BUKU administrasi-transaksi-1pdf-pdf-free

88 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

f. Buat perjanjian yang memberikan perlindungan terhadap barang yang dibeli seperti
garansi, return barang, dsb

g. Pemeriksaan barang dilakukan oleh ahlinya apakah sesuai dengan pesanan atau tidak
(baik kualitas maupun kuantitas). Bila ya, maka barang akan masuk ke gudang, bila
tidak, maka barang akan dikembalikan dengan memberikan nota hasil pemeriksaan
kepada penjual

h. Membayar jumlah trsansaksi sesuai dengan prosedur pengeluaran kas

Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Tunai adalah
sebagai berikut.
a. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari calon pembeli
b. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan

sementara)
c. Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat

perjanjian
d. Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak meragukan perusahaan dan

konsumen, faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi
e. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli,

tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada
pembeli, bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang
f. Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok, terima pembayaran barang dan periksa
uang tunai yang dibayarkan dengan teliti
g. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima
h. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang
sempurna

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 89

Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Kredit adalah
sebagai berikut.
1. Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order) dari pembeli
2. Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat

kesepakatan-kesepakatan
3. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
4. Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang dilampirkan
5. Survei kepada calon pelanggan dibukikan dengan formulir bukti survei yang terisi

lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya
6. Persetujuan dari manajer bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya

(ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit.
7. Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan, apabila tidak, maka dikembalikan kepada

calon pelanggan.
8. Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan
9. Buatlah invoice (faktur)
10. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan yang

sempurna

90 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penerimaan Kas adalah
sebagai berikut.
1. Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan

penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang , dll
2. Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan teliti dan

cocokkan dengan rangkapannya
3. Hitung jumlah tansaksi dengan benar
4. Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat untuk mengecek uang secara

fisik. Apabila pelanggan menggunakan cek maka periksa keabsahan cek tersebut, dan
buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang mengekuarkan cek tersebut.
5. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi.

Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi uang kas adalah
sebagai berikut .
1. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan

pembayaran biaya-biaya
2. Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapannya, apabila

cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai), kemudian supplier
menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi
3. Berikan cek atau uang tunai
4. Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani
supplier

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 91

2.2.3 Rangkuman
Standard Operational Procedure (SOP) adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan

dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. Sehingga setiap kegiatan
perusahaan akan mempunyai standar prosedur operasional untuk menjamin kegiatan ditangani
dengan sebaik-baiknya. Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi transaksi
akan mengikuti alur dari transaksi itu. SOP (Standar Operational Prosedure) dalam menangani
administrasi transaksi yang diterapkan dalam perusahaan antara lain :

 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Pembelian Tunai
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Tunai
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Kredit
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penerimaan Kas
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi uang kas

92 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

2.2.4 Tugas

Tugas 1
a. Carilah pengertian SOP (Standar Operational Prosedure) dari sumber-sumber informasi
yang lain (buku, internet, kliping, majalah, pelaku usaha dll)
b. Dikerjakan masing-masing siswa
c. Waktu yang diperlukan 1 minggu
d. Dilaporkan secara tertulis
e. Dipresentasikan di depan kelas

Tugas 2
1. Carilah informasi tentang pentingnya SOP (Standar Operational Prosedure) pada

perusahaan-perusahaan berikut ini :
 Perusahaan dagang
 Perusahaan jasa
2. Dikerjakan secara kelompok
3. Waktu yang diperlukan 1 minggu
4. Buatlah laporan hasil kerja kelompok secara tertulis
5. Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil kerja kelompok di depan kelas dan
kelompok lain ikut menanggapi untuk menyempurnakan
6. Guru dan siswa menyimpulkan bersama

2.2.5 Uji Kompetensi/Ulangan

Essay
Jawablah pertanyaan berikut dengan benar dan tepat!
1. Apa yang anda ketahui tentang SOP (Standar Operational Prosedure)?
2. Apa manfaat yang diperoleh perusahaan dengan adanya SOP (Standar Operational

Prosedure) ?
3. Sebutkan SOP (Standar Operational Prosedure) dalam menangani administrasi

transaksi yang anda ketahui ?
4. Jelaskan SOP (Standar Operational Prosedure) yang dilakukan perusahaan dalam

menangani administrasi transaksi penjualan baik tunai maupun kredit ?
5. Jelaskan SOP (Standar Operational Prosedure) yang dilakukan perusahaan dalam

menangani administrasi transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas ?

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 93

Multiple Choise
Pilihlah satu jawaban yang paling benar!
1. Menurut pendapat anda, pentingkah perusahaan menerapkan Standard Operational

Procedure (SOP) ?
a. Tidak penting
b. Penting
c. Ragu-ragu
d. Penting hanya untuk pengawasan saja
.
2. Aturan yang diterapkan oleh perusahaan dalam menangani berbagai kegiatan yang
terjadi di perusahaan agar setiap kegiatan perusahaan mempunyai standar prosedur
operasional untuk menjamin kegiatan ditangani dengan sebaik-baiknya merupakan
pengertian dari...
a. Standard Operational Procedure (SOP)
b. Alur transaksi
c. Bukti transaksi
d. Administrasi transaksi

3. Pernyataan berikut ini merupakan salah satu manfaat yang diperoleh perusahaan dalam
menerapkan Standard Operational Procedure (SOP)
a. Membuat karyawan menjadi betah bekerja
b. Membuat karyawan rajin bekerja
c. mempertegas peraturan perusahaan
d. Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan

4. Berikut ini merupakan salah satu Standar prosedur operasional untuk menangani
administrasi uang kas adalah sebagai berikut .
a. Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari calon
pembeli
b. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan
pembayaran biaya-biaya
c. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan
yang sempurna
d. Buatlah invoice (faktur)

94 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

5. Berikut ini merupakan salah satu Standar prosedur operasional untuk menangani
administrasi pembelian tunai adalah sebagai berikut .
a. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik
maka bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas da
pelayanan pasca jual
b. Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli,
tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada
pembeli, bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang
c. Buatlah invoice (faktur)
d. Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan
yang sempurna

6. Berikut ini merupakan salah satu Standar prosedur operasional untuk menangani
administrasi penerimaan kas adalah sebagai berikut
a. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan
sementara)
b. Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang dilampirkan
c. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi
d. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli

7. Berikut ini merupakan salah satu Standar prosedur operasional untuk menangani
administrasi penjualan kredit adalah sebagai berikut
a. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi
b. Survei kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survei yang terisi
lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya
c. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik
maka bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas da
pelayanan pasca jual
d. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 95

8. Berikut ini merupakan salah satu Standar prosedur operasional untuk menangani
administrasi penjualan tunai adalah sebagai berikut
a. Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
b. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik
maka bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas da
pelayanan pasca jual
c. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima
d. Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan
sementara)

9. Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi transaksi dalam
perusahaan akan mengikuti ...........
a. Jenis transaksi perusahaan
b. Alur transaksi perusahaan
c. Bukti transaksi perusahaan
d. Kebijakan perusahaan

10. Standard Operational Procedure (SOP) yang diterapkan dalam perusahaan dibuat
oleh........
a. Suplier
b. Konsumen
c. Distributor
d. Perusahaan itu sendiri

96 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

2.2.6 Kunci Jawaban Uji Kompetensi/ Ulangan

Essay
1. Standard Operational Procedure (SOP) adalah aturan yang diterapkan oleh perusahaan

dalam menangani berbagai kegiatan yang terjadi di perusahaan. Sehingga setiap
kegiatan perusahaan akan mempunyai standar prosedur operasional untuk menjamin
kegiatan ditangani dengan sebaik-baiknya

2. Beberapa manfaat dengan adanya Standard Operational Procedure (SOP) di dalam
perusahaan, antara lain :
 Dapat menjaga konsistensi dalam menjalankan suatu prosedur kerja
 Lebih jelas mengetahui peran dan posisi masing-masing di internal perusahaan
 Memberikan kejelasan mengenai prosedur kerja, dan tanggung jawab dalam proses
terkait
 Menjamin proses kerja yang telah ditetapkan dan dijadwalkan dapat berjalan
sebagaimana mestinya
 Memberikan keterangan mengenai keterkaitan satu proses kerja dengan proses
kerja yang lain di dalam perusahaan
 Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
 Membantu mengidentifikasi apabila terjadi kesalahan procedural
 Memudahkan penelusuran terjadinya penyimpangan dan memudahkan langkah
perbaikan

3. SOP (Standar Operational Prosedure) dalam menangani administrasi transaksi antara
lain :
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Pembelian Tunai
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Tunai
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Kredit
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penerimaan Kas
 Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi uang kas

4. Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Tunai
adalah sebagai berikut.
 Permintaan pelanggan dibuktikan dengan surat permintaan (order) dari calon
pembeli

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 97

 Negosiasi dibuktikan dengan bukti pertemuan berupa notulen (catatan kesepakatan
sementara)

 Membuat dan menandatangani surat perjanjian dibuktikan dengan adanya surat
perjanjian

 Faktur dibuat dengan benar dan teliti, sehingga tidak meragukan perusahaan dan
konsumen, faktur dibuat beberapa rangkap untuk kepentingan administrasi

 Barang dagangan sebelum dijual diperiksa apakah sesuai dengan pesanan pembeli,
tidak cacat, dan apakah sesuai standar mutu. Bila ya, maka barang dikirim kepada
pembeli, bila tidak, barang dikembalikan lagi ke gudang

 Cocokkan invoice asli dan rangkap, bila cocok, terima pembayaran barang dan
periksa uang tunai yang dibayarkan dengan teliti

 Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima
 Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan

yang sempurna

Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penjualan Kredit
adalah sebagai berikut.
 Permintaan pelanggan dibuktikan oleh surat permintaan (order) dari pembeli
 Negosiasi dibuktikan dengan catatan (notulen) hasil pertemuan yang termuat

kesepakatan-kesepakatan
 Aplikasi kredit dibuat oleh calon pembeli
 Periksa formulir aplikasi kredit, apakah sesuai dengan bukti-bukti yang dilampirkan
 Survei kepada calon pelanggan dibukikan dengan formulir bukti survei yang terisi

lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya
 Persetujuan dari manajer bagian kredit dibuktikan dengan diotorisasikannya

(ditandatanganinya) formulir aplikasi kredit.
 Apabila ya, maka dilakukan proses penjualan, apabila tidak, maka dikembalikan

kepada calon pelanggan.
 Surat perjanjian dibuat sesuai dengan standar perusahaan
 Buatlah invoice (faktur)
 Kirimkan barang yang dijual dengan cepat kepada konsumen sebagai pelayanan

yang sempurna
5. Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi Penerimaan Kas

adalah sebagai berikut.
 Penerimaan uang tunai dimulai dari terjadinya transaksi yang menyebabkan

penerimaan kas seperti penjualan tunai, penerimaan pembayaran piutang , dll

98 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

 Periksa bukti transaksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan dengan tliti dan
cocokkan dengan rangkapannya

 Hitung jumlah tansaksi dengan benar
 Periksa uang yang diterima dengan benar. Gunakan alat untuk mengecek uang

secara fisik. Apabila pelanggan menggunakan cek maka periksa keabsahan cek
tersebut, dan buat konfirmasi keabsahan cek tersebut kepada bank yang
mengekuarkan cek tersebut.
 Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi.

Standar prosedur operasional untuk menangani administrasi uang kas adalah
sebagai berikut.
 Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan

pembayaran biaya-biaya
 Cocokkan antara bukti pembelian yang dibawa supplier dengan rangkapannya,

apabila cocok ambil bukti pengeluaran uang (bisa bank/tunai), kemudian supplier
menandatangani bukti pengeluaran bank atau kuitansi
 Berikan cek atau uang tunai
 Terima bukti transaksi (bukti pengeluaran bank/kuitansi) yang telah ditandatangani
supplier

Pilihan Ganda

1. B. Penting
2. A. SOP (Standar Operational Prosedure)
3. D. Meminimalisir kesalahan dalam melakukan pekerjaan
4. B. Pengeluaran uang dimulai dari transaksi pembelian tunai, pembayaran utang dan

pembayaran biaya-biaya
5. A. Untuk memutuskan supplier yang benar-benar memberikan keuntungan terbaik maka

bagian pembelian harus benar-benar mempertimbangkan harga, kualitas da pelayanan
pasca jual
6. C. Buatkan bukti transaksi penerimaan kas seperti kuitansi
7. B. Survei kepada calon pelanggan dibuktikan dengan formulir bukti survei yang terisi
lengkap. Berikan rekomendasi seperlunya
8. C. Buat bukti penerimaan uang (kuitansi) sesuai dengan jumlah uang yang diterima
9. B. Alur transaksi perusahaan
10. D. Perusahaan itu sendiri

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 99

2.2.7 Lembar Kerja Siswa

Lembar Kerja Siswa 1
1. Buat kelompok kerja yang terdiri dari 4 atau 5 orang siswa;
2. Buatlah analisa tentang SOP (Standar Operational Prosedure) yang diterapkan
perusahaan dealer motor untuk menangani administrasi penjualan kredit dan
administrasi penjualan tunai
3. Carilah informasi tersebut melalui internet, buku perpustakaan, dan curah pendapat
dengan anggota kelompok
4. Lakukan diskusi dalam kelompok anda
5. Buat laporan singkat secara tertulis dari hasil diskusi kelompok
6. Laporan dipresentasikan di depan kelas untuk mendapatkan tanggapan baik dari guru
maupun siswa yang lain dan mendapatkan penilaian dari guru yang bersangkutan.

Lembar Kerja Siswa 2
1. Buat kelompok kerja yang terdiri dari 4 atau 5 orang siswa;
2. Dengan membawa surat pengantar dari sekolah setiap kelompok melakukan kunjungan
Kepada perusahaan yang ada di sekitar lingkungan anda;
3. Lakukan wawancara untuk mendapatkan informasi mengenai SOP (Standart
Operational Prosedure) yang diterapkan oleh perusahaan tersebut ;
4. Buat laporan singkat secara tertulis (diketik rapi) mengenai hasil kunjungan kepada
perusahaan tersebut;
5. Laporan dikumpulkan pada pertemuan berikutnya;
6. Laporan dipresentasikan di depan kelas untuk mendapatkan tanggapan baik dari guru
maupun siswa yang lain , juga mendapatkan penilaian dari guru yang bersangkutan.

Panduan saat mengunjungi perusahaan :
1. Mengucapkan salam saat menjumpai wakil dari perusahaan;
2. Menyampaikan maksud kedatangan ke perusahaan tersebut;
3. Memberikan surat pengantar dari sekolah;
4. Bila mendapat ijin untuk langsung mewawancarai maka lakukan langsung
wawancara dengan orang yang telah ditunjuk oleh perusahaan. Apabila harus
membuat janji terlebih dahulu maka buatlah janji sesuai dengan yang disetujui oleh
perusahaan;

100 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

5. Mengucapkan terima kasih pada perusahaan atas waktu yang telah disediakan bagi
siswa;

6. Tak lupa ucapkan salam kembali saat meninggalkan perusahaan.

Panduan untuk melakukan wawancara, yaitu menanyakan tentang :
1. Nama lengkap perusahaan
2. Alamat lengkap perusahaan
3. Tahun berdirinya perusahaan
4. Nama pimpinan perusahaan
5. Bidang usaha yang dijalankan perusahaan
6. Produk apa yang dihasilkan
7. SOP yang diterapkan di perusahaan

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 101

LEMBAR KERJA SISWA

Mata Pelajaran : ………………………………
Materi pokok : ………………………………
Kelas : ………………………………
Semester : ………………………………
Hari/ Tanggal : ………………………………
Nama Kelompok
1. …………………………………….
Nama Perusahaan 2. …………………………………….
3. …………………………………….
4. …………………………………….
5. …………………………………….
……………………………………………

……………………………………………

Alamat Perusahaan …………………………………………….

…………………………………………….

…………………………………………….

Tahun Berdirinya Perusahaan …………………………………………….

Nama Pimpinan Perusahaan …………………………………………….

Bidang Usaha Yang Dijalankan …………………………………………….

Perusahaan …………………………………………….

Produk Yang Dihasilkan …………………………………………….

…………………………………………….

SOP yang diterapkan di ……………………………………………..
perusahaan ……………………………………………..

……………………………………………..

…………………………………………….

……………………………………………..

102 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Panduan dalam pembuatan laporan :
1. Cover dengan judul dan identitas Kelompok (nama anggota kelompok)
2. Kata pengantar
3. Daftar isi
4. Bab I Pendahuluan
 Latar belakang pembuatan laporan
 Tujuan pembuatan laporan
5. Bab II Isi
 Hasil wawancara dengan perusahaan
6. Bab III Kesimpulan dan saran
7. Huruf yang digunakan Times New Romans 12
8. Spasi 1,5
9. Margin Top (4cm), Left (4cm), Bottom (3cm), dan Right (3cm)
10. Kertas A4 80 mg
11. Menggunakan halaman

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 103

2.3 Kegiatan Belajar 3 Bukti Transaksi

2.3.1 Tujuan Pembelajaran

a. Mengidentifikasi Bukti Transaksi

2.3.2 Uraian Materi

Setiap transaksi yang memerlukan pencatatan harus dibuatkan atau dimintakan bukti
transaksi pencatatan. Kegunaan utama dari bukti transaksi/pencatatan adalah menyediakan bukti
tertulis tentang transaksi yang telah dilaksanakan sekaligus untuk menghindari kemungkinan
terjadinya persengketaan di masa mendatang. Untuk itu bukti harus kuat jika di dalamnya terdapat
pengakuan dari pihak luar atau eksternal yang berwenang berupa tanda tangan yang
bersangkutan.

Bukti transaksi/pencatatan dilihat dari asalnya dibedakan menjadi menjadi 2(dua), yaitu :
1. Bukti Transaksi Internal
Bukti transaksi internal adalah bukti pencatatan transaksi karena adanya transaksi yang
melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan
perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan
seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta
kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor dan lain-lain.
2. Bukti Transaksi Eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan pihak
luar perusahaan.
Bukti tersebut antara lain :
a. Faktur (invoice)
Faktur adalah perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat
oleh pihak penjual disampaikan kepada pihak pembeli. Biasanya dibuat rangkap 2,
yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara
kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan
penjualan secara kredit.

104 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Informasi yang harus dimuat dalam faktur antara lain :
 Nama dan alamat penjual
 Nomor faktur
 Nama dan alamat pembeli
 Tanggal pemesanan
 Tanggal pengiriman
 Syarat pembayaran dan keterangan mengenai barang seperti jenis barang,

kuantitas, harga satuan, dan jumlah harga.
Bagi pihak pembeli faktur yang diterimanya merupakan faktur pembelian, sedangkan
bagi pihak penjual faktur yang dikirim kepada pihak pembeli merupakan faktur
penjualan.
b. Kuitansi (official Receipt)
Kuitansi adalah merupakan dokumen atau surat yang digunakan sebagai tanda bukti
telah terjadinya transaksi pembayaran. Kuitansi dibuat dan ditanda tangani oleh
pihak yang menerima uang dan diserahkan kepada pihak yang melakukan
pembayaran. Kuitansi umumnya terdiri dari dua bagian, bagian pertama diberikan
kapada pihak pembayar sebagi bukti pencatatan pengeluaran uang, sedangkan
bagian yang tertinggal ( Sus/ bonggol kuitansi ) untuk sementara bisa dijadikan bukti
pencatatan penerimaan uang.
Sebagai bukti penerimaan uang, kuitansi harus dibubuhi materai. Hal ini ditetapkan
berdasarkan UU RI tentang Bea Materai. Dalam beberapa kasus penandatangan

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 105

kwitansi mengharuskan untuk membubuhkan materai sebagai penguat atau legalitas
dari kwitansi yang dibuat

Materai yang digunakan adalah materai 3000 dan 6000, penggunaan kedua materai
tersebut juga berbeda-beda dengan ketentuan apabila :
1. Transaksi yang terjadi antara Rp. 250.000 sampai dengan Rp. 1.000.000 maka

cukup dengan membubuhkan materai 3000 saja, namun jika
2. Transaksi melebihi dari Rp. 1.000.000- maka harus membubuhkan materai

6.000
3. Apabila transaksi kecil yakni kurang dari Rp. 250.000 tidak usah menggunakan

materai

Biasanya, bagi mereka yang melakukan transaksi yang cukup besar, selain
menggunakan kwitansi yang telah dibubuhi materai juga menambahkan beberapa
dokumen lainnya seperti surat perjanjian, yang ditandatangani kedua belah pihak
disertai dengan saksi-saksi, baik itu saksi perseorangan, perusahaan maupun saksi
dari pejabat pemerintah.

Hal-hal yang sebaiknya diperhatikan dalam pembuatan sebuah kwitansi diantaranya
sebagai berikut :
 Jangan sesekali menandatangani kwitansi kosong
 Diakhir uraian atau penjelasan sebaiknya diberikan tanda akhir tulisan agar

tulisan tersebut tidak dapat ditambahkan penjelasan lain yang akan merugikan.
 Tempat & penanggalan sebaiknya berdekatan dengan tanda tangan orang yang

menerima uang
 Tulislah nama lengkap orang yang menerima uang
 Apabila menggunakan materai, maka seharusnya tandatangan mengenai

materai yang ditempelkan
 Harus dibedakan antara nota jual beli dengan kuitansi.

106 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Informasi yang termuat dalam kuitansi antara lain :
 Nomor urut
 Nama yang menyerahkan pembayaran
 Jumlah nominal pembayaran dalam huruf
 Maksud pembayaran
 Tempat dan tanggal penyerahan uang
 Jumlah nominal pembayaran dalam huruf
 Nama dan tanda tangan yang menerima uang
c. Nota debet (Debit Memo)
Nota debit adalah pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu
perusahaan/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah didebet
dengan jumlah tertentu. Penerina nota debet ini akan mencatat pada akun pihak
pengirim nota pada sisi kredit.

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 107

Nota debet, yang perlu diisi dalam nota debet antara lain :
 Nama pihak yang mengeluarkan nota debet ( pihak pembeli )
 Nama pihak yang dituju
 Nomor nota debet
 Nomor item barang
 Nama/jenis barang
 Banyaknya barang
 Harga satuan
 Jumlah harga ( banyak barang x harga satuan )
 Total jumlah
 Tempat dan tanggal

d. Nota kredit (Credit Memo)
Nota kredit adalah pemberitahuan atau perhitunganyang dikirim suatu perusahaan
/badan usaha kepada pelanggannya, bahwa akunnya telah dikredit dengan jumlah
tertentu. Penerima nota kredit ini akan mencatat pada akun pihak-pihak pengirim
nota pada sisi debet.

Nota kredit, yang perlu diisi dalam nota kredit antara lain :
 Nama pihak yang mengeluarkan nota kredit ( pihak penjual )
 Nama pihak yang dituju
 Nomor nota kredit
 Nomor item barang
 Nama/jenis barang
 Banyaknya barang
 Harga satuan

108 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

 Jumlah harga ( banyak barang x harga satuan )
 Total jumlah
 Tempat dan tanggal

e. Cek (Cheque)
Cek adalah surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah
uang tertentu pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani
oleh pihak yang menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank
tersebut dalam bentuk giro.
Lembaran cek terdiri dari dua bagian yaitu lembar utama diserahkan kepada pihak
lain sebagai alat pembayaran, dan struk atau bonggol cek untuk dijadikan bukti
tambahan transaksi yang disatukan dengan kuitansi bukti pembayaran.

Keterangan yang ada di dalam suatu cek :
 Ada tertulis kata-kata Cek atau Cheque
 Ada tertulis Bank Penerbit (Bank Matras)
 Ada nomor cek
 Ada tanggal penulisan cek (di bawah nomor cek)
 Ada perintah membayar " bayarlah kepada....... atau pembawa"
 Ada jumlah uang (nominal angka dan huruf)
 Ada-tanda tangan dan atau cap perusahaan pemilik cek

Jenis-jenis Cek :
 Cek Atas Nama

Cek Atas Nama merupakan cek yang diterbitkan atas nama seseorang atau
badan hukum tertentu yang tertulis jelas di dalam cek tersebut. Sebagai contoh
jika di dalam cek tertulis perintah bayarlah kepada: Tn. Roy Akase sejumlah Rp
3.000.000,- atau bayarlah kepada PT. Marindo uang sejumlah Rp 1.000.000,-

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 109

maka cek inilah yang disebut dengan cek atas nama, namun dengan catatan
kata "atau pembawa" dibelakang nama yang diperintahkan dicoret.
 Cek Atas Unjuk
Cek atas unjuk merupakan kebalikan dari cek atas nama. Di dalam cek atas
unjuk tidak tertulis nama seseorang atau badan hukum tertentu jadi siapa saja
dapat menguangkan cek atau dengan kata lain cek dapat diuangkan oleh si
pembawa cek. Sebagai contoh di dalam cek tersebut tertulis bayarlah tunai, atau
cash atau tidak ditulis kata-kata apa pun.
 Cek Silang
Cek Silang atau cross cheque merupakan cek yang dipojok kiri atas diberi dua
tanda silang. Cek ini sengaja diberi silang, sehingga fungsi cek yang semula
tunai berubah menjadi non tunai atau sebagai pemindahbukuan.
 Cek Mundur
Cek Mundur merupakan cek yang diberi tanggal mundur dari tanggal sekarang,
misalnya hari ini tanggal 01 Mei 2002. Sebagai contoh. Tn. Roy Akase
bermaksud mencairkan selembar cek dan di mana dalam cek tersebut tertulis
tanggal 5 Mei 2002. jenis cek inilah yang disebut dengan cek mundur atau cek
yang belum jatuh tempo, hal ini biasanya terjadi karena ada kesepakatan antara
si pemberi cek dengan si penerima cek, misalnya karena belum memiliki dana
pada saat itu.
 Cek Kosong
Cek kosong atau blank cheque merupakan cek yang dananya tidak tersedia di
dalam rekening giro. Sebagai contoh nasabah Tn. Rahman Hakim menarik cek
senilai 60 juta rupiah yang tertulis di dalam cek tersebut, akan tetapi dana yang
tersedia di rekening giro tersebut hanya ada 50 juta rupiah. Ini berarti
kekurangan dana sebesar 10 juta rupiah, apabila nasabah menariknya. Jadi
jelas cek tersebut kurang jumlahnya dibandingkan dengan jumlah dana yang
ada.

f. Bilyet giro
Bilyet giro adalah surat perintah dari nasabah suatu bank kepada bank yang
bersangkutan untuk memindahbukukan sejumlah uang dari rekeningnya ke rekening
penerima yang namanya disebut dalam bilyet giro pada bank yang sama atau bank
yang lain. Penerima bilyet giro tidak bisa menukarkan dengan uang tunai kepada
bank yang bersangkutan, tetapi hanya dapat menyetorkan bilyet giro kepada bank
sebagai tambahan simpanan pada rekeningnya.

110 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Setiap Bilyet Giro harus memenuhi syarat formal sebagai berikut :
 Nama "Bilyet Giro" dan nomor Bilyet Giro yang bersangkutan;
 Nama tertarik;
 Perintah yang jelas dan tanpa syarat untuk memindahbukukan dana atas beban

rekening penarik;
 Nama dan nomor rekening pemegang;
 Nama bank penerima;
 Jumlah dana yang dipindahkan baik dalam angka maupun dalam huruf

selengkap-lengkapnya;
 Tempat dan tanggal penarikan;
 Tanda tangan, nama jelas dan atau dilengkapi dengan cap/stempel dengan

persyaratan pembukaan rekening.
Rekening Koran
Rekening Koran adalah bukti mutasi kas di bank yang disusun oleh bank untuk para
nasabahnya, dan digunakan sebagai dasar penyesuaian pencatatan antara saldo
kas menurut perusahaan dan saldo kas menurut bank. Dalam rekening koran akan
tampak saldo awal bulan (yang diambil dari saldo akhir bulan sebelumnya), mutasi
debet, mutasi kredit, dan saldo akhir bulan (yang akan menjadi saldo awal bulan

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 111

berikutnya). Dalam rekening koran juga biasanya memuat mengenai ringkasan
transaksi.

Setiap organisasi dalam penerimaan dan pengolahan dana yang diperoleh dari
donor pasti berhubungan dengan bank sebagai tempat untuk menyimpan dana yang
diperolehnya. Setiap transaksi penarikan dan penambahan dana pasti dicatat oleh
pihak bank. Kadang dalam pencatatan di organisasi dan pihak bank mengalami
selisih yang disebabkan oleh beberapa hal. Untuk itu pihak bank akan
mengeluarkan rekening koran untuk melaporkan semua transaksi yang telah
dilakukan oleh organisasi yang berkaitan dengan dana yang disimpan selama
periode tertentu.

Rekening koran memuat hal yang sama dengan buku tabungan. Di dalamnya,
sama-sama memuat mengenai tanggal dan sandi transaksi, mutasi debet, mutasi
kredit, dan saldo. Bedanya adalah kalau buku tabungan dibuka untuk nasabah
(deposan) perorangan, sedangkan rekening koran untuk nasabah corporate
(entitas). Nasabah perorangan biasanya akan mendatangi bank bersangkutan untuk
mencetak setiap transaksi bank yang terjadi ke dalam buku tabungan, sedangkan
untuk nasabah corporate, biasanya rekening koran yang memuat transaksi bulanan
akan dikirim langsung oleh bank ke nasabah bersangkutan. Khusus untuk rekening
koran (laporan yang memuat rincian atas transaksi rekening giro), seluruh penarikan
kas harus dilakukan dengan menggunakan cek atau bilyet giro. Berbeda dengan
buku tabungan (yang memuat rincian atas transaksi rekening tabungan), penarikan
kas dapat dilakukan seperti biasanya (menggunakan slip penarikan) dan tidak
menggunakan cek atau bilyet giro. Sedangkan rekening koran yang rutin dikirim oleh
bank sifatnya bulanan. Setiap bulan, nasabah akan menerima rekening koran yang
meringkas seluruh transaksi bank selama satu bulan terakhir. Sebagai contoh,
rekening koran yang memuat transaksi bank selama bulan Januari baru akan
diterima oleh organisasi di bulan Pebruari, dan seterusnya.
Dalam rekening koran akan tampak saldo awal bulan (yang diambil dari saldo akhir
bulan sebelumnya), mutasi debet, mutasi kredit, dan saldo akhir bulan (yang akan
menjadi saldo awal bulan berikutnya).

112 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

2.3.3 Rangkuman
Setiap transaksi yang memerlukan pencatatan harus dibuatkan atau dimintakan bukti

transaksi pencatatan. Kegunaan utama dari bukti transaksi/pencatatan adalah menyediakan bukti
tertulis tentang transaksi yang telah dilaksanakan sekaligus untuk menghindari kemungkinan
terjadinya persengketaan di masa mendatang

Bukti transaksi/pencatatan dilihat dari asalnya dibedakan menjadi menjadi 2(dua), yaitu :
 Bukti Transaksi Internal
 Bukti Transaksi Eksternal

2.3.4 Tugas
Tugas 1
1. Carilah bukti-bukti transaksi eksternal dari sumber-sumber informasi yang lain (buku,
internet, kliping, majalah, pelaku usaha dll)
2. Kumpulkan 5 bukti transaksi
3. Tempelkan pada kertas HVS ukuran A4
4. Berikan penjelasan tentang masing-masing dokumen tersebut

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 113

5. Dikerjakan masing-masing siswa
6. Waktu yang diperlukan 1 minggu
7. Buatlah laporan secara tertulis, diketik rapi
8. Dipresentasikan di depan kelas

Tugas 2
1. Buatlah kelompok yang beranggotakan 3 sampai 4 orang siswa
2. Carilah contoh gambar jenis-jenis cek dari sumber-sumber informasi yang ada (buku,
internet, kliping, majalah, pelaku usaha dll)
3. Tempelkan gambar jenis-jenis cek tersebut pada kertas HVS ukuran A4
4. Berikan penjelasan tentang masing-masing dokumen tersebut
5. Dikerjakan secara kelompok
6. Waktu yang diperlukan 1 minggu
7. Buatlah laporan secara tertulis, diketik rapi
7. Laporan dikumpulkan pada pertemuan berikutnya;
8. Laporan dipresentasikan di depan kelas untuk mendapatkan tanggapan baik dari guru
maupun siswa yang lain, juga mendapatkan penilaian dari guru yang bersangkutan

2.3.5 Uji Kompetensi/Ulangan

Essay
Jawablah pertanyaan berikut dengan benar !

1. Apa yang anda ketahui tentang bukti transaksi ?
2. Sebutkan bukti transaksi yang dilihat dari asalnya !
3. Apa yang anda ketahui tentang bukti transaksi internal, berikan contoh !
4. Apa yang anda ketahui tentang bukti transaksi eksternal, berikan contoh !
5. Jelaskan jenis-jenis cek yang anda ketahui !

Multiple Choise
Pilihlah satu jawaban yang paling benar dari pertanyaan berikut :

1. Kegunaan utama dari pencatatan transaksi adalah....
a. Dapat dilihat hasilnya
b. Dapat dihitung labanya
c. Dapat dihitung ruginya
d. Dapat dihindari persengkataan di masa yang akan dating

114 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

2. Bukti transaksi dilihat dari hasilnya dibedakan menjadi 2, yaitu ...
a. Bukti transaksi dan non bukti transaksi
b. Bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal
c. Nota debet dan nota kredit
d. Cek atas nama dan cek atas unjuk

3. Berikut ini merupakan bukti transaksi internal, yaitu...
a. Faktur
b. Kuitansi
c. Memo pimpinan
d. Cek

4. Berikut ini merupakan bukti transaksi eksternal, yaitu...
1. Cek atas nama
2. Memo pimpinan
3. Resep
4. Slip gaji

5. Bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan melibatkan pihak luar perusahaan
disebut...
1. Bukti transaksi internal
2. Bukti transaksi eksternal
3. Bukti transaksi dalam perusahaan
4. Bukti transaksi luar perusahaan

6. Bukti pencatatan transaksi karena adanya transaksi yang melibatkan bagian-bagian di
dalam perusahaan disebut .....
1. Bukti transaksi internal
2. Bukti transaksi eksternal
3. Bukti transaksi dalam perusahaan
4. Bukti transaksi luar perusahaan

7. Perhitungan penjualan barang yang dilakukan secara kredit, dibuat oleh penjual untuk
disampaikan kepada pembeli sebagai bukti pencatatan pembelian secara kredit, disebut
1. Rekening Koran
2. Cek
3. Kuitansi
4. Faktur

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 115

8. Dokumen atau surat yang digunakan sebagai tanda bukti telah terjadinya transaksi
pembayaran, yang dibuat dan ditandatangani oleh pihak yang menerima uang dan
diserahkan kepada pihak yang melakukan pembayaran, disebut ...
1. Cek atas unjuk
2. Bilyet giro
3. Kuitansi
4. Rekeninh Koran

9. Pemberitahuan atau perhitungan yang dikirim suatu perusahaan kepada pelanggannya
bahwa akunnya telah di debet dengan jumlah tertentu, disebut ....
1. Kuitansi
2. Nota debet
3. Rekening Koran
4. Nota kredit

10. Surat perintah tidak bersyarat kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu
pada waktu surat tersebut diserahkan kepada bank, ditandatangani oleh pihak yang
menjadi nasabah suatu bank dan memiliki simpanan pada bank tersebut, disebut ....
1. Cek
2. Kuitansi
3. Nota kredit
4. Nota debet

116 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

2.3.6 Kunci Jawaban Uji Kompetensi/Ulangan

Essay

1. Setiap transaksi yang memerlukan pencatatan harus dibuatkan atau dimintakan bukti
transaksi pencatatan. Kegunaan utama dari bukti transaksi/pencatatan adalah
menyediakan bukti tertulis tentang transaksi yang telah dilaksanakan sekaligus untuk
menghindari kemungkinan terjadinya persengketaan di masa mendatang

2. Bukti transaksi dilihat dari asalnya yaitu :
 Bukti transaksi internal
 Bukti transaksi ekternal

3. Bukti transaksi internal adalah bukti pencatatan transaksi karena adanya transaksi yang
melibatkan hanya bagian-bagian yang ada di dalam perusahaan, lebih menekankan
perubahan posisi keuangan yang terjadi antar bagian yang ada dalam perusahaan
seperti memo dari pimpinan kepada seseorang yang ditunjuk, perubahan nilai harta
kekayaan karena penyusutan, pemakaian perlengkapan kantor dan lain-lain

4. Bukti Transaksi Eksternal yaitu bukti pencatatan transaksi yang terjadi dengan
melibatkan pihak luar perusahaan, seperti faktur, kuitansi, nota debet, nota kredit, cek,
bilyet giro, rekening Koran

5. Jenis-jenis Cek :
 Cek Atas Nama
Cek Atas Nama merupakan cek yang diterbitkan atas nama seseorang atau badan
hukum tertentu yang tertulis jelas di dalam cek tersebut. Sebagai contoh jika di
dalam cek tertulis perintah bayarlah kepada: Tn. Roy Akase sejumlah Rp
3.000.000,- atau bayarlah kepada PT. Marindo uang sejumlah Rp 1.000.000,- maka
cek inilah yang disebut dengan cek atas nama, namun dengan catatan kata "atau
pembawa" dibelakang nama yang diperintahkan dicoret.
 Cek Atas Unjuk
Cek atas unjuk merupakan kebalikan dari cek atas nama. Di dalam cek atas unjuk
tidak tertulis nama seseorang atau badan hukum tertentu jadi siapa saja dapat
menguangkan cek atau dengan kata lain cek dapat diuangkan oleh si pembawa cek.
Sebagai contoh di dalam cek tersebut tertulis bayarlah tunai, atau cash atau tidak
ditulis kata-kata apa pun.
 Cek Silang
Cek Silang atau cross cheque merupakan cek yang dipojok kiri atas diberi dua tanda
silang. Cek ini sengaja diberi silang, sehingga fungsi cek yang semula tunai berubah
menjadi non tunai atau sebagai pemindahbukuan.

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 117

 Cek Mundur
Cek Mundur merupakan cek yang diberi tanggal mundur dari tanggal sekarang,
misalnya hari ini tanggal 01 Mei 2002. Sebagai contoh. Tn. Roy Akase bermaksud
mencairkan selembar cek dan di mana dalam cek tersebut tertulis tanggal 5 Mei
2002. jenis cek inilah yang disebut dengan cek mundur atau cek yang belum jatuh
tempo, hal ini biasanya terjadi karena ada kesepakatan antara si pemberi cek
dengan si penerima cek, misalnya karena belum memiliki dana pada saat itu.

 Cek Kosong
Cek kosong atau blank cheque merupakan cek yang dananya tidak tersedia di
dalam rekening giro. Sebagai contoh nasabah Tn. Rahman Hakim menarik cek
senilai 60 juta rupiah yang tertulis di dalam cek tersebut, akan tetapi dana yang
tersedia di rekening giro tersebut hanya ada 50 juta rupiah. Ini berarti kekurangan
dana sebesar 10 juta rupiah, apabila nasabah menariknya. Jadi jelas cek tersebut
kurang jumlahnya dibandingkan dengan jumlah dana yang ada.

Multiple Choise

1. D. dapat dihindari persengkataan di masa yang akan datang
2. B. bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal
3. C. Memo pimpinan
4. A. cek atas nama
5. B. bukti transaksi eksternal
6. A. bukti transaksi internal
7. D. faktur
8. C. kuitansi
9. B. nota debet
10. A. cek

2.3.7 Lembar Kerja Siswa

1. Buatlah kelompok yang beranggotakan 3 sampai 4 orang siswa
2. Amati format-format terlampir
3. Lengkapi dan isilah identitas dan informasi yang dibutuhkan dalam format-format

tersebut
4. Dikerjakan secara kelompok
5. Masing-masing kelompok mempresentasikan hasil pengisian format-format tersebut dan

mendapatkan penilaian dari guru yang bersangkutan

118 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Format 1

............................................ No Faktur : .................................
............................................ Tanggal : .................................
............................................. No Order : ................................
Tanggal Order : .................................
Syarat Penyerahan : ................................
Syarat Pembayaran : ..................................

FAKTUR PENJUALAN

Dijual kepada : ...................................................
Alamat : ...................................................
Dikirim kepada : ...................................................
Alamat : ..................................................
Tanggal pengiriman : ...................................................
Rute pengiriman
: ..................................................

No Keterangan Satuan Kuantitas Harga Jumlah
Satuan Harga

JUMLAH
Bagian ..................................
..............................................

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 119

Format 2

Kuitansi No...............................................

Sudah terima dari

.............................................................................................

Jumlah uang

.............................................................................................

.............................................................................................

Buat Pembayaran

.............................................................................................

.............................................................................................

............................................................................................

.................., ....................... ........

Terbilang Rp .............................

...................................................

Format 3

.......................................................................
.......................................................................
......................................................................

.......................................................................
......................................................................
.......................................................................

...............................
No.........................................................

Kami telah mengkreditkan rekening saudara

Atas barang yang kami terima sebagai berikut

No Jenis Barang Banyaknya Harga Satuan Jumlah

........................, ................................ ..................
..........................................................

.........................................................

120 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

2.4 Kegiatan Belajar 4 Berkas-berkas Administrasi Transaksi

2.4.1 Tujuan Pembelajaran

a. Mengidentifikasikan Berkas-Berkas Administrasi Transaksi

2.4.2 Uraian Materi

Berkas Transaksi Penjualan Tunai (On Cash)
Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti toko- toko atau supermarket,

penjualan barang seluruhnya dilakukan secara tunai. Pembeli datang sendiri ke tempat penjual,
barang diserahkan di tempat penjual. Dalam sistem penjualan tunai eceran, nota atau bon tunai
selain berfungsi sebagai bukti penjualan juga berfungsi sebagai order penyerahan barang kepada
pembeli.

Pada perusahaan-perusahaan yang tidak melakukan penjualan secara eceran, penjualan
dapat dilakukan secara tunai maupun kredit. Pembeli dapat melakukan pembelian barang dengan
cara datang sendiri ketempat penjual atau melalui surat order (purchase order/PO).

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 121

Penyerahan barang dapat dilakukan di tempat penjual atau dikirim ke tempat pembeli,
tergantung kepada syarat penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan terdiri atas
:

 Faktur penjualan
 Nota kontan.

122 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Berikut ini uraian kegiatan bagian-bagian yang terlibat dalam aktivitas penjualan tunai baik
pada toko-toko atau super market, dan grosir.

a. Pengelolaan Order Penjualan Tunai secara eceran pada toko atau supermarket
Unit-unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan adalah Bagian Order
Penjualan (pramuniaga), Bagian Kassa/kasir, Bagian Gudang, Bagian
Pembungkusan/Packing dan Bagian Akuntansi.
Dokumen yang berkaitan dengan penjualan tunai eceran :
1. faktur
2. nota penjualan tunai

b. Pengelolaan Order Penjualan Tunai pada Grosir
Pengelolaan order penjualan yang ditemukan dalam praktek, di antaranya sebagai
berikut : Aktifitas penjualan tunai melibatkan Bagian Order Penjualan, Bagian Gudang,
Bagian Pengiriman Barang, Bagian kassa, dan Bagian Akuntansi.

Sementara formulir yang digunakan terdiri atas :
 Faktur penjualan tunai
 Nota kontan
 Bukti penyerahan barang
 Bukti penerimaan kas.

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 123

Berkas Transaksi Penjualan Kredit (On Account)
Penjualan barang secara kredit di sini dibedakan antara penjualan kredit untuk barang untuk
perusahaan atau toko dan dan kredit untuk perusahaan atau toko yang menjual barang-barang
yang melayani kredit perorangan.
Untuk perusahaan yang menjual barang-barang konsumsi seperti barang elektronik, kendaraan
bermotor, alat rumah tangga dan sejenisnya, pembayarannya dilakukan secara angsuran
(instalment)
Sebelum perusahaan menyetujui permohonan kredit dari calon pembeli, biasanya perusahaan
memiliki prosedur khusus yang harus dipenuhi oleh calon pembeli.
Adapun Persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon pembeli antara lain :

a. Mengisi Aplikasi permohonan kredit
b. Melengkapi berkas seperti :

Persyaratan Umum:
1. Copy KTP dari Pembeli dan pasangan atau pihak penjamin (jika belum berkeluarga)
2. Copy Kartu Keluarga
3. Copy tagihan Telepon/ PAM/ PLN
4. Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:

124 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

a) Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
b) Khusus Profesional:Surat Ijin Praktek, contoh : dokter, pengacara, akuntan
5. Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir Khusus Karyawan/PROFFESIONAL:
a) Slip Gaji/ Keterangan Gaji terbaru
b) Khusus Profesional:
c) Surat Ijin Praktek
d) Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir
6. Khusus Wiraswasta:
a) SIUP/Tanda Daftar Perusahaan
b) Copy rekening koran/tabungan 3 bulan terakhir

Setelah calon pembeli memenuhi persyaratan, apabila dirasa perlu khususnya untuk kredit
yang bernilai besar, seperti kredit rumah atau kendaraan bermotor, pihak penjual akan
melakukan survey lapangan yaitu melihat secara langsung keadaan calon pembeli atau
menghubungi pihak yang ditunjuk oleh calon pembeli sebagai penjamin kredit.

Untuk perusahaan yang melakukan penjualan kredit kepada perusahaan lain, prosedur
pengelolaan order penjualan kredit biasanya disesuaikan dengan kemampuan rata-rata
penyediaan barang, rata-rata jumlah pesanan dan kebijakan pimpinan perusahaan.

Pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang secara umum mampu memenuhi
pesanan akan berbeda dengan pengelolaan order penjualan kredit pada perusahaan yang
sering tidak dapat memenuhi semua pesanan sehingga sering terjadi back order.

Dalam perusahaan yang telah memiliki standard operasional prosedur dalam menjalankan
kegiatan usahanya, unit organisasi yang terlibat dalam aktivitas penjualan kredit meliputi.

a. Bagian Order Penjualan.
b. Bagian Kredit.
c. Bagian Gudang (menangani juga Kartu Sediaan Barang)
d. Bagian Pengiriman Barang.
e. Bagian Penagihan.
f. Bagian Piutang
g. Bagian Jurnal dan Buku Besar.

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 125

Adapun Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengelolaan order penjualan kredit adalah
sebagai berikut.

1. Surat pesanan (order) dari pelanggan/ PO.
2. Status kredit pelanggan sebagai dasar pertimbangan pemberian otorisasi penjualan

kredit kepada pelanggan yang bersangkutan (persetujuan kredit).
3. Faktur penjualan.
4. Order pengiriman barang.
5. Kartu gudang.
6. Buku pembantu (Kartu) piutang.
7. Kartu sediaan Barang.
8. Buku jurnal penjualan dan buku besar.

Berkas Transaksi Pembelian
Pada setiap perusahaan baik perusahaan barang dan jasa dalam menjalankan aktivitasnya
selalu memerlukan barang-barang yang pengadaannnya harus dibeli dari pihak lain. Misalnya
perlengkapan kantor, barang yang dibeli untuk dijual (barang dagangan) atau barang yang
dibeli untuk diolah kembali (bahan baku). Pembelian barang-barang dapat dilakukan dengan
pembelian tunai maupun kredit.

Kelengkapan administrasi pembelian pada perusahaan yang telah memiliki SOP (Standard
Operational Procedure) dan penyelenggaraan administrasinya secara manual, maka jenis
perlengkapan yang diperlukan terdiri atas : formulir-formulir, buku-buku untuk mencatat,
peralatan kantor (ATK), mesin kantor dan kegiatan kesekretariatan lainnya.

Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun tidak yang memiliki ruang untuk diisi
dengan informasi. Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi
bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok pihak lain.
Format formulir di tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara umum memiliki data yang
sama yang harus diisi.

Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah sebagai
berikut :

a. Surat permintaan pembelian
Surat ini diisi oleh bagian gudang atau bagian lain yang memerlukan barang. Surat
permintaan pembelian berisi antara lain mengenai
 nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
 kapan barang yang bersangkutan harus sudah diterima

126 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

b. Surat permintaan penawaran harga
Surat ini diisi oleh bagian pembelian, dimana informasi barang yang diminta dalam surat
permintaan penawaran harga tersebut belum ada pada daftar langganan
(pemasok/supplier). Surat permintaan penawaran harga berisi antara lain mengenai:
 nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
 tanggal paling lambat penerimaan barang yang diminta
 permintaan informasi mengenai syarat pembayaran dan syarat penyerahan yang
diminta oleh calon pemasok

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 127

c. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)
Formulir ini diisi oleh bagian pembelian. Formulir ini berisi keterangan mengenai :
 Nama dan alamat pemasok
 nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
 tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
 syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

d. Laporan penerimaan barang
Formulir ini diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang yang diterima dan
diperiksa. Laporan penerimaan barang berisi data hasil pemeriksaan atas barang yang
diterima dan dokumen-dokumen yang terkait antara lain berisi keterangan mengenai :
 Tanggal penerimaan barang
 Nomor order pembelian yang bersangkutan
 nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diterima
 catatan hasil pemeriksaan barang misalnya cocok tidaknya barang dengan order,
adanya barang yang rusak dan sebagainya

128 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

e. Bukti pengeluaran kas
Formulir ini diisi oleh bagian hutang apabila karena adanya pembelian secara kredit
yang jatuh tempo pembayarannya

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 129

Berkas Transaksi Penerimaan Kas
Penerimaan kas dalam perusahaan pada umumnya berasal dari transaksi penjualan barang
baik penjualan tunai maupun penjualan kredit yang dalam hal ini penerimaan piutang dari
debitur.

Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas adalah
sebagai berikut :

a. penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otorisasi dari
pejabat yang berwenang

b. semua kas yang diterima harus segera disetorkan ke pejabat yang berwenang
c. tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas

Prosedur penerimaan kas yang diterapkan bergantung kepada struktur organisasi perusahaan.
Proses penerimaan kas pada perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti
supermarket akan berbeda dengan prosedur penerimaan kas pada perusahaan manufaktur.

Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penerimaan kas antara lain :
a. Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan dari manapun sumbernya
b. Faktur penjualan tunai
c. Daftar surat pemberitahuan penerimaan piutang dari bagian sekretariat
d. Memo (nota) kredit dari bank
e. Bukti penerimaan kas

130 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Berkas Transaksi Pengeluaran Kas
Pada perusahaan yang mengelola kas dengan menerapkan sistem voucher, semua
pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk
pembentukan dan penggantian dana kas kecil.

Pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran untuk
pembayaran hutang, dan pembayaran beban operasional. Pada perusahaan yang menyetorkan
semua dana/uang yang diterimanya ke bank, pembayaran pada umumnya dilakukan dengan
menggunakan cek. Untuk pembayaran yang nilainya relative kecil digunakan dana kas kecil.

Adapun dokumen-dokumen yang terkait dengan pengeluaran kas adalah sebagai berikut :
 Faktur (nota) pembelian
 Faktur pembelian kredit
 Bukti penerimaan barang
 Permintaan pengisian kembali kas
 Bukti pengeluaran kas kecil
 Surat permintaan pengeluaran kas kecil

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 131

2.4.3 Rangkuman

Pada dasarnya berkas-berkas yang terkait dengan administrasi transaksi disesuaikan dengan
masing-masing alur transaksi, meliputi :

a. Berkas transaksi penjualan tunai
b. Berkas transaksi penjualan kredit
c. Berkas transaksi pembelian
d. Berkas transaksi penerimaan kas
e. Berkas transaksi pengeluaran kas

Adapun berkas-berkas administrasi transaksi yang terkait dengan penjualan tunai meliputi :
a. Pengelolaan Order Penjualan Tunai secara eceran pada toko atau supermarket
 faktur
 nota penjualan tunai
b. Pengelolaan Order Penjualan Tunai pada Grosir
 Faktur penjualan tunai
 Nota kontan
 Bukti penyerahan barang
 Bukti penerimaan kas.
c. Penyerahan barang dapat dilakukan di tempat penjual atau dikirim ke tempat pembeli,
tergantung kepada syarat penyerahan barang yang disepakati. Formulir yang digunakan
terdiri atas :
 Faktur penjualan
 Nota kontan.

Penjualan barang secara kredit dibedakan menjadi :
 Penjualan kredit untuk barang untuk perusahaan atau toko
 Penjualan kredit untuk perusahaan atau toko yang menjual barang-barang yang
melayani kredit perorangan, dilakukan secara angsuran (instalment)

132 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Adapun berkas-berkas administrasi transaksi pengelolaan order penjualan kredit adalah
sebagai berikut.

a. Surat pesanan (order) dari pelanggan/ PO.
b. Status kredit pelanggan sebagai dasar pertimbangan pemberian otorisasi penjualan

kredit kepada pelanggan yang bersangkutan (persetujuan kredit).
c. Faktur penjualan.
d. Order pengiriman barang.
e. Kartu gudang.
f. Buku pembantu (Kartu) piutang.
g. Kartu sediaan Barang.
h. Buku jurnal penjualan dan buku besar.

Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun tidak yang memiliki ruang untuk diisi
dengan informasi. Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi
bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan informasi pokok pihak lain.
Format formulir di tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi secara umum memiliki data yang
sama yang harus diisi.

Berkas-berkas administrasi transaksi yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian
adalah sebagai berikut :

a. Surat permintaan pembelian
b. Surat permintaan penawaran harga
c. Surat Order pembelian (Purchase Order/PO)
d. Laporan penerimaan barang
e. Bukti pengeluaran kas

Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas adalah
sebagai berikut :

a. penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otorisasi dari
pejabat yang berwenang

b. semua kas yang diterima harus segera disetorkan ke pejabat yang berwenang
c. tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas

Prosedur penerimaan kas yang diterapkan bergantung kepada struktur organisasi perusahaan.
Proses penerimaan kas pada perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti supermarket
akan berbeda dengan prosedur penerimaan kas pada perusahaan manufaktur.

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 133

Berkas-berkas administrasi transaksi yang berkaitan dengan penerimaan kas antara lain :
a. Bukti penerimaan kas yang dibuat sendiri oleh perusahaan dari manapun sumbernya
b. Faktur penjualan tunai
c. Daftar surat pemberitahuan penerimaan piutang dari bagian sekretariat
d. Memo (nota) kredit dari bank
e. Bukti penerimaan kas

Pada perusahaan yang mengelola kas dengan menerapkan sistem voucher, semua
pengeluaran kas dilakukan dengan menggunakan cek, termasuk pengeluaran untuk pembentukan
dan penggantian dana kas kecil.

Pengeluaran kas yang dilakukan oleh perusahaan pada umumnya meliputi pengeluaran untuk
pembayaran hutang, dan pembayaran beban operasional. Pada perusahaan yang menyetorkan
semua dana/uang yang diterimanya ke bank, pembayaran pada umumnya dilakukan dengan
menggunakan cek. Untuk pembayaran yang nilainya relative kecil digunakan dana kas kecil.

Adapun berkas-berkas administrasi transaksi yang terkait dengan pengeluran kas adalah
sebagai berikut :

 Faktur (nota) pembelian
 Faktur pembelian kredit
 Bukti penerimaan barang
 Permintaan pengisian kembali kas
 Bukti pengeluaran kas kecil
 Surat permintaan pengeluaran kas kecil

2.4.4 Tugas

Tugas 1
1. Staf bagian keuangan CV. Merah Delima yang bernama Dini, pada tanggal 22
Desember 2014 mengeluarkan kas sejumlah Rp. 2.000.000 untuk melunasi hutang
perusahaan, karena ada pembelian secara kredit yang sudah jatuh tempo
pembayarannya. CV. Merah Delima berlokasi di Jalan Sumatera II No. 8 Jember.
Pembayaran ditujukan kepada CV. Cahaya Sakti dengan alamat jalan Trunojoyo No. 1
Jember
2. Dari ilustrasi berikut, buatlah dokumen bukti pengeluaran kas perusahaan
3. Dikerjakan secara individu

134 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

Tugas 2
1. Buatlah sebuah faktur penjualan dari perusahaan computer, disertai identitas dan
informasi yang lengkap
2. Dikerjakan dengan menggunakan sumber-sumber informasi yang ada (internet, buku,
majalah, kliping dan sebagainya)
3. Lakukan diskusi secara kelompok
4. Dilaporkan secara tertulis
5. Dipresentasikan di depan kelas

2.4.5 Uji Kompetensi/ Ulangan

Essay
1. Sebutkan dokumen apa saja yang dibutuhkan dalam transaksi penjualan tunai (on cash)
baik secara eceran maupun grosir !
2. Sebutkan dokumen apa saja yang berkaitan dengan pengelolaan order penjualan
secara kredit !
3. Apa yang anda ketahui tentang pengertian dan manfaat formulir dalam pengelolaan
transaksi ?
4. Sebutkan keterangan apa saja yang ada dalam Surat Order pembelian (Purchase
Order/PO) !
5. Jelaskan hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan transaksi penerimaan
kas !

Multiple Choise
1. Untuk perusahaan yang menjual barang secara eceran seperti toko- toko atau
supermarket, penjualan barang seluruhnya dilakukan secara....
a. Tunai
b. Kredit
c. Angsuran
d. Order

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 135

2. Sebelum perusahaan menyetujui permohonan kredit dari calon pembeli, biasanya
perusahaan memiliki prosedur khusus yang harus dipenuhi oleh....
a. Pelanggan
b. Distributor
c. Calon pembeli
d. Calon pedagang

3. Salah satu dokumen yang berkaitan dengan pengelolaan order penjualan kredit adalah
........
a. Nota kontan
b. Faktur penjualan tunai
c. Status kredit pelanggan sebagai dasar pertimbangan pemberian otorisasi penjualan
kredit kepada pelanggan yang bersangkutan (persetujuan kredit)
d. Bukti kas keluar

4. Secara umum ada hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas
adalah .....
a. Penerimaan kas tidak harus didukung dengan bukti otorisasi dari pejabat yang
berwenang
b. Semua kas yang diterima dikumpulkan terlebih dulu kemudian disetorkan ke pejabat
yang berwenang
c. Tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas
d. Status pelanggan sebagai dasar pertimbangan penerimaan kas

5. Formulir-formulir yang diperlukan dalam aktivitas pengelolaan pembelian adalah
sebagai berikut :
a. Nota kredit
b. Surat order pembelian
c. Faktur penjualan tunai
d. Surat rekomendasi perusahaan

6. Pada perusahaan yang menyetorkan semua dana / uang yang diterimanya ke bank,
maka pembayaran pada umumnya dilakukan dengan menggunakan ...
a. Deposito
b. Bilyet giro
c. Kas kecil
d. Cek

136 Administrasi Transaksi SMK/MAK Kelas Xl Semester 1

7. Pihak yang menandatangani bukti pengeluaran kas adalah ....
a. Bagian keuangan
b. Bagian gudang
c. Bank
d. Pimpinan perusahaan

8. Formulir yang diisi oleh bagian penerimaan barang setelah barang diterima dan
diperiksa disebut ....
a. Laporan penjualan barang
b. Laporan pembelian barang
c. Laporan penerimaan barang
d. Laporan transaksi

9. Dokumen yang harus ada dalam setiap pembayaran yang dilakukan secara tunai
adalah...
a. Surat permintaan barang
b. Surat penawaran barang
c. Bukti pengeluaran kas
d. Bukti penerimaan kas

10. Bagian dalam perusahaan yang bertugas membuat surat permintaan pembelian adalah
....
a. Bagian gudang
b. Bagian keuangan
c. Bagian promosi perusahaan
d. Bagian umum

Bab ll Berkas-berkas Administrasi Transaksi 137

2.4.6 Kunci Jawaban Uji Kompetensi/ Ulangan

Essay

1. Dokumen yang dibutuhkan dalam transaksi penjualan tunai (on cash) baik secara
eceran maupun grosir adalah sebagai berikut :
 Nota kontan
 Faktur penjualan tunai
 Bukti penyerahan barang
 Bukti penerimaan kas.

2. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan pengelolaan order penjualan kredit adalah
sebagai berikut.
 Surat pesanan (order) dari pelanggan/ PO.
 Status kredit pelanggan sebagai dasar pertimbangan pemberian otorisasi penjualan
kredit kepada pelanggan yang bersangkutan (persetujuan kredit).
 Faktur penjualan.
 Order pengiriman barang.
 Kartu gudang.
 Buku pembantu (Kartu) piutang.
 Kartu sediaan Barang.
 Buku jurnal penjualan dan buku besar.

3. Formulir adalah daftar isian baik itu yang tercetak maupun tidak yang memiliki ruang
untuk diisi dengan informasi. Formulir bermanfaat untuk menetapkan tanggung jawab
timbulnya transaksi bisnis, merekam data, mengurangi kesalahan dan menyampaikan
informasi pokok pihak lain. Format formulir di tiap-tiap perusahaan tidaklah sama, tetapi
secara umum memiliki data yang sama yang harus diisi.

4. Dalam Surat Order pembelian (Purchase Order/PO) berisi keterangan mengenai :
 Nama dan alamat pemasok
 Nama, jenis, tipe, kuantitas dan kualitas barang yang diminta
 Tanggal paling lambat penerimaan barang yang dipesan
 Syarat pembayaran dan syarat penyerahan barang

5. Secara umum hal-hal yang harus diperhatikan sehubungan dengan penerimaan kas
adalah sebagai berikut :
 penerimaan kas harus didukung dengan bukti yang telah mendapat otorisasi dari
pejabat yang berwenang
 semua kas yang diterima harus segera disetorkan ke pejabat yang berwenang
 tiap periode tertentu (harian, mingguan, bulanan) dibuat laporan penerimaan kas