การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 243 หน่วยที่11 การบนัทกึขอ้มลูทางบญัชเีกยี่วกบัระบบเชค็และเงนิ ฝากธนาคาร สาระสำคัญ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เป็นระบบที่เชื่อมโยงกับระบบขาย ระบบซื้อ ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ส่วนใหญ่เมื่อบันทึกรายการรับเงินที่ระบบขายหรือระบบลูกหนี้ และรายการจ่ายชำระเงินที่ระบบซื้อหรือระบบ เจ้าหนี้ซึ่งอาจเป็นเช็ค เงินสด หรือการโอนเงินเข้าบัญชี ก็จะมาเป็นรายการในระบบเช็คและเงินฝากให้อัตโนมัติ แต่อย่างไรก็ตาม อาจจะมีรายการเช็ค หรือรายการธนาคารอื่นๆ ซึ่งเป็นรายการภายในของบริษัท และต้องการ บันทึกเพื่อให้รายการในบัญชีเงินฝากครบถ้วน จะต้องมาบันทึกรายการที่ระบบเช็คและเงินฝากธนาคารโดยตรง สาระการเรียนรู้ 1. ภาพรวมระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 2. ประเภทเอกสารธนาคารและรายการฝากถอนเงินสด 3. เมนูในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 4. การบันทึกรายการในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 2. ทำการบันทึกรายการในระบบเช็คและเงินฝากธนาคารตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายภาพรวมระบบเช็คและเงินฝากธนาคารได้ 1.2 บอกประเภทเอกสารธนาคารและรายการฝากถอนเงินสดได้ 1.3 เลือกใช้เมนูในระบบเช็คและเงินฝากธนาคารได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 บันทึกรายการในระบบเช็คและเงินฝากธนาคารได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต
244 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพรวมการท างานในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เป็นระบบที่เชื่อมโยงกับระบบขาย ระบบซื้อ ระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ ส่วนใหญ่เมื่อบันทึกรายการรับเงินที่ระบบขายหรือระบบลูกหนี้ และรายการจ่ายชำระเงินที่ระบบซื้อหรือระบบ เจ้าหนี้ซึ่งอาจเป็นเช็ค เงินสด หรือการโอนเงินเข้าบัญชี ก็จะมาเป็นรายการในระบบเช็คและเงินฝากให้ อัตโนมัติ แต่อย่างไรก็ตาม อาจจะมีรายการเช็ค หรือรายการธนาคารอื่นๆ ซึ่งเป็นรายการภายในของบริษัท และต้องการบันทึกเพื่อให้รายการในบัญชีเงินฝากครบถ้วน จะต้องมาบันทึกรายการที่ระบบเช็คและเงินฝาก ธนาคารโดยตรง การทำงานในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร มีขั้นตอนการทำงานสรุปเป็นแผนภาพได้ดังนี้ ภาพที่ 11-1 ภาพรวมขั้นตอนการทำงานของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ประเภทเอกสารธนาคารและรายการฝากถอนเงินสด รหัส รายละเอียด ตัวอย่างการใช้งาน CD บัตรเครดิต รายการบัตรเครดิต CHI รายการเงินสดรับ รับเงินสด (ไม่เกี่ยวกับยอดเงินในบัญชี) CHO รายการเงินสดจ่าย จ่ายเงินสด (ไม่เกี่ยวกับยอดเงินในบัญชี) CL ฝากโดยเช็คธนาคารอื่น เช็ครับของธนาคารอื่นที่ไม่ตรงกับธนาคารของสมุดบัญชี CW ถอนโดยเช็ค (เช็คจ่าย) เมื่อจ่ายเช็คจากสมุดบัญชีที่ระบุ HC ฝากโดยเช็ค (เช็ครับ) เมื่อได้รับเช็ค (รอนำฝากเข้าบัญชีเงินฝาก) LC เล็ตเตอร์ออฟเครดิต รายการที่เป็นเล็ตเตอร์ออฟเครดิต TRD ฝากโดยการโอน โอนเงินเข้าบัญชีบริษัท TRW ถอนโดยการโอน โอนเงินจากบัญชีของบริษัท
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 245 การบันทึกรายการในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร การบันทึกรายการของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร มีเมนูให้เลือกใช้ดังภาพที่ 11-2 ภาพที่ 11-2 เมนูในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร การบันทึกรายการในระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร การบันทึกรายการของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร ใช้สำหรับบันทึกรายการที่เกิดขึ้นกับบัญชีเงิน ฝากอื่นๆ เพิ่มเติมจากที่บันทึกในการรับชำระเงินจากลูกค้า ในระบบขายและระบบลูกหนี้ หรือจ่ายชำระหนี้ใน ระบบซื้อและระบบเจ้าหนี้ รายการเพิ่มเติมที่อาจเกิดขึ้น ได้แก่ การถอนเงินสดจากบัญชีเงินฝากเพื่อใช้ใน กิจการ การบันทึกรายการดอกเบี้ยรับจากธนาคาร หรือรายการค่าธรรมเนียมที่ทางธนาคารหักจากบัญชี ซึ่ง รายการเหล่านี้อาจเกิดจากการตรวจเช็ครายการจาก Bank Statement ที่ได้จากธนาคาร เมื่อพบว่ารายการ เพิ่มเติมใดที่อาจจะยังไม่ได้บันทึก ก็จะมาบันทึกเพื่อให้รายการในระบบครบถ้วนตามรายการที่เกิดขึ้นจริง และ เมื่อบันทึกรายการที่ระบบนี้แล้ว จะต้องไปทำการลงบัญชีที่ระบบบัญชีแยกประเภทด้วย 1. บันทึกรายการธนาคารในบัญชีเงินฝาก 1.1 เข้าที่ ระบบเช็ค บันทึก บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก 1.2 จะมีรายการเอกสารธนาคารอื่น กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการใหม่ 1.3 บันทึกรายละเอียดของรายการบัญชีเงินฝาก 1.4 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้ว กดปุ่ม F11-SAVE เพื่อเก็บรายการ
246 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 11-3 หน้าต่างความเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากธนาคาร ภาพที่ 11-4 หน้าต่างบันทึกความเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากธนาคาร อธิบายการบันทึกรายการ ประเภทเอกสาร ใส่รหัสประเภทเอกสารธนาคาร เป็นรายการฝาก/ถอน ใส่ค่า D ถ้าเป็นรายการรับหรือฝากเข้า (deposit) ใส่ค่า W ถ้าเป็นรายการจ่ายหรือถอนออกจากบัญชี (withdrawal) เลขที่เช็ค/เอกสาร ใส่เลขที่เช็คหรือเลขที่เอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการนั้นๆ วันที่รับ-จ่ายเช็ค/เอกสาร ใส่วันที่รับจ่ายเช็ค อาจเป็นวันที่ก่อนหรือหลังจากวันที่ในเช็ค วันที่เช็ค/เอกสาร DUE วันที่ที่เช็คหรือวันที่ที่เอกสารถึงกำหนด เป็นรายการ เจ้าหนี้/ลูกหนี้ ใส่ค่า S ถ้าเป็นรายการด้านเจ้าหนี้ ใส่ค่า C ถ้าเป็นรายการด้านลูกหนี้ ใส่ค่า ว่าง ถ้าเป็นรายการภายในบริษัท ซึ่งไม่ใช่รายการที่เกี่ยวกับลูกหนี้หรือ เจ้าหนี้ เช่น รายการถอนเงินสดใช้จ่ายภายใน
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 247 รหัสชื่อ เจ้าหนี้/ลูกหนี้ ให้ใส่รหัสของเจ้าหนี้หรือลูกหนี้ที่ต้องการ ผู้รับ/จ่าย (ไทย) กรณีที่สั่งจ่ายเช็คไม่ตรงกับชื่อเจ้าหนี้/ลูกหนี้ เช่น จ่าย “สด” เป็นต้น ยอดในเช็ค มูลค่าของเช็ค หรือมูลค่าของเอกสารธนาคารรายการนั้นๆ ขีดคร่อม จะให้ขีดคร่อมเช็คหรือไม่ ขีดหรือผู้ถือ จะให้ขีดฆ่าคำว่า “หรือผู้ถือ” หรือไม่ เลขที่บัญชี ใส่เลขที่บัญชีที่มีผลกับเช็ค หรือเอกสารธนาคารนั้น ถ้าเป็น “เช็คจ่าย” จะหมายถึง เลขที่บัญชีของสมุดเช็ค ถ้าเป็น “เช็ครับ” มาจากลูกค้า จะหมายถึงเลขที่บัญชีที่นำเช็คฉบับนี้ฝากเข้า ธนาคาร ซึ่งอาจจะยังไม่ทราบในขณะคีย์เช็ครับใบนี้ จะไปบันทึกนำเข้าภายหลัง เช็คธนาคาร รหัสธนาคารของเช็คหรือเอกสารใบนั้น ค้นหาโดยใช้ Hot Seek STEP เช็ค ถ้าใส่ค่า ว่าง = ยังไม่ระบุว่าได้นำเงินฝากเข้าธนาคาร ถ้าใส่ค่า B = ถ้าเป็นรายการด้านจ่าย หมายถึง นำเงินสดฝากเข้าธนาคารสำหรับ รายการจ่ายนี้แล้ว ถ้าเป็นรายการด้านรับ หมายถึง นำรายการนี้ฝากเข้าธนาคารแล้ว สถานะเช็ค เมื่อระบุค่าในช่อง STEP = B แล้ว จึงจะใส่สถานะเช็คได้ มี2 สถานะ คือ ถ้าใส่ค่า Y = เช็คฉบับนี้ผ่านแล้ว ถ้าใส่ค่า N = เช็คฉบับนี้ทางธนาคารคืนกลับมา วันที่นำฝาก ใส่วันที่นำเอกสารธนาคารนี้ฝากเข้าธนาคาร วันที่เช็คผ่าน ถ้าเป็นรายการเช็ค ให้ใส่วันที่ที่เช็คฉบับนี้ “ผ่าน” ธนาคาร วันที่คืนเช็ค ถ้าเป็นรายการเช็คคืน ให้ใส่วันที่ที่เช็คฉบับนี้ถูกคืนมา สาเหตุการคืนเช็ค ถ้าเป็นรายการเช็คคืน สามารถบันทึกเพื่อให้ทราบว่า สาเหตุที่ทำให้เช็คฉบับ นี้ถูกธนาคารคืนมา เพราะเหตุใด หมายเหตุ ใส่หมายเหตุอื่นๆ ตามต้องการที่เกี่ยวข้องกับเอกสารฉบับนี้ รายการความเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากธนาคาร จะเกิดขึ้นอัตโนมัติเมื่อบันทึกรายการรับชำระหนี้จาก ระบบลูกหนี้ หรือจ่ายชำระหนี้จากระบบเจ้าหนี้ หรือการบันทึกรายการธนาคารที่เชื่อมโยงจากระบบบัญชีแยก ประเภท ดังนั้น หากผู้ใช้งานบันทึกรายการรับจ่ายเงินผ่านระบบลูกหนี้ ระบบเจ้าหนี้ หรือระบบบัญชีแยก ประเภทแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องมาบันทึกความเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากธนาคารอีก กรณีเป็นการเข้าไปเพื่อแก้ไขรายการเดิม ขณะที่อยู่ที่หน้าต่างรายการที่เคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก ผู้ใช้งานอาจต้องการค้นหารายการ โดยที่ทราบข้อมูลของรายการที่จะค้นหาบางส่วน เช่น กรณีที่เป็นรายการเช็ค ผู้ใช้งานอาจทราบเลขที่ของเช็ค หรืออาจทราบว่าเช็คฉบับนั้นลงวันที่เท่าใด ในที่นี้โปรแกรมจะจัดเรียงรายการเช็คไว้ เพื่อช่วยในการค้นหาได้โดยกดปุ่ม F6-ค้นหา หรือใช้เมาส์คลิก จะเห็นหัวข้อให้เลือก หากต้องการให้รายการเอกสารธนาคารเรียงตามหัวข้อใด ให้เลือกหัวข้อนั้น
248 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 11-5 หน้าต่างให้เลือกเรียงรายการความเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝากธนาคาร 2. การนำเช็คหรือเงินสดฝากเข้าบัญชีโดยบันทึกผ่านใบนำฝาก (PAYIN) 2.1 เข้าที่ ระบบเช็ค บันทึก บันทึกใบนำฝากเช็คเข้าธนาคาร หรือ เปิด work flow ระบบเช็ค ใบนำฝาก 2.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำรายการ และสมุดเงินฝากธนาคารที่จะนำฝากเช็คหรือเงินสด 2.3 เมื่อบันทึกเสร็จแล้ว ถ้าต้องการพิมพ์ใบ PAYIN และเก็บรายการด้วย ให้กดปุ่ม F5-พิมพ์ถ้า ต้องการเก็บรายการ โดยไม่พิมพ์ออกมา ให้กดปุ่ม F10-SAVE ภาพที่ 11-6 หน้าต่างเลือกสมุดเงินฝากธนาคาร ภาพที่ 11-7 หน้าต่างเพื่อเข้าบันทึกรายการใบนำฝาก กด F3-เพิ่ม เมนูใบนำฝาก เลือกสมุดเงินฝาก
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 249 ภาพที่ 11-8 หน้าต่างบันทึกรายการนำฝากเงินสด อธิบายการบันทึกส่วนหัว สมุดเงินฝาก โปรแกรมจะแสดงชื่อสมุดบัญชีเงินฝากที่เลือกเข้ามาทำงาน วันที่ ใส่วันที่ของใบนำฝาก เลขที่ ใส่เลขที่ของใบนำฝาก เพื่อใช้ควบคุมจำนวนใบนำฝาก หมายเหตุ ใส่หมายเหตุที่เกี่ยวกับการนำฝาก รูปแบบการ POST ระบุรูปแบบการ POST ที่ต้องการ โดยที่โปรแกรมจะดึงค่าที่เคยกำหนดไว้ที่ ฐานข้อมูลสาขามาให้ก่อน จำนวนเงินสด ใช้ในกรณีที่นำฝากเงินสดเข้าธนาคาร จะใส่ยอดเงินสดที่ช่องนี้ ภาพที่ 11-9 หน้าต่างบันทึกรายการนำฝากเช็ค ใส่จำนวนเงิน ใส่เลขที่เช็ค กรณีมีค่าธรรมเนียม
250 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ อธิบายการบันทึกส่วนรายการย่อย เลขที่เช็ค ใส่เลขที่เช็ค หรือใช้ Hot Seek เพื่อค้นหาเช็คที่เคยบันทึกไว้ แต่ยังไม่ได้นำฝาก วันที่ เมื่อเลือกรายการเช็คมา โปรแกรมจะแสดงวันที่ในเช็คของเช็ครายการนั้น ธนาคาร โปรแกรมจะแสดงชื่อธนาคารของเช็คที่เลือกมา ผู้รับ/จ่าย โปรแกรมจะแสดงชื่อผู้รับในเช็คที่เลือกมา จำนวนเงิน โปรแกรมจะแสดงยอดเงินในเช็คที่เลือกมา ค่าธรรมเนียม ใส่ค่าธรรมเนียมธนาคาร (กรณีธนาคารคิดค่าธรรมเนียม) สถานะ โปรแกรมจะแสดงสถานะของเช็คที่เลือกมา 3. การบันทึกรายการเช็ครับที่มีสถานะ “ผ่าน” 3.1 เข้าที่ ระบบเช็ค บันทึก บันทึกเช็ครับที่ผ่าน หรือ เปิด work flow ระบบเช็ค บันทึกเช็ครับที่ผ่าน 3.2 จะให้เลือกข้อมูลรายการเช็คที่ต้องการเปลี่ยนสถานะ ดังนี้ - เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำรายการ - เลือกธนาคารของสมุดเงินฝาก - เลือกสมุดเงินฝากธนาคาร โดยคลิกเลือกที่หน้ารายการสมุดบัญชีเงินฝาก - เรียกดูรายการเช็คโดยให้เรียงตามเลขที่เช็ค หรือวันที่ถึงกำหนดหรือวันที่รับเช็คนั้นมา - จะเรียกดูเช็คเฉพาะรายการที่มีสถานะแบบใด เช่น นำเข้าแล้วแต่ยังไม่ได้ระบุว่าเช็ค ฉบับนั้นผ่านหรือไม่ 3.3 เลือกรายการเช็คที่ต้องการ แล้วระบุวันที่เช็คผ่าน โดยกดปุ่ม Enter หรือใช้เมาส์คลิกปุ่ม Enter-เลือก ทำซ้ำกับเช็ครับฉบับอื่นๆ จนเสร็จ ภาพที่ 11-10 หน้าต่างเข้าบันทึกรายการเช็ครับผ่านทาง work flow
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 251 ภาพที่ 11-11 หน้าต่างเลือกธนาคารที่บันทึกเช็ครับไว้ ภาพที่ 11-12 หน้าต่างเลือกสมุดบัญชีเงินฝากธนาคารที่บันทึกเช็ครับไว้ ภาพที่ 11-13 หน้าต่างเลือกเช็ครับที่จะเปลี่ยนสถานะว่า “ผ่าน” ภาพที่ 11-14 หน้าต่างใส่วันที่เช็คผ่าน
252 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 11-15 หน้าต่างแสดงสถานะ “เช็คผ่าน” 4. การบันทึกรายการเช็คจ่ายที่มีสถานะ “ผ่าน” 4.1 เข้าที่ ระบบเช็ค บันทึก บันทึกเช็คจ่ายที่ผ่าน หรือ เปิด work flow ระบบเช็ค บันทึกเช็คจ่ายที่ผ่าน ภาพที่ 11-16 หน้าต่างเข้าบันทึกรายการเช็คจ่ายผ่านทาง work flow 4.2 จะให้เลือกข้อมูลรายการเช็คที่ต้องการเปลี่ยนสถานะ ดังนี้ - เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำรายการ - เลือกธนาคารของสมุดเงินฝากของเช็คจ่าย - เลือกสมุดเงินฝากธนาคาร โดยคลิกเลือกที่หน้ารายการสมุดบัญชีเงินฝาก - เรียกดูรายการเช็คโดยให้เรียงตามเลขที่เช็ค หรือวันที่ถึงกำหนดหรือวันที่จ่ายเช็คนั้น - จะเรียกดูเช็คเฉพาะรายการที่มีสถานะแบบใด เช่น นำเข้าแล้วแต่ยังไม่ได้ระบุว่าเช็ค ฉบับนั้นผ่านหรือไม่ 4.3 เลือกรายการเช็คที่ต้องการ แล้วระบุวันที่เช็คผ่าน โดยกดปุ่ม Enter หรือใช้เมาส์คลิกปุ่ม Enter-เลือก ทำซ้ำกับเช็คฉบับอื่นๆ จนเสร็จ
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 253 กรณีเช็คจ่ายผ่าน เมื่อตรวจสอบ Bank Statement บัญชีกระแสรายวัน พบว่า เจ้าหนี้ได้นำเช็คไปขึ้น เงินแล้ว ผู้บันทึกจะต้องไปบันทึกกลับรายการ “เช็คจ่ายที่ผ่าน” ที่สมุดรายวันทั่วไป ในระบบบัญชีแยกประเภท ในวันที่เช็คผ่านด้วย โดยบันทึก เดบิต เช็คจ่ายรอนำเงินเข้าบัญชี xxx เครดิต เงินฝากกระแสรายวัน xxx ภาพที่ 11-17 หน้าต่างเลือกธนาคารที่จ่ายเช็ค ภาพที่ 11-18 หน้าต่างเลือกสมุดบัญชีเงินฝากธนาคารที่จ่ายเช็ค
254 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 11-19 หน้าต่างเลือกเช็คจ่ายที่จะเปลี่ยนสถานะว่า “ผ่าน” ภาพที่ 11-20 หน้าต่างใส่วันที่เช็คผ่าน 5. การปรับปรุงหรือแก้ไขรายละเอียดเช็ครับบางฉบับ 5.1 เข้าที่ ระบบเช็ค บันทึก ปรับปรุงเช็ครับมีปัญหา 5.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำรายการ 5.3 เลือกเช็คที่จะแก้ไขรายละเอียด โดยกดปุ่ม F2-แก้ไข ผู้ใช้งานอาจจะเลือกดูเช็ครับทั้งหมด หรือเรียกดูเฉพาะเช็คที่ยังไม่นำเข้าธนาคาร (กดปุ่ม F7-กรองข้อมูล) 5.4 เข้าไปที่รายละเอียดเช็คฉบับนั้น ทำการแก้ไขรายละเอียดของเช็ค เช่น แก้ไขวันที่นำฝากใน เช็ค ชื่อในเช็คที่สะกดผิด หรือสถานะเช็คอาจจะเปลี่ยนเป็นเช็คคืน ฯลฯ 5.5 เมื่อแก้ไขเสร็จแล้วให้กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 11-21 หน้าต่างรายการเช็ครับ
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 255 ภาพที่ 11-22 หน้าต่างใส่รายละเอียดของเช็ครับเฉพาะค่าที่สามารถแก้ไขได้ 6. การปรับปรุงหรือแก้ไขรายละเอียดเช็คจ่ายบางฉบับ 6.1 เข้าที่ ระบบเช็ค บันทึก ปรับปรุงเช็คจ่ายมีปัญหา 6.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำรายการ 6.3 เลือกเช็คที่จะแก้ไขรายละเอียด โดยกดปุ่ม F2-แก้ไข ผู้ใช้งานอาจจะเลือกดูเช็คจ่ายทั้งหมด หรือเรียกดูเฉพาะเช็คที่ยังไม่นำเข้าธนาคาร 6.4 เข้าไปที่รายละเอียดเช็คฉบับนั้น ทำการแก้ไขรายละเอียดของเช็ค เช่น แก้ไขวันที่นำฝากใน เช็ค ชื่อในเช็คที่สะกดผิด หรือสถานะเช็คอาจจะเปลี่ยนเป็นเช็คคืน ฯลฯ 6.5 เมื่อแก้ไขเสร็จแล้วให้กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 11-23 หน้าต่างรายการเช็คจ่าย
256 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 11-24 หน้าต่างใส่รายละเอียดของเช็คจ่ายเฉพาะค่าที่สามารถแก้ไขได้
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 257 กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่11 การบนัทึกขอ้มูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงนิฝากธนาคาร • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 11 คำสั่ง จงทำเครื่องหมาย ✓ หน้าข้อความที่ถูก และทำเครื่องหมาย หน้าข้อความที่ผิด 1. ……………. การบันทึกรายการรับชำระเงินจากลูกค้าในระบบขาย จะเชื่อมโยงกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 2. ……………. การบันทึกรายการเช็คและเงินฝากธนาคาร ใช้สำหรับบันทึกรายการที่เกิดขึ้นกับบัญชีเงินฝาก กระแสรายวันเท่านั้น 3. ……………. การถอนเงินสดจากบัญชีเงินฝากเพื่อใช้ในกิจการ จะต้องบันทึกรายการที่เมนูบันทึกใบนำฝาก 4. ……………. การบันทึกความเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก ถ้าเป็นรายการรับหรือฝากเข้า จะต้องใส่ค่า W 5. ……………. การบันทึกความเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก ถ้าเป็นรายการจ่ายหรือถอนออก จะต้องใส่ค่า D 6. ……………. การบันทึกความเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก ถ้าใส่ค่าสถานะเช็คเป็น Y หมายถึง เช็คฉบับนี้ไม่ผ่าน 7. ……………. การนำเช็คฝากเข้าบัญชีโดยผ่าน PAYIN จะต้องบันทึกเช็ครับที่ระบบขาย หรือระบบลูกหนี้ก่อน 8. ……………. การปรับปรุงรายการเช็คจ่าย ถ้าในช่องสถานะใส่ค่า R แสดงว่า เช็คคืน 9. ……………. การบันทึกรายการเช็คจ่ายที่ผ่าน ซึ่งกิจการตรวจสอบจาก BANK STATEMENT จะต้องบันทึก กลับรายการเช็คจ่ายที่สมุดรายวันทั่วไปด้วย 10. …………. การแก้ไขวันที่ใบนำฝากเช็ครับ จะต้องแก้ไขที่เมนูปรับปรุงเช็ครับมีปัญหา • กิจกรรมเสริมทักษะ หน่วยที่ 11 คำสั่ง จงปฏิบัติดังต่อไปนี้ 1. เปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัท...(ชื่อนักศึกษา)...จำกัด (กิจกรรมเสริมทักษะหน่วยที่ 3) แล้วทำการบันทึกรายการค้าของเดือนพฤศจิกายน และธันวาคม 2563 ลงในโปรแกรม 2. สรุปวิธีการบันทึกรายการค้า ตามลำดับขั้นตอนที่ปฏิบัติ โดยเขียนคำตอบที่ถูกต้องลงในช่องว่าง clip video EP58 – EP62 : การบันทึกรายการในระบบเช็ค https://bit.ly/3oQPFr7 2563 พ.ย.3 จัดทำใบนำฝากเลขที่ 001 เพื่อฝากเงินสด 75,000 บาท เข้าบัญชีเงินฝากออมทรัพย์ของบริษัท เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู........................................ ...................................... สมุดบัญชีเงินฝาก............................................................................................................. .................................... เลขที่ภายใน....................................หมายเหตุ...................................................................... ................................
258 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ บันทึกบัญชีที่สมุดรายวัน..................................................................................................... ................................ รูปแบบการบันทึกบัญชี........................................................................................................................................ ............................................................................................................................. ................................................ .................................................................................................................................................... ......................... พ.ย.15 จัดทำใบนำฝากเลขที่ 002เพื่อนำฝากเช็คเข้าบัญชีออมทรัพย์ของบริษัท เป็นเช็คของ บจก. อินติเกรด เลขที่ 100711 ธนาคารกรุงไทย สาขาสาทร เช็คของ บจก. นวัตกรรมไทย เลขที่812201 ธนาคารธนชาต สาขา รามคำแหงและเช็คของ บมจ.สยามเทค เลขที่784012ธนาคารไทยพาณิชย์ สาขาดุสิต(เช็คผ่าน) การนำฝากเช็ค เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดบัญชีเงินฝาก................................................................................................................................................. เลขที่ภายใน....................................หมายเหตุ...................................................................... ................................ บันทึกบัญชีที่สมุดรายวัน..................................................................................................................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ การบันทึกรายการเช็คผ่าน เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. ชื่อธนาคาร..............................................................สมุดบัญชีเงินฝาก.................................................................. เช็คเลขที่.................................................วันที่เช็คผ่าน.......................................................................................... เช็คเลขที่.................................................วันที่เช็คผ่าน.......................................................................................... เช็คเลขที่.................................................วันที่เช็คผ่าน.......................................................................................... ธ.ค.11 จัดทำใบนำฝากเลขที่ 003 เพื่อนำฝากเช็คเข้าบัญชีออมทรัพย์ของบริษัท เป็นเช็คของ บจก.ธงชัยเซอร์วิส เลขที่ 310014 ธนาคารกรุงศรีอยุธยา สาขาระยอง เสียค่าธรรมเนียมฉบับละ 30 บาท (เช็คผ่าน) การนำฝากเช็ค เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดบัญชีเงินฝาก................................................................................................................................................. เลขที่ภายใน....................................หมายเหตุ...................................................................... ................................ บันทึกบัญชีที่สมุดรายวัน..................................................................................................................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. ............................................................................................................................. ................................................ การบันทึกรายการเช็คผ่าน เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. ชื่อธนาคาร..............................................................สมุดบัญชีเงินฝาก.................................................................. เช็คเลขที่.................................................วันที่เช็คผ่าน..........................................................................................
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 259 ธ.ค.26 จัดทำใบนำฝากเลขที่ 004 เพื่อนำฝากเช็คเข้าบัญชีออมทรัพย์ของบริษัท เป็นเช็คของ บจก.นวัตกรรมไทย เลขที่ 812210 ธนาคารธนชาต สาขารามคำแหง (เช็คผ่าน) การนำฝากเช็ค เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. สมุดบัญชีเงินฝาก................................................................................................................................................. เลขที่ภายใน....................................หมายเหตุ...................................................................... ................................ บันทึกบัญชีที่สมุดรายวัน..................................................................................................................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. การบันทึกรายการเช็คผ่าน เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู.................................. ............................................ ชื่อธนาคาร..............................................................สมุดบัญชีเงินฝาก..................................... ............................. เช็คเลขที่.................................................วันที่เช็คผ่าน.......................................................................................... ธ.ค.29 จัดทำใบนำฝากเลขที่ 005เพื่อนำฝากเช็คเข้าบัญชีออมทรัพย์ของบริษัท เป็นเช็คของ บจก.ธงชัยเซอร์วิส เลขที่ 310011และเลขที่ 310015ธนาคารกรุงศรีอยุธยา สาขาระยอง เสียค่าธรรมเนียมฉบับละ 30 บาท (เช็คผ่าน) การนำฝากเช็ค เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู.............................................................................. สมุดบัญชีเงินฝาก............................................................................................................. .................................... เลขที่ภายใน....................................หมายเหตุ......................................................................... ............................. บันทึกบัญชีที่สมุดรายวัน..................................................................................................................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ....................................................................................................................................................................... ...... ............................................................................................................................ ................................................. ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................. ................ .................................................................................................................. ........................................................... ............................................................................................................................. ................................................ การบันทึกรายการเช็คผ่าน เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. ชื่อธนาคาร..............................................................สมุดบัญชีเงินฝาก.................................................................. เช็คเลขที่.................................................วันที่เช็คผ่าน.......................................................................................... เช็คเลขที่.................................................วันที่เช็คผ่าน..........................................................................................
260 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินผลการเรียนรู้ หนว่ยท ี่11 คำสั่ง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุด 1. ระบบเช็คและเงินฝากธนาคารจะเชื่อมโยงกับระบบต่างๆ ยกเว้นข้อใด ก. ระบบซื้อ ข. ระบบขาย ค. ระบบลูกหนี้ ง. ระบบเจ้าหนี้ จ. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง 2. การนำฝากเช็คของธนาคารที่กิจการเปิดบัญชีเงินฝากไว้ จะต้องเลือกประเภทเอกสารในข้อใด ก. CL ข. CW ค. HC ง. CHI จ. TRD 3. การถอนโดยเช็ค (เช็คจ่าย) จะต้องเลือกประเภทเอกสารในข้อใด ก. CL ข. CW ค. HC ง. CHI จ. TRW 4. การถอนโดยการโอนเงินออกจากบัญชีของบริษัท จะต้องเลือกประเภทเอกสารในข้อใด ก. CW ข. CD ค. CHO ง. TRW จ. TRD 5. กรณีต้องการบันทึกแก้ไขการฝากเงิน จะต้องเลือกใช้เมนูใด ก. แก้ไขใบนำฝาก ข. ปรับปรุงเช็ครับมีปัญหา ค. บันทึกใบนำฝากเช็คเข้าธนาคาร ง. พิมพ์รายการบัญชีเงินฝากธนาคาร จ. บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร 261 6. กิจการนำเงินสด 10,000 บาท ฝากเข้าบัญชีเงินฝากออมทรัพย์จะต้องเลือกใช้เมนูใด ก. บันทึกใบนำฝาก ข. บันทึกฝากเงินสด ค. บันทึกเช็ครับที่ผ่าน ง. บันทึกรายการบัญชีเงินฝาก จ. พิมพ์รายการบัญชีเงินฝากธนาคาร 7. กรณีต้องการปรับปรุงหรือแก้ไขรายละเอียดในเช็ครับ ที่บันทึกไปแล้วจะต้องเลือกใช้เมนูใด ก. ใบนำฝาก ข. บันทึกเช็ครับที่ผ่าน ค. ปรับปรุงเช็ครับมีปัญหา ง. บันทึกใบนำฝากเช็คเข้าธนาคาร จ. บันทึกการเคลื่อนไหวบัญชีเงินฝาก 8. กรณีต้องการเปลี่ยนสถานะเช็คที่นำฝากเข้าธนาคารแล้วเป็น “ผ่าน” จะต้องเลือกใช้เมนูใด ก. บันทึกเช็ครับที่ผ่าน ข. บันทึกเช็คจ่ายที่ผ่าน ค. ปรับปรุงเช็ครับมีปัญหา ง. ปรับปรุงเช็คจ่ายมีปัญหา จ. บันทึกใบนำฝากเช็คเข้าธนาคาร 9. การบันทึกรายการเช็คจ่าย เมื่อนำเงินสดฝากเข้าธนาคารสำหรับรายการจ่ายนี้แล้ว จะต้องใส่ค่าอะไรในช่อง STEP เช็ค ก. A ข. B ค. N ง. P จ. Y 10. การจ่ายเช็คให้เจ้าหนี้ จะต้องเลือกสมุดบัญชีเงินฝากข้อใด ก. ฝากประจำ ข. ออมทรัพย์ ค. กระแสรายวัน ง. ออมทรัพย์ หรือกระแสรายวัน จ. ฝากประจำ ออมทรัพย์ หรือกระแสรายวัน
262 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ แบบประเมินตนเองของผู้เรียน หนว่ยท ี่11 คำชี้แจง ตอนที่ 1 ให้ผู้เรียนประเมินผลการเรียนรู้ โดยเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องระดับคะแนน และ เติมข้อมูลตามความเป็นจริง แล้วเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องสรุปผล ระดับคะแนน 4 : ดีมาก 3 : ดี 2 : พอใช้ 1 : ควรปรับปรุง ตอนที่ 2 ให้ผู้เรียนนำคะแนนจากการทำแบบประเมินผลการเรียนรู้ประจำหน่วย มาเติมลงในช่องว่าง ตอนที่ 3 ให้ผู้เรียนสรุปว่าได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้ ตอนที่ 1 ผลการเรียนรู้ ระดับคะแนน สรุปผลตอนที่ 1 รายการ 4 3 2 1 1. ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหา 17 –20 = 4 (ดีมาก) 13 –16 = 3(ดี) 9 –12 = 2(พอใช้) <9 = 1 (ควรปรับปรุง) 2. ผู้เรียนได้ทำกิจกรรมสอดคล้องกับเนื้อหาและจุดประสงค์การ เรียนรู้ 3. ผู้เรียนได้เรียนและทำกิจกรรมที่ส่งเสริมกระบวนการคิด เกิด การค้นพบความรู้ 4. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง 5. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จและส่งตรง เวลา ตอนที่ 2 การประเมินผลหลังเรียน คะแนนเต็ม 10 คะแนน ทำได้.................คะแนน คิดเป็นร้อยละ................ ตอนที่ 3 ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้………………………………………………………………………………….. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………................................................................................................................... ........................ …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... .....................
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 263 หน่วยที่12 การบนัทกึขอ้มูลทางบัญชีเกยี่วกบัระบบสนิทรพัยแ์ละค่าเสอื่มราคา สาระสำคัญ ในการทำธุรกิจจะมีสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เช่น เครื่องจักรที่ใช้ในการผลิต เครื่องคอมพิวเตอร์ ตู้ โต๊ะ ที่ใช้ใน สำนักงาน เป็นต้น สินทรัพย์เหล่านี้ ธุรกิจจะต้องคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ เพื่อบันทึกเข้าเป็นค่าใช้จ่ายใน แต่ละงวด โดยที่งวดบัญชีอาจเป็นเดือนละครั้ง หรือปีละครั้ง นอกจากนี้ ธุรกิจอาจขายสินทรัพย์ออกไป โดยที่ สินทรัพย์เหล่านั้นยังตัดค่าเสื่อมราคาไม่ครบตามอายุของสินทรัพย์ ซึ่งโปรแกรมจะช่วยในการเก็บทะเบียนสินทรัพย์ พร้อมกับช่วยคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ไว้ให้โดยละเอียด และบันทึกรายการบัญชีให้ถูกต้องตามหลักการ บัญชี และเรียกพิมพ์รายงานตารางค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ เพื่อประกอบงบการเงินในการนำส่งสรรพากรได้ทำให้ ผู้ใช้งานลดเวลาในการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ลงไปได้มาก โดยเฉพาะกิจการที่มีรายการสินทรัพย์จำนวน มาก การที่จะคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ให้ถูกต้องละเอียดระดับวัน ให้ครบถ้วนทุกรายการจะใช้เวลามาก สาระการเรียนรู้ 1. ภาพรวมของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 2. เมนูในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 3. การบันทึกรายการในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 4. การคำนวณและการแก้ไขการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 2. ทำการบันทึกรายการในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาตามลำดับขั้นตอน 3. คำนวณและแก้ไขการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายภาพรวมของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาได้ 1.2 เลือกใช้เมนูในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 บันทึกรายการของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ได้ 2.2 คำนวณและแก้ไขการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต
264 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพรวมการท างานในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา ในการทำธุรกิจจะมีสินทรัพย์ไม่หมุนเวียน เช่น เครื่องจักรที่ใช้ในการผลิต เครื่องคอมพิวเตอร์ ตู้ โต๊ะ ทำงานที่ใช้ในสำนักงาน เป็นต้น สินทรัพย์เหล่านี้ ธุรกิจจะต้องคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ เพื่อบันทึก เข้าเป็นค่าใช้จ่ายในแต่ละงวด โดยที่งวดบัญชีอาจเป็นเดือนละครั้ง หรือปีละครั้ง นอกจากนี้ ธุรกิจอาจขาย สินทรัพย์ออกไป โดยที่สินทรัพย์เหล่านั้นยังตัดค่าเสื่อมราคาไม่ครบตามอายุของสินทรัพย์ ซึ่งโปรแกรมจะช่วย ในการเก็บทะเบียนสินทรัพย์ พร้อมกับช่วยคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ไว้ให้โดยละเอียด และบันทึก รายการบัญชีให้ถูกต้องตามหลักการบัญชี และเรียกพิมพ์ รายงานตารางค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ เพื่อประกอบ งบการเงินในการนำส่งสรรพากรได้ทำให้ผู้ใช้งานลดเวลาในการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ลงไปได้มาก โดยเฉพาะกิจการที่มีรายการสินทรัพย์จำนวนมาก การที่จะคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ให้ถูกต้อง ละเอียดระดับวัน ให้ครบถ้วนทุกรายการจะใช้เวลามาก การทำงานในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา มี ขั้นตอนการทำงานสรุปเป็นแผนภาพได้ดังนี้ ภาพที่ 12-1 ขั้นตอนการทำงานของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 265 เมนูในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา การทำรายการในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา มีเมนูให้ใช้งาน ดังภาพที่ 12-2 ภาพที่ 12-2 เมนูในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา การบันทึกรายการในระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา การบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ของกิจการเข้าสู่ระบบ ซึ่งอาจจะเป็นสินทรัพย์เดิมที่มีการคำนวณค่าเสื่อม ราคาไปแล้วส่วนหนึ่ง หรือเป็นสินทรัพย์ที่ซื้อเข้ามาใหม่ รวมถึงเมื่อมีการขายสินทรัพย์นั้นออกไป มีดังนี้ 1. ซื้อสินทรัพย์เพิ่ม เมื่อมีการซื้อสินทรัพย์เพิ่ม จะบันทึกซื้อสินทรัพย์ที่ระบบซื้อสินค้า และบันทึก รายการสินทรัพย์ที่ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา เช่น ถ้าซื้อสินทรัพย์เป็นเงินเชื่อ มีขั้นตอนการบันทึกดังนี้ 1.1 เข้าที่เมนูระบบซื้อ ซื้อสินค้า ซื้อเชื่อ 1.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน 1.3 เลือกเล่มเอกสาร “ซื้อเชื่อ” ที่จะใช้งาน 1.4 จะเห็นรายการ “ซื้อเชื่อ”ที่เคยสร้างไว้ ให้กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการใหม่ 1.5 จะเข้าสู่หน้าต่าง ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ) ทำการบันทึกรายละเอียดต่างๆ ใน หน้าต่าง โดยในช่อง T ให้เลือก “6” (สินทรัพย์อื่นๆ) ดังภาพที่ 12-3 1.6 เพิ่มรหัส และรายชื่อสินทรัพย์ในช่อง ชื่อสินค้า โดยกำหนดกลุ่มสินค้าเป็น “เครื่องใช้ สำนักงาน” พร้อมทั้งระบุการบันทึกบัญชี ในหน้าต่างเลือกรายการสินค้าที่ต้องการ หน้า 1 (ภาพที่ 12-4)
266 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 1.7 ระบุบัญชีสินทรัพย์ เป็น “เครื่องตกแต่งและเครื่องใช้สำนักงาน” ในหน้าต่างเลือกรายการ สินค้าที่ต้องการ หน้า 2 (ภาพที่ 12-5) 1.8 บันทึกรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก เพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 12-3 หน้าต่างบันทึกรายการซื้อสินค้า (สินทรัพย์) เป็นเงินเชื่อ ภาพที่ 12-4 หน้าต่างเลือกรายการสินค้าที่ต้องการ หน้า 1 ภาพที่ 12-5 หน้าต่างเลือกรายการสินค้าที่ต้องการ หน้า 2 จับคู่หน้าที่ “บัญชีสินทรัพย์” ระบุชนิดสินค้า
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 267 1.9 เพิ่มรายการสินทรัพย์ 1.9.1 เข้าที่ ระบบสินทรัพย์ ฐานข้อมูล เพิ่ม/แก้ไข รายการสินทรัพย์ 1.9.2 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ 1.9.3 กดปุ่ม F9-Inv.ซื้อ เพื่อเรียก Invoice ซื้อสินทรัพย์ขึ้นมา เลือกรายการสินทรัพย์ที่ ต้องการ กดปุ่ม ENTER จะมีข้อมูลสินทรัพย์ขึ้นมา บันทึกรายละเอียดของสินทรัพย์เพิ่มเติม เช่นเดียวกับการ บันทึกฐานข้อมูลสินทรัพย์ ในหน่วยที่ 4 1.9.4 กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 12-6 หน้าต่างเพิ่มรายการสินทรัพย์ ภาพที่ 12-7 หน้าต่างแก้ไขฐานข้อมูลสินทรัพย์ โดยเรียก Invoice ซื้อ
268 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 12-8 หน้าต่างบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ หน้าที่ 1 ภาพที่ 12-9 หน้าต่างบันทึกข้อมูลสินทรัพย์ (อัตราค่าเสื่อม) หน้าที่ 2 2. การบันทึกค่าใข้จ่ายซ่อมแซมสินทรัพย์เพิ่มเติม เมื่อมีการซ่อมแซมสินทรัพย์ จะบันทึกรายการ ซ่อมแซมสินทรัพย์ เพื่อนำไปรวมเป็นมูลค่าสินทรัพย์ และใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์รายการ นั้นด้วย ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 269 2.1 เข้าที่ ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา ฐานข้อมูล เพิ่มและแก้ไขรายการสินทรัพย์ หรือ เปิด work flow ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา Setup Master Files เพิ่มและแก้ไข รายการสินทรัพย์ 2.2 เข้าไปที่รายการสินทรัพย์ที่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม โดยกดปุ่ม F2-แก้ไข 2.3 กดปุ่ม F6-บันทึก คชจ.ซ่อมแซม 2.4 บันทึกรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม F12-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 12-10 หน้าต่างการบันทึกรายการซ่อมแซมสินทรัพย์ เพื่อคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์เพิ่มเติม 3. ตัดจำหน่ายสินทรัพย์หรือขายสินทรัพย์ เมื่อมีการขายสินทรัพย์ จะบันทึกรายการตัดจำหน่าย สินทรัพย์ออกจากระบบ ซึ่งมีขั้นตอนดังนี้ 3.1 เข้าที่ ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อม ฐานข้อมูล เพิ่มและแก้ไข รายการสินทรัพย์ 3.2 เข้าไปที่รายการสินทรัพย์ที่จะตัดจำหน่าย โดยกดปุ่ม F2-แก้ไข 3.3 ใส่รายละเอียดการขายหรือตัดจำหน่ายสินทรัพย์รายการนี้ ได้แก่ วันที่ขาย ราคาขาย เอกสาร ประกอบการขาย เอกสารประกอบการขาย สำหรับการออกเอกสารขายสินทรัพย์ ให้ทำรายการที่ระบบขาย เช่นเดียวกับการขายสินค้า 3.4 บันทึกรายละเอียดแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล
270 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 12-11 หน้าต่างเพื่อบันทึกรายละเอียดการขายสินทรัพย์ การค านวณและแก้ไขการค านวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ 1. สั่งคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ เป็นการสั่งให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ และ สร้าง Voucher เพื่อบันทึกรายการบัญชีให้อัตโนมัติ หลังจากตรวจสอบฐานข้อมูลสินทรัพย์ที่บันทึกเข้าไป เรียบร้อยแล้ว ก็สามารถสั่งให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคาได้ ดังนี้ 1.1 เข้าที่ ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา บันทึกและคำนวณค่าเสื่อมราคา สั่งคำนวณ ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์หรือ เปิด work flow ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา สั่งคำนวณค่าเสื่อมราคา สินทรัพย์ 1.2 ระบุค่าที่มีผลกับการคำนวณค่าเสื่อมราคา 1.3 โปรแกรมจะคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ทุกรายการ ยกเว้น - สินทรัพย์ที่หมดอายุ - สินทรัพย์ถูกขายไปแล้ว - สินทรัพย์ที่สั่งหยุดคำนวณค่าเสื่อมราคาไปแล้ว
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 271 ภาพที่ 12-12 หน้าต่างสั่งคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ 1.4 เมื่อใส่ค่าตามที่ต้องการแล้ว ให้คลิกปุ่ม OK โปรแกรมก็จะคำนวณค่าเสื่อมราคาให้ และ ลงบัญชีให้ทันทีที่ “สมุดรายวันทั่วไป” ซึ่งผู้ใช้งานสามารถสั่งพิมพ์รายการรายวันเหล่านั้นได้ ที่เมนู “บันทึก รายการรายวัน” เหมือนการสั่งพิมพ์ Voucher ตามปกติ ภาพที่ 12-13 หน้าต่างระบุเวลาในการประมวลผลค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ภาพที่ 12-14 หน้าต่างรายการค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ที่โปรแกรมคำนวณให้ (สมุดรายวันทั่วไป) เมนู “สั่งคำนวณค่าเสื่อมราคา” ระบุเวลาที่จะคำนวณค่าเสื่อม
272 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 12-15 หน้าต่างการลงบัญชีค่าเสื่อมราคาในสมุดรายวันทั่วไปที่โปรแกรมบันทึกให้อัตโนมัติ 2. การแก้ไขมูลค่าค่าเสื่อมราคาที่เครื่องคำนวณให้ บางครั้งผู้ใช้งานอาจต้องการปัดเศษทศนิยม ของมูลค่าค่าเสื่อมราคาในแต่ละงวด สามารถทำได้ดังนี้ 2.1 เข้าที่ ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา บันทึกและคำนวณค่าเสื่อมราคา แก้ไขมูลค่าค่าเสื่อมที่โปรแกรมคำนวณให้ หรือ เปิด work flow ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา ปรับปรุงรายการค่าเสื่อมที่ได้จากการคำนวณ ภาพที่ 12-16 หน้าต่างแก้ไขมูลค่าค่าเสื่อมที่โปรแกรมคำนวณให้ เมนู “ปรับปรุงรายการค่าเสื่อม”
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 273 2.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน 2.3 จะเห็นรายการ Voucher ที่เกิดจากการคำนวณค่าเสื่อมราคา ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเข้าไปดู รายละเอียดว่า Voucher ใบนี้ ประกอบด้วยการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์รายการใดบ้าง โดยกดปุ่ม F2-แก้ไข จะเห็นรายละเอียดของสินทรัพย์ที่สัมพันธ์กับ Voucher ใบที่เรียกดู 2.4 ทำการแก้ไขตัวเลขค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ที่ต้องการ เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10 – บันทึก เพื่อเก็บรายการ ภาพที่ 12-17 หน้าต่างรายการค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ที่โปรแกรมคำนวณให้ ภาพที่ 12-18 หน้าต่างรายการค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ที่เลือกเข้ามาเพื่อทำการแก้ไข 3. การสั่งยกเลิก Voucher ที่เกิดจากการคำนวณค่าเสื่อมราคา หากต้องการยกเลิกรายการที่เคย คำนวณไปตั้งแต่งวดแรกจนถึงงวดปัจจุบัน แทนที่จะสั่งลบทีละรายการ ก็สามารถสั่งโดยลบ Voucher ของงวด แรกใบเดียว โปรแกรมก็จะลบรายการที่เหลือในงวดให้ด้วย การแก้ไขหรือลบรายการ Voucher ที่เกิดจากการคำนวณโดยระบบสินทรัพย์นี้จะต้องมาทำที่ “ระบบ สินทรัพย์” เท่านั้น เนื่องจากรายการเหล่านี้ถูกสร้างมาจากระบบสินทรัพย์ จึงต้องมาแก้ไขในระบบเอกสารที่ สร้างขึ้นมา ซึ่งหลักการนี้จะใช้เหมือนกันกับระบบอื่นๆ ที่มีการส่งข้อมูลมาลงรายการ Voucher ที่ระบบบัญชี แยกประเภทด้วยเช่นกัน
274 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 3.1 เข้าที่ ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา บันทึกและคำนวณค่าเสื่อมราคา แก้ไข มูลค่าค่าเสื่อมที่โปรแกรมคำนวณให้หรือ เปิด work flow ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา ปรับปรุง รายการค่าเสื่อมที่ได้จากการคำนวณ 3.2 เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน 3.3 เลื่อนไปยังรายการ Voucher เดือนที่ต้องการจะยกเลิกรายการ โดยไปที่เดือนสุดท้ายเท่านั้น 3.4 กดปุ่ม F4-ลบ จะเป็นการยกเลิก Voucher ที่เกิดจากการคำนวณค่าเสื่อมราคา จะขึ้น หน้าต่างเพื่อให้ยืนยันการลบรายการ Voucher หากยืนยันให้เลือก “YES”โปรแกรมก็จะลบรายการดังกล่าวให้ ภาพที่ 12-19 หน้าต่างการสั่งลบ VOUCHER ที่เกิดจากการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 275 กิจกรรมการเรียนรู้ หนว่ยท ี่12 การบนัทกึขอ้มูลทางบญัชเีกยี่วกบัระบบสนิทรัพยแ์ละคา่เสอื่มราคา • กิจกรรมตรวจสอบความเข้าใจ หน่วยที่ 12 คำสั่ง จงทำเครื่องหมาย ✓ หน้าข้อความที่ถูก และทำเครื่องหมาย หน้าข้อความที่ผิด 1. …………. เมื่อมีสินทรัพย์เดิมที่เคยสั่งคำนวณค่าเสื่อมราคามาแล้วส่วนหนึ่ง เราจะต้องบันทึกรายละเอียด ค่า เสื่อมราคาสะสมยกมาของสินทรัพย์ไว้ด้วย โดยบันทึกที่เมนู “เพิ่ม/แก้ไขรายการสินทรัพย์” 2. …………. ถ้าสินทรัพย์นั้นมีราคาซื้อกับมูลค่าของสินทรัพย์ที่จะใช้คำนวณค่าเสื่อมไม่เท่ากัน เราจะต้องใส่ราคา ซื้อจริงไว้ที่ “มูลค่าสินทรัพย์ที่ใช้คำนวณค่าเสื่อมราคา” 3. …………. การคำนวณมูลค่าค่าเสื่อมราคาแบบเฉลี่ยเท่ากันทุกปีหรือทุกเดือน เรียกว่า วิธีการคำนวณแบบถัว เฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก 4. …………. เมื่อโปรแกรมทำการคำนวณค่าเสื่อมราคาเรียบร้อยแล้ว จะบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติที่สมุดรายวันทั่วไป 5. …………. เมื่อสั่งให้โปรแกรมคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ โปรแกรมจะคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ ทุกรายการ รวมทั้งสินทรัพย์ที่ขายไปแล้ว 6. …………. การแก้ไขตัวเลขค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ที่โปรแกรมคำนวณให้สามารถแก้ไขได้ที่สมุดรายวันทั่วไป 7. …………. หากต้องการยกเลิกรายการที่เคยคำนวณไปตั้งแต่งวดแรกจนถึงงวดปัจจุบัน สามารถสั่งโดยลบ Voucher ของงวดแรกใบเดียว โปรแกรมก็จะลบรายการที่เหลือในงวดถัดๆ ไปให้ด้วย 8. …………. การแก้ไขหรือลบรายการ Voucher ที่เกิดจากการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ จะต้องมาทำที่ “ระบบสินทรัพย์” เท่านั้น 9. …………. เมื่อมีการซ่อมแซมสินทรัพย์ จะบันทึกรายการซ่อมแซมสินทรัพย์ โดยบันทึกที่เมนู “เพิ่ม/แก้ไข รายการสินทรัพย์” 10. …………. เมื่อมีการขายสินทรัพย์ จะบันทึกรายการตัดจำหน่ายสินทรัพย์ออกจากระบบ โดยทำการลบ รายการสินทรัพย์นั้นที่ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา • กิจกรรมเสริมทักษะ หน่วยที่ 12 คำสั่ง จงปฏิบัติดังต่อไปนี้ 1. เปิดโปรแกรม Smartbiz เลือกบริษัท...(ชื่อนักศึกษา)...จำกัด (กิจกรรมเสริมทักษะหน่วยที่ 3) แล้วทำการบันทึกรายการค้าของเดือนพฤศจิกายน และธันวาคม 2563 ลงในโปรแกรม 2. สรุปวิธีการบันทึกรายการค้า ตามลำดับขั้นตอนที่ปฏิบัติ โดยเขียนคำตอบที่ถูกต้องลงในช่องว่าง clip video EP63 – EP64 : การบันทึกรายการในระบบสินทรัพย์ https://bit.ly/3oQPFr7
276 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 2563 พ.ย.20 ได้รับใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้เลขที่ AD03 จากบริษัท เอดิสัน จำกัด ซื้อเครื่องถ่ายเอกสาร MITA จำนวน 1 เครื่อง ราคา เครื่องละ 98,000 บาท (ยังไม่รวม VAT 7% ) (รหัสสินค้า A002 ชนิด สินค้า = สินทรัพย์อื่นๆ กลุ่มสินค้า = เครื่องใช้สำนักงาน จับคู่หน้าที่ “บัญชีสินทรัพย์” กับบัญชีเครื่อง ตกแต่งและเครื่องใช้สำนักงาน) สร้างเล่มเอกสาร 0002 ซื้อเชื่อ-สินทรัพย์ เลขที่ภายใน 001 บันทึก รายการในสมุดรายวันทั่วไป การบันทึกรายการซื้อสินทรัพย์ เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. เลขที่ภายใน..............................................................เลขที่อ้างอิง....................................... ................................. เพิ่มรายชื่อสินทรัพย์ โดยการ............................................................................................................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................................................................. การเพิ่มรายการสินทรัพย์ เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. รหัสสินทรัพย์....................................................ชื่อสินทรัพย์............................................... ................................. เป็นสินทรัพย์ของแผนก........................................................................................................................................ รหัสบัญชีสินทรัพย์...........................................ชื่อบัญชีสินทรัพย์.............................................. ........................... Dr. บัญชีค่าเสื่อม รหัสบัญชี.............................ชื่อบัญชี.................................................................................. ..... Cr. บัญชีค่าเสื่อมสะสม รหัสบัญชี.............................ชื่อบัญชี....................................................... ....................... ราคาซื้อ...............................ราคาที่ซื้อหรือได้มา................................มูลค่าสินทรัพย์................... ................. วันที่ซื้อ........................................................วันเริ่มต้นคำนวณค่าเสื่อม........................................................... วิธีการคำนวณค่าเสื่อม........................................................ความถี่ในการบันทึกบัญชี................................... อัตราค่าเสื่อม.........% ต่อปี ราคาซาก.........บาท ค่าเสื่อมราคาสะสมก่อนวันเริ่มคำนวณค่าเสื่อม…………… พ.ย. 30 ทำการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ทั้งหมด เดือน 11/2563 เข้าทำงานที่ระบบ............................................................เมนู............................................. ................................. คำนวณค่าเสื่อมตั้งแต่เดือน......................................................ถึงเดือน..................................... ........................... โปรแกรมบันทึกบัญชีค่าเสื่อมไว้ที่สมุดรายวัน...................................................................................................... รูปแบบการบันทึกบัญชี......................................................................................................... ............................... ............................................................................................................................................................................ . ............................................................................................................................. ................................................ ............................................................................................................................. ................................................ .................................................................................................................................................................. ........... ............................................................................................................................. ................................................
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 277 แบบประเมินผลการเรียนรู้ หนว่ยท ี่12 คำสั่ง จงเลือกคำตอบที่ถูกต้องที่สุด 1. รายการในข้อใดที่ไม่ได้ทำที่ระบบสินทรัพย์ และค่าเสื่อมราคา ก. ซื้อสินทรัพย์ ข. พิมพ์ทะเบียนสินทรัพย์ ค. แก้ไขค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ง. เพิ่ม/แก้ไขรายการสินทรัพย์ จ. คำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ 2. การเพิ่มรายการสินทรัพย์ที่ซื้อมาใหม่ในฐานข้อมูล ปุ่มฟังก์ชั่นที่ใช้เรียก Invoice ซื้อสินทรัพย์ขึ้นมา คือข้อใด ก. F2 ข. F3 ค. F6 ง. F9 จ. F11 3. การแก้ไขมูลค่าค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ที่เครื่องคำนวณให้ จะต้องเลือกใช้เมนูของระบบใด ก. ระบบซื้อ ข. ระบบขาย ค. ระบบบัญชีแยกประเภท ง. ระบบบริหารสินค้าคงคลัง จ. ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 4. ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ที่เครื่องคำนวณให้ โปรแกรมจะไปลงบัญชีให้ที่สมุดรายวันเล่มใด ก. สมุดรายวันซื้อ ข. สมุดรายวันขาย ค. สมุดรายวันทั่วไป ง. สมุดรายวันรับเงิน จ. สมุดรายวันจ่ายเงิน 5. การคำนวณมูลค่าค่าเสื่อมราคาแบบเฉลี่ยเท่ากันทุกเดือนหรือทุกปี เรียกว่าแบบใด ก. แบบถัวเฉลี่ย ข. แบบเส้นตรง ค. แบบลดน้อยถอยลง ง. แบบถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก จ. แบบจำนวนเปลี่ยนแปลงตามกิจกรรม
278 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 6. เมื่อมีสินทรัพย์เดิมที่เคยสั่งคำนวณค่าเสื่อมราคามาแล้วส่วนหนึ่ง เราจะบันทึกรายละเอียดค่าเสื่อมราคา สะสมยกมาของสินทรัพย์ไว้ที่เมนูใด ก. พิมพ์ทะเบียนสินทรัพย์ ข. เพิ่ม/แก้ไขรายการสินทรัพย์ ค. สั่งคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ง. แก้ไขมูลค่าค่าเสื่อมที่โปรแกรมคำนวณให้ จ. พิมพ์ตารางค่าเสื่อมราคาสะสมของสินทรัพย์ 7. เมื่อมีการซ่อมแซมสินทรัพย์ จะต้องไปบันทึกรายการซ่อมแซมนี้ที่เมนูใด ก. บำรุงรักษาข้อมูล ข. พิมพ์ทะเบียนสินทรัพย์ ค. เพิ่ม/แก้ไขรายการสินทรัพย์ ง. แก้ไขมูลค่าค่าเสื่อมที่โปรแกรมคำนวณให้ จ. พิมพ์ตารางค่าเสื่อมราคาสะสมของสินทรัพย์ 8. ถ้ากิจการซื้อรถยนต์มามูลค่า 1.5 ล้านบาท แต่สามารถนำมาคำนวณค่าเสื่อมราคาได้เพียง 1 ล้านบาท และ มีราคาซาก 20,000 บาท จะต้องบันทึกราคาซื้อ และมูลค่าสินทรัพย์ เป็นเท่าไร ก. ราคาซื้อ 1 ล้านบาท และมูลค่าของสินทรัพย์ 1 ล้านบาท ข. ราคาซื้อ 1.5 ล้านบาท และมูลค่าของสินทรัพย์ 1 ล้านบาท ค. ราคาซื้อ 1 ล้านบาท และมูลค่าของสินทรัพย์ 1.5 ล้านบาท ง. ราคาซื้อ 1.5 ล้านบาท และมูลค่าของสินทรัพย์ 0.98 ล้านบาท จ. ราคาซื้อ 1.5 ล้านบาท และมูลค่าของสินทรัพย์ 1.5 ล้านบาท 9. โปรแกรมจะทำการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ทุกรายการให้อัตโนมัติ ยกเว้นกรณีใด ก. สินทรัพย์ชำรุด ข. สินทรัพย์หาย ค. สินทรัพย์หมดอายุ ง. สินทรัพย์ที่อายุยังไม่ครบ 1 ปี จ. สินทรัพย์ที่มีมาก่อนใช้โปรแกรม 10. เมื่อมีการขายสินทรัพย์ จะบันทึกรายการตัดจำหน่ายสินทรัพย์ออกจากระบบ ที่เมนูใด ก. พิมพ์ทะเบียนสินทรัพย์ ข. เพิ่ม/แก้ไขรายการสินทรัพย์ ค. สั่งคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ ง. แก้ไขมูลค่าค่าเสื่อมที่โปรแกรมคำนวณให้ จ. พิมพ์ตารางค่าเสื่อมราคาสะสมของสินทรัพย์
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา 279 แบบประเมินตนเองของผู้เรียน หนว่ยท ี่12 คำชี้แจง ตอนที่ 1 ให้ผู้เรียนประเมินผลการเรียนรู้ โดยเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องระดับคะแนน และ เติมข้อมูลตามความเป็นจริง แล้วเขียนเครื่องหมาย ลงในช่องสรุปผล ระดับคะแนน 4 : ดีมาก 3 : ดี 2 : พอใช้ 1 : ควรปรับปรุง ตอนที่ 2 ให้ผู้เรียนนำคะแนนจากการทำแบบประเมินผลการเรียนรู้ประจำหน่วย มาเติมลงในช่องว่าง ตอนที่ 3 ให้ผู้เรียนสรุปว่าได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้ ตอนที่ 1 ผลการเรียนรู้ ระดับคะแนน สรุปผลตอนที่ 1 รายการ 4 3 2 1 1. ผู้เรียนมีความรู้ ความเข้าใจในเนื้อหา 17 –20 = 4 (ดีมาก) 13 –16 = 3(ดี) 9 –12 = 2(พอใช้) <9 = 1 (ควรปรับปรุง) 2. ผู้เรียนได้ทำกิจกรรมสอดคล้องกับเนื้อหาและจุดประสงค์การ เรียนรู้ 3. ผู้เรียนได้เรียนและทำกิจกรรมที่ส่งเสริมกระบวนการคิด เกิด การค้นพบความรู้ 4. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายด้วยตนเอง 5. ผู้เรียนสามารถปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายเสร็จและส่งตรง เวลา ตอนที่ 2 การประเมินผลหลังเรียน คะแนนเต็ม 10 คะแนน ทำได้.................คะแนน คิดเป็นร้อยละ................ ตอนที่ 3 ผู้เรียนได้เรียนรู้อะไรจากการเรียนในครั้งนี้………………………………………………………………………………….. …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………................................................................................................................... ........................ …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... ..................... …………………………………........................................................................................................................................... …………………………………...................................................................................................................... .....................
280 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ หน่วยที่13 การบนัทกึขอ้มูลทางบัญชีเกยี่วกบัระบบบญัชแียกประเภท สาระสำคัญ ระบบบัญชีแยกประเภทเป็นระบบ BACK END ซึ่งได้ข้อมูลมาจาก 2 แหล่ง คือ ส่วนที่ 1 ได้จากการ บันทึกบัญชีจากระบบ FRONT END ต่างๆ เช่น จากระบบขาย จากระบบซื้อ จากระบบควบคุมสินค้าคงคลัง เป็นต้น ส่วนที่ 2 ได้จากการบันทึกรายการบัญชีเข้าไปเองโดยตรง เช่น บันทึกรายการรายวันเงินสดจ่าย บันทึก รายวันปรับปรุงสินค้าคงเหลือปลายงวด บันทึกปรับปรุงกำไรสะสม บันทึกปิดบัญชีเป็นต้น สาระการเรียนรู้ 1. ภาพรวมระบบบัญชีแยกประเภท 2. เมนูในระบบบัญชีแยกประเภท 3. การบันทึกรายการในระบบบัญชีแยกประเภท สมรรถนะประจำหน่วย 1. แสดงความรู้เกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 2. ทำการบันทึกรายการในระบบบัญชีแยกประเภทตามลำดับขั้นตอน จุดประสงค์เชิงพฤติกรรม 1. ด้านความรู้ 1.1 อธิบายภาพรวมของระบบบัญชีแยกประเภทได้ 1.2 เลือกใช้เมนูในระบบบัญชีแยกประเภทได้ 2. ด้านทักษะ 2.1 บันทึกรายการในระบบบัญชีแยกประเภทได้ 3. ด้านคุณลักษณะอันพึงประสงค์ 3.1 ความมีวินัย 3.2 ความสนใจใฝ่รู้ 3.3 ความรับผิดชอบ 3.4 ความซื่อสัตย์สุจริต
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 281 ภาพรวมการท างานในระบบบัญชีแยกประเภท ระบบบัญชีแยกประเภทเป็นระบบ BACK END ซึ่งได้ข้อมูลมาจาก 2 แหล่ง คือ ส่วนที่ 1 ได้จากการ บันทึกบัญชีจากระบบ FRONT END ต่างๆ เช่น จากระบบขาย จากระบบซื้อ จากระบบควบคุมสินค้าคงคลัง เป็นต้น ส่วนที่ 2 ได้จากการบันทึกรายการบัญชีเข้าไปเองโดยตรง เช่น บันทึกรายการรายวันเงินสดจ่าย บันทึก รายวันปรับปรุงสินค้าคงเหลือสิ้นงวดบันทึกปรับปรุงกำไรสะสม เป็นต้น นอกจากรายการรายวันที่คีย์ผ่าน Voucher แล้ว โปรแกรมยังมีความสามารถเพิ่มเติมในการเชื่อมโยง ไปยังระบบย่อย หรือระบบ FRONT END ต่างๆ โดยใช้หน้าเชื่อมโยง (LINK) โดยมีรูปแบบดังนี้ รูปแบบแรก เป็นการตรวจสอบเอกสารที่ถูกส่งมาจากระบบ FRONT END ซึ่งผู้ใช้งานไม่สามารถแก้ไข เอกสารต้นตอได้ แต่สามารถแก้ไขหรือปรับปรุงรายการบัญชีที่หน้า Voucher ได้ด้วย รูปแบบที่สอง ผู้ใช้งานบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เสมือนว่าทำงาน FRONT END ด้วยขณะที่ บันทึกรายการ Voucher ถ้าเป็นลักษณะนี้ ผู้ใช้งานเป็นผู้สร้างเอกสารต้นตอเอง ดังนั้น ผู้ใช้งานก็สามารถแก้ไข เอกสารประกอบการลงบัญชีได้ การทำงานในระบบบัญชีแยกประเภท มีขั้นตอนการทำงานสรุปเป็นแผนภาพได้ดังนี้ ภาพที่ 13-1 ภาพรวมขั้นตอนการทำงานของระบบบัญชีแยกประเภท
282 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 13-2 เมนูในระบบบัญชีแยกประเภท เมนูในระบบบัญชีแยกประเภท การทำรายการในระบบบัญชีแยกประเภท มีเมนูให้เลือกใช้ดังภาพที่ 13-2
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 283 ภาพที่ 13-2 (ต่อ) เมนูในระบบบัญชี แยกประเภท
284 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ การบันทึกรายการในระบบบัญชีแยกประเภท 1. บันทึกรายการรายวัน 1.1 เข้าที่ ระบบบัญชี บันทึกรายการและปิดบัญชี บันทึกรายการรายวัน หรือ เปิด Work Flow ระบบบัญชีแยกประเภท ลงรายวัน 1.2 เลือก “สมุดรายวัน” ที่จะเข้าไปบันทึกรายการ 1.3 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 1.4 บันทึกรายละเอียดของแบบฟอร์มบัญชีที่ต้องการเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล ภาพที่ 13-3 หน้าต่างเข้าบันทึกรายการรายวันของระบบบัญชีแยกประเภท โดยทาง Work Flow ภาพที่ 13-4 หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 285 อธิบายการบันทึกส่วนหัวของเอกสาร วันที่ลงบัญชี ใส่วันที่ที่ต้องการจะลงรายการ Type คือประเภทของ Voucher ถ้าปล่อยว่างไว้ = รายการลงบัญชีทั่วไป , ใส่ค่า A = รายการปรับปรุง , ใส่ค่า C = รายการปิดบัญชี , ใส่ค่า E = รายการประมาณการ , ใส่ค่า R = รายการค้างรับค้างจ่าย Audit ถ้ามีค่า M แสดงว่า Voucher นี้มีการปรับโดยนักบัญชี Voucher No. ใส่เลขที่ Voucher หรือให้โปรแกรม Running ให้อัตโนมัติ รูปแบบการ Post ถ้าระบุว่าง จะเป็นการ Post รายการ และจะแก้ไขไม่ได้ อนุมัติ ถ้าหากต้องมีการอนุมัติVoucher ให้ใช้ Login ที่มีสิทธิในการอนุมัติเข้ามาอนุมัติ รายการ แต่ถ้าไม่ได้ใช้ก็สามารถข้ามไปได้ รายละเอียด เป็นการบันทึกรายละเอียดที่ส่วนหัวของ Voucher แต่ถ้ามีการใช้ข้อความที่ซ้ำๆ เดิมๆ ผู้ใช้งานสามารถสร้างข้อความนั้นเก็บไว้ได้ โดยการกด / หรือ // เพื่อเรียก หน้าต่าง “เลือกข้อความตายตัว” ขึ้นมา ใช้ฟอร์ม สำหรับเรียกใช้แบบฟอร์มบัญชีที่เคยสร้างไว้ อธิบายการบันทึกส่วนรายการย่อย รหัสบัญชี ใส่รหัสบัญชีที่ต้องการบันทึกรายการ หรือใช้ Hot Seek ค้นหา ชื่อบัญชี ใส่ชื่อบัญชีที่ต้องการบันทึกรายการ หรือใช้ Hot Seek ค้นหา รายละเอียด เป็นการบันทึกรายละเอียดของแต่ละรายการบัญชี หากไม่มีก็สามารถข้ามไปได้ จำนวนเงินเดบิต/เครดิต ใส่จำนวนเงินของรายการบัญชีด้านเดบิต หรือด้านเครดิต แผนก ใส่รหัสแผนกที่เกี่ยวข้องกับรายการบัญชีนี้ G เป็นคอลัมน์ที่ใช้ในการจับคู่ของรายการบัญชี จะไม่ใส่ค่าก็ได้ ปุ่มฟังก์ชั่นที่สำคัญ F2-สมดุล สั่งให้โปรแกรมทำการคำนวณยอดเงินด้านเดบิต และเครดิตให้ดุลกัน โดยจะนำยอด ที่ทำให้ดุลไปใส่ที่รายการบัญชีสุดท้าย F4-ลบบรรทัด ใช้ลบรายการย่อยบรรทัดที่ไม่ต้องการ F5-พิมพ์ สั่งพิมพ์ Voucher ใบที่ทำรายการอยู่ F7-Link ใช้สำหรับเข้าไปดูเอกสารประกอบการลงบัญชีที่ทำมาจากระบบอื่น หรือเข้าไป บันทึกเอกสารเพิ่มเติม 2. บันทึกรายการรายวันแบบมีเอกสารประกอบการลงบัญชี การบันทึกรายการรายวันแบบมีเอกสารประกอบการลงบัญชี หลักการทำงานเหมือนการบันทึก รายการรายวันแต่ถ้าผู้ใช้ทำการบันทึกรายการรายวันแบบมีเอกสารประกอบนี้ ผู้ใช้จะสามารถเชื่อมโยงการ ทำงานของระบบบัญชีให้เข้ากับระบบอื่นได้เช่น กรณีที่บันทึกค่าไฟฟ้าในระบบบัญชี โดยปกติจะ เดบิต ค่าไฟฟ้า
286 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ เดบิต ภาษีซื้อ เครดิต เงินสด หรือเจ้าหนี้การไฟฟ้า แต่ถ้าไปดูรายงานในส่วนของระบบภาษี หรือรายงานใน ส่วนของเจ้าหนี้ จะไม่เห็นตัวเลขที่บันทึกลงไป แต่ถ้าบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชีเข้าไปด้วย จะทำให้ การทำงานของระบบบัญชีเชื่อมโยงกับระบบอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง • กลุ่มของเอกสารประกอบการลงบัญชี กลุ่มของเอกสารประกอบการลงบัญชีที่นิยมใช้โดยทั่วไป จะแบ่งออกเป็น 2 กลุ่ม หลักๆ คือ กลุ่มที่ ขึ้นต้นด้วยตัว P กลุ่มนี้จะเกี่ยวข้องกับระบบซื้อและระบบเจ้าหนี้ และกลุ่มที่ขึ้นต้นด้วยตัว S กลุ่มนี้จะเกี่ยวข้อง กับระบบขายและระบบลูกหนี้ คำอธิบายกลุ่ม P PBILL ใบเสร็จรับเงิน (ซื้อ:ธุรกิจซื้อมา-ขายไป) ใช้สำหรับบันทึกใบเสร็จรับเงิน เมื่อจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้าให้กับเจ้าหนี้ PBILL_VAT ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (ซื้อ-ธุรกิจบริการ) ใช้สำหรับบันทึกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เมื่อจ่ายชำระหนี้ค่าบริการให้กับเจ้าหนี้ PINVC_SERV ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี-สด (ซื้อ-ธุรกิจบริการ) ใช้สำหรับบันทึกใบส่งของ/ใบกำกับภาษี กรณีซื้อสดของธุรกิจบริการ PINVD_SERV ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี-เชื่อ (ซื้อ-ธุรกิจบริการ) ใช้สำหรับบันทึกใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ กรณีซื้อเชื่อของธุรกิจบริการ PINV_PROD ใบส่งของ/ใบกำกับภาษีสด-เชื่อ (ซื้อ-ธุรกิจซื้อมา-ขายไป) ใช้สำหรับบันทึกรายการซื้อสด-ซื้อเชื่อสินค้า (ตั้งหนี้) หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ PTAX_353 ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย (เราหักเขา) ใช้สำหรับบันทึกเอกสารใบหักภาษี ณ ที่จ่าย คำอธิบายกลุ่ม S SBILL ใบเสร็จรับเงิน (ขาย:ธุรกิจซื้อมา-ขายไป) ใช้สำหรับบันทึกใบเสร็จรับเงิน เมื่อรับชำระหนี้ค่าสินค้าจากลูกหนี้ SBILL_VAT ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี (ขาย-ธุรกิจบริการ) ใช้สำหรับบันทึกใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เมื่อรับชำระหนี้ค่าบริการจากลูกหนี้ SINVC_SERV ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี-สด (ขาย-ธุรกิจบริการ) ใช้สำหรับบันทึกใบส่งของ/ใบกำกับภาษี กรณีขายสดของธุรกิจบริการ SINVD_SERV ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี-เชื่อ (ขาย-ธุรกิจบริการ) ใช้สำหรับบันทึกใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ กรณีขายเชื่อของธุรกิจบริการ SINV_PROD ใบส่งของ/ใบกำกับภาษีสด-เชื่อ (ขาย-ธุรกิจซื้อมา-ขายไป) ใช้สำหรับบันทึกรายการขายสด-ขายเชื่อสินค้า (ตั้งหนี้) หรือรายได้อื่นๆ STAX_353 ใบหักภาษี ณ ที่จ่าย (เราถูกหัก) ใช้สำหรับบันทึกเอกสารใบหักภาษี ณ ที่จ่าย ที่เราถูกหัก
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 287 • ประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีในโปรแกรม ที่ใช้สำหรับธุรกิจซื้อมา-ขายไป หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆ ชื่อเอกสาร ซื้อ/จ่าย ขาย/รับ 1. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (บิลเงินสด) BR SR 2. ใบเพิ่มหนี้เงินสด BD SD 3. ใบลดหนี้เงินสด BC SC 4. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ (บิลเงินเชื่อ) BI SI 5. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/พิมพ์ใบแจ้งหนี้แยก - SQ 6. ใบเพิ่มหนี้เงินเชื่อ BX SX 7. ใบลดหนี้เงินเชื่อ BM SM 8. ใบเสร็จรับเงิน PI RI • ประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีในโปรแกรม ที่ใช้สำหรับธุรกิจงานบริการ ชื่อเอกสาร ซื้อ/จ่าย ขาย/รับ 1. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (บิลเงินสด) BU SU 2. ใบเพิ่มหนี้เงินสด BB SB 3. ใบลดหนี้เงินสด BA SA 4. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ (บิลเงินเชื่อ) BV SV 5. ใบเพิ่มหนี้เงินเชื่อ BZ SZ 6. ใบลดหนี้เงินเชื่อ BN SX 7. ใบเสร็จรับเงิน PV RV 2.1 การบันทึกการจ่ายค่าสินค้าเป็นเงินสด 1. เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท บันทึกรายการและปิดบัญชี บันทึกรายการรายวัน หรือ เปิด work flow ระบบบัญชีแยกประเภท ลงรายวัน 2. เลือก “สมุดรายวัน” ที่จะเข้าไปบันทึกรายการ (สมุดรายวันจ่ายเงิน) 3. เมื่ออยู่ที่หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน ให้กดปุ่ม F7-Link 4. ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 5. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี “PINV_PROD ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี สด-เชื่อ (ซื้อธุรกิจซื้อมา-ขาย)” 6. เมื่อบันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว ก็จะกลับมาที่หน้าต่าง บันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี
288 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ 7. กดปุ่ม F8-Voucher ในกรณีที่ต้องการวิเคราะห์บัญชีเอง หรือกดปุ่ม F9-Sum หน้า Link โปรแกรมจะทำการวิเคราะห์บัญชีและลงรายการให้อัตโนมัติ หรือกดปุ่ม F10-SAVE ALL โปรแกรมจะทำการ วิเคราะห์บัญชีและลงรายการให้อัตโนมัติ พร้อมกับบันทึก Voucher 8. กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ Voucher ภาพที่ 13-5 หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี 2.2 การบันทึก INVOICE ซื้อเชื่อ ตั้งเจ้าหนี้รายตัว 1. เมื่ออยู่ที่หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน (สมุดรายวันซื้อ) ให้กดปุ่ม F7-Link 2. ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี “PINV_PROD ใบส่งของ/ใบกำกับภาษีสด-เชื่อ (ซื้อ-ธุรกิจ ซื้อมา-ขายไป)” 4. ประเภทเอกสารเลือก “BI ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ (ซื้อ)” 5. เมื่อบันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก ก็จะ กลับมาที่หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี 6. กดปุ่ม F8-Voucher ในกรณีที่ต้องการวิเคราะห์บัญชีเอง หรือกดปุ่ม F9-Sum หน้า Link โปรแกรมจะทำการวิเคราะห์บัญชี และลงรายการให้อัตโนมัติ หรือกดปุ่ม F10-SAVE ALL โปรแกรมจะทำการ วิเคราะห์บัญชี และลงรายการให้อัตโนมัติ พร้อมกับบันทึก Voucher 7. กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ Voucher
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 289 ภาพที่ 13-6 หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน (สมุดรายวันซื้อ) เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี ภาพที่ 13-7 หน้าต่างบันทึก Invoice ซื้อเชื่อ ตั้งเจ้าหนี้รายตัว อธิบายการบันทึกส่วนที่ 1 ประเภทเอกสาร ใส่ประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีให้ถูกต้อง หรือใช้ Hot Seek ค้นหา เล่มเอกสารภายใน ใส่เล่มเอกสารภายใน หรือใช้ Hot Seek ค้นหา เล่ม/เลขที่เอกสาร ใส่เลขที่อ้างอิงของเอกสาร ส่วนที่ 1 ส่วนที่ 2 ส่วนที่ 3
290 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ วันที่เอกสาร ใส่วันที่ของเอกสาร แผนก ใส่รหัสแผนกที่เกี่ยวข้องกับรายการนี้ วันที่รับแจ้งหนี้ ใส่วันที่รับแจ้งหนี้ ถ้าไม่ใส่ วันที่นี้จะเป็นวันที่เดียวกับเอกสาร เครดิตเทอม ใส่จำนวนวันของเครดิตเทอม วันที่ครบกำหนด ถ้าใส่จำนวนวันของเครดิตเทอม โปรแกรมจะคำนวณวันครบกำหนดให้ เจ้าหนี้ ใส่รหัสหรือชื่อเจ้าหนี้ หรือใช้ Hot Seek ค้นหา อธิบายการบันทึกส่วนที่ 2 รายละเอียดออกรายงานภาษี ปกติแล้วโปรแกรมจะดึงชื่อของเจ้าหนี้มาใส่ให้ ยอดเงินก่อน Vat ใส่จำนวนเงินก่อนคำนวณภาษี แยกนอก ระบบ VAT ในเอกสารเป็นแบบแยกนอกหรือรวมใน Y = แยกนอก N = รวมใน ประเภท/อัตรา Vat เลือกประเภทอัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือใช้ Hot Seek ค้นหา ยอด Vat โปรแกรมจะคำนวณยอดภาษีมูลค่าเพิ่มให้ หรือจะใส่ตัวเลขเองก็ได้ รวม โปรแกรมจะคำนวณยอดรวมทั้งหมดให้ หรือจะใส่ตัวเลขเองก็ได้ ขอคืน ระบุว่าเอกสารนี้จะขอคืน Vat หรือไม่ Y = ขอคืน , N = ไม่ขอคืน % ที่ขอคืนได้ ในกรณีขอคืนบางส่วน ให้บันทึก %Vat ที่จะขอคืน หรือถ้าต้องการบันทึก Vat ที่ขอคืนได้ในแต่ละรายการสินค้า ให้กำหนด %Vat ขอคืนในช่องนี้ให้ เป็น 0 และไปกำหนด %Vat ขอคืนที่รายการสินค้าช่อง “V” ยอด Vat ที่จะขอคืนได้ ในกรณีขอคืนบางส่วน ให้บันทึกยอด Vat ที่จะขอคืนได้เป็นมูลค่า ยื่นเพิ่มเติม โปรแกรมจะคำนวณยอดรวมทั้งหมดให้ หรือจะใส่ตัวเลขเองก็ได้ ลำดับที่ในรายงานภาษี โปรแกรมจะใส่ลำดับที่ในการรายงานภาษีให้ อธิบายการบันทึกส่วนที่ 3 การบันทึกในส่วนที่ 3 จะเป็นการบันทึกในกรณีที่ผู้ใช้งานต้องการเพิ่มหรือลดยอดในส่วนของสต๊อก สินค้า ผู้ใช้งานสามารถเลือกสินค้าที่ต้องการมาใส่ในส่วนนี้ได้เลย 2.3 การบันทึก INVOICE ซื้อเชื่อ งานบริการ ตัวอย่างที่ 13-1 วันที่ 28/11/63 ได้รับใบแจ้งหนี้ ค่าเช่าออฟฟิศ และค่าจ้าง จาก บจก.นิติบุคคล อาคารชุด ให้ทำการบันทึกรายการ โดยให้มีใบสำคัญ ซื้อเชื่อ (Voucher) ปะหน้าบิลย่อยทั้ง 2 ใบ และทำการ บันทึกบัญชีให้ถูกต้อง - ได้รับ ใบแจ้งหนี้ ค่าเช่า เลขที่R001 เป็นเงิน 100,000 บาท + VAT 7% - ได้รับ ใบแจ้งหนี้ ค่าจ้างและค่าบริการ เลขที่ S001 เป็นเงิน 50,000 บาท +VAT 7% ทำการบันทึกรายการดังภาพที่ 13-8 ถึง 13-14 ตามลำดับ
การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบัญชีแยกประเภท 291 1. เมื่ออยู่ที่หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน (สมุดรายวันทั่วไป) ให้กดปุ่ม F7-Link ภาพที่ 13-8 หน้าต่างบันทึกรายการรายวัน (สมุดรายวันทั่วไป) 2. ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม 3. เลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี “PINVD_SERV ใบส่งของ/ใบกำกับภาษีเชื่อ (ซื้อ-ธุรกิจ บริการ)” ภาพที่ 13-9 หน้าต่างเลือกกลุ่มเอกสารประกอบการลงบัญชี 4. ประเภทเอกสารเลือก “BV ใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ (งานบริการ,VAT ไม่ถึงกำหนด) (ซื้อ)” 5. เมื่อบันทึกรายละเอียดของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเรียบร้อยแล้ว กดปุ่ม F10-บันทึก ก็จะ กลับมาที่หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี 6. กดปุ่ม F8-Voucher ในกรณีที่ต้องการวิเคราะห์บัญชีเอง หรือกดปุ่ม F9-Sum หน้า Link โปรแกรมจะทำการวิเคราะห์บัญชี และลงรายการให้อัตโนมัติ หรือกดปุ่ม F10-SAVE ALL โปรแกรมจะทำการ วิเคราะห์บัญชี และลงรายการให้อัตโนมัติ พร้อมกับบันทึก Voucher
292 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์ ภาพที่ 13-10 หน้าต่างบันทึก Invoice ซื้อเชื่อ งานบริการ ภาพที่ 13-11 หน้าต่างบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี