PATM BAHAGIAN I (RANTAI BEKAL)

TERHAD 3-10A-1 TERHAD KEMBARAN A KEPADA SEKSYEN 10 KEPADA BAB 3 PATM JILID III SIJIL PENGESAHAN Saya mengesahkan bahawa AVTUR/AVGAS yang dinyatakan di dalam resit penerbangan ini telah diterima, dimasukkira dan digunakan oleh pesawat TD / TLDM / TUDM bernombor ....................................……………… untuk kegunaan perkhidmatan. Tarikh: Nama Pasukan : …………………. Tandatangan :…………………………..................... Cop Pasukan : Nama :………….…………...…………..................... No Tentera: ……….………...……........................... Pangkat :…………...………………….................... Jawatan :……………...………………...................

TERHAD 3-11-1 TERHAD BAB 3 DASAR PENGURUSAN PETROLEUM, MINYAK DAN PELINCIR ATM SEKSYEN 11 - SERAH AMBIL ALIH AKAUN PETROLEUM/GAS PETROLEUM CECAIR PASUKAN PENDAHULUAN 031101. Perintah ini menetapkan langkah-langkah yang perlu diambil oleh pasukan apabila membuat serah menyerah dan ambil alih akaun PMP. Semua serah menyerah dibuat berasaskan kepada Perintah Bersidang yang dikeluarkan. Penyerahan akaun PMP boleh dilakukan kerana pertukaran antara pasukan atau di atas arahan khas. PASUKAN PENGENDALI STESEN PMP 031102. Berasaskan Perintah Bersidang, serah menyerah antara pasukan yang mengambil alih pengendalian Stesen PMP hendaklah mengambil tindakan berikut: a. Pasukan Penyerah. (1) Serahkan kembali semua BAT L 367 yang belum digunakan kepada pasukan/depot bekalan yang berkenaan dan nyatakan sebab-sebabnya. Rekodkan perkara ini di dalam Buku Daftar Penerimaan dan Pengeluaran BAT L 367. (2) Maklumkan kepada pihak-pihak berikut: (a) Markas Logistik Perkhidmatan. (b) Pembekal-pembekal berkenaan. (c) Pejabat Kastam tempatan berkenaan. (d) Bahagian Kewangan KEMENTAH (Cawangan Urusan Bil). (e) Pasukan/Depot bekalan PMP berkenaan. (3) Batalkan contoh tandatangan pegawai yang dibenarkan menandatangani BAT L 367 dan Borang Pengecualian Cukai Eksais Kastam No 1 yang telah dikemukakan kepada pihak-pihak di para 031102.a.(2) di atas. (4) Serahkan semua perkara-perkara berikut kepada pasukan yang mengambil alih:

TERHAD 3-11-2 TERHAD (a) Buku Daftar Penerimaan dan Pengeluaran BAT L 367. (b) Dip Stick dan Calibration Table bagi setiap tangki. (c) Semua borang perakaunan seperti berikut: i. BAT L 126. ii. BAT L 553. iii. BAT L 554. iv. BAT L 556. v.BAT L 367 salinan kelima yang telah digunakan. vi.Surat menyurat bersabit dan dokumen bersabit dengan pelupusan PMP terdahulu termasuk borang-borang yang berkaitan dengan pelupusan. (5) Rekodkan bacaan meter pam-pam dan kuantiti bahan api yang ada dalam tangki semasa serah menyerah dibuat. (6) Serahkan kunci pam dan Buku Rekod Alat-alat Pelbagai (BAT M 430) bagi pam-pam berkenaan. (7) Serahkan semua PMP berbungkus dalam pegangan. b. Pasukan Penerima. (1) Majukan permohonan kepada pasukan/depot bekalan untuk mendapatkan BAT L 367 dan nombor akaun seperti ditetapkan di para 030506.a. perintah ini. (2) Kemukakan nama dan contoh-contoh tandatangan pegawai yang dibenarkan untuk menandatangani BAT L 367 dan Borang Pengecualian Cukai Eksais Kastam kepada pihak-pihak yang dinyatakan di para 030506.a. perintah ini. (3) Semak semua borang/dokumen yang diterima seperti yang dinyatakan di para 031102 dan ambil tindakan sewajarnya.

TERHAD 3-11-3 TERHAD PASUKAN PENGGUNA GAS PETROLEUM CECAIR [LIQUID PETROLEUM GAS (LPG)] 031103. Pasukan yang menggunakan gas petroleum cecair hendaklah mengambil tindakan berikut: a. Pasukan Penyerah. (1) Ambil tindakan seperti di para 031102.a.(1). (2) Maklumkan kepada pihak-pihak berikut: (a) Markas Logistik Perkhidmatan. (b) Markas Formasi berkenaan. (c) Pasukan bekalan PMP berkenaan. (3) Batalkan nama dan contoh tandatangan pegawai yang dibenarkan menandatangani BAT L 367. (4) Serahkan kepada pasukan yang mengambil alih borang-borang berikut: (a) BAT L 367. (b) Buku Daftar Penerimaan dan Pengeluaran BAT L 367 Khas Untuk GPC pasukan. (c) BAT L 554 (jika sekiranya hendak menyerahkan semua stok simpanan). b. Pasukan Penerima. (1) Buat permohonan kepada pasukan bekalan PMP untuk mendapatkan BAT L 367 dan nombor akaun seperti ditetapkan di para 030506.a. perintah ini. (2) Kemukakan nama dan contoh-contoh tandatangan pegawai yang dibenarkan untuk menandatangani BAT L 367 kepada pihak-pihak yang dinyatakan di para 030506.a. perintah ini.

TERHAD 3-11-4 TERHAD PENYELARASAN STOK 031104. Sekiranya terdapat kekurangan atau berlebihan stok Petroleum/GPC, akaun tersebut hendaklah diselaraskan mengikut peraturan semasa. 031105. Pegawai Memerintah/Pemerintah pasukan hendaklah mengambil tindakan mengikut pendapat atau arahan Lembaga Serah Menyerah. SIJIL SERAH MENYERAH 031106. Pasukan yang membuat penyerahan hendaklah menyediakan Sijil Penyerahan seperti di Kembaran A dan GPC seperti di Kembaran B mengikut Perintah Bersidang. Kedua-dua pihak adalah dikehendaki menandatangani sijil tersebut.

TERHAD 3-11A-1 TERHAD KEMBARAN A KEPADA SEKSYEN 11 KEPADA BAB 3 PATM JILID III SIJIL SERAH MENYERAH PMP 1. Saya, Nombor….…...…...Pangkat……….Nama…………………….……… telah mengambilalih akaun PMP Pasukan ………………… daripada Nombor..………Pangkat ...............Nama …….………………... dan telah memeriksanya dengan teliti dan didapati betul. 2. Perkara yang telah disertakan adalah seperti berikut: a. Buku Daftar BAT L 367. b. BAT L 126. c. BAT L 553. d. BAT L 554. e. BAT L 556 f. BAT L 367 salinan kelima bernombor seperti berikut: (1) (6) (2) (7) (3) (8) (4) (9) (5) (10) g. BAT M 430 sebanyak..........................................................buah. h. Kunci pam sebanyak ……………………………………................. i. Pam ……………buah bernombor ……………dan........................ j. Tangki sebanyak ………… buah bersama dengan dip stick dengan muatan seperti berikut: (1) (3) (2) (4) …………………………………………. …………………………………..…… Tandatangan Penyerah Tugas Tandatangan Penerima Tugas No: No: Pangkat: Pangkat: Nama: Nama:

TERHAD 3-11B-1 TERHAD KEMBARAN B KEPADA SEKSYEN 11 KEPADA BAB 3 PATM JILID III SIJIL SERAH MENYERAH GAS PETROLEUM CECAIR 1. Saya, Nombor….…...…...Pangkat……….Nama… ............................................................telah mengambil alih akaun GPC Pasukan ..............................................................................daripada Nombor………………Pangkat…………Nama …….………………...……………… dan telah memeriksanya dengan teliti dan didapati betul. 2. Perkara yang telah disertakan adalah seperti berikut: a. Buku Daftar BAT L 367. b. BAT L 126. c. BAT L 553. d. BAT L 554. e. BAT L 556 f. BAT L 367 salinan kelima bernombor seperti berikut: (1) (4) (2) (5) (3)(3) g. BAT M 430 sebanyak.......................................................... buah. 3. Saya telah berpuas hati mengenai perkara-perkara di atas kecuali perkara-perkara berikut: a. b. c. d. e. …………………………………………. …………………………………..…… Tandatangan Penyerah Tugas Tandatangan Penerima Tugas No: No: Pangkat: Pangkat: Nama: Nama:

TERHAD 3-12-1 TERHAD BAB 3 DASAR PENGURUSAN PETROLEUM, MINYAK DAN PELINCIR ATM SEKSYEN 12 - PENGENDALIAN STESEN PETROLEUM PENDAHULUAN 031201. Perintah ini menerangkan prosedur pengendalian sebuah Stesen PMP. Pasukan-pasukan yang mempunyai Stesen PMP adalah bertanggungjawab di atas pengendalian dan keselamatan stesen tersebut serta menentukan perakaunan PMP diuruskan dengan sempurna. KEANGGOTAAN 031202. Sesebuah Stesen PMP hendaklah dipertanggungjawabkan kepada Pegawai Bertauliah dan dianggotai sekurang-kurangnya seperti berikut: a. Seorang Pegawai Tidak Tauliah Kanan (PTTK) sebagai Ketua Stesen. b. Seorang Pegawai Tidak Tauliah Rendah (PTTR) sebagai Pembantu Ketua Stesen. c. Seorang Penjaga Pam untuk menjaga tidak lebih daripada tiga buah pam. LATIHAN UNTUK ANGGOTA 031203. Anggota-anggota yang terlibat dalam pengendalian Stesen PMP hendaklah terdiri daripada anggota-anggota yang telah menghadiri kursus dalam bidang berikut: a. Perakaunan PMP. b. Kawalan mutu PMP. c. Pengurusan Stesen PMP. d. Cara-cara memesan, menerima dan mengeluarkan PMP. e. Mencegah Kebakaran. f. Sebarang kursus berkaitan Perakaunan dan Pengurusan PMP yang dianjurkan oleh perkhidmatan masing-masing.

TERHAD 3-12-2 TERHAD PENGENDALIAN STESEN PMP 031204. Tugas Harian. Petugas Stesen PMP hendaklah melaksanakan tugas harian seperti berikut: a. Sebelum Stesen PMP Dibuka. Sebelum Stesen PMP dibuka untuk penerimaan atau pengeluaran pada tiap-tiap hari, tindakan berikut hendaklah diambil : (1) Bersihkan kawasan stesen dan tentukan alat-alat seperti pemadam api, pam meter angin dan sebagainya berada dalam keadaan baik. (2) Catatkan bacaan meter tiap-tiap pam. (3) Catatkan sukatan celup petroleum yang berada di dalam semua tangki simpanan dan tentukan kuantiti petroleum tersebut bagi tiap-tiap tangki dengan menggunakan Jadual Tentukuran (Calibration Table) tangki yang berkenaan. (4) Rekodkan butir-butir di atas ke dalam Rekod Stok Petroleum Harian (BAT L 553). Jika ada perbezaan, Ketua Stesen PMP hendaklah mengemukakan BAT L 553 tersebut bersama-sama dengan salinan BAT L 556 pengeluaran/penerimaan bagi hari sebelumnya, kepada pegawai yang bertanggungjawab di atas perakaunan PMP pasukan untuk semakan. (5) Ketua Stesen PMP dikehendaki menyerahkan semua BAT L 556 hari sebelumnya, bersama Buku Pengeluaran PMP Harian, BAT L 553 dan BAT L 554 kepada Pegawai Pemegang Akaun PMP Pasukan. (6) Pegawai Pemegang Akaun PMP Pasukan dikehendaki memeriksa semua BAT L 556 tersebut, Buku Pengeluaran PMP Harian, BAT L 553 dan menentukan jumlah pengeluaran telah direkodkan ke dalam BAT L 554 dengan menggunakan BAT L 556 itu sebagai baucar pengeluaran. b. Sebelum Stesen PMP Ditutup. Pengukuran sukat celup hendaklah dibuat selewat-lewatnya jam 1830 sebelum stesen ditutup. Jika ada pengeluaran petroleum selepas itu, ianya hendaklah dikira sebagai pengeluaran pada hari esoknya. Semua pengambilan sukat celup hendaklah disaksikan oleh Ketua Stesen. Sebelum Stesen PMP ditutup pada setiap hari, perkara-perkara berikut hendaklah dilakukan: (1) Catatkan bacaan meter setiap pam. (2) Catatkan bacaan sukatan celup petroleum setiap tangki. (3) Buat pengiraan untuk menentukan jumlah petroleum yang telah dikeluarkan melalui BAT L 556.

TERHAD 3-12-3 TERHAD (4) Rekodkan butir-butir pengeluaran ke dalam BAT L 553. (5) Buat persiapan untuk tugas keesokan harinya. 031205. Tugas Bulanan. Pada setiap akhir bulan, akaun PMP di stesen berkenaan hendaklah ditutup dan dibuat verifikasi stok. Tindakan berikut hendaklah diambil: a. Catatkan bacaan meter setiap pam. b. Catatkan sukatan celup petroleum yang berada di dalam semua tangki simpanan dan tentukan kuantiti. c. Buat pemeriksaan stok semua jenis PMP yang dikendalikan oleh stesen tersebut seperti petroleum berbungkus, minyak pelincir dan sebagainya. d. Rekodkan butir-butir di atas di BAT L 553 dan BAT L 554. 031206. Perselisihan Perakaunan. Prinsip asas bagi menguruskan kekurangan dan lebihan petroleum ialah membuat penyelarasan terhadap rekod stok dan stok fizikal. Sekiranya terdapat perbezaan di antara stok sebenar (sukat celup) dengan stok akaun (BAT L 553/BAT L 554) maka akaun tersebut hendaklah terlebih dahulu diperiksa semula untuk menentukan tidak ada tersalah kira. Jika perbezaan masih wujud, penyelarasan stok berikut hendaklah dilakukan: a. Berlebihan. Semua kuantiti yang berlebihan mestilah dimasukkan semula ke dalam BAT L 554 dan BAT L 553 dengan menggunakan BAT L 5. BAT L 5 ini hendaklah diberikan nombor Baucar Pengesahan Penerimaan Semula [Certified Received Voucher (CRV)]. Baucar tersebut hendaklah mengandungi catatan menerangkan bagaimana berlebihan tersebut berlaku dan disahkan oleh pegawai yang terlibat. b. Kekurangan. Kekurangan kecil petroleum tidak dapat dielakkan kerana pengewapan. Kuantiti yang terlibat akan dipotong dari stok pegangan dengan menggunakan BAT L 5. BAT L 5 ini hendaklah diberikan nombor Baucar Pengesahan Pengeluaran Semula [Certified Issue Voucher (CIV)]. Permohonan untuk Hapus Kira mestilah dibuat mengikut peraturan-peraturan semasa. Peratus kekurangan kecil yang dibenarkan bagi petroleum disebabkan di atas adalah seperti berikut:

TERHAD 3-12-4 TERHAD (1) Tangki pukal. - 0.3%. (2) Trak tangki (tank truck). - 0.25%. (3) Petroleum berbungkus. - 1%. (4) Operasi mengosong dan mengisi tangki. - 1.5%. (5) Operasi Mobile Fuel Dispensing System (MFDS). - 0.3% untuk petrol, diesel dan AVTUR dari jumlah petroleum yang dikendalikan. c. Butir-butir dan formula yang digunakan untuk menentukan jumlah kekurangan bulanan di atas adalah seperti berikut: e (liter) = (a + b ) – (c + d) Di mana; a = Stok pembukaan b = Jumlah penerimaan c = Jumlah pengeluaran d = Stok sebenar akhir bulan e = Jumlah kekurangan (F) Fomula peratus kekurangan bulanan petroleum tersebut: Kekurangan x 100 = % (Stok Pembukaan + Jumlah Penerimaan ) 031207. Penyelarasan Kekurangan. Jika terdapat kekurangan bulanan petroleum dari tangki pukal melebihi peratus kekurangan petroleum ianya boleh disebabkan salah satu daripada atau kombinasi sebab-sebab yang disenaraikan di Kembaran A. Pasukan adalah dikehendaki mengambil tindakan susulan sebagaimana yang dicadangkan di Kembaran A.

TERHAD 3-12-5 TERHAD PENYELENGGARAAN TANGKI DAN PAM 031208. Pemeriksaan Tangki. Pasukan hendaklah menentukan bahawa tiap-tiap pam tersebut mempunyai Buku Rekod Alat-Alat Pelbagai (BAT M 430). Pasukan juga hendaklah menentukan tangki dan pam diperiksa mengikut Jadual Senggaraan kontraktor yang dilantik. 031209. Kualiti Petroleum. Kualiti petroleum hendaklah sentiasa diawasi melalui pemeriksaan berkala. Perubahan kualiti petroleum boleh disebabkan oleh kehadiran air di dalam tangki, tangki bekarat, bocor dan lain-lain. Kehadiran air ini boleh dikesan dengan menggunakan water finding paste yang disapu di hujung sukat celup (dip stick). Water finding paste ini akan bertukar warna jika terkena air. Sukat warna tersebut dan jika terdapat air sedalam 7 sm dalam perut tangki, ianya hendaklah dikeluarkan segera dengan menggunakan pam. 031210. Kalibrasi Jangka Meter Pam. Kerja kalibrasi jangka meter disetiap pam mesti dilaksanakan oleh juruteknik-juruteknik yang berkelayakan atau kontraktor yang dilantik. Kalibrasi hendaklah dilakukan sekurang-sekurangnya setahun sekali dan sijil kalibrasi dilekatkan di setiap pam tersebut. KESELAMATAN TANGKI DAN PAM 031211. Keselamatan stesen dan peralatan adalah tanggungjawab Pegawai Memerintah/Pemerintah pasukan berkenaan. Tindakan berikut adalah antara langkah keselamatan yang perlu diambil: a. Pam-pam yang tidak digunakan mestilah dikunci dan anak kunci disimpan di Balai Pengawal Pasukan. b. Nozel (Nozzle Handle) hendaklah sentiasa dikunci. Anak kuncinya hendaklah disimpan di Balai Pengawal Pasukan. c. Paip pengisi ( filling pipe) kepada tangki mestilah dikunci setiap masa. Anak kuncinya hendaklah sentiasa disimpan oleh Ketua Stesen. d. Tentukan semua pam sentiasa berada dalam keadaan baik. Jika terdapat apaapa kerosakan laporkan segera kepada kontraktor penyelenggara supaya tindakan memperbaikinya dapat diambil segera dan maklumkan kepada Markas Logistik Perkhidmatan masing-masing. e. Hos pengeluaran jangan diseret atau dibiarkan digelek oleh kenderaan. Hos juga tidak boleh ditarik melingkungi bucu-bucu yang tajam. f. Alat-alat mencegah kebakaran hendaklah mencukupi dan berada dalam keadaan boleh digunakan.

TERHAD 3-12-6 TERHAD g. Kawasan stesen mestilah berada dalam keadaan bersih. Rumput-rumput mestilah dipotong pendek dan bahan-bahan buangan mestilah dibuang keluar dari kawasan stesen. h. Pamerkan tanda-tanda larangan merokok, larangan penggunaan telefon bimbit dan tanda-tanda lain bagi mencegah perbuatan yang boleh mengakibatkan kebakaran di kawasan stesen.

TERHAD 3-12A-2 TERHAD KEMBARAN A KEPADA SEKSYEN 12 KEPADA BAB 3 PATM JILID III SENARAI KEMUNGKINAN KEHILANGAN PETROLEUM DARI TANGKI Bil Tanda Kehilangan Kemungkinan Sebab 1. Kehilangan kecil setiap hari a. Kuantiti pengeluaran pam dan bacaan meter pam tidak tepat. b. Kebocoran kecil di tangki menyebabkan penyerapan. c. Kebocoran di paip pengeluaran. d. Kebocoran di pam. e. Kerosakan breather valve. f. Tangki yang berisi setengah atau kurang dan tidak digunakan beberapa ketika. 2. Kehilangan selepas penerimaan a. Kebocoran di bahagian atas tangki. b. Kebocoran di paip penerimaan. c. Menggunakan calibration table tangki yang salah. d. Alat sukatan celup (dipstick) tidak tepat. e. Tangki senget. 3. Kehilangan yang banyak dalam masa yang singkat. a. Berlakunya kebocoran tangki. b. Kerosakan meter pam/pengeluaran pam tidak tepat. c. Kebocoran di paip penerimaan dan pengeluaran. 4. Kekurangan atau berlebihan stok yang ketara. a. Cara melakukan sukatan celup (dip) tidak betul. b. Menggunakan alat sukatan celup yang salah. c. Alat sukatan celup tidak tepat. d. Menggunakan calibration table yang salah. e. Tangki senget menyebabkan sukatan celup tidak tepat. NOTA: Cadangan tindakan adalah seperti berikut: 1. Hentikan pengeluaran dengan serta merta jika kekurangan/kehilangan/kebocoran telah dipastikan. Buat ukur celup tiap-tiap hari untuk menentukan, paras petroleum dan ukuran celup hendaklah dibuat di waktu yang sama. 2. Pemeriksaan dan pembetulan oleh unit. 3. Laporkan kepada Markas Logistik Perkhidmatan masing-masing untuk permohonan pemeriksaan dan pembaikan. 4. Hentikan pengeluaran sehingga pembaikan selesai. 5. Selamatkan (recover) petroleum seberapa banyak yang boleh. 6. Selaraskan akaun PMP jika diperlukan. 7. Tindakan penghapusan di atas kehilangan. 8. Dapatkan nasihat dari Markas Logistik Perkhidmatan masing-masing . Kejadian ini tidak dapat dielakkan kerana pengewapan/ penyejatan. Tiada tindakan yang perlu diambil.

TERHAD 4-1-1 TERHAD BAB 4 PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN ATM SEKSYEN 1 – AM PENDAHULUAN 040101. Bab ini mengandungi peraturan pengurusan wang awam secara langsung iaitu pembelian, pengawalan duti kastam dan eksais, perolehan peralatan kapital. 040102. Penyediaan peraturan dalam Bab ini adalah berasaskan kepada arahan-arahan yang telah dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia dan peraturan ini tertakluk kepada pindaan dari semasa ke semasa. 040103. Peraturan ini hendaklah dibaca bersama arahan-arahan semasa seperti Arahan Perbendaharaan, Perintah Majlis Angkatan Tentera, Surat Pekeliling Perbendaharaan, Surat Arahan Kementerian dan lain-lain peraturan yang berkaitan. DEFINISI 040104. Aset. Bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 040105. Aset Alih. Bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. Aset alih terbahagi kepada dua kumpulan, iaitu harta modal dan inventori. Contoh aset alih ialah perkakasan komputer, mesin, jentera, kenderaan, penyaman udara mudah alih, kipas angin mudah alih, katil pesakit, peralatan perubatan, perabot, langsir, permaidani, pinggan mangkuk, barangan warisan dan barangan stok. 040106. Barang Menarik. Barang/alat ganti yang mahal nilainya dan memerlukan kawalan keselamatan semasa simpanan. 040107. Barang Sangat Menarik. Barang/alat ganti yang tidak semestinya mahal tetapi ianya menjadi kesukaan ramai untuk mendapatkannya serta memerlukan kawalan tambahan sama ada dari segi penyimpanan dan pengeluaran. 040108. ePerolehan. Bermaksud Sistem Perolehan Elektronik yang menggunakan laman sesawang bagi membolehkan Kerajaan berurus niaga dengan pembekal berdasarkan konsep Government to Business (G2B). 040109. Had Bumbung Setiap Jenis Barangan. Had yang boleh dibelanjakan oleh Ketua Jabatan mengikut had mana-mana setiap jenis barangan, perkhidmatan dan pembaikan.

TERHAD 4-1-2 TERHAD 040110. Had Peruntukan Kewangan. Jumlah peruntukan tahunan yang telah diluluskan. 040111. Hapus Kira. Satu proses untuk membatalkan rekod aset yang disebabkan oleh kehilangan, usang dan lain-lain. 040112. Harta Modal. Aset Alih yang harga perolehan asalnya RM2,000.00 dan ke atas setiap satu, atau yang memerlukan penyelenggaraan secara berjadual. Penyelenggaraan secara berjadual merujuk seperti yang telah disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna. 040113. Jawatankuasa Sebut Harga. Satu jawatankuasa yang terdiri daripada pegawai yang dinyatakan dalam peraturan-peraturan yang berkaitan dan dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi menyetuju terima sebut harga yang ditawarkan oleh penyebut harga. 040114. Kad Petak (Bin Card). Satu dokumen yang digunakan dalam rumah stor bagi menunjukkan lokasi barang/stor serta transaksi penerimaan dan pengeluarannya. 040115. Kehilangan Aset. Bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan disebabkan oleh kecurian, kemalangan, kebakaran, bencana alam, kesusutan, penipuan atau kecuaian. 040116. Kehilangan Wang Awam/Setem. Bermaksud kehilangan wang awam dan setem, yang disebabkan oleh kecurian, penipuan atau kecuaian pegawai, kekurangan, pembayaran lebih, pembayaran tanpa kuasa, hutang yang tidak boleh didapati balik, hasil yang tidak boleh didapatkan balik, perbelanjaan remeh dan lain-lain kehilangan. 040117. Ketua Jabatan. Ketua Jabatan adalah seorang Pegawai yang mengetuai sesuatu Markas/Formasi/Program/Bahagian/Jabatanarah/Cawangan termasuk Panglima Perkhidmatan, Pegawai Memerintah, Pegawai Pemerintah, Komandan, Ketua Malawakil dan Ketua Misi Pengaman bagi sesuatu unit, kapal TLDM, pangkalan atau depot ATM. 040118. Nilai Sesuatu Item. Kos item pada masa ianya dibeli (historical cost). Nilainya hendaklah diperoleh dengan merujuk kepada sumber perolehan asal. 040119. Pecah Kecil Perolehan. Perolehan/kontrak bekalan dan perkhidmatan atau kerja-kerja, telah dibahagi-bahagikan berdasarkan nilai atau bilangan kontrak yang dipecah kecilkan kepada nilai yang lebih kecil atau bilangan kontrak yang lebih banyak dengan tujuan dan maksud tertentu. 040120. Pegawai Pengawal. Pegawai kewangan utama dan ketua pegawai perakaunan dengan mempunyai kuasa tentang perkara-perkara kewangan KEMENTAH. Pegawai Pengawal KEMENTAH ialah Ketua Setiausaha dan termasuk juga mana-mana pegawai di KEMENTAH yang menjalankan tugas bagi pihak Ketua Setiausaha, KEMENTAH.

TERHAD 4-1-3 TERHAD 040121. Pejabat Pembayaran. Merangkumi Bahagian Akaun, KEMENTAH dan Jabatan Akauntan Negeri (JAN). 040122. Pelupusan. Suatu proses untuk mengeluarkan aset dari milikan, kawalan, simpanan dan rekod mengikut kaedah yang ditetapkan. 040123. Pembaikan Tempatan. Perkhidmatan bagi sesuatu pembaikan (termasuk penggantian alat ganti, jika diperlukan) yang tidak dapat dilakukan oleh mana-mana bengkel Perkhidmatan ATM masing-masing. 040124. Pembelian Darurat. Pembelian barang/stor, perkhidmatan atau pembaikan yang dilakukan bagi memenuhi keperluan kecemasan dan jika tidak dilaksanakan akan memudaratkan Perkhidmatan ATM. 040125. Pembelian Terus. Pembelian barang/stor, perkhidmatan atau pembaikan yang boleh dibuat oleh Ketua Jabatan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan tidak melebihi RM50,000.00 (Ringgit Malaysia Lima Puluh Ribu Sahaja) setahun bagi setiap jenis item yang berkaitan. 040126. Pemegang Waran Peruntukan adalah seperti berikut: a. Seseorang pegawai yang sebagaimana ditakrif oleh AP 94 atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal yang dipertanggungjawabkan sepenuhnya termasuk bertanggungjawab membayar balik jika berlaku kerugian berhubung dengan penyeliaan, penyelenggaraan dan pengawalan am barang-barang kerajaan, kerja, perkhidmatan yang diterima atau dipegang oleh unit dan peruntukan kewangan untuk dibelanja olehnya melalui Waran Peruntukan Kewangan. b. Dalam keadaan di mana peraturan AP tidak terpakai kepada pegawai ATM (berhubung dengan arahan bayar balik/surcaj), peraturan yang sama/berkaitan/berkenaan dengannya mengikut peraturan Akta Angkatan Tentera 1972, PMAT dan peraturan-peraturan lain adalah terpakai. 040127. Pengesahan Ketiadaan Stok (PKS). Kebenaran bertulis di dalam bentuk surat, sijil, kawat, faks, e-mel atau yang seumpamanya yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa bagi mengesahkan bahawa barang/stor yang disenaraikan tidak dapat dibekalkan. Butir-butir berikut dikehendaki iaitu nombor permohonan, nama barang, nombor kenalan, kuantiti yang tidak dapat dibekalkan dan harga pembelian terakhir (untuk tujuan perbandingan harga sahaja). Pembelian hendaklah menggunakan peruntukan PTJ kecuali Sijil Pengesahan Peruntukan disertakan. 040128. Penyesuaian. Satu proses mengimbang atau menyelaras perbezaan yang terdapat antara stok fizikal dengan baki dalam rekod lejar supaya kedua-dua angka seimbang.

TERHAD 4-1-4 TERHAD 040129. Perkhidmatan. Ia meliputi semua jenis perkhidmatan sebagaimana yang didaftarkan dengan Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan kecuali Perkhidmatan Perunding dan Multimodal Transport Operator (MTO). 040130. Perkhidmatan Gunasama. Perkhidmatan yang digunakan oleh sekurangkurangnya dua Perkhidmatan ATM. 040131. Permohonan Segera. Taraf pesanan permohonan yang perlu dibekalkan dengan segera dalam tempoh yang ditetapkan. 040132. Pesanan Pembelian Tempatan. Pembelian yang dibuat melalui borang Pesanan Kerajaan (AM 75/75E) kecuali unit-unit yang dibenarkan oleh Pegawai Pengawal untuk menggunakan BAT L 153. 040133. Semak Stok. Satu proses mengira, menimbang, mengukur dan menyukat barang-barang stor yang disimpan sebagai stok. 040134. Sijil Pengesahan Peruntukan (SPP). Kebenaran bertulis yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa yang mengesahkan peruntukan kewangan tahunan semasa adalah mencukupi bagi menampung perbelanjaan tersebut. Kebenaran diperolehi sebelum tanggungan dilakukan. 040135. Stor. Kumpulan semua jenis peralatan, kelengkapan, loji, jentera, kenderaan, perkakas, perabot, rangsum, pakaian, senjata, bahan letupan, petrol dan minyak pelincir yang dibeli dengan wang awam untuk kegunaan atau sebagai stok simpanan.

TERHAD 4-2-1 TERHAD BAB 4 PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN ATM SEKSYEN 2 – PEMBELIAN TERUS DAN DARURAT PENDAHULUAN 040201. Seksyen ini menjelaskan kuasa dan peraturan-peraturan membuat pembelian secara terus dan pembelian darurat sahaja dengan menggunakan borang Pesanan Kerajaan AM 75E atau BAT L 153. KUASA PEMBELIAN 040202. Kuasa pembelian yang dibenarkan adalah seperti yang terkandung di dalam Arahan Perbendaharaan (AP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang dikeluarkan oleh Kementerian Kewangan dari semasa ke semasa mengenai kuasa, had bumbung dan tatacara pembelian yang dibenarkan kepada Pegawai Pengawal sesebuah kementerian. Melalui peraturan ini, Pegawai Pengawal mewakilkan kuasa pembelian ini kepada Ketua Jabatan dan PTJ mengikut keperluan yang digariskan di dalam arahan berkenaan. Pada masa ini had nilai dan syarat pembelian terus bagi barang atau stor, perkhidmatan dan pembaikan adalah seperti berikut: a. Pembelian setiap jenis barang yang melibatkan jumlah tahunan sehingga RM50,000.00 (Ringgit Malaysia Lima Puluh Ribu Sahaja) dibuat secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau bukan Bumiputera. b. PTJ hendaklah membuat kajian pasaran supaya harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan Kerajaan disamping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan. c. Bagi bidang khusus yang memerlukan lesen/permit yang sah atau keperluan lain yang disyaratkan mengikut peruntukan undang-undang yang ditetapkan, PTJ hendaklah memastikan bahawa pembekal yang dipilih mematuhi syarat-syarat tersebut. Antaranya memiliki lesen daripada Kementerian Keselamatan Dalam Negeri untuk perkhidmatan kawalan keselamatan, lesen farmasi daripada Kementerian Kesihatan bagi bekalan bahan farmasi dan sebagainya. SYARAT PEMBELIAN TERUS 040203. Pembelian jenis ini dihadkan kepada amaun yang ditetapkan oleh SPP yang diedarkan dari semasa ke semasa. Ketua Jabatan atau pengurus PTJ dibenarkan melakukan pembelian terus apabila salah satu daripada syarat-syarat berikut dipenuhi:

TERHAD 4-2-2 TERHAD a. Barang dan perkhidmatan untuk TD yang mempunyai sukatan dan disertakan dengan Pengesahan Ketiadaan Stok (PKS) yang dikeluarkan oleh depot-depot Ordnans TD. b. Barang dan perkhidmatan TLDM yang mempunyai sukatan dan disertakan dengan PKS yang dikeluarkan oleh depot-depot besar TLDM. c. Barang dan perkhidmatan TUDM yang mempunyai sukatan dan disertakan dengan PKS yang dikeluarkan oleh Markas Logistik Udara. d. Barang yang tiada dalam sukatan dan kontrak, kebenaran atau kelulusan khas hendaklah diperolehi terlebih dahulu daripada Markas Logistik Tertinggi Perkhidmatan. e. Barang yang tiada dalam Perbendaharaan Kata Stor AT (Vocabulary of Armed Forces Stores) hendaklah disahkan dengan disertakan PKS daripada depot masingmasing. f. Alat ganti Kenderaan C untuk TD dengan disertakan PKS atau kelulusan khas daripada Jabatan Arah Jurutera, Markas Tentera Darat. 040204. PKS dan Sijil Pengesahan Peruntukan (SPP) hendaklah disertakan bersama borang pembelian kecuali pembelian yang dilakukan oleh depot pembekal. Walaubagaimanapun, untuk pembelian barang/perkhidmatan dan pembaikan yang dilakukan oleh pengurus PTJ atau pasukan yang menyelenggarakan buku vot sendiri PKS atau kelulusan khas dari Markas Perkhidmatan hendaklah disertakan. Borang SPP adalah seperti di Kembaran A. 040205. Ketua Jabatan hendaklah membuat pengesahan di belakang borang pesanan bahawa pembelian berkenaan belum pernah dilakukan atau jumlah amaun tersebut tidak melebihi amaun yang dibenarkan PENGESAHAN KETIADAAN STOK 040206. PKS boleh dikeluarkan sekiranya barang/stor yang dipohon ketiadaan stok atau stok yang ada tidak mencukupi dan tidak terdapat kontrak pusat dan kontrak KEMENTAH yang sedang berkuatkuasa pada masa itu. 040207. Dalam keadaan tertentu, PKS masih boleh dikeluarkan, walaupun terdapat kontrak pusat atau kontrak KEMENTAH dengan kebenaran Perbendaharaan bagi kontrak pusat atau Bahagian Perolehan bagi kontrak KEMENTAH. 040208. Walau apapun peraturan di perenggan di atas, depot-depot pembekal boleh mengeluarkan PKS apabila tindakan untuk mendapatkan bekalan daripada pembekal bagi kontrak pusat dan kontrak KEMENTAH yang masih berkuat kuasa secara permohonan

TERHAD 4-2-3 TERHAD segera telah gagal dipenuhi dalam tempoh yang tertentu setelah mendapat kebenaran daripada

TERHAD 4-2-4 TERHAD Perbendaharaan Malaysia. Dalam melaksanakan peraturan di perenggan ini, jika ada terdapat percanggahan dengan klausa-klausa di dalam kontrak, maka peraturan di dalam klausa kontrak hendaklah dipatuhi. KUASA DAN TANGGUNGJAWAB 040209. Semua Ketua Jabatan dan/atau pengurus PTJ diberi kuasa untuk membuat pembelian terus. Kuasa yang diberi itu tidak boleh diperturunkan. Sekiranya terdapat pegawai-pegawai lain yang dilantik, kuasa melantik hendaklah diberi secara bertulis. Dalam keadaan ini, Ketua Jabatan yang menurunkan kuasa masih lagi bertanggungjawab. 040210. Ketua Jabatan dan pegawai yang dilantik yang mana diberi kuasa menandatangani borang pesanan hendaklah memajukan contoh tandatangan kepada pejabat pembayaran yang berkenaan dan Cawangan Urusan Bil, Bahagian Kewangan dengan menggunakan borang di Kembaran B. 040211. Apabila berlaku pertukaran jawatan pegawai yang diberi kuasa, contoh tandatangan pegawai tersebut hendaklah dibatalkan berkuatkuasa mulai daripada tarikh pertukaran itu dan contoh tandatangan pegawai yang mengambil alih jawatan hendaklah dikemukakan dengan segera. 040212. Ketua Jabatan pusat kos dikehendaki menghantar Penyata Bulanan Pembelian Terus dengan menggunakan borang di Kembaran C kepada PTJ masing-masing. PTJ dikehendaki mengkonsolidasi dan menyenaraikan semua jenis barangan yang dibeli oleh unit-unit di bawah tanggungan ke dalam penyata bulanan seperti di Kembaran D. Borang tersebut yang telah dilengkapkan hendaklah dihantar kepada Setiausaha Bahagian, Bahagian Kewangan melalui markas formasi logistik serta mengesyorkan penyediaan kontrak jika difikirkan keperluan akan berterusan. 040213. Seseorang pegawai yang ada urusan berkenaan dengan wang awam atau barang-barang awam adalah seorang „Pegawai Perakaunan‟ seperti mana yang dinyatakan dalam AP Bab A - Acara Kewangan (AP 9). Sehubungan itu adalah menjadi kewajipan bagi setiap Pegawai Kewangan/Perakaunan menentukan bahawa setiap wang awam yang dibelanjakan adalah teratur dan mengikut peraturan tanpa sebarang niat bagi kepentingan individu. 040214. Anggota tentera dan awam adalah bertanggungjawab sendiri termasuk bertanggungjawab membayar balik jika kerugian berhubung dengan barang-barang awam, kerja dan perkhidmatan yang diterima di bawah kawalannya atau dalam simpanannya. TATACARA PELAKSANAAN PEMBELIAN TERUS 040215. Semua PTJ yang telah menggunapakai Sistem ePerolehan disyaratkan membuat pembelian kontrak pusat dan pembelian terus daripada pembekal/syarikat yang menggunapakai Sistem ePerolehan dan mempunyai katalog bekalan/perkhidmatan dalam

TERHAD 4-2-5 TERHAD sistem ePerolehan. Semua Pesanan Pembelian Tempatan hendaklah dikeluarkan melalui sistem ePerolehan. Pembekal/Syarikat yang tidak menggunapakai Sistem ePerolehan dan tidak mempunyai katalog tidak dibenarkan membekal kepada agensi Kerajaan yang telah menggunapakai Sistem ePerolehan. 040216. Pembelian terus hendaklah dilaksanakan dengan menggunakan borang Pesanan Kerajaan AM 75E. Berikut adalah prosedur memajukan borang-borang yang berkaitan selepas pembelian dilakukan: a. Semua Pusat Kos hendaklah mengemukakan salinan borang pesanan bersama PKS dan Sijil Pengesahan Peruntukan kepada PTJ masing-masing. b. PTJ hendaklah menyediakan baucar Kew. 304E berserta dokumen berikut dan memajukannya kepada pejabat pembayaran: (1) AM 75E. (2) PKS atau kelulusan khas. (3) Sijil Pengesahan Peruntukan. (4) Invois firma, dan (5) Dokumen-dokumen sokongan lain yang berkaitan. c. Bagi pasukan dan Pejabat Penasihat Pertahanan, pembayaran melalui akaun panjar adalah dibenarkan tertakluk kepada syarat dan peraturan semasa. PEMBAIKAN KENDERAAN DAN ALAT PELBAGAI ATAU ALATAN KHAS 040217. Pembaikan tempatan bagi kenderaan, alatan pelbagai atau khas tidak digalakkan melainkan dengan sebab-sebab tertentu seperti berikut: a. Pembaikan di luar keupayaan bengkel Perkhidmatan kerana tiada kemudahan, peralatan khas dan anggota yang terlatih untuk mengendalikannya. b. Apabila kapasiti pembaikan dalam bengkel Perkhidmatan tidak mencukupi untuk menampung beban pembaikan semasa dan kelengahan dalam proses pembaikan akan menjejaskan fungsi operasi, latihan dan pentadbiran pasukan. c. Apabila pembaikan atau rawatan yang perlu dijalankan tidak diliputi oleh kontrak pusat atau kontrak KEMENTAH semasa. Sekiranya perkhidmatan di luar kontrak diperlukan, kebenaran dari pengurus kontrak hendaklah diperolehi terlebih dahulu.

TERHAD 4-2-6 TERHAD 040218. Had bumbung pembaikan tempatan bagi kenderaan, alatan pelbagai atau khas adalah sama dengan had bumbung yang ditetapkan ke atas pembelian terus barangan dan perkhidmatan. 040219. Bagi pembaikan tempatan yang melibatkan jumlah perbelanjaan melebihi RM50,000.00 (Ringgit Malaysia Lima Puluh Sahaja) setahun bagi setiap jenis kenderaan dan alatan pelbagai/khas, permohonan dengan menggunakan borang seperti di Kembaran E hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Perolehan KEMENTAH untuk kelulusan terlebih dahulu melalui Markas Perkhidmatan masing-masing. 040220. Dalam keadaan tertentu, Ketua Jabatan hendaklah menggunakan kontrak pusat atau kontrak KEMENTAH bagi perkhidmatan pembaikan. 040221. Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan Penyata Bulanan dengan menggunakan borang seperti di Kembaran F kepada PTJ yang berkenaan untuk tujuan kawalan. JAWATANKUASA PEMBELIAN TERUS 040222. Satu Jawatankuasa Pembelian Terus hendaklah ditubuhkan oleh setiap PTJ. Pegawai-pegawai yang dilantik hendaklah diberi arahan pelantikan secara bertulis. Keahlian Jawatankuasa Pembelian Terus terdiri daripada: a. Pengurus/Timbalan Pengurus PTJ - Pengerusi b. Dua orang pegawai (tentera/awam) - Ahli c. Seorang pengguna akhir - Ahli BIDANG TUGAS JAWATANKUASA PEMBELIAN TERUS 040223. Bidang tugas Jawatankuasa Pembelian Terus adalah seperti berikut: a. Menyemak keperluan perolehan adalah menepati peraturan pembelian terus. b. Pecah kecil belian atau pecah kecil pelaksanaan sesuatu projek tidak dibuat. c. Tiada kontrak pusat/Kementerian. d. Menyemak senarai kontraktor/pembekal yang memberi tawaran adalah di kalangan kontraktor/pembekal tempatan di daerah atau daerah berdekatan dengan PTJ. e. Memastikan bagi perolehan kerja yang tidak melebihi RM20,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Puluh Sahaja) ditawar kepada kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK).

TERHAD 4-2-7 TERHAD f. Memastikan bahawa pemilihan kontraktor dibuat berdasarkan pusingan/undian/tawaran harga. g. Memastikan harga yang ditawarkan adalah berpatutan berdasarkan kajian pasaran setempat. h. Memastikan bahan/barangan/perkhidmatan tempatan hendaklah digunakan sepenuhnya dalam perolehan kerajaan. Perolehan secara import hanya akan dipertimbangkan setelah dipastikan ianya tidak boleh diperolehi secara tempatan. i. Memperaku dan meluluskan firma/kontraktor yang terpilih setelah semua prinsip-prinsip dan syarat-syarat perolehan dipatuhi oleh PTJ. REKOD PENDAFTARAN PEMBEKAL 040224. Semua PTJ dikehendaki menyimpan senarai syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi bekalan/perkhidmatan dan kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan PKK bagi kerja-kerja kecil, dalam kawasan/daerah masing-masing bagi urusan pembelian terus. PECAH KECIL PEROLEHAN 040225. PTJ adalah dilarang melakukan pecah kecil perolehan. Berikut adalah perkaraperkara yang dimaksudkan dengan pecah kecil perolehan: a. Memecah kecilkan nilai perolehan/kontrak seperti berikut: (1) Had nilai perolehan setiap jenis item yang melebihi RM50,000.00 (Ringgit Malaysia Lima Puluh Sahaja) setahun secara pembelian terus melalui beberapa pesanan rasmi. (2) Had nilai perolehan kerja melebihi RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satu Ratus Ribu Sahaja) setahun yang dibuat secara pembelian terus melalui beberapa pesanan rasmi yang tidak melebihi RM20,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Puluh Ribu Sahaja) dari kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan PKK. (3) Nilai asal sesuatu perolehan/kontrak/projek melebihi RM200,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ratus Ribu Sahaja) [bagi PTJ yang diturunkan kuasa, tidak melebihi RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satu Ratus Ribu Sahaja)] yang sepatutnya dipelawa/diurus melalui tender terbuka telah dipecah kecilkan kepada beberapa nilai yang membolehkan ianya diurus melalui sebut harga tetapi diberikan kepada kontraktor yang sama.

TERHAD 4-2-8 TERHAD b. Memecah kecilkan bahagian-bahagian dalam satu kontrak seperti berikut: (1) Perolehan bekalan/perkhidmatan bagi item yang sama dipecah kecilkan melalui beberapa pesanan rasmi supaya dapat diuruskan pembelian terus dan tidak melalui sebut harga atau tender. (2) Satu kontrak yang bertaraf tender terbuka yang melebihi RM200,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ratus Ribu Sahaja) [bagi PTJ yang diturunkan kuasa tidak melebihi RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satu ratus Sahaja)] telah dibahagi-bahagikan mengikut jenis kerja dan diberikan secara sebut harga kepada beberapa kontraktor atau kontraktor yang sama bagi mengelakkan pelawaan tender. c. Memecah kecil nilai dan memecahkecilkan kontraktor seperti berikut: (1) Perolehan satu item yang sama dibuat oleh beberapa PTJ yang berlainan melalui pembelian terus kepada kontraktor berlainan walaupun penggunaan item berkenaan adalah untuk satu PTJ sahaja. Jumlah keseluruhan perolehan telah melebihi had nilai pembelian terus. (2) Satu kontrak yang bertaraf tender terbuka melebihi RM200,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ratus Ribu Sahaja) [bagi PTJ yang diturunkan kuasa tidak melebihi RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satu ratus Sahaja)] telah dipecahkecilkan nilainya dan diberikan kepada kontraktor berlainan dengan mengeluarkan sebut harga pada tarikh yang sama. d. Memecahkecilkan melalui masa seperti berikut: (1) Perolehan bekalan/perkhidmatan secara pembelian terus dilakukan pada tempoh masa yang berbeza dalam tahun yang sama dan nilai keseluruhan telah melebihi had nilai pembelian terus. (2) Kerja-kerja pembaikan yang sama yang membawa jumlah melebihi RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satu Ribu Sahaja) dan dilakukan pada tempoh masa yang berbeza dalam tahun yang sama. e. Memecah kecilkan sebut harga seperti berikut: (1) Satu sebut harga yang melebihi RM50,000.00 (Ringgit Malaysia Lima Puluh Sahaja) hingga RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satu Ratus Ribu Sahaja) telah dipecah kecilkan menjadi tidak melebihi RM50,000.00 (Ringgit Malaysia Lima Puluh Sahaja) yang sepatutnya diurus melalui sebut harga telah diurus secara pembelian terus kepada mana-mana pembekal dengan

TERHAD 4-2-9 TERHAD mengeluarkan pesanan rasmi bagi mengelakkan pelawaan sebut harga kepada lima pembekal. (2) Projek-projek yang sepatutnya dipakejkan supaya dapat diuruskan sebut harga/tender telah tidak dipakejkan sebaliknya telah dipecahkecil supaya dapat dilaksanakan secara pemberian terus (direct award). PECAH KECIL PEROLEHAN KERAJAAN YANG DIBENARKAN MENGIKUT PERATURAN KERAJAAN 040226. Pembelian darurat yang mana AP 173.2 memberi pengecualian daripada AP/Perolehan Kerajaan yang ditetapkan. Di samping itu peraturan yang ditetapkan dalam Pembelian Darurat perlu dipatuhi. 040227. AP 181 menetapkan bahawa jabatan adalah dilarang melakukan pecah kecil terhadap nilai kerja bagi mengelakkan pelawaan secara tender kecuali mendapat kelulusan daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri. 040228. Selanjutnya AP 190 (c) menetapkan bahawa tender hendaklah dipelawa bagi semua perkhidmatan yang nilainya dianggarkan melebihi RM200,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ribu Sahaja) setahun kecuali dibenarkan oleh KSU Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri. PEMBELIAN DARURAT 040229. Syarat-syarat pembelian darurat adalah seperti berikut: a. Sekiranya tidak dilakukan akan mengakibatkan nyawa anggota ATM atau orang awam dalam bahaya atau b. Sekiranya tidak dilakukan akan menjejaskan operasi dan latihan ATM yang penting dan akan mengakibatkan keselamatan negara terancam atau c. Sekiranya tidak dilakukan akan mengakibatkan kerugian besar atau menjejaskan nama baik Kerajaan atau d. Masa tidak mengizinkan kelulusan diperolehi mengikut cara biasa. 040230. Pembelian darurat hendaklah dihadkan kepada kuantiti untuk menampung keperluan darurat yang berkenaan sahaja dan tidak sama sekali boleh digunakan untuk menokok stok. Pembekalan hendaklah dibuat dalam masa 48 jam dari tarikh pesanan dikeluarkan. Sekiranya pembekalan tidak dapat dilakukan dalam tempoh tersebut, pesanan berkenaan hendaklah dibatalkan dengan serta merta. Sekiranya pesanan tersebut masih diperlukan, Ketua Jabatan hendaklah merujuk perkara ini kepada Bahagian Perolehan untuk

TERHAD 4-2-10 TERHAD mendapatkan kelulusan dalam tempoh masa 14 hari dari tarikh permohonan itu diterima oleh Bahagian Perolehan, KEMENTAH. 040231. Kuasa pembelian darurat terletak kepada budi bicara Ketua Jabatan dan adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan yang telah melakukan pembelian darurat melaporkan dengan segera kepada Pegawai Pengawal tidak lewat daripada tujuh hari selepas pembelian darurat tersebut dilakukan. Justifikasi lengkap pembelian itu hendaklah dibuat seperti di Kembaran G dan dimajukan kepada: a. Cawangan Inspektorat, Bahagian Kewangan (dua salinan). b. Cawangan Belanjawan, Bahagian Kewangan. c. Cawangan Urusan Bil, Bahagian Kewangan. d. Bahagian Akaun. e. Bahagian Perolehan. f. Markas ATM – BLP g. Bahagian Logistik/Material Perkhidmatan masing-masing. 040232. Sebagai panduan, berikut adalah beberapa tindakan yang akan diambil oleh Pegawai Pengawal selari dengan AP 173.2: a. Sekiranya Pegawai Pengawal berpuas hati dengan justifikasi yang menyokong pembelian tersebut, beliau boleh memperakukan dan dengan segera menyampaikan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan suatu laporan bertulis menghuraikan sebabsebab yang mendorong perolehan dibuat menyimpang daripada peraturan biasa. Pembayaran kepada perolehan ini boleh dipertanggungkan di bawah Pendahuluan Diri (AP 59) atas nama pegawai bertanggungjawab. Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan hendaklah diperolehi terlebih dahulu sebelum pelarasan pendahuluan diri dilakukan. Laporan penuh perlunya pembelian darurat dibuat hendaklah dikemukakan kepada Pegawai Pengawal dalam tempoh satu bulan dari tarikh pembelian untuk dihantar kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan bagi tujuan penyiasatan dan audit. b. Sekiranya Pegawai Pengawal tidak menerima sebarang jawapan atau penjelasan tidak memuaskan dalam tempoh yang ditetapkan, pembayaran akan dibuat di bawah AP 59 di atas nama pegawai yang menandatangani borang pesanan. Kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan perlu diperolehi terlebih dahulu sebelum pelarasan di bawah AP 59 dilaksanakan.

TERHAD 4-2-11 TERHAD c. Sekiranya pembayaran dibuat di bawah AP 59, Ketua Setiausaha Perbendaharaan melalui Pegawai Pengawal akan mengarahkan Ketua Perkhidmatan masing-masing untuk menjalankan siasatan dengan segera dan melaporkan hasil siasatannya kepada Pegawai Pengawal dalam masa dua bulan. d. Setelah menerima laporan siasatan daripada Ketua Perkhidmatan, Pegawai Pengawal dengan budi bicaranya boleh memperaku laporan tersebut untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan bagi tujuan pelarasan pendahuluan diri. e. Bagi keputusan yang melibatkan tindakan tatatertib atas arahan Ketua Setiausaha Perbendaharaan, tindakan tatatertib hendaklah diambil ke atas pegawai yang bertanggungjawab. Pegawai Pengawal setelah merundingkannya dengan Panglima Angkatan Tentera, boleh mengarahkan Ketua Perkhidmatan berkaitan untuk mengambil tindakan yang sewajarnya terhadap Ketua Jabatan atau pegawai formasi atasan yang mengarahkan pembelian tersebut. 040233. Semua bil bagi pembelian darurat hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Akaun - Cawangan Urusan Bil untuk penyediaan baucar pembayaran. 040234. Bagi pembelian darurat yang dilakukan atas sebab-sebab permohonan tidak dapat dibekalkan oleh depot pembekal, permohonan biasa yang telah dimajukan sebelum ini hendaklah dibatalkan dengan menyatakan bahawa pembelian darurat telah dibuat bagi memenuhi keperluan tersebut. PENGGUNAAN BORANG PESANAN KERAJAAN 040235. Semua pembelian barang/stor, perkhidmatan dan pembaikan hendaklah menggunakan borang Pesanan Kerajaan AM 75 kecuali unit-unit yang dibenarkan menggunakan BAT L 153. Unit-unit hendaklah menentukan bahawa tatacara yang betul semasa menyedia dan mengisi borang pesanan dengan mematuhi arahan-arahan yang tercatat dalam borang tersebut iaitu: a. Apabila pembelian hendak dibuat, borang pesanan hendaklah dicatatkan dengan nama pembekal, butir-butir barang/stor yang hendak dibeli (termasuk nombor alat, saiz, jenama dan sebagainya, jika ada), harga seunit, jumlah harga bersih, kod peruntukan dan butir-butir lain yang dikehendaki. Rujukan PKS dan Sijil Pengesahan Peruntukan hendaklah juga dicatatkan, jika berkaitan. b. Borang pesanan hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa atau semasa ketiadaannya oleh seseorang yang dibenarkan untuk menandatangani bagi pihaknya untuk tujuan ini. Nama, pangkat dan nombor perkhidmatan pegawai yang menandatanganinya hendaklah juga dicatatkan dalam borang berkenaan.

TERHAD 4-2-12 TERHAD Dokumen ini adalah salinan yang sah daripada dokumen asal yang telah hilang. Disahkan bahawa pihak kami tidak menerima sebarang pembayaran dan tidak akan membuat sebarang tuntutan sekiranya dokumen asal dijumpai. Sekiranya tuntutan ini berganda, pihak kami bersetuju membuat pembayaran balik dengan segera. Tandatangan : ................................................. Nama: ............................................................. No K/P: .......................................................... Jawatan: ......................................................... Cop Syarikat dan Tarikh: c. Pembekal hendak menandatangani perakuan mengenai mutu barang/stor, perkhidmatan atau pembaikan di ruang yang disediakan selepas pembekalan. d. Pihak yang menerima barang/stor, perkhidmatan atau pembaikan hendaklah menurunkan perakuan di ruang yang disediakan apabila pesanan disempurnakan. Pihak yang menurunkan perakuan mestilah selain daripada pegawai yang menandatangani Pesanan Kerajaan. e. Nombor baucar yang berkaitan seperti baucar bayaran dan penerimaan hendaklah dicatatkan di tempat yang disediakan. KESELAMATAN BORANG PESANAN 040236. Dengan pelaksanaan sistem perolehan elektronik yang dikenali sebagai ePerolehan bagi mengemaskan aktiviti perolehan kerajaan dan membaiki kualiti perkhidmatan yang berkaitan dengannya, cara perolehan kerajaan telah ditukar dari kaedah manual kepada kaedah elektronik menerusi internet. Bagi PTJ yang telah melaksanakan sepenuhnya kaedah eSPKB dan tidak menggunakan borang AM 75 atau BAT 153, peraturan di dalam perenggan-perenggan berikut yang melibatkan keselamatan borang AM 75 adalah dikecualikan. 040237. Borang pesanan kerajaan AM 75 adalah dokumen terkawal dan mesti disimpan oleh Ketua Jabatan di tempat berkunci apabila tidak digunakan. Jika buku borang pesanan didapati hilang, perkara ini hendaklah dilaporkan dan diambil tindakan menepati arahan Pekeliling Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa. 040238. Hanya satu buku borang pesanan digunakan pada satu masa kecuali dengan kebenaran Bahagian Kewangan - Cawangan Pengurusan Kewangan. Sekiranya salinan asal borang pesanan yang telah dikeluarkan kepada kontraktor itu hilang dan tidak dapat dikesan, Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa hendaklah membuat pengesahan „Salinan Sebenar‟ di atas salinan borang yang tidak dapat dikesan itu dan segala butir di ruangan „Perakuan Mengenai Mutu‟ dan ruangan „Perakuan oleh Jabatan‟ mestilah dilengkapkan. Pihak kontraktor hendaklah juga membuat pengesahan di salinan borang yang tidak dapat dikesan itu seperti berikut:

TERHAD 4-2-13 TERHAD 040239. Buku borang pesanan yang telah habis digunakan mesti disimpan di tempat berkunci oleh Ketua Jabatan dan buku ini sama ada yang masih digunakan atau telah habis digunakan hendaklah ditunjukkan kepada pihak audit apabila diminta. Buku ini hanya boleh dimusnahkan selepas mendapat kebenaran daripada Bahagian Kewangan - Cawangan Pengurusan Aset, KEMENTAH. PEMBATALAN PESANAN 040240. Jika pembekal memaklumkan tidak dapat membuat bekalan pada tarikh yang ditetapkan, pesanan hendaklah dibatalkan. Pembatalan hendaklah dibuat secara bertulis dan mengarahkan pembekal mengembalikan borang pesanan yang berkenaan. Namun demikian, bekalan-bekalan yang lewat boleh diterima sekiranya barang/stor, perkhidmatan atau pembaikan yang dipesan itu masih diperlukan dan belum dibatalkan. 040241. Bagi borang pesanan yang dibatalkan pengeluarannya, kesemua salinan hendaklah dikembalikan kepada muka surat asal ke dalam buku borang pesanan berkenaan. Perkataan „DIBATALKAN‟ secara berpalang hendaklah dicatatkan dengan terang di atas semua salinan borang yang dibatalkan itu. TINDAKAN KE ATAS PEGAWAI YANG MELANGGAR PERATURAN KEWANGAN 040242. AP 92 (b) (i) menyatakan bahawa seseorang pegawai yang membenarkan atau mengarah sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan dipertanggungjawabkan sendiri bagi jumlah yang dibelanjakan. 040243. Arahan SPP 2/2001 menyatakan tindakan surcaj boleh diambil ke atas pegawai yang bertanggungjawab sekiranya didapati perolehan telah dipecah kecilkan sematamata untuk mengelakkan pelawaan sebut harga/tender. 040244. Sekiranya berlaku perolehan yang telah dilaksanakan melanggar peraturan kewangan yang ditetapkan, pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurna tidak boleh ditahan. Sehubungan itu bagi tujuan pembayaran hendaklah pada mulanya dipertanggungkan kepada Akaun Pendahuluan Diri AP 59 pegawai yang bertanggungjawab. Pelarasan kepada akaun hanya boleh dibuat setelah mendapat kelulusan Perbendaharaan. 040245. Sekiranya didapati bahawa pelanggaran peraturan yang dibuat terdapat unsurunsur penyelewengan yang membawa kepada kerugian harta Kerajaan, kes akan dibawa kepada tindakan pihak berkuasa iaitu Suruhanjaya Pencegahan Rasuah Malaysia (SPRM) dan Polis DiRaja Malaysia (PDRM).

TERHAD 4-2-14 TERHAD PEMANTAUAN KE ATAS PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) 040246. Pengurus Program hendaklah memastikan semua PTJ di bawah kawalan dan seliaan, melaksanakan pengurusan kewangan dengan teratur di samping mematuhi arahanarahan kewangan yang ditetapkan. 040247. Kementerian dari semasa ke semasa akan membuat pemantauan ke atas PTJ melalui beberapa Tim Lawatan Inspektorat/Semakan, selain daripada semakan oleh pihak Bahagian Audit Dalaman & Siasatan Am (BADSA) dan Audit Persekutuan. PERATURAN-PERATURAN LAIN 040248. ePerolehan. Peraturan-peraturan lain bagi tatacara ePerolehan hendaklah juga merujuk kepada SPP Bil. 5 Tahun 2000, Bil. 7 Tahun 2000 dan Bil. 15 Tahun 2002. 040249. Percetakan. Peraturan untuk mendapatkan perkhidmatan percetakan.mengenai percetakan hendaklah merujuk kepada SPP Bil. 10 Tahun 1993 dan Bil. 14 Tahun 2001 PEMAKAIAN ARAHAN 040250. Peraturan ini terpakai setakat mana ia tidak bercanggah dengan mana-mana arahan/pekeliling/surat pekeliling/tatacara yang sedang berkuatkuasa yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan Malaysia.

TERHAD 4-2A-1 TERHAD KEMBARAN A KEPADA SEKSYEN 2 KEPADA BAB 4 PATM JILID III SIJIL PENGESAHAN PERUNTUKAN Kepada: : .................................................... Rujukan Kami : ...................................... Rujukan Tuan : ...................................... Tarikh: ................................................... Sila kenakan perbelanjaan kepada kod-kod berikut : Pemegang Vot : ..................................................................................... Kod Pemegang Vot (PTJ) : ..................................................................................... Kod Aktiviti : ..................................................................................... Objek Lanjut Jumlah Dibenarkan Tujuan Perbelanjaan (a) (b) (c) Disahkan peruntukan tahun semasa mencukupi bagi menampung perbelanjaan di atas. Tandatangan : ………………………………… Nama : ………………………………………… Jawatan : ………………………… Cop Jabatan : ……………………………….…

TERHAD 4-2B-1 TERHAD KEMBARAN B KEPADA SEKSYEN 2 KEPADA BAB 4 PATM JILID III CONTOH TANDATANGAN PEGAWAI YANG DIBENARKAN MENANDATANGANI PESANAN KERAJAAN (AM 75/AM 75E) No. Fail/Rujukan : ……………………………………….. Tarikh : …………….. Bahagian 1 - CONTOH TANDATANGAN PEGAWAI YANG DIBENARKAN Bahagian 2 - BUTIR-BUTIR PEGAWAI YANG DIBENARKAN 1. Nama Penuh : ………………………………………………………………… 2. Pangkat : ..…………………………………………………………………….. 3. No. Tentera : ....………………………………………………………............ 4. Jawatan : …....………………………………………………………………… Bahagian 3 - PERAKUAN OLEH KETUA JABATAN/PEGAWAI MEMERINTAH/PEMERINTAH Saya, Pegawai Memerintah/Pemerintah/Komandan/Ketua Jabatan * ……………………………………………………………………………………………………. (Nama Unit/Jabatan) Dengan ini memberi kebenaran kepada pegawai seperti contoh tandatangan dan butir-butir di atas untuk menandatangani borang-borang pesanan bagi pihak saya. ........................................................................... Tandatangan Nama : …………………………………………… Pangkat : ….……………………………………… Jawatan : …………………………………………. Cop Rasmi Pasukan

TERHAD 4-2C-1 TERHAD KEMBARAN C KEPADA SEKSYEN 2 KEPADA BAB 4 PATM JIL III PENYATA BULANAN PEMBELIAN TERUS OLEH PUSAT KOS UNTUK BULAN .................. TAHUN ................... Unit : …………………………………….. No. Fail/Rujukan : ……………………… Had Bumbung : …………………………. Bil No. VAFS No Am 75 Jenis Barangan Kti Harga Jumlah Pembelian Terkumpul Termasuk Pembelian Ini ButirButir Kod Baki Had Bumbung Untuk Tahun Ini Mengikut Setiap Jenis Barangan Seunit Jumlah (a) (b) ( c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) Tarikh : .................................................................. Cop Pasukan .............................................................. Tandatangan Nama : ........................................................................... Pangkat : ........................................................................ Jawatan : ........................................................................ Agihan: PTJ berkenaan

TERHAD 4-2D-1 TERHAD KEMBARAN D KEPADA SEKSYEN 2 KEPADA BAB 4 PATM JILID III PENYATA BULANAN PEMBELIAN TERUS OLEH PTJ UNTUK BULAN ………….. TAHUN …….. PTJ : ………………………………………………. No. Fail Rujukan : ……………………………… Bil No. VAFS Jenis Barangan Kuantiti Jumlah Harga Hal-Hal Lain (a) (b) (c) (d) (e) (f) Tarikh: ………………………………… Cop PTJ ………………………………….. Tandatangan Nama : ...……………………………………….. Pangkat : ……………………………………….. Jawatan : ………………………………………. Salinan kepada: Setiausaha Bahagian Bahagian Perolehan KEMENTAH

TERHAD 4-2E-1 TERHAD KEMBARAN E KEPADA SEKSYEN 2 KEPADA BAB 4 PATM JILID III PERMOHONAN PEMBAIKAN KENDERAAN/ALATAN PELBAGAI/KHAS (Hendaklah dikemukakan dalam 2 salinan) Daripada: ................................................................................................................. Kepada: ................................................................................................................. No Rujukan: ................................................................................................................. BAHAGIAN 1 Jenis : .................................................. No. Pendaftaran: .............................. Model : ....................................................... Tahun Dibeli: ............................................ Jumlah Perbelanjaan Pembaikan (i) Tahun lepas - RM …………… (ii) Tahun terdahulu - RM ……………… Bil Perihal Perkhidmatan Pembaikan/Alat Ganti Kadar Anggaran (a) (b) (c) (Lampirkan senarai berasingan jika ruangan tidak mencukupi) Nama Dan Alamat Firma Yang Disokong Membuat Pembaikan ....................................................................... Tandatangan Nama: ............................................................... Pangkat: ...................... Tarikh: ....................... BAHAGIAN II Permohonan Diluluskan/Tidak Diluluskan Nombor Am 75 : Tarikh : Perbelanjaan Dibenarkan : RM Kod Perbelanjaan : Tarikh : ............................. ………………………….............. Tandatangan Nama : …………………………………. Pangkat : ……………………………….. Jawatan : ………………………………..

TERHAD 4-2F-1 TERHAD KEMBARAN F KEPADA SEKSYEN 2 KEPADA BAB 4 PATM JILID III PENYATA BULANAN BAGI PEMBAIKAN KENDERAAN DAN ALAT PELBAGAI UNTUK BULAN …………………… TAHUN ………….. Unit : .................................................................................................................................... No. Fail/Rujukan : ............................................................................................................... Had Bumbung/Peruntukan : ................................................................................................ Bil Nombor Kenderaan Butir-Butir Pembaikan Kos Pembaikan ini Rujuk an Kuasa No. Am 75 Jumlah Perberlanjaan Terkumpul Termasuk Pembaikan Ini (RM) Butir - Butir Kod Baki Peruntukan Untuk Tahun Ini (RM) Upah Kerja Alat Ganti Jumlah (RM) (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) (j) (k) Tarikh: .......................................... .................................................................. Cop Pasukan Tandatangan Nama : ............................................................................... Pangkat : ........................................................................... Jawatan : ........................................................................... Agihan : PTJ berkenaan

TERHAD 4-2G-1 TERHAD KEMBARAN G KEPADA SEKSYEN 2 KEPADA BAB 4 PATM JIL III JUSTIFIKASI PEMBELIAN/PERKHIDMATAN/PEMBAIKAN DARURAT 1. Nyatakan sebab-sebab keadaan (scenario) yang menyebabkan memudaratkan perkhidmatan awam/tentera jika pembelian/perkhidmatan/pembaikan tidak dilakukan dengan serta merta. 2. Akibat, kesan dan implikasi penjejasan ke atas perkhidmatan awam/tentera sekiranya pembelian perkhidmatan, pembaikan dan barang/stor tidak diperoleh di dalam keadaan tersebut. 3. Adakah barang/stor dalam Hak Pegangan Unit yang diluluskan. (Nyatakan No. JPSS/JPAT). 4. Nyatakan spesifikasi ringkas barang/stor yang dibeli dan kegunaannya. 5. Rujukan dan tarikh permintaan dikemukakan (termasuk permohonan segera) kepada Depot Logistik Perkhidmatan yang berkaitan. (Sertakan salinan surat-menyurat). 6. Adakah barang/stor tersebut di bawah kategori fast moving item. Jika „ya‟ beri sebabsebab ketiadaan simpanan stok di unit. 7. Nyatakan tarikh akhir barang/stor dikeluarkan dan pembelian/perkhidmatan dilakukan. 8. Sertakan surat pengesahan daripada Cawangan Teknikal (Bahagian masing-masing) meliputi mengapa barang/stor/perkhidmatan tersebut perlu diganti/dilakukan dari aspek teknikal. 9. Nyatakan tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan punca pembekalan/ perkhidmatan/pembaikan daripada pihak yang paling murah atau pinjaman daripada unit berhampiran. 10. Adakah jumlah harga pembelian/perkhidmatan/pembaikan tersebut termasuk kos pemasangan, perkhidmatan dan pengangkutan. 11. Lain-lain maklumat yang berkaitan.

TERHAD 4-3-1 TERHAD BAB 4 PERATURAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN ATM SEKSYEN 3 – PEMBELIAN SECARA SEBUT HARGA PENDAHULUAN 040301. Seksyen ini menjelaskan kuasa dan peraturan-peraturan membuat pembelian melalui sebut harga yang dilantik secara khusus oleh Pegawai Pengawal. PENGAGIHAN KUASA 040302. Pegawai Pengawal boleh menurunkan kuasa bagi melaksanakan perolehan bekalan/perkhidmatan dan kerja-kerja kecil kepada Pemegang Waran Peruntukan. (Rujuk perenggan 11.2 SPP 2/1999 dan perenggan 4 (a) dan (b) SPP 2/2001). Dengan itu hanya PTJ yang diberikan kuasa oleh Pegawai Pengawal sahaja yang boleh melaksanakan sebut harga seperti yang dinyatakan di perenggan. 040303. Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973) menggariskan kuasa menandatangani surat tawaran/dokumen kontrak hanya boleh dilaksanakan oleh pegawai yang diberi kuasa oleh Menteri Pertahanan. PTJ yang diberi tanggungjawab melaksanakan sebut harga hendaklah mengenal pasti jawatan yang akan diturunkan kuasa tersebut. KEPERLUAN SEBUT HARGA 040304. Semua perolehan secara sebut harga hendaklah diuruskan sendiri oleh PTJ/ pejabat yang menguruskan perolehan secara sebut harga. 040305. Perolehan secara sebut harga ini tidak boleh digunapakai kepada semua keperluan yang mempunyai kontrak pusat atau kontrak Kementerian Pertahanan yang masih berkuat kuasa. 040306. Bagi kerja-kerja kecil/senggaraan yang melibatkan struktur dan elektrik, ianya perlu dirujuk kepada JKR/Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan Pertahanan (BPKP) sebelum dilaksanakan. NILAI PEMBELIAN SETAHUN 040307. Pembelian adalah bagi setiap jenis barangan bekalan/perkhidmatan yang melibatkan perbelanjaan tahunan antara RM20,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Puluh Ribu Sahaja) hingga RM200,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Ratus Ribu Sahaja) dan perolehan kerja-kerja kecil/pembaikan antara RM20,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Puluh Ribu Sahaja) hingga RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satu Ratus Ribu Sahaja).

TERHAD 4-3-2 TERHAD 040308. Jenis item yang lazim digunakan bersama seperti filem dan kamera, tiub dan tayar, stokin dan kasut diklasifikasi mengikut setiap jenis barangan seperti yang diterangkan dalam SPP 4/2002. 040309. Bagi perolehan kerja-kerja kecil, nilai yang boleh dilaksanakan tidak melebihi RM100,000.00 setahun. 040310. PTJ yang melaksanakan sebut harga adalah bertanggungjawab memastikan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan dan buku vot sentiasa dikemaskinikan atau melalui semakan baki semasa. 040311. PTJ adalah dilarang memecah kecil perolehan bagi mengelakkan sebut harga melebihi RM200,000.00. Sekiranya dilakukan, pegawai yang bertanggungjawab boleh dikenakan tindakan surcaj. PELANTIKAN PTJ UNTUK MELAKSANAKAN SEBUT HARGA 040312. Pengurus Program akan mengemukakan cadangan PTJ yang sesuai untuk melaksanakan sebut harga berdasarkan keupayaan dan jumlah peruntukan yang diuruskan kepada Bahagian Kewangan. Cadangan ini hendaklah juga mengandungi maklumatmaklumat berikut: a. Carta organisasi Sel Belanjawan/Kewangan PTJ. b. Senarai keanggotaan Sel Belanjawan/Kewangan PTJ. c. Senarai tugas/tanggungjawab pegawai-pegawai Kewangan PTJ. d. Jawatan/pangkat pegawai-pegawai yang akan melaksanakan sebut harga PTJ. e. Cadangan pegawai-pegawai yang akan menjadi ahli ketiga-tiga jawatankuasa yang ditetapkan. 040313. PTJ yang diluluskan dan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal sahaja yang boleh melaksanakan urusan sebut harga di bawah RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satu Ratus Ribu Sahaja). PEMANTAUAN KE ATAS PTJ YANG DILANTIK 040314. Pemantauan ke atas PTJ yang diturunkan kuasa untuk melaksana sebut harga akan dibuat dari semasa ke semasa. PTJ yang diturunkan kuasa hendaklah memastikan semua peraturan kewangan yang ditetapkan dipatuhi.

TERHAD 4-3-3 TERHAD PEMILIHAN FIRMA/KONTRAKTOR BAGI PEROLEHAN BEKALAN/ PERKHIDMATAN - SPP 2/99 040315. Perolehan bekalan/perkhidmatan yang benilai RM20,000.00 hingga RM200,000.00 hendaklah dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima syarikat yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. 040316. Walau bagaimanapun, jika bilangan minimum sebut harga diperlukan tidak dapat diperolehi, Urusetia Sebut Harga hendaklah berpuas hati dengan bilangan pembekal yang ada. PEMILIHAN FIRMA/KONTRAKTOR BAGI PEROLEHAN KERJA-KERJA KECIL/ SENGGARAAN 040317. Bagi perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal bernilai RM20,000.00 (Ringgit Malaysia Dua Puluh Ribu Sahaja) hingga RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satau Ratus Ribu Sahaja), perolehan boleh dibuat berdasarkan Jadual Kadar Harga Kejuruteraan Awam yang mana pemilihan kontraktor dibuat secara pusingan/undian/sebut harga di kalangan kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah kepala dan sub-kepala yang berkaitan yang terdapat di daerah/tempat terdekat dengan PTJ. 040318. Bagi kerja-kerja baru atau kerja-kerja penyenggaraan, pembaikan, ubah suai dan naik taraf yang melibatkan perubahan struktur asal serta kerja-kerja elektrikal dan mekanikal, hendaklah dirujuk kepada jabatan teknikal selaras dengan AP 182. Pemilihan kontraktor adalah seperti yang dinyatakan di perenggan 040317. 040319. Semua perolehan percetakan yang dibuat secara sebut harga hendaklah dipelawa daripada syarikat percetakan Bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam bidang yang berkenaan. 040320. Sebarang pengecualian kepada syarat-syarat di atas hendaklah mendapat kelulusan terlebih dahulu daripada Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri. PENDAFTARAN BERPUSAT 040321. Pendaftaran firma/syarikat bekalan dan perkhidmatan di Semenanjung Malaysia hanya diselenggarakan oleh Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan. Semua PTJ dikehendaki menjemput hanya syarikat-syarikat/firmafirma yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan untuk mengambil bahagian dalam urusan perolehan, kecuali: a. Perolehan bekalan (kelengkapan/peralatan) yang bernilai tidak melebihi RM50,000.00 setahun.

TERHAD 4-3-4 TERHAD b. Perolehan perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM10,000.00 setahun. 040322. Bagi Sabah dan Sarawak, pendaftaran kontraktor-kontraktor bekalan dan perkhidmatan diselenggarakan oleh Pejabat Kewangan Persekutuan di negeri masing-masing. 040323. Bagi Wilayah Persekutuan Labuan, PTJ boleh memberi kelayakan kepada syarikat yang berdaftar sama ada dengan Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan atau Pejabat Kewangan Persekutuan, Sabah. URUSETIA SEBUT HARGA 040324. PTJ yang dilantik melaksanakan urusan sebut harga perlu menubuhkan Urusetia Sebut Harga yang bertindak selaku penyelaras kepada semua urusan sebut harga PTJ dan bertanggungjawab ke atas semua dokumentasi berkaitan. 040325. Urus Setia Sebut Harga adalah satu badan berkecuali dan bertanggungjawab memastikan semua maklumat berdarjah adalah terpelihara. 040326. Urus Setia Sebut Harga juga ditugaskan memberi nombor Kod Khas (Coding) kepada pembekal yang menyertai sebut harga. 040327. Urus Setia Sebut Harga hendaklah memastikan pembekal yang berjaya mengemukakan Bon Pelaksanaan sebanyak 5% bagi kontrak kerja melebihi nilai RM200,000 seperti yang ditetapkan dalam AP 200.2 (a). JAWATANKUASA SEBUT HARGA 040328. Ahli Jawatankuasa Sebut Harga adalah pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal bagi menyetuju terima sebut harga yang ditawarkan oleh penyebut harga-penyebut harga. Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada tiga orang pegawai seperti berikut: a. Pengerusi - Pemegang Waran Peruntukan atau mana-mana pegawai dalam kumpulan pengurusan dan profesional atau pegawai tentera berpangkat Leftenan Kolonel ke atas atau setaraf yang dilantik oleh Pegawai Pengawal. b. Ahli-Ahli - Sekurang-kurangnya dua orang di mana salah seorang hendaklah dari kumpulan pengurusan dan profesional atau setaraf yang dilantik oleh Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga 040329. Mana-mana Ahli Jawatankuasa yang mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau kepentingan hak mengenai sesuatu sebut harga itu, ia hendaklah mengisytiharkan kepentingannya dan menarik diri dari mesyuarat tersebut serta perkara itu hendaklah diminitkan.

TERHAD 4-3-5 TERHAD 040330. Tugas dan tanggungjawab jawatankuasa ini adalah menimbang dan memutuskan setuju terima sesuatu sebut harga yang ditawarkan dengan mengambil kira unsur-unsur harga, perkhidmatan/kegunaan barang, kuantiti, kualiti, tempoh penyertaan atau penyiapan dan faktor-faktor lain yang berkaitan. Keputusan yang dibuat adalah secara sebulat suara dan selaras dengan had nilai yang diluluskan. Secara terperinci tugas dan tanggungjawab jawatankuasa ini adalah seperti berikut: a. Menimbang syor penyebut harga berkenaan dan menyetuju terima sebut harga yang menguntungkan dengan mengambilkira unsur-unsur harga, perkhidmatan atau kegunaan barang yang diperlukan, kuantiti, kualiti, tempoh penyerahan atau penyiapan dan faktor-faktor lain yang berkaitan. b. Memeriksa dan meneliti salinan notis/jemputan, pelawaan sebut harga, penentuan, dokumen sebut harga, (jika perlu) jadual sebut harga yang disediakan oleh Jawatankuasa Membuka Sebut Harga dan laporan teknikal, jika berkenaan. c. Menyemak keupayaan teknikal dan kewangan penyebut harga. d. Membuat sebut harga semula sekiranya mendapati bahawa prosedur perolehan tersebut tidak mengikut peraturan yang ditetapkan atau mengesyaki perkara luar aturan berlaku. e. Menerima sebut harga dengan syarat keputusan yang dibuat adalah secara sebulat suara dan selaras dengan had nilai yang diluluskan (tidak melebihi RM200,000.00 bagi satu jemputan sebut harga). f. Dalam keadaan tertentu di mana jawatankuasa ini masih memerlukan maklumat lanjut daripada penyebut harga mengenai sesuatu perkara selepas pelawaan sebut harga ditutup, kelulusan bertulis daripada Pengerusi Jawatankuasa Sebut Harga berkenaan hendaklah diperolehi terlebih dahulu. 040331. Ahli Jawatankuasa Sebut Harga boleh menjemput wakil dari mana-mana jabatan untuk memberi nasihat sekiranya diperlukan. JAWATANKUASA MEMBUKA DAN MENJADUAL SEBUT HARGA - AP 197.2 (a) 040332. Keahlian Jawatankuasa Membuka dan Menjadual Sebut Harga hendaklah terdiri daripada tiga atau sekurang-kurangnya dua orang pegawai seperti berikut: a. Pengerusi - Pegawai awam dari kumpulan pengurusan dan profesional atau pegawai tentera berpangkat Mejar atau setaraf dan ke atas. b. Ahli-AhliDua orang atau sekurang-kurangnya seorang yang terdiri dari pegawai yang berpangkat Leftenan ke atas atau pegawai awam Gred 27 ke atas.

TERHAD 4-3-6 TERHAD 040333. Tugas dan tanggungjawab jawatankuasa ini adalah membuka dan menjadual sebut harga pada waktu yang ditetapkan sebaik sahaja sebut harga ditutup. Seterusnya merekod semua sebut harga yang diterima ke dalam Borang Jadual Sebut Harga dan memajukan dokumen secara rahsia kepada Urusetia Perolehan PTJ yang bertanggungjawab sehingga ia dikemukakan kepada Jawatankuasa Sebut Harga. JAWATANKUASA PENILAIAN TEKNIKAL SEBUT HARGA 040334. PTJ yang menguruskan sebut harga hendaklah menubuhkan Jawatankuasa Penilaian Teknikal Sebut Harga untuk menilai tawaran mengikut spesifikasi yang diperlukan. Mereka hendaklah tiada mempunyai kaitan dengan Jawatankuasa Membuka dan Menjadual Sebut Harga atau Jawatankuasa Sebut Harga. Keahlian jawatankuasa ini adalah seperti berikut: a. Pengerusi - Pegawai dari kumpulan pengurusan dan profesional berpangkat Mejar atau setaraf dan ke atas. b. Ahli-Ahli - Sekurang-kurangnya dua orang di mana salah seorang hendaklah pegawai teknikal dari pasukan tentera atau agensi teknikal luar seperti Institut Penyelidikan Sains dan Teknologi Pertahanan (STRIDE), BPKP & JKR, dan seorang lagi pegawai berpangkat Leftenan ke atas atau pegawai awam Gred 27 ke atas. 040335. Tugas dan tanggungjawab jawatankuasa ini adalah untuk menyediakan Laporan Penilaian Teknikal bagi perolehan kerja/perkhidmatan dan mengemukakan kepada urusetia untuk dibentangkan kepada Jawatankuasa Sebut Harga. PELAWAAN SEBUT HARGA 040336. Pembelian setiap jenis kelengkapan/peralatan yang berkaitan dan perkhidmatan melibatkan jumlah perbelanjaan tahunan melebihi RM20,000.00 setahun tetapi tidak melebihi RM200,000.00 setahun boleh dibuat dengan mempelawa sebut harga daripada sekurang-kurangnya lima firma bertaraf Bumiputera yang berdaftar di bawah kod bidang yang berkenaan seperti ditetapkan dalam SPP 16/93. Setiap jenis kelengkapan/peralatan yang berkaitan hendaklah menggunakan borang yang berasingan. Jika bilangan syarikat/firma yang dikehendaki tidak boleh didapati, PTJ hendaklah berpuas hati bahawa bilangan syarikat/firma yang ada adalah kurang daripada lima. (Rujuk SPP 2/2001 dan AP 170) 040337. Pelawaan sebut harga hendaklah menggunakan syarat-syarat am sebagaimana yang telah ditentukan di Kembaran A. Jika perlu, sesuatu PTJ boleh menambah syaratsyarat tertentu asalkan ianya tidak bercanggah dengan syarat-syarat am.

TERHAD 4-3-7 TERHAD 040338. Apabila mempelawa sebut harga, publisiti hendaklah dibuat dengan menggunakan semua kaedah yang ada supaya semua firma yang berdaftar berpeluang untuk menyertai sebut harga dan dengan demikian membolehkan Kerajaan mendapatkan tawaran yang terbaik. 040339. Pemberitahuan pelawaan sebut harga hendaklah menggunakan kaedah yang seragam sama ada melalui telefon ataupun faksimili. Kaedah yang seragam ini hendaklah diamalkan kepada syarikat yang telah dikenalpasti untuk memastikan prinsip kesaksamaan dan adil dilaksanakan ke atas firma. Notis/pemberitahuan adalah seperti di Kembaran B. Sekiranya perlu, PTJ yang memanggil sebut harga hendaklah menyimpan maklumat bakalbakal penyebut harga yang berkelayakan mengikut kod bidang yang ditentukan supaya penggiliran jemputan sebut harga dapat dilaksanakan. 040340. Keutamaan pelawaan sebut harga hendaklah diberi kepada syarikat/firma di kawasan yang berhampiran dengan PTJ berkenaan. 040341. Pelawaan sebut harga hendaklah juga menyatakan bahawa dokumen sebut harga yang disampaikan oleh penyebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam sampul surat berlakri dan ditulis rujukan sebut harga tertentu supaya boleh dikenali sebelum ianya dibuka. Syarikat/firma yang menawarkan sebut harga hendaklah menggunakan sampul surat yang disediakan dan penyampaian dokumen sebut harga hendaklah disediakan oleh PTJ yang menguruskan sebut harga. Waktu sebut harga ditutup bagi penerimaan hendaklah ditetapkan pada hari bekerja jam 1200 pada tarikh yang dipilih. SPESIFIKASI SEBUT HARGA 040342. Apabila sesuatu sebut harga dipelawa, spesifikasi peralatan yang telah diluluskan hendaklah jelas supaya penyebut harga mendapat gambaran mengenai kehendakkehendak Kerajaan. Misalnya perolehan kain selimut, penentuan hendaklah mengandungi butir-butir jenis kain sama ada daripada kapas atau wool atau campuran kedua-duanya, berapa ukuran dan beratnya, warnanya dan maklumat lain yang berkaitan supaya pembekal tidak ragu-ragu. 040343. Sekiranya PTJ ingin membeli kelengkapan atau jentera yang mana spesifikasi penuh tidak dapat dikemukakan, butir-butir lain hendaklah diberi kepada syarikat/firma supaya syarikat/firma ada suatu asas yang saksama untuk menyertai sebut harga. Misalnya jika suatu kelengkapan dikehendaki, keupayaan minimum kelengkapan itu perlu dinyatakan dan terpulanglah kepada syarikat/firma untuk memberi butir-butir kelengkapan yang ditawarkan beserta dengan harga. 040344. Nama dagangan atau nama jenama tidak boleh digunakan dalam penentuan sebut harga. Jika ini tidak dapat dielakkan, ungkapan “atau persamaan” hendaklah ditulis selepas nama dagangan atau nama jenama di atas dokumen sebut harga itu.

TERHAD 4-3-8 TERHAD PEMBERITAHUAN/NOTIS SEBUT HARGA 040345. PTJ yang menguruskan sebut harga hendaklah pada masa yang sama mempamerkan pemberitahuan sebut harga ini di papan kenyataan pejabat masing-masing. Ini adalah untuk memberi peluang kepada syarikat/firma lain yang berkelayakan dan berminat untuk mengambil bahagian. Pemberitahuan ini hendaklah mula dipamerkan sehinggalah tarikh tutup sebut harga berkenaan. 040346. Pemberitahuan sebut harga di papan kenyataan awam unit/PTJ hendaklah menyatakan: a. Pejabat yang memanggil sebut harga lengkap dengan nombor telefon dan pegawai yang bertanggungjawab. b. Tajuk sebut harga. c. Syarat kelayakan syarikat/firma contohnya bertaraf Bumiputera. d. Bidang/kelas/kepala pendaftaran dengan Kementerian Kewangan. e. Tempat, tarikh dan waktu sebut harga diterima dan ditutup. 040347. Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh hari kerja dan pemberitahuan tersebut hendaklah sentiasa berada di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut. PETI SEBUT HARGA 040348. Tawaran sebut harga yang diterima hendaklah dimasukkan ke dalam peti sebut harga berkunci tanpa dibuka. Peti ini hendaklah ditanda tarikh dan waktu peti itu akan dibuka. Dua kunci yang berbeza bagi sebut harga hendaklah diadakan dan anak kunci yang berbeza itu hendaklah dipegang berasingan oleh dua orang pegawai unit/PTJ berkenaan. Keselamatan peti sebut harga hendaklah sentiasa dijaga. MEMBUKA SEBUT HARGA 040349. Sebut harga hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Membuka dan Menjadual Sebut Harga. Jawatankuasa ini hendaklah membuka Peti Sebut Harga pada waktu yang ditetapkan iaitu sebaik sahaja sebut harga ditutup. Jika ini tidak dapat diuruskan, Pengerusi Jawatankuasa Membuka Sebut Harga hendaklah memastikan peti sebut harga itu dilakri pada waktu tutup yang ditetapkan dan mengaturkan supaya peti itu dibuka oleh Jawatankuasa Membuka Sebut Harga secepat mungkin. 040350. Setiap sebut harga yang dibuka, hendaklah dicop seperti contoh di Kembaran C dan diberi nombor bersiri dan hendaklah ditandatangan ringkas oleh setiap ahli

TERHAD 4-3-9 TERHAD jawatankuasa. Jawatankuasa ini hendaklah menyempurnakan borang jadual sebut harga dengan mencatitkan nama penyebut harga amaun yang ditender, tempoh siap atau tempoh penyerahan dan seterusnya menandatangani borang tersebut. 040351. Nama sebut harga dan amaun yang disebuthargakan hendaklah kemudiannya dicatat ke dalam borang Jadual Sebut Harga seperti di Kembaran D dan Borang Jadual Bar Coding di Kembaran E. 040352. Jawatankuasa ini hendaklah merekodkan pada borang semasa sebut harga itu dibuka dan hendaklah ditandatangani oleh semua ahli Jawatankuasa Membuka dan Menjadual Sebut Harga. 040353. Jika sebut harga itu panjang dan tidak mungkin dicatit semua butir-butir yang dikehendaki dalam borang jadual itu, Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga itu hendaklah: a. Memberi nombor mengikut tertib pada setiap satu lembaran bagi setiap satu sebut harga. b. Menandatangan ringkas nombor-nombor yang diberi. c. Mencatit bilangan lembaran bagi setiap satu sebut harga dalam borang jadual dan menandatangani borang jadual. d. Menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apaapa pindaan tulisan atau taipan bertindih dalam sebut harga. e. Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal dikemukakan dalam dua sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi sebut harga bekalan dan perkhidmatan. f. Menyerahkan Jadual Sebut Harga dan kertas-kertas yang berkaitan kepada ketua pejabat yang bertanggungjawab menyimpan dan memprosesnya secara rahsia sehingga ia dikemukakan kepada Jawatankuasa Sebut Harga. 040354. Segala langkah hendaklah diambil bagi memastikan semua sebut harga yang diterima, sama ada disampaikan dengan cara yang ditentukan atau tidak, diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan. Dalam keadaan sebut harga diterima sebelum masa dan tarikh tutup dan sebut harga telah dibuka dengan tidak sengaja, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah membuat satu perakuan mengenainya dengan menyatakan hal keadaan bagaimana sebut harga itu telah terbuka dan nama mereka yang mungkin mengetahui isi kandungan sebut harga berkenaan. Seterusnya pengakuan dan sampul asal sebut harga tersebut hendaklah dilakri semula dan dimasukkan ke dalam satu sampul baru dan dimasukkan ke dalam peti sebut harga.

TERHAD 4-3-10 TERHAD 040355. Sekiranya keadaan ini berlaku selepas masa dan tarikh tutup, tindakan yang sama hendaklah dilakukan tetapi terus diserahkan kepada pegawai yang mempelawa sebut harga. 040356. Pejabat yang menguruskan Jawatankuasa Membuka dan Menjadual Sebut Harga hendaklah meletakkan tanda SULIT ke atas contoh/dokumen yang dihantar kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal Sebut Harga. Nama syarikat yang berkaitan hendaklah dipadamkan dari contoh/dokumen yang akan dinilai. MEMPROSES SEBUT HARGA 040357. Pegawai yang menguruskan sebut harga diwajibkan membuat kajian ke atas sebut harga yang diterima dan membuat syor mengenainya kepada Jawatankuasa Sebut Harga. Pegawai ini hendaklah mengsyorkan sebut harga yang paling menguntungkan dari segi harga, memenuhi spesifikasi dan mampu membekalkan peralatan/kelengkapan atau menyiapkan perkhidmatan dalam jangka waktu yang dikehendaki. 040358. Bagi perolehan bekalan, pertimbangan hendaklah diberi kepada harga membeli, mengurus dan nilai sisa barangan berkenaan. Ini bermaksud harga beli, tambang, pengendalian, pembungkusan, alat ganti, servis, penyelenggaraan, kuasa, penggunaan bahan api, bahan mentah, nilai jual semula dan kos-kos lain bersabit peralatan/kelengkapan. 040359. Semua kos hendaklah dikira mengikut kadar pengeluaran seunit dan dibandingkan dengan penentuan kos yang seumpamanya bagi tawaran altenatif lain. Sekiranya perlu, nasihat dari jabatan yang berkenaan hendaklah diperolehi seperti Jabatan Kerja Raya, Jabatan Kimia, Institut Piawaian dan Pusat Penyelidikan Getah Malaysia dan seumpamanya. 040360. Pegawai yang terlibat dalam memproses sesuatu sebut harga hendaklah memastikan bahawa beliau tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau kepentingan mengenai sebut harga itu. Mana-mana pegawai yang mempunyai kepentingan dalam apa cara pun dengan penyebut harga, hendaklah mengistiharkan kepentingannya dan menarik diri secara bertulis. MEMBENTANGKAN KERTAS TAKLIMAT SEBUT HARGA KEPADA JAWATANKUASA SEBUT HARGA 040361. Kertas Taklimat Sebut Harga seperti contoh di Kembaran F hendaklah dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga. Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang membenar atau menyokong sesuatu pembelian menentukan peralatan yang hendak dibeli berpatutan dari segi harga, berkualiti, memenuhi keperluan spesifikasi pengguna dan faktor-faktor lain yang berkaitan.

TERHAD 4-3-11 TERHAD 040362. Keutamaan hendaklah diberikan kepada barang buatan tempatan walaupun perbezaan kos keseluruhan berbanding buatan asing adalah lebih tinggi dengan syarat kualiti barang-barang buatan tempatan itu memuaskan. Kos keseluruhan yang dimaksudkan dalam arahan ini adalah meliputi tambang, insurans, cukai dan sebagainya. Bagi barangan import, cukai yang terlibat adalah Duti Kastam dan Cukai Jualan, manakala bagi barangan atau keluaran tempatan, cukai yang terlibat adalah Cukai Eksais dan Cukai Jualan. KEPUTUSAN OLEH JAWATANKUASA SEBUT HARGA 040363. Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menerima tawaran yang paling baik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan pengguna. Jika tawaran yang terendah tidak disetuju terima, sebab-sebab penolakan tawaran hendaklah dinyatakan dalam jadual dan minit mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga. 040364. Satu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan sebut harga hendaklah disimpan oleh Urus Setia Sebut Harga untuk tujuan audit. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga direkodkan di dalam borang seperti di Kembaran G. 040365. Bagi sebut harga yang keputusannya tidak dibuat sebulat suara, satu perakuan sebut harga hendaklah dikemukakan ke Bahagian Perolehan, KEMENTAH. 040366. Sekiranya tawaran sebut harga diterima melebihi daripada RM100,000.00 (Ringgit Malaysia Satu Ratus Ribu Sahaja), Pegawai/PTJ yang menguruskan tender hendaklah menyiapkan segala peraturan sebelumnya dan hendaklah mengemukakan kepada Urus Setia Sebut Harga Bahagian Perolehan untuk dipertimbangkan tanpa melalui Jawatankuasa Sebut Harga PTJ yang berkenaan. SURAT TAWARAN 040367. Sebelum satu sebut harga disetuju terima, pejabat yang menguruskannya hendaklah berpuashati bahawa syarat-syarat perolehan itu telah diputuskan dan dinyatakan dengan jelas. Perhatian khusus hendaklah diberikan kepada perihal mengenai jenis perolehan, harga seunit yang dipersetujui, bilangan yang dikehendaki, tarikh, masa dan tempat serahan, belanja serahan, perkhidmatan lepas jualan, kemudahan mendapatkan alat ganti dan lain-lain yang berkenaan. 120368. Setelah jawatankuasa ini membuat keputusan, satu surat tawaran hendaklah dibuat atas nama Kerajaan dan ditandatangani hanya oleh pegawai yang diberi kuasa menandatangani dokumen kontrak/Sebut Harga. Surat dan syarat-syarat tawaran adalah seperti di Kembaran H. MENOLAK TAWARAN 040369. Sekiranya syarikat menolak tawaran yang dibuat kepadanya dalam tempoh masa sah laku tawaran berkenaan, tindakan disiplin menggantung pendaftaran akan diambil terhadap mereka. PTJ berkenaan hendaklah memaklumkan Bahagian Pengurusan Perolehan