MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 151 3. Pengurus bawahan (penyelia). Terdiri dari penyelia-penyelia. Bertanggungjawab kepada pengurus pertengahan. Terlibat dalam perancangan operasi Mengikut kemahiran khusus seperti sebagai penyelia pengeluaran, penyelia mesin, pemasaran, akaun dan sebagainya. Menyusun kerja harian mereka dan mengarahkan pekerja bawahan melakukan kerja-kerja 6.2.2 Jenis-jenis kemahiran Pengurusan c) Menjelaskan berbagai-bagai jenis kemahiran pengurusan termasuklah konseptual, antara- perorangan/ kemanusiaan, teknikal, pengurusan masa, dan pembuatan keputusan Daft 2010 Griffin 2011 Maksud Kemahiran Merujuk kepada keupayaan menterjemahkan atau menukarkan pengetahuan kepada tindakan yang boleh menghasilkan keputusan seperti yang dikehendaki. Jenis Kemahiran Pengurusan. 1. Kemahiran Konseptual Keupayaan pengurus melihat organisasi secara keseluruhannya, hubungan antara bahagian-bahagian dalam organisasi dan persekitaran organisasi yang terlibat. Kemahiran ini untuk menangani isu-isu umum organisasi. Pengurus juga perlu memahami bahawa organisasi terdiri dari bahagian-bahagian yang komplek Kemahiran konsep ini membolehkan pengurus melihat perkaitan antara syarikat dengan persekitaran seperti pelanggan, pesaing, pembekal, kerajaan dan sebagainya. Keupayaan menyelesaikan masalah organisasi, melihat peluang serta ancaman dari persekitaran. Pengurus akan dapat mencari, menganalsis dan menginterpretasi maklumat untuk mewujudkan rancangan jangka masa panjang atau rancangan strategik yang akan menentukan arah perjalanan atau halatuju organisasi. 2. Kemahiran Antara Perorangan/ Kemanusian Kemahiran Antara Perorangan / Kemanusian adalah keupayaan seseorang pengurus bekerja secara efektif dengan orang lain. Kemahiran memimpin, mengarah, menyelaras, berkomunikasi dan memotivasi pekerja.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 152 Kemahiran ini membolehkan pengurus berkerja sama dengan pekerja dalam satu pasukan kerja. Pengurus bukan sahaja berinteraksi dengan pekerja malah dengan rakan sekerja dan semua pihak yang berkaitan dalam organisasi. Pengurus juga akan terlibat dalam berinteraksi dengan pihak luar syarikat seperti pelanggan, pembekal dan sebagainya. 3. Kemahiran Teknikal Kemahiran teknikal merujuk kepada keupayaan dan kecekapan pengurus untuk memahami dan menggunakan teknik, kaedah, peralatan dan prosedur tertentu dalam pekerjaan. Penggunaan mesin dalam pengeluaran umpamanya memerlukan kemahiran ini. Kemahiran teknik ini adalah diperlukan bagi tujaun mengoperasi mesin dan peralatan serta penggunaan prosedur dan kaedah melakukan kerja. 4. Kemahiran Masa Merujuk kepada penggunaan masa oleh pengurus secara cekap dan berkesan dalam merancang dan melaksanakan aktiviti kerja. Kemahiran menyusun tugasan atau kerja mengikut keutamaan Kemahiran bekerja secara berkesan dan mengagihkan tugasan dan kerja secara tersusun dan berjadual. 5. Kemahiran Pembuatan Keputusan Kemahiran pengurus memahami dan menganalisis masalah, membentuk alternatif-alternatif penyelesaian dan memilih alternatif terbaik dalam menyelesaikan masalah tersebut. Pengurus peringkat atasan terlibat dalam membuat keputusan yang besar berhubung dengan perancangan strategik organisasi. Mereka harus memiliki kemahiran konseptual dan analitikal bagi memahami persekitaran dan meramalkan perubahan dalam persekitaran.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 153 6.3 Perancangan 6.3.1 Jenis-jenis Perancangan a) Mentakrifkan maksud perancangan dan menjelaskan kepentingannya. pengurusan. Daft (2010) Mentakrifkan maksud perancangan Perancangan adalah proses penilaian persekitaran organisasi bagi membentuk matlamat dan menyediakan pelan tindakan untuk mencapai matlamat tersebut. Kepentingan perancangan 1. Memahami persekitaran organisasi. Perancangan dapat memberi tahu pengurus tentang faktor-faktor yang akan mempengaruhi keberkesanan organisasi perniagaan seperti persaingan, politik, teknologi dan sebagainya. Pengurus juga dalam hal ini boleh melihat dan menjangkakan peluang dan memahami ancaman perniagaan. Kekuatan dan kelemahan syarikat juga dapat diketahui. Pengurus dalam hal ini boleh menyusun keutamaan terhadap strategi dan pendekatan syarikat bagi menghadapi persekitaran yang tidak menentu dan berisiko. 2. Menyediakan halatuju organisasi. Perancangan melibatkan penetapan matlamat. Strategi syarikat akan dibentuk bagi mencapai matlamat. Setiap aktiviti kerja yang akan dibentuk juga menjurus kearah pencapaian matlamat. 3. Panduan membuat keputusan. Matlamat dan tindakan yang dibentuk dalam perancangan boleh menjadi panduan dalam membuat keputusan dalam sebarang isu atau masalah berhubung dengan perlaksanaan. Sebarang keputusan yang hendak dibuat haruslah berpandu kepada perancangan. 4. Menyelaras sumber. Perancangan membantu pengurus mendapat dan menyelaras sumber-sumber organisasi seperti sumber manusia, bahan mentah, kewangan, peralatan dan sebagainya agar ia dapat digunakan dengan lebih cekap dan berkesan.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 154 b) Menjelaskan jenis perancangan mengikut jangka masa, kegunaan, dan peringkatnya (strategik, taktikal, dan operasi); Perancangan yang baik akan memastikan sumber-sumber bagi menjalankan aktiviti organisasi tersedia dan mencukupi mengikut keutamaan dan keperluan mencapai matlamat organisasi. 5. Menyelaras aktiviti kerja. Perancangan dapat membantu dalam merancang dan menyelaras aktiviti kerja dengan pekerja dalam syarikat terutamanya bagi fungsi pengurusan yang berbeza. Contohnya adalah penyelarasan aktiviti antara fungsi pemasaran dengan kewangan. Umpamanya, jabatan pemasaran berorientasikan jualan; manakala matlamat jabatan kewangan untuk mengurus wang dengan berkesan. 6. Memahami aktiviti lalu. Pengurus juga dapat memahami faktor-faktor pada masa lalu yang memberi kesan kepada kejayaan dan kegagalan syarikat. Dengan ini syarikat akan lebih berhati-hati dalam merancang dan melaksanakan operasinya. 7. Sebagai alat kawalan. Perancangan merupakan standard yang telah ditetapkan untuk diikuti atau dicapai. Dengan adanya perancangan, kerja-kerja pemantauan dan pengawalan dapat dilakukan. Pada masa yang sama, penilaian terhadap prestasi pekerja dan pengurus dapat dijalankan. Jenis-jenis perancangan. 1. Jangka masa. i. Rancangan jangkamasa pendek Biasanya kurang dari satu tahun. Pihak pengurusan bawahan pula akan membentuk aktiviti jangka pendek mengikut tahunan bagi organisasi. Rancangan ini dikenali juga sebagai rancangan operasi.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 155 Griffin (2011) Daft (2010) ii. Rancangan jangkamasa sederhana Biasanya antara 1 hingga 3 tahun. Pihak pengurusan pertengahan biasanya terlibat dalam rancangan peringkat ini. Rancangan ini juga dikenali sebagi rancangan taktikal. iii.Rancangan jangkamasa panjang Pula biasanya adalah antara 3 dan 5 tahun. Pihak pengurusan atasan biasanya telibat dalam rancangan jangkamasa panjang dan membentuk arah tujuan organisasi. Rancangan dikenali juga sebagai rancangan strategik. 2. Kegunaan. i. Rancangan Tetap. Merupakan rancangan yang dapat digunakan berulangkali tanpa sumber tertentu diperlukan. Contohnya seperti dasar, prosedur dan peraturan. ii. Rancangan sekali guna. Merupakan rancangan yang hanya digunakan sekali sahaja atau digunakan mengikut jangkamasa tertentu. Contohnya seperti program dan belanjawan. 3. Peringkat. i. Rancangan strategik. Merupakan rancangan jangka panjang Bagi mengurus peluang dan ancaman serta mengurus keupayaan (kekuatan) dan kekangan (kelemahan) organisasi dengan cekap dan berkesan.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 156 6.3.2 Proses Perancangan c) Menjelaskan proses perancangan yang meliputi menentukan matlamat dan objektif, menganalisis persekitaran perniagaan, membentuk alternatif tindakan, menilai alternatif, dan memilih alternatif tindakan. Griffin (2011) Daft (2010) ii. Rancangan taktikal. Merupakan rancangan jangka masa sederhana Menterjemahkan rancangan strategik yang luas ke dalam bentuk matlamat yang lebih spesifik dan lebih mudah difahami. iii. Rancangan operasi. Merupakan rancangan jangka masa pendek Yang akan melaksanakan rancangan taktikal yang lebih khusus. Proses Perancangan i) Menetapkan Matlamat dan objektif. Pengurus atasan biasanya akan menetapkan matlamat umum organisasi yang melibatkan jangka masa panjang. Matlamat ini akan menjadi panduan kepada pengurus pertengahan dan penyelia dalam membentuk objektif dan strategi bahagian masing-masing. Contohnya, dalam membentuk objektif jualan umpamanya, pengurus boleh meletakkan beberapa alternatif untuk objektif. Seperti target jualan pada tahun ini adalah RM 5 juta, atau RM 10 juta, atau sebagainya. ii) Menganalisis Persekitaran Perniagaan. Mengkaji persekitaran dalaman dan luaran. Pengurus harus mengenalpasti corak persekitaran sekarang bagi membuat ramalan perubahan persekitaran pada masa depan. Analisis persekitaran memerlukan pengurus memahami unsur-unsur dalam persekitaran umum dan tugas atau persekitaran industri syarikat. Contohnya, pengurus boleh mengkaji pertumbuhan ekonomi negara pada tahun-tahun yang telah lepas, tren permintaan produk, cita rasa pelanggan, kedapatan bahan mentah, kadar inflasi, perubahan teknologi dan sebagainya.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 157 iii) Membentuk Alternatif-Alternatif Tindakan. Menyenaraikan tindakan alternatif yang akan diambil bagi mencapai objektif perniagaan. Pengurus boleh memikirkan alternatif tindakan dengan mengkaji kekuatan dan kelemahan perniagaan serta menganalisis peluang dan ancaman dari persekitaran. Contohnya, syarikat ingin merancang berapakah target jualan pada tahun hadapan. Pada tahun lalu keadaan ekonomi tidak menentu dan pasaran jatuh ke paras yang minima. Syarikat hanya mendapat hasil RM 5 juta. Tetapi tahun depan ekonomi dijangka stabil dan keadaan pasaran diramal meningkat. Bagi senario di atas, pengurus boleh menyediakan berbagai alternatif matlamat dan strategi rancangan. Diantaranya adalah: Alternatif 1: Target jualan tahun depan adalah RM 5 juta. Strategi perniagaan tidak melibatkan promosi intensif sebab produk sudah dikenali dipasaran. Alternatif 2: Target jualan tahun depan adalah RM 10 juta. Kawasan pasaran diperluaskan. Strategi perniagaan melibatkan promosi yang intensif terutama bagi kawasan pasaran baru. iv) Menilai Alternatif Menilai kelebihan dan kelemahan setiap alternatif Setelah alternatif-alternatif perancangan dibentuk, maka langkah seterusnya adalah untuk menilai kemungkinan kejayaan setiap alternatif perancangan tersebut. Penialaian boleh dibuat berdasarkan keupayaan syarikat dan juga mengambil kira kelemahan syarikat. v) Memilih Alternatif Tindakan. Setelah mempertimbang dan menilai setiap alternatif rancangan, pengurus bolehlah menyusun alternatif rancangan tersebut mengikut keutamaannya. Setelah itu, pilihlah alternatif rancangan yang terbaik yang boleh memberi kejayaan kepada syarikat.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 158 6.3.3 Alat-alat Perancangan d) Menyediakan analisis pulang modal; Griffin (2011) Daft (2010) 1. Analisis Pulangan Modal. Satu cara menentukan berapa jumlah hasil yang diperlukan untuk hanya cukup membayar jumlah kos. Formula APM = Kos Tetap Harga Seunit – Kos Berubah Seunit Syarikat Jaya mengeluarkan kicap tetap ialah sebanyak RM 4000.00. Kos berubah sebotol kicap ialah RM 1.40. Harga sebotol kicap ialah RM 3.00 sebotol. APM = RM 4000.00 RM 3.00 – RM 1.40 APM = RM 4000.00 RM 1.60 APM = 2500 unit Rumusan; Syarikat Jaya haruslah merancang mengeluarkan 2500 unit keluaran bagi membolehkan syarikat memperolehi pulangan modal, atau mengeluarkan lebih 2500 supaya syarikat memperolehi keuntungan.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 159 e) Melakarkan carta Gantt 2. Melakarkan carta Gantt Merupakan satu penjadualan rancangan berbentuk graf mendatar menunjukkan aktiviti-aktiviti mengikut susunan untuk disiapkan berdasarkan masa yang ditetapkan. Contoh penggunaan carta Gantt dalam perancangan pembinaan sebuah rumah. Aktiviti Perkara Tempoh 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Penyediaan tapak Penyediaan kerangka rumah Mengikat bata dinding rumah Memasang bumbung Pendawaian elektrik dan paip air Memplaster dinding Memasang pintu dan tingkap Memasang jubin, alatan elektrik dan paip air. Mengecat rumah 1 ½ bulan 1 ½ bulan 2 bulan 1 bulan 1 bulan 1 bulan ½ bulan 1 bulan ½ bulan Jadual: Aktiviti dan tempoh masa untuk menyiapkan sesebuah rumah Aktiviti Bulan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Carta Gantt : Menunjukkan perancangan pembinaan sebuah rumah. Tempoh siap rumah 9 bulan sahaja kerana ada kerja yang boleh dijalankan serentak.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 160 f) Menjelaskan bajet dan penggunaannya dalam perancangan 3. Bajet / Belanjawan Merujuk kepada rancangan terperinci yang dinyatakan dalam bentuk nilai kewangan. Ia merupakan ramalan atau jangkaan hasil, belanja dan perbelanjaan modal. Belanjawan terhadap sumber-sumber organisasi adalah seperti gaji, upah, kos bahan, pengangkutan, overhed dan sebaginya. Bajet dibentuk mengikut tempoh masa tertentu seperti bulanan dan tahunan. Bajet terdapat dalam berbagai jenis seperti belanjawan hasil, perbelanjaan, projek, tunai dan program. Contoh bajet adalah seperti di bawah, Item Anggaran Belanjawan (RM) Suku tahun Pertama Kedua Ketiga Keempat Gaji Elaun Peralatan Pejabat Perjalanan Elektrik, telefon, air Pembaikan Insurans Pengiklanan Bonus Lain-lain belanja 20 000 5 000 4 000 6 000 1 500 1 000 1 200 1 500 - 1 000 20 000 8 000 4 000 6 000 1 500 1 000 - 1 500 - 1 000 20 000 10 000 3 500 6 000 1 500 2 000 - 2 000 - 1 000 20 000 12 000 4 000 6 000 1 500 2 000 - 2 000 8 000 1 000 Jumlah 41 200 43 500 46 000 56 500 Belanjawan Operasi Syarikat.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 161 g) Menghitung dan melakarkan Critical Path Method (CPM); Penggunaan bajet dalam perancangan. Merancang perbelanjaan organisasi Merancang pengagihan sumber yang terhad dengan cekap. Digunakan sebagai panduan dalam menjalankan aktiviti kewangan. Mengenalpasti punca perbelanjaan dan punca perolehan. 4. Critical Path Method (CPM). Cara laluan genting adalah merujuk kepada laluan yang terpanjang penggunaan masanya melalui aktiviti dan peristiwa yang berurutan dalam rangkaian PERT. CPM biasanya digunakan dalam industri pembuatan dan pembinaan bagi mengetahui masa aktiviti sesuatu projek dilaksanakan dengan tepat. Ia dapat membantu pengurus mengenalpasti aktiviti yang kritikal yang perlu diberi perhatian agar projek yang dirancang dapat dihabiskan mengikut masa yang ditetapkan. Aktiviti Peristiwa Aktiviti Awal Tempoh (Hari) A Membersih kawasan dan merata tapak - 1 B Membina tiang A 2 C Mengkonkrit Lantai A 3 D Membuat rangka bumbung B 5 E Memasang bumbung C,D 4 Jadual: Contoh pembinaan gerai makan.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 162 6.3.4 Perancangan Strategik h) Menjelaskan unsurunsur perancangan strategik yang merangkumi visi, misi, objektif (VMO), strategik dan taktik, dasar/polisi, prosedur dan standard. 1. Visi Visi merupakan wawasan yang diharapkan untuk dicapai pada masa hadapan. Ia juga merujuk kepada arah tuju atau matlamat yang akan dicapai pad masa hadapan( berjangka panjang). Visi juga merujuk kepada satu pernyataan yang jelas, padat serta dapat merangsang orgaisasi bertindak serta boleh dikomunikasikan. Visi juga berfokus kepada perancangan strategik. 2. Misi Misi merujuk kepada tujuan atau sebab kenapa sesebuah organisasi ditubuhkan. Ia biasanya dinyatakan dalam bentuk umum menjelaskan skop operasi syarikat dan produk yang ditawarkan dipasaran. Misi boleh juga merangkumi falsafah perniagaan. Pernyataan misi mempromosikan harapan pekerja dan dapat memotivasikan pekerja dalam merealisasikan tujuan kewujudan organisasi.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 163 Griffin (2011) Daft (2010) Pengurus juga boleh menggunakan misi sebagai menilai kejayaan pengurusannya. Contoh misi adalah seperti berikut: “Kami akan memastikan pelanggan kami mendapat kepuasan dan faedah biarpun kami terpaksa berjaga malam.” 3. Objektif Objektif merujuk kepada sasaran atau hasil akhir yang perlu dicapai oleh organisasi dalam jangkamasa tertentu di masa depan. Objektif atau matlamat adalah meletakkan halatuju perjalanan organisasi. Matlamat organisasi merupakan rancangan asas syarikat, tetapi setiap bahagian dan jabatan juga mempunyai matlamat mereka sendiri. Ini berkaitan dengan rancangan strategik, rancangan taktikal dan rancangan operasi. Ciri-ciri objektif yang baik adalah seperti berikut (berpandukan konsep SMART): 1. Khusus (Spesific) Objektif hendaklah khusus atau spesifik yakni jelas dan terperinci. 2. Boleh diukur (Measurable) Objektif yang spesifik tadi hendaklah boleh diukur dalam satu piawai. 3. Penugasan (Assignable) Objektif mestilah boleh di beri penugasan kepada individu atau kumpulan kerja yang akan bertanggung jawab melaksanakan tugas tersebut. 4. Rialistik (Realistic) Objektif hendaklah mencabar dan memerlukan kerja kuat tetapi dalam lengkongan pekerja berupaya dengan abiliti dan sumber yang ada bagi mencapai objektif tersebut. 5. Tempoh masa (Timely) Objektif yang dibentuk perlulah mempunyai satu had jangka masa tertentu untuk disiapkan dan dicapai.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 164 4. Strategi Merupakan satu rancangan umum yang komprehensif atau menyeluruh menerangkan bagaimana organisasi dapat mencapai misi dan matlamat. Menerangkan program umum bagaimana sumber didapati dan digunakan untuk mencapai matlamat. Tujuan strategi adalah untuk komunikasi antara objektif dan polisi dan menyokong programprogram yang dibentuk. Strategi dapat di kelas kepada tiga jenis. 1. Strategi koperat Merujuk kepada strategi keseluruhan yang memberi halatuju umum organisasi. Strategi ini dibentuk oleh lembaga pengarah atau pengurusan atasan. Ia mengambil kira keseluruhan aktiviti organisasi. 2. Strategi perniagaan Merujuk kepada strategi yang dibentuk oleh syarikat atau unit perniagaan yang boleh meningkatkan kelebihan saingan kepada perniagaan. Strategi ini lebih menekankan kelebihan saingan barangan atau perkhidmatan yang dihasilkan dan akan bersaing dalam pasaran. 3. Strategi fungsian Merujuk kepada strategi yang dibentuk mengikut fungsi perniagaan untuk merealisasikan strategi perniagaan. 5. Taktik Taktik adalah satu pelan operasi yang spesifik yang memperincikan bagaimana, bila dan di mana sesuatu strategi itu akan dilaksanakan. Taktik mempunyai skop yang sempit dan tempoh yang lebih pendek dari strategi. Ia adalah jelas dan lebih berorientasi tindakan. Ia akan dilaksanakan oleh pekerja hadapan. Contoh taktik adalah seperti taktik lokasi pasar, taktik ketepatan masa, taktik serangan, taktik pertahanan dan sebagainya.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 165 6. Dasar /Polisi Dasar adalah pernyataan asas syarikat yang menjadi panduan kepada pengurus dalam membuat keputusan menjurus kearah pencapaian matlamat organisasi. Dasar melibatkan skop yang luas Menjadi panduan umum kepada tindakan Dibentuk berasaskan matlamat dan strategi umum organisasi Membentuk sempadan dalam membuat keputusan 7. Prosedur Merujuk kepada langkah-langkah yang disusun secara sistematik mengikut urutan sebagai panduan dalam melaksanakan sesuatu tugas untuk mencapai matlamat tertentu. Ia merupakan satu rancangan yang kegunaannya berterusan dibentuk bagi memastikan aktiviti kerja yang akan dilakukan mengikut cara yang betul. Ia juga menjadi satu panduan untuk para pekerja bertindak. Cara kerja atau aktiviti kerja yang dibuat perlu mengikut turutan yang telah ditetapkan. Prosedur biasanya ditulis secara formal, dimaklum kepada pekerja dan disimpan sebagai rujukkan. Contoh prosedur yang terdapat di dalam syarikat adalah seperti prosedur melakukan kerja, memohon cuti, memohon pinjaman, prosedur keselamatan, rungutan pekerja, dan sebagainya. 8. Standard Merupakan satu ukuran piawaian yang ditetapkan dan boleh digunakan untuk membuat perbandingan dengan pencapaian semasa. Standard juga menjadi tanda aras ataupun panduan serta pengukur dalam setiap tindakan yang diambil. Standard juga mestilah jelas, mudah difahami dan ianya berkait rapat dengan objektif organisasi.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 166 i) Mengaplikasikan analisis kekuatan, kelemahan, ancaman dan peluang (SWOT). ANALISIS SWOT Kekuatan (Strengths) Merujuk kepada kekuatan yang adalam dalam organisasi yang boleh membantu dalam proses membuat keputusan dalam perancangan. Contoh kekuatan dalaman ialah, pekerja, sumber kewangan organisasi, kebolehan pengurus mengurus dengan cekap. Kelemahan (Weakness) Merujuk kepada kelemahan yang ada dalam sesbuah organisasi yang boleh menjadi penghalang kepada proses perancangan strategik. Contoh kelemahan ialah, sumber bahan mentah yang tidak mencukupi, kekurangan pekerja yang berkebolehan dan juga masalah lantik henti pekerja yang kerap. Peluang (Opportunities) Merujuk kepada keadaan persekitaran luaran yang boleh menyediakan ruang atau peluang kepada organisasi membuat perancangan strategik yang baik. Contoh peluang ialah, perubahan dasar kerajaan yang memberi peluang kepada peniagaan, contohnya skim baucer buku untuk pelajar pengajian tinggi akan memebri ruang untuk industri buku. Ancaman (Threats) Merujuk kepada ancaman yang disebabkan oleh faktor persekitaran. Contohnya wujud pesaing dalam sesebuah pasaran akan menyebakan jualan produk akan menjadi merosot.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 167 6.4 Pengorganisasian 6.4.1 Reka bentuk organisasi a) Mentakrifkan maksud pengorganisasian dan menjelaskan kepentingannya. b) Membentuk carta organisasi dan membincangkan rasional penjabatanan organisasi mengikut fungsi, divisyen (produk, pasaran, dan geografi), dan matriks Maksud Pengorganisasian Pengorganisasian adalah satu proses mengatur dan menyelaras tugas-tugas dan sumber-sumber organisasi untuk melaksanakan pelan tindakan bagi mencapai matlamat yang ditetapkan. Kepentingannya Pengorganisasian 1. Supaya organisasi dapat beroperasi dan diuruskan dengan lebih licin dan teratur. 2. Agar aktiviti kerja dapat dilakukan dengan cekap dan berkesan. 3. Dapat mengurangkan konflik tugas antara pekerja. 4. Membantu dalam pembangunan sumber manusia dengan rekabentuk semula kerja dan latihan sambil kerja. 5. Membantu dalam merancang bilangan pekerja dan penggunaan tenaga kerja yang lebik cekap dan berkesan. 6. Dapat menjelaskan peranan, tanggungjawab dan hubungan antara pekerja atau unit kerja. 7. Pengagihan dan penggunaan sumber-sumber organisasi dengan cekap dan berkesan. 8. Untuk menyelaras perlaksanaan perancangan dalam mencapai matlamat organisasi. Reka bentuk organisasi 1. Carta Organisasi Carta organisasi merupakan diagram yang memaparkan pembahagian dan susunan kerja, jenis jabatan, hubungan autoriti, rantaian arahan dan posisi individu dalam organisasi. Tugas-tugas (pengkhususan) Carta menunjukkan tugas atau fungsi yang berbeza antara satu bahagian dengan bahagian yang lain. Ia juga menunjukkan jawatan-jawatan tertentu. Contohnya, penyelia akaun, penyelia pemasaran, pengurus pengeluaran dan sebagainya. Pembahagian kerja Kerja dikumpulkan dan dibahagikan mengikut bidang atau fungsi tertentu. Satu kotak dalam carta mewakili satu posisi kerja dalam organisasi.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 168 Griffin (2011) Peringkat pengurusan Carta dapat menggambarkan hierarki pengurusan dimana presiden merupakan pengurusan peringkat atas, pengurus fungsi (pengurusan pertengahan) dan penyelia (pengurusan bawahan) dan diikuti para pekerja masing-masing. Autoriti lini Garis menegak dalam carta yang menyambung antara kotak-kotak menunjukkan kedudukan autoriti seseorang ke atas pihak lain. Garis ini menghubung diantara ketua dengan subordinat. Contoh: presiden dengan pengurus, pengurus dan penyelia). Rantaian Arahan Garis menegak juga menunjukkan aliran arahan dari presiden kepada pengurus kepada penyelia dan seterusnya pekerja. Jangkauan Kawalan Menunjukkan tanggungjawab pengurus menyelia sebilangan pekerja di bawahnya dan pekerja-pekerja tersebut secara terus melaporkan kerja mereka kepada pengurus tersebut. Contoh: pengurus pengeluaran bertanggungjawab ke atas tiga orang penyelianya. Carta Organisasi Nota: PP = Penyelia Pengeluaran PM= Penyelia Pemasaran PK= Penyelia Kewangan Presiden Pengurus Pengeluaran Pengurus Pemasaran Pengurus Kewangan PP1 PP2 PP3 PM 1 PM 3 PM 2 PK1 PK2 PK3
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 169 2. Penjabatanan Mengelompokkan manusia dan kerja-kerja dalam satu unit kerja. Pendekatan klasikal organisasi menyatakan aktiviti dalam organisasi dipecahkan kepada pengkhususan atau menjadi tugas-tugas yang kecil dan spesifik. Contohnya, seseorang pekerja mungkin akan diberi tugas atau kerja secara khusus mengikut kemahiran yang dimilikinya (pengkhususan kerja). Tugas-tugas ini perlu dikelompokan mengikut fungsi-fungsi tertentu bagi memudahkan kordinasi dan pengawalan. Jenis-jenis penjabatanan (struktur organisasi) yang digunakan oleh organisasi adalah penjabatanan mengikut fungsi, divisyen dan matrik. i) Penjabatanan Mengikut Fungsi Merujuk kepada mengelompokkan pekerja yang mempunyai kemahiran yang sama ke dalam fungsi khusus yang berkaitan dengan kemahiran mereka. Penjabatan mengikut fungsi ini adalah sesuai bagi digunakan oleh perniagaan kecil atau sederhana dan perniagaan yang beroperasi dalam persekitaran yang stabil. Contohnya, pekerja yang mahir dalam penjualan, promosi, hubungan pelanggan dan sebagainya di kelompokkan ke dalam fungsi pemasaran; pekerja yang mahir tentang akaun, simpan kira, belanjawan di kelompokkan ke dalam fungsi kewangan. Antara Kelebihan penjabatanan mengikut fungsi: 1. Menggalakkan perkembangan kemahiran (kepakaran) dalam satu bidang khusus sahaja. 2. Kerja yang dilakukan lebih cekap kerana penumpuan satu bidang sahaja. 3. Dapat memberi peluang kepada penyelia dan subordinat berkongsi kemahiran. 4. Penyelesaian masalah lebih cekap kerana pekerja lebih mahir dalam bidang mereka. Kelemahan penjabatanan mengikut fungsi: 1. Pekerja lebih mementingkan jabatan mereka. 2. Pengetahuan pekerja dalam fungsi atau bidang lain tidak dapat dikembangkan. 3. Komunikasi antara jabatan atau fungsi yang berbeza adalah kurang. 4. Mudah berlaku konflik antara jabatan atau fungsi yang berbeza.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 170 Para pekerja Para pekerja Para pekerja Para pekerja Rajah : Penjabatanan Mengikut Fungsi ii. Penjabatanan Mengikut Divisyen Merujuk kepada mengelompokkan pekerja dalam satu jabatan bagi menghasilkan produk yang sama, atau melayan pelanggan yang sama, atau bekerja di kawasan yang sama. Penjabatanan ini biasanya berasaskan kepada produk, lokasi atau pelanggan. Pekerja akan dikelompokkan kedalam satu divisyen dan aktiviti kerja hanya fokus kepada satu produk atau kumpulan pelanggan tertentu sahaja. Organisasi perniagaan yang menggunakan penjabatanan ini biasanya syarikat besar, syarikat yang mempunyai pelbagai produk, kawasan pasaran yang berbeza dan pelanggan yang berbagai. Kelebihan penjabatanan mengikut divisyen. 1. Fokus hanya pada satu produk atau pelanggan atau kawasan tertentu (mudah dan tidak komplek) 2. Maklumat yang diperlukan mudah dikumpul dan mudah diurus. 3. Pekerja lebih komited memajukan jabatan atau divisyen. 4. Dapat melatih dan memajukan kepakaran pekerja dalam berbagai bidang Pengarah Urusan Pengurus Pengeluaran Pengurus Pemasaran Pengurus Kewangan P P1 PP2 PP3 PM1 PM PM3 2 Pengurus Sumber Manusia PM3 PM3 PM3 PSM 3 PSM 3 PSM 3
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 171 Kelemahan penjabatanan mengikut divisyen. 1. Kordinasi antara divisyen produk yang berlainan agak sukar 2. Sebahagian pengurus mempunyai kepakaran umum dan mereka tidak memahami dengan 3. mendalam aspek-aspek fungsi perniagaan. 4. Berlaku duplikasi kerja, kerja dibuat oleh satu divisyen akan juga dibuat oleh divisyen yang lain (contoh: fungsi pemasaran, kewangan dan sebagainya terdapat disemua divisyen bagi produk yang berbeza). 5. Perebutan sumber organisasi oleh divisyen atau jabatan yang berbeza. Tiga Jenis Penjabatanan 1. Penjabatanan Berasaskan Divisyen Produk Aktiviti-aktiviti kerja dan pekerja dikumpulkan bersama untuk mengeluarkan satu produk atau servis yang sama. Penjabatanan ini membahagikan jabatan kepada produk yang berlainan yang dikeluarkan syarikat. Jabatan yang bertanggungjawab ke atas sesuatu produk tersebut fokus kepada pelanggan dan pasaran sendiri. Penjabatanan berasaskan produk ini adalah sesuai bagi syarikat besar yang mempunyai pelbagai barisan produk dan menghadapi persekitaran yang sentiasa berubah-ubah. PM = Pengurus Pemasaran PK = Pengurus Kewangan PP = Pengurus Pengeluaran Rajah : Penjabatanan Berasaskan Produk Pengarah Urusan Pengurus Besar Produk A Pengurus Besar Produk B Pengurus Besar Produk C PM PK PP PM PK PP PM PK PP
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 172 ii) Penjabatanan Berasaskan Pelanggan Merujuk kepada aktiviti-aktiviti kerja dan pekerja dikumpulkan bersama untuk melayan pelanggan yang sama. Andaian untuk pembentukkan penjabatanan ini adalah pelanggan mempunyai keperluan tersendiri dan mengahadapi masalah yang sama. Pelanggan boleh dikelompokkan megikut kategori atau pasaran tertentu seperti pasaran kanakkanak, orang dewasa, remaja, keluarga, lelaki, wanita dan sebagainya. Penjabatanan berasaskan pelanggan ini membuatkan aktiviti membeli-belah oleh pelanggan menjadi mudah. Biasanya pasaraya mengsegmenkan kawasan membeli-belah mereka mengikut keperluan pelanggan yang berbeza-beza. Dalam hal ini pelanggan dijangka akan mendapat layanan yang memuaskan. Rajah di bawah menunjukkan carta organisasi penjabatanan berasaskan pelanggan. Rajah : Penjabatanan Berasaskan Pelanggan iii) Penjabatanan Berasaskan Divisyen Geografi Penjabatanan berasaskan geografi merujuk kepada aktiviti-aktiviti kerja dan pekerja dikumpulkan bagi melakukan kerja pada satu lokasi tertentu. Digunakan apabila operasi syarikat berada di berlainan kawasan atau tempat. Syarikat yang berorientasikan perkhidmatan seperti bank, insuran, pendidikan dan sebaginya biasanya mempunyai struktur divisyen berasaskan geografi. Penggunaan struktur ini memudahkan pihak syarikat menumpukan produk mereka dengan kehendak pelanggan yang berbeza dari kawasan yang berlainan. Pengarah Urusan Pengurus Divisyen Peruncitan Pengurus Divisyen Pemborongan Pengurus Divisyen Kerajaan
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 173 Rajah : Penjabatanan Berasaskan Geografi 3) Penjabatanan Mengikut Matrik Penjabatanan matrik merupakan kombinasi penjabatanan mengikut fungsi dan penjabatanan mengikut divisyen dimana kumpulan pekerja akan melakukan kerja-kerja dalam pasukan projek atau program. Pekerja dalam organisasi matrik ini dimiliki oleh dua kumpulan formal. Pengurus atau penyelia akan melaporkan kerjanya kepada dua orang ketua iaitu ketua jabatan fungsi dan ketua divisyen. Ia meningkatkan fleksibiliti dan kerjasama bagi setiap peringkat organisasi. Struktur ini sesuai bagi syarikat yang menghadapi persaingan yang kuat terutamanya dalam inovasi produk, perubahan pasaran, perubahan teknologi, dan sumber tenaga manusia yang terhad. Penjabatanan seperti ini banyak digunakan bagi syarikat konsultan, pengiklanan, pembinaan, dan lainlain syarikat profesional. Kelebihan penjabatanan mengikut matrik 1. Penggunaan kepakaran pekerja mahir dengan cekap. 2. Fleksibilliti dan memudahkan pengurusan projek atau produk baru. 3. Meningkatkan kemahiran pekerja merentasi fungsi organisasi. 4. Menggalakkan kerjasama antara jabatan. Pengarah Urusan Pengurus Kawasan Pantai Timur Pengurus Kawasan Utara Pengurus Kawasan Tengah
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 174 Kelemahan penjabatanan mengikut matrik: 1. Pekerja yang terlibat akan keliru dan kecewa kerana melaporkan kerja kepada dua orang ketua 2. Konflik antara pengurus divisyen dan pengurus fungsi disebabkan oleh perebutan sumber kepakaran dan keutamaan kerja. 3. Terlalu banyak masa digunakan untuk mengkordinasi keputusan. 4. Perlaksanaan struktur ini memerlukan kos yang tinggi. Rajah : Struktur Matrik Pengurus Besar Pengeluaran Pengurus Besar Pemasaran Pengurus Besar Kewangan Pengarah Urusan Pengurus Projek A Pengurus Projek B Pengurus Projek C Penyelia Penyelia Penyelia Penyelia Penyelia Penyelia Penyelia Penyelia Penyelia
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 175 c) Menjelaskan bentukbentuk lain struktur organisasi termasuklah struktur berdasarkan pasukan, projek, unit perniagaan strategik (SBU), dan organisasi tanpa sempadan Bentuk-Bentuk Lain Struktur Organisasi i) Struktur Berdasarkan Pasukan. Terdiri daripada pasukan kerja, setiap pasukan kerja menuju kearah mencapai satu matlamat yang sama. Organisasi pasukan berstruktur tidak mempuanyai hierarki atau rantaian arahan. Struktur dibentuk berdasarkan kepercayaan bahawa matlamat organisasi tidak dapat dicapai melalui individu, melainkan akan dapat dicapai melalui kerja berpasukan. Setiap pasukan akan mempunyai akauntabiliti terhadap prestasi syarikat. Kebaikan berdasarkan kerja berpasukan ialah dapat meningkatkan kualiti, produktiviti dan akan dapat membawa kepada peningkatan prestasi organisasi. ii) Projek. Pekerja-pekerja akan diberi projek secara kekal. Ianya mirip kepada struktur matrik, apa yang membezakannya ialah apabila sesuatu projek selesai pekerja tidak kembali kepada jabatan masing-masing, tetapi akan terus sambung dengan projek yang baru. Setiap pasukan projek, pekerja mempunyai kemahiran yang lengkap untuk menjalankan sesuatu projek. iii) Unit Perniagaan Strategik (SBU). SBU boleh merangkumi keseluruhan syarikat ataupun sebahagian kecil syarikat sahaja. SBU mempunyai strategi dan juga objektif perniagaan yang berbeza dengan syarikat induk. Eksekutif SBU bertangungjawab melaporkan kepada Pengarah Eksekutif syarikat induk. Antara kelemahan struktur ini ialah berlaku peningkatan kos yang tinggi kerana Syarikat mempunyai banyak SBU yang memerlukan kos pengurusan yang berasingan. iv) Organisasi Tanpa Sempadan. Merupakan organisasi yang tidak berstruktur kerana tidak wujud rantaian arahan, tidak ada had dalam jangkauan kawalan dan pembinaan pasukan mengantikan penjabatanan. Struktur ini menekankan kepada fleksibiliti dan tindak balas yang cepat. Organisasi boleh menggunakan kelebihan yang ada pada seseorang dengan lebih cekap dan berkesan.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 176 6.4.2 Proses Pengorganisasian d) Menjelaskan proses pengorganisasian yang meliputi. (i) Penentuan objektif; (ii) Pengenalpastian aktiviti; (iii)Pengelasan aktiviti; (iv) Pengelompokan aktiviti, dan; (v)Pengagihan tugas, Autoriti dan tanggungjawab Proses Pengorganisasian i) Penentuan Objektif Mengenal pasti matlamat organisasi dan objektif setiap jabatan dalam organisasi Contohnya matlamat organisasi perniagaan yang ditetapkan oleh pengurus adalah untuk meningkatkan 10% keuntungan. Maka pengurus harus membentuk objektif pengorganisasian seperti meningkatkan kordinasi kerja agar kos pengeluaran dapat dikurangkan 5%. Objektif bahagian pemasaran pula adalah mengkordinasi usaha jurujual agar dapat meningkatkan jualan 20%. Oleh itu, objektif setiap jabatan juga boleh mewujudkan penyelarasan usaha pekerja dan melicinkan proses pengorganisasian. ii. Pengenalpastian Aktiviti Mengenal aktiviti- aktiviti perniagaan secara terperinci. Memahami aktiviti-aktiviti tugas yang kritikal agar ia dapat membuat pengorganisasian dengan cekap dan berkesan Contohnya aktiviti utama bagi sebuah perniagaan runcit pasar raya melibatkan penstoran, penyusunan, melayan pelanggan, pembelian, penghantaran, tempahan, juruwang, penggajian, pengaturan kerja, pengambilan pekerja, pembungkusan, perakaunan, kewangan, simpan kira dan sebagainya. iii. Pengelasan Aktiviti Membuat pengelasan aktiviti- aktiviti mengikut pengkhususan tertentu. Contohnya, dalam kes pasaraya di atas aktiviti yang terlibat boleh dikelaskan mengikut aktiviti jualan yang mungkin melibatkan berpuluh orang pekerja dan berbagai produk untuk dijual. Aktiviti bahagian setor yang mungkin melibatkan berbagai produk memandangkan pasaraya adalah perniagaan yang besar. Pengelasan aktiviti dibuat mengikut pengkhususan dan persamaan tugas.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 177 iv: Pengelompokan aktiviti Setelah aktiviti kerja secara terperinci disenaraikan dan tugas-tugas juga disenaraikan mengikut pengelasan tertentu, maka pengurus harus mengelompok tugas-tugas yang telah dibuat pengelasan mengikut fungsi tertentu. Pengurus cuba mengelompok aktiviti kerja mengikut tabii kerja atau fungsi yang mudah diuruskan. Contohnya seperti berdasarkan fungsi pemasaran, pengeluaran, kewangan dan pentadbiran. Kerja-kerja yang berkaitan dengan jualan, promosi, iklan, penghantaran, dan lain-lain aktiviti yang relevan dikelompokkan di bawah fungsi atau jabatan pemasaran. Begitu juga kerja-kerja yang lain boleh dikelompokkan mengikut fungsi yang berkaitan dan mudah diurus. Dengan ini, penyelarasan kerja dapat dijalankan dengan cekap dan berkesan dan seterusnya kos pengeluaran akan dapat dikurangkan. v. Pengagihan Tugas,Autoriti dan Tanggungjawab Pengurus perlu mengagihkan tugas mengikut keupayaan dan kepakaran masing-masing. Tugas yang diagihkan kepada pekerja seperti jurujual, juruwang, pembelian, promosi dan sebagainya haruslah diterangkan dengan jelas. Sumber-sumber organisasi seperti peralatan, bahan mentah, kewangan dan sebagainya juga diagihkan kepada pekerja organisasi mengikut keperluan jabatan. Autoriti dan tanggungjawab juga perlu diagihkan kepada pekerja agar mereka dapat menjalankan kerja dengan cekap dan berkesan. Apa yang harus dilakukan oleh pengurus adalah memantau dan menyelaras aktiviti kerja agar ia dapat berjalan dengan cekap dan berkesan. Contohnya seorang juruwang harus diberi autoriti menerima dan menyimpan wang semasa perniagaan sedang berjalan. Penjaga setor juga perlu diberi kuasa untuk memeriksa stok barangan. Begitu juga dengan jurujual, penghantar barang, kerani gaji dan sebagainya.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 178 (e) Menjelaskan manual organisasi termasuklah fail meja, manual prosedur kerja, dan prosedur kualiti; Manual Organisasi Dokumen yang mengandungi asas kewujudan dan aspek-aspek pengurusan yang menjadi panduan umum. Digunakan untuk rujukan dan panduan kepada pengurus-pengurus dalam membuat keputusan. Pihak pengurusan atasan menyediakan manual asas yang mengandungi pernyataan asas untuk dijadikan panduan pihak jabatan. Mengandungi misi dan matlamat organisasi, strutur, dasar dan peraturan am. Contohnya Pengurus jabatan seperti jabatan sumber manusia, kewangan, pemasaran dan pengeluaran pula akan menyediakan manual mengikut fungsi masing-masing. Manual yang disediakan oleh jabatan biasanya mengandungi misi organisasi dan matlamat jabatan, aktiviti dan proses kerja, autoriti dan tanggungjawab, carta dan personel, dasar dan peraturan. i) Fail Meja Dokumen bagi peringkat individu, unit atau jabatan. Dokumen ini mengandungi carta jabatanatau unit yang menunjukkan kedudukan individu yang berkenaan serta penempatan individu tersebut serta menunjukkan prosedur kerja yang terlibat. ii) Manual Prosedur Kerja. Dokumen rasmi yang ada pada jabatan atau unit yang mengandungi prosedur-prosedur kerja secara terperinci dan berperingkat serta mengikut urutan dalam proses melakukan sesuatu kerja. Memberi gambaran bagaimana sesuatu kerja tersebut dapat dilaksanakan dengan bantuan grafik dan juga rajah. Panduan kepada kakitangan bagaimana melaksanakan sesuatu tugas dengan baik. Memastikankeseragaman dalam melaksanakan aktiviti kerja untuk setiap Sebagai alat kawalan oleh pihak pengurusan disetiap peringkat. iii) Prosedur Kualiti Merujuk kepada peningkatan kualiti dalaman dan luaran organisasi supaya kualiti dapat ditingkatkan. Prosedur kualiti ini perlu diamalkan dalam setiap peringkat organisasi supaya kualiti keseluruhan organisasi dapat dicapai.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 179 6.4.3 Konsep Pengorganisasian f) Membincangkan konsep- konsep pengorganisasian Konsep-konsep pengorganisasian termasuklah autoriti, tanggungjawab, akauntabiliti, pemusatan dan pemencaran autoriti, penugasan, empowermen, autoriti lini dan staf, jangkauan kawalan, dan rantaian arahan. i) Autoriti Merupakan kuasa atau hak yang sah pada pengurus bagi membuat keputusan dan memberi arahan. Pengurus diberi autoriti sebab mereka merlukan kuasa formal untuk mengarah, mengawal dan menilai subordinat. Autoriti mengalir dari atas ke bawah. Kedudukan pengurus diperingkat atas mempunyai autoriti formal yang lebih besar. ii) Tanggugjawab Merujuk kepada kewajipan untuk melaksanakan tugas yang diserah atau diamanahkan kepada pekerja. Apabila seseorang itu baru bekerja dalam sesebuah organisasi, ia akan diserahkan dengan satu set tugas untuk dilaksanakan. Pengurus mengarah pekerja untuk melakukan tugas. Pengurus dengan autoriti yang ada padanya bertanggungjawab memastikan pekerja menjalankan tangungjawab mereka dengan sempurna. iii) Akauntabiliti Merujuk kepada pekerja yang diberi autoriti dan tanggungjawab melaporkan hasil kerja mereka kepada pihak atasan dan seseorang itu boleh dipersalahkan sekiranya mereka tidak menjalankan tanggungjawab yang diamanahkan kepada mereka. Seseorang pekerja yang diberi tanggungjawab akan secara automatik mempunyai akauntabiliti. iv) Pemusatan dan Pemencaran Autoriti Pemusatan autoriti merujuk kepada autoriti ditumpukan atau terletak pada peringkat atas organisasi. Segala keputusan atau arahan hanya datang dari peringkat atasan. Pekerja tidak diberi peluang untuk bersuara dalam sebarang keputusan yang dibuat. Pemusatan dalam membuat keputusan boleh mengkordinasi aktiviti-aktiviti dalam organisasi. Pemencaran autoriti merujuk kepada pengagihan autoriti dimana autoriti diturunkan kepada pihak bawahan dalam hirarki organisasi.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 180 Kakitangan bawahan diberi peluang untuk membuat keputusan dalam sesuatu isu tertentu. Autoriti yang diturunkan pengurus atasan atau jabatan kepada pekerja bawahan dalam lengkongan had tertentu berdasarkan keperluan dan kepakaran individu. Individu yang diberi autoriti akan menggunakannya bagi menyelesaikan masalah kerja. Kelebihan pemencaran autoriti kepada organisasi adalah seperti berikut: 1. Mengurangkan beban tugas pengurus atasan 2. Keputusan dibuat diperingkat bawah adalah lebih dekat dengan perlaksanaan dan lebih 3. berkesan kerana mereka terlibat dalam perlaksanaan kerja. 4. Meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja . 5. Menghindarkan karenah birokrasi. Kelemahan pemencaran autoriti adalah seperti berikut: 1. Tidak semua pekerja yang sanggup menerima pemencaran autoriti 2. Pekerja yang menerima pemencaran mungkin menyalahgunakan kuasa 3. Pengurus tidak rela melakukan pemencaran kerana kerja berkenaan masih dibawah tanggungjawab pengurus. Jika gagal maka pengurus terpaksa menanggung kegagalan tersebut. v) Penugasan Autoriti Merujuk kepada proses penyerahan tanggungjawab dan autoriti kepada subordinat untuk melaksanakan tugas tertentu. Antara panduan kepada pengurus untuk menjalankan penugasan autoriti yang efektif. 1. Pilih subordinat/pekerja yang sesuai untuk diberikan penugasan autoriti. 2. Mengenalpasti tugas-tugas yang akan terlibat dalam penugasan autoriti. 3. Membentuk objektif dan standard kerja yang dipersetujui bersama. Kelebihan penugasan autoriti ialah: 1. Mengurangkan beban tugas pengurus. 2. Meningkatkan motivasi dan kepuasan kerja.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 181 3. Meningkatkan penglibatan dan pengalaman baru. 4. Menjimatkan masa pengurus dan pengurus dapat membuat kerja yang lebih penting. Kelemahan dan halangan dalam penugasan autoriti ialah: 1. Penyalahgunaan autoriti oleh subordinat 2. Masalah untuk mengawal kemajuan kerja 3. Subordinat kurang sesuai dan tiada kebolehan/ pengalaman 4. Pengurus terpaksa mengambil masa dalam menerangkan tugas untuk penugasan v) Empowermen Merujuk kepada ialah pemberian kuasa, autoriti dan tanggungjawab, subordinat untuk membuat keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Ia juga bermaksud delegasi tanggungjawab untuk membuat keputusan serta penurunan kuasa yang terkawal. Kebaikan empowermen ialah : 1. Dapat meningkatkan kualiti serta produktiviti dan akhir sekali dapat mengurangan kos. 2. Menggalakkan inovasi dan kreativiti dalam kalangan staf. 3. Dapat meningkatkan motivasi dan kesungguhan serta kepuasan dalam melakukan kerja. vi) Autoriti Lini dan Autoriti Staf Autoriti lini Merujuk autoriti formal yang memberikan hak kepada pengurus untuk mengarah dan mengawal kerja subordinat. Ia menerangkan autoriti yang berhubung secara langsung dengan aktiviti utama syarikat yang menyumbangkan kepada pencapaian matlamat organisasi. Garisan hitam dalam carta organisasi yang menyambung pihak atas hirerki organisasi dengan pihak di bawah mereka menggambarkan autoriti lini. Ia menunjukan hubungan ketua dengan subordinat. Pengurus yang memegang autoriti lini sebagai pengurus lini. Pengurus lini bertanggung jawab menyumbang (aktiviti kerja) secara terus kepada pencapaian matlamat organisasi.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 182 Contohnya, autoriti bahagian sumber manusia . Pengurus yang memegang autoriti ini berhak dalam melakukan aktiviti-aktiviti seperti mengambil pekerja, memecat pekerja, menilai prestasi pekerja dan memberi ganjaran kepada pekerja di bawah seliaan mereka. Autoriti staf Merujuk kepada pengurus yang mempunyai kepakaran untuk menasihat dan membantu pengurus lini dan lain-lain pengurus dalam organisasi. Autoriti staf menyediakan pengkhususan kepakaran tetapi tidak secara terus menyumbang kerja mereka bagi mencapai matlamat organisasi. Pengurus staf membantu dan menasihati pengurus lini dalam hal-hal tertentu dalam lengkongan kepakaran mereka. Contoh pengurus staf adalah seperti juruaudit syarikat, pegawai undang-undang syarikat dan pengurus sumber manusia yang terlibat dalam menasihati kewangan syarikat, perundangan, dan keperluan dan peraturan pekerja. vii) Jangkauan Kawalan Jangkauan kawalan menunjukkan bilangan pekerja yang melaporkan kerjanya secara terus kepada seorang pengurus. Terdapat dua bentuk jangkauan kawalan ia itu jangkawan kawalan yang lebar dan jangkauan kawalan yang sempit. 1. Jangkauan kawalan yang lebar menunjukkan ramai subordinat melaporkan kerja mereka kepada seorang ketua tertentu. 2. Jangkauan kawalan yang sempit menujukkan hanya beberapa orang subordinat di bawah penyeliaan seorang ketua sahaja.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 183 Jadual dibawah menunjukkan faktor yang mempengaruhi penggunaan jangkauan kawalan Jangkauan Kawalan Sempit Jangkauan Kawalan Lebar Jenis kerja agak komplek dan berubah-ubah Subordinat tidak terlatih dan tidak mahir Pengurus tidak berpengalaman dan tidak mahir Aktiviti pekerjaan yang berbeza-beza dilakukan oleh subordinat Prestasi kerja sukar dinilai secara kuantitatif dan jelas Subordinat lebih suka diberi arahan kerja dan tidak suka mengambil tanggungjawab (teoriX) Persekitaran luaran dan dalaman organisasi sentiasa berubah Kerja yang rutin dan standard Subordinat terlatih dan mahir Pengurus berkeupayaan menyelia dan berpengalaman Kerja-kerja yang dilakukan oleh subordinat adalah sama Prestasi kerja dapat diukur dengan jelas Subordinat lebih suka bertanggungjawab dan memerlukan autonomi (teoriY) Persekitaran dalaman dan luaran organisasi adalah stabil Jadual dibawah Kelebihan dan kelemahan jangkauan kawalan Jangkauan Kawalan Sempit Jangkauan Kawalan Luas Kelebihan 1. Penyeliaan subordinat adalah dekat 2. Dapat mengawal subordinat dengan mudah 3. Interaksi pengurus dengan subordinat adalah dekat 4. Mudah memahami masalah subordinat Kelebihan 1. Pengurus dapat membuat penugasan kerja 2. Pengurus dapat menumpukan terhadap kerja lain 3. Subordinat tidak terlalu dikongkong 4. Subordinat berasa bebas kerana kurang penyeliaan
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 184 Kelemahan 1. Pengurus mungkin akan banyak terlibat dalam kerja-kerja subordinat 2. Terdapat banyak tingkat hirerki pengurusan 3. Kos operasi yang tinggi (banyak tingkat pengurusan) 4. Aliran komunikasi dari atas adalah lambat 5. Subordinat berasa kurang bebas apabila sentiasa diperhatikan Kelemahan 1. Sukar menyelia ramai subordinat pada satu masa 2. Pengurus dikhuatiri hilang kawalan ke atas subordinat 3. Interaksi pengurus dan subordinat agak kurang 4. Sukar pengurus memahami masalah pekerja Jangkauan Kawalan Luas. Jangkauan Kawalan Sempit
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 185 viii) Rantaian Arahan Rantaian Arahan menunjukkan aliran arahan dari pengurus atasan kepada pengurus pertengahan, penyelia dan seterusnya pekerja. Garisan menegak dalam carta organisasi yang menyambung setiap jabatan atau posisi pekerja menunjukkan rantaian arahan. Arahan bermula dari pengurus atasan kepada pengurus bawahan mereka hinggalah kepada pekerja di posisi bawah carta organisasi. Ia membentuk rantaian garisan menegak yang menggambarkan arah autoriti dan aliran komunikasi. Rantaian arahan juga menerangkan konsep uniti arahan iaitu subordinat hanya perlu mendapat arahan dari seorang ketua. Jika arahan datang dari banyak ketua maka ia akan mengakibatkan kerja yang dihasilkan kurang berkualiti, tekanan kerja akan menjadi tinggi dan konflik peranan mungkin berlaku. 6.5 Kepimpinan a) Mentakrifkan maksud kepimpinan dan menjelaskan kepentingannya; Kepimpinan Merujuk kepada proses seseorang ketua mempengaruhi perlakuan pengikutnya bagi menjalankan sesuatu aktviti kerja untuk mencapai matlamat. Kepentingan kepimpinan. 1. Membentuk visi dan halatuju organisasi. 2. Mempengaruhi dan memotivasikan pekerja dengan berkesan. 3. Memberi contoh yang baik kepada pekerja 4. Berupaya menganalisis situasi dengan berkesan 5. Memainkan peranan hubungan manusia dengan berkesan dalam organisasi. 6. Berani mengambil risiko 7. Berfikiran kreatif 8. Mengambil inisiatif terhadap perubahan 9. Lebih bersikap objektif
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 186 6.5.1 Jenis Kuasa b) Menjelaskan jenis-jenis kuasa pemimpin termasuklah kuasa sah, kuasa ganjaran, kuasa desakan, kuasa rujukan, dan kuasa kepakaran Kuasa Merupakan keupayaan ketua membuatkan orang lain melakukan sesuatu tugas yang dikehendaki olehnya. Jenis-jenis kuasa. 1. Kuasa sah Merupakan keupayaan ketua mempengaruhi pengikut dengan kuasa yang diberikan kepadanya. Ia merujuk kepada autoriti yakni kedudukan ketua dalam organisasi. Pengurus berdasarkan kedudukannya telah diberi autoriti bagi mengarah dan menagawal pekerja agar mereka bertanggungjawab dalam melakukan kerja. Kuasa ini digunakan oleh seorang ketua dalam sesebuah organisasi berdasarkan kepada peruntukkan kuasa yang diberi. 2. Kuasa ganjaran Merupakan keupayaan pemimpin menawarkan sesuatu yang bernilai kepada pengikutnya. Dengan menawarkan perkara yang bernilai tersebut pemimpin dapat mempengaruhi pengikutnya melakukan kerja untuknya. Ganjaran terbahagi kepada ganjaran kewangan dan bukan kewangan. Antara ganjaran kewangan yang diberikan kepada pekerja dalam organisasi adalah seperti kenaikkan gaji, bonus. Ganjaran bukan kewangan ialah kenaikkan pangkat, anugerah cemerlang, cuti dan melancong, 3. Kuasa Desakan / paksaan Merujuk kepada keupayaan ketua mempengaruhi gelagat pengikut dengan menggunakan tekanan atau ugutan. Pengurus atau ketua dalam organisasi berhak mengarah dan mengawal perlakuan pekerja mereka. Dalam hal ini, pengurus menggunakan ugutan seperti memotong gaji, menurun pangkat, denda, membuang kerja dan sebagainya. Pengurus boleh mengambil tindakan demikian jika pekerja gagal menunaikan tanggungjawabnya.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 187 4. Kuasa rujukkan 1. Merujuk keupayaan pemimpin mempengaruhi pengikutnya disebabkan oleh peribadi pemimpin tersebut. 2. Peribadi pemimpin seperti pandai bergaul, pandai berpidato, pandai menagambil hati, berjenaka, memberi sokongan moral, kelihatan menarik dan sebagainya. 5. Kuasa kepakaran Merujuk kepada keupayaan pemimpin mempengaruhi pengikutnya disebabkan oleh pengetahuan atau kemahiran yang khusus dimiliki oleh pemimpin berkenaan. Kepakaran pemimpin mungkin dalam bidang tertentu seperti komputer, teknologi, maklumat, pengetahuan,dan perkara yang berkaitan. 6.5.2 Jenis-jenis kepimpinan c) Membincangkan jenis-jenis kepimpinan termasuklah transactional, transformational, karismatik, dan berwawasan(vision ary) Jenis-jenis kepimpinan 1. Kepimpinan Transactional Pemimpin transactional menentukan apa yang perlu dilakukan oleh subordinat untuk mencapai objektif organisasi. Pemimpin menggunakan sumber dan ganjaran untuk mempengaruhi dan mendorong pekerja melaksanakan tugas untuk mencapai matlamat organisasi. Bagi pekerja yang menunjukkan kejayaan mencapai objektif akan diberi ganjaran dan sebaliknya bagi pekerja yang gagal mencapai prestasi akan menerima denda atau hukuman. 2. Kepimpinan Transformational Pemimpin transformational akan membuat perubahan yang drastik dalam sesebuah organisasi. Perubahan yang dibuat terhadap Visi dan Misi serta melibatkan pekerja supaya melakukan perubahan di dalam atau di luar organisasi. Pemimpin jenis ini bertindak sebagai agen perubahan dan membina komitmen yang tinggi untuk mencapai visi.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 188 3. Kepimpinan Karismatik Merupakan seorang pemimpin yang mempunyai kelebihan yang tersendiri dalam mendorong, mengarah dan mempengaruhi pekerjanya supaya mereka melakukan tugas. Mereka juga merupakan orang yang yakin, serta sensitif terhadap perubahan yang berlaku dipersekitaran dan akan menjadikan pengikut mereka yakin dan seterusnya menuruti apa yang diarahkan oleh pemimpinnya. Pemimpin karismatik juga mewujudkan hubungan baik dengan pengikutnya. 4. Kepimpinan Berwawasan (visionary) Merupakan pemimpin yang mampu mewujudkan imej yang positif untuk masa depan organisasi dengan cara memotivasikan pekerja dan berupaya menentukan halatuju organisasi berdasarkan perancangan dan juga matlamat yang telah ditetapkan. 6.5.3 Gaya kepimpinan d) Membincangkan gaya kepimpinan autokratik, demokratik, laissez-faire, dan kontingensi Gaya kepimpinan Adalah berhubung dengan pendekatan yang digunakan oleh seseorang pemimpin untuk mempengaruhi subordinatnya. Pemimpin boleh menggunakan berbagai gaya pengurusan untuk mempengaruhi perlakuan pekerja. 1. Kepimpinan autokratik Merujuk kepada semua keputusan adalah dibuat oleh pengurus tanpa perlu bertanya kepada orang lain. Pengurus menggunakan kuasa yang ada padanya untuk mengarah pekerja melaksanakan sebarang keputusan yang telah dibuat oleh beliau. Sebarang pandangan subordinat tidak diterima. Subordinat hanya menunggu arahan dari ketua. Gaya kepimpinan ini adalah sesuai digunakan bagi pekerja-pekerja peringkat bawah seperti buruh binaan, pekerja kontrak, pekerja pengeluaran dan sebagainya.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 189 2. Kepimpinan Demokratik Gaya kepimpinan demokratik melibatkan pengurus dan subordinat membuat keputusan secara bersama. Perbincangan akan dibuat antara pengurus dengan subordinat bagi mengatasi sesuatu masalah dalam pekerjaan. Keputusan dijangka lebih berkualiti dan subordinat lebih bersemangat melakukan kerja sebab mereka sama-sama terlibat dalam membuat keputusan. Mereka akan berusaha bersungguh-sungguh bagi mencapai matlamat syarikat. Gaya ini sesuai digunakan kepada penyelia jualan, penyelia kilang, pengurus pengeluaran dan sebagainya. 3. Laissez-faire Gaya kepimpinanLaissez-faire / bebas merujuk kepada subordinat bebas membuat keputusan dan melaksanakan kerja bagi mencapai objektif-objektif syarikat. Bagi pekerja yang berkemahiran tinggi, pengurus tidak perlu mengawal dan memberi banyak arahan kerana mereka telah faham kerja yang akan dibuat. Subordinat akan membuat keputusan sendiri berdasarkan kepada lingkungan had-had tertentu yang dibenarkan oleh pihak pengurusan untuk mencapai matlamat kerja. Subordinat mempunyai kepakaran, pengalaman, kemahiran dan pengetahuan yang tinggi bagi menyelesaikan masalah dalam bidang kepakarannya. Gaya ini sesuai diamalkan bagi kepada pekerja profesional seperti peguam, akauntan, pensyarah, doktor dan sebaginya. 4. Kontingensi Teori kepimpinan kontingensi menyebut bahawa pemimpin perlu memahami situasi untuk menggunakan gaya kepimpinan tertentu. Dalam situasi ini merujuk kepada subordinat dan persekitaran organisasi. Sabordinat mempunyai perbezaan dari segi keupayaan, pengetahuan, pengalaman, kemahiran, dan personaliti. Persekitaran organisasi pula dirujuk kepada struktur tugas (contoh : rutin, luwes, kompleks), autoriti
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 190 yang dimiliki ketua, kumpulan keja, dan sistem ganjaran. Gaya kepimpinan yang berbeza patut digunakan mengikut keadaan berbeza seperti kuasa ketua, persekitaran kerja, tugas pekerja, personaliti pekerja, kemahiran dan keupayaan pekerja. Ketua menilai situasi mereka dahulu sebelum memilih gaya kepimpinan yang digunakan. Ketua menggunakan berbagai gaya kepimpinan seperti gaya kepimpinan autokratik, birokratik, demokratik atau bebas. Gaya kepimpinan yang digunakan bergantung kepada situasi jenis pekerja dan persekitaran kerja. Gaya kepimpinan yang sesuai meningkatkan motivasi dan moral pekerja. 6.5.4 Pemimpin dan Pengurus e) Membandingkan pemimpin dan pengurus Pemimpin Merupakan pihak yang menggunakan kuasa formal dan kuasa tidak formal dalam mempengaruhi pekerjanya untuk mencapai matlamat yang ditetapkan. Pengurus Merupakan pihak-pihak yang menggunakan kuasa formal untuk merancang, melaksana dan mengawal semua aktiviti yang ditetapkan untuk mencapai matlamat organisasi. Pemimpin boleh terdiri dari pengurus atasan, pengurus pertengahan dan juga penyelia. Peranan yang akan dimainkan oleh pemimpin dalam organisasi : 1. Pendorong. Pemimpin memberi motivasi kepada pekerja agar berusaha bersungguh-sungguh dalam melaksanakan aktiviti pekerjaan. 2. Pembimbing/ fasilitator Pemimpin membimbing pekerja mereka terutama yang baru bekerja atau kurang kemahiran dan pengalaman agar dapat menjalankan kerja mereka dengan cekap dan berkesan. 3. Mentor / Jurulatih Pemimpin adalah tempat rujukkan bagi pekerja dan tempat pekerja mendapat nasihat. Pemimpin juga dapat memberi contoh kepada pekerja. 4. Penyelesai masalah. Pemimpin mempunyai sifat membantu pekerja menyelesaikan masalah peribadi dan pekerjaan.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 191 5. Perunding. Pemimpin berperanan sebagai orang tengah kepada dua kumpulan yang bertelagah atau bermusuhan untuk menyelesaikan masalah. 6. Jurucakap. Pemimpin juga boleh bertindak sebagai jurucakap atau wakil kepada pengikut-pengikut bagi meluahkan isi hati mereka atau membawa pandangan pengikut mereka kepada pihak pengurusan. Jadual: Perbezaan Antara Pengurus dan Pemimpin Dimensi Pengurus Pemimpin 1.Halatuju Membentuk perancangan dan belanjawan Membentuk halatuju atau visi organisasi 2.Tugas Melaksanakan fungsi pengorganisasian dan penstafan Menyusun atur pekerja kearah pencapaian matlamat 3.Peranan Melakukan aktiviti pengawalan dan penyelesaian masalah Memberi inspirasi dan memotivasi pekerja 4.Autoriti Mendapat kuasa dari sumber posisi atau jawatan Memiliki kuasa dari sumber peribadi 5.Tanggung Jawab Menekankan persiapan tugas kerana ia menjadi tanggungjawab pengurus Menekankan hubungan interpersonal yang baik dan harmoni dengan pengikut 6.Tahap pembuatan keputusan Penyelesaian masalah melibatkan masalah pengurusan dan kerumitan pekerjaan dalam organisasi Penyelesaian masalah yang lebih menekankan konflik pekerja dan menangani perubahan dalam oragnisasi 6.5.5 Pemimpin formal dan tidak formal f) Membandingkan pemimpin formal dan tidak formal. 1. Pemimpin Formal Merupakan ahli organisasi yang dilantik secara rasmi bagi menjawat sesuatu kedudukan dalam organisasi. Pemimpin ini menjadi formal disebabkan oleh jawatan yang dipegang dalam organisasi. Mereka bertanggungjawab dalam aktiviti kerja bagi mencapai matlamat organisasi. Pemimpin formal ini boleh jadi pengurus pada peringkat atasan, pertengahan atau penyelia. Pemimpin formal ini
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 192 mendapat kuasa disebabkan oleh kedudukan mereka dalam organisasi. Mereka mempunyai kuasa paksaan, kuasa ganjaran dan kuasa sah seperti yang telah kita bincangkan dahulu. 2. Pemimpin Tidak Formal Merupakan individu yang dapat mempengaruhi perlakuan orang lain disebabkan oleh sifat-sifat peribadinya. Jawatan ini tidak ditunjukkan dalam struktur organisasi. Pemimpin tidak formal ini boleh jadi pekerja biasa tanpa sebarang jawatan tetapi mempunyai pengaruh yang kuat terhadap lain-lain pekerja. Mereka juga boleh jadi pengurus yang mempunyai jawatan dalam organisasi, atau penyelia, atau kerani, jurutera, atau penghantar surat, atau pekerja am, atau siapa sahaja. Mereka mempunyai kuasa untuk mempengaruhi perlakuan orang lain untuk mencapai matlamat tertentu. Mereka ini mendapat kuasa untuk mempengaruhi orang lain disebabkan oleh kepakaran, kemahiran, pengetahuan, dan tempat rujukan pekerja bagi sesuatu hal tertentu. Pemimpin tidak formal ini wujud disebabkan oleh matlamat sosial yang sama yang telah membentuk organisasi tidak formal dalam organisasi formal. 6.5.6 Motivasi g) Menjelaskan teori motivasi Maslow, Herzberg, McGregor, dan McClelland Motivasi. Merujuk kepada tenaga yang memberi semangat dan ketabahan kepada pekerja untuk berusaha mencapai sesuatu matlamat. Konsep motivasi dapat diterangkan dengan keperluan pekerja. Keperluan pekerja akan mewujudkan ransangan atau desakan naluri dari dalam diri pekerja. Ini menyebabkan pekerja akan bertindak bagi mencapai ganjaran yang merupakan matlamat untuk memenuhi keperluan mereka. Dua jenis ganjaran . 1. Ganjaran ekstrinsik Merupakan ganjaran dari luar individu yang boleh mewujudkan motivasi seperti gaji, upah, kenaikan pangkat dan lain-lain faedah syarikat. Pengurus boleh menggunakan ganjaran ini bagi mempengaruhi gelagat pekerja sebagai balasan terhadap prestasi yang dihasilkan oleh pekerja.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 193 h) Membincangkan perkaitan amalan dengan teori-teori motivasi; 2. Ganjaran instrinsik Merujuk kepada kepuasan yang didapati oleh individu dalam proses melakukan aktiviti kerja. Ia juga boleh berlaku disebabkan faktor dalaman yakni dari dalam diri pekerja itu sendiri. Pekerja akan berasa seronok melakukan kerja jika ia dapat menikmati kepuasan. Kepentingan motivasi kepada organisasi. 1. Menyatukan usaha ahli organisasi ke satu arah bagi mencapai matlamat organisasi. 2. Mengekal pekerja terutama pekerja mahir dalam organisasi. 3. Mengurangkan kadar ponteng kerja. 4. Mengurangkan kadar lantik henti pekerja dalam organisasi. 5. Meningkatkan usaha dan prestasi pekerja. 6. Meningkatkan moral pekerja. 7. Meningkatkan kerjasama dalam kalangan ahli-ahli organisasi. 1) Teori Motivasi Maslow Teori ini dipelopori oleh Abraham Maslow dan dikenali juga sebagai teori hierarki keperluan Maslow. Maslow mencadangkan bahawa pengurus harus memahami keperluan pekerja dan membantu mereka memenuhi keperluan agar mereka lebih berjaya dalam mencapai matlamat kerja. Menurut beliau, manusia mempunyai lima keperluan yang hendak dipenuhi iaitu keperluan fisiologi, keperluan keselamatan, keperluan sosial, keperluan penghargaan dan keperluan hasrat diri.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 194 Rajah : Peringkat-peringkat Keperluan Dalam Teori Maslow 1. Keperluan Fisiologi. Merupakan keperluan asas manusia untuk terus hidup. Keperluan ini adalah universal dan setiap manusia perlu mencapainya. Implikasi dalam syarikat bahawa sebahagian pekerja akan berusaha bersungguh-sungguh jika ganjaran kewangan seperti gaji, upah, kenaikan gaji, komisen atau bonus disediakan untuk prestasi pekerja yang baik. Pendapatan yang mereka perolehi mampu memenuhi keperluan asas seperti membeli makanan, minuman dan juga pakaian. 2. Keperluan Keselamatan. Keperluan keselamatan adalah untuk mengelakkan diri manusia daripada perkara yang boleh mencederakan atau menjejaskan masa depan mereka. Menurut Maslow, manusia akan mula mencari keperluan keselamatan apabila keperluan fisiologi sudah dipenuhi. Implikasi kepada syarikat adalah pekerja akan berasa selamat apabila mereka pasti bahawa mereka tidak akan dibuang kerja atau dipecat. Sebahagian organisasi menyediakan rumah untuk pekerja mereka, suasana kerja yang selamat, bersih, skim insuran, pencen dan sebagainya bagi menjamin masa depan dan keselamatan pekerja.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 195 3. Keperluan sosial. Keperluan ini berhubung dengan penerimaan kumpulan atau masyarakat terhadap seseorang individu. Keperluan ini akan diusahakan apabila keperluan fisiologi dan keselamatan sudah dicapai. Manusia tidak dapat hidup sendiri. Ia memerlukan rakan-rakan atau kumpulan tertentu untuk berinteraksi. Implikasi kepada organisasi dimana pekerja di dalam organisasi akan dikelompokkan mengikut kepakaran dan mereka diberi peluang untuk berinteraksi antara ahli kumpulan mereka. Mereka memerlukan rakan untuk bercakap, berbincang dan meluahkan masalah dari seluruh aspek hidup mereka. Sebahagian syarikat menyediakan kelab atau persatuan dan mengadakan aktiviti sukan, riadah dan sebagainya bagi membolehkan pekerja berinteraksi antara satu sama lain. 4. Keperluan Penghargaan. Menurut Maslow keperluan ini akan diburui setelah ketiga-tiga keperluan terdahulu tercapai. Pekerja berusaha kuat dan mempunyai motivasi dalaman akan lebih mudah mencapai tingkat keperluan ini. Keperluan ini berkaitan dengan penghargaan diri, penghormatan, status dan sebagainya. Implikasi dalam syarikat adalah keperluan ini dapat dicapai oleh pekerja sekiranya mereka diberi peluang dalam kenaikan pangkat, penghargaan kerja, surat pujian, ganjaran untuk pekerja terbaik, kenaikan gaji dan lain-lain ganjaran. 5. Keperluan Pencapaian Hasrat Diri. Keperluan ini adalah keperluan terakhir yang akan dipenuhi oleh manusia setelah keperluan lain tercapai. Keperluan ini berkaitan dengan penggunaan potensi diri atau bakat, kreativiti, kebebasan mencipta atau melaksana. Implikasinya, pekerja yang ingin memenuhi keperluan ini dipengaruhi oleh motivasi dalaman yang kuat. Pekerja seperti ini suka kepada pekerjaan yang mencabar, berorientasi pencapaian, kreativiti, inovatif dan bercita-cita tinggi.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 196 Kesimpulan Untuk memahami dan mempraktikan teori maslow ini beberapa andaian asas perlu diambil kira. Manusia adalah diandaikan akan memenuhi keperluan peringkat bawah dahulu mengikut hierarki keperluan sebelum bertindak memenuhi keperluan peringkat yang lebih atas. Apabila sesuatu peringkat keperluan telah dipenuhi ia tidak akan lagi menjadi asas motivasi bagi mendorong manusia bertindak. Sebaliknya tingkat keperluan yang berikutnya akan menjadi pendorong kepada perlakuan manusia berkenaan. Manusia diandaikan dengan menggunakan berbagai cara untuk memenuhi keperluan mereka. 2. Teori Motivasi Herzberg. Federick Herzberg telah mengkaji perlakuan manusia dan mengemukakan teori motivasi berasaskan kepada motivasi-penjagaan (motivation-maintenance model atau dikenali juga sebagai motivatorhygiene theory). Herzberg menyarankan bahawa dua set faktor akan mempengaruhi perlakuan pekerja ia itu faktor penjagaan (maintenance factor) dan faktor motivasi (motivation factor). i. Faktor Penjagaan(hygiene). Dikenali sebagai faktor yang menyihatkan (hygiene factor). Kadangkala ia juga dirujuk kepada faktor ketidakpuasan. Ia menerangkan perkara-perkara yang disediakan oleh syarikat bagi menghalang ketidakpuasan dalam organisasi. Sekiranya wujud faktor penjagaan ini pekerja akan mengurangkan ketidakberpuasan. Sebaliknya, jika faktor ini tidak wujud maka pekerja akan tidak berpuashati dalam melaksanakan tugasnya. Dalam faktor penjagaan ia tidak membincangkan kepuasan kerja. Diantara faktor penjagaan tersebut adalah seperti: i. Upah dan gaji yang berpatutan termasuk faedah-faedah kewangan lain yang diberi oleh syarikat. ii. Keselamatan kerja iii. Keselamatan dan keselesaan tempat kerja.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 197 iv. Polisi syarikat dan pentadbiran yang adil v. Hubungan interpersonal dengan ketua, rakan sekerja dan subordinat vi. Status pekerjaan ii. Faktor Motivasi. Faktor yang berkait rapat dengan pekerjaan atau kerja itu sendiri. Ia kadangkala dikenali sebagai faktor yang memberi kepuasan. Kewujudan faktor ini akan menyebabkankan pekerja lebih bermotivasi dan berpuashati. Jika faktor ini tidak wujud dalam pekerjaan maka pekerja akan terus melakukan kerja seperti biasa. Cuma mereka tidak bermotivasi tetapi tidak pula menyebabkan berlakunya ketidakpuasan. Diantara faktor yang berkaitan adalah: i. Pencapaian; iaitu merujuk peluang-peluang bagi mencapai matlamat kerja yang mencabar. ii. Penghargaan; iaitu penghargaan terhadap sumbangan dan usaha pekerja. iii. Tanggungjawab; iaitu pekerja diberi tugas dan autoriti bagi melaksanakan tugas iv. Kemajuan; iaitu peluang untuk memajukan diri dan status kerja berdasarkan prestasi kerja v. Kerja itu sendiri; iaitu kerja yang dilakukan oleh pekerja dapat memberi kepuasan diri, penonjolan diri dan kerja yang mencabar Herzberg menyatakan bahawa faktor penjagaan adalah menjadi asas kepada sebarang jenis kerja yang merupakan ganjaran ditempat kerja tetapi bukan merupakan fungsi motivasi yang kuat. Faktor penjagaan adalah merupakan faktor ekstrinsik atau faktor motivasi luaran. Berkurangannya kedapatan faktor ini dalam syarikat akan menyebabkan pekerja tidak berpuashati dan mengakibatkan produktiviti menurun. Pihak pengurusan mengawal tahap kewujudan faktor penjagaan dalam organisasi ketahap yang berpatutan. Kewujudan faktor motivasi pula dapat memberi dorongan kepada pekerja untuk berusaha meningkatkan
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 198 tahap produktiviti. Berkurangnya faktor ini tidak menyebabkan ketidakpuasan pada pekerja. Faktor motivasi ini lebih kepada motivasi instrinsik atau dalaman yakni yang datangnya dari dalam diri dan dirasai oleh pekerja. Teori Maslow Teori Herzberg Keperluan Hasrat Diri Faktor Motivasi Keperluan Penghargaan Keperluan Sosial Keperluan Keselamatan Faktor Penjagaan Keperluan Fisiologi Rajah: Perbandingan Antara Teori Motivasi Maslow Dengan Teori Motivasi Herzberg. 3. Douglas McGregor/ Teori X dan Teori Y Ahli psikologi Douglas McGregor telah mempelopori teori X dan teori Y agar menjadi panduan kepada pengurus dalam meningkatkan motivasi pekerja. Andaian dibuat adalah manusia berbeza dari segi nilai, kepercayaan, sikap, personaliti dan beberapa ciri lain yang menyebabkan gelagat mereka berbeza. Oleh itu pengurus harus memahami perbezaan gelagat pekerja sebelum memotivasikan mereka. Teori X dan teori Y mengelompok pekerja kepada dua kategori yang akan menjadi panduan kepada pengurus dalam hal motivasi. Teori X. Teori ini dapat digunakan sebagai satu pendekatan kepada pengurusan bagi memotivasikan pekerja dengan mengandaikan : Pekerja tidak suka bekerja dan cuba mengelakkan diri dari membuat kerja. Pekerja adalah lemah dan tidak begitu pandai. Pekerja perlu dipaksa, diancam dan diarah bekerja untuk mencapai matlamat organisasi. Pekerja malas, mengelak diri dari tanggungjawab, tiada cita-cita, dan lebih mementingkan keselamatan diri sendiri.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 199 Pekerja akan terdorong melakukan kerja dengan baik jika ada insentif kewangan. Pekerja cuba mengelakkan diri dari memimpin orang lain. Pekerja tidak suka pada perubahan. . Teori Y. Teori Y pula mempunyai andaian yang berlawanan dari teori X antaranya : Pekerja suka melakukan kerja. Pekerja boleh mengawal diri dalam melakukan kerja. Pekerja berani mengambil tanggungjawab dan suka meimpin orang lain. Pekerja dimotivasi oleh kemahuan membuat kerja dan berinteraksi dengan rakan sekerja bukan disebabkan oleh insentif kewangan. Pekerja akan melakukan kerja yang tebaik sekiranya tiada banyak kawalan dan hukuman yang dikenakan oleh pihak pengurusan. Motivasi dan potensi diri untuk pembangunan kerja sudahpun wujud dalam diri pekerja dan pihak pekerja hanya perlu mengilap mengilap motivasi dan potensi tersebut. Pekerja bertenaga dan bijak. Pekerja mahu menyumbang kepada pertumbuhan perniagaan dan sanggup menghadapi sebarang perubahan. . Jika kita meneliti dengan terperinci jenis pekerja yang terdapat dalam syarikat maka watak pekerja hampir menyamai dua teori ini. Mungkin seseorang pekerja mempunyai ciri-ciri yang bercampur-campur antara teori X dan teori Y. Sebahagian yang lain pula menepati teori-teori tersebut tetapi mungkin darjah kecenderungannya terhadap sama ada teori X atau teori Y berbeza. Fokus teori ini adalah kepada pengurus agar dapat menyesuaikan potensi pekerja dengan gaya pengurusan. Tidak semua kerja memerlukan manusia bersifat teori X atau sebaliknya. Oleh itu, implikasi awal teori ini adalah pengurus perlu faham jenis tugas dan tabii kerja dan buatlah pemilihan pekerja yang mempunyai ciri yang sesuai untuk tugas tersebut.
MODUL PENGAJIAN PERNIAGAAN 946 MUKA SURAT 200 4. McClelland McClelland (1978) dalam Abdul Rahman (1997), mengatakan bahawa motivasi individu akan meningkat jika; i. Dimotivasikan. ii. Memahami unsur-unsur motivasi. iii. Melibatkan diri secara aktif dalam usaha motivasi . Proses motivasi itu bertindak secara dua hala, dan kedua-dua pihak pula mestilah saling memberi dan menerima. Motivasi merupakan satu set proses yang memberi tenaga kepada tingkah laku seseorang itu dan menjuruskan tingkah laku itu kepada satu-satu matlamat. Seseorang yang bermotivasi akan membuat pilihan positif untuk melaksanakan sesuatu itu kerana beliau akan mengetahui tindakan ini bermakna kepadanya dan boleh memuaskan keperluannya. Di samping itu, McClelland (1978) dalam Abdul Rahman (1997), menekankan juga tentang tingkah laku individu yang bermotivasi pencapaian tinggi. Hal ini kerana individu ini mempunyai keinginan untuk mengatasi rintangan dan sanggup bersusah-payah untuk mencapai sesuatu yang baik. Oleh itu, dalam teori motivasi pencapaian ini menyebabkan harapan untuk kejayaan dan ketakutan untuk kegagalan tertanam dalam jiwa individu tersebut. 6.5.7 Pasukan i) Mentakrifkan maksud pasukan dan menjelaskan kepentingan pasukan. Maksud Pasukan Adalah himpunan manusia yang berinteraksi secara berterusan untuk mencapai matlamat bersama. Ahli-ahli kumpulan terdiri dari individu yang mempunyai berbagai kemahiran. Mereka bekerja di dalam satu pasukan untuk mencapai matlamat bersama. Pasukan yang diurus dengan baik dapat memberi beberapa faedah kepada organisasi dan pekerja. Manakala kegagalan pengurus menguruskan pasukan akan mengakibatkan bebanan kepada organisasi. Kepentingan/Faedah-faedah pasukan. 1. Pasukan dapat melakukan tugas yang tidak boleh dilaksanakan oleh seorang individu. 2. Pasukan dapat mengumpulkan kemahiran dan bakat yang berbeza untuk melaksanakan tugas yang kompleks