LAPORAN KSP POLITEKNIK KOTA BHARU

POLITEKNIK KOTA BHARU
https://pkb.mypolycc.edu.my/index.php/ms/interaktif/penerbitan

LAPORAN
KAJIAN SEMULA PENGURUSAN

POLITEKNIK KOTA BHARU

BIL 1/ 2021

Published and printed by:
Politeknik Kota Bharu
KM. 24, Kok Lanas,
16450 Ketereh, Kelantan.
Product
First Edition 2021
© Nor Helme Bin Padeli

All rights reserved. No part of publication may be reproduced, stored in any form or
by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise without
prior written permission of the copyright holder.

Nor Helme Bin Padeli
Product / Nor Helme Bin Padeli

3

SIDANG PRODUKSI

Pengerusi
Hj Rosli Bin Idris

Penasihat
Ir. Hj Zaidi Bin Che Mod
Saifuddin Bin Semail

Ketua Editor
Nor Helme Bin Padeli

Penolong Ketua Editor
Musalifah Binti Mustafa

Editor
Noriah Binti Abdullah
Hjh Rahimah Binti Yunus
Nik Azila Ahzi Binti NikMustapha

Grafik dan Penerbitan
Chung Boon Chuan

PEMBAHAGIAN HALAMAN : HALAMAN

PERKARA 4
5
1.0 PENGENALAN 5
1.1 SKOP PERLAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI 6
1.2 SKOP PERLAKSANAAN SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN 6
1.3 DASAR KUALITI 7
1.4 OBJEKTIF KUALITI 7
1.5 POLISI KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN 8
1.6 OBJEKTIF KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN
1.7 PETUNJUK PRESTASI UTAMA 9
10
2.0 BUSINESS MODEL CANVAS
2.1 CARTA PENGURUSAN 11
12
3.0 MAKLUMBALAS MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN 16

3.1 PERKARA BERBANGKIT & TINDAKAN SUSULAN DARI KSP BIL 2/ 2020
PERKARA BERBANGKIT & TINDAKAN SUSULAN DARI KSP BIL 1/ 2021

PERKARA HALAMAN

4.0 PERUBAHAN ISU DALAMAN DAN LUARAN 41
4.1 PEMANTAUAN : STATUS ‘DOCUMENTED INFORMATION’/ 7S MCKINSEY & PESTEL ANALYSIS 41
4.2 PEMANTAUAN : STATUS ‘DOCUMENTED INFORMATION’/ SWOT ANALYSIS 46
4.3 PEMANTAUAN : STATUS ‘DOCUMENTED INFORMATION’/ INTERESTED PARTIES 51

5.0 MAKLUMBALAS DAN ANALISA KEBERKESANAN 73
5.1 73
5.2 RINGKASAN DAN STATUS MAKLUMBALAS PELANGGAN (JANUARI – DISEMBER 2021) 80
5.3 ANALISA REFLEKSI PELAJAR (PEMANTAUAN PdP PENSYARAH) 85
5.3.1 PROSES PENCERAPAN PdP 2021 87
5.3.2 ANALISA PENCAPAIAN DOMAIN PdP 2021
ANALISA PENCAPAIAN KESELURUHAN (PURATA PERATUSAN) PENILAIAN PEMANTAUAN PdP 89
5.4 MENGIKUT TAHUN
5.4.1 ANALISA KEBERKESANAN SESI PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU & MSK 90
5.4.2 RINGKASAN ANALISA PROSES PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU 90
RINGKASAN ANALISA KEBERKESANAN PROGRAM MINGGU SUAIKENAL 93

PERKARA HALAMAN

5.5 RINGKASAN ANALISA KAJISELIDIK KEMUDAHAN DAN PERKHIDMATAN PERPUSTAKAAN 95
97
5.6 RINGKASAN ANALISA PENILAIAN KEBERKESANAN SISTEM PENASIHATAN AKADEMIK (SPaK) 100
101
5.7 RINGKASAN ANALISA KAJISELIDIK KEMUDAHAN DAN PERKHIDMATAN 2021 102
103
5.8 RINGKASAN ANALISA KAJISELIDIK KEMUDAHAN DAN PERKHIDMATAN ASRAMA 2021
104
5.9 ANALISA KEPUASAN MAJIKAN TERHADAP PELAJAR LATIHAN INDUSTRI 104*
STATUS PEMANTAUAN/ PENCAPAIAN PIAGAM PELANGGAN 132*
134
6.0 LAPORAN PRESTASI, KEBERKESANAN & TREND 135
6.1 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI #1 153
6.2 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI #2 157
6.3 PENCAPAIAN PETUNJUK PRESTASI UTAMA 160
162
KEHADIRAN PELAJAR 164*
FAIL REKOD PENSYARAH (FRP)
PENILAIAN KERJA KURSUS PELAJAR
PENYENGGARAAN PERALATAN PdP
PERUNTUKAN KEWANGAN PdP
6.4 PEMANTAUAN & PENGUKURAN OUTCOME SEMASA

PERKARA HALAMAN

6.5 PEMANTAUAN & PENGUKURAN SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN DI 178
MAKMAL DAN BENGKEL
198
6.6 PEMANTAUAN : STATUS ‘DOCUMENTED INFORMATION’/ KETIDAKPATUHAN DAN TINDAKAN
220
PEMBETULAN 228
232
7.0 AUDIT DALAMAN/ LUARAN
7.1 PERLAKSANAKAN AUDIT DALAMAN 235
235
7.2 PERLAKSANAKAN AUDIT LUARAN 235

8.0 PRESTASI PENCAPAIAN PEMBEKAL LUAR
8.1 BILANGAN AKTIVITI PEMBEKALAN
8.2 RINGKASAN PEMBEKAL YANG DISENARAIHITAMKAN

PERKARA HALAMAN

9.0 KECUKUPAN & KEKANGAN SUMBER 293
293
9.1 INDEKS KECUKUPAN DAN KEKANGAN SUMBER 300
302
9.2 ANALISA LAPORAN KEWANGAN 306

9.3 ANALISA PERJAWATAN 308

9.4 LAPORAN PERANCANGAN DAN PENGURUSAN LATIHAN 265
257
9.5 KECUKUPAN SUMBER UNTUK PENGEKALAN SISTEM PENGURUSAN KESELAMATAN DAN 259
KESIHATANYANG BERKESAN 266
270
10.0 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG 277
10.1 IDENTIFIKASI KOD DAFTAR RISIKO & KOD DAFTAR PELUANG TERKINI (ASAL) 278
10.2 STATUS PELAN TINDAKAN PENGURUSAN RISIKO (ASAL) 279
10.3 STATUS PELAN TINDAKAN INTEGRASI PELUANG (ASAL)
10.4 ULASAN & SYOR 2021
10.5 STATUS ANALISA PENGURUSAN RISIKO & PELUANG (ASAL)
10.6 STATUS ANALISA PENGURUSAN RISIKO & PELUANG (TAMBAHAN)
10.7 IDENTIFIKASI KOD DAFTAR RISIKO & KOD DAFTAR PELUANG TERKINI (TAMBAHAAN)

PERKARA HALAMAN

11.0 PENAMBAHBAIKAN DAN PERUBAHAN SPK, SERTA KEPERLUAN SUMBER 280
11.1 MAKLUMAT PERUBAHAN, JUSTIFIKASI PERUBAHAN & SUMBER-SUMBER YANG 280

DIPERLUKAN 289

12.0 MASALAH DAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN DALAM MENJALANKAN PROSES 297
297
13.0 LAPORAN PETUNJUK PRESTASI 306
MS ISO 9001:2015 316
ISO 45001:2018
KPI JAB/ UNIT

VISI

Peneraju TVET Dipacu Industri
Menjelang 2025

11

11

MISI 12

Memperkasa TVET dalam melahirkan 12
graduan holistik, berciri keusahawanan
dan inovatif bagi memenuhi kehendak

industri

Pengurusan atasan mengkaji sistem pengurusan pada selang waktu yang dirancang untuk memastikan kesesuaian,
keberkesanan, dan kepatuhannya yang berterusan terhadap arahan strategik organisasi (merujuk kedua-dua Clause 9.3
dari MS ISO 9001:2015 dan ISO 45001:2018). Kajian Semula Pengurusan (KSP) mesti dilakukan oleh pihak pengurusan. Kajian
Semula Pengurusan memberikan gambaran keseluruhan dan lengkap mengenai sistem pengurusan dengan memberikan
maklumat yang berguna kepada pihak pengurusan atasan, di samping mengesahkan tujuan dan strategi organisasi, serta
mengenal pasti peluang baharu.

KSP di peringkat Politeknik Kota Bharu (PKB) adalah untuk mengkaji dan menilai semula pelaksanaan Sistem Pengurusan
Kualiti bagi proses Pemberian Latihan Separa Profesional di peringkat diploma di dalam bidang kejuruteraan dan
perdagangan, di samping mengkaji semula Sistem Pengurusan Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan politeknik. Dikaji
semula secara berkala, bagi memastikan kesesuaian, kemantapan, kecukupan, keberkesanan dan keselarasan yang
berterusan dengan hala tuju strategik PKB.

Mesyuarat KSP dijalankan pada 8 Februari 2021 dan dipengerusikan oleh Tn. Pengarah PKB. Tempoh laporan untuk Kajian
Semula Pengurusan Bil 2/ 2021 ialah dari bulan Julai – Disember 2021. *Kecuali perkara yang dinyatakan merujuk kepada
tarikh kemaskininya.

13

Politeknik Kota Bharu melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) bagi proses pengajaran & pembelajaran
Pemberian Latihan Separa Profesional di peringkat diploma di dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan
yang berasaskan Piawaian MS ISO 9001:2015 bagi memenuhi visi dan misi penubuhan politeknik dan seterusnya
memenuhi keperluan negara.

Provision of teaching and learning in workshops and laboratory at Politeknik Kota Bharu.

14

QMS POLICY & OBJECTIVES
MS ISO 9001:2015

1.3 Dasar Kualiti

“Dasar Kualiti Politeknik Kota Bharu adalah membangunkan potensi pelajar ke arah kecemerlangan di dalam bidang
kejuruteraan dan perdagangan melalui penambahbaikan yang menyeluruh secara berterusan. Politeknik Kota Bharu
komited untuk memastikan kehendak pelanggan dipenuhi melalui pencapaian objektif-objektif kualiti yang disemak
secara berkala bagi memastikan keberkesanan sistem. Dasar ini disebarkan untuk difahami oleh semua peringkat
kakitangan.”

1.4 Objektif Kualiti

Berusaha memastikan kadar kelulusan Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 15
bagi setiap program tidak kurang 25% daripada pelajar yang lulus

daripada 90% bagi setiap semester. untuk setiap program bagi setiap semester
mencapai PNM 3.00 atau lebih.

OH&S POLICY & OBJECTIVES
ISO 45001:2018

1.5 Polisi Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan

 Memastikan keselamatan pekerja-pekerja, pelajar dan pelawat dari sebarang kemalangan dan hazard pekerjaan.
 Mematuhi segala peraturan-peraturan dan piawaian-piawaian yang berkaitan dengan keselamatan dan kesihatan

pekerjaan.
 Memberi keutamaan terhadap persekitaran kerja dan sistem kerja selamat dalam perlaksanaan aktiviti-aktiviti kerja dan

pengajaran dan pembelajaran.
 Memberi keutamaan terhadap keselamatan dan kesihatan dalam merancang pelan strategik, matlamat dalam

perlaksanaan semua aktiviti Politeknik Kota Bharu.
 Sentiasa melaksanakan kajian semula ke atas dasar, latihan dan program-program dari masa ke semasa secara

berterusan.

1.6 Objektif Keselamatan & Kesihatan Pekerjaan

1. Melaksanakan sekurang-kurangnya 80% perancangan latihan JKKP dalam setahun. 16
2. Pematuhan kepada keperluan borang permit melaksanakan kerja (PTW) di kalangan kontraktor makmal dan

bengkel pada tahap 100%.
3. Memastikan bilangan kemalangan di makmal/ bengkel kurang dari lima (5) kes setahun.

1.7 Petunjuk Prestasi Utama Kualiti

 Berusaha memastikan peratus kehadiran pelajar melebihi 85% bagi setiap semester pengajian.
 Berusaha memastikan Fail Rekod Pensyarah disemak sekali setiap semester.
 Berusaha memastikan Rekod Penilaian Kerja Kursus disemak sekali setiap semester.
 Berusaha memastikan 100% penyenggaraan peralatan bengkel/ makmal/ bilik kuliah dilaksanakan mengikut

jadual penyenggaraan berkala.
 Berusaha memastikan peruntukan kewangan bagi keperluan pembelajaran dan pengajaran mencukupi setiap

tahun.

17

9 - COST STRUCTURE 5 - REVENUE STREAM (OUTCOME)

Clause 4 Konteks Organisasi 1. Emolumen 1. Anugerah Pengarah
2. Infrastruktur 2. Anugerah Ketua Jabatan
8 - KEY PARTNER 7 - KEY 2 - VALUE 4 - CUSTOMER 1 - CUSTOMER 3. Bahan pengajaran dan pembelajaran 3. Anugerah Kecemerlangan Pelajar
ACTIVITIES PREPOSITION RELATIONSHIP SEGMENT 4. Bahan Luak 4. Pensijilan Profesional/ Industri
5. Mesin/ peralatan 5. Anugerah Inovasi
6. Lawatan Industri 6. Kebolehpasaran yang tinggi.
7. Latihan/ kursus/ pertandingan
8. Pensijilan Profesional/ Industri.

1. Pengarah 1. Pendaftaran Melahirkan pelajar 1. Pelajar INTERNAL 10 - FUNGSI
2. Timbahan kursus yang berkualiti 2. Staf akademik
selari dengan 1. Pelajar Memberi pendidikan dan latihan separa profesional kepada pelajar-pelajar yang
Pengarah 2. Penyediaan dasar dan hala dan bukan 2. Staf akademik mendaftar di PKB di dalam bidang kejuruteraan dan perdagangan bagi memenuhi tenaga
Akademik Jadual waktu tuju kurikulum akademik
3. Ketua Jabatan politeknik melalui 3. Rakan Strategik. dan bukan kerja terlatih.
4. Ketua Unit 3. Perancangan, penyampaian PdP akademik.
5. Ketua Program/ penyampaian yang berkesan, 11 - OBJEKTIF KUALITI & PETUNJUK PRESTASI UTAMA
Ketua Kursus dan Latihan Industri INTERESTED PARTIES
6. Staf akademik pemantauan dan kaedah 1. Berusaha memastikan kadar kelulusan bagi setiap program tidak kurang daripada 90%
7. Rakan Strategik pengajaran dan pentaksiran & 1. KPT bagi setiap semester.
8. Pelajar pembelajaran penilaian 2. JPPKK
9. Pensyarah berdasarkan garis 3. Badan 2. Berusaha memastikan sekurang-kurangnya 25% daripada pelajar yang lulus untuk setiap
Pelawat Industri 4. Pemantauan panduan semasa. program bagi setiap semester mencapai PNM 3.00 atau lebih.
10. Pembekal. kehadiran Pentaulihan
4. Staf akademik 3. Berusaha memastikan peratus kehadiran pelajar melebihi 85% bagi setiap semester
5. Penilaian Kerja pengajian.
Kursus dan bukan
akademik 4. Berusaha memastikan Fail Rekod Pensyarah disemak sekali setiap semester.
6. Peperiksaan 5. Ibu Bapa/ 5. Berusaha memastikan Rekod Penilaian Kerja Kursus disemak sekali setiap semester.
Akhir Penjaga 6. Berusaha memastikan 100% penyenggaraan peralatan bengkel/ makmal/ bilik kuliah
6. Rakan Strategik
7. Moderasi Skrip 7. Komuniti dilaksanakan mengikut jadual penyenggaraan berkala.
Jawapan 8. Pembekal. 7. Berusaha memastikan peruntukan kewangan bagi keperluan pembelajaran dan

8. Latihan Industri. pengajaran mencukupi setiap tahun.

6 - KEY RESOURCES 3 - CHANNELS

1. Bahan PdP (nota 1. Pengajaran dan 12 - MAKLUMAT YANG DIDOKUMENKAN (ORGANIZATIONAL KNOWLEDGE)
dan modul) Pembelajaran
sepenuh masa SUMBER DALAMAN (INTERNAL ORIGIN) SUMBER LUARAN (EXTERNAL ORIGIN) 18
2. Buku Rujukan
3. Makmal, kelas 2. Pembelajaran 1. Prosedur Kerja PKB-PK-PLSP 1. MS ISO 9001 : 2015
atas talian 2. Prosedur Kerja PKB-PK-PS 2. ISO 45001:2018
dan bengkel (eLearning) 3. Prosedur Kerja PKB-PK-PLSP-AK 3. Pekeliling dan Arahan semasa dari Jabatan
4. Sistem 4. Prosedur Kerja PKB-OSHMS-L2
3. Laman Web Pendidikan Politeknik & Kolej Komuniti, serta
Rangkaian rasmi PKB Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia.
Kampus
5. Sumber 4. Sistem Describes the rationale of how an organization creates, delivers and
Kewangan Pengurusan captures value for anyone or anything that is affected by the organization.
6. Staf akademik Maklumat
7. Peralatan/ Pelajar (SPMP)
Bahan luak
8. Peralatan 5. Media sosial.
Multimedia.

19

20

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT & TINDAKAN SUSULAN
DARI KSP BIL 2/ 2020

PERKARA STATUS TINDAKAN

PERKARA 7.0 MAKLUMBALAS DAN Di bawah pengurusan baharu, telah diadakan perbincangan mengenai isu ini dalam
ANALISA KEBERKESANAN mesyuarat Unit Komunikasi Korporat.
Pelan 2021 :
iii.
Cadangan penambahbaikan untuk
pengurusan maklumbalas pelanggan (hasil
audit dalaman MS ISO 9001:2015) :
a) Perlunya melaksanakan tindakan
pencegahan agar masalah sistem e-aduan
tidak berulang. Kekerapan pengujian sistem
hendaklah dinyatakan secara spesifik.

Adalah belum selesai. Minit mesyuarat dan/ Hasil pengujian sistem menunjukkan tiada lagi masalah di dalam sistem tersebut, serta 21
atau laporan tidak disediakan. semua aduan dapat dibuka dan maklum balas dapat diberikan di dalam tempoh yang
ditetapkan. Sepanjang tahun 2021, enam (6) kali pengujian sistem dilaksanakan,
TINDAKAN : KETUA UNIT KOMUNIKASI & meliputi pengujian sistem bulan Januari, Februari, Mac, Jun, Julai dan Ogos. Setiap kali
HUBUNGAN KORPORAT pengujian sistem pada setiap bulan yang dinyatakan. Ada direkod di dalam sistem.

PERKARA STATUS TINDAKAN

b) Tindakan telah diambil mengikut kepada saranan yang diberikan.
Mesyuarat/ sitting unit perlu diperkasakan agar tindakan yang Mesyuarat unit telah diadakan bagi membincangkan isu – isu yang
tepat dapat diambil dengan lebih jelas. Kekerapan timbul.
perlaksanaannya hendaklah dinyatakan secara spesifik. Minit mesyuarat telah disediakan; 14 April, 8 Disember dan 28
Pemantauan Ketua Unit dilaksanakan dengan teratur, dan Disember 2021.
prosesnya lengkap.

Adalah belum selesai. Minit mesyuarat dan/ atau laporan tidak
disediakan.

TINDAKAN : KETUA UNIT KOMUNIKASI & HUBUNGAN
KORPORAT

c) Tindakan telah diambil mengikut kepada saranan di dalam 22
Proses pengumpulan data dari facebook Politeknik Kota Bharu cadangan penambahbaikan.
(Rasmi) hendaklah diselaraskan. Semua data perlu dikategorikan
dan direkod di dalam Borang 2, mengikut prosedur kualiti. Tempoh tindakan bagi maklumbalas adalah di antara 1 hingga 5
hari.
Adalah belum selesai. Minit mesyuarat dan/ atau laporan tidak 1 hari = 37 aduan
disediakan. 2 hari = 1 aduan
3 hari = 1 aduan
TINDAKAN : KETUA UNIT KOMUNIKASI & HUBUNGAN 4 hari = 0 aduan
KORPORAT 5 hari = 1 aduan

PERKARA STATUS TINDAKAN

Mesyuarat memutuskan bahawa : Tindakan telah diambil dan merujuk kepada Lampiran 2 (facebook).
i.
Laporan menunjukkan sebanyak 19 maklumbalas diterima melalui
Facebook Politeknik Kota Bharu (Rasmi) di dalam tempoh ini, tetapi
bukti tindakan belum diperoleh. Sehubungan dengan itu,
mesyuarat atau laporan status tindakan ke atas maklumbalas
daripada facebook ini hendaklah dimajukan untuk pengetahuan
pihak pengurusan.

TINDAKAN : KETUA UNIT KOMUNIKASI & HUBUNGAN
KORPORAT

ii. Keputusan dalam mesyuarat yang telah diadakan bersetuju 23
Sistem kerja UKK perlu ditambahbaik dengan segera bagi Mesyuarat Unit diadakan empat (4) kali di dalam setahun bagi
mengelakkan masalah wujud ketika menguruskan sistem memastikan jika ada isu–isu yang timbul dapat dibincangkan dan
maklumbalas pelanggan. memastikan kelancaran urusan pengurusan perkhidmatan di bawah
UKK dikehendaki terus melaksanakan mesyuarat atau sitting Unit Komunikasi Korporat, khususnya pengurusan Khidmat
berkaitan pengurusan sistem maklumbalas pelanggan. Pelanggan dan Pengurusan Maklumbalas.
Kegagalan UKK mengenalpasti punca berlaku akan menyebabkan
wujudnya risiko kepada pengurusan PKB.

TINDAKAN : KETUA UNIT KOMUNIKASI & HUBUNGAN
KORPORAT

PERKARA STATUS TINDAKAN

PERKARA 13 PELUANG PENAMBAHBAIKAN Kertas kerja telah diserahkan kepada Tn. TPA pada 17 November
2021 untuk memohon peruntukan bagi tahun 2022.
Mesyuarat dimaklumkan bahawa kertas kerja permohonan
mendapatkan LEV di Bengkel Kimpalan 2, belum dilaksanakan.
Walau bagaimanapun pada RMK12 yang lepas, ada kontraktor datang
untuk membuat kerja-kerja pengukuran, namun tiada tindakan selepas
itu.

TINDAKAN : KJKM

24

PERKARA-PERKARA BERBANGKIT & TINDAKAN SUSULAN
DARI KSP BIL 1/ 2021

PERKARA STATUS TINDAKAN

PERKARA 7.0 MAKLUMBALAS DAN ANALISA Pemantauan susulan menggunakan Google Form dan juga borang pemantauan
KEBERKESANAN secara manual dilaksanakan kepada dua (2) orang PYP yang mendapat skor kurang
dari 85% bagi pemantauan oleh Pegawai Pemantau dan lapan (8) orang PYP yang
Mesyuarat memutuskan bahawa : mendapat skor kurang 85% pemantauan oleh pelajar.
i. Data tahun 2021 :
Bagi pensyarah yang mendapat skor pencerapan
oleh pelajar kurang daripada 85% : 25
1. Siasatan punca hendaklah dijalankan.
2. Tindakan pencegahan perlu dilaksanakan

bagi memastikan tidak berlaku lagi selepas ini
ke atas mereka.

TINDAKAN : JK PEMANTAUAN PdP & KETUA
JABATAN JKM/ JKE/ JKA/ JMSK

STATUS TINDAKAN

Untuk seorang pensyarah JMSK yang mendapat skor 84.38%, siasatan mendapati dua (2) orang pelajar memberi markah 2 untuk 3 item
penilaian dan seorang pelajar tidak mengisi penilaian. Walau bagaimanapun, komen keseluruhan dari pelajar adalah baik dan memuaskan.
Pemantauan semula dibuat pada 30 November 2021 dan pensyarah mendapat 92.67%.
Walaupun pelajar telah diberi taklimat sebelum penilaian dibuat, pada Sesi 1 : 2021/ 2022, seorang lagi pensyarah mendapat skor penilaian
pelajar kurang 85%, namun begitu penilaian semula oleh pelajar dilaksanakan secara manual dan skor barunya ialah 85.32%. Masalah yang
dihadapi ialah penggunaan telefon bimbit sebagai medium PdP menggantikan komputer mengganggu proses PdP apabila pensyarah
menjawab panggilan dan membalas pesanan WhatsApp.

JKA : Pemantauan tambahan telah dijalankan pada Sesi 1 2021/ 2022.
Pencerapan dalaman jabatan telah dilaksanakan terhadap pensyarah terlibat, melibatkan kelas DUB3B Kursus DCQ30112 secara atas talian.
Secara keseluruhannya, tiada isu dibangkitkan oleh pelajar.
Tindakan pencegahan yang dilakukan adalah pensyarah perlu memberikan taklimat pendek kepada pelajar sebelum penilaian dilaksanakan
agar mereka jelas dengan tatacara penilaian.

JKE : Melibatkan dua (2) pensyarah JKE. Siasatan oleh KP dilaksanakan kepada kelas terlibat dan wakil kelas dipanggil untuk sesi temubual.
Tindakan pencegahan; pelajar hendaklah diberi taklimat pengisian item terlebih dahulu sebelum butiran maklumbalas keberkesanan oleh
pemantau/ pensyarah diisi.

26

STATUS TINDAKAN
JP : Pemantauan PdP telah dijalankan ke atas semua pensyarah JP dan tiada yang mendapat skor kurang dari 85%. Amalan di JP adalah
pelajar akan diberi taklimat pendek kepada pelajar sebelum penilaian dilaksanakan.
JKM : Dalam Sesi 1 2021/ 2022, taklimat pemantauan dilakukan oleh pensyarah pemantau, tiada skor pelajar yang mendapat skor kurang dari
85%. Tindakan pencegahan ini akan diteruskan untuk tahun 2022.
JPA : Punca berlaku sasaran skor pelajar rendah ke atas pensyarah JPA ini telah dikesan, dan pelan tindakan JPA akan disediakan sebelum
proses pemantauan PdP tahun 2022 bermula.

27

PERKARA STATUS TINDAKAN

ii. Tindakan telah diambil dan UKK akan memastikan setiap
Menggunakan kaedah jawapan automatik hanya sesuai pada pegawai yang berkaitan dengan isu yang diutarakan dijawab di
maklumbalas kali pertama. Tindakan seterusnya hendaklah dibuat dalam masa yang telah ditetapkan.
oleh pegawai yang diberi tanggungjawab.
Tindakan telah diambil.
iii.
Ayat yang digunakan bagi menjawab maklumbalas pelanggan di
dalam media sosial facebook hendaklah sesuai digunakan, sebaik
siasatan pihak berkenaan selesai.

TINDAKAN : PEG. KHIDMAT PELANGGAN DAN
PENGURUSAN ADUAN

28

PERKARA STATUS TINDAKAN

PERKARA 8.1 PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI SISTEM 1. Pengurusan JMSK telah ambil maklum. Ketua Kursus sentiasa

PENGURUSAN KUALITI : KADAR KELULUSAN BAGI SETIAP menyemak senarai pelajar tiada pensyarah bagi kursus di

PROGRAM TIDAK KURANG DARIPADA 90% BAGI SETIAP bawah seliaan masing-masing untuk diambil tindakan

SEMESTER (sekiranya ada). Pemantauan KJ/ KK dibuat di awal semester

dan di pertengahan semester. Tiada kes berlaku.

Mesyuarat memutuskan bahawa : 2. Tiada kes pelajar tiada pensyarah di JPA, JSKK, JKM dan JP.

i. 3. Semakan pada Minggu ke-3 kuliah mendapati tiada kes pelajar

Bagi mencegah berulang kes pelajar tiada pensyarah dan dikenakan tiada pensyarah di JKA dikesan.

gagal kursus, pemantauan hendaklah sentiasa dibuat berpandukan 4. Pemantauan daftar kursus oleh pensyarah disemak oleh
kepada dokumen Kawalan Output Tidak Akur, dan jika bersabit,
Penyelaras Kursus supaya tidak berlaku pelajar tidak didaftar
hendaklah dibawa ke tindakan JK Pengurusan Risiko & Peluang PKB.
terima oleh pensyarah kursus. Semakan pada Minggu ke-2

TINDAKAN : SEMUA KETUA JABATAN kuliah mendapati tiada kes pelajar tiada pensyarah di JKE

dikesan.

29

PERKARA STATUS TINDAKAN

ii. JPA :
Strategi menangani pelajar kod 1. Dua (2) orang pelajar DKM6A bagi kursus kod lama DUA6022 Komunikasi & Penyiaran Dalam
lama yang masih wujud di dalam
sesi pengajian hendaklah Islam dan seorang orang pelajar DKM6A bagi kursus kod lama DUE5012 Communicative English 3
diambil. Memastikan tiada lagi telah dikenalpasti melalui PA pelajar. Sesi ini merupakan sesi terakhir kod-kod ini ditawarkan.
pelajar yang tercicir dan gagal 2. Aktiviti tambahan di bawah topik Mock Job Interview diberikan melalui CIDOS. Pelajar diberi
pada Sesi 1 2021/ 2022 ini. peluang untuk membuat semula Mock Job Interview jika markah masih rendah.

TINDAKAN : KJKA/ KJKE/ JP :
KJKM/ KJP/ KJMSK/ KJPA/ 1. Dua (2) orang pelajar (DPM6A & DPM5B) telah dikenalpasti dan memastikan mereka mendaftar

KJSKK/ PENASIHAT kursus-kursus tersebut pada Sesi 1 2021/ 2022.
AKADEMIK 2. Mengadakan pengajaran secara bersemuka secara “one to one” dengan pelajar berkenaan.
3. Memberi peluang kepada pelajar untuk menyiap dan menghantar penilaian dengan berbagai cara/
30
usaha termasuk meminta pelajar hadir secara bersemuka.
4. Seorang pelajar ini juga telah dirujuk kepada kaunselor, Pn. Nurul Hasinah Binti Mat Zain.

JKA :
1. Terdapat tiga (3) orang pelajar kod lama yang mempunyai Rekod Kehadiran <80% bagi

Pemantauan Pertengahan Semester, daripada sejumlah 15 pelajar tersenarai dengan kod lama.
2. Ketua Jabatan, Penasihat Akademik dan Penyelia Projek Akhir pelajar telah melaksanakan

perbincangan bersama pelajar.
3. Seorang pelajar tidak berminat untuk menamatkan pengajian dan berhenti pada 8 Januari 2022.
4. Penyelia telah bersetuju untuk mempertimbangkan status penahanan kehadiran <80% bagi dua

(2) orang pelajar lagi jika pelajar menyelesaikan semua penilaian di dalam tempoh yang
ditetapkan.

STATUS TINDAKAN
JKM : Masih terdapat dua (2) pelajar bagi kursus kod DJJ5062 Computer Aided Design 2, seramai tiga (3) pelajar bagi kod DJJ5113
Mechanics Of Machines, DJJ3213 Material Science ada empat (4) orang pelajar, dan seorang pelajar yang mengambil DUE5012
Comunicative English 3, yang mengikuti Sesi 1 : 2021/2022. Antara strategi dilaksanakan adalah merujuk catatan pensyarah,
sentiasa dipantau bagi mencari penambahbaikan secara langsung kelas masing-masing. Teguran akan dibuat sebaik nota refleksi
tidak lengkap. Nota refleksi yang lengkap akan sentiasa dijadikan contoh.
JMSK : Kursus kod lama tidak ditawarkan kerana sudah tiada pelajar.
JKE & JSKK : Tidak berkenaan.

31

PERKARA STATUS TINDAKAN

8.2 PENCAPAIAN PETUNJUK JMSK : 32
PRESTASI UTAMA 1. Penggunaan borang pemantauan janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus oleh Penyelaras Kursus

Mesyuarat memutuskan bahawa : dan Ketua Kursus bermula Sesi 1 2021/ 2022.
i. 2. Semakan Rekod Penilaian Kerja Kursus dilaksanakan dua (2) kali.
Janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus 3. Semakan 1 : Pensyarah jana dan hantar Rekod Penilaian Kerja Kursus pada Minggu ke-3 (14
pelajar disediakan selewat-lewatnya
pada Minggu ke-3, dan semakan KJ/ KP Oktober 2021, semakan dicatatkan di dalam borang oleh Penyelaras Kursus dan disahkan oleh
dibuat sempurna bagi memastikan KK).
mapping CLO dan PLO adalah tepat 4. Semakan 2 : Dilaksana pada M11. Cetakan Rekod Penilaian Kerja Kursus dihantar kepada
dan lengkap seperti termaktub Penyelaras Kursus (16 Disember 2021).
keperluan yang dinyatakan di dalam 5. Rekod Penilaian Kerja Kursus ditandatangani oleh KJ/ KK dan dicetak untuk simpanan jabatan
kurikulum. (Pegawai Kualiti Jabatan).

TINDAKAN : KJKA/ KJKE/ KJKM/ KJP/ JKA : Janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus pada Minggu ke-3 telah dilaksanakan kecuali bagi kursus
KJMSK/ KJPA/ KJSKK DCC40181 dan DCC50194 kerana terdapat perubahan di peringkat penyelaras pusat.
JP : Semakan Minggu ke-3,semua pensyarah telah menjana Rekod Penilaian Kerja Kursus dan
disemak oleh KPro.
JKE : KPro melaksanakan semakan pada Minggu ke-3 dan dipastikan semua pensyarah menjana
Rekod Penilaian Kerja Kursus. Senarai nama pensyarah tidak menjana Rekod Penilaian Kerja Kursus
diberi kepada Penyelaras Kualiti Jabatan untuk tindakan segera.
JPA & JSKK : Pada Minggu ke-3, Ketua Kursus telah melaksanakan semakan i-FRP setiap pensyarah
dan memastikan janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus dibuat.
JKM : KPro telah menyemak semua Rekod Penilaian Kerja Kursus para pensyarah pada Minggu ke-3,
dan semakan sekali lagi secara rawak dibuat oleh AJK Kualiti JKM pada Minggu 11.

PERKARA STATUS TINDAKAN

ii. 1. Unit Pengurusan Psikologi telah menjalankan sesi kaunseling kelompok

Unit Pengurusan Psikologi melaksanakan program secara bersiri yang melibatkan semua pelajar daripada JP, JKA, JKE & JKM

pelajar melibatkan : bermula pada 4 - 22 April 2021.

1. Pelajar JP, JKA dan JKE yang bermasalah 2. Program Kenali Potensi Diri pada 3 Jun 2021, dan Program Stress To

kehadiran, serta pelajar JKM yang berstatus Success pada 26 Jun 2021.

C2. 3. Program One Heart To Success tidak dapat dilaksanakan kerana pandemik

2. Program seperti One Heart To Success di COVID-19 namun telah digantikan dengan Program Cakna Lockdown 2021

bawah JK SPaK diteruskan pada masa-masa bermula 1 - 28 Jun 2021.

akan datang. 4. Lantikan Ahli Pembimbing Rakan Siswa PKB (PRSPKB) adalah secara

3. Memperkasakan peranan Unit Pengurusan terbuka utuk semua pelajar dan tidak terhad kepada tapisan Ketua

Psikologi PKB dan meningkatkan kredibiliti Jabatan.

Pembimbing Rakan Sebaya (PRS). Lantikan 5. Kursus Asas Kaunseling telah dijalankan pada 4 – 6 November 2021 dan

dibuat hendaklah melalui tapisan Ketua Program TOT dilaksanakan pada setiap semester untuk memberi latihan

Jabatan bagi pelajar berkenaan. dan tunjuk ajar kepada semua ahli kelab PRSPKB.

6. Program telah dilaksanakan pada 1 - 28 Jun 2021 melibatkan sesi

TINDAKAN : UNIT PENGURUSAN PSIKOLOGI kaunseling kelompok, ceramah dan pembahagian goodies untuk pelajar.

33

PERKARA STATUS TINDAKAN

iii. Rujuk Slide Laporan.
Tindakan penambahbaikan bagi memastikan bilangan pelajar yang ditahan berkurangan akan diambil : Semuanya dilaporkan telah
1. Tindakan dinyatakan (slide 174 – 184) diteruskan.
2. Aktiviti dinyatakan di dalam Pelan SWOT PKB 2021 diteruskan, dan status akan dikumpulkan pada dilaksanakan.

Disember 2021 ini. Rujuk Slide Laporan.
3. Program motivasi diteruskan untuk memastikan pelajar lebih berkeyakinan untuk berkomunikasi dan Semuanya dilaporkan telah

potensi diri. dilaksanakan.
4. Memantapkan penggunaan iPAD Sistem Penasihatan Akademik secara berterusan.
5. Meneruskan Program Cakna Ilmu & Pra-Syarat Kursus/ Taklimat Pelajar Baharu Bersama Ketua 34

Jabatan & KP pada awal semester.
TINDAKAN : KJKA/ KJKE/ KJKM/ KJP/ KJMSK/ KJPA/ KJSKK

iv.
Tindakan penambahbaikan bagi memastikan semakan i-FRP adalah sempurna :
1. Amalan baik melaksanakan Bengkel i-FRP secara bersasar kepada pensyarah yang terlibat wajar

dilaksanakan mengikut kesesuaian masa/ keadaan kerana ia lebih efektif berbanding dengan bengkel
yang dijalankan secara kumpulan yang besar.
2. Bengkel i-FRP menerangkan cara-cara penulisan Refleksi/ Notes pada Rancangan Mengajar dan
kesilapan-kesilapan yang biasa dilakukan di dalam i-FRP seperti pensyarah tersalah memilih template,
tiada safety briefing dan Course Outline.
3. 'Refresher briefing’ memastikan i-FRP diuruskan dengan baik mengikut tatacara dan prosedur yang
betul terutamanya prosedur kehadiran dan amaran ketidakhadiran pelajar.

TINDAKAN : KJKA/ KJKE/ KJKM/ KJP/ KJMSK/ KJPA/ KJSKK

PERKARA STATUS TINDAKAN

8.3 PEMANTAUAN & PENGUKURAN OUTCOME SEMASA Pelajar Kohort Lama DPM
telah tamat. Kursus DUE5012
Mesyuarat dimaklumkan bahawa : Communicative English 3
tidak ditawarkan.
iv.
Analisa penilaian outcome Sesi Jun 2020 dan Sesi Disember 2020 bagi program DPM masih sama Rujuk Slide Laporan.
menunjukkan DUE5012 Communicative English 3 menyebabkan sasaran PLO3 kohort lama tidak Tindakan diambil dilaporkan.
tercapai.

TINDAKAN : KJP

v.
Sasaran PLO2, PLO4, PLO5, PLO9 dan PLO12 bagi kohort lama DKA tidak tercapai, melibatkan DCC3093
Engineering Survey 2, DCC5172 Structure, Hydraulics & Water Quality Laboratory, DCC5163 Theory Of
Structures, DCC6203 Civil Engineering Project 2 dan DPB2012 Entrepreneurship.

TINDAKAN : KJKA

vi. Rujuk Slide Laporan. 35
Sasaran PLO2 bagi kohort baharu DAD tidak tercapai berpunca daripada DJJ30093 Engineering Tindakan diambil dilaporkan.
Mechanics.

TINDAKAN : KJKM

PERKARA STATUS TINDAKAN

vii. Pelajar Kohort Lama DPM, DKA & DAD telah tamat.
Impak keberkesanan tindakan penambahbaikan kursus-kursus yang
tidak mencapai sasaran penilaian outcome 60% hasil pemetaan CLO Kursus DUE5012 Communicative English 3 hanya ditawarkan untuk
dan PLO yang berkenaan (DPM, DKA & DAD) hendaklah dilaporkan. DKM. Pelajar menunjukkan sikap yang lebih positif di dalam
menambahbaik kemahiran menghadiri temuduga (Topik : Mock
TINDAKAN : KJPA Job Interview).

Amalan baik ini akan diteruskan sekiranya isu yang sama berulang.

36

PERKARA STATUS TINDAKAN

Mesyuarat memutuskan bahawa :

i. Beberapa kursus di JKM didapati berlaku ketidakselarasan pada pemetaan
CLO dan PLO kursus yang sama semasa disediakan.

Punca dikenalpasti adalah : Semakan Penyelaras Kursus Bersama KPro
1. Penyelarasan janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus pada Minggu ke-3, berkenaan dilaksanakan bermula Minggu ke-3.
kurang sempurna dilaksanakan. Selain itu, AJK Kualiti JKM juga melaksanakan
2. Semakan Mapping CLO dan PLO para pensyarah kurang sempurna semakan secara rawak pada Minggu ke-11.
dilaksanakan secara berterusan dengan dirujuk telus kepada kurikulum.
3. Rekod Penilaian Kerja Kursus tidak dicetak untuk perekodan KJ dan KPro
menyebabkan kesilapan kurang dapat dikesan.

Sehubungan dengan itu, pemantauan di peringkat jabatan perlu diperkemaskan,
melibatkan peranan dan tanggungjawab KJ, KPro, Penyelaras Kursus dan
Penyelaras Peperiksaan Jabatan.

TINDAKAN : KJ KEJURUTERAAN MEKANIKAL/ 37
KETUA PROGRAM JKM/ PENYELARAS PEPERIKSAAN JABATAN

PERKARA STATUS TINDAKAN

Mesyuarat memutuskan bahawa :

ii. Wujud kursus di JKA berlaku pengisian markah melebihi nilai pembawah 1. KPro telah melaksanakan pemantauan dari
semasa Rekod Penilaian Kerja Kursus disediakan. semasa ke semasa terutama kursus Semester 5
yang baru menggunapakai silibus baharu pada

Punca dikenalpasti adalah : sesi ini.

1. Penyelarasan janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus pada Minggu ke-3, 2. Janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus pada

kurang sempurna dilaksanakan. Minggu ke-3 telah dilaksanakan kecuali bagi
2. Semakan Mapping CLO dan PLO para pensyarah kurang sempurna kursus DCC40181 dan DCC50194 kerana
terdapat perubahan di peringkat penyelaras
dilaksanakan secara berterusan dengan dirujuk telus kepada kurikulum.
3. Rekod Penilaian Kerja Kursus tidak dicetak untuk perekodan KJ dan KPro pusat.

menyebabkan kesilapan kurang dapat dikesan. 3. Mapping CLO dan PLO bagi kursus DCC5172

Sehubungan dengan itu, pemantauan di peringkat jabatan perlu diperkemaskan, Structure, Hydraulics & Water Quality
melibatkan peranan dan tanggungjawab KJ, KPro, Penyelaras Kursus dan Laboratory, dikenalpasti untuk segera
Penyelaras Peperiksaan Jabatan. dikemaskini, sebaik dikesan berlaku mapping

TINDAKAN : KJ KEJURUTERAAN AWAM/ tidak sama seperti silibus.

KETUA PROGRAM JKA/ PENYELARAS PEPERIKSAAN JABATAN 38

PERKARA STATUS TINDAKAN

iv. JKA :
2. Peringatan secara berterusan dibuat oleh unit berkenaan dan 1. Penyelaras Kualiti Jabatan telah menghasilkan peringatan

Pegawai Kualiti jabatan. berbentuk grafik ke dalam WhatsApp rasmi jabatan secara
3. Bengkel CORR/ Mapping CLO dan PLO dilaksanakan pada setiap berkala.
2. Bengkel CORR/ Mapping CLO dan PLO akan diadakan dua (2)
akhir sesi pengajian. minggu selepas keputusan rasmi.

TINDAKAN : KJ KEJURUTERAAN MEKANIKAL/ JKM :
KJ KEJURUTERAAN AWAM/ KETUA PROGRAM JKM & JKA/ 1. KJKM menghubungi pensyarah yang masih belum lengkap

PENYELARAS PEPERIKSAAN JABATAN menyediakan Mapping CLO dan PLO, pada 23 September, 29
September, 13 & 14 Oktober 2021.
2. Bengkel CORR/ Mapping CLO dan PLO akan dilaksanakan pada
23 Februari 2022.

39

PERKARA STATUS TINDAKAN

8.4 PEMANTAUAN & PENGUKURAN SISTEM PENGURUSAN JKA :
KESELAMATAN & KESIHATAN DI MAKMAL & BENGKEL Terdapat 11 aset baharu diterima di JKA, telah didaftarkan dan
masih dalam proses HIRARC di jabatan.
xxi. Laporan Pemeriksaan Aset 2021 (sehingga Sukuan Ke-2), menepati
Clause 7 ISO 45001:2018; sumber dan sokongan yang diperlukan JKM :
untuk berjaya dengan Sistem Pengurusan Keselamatan dan Terdapat satu aset baharu diterima, telah didaftarkan dan
Kesihatan, bukti penyelenggaraan dan pemeriksaan rutin diguna dan masih dalam proses HIRARC jabatan.
menunjukkan bahawa terdapat 14 aset baharu yang diterima, dan
proses HIRARC masih di dalam tindakan jabatan.

TINDAKAN : KJKM/ KJKA

40

PERKARA STATUS TINDAKAN

xxii. Rekod Servis & Penyelenggaraan Pemadam Api ABC dan 1. Pada masa pemeriksaan dibuat, penyelenggaraan pemadam
Rekod Servis & Penyelenggaraan Pemadam Api CO2 api Bil.2/ 2021 sedang dilaksanakan.
dikemaskini mengikut tindakan yang diambil, dan mana-
mana pemadam api yang akan tamat tempoh telah diambil 2. Proses kutipan pemadam api dilaksanakan secara berperingkat
maklum. Sistem pemantauan yang lebih baik perlu disebabkan bilangan pemadam api dalam kuantiti yang banyak.
dilaksanakan. Rekod dan sijil perlulah sentiasa dirujuk bagi
mengelakkan tempoh luput berlaku tanpa sedia diambil 3. Perancangan penjadualan penyelenggaraan adalah merujuk
maklum. kepada kepada tarikh tamat tempoh yang dikeluarkan oleh
TINDAKAN : KETUA UPSG pihak Jabatan Bomba dan Penyelamat.

xxiii. Sitting Penyelarasan Emergency Response Team telah 4. Proses penyelenggaraan tidak begitu lancar disebabkan
dilaksanakan pada 30 Ogos 2021. Sitting dibuat merujuk masalah pendemik COVID-19 yang mana sedikit sukar untuk
kepada menilai dan semak semula tindakan kecemasan yang berurusan sama ada dengan kakitangan bengkel/ makmal PKB
diambil. Tindakan akan diambil : mahupun dengan kontraktor yang dilantik.
1. Pelan ERT dikemaskini.
2. Taklimat/ kursus akan dilaksanakan. 1. Kursus Emergency Preparedness & Response Plan dirancang
pada 23 & 24 Mei 2022.
TINDAKAN : TIMBALAN PENGARAH (SOKONGAN AKADEMIK)/
PENYELARAS ERT 2. Pelan ERT 2022 akan dikemaskini sebaik Kursus ERP
dilaksanakan.

41

42

20XX 42

PERKARA STATUS TINDAKAN

xxiv. Bilangan video berkaitan dengan tindakan kecemasan hendaklah Perbincangan telah dibuat dengan pihak UIDM.
ditambah. Aspek yang diambil kira adalah boleh merujuk kepada apa Video akan dibuat secara berperingkat meliputi :
yang berlaku di makmal/ bengkel, lif, kebakaran, bencana alam dan 1. ERP,
sebagainya. 2. prosedur pelaporan kemalangan,
3. prosedur terperangkap dalam lif.
TINDAKAN : TIMBALAN PENGARAH (SOKONGAN AKADEMIK)/
SETIAUSAHA JKKP PKB

Mesyuarat memutuskan bahawa : 1. Permohonan pemeriksaan lif telah dibuat melalui 43
atas talian myKKP pada 17 Oktober 2021. Sehingga
i. Lantikan kontraktor baharu untuk lif masih di dalam proses pengesahan kini PKB masih menunggu maklumbalas tarikh
JKKP Malaysia. Sehubungan dengan itu, lif KN PMA 49 yang didapati pemeriksaan.
telah tamat tempoh (17 Julai 2021) ditutup untuk digunakan.
2. Hasil semakan dalam talian myKKP, JKKP Kelantan
ii. Kontraktor baharu diberi ruang untuk mengkaji tentang lif-lif yang telah mengambil tindakan dan telah melantik
digunakan ini. pegawai pemeriksa.

iii. UPSG hendaklah mengambil tindakan susulan bagi mendapatkan 3. Lif diselenggara secara berkala iaitu sekali setiap
pengesahan dan sijil. bulan dan dilaksanakan oleh Prima Alternative Sdn.
Bhd.
iv. Lif-lif terus diselenggarakan mengikut jadual ditetapkan.

TINDAKAN : KETUA UPSG

PERKARA STATUS TINDAKAN

PERKARA 9.0 AUDIT DALAMAN/ LUARAN 1. Kursus Pengurusan Kewangan Peribadi, 5 Julai 2021 & 12 Julai 2021.
2. Dasar Awam Gunaan Peringkat Asas, 7 Julai 2021.
iii. Staf kewangan perlu dirancang hadir 3. Pengurusan Stress, 7 Julai 2021.
kursus berkaitan kewangan, bagi 4. Pengendalian Buku Perkhidmatan Kerajaan (BPK), 8 Julai 2021.
memastikan pengurusan kewangan PKB 5. Kursus Pemahaman Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS 1 &
diperkemaskan.
MPSAS 17), 18 Julai 2021.
TINDAKAN : PEN. AKAUNTAN 6. Asas Persaraan Kepada Penjawat Awam & Bakal Pesara, 18 Julai 2021.
7. Kursus Pemahaman Piawaian Perakaunan Sektor Awam Malaysia (MPSAS 26 &

MPSAS 21), 22 Julai 2021.
8. Kursus Forensik Perakaunan – Online, 25 & 26 Julai 2021.
9. Kursus MPSAS : Perakaunan Belanja Zon Timur (Kelantan), 25 – 27 Oktober 2021.
10. Kursus Integriti, 12 Disember 2021.

44

PERKARA STATUS TINDAKAN

Mesyuarat memutuskan bahawa : 1. JHEP telah mengambil langkah menetapkan jangkamasa/
2. tempoh muatnaik laporan program yang telah dilaksanakan.
i. Laporan Audit Dalaman Bil 1/ 2021 Tabung Aktiviti Pelajar Selain itu, pemantauan mengenai perkara ini dijadikan salah
(TAP) Sesi Jun 2020 pada 2 & 3 Ogos 2021 menunjukkan hasil satu agenda di dalam mesyuarat JHEP.
dapatan adalah kes berulang dari audit dalaman sebelum ini.
Sehubungan dengan itu, tindakan yang lebih berkesan perlu Setiap pengeluaran kewangan untuk pembiayaan program
diambil bagi memastikan ianya tidak berulang lagi. telah ditetapkan bahawa penama adalah pegawai yang
memohon kelulusan kewangan bagi menjalankan program
ii. Pemantauan juga perlu dibuat ke atas penama yang sah bagi melalui eXTVT.
perbelanjaan yang dikeluarkan.

TINDAKAN : KJ HEP

45

PERKARA STATUS TINDAKAN

iii. Pelan tindakan teguran audit SIRIM dan NIOSH hendaklah 1. Audit SIRIM : pelan tindakan telah disediakan.
disediakan sebaik Post-Mortem audit dilaksanakan. 2. Audit NIOSH : pelan tindakan belum disediakan

iv. Penambahbaikan hasil teguran audit dalaman dan audit luaran memandangkan Mesyuarat Post–Mortem belum diadakan
hendaklah dipantau dan dikawal selia oleh jabatan/ unit yang lagi.
berkenaan. Status hendaklah diserahkan untuk laporan KSP. 3. Status tindakan bagi Audit SIRIM telah direkod oleh Pegawai

TINDAKAN : KETUA UNIT JAMINAN KUALITI & DOKUMENTASI/ Pengurusan Kualiti. Semua teguran telah diambil tindakan oleh
PENYELARAS ISO pemegang proses berkenaan.

Mesyuarat memutuskan bahawa : 1. Takwim Tahunan Audit Dalaman PKB telah dimasukkan ke
dalam Perancangan UJKD Tahun 2022, dengan pengesahan Tn.
v. Takwim Tahunan Audit Dalaman PKB hendaklah disediakan Pengarah.
meliputi semua audit dalaman yang dirancang.
2. Hasil dapatan Audit Dalaman MS ISO 9001:2015 dan ISO
vi. Takwim hendaklah disediakan pada awal tahun dan disahkan 45001:2018 telah dibentangkan di dalam mesyuarat penutup
oleh Tn. Pengarah. yang telah dipengerusikan oleh Tn. Pengarah.

Hasil dapatan audit dalaman hendaklah disampaikan kepada Tn. 46
Pengarah dan pemilik proses berkenaan.

TINDAKAN : KETUA UNIT JAMINAN KUALITI &
DOKUMENTASI/ PENYELARAS AUDIT DALAMAN

PERKARA STATUS TINDAKAN

Mesyuarat memutuskan bahawa : 1. Audit Dalaman Kewangan Bil 1/ 2021 telah dilaksanakan pada
19 Ogos 2021 dan laporan telah diserahkan kepada Tn.
vii. Audit Dalaman Kewangan PKB hendaklah dilaksanakan Pengarah.
setiap enam (6) bulan sekali, agar mencapai KPInya
dilaksanakan dua (2) kali setahun. 2. Audit dalaman Kewangan Bil 2/ 2021 telah diadakan pada 29
Disember 2021. Laporan telah diserahkan kepada Tn.
Hasil dapatan audit dalaman hendaklah disampaikan kepada Tn. Pengarah.
Pengarah dan pemilik proses berkenaan.

TINDAKAN : KETUA UNIT JAMINAN KUALITI &
DOKUMENTASI/ PENYELARAS AUDIT DALAMAN

ix. Pemilik proses hendaklah dipastikan memantau tindakan Teguran/ dapatan audit dalaman dan luaran telah diambil tindakan
penambahbaikan dan tindakan pembetulan dari teguran/ oleh pemegang proses berkenaan.
dapatan audit dalaman dan luaran.

TINDAKAN : KETUA UNIT JAMINAN KUALITI &
DOKUMENTASI/ PENYELARAS ISO/

47

PERKARA STATUS TINDAKAN

PERKARA 12.0 PENGURUSAN RISIKO DAN PELUANG

iv. Merujuk teguran Audit SIRIM dan Clause 6.1.1 : Tindakan Teguran audit berkaitan dengan proses perolehan perkhidmatan
Menyatakan Risiko Dan Peluang, pengenalpastian risiko juga keselamatan dan pengurusan perolehan buku perpustakaan yang
masih boleh dikembangkan kepada isu-isu lain yang boleh mengelirukan merupakan isu integriti yang telah dimaklumkan
memberi impak seperti integriti, pematuhan perundangan dan kepada pemilik proses (Pn. Jaslina BKP) pada sesi Bengkel
ekonomi. Tindakan belum diambil. Pemurniaan Dokumen Pengurusan Risiko dan Peluang pada 15 & 16
Disember 2021.

TINDAKAN : PENGERUSI JK PENGURUSAN RISIKO & PELUANG

v. Mesyuarat memutuskan bahawa sesi perbengkelan Status Bengkel Pemantapan Pengurusan Risiko & Peluang pada 29 & 30
Pemantauan Pengurusan Risiko & Peluang hendaklah September 2021.
dilaksanakan merujuk pelan tahunan dan pelaporan dibuat
pada Mesyuarat KSP. Pelaporan berikut hendaklah dibuat Bengkel Pemurnian Dokumen Pengurusan Risiko & Peluang pada
pada KSP Bil 2/ 2021 nanti. 15 & 16 Disember 2021.

TINDAKAN : PENGERUSI JK PENGURUSAN RISIKO & PELUANG

48

PERKARA STATUS TINDAKAN

PERKARA 15.0 HAL-HAL LAIN

ii. Semakan dengan Telekom Malaysia telah dibuat dan pakej unifi
TM akan dirujuk bagi mendapatkan maklumbalas penggunaan sedia ada tiada pakej untuk penggunaan TV Info Channel.
TV Info Channel melalui langganan unifi.

TINDAKAN : KETUA USTM

49

01

7S MCKINSEY & PESTEL Analysis

02

Clause 4.1 MS ISO 9001:2015 & Clause 4.1 ISO 45001: 2018
Changes In Internal And External Issues

03

Clause 9.3.2 ISO 9001:2015; Input kajian semula pengurusan; Changes in external and internal issues relevant to QMS, the
adequacy of resources, opportunities for improvement, and the effectiveness of actions taken to address risks and opportunities.

04 50

Clause 9.3 (b) ISO 45001:2018; Input kajian semula pengurusan; internal or external changes to the OH&S management system
(2) legal requirements and other requirements;

(3) risks and opportunities : Refer Slide Status Pemantauan Pengurusan Risiko & Peluang 2021
(Pemantauan 2/3 & 3/3)