การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 43 ภาพที่ 3-5 หน้าต่างรายละเอียดของบริษัท หน้าที่ 2 อธิบายการบันทึกหน้าที่ 2 จำนวนหลักตัวเลขสูงสุดที่ใช้แสดงในการบันทึกข้อมูล เป็นการกำหนดจำนวนหลักของตัวเลขเพื่อใช้ในการ บันทึกข้อมูลควรกำหนดค่าให้เหมาะสมสำหรับธุรกิจ หากกำหนดมากเกินไปก็จะทำ ให้หน้าต่างแสดงข้อมูลรายการอื่นได้น้อยลงไป การนับยอดสต๊อก ระบุวิธีการนับยอดสต๊อก มีให้เลือก 3 แบบ คือ ค่า 1 หมายถึง สินค้ารายการนี้ให้เริ่มนับยอดสต๊อก และไม่ให้มียอดสต๊อกติดลบ ถ้าไม่มี สินค้าก็จะทำการขายไม่ได้ ค่า 2 หมายถึง สินค้ารายการนี้ให้เริ่มนับยอดสต๊อก แต่ยอมให้มียอดสต๊อกติดลบได้ (ใช้ กรณีเริ่มต้นระบบงาน ไม่สามารถบันทึกรายการซื้อสินค้าเข้าได้ทันตามเอกสารซื้อ การกำหนดค่าแบบนี้ขอให้ใช้เป็นการชั่วคราว และเร่งทำการบันทึกเอกสารซื้อเข้าให้ ถูกต้องโดยเร็วที่สุด แล้วเปลี่ยนเป็นการนับยอดสต๊อกแบบที่ 1) ค่า 3 หมายถึง สินค้ารายการนี้ แม้จะทำการซื้อสินค้าหรือขายออกก็ตาม จะไม่มีผลต่อ ยอดสต๊อก (ใช้กรณีสินค้าชนิดที่เป็นงานบริการซึ่งเป็นสินค้าที่ไม่ต้องสนใจยอดสต๊อก) แผนก DEFAULT หมายถึง รหัสแผนก ที่ให้โปรแกรมดึงมาอัตโนมัติ เมื่อทำการบันทึกรายการ โดยทั่วไปจะกำหนดไว้ให้เป็นแผนกที่มักจะใช้บ่อยๆ หน่วยเงิน DEFAULT หมายถึง หน่วยเงินที่ให้โปรแกรมดึงมาอัตโนมัติ เมื่อทำการบันทึกรายการ ปกติจะ กำหนดไว้ให้เป็นหน่วยเงินบาท (กรณีใช้หน่วยเงินบาทไม่ต้องระบุที่ช่องนี้)
44 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 3-6 หน้าต่างรายละเอียดของบริษัท หน้าที่3 อธิบายการบันทึกหน้าที่ 3 (การกำหนดค่าที่เกี่ยวกับนโยบายบัญชีของบริษัทที่สำคัญ) วิธีคำนวณต้นทุนสินค้าและวัตถุดิบ ค่า F การคำนวณแบบเข้าก่อนออกก่อน หรือ FIFO ค่า A การคำนวณแบบเฉลี่ย หรือ Weight Average โปรแกรมจะคำนวณให้แบบ Moving Weight Average คือ คำนวณย้อนหลังไปให้แม้จะมีรายการย้อนหลังเกินกว่า 1 รอบ บัญชี ทำให้ได้ต้นทุนที่ละเอียดตามจริงมากที่สุด ค่า T การคำนวณแบบเฉพาะเจาะจง หรือ Specific Lot วิธีการลงบัญชีสินค้าสำเร็จรูปและวัตถุดิบ ค่า P การบันทึกบัญชีแบบต่อเนื่อง (Perpetual)* ค่า R การบันทึกบัญชีแบบสิ้นงวด (Periodic) หมายเหตุ : * การกำหนดเพิ่มเติมกรณีบันทึกบัญชีสินค้าสำเร็จรูปและวัตถุดิบ แบบต่อเนื่อง (Perpetual) เมื่อกำหนดรูปแบบการการบันทึกบัญชีสินค้าสำเร็จรูปและวัตถุดิบ แบบต่อเนื่อง (P) ที่หน้าที่ 3 แล้ว ให้ตรวจสอบการจับคู่หน้าที่บัญชีที่ต้องใช้งานแบบ Perpetual ที่ ระบบบัญชีแยกประเภท เมนู กำหนดหน้าที่ บัญชีตามสภาวะทั่วไป โดยจับคู่หน้าที่บัญชี “ส่วนลดรับ” กับ “บัญชีสินค้าสำเร็จรูป” ดังภาพที่ 3-7
การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 45 ภาพที่ 3-7 การจับคู่หน้าที่บัญชี “ส่วนลดรับ” กับ “บัญชีสินค้าสำเร็จรูป” กรณีบันทึกบัญชีสินค้าสำเร็จรูปแบบต่อเนื่อง ภาพที่ 3-8 หน้าต่างรายละเอียดของบริษัท หน้าที่ 4 อธิบายการบันทึกหน้าที่ 4 กรณีที่มีการขออนุมัติใช้แบบพิมพ์คอมพิวเตอร์แทนใบต่อแบบ ภ.ง.ด.3,53 ของสรรพากร ให้ใส่เลขที่ วันที่ หนังสือที่ได้รับอนุมัติจากสรรพากร ชื่อผู้จ่ายเงิน และตำแหน่งผู้จ่ายเงิน เพื่อใช้แสดง ในรายงาน การกำหนดค่าเพื่อใช้ในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา กรณีสินทรัพย์ลงบัญชีที่สมุดรายวัน (Asset Voucher Which Journal) เป็นการกำหนดสมุดรายวัน เพื่อให้โปรแกรมบันทึกรายการรายวันให้อัตโนมัติ หลังจากสั่งคำนวณค่า เสื่อมราคาสินทรัพย์ในระบบสินทรัพย์
46 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 3-9 หน้าต่างรายละเอียดของบริษัท หน้าที่ 5 อธิบายการบันทึกหน้า 5 จำนวนหลักตัวเลขสูงสุดที่ใช้แสดงในรายงาน เป็นการกำหนดจำนวนหลักของตัวเลขเพื่อใช้ในการพิมพ์ รายงาน ควรกำหนดให้เหมาะสมกับธุรกิจ หากกำหนดมากเกินไปก็ทำให้รายงานแสดงข้อมูล รายการอื่นได้น้อยลง เช่น ความกว้างของชื่อสินค้าเล็กลง แต่ถ้ากำหนดไว้น้อยเกินไป เมื่อพิมพ์ รายงานจะเห็นเป็นสัญลักษณ์ ***** ก็ให้มาขยายความกว้างของหลักตัวเลขที่นี่ ความยาวของรหัสในการออกรายงาน เป็นการกำหนดจำนวนหลักของรหัสฐานข้อมูลต่างๆ เพื่อใช้ในการพิมพ์ รายงาน สามารถกำหนดได้ตั้งแต่4ตัวอักษร จนถึงจำนวนหลักที่มากที่สุดของความกว้างของรหัส ฐานข้อมูลประเภทนั้นๆ โหมดสีในการพิมพ์รายงาน หากใช้เครื่องพิมพ์สี สามารถเลือกให้พิมพ์สีอื่นๆ ได้ นอกจากสีขาวดำ ภาพที่ 3-10 หน้าต่างรายละเอียดของบริษัท หน้าที่ 6 อธิบายการบันทึกหน้า 6 เป็นการกำหนดอัตราภาษีเงินได้นิติบุคคล ซึ่งกิจการสามารถแก้ไขอัตราภาษีตามนโยบายของรัฐบาล เพื่อให้โปรแกรมนำไปใช้ในการคำนวณต่อไป
การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 47 อธิบายเพิ่มเติมการเพิ่มบริษัทใหม่ 1. หลังจากที่กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อให้โปรแกรมบันทึกข้อมูลแล้ว โปรแกรมจะถามว่าเก็บข้อมูลไว้ที่ไหน ซึ่งปกติโปรแกรมจะทำการเก็บข้อมูลไว้ที่ C:\SMARTBIZ.WIN\(ชื่อบริษัทที่ตั้งไว้) แต่ผู้ใช้งานสามารถแก้ไข เปลี่ยนแปลงได้ ในที่นี้จะเก็บข้อมูลไว้ที่ D:\SMARTBIZ.WIN\บริษัท เอสทีวีซี-ปวส จำกัด ภาพที่ 3-11 หน้าต่างเลือกตำแหน่งในการเก็บข้อมูลบริษัทที่สร้างใหม่ 2. โปรแกรมจะให้ผู้ใช้งานเลือกว่าจะใช้ข้อมูลอะไรบ้างจากบริษัทที่จะเอามาเป็นต้นฉบับ หลังจากที่กด ปุ่ม OK แล้ว โปรแกรมจะขึ้นชื่อบริษัทที่จะนำมาเป็นต้นฉบับให้เลือก ภาพที่ 3-12 หน้าต่างเลือกบริษัทต้นฉบับ 3. คลิกเลือกชื่อบริษัทที่ต้องการใช้เป็นต้นฉบับ ในที่นี้คือ บริษัท (ยังไม่ระบุเจ้าของ) หลังจากเลือก บริษัทต้นฉบับแล้ว โปรแกรมจะทำการคัดลอกข้อมูล ให้รอจนกว่าโปรแกรมจะขึ้นข้อความที่มุมขวาด้านบน ว่า “เก็บข้อมูลแล้ว...เพิ่มได้อีกทันที” ภาพที่ 3-13 หน้าต่างเมื่อทำการเพิ่มบริษัทใหม่ 4. กด Esc เพื่อออกจากโปรแกรม *** เมื่อเพิ่มบริษัทใหม่เสร็จแล้ว ให้ทำการออกจากโปรแกรมทันที แล้วจึงเข้าอีกครั้ง *** คลิกเลือกชื่อบริษัทที่ใช้เป็นต้นฉบับ คลิกเลือกรายการที่จะคัดลอกมาจากบริษัทที่ใช้เป็นต้นฉบับ
48 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 5. เข้าโปรแกรมอีกครั้ง หากเข้าโปรแกรมแล้วไม่เห็นชื่อบริษัทที่เพิ่มไว้ ให้คลิกที่ (ลูกศรชี้1)และ เลือกชื่อบริษัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลูกศรชี้ 2) ก็จะปรากฏชื่อบริษัทที่เพิ่มไว้ขึ้นมาให้เลือก ทำการคลิกเลือก ชื่อบริษัทที่สร้างไว้ (ลูกศรชี้ 3) จะเห็นว่ามีบริษัทเพิ่มเข้ามา (ลูกศรชี้ 4) ซึ่งจะมีชื่อFolder ที่เก็บข้อมูล ซ้ำกับบริษัท ที่นำมาเป็นต้นฉบับ ให้เลือกชื่อบริษัท และชื่อ Folder ที่จะใช้งานให้ถูกต้อง หลังจากนั้นโปรแกรมจะทำการลบข้อมูล ของบริษัทที่ไม่เกี่ยวข้องออกให้ และเมื่อเข้าโปรแกรมในครั้งต่อไป ก็จะเหลือเพียงบริษัทที่จะใช้งานเท่านั้น ภาพที่ 3-14 หน้าต่างเลือกบริษัทที่ต้องการทำงาน 2. การเพิ่ม/แก้ไข รายละเอียดสาขา 2.1 เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร โครงสร้างองค์กร เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดสาขา หรือ เปิด work flow Organization Structure เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดสาขา 2.2 ถ้าบริษัทมีสำนักงานใหญ่แห่งเดียว ให้กดปุ่ม F2-แก้ไข เพื่อเข้าไปแก้ไขรายละเอียดสาขา “สำนักงานใหญ่” แต่ถ้ามีสาขาอื่นๆ ด้วย ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายชื่อสาขา 2.3 บันทึกรายละเอียดของสาขา รหัสสาขา ชื่อสาขา ที่อยู่ ฯลฯ 2.4 เมื่อบันทึกรายละเอียดครบแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าเครื่อง
การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 49 ภาพที่ 3-15 หน้าต่างรายละเอียดของสาขา หน้าที่ 1 อธิบายการบันทึกหน้า1 คลังซื้อหลัก ชื่อคลังสินค้าที่ให้โปรแกรมแสดงขึ้นมาให้อัตโนมัติ เมื่อมีการบันทึกซื้อสินค้าเข้า คลังขายหลัก ชื่อคลังสินค้าที่ให้โปรแกรมแสดงขึ้นมาให้อัตโนมัติ เมื่อมีการบันทึกขายสินค้าเข้า รูปแบบการ POST ค่า I หมายถึง เมื่อบันทึก Voucherแล้ว รายการดังกล่าวจะยังไม่ถูก POSTไปยังระบบบัญชีแยก ประเภททำให้ผู้ใช้งานสามารถตรวจสอบรายการให้เรียบร้อยก่อน POSTเพราะถ้า POSTแล้ว จะ เข้าไปแก้ไขรายการเดิมไม่ได้ ต้องใช้วิธีการบันทึกรายการปรับปรุง (เป็นรูปแบบที่แนะนำให้ใช้) ค่าว่าง หมายถึง เมื่อบันทึก Voucher แล้ว รายการดังกล่าวจะถูก POST ไปยังระบบบัญชี แยกประเภททันที ทำให้รายการนั้นไม่สามารถแก้ไขได้ ค่า X หมายถึง เมื่อบันทึกรายการจากโปรแกรม Front End เช่น บันทึก Invoice ขาย จาก ระบบขายจะยังไม่บันทึก Voucher ในระบบบัญชีแยกประเภท ต้องมีการเปลี่ยน รูปแบบการ POST ของรายการเหล่านี้ (ทั้งรูปแบบการ POST แบบ I และ X สามารถสั่ง POST รายการภายหลังได้ โดยจะมีรายการสำหรับ POST รายการรายวัน เพื่อสั่งให้ POST รายการเป็นช่วง (BATCH) หรือจะสั่ง POST ทีละ Voucher ก็ได้) สมุดบัญชีเงินฝาก (กรณีเช็คจ่าย) ใส่สมุดบัญชีเงินฝากธนาคารที่ใช้สำหรับจ่ายเช็คเป็นประจำ (จะบันทึกได้ ก็ต่อเมื่อบันทึกฐานข้อมูลสมุดบัญชีเงินฝากกระแสรายวันแล้ว) ภาพที่ 3-16 หน้าต่างรายละเอียดของสาขา หน้าที่ 2
50 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ อธิบายการบันทึกหน้า2 ใบนำฝากบันทึกบัญชีแบบ ค่า ว่าง หมายถึง ให้บันทึกบัญชีโดยใช้ยอดรวมของใบนำฝาก ค่า 1 หมายถึง ให้บันทึกบัญชีแบบแตกยอดเงินตามรายการเช็ค ค่า 2 หมายถึง ให้บันทึกบัญชีแบบแตกยอดเงินตามรายการเช็คและสมุดธนาคาร การอนุมัติเอกสารผ่านทาง Mail (Mobile Approve) ใบรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า ว่าง = ไม่ต้อง Approve , A = ต้อง Approve จึงจะค้นได้ บันทึกใบขอซื้อ ว่าง = ไม่ต้อง Approve , A = ต้อง Approve จึงจะค้นได้ ใบเสนอราคาขาย ว่าง = ไม่ต้อง Approve , A = ต้อง Approve จึงจะค้นได้ บันทึกใบสั่งซื้อสินค้า ว่าง = ไม่ต้อง Approve , A = ต้อง Approve จึงจะค้นได้ การแสดงการบันทึกบัญชี ค่า ว่าง หมายถึง แสดงเฉพาะระดับ Top และการบันทึกแบบ Periodic ค่า 1 หมายถึง แสดงเฉพาะระดับ Top และการบันทึกบัญชีทุกแบบ ค่า 2 หมายถึง แสดงทุกระดับ Top และการบันทึกบัญชีทุกแบบ ลงบัญชีเอกสารใบนำฝาก ค่า ว่าง หมายถึง ลงบัญชีแบบปกติ ค่า A หมายถึง ลงบัญชีค่าธรรมเนียมธนาคารที่เอกสารใบนำฝาก ระบุการกำหนดราคาในเอกสารซื้อ/ขาย ค่า ว่าง หมายถึง ใช้ราคาตามลำดับขั้นการกำหนดราคา ค่า 1 หมายถึง ใช้ราคาตามเอกสารอ้างอิง ภาพที่ 3-17 หน้าต่างรายละเอียดของสาขา หน้าที่ 3 อธิบายการบันทึกหน้า 3 กรณี Revalue ลงบัญชีที่สมุดรายวัน เป็นการกำหนดสมุดรายวัน เพื่อให้โปรแกรมบันทึกรายการรายวัน ให้อัตโนมัติ หลังจากสั่ง Revalue ใช้ในกรณีที่ใช้Multi Currency และต้องการทำการ Revalue ตอนสิ้นงวดบัญชี 3. การเพิ่ม/แก้ไข รายชื่อฝ่าย 3.1 เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร โครงสร้างองค์กร เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อฝ่าย หรือ เปิด Work Flow Organization Structure เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อฝ่าย
การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 51 3.2 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายชื่อฝ่าย 3.3 บันทึกรายละเอียดของฝ่าย เช่น รหัสฝ่าย ชื่อฝ่าย 3.4 เมื่อบันทึกรายละเอียดครบแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าเครื่อง ภาพที่ 3-18 หน้าต่างรายละเอียดของฝ่าย 4. การเพิ่ม/แก้ไข รายชื่อแผนก 4.1 เข้าที่ระบบ โครงสร้างองค์กร โครงสร้างองค์กร เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อแผนก หรือ เปิด Work Flow Organization Structure เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อแผนก 4.2 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายชื่อแผนก 4.3 บันทึกรายละเอียดของแผนก เช่น รหัสแผนก ชื่อแผนก รหัสฝ่าย 4.4 เมื่อบันทึกรายละเอียดครบแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อบันทึกข้อมูลเข้าเครื่อง ภาพที่ 3-19 หน้าต่างรายละเอียดของแผนก
52 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่3 การก าหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 3 ตอนที่ 1 จงทำเครื่องหมาย ✓ หน้าข้อความที่ถูก และทำเครื่องหมาย หน้าข้อความที่ผิด 1. …………….. วันเริ่มรอบบัญชี หมายถึง วันที่กิจการเริ่มมีรายการค้า 2. …………….. วันที่เริ่มใช้ระบบ หมายถึง วันเริ่มต้นของรอบระยะเวลาบัญชีที่บริษัทเคยระบุไว้เมื่อจัดตั้งบริษัท 3. …………….. วิธีการนับยอดสต๊อก โดยเลือกค่า 1 หมายความว่า สินค้ารายการนี้ เป็นสินค้าที่ไม่ต้องสนใจยอดสต๊อก 4. …………….. ถ้าต้องการให้คำนวณต้นทุนสินค้าและวัตถุดิบแบบเข้าก่อนออกก่อน จะต้องกำหนดค่าเป็น F 5. …………….. ถ้าต้องการบันทึกบัญชีสินค้าแบบสิ้นงวด จะต้องกำหนดค่าเป็น P 6. …………….. โดยปกติโปรแกรม Smartbiz จะเก็บข้อมูลการเพิ่มบริษัทใหม่ไว้ที่โฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN 7. …………….. การเลือกรูปแบบการ POST โดยใส่ค่า X หมายความว่า เมื่อบันทึก Voucher แล้ว รายการ ดังกล่าวจะถูก POST ไปยังระบบบัญชีแยกประเภททันที 8. …………….. การเพิ่มบริษัทใหม่ จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่เมนูโครงสร้างองค์กร 9. …………….. การแก้ไขรายละเอียดสาขา จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่เมนูโครงสร้างองค์กร 10. ………….. การเพิ่มรายชื่อแผนก จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบบัญชีแยกประเภท • กิจกรรมเสริมทักษะ หน่วยที่ 3 คำสั่ง จงปฏิบัติดังต่อไปนี้ บริษัท....(ชื่อนักศึกษา)....จำกัด ดำเนินธุรกิจจำหน่ายคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ไอที ได้ตัดสินใจนำ โปรแกรมบัญชี Smartbiz มาใช้ในงานบัญชี มีข้อมูลและนโยบายทางบัญชีที่สำคัญ ดังนี้ ข้อมูลประจำบริษัท มีดังนี้ รหัสบริษัท .....(รหัสนักศึกษา)…… ชื่อบริษัท บริษัท....(ชื่อนักศึกษา)....จำกัด ที่อยู่ 7/2 ถนนพระราม 2 แขวงแสมดำ เขตบางขุนเทียน กรุงเทพฯ 10150 โทรศัพท์ 0-2451-6677 โทรสาร 0-2897-1999 วันเริ่มรอบบัญชี 01/01 วันที่เริ่มใช้ระบบ 01/11/2563 เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 1112223334444
การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 53 อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม ประเภท 1 VAT 7% เลขที่ทะเบียนการค้า 123456789 Crystal User Account ใส่ e-mail address ของนักศึกษา คำนวณต้นทุนสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือ FIFO (First-in,First-out) การลงรายการบัญชีสินค้าและวัตถุดิบ Periodic (R) ข้อมูลเพิ่มเติม 1. กิจการต้องการควบคุมยอดสต๊อก และไม่ให้มีการขายสินค้าหากจำนวนสินค้าในระบบมีไม่เพียงพอ 2. หากมีการฝากเช็ค ให้โปรแกรมบันทึกบัญชีแบบแตกรายการตามเช็ค (ไม่ต้องแยกตามสมุดบัญชีเงินฝาก) 3. หากมีการจ่ายค่าธรรมเนียมเช็คต่างจังหวัด ให้ใส่ค่าธรรมเนียมเมื่อนำฝากเช็ค (30 บาท) และให้ ลงบัญชีค่าธรรมเนียมอัตโนมัติ 4. กรณี Revalue ลงบัญชีที่สมุดรายวันทั่วไป ให้ทำ 1. บันทึกข้อมูลบริษัท....(ชื่อนักศึกษา)....จำกัด ลงในโปรแกรมบัญชี Smartbiz โดยเก็บข้อมูลที่ ไดรฟ์D และคัดลอกข้อมูลต้นฉบับจากบริษัท “ไม่ระบุเจ้าของ” clip video EP2 : การเพิ่มบริษัทใหม่ https://bit.ly/3fIhJsQ 2. สรุปวิธีการเพิ่มบริษัท การกำหนดข้อมูลของบริษัท และนโยบายทางบัญชีที่สำคัญ ตามลำดับขั้นตอนที่ปฏิบัติ ................................................................................................................... .......................................................... ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................
54 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินผลการเรียนรู้ หนว่ยท ี่3 คำสั่ง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุด 1. การกำหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชีของกิจการ จะต้องเข้าทำงานที่เมนูใด ก. บำรุงรักษาข้อมูล ข. โครงสร้างองค์กร ค. ส่วนเพิ่มเติมระบบ ง. ระบบบัญชีแยกประเภท จ. ระบบรักษาความปลอดภัย 2. การเพิ่มชื่อบริษัทใหม่ จะต้องเลือกใช้เมนูใด ก. พิมพ์รายชื่อบริษัท ข. เพิ่มและแก้ไขผังบัญชี ค. เพิ่มและแก้ไขรายชื่อบริษัท ง. เพิ่มและแก้ไขทะเบียนสมุดรายวัน จ. เพิ่มและแก้ไขรายละเอียดของสาขา 3. โดยปกติโปรแกรม Smartbiz จะเก็บข้อมูลการเพิ่มบริษัทใหม่ไว้ที่โฟลเดอร์ในข้อใด ก. TEMP ข. FMDATA ค. CSGROUP ง. SMARTBIZ.WIN จ. SMARTBIZALL.WIN 4. บริษัท แพรวา จำกัด จดทะเบียนจัดตั้งบริษัทวันที่ 1 เมษายน 25X1 มีรอบบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรอง โดยทั่วไป มีรายการค้าเกิดขึ้นวันแรกเมื่อ 1กันยายน 25X1 ฝ่ายบัญชีทำการปิดบัญชีทุกสิ้นเดือน และจัดทำ งบการเงินรายไตรมาส เมื่อวันที่ 1สิงหาคม 25X2 บริษัทเริ่มนำโปรแกรม Smartbiz มาใช้บันทึกรายการบัญชี บริษัท แพรวา จำกัด จะต้องบันทึกรายการวันเริ่มรอบบัญชี ในข้อใด ก. วันที่ 1 มกราคม ข. วันที่ 1 เมษายน ค. วันที่ 1 กรกฎาคม ง. วันที่ 1 สิงหาคม จ. วันที่ 1 กันยายน 5. บริษัท กขค จำกัด จดทะเบียนจัดตั้งบริษัทวันที่ 1 กรกฎาคม 25X1 มีรอบบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่รับรอง โดยทั่วไป มีรายการค้าเกิดขึ้นวันแรกเมื่อ 1กันยายน 25X1 เมื่อวันที่ 1 พฤษภาคม 25X2 บริษัทเริ่มนำโปรแกรม Smartbiz มาใช้บันทึกรายการบัญชี บริษัท กขค จำกัด จะต้องบันทึกรายการวันเริ่มใช้ระบบ ในข้อใด ก. วันที่ 1 กรกฎาคม 25X1 ข. วันที่ 1 กันยายน 25X1 ค. วันที่ 1 มกราคม 25X2 ง. วันที่ 1 เมษายน 25X2 จ. วันที่ 1 พฤษภาคม 25X2
การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบัญชี 55 6. กรณีบันทึกบัญชีสินค้าแบบต่อเนื่อง จะต้องตรวจสอบการจับคู่หน้าที่บัญชีที่ต้องใช้งานที่เมนูใด ก. เพิ่ม/แก้ไขผังบัญชี ข. เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดของบริษัท ค. เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดของสาขา ง. กำหนดหน้าที่บัญชีตามสภาวะทั่วไป จ. กำหนดหน้าที่บัญชีตามสภาวะการณ์ 7. หากต้องการกำหนดรูปแบบการบันทึกบัญชี กรณีนำฝากเช็คแบบแตกรายการตามเช็ค จะต้องไปกำหนดที่เมนูใด ก. เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อฝ่าย ข. เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อแผนก ค. เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดของสาขา ง. เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดของบริษัท จ. เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดขององค์กร 8. การกำหนดให้ลงค่าธรรมเนียมธนาคารที่เอกสารใบนำฝาก จะต้องไปกำหนดที่เมนูใด ก. เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อฝ่าย ข. เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อแผนก ค. เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดของสาขา ง. เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดของบริษัท จ. เพิ่ม/แก้ไขรายละเอียดขององค์กร 9. การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายบัญชี เมื่อทำการบันทึกรายการรายวันไปแล้ว โปรแกรม ไม่อนุญาตให้กลับไปแก้ไขรายการข้อใด ก. วันเริ่มรอบบัญชี ข. วันเริ่มใช้ระบบ ค. การนับยอดสต๊อก ง. การตีราคาสินค้าสำเร็จรูปคงเหลือ จ. การบันทึกบัญชีสินค้าสำเร็จรูป 10. ธุรกิจที่มีการนับยอดสินค้าคงเหลือในการกำหนดนโยบายบัญชี คือข้อใด ก. ให้เช่ารถยนต์ ข. จัดอบรมสัมมนา ค. จัดวางระบบบัญชี ง. บริการอินเตอร์เน็ต จ. จำหน่ายโทรศัพท์เคลื่อนที่
56 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินตนเองของผู้เรียน หนว่ยท ี่3 คำชี้แจง ตอนที่ 1 ให้ผู้เรียนประเมินผลการเรียนรู้ โดยเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องระดับคะแนน และ เติมข้อมูลตามความเป็นจริง แล้วเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องสรุปผล ระดับคะแนน 4 : ดีมาก 3 : ดี 2 : พอใช้ 1 : ควรปรับปรุง ตอนที่ 2 ให้ผู้เรียนนำคะแนนจากการทำแบบประเมินผลการเรียนรู้ประจำหน่วย มาเติมลงในช่องว่าง ตอนที่ 3 ให้ผู้เรียนสรุปว่าได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้ ตอนที่ 1 ผลการเรียนรู้ ระดับคะแนน สรุปผลตอนที่ 1 รายการ 4 3 2 1 1. ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหา 17 –20 = 4 (ดีมาก) 13 –16 = 3(ดี) 9 –12 = 2(พอใช้) <9 = 1 (ควรปรับปรุง) 2. ผู้เรียนได้ทำกิจกรรมสอดคล้องกับเนื้อหาและจุดประสงค์การ เรียนรู้ 3. ผู้เรียนได้เรียนและทำกิจกรรมที่ส่งเสริมกระบวนการคิด เกิด การค้นพบความรู้ 4. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง 5. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จและส่งตรง เวลา ตอนที่ 2 การประเมินผลหลังเรียน คะแนนเต็ม 10 คะแนน ทำได้.................คะแนน คิดเป็นร้อยละ................ ตอนที่ 3 ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้………………………………………………………………………………….. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………................................................................................................................... ........................ …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………......................................................................................................... .................................. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………............................................................................................................ ...............................
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 57 หน่วยที่ 4 การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ สาระสำคัญ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ต้องมีการสร้างฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ก่อน เนื่องจาก ขณะที่เราบันทึกข้อมูลแต่ละระบบ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบลูกหนี้ และระบบเจ้าหนี้ เป็นต้น ต้องมีการ เลือกฐานข้อมูลมาใช้งาน จึงต้องมีการสร้างฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ไว้ก่อน แต่ฐานข้อมูลบางระบบสามารถ เพิ่มเติมขณะบันทึกข้อมูลได้โดยขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูลทุกระบบ เมื่อเข้าระบบที่ต้องการสร้างฐานข้อมูล แล้วเลือกเมนูฐานข้อมูล หรือ เปิด work flow แล้วคลิกปุ่ม Setup Master Files สาระการเรียนรู้ 1. การสร้างฐานข้อมูลของระบบบริหารสินค้าคงคลัง 2. การสร้างฐานข้อมูลของระบบซื้อ และระบบเจ้าหนี้ 3. การสร้างฐานข้อมูลของระบบขาย และระบบลูกหนี้ 4. การสร้างฐานข้อมูลของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 5. การสร้างฐานข้อมูลของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 6. การสร้างฐานข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภท สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 2. สร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายวิธีการสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 สร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต
58 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะต้องมีการสร้างฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ก่อน เนื่องจาก ขณะที่เราบันทึกข้อมูลแต่ละระบบ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบลูกหนี้ และระบบเจ้าหนี้ เป็นต้น ต้องมีการ เลือกฐานข้อมูลมาใช้งาน จึงต้องมีการสร้างฐานข้อมูลไว้ก่อน แต่ฐานข้อมูลบางระบบสามารถเพิ่มเติมขณะ บันทึกข้อมูลได้ โดยขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูลทุกระบบ เมื่อเข้าระบบที่ต้องการสร้างฐานข้อมูลแล้ว เลือกเมนู ฐานข้อมูล หรือ เปิด work flow แล้วคลิกปุ่ม Setup Master Files 1. การสร้างฐานข้อมูลของระบบบริหารสินค้าคงคลัง เมื่อจะใช้งานระบบบริหารสินค้าคงคลัง ขั้นตอนแรกคือ การสร้างฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบ มี ขั้นตอนที่ต้องเข้าไปบันทึกรายการก่อนเริ่มทำการค้า โดยเข้าไปที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) ดังภาพที่ 4-1 ภาพที่ 4-1 หน้าต่างเข้าบันทึกข้อมูลสินค้าโดยใช้Work Flow ระบบบริหารสินค้าคงคลัง 1.1 การเพิ่มและแก้ไข รายชื่อสินค้าและวัตถุดิบ 1.1.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อสินค้า และวัตถุดิบ 1.1.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 1.1.3 บันทึกรายละเอียดของสินค้า ทั้ง 8 หน้า ตามลำดับ 1.1.4 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ Setup Master Files ระบบบริหารสินค้าคงคลัง
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 59 ภาพที่ 4-2 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 1 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1 รหัส ใส่รหัสของสินค้า สามารถบันทึกได้ 20 ตัวอักษร ทั้งตัวเลข และตัวอักษรไทยอังกฤษ ชื่อไทย ชื่อสินค้าที่เป็นภาษาไทย (สามารถบันทึกได้ 50 ตัวอักษร) ชื่อย่อภาษาไทย ชื่อย่อของสินค้าที่เป็นภาษาไทย (จะมีประโยชน์ในการแสดงรายงาน เมื่อต้องการให้ แสดงเฉพาะชื่อย่อ) ชนิดสินค้า ชนิดของสินค้า เมื่อใช้ Hot Seek โปรแกรมจะแสดงชนิดสินค้ามาให้เลือก ราคาทุนมาตรฐาน ราคาทุนมาตรฐานหรือราคาซื้อของสินค้า โดยราคานี้จะปรากฏขึ้นมาเมื่อมีการซื้อสินค้า รายการนี้ หากไม่มีราคาซื้อที่เป็นมาตรฐานก็ไม่ต้องใส่ค่า รหัสกลุ่มสินค้า ใส่รหัสกลุ่มของสินค้า เมื่อใช้ Hot Seek จะมีหน้าต่างฐานข้อมูลของกลุ่มสินค้าขึ้นมา หากยังไม่มีการบันทึกฐานข้อมูลกลุ่มสินค้า ก็สามารถทำการเพิ่มที่หน้าต่างนี้ได้ทันที ชื่อกลุ่มสินค้า เป็นชื่อกลุ่มของสินค้า เมื่อกำหนดรหัสกลุ่มสินค้าแล้วชื่อสินค้าก็จะปรากฏขึ้นด้วย ราคาเป็นแบบภาษีแยกนอกหรือรวมใน ใส่ค่า Y หมายถึง เป็นราคาแบบคิดภาษีมูลค่าเพิ่มแยกต่างหาก ใส่ค่า N หมายถึง เป็นราคาที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว การนับยอดสต๊อก ระบุวิธีการนับยอดสต๊อก มีให้เลือก 4 แบบ คือ ใส่ค่า 1 หมายถึง สินค้ารายการนี้ให้เริ่มนับยอดสต๊อก และไม่ให้มียอดสต๊อกติดลบ ถ้า ไม่มีสินค้าก็จะทำการขายไม่ได้ ใส่ค่า 2 หมายถึง สินค้ารายการนี้ให้เริ่มนับยอดสต๊อก แต่ยอมให้สต๊อกติดลบได้ ใส่ค่า 3 หมายถึง สินค้ารายการนี้ แม้จะทำการซื้อเข้าหรือขายออกก็ตาม จะไม่มีผลต่อ ยอดสต๊อก ใส่ค่า 0 หมายถึง ให้ใช้วิธีการนับยอดสต๊อก เหมือนที่เคยกำหนดไว้ที่ฐานข้อมูลบริษัท
60 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ เป็นสินค้าเพื่อออกรายงานสินค้าคงเหลือด้วยหรือไม่ หมายถึง ต้องการให้สินค้าชนิดนั้นออกรายงานสินค้าคงเหลือ ถ้าใช่ให้ใส่ค่า Y เช่น สินค้าที่ส่งสรรพากร แต่ถ้าเป็นวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไปไม่ได้ส่งรายงานให้กับสรรพากร ก็ใส่ ค่า N ภาพที่ 4-3 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 2 อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 2 หน่วยนับมาตรฐาน ใส่หน่วยนับมาตรฐาน ซึ่งควรเป็นหน่วยที่เล็กที่สุด หน่วยซื้อส่วนใหญ่ ใส่หน่วยนับของสินค้าที่ซื้อเข้าเป็นส่วนใหญ่ หน่วยขายส่วนใหญ่ ใส่หน่วยนับของสินค้าที่ใช้ขายเป็นส่วนใหญ่ บัญชีซื้อสด* ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่น นอกเหนือจากบัญชีซื้อสด ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการ บัญชีซื้อเชื่อ* ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินเชื่อ และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่น นอกเหนือจากบัญชีซื้อเชื่อ ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการ บัญชีขายสด* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่น นอกเหนือจากบัญชีขายสด ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการ บัญชีขายเชื่อ* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่น นอกเหนือจากบัญชีขายเชื่อ ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการ หมายเหตุ : * ควรให้ผู้วางระบบบัญชี เป็นผู้กำหนดให้ ผู้ใช้งานควรใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปก่อน ภาพที่ 4-4 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 3
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 61 อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 3 ราคาขายมาตรฐาน ใส่ราคาขายมาตรฐานซึ่งสามารถกำหนดได้ 5 ราคา สำหรับหน่วยขายที่ต่างกัน บรรทัดแรกสุด เป็นราคาขายต่อหน่วยนับมาตรฐาน ส่วน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขาย ต่อหน่วยนับอื่น ราคาต่ำสุด ใส่ราคาขายต่ำสุด ตามหน่วยนับมาตรฐาน ห้ามขายต่ำกว่าราคาที่กำหนด ภาพที่ 4-5 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 4 อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 4 ราคาขาย A ใส่ราคาขายสำหรับเกรด A สำหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสุด เป็นราคาขายเกรด A เมื่อขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด A เมื่อขายที่หน่วยนับแบบอื่นๆ ราคาขาย B ใส่ราคาขายสำหรับเกรด B สำหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสุด เป็นราคาขายเกรด B เมื่อขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด B เมื่อขายที่หน่วยนับแบบอื่นๆ ภาพที่ 4-6 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 5
62 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 5 ราคาขาย C ใส่ราคาขายสำหรับเกรด C สำหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสุด เป็นราคาขายเกรด C เมื่อขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด C เมื่อขายที่หน่วยนับแบบอื่นๆ ราคาขาย D ใส่ราคาขายสำหรับเกรด D สำหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสุด เป็นราคาขายเกรด D เมื่อขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด D เมื่อขายที่หน่วยนับแบบอื่นๆ ภาพที่ 4-7 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 6 อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 6 หมายเหตุ 1-10 ใส่หมายเหตุประจำสินค้าแต่ละรายการที่ซ้ำๆ และต้องการ ให้โปรแกรมดึงไป อัตโนมัติ เมื่อทำการบันทึกเอกสารขาย เพื่อลดเวลาการคีย์หมายเหตุขณะออก เอกสารทุกครั้ง ภาพที่ 4-8 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 7 อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 7 ใส่รูปของสินค้าไว้ โดยต้องมีไฟล์ภาพของสินค้าเตรียมไว้ก่อน (นามสกุล BMP , JPEG ) มักใช้กับสินค้าที่ มีลักษณะเฉพาะ มูลค่าสูง อธิบายยาก จำเป็นต้องมีรูปภาพประกอบ หากต้องการใส่รูปภาพให้คลิกที่ เครื่องหมายกากบาท คำสั่ง “Load” หากต้องการยกเลิกรูปภาพนั้นให้คลิกที่เครื่องหมายกากบาท คำสั่ง “Clear”
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 63 หากใช้งานระบบ LAN ซึ่งมีผู้ใช้งานหลายคน จะต้องเก็บไฟล์รูปภาพไว้ที่ Saver ที่เก็บข้อมูล FORMULA ด้วย หากเก็บรูปภาพไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอยู่เครื่องเดียว จะทำให้ผู้ใช้งานคนอื่นไม่เห็นรูปภาพสินค้า ภาพที่ 4-9 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 8 อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 8 ใช้สำหรับบันทึกรายละเอียดสินค้ากรณีผลิตสินค้าเพื่อจำหน่าย 1.2 การเพิ่มและแก้ไขรายการกลุ่มสินค้า 1.2.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพิ่ม/แก้ไข รายการกลุ่มสินค้า 1.2.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 1.2.3 บันทึกรายละเอียดกลุ่มสินค้า ตามลำดับ 1.2.4 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 4-10 หน้าต่างบันทึกกลุ่มสินค้า อธิบายการบันทึกรายการ รหัส ใส่รหัสของกลุ่มสินค้า ชื่อไทย ใส่ชื่อกลุ่มสินค้า เป็นภาษาไทย ชื่อ (ภาษา 2) ใส่ชื่อกลุ่มสินค้า เป็นภาษาที่ 2
64 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ บัญชีซื้อสด* ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่น นอกเหนือจากบัญชีซื้อสด ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการ บัญชีซื้อเชื่อ* ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินเชื่อ และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่น นอกเหนือจากบัญชีซื้อเชื่อ ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการ บัญชีขายสด* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่น นอกเหนือจากบัญชีขายสด ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการ บัญชีขายเชื่อ* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่น นอกเหนือจากบัญชีขายเชื่อ ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการ หมายเหตุ * ควรให้ผู้วางระบบบัญชี เป็นผู้กำหนดให้ ผู้ใช้งานควรใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปก่อน 1.3 เพิ่มและแก้ไขรายการหน่วยนับของสินค้า 1.3.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพิ่ม/แก้ไข รายการหน่วยนับ 1.3.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 1.3.3 บันทึกรายละเอียดของหน่วยนับ ตามลำดับ 1.3.4 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 4-11 หน้าต่างฐานข้อมูลหน่วยนับ 1.4 เพิ่มและแก้ไขรายชื่อคลังสินค้า 1.4.1 เข้าไปที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพิ่ม/แก้ไข รายชื่อคลังสินค้า 1.4.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 1.4.3 บันทึกรายละเอียดของคลังสินค้า หรือคลังวัตถุดิบ ตามลำดับ 1.4.4 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 4-12 หน้าต่างฐานข้อมูลคลังสินค้า
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 65 อธิบายการบันทึกรายการ รหัส รหัสของคลังสินค้า ชื่อคลังไทย รหัสของคลังสินค้า เป็นภาษาไทย ชื่อคลัง (ภาษา 2) ชื่อคลังสินค้า เป็นภาษาที่ 2 ประเภทคลัง ค่า ว่าง หมายถึง คลังที่ใช้รับเข้าหรือซื้อขาย ใช้กับธุรกิจซื้อมาขายไป ค่า W หมายถึง เป็นคลังระหว่างทำ ใช้กับธุรกิจที่ทำการผลิต ค่า O หมายถึง คลังเบิกไปใช้ เช่น การคุมสต๊อกวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไป หรือธุรกิจผลิต 2. การสร้างฐานข้อมูลของระบบซื้อ และระบบเจ้าหนี้ เมื่อจะใช้งานระบบซื้อ หรือระบบเจ้าหนี้ ขั้นตอนแรกคือ การสร้างฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบ คือ การ เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อผู้จำหน่าย ฐานข้อมูล “เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อผู้จำหน่าย” ในระบบซื้อนี้ เป็นฐานข้อมูลเดียวกับ เมนู “เพิ่ม/แก้ไขทะเบียนเจ้าหนี้” ในระบบเจ้าหนี้ วิธีการทำงานเหมือนกัน ซึ่งผู้ใช้จะบันทึกข้อมูลที่ใดที่หนึ่ง ก็ได้ เพราะข้อมูลจะเชื่อมโยงถึงกันทั้ง 2 เมนู 2.1 เข้าที่ ระบบซื้อ หรือ เข้าที่ ระบบเจ้าหนี้ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพิ่มและแก้ไขรายชื่อผู้จำหน่าย 2.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 2.3 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างที่ 4-1 กิจการมีเจ้าหนี้ คือ บริษัท เอสวี จำกัด รหัสเจ้าหนี้ S01 ตั้งอยู่ที่ 16 ถนนอิสระภาพ เขตธนบุรี กรุงเทพฯ 10150เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 1002099991111สาขารหัส 00000 สำนักงานใหญ่ ทำการ บันทึกรายการดังภาพที่ 4-13 ถึง 4-16 ตามลำดับ ภาพที่ 4-13 หน้าต่างเข้าบันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย โดยใช้Work Flow ของระบบซื้อ หรือระบบเจ้าหนี้
66 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 4-14 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย หน้าที่ 1 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1 รหัส ใส่รหัสของผู้จำหน่าย (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ) ชื่อภาษาไทย ใส่ชื่อผู้จำหน่าย ภาษาไทย ชื่อย่อภาษาไทย ใส่ชื่อย่อผู้จำหน่าย เพื่อช่วยในการค้นหาขณะบันทึกรายการ ที่อยู่ภาษาไทย ใส่ที่อยู่ของผู้จำหน่าย ที่เป็นภาษาไทย ชื่อภาษา 2 ใส่ชื่อผู้จำหน่าย ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2 ชื่อย่อภาษา 2 ใส่ชื่อย่อของผู้จำหน่าย ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2 ที่อยู่ภาษา 2 ใส่ที่อยู่ของผู้จำหน่าย ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2 รหัสไปรษณีย์ ใส่รหัสไปรษณีย์ โทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรศัพท์ FAX ใส่หมายเลขโทรสาร ภาพที่ 4-15 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย หน้าที่ 2 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 2 เป็นนิติบุคคล ถ้าผู้จำหน่ายเป็นนิติบุคคลให้ใส่ค่า “Y” ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาให้ใส่ค่า “N” เลขผู้เสียภาษี เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ใช้ในรายงานส่งสรรพากร เช่น ภงด.53
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 67 เลขที่บัตรประชาชน หากเป็นบุคคลธรรมดาให้ใส่เลขที่บัตรประชาชน เพื่อใช้รายงานใน ภงด.3 รหัสบัญชี* ระบุรหัสบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชีที่ทำหน้าที่ “เจ้าหนี้การค้า” ที่อยู่ที่ใช้ติดต่อ ที่อยู่ภาษาไทย ที่อยู่ในการติดต่อหากไม่ตรงกับที่อยู่ในหน้าแรก ที่อยู่ภาษา 2 ที่อยู่ในการติดต่อหากไม่ตรงกับที่อยู่ในหน้าแรก ภาษาที่ 2 รหัส ปณ. ใส่รหัสไปรษณีย์ หมายเหตุใบรับวางบิล ใส่หมายเหตุที่จะให้แสดงในใบรับวางบิลเฉพาะของผู้จำหน่ายรายนี้ หมายเหตุภาษาไทย หมายเหตุอื่นๆ ที่ต้องการบันทึกเก็บไว้ หมายเหตุภาษา 2 หมายเหตุ ภาษา 2 Email Email Address ของผู้จำหน่าย หมายเหตุ * ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชีก่อนที่จะเปลี่ยนแปลง หรือใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมให้ไปก่อน ภาพที่ 4-16 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย หน้าที่ 3 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 3 เครดิตเทอม ระบุเครดิตเทอมที่ได้รับจากผู้จำหน่ายรายนี้ วงเงินเครดิต วงเงินเครดิตที่ได้รับจากผู้จำหน่ายรายนี้ ชื่อผู้ติดต่อ ผู้ที่ติดต่อประจำเมื่อต้องการติดต่อกับผู้จำหน่ายรายนี้ กำหนดวางบิล ใส่เงื่อนไขในการวางบิล กำหนดเก็บเงิน ใส่เงื่อนไขในการเก็บเงิน ชนิด VAT ผู้จำหน่ายรายนี้เป็นนิติบุคคล ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นแบบใด สาขาสำนักงานใหญ่หรือไม่ Y = ใช่ N = ไม่ใช่ รหัสสาขาในรายงานภาษี ระบุรหัสสาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษี ชื่อสาขาในรายงานภาษี ระบุชื่อสาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษี
68 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 3. การสร้างฐานข้อมูลของระบบขาย และระบบลูกหนี้ การสร้างฐานข้อมูลของระบบขาย เป็นการบันทึกฐานข้อมูลของระบบขาย แต่เมื่อบันทึกแล้วจะ เชื่อมโยงไปใช้กับระบบลูกหนี้ด้วย เช่น ฐานข้อมูลรายชื่อลูกค้าเมื่อบันทึกที่ระบบนี้แล้ว ก็จะไปเป็นฐานข้อมูล ของลูกหนี้ด้วย ขั้นตอนการสร้างฐานข้อมูลของระบบขาย เป็นดังนี้ 3.1 บันทึกรายชื่อลูกค้า 3.1.1 เข้าที่ ระบบขาย ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพิ่มและแก้ไข รายชื่อลูกค้า หรือ เข้าที่ ระบบลูกหนี้ ฐานข้อมูล เมนู เพิ่ม/แก้ไข ทะเบียนลูกหนี้ 3.1.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3.1.3 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์ ตัวอย่างที่ 4-2 กิจการมีลูกหนี้ คือ บริษัท สยามเทค จำกัด (มหาชน) รหัสลูกค้า C01 ตั้งอยู่เลขที่ 34 ถนนพระราม 5 เขตดุสิต กรุงเทพฯ 10300 เลขประจำตัวผู้เสียภาษี 1234010201111 สาขารหัส 00000 สำนักงานใหญ่ ทำการบันทึกรายการดังภาพที่ 4-17 ถึง 4-20 ตามลำดับ ภาพที่ 4-17 หน้าต่างเข้าบันทึกข้อมูลลูกค้า โดยใช้Work Flow ภาพที่ 4-18 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลลูกค้า หน้าที่ 1 เมนูเพิ่ม/แก้ไขรายชื่อลูกค้า Setup Master Files ระบบขาย เมนูเพิ่ม/แก้ไขรายชื่อลูกค้า Setup Master Files ระบบลูกหนี้
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 69 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1 รหัส ใส่รหัสของลูกค้า (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ) ชื่อภาษาไทย ใส่ชื่อลูกค้า ภาษาไทย ชื่อย่อภาษาไทย ใส่ชื่อย่อลูกค้า เพื่อช่วยในการค้นหาขณะบันทึกรายการ ที่อยู่ภาษาไทย ใส่ที่อยู่ของลูกค้า ที่เป็นภาษาไทย ชื่อภาษา 2 ใส่ชื่อลูกค้า ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2 ชื่อย่อภาษา 2 ใส่ชื่อย่อของลูกค้า ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2 ที่อยู่ภาษา 2 ใส่ที่อยู่ของลูกค้า ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2 รหัสไปรษณีย์ ใส่รหัสไปรษณีย์ โทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรศัพท์ FAX ใส่หมายเลขโทรสาร ภาพที่ 4-19 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลลูกค้า หน้าที่ 2 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 2 เลขผู้เสียภาษี เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า เพื่อใช้บันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย เป็นนิติบุคคล ? ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคลให้ใส่ค่า “Y” ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาให้ใส่ค่า “N” ชื่อผู้ติดต่อ ใส่ชื่อบุคคลเมื่อต้องติดต่อกับลูกค้ารายนี้ รหัสบัญชี* ระบุรหัสบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชีที่ทำหน้าที่ “ลูกหนี้การค้า” ที่อยู่ที่ใช้ติดต่อ ที่อยู่ภาษาไทย ที่อยู่ในการติดต่อหากไม่ตรงกับที่อยู่ในหน้าแรก ที่อยู่ภาษา 2 ที่อยู่ในการติดต่อหากไม่ตรงกับที่อยู่ในหน้าแรก ภาษาที่ 2 รหัส ปณ. ใส่รหัสไปรษณีย์ หมายเหตุใบวางบิล ใส่หมายเหตุที่จะให้แสดงในใบวางบิล หมายเหตุภาษาไทย หมายเหตุของลูกค้า ที่เป็นภาษาไทย หมายเหตุภาษา 2 หมายเหตุของลูกค้า ที่เป็นภาษาที่ 2 หมายเหตุ * ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชีก่อนที่จะเปลี่ยนแปลง หรือใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมให้ไปก่อน
70 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 4-20 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลลูกค้า หน้าที่ 3 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 3 กลุ่มลูกค้า ระบุรหัสกลุ่มลูกค้า ที่เคยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดึงชื่อกลุ่มลูกค้ามาให้อัตโนมัติ เขตลูกค้า ระบุรหัสเขตลูกค้า ที่เคยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดึงชื่อเขตลูกค้ามาให้อัตโนมัติ พนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขาย ที่เคยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดึงชื่อพนักงานขายมาให้อัตโนมัติ วงเงินเครดิต ใส่วงเงินเครดิตที่ให้กับลูกค้ารายนี้ เพื่อใช้ตรวจสอบวงเงินเครดิต BLACK LIST จัดเป็นลูกค้าที่อยู่ใน Blacklist หรือไม่ เครดิตเทอม ระบุเครดิตเทอมที่ให้กับลูกค้ารายนี้ เพื่อใช้ระบุในเอกสารขาย ใช้ราคาขายเกรด ลูกค้ารายนี้ จะใช้ราคาขายที่เคยกำหนดไว้ที่ฐานข้อมูลสินค้า ว่าเป็นราคาขายเกรดใด ศักยภาพ ลูกค้ารายนี้มีศักยภาพอยู่ในขั้นใด เช่น A = ศักยภาพดีเลิศ B = ดี C = ปานกลาง D = ค่อนข้างมีปัญหา กำหนดวางบิล ใส่เงื่อนไขในการวางบิล กำหนดเก็บเงิน ใส่เงื่อนไขในการเก็บเงิน วิธีชำระเงิน ใส่ค่า “Q” ถ้าส่วนใหญ่ชำระเป็นเช็ค ค่า “C” ถ้าส่วนใหญ่ชำระเป็นเงินสด และใส่ค่า “T” ถ้าส่วนใหญ่ชำระโดยการโอนเงินเข้าบัญชี สาขาสำนักงานใหญ่หรือไม่ Y = ใช่ N = ไม่ใช่ รหัสสาขาในรายงานภาษี ระบุรหัสสาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษี ชื่อสาขาในรายงานภาษี ระบุชื่อสาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษี 3.2 กำหนดราคาขายประจำลูกค้าแต่ละราย ในการขายสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า อาจจะมีราคาขายที่แตกต่างกันไปในลูกค้าแต่ละราย เช่น ลูกค้าที่ซื้อประจำ ลูกค้าที่มีการชำระเงินตรงเวลา จะได้ราคาพิเศษ โดยให้เป็นส่วนลดที่มากกว่าลูกค้าราย อื่นก็ได้ โดยจะกำหนดราคาขายและส่วนลดของลูกค้าแต่ละรายไว้ล่วงหน้า เพื่อลดความผิดพลาดในการให้ ส่วนลดแก่ลูกค้า
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 71 3.2.1 เข้าที่ ระบบขาย ฐานข้อมูล (Setup Master Files) กำหนดราคาขายประจำ ลูกค้าแต่ละราย (SET PRICE FOR EACH CUSTOMER) 3.2.2 เลือกลูกค้าที่จะกำหนดราคาขายและส่วนลดเป็นพิเศษ 3.2.3 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเลือกสินค้าที่จะกำหนดราคาและส่วนลดให้สำหรับลูกค้ารายนี้ 3.2.4 เมื่อบันทึกเสร็จแต่ละรายการสินค้าแล้ว ให้กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบ คอมพิวเตอร์ แล้วกลับไปทำรายการข้อ 3 เพื่อกำหนดราคาและส่วนลดของสินค้ารายการอื่นตามต้องการ จน ครบทุกรายการ เมื่อกลับมาที่หน้าต่างรายการสินค้าก็จะเห็นสินค้าที่เรากำหนดไปแล้ว ดังภาพที่ 4-24 ภาพที่ 4-21 หน้าต่างกำหนดราคาขายประจำลูกค้าแต่ละราย ภาพที่ 4-22 หน้าต่างรายการสินค้าที่จะกำหนดราคาขายและส่วนลดเฉพาะลูกค้า ภาพที่ 4-23 หน้าต่างบันทึกราคาขายของแต่ละรายการสินค้าสำหรับลูกค้าที่เลือกเข้ามา
72 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 4-24 หน้าต่างรายการสินค้าที่กำหนดราคาขายและส่วนลดแล้ว สำหรับลูกค้าที่เลือกเข้ามา 4. การสร้างฐานข้อมูลของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เมื่อจะใช้งานระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร จะเริ่มด้วยการสร้างฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบดังนี้ 4.1 การบันทึกรายชื่อธนาคาร 4.1.1 เข้าที่ระบบเช็คและบัญชีเงินฝาก ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพิ่ม/ แก้ไขรายชื่อธนาคาร 4.1.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 4.1.3 บันทึกรายละเอียดของธนาคาร 4.1.4 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 4-25 หน้าต่างบันทึกรายการธนาคาร 4.2 การบันทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝากและยอดยกมาต้นงวด 4.2.1 เข้าที่ระบบเช็คและบัญชีเงินฝาก ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพิ่ม/ แก้ไขบัญชีเงินฝาก 4.2.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 4.2.3 บันทึกรายละเอียดของสมุดบัญชีเงินฝาก 4.2.4 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ ตัวอย่างที่ 4-3 กิจการมีบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน (Current) รหัส 001 เลขที่บัญชี250-1-23456-7 ธนาคารกรุงไทย สาขารามคำแหง วันที่เปิดบัญชี01/01/55 ยอด Balance 296,400.00 บาท ณ วันที่ 01/11/63 ทำการบันทึกรายการดังภาพที่ 4-26 ถึง 4-28 ตามลำดับ
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 73 ภาพที่ 4-26 หน้าต่างเข้าบันทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝากโดยใช้Work Flow ระบบเช็ค ภาพที่ 4-27 หน้าต่างบันทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝาก หน้าที่ 1 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1 รหัส ใส่รหัสบัญชีเงินฝาก (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ) เลขที่บัญชี ใส่เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคาร ชื่อสมุด (ไทย) ใส่ชื่อสมุดบัญชีเงินฝากแต่ละเล่ม ชื่อสมุด (ภาษา 2) ใส่ชื่อสมุดบัญชีเงินฝากแต่ละเล่ม ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2 ธนาคาร ใส่รหัส / ชื่อธนาคารของสมุดบัญชี ใช้ Hot seek ค้นหาจากฐานข้อมูลธนาคาร ชื่อสาขาของธนาคาร ใส่ชื่อสาขาของธนาคาร ประเภทบัญชี S = Saving -ออมทรัพย์ C = Current -กระแสรายวัน F = Fixed -ฝากประจำ วันที่เปิดบัญชี ใส่วันที่เปิดบัญชีเงินฝาก ซึ่งอาจจะเปิดบัญชีเล่มนี้ไว้ก่อนมาใช้ระบบก็ได้ ยอดเงิน Balance ใส่ยอดเงินฝากยกมาต้นงวด ณ วันที่ที่ระบุในช่องถัดไป ณ วันที่ ใส่วันที่ของยอดเงินฝากธนาคารยกมา เมนูเพิ่ม/แก้ไขบัญชีเงินฝากธนาคาร ญ Setup Master Files ระบบเช็ค
74 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 4-28 หน้าต่างบันทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝาก หน้าที่ 2 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 2 รหัสแบบฟอร์มที่ใช้พิมพ์เช็คลำดับที่ 1-5 ระบุรหัสแบบฟอร์มพิมพ์เช็ค ที่เคยออกแบบไว้แล้ว ซึ่งอาจ กำหนดไว้หลายแบบ โดยมีให้กำหนดได้ถึง 5 แบบ รหัสแบบฟอร์มพิมพ์ (ใบนำฝากหน้าแรก) ระบุรหัสแบบฟอร์มพิมพ์ใบนำฝากหน้าแรกที่เคยออกแบบ รหัสแบบฟอร์มพิมพ์ (ใบนำฝากหน้าหลัง) ระบุรหัสแบบฟอร์มพิมพ์ใบนำฝากหน้าหลังที่เคยออกแบบ รหัสบัญชี(จากผังบัญชี) ใส่รหัสบัญชี ถ้ามีการทำรายการสมุดบัญชีเล่มนี้ กรณีใบนำฝาก ลงบัญชีที่สมุดรายวัน เมื่อบันทึกใบนำฝากจะให้บันทึกบัญชีที่สมุดรายวันเล่มใด กรณีกลับรายการเช็คจ่าย ลงบัญชีที่สมุดรายวัน* เมื่อนำเงินเข้าบัญชีสำหรับเช็คที่ได้จ่ายไป จะให้บันทึก บัญชีที่สมุดรายวันเล่มใด บัญชีเช็คจ่าย* กรณีเป็นบัญชีกระแสรายวัน เมื่อมีการจ่ายเช็ค จะให้บันทึกบัญชี หน้าที่ “เช็คจ่าย” ตรงกับบัญชีชื่ออะไรในผังบัญชี บัญชีเช็ครับ* กรณีเป็นบัญชีที่นำฝากเช็คเข้าบัญชีเงินฝาก จะให้บันทึกบัญชี หน้าที่ “เช็ครับ” ตรงกับบัญชีชื่ออะไรในผังบัญชี หัวข้อที่มีสัญลักษณ์ * ให้ใช้ตามค่าที่โปรแกรมขึ้นให้อัตโนมัติไปก่อน การเปลี่ยนแปลงค่านี้ควรทำโดยนักบัญชี 5. การสร้างฐานข้อมูลของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 5.1. การเพิ่มรายการสินทรัพย์ 5.1.1 เข้าที่ ระบบสินทรัพย์ ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เพิ่ม/แก้ไข รายการ สินทรัพย์ 5.1.2 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 5.1.3 บันทึกรายละเอียดของสินทรัพย์ตามต้องการ 5.1.4 กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 75 ตัวอย่างที่ 4-4 กิจการมีสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน คือ เครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมอุปกรณ์ รหัสสินทรัพย์ A001 เป็นสินทรัพย์ของแผนก <ไม่ระบุ> ราคาซื้อ 54,000 บาท วันที่ซื้อ 01/11/2555 วันเริ่มต้นคำนวณค่า เสื่อม 01/11/2557 วิธีการคำนวณค่าเสื่อมแบบเส้นตรง ความถี่ในการบันทึกบัญชีเดือนละครั้ง อัตราค่าเสื่อม 20% ต่อปี ราคาซาก 1.00 บาท ค่าเสื่อมราคาสะสมก่อนวันเริ่มคำนวณค่าเสื่อม 21,600 บาท ทำการบันทึก รายการดังภาพที่ 4-29 ถึง 4-33 ตามลำดับ ภาพที่ 4-29 หน้าต่างเข้าบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ โดยใช้Work Flow ระบบสินทรัพย์ ภาพที่ 4-30 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ หน้าที่ 1 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1 รหัสสินทรัพย์ ใส่รหัสของสินทรัพย์ที่กำหนด (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ) ชื่อสินทรัพย์(ไทย) ใส่ชื่อสินทรัพย์ที่กำหนด ชื่อสินทรัพย์(ภาษา 2) ใส่ชื่อสินทรัพย์ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2 Setup Master Files ระบบสินทรัพย์
76 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ เป็นสินทรัพย์ของแผนก ระบุแผนกที่ใช้สินทรัพย์นั้นอยู่ กรณีที่ทำ Cost Center ซึ่งโปรแกรมจะลงรายการ บัญชีแยกตามแผนกตามที่ระบุไว้ให้ด้วย รหัสบัญชีสินทรัพย์ หมายถึง รหัสบัญชีสินทรัพย์นั้น เช่น เก้าอี้ จัดอยู่ในบัญชีสินทรัพย์ชื่อ “บัญชีอุปกรณ์ สำนักงาน” รหัสบัญชีสินทรัพย์เดียวกันอาจจะมีสินทรัพย์ได้หลายรายการ และเมื่อ สั่งพิมพ์รายงานตารางค่าเสื่อมราคา โปรแกรมก็จะพิมพ์โดยเรียงตามรหัสบัญชี สินทรัพย์ที่ระบุไว้ที่นี่ Dr-บัญชีค่าเสื่อม ใส่รหัส หรือชื่อบัญชีที่ให้โปรแกรมเดบิตบัญชีค่าเสื่อมราคา Cr-บัญชีค่าเสื่อมสะสม ใส่รหัส หรือชื่อบัญชีที่ให้โปรแกรมเครดิตบัญชีค่าเสื่อมราคาสะสม ราคาตลาด ใส่ราคาของสินทรัพย์ตามท้องตลาดทั่วไป มักเป็นราคาจริงตามท้องตลาดขณะนั้น ราคาซื้อ ใส่ราคาที่ซื้อมา ซึ่งอาจจะไม่ใช่ราคาที่จะใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคาก็ได้ ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง ใส่ค่าใช้จ่ายที่เสียไปในการขนส่งสินทรัพย์นั้น ค่าติดตั้ง ใส่ค่าใช้จ่ายที่เสียไปในการติดตั้งสินทรัพย์ ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ใส่ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่นๆ ที่เสียไปเพื่อให้ได้สินทรัพย์มา ราคาซื้อ+ค่าใช้จ่าย ในส่วนนี้โปรแกรมจะคำนวณค่าใช้จ่ายต่างๆ ทั้งหมด แล้วนำผลรวมที่ได้มาไว้ให้เอง โดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าไปแก้ไขในส่วนนี้ได้ และจำนวนเงินของช่องนี้จะ เปลี่ยนแปลงไป ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงการบันทึกค่าใช้จ่ายในช่องใดช่องหนึ่ง ราคาซื้อหรือได้มา หมายถึง ราคาซื้อหรือได้มาที่ใช้แสดงในตารางค่าเสื่อม มูลค่าสินทรัพย์ ใส่มูลค่าของสินทรัพย์ที่ผู้ใช้ต้องการนำมาใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคา อาจเป็น ราคาที่เกิดจากการนำค่าใช้จ่ายส่วนต่างๆ มารวมด้วยก็ได้ หรือจะนำเฉพาะราคา มูลค่าสินทรัพย์จริงก็ได้ ภาพที่ 4-31 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ หน้าที่ 2
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 77 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 2 วันที่ซื้อ ใส่วันที่ซื้อหรือได้สินทรัพย์นั้นมา ซึ่งอาจจะไม่ใช่วันที่เริ่มคำนวณค่าเสื่อมราคาก็ได้ วันเริ่มคำนวณค่าเสื่อม ใส่วันที่จะให้โปรแกรมเริ่มคำนวณค่าเสื่อม เช่น วันที่ซื้อทรัพย์สินมาจริงคือ 01/11/2561 อาจจะเริ่มคำนวณค่าเสื่อมราคาวันที่ 01/11/2563 แต่โปรแกรมจะใส่ วันที่เริ่มใช้ระบบที่เคยระบุไว้ที่ฐานข้อมูลบริษัทให้ก่อน วิธีคำนวณค่าเสื่อม ถ้าใส่ค่า 1 คือ เลือกคำนวณโดยใช้วิธีเส้นตรง ถ้าใส่ค่า 2 คือ เลือกคำนวณโดยใช้วิธีลดน้อยถอยลง การลงบัญชีค่าเสื่อม หมายถึง การกำหนดการลงบัญชีค่าเสื่อมให้เป็นแบบ เดือนละครั้ง หรือ ปีละครั้ง อัตราค่าเสื่อม ใส่อัตราค่าเสื่อมราคา ที่ให้โปรแกรมใช้คำนวณมีทั้งแบบเปอร์เซ็นต์ต่อเดือน หรือ เปอร์เซ็นต์ต่อปี ก็ได้ ราคาซาก ใส่ราคาซากของสินทรัพย์ที่คาดว่าจะมีราคาเหลืออยู่เท่าใด ณ วันที่หมดอายุการใช้งาน มูลค่าสินทรัพย์หักราคาซากแล้วคำนวณค่าเสื่อม? ถ้าใส่ค่า ว่าง คือ ไม่หักราคาซาก ถ้าใส่ค่า 1 คือ หักราคาซาก ค่าเสื่อมสะสมก่อนวันเริ่มคำนวณค่าเสื่อม ใส่ค่าเสื่อมราคาสะสมก่อนที่จะมาใช้ซอฟท์แวร์ หรือบางครั้งอาจเป็นค่าเสื่อมราคา สะสมยกมาต้นรอบบัญชี บวกกับค่าเสื่อมราคาในงวดบัญชีปัจจุบันบางส่วน เช่น ใน กรณีที่จะเริ่มคำนวณค่าเสื่อมราคาไม่ตรงกับวันเริ่มใช้ระบบ วันที่ขายไป ใส่วันที่ขายสินทรัพย์นั้นไป ซึ่งจะใช้ในกรณีที่มีการจำหน่ายสินทรัพย์ออกไปเท่านั้น แต่ถ้าจำหน่ายสินทรัพย์นั้นแล้ว และมาใส่วันที่ขายสินทรัพย์ที่นี่ โปรแกรมจะหยุด การคำนวณนับจากวันที่ขายไป ราคาขาย ใส่ราคาขายที่จำหน่ายสินทรัพย์ออกไป สำหรับการบันทึกรายการบัญชีนั้น ผู้ใช้งาน ต้องทำการบันทึกรายการด้วยที่เมนู “ลงรายวัน” เลขที่เอกสารประกอบการขาย ใส่เลขที่ของเอกสารที่เกิดจากการขายสินทรัพย์นั้นๆ ภาพที่ 4-32 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ หน้าที่ 3
78 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ อธิบายการบันทึก หน้าที่ 3 เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินทรัพย์ แต่ไม่มีผลต่อการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ จะไม่ ระบุค่าก็ได้ ภาพที่ 4-33 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ หน้าที่ 4 อธิบายการบันทึก หน้าที่ 4 เป็นการเก็บภาพสินทรัพย์เข้าไปในระบบ ทำโดยใช้เมาส์คลิกที่ช่องสี่เหลี่ยม ในภาพที่ 4-33 - คลิกที่ Load เพื่อนำภาพสินทรัพย์เก็บเข้าระบบ - คลิกที่ Clear เพื่อลบภาพสินทรัพย์ที่เคยเก็บ ออกจากระบบ 6. การสร้างฐานข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภท 6.1 เพิ่มและแก้ไขผังบัญชี 6.1.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เพิ่มและแก้ไข ผังบัญชี 6.1.2 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 6.1.3 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 4-34 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดผังบัญชี อธิบายการบันทึกรายละเอียดผังบัญชี รหัส ใส่รหัสบัญชี ชื่อบัญชี (ภาษาไทย) ใส่ชื่อบัญชี
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 79 ชื่อบัญชี (ภาษา 2) ใส่ชื่อบัญชีที่เป็นภาษาที่ 2 หมวดบัญชี ให้เลือก A หรือ 1 = สินทรัพย์ , L หรือ 2 = หนี้สิน , C หรือ 3 = ทุน , R หรือ 4 = รายได้ , X หรือ 5 = ค่าใช้จ่าย , M หรือ 6 = ค่าใช้จ่ายในการผลิต ชนิดของบัญชี ถ้าใส่ค่า D หมายถึง บัญชีย่อย คือบัญชีที่ใช้ในการบันทึกรายการ ถ้าใส่ค่า G หมายถึง กลุ่มบัญชี จะเป็นการดึงค่ายอดรวมของบัญชีที่อยู่ใน กลุ่มนี้มาแสดง เมื่อสั่งพิมพ์รายงานเป็นกลุ่มบัญชี หรือเมื่อออกแบบงบการเงิน 6.2 สร้างแบบฟอร์มการบันทึกบัญชีเพื่อช่วยลงรายการซ้ำๆ 6.2.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เพิ่ม/ แก้ไขแบบฟอร์มการบันทึกบัญชีรูปแบบที่ใช้บ่อยๆ 6.2.2 ทำการเพิ่มรายการโดย กดปุ่ม F3-เพิ่ม 6.2.3 บันทึกรายละเอียดของแบบฟอร์มบัญชีที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVEเพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 4-35 หน้าต่างบันทึกแบบฟอร์มบัญชีที่ใช้บ่อย อธิบายการบันทึกรายละเอียดผังบัญชี รหัสแบบฟอร์ม ใส่รหัสของแบบฟอร์ม ชื่อแบบฟอร์ม ใส่ชื่อของแบบฟอร์ม ประเภทแบบฟอร์ม ใส่ค่า S ถ้าเป็นแบบฟอร์มบัญชี แบบทั่วไป ใส่ค่า A ถ้าเป็นแบบฟอร์มบัญชีแบบ Allocate (แยกตามแผนก) รายละเอียด (ส่วนหัว) ใส่รายละเอียดที่ใช้อธิบายรายการรายวัน
80 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ จำนวนเงินเดบิต/เครดิต ให้ใส่ค่า 1 ไว้เพื่อให้ทราบว่าบัญชีนั้นอยู่ด้านเดบิต หรือเครดิต หรือจะไม่ใส่ก็ได้ P ใช้สำหรับการกำหนดสัดส่วนของยอดเงินในการ Allocate ค่าใช้จ่าย แผนก ถ้ามีการ Allocate ค่าใช้จ่ายแตกเข้าแต่ละแผนก ก็ให้ใส่รหัสแผนกไว้ โปรแกรมจะ ทำการกระจายค่าใช้จ่ายให้เอง 6.3 การกำหนดหน้าที่ของบัญชีตามสภาวะทั่วไป 6.3.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานข้อมูล (Setup Master Files) กำหนด หน้าที่ของบัญชีตามสภาวะทั่วไป (MAPPING ACCOUNT CHART TO ACCOUNT FUNCTION) 6.3.2 เข้าไประบุรหัสบัญชี หรือชื่อบัญชีที่ตรงกับหน้าที่ ที่มีไว้ให้ 6.3.3 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 4-36 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไป ที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้ ปกติโปรแกรมจะกำหนดหน้าที่ของบัญชีตามสภาวะทั่วไป สำหรับกรณีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบ Periodic ไว้แล้ว ถ้าไม่มีการเพิ่มบัญชีในผังบัญชี ก็ไม่ต้องแก้ไขรายการอะไร แต่ถ้ามีการเพิ่มบัญชีในผังบัญชี เช่น ต้องการเพิ่มบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนขาย จะต้องดำเนินการดังนี้
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 81 (1) เพิ่มชื่อบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” ในผังบัญชีโดยเข้าทำงานที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพิ่มและแก้ไขผังบัญชี ภาพที่ 4-37 หน้าต่างเพิ่มและแก้ไขบัญชีในผังบัญชี (2) กำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไป โดยจับคู่ชื่อหน้าที่ “ค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนขาย” กับ ชื่อบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” ภาพที่ 4-38 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไป กรณีกิจการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบ Perpetual เมื่อทำการกำหนดวิธีการบันทึกบัญชีสินค้า คงเหลือ เป็นแบบ Perpetual ที่เมนูเพิ่มแก้ไขรายชื่อบริษัทแล้ว จะต้องแก้ไขการจับคู่หน้าที่บัญชีที่ต้องใช้งาน แบบ Perpetual ที่ เมนู “กำหนดหน้าที่บัญชีตามสภาวะทั่วไป” และจับคู่หน้าที่บัญชี “ส่วนลดรับ” กับชื่อ บัญชี “สินค้าสำเร็จรูป” ดังภาพที่ 4-39 ส่วนหน้าที่บัญชีอื่นๆ ได้แก่ ซื้อสด ซื้อเชื่อ และสินค้าส่งคืนและ ส่วนลด โปรแกรมจะจับคู่กับบัญชี “สินค้าสำเร็จรูป” ให้อัตโนมัติ จับคู่หน้าที่บัญชี “ค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุน ขาย” กับชื่อบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” เพิ่มบัญชี“ค่าขนส่งเข้า” ในผังบัญชี
82 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 4-39 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไป กรณีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Perpetual 6.4 การกำหนดหน้าที่ของบัญชีที่จะใช้งานในแบบเฉพาะ (สภาวการณ์) 6.4.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานข้อมูล (Setup Master Files) กำหนด หน้าที่ของบัญชีแยกตามสภาวการณ์ ภาพที่ 4-40 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของบัญชีแยกตามสภาวการณ์ 6.4.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 6.4.3 ใส่รหัสสภาวการณ์และชื่อสภาวการณ์ที่ต้องการ กรณีบันทึกบัญชีสินค้า คงเหลือแบบ Perpetual จับคู่หน้าที่บัญชี “ส่วนลดรับ” กับชื่อบัญชี “สินค้าสำเร็จรูป”
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 83 6.4.4 กำหนดรหัสบัญชี และชื่อบัญชี ตรงหน้าที่ที่ต้องการเปลี่ยนแปลง เช่น หน้าที่ “ขายเชื่อ” ตามสภาวการณ์ทั่วไป จะจับคู่กับบัญชี “ขายเชื่อ” แต่ต้องการที่จะเปลี่ยนเป็นบัญชี “ขายเชื่อ-ประเทศเมียน มาร์” ก็ให้เลื่อนไปที่หน้าที่ “ขายเชื่อ” และใส่รหัสบัญชีหรือชื่อบัญชี “ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร์” เข้าไป 6.4.5 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 4-41 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของบัญชีแยกตามสภาวการณ์ (ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร์) 6.5 การสร้างสมุดรายวัน ปกติโปรแกรมจะจัดเตรียมสมุดรายวันไว้ให้แล้ว 5เล่ม ได้แก่ สมุดรายวันทั่วไป (General Journal ; GJ) สมุดเงินสดจ่าย (Cash Purchase ; PC) สมุดเงินสดรับ (Cash Sales ; SC) สมุดซื้อเชื่อ Credit Purchase ; PD) และ สมุดขายเชื่อ (Credit Sales ; SD) ซึ่งผู้ใช้สามารถเพิ่มสมุดรายวันอื่นๆ ได้ หรือจะแก้ไขรหัส และชื่อของสมุด รายวันให้ตรงกับชื่อสมุดที่ใช้อยู่เดิมได้ แต่ไม่แนะนำให้ลบเล่มเอกสารออก เพราะอาจมีผลต่อการทำงานได้ เนื่องจากโปรแกรมมีการเชื่อมโยงข้อมูลบัญชีต่างๆ ไว้แล้ว เช่น สมุดรายวันทั่วไปมีการเชื่อมโยงกับระบบ สินทรัพย์ ในเรื่องของการบันทึกบัญชีค่าเสื่อมราคา เป็นต้น 6.5.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เพิ่มและแก้ไข ทะเบียนสมุดรายวัน 6.5.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม หรือ F2-แก้ไข 6.5.3 บันทึกรายละเอียดของสมุดรายวันที่ต้องการเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล
84 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 4-42 หน้าต่างเพิ่ม/แก้ไขชื่อสมุดรายวัน อธิบายการบันทึก รหัส ใส่รหัสสมุดรายวัน ชื่อสมุด (ภาษาไทย) ใส่ชื่อสมุดรายวัน ชื่อสมุด (ภาษา 2) ใส่ชื่อสมุดรายวันที่เป็นภาษาที่ 2 รหัสแบบฟอร์มบัญชี... เลือกแบบฟอร์มบัญชีที่ใช้บ่อย ที่ได้สร้างไว้ที่เมนู “แบบฟอร์มบัญชีที่ใช้บ่อย” รหัสแบบฟอร์มพิมพ์ เลือกแบบฟอร์มพิมพ์ที่ออกแบบไว้ที่เมนู “ออกแบบฟอร์มพิมพ์เอกสาร” ไว้แล้ว ลำดับที่ 1-2 ทั้งนี้ผู้ใช้งานสามารถเลือกแบบฟอร์มพิมพ์ไว้ได้หลายแบบฟอร์ม โดยให้ระบุ แบบฟอร์มที่ใช้บ่อยที่สุดอยู่เป็นลำดับที่ 1
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 85 กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่4 การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 4 คำสั่ง จงเติมคำในช่องว่างให้ถูกต้อง 1. การบันทึกรายการสินค้าที่บริษัทจำหน่าย จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ……………………………………….………. 2. การบันทึกรายชื่อผู้จำหน่าย จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ............................................................................. 3. การบันทึกรายชื่อลูกค้า จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ…………………………………………………………………........... 4. การบันทึกรายชื่อเจ้าหนี้ จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ…………………………………………………………………………. 5. การบันทึกรายชื่อลูกหนี้ จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ…………………………………………………………………………. 6. การบันทึกสมุดบัญชีเงินฝากธนาคาร จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ………………………………………………………. 7. การบันทึกรายการสินทรัพย์ จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ…………………………………………………………………… 8. การเพิ่มรายการผังบัญชี จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ………………………………………………............................. 9. การกำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไป จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ…………………………………… 10. ถ้าต้องการเพิ่ม/แก้ไขประเภทสมุดรายวันประจำบริษัท จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ….………………………. • กิจกรรมเสริมทักษะ หน่วยที่ 4 คำสั่ง จงปฏิบัติดังต่อไปนี้ 1. เปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัท....(ชื่อนักศึกษา)....จำกัด (กิจกรรมเสริมทักษะหน่วยที่ 3) ทำการสร้างฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ที่กำหนดให้ 2. สรุปวิธีการสร้างฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ตามลำดับขั้นตอนที่ปฏิบัติในข้อ 1 ต่อไปนี้เป็นฐานข้อมูลของบริษัท...(ชื่อนักศึกษา)...จำกัด (กิจกรรมเสริมทักษะหน่วยที่ 3) 1. รายการสินค้าที่บริษัทจำหน่าย รหัส สินค้า ชื่อสินค้า ชนิด สินค้า ราคาทุน มาตรฐาน กลุ่ม สินค้า หน่วยนับ ราคาขาย G01 DIGITAL TV สินค้าสำเร็จรูป 17,900 คอมพิวเตอร์และ อุปกรณ์ไอที เครื่อง 24,000 G02 TOUCH SCREEN MONITER 8,300 เครื่อง 16,000 G03 COMPUTER NOTEBOOK 22,900 เครื่อง 24,000 G04 DESKJET PRINTER 1,900 เครื่อง 4,500
86 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ clip video EP3 : การสร้างฐานข้อมูลสินค้า https://bit.ly/3wwTaWq 2.1 วิธีการสร้างฐานข้อมูลรายการสินค้าที่บริษัทจำหน่าย …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. รายชื่อผู้จำหน่าย/เจ้าหนี้ รหัส ชื่อผู้จำหน่าย ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี สาขา S01 บริษัท เอสวี จำกัด 16 ถนนอิสระภาพ เขตธนบุรี กรุงเทพฯ 10150 1002099991111 รหัส 00000 สำนักงานใหญ่ S02 บริษัท เอดิสัน จำกัด 12 ถนนวิภาวดี เขตดินแดง กรุงเทพฯ 10200 2312300001234 รหัส 00000 สำนักงานใหญ่ S03 บริษัท ฮวดหลี จำกัด 30 ถนนพระราม 6 เขตพญาไท กรุงเทพฯ 10400 9021200001234 รหัส 00000 สำนักงานใหญ่ S04 บริษัท นิติบุคคลอาคาร ชุด จำกัด อาคารอุทัย ชั้น 4 ถนนรามคำแหง เขตบางกะปิ กรุงเทพฯ 10240 8880111133456 รหัส 00000 สำนักงานใหญ่ S05 การไฟฟ้านครหลวง 30 ถนนเพลินจิต เขตปทุมวัน กรุงเทพฯ 10330 2345443567890 รหัส 00001 สาขาเพลินจิต S06 การประปานครหลวง 400 ถนนประชาชื่น เขตหลักสี่ กรุงเทพฯ 10210 3344556677889 รหัส 00002 สาขาประชาชื่น S07 บริษัท ทีโอที จำกัด (มหาชน) 89/2 หมู่ 3 ถนนแจ้งวัฒนะ เขตหลักสี่ กรุงเทพฯ 10210 1112223334445 รหัส 00000 สำนักงานใหญ่ clip video EP4 : การสร้างฐานข้อมูลผู้จำหน่าย https://bit.ly/3bQpgEE
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 87 2.2 วิธีการสร้างฐานข้อมูลรายชื่อผู้จำหน่าย/เจ้าหนี้ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. รายชื่อลูกค้า/ลูกหนี้ รหัส ชื่อลูกค้า ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษี สาขา C01 บริษัท สยามเทค จำกัด (มหาชน) 34 ถนนพระราม 5 เขตดุสิต กรุงเทพฯ 10300 1234010201111 รหัส 00000 สำนักงานใหญ่ C02 บริษัท ธงชัยเซอร์วิส จำกัด 44 ถนนสุขุมวิท อ.เมือง จ.ระยอง 20240 4567243099999 รหัส 00001 สาขาระยอง C03 บริษัท นวัตกรรมไทย จำกัด 999 ถนนรามคำแหง เขต หัวหมาก กรุงเทพฯ 10240 2123456714567 รหัส 00000 สำนักงานใหญ่ C04 บริษัท อินติเกรด จำกัด 56 ถนนพระราม 4 เขตสาทร กรุงเทพฯ 10120 5672345112233 รหัส 00000 สำนักงานใหญ่ C05 Myanmar Trading Co.Ltd. Naipyidaw , The Republic of union Myanmar - รหัส 00001 สาขาประเทศไทย clip video EP5 : การสร้างฐานข้อมูลลูกค้า https://bit.ly/3hTesJL 2.3 วิธีการสร้างฐานข้อมูลรายชื่อลูกค้า/ลูกหนี้ …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
88 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 4. สมุดบัญชีเงินฝากของบริษัท ที่ใช้ทำรายการกับธนาคาร 4.1 บัญชีเงินฝากกระแสรายวัน (Current) รหัส 001 เลขที่บัญชี 250-1-23456-7 ชื่อสมุด (บัญชีเงินฝาก) บริษัท ...(ชื่อนักศึกษา)... จำกัด (C) ธนาคาร/สาขา ธนาคารกรุงไทย สาขารามคำแหง ประเภทบัญชี C = Current วันที่เปิดบัญชี 01/04/60 ยอด Balance 296,400.00 บาท ณ วันที่ 01/11/63 รหัสบัญชี(จากผังบัญชี) เงินฝากกระแสรายวัน กรณีใบนำฝาก ลงบัญชีที่สมุดรายวัน GJ สมุดรายวันทั่วไป กรณีกลับรายการเช็ค ลงบัญชีที่สมุดรายวัน GJ สมุดรายวันทั่วไป บัญชีเช็คจ่าย เช็คจ่ายรอนำเงินเข้าบัญชี บัญชีเช็ครับ เช็ครับรอนำฝาก 4.2 บัญชีเงินฝากออมทรัพย์ (Saving) รหัส 002 เลขที่บัญชี 250-2-65432-1 ชื่อสมุด (บัญชีเงินฝาก) บริษัท...(ชื่อนักศึกษา)... จำกัด (S) ธนาคาร/สาขา ธนาคารกรุงไทย สาขารามคำแหง ประเภทบัญชี S = Saving วันที่เปิดบัญชี 01/04/60 ยอด Balance 31,000.00 บาท ณ วันที่ 01/11/63 รหัสบัญชี(จากผังบัญชี) เงินฝากออมทรัพย์ กรณีใบนำฝาก ลงบัญชีที่สมุดรายวัน GJ สมุดรายวันทั่วไป กรณีกลับรายการเช็ค ลงบัญชีที่สมุดรายวัน GJ สมุดรายวันทั่วไป บัญชีเช็คจ่าย เช็คจ่ายรอนำเงินเข้าบัญชี บัญชีเช็ครับ เช็ครับรอนำฝาก clip video EP6 : การสร้างฐานข้อมูลบัญชีธนาคาร https://bit.ly/2SwEp79
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 89 2.4 วิธีการสร้างฐานข้อมูลสมุดบัญชีเงินฝากของกิจการ ที่ใช้ทำรายการกับธนาคาร …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. รายการสินทรัพย์ รหัสสินทรัพย์ A001 ชื่อสินทรัพย์ เครื่องคอมพิวเตอร์พร้อมอุปกรณ์ เป็นสินทรัพย์ของแผนก <ไม่ระบุ> รหัสบัญชีสินทรัพย์ เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ Dr. บัญชีค่าเสื่อม ค่าเสื่อมราคาเครื่องคอมพิวเตอร์ Cr. บัญชีค่าเสื่อมสะสม ค่าเสื่อมราคาสะสม-เครื่องคอมพิวเตอร์ ราคาซื้อ 54,000.00 บาท ราคาที่ซื้อหรือได้มา 54,000.00 บาท มูลค่าสินทรัพย์ 54,000.00 บาท วันที่ซื้อ 01/11/2561 วันเริ่มต้นคำนวณค่าเสื่อม 01/11/2563 วิธีการคำนวณค่าเสื่อม เส้นตรง ความถี่ในการบันทึกบัญชี เดือนละครั้ง อัตราค่าเสื่อม 20% ต่อปี ราคาซาก 1.00 บาท ค่าเสื่อมราคาสะสมก่อนวันเริ่มคำนวณค่าเสื่อม 21,600 บาท clip video EP7 : การสร้างฐานข้อมูลสินทรัพย์ https://bit.ly/2SqZVui 2.5 วิธีการสร้างฐานข้อมูลรายการสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
90 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินผลการเรียนรู้ หนว่ยท ี่4 คำสั่ง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุด จากสถานการณ์ต่อไปนี้ใช้ตอบคำถามข้อ 1-5 บริษัท ABC จำกัด จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 25X1 และเริ่มนำโปรแกรมบัญชี Smartbiz มาบันทึกบัญชี วันที่ 1 เมษายน 25X2 1. บริษัท ABC จำกัด ต้องบันทึกรายชื่อผู้จำหน่าย ที่ระบบใด ก. ระบบเจ้าหนี้ ข. ระบบลูกหนี้ ค. ระบบสินทรัพย์ ง. ระบบบัญชีแยกประเภท จ. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง 2. บริษัท ABC จำกัด ต้องบันทึกรายชื่อลูกค้า ที่ระบบใด ก. ระบบซื้อ ข. ระบบขาย ค. ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ง. ระบบบัญชีแยกประเภท จ. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง 3. บริษัท ABC จำกัด ต้องบันทึกรายการที่ดินสิ่งก่อสร้างที่มีมาตั้งแต่เริ่มจัดตั้งบริษัท ที่ระบบใด ก. ระบบซื้อ ข. ระบบขาย ค. ระบบสินทรัพย์ ง. ระบบบัญชีแยกประเภท จ. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง 4. บริษัท ABC จำกัด ต้องบันทึกรายชื่อสินค้าคงเหลือ ที่ระบบใด ก. ระบบซื้อ ข. ระบบขาย ค. ระบบสินทรัพย์ ง. ระบบบัญชีแยกประเภท จ. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง 5. บริษัท ABC จำกัด ต้องบันทึกรายการเครื่องใช้สำนักงาน ที่ระบบอะไร ก. ระบบซื้อ ข. ระบบขาย ค. ระบบสินทรัพย์ ง. ระบบบัญชีแยกประเภท จ. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง
การสร้างฐานข้อมูลในแต่ละระบบ 91 6. การสร้างแบบฟอร์มการบันทึกบัญชีเพื่อช่วยลงรายการซ้ำๆ ต้องเริ่มเข้าที่ระบบอะไร ก. ระบบผังบัญชี ข. ระบบโครงสร้างองค์กร ค. ระบบบัญชีแยกประเภท ง. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง จ. ระบบรักษาความปลอดภัย 7. การกำหนดหน้าที่ของบัญชีแยกตามสภาวการณ์ ต้องเริ่มเข้าที่ระบบอะไร ก. ระบบผังบัญชี ข. ระบบโครงสร้างองค์กร ค. ระบบบัญชีแยกประเภท ง. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง จ. ระบบรักษาความปลอดภัย 8. ถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อสมุดรายวันของโปรแกรมบัญชี ให้เหมือนกับชื่อสมุดรายวันที่บริษัทใช้ต้องเริ่มเข้าที่ ระบบอะไร ก. ระบบผังบัญชี ข. ส่วนเพิ่มเติมระบบ ค. ระบบบัญชีแยกประเภท ง. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง จ. ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 9. วันที่ 1 เมษายน 25X1 บริษัท ไทยรุ่ง จำกัด เริ่มนำโปรแกรมบัญชี Smartbiz มาใช้ เมื่อทำการบันทึก รายชื่อผู้จำหน่ายลงในโปรแกรมแล้ว ข้อมูลจะถูกเชื่อมโยงไปยังระบบใด ก. ระบบขาย ระบบซื้อ ข. ระบบซื้อ ระบบเจ้าหนี้ ค. ระบบขาย ระบบลูกหนี้ ง. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ระบบลูกหนี้ จ. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ระบบเจ้าหนี้ 10. เมื่อกิจการบันทึกรายการขายสินค้าในระบบขายของโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะมีความสัมพันธ์ เชื่อมโยงกับระบบข้อใด ก. ระบบซื้อ ระบบเจ้าหนี้ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ข. ระบบบัญชีแยกประเภท ระบบสินทรัพย์ ระบบเจ้าหนี้ ค. ระบบลูกหนี้ ระบบสินทรัพย์ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ง. ระบบลูกหนี้ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ระบบบัญชีแยกประเภท จ. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ระบบสินทรัพย์ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร
92 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินตนเองของผู้เรียน หนว่ยท ี่4 คำชี้แจง ตอนที่ 1 ให้ผู้เรียนประเมินผลการเรียนรู้ โดยเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องระดับคะแนน และ เติมข้อมูลตามความเป็นจริง แล้วเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องสรุปผล ระดับคะแนน 4 : ดีมาก 3 : ดี 2 : พอใช้ 1 : ควรปรับปรุง ตอนที่ 2 ให้ผู้เรียนนำคะแนนจากการทำแบบประเมินผลการเรียนรู้ประจำหน่วย มาเติมลงในช่องว่าง ตอนที่ 3 ให้ผู้เรียนสรุปว่าได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้ ตอนที่ 1 ผลการเรียนรู้ ระดับคะแนน สรุปผลตอนที่ 1 รายการ 4 3 2 1 1. ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหา 17 –20 = 4 (ดีมาก) 13 –16 = 3(ดี) 9 –12 = 2(พอใช้) <9 = 1 (ควรปรับปรุง) 2. ผู้เรียนได้ทำกิจกรรมสอดคล้องกับเนื้อหาและจุดประสงค์การ เรียนรู้ 3. ผู้เรียนได้เรียนและทำกิจกรรมที่ส่งเสริมกระบวนการคิด เกิด การค้นพบความรู้ 4. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง 5. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จและส่งตรง เวลา ตอนที่ 2 การประเมินผลหลังเรียน คะแนนเต็ม 10 คะแนน ทำได้.................คะแนน คิดเป็นร้อยละ................ ตอนที่ 3 ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้………………………………………………………………………………….. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………......................................................................................................... .................................. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………............................................................................................................ ............................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... .....................