เอกสารประกอบการเรียน-66

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 293 7. เมื่อกลับสู่หน้าต่างบันทึกรายวัน ซึ่งจะบันทึกเป็นชื่อบัญชี “ซื้อเชื่อ” ให้ลบชื่อบัญชี “ซื้อเชื่อ” ออก แล้วแก้ไขชื่อบัญชีค่าใช้จ่ายและจำนวนเงินให้ถูกต้อง หากไม่มีชื่อบัญชีที่เกี่ยวข้องในผังบัญชี ให้ทำการเพิ่มชื่อ บัญชีนั้นในผังบัญชี และหากต้องการเพิ่มบรรทัด ให้กดปุ่ม F3-แทรกบรรทัด 8. กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ Voucher ภาพที่ 13-12 หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน หลังจากทำการ Sum หน้า link ภาพที่ 13-13 หน้าต่างเพิ่มชื่อบัญชีในผังบัญชี ภาพที่ 13-14 หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน ที่แก้ไขชื่อบัญชีและจำนวนเงินที่ถูกต้อง

294 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 2.4 การบันทึกจ่ายชำระหนี้จากการซื้อเชื่อ งานบริการ มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย ตัวอย่างที่ 13-2 วันที่ 8/12/63 จ่ายค่าเช่า และค่าจ้าง ที่ค้างจ่ายไว้กับ บจก.นิติบุคคลอาคารชุด ได้รับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เลขที่ 811 ( ให้ดึง Invoice ที่ค้างชำระมาตัดชำระให้ครบทุกใบ) และออก ใบหักภาษี ณ ที่จ่ายเลขที่ภายใน 002 สำหรับรายการที่ต้องหัก ณ ที่จ่ายด้วยอัตราที่ถูกต้อง (นำเลขที่ใบเสร็จ มาใส่เป็นเลขที่อ้างอิงของใบหัก ณ ที่จ่าย ) ทำการบันทึกรายการดังภาพที่ 13-15 ถึง 13-22 ตามลำดับ ดังนี้ 1. เมื่ออยู่ที่หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน (สมุดรายวันจ่าย) ให้กดปุ่ม F7-Link 2. ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี “PBILL_VATใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (ซื้อ-ธุรกิจบริการ)” ภาพที่ 13-15 หน้าต่างเลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี 4. ประเภทเอกสารเลือก “PV ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (ซื้อ) (งานบริการ,VAT ไม่ถึงกำหนด)” 5. บันทึกเลขที่เอกสาร ชื่อเจ้าหนี้ และเรียก Invoice ที่จะนำมาชำระหนี้ โดยกดปุ่มใดๆ ที่ช่อง เลขที่ Inv. จะมีรายการ Invoice ที่จะนำมาตัดชำระขึ้นมาให้เลือก ทำการเลือก Invoice ที่ต้องการ ภาพที่ 13-16 หน้าต่างเลือกรายการ Invoice จากการซื้อเชื่อ งานบริการ ที่จะนำมาตัดชำระ

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 295 6. เมื่อบันทึกยอดเงินรวม และรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก ก็จะกลับมาที่หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี ภาพที่ 13-17 หน้าต่างบันทึก จ่ายชำระหนี้จากการซื้อเชื่อ งานบริการ 7. ที่หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเลือกประเภทเอกสารการหัก ภาษี ณ ที่จ่าย “PTAX_353 ใบหัก ณ ที่จ่าย (เราหักเขา)” ภาพที่ 13-18 หน้าต่างเลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี

296 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 8. ที่หน้าต่างใบหักภาษี ณ ที่จ่าย เมื่อบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับการหักภาษี ณ ที่จ่าย ตามประเภท เงินได้ เรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก ก็จะกลับมาที่หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี ภาพที่ 13-19 หน้าต่างบันทึกรายการหักภาษี ณ ที่จ่าย 9. กดปุ่ม F8-Voucher ในกรณีที่ต้องการวิเคราะห์บัญชีเอง หรือกดปุ่ม F9-Sum หน้า Link โปรแกรมจะทำการวิเคราะห์บัญชี และลงรายการให้อัตโนมัติ หรือกดปุ่ม F10-SAVE ALL โปรแกรมจะทำการ วิเคราะห์บัญชี และลงรายการให้อัตโนมัติ พร้อมกับบันทึก Voucher ภาพที่ 13-20 หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี 1= หัก ณ ที่จ่าย 2=ออกภาษีให้ 1= มาตรา 3 เตรส 2=มาตรา 65 จัตวา 3=มาตรา 69 ทวิ

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 297 10. เมื่อกลับสู่หน้าต่างบันทึกรายวัน ซึ่งจะบันทึกเป็นชื่อบัญชี “เจ้าหนี้การค้า” ให้ลบชื่อบัญชี “เจ้าหนี้การค้า” ออก แล้วแก้ไขชื่อบัญชีค่าใช้จ่ายค้างจ่าย และจำนวนเงินให้ถูกต้อง และหากต้องการเพิ่ม บรรทัด ให้กดปุ่ม F3-แทรกบรรทัด 11. กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ Voucher ภาพที่ 13-21 หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน หลังจากทำการ Sum หน้า link ภาพที่ 13-22 หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน ที่แก้ไขชื่อบัญชีและจำนวนเงินที่ถูกต้อง 2.5 การบันทึกการโอนเงินจากบัญชีเงินฝากออมทรัพย์เข้าบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน 1. เมื่ออยู่ที่หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน (สมุดรายวันทั่วไป) ให้กดปุ่ม F7-Link 2. ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี “TRANS_PYM รายการธนาคารโอนเงินและอื่นๆ” 4. ประเภทเอกสารเลือก “TRW ถอนโดยการโอน” 5. บันทึกรายการถอนเงินจากบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ เมื่อบันทึกรายละเอียดเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก ก็จะกลับมาที่หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี

298 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 13-23 หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน เลือกกลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี ภาพที่ 13-24 หน้าต่างบันทึกรายการโอน เลือกประเภทเอกสารธนาคาร (ถอนโดยการโอน) ภาพที่ 13-25 หน้าต่างบันทึกรายการถอนเงินจากบัญชีเงินฝากออมทรัพย์

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 299 ภาพที่ 13-26 หน้าต่างแสดงเอกสารประกอบการลงบัญชี 6. ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม อีกครั้งหนึ่ง 7. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี “TRANS_PYM รายการธนาคารโอนเงินและอื่นๆ” 8. ประเภทเอกสารเลือก “TRD ฝากโดยการโอน” 9. บันทึกรายการฝากเงินเข้าบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน เมื่อบันทึกรายละเอียดเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก ก็จะกลับมาที่หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี ภาพที่ 13-27 หน้าต่างบันทึกรายการโอน เลือกประเภทเอกสารธนาคาร (ฝากโดยการโอน) ภาพที่ 13-28 หน้าต่างบันทึกรายการฝากเงินเข้าบัญชีเงินฝากกระแสรายวัน บัญชีเงินฝากกระแสรายวัน

300 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 10. กดปุ่ม F8-Voucher ในกรณีที่ต้องการวิเคราะห์บัญชีเอง หรือกดปุ่ม F9-Sum หน้า Link โปรแกรมจะทำการวิเคราะห์บัญชี และลงรายการให้อัตโนมัติ หรือกดปุ่ม F10-SAVE ALL โปรแกรมจะทำการ วิเคราะห์บัญชี และลงรายการให้อัตโนมัติ พร้อมกับบันทึก Voucher 11. เมื่อกลับสู่หน้าต่างบันทึกรายวัน ทำการบันทึกบัญชีเองโดย เดบิต บัญชีเงินฝากกระแสรายวัน เครดิต บัญชีเงินฝากออมทรัพย์ 12. กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ Voucher ภาพที่ 13-29 หน้าต่างแสดงเอกสารประกอบการลงบัญชี ภาพที่ 13-30 หน้าต่างบันทึกบัญชีรายการโอนเงินจากบัญชีออมทรัพย์เข้าบัญชีกระแสรายวัน 3. การปรับปรุงรายการค้างรับ-ค้างจ่ายต่างๆ ก่อนทำการปิดบัญชี จะต้องทำการปรับปรุงรายการค้างรับ-ค้างจ่ายต่างๆ ก่อน โดยจะบันทึก รายการที่สมุดรายวันทั่วไป เช่น ตั้งค้างจ่ายเงินสมทบประกันสังคม ส่วนที่บริษัทสมทบให้กับพนักงาน 3.1 เข้าที่ ระบบบัญชี บันทึกรายการและปิดบัญชี บันทึกรายการรายวัน หรือ เปิด Work Flow ระบบบัญชีแยกประเภท ลงรายวัน 3.2 เลือก “สมุดรายวันทั่วไป” 3.3 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3.4 บันทึกรายละเอียดของแบบฟอร์มบัญชีที่ต้องการเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 301 ภาพที่ 13-31 หน้าต่างบันทึกบัญชีรายการตั้งค้างจ่ายเงินสมทบกองทุนประกันสังคม 4. การปิดบัญชีภาษีซื้อ-ภาษีขาย การปิดบัญชีภาษีซื้อและภาษีขาย เข้าบัญชีลูกหนี้สรรพากร หรือเจ้าหนี้สรรพากร หากภาษีขายสูงกว่า ภาษีซื้อ กิจการจะต้องนำส่งส่วนต่างระหว่างภาษีขายกับภาษีซื้อ แต่ถ้าภาษีซื้อสูงกว่าภาษีขาย กิจการสามารถขอคืน ภาษีหรือขอเครดิตภาษีไว้ใช้ในเดือนถัดไป 4.1 มูลค่าภาษีขาย เรียกดูจาก รายงานภาษีขายรวมยื่นเพิ่มเติม ที่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาพที่ 13-32 หน้าต่างเรียกดูรายงานภาษีขาย และสั่งพิมพ์รายงานทางจอภาพ ภาพที่ 13-33 หน้าต่างแสดงรายงานภาษีขาย ระบุช่วงเดือนของภาษี กดปุ่ม Print เพื่อสั่งพิมพ์ กดปุ่ม OK

302 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 4.2 มูลค่าภาษีซื้อ เรียกดูจาก รายงานภาษีซื้อรวมยื่นเพิ่มเติม ที่ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาพที่ 13-34 หน้าต่างเรียกดูรายงานภาษีซื้อ และสั่งพิมพ์รายงานทางจอภาพ ภาพที่ 13-35 หน้าต่างแสดงรายงานภาษีซื้อ 4.3 ทำการบันทึกบัญชีที่ ระบบบัญชีแยกประเภท บันทึกรายการและปิดบัญชี บันทึกรายการรายวัน หรือ เปิด work flow ระบบบัญชีแยกประเภท ลงรายวัน สมุดรายวันทั่วไป ดังนี้ 4.3.1 กรณีภาษีขายมากกว่าภาษีซื้อ (ต้องนำส่งภาษีให้สรรพากร) Dr. ภาษีขาย xxx Cr. ภาษีซื้อ xxx เจ้าหนี้สรรพากร xxx ระบุช่วงเดือนของภาษี กดปุ่ม Print เพื่อสั่งพิมพ์ กดปุ่ม OK

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 303 4.3.2 กรณีภาษีซื้อมากกว่าภาษีขาย (ขอคืนภาษี) Dr. ภาษีขาย xxx ลูกหนี้สรรพากร xxx Cr. ภาษีซื้อ xxx 5. การปิดบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ PERIODIC และบัญชีรายได้-ค่าใช้จ่าย เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายวันต่างๆ เสร็จแล้ว หากจะปิดบัญชีสินค้าคงเหลือในกรณีบันทึกบัญชีแบบ PERIODIC ปิดบัญชีรายได้-ค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไร-ขาดทุน ก็ให้โปรแกรมทำการปิดบัญชีโดยมีขั้นตอนดังนี้ 5.1 เข้าที่เมนู ระบบบัญชี บันทึกรายการและปิดบัญชี บันทึกรายการรายวัน หรือ เปิด work flow ระบบบัญชีแยกประเภท ลงรายวัน 5.2 เลือก “สมุดรายวัน” ที่จะเข้าไปบันทึกรายการ (สมุดรายวันทั่วไป) 5.3 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 5.4 ใส่ค่า “C” ที่ช่อง TYPE ซึ่งหมายถึง VOUCHER ประเภท ปิดบัญชี 5.5 ใส่วันที่ของการปิดบัญชี เช่น ปิดบัญชีเมื่อสิ้นปี ให้ใส่วันที่ 31/12/XX หรือถ้าปิดบัญชีทุก เดือน ก็ให้ใส่วันที่ของเดือนนั้น ภาพที่ 13-36 หน้าต่างให้ใส่เดือนที่ต้องการปิดงวดบัญชี 5.6 จากนั้นโปรแกรมจะให้เลือกรูปแบบการปิดบัญชีซึ่งมีให้เลือก 6 หัวข้อ คือ แบบที่ 1 ปิดสินค้าคงเหลือปลายงวด (กรณี PERIODIC) แบบที่ 2 ปิดบัญชีวัสดุสิ้นเปลือง แบบที่ 3 ปิดเฉพาะบัญชีรายได้ ก็คือ ให้โปรแกรมช่วยรวมยอดจาก Voucher ใบอื่นๆ ที่อยู่ ในงวดบัญชี ที่เราระบุ แต่ดึงมาเฉพาะ “หมวดบัญชีรายได้” ที่กำหนดไว้ในผังบัญชี แบบที่ 4 ปิดเฉพาะบัญชีค่าใช้จ่าย คล้ายแบบที่ 2 แต่ดึงมาเฉพาะ “หมวดบัญชีค่าใช้จ่าย” แบบที่ 5 ปิดทั้งบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย คือการรวบรายการทั้งแบบที่ 2 และแบบที่ 3 มา อยู่ใน Voucher ใบเดียวกัน แบบที่ 6 ต้องการลงรายการเอง มีไว้ในกรณีที่ต้องการปิดบัญชีเอง หรือบันทึกรายการปิด บัญชีอื่นๆ เพิ่มเติม เช่น บันทึกจ่ายเงินปันผล บันทึกตั้งค้างจ่ายภาษีนิติบุคคล ใส่ค่า “C” ใส่เดือนที่ทำการปิดบัญชี

304 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 5.7 เมื่อเลือกตัวเลือกตามที่ต้องการแล้ว โปรแกรมจะทำการปิดบัญชีทั้งหมด ในรอบบัญชีที่ระบุ มาให้ เมื่อได้รายการเสร็จเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการปิดบัญชีนี้ ภาพที่ 13-37 หน้าต่างให้เลือกรูปแบบการปิดบัญชี(เลือกปิดสินค้าคงเหลือปลายงวด) ภาพที่ 13-38 หน้าต่างการปิดบัญชีสินค้าคงเหลือปลายงวด ที่โปรแกรมคำนวณให้ ภาพที่ 13-39 หน้าต่างให้เลือกรูปแบบการปิดบัญชี (เลือกปิดทั้งบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย)

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 305 ภาพที่ 13-40 หน้าต่างการปิดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย ที่โปรแกรมคำนวณให้ 6. การปิดบัญชีกำไร-ขาดทุนสุทธิ เข้าบัญชีกำไร-ขาดทุนสะสม การปิดบัญชีกำไร-ขาดทุนสุทธิเข้าบัญชีกำไร-ขาดทุนสะสม จะดูตัวเลขกำไร-ขาดทุนสุทธิจากการ ปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย ซึ่งตัวเลขนี้จะอยู่ด้านเดบิต หรือเครดิตก็ได้ ทำการบันทึกบัญชีที่ ระบบบัญชีแยกประเภท บันทึกรายการและปิดบัญชี บันทึก รายการรายวัน สมุดรายวันทั่วไป ภาพที่ 13-41 หน้าต่างให้เลือกรูปแบบการปิดบัญชี (เลือกต้องการลงรายการเอง) การปิดบัญชีกำไร-ขาดทุนสุทธินี้จะทำหลังจากการปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่าย ดังนั้นจึงต้องระบุ ค่า “TYPE” ให้เป็น “C” ระบุเดือนปีที่ปิดบัญชี และเลือกหัวข้อการปิดบัญชี “ต้องการลงรายการเอง” แล้ว บันทึกบัญชี ดังนี้

306 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 6.1 กรณีมีกำไรสุทธิ Dr. กำไรสุทธิประจำปี xxx Cr. กำไรสะสม xxx 6.2 กรณีขาดทุนสุทธิ Dr. กำไรสะสม xxx Cr. กำไรสุทธิประจำปี xxx 7. การยกเลิกการปิดบัญชี การยกเลิกการปิดบัญชี ทำเหมือนการลบ Voucher ทั่วไป ก็คือ เข้าไปที่เมนู “ลงรายวัน” สมุดรายวัน ทั่วไป และเลื่อนแถบสว่างไปยัง Voucher ปิดงวด แล้วกดปุ่ม F4-ลบ (ถ้า Voucher ปิดบัญชีใบนั้นถูกสั่ง Post แล้ว จะลบรายการปิดบัญชีไม่ได้ ดังนั้น Voucher ปิดบัญชี และ Voucher ที่บันทึกรายการทั้งหมด ให้ระบุรูปแบบการ POST เป็น I คือ ยังไม่ POST รายการ เพื่อที่ว่า หากรายการในรอบบัญชีที่ปิดยังไม่ถูกต้อง จะได้ยกเลิกการปิดบัญชี และเข้าไปแก้ไขรายการได้) ภาพที่ 13-42 หน้าต่างการปิดบัญชีรายได้ และค่าใช้จ่าย ที่โปรแกรมคำนวณให้ 8. การสั่ง POST รายการที่ตรวจสอบเรียบร้อยแล้ว การสั่ง POST รายการบัญชี สามารถทำได้ 2 แบบ คือ 8.1 สั่ง POST รายการบัญชีที่เป็นช่วง (BATCH) เมื่อผู้ใช้งานตรวจสอบรายการต่างๆ จน เรียบร้อยดีแล้ว จะสั่ง POST รายการ Voucher ก็ให้เข้าที่ระบบเมนู ระบบบัญชี ฐานข้อมูล POST รายการเข้าบัญชีแยกประเภท ซึ่งสามารถสั่ง POST VOUCHER ได้ครั้งละหลายๆ ใบ 8.2 สั่ง POST รายการบัญชี นอกจากการสั่ง POST รายการที่เมนูแล้ว ยังสามารถเลือก POST รายการบัญชีเป็นใบๆ ได้ โดยเข้าไปที่ Voucher ใบที่ต้องการ และเปลี่ยนรูปแบบการ POST เป็นค่า “ว่าง” ข้อสำคัญคือ เมื่อสั่ง POST รายการแล้ว ผู้ใช้จะเข้าไปแก้ไขรายการ VOUCHER อีกไม่ได้แล้ว ตาม ประกาศสรรพากร ฉบับที่ 63 ดังนั้น ก่อน POST จึงควรตรวจให้แน่ใจก่อนว่าไม่มีอะไรต้องแก้ไขแล้ว กดปุ่ม F4-ลบ Voucher ที่ปิดงวดแล้ว

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 307 9. การ LOCK ข้อมูลห้ามแก้ไข และการยกเลิกการ LOCK ข้อมูล เมนูนี้เป็นเมนูที่มีความสำคัญอยู่ไม่น้อย เนื่องจากเป็นการสั่งห้ามการเข้าทำงานในช่วงเวลาที่ถูก LOCK ไว้ การ LOCK ข้อมูลโดยทั่วไป มีจุดประสงค์เพื่อต้องการไม่ให้ผู้อื่นเข้ามาเพิ่มหรือแก้ไขข้อมูล ในช่วงวันเวลาที่ LOCK ข้อมูลได้ เช่น ฝ่ายบัญชีทำการตรวจสอบบัญชีมาถึงสิ้นเดือนมกราคมแล้ว ถ้าจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นเข้ามา แก้ไข รายการที่ทำการปรับปรุงและตรวจสอบไว้ดีแล้ว ก็ให้ทำการ LOCK ข้อมูลไว้ถึงวันที่ที่ต้องการ โดยเข้าที่เมนู บำรุงรักษาข้อมูล LOCK ข้อมูลห้ามแก้ไข เมื่อเข้ามาแล้ว ให้ใส่วันที่ ที่ต้องการให้ LOCK ห้ามแก้ไขไว้ ภาพที่ 13-43 หน้าต่างการ LOCK ข้อมูล การยกเลิกการ LOCK ข้อมูล ทำโดยเข้าไปที่เมนู บำรุงรักษาข้อมูล เปลี่ยนวันที่ LOCK ข้อมูล และเปลี่ยนวันที่ให้ถอยไปจนถึงวันที่ที่ต้องการ เช่น เดิม LOCK ไว้ถึงวันที่ 31 ธันวาคม 2563 แต่ต้องการแก้ไข รายการในช่วงเดือนพฤศจิกายน ก็ให้เปลี่ยนวันที่ LOCK ข้อมูลเป็นวันที่ 31 ตุลาคม 2563 เป็นต้น ภาพที่ 13-44 หน้าต่างเปลี่ยนเวลาการ LOCK ข้อมูล

308 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่13 การบนัทกึขอ้มูลทางบัญชีเกยี่วกบัระบบบญัชแียกประเภท • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 13 คำสั่ง จงทำเครื่องหมาย ✓ หน้าข้อความที่ถูก และทำเครื่องหมาย หน้าข้อความที่ผิด 1. ……………. เอกสารที่ได้จากการบันทึกบัญชีจากระบบ Front End ผู้ใช้งานจะไม่สามารถแก้ไขรายการที่ ระบบบัญชีแยกประเภทได้ 2. ……………. จ่ายค่าโทรศัพท์ ได้รับใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้/ใบเสร็จรับเงิน เลขที่ 2000 เป็นเงิน 1,000 บาท +VAT7% จะต้องบันทึกรายการที่สมุดรายวันทั่วไป 3. ……………. การจ่ายเงินเดือนพนักงานโดยการโอนเงินเข้าบัญชีธนาคารของพนักงาน มีการหักภาษี ณ ที่จ่าย และหักเงินประกันสังคม จะบันทึกรายการที่สมุดรายวันทั่วไป 4. ……………. การตั้งค่าใช้จ่ายค้างจ่าย จะบันทึกรายการที่สมุดรายวันทั่วไป 5. ……………. การปิดบัญชีภาษีซื้อ จะบันทึกรายการที่สมุดรายวันซื้อ 6. ……………. การปิดบัญชีภาษีขาย จะบันทึกรายการที่สมุดรายวันขาย 7. ……………. การปิดบัญชีรายได้ จะบันทึกรายการที่สมุดรายวันรับเงิน 8. ……………. การปิดบัญชีค่าใช้จ่าย จะบันทึกรายการที่สมุดรายวันจ่ายเงิน 9. ……………. การปิดบัญชีสินค้าคงเหลือ จะบันทึกรายการที่สมุดรายวันทั่วไป 10. …………. การปิดบัญชีกำไร-ขาดทุน จะบันทึกรายการที่สมุดรายวันทั่วไป • กิจกรรมเสริมทักษะ หน่วยที่ 13 คำสั่ง จงปฏิบัติดังต่อไปนี้ 1. เปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัท...(ชื่อนักศึกษา)...จำกัด (กิจกรรมเสริมทักษะหน่วยที่ 3) แล้วทำการบันทึกรายการค้าของเดือนพฤศจิกายน และธันวาคม 2563 ลงในโปรแกรม 2. สรุปวิธีการบันทึกรายการค้า ตามลำดับขั้นตอนที่ปฏิบัติ โดยเขียนคำตอบที่ถูกต้องลงในช่องว่าง clip video EP65 – EP79 : การบันทึกรายการในระบบบัญชีแยกประเภท https://bit.ly/3oQPFr7

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 309 2563 พ.ย. 28 ได้รับใบแจ้งหนี้ ค่าเช่าออฟฟิศ และค่าจ้าง จาก บจก.นิติบุคคลอาคารชุด ให้ทำการบันทึกรายการ โดยให้มีใบสำคัญ ซื้อเชื่อ (Voucher) ปะหน้าบิลย่อยทั้ง 2 ใบ ทำการบันทึกบัญชีที่สมุดรายวันทั่วไป - ได้รับ ใบแจ้งหนี้ ค่าเช่า เลขที่R001 เป็นเงิน 100,000 บาท + VAT 7% - ได้รับ ใบแจ้งหนี้ ค่าจ้างและค่าบริการ เลขที่ S001 เป็นเงิน 50,000 บาท +VAT 7% เข้าทำงานที่ระบบ.........................................................................เมนู.................... ............................................. สมุดรายวัน.......................วันที่.................รายละเอียด........................................................... ............................. ปุ่มฟังก์ชั่นเพื่อบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี.............................................................................................. ขั้นตอนการบันทึกรายการค่าเช่า กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี....... .......................................ประเภทเอกสาร........................................ เลขที่เอกสารอ้างอิง.............................ชื่อเจ้าหนี้.......................................................ขอคืน (ภาษี) ….............% ขั้นตอนการบันทึกรายการค่าจ้างและค่าบริการ กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี...........................................................ประเภทเอกสาร.............................. เลขที่เอกสารอ้างอิง...........................ชื่อเจ้าหนี้...........................................................ขอคืน (ภาษี) ...............% รูปแบบการบันทึกบัญชี........................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ พ.ย. 28 จ่ายค่าไฟฟ้า ค่าน้ำประปา และค่าโทรศัพท์ เป็นเงินสด และทำการหักภาษี ณ ที่จ่ายตามอัตราที่กำหนด ได้รับ - ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ค่าไฟฟ้า เลขที่F001 จากการไฟฟ้านครหลวง เป็นเงิน 10,000 บาท + VAT 7% - ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ค่าน้ำประปา เลขที่ W001 จากการประปานครหลวง เป็นเงิน 1,500 บาท + VAT 7% - ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ค่าโทรศัพท์ เลขที่T001 จาก บจม.ทีโอที เป็นเงิน 1,800 บาท +VAT 7% และ ออกใบหักภาษี ณ ที่จ่ายเลขที่ 001 เข้าทำงานที่ระบบ.........................................................................เมนู.......................... ....................................... สมุดรายวัน.......................วันที่.................รายละเอียด........................................................... ............................. ปุ่มฟังก์ชั่นเพื่อบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี.............................................................................................. ขั้นตอนการบันทึกรายการจ่ายค่าไฟฟ้า กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี..........................................................ประเภทเอกสาร........................ ...... เลขที่เอกสารอ้างอิง...........................ชื่อเจ้าหนี้...........................................................ขอคืน (ภาษี) ...............%

310 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ขั้นตอนการบันทึกรายการจ่ายค่าน้ำประปา กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี..........................................................ประเภทเอกสาร........................ ...... เลขที่เอกสารอ้างอิง...........................ชื่อเจ้าหนี้...........................................................ขอคืน (ภาษี) ...............% ขั้นตอนการบันทึกรายการจ่ายค่าโทรศัพท์ กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี.............................................................ประเภทเอกสาร.............................. เลขที่เอกสารอ้างอิง...........................ชื่อเจ้าหนี้...........................................................ขอคืน (ภาษี) ...............% ขั้นตอนบันทึกรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี.......................................................ประเภทเอกสาร........................... .... เลขที่เอกสารอ้างอิง...............................................ชื่อเจ้าหนี้........................................ ...................................... เงื่อนไขการหักภาษี..................................................……………หักตามมาตรา......................................... ............. ประเภทเงินได้.......................................เป็นเงิน....................................อัตราภาษี............................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ..................................................................................................................................................... ........................ .......................................................................................................... ................................................................... ............................................................................................................................. ................................................ ........................................................................................................................................... .................................. ................................................................................................ ............................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ................................................................................................................................. ............................................ พ.ย. 29 จ่ายเงินเดือนพนักงานเป็นเงินสด เงินเดือน 40,000 บาท หักภาษี ณ ที่จ่ายไว้500 บาท เงิน ประกันสังคมค้างจ่ายส่วนที่หักจากพนักงาน 300 บาท โดยรอนำส่งภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ ประกันสังคมในเดือนหน้า (ให้ทำการสร้างแบบฟอร์ม “จ่ายเงินเดือนพนักงาน” ด้วย) เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู.............................................................................. สมุดรายวัน..................................วันที่.............................รายละเอียด.................................... ............................. วิธีการสร้างแบบฟอร์ม “จ่ายเงินเดือนพนักงาน”................................................................................................ รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ พ.ย. 30 ตั้งค้างจ่ายเงินสมทบกองทุนประกันสังคม ส่วนที่บริษัทสมทบให้กับพนักงานที่สมุดรายวันให้ถูกต้อง เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดรายวัน..................................วันที่.............................รายละเอียด................................................................. รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ................................................................................................................................................. ............................ .............................................................................................................................................................................

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 311 พ.ย. 30 ปิดบัญชีภาษีซื้อและภาษีขาย ประจำเดือนพฤศจิกายน เช็คยอดภาษีขาย เข้าทำงานที่ระบบ.................................................เมนู......................................... .................... เช็คยอดภาษีซื้อ เข้าทำงานที่ระบบ...................................................เมนู............................................................. ยอดภาษีขาย.........................................................บาท ยอดภาษีซื้อ............................................................บาท การบันทึกรายการปิดบัญชีภาษีซื้อและภาษีขาย เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดรายวัน..................................วันที่.............................รายละเอียด.................................... ............................. รูปแบบการบันทึกบัญชี........................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ธ.ค. 7 ชำระค่าภาษีตาม ภงด.1 และ ภงด.53 จำนวน 2,654 บาท ได้รับใบเสร็จรับเงินเลขที่ 1212 และ นำส่งเงินประกันสังคม ประจำเดือน พ.ย. จำนวน 600 บาท ได้รับใบเสร็จรับเงินเลขที่ 2312 ชำระ เป็นเงินสด ให้บันทึกรายการที่สมุดรายวันให้ถูกเล่ม เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดรายวัน...............................................วันที่....................................รายละเอียด............................................. รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ธ.ค. 8 จ่ายค่าเช่า และค่าจ้าง ที่ค้างจ่ายไว้กับ บจก.นิติบุคคลอาคารชุด ได้รับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เลขที่ 811 และออกใบหักภาษี ณ ที่จ่ายเลขที่ภายใน 005 สำหรับรายการที่ต้องหัก ณ ที่จ่ายด้วย อัตราที่ถูกต้อง (นำเลขที่ใบเสร็จมาใส่เป็นเลขที่อ้างอิงของใบหักภาษี ณ ที่จ่าย ) ชำระโดยโอนจาก บัญชีออมทรัพย์เข้าบัญชี เลขที่ใบโอน= 004 ให้บันทึกรายการที่สมุดรายวันให้ถูกเล่ม เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู.............................................................................. สมุดรายวัน...............................................วันที่....................................รายละเอียด................ ............................. ปุ่มฟังก์ชั่นเพื่อบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี............................................................................................. ขั้นตอนการบันทึกรายการจ่ายค่าเช่า กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี.......................................................ประเภทเอกสาร............................... เลขที่เอกสารอ้างอิง.....................................ชื่อเจ้าหนี้......................................................... ............................... เลขที่ INV…................................................……….VAT…………%.......ยอดเงินรวม............................……………… ขั้นตอนการบันทึกรายการจ่ายค่าจ้าง กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี......………………………….......ประเภทเอกสาร............................................ เลขที่เอกสารอ้างอิง........................................................ชื่อเจ้าหนี้...................................... ................................ เลขที่ INV…...........................................................เป็นเงินรวม..........................................................………………

312 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ขั้นตอนบันทึกรายการภาษีหัก ณ ที่จ่าย กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี.......................................................ประเภทเอกสาร........................... .... เลขที่เอกสารอ้างอิง...............................................ชื่อเจ้าหนี้.............................................................................. เงื่อนไขการหักภาษี..................................................……………หักตามมาตรา......................................... ............. ประเภทเงินได้.......................................เป็นเงิน....................................อัตราภาษี.................... ........................... ประเภทเงินได้.......................................เป็นเงิน....................................อัตราภาษี............................................... ขั้นตอนบันทึกรายการโอนเงิน กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี...............................................ประเภทเอกสาร......................................... เลขที่เอกสาร......................................ผ่านบัญชีธนาคาร....................................................................................... ชื่อเจ้าหนี้..............................................................................................มูลค่า............. .......................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ................................................................................................... .......................................................................... ............................................................................................................................. ................................................ .................................................................................................................................... ......................................... ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ธ.ค. 16 ก่อนถึงกำหนดวันที่ในเช็คจ่าย เลขที่ 921716 ลงวันที่ 17/12/63 จำนวนเงิน 163,040 บาท ที่ กิจการจ่ายให้ บริษัท เอดิสัน จำกัด ให้ทำการโอนเงินจากออมทรัพย์เข้าบัญชีเช็ค บันทึกที่สมุด รายวันให้ถูกเล่ม (ใบถอน เลขที่ 015 , ใบฝากเลขที่ 015 ) เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู.............................................................................. สมุดรายวัน..................................วันที่.............................รายละเอียด.................................... ............................. ขั้นตอนการบันทึกรายการถอนเงิน (โดยการโอน) กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี...................................................ประเภทเอกสาร..................................... เลขที่เอกสาร.......................................ผ่านบัญชีธนาคาร...................................................................................... หมายเหตุ....................................................................................................มูลค่า........... ...................................... ขั้นตอนการบันทึกรายการฝากเงิน (โดยการโอน) กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี...................................................ประเภทเอกสาร..................................... เลขที่เอกสาร.......................................ผ่านบัญชีธนาคาร........................................................... ........................... หมายเหตุ....................................................................................................มูลค่า........... ...................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี........................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ธ.ค. 18 ตรวจสอบ Statement บัญชีกระแสรายวัน พบว่า บริษัท เอดิสัน จำกัด นำเช็คเลขที่ 921716 ไปขึ้น เงินวันที่ 18/12/63 ให้บันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องในสมุดรายวัน และปรับปรุงสถานะเช็คจ่ายให้ถูกต้อง เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. .................................

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 313 สมุดรายวัน..................................วันที่.............................รายละเอียด................................................................. ปุ่มฟังก์ชั่นเพื่อบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี.............................................................................................. กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี...................................................ประเภทเอกสาร.................................... เลขที่บัญชีเช็ค.......................................เลขที่เช็ค..............................................มูลค่า......................................... Step……………………..Status……………………………..วันที่เช็คผ่าน........................................................................ รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................... .............................................. ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ธ.ค. 29 จ่ายเงินเดือนพนักงาน 100,000 บาท หักภาษี ณ ที่จ่ายไว้1,100 บาท เงินประกันสังคม ส่วนที่หัก พนักงานไว้2,000 บาท รอนำส่งภาษีและประกันสังคมในเดือนหน้า จ่ายโดยการโอนเงินจากบัญชีออม ทรัพย์ของบริษัท เข้าบัญชีของพนักงาน ใบโอนเลขที่ 016 (ให้ดึงแบบฟอร์มการจ่ายเงินเดือนมาใช้) เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดรายวัน..................................วันที่.............................รายละเอียด................................................................. ขั้นตอนการบันทึกรายการโอนเงิน กลุ่มชนิดเอกสารประกอบการลงบัญชี...................................................ประเภทเอกสาร..................................... เลขที่เอกสาร.......................................ผ่านบัญชีธนาคาร.......................................................... ............................ หมายเหตุ....................................................................................................มูลค่า........... ...................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี........................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ธ.ค. 31 ตั้งค้างจ่ายเงินสมทบกองทุนประกันสังคม ส่วนที่บริษัทสมทบให้กับพนักงานที่สมุดรายวันทั่วไป เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดรายวัน..................................วันที่.............................รายละเอียด.................................... ............................. รูปแบบการบันทึกบัญชี........................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ธ.ค. 31 ปรับปรุงรายการค้างรับ – ค้างจ่ายต่างๆ และปิดบัญชี 1. ค่าเช่าที่จ่ายให้ บจก.นิติบุคคลอาคารชุด เป็นค่าเช่าสำหรับระยะเวลา 5 เดือน (ตั้งแต่เดือน พ.ย. 63 – มี.ค.64) ให้ปรับปรุงรายการค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า (รหัสบัญชีค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า = 101603) เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดรายวัน..................................วันที่.............................รายละเอียด................................................... .............. รูปแบบการบันทึกบัญชี................................................................................................ ........................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................

314 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 2. ปรับปรุงค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ทั้งหมด เดือนธันวาคม 2563 เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู.................................................................... .......... คำนวณค่าเสื่อมตั้งแต่เดือน......................................................ถึงเดือน................................ ................................ โปรแกรมบันทึกบัญชีค่าเสื่อมไว้ที่สมุดรายวัน...................................................................................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี........................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................... .............................................. ............................................................................................................................................................................. 3. ปิดบัญชีภาษีซื้อและภาษีขาย ประจำเดือนธันวาคม เช็คยอดภาษีขาย เข้าทำงานที่ระบบ.................................................เมนู............................................................. เช็คยอดภาษีซื้อ เข้าทำงานที่ระบบ...................................................เมนู............................................................. ยอดภาษีขาย.........................................................บาท ยอดภาษีซื้อ............................................................บาท การบันทึกรายการปิดบัญชีภาษีซื้อและภาษีขาย เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดรายวัน..................................วันที่.............................รายละเอียด................................................................. รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ..................................................................................................................................................................... ........ .......................................................................................................................... ................................................... 4. โอนปิดสินค้าคงเหลือต้นงวด และบันทึกสินค้าคงเหลือปลายงวด เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดรายวัน..................................................วันที่....................................Type..................................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี........................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................................ .................................................................................................................................. ........................................... 5. ทำการปิดบัญชี รายได้ – ค่าใช้จ่าย เข้ากำไรสุทธิ เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู.............................................................................. สมุดรายวัน..................................................วันที่....................................Type..................................................... กำไร (ขาดทุน) สุทธิ............................................................................................................................. ................. 6. ทำการปิดบัญชี กำไรสุทธิ เข้าบัญชีกำไรสะสม เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดรายวัน..................................................วันที่....................................Type..................................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................. ................................................ .............................................................................................................................................................................

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 315 แบบประเมินผลการเรียนรู้ หนว่ยท ี่13 คำสั่ง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุด 1. การบันทึกรายการรายวันในระบบบัญชีแยกประเภท ถ้าต้องการเชื่อมโยงไประบบภาษีจะต้องกดปุ่มฟังก์ชันในข้อใด ก. F 2 ข. F3 ค. F7 ง. F8 จ. F9 2. การบันทึกรายการรายวันแบบมีเอกสารประกอบการลงบัญชี กรณีซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ จะต้องเลือกกลุ่ม เอกสารประกอบการลงบัญชี ในข้อใด ก. PBILL ข. PBILL_VAT ค. PTAX_353 ง. PINV_PROD จ. PINVC_SERV 3. การบันทึกรายการรายวันแบบมีเอกสารประกอบการลงบัญชี กรณีซื้อ (บริการ) เป็นเงินสด จะต้องเลือกกลุ่ม เอกสารประกอบการลงบัญชี ในข้อใด ก. PBILL ข. PBILL_VAT ค. PINV_PROD ง. PINVD_SERV จ. PINVC_SERV 4. การปิดบัญชีภาษีซื้อ-ภาษีขาย จะต้องเรียกดูมูลค่าภาษีซื้อจากระบบใด ก. ระบบซื้อ ข. ระบบเจ้าหนี้ ค. ระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม ง. ระบบบัญชีแยกประเภท จ. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง 5. การปิดบัญชีสินค้าคงเหลือกรณีบันทึกบัญชีแบบ Periodic โดยให้โปรแกรมลงรายการอัตโนมัติ จะต้องใส่ ค่าอะไรในช่อง Type ก. C ข. I ค. P ง. X จ. Y

316 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 6. วันที่ 01/11/25X1 บริษัท เอบีซี จำกัด จ่ายค่าเช่าสำนักงานเป็นเงินสด 60,000 บาท เป็นค่าเช่าสำหรับ ระยะเวลา 6 เดือน (ตั้งแต่ พ.ย. 25X1 – เม.ย. 25X2) บันทึกไว้ในบัญชีค่าเช่า ในวันสิ้นงวดบัญชี (31 ธ.ค. 25X1) บริษัท เอบีซี จำกัด จะต้องบันทึกปรับปรุงรายการอย่างไร ก. เดบิต ค่าเช่า 60,000 เครดิต เงินสด 60,000 ข. เดบิต ค่าเช่า 20,000 เครดิต ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า 20,000 ค. เดบิต ค่าเช่า 40,000 เครดิต ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า 40,000 ง. เดบิต ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า 20,000 เครดิต ค่าเช่า 20,000 จ. เดบิต ค่าเช่าจ่ายล่วงหน้า 40,000 เครดิต ค่าเช่า 40,000 7. ในวันสิ้นงวด กิจการมีค่าไฟฟ้าค้างจ่าย 5,000 บาท พนักงานบัญชีจะต้องบันทึกปรับปรุงรายการ ในสมุด รายวันเล่มใด ก. สมุดรายวันทั่วไป ข. สมุดรายวันรับเงิน ค. สมุดรายวันจ่ายเงิน ง. สมุดรายวันซื้อ จ. สมุดรายวันขาย 8. ในวันสิ้นงวด กิจการมีรายได้ค้างรับ ผู้ทำบัญชีจะต้องบันทึกปรับปรุงรายการ ในสมุดรายวันเล่มใด ก. สมุดรายวันซื้อ ข. สมุดรายวันขาย ค. สมุดรายวันทั่วไป ง. สมุดรายวันรับเงิน จ. สมุดรายวันจ่ายเงิน 9. วันสิ้นเดือนกิจการมียอดรวมภาษีซื้อ 2,500 บาท ภาษีขาย 3,000 บาท พนักงานบัญชี จะบันทึกรายการปิด บัญชีภาษีซื้อ-ภาษีขาย อย่างไร ก. เดบิต ภาษีซื้อ 2,500 เจ้าหนี้สรรพากร 500 เครดิต ภาษีขาย 3,000 ข. เดบิต ภาษีซื้อ 2,500 ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนดฯ 500 เครดิต ภาษีขาย 3,000

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 317 ค. เดบิต ภาษีขาย 3,000 เครดิต ภาษีซื้อ 2,500 เจ้าหนี้สรรพากร 500 ง. เดบิต ภาษีขาย 3,000 เครดิต ภาษีซื้อ 2,500 ลูกหนี้สรรพากร 500 จ. เดบิต ภาษีขาย 3,000 เครดิต ภาษีซื้อ 2,500 ภาษีซื้อยังไม่ถึงกำหนดฯ 500 10. วันสิ้นงวดกิจการมีสินค้าคงเหลือปลายงวด 15,000 บาท วัสดุสำนักงานคงเหลือ 1,500 บาท ยอดกำไร สุทธิหลังปิดบัญชี 33,500 บาท ข้อใดเป็นการบันทึกรายการปิดบัญชีกำไรสุทธิเข้าบัญชีกำไรสะสม ก. เดบิต กำไรสะสม 33,500 เครดิต กำไรสุทธิ 33,500 ข. เดบิต กำไรสุทธิ 33,500 เครดิต กำไรสะสม 33,500 ค. เดบิต กำไรสุทธิ 33,500 วัสดุสำนักงานคงเหลือ 1,500 เครดิต กำไรสะสม 35,000 ง. เดบิต กำไรสุทธิ 33,500 สินค้าสำเร็จรูป(ปลายงวด) 15,000 เครดิต กำไรสะสม 48,500 จ. เดบิต กำไรสะสม 50,000 เครดิต กำไรสุทธิ 33,500 วัสดุสำนักงานคงเหลือ 1,500 สินค้าสำเร็จรูป(ปลายงวด) 15,000

318 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินตนเองของผู้เรียน หนว่ยท ี่13 คำชี้แจง ตอนที่ 1 ให้ผู้เรียนประเมินผลการเรียนรู้ โดยเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องระดับคะแนน และ เติมข้อมูลตามความเป็นจริง แล้วเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องสรุปผล ระดับคะแนน 4 : ดีมาก 3 : ดี 2 : พอใช้ 1 : ควรปรับปรุง ตอนที่ 2 ให้ผู้เรียนนำคะแนนจากการทำแบบประเมินผลการเรียนรู้ประจำหน่วย มาเติมลงในช่องว่าง ตอนที่ 3 ให้ผู้เรียนสรุปว่าได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้ ตอนที่ 1 ผลการเรียนรู้ ระดับคะแนน สรุปผลตอนที่ 1 รายการ 4 3 2 1 1. ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหา 17 –20 = 4 (ดีมาก) 13 –16 = 3(ดี) 9 –12 = 2(พอใช้) <9 = 1 (ควรปรับปรุง) 2. ผู้เรียนได้ทำกิจกรรมสอดคล้องกับเนื้อหาและจุดประสงค์การ เรียนรู้ 3. ผู้เรียนได้เรียนและทำกิจกรรมที่ส่งเสริมกระบวนการคิด เกิด การค้นพบความรู้ 4. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง 5. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จและส่งตรง เวลา ตอนที่ 2 การประเมินผลหลังเรียน คะแนนเต็ม 10 คะแนน ทำได้.................คะแนน คิดเป็นร้อยละ................ ตอนที่ 3 ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้………………………………………………………………………………….. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………................................................................................................................... ........................ …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... .....................

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 319 หน่วยที่14 การจัดท ารายงานของระบบต่างๆ สาระสำคัญ เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบ รายการออกมาด้วย และเมื่อตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็น Hard copy เผื่อไว้ด้วย ซึ่งโปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพื่อช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์รายงานต่างๆ ไว้ หลายอย่าง เช่น การ Lock ข้อความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน ให้คงที่ หรือการแสดงลายกระดาษเพื่อช่วยในการดู รายงานที่มีข้อมูลในแนวยาวทำให้การดูรายงานง่ายขึ้น เป็นต้น สาระการเรียนรู้ 1. รายงานของระบบต่างๆ 2. เครื่องมือที่ใช้ในการดูและพิมพ์รายงาน 3. การพิมพ์รายงานออกทางจอภาพ 4. การพิมพ์รายงานออกเป็นไฟล์ 5. การพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์ 6. ตัวอย่างการสั่งพิมพ์รายงานของระบบต่างๆ สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 2. ทำการพิมพ์รายงานของระบบต่างๆ ตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 เลือกพิมพ์รายงานเพื่อใช้ตรวจสอบและวิเคราะห์รายการจากระบบต่างๆ ได้ 1.2 เลือกใช้เครื่องมือในการดูและพิมพ์รายงานได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 สั่งพิมพ์รายงานของระบบต่างๆ ได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต

320 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ รายงานของระบบต่างๆ เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบ รายการออกมาด้วย และเมื่อตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็น Hard copy เผื่อไว้ด้วย รายงานที่มีให้ในระบบ จะแบ่งเป็น 3 ประเภทหลักๆ ได้แก่ 1. รายงานเพื่อการตรวจสอบรายการเอกสาร เพื่อใช้ตรวจสอบความครบถ้วนของเอกสาร และเก็บ เป็นสำเนากระดาษไว้ เป็นการ Backup หลังจากบันทึกรายการเข้าไปแล้ว 2. รายงานเพื่อการติดตามงาน เช่น รายการสินค้าค้างรับ รายงานสินค้าค้างส่ง 3. รายงานเพื่อการวิเคราะห์ จะเป็นรายการที่เกิดจากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพื่อนำมาใช้ เป็นข้อมูลประกอบในการบริหารงาน หรือวางแผนในอนาคต 1. รายงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง 1.1 รายงานเพื่อการตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง มีให้เลือก พิมพ์หลายรายงาน ในที่นี้ขอเลือกบางรายงานที่ใช้บ่อยๆ ดังนี้ 1.1.1 รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ FIFO รายงานนี้เป็นการควบคุมปริมาณที่รับเข้าและจ่าย ออก ซึ่งในตัวรายงานนี้จะแสดงให้ทราบว่า มีปริมาณสินค้าและวัตถุดิบที่รับเข้าและจ่ายออกไปเป็นเท่าใด และ ปริมาณที่คงเหลืออยู่ยังคงมีเท่าใด โดยจะคำนวณ สินค้า/วัตถุดิบและต้นทุน โดยใช้หลักการว่าถ้าซื้อเข้ามาก่อนก็ จะตัดสินค้าและวัตถุดิบนั้นออกไปก่อนตามลำดับ โดยจะแสดงให้เห็นวันที่ของรายการที่เกิดขึ้น และเลขที่ใบสำคัญ รับและใบสำคัญจ่าย นอกจากนี้ยังบอกให้ทราบถึงต้นทุน ต่อหน่วยของสินค้า และต้นทุนรวมทั้งหมดด้วย 1.1.2 รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ AVERAGE รายงานนี้เป็นการควบคุมปริมาณสินค้าที่ รับเข้าและจ่ายออกเช่นเดียวกับรายงานข้างต้น เพียงแต่จะแตกต่างกันที่ วิธีคำนวณราคาสินค้าที่ต่างออกไป เท่านั้น ส่วนรายละเอียดที่แสดงให้เห็นในรายงานจะมีเหมือนกันโดย จะคำนวณสินค้า/วัตถุดิบ รวมทั้งต้นทุน ด้วยวิธีเฉลี่ยจากการซื้อและการขายทุกครั้ง คือแสดงให้เห็นปริมาณวัตถุดิบที่ รับเข้า-จ่ายออกและปริมาณ คงเหลือ โดยจะแสดงให้เห็นเลขที่ของใบสำคัญรับ-จ่ายของแต่ละวันที่มีการรับสินค้าเข้า และจ่ายออก พร้อมทั้ง แสดงต้นทุนของสินค้าต่อหน่วยและต้นทุนเฉลี่ยทั้งหมดด้วย 1.1.3 รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ดูเฉพาะจำนวนสินค้า รายงานนี้เป็นการควบคุมปริมาณ สินค้ารับเข้าและจ่ายออกเช่นเดียวกัน แต่ต่างจากรายงานสินค้าแบบ FIFO, AVERAGE ตรงที่รายงานสินค้านี้ จะแสดงเฉพาะปริมาณสินค้าที่รับเข้าและจ่ายออก และปริมาณสินค้าคงเหลือ โดยจะแสดงให้เห็นวันที่ของ รายการที่เกิดขึ้นและเลขที่ของใบสำคัญรับ - สำคัญจ่าย สำหรับราคาต้นทุน ต่อหน่วยของสินค้าและราคาทุน รวมของสินค้าจะดูได้จากรายงานแบบ FIFO, AVERAGE 1.1.4 รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือแยกหรือรวมคลัง รายงานนี้เป็นการแสดงปริมาณสินค้า คงเหลือในช่วงเวลาที่ต้องการจะทราบ ซึ่งผู้ใช้จะทราบวันเดือน ปีของเอกสารจากใบสำคัญรับและจ่าย โดยจะแสดง ปริมาณที่รับหรือจ่ายในแต่ละเอกสาร ส่วนราคา ต้นทุนหรือ ต้นทุนเฉลี่ยและต้นทุนรวม ในรายงานสินค้าแบบแยก หรือรวมคลัง จะไม่แสดงในรายงานนี้ แต่สามารถดูได้จากรายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ AVERAGE หรือแบบ FIFO

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 321 1.1.5 รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือตามคลังต่างๆ รายงานนี้จะแสดงให้ทราบถึงยอด คงเหลือของสินค้าและวัตถุดิบตามคลังต่างๆ ที่มีอยู่ โดยจะแสดงชื่อสินค้า รหัสสินค้าและยอดคงเหลือของ สินค้าที่มีเหลืออยู่ตามคลังต่างๆ นอกจากนี้จะแสดงมูลค่าคงเหลือ และราคาต่อหน่วยให้ทราบด้วย 1.1.6 รายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือ รายงานนี้เป็นการแสดงปริมาณยอดคงเหลือสินค้าและ วัตถุดิบ ซึ่งจะแสดงชื่อสินค้า รหัสสินค้า ยอดคงเหลือของสินค้าตามหน่วยนับมาตรฐานที่ได้บันทึกยอดยกมา ของสินค้า จำนวนสินค้าที่ซื้อเข้า จำนวนสินค้าที่ขายออก ปริมาณสินค้าที่ปรับปรุงแล้ว ยอดคงเหลือของสินค้า มูลค่ายกมาของสินค้า มูลค่าสินค้าที่ขายได้ และมูลค่าคงเหลือทั้งสิ้น 1.2 รายงานเพื่อการติดตามงาน ได้แก่ 1.2.1 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า เป็นรายงานที่ แสดงปริมาณสินค้าที่ยังไม่จัดส่งให้ลูกค้า ซึ่งจะทำให้ ผู้ประกอบการ ทราบว่ามีสินค้าและวัตถุดิบชนิดใดบ้างที่ ถึงกำหนดส่งและยังไม่จัดส่งให้ลูกค้า โดยรายงานจะแสดงให้ทราบวันที่ ที่ถึงกำหนดส่งสินค้า เลขที่ของใบรับ คำสั่งขาย ชื่อลูกค้า ยอดสั่งซื้อ จำนวนที่ค้างส่ง และหน่วยนับมาตรฐานในใบรับคำสั่งซื้อ 1.2.1 รายงานสินค้าค้างรับแยกตามสินค้า รายงานนี้เป็นการแสดงรายงานสินค้าค้างรับแบบ แยกตามสินค้า จะทำให้ทราบถึงวันที่ถึงกำหนดรับสินค้า เลขที่ใบสั่งซื้อ บริษัทผู้จำหน่าย ปริมาณสินค้าที่สั่งซื้อ ปริมาณสินค้าค้างรับ และหน่วยนับมาตรฐานในการสั่งซื้อสินค้า 1.2.3 รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือ ค้างรับ/ค้างส่งและต้นทุนเฉลี่ย เป็นรายงานที่แสดง ให้ทราบความเคลื่อนไหวของสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือ ทั้งแบบค้างรับและค้างส่ง อีกทั้งยังแสดงต้นทุนเฉลี่ยให้ ทราบด้วย การตรวจสอบสินค้าค้างรับ/ค้างส่งนี้ สามารถเลือกดูตามที่ต้องการได้ รายละเอียดที่ผู้ใช้จะทราบได้ จากรายงานนี้ คือ ชื่อสินค้า รหัสสินค้า ปริมาณคงเหลือ หน่วยนับมาตรฐาน ราคาต่อหน่วย มูลค่าคงเหลือ ทั้งสิ้น จำนวนสินค้าค้างรับ จำนวนสินค้าค้างส่ง และยอดเงินสุทธิทั้งสิ้น 1.3. รายงานเพื่อการวิเคราะห์ ขอแนะนำรายงานเพื่อการวิเคราะห์บางส่วน ดังนี้ 1.3.1 รายงานสินค้าและวัตถุดิบที่ให้กำไรหรือมูลค่าขายสูงเรียงลำดับ รายงานนี้เป็นการ วิเคราะห์สินค้าและวัตถุดิบที่สร้างกำไรหรือมีปริมาณการจำหน่ายสูงสุด ซึ่งสามารถเลือกการแสดงรายงาน ตามลำดับได้ตั้งแต่ลำดับที่ 1 ถึงลำดับที่ 10 หรือต้องการให้แสดงทุกลำดับของสินค้าที่สนใจ หรือของสินค้า ทั้งหมดก็ได้ ในตัวรายงานจะแสดงให้ทราบชื่อสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับมาตรฐาน ปริมาณสินค้าที่จำหน่ายไป มูลค่าการจำหน่ายต้นทุนขายและกำไรขั้นต้น ซึ่งสามารถดูได้ทั้งที่คิดเป็นจำนวนเงิน หรือคิดเป็นเปอร์เซ็นต์ก็ได้ 1.3.2 รายงานสินค้าที่ไม่มีการขาย รายงานนี้เป็นการแสดงรายงานสินค้าที่ไม่มีการขาย โดยจะ แสดงเฉพาะสินค้าที่มียอดคงคลังเท่านั้น หากสินค้าใดที่ไม่มียอดคงเหลืออยู่ รายงานนี้จะไม่แสดงรายการให้ เห็นเลย แม้ว่าจะเป็นสินค้าที่ไม่มีการขายก็ตาม ในรายงานจะแสดงให้ทราบชื่อสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับ มาตรฐาน ยอดคงเหลือ วันที่ขายล่าสุด ยอดขายจากต้นปี และมูลค่าที่ขายได้ทั้งหมด 1.3.3 รายงานสินค้าและวัตถุดิบที่ถึงจุดสั่งซื้อ รายงานนี้เป็นรายงานสินค้าและวัตถุดิบที่ถึงจุด สั่งซื้อ ซึ่งจะมีประโยชน์ต่อการบริหารงาน ด้านการควบคุมสต๊อกสินค้าและการวางแผนการขาย และโปรโมชั่น นอกจากจะแสดงชื่อสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับของสินค้า ยอดคงเหลือ ปริมาณสินค้าที่ถึงจุดสั่งซื้อ แล้วยัง

322 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แสดงให้ทราบปริมาณสินค้า/วัตถุดิบค้างรับ – ค้างส่ง และยอดสั่งเพิ่มด้วย นอกจากนั้นยังแสดงให้ทราบราคา ต้นทุนที่ซื้อสินค้าชุดล่าสุดนี้ด้วย 1.3.4 รายงานการเคลื่อนไหวของสินค้า รายงานนี้เป็นรายงานแสดงการเคลื่อนไหวของสินค้า แสดงให้เห็นถึงยอดซื้อเข้า , ขายออก, ลดหนี้, เพิ่มหนี้ โดยแสดงเป็นยอดรวมของจำนวนที่มีการเคลื่อนไหวใน ช่วงเวลาที่กำหนด 2. รายงานของระบบซื้อ 2.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทนี้ ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตาม วันที่ของเอกสาร หรือเรียงตามเลขที่ของเอกสาร ทำให้ตรวจสอบได้ว่าจำนวนเอกสารจริงมีครบถ้วนตามที่ บันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจำนวนเอกสาร ช่วยในการตรวจ นับเอกสารจริงได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์ รายละเอียดของเอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดขึ้นว่า รายการสินค้าที่คีย์เข้าไปตรงกันหรือไม่ ตัวอย่างของรายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ พิมพ์รายการใบสั่งซื้อของผู้จำหน่าย พิมพ์รายการบิลซื้อสด พิมพ์รายการใบส่งของซื้อเชื่อ พิมพ์รายการใบส่งของซื้อเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหนี้แยก พิมพ์รายการใบลดหนี้ซื้อสด พิมพ์รายการใบลดหนี้ซื้อเชื่อ พิมพ์รายการใบเพิ่มหนี้ซื้อสด พิมพ์รายการใบเพิ่มหนี้ซื้อเชื่อ พิมพ์รายการบิลเงิน สด งานบริการ พิมพ์รายการใบส่งของซื้อเชื่อ งานบริการ พิมพ์รายการใบส่งของซื้อเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหนี้แยก งานบริการ พิมพ์รายการใบลดหนี้เงินสด งานบริการ พิมพ์รายการใบลดหนี้เงินเชื่อ งานบริการ พิมพ์รายการใบ เพิ่มหนี้เงินสด งานบริการ และพิมพ์รายการใบเพิ่มหนี้เงินเชื่อ งานบริการ 2.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน รายงานประเภทนี้ ใช้ในการติดตามงาน หรือบริหารจัดการ ภายใน เช่น 2.2.1 รายงานสินค้าค้างรับแยกตามผู้จำหน่าย ใช้สำหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดที่ยัง ไม่ได้รับจากผู้จำหน่ายรายนี้บ้าง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชื่อสินค้า จำนวนสินค้าที่ค้างส่ง หน่วยนับของ สินค้า วันที่สินค้านั้นควรจะถูกส่งมายังบริษัท เลขที่ใบสั่งซื้อของผู้จำหน่ายหรือ ใบสั่งซื้อ หากสินค้ารายการนั้น ค้างส่งจากหลายใบสั่งซื้อ ก็จะแสดงยอดรวมให้เห็น 2.2.2 รายงานสินค้าค้างรับแยกตามสินค้า ใช้สำหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดที่ค้างส่ง จำแนกตามสินค้า โดยแสดงวันที่จะส่ง เลขที่ใบสั่งซื้อ ชื่อผู้จำหน่าย ยอดที่สั่งไว้ทั้งหมด ยอดที่ยังค้างรับ และชื่อ หน่วยนับทำให้ทราบว่าสินค้ารายการนั้นค้างรับเป็นจำนวนทั้งหมดเท่าใด จะได้ทำการสั่งซื้อเพิ่มเติมได้ตรงกับ ความต้องการ 2.2.3 รายงานสินค้าค้างแยกตามใบสั่งซื้อ ใช้ตรวจสอบรายการสินค้าค้างรับเช่นกัน แต่ดูว่า รายการที่ต้องรับในวันที่ต่างๆ มีรายการอะไรบ้าง แยกเป็นใบสั่งซื้อแต่ละใบ โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชื่อ สินค้า ยอดสั่ง ยอดที่ค้างรับ และหน่วยนับ 2.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบริหารงาน รายงานประเภทนี้ ใช้ในการบริหารและการ วางแผนงาน ได้แก่ รายงานวิเคราะห์ยอดซื้อแยกตามผู้จำหน่าย เป็นต้น

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 323 3. รายงานของระบบขาย 3.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทนี้ ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตาม วันที่ของเอกสารหรือเรียงตามเลขที่ของเอกสาร ทำให้ตรวจสอบได้ว่าจำนวนเอกสารจริงมีครบถ้วนตามที่ บันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอร์หรือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจำนวนเอกสารช่วยในการตรวจ นับเอกสารจริงได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์ รายละเอียดของเอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดขึ้นว่า รายการสินค้าที่คีย์เข้าไปตรงกันหรือไม่ ตัวอย่างของรายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ พิมพ์รายการใบสั่งซื้อของลูกค้า พิมพ์รายการบิลขายสด พิมพ์ รายการใบส่งของขายเชื่อ พิมพ์รายการใบส่งของขายเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหนี้แยก พิมพ์รายการใบลดหนี้ขายสด พิมพ์รายการใบลดหนี้ขายเชื่อ พิมพ์รายการใบเพิ่มหนี้ขายสด พิมพ์รายการใบเพิ่มหนี้ขายเชื่อ พิมพ์รายการบิล เงินสด งานบริการ พิมพ์รายการใบส่งของซื้อเชื่อ งานบริการ พิมพ์รายการใบส่งของขายเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหนี้ แยก งานบริการ พิมพ์รายการใบลดหนี้เงินสด งานบริการ พิมพ์รายการใบลดหนี้เงินเชื่อ งานบริการ พิมพ์ รายการใบเพิ่มหนี้เงินสด งานบริการ และพิมพ์รายการใบเพิ่มหนี้เงินเชื่อ งานบริการ 3.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน รายงานประเภทนี้ ใช้ในการติดตามงาน หรือบริหารจัดการ ภายใน เช่น 3.2.1 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามลูกค้า ใช้สำหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดที่ยังไม่ได้ ส่งให้ลูกค้ารายนี้บ้าง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชื่อสินค้า จำนวนสินค้าที่ค้างส่ง หน่วยนับของสินค้า วันที่ สินค้านั้นควรจะส่งให้ลูกค้า เลขที่ใบสั่งขายของลูกค้าหรือ ใบสั่งขาย หากสินค้ารายการนั้นค้างส่งจากหลาย ใบสั่งซื้อ ก็จะแสดงยอดรวมให้เห็น 3.2.2 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า ใช้สำหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดที่ค้างส่ง จำแนกตามสินค้า โดยแสดงวันที่จะส่ง เลขที่ใบสั่งขาย ชื่อลูกค้า ยอดที่สั่งไว้ทั้งหมด ยอดที่ยังค้างส่งและชื่อ หน่วยนับ ทำให้ทราบว่าสินค้ารายการนั้นค้างส่งเป็นจำนวนทั้งหมดเท่าใด จะได้ทำการส่งให้เพิ่มเติมได้จนครบ 3.2.3 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามใบสั่งขาย ใช้ตรวจสอบรายการสินค้าค้างส่งเช่นกัน แต่ดู ว่ารายการที่ต้องส่งในวันที่ต่างๆ มีรายการอะไรบ้าง แยกเป็นใบสั่งขายแต่ละใบ โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชื่อสินค้า ยอดสั่ง ยอดที่ค้างส่ง และหน่วยนับ 3.2.4 รายงานใบส่งของต่างๆ เช่น รายงานใบส่งของแยกตามลูกค้า รายงานใบส่งของแยกตาม พนักงานขาย รายงานใบส่งของแยกตามทีมขายและพนักงานขาย ยอดขายสินค้าเรียงตามใบส่งของแยกตามลูกค้า 3.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบริหารงาน รายงานประเภทนี้ใช้ในการบริหารและการวางแผนงาน ได้แก่ รายงานสรุปต้นทุน-กำไรขั้นต้นของสินค้าแต่ละรายการ รายงานตรวจสอบสินค้าที่เคยขายจากเอกสารขาย สรุปยอดขายประจำงวดแยกตามลูกค้า สรุปยอดขายแยกตามลูกค้าเปรียบเทียบแต่ละเดือน รายงานสินค้าที่ขายสูงสุด เรียงตามกำไรและยอดขาย จากมากไปน้อย รายงานสินค้าที่ขายสูงสุดเรียงตามกำไรและยอดขาย จากน้อยไปมาก 4. รายงานของระบบลูกหนี้ 4.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ได้แก่ รายการใบเสร็จ (ธุรกิจซื้อมา-ขายไป) ในแต่ละวัน รายการใบเสร็จ (ธุรกิจบริการ) ในแต่ละวัน รายการใบวางบิล

324 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 4.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน รายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายการใบวางบิลครบ กำหนดรับเงิน รายการใบส่งของที่ครบกำหนดแยกตามลูกค้า รายงานลูกหนี้เกินวงเงิน รายงานวิเคราะห์อายุหนี้ แยกตามลูกค้า แบบละเอียด รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามลูกค้า แบบสรุป (ดูยอดหนี้ ปัจจุบันเท่าที่ค้างชำระ) 4.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบริหารงาน รายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายงานสถานะ ลูกหนี้ รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามลูกค้า แบบละเอียด (ย้อนวันที่) รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตาม ลูกค้า แบบสรุป (ย้อนวันที่) การ์ดลูกหนี้ สรุปรายการเอกสารของลูกหนี้รายตัว รายงานยอดค้างรับจากลูกหนี้ พร้อมรายละเอียด 5. รายงานของระบบเจ้าหนี้ รายงานตามรายการด้านล่างนี้ ใช้ในการตรวจสอบว่าเอกสารจริง ตรงและครบถ้วนกับที่บันทึกเข้าไป ในระบบหรือไม่ เช่น ยังไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินจากเจ้าหนี้ การพิมพ์รายการเอกสารออกมาตรวจสอบจึงช่วยใน การควบคุมและช่วยในการติดตามเอกสารให้ทันในรอบบัญชีได้เป็นอย่างดี 5.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายการใบเสร็จรับเงิน (ธุรกิจซื้อมา-ขายไป) ในแต่ละวัน รายการใบเสร็จรับเงิน (ธุรกิจบริการ) ในแต่ละวัน รายการใบวางบิล 5.2 รายงานเพื่อช่วยในการติดตามงาน รายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายการใบวางบิลครบ กำหนดจ่ายเงิน รายการใบส่งของที่ครบกำหนดแยกตามผู้ขาย รายงานเจ้าหนี้เกินวงเงิน รายงานวิเคราะห์ อายุหนี้แยกตามผู้จำหน่าย แบบละเอียด รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามผู้จำหน่าย แบบสรุป (ดูยอดหนี้ ปัจจุบันเท่าที่ค้างชำระ) 5.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบริหารงาน รายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายงานสถานะ เจ้าหนี้ รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามผู้จำหน่าย แบบละเอียด (ย้อนวันที่) รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยก ตามผู้จำหน่าย แบบสรุป (ย้อนวันที่) การ์ดเจ้าหนี้ สรุปรายการเอกสารของเจ้าหนี้รายตัว รายงานยอดค้างจ่าย เจ้าหนี้พร้อมรายละเอียด 6. รายงานของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร รายงานที่ใช้ในการตรวจสอบว่าข้อมูลที่เราบันทึกเข้าไปนั้น ครบถ้วนและถูกต้อง เพียงใด มีให้เลือก พิมพ์หลายรายงาน เช่น รายงานเช็ครับเรียงตามวันที่เช็ค รายงานสถานะเช็ครับแยกตามลูกค้า รายงานเช็คจ่าย เรียงตามวันที่จ่ายเช็ค รายงานเช็คจ่ายเรียงตามเลขที่เช็ค รายงานสถานะเช็คจ่ายแยกตามเจ้าหนี้ รายงาน Bank statement ทะเบียนเช็ครายวัน เรียงตามบัญชีและเลขที่ VOUCHER เมื่อตรวจสอบรายการแล้ว หากพบว่าเช็ค หรือเอกสารธนาคารรายการใดมีปัญหาต้องปรับปรุง ก็ให้ เข้า ไปทำการปรับปรุงรายการ ตามวิธีการที่ได้กล่าวมาก่อนหน้านี้ 7. รายงานของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา หลังจากที่ผู้ใช้งานบันทึกรายการสินทรัพย์เข้าไปแล้ว สิ่งที่ต้องทำก่อนจะสั่งคำนวณค่าเสื่อมราคา ควร จะพิมพ์รายงาน “ทะเบียนสินทรัพย์ที่มีทั้งหมด” ออกมาตรวจสอบเบื้องต้นก่อนว่า มีการบันทึกรายละเอียด ของสินทรัพย์ผิดพลาดหรือไม่ เช่น บันทึกชื่อบัญชีของสินทรัพย์ผิด หรือ บันทึกมูลค่าของสินทรัพย์ที่ใช้ในการ

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 325 คำนวณค่าเสื่อมราคาผิดไป เป็นต้น และเมื่อสั่งคำนวณค่าเสื่อมราคาแล้ว ก็ควรพิมพ์ “รายงานตารางค่าเสื่อม ราคาสะสม” ออกมา ตรวจสอบว่ามีรายการค่าเสื่อมราคาใดที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งมักจะเกิดจากการบันทึก รายละเอียดสินทรัพย์ที่ไม่ถูกต้อง เป็นส่วนใหญ่ เช่น ระบุบัญชีที่จะบันทึกบัญชี ด้านเดบิตผิดบัญชี หรือระบุ อัตราค่าเสื่อมราคาผิดไป เป็นต้น ความผิดพลาดเหล่านี้จะหมดไป ถ้าได้ตรวจสอบ การบันทึกรายละเอียดของ สินทรัพย์ได้ครบถ้วน 8. รายงานของระบบบัญชีแยกประเภท เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการรายวันแล้ว ในแต่ละวันควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบรายการ ออกมาด้วย ซึ่งรายงานที่จำเป็นและมักจะต้องใช้งานกันส่วนใหญ่ มีดังนี้ 8.1 รายงานรายวันเรียงวันที่ เป็นการพิมพ์รายการรายวันที่เราบันทึกเข้าไป โดยเรียงตามวันที่ของ VOUCHER ใช้สำหรับตรวจสอบรายการเบื้องต้น ซึ่งควรจะต้องทำก่อนที่จะทำการปิดบัญชีหรือสั่ง POST รายการ 8.2 รายงานรายวันเรียงเลขที่ เป็นการพิมพ์รายการรายวันที่เราบันทึกเข้าไป โดยเรียงตามเลขที่ของ VOUCHER ใช้สำหรับตรวจสอบ รายการเบื้องต้นเช่นกัน แต่ช่วยตรวจสอบจำนวนเอกสารด้วยว่าครบถ้วน หรือไม่ เพราะอาจจะมีVOUCHER ที่วันที่ของเอกสารอาจจะไม่เรียงกัน ซึ่งทำให้เมื่อเราสั่งพิมพ์เรียงตามเลขที่ กับเรียงตามวันที่ของเอกสาร จะมีลำดับของ VOUCHER ไม่เหมือนกันก็ได้ 8.3 บัญชีแยกประเภทแบบ 3 ช่อง เป็นการตรวจสอบรายการของแต่ละบัญชีย่อย โดยดูว่ามีบัญชีใด มากระทบกับบัญชีนี้บ้าง 8.4 รายการแยกประเภท คล้ายรายงานบัญชีแยกประเภท แต่แสดงเฉพาะรายการที่เกิดขึ้นใน ช่วงเวลาเท่านั้น ไม่ถูกกระทบจากยอดยกมา ใช้ในการตรวจสอบเฉพาะรายการเคลื่อนไหวในช่วงเวลาหนึ่ง 8.5 รายวันเรียงวันที่ (บัญชีเป็นแนวคอลัมน์ Dr-Cr) รูปแบบรายงานเหมือนกับ "สมุดรายวัน เฉพาะ" นั่นเอง เหมาะสำหรับ เลือกดูรายการของบัญชีที่สนใจเป็นพิเศษ มาแสดงไว้ในคอลัมน์ แต่ถ้าบัญชีไหน เป็นรายการที่ไม่เกิดขึ้นบ่อย ก็จะแสดงรวมไว้ในช่อง “อื่น ๆ” 8.6 รายวันเรียงวันที่ มีรายละเอียดเอกสารประกอบ แยกตามระบบงาน รูปแบบรายงานเหมือนกับ สมุดรายวัน แต่แยกรายการ VOUCHER ที่ถูกสร้างขึ้นจากระบบงานต่าง ๆ ได้เหมาะกับผู้ใช้งานซอฟท์แวร์ ทางด้าน Front End ด้วย เช่น ระบบขาย ระบบจัดซื้อ ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ระบบเช็คและเงินฝาก ธนาคาร เป็นต้น ซึ่งมีการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติในระบบบัญชี ดังนั้น หากผู้ใช้งานต้องการตรวจสอบดูว่า มี รายการรายวันใดบ้างที่ถูกสร้างจากระบบงานอื่น ๆ ก็สามารถตรวจสอบได้จากรายงาน 8.7 รายการรายวันที่ยังไม่ POST รายงานที่ควรจะพิมพ์ก่อนที่จะสั่ง POST รายการ เพื่อให้ผู้ใช้งาน ตรวจสอบดูให้แน่ใจก่อนว่า รายการเหล่านี้มีส่วนใดต้องแก้ไขหรือไม่ เพราะถ้าสั่ง POST รายการแล้ว จะแก้ไข รายการไม่ได้อีก ต้องใช้วิธีทำรายการปรับปรุงเข้าไปแทน

326 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ เครื่องมือที่ใช้ในการดูและพิมพ์รายงาน โปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพื่อช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์รายงานต่างๆ ไว้ หลายอย่าง เช่น การ Lock ข้อความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน ให้คงที่ หรือการแสดงลายกระดาษเพื่อช่วยในการดูรายงานที่ มีข้อมูลในแนวยาวทำให้การดูรายงานง่ายขึ้น เป็นต้น มีรายละเอียดดังภาพที่ 14-1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. Lock ข้อความคงที่ (แถบสีเขียว) 2. แสดงเส้นแบ่งกระดาษให้เห็น? 3. Zoom ดูข้อมูลด้วยสัดส่วนเท่าใด 4. แสดงลายกระดาษบนจอภาพ? 5. พิมพ์ลายกระดาษออกทางเครื่องพิมพ์? 6. ตั้งรอยพับกระดาษ 7. สั่งพับกระดาษตามรอยที่ตั้งไว้ 8. Mark เครื่องหมายในตำแหน่งที่ต้องการ 9. ซ่อนเครื่องหมายที่เคย Mark ไว้ 10. สั่งให้พิมพ์ลายน้ำจากไฟล์ที่กำหนด ภาพที่ 14-1 เครื่องมือที่ใช้ในการดูและพิมพ์รายงาน 1. การ Lock ข้อความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน เพื่อเลื่อนตามไปกับข้อความส่วนอื่น การ Lock ข้อความ ทำได้โดยใช้เมาส์เลื่อนไปยังแถบสีเขียวที่อยู่ด้านบน และขยับแถบสีเขียวไปยัง ข้อความที่ต้องการ Lock ดังภาพที่ 14-2 ต้องการ Lock คอลัมน์ “เลขที่อ้างอิง และชื่อผู้ซื้อสินค้า” และ Lock แนวนอน “หัวตาราง” เมื่อได้ตำแหน่ง Lock แล้ว ให้ Double Click (คลิกซ้ายของเมาส์ติดกัน 2 ครั้ง) หรือ Right Click (คลิกขวาของเมาส์) ที่แถบสีเขียว จะเกิดแนว Lock ข้อความ ดังภาพที่ 14-3

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 327 ภาพที่ 14-2 แสดงการกำหนดการ Lock ข้อความ ภาพที่ 14-3 แสดงการกำหนดช่วงการ Lock ข้อความ 2. การให้แสดงเส้นแบ่งแนวกระดาษ เมื่อเรียกดูรายงาน หากรายงานนั้นมีข้อมูลล้นจอภาพ จะเห็นเส้นสีเหลืองแสดงถึงแนวกระดาษ ดัง ภาพที่ 14-4 ซึ่งถ้าสั่งพิมพ์ออกเครื่องพิมพ์ จะใช้กระดาษตามจำนวนเส้นแบ่งแนวกระดาษที่เห็น ภาพที่ 14-4 หน้าต่างรายงานแสดงเส้นแบ่งแนวกระดาษสีเหลือง

328 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 3. การ Zoom เพื่อดูข้อมูล บางครั้งผู้ใช้งานอาจต้องการขยายดูข้อมูลให้มีขนาดใหญ่ขึ้น หรือย่อให้มีขนาดเล็กลง สามารถย่อขยาย (Zoom) โดยคลิกที่สัญลักษณ์ แล้วเลือกสัดส่วนที่ต้องการ ดังภาพที่ 14-5 ภาพที่ 14-5 หน้าต่างรายงานเมื่อเรียกดูด้วยขนาด 100% 4. การแสดงลายกระดาษบนจอภาพ และการแสดงลายกระดาษเมื่อสั่งพิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ ถ้ารายงานมีข้อมูลในแต่ละแถวมาก การมีเส้นนอนเพื่อเทียบข้อมูลในแนวนอนจะช่วยให้ดูข้อมูลได้ง่าย ขึ้น โปรแกรมจึงเตรียมลายกระดาษไว้ เป็นแนวทึบสลับกับแนวเส้นโปร่ง โดยคลิกที่สัญลักษณ์ และหาก ยกเลิกแสดงลายกระดาษ ก็คลิกที่ปุ่มเดิม ส่วนการสั่งพิมพ์รายงานให้มีลายกระดาษออกทางเครื่องพิมพ์ด้วย ให้คลิกที่สัญลักษณ์ ภาพที่ 14-6 หน้าต่างรายงานหลังสั่งให้แสดงลายกระดาษ

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 329 5. การตั้งรอยพับกระดาษ สำหรับคอลัมน์ที่ไม่ต้องการแสดง การดูรายงานที่มีความยาวมากๆ หรือมีคอลัมน์ที่ต้องการปิดไว้ ไม่ต้องแสดงออกมาให้เห็นทางจอภาพ หรือเมื่อสั่งพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์ สามารถพับกระดาษได้ โดยตั้งรอยพับกระดาษก่อน โดยการคลิก ที่สัญลักษณ์ เมื่อเลื่อนเมาส์ไปที่แนวไม้บรรทัดด้านบนจะเห็นสัญลักษณ์ และถ้าเลื่อนเมาส์ไปขอบ ซ้ายของหน้าต่าง จะเห็นสัญลักษณ์ ซึ่งจะใช้ในการกำหนดตำแหน่งที่ต้องการพับกระดาษ ต้องการพับ ตำแหน่งใด ให้คลิกเมาส์ตำแหน่งนั้น ดังภาพที่ 14-7 ภาพที่ 14-7 หน้าต่างรายงานแสดงแนวการพับกระดาษในแนวคอลัมน์ 6. การสั่งพับกระดาษ หรือยกเลิกการพับกระดาษ หลังจากทำการกำหนดตำแหน่งการพับกระดาษตามข้อ 5แล้ว จะสั่งพับกระดาษเพื่อปิดข้อความที่ไม่ต้องการ ให้แสดง โดยการคลิกที่สัญลักษณ์ จะได้ดังภาพที่ 14-8และหากต้องการยกเลิกการพับกระดาษ ก็ให้กดปุ่มเดิม ภาพที่ 14-8 หน้าต่างรายงานหลังจากสั่งพับกระดาษตามรอยที่กำหนด

330 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 7. การ Mark เครื่องหมายที่ต้องการเน้น หรือการใช้ปากกาไวท์บอร์ด หากต้องการทำเครื่องหมายไว้ที่ข้อความบางอย่าง เพื่อให้สังเกตได้ชัดเจน เช่น การดูรายงานที่มีความ ยาวมากๆ ทำให้สังเกตเห็นตำแหน่งที่ทำสัญลักษณ์ไว้ได้ชัดเจน เมื่อพลิกไปดูหน้าอื่นกลับไปมาก็หาตำแหน่งเดิม ได้ง่าย โดยการคลิกที่สัญลักษณ์ แล้วนำไป Mark ตำแหน่งที่ต้องการ จะได้ดังภาพที่ 14-9 หากต้องการ ซ่อนเครื่องหมายที่ Mark ไว้ก็ให้คลิกปุ่ม และหากต้องการให้แสดงเครื่องหมายก็ให้คลิกปุ่ม ภาพที่ 14-9 หน้าต่างรายงานแสดงเครื่องหมายที่ Mark ไว้ จะเห็นเป็นวงกลมสีเหลืองขอบแดง 8. การสั่งให้พิมพ์ลายน้ำจากไฟล์รูปภาพที่สร้างไว้ ในกรณีที่ต้องการพิมพ์รายงาน หรือเอกสารออกทางเครื่องพิมพ์โดยมีลายน้ำเป็นพื้นหลังของข้อความ ในเอกสาร (เป็น Background) สามารถทำได้ดังนี้ 8.1 สร้างไฟล์ลายน้ำที่จะใช้ไว้ล่วงหน้า เช่น ไฟล์นามสกุล .bmp หรือ .jpg เป็นต้น 8.2 สั่งให้โปรแกรมดึงไฟล์ลายน้ำมาใช้ในการสั่งพิมพ์ โดยคลิกที่สัญลักษณ์ โปรแกรมจะขึ้นมาให้ ระบุไฟล์ที่จะดึงมาใช้ดังภาพที่ 14-10 ให้ระบุไฟล์ที่ต้องการ แล้วคลิกปุ่ม Open จะเป็นดังภาพ 14-11 ภาพที่ 14-10 หน้าต่างแสดงการเลือกไฟล์ลายน้ำที่สร้างไว้มาใช้พิมพ์

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 331 ภาพที่ 14-11 หน้าต่างแสดงภาพลายน้ำที่เลือกไว้ มาแสดงในรายงาน การพิมพ์รายงานออกทางจอภาพ การพิมพ์รายงานออกทางจอภาพ เป็นการเรียกดูรายงานทางจอภาพก่อนสั่งพิมพ์ ซึ่งสามารถสั่งพิมพ์ ได้จากทุกระบบ เช่น การสั่งพิมพ์รายงานภาษีขายจากระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เมื่อระบุ Option ในการดูข้อมูล เรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม OK ที่อยู่ด้านล่าง จะขึ้นหน้าต่างมาให้เลือกการพิมพ์ ให้คลิกเลือกที่ช่อง “จอภาพ” ดัง ภาพที่ 14-12 และ 14-13 โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดรายงานที่สั่งพิมพ์ออกทางจอภาพ ดังภาพที่ 14-14 ภาพที่ 14-12 หน้าต่างระบุ Option ในการดูข้อมูลรายงานภาษีขาย

332 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 14-13 หน้าต่างสั่งพิมพ์รายงานภาษีขายทางจอภาพ ภาพที่ 14-14 หน้าต่างแสดงรายละเอียดรายงานที่สั่งพิมพ์ การพิมพ์รายงานออกเป็นไฟล์ สามารถสั่งให้โปรแกรมพิมพ์รายงานออกเป็นไฟล์ประเภทต่างๆ เช่น Text file , Excel หรือ REP เป็นต้น (ไฟล์ชนิด REP eArchive จะมีรูปแบบเหมือนรายงานของโปรแกรม) ซึ่งไฟล์ที่สั่งพิมพ์นี้สามารถจัดเก็บ และเรียกดูเพื่อสั่งพิมพ์เป็นเอกสารภายหลังได้ เช่น การสั่งพิมพ์รายงานภาษีขายจากระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เมื่อ ระบุ Option ในการดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม OK ที่อยู่ด้านล่าง จะขึ้นหน้าต่างมาให้เลือกการพิมพ์ ให้ คลิกเลือกที่ช่อง “ออกเป็นไฟล์” และเลือกชนิดของไฟล์ ดังภาพที่ 14-15

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 333 ภาพที่ 14-15 หน้าต่างการเลือกหัวข้อในการพิมพ์(เลือกออกเป็นไฟล์) และเลือกชนิดของไฟล์ เมื่อกำหนดชนิดของไฟล์แล้ว จะต้องระบุ Directory ที่จะใช้เก็บไฟล์รายงาน โดยให้คลิกที่ปุ่ม ที่อยู่ ด้านข้างชนิดของไฟล์ (ภาพที่ 14-16) จะมีหน้าต่างกำหนดรูปแบบรายงานสำหรับออกไฟล์ขึ้นมาให้เลือก Directory ที่จะเก็บไฟล์ ซึ่งโปรแกรมจะระบุไว้ที่ไดร์ฟ C\PROGRAM FILES\SMARTBIZ.WIN\FMSB8 สามารถ เปลี่ยนได้โดยคลิกที่ปุ่ม ที่อยู่ด้านข้าง (ภาพที่ 14-17) เมื่อเลือกที่เก็บไฟล์ได้แล้ว คลิกที่ปุ่ม Select ภาพที่ 14-16 หน้าต่างการเลือกชนิดไฟล์ที่ต้องการ และการกำหนดรูปแบบรายงานสำหรับออกไฟล์

334 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 14-17 หน้าต่างการเลือก Directory ที่จะใช้ในการจัดเก็บไฟล์รายงาน การพิมพ์รายงานออกทางเครื่องพิมพ์ 1. การเลือกรูปแบบและขนาดตัวอักษร (Font) โดยการกดปุ่ม Ctrl+F หรือคลิกที่ปุ่ม ที่อยู่ ด้านข้าง Font จะปรากฏหน้าต่าง Font ให้เลือกรูปแบบ และขนาดตัวอักษร เมื่อเลือกแล้ว คลิกปุ่ม OK ภาพที่ 14-18 หน้าต่างสั่งพิมพ์รายงาน เพื่อเลือกรูปแบบและขนาดตัวอักษร

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 335 ภาพที่ 14-19 หน้าต่างการเลือกรูปแบบและขนาดตัวอักษร 2. การเลือกชนิดเครื่องพิมพ์ โดยการคลิกที่ปุ่ม ที่อยู่ด้านล่างในหัวข้อ “เครื่องพิมพ์” จะปรากฏ หน้าต่าง Print Setup ให้เลือกชนิดเครื่องพิมพ์ พร้อมทั้งตั้งค่าการพิมพ์ ได้แก่ การกำหนดขนาดกระดาษ และ การวางแนวการพิมพ์ ถ้าต้องการพิมพ์แนวตั้ง เลือก “Portrait” และถ้าต้องการพิมพ์แนวนอน เลือก “Landscape” เมื่อเลือกแล้ว คลิกปุ่ม OK ภาพที่ 14-20 หน้าต่างสั่งพิมพ์รายงาน เพื่อเลือกชนิดเครื่องพิมพ์

336 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 14-21 หน้าต่างการเลือกชนิดเครื่องพิมพ์ และตั้งค่าการพิมพ์ 3. การกำหนดกั้นหน้าในการพิมพ์รายงาน โดยการใส่ตัวเลขที่ต้องการในช่อง “กั้นหน้าซ้าย” เมื่อ กำหนดรายละเอียดในการพิมพ์เรียบร้อยแล้ว คลิกปุ่ม Print ภาพที่ 14-22 หน้าต่างกำหนดกั้นหน้าในการพิมพ์รายงาน

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 337 ตัวอย่างการสั่งพิมพ์รายงานของระบบต่างๆ 1. การสั่งพิมพ์รายงานรายวันเรียงตามวันที่ (ทุกเล่ม) 1.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท รายงาน พิมพ์รายวันเรียงตามวันที่ 1.2 เลือกการพิมพ์สมุดรายวัน “ทุกเล่ม” 1.3 กำหนดช่วงวันที่ของรายงาน ในช่อง “ตั้งแต่วันที่” เมื่อกำหนดรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม OK ภาพที่ 14-23 หน้าต่างกำหนดรายละเอียดในการสั่งพิมพ์รายงานรายวันเรียงตามวันที่ (ทุกเล่ม) 2. การสั่งพิมพ์รายงานงบกำไรขาดทุน (กรณีบันทึกบัญชีแบบ Periodic) 2.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท พิมพ์งบการเงิน พิมพ์งบกำไร-ขาดทุน (กรณี บันทึกบัญชีแบบ Periodic) 2.2 จะมีหน้าต่างให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “AUTOMATIC” 2.3 กำหนดช่วงวันที่ของรายงาน ในช่อง “ตั้งแต่วันที่” เมื่อกำหนดรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม OK

338 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 14-24 หน้าต่างให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “AUTOMATIC” ภาพที่ 14-25 หน้าต่างกำหนดรายละเอียดในการสั่งพิมพ์งบกำไรขาดทุน (กรณีบันทึกบัญชีแบบ Periodic)

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 339 3. การสั่งพิมพ์รายงานงบแสดงฐานะการเงิน 3.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท พิมพ์งบการเงิน พิมพ์งบแสดงฐานะการเงิน 3.2 จะมีหน้าต่างให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “AUTOMATIC” 3.3 กำหนดวันที่ของรายงาน ในช่อง “ณ วันที่” และเลือกพิมพ์เฉพาะ “บัญชีที่มียอดเคลื่อนไหว” 3.4 เมื่อกำหนดรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม OK ภาพที่ 14-26 หน้าต่างให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “AUTOMATIC” ภาพที่ 14-27 หน้าต่างกำหนดรายละเอียดในการสั่งพิมพ์งบแสดงฐานะการเงิน

340 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 4. การสั่งพิมพ์รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ FIFO 4.1 เข้าที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง รายงานสินค้าและ Pricelist พิมพ์รายงาน สินค้าและวัตถุดิบแบบ FIFO 4.2 กำหนดช่วงวันที่ของรายงาน ในช่อง “ตั้งแต่วันที่” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 4.3 เมื่อกำหนดรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม OK ภาพที่ 14-28 หน้าต่างกำหนดรายละเอียดในการสั่งพิมพ์พิมพ์รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ FIFO 5. การสั่งพิมพ์รายงานการ์ดลูกหนี้ 5.1 เข้าที่ ระบบลูกหนี้ พิมพ์รายงาน การ์ดลูกหนี้ 5.2 กำหนดช่วงวันที่ของรายงาน ในช่อง “ตั้งแต่วันที่” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 5.3 เมื่อกำหนดรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม OK

การจัดทำรายงานของระบบต่างๆ 341 ภาพที่ 14-29 หน้าต่างกำหนดรายละเอียดในการสั่งพิมพ์การ์ดลูกหนี้ 6. การสั่งพิมพ์รายงานการ์ดเจ้าหนี้ 6.1 เข้าที่ ระบบเจ้าหนี้ พิมพ์รายงาน การ์ดเจ้าหนี้ 6.2 กำหนดช่วงวันที่ของรายงาน ในช่อง “ตั้งแต่วันที่” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา 6.3 เมื่อกำหนดรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม OK ภาพที่ 14-30 หน้าต่างกำหนดรายละเอียดในการสั่งพิมพ์การ์ดเจ้าหนี้

342 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่14 การจัดท ารายงานในรูปแบบต่างๆ • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 14 คำสั่ง จงตอบคำถามต่อไปนี้ 1. จงบอกหน้าที่เครื่องมือที่ใช้ในการดูและพิมพ์รายงาน จากภาพต่อไปนี้ โดยให้เติมคำตอบลงในช่องว่างที่ตรงตามหัวข้อ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 2. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 3. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 4. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 5. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 6. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 7. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 8. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 9. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 10. …………………………………………………………………………………………………………………………………………. 2. รายงานต่อไปนี้ ต้องเข้าทำงานที่ระบบใด 1. รายงานภาษีขายรวมยื่นเพิ่มเติม เข้าทำงานที่ระบบ................................................................................ 2. รายงานภาษีซื้อรวมยื่นเพิ่มเติม เข้าทำงานที่ระบบ................................................................................ 3. รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย นิติบุคคล ภ.ง.ด.53 (นำส่ง) เข้าทำงานที่ระบบ.............................................. 4. รายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือ เข้าทำงานที่ระบบ...................................................................................... 5. รายงานการ์ดลูกหนี้ เข้าทำงานที่ระบบ....................................................................................... ............ 6. รายงานการ์ดเจ้าหนี้ เข้าทำงานที่ระบบ................................................................................................. 7. Bank Statement เข้าทำงานที่ระบบ..................................................................................................... 8. ตารางค่าเสื่อมราคาสะสมของสินทรัพย์ เข้าทำงานที่ระบบ..................................................................... 9. รายวันเรียงวันที่ (เลือกพิมพ์ทุกเล่ม) เข้าทำงานที่ระบบ..........................................................................