Nota PBL

TERHAD

KEMBARAN R

486
TERHAD

TERHAD

487
TERHAD

TERHAD

KEMBARAN S

488
TERHAD

TERHAD

489
TERHAD

TERHAD

KEMBARAN T

490
TERHAD

TERHAD

491
TERHAD

TERHAD

492
TERHAD

TERHAD

KEMBARAN U

493
TERHAD

TERHAD

494
TERHAD

TERHAD

495
TERHAD

TERHAD

KEMBARAN V

496
TERHAD

TERHAD

497
TERHAD

TERHAD

498
TERHAD

TERHAD

KEMBARAN W

499
TERHAD

TERHAD

500
TERHAD

TERHAD

KEMBARAN X

501
TERHAD

TERHAD

KEMBARAN Y

502
TERHAD

TERHAD

KEMBARAN Z

503
TERHAD

TERHAD SEKOLAH
SISTEM
INSTITUT LATIHAN PENGURUSAN MATERIEL MATERIEL
TUDM KINRARA

AUDIT STOCK

Audit Stock

 Stock Setup
 Activity Name
 Report - Initial Listing
 Physical Count Result
 Report – Variance List
 Tracking And Investigation
 Item Found
 Stock Reconciliation
 Transaction Management (Save Adjustment)
 Report – Final
 Report – Summary/Lampiran K
 Activity Reprocess
 Deficient Management

504
TERHAD

TERHAD

3 AUDIT STOCK

3.1 SEMAKAN STOK TAHUNAN/SSO SNAP CHECK/RANDOM CHECK

3.1.1 Modul ‘Audit Stock’ di dalam sistem SPKB R5 boleh juga digunakan untuk ‘SSO
Snap Check’ dan juga ‘Random Check’. Di bawah ini diterangkan
dengan terperinci untuk proses Semakan Stok Tahunan.

NOTA: Di dalam sistem SPKB R5, senarai alatan yang

akan dicetak untuk pengiraan boleh dibuat dalam

pelbagai cara mengikut kesesuaian anda
antaranya mengikut ‘Part No’, lokasi dan

sebagainya.

3.2.1 Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk proses seterusnya.
“Stock Setup”

3.2.1.1 Pandu arah

• Main Menu

• Administration Setup
• Audit Stock
• Stock

3.2.1.2 Tindakan.

1. Skrin ‘Audit Stock Setup/S_ASTSTK’ dipaparkan.

505
TERHAD

TERHAD

Skrin ‘Audit Stock Setup/S_ASTSTK’

2. Masukan data di:
* Stock Setup
* Sort Format (Pilih)
* Show Sys Qty (Pilih)
* Hold Record
* Hold by Username

NOTA: ‘Sort Format’ memberi anda pilihan untuk mencetak
senarai alatan yang akan dibuat pengiraan.
Tentukan pilihan anda tidak termasuk dalam
kombinasi di bawah.

Skrin ‘Audit Stock Setup/S_ASTSTK’
506

TERHAD

TERHAD

3. Tandakan ‘Tip’ di:

* Asset
* Serial
* Organization
* Condition
* Vendor
* Lot Number
* Batch Number

NOTA: ‘Combine box’ adalah bertujuan untuk mencetak
data secara kombinasi iaitu contohnya bagi alatan
yang ada siri nombor, ia tidak akan dipaparkan
satu persatu sebaliknya hanya jumlah kuantiti
pukal dinyatakan.

4. Klik ‘Save icon’.

5. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

3.2.2 Skrin ‘Successful Transaction’
3.2.2.1
6. Klik butang ‘Ok’.

7. Klik ‘Exit icon’.

NOTA: Setelah tindakan dilakukan kepada skrin ‘Stock Setup’,
barulah guna skrin berikut untuk menentukan
gudang, stor atau rak yang akan dibuat pengiraan.

Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk proses seterusnya.

“Activity Name”

Pandu arah

• Main Menu
• Administration
• Setup
• Audit Stock
• Activity

507

TERHAD

3.2.2.2 TERHAD
Tindakan.
1. Skrin ‘Audit Stock Activity Setup/S_ASTACK’ dipaparkan.

Skrin ‘Audit Stock Activity Setup/S_ASTACK’

2. Masukan data di:

* Activity Name (Nombor Siri)
* Stock Setup (Dibuat pada permulaan modul)
* Description

3. Tandakan ‘Tip’ di bahagian

* Close With Variance

* Adjustment Approval

* Release Upon Match

* Freeze

NOTA: Close with variance - Aktiviti semakan stok yang

lakukan boleh ditutup sebilang masa walaupun

terdapat perselisihan di dalam sistem.

Adjustment approval - Sebarang perselisihan

iaitu kekurangan atau berlebihan untuk melakukan

pelarasan stok perlu mendapat kelulusan pihak

atasan.

Release upon match - Data alatan yang didapati

sama iaitu antara sistem dengan fizikal, ia secara

automatik akan terkeluar dari senarai semakan
stok dan tidak perlu dibuat proses ‘Unfreeze’.

Freeze - Semua alatan yang terdapat dalam

senarai semakan stok akan dibekukan dari

sebarang transaksi.

4. Masukan data di bahagian ‘Selection Parameters’:
508

TERHAD

TERHAD

* Organization
* From Location

* To

Skrin ‘Audit Stock Activity Setup/S_ASTACK’
5. Klik butang ‘ICS’.
6. Skrin ‘Items Criteria Selection’ dipaparkan.

Skrin ‘Items Criteria Selection’
7. Tandakan ‘Tip’ untuk alatan yang akan dibuat pengiraan.
8. Klik ‘Close icon’.
9. Klik ‘Save icon’.
10. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

509
TERHAD

TERHAD

Skrin ‘Successful Transaction’
11. Klik butang ‘Ok’.
12. Klik ‘Approval/Status scroll bar’ dan pilih ‘Y’.

Skrin ‘Audit Stock Activity Setup/S_ASTACK’
13. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

Skrin ‘Successful Transaction’
14. Klik butang ‘Ok’.
15. Klik dibahagian ‘Activity Voucher’.
16. Skrin ‘Voucher Prefix’ dipaparkan.

510
TERHAD

TERHAD

Skrin ‘Voucher Prefix’
17. Masukan nombor baucar semakan stok.
18. Klik butang ‘Submit’.
19. Skrin ‘Voucher’ dipaparkan

Skrin ‘Voucher’
20. Klik butang ‘Ok’.
21. Klik butang ‘Activity Execution’.
22. Skrin ‘Rows’ dipaparkan.

Skrin ‘Rows’

23. Klik butang ‘Ok’.

24. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

Skrin ‘Successful Transaction’
25. Klik butang ‘Ok’.

26. Skrin akan kembali ke ‘Audit Stock Activity Setup/S_ASTACK’
511

TERHAD

TERHAD

Skrin ‘Audit Stock Setup/S_ASTSTK’
27. Klik ‘Exit icon’.

NOTA: Setelah tindakan dilakukan kepada skrin ‘Audit Stock
Acitivity Setup Record’, gunakan skrin berikut untuk
mencetak ‘Stock Sheet’.

Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk proses seterusnya.

3.2.3 “Report - Initial Listing”

3.2.3.1 Pandu arah

• Main Menu
• Report
• Audit Stock

3.2.3.2 Tindakan.

1. Skrin ‘Audit Stock Report/S_ASTREP’ dipaparkan.

512
TERHAD

TERHAD

Skrin ‘Audit Stock Report/S_ASTREP’
2. Klik ‘Activity Name scroll bar’ untuk memilih aktiviti yang telah

dibuat sebelum ini.
3. Setelah memilih aktiviti, ‘Activity Voucher’ dipaparkan di ruangan

‘Report Type’.

Skrin ‘Audit Stock Report/S_APS’TRE
4. Tandakan ‘Tip’ di ‘All Lines’.
5. Klik butang ‘Initial Listing’.
6. Skrin ‘AST_INITIAL_STOCK: Previewer’ dipaparkan.

513
TERHAD

TERHAD

Skrin ‘AST_INITIAL_STOCK: Previewer’

7. Klik ‘Print icon’ untuk mencetak ‘Stock Sheet’.

8. Klik ‘Exit icon’.

NOTA: Setelah pengiraan dilakukan dan data telah dimasukan ke
‘Stock Sheet’, ia juga perlu dimasukan ke dalam
sistem SPKB menggunakan skrin ‘Audit Stock
Physical Count Entry.

Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk proses seterusnya.

3.2.4 “Audit Stock Physical Count Entry”

3.2.4.1 Pandu arah

514

TERHAD

3.2.4.2 TERHAD

• Main Menu
• Material
• Audit Stock
• Physical Count Result

Tindakan.

1. Skrin ‘Physical count entry/S_ASTENT’ dipaparkan.

Skrin ‘Physical count entry/S_ASTENT’
2. Masukan nama aktiviti yang telah dibuat sebelum ini.
3. Klik ‘Execute query icon’.
4. Maklumat aktiviti akan dipaparkan mengikut ‘Lines’.

Skrin ‘Physical count entry/S_ASTENT’
5. Masukan kuantiti alatan yang dikira di ‘Physical Qty’ mengikut

‘Lines’.

515

TERHAD

TERHAD
6. Untuk mengisi data di ‘Lines’ yang kedua dan seterusnya, klik

‘Scroll bar’ atau ‘down arrow’ di ‘Keyboard’.
7. Masukan data seperti di para No 5.
8. Setelah selesai semua data dimasukan, kemudian klik ‘Save

icon’.
12. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

Skrin ‘Successful Trantisoanc’
10. Klik butang ‘Ok’.
11. Klik ‘Exit icon’.

NOTA: Selepas data pengiraan dimasukan ke dalam modul
‘Physical Count Result’, Laporan Awal
(Perselisihan) hendaklah dicetak untuk tujuan
rujukan.

Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk proses seterusnya.

516
TERHAD

3.2.5 TERHAD
“Audit Stock Variance Report”

3.2.5.1 Pandu arah

• Main Menu
• Report
• Audit Stock

3.2.5.2 Tindakan.

1. Skrin ‘Audit Stock Report/S_ASTREP’ dipaparkan.

Skrin ‘Audit Stock Report/S_ASTREP’

2. Klik ‘Activity Name scroll bar’ untuk memilih aktiviti yang telah
dibuat sebelum ini.

3. Setelah memilih aktiviti, ‘Activity Voucher’ dipaparkan di ruangan
‘Report Type’.

Skrin ‘Audit Stock Report/S_ASTREP’
517

TERHAD

TERHAD
4. Tandakan ‘Tip’ di ‘Variance/Final’.
5. Klik butang ‘Variance’.
6. Skrin ‘Variance Report’ dipaparkan.

Skrin ‘Variance Report’
7. Klik butang ‘Variance list’.
8. Skrin ‘AST_STOCK_VARIANCE: Previewer’ dipaparkan.

Skrin ‘AST_STOCK_VARIANCE: Previewer’
9. Klik ‘Print icon’ untuk mencetak.
10. Klik ‘Exit icon’.

518
TERHAD

TERHAD

NOTA: Apabila Laporan Awal (Perselisihan) diserahkan kepada
Pegawai Pengstoran dan pengiraan semula perlu
dilakukan, data terbaru perlu dimasukan
menggunakan skrin ini.

3.2.6 Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk proses seterusnya.
“Tracking And Investigation’

3.2.6.1 Pandu arah

• Main Menu
• Material
• Audit Stock
• Tracking and Investigation

3.2.6.2 Tindakan.

1. Skrin ‘Audit Stock Tracking and Investigation/S_ASTINV’ dipaparkan.

Skrin ‘Audit Stock Tracking and Investigation/S_ASTINV’
2. Masukan nama aktiviti di ‘Activity Name’.
3. Klik ‘Execute query icon’.
4. Maklumat alatan yang telah dikira dipaparkan mengikut ‘Lines’.

519
TERHAD

TERHAD

Skrin ‘Audit Stock Tracking and Investigation/S_ASTINV’
5. Pilih ‘Activity Line’ yang perlu dibuat perubahan kuantiti dan klik

butang ‘Auth’
6. Skrin ‘Change Authorization’ dipaparkan.

Skrin ‘Change Authorization’
7. Masukan data di:

* User Name
* Passowrd

520
TERHAD

TERHAD
8. Tekan ‘Tab’ dikeyboard.
9. Masukan kuantiti baru diruangan ‘New Physical Qty’.

Skrin ‘Change Authorization’
10. Klik ‘Save icon’.
11. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

Skrin ‘Successful Transaction’
12. Klik butang ‘Ok’

Skrin ‘Change Authorization’
13. Klik butang ‘Confirm’.

521
TERHAD

TERHAD
12. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

Skrin ‘Successful Transaction’
15. Klik butang ‘Ok’.
16. Skrin ‘Investigation Tracking Entry’ dipaparkan

Skrin ‘Investigation Tracking Entry’
17. Masukan data di:

* Code
* Investigation
* Action
18. Klik butang ‘Accept’.
19. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

Skrin ‘Successful Transaction’
20. Klik butang ‘Ok’
21. Skrin kembali ke ‘Audit Stock Tracking and

Investigation/S_ASTINV’
522

TERHAD

TERHAD

Skrin ‘Audit Stock Tracking and Investigation/S_ASTINV’

NOTA: Perhatikan kuantiti diruangan ‘Phy Qty’ telah
berubah dari 6 ke 10 dan maklumat siasatan juga
dipaparkan.

22. Klik ‘Exit icon’.

NOTA: Bagi memasukan maklumat yang perlu diambil tindakan oleh
stor contohnya alatan perlu dibuat pembungkusan
semula, sila guna skrin berikut. (Tidak terlibat
perubahan kuantiti)

23. Dari skrin ‘Audit Stock Tracking and Investigation/S_ASTINV’
pilih ‘Activity Line’ yang akan dimasukan maklumat tersebut.

Skrin ‘Audit Stock Tracking and Investigation/S_ASTINV’
24. Klik butang ‘Entry’.

523
TERHAD

TERHAD
25. Skrin 'Investigation Tracking Entry’ dipaparkan.

Skrin 'Investigation Tracking Entry’
26. Masukan data di:

* Code
* Investigation
* Action
27. Klik butang ‘Accept’.
28. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

Skrin ‘Successful Traacntison’
29. Klik butang ‘Ok’.
30. Skrin akan kembali ke skrin ‘Audit Stock Tracking and

Investigation/S_ASTINV’.

524
TERHAD

TERHAD

Skrin ‘Audit Stock Tracking and Investigation/S_ASTINV’
31. Maklumat yang telah dibuat akan dipaparkan diruangan

‘Tracking History’.
32. Klik ‘Exit icon’.

NOTA: Skrin ini digunakan untuk memasukan maklumat alatan
yang telah dijumpai semasa semakan stok
dijalankan oleh Sel Semakan Stok. Alatan ini tidak
terdapat di dalam sistem dan perlu di ‘BOC’ semula.

Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk proses seterusnya.

525
TERHAD

TERHAD

3.2.7 “Items Found’
3.2.7.1
Pandu arah
3.2.7.2
• Main Menu
• Material
• Audit Stock
• Items Found

Tindakan.

1. Skrin ‘Audit Stock New Items Found/S_ASTFND’ dipaparkan.

Skrin ‘Audit StocekwNItems Found/S_ASTFND’

526
TERHAD

TERHAD
2. Klik ‘Enter query’.

3. Masukan nama aktiviti di ‘Activity Name’.

4. Klik ‘Execute query icon’.

5. Maklumat aktiviti semakan stok dipaparkan.

Skrin ‘Audit Stock New Items Found/S_ASTFND’

NOTA: Sebelum anda ‘BOC’ alatan baru yang dijumpai,

terlebih dahulu anda pastikan alatan tersebut di
dalam sistem. Ini adalah kerana berkemungkinan

alatan tersebut tersalah lokasi, bagi mengelakkan
‘BOC’ berganda pastikan dahulu alatan tersebut

menggunakan skrin di bawah.

6. Klik butang ‘Items Verify’.

6. Skrin‘Items Found Inqudiriyp’aparkan.

527
TERHAD

TERHAD
Skrin ‘Items Found Inquiry’
8. Masukan data di:
* Org
* Part (Part No alatan yang dijumpai)
9. Klik ‘Execute query icon’.

528
TERHAD

TERHAD

Skrin
12. ‘No Record Found’ dipaparkan.

Skrin ‘No Record Found’

11. Klik butang ‘Ok’.

NOTA: Ini menunjukkan alatan tersebut tidak terdapat di
dalam sistem.

12. Klik ‘Exit icon’.

13. Klik butan‘gNew Foun.d’

Skrin ‘Audit Stock New Items Found/S_ASTFND’

529
TERHAD

TERHAD

Skrin

14. ‘Items Found Receiving’ dipaparkan.

Skrin ‘Items Found Receiving’

15. Masukan data di:

* Serial (Jika ada) * Condition
* Found Qty
* Unit Price
* Lot Number
* Batch Number
* Receipt UOM
* Rcpt.currency
* Remarks

16. Klik butang ‘Receive’.

17. Skrin‘VouchrePrefixd’ ipaparkan.

Skrin ‘Voucher Prefix’
530

TERHAD

TERHAD
Skrin
18. Masukan nombor baucar pelarasan semakan stok.
19. Klik butang ‘Submit’.
20. ‘Voucher’ dipaparkan.

Skrin ‘Voucher’
21. Klik butang ‘Ok’.
22. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

Skrin ‘Successful Transaction’
23. Klik butang ‘Ok’.
24. Skrin‘Print Docmuent’dipaparkan.

Skrin ‘Print Document’
25. Klik butang ‘Ok’.

531
TERHAD

TERHAD

Skrin
26. Klik ‘Exit icon’.

NOTA: Setelah mendapat kelulusan daripada pihak atasan untuk

membuat pelarasan stok, ia perlu menggunakan
‘Stock Reconciliation’. Proses ini perlu dilakukan

untuk menyamakan stok di dalam sistem dengan

fizikal.

Sila ikuti langkah-langkah berikut untuk proses

seterusnya.

532
TERHAD

TERHAD

3.2.8 “Stock Reconciliation’.
3.2.8.1
Pandu arah
3.2.8.2
• Main Menu
• Material
• Audit Stock
• Stock Reconciliation

Tindakan.

1. Skrin ‘Audit Stock Line Adjustment/S_ASTADJ’’ dipaparkan.

Skrin ‘Audit Stock Line Adjustment/S_ASTADJ’
2. Masukan nama aktiviti di ‘Activity Name’.
3. Klik ‘Execute query icon’.
4. Maklumat alatan yang perlu dibuat pelarasan dipaparkan.

533
TERHAD

TERHAD

Skrin ‘Audit Stock Line Adjustment/S_ASTADJ’
5. Jika diskrin yang kedua terdahulu iaitu ‘Audit Stock Activity

Setup Record’ anda telah menandakan dibahagian ‘Adjustment
Approval’ maka anda perlulah melakukan proses berikut. Jika
sebaliknya sila abaikan proses di para No 6 hingga No 12.
6. Klik butang ‘Approval’.
7. Skrin‘Adjustment Approvdaipla’ parkan.

Skrin ‘Adjustment Approval’
8. Tandakan ‘Tip’ di ‘Checkbox’ baris alatan yang perlu dibuat

kelulusan.
9. Masukan data:

* User Name
* Password
10. Klik butang ‘Confirm’
11. Skrin ‘Successful Transaction’ dipaparkan.

Skrin ‘Successful Transaction’
534

TERHAD

TERHAD
12. Klik butang ‘Ok’.
13. Skrin akan kembali ke skrin ‘‘Audit Stock Line

Adjustment/S_ASTADJ’.
14. Klik butan‘gRetrive’

Skrin ‘Audit Stock Line Adjustment/S_ASTADJ’
15. Skrin Reconciliation of Deficient Item’ dipaparkan.

Skrin Reconciliation of Deficient Item’
16. Masukan maklumat ringkas di ‘Remarks’.

535
TERHAD