เอกสารการสอนวิชา การวางแผนและการควบคุม (Planning and Controlling)

คำนำ

การวางแผนและการควบคุม (PLANNING and CONTROL) มีความ าคัญและจาเป็นอย่างยิ่ง ต่อการ
บริ ารจัดการองคก์ าร เปน็ น้าทข่ี องผู้บริ ารทกุ ระดับ ในการ รา้ งบรรทัดฐานการปฏิบัติงาน เพื่อเป็นแนวทาง ู่
ความ าเร็จ บรรลุเป้า มายตามจุดประ งค์ขององค์การ ดังคากล่าวท่ีว่า “การวางแผนท่ีดี ย่อมมีชัยไปกว่าคร่ึง
การวางแผนและการควบคุม จึงเ มือนการยิงลูกธนูไป ู่เป้า มาย ท่ีจาเป็นต้องอาศัยท้ังการวางแผน และการ
ควบคุมทม่ี ปี ระ ิทธภิ าพ เพอ่ื กา นดทิศทางลูกธนู ใ ม้ ุ่ง ่เู ปา้ มาย น่นั เอง

ผูช้ ่วยศาสตราจารยธ์ งชยั สิทธกิ รณ์
าขาวิชาการจดั การ คณะบริ ารธรุ กิจ

ม าวิทยาลยั เอเชยี อาคเนย์
กรกฎาคม 2561

ารบญั

นา้

บทที่ 1 การบริ าร การวางแผน และการควบคุม 1

ลกั การบริ ารจัดการ การ างแผน และการค บคุม 1 | นา้ ทีข่ องการบริ ารจัดการ 2 | ค าม าคญั และประโยชน์
ของการ างแผนและการค บคมุ 5 | แน คิดการ างแผน 7 | องค์ประกอบของการ างแผน 8 | กระบ นการ างแผน 10
ลัก ณะของแผนท่ดี ี 13 | ประเภทของแผน 14 | ขอ้ จากดั ของการ างแผน 17 | ค าม าเร็จของการ างแผน 18
ค าม มั พันธข์ องการ างแผนกับการค บคุม 19 | ลกั การค บคมุ 20 | การบริ ารโดย ตั ถุประ งค์ 23

บทที่ 2 การบริ ารระบบข้อมูลเพื่อการวางแผนและการควบคมุ 29

ค าม มาย และประโยชน์ของขอ้ มลู ขา่ าร 29 | ประเภทของขอ้ มลู 31
บทบาทและค าม าคญั ของการจดั การขอ้ มลู 34 | การใชป้ ระโยชนข์ ้อมลู ข่า าร 34 | ิธกี ารเกบ็ ร บร มขอ้ มูล 40
การนาเ นอข้อมูล 43 | ปัญ าและอุป รรคของระบบข้อมลู ขา่ าร กับการ างแผนและการค บคมุ 46

บทที่ 3 เคร่อื งมอื การวางแผนและควบคุม 49

เครอ่ื งมอื ในการ างแผน 49 | เครอื่ งมอื ในการค บคุม 66

บทที่ 4 การวางแผนกลยุทธ์ 77

ค าม าคัญและกระบ นการ างแผนกลยทุ ธ์ 78 | การกา นด ิ ยั ทั น์ พนั ธกจิ /ภารกจิ 78 |
การ ิเคราะ ์ ถานการณ์ 80 | ตั แบบการกา นดกลยทุ ธ์ 91 | การกา นดกลยทุ ธ์องคก์ าร 98 |
การกา นดแผนดาเนินงาน 109

บทที่ 5 การเขียนแผนธรุ กิจ 112

ค าม าคญั ของแผนธรุ กิจ 112 | องค์ประกอบของแผนธรุ กจิ 114

บทที่ 6 การตัด ินใจ 125

ค าม มายของการตดั นิ ใจ 125 | ประเภทของการตัด นิ ใจ 126 | กระบ นการตัด ินใจ 127
รปู แบบการตดั ินใจ 130 | ข้อดี ข้อจากัดของการตดั นิ ใจโดยกลมุ่ 131 | เทคนคิ การตัด นิ ใจโดยกลุ่ม 133
ภาพแ ดลอ้ มการตดั นิ ใจ 136 | การตดั ินใจท่ีผิดพลาด 139

บทที่ 7 เคร่อื งมอื ในการตัด ินใจ 140

การ ิเคราะ จ์ ดุ คุม้ ทุน 140 | แขนงการตดั ินใจ รอื แผนภมู กิ ง่ิ ไม้ 145 | การใชแ้ ขนงการตดั นิ ใจในการลงทุน 148

บทที่ 8 การควบคมุ 153

ประโยชนข์ องการค บคุม 153 | ระดับการค บคุม 154 | องคป์ ระกอบการค บคุม และการทจุ รติ 156
ระบบการค บคุม 162 | ปัจจยั ทกี่ ่อใ ้เกิดค ามต้องการการค บคมุ 163 | ประเภทของการค บคุม 165
ลักการค บคุม 167 | กระบ นการค บคมุ 168 | ปัญ าและข้อจากดั ของการค บคุม 172
ระบบการค บคุมท่ีมปี ระ ิทธิภาพ 175

ารบญั (ตอ่ )

นา้

บทที่ 9 การควบคุมทางการเงิน 178

ระบบการค บคมุ ทางการบริ ารที่ าคญั 178 | ระบบการค บคุมทางการเงนิ 181 211
การค บคมุ ทางการเงิน า รบั การบริ ารระดับ ูง 182 | การตร จ อบภายใน 186 236
ิธีการตร จ อบภายใน 187 | โครง ร้างระบบการตร จ อบภายใน 189 | แน โนม้ การตร จ อบภายใน 190 257
การค บคมุ ทางการเงนิ า รบั การบริ ารระดับกลาง 192 | ประเภทของงบประมาณ 196 276
ขัน้ ตอนการทางบประมาณ 201 | การใชง้ บประมาณเพอ่ื การค บคมุ 203
การค บคุมทางการเงิน า รับการบริ ารระดับตน้ 206 | แน โน้มการค บคุมทางการเงนิ 208

บทท่ี 10 เทคนิคการควบคุม

เทคนคิ การค บคมุ ทางการเงิน 211 | เทคนคิ การค บคุมทางการตลาด 216 | เทคนคิ การค บคุมทางการผลิต 218
เทคนิคการค บคมุ ทางทรัพยากรมนุ ย์ 226 | การเทียบเคยี ง มรรถนะ 229

บทท่ี 11 การควบคมุ คุณภาพ

ค าม มาย และค าม าคัญของคุณภาพ 236 | ค าม มั พันธข์ องคณุ ภาพและการค บคุม 238
ประโยชน์ของคณุ ภาพ 240 | แน คดิ การค บคมุ คณุ ภาพ 240 | องค์ประกอบการค บคุมคุณภาพ 244
ระบบการค บคมุ คุณภาพ 250

บทที่ 12 การวางแผนและการควบคุมระดับ ากล

ค ามจาเป็นของการเขา้ ู่ระดับ ากล 257 | การ างแผนระดับ ากล 259 | การค บคุมระดับ ากล 266
ธิ ีการค บคมุ ระดับ ากล 267 | แน ทางการจัดการค บคมุ ท่มี ีประ ิทธผิ ล 269 | ทั นะการค บคุมระดบั ากล 272
ปจั จยั ท่ีมอี ิทธพิ ลต่อการ างแผนและการค บคุมระดบั ากล 273 | ปจั จยั ค าม าเร็จในระดบั ากล 274

บทท่ี 13 การพฒั นาเพอ่ื การวางแผนและการควบคุม

ค ามคดิ ร บยอด ในการ างแผนและค บคมุ ทางการบริ าร 276 | ปัญ าและอปุ รรคในการ างแผน 277
ปญั าและอปุ รรคในการค บคุม 283 | แน โน้มและทิ ทางในการ างแผนและการค บคมุ 286
การต่อต้านการเปล่ียนแปลงในองคก์ าร 287 | รปู แบบการเปลย่ี นแปลง 293 | เทคนคิ การเปลี่ยนแปลง 294
บรร ทั ภบิ าล 304

บรรณานุกรม

บทที่ 1
แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคมุ ในองค์การ

1.1 บทนา

องคก์ าร (Organization) การวางแผน และการควบคมุ ถือเป็นภาระกจิ ทส่ี าคญั สาหรับการบรหิ าร
ศูนยร์ วมกลุ่มบุคคลหรือ จัดการในทุกองค์การ การบริหาร (administration) เป็นเรอ่ื งของหลักการ
กิจการที่ประกอบกนั ข้ึน
เป็ นหน่วยงานเดียวกนั ดาเนนิ งานเก่ียวกบั นโยบายและแผนงาน ตลอดถึงหลกั การการกากบั ดูแลใหม้ ่ันใจ
อาจเป็ นหน่วยงานรัฐ วา่ จะเกดิ ผลสาเร็จตามนโยบายและแผนท่ีวางไว้ สว่ นการจดั การ (management)
(กระทรวง กรม กอง) เป็นเรือ่ งของวิธีการ เปน็ กระบวนการนานโยบายไปปฏิบัตโิ ดยยดึ การดาเนนิ งาน
เอกชน (บริษทั จากดั
สมาคม) หรือหน่วยงาน ตามแผนภายใต้นโยบายทก่ี าหนด ทงั้ นี้ การบรหิ ารจดั การไดร้ บั การกากับดูแลโดย
ระหวา่ งประเทศ ผ้บู รหิ ารระดับสงู (top manager) ผบู้ รหิ ารระดบั กลาง (middle manager) และ
(องคก์ ารสหประชาชาติ) ผ้บู ริหารระดับตน้ ขององค์การ (first line manager) นนั่ เอง

ภาพที่ 1.1 แสดงระดบั การบรหิ ารจดั การ และส่วนผสมความสามารถของบคุ คลในองคก์ าร

1.2 หลกั การบริหารจดั การ การวางแผน และการควบคุม

การประกอบกิจการหรอื ธรุ กิจในองค์การ (Business) มีประสงค์เพือ่
บรรลผุ ลสาเร็จตามวตั ถุประสงคแ์ ละเป้าหมายที่กาหนดไว้ โดยอาศยั ปจั จยั พืน้ ฐาน
ในการดาเนินธรุ กจิ เปน็ ทรัพยากรหลัก 4 ประการ (4M’s) ประกอบดว้ ย คน (Man)

1 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

เงิน (Money) วัสดหุ รือวัตถดุ บิ และข้อมลู ขา่ วสาร (Material) และวธิ กี าร
ปฏิบตั งิ าน/กระบวนการจัดการ (Method/Management) ผา่ นกระบวนการ
จดั การหรอื กจิ กรรมทีก่ ลมุ่ บุคคลในองคก์ ารร่วมกนั ดาเนนิ การ ให้บรรลุวตั ถปุ ระสงค์
ตามขอบเขตและหนา้ ท่ีทางการบริหารจดั การ โดย ลูอสิ อลั เลน เจา้ ของหนังสอื
Professional Management ในปี 1973 (พ.ศ. 2516) ระบไุ ว้ 4 ประการ ได้แก่
การวางแผน (Planning) การจัดองค์การ (Organizing) การช้นี า/บังคบั บัญชา/สั่ง
การ (Directing) และการควบคุม (Controlling) เพอ่ื ให้เกดิ ประโยชน์ในการบรรลุ
ความสาเร็จตามเปา้ หมายขององคก์ ารอยา่ งมีประสิทธิภาพ และเกดิ ประสิทธผิ ล

ภาพท่ี 1.2 แสดงภาพรวมการจัดการในองคก์ าร

1.3 หนา้ ทขี่ องการบรหิ ารจดั การ
1.3.1 การวางแผน (Planning)
การวางแผน เป็นการกาหนดเปา้ หมาย อนาคตของผลการดาเนินธรุ กิจ
ครอบคลมุ เรือ่ งการตัดสินใจ และการใชท้ รัพยากรให้บรรลเุ ปา้ หมายนนั้ การ
ตัดสินใจ ถอื เปน็ ส่วนหนงึ่ ของการวางแผน เพราะเปน็ การคดั เลอื กกจิ กรรมจาก
บรรดาทางเลือกตา่ งๆ ซ่ึงจะช่วยธารงรักษาความมปี ระสิทธิผลทางการบริหาร
สาหรับกจิ กรรมในอนาคตของธุรกจิ การวางแผนทผี่ ดิ พลาดเปน็ อันตรายต่อการ
บรหิ ารอยา่ งยงิ่ จุดเรม่ิ ตน้ ท่ีดขี องความสาเร็จในธุรกิจ คอื การวางแผนทีเ่ หมาะสม
สามารถเหน็ ผลได้จริง ยืดหย่นุ มปี ระสทิ ธผิ ล และทรงประสทิ ธภิ าพ

2 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

การวางแผน เป็นการกาหนดส่ิงท่ตี ้องการบรรลุ กาหนดวตั ถปุ ระสงค์และ
ขน้ั ตอนทีจ่ ะบรรลผุ ล เปน็ การวางแผนเพ่ือมงุ่ เน้นผลสมั ฤทธิ์ นั่นเอง คาพดู ของ
ผบู้ รหิ ารในการวางแผน ได้แก่ “เดือนนี้ สปั ดาห์นี้ หรือวนั นี้ เราจะผลติ สินค้าชนดิ
ใดบา้ ง ท่ีเครือ่ งจกั รใด จานวนทจี่ ะผลติ เท่าใด ต้องผลติ เผือ่ ไหม และมเี ครอื่ งจกั รใด
ทตี่ ้องซ่อมบารงุ บา้ ง และจะใช้เวลาในการซอ่ มบารงุ นานเทา่ ใด” เป็นตน้

1.3.2 การจดั องคก์ าร (Organizing)

หลังจากการวางแผน ทไ่ี ด้กาหนดเปา้ หมายและพฒั นาแผนงานแลว้
ผบู้ รหิ ารจาเป็นตอ้ งจดั การเรื่องทรพั ยากรทางกายภาพ และทรัพยากรมนษุ ย์ โดย
ควรระบุกจิ กรรมและทรพั ยากรทางการบริหารเหล่านนั้ ด้วยรูปแบบโครงสร้าง
องค์การ การมอบหมายงาน หรอื แบ่งจัดสรรทรัพยากรในแต่ละส่วนงานอย่าง
เหมาะสม แม้ธุรกิจจะแตกต่างกนั แต่หลักการพื้นฐานในการจดั องคก์ ารมักใกล้เคยี ง
กัน ทเี่ น้นความสาคญั ตอ่ การจัดองค์การทเี่ หมาะสมกับกลยทุ ธท์ ีว่ างแผนไว้
โครงสรา้ งธรุ กิจ ควรสนับสนุนใหเ้ กิดนวัตกรรมและยดื หยุ่นต่อการเปลยี่ นแปลง
และมกี ารใช้ทรัพยากรมนษุ ย์ให้เกดิ ประโยชนส์ งู สดุ ก่อให้เกิดการไดเ้ ปรียบในการ
แข่งขนั ใหก้ ับธรุ กจิ คู่แข่งรายอืน่

การจดั องค์การ เปน็ การจดั โครงสร้างองคก์ าร จัดคน จัดทรพั ยากร
สนบั สนนุ ต่างๆ ให้พร้อมตอ่ การปฏิบตั ติ ามแผนปฏิบัติการทวี่ างไว้ ดว้ ยหลกั การ
“วางคน ให้เหมาะกับงาน ตามความรู้ ความสามารถ” และ “ใช้คนให้เกิดความ
คุ้มคา่ มากทส่ี ดุ และมคี วามสญู เปล่าน้อยท่ีสดุ ” นนั่ เอง

1.3.3 การเป็นผนู้ า (Leading)

การสั่งการหรือการชักนา เป็นการใช้หนา้ ที่เพอื่ จงู ใจ ใหบ้ คุ คลปฏิบัตงิ าน
ไปสู่ความสาเรจ็ ตามเปา้ หมายทรี่ ะบไุ ว้ เปน็ กระบวนการจัดการใหส้ มาชิกในองค์การ
ทางานรว่ มกนั ไดด้ ้วยวธิ ีการต่างๆ เพราะทรพั ยากรมนุษยเ์ ป็นสิง่ ทซ่ี บั ซ้อนและเข้าใจ
ยาก การสั่งการหรือชักนาจึงต้องใชค้ วามสามารถหลากหลาย เช่น ภาวะความเป็น
ผนู้ าของผบู้ รหิ าร (Leadership) การจูงใจ (Motivations) การติดตอ่ สอ่ื สารภายใน
องคก์ าร (Communication) และการทางานเปน็ ทมี (Teamwork) เปน็ ต้น
ผบู้ ริหารต้องแสดงบทบาทของผ้สู งั่ และการนาอย่างมคี ณุ ภาพ ไม่เชน่ นน้ั แผนงาน
และทรพั ยากรทว่ี างแผนไวอ้ าจไมเ่ กิดประสทิ ธิผล หากผูบ้ ริหารสั่งการไมเ่ พยี งพอ

3 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

การเปน็ ผู้นา เปน็ การกระตุ้นให้พนกั งานทางานให้สาเรจ็ ด้วยความเต็มใจ
หรอื ไมต่ ้องบังคบั เพราะผู้บรหิ ารคอื ผทู้ ่ีทางานให้สาเรจ็ โดยไม่ตอ้ งลงมือทาเอง หรอื
งานสาเร็จโดยผู้อ่ืน จึงต้องใช้ภาวะผ้นู าจงู ใจคนให้อยากทางานให้ดี กระต้นุ ความ
กระตือรอื ร้น และความรสู้ ึกเปน็ เจา้ ของ (Sense of belonging) ของคนในองคก์ าร
ใหท้ างานหนกั เพื่อบรรลุแผนงานเปน็ สาคัญ ดว้ ยหลักการ “เราเป็นหวั หน้างานทด่ี ี
ทป่ี ระสบความสาเร็จ ถ้าไมด่ จี รงิ ไม่เก่งจรงิ ยอ่ มเปน็ หวั หนา้ งานท่ีดีไมไ่ ด”้ นั่นเอง
1.3.4 การควบคุม (controlling)

การควบคุม เปน็ กระบวนการตรวจสอบ ติดตาม และประเมินผลการ
ปฏิบัติงานของบุคคล เพ่ือใหก้ จิ การดาเนนิ ไปสเู่ ปา้ หมายตามวตั ถปุ ระสงค์ ตามเวลา
ท่ีกาหนดไว้ องคก์ ารทลี่ ม้ เหลว มกั เกิดจากการควบคุมท่ีขาดประสทิ ธิภาพ เชน่ การ
ใช้อารมณ์ ความรสู้ ึก การขาดระเบยี บกฎเกณฑท์ ีช่ ัดเจน และการควบคุมมากเกนิ
ความจาเปน็ (จบั ผิด) เป็นต้น การควบคุมจึงเปน็ หน้าที่หลกั ทางการบรหิ ารทม่ี ี
ความสาคญั ต้ังแตเ่ ร่มิ ต้นจนจบกระบวนการทางการบริหาร

การควบคมุ เป็นการตดิ ตาม (Monitoring) และประเมนิ ผลงาน
(Evaluation) ว่าเปน็ ไปตามแผนปฏิบัตกิ ารทีว่ างไว้ และบรรลุตามวตั ถปุ ระสงค์
เชงิ กลยุทธห์ รอื ไม่เพยี งใด ดว้ ยหลกั การ “ใกล้ชิด ชดั เจน เน้นการปรับปรงุ ” น่นั เอง

ภาพที่ 1.3 แสดงความสัมพันธข์ องหนา้ ท่ีการบริหารกบั ระดบั ผูบ้ ริหาร

4 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

ภาพท่ี 1.4 แสดงเวลาทใ่ี ช้ในการบริหารจดั การของผ้บู ริหาร

1.4 ความสาคญั และประโยชน์ของการวางแผนและการควบคมุ

ความสามารถในการวางแผน เปน็ ทกั ษะทจี่ าเปน็ สาหรับทุกคนทป่ี รารถนา
ใหอ้ นาคตของตนดีขนึ้ เพราะการวางแผนมีความสาคัญตอ่ บคุ คลและองค์การ
หนว่ ยงาน/องคก์ ารทมี่ คี วามยงุ่ ยากซบั ซ้อนเพียงใด กระบวนการวางแผนย่อมเป็น
สง่ิ จาเปน็ สาหรบั ผบู้ รหิ ารมากเท่านั้น ความสาคญั ของการวางแผนเกิดจากความ
จาเปน็ และประโยชนข์ องการวางแผนทส่ี ะท้อนใหเ้ ห็นประโยชนท์ พี่ งึ มตี อ่ บุคคล
และองคก์ ารในประเด็นต่างๆ ไดแ้ ก่

1.4.1 ความสาคัญของการวางแผน

1) ความเปลีย่ นแปลงจากกระแสโลกาภิวตั น์ การเปลี่ยนแปลงเป็นการสรา้ ง
ความไดเ้ ปรียบในเชิงการแขง่ ขัน เพ่อื ความอยู่รอดขององค์การในระดบั
ระหว่างประเทศ สะท้อนใหเ้ ห็นกระแสโลกทีม่ ภี าวะการแข่งขันเชงิ ได้เปรยี บ
เพ่มิ มากขึ้น ทง้ั ในด้านการเป็นผนู้ าตน้ ทนุ หรอื การสรา้ งความแตกตา่ งในการ
แขง่ ขนั ทาใหธ้ รุ กจิ ตอ้ งมีการปรบั ตัวเพ่ือรองรบั การเปล่ยี นแปลงที่เกิดขน้ึ ทงั้
ทางตรงและทางอ้อม กลายเปน็ ปจั จัยสะทอ้ นให้ผู้บริหารยคุ ใหม่หนั มาสนใจใน
เรื่องของการวางแผนและการควบคุมเพ่ิมมากขึน้

2) ขอ้ จากัดทางธรุ กจิ ทเ่ี พ่มิ ขึ้น โลกทีเ่ ปลี่ยนแปลง ทัง้ เทคโนโลยีที่พฒั นาอยา่ ง
รวดเร็ว อาจเปน็ เสมอื นดาบ 2 คม ท่กี ่อให้เกดิ ทงั้ โอกาส (opportunities)
และอปุ สรรคหรอื ขอ้ จากัด (threats) ของธุรกิจ หากองคก์ ารธุรกิจปรบั ตัวได้
ย่อมสามารถประยุกต์ใช้การวางแผนและการควบคมุ เป็นกลยุทธ์หลกั สู่

5 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

ความสาเร็จตามเป้าหมายได้ ในขณะเดียวกนั หากธรุ กจิ ไมส่ ามารถปรบั ตัวได้
อาจกลายเปน็ ข้อจากดั ตอ่ การเติบโตของธุรกิจ

1.4.2 ประโยชนข์ องการวางแผน

1) ช่วยให้เกดิ ความมนั่ คง มีการปรบั ตวั ภายใตค้ วามไม่แน่นอนผบู้ รหิ ารมกี าร
วางแผนแต่ละสถานการณแ์ ตกต่างออกไปอาจจะเป็นการวางแผนเพอื่ ความ
มั่นคงเพอื่ ความตอ่ เนอ่ื งของความสาเรจ็ ใสภาพแวดล้อมต่างๆ

2) ทาใหเ้ กดิ การกาหนดเสน้ ทางของวิธกี ารท่ีชัดเจน วิธีการทางานเปน็ การ
เชอ่ื มโยงความพยายามของแตล่ ะบคุ คลกบั ลกั ษณะงานในหลากหลายระดบั ให้
มีทศิ ทางมุ่งสวู่ ตั ถุประสงค์โดยรวมขององค์การ

3) ทาใหเ้ กดิ การปรบั ปรุงการปฏบิ ตั ิงาน องคก์ ารในสงั คมสมัยใหม่กาลังเผชิญกับ
ความท้าทายหลายกระแส ต้งั แตก่ ฎระเบียบของภาครัฐทเี่ พ่ิมข้ึนความซบั ซอ้ น
ของเทคโนโลยี ความไม่แน่นอนชองสภาพแวดลอ้ ม และการเพ่มิ ขนึ้ ของตน้ ทุน
ดา้ นแรงงาน ทุน และปัจจัยสนบั สนนุ อื่นๆ ประโยชนใ์ นการไดเ้ ปรียบนม้ี ี
ความสัมพนั ธก์ ับการปรับปรุงการปฏบิ ตั งิ านดา้ นตา่ งๆ กลา่ วคือ
(1) เน้นใหเ้ กดิ ความต้ังใจของผู้บรหิ ารในการกาหนดวัตถปุ ระสงคท์ ่สี ามารถ
ก่อใหเ้ กดิ ผลลพั ธ์และช่วยสร้างความรูส้ กึ ร่วมของพนักงานไปสทู่ ิศทางท่ีม่งุ
ผลการดาเนนิ งานได้จรงิ
(2) ช่วยให้ผู้บริหารกาหนดขน้ั ตอน หรอื เรียงลาดบั กจิ กรรมก่อนหลงั ไดอ้ ย่างมี
ประสิทธภิ าพเพราะจะเนน้ ใหเ้ ห็นถงึ พลงั งานที่ใช้ในการแก้ปญั หาและ
โอกาสสาคัญตา่ งๆ
(3) ชว่ ยเพ่มิ จดุ แข็งขององคก์ าร ช่วยจัดสรรและกระจายทรพั ยากรทางการ
บรหิ ารใหเ้ กิดความไดเ้ ปรียบและใชป้ ระโยชนไ์ ดค้ ้มุ ค่าสงู สดุ
(4) ชว่ ยใหผ้ บู้ รหิ ารสามารถรบั มือสภาพแวดล้อมภายนอกท่ีเปล่ยี นแปลง
ตลอดเวลาและยงั สามารถครอบคลุมปัญหาและโอกาส เพอ่ื หาวิธกี ารไดด้ ี
เหมาะสมทส่ี ุด
(5) ชว่ ยอานวยหรือเอือ้ ประโยชนแ์ กก่ ารควบคุม เพราะทาให้เกดิ แนวทาง
ความคาดหวังชัดเจน และมพี ื้นฐานการประเมินผลลัพธท์ ่ีวดั ได้อยา่ ง
แท้จริง

4) ชว่ ยให้เกิดการควบคมุ ทีด่ กี วา่ ข้นึ อยา่ งตอ่ เนอ่ื ง ความสมั พันธ์โดดเดน่ พเิ ศษ
ระหวา่ งการวางแผนและการควบคุมมกี ารกลา่ วถงึ บ้างแลว้ และในทนี่ ีจ้ ะเน้น

6 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

ใหเ้ หน็ ถึงประโยชนจ์ ากความสมั พนั ธด์ งั กลา่ ว การควบคมุ จะรวมถงึ ภาระความ
รับผิดชอบในการวดั และประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ านตลอดจนการปรับปรงุ
แผนงานทเ่ี หมาะสมในครง้ั ถดั ๆไป สว่ นการวางแผนชว่ ยใหเ้ กดิ ความเป็นไปได้
โดยระบุวัตถปุ ระสงค์และความเจาะจงของการดาเนนิ งานทเี่ หมาะสม ดงั น้ัน
การสางแผนและการควบคมุ จงึ มคี วามสัมพนั ธ์ระหว่างกนั ในกระบวนงานการ
บรหิ ารตลอดเวลา หารไม่มกี ารควบคุม การวางแผนก็จะขาดการติดตาม และ
หารปราศจากการวางแผน การควบคมุ ก็จะขาดแนวทางชแ้ี นะใหอ้ า้ งองิ ถ้าจะ
กล่าวใหง้ า่ ยขน้ึ อาจกล่าวได้วา่ “การวางแผนทาใหเ้ กดิ การควบคมุ ซงึ่ จะ
นาไปส่กู าร วางแผนในระยะยาวยงิ่ ขน้ึ อนั จะนาไปส่กู ารควบคุมท่ดี กี ว่าเพ่มิ ขึน้
เรอ่ื ยๆ ในทส่ี ดุ ”

กล่าวโดยสรปุ แผนกลยุทธ์เปน็ แผนท่รี วมทกุ อยา่ งซึง่ สามารถรวมทศิ
ทางการดาเนินในอนาคตได้ สามารถกาหนดการใชท้ รพั ยากรขององค์การไดบ้ รรลุ
ตามภารกิจและวตั ถปุ ระสงค์ ซ่ึงสามารถแข่งขนั อยใู่ นตลาดได้ หากกล่าวอย่างสั้นๆ
แผนกลยทุ ธ์คือ แผนที่ทาใหอ้ งคก์ ารอย่รู อดในระยะยาวและได้เปรยี บการแข่งขันใน
ตลาด ผู้วางแผนกลยุทธจ์ ะตอ้ งสามารถมองไปขา้ งหนา้ มองไปในอนาคตไดอ้ ย่าง
ถกู ตอ้ ง เข้าใจถึงการเปลย่ี นแปลงสภาพแวดล้อมท่ีจะเกดิ ขน้ึ รักษาฐานะทางการ
บรหิ ารและการแขง่ ขนั ให้เหนือกวา่ องคก์ ารอืน่ และดารงอยูใ่ นธุรกจิ นนั้ ตลอดไป

1.5 แนวคดิ การวางแผน

การวางแผนเป็นกิจกรรม หรือกระบวนการท่ีกาหนดวธิ กี าร เป็นสะพาน
เชอ่ื มปจั จุบันไปยังอนาคต เพื่อเปน็ แนวทางในการดาเนินงานให้เปน็ ไปตามนโยบาย
และเป้าหมายท่ีกาหนดไว้ และบรรลุความสาเรจ็ ในสดุ

การวางแผน (planning) เป็นงานแรกของผู้บรหิ าร เพอ่ื บริหารจัดการงาน
ในหนา้ ที่ให้บรรลตุ ามเป้าประสงคข์ ององคก์ าร เช่นเดยี วกบั การวางแผนการเรียน
ของนกั ศึกษาหลักจากสมคั รเข้าศกึ ษาในมหาวทิ ยาลยั เพ่อื ใหส้ าเรจ็ การศึกษาตาม
กรอบเวลาท่หี ลกั สตู รกาหนด การวางแผน คือการเตรียมการและบอกลว่ งหน้าได้วา่
ใคร (who) จะทาอะไร (what) ทาท่ไี หน (where) ทาเมื่อใด (when) ทาไปทาไม
(why) และจะทาอยา่ งไร (how) หรือเรียกสั้นๆ ว่า 5W1H แผนมี 2 ลกั ษณะ ไดแ้ ก่

7 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

1) แผนแบบไม่เป็นทางการ (informal plan) เป็นรปู แบบของแผนทีไ่ ม่เป็น
ลายลักษณ์อกั ษร โดยรับรู้กันในระดับบคุ คลที่เกย่ี วขอ้ ง และมักไมม่ คี วาม
ต่อเนอื่ ง ส่วนมากมักใชใ้ นธรุ กิจขนาดเล็ก

2) แผนแบบเป็นทางการ (formal plan) เปน็ รปู แบบของแผนทีม่ วี ตั ถุประสงค์
และเปา้ หมายชัดเจน เป็นลายลักษณอ์ ักษรชดั เจน โดยมีการรับรูก้ นั อยา่ ง
แพรห่ ลายในวงกว้าง

1.6 องค์ประกอบของการวางแผน
การวางแผนทด่ี ี ต้องมีองค์ประกอบท่ชี ัดเจน และมคี วามตอ่ เนอ่ื ง เพือ่ ให้

ผใู้ ช้แผนมคี วามเขา้ ใจ และสามารถปฏบิ ตั ติ ามแผนไดอ้ ย่างสะดวก องค์ประกอบ
ของการวางแผนที่จะทาใหแ้ ผนประสอบความสาเร็จ โดยจาแนกองคป์ ระกอบของ
การวางแผน ดังน้ี

ภาพท่ี 1.5 แสดงองค์ประกอบของการวางแผนสาหรบั องคก์ าร

1.6.1 นโยบาย
วิสัยทัศน์ (vision) และนโยบาย (policy) เปน็ แนวปฏิบตั ิทก่ี าหนดโดย

ผู้บริหารระดบั สูง มีขอบเขตกว้าง เพอื่ กาหนดทิศทางการดาเนนิ งานขององค์การ
ไปสู่ความสาเรจ็ ของวัตถุประสงคแ์ ละเปา้ หมาย นโยบายจะแสดงใหผ้ บู้ ริหารเหน็ วา่
8 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

ควรดาเนินการอย่างไร และผปู้ ฏบิ ตั ิควรยดึ อะไรในการทางาน นโยบายเปน็
เจตนารมย์ทีก่ าหนดและเปลย่ี นแปลงโดยผู้บรหิ ารระดบั สงู โดยสามารถ
เปลี่ยนแปลงไดต้ ลอดเวลา เชน่ บรษิ ัท ไมม่ นี โยบายซ่อมเครอื่ งทอี่ ยใู่ นระยะประกัน
ใหก้ บั ลกู คา้ เปน็ ตน้

1.6.2 วตั ถุประสงคแ์ ละเป้าหมาย

วัตถปุ ระสงค์ (objective) และเปา้ หมาย (goal) เปน็ ส่ิงทีต่ ้องการให้
เกิดขน้ึ ในอนาคต จุดหมายปลายทาง หรอื ผลงานทคี่ าดหวังจะให้เกิดขึน้ ในอนาคต
โดยวัตถุประสงค์ เป็นความคาดหวังในระยะยาว เชน่ เพอ่ื เพ่ิมยอดขาย สว่ น
เปา้ หมาย เป็นความคาดหวังในระยะสนั้ เป็นตวั เลข และมคี วามเฉพาะเจาะจง
มากกว่าวตั ถุประสงค์ เช่น เพมิ่ ยอดขายสูงขึน้ รอ้ ยละ 20 จากปที แ่ี ลว้ เป็นต้น

1.6.3 กระบวนการปฏบิ ตั งิ าน

กระบวนหรือขั้นตอนการปฏบิ ตั งิ าน (procedure) เป็นลาดับขัน้ ตอนของ
การทางานหน่ึงๆ ถือเปน็ หลกั การ ให้บคุ คลท่ีเกย่ี วขอ้ งทราบและเขา้ ใจกระบวนการ
ของงานหนงึ่ ๆ ตัง้ แตเ่ ร่ิมตน้ จนสนิ้ สดุ กระบวนการ ทัง้ ชว่ ยใหเ้ กดิ การประสานงานท่ี
ดแี ก่ผ้เู กย่ี วข้องด้วย เช่น ขั้นตอนการเบิกสนิ คา้ /อปุ กรณ์ หรือขน้ั ตอนการ
ลงทะเบยี น เป็นตน้

1.6.4 วิธกี ารปฏิบตั ิงาน

วธิ กี ารปฏิบตั ิงาน หรอื วิธกี ารดาเนนิ งาน (method) เปน็ วิธีการ
ปฏบิ ัตงิ านอย่างใดอย่างหนงึ่ ของกระบวนการปฏบิ ตั ิงาน เช่น วิธกี ารใสก่ ระดาษ
เครอ่ื งพมิ พ์ในกระบวนการพมิ พ์ เปน็ ต้น

1.6.6 การลงมือปฏบิ ตั ิ

การลงมอื ปฏิบตั ิ (implementation) เป็นองค์ประกอบทร่ี ะบุวิธกี าร หรอื
การตดั สนิ ใจ เพือ่ เลอื กแนวทางทด่ี ที ่สี ดุ ในการปฏิบัตใิ หเ้ ปน็ ตามแผนท่กี าหนดไว้
ทางเลือกนนั้ ตอ้ งประหยดั และใหผ้ ลประโยชนท์ ่เี หมาะสม จึงถอื วา่ เปน็ ทางเลอื ก
และการดาเนินงานท่ดี ี

1.6.5 ทรัพยากร

9 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

ทรัพยากร (resource) เปน็ องค์ประกอบแสดงปริมาณ และคุณภาพของ
ทรพั ยากรทางการบริหาร ได้แก่ มาตรฐาน (standard) เช่น มาตรฐานคณุ ภาพ
สินคา้ มาตรฐานความพึงพอใจของลูกคา้ มาตรฐานงบประมาณ (budget) เชน่
แผนงานย่อยท่กี าหนดรายละเอยี ดการปฏบิ ตั ิงานทตี่ อ้ งระบุ 5W1H เปน็ ต้น

1.6.7 การควบคุม

การควบคมุ (control) เป็นองคป์ ระกอบแสดงถงึ การตรวจสอบและ
ประเมินผลการดาเนนิ งานของแผนวา่ เปน็ ไปดว้ ยดี มีประสทิ ธภิ าพมากน้อยเพียงใด
มีปัญหาอปุ สรรคอยา่ งไรบ้าง และมีการปรบั ปรงุ แกไ้ ขอยา่ งไร การควบคุมต้อง
เป็นไปทุกขน้ั ตอนทกุ ระยะ โดยมกี ารดาเนินงานเปน็ ไปอยา่ งต่อเน่อื งและสอดคลอ้ ง
กับแผนท่ีกาหนดไว้ เพือ่ ให้องค์การมกี าไรอยา่ งยงั่ ยนื นน่ั เอง

องค์ประกอบท่มี ีผลต่อความสาเรจ็ ของแผนเหลา่ น้ี อาจแสดงในลกั ษณะ
การปฏบิ ตั งิ านขององคก์ ารซง่ึ มุ่งหวังให้แผนงานบรรลคุ วามสาเรจ็ ตามทป่ี รารถนา
โดยมปี จั จยั ทม่ี ผี ลตอ่ ความสาเรจ็ ของแผน ประกอบด้วยการจดั ทาแผนหรือรา่ งแผน
อย่างรอบรอบ การชแ้ี จงแผนใหเ้ กดิ ความเข้าใจ การปรับแผนใหย้ ืดหยนุ่ การนา
แผนไปใช้ และการนาแผนไปใช้ และการควบคุมดาเนนิ งานของแผน ดงั นี้

1) การจดั ทาหรอื ร่างแผน (design) เปน็ การร่างแผนงานให้มรี ายละเอยี ดที่
สามารถ ดาเนนิ การได้โดยชดั เจนวา่ แผนน้ันเปน็ แผนงานอะไร ต้องการอะไร
อย่างไร ใครเปน็ ผรู้ ับผดิ ชอบและจะเรมิ่ จดั ทาแผนเม่อื ใด ที่ไหน เป็นตน้

2) การชแี้ จง (communication) เม่ือแผนมกี ารจัดทาหรอื ร่างแผนเรยี บร้อย
แล้วตอ้ งทาการชีแ้ จงแก่ผเู้ กยี่ วข้องใหท้ ราบและเข้าใจโดยละเอยี ด เพราะการ
ชแ้ี จงใหเ้ ข้าใจยอ่ มทาให้แผนไดร้ ับการยอมรบั การสนับสนนุ และชว่ ยให้การ
ปฏิบตั ิงานเปน็ ไปอยา่ งสะดวกยง่ิ ขนึ้

3) การปรบั ปรงุ ใหย้ ืดหยนุ่ (flexibility) หลังจากชแ้ี จงแผนแก่ผเู้ ก่ยี วขอ้ งทราบ
แลว้ หากเกดิ การบกพรอ่ ง หรือมขี ้อท้วงตงิ เสนอแนะจากผปู้ ฏบิ ัติงาน แผนนั้น
ควรรบั การปรบั ปรงุ หรอื มกี ารยดื หยนุ่ ในการนาไปใช้ มิฉะนน้ั แผนอาจลม้ เหลว
ไดร้ บั การต่อต้าน และเกดิ ผลเสีย ตอ่ องคก์ ารหรอื หน่วยงานได้

1.6.8 การนาแผนไปใช้งาน

10 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

การนาแผนไปใช้งาน (implementation) เปน็ กระบวนการทีด่ าเนนิ การ
เมอ่ื ทาการปรบั ปรุงแผนเรยี บร้อยแลว้ โดยถูกนาไปปฏิบตั เิ พอ่ื ใหบ้ รรลตุ าม
วัตถปุ ระสงค์ ซึง่ จะมคี วามสาเร็จเยงใดต้องรบั การสนับสนุนดา้ นต่างๆ ไมว่ า่ กาลงั คน
กาลังทรัพย์ รวมทั้งกาลงั ใจจากผบู้ ริหารตอ่ เนอ่ื งและจริงจงั

1.6.9 การควบคมุ แผน

การควบคมุ แผน (control) เป็นความจาเปน็ หลงั จากแผนถกู นาไปปฏบิ ัติ
โดยทกุ ฝา่ ยที่เก่ียวข้องต้องติดตาม ตรวจสอบและประเมินผลอยา่ งใกล้ชดิ วา่ การ
ดาเนนิ ตามแผนแต่ละข้ันตอนมีปญั หาอปุ สรรคหรอื ไม่ หากพบตอ้ งรีบแก้ไขให้
ทนั ท่วงที รวมท้ังคอยรบั ฟงั ข้อเสนอแนะตา่ งๆ เพื่อปรับปรงุ แผนให้ทนั สมัยรองรับ
สถานการณ์ไดต้ ลอดเวลา

1.7 กระบวนการวางแผน

การวางแผน เป็นกระบวนการท่ีแสดงถงึ เป้าหมายความสาเรจ็ ของ
องคก์ าร โดยมขี น้ั ตอนงานทีเ่ หมาะสม หัวใจในการวางแผน คอื การมเี ปา้ หมายที่
ชดั เจน และมวี ิธกี ารท่จี ะบรรลไุ ดอ้ ยา่ งเป็นรปู ธรรม เชน่ ประธานบรษิ ัทคาดการณ์
วา่ เทคโนโลยีคอมพวิ เตอร์จะเป็นกลไกลสาคันในการดาเนนิ ธรุ กิจของตน เขาจงึ
ตดั สินใจและวางแผนระดบั นโยบาย ในการพฒั นาผลติ ภณั ฑใ์ หมภ่ ายในระยะเวลา 2
ปี สนิ คา้ ของบรษิ ัททุกชนดิ ต้องมีการพัฒนาดา้ นเทคโนโลยีคอมพิวเตอรเ์ สรมิ ลงไป
ดว้ ย นอกจากนัน้ กระบวนการวางแผนยงั เปน็ กลไก ช่วยใหผ้ ูน้ าองคก์ ารหรือ
ผ้บู รหิ าร บริหารงานได้อย่างมปี ระสทิ ธภิ าพในหนา้ ท่ตี ่างๆ โดยดาเนนิ การทีจ่ าเป็น
ดังน้ี

1) การคาดการณ์และเตรยี มการ ผา่ นกระบวนการวิเคราะห์สภาพแวดล้อม
ภายนอก (external origin) ทง้ั ทีเ่ ปน็ คณุ (Helpful) และเปน็ โทษ (Harmful)
จุดประสงคข์ ององค์การ เพอ่ื รับกบั สภาพการเปลยี่ นแปลงในอนาคต เกยี่ วกับ
สภาพแวดลอ้ มภายนอกองค์การ ซงึ่ โดยทัว่ ไปนยิ มใช้ PEST model ไดแ้ ก่
การเมอื ง (politic) เศรษรฐกจิ (economic) สงั คม (social) และเทคโนโลยี
(technology)

2) การคาดการณแ์ ละเตรยี มการ ผ่านกระบวนการวเิ คราะหส์ ภาพแวดลอ้ มภายใน
(internal origin) ทั้งท่ีเป็นคุณ (Helpful) และเปน็ โทษ (Harmful)

11 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

จุดประสงคข์ ององค์การ เพ่ือใหก้ ารใชท้ รพั ยากรภายในองคก์ ารให้เกดิ
ประสทิ ธภิ าพสูงสดุ ลดความซา้ ซอ้ นความสูญเสีย ซ่งึ โดยทัว่ ไปนยิ มใช้ 7’s
McKinsey model ได้แก่ ยุทธว์ ธิ กี ารดาเนินงาน (strategy) โครงสร้าง
(structure) ระบบ (system) ทีมงาน (staff) ทักษะบคุ คล (skill) วิถชี วี ติ
(style) และค่านยิ มรว่ มในองคก์ าร (shared values)

ภาพที่ 1.6 แสดงรปู แบบการวเิ คราะหส์ ภาพแวดล้อม (SWOT Model)

3) การจงู ใจบคุ คลในองค์การ การวางแผนเปน็ เครือ่ งมอื ทมี่ อี ิทธพิ ลต่อการจงู ใจ
เป็นอย่างดี ช่วยให้บุคคลเห็นโอกาสความเจรญิ กา้ วหน้า และหนทางบรรลุ
เปา้ หมายในระยะยาวของตนได้

4) การสือ่ สารในองค์การ การวางแผนช่วยสนบั สนนุ ให้มีช่องทางการตดิ ต่อสอื่ สาร
ทมี่ ปี ระสิทธภิ าพ เพอ่ื ใช้สาหรับกาหนดวตั ถปุ ระสงค์ และการสอ่ื สารตลอดจน
การตัดสนิ ใจ รวมทง้ั ทาให้มกี ารขยายผลดา้ นการตดิ ต่อสอ่ื สารที่ชว่ ยให้เกดิ การ
เรียนรแู้ ละความเข้าใจดียิ่งขึ้น

5) การตัดสินใจ การวางแผนชว่ ยเสรมิ สร้างระบบการวเิ คราะห์ ใหก้ ลายเป็น
มาตรฐาน หรือแนวทางพิจารณา เพื่อการตดั สนิ ใจ ทคี่ วามสอดคลอ้ งกบั
แผนงานได้

6) สร้างความคล่องตวั ปรบั ตัว และแสวงหาโอกาสใหม่ การวางแผนเปน็ กลไก
จาเป็นและสาคญั ชว่ ยเสรมิ สร้างองค์การหรอื ธรุ กิจใหข้ ับเคล่ือนอยา่ งคลอ่ งตวั
สามารถหลบหลกี ภยั จากอุปสรรคที่เป็นปัจจยั ภายนอก
การวางแผนประกอบด้วยกระบวนการสาคญั โดยสรุป ดงั น้ี

12 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

1) การคานงึ ถึงโอกาสและแนวทางการพฒั นา จากการวิเคราะหส์ ภาพแวดลอ้ ม
เปน็ การวิเคราะหส์ ถานการณ์ ภายใตป้ จั จัยแวดล้อมท้งั ภายใน และภายนอก
องคก์ าร ไดแ้ ก่
ปัจจยั ภายนอก (external origin) ไดแ้ ก่ โอกาส (opportunities) และ
อปุ สรรค (threats) ดว้ ย PEST model
ปัจจัยภายใน (internal origin) ไดแ้ ก่ จดุ แขง็ (strengths) และจุดอ่อน
(weaknesses) ดว้ ย 7’s McKinsey model

2) การกาหนดวัตถุประสงค์หรอื เปา้ หมายการพัฒนา เปน็ การกาหนดความ
ต้องการ หรอื ผลลพั ธ์ขององคก์ าร ซง่ึ ต้องมีทิศทางท่ีชัดเจน

3) กาหนดขอ้ สมมตฐิ านการวางแผน เปน็ การคาดคะเนแนวโน้มในอนาคต ดว้ ยข้อ
สมมติฐานจากสภาพแวดล้อมตา่ งๆ เพื่อกาหนดหลักการและขอบเขตในการ
วางแผนสาหรับอนาคต

4) การกาหนดทางแปรยี บเทยี บลือก เปน็ การกาหนดทางเลอื กวธิ กี ารดาเนินงาน
หลายทางเลือก โดยทุกทางเลอื กสามารถบรรลเุ ป้าหมายขององคก์ ารได้

5) การเปรยี บเทียบทางเลอื ก โดยคานงึ ถงึ วตั ถปุ ระสงค์หรอื เปา้ หมายขององค์การ
เพอื่ เปรียบเทยี บและประเมนิ ทางเลอื กขอ้ 4 ใหม้ คี วามเส่ยี งน้อยทส่ี ดุ

6) การเลอื กทางเลอื กท่ีดที ี่สดุ เป็นการตดั สินใจจากผลการวิเคราะห์ และประเมิน
ข้อมูลขอ้ ที่ 5 เพอ่ื นาไปสกู่ ารกาหนดแผนหลกั ขององคก์ ารตอ่ ไป

7) การสรา้ งแผนสนบั สนุนแผนหลัก เปน็ การสรา้ งแผนสนบั สนนุ ตา่ งๆ ใหป้ ระสาน
สอดคล้องึ่งกันและกนั กับแผนหลกั

8) การจัดทางบประมาณสนับสนนุ

ภาพท่ี 1.7 แสดงขัน้ ตอนการวางแผน

13 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

1.8 ลกั ษณะของแผนทีด่ ี

แผนที่ดี นอกจากเป็นไปตามขน้ั ตอนข้างตน้ แล้ว ยงั ตอ้ งประกอบด้วย
ลกั ษณะต่างๆ ด้วย ไดแ้ ก่

1) ประหยดั และใชท้ รพั ยากรขององค์การอยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ (cost
effectiveness) ซง่ึ ตา่ กว่าผลตอบแทนหรือผลประโยชน์ท่ีไดร้ บั จากแผน

2) ครอบคลมุ ทุกระดบั ในองคก์ าร (comprehensive) โดยครอบคลมุ
ความสมั พันธใ์ นกิจกรรมตา่ งๆ ขององคก์ ารเข้าด้วยกัน ใหส้ ามารถบรู ณาการ
กจิ กรรมต่างๆ เขา้ ด้วยกนั ได้

3) สอดคลอ้ งตามนโยบาย วตั ถุประสงค์ และเปา้ หมายขององคก์ าร (relevance)
4) นาไปปฏิบตั ไิ ด้อย่างชดั เจน ไม่สบั สน (specificity) วา่ ใคร (who) จะทาอะไร

(what) ทาที่ไหน (where) ทาเม่อื ใด (when) ทาไปทาไม (why) และจะทา
อยา่ งไร (how)
5) มเี หตผุ ล (rationality) สามารถอธบิ ายทีม่ าที่ไปของแผนไดอ้ ย่างชดั เจน
สามารถบรรลุวัตถุประสงคข์ ององค์การได้
6) มีการกาหนดระยะเวลาเริ่มต้นและส้ินสดุ ของแผน (time) ที่ชัดเจน ทาให้
สามารถควบคมุ กากบั ติดตามการดาเนนิ งานตามแผนได้
7) เน้นความตอ่ เนอ่ื ง (continuous process) ของแผน รวมถงึ ความตอ่ เน่อื งของ
กระบวนการบรหิ ารจดั การ
8) มคี วามยืดหยุ่น (flexibility) มคี วามคล่องตัว สามารถปรบั เขา้ กนั ไดก้ ับสภาวะ
แวดลอ้ มทอี่ าจเปลี่ยนแปลงไป
9) ใหค้ วามสาคญั กบั อนาคต (future oriented) โดยกาหนดกิจกรรมในอนาคต
เพอ่ื ความสาเรจ็ ขององคก์ าร ทาให้เหน็ วิสยั ทัศน์ (Vision) ผู้บริหาร และการ
เตบิ โตขององคก์ าร

1.9 ประเภทของแผน

แผนจาแนกไดต้ ามประเภทของการใชง้ าน แบง่ ออกได้ 4 ประเภท ไดแ้ ก่
แผนจาแนกตามระยะเวลาของแผน แผนจาแนกตามระดบั การบริหารในองคก์ าร
แผนจาแนกตามความถี่ของการใชง้ าน และแผนท่ีจาแนกตามลักษณะการ
ดาเนินงานแตล่ ะด้านขององค์การ ดงั นี้

14 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

1.9.1 แผนจาแนกตามระยะเวลาของแผน
แผนจาแนกตามระยะเวลาของแผน จาแนกได้ 3 ประเภท ไดแ้ ก่ แผน

ระยะยาว แผนระยะกลาง และแผนระยะสั้น
1) แผนระยะยาว (long term plan) โดยท่ัวไปกาหนดระยะเวลาการ

ดาเนินงานในชว่ งเวลาตงั้ แต่ 5 ปี ข้ึนไป เน้นการกาหนดแผนแบบกว้างๆ เป็น
แผนท่มี ีความยดื หยุ่นหรอื คล่องตัวสูง เพื่อใหส้ ามารถปรับตวั เขา้ กบั
สภาพแวดลอ้ มตา่ งๆ ท่ีมีการเปลีย่ นแปลงได้ ถือเป็นแผนกจิ กรรมขนาดใหญ่ท่ี
เก่ียวขอ้ งกับกิจกรรมท่ีซบั ซ้อนของหนว่ ยงานหรือสาขาอ่ืนๆ เรียกว่า แผน
ยุทธศาสตร์ หรือแผนกลยุทธระดบั องค์การ (strategy plan)
2) แผนระยะกลาง (intermediate term plan) โดยท่วั ไปกาหนดระยะเวลา
การดาเนินงานในชว่ งเวลา ตง้ั แต่ 2-5 ปี ท่ตี อ้ งดาเนนิ การตอ่ เน่ืองจากแผน
ระยะยาวเป็นแผนที่มคี วามยืดหยนุ่ ปานกลาง
3) แผนระยะสัน้ (short term plan) โดยท่ัวไปกาหนดระยะเวลาการ
ดาเนินงานไมเ่ กิน 1 ปี เปน็ แผนทไ่ี มม่ ีความยดื หยนุ่ มากนัก สามารถกาหนด
รายละเอยี ดไดถ้ งึ ระดับกิจกรรมที่ตอ้ งปฏิบัติ เรยี กวา่ แผนปฏบิ ตั ิการประจาปี
(action plan)

ภาพท่ี 1.8 แสดงการจาแนกแผนตามระยะเวลา

15 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

1.9.2 แผนจาแนกตามระดบั การบรหิ ารในองคก์ าร
แผนจาแนกตามระดับการบรหิ ารในองคก์ าร จาแนกได้ 3 ประเภท ไดแ้ ก่

แผนยทุ ธศาสตร์ แผนกลยุทธ์หรอื แผนยทุ ธวธิ ี และแผนแผนปฏบิ ตั ิการ
1) แผนยุทธศาสตร์ (strategic plan) เป็นแผนระยะยาวทรี่ วบรวมทศิ ทาง
ในการปฏิบัตงิ านเพอ่ื มุ่งสูเ่ ป้าหมายของ องค์การท่กี าหนดไว้ โดยมี
ผ้บู รหิ ารระดับสูงเป็นผรู้ บั ผดิ ชอบแผน
2) แผนยทุ ธวิธี (tactical plan) หรือเรยี กว่าแผนกลยุทธ์ เป็นแผนระยะ
กลางที่แสดงรายละเอียดทส่ี อดรบั กับแผนกลยุทธแ์ ละเปา้ หมายของธรุ กจิ
ที่วางไว้ โดยมผี ู้บรหิ ารระดบั กลางเปน็ ผรู้ ับผดิ ชอบแผน
3) แผนปฏิบตั กิ าร (operational plan) หรือแผนดาเนนิ การ เปน็ แผน
ระยะส้นั ทีก่ าหนดเฉพาะเจาะจงวา่ ใคร จะทาอะไร ทาที่ไหน ทาเมือ่ ใด
ทาไปทาไม และจะทาอยา่ งไร เพอื่ ให้บรรลตุ ามเปา้ หมายขององค์การ
โดยมผี ู้บรหิ ารระดบั ต้นเปน็ ผ้รู บั ผดิ ชอบแผน

ภาพท่ี 1.9 แสดงการจาแนกแผนตามลาดบั การบรหิ ารในองค์การ

1.9.3 แผนจาแนกตามความถ่ีของการใชง้ าน
แผนจาแนกตามความถี่ของการใชง้ าน จาแนกได้ 2 ประเภท ได้แก่ แผน

ใช้ประจา และแผนใชค้ รัง้ เดยี ว
16 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

Gantt chart 1) แผนใช้ประจา (routine plan) เป็นแผนท่ีถูกนามาปฏบิ ตั ติ ลอดเวลา
ประกอบดว้ ย
(1) นโยบาย (Policy) จะเป็นแนวทางกวา้ งๆทใ่ี ช้ในการตัดสนิ ใจและ
ปฏิบัติภารกิจในองค์การ
(2) ระเบยี บวิธปี ฏบิ ัติ (Procedure) เป็นข้อกาหนดมาตรฐานการ
ปฏิบัติงาน ซ่ึงไมเ่ ปดิ โอกาสใหใ้ ชด้ ลุ ยพนิ ิจในการตดั สนิ ใจแตอ่ ยา่ งใด
(3) วิธีการ (Method) มลี ักษณะใกล้เคยี งกับระเบยี บวธิ ปี ฏบิ ตั ิ แต่จะมี
รายละเอยี ดทเี่ จาะลกึ และเฉพาะเจาะจงมากกว่า

2) แผนใช้ครั้งเดยี ว (single used plan) เป็นแผนที่แสดงลกั ษณะการ
ปฏิบตั งิ านในช่วงระยะเวลาหนึง่ ทก่ี าหนดไว้ และจะมีการวางแผนใหม่เมอื่
ได้ดาเนินการบรรลุตามวัตถปุ ระสงค์ของแผนน้นั ๆ แลว้ ประกอบดว้ ย
(1) รายการแผนงาน (Programmed) เป็นชุดของวตั ถปุ ระสงคส์ าหรับ
บรรลเุ ป้าหมายทสี่ าคญั ขององค์การเพยี งครง้ั เดียว มกั มีระยะเวลาที่
ยาวนาน
(2) โครงงาน (Project) เปน็ ส่วนทยี่ อ่ ยลงไปของโครงการและมี
ระยะเวลาทส่ี ั้น
(3) งบประมาณ (Budget) เปน็ การแสดงรปู ตัวเงินโดยประมาณของ
โครงการดาเนนิ งานในระยะเวลาหนึง่ การบรหิ ารโครงการ ค่าใช้จ่าย
ตลอดจนทรพั ยากรท่จี าเป็นในการสนับสนนุ การดาเนินงาน
(4) ตารางการทางานของโครงงาน (Project schedule) แผนงานท่ใี ช้
กาหนดกิจกรรมท่ีตอ้ งปฏบิ ตั ใิ นกรอบของเวลาเพ่อื ให้บรรลตุ ามเปา้
หมายของโครงการ โดยท่วั ไปนยิ มใช้ Gantt chart (รายละเอียดใน
บทท่ี 3 เครอ่ื งมือและเทคนคิ ในการวางแผนและควบคมุ )

1.9.4 แผนทจี่ าแนกตามลกั ษณะการดาเนินงานแตล่ ะดา้ นขององค์การ

แผนที่จาแนกตามลักษณะการดาเนนิ งานแต่ละดา้ นขององคก์ าร จาแนก
ได้ 4 ประเภท ได้แก่ แผนการตลาด แผนการผลติ แผนการเงนิ และแผนกาลงั คน

1) แผนการตลาด (marketing plan) เป็นแผนทฝ่ี ่ายการตลาดจัดทาขึ้น
อาจประกอบดว้ ยแผนการขายรายเดือน รายไตรมาศ แผนส่งเสริมการ
ขาย เป็นตน้

17 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

2) แผนการผลิต (production plan) เป็นแผนทฝ่ี า่ ยผลิตจดั ทาขน้ึ ท่ี
สอดคล้องกบั แผนการตลาดหรือการขาย

3) แผนการเงิน (financial plan) เป็นแผนท่ฝี ่ายการเงนิ จดั ทาข้ึน เพอ่ื การ
จดั หาเงินทุน หรอื เพ่ือการลงทนุ ในอนาคต

4) แผนอตั รากาลังคน (manpower plan) เป็นแผนที่ฝ่ายทรัพยากร
มนุษยจ์ ัดทาข้นึ เพือ่ พยากรณ์จานวนคนที่ต้องการในชว่ งเวลาทก่ี าหนด

1.10 ข้อจากดั ของการวางแผน

แผน อาจไมไ่ ด้ทาใหอ้ งคก์ ารประสบความสาเรจ็ ได้เสมอไป แผนท่ดี ีจะ
เป็นแนวทางใหก้ ารดาเนินงานขององค์การประสบความสาเรจ็ ตามวตั ถปุ ระสงค์ได้
ข้อจากดั ที่ทาใหก้ ารวางแผนขาดประสทิ ธิภาพ สืบเนือ่ งจากขอ้ จากดั หลัก 4
ประการ ได้แก่ ปญั หาผ้บู ริหาร ปญั หาเกี่ยวกับข้อมลู ปญั หาการขาดแคลน
ทรพั ยากร และปัญหาการนาแผนไปปฏิบตั ิ

1.10.1 ปัญหาผู้บริหาร

ปญั หาผู้บรหิ าร ท่ีเก่ียวกบั การวางแผน ได้แก่

ผบู้ ริหารขาดความรู้ ความเข้าใจ และประสบการณ์ในการวางแผน
ผบู้ รหิ ารไม่กลา้ ตัดสนิ ใจ โดยเฉพาะการตดั สนิ ใจภายใต้ความเสยี่ ง และ
ภายใต้ความไม่แนน่ อนรวมถึงการตดั สนิ ใจทม่ี ผี ลกระทบต่อผลประโยชน์
ของบคุ คล
ค่านิยมของผ้บู รหิ าร ทีอ่ าจไมส่ นใจหรอื ใหค้ วามสาคัญ เนื่องจากไมช่ อบ
การเปลย่ี นแปลง และไมม่ ีการควบคุมเมื่อนาแผนไปปฏบิ ตั ิ

1.10.2 ปัญหาข้อมลู ขา่ วสาร

ในการวางแผน ขอ้ มูลท้ังทางตรงและทางอ้อม ต้องเปน็ ข้อมลู ท่ีมเี หตผุ ล
เช่ือถือได้ ไม่ใช่มากจากอารมณค์ วามร้สู ึก ทันสมัย และปรมิ าณเพียงพอ

18 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

1.10.3 ปัญหาการขาดแคลนทรพั ยากร

ปัญหาการขาดแคลนทรพั ยากร เชน่ บคุ ลากร วัสดอุ ปุ กรณ์ เทคโนโลยี
เวลา และงบประมาณ รวมถึงทรพั ยากรณป์ ระกอบอ่ืนๆ หากมีหรอื นามาใช้อยา่ ง
จากัด ยอ่ มมปี ญั หาต่อการจดั ทาแผนทด่ี ี

1.10.4 ปัญหาการนาแผนไปปฏิบตั ิ

ปญั หาการนาแผนไปปฏิบตั ิ การนาแผนไปปฏบิ ัติ (implement) จะ
ชี้ให้เห็นคณุ ภาพของแผน วา่ จะทาให้บรรลุตามวตั ถุประสงค์ไดอ้ ย่างมีประสทิ ธภิ าพ
หรือไมเ่ พียงใด ซึง่ อาจจาเป็นต้องอาศยั ทัง้ ศาสตร์และศลิ ป์ ใช้ความสามารถท้งั การ
ประยุกตท์ ฤษฎี และหลกั การบรหิ ารร่วมดว้ ย

1.11 ความสาเร็จของการวางแผน

การปฏบิ ตั ิงานอยา่ งมีแผนคือการทางานท่ีมกี ารคดิ ตดั สนิ ใจ แลใช้
วจิ ารณญาณล่วงหนา้ กอ่ นลงมอื ปฏิบัติ ซง่ึ ไดว้ างแผนงานโดยตระเตรยี มงาน กาหนด
วธิ ีการปฏบิ ัติ และคาดคะเนปัญหาพร้อมแนวทางแกไ้ ขทอี่ าจเกิดขึ้นไวล้ ว่ งหนา้ ผู้
วางแผนอาจใช้หลกั การงา่ ยๆ ดงั น้ี

ตารางที่ 1-1 แสดงลักษณะการวางแผนท่ีประสบความสาเรจ็ คิดก่อนทา
เรียนรู้วธิ กี ารทา
P Plan Before Work ถามหาข้อมลู
L Learn how to be done เขยี นแผนปฏบิ ัติ
A Ask for full information กาหนดบคุ ลากร
N Note for action plan ปรับปรุงแนวทางให้ดขี นึ้
N Name qualified people ใชค้ วามร่วมมือทุกฝา่ ย
I Improve to get things done สร้างใหเ้ กดิ ความสามคั คี
N Need participation
G Get things done through other people

1. มีเปา้ หมาย หรอื วตั ถุประสงค์ทชี่ ัดเจน เขา้ ใจงา่ ย มีความเฉพาะเจาะจง และ
เป็นไปได้จรงิ

2. ได้รบั การยอมรบั จากผู้บริหาร และผู้ปฏบิ ตั ิงานทกุ คนทกุ ระดบั

19 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

3. มีกระบวนการควบคุมและตดิ ตามประเมินผลทุกระยะ
4. มีการประสานงานของแผนทกุ ระดบั และทกุ คน
5. มรี ะบบขอ้ มลู ท่ดี แี ละขอ้ มลู ทรงคณุ คา่
6. ทรพั ยากรมนุษยผ์ ูว้ างแผนหรอื ปฏบิ ตั ติ ามแผนมีคณุ สมบตั เิ พยี งพอ
7. แผนท่ีมที างเลอื ก มีความยืดหยุ่นคลอ่ งตัว และสามารถปรับเปล่ียนไดต้ าม

สมควร
8. นักการวางแผนเป็นวัตกรทม่ี ีวสิ ยั ทศั น์และความคดิ เชิงกลยทุ ธใ์ นเชงิ ปฏิบตั ิ

1.12 ความสมั พันธข์ องการวางแผนกบั การควบคุม

โดยหลักการของการบรหิ ารจัดการ หากองค์การมกี ารวางแผน การจัด
องคก์ าร การจัดคนปฏบิ ตั ิงาน ภาวะผ้นู า และการกากับดูแลอย่างใกลช้ ิดชดั เจนแลว้
ประสทิ ธภิ าพของการควบคมุ ย่อมมีมากข้ึนด้วย การวางแผนเปน็ การกาหนด
วตั ถปุ ระสงค์ สว่ นการควบคมุ เปน็ การแสวงหาแนวทางป้องกันไมใ่ หเ้ กิดเหตกุ ารณ์
ไม่พงึ ประสงค์ ท่อี าจจะทาใหอ้ งคก์ ารบรรลวุ ัตถปุ ระสงค์ตามแผนทกี่ าหนด

การวางแผนและการควบคุม มคี วามสัมพันธ์กนั โดยตรง ในมมุ มองที่ว่า
การวางแผนเป็นการมองเหตุการณ์ในอนาคต ทจี่ าเป็นต้องจัดการใหส้ าเรจ็ สว่ นการ
ควบคมุ เป็นการมองภาพเหตุการณ์ในปัจจุบัน และอดีตทผ่ี ่านมา และคาดหวัง
ผลสัมฤทธ์ิตามแผนได้ในอนาคต กล่าวคือ ทัง้ การวางแผนและการควบคุม สามารถ
กาหนดแนวทางและการตัดสินปญั หาต่างๆ ที่เกดิ ขน้ึ ไดท้ งั้ ในปจั จุบนั และอนาคต

การวางแผนและการควบคุม จงึ เปน็ กระบวนการร่วมกนั และมีผลกระทบ
ซึง่ กนั และกนั เสมอ เปรยี บเทยี บกบั เรือ/รถยนต์ ท่ตี อ้ งมีหางเสือ/พวงมาลัย มี GPS
กาหนดทศิ ทาง โดยอาศัยปัจจัย 4 M’s เปน็ องค์ประกอบสาคญั ทส่ี ่งเสรมิ ใหบ้ รรลุ
ตามเปา้ ประสงค์ จงึ กลา่ วไดว้ ่า องค์การใดที่ปราศจากแผนและการควบคมุ เป็นแนว
ปฏิบตั ิ องค์การนั้นยอ่ มไมป่ ระสบความสาเรจ็ ในการดาเนนิ ธรุ กิจอยา่ งแนน่ อน

1.13 หลกั การควบคุม

การควบคมุ เปน็ การตรวจสอบและพิจารณาผลการปฏิบัตกิ ารเทยี บกับ
เป้าหมายทีก่ าหนดไว้ และดาเนินการปฏิบตั ิ เพ่อื ใหม้ ่นั ใจวา่ แผนงานน้นั จะบรรลผุ ล
ตามต้องการได้อยา่ งแทจ้ รงิ กลา่ วได้ว่า บทบาทสาคญั ของการควบคมุ ไดแ้ ก่ การ

20 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

กาหนดมาตรฐาน การวดั ผล การเปรียบเทียบ และการปฏบิ ัติการ โดยการควบคมุ
จะครอบคลมุ เนอื้ หา 4 ประเด็นทางการบรหิ าร (4M’s) ดังน้ี

1.13.1 พฤตกิ รรมบุคคลในองคก์ าร (Man)

ผบู้ ริหารจาเป็นตอ้ งร้จู ักคน้ หาวธิ คี วบคุมพฤติกรรมบคุ คล แม้อาจฟงั ดไู ม่
เหมาะสม แตค่ วามสาเรจ็ ของธุรกจิ เกิดจาการทางานของบคุ คล โดยการพง่ึ พาและ
ไว้วางใจใหร้ ่วมงานและชักนาไปจนบรรลเุ ปา้ หมาย และเพอ่ื ให้มัน่ ใจได้วา่ บุคคล
ปฏิบัติตามที่ผู้บรหิ ารตอ้ งการได้จรงิ ผู้บรหิ ารจงึ ต้องอาศยั เครือ่ งมอื หรอื กลไกดา้ น
การควบคมุ พฤตกิ รรมตา่ งๆ ได้แก่

1) การคัดเลอื กบคุ คล (Recruit) กระบวนการสรรหาและคดั เลอื กว่าจา้ ง ช่วยให้
ผู้บรหิ ารมโี อกาสสร้างการควบคมุ ได้ โดยกาหนดและคดั เลอื กบคุ คลท่มี ีคุณค่า
ทัศนคติ บคุ ลกิ ภาพทีเ่ หมาะสมกับความต้องการในการบริหาร เชน่ หาก
ผบู้ รหิ ารต้องการบคุ คลที่ปกปอ้ งผลประโยชนแ์ ละชอบเส่ียง กส็ ามารถ
กลั่นกรองผสู้ มัครตามคณุ สมบัตดิ งั กลา่ ว ไดจ้ ากใบสมคั รงาน หรอื การ
สัมภาษณ์เปน็ ขั้นพืน้ ฐาน เป็นต้น

2) การปฐมนเิ ทศ (Orientations) บคุ คลใหม่จะไดร้ ับการปฐมนเิ ทศ อาจเป็นการ
อบรมอย่างเป็นทางการ ในขณะท่บี างองค์การ อาจปฐมนิเทศอยา่ งไมเ่ ป็น
ทางการ รวมถงึ การตดิ ต่อสอ่ื สารจากผ้บู รหิ ารถงึ บคุ คลใหมเ่ ปน็ นยั เพ่อื
พิจารณาพฤตกิ รรมภายในองค์การวา่ จะรบั ไดห้ รอื ไม่ ดงั นนั้ การปฐมนิเทศจึง
ทาหน้าท่ปี รับสภาพบุคคล และช่วยกลั่นกรองความคาดหวังของแต่ละคนท่ี
ได้รบั การคัดเลือกเข้ามาด้วย

3) การฝกึ อบรบ (Training) องคก์ ารสว่ นใหญ่ มักกระตนุ้ หรอื มีความตอ้ งการให้
บุคคลฝกึ อบรมเพื่อใหม้ คี วามรู้ความชานาญ การฝึกอบรมแบบเป็นทางการจะ
ส่งเสริมสนบั สนุนใหบ้ คุ คลฝึกฝนปฏบิ ัติ และควบคมุ ดแู ลในระหวา่ งการลงมอื
ปฏบิ ัติจริง (on-the-job training) ซง่ึ จะเป็นสงิ่ ทเ่ี หมาะสม เพราะบคุ คลจะ
สามารถเรยี นรฝู้ ึกฝนไปพร้อมการทางานจริง เปน็ ตน้

1.13.2 การเงนิ (Money)

ธรุ กจิ มีเปา้ หมายทสี่ าคัญ คอื การแสวงหากาไร จงึ ใช้เครือ่ งมือในการ
ควบคมุ ทางดา้ นการเงนิ จากผลตอบแทนท่ไี ด้ (return) ในขณะที่องคก์ ารหรือธรุ กจิ

21 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

ที่ไม่แสวงหาผลกาไร จะพจิ ารณาประสิทธภิ าพผา่ นกระบวนการการควบคมุ ต้นทุน
(cost control) เพอ่ื ใหบ้ รรลวุ ตั ถปุ ระสงคด์ ังกล่าว ผูบ้ รหิ ารต้องมปี ระเด็นการ
ควบคุมทางดา้ นการเงิน ซ่งึ ครอบคลมุ ท้ังงบประมาณ อตั ราสว่ นทางการเงนิ และ
การตรวจสอบ ได้แก่

1) งบประมาณ ผูบ้ ริหารทุกคนรจู้ กั และคนุ้ เคยกับงบประมาณโดยเฉพาะในเรอ่ื ง
ของรายได้ (revenues) และคา่ ใช้จ่าย (expenses) งบประมาณเปน็ แผนของ
ตัวเลข เพ่ือกระจายทรัพยากรแกก่ ิจกรรมตา่ งๆ ในองค์การ ถอื เป็นกลไก การ
ควบคมุ ทางการเงิน ซึ่งเป็นที่นยิ มมากทสี่ ดุ ในทุกทกุ องค์การ

2) อตั ราส่วนทางการเงิน เกิดจากอตั ราส่วนของรายการตา่ งๆ ในงบดลุ และงบ
กาไรขาดทนุ ขององคก์ าร เช่น การเปรยี บเทยี บตวั เลขสาคญั และแสดงในรปู
ของอัตราส่วนหรือสดั ส่วนรอ้ ยละ เปน็ ต้น ผบู้ รหิ ารควรใชอ้ ัตราส่วนนใ้ี นฐานะ
เป็นเคร่ืองมือควบคมุ ภายในองคก์ าร เพื่อตรวจติดตามวา่ มกี ารใชท้ รัพยส์ ิน
หนีส้ ิน สินค้า และอ่นื ๆ ไดอ้ ยา่ งมปี ระสิทธภิ าพมากนอ้ ยเพยี งใด

3) การตรวจสอบ เป็นการสอบทานเรือ่ งบัญชี การบันทกึ ยอดและกจิ กรรมการ
ปฏิบัติงาน การตรวจสอบสาหรับองคก์ าร 2 แบบ ไดแ้ ก่ (1) การตรวจสอบ
ภายนอก ซึ่งมีการตรวจตดิ ตามสอบทานจากภายนอกหรือบรษิ ัทผตู้ รวจบัญชี
โดยมวี ตั ถุประสงค์ทจ่ี ะปกปอ้ งผถู้ อื หนุ้ และเปน็ กลไกควบคมุ ของฝ่ายบรหิ าร
(2) การตรวจสอบภายใน จัดทาโดยสมาชิกภายในองคก์ าร มลี กั ษณะ
เช่นเดยี วกบั การตรวจสอบภายนอก แต่ครอบคลมุ เนอ้ื หาในการประเมนิ
ข้ันตอน นโยบายและการดาเนนิ งานขององค์การรวมท้ังขอ้ เสนอและเพอ่ื
ปรับปรุง เปน็ ต้น

1.13.3 วัสดอุ ุปกรณ์ เครื่องมอื ข้อมูลขา่ วสาร (Material)

โดยสว่ นใหญค่ ณุ ภาพการตัดสนิ ใจทางการบรหิ าร ขึน้ อย่กู ับคณุ ภาพของ
ข้อมูลขา่ วสารทผี่ ูบ้ ริหารมีและนาไปใช้ ย่ิงในโลกทซี่ ับซ้อน และการแขง่ ขันรนุ แรง
และรวดเรว็ ตอ้ งอาศัยการตดั สนิ ใจทเ่ี ฉียบคม ชดั เจน ว่องไวและเฉลยี วฉลาด เพ่อื
ความอย่รู อดขององคก์ าร เปน็ เหตใุ หก้ ารควบคมุ ข้อมลู ข่าวสารเป็นประเดน็ ทไ่ี ดร้ ับ
ความสนใจ และมีความสาคญั มากยิง่ ข้ึน ปัจจุบนั การควบคมุ ข้อมลู ขา่ วสารเป็น
หวั ขอ้ หนึง่ ในระบบการจัดการขอ้ มูลทางการบรหิ าร หรือระบบสารสนเทศเพือ่ การ

22 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

บรหิ าร (management information system: MIS) เพราะมีผลกระทบต่อการ
ปฏบิ ตั ิงานของผู้บริหารทุกระดับ รวมทั้งบุคคลทุกคนในองค์การ

1.13.4 การปฏบิ ตั ิการ (Management)

ความสาเร็จขององค์การ ขน้ึ อยู่กับความสามารถในการผลติ สนิ คา้ และ
บริการท่มี ีประสิทธิผลและประสทิ ธภิ าพ การควบคมุ การปฏบิ ตั ิการจงึ ถกู ออกแบบ
เพ่อื ใหเ้ ข้าถึงกระบวนการ และเปน็ เคร่อื งตรวจตดิ ตามกจิ กรรมการผลติ ต่างๆ
เพ่อื ให้แนใ่ จได้ว่าทกุ กจิ กรรมเป็นไปตามตารางกาหนดการ (schedule) ตลอดจน
ความสามารถในการจดั ซอ้ื ท้งั ในดา้ นคุณภาพและปริมาณทีเ่ หมาะสม ดว้ ยต้นทุน
ต่าสดุ เทา่ ท่ีเปน็ ไปได้ ได้แก่

1) ตารางกาหนดการ ผู้บริหารจะกาหนดกิจกรรมในตาราง เพ่อื ให้ผู้ปฏบิ ัติทราบ
ถงึ ระยะเวลา สถานที่ และกิจกรรมท่ตี ้องดาเนนิ การ โดยเป็นทง้ั การวางแผน
และการควบคมุ กจิ กรรมการปฏิบตั ิงาน เทคนิคการกาหนดตารางกาหนดการท่ี
แสดงไดง้ า่ ยและดีที่สดุ คอื แผนภมู แิ กนต์ (Gantt chart) ซึ่งแสดงแตล่ ะ
กจิ กรรมและเปรยี บเทียบความกา้ วหนา้ มากนอ้ ยได้ ซึ่งจัดเป็นกลไกเบอ้ื งต้นที่
ช่วยใหผ้ ู้บรหิ ารพิจารณาควบคมุ งาน หรอื โครงการใหเ้ สรจ็ สมบรู ณต์ ามกรอบ
วันเวลาที่กาหนด

2) การจดั ซอื้ กระบวนการปฏิบตั ิงาน และผลลพั ธ์ในองคก์ าร ขึน้ อย่กู บั วัตถดุ ิบที่
ป้อนเข้าในตอนแรก ดงั นั้น หากปอ้ นวตั ถุดบิ ดอ้ ยคณุ ภาพเขา้ ในกระบวนงาน
ผลผลติ หรอื ผลลพั ธ์ ยอ่ มมีโอกาสเป็นสินค้าด้อยคณุ ภาพได้ หมายความว่า
ผบู้ ริหารตอ้ งตรวจตดิ ตามการจัดหาและนาส่งวัตถุดบิ โดยควบคมุ กากบั ดูแล
ทง้ั เรือ่ งของคณุ ภาพ ปรมิ าณ และราคา การควบคมุ การจดั ซื้อเปน็ การ
ตรวจสอบใหแ้ น่ใจถึงคณุ ภาพท่ยี อมรับได้ วา่ มแี หล่งการจัดหาซื้อวัตถดุ บิ ทไี่ วใ้ จ
ได้อยา่ งต่อเน่อื งสมา่ เสมอ และเปน็ การจัดซือ้ ทช่ี ว่ ยใหล้ ดตน้ ทุน เปน็ ตน้

1.14 การบริหารโดยวตั ถุประสงค์

การบรหิ ารโดยวัตถุประสงค์ (Management by Objectives) หรอื
MBO หมายถึง วิธกี ารบริหารโดยการกาหนดวตั ถุประสงค์หรอื เปา้ หมายรว่ มกัน
ระหว่างผบู้ งั คบั บญั ชา และผูใ้ ต้บังคบั บญั ชา MBO ถูกนามาใช้สาหรบั การบริหาร
อย่างแพรห่ ลาย

23 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

Peter F Drucker ผพู้ ัฒนาแนวคิดการบรหิ ารโดยวัตถปุ ระสงค์ คือ Professor Peter
พ.ศ.2452-2548 Drucker กระบวนการบรหิ ารโดยวตั ถุประสงค์ เปน็ เคร่อื งมือทางการบริหารใน
องค์การของรัฐ เอกชน รวมทง้ั องค์การไมห่ วงั ผลกาไร (nonprofit organization)
การบริหารวตั ถุประสงค์ เปน็ ความตอ้ งการความร่วมมือ ระหวา่ งผบู้ งั คบั บญั ชาใน
เร่อื งทเ่ี ก่ียวขอ้ งกบั (1) การกาหนดวตั ถุประสงค์ (2) แผนงาน (3) มาตรฐานทใี่ ช้
วัดผลงาน (4) การประเมนิ ผล ซึ่งส่งิ ต่างๆ ดังกลา่ ว เช่อื มโยงใหเ้ กดิ การบริหารงาน
โดยวตั ถุประสงคภ์ ายในเวลาท่ีกาหนด รวมทง้ั การกาหนดหลักเกณฑ์ และวธิ กี าร
ประเมนิ ผล เพ่ือใหม้ ปี ระสทิ ธิภาพมากทสี่ ดุ สิ่งสาคญั ของการบริหารโดยวัตถุ
ประสงค์ คือการทาใหผ้ ้ใู ต้บงั คับบญั ชารเู้ ป้าหมาย หรือวัตถปุ ระสงคข์ องการทางาน
และชว่ ยสง่ เสรมิ สนับสนุนให้ผใู้ ต้บงั คบั บัญชาสามารถปฏิบตั ิงานใหบ้ รรลผุ ลสาเร็จ
ได้ กระบวนการของการบรหิ ารโดยวัตถุประสงค์ เปน็ กระบวนการทตี่ ้องมกี าร
สื่อสารกนั โดยตรง ระหวา่ งผู้บงั คบั บญั ชาและผู้ใตบ้ งั คับบญั ชา

บางคร้ังอาจรจู้ ัก MBO ในชอ่ื ของการบริหารโดยผลลพั ธ์ (management
by result) หรอื การบรหิ ารโดยเปา้ หมาย (management by goal) หรอื การ
วางแผนและการทบทวน (work planning and review) ขึ้นอยกู่ ับคานิยามของ
นักวิชาการทแี่ ตกต่างกันไป แตย่ ังคงหลกั การท่คี ลา้ ยคลงึ กัน

1.14.1 การบรหิ ารท่ยี ึดวตั ถปุ ระสงคเ์ ป็นตวั กาหนด

วตั ถปุ ระสงค์ (Objective) เป็นคาทร่ี ู้จักกนั อย่างกว้างขวางมานาน การ
ดาเนินการงานใดๆ ก็ตาม ยอ่ มมีการกาหนดวตั ถปุ ระสงค์เปน็ สาคัญ และหาวิถที าง
ทจ่ี ะนาไปสวู่ ัตถุประสงค์เหลา่ นน้ั เรยี กวา่ วถิ ีทางสู่จุดมงุ่ หมายปลายทาง (means-
end approach) เปน็ เปา้ หมายสคู่ วามสาเรจ็ ดงั น้ัน จึงกลา่ วไดว้ า่ ไม่มบี ุคคลใด
ประสบความสาเรจ็ ในงานได้อยา่ งดเี ย่ยี ม หากปราศจากการกาหนดวตั ถปุ ระสงค์
วตั ถปุ ระสงค์ จงึ เปรียบเสมอื นเข็มทศิ ชบี้ อกแนวทางแกผ่ บู้ รหิ ารและผูป้ ฏิบัตงิ าน
นอกจากนนั้ วัตถปุ ระสงคย์ ังเปน็ กญุ แจสาคญั ของผ้บู รหิ าร ท่ีจะดาเนินการวางแผน
ทม่ี ปี ระสิทธิผล วตั ถุประสงคท์ ีช่ ดั เจน จะเป็นตวั กระตนุ้ และสง่ เสริมการวางแผน
ด้านการบริหาร การตัดสนิ ใจ หากองค์การมีการกาหนดวตั ถุประสงคอ์ ยา่ งชดั เจน
มกั ไมป่ ระสบปัญหาในการพัฒนางานระยะยาวและนโยบายระยะสั้น วัตถปุ ระสงค์
จึงมีผลดที ี่สาคญั ต่อการบรหิ ารจัดการองค์การ ได้แก่
1) มีเอกภาพด้านการวางแผน

24 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

2) เปน็ วธิ ีการทน่ี าไปสูก่ ารกระจายอานาจ
3) กระตุ้นใหเ้ กดิ การจูงใจในการทางาน
4) เป็นเคร่อื งมอื ในการควบคุม

วธิ กี ารบรหิ ารทย่ี ึดวัตถุประสงค์เพอ่ื ผลสาเรจ็ ถือว่าเป็นวิธีการบรหิ ารที่มี
ประสิทธภิ าพมาก สามารถนามาใช้ในภาคปฏิบตั ไิ ดอ้ ย่างมปี ระสิทธภิ าพ กล่าวไดว้ ่า
วิธกี ารบรหิ ารทดี่ ี ควรจะเปน็ แนวคิดเพ่ือบริหารงานทีม่ ปี ระสิทธิภาพสูงสดุ โดยมี
วิธกี ารบริหารตามเป้าหมาย หรอื MBO เป็นเครื่องมือสาหรับปฏิบตั ิ นัน่ เอง กลไกท่ี
เป็นขอ้ ดีของวิธีการบริหารเพื่อผลสาเรจ็ คือการวางแผนโดยคานึงถงึ เป้าหมาย
ความสาเรจ็ กอ่ นการลงมอื ปฏบิ ตั ิ ซึ่งช่วยให้การบริหารทรพั ยากรตา่ งๆ ดาเนินไป
อยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ นอกจากนี้ ปญั หาอปุ สรรคทอ่ี าจเกดิ ขึน้ ในระหวา่ งดาเนนิ การ
จะไดร้ บั การวเิ คราะห์ และแก้ไขให้ลุลว่ ง ก่อนที่การทางานจะเรมิ่ ตน้ ทง้ั น้ี เพ่ือ
จุดมุ่งหมายทต่ี อ้ งการใหเ้ กิดผลสาเรจ็ ทีด่ ี วิธกี ารบริหารน้ี จึงชว่ ยให้ประสทิ ธภิ าพ
เพ่ิมข้ึนเป็นสองเทา่ กลา่ วคือ มีประสิทธิภาพในการแบ่งปนั ทรพั ยากรในขั้นวางแผน
และการมปี ระสิทธภิ าพในขนั้ ปฏิบตั ิ ทบ่ี คุ คลผปู้ ฏิบัติงานจะมคี วามผกู พนั ตอ่
ความสาเรจ็ ทไ่ี ดม้ สี ว่ นรว่ ม ซึ่งทาใหม้ ีความผูกพนั ธ์โดยตรงกับผลสาเร็จ และเต็มใจ
ควบคุมตนเอง ท่จี ะมุ่งมัน่ ปฏิบัติงานให้ประสบความสาเรจ็ ทีด่ ี

1.14.2 กระบวนการบริหารโดยวัตถุประสงค์

กระบวนการบรหิ ารโดยวตั ถุประสงค์ (MBO Process Cycle)
ประกอบด้วย 5 ขั้นตอน ไดแ้ ก่

1) การทบทวนวัตถปุ ระสงค์ขององคก์ าร (Set Corporate Objectives) เปน็
การทบทวนวตั ถุประสงคข์ ององค์การทั้งหมด เพอื่ ให้เขา้ ใจถึงวตั ถปุ ระสงค์ท่ี
แท้จริงขององค์การ

2) กาหนดวตั ถปุ ระสงคใ์ นการปฏบิ ตั งิ าน (Set and Align Employee
Objectives) เป็นการกาหนดวัตถปุ ระสงค์หรือเปา้ หมายในการปฏบิ ตั งิ าน เปน็
การตกลงร่วมกันระหวา่ งผู้บงั คบั บญั ชาและผู้ใต้บงั คบั บญั ชา ทัง้ นี้ ตอ้ ง
สอดคล้องกบั วัตถปุ ระสงคห์ ลักขององค์การ

3) ติดตามความกา้ วหน้าระหวา่ งการปฏิบัตงิ าน (Monitor Performance)
ผบู้ งั คบั บัญชาและผใู้ ต้บงั คับบญั ชา ต้องมีการประชุมพบปะเพือ่ ตรวจสอบ

25 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

ความก้าว หน้าของการปฏบิ ตั ิงาน และการบรรลุวัตถปุ ระสงค์ของผลลัพธ์ หาก
มีปญั หาเกดิ ขึ้น จะไดพ้ จิ ารณาดาเนนิ การแก้ไขในระหว่างกระบวน การได้
4) ประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ิงาน (Evaluate Performance) เม่อื สิน้ สุดการ
ปฏิบัตงิ าน ตอ้ งมกี ารประเมินผลผลลพั ธ์ ว่าเปน็ ไปตามวตั ถปุ ระสงคห์ รอื
เปา้ หมายหรือไม่ โดยทงั้ ผู้บังคบั บญั ชา และผ้ใู ตบ้ งั คบั บญั ชา ทาการ
ประเมนิ ผลรว่ มกนั เพ่อื ใหร้ ว่ มกันพิจารณา และหาแนวทางการแกไ้ ขปญั หา
รว่ มกนั หากผลลัพธไ์ ม่เปน็ ไปตามวัตถปุ ระสงค์ การประเมนิ ผลตอ้ งกาหนด
ระยะเวลาใหช้ ัดเจน และตอ้ งมีการบนั ทึกผลการปฏบิ ตั งิ านทกุ คร้ัง
5) การกาหนดรางวลั ตอบแทน (Reward Employee) การกาหนดรางวลั ตอบ
แทน ใหก้ บั ผู้ใตบ้ งั คับ บญั ชาท่ีปฏบิ ตั งิ านบรรลผุ ลสาเร็จตามวตั ถปุ ระสงคท์ ี่
กาหนดไว้ โดยอาจอยรู่ ูปของประกาศเกยี รติคุณทมี งาน การให้รางวลั ตอบแทน
ทางเศรษฐกิจ หรือการไดร้ ่วมรับประทานอาหารกับผบู้ ริหารระดบั สงู เปน็ ต้น

ภาพท่ี 1.10 แสดงกระบวนการบรหิ ารโดยวัตถปุ ระสงค์

1.14.3 ขั้นตอนการบริหารโดยวัตถุประสงค์
ขั้นตอนการบริหารโดยวตั ถปุ ระสงค์ ประกอบดว้ ย 6 ขน้ั ตอน ได้แก่

1) กาหนดวตั ถปุ ระสงค์การปฏิบตั งิ าน พร้อมทัง้ กาหนดระยะเวลาที่จะไดผ้ ลลพั ธ์
ตามวัตถปุ ระสงคท์ ่ีกาหนด โดยทว่ั ไปนยิ มจดั ทาในรูป Gantt chart

2) การทบทวน การประชมุ อภิปราย เพือ่ หาข้อสรปุ ตกลงร่วมกันเกยี่ วกับ
วัตถุประสงค์ ทง้ั นเ้ี พื่อความเข้าใจตรงกนั และเป็นทย่ี อมรบั กอ่ นลงมอื ปฏิบตั ิ

26 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

3) การประชมุ เปน็ ประจา ระหวา่ งผบู้ ังคบั บัญชา และผู้ใตบ้ งั คบั บญั ชา เพอ่ื
ติดตามความก้างหน้า หรือการทบทวนวตั ถปุ ระสงค์ หากพบวา่ มีปัญหาเกดิ ขึน้
ระหวา่ งกระบวนการปฏิบตั ิงาน

4) กาหนดระยะเวลา การรายงานผลการปฏิบัตงิ าน เชน่ ภายหลงั จากการ
ปฏบิ ตั ิงาน 6 เดอื น ต้องจดั ทารายงานผลการปฏบิ ัติงาน (Performance
report) โดยประกอบดว้ ยเนอื้ หารายงานความสาเรจ็ และขอ้ เสนอแนะอื่นๆ
รวมทง้ั ขอ้ แตกตา่ งระหวา่ งผลลัพธท์ ีค่ าดหวงั กับผลลพั ธท์ ่เี กิดขนึ้ จริง

5) การประเมินผลการปฏิบตั งิ านของผปู้ ฏิบัตงิ าน ซึ่งเป็นหนา้ ท่ขี องผ้บู ริหารท่ี
ดูแลกลมุ่ ปฏิบตั ิงาน พร้อมทงั้ ให้คาแนะนาเพ่ือให้ผปู้ ฏบิ ตั ิงานสามารถ
ปฏบิ ตั ิงานไดด้ ียง่ิ ข้ึน

6) กาหนดวตั ถุประสงค์ใหม่ สาหรับระยะเวลาขา้ งหน้า และเริม่ กระบวนการของ
วงจร MBO ใหมอ่ กี ครัง้

1.14.4 องค์ประกอบความสาเร็จของการบรหิ ารโดยวตั ถุประสงค์

1) การกาหนดวัตถุประสงค์ กบั การวางแผน เพือ่ ให้ไดว้ ตั ถุประสงค์ กับแผนงาน
ควบคูก่ นั นอกจากน้นั วัตถปุ ระสงคข์ องแต่ละฝ่ายในองคก์ าร ตอ้ งประสาน
สอดคล้องกนั

2) ผู้บรหิ าร ผ้บู รหิ ารระดับสูง จาเปน็ ตอ้ งยอมรับการเปลย่ี นแปลง เพราะการ
บริหารโดยวตั ถุประสงค์ หมายถงึ การกระจายอานาจ ผบู้ ริหารระดบั สูงต้องนา
วธิ ีการบริหารนม้ี าใชเ้ พอ่ื ให้สามารถควบคมุ การบรหิ ารจดั การภายในองค์การ
ได้ นอกจากตอ้ งทราบเร่อื งการวางแผน (Planning) การจัดองค์การ
(Organizing) การชกั จงู หรอื การสงั่ การ (Leading) และการควบคมุ โดยทว่ั ไป
(Controlling) แล้ว ผู้บรหิ ารระดบั สงู จาเป็นต้องเพมิ่ พนู ทักษะการบริหาร โดย
เนน้ ในเรอ่ื งการวางแผน การกาหนดเปา้ หมาย ตลอดจนการวดั และประเมินผล
ในรปู การควบคุมเป็นกรณพี ิเศษดว้ ย

3) ระบบขอ้ มลู ข่าวสาร ระบบขอ้ มลู ขา่ วสารขององคก์ าร ทช่ี ว่ ยเสรมิ สร้างใหเ้ กดิ
การบริหารโดยวตั ถุประสงค์ ทีป่ ระสบความสาเร็จ ควรเป็นระบบขอ้ มลู
ยอ้ นกลบั (feedback) เพราะในการปฏิบตั ิงานระหวา่ งผบู้ ังคับบญั ชา และ
ผู้ใตบ้ ังคบั บัญชา ข้อมูลยอ้ นกลับสามรถใชเ้ พ่อื การตรวจสอบผลการปฏิบัตงิ าน
ในทุกชว่ งระยะเวลาตามกาหนด ทั้งน้ี ข้อมูลต้องมเี พยี งพอ ถูกต้อง และ
ทนั สมยั (up to date)

27 | บทท่ี 1 แนวคิดและพ้ืนฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

4) ผูป้ ฏิบัติงาน การดาเนินการบรหิ ารโดยวตั ถปุ ระสงค์ เป็นการทางานใน
ลักษณะของกลมุ่ ทใี่ หค้ วามสาคญั กบั ผลงานของกลุ่ม มากกว่าผลงานบคุ คล
ผู้ปฏิบัติงานควรเขา้ ใจหลักการทางานเปน็ ทีม (Teamwork) และมคี วามรู้และ
ทกั ษะในงานเพียงพอ เพราะการบริหารโดยวัตถปุ ระสงค์ เนน้ ระบบงานท่ี
เชอื่ มโยงตอ่ เน่อื งกบั ระบบอ่ืน ผปู้ ฏิบัติงานต้องมุง่ งานเพอ่ื ประโยชนอ์ งค์การ
และพรอ้ มรบั การเปลยี่ นแปลงตลอดเวลา นอกจากนนั้ ผู้ปฏิบัติงานควรเรียนรู้
ลกั ษณะการมสี ่วนร่วม และสานึกในความรบั ผดิ ชอบตอ่ งานของตน

28 | บทที่ 1 แนวคิดและพ้นื ฐานการวางแผน และการควบคุมในองคก์ าร

บทที่ 2
การบรหิ ารจัดการข้อมูลขา่ วสาร เพื่อการวางแผนและการควบคุม

2.1 บทนา

ขอ้ มูลตา่ งๆ ที่อยูร่ อบตวั ผู้บรหิ ารสามารถรับรูแ้ ละนามาใช้ในธรุ กจิ ได้
มากมายทงั้ ทางตรงและทางออ้ ม ข้อมูลอาจถกู นามาใช้ประโยชน์ไดท้ ันที หรืออาจ
นาไปผ่านกรรมวิธีทเ่ี รยี กว่าการประมวลผล โดยใช้เครอื่ งมอื ทางเทคโนโลยี ดังน้ัน
กอ่ นการวางแผนทุกครั้ง ผูม้ หี นา้ ทใ่ี นการวางแผน ตอ้ งจดั หาขอ้ มลู ให้พรอ้ ม ดงั คา
กล่าวทีว่ ่า “หากปราศจากข้อมลู ทถ่ี กู ตอ้ งแมน่ ยา ก็ไมส่ ามารถวางแผนหรือตดั สินใจ
ที่ดีได้” หรอื ท่ซี นุ วกู ล่าวไว้ว่า “รเู้ ขารเู้ รา รบร้อยครงั้ ชนะร้อยคร้ัง”

ข้อมลู (data) ถือเปน็ หนึ่งในทรัพยากรที่ทรงคณุ คา่ ท่ีสุดขององคก์ าร
เพราะสมั ฤทธผิ ลของทกุ กิจกรรมในการบริหารจดั การองค์การ ตา่ งตอ้ งอาศยั ข้อมูล
ทง้ั สิ้น ขอ้ มูล มคี วามหมายถงึ เรือ่ งราวหรอื เหตุการณ์ทีเ่ กิดข้ึนรอบตวั เรา เรยี กว่า
ข้อมูลดิบ (Raw data) หรือวตั ถดุ บิ (Raw material) ชุดของข้อมลู ดบิ เม่อื ผ่าน
กระบวนการประมวลผล การแปล เรียบเรียง กระบวนการจัดการ จะกลายเป็น
ขอ้ มูลท่เี ปน็ ประโยชน์ เรยี กวา่ ขอ้ มลู ขา่ วสาร หรือ สารสนเทศ (information)

การบริหารข้อมูลข่าวสารสาหรับการวางแผนและการควบคุมในบนเรียนนี้
ใช้แก้ปัญหา 2 ประการ ได้แก่ (1) เพื่อกาหนดลักษณะและรปู แบบของขอ้ มลู
ข่าวสารสาหรบั บคุ คลระดบั ต่างๆ (2) เพือ่ การจัดหาขอ้ มลู ขา่ วสารทจี่ าเปน็ สาหรับ
ชว่ งเวลา สถานท่ี และต้นทุนทเ่ี หมาะสมกับมลู ค่าท่ียอมรบั ได้

2.2 ความหมาย และประโยชน์ของขอ้ มลู ขา่ วสาร

2.2.1 ความหมายของขอ้ มลู ข่าวสาร

ขอ้ มูลข่าวสาร หรือสารสนเทศ (Information) เปน็ ผลลัพธ์จากการ
ประมวลผล วเิ คราะห์ หรือการจัดการขอ้ มลู โดยมีความรเู้ ปน็ องคป์ ระกอบ ข้อมูล
ขา่ วสาร จงึ มคี วามหมายถงึ คณุ ภาพของขอ้ มูลขา่ วสาร ทผ่ี สู้ ง่ สง่ ไปหาผูร้ ับ ข้อมลู
ข่าวสาร ประกอบดว้ ยเหตุการณร์ อบตัว หรือสภาพของข้อมูลข่าวสารนน้ั ๆ ข้อมูล
ขา่ วสาร มีความเกยี่ วขอ้ งสัมพนั ธโ์ ดยตรงกบั ขอ้ มลู ดบิ (raw data) โดยทขี่ ้อมูล เป็น

29 | บทที่ 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

กล่มุ ของข้อความทย่ี ังไมไ่ ดจ้ ดั ระเบยี บหรอื รูปแบบ ใหส้ ามารถนาไปใช้งานใหเ้ กดิ
ประสิทธภิ าพ ประสทิ ธิผลได้

ขอ้ มูลข่าวสาร หรอื สารสนเทศ มปี ระโยชน์ต่อการดาเนินชวี ิต และการ
บริหารจดั การ ไดแ้ ก่

ทาใหเ้ กดิ ความรู้ (knowledge)
ทาให้เกดิ ความคดิ ทกั ษะท่ีแสดงถงึ พัฒนาการความก้าวหนา้ หรือตกตา่ (skill)
ทาให้สามารถประเมนิ คณุ ค่าได้ (value)

ขอ้ มูลข่าวสาร หรือสารสนเทศ (Information) คอื ข้อมลู ดบิ ทีผ่ า่ นการ
ประมวลผล ด้วยวิธีการทเี่ หมาะสมถูกต้อง ตรงตามความต้องการของผ้ใู ช้ ใน
รูปแบบที่ใชง้ านได้ และอยู่ในช่วงเวลาที่ทาให้ขอ้ มูลข่าวสารนัน้ มีความทนั สมยั เชน่
เม่ือต้องการไปใช้ในการวางแผนการขาย ขอ้ มลู ขา่ วสารทตี่ ้องการ จงึ ควรเป็น
รายงานสรปุ ยอดขายแตล่ ะเดอื นทผี่ ่านมา

2.2.2 ประโยชนข์ องขอ้ มลู ข่าวสาร

ข้อมลู ข่าวสาร เปน็ ประโยชน์อยา่ งยง่ิ ตอ่ การนาไปใชบ้ ริการงานดา้ นต่างๆ
เชน่

1) ดา้ นการวางแผน สามารถนาขอ้ มลู ขา่ วสาร ไปใชใ้ นการวางแผนเกย่ี วกบั การ
จดั องคก์ าร การบรหิ ารงานทรัพยากรมนษุ ย์ กระบวนการผลติ สินคา้ การตลาด
เป็นต้น

2) ด้านการตัดสนิ ใจ สามารถนาขอ้ มลู ข่าวสาร ไปใชใ้ นการตัดสนิ ใจเลอื กแนวทาง
หรอื ทางเลือกทม่ี ปี ัญหานอ้ ยทสี่ ดุ ในการแกป้ ญั หาตา่ งๆ การมีขอ้ มูลข่าวสารที่
สมบูรณ์ ทนั สมยั และครบถว้ นย่อมชว่ ยใหก้ ารตัดสินใจถกู ต้อง รวดเรว็ และมี
ประสทิ ธภิ าพยิ่งขึ้น

3) ดา้ นการดาเนินงาน สามารถนาขอ้ มลู ขา่ วสาร ไปใชใ้ นการดาเนนิ งานตา่ งๆ
เพอ่ื ควบคมุ หรอื ตดิ ตามผลการปฏบิ ัติงานใหส้ อดคลอ้ งกับ นโยบาย กฏ
ระเบยี บ วตั ถุประสงค์ และเปา้ หมายขององคก์ าร

30 | บทท่ี 2 การบริหารระบบขอ้ มูลการวางแผนและการควบคุม

2.3 ประเภทของข้อมูล

ข้อมลู (raw data) แบ่งออกไดห้ ลายประเภท ดงั นี้
2.3.1 ประเภทข้อมลู แบง่ ตามรปู แบบข้อมูล แบ่งออกเปน็ 4 ประเภท ไดแ้ ก่
ตวั เลข ตัวอกั ษร/สญั ลักษณ์ ภาพ และเสยี ง

1) ตัวเลข (numeric) หมายถึง ข้อมูลตวั เลขล้วนๆ ใชใ้ นการคานวณทาง
คณิตศาสตรไ์ ด้ ถอื เปน็ ข้อมูลเชิงปริมาณ เชน่ อายุ จานวนเงนิ ปริมาณการผลติ
เปน็ ต้น

2) ตัวอักษร/สัญลักษณ์ (character/symbol) หมายถงึ ขอ้ มลู ตัวอกั ขระ หรือ
ตวั เลข ไม่สามารถใชค้ านวณทางคณิตศาสตร์ ถือเปน็ ข้อมูลเชิงคณุ ภาพ เชน่ ก-
ฮ, a-z, เลขทบ่ี า้ น หมายเลขโทรศพั ท์ ทะเบยี นรถ หมายเลขเอกสาร เปน็ ตน้

3) ภาพ (image) หมายถงึ ภาพหรอื รปู ทร่ี ับรไู้ ดด้ ว้ ยตา หรอื มือสัมผัส เชน่
ข้อมลู ลายเสน้ ภาพถ่าย ภาพวาด ภาพการต์ นู เป็นต้น

4) เสียง (voice) หมายถึง เสยี งทรี่ ับรไู้ ดด้ ว้ ยหู เชน่ เสยี งคนพูด เสยี งสตั วร์ อ้ ง
เสยี งกระดงิ่ เปน็ ต้น

การประกอบกันของภาพหลายๆ ภาพ เชื่อมโยงกนั เปน็ ภาพเคล่อื นไหว
โดยอาจมขี อ้ มูลตวั เลข สญั ลักษณ์ และเสียง เปน็ ส่วนประกอบ เรยี กวา่
ภาพเคลอ่ื นไหว (animation) เชน่ ภาพยนต์ หรือวิดโี อ เป็นตน้

2.3.2 ประเภทขอ้ มลู แบ่งตามแหล่งทมี่ า หรอื ตามสถานท่เี กดิ ขอ้ มลู แบง่ ออกเปน็
2 ประเภท ได้แก่ ข้อมูลปฐมภมู ิ และข้อมลู ทตุ ยิ ภมู ิ

1) ขอ้ มลู ปฐมภูมิ (primary data) หมายถงึ ขอ้ มลู เท็จจริงหรอื รายละเอยี ด ท่ี
ได้จากแหลง่ กาเนิดขอ้ มลู โดยตรง เช่น ข้อมูลจากการสมั ภาษณ์ การสงั เกต
การทดลอง การทดสอบ หรอื การวัดจากกลุม่ ตวั อย่างโดยตรง รวมถึงขอ้ มูลการ
สารวจสามะโนประชากร (Census) ด้วยการสมั ภาษณก์ ารนับ การเก็บสถติ ิ
ผใู้ ช้รถโดยสารประจาทาง และการสารวจกลุม่ ตัวอย่าง (Sample Survey)
โดยเลือกตัวแทนกลมุ่ ทเี่ หมาะสม ทีม่ ีลักษณะใกล้เคยี งกบั ทต่ี ้องการศึกษา เช่น
สารวจความนยิ มของวยั รุน่ เกย่ี วกบั การใช้โทรศพั ทม์ ือถอื กลุ่มตัวอยา่ งท่ีจะ
ศึกษาก็ตอ้ งเปน็ กล่มุ วยั รุ่น เปน็ ต้น

31 | บทที่ 2 การบริหารระบบขอ้ มูลการวางแผนและการควบคุม

2) ข้อมลู ทุตยิ ภมู ิ (secondary data) หมายถึง ขอ้ เท็จจรงิ หรือรายละเอยี ด ท่ี
ผ้อู ่นื รวบรวมไว้อยา่ งเป็นระบบ สามารถนามาเปน็ ขอ้ มลู โดยไมต่ อ้ งไป

แหลง่ กาเนดิ ขอ้ มลู โดยตรง เช่น ขอ้ มูลจากคลังขอ้ มูล รายงานประจาปี
สารานุกรม เอกสารเผยแพร่ เป็นต้น

2.3.3 ประเภทขอ้ มลู แบง่ ตามการรวบรวม แบง่ ออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่ ขอ้ มลู
ภายในองคก์ าร และขอ้ มลู ภายนอกองคก์ าร

1) ข้อมูลภายในองค์การ (internal data) หมายถงึ ข้อมูลทร่ี วบรวมได้จาก
ภายในองค์การ ทงั้ ทีร่ วบรวมจากบุคคลและไมใ่ ช่บุคคล เชน่ ผบู้ งั คบั บญั ชา
ผู้ใตบ้ งั คบั บญั ชา ผรู้ ว่ มงาน และผเู้ ก่ียวข้องอืน่ ๆ รายงานการประชุม และ
เอกสารตา่ งๆ ในองคก์ ารนน้ั ๆ เปน็ ตน้

2) ข้อมูลภายนอกองค์การ (external data) หมายถึง ขอ้ มูลทร่ี วบรวมไดจ้ าก
ภายนอกองคก์ าร ทง้ั ทร่ี วบรวมจากบุคคลและไมใ่ ชบ่ คุ คล เชน่ ขอ้ มลู ทร่ี วบรวม
ได้จากลูกค้า ผขู้ ายวัตถดุ ิบ/ผขู้ ายสินคา้ นายธนาคาร และนกั วชิ าการ สงิ่ พิมพ์
เอกสารเผยแพร่การสมั มนา งานแสดงสนิ ค้า และรายงานทป่ี รกึ ษา เป็นต้น

2.3.4 ประเภทข้อมลู แบ่งตามลักษณะข้อมลู ท่ีรวบรวมหรือประมวล ได้แก่ ข้อมูล
เชิงปรมิ าณ และขอ้ มลู เชงิ คุณภาพ

ตวั อยา่ ง เคร่ืองมือวดั 1) ข้อมูลเชิงปรมิ าณ (quantitative or numerical data) หมายถึง ข้อมูลใน
ขอ้ มูลเชิงปริมาณ เชิงวัดผล เกยี่ วกับขนาด เกยี่ วกบั ปริมาณ หรือการนบั ทเี่ ปน็ จานวน ข้อมูลเชิง
ปริมาณ จาแนกได้ 2 ประเภท คือ

ขอ้ มูลเชงิ ปรมิ าณแบบต่อเนือ่ ง (continues data) หมายถงึ ข้อมูลท่ี
เปลย่ี นแปลงอย่างตอ่ เนอ่ื ง ไมส่ ามารถระบไุ ดใ้ นชว่ งใดชว่ งหน่งึ เช่น
สว่ นสูงบุคคล ทเ่ี ปลีย่ นแปลงไปในชว่ งเวลา 1 ปี เป็นตน้

ขอ้ มูลเชงิ ปริมาณแบบไมต่ ่อเนอื่ ง (discrete data) หมายถงึ ข้อมลู ทมี่ ี
ค่าคงท่ีในชว่ งเวลาหน่ึงๆ สามารถระบจุ ุดส้ินสดุ ได้ในช่วงเวลาใดเวลาหนง่ึ
เช่น ลกู ค้าท่สี ่งั ซือ้ สนิ คา้ ประจาเดอื น จานวน 500 คน เป็นตน้

32 | บทที่ 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

ตวั อยา่ งเครื่องมือวดั 2) ขอ้ มลู เชิงคุณภาพ (qualitative or categorical data) หมายถงึ ข้อมลู ที่
ขอ้ มลู เชิงคุณภาพ ไมไ่ ด้วดั ออกมาเปน็ ตวั เลข ไมม่ ผี ลทางคณติ ศาตร์ แตไ่ ด้แสดงถงึ คุณลกั ษณะ
ของสงิ่ นน้ั เปน็ ขอ้ มลู ในเชิงคุณลักษณะ เช่น เพศ ฐานะทางเศรษฐกจิ สที ่ีชอบ
ประเภทของสนิ ค้า ศาสนา สถานภาพสมรส อาชพี ขอ้ ความทเี่ ปน็ ความคิดเห็น
ซึ่งเราอาจจะแทนชดุ ขอ้ มลู นด้ี ว้ ยตวั เลขได้ เชน่ 1 = Yes, 0 = No

ขอ้ มลู เชงิ ปริมาณ (numerical) และเชิงคณุ ภาพ (categorical)
สามารถนามาสร้างความสัมพนั ธ์ระหวา่ งกัน โดยแบ่งข้อมูลเป็นกลมุ่ โดยแตล่ ะ
กลมุ่ มตี วั เลขทม่ี คี วามหมาย เชน่ ผลการประเมนิ คณุ ภาพการศกึ ษา ผลคะแนน
รวี วี สนิ คา้ 1 ดาว - 5 ดาว เมอื่ ทาการสารวจความพงึ พอใจในสนิ ค้า ลกู ค้าแต่
ละคนจะแสดงความพงึ พอใจ 1 ดาว คอื ชอบนอ้ ยสุดไปจนถงึ 5 ดาว คอื ชอบ
มากสดุ ทาใหต้ ัวเลข 1–5 นัน้ มีความหมายในเชงิ คณิตศาสตร์ ขอ้ มลู ท่แี สดง
สมั พันธท์ ง้ั เชิงคุณภาพและปรมิ าณน้ี เรยี กวา่ ordinal data

2.3.5 ประเภทขอ้ มลู แบง่ ตามสภาพของขอ้ มลู ท่เี ก่ียวกับกลมุ่ ตัวอย่าง แบ่ง
ออกเปน็ 3 ประเภท ได้แก่ ขอ้ มูลสว่ นบุคคล ขอ้ มลู พฤติกรรม และข้อมูลแวดลอ้ ม

1) ข้อมูลส่วนบุคคล (personal data) คือ ขอ้ มลู ท่เี ก่ียวกบั ขอ้ เทจ็ จรงิ สว่ นตวั
ของกลุ่มตัวอยา่ ง เชน่ ช่อื สกุล อายุ เพศ อาชพี ศาสนา เปน็ ตน้

2) ข้อมลู พฤติกรรม (behavioral data) คือ ข้อมูลคุณลกั ษณะทม่ี ใี นกลุ่ม เชน่
คณุ ลกั ษณะดา้ นความสามารถ ผลสมั ฤทธิท์ างวิชาการหรอื การเรียน เชน่
ความรู้ ความเข้าใจ การวิเคราะห์ ความถนดั สตปิ ัญญา ความสนใจ ความวิตก
กังวล แรงจงู ใจใฝ่สมั ฤทธ์ิ มโนภาพเก่ียวกับตนเอง การปฏบิ ตั กิ ารกระทาส่ิง
ต่างๆ

3) ข้อมูลแวดล้อม (environmental data) คือ ข้อมูลท่เี ป็นขอ้ เทจ็ จริง
เก่ยี วกบั สิง่ แวดลอ้ มของกลมุ่ ตวั อยา่ ง เช่น ลักษณะทอ้ งถิ่นตวั อย่างของผอู้ ยู่
อาศยั

33 | บทท่ี 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

2.4 บทบาทและความสาคัญของการจัดการขอ้ มูล
ขอ้ มลู (data) เป็นข้อเท็จจริงทเ่ี กดิ ขึน้ จากเหตกุ ารณ์ต่างๆ ด้วยการสงั เกต

การจดบนั ทกึ การสมั ภาษณ์ และการสอบถาม แตข่ ้อมูลเหลา่ น้ี ยังไมส่ ามารถ
นาไปใช้ประโยชน์ได้อยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ เน่ืองจากยังไม่ผา่ นการประมวลผล ไมม่ ี
การวิเคราะห์ จึงถอื เปน็ ขอ้ มลู ดิบ (raw data) จึงต้องผา่ นกระบวนการจัดการ
ขอ้ มลู ใหเ้ กดิ ประโยชน์หรอื มีประสิทธภิ าพสงู สดุ เรยี กว่า ข้อมูลขา่ วสาร หรอื
สารสนเทศ (information) ถอื เปน็ ความรูท้ นี่ ามาใช้ประโยชน์ในการตัดสนิ ใจได้
ในทนั ที การจดั การขอ้ มูลทด่ี ี จะชว่ ยให้ผูใ้ ช้สามารถใชข้ ้อมลู ท่ตี อ้ งการได้อย่าง
รวดเรว็ ถูกต้อง และเปน็ กลางมากทส่ี ดุ เพื่อชว่ ยในการตดั สนิ ใจ หรือนาไปใช้
ประโยชนอ์ ่ืนๆ ต่อไป

ภาพที่ 2.1 แสดงความสัมพันธร์ ะหวา่ งขอ้ มูล ขอ้ มูลข่าวสาร และการปฏบิ ตั งิ าน

2.5 การใช้ประโยชนข์ อ้ มูลขา่ วสาร
ข้อมูลขา่ วสาร มนี ัยสาคญั ตอ่ การวางแผนและการควบคมุ ตลอดจนการ

บรหิ ารตา่ งๆ ดังน้ัน การใชป้ ระโยชน์ข้อมูลข่าวสารเพ่อื การควบคุมและวางแผนจงึ
ลักษณะสาคญั 3 ประการ คอื (1) การแปรสภาพข้อมูลข่าวสาร (2) การเคลอ่ื นยา้ ย
ขอ้ มูลข่าวสาร และ (3) การนาขอ้ มลู ข่าวสารไปประยกุ ต์ใช้ ทงั้ นี้ เพ่ือใหป้ ระสิทธิผล
ของข้อมูลขา่ วสาร มผี ลตอ่ ความอย่รู อดและความสาเรจ็ ขององคก์ ารในการอนาคต
34 | บทท่ี 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

2.5.1 การแปรสภาพข้อมูลดิบเปน็ ขอ้ มลู ข่าวสาร

ขอ้ มูลดบิ (raw data) ซึ่งอาจเป็นเพียงความคิด (idea) และแนวความคิด
รวบยอด (concept) ท่มี ีการรวบรวมเก็บรักษา แต่ยงั ไมม่ ีการแปรสภาพให้มี
ความหมายชัดเจนเพียงพอ จงึ ตอ้ งมกี ารตีความใหม้ รี ปู แบบท่ชี ว่ ยในการส่อื สาร ให้
ความรู้หรอื ขอ้ สรปุ ทีใ่ ชเ้ ปน็ ส่วนซง่ึ จะนาไปใชพ้ ิจารณาได้ดเี พิ่มข้นึ ทกุ องค์การย่อม
สนใจเกยี่ วกบั การดาเนินงาน เพ่ือสร้างข้อมลู ขา่ วสารทถี่ ูกตอ้ งและไวใ้ จได้ แต่อาจมี
การตดั สนิ ใจหลายอย่างที่ใช้ขอ้ มลู ดิบเปน็ พื้นฐาน เชน่ สถิติทางการตลาด ตน้ ทนุ
การดาเนินงาน ระดบั สนิ ค้าคงเหลอื ตวั เลขยอดขายและอืน่ ๆ เป็นตน้

ดังน้ัน การที่ข้อมูลดบิ ที่เปรยี บเสมอื นวัตถุดิบ (raw material) จงึ ไมม่ ี
ประโยชน์มากพอ จนกว่าจะผ่านนกระบวนการ (process) อันประกอบดว้ ยการ
เปรียบเทยี บ (companion) การแบง่ แยกประเภท (classification) การวเิ คราะห์
(analysis) และการรวบรวมสรปุ ผล (summarization) เพ่อื ใหข้ อ้ มูลดิบนามาใชใ้ ห้
เกดิ ประโยชนแ์ ละมีคณุ คา่ แกท่ กุ สว่ นงานในองคก์ าร โดยทาการแปรสภาพดงั กล่าว
เพื่อใหเ้ กดิ เปน็ ขอ้ มลู ที่ใช้ประโยชน์ได้จริง ความสัมพนั ธ์ของข้อมูลดบิ และข้อมลู
ข่าวสาร จงึ เปรียบเสมือนวตั ถดุ บิ ใดๆ ทผ่ี ูบ้ รหิ ารย่อมไม่สามารถนาไปปฏิบตั ิงานได้
อยา่ งมีประสิทธิผลสมบรู ณ์ ลกั ษณะทส่ี าคญั ประการแรกจงึ เปน็ เรอื่ งของการการ
แปรสภาพจากข้อมลู ดบิ เปน็ ขอ้ มลู ขา่ วสารดงั กล่าว

2.5.2 การเคลอ่ื นยา้ ยขอ้ มลู ขา่ วสาร

ขอ้ มูลข่าวสารจัดเป็นทรัพยากรทมี่ คี า่ ชนิดหนง่ึ ทตี่ ่างจากทรพั ยากรทาง
กายภาพทัว่ ไป ข้อมูลขา่ วสารไมม่ มี ลู ค่าท่แี ทจ้ รงิ เพราะคณุ ค่าของข้อมูลข่าวสาร
กาหนดจากการท่ีคนนาไปใช้และสรา้ งให้เกดิ การตดั สินใจ พนกั งานแต่ละระดบั ของ
แต่ละส่วนงานต้องการข้อมลู ขา่ วสารทแี่ ตกต่างกนั ฝ่ายขายอาจไม่สนใจขอ้ มลู
ขา่ วสารดา้ นวัตถดุ บิ คงเหลือ ในขณะที่ฝา่ ยผลติ ตอ้ งการทราบข้อมลู ข่าวสารดังกล่าว
รวมถงึ จานวนขนาดและคณุ สมบัตขิ องวตั ถดุ บิ คงเหลอื ทง้ั หมด เป็นตน้ ด้วยความ
แตกต่างเหลา่ น้ี จึงถือได้ว่าข้อมลู ขา่ วสารเปน็ ทรัพยากรเชงิ กลยุทธ์ (strategic
resource) ทใี่ ชใ้ นการตดั สนิ ใจ อนั จะก่อใหเ้ กิดประสิทธภิ าพขององค์การ ความ

35 | บทที่ 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

ขอ้ มูลดิบ เหตุการณ์ ภักดีในสนิ คา้ หรือบรกิ ารของลกู คา้ ความก้าวหน้าในการแข่งขนั และความอยู่รอด
ประสบการณ์ ตาม ขององคก์ าร
บริบทของขององคก์ าร
(data) ก่อใหเ้ กิดขอ้ มลู ดงั นั้น การเคล่ือนยา้ ยข้อมูลขา่ วสาร (information flow) แสดงให้เห็น
ข่าวสาร (information) การรวบรวมข้อมลู ดิบจากแหลง่ ตา่ งๆ เชน่ ลกู คา้ คแู่ ข่งขันการปฏิบตั ิงานภายใน
เป็ นการรับรู้ เรียนรู้ องค์การ ปัจจยั ภายนอก เช่น ภาวะเศรษฐกิจ สังคม ตลาด เป็นต้น ปัจจัยภายใน
และความสมั พนั ธ์ สู่ เชน่ สนิ คา้ และบรกิ ารขององค์การ เปน็ ตน้ ขอ้ มลู ดบิ เหลา่ น้ี ถูกเคลอ่ื นยา้ ยผา่ น
ความรู้ (knowledge) องค์การและเข้าสู่กระบวนการแปรสภาพเพ่ือให้เกิดเป็นข้อมลู ขา่ วสารเพือ่ สนับสนนุ
พฒั นาสู่ภูมิปัญญา การตดั สินใจของฝ่ายบรหิ ารและนาไปปฏบิ ตั ิจรงิ ซ่งึ อาจมีขอ้ มลู ขา่ วสารบาง
(wisdom) ประเภทจะไดร้ ับการเผยแพรเ่ คลอื่ นย้ายไปสสู่ าธารณชน เช่น สมาชิกในองคก์ าร
ชุมชน ผูถ้ อื หนุ้ หรือแม้กระท่ังหนว่ ยงานของรฐั เปน็ ต้น

ภาพที่ 2.2 แสดงการเคล่อื นยา้ ยขอ้ มูลขา่ วสาร

ส่งิ สาคญั ทผ่ี ู้บรหิ ารควรพจิ ารณา ในการวางแผนและการควบคมุ เพ่อื
ออกแบบระบบข้อมลู ข่าวสาร ไดแ้ ก่

1) ระบบขอ้ มลู ข่าวสารต้องก่อให้เกดิ ประโยชนห์ รอื เป็นเครอ่ื งมือช่วยสนบั สนุนให้
เกดิ ความพยายามและตรงความตอ้ งการของผ้ใู ช้ขอ้ มูลขา่ วสาร (users)

36 | บทที่ 2 การบริหารระบบขอ้ มูลการวางแผนและการควบคุม

2) ควรพจิ ารณากระบวนการขององค์การ ตลอดจนความเหมาะสมของวธิ กี าร
ปฏิบัติงานใหส้ อดคล้องกับระบบขอ้ มูลข่าวสาร โดยคานงึ ท้ังประสทิ ธภิ าพและ
ประสิทธผิ ลขององคก์ ารโดยรวมเป็นสาคัญ

3) ตอ้ งไดร้ ับการยอมรับและสนับสนนุ จากผู้บรหิ ารอย่างตอ่ เนอื่ งและจริงจัง
(commitment)

4) สามารถรองรับตอ่ การขยายตวั ขององคก์ าร และเป็นระบบท่ีสามารถปรับตวั ให้
เกิดการตอบสนองต่อความหลากหลายจากการเปล่ียนแปลงของ
สภาพแวดลอ้ มภายในและภายนอกองค์การไดอ้ ย่างเหมาะสมและคมุ้ คา่

2.5.3 คุณค่าขอ้ มูลขา่ วสารทน่ี าไปประยกุ ตใ์ ช้

การนาไปประยกุ ต์ใช้ ขึ้นอยกู่ บั วัตถปุ ระสงค์ และการกลัน่ กรองของผนู้ า
ข้อมลู ข่าวสารไปใช้ ตลอดจนคณุ ลกั ษณะเฉพาะของขอ้ มูลเอง ขอ้ มลู ข่าวสารทด่ี ี จะ
ก่อประโยชน์และสามารถประยุกต์ใช้ไดม้ าก เกดิ คุณค่าของข้อมลู ขา่ วสาร
หลกั เกณฑท์ ยี่ นื ยันถงึ ขอ้ มลู ข่าวสารทดี่ ีมีประโยชนพ์ จิ ารณาได้ 4 ประการ ดังนี้

1) ความเชือ่ ถือได้ (accuracy) หมายถึง ความถกู ต้อง แมน่ ยา เท่ียงตรง ขอ้ มูล
ทม่ี ีความถูกต้องสามารถนาไปใชอ้ า้ งองิ และประกอบการตัดสินใจได้ หากมี
ความคลาดเคล่อื น (errors) ต้องอยูใ่ นระดับทนี่ ้อยทส่ี ุดทย่ี อมรับได้ เชน่ การ
บนั ทกึ เวลาการทางาน และการทางานล่วงเวลาของพนกั งาน หากขาดความ
ถูกตอ้ งจะทาให้การจา่ ยเงนิ เดอื นคา่ จา้ งผิดพลาดไปดว้ ย

2) ความครบถว้ นสมบูรณ์ (completeness) หมายถงึ ความสมบูรณ์พร้อมทั้ง
ดา้ นปริมาณและคณุ ภาพของข้อมลู รายละเอยี ด จานวน และตวั แปรท่ี
เก่ียวขอ้ ง เนื่องจากข้อมูลทถ่ี กู ต้องเป็นจรงิ เพยี งอย่างเดยี ว อาจไมเ่ พยี งพอ
สาหรบั การประมวลผลท่ีต้องการประสิทธภิ าพสูงสดุ เช่น ในการบนั ทึกข้อมลู
บคุ ลากร ฝา่ ยทรัพยากรมนุษย์ บนั ทึกวัน เดือน ปีเกิด ประเทศ แตไ่ ม่บนั ทึกวฒุ ิ
การศกึ ษา ขอ้ มลู ที่เก็บไวก้ ็ไม่สมบรู ณ์ เปน็ ตน้

3) ทนั เวลา (timeliness) หมายถึง การได้ข้อมลู ทที่ ันตอ่ ความต้องการของผูใ้ ช้
ตอบสนองไดเ้ ร็ว ทันเหตุการณ์ (Up to date) หากได้ขอ้ มลู ช้าย่อมลดคณุ ค่า
จากความเป็นปจั จุบัน แม้เป็นข้อมูลท่ถี กู ต้องแม่นยากต็ าม เช่น การซือ้ ขายใน
ตลาดหลกั ทรพั ย์ ผู้ลงทุนย่อมต้องการขอ้ มูลท่เี ปน็ ปจั จุบนั เพือ่ สามารถ
ตัดสนิ ใจลงทนุ ไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง การใช้เวลาในการประมวลผลอย่างอย่างรวดเรว็

37 | บทท่ี 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

(speedy) คมุ้ ค่าสมเหตสุ มผล และตอ้ งสามารถนาไปใช้ตดั สินใจไดอ้ ยา่ ง
ทนั เวลา จึงมีผลโดยตรงกับการกอ่ ใหเ้ กดิ ความไดเ้ ปรียบในการแขง่ ขนั ของ
ธรุ กจิ ดว้ ย
4) สอดคล้องหรอื ตรงประเดน็ (relevance) หมายถงึ มีความเหมาะสมกับ
ความตอ้ งการ ดว้ ยการสารวจหาความต้องการของหนว่ ยงานและองค์การ ดู
สภาพการใช้ขอ้ มลู ความลึก ความกว้างของขอบเขตของข้อมลู ท่ีเกี่ยวข้อง
สมั พนั ธ์ สอดคลอ้ งกบั ความตอ้ งการ เช่น ฝา่ ยผลติ ตอ้ งการขอ้ มลู เรอ่ื งตน้ ทุน
และผลผลติ (Cost & Productivity) สว่ นฝา่ ยทรพั ยากรมนุษย์ ต้องการข้อมลู
เกีย่ วกับการวา่ จ้างและอัตราการหมุนเวียนของพนกั งาน (Hiring & Turnover
Rate) เก่ียวขอ้ งสมั พันธ์กับงานหรอื การตดั สนิ ใจในเวลานัน้ ๆ

อีกนยั ของความสอดคลอ้ ง คือความเข้ากนั ได้ระหวา่ งข้อมลู กับ
เครอ่ื งมอื ทใ่ี ชใ้ นการประมวลผลขอ้ มูลน้ัน (compatibleness) เพอ่ื ให้
เหมาะสมกับความต้องการ

ภาพท่ี 2.3 แสดงเกณฑ์พจิ ารณาคณุ คา่ ของข้อมูลข่าวสารท่ีดมี ปี ระโยชน์

คุณคา่ ของข้อมลู ขา่ วสารในแตล่ ะส่วนงานหรอื องคก์ าร ไม่จาเปน็ ต้อง
เหมอื นกนั ลกั ษณะคณุ คา่ ของข้อมลู ขา่ วสารท่ีแตกตา่ งใน 4 ดา้ น ได้แก่
1) ด้านเวลา (Time) ด้านเวลาเป็นเร่ืองเกี่ยวกับขอ้ มูลขา่ วสารทมี่ ลี ักษณะ ดงั นี้

38 | บทท่ี 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

การทนั เวลา (Timeliness) ข้อมลู ขา่ วสารทดี่ คี วรจะสามารถหาได้
รวดเรว็ ทนั เวลาทต่ี อ้ งการ
ความเป็นปัจจบุ ัน (up-to-date) ได้แก่ข้อมลู ขา่ วสารท่มี ีการปรบั ปรงุ ให้
เป็นปจั จบุ นั อยเู่ สมอ
มีระยะเวลา (time period) มีข้อมลู ข่าวสารทัง้ ในอดตี ปัจจบุ นั และ
อนาคต (Past, present and future) ขอ้ มูลขา่ วสารท่ดี ีควรมกี าร
ประมวลขอ้ มลู ขา่ วสารในอดตี และปจั จุบนั เพอ่ื ทจี่ ะใช้ขอ้ มลู ข่าวสาร
เหลา่ นี้เป็นฐานในการพยากรณ์อนาคตได้ ซึ่งเป็นประโยชน์ตก่ ารวางแผน
และการตัดสินใจ

2) ด้านเนอ้ื หา (Content) เนื้อหาของข้อมลู ข่าวสารถือได้วา่ เปน็ ลักษณะท่ี
สาคญั ทสี่ ุด ซ่ึงเกี่ยวกับลกั ษณะดังตอ่ ไปน้ี
ความสมบรู ณค์ รอบคลุม (completeness) ข้อมูลข่าวสารท่คี รอบคลมุ
รายละเอยี ดทส่ี าคญั ทุกเร่อื งในสง่ิ ทต่ี ้องการทราบ
ความสัมพนั ธ์กับเรอ่ื ง (relevance) ข้อมูลข่าวสารท่สี อดคลอ้ งกับเรอื่ งที่
ต้องการใชแ้ ละมปี ระโยชนก์ ับผ้ใู ช้
ความถกู ตอ้ ง (accuracy) ได้แก่ขอ้ มูลขา่ วสารซ่งึ ไมข่ ้อผดิ พลาด มีการ
ประมวลผลอย่างถกู ต้อง
ความเชอ่ื ถอื ได้ (reliability) ข้อมูลขา่ วสารท่ีมีความเช่ือถือได้ ซึ่งอาจ
ขึน้ อยกู่ บั กระบวนการเกบ็ ข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมลู
การตรวจสอบได้ (verifiability) ขอ้ มลู ข่าวสารท่ดี ีต้องสามารถตรวจไดว้ ่า
มคี วามถกู ตอ้ ง โดยอาจตรวจสอบกบั แหล่งขอ้ มลู หลายแหลง่ ทม่ี ีข้อมลู
ข่าวสารเดยี วกนั

3) ดา้ นรปู แบบ (Format) ได้แก่ ลกั ษณะของข้อมลู ขา่ วสาร ดังน้ี
ความชัดเจน (clarity) ขอ้ มลู ขา่ วสารควรมีความง่ายต่อความเข้าใจ
ระดบั ของการนาเสนอรายละเอยี ด (level of detail) ทเี่ หมาะสมกบั ผู้ใช้
รูปแบบการนาเสนอ (presentation) ได้แก่ การเสนอขอ้ มูลข่าวสารซึ่ง
อาจอยใู่ นรปู กราฟกิ ข้อความ หรอื ตาราง
สอ่ื การนาเสนอ (media) จะใช้เสนอเปน็ รูปแบบพมิ พเ์ อกสารแผ่นใส
สไลด์ ภาพกราฟกิ จอ หรอื ใชว้ ีดีโอเทป

39 | บทที่ 2 การบริหารระบบขอ้ มูลการวางแผนและการควบคุม

ความยดื หยนุ่ (Flexibility) ขอ้ มูลข่าวสารทีม่ คี วามยดื หย่นุ ช่วยให้ผู้ใช้
สามารถปรับใชเ้ พ่อื สนองความต้องการได้หลายแบบ
ประหยดั (economy) ข้อมลู ขา่ วสารควรมกี ารสรา้ งขนึ้ มาโดยใชต้ น้ ทุน
ได้รับและตน้ ทนุ ทไ่ี มส่ ูงจนเกนิ ไป

4) ดา้ นกระบวนการ (Process) ดา้ นกระบวนการเพื่อให้เกิดความโปรง่ ใส
ตรวจสอบได้
ความสามารถในการเข้าถึง (accessibility) ข้อมูลข่าวสารท่ีดคี วรมกี าร
เข้าถงึ ได้งา่ ยโดยผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน รวมทัง้ ลูกค้าและ
ประชาชน เช่นการนาข้อมลู ขา่ วสารเสนอบนเว็บ
การมีสว่ นร่วม (participation) การใหบ้ ุคคลหรือหน่วยงานตา่ งๆ ทงั้
ภายในและภายนอกทเี่ กย่ี วขอ้ งเขา้ มามสี ว่ นรว่ มในกระบวนการข้อมลู
ตงั้ แตก่ ารเก็บข้อมลู การประมวลขอ้ มูลและการเผยแพร่ขอ้ มูลข่าวสาร
การเช่ือมโยง (Connectivity) หมายถึงระดบั ความสามารถในการ
เชือ่ มโยงระหว่างฐานขอ้ มลู ตา่ งๆ

2.6 วิธกี ารเก็บรวบรวมขอ้ มลู

2.6.1 การเกบ็ รวบรวมข้อมลู ปฐมภูมิ

เน่ืองจากผู้ทจ่ี ะให้ข้อมลู แบบปฐมภมู ิ มีลกั ษณะแตกตา่ งกนั ดงั นั้น วิธกี าร
เกบ็ รวบรวมข้อมูลปฐมภมู ิ จึงตอ้ งใชว้ ธิ แี ตกตา่ งกันตามความเหมาะสมกบั ลักษณะ
ประเภท และวตั ถุประสงค์ขององคก์ าร วธิ กี ารเก็บรวบรวมขอ้ มลู เบอื้ งตน้ จากหน่วย
ทใ่ี ห้ข้อมลู เท่าท่ีใชก้ ันโดยทวั่ ไป ดงั นี้

1) การสมั ภาษณ์โดยตรง (personal interview หรือ face to face
interview) การสมั ภาษณ์โดยตรง ไดแ้ ก่ การส่งพนักงานขายออกไปทาการ
สมั ภาษณล์ ูกค้าโดยตรง วิธนี ้ใี ช้กันมากในการเก็บรวบรวมขอ้ มลู เพ่ือการขาย
เน่อื งจากพนกั งานขายสามารถอธิบายวัตถปุ ระสงค์ ความจาเปน็ และขอความ
ร่วมมอื ในการเกบ็ รวบรวมข้อมูล ตลอดจนสามารถอธิบายขอ้ ความท่ลี กู ค้าไม่
เข้าใจ ใหผ้ ู้ตอบสมั ภาษณ์เขา้ ใจได้ และหากผู้ตอบสมั ภาษณต์ อบขอ้ ความไม่ชัด
แจ้ง ก็สามารถซกั ถามจนกระทัง่ ได้คาตอบที่ตรงคาถามหรือที่ต้องการทราบ

40 | บทที่ 2 การบริหารระบบขอ้ มูลการวางแผนและการควบคุม

อยา่ งไรก็ตาม วธิ กี ารสมั ภาษณโ์ ดยตรงเปน็ วธิ กี ารทสี่ ้นิ เปลอื ง
ค่าใช้จ่ายคอ่ นข้างสงู หากไม่ใช่มรี ายการข้อถามจานวนมาก ข้อถามมคี วาม
ซบั ซ้อน มีศัพทเ์ ฉพาะ และมีคาจากัดความท่ีต้องการคาอธิบายแลว้ ก็น่าจะ
เก็บรวบรวมดว้ ยวิธอี ่ืนทีเ่ สยี ค่าใชจ้ ่ายน้อยกว่า

2) การสมั ภาษณท์ างโทรศัพท์ (Enumeration by Telephone) การ
สมั ภาษณ์ทางโทรศพั ทใ์ ชใ้ นกรณที ข่ี อ้ คาถามไมซ่ บั ซ้อน และมีจานวนไมม่ ากนกั
เพราะการสัมภาษณ์ทางโทรศพั ท์ ผู้ตอบสมั ภาษณม์ ีความเกรงใจผ้ทู าการ
สัมภาษณ์นอ้ ยกว่าการสัมภาษณโ์ ดยตรง หากไม่พอใจอาจแกล้งตอบ หรอื ไม่
ตอบ หรอื อาจวางหูโทรศัพทเ์ ลยกไ็ ด้ อนึ่ง การสมั ภาษณท์ างโทรศัพทย์ ังทาได้
จากดั กล่าวคอื จะสัมภาษณไ์ ดเ้ ฉพาะหนว่ ยทีใ่ หข้ อ้ มูลทมี่ เี คร่อื งรับโทรศัพท์
เท่านัน้

3) การจัดแบบสอบถามไปให้ผูต้ อบกรอกขอ้ มลู เอง (Self-Enumeration)
วธิ กี ารเก็บรวบรวมขอ้ มลู บางอย่าง ไมส่ ามารถเก็บรวบรวมขอ้ มลู ไดใ้ นทนั ที ไม่
ว่าจะเปน็ วิธใี ด เพราะขอ้ มลู ดงั กลา่ วมรี ายละเอยี ดมากเกนิ กว่าท่จี ะจดจาได้
หมดในช่วงเวลาหน่ึง เช่น การขายในรอบ 6 เดอื นท่แี ลว้ ขอ้ มูลประเภทน้ี
จาเปน็ ต้องให้หนว่ ยงานท่ีใหข้ อ้ มูลบันทกึ ขอ้ มลู ต่างๆ ในรปู แบบทตี่ อ้ งการ
ดงั น้ันจึงต้องมีการมอบแบบสอบถาม พรอ้ มทงั้ อธบิ ายวธิ บี นั ทกึ ตลอดจน
อธบิ ายคาศพั ท์ต่างๆ (หากมี) ใหแ้ ก่ลกู ค้าที่ใหข้ ้อมลู ไวล้ ่วงหน้า

4) การสง่ แบบสอบถามผ่านเครอื ข่ายคอมพวิ เตอร์ (online survey) ขอ้ มลู ที่
จะทาการรวบรวม โดยการส่งแบบสอบถามทางออนไลน์ ผ่านเครือขา่ ย
คอมพวิ เตอรอ์ ินเตอ์เน็ต มกั เป็นแบบสอบถามท่ตี ้องการความสะดวกสบาย
และมีการประมวลผลโดยระบบ สว่ นใหญ่มกั เปน็ ขอ้ มลู ทีม่ ีความสาคญั ไมม่ าก
นกั เป็นขอ้ มูลง่ายๆ ไม่ซบั ซอ้ น ไมม่ ศี พั ทห์ รือคาจากดั ความทตี่ ้องการ
คาอธิบาย จานวนขอ้ ถามตอ้ งไมม่ ากจนเกินไป ขอ้ คาถามควรใชค้ าทเ่ี ข้าใจง่าย
ทเ่ี ปน็ เชน่ นเ้ี นอื่ งจากแบบสอบถามทีส่ ่งไปมกั ไมไ่ ดร้ ับความสนใจจากลูกคา้ ท่ใี ห้
ข้อมลู เทา่ ไรนกั

ข้อดีของการเก็บรวบรวมข้อมูลดว้ ยวธิ ีนคี้ อื เสยี ค่าใชจ้ า่ ยนอ้ ย แตม่ ี
ข้อจากัด ท่ีอาจไดร้ ับแบบสอบถามตอบกลบั คนื จานวนน้อย จาเป็นตอ้ งอยู่ใน
บรเิ วณทมี่ ีสญั ญาณเครือขา่ ยอนิ เตอรเ์ นต็ และข้อมลู ทไ่ี ดร้ บั การบันทกึ ใน

41 | บทท่ี 2 การบริหารระบบขอ้ มูลการวางแผนและการควบคุม

แบบสอบถาม มีโอกาสคลาดเคลอื่ นจากความเป็นจริงไดม้ าก เนอ่ื งจากผบู้ นั ทึก
อาจเข้าใจคาถามไมถ่ ูกตอ้ ง หรือบนั ทกึ มาอยา่ งขาดความรบั ผดิ ชอบ

5) วธิ กี ารสงั เกตการณ์ (Observation) เป็นวธิ ีเก็บข้อมูลโดยการสงั เกตโดยตรง
จากปฏิกิริยา ท่าทาง หรอื เหตุการณ์หรือปรากฏการณท์ เี่ กดิ ขึน้ ในขณะใด
ขณะหนึ่ง และจดบนั ทกึ ไวโ้ ดยไมม่ ีการสมั ภาษณ์ วิธนี ีใ้ ชก้ ันอย่างกวา้ งขวางใน
การวิจยั เช่น จะศึกษาดปู ฏิกิรยิ าของผูข้ บั รถยนตบ์ นทอ้ งถนน ภายใต้สภาพ
การจราจรตา่ งๆ กัน กอ็ าจส่งเจ้าหนา้ ทีไ่ ปยนื สังเกตการณไ์ ด้ การสงั เกตจานวน
ลกู ค้าและบนั ทกึ ปรมิ าณการขายของสถานประกอบการ โดยพนกั งานเก็บภาษี
ของกรมสรรพากร เพราะการไปสมั ภาษณผ์ ้ปู ระกอบการถึงปรมิ าณการขาย
ย่อมไมไ่ ดข้ อ้ มลู ทแ่ี ท้จรงิ

6) วธิ กี ารบันทึกขอ้ มลู จากการวัดหรอื การนับ
การนบั เปน็ วธิ กี ารพ้ืนฐานท่ัวไปของการสารวจข้อมลู ทม่ี จี านวนไม่มาก
แตเ่ ม่ือขอ้ มลู จานวนมากขน้ึ จงึ กลายเป็นข้อจากัดในการสารวจข้อมลู ที่
ต้องการความน่าเชื่อถอื ในการนับอาจอาศยั อุปกรณ/์ เครอื่ งมือช่วย เชน่
การนบั จานวนคนท่ใี ช้บริการในช่วงเวลาหนึ่งๆ ด้วยเครอ่ื งนับ หรือทราบ
จานวนผ้ชู มภาพยนตแ์ ตล่ ะรอบดว้ ยเครอ่ื งคดิ เลข เปน็ ต้น
การวดั เป็นวิธสี ารวจขอ้ มลู ท่ไี มอ่ าจประมวลไดด้ ว้ ยการนบั แบบปกตทิ ไ่ี ด้
กล่าวมาแลว้ แต่ใช้หลกั การเปรียบเทียบขอ้ มลู ในหนึ่งหน่วยพน้ื ที่ เปรยี บ
เทียกับขนาดพืน้ ทท่ี ง้ั หมด เชน่ เมอ่ื ต้องการทราบวา่ พนื้ ที่ท้องสนามหลวง
จะสามารถรองรบั บุคคล ในพระราชพิธีถวายพระเพลงิ ในหลวง ร.9 ได้
เท่าใด โดยการเปรยี บเทยี บพื้นทส่ี าหรบั คน 1 คน กับพื้นท่ีทง้ั หมดของ
ท้องสนามหลาง เป็นตน้

2.6.2 การเกบ็ รวบรวมขอ้ มูลทุตยิ ภูมิ

แหล่งท่มี าของข้อมลู ทตุ ยิ ภมู ิทส่ี าคญั มี 2 แหลง่ คอื
รายงานตา่ งๆ ของหน่วยงานราชการ และองค์การตา่ งๆ เชน่ ทะเบยี นประวตั ิ
บคุ ลากร ประวตั ิคนไข้ ทะเบียนนกั เรียนนักศกึ ษา เปน็ ตน้
รายงานและบทความจากหนังสือ หรือรายงานจากหนว่ ยงานเอกชน ซึง่ จะมี
การพิมพเ์ ผยแพร่เฉพาะในสว่ นของข้อมลู ท่เี ผยแพรไ่ ดใ้ นรูปของรายงานต่างๆ

42 | บทท่ี 2 การบริหารระบบขอ้ มูลการวางแผนและการควบคุม

2.7 การนาเสนอข้อมลู ภาพที่ 2.4 แสดงเกณฑพ์ ิจารณาคณุ คา่ ของขอ้ มูลข่าวสารท่ีดมี ีประโยชน์

แนวทางการเลอื กวธิ ีการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูล จะใชว้ ิธีใดวธิ ีหน่ึงให้เหมาะสม
ทสี่ ดุ ในการเกบ็ รวบรวมข้อมลู น้ัน จะต้องพจิ ารณาถึงองค์ประกอบทสี่ าคัญตอ่ ไปน้ี

ลักษณะของขอ้ มลู ทร่ี วบรวม
คุณภาพของขอ้ มลู ที่จะไดห้ รอื ระดบั ความถูกตอ้ งเช่อื ถอื ได้ของข้อมลู ท่จี ะได้
จากแต่ละวธิ ี โดยเทยี บกบั ความตอ้ งการ
เปรยี บเทยี บข้อดี ข้อจากัดของแตล่ ะวธิ ี
ความสามารถในการปฏบิ ตั งิ านของแต่ละวิธี
เวลาที่จะต้องใชท้ ัง้ ในการเก็บรวบรวมขอ้ มูลและการประมวลผล
งบประมาณและอัตรากาลงั ทจ่ี ะใช้

การนาเสนอขอ้ มลู (data presentation) เปน็ กระบวนการหลงั จากการ
รวบรวมขอ้ มลู ครบถว้ นแลว้ การนาเสนอที่ดีช่วยปูพ้ืนฐานในการวิเคราะหข์ ้อมลู
เพราะขอ้ ความเป็นจริงตา่ งๆ ตลอดจนการเปรยี บเทียบขอ้ มลู จะได้รบั การนาเสนอ
ให้และเหน็ เด่นชดั ความเขา้ ใจของผใู้ ช้สถิติในเร่ืองการนาเสนอขอ้ มลู จะช่วยให้
สามารถใช้ขอ้ มลู เหล่านั้นไดอ้ ยา่ งฉลาดและถูกตอ้ ง

43 | บทท่ี 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

ในการนาเสนอข้อมลู อาจทาไดท้ ้งั อย่างไม่มแี บบแผนและอย่างมีแบบแผน
การนาเสนออยา่ งไมม่ แี บบแผน หมายถงึ การนาเสนอท่ีไม่มกี ฎเกณฑอ์ ะไรที่จะต้อง
ถือเปน็ หลักมากนัก การนาเสนอแบบน้ี ไดแ้ ก่ การแทรกขอ้ มลู ลงในบทความและ
ขอ้ เขียนต่างๆ ส่วนการนาเสนออยา่ งมแี บบแผนน้นั เปน็ การนาเสนอทีจ่ ะตอ้ งปฏิบัติ
ตามหลักเกณฑ์ท่ีไดก้ าหนดไว้เป็นมาตรฐาน ตวั อย่างการนาเสนอแบบนี้ ได้แก่ การ
นาเสนอในรปู ตาราง รูปกราฟ และรูปแผนภมู ิ เป็นตน้
2.7.1 การนาเสนอข้อมูลในรปู ตาราง

การนาเสนอข้อมูลในรูปตาราง (tabular presentation) เปน็ การ
นาเสนอข้อมูลตา่ งๆ ทเี่ กบ็ รวบรวมมาไดเ้ ม่ือทาการประมวลผลแลว้ จะอยู่ในรูป
ตาราง สว่ นการนาเสนออยา่ งอน่ื เปน็ การนาเสนอโดยใชข้ ้อมูลจากตาราง

ภาพที่ 2.5 แสดงการนาเสนอข้อมูลในรปู ตาราง

2.7.2 การนาเสนอข้อมลู ดว้ ยกราฟเส้น
การนาเสนอขอ้ มลู ดว้ ยกราฟเสน้ (line graph) เปน็ แบบทีร่ ู้จกั กนั ดนี ักใช้

กันมากทีส่ ุดแบบหนึง่ เหมาะสาหรับขอ้ มูลทอี่ ยูใ่ นรปู ของอนุกรมเวลา เชน่ ราคา
คดั เลอื กในเดอื นตา่ งๆ ปรมิ าณสินคา้ ส่งออกรายปี เปน็ ตน้

44 | บทท่ี 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

ภาพท่ี 2.6 แสดงการนาเสนอขอ้ มูลดว้ ยรปู กราฟเสน้

2.7.3 การนาเสนอข้อมูลดว้ ยแผนภูมิแทง่
การนาเสนอขอ้ มูลดว้ ยแผนภมู ิแทง่ (bar chart) ประกอบด้วยรูปแทง่

ส่ีเหลี่ยมพืน้ ผ้าซง่ึ แตล่ ะแทง่ มีความหนาเทา่ ๆ กันโดยจะวางตามแนวต้ังหรอื
แนวนอนของแกนพิกัดฉากก็ได้

ภาพที่ 2.7 แสดงการนาเสนอขอ้ มลู ดว้ ยแผนภูมแิ ทง่

45 | บทที่ 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม

2.7.4 การนาเสนอข้อมูลด้วยรปู แผนภมู วิ งกลม
การนาเสนอข้อมลู ดว้ ยรปู แผนภูมวิ งกลม (pie chart) เป็นการแบ่งวงกลม

ออกเปน็ ส่วนตา่ งๆ ตามจานวนชนดิ ของข้อมลู ท่จี ะนาเสนอ

ภาพท่ี 2.8 แสดงการนาเสนอข้อมูลดว้ ยแผนภูมิวงกลม

2.8 ปญั หาและอปุ สรรคของระบบข้อมูลขา่ วสาร กับการวางแผนและการควบคุม
จากเงอ่ื นไขธุรกิจแตล่ ะแหง่ ท่ีแตกตา่ งกัน การใชเ้ ทคโนโลยหี รอื ระบบ

ข้อมลู ขา่ วสารใหม่ๆ ในแตล่ ะธรุ กจิ ทถี่ ือเป็นการลงทุน จาเปน็ ต้องได้รบั การ
เลือกสรร และอาจกอ่ ใหเ้ กดิ ปญั หากระทบต่อการวางแผนและการควบคุม หรอื
แมก้ ระทง่ั การบริหารจัดการได้ ดงั น้ี
2.8.1 ข้อจากดั ของระบบข้อมลู ขา่ วสาร

ปญั หาทเ่ี ปน็ ข้อจากดั สาคญั เกี่ยวกบั ระบบข้อมลู ข่าวสาร เช่น
มีค่าใช้จ่ายสูง และยากตอ่ การพัฒนาและการปฏิบัตงิ านจริง
ไมเ่ หมาะสมกับทุกงานในองค์การ
บางครั้งผ้บู ริหารไว้วางใจระบบข้อมูลขา่ วสารมากเกนิ ไป
ขอ้ มูลข่าวสารส่วนใหญ่ไมม่ ีคณุ สมบตั คิ รบถว้ น
ระบบขอ้ มลู ข่าวสารอาจทาใหเ้ กดิ ผลกระทบทไี่ มค่ าดคดิ
ผูบ้ ริหารคาดหวังกับระบบข้อมลู ขา่ วสารมากเกินไปทง้ั ที่เป็นไปไดใ้ นทางปฏบิ ตั ิ
การเผชญิ กบั ไวรสั คอมพวิ เตอร์ หรอื ภยั ด้านเทคโนโลยี เป็นตน้

46 | บทที่ 2 การบริหารระบบขอ้ มลู การวางแผนและการควบคุม