เอกสารประกอบการเรียน-66

คำนำ เอกสารประกอบการเรียน วิชาโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี รหัสวิชา 30201-2102 เล่มนี้ จัดทำ ขึ้นโดยผ่านการวิเคราะห์ความสอดคล้องของเนื้อหาให้ตรงตามจุดประสงค์รายวิชา สมรรถนะรายวิชา และ คำอธิบายรายวิชาที่กำหนดไว้ในหลักสูตร ประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง พุทธศักราช 2563 สำนักงาน คณะกรรมการการอาชีวศึกษา กระทรวงศึกษาธิการ ผู้จัดทำหวังเป็นอย่างยิ่งว่าเอกสารเล่มนี้ จะช่วยให้ผู้เรียนมีความรู้ความเข้าใจในเนื้อหาสาระของวิชา สามารถพัฒนากระบวนการเรียนรู้ และความคิด รวมทั้งนำความรู้และสมรรถนะที่เกิดขึ้นไปประยุกต์ใช้ใน ชีวิตประจำวันได้สมดังเจตนารมณ์ของหลักสูตรฯ พินรัฎ สีตลวรางค์ ก

สารบัญ หน้า คำนำ ก หลักสูตรรายวิชา ข หน่วยการเรียนรู้และเวลาที่ใช้ในการจัดการเรียนรู้ ค ตารางวิเคราะห์หลักสูตร ง ลิงค์ดาวน์โหลดโปรแกรม Smartbiz , E-book และ Youtube จ หน่วยที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้จัดทำบัญชี 1 หน่วยที่ 2 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 12 หน่วยที่ 3 การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 39 หน่วยที่ 4 การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 57 หน่วยที่ 5 การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 93 หน่วยที่ 6 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 112 หน่วยที่ 7 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบซื้อ 132 หน่วยที่ 8 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบขาย 164 หน่วยที่ 9 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 201 หน่วยที่ 10 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเจ้าหนี้ 224 หน่วยที่ 11 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 243 หน่วยที่ 12 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน 263 หน่วยที่ 13 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 280 หน่วยที่ 14 การจัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ 319

หลักสูตรรายวิชา ชื่อวิชาโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี รหัสวิชา 30201-2103 ทฤษฎี 2 ปฏิบัติ 2 หน่วยกิต 3 หลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพ หลักสูตรประกาศนียบัตรวิชาชีพชั้นสูง ประเภทวิชาบริหารธุรกิจ สาขาวิชาการบัญชี สาขางานการบัญชี จุดประสงค์รายวิชา เพื่อให้ 1. เข้าใจเกี่ยวกับหลักการพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 2. สามารถสร้างฐานข้อมูล บันทึกบัญชี และจัดทำรายงานในรูปแบบต่าง ๆ โดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูป 3. มีเจตคติและกิจนิสัยที่ดีในการปฏิบัติงานด้วยความซื่อสัตย์ และรอบคอบ สมรรถนะรายวิชา 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับหลักการพื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 2. ปฏิบัติงานบัญชี โดยใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คำอธิบายรายวิชา ศึกษาและปฏิบัติเกี่ยวกับความรู้พื้นฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี การสร้างฐานข้อมูล การ บันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท ระบบขาย ระบบลูกหนี้ ระบบซื้อ ระบบเจ้าหนี้ ระบบ การเงินและธนาคาร ระบบสินค้าคงคลัง ระบบสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน การจัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ ข

หน่วยการเรียนรู้และเวลาที่ใช้ในการจัดการเรียนรู้ รหัสวิชา 30201-2102 ชื่อวิชา โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี จำนวน 3 นก. 4 ชม./สป. หน่วยที่ ชื่อหน่วยการเรียนรู้ สัปดาห์ที่ ชั่วโมงที่ - ปฐมนิเทศ ข้อตกลง และวิธีการเรียนในชั้นเรียน - สอบก่อนเรียน 1 1 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้จัดทำบัญชี 1 2-4 2 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 2 5-8 3 การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 3 9-12 4 การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 4 13-16 5 การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 5 17-20 6 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 6 21-24 7 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบซื้อ 7-8 25-32 8 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบขาย 9-10 33-40 9 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบลูกหนี้ 11 41-44 10 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเจ้าหนี้ 12 45-48 11 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 13 49-52 12 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน 14 53-56 13 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 15-16 57-64 14 การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 17 65-68 - สอบปลายภาค 18 69-72 รวม 18 72 ค

ตารางวิเคราะห์หลักสูตร รหัสวิชา 30201 – 2102 ชื่อวิชา โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี จำนวน 3 หน่วยกิต 4 ชม./สัปดาห์ ภาคเรียนที่ ปีการศึกษา ระดับ ปวส. สาขาวิชา การบัญชี พฤติกรรม ชื่อหน่วย พุทธิพิสัย (50%) ทักษะพิสัย(30%) จิตพิสัย (20%) รวม ลำดับความสำคัญ จำนวนคาบ ความรู้ ความข้าใจ นำไปใช้ วิเคราะห์ สังเคราะห์ ประเมินค่า 1. ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรม สำเร็จรูปที่ใช้จัดทำบัญชี 1 1 1 3 7 4 2. ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 1 1 1 1 4 6 4 3. การกำหนดโครงสร้างองค์กร และ นโยบายทางการบัญชี 2 1 2 1 6 4 4 4. การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 2 1 2 1 6 4 4 5. การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 2 1 2 1 6 4 4 6. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง 1 1 2 1 1 6 4 4 7. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับ ระบบซื้อ 4 1 4 2 11 1 8 8. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับ ระบบขาย 4 1 4 2 11 1 8 9. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับ ระบบลูกหนี้ 3 1 2 2 8 2 4 10. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับ ระบบเจ้าหนี้ 3 1 2 2 8 2 4 11. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 3 1 2 2 8 2 4 12. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับ ระบบสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน 2 2 1 5 5 4 13. การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับ ระบบบัญชีแยกประเภท 5 4 2 11 1 8 14. การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 4 2 1 7 3 4 สอบปลายภาค 4 รวม 3 36 11 30 20 100 72 ลำดับความสำคัญ 3 1 2 ง

ลิงค์ดาวน์โหลดโปรแกรม Smartbiz จาก บริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) https://bit.ly/3vzanhS ลิงค์E-book วิชาโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี https://bit.ly/3fQiXSC ลิงค์ Youtube วิชาโปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานบัญชี https://bit.ly/3oQPFr7 จ

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 1 หน่วยที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกยี่วกบั โปรแกรมสา เรจ็รปูทางการบญัช ี สาระสำคัญ โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี (Accounting Software Package)หมายถึง โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อ ใช้กับงานบัญชีโดยเฉพาะ เป็นโปรแกรมที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงานเกี่ยวกับรายการค้าที่เกิดขึ้นของกิจการ วิธีการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้กับธุรกิจ สามารถทำได้ 3 วิธีได้แก่ การพัฒนาโปรแกรมขึ้น ใช้เองภายในธุรกิจ (In-house Development) การซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายใน ท้องตลาด (Software Package) และการว่าจ้างหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม (Outsourcing) การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีให้เหมาะสมกับธุรกิจ มีข้อควรพิจารณาใน 5 ด้าน ได้แก่ ด้านบุคลากร ด้านคุณภาพของโปรแกรม ด้านการเลือกผู้พัฒนาโปรแกรมที่น่าเชื่อถือ ด้านเครื่องมือที่ใช้ในการ พัฒนาโปรแกรม และด้านความคุ้มค่าต่อการลงทุนใรการเลือกซื้อ สาระการเรียนรู้ 1. ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 2. วิธีการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้กับธุรกิจ 3. ข้อควรพิจารณาในการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี สมรรถนะประจำหน่วย 1. มีความรู้ความเข้าใจเบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 บอกความหมายและความสำคัญของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีได้ 1.2 บอกวิธีการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้กับธุรกิจได้ 1.3 บอกข้อควรพิจารณาในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีให้เหมาะสมกับธุรกิจได้ 2. ด้านทักษะ - 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต

2 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ความหมายและความส าคัญของโปรแกรมส าเร็จรูปทางการบัญชี โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี (Accounting Software Package) หมายถึง โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้น เพื่อใช้กับงานบัญชีโดยเฉพาะ เป็นโปรแกรมที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงานเกี่ยวกับรายการค้าที่เกิดขึ้น ของกิจการ การบันทึกมักเกี่ยวข้องกับการลงบัญชีในสมุดรายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดบัญชีแยกประเภท และ สรุปผลรายการค้าในงบการเงินต่างๆ โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีประกอบด้วยชุดคำสั่งหลายชุดเก็บอยู่ใน แฟ้มโปรแกรม (Program File) เราใช้ชุดคำสั่งเหล่านี้สร้าง “แฟ้มข้อมูล” ของกิจการ ซึ่งแฟ้มข้อมูลนี้แบ่ง ออกเป็น 2 ลักษณะหลักๆ ได้แก่ แฟ้มหลัก เช่น แฟ้มเจ้าหนี้ แฟ้มลูกหนี้ เป็นต้น และแฟ้มรายการค้า ได้แก่ รายการค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละงวดบัญชี การจัดทำบัญชีของธุรกิจต้องจัดทำตามหลักบัญชีที่รับรองทั่วไป (Generally Accepted Accounting Principle) การบันทึกรายการตามหลักบัญชีคู่ และการบันทึกรายการตามมาตรฐานการบัญชีจึงเป็นสิ่งสำคัญ ในการถือปฏิบัติ อย่างไรก็ตามการนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ จะทำให้เหตุการณ์ทางเศรษฐกิจที่เกิดขึ้นถูกนำเข้า และจัดเก็บในแฟ้มรายการค้า (Transaction File) ซึ่งเปรียบเสมือนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันขั้นต้น ของ การทำบัญชีด้วยมือ (Manual System) จากนั้นแฟ้มรายการค้าจะถูกส่งไปประมวลผลโดยปรับปรุงข้อมูลให้มียอด คงเหลือถูกต้องในแฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เช่นเดียวกับการผ่านรายการค้าไปยังบัญชีแยกประเภท ในระบบ การทำบัญชีด้วยมือ การทำบัญชีด้วยมือจะใช้เอกสารแบบฟอร์มต่างๆ จำนวนมาก และปฏิบัติงานตามขั้นตอน รวมถึงการตรวจทาน การอนุมัติรายการ นอกจากนี้กระบวนการทางบัญชีจำเป็นต้องสร้างร่องรอยการ ตรวจสอบ (Audit Trial) หรือร่องรอยทางการบัญชีซึ่งหมายถึงการอ้างอิงการผ่านบัญชี เพื่อค้นหารายการที่ บันทึกไว้ ซึ่งการจัดทำบัญชีด้วยมือนั้นการสร้างร่องรอยในการตรวจสอบต้องใช้เอกสาร และแฟ้มจัดเก็บ เอกสาร เป็นจำนวนมาก การใช้โปรแกรมทางการบัญชีเข้ามาช่วยทำงาน โดยอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ ยังคงเป็นไปตามลำดับขั้นตอนของการประมวลผลด้วยมือ ซึ่งบางขั้นตอนถูกกำหนดไว้ในเงื่อนไขของโปรแกรม ทำให้นักบัญชีไม่ต้องดำเนินการแต่โปรแกรมจะช่วยทำงานให้ ดังนั้น การนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ใน ธุรกิจ จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ลดปริมาณการใช้กระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผล และ สามารถการนำเสนอรายงานทางการเงินได้อย่างถูกต้อง ทันเวลา ทำให้ผู้ใช้รายงานทางการเงินสามารถนำไปใช้ ในการตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง วิธีการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้กับธุรกิจ Romney and Steinbart (2006) กล่าวถึงวิธีการจัดหาโปรแกรมทางบัญชีมาใช้กับธุรกิจ สามารถทำได้ 3 วิธีดังนี้ วิธีที่1 การพัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้เองภายในธุรกิจ (In-house Development) ธุรกิจที่มีความ ต้องการระบบบัญชีที่สลับซับซ้อนแตกต่างจากธุรกิจทั่วไป มักจะพัฒนาโปรแกรมทางบัญชีขึ้นมา เพื่อใช้งานให้ ตรงตามความต้องการของธุรกิจ ทำให้เกิดผลดี คือ โปรแกรมที่ได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานภายในธุรกิจ และ

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 3 การทำงานมีความยืดหยุ่นสูง กล่าวคือ การปรับเปลี่ยนส่วนประกอบต่างๆ ภายในโปรแกรมสามารถทำได้ตาม ความต้องการ เพื่อให้เหมาะสมกับการใช้งาน แต่มีผลเสีย คือ ต้องใช้เวลาในพัฒนาอันยาวนาน มีโอกาสที่จะไม่เสร็จ ตามกำหนดเวลา หรือมีโอกาสที่โปรแกรมนั้นจะพัฒนาไม่สำเร็จมี นอกจากนี้ยังพบว่าการลงทุนพัฒนา โปรแกรมเองค่อนข้างสูง ยากต่อการประมาณต้นทุนล่วงหน้า งบประมาณอาจจะบานปลาย และการหา ผู้พัฒนาต่อทำได้ยาก กล่าวคือ หากทีมงานในการพัฒนาโปรแกรมลาออก จะทำให้ไม่มีผู้รับผิดชอบต่อ ข้อควรคำนึงถึงสำหรับธุรกิจที่จะพัฒนาโปรแกรมบัญชีเอง มีดังนี้ 1. ต้องระมัดระวังในการเลือกผู้พัฒนาโปรแกรม ควรเป็นผู้มีประสบการณ์ในธุรกิจ มีความเข้าใจ ลักษณะทางธุรกิจเป็นอย่างดี และต้องมีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งว่าควรปฏิบัติอย่างไรเมื่อเกิดปัญหา 2. ต้องทำสัญญาระหว่างผู้พัฒนาโปรแกรมกับธุรกิจ สัญญาจะเป็นตัวแทนของความรับผิดชอบ ที่นักพัฒนา โปรแกรมมีต่อธุรกิจ และเพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ชัดเจนตรงกันทั้งสองฝ่าย 3. วางแผนและติดตามผลเป็นระยะ ในระหว่างการเขียนโปรแกรมอาจต้องออกแบบในรายละเอียด จึง ต้องติดตามผลงานเป็นระยะ 4. รักษาความสัมพันธ์อันดีในการติดต่อสื่อสาร ระหว่างธุรกิจกับนักพัฒนาโปรแกรม เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่ควร ละเลยเป็นอย่างยิ่ง 5. ควบคุมต้นทุนอย่างเข้มงวด ธุรกิจต้องพยายามควบคุมต้นทุนที่จะเกิดขึ้นให้มีน้อยที่สุด จนกว่า โปรแกรมจะสำเร็จ และเป็นที่ยอมรับของธุรกิจ วิธีที่2 การซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายในท้องตลาด (Software Package) ธุรกิจที่มีความต้องการระบบบัญชีตามรูปแบบปกติทั่วไป มักจะเริ่มต้นการจัดหาโปรแกรมทางบัญชี ด้วยการซื้อ โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี เนื่องจากสามารถหาซื้อได้ง่าย ต้นทุนต่ำ และเริ่มต้นการใช้งานได้เร็ว ทำให้ เกิดผลดี คือ ต้นทุนต่ำกว่าเมื่อเทียบกับการพัฒนาโปรแกรมบัญชีขึ้นใช้เอง และสามารถประมาณต้นทุนได้ล่วงหน้า นอกจากนี้ยังได้รับการบำรุงรักษา และบริการหลังการขายจากบริษัทผู้ขายอีกด้วย แต่มีผลเสีย คือ ขาดความ ยืดหยุ่นในการใช้งาน กล่าวคือ โอกาสที่จะปรับเปลี่ยนส่วนประกอบต่างๆ ของโปรแกรมทำได้ยาก และในบางครั้ง อาจพบว่า ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม อาจไม่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานทั้งหมด ข้อควรคำนึงถึงสำหรับธุรกิจที่ซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายในท้องตลาด มีดังนี้ 1. การตระหนักถึงความสำคัญในการเลือกผู้ขายโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี หากไม่รู้จัก หรือไม่มี ความรู้ในโปรแกรม ผู้ซื้อสามารถค้นหาบริษัทที่จำหน่ายโปรแกรมผ่านทางสมุดโทรศัพท์ อินเตอร์เน็ต การ สอบถามผู้ที่เคยใช้มาก่อน วารสารทางบัญชี หรือวารสารเกี่ยวข้องกับการบัญชี นอกจากนี้ ผู้ซื้อสามารถศึกษา ข้อมูลได้จากการเข้าร่วมสัมมนา หรือค้นหาธุรกิจที่ใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนั้นๆ ในปัจจุบัน 2. ให้ความสำคัญกับบริการหลังการขาย ซึ่งปัจจุบันพบว่าทุกบริษัทจะต้องมีบริการหลังการขายอยู่แล้ว แต่สิ่งที่ธุรกิจพึงระวัง คือ ประสบการณ์ และเงินลงทุนของบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ เนื่องจากบริษัทที่มี ประสบการณ์ และเงินลงทุนน้อย อาจไม่สามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ หากได้รับผลกระทบจากปัจจัยภายใน เช่น เงินทุนน้อยจึงไม่สามารถขยายกิจการ หรือพัฒนาบริษัทให้ต่อสู้กับคู่แข่งขันได้ หรือจากปัจจัยภายนอก เช่น สภาพเศรษฐกิจ สังคม การเมือง สภาพแวดล้อมที่จะทำให้บริษัทอาจต้องเลิกกิจการ ดังนั้น ประสบการณ์ และความมั่นคงของบริษัท จึงเป็นอีกหนึ่งปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง

4 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 3. ความต้องการฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) เพื่อรองรับการทำงานของ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ซื้อมา โดยพิจารณาจากเทคโนโลยี และอุปกรณ์ที่โปรแกรมรองรับ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ต้อง พิจารณา เพราะจะช่วยประหยัดเวลา ช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ลดความผิดพลาดในการตัดสินใจ หลีกเลี่ยง ความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น ระหว่างผู้ซื้อกับผู้ขาย เพราะความเข้าใจที่ไม่ตรงกัน วิธีที่3 การว่าจ้างหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม (Outsourcing) ธุรกิจอาจต้องการลดความ เสี่ยงในการประมวลผลรายการค้าที่มีจำนวนมาก หรือมีความสำคัญสูง โดยว่าจ้างบุคคลภายนอกที่มีความ ชำนาญสูง สามารถเลือกใช้เทคโนโลยีที่ก้าวหน้า มาควบคุมดูแลการประมวลผลข้อมูลทั้งหมด หรือบางส่วนของ ธุรกิจ ทำให้เกิดผลดี คือ ประหยัดเวลาเมื่อเทียบกับการพัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้งานเอง สามารถควบคุมต้นทุนได้ เพราะการว่าจ้างบุคคลภายนอกจะต้องมีสัญญาว่าจ้างระหว่างกัน นอกจากนี้โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นจะเสร็จ ตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ตามสัญญา แต่หากเสร็จไม่ทันเวลา ธุรกิจจะได้รับเงินค่าปรับตามที่ได้ระบุไว้ใน สัญญา แต่มีผลเสียคือ การพัฒนาหรือแก้ไขปัญหาของโปรแกรมเป็นไปได้ช้าหรืออาจไม่มีเมื่อเทียบกับโปรแกรม สำเร็จรูปทางบัญชีที่วางจำหน่ายตามท้องตลาดซึ่งจะพัฒนาเวอร์ชัน (version) ใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง เพื่อ แก้ปัญหาเวอร์ชัน (version) เดิม และพัฒนาให้ทันกับเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลง ในขณะที่การว่าจ้างหน่วยงาน ภายนอกพัฒนาโปรแกรมนั้นจะหยุดพัฒนา ต่อเมื่อส่งมอบงานให้แก่ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว และนอกจากนี้ โปรแกรมที่ได้อาจไม่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานทั้งหมด ข้อควรคำนึงถึงสำหรับธุรกิจที่ว่าจ้างหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม มีดังนี้ 1. ความเชื่อถือได้ของบริษัทที่พัฒนาโปรแกรมให้ สิ่งสำคัญของโปรแกรมนั้นไม่ได้อยู่เพียงแค่สามารถ ใช้งานได้ตรงตามความต้องการ แต่หากเกิดปัญหาใหม่ๆ จะต้องมีผู้แก้ไขปัญหา เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่าง ต่อเนื่อง ดังนั้น ความรับผิดชอบ และการบริการหลังการขาย เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องคำนึงถึง 2. ความคล่องตัวในการปรับเปลี่ยนการใช้งานธุรกิจ ต้องคำนึงถึงด้วยว่า หากโครงสร้างของกิจการเกิด การเปลี่ยนแปลง เช่น การควบรวมกิจการ การขยายกิจการ โปรแกรมที่ใช้อยู่จะสามารถปรับเปลี่ยน องค์ประกอบได้ตามความต้องการเพียงใด 3. การสูญเสียการควบคุม เนื่องจากข้อมูลที่เป็นความลับ และระบบงานทั้งหมด หรือบางส่วน ถูกแบ่ง ให้บุคคลภายนอกมีส่วนร่วมในการทำงาน ดังนั้น ผู้บริหารกิจการต้องเปรียบเทียบความคุ้มค่าที่เกิดขึ้นด้วย 4. การบริการหลังการขายหลังส่งมอบงานไปแล้ว จะเชื่อมั่นได้อย่างไรว่าหากเกิดปัญหาในการใช้งาน จะ ติดต่อผู้พัฒนาโปรแกรมเพื่อให้แก้ไขปัญหาให้แก่ธุรกิจได้ทันเวลา วิธีนี้อาจทำให้เกิดค่าใช้จ่ายที่สูงขึ้นมากในระยะยาว วิธีการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชีทั้ง 3 วิธี แต่ละวิธีมีข้อคำนึงถึงที่มีความโดดเด่นแตกต่างกัน ดังนี้ วิธีที่1 การพัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้เองภายในธุรกิจ จะต้องคำนึงถึงการควบคุมต้นทุนและระยะเวลา ที่ใช้ในการพัฒนาโปรแกรมอาจจะบานปลาย ทำให้ระบบงานที่ต้องการเสร็จไม่ทันเวลาที่กำหนด วิธีที่2 การซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายในท้องตลาด จะต้องคำนึงถึงการ คัดเลือกบริษัทผู้จำหน่ายที่มีความน่าเชื่อถือ และคุณภาพของการให้บริการหลังการขาย วิธีที่3 การว่าจ้างหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม จะต้องคำนึงถึงข้อมูลของธุรกิจที่จะต้องเปิดเผย แก่บุคคลภายนอก และการช่วยแก้ไขปัญหาของระบบงานที่จะได้รับจากบริษัทผู้พัฒนาโปรแกรมหลังส่งมอบงาน

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 5 สำหรับโปรแกรมทางบัญชีในปัจจุบัน โดยเฉพาะโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายใน ท้องตลาดถูกพัฒนาขึ้นให้ครอบคลุมระบบงานทางบัญชีทั้งหมด ได้แก่ ระบบงานขาย ระบบควบคุมลูกหนี้ และ รายได้อื่นๆ ระบบงานจัดซื้อ ระบบควบคุมเจ้าหนี้ และค่าใช้จ่ายอื่นๆ ระบบควบคุมสินค้า ระบบสินทรัพย์ถาวร ระบบควบคุมเช็คและเงินฝากธนาคาร ระบบภาษี ระบบบัญชีแยกประเภท อีกทั้งยังมีระบบรักษาความ ปลอดภัย ที่สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานแต่ละคน เพื่อป้องกันผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าไป ละเมิดสิทธิของผู้อื่น รวมถึงการช่วยสำรองข้อมูลให้ปลอดภัยจากภัยพิบัติต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ดังนั้น การใช้ โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายในท้องตลาด จะทำให้ธุรกิจลดความยุ่งยากในการทำงาน เนื่องจากโปรแกรมทางบัญชีจะออกแบบมาเพื่อลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน ระบบงานย่อยต่างๆ สามารถเชื่อมโยง ข้อมูลกันได้ และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน เกิดความรวดเร็ว และความถูกต้องในเวลาที่น้อยกว่าเดิม และนอกจากนี้ยังพบว่า ก่อให้เกิดความประหยัดมากกว่าการลงทุนด้วยการจัดหาโปรแกรมทางบัญชีวิธีอื่น โดย สามารถตอบสนองความต้องการของเจ้าของกิจการได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะรายงานในเชิงบริหาร ที่มีความ หลากหลายและมีความยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ มีความสามารถรองรับการขยายตัว ทางธุรกิจในอนาคต ซึ่งแม้ว่าอาจจะพบปัญหาและอุปสรรคจากการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีอยู่บ้าง แต่ผู้ซื้อสามารถปรึกษาทีมงานขายที่มีความเชี่ยวชาญเพื่อช่วยจัดการปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นได้ ข้อควรพิจารณาในการเลือกใช้โปรแกรมส าเร็จรูปทางการบัญชี โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของไทยที่ใช้ในปัจจุบันมีมากมาย มีทั้งโปรแกรมที่แจกฟรี และ โปรแกรมที่จำหน่าย เช่น Express , Formula , SmartBiz , Autoflight , BC-Account , Easy-ACC , EasyWin , WINSpeed เป็นต้น การตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีให้เหมาะสมกับธุรกิจ จำเป็นต้อง พิจารณาให้รอบคอบ เพื่อจะได้ไม่ต้องหาโปรแกรมอื่นมาทดแทนโปรแกรมที่ไม่สามารถตอบสนองความต้องการ ได้อย่างแท้จริง ซึ่งมีข้อควรพิจารณาใน 5 ด้าน ดังนี้ 1. ด้านบุคลากร ในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีนั้น ผู้บริหารระดับสูงของธุรกิจจะต้องให้การ สนับสนุน ทั้งการกำหนดเป็นนโยบายให้มีการใช้โปรแกรมสำเร็จรูป และการสนับสนุนด้านการเงิน สำหรับการ ตัดสินใจเลือกโปรแกรมใดนั้น ควรให้ผู้เกี่ยวข้องร่วมพิจารณา ได้แก่ ฝ่ายบัญชี ฝ่ายการเงิน ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายคลังสินค้า และควรมีส่วนร่วมในการทดสอบระบบ เพื่อให้โปรแกรมที่เลือกใช้นั้นสามารถตอบสนองต่อความต้องการใช้งานได้ อย่างแท้จริง ไม่เกิดการต่อต้าน และควรส่งเสริมให้ฝึกอบรมการใช้โปรแกรมจนผู้ใช้เกิดความชำนาญ 2. ด้านคุณภาพของโปรแกรม โดยพิจารณาในประเด็นดังต่อไปนี้ 2.1 ความถูกต้องในการบันทึกบัญชี การประมวลผลและการออกรายงานมีความถูกต้อง ครบถ้วน โดยให้ทดสอบจากการใช้ข้อมูลจริงแล้วดูผลลัพธ์ที่ได้จากรายงานทางการเงิน นอกจากนี้ควรพิจารณาความ สมบูรณ์ของโปรแกรม เสถียรภาพการใช้งานของโปรแกรม ความง่ายในการใช้งานโปรแกรมที่มีคุณสมบัติ ครบถ้วนแต่ใช้งานยากก็ไม่ควรซื้อ

6 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 2.2 ให้ทดลองใช้ก่อนตัดสินใจซื้อ โดยเลือกบริษัทที่มีชุดทดลอง (Demo) ไว้ให้ทดลองใช้ อย่า หลงเชื่อคำโฆษณาหรือคำกล่าวอ้างของผู้ขาย โดยการทดลองใช้ให้นำข้อมูลจำนวนมากมาทดสอบว่าผลลัพธ์ที่ ได้เป็นไปตามความต้องการเพียงใด เช่น ความเร็วของการประมวลผล ความสามารถในการออกรายงานพร้อม กันจากคอมพิวเตอร์หลายเครื่อง 2.3 เลือกระบบบัญชีที่พัฒนาบน Windows ดีกว่าระบบบัญชีที่พัฒนาบน DOS เพราะ การพัฒนาบน Windows มีอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพในการใช้งานมากกว่า การนำข้อมูลออก (Export) เพื่อเข้าสู่ Windows สามารถทำได้ การใช้งานทำได้ง่าย มีความสวยงามน่าใช้ อีกทั้งยังทำงานได้หลายงานพร้อมกันบน เครื่องคอมพิวเตอร์เดียว (Multitasking) 2.4 เลือกโปรแกรมที่มีเครื่องมือช่วยกู้ข้อมูลจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ไฟดับแล้วข้อมูลสูญหายไป หรือช่วยซ่อมแซมฐานข้อมูลเมื่อเกิดความบกพร่อง 2.5 พิจารณาการจัดเก็บข้อมูลทางบัญชี ซึ่งสามารถจัดเก็บข้อมูลได้2 แบบ คือ ระบบแฟ้มข้อมูล (Filebase) และระบบฐานข้อมูล (Database) ซึ่งการเก็บข้อมูลในระบบฐานข้อมูลจะทำให้เกิดความปลอดภัย มากกว่า ซึ่งจะต้องมีระบบการรักษาความปลอดภัยที่ดีพอ 2.6 อย่าคำนึงถึงสีสันที่สวยงาม เพราะจะเป็นปัญหาแก่สายตาในระยะยาว 3. ด้านการเลือกผู้พัฒนาโปรแกรมที่น่าเชื่อถือ โดยรายชื่อผู้ประกอบการที่จำหน่ายซอฟต์แวร์ตาม มาตรฐานซอฟต์แวร์ของกรมสรรพากร สามารถหาข้อมูลได้จากเว็บไซด์(website) ของกรมสรรพากร คือ www.rd.go.th ซึ่งมีข้อควรพิจารณามีดังนี้ 3.1 เลือกบริษัทที่มีความมั่งคงและประสบการณ์มาก อย่าซื้อโปรแกรมกับบริษัทที่ไม่น่าเชื่อถือ เพราะหากบริษัทผู้ขายเลิกกิจการ จะทำให้ระบบงานของธุรกิจต้องหยุดชะงัก 3.2 เลือกบริษัทที่มีการพัฒนาซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่อง โดยพิจารณาว่าผู้ผลิตพัฒนาโปรแกรม อย่างต่อเนื่องเพียงใด มีรุ่น (Version) ใหม่ๆ ออกมาอย่างต่อเนื่องหรือไม่ เนื่องจากโปรแกรมที่พัฒนาใน ช่วงแรก อาจมีหลุมดำ (Bug) ซึ่งจะทำให้เกิดการหยุดชะงักในการทำงาน หรือที่เรียกว่า error โปรแกรมจึงต้อง มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง 3.3 สอบถามจากผู้ใช้งานจริง โดยถามผู้ขายว่าโปรแกรมดังกล่าวมีผู้ใช้งานมากน้อยเพียงใด และ ขอตัวอย่างรายชื่อลูกค้า เพื่อสอบถามจากผู้ใช้งานจริงประมาณ 4-5 ราย เกี่ยวกับความพอใจในการใช้งาน บริการหลังการขาย และปัญหาที่เกิดขึ้น 3.4 ควรพิจารณาการบริการหลังการขาย โดยพิจารณาจากความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ของ พนักงานดูแลลูกค้าหลังการขาย (Customer support) จะต้องเป็นทีมงานที่มีความรู้และประสบการณ์ มีความ ชำนาญด้านบัญชี และมีความสามารถแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหลังการขายได้ 4. ด้านเครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาโปรแกรม การเลือกใช้เครื่องมือในการพัฒนาโปรแกรมที่ดีจะ รองรับการปรับเปลี่ยนรูปแบบ (Feature) ต่างๆ ที่จะเกิดขึ้นในอนาคตเมื่อเทคโนโลยีเปลี่ยนแปลง หากทีมงาน ผู้เขียนโปรแกรมใช้เครื่องมือที่ไม่เหมาะสม จะทำให้ข้อมูลเสียหายบ่อย จะต้องจัดเรียงข้อมูล (Reindex) อยู่ เป็นประจำ นอกจากนี้ควรคำนึงถึงเทคโนโลยีที่โปรแกรมนั้นต้องการใช้ ธุรกิจควรประมาณการงบประมาณทั้ง ในส่วนของฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) ที่สามารถรองรับการทำงานของโปรแกรม ควรเลือก

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 7 โปรแกรมที่ง่ายในการใช้งาน (User Friendly) เช่น ใช้เมาส์ (Mouse) แทนคีย์บอร์ด (Keyboard) ได้ทุกหน้าจอ การค้นหาข้อมูลทำได้สะดวก หน้าจอบันทึกข้อมูลชัดเจน เข้าใจได้ง่าย และข้อมูลสามารถเชื่อมโยงไปยังหน้าจอ อื่นๆ ที่เกี่ยวข้องกันได้ และสิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือ มีระบบรักษาความปลอดภัยที่น่าเชื่อถือ 5. ด้านความคุ้มค่าต่อการลงทุนในการเลือกซื้อ ควรเปรียบเทียบระหว่างประโยชน์ที่จะได้รับกับ ต้นทุนที่คาดว่าที่เสียไป ในด้านกำลังการผลิตที่เพิ่มขึ้น ระยะเวลาในการตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งาน ความผิดพลาดที่ลดลง ระยะเวลาในการคืนทุน การเลือกโปรแกรมที่ไม่มีคุณภาพจะเพิ่มค่าใช้จ่ายในระยะยาว แต่ไม่ควรซื้อโปรแกรมโดยตัดสินใจที่ราคาเป็นสำคัญ เพราะโปรแกรมราคาถูกอาจไม่คุ้มค่ากับเงินที่ลงทุนไป และสำหรับโปรแกรมที่ราคาแพงก็ไม่ได้หมายความว่าจะดีเสมอไป ดังนั้น ผู้ซื้อควรคำนึงถึงคุณภาพของ โปรแกรม และความสามารถในการตอบสนองความต้องการใช้งาน โดยสรุป ธุรกิจที่ต้องการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี จะต้องพิจารณาใน 5 ด้านดังกล่าว ข้างต้น เพื่อให้โปรแกรมที่เลือกมานั้นช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงาน เกิดความรวดเร็วในการตอบสนอง ต่อความต้องการของลูกค้า ช่วยทำภาระงานประจำที่ต้องทำซ้ำๆ ทำให้มีเวลาสร้างสรรค์ผลงานอื่นๆ และ แก้ปัญหาระบบงานปัจจุบันได้ ซึ่งโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดี ควรมีคุณสมบัติดังนี้ 1. เป็นโปรแกรมบัญชีระดับมาตรฐาน มีผู้ใช้กันอย่างแพร่หลาย และกรมสรรพากรยอมรับ 2. พัฒนาโดยบริษัทที่มั่นคง และ มีชื่อเสียงมายาวนาน ด้วยทีมโปรแกรมเมอร์มืออาชีพ 3. ทำงานบน Windows ด้วย ระบบบัญชี ต่างๆ ครบวงจร 4. ใช้งานง่าย สะดวก ลดเวลาการทำงาน และมีรายงานที่สมบูรณ์แบบ 5. การอบรมเพื่อการใช้งานได้จริงก่อนซื้อและมีบริการหลังการขายที่ดีเยี่ยม 6. สามารถรองรับธุรกิจในอนาคตได้ เช่น E- Commerce การนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้ อาจก่อให้เกิดปัญหาสำหรับกิจการ เช่น เกิดความยากใน การประยุกต์โปรแกรมให้เข้ากับลักษณะของธุรกิจ มีปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกันระหว่างระบบย่อย เกิด ความยุ่งยากในการใช้งาน และการออกรายงาน ผู้ใช้ขาดความรู้ความเข้าใจ ขาดความเชี่ยวชาญ รายงานที่ได้ไม่ ตรงกับความต้องการของกิจการ และไม่มีบริการหลังการขายที่ดี ดังนั้น ในการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป ทางการบัญชี ผู้ซื้อจะต้องพิจารณาให้ละเอียดรอบคอบอย่างรอบด้าน เพื่อให้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ เลือกใช้มีความเหมาะสมกับธุรกิจ อันจะก่อให้เกิดประโยชน์ แทนที่จะเกิดปัญหาในระยะยาว ความเสียหายของการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ไม่มีคุณภาพ คือ การทำงานไม่มี ประสิทธิภาพ เกิดความล่าช้า ขาดข้อมูลช่วยในการตัดสินใจ สร้างปัญหาให้กับการทำงาน เพิ่มค่าใช้จ่ายใน ระยะยาว ขาดความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ เพราะขาดเทคโนโลยีที่มีคุณภาพ รวมถึงการเลือก โปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูงเกินความจำเป็น ทำให้เพิ่มต้นทุนซึ่งไม่คุ้มค่าต่อการใช้ประโยชน์ การเลือก โปรแกรมบัญชีที่ไม่มีคุณภาพจะเพิ่มค่าใช้จ่ายในระยะยาว นอกจากนี้ข้อควรระวังในการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีคือ ความเสี่ยงจากการหยุดชะงักของ ระบบ อันเกิดจากไวรัสคอมพิวเตอร์ ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ไฟไหม้ แผ่นดินไหว ดังนั้น ผู้ใช้ต้องให้ความสำคัญกับการสำรองข้อมูล เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้อย่างรวดเร็วที่สุด เพื่อลด ความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับธุรกิจ

8 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่1 ความรู้พื้นฐานเกยี่วกบั โปรแกรมสา เรจ็รปูทใี่ชจ้ ัดทา บญัชี • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 1 คำสั่ง จงทำเครื่องหมาย ✓ หน้าข้อความที่ถูก และทำเครื่องหมาย หน้าข้อความที่ผิด 1. ……………. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีหมายถึง โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้กับงานบัญชีโดยเฉพาะ เป็น โปรแกรมที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงานเกี่ยวกับรายการค้าที่เกิดขึ้นของกิจการ 2. ……………. การที่โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีจัดเก็บรายการค้าในแฟ้มรายการค้า เปรียบเสมือนการ บันทึกบัญชีในสมุดรายวันขั้นต้นของการทำบัญชีด้วยมือ 3. ……………. การพัฒนาโปรแกรมบัญชีขึ้นใช้เองภายในธุรกิจ มีข้อดี คือ โปรแกรมที่ได้ตรงตามความต้องการ ของผู้ใช้งานภายในธุรกิจ และการทำงานมีความยืดหยุ่นสูง 4. ……………. การซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายในท้องตลาด มีข้อดี คือ ความสามารถใน การทำงานของโปรแกรมตรงตามความต้องการของผู้ใช้งาน และมีความยืดหยุ่นในการใช้งาน 5. ……………. การว่าจ้างหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม มีข้อเสีย คือ ไม่สามารถควบคุมต้นทุนได้และ โปรแกรมที่ได้อาจไม่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานทั้งหมด 6. ……………. การนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ในธุรกิจ จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ลดปริมาณการ ใช้กระดาษ เพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผล และสามารถการนำเสนอรายงานทางการเงินได้ อย่างถูกต้อง ทันเวลา 7. ……………. ปัจจัยที่ไม่ต้องนำมาพิจารณาในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่เหมาะสมกับการใช้งาน ของกิจการ ได้แก่ ปัจจัยด้านเครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาโปรแกรม และด้านการเลือกผู้พัฒนาโปรแกรม 8. ……………. การเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่เผื่ออนาคตไว้มากเกินไป จะทำให้สูญเสียต้นทุนโดย เปล่าประโยชน์ 9. ……………. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ดี ต้องเป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่าย สะดวก ลดเวลาการทำงาน มี รายงานที่สมบูรณ์แบบ และกรมสรรพากรยอมรับ 10. …………. โปรแกรม Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ใช้ในธุรกิจซื้อขายและบริการ

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 9 แบบประเมินผลการเรียนรู้ หนว่ยท ี่1 คำสั่ง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุด 1. ข้อต่อไปนี้ ข้อใดกล่าวไม่ถูกต้อง ก. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีประกอบด้วยชุดคำสั่งหลายชุดเก็บอยู่ใน Program File ข. แฟ้มข้อมูลในโปรแกรมบัญชีแบ่งออกเป็น 2 ลักษณะหลักๆ ได้แก่ แฟ้มหลัก และแฟ้มรายการค้า ค. การนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ในธุรกิจ จะช่วยให้นำเสนอรายงานทางการเงินได้อย่างถูกต้อง ทันเวลา ง. การนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ในธุรกิจ ทำให้การจัดทำบัญชีไม่เป็นไปตามลำดับขั้นตอนของ กระบวนการจัดทำบัญชีนักบัญชีจึงต้องทำการปรับปรุงบัญชีอย่างสม่ำเสมอ จ. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมักมีโครงสร้าง ขั้นตอน และหน้าที่หลักใกล้เคียงกัน แต่ขีดความสามารถ ในการทำงานในหน้าที่ต่างๆ ของโปรแกรมแต่ละตัวมีความแตกต่างกันไป 2. การสร้างแฟ้มรายการค้าในในโปรแกรมบัญชี หมายถึงการบันทึกรายการในข้อใด ก. รายชื่อลูกหนี้ ข. รายชื่อเจ้าหนี้ ค. รายการสินค้า ง. รายการสินทรัพย์ จ. รายการในสมุดรายวัน 3. ข้อใดไม่ใช่ความจำเป็นที่จะต้องนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ในธุรกิจ ก. ช่วยลดปริมาณการใช้กระดาษ ข. ช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ค. ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผล ง. ช่วยให้การบันทึกรายการเป็นไปตามมาตรฐานการบัญชี จ. ช่วยให้บุคลากรทางการบัญชีทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ 4. ข้อดีของการพัฒนาโปรแกรมทางบัญชีขึ้นใช้เองภายในธุรกิจ คือข้อใด ก. ต้นทุนต่ำ และเริ่มต้นการใช้งานได้เร็ว ข. สามารถประมาณต้นทุนในการพัฒนาได้ล่วงหน้า ค. โอกาสที่จะปรับเปลี่ยนส่วนประกอบต่างๆ ของโปรแกรมทำได้ง่าย และรวดเร็ว ง. โปรแกรมที่ได้ตรงตามความต้องการของผู้ใช้งานภายในธุรกิจ และการทำงานมีความยืดหยุ่นสูง จ. ถูกทุกข้อ 5. ข้อควรคำนึงถึงสำหรับธุรกิจที่ซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายในท้องตลาด คือข้อใด ก. โปรแกรมที่ดีจะมีราคาสูง ข. การปิดบัญชีทำได้สะดวกรวดเร็ว ค. โปรแกรมสามารถรองรับการขยายกิจการในอนาคต ง. การเลือกผู้ขายที่มีประสบการณ์ และความมั่นคงของบริษัทผู้ผลิตโปรแกรม จ. การสูญเสียการควบคุมเกี่ยวกับข้อมูลของธุรกิจที่จะต้องเปิดเผยแก่บุคคลภายนอก

10 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 6. ข้อใดกล่าวถูกต้อง ในการพิจารณาเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี ก. เลือกโปรแกรมที่มีสีสันสดใส สวยงาม ข. เลือกโปรแกรมที่พัฒนาโดยผู้ผลิตที่มีความทันสมัย ค. เลือกโปรแกรมที่พัฒนาบน DOS ดีกว่าโปรแกรมที่พัฒนาบน Windows ง. เลือกโปรแกรมที่ประมวลผลและออกรายงานถูกต้อง มีวิธีการใช้งานที่ซับซ้อน จ. เลือกโปรแกรมที่สามารถจัดเก็บข้อมูลทางบัญชีได้ 2 แบบ คือ การเก็บข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูล และ ระบบฐานข้อมูล 7. ข้อใดไม่ใช่ปัจจัยสำคัญที่ควรนำมาพิจารณาในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี ก. ราคาของผลิตภัณฑ์ ข. ลักษณะและขนาดของธุรกิจ ค. สถานที่ตั้งของบริษัทผู้จำหน่าย ง. ความง่ายในการใช้งานและการติดตั้ง จ. เทคโนโลยีที่เป็นรากฐานของโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 8. ข้อใดแสดงถึงประโยชน์ที่เกิดจากการนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้ ก. ติดต่อกับลูกค้าได้มาก ข. ซื้อขายสินค้าได้ปริมาณมาก ค. ทำการซื้อขายสินค้าได้ตลอดเวลา ง. ลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานบัญชี จ. ประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีได้รวดเร็ว 9. การนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีมาใช้ จะต้องอาศัยองค์ประกอบในข้อใดเป็นสำคัญ ก. ระบบปฏิบัติการ ข. ระบบอินเตอร์เน็ต ค. ระบบสัญญาณดิจิตอล ง. ระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ จ. ระบบเครือข่ายภายในองค์กร 10. ข้อใดไม่ใช่ปัญหาจากการนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางบัญชีมาใช้ ก. ไม่มีการบริการหลังการขายที่ดี ข. การออกรายงานไม่ตรงตามความต้องการ ค. ผู้ใช้งานไม่มีความรู้ในการใช้โปรแกรมทางบัญชี ง. ความยากในการประยุกต์โปรแกรมให้เข้ากับธุรกิจ จ. เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ตไม่รองรับกับโปรแกรมทางบัญชี

ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี 11 แบบประเมินตนเองของผู้เรียน หนว่ยท ี่1 คำชี้แจง ตอนที่ 1 ให้ผู้เรียนประเมินผลการเรียนรู้ โดยเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องระดับคะแนน และ เติมข้อมูลตามความเป็นจริง แล้วเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องสรุปผล ระดับคะแนน 4 : ดีมาก 3 : ดี 2 : พอใช้ 1 : ควรปรับปรุง ตอนที่ 2 ให้ผู้เรียนนำคะแนนจากการทำแบบประเมินผลการเรียนรู้ประจำหน่วย มาเติมลงในช่องว่าง ตอนที่ 3 ให้ผู้เรียนสรุปว่าได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้ ตอนที่ 1 ผลการเรียนรู้ ระดับคะแนน สรุปผลตอนที่ 1 รายการ 4 3 2 1 1. ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหา 17 –20 = 4 (ดีมาก) 13 –16 = 3(ดี) 9 –12 = 2(พอใช้) <9 = 1 (ควรปรับปรุง) 2. ผู้เรียนได้ทำกิจกรรมสอดคล้องกับเนื้อหาและจุดประสงค์การ เรียนรู้ 3. ผู้เรียนได้เรียนและทำกิจกรรมที่ส่งเสริมกระบวนการคิด เกิด การค้นพบความรู้ 4. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง 5. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จและส่งตรง เวลา ตอนที่ 2 การประเมินผลหลังเรียน คะแนนเต็ม 10 คะแนน ทำได้.................คะแนน คิดเป็นร้อยละ................ ตอนที่ 3 ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้………………………………………………………………………………….. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………................................................................................................................... ........................ …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... .....................

12 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ หน่วยที่ 2 ความรเู้บื้องตน้เกยี่วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting สาระสำคัญ โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสั้นๆ ว่า โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ทางการบัญชีโปรแกรมหนึ่งที่บริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) และบริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า จำกัด ได้ พัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียนนักศึกษา ผู้ที่สนใจทั่วไป ได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบัญชีที่ใช้ งานได้จริง ไม่มีการล็อคการใช้งาน หรือจำกัดการใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซื้อมา-ขายไป ธุรกิจบริการ และ ธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์จำกัด (มหาชน) เปิดให้DOWNLOAD โปรแกรม และคู่มือการ ใช้งานได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com page Download โปรแกรม Smartbiz ประกอบด้วย ระบบย่อย 8 ระบบ ได้แก่ ระบบจัดซื้อและวิเคราะห์ซื้อ ระบบขายและ วิเคราะห์ขาย ระบบลูกหนี้และวิเคราะห์ลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้และวิเคราะห์เจ้าหนี้ ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบ เช็คและเงินฝากธนาคาร ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ และระบบบัญชีแยกประเภท ซึ่งระบบย่อย ต่างๆ จะมีการทำงานเชื่อมโยงกัน การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz แบ่งขั้นตอนการติดตั้งออกเป็น 2 ส่วน คือ การติดตั้งโปรแกรมบัญชี และ การติดตั้งฐานข้อมูลเบื้องต้น โดยส่วนของโปรแกรมบัญชีจะถูกติดตั้งไว้ในโฟลเดอร์ Smartbizall.win และส่วน ฐานข้อมูลจะติดตั้งไว้ในโฟลเดอร์ Smartbiz.win สาระการเรียนรู้ 1. คุณลักษณะทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 2. ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting 3. การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting 4. สาเหตุของการติดตั้งโปรแกรมไม่สำเร็จ 5. การแก้ไขปัญหากรณีโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกต้อง 6. การเข้าเมนูเพื่อใช้งานโปรแกรม และปุ่มฟังก์ชั่นที่สำคัญ 7. การคัดลอกข้อมูลเพื่อย้ายไปทำเครื่องอื่น และการนำข้อมูลที่คัดลอกไว้มาใช้ 8. การบำรุงรักษาข้อมูล สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 2. ติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ตามลำดับขั้นตอน

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 13 จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 บอกคุณลักษณะทั่วไปของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ 1.2 อธิบายภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ 1.3 เลือกวิธีการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ 1.4 บอกสาเหตุของการติดตั้งโปรแกรมไม่สำเร็จได้ 1.5 บอกวิธีการแก้ไขปัญหากรณีโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกต้องได้ 1.6 บอกเมนู และปุ่มฟังก์ชั่นที่สำคัญได้ 1.7 บอกวิธีการบำรุงรักษาข้อมูลได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 ติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ตามลำดับขั้นตอนได้ 2.2 คัดลอกข้อมูลเพื่อย้ายไปทำเครื่องอื่นและการนำข้อมูลที่คัดลอกไว้มาใช้ได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต

14 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ คุณลักษณะทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสั้นๆ ว่า โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมสำเร็จรูป ทางการบัญชีโปรแกรมหนึ่งที่บริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) บริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า จำกัด ร่วมกับ มหาวิทยาลัยรามคำแหง ได้พัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียนนักศึกษา ผู้ที่สนใจทั่วไป ได้ใช้ ซอฟท์แวร์ระบบบัญชีที่ใช้งานได้จริง ไม่มีการล็อคการใช้งาน หรือจำกัดการใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซื้อมา-ขาย ไป ธุรกิจบริการ และธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัท คริสตอลซอฟท์จำกัด (มหาชน) เปิดให้DOWNLOAD โปรแกรม Smartbiz และคู่มือการใช้งานได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com page Download โปรแกรม Smartbiz มีการพัฒนามาอย่างต่อเนื่อง จนถึงปัจจุบัน โปรแกรมที่ใช้ในเอกสารเล่มนี้เป็น Version 10.6 โปรแกรม Smartbiz ประกอบด้วย ระบบจัดซื้อและวิเคราะห์ซื้อ (Purchase Order and Purchase Analysis : PO) เพื่อใช้ในการจัดซื้อสินค้าหรือจ้างทำงาน ระบบขายและวิเคราะห์ขาย (Sale Order Entry and Sale Analysis System : SO) เพื่อใช้ในการออกเอกสารขาย รายงานวิเคราะห์รายการขาย ระบบลูกหนี้และ วิเคราะห์ลูกหนี้ (Account Receivable System : AR) เพื่อทำการติดตามหนี้ พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน ภาษีหัก ณ ที่ จ่าย ระบบเจ้าหนี้และวิเคราะห์เจ้าหนี้ (Account Payable and Analysis System : AP) เพื่อทำการชำระหนี้ และวิเคราะห์เจ้าหนี้ ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง(Inventory Control System : IC) เพื่อช่วยในการบริหารจัดการ สินค้าคงเหลือ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank transaction System: CQ)เพื่อใช้ในการ บันทึกรายละเอียดการรับ-จ่ายเงิน ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and Depreciation System : FA) ใช้ในการจัดทำทะเบียนสินทรัพย์ของธุรกิจและคำนวณค่าเสื่อมราคา ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System : GL) เพื่อจัดทำงบการเงินของธุรกิจ ซึ่งระบบย่อย ต่างๆใน Smartbiz Accounting จะมีการทำงานเชื่อมโยงกัน ดังภาพที่ 2-1 ภาพที่ 2-1 ระบบย่อยและการเชื่อมโยงระหว่างระบบต่างๆใน Smartbiz Accounting ที่มา : ขวัญฤดี (2558)

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 15 ภาพรวมการท างานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ภาพที่ 2-2 ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วยขั้นตอนหลักๆ ดังนี้ 1. การกำหนดโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) เช่น บริษัทที่จะใช้งานมีบริษัทใด มีกี่สาขา มีฝ่าย และแผนกในการทำงานอะไรบ้าง นอกจากนี้ยังมีการกำหนดนโยบายทางบัญชีที่สำคัญ ซึ่งจะกำหนดไว้ที่ฐานข้อมูลบริษัท หรือฐานข้อมูลสาขาเนื่องจากมีผลต่อการทำงานทั้งบริษัทเช่น ที่ฐานข้อมูลบริษัทมีให้กำหนดวิธีการบันทึกบัญชีสินค้าว่า เป็นแบบ Perpetual หรือPeriodic กำหนดการตีราคาสินค้าสำเร็จรูปเป็นแบบ FIFO , Average หรือ Specific เป็นต้น 2. การบันทึกฐานข้อมูลของระบบต่างๆ (Setup Master files) เป็นการเตรียมฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ที่ ถูกเรียกใช้งานซ้ำๆเอาไว้เป็น Master files เช่น ในระบบขาย Master files ที่ต้องเตรียมก็คือ รายชื่อลูกค้า เมื่อมีการ บันทึกรายการค้าต่างๆ ก็ดึงรายชื่อลูกค้าจาก Master files มาใช้ไม่ต้องมาคีย์รายชื่อลูกค้าซ้ำๆ ทุกครั้งที่ทำรายการ ในระบบบริหารสินค้าคงคลัง Master files ที่ต้องเตรียมก็คือรายชื่อสินค้า รายชื่อหน่วยนับของสินค้า เป็นต้น 3. การบันทึกยอดยกมาก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรม (Set Balance data) เป็นการบันทึกยอดยกมาของ รายการค้าที่เกิดขึ้นก่อนที่มาเริ่มใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใดเริ่มใช้โปรแกรมพร้อมกับการจดทะเบียนจัดตั้ง บริษัทฯ ก็จะไม่ต้องทำขั้นตอนนี้ ตัวอย่างยอดยกมาของระบบต่างๆ เช่น ยอดยกมาที่ใช้บันทึกเข้าในระบบ บริหารสินค้าคงคลังก็คือ ยอดสินค้าคงเหลือยกมา ซึ่งเราได้จากรายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือของรอบบัญชีก่อน มาบันทึกเป็นยอดยกมาในรอบบัญชีนี้ ยอดยกมาที่ใช้บันทึกเข้าในระบบลูกหนี้ก็คือรายการใบส่งของที่ยังค้าง ชำระ ใบลดหนี้ที่ยังค้างชำระ ยอดยกมาที่ใช้บันทึกเข้าในระบบบัญชีแยกประเภท ก็คือ ยอดยกมาของบัญชี ต่างๆ โดยเอาตัวเลขมาจากงบแสดงฐานะการเงินของรอบบัญชีก่อน เป็นต้น 4.บันทึกรายการค้า (Entry Transactions) เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่เกิดขึ้นซึ่งจะเกี่ยวข้อง กับการทำงานระบบต่างๆ เช่น

16 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 4.1 ระบบซื้อ (Purchase Order System หรือ PO) เป็นการบันทึกรายการค้า เกี่ยวกับการซื้อ สินค้า และบริการ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน อาจจะเริ่มตั้งแต่การทำใบเสนอขออนุมัติจัดซื้อ การสั่งซื้อสินค้า การซื้อ สินค้าและบริการทั้งการซื้อสด ซื้อเชื่อ การส่งคืนสินค้าให้ผู้จำหน่าย และได้รับใบลดหนี้จากเจ้าหนี้เป็นต้น ภาพที่ 2-3 ภาพรวมการทำงานของระบบซื้อ 4.2 ระบบขาย (Sales Order System หรือ SO) เป็นการบันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการขาย สินค้าและบริการ ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน อาจจะเริ่มตั้งแต่การทำใบเสนอราคา การรับคำสั่งขาย การขายสินค้า และบริการ ที่เป็นการขายสด ขายเชื่อ การรับคืนสินค้าจากลูกค้า และออกเป็นใบลดหนี้ให้กับลูกหนี้เป็นต้น ภาพที่ 2-4 ภาพรวมการทำงานของระบบขาย 4.3 ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable System หรือ AP) เป็นการบันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับ การรับวางบิล การจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้า และค่าบริการให้กับเจ้าหนี้และรายการเช็คจ่าย การบันทึกรายการ ภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับงานบริการให้กับเจ้าหนี้เป็นต้น

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 17 ภาพที่ 2-5 ภาพรวมการทำงานของระบบเจ้าหนี้ 4.4 ระบบลูกหนี้ (Account Receivable System หรือ AR) เป็นการบันทึกรายการค้าที่ เกี่ยวกับการติดตามหนี้โดยจัดทำใบวางบิล ซึ่งมีทั้งแบบจัดทำเองทีละใบ หรือให้โปรแกรมสร้างใบวางบิลให้ อัตโนมัติ สำหรับ invoice ค้างชำระทั้งหมด ของลูกหนี้ทุกราย การรับชำระหนี้ค่าสินค้า และค่าบริการจาก ลูกหนี้และรายการเช็ครับ หรือใบโอนเงิน การบันทึกรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย สำหรับงานบริการ เป็นต้น ภาพที่ 2-6 ภาพรวมการทำงานของระบบลูกหนี้ 4.5 ระบบบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Control System หรือ IC) โดยส่วนใหญ่การ เพิ่มขึ้นหรือลดลงของสินค้าคงคลัง จะได้มาจากการบันทึกรายการซื้อขาย ในระบบซื้อ และระบบขาย ซึ่ง โปรแกรมจะทำการปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ (update inventory balance) ให้อัตโนมัติแล้ว โดยผู้ใช้งาน ไม่ต้องมาบันทึกรายการซ้ำซ้อนอีก แต่การเพิ่มขึ้น หรือลดลงของสินค้า อาจเกิดจากกรณีอื่นๆ ได้อีก เช่น - สินค้าแตกหักชำรุด ทำให้ต้องตัดสินค้าที่ชำรุดออกมาจากคลัง ก็จะบันทึกปรับปรุงยอดให้ ถูกต้องโดยใช้ใบปรับยอดสินค้า

18 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ - ทำการตรวจนับสินค้าประจำปีเมื่อตรวจนับจำนวนสินค้าที่มีอยู่จริงได้เท่าไหร่ ก็จะมาบันทึก ใบตรวจนับสินค้า เพื่อตรวจสอบกับจำนวนสินค้าในระบบ - การเบิกวัสดุสิ้นเปลือง/วัสดุสำนักงาน ไปใช้ - บางธุรกิจที่มีคลังสินค้าหลายคลัง อาจจะมีการบันทึกโอนสินค้าระหว่างคลังต่างๆ โดยใช้ ใบโอนสินค้าระหว่างคลัง - ธุรกิจผลิตอาจทำการบันทึกเบิกวัตถุดิบไปใช้ในการผลิต การบันทึกรับสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิต เสร็จแล้วเข้าคลัง เป็นต้น ภาพที่ 2-7 ภาพรวมการทำงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง 4.6 ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System หรือ CQ) โดยทั่วไปเรามักจะบันทึกรายการเช็ครับ หรือเช็คจ่าย ไปพร้อมกับการบันทึกใบเสร็จรับเงิน ในระบบลูกหนี้ หรือระบบเจ้าหนี้ไปแล้ว ซึ่งรายการเช็คที่บันทึกจากระบบลูกหนี้หรือระบบเจ้าหนี้ก็จะมาปรากฏให้เห็นที่ ระบบเช็คและเงินฝากนี้ด้วย แต่ยังมีบางกรณีที่เราจะมาบันทึกรายการในระบบเช็คโดยตรง เช่น - นำฝากเช็ครับที่ถึงกำหนดนำฝาก โดยทำเป็นใบนำฝาก (Payin) - ปรับปรุงสถานะของเช็ครับว่าผ่านบัญชีโดยทำการปรับปรุงสถานะเช็ครับ ตามวันที่ที่เช็คได้ ผ่านบัญชีแล้ว - ปรับปรุงสถานะของเช็คจ่ายว่าผ่านบัญชีแล้ว โดยทำการปรับปรุงสถานะเช็คจ่าย ตามวันที่ที่ เจ้าหนี้นำเช็คมาขึ้นเงิน - ปรับปรุงสถานะของเช็ครับที่ไม่ผ่านบัญชี (เช็คเด้ง) โดยทำการปรับปรุงสถานะของเช็ค และ ระบุสาเหตุที่ไม่ผ่านบัญชีตามเอกสารที่ได้จากธนาคาร - ปรับปรุงสถานะของเช็คจ่ายที่ไม่ผ่านบัญชี (เช็คเด้ง) โดยทำการปรับปรุงสถานะของเช็คและ ระบุสาเหตุที่ไม่ผ่านบัญชีตามเอกสารที่ได้จากธนาคาร - บันทึกใบถอนเงินจากบัญชีออมทรัพย์เพื่อนำฝากเข้าบัญชีกระแสรายวัน สำหรับเช็คที่จ่าย ออกไป ซึ่งเรามักจะทำไปพร้อมกับการบันทึกใบสำคัญลงบัญชี

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 19 ภาพที่ 2-8 ภาพรวมการทำงานของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 4.7 ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and Depreciation System หรือ FA ) การทำงานในระบบนี้จะเป็นการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์โดยผู้ใช้งานเพียงแค่สั่งประมวลค่า เสื่อมราคาสินทรัพย์ในช่วงเดือนที่ต้องการเท่านั้น แล้วโปรแกรมก็จะทำการคำนวณค่าเสื่อมราคาให้ละเอียด ตามจำนวนวันของแต่ละเดือนและทำการลงบัญชีให้อัตโนมัติไปยังระบบบัญชีแยกประเภทให้ด้วย แต่ในกรณีที่ ผู้ใช้งานต้องการปรับปรุงตัวเลขค่าเสื่อมราคาที่ได้จากการคำนวณ จะต้องมาทำการปรับปรุงที่ระบบสินทรัพย์ ให้เรียบร้อยก่อน แล้วโปรแกรมจะupdate รายการไปลงบัญชีให้ถูกต้อง ภาพที่ 2-9 ภาพรวมการทำงานของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ 4.8 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System หรือ GL) ในระบบบัญชีแยกประเภท จะมีกระบวนการทำงานดังนี้ 4.8.1 การตรวจสอบย้อนกลับรายการและเอกสารที่บันทึกมาจากระบบอื่น (Trace back) ใน ระบบนี้จะมีเมนูที่ใช้ในการบันทึกเอกสาร คือ เมนูบันทึกรายการรายวัน โดยจะมีสมุดรายวันให้เลือกเข้าทำงาน ซึ่ง ส่วนใหญ่รายการรายวันเหล่านี้จะเกิดจากการลงบัญชีอัตโนมัติจากระบบต่างๆ เข้ามาที่ระบบบัญชีแยกประเภท

20 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 2-10 ภาพรวมการทำงานของระบบบัญชีแยกประเภท - ระบบซื้อ เมื่อทำรายการซื้อเชื่อ ลดหนี้หรือเพิ่มหนี้เงินเชื่อ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมาสร้างใบสำคัญซื้อเชื่อ ไว้ในสมุดรายวันซื้อเชื่อ (Purchase on Credit Journal ; PD) หรือเมื่อทำการซื้อ สด ลดหนี้หรือเพิ่มหนี้เงินสด จะลงบัญชีที่สมุดรายวันเงินสดจ่าย (Purchase on Cash Journal ; PC) ภาพที่ 2-11 การลงบัญชีอัตโนมัติจากระบบซื้อไปที่ระบบบัญชีแยกประเภท - ระบบเจ้าหนี้เมื่อทำการจ่ายชำระหนี้โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมาสร้าง ใบสำคัญเงินสดจ่าย ไว้ในสมุดรายวันเงินสดจ่าย ภาพที่ 2-12 การลงบัญชีอัตโนมัติจากระบบเจ้าหนี้ไปที่ระบบบัญชีแยกประเภท

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 21 - ระบบขาย เมื่อทำรายการขายเชื่อ ลดหนี้เงินเชื่อ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมา สร้างใบสำคัญขายเชื่อไว้ในสมุดรายวันขายเชื่อ (Sale on Credit Journal ; SD) หรือเมื่อทำการขายสด ลดหนี้ เงินสด จะลงบัญชีที่สมุดรายวันเงินสดรับ (Sale on Cash Journal ; SC) ภาพที่ 2-13 การลงบัญชีอัตโนมัติจากระบบขายไปที่ระบบบัญชีแยกประเภท - ระบบลูกหนี้เมื่อทำการรับชำระหนี้โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมาสร้าง ใบสำคัญเงินสดรับไว้ในสมุดรายวันเงินสดรับ ภาพที่ 2-14 การลงบัญชีอัตโนมัติจากระบบลูกหนี้ไปที่ระบบบัญชีแยกประเภท - ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เมื่อทำการนำฝากเช็ค (Payin) โปรแกรมจะสร้าง ใบสำคัญทั่วไปไว้ในสมุดรายวันทั่วไป (General Journal ; GJ) ภาพที่ 2-15 การลงบัญชีอัตโนมัติจากระบบเช็คและเงินฝากธนาคารไปที่ระบบบัญชีแยกประเภท

22 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 4.8.2 การบันทึกรายการโดยตรงที่ระบบบัญชีแยกประเภท นอกจากรายการรายวัน ที่เกิดจากการ ลงบัญชีอัตโนมัติที่เกิดจากการบันทึกรายการค้าจากระบบอื่นๆ แล้ว ผู้ใช้โปรแกรม Smartbizยังสามารถบันทึก รายการค้าต่างๆได้เอง โดยบันทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชีขณะบันทึกรายการรายวัน เช่น - บันทึกตั้งค้างจ่ายค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ซึ่งเป็นใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้3 รายการ แต่จัดทำใบสำคัญซื้อเชื่อ (Voucher) 1 ใบ เราก็จะมาบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ของระบบบัญชีแยกประเภท - บันทึกใบเสร็จจ่ายค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ที่เคยตั้งหนี้ไว้ ซึ่งเป็นใบเสร็จ 3 รายการ แต่มีใบสำคัญจ่าย (Voucher) เพียง 1 ใบ เราก็จะมาบันทึกในระบบบัญชีแยกประเภทที่เมนู “บันทึกรายการ รายวัน” และเข้าไปบันทึกใบเสร็จทั้ง 3 ใบ โดยใบเสร็จนี้ตัดชำระใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ที่เคยตั้งหนี้เอาไว้ได้ด้วย - บันทึกขายสด ขายเชื่อสินค้า แบบไม่บันทึกรายการสินค้า เช่น รายการที่ไม่ต้องการ ควบคุมยอดสินค้าคงเหลือ ก็จะบันทึกที่รายการรายวันหน้า Link-เชื่อมโยง (F7-Link) - บันทึกซื้อสดซื้อเชื่อสินค้า แบบไม่บันทึกรายการสินค้า เช่น รายการที่ไม่ต้องการ ควบคุมยอดสินค้าคงเหลือ ก็จะบันทึกที่รายการรายวันหน้า Link-เชื่อมโยง (F7-Link) - เมื่อทำใบเสร็จรับเงินที่เป็นงานบริการ จะบันทึกใบเสร็จ และใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย รวมถึงเช็ครับ ไปพร้อมกัน ก็จะบันทึกที่รายการรายวัน และบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชีทั้งใบเสร็จ ใบ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช็ครับไปพร้อมกัน เอกสารประกอบการลงบัญชีที่ได้บันทึกไว้จากหน้า F7-Link นี้จะไป ปรากฏที่ระบบนั้นๆ ด้วย เช่น บันทึก invoice ขายเชื่อไว้ที่หน้าเอกสารประกอบการลงบัญชีF7-Link ที่ระบบ บัญชีแยกประเภท เมื่อเข้าไปที่ระบบขาย ที่เล่มขายเชื่อ ก็จะเห็น invoice ขายเชื่อรายการนี้ด้วย 4.8.3. การกำหนดการบันทึกบัญชีอัตโนมัติ กำหนดได้4 ระดับดังนี้ (1) ให้ลงบัญชีเหมือนกันทั้งบริษัททำที่เมนู “กำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวะทั่วไป” (2) ให้ลงบัญชีแยกตามเล่มเอกสาร เช่น บริษัทฯ จะเพิ่มเล่มขายเชื่อ เล่มที่ 2 โดยให้มี การลงบัญชีอัตโนมัติต่างจากการขายเชื่อเล่มเดิม (3) ให้ลงบัญชีแยกตามกลุ่มฐานข้อมูล เช่น ลงบัญชีต่างกันตามกลุ่มสินค้า กลุ่มลูกค้า (4) ให้ลงบัญชีแยกตามฐานข้อมูล เช่น ลงบัญชีต่างกันในสินค้าแต่ละรายการ ลูกค้าแต่ ละราย หรือต่างกันตามผู้จำหน่ายแต่ละราย 4.8.4 การปรับปรุงรายการตอนสิ้นงวด และปิดบัญชีนอกจากรายการรายวันที่กล่าวมาแล้วยังมี รายการรับ-จ่าย ต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือนเป็นเงินสด การนำส่งเงินสมทบประกันสังคมให้กับสำนักงาน ประกันสังคม ซึ่งเป็นการบันทึกรายการตามปกติโดยทำการเดบิต เครดิตบัญชีที่ต้องการ และถ้ารายการเหล่านี้ไม่มี เอกสารประกอบการลงบัญชี ก็ไม่ต้องเข้าไปคีย์รายการที่หน้า link และเมื่อถึงสิ้นงวดบัญชีในที่นี้สมมติว่างวดบัญชี คือสิ้นเดือน เราจะทำการปรับปรุงรายการต่างๆ เช่น ตั้งค้างรับรายได้ค้างรับ ตั้งค้างจ่ายค่าใช้จ่ายค้างจ่ายคำนวณ ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์แล้วทำการปิดบัญชีภาษีซื้อ-ภาษีขาย การโอนปิดสินค้าคงเหลือต้นงวดและบันทึกยอดสินค้า คงเหลือปลายงวด การปิดบัญชีรายได้-ค่าใช้จ่าย และการปิดบัญชีกำไร-ขาดทุน เข้าบัญชีกำไรสะสม 4.8.5. การยกเลิกการปิดบัญชีหลังจากทำการปิดบัญชีแล้ว หากพบว่ามีรายการที่ต้องแก้ไขเราจะ กลับไปแก้ไขรายการที่อยู่ในงวดที่ปิดบัญชีไม่ได้ต้องทำการยกเลิกการปิดบัญชีแล้วจึงจะกลับไปแก้ไขรายการเดิมได้

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 23 การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting เครื่องคอมพิวเตอร์สำหรับการติดตั้งโปรแกรม จะต้องมี คุณสมบัติ ดังนี้ CPU Speed : ความเร็วอย่างต่ำ 600 MHz Memory (RAM) : หน่วยความจำขนาด 256 Mb ขึ้นไป ( แนะนำที่ 512 Mb) Harddisk : พื้นที่ว่างของโปรแกรมแต่ละโปรแกรมประมาณ 60 Mb Software OS : ระบบปฏิบัติการ Windows XP, Windows Vista , Windows 2000 Windows 7 , Windows 8 , Windows 10 หรือ Windows 11 การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz แบ่งขั้นตอนการติดตั้งออกเป็น 2 ส่วน คือ การติดตั้งโปรแกรมบัญชี และ การติดตั้งฐานข้อมูลเบื้องต้น โดยส่วนของโปรแกรมบัญชีจะถูกติดตั้งไว้ในโฟลเดอร์ Smartbizall.win และส่วน ฐานข้อมูลจะติดตั้งไว้ในโฟลเดอร์ Smartbiz.win ในที่นี้จะเป็นการติดตั้งโปรแกรม SmartbizAll Version 10.6 ซึ่งมีวิธีการติดตั้ง ดังนี้ 1. นำแผ่น CD โปรแกรม ใส่เข้าไปใน Drive CD-ROM ของเครื่องคอมพิวเตอร์ เข้าไปที่ Drive CD-ROM หรือ download โปรแกรมจากเว็บไซต์ของบริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) แล้วหาไฟล์ชื่อ “Setup.exe” (ภาพที่ 2-16) จากนั้นดับเบิลคลิกที่ไฟล์นี้ เพื่อเริ่มขั้นตอนการติดตั้งโปรแกรม ภาพที่ 2-16 ไฟล์ชื่อ “Setup.exe สำหรับติดตั้งโปรแกรม 2. จะปรากฏหน้าต่างเตรียมการติดตั้ง ดังภาพที่ 2-17 รอจนกระทั่งปรากฏหน้าต่างการติดตั้งโปรแกรม ดังภาพที่ 2-18 คลิกปุ่ม “Next” 3. จะปรากฏหน้าต่างให้เลือกรูปแบบการติดตั้งโปรแกรม (ภาพที่ 2-19) ทำเครื่องหมายเลือกในช่อง “Anyone who uses this computer (all users)” แล้วคลิกปุ่ม “Next” 4. จะปรากฏหน้าต่างให้เลือก Drive และ Folder ที่จะติดตั้งโปรแกรม (ภาพที่ 2-20) โดยเริ่มต้น โปรแกรมจะแสดงที่ติดตั้งโปรแกรมไว้ที่ C:\Program Files\SMARTBIZALL.WIN หากต้องการติดตั้งไว้ที่ ตำแหน่งอื่นให้กดปุ่ม “Change…” เพื่อระบุ Drive และ Folder ที่ต้องการแล้วคลิกปุ่ม “Next” 5. จะปรากฏหน้าต่างเริ่มติดตั้งโปรแกรมบัญชี (ภาพที่ 2-21) คลิกปุ่ม “Install” จะปรากฏหน้าต่าง แสดงการติดตั้ง รอจนปรากฏหน้าต่างเสร็จสิ้นการติดตั้ง (ภาพที่ 2-22) คลิกปุ่ม “Finish”

24 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 2-17 หน้าต่างเตรียมการติดตั้ง ภาพที่ 2-18 หน้าต่างติดตั้งโปรแกรม ภาพที่ 2-19 หน้าต่างให้เลือกรูปแบบการติดตั้ง โปรแกรม ภาพที่ 2-20 หน้าต่างให้เลือก Drive และ Folder ที่จะติดตั้งโปรแกรม ภาพที่ 2-21 หน้าต่างเริ่มติดตั้งโปรแกรมบัญชี ภาพที่ 2-22 หน้าต่างเสร็จสิ้นการติดตั้ง 6. เมื่อตัวโปรแกรมบัญชีSmartbiz ถูกติดตั้งเสร็จเรียบร้อยแล้ว โปรแกรมชุดติดตั้งจะทำการติดตั้งใน ส่วนของฐานข้อมูลให้อัตโนมัติด้วย โดยสามารถเลือกติดตั้งได้ 4 แบบ (ภาพที่ 2-23) คือ

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 25 ภาพที่ 2-23 หน้าต่างแสดงข้อความว่าต้องการติดตั้งฐานข้อมูลแบบใด แบบที่ 1 “Update new version with retain existing data” (เพื่อใช้กับข้อมูลเดิมที่มีอยู่แล้ว) การที่ ผู้ใช้งานจะเลือกติดตั้งแบบที่ 1 นี้ ก็ต่อเมื่อผู้ใช้งานได้มีการใช้โปรแกรม Versionเก่าอยู่ก่อนแล้ว เมื่อติดตั้งโปรแกรมใหม่กว่า ก็จะต้องทำการ Updateฐานข้อมูลเดิมให้ใช้กับ Version ใหม่ได้ แบบที่ 2 “New Installation with example data” (ข้อมูลใหม่มีผังบัญชี แบบฟอร์ม และข้อมูลบริษัท ตัวอย่าง) การที่ผู้ใช้งานจะเลือกติดตั้งแบบที่ 2 นี้ ก็ต่อเมื่อ ต้องการทดลองบันทึกเอกสาร ต่างๆ หรือต้องการดูการกำหนดค่าในฐานข้อมูลจากบริษัทตัวอย่าง แบบที่ 3 “New Installation with default forms and chart of account” (ข้อมูลใหม่แบบมีผัง บัญชีและแบบฟอร์มงบตัวอย่าง) ผู้ใช้งานควรจะเลือกการติดตั้งแบบที่ 3 นี้ก็ต่อเมื่อมีความ เข้าใจในการใช้งานโปรแกรมพอสมควรแล้ว และต้องการที่จะเริ่มทำงานจริง แบบที่ 4 “New Installation with default forms but without chart of account” (ข้อมูลใหม่แบบ ข้อมูลว่างทั้งหมด) การติดตั้งแบบที่ 4 นี้ ผู้ใช้งานจะต้องทำการสร้างข้อมูลผังบัญชี แบบฟอร์ม พิมพ์แบบฟอร์มงบการเงินใหม่ทั้งหมด 7. เมื่อเลือกติดตั้งฐานข้อมูลแบบใดแล้ว โปรแกรมก็จะระบุว่าให้เก็บข้อมูลไว้ที่ใด โดยสามารถเลือก ตำแหน่งที่จะจัดเก็บข้อมูลได้ ถ้าเลือกวิธีติดตั้งฐานข้อมูลแบบที่ 3 ซึ่งเป็นฐานข้อมูลเบื้องต้นที่โปรแกรมเตรียม ไว้ให้ ในชื่อบริษัท “ยังไม่ระบุเจ้าของ” อยู่ในโฟลเดอร์(Folder) FMDATA หากต้องการเก็บข้อมูลไว้ในส่วนที่ โปรแกรมแนะนำ (C:\SMARTBIZ.WIN\FMDATA) ให้คลิกที่ปุ่ม OK (ภาพที่ 2-24) ภาพที่ 2-24 หน้าต่างแสดงข้อความว่าต้องการติดตั้งฐานข้อมูลไว้ที่ใด 8. เมื่อระบุว่าให้เก็บข้อมูลไว้ที่ใดแล้ว ถ้าเคยมีการลงโปรแกรมไปแล้วก่อนหน้า จะมีหน้าต่างแจ้งให้ทราบ ว่ามีข้อมูลแล้ว ต้องการลบข้อมูลเดิมแล้วลงข้อมูลใหม่หรือไม่ คลิกเลือกปุ่ม “Yes” (ภาพที่ 2-25) รอ จนกระทั่งปรากฏหน้าต่างเสร็จสิ้นการติดตั้ง (ภาพที่ 2-26)

26 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 2-25 หน้าต่างแจ้งให้ทราบว่ามีข้อมูลแล้ว ต้องการลบข้อมูลเดิมแล้วลงข้อมูลใหม่หรือไม่ ภาพที่ 2-26 หน้าต่างเสร็จสิ้นการติดตั้ง 9. โปรแกรมจะทำการสร้าง Shortcut ไว้ที่หน้า Desktop ให้อัตโนมัติ(ภาพที่ 2-27) เพื่อให้ผู้ใช้งาน สามารถเรียกใช้โปรแกรมได้สะดวก ภาพที่ 2-27 Shortcut โปรแกรม Smartbiz ที่สร้างไว้ที่หน้า Desktop 10. เมื่อจะเปิดใช้งานโปรแกรม ให้คลิกขวาที่ Shortcut จะปรากฏเมนู ดังภาพที่ 2-28 เลือก “Run as administrator” 11. จะมีหน้าต่าง Login ให้ใช้งานโปรแกรม ใส่ User Name : BIGBOSS และ Password : BIGBOSS (ภาพที่ 2-29) แล้วกดปุ่ม “Login”จะปรากฏหน้าต่างแสดงลิขสิทธิ์โปรแกรม (ภาพที่ 2-30) กดปุ่ม “Accept/ยอมรับ” ภาพที่ 2-28 หน้าต่างเมนู “Run as administrator” เริ่มเข้าใช้งานโปรแกรม

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 27 ภาพที่ 2-29 หน้าต่าง Login เข้าใช้งานโปรแกรม ภาพที่ 2-30 หน้าต่างแสดงลิขสิทธิ์โปรแกรม 12. ปรากฏหน้าต่าง “เลือก directory ข้อมูลของบริษัทที่ต้องการทำงาน” (ภาพที่ 2-31) การเริ่มเข้า ทำงานกับโปรแกรมครั้งแรก จะเลือก ชื่อบริษัท [ยังไม่ระบุเจ้าของ] ที่โฟลเดอร์“FMDATA” คลิกปุ่ม “Enter” จะปรากฏหน้าต่างโปรแกรม Smartbiz (ภาพที่ 2-32) เพื่อเข้าใช้งานโปรแกรมบัญชี ภาพที่ 2-31 หน้าต่างเลือก directory ข้อมูล ภาพที่ 2-32 หน้าต่างโปรแกรม Smartbiz เมื่อทำการติดตั้งโปรแกรมบัญชี Smartbiz แล้ว จะมีไฟล์โปรแกรมชื่อ SMARTBIZALL.WIN ซึ่งปกติจะ กำหนดไว้ที่ C:\Program Files\ SMARTBIZALL.WIN และไฟล์ข้อมูล “บริษัทยังไม่ระบุเจ้าของ” ในโฟลเดอร์ FMDATA ซึ่งหากต้องการจะยกเลิกหรือถอนการติดตั้งโปรแกรมก็ให้ลบ 2 ไฟล์นี้ออก clip video EP1 : การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz https://bit.ly/34fIbVn

28 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ สาเหตุของการติดตั้งโปรแกรมไม่ส าเร็จ หากติดตั้งโปรแกรมไม่สำเร็จอาจเกิดจากสาเหตุดังนี้ 1. เครื่องคอมพิวเตอร์(Hardware) หรือระบบปฏิบัติการ (OS) ไม่ตรงตาม System Requirement 2. มีการติดตั้งโปรแกรมป้องกันไวรัส (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรมป้องกันการรันอัตโนมัติ(Autorun) ฉะนั้น หากติดตั้งไม่สำเร็จ ให้ปิดโปรแกรมป้องกันไวรัส หรือโปรแกรมป้องกันการรันอัตโนมัติเสียก่อน 3. มีการกำหนดค่าที่ Windows ไม่ให้ Drive CDROM รันอัตโนมัติ ให้เข้าไปคลิกที่ Drive CDROM หรือเข้าไปคลิกที่ Setup.bat หรือ Setup.exe หรือ Dotnetsetup.bat ได้เลย 4. Window XP บางรุ่นไม่มี Visual Foxpro Library ดังนั้น ให้ติดตั้งโปรแกรม "Fox9Library.exe" ก่อน โดยเข้าไปที่ CDROM:\InstallFile\SetupFile\swprequirement\ 5. CDROM อาจมีปัญหา ให้ลองคัดลอก (copy) ไฟล์ทั้งหมด ไปไว้ในฮาร์ดดิส (Harddisk) ก่อน แล้ว ติดตั้งโปรแกรมจากฮาร์ดดิส โดยคลิกที่ไฟล์ Setup.exe หรือ Setup.bat 6. มีการกำหนดสิทธิ์ไว้ที่ Window ให้เป็น User Account แบบ Limited คือ ถ้า User Account นี้ Log in เข้า Windows จะไม่มีสิทธิ์ในการติดตั้งโปรแกรมใด ๆ 7. โปรแกรม Windows ที่ติดตั้งไว้แล้ว ไม่ได้ติดตั้งไว้ที่ Drive C:\WINDOWS 8. โปรแกรม Windows ติดตั้งแบบ Ghost ไม่ได้ Setup จากแผ่น Windows อาจทำให้เกิด Error เมื่อ เข้าโปรแกรม หรือเมื่อใช้งาน การแก้ไขปัญหากรณีโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกต้อง หากทำการติดตั้งโปรแกรมบัญชี Smartbiz แล้ว โปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกต้อง มีวิธีแก้ไข 2 วิธี ดังนี้ 1. เปลี่ยน System Location (กรณีที่เป็น Windows Thai) 1.1 เข้าไปที่ Control Panel และเข้าไปที่ Clock and Region (ภาพที่ 2-33) 1.2 ที่หน้าต่าง Region ในแท็ป Format เลือก Thai (Thailand) (ภาพที่ 2-34) 1.3 ที่หน้าต่าง Region ในแท็ป Administrative เลือก Change system locate (ภาพที่ 2-34) 1.4 ที่หน้าต่าง Region Setting ในแท็ป Current system locate เลือก Thai (Thailand) และเอาเครื่องหมาย ✓ ในกล่องสี่เหลี่ยมหน้า Beta : Use Unicode UTF-8 ... ออก แล้วกด OK (ภาพที่ 2-35) 1.5 ทำการ restart เครื่อง เพื่อ Reboot Windows ใหม่ 1.6 เมื่อเข้าโปรแกรมใหม่ก็จะแสดงภาษาไทย

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 29 ภาพที่ 2-33 หน้าต่าง Control Panel ภาพที่ 2-34 หน้าต่าง Clock and Region ภาพที่ 2-35 หน้าต่าง Region Settings

30 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 2. ติดตั้ง Fonts (กรณีที่ไม่ใช่ Windows Thai) 2.1 ติดตั้ง Font MS Sans Serif (ssee874.fon) ที่รองรับscript Thai (เนื่องจากไม่ใช่ Windows Thai จึงไม่มีscript thai) 2.2 ดับเบิ้ลคลิกไฟล์ ชื่อssee874.fon (ไฟล์นี้มีให้ download หรือจะ copy จาก c:\Windows\Fonts จาก เครื่องที่เป็น Windows Thai ได้) 2.3 แก้ไข Region (program non-unicode) เป็น thai (ทำตามวิธีที่ 1) ภาพที่ 2-36 หน้าต่าง Fonts การเข้าเมนูเพื่อใช้งานโปรแกรม และปุ่มฟงัก์ชั่นที่ส าคัญ การเข้าเมนู เพื่อใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz สามารถเลือกเข้าเมนูได้4 วิธีคือ 1. เข้าตาม Work Flow ที่โปรแกรมเตรียมให้ วิธีนี้เหมาะสำหรับผู้เริ่มใช้งานโปรแกรมประกอบด้วย Overview Flow แสดงภาพรวมการใช้งานโปรแกรมและ Work Flow ของ 8 ระบบหลัก ซึ่งจะเน้นการทำงาน ในขั้นตอนการเตรียมฐานข้อมูล การบันทึกยอดยกมาเมื่อเริ่มต้นใช้งานครั้งแรก และการบันทึกรายการค้า 2. เข้าตาม My WorkFlow คือ Work Flow ที่ผู้ใช้งานจัดทำขึ้นมาเองได้หรือได้รับการออกแบบมาจากที่ ปรึกษา หรือผู้วางระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ออกแบบไว้เพื่อทำงานเฉพาะ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถออกแบบ Work Flow เองได้ไม่จำกัดและออกแบบ Work Flow ได้หลายlevel ซึ่งการมีMy Work Flow จะช่วยลดการเรียนรู้ของพนักงาน ใหม่ทำให้พนักงานใหม่สามารถทำงานตามขั้นตอนที่ถูกต้องได้โดยเดินตาม My Work Flow ที่วางระบบเอาไว้ 3. เข้าตามMenu เหมาะกับการพิมพ์รายงานและ Export File ต่างๆ เนื่องจากโปรแกรมมีรายงาน ให้เลือกใช้จำนวนมาก อาจใส่ใน Work Flow แบบที่ 1 ได้ไม่หมด การเข้าเมนูมี2 ตำแหน่ง คือ 3.1 เมนูด้านล่างเป็นวิธีการเข้าแบบเมนูที่แนะนำให้ใช้ 3.2 เมนูด้านบน 4. เข้าโดยการค้นหาด้วยรหัสเมนู (Short cut) โดยการพิมพ์รหัสเมนู ที่ช่อง Search menu แล้ว กดปุ่มค้นหา วิธีนี้เป็นวิธีการเข้าเมนูที่รวดเร็วที่สุด

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 31 ภาพที่ 2-37 การเข้าเมนูเพื่อใช้งานโปรแกรมบัญชีSmartbiz โดยวิธีต่างๆ ปุ่มฟังก์ชั่นที่สำคัญ F2-แก้ไข เมื่อต้อการแก้ไขรายการที่บันทึกไปแล้ว F3-เพิ่ม เมื่อต้องการเพิ่มรายการใหม่ F5-พิมพ์ สั่งพิมพ์ Voucher ใบที่ทำรายการอยู่ F7-Link ใช้สำหรับเข้าไปดูเอกสารประกอบการลงบัญชีที่ทำมาจากระบบอื่น หรือเข้าไป บันทึกเอกสารเพิ่มเติม F9 การเปิดหน้าต่างเพื่อแก้ไขรายละเอียดอื่น F10-บันทึก เมื่อต้องการบันทึกรายการ F11 การเปิดใช้งานเครื่องคำนวณ (calculator) Esc การออกจากหน้าต่างที่ทำงานอยู่ หรือการออกจากโปรแกรม การคัดลอก (Copy) ข้อมูลเพื่อย้ายไปท าเครื่องอื่น และการน า ข้อมูลที่คัดลอกไว้มาใช้ การคัดลอกข้อมูล เพื่อย้ายไปทำเครื่องอื่น หรือจัดเก็บไว้ตำแหน่งอื่น และการนำข้อมูลที่คัดลอกไว้มาใช้ เป็นการ Backup ข้อมูลวิธีหนึ่ง แต่ทำได้รวดเร็วและง่ายกว่าการใช้Backup1 ในโปรแกรม สามารถทำได้โดย ไม่ต้องเข้าใช้งานโปรแกรม Smartbiz เช่น การคัดลอกข้อมูล เมื่อต้องการย้ายไปทำงานเครื่องอื่น การคัดลอก ข้อมูลเก็บไว้ก่อนจะติดตั้งโปรแกรม version ใหม่ โดยเลือกติดตั้งแบบ update ข้อมูลเดิม การคัดลอกข้อมูล เพื่อส่งให้สำนักงานบัญชีสำหรับโปรแกรมที่ไม่รองรับ Accounting Online แบบที่มีในโปรแกรม Smartbiz ซึ่งการคัดลอกข้อมูล จะทำเหมือนการคัดลอก folder ตามปกติดังนี้ 1. เปิดไดร์ฟที่เก็บข้อมูล 2. เลือก folder ชื่อบริษัทที่ต้องการคัดลอก 3. คลิกเมาส์ขวา เลือกคำสั่ง Copy 4. เปิดตำแหน่งที่จะใช้เก็บข้อมูล 5. คลิกเมาส์ขวา เลือกคำสั่ง Paste

32 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 2-38 ขั้นตอนการคัดลอกข้อมูลไปจัดเก็บไว้ตำแหน่งอื่น การบ ารุงรักษาข้อมูล เมนูการบำรุงรักษาข้อมูล (Maintenance Data System) เป็นเมนูสำหรับการทำสำเนาข้อมูล และ การนำข้อมูลกลับมาใช้เมื่อจำเป็น รวมทั้งการจัดเรียงข้อมูล และการสั่งให้โปรแกรมทำการคำนวณค่าสถิติต่างๆ ใหม่อีกครั้ง (ภาพที่ 2-39) ภาพที่ 2-39 หน้าต่างเมนูการบำรุงรักษาข้อมูล

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 33 1. การ Backup ข้อมูล เพื่อทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาข้อมูลไว้เป็นเรื่องสำคัญมาก และควรทำสม่ำเสมอต่อเนื่องเป็นประจำ เช่น ทำทุกสัปดาห์ หรือถ้าช่วง ใดที่มีการบันทึกข้อมูลมากเป็นพิเศษ ก็ควรทำสำเนาข้อมูลไว้ หรือที่เรียกว่า Backup Data และควรทำสำเนาไว้ในสื่อเก็บ ข้อมูลนอกเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ทำงาน เช่น ใส่ CD-ROM , Flash Drive เป็นต้น เพราะถ้าหากว่าเครื่องคอมพิวเตอร์เกิด ความเสียหาย เราจะได้มีสำเนาข้อมูลที่เก็บไว้ และนำข้อมูลมาทำงานต่อไปได้ ซึ่งถ้าทำสำเนาไว้เป็นประจำ ข้อมูลที่สำเนา ไว้ก็จะ Updateได้ใกล้เคียงกับข้อมูลในระบบมากยิ่งขึ้นด้วยวิธีการ Backup ข้อมูล มีขั้นตอน ดังนี้ 1.1 เข้าไปที่เมนู “บำรุงรักษาข้อมูล” 1.2 เข้าไปที่เมนู “BACKUP 1 – ป้องกันข้อมูลสูญหาย” 1.3 โปรแกรมจะให้ระบุที่เก็บข้อมูลชุดสำเนา โดยระบุชื่อ directory มาให้อัตโนมัติ ทั้งนี้เพื่อความรวดเร็วใน การ Backup ข้อมูล จะเก็บไว้ที่ฮาร์ดดิสที่ใช้งานก่อน แล้วจึงคัดลอกไปใส่ในสื่อเก็บข้อมูลอื่นนอกเครื่อง (ภาพที่ 2-40) ภาพที่ 2-40 หน้าต่างให้ระบุที่เก็บข้อมูลที่ทำสำเนา ควรจะตั้งชื่อ directory ที่จะเก็บข้อมูล เพื่อให้สะดวกในการจดจำ และการค้นหาข้อมูลที่ทำสำเนาไว้ เช่น ทำข้อมูลของวันที่ 01/01/2564 ก็ตั้งชื่อ directory เป็น 25640101 โดยเรียงด้วยปี พ.ศ. ตามด้วยเดือน และวันที่ โดยเข้าไประบุชื่อdirectory ที่เราต้องการดังภาพที่ 2-41 ภาพที่ 2-41 หน้าต่างระบุที่เก็บข้อมูลที่ทำสำเนาไว้ 1.4 หลังจากนั้นโปรแกรมจะทำการ Backup ข้อมูลให้ และจะแสดงข้อความให้ทราบว่า ได้ทำการ Backup ข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว เราก็จะคัดลอก ข้อมูลใน directory ทั้งหมดไว้ในแผ่น CD-ROM หรือสื่อเก็บ ข้อมูลอื่น โดยอย่าลืมเขียนวันที่ทำสำเนาไว้ด้วย จะได้ไม่สับสนเมื่อจำเป็นต้องนำกลับมาใช้ภายหลัง 2. การ Restore ข้อมูลกลับมาใช้เมื่อจำเป็น การนำข้อมูลที่เคย Backup กลับมาใช้ เรียกว่า Restore Data จะทำเมื่อข้อมูลในระบบเสียหาย ไม่สามารถ ใช้งานได้ และจำเป็นต้องนำข้อมูลที่เคย Backup ไว้ชุดล่าสุดกลับมาใช้งาน โปรดระวังว่า จะได้ข้อมูลเท่าที่เคย Backup ไว้เท่านั้น ดังนั้นจึงควรมอบหมายให้ผู้ใช้งานที่มีความระมัดระวัง เป็นผู้รับผิดชอบในการทำเรื่องนี้ โดย กำหนดสิทธิการทำงานเมนูนี้ให้กับบุคคลที่มีหน้าที่นี้เท่านั้น ไม่ควรให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าไปทำงานได้ ซึ่งการ Restore ข้อมูลกลับมาใช้ มีขั้นตอน ดังนี้

34 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 2.1 เข้าไปที่เมนู “บำรุงรักษาข้อมูล” 2.2 เข้าไปที่เมนู “Restore1-เรียกข้อมูลจาก Backup 1” 2.3 โปรแกรมจะให้ระบุdirectory หรือสื่อที่เก็บข้อมูล Backup ที่จะนำมาใช้งาน 2.4 หลังจากนั้นโปรแกรมก็จะทำการ Restore ข้อมูลให้ และจะแสดงข้อความให้ทราบว่าได้ทำการ Restore ข้อมูลเสร็จเรียบร้อยแล้ว 3. การ REINDEX การ REINDEX เป็นการจัดเรียงข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลใหม่อีกครั้ง เพื่อให้เกิดความรวดเร็วในการดึง ข้อมูลต่างๆ มาใช้งาน และเพื่อตรวจสอบว่าฐานข้อมูลเสียหายหรือไม่ โดยปกติแล้วผู้ใช้งานควรใช้เมนู REINDEX สัปดาห์ละครั้งหรือทุกครั้งที่เข้าโปรแกรมก็ได้ ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูลที่ได้บันทึกเข้าไป 4. การ RECALCULATE – ประมวลผลข้อมูลสถิติ การ RECALCULATE เป็นการสั่งให้โปรแกรมทำการคำนวณค่าสถิติต่างๆ ใหม่อีกครั้ง มักใช้ในกรณีที่ เคยทำงานแล้วเครื่องแฮงค์ หรือเลิกงานไม่ถูกวิธี หรือบางครั้งขาดการ REINDEX ฐานข้อมูลนั้นนานๆ แล้ว ทำให้การเก็บข้อมูลไม่ถูกต้อง ก็จะมาทำงานที่เมนูนี้ก่อน แล้วจึงเรียกดูรายงานอีกครั้ง การ RECALCULATE ประกอบด้วยรายการต่างๆ ดังนี้ 4.1 ปรับปรุงข้อมูลบัญชีแยกประเภท (Recalculate all General Ledger Data) เป็นการ ปรับปรุงข้อมูลบัญชีแยกประเภท ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุงเฉพาะบางบัญชี หรือทั้งหมดก็ได้ 4.2 การปรับปรุงยอดหนี้ปัจจุบันของลูกหนี้ (Recalculate all A/R Transections) เป็นการปรับปรุง ยอดหนี้คงค้างของลูกหนี้รายตัว ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุงเฉพาะลูกหนี้บางราย หรือทั้งหมดก็ได้ 4.3 การปรับปรุงยอดหนี้ปัจจุบันของเจ้าหนี้ (Recalculate all A/P Transections) เป็นการปรับปรุง ยอดหนี้คงค้างของเจ้าหนี้รายตัว ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุงเฉพาะเจ้าหนี้บางราย หรือทั้งหมดก็ได้ 4.4 การปรับปรุงยอดคงคลังปัจจุบันและยอดต้นทุนขาย (Recalculate Stock and Cost) เป็น การปรับปรุงยอดสินค้าคงคลัง และยอดต้นทุนขาย ล่าสุดให้ใหม่ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุง สินค้าเฉพาะบางรายการ หรือทั้งหมดที่ต้องการโดยเรียงตามรหัสสินค้า หรือชื่อสินค้าก็ได้ 4.5 การปรับปรุงยอดค้างส่งใบสั่งซื้อ/ใบสั่งขาย (Recalculate Back orders) เป็นการปรับปรุง ยอดค้างส่งใบสั่งซื้อ (PO) หรือยอดค้างส่งในสั่งขาย (SO) ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุง รายการไหน โดยระบุช่วงวันที่ที่ต้องการให้มีการคำนวณ 5. การ LOCK ข้อมูลห้ามแก้ไข และการยกเลิกการ LOCK ข้อมูล เป็นเมนูที่ใช้สั่งห้ามการเข้าทำงานในช่วงเวลาที่ถูก LOCK ไว้ การ LOCK ข้อมูลโดยทั่วไป มีจุดประสงค์ เพื่อต้องการไม่ให้ผู้อื่นเข้ามาเพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูล ในช่วงวันเวลาที่ LOCK ข้อมูลได้ เช่น ฝ่ายบัญชีทำการ ตรวจสอบบัญชีมาถึงสิ้นเดือนมีนาคม 2564 แล้ว ถ้าจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้ามาแก้ไขรายการบัญชีที่ทำการ ปรับปรุง และตรวจสอบไว้ดีแล้ว ก็ให้ทำการ LOCK ข้อมูลถึงวันที่ 31 มีนาคม 2564 มีขั้นตอน ดังนี้ 5.1 การ LOCK ข้อมูล ให้เข้าไปที่เมนู “บำรุงรักษาข้อมูล”เข้าไปที่เมนู“LOCK ข้อมูลห้ามแก้ไข” แล้วให้ใส่วันที่ที่ต้องการ LOCK ห้ามแก้ไข 5.2 การยกเลิกการ LOCK ข้อมูล ให้เข้าไปที่เมนู “บำรุงรักษาข้อมูล”เข้าไปที่เมนู “เปลี่ยนวันที่ LOCK ข้อมูล” แล้วเปลี่ยนวันที่ให้ถอยไปจนถึงวันที่ต้องการ เช่น เดิม LOCK ไว้ถึงวันที่ 31 มีนาคม 2564 แต่ ต้องการแก้ไขรายการในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ ก็ให้เปลี่ยนวันที่ LOCK ข้อมูลเป็นวันที่ 31 มกราคม 2564 เป็นต้น

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 35 กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่2 ความรู้เบื้องตน้เกยี่วกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 2 คำสั่ง จงทำเครื่องหมาย ✓ หน้าข้อความที่ถูก และทำเครื่องหมาย หน้าข้อความที่ผิด 1. ………….. โปรแกรม Smartbiz Accounting สามารถนำมาใช้บันทึกบัญชีของธุรกิจบริการได้ 2. ………….. โปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วยระบบย่อย 5 ระบบ ได้แก่ ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ และระบบสินทรัพย์ 3. ………….. การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting Version 10.6 ส่วนของโปรแกรมจะถูกติดตั้งในชื่อ FMDATA 4. ………….. ไฟล์ที่ใช้ในการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting คือ Setup.exe 5. ………….. User Nameสำหรับเปิดใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accountingครั้งแรกคือ ADMINISTRATOR 6. ………….. PASSWORD สำหรับเปิดใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting ครั้งแรก คือ BIGBOSS 7. ………….. การ BACKUP ข้อมูล คือ การเรียกข้อมูลที่สำเนาไว้กลับมาใช้ 8. ………….. การ RESTORE ข้อมูล คือ การเก็บข้อมูลไว้ใน CD-ROM 9. ………….. การ RECALAULATE คือ การจัดเรียงข้อมูลที่อยู่ในฐานข้อมูลใหม่อีกครั้ง 10. ……….. การ REINDEX ข้อมูล คือ การสั่งให้โปรแกรมทำการคำนวณค่าสถิติต่างๆ ใหม่อีกครั้ง • กิจกรรมเสริมทักษะ หน่วยที่ 2 คำสั่ง จงปฏิบัติดังต่อไปนี้ ให้ทำการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของนักศึกษา โดยเลือกการ ติดตั้งฐานข้อมูล แบบที่ 3 และเก็บข้อมูลไว้ที่ ไดร์ฟ D clip video EP1 : การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz https://bit.ly/34fIbVn 2. อธิบายวิธีการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ตามขั้นตอนที่นักศึกษาปฏิบัติในข้อ 1 ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................

36 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินผลการเรียนรู้ หนว่ยท ี่2 คำสั่ง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุด 1. ระบบใดต่อไปนี้ไม่ใช่ส่วนประกอบของโปรแกรม Smartbiz Accounting ก. ระบบตรวจสอบบัญชี ข. ระบบขาย ระบบจัดซื้อ ค. ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ง. ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร จ. ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 2. ข้อใดแสดงลำดับขั้นตอน การทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้ถูกต้อง ก. บันทึกยอดยกมา >บันทึกรายการค้า >กำหนดโครงสร้างองค์กร>บันทึกฐานข้อมูล ข. กำหนดโครงสร้างองค์กร>บันทึกฐานข้อมูล >บันทึกยอดยกมา >บันทึกรายการค้า ค. บันทึกรายการค้า >กำหนดโครงสร้างองค์กร>บันทึกฐานข้อมูล >บันทึกยอดยกมา ง. บันทึกฐานข้อมูล >กำหนดโครงสร้างองค์กร>บันทึกยอดยกมา >บันทึกรายการค้า จ. บันทึกฐานข้อมูล >บันทึกยอดยกมา >กำหนดโครงสร้างองค์กร >บันทึกรายการค้า 3. บริษัท กขค จำกัด ต้องการนำโปรแกรม Smartbiz Accounting มาใช้ในการบันทึกบัญชี โดยใช้ผังบัญชีที่โปรแกรม เตรียมไว้ให้ และไม่ต้องการดูข้อมูลบริษัทตัวอย่าง การติดตั้งในส่วนของฐานข้อมูลควรเลือกติดตั้งแบบใด ก. แบบที่ 1 “Update new version with retain existing data” ข. แบบที่ 2 “New Installation with example data” ค. แบบที่ 3 “New Installation with default forms and chart of account” ง. แบบที่ 4 “New Installation with default forms but without chart of account” จ. เลือกได้ทั้ง 4 แบบ 4. เดิมกิจการมีการใช้โปรแกรม Smartbiz Accounting Version 10.2 อยู่ถ้าต้องการเปลี่ยนเป็น Version 10.6 การติดตั้งในส่วนของฐานข้อมูลควรเลือกติดตั้งแบบใด ก. แบบที่ 1 “Update new version with retain existing data” ข. แบบที่ 2 “New Installation with example data” ค. แบบที่ 3 “New Installation with default forms and chart of account” ง. แบบที่ 4 “New Installation with default forms but without chart of account” จ. เลือกได้ทั้ง 4 แบบ 5. เมื่อทำการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ฐานข้อมูลของบริษัท “ยังไม่ระบุเจ้าของ” จะถูกเก็บไว้ ที่ Folder ในข้อใด ก. USER ข. FMDATA ค. Undefined ง. SMARTBIZ.WIN จ. SMARTBIZALL.WIN

ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting 37 6. ข้อใดเป็นสาเหตุที่ทำให้การติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ไม่สำเร็จ ก. ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 8 ข. มีการติดตั้งโปรแกรมป้องกันการ Autorun ค. กำหนดสิทธิ์ User Account แบบ Administrator ง. เครื่องคอมพิวเตอร์มี CPU speed 600 MHz จ. เครื่องคอมพิวเตอร์มีหน่วยความจำ (RAM) 256 Mb 7. กรณีใช้ระบบปฏิบัติการที่ไม่ใช่ Windows Thai หากทำการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting แล้ว โปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกต้อง ต้องติดตั้ง Font ข้อใดเพิ่มเติม ก. Prompt ข. CordiaUPC ค. AngsanaUPC ง. MS Sans Serif จ. TH SarabunPSK 8. วิธีการเข้าเมนูเพื่อใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting ที่เหมาะสำหรับผู้ที่เริ่มใช้งาน คือเข้าทางใด ก. Search menu ข. Menu ด้านข้าง ค. Menu ด้านล่าง ง. My work flow ที่จัดทำขึ้นเอง จ. Work flow ที่โปรแกรมเตรียมให้ 9. หากต้องการเปิดเครื่องคำนวณ (Calculator) ของโปรแกรม Smartbiz Accounting ต้องใช้ปุ่มฟังก์ชั่นใด ก. F2 ข. F3 ค. F9 ง. F10 จ. F11 10. ถ้าจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้ามาแก้ไขรายการบัญชีที่ทำการปรับปรุง และตรวจสอบไว้ดีแล้ว ต้องไปทำการ LOCK ข้อมูลที่เมนูใด ก. โครงสร้างองค์กร ข. บำรุงรักษาข้อมูล ค. ส่วนเพิ่มเติมระบบ ง. ระบบบัญชีแยกประเภท จ. ระบบรักษาความปลอดภัย

38 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินตนเองของผู้เรียน หนว่ยท ี่2 คำชี้แจง ตอนที่ 1 ให้ผู้เรียนประเมินผลการเรียนรู้ โดยเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องระดับคะแนน และ เติมข้อมูลตามความเป็นจริง แล้วเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องสรุปผล ระดับคะแนน 4 : ดีมาก 3 : ดี 2 : พอใช้ 1 : ควรปรับปรุง ตอนที่ 2 ให้ผู้เรียนนำคะแนนจากการทำแบบประเมินผลการเรียนรู้ประจำหน่วย มาเติมลงในช่องว่าง ตอนที่ 3 ให้ผู้เรียนสรุปว่าได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้ ตอนที่ 1 ผลการเรียนรู้ ระดับคะแนน สรุปผลตอนที่ 1 รายการ 4 3 2 1 1. ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหา 17 –20 = 4 (ดีมาก) 13 –16 = 3(ดี) 9 –12 = 2(พอใช้) <9 = 1 (ควรปรับปรุง) 2. ผู้เรียนได้ทำกิจกรรมสอดคล้องกับเนื้อหาและจุดประสงค์การ เรียนรู้ 3. ผู้เรียนได้เรียนและทำกิจกรรมที่ส่งเสริมกระบวนการคิด เกิด การค้นพบความรู้ 4. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง 5. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จและส่งตรง เวลา ตอนที่ 2 การประเมินผลหลังเรียน คะแนนเต็ม 10 คะแนน ทำได้.................คะแนน คิดเป็นร้อยละ................ ตอนที่ 3 ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้………………………………………………………………………………….. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………................................................................................................................... ........................ …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... .....................

การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 39 หน่วยที่ 3 การก าหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี สาระสำคัญ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องกำหนดโครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท สาขา ฝ่าย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบัญชี และข้อมูลสำคัญที่ได้แจ้งจดไว้กับกรมทะเบียนการค้า หรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็นธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการ คำนวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชีต้นทุนขาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อกำหนด แล้วจะมีผลกับการทำงานทั้งบริษัท ซึ่งค่าที่กำหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไขภายหลัง ไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมัดระวังในการบันทึก ควรปรึกษากับผู้วางระบบบัญชีของบริษัท หรือ ตรวจสอบจากเอกสารที่ได้จดทะเบียนไว้กับหน่วยงานราชการก่อนบันทึกลงไป สาระการเรียนรู้ 1. เมนูในการกำหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชี 2. การเพิ่มบริษัท การกำหนดข้อมูลบริษัทและนโยบายทางบัญชีที่สำคัญ สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 2. เพิ่มบริษัทใหม่ และกำหนดข้อมูลบริษัทและนโยบายทางบัญชีที่สำคัญตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายวิธีการเพิ่มบริษัทใหม่ และกำหนดข้อมูลบริษัทและนโยบายทางบัญชีที่สำคัญได้ 1.2 เลือกใช้เมนูในการกำหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชีได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 เพิ่มบริษัทใหม่ และกำหนดข้อมูลบริษัทและนโยบายทางบัญชีที่สำคัญได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต

40 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ เมนูในการก าหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชี ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องกำหนดโครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมูล เกี่ยวกับบริษัท สาขา ฝ่าย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบัญชี และข้อมูลสำคัญที่ได้แจ้งจดไว้กับกรมทะเบียน การค้าหรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็นธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุ วิธีการคำนวณราคาสินค้าคงเหลือ การบันทึกบัญชีต้นทุนขาย ซึ่งข้อมูลเหล่านี้จะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อ กำหนดแล้วจะมีผลกับการทำงานทั้งบริษัท ซึ่งค่าที่กำหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไข ภายหลังไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมัดระวังในการบันทึก ควรปรึกษากับผู้วางระบบบัญชีของบริษัท หรือตรวจสอบจากเอกสารที่ได้จดทะเบียนไว้กับหน่วยงานราชการก่อนบันทึกลงไป ซึ่งเมนูในการกำหนด โครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชี เป็นดังภาพที่ 3-1 ภาพที่ 3-1 เมนูในการกำหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชี

การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 41 การเพิ่มบริษทั การก าหนดขอ้มลูบรษิทัและนโยบายทางบัญชีที่ส าคัญ ก่อนเริ่มใช้งานในแต่ละระบบ จะต้องทำการเพิ่มชื่อบริษัท กำหนดข้อมูลประจำบริษัทและกำหนด นโยบายทางบัญชีที่มีผลในระดับบริษัท ดังนี้ 1. การเพิ่ม/แก้ไขรายชื่อบริษัท 1.1 เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร (ORGANIZATION STRUCTURE) เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อบริษัท หรือ เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร เปิด work flow Organization Structure เพิ่ม/แก้ไข รายละเอียดของบริษัท ภาพที่ 3-2 หน้าต่าง work flow ระบบโครงสร้างองค์กร (Organization Structure) 1.2 ปกติเมื่อติดตั้งโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะมีบริษัทให้แล้ว 1 บริษัท ชื่อว่า “ยังไม่ระบุเจ้าของ” ถ้าต้องการเพิ่มบริษัทใหม่ ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายชื่อบริษัท ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลบริษัทที่สร้างไว้แล้ว ให้เลือกชื่อบริษัทแล้วกดปุ่ม F2-แก้ไข 1.3 บันทึกรายละเอียดของบริษัท ในหน้าต่างๆ 1.4 กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อให้โปรแกรมเก็บรายละเอียดที่บันทึกเข้าเครื่อง ภาพที่ 3-3 หน้าต่าง เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อบริษัท

42 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 3-4 หน้าต่างรายละเอียดของบริษัท หน้าที่ 1 อธิบายการบันทึกหน้าที่ 1 เป็นการบันทึกข้อมูลทั่วไป เช่น รหัสบริษัท ชื่อบริษัท ที่อยู่ เป็นต้น มีหัวข้อที่สำคัญดังนี้ วันเริ่มรอบบัญชี วันเริ่มต้นของรอบระยะเวลาบัญชีที่บริษัทเคยระบุไว้เมื่อจัดตั้งบริษัท ปกติรอบ ระยะเวลาบัญชี คือ วันที่ 1 เดือนมกราคม จะบันทึกค่าวันเริ่มรอบบัญชี เป็น 01/01 (ใส่ เฉพาะวันและเดือน ที่เริ่มรอบบัญชี) (*วันเริ่มรอบบัญชี หากบันทึกรายการรายวันแล้ว ไม่สามารถแก้ไขได้ จึงควรตรวจสอบ ว่าได้แจ้งจดรอบบัญชีบริษัทกับกรมทะเบียนการค้าไว้เป็นแบบใด) วันที่เริ่มใช้ระบบ วันที่ยอดยกมาของข้อมูล (ไม่ใช่วันที่เริ่มใช้ซอฟท์แวร์นี้) ซึ่งมีได้ 2 ลักษณะ คือ 1. ยกยอดข้อมูลมา เริ่มงานต้นรอบบัญชีวันเริ่มใช้ระบบก็จะเป็น 01/01/25xx 2. ยกยอดข้อมูลมาไม่ใช่เริ่มต้นรอบบัญชี เช่น ยกยอดมา 01/11/25xx ดังนั้น วันเริ่มใช้ ระบบก็จะเป็น 01/11/25xx มักใช้เมื่อมีการทำงานไปแล้วบางส่วนจากระบบงานเดิม แล้วมาเริ่มใช้ซอฟท์แวร์นี้ และอาจไม่มีเวลาบันทึกรายการรายวันย้อนหลัง ก็จะทำการ สรุปยอดรายการทั้งหมดมาบันทึกครั้งเดียว (*วันที่เริ่มใช้ระบบ แม้จะบันทึกรายการรายวันแล้ว ยังทำการแก้ไขวันเริ่มใช้ระบบ ย้อนหลังได้ แต่แก้ไขให้วันที่เริ่มใช้ระบบเร็วขึ้นกว่าเดิมไม่ได้ เช่น สามารถแก้ไขวันที่เริ่ม ใช้ระบบ 01/11/63 ให้เป็น 01/01/63 ได้) ** หัวข้อตั้งแต่หน้า 2 เป็นต้นไป ผู้ใช้งานไม่จำเป็นต้องใส่รายละเอียดทั้งหมด เลือกแก้ไขเฉพาะค่าที่ ต้องการใช้งานในธุรกิจเท่านั้น สามารถเลือกใช้ค่าที่โปรแกรมกำหนดมาแล้วก็ได้**