การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 93 หน่วยที่ 5 การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ สาระสำคัญ กิจการที่มีการดำเนินงานมาก่อนที่จะเริ่มนำโปรแกรมบัญชีมาใช้จะต้องทำการใส่ยอดยกมาต้นงวด ของบัญชีแยกประเภท เจ้าหนี้ ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ และเช็ค โดยจะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้ ระบบเพียงครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยัง ไม่ปิดงวดบัญชีก็ตาม บางครั้งผู้ใช้อาจไม่ได้เริ่มใช้งานโปรแกรมตรงกับวันที่เริ่มรอบบัญชีก็ได้ กรณีที่ผู้ใช้ยังหา ยอดยกมาจากรอบบัญชีก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อเริ่มทำงานก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้ แล้ว จึงค่อยย้อนกลับไปบันทึกรายการยอดยกมา สาระการเรียนรู้ 1. การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท 2. การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด 3. การบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวด 4. การบันทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด 5. การบันทึกเช็คยกมาต้นงวด สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 2. บันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายวิธีการบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 บันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.4 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต
94 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท การใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท จะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้ระบบเพียง ครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวด บัญชีก็ตาม บางครั้งผู้ใช้อาจไม่ได้เริ่มใช้งานตรงกับวันที่เริ่มรอบบัญชีก็ได้ เช่น เริ่มรอบบัญชีวันที่ 01/01 แต่ อาจเริ่มใช้โปรแกรมทำงานตอนกลางปี(1 มิถุนายน) ก็ให้ระบุวันเริ่มใช้ระบบเป็น 01/06 และเริ่มใส่ยอดยกมา ในวันนี้ โดยนำยอดยกไปของงบทดลองหลังปิดบัญชี หรืองบฐานะการเงิน ณ วันที่ 31 พฤษภาคม มาระบุลงไป กรณีที่ผู้ใช้ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชีก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อเริ่มทำงานไปก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้แล้ว จึงค่อยย้อนกลับมาบันทึกย้อนหลังไป ทำให้ผู้ใช้สามารถเริ่มงานใหม่ได้โดยไม่ต้องรอ ยอดยกมา 1. เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท ฐานข้อมูล บันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยก ประเภท หรือ เปิด Work Flow ระบบบัญชีแยกประเภท Set Balance Data ใส่ยอดยกมา เริ่มต้นตั้งบริษัทและสาขา 2. เลื่อนแถบสว่าง หรือใช้เม้าส์คลิกไปยังรายการบัญชีที่จะเข้าไปบันทึกรายการ 3. กดปุ่ม F2-แก้ไข เพื่อเข้าไปใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีนั้น 4. บันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชี ซึ่งอาจจะเป็นยอดยกมาด้านเดบิตหรือเครดิตก็ได้ 5. บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 5-1 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภททาง Work Flow Set Balance Data ระบบบัญชีแยกประเภท
การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 95 ภาพที่ 5-2 หน้าต่างรายการจากผังบัญชีเพื่อบันทึกยอดยกมาต้นงวด ภาพที่ 5-3 หน้าต่างบันทึกยอดยกมาต้นงวดแต่ละบัญชี การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีครั้งแรก หากเป็นธุรกิจที่ดำเนินกิจการมาแล้วจะมีเจ้าหนี้ที่ยังค้างชำระ หนี้อยู่จำนวนหนึ่ง จึงจำเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกเมื่อเริ่มใช้ระบบ เท่านั้น สำหรับยอดเจ้าหนี้ในงวดถัดๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดให้อัตโนมัติ การบันทึกยอดยกมาของเจ้าหนี้ จะบันทึกหลังจากออกเอกสารซื้อไปแล้วก็ได้ นั่นคือ เราสามารถเริ่ม ทำงานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของเจ้าหนี้ เพราะในความเป็นจริงเราจะไม่หยุดงานทั้งหมดเพื่อปิดบัญชี เจ้าหนี้เดิมให้เสร็จก่อนจึงเริ่มระบบใหม่
96 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ การบันทึกยอดยกมาต้นงวด เลือกบันทึกได้ 2 แบบ คือ วิธีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ที่ยังไม่ได้ถูกชำระหนี้ ตามที่มีทั้งหมด ข้อดี เห็นรายละเอียดว่า ยอดหนี้ที่ยกมาเกิดจาก Invoiceใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด ยอดเงินเท่าใด ข้อเสีย ถ้ามีปริมาณ Invoice ยกมาจำนวนมาก จะใช้เวลาในการบันทึกมาก วิธีที่ 2 ทำรายการรวมยอดหนี้ของเจ้าหนี้รายเดียวกัน บันทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1รายการ ข้อดี ใช้เวลาน้อย ในการบันทึกยอดยกมา ข้อเสีย จะไม่เห็นรายละเอียดว่ายอดหนี้ที่ยกมา เกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด เพราะเป็นการสรุปยอดหนี้ยกมา โดยใช้วันที่ก่อนวันเริ่มใช้ระบบวันเดียว (แนะนำให้ใช้วิธีที่ 1 หากจะเลือกใช้วิธีที่ 2 ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทว่าควร ใช้วิธีนี้หรือไม่ เพื่อให้การบันทึกบัญชีของธุรกิจเป็นไปอย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่ดี) การบันทึกรายละเอียดเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด มีดังนี้ 1. เข้าที่ ระบบเจ้าหนี้ ฐานข้อมูล เมนู บันทึก Invoice ซื้อยกมาต้นงวด หรือ เปิด Work Flow ระบบเจ้าหนี้ Set Balance Data เพิ่ม/แก้ไขข้อมูล Invoice ค้างชำระยกมา 2. เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน ในที่นี้เลือก “สำนักงานใหญ่” 3. เลือกประเภทเอกสารที่มียอดหนี้ยกมา เช่น - มี Invoice ซื้อเชื่อยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น BI - มี ใบลดหนี้ ซื้อเชื่อยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น BM - มี ใบเพิ่มหนี้ ซื้อเชื่อยกมา ก็จะใช้ประเภทเอกสารเป็น BX 4. เลือกเล่มเอกสาร ที่เคยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารที่เป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไว้เฉพาะ สำหรับรายการประเภทนี้ เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้ง่าย 5. กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 6. บันทึกรายละเอียดจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล 7. จากนั้นจะกลับมาที่หน้าต่างรายการ INVOICEซื้อยกมา หากมีรายการอื่นก็ให้ทำรายการเพิ่มเข้าไปจนครบ ภาพที่ 5-4 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดเจ้าหนี้ยกมาต้นงวดทาง Work Flow ระบบเจ้าหนี้ Set Balance Data ระบบเจ้าหนี้
การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 97 ภาพที่ 5-5 หน้าต่างรายการ INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด ภาพที่ 5-6 หน้าต่างบันทึก INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด การบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวด เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีครั้งแรก หากเป็นธุรกิจที่ดำเนินกิจการมาแล้วมีลูกหนี้ที่ยังค้างชำระอยู่ จำนวนหนึ่ง จำเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของลูกหนี้ยกมาต้นงวด ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกเมื่อเริ่มใช้ระบบเท่านั้น สำหรับยอดลูกหนี้ในงวดถัดๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดให้อัตโนมัติ การบันทึกยอดยกมาของลูกหนี้ จะบันทึกหลังจากออกเอกสารขายไปแล้วก็ได้ นั่นคือ เราสามารถเริ่ม ทำงานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของลูกหนี้ เช่นเดียวกับการบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด การบันทึกยอดลูกหนี้ยกมาต้นงวด เลือกบันทึกได้ 2 แบบ คือ วิธีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ที่ยังไม่ได้ถูกชำระหนี้ ตามที่มีทั้งหมด ข้อดี เห็นรายละเอียดว่า ยอดหนี้ที่ยกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด ยอดเงินเท่าใด ข้อเสีย ถ้ามีปริมาณ Invoice ยกมาจำนวนมาก จะใช้เวลาในการบันทึกมาก
98 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ วิธีที่ 2 ทำรายการรวมยอดหนี้ของลูกหนี้รายเดียวกัน บันทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ ข้อดี ใช้เวลาน้อย ในการบันทึกยอดยกมา ข้อเสีย จะไม่เห็นรายละเอียดว่ายอดหนี้ที่ยกมา เกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด เพราะ เป็นการสรุปยอดหนี้ยกมา โดยใช้วันที่ก่อนวันเริ่มใช้ระบบวันเดียว (แนะนำให้ใช้วิธีที่ 1 หากจะเลือกใช้วิธีที่ 2 ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทว่าควร ใช้วิธีนี้หรือไม่ เพื่อให้การบันทึกบัญชีของธุรกิจเป็นไปอย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่ดี) การบันทึกรายละเอียดลูกหนี้ยกมาต้นงวด” มีรายละเอียดดังนี้ 1. เข้าที่ ระบบลูกหนี้ ฐานข้อมูล เมนู บันทึก Invoice ขายยกมาต้นงวด หรือ เปิด Work Flow ระบบลูกหนี้ Set Balance Data เพิ่ม/แก้ไขข้อมูล Invoice ค้างชำระยกมา 2. เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน ในที่นี้เลือก “สำนักงานใหญ่” 3. เลือกประเภทเอกสารที่มียอดหนี้ยกมา เช่น - มี Invoice ขายเชื่อยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น SI - มี ใบลดหนี้ ขายเชื่อยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น SM - มี ใบเพิ่มหนี้ ขายเชื่อยกมา ก็จะใช้ประเภทเอกสารเป็น SX 4. เลือกเล่มเอกสาร ที่เคยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารที่เป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของ เอกสารไว้เฉพาะ สำหรับรายการประเภทนี้ เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้ง่าย 5. กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 6. บันทึกรายละเอียดจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล 7. จากนั้นจะกลับมาที่หน้าต่างรายการ INVOICEขายยกมา หากมีรายการอื่นก็ให้ทำรายการเพิ่มเข้าไปจนครบ ภาพที่ 5-7 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดลูกหนี้ยกมาต้นงวดทาง Work Flow ระบบลูกหนี้ Set Balance Data ระบบลูกหนี้
การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 99 ภาพที่ 5-8 หน้าต่างรายการ INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด ภาพที่ 5-9 หน้าต่างบันทึก INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด การบันทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด เมื่อสร้างฐานข้อมูลของระบบสินค้าคงเหลือแล้ว หัวข้อนี้จะเป็นการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของ สินค้าคงเหลือ ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกที่เริ่มใช้งานโปรแกรมเท่านั้น สำหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบัญชีถัดไป โปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองอัตโนมัติ การบันทึกยอดสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด มีขั้นตอนดังนี้ 3.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง บันทึก บันทึกปรับปรุงยอดสินค้า หรือ เปิด Work Flow ระบบบริหารสินค้าคงคลัง Set Balance Data ใบปรับยอด 3.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงานโดยกดปุ่ม ENTER 3.3 เลือกเล่มเอกสาร “ใบปรับยอด” ที่เคยสร้างไว้ที่ทะเบียนเล่มเอกสาร (โปรแกรมจะสร้างไว้ให้ แล้ว 1 เล่ม สามารถใช้ร่วมกับรายการปรับยอดทั่วไปได้)
100 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 3.4 จะเข้ามาที่รายการใบปรับยอด ให้ทำการเพิ่มรายการ โดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3.5 บันทึกวันที่เอกสารใบปรับยอดจะต้องเป็นวันที่ก่อนเริ่มใช้ระบบ 1วัน (หรือวันที่ตามงบแสดงฐานะ การเงิน) เช่น ถ้าเริ่มใช้ระบบวันที่ 01/11/63ก็จะต้องลงวันที่ในใบปรับยอดสินค้าเป็นวันที่ 31/10/63 ซึ่งเมื่อบันทึก วันที่แล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างแจ้งรูปแบบการ Post เป็น N คือ ไม่มีการบันทึกบัญชี (ภาพที่ 5-12) ให้คลิก OK 3.6 บันทึกรายการสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด โดยบันทึกจำนวนสินค้าในช่อง “จำนวนเพิ่ม” เสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 5-10 หน้าต่างเพื่อเข้าบันทึกรายการเอกสารใบปรับยอดทาง Work Flow ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ภาพที่ 5-11 หน้าต่างบันทึกรายการใบปรับยอด ภาพที่ 5-12 หน้าต่างแจ้งรูปแบบการ Post (ไม่มีการบันทึกบัญชี) Set Balance Data ระบบบริหาร สินค้าคงคลัง
การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 101 ภาพที่ 5-13 หน้าต่างบันทึกรายการสินค้าคงเหลือต้นงวด การบันทึกเช็คยกมาต้นงวด การบันทึกเช็คยกมาต้นงวดจะทำเพียงครั้ง แรกที่เริ่มใช้ระบบเท่านั้น เช่น เช็คจ่ายที่ลงวันที่ล่วงหน้า (เจ้าหนี้ยังไม่นำไปขึ้นเงิน) หรือเช็ครับยังไม่ถึงกำหนดนำฝาก มีขั้นตอนดังนี้ 1. เข้าระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร บันทึก บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก หรือเปิด WorkFlow ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร Set Balance Data จะเข้าไปที่เมนู “บันทึกการ เคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก” 2. จะเข้ามาที่หน้าต่างรายการเอกสารธนาคาร ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 3. บันทึกรายละเอียดเช็ครับ / เช็คจ่าย 4. บันทึกเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการเข้าระบบ ภาพที่ 5-14 หน้าต่างเพื่อเข้าบันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากทาง Work Flow ระบบเช็ค Set Balance Data ระบบเช็คและ เงินฝากธนาคาร
102 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 5-15 หน้าต่างบันทึกรายการเช็ครับยกมาต้นงวด
การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 103 กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่5 การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 5 คำสั่ง จงเติมคำในช่องว่างให้ถูกต้อง 1. การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ.......................................... 2. การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ......................................................................... 3. การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด จะต้องบันทึกที่เมนู........................................................................................ 4. การบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวด จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ.......................................................................... 5. การบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวด จะต้องบันทึกที่เมนู......................................................................................... 6. การบันทึกสินค้ายกมาต้นงวด จะต้องเริ่มเข้าทำงานที่ระบบ........................................................................... 7. การบันทึกสินค้ายกมาต้นงวด จะต้องบันทึกที่เมนู.......................................................................................... 8. กรณีมียอดเจ้าหนี้ยกมาที่มี INVOICE ซื้อเชื่อยกมา จะต้องเลือกใช้เอกสารประเภท....................................... 9. กรณีมียอดเจ้าหนี้ยกมาที่มี ใบลดหนี้ ซื้อเชื่อยกมา จะต้องเลือกใช้เอกสารประเภท....................................... 10. กรณีมียอดเจ้าหนี้ยกมาที่มี ใบเพิ่มหนี้ ซื้อเชื่อยกมา จะต้องเลือกใช้เอกสารประเภท................................... 11. กรณีมียอดลูกหนี้ยกมาที่มี INVOICE ขายเชื่อยกมา จะต้องเลือกใช้เอกสารประเภท................................... 12. กรณีมียอดลูกหนี้ยกมาที่มี ใบลดหนี้ ขายเชื่อยกมา จะต้องเลือกใช้เอกสารประเภท................................... 13. กรณีมีเช็ครับยกมา ซึ่งเป็นเช็คของธนาคารอื่น จะต้องเลือกใช้เอกสารประเภท..........................................
104 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ • กิจกรรมเสริมทักษะ หน่วยที่ 5 คำสั่ง จงปฏิบัติดังต่อไปนี้ 1. เปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัท...(ชื่อนักศึกษา)...จำกัด (กิจกรรมเสริมทักษะหน่วยที่ 3) แล้วทำการบันทึกยอดยกมาของระบบต่างๆ ได้แก่ ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท เจ้าหนี้ยกมา ต้นงวดลูกหนี้ยกมาต้นงวด และสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด ดังข้อมูลที่กำหนดให้ 2. ให้สรุปวิธีการบันทึกยอดยกมาของระบบต่างๆ ตามลำดับขั้นตอนที่ปฏิบัติในข้อ 1 ต่อไปนี้เป็นยอดยกมาของระบบต่างๆ ของบริษัท..(ชื่อนักศึกษา)...จำกัด (กิจกรรมเสริมทักษะหน่วยที่ 3) 1. ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท งบแสดงฐานะการเงิน บริษัท...(ชื่อนักศึกษา)...จำกัด ณ วันที่31 ตุลาคม 2563 สินทรัพย์ บาท สินทรัพย์หมุนเวียน เงินสด 35,500 เงินฝากกระแสรายวัน 296,400 เงินฝากออมทรัพย์ 31,000 เช็ครับรอนำฝาก 5,000 ลูกหนี้การค้า 20,000 สินค้าสำเร็จรูป 138,500 รวมสินทรัพย์หมุนเวียน 526,400 สินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ 54,000 หัก ค่าเสื่อมราคาสะสม-เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ 21,600 32,400 รวมสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน 32,400 รวมสินทรัพย์ 558,800 หนี้สินและส่วนของเจ้าของ หนี้สินหมุนเวียน เจ้าหนี้การค้า 43,200 เงินกู้ยืมธนาคารระยะยาว 50,000 รวมหนี้สินหมุนเวียน 93,200 ส่วนของผู้ถือหุ้น ทุนจดทะเบียน 185,900 กำไรสะสม 279,700 รวมส่วนของผู้ถือหุ้น 465,600 รวมหนี้สินและส่วนของผู้ถือหุ้น 558,800
การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 105 clip video EP8 : การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท https://bit.ly/2TkSZiI 2.1 การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... 2. เจ้าหนี้ยกมาต้นงวด ประเภทเอกสาร BI ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ) เล่มที่เอกสาร 0001 เลขที่ 001 เลขที่อ้างอิง AD01 วันที่ 12/10/63 ชื่อแผนก < ไม่ระบุ > ชื่อผู้จำหน่าย บริษัท เอดิสัน จำกัด ยอดเงินยกมาสุทธิ 43,200.00 บาท clip video EP9 : การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด https://bit.ly/3wyRpbo 2.2 การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................
106 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 3. ลูกหนี้ยกมาต้นงวด ประเภทเอกสาร SI ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ (ขาย) เล่มที่เอกสาร 0001 เลขที่ 001 เลขที่อ้างอิง NT01 วันที่ 02/10/63 ชื่อแผนก < ไม่ระบุ > ชื่อลูกค้า บริษัท นวัตกรรมไทย จำกัด ยอดเงินยกมาสุทธิ 20,000.00 บาท clip video EP10 : การบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวด https://bit.ly/34fKcAV 2.3 การบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวด .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... 4. สินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด (ณ 31/10/2563) ดังรายการต่อไปนี้ รหัส ชื่อสินค้า จำนวน ราคาทุน/หน่วย มูลค่า (บาท) G01 DIGITAL TV 5 เครื่อง 17,900 89,500 G02 TOUCH SCREEN MONITOR 2 เครื่อง 8,300 16,600 G03 COMPUTER NOTEBOOK 1 เครื่อง 22,900 22,900 G04 DESKJET PRINTER 5 เครื่อง 1,900 9,500 รวม 138,500 (หมายเหตุ : สินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด) clip video EP11 : การบันทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด https://bit.ly/34hbZRc
การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 107 2.4 การบันทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... 5. การบันทึกเช็ครับยกมาต้นงวด ประเภทเอกสาร HC ฝากโดยเช็ค (เช็ครับ) เป็นรายการฝาก D Deposit เลขที่เช็ค 100711 วันที่ทำเช็ค 12/10/63 วันที่รับเช็ค 12/10/63 วันที่เช็ค Due 15/11/63 เป็นรายการของลูกหนี้ C = ลูกหนี้ รหัสลูกหนี้ C04 ชื่อลูกหนี้ บริษัท อินติเกรด จำกัด ชื่อผู้จ่ายเช็ค บริษัท อินติเกรด จำกัด ยอดในเช็ค 5,000.00 บาท ขีดคร่อม 2 = ขีดคร่อม “A/C PAYEE ONLY” ขีดหรือผู้ถือ 1 = ขีดฆ่าหรือผู้ถืออกไป เช็คธนาคาร กรุงไทย สาขาสาทร clip video EP12 : การบันทึกเช็ครับยกมาต้นงวด https://bit.ly/3yB5pDc 2.5 การบันทึกเช็ครับยกมาต้นงวด .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... .................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................
108 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินผลการเรียนรู้ หนว่ยท ี่5 คำสั่ง จงเลือกคำตอบที่ถูก 1. บริษัท กรกฏ จำกัด จดทะเบียนจัดตั้งบริษัทวันที่ 1 กรกฎาคม 25X1 มีรอบบัญชีตามมาตรฐานการบัญชี ที่ รับรองโดยทั่วไป มีรายการค้าเกิดขึ้นวันแรกเมื่อ 1 ตุลาคม 25X1 ฝ่ายบัญชีทำการปิดบัญชีทุกสิ้นเดือน และจัดทำงบการเงินรายไตรมาส เริ่มนำโปรแกรมบัญชี Smartbiz มาใช้บันทึกรายการบัญชี วันที่ 1 เมษายน 25X2 บริษัท กรกฏ จำกัด ต้องตั้งยอดยกมาในโปรแกรมบัญชีโดยใช้ข้อมูลจากงบการเงินข้อใด ก. ไตรมาสที่ 1 ของปี 25X1 ข. ไตรมาสที่ 2 ของปี 25X1 ค. ไตรมาสที่ 4 ของปี 25X1 ง. ไตรมาสที่ 1 ของปี 25X2 จ. ไตรมาสที่ 2 ของปี 25X2 2. บริษัท สินไทย จำกัด จดทะเบียนจัดตั้งบริษัทวันที่ 1 มีนาคม 25X1 มีรอบบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่ รับรองโดยทั่วไป เริ่มนำโปรแกรมบัญชี Smartbiz มาใช้บันทึกรายการบัญชีวันที่ 1 มิถุนายน 25X3 บริษัท สินไทย จำกัด ต้องนำข้อมูลจากการปิดบัญชี ณ วันที่เท่าใด มาบันทึกเป็นรายการยอดยกมาเมื่อเริ่มใช้ โปรแกรมบัญชี ก. วันที่ 31 ธันวาคม 25X1 ข. วันที่ 31 ธันวาคม 25X2 ค. วันที่ 1 มีนาคม 25X3 ง. วันที่ 31 พฤษภาคม 25X3 จ. วันที่ 1 มิถุนายน 25X3 3. บริษัท ทวีโชค จำกัด จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท วันที่ 1 พฤษภาคม 25X1 มีรอบบัญชีตามมาตรฐานการบัญชี ที่รับรองโดยทั่วไป เริ่มนำโปรแกรมบัญชี Smartbiz มาใช้เมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม 25X3 ถ้ามีเอกสารใบส่งของ/ ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ จากการซื้อสินค้า ลงวันที่ 22 มิถุนายน 25X3 ยังไม่ได้ชำระเงิน บริษัท ทวีโชค จำกัด ต้องนำเอกสารดังกล่าว มาบันทึกรายการในข้อใด ก. ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย ข. เจ้าหนี้ยกมาต้นงวด ค. ซื้อเชื่อยกมาต้นงวด ง. ลูกหนี้ยกมาต้นงวด จ. สินทรัพย์ยกมาต้นงวด
การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 109 4. บริษัท นำเจริญ จำกัด จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท วันที่ 1 พฤษภาคม 25X1 มีรอบบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่ รับรองโดยทั่วไป ทำการปิดบัญชีและจัดทำงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด งบต้นทุนขาย และงบค่าใช้จ่าย ก่อนเริ่มนำโปรแกรมบัญชี Smartbiz มาใช้เมื่อวันที่ 1 สิงหาคม 25X3 บริษัท นำเจริญ จำกัด ต้องนำข้อมูลจากข้อใด มาบันทึกยอดยกมาของบัญชีแยกประเภท ก. งบค่าใช้จ่าย ข. งบต้นทุนขาย ค. งบกำไรขาดทุน ง. งบกระแสเงินสด จ. งบแสดงฐานะการเงิน 5. บริษัท พฤษภา จำกัด จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท วันที่ 1 พฤษภาคม 25X1 มีรอบบัญชีตามมาตรฐานการบัญชี ที่รับรองโดยทั่วไป เริ่มนำโปรแกรมบัญชี Smartbiz มาใช้เมื่อวันที่ 1 กรกฎาคม 25X3 บริษัท พฤษภา จำกัด ต้อง นำข้อมูลจากการปิดบัญชี ณ วันที่เท่าใด มาบันทึกเป็นรายการยอดยกมาเมื่อเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี ก. วันที่ 31 พฤษภาคม 25X1 ข. วันที่ 31 ธันวาคม 25X1 ค. วันที่ 31 พฤษภาคม 25X2 ง. วันที่ 31 ธันวาคม 25X2 จ. วันที่ 30 มิถุนายน 25X3 จากสถานการณ์ต่อไปนี้ ใช้ตอบคำถามข้อ 6-10 บริษัท เอกสิทธิ์ จำกัด จดทะเบียนจัดตั้งบริษัท วันที่ 1 มีนาคม 25X1 มีรอบบัญชีตามมาตรฐานการ บัญชีที่รับรองโดยทั่วไป เริ่มนำโปรแกรมบัญชี Smartbiz มาใช้วันที่ 1 สิงหาคม 25X3 6. เมื่อเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี บริษัท เอกสิทธิ์ จำกัด ต้องบันทึกข้อมูลรายการสินค้าคงเหลือยกมา ณ วันที่เท่าใด ก. วันที่ 1 มีนาคม 25X1 ข. วันที่ 31 ธันวาคม 25X1 ค. วันที่ 31 ธันวาคม 25X2 ง. วันที่ 31 กรกฎาคม 25X3 จ. วันที่ 1 สิงหาคม 25X3 7. เมื่อเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี ถ้ามี INVOICE ขายเชื่อ (สินค้า) ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 25X3 ยังไม่ได้รับชำระเงิน บริษัท เอกสิทธิ์ จำกัด ต้องนำเอกสารดังกล่าว มาบันทึกรายการในข้อใด ก. ลูกหนี้ยกมาต้นงวด ข. รายได้ยกมาต้นงวด ค. เจ้าหนี้ยกมาต้นงวด ง. หนี้สินยกมาต้นงวด จ. สินทรัพย์ยกมาต้นงวด
110 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 8. เมื่อเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี ถ้ามีเช็คเลขที่ 341567 ลงวันที่ 30 สิงหาคม 25X3 ออกโดยบริษัท กิจการค้า จำกัด ฝ่ายบัญชีของบริษัท เอกสิทธิ์ จำกัด ต้องนำเอกสารดังกล่าว มาบันทึกรายการในข้อใด ก. รายได้ค้างรับ ข. รายได้รับล่วงหน้า ค. ลูกหนี้ยกมาต้นงวด ง. เช็ครับยกมาต้นงวด จ. สินทรัพย์ยกมาต้นงวด 9. เมื่อเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี ถ้ามีเครื่องใช้สำนักงานที่ซื้อมาเมื่อวันที่ 20 กรกฎาคม 25X3 ยังไม่ได้ชำระเงินจำนวน 1เครื่อง บริษัท เอกสิทธิ์ จำกัด ต้องบันทึกรายการเครื่องใช้สำนักงานที่ระบบใด ก. ระบบลูกหนี้ ข. ระบบเจ้าหนี้ ค. ระบบสินทรัพย์ ง. ระบบสินค้าคงคลัง จ. ระบบบัญชีแยกประเภท 10. เมื่อเริ่มใช้โปรแกรมบัญชี บริษัทมีสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด ดังนี้ บริษัท เอกสิทธิ์ จำกัด ต้องบันทึกรายการสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด เป็นจำนวนเงินเท่าใด ก. 20,000 บาท ข. 43,000 บาท ค. 63,000 บาท ง. 64,500 บาท จ. 91,000 บาท
การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 111 แบบประเมินตนเองของผู้เรียน หนว่ยท ี่5 คำชี้แจง ตอนที่ 1 ให้ผู้เรียนประเมินผลการเรียนรู้ โดยเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องระดับคะแนน และ เติมข้อมูลตามความเป็นจริง แล้วเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องสรุปผล ระดับคะแนน 4 : ดีมาก 3 : ดี 2 : พอใช้ 1 : ควรปรับปรุง ตอนที่ 2 ให้ผู้เรียนนำคะแนนจากการทำแบบประเมินผลการเรียนรู้ประจำหน่วย มาเติมลงในช่องว่าง ตอนที่ 3 ให้ผู้เรียนสรุปว่าได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้ ตอนที่ 1 ผลการเรียนรู้ ระดับคะแนน สรุปผลตอนที่ 1 รายการ 4 3 2 1 1. ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหา 17 –20 = 4 (ดีมาก) 13 –16 = 3(ดี) 9 –12 = 2(พอใช้) <9 = 1 (ควรปรับปรุง) 2. ผู้เรียนได้ทำกิจกรรมสอดคล้องกับเนื้อหาและจุดประสงค์การ เรียนรู้ 3. ผู้เรียนได้เรียนและทำกิจกรรมที่ส่งเสริมกระบวนการคิด เกิด การค้นพบความรู้ 4. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง 5. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จและส่งตรง เวลา ตอนที่ 2 การประเมินผลหลังเรียน คะแนนเต็ม 10 คะแนน ทำได้.................คะแนน คิดเป็นร้อยละ................ ตอนที่ 3 ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้………………………………………………………………………………….. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………................................................................................................................... ........................ …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... .....................
112 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ หน่วยที่ 6 การบนัทกึขอ้มูลทางบัญชีเกยี่วกบัระบบบรหิารสนิคา้คงคลงั สาระสำคัญ การบันทึกข้อมูลทางบัญชีในระบบบริหารสินค้าคงคลังมีไม่มากนัก เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของปริมาณ สินค้าคงคลังเกิดจากระบบอื่นเชื่อมโยงข้อมูลเข้ามา เช่น ปริมาณสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น จากการซื้อสินค้าเข้า และ ปริมาณสินค้าคงคลังลดลงจากการขายสินค้าให้ลูกค้า นอกเหนือจากนั้นจะเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย เช่น การ ตรวจนับสินค้าประจำปี การปรับยอดสินค้าอาจเนื่องจากสินค้าแตกหัก ชำรุดเสียหาย ทำให้ยอดสินค้าจริงใน คลังสินค้าไม่ตรงกับในระบบคอมพิวเตอร์ หรือทำการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังหลักไปยังคลังสำรอง เป็นต้น สาระการเรียนรู้ 1. ภาพรวมของระบบบริหารสินค้าคงคลัง 2. ประเภทเอกสารในระบบบริหารสินค้าคงคลัง 3. เมนูในระบบบริหารสินค้าคงคลัง 4. การบันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลัง สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 2. บันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลังตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายภาพรวมของระบบบริหารสินค้าคงคลังได้ 1.2 บอกประเภทเอกสารในระบบบริหารสินค้าคงคลังได้ 1.3 เลือกใช้เมนูในระบบบริหารสินค้าคงคลังได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 บันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลังได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.4 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 113 ภาพรวมของระบบบริหารสินค้าคงคลัง ธุรกิจซื้อมาขายไป จะมีการควบคุมปริมาณสินค้าในคลัง หรือเรียกว่า “ยอดสต๊อก” เพื่อให้มีปริมาณ สินค้าในคลังสินค้าให้เพียงพอและในปริมาณที่พอดี ไม่มากเกินไปจนเกิดสินค้าค้างในสต๊อก หรือมีน้อยไปจน ไม่พอกับความต้องการของลูกค้า ทำให้ไม่มีสินค้าส่งมอบให้กับลูกค้า และเกิดรายการสินค้าค้างส่ง การบริหาร สินค้าคงคลังให้พอดี จึงเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อสร้างความพึงพอใจในการให้บริการแก่ลูกค้า และไม่เป็นภาระในการ บริหารและจัดเก็บสินค้าของกิจการ ในเรื่องต้นทุนสินค้าคงคลังที่มากเกินไป ก่อนทำการขายสินค้า จะต้องจัดเตรียมข้อมูลสินค้า และยอดสต๊อกยกมา ในระบบสินค้าคงคลังให้ เสร็จก่อน ระบบบริหารสินค้าคงคลังมีขั้นตอนการทำงานสรุปเป็นแผนภาพได้ดังนี้ ภาพที่ 6-1 ขั้นตอนการทำงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง ประเภทเอกสารในระบบบริหารสินค้าคงคลัง AJ ใบปรับยอด ใช้บันทึกปรับยอดสินค้า CS ใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า ใช้บันทึกปริมาณสินค้าที่ตรวจนับได้ TR ใบโอนสินค้า ใช้โอนสินค้าระหว่างคลัง
114 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 6-2 เมนูในระบบบริหารสินค้าคงคลัง เมนูในระบบบริหารสินค้าคงคลัง การทำงานในระบบบริหารสินค้าคงคลัง มีเมนูต่างๆ ดังนี้
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 115 การบันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลัง การบันทึกรายการในระบบบริหารสินค้าคงคลังมีไม่มากนัก เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงของปริมาณสินค้า คงคลังเกิดจากระบบอื่นเชื่อมโยงข้อมูลเข้ามา เช่น ปริมาณสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น จากการซื้อสินค้าเข้า และ ปริมาณสินค้าคงคลังลดลงจากการขายสินค้าให้ลูกค้า นอกเหนือจากนั้นจะเป็นการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อย เช่น การตรวจนับสินค้าประจำปี การปรับยอดสินค้าอาจเนื่องจากสินค้าแตกหัก ชำรุดเสียหาย ทำให้ยอดสินค้าจริง ในคลังสินค้าไม่ตรงกับในระบบคอมพิวเตอร์ หรือทำการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังหลักไปยังคลังสำรอง เป็นต้น 1. การสร้างเล่มเอกสารที่ต้องใช้ในระบบบริหารสินค้าคงคลัง โปรแกรมได้จัดเตรียมเล่มเอกสารที่ต้องใช้ในระบบบริหารสินค้าคงคลังไว้แล้วอย่างละ 1 เล่ม เช่น เล่ม ใบปรับยอดสินค้า 1 เล่ม ใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า 1 เล่ม แต่ถ้าผู้ใช้งานต้องการเพิ่มเติมเล่มเอกสาร ก็สามารถทำการเพิ่มได้ ซึ่งได้จัดแบ่งตามประเภทของเอกสาร มีวิธีการดังนี้ 1.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) A-เพิ่มและแก้ไขเล่มของเอกสารและการเชื่อมโยง 1.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงาน 1.3 เลือกประเภทเอกสารที่ต้องการ เช่น เลือก “ใบปรับยอด” 1.4 โปรแกรมจะมีเล่มเอกสารให้แล้ว 1 เล่ม คือ เล่มที่ 001 ชื่อเล่ม “ใบปรับยอด” เลือกแก้ไข หรือ เพิ่มเอกสาร ตามต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 6-3 หน้าต่างให้เลือกประเภทเอกสารก่อนเพิ่มเล่มเอกสาร ภาพที่ 6-4 หน้าต่างให้เลือกเพิ่มหรือแก้ไขเล่มเอกสาร
116 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 6-5 หน้าต่างบันทึกเอกสารประเภทใบปรับยอดสินค้า หน้าที่ 1 อธิบายการบันทึกรายการ รหัสประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงประเภทของเอกสารที่เลือกเข้ามา รหัสเล่มเอกสาร เลขที่ของเล่มเอกสารที่ต้องการเพิ่ม เป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ ชื่อ (ไทย) ชื่อเล่มเอกสารภาษาไทย ชื่อ (ภาษา 2) ชื่อเล่มเอกสารในภาษาที่ 2 รูปแบบการ Running ว่าง = Running แบบเดิม จำนวนหลักเลขที่ Running จะมีค่าเท่ากับ 7 ค่า 1 , 2 Running ขึ้นต้นด้วย พ.ศ. หรือ ค.ศ. ตามด้วยเดือน จำนวนหลักเลขที่ Running จะมีค่าระหว่าง 4 ถึง 7 เลขที่เริ่มต้น เลขที่เริ่มต้นของเอกสารในเล่มนี้ ถ้าว่างไว้จะเริ่มต้นด้วยเลขที่ 1 ลงบัญชีที่สมุดรายวัน* กรณีบันทึกบัญชีแบบ perpetual ต้องการให้โปรแกรมสร้างรายการรายวันไว้ที่สมุด รายวันเล่มใด หากไม่ทราบให้ใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปก่อน รายละเอียดที่ให้แสดงใน VC* เมื่อมีการบันทึกบัญชีจะให้หัวรายการรายวันมีข้อความใดอัตโนมัติ สภาวการณ์ลงบัญชีที่ใช้* กรณีต้องการบันทึกบัญชีเฉพาะแบบ อักษรนำเลขที่เอกสาร* อักษรที่ใช้นำเลขที่อ้างอิงของเอกสาร หากไม่ต้องการใช้ประเภทของเอกสาร บันทึกเอกสารแบบ หากต้องการแยกเล่มใบปรับยอดเป็น 2 กรณี คือ เล่มที่ใช้ในการบันทึกปรับยอดเพิ่ม เพียงอย่างเดียว เพื่อป้องกันการบันทึกผิดพลาด ก็ให้ระบุค่าเป็น “1” แต่ถ้าให้ปรับ ยอดลดได้อย่างเดียวให้ใส่ค่าเป็น “2” หมายเหตุ : * ควรให้ผู้วางระบบบัญชี เป็นผู้กำหนดให้ ผู้ใช้งานควรใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปก่อน
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 117 ภาพที่ 6-6 หน้าต่างบันทึกเอกสารประเภทใบปรับยอดสินค้า หน้าที่ 2 ภาพที่ 6-7 หน้าต่างบันทึกเอกสารประเภทใบปรับยอดสินค้า หน้าที่ 3 อธิบายการบันทึกรายการ รหัสแบบฟอร์มพิมพ์ เลือกแบบฟอร์มพิมพ์ที่ออกแบบไว้ที่เมนู “ออกแบบฟอร์มพิมพ์เอกสาร” ไว้แล้ว ลำดับที่ 1-5 ผู้ใช้งานสามารถเลือกแบบฟอร์มพิมพ์ไว้ได้หลายแบบ โดยระบุให้แบบฟอร์มที่ใช้บ่อย ที่สุดอยู่เป็นลำดับที่ 1 2. เพิ่มและแก้ไขรายชื่อชุดสินค้า สำหรับธุรกิจที่มีการขายสินค้าพร้อมๆ กันหลายๆ รายการ ควรจัดทำเป็นชุดสินค้าไว้ เมื่อทำการขายก็ใช้ วิธีการดึงรายการชุดสินค้ามา ช่วยให้ลดเวลาในการบันทึกรายการสินค้าลงได้ มีขั้นตอนดังนี้ 2.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู เพิ่มและแก้ไขรายชื่อชุดสินค้า 2.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 2.3 บันทึกรายละเอียดของชุดสินค้า ตามลำดับ 2.4 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ
118 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 6-8 หน้าต่างบันทึกชุดสินค้า อธิบายการบันทึกส่วนหัวเอกสาร รหัสชุดสินค้า รหัสของชุดสินค้า ชื่อชุดสินค้า (ไทย) ชื่อชุดสินค้า เป็นภาษาไทย ชื่อชุดสินค้า (อังกฤษ) ชื่อชุดสินค้า เป็นภาษาอังกฤษ หน่วยนับ ใส่รหัส หรือชื่อ หน่วยนับ ของชุดสินค้า พิมพ์รายการย่อย ถ้าใส่ค่า 0 หมายถึง ให้ใช้ค่าที่เคยกำหนดไว้ที่ฐานข้อมูลบริษัท ถ้าใส่ค่า 1 หมายถึง ถ้ามีการพิมพ์เอกสารขาย ให้พิมพ์รายการย่อยออกมาด้วย ถ้าใส่ค่า 2 หมายถึง ถ้ามีการพิมพ์เอกสารขาย ไม่ต้องพิมพ์รายการย่อย หมายเหตุ ใส่หมายเหตุของชุดสินค้า หมายเหตุ (อังกฤษ) ใส่หมายเหตุของชุดสินค้าที่ใช้ เป็นภาษาอังกฤษ อธิบายการบันทึกรายการย่อย PF ใส่ค่า P ถ้าเป็นสินค้าย่อย ใส่ค่า F ถ้าเป็นชุดสินค้า ชนิดสินค้า ใส่ชนิดสินค้า เช่น 1 = สินค้าสำเร็จรูป , 2 = วัตถุดิบ เป็นต้น รหัสสินค้า ใส่รหัสสินค้าที่อยู่ในชุดสินค้า (เป็นรายการสินค้าที่เคยบันทึกไว้แล้ว) ชื่อสินค้า ใส่ชื่อสินค้าที่อยู่ในชุดสินค้า ชื่อหน่วยนับ ใส่ชื่อหน่วยนับของสินค้า รหัสหน่วยนับ ใส่รหัสหน่วยนับของสินค้า จำนวนสินค้า ใส่จำนวนสินค้าที่ประกอบใน 1 ชุดสินค้า
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 119 3. กำหนด Reorder Point, Safety Stock และ E.O.Q การกำหนดค่า Reorder Point, Safety Stock และ E.O.Q จะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ และชนิด ของสินค้า จึงต้องกำหนดแยกตามสินค้าแต่ละรายการ และเมื่อกิจการมีการซื้อขายมากขึ้น ค่าเหล่านี้อาจ เปลี่ยนแปลงได้อีก โดยการสังเกตจากรายงานการเคลื่อนไหวของสินค้าว่า สินค้ารายการใดมีการหมุนเวียนเข้า ออกบ่อยแค่ไหน หรือสินค้าใดทำให้เกิดต้นทุนในการสั่งซื้อมาก หรือสินค้าใดที่ใช้เวลาในการสั่งซื้อนาน หากมี ปริมาณคงคลังไว้ไม่เพียงพอ อาจทำให้เกิดการขาดสต๊อกได้ ซึ่งมีผลต่อการให้บริการลูกค้า ดังนั้น การพิจารณาว่าค่าใดที่เหมาะสม จึงต้องอาศัยองค์ประกอบหลายอย่างประกอบกัน ผู้ใช้เริ่มต้น สามารถประมาณการคร่าวๆ ไปก่อนได้ เมื่อมีข้อมูลที่ update สามารถมาแก้ไขภายหลังได้ ค่าเหล่านี้จะใช้ ประกอบในรายงานเกี่ยวกับ Reorder Point 3.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู กำหนดจุดสั่งซื้อ ของสินค้าและวัตถุดิบ 3.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงานโดยกดปุ่ม ENTER 3.3 เลือก “คลังสินค้า” ที่จะกำหนด Reorder Point, Safety Stock , E.O.Q 3.4 จะเห็นรายการสินค้าที่มีอยู่ในทะเบียน เข้าไปบันทึกค่าของสินค้ารายการใด ให้กดปุ่ม F2-แก้ไข 3.5 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 6-9 หน้าต่างรายการสินค้าที่มีอยู่ในทะเบียน ภาพที่ 6-10 หน้าต่างบันทึก Reorder Point, Safety Stock และ E.O.Q
120 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ อธิบายการบันทึกรายการ รหัสสินค้า โปรแกรมจะแสดงรหัสสินค้าที่เลือกเข้ามา ชื่อสินค้า โปรแกรมจะแสดงชื่อสินค้าที่เลือกเข้ามา หน่วยนับมาตรฐาน โปรแกรมจะแสดงชื่อหน่วยนับมาตรฐานของสินค้านั้น ราคาทุนมาตรฐาน ระบุราคาทุนมาตรฐาน มูลค่าของคลัง : 00000000001 (คลังหลัก) เป็นการกำหนดค่าในระดับคลังสินค้า MINIMUM STOCK 1 ให้ผู้ใช้ระบุค่า MINIMUM STOCK MAXIMUM STOCK 2 ให้ผู้ใช้ระบุค่า MAXIMUM STOCK SAFETY STOCK 3 ให้ผู้ใช้ระบุค่า SAFETY STOCK REORDER POINT 4 ให้ผู้ใช้ระบุค่า REORDER POINT มูลค่าของสาขา : 00000 (สำนักงานใหญ่) เป็นการกำหนดค่าในระดับสาขา SAFETY STOCK ให้ผู้ใช้ระบุค่า SAFETY STOCK REORDER POINT ให้ผู้ใช้ระบุค่า REORDER POINT E.O.Q. 5 ให้ผู้ใช้ระบุค่าปริมาณสั่งซื้อที่คุ้มทุนของสาขา (Economy Order Quantity) หมายเหตุ : 1. Minimum Stock หมายถึง ปริมาณสินค้าคงคลังที่น้อยที่สุดที่จะต้องมีเพื่อใช้ในการตอบสนองต่อ ความต้องการของลูกค้า 2. Maximum Stock หมายถึง ปริมาณสินค้าคงคลังที่มากที่สุดที่สามารถมีได้แต่ไม่ควรจะมีสินค้าคง คลังมากกว่านี้ 3. Safety Stock หมายถึง สินค้าคงคลังจำนวนหนึ่งที่เก็บไว้เกินจากจำนวนหรือปริมาณที่เก็บไว้ตาม รอบปกติเนื่องจากความต้องการสินค้าของลูกค้าหรือช่วงเวลารอคอย (Lead-time) ในการสั่งสินค้านั้นมีความ ไม่แน่นอน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีสินค้าคงคลังสำรองไว้ในปริมาณที่เพียงพอกับการนำไปใช้ก่อน 4. Reorder Point หมายถึง จุดสั่งซื้อสินค้า เมื่อพบว่าสินค้าคงคลังลดเหลือระดับหนึ่งก็จะสั่งซื้อของ มาใหม่ในปริมาณการสั่งซื้อที่กำหนดไว้ 5. E.O.Q หมายถึง ปริมาณการสั่งซื้อที่มีต้นทุนต่ำที่สุด (Economic Order Quantity : E.O.Q ) ใน แต่ละครั้ง ซึ่งถ้าผู้ประกอบการสามารถคำนวณหาปริมาณการสั่งซื้อที่ทำให้ทั้งต้นทุนในการสั่งซื้อ และต้นทุนใน การเก็บรักษานี้ได้ ก็จะทำให้ทราบว่าเมื่อสินค้าในคลังสินค้าถูกขายออกไปจนหมด จะต้องสั่งซื้อสินค้าเข้ามา ใหม่ในจำนวนเท่าใดจึงจะประหยัดที่สุด 4. บันทึกมูลค่าของตัวแปร $STOCK, $MATERIAL, $WIP ค่าของตัวแปร $STOCK, $MATERIAL, $WIP เป็นค่าที่จะใช้ในการออกแบบงบการเงินในระบบบัญชี แยกประเภทที่ต้องการเรียกดูงบการเงิน อาจเนื่องจากยังไม่ได้ตรวจนับสินค้า แต่ก็จำเป็นต้องทราบยอด
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 121 ประมาณการของมูลค่าสินค้าสำเร็จรูป ($STOCK) และสำหรับธุรกิจผลิต ก็ต้องทราบยอดมูลค่าวัตถุดิบคงเหลือ ($MATERIAL) และมูลค่าสินค้าระหว่างทำ หรือ WORK IN PROCESS ($WIP) จึงใช้ยอดจากระบบคอมพิวเตอร์ บันทึกเข้าไปก่อน ฝ่ายคลังสินค้าเป็นผู้ให้ข้อมูลแก่ฝ่ายบัญชี โดยเรียกดูรายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือของ 3 รายการ และ บันทึกค่าเหล่านี้ไว้ที่เมนูนี้ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถเรียกดูมูลค่าสินค้าคงเหลือจากระบบคอมพิวเตอร์ได้ จนกว่า จะมีการตรวจนับสินค้าจริงในคลังสินค้า เพื่อยันยอดกันในภายหลัง แล้วฝ่ายบัญชีจึงทำการบันทึกรายวัน จึงทำ ให้ฝ่ายคลังสินค้าและฝ่ายบัญชีสามารถทำงานต่อเนื่องไปได้ ไม่ต้องรอซึ่งกันและกัน ทั้งนี้ค่าที่ได้จากระบบนี้ จะต้องใช้วิธีนับยอดสต๊อกแบบ “ให้นับยอดสต๊อกและไม่ให้ยอดติดลบ” 4.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนู บันทึกมูลค่าของตัวแปร $STOCK, $MATERIAL, $WIP แต่ละเดือน 4.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงานโดยกดปุ่ม ENTER 4.3 จะมีให้ใส่ มูลค่าสินค้าคงคลัง (ตัวแปร $STOCK), มูลค่าวัตถุดิบคงคลัง (ตัวแปร $MATERIAL) และมูลค่างานระหว่างทำ ($WIP) ของยอดต้นเดือนทั้ง 12 เดือน 4.4 แก้ไขเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 6-11 การบันทึกมูลค่าสินค้าคงเหลือ วัตถุดิบคงเหลือ และสินค้าระหว่างทำคงเหลือยกมาต้นเดือน 5. การโอนสินค้าระหว่างคลัง 5.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง บันทึก บันทึกโอนสินค้าระหว่างคลัง 5.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงาน 5.3 เลือกเล่ม “เอกสารใบโอนสินค้า” ที่เคยสร้างไว้ที่ทะเบียนเล่มเอกสาร
122 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 5.4 จะเข้ามาที่รายการ “ใบโอนสินค้า” ให้ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 5.5 บันทึกรายละเอียดของใบโอนสินค้า เสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 6-12 หน้าต่างของใบโอนสินค้าระหว่างคลัง อธิบายการบันทึกส่วนหัวของเอกสาร Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร เล่มที่ เล่มที่ของใบโอนที่เลือกเข้ามาทำงาน เลขที่ เลขที่ของใบโอน ถ้าว่างไว้โปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมัติ เลขที่อ้างอิง เลขที่อ้างอิงของใบโอน ถ้าว่างไว้โปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมัติ วันที่ วันที่ของใบโอน จากคลัง ใส่รหัสหรือชื่อคลังสินค้าที่จะโอนสินค้าออกไป เข้าคลัง ใส่รหัสหรือชื่อคลังสินค้าที่จะโอนสินค้าเข้าไป หมายเหตุ ใส่หมายเหตุ หรือรายละเอียดของการโอนสินค้าครั้งนี้ อธิบายการบันทึกรายการย่อย PF ใส่ค่า P ถ้าเป็นสินค้าย่อย ใส่ค่า F ถ้าเป็นชุดสินค้า ชนิดสินค้า ใส่ชนิดสินค้า เช่น 1 = สินค้าสำเร็จรูป , 2 = วัตถุดิบ เป็นต้น รหัสสินค้า ใส่รหัสสินค้าที่จะโอน ชื่อสินค้า ใส่ชื่อสินค้าที่จะโอน หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเพิ่มเติมของแต่ละรายการสินค้า (ถ้ามี) ล๊อต ระบุเลขล๊อตของสินค้าที่ทำการโอน หากจำไม่ได้ให้ใช้ Hot seek จะแสดงรายการ ล๊อตสินค้าที่มีในระบบมาให้เลือก
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 123 ภาพที่ 6-13 หน้าต่างแสดงรายการล๊อตสินค้าขึ้นมาให้เลือก ภาพที่ 6-14 หน้าต่างแสดงหน่วยนับที่จะโอน และจำนวนต่อหน่วยนับมาตรฐาน 6. บันทึกจำนวนสินค้าจากการตรวจนับสต๊อกจริง สำหรับธุรกิจซื้อมาขายไปที่มีสินค้าคงคลัง จำเป็นต้องมีการตรวจนับสินค้าคงคลังประจำปี หรือบาง ธุรกิจอาจมีการตรวจนับทั้งกลางปีและปลายปี เพื่อเป็นการตรวจสอบว่ามีสินค้าจริงในคลังสินค้าเท่าใด มีมาก หรือน้อยกว่าปริมาณสินค้าคงเหลือในระบบคอมพิวเตอร์ การที่สินค้าจากการตรวจนับจริงกับในระบบ คอมพิวเตอร์ไม่ตรงกัน เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ เช่น สินค้ามีการแตกหัก เสียหาย ลืมบันทึกเมื่อรับคืนสินค้า มาจากลูกค้า หรือมีการสูญหายไป การบันทึกแบบตรวจนับสินค้า จะทำเมื่อมีการตรวจนับสินค้าจริง และไม่ทราบปริมาณสินค้าที่แตกต่าง กัน ระหว่างปริมาณสินค้าจริงกับในระบบคอมพิวเตอร์ เมื่อบันทึกยอดเข้าไป โปรแกรมจะคำนวณผลต่างที่ได้ ใส่เข้าไปให้อัตโนมัติ แต่ถ้าทราบยอดสินค้าจริงในระบบคอมพิวเตอร์แล้ว และนำยอดนี้ไปตรวจนับกับสินค้าจริง ในคลังสินค้า แล้วนำเอาผลต่างมาบันทึกเองก็ใช้เมนู บันทึกปรับยอดสินค้า ได้เช่นกัน โดยบันทึกว่า ปรับยอด เพิ่มเป็นจำนวนเท่าใด หรือปรับยอดลดเป็นจำนวนเท่าใด การบันทึกยอดสต๊อกจริงที่ตรวจนับได้ สามารถทำได้ 2 แบบ คือ วิธีที่ 1 นำจำนวนที่นับได้จริงมาบันทึกเข้าที่เมนูบันทึกจำนวนสินค้าจากการตรวจนับสินค้า หรือ ใบ ปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า ซึ่งโปรแกรมจะหายอดที่แตกต่างระหว่างยอดที่ตรวจนับได้จริงกับจำนวน สินค้าที่มีในระบบคอมพิวเตอร์ให้อัตโนมัติ วิธีที่ 2 หาจำนวนที่แตกต่างระหว่างยอดสต๊อกจริง กับยอดสต๊อกที่ได้จากรายงานสินค้าคงเหลือ เมื่อ ได้จำนวนที่แตกต่าง เช่น สินค้าที่นับได้มีมากกว่าที่แสดงในรายงาน ก็จะเป็นยอดที่ต้องปรับยอดเพิ่ม หรือถ้า สินค้าที่นับได้มีน้อยกว่าที่แสดงในรายงาน ก็จะเป็นยอดที่ต้องปรับลดลง ซึ่งจะบันทึกโดยใช้ใบปรับยอด
124 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ในที่นี้จะอธิบายตามวิธีที่ 1 คือ บันทึกจำนวนที่ตรวจนับได้จริงที่ “ใบตรวจนับสินค้า” ส่วนวิธีที่ 2 ให้ดู วิธีการบันทึกรายการในหัวข้อ “บันทึกยอดยกมาต้นงวด” ซึ่งเป็นการบันทึกรายการด้วยใบปรับยอด 6.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง บันทึกปริมาณสินค้าที่ตรวจนับได้ 6.2 เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงาน 6.3 เลือกเล่ม “เอกสารใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า” ที่เคยสร้างไว้ที่ทะเบียนเล่มเอกสาร 6.4 จะเข้ามาที่รายการ “ใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า” ให้ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 6.5 บันทึกรายละเอียดของเอกสาร เสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 6-15 หน้าต่างรายการใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า ภาพที่ 6-16 หน้าต่างใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า อธิบายการบันทึกส่วนหัวของเอกสาร Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร เล่มที่ เล่มที่ของใบตรวจนับสินค้าที่เลือกเข้ามาทำงาน เลขที่ เลขที่ของใบตรวจนับสินค้า ถ้าว่างไว้โปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมัติ วันที่ วันที่ของใบตรวจนับสินค้า หมายเหตุ ใส่หมายเหตุ หรือรายละเอียดของการตรวจนับสินค้าครั้งนี้ รูปแบบการ Post ระบุรูปแบบการ Post ของใบตรวจนับสินค้าใบนี้ โปรแกรมจะดึงค่าจากที่เคยกำหนด ไว้ที่ฐานข้อมูลสาขามาให้ก่อน
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 125 อธิบายการบันทึกรายการย่อย PF ใส่ค่า P ถ้าเป็นสินค้าย่อย ใส่ค่า F ถ้าเป็นชุดสินค้า ชนิดสินค้า ใส่ชนิดสินค้า เช่น 1 = สินค้าสำเร็จรูป , 2 = วัตถุดิบ เป็นต้น รหัสสินค้า ใส่รหัสสินค้าที่ตรวจนับได้ ชื่อสินค้า ใส่ชื่อสินค้าที่ตรวจนับได้ หมายเหตุ ใส่หมายเหตุเพิ่มเติมของแต่ละรายการสินค้า (ถ้ามี) ล๊อต ระบุเลขล๊อตของสินค้าที่ตรวจนับได้ จำนวนที่นับได้ ใส่จำนวนสินค้าที่ตรวจนับได้ M ว่างๆ = ปกติ 1 = ใช้ต้นทุนตามที่ระบุ ราคาทุน ราคาทุนของสินค้าที่บันทึกไว้ในฐานข้อมูล
126 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่6 การบนัทกึขอ้มูลทางบัญชีเกยี่วกบัระบบบรหิารสนิคา้คงคลงั • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 6 คำสั่ง จงตอบคำถามต่อไปนี้ 1. จงบอกความหมายของ Minimum Stock …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. จงบอกความหมายของ Maximum Stock …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3. จงบอกความหมายของ Safety Stock …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4. จงบอกความหมายของ Reorder Point …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5. จงบอกความหมายของ E.O.Q …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6. ถ้าผู้ใช้งานต้องการสร้างเล่มเอกสารในระบบบริหารสินค้าคงคลังเพิ่มเติม จะต้องใช้เมนูอะไร …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7. การเพิ่มชุดสินค้า จะต้องใช้เมนูอะไร …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 8. การกำหนดค่า Reorder Point, Safety Stock และ E.O.Q จะต้องใช้เมนูอะไร …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 9. หากยังไม่ได้ตรวจนับสินค้า แต่จำเป็นต้องทราบยอดประมาณการของมูลค่าสินค้าสำเร็จรูป จะต้อง บันทึกมูลค่าสินค้านี้ไว้ที่เมนูอะไร …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10.การบันทึกยอดสต๊อกจริงที่ตรวจนับได้ สามารถทำได้กี่แบบ อะไรบ้าง …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 127 • กิจกรรมเสริมทักษะ หน่วยที่ 6 คำสั่ง จงปฏิบัติดังต่อไปนี้ 1. เปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัท...(ชื่อนักศึกษา)...จำกัด (กิจกรรมเสริมทักษะหน่วยที่ 3) แล้ว ทำการเพิ่มรายการสินค้าและชุดสินค้า ดังข้อมูลที่กำหนดให้ 2. ให้นักศึกษาสรุปวิธีการบันทึกรายการ ตามลำดับขั้นตอนที่ปฏิบัติ ต่อไปนี้เป็นรายการสินค้าเพิ่มเติม ของบริษัท...(ชื่อนักศึกษา)...จำกัด (กิจกรรมเสริมทักษะหน่วยที่ 3) 1. รายการสินค้า ดังข้อมูลที่กำหนดให้ รหัส สินค้า ชื่อสินค้า สินค้า สำเร็จรูป ราคาทุน มาตรฐาน กลุ่มสินค้า หน่วยนับ ราคาขาย G05 เครื่องเล่นดีวีดี 1 3,000 เครื่องใช้ไฟฟ้า เครื่อง 3,500 G06 ไมโครโฟน 1 1,500 เครื่องใช้ไฟฟ้า เครื่อง 2,000 G07 ลำโพง 1 1,000 เครื่องใช้ไฟฟ้า เครื่อง 1,300 สรุปวิธีการเพิ่มรายการสินค้า …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2. รายการชุดสินค้า ดังข้อมูลที่กำหนดให้ รหัสชุดสินค้า 01 ชื่อชุดสินค้า (ไทย) ชุดโฮมเธียเตอร์ หน่วยนับ ชุด พิมพ์รายการย่อย ให้ใช้ค่าที่เคยกำหนดไว้ที่ฐานข้อมูลบริษัท สินค้าย่อยประกอบด้วย รหัสสินค้า ชื่อสินค้า ชนิดชุดสินค้า หน่วยนับ จำนวนสินค้า ที่ประกอบในชุด G01 DIGITAL TV สินค้าสำเร็จรูป เครื่อง 1 G05 เครื่องเล่นดีวีดี สินค้าสำเร็จรูป เครื่อง 1 G06 ไมโครโฟน สินค้าสำเร็จรูป เครื่อง 2 G07 ลำโพง สินค้าสำเร็จรูป เครื่อง 2
128 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ clip video EP13 : การบันทึกรายการชุดสินค้า https://bit.ly/3hU7UKQ สรุปวิธีการเพิ่มรายการชุดสินค้า …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 129 แบบประเมินผลการเรียนรู้ หนว่ยท ี่6 คำสั่ง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุด 1. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง มีความเชื่อมโยงกับระบบอะไร ก. ระบบซื้อ ข. ระบบลูกหนี้ ค. ระบบเจ้าหนี้ ง. ระบบสินทรัพย์ จ. ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 2. เอกสารในข้อใดที่มีผลต่อปริมาณสินค้าคงคลัง ก. ใบสั่งซื้อ ข. ใบวางบิล ค. ใบสั่งขาย ง. ใบปรับยอด จ. ใบเสนอราคา 3. Reorder Point ใช้บันทึกรายการ ข้อใด ก. จุดสั่งซื้อสินค้า ข. จุดที่สินค้าขาดสต๊อก ค. จุดที่ต้องตรวจนับสินค้า ง. ปริมาณสั่งซื้อสินค้าที่ประหยัด จ. ปริมาณสั่งซื้อสินค้าที่มีต้นทุน่ำที่สุด 4. Minimum Stock ใช้บันทึกรายการ ข้อใด ก. จำนวนสินค้าคงคลังต่ำสุดที่ต้องมี ข. จำนวนสินค้าคงคลังสูงสุดที่ต้องมี ค. จำนวนสินค้าน้อยที่สุดที่จะสั่งซื้อ ง. จำนวนสินค้ามากที่สุดที่จะสั่งซื้อ จ. จำนวนสินค้าคงคลังเหลือน้อยที่สุด 5. Maximum Stock ใช้บันทึกรายการ ข้อใด ก. จำนวนสินค้าคงคลังต่ำสุดที่ต้องมี ข. จำนวนสินค้าคงคลังสูงสุดที่ต้องมี ค. จำนวนสินค้าน้อยที่สุดที่จะสั่งซื้อ ง. จำนวนสินค้ามากที่สุดที่จะสั่งซื้อ จ. จำนวนสินค้าคงคลังเหลือมากที่สุด
130 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 6. Safety Stock ใช้บันทึกรายการ ข้อใด ก. จุดสั่งซื้อสินค้า ข. จำนวนสินค้าที่จะสั่งซื้อ ค. ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด ง. จำนวนสินค้าคงคลังเพื่อความปลอดภัย จ. จำนวนสินค้าคงคลังที่ต้องดูแลรักษาไว้ให้ปลอดภัย 7. E.O.Q. ใช้บันทึกรายการ ข้อใด ก. จุดสั่งซื้อสินค้า ข. จำนวนสินค้าที่จะสั่งซื้อ ค. ปริมาณการสั่งซื้อที่ประหยัด ง. จำนวนสินค้าคงคลังเพื่อความปลอดภัย จ. จำนวนสินค้าคงคลังที่ต้องดูแลรักษาไว้ให้ปลอดภัย 8. หากต้องการเรียกดูงบการเงิน แต่ยังไม่ได้ตรวจนับสินค้าจริง จะต้องบันทึกประมาณการของมูลค่าสินค้า คงคลังที่เมนูอะไร ก. บันทึกปรับปรุงยอดสินค้า ข. บันทึกโอนสินค้าระหว่างคลัง ค. บันทึกปริมาณสินค้าที่ตรวจนับได้ ง. บันทึกปริมาณการสั่งซื้อสินค้าและวัตถุดิบ จ. บันทึกมูลค่าของตัวแปร $STOCK, $MATERIAL, $WIP แต่ละเดือน 9. ข้อใดไม่ใช่สาเหตุที่ทำให้จำนวนสินค้าจากการตรวจนับจริงกับในระบบคอมพิวเตอร์ไม่ตรงกัน ก. สินค้าสูญหาย ข. สินค้าแตกหักเสียหาย ค. บันทึกต้นทุนสินค้าคงคลังไม่ถูกต้อง ง. ลืมบันทึกเมื่อรับคืนสินค้ามาจากลูกค้า จ. ลืมบันทึกเมื่อส่งคืนสินค้าให้ผู้จำหน่าย 10. การบันทึกยอดสต๊อกจริงที่ตรวจนับได้ ซึ่งโปรแกรมจะหายอดที่แตกต่างระหว่างยอดที่ตรวจนับได้จริง กับ จำนวนสินค้าที่มีในระบบคอมพิวเตอร์ให้อัตโนมัติ จะต้องบันทึกที่เมนูใด ก. ใบปรับยอดสินค้า ข. รายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือ ค. บันทึกปริมาณสินค้าที่ตรวจนับได้ ง. พิมพ์รายการใบปรับปรุงยอดสินค้า จ. บันทึกมูลค่าของตัวแปร $STOCK, $MATERIAL, $WIP แต่ละเดือน
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง 131 แบบประเมินตนเองของผู้เรียน หนว่ยท ี่6 คำชี้แจง ตอนที่ 1 ให้ผู้เรียนประเมินผลการเรียนรู้ โดยเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องระดับคะแนน และ เติมข้อมูลตามความเป็นจริง แล้วเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องสรุปผล ระดับคะแนน 4 : ดีมาก 3 : ดี 2 : พอใช้ 1 : ควรปรับปรุง ตอนที่ 2 ให้ผู้เรียนนำคะแนนจากการทำแบบประเมินผลการเรียนรู้ประจำหน่วย มาเติมลงในช่องว่าง ตอนที่ 3 ให้ผู้เรียนสรุปว่าได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้ ตอนที่ 1 ผลการเรียนรู้ ระดับคะแนน สรุปผลตอนที่ 1 รายการ 4 3 2 1 1. ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหา 17 –20 = 4 (ดีมาก) 13 –16 = 3(ดี) 9 –12 = 2(พอใช้) <9 = 1 (ควรปรับปรุง) 2. ผู้เรียนได้ทำกิจกรรมสอดคล้องกับเนื้อหาและจุดประสงค์การ เรียนรู้ 3. ผู้เรียนได้เรียนและทำกิจกรรมที่ส่งเสริมกระบวนการคิด เกิด การค้นพบความรู้ 4. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง 5. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จและส่งตรง เวลา ตอนที่ 2 การประเมินผลหลังเรียน คะแนนเต็ม 10 คะแนน ทำได้.................คะแนน คิดเป็นร้อยละ................ ตอนที่ 3 ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้………………………………………………………………………………….. …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... .....................
132 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ หน่วยที่7 การบนัทกึขอ้มูลทางบัญชีเกยี่วกบัระบบซอื้ สาระสำคัญ หลังจากเตรียมฐานข้อมูลของสินค้าและยอดยกมาของสินค้าคงเหลือในระบบบริหารสินค้าคงคลังแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การซื้อสินค้าเข้าคลังสินค้า แต่ถ้าเป็นธุรกิจบริการก็เป็นการจ้างทำงานกับผู้ให้บริการ การ บันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบซื้อ เป็นการบันทึกเอกสารในระบบซื้อ ได้แก่ การทำรายการสั่งซื้อ โดย ออกเอกสารใบสั่งซื้อ การทำรายการซื้อสด ซื้อเชื่อ การทำรายการลดหนี้ หรือเพิ่มหนี้ รวมถึงการบันทึกรายการ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย สำหรับรายการค้าที่ต้องหักภาษี ณ ที่จ่าย สาระการเรียนรู้ 1. ภาพรวมการทำงานในระบบซื้อ 2. ประเภทเอกสารในระบบซื้อ 3. เมนูในระบบซื้อ 4. การสร้างเล่มเอกสารที่ใช้ในระบบซื้อ 5. การบันทึกรายการของระบบซื้อ สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับระบบซื้อ 2. ทำการบันทึกรายการในระบบซื้อตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายภาพรวมการทำงานในระบบซื้อได้ 1.2 บอกประเภทเอกสารในระบบซื้อได้ 1.3 เลือกใช้เมนูในระบบซื้อได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 สร้างเล่มเอกสารที่ใช้ในระบบซื้อได้ 2.2 บันทึกรายการในระบบซื้อได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.4 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบซื้อ 133 ภาพรวมการท างานในระบบซื้อ หลังจากเตรียมฐานข้อมูลของสินค้าและยอดยกมาของสินค้าคงเหลือในระบบบริหารสินค้าคงคลังแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือ การซื้อสินค้าเข้าคลังสินค้า แต่ถ้าเป็นธุรกิจบริการก็เป็นการจ้างทำงานกับผู้ให้บริการ การ ซื้อสินค้าแล้วจ่ายเงินหลังจากได้รับสินค้าหรือบริการ จะเป็นการบันทึกซื้อสด แต่ถ้าได้รับเครดิตจากผู้จำหน่าย หรือผู้ให้บริการ ก็จะเป็นการบันทึกซื้อเชื่อ นอกจากนี้หากมีการส่งคืนสินค้าที่ไม่ตรงตามใบสั่งซื้อ ก็จะบันทึกลด หนี้ เป็นต้น ระบบซื้อมีขั้นตอนการทำงานสรุปเป็นแผนภาพได้ดังนี้ ภาพที่ 7-1 ขั้นตอนการทำงานของระบบซื้อ เมื่อทำการบันทึกข้อมูลในระบบซื้อแล้ว โปรแกรมจะเชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบอื่นที่เกี่ยวข้อง ดังภาพที่ 7-2 ภาพที่ 7-2 การเชื่อมโยงจากระบบซื้อไปยังระบบอื่นที่เกี่ยวข้อง ระบบซื้อ ระบบเจ้าหนี้ ระบบบริหาร สินค้าคงคลัง ระบบบัญชีแยกประเภท ระบบ ภาษีมูลค่าเพิ่ม ตั้งเจ้าหนี้ เพิ่มภาษีซื้อ เพิ่มสินค้าในสต๊อก ลงรายวันซื้อสด,ซื้อเชื่อ
134 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ประเภทเอกสารในระบบซื้อ PO ใบสั่งซื้อ (Purchase order) ใช้ทำใบสั่งซื้อ สำหรับธุรกิจซื้อมา-ขายไป BR ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน(บิลเงินสด) ใช้กรณีซื้อสินค้าเป็นเงินสด BC ใบลดหนี้ เงินสด (สินค้า) ใช้สำหรับลดหนี้เป็นเงินสด (สินค้า) BD ใบเพิ่มหนี้ เงินสด (สินค้า) ใช้สำหรับเพิ่มหนี้เป็นเงินสด (สินค้า) BI ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้(สินค้า) ใช้กรณีซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ (สินค้า) BM ใบลดหนี้ เงินเชื่อ (สินค้า) ใช้สำหรับลดหนี้ กรณีซื้อเป็นเงินเชื่อ (สินค้า) BX ใบเพิ่มหนี้ เงินเชื่อ (สินค้า) ใช้สำหรับเพิ่มหนี้ กรณีซื้อเป็นเงินเชื่อ (สินค้า) สำหรับธุรกิจบริการ BU ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน(บิลเงินสด) ใช้กรณีรับบริการเป็นเงินสด BA ใบลดหนี้ เงินสด (บริการ) ใช้สำหรับลดหนี้เป็นเงินสด (บริการ) BB ใบเพิ่มหนี้ เงินสด (บริการ) ใช้สำหรับเพิ่มหนี้เป็นเงินสด (บริการ) BV ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ (บริการ) ใช้กรณีรับบริการเป็นเงินเชื่อ และมีภาษียัง ไม่ถึงกำหนด BN ใบลดหนี้ เงินเชื่อ (บริการ) ใช้สำหรับลดหนี้ เป็นเงินเชื่อ (บริการ) BZ ใบเพิ่มหนี้ เงินเชื่อ (บริการ) ใช้สำหรับเพิ่มหนี้เป็นเงินเชื่อ (บริการ) XL ใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย บริษัทหักนิติบุคคลยื่น ภงด.53 ใช้สำหรับหักภาษี ณ ที่จ่าย ผู้จำหน่าย ที่เป็นนิติบุคคล XP ใบภาษีหัก ณ ที่จ่าย บริษัทหักบุคคลธรรมดายื่น ภงด.3 ใช้สำหรับหักภาษี ณ ที่จ่าย ผู้จำหน่าย ที่เป็นบุคคลธรรมดา
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบซื้อ 135 เมนูในระบบซื้อ ในการซื้อสินค้าและบริการ มีเมนูในระบบซื้อที่จะเลือกใช้ได้ดังภาพที่ 7-3 ภาพที่ 7-3 เมนูในระบบซื้อ
136 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ การสร้างเล่มเอกสารที่ใช้ในระบบซื้อ โปรแกรมได้จัดเตรียมเล่มเอกสารที่ต้องใช้ในระบบซื้อ ไว้แล้วประเภทละ 1 เล่ม เช่น เอกสารใบสั่งซื้อ สินค้า 1 เล่ม เอกสารซื้อสด 1 เล่ม เอกสารซื้อเชื่อ 1 เล่ม เป็นต้น แต่ถ้าผู้ใช้ต้องการเพิ่มเล่มเอกสาร ก็สามารถ ทำการเพิ่มได้ หรือถ้าผู้ใช้ต้องการแก้ไขเลขที่เล่มเอกสารให้ตรงกับที่กิจการกำหนด ก็สามารถทำการแก้ไขได้ เช่น ถ้าต้องการแก้ไขเล่มเอกสารใบสั่งซื้อ จากเล่มที่ 0001 เป็น เล่มที่ 01 และให้อักษรนำเลขที่เอกสารเป็น PO01/…. สามารถทำได้โดย 1. เข้าที่ ระบบซื้อ ฐานข้อมูล A-เพิ่มและแก้ไขเล่มเอกสารและการเชื่อมโยงในระบบซื้อ ประเภทเอกสารใบสั่งซื้อ หรือ เปิด Work Flow ระบบซื้อ ใบสั่งซื้อ 2. ที่เล่มเอกสาร “ใบสั่งซื้อ” กดปุ่มใดๆ แล้วกด Enter เพื่อเรียกหน้าต่างเลือกเล่มเอกสารขึ้นมา (ภาพที่ 7-3) หากต้องการแก้ไข ให้กดปุ่ม F2-แก้ไข หากต้องการเพิ่มเล่ม ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม 3. จะเป็นหน้าต่าง“บันทึกรายละเอียดเล่มใบสั่งซื้อ” ทำการบันทึกรายละเอียดเล่มเอกสาร และอักษรนำ เลขที่เอกสาร ตามที่ต้องการ (ภาพที่ 7-5) 4. หากต้องการกำหนดแบบฟอร์มพิมพ์เอกสาร ให้เปิดหน้าต่างบันทึกรายละเอียดเล่มเอกสารใบสั่งซื้อ หน้าที่ 4 เลือกแบบฟอร์มเอกสารที่ต้องการ (ภาพที่ 7-6) กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบ ภาพที่ 7-4 หน้าต่างเลือกเล่มเอกสารใบสั่งซื้อ เมนูใบสั่งซื้อ กด F2-แก้ไข
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบซื้อ 137 ภาพที่ 7-5 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดเล่มเอกสารใบสั่งซื้อ หน้าที่ 1 ภาพที่ 7-6 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดเล่มเอกสารใบสั่งซื้อ หน้าที่ 4 (เลือกแบบฟอร์มพิมพ์) เลือกแบบฟอร์มใบสั่งซื้อ
138 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ การบันทึกรายการของระบบซื้อ รายการในระบบซื้อ มีหลายอย่างและจะเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ หลายระบบดังที่ได้กล่าวมาแล้ว ซึ่ง การทำงานสำหรับเอกสารต่างๆ เป็นดังนี้ 1. การทำรายการสั่งซื้อสินค้าเพื่อออกใบสั่งซื้อ เมื่อบริษัทต้องการสั่งซื้อสินค้ากับผู้จำหน่าย (Supplier) และมีการออกเอกสารสั่งซื้อไปให้กับ ผู้จำหน่ายรายนั้น ก่อนจะได้รับเอกสารซื้อเราจะทำการบันทึกเอกสารสั่งซื้อ และส่งไปให้ผู้จำหน่าย เพื่อ เตรียมการจัดส่งสินค้ามายังบริษัท มีวิธีการทำงานดังนี้ 1.1 เข้าที่ ระบบซื้อ ซื้อสินค้า สั่งซื้อสินค้า หรือ เปิด Work Flow ระบบซื้อ ใบสั่งซื้อ 1.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน 1.3 เลือกเล่มเอกสาร “ใบสั่งซื้อ” ที่ต้องการ 1.4 จะเป็นหน้าต่าง “ใบสั่งซื้อ” ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการใหม่ 1.5 จะเข้าสู่หน้าต่าง การบันทึกใบสั่งซื้อ ทำการบันทึกรายละเอียดต่างๆ ในหน้าต่าง 1.6 ถ้าไม่มีรายการรับชำระเงินมัดจำที่จ่ายล่วงหน้า กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบ คอมพิวเตอร์แต่ถ้ามีรายการรับชำระเงินมัดจำล่วงหน้า ให้เปิดหน้าต่าง “รายการชำระเงินมัดจำ” แล้วบันทึก รายละเอียดการรับเงินมัดจำ 1.7 กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบ ตัวอย่างที่ 7-1 วันที่ 02/11/63 ออกใบสั่งซื้อเลขที่ 001 เพื่อสั่งซื้อ DIGITAL TV จำนวน 9 เครื่อง ราคาเครื่องละ 19,000 บาท และ TOUCH SCREEN MONITOR จำนวน 4 เครื่อง ราคาเครื่องละ 8,000 บาท จากบริษัท เอสวี จำกัด ทำการบันทึกรายการดังภาพที่ 7-7 ถึง 7-10 ตามลำดับ ภาพที่ 7-7 หน้าต่างการเข้าระบบซื้อเพื่อบันทึกรายการใบสั่งซื้อ โดยใช้เมนู
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบซื้อ 139 ภาพที่ 7-8 หน้าต่างการเข้าบันทึกรายการใบสั่งซื้อ โดยใช้ Work Flow ระบบซื้อ ภาพที่ 7-9 หน้าต่างรายการใบสั่งซื้อ ภาพที่ 7-10 หน้าต่างบันทึกรายการสั่งซื้อสินค้า
140 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ อธิบายการบันทึกส่วนหัวของเอกสาร เล่มที่ เล่มที่ของใบสั่งซื้อที่เลือกเข้ามา เลขที่ เลขที่ของใบสั่งซื้อ 1. ผู้ใช้บันทึกเข้าไปเองแต่ต้องเป็นเลขที่ไม่ซ้ำกัน 2. ถ้าว่างไว้โปรแกรมจะ Running ต่อจากเลขสุดท้ายในปัจจุบัน หรือถ้าเคยกำหนดว่า ต้องการให้เอกสารเริ่มต้นด้วยเลขที่เท่าใด โปรแกรมจะดูจากค่านั้น เลขอ้างอิง เลขที่เพื่อใช้ในการอ้างอิงกับเอกสารใบสั่งซื้อใบนี้ หรือใช้เลขเดียวกับเลขที่ภายในก็ได้ วันที่ วันที่ปัจจุบัน ซึ่งโปรแกรมจะแสดงค่าวันที่ปัจจุบันนี้ไว้ ผู้ขาย รหัส ให้ระบุรหัสผู้ขาย ชื่อย่อผู้ขาย โปรแกรมจะแสดงชื่อผู้ขายที่เลือกไว้ แผนก ใส่รหัสแผนก (ไม่ใส่ก็ได้) ชนิด VAT ชนิดของภาษีมูลค่าเพิ่มตามที่ระบุไว้ที่ฐานข้อมูลอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม อัตรา อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม เช่น 10% หรือ 1.5% เป็นค่าที่ได้จากการเลือกชนิด VAT แยกนอก การคิดภาษีมูลค่าเพิ่มแบบแยกนอก หรือรวมใน มีให้เลือก 2 แบบ ใส่ค่า “Y” ถ้าเป็น VAT แบบแยกนอก ใส่ค่า “N” ถ้าเป็น VAT แบบรวมใน แก้ไขรายละเอียดอื่นๆ ใส่ค่า “Y” เมื่อต้องการใส่รายละเอียดเพิ่มเติม เช่น วันนัดรับสินค้า อธิบายการบันทึกส่วนรายการย่อย ชนิดสินค้า ชนิดของสินค้า มีให้เลือกบันทึกได้ 2 กรณี คือ ใส่ค่า “F” ถ้าเป็นชุดสินค้า ใส่ค่า “P” ถ้าเป็นรายการสินค้า รหัสสินค้า รหัสของสินค้าหรือชุดสินค้า ถ้าจำรหัสไม่ได้ ค้นหาโดยใช้ Hot seek ได้ ชื่อ ชื่อของสินค้า ซึ่งจะปรากฏขึ้นภายหลังจากเลือกรหัสสินค้าแล้ว ค้นหาโดยใช้ Hot seekได้ หมายเหตุ เป็นหมายเหตุประกอบรายการสินค้า ถ้าดูที่หน้าต่างจะเห็นเป็นช่อง 1 ตัวอักษร แต่ สามารถเห็นหมายเหตุทั้งหมดได้ที่ส่วนล่างของจอภาพ สามารถใส่รายละเอียด เพิ่มเติมได้โดยการกดปุ่ม END แล้วคีย์รายละเอียดที่ต้องการ ล๊อต ล๊อตสินค้า จำนวน จำนวนสินค้าที่จะสั่งซื้อ ถ้าสินค้าเป็นชิ้น จำนวนในที่นี้จะหมายถึง จำนวนชิ้นของ สินค้า แต่ถ้าเป็นชุดสินค้า จำนวนในที่นี้จะหมายถึง จำนวนของชุดสินค้า ราคา : หน่วยซื้อ ราคาของสินค้า หากชนิดสินค้าถูกบันทึกเป็นแบบ Pราคาต่อหน่วยในที่นี้จะหมายถึง ราคา ต่อสินค้า 1 หน่วย แต่ถ้าบันทึกชนิดสินค้าเป็นแบบ Fราคาต่อหน่วยจะหมายถึง ราคาต่อชุด ส่วนลด ส่วนลดของสินค้าแต่ละรายการสามารถลดได้หลายขั้น หากบันทึกเป็นจำนวนตัวเลข จะหมายถึง ส่วนลดเป็นจำนวนเงิน (บาท) แต่ถ้าต้องการให้ลดเป็นเปอร์เซ็นต์ ให้ใส่ เครื่องหมาย % ไว้ด้วยเสมอ หรือจะลดทั้ง % และจำนวนเงิน เช่น 10%+10 จะ เท่ากับ ลด 10% และลดอีก 10 บาท
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบซื้อ 141 รายละเอียดด้านล่างของรายการย่อย จำนวนสินค้า โปรแกรมจะรวมจำนวนสินค้ามาแสดงให้เห็น (แก้ไขไม่ได้) มูลค่าสินค้า โปรแกรมจะคำนวณมูลค่าสินค้ามาแสดงให้เห็น (แก้ไขไม่ได้) ส่วนลด ส่วนลดท้ายเอกสารเพิ่มเติมจากส่วนลดในแต่ละรายการ และลดได้หลายชั้น เหมือนกับส่วนลดที่รายการย่อย มูลค่าส่วนลด มูลค่าส่วนลดที่ท้ายรายการ มูลค่าก่อน VAT มูลค่าสินค้าทั้งหมดในใบเสนอราคาที่ยังไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม มูลค่า VAT ยอดเงินภาษีมูลค่าเพิ่มของสินค้าทั้งหมดในใบสั่งซื้อ ไม่ว่าผู้ใช้จะระบุให้คำนวณภาษี เป็นแบบแยกนอกหรือรวมในก็ตาม โปรแกรมก็จะทำการแยกจำนวนเงินของสินค้าที่ ยังไม่รวม VAT และจำนวน VAT แยกไว้ให้เห็นเสมอ ยอดสุทธิ ยอดเงินสุทธิตามใบสั่งซื้อ ภาพที่ 7-11 หน้าต่างบันทึกรายการชำระเงินมัดจำ ภาพที่ 7-12 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดเอกสารการชำระเงินมัดจำ
142 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ อธิบายการบันทึก รายการชำระมัดจำ ประเภทเอกสารธนาคาร ใส่รหัสประเภทเอกสารธนาคาร (ดูได้จากตารางสรุปประเภทเอกสาร ธนาคาร) เป็นรายการฝาก/ถอน ใส่ค่า D ถ้าเป็นรายการรับหรือฝากเข้า (deposit) ใส่ค่า W ถ้าเป็นรายการจ่ายหรือถอนออกจากบัญชี (withdrawal) เลขที่เช็ค/เอกสาร ใส่เลขที่เช็คหรือเลขที่เอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นๆ วันที่รับ-จ่ายเช็ค/เอกสาร ใส่วันที่รับจ่ายเช็ค หรือวันที่ของเอกสารธนาคารประเภทนั้นๆ วันที่เช็ค/เอกสาร DUE วันที่ที่เช็คหรือวันที่ที่เอกสารถึงกำหนด ผู้รับ/จ่าย (ไทย) ชื่อในเช็คที่เป็นชื่อภาษาไทย รหัสธนาคารของเช็ค รหัสธนาคารของเช็คหรือเอกสารใบนั้น ค้นหาโดยใช้ Hot Seek มูลค่า มูลค่าของเช็คหรือเอกสารใบนั้น โปรแกรมจะดึงยอดเงินที่เคยมีการตัดชำระ ในใบเสร็จ/INVOICE/ใบสั่งซื้ออื่นมาแล้ว ซึ่งจะใช้ในกรณีที่มีการรับเช็ค 1 ใบ จากบิลเงินสดหรือใบสั่งซื้อหรือใบเสร็จหลายใบ คงเหลือ ยอดเงินในเช็คที่เหลือหลังจากตัดจ่ายจากรายการอื่นๆ มาก่อน ตัดชำระใบเสร็จ/INVOICE อื่นแล้ว เป็นยอดเงินของเช็คที่มีการตัดชำระแบบแบ่งการชำระเงินเป็นงวดๆ ด้วย INVOICE ใบอื่นก่อนแล้ว ชำระสำหรับเอกสารนี้ ยอดเงินในเช็คที่ตัดชำระสำหรับเอกสารใบนี้ กรณีที่เช็ค 1 ใบ จ่ายหลาย เอกสาร ยอดเงินตรงนี้จะเท่ากับยอดในเอกสารปัจจุบัน STEP ถ้าใส่ค่า ว่าง = ยังไม่ระบุเงินเข้าธนาคาร ถ้าใส่ค่า B = นำเช็คเข้าธนาคารแล้ว สถานะ จะระบุค่าในช่องนี้ได้ เมื่อระบุค่าในช่อง STEP = B แล้ว ถ้าใส่ค่า ว่าง = ยังไม่ระบุสถานะ ถ้าใส่ค่า P = เช็คผ่าน ถ้าใส่ค่า R = เช็คคืน สมุดบัญชีเงินฝาก จะระบุค่าในช่องนี้ได้เมื่อระบุค่าใน STEP = B แล้ว จะนำเช็คหรือเอกสารธนาคารรายการนี้ เข้าสมุดบัญชีเงินฝากได้ 2. ซื้อสินค้า/บริการ เป็นเงินสด หรือบิลเงินสด 2.1 เข้าที่เมนูระบบซื้อ ซื้อสินค้า หรือ ซื้องานบริการ ซื้อสด (ออกใบกำกับภาษี/ ใบส่งของ/ใบเสร็จรับเงิน) หรือเปิด Work Flow ระบบซื้อ Invoice สินค้า หรือInvoice บริการ ซื้อสด 2.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน 2.3 เลือกเล่มเอกสาร “ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ที่จะใช้งาน 2.4 จะเห็นรายการ “ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน” ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม