำหนดการเชื่อมต่อบัญชี ระบบบัญชีจะเป็นระบบที่รับข้อมูลที่คุณบันทึกมาจากระบบต่าง ๆ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย รับเงิน-จ่ายเงิน แต่หากคุณยังไม่ต้องการให้มีการเชื่อมโยงข้อมูลมายังระบบบัญชี ซึ่งอาจเนื่องจากระบบบัญชีที่วางไว้ยังไม่ สมบูรณ์ หรือต้องการใช้โปรแกรมเพื่อควบคุมเฉพาะระบบลูกหนี้ เจ้าหนี้สินค้าคงคลัง โดยมีสำนักงานบัญชี เป็นผู้รับผิดชอบจัดการข้อมูลที่เกี่ยวกับบัญชีในกรณีนี้ เช่น คุณอาจจะยังไม่เชื่อมต่อข้อมูลมายังระบบบัญชี และจะรอจนกว่ามีความพร้อมจึงมาเริ่มดำเนินการภายหลัง การเข้าไปยังเมนูกำหนดการเชื่อมต่อบัญชี ให้มาที่ เมนูเริ่มระบบข้อ 5 กำหนดการเชื่อมต่อบัญชี โดยจะ ปรากฏเมนูย่อย ๆ ดังรูป รูปที่ 1 เมนูกำหนดการเชื่อมต่อบัญชี กำหนดการผ่านรายการไปสมุดบัญชี เพื่อกำหนดว่าจะให้การป้อนข้อมูลในเมนูต่าง ๆ มีการเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านั้นมาบันทึกในสมุดรายวันหรือไม่ หากในบรรทัด เชื่อมต่อระบบบัญชีไม่มีการทำเครื่องหมายไว้ โปรแกรมจะไม่มีการเชื่อมต่อข้อมูลต่าง ๆ มายัง ระบบบัญชี แต่หากมีการทำเครื่องหมายเอาไว้ โปรแกรมจะนำข้อมูลที่บันทึกจากเมนูต่าง ๆ มา ยังสมุดรายวัน ประเภทต่าง ๆ ดังแสดงในรูป
130 รูปที่ 2 หน้าจอกำหนดการผ่านรายการไปยังสมุดบัญชี หากมีการเดินรายการขนาดที่กำหนดเชื่อมต่อบัญชีเป็น ’N’ ในภายหลังจึงกลับมา หมายเหต เปลี่ยนค่าเป็น ‘Y’ โปรแกรมจะไม่บันทึกบัญชีในสมุดรายวันย้อนหลังให้ คุณจะต้องกลับไปสร้างลงบัญชีใหม่ ที่ เอกสารแต่ละรายการเองอีกครั้งหนึ่งว่าโปรแกรมจะมีการแสดงรายชื่อในระบบงานบางส่วนของโปรแกรม ที่ เกี่ยวข้องกัน ระบบบัญชีคุณเพียงแค่ระบุ’รหัสสมุดรายวัน’ ที่ต้องการจะให้ระบบงานต่าง ๆ เรานั้นบันทึกข้อมูล เข้าไป ตัวอย่างจากในรูปหากคุณมีการผ่านเช็ครับหรือผ่านเช็คจ่าย โปรแกรมจะบันทึกเข้าสมุดรายวันรับ (รหัส02) หรือสมุดรายวันจ่าย (รหัส01) ตามที่ระบุไว้หรือการคิดค่าเสื่อมราคาให้บันทึกข้อมูลก็เป็นในสมุดรายวันทั่วไป ซึ่งรหัสสมุดรายวันคือ ’00’ คุณสามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยายเพื่อเรียกดูสมุดรายวันที่กำหนดไว้แล้วในเมนู บัญชีข้อ 8 สร้างสมุดรายวันได้ ส่วนระบบงานอื่น ๆ ของโปรแกรมที่ไม่ได้แสดงในหน้าจอ การผ่านรายการไปยังสมุดบัญชี โปรแกรม จะมีการกำหนดสมุดรายวันเพื่อรับข้อมูลจากระบบงานเหล่านี้ไว้แล้ว หากคุณต้องการแก้ไขสามารถทำ ได้จาก เมนูกำหนดเลขที่เอกสาร (เมนูเริ่มระบบ 1.4) จากในรูปจะเ เห็
131 กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน โปรแกรมจะใช่เลขที่บัญชีในเมนูกำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน ในการบันทึกรายการบัญชีประเภทต่าง ๆในสมุด รายวัน เช่น รายการซื้อสินค้า ขายสินค้า บันทึกรายได้ ค่าใช้จ่ายซึ่งจะถูกผ่านรายการมาจากเมนูต่าง ๆ ของ โปรแกรม โปรแกรมจะนำเลขที่บัญชีเหล่านี้ไปใช้งาน ในกรณีที่เลขที่บัญชีนั้น ๆ ไม่มีแฟ้มข้อมูลหลักตัวอย่าง เช่น หากคุณมีการเปิดบิลขายเงินเชื่อ โปรแกรมจะบันทึกบัญชีให้ดังนี้(กรณีบันทึกบัญชี สินค้าแบบ (Perpetual) จากตัวอย่างโปรแกรมจะนำเลขที่บัญชีภาษีขาย รายได้จากการขาย ต้นทุนขาย จากในเมนูกำหนดบัญชีเพื่อลง รายวันนี้ ไปใช้ในการบันทึกรายการในสมุดรายวัน (แต่ถ้ามี การกำหนดเลขที่บัญชีเหล่านี้ไว้ในเมนูเริ่มระบบข้อ 1.4 กำหนดเลขที่เอกสารโปรแกรมจะใช้เลขที่บัญชีตามนั้น) ส่วนบัญชีลูกหนี้โปรแกรมจะไปดึงมาจากแฟ้ม รายละเอียดลูกหนี้ (เมนูขายข้อ6) ของลูกหนี้รายนั้น สำหรับบัญชีสินค้าสำเร็จรูปจะมีการเชื่อมโยง 2 ชั้น กล่าวคือโปรแกรมจะไปดูที่รายละเอียดของสินค้าที่ขาย (เมนูสินค้าข้อ2) แล้วจึงนำรหัสกลุ่มบัญชีสินค้านั้นไป ค้นหาเลขที่บัญชีต่าง ๆ ตามที่กำหนดไว้ในเมนูเริ่มระบบ 1.3.2 กำหนดกลุ่มบัญชีสินค้า แต่คุณไม่ได้กำหนดเลขที่บัญชีในแฟ้มหลักไว้ เช่น ในรายละเอียดลูกค้าไม่ได้กำหนดเลขที่บัญชีไว้โปรแกรมจะ นำเลขที่บันชีลูกหนี้ ที่กำหนดไว้ในเมนูกำหนดบัญชีเพื่อลงรายวันไปใช้ในงานแทน
132 รูปที่ 3 กำหนดเลขที่บัญชีเพื่อใช้บันทึกในสมุดรายวัน สิ่งสำคัญอีกหนึ่งประการคือ หากคุณมีการแก้ไขเลขที่บัญชีในผังบัญชีซึ่งเกี่ยวข้องกับหน้าจอกำหนดบัญชีเพื่อ ลงสมุดรายวัน เช่น บัญชีกำไรสะสม บัญชีเงินสด บัญชีภาษีซื้อ-ภาษีขาย ฯลฯ คุณจะต้องเข้ามาแก้ไขเลขที่ บัญชีต่าง ๆ ในเมนูเริ่มระบบ 5.2 กำหนดบัญชีเพื่อลงรายวัน ให้ตรงกับเลขที่บัญชีในปากบัญชีที่แก้ไข เปลี่ยนแปลงไปแล้วนี้ด้วย บัญชีพักจะถูกโปรแกรมนำไปใช้เพื่อให้การลงบัญชีในสมุดรายวันถูกต้องยิ่งขึ้น(เป็นเทคนิค ภายใน ใน โปรแกรม) ดังนั้นคุณจะต้องสร้างบัญชีพักนี้ไว้ในผังด้วยและไม่ควรนำไปใช้ในการบันทึกบัญชีใดใดดังนั้นหาก คุณตรวจสอบว่าบัญชีพักนี้มีมูลค่าคงเหลืออยู่ก็แสดงว่าเกิดปัญหาขึ้นกับบัญชีนี้วิธีการแก้ไขก็ให้ไปพิมพ์แยก ประเภทบัญชีพัก จะพบว่ามีเอกสารใดบ้างที่ต้องสั่งให้ลงบัญชีใหม่ สำหรับเมนูเริ่มระบบ 5.3 สั่งให้ระบบอื่น ๆ ตรวจสอบ การลงบัญชีใหม่จะได้กล่าวถึงในบทที่ 21 การตรวจสอบ ข้อมูลและการแก้ไขปัญหา
133 บทที่ 11 การป้อนข้อมูลในระบบซื้อและเจ้าหนี้ ขั้นตอนการทำงานในระบบซื้อและระบบเจ้าหนี้ของโปรแกรม สามารถจะแสดงได้ดังรูป จากในรูป ขันตอนของระบบซื้อและระบบเจ้าหนี้ จะเริ่มจากการเปิดบิลซื้อ โดยคุณสามารถอ้างถึงใบสั่งซื้อได้ หากมีการทำรายการสั่งซื้อไว้ก่อน หรืออาจจะเปิดบิลซื้อได้ทันทีโดยไม่ต้องอ้างถึงใบสั่ง ซื้อก็ได้ การทำรายการซื้อในโปรแกรมสามารถแบ่งได้เป็น 2 รูปแบบ คือ ซื้อสินค้าเป็นเงินสด หรือซื้อสินค้า เป็นเงินเชื่อ การซื้อสินค้าเป็นสดโปรแกรมจะถือว่าเป็นรายการที่เสร็จสิ้นในขั้นตอนเดียวเพราะจะจ่ายชำระ เป็นเงินสด หรือเช็คจ่ายในบิลซื้อนั้นเลย แต่หากซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ จะมีขั้นตอนเพิ่มเติม คือ ต้องทำใบจ่าย ชำระหนี้เมื่อครบกำหนดจ่ายเงินตามบิลซื้อเงินเชื่อ โดยหากทางผู้จำหน่ายมีการเปิดใบวางบิลมาก่อนการจ่าย ท าใบสั่งซื้อ (ถ้ามี) เปิดบิลซื้อ ซื้อเงินสด ซื้อเงินเชื่อ ท าใบรับวางบิล (ถ้ามี) ท าใบลดหนี้/ส่งคืน(ถ้ามี) ท าใบเพิ่มหนี้ (ถ้ามี) จ่ายช าระหนี้
134 ชำระหนี้ คุณก็สามารถทำใบรับวางบิลได้ และคุณประสบปัญหาในการซื้อสินค้า เช่น สินค้าที่ได้รับชำรุด (ต้อง ส่งคืน) หรือในบิลซื้อแจ้งราคาสูงหรือต่ำเกินไป ทำให้ต้องเปิดใบลดหนี้ หรือใบเพิ่มหนี้ ก็สามารถจะทำเอกสาร เหล่านี้ในโปรแกรมได้เช่นกัน ก่อนเริ่มป้อมข้อมูลในระบบซื้อและระบบเจ้าหนี้ มีช่องข้อมูลบางช่องที่จะถูกกล่าวถึงบ่อยครั้งในเนื้อหาของบทนี้ ดังนั้นจึงขออธิบายวิธีการป้อนข้อมูลดังกล่าว ดังต่อไปนี้ ประเภทราคา เพื่อระบุว่าราคาของสินค้าแต่ละรายการ ที่แสดงในบิลเป็นราคาที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ ▪ 0 หมายถึง ราคาสินค้าได้รับการยกเว้นภาษา ▪ 1 หมายถึง ราคาสินค้าได้รวมภาษีไว้แล้ว ▪ 2 หมายถึง ราคาสินค้ายังไม่รวมรวมภาษี ตัวอย่างเช่น หากคุณซื้อสินค้าราคา 100 บาท จะได้ภาษีมูลค่าเพิ่มดังกรณีต่อไปนี้ ประเภทราคา 0 โปรแกรมจะไม่คำนวณภาษีให้ ประเภทราคา 1 จะได้ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม 6.54 (คำนวณจาก 100*7/107) ประเภทราคา 2 จะได้ ยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม 7 (คำนวณจาก 100*7/100) ส่วนลด คุณสามารถป้อนได้ทั้งแบบที่เป็นจำนวนเงิน เช่น 1500.00 หรือแบบที่เป็นอัตรา เปอร์เซ็นต์ 10% และยังสามารถป้อนเป็นส่วนลดซ้อนได้ เช่น 5+2% โดยวิธีการป้อน เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์คุณอาจจะป้อนเป็น 10% เลย หรือป้อนเป็น 10+และกด <Enter> โปรแกรมจะเปลี่ยนเป็น 10% ให้โดยอัตโนมัติ Bill be จะใช้ในกรณีที่เราได้มีการติดต่อซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้จำหน่าย แต่ได้รับใบกำกับภาษีเป็น ของอีกสาขาหนึ่งของผู้จำหน่ายรายนี้เช่น สั่งซื้อสินค้าและต้องจ่ายค่าสินค้าให้กับสำนักงาน ใหญ่ แต่ได้รับใบกำกับเป็นชื่อของสาขา ในกรณีลักษณะนี้ ให้ระบุเป็นรหัสผู้จำหน่ายที่ระบุที่อยู่ตามใบกำกับภาษีที่ได้รับ โดยระบบจะทำการตั้งหนี้ตาม ‘รหัสผู้จำหน่าย’ที่ระบุไว้ในหน้าจอซื้อเงินเชื่อนี้ รวมไปถึงรายงานวิเคราะห์การซื้อ หรือรายงานเจ้าหนี้ ก็จะ แสดงเป็นยอดหนี้ของรหัสผู้จำหน่ายที่ระบุไว้ในช่อง Bill be นั้น จะใช้แสดงผลในตอนสั่งพิมพ์ใบรับรองของ (บิลซื้อ) และในรายงานภาษีซื้อเท่านั้น และยังมีรายการบางประเภท ที่มีวิธีใช้เหมือนๆ กันในแต่ละหน้าจอการป้อนข้อมูล เช่น รายการของแถม การ ป้อนข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าที่ได้รับการยกเว้นภาษี การหักภาษี ณ ที่จ่าย จะกล่าวถึงวิธีการใช้งานในตอนท้าย ของบทนี้
135 การพิมพ์แบบฟอร์ม คุณสามารถสั่งพิมพ์แบบฟอร์มต่างๆ เช่น ใบสั่งซื้อ บิลซื้อ ได้ทันทีเมื่อบันทึกรายการเรียบร้อยด้วยการคลิก ไอคอนพิมพ์เอกสาร (หรือกด <Alt+P>) เพื่อเลือกพิมพ์ทางจอภาพ เครื่องพิมพ์หรือแฟ้มข้อมูลและหาก ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมในการแก้ไขแบบฟอร์ม ขอให้ศึกษาจากบทที่25 ‘การแก้ไขรายงาน/แบบฟอร์ม’ ภาระภาษีซื้อ หากคุณชำระค่าบริการ เช่น การชำระค่าบริการซ่อมแซมอุปกรณ์ หรือชำระค่างวดจากการผ่อนชำระคุณ สามารถเลือกเกณฑ์ภาษีได้ว่าจะใช้เป็นเกณฑ์สิทธิหรือเกณฑ์เงินสด โดยเกณฑ์หรือภาระภาษีจะมีผลกับเวลา ในการนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่ม คือ หากคุณเลือกเกณฑ์ภาษีเป็นเกณฑ์สิทธิ ภาษีจะเกิดขึ้นในวันเดียวกับวัน ที่ใน ใบกำกับภาษีซื้อ แต่หากเลือกเป็นเกณฑ์เงินสด ภาษีจะเกิดขึ้นเมื่อคุณมีการจ่ายชำระหนี้ หรือจ่าเงินค่างวด ผ่อนชำระให้กับเจ้าหนี้ โดยเมื่อคุณเปิดบิลซื้อสินค้าบริการ จะมีหน้าจอขึ้นมาถามเกี่ยวกับภาระภาษี ดังรูป รูปที่ 1 เลือกภาระภาษีซื้อของบิลซื้อ หมายเหตุ โปรแกรมจะแสดงหน้าจอขึ้นมาถามเกณฑ์ภาษี เมื่อสินค้ารายการแรกที่คุณป้อนในเอกสารเป็น สินค้าบริการเท่านั้น
136 นอกจากนั้นคุณยังสามารถตรวจสอบว่าใบกำกับหรือบิลซื้อได้บันทึกข้อมูลไปแล้ว เป็นภาระภาษีแบบใด โดยให้ คุณอยู่ที่หน้าจอเอกสารการซื้อที่ต้องตรวจสอบ จากนั้นคลิกที่แท็บรายการจ่ายชำระ (หรือกด <F7>) สังเกต ตรงช่องใต้คำว่า ภาระภาษีซื้อ ดังรูป รูปที่2 แท็บรายการจ่ายชำระ ในหน้าจอบิลซื้อจะแสดงภาระภาษีซื้อ ในกรณีที่คุณบันทึกรายการไปแล้วแต่เลือกเกณฑ์ภาษีไว้ผิด คุณสามารถแก้ไขได้โดยคลิกที่ไอคอนลงบัญชีใหม่ โปรแกรมจะขึ้นมาถามเกณฑ์ภาษีเช่นเดียวกับรูปที่1 ให้คุณเลือกเกณฑ์ภาษีที่ถูกต้อง การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติม การป้อนข้อมูลรายการประจำวันต่างๆ เช่น การเปิดใบสั่งซื้อ บิลซื้อ หากคุณมีรายละเอียดเพิ่มเติมของเอกสาร ซึ่งไม่สามารถป้อนไว้ในช่องข้อมูลที่โปรแกรมได้จัดเตรียมไว้ให้ คุณสามารถป้อนข้อความหรือหมายเหตุเพิ่มเติม ได้โดยคลิกไอคอน เพิ่ม/แก้ไขหมายเหตุของเอกสาร (หรือกด <Alt+R>) ที่หน้าจอการป้อนข้อมูลนั้นๆ จากใน รูปเป็นหมายเหตุเพิ่มเติมที่หน้าจอซื้อเงินเชื่อ ซึ่งคุณสามารถป้อนได้ทั้งหมดอีกบรรทัด หากต้องการบันทึก ข้อมูลให้กดปุ่ม ตกลง แต่หากไม่ต้องการบันทึกหมายเหตุให้คลิก ยกเลิก (หรือกด<esc>) ออกจากหน้าจอนี้ รูปที่3 การป้อนหมายเหตุเพิ่มเติมของเอกสาร
137 ในแต่ละรายการสินค้าที่คุณป้อน คุณยังสามารถคลิกไอคอน เพิ่ม/แก้ไขหมายเหตุของเอกสาร (หรือกด <Alt+R>) ขณะที่อยู่ที่รายการสินค้านั้น เพื่อเพิ่มหมายเหตุได้อีก 10 บรรทัดเช่นเดียวกัน ซึ่งเป็นหมายเหตุของ แต่ละรายการสินค้า ดังนั้นในแต่ละรายการสินค้าจะมีหมายเหตุได้อีกรายการละ 10 บรรทัด รูปที่ 4 หมายเหตุของแต่ละรายการสินค้า หมายเหตุ การเพิ่มหมายเหตุของแต่ละรายการสินค้า จะทำได้เมื่อคุณบันทึกรายการสินค้านั้น เรียบร้อยแล้ว และเลื่อนไปยังรายการสินค้าที่ต้องการแล้วจึงคลิกที่ไอคอนเพิ่ม/แก้ไข หมายเหตุ ของเอกสาร การป้อนข้อมูลใบสั่งซื้อ เมื่อทำใบสั่งซื้อ โปรแกรมจะเก็บยอดสั่งซื้อ และยอดค้างรับไว้ให้ เมื่อผู้จำหน่ายส่งสินค้ามาให้คุณก็จะต้องไป บันทึกการรับสินค้า (ที่เมนูซื้อเงินสด, ซื้อเงินเชื่อ) โดยอ้างถึงใบสั่งซื้อคังกล่าว จากนั้นโปรแกรมก็จะลดยอด ค้างรับลง กรณี่ทยอยรับสินค้า คุณสามารถติดตามได้ว่ายังค้างรับอีกเท่าใดซึ่งเป็นประโยชน์ในการวางแผนจัด เรียมสินค้าให้เพียงพอต่อการจำหน่าย เช่น หากคุณประมาณการว่าภายในช่วงระยะเวลาใดเวลาหนึ่งจะมีคำสั่ง ซื้อจากลูกค้าเป็นจำนวนมาก ก็ควรจะสั่งซื้อสินค้าให้พียงพอก่อนช่วงระยะเวลานั้น เพื่อไม่ให้สูญเสียโอกาสใน การขายไป
138 การป้อนใบสั่งซื้อ ให้คุณเข้าที่ เมนูซื้อ ข้อ 3 ใบสั่งซื้อ โดยวิธีการป้อนข้อมูลขอให้คุณศึกษาจากบทที่ 3"รูปแบบ และวิธีการใช้งาน โปรแกรม' รายละเอียดข้อมูลที่จะต้องป้อนในหน้าจอใบสั่งซื้อ จะมีดังนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบสั่งซื้อฉบับนี้ หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่ เมนูเริ่มระบบข้อ7กำหนดแผนกแล้ว คุณ สามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน ▪ เลขที่ใบสั่งซื้อคุณสามารถให้เครื่องลำดับเลขที่ใบสำคัญให้โคยอัตโนมัติ โดยกด<Enter> ผ่านที่ช่องเลขที่ใบสั่ง ซื้อนี้แต่หากต้องการลำดับเลขที่ด้วยตนเองเลขที่ที่ต้องการเข้าไป ▪ วันที่ ให้ป้อนวันที่ของใบสั่งซื้อฉบับนี้ ▪ รหัสผู้จำหน่าย หากทราบรหัสผู้จำหน่ายสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คลิกที่ไอคอนรูปแว่น ขยายจะปรากฎรหัสและชื่อผู้จำหน่ายทั้งหมดที่คุณป้อนไว้ในเมนูรายละเอียดผู้จำหน่ายขึ้นมา โดยจะจัดเรียง ดามรหัสหรือชื่อขึ้นอยู่กับที่คุณกำหนดไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ 1.5.1 รายละเอียดทั่วไป หัวข้อ 'คันหาผู้จำหน่าย' ▪ ▪ หมายเหตุข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการจะอ้างอิงในใบสั่งขายฉบับนี้ หากไม่ต้องการระบุให้กด <Enter> ผ่าน ▪ ขนส่งโดยระบุวิธีการขนส่งสินค้าของใบสั่งขายฉบับนี้หากไม่ต้องการระบุให้กด<Enter> ผ่าน
139 ▪ เครดิต เงื่อนไขการชำระเงินที่ผู้จำหน่ายรายนี้มอบให้กับคุณ เช่น 30 วัน, 60 โดยปกติโปรแกรมจะนำค่าที่ระบุ ไว้ในรายละเอียดผู้จำหน่ายขึ้นมาให้ก่อน ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตามความต้องการ ▪ รับของวันที่ กำหนดวันที่ที่ผู้จำหน่ายนัดหมายจะส่งสินค้าให้กับคุณ กำหนดวันที่รับของในรายการสินค้าหรือไม่ ในกรณีคุณมีการสั่งซื่อสินค้าหลายรายการซึ่งผู้จำหน่ายไม่ได้ส่งของ ทั้งหมดให้คุณภายในวันเดียวกัน หากคุณตอบในช่องข้อมูลนี้เป็น Y' โปรแกรมจะให้คุณใส่วันที่รับของในแต่ละ รายการสินค้า ▪ ประเภทราคา ระบุว่าราคาของสินค้าแต่ละรายการ ที่คุณป้อนเข้าไปเป็นราคาที่รวม VATแล้วหรือไม่ โดยค่าที่ คุณสามารถจะป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 ▪ สถานที่ส่งของหากสถานที่ที่ผู้จำหน่ายจะจัดส่งสินค้าให้ไม่ใช่ที่อยู่ตามปกติของคุณ คุณสามารถระบุสถานที่ที่ จะให้ส่งสินค้าเองได้ ▪ ส่วนลด เป็นส่วนลคการค้ารวมของเอกสารที่ผู้จำหน่ายมอบให้กับคุณซึ่งโปรแกรมจะแสดงส่วนลดที่คุณกำหนด ไว้ในเมนูรายละเอียดผู้จำหน่ายขึ้นมาให้โดยอัตโนมัติ ▪ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยในช่องจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มให้ปล่อยว่างไว้ เมื่อคุณป้อน รายการสินค้าที่สั่งซื้อเสร็จเรียบร้อย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีให้โดยอัตโนมัติ ▪ รายการสินค้า เลือกรหัสสินค้าที่ต้องการสั่งซื้อ โดยเมื่อคุณกด <Enter> รหัสสินค้าโปรแกรมจะแสดงรายการ สินค้าทั้งหมดเรียงลำดับตามรหัสหรือชื่อสินค้าตามที่คุณกำหนดไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป การค้นหาสินค้า ที่ต้องการขายให้รวดเร็วขึ้น คุณสามารถกครหัสหรืออักษรนำหน้าเพียง 1 - 2 ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดง สินค้าทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยอักษรดังกล่าว ▪ คลัง ป้อนคลังหรือโกคังสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อสินค้ารายการนี้ ▪ จำนวน ป้อนจำนวนสินค้าโดยคุณสามารถลือกจะสั่งซื้อได้ทั้งหน่วยนับใหญ่และหน่วยนับย่อย ▪ หน่วยละ ราคา/หน่วยของสินค้ารายการนี้ ให้ป้อนราคาตามทีตกลงกับผู้จำหน่าย ▪ ส่วนลด ส่วนลดของสินค้าแต่ละรายการ คุณสามารถป้อนทั้งในรูปของจำนวนเงินหรืออัตราเปอร์เซ็นต์ส่วนลด ▪ จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินโดยนำ จำนวนสินค้าที่สั่งซื้อxราคา/หน่วย- ส่วนลดแต่ละรายการ ยกเลิกยอดสั่งซื้อ หากคุณต้องการยกเลิกการสั่งซื้อสินค้า ที่ได้ทำใบสั่งซื้อไปแล้ว โดยต้องการยกเลิกการสั่งซื้อสินค้าเพียง บางส่วนหรือบางรายการ คุณไม่จำเป็นต้องยกเลิกเอกสารเนื่องจากจะทำให้คุณไม่สามารถเก็บประวัติการ สั่งซื้อสินค้าจากผู้จำหน่ายและไม่สามารถนำข้อมูลไปวิเคราะห์หาสาเหตุในภายหลังได้ว่าการยกเลิกการสั่งซื้อมี เหตุผลอย่างไร ดังนั้นวิธีการยกเลิกการสั่งซื้อสินค้า ให้คุณเข้าที่เมนูใบสั่งซื้อ และค้นหาเอกสารที่ต้องการ ยกเลิกอดสั่งซื้อขึ้นมา จากนั้นคลิกแท็บ รายการแสดงยอดสินค้าค้างรับ (หรือกด <Ctr1+F8>) เข้าไปใน
140 รายการสินค้า ดับเบิ้ลคลิกที่ช่อง ยกเลิก ของรายการสินค้าที่ต้องการยกเลิกยอดสั่งซื้อ คุณจะพบกับหน้าจอดัง ในรูป รูปที่ 6 ป้อนจำนวนสินค้าที่ต้องการยกเลิกการสั่งซื้อ ให้คุณป้อนจำนวนสินค้าที่ต้องการยกเลิกการสั่งซื้อ โดยอาจจะยกเลิกการสั่งซื้อสินค้าเพียงบางส่วนหรือยกเลิก การสั่งซื้อทั้งจำนวน จากนั้นกด <Enter> ผ่าน โปรแกรมจะแสดงวันที่ยกเลิก ให้คุณป้อนวันที่ที่มีการยกเลิก การสั่งซื้อกับทางผู้จำหน่าย และกด <Enter>เพื่อป้อนเหตุผลในการยกเลิกยอดสั่งซื้อ ตัวอย่างเช่น สินค้าขาด ตลาด ผู้จำหน่ายขึ้นราคาสินค้า ฯลฯ ซึ่งเหตุผลในการยกเลิกยอดสั่งซื้อนี้คุณสามารถกำหนดได้จาก เ มนูเริ่ม ระบบ ข้อ 2 ตารางข้อมูล โปรแกรมจะมีรายงานทีแสดงเอกสารทียกเลิกสั่งชื้อ แยกตามเหตุผล (เมนูรายงาน 1.3.A รายงานสินค้าถูก ยกเลิก แยกตามเหตุผล) เพื่อให้คุณนำมาปรับปรุงประสิทธิภาพของฝ่ายจัดซื้อในการสั่งซื้อสินค้าต่อไป การดูยอดสินค้าค้างรับในใบสั่งซื้อ คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าหลังจากมีการเปิดใบสั่งซื้อสินค้าจากผู้จำหน่ายแล้ว ผู้จำหน่ายได้จัดส่งสินค้าให้กับ คุณครบถ้วนตามที่ได้สั่งซื้อหรือไม่ โดยคุณสามารถดูได้จาก เมนูรายงาน 2.3 ซึ่งจะเป็นรายงานสินค้าค้างรับ แยกตามสินค้า ใบสั่งซื้อ หรือผู้จำหน่าย นอกจากคุณยังสามารถตรวจสอบได้จากในหน้าจอใบสั่งซื้อ โดยเมื่อ คุณบันทึกรายการใบสั่งเรียบร้อยแล้วให้คุณคลิกทีแท็บ รายการสินค้า(หรือกดปุ่ม<F8>)ซึ่งจะเข้าไปยังรายการ สินค้าในใบสั่งซื้อ จากนั้นกดปุ่มเลื่อนไปทางด้านขวาซึ่งเป็นหน้าที่ 2 ของรายการสินค้า โปรแกรมจะแสดงยอด ค้างรับ หรือหากคุณมีการยกเลิกยอดสั่งซื่อโปรแกรมจะแสดงจำนวนสินค้าที่ถูกยกเลิก รวมทั้งวันที่ยกเลิกการ สั่งซื้อ ดูรูปที่ 4 ประกอบ การตรวจสอบการรับสินค้าตามใบสั่งซื้อ หากคุณต้องการตรวสอบว่าเอกสารการสั่งซื้อสินค้าแต่ละรายการได้มีการจัดส่งจากผู้จำหน่ายตามเลขที่ใบรับ สินค้า(บิลซื้อ)เลขที่ใดบ้าง ให้คุณอยู่ที่หน้าจอใบสั่งซื้อที่เอกสารที่ต้องการตรวจสอบจากนั้นคลิกแท็บรายการ สินค้าที่ได้รับแล้ว (หรือกดปุ่ม <F7>) ไปที่หน้าที่2 โปรแกรมจะแสดงรายการสินค้าที่สั่งซื้อและเลขที่ใบรับ
141 สินค้าที่รับสินค้าแต่ละรายการเข้ามา รูปที่7แสดงเอกสารการรับสินค้าเข้าตามที่สั่งซื้อ การป้อนข้อมูลจ่ายเงินมัดจำ หากผู้จำหน่ายมีการเรียกเก็บเงินมัดจำค่าสินค้าล่วงหน้าจากคุณเพื่อเป็นการยืนยันการซื้อ-ขายระหว่างกัน คุณ สามารถนำยอดมัดจำนั้นมาหักจากยอดที่ต้องชำระในขณะที่คุณเปิดบิลซื้อได้ รูปที่ 8 หน้าจอการป้อนข้อมูลง่ายเงินมัดจำ การป้อนข้อมูลง่ายเงินมัดจำให้คุณเข้าที่ เมนูซื้อ ข้อ 1 วิธีการป้อนข้อมูลและรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้อง ป้อนในหน้าจอบันทึกจ่ายเงินมัดจำ จะมีคังต่อไปนี้
142 ▪ แผนก ระบุแผนกที่บันทึกจ่ายเงินมัดจำรายการนี้หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกกำหนดแผนกแล้วคุณ สามารถคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้ ▪ ใบจ่ายเงินมัดจำ เป็นเลขที่ของใบจ่ายเงินมัดจำนี้คุณสามารถให้เครื่องลำดับที่ใบสำคัญให้โคยอัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผ่านที่ช่องใบจ่ายเงินมัดจำนี้แตกหากต้องการลำดับเลขที่ใบสำคัญด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบจ่ายเงินมัดจำฉบับนี้ ▪ รหัสผู้จำหน่าย หากทราบรหัสผู้จำหน่ายสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คุณคลิกไอคอนรูป แว่นขขาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อผู้จำหน่ายทั้งหมด ที่คุณป้อนไว้ในเมนูรายละเอียดผู้จำหน่ายขึ้นมา โดยจะจัดเรียงตามรหัสหรือชื่อขึ้นอยู่กับที่คุณกำหนดไว้ที่ เมนู เริ่มระบบ 1.5.1 รายละเอียดทั่วไป หัวข้อ ค้นหาผู้จำหน่าย ▪ เลขที่บิล เลขที่ใบกำกับภาษีที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้เมื่อได้รับเงินมัดจำจากคุณ หากไม่ต้องการระบุให้กด <Enter> ผ่าน ▪ ลวท. วันที่ตามใบกำกับภาษีที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้ ▪ หมายเหตุ เป็นข้อความหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการจ่ายเงินมัดจำครั้งนี้ เช่น ง่ายล่วงหน้า 30 % หากไม่ต้องการ ระบุให้กด <Enter> ผ่าน ▪ ครบกำหนด กรณีมีสัญญาที่ต้องจ่ายเงินล่วงหน้าให้กับผู้จำหน่าย คุณสามารถกำหนดวันครบกำหนดเพื่อ ตรวจสอบได้ว่าการจ่ายเงินมัดจำเป็นไปตามกำหนครบกำหนดหรือไม่ ▪ ประเภทราคา ระบุว่าจำนวนเงินมัดจำแต่ละรายการ ที่คุณป้อนข้อมูลเข้าไปเป็นข้อมูลที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ 0, 1 และ 2 ▪ ภาษีมูลคำเพิ่ม ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยในช่องจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มให้ปล่อยว่างไว้ เมื่อคุณป้อน รายการจ่ายเงินมัดจำเสร็จเรียบร้อย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีให้โดยอัตโนมัติ ▪ คำอธิบาย ป้อนข้อมูลที่เหมาะสมเข้าไป เช่น ชื่อสินค้าที่มีการถ่ายเงินมัดจำถ่วงหน้า ▪ จำนวนเงิน ให้คุณป้อนจำนวนเงินมัดจำที่จ่ายให้กับผู้จำหน่าย หากคุณมียอคเงินมัดจำจ่ายหลายรายการ เช่น เป็นเงินมัดจำของสินค้าแต่ละชนิด ให้ป้อนข้อมูลเข้าไปจน ครบถ้วน เมื่อเรียบร้อยแล้วและต้องการออกจากการป้อนข้อมูล ให้กดปุ่ม <Esc> ในเบื้องต้นโปรแกรมจะถือว่าการบันทึกจ่ายเงินมัดจำนี้เป็นการง่ายชำระด้วยเงินสด หากคุณต้องการแก้ไข รูปแบบการจ่ายชำระ จะมีรูปแบบให้คุณเลือกอยู่ 2 ประเภทคือ
143 ▪ จ่ายมัดจำเป็นเงินสด ซึ่งจะเป็นค่าโดยปกติของโปรแกรมอยู่แล้ว รูปที่ 9 การจ่ายมัดจำเป็นเงินสดจะเป็นค่าปกติของโปรแกรม ▪ จ่ายมัดจำเป็นเช็คหรืออื่น ๆ ให้คุณดับเบิ้ลคลิกในช่องรายการในตารางการชำระโดยอื่นๆ จากนั้นโปรแกรมจะ แสดงหน้าจอให้เลือกวิธีการจ่ายชำระ ดังรูป หากเป็นเช็ดให้ป้อนรายละเอียดเลขที่. วันที่เช็ค, รหัสธนาคาร และจำนวนเงิน จากนั้นให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล หรือคลิกตรงส่วนรายการที่ว่างๆ เพื่อบันทึกรายการ รูปที่ 10 หน้าจอหลังจากดับเบิ้ลคลิกเข้ามาในตารางชำระโดยอื่น ๆ อย่างไรก็ตามคุณสามารถจะเลือกจ่ายชำระเป็นเงินสดบางส่วน และเป็นเช็คจ่ายในส่วนที่เหลือได้ โยส่วนที่ พิจารณาคือ ช่องจำนวนเงินรวมทั้งสิ้นและช่องยอดจ่ายจริงจะต้องเท่ากันเสมอ การป้อนข้อมูลการซื้อ คุณสามารถลือกวิธีการซื้อสินค้าในโปรเกรมได้ 2 ลักษณะ คือ การซื้อสินค้าเป็นเงินสด และการซื้อสินค้าเป็น เงินเชื่อโดยมีความแตกต่างกันในส่วนของวิธีการบันทึกบัญชี และการตั้งยอดเจ้าหนี้เนื่องจากการซื้อเงินสด จะ มีการบันทึกบัญชีตัดจ่ายเงินสดให้กับผู้จำหน่ายทันที(ไม่มีการตั้งยอดเจ้าหนี้) ซึ่งต่างกับการซื้อสินค้าเป็นเงิน เชื่อ โปรแกรมจะตั้งยอดเจ้าหนี้รายตัวซึ่งคุณจะต้องไปทำใบจ่ายชำระหนี้เมื่อครบกำหนดการชำระเงิน รายละเอียดของหน้าจอการป้อนข้อมูลซื้อเงินสดและซื้อเงินเชื่อจะคล้ายคลึงกัน จึงขออธิบายเฉพาะวิธีการ ป้อนข้อมูลซื้อเงินเชื่อ ดังนี้
144 รูปที่ 11 หน้าจอการป้อนข้อมูลซื้อเงินเชื่อ การป้อนข้อมูลซื้อเงินเชื่อให้คุณเข้าที่ เมนูซื้อ ข้อ 4 สำหรับวิธีการป้อนข้อมูลขอให้คุณศึกษาจากบทที่3 'รูปแบบและวิธีการใช้งาน โปรแกรม' ซึ่งรายละเอียดของข้อมูลที่จะต้องป้อนในหน้าจอซื้อเงินเชื่อ จะมี ดังต่อไปนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดบิลซื้อใบนี้หากคุณมีการแยกแผนกไว้ที่เมนูกำหนดแผนกแล้ว ให้คลิก ไอคอนรูปแว่นขยายเพื่อเลือกแผนกที่มีอยู่ขึ้นมาใช้งานได้หากไม่มีให้กด<Enter> ผ่าน ▪ เลขที่ใบรับสินค้า เป็นเลขที่ของบิลซื้อหรือใบรับสินค้า คุณสามารถให้เครื่องลำดับให้โดย อัตโนมัติ โดยกด <Enter> ผ่านที่ช่องเลขที่ใบรับสินค้านี้แต่หากต้องการลำดับเลขที่ด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบรับสินค้าฉบับนี้ ▪ รหัสผู้จำหน่าย หากทราบรหัสผู้จำหน่ายสามารถป้อนเข้าไปได้โดยตรง แต่หากไม่ทราบให้คุณ คลิกไคอนรูปแว่นขยาย โปรแกรมจะแสดงรหัสและชื่อผู้จำหน่ายทั้งหมด ที่คุณป้อนไว้ในเมนูรายละเอียดผู้จำหน่ายขึ้นมา โดยจะจัดเรียงตามรหัสหรือชื่อขึ้นอยู่กับที่คุณกำหนด ไว้ที่ เมนูเริ่มระบบข้อ 1.5.1 รายละเอียดทั่วไป หัวข้อ 'ค้นหาผู้จำหน่าย
145 ▪ อ้างถึงใบสั่งซื้อ กรณีที่มีการป้อนใบสั่งซื้อสินค้ากับผู้จำหน่ายรายนี้ไว้แล้ว คุณสามารถคลิก ไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกใบสั่งซื้อดังกล่าวขึ้นมาอ้างอิงได้ ซึ่งจะอำนวยความสะดวกทำให้ ผู้ใช้งานไม่ต้องป้อนข้อมูลการซื้อนี้เข้าไปเอง และลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดที่ป้อนข้อมูลไม่ตรง กับ ข้อมูลที่ได้ป้อนไว้ในใบสั่งซื้อ หากไม่มีให้กด <Enter> ผ่าน รูปที่ 12 คลิกไอคอนรูปแว่นขยาย ในช่องใบสั่งซื้อ โปรแกรมจะแสดงใบสั่งซื้อขึ้นมาให้เลือก ▪ เลขที่บิล เลขที่ใบกำกับภาษีที่ผู้จำหน่ายเปีดบิลมาให้กับคุณ ▪ ลวท. วันที่ของใบกำกับภาษีที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้กับคุณ ▪ ครบกำหนด เครดิตที่ผู้จำหน่ายให้แก่คุณ ซึ่งโปรแกรมจะนำข้อมูลมาจากที่คุณกำหนดไว้ในเมนูรายละเอียดผู้ จำหน่าย พร้อมกับคำนวณวันที่ครบกำหนดให้โดยอัตโนมัติ ▪ หมายเหตุ ข้อความหรือหมายเหตุที่ต้องการอ้างอิงถึงในบิลซื้อฉบับนี้ หากไม่ต้องการระบุให้กด <Enter> ผ่าน ▪ ประเภทราคา ระบุว่าราคาของสินค้าแต่ละรายการ ที่ผู้จำหน่ายเปีดบิลมาให้เป็นราคาที่รวม VAT แล้วหรือไม่ โดยค่าที่คุณสามารถจะป้อนได้คือ 0 1 และ 2 ▪ หักส่วนลด เป็นส่วนลดการค้าที่ผู้จำหน่ายมอบให้กับคุณ ซึ่งโปรแกรมจะนำข้อมูลมาจากที่คุณกำหนดไว้ในเมนู รายละเอียดลูกค้า แต่จะสามารถเปลี่ยนแปลงในขณะที่เปิดใบรับสินค้านี้ได้
146 ▪ หักมัดจำ หากเคยจ่ายเงินมัดจำให้กับผู้จำหน่ายรายนี้ไว้ในเมนูจ่ายเงินมัดจำของโปรแกรมแล้วจะมีข้อคมามน มาถามว่าต้องการจะนำใบจ่ายเงินมัดจำมาหักกับบิลซื้อฉบับนี้หรือไม่ หากต้องการให้ตอบ ตกลง หรือตอบ ยกเลิก หากยังไม่ต้องการนำมาหัก ▪ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ป้อนอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยในช่องจำนวนเงินภาษีมูลค่าเพิ่มให้ปล่อยว่างไว้ เมื่อคุณป้อน รายการสินค้าที่รับเข้ามาเสร็จเรียบร้อย โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีให้โดยอัตโนมัติ ▪ รายการสินค้า เลือกรหัสสินค้าที่ต้องการรับเข้า โคยโปรแกรมจะเรียงลำดับตามรหัสหรือชื่อสินค้า ตามที่คุณ กำหนดไว้ที่ เมนูเริ่มระบบ 1.3.1 รายละเอียดทั่วไป การค้นหาสินค้าที่ต้องการซื้อให้รวดเร็วขึ้น คุณสามารถ กครหัสหรืออักษรนำหน้าเพียง1-2 ตัวอักษร โปรแกรมจะแสดงสินค้าทั้งหมดที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรดังกล่าว ▪ คลัง ป้อนคลังหรือโกดังสินค้าที่ต้องการจะรับสินค้ารายการนี้เข้า ▪ จำนวน ป้อนจำนวนสินค้าที่รับเข้า ▪ หน่วยละราคา/หน่วยของสินค้ารายการนี้ โดยคุณจะต้องป้อนราคาต่อหน่วยตามหน้า บิลที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้ อย่างถูกต้อง ▪ ส่วนลด ส่วนลดของสินค้าแต่ละรายการ คุณสามารถป้อนทั้งในรูปของจำนวนเงินหรืออัตราเปอร์เซ็นต์ส่วนลด ▪ จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินโดยนำจำนวนที่ซื้อ (หรือรับเช้า) คูณกับราคาต่อหน่วย และลบ ส่วนลดแต่ละรายการ หลังจากบันทึกรายการซื้อสินค้ารายการแรกเสร็จสิ้น โปรแกรมจะขึ้นรายการใหม่ให้โดยอัตโนมัติเพื่อรอ การป้อนข้อมูลการซื้อสินค้ารายการต่อ ๆ ไป โดยใช้วิธีการเดียวกับวิธีข้างต้น ซึ่งเมื่อบันทึกรายการซื้อสินค้ ครบถ้วนแล้ว ให้คลิกไอคอนบันทึกข้อมูล เพื่อออกจากการบันทึกรายการ หมายเหตุ บางกรณีที่ราคาต่อหน่วยเป็นทศนิยมไม่รู้จบ เช่น สินค้า 3 ชิ้น เป็นเงิน 10.-(สินค้าชิ้นละประมาณ3.3333)ใน กรณีนี้ให้ป้อนจ านวนเป็น 3 ส าหรับราคาหน่วยละและส่วนลดไม่ต้องป้อน(ให้เว้นไว้)และข้ามไปป้อนจ านวน เงินเป็น 10.-จากนั้นโปรแกรมจะค านวณหาราคาต่อหน่วยและส่วนลดให้เอง
147 การป้อนข้อมูลใบเพิ่มหนี้เจ้าหนี้ หากคุณมีการรับสินค้าจากผู้จำหน่ายแล้ว แต่มีการเพิ่มยอดลูกหนี้มาในภายหลัง ซึ่งอาจจะเนื่องจากราคาที่ผู้ จำหน่ายเปิดมาในใบกำกับสินค้าเป็นราคาที่ต่ำเกินไป ผู้จำหน่ายจะออกเอกสารเพิ่มหนี้ให้กับคุณซึ่งจะต้อง นำมาบันทึกในโปรแกรมด้วยเช่นเดียวกัน รูปที่ 13 หน้าจอการป้อนข้อมูลใบเพิ่มหนี้ที่ได้รับจากผู้จำหน่าย การป้อนข้อมูลใบเพิ่มหนี้ ให้คุณเข้าที่ เมนูการเงิน 2.2 โดยมีรายละเอียดข้อมูลที่ต้องป้อนดังนี้ ▪ แผนก ระบุแผนกที่เปิดใบเพิ่มหนี้ฉบับนี้ ▪ เลขที่ใบเพิ่มหนี้ คุณสามารถให้เครื่องลำคับเลขที่ใบสำคัญให้โดยอัตโนมัติ โคยกด <Enter> ผ่านที่ช่องเลขที่ใบเพิ่มหนี้นี้ แต่หากต้องการลำดับเลขที่ใบสำคัญด้วยตนเอง ให้ป้อนเลขที่ที่ต้องการเข้าไป ▪ วันที่ เป็นวันที่ของใบเพิ่มหนี้ฉบับนี้ ▪ รหัสผู้จำหน่าย ให้ป้อนรหัสผู้จำหน่ายที่ต้องการจะเพิ่มหนี้ ▪ เลขที่ใบรับสินค้า ให้คุณคลิกไอคอนรูปแว่นขยาย เพื่อเรียกใบรับสินค้า (หรือบิลซื้อ) ที่ยังค้างชำระกับผู้ จำหน่ายรายนี้ขึ้นมา ให้เลือกใบรับสินค้าที่คุณต้องการจะเพิ่มหนี้ โปรแกรมจะแสดงมูลค่าของสินค้าหรือ บริการตามใบสินค้าที่คุณอ้างถึง ดังรูป
148 รูปที่ 14 แสดงมูลค่าสินค้าหรือบริการของใบรับสินค้าที่อ้างถึง ▪ อ้างอิงใบเพิ่มหนี้ เลขที่ของใบกำกับภาษี (ใบเพิ่มหนี้) ที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้กับคุณ ▪ วันที่ของภาษีซื้อ วันที่ในใบเพิ่มหนี้ที่ผู้จำหน่ายเปิดมาให้กับคุณ เมื่อคุณ <Enter> ผ่านช่องส่วนลดด้านล่างของหน้าจอแล้ว โปรแกรมจะแสดงรายการสินค้าในใบรับสินค้าที่ อ้างอิงถึง ให้คุณ <Enter> ที่รายการสินค้าที่ต้องการเพิ่มหนี้ จะปรากฏหน้าจอดังรูป รูปที่ 15 รายการสินค้าในใบรับสินค้าที่ถูกอ้างอิง ถ้าสามารถระบุรหัสสินค้าที่เพิ่มหนี้ได้ก็จะทำให้ข้อมูลวิเคราะห์การขายสมบูรณ์ขึ้น เพราะรหัสสินค้าใค และ โปรแกรมจะไปเพิ่มต้นทุนสินค้าคังกล่าวให้ (แต่จะไม่มีการรับสินค้าเข้าสต็อก) ในช่องจำนวนและราคา/หน่วยจะป้อนหรือไม่ก็ได้ สำหรับช่องจำนวนเงินจะเป็นยอดเงินที่จะเพิ่มหนี้ของสินค้า รายการนี้เมื่อกด <Enter>จนสุด โปรแกรมจะทำเครื่องหมายสามเหลี่ยมแสดงอยู่ด้านหน้ารายการที่เลือก
149 เมื่อทำรายการครบถ้วนแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม ทำงาน (หรือกดฟังก์ชั่น <F5>) เพื่อบันทึกรายการ โปรแกรมจะแสดง หน้าจอขึ้นมาถามว่าการเพิ่มหนี้ในครั้งนี้ จะจ่ายเป็นเงินสดให้ผู้จำหน่ายไปเลย หรือเก็บไว้รอจ่ายตอนที่ทำการ จ่ายชำระหนี้ในครั้งถัดไป (ตามรูป) รูปที่ 16 เลือกว่าจะจ่ายคืนเป็นเงินสดหรือเก็บไว้จ่ายตอนจ่ายชำระหนี้ การลดหนี้/ส่งคืนสินค้า หากคุณได้รับใบลดหนี้จากผู้จำหน่าย ด้วยสาเหตุต่าง ๆ อาทิ ผู้จำหน่ายเปีดบิลขายให้คุณด้วยราคาที่สูงเกินไป หรือสินค้าผิดจากสเปคที่ตกลงกันไว้เป็นต้น ซึ่งในหน้าจอการลดหนี้/ส่งคืนสินค้า จะมีรายละเอียดที่คุณต้อง ป้อนข้อมูลดังนี้ รูปที่ 17 หน้าจอใบลดหนี้/ส่งคืนสินค้า