BAHAN PERKONGSIAN MESYUARAT MGBNS BIL 1 2021

LAMPIRAN 1.10(B)

ASAN BON PELAKSANAAN (BP)
LAI MELEBIHI RM5 JUTA

Prestasi Ulasan
Sekiranya
Nilai BP Status Status Sokong/ Tidak Pelepasan
(RM) Sokong Untuk BP Tidak
Kerja Pembayaran Disokong
Pelepasan
(Selesai/ (Selesai/

Belum) Belum)

Untuk diisi oleh Sekolah (BMB/BMM)/ PPD/ Institusi Pendidikan
an …< isikan no mykad >… telah menyemak dan mengesahkan bahawa

an Bon Pelaksanaan.

>…
CAP JABATAN

NGAN/ SEKTOR/ UNIT (BPPA) * Untuk diisi oleh BPPA

CAP JABATAN
xx

GPPK 2015

LAMPIRAN 1.11
…< LETTER HEAD JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK >…

“1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”

Ruj Kami: …< no rujukan surat >…
Tarikh : …< tarikh surat >…

A.R. REGISTERED

Pengurus
… < Nama bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >…
… < Alamat bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >…

Tuan,

PELEPASAN JAMINAN …< BANK/ SYARIKAT KEWANGAN/ SYARIKAT
INSURANS >*… UNTUK BON PELAKSANAAN

SYARIKAT : …< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…
TAJUK KONTRAK : … < ISIKAN TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN

ZON/ PREMIS* SST >…
TEMPOH KONTRAK : … < ISIKAN MAKLUMAT ZON/ PREMIS >…
NO. KONTRAK : … < ISIKAN TEMPOH KONTRAK >…
NO. BON : …< ISIKAN NO. KONTRAK >…
NILAI BON : … < ISIKAN NO. RUJUKAN BP >…
: RM …< ISIKAN NILAI BP DALAM NOMBOR >…

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Memandangkan tiada apa-apa lagi tuntutan terhadap kontraktor di atas,
Kementerian Pendidikan Malaysia melepaskan sepenuhnya tanggungjawab pihak tuan
berkaitan dengan jaminan tersebut mulai tarikh surat ini dan jaminan tersebut dengan
ini dibatalkan. Bersama-sama ini dikembalikan …< salinan asal jaminan/ salinan
jaminan yang telah disahkan >*… untuk tindakan pihak tuan selanjutnya.

3. Untuk sebarang pertanyaan lanjut, pihak tuan boleh menghubungi …< isikan
nama pegawai >… di talian …< isikan nombor telefon rasmi pegawai >… atau emel …<
isikan emel rasmi pegawai >… Kerjasama dan perhatian tuan dalam perkara ini
amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxi

… < NO. RUJUKAN SURAT >…
… < TAJUK SURAT >… …< TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN SST >…
BAGI ZON/ PREMIS* …< ISIKAN MAKLUMAT ZON/ PREMIS >…
Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

( …< NAMA PEGAWAI >… )
…< JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK/ BPPA >…
No. Tel: …< TELEFON >… No. Faks: ...< FAKS >... E-mel: ...< E-MEL >...

s.k. : Setiausaha Bahagian
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM
Aras 5, Blok E2, Kompleks E
62604 Putrajaya

Pengurus
…< Nama syarikat >…
…< Alamat syarikat >…

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxii

GPPK 2015

LAMPIRAN 1.12
…< LETTER HEAD JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK >…

“1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”

Ruj Kami: …< no rujukan surat >…
Tarikh : …< tarikh surat >…

A.R. REGISTERED

Pengurus
… < Nama bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >…
… < Alamat bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >…

Tuan,

PENAHANAN JAMINAN …< BANK/ SYARIKAT KEWANGAN/ SYARIKAT
INSURANS >*… UNTUK BON PELAKSANAAN

SYARIKAT : …< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…
TAJUK KONTRAK : … < ISIKAN TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN

ZON/ PREMIS* SST >…
TEMPOH KONTRAK : … < ISIKAN MAKLUMAT ZON/ PREMIS >…
NO. KONTRAK : … < ISIKAN TEMPOH KONTRAK >…
NO. BON : …< ISIKAN NO. KONTRAK >…
NILAI BON : … < ISIKAN NO. RUJUKAN BP >…
: RM …< ISIKAN NILAI BP DALAM NOMBOR >…

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Untuk makluman pihak tuan, pihak KPM berhasrat untuk menahan jaminan …<
bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >*… ini kerana masih terdapat obligasi
Kontrak/ tuntutan terhadap Kontraktor yang masih belum diselesaikan. Sehubungan
itu, dipohon jasa baik pihak tuan untuk tidak melepaskan jaminan …< bank/ syarikat
kewangan/ syarikat insurans >*… tersebut sehingga pihak KPM mengeluarkan surat
rasmi berhubung status pelepasan jaminan berkenaan.

3. Untuk sebarang pertanyaan lanjut, pihak tuan boleh menghubungi …< isikan
nama pegawai >… di talian …< isikan nombor telefon rasmi pegawai >… atau emel …<
isikan emel rasmi pegawai >… Kerjasama dan perhatian tuan dalam perkara ini
amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxiii

…< NO RUJUKAN SURAT >…
PENAHANAN JAMINAN …< BANK/ SYARIKAT KEWANGAN/ SYARIKAT
INSURANS >*… UNTUK BON PELAKSANAAN TENDER … < ISIKAN TAJUK
PENUH KONTRAK BERDASARKAN SST >… (NO BON: … < ISIKAN NO. RUJUKAN
BP >…)
Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
( …< NAMA PEGAWAI >… )
…< JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK/ BPPA >…
No. Tel: …< TELEFON >… No. Faks: ...< FAKS >... E-mel: ...< E-MEL >...

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxiv

GPPK 2015

LAMPIRAN 1.13
…< LETTER HEAD JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK >…

“1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”

Ruj Kami: …< NO RUJUKAN SURAT >…
Tarikh : …< TARIKH SURAT >…

A.R. REGISTERED

Pengurus
… < Nama bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >…
… < Alamat bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >…

Tuan,

PELANJUTAN TARIKH MATI ASAL JAMINAN …< BANK/ SYARIKAT KEWANGAN/
SYARIKAT INSURANS >*… UNTUK BON PELAKSANAAN

SYARIKAT : …< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…
TAJUK KONTRAK : … < ISIKAN TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN

ZON/ PREMIS* SST >…
TEMPOH KONTRAK : … < ISIKAN MAKLUMAT ZON/ PREMIS >…
NO. KONTRAK : … < ISIKAN TEMPOH KONTRAK >…
NO. BON : …< ISIKAN NO. KONTRAK >…
NILAI BON : … < ISIKAN NO. RUJUKAN BP >…
: RM …< ISIKAN NILAI BP DALAM NOMBOR >…

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Untuk makluman pihak tuan, pihak KPM berhasrat untuk melanjutkan Tarikh Mati
Asal jaminan …< bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >*… ini kerana masih
terdapat obligasi Kontrak/ tuntutan terhadap Kontraktor yang masih belum diselesaikan.
Sehubungan itu, pihak tuan adalah dipohon untuk melanjutkan Tarikh Mati Asal jaminan
…< bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >*… tersebut selama satu (1) tahun
iaitu sehingga …< isikan Tarikh Mati Lanjutan >….

3. Pihak tuan adalah diingatkan untuk mematuhi Klausa 4 Format BP yang
menyatakan bahawa:

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxv

…< NO RUJUKAN SURAT >…
PELANJUTAN TARIKH MATI ASAL JAMINAN …< BANK/ SYARIKAT KEWANGAN/
SYARIKAT INSURANS >*… UNTUK BON PELAKSANAAN TENDER … < ISIKAN
TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN SST >… (NO BON: … < ISIKAN NO.
RUJUKAN BP >…)

“… Penjamin hendaklah melanjutkan Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date)
jaminan ini untuk tempoh tambahan selama tidak melebihi satu (1) tahun
daripada Tarikh Mati Asal (Initial Expiry Date) (kemudian daripada ini disebut
“Tarikh Mati Lanjutan”)(Extended Expiry Date) apabila diminta oleh Kerajaan
dan Jaminan ini adalah dengan ini dilanjutkan ... ”.

4. Pihak tuan juga adalah dikehendaki untuk mengemukakan pengesahan Tarikh
Mati Lanjutan (Extended Expiry Date) kepada …< Jabatan/ Bahagian/ Institusi Induk
>*… ini dalam tempoh 30 hari dari tarikh surat ini.
5. Untuk sebarang pertanyaan lanjut, pihak tuan boleh menghubungi …< isikan
nama pegawai >… di talian …< isikan nombor telefon rasmi pegawai >… atau emel …<
isikan emel rasmi pegawai >… Kerjasama dan perhatian tuan dalam perkara ini
amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

( …< NAMA PEGAWAI >… )
…< JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK/ BPPA >…
No. Tel: …< TELEFON >… No. Faks: ...< FAKS >... E-mel: ...< E-MEL >...

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxvi

GPPK 2015

LAMPIRAN 1.14
…< LETTER HEAD JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK >…

“1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”

Ruj Kami: …< no rujukan surat >…
Tarikh : …< tarikh surat >…

A.R. REGISTERED

Pengurus
… < Nama bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >…
… < Alamat bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans >…

Tuan,

RAMPASAN JAMINAN …< BANK/ SYARIKAT KEWANGAN/ SYARIKAT INSURANS
>*… UNTUK BON PELAKSANAAN

SYARIKAT : …< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…
TAJUK KONTRAK : … < ISIKAN TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN

ZON/ PREMIS* SST >…
TEMPOH KONTRAK : … < ISIKAN MAKLUMAT ZON/ PREMIS >…
NO. KONTRAK : … < ISIKAN TEMPOH KONTRAK >…
NO. BON : …< ISIKAN NO. KONTRAK >…
NILAI BON : … < ISIKAN NO. RUJUKAN BP >…
: RM …< ISIKAN NILAI BP DALAM NOMBOR >…

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Dimaklumkan bahawa syarikat …< isikan nama syarikat >… telah gagal
menunaikan obligasi seperti yang telah dipersetujui di dalam kontrak. Sehubungan itu,
Kementerian dengan ini membuat tuntutan terhadap jaminan …< bank/ syarikat
kewangan/ syarikat insurans >*… syarikat tersebut berjumlah RM…< isikan jumlah
tuntutan dalam nombor >…. Pembayaran tuntutan boleh dibuat atas nama ‘KETUA
AKAUNTAN, KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA’ dan hendaklah diserahkan
kepada alamat seperti berikut:

…< Alamat JPN/ Bahagian/ Institusi Induk >…

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxvii

… < NO. RUJUKAN SURAT >…

… < TAJUK SURAT >… …< TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN SST >…
BAGI ZON/ PREMIS* …< ISIKAN MAKLUMAT ZON/ PREMIS >…

3. Pihak tuan juga adalah diingatkan untuk mematuhi Klausa 1 Format BP yang
menyatakan bahawa:

“ … Apabila Kerajaan membuat tuntutan bertulis, maka Penjamin hendaklah
dengan serta merta membayar kepada Kerajaan nilai yang ditentukan di dalam
tuntutan tersebut tanpa mengira sama ada terdapat apa-apa bantahan atau
tentangan daripada Kontraktor atau Penjamin atau mana-mana pihak ketiga
yang lain dan tanpa bukti atau bersyarat …”.

4. Memandangkan tiada apa-apa lagi tuntutan terhadap kontraktor selain daripada
tuntutan di atas, Kementerian Pendidikan Malaysia melepaskan sepenuhnya
tanggungjawab pihak tuan berkaitan dengan baki jaminan tersebut mulai tarikh surat ini
dan jaminan tersebut dengan ini dibatalkan. Bersama-sama ini disertakan salinan asal
jaminan …< bank/ syarikat kewangan/ syarikat insurans>*… berkenaan untuk rujukan
dan tindakan pihak tuan selanjutnya.

5. Untuk sebarang pertanyaan lanjut, pihak tuan boleh menghubungi …< isikan
nama pegawai >… di talian …< isikan nombor telefon rasmi pegawai >… atau emel …<
isikan emel rasmi pegawai >… Kerjasama dan perhatian tuan dalam perkara ini
amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

( …< TIMBALAN KETUA JABATAN/ KETUA JABATAN >*… )
…< JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK/ BPPA >…
No. Tel: …< TELEFON >… No. Faks: ...< FAKS >... E-mel: ...< E-MEL >...

s.k. : Setiausaha Bahagian
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM
Aras 5, Blok E2, Kompleks E
62604 Putrajaya
(u.p.: Unit Pengurusan Kontrak)

Pengurus
…< Nama syarikat >…
…< Alamat syarikat >…

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxviii

GPPK 2015

LAMPIRAN 1.15
…< LETTER HEAD JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK >…

“1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”

Ruj Kami: …< no rujukan surat >…
Tarikh : …< tarikh surat >…

A.R. REGISTERED

Penasihat Undang-Undang
Kementerian Pendidikan Malaysia
Aras 8, Blok E8, Kompleks E
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan
62604 Putrajaya

Tuan,

MEMOHON PANDANGAN DAN NASIHAT BERKENAAN BAKI TUNTUTAN YANG
TIDAK DAPAT DITUNTUT MELALUI RAMPASAN BON PELAKSANAAN

SYARIKAT : …< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…
TAJUK KONTRAK : … < ISIKAN TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN

ZON/ PREMIS* SST >…
TEMPOH KONTRAK : … < ISIKAN MAKLUMAT ZON/ PREMIS >…
NO. KONTRAK : … < ISIKAN TEMPOH KONTRAK >…
NO. BON : …< ISIKAN NO. KONTRAK >…
NILAI BON : … < ISIKAN NO. RUJUKAN BP >…
: RM …< ISIKAN NILAI BP DALAM NOMBOR >…

Dengan hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Untuk makluman tuan, syarikat …< isikan nama syarikat >… telah gagal …<
isikan sebab tuntutan dibuat >… dan nilai tuntutan terhadap syarikat adalah berjumlah
RM…< isikan nilai tuntutan dalam nombor >…. Sehubungan itu, …< Jabatan/ Bahagian
>*… ini telah membuat tuntutan terhadap jaminan …< bank/ syarikat kewangan/
syarikat insurans >*… syarikat melalui Surat Rampasan Bon Pelaksanaan Ruj.: …<
isikan no. rujukan surat >… bertarikh …< isikan tarikh surat >….

3. Walau bagaimanapun, jumlah keseluruhan Bon Pelaksanaan syarikat berjumlah
RM…< isikan jumlah BP dalam nombor >… tidak dapat menampung nilai keseluruhan

xxix

… < NO. RUJUKAN SURAT >…

… < TAJUK SURAT >… BAGI …< TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN SST
>… BAGI ZON/ PREMIS* …< ISIKAN MAKLUMAT ZON/ PREMIS >…

tuntutan tersebut. Nilai tuntutan yang tidak dapat dituntut melalui rampasan Bon
Pelaksanaan adalah berjumlah RM…< isikan baki nilai tuntutan dalam nombor >….
4. Sehubungan itu, …< Jabatan/ Bahagian >*… ini ingin memohon pandangan dan
nasihat daripada pihak tuan untuk tindakan selanjutnya bagi menjamin kepentingan
Kerajaan terpelihara dan membolehkan baki tuntutan yang tidak dapat dituntut melalui
rampasan Bon Pelaksanaan seperti di atas dapat diselesaikan dengan segera.

5. Bersama-sama ini dikepilkan dokumen-dokumen berkaitan sebagai rujukan
pihak tuan jua:

i. Salinan dokumen kontrak bernombor …< isikan no. kontrak >… seperti di
Lampiran A;

ii. Salinan surat tuntutan kepada syarikat seperti di Lampiran B;
iii. Senarai tuntutan terhadap syarikat dan nilai tuntutan seperti di

Lampiran C;
iv. Salinan dokumen sokongan (…< Daftar Harta Modal/ Daftar Aset Alih/

Inbois/ Pesanan Tempatan berserta Laporan Polis atau Laporan Siasatan
Polis dan dokumen-dokumen lain yang berkaitan >*…) kepada tuntutan
terhadap syarikat seperti di Lampiran D; dan
v. Salinan Surat Rampasan Bon Pelaksanaan Ruj.: …< isikan no. rujukan
surat >… bertarikh …< isikan tarikh surat >… seperti di Lampiran E.

6. Untuk sebarang pertanyaan lanjut, pihak tuan boleh menghubungi …< isikan
nama pegawai >… di talian …< isikan nombor telefon rasmi pegawai >… atau emel …<
isikan emel rasmi pegawai >… Kerjasama dan perhatian tuan dalam perkara ini
amatlah dihargai dan didahului dengan ucapan terima kasih.

Sekian.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

( …< NAMA PEGAWAI >*… )
…< JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK/ BPPA >…
No. Tel: …< TELEFON >… No. Faks: ...< FAKS >... E-mel: ...< E-MEL >...

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxx

… < NO. RUJUKAN SURAT >…

… < TAJUK SURAT >… BAGI …< TAJUK PENUH KONTRAK BERDASARKAN SST
>… BAGI ZON/ PREMIS* …< ISIKAN MAKLUMAT ZON/ PREMIS >…

s.k. : Setiausaha Bahagian
Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM
Aras 5, Blok E2, Kompleks E
62604 Putrajaya
(u.p.: Unit Pengurusan Kontrak)

xxxi

GPPK 2015

LAMPIRAN 1.16

(DIISI & DIKEMBALIKAN OLEH UNIT KEWANGAN)

…< Nama Cawangan/ Seksyen/ Sektor >…
…< Alamat Cawangan/ Seksyen/ Sektor >…
(u.p.: …< Unit/ Pegawai berkenaan >…)

Tuan,

PENGESAHAN PENERIMAAN BAYARAN TUNTUTAN TERHADAP JAMINAN …<
BANK/ JAMINAN SYARIKAT KEWANGAN/ JAMINAN INSURANS >*… UNTUK BON
PELAKSANAAN BAGI SYARIKAT …< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…

Dengan hormatnya saya diarah untuk merujuk kepada perkara di atas.

2. Disahkan bahawa bayaran tuntutan terhadap Jaminan …< Bank/ Jaminan
Syarikat Kewangan/ Syarikat Insurans >*… untuk Bon Pelaksanaan yang telah
dikemukakan oleh pihak tuan melalui …< isikan kaedah bayaran dibuat >… bernombor
…< isikan maklumat berkenaan >… yang berjumlah RM …< isikan jumlah bayaran
dalam nombor >… melalui memo/ surat* Ruj: …< isikan no rujukan memo/ surat >…
bertarikh …< isikan tarikh >… telah diterima.

3. Bersama-sama ini disertakan salinan resit rasmi bernombor …< isikan no resit
rasmi >… bertarikh …< isikan tarikh resit rasmi >… sebagai rujukan pihak tuan.

Sekian, terima kasih.

………………………………….

Nama : …< isikan nama pegawai >…

Jawatan : …< isikan jawatan pegawai >…

Unit/ Jabatan : …< isikan maklumat Unit/ Jabatan >…

Tarikh : …< isikan tarikh >…

* PILIH MAKLUMAT YANG BERKENAAN SAHAJA

xxxii

Bil Rujukan Frasa NOTA KAKI
1 … PPD/ …
M/S Penerangan

12 Bagi JPN/ JPWP yang tidak
mempunyai PPD, JPN/ JPWP tersebut
hendaklah mengambil tindakan
terhadap apa-apa perkara yang
dipertanggungjawabkan kepada PPD.

2 … PERAKUAN DAN 13 Bagi kontrak-kontrak BMB dan BMM,
PENGESAHAN PEGAWAI pihak sekolah atau penerima
BERTANGGUNGJAWAB perkhidmatan adalah dikehendaki untuk
... mengisi maklumat di ruangan tersebut
untuk dikemukakan kepada JPN/
Bahagian/ Institusi Induk.

3 ,…/ BPPA … 14 BPPA hanya menguruskan BP bagi
kontrak-kontrak PKK/ KBK/ BMB/ BMM
yang bernilai melebihi RM5 juta sahaja.

4 … menyelesaikan tuntutan 17 Sebarang kerosakan yang tidak boleh
… dibaiki hendaklah diganti dengan jenis
dan kualiti yang sama atau lebih tinggi.

Kaedah pembayaran ganti rugi/ ganti
rosak oleh Kontraktor adalah tertakluk
kepada kaedah yang dibenarkan
seperti yang terkandung dalam
dokumen kontrak sahaja (Contoh:
Wang Kiriman Pos Berpalang/ Bank
Draf dsb.). Wang Kiriman Pos
Berpalang/ Bank Draf tersebut tidak
perlu dimajukan kepada BPPA untuk
diakaunkan.

23

GP2

Garis Panduan Pengurusan Denda, Pemotongan Bayaran Dan
Penamatan Kontrak Perkhidmatan Kawalan Keselamatan,

Kebersihan Bangunan Dan Kawasan, Bekalan Makanan Bermasak
Dan Bekalan Makanan Mentah

BIL. KANDUNGAN M/S

1. Tujuan………………………………………………………………............................ 25

2. Latar Belakang…………………………………………………………………........... 25
3. Tafsiran…………………………………………………………………………............ 26

4. Prosedur Pengurusan Denda, Pemotongan Bayaran Dan Penamatan 27
Kontrak Perkhidmatan ……….………………………………………………........
4.1 Panduan Am……………………………………………………………............... 27

4.2 Pelanggaran Terma-Terma dan Syarat-Syarat Kontrak ............................... 30
4.3 Pengiraan Pemotongan dan Denda….…………………………………........... 31

4.4 Penamatan Perkhidmatan …………………………….…..……………............ 37
5. Hal-Hal Lain Yang Berkaitan ………………..…………………………….............. 45
6. Pemakaian…………………………………………………………………….............. 46

7. Senarai Lampiran Garis Panduan Pengurusan Denda, Pemotongan

Bayaran Dan Penamatan Kontrak

Lampiran 2.1 - Carta Alir Garis Panduan Denda dan Penamatan ……........ i

Lampiran 2.2 - Format Surat Aduan…...…………………………………......... iii

Lampiran 2.2.1 - Senarai Semak Surat Aduan................................................. v

Lampiran 2.3 - Format Surat Amaran Berdenda………………………........... vi

Lampiran 2.3.1 - Senarai Semak Surat Amaran Berdenda............................. viii

Lampiran 2.4 - Format Surat Maklum Balas Syarikat………………….......... ix

Lampiran 2.5 - Format Surat Cadangan Penamatan Oleh Penerima
Perkhidmatan…………………………………………............ xi

Lampiran 2.5.1 - Senarai Semak Surat Cadangan Penamatan Oleh xiii
Penerima Perkhidmatan..................................................
Lampiran 2.6 xiv
Lampiran 2.6.1 - Format Surat Cadangan Penamatan Kepada PUU……...... xvii
- Senarai Semak Surat Cadangan Penamatan Kepada PUU

Lampiran 2.7 - Format Notis Tujuan Penamatan……………………............. xviii
Lampiran 2.8
Lampiran 2.9 - Format Surat Maklum Balas Notis Tujuan Penamatan......... xxi
Lampiran 2.10 - Format Surat Persediaan Penamatan…………………......... xxiii
Lampiran 2.11 - Format Notis Penamatan………………………………........... xxv

- Format Surat Rampasan Bon Pelaksanaan......................... xxviii

24

GARIS PANDUAN PENGURUSAN DENDA, PEMOTONGAN BAYARAN DAN
PENAMATAN KONTRAK PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN,
KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN, BEKALAN MAKANAN
BERMASAK DAN BEKALAN MAKANAN MENTAH DI BAWAH
KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

1. TUJUAN

Garis Panduan ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua Jabatan
Pendidikan Negeri (JPN)/ Bahagian/ Institusi Induk/ Pejabat Pendidikan
Daerah (PPD)/ Institusi Pendidikan di bawah Kementerian Pendidikan
Malaysia (KPM) mengenai tatacara pengurusan denda, pemotongan bayaran
dan penamatan kontrak bagi Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK),
Kebersihan Bangunan dan Kawasan (KBK), Bekalan Makanan Bermasak
(BMB) dan Bekalan Makanan Mentah (BMM).

2. LATAR BELAKANG

2.1 Jabatan Audit Negara melalui Laporan Ketua Audit Negara (LKAN)
Tahun 2012 dan Jawatankuasa Kira-Kira Wang Awam (PAC) telah
membuat teguran mengenai kelemahan dalam penguatkuasaan terma-
terma dan syarat-syarat Kontrak perkhidmatan di KPM.

2.2 Bagi memastikan teguran Ketua Audit Negara tidak berulang, pihak
KPM telah mengambil langkah-langkah penambahbaikan dengan
meminda dokumen tender, Surat Setuju Terima (SST) dan dokumen
kontrak. Selain itu, KPM juga telah membuat penambahbaikan ke atas
garis panduan sedia ada bagi membolehkan JPN/ Bahagian/ Institusi
Induk/ PPD/ Institusi Pendidikan di bawah KPM memahami tatacara
pengurusan Kontrak di KPM. Garis Panduan ini hendaklah dijadikan
sebagai Prosedur Operasi Standard (Standard Operating Procedure

25

(SOP)) yang perlu dipatuhi oleh semua JPN/ Bahagian/ Institusi Induk/
Pejabat/ Institusi Pendidikan di bawah KPM.

3. TAFSIRAN

Bagi tujuan garis panduan ini:

3.1 “Pusat Pembayar” ertinya Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang
melaksanakan pembayaran sesuatu kontrak Perkhidmatan.

3.2 “Penerima Perkhidmatan” ertinya JPN/ Bahagian/ Institusi Induk/ PPD/
Institusi Pendidikan/ Sekolah yang menerima perkhidmatan daripada
Kontraktor.

3.3 "Bahagian" ertinya Bahagian-Bahagian di bawah Kementerian
Pendidikan Malaysia (KPM) termasuk Lembaga Peperiksaan, kecuali
Majlis Buku Kebangsaan Malaysia, Jemaah Nazir dan Jaminan Kualiti;

3.4 "Institusi Induk" ertinya Institut Aminuddin Baki (IAB) Induk dan Institut
Pendidikan Guru Malaysia (IPGM) Induk;

3.5 “Institusi Pendidikan” ertinya Kolej Matrikulasi, Sekolah Sukan
Malaysia, Sekolah Seni Malaysia, Institut Aminuddin Baki (IAB)
Cawangan dan Institut Pendidikan Guru (Kampus).

3.6 “Ketua Jabatan” ertinya Pengarah JPN, Pengarah Bahagian,
Setiausaha Bahagian, Pengarah IAB Induk dan Rektor IPGM.

3.7 “Denda” ertinya tindakan yang dikenakan kepada pihak Kontraktor
kerana kegagalan mematuhi terma-terma dan syarat-syarat
perjanjian.

3.8 “Pemotongan Bayaran” ertinya tindakan yang dikenakan kepada
Kontraktor sekiranya pekerja/ pengawal tidak hadir bertugas.
26

4. PROSEDUR PENGURUSAN DENDA, PEMOTONGAN BAYARAN DAN
PENAMATAN KONTRAK PERKHIDMATAN

4.1 Panduan Am

(a) Carta alir pengurusan denda, pemotongan bayaran dan
penamatan Kontrak perkhidmatan adalah seperti di Lampiran
2.1.

(b) Kerajaan boleh mengambil tindakan mana-mana satu atau apa-
apa gabungan perkara-perkara berikut sekiranya berlaku
pelanggaran mana-mana terma dan syarat Kontrak iaitu:

i. menolak Perkhidmatan atau apa-apa bahagian darinya
dan meminta Kontraktor menggantikan Perkhidmatan
atau apa-apa bahagian darinya dalam apa-apa tempoh
yang ditentukan oleh Kerajaan. Jika Perkhidmatan atau
apa-apa bahagian darinya tidak digantikan dalam masa
yang ditentukan, Kerajaan boleh mendapatkan
Perkhidmatan atau apa-apa bahagian darinya
daripada lain-lain punca dan Kontraktor dikehendaki
membayar amaun penggantian dan kos-kos lain yang
berkaitan kepada Kerajaan. Pusat Pembayar hendaklah
mendapatkan Perkhidmatan dari punca lain tertakluk
kepada tatacara perolehan yang sedang berkuat kuasa;

ii. menamatkan Kontrak ini dan melantik pihak lain untuk
melaksanakan Perkhidmatan tertakluk kepada tatacara
perolehan yang sedang berkuat kuasa serta berdasarkan
Garis Panduan Perolehan Sementara Secara Rundingan
Terus Bagi Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak/
Mentah (BMB/ BMM), Kebersihan Bangunan dan
Kawasan (KBK), dan Perkhidmatan Kawalan

27

Keselamatan (PKK), rujukan KP(BPPA)(S) 600-2/7 Jld. 5
(20) bertarikh 10 April 2015;

iii. mengambil atau merampas keseluruhan atau
sebahagian jumlah wang dalam Bon Pelaksanaan; dan

iv. mengenakan denda dengan jumlah yang dinyatakan
dalam Dokumen Kontrak daripada jumlah bulanan Nilai
Kontrak bagi premis yang terlibat.

(c) Bagi tujuan pengiraan denda, Pusat Pembayar dikehendaki
mengenakan denda berdasarkan asas pengiraan yang
dinyatakan dalam Dokumen Kontrak.

(d) Tanpa menjejaskan para 4.1(c) di atas, jika didapati mana-mana
pekerja/ pengawal tidak hadir bertugas mengikut terma-terma
dan syarat-syarat dalam Kontrak tersebut, Kerajaan boleh
mengenakan pemotongan dengan jumlah yang sama
banyak dengan gaji sehari setiap pekerja/ gaji sejam
seorang pengawal yang tidak hadir berdasarkan kepada
lampiran Skim Perkhidmatan Pekerja dalam Dokumen Kontrak.
Bagi maksud ini, pengiraan hendaklah dibuat secara
berasingan bagi setiap pekerja/ pengawal yang tidak hadir
bertugas.

(e) Bagi pelanggaran terma-terma dan syarat-syarat Kontrak yang
berlaku dalam bulan pertama perkhidmatan, ‘tempoh
bertenang’ diberikan untuk 14 HARI PERTAMA dan tidak perlu
dikenakan denda. Walau bagaimanapun, tindakan pemotongan
bayaran hendaklah dikenakan sekiranya pekerja/ pengawal
tidak hadir bertugas tanpa pengganti yang sah. Contoh
pelaksanaan denda bagi pelanggaran terma-terma dan syarat-
syarat kontrak dalam bulan pertama perkhidmatan adalah
seperti di Rajah 1 di bawah.
28

Rajah 1: Contoh Tempoh Bertenang Tanpa Denda Bagi 14 Hari Pertama
Pada Bulan Pertama Perkhidmatan.

(f) Bagi tujuan penamatan, bilangan pelanggaran terma-terma dan
syarat-syarat Kontrak adalah dikira sebagai SATU KALI
PELANGGARAN bagi bulan tersebut tanpa mengambil kira
jumlah bilangan pelanggaran dalam sehari atau jumlah bilangan
hari pelanggaran dalam sebulan.

(g) Semua penamatan Kontrak perkhidmatan hendaklah
dilaksanakan berdasarkan terma-terma dan syarat-syarat
Kontrak, garis panduan ini dan semua arahan bertulis yang
dikeluarkan oleh Kerajaan dari masa ke semasa.

(h) Prosedur penamatan Kontrak perkhidmatan ini hanya terpakai
bagi pelanggaran terma, syarat, skop dan spesifikasi
Kontrak perkhidmatan sahaja. Walau bagaimanapun,
prosedur penamatan Kontrak perkhidmatan bagi kes-kes seperti
kegagalan mengemukakan Bon Pelaksanaan dalam tempoh
yang telah ditetapkan, penipuan/ pemalsuan dokumen,
penarikan diri, pemilik tunggal meninggal dunia dan lain-lain
oleh Kontraktor hendaklah berpandukan kepada garis panduan/
arahan bertulis lain yang berkenaan.

29

4.2 Pelanggaran Terma-Terma dan Syarat-Syarat Kontrak

(a) Sekiranya berlaku pelanggaran terma-terma dan syarat-syarat
Kontrak, Pusat Pembayar dikehendaki untuk mengambil
tindakan seperti berikut:

i. Penerima Perkhidmatan mengeluarkan Surat Aduan
kepada Pusat Pembayar berserta Salinan Borang
Pengesahan Pelaksanaan Kerja Perkhidmatan yang
disahkan sebagai pemakluman ketidakpatuhan terhadap
mana-mana terma dan syarat kontrak. Penerima
Perkhidmatan dikehendaki melampirkan laporan prestasi
bulanan Kontraktor bersama Surat Aduan. Format Surat
Aduan adalah seperti di Lampiran 2.2;

ii. Pusat Pembayar mengenakan denda atau pemotongan
bayaran atau kedua-duanya sekali terhadap pihak
Kontraktor;

iii. Pusat Pembayar mengeluarkan Surat Amaran Berdenda
(Pertama/ Kedua/ Ketiga/ Keempat dan seterusnya)
kepada Kontraktor dalam tempoh 10 hari selepas Borang
Pengesahan Pelaksanaan Kerja Perkhidmatan yang
lengkap diterima. Format Surat Amaran Berdenda adalah
seperti di Lampiran 2.3; dan

iv. Penerima Perkhidmatan memastikan Kontraktor
melaksanakan tindakan penambahbaikan dan
melaporkan kepada Pusat Pembayar dengan
menggunakan format seperti di Lampiran 2.4 dalam
tempoh 7 hari bekerja dari tarikh Surat Amaran Berdenda
diterima.

30

(b) Sekiranya penerima perkhidmatan adalah juga pusat pembayar
yang membuat bayaran, surat aduan tidak perlu dikeluarkan.
Penerima perkhidmatan ini hendaklah terus mengeluarkan Surat
Amaran Berdenda kepada Kontraktor dengan menggunakan
format seperti di Lampiran 2.3.

4.3 Pengiraan Pemotongan dan Denda

4.3.1 Kaedah pengiraan denda bagi PKK dan KBK yang berkuat
kuasa sebelum 1 Jun 2015

(a) Jika berlaku pelanggaran mana-mana terma dan syarat
Kontrak, Pusat Pembayar hendaklah mengenakan denda
dengan jumlah dua puluh peratus (20%) daripada
jumlah bulanan Nilai Perjanjian bagi premis terlibat.
Asas pengiraan denda adalah:

Denda = 20 % x Jumlah bulanan nilai perjanjian bagi
premis

terlibat mengikut lampiran Jadual
Harga
Contoh Pengiraan Denda 20%:

i. Tempoh Kontrak :1 Jan 2015 – 31 Dis 2017
ii. Nilai Kontrak 3 Tahun : RM1,534,200.00
: RM11,200.00
Bagi Zon M
iii. Nilai Kontrak Sebulan :Pihak Kontraktor tidak

Bagi Premis X di
bawah Zon M
iv. Pelanggaran Kontrak

membekalkan walkie

talkie, lampu suluh dan

baju hujan pada bulan

Februari 2015.

Pengiraan denda bulan Februari 2015:
20% x RM11,200.00 = RM2,240.00

Jumlah Denda = RM2,240.00
31

4.3.2 Kaedah pengiraan denda bagi PKK dan KBK yang berkuat
kuasa selepas 1 Jun 2015

(a) Jika berlaku pelanggaran mana-mana terma dan syarat
Kontrak, Pusat Pembayar hendaklah mengenakan denda
dengan jumlah dua peratus (2%) sehari daripada Nilai
Perjanjian bulanan bagi Premis terlibat tanpa mengira
bilangan pelanggaran yang dibuat pada hari tersebut.
Bagi maksud ini, asas pengiraan denda adalah seperti
berikut:

Denda = 2% sehari x bilangan hari pelanggaran
dilakukan x Jumlah Anggaran Nilai Perjanjian
bulanan bagi Premis terlibat mengikut Jadual
Harga

Contoh pengiraan denda 2%

i. Tempoh Kontrak :1 Jun 2016 – 31 Mei 2019
ii. Nilai Kontrak 3 Tahun : RM985,400.00

Bagi Zon P : RM10,000.00
iii. Nilai Kontrak Sebulan

Bagi Premis A di
bawah Zon P

Bil. Tarikh Pelanggaran/kesalahan Bilangan Pengiraan
pelanggaran
3  Pengawal tidak memakai Dikira 2% x 5 hari
1. Julai uniform. sebagai satu x RM10,000
hari = RM1,000
2016  Pihak Kontraktor tidak pelanggaran
menyerahkan tapisan
4 keselamatan. Dikira
2. Julai sebagai satu
 Tidak merakam watchman hari
2016 clock. pelanggaran

5  Pihak Kontraktor tidak Dikira
3. Julai menyerahkan tapisan sebagai satu
keselamatan. hari
2016 pelanggaran
 Pengawal tidur ketika
bertugas.

 Pihak Kontraktor tidak
menyerahkan tapisan
keselamatan.

32

Bil. Tarikh Pelanggaran/kesalahan Bilangan Pengiraan
pelanggaran
4. 15  Pengawal merokok di Dikira
Julai dalam pos pengawal. sebagai satu
hari
2016 pelanggaran
Dikira
5. 23  Pengawal tidur ketika sebagai satu
Julai bertugas. hari
2016 pelanggaran
 Pengawal tidak membuat
rondaan.

4.3.3 Kaedah pengiraan pemotongan bayaran bagi PKK dan KBK
yang berkuat kuasa sebelum 1 Jun 2015

(a) Tanpa menjejaskan para 4.3.1 dan 4.3.2 di atas, jika didapati
mana-mana pekerja/ pengawal Kontraktor tidak hadir
bertugas, Pusat Pembayar hendaklah mengenakan
pemotongan bayaran.

i. Pemotongan bayaran PKK
Pemotongan adalah dengan jumlah yang sama banyak
dengan gaji sejam setiap pengawal yang tidak hadir
tanpa pengganti yang sah pada hari tersebut. Pengiraan
hendaklah dibuat secara berasingan bagi setiap
pengawal yang tidak hadir bertugas. Asas pengiraan
kadar pemotongan bagi pengawal yang tidak bertugas
adalah seperti berikut:

Pemotongan = KS x BJ xBP

KS : Kadar Sejam Seorang Pengawal
BJ : Bilangan Jam Tidak Bertugas
BP : Bilangan Pengawal Tidak Bertugas

Contoh Pengiraan Pemotongan PKK :
i. Kadar Sejam Pengawal: RM7.50
ii. Pelanggaran Terma:

 Daniel tidak hadir bertugas selama 4 Jam
 Haziq tidak hadir bertugas selama 12 Jam

33

Pengiraan:
Daniel : RM7.50 x 4 jam x 1 pengawal = RM30.00
Haziq : RM7.50 x 12 jam x 1 pengawal = RM90.00
Jumlah Pemotongan = RM30.00 + RM90.00

= RM120.00

ii. Pemotongan bayaran KBK
Pemotongan bayaran adalah dengan jumlah yang sama
banyak dengan gaji sehari setiap pekerja yang tidak hadir
tanpa pengganti yang sah pada hari tersebut. Pengiraan
hendaklah dibuat secara berasingan bagi setiap pekerja
yang tidak hadir bertugas. Asas pengiraan kadar
pemotongan bagi pekerja yang tidak bertugas adalah
seperti berikut:

Contoh Pengiraan Pemotongan KBK :
i. Gaji Pokok Sebulan Pekerja: RM900.00
ii. Pelanggaran Terma:

 Mala tidak hadir bekerja selama 1 Hari
 Hanis tidak hadir bekerja selama 2 Hari

Pengiraan:
Mala : (RM900/30.5) x 1 hari x 1 pekerja = RM29.51
Hanis : (RM900/30.5) x 2 hari x 1 pekerja = RM59.02
Jumlah Pemotongan = RM29.51 + RM59.02

= RM88.53

4.3.4 Kaedah pengiraan denda bagi BMB yang berkuat kuasa
sebelum 1 Ogos 2014

(a) Jika berlaku pelanggaran mana-mana terma dan syarat
kontrak, Pusat Pembayar hendaklah mengenakan denda
dengan jumlah dua puluh peratus (20%) daripada harga
sajian sehari dan bilangan murid pada waktu sajian

34

berdasarkan borang pesanan di premis berkenaan. Asas
pengiraan denda adalah :

Contoh Pengiraan Denda:
i. Harga Sajian Seorang Sehari : RM12.00
ii. Bilangan Murid : 500 orang

Pengiraan :
 Kontraktor tidak membekalkan kuantiti makan tengah hari

yang mencukupi.
20% x RM12.00 x 500 orang = RM1,200.00

 Kontraktor tidak membekalkan kuantiti minum petang
yang mencukupi.
20% x RM12.00 x 500 orang = RM1,200.00

Jumlah Denda = RM1,200.00 + RM1,200.00
= RM2,400.00

4.3.5 Kaedah pengiraan denda bagi BMB yang berkuat kuasa
selepas 1 Ogos 2014

(a) Jika berlaku pelanggaran mana-mana terma dan syarat
Kontrak, Pusat Pembayar hendaklah mengenakan denda
dengan jumlah dua puluh peratus (20%) daripada harga
sajian pada waktu sajian dan bilangan murid pada waktu
sajian berdasarkan borang pesanan di premis
berkenaan. Asas pengiraan denda adalah :

Contoh Pengiraan Denda:
i. Harga Sajian Makan Tengah Hari : RM5.00
ii. Harga Sajian Minum Petang : RM2.00
iii. Bilangan Murid : 500 orang

35

Pengiraan :
 Kontraktor tidak membekalkan kuantiti makan tengah hari

yang mencukupi :
20% x RM5.00 x 500 orang = RM500.00

 Kontraktor tidak membekalkan kuantiti minum petang
yang mencukupi :
20% x RM2.00 x 500 orang = RM200.00

Jumlah Denda = RM200.00 + RM500.00
= RM700.00

4.3.6 Kaedah pengiraan denda bagi BMM

(a) Jika berlaku pelanggaran mana-mana terma dan syarat
Kontrak, Pusat Pembayar hendaklah mengenakan denda
dengan jumlah dua puluh peratus (20%) daripada nilai
purata kontrak sehari. Asas pengiraan denda adalah:

Contoh Pengiraan Denda: : RM3,000,000.00
Nilai Kontrak : 500 hari
Tempoh Kontrak

Pengiraan:

RM3,000,000.00 X 20% = RM1,200.00
500

Jumlah Denda = RM1,200.00

4.3.7 Tindakan pemotongan bayaran dan denda ini boleh dikenakan
serentak, namun pusat pembayar hendaklah memastikan
tindakan yang diambil tersebut tidak dikenakan terhadap
kesalahan yang sama dalam masa yang sama. Sebagai contoh:
sekiranya pekerja tidak hadir bekerja, denda dan pemotongan

36

bayaran tidak boleh dikenakan serentak di atas kesalahan yang
sama iaitu tidak hadir bekerja. Tetapi, denda hendaklah
dikenakan kerana kontraktor gagal memenuhi spesifikasi kontrak
(iaitu gagal membekalkan bilangan pekerja yang mencukupi)
manakala pemotongan bayaran pula hendaklah dikenakan
kerana ketidakhadiran pekerja. Contoh lain adalah seperti di
jadual berikut:

Bil. Jenis 1 2 3 4 5 April 2015 (Hari) Tindakan Betul Tindakan Salah
Pelanggaran 9 10 11 12 13 14 15 16 28 29 30

Kontraktor

dikenakan

pemotongan

bayaran kerana Kontraktor

Nilam tidak Nilam tidak hadir dikenakan
hadir bekerja
1. pada 1, 9 X bekerja selama 3 denda berserta
dan 28 April
/ / / /X / / / / / / / x / / hari dan kontraktor pemotongan
2015 juga dikenakan bayaran kerana

denda kerana gagal Nilam tidak

mematuhi hadir bekerja

spesifikasi selama 3 hari

perkhidmatan untuk

menghantar pekerja

yang mencukupi

Peter tidur Kontraktor Kontraktor
dikenakan denda dikenakan
2. dalam waktu / / / / / / / x / / / / / / / / kerana Peter tidak denda berserta
bekerja pada melaksanakan kerja pemotongan
bayaran kerana
11 April 2015 dalam waktu Peter ditangkap
bekerja tidur dalam
waktu bekerja
sepertimana
spesifikasi
perkhidmatan

4.3.8 Amaun wang yang diperolehi berikutan daripada tindakan
pemotongan dan/ atau denda yang telah dikenakan terhadap
pihak Kontraktor hendaklah dimasukkan ke Akaun Hasil.

4.4 Penamatan Perkhidmatan

4.4.1 Tindakan Penamatan perkhidmatan Kontraktor hendaklah
diambil sekiranya:

37

(a) Sebarang denda/ pemotongan bayaran atau kedua-
duanya sekali telah dikenakan untuk dua (2) bulan
berturut-turut; atau

(b) Kontraktor dikenakan sebanyak tiga (3) kali denda/
pemotongan bayaran atau kedua-duanya secara
terkumpul dalam masa 12 bulan, sepanjang tempoh
perkhidmatan. Contoh pelaksanaan tiga (3) kali denda/
pemotongan bayaran adalah seperti Rajah 2 di bawah:

38

Rajah 2: Contoh Senario Yang Membolehkan Tindakan Penamatan Dimulakan

4.4.2 Cadangan penamatan kontrak perkhidmatan oleh Penerima
Perkhidmatan.

(a) Sekiranya pelanggaran terma-terma dan syarat-syarat
Kontrak masih berlaku dan Kontraktor GAGAL untuk
39

melaksanakan penambahbaikan, Penerima

Perkhidmatan yang berhasrat untuk menamatkan

Kontrak perkhidmatan tersebut hendaklah

mengemukakan cadangan penamatan perkhidmatan

kepada Pusat Pembayar atau JPN/ Bahagian/ Institusi

Induk/ PPD dan disertakan dengan dokumen-dokumen

berikut:

i. Surat Cadangan Penamatan daripada Penerima
Perkhidmatan. Rujuk Lampiran 2.5;

ii. Laporan prestasi perkhidmatan bagi 3 bulan
terakhir;

iii. Bukti bergambar yang bertarikh;

iv. Salinan Surat Amaran Berdenda (jika berkaitan);
dan

v. Salinan surat aduan daripada Penerima
Perkhidmatan.

(b) Aliran Cadangan Penamatan perkhidmatan ini hendaklah
dipatuhi bagi memastikan proses penamatan
perkhidmatan dapat dilakukan dengan teratur dan
sistematik seperti berikut:

Penerima Perkhidmatan Dikemukakan Kepada
Sekolah
PPD PPD
JPN
Kolej Matrikulasi Bah. Matrikulasi
IPG Kampus IPGM Induk
Bah. Sukan
Sekolah Sukan Bah. Kokurikulum dan
Sekolah Seni Kesenian

40

4.4.3 Tindakan JPN/ Bahagian/ Institusi Induk

(a) JPN/ Bahagian/ Institusi Induk yang menerima dokumen
cadangan penamatan perkhidmatan hendaklah
menyemak maklumat tersebut dan mengemukakan
kepada Penasihat Undang-Undang (PUU), KPM bagi
mendapatkan ulasan dari sudut perundangan. Format
Surat Cadangan Penamatan kepada PUU adalah seperti
di Lampiran 2.6. Dokumen-dokumen berikut hendaklah
disertakan bersama dengan Surat Cadangan Penamatan
di atas:

i. Maklumat dan dokumen yang dikemukakan oleh
Penerima Perkhidmatan seperti di perenggan
4.4.2 (a);

ii. Salinan dokumen Kontrak;

iii. Laporan Penilaian Prestasi Bulanan Perkhidmatan
untuk 3 bulan terakhir bagi SETIAP premis
mengikut Kontrak;

iv. Salinan semua Surat Amaran Berdenda;

v. Draf Notis Tujuan Penamatan (Rujuk Lampiran
2.7); dan

vi. Draf Notis Penamatan (Rujuk Lampiran 2.10).

(b) Setelah ulasan daripada PUU diperolehi, JPN/ Bahagian/
Institusi Induk hendaklah mengambil tindakan berikut:

i. Jika PUU berpandangan bahawa cadangan
penamatan perkhidmatan tersebut tidak berasas,
41

Kontraktor akan meneruskan perkhidmatan seperti
biasa. Walau bagaimanapun, Penerima
Perkhidmatan dan pihak yang terlibat hendaklah
sentiasa memantau prestasi dan kualiti
perkhidmatan Kontraktor serta mengambil
tindakan sewajarnya jika pelanggaran terma-terma
dan syarat-syarat Kontrak masih berlaku; atau

ii. Jika PUU berpandangan bahawa cadangan
penamatan perkhidmatan tersebut berasas, Ketua
Jabatan bagi JPN/ Bahagian/ Institusi Induk
hendaklah menandatangani dan mengeluarkan
Notis Tujuan Penamatan (NTP) tertakluk kepada
had kuasa yang dibenarkan dalam tempoh tujuh
(7) hari bekerja dari tarikh ulasan PUU diterima.

(c) Bagi Kontrak yang bernilai RM5juta dan ke atas,
cadangan penamatan hendaklah dikemukakan oleh JPN/
Bahagian/ Institusi Induk kepada BPPA. Urusan berkaitan
penamatan akan dilaksanakan oleh BPPA.

4.4.4 Maklum balas NTP

(a) Penerima Perkhidmatan dan/ atau Pusat Pembayar/ PPD
dikehendaki memantau dan mengemukakan laporan
maklum balas kepada JPN/ Bahagian/ Institusi Induk
mengenai penambahbaikan yang telah dilaksanakan
oleh Kontraktor dalam tempoh yang dinyatakan dalam
NTP. Pengesyoran sama ada perlu menamatkan
perkhidmatan atau tidak hendaklah dibuat dalam
tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas tamat tempoh NTP.
Format Maklumbalas Notis Tujuan Penamatan adalah
seperti di Lampiran 2.8.

42

4.4.5 Pengesyoran Penamatan Kontrak Perkhidmatan

(a) Jika Penerima Perkhidmatan tidak mengesyorkan
penamatan perkhidmatan setelah berpuas hati dengan
tindakan penambahbaikan yang telah dilaksanakan,
Kontraktor akan meneruskan perkhidmatan seperti biasa.
Walau bagaimanapun, JPN/ Bahagian/ Institusi Induk/
PPD hendaklah sentiasa memantau prestasi dan kualiti
perkhidmatan Kontraktor serta memastikan terma-terma
dan syarat-syarat Kontrak hendaklah sentiasa dipatuhi;
atau

(b) Jika Penerima Perkhidmatan mengesyorkan penamatan
perkhidmatan dan JPN/ Bahagian Institusi Induk
bersetuju dengan penamatan tersebut, JPN/ Bahagian/
Institusi Induk hendaklah mengeluarkan surat
memaklumkan tindakan penamatan yang akan diambil
terhadap kontraktor kepada Pusat Pembayar/ PPD/
Penerima Perkhidmatan sebagai persediaan pelantikan/
penerimaan Kontraktor Penyelamat sementara proses
perolehan baru dilaksanakan. Format surat pemakluman
penamatan seperti di Lampiran 2.9; atau

(c) Jika Penerima Perkhidmatan mengesyorkan penamatan
perkhidmatan tetapi JPN/ Bahagian/ Institusi Induk tidak
bersetuju dengan penamatan tersebut, Kontraktor akan
meneruskan perkhidmatan seperti biasa. Walau
bagaimanapun, JPN/ Bahagian/ Institusi Induk/ PPD
hendaklah sentiasa memantau prestasi dan kualiti
perkhidmatan Kontraktor serta memastikan terma-terma
dan syarat-syarat Kontrak hendaklah sentiasa dipatuhi.

43

4.4.6 Notis Penamatan

(a) JPN/ Bahagian/ Institusi Induk hendaklah mengeluarkan
Notis Penamatan (NP) tertakluk kepada had kuasa yang
dibenarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja selepas
penerimaan maklum balas dari Penerima Perkhidmatan.
NP hendaklah berkuat kuasa tidak lebih daripada 14
hari dari tarikh NP dikeluarkan.

(b) Kes yang telah selesai hendaklah direkod dan difailkan
bagi tujuan rujukan pada masa akan datang.

(c) Nama syarikat, nama pemilik/ Lembaga Pengarah
syarikat berserta no. kad pengenalan hendaklah
direkodkan dan dikemukakan kepada BPPA untuk
simpanan dan rujukan.

4.4.7 Rampasan Bon Akibat Penamatan Perkhidmatan Kontraktor

(a) JPN/ Bahagian/ Institusi Induk yang menyimpan bon
pelaksanaan ASAL kontraktor hendaklah mengambil
tindakan rampasan bon pelaksanaan dengan pihak bank/
syarikat insurans selepas tindakan penamatan diambil
dalam tempoh 30 hari dari tarikh NP dikeluarkan. Format
surat Rampasan Bon Pelaksanaan adalah seperti di
Lampiran 2.11.

(b) JPN/ Bahagian/ Institusi Induk hendaklah mengakaunkan
bon pelaksanaan ytng telah dirampas ke dalam Akaun
Hasil, KPM, mengikut tatacara kewangan yang
berkuatkuasa.

44

5. HAL-HAL LAIN YANG BERKAITAN
5.1 Bagi memastikan surat/ notis/ dokumen berkaitan diterima oleh
kontraktor, tatacara penghantaran hendaklah dipatuhi menggunakan
tiga (3) kaedah, seperti berikut:
(a) Serahan tangan dan penerimaan yang diperaku oleh Kontraktor
(diwajibkan); dan
(b) Pos Akuan Terima Berdaftar (Acknowledge Receipt Register)
(sangat digalakkan); dan
(c) Faks.
5.2 Sebarang pengecualian terhadap garis panduan ini hendaklah
mendapat kelulusan Setiausaha Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset, KPM.

45

6. PEMAKAIAN

6.1 Tatacara yang dinyatakan dalam garis panduan ini adalah terpakai
bagi Kontrak-kontrak Perkhidmatan PKK/ KBK/ BMB dan BMM yang
berstatus TENDER sahaja.

6.2 Garis panduan ini adalah terpakai bagi kontrak-kontrak perkhidmatan
PKK/ KBK/ BMB dan BMM yang SEDANG BERKUAT KUASA.

6.3 Garis panduan dan surat arahan pentadbiran yang telah dikeluarkan
sebelum ini berkaitan denda dan penamatan adalah DIBATALKAN
seperti berikut:

(a) Perkara-perkara berkaitan Denda, Pemotongan bayaran dan
penamatan di dalam Garis Panduan Perolehan: Pematuhan
Kontrak Perkhidmatan Kawalan Keselamatan Bil 4/2008;

(b) Perkara-perkara berkaitan Denda, Pemotongan bayaran dan
penamatan di dalam Garis Panduan Perolehan: Pematuhan
Kontrak Perkhidmatan Kebersihan Bangunan dan Kawasan
Bil 5/2008;

(c) Perkara-perkara berkaitan Denda, Pemotongan bayaran dan
penamatan di dalam Garis Panduan Perolehan: Pematuhan
Kontrak Perkhidmatan Bekalan Makanan Bermasak Di
Asrama Sekolah Bil 6/2008;

(d) Garis Panduan Pengurusan Aduan dan Penamatan Kontrak
Bekalan dan Perkhidmatan Bil 3/2009;

(e) Perkara-perkara berkaitan penamatan di dalam Buku Info: Info
Kontrak Perkhidmatan Membekal Makanan Bermasak
(BMB) No Siri KPM/BPPA/INFO/3/2009;

46

(f) Perkara-perkara berkaitan penamatan di dalam Buku Info: Info
Kontrak Perkhidmatan Kawalan Keselamatan (PKK) No Siri
KPM/BPPA/INFO/4/2009;

(g) Perkara-perkara berkaitan penamatan di dalam Buku Info: Info
Kontrak Perkhidmatan Kebersihan Bangunan Dan Kawasan
(KBK) No Siri KPM/BPPA/INFO/5/2009;

Sekian, terima kasih.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

TAN SRI DR. MADINAH BINTI MOHAMAD
Ketua Setiausaha
Kementerian Pendidikan Malaysia
Tarikh :

47

GPPK 2015

LAMPIRAN 2.1

CARTA ALIR GARIS PANDUAN PENGURUSAN DENDA, PEMOTONGAN BAYARAN DAN PENAMATAN KONTRAK PERKHIDMATAN KAWALAN
KESELAMATAN, KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN, BEKALAN MAKANAN BERMASAK DAN BEKALAN MAKANAN MENTAH

Mula
Pelanggaran terma-terma dan syarat-syarat Kontrak

i. Penerima Perkhidmatan mengeluarkan surat aduan kepada Pusat Pembayar,
(rujuk senarai semak aduan pada lampiran 2.2.1)

ii. Pusat pembayar perlu mengenakan denda dan/ atau pemotongan bayaran
iii. Pusat pembayar mengeluarkan Surat Amaran Berdenda Pertama/ Kedua/

Ketiga/Keempat dan seterusnya
(rujuk senarai semak amaran berdenda pada lampiran 2.3.1)

Penerima perkhidmatan mengemukakan cadangan penamatan
perkhidmatan kepada Pusat Pembayar/ JPN/ Bahagian/ Institusi Induk
(rujuk senarai semak cadangan penamatan pada lampiran 2.5.1)

JPN/ Bahagian/ Institusi Induk menerima & menyemak maklumat
cadangan penamatan perkhidmatan untuk dikemukakan kepada PUU, KPM
bagi mendapatkan ulasan daripada sudut perundangan bersama-sama
(rujuk senarai semak cadangan penamatan PUU pada lampiran 2.6.1)

Ulasan daripada PUU KPM diperolehi

Perkhidmatan Tidak Berasas Ketua Jabatan menandatangani dan mengeluarkan Notis
diteruskan Berasas Tujuan Penamatan (NTP) tertakluk kepada had kuasa yang
dibenarkan dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja
Perkhidmatan Ulasan PUU, KPM dari tarikh ulasan PUU diterima (rujuk senarai semak NTP)
diteruskan
Penerima Perkhidmatan / Pusat Pembayar mengemukakan maklumbalas kepada
JPN/ Bahagian/ Institusi Induk dalam tempoh 7 hari bekerja selepas tamat
tempoh NTP.

Syor Syor JPN/ Bahagian/ Institusi Induk mengeluarkan surat kepada
Terus Tamat Pusat Pembayar terlibat
mengenai penamatan perkhidmatan bagi persediaan
Pengesyoran pelantikan/ penerimaan kontraktor sementara/ penyelamat
Penamatan

Ketua Jabatan menandatangani dan mengeluarkan Notis Penamatan (NP)
tertakluk kepada had kuasa yang dibenarkan dalam tempoh tujuh (7) hari
bekerja dari tarikh pengesyoran penamatan diterima dan
berkuat kuasa tidak lebih daripada 14 hari dari tarikh NP dikeluarkan.

Bon Pelaksanaan dirampas

Kes ditutup. Fail & rekod.

Tamat

i

Nota:

1) Bagi tujuan pengiraan denda, Pusat Pembayar dikehendaki mengenakan denda berdasarkan asas pengiraan
yang dinyatakan dalam dokumen kontrak bagi pelanggaran terma-terma dan syarat-syarat Kontrak.

Bagi tujuan penamatan, bilangan pelanggaran terma-terma dan syarat-syarat Kontrak adalah dikira sebagai SATU
2) KALI PELANGGARAN bagi bulan tersebut tanpa mengambil kira jumlah bilangan pelanggaran dalam sehari atau

jumlah bilangan hari pelanggaran dalam sebulan.

3) Sekiranya pelanggaran terma-terma dan syarat-syarat Kontrak berlaku dalam bulan pertama perkhidmatan,
tempoh bertenang diberikan bagi 14 hari pertama dan tidak perlu dikenakan denda.

Penerima perkhidmatan boleh mencadangkan penamatan perkhidmatan sekiranya pihak kontraktor telah
dikenakan denda/ pemotongan bayaran atau kedua-duanya sekali dalam keadaan seperti berikut:
4) i. Sebarang denda/ pemotongan bayaran atau kedua-duanya sekali untuk dua (2) bulan berturut-turut; atau
ii. Tiga (3) kali denda/ pemotongan bayaran atau kedua-duanya sekali dalam masa 12 bulan sepanjang

tempoh perkhidmatan.

5) Hierarki bagi cadangan penamatan perkhidmatan ini hendaklah dipatuhi bagi memastikan proses penamatan
perkhidmatan dapat dilakukan dengan TERATUR dan sistematik.

Penerima Dikemukakan

Perkhidmatan Kepada
Sekolah PPD
PPD JPN

Kolej Matrikulasi Bah. Matrikulasi
IPG Kampus IPGM Induk
Bah. Sukan
Sekolah Sukan Bah. Seni
Sekolah Seni

6) Bagi Kontrak yang bernilai RM5juta dan ke atas, cadangan penamatan hendaklah dikemukakan oleh JPN/ Bahagian/
Institusi Induk kepada BPPA. Urusan berkaitan penamatan akan dilaksanakan oleh BPPA.

ii

GPPK 2015

LAMPIRAN 2.2

…< LETTER HEAD PENERIMA PERKHIDMATAN >…

“1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”

Ruj Kami: …< NO RUJUKAN SURAT >…
Tarikh : …< TARIKH SURAT >…

Pengarah/ Setiausaha Bahagian/ Rektor
< PPD/ JPN/ Bahagian/ Institusi >
< Alamat >

Tuan,

SURAT ADUAN DI ATAS KEGAGALAN KONTRAKTOR MENJALANKAN

PERKHIDMATAN < KAWALAN KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BANGUNAN DAN

KAWASAN/ BEKALAN MAKANAN BERMASAK/ BEKALAN MAKANAN MENTAH* >
DI …..< MASUKKAN NAMA PENERIMA PERKHIDMATAN >…

NAMA SYARIKAT : …..< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…

TAJUK KONTRAK : …..< ISIKAN TAJUK KONTRAK >…

ZON/PREMIS : …..< ISIKAN ZON/ PREMIS PERKHIDMATAN >…

NO. KONTRAK : …..< ISIKAN NO KONTRAK >…

TEMPOH KONTRAK : …..< ISIKAN TEMPOH KONTRAK >…

NILAI KONTRAK : …..< ISIKAN NILAI KONTRAK >…

______________________________________________________________________

Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Dimaklumkan bahawa syarikat di atas didapati telah GAGAL mematuhi terma-
terma dan syarat-syarat kontrak Perkhidmatan < Kawalan Keselamatan (PKK)/
Kebersihan Bangunan Dan Kawasan (KBK)/ Bekalan Makanan Bermasak (BMB)* >
yang telah ditandatangani seperti berikut:

Contoh:

Bil. Tarikh Butiran Pelanggaran

1. 12 Julai 2015 Pengawal Keselamatan En Ali Bin Abu (750624-06-5113)
tidak mempunyai tapisan keselamatan.

* Pilih mana yang berkenaan

iii

Ruj Kami: …< NO RUJUKAN SURAT >…
SURAT ADUAN DI ATAS KEGAGALAN KONTRAKTOR MENJALANKAN
PERKHIDMATAN < KAWALAN KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BANGUNAN DAN
KAWASAN/ BEKALAN MAKANAN BERMASAK/ BEKALAN MAKANAN MENTAH* >
DI …..< MASUKKAN NAMA PENERIMA PERKHIDMATAN >…
3. Sehubungan itu, pejabat ini mencadangkan agar syarikat ini dikenakan denda
dan/atau pemotongan bayaran bagi bulan …< ISIKAN BULAN PELANGGARAN >… .
Bersama-sama ini turut dilampirkan salinan borang pengesahan pelaksanaan kerja
untuk bulan …< ISIKAN BULAN PELANGGARAN >… yang disahkan serta borang
penilaian prestasi perkhidmatan bulanan untuk bulan …< ISIKAN BULAN
PELANGGARAN >… dan bukti bergambar bertarikh (sekiranya berkaitan) sebagai
dokumen tambahan untuk tindakan selanjutnya pihak tuan.
4. Kerjasama dan perhatian tuan dalam perkara ini amat dihargai dan didahului
dengan ucapan terima kasih.
Sekian,
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,

(………………………………………)
< Penerima Perkhidmatan >

iv

GPPK 2015

LAMPIRAN 2.2.1

Senarai Semak Surat Aduan
Sila pastikan senarai semak ini ditandakan ( / ) sekiranya telah dipatuhi.

Sila tandakan ( / ) Semakan

Bil Perkara sekiranya perkara- daripada

perkara ini telah Pusat

disediakan pembayar

1 Surat aduan
2 Bukti bergambar yang bertarikh( jika berkaitan)

Bukti surat daripada agensi kerajaan ( seperti

3 Kementerian kesihatan, Pihak berkuasa tempatan,
Jabatan Parit dan Saliran, TNB, Jabatan Alam

Sekitar dan lain-lain yang berkaitan)

4 Salinan borang pengesahan perlaksanaan kerja
yang disahkan

5 Laporan prestasi bulanan bagi bulan pelanggaran

Disediakan oleh, Disemak oleh,

(Penerima Perkhidmatan) (Pusat Pembayar)
Nama : Nama :
Cop Jawatan : Cop Jawatan :

v

GPPK 2015

LAMPIRAN 2.3
…< LETTER HEAD PENERIMA PERKHIDMATAN >…

“1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”
Ruj Kami: …< NO RUJUKAN SURAT >…
Tarikh : …< TARIKH SURAT >…

A.R REGISTERED

Pengurus,
< Nama syarikat >
< Alamat syarikat >

Tuan,

SURAT AMARAN BERDENDA < PERTAMA/ KEDUA/ TERAKHIR* > DI ATAS

KEGAGALAN MENJALANKAN PERKHIDMATAN < KAWALAN KESELAMATAN/

KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN/ BEKALAN MAKANAN BERMASAK/
BEKALAN MAKANAN MENTAH* > DI BAWAH …..< MASUKKAN NAMA JPN/
BAHAGIAN/ INSTITUSI INDUK >…

NAMA SYARIKAT : …..< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…
TAJUK KONTRAK : …..< ISIKAN TAJUK KONTRAK >…
ZON/PREMIS : …..< ISIKAN ZON/ PREMIS PERKHIDMATAN >…
NO. KONTRAK : …..< ISIKAN NO KONTRAK >…
TEMPOH KONTRAK : …..< ISIKAN TEMPOH KONTRAK >…
NILAI KONTRAK : …..< ISIKAN NILAI KONTRAK >…

______________________________________________________________________

Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Dimaklumkan bahawa, pihak tuan didapati telah GAGAL mematuhi terma-terma
dan syarat-syarat kontrak Perkhidmatan < Kawalan Keselamatan (PKK)/ Kebersihan
Bangunan Dan Kawasan (KBK)/ Bekalan Makanan Bermasak (BMB)/ Bekalan
Makanan Mentah (BMM) * > yang telah ditandatangani oleh pihak tuan seperti berikut:

Contoh:

Bil. Premis Terlibat Klausa Kontrak Butiran Pelanggaran

1. SMK Raja Mahadi Klausa 2, Lampiran Pengawal Keselamatan En Ali Bin
B (e) Abu (750624-06-5113) tidak
mempunyai tapisan keselamatan.

* Pilih mana yang berkenaan

vi

Ruj Kami: …< NO RUJUKAN SURAT >…

SURAT AMARAN BERDENDA < PERTAMA/ KEDUA/ TERAKHIR* > DI ATAS
KEGAGALAN MENJALANKAN PERKHIDMATAN < KAWALAN KESELAMATAN/
KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN/ BEKALAN MAKANAN BERMASAK/
BEKALAN MAKANAN MENTAH* > DI BAWAH …..< MASUKKAN NAMA JPN/
BAHAGIAN/ INSTITUSI >…

3. Sehubungan itu, selaras dengan klausa Hak Kerajaan Apabila Perkhidmatan
Yang Dilaksanakan Tidak Mengikut Terma-Terma dan Syarat-Syarat seperti yang
terkandung dalam dokumen kontrak, pihak tuan dikenakan tindakan < denda/
pemotongan/ denda dan pemotongan bayaran* > untuk bayaran perkhidmatan bulan
…..< ISIKAN BULAN TERLIBAT >… berjumlah …..< ISIKAN JUMLAH KESELURUHAN
>… seperti di Lampiran A.

4. Pihak tuan diarahkan untuk melaksana dan memaklumkan tindakan
penambahbaikan yang telah diambil kepada pejabat ini dan Penerima Perkhidmatan
seperti dalam jadual di atas dalam tempoh TUJUH (7) hari bekerja dari tarikh surat
ini. Kegagalan pihak tuan melaksana dan memaklumkan tindakan penambahbaikan
dalam tempoh yang telah ditetapkan, membolehkan tindakan selanjutnya diambil oleh
Kerajaan termasuklah menamatkan perkhidmatan syarikat tuan serta merampas
sebahagian atau keseluruhan Bon Pelaksanaan syarikat.

Sekian, terima kasih

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

(………………………………………)
< Pusat Pembayar >

s.k.:

< Penerima Perkhidmatan >
< JPN/ Bahagian/ Institusi >

* Pilih mana yang berkenaan

vii

GPPK 2015

LAMPIRAN 2.3.1

Senarai semak Surat Amaran Berdenda 1/2/3
sila pastikan senarai semak ini ditandakan (/) sekiranya telah dipatuhi.

Sila tandakan ( / )

Bil Perkara sekiranya perkara-
perkara ini telah

disediakan

1 Surat Amaran Berdenda 1/2/3

2 Salinan Surat Aduan daripada penerima
perkhidmatan

Bukti surat daripada agensi kerajaan ( seperti
Kementerian kesihatan, Pihak berkuasa
3 tempatan, Jabatan Parit dan Saliran, TNB,
Jabatan Alam Sekitar dan lain-lain yang
berkaitan)

4 Salinan borang pengesahan perlaksanaan
kerja yang disahkan

5 Salinan Laporan prestasi bulanan bagi bulan
pelanggaran

6 Bukti bergambar beserta tarikh (jika berkaitan)

7 Surat maklumbalas syarikat

Disediakan oleh,

(Pusat Pembayar)
Nama :
Cop Jawatan :

viii

GPPK 2015

LAMPIRAN 2.4

…< LETTER HEAD SYARIKAT >…

Ruj Kami: …< NO RUJUKAN SURAT >…
Tarikh : …< TARIKH SURAT >…

Pengarah/ Setiausaha Bahagian/ Rektor
< PPD/ JPN/ Bahagian/ Institusi >
< Alamat >

Tuan,

MAKLUMBALAS SURAT AMARAN BERDENDA < PERTAMA/ KEDUA/ TERAKHIR*

> DI ATAS KEGAGALAN MENJALANKAN PERKHIDMATAN < KAWALAN

KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN/ BEKALAN
MAKANAN BERMASAK/ BEKALAN MAKANAN MENTAH* > DI BAWAH …..<
MASUKKAN NAMA JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI >…

NAMA SYARIKAT : …..< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…

TAJUK KONTRAK : …..< ISIKAN TAJUK KONTRAK >…

ZON/PREMIS : …..< ISIKAN ZON/ PREMIS PERKHIDMATAN >…

NO. KONTRAK : …..< ISIKAN NO KONTRAK >…

TEMPOH KONTRAK : …..< ISIKAN TEMPOH KONTRAK >…

NILAI KONTRAK : …..< ISIKAN NILAI KONTRAK >…

______________________________________________________________________

Dengan segala hormatnya saya merujuk kepada surat daripada …..< ISIKAN NAMA
PUSAT PEMBAYAR >… rujukan …..< ISIKAN NO RUJUKAN SURAT AMARAN >…
bertarikh …..< ISIKAN TARIKH SURAT AMARAN >… mengenai perkara di atas.

2. Dimaklumkan bahawa, pihak kami telah membuat penambahbaikkan terhadap
kualiti perkhidmatan syarikat di …..< ISIKAN NAMA PREMIS PERKHIDMATAN >….

Berikut adalah penambahbaikkan yang telah dilakukan:

* Pilih mana yang berkenaan

ix

Ruj Kami: …< NO RUJUKAN SURAT >…

MAKLUMBALAS SURAT AMARAN BERDENDA < PERTAMA/ KEDUA/ TERAKHIR*
> DI ATAS KEGAGALAN MENJALANKAN PERKHIDMATAN < KAWALAN
KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN/ BEKALAN
MAKANAN BERMASAK/ BEKALAN MAKANAN MENTAH* > DI BAWAH …..<
MASUKKAN NAMA JPN/ BAHAGIAN/ INSTITUSI >…

Contoh:

Pengesahan pihak

Bil. Premis Butiran Penambahbaikkan sekolah (hendaklah diisi
Terlibat pelanggaran
Pihak syarikat telah oleh pihak sekolah dicap
menyerahkan
tapisan serta ditandatangani)
keselamatan pada
Pengawal 12 Mac 2015 Pihak sekolah

Keselamatan Ali Bin mengesahkan pihak

1. SM Abu (750624-06- syarikat telah menyerahkan
Raja Ali
5113) tidak tapisan keselamatan

mempunyai tapisan

keselamatan < Cap Sekolah >

3. Kerjasama dan perhatian tuan dalam perkara ini amat dihargai dan didahului
dengan ucapan terima kasih.

Sekian, terima kasih

(………………………………………)
< Pihak syarikat >

s.k.:

< Penerima Perkhidmatan >
< JPN/ Bahagian/ Institusi >

 Pihak syarikat dikehendaki melampirkan bukti bergambar serta bukti-bukti lain
yang mana berkaitan

x

GPPK 2015

LAMPIRAN 2.5

…< LETTER HEAD PENERIMA PERKHIDMATAN >…

“1 MALAYSIA: RAKYAT DIDAHULUKAN, PENCAPAIAN DIUTAMAKAN”
Ruj Kami: …< NO RUJUKAN SURAT >…
Tarikh : …< TARIKH SURAT >…

Pengarah/ Setiausaha Bahagian/ Rektor
< PPD/ JPN/ Bahagian/ Institusi >
< Alamat >

Tuan,

CADANGAN PENAMATAN KONTRAK PERKHIDMATAN < KAWALAN

KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN/ BEKALAN
MAKANAN BERMASAK/ BEKALAN MAKANAN MENTAH* > DI …..<MASUKKAN
PREMIS PERKHIDMATAN>…

NAMA SYARIKAT : …..< ISIKAN NAMA SYARIKAT >…
TAJUK KONTRAK : …..< ISIKAN TAJUK KONTRAK >…
ZON/PREMIS : …..< ISIKAN ZON/ PREMIS PERKHIDMATAN >…
NO. KONTRAK : …..< ISIKAN NO KONTRAK >…
TEMPOH KONTRAK : …..< ISIKAN TEMPOH KONTRAK >…

NILAI KONTRAK : …..< ISIKAN NILAI KONTRAK >…

______________________________________________________________________

Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas.

2. Dimaklumkan bahawa, syarikat di atas didapati telah GAGAL mematuhi terma-
terma dan syarat-syarat kontrak Perkhidmatan < Kawalan Keselamatan (PKK)/
Kebersihan Bangunan Dan Kawasan (KBK)/ Bekalan Makanan Bermasak (BMB)/
Bekalan Makanan Mentah (BMM)* > yang telah ditandatangani seperti berikut:

Contoh: Butiran Pelanggaran
Bil Premis Terlibat Pengawal Keselamatan En Ali Bin Abu (750624-06-5113)
1 SMK Raja Mahadi tidak mempunyai tapisan keselamatan

* Pilih mana yang berkenaan

xi

Ruj Kami: …< NO RUJUKAN SURAT >…

CADANGAN PENAMATAN KONTRAK PERKHIDMATAN < KAWALAN
KESELAMATAN/ KEBERSIHAN BANGUNAN DAN KAWASAN/ BEKALAN
MAKANAN BERMASAK/ BEKALAN MAKANAN MENTAH* > DI …..<MASUKKAN
PREMIS PERKHIDMATAN>…

3. Untuk makluman tuan, pihak syarikat telah diberi Surat Amaran Berdenda
sebanyak …..< ISIKAN BILANGAN SURAT AMARAN BERDENDA >… kali bertarikh
…..< ISIKAN TARIKH SURAT AMARAN BERDENDA>…. Walau bagaimanapun,
prestasi syarikat masih berada di tahap yang tidak memuaskan. Sehubungan itu,
pejabat ini mencadangkan agar perkhidmatan syarikat DITAMATKAN.

4. Bersama-sama ini disertakan dokumen berkaitan untuk semakan dan tindakan
pihak tuan selanjutnya seperti berikut:

i. Laporan prestasi perkhidmatan syarikat untuk tiga (3) bulan terakhir;

ii. Salinan Surat Amaran Berdenda;

iii. Salinan surat aduan; dan

iv. Bukti bergambar bertarikh.

5. Di samping itu, pejabat ini juga ingin memaklumkan bahawa …..< ISIKAN APA-
APA MAKLUMAT TAMBAHAN YANG BOLEH MENYOKONG CADANGAN
PENAMATAN INI (JIKA PERLU DAN BERKAITAN) >…

6. Kerjasama dan perhatian tuan dalam perkara ini amat dihargai dan didahului
dengan ucapan terima kasih.

Sekian,
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menurut perintah,

(………………………………………)
< Penerima Perkhidmatan >

xii