LAPORAN KSP POLITEKNIK KOTA BHARU

TAKLIMAT KESELAMATAN 201
DISAMPAIKAN KEPADA PARA
PELAJAR SEBELUM KULIAH BERMULA

Bagi Julai – Disember 2021.

Senarai kursus berkaitan ISO45001
dilaksanakan pada 2021 :

1. Kursus Asas Keselamatan Dan Kesihatan Pekerjaan Politeknik Kota Bharu Tahun 2021 (2 Januari 2021).
2. Kursus Pengurusan Keselamatan Makmal JKE (10 & 11 Februari 2021).
3. Kursus Asas Pertolongan Cemas (12 September 2021).
4. Kursus Kumpulan Tindakan Kecemasan (ERT) (22 September 2021).
5. Kursus First Aider (22 September 2021).

202

203

SENARAI AKTIVITI COVID-19 ANJURAN
UNIT PENGURUSAN PSIKOLOGI

Bil Nama Aktiviti Tarikh Aktiviti

1. Program Sokongan Psikologi kepada pelajar 28 Oktober 2021
yang dikuarantin
17 November
1. Sokongan Psikososial bersama pelajar- 2021
pelajar yang dikuarantin
23 November
1. Bicara Ilmu : Patuh SOP, Cegah COVID-19 2021
bersama Pegawai Perubatan HRPZ2
12 Disember
1. Bicara Kesihatan Mental Bersama Kaunselor 2021
Pelatih
30 Disember
Bicara Kesihatan : Foods That Helps to Boost 2021
1. Immune System Bersama Pakar Pemakanan

Hospital Pantai Kuala Lumpur

Status : Clause 8.2 : Kesediaan Dan Tindak Balas Kecemasan/
Emergency Preparedness And Response

Tindak Balas ERT Kecemasan Ribut

Kejadian hujan ribut pada 22 Julai 2021, jam 6 petang. 205

Banyak bumbung bangunan tercabut, pokok patah & tumbang.
Kertas kerja telah diangkat untuk kelulusan pengurusan sebanyak RM 260,800 untuk cadangan baikpulih kerosakan, kerja
pembersihan, memotong mencantas pokok, batang pokok, serta mengangkutnya keluar dari PKB.
Juga meliputi kerja penggantian kemasan bumbung yag rosak dan tercabut.

Objektif :
Memastikan kemudahan dan prasarana PKB berada dalam situasi yang selamat dan boleh guna.

Selepas mendapat kelulusan, perolehan sebutharga telah dibuka & disetujuterima terhadap kontraktor Enggang Bina
Jaya Ent dengan kos sebanyak RM242,375.00 pada 20 September 2021.
Kerja telah siap dibayar sebanyak RM215,008.
Pelarasan tolakan sebanyak RM27,367. setelah pengukuran semula dibuat.
Pengukuran semula dibuat kerana BQ di dalam sebutharga ini adalah bersifat Provisional Quantity, yang mana kuantiti
akan diukur semula selepas siap.

Clause 8.2 : Kesediaan Dan Tindak Balas Kecemasan/
Emergency Preparedness And Response

206

Pemantauan : Status ‘Documented Information’/ Ketidakpatuhan Dan Tindakan Pembetulan

Dokumen Ulasan & Syor

Clause 10.2 MS ISO 9001:2015 : Requires your organization to evaluate the need for actions that will prevent recurrence
of nonconformities.

KAWALAN Ulasan :
OUTPUT Secara keseluruhan potensi output tidak akur masih terkawal. Semua owner telah membuat pemantauan dan tindakan
TIDAK AKUR pencegahan sentiasa dilaksanakan supaya tidak berlaku. Analisa pemantauan terkini melibatkan tindakan pencegahan
dan tindakan pembetulan disediakan pada 21 Disember 2021. Hasil analisa menunjukkan bahawa 84% tindakan
pencegahan & pembetulan telah diambil, 4% di dalam proses tindakan akhir dan 12% tindakan belum diambil, atas
sebab-sebab yang dinyatakan.
Dapatan pada Mesyuarat KSP Bil 2/ 2021 ini menunjukkan bahawa 15 tindakan sedang dan belum, berjaya dilaksanakan.

Syor :
Semua owner akan membuat laporan analisa pemantauan seterusnya pada Jun 2022.

207

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES

TELAH SEDANG BELUM

Pensyarah tiada kompetensi untuk Pensyarah dihantar berkursus. √ Taklimat Kokurikulum telah diadakan secara maya pada 23
melaksanakan proses P&P kursus ko- September 2021.
kurikulum. Bengkel Tunjukcara Kokurikulum MPU 24011 telah diadakan pada
1 dan 3 Disember 2021 dengan kerjasama Jabatan Belia Dan Sukan
Negeri Kelantan.

Pensyarah tidak menjalankan proses Pemantauan pensyarah oleh KJ/ KPro/ √ Pemantauan telah dibuat oleh Ketua Kursus secara berkala.
√
P&P kursus ko-kurikulum. KK dilaksanakan. √

Pelajar tidak mendaftar kursus ko- Mengedarkan takwim aktiviti lebih Takwim aktiviti telah diedarkan kepada Penasihat Akademik (PA) KJSKK
kurikulum di iDaftar dan i-KOKO. awal. pada Minggu Suai Kenal, dan PA perlu memastikan setiap pelajar
telah mendaftar.

Fasiliti dan peralatan pengajaran dan Mempelbagaikan aktiviti pengajaran JSKK telah membuat pembelian peralatan baru.

pembelajaran tidak lengkap. dan pembelajaran.

Kurang kerjasama antara jabatan Memohon kerjasama dengan Ketua √ Pemakluman sentiasa/ telah dibuat di dalam Mesyuarat
akademik dengan JSKK. Jabatan Akademik. Pengurusan Tertinggi PKB.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
KJSKK
TELAH SEDANG BELUM Telah memberi peluang kepada pensyarah di jabatan mengajar
subjek Kokurikulum mengikut jabatan masing-masing.
Pensyarah tiada kompetensi untuk Memberi peluang kepada pensyarah √
melaksanakan proses P&P kursus ko- yang berminat untuk mengajar.
kurikulum.

208

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES

TELAH SEDANG BELUM Mesyuarat Pengurusan JSKK telah diadakan secara berkala bagi KJSKK/
memastikan setiap aktiviti mengikut takwim. PEG. SUKAN
Takwim tidak diikuti. Mesyuarat penyelarasan kerap √
diadakan. PEMILIK PROSES
Tiada garis panduan menilai prestasi √ Tidak dapat dilaksanakan kerana PKP. KJSKK/
atlet yang tetap. Mengadakan bengkel penyediaan
Tiada rekod atlet dan prestasi atlet panduan penilaian prestasi atlet. √ Tiada rekod terbaru atlet kerana PKP tiada kejohanan PEG. SUKAN
tidak dilaporkan. berlangsung.
Mengemaskini rekod setiap suku
Laporan program tidak dibuat. tahun. √ Peringatan telah dibuat di dalam SPMP.

Dokumentasi tidak teratur. Menetapkan tempoh untuk √ Telah diperkasakan.
menyiapkan laporan.

Penstrukturan semula unit dengan
memperkasakan tanggungjawab dan
huraian tugas warga kerja.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL
Tidak dapat dilaksanakan kerana PKP.
TELAH SEDANG BELUM

Tiada garis panduan menilai prestasi Dapatkan dengan kelab/ persatuan √

atlet yang tetap. sukan yang berhampiran.

Laporan program tidak dibuat. Mengeluarkan memo peringatan. √ Peringatan telah dibuat di dalam SPMP.

Dokumentasi tidak teratur. Membuat pengemaskinian setiap suku √ Telah dikemaskini.
tahun.

209

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM KUKK
Aduan/ maklum balas yang tidak jelas. Menyediakan contoh aduan. Pengadu diberi panduan untuk menyalurkan aduan
√ dengan betul. PEMILIK PROSES
Aduan yang tidak mengikut saluran yang Mewarwar dan memaparkan saluran
betul. aduan rasmi. √ Jawapan kepada soalan lazim telah disediakan supaya
pengadu membuat aduan pada saluran yang betul.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL
TELAH SEDANG BELUM

Staf tidak hadir latihan/ kursus yang Menghantar surat panggilan latihan/ √ Kehadiran staf untuk latihan/ kursus telah mencapai
dijalankan. kursus melalui email dan edaran surat 100%.
panggilan di jabatan/ unit.

Urusetia kursus/ bengkel tidak menghantar Memaklumkan kepada Urusetia supaya √ Data telah dimasukkan ke dalam sistem ESIS seperti yang KULPL
borang kehadiran kursus untuk tujuan menghantar borang kehadiran kursus ditetapkan.
kemaskini bilangan hari berkursus staf. dalam tempoh seminggu selepas kursus
berlangsung.

Kegagalan Urusetia menyediakan fail Menyediakan senarai semak penyediaan √ Urusetia telah melaksanakan prosedur penyediaan fail
keperluan ISO bagi kursus yang telah fail keperluan ISO kepada Urusetia keperluan fail ISO bagi kursus yang telah dijalankan.
dijalankan. sebelum kursus dijalankan.

210

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
TELAH SEDANG BELUM PROSES
Sumber rujukan terkini di Menerima perolehan pembelian buku program DINs bernilai RM
perpustakaan yang terhad. Memohon peruntukkan dari masa ke semasa. √ 29511.15 pada 7 Oktober 2021.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Mendapatkan sumber rujukan elektronik atas √ Keupayaan dapatan akses kepelbagaian sumber maklumat alternatif
talian. √ yang luas, cepat, relevan dan berkesan.
√
Buku dicadangbeli hendaklah terbitan < 3 Menyediakan sumber rujukan terkini kepada pengguna.
tahun dari tahun semasa.
Menyediakan sumber rujukan yang relevan dan tepat untuk menyokong
Menggalakkan pelajar/ pensyarah proses PdP di Politeknik Kota Bharu.
mencadangkan judul buku bersesuaian dibeli.
KU PUSTAKA
TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL
TELAH SEDANG BELUM RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL

Kolaborasi pinjaman antara perpustakaan lain. √ Meningkatkan perkongsian sumber bahan secara fizikal dan atas talian.

Sumber rujukan terkini di Membuat pinjaman berkelompok (PNM). √ Menyediakan kemudahan sumber rujukan alternatif untuk pengguna
perpustakaan yang terhad. √ secara fizikal di perpustakaan PKB.
Mendapatkan sumbangan bahan berbentuk
hardcopy atau elektronik . Menambahkan koleksi perpustakaan dari semasa ke semasa.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
Mengadakan bengkel penulisan laporan audit. TELAH SEDANG BELUM Kursus/ bengkel sebelum audit dalaman dibuat setiap tahun bagi PROSES
Kaedah penulisan pelaporan memperkemaskan penulisan nota audit dan pelaporan audit.
audit yang kurang jelas. √
Disemak semasa Bengkel Pelaporan Audit Dalaman.
Kemaskini punca dan tindakan Menyemak semula borang ketakuran yang KUJKD 211
pembetulan pada borang telah diisi oleh auditee.
ketakuran supaya isu yang sama √
tidak berulang.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
Peralatan dan perisian pengajaran dan TELAH SEDANG BELUM
pembelajaran tidak mencukupi/ usang. Memohon peruntukkan JPPKK/ KPT dari 1. Memohon peruntukan sebanyak RM55,000 untuk
masa ke semasa. √ perolehan alatganti.
Kerosakan peralatan dan perisian 2. Memohon peruntukan sebanyak RM15000 untuk
pengajaran dan pembelajaran. Membuat kursus berkaitan ICT dari masa ke √ penyelenggaraan server.
semasa.
POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR Kursus yang telah dibuat ialah :
Memastikan preventive/ corrective √ 1. Kursus Microsof 365 Workshop pada 14 - 16/3/21.
Peralatan dan perisian pengajaran dan maintenance/ corrective dibuat. 2. Kursus Microsoft Azure pada 5 & 6/4/21.
pembelajaran tidak mencukupi/ usang.
Preventive Maintenance telah dibuat pada :
Kerosakan peralatan dan perisian 1. Penyelenggaraan berkala Global Elite pada 21 - 26/4/21
pengajaran dan pembelajaran. dan 28/11 - 2/12/21.
2. Penyelenggaraan berkala bagi PC Soft pada 4 - 14/1/21.

TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL KUSTM
TELAH SEDANG BELUM
Memohon peruntukkan pembaikian 1. Perolehan alatganti sebanyak RM54,900. LO bertarikh 212
peralatan dari masa ke semasa. √ 24/10/2021.
2. Perolehan bagi penyelenggaraan di Bilik Server sebanyak
Update/ naiktaraf sistem mengikut √ RM14,599.00. LO bertarikh pada 22/11/21.
keperluan semasa.
√ 1. Menaiktaraf kabel rangkaian dari cat5 ke cat6e di Blok F
Aduan melalui sistem e-kerosakan dalam √ (meliputi 7 makmal GCL dan 3 makmal ACAD) pada 8 -
memantapkan lagi agihan pembaikian 30/9/21.
kerosakan. 2. Naiktaraf Firewall di bilik server pada 11/10/2021.
Aduan melalui sistem (pembekal) jika 3. Penggantian PC sewaan Fasa 4 pada tarikh 27/12/21
berkaitan peralatan sewaan. sebanyak 641 komputer, 56 laptop dan 28 printer.

Terdapat sebanyak 673 aduan yang telah dilaporkan melalui
sistem e-kerosakan sepanjang tahun 2021 sehingga
21/12/21.

Terdapat sebanyak 241 aduan yang telah dilaporkan melalui
sistem e-kerosakan sepanjang tahun 2021 sehingga
21/12/21.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
Bilik pelajar tidak mencukupi. TELAH SEDANG BELUM
Membuat perancangan bersama HEP Keperluan bilik mencukupi bagi kemasukan
Kelengkapan dan perabot bilik pelajar usang/ tidak (kemasukan pelajar baharu) dan Ketua √ Oktober 2021.
boleh dibaikpulih. Felo sebelum agihan blok dibuat.

Vandalisme. Membuat pemeriksaan berkala dan √ Sebanyak 2,300 bilik sedia diisi pada Oktober 2021. PENGURUS KOLEJ
pembaikan bagi kerosakan kecil. Bilik mencukupi untuk pelajar Sem 1, Sem 4 (JKA, KEDIAMAN
JKE, JKM) dan 5 (JKA, JKE, JKM), serta turut
diperuntukkan bilik isolasi bagi kes COVID-19.

Menyediakan notis denda jika berlaku √ Kadar vandalism kurang dilaporkan bagi
kerosakan di semua bilik. kemasukan Oktober 2021.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Bilik pelajar tidak mencukupi. Membuat agihan semula bilik Agihan semula blok mengikut jantina telah berjaya
mengikut jantina/ keperluan bilik. √ menempatkan semua pelajar Semester 1 dan
Kelengkapan dan perabot bilik pelajar usang/ tidak pelajar berkeperluan di kolej kediaman
boleh dibaikpulih. Memohon peruntukan menambahbaik √ sebagaimana dirancang. PENGURUS KOLEJ
Vandalisme. fasiliti dan menggantikan perabot √ KEDIAMAN
baharu. Peruntukan sewaan perabot kolej kediaman telah
diluluskan oleh KPT dan ianya sedang di dalam
Mengenakan tindakan saman ke atas proses perolehan.
pelajar.
Saman dikenakan dan telah memberi pengajaran
kepada pelajar terbabit dan pelajar-pelajar lain.

213

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
Penambahan stok ubat baru telah dibuat.
TELAH SEDANG BELUM

Ubat tamat tempoh. Membuat pemeriksaan berkala. √

Tiada peralatan untuk menjalankan Menampal notis atau memberitahu √ Pesakit telah dimaklumkan semasa mendapatkan rawatan di
ujian klinikal ke atas pesakit. pesakit prosedur yang boleh Klinik Kesihatan PKB.
dilakukan di klinik.
PENGURUS KOLEJ
KEDIAMAN/ MA

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL
Kes berkaitan telah dirujuk ke klinik kesihatan berdekatan.
Tiada peralatan untuk menjalankan Merujuk ke klinik atau hospital TELAH SEDANG BELUM
ujian klinikal ke atas pesakit. berdekatan.
√

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES

Calon tidak mencetak slip pengesahan Memberi panduan di laman web TELAH SEDANG BELUM
pendaftaran online. politeknik untuk membuat pengesahan
pendaftaran. √ Panduan pendaftaran secara online dibuat dan diletakkan di laman
web. Pautan bagi pendaftaran juga disediakan melalui laman web
utama PKB.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL KJHEP

Calon tidak mencetak slip pengesahan Menyediakan perkhidmatan mencetak TELAH SEDANG BELUM Kaunter cetakan slip pendaftaran online telah disediakan semasa
pendaftaran online. slip pendaftaran online semasa hari lapor hari pendaftaran bagi membantu pelajar yang terlupa untuk
diri. √ mencetak slip pendaftaran online

214

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM PET
Tapisan keselamatan pengawal longgar. Tapisan keselamatan diperketatkan. Kursus telah disediakan oleh syarikat dalam 1 - 3 bulan pertama
√ syarikat dilantik.

Tapisan keselamatan pengawal longgar. Ujian urine ke atas pengawal. √ Sebelum lantikan Pengawal Syarikat telah membuat pemilihan
√ dengan pemeriksaan fizikal dan ujian urine.
Kenderaan/ pelawat tidak didaftar. Penguatkuasaan pendaftaran kenderaan/ √
pelawat. √ Mengikut peraturan dan telah diberi taklimat kepada pengawal
√ keselamatan yang telah dilantik.
Pengawal gagal meronda. Semakan watchman clock. √
Tindakan segera diambil ke atas syarikat dengan pemotongan
Pengawal tiada di pos. Semakan laporan mengejut/ pemeriksaan bayaran bulanan.
mengejut.
Pintu makmal dan sebagainya tidak Tindakan diambil setiap hari oleh Pegawal Keselamatan PKB.
dikunci. Penguncian pintu makmal dsb oleh
pengawal. Tindakan dengan merantai pintu makmal (gril) dan sekiranya
Bilangan pengawal tidak mencukupi. hendak digunakan perlulah melalui TPSA/ PET.
Penambahbaikan bilangan pengawal kepada
20. Jumlah Pengawal Keselamatan merujuk kepada justifikasi kontrak
semasa membuat speksifikasi sebutharga.

Kontraktor luar tidak dipantau. Pemantauan terhadap kontraktor luar. √ Pemantauan telah dibuat setiap hari oleh Pengawal Keselamatan
PKB dan pemantauan terus oleh TPSA/ PET untuk tindakan yang
perlu diambil segera.

215

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Tapisan keselamatan pengawal longgar. Memohon syarikat menukar pengawal Telah dilaksanakan dengan secara Pentadbiran PKB dengan
ke cawangan lain. √ syarikat. Contoh : Penggiliran Pengawal ke Bangunan Mara
Kok Lanas.

Pengawal gagal meronda. Surat amaran dan pemotongan invois √ Pemotongan Syarikat telah dibuat setiap kali ada pelanggaran PET
syarikat. peraturan kontrak.

Pintu makmal dan sebagainya tidak Surat peringatan kepada KJ/ KU/ staf √ Borang permohonan membuka pintu makmal telah
dikunci. pemegang kunci. dilaksanakan dan diluluskan oleh TPSA/ PET.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Klien tidak menghadiri sesi kaunseling Suasana Unit Pengurusan Psikologi Unit Pengurusan Psikologi telah menjalankan proses
pada tarikh temujanji yang telah yang mesra klien dengan suasana yang √ pengubahsuaian Unit Psikologi dengan mewujudkan ruang
ditetapkan. kondusif dan terapeutik menunggu yang selesa dan kondusif serta teraputik dengan
kemudahan kerusi, sudut membaca dan air pancut buatan.

Klien tidak menghadiri sesi kaunseling Membuat peringatan “mesra”kepada √ Pegawai Psikologi akan membuat "reminder" kepada pelajar KUPPsi
pada tarikh temujanji yang telah klien sehari sebelum tarikh temujanji √ sehari sebelum sesi kaunseling dijalankan berdasarkan nombor
ditetapkan. sesi kaunseling berkaitan sesi yang telefon yang diberikan oleh pensyarah yang merujuk atau
bakal dilaksanakan diperolehi melalui sistem SPMP iaitu melalui maklumat pelajar.
Pelajar tidak menghadiri program/
bengkel/ kursus yang dilaksanakan. Membuat promosi/ hebahan/ Unit Pengurusan Psikologi telah membuat pemakluman awal
pemakluman dua (2) minggu awal berkaitan program, bengkel dan seminar yang telah dijalankan
sebelum program melalui memo/ melalui memo, email dan surat panggilan.
banner/ laman web PKB/ media sosial
dan sebagainya

216

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Kesilapan item Peperiksaan Akhir selepas Semakan oleh Penyelaras Kursus. Tiada cetakan yang melibatkan PAlt atas talian.
proses percetakan. √ Semakan soalan PAlt dibuat oleh Ketua Program dan Panel
Bahasa semasa proses penggubalan.

Kesilapan pemarkahan dari pemeriksa skrip Moderasi skrip jawapan. √ √ Semakan dari pemeriksa kedua secara rawak dapat
jawapan. (Sesi (Sesi 1 mengurangkan risiko kesilapan kemungkinan berlaku proses
Disember 2021/202 pemarkahan tidak mengikut skema pemarkahan.
2020)
2) KU

Kesilapan maklumat dalam jadual Semakan 'second reader' telah mengenalpasti berlaku PEPERIKSAAN
peperiksaan akhir yang telah diedarkan.
Semakan, second reader, pengesahan. √ beberapa pertindihan kursus dalam jadual waktu pelajar
Kesilapan memasukkan markah ke dalam
Sistem Maklumat Pelajar. Semakan cetakan Borang Markah PA/ PB semasa dikemaskini.
oleh Penasihat Akademik.
Kesilapan cetakan maklumat pelajar pada √ Aktiviti belum berlaku. Tarikh peperiksaan (Palt) merujuk
sijil pelajar. Senarai Semakan Pengurusan Persijilan. kepada takwim peperiksaan.

√ Tiada kesilapan yang dilaporkan daripada graduan setelah
serahan sijil.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Kesilapan maklumat dalam jadual
peperiksaan akhir yang telah diedarkan. Tarikh balik jadual & maklumkan kesilapan, √ Tiada laporan kesilapan jadual berlaku setelah edaran jadual KU
sedia dan edar jadual baharu yang diluluskan. waktu yang terkini. PEPERIKSAAN

217

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM KUPSG
Kerosakan yang memerlukan kepakaran dan Memberi latihan kepada kakitangan. Perkongsian kemahiran sesama staf mengikut bidang
kemahiran yang tinggi. √ secara hands on membantu proses pembaikan.

Kekurangan/ tiada alat ganti. Membuat pemeriksaan stok alat ganti dan √ Pembaikan dapat dilaksanakan secara terus.
membuat pembelian alat ganti sekiranya
perlu.

Peralatan pembaikan tidak mencukupi. Membuat pemeriksaan peralatan dan √ Peralatan dalam keadaan tersedia untuk digunakan
membuat pembelian alat ganti sekiranya membantu proses pembaikan.
perlu.

Kekurangan peruntukan. Membuat perancangan, semakan dan √ Permohonan peruntukan awal membantu proses
pemantauan peruntukan. pembaikan.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL
TELAH SEDANG BELUM
Kerosakan yang memerlukan kepakaran dan Rujuk kepada pihak yang lebih pakar (JKR). Khidmat nasihat teknikal dan anggaran kos membantu
kemahiran yang tinggi. √ perancangan dan perlaksanaan.

Kekurangan/ tiada alat ganti. Membuat pembelian alat ganti baharu. √ Pembaikan dapat dilaksanakan secara terus.

Peralatan pembaikan tidak mencukupi. Membuat pembelian alat ganti baharu. √ Peralatan dalam keadaan tersedia untuk digunakan
membantu proses pembaikan.

218

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM

Pengesahan iFRP hanya dilaksanakan setelah pensyarah mengemaskini

semua item berkaitan iaitu rekod kehadiran pelajar, rekod penilaian

berterusan pelajar dan rancangan mengajar bagi semua kursus terlibat.

Melaksanakan semakan i-FRP Semakan iFRP telah dilaksanakan mengikut Jadual Penyelarasan.
sekurang-kurangnya dua (2) kali
Pensyarah tidak mengemaskini setiap semester. √ Semakan 1 (14/11/2021 - 27/11/2021) dan Semakan 2 (26/12/2021 -
Fail Rekod pensyarah (i-FRP). 7/1/2022).

Surat tunjuk sebab dikeluarkan kepada mereka masih belum kemaskini

i-FRP.

JPA : Semakan setiap minggu telah dibuat untuk memastikan

pensyarah mengemaskini i-FRP oleh Ketua Kursus dan Ketua Jabatan.

Kesilapan key-in markah penilaian Semakan kali kedua oleh pensyarah √ Pensyarah perlu mempamerkan markah penilaian kerja kursus bagi KJ Akademik
√ semakan oleh pelajar dari semasa ke semasa.
kerja kursus pelajar. kursus.
JMSK & JPA : Pemantauan dilaksanakan secara rawak oleh Ketua
Pensyarah tidak menjalankan Pemantauan pensyarah oleh KJ/ Kursus. Tiada penemuan/ kes.
proses pengajaran & KPro/ KK hendaklah dilaksanakan.
pembelajaran. Pemantauan kuliah dibuat secara rawak dari masa ke semasa
sepanjang semester. Semua pensyarah melaksanakan PdP dan tarikh
kuliah serta rekod kehadiran pelajar direkodkan mengikut tarikh kuliah
di dalam iFRP.
Pensyarah memberi link digunakan sewaktu kuliah bagi pemantauan
secara rawak oleh KPro dan KJ.

JMSK & JPA : Pemantauan dilaksanakan secara rawak oleh Ketua
Kursus. Tiada penemuan/ kes.

219

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Pensyarah tidak melaksanakan Pemantauan pensyarah oleh KJ/ Pengesahan iFRP hanya dilaksanakan setelah pensyarah mengemaskini
semakan kehadiran pelajar. KPro/ KK hendaklah dilaksanakan. √ rekod kehadiran pelajar.
Memberi peringatan melalui mesej WhatsApp/ Telegram Group kepada
pensyarah yang lambat menyemak kehadiran pelajar pada setiap
minggu.
Melalui semakan iFRP secara rawak oleh KJ/ KK, kebanyakan
pensyarah sudah mengemaskini kehadiran pelajar dan menjana surat
amaran/ tunjuk sebab (jika berkaitan).

Pensyarah kursus tidak Semakan pemantauan pendaftaran Menghantar peringatan secara berkala kepada Penasihat Akademik
untuk mengenalpasti status pendaftaran kursus pelajar masing-masing
mengesahkan pendaftaran pelajar kursus pelajar dibuat oleh Penyelaras √ bermula Minggu 1 hingga Minggu 3 kuliah. KJ Akademik
Semua pelajar telah mendaftar di bawah pensyarah kursus masing-
(iDaftar). Daftar Kursus Jabatan. masing pada Minggu 4 kuliah.
Memberi peringatan seawal seminggu sebelum semester bermula
Pensyarah menyediakan soalan Penyemakan soalan penilaian dibuat √ sehingga akhir minggu pertama sesi perkuliahan kepada pensyarah
penilaian yang tidak menepati oleh KJ/ KPro/ KK/ Penyelaras Kursus/ yang tidak mengesahkan pendaftaran pelajar.
CIST. Pegawai dilantik.
Semua item penilaian perlu mendapatkan pengesahan Ketua Program/
Ketua Program/ Ketua Kursus sebelum dilaksanakan.
Penyemakan soalan penilaian dibuat oleh KJ/ KPro/ KK/ Penyelaras
Kursus/ Pegawai dilantik.
Penyelaras Kursus/ Pegawai dilantik, tersenarai sebelum sesi pengajian
berlaku (sebaik proses penyediaan RM).
Semua set soalan penilaian disediakan mengikut CIST yang disediakan.
JPA : Penyemakan dibuat oleh panel penilai yang dilantik di peringkat
jabatan.

220

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES

TELAH SEDANG BELUM

Pelajar mendaftar kursus, tetapi Pemantauan kehadiran oleh KJ/ √ Pensyarah mengeluarkan Surat Peringatan apabila perlu dari
tidak hadir kuliah/ amali seperti KPro/ KK/ PA/ Pegawai Pendaftaran semasa ke semasa.
dijadualkan. Kursus (jabatan pengajian bagi PA memantau kehadiran pelajar dari semasa ke semasa melalui
program pelajar berkenaan). iPAD.
Agenda utama ketika sesi pertemuan PA (rujuk iPAD).
JKE : Pelajar mendaftar kursus, tetapi langsung tidak hadir KJ Akademik
kuliah/ amali seperti dijadualkan dicadangkan untuk gugur
kursus pada minggu ke 4 (23/10/2021).
JMSK : Pemantauan dibuat oleh Ketua Jabatan/ Ketua Kursus.
Pensyarah yang mempunyai pelajar yang bermasalah di dalam
kehadiran diminta menjana surat peringatan/ surat tunjuk sebab
dan dimaklumkan ke jabatan induk.
JPA : Pemantauan kehadiran dibuat pada setiap minggu oleh
pensyarah kursus dan disemak oleh Ketua Kursus dan Ketua
Jabatan.

Pemantauan dibuat berpandukan "Notes" di dalam RM

pensyarah. Peringatan akan diberikan kepada pensyarah yang

belum menyiapkan markah pelajar.

Markah penilaian kerja kursus Pemantauan oleh KJ/ KPro/ KK Pemantauan dilaksanakan melalui semakan rekod penilaian
tidak direkod di dalam tempoh melalui RM dan PA mendapatkan
dua (2) minggu selepas penilaian maklumbalas daripada pelajar. √ kerja kursus yang dibandingkan dengan tarikh pelaksanaan pada
dilaksanakan. RM. Teguran dibuat di dalam RM untuk tindakan

pengemaskinian sebelum disahkan.

Pengesahan iFRP hanya dilakukan setelah pensyarah

mengemaskini markah penilaian di dalam iExam.

PA juga bertindak mendapatkan maklumbalas daripada pelajar.

221

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM

Pemantauan oleh Ketua Program/ Ketua Kursus dilakukan setelah
semakan oleh Penyelaras Kursus.

Daftar item penilaian tidak mengikut Pemantauan oleh KJ/ KPro/ KK JMSK : Semakan Rekod Penilaian Kerja Kursus dilaksanakan 2
√ kali. Semakan 1 : Pensyarah menghantar Rekod Penilaian Kerja
AST dalam silibus. hendaklah dilaksanakan.
Kursus yang dijana pada M3 (due date 14 Oktober 2021, semakan
dicatatkan di dalam borang oleh Penyelaras Kursus dan disahkan
oleh KK). Semakan 2 : Dilaksana pada M11. Cetakan dihantar
kepada Penyelaras Kursus (due date 16 Disember 2021).

Janaan Rekod Penilaian Berterusan dan semakan oleh Penyelaras KJ Akademik
Kursus telah dilaksanakan pada Minggu 3 kuliah.
Pemantauan terus dibuat oleh Ketua Program/ Ketua Kursus.

Tiada penyelarasan key-in item kerja Pemantauan oleh Penyelaras Kursus. √ JPA : Tiada kes didapati di JPA.
kursus dalam i-exam. JMSK : Semakan Rekod Penilaian Kerja Kursus dilaksanakan 2 kali.
Semakan 1: Pensyarah menghantar Rekod Penilaian Kerja Kursus
yang dijana pada M3 (due date 14 Oktober 2021, semakan
dicatatkan dalam borang oleh Penyelaras Kursus dan disahkan
oleh KK).
Semakan 2: Dilaksana pada M11. Cetakan PKK dihantar kepada
penyelaras Kursus (due date 16 Disember 2021).

222

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
Kemaskini i-FRP. TELAH SEDANG BELUM
Pensyarah tidak mengemaskini Fail Memo kepada pensyarah berkaitan telah dikeluarkan oleh Ketua Program.
Rekod pensyarah (i-FRP). √ Pensyarah mengemaskini i-FRP setelah mendapat peringatan daripada
Ketua Jabatan/ Ketua Program/ Ketua Kursus.
Pensyarah tidak melaksanakan
semakan kehadiran pelajar. JMSK : Pensyarah telah mengemaskini iFRP dan telah disahkan oleh KK.
Taklimat iFRP dilaksanakan pada 14 November 2021.
Bengkel iFRP bersasar akan dilaksanakan pada 5 Januari 2021..

Kemaskini semakan kehadiran √ Pensyarah mengemaskini rekod setelah mendapat peringatan daripada
pelajar. Ketua Jabatan/ Ketua Program/ Ketua Kursus.

Peringatan secara berterusan oleh Ketua Jabatan bermula Minggu 1 hingga KJ Akademik
3 kuliah telah memastikan semua pelajar telah mendaftar di bawah
Pensyarah kursus tidak mengesahkan Kemaskini daftar kursus √ pensyarah kursus masing-masing pada Minggu 4.
Walau bagaimanapun, kes terpencil yang berlaku. Pensyarah
pendaftaran pelajar (iDaftar). pelajar. mengemaskini pengesahan daftar kursus/ kelas pelajar setelah mendapat
peringatan daripada Ketua Jabatan/ Ketua Program/ Ketua Kursus.
Pelajar mendaftar kursus, tetapi tidak Pensyarah Kursus/ Penasihat √
hadir kuliah/ amali seperti dijadualkan. Akademik (PA) menghubungi Penambahbaikan oleh programmer ke atas sistem iDaftar membolehkan
pelajar. pelajar dan pensyarah mengetahui peratus kehadiran semasa seterusnya
melaksanakan tindakan yang perlu.
Semakan berterusan oleh PA memastikan PA mengenalpasti kelas mana
sesuai terlibat, dan berbincang dengan pensyarah kursus berkenaan.
PA hubungi pelajar berkenaan.
Pensyarah telah menghubungi pelajar berkaitan, PA dan juga ibubapa bagi
memaklumkan ketidakhadiran.

223

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Markah penilaian kerja kursus tidak Peringatan dan pemantauan Pengesahan iFRP oleh Ketua Program hanya dilaksanakan setelah
direkod di dalam tempoh dua (2) kepada pensyarah berkenaan. √ pensyarah mengemaskini rekod penilaian pelajar.
minggu selepas penilaian Pensyarah menyiapkan markah dan mengembalikan kerja kursus kepada
dilaksanakan. pelajar setelah mendapat peringatan daripada Ketua Jabatan/ Ketua KJ Akademik
Program/ Ketua Kursus.
Tiada penyelarasan key-in item kerja Peringatan dibuat di dalam catatan pada RM dan Pensyarah yang tidak
kursus dalam i-exam. kemaskini markah penilaian kerja kursus sehingga tamat tempoh semakan
tidak akan disahkan iFRPnya.
Semakan semula selepas minggu semakan telah dibuat dan dicatat pada
RM pensyarah terlibat.

Selaraskan key-in item √ Janaan Rekod Penilaian Berterusan dan semakan oleh Penyelaras Kursus
penilaian berkenaan. telah dilaksanakan pada Minggu 3 kuliah.
Walau bagaimanapun, kes terpencil yang berlaku. Sebaik dikesan,
pensyarah kursus segera mengemaskininya.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM Fleet Manager
Kenderaan tidak diselenggara Memberi peringatan kepada Telah diselenggara mengikut jadual.
mengikut jadual. pemandu untuk menghantar √
kenderaan bagi Peruntukan mencukupi untuk tahun 2021.
Tiada peruntukan penyelenggaraan penyelenggaraan secara Kenderaan diperiksa setiap kali perlu bergerak. Namun tidak banyak
kenderaan. berkala. pergerakaan kerana PKP, hanya rutin pergerakan di sekitar PKB untuk
memastikan kenderaan berkeadaan baik.
Tidak memeriksa kenderaan sebelum Memohon peruntukan √
memulakan perjalanan. tambahan kepada Unit
Kewangan jabatan.

Memastikan pemandu √ 224
memeriksa kenderaan sebelum
memulakan perjalanan.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
TELAH SEDANG BELUM PROSES
Dokumen penyelidikan tidak direkod Penstrukturan semula unit dengan Unit telah distrukturkan semula pada awal tahun 2021 dengan
dengan lengkap. memperkasakan tanggungjawab dan huraian √ agihan tugas yang jelas. Berkesan dalam pelaksanaan dan agihan KETUA CRI
tugas warga kerja. skop kerja.
√
Dokumen penyelidikan tidak direkod Melaksanakan mesyuarat unit sebanyak 4 mesyuarat telah dilaksanakan secara online pada 8 Mac, 30 Mei,
√ 9 Julai & 4 Oktober 2021. Berkesan dalam menyelesaikan perkara
dengan lengkap. empat (4) kali setahun. berbangkit.
√
Dokumen inovasi tidak direkod dengan Penstrukturan semula unit dengan Unit telah distrukturkan semula pada awal tahun 2021 dengan
lengkap. memperkasakan tanggungjawab dan huraian agihan tugas yang jelas. Berkesan dalam pelaksanaan dan agihan
tugas warga kerja. skop kerja.

Dokumen inovasi tidak direkod dengan Mesyuarat unit dilaksanakan empat (4) kali 4 mesyuarat telah dilaksanakan secara online pada 8 Mac, 30 Mei,
9 Julai & 4 Oktober 2021. Berkesan dalam menyelesaikan perkara
lengkap. setahun. berbangkit.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Jabatan/ Unit gagal mengemukakan Mengemailkan senarai Jabatan/ Unit yang
Anggaran Belanja Mengurus (ABM). tidak menghantar ABM kepada pihak √ Jabatan / Unit mengemukakan Anggaran Belanja
pengurusan. Mengurus (ABM).

Peruntukan yang diturunkan oleh Memohon peruntukan tambahan kepada √ Peruntukan diturunkan oleh Jabatan Pendidikan Politeknik
Jabatan Pendidikan Politeknik & Kolej JPPKK dan menggunakan sumber peruntukan & Kolej Komuniti (JPPKK) mencukupi.
Komuniti (JPPKK) tidak mencukupi. sedia ada secara berhemah.

Dokumen kewangan tidak lengkap. Tidak memproses Pra-LO yang tidak lengkap √ Dokumen kewangan lengkap. PNA
dan dikembalikan kepada pegawai yang
bertanggungjawab.

Kerosakan peralatan ICT & gangguan Melaporkan kerosakan peralatan ICT dan √ Peralatan ICT mencukupi & tiada gangguan capaian 225
capaian internet/ sistem. gangguan capaian internet/ sistem kepada √ internet/ sistem.
USTM untuk tindakan.
Laporan Prestasi Pembekal tidak Laporan Prestasi Pembekal dikemukakan.
dikemukakan. Mengemukakan email peringatan berserta
format laporan kepada Jabatan/ Unit.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Kualiti video (audio &visual) tidak Melaksanakan tunjukcara/ kursus Membentuk satu team sokongan terdiri dari staf UIDM dan
memuaskan. penggunaan peralatan dengan betul. √ Jabatan yang berkemahiran dalam Audio & Video untuk
membantu Jabatan dan unit dalam menghasilkan video
Tatacara video (susunan) tidak teratur. Panduan tatasusunan diberikan √ yang berkualiti.
sepenuhnya.
√ Membentuk satu team sokongan Video Editing untuk
Melepasi tempoh akhir siap. Jadual kerja dilampirkan. membantu Jabatan dan unit dalam tatasusunan KUiDM
menghasilkan video yang berkualiti.

Menghasilkan jadual kerja dalam penghasilan video
mengikut proses :
1. Pre-Production
2. Production
3. Post-Production
bagi setiap video yang diperlukan.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL
Bimbingan diberikan. TELAH SEDANG BELUM
Kualiti video (audio &visual) tidak Memberi kursus kemahiran dalam menggunakan
memuaskan. √ Stabilizer dalam membuat video shooting (27 September
2021).

226

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES

TELAH SEDANG BELUM Seramai 1107 orang pelajar telah mendaftar bagi
menjalani latihan industri bagi Sesi II : 2021/ 2022.
Pelajar tidak mendaftar LI. Pegawai LI dan Penyelaras LI Jabatan dengan √
kerjasama Penasihat Akademik hendaklah
memastikan pelajar mendaftar LI.

Pelajar tidak menjalani LI. Pegawai LI dan Penyelaras LI Jabatan dengan √ Seramai 530 pelajar telah menjalani latihan industri bagi
kerjasama Penasihat Akademik hendaklah Sesi II : 2021/ 2022.
memastikan pelajar menjalani LI.

Pegawai LI dan Penyelaras LI Jabatan dengan √ Seramai 926 pelajar telah mendaftar tamat menjalani KUPLI
Pelajar tidak mendaftar tamat LI. kerjasama Penasihat Akademik hendaklah √ latihan industri bagi Sesi Disember 2020.

memastikan pelajar mendaftar tamat LI. 1 kes disiplin dilaporkan untuk Sesi Disember 2020 dan
pelajar telah dirujuk ke Unit Pengurusan Psikologi dan
Masalah disiplin semasa LI. Pemantauan semasa LI, Laporan Syarikat diambil tindakan kaunseling.
semasa LI.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL

TELAH SEDANG BELUM 1 kes disiplin dilaporkan untuk Sesi Disember 2020 dan
pelajar telah dirujuk ke Unit Pengurusan Psikologi dan
Masalah disiplin semasa LI. Pemantauan awal, hubungi pelajar untuk proses √ diambil tindakan kaunseling.
runding cara/ kaunseling.

227

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Penghantaran barang melebihi tarikh yang Membuat peringatan melalui telefon. Telah diselesaikan pada sukuan ke 4 tahun 2021 dengan KETUA UNIT
ditetapkan. √ kadar pusingan stok 9.270, telah melebihi sasaran 4.0. PEROLEHAN, ASET

Barang yang dibekalkan tarikh luputnya Mohon kepada pembekal supaya stok yang √ & STOR
terlalu singkat. dibekalkan tarikh luput lebih lama.

Barang yang dihantar tidak mengikut Menyatakan perincian produk secara jelas √
spefikasi. mengikut spefikasi yang dikehendaki.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM

Kegagalan penyediaan kertas permohonan Pelan perancangan permohonan tender √
tender sekurang-kurangnya tiga (3) bulan disediakan.
sebelum kontrak asal tamat.

Kertas permohonan tender ditolak oleh Semakan dokumen oleh Ketua Unit √ Tindakan telah diambil dengan merujuk Perolehan Kerajaan KETUA UNIT
Lembaga Perolehan KPT. Perolehan, Aset dan Stor/ Urusetia. (PK). PEROLEHAN, ASET

& STOR

Kesilapan proses pemindahan data dari Pelaporan disahkan oleh Ketua Unit √
sistem ke manual. Perolehan, Aset dan Stor/ Urusetia.

POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK PROSES
TELAH SEDANG BELUM
Kegagalan penyediaan kertas permohonan Membuka sebutharga kurang daripada
tender sekurang-kurangnya tiga (3) bulan RM500,000.00 √
sebelum kontrak asal tamat.

Menambahbaik kertas permohonan √ Tindakan telah diambil dengan merujuk Perolehan Kerajaan KETUA UNIT
tender. (PK). PEROLEHAN, ASET
Kertas permohonan tender ditolak oleh
JPPKK. Membuka sebutharga. & STOR

√ 228

Kesilapan proses pemindahan data dari Baiki semula maklumat berkenaan. √
sistem ke manual.

Clause 9.1 MS ISO 9001:2015 Results Of Audits And Inspections
Clause 9.2 ISO 45001:2018 Audit Results

Bil Audit Dalaman
1 Audit Dalaman ISO 45001:2018, 24 – 26 Oktober 2021.
2 Audit Dalaman Kewangan Bil 2/ 2021, 29 Disember 2021.
3 Stock Check, 28 November - 30 Disember 2021.
4 Pemeriksaan Stok, 12 - 16 Disember 2021.

Bil Audit Luaran
1 Pemeriksaan Aset Alih Bagi Suku Tahun Ketiga 2021, 16 – 23 Ogos 2021.
2 Penilaian Program Pengajian Diploma Pemasaran (MQAVA), 8 & 9 November 2021.
3 Audit Pematuhan ISO 45001 NIOSH, 22 & 23 November 2021.
4 Pemeriksaan Aset Alih Bagi Suku Tahun Keempat 2021, 12 – 19 Disember 2021.

229

230

20XX Pitch deck title 231

232

PELAN TINDAKAN AUDIT SIRIM MS ISO 9001:2015

233

PELAN TINDAKAN AUDIT NIOSH ISO 45001:2018

234

PELAN TINDAKAN AUDIT DALAMAN ISO 45001:2018

235

PELAN TINDAKAN AUDIT DALAMAN MS ISO 9001:2015

236

1 Audit Dalaman ISO 45001:2018, 24 – 26 Oktober 2021.

Pengenalan : 237
Proses Audit Dalaman ISO 45001:2018 Bil 2 Tahun 2021 berjaya dilaksanakan mengikut perancangan yang dibuat pada 24 – 26 Oktober
2021. Kerjasama yang baik daripada semua pasukan audit, jabatan dan semua pihak terlibat di Politeknik Kota Bharu banyak membantu
proses pengendalian audit dalaman ini.

Dapatan :
1 NCR MINOR
KLAUSA 8.1.4.2 ( KONTRAKTOR)
1. Proses permohonan dan penyimpanan “Permit to Work (PTW)” tidak dinyatakan secara berpusat di Politeknik Kota Bharu untuk kerja

yang dilaksanakan oleh kontraktor seperti yang dinyatakan di dalam Proses Perolehan dan Kawalan Kontraktor (L2-8.1.4).
2. PTW bagi kerja yang diuruskan oleh JKA dan kerja yang diuruskan oleh pihak UPSG di mana PTW telah diuruskan secara berasingan.
3. Pemantauan terhadap kerja berdasarkan kelulusan pada PTW yang dijalankan oleh kontraktor perlu dilaksanakan oleh pihak UPSG/

Jabatatan dan didapati proses tersebut dilakukan tetapi tidak/ tanpa direkodkan aktiviti tersebut.

5 OFI
1. Pengenalpastian bahaya dalam penilaian risiko dan peluang (Klausa 6.1.2)
2. Merancang tindakan (Klausa 6.1.4)
3. Perancangan dan kawalan operasi (Klausa 8.1.1) – dua (2) teguran
4. Penentuan keperluan undang–undang dan keperluan lain (Klausa 6.1.3).

2 Audit Dalaman Kewangan Bil 2/ 2021, 29 Disember 2021.

Pengenalan :
Tanggungjawab juruaudit dalam memastikan pengurusan kewangan dijalankan selaras dengan polisi, undang–undang dan peraturan
yang telah ditetapkan. Pengauditan Dalaman Kewangan Bil 2/ 2021 telah djalankan pada 29 Disember 2021 bagi tempoh kewangan Julai
sehingga Disember 2021. Pihak juruaudit telah membuat pemeriksaan, ujian dan semakan bukti yang menyokong jumlah dan pernyataan
dalam kedudukan kewangan. Dalam membuat penilaian risiko, juruaudit telah memastikan wujudnya sistem kawalan dalaman terhadap
penerimaan wang, keselamatan wang tunai, bayaran gaji, kawalan terimaan/ hasil, akaun amanah dan aset kerajaan.

Dapatan :
1. Penerimaan wang telah mematuhi Arahan Perbendaharaan (AP) yang ditetapkan.
2. Keselamatan wang tunai telah diuruskan dengan sempurna dan kemaskini.
3. Kawalan perbelanjaan dilaksanakan dengan lengkap dan kemaskini.
4. Bayaran gaji dibuat mengikut pekeliling, surat pekeliling dan peraturan kerajaan.
5. Akaun Amanah telah diselenggarakan mengikut arahan Amanah yang berkaitan.
6. Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akuan telah bermesyuarat sebanyak empat (4) kali.

238

3 Stock Check, 28 November - 30 Disember 2021.

Pengenalan :
Senarai Pemeriksa :
1. Pn. Aniza Eryani Binti Mohamad Razi
2. Pn. Noormey Binti Mohd Noor
3. Pn. Noorizatul Binti Mohd Noor
4. Pn. Fatihah Binti Mat Isa.

Dapatan :
1. Terdapat tiga (3) buah buku yang mempunyai kesilapan rekod seperti nombor barkod dan nombor panggilan yang berbeza.
2. Kehilangan buku (buku yang tidak dapat dikesan dan tidak dikembalikan melebihi tempoh 3 - 5 tahun).

Tindakan Penambahbaikan :
Membuat kemaskini rekod dan mengambil tindakan pelupusan bagi rekod buku yang hilang.

239

4 Pemeriksaan Stok pada 12 - 16 Disember 2021
Pengenalan :
Pemeriksaan Stok telah berjaya dilaksanakan pada 12 – 16 Disember 2021 yang melibatkan Stor Utama dan stor USTM, PKB.
Dapatan :

240

1 Pemeriksaan Aset Alih Bagi Suku Tahun Ketiga 2021, 16 – 23 Ogos 2021.
Pemeriksaan Aset Alih Bagi Suku Tahun Keempat 2021, 12 – 19 Disember 2021.

LAPORAN PEMERIKSAAN ASET ALIH

BAGI SUKU TAHUN KEEMPAT 2021

KEMENTERIAN / JABATAN/ PTJ / BAHAGIAN : KPT / POLITEKNIK KOTA BHARU
KUANTITI ASET PERATUSAN KUANTITI ASET
TAHUN
2021 KESELURUHAN DIPERIKSA TIDAK DIPERIKSA ASET DIPERIKSA A BCD E F
(%)
0
SUKU TAHUN 17325 3989 13336 23.03% 3982 0 7 0 0
PERTAMA 0

SUKU TAHUN 17388 8883 4466 74.03% 8883 0 0 0 0 Audit suku kali 1 : 30/5 -9/6
KEDUA
0 Audit suku kali ke 2 : 15/6 – 22/6
SUKU TAHUN 17357 4484 1 99.99% 4484 0 0 0 0 Audit suku kali ke3 : 16/8 - 23/8
KETIGA
0 Audit suku kali ke4 : 12/12 - 19/12
SUKU TAHUN 17428 72 0 100% 72 0 0 0 0
KEEMPAT 241

JUMLAH KESELURUHAN

PETUNJUK : Status Aset Semasa Pemeriksaan

A : Sedang Digunakan, B : Tidak Digunakan, C : Rosak, D: Sedang Diselenggara, E: Pinjaman, F : Hilang

2 Penilaian Program Pengajian Diploma Pemasaran (MQAVA), 8 & 9 November 2021.

Pengenalan :
Penilaian Program Pengajian Diploma Pemasaran, Jabatan Perdagangan telah berlangsung pada 8 & 9 November 2021 secara virtual
audit. Panel yang terlibat adalah Dr. Hadijah binti Iberahim dan Pn. Nurul Ezzatee binti Yusoff. Tujuan penilaian ini dilakukan adalah bagi
mematuhi dasar dan keperluan jaminan kualiti untuk mengekalkan status Akreditasi Penuh dengan memenuhi MQA, COPPA, sistem
kredit dan juga kepada syarat–syarat khusus.

Penemuan Audit :
Penambahbaikan
1. Area 3 Pemilihan Dan Khidmat Sokongan Pelajar.

Jumlah pemgambilan 30 hingga 60 pelajar pada satu semester – sesuai dengan kapasiti.
Mohon dikekalkan ratio 1:30
Penglibatan alumni adalah sangat baik – input penambahbaikan.
Majlis Perwakilan Pelajar aktif dan berperanan dengan baik - perlu sokongan dari pengurusan.

2. Area 4 : Staf Akademik 242
Pembahagian kursus perlu selaras dengan kepakaran staf.
Perincian CV yang merekodkan kepakaran, kelayakan dan pengalaman kerja serta jenis latihan, sumbangan sentiasa dikemaskini.

3. Area 7 : Pemantuan, Semakan Program Dan Penambahbaikan Kualiti Sistem.
Pemantauan dan analisa pencapaian, keciciran, kemajuan dan kebolehpasaran direkodkan dengan jelas.

3 Audit Pematuhan ISO 45001:2018, 22 & 23 November 2021.

Pengenalan :
Audit Pematuhan ISO 45001:2018 oleh NIOSH Certification Sdn. Bhd. telah berlangsung pada22 – 23 November 2021 secara atas talian
(remote audit). Juruaudit yang terlibat adalah Ms. Chan Wai Chee (Ketua) dan En. Nuur Irsyad Shafiq Bin Che Hat.
Tujuan audit pematuhan ini dilakukan adalah bagi menilai pematuhan berterusan sistem pengurusan OSH mengikut keperluan standard
serta menilai keupayaan berterusan sistem pengurusan OSHA untuk memastikan pematuhan kepada Akta OSHA 1994.
Penemuan Audit :
1 OFI
• Politeknik Kota Bharu to improve the processes of evaluation of compliance by considering compliance status, evidence of compliance and

date of evaluation of compliance conducted.

243

JMSK JHEP UPAS ASRAMA JSSK JPA PSIKOLOGI JKM JKA JKE ULPL BKP EXAM M/MEDIA KUALITI JP UPSG JUMLAH

16 0 2 0 1 0 0 0 5 10 0 2 0 0 0 0 12 48

Analisa Perbandingan Keberkesanan Prestasi Pembekal

Merujuk kepada laporan prestasi aktiviti pembekalan yang 100 100 90 93 86.7 90
dikemukakan, TIADA pembekal yang disenaraihitamkan. 98 95 92 88.3 92.5 87.5
Analisa Keberkesanan Pembekalan diperoleh, (Julai – Disember 96
2021) sejumlah 48 pembekal. 94 91 86.7
92
90
88

Semua pembekal mencapai prestasi lebih dari 80% seperti 86
yang ditetapkan. 84

82

80 Clause 8.4 MS ISO 9001:2015 External Providers 244

JAN - JUN 20 JUL -DIS 20 JAN - JUN 21 JUL-DIS 21

Clause 8.4 MS ISO 9001:2015 External Providers TEMPOH PENGHANTARAN/PERKHIDMATAN KHIDMAT SOKONGAN KUALITI

Clause 7.1 MS ISO 9001:2015 Resources
Clause 7.1 ISO 45001:2018 Resources

245

Indeks Kecukupan Dan Kekangan Sumber JPA INDEKS KECUKUPAN & KEKANGAN SUMBER
2 22222

Sumber Skala Penilaian 1.93

1 Manusia 123 KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/
2 Peralatan
3 Bahan 2 2018 2019 2019 2020 2020 2021 2021
4 Kewangan 2
5 Persekitaran 2 BIL PENAMBAHBAIKAN SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN
2
Purata/ Indeks Sumber 2 1 Kursus/ Bengkel Peningkatan Sumber Kewangan (ULPL)
2 Kemahiran
Sewaan/ pembelian peralatan
2 Peralatan PdP (Pengurusan)

1 - Tidak Mencukupi 3 Fasiliti Sumber Kewangan (UPSG) 246
2 - Mencukupi
3 - Lebih Dari Mencukupi

Indeks Kecukupan Dan Kekangan Sumber JMSK INDEKS KECUKUPAN & KEKANGAN SUMBER
2
Sumber Skala Penilaian
22
1 Manusia 123
2 Peralatan 1.93
3 Bahan 2 1.87
4 Kewangan 1
5 Persekitaran 1.8 1.8
2
Purata/ Indeks Sumber 2 KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL
2
1.87 2018 2019 2019 2020 2020 2021 2/2021

BIL PENAMBAHBAIKAN SUMBER-SUMBER YANG DIPERLUKAN

1 Kursus/ Bengkel Peningkatan Kewangan dan kemahiran
Kemahiran

Fasiliti : Penggantian kerusi

2 Makmal Komputer yang rosak Kewangan
serta meja komputer yang

1 - Tidak Mencukupi sesuai di GCL 6 dan 7. 247
2 - Mencukupi
3 - Lebih Dari Mencukupi

INDEKS KECUKUPAN & KEKANGAN SUMBER

Indeks Kecukupan Dan Kekangan Sumber JP 1.93 2 1.93

1.6 1.6 1.6 1.6

Sumber Skala Penilaian KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/

1 Manusia 123 2018 2019 2019 2020 2020 2021 2021
2 Peralatan
3 Bahan 1 BIL PENAMBAHBAIKAN SUMBER-SUMBER YANG
4 Kewangan 2 DIPERLUKAN
5 Persekitaran 2
2 1 Sumber ikut bidang : Ekonomi & Sumber manusia
Purata/ Indeks Sumber Pengurusan Perniagaan.
1
1.6 Penggantian bagi perabot pejabat
2 yang rosak i.e: kerusi, rak dan meja
1 - Tidak Mencukupi Sumber persekitaran
2 - Mencukupi pejabat.
3 - Lebih Dari Mencukupi
248

Indeks Kecukupan Dan Kekangan Sumber JKA INDEKS KECUKUPAN & KEKANGAN SUMBER

1.83 1.76 1.8 1.76 1.76
1.6 1.52
Sumber Skala Penilaian
KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/
Manusia 123
1 Pensyarah DKA 2018 2019 2019 2020 2020 2021 2021
2
Pensyarah DUB 2 BIL PENAMBAHBAIKAN SUMBER-SUMBER YANG
2 Peralatan 2 DIPERLUKAN
3 Bahan 2
4 Kewangan 1 1 Kursus/ Bengkel Peningkatan Sumber Kewangan
5 Persekitaran 2 Kemahiran Sumber Kepakaran
1.76
Purata/ Indeks Sumber 2 Peralatan PdP Sumber Kewangan

1 - Tidak Mencukupi 3 Fasiliti Sumber Kewangan 249
2 - Mencukupi
3 - Lebih Dari Mencukupi

INDEKS KECUKUPAN & KEKANGAN SUMBER

JKM 2.4
2 2.1
Skala Penilaian
1.6 1.8 1.8 1.7
123
Sumber KSP BIL 2/ KSP BIL1/ KSP BIL 2/ KSP BIL 1/ KSP BIL 2/ KSP BIL KSP BIL 2/
12
1 Manusia 1 2018 2019 2019 2020 2020 1/2021 2021
2 Peralatan
3 Bahan 3 BIL PENAMBAHBAIKAN SUMBER-SUMBER YANG
4 Kewangan 2 DIPERLUKAN
5 Persekitaran 2 1 Kursus/ Bengkel Peningkatan
2.1 Kemahiran Bengkel Pemantapan Interpretasi
Purata/ Indeks Sumber Kurikulum

2 Peralatan PdP LEV

1 - Tidak Mencukupi 3 Penambahan Staf Staf bidang Kejuruteraan
2 - Mencukupi Pertanian, 3 orang
3 - Lebih Dari Mencukupi 250