ePSH 2017 Jilid 2

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Markah 100- 89- 79- 74- 69- 64- 59- 54- 49- 46- 43- 39- 29- 19-0
90 80 75 70 65 60 55 50 47 44 40 30 20
Nilai 0.00
Mata 4.00 4.00 3.67 3.33 3.00 2.67 2.33 2.00 1.67 1.33 1.00 0.67 0.33 F
Gred
A+ A A- B+ B B- C+ C C- D+ D E E-
Cemerlang Lemah
Baik Sederhana

Jadual 3: Sistem Piawaian bagi Gred Politeknik

Markah 100- 89- 79- 69- 64- 59- 54- 49- 44-
Nilai 90 80 70 65 60 55 50 45 40 39-1
Mata
Gred 4.00 3.75 3.5 3.25 3 2.75 2.50 2.25 2.00 1.75

A+ A A- B+ B C+ C D E G

Cemerlang Baik Sederhana Lemah

Jadual 4: Sistem Piawaian bagi Gred SPM

4.0 Keputusan dan Analisis

4.1 Pencapaian Matematik Pelajar di Peringkat SPM
Gred keputusan SPM pelajar yang diperolehi daripada pihak HEP telah direkod
dan di analisis menggunakan graf palang seperti Rajah 1. Daripada graf tersebut
seorang pelajar telah mendapat A+ dengan julat markah 90 ke 100 markah, 9
orang pelajar telah mendapat gred A , A- dan B+. Pelajar yang memperolehi gred
B pula adalah seramai 6 orang diikuti dengan pelajar yang mendapat gred C+
seramai 4 orang. 3 orang pelajar mendapat gred C pada peringkat SPM. Tiada
pelajar yang direkodkan dengan keputusan D, E dan G bagi pencapaian pelajar
SPM.

GRED MATEMATIK SPM

10

5 Series1

0
A+ A A- B+ B C+ C D E G

Rajah 1: Pencapaian Matematik SPM

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 639

Bilangan pelajarSeminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

4.2 Pencapaian Matematik bagi kursus DBM 1013
Keputusan matematik bagi subjek DBM 1013 adalah seperti Rajah 2. Tiada pelajar
yang direkod mendapat keputusan A+, E, E- dan F. Seramai 8 orang pelajar telah
memperoleh gred B+ dan B- bagi subjek tersebut. Manakala pelajar yang
memperoleh gred tertinggi adalah A iaitu seramai 4 orang dan jumlah ini
berkongsi bagi pelajar yang mendapat gred B. Manakala pelajar yang mendapat
gred A-,C dan D adalah seramai 3 orang. Pelajar yang mendapat C- dan D+ pula
direkodkan hanya seorang sahaja dan 5 orang pelajar direkod mendapat gred C+.

GRED DBM 1013

9
8
7
6
5
4
3 Series1
2
1
0

A+ A A- B+ B B- C+ C- C D+ D E E- F
GRED

Rajah 2: Pencapaian bagi subjek DBM 1013

4.3 Pencapaian Matematik bagi kursus DBM 2013
Rajah 3 menunjukkan pencapaian pelajar bagi subjek DBM 2013. Graf palang
tersebut menunjukkan mod tertinggi bagi subjek ini adalah C+ iaitu dengan
kekerapan pelajar seramai 8 orang. Pelajar yang mendapat skor tertinggi bagi
subjek ini pula adalah gred A iaitu seramai 3 orang dan 3 orang pula mendapat
gred D. Direkodkan tiada pelajar yang beroleh gred A+, E- dan F bagi subjek ini .
Pelajar yang beroleh gred A-, B dan D+ pula adalah seorang bagi setiap gred.
Pelajar yang mendapat gred B- dan E masing masing adalah 6 orang. Manakala 2
orang pelajar mendapat gred B+ dan C- dan 7 orang pelajar direkod mendapat
gred C untuk subjek DBM 2013. Seramai 6 orang pelajar telah gagal bagi subjek
ini.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 640

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

GRED DBM 2013 Series1

9
8
7
6
5
4
3
2
1
0

A+ A A- B+ B B- C+ C- C D+ D E E- F

Rajah 2: Pencapaian bagi subjek DBM 2013

4.4 Ujian Kesignifikanan Pekali Korelasi

Correlations

G_mathSPM G_DBM1013 G_DBM2013

Pearson 1 .602** .555**

Correlation .000 .000
G_mathSPM

Sig. (2-tailed)

N 41 40 40
Pearson .602** 1 .764**
Correlation
G_DBM1013 Sig. (2-tailed) .000 .000

N 40 40 40
Pearson .555** .764** 1

Correlation .000 .000
G_DBM2013

Sig. (2-tailed)

N 40 40 40

**. Correlation is significant at the 0.01 level (2-tailed).

Jadual 5 : Analisis Data melalui Korelasi Pearson
Dalam ujian korelasi, pekali korelasi, r digunakan untuk menunjukkan sejauh
mana kekuatan atau keteguhan di antara satu pembolehubah dengan
pembolehubah yang lain. Pekali korelasi mempunyai nilai di antara negatif satu

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 641

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

dan positif satu ( -1 ≤ r ≤ 1 ). Nilai sifar menunjukkan bahawa tidak wujud
hubungan linear di antara pembolehubah pembolehubah. Pekali korelasi yang
menghampiri sifar menunjukkan bahawa hubungan antara pembolehubah-
pembolehubah adalah lemah. Pekali korelasi -1 atau +1 pula menunjukkan
hubungan yang sempurna di antara pembolehubahpembolehubah yang dikaji.
Hubungan antara pembolehubah-pembolehubah adalah sangat teguh sekiranya
pekali korelasi menghampiri -1 atau +1. Hasil dapatan bagi kajian ini yang
dianalisis menggunakan ujian kolerasi dapat dipaparkan dalam jadual 5.

Melalui jadual 5, pekali korelasi menunjukkan terdapat hubungan yang
kuat dimana pekali korelasi bagi hubungan keputusan SPM terhadap matematik
DBM 1013 adalah 0.602 manakala 0.555 terhadap matematik DBM 2013. Dapatan
ini menggambarkan pencapaian Matematik peringkat SPM membantu pelajar
dalam meningkatkan pencapaian mereka dalam Matematik Kejuruteraan 1 dan
dan matematik kejuruteraan 2 seterusnya dapat meningkatkan pencapaian HPNM
pelajar sepanjang berada di politeknik merlimau Melaka. Berdasarkan kajian
yang dijalankan Nurfadzlina (2008) pencapaian akademik pelajar dalam subjek
yang mempunyai konsep pengiraan adalah didorong oleh faktor pencapaian
dalam subjekMatematik. Walaubagaimanapun terdapat factor lain yang
mempengaruhi keputusan matematik mereka. Diantaranya adalah sikap pelajar
itu sendiri. Menurut kajian yang dilakukan oleh mohd zahri & mariati (2007)
pelajar yang positif sikapnya terhadap matematik memberi kesan yang baik
dalam pencapaian matematik.

5.0 KESIMPULAN

Daripada kajian yang dilakukan terhadap 40 pelajar Diploma Kejuruteraan Awam
(Geomatik) Semester 2 ambilan sesi Jun 2016 menunjukkan terdapat hubungan
yang signifikan antara pencapaian Matematik diperingkat SPM dan pencapaian
pelajar di peringkat politeknik. Dimana keputusan SPM mempengaruhi keputusan
pelajar untuk subjek pengiraan terutama subjek yang dikaji iaitu subjek DBM
1013 dan subjek DBM 2013. Hubungan yang ditunjukkan adalah kuat. Dapatan
kajian mengatakan hipotesis nol ditolak dan hipotesis alternatif diterima.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 642

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Hubungan yang kuat ini adalah mungkin disebabkan oleh pelaksanaan kurikulum
baharu bagi kursus DBM1013 berbanding silibus kursus BA101 sebelum ini. Silibus
baru ini banyak menekankan element matematik tambahan yang sepatutnya
pelajar jurusan kejuruteraan adalalah dikalangan pelajar aliran sains tulen
semasa di peringkat SPM. Gaya pembelajaran pelajar, kekurangan sumber
rujukan untuk membuat latihan dan faktor dalaman pelajar itu sendiri adalah
mempengaruhi pencapaian pelajar di peringkat yang lebih tinggi.

Kajian susulan akan dijalankan bagi menghurai faktor-faktor lain yang
menyumbang kepada hubungan yang kuat ini dengan mengambil sampel yang
sama dan merangkumi kursus yang melibatkan pengiraan termasuklah kursus
teras di jabatan induk. Kajian ini juga mencadangkan agar pihak pengambilan
politeknik lebih peka terhadap kelayakan pelajar dengan menekankan
pencapaian Matematik SPM dan Matematik Tambahan khususnya bagi pelajar
yang akan mengikuti program pengajian kejuruteraan.. Ini kerana pelajar bakal
menghadapi bebanan dan tekanan sekiranya tidak menguasai subjek Matematik
dengan baik. Peratus pelajar mengulang bagi subjek Matematik 1 dan 2 adalah
sangat tinggi sekiranya pencapaian matematik mereka di peringkat SPM lemah
dan kebarangkalian untuk gagal juga adalah tinggi. Selain itu, para pensyarah
juga perlu mengubah dan menambahbaik teknik pengajaran dan pendekatan
mereka kepada pelajar. Pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran berpusatkan
pelajar juga dapat membantu meningkatkan pencapaian pelajar di politeknik.
Disamping peranan pensyarah untuk memastikan pelajar tidak ponteng dan
menghantar serta menjawab semua penilaian berterusan yang diberikan pada
waktu yang ditetapkan.

RUJUKAN

Norazlina & Azman (2014): Hubungan Pencapaian Matematik Spm Terhadap
Keputusan Matematik Kejuruteraan - Dbm1013 Dan Pencapaian Hpnm
Pelajar Det Di Politeknik Kota Kinabalu.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 643

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Kementerian Pendidikan Malaysia (2014). Informasi Politeknik Malaysia Edisi
Oktober 2014. Permohonan Bagi Program Diploma (pp. 41).

Kementerian Pendidikan Malaysia, Bahagian Peperiksaan & Pentaksiran, Portal
Lembaga Peperiksaan.

Basir & Nas (2017). 4 subjek teras tunjuk peningkatan. Retrieved from
http://www.bharian.com.my/node/260693

Maridah Alias (2013). Definisi Pentaksiran, Pengujian dan Penilaian. Retrieved

from http://drmaridah.blogspot.com/2013/06/definisi-pentaksiran-

pengujian-dan.html

Nurfadzlina Binti Mohd Rozi. Pencapaian Akademik Pelajar Dalam Subjek Yang
Mempunyai Konsep Pengiraan Adalah Didorong Oleh Faktor Pencapaian
Dalam Subjek Matematik Bagi Pelajar DKA3-S2.

Silibus DBM1013 (2014). Engineering Mathematic 1, Ministry of Education
Malaysia-Polythechnic, Version: 090514_1.0

Silibus DBM2013 (2014). Engineering Mathematic 2, Ministry of Education
Malaysia-Polythechnic, Version: 090514_1.0

Krulik, S., & Rudnick, J.A. (1989). Problem Solving: A handbook for senior high
school teachers. Massachusetts: Allyn and Bacon.

Charles, R., Lester, F. & O’Daffer, P. (1997). How to evaluate progress in problem
solving. Cetakan ke-6. VA: NCTM.

Sarimah Ismail & Abreza Atan. (2011). Aplikasi pendekatan penyelesaian masalah
dalam pengajaran mata pelajaran Teknikal dan Vokasional di Fakulti
Pendidikan UTM. Journal of Educational Psychology and Counseling, 2,
113- 144

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 644

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

K-TRANSFER IN KOLEJ KOMUNITI JEMPOL : A STUDY CASE

Halijah Ismail1, Norashimah Ujang2 and Suhirman Mohammad3

1Kolej Komuniti Kuala Pilah, Negeri Sembilan
2 Kolej Komuniti Jempol, Negeri Sembilan
3 Kolej Komuniti Rembau, Negeri Sembilan

ABSTRACT

Knowledge is regarded as important for creating organizational value and enhancing
organizational competitiveness, especially in an unpredictable working environment. Knowledge
resides in people not in machines or documents, therefore the need for Knowledge Transfer (K-
Transfer) is a must in the organization for value enhancement.The term Knowledge Sharing (K-
Sharing) implies the giving and receiving of information framed within a context by the
knowledge of the source, while K-Transfer convey the ownership of knowledge to one
another.However the fluentness of the KT and KS in KK Jempol was not defined.This paper aim
to identify the K-Sharing behaviour of the academic staff at Kolej Komuniti Jempol and the
impact on K-Transfer by focusing on the Knowledge Process (K-Process) activity .The study was
done on the academic and non- academic staff in Kolej Komuniti Jempol. The data analyse will
be use to enhance the Knowledge Management (KM) in the organization to preserve the
organizational value or the capital value and for sustainability in competitive environment thus
to promote KM Best Practice in Kolej Komuniti Jempol.

Keywords : Knowledge Sharing, Knowledge Management, Knowledge Transfer, KM Best Practice

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 645

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat
1.0 INTRODUCTION

Having a group of intelligent and knowledgeable staff in the organization does
dot promise the sustainability of the intellectual capital of the organization,
specially the learning organization. Whithout proper KM, the knowledge within
the organization will be wasted.

The fluently of knowledge flow in the organization must be prior attention in
order to leverage the K-Transfer within the organization because knowledge
cycles in the K-Process activity, the main K-Process involves; K-Creation, K-
Transfer, K-Sharing, K-Records and K-Preserve (Che Rusuli, et.all, 2012).
Whithout proper K-Transfer, the verbally knowledge also known as Tacit
Knowledge, which is the product of interaction between people, or between their
environments (Rajalakshmi & Wahidabanu, 2011). He added, an individual will
acquire tacit knowledge only by gathering information, relating it to existing
knowledge, and accumulating experience. While in groups, Tacit Knowledge
exists in practices and relationships that develop through working overtime.
Meanwhile, (Panahi, et.all, 2012) defined Tacit Knowledge as the knowledge
resides in individual’s head in forms of experience, know-how, insight, and so
on, is the most valuable and significant part of human knowledge
existed.(Rajalakshmi & Wahidabanu, 2011) said; Explicit Knowledge consists of
anything that can be codified, or expressed in words, numbers, and other symbols
can be easily articulated, usually in the form of documents and practices. This
knowledge of verbal must be care to be document into understanable manners
and to be transform into the Explicit Knowledge for the ease of circulation within
the organization and beyond.

2.0 PROBLEM STATEMENT

The care for K-Transfer almost abounded by most HLI due to the lack of study in
knowledge management (Ismail. H, & Abdullah.R, 2015).The treat to the fluently
flow of K-Transfer in the organization must be the subject of interest in the
organization in order to address the right facility and environment for Knowledge

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 646

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Management Best Practice, thus to ensure the capital value in the organization
will not be wasted. The Verbal Knowledge must be able to flow in the K-Process
cycle in with ease of access.

3.0 LITERATURE REVIEW

K-Process
The Existing K-Process involves ; K-Creating, K-Acquisition, K-Capturing and K-
Sharing, however, (Che Rusuli, et.all, 2012) suggested that these processes need
to be in place for organizational characteristics. Therefore, He suggested a new
Sand Cone Model which added K-Records and K-Preserve in K-Process activity. K-
Process activity usually involves;

K-Creation - The first steps is the K-Creation, unfortunately not much have been
done for improvement of the KM in the organization, Most of the excel story,
comes from the K-Creation of the scholarly information and intelligence from
data, but not the knowledge form the intelligence, which is the staff of the
organization itself.

K-Acquisition - K-Acquisition are mostly towards KM and therefore the
analyzation of the user needs is essential. This is to prevent knowledge from
becoming stagnant.

K-Capturing – The knowledge in the organization must be capture before it lost
in the organization. A systematic approach to organize knowledge and making it
available in the organization will improve KM.

K-Sharing – K-Sharing provide link between the individual and the organization
by transferring the knowledge resides in the individual to the organizational
level, the knowledge then converted into economic and competitive value for
the organization. K-Sharing is the moderator for KM success in the organization.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 647

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

K-Record – An organization must establish internal benchmarks, to avoid
repetative information in the organization. Therefore the Knowledge of
recording must be equipted in the organization.

Knowledge Preserving - Technology-dominated is the latest idea for knowledge
preserving rather than the printed document, however significance challenges is
on preserving knowledge that cannot be captured and recorded. Sounds like the
existing approaches for KM are not adequate yet.

Knowledge Sharing
Paulin & Suneson (2012) defined K-Sharing as the exchange of focused and
unfocused knowledge between and among individuals in the organization without
prior objectives. The communications are basically assimiliates by the individual
much care on the human capital and the interactions.

Knowledge Transfer
Paulin & Suneson (2012) defined K-Transfer as the state of conveyance of
knowledge from one place,person or ownership to another.

4.0 METHOD

Data was collected from the questionare distributed among the staff in Kolej
Komuniti Jempol. Total 0f 69 questionaire was distributed to the Staff in Kolej
Komuniti Jempol. The data was analyse using SPSS Statistic Software. At least 49
respondents required for adequate data sampling (Krejcie & Morgan, 1970).

Reseach Questions
The study is to answer the research questions:
1. The knowledge sharing behaviour among the Staff in Kolej Komuniti
Jempol.
2. The level of K-Transfer activity in Kolej Komuniti Jempol.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 648

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Research Objectives
The objectives of the study ;
1. To identify the knowledge sharing behaviour among the Staff in Kolej

Komuniti Jempol.
2. To identify the level K-Transfer in Kolej Komuniti Jempol.

Study Significance
Prerequisite to identify the knowledge sharing behaviour among the Staff in Kolej
Komuniti Jempol that determine the level of K-Transferactivity in Kolej Komuniti
Jempol.

Data Analysis Technique
The data from 49 respondens were analysed using SPSS Statistic software. The
results are discuss in the Results and Findings.

5.0 RESULTS AND FINDINGS

Table 10 : The Academic Qualification of The Academic Staffs

The academic qualification of the Academic Staffs Percentage %

a. PhD 0

b. Master 24.4

c. Degree 67.1

d. Diploma 8.5

Table 11 : Information Resources Percentage %
The information source 19.0
22.0
Senior Staffs 32.2
Books 6.3
6.3
Internet 14.1
CD/Video

TV
Other Source

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 649

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

The results from the survey shows only 19.0% of the information gained from the
senior staff. Which is the acted of knowledge transfer. Resource from the book
only took 22.0%, while the highest is 32.2% which is the internet the quick and
fast information. The lowest 6.3% refer to TV as their source of information while
14.1% refer to numerious source of information.

6.0 DISCUSSION

K-Process practices three main activity basically; the knowledge creation ,
knowledge storage and knowledge distribution (Ismail. H, & Abdullah.R, 2016).
However (Tasmin, 2012) suggested a comprehensive model named the sand cone
model which ended the K-Process with knowledge records and knowledge
preserve.

The scholary and skills of the staff in the organization created in the knowledge
generation process must be taken care of within a plesent social environment in
the organization which also described as the socialization that turns the internal
knowledge (tacit) knowledge into external (explicit) for the ease of
understanding and documentation.

M. Che Rusuli et al., (2012) claimed that ristricted fundings, limits the
codification activity in the knowledge acquaizition process, codification is
making the knowledge transferable and accesible (Abdullah.R, et.all, 2011). The
converted explicit knowledge helps organization to bulid the base of repositories
said (Rajalakshmi & Wahidabanu, 2011). While (Arshad & Lamsali, 2012) said ,the
organizational memory acts as the storage of the organization, it must be
computerized and updated for knowledge dissemination process.

The study shows the lack of knowledge sharing among the staff in Kolej Komuniti
Jempol due to the lack of awareness and barriers for knowledge sharing, these
component should be promote as the KM Best Practice Organizational Culture
(Ismail.H, et.all, 2016) together with; Kiasu-sm, Trusth, Learning, Collaboration,
Mutual Trust, Beleive, Value , Experience, Altruism, Mutual-Reciprocuty, Self-

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 650

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Effeciaency, Complexity, Judgement and Enjoyment. However the KM Best
Practice Organizational Culture must work together with the KM Best Practice
Organizational Structure which include; Strategy, Leadership and Hierarchy.
(Sharrat & Usoro, 2003) stated, the less hierarchical an organization’s structure,
the greater the instance of knowledge sharing, the greater the ease of use of a
knowledge sharing system, the greater one’s use of the system for knowledge
sharing. The other KM Best Practice is the (Ismail et al., 2016) Human Psychology
which must concist of ; Motivation, Incentive, Rewards and Awareness. Other
than that, the top management must provide the proper KM Best Practice
Infrastructure whic covers; the Achitecture, Application, Repositories and
Functionaliti of Knowledge management Portal provided in the organization.

The fluently of knowledge flow in the K-Process cycle are dependent to the KM
Best Practice Component as suggested by (Ismail. H, & Abdullah.R, 2016).
Collaborative environment are required for a better knowledge management or
K-Transferactivity within and without the organization.

7.0 CONCLUSION

K-Transfer is the process of dissemination of knowledge in the K-Process cycle.
KM Best Practice Components by (Ismail.H & Abdullah.R, 2016); suggeted the Soft
Component and the Hard Component must work inline to ensure the fluent cycle
of K-Process. These components inlcudes Organizational Culture, Organizational
Structure, Human Psychology, Infrastructure, Technology, K-Process and
Knowledge Audit. (Pangil & Moi, 2012) claimed, technology play the most critical
role that works as the motivator and demotivator based on the awareness level
of the staff although (Oye.N.D, et.all, 2011), (Ahmad et al., 2012) still believe
the organizational factor play the most critical role, while from the managerial
perspective, knowledge must be link with organizational performance (Foss.,
et.all, 2010).

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 651

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

REFERENCE
Abdullah, R., Eri, Z. D., & Talib, A. M. (2011). A model of knowledge

management system for facilitating knowledge as a service (KaaS) in
cloud computing environment. 2011 International Conference on
Research and Innovation in Information Systems, (January 2016), 1–4.
http://doi.org/10.1109/ICRIIS.2011.6125691

Ahmad, M., Abbas, M., Ahmad, W., Wan, J., Nur, S., & Salam, A. (2012).
Investigating the Knowledge Creation Processes in a Learning
Management System ( LMS ), (July), 4–6.

Arshad, D., & Lamsali, H. (2012). The Role of Information and Memory in
shaping Organisational Improvisation. In Knowledge Management
International Conference 2012 (KMICe2012) (pp. 4–6).

Che Rusuli, M. S., Tasmin, R., & Takala, J. (2012). Knowledge Record And
Knowledge Preservation : A Conceptual Framework Of Knowledge
Management Practice At Malaysian University Libraries. International
Journal of Information Technology and Business Management, 3(1), 30–
37.

Che Rusuli, M., Tasmin, R., Takala, J., & Hashim, N. (2012). Knowledge
Management Process At Malaysian University Libraries : A Review. The
International Journal of Social Science, N0.1, 1–16. Retrieved from
http://www.tijoss.com/1stVolume/Muhammad Rasuli.pdf

Foss, N. J., Husted, K., & Michailova, S. (2010). Governing knowledge sharing in
organizations: Levels of analysis, governance mechanisms, and research
directions. Journal of Management Studies, 47(3), 455–482.
http://doi.org/10.1111/j.1467-6486.2009.00870.x

Halijah Ismail, & Abdullah, R. (2015). KNOWLEDGE MANAGEMENT BEST
PRACTICE MODEL IN HIGHER LEARNING INSTITUTION: A SYSTEMATIC

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 652

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat
LITERATURE REVIEW. In ICRIIS 2015.

Halijah Ismail, & Abdullah, R. (2016). Knowledge Management Best Practice
Model in Higher Learning Institution: a Systematic Literature Review.
Journal of Theoritical and Applied Information Technology, 90(2), 210–
219.

Ismail, H., Abdullah, R., & Jusoh, Y. Y. (2016). Benchmarking Process of
Knowledge Management Best Practice Model for Higher Learning
Institution. In Knowledge Management International Conference (KMICe)
2016 (pp. 29–30). Chiang Mai, Thailand. Retrieved from
http://www.kmice.cms.net.my/

Krejcie, R. V, & Morgan, D. W. (1970). Determining Sample Size for Research
Activities Robert. Educational and Psychological Measurement, 38(1),
607–610. http://doi.org/10.1177/001316447003000308

Oye.N.D, Salleh, M., & Noorminshah. (2011). Knowledge Sharing in Workplace:
Motivators and Demotivators. International Journal of Managing
Information Technology, 3(4), 71–84.
http://doi.org/10.5121/ijmit.2011.3406

Panahi, S., Watson, J., & Partridge, H. (2012). Social Media and Tacit
Knowledge Sharing : Developing a Conceptual Model. World Academy of
Science, Engineering and Technology, 64, 1095–1102.

Pangil, F., & Moi, C. J. (2012). Trust and its Relationships with Knowledge
Sharing and Virtual Team Effectiveness, (July), 4–6.

Paulin, D., & Suneson, K. (2012). Knowledge Transfer , Knowledge Sharing and
Knowledge Barriers – Three Blurry Terms in KM. Electronic Journal of
Knowledge Management, 10(1), 81–91.
http://doi.org/10.1108/14684520910951186

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 653

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Rajalakshmi, S., & Wahidabanu, R. S. D. (2011). Sharing and Capturing Tacit
Knowledge in Higher Education — The Info-Ca-SH. International Journal
of Computer Theory and Engineering, 3(3), 3–6.

Sharrat, M., & Usoro, A. (2003). Understanding Knowledge Sharing in Online
Communities of Practice. Electronic Journal of Knowledge Management.,
1(2), 187–196. Retrieved from www.ejkm.com

Tasmin, R. (2012). Knowledge Management : An Empirical Survey On Malaysian
Higher Education. Retrieved from
http://eprints.uthm.edu.my/2603/1/u.pdf

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 654

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Knowledge Transfer Awareness in KK Kuala Pilah: A Case Study

Halijah Ismail1,*, Suzanna Samsudin2 and Nor Adila Hanim Ab Kadir3
Kolej Komuniti Kuala Pilah

ABSTRACT

The study aims to recognise the level of Knowledge Transfer (KT) awareness among the academic
staff in Kolej Komuniti Kuala Pilah (KKKP). KKKP is the Centre of Mobile Technology Expert in
Kuala Pilah District which offers Short Courses to the local community besides the main
certificate programme. Therefore, KKKP must well verse with the latest technology particularly
utilizing the technology especially in data management. The manual operational in document
management is obsolete and outdated, the real time data presentation is essential, the use of
technology is a must to manage the short courses data added with adequate awareness. The
questionnaires were distributed to the staff of KKKP to identify their sharing behaviour. The
result will define the expertise level of the staff therefore, the management can enforce for
adequate skills and technology as required. The used of new technology will make the member
of the organization interested in searching and upgrading their knowledge. Therefore, the
management should maintain the technology and the infrastructure in order to ensure the
awareness are alarmed by staff. Because the effect of KT awareness does leverage self-efficacy
especially in upgrading knowledge and skills among the staff. The KM culture must be promote
in order to vanish the barrier towards KT in KKKP.

Keywords :knowledge transfer, knowledge transfer awareness, mobile knowledge transfer.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 655

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

1.0 INTRODUCTION

The Knowledge Management (KM) long being practice in the educational
organization, it continue to grow from time to time and gives direct impact on
human and ICT (Kataria,et.all, 2010), however the growth of KM does not align
with the organizational said (Ismail,H., Abdullah, R., 2016) this is referring to the
level of Knowledge Management (KM) maturity in the educational organization of
Malaysia. Most organizations today took information systems and technology to
their advantage for increasing information and knowledge flow, and overall KM,
however it does not comes with the Knowledge Transfer (KT) awareness among
the organizational member.

Kolej Komuniti Kuala Pilah (KKKP) is a new college to offer the Short
Courses programme to the local community. KKKP also provide full time program
which is Mobile Technology, therefore the staff must use the facilities and
technology to the fullest in order to promote their expertise and skills. However,
the changes must begin with the KT awareness among the staff. The activity to
promote knowledge management are not yet effectively performed.

2.0 PROBLEM STATEMENT
The use of technology are important in ensuring the management of short courses
participant’s data around the computer mediated communication and heavily
dependent upon the latest technology therefore, reliability and robustness
become essential. The latest technology such as mobile technology, new tablets
of technology such as iPod and iPhone contributes the easiest way to perform
effective works. However, without KT awareness this will be surplus for the
KKKP. The failure of technology adaptation comes with affectionless due to the
failure to transfer knowledge required. The manual data management procedure
should be obsolete and replace with the latest technology mainly the short
courses data in KKKP.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 656

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat
3.0 LITERATURE REVIEW

3.1 Knowledge Transfer
Knowledge Transfer is a part of knowledge management, it is significant and
useful since the goal of education is to improve the abilities and skills of learners
as related to professional application said (Suebsom & Dahalin, 2010). He added,
the problem of transferring knowledge, as such, includes transferring learning
experiences from an individual’s memory. The success of knowledge transfer, in
the educational system does not only depend on the instructors and learners but
also on the factors that can cause problems in knowledge transfer such as
characteristics of knowledge, and the methods of knowledge. While (Paulin &
Suneson, 2012) reported the three terms knowledge transfer, knowledge sharing
and knowledge barriers are blurry. The blurriness are related mainly to which
with what view and understanding of knowledge that it is used. Regarding use of
the terms, in this study, knowledge is referring to the short courses data.

3.2 Knowledge Awareness
Awareness is an internal model of attention, it is an ability that will selectively
direct one's attention to certain aspects of the environment, and manipulate
these aspects cognitively in combination with his or her past memory. One's
awareness reflects his or her personal preferences, interests or situational needs
said (Jin & Ju, 2014). While, (Ismail. H, & Abdullah. R, 2016) reported,
awareness is referred as the adequate knowledge owned by the organizational
member to practice the existing technology for knowledge handling in the daily
work routine.

4.0 METHOD

Survey questionnaire where distributed to all the staff at KKKP. The data
conclude 100% of the staff in KKKP, total of 16 staff. The survey results were
analysed using SPSS Statistic Software. The level of KT awareness among KKKP
staff where included in the questionnaires which in six dimensions which is; 1.
Awareness of learning the latest mobile services, 2. Current access to the

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 657

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

learning resources, 3. Mobile technology for learning and services, 4. Application
used by mobile technology, 5. Limitation of mobile technology and the 6. Services
and infrastructure provided. A 5-point Likert scale anchored by "Strongly
Disagree" (1) and Strongly Agree (5) were applied. The demographic works to
define users’ experience and knowledge with the mobile technology media as
the latest technology.

4.1 Research Questions
The study is to answer the research questions:

-The knowledge transfer (KT) awareness among the Staff in Kolej Komuniti
Kuala Pilah.

4.2 Research Objectives
The objectives of the study;
-To identify the knowledge transfer (KT) awareness among the Staff in Kolej
Komuniti Kuala Pilah.

4.3 Study Significance
Prerequisite to identify the knowledge transfer (KT) awareness among the Staff
in Kolej Komuniti Kuala Pilah that determine the level of knowledge transfer
activity in Kolej Komuniti Kuala Pilah to be specific the towards Pembelajaran
Sepanjang Hayat (PSH) Data Management.

4.4 Data Analysis Technique
Total of 16 staff has been selected to answer the questionnaires given. All the
result are being analysed using SPSS statistic Software.

5.0 RESULTS

The reliability and validity of the questionnaire were assessed, found to be valid
based on the examination done towards demographic data, technology usage and
KT awareness. The concentration of this study are on the technology and the
awareness towards the mobile technology which considered the latest technology

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 658

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

at present. The study is part of the KM Best Practice research in KKKP, therefore
the result might not be fully publish in this paper. The Table 1 : Demographics
information of KKKP Staff concluded the demographic information of the
respondents. It shows that KKKP is the newly operated Community College,
however the staffs can be considered as skilful and expertise due to the years of
working experience. The results shows the level of expertise is 94% with more
than 10 years working experience.

Table 1 : Demographics information of KKKP Staff

Demographic Information Percentage
(%)
Gender
Male 13
Female 88
Working Experience
Less then 3 years 0
4-10 years 6
10 years and above 94

The result for the view of KKKP staff on the use of mobile technologies for data
management of Unit Pembelajaran Sepanjang Hayat are as shown in Table 2 :
KKKP Staff views on the use of mobile technologies for data management. The
study preliminary identify the view point of the staff from their own experience
and view point. The highest percentage of the agreement is the technology gives
the ability to work while, the agreement of technology capability of immediate
access to information returned as the second highest. While the average value is
on the current information, provide the increased contact with short courses
participants, contact with potential participants and colleague. This data will be
use in the future study.

Table 2 : KKKP Staff views on the use of mobile technologies for data

management

Item Percentage
(%)
Give me current information SD
Provide me with increased contact with short courses .4
participants
.4

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 659

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Increase my contact with potential participants .4
Increase my contact with my colleague .4
Give me immediate access to information .8

Improve my ability to work 1.5

Due to the uniqueness of the gender imbalance in KKKP, the comparison were

made for gender in KT awareness. The result only works as the preliminary data.

The result will lead the future study. The gender comparison on the use of mobile

technologies as the present technologies to measure the KM level in KKKP are

shown in Table 3: KKKP Staff Gender Comparison towards mobile technologies

for data management.

Table 3 : KKKP Staff Gender Comparison towards mobile technologies for data

management

Comparison P-value
0.413
Gender and technology usage 0.581
Gender and usefulness 0.183
Gender and quality of easy to
use 0.699
Gender and self-efficacy

6.0 DISCUSSION

Knowledge Transfer among the staff in KKKP is not yet a fully cultured, the
moderate level of KM practice shows the lack of KT awareness among the staff
in KKKP. This issue can be refer to the demographic information provided in the
result. The barriers to KT for educational organization such as KKKP can be
describe into four divided barriers, which are; intrapersonal barriers, person
culture barriers, interpersonal barrier, and cross culture barrier.

The intrapersonal barrier due to professionally aimless of the staff, this
scenario happened when the staff has no wish and ability to plan appropriate
paths of competence development and no habit of self-direction of professional
development as referred to the previous study. The inexpressive behaviour leads
the staff not to practice documenting the appropriate data accordingly. Which
also describe as the attitudes (Desa. A, et. all, 2011).

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 660

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

The other negative habits might also be consumerism, which prevail the
knowledge transfer awareness, they are happy with the habit of spoon feed and
the behaviour of ‘wait and see’. While the person culture barriers can be
describe as digitally walled, this scenario occur when most of the staff maintain
of having the habit of not organizing automatic access to digital learning objects
in community sharable manner, self-oriented work will make the situation worse
added (Desa. A, et. all, 2011) .

The other aspect is the lack of copyright for the authorization of ideas of
the staff. This situation encourage the private ownership, the change of
authorize and the ownership of data are at ease, whereby missing habit of
transferring knowledge among the staff in the fear of professional competition
occur and slowly develop among the academic staff, everyone want to be
promoted and not missing the credit from the top management.

Self -autonomy thus leads to the missing habits of transferring knowledge
among the staff due to the pride and unfitness of personal competence, the
refusal to works in peer group will lead to the low achievement in data
managing.The habit of non-systemized work annotation or recording the
information will create the information leakage situation leads to the
unawareness of the community and team works.(Che Rusuli, et.all, 2012).

While the interpersonal barrier to KT awareness occur when the individual
does not know how to find information, and not socializing and collaborating.
The missing network among the staff in the organization due to cross-culture
barriers comes from the lack of socialization and alignment within the
organization.This evidence the attitude does play the important role in KT
awareness suggested (Desa et al., 2011).

The study also indicates the early and newly infrastructure in KKKP
environment does effect the level of KM in KKKP. However, the barriers and
obstacles should be considered. The adoption of the mobile wireless technology

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 661

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

and its latest environment will keep growing and will become the choice of data
handling and management said (Alzaza & Yaakub, 2010).

The used of new technology will make the member of the organization interested
in searching and upgrading their knowledge. Therefore, the management should
maintain the technology and the infrastructure in order to ensure the awareness
are alarmed by staff. (Yacob, Zuriyati, Kadir, Zainudin, & Zurairah, 2012) said
that the effect of KT awareness does leverage self-efficacy especially in
upgrading knowledge and skills among the staff.

7.0 CONCLUSION

The limitation to KT awareness in KKKP can be solve by the resolving the barriers
in KM based on the factor of barrier to share as the main factor to KT awareness
(Nicholas, 2013). It was also recognised that culture, education and enterprise
are the main factor towards KT awareness level behaviour and KM practice as
supported by (Rahman, Lubis, & Ridho, 2015). Therefore, KM culture must be
create in the organization in order to leverage the awareness towards KT and to
promote KM best practice in the organization. When a staff value their job well
this will lead to awareness said (Desa et al., 2011) supported by (Abdullah. R, et.
all, 2005). KT awareness towards the new technology and willing to learn the
various concepts of the new technology will upgrade and leverage the practice
of KM in the organization thru KT awareness (Yacob et al., 2012) specially thru
media-based sharing added (Ahmed, et.all, 2016) and (Nasir, 2010).

REFERENCES

Abdullah, R., Sahibuddin, S., Alias, R. A., & Selamat, M. H. (2005). Knowledge
Management System Architecture For Organizational Learning With
Collaborative Environment. In Postgraduate Annual Research Seminar (pp.
1–5).

Ahmed, Y. A. L. I., Ahmad, M. N., & Zakaria, N. O. R. H. (2016). Towards
Exploring Factors That Influence Social Media-Based Knowledge Sharing,
88(3), 487–498.

Alzaza, N. S., & Yaakub, A. R. (2010). Students ’ Awareness and Requirements of
Mobile Learning Services among Malaysian Students in the Higher

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 662

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Education Environment. In Knowledge Management International
Conference 2010 (pp. 104–109).

Che Rusuli, M. S., Tasmin, R., & Takala, J. (2012). Knowledge Record And
Knowledge Preservation : A Conceptual Framework Of Knowledge
Management Practice At Malaysian University Libraries. International
Journal of Information Technology and Business Management, 3(1), 30–37.

Desa, A., Ba, N., & Yusooff, F. (2011). A Study on the Knowledge , Attitudes ,
Awareness Status and Behaviour Concerning Solid Waste Management, 18,
643–648. http://doi.org/10.1016/j.sbspro.2011.05.095

Halijah Ismail, & Abdullah, R. (2016). Knowledge Management Best Practice
Model in Higher Learning Institution: a Systematic Literature Review.

Journal of Theoritical and Applied Information Technology, 90(2), 210–
219.

Jin, T., & Ju, B. (2014). Towards Understanding the Perceptions of Information
Professionals about Competitive Intelligence Work. Journal of Information
& Knowledge Management, 13(2), 1450011.
http://doi.org/10.1142/S0219649214500117

Kataria, S., Pachouri, A., & Sharma, M. (2010). Integrating open source

knowledge management tools into library management for automation: A
case study of Jaypee institute of information technology university. 2010
The 2nd International Conference on Computer and Automation
Engineering (ICCAE), 3, 317–320.
http://doi.org/10.1109/ICCAE.2010.5451836

Nasir, N. R. (2010). Knowledge Sharing Practice : Comparison of Offline and
Online Communities. In Knowledge Management International Conference

(KMICe) 2010 (pp. 409–412). Retrieved from
http://www.kmice.cms.net.my/ProcKMICe/KMICe2010/Paper/PG409_41
2.pdf

Nicholas, A. (2013). A case analysis to increase awareness of current USMC

Knowledge Management ( KM ) practices NAVAL POSTGRADUATE.

Paulin, D., & Suneson, K. (2012). Knowledge Transfer , Knowledge Sharing and

Knowledge Barriers – Three Blurry Terms in KM. Electronic Journal of

Knowledge Management, 10(1), 81–91.

http://doi.org/10.1108/14684520910951186

Rahman, A., Lubis, M., & Ridho, A. (2015). Information Security Awareness at the
Knowledge-Based Institution : Its Antecedents and Measures. Procedia -
Procedia Computer Science, 72, 361–373.
http://doi.org/10.1016/j.procs.2015.12.151

Suebsom, K., & Dahalin, Z. (2010). Measuring Knowledge Transfer as Learning
Outcomes. In Knowledge Management International Conference (KMICe)

2010 (pp. 227–232).

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 663

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

KAJIAN PENGAMBILAN TIGA KALI SETAHUN KOLEJ KOMUNITI
KOLEJ KOMUNITI TANGGA BATU, MELAKA

Khairul Anuar Bin Muhamad1, Nor Rasyida Binti Rahmat2 dan
Irdayani Md. Yusof 3

ABSTRAK

Pendidikan Tinggi di Malaysia semakin berkembang dengan pertambahan bilangan Institusi
Pengajian Tinggi Awam (IPTA) dan Institusi Pengajian Tinggi Swasta (IPTS). Ransangan ekonomi
dan sokongan padu kerajaan menjadi faktor utama dalam menentukan hala tuju Institusi
Pengajian Tinggi (IPT) untuk menjadi institusi pendidikan yang unggul. IPT yang cemerlang akan
melahirkan produk yang berkualiti dan berdaya saing di peringkat yang lebih tinggi dan global.
Tidak ketinggalan juga dengan Kolej Komuniti apabila banyak perubahan yang berlaku bagi
mencapai keperluan tersebut. Sehingga akhir tahun 2016 sebanyak 94 Kolej Komuniti telah
ditubuhkan di seluruh negara bagi memberi peluang dan ruang yang lebih luas kepada masyarakat
untuk mendapatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran mengikut bidang yang diminati. Bagi
membuka peluang tersebut, Kolej Komuniti telah melaksanakan pengambilan tiga kali setahun
iaitu Mac, Julai dan November bermula 2013. Oleh yang demikian, kajian ini dijalankan untuk
melihat keberkesanan pengambilan tiga kali setahun di Kolej Komuniti Tangga Batu, Melaka.
Kajian ini berbentuk deskriptif. Data kajian adalah data primer yang diperolehi melalui
pengumpulan data dalaman oleh Unit Pengambilan Pelajar Kolej Komuniti Tangga Batu, Melaka.
Data dianalisis mengikut keperluan penyelidik dan dipersembahkan dalam bentuk graf. Hasil
analisis mendapati enrolmen pada setiap pengambilan sesi Mac tidak mencapai norm yang telah
ditetapkan. Namun begitu, enrolmen sesi Julai dapat digandakan untuk mencapai norm tahun
yang ditelah ditetapkan oleh pihak Jabatan Pendidikan Kolej Komuniti (JPKK).

KATA KUNCI: pelajar, keberkesanan, pengambilan

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 664

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat
1.0 PENGENALAN

Kolej Komuniti Tangga batu, Melaka telah beroperasi pada Ogos 2010 sebagai
cawangan kepada Kolej Komuniti Masjid Tanah dan mulai Oktober 2012, Kolej
Komuniti Tangga Batu tidak lagi beroperasi sebagai kolej komuniti cawangan.
Pengambilan pertama telah dilaksanakan pada Sesi Julai 2013 dengan jumlah
kemasukan 11 orang untuk norm 15. Kolej Komuniti Tangga Batu terletak
dideretan rumah kedai Taman Sayang Selasih berhadapan dengan Dataran 1
Malaysia, Pantai Klebang Melaka. Kini Kolej Komuniti Tangga Batu diterajui oleh
En.Khairul Anuar Bin Muhamad dan dibantu dengan 18 orang kakitangan termasuk
pensyarah. Kolej ini menawarkan pengajian peringkat sijil dalam Program Sijil
Pelancongan dan Pengembaraan (SPL) serta kursus pendek dengan pelbagai jenis
penawaran kursus yang menarik. Kolej Komuniti Tangga Batu ditubuhkan untuk
memenuhi kehendak sosial dan keperluan tenaga manusia selaras dengan dasar
kerajaan untuk melahirkan lebih ramai golongan pekerja mahir. Bagi golongan
setempat pula, kolej ini berperanan memberi pendedahan kepada mereka
dengan penawaran kursus-kursus yang menarik berkonsepkan pembelajaran
sepanjang hayat. Lulusan Kolej Komuniti berpeluang untuk mengisi keperluan
tenaga kerja industri dalam bidang-bidang kemahiran yang berkaitan atau
membuka perniagaan sendiri.

1.1 Latar Belakang Kajian
Sehingga kini sebanyak 94 Kolej Komuniti telah beroperasi diseluruh negara bagi
memberi peluang dan ruang yang lebih luas kepada masyarakat untuk
mendapatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran mengikut bidang yang diminati.
Bagi membuka peluang ini kepada masyarakat, Kolej Komuniti Tangga Batu,
Melaka telah melaksanakan pengambilan pelajar tiga kali setahun iaitu Mac, Julai
dan November. Ini bertujuan untuk melihat impak dan corak kemasukan pelajar
ke Kolej Komuniti Tangga Batu, Melaka.

Namun begitu, mulai tahun 2015 Kolej Komunti Tangga Batu hanya
membuat pengambilan dua kali setahun iaitu pada Julai dan November sahaja
dengan mendapat persetujuan dari pihak Bahagian Pengambilan, Jabatan

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 665

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Pendidikan Kolej Komuniti (JPKK). Impak pelaksanaan pengambilan ini dilihat
kepada jumlah pengambilan pelajar yang kurang memuaskan pada sesi
pengambilan Mac. Pengambilan pelajar sebanyak dua enrolmen (norm 30) telah
dilaksanakan pada sesi Julai demi untuk pencapai kouta norm yang telah
ditetapkan oleh pihak JPKK. Oleh yang demikian, Kolej Komuniti Tangga Batu,
Melaka mengambil keputusan hanya membuat pengambilan pelajar pada Julai
dan November sahaja.

1.2 Pernyataan Masalah
Kolej Komuniti Tangga Batu, Melaka telah memulakan pengambilan pelajar tiga
kali setahun bermula pada tahun 2013. Melihat corak impak pengambilan tiga
kali setahun ini menunjukkan enrolmen kemasukan sangat rendah pada
pengambilan pelajar sesi Mac. Pada sesi Mac 2014, hanya dua orang sahaja yang
mendaftar dan ini secara praktikalnya kelas tidak dapat dibuka seperti yang telah
dirancang. Perkara ini berlaku pada setiap tahun pengambilan pelajar dalam sesi
Mac. Secara logikalnya wujud persoalan disini, adakah pengambilan pelajar tiga
kali setahun mampu meningkatkan jumlah enrolmen? Adakah corak pengambilan
pelajar tiga kali setahun ini mampu dilaksanakan oleh semua kolej? Pengambilan
pelajar tiga kali setahun akan memerlukan kewangan yang lebih besar dari
pengambilan pelajar dua kali setahun. Perkara ini menjadi satu kerugian jika
peruntukkan kewangan tambahan diperlukan untuk membuat pengambilan
pelajar tiga kali setahun tetapi tiada berlaku penambahan pelajar. Oleh itu,
kajian perlu dijalankan untuk melihat sejauhmanakah keberkesanan terhadap
pelaksanaan pengambilan tiga kali setahun di Kolej Komuniti Tangga Batu,
Melaka.

1.3 Objektif Kajian
Secara umumnya kajian ini dilakukan bagi melihat keberkesanan pengambilan
pelajar tiga kali setahun Kolej Komunit Tangga Batu, Melaka dari segi jumlah
pengambilan pelajar. Secara khususnya kajian ini bertujuan:

(a) Melihat pola pengambilan pelajar mengikut sesi pengambilan di Kolej
Komuniti Tangga Batu, Melaka

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 666

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

(b) Melihat kesesuaian pengambilan pelajar Kolej Komuniti Tangga Batu,
Melaka dari segi bilangan dan sesi

(c) Meneroka cadangan penambahbaikan bagi sesi pengambilan pelajar Kolej
Komuniti Tangga Batu, Melaka

1.4 Soalan Kajian
Apakah pola pengambilan pelajar mengikut sesi pengambilan di Kolej Komuniti
Tangga Batu, Melaka?
(a) Apakah kesesuaian pengambilan pelajar Kolej Komuniti Tangga Batu,

Melaka dari segi bilangan dan sesi?
(b) Apakah cadangan penambahbaikan bagi sesi pengambilan pelajar Kolej

Komuniti Tangga Batu, Melaka?

2.0 METODOLOGI KAJIAN

(a) Rekabentuk kajian

Pendekatan: Kualitatif secara analisis dokumen dan temubual
menggunakan kaedah S.W.O.T (Strenght, Weakness,
Opportunity & Treat). Hanya data terkini (5 tahun ke
belakang) yang digunakan dalam kajian ini bagi menjamin
ketepatan fakta.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 667

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

•Memberi lebih peluang kepada masyarakat untuk menyambung pengajian

•Pelajar lepasan SPM yang tercicir semasa ambilan Julai atau mana-mana ambilan
mempunyai lebih peluang untuk menyambung pelajaran sama ada untuk ambilan Mac
atau November

STRENGTHS

•Jumlah pelajar yang tidak dapat memenuhi enrolmen pengambilan bagi ketiga-tiga
ambilan

•Kekurangan infrastruktur iaiitu pengangkutan di mana kadar penggunaan meningkat

•Kekurangan pensyarah bidang

WEAKNESSES

•Memberi lebih peluang pelajar lepasan SPM yang tercicir pada sesi Julai untuk
menyambung pengajian pada sesi ambilan Mac dan November.

OPPORTUNITIES

THREATS •Keputusan SPM yang diumumkan selepas tarikh daftar pada Mac jadi pelajar

•Aktiviti luar PdP tidak dapat dijalankan kerana tempoh masa pengajian yang singkat
dimana pelajar dan pensyarah terlibat didalam aktiviti luar PdP dijalankan semasa cuti
semester dan pelajar tidak mempunyai masa cuti semester.

•Perancangan dan perlaksanaan PdP tidak dapat dilihat semula, dipantau dan
ditambahbaik kerana proses PdP yang singkat.

Jadual 1: Carta SWOT Kolej Komuniti Tangga Batu

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 668

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

(b) Kutipan Data
Kaedah kutipan data secara systematic review digunakan dan kata kunci
berkaitan “pengambilan pelajar kolej komuniti” di gunakan untuk membuat
carian. Sumbersumber carian data adalah seperti berikut:

i) Data pengambilan pelajar dari Bahagian Hal Ehwal Pelajar Kolej
Komuniti Tangga Batu

ii) Data pengambilan pelajar dari Bahagian Pengurusan Pelajar (BPP)
Jabatan Pendidikan Kolej Komuniti

iii) Data Pensyarah Akademik Kolej Komuniti Tangga Batu
iv) Data populasi setempat dari Jabatan Perangkaan negeri Melaka
v) Data sekolah menengah dari Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) Melaka

Tengah

(c) Analisis Data
Analisis data secara deskriptif digunakan bagi menjawab persoalan kajian
pertama dan kedua. Manakala analisis tema untuk S.W.O.T digunakan bagi
menjawab persoalan kajian ketiga.

3.0 DAPATAN KAJIAN

Dapatan kajian mendapati bahawa:
(a) Apakah pola pengambilan pelajar mengikut sesi pengambilan di Kolej

Komuniti Tangga Batu?

Kolej Komuniti Tangga Batu menawarkan satu program iaitu Sijil Pelancongan dan
Pengembaraan. Berikut adalah senarai data pengambilan pelajar Kolej Komuniti
Tangga Batu bermula sesi Mac 2013 sehingga sesi Nov 2016.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 669

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

POLA PENGAMBILAN PELAJAR

MENGIKUT AMBILAN

35

30 33
31
25

20 25

15

10 11 9 11
11 0 0
0 0
5
0

2013 2014 2015 2016

Rajah 1: Peratus pengambilan sebenar berbanding norma mengikut sesi

Rajah 1, menunjukkan pola pengambilan pelajar Kolej Komuniti Tangga Batu.
Data menunjukkan ambilan pelajar mencatatkan peratus pencapaian
pengambilan mengikut norma yang tinggi bagi sesi Julai 2014 hingga 2016. Pada
sesi November 2014 hinga 2016 hanya mencatatkan peratusan norma yang baik.
Manakala norma pengambilan bagi sesi Mac tidak mencatatkan sebarang jumlah
kerana tiada pengambilan dibuat pada sesi tersebut.

Berdasarkan maklumat berkenaan jumlah pensyarah, data telah diambil
melalui temubual dengan Pengarah dan Timbalan Pengarah Kolej Komuniti
Tangga Batu. Jumlah pensyarah dalam Program Sijil Pelancongan dan
Pengembaraan, serta Unit Pengajian Am masing-masing adalah seramai 5 orang
dan 1 orang sahaja. Pada sesi November 2016, satu kursus baharu iaitu Bahasa
Arab Komunikasi telah dilaksanakan mengikut sukatan di dalam kurikulum. Kursus
teknikal di dalam bidang pelancongan adalah sebanyak 11 kursus dan kursus
pengajian am pula adalah sebanyak 12 kursus. Jumlah pensyarah mengikut
bidang secara dasarnya adalah tidak mencukupi terutama kursus di bawah Unit
Pengajian Am. Oleh yang demikian terdapat pensyarah bidang teknikal dan
Pengawai Kanan perlu mengajar bagi memenuhi keperluan tenaga pengajar. Bagi

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 670

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

kursus Bahasa Arab Komunikasi pula, pensyarah daripada Kolej Komuniti Kota
Melaka diambil bagi memenuhi keperluan tenaga pengajar kursus tersebut.

Berdasarkan pemerhatian dan data daripada Unit Promosi Kolej, didapati
terdapat beberapa banyak Institut Latihan Kemahiran Awam dan Swasta yang
menawarkan jurusan TVET seperti elektrik, komputer dan sebagainya yang
terletak dalam radius 30km seperti Institut Kemahiran Belia Tinggi Negara
(IKBTN), Kolej Kemahiran Tinggi Mara (KKTM) dan Pusat Giat Mara (PGM).
Persaingan lebih sengit adalah daripada Kolej International Yayasan Melaka dan
Kolej Universiti Islam Melaka yang menawarkan kursus di dalam bidang
pelancongan.

Begitu juga dengan saingan daripada Kolej Komuniti Kota Melaka, Kolej
Komuniti Bukit Beruang, Kolej Komuniti Masjid Tanah di mana jaraknya masing-
masing kurang 30km daripada Kolej Komuniti Tangga Batu yang turut
menawarkan kursus diperingkat sijil dengan sasaran pelajar dan kelayakan yang
sama.

Berdasarkan Jadual 1, sesi Mac menunjukkan pencapaian yang tidak
memuaskan bagi tahun 2013 dan 2014. Manakala penurunan yang ketara dapat
dilihat pada tahun 2015. Perkara ini boleh mengagalkan objektif pengambilan
tiga kali setahun iaitu untuk meningkatkan jumlah enrolmen pelajar kolej
komuniti. Malah hanya terdapat peningkatan sedikit antara tahun 2013 dan 2014
yang membuat dua kali ambilan berbanding dengan 2015 dan 2016 yang membuat
tiga kali ambilan iaitu iaitu peningkatan sebanyak 10 peratus sahaja.

Ini kerana kebanyakan sasaran utama pelajar Kolej Komuniti Tangga Batu
iaitu belia lepasan SPM datang dari sekolah feeder di sekitar kawasan Melaka
Tengah sebanyak 15 buah. Dari jumlah ini, tiada pertambahan sekolah menengah
baru di kawasan Melaka Tengah daripada tahun 2013 hingga ke tahun ini. Ini
menyebabkan bilangan pelajar sasaran menjadi semakin sedikit dan terpaksa
pula dikongsi dengan ILKA dan ILKS lain yang berhampiran. Justeru apabila

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 671

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

pengambilan ditingkatkan daripada dua kali setahun kepada tiga kali setahun
hanya memberi perubahan yang sedikit kepada jumlah enrolmen kolej komuniti.

(b) Apakah kesesuaian pengambilan pelajar Kolej Komuniti Tangga Batu dari
segi bilangan dan sesi?

POLA PENGAMBILAN MIN MENGIKUT SESI SETAHUN

80

70

60

50

40

30

20

10

0
MIN

Julai November Mac

Rajah 2 Nilai min bagi setiap ambilan mengikut sesi bagi tahun 2014 hingga 2016.

Berdasarkan rajah 1 dan 2 di atas jelas menunjukan pengambilan pelajar di Kolej
Komuniti Tangga Batu lebih sesuai dilakukan secara dua kali setahun. Ini kerana
tiada perubahan yang signifikan dalam jumlah enrolmen pelajar sama ada
dilakukan dua kali atau tiga kali setahun. Jumlah pengambilan tetap tidak
mencapai norma pengambilan dan jumlah pelajar hanya dengan sedikit
peningkatan. Malah dari tahun ke tahun warga kerja Kolej Komuniti Tangga Batu
telah merangka pelbagai strategi untuk menarik minat bakal-bakal pelajar kolej
komuniti untuk datang mendaftar seperti promosi dari sekolah ke sekolah, door
to door campaign, khidmat masyarakat, kaunter informasi ditempat tumpuan
orang ramai dan sebagainya. Namun kekangan seperti yang telah diterangkan
sebelum ini banyak membantutkan usaha warga kerja Kolej Komuniti Tangga
Batu. Justeru, adalah lebih menjimatkan wang, masa dan tenaga jika
pengambilan ditumpukan hanya dua kali setahun. Ini akan memberikan ruang

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 672

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

masa dan keselesaan kepada warga kerja Kolej Komuniti Tangga Batu untuk
merangka strategi yang lebih berkesan untuk menaikkan bilangan enrolmen
pelajar. Melihat kepada perbezaan nilai min dalam jumlah ambilan pelajar
seperti di rajah 2, adalah dicadangkan sesi ambilan bagi Kolej Komuniti Tangga
Batu diadakan sebanyak dua kali iaitu pada sesi Julai dan November setiap tahun.
Sesi Julai merupakan penyumbang utama kepada enrolmen.

(c) Apakah cadangan penambahbaikan bagi sesi pengambilan pelajar Kolej
Komuniti Tangga Batu?

Berdasarkan temubual S.W.O.T diantara Pengarah dan Pensyarah Kolej Komuniti
Tangga Batu beberapa penemuan diperolehi bagi menjawab persoalan kajian.
Antaranya:

1. Membuat ambilan dua kali setahun.
2. Menjalankan sesi pengajian enam bulan bagi satu semester.
3. Menambahbaik kemudahan dan infrastuktur dengan mempunyai

kenderaan sendiri seperti bas atau van bagi memudahkan serta
menampung keperluan amali pelajar.

4.0 PERBINCANGAN

Berdasarkan maklumat daripada data SWOT ambilan tiga kali setahun adalah
tidak sesuai dan Kolej Komuniti Tangga batu telah melaksanakan dua kali ambilan
iaitu pada sesi Julai dan November tetapi jumlah enrolmen seramai 15 orang
pelajar bagi satu sementer digunapakai dengan membuat ambilan dua kali ganda
pada sesi Julai. Apakah impak jika tiga pengambilan masih diteruskan? Ini kerana
bilangan kemasukkan pelajar pada setiap ambilan Mac tidak dapat memenuhi
syarat untuk membuka satu kelas.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 673

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

5.0 KESIMPULAN

Kesimpulannya disini dapat dinyatakan bahawa Kolej Komuniti Tangga Batu,
Melaka hanya sesuai untuk membuat pengambilan dua kali setahun,
memandangkan pengambilan pelajar pada sesi Mac tidak mencapai norm yang
ditetapkan.

RUJUKAN

Ahmad, Z., Zarulrizam A. J., dan Nor A. C. A. (2013). Trend Kemasukan Pelajar
Ke Kolej Komuniti Kementerian Pengajian Tinggi Malaysia: Satu Analisa Ke
Atas Sebuah Kolej Komuniti Di Negeri Melaka. Penulisan Ilmiah dan Karya
Kreatif. ms 42-53.

Hashim, H., Norazean, M & Mohamad, I. (2016). Impak Pelaksanaan Pengambilan

Tiga Kali Setahun Di Kolej Komuniti, National Innovation and Invention

Competition through Exhibition (iCompEx’16).

Data Ambilan Pelajar Kolej Komuniti Tangga Batu, Melaka (2013 – 2014)

Surat Penyelarasan Tawran Program Dan Norm Pengambilan Pelajar Kolej
Komuniti Tangga Batu, Melaka (2014 – 2016)

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 674

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

IMPAK PELAKSANAAN PENATAAN SURAT SECARA ATAS TALIAN (e-
SURAT) DI KOLEJ KOMUNITI SELANDAR

Mohd Rahim bin Mahmood1, Siti Soraya binti Mohd Sapuan2, Intan Farhana binti
Arsad3 dan Sharifah Nadiyah binti Razali4
Kolej Komuniti Selandar
[email protected]

ABSTRAK

Penataan surat secara atas talian (e-Surat) diterapkan di Kolej Komuniti Selandar bagi mengatasi
masalah masa yang lama dan juga penggunaan kertas yang tinggi diperuntukkan bagi proses
penerimaan makluman surat rasmi. e-Surat merupakan tranformasi proses penerimaan makluman
surat rasmi yang sebelum ini menggunakan kertas kepada bentuk digital secara atas talian dengan
menggunakan platform emel. Sistem ini mula diterapkan mulai bulan Mac 2016. Berdasarkan
rekod penggunaan mesin photostat dan kertas bagi tujuan makluman surat rasmi dapat
dikurangkan berbanding sebelum penerapan e-Surat. Dengan penerapan e-Surat, tempoh masa
makluman surat rasmi kepada pegawai dapat dipercepatkan dan dapat mengurangkan
penggunaan mesin photostat dan kertas. Ini secara tidak langsung dapat membantu KKSL menuju
kearah pembudayaan Teknologi Hijau dan juga menjalankan arahan penjimatan Pekeliling
Perbendaharaan bil 7 Tahun 2008.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 675

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

1.0 PENGENALAN

Keberkesanan penyampaian makluman diukur dari segi ketepatan dan kecepatan
makluman disampaikan. Penyampian makluman secara traditional mengambil
masa yang agak lama hingga menggangu kualiti tindakan selanjutnya.
Penyampaian makluman atas talian melalui medium seperti emel dan media
sosial adalah lebih cepat dan tepat (Beranda ITS, 2013). Semakin cepat
makluman diterima, tindakan selanjutnya dapat dirancang dan dilaksanakan
dengan lebih baik dalam tempoh yang ditetapkan.

Di Kolej Komuniti Selandar (KKSL), semua staf disediakan satu emel rasmi
dan hampir 98% staf mempunyai telefon pintar. Selain itu, pihak pengurusan
telah melengkapkan infrastruktur kolej dengan jaringan internet tanpa wayar
yang mana semua warga dapat mengakses internet dikebanyakan bahagian kolej.
Dengan adanya infrastruktur Internet yang disediakan disekitar kawasan KKSL, ini
membolehkan staf mencapai maklumat melalui e-mail mahupun media sosial.
Berdasarkan kajian awal mendapati bahawa 97% staf bersetuju KKSL telah
menyediakan kemudahan rangkaian internet tanpa wayar di dalam kawasan
kolej. 70% staf berpendapat bahawa kemudahan rangkaian internet tanpa wayar
mencukupi mengikut keperluan adalah memuaskan dan sangat memuaskan.
Manakala, 66.7% staf berpendapat bahawa perkhidmatan rangkaian internet
tanpa wayar yang disediakan sentiasa boleh dicapai, cepat dan stabil sepanjang
masa adalah memuaskan dan sangat memuaskan. Secara keseluruhannya, 78.8 %
berpuas hati dengan perkhidmatan internet di kolej.

1.1 Pernyataan Masalah
Keberkesanan dan kecekapan proses makluman surat rasmi kepada staf didalam
sesebuah organisasi adalah sangat penting dalam menjamin kualiti kerja.
Penyampaian makluman surat rasmi yang cekap dan berkesan adalah penting bagi
memastikan tindakan selanjutnya dapat silaksanakan dalam tempoh yang telah
ditetapkan. Kelewatan mahupun kegagalan proses penyampaian makluman surat
rasmi kepada pegawai yang berkaitan boleh menyebabkan tindakan lanjut tidak
dapat diambil atau lambat untuk disiapkan. Penggunaan emel dan media sosial

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 676

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

telah banyak membantu organisasi dalam menyampaikan makluman surat rasmi
dalam masa yang singkat. Perkembangan pesat teknologi telah membantu
meningkatkan proses penyampaian makluman surat rasmi. Oleh itu, organisasi
perlu mengambil peluang diatas kepesatan teknologi sebagai medium yang boleh
mempermudahkan proses penyampaian maklumat. Sharita, Asmah, dan Nora
(2017) juga menegaskan bahawa pihak pengurusan organisasi perlu seiring
dengan kepesatan perkembangan teknologi.
Selain itu, dengan menggunakan medium atas talian dapat menjimatkan
penggunaan kertas memandangkan arahan penjimatan kertas telah dikeluarkan
antaranya menggalakkan edaran dokumen rasmi melalui emel (“Pekeliling Bil 7
Tahun 2008,” 2008). Tujuan penerapan e-Surat di KKSL adalah untuk
meningkatkan kecekapan dan kecepatan proses makluman surat rasmi.
Penerapan e-Surat di KKSL telah bermula pada bulan Mac 2016. Satu kajian perlu
dilakukan untuk melihat sejauhmana keberkesanan penerapan e-Surat di KKSL.

1.2 Objektif
Kajian ini mendapati timbulnya isu masalah masa yang lama dan juga penggunaan
kertas yang tinggi diperuntukkan bagi proses penerimaan makluman surat rasmi
selepas diminitkan. Berdasarkan masalah seperti yang telah dinyatakan,
penataan e-Surat dicadangkan untuk mempercepatkan proses edaran surat
rasmi. Oleh itu, kajian ini bertujuan untuk menilai impak pelaksanaan penataan
e-Surat terhadap:

i. pembelian kertas,
ii. pengunaan mesin photostat,
iii. tempoh masa penerimaan makluman surat rasmi selepas diminitkan dan
iv. persepsi staf.
Empat (4) persoalan kajian (PK) dibangunkan untuk tujuan ini iaitu:
PK1: Adakah terdapat perbezaan dari segi pembelian kertas selepas penerapan
penataan e-Surat?
PK2: Adakah terdapat perbezaan dari segi penggunaan mesin photostat selepas
penerapan penataan e-Surat?
PK3: Adakah terdapat perbezaan dari segi tempoh masa penerimaan makluman
surat rasmi selepas diminitkan selepas penerapan penataan e-Surat?

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 677

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

PK4: Apakah persepsi staf terhadap penerapan penataan e-Surat?
2.0 METODOLOGI

Kajian ini bertujuan untuk menilai keberkesanan penerapan penataan e-Surat di
Kolej Komuniti Selandar. Kajian ini melibatkan pengumpulan data kualitatif dan
disokong oleh data kuantitatif. Penggunaan pendekatan kaedah campuran ini
telah menjadikan reka bentuk penyelidikan lebih kuat dan penemuan akan lebih
bermakna dan lebih dipercayai (Perone & Tucker, 2003). Pendekatan kualitatif
secara analisis dokumen dan kuantitatif menggunakan borang soal selidik secara
atas talian telah digunakan. Menurut Cohen, Manion dan Morrison (2007), kaedah
edaran borang soal selidik kerap digunakan untuk mendapatkan maklum balas
dengan mudah. Data pembelian kertas dan penggunaan kertas dari Unit
Pentadbiran bagi tahun 2015 dan 2016 dianalisa secara deskriptif. Manakala, satu
set borang soal selidik telah dibangunkan dengan menggunakan aplikasi Google
Form. Seramai 33 orang warga KKSL telah menjawab soal selidik secara sukarela.
Data yang diperolehi telah dianalisa secara deskriptif dengan menggunakan
perisian SPSS 23.0 untuk melihat keberkesanan penerapan penataan e-Surat.

2.1 Penataan E-Surat.
E-surat merupakan tatacara mengurus surat rasmi secara elektronik melalui
email untuk mempercepatkan penyampaian makluman surat rasmi kepada
pegawai yang berkaitan. Gambarajah 1 merupakan tatacara proses pengurusan
surat rasmi sebelum dan selepas penataan e-surat. Sebelum adanya e-surat, surat
rasmi yang diterima akan direkodkan oleh Pembantu Operasi (PO) ke dalam buku
Daftar Surat Menyurat (DSM). Kemudian surat akan dirujuk kepada Pengarah atau
Pegawai yang menjalankan tugas untuk diminitkan kepada pegawai yang
berkaitan. Selepas diminitkan, PO akan mengemaskini rekod ke dalam DSM
sebelum menyimpannya kedalam fail induk. Sekiranya, surat perlu diedarkan,
surat akan direkodkan kedalam Daftar Rekod Surat (DRS).

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 678

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Sebelum Selepas

Gambarajah 1: Proses Edaran Surat Rasmi

Surat yang telah direkodkan kedalam DRS akan diperbanyakkan berdasarkan
bilangan pegawai yang diminitkan. Seterusnya surat akan diedarkan kepada
penerima dan penerima dikehendaki menandatangani buku DRS bagi bukti
penerimaan. Secara keseluruhannya proses ini mengambil masa sehingga
sembilan (9) hari. Ini disebabkan ketiadaan pegawai atas alasan kursus,
mesyuarat atau cuti. Dengan adanya e-surat, proses selepas tindakan edaran
yang sebelum ini mengambil masa sehingga tujuh (7) hari dapat dipercepatkan
kepada 1 hari. Walaupun pegawai keluar berkursus, mesyuarat atau cuti, pegawai
akan mendapat notifikasi melalui email beliau dan tindakan seterusnya dapat
diambil. Berdasarkan kepada Gambarajah 1, terdapat penambahbaikan dari segi
tatacara proses penghantaran surat dimana ia menjimatkan masa penghantaran
surat seterusnya pegawai boleh mendapatkan makluman dengan cepat walaupun
berada di luar kolej.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 679

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat
3.0 KEPUTUSAN DAN PERBINCANGAN

Hasil kajian akan dilaporkan berdasarkan persoalan kajian yang telah
dibangunkan. Bagi PK 1 – PK 3, data yang diperolehi dari Unit Pentadbiran
dianalisan secara deskriptif.
PK1: Adakah terdapat perbezaan dari segi pembelian kertas selepas
penerapan penataan e-Surat?
Jadual 1 menunjukkan KKSL memperuntukan wang sebanyak RM 20,931.00
setahun bagi pembelian kertas pada tahun 2015 berbanding RM 8,865.00 setahun
pada tahun 2016. Berlaku penjimatan hampir 43% terhadap pembelian kertas
selepas penerapan penataan e-Surat. Ini disebabkan selepas diminitkan,
Pembantu Operasi hanya perlu mengimbas surat rasmi ke dalam bentuk sofcopy
dan tidak perlu menggunakan kertas untuk membuat salinan untuk diserahkan
kepada pegawai yang berkaitan.

Jadual 1: Pembelian Kertas

Tahun Bil Setahun
2015 RM 20,931.00

2016 RM 8,865.00

PK2: Adakah terdapat perbezaan dari segi penggunaan mesin photostat
selepas penerapan penataan e-Surat?
Jadual 2 menunjukkan KKSL memperuntukkan RM1,250.00 setahun untuk
penggunaan mesin photostat berbanding RM 524.70 setahun pada tahun 2016.
Berlaku penjimatan hampir 42% terhadap penggunaan mesin photostat selepas
pengimplemtasian penataan e-Surat. Ini disebabkan selepas diminitkan,
Pembantu Operasi hanya perlu mengimbas surat rasmi ke dalam bentuk sofcopy
dan tidak perlu menggunakan mesin photostat untuk membuat salinan untuk
diserahkan kepada pegawai yang berkaitan.
Jadual 2: Penggunaan Mesin Photostat

Tahun Penggunaan Mesin Photostat
2015 RM 1,250.00

2016 RM 524.70

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 680

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

PK3: Adakah terdapat perbezaan dari segi tempoh masa penerimaan
makluman surat rasmi selepas diminitkan selepas penerapan penataan e-
Surat?
Jadual 3 menunjukkan sebelum penataan e-Surat, proses penerimaan makluman
surat rasmi selepas diminitkan mengambil tempoh maksimum sehingga tujuh (7)
hari. Manakala, selepas penerapan penataan e-Surat tempoh masa yang
diperlukan dapat dipendekkan sehingga sehari. Ini disebabkan selepas
diminitkan, Pembantu Operasi hanya perlu mengimbas surat rasmi ke dalam
bentuk sofcopy dan mengedarkannya melalui platform emel staf. Dengan itu, staf
boleh mendapat maklum dalam kadar segera dan mengambil tindakan yang
sepatutnya.

Jadual 3: Tempoh Masa

Tahun Tempoh Masa
2015 1-7 Hari

2016 1 Hari

Manakala, data yang diperolehi daripada borang soal selidik juga dianalisa secara
deskriptif.

PK4: Apakah persepsi staf terhadap penerapan penataan e-Surat?
Dapatan yang dibincangkan dibahagian ini adalah berdasarkan kepada fokus
kajian iaitu untuk melihat persepsi staf terhadap pengimplemtasian penataan e-
Surat. Oleh itu, hanya item yang berkaitan akan dibincangkan. Dalam kajian ini,
ujian kebolehpercayaan dilakukan dan nilai alpha Cronbach 0.823 diperolehi.
Oleh itu, soal selidik yang digunakan mempunyai kebolehpercayaan yang tinggi
dan data yang diperolehi daripada borang soal selidik yang digunakan adalah sah
dan boleh dipercayai (Muhamad Najib, 2003; Nunnally, 1978).
Hasil dapatan yang diperolehi melalui borang soal selidik dirumuskan melalui
gambarajah x. Berdasarkan gambarajah 2,dengan penerapan e-Surat , majoriti
(88%) staf bersetuju dan sangat bersetuju bahawa tempoh masa penerimaan
makluman surat rasmi selepas diminitkan dapat dipendekkan. Manakala majoriti
(94%) bersetuju dan sangat bersetuju bahawa penggunaan kertas dapat dijimat.
Selain itu, majoriti 90.9 bersetuju dan sangat bersetuju bahawa penggunaan

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 681

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

mesin photostat dapt dikurangkan majoriti (91%) staf bersetuju dan sangat
bersetuju bahawa beban kewangan dan dikurangkan. Hasil penerapan penataan
e-Surat, majoriti staf berpendapat bahawa secara tidak langsung ia dapat
mengurangkan beban kewangan dari segi pembelian kertas (91%) dan
mengurangkan beban kewangan dari segi penggunaan mesin photostat (97%).

Tempoh masa penerimaan dapat Menjimatkan penggunaan kertas
dipercepatkan
Sangat Tidak Setuju Tidak
Tidak 3% Setuju
Setuju
12% 3%

Sangat Sangat Setuju
Setuju Setuju 58%
36% 36%

Setuju
52%

Mengurangkan penggunaan mesin Mengurangkan beban kewangan (pembelian
kertas)
photostat Tidak

Setuju Sangat Tidak Setuju Tidak
3% Setuju
9%
6%

Sangat
Setuju
36%

Setuju Sangat Setuju
55% Setuju 61%
30%

Mengurangkan beban kewangan (penggunaan mesin

photostat)

Sangat Setuju Sangat Tidak
36% Setuju
3%

Setuju
61%

Gambarah 2: Persepsi terhadap penerapan penataan e-Surat | 682
Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

Penggunaan e-surat

by hand

Media 9%

Sosial

27%

email
64%

Gambarajah 3: Pilihan medium penerimaan makluman surat rasmi

Secara keseluruhannya 64% staf lebih gemar makluman surat rasmi dibuat melalui
medium emel, manakala 27% staf melalui media sosial (rujuk gambarajh 3).
Namun masih ada 9% staf masih gemar makluman surat rasmi dibuat secara
byhand. Temubual dijalankan untuk mengetahu mengapa masih ada staf yang
gemar makluman dibuat secara byhand. Dapatan menunjukkan bahawa staf
tersebut tidak memiliki emel mahupun telefon pintar. Syarat utama yang
membolehkan penggunaan e-Surat, staf perlu mempunyai emel. Penggunaan
medium emel lebih sesuai berbanding medium media sosial memandangkan
medium emel tampak lebih rasmi (Milza, 2017).

4.0 RUMUSAN

Kajian ini bertujuan untuk menilai impak pelaksanaan penataan e-Surat. Dapatan
kajian menunjukkan bahawa penerapan penataan e-Surat telah meningkatkan
kecekapan dan keberkesanan proses penerimaan makluman surat rasmi.
Penerapan penataan e-Surat telah mengurangkan penggunaan kertas dan mesin
photostat, secara tidak langsung mengurangkan beban kewangan dari segi
pembelian kertas dan penggunaan mesin photostat. Selain itu, ia turut
mempercepatkan tempoh proses penerimaan makluman surat rasmi dan secara
tidak langsung pegawai berkenaan dapat membuat tindakan selanjutnya dengan
segera. Dapatan ini selari dengan kajian yang dijalankan oleh (Sharita, Asmah, &
Nora, 2017). Staf juga memberikan persepsi yang positif selari dengan dapatan
analisa dokumen terhadap penerapan e-Surat. Namun begitu, terdapat kekangan

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 683

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

dan kelemahan dalam setiap teknologi dan dengan itu, termasuklah penerapan
penaatan e-Surat. Kestabilan internet memain peranan yang tinggi (Milza, 2017).
Oleh itu, metod traditional (penerimaan makluman surat rasi secara byhand)
tidak boleh dimasuhkan kerana ia merupakan tindakan alternatif sekiranya
terdapat gangguan internet.

RUJUKAN
Beranda ITS. (2013). Terapkan E-Surat Agar Lebih Cepat dan Akurat Wisuda ITS

2013 Terbagi dalam Tiga Jadwal.
Cohen, L., Manion, L., & Morrison, K. (2007). Research methods in education.

New York: Routledge.
Milza, M. (2017). Peranan Dan Keberkesanan Media Sosial Dalam Pilihan Raya.
Muhamad Najib, A. G. (2003). Penyelidikan Pendidikan. Skudai: Penerbitan

Universiti Teknologi Malaysia.
Nunnally, J. C. (1978). Psychometric theory. New York: McGraw-Hill.
Pekeliling Bil 7 Tahun 2008. (2008).
Perone, J. S., & Tucker, L. (2003). An exploration of triangulation of

methodologies: quantitative and qualitative methodology fusion in an
investigation of perceptions of transit safety.
Sharita, A. G., Asmah, O., & Nora, A. (2017). Kajian Keberkesanan Penyampaian
Maklumat Di Jabatan Kejuruteraan Elektrik, Polimas. In e- Proceeding
National Innovation and Invention Competition Through Exhibition
(iCompEx17).

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 684

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

UJIAN KEBOLEHGUNAAN PEMBANGUNAN VIDEO SOP

Salmah Ijam1 dan Muhammad Razuan Abdul Razak2
Kolej Komuniti Pasir Salak
[email protected]

ABSTRAK

Standard Operation Prosedure (SOP) merupakan penerangan garis panduan dalam membantu
melancarkan sesuatu operasi kerja terutamanya yang melibatkan penggunaan peralatan audio
visual dalam proses pengajaran dan pembelajaran. Penerangan SOP yang kurang jelas akan
menyebabkan pengguna gagal memanfaatkan peralatan yang ingin digunakan. Hal ini akan secara
tidak langsung akan menyebabkan proses pengajaran dan pembelajaran terganggu. Bagi
mengatasi masalah ini, sebuah persembahan video yang menerangkan langkah-langkah
penggunaan peralatan audio visual dihasilkan berdasarkan SOP penggunaan peralatan audio visual
tersebut. Justeru itu, kajian ini menumpukan kepada proses pembangunan persembahan video
berdasarkan prinsip mengurangkan pemprosesan luaran. Kajian ini juga melaporkan hasil ujian
kebolehgunaan dan kepuasan pengguna (PSSUQ) yang telah dijalankan. Secara keseluruhan
menunjukkan bahawa pengguna bersetuju dengan tahap kebolehgunaan dan kepuasan
persembahan video yang dibangunkan.
Kata kunci: Multimedia, Video, Prinsip Mengurangkan Pemprosesan Luaran

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 685

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat
1.0 PENGENALAN

Penggunaan peralatan audio visual seperti pemancar LCD, komputer riba dan
pengimbas merupakan peralatan yang biasanya digunakan semasa sesi
pembelajaran dan pengajaran. Peralatan tersebut pada kebiasaannya digunakan
sebagai alat bantu pengajaran oleh pengajar dalam melancarkan proses
pengajaran mereka (Mbarika et al., 2010). Hal ini dapat menjadikan proses
pengajaran dan pembelajaran dalam bilik kuliah menjadi lebih menarik
berbanding menggunakan kaedah konvensional.

Walau bagaimanapun ,penggunaan peralatan ini tidak akan mencapai
kesan yang diharapkan sekiranya pengajar tidak tahu atau gagal menggunakan
peralatan tersebut dengan sempurna (Bell & Bull, 2010). Kegagalan menggunakan
peralatan audio visual ini mungkin akan menyebabkan proses pengajaran dan
pembelajaran terganggu. Ia secara tidak langsung akan mengakibatkan pensyarah
hilang fokus dan tidak dapat mendapat ilmu yang disampaikan oleh pengajar
dengan sempurna. Justeru itu, adalah menjadi keperluan utama agar pengajar
dapat mengetahui dan memahami terlebih dahulu bagaimana sesebuah peralatan
audio visual itu berfungsi.

Bagi mengetahui dan memahami bagaimana sesebuah peralatan audio
visual itu berfungsi dengan baik. Pengajar terlebih dahulu perlulah membaca dan
memahami Standard Operation Prosedure (SOP) atau Proses Operasi Standard
yang dibekalkan bersama dengan peralatan audio visual tersebut. Hal ini
dimudahkan lagi apabila SOP diringkaskan dalam bentuk prosedur penggunaan
yang merangkumi langkah demi langkah sesebuah peralatan audio visual
tersebut. Walau bagaimanapun persoalan timbul, adakah prosedur langkah demi
langkah tersebut dapat difahami dengan jelas oleh semua pengguna? Hal ini
adalah disebabkan prosedur langkah demi langkah tersebut adalah dalam bentuk
teks bercetak yang mungkin akan menyebabkan proses pemindahan maklumat
tidak mencapai tujuannya. Justeru itu, objektif kajian ini adalah untuk mengenal
pasti kebolehgunaan penggunaan video SOP dikalangan pensyarah Kolej Komuniti
Pasir Salak.

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 686

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat
2.0 KAJIAN LITERATUR

Kajian literatur memfokuskan kepada penggunaan persembahan video dalam
proses penyampaian maklumat. Selain itu, Teori Kognitif Pembelajaran
Multimedia dan Prinsip Mengurangkan Pemprosesan Luaran turut diguna pakai
dalam pembangunan persembahan video berasaskan multimedia.

2.1 Video Sebagai Penyampai Maklumat
Video merupakan persembahan berbentuk multimedia yang mengandungi imej
bergerak dan suara bagi menyampaikan sesuatu maklumat (Tang & Isaacs, 1992).
Penggunaan persembahan maklumat berbentuk tayangan video telah bermula
sekitar awal kurun ke 19 lagi. Pada awalnya persembahan video hanya dapat
dihasilkan dikalangan pembuat filem kerana kosnya yang tinggi dan peralatan
yang digunakan untuk rakaman sesebuah video itu mahal. Namun, dengan
kepesatan pembangunan teknologi terutamanya dalam penghasilan persembahan
video telah menyebabkan sesebuah persembahan video dapat dihasilkan oleh
sesiapa sahaja (Yee & Hargis, 2010). Hal ini disebabkan peralatan rakaman
persembahan video mudah didapati dan kos untuk memiliki sesebuah peralatan
rakaman video juga rendah.

Rakaman persembahan video pada masa kini juga dapat dihasilkan hanya
dengan menggunakan telefon bimbit yang mempunyai fungsi rakaman video.
Selain itu, dengan adanya platform penyampaian persembahan video seperti
Youtube, ia dapat memudahkan lagi persembahan rakaman video disebar luaskan
(Madden, 2009). Justeru itu, secara tidak langsung persembahan video telah
menjadi medium untuk berkongsi pengalaman, kreativiti dan idea kepada semua
yang menggunakannya (Bell & Bull, 2010).

2.2 Teori Kognitif Pembelajaran Multimedia.
Teori Kognitif Pembelajaran Multimedia (TKPM) adalah merujuk kepada
gabungan perkataan dan imej dalam membentuk hubungan yang bermakna bagi
menyampaikan sesuatu maklumat (Mayer, 2005a). Hal ini dapat menjadikan
proses penyampaian maklumat akan lebih berkesan sekiranya hendak

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 687

Seminar Pembelajaran Sepanjang Hayat

dibandingkan penyampaian dalam bentuk perkataan atau imej sahaja. Selain itu,
ia dapat merangsang proses penyampaian yang aktif berdasarkan persembahan
yang digunakan. Justeru itu, dengan menggunakan kedua-dua saluran perkataan
dan gambar akan dapat mengurangkan bebanan kepada memori kerja dalam
memproses maklumat yang disampaikan dan seterusnya dapat disimpan di dalam
memori jangka panjang (Rajah 1).

Persembahan Memori Deria Memori Kerja / Memori Jangka Pendek Memori
Multimedia Jangka
Panjang

Perkataan Pendengara Makluma Model Pengetahuan
Gambar n t Verbal Mental Sedia ada
Makluma Verbal
Penglihata t Visual
n Model
Mental
Visual

Rajah 1: Teori Kongnitif Pembelajaran Multimedia

TKPM pada dasarnya adalah merujuk kepada tiga prinsip sains kognitif iaitu
andaian dwi-saluran (dual-channel asumption), andaian kapasiti terhad (limited
capacity assumption) dan andaian pemprosesan aktif (active processing
asumption) (Mayer, 2005a). Prinsip andaian dwi-saluran merujuk kepada memori
kerja yang mempunyai saluran verbal dan visual. Prinsip andaian kapasiti terhad
pula merujuk kepada sistem dalaman memori kerja yang terhad. Manakala
prinsip andaian pemprosesan aktif merujuk kepada pembinaan pengetahuan
dengan cara yang bermakna apabila perhatian diberikan kepada bahan berkaitan,
penyusunan dalam bentuk struktur model mental yang koheren dan
mengintegrasikan dengan pengetahuan sedia ada (Mayer, 2005a).

Kajian Bell dan Bull (2010), mendapati penggunaan persembahan video
dapat menjadi medium penyampaian maklumat yang berguna kepada pengguna.
Hal ini merujuk kepada keupayaan penyampaian sesebuah video itu sendiri.
Persembahan video pendek boleh dihasilkan antara 30 saat sehingga tiga minit
yang memfokuskan kepada maklumat penting. Ia juga membenarkan pengguna
mengawal masa tontonan persembahan video sama ada berulang kali, cepat atau
lambat. Selain itu, dengan adanya aplikasi perisian yang ada sekarang dapat

Kolej Komuniti Melaka & Negeri Sembilan | 688