Agenda Pembahasan Rapat Tinjauan Manajemen
Semester II Tahun 2017
Hari/Tanggal Jumat, 6 Oktober 2017
Waktu 15.30 - selesai
Peserta Rapat Manajemen Puncak, Wakil Manajemen, TIM SMM ISO, TIM AMI,
dan Koordinator AMI
Pimpinan Rapat Manajemen Puncak / Kepala KPPN
Moderator Rapat Wakil Manajemen
Agenda Pembahasan :
1) Relevansi Kebijakan Mutu
Kebijakan mutu “ Kami berkomitmen melayani anda dengan TUNTAS “ masih relevan . Untuk
lebih memfokuskan pada pelayanan menghadapi akhir tahun anggaran 2017.
2) Pencapaian Sasaran Mutu/IKU
Capaian KK3 akan difokuskan pada pencapaian Nilai Laporan Keuangan Kuasa BUN KPPN yang
berkualitas Tahun 2017 serta IKU Efektifitas & Edukasi. Untuk pemantauan sasaran
mutu/capaian IKU KK4 sudah dilakukan secara periodik.
3) Pembahasan Hasil AMI
Dari rekap hasil AMI Semester II Tahun 2017 tidak ada hasil pengamatan yang perlu
ditindaklanjuti, namun ada beberapa catatan atau masukan atas proses yang sedang berlangsung
(Daftar terlampir). Untuk Hasil LPK Kanwil Semester II tahun 2017 belum bisa didapatkan karena
Kanwil DJPb Provinsi Jawa Timur belum melakukan pembinaan ke KPPN Malang. Yang harus
dilakukan tindak lanjut oleh seksi terkait yang ada dalam LHP. Yang menjadi catatan adalah
inovasi dan prestasi dari KPPN Malang yang masih terus harus digali untuk pencapaian yang
baru.
Prestasi yang sudah diraih untuk perwakilan adalah :
Pegawai Berprestasi Tingkat Eselon III Tahun 2016
Kandidat Pegawai Berprestasi Tingkat Eselon III Tahun 2017
Kandidat Pegawai Teladan Tingkat eselon II Tahun 2017
4) Pembahasan Keluhan Pelanggan
Matrik Pengaduan yang tiap bulan disampaikan Seksi MSKI ke Subbag Umum sampai saat ini
mohon konfirmasinya dari seksi MSKI. Untuk pengelolaan pengaduan diselesaikan sesuai
dengan PER-03/PB/2014 tentang Pengelolaan Pengaduan Ditjen. Perbendaharaan.
5) Kinerja Proses dan Kesesuaian Layanan (hasil survey)
Survey Layanan yang dicapai saat ini Indeks 4,36 (Semester I Tahun 2017) untuk pencapaian per
Seksi sbb :
Seksi Hasil Survey Terendah
Proses/tahapan atau alur layanan bersifat
Seksi Pencairan Dana 4,35
sederhana.
Akses informasi tentang prosedur layanan
Seksi Bank 4,41
konfirmasi surat setoran mudah diperolehsecara
jelas.
Akses informasi tentang prosedur layanan
Seksi Vera 4,38
rekonsiliasi laporan keuangan mudah diperoleh
secara jelas.
Fungsi mini Treasury Learning Centre (TLC) dalam
Seksi MSKI 4,31
membantu penyelesaian permasalahan
perbendaharaan Satuan Kerja.
Website kantor menyediakan informasi secara
Subbag Umum 4,36
update.
Dari hasil survey kinerja pelayanan per seksi didapatkan hasil bahwa point terendah
disumbangkan oleh data tersebut diatas.
6) Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (FTPP)
FTPP sampai semester ini ada 2 (dua) yaitu Pengawasan Pejabat atas WA grup dan Penulisan
nama pegawai Seksi PD sbg pemroses SKPP dalam dokumen penyelesaian SKPP, semua
dalam status closing.
7) Tindak Lanjut dari RTM sebelumnya.
Semua tindak lanjut RTM sebelumnya sudah dilaksanakan antara lain :
a. Optimalisasi TLC - PIC MSKI ;
b. Persiapan untuk upgrade penerapan SMM ISO 9001:2008 menjadi SMM ISO 9001:2015
berdasarkan S-8273.1/PB.1/2017 yang dilakukan secara mandiri oleh masing-masing KPPN
c. Pelaksanaan PRISMA untuk Semester I tahun 2017 dengan hasil sbb:
− Peringkat 1 BPTP (567364)
− Peringkat 2 STPP (237490)
− Peringkat 3 UM (400074)
− Peringkat 4 MENARMED (684871)
− Peringkat 5 KEMENAG KOTA MALANG (299082)
− Peringkat 6 KEMENAG KAB. MALANG (299065)
8) Rekomendasi untuk RTM berikutnya antara lain :
a. Peningkatan kualitas dan keahlian tenaga kontrak dalam rangka pelayanan kepada
pegawai (intern) serta kepada mitra kerja KPPN Malang (Ekstern)
b. Persiapan Implementasi SMM ISO 9001 :2015
c. Pelaksanaan PRISMA Semester II Tahun 2017
Kesimpulan Rapat
1. Pengukuran keefektifan sistem manajemen mutu dan proses-prosesnya (kebijakan mutu,
sasaran mutu, pembahasan hasil AMI, dan hasil survey):
SMM ISO 9001:2008 cukup efektif menjamin terselenggaranya proses bisnis KPPN Malang
dalam tugasnya menjadi pengelola perbendaharaan negara di daerah yang profesional,
modern, transparan, dan akuntabel.
2. Perbaikan kualitas pelayanan kepada pelanggan (keluhan pelanggan, Laporan Layanan Tidak
Sesuai, Status Tindakan Perbaikan dan Pencegahan):
Perbaikan kualitas layanan kepada mitra kerja senantiasa dilakukan KPPN Malang, terutama
dalam hal kemudahan informasi tentang regulasi dan layanan melalui keunggulan Teknologi
Informasi, antara lain : Web KPPN Malang, Sosial Media, WA Grup Bendahara dan PPK,dll.
3. Kebutuhan sumber daya (SDM dan Sarpras):
SDM di KPPN Malang secara kuantitas masih melebihi standar yang telah ditetapkan dan hal
ini menjadi perhatian Kantor Pusat dengan penataan ASN yang menjadi kewenangannya. Jika
sesuai Analisis Beban Kerja (ABK) hanya 42 pegawai termasuk pejabat sedangkan komposisi
saat ini KPPN Malang berjumlah 43 pegawai termasuk pejabat dengan 1 pegawai status titipan
dari KPPN Palangkaraya.
Untuk Sarana dan Prasarana KPPN Malang sudah memenuhi standar IKU/Sasaran Mutu “
Pemenuhan BMN yang memenuhi standar” dengan realisasi 87% atas target 70 % periode
Triwulan II Tahun 2017.
Disetujui Oleh
Kepala KPPN
Susanto
NIP196012301985031003
FORM/WM/16 Rev.01
OUTLINE RTM II 2016
1. SK TIM SMM ISO 9001:2008 dan SK TIM AMI untuk tahun 2017 sudah
disusun dan dibagikan, untuk semua yang terlibat agar dipahami tugas-
tugasnya. Mengingat personal yang ikut dalam 2 SK ini langsung
memperoleh 1 poin tambahan final sebagai TUGAS TAMBAHAN di
NPKP/DP3 ;
2. Untuk Tugas masing-masing PIC Tim ISO di Seksi masing-masing agar
memperhatikan prinsip-prinsip SMM ISO 9001:2008 tentang :
a. Penataan Dokumen Aktif Seksi
b. Penggunaan atau penon aktifan Form di masing-masing seksi yang
sudah disahkan atau yang akan diusulkan ;
c. Tata Kelola Penitipan Dokumen Aktif ke pengendali dokumen;
d. Tata Kelola Serah Terima Arsip Aktif – Inaktif ke pengendali
dokumen;
e. Pelaporan Matriks Pengaduan ke Wakil Manajemen ;
f. Pelaporan FTPP ke pengendali dokumen ;
g. Tata Kelola pengaduan
3. Untuk TIM AMI bagi auditor yang sudah mempunyai sertifikat haruslah
menyadari untuk senantiasa mengembangkan diri secara mandiri,
karena jatah diklat auditor dari kantor/kantor pusat sangatlah terbatas.
Lampiran
Laporan Langkah-langkah Peningkatan Kualitas
Pengelolaan Kinerja Periode Triwulan III
1
PAPARAN
INISIATIF STARTEGIS
KPPN MALANG
TAHUN 2017
1
PAPARAN
INISIATIF STARTEGIS
KPPN MALANG
TAHUN 2017
2
Output
Sasaran Inisiatif Target
No /Out PIC
Strategis Strategis Waktu
come
1 Nilai rata- Pelaksanaan Terpenuhin Desem Kepala
rata hard coaching and ya pelaksa ber KPPN
compe conseling naan 2017
tency coaching
pegawai and conse
ling
minimal 50
jam
2
Output
Sasaran Inisiatif Target
No /Out PIC
Strategis Strategis Waktu
come
1 Nilai rata- Pelaksanaan Terpenuhin Desem Kepala
rata hard coaching and ya pelaksa ber KPPN
compe conseling naan 2017
tency coaching
pegawai and conse
ling
minimal 50
jam
3
Untuk Pencapaian Nilai Hard Competency pegawai diatas rata-
rata target nilai 75 pada Triwulan IV, KPPN Malang akan
menyelaraskan pelaksanaan Dialog Kinerja Individu (DKI) yang
dimulai pada tahun 2017 dengan PIC tiap kepala Seksi atau
Kasubbag dengan pelaksanaan Dialog Kinerja Organisasi (DKO)
Dari target 50 jam sampai dengan bulan November 2017 akan
diatur sbb :
• Seksi Pencairan Dana 12 pegawai durasi CnC 14 jam
• Seksi MSKI 6 pegawai durasi CnC 9 jam
• Seksi Vera 7 pegawai durasi CnC 9 jam
• Seksi Bank 5 pegawai durasi CnC 7 jam
• Subbag Umum 9 pegawai durasi 11 jam
3
Untuk Pencapaian Nilai Hard Competency pegawai diatas rata-
rata target nilai 75 pada Triwulan IV, KPPN Malang akan
menyelaraskan pelaksanaan Dialog Kinerja Individu (DKI) yang
dimulai pada tahun 2017 dengan PIC tiap kepala Seksi atau
Kasubbag dengan pelaksanaan Dialog Kinerja Organisasi (DKO)
Dari target 50 jam sampai dengan bulan November 2017 akan
diatur sbb :
• Seksi Pencairan Dana 12 pegawai durasi CnC 14 jam
• Seksi MSKI 6 pegawai durasi CnC 9 jam
• Seksi Vera 7 pegawai durasi CnC 9 jam
• Seksi Bank 5 pegawai durasi CnC 7 jam
• Subbag Umum 9 pegawai durasi 11 jam
4
Dokumentasi yang akan digunakan adalah sbb :
1. Form IPR dan Rekap IPR sesuai PMK-
590/PMK.05/2015
(IPR = Individual Performance Review) DKI
2. Formulir Kebutuhan Diklat sebagai muara DKI
3. Form Agenda Singkat CnC yang berisi :
• Waktu pelaksanaan
• Coach dan Coachee Pbn
• Uraian Singkat CnC Open
• Target/tujuan
• Tanda Kesepakatan kedua belah pihak (Ttd)
4
Dokumentasi yang akan digunakan adalah sbb :
1. Form IPR dan Rekap IPR sesuai PMK-
590/PMK.05/2015
(IPR = Individual Performance Review) DKI
2. Formulir Kebutuhan Diklat sebagai muara DKI
3. Form Agenda Singkat CnC yang berisi :
• Waktu pelaksanaan
• Coach dan Coachee Pbn
• Uraian Singkat CnC Open
• Target/tujuan
• Tanda Kesepakatan kedua belah pihak (Ttd)
5
Target
Sasaran Inisiatif Output/ Waktu
No PIC
Strategis Strategis Outcome Penyelesai
an
2 Nilai hasil Pemenuhan Terpenuhinya November Kasi
evaluasi ketentuan dokumen 2017 MSKI
penerapan Surat Edaran penerapan
pemantauan Dirjen sistem
pengendalian Perbendahara manajemen
intern an tentang mutu ISO
Penerapan 9001:2008
Sistem
Manajemen
Mutu ISO
9001: 2008
5
Target
Sasaran Inisiatif Output/ Waktu
No PIC
Strategis Strategis Outcome Penyelesai
an
2 Nilai hasil Pemenuhan Terpenuhinya November Kasi
evaluasi ketentuan dokumen 2017 MSKI
penerapan Surat Edaran penerapan
pemantauan Dirjen sistem
pengendalian Perbendahara manajemen
intern an tentang mutu ISO
Penerapan 9001:2008
Sistem
Manajemen
Mutu ISO
9001: 2008
6
KPPN Malang sudah memperoleh sertifikat
ISO 9001:2008 dari SGS Indonesia dengan
nomor sertifikat ID 16/03825 untuk masa
pelaksanaan audit surveilance berikutnya
yaitu 17 Oktober 2017
Atas penerapan SMM ISO 9001:2008, dalam
hal Inisiatif Strategis ini Seksi MSKI bertindak
sebagai pemantau atas pemenuhan prinsip-
prinsip SMM ISO 9001:2008 dalam kegiatan
AMI (Audit Mutu Internal)
6
KPPN Malang sudah memperoleh sertifikat
ISO 9001:2008 dari SGS Indonesia dengan
nomor sertifikat ID 16/03825 untuk masa
pelaksanaan audit surveilance berikutnya
yaitu 17 Oktober 2017
Atas penerapan SMM ISO 9001:2008, dalam
hal Inisiatif Strategis ini Seksi MSKI bertindak
sebagai pemantau atas pemenuhan prinsip-
prinsip SMM ISO 9001:2008 dalam kegiatan
AMI (Audit Mutu Internal)
7
Acuan IS ini adalah penerapan SE-
06/PB/2016 tentang penerapan Sistem
Manajemen Mutu di KPPN.
Tahun 2016 merupakan tahapan
penyesuaian SMM ISO 9001:2008 yang
diterapkan di KPPN Malang dengan SE-
06/PB/2016 sampai dengan audit
surveilance pada 17 Oktober 2016.
7
Acuan IS ini adalah penerapan SE-
06/PB/2016 tentang penerapan Sistem
Manajemen Mutu di KPPN.
Tahun 2016 merupakan tahapan
penyesuaian SMM ISO 9001:2008 yang
diterapkan di KPPN Malang dengan SE-
06/PB/2016 sampai dengan audit
surveilance pada 17 Oktober 2016.
8
Tahapan penyesuaian SMM
ISO 9001:2008 KPPN
Malang dengan SE-06
PENYESUAIAN PENYESUAIAN
STRUKTUR DOKUMEN
- PENYUSUNAN SK TIM - UPDATE PEDOMAN MONITORING
ISO MUTU DAN EVALUASI
- PENYUSUNAN SK TIM - UPDATE DOKUMEN
AMI PENDUKUNG
8
Tahapan penyesuaian SMM
ISO 9001:2008 KPPN
Malang dengan SE-06
PENYESUAIAN PENYESUAIAN
STRUKTUR DOKUMEN
- PENYUSUNAN SK TIM - UPDATE PEDOMAN MONITORING
ISO MUTU DAN EVALUASI
- PENYUSUNAN SK TIM - UPDATE DOKUMEN
AMI PENDUKUNG
9
AGENDA SMM ISO 9001:2008
KPPN MALANG TA 2017
AUDIT MUTU TINJAUAN AUDIT
INTERNAL MANAJEMEN SURVEILANCE
OLEH SGS
INDONESIA
• April-Mei 2017
• Juni –
Juli 2017
• September –
Oktober 2017
9
AGENDA SMM ISO 9001:2008
KPPN MALANG TA 2017
AUDIT MUTU TINJAUAN AUDIT
INTERNAL MANAJEMEN SURVEILANCE
OLEH SGS
INDONESIA
• April-Mei 2017
• Juni –
Juli 2017
• September –
Oktober 2017
10
Pemenuhan Dokumen penerapan SMM ISO
9001:2008 untuk Tahun 2017 a.l :
1. Bentuk Komitmen Manajemen SK Tim
SMM dan SK Tim ISO
2. Jadual Tahunan AMI
3. Kelengkapan Dokumen Audit Mutu
Internal (AMI)
4. Kelengkapan Dokumen Rapat Tinjauan
Manajemen (RTM)
5. Dokumen yang dikelola Pengendali
Dokumen
10
Pemenuhan Dokumen penerapan SMM ISO
9001:2008 untuk Tahun 2017 a.l :
1. Bentuk Komitmen Manajemen SK Tim
SMM dan SK Tim ISO
2. Jadual Tahunan AMI
3. Kelengkapan Dokumen Audit Mutu
Internal (AMI)
4. Kelengkapan Dokumen Rapat Tinjauan
Manajemen (RTM)
5. Dokumen yang dikelola Pengendali
Dokumen
11
Target
Sasaran Output/
No Inisiatif Strategis Waktu PIC
Strategis Outcome
3 Manajemen Melaksanakan Penghargaan Triwulan II Kasi
Satker yang PRISMA kepada satker dan MSKI
berkesinam (Pelayanan dan kartu Triwulan IV dengan
bungan Prima Satker prioritas penduk
Utama) TA 2017 ung
Seksi
Teknis
yang
lain
11
Target
Sasaran Output/
No Inisiatif Strategis Waktu PIC
Strategis Outcome
3 Manajemen Melaksanakan Penghargaan Triwulan II Kasi
Satker yang PRISMA kepada satker dan MSKI
berkesinam (Pelayanan dan kartu Triwulan IV dengan
bungan Prima Satker prioritas penduk
Utama) TA 2017 ung
Seksi
Teknis
yang
lain
12
Pemberian reward berupa kartu prioritas
kepada satker yang memenuhi standar
kepatuhan kepada KPPN Malang atas :
• Pengajuan Pencairan
• Pengelolaan Retur
• Pengelolaan Rekening
• Penyampaian RPD
• Rekonsiliasi UAKPA
• Penyampaian LPJ Bendahara
12
Pemberian reward berupa kartu prioritas
kepada satker yang memenuhi standar
kepatuhan kepada KPPN Malang atas :
• Pengajuan Pencairan
• Pengelolaan Retur
• Pengelolaan Rekening
• Penyampaian RPD
• Rekonsiliasi UAKPA
• Penyampaian LPJ Bendahara
13
Kegiatan ini dilaksanakan untuk Triwulan II dan
Triwulan IV (per semester) dengan PIC Kepala
Seksi MSKI dan pendukung data dari semua
seksi serta pendukung teknis Subbag Umum.
13
Kegiatan ini dilaksanakan untuk Triwulan II dan
Triwulan IV (per semester) dengan PIC Kepala
Seksi MSKI dan pendukung data dari semua
seksi serta pendukung teknis Subbag Umum.
14
14
The words you are searching are inside this book. To get more targeted content, please make full-text search by clicking here.
Discover the best professional documents and content resources in AnyFlip Document Base.
Search