TERHAD 2-2C-2 TERHAD TERHAD BAHAGIAN II (Untuk kegunaan Mk TUDM) 3. Permohonan diluluskan/tidak diluluskan. 4. Rujukan Nombor bilangan kuasa: .......................................................................................... 5. Arahan-arahan khas: ..................................................................................................... ...................................................................................................................................................... Tarikh : .................................... ...................................................... Tandatangan Pegawai Meluluskan Cop Markas Nama : ....................................... Pangkat : .................................... Nota: 1. Mk Formasi atau Unit-unit TUDM yang memohon hendaklah memajukan borang ini dalam 2 salinan terus kepada Mk TUDM. 2. Sekiranya diluluskan, Mk TUDM akan mengedarkan salinan kedua kepada pasukan pemohon dan salinan asal disimpan sebagai salinan fail. 3. Tempoh sah adalah laku 3 bulan dari tarikh kelulusan. C - 2 TERHAD
TERHAD 2-3-1 TERHAD BAB 2 DASAR RANGSUM ATM SEKSYEN 3 - KAEDAH DAN TATACARA PEMBEKALAN RANGSUM PENDAHULUAN 020301. Perintah ini menetapkan tatacara pembekalan rangsum bagi pasukan-pasukan ATM memperolehi rangsum yang diperuntukkan. KAEDAH-KAEDAH PEMBEKALAN 020302. Kaedah Pembekalan. Kaedah-Kaedah yang terdapat bagi pembekalan rangsum kepada ATM adalah seperti berikut: a. Kaedah Kontrak. Kontrak yang dimeterai dengan syarikat untuk membekalkan bahan makanan yang diperlukan dengan harga, penentuan dan dalam lingkungan jangka masa yang ditetapkan. Kontrak-kontrak boleh berupa kontrak pusat dimeterai di antara syarikat dengan Perbendaharaan Malaysia atau kontrak Kementerian Pertahanan yang dimeterai dengan syarikat berkenaan. b. Kaedah Sebut Harga. Kaedah sebut harga dilaksanakan apabila proses mewujudkan kontrak mengambil tempoh yang lama. Kaedah ini bersifat sementara bagi membolehkan bekalan diperolehi dengan cepat dalam tempoh masa yang pendek. 020303. Kaedah Perolehan Lain Yang Boleh Diguna Pakai. Sekiranya kontrak tidak dapat dilaksanakan dan pembekalan tidak diperolehi maka pasukan boleh mendapatkan bahan-bahan makanan dengan menggunakan kaedah-kaedah berikut: a. Pembelian Dari Punca-Punca Luar Yang Dibenarkan dalam Kontrak. Ini adalah pembelian yang dibuat dari sumber-sumber lain daripada pembekal yang memegang kontrak disebabkan pembekalan tidak dilaksanakan atau bahan yang dibekalkan terpaksa ditolak oleh kerana tidak mematuhi spesifikasi yang ditetapkan atau gagal bekal. b. Pembelian Darurat Di Luar Kontrak. Ini adalah pembelian yang dibuat dari sebarang punca bekalan dan dibayar mengikut arahan tertentu untuk menghadapi tekanan keperluan semasa dengan kuasa yang diberi kepada Pegawai Memerintah oleh Perbendaharaan Malaysia atau Bahagian Perolehan, KEMENTAH.
TERHAD 2-3-2 TERHAD c. Pembelian Khas Di Luar Kontrak. Ini adalah pembelian yang dibuat melalui mana-mana pembekal (syarikat) yang diluluskan oleh Bahagian Kewangan dan Akaun KEMENTAH atau Perbendaharaan Malaysia setelah sesuatu kontrak telah tamat. Pembelian Khas adalah untuk jangka masa tertentu dengan arahan khas dari Bahagian Perolehan KEMENTAH atau Perbendaharaan Malaysia d. Sajian Tunai. Ini adalah pembelian secara tunai sebagai ganti untuk membeli rangsum segar sahaja sekiranya kaedah pembekalan biasa didapati tidak sesuai. PENYAJIAN PELBAGAI BANGSA 020304. Penyajian Pelbagai Bangsa. Bahan-bahan makanan yang dibekalkan dalam ATM adalah halal dan sesuai dimakan oleh semua kaum tanpa perlu pengasingan tempattempat masak, alat-alat memasak, persediaan dan jenis-jenis hidangan. PENGIRAAN RANGSUM 020305. Penyata Perbarisan Harian. Tempahan rangsum adalah berdasarkan kepada penyata perbarisan harian pasukan. 020306. Penyata Rangsum. Berdasarkan kepada penyata perbarisan harian di atas, pasukan pengguna pula seterusnya menyediakan penyata rangsum yang mengandungi jumlah anggota yang benar-benar berhak mendapat rangsum. Penyata ini hendaklah dinyatakan di dalam Buku Penyata Harian Pasukan. 020307. Kekuatan Sajian. Kekuatan Sajian adalah kekuatan anggota yang berhak mendapat rangsum berasaskan kepada perkiraan yang terdapat di dalam Buku Penyata Rangsum Harian Pasukan. Kekuatan sajian ini digunakan untuk mengawal pengambilan lebih/kurang rangsum dan juga sebagai asas bagi membuat anggaran dalam tempahan rangsum. 020308. Tempoh Sajian. Pembekalan makanan adalah mengikut pusingan 28 hari. Pusingan setiap 28 hari ini adalah dipanggil satu tempoh sajian. Di dalam satu tahun terdapat 13 tempoh sahaja. 020309. Jadual Pengeluaran. Jadual ini disediakan oleh Pasukan Bekalan bagi menyatakan jangkaan dan rancangan pengeluaran rangsum segar setiap tempoh sajian. Tujuan jadual ini ialah: a. Menentukan penjenisan rangsum. b. Memaklumkan jenis-jenis rangsum segar yang diperlukan daripada pembekal dan rangsum segar yang dikeluarkan kepada pasukan.
TERHAD 2-3-3 TERHAD c. Sebagai asas membuat pesanan. d. Panduan pasukan pengguna di dalam menyediakan Jadual Hidangan Mingguan. 020310. Jadual Hidangan Mingguan. Jadual ini disediakan pada setiap minggu oleh Pegawai Sajian Pasukan berasaskan jenis-jenis bahan yang bakal diterima mengikut jadual pengeluaran. Ianya juga akan menjadi panduan bagi Ketua Juru Sajian dalam melaksanakan tugas penyediaan sajian di pasukan. TATACARA MENDAPATKAN BEKALAN RANGSUM 020311. Tempahan Melalui Pasukan Bekalan. Berikut adalah tatacara tempahan: a. Tempahan Rangsum Segar. Tempahan untuk mendapatkan rangsum segar dimajukan oleh pasukan pengguna kepada Cawangan Akaun Pasukan Bekalan, 72 jam sebelum bahan-bahan tersebut dibuat penyampaian. Disebabkan tempahan ini dikemukakan 72 jam lebih awal, maka jumlah kekuatan sajian anggota yang dimajukan adalah anggaran sahaja. Tempahan dikemukakan menggunakan Borang Tempahan Rangsum Angkatan Tentera BAT L 96 dan disediakan di dalam 4 salinan. Tiga salinan termasuk yang asal dimajukan kepada pasukan bekalan. b. Tempahan Rangsum Kering. Pasukan pengguna hendaklah menyediakan empat salinan BAT L 96 dan dimajukan tiga salinan termasuk yang asal kepada Pasukan Bekalan 10 hari sebelum tarikh pengeluaran rangsum kering. c. Tempahan Rangsum Tempur. Pasukan pengguna perlu memohon kuasa pengeluaran, keperluan rangsum tempur kepada Mk KP Div berkenaan atau Kump KP, Mk Log TD dan maklumat kepada Pasukan Bekalan berkenaan melalui kawat dalam masa dua minggu sebelum bahan diperlukan. Pasukan pengguna akan menyediakan empat salinan BAT L 96 dan akan mengemukakan tiga salinan termasuk salinan asal kepada Pasukan Bekalan tujuh hari sebelum tarikh rangsum dibuat pengeluaran. d. Tempahan-Tempahan Tambahan. Tempahan tambahan untuk rangsum kering boleh dimajukan oleh pengguna kepada Pasukan Bekalan apabila kekuatan sajian bertambah melebihi dari yang dianggarkan. Tempahan tambahan ini hendaklah juga menggunakan BAT L 96 dalam empat salinan. tiga salinan termasuk yang asal dikemukakan kepada Pasukan Bekalan. Perkataan „Tempahan Tambahan‟ hendaklah dicatatkan di ruangan „Catatan Khas‟ di dalam borang BAT L 96 yang berkenaan. Tempahan tambahan untuk rangsum segar tidak boleh dilakukan.
TERHAD 2-3-4 TERHAD 020312. Bekalan Secara Hantaran Terus. Pasukan pengguna yang berada terlalu jauh dari mana-mana Pasukan Bekalan dan kapal-kapal besar TLDM diberi kemudahan mendapatkan bekalan secara hantaran terus bagi rangsum segar sahaja, iaitu pembekalan secara langsung dari pembekal seperti tatacara berikut: a. Pada umumnya pasukan seperti ini melaksanakan tugas yang dijalankan oleh Pasukan Bekalan. Oleh yang demikian, pasukan-pasukan seperti ini hendaklah mempunyai perkara-perkara berikut untuk melaksanakan tugas-tugas mereka: (1) Jadual Pengeluaran. (2) Sukatan Rangsum. (3) Sukatan Lebihan. (4) Borang Pesanan Bahan-Bahan Makanan Angkatan Tentera (BAT L 165) yang diambil dari Pasukan Bekalan berkenaan. (5) Dokumen Kontrak. (6) Penentuan Bahan Makanan Angkatan Tentera. b. Sebanyak tiga salinan BAT L 96 hendaklah disediakan 72 jam sebelum bahan diperlukan untuk dimakan. Kekuatan sajian adalah anggaran. Perkiraan hendaklah dibuat dalam BAT L 96 berpandukan sukatan rangsum dan jadual pengeluaran untuk mendapatkan jenis dan jumlah rangsum yang perlu dipesan. Satu salinan borang tersebut akan diagihkan kepada Pasukan Bekalan, satu salinan akan disimpan di pasukan untuk tujuan perakaunan dan satu salinan untuk pegawai yang akan membuat penerimaan dari pembekal-pembekal. Perkiraan dalam BAT L 96 hendaklah mengambil kira perkara-perkara berikut: (1) Jadual Pengeluaran. (2) Kekuatan Sajian. (3) Sukatan Rangsum. (4) Sukatan LebihPecahan Kaum (Agama). c. Apabila selesai perkiraan, butir-butir yang diperolehi akan digunakan untuk membuat pesanan. Pesanan hendaklah diserahkan kepada pembekal 48 jam (atau mengikut klausa penghantaran kontrak) sebelum bahan diperlukan untuk sajian dengan menggunakan Borang Pesanan Bahan Makanan Angkatan Tentera (BAT L 165) sebanyak tujuh salinan yang diagihkan seperti di jadual berikut:
TERHAD 2-3-5 TERHAD BIL AGIHAN NO SALINAN KEGUNAAN (a) (b) (c) (d) 1. Kontraktor Asal dan Kedua (a) Salinan asal untuk bil dan pembayaran. (b) Salinan kedua untuk fail dan rekod. 2. Kump KP/Mk Log TD/Mk Formasi/Mk TL/MTU (di mana berkaitan). Ketiga Untuk kawalan Belanjawan dan Statistik. 3. Pasukan Hantaran Terus Keempat Untuk semakan invois. 4. Pasukan Bekalan yang berkenaan (UP: Kerani Kawalan Rangsum). Kelima (a) Untuk rekod. (b) Untuk Semakan (BAT L166). 5. Penjaga Stor Rangsum Pasukan. Keenam Baucar penerimaan bagi (BAT L 532). 6. Pusat Baucar – Kump KP/Mk Log TD/Cawangan Urusan Bil, Bahagian Kewangan dan Akaun atau pusat baucar lain yang berkaitan. Ketujuh Untuk semakan dengan bil kontraktor sebelum diluluskan pembayaran. TATACARA PENERIMAAN RANGSUM 020313. Jaminan Kuantiti dan Kualiti. Sebelum rangsum disahkan untuk diterima oleh Pasukan Bekalan, ianya perlu diperiksa terlebih dahulu oleh pasukan yang terlibat untuk menentukan kuantiti dan kualiti terjamin. a. Wakil pasukan hendaklah menentukan bahan-bahan yang diterima dari pasukan bekalan atau pembekal (bagi Pasukan Hantaran Terus) adalah mengikut jenis dan kuantiti seperti yang tercatat dalam borang tempahan atau borang pesanan. Kualiti bahan-bahan yang diterima mestilah berpandukan kepada penentuan Rangsum AT atau kontrak semasa yang mana berkenaan.
TERHAD 2-3-6 TERHAD b. Sebarang penolakan, hendaklah dibuat pada masa bahan diterima dari pembekal (untuk Pasukan Hantaran Terus) atau semasa pengambilan dari Pasukan Bekalan. Penolakan selepas bahan diterima dari pembekal atau selepas pengambilan dari pasukan Bekalan tidak boleh dilakukan. Kekurangan atau penurunan mutu bahanbahan selepas penerimaan/pengambilan dari pembekal atau Pasukan Bekalan adalah menjadi tanggungjawab pasukan. 020314. Kebersihan. Kenderaan yang digunakan untuk mengambil rangsum hendaklah dalam keadaan bersih dan tertutup. Bekas rangsum juga hendaklah bersih dan sesuai digunakan. Unit-unit penerima perlu menyediakan bekas-bekas yang dibekalkan mengikut jenis rangsum yang diterima. 020315. Pengambilan Rangsum Dari Pasukan Bekalan. a. Wakil pasukan hendaklah mengambil BAT L 96 dari cawangan akaun pasukan bekalan yang telah dikemukakan apabila mengambil rangsum. Wakil pasukan hendaklah menentukan semasa pengambilan rangsum adalah mengikut kod pasukan dengan penentuan jenis dan kuantiti rangsum sebagaimana yang telah diakaun dan dicatatkan oleh pasukan bekalan. b. Selepas penerimaan dilakukan dengan cukup dan sempurna, wakil pasukan pengguna akan menandatangani Akaun Penerimaan di ketiga-tiga salinan BAT L 96. Pegawai yang membuat pengeluaran pula akan menandatangani Akaun Pengeluaran di borang yang sama. Wakil pasukan hendaklah menyerahkan dua salinan termasuk salinan asal borang tersebut yang telah ditandatangani kepada Cawangan Akaun Pasukan Bekalan dan menyimpan satu salinan untuk akaun dan rekod pasukan. 020316. Penerimaan Rangsum Oleh Pasukan Hantaran Terus. a. Pembekal akan membawa bahan-bahan yang dipesan kepada pasukan berserta dengan empat salinan invois. Bahan-bahan hendaklah diperiksa untuk menentukan jenis-jenisnya betul, kuantiti cukup dan kualiti adalah mengikut penentuan/spesifikasi. Selepas penerimaan, penerima hendaklah menandatangani semua invois pembekal sebagai tanda terima dan disahkan oleh pasukan. b. Di samping invois, pembekal mungkin menggunakan nota penghantaran terutama bagi bahan-bahan yang terpaksa dihantar beberapa kali untuk memenuhi satu-satu pesanan. Sekiranya ini berlaku, setiap set nota penghantaran hendaklah digunakan untuk menyokong setiap invois. Nota penghantaran (jika digunakan) hendaklah juga ditandatangani oleh pegawai penerima.
TERHAD 2-3-7 TERHAD Disahkan bahawa bahan-bahan yang tercatat di invois bernombor ............... telah diterima dengan memuaskan dan di akaun. Tarikh/Cop Pasukan Tandatangan :..................................... Nama : ................................................. Pangkat : ............................................. Jawatan : ............................................. c. Pengesahan Invois Pembekal. (1) Pasukan Hantaran Terus akan mengesahkan semua invois pembekal yang telah ditandatangani oleh pegawai penerima. Semua invois hendaklah disemak dengan salinan BAT L 165 yang ada di pasukan sebelum disahkan. Tatacara pengesahan adalah seperti mana di bawah. Ianya boleh ditaip atau dicop menggunakan cop getah di mana-mana bahagian yang sesuai. Pengesahan ini hendaklah ditandatangani oleh pegawai bertauliah dari pasukan yang sama yang telah mendaftarkan contoh tandatangan dengan Pusat Baucar, Kump KP- Mk Log TD/Cawangan Urusan Bil, Bahagian Kewangan dan Akaun, KEMENTAH Sabah dan Sarawak/pusat baucar lain yang berkaitan. (2) Sekiranya ada penghantaran bahan-bahan yang berbeza dari jenis yang dipesan, maka catatan hendaklah dilakukan terhadap semua salinan BAT L 165 dan BAT L 96 yang ada di pasukan. (3) Dua salinan invois termasuk yang asal hendaklah dikembalikan kepada pembekal. Satu salinan dikemukakan kepada Pasukan Bekalan berserta salinan BAT L 165 dan salinan BAT L 96. Satu salinan invois disimpan di pasukan bersama-sama dengan salinan BAT L 165 dan salinan BAT L 96. (4) Bagi invois yang mengandungi penghantaran bahan-bahan yang berbeza dari jenis yang dipesan, dan di mana catatan telah dibuat oleh pasukan di BAT L 165 dan BAT L 96 bagi menyatakan bahan-bahan gantian, maka pembekal perlu mengemukakan BAT L 165 yang ada pada pembekal untuk dibuat pelarasan. Pasukan Hantaran Terus akan membuat pelarasan harga atau pelarasan lain (saiz, berat dan jenis) yang perlu mengikut persetujuan di dalam dokumen kontrak. Pelarasan harga di dalam bil pembekal bagi penghantaran gantian tidak akan diluluskan untuk pembayaran oleh Cawangan Urusan Bil, Bahagian Kewangan dan Akaun. Selepas pelarasan, pegawai yang menandatangani pada mulanya hendaklah menandatangani balas BAT L 165 termasuk salinan-salinannya sebelum diedarkan.
TERHAD 2-3-8 TERHAD PEMBAYARAN BIL PASUKAN HANTARAN TERUS 020317. Tatacara Pembayaran. a. Setelah pembekal menyempurnakan pesanan-pesanan yang dibuat oleh Pasukan-Pasukan Hantaran Terus, pasukan tersebut dikehendaki menandatangani tanda-terima dan membuat pengesahan penerimaan pada invois. Pembekal akan menggunakan BAT L 165 yang asal dan invois asal Syarikat untuk tujuan pembayaran bil. Syarikat pembekal akan mengemukakan bil mereka dengan sokongan oleh kedua-kedua dokumen tersebut di atas untuk dimajukan terus kepada Pusat Baucar/Mk Log TD - Kump KP/ Cawangan Urusan Bil, Bahagian Kewangan dan Akaun, KEMENTAH Sabah dan Sarawak/Pusat baucar lain yang berkaitan. b. Cawangan Urusan Bil, Bahagian Kewangan dan Akaun, KEMENTAH akan memproses semua bil yang dimajukan oleh pihak pembekal bagi tujuan pembayaran ke atas bahan-bahan yang dibuat pembekalan. Bil yang telah diluluskan akan dibuat pembayaran oleh pihak Pejabat Akauntan Kanan Perbendaharaan, KEMENTAH. PEMBELIAN MELALUI PUNCA-PUNCA LAIN 020318. Am. Ini hanya boleh dilaksanakan apabila ada kontrak yang sedia ada. Sekiranya pembekal gagal untuk membuat pembekalan pada masa yang ditetapkan dan tidak mengikut kuantiti dan kualiti sebagaimana spesifikasi yang diperlukan, maka pembelian dari punca-punca lain boleh dilaksanakan bagi sebahagian atau kesemua jumlah pembekalan yang terkandung di dalam setiap pesanan. Perkara ini pada umumnya akan termaktub dalam dokumen kontrak. 020319. Kuasa Membenarkan Pembelian Dari Punca-Punca Lain. a. Rangsum Segar. Kuasa adalah terletak kepada Mk KP dan Pegawai Memerintah Depot Bekalan Pusat bagi TD, Mk Formasi untuk TLDM dan Pegawai Memerintah/Komander Pangkalan untuk TUDM. Walaupun demikian, Pegawai Memerintah/Pemerintah mana-mana Pasukan Bekalan dibenarkan menguruskan pembelian terlebih dahulu dan memohon kuasa kemudian, sekiranya tindakan mendapatkan kuasa ini sukar atau tidak sempat dilakukan. Kuasa membeli ini merangkumi kontrak-kontrak yang terlibat dengan kontrak Kementerian Pertahanan ataupun Kontrak Pusat.
TERHAD 2-3-9 TERHAD b. Tatacara Pembelian Dari Punca-Punca Lain untuk bahan-bahan rangsum kering dan rangsum pukal adalah seperti berikut: (1) Rangsum Kering. Sekiranya pembelian perlu dibuat, kuasa hendaklah diperolehi terlebih dahulu dari Pegawai Memerintah Mk KP dan Pegawai Memerintah Depot Bekalan Pusat TD, Mk Formasi bagi TLDM dan Pegawai Memerintah/Komander Pangkalan untuk unit TUDM tidak kira sama ada kontrak yang terlibat adalah kontrak Kementerian Pertahanan atau Kontrak Pusat. Kebenaran lewat tidak dibenarkan. (2) Rangsum Pukal. Kelulusan lewat tidak dibenarkan. Kelulusan mestilah diperolehi seperti berikut: (a) Kontrak Kementerian Pertahanan. Pembelian hanya boleh dilakukan setelah mendapat kelulusan dari Bahagian Perolehan KEMENTAH melalui Mk Log TD untuk TD, Mk TLDM - Cawangan Material untuk TLDM dan Mk TUDM - Bahagian Materiel untuk TUDM. (b) Kontrak Pusat. Kuasa pembelian hendaklah diperolehi terlebih dahulu dari Perbendaharaan Malaysia melalui Bahagian Perolehan menerusi Mk Log TD – Kump KP untuk TD, Mk TLDM (Material) untuk TLDM dan Mk TUDM (Materiel) untuk TUDM. 020320. Lembaga Sebut Harga Pasukan. Pasukan Bekalan/Hantaran Terus akan mengadakan Lembaga Sebut Harga Pasukan bagi pembelian bahan-bahan rangsum bila berlaku pembelian di dalam keadaan-keadaan seperti berikut: a. Pembelian dari Punca-Punca Lain atau Pembelian Khas rangsum pukal dan rangsum kering pada setiap kali pembelian dibuat. b. Pembelian Khas untuk rangsum segar yang perlu dibeli secara berterusan melebihi dari tiga kali pembelian secara berturut-turut. 020321. Ahli-ahli Lembaga hendaklah sekurang-kurangnya terdiri dari pegawaipegawai dan anggota-anggota seperti berikut: a. Seorang Mejar/Kapten atau Setaraf - Ketua Lembaga. b. Seorang Sabaltan atau Setaraf - Ahli/Setiausaha. c. Seorang Staf Sarjan ke atas - Ahli setaraf
TERHAD 2-3-10 TERHAD 020322. Prinsip. Pembelian dari punca-punca lain hendaklah dilakukan mengikut prinsip-prinsip seperti berikut: a. Segala pembelian hendaklah sejajar dengan syarat-syarat perjanjian kontrak yang berkenaan. b. Pembelian tidak dilakukan untuk kepentingan, keuntungan atau penindasan mana-mana pihak. c. Pembelian hendaklah dilakukan untuk mengurus dan melaksanakan tanggungjawab melicinkan pentadbiran pembekalan rangsum ATM. 020323. Kualiti Bahan Yang Dibeli. Kualiti bahan yang dibeli hendaklah mengikut spesifikasi. Sekiranya sukar untuk mendapatkan bahan yang memenuhi spesifikasi maka bahan yang hampir sekali kepada spesifikasi hendaklah diperolehi. Sekiranya pembelian dari punca-punca lain dilakukan oleh kerana pembekalan yang dihantar oleh pembekal telah ditolak kerana tidak mengikut spesifikasi, maka kualiti bahan yang dibeli mestilah mengikut spesifikasi atau lebih baik dari kualiti bahan pihak pembekal yang telah ditolak. 020324. Tatacara Pembelian adalah seperti berikut: a. Pesanan. Pesanan hendaklah dibuat dengan menggunakan Borang Pesanan Kerajaan (AM 75/ AM 75e/ e Perolehan). b. Pembayaran. Semua bil pembelian hendaklah dikemukakan kepada Pusat Baucar Mk Log TD - Kump KP /Cawangan Urusan Bil, Bahagian Kewangan dan Akaun dan lain-lain pusat baucar yang berkaitan untuk tujuan pembayaran. c. Perwakilan. Pembelian ini pada keseluruhan baucar lain yang berkaitan untuk tujuan pembayaran dikendalikan oleh pasukan yang terlibat tanpa perlu apa-apa perwakilan dari mana-mana pihak. Pihak pembekal dan Markas Atasan boleh menghantar wakil atau pemerhati semasa proses pembelian dilakukan. Bagaimanapun wakil pembekal jika hadir, tidak ada hak untuk membuat apa-apa bantahan terhadap bahan-bahan yang ingin dibeli. d. Sumber Pembelian. Sumber pembelian hendaklah dibuat dari pembekal yang berdekatan. Keutamaan hendaklah diberi kepada Syarikat Bumiputera. e. Harga Pembelian. Harga pembelian hendaklah berpatutan dibandingkan dengan pembekal yang berdekatan dan harga pasaran tempatan. f. Pembelian Bahan Yang Tidak Ada Dalam Sukatan Rangsum. Pembelian bahan-bahan makanan yang tidak ada dalam Sukatan Rangsum adalah tidak dibenarkan sama sekali.
TERHAD 2-3-11 TERHAD g. Pengangkutan. Pengangkutan hendaklah menggunakan pengangkutan pembekal. Sekiranya pengangkutan pembekal tidak dapat disediakan, maka pembekal boleh dikenakan bayaran mengikut kadar-kadar yang dipersetujui di dalam kontrak melalui BAT E 64 A untuk kos pengangkutan apabila menggunakan kenderaan tentera. h. Surat, Sijil dan Dokumen. Borang-borang dan dokumen-dokumen berikut perlu disediakan semasa atau selepas pembelian dibuat: (1) Sijil Tiada Bekalan (Kembaran A). (2) Sijil Pembelian (Kembaran B). (3) Ringkasan Tuntutan Gantirugi (Kembaran C). (4) Salinan Borang Pesanan (BAT L 165) yang asal jika tidak ada pembekalan atau tidak cukup pembekalan. (5) Salinan Borang Pesanan Kerajaan (AM 75/ AM 75e). (6) Salinan asal invois dan bil pembelian. (7) Salinan surat/kawat kuasa untuk pembelian. (8) BAT E 64 A untuk pengangkutan (jika berkaitan). (9) Surat iringan. i. Pengesahan Dan Pengedaran Surat, Sijil Dan Dokumen. Surat-surat, sijilsijil dan dokumen-dokumen seperti di atas hendaklah disediakan di dalam lapan set. Setiap set mengandungi perkara yang tercatat di atas semua invois dan bil-bil hendaklah disahkan. Pengedaran adalah seperti berikut: (1) Cawangan Urusan Bil/Pusat Baucar lain yang berkaitan - Tiga set (termasuk Bahagian Kewangan dan Akaun KEMENTAH 1 set asal). (2) Bahagian Perolehan, KEMENTAH - Satu set. (3) Kump KP - Mk Log TD /Mk TLDM /Mk TUDM - Satu set (di mana berkaitan). (4) Mk KP (jika berkenaan) - Satu set (Mk Formasi). (5) Perbendaharaan Malaysia - Satu set (bagi kontrak pusat). (6) Kerani Kawalan Rangsum - Satu set (Pasukan).
TERHAD 2-3-12 TERHAD Pesanan ini adalah dibatalkan dan pembekalan yang sama telah diperolehi melalui Pembelian Punca-Punca lain/Pembelian Khas yang telah dilakukan pada (tarikh) ..................................... Tarikh/ Cop Pasukan Tandatangan :.......................................... Cop Jawatan: .......................................... Kuantiti yang dipesan di dalam pesanan ini untuk (bahan)...................... telah dipinda dari (kuantiti asal) ............................ kepada (kuantiti selepas pindaan) .................................. oleh kerana Pembelian Punca-Punca Lain/Pembelian Khas telah dilakukan pada (tarikh) ..................................... untuk sebanyak (kuantiti yang dibeli) ................................... Tarikh/ Cop Pasukan Tandatangan :........................................ Cop Jawatan : ........................................ (7) Pasukan Bekalan - Satu set. (8) Nota: bagi set di para (2) hingga (7) di atas, salinan adalah memadai. j. Gantirugi. Berdasarkan “Ringkasan Tuntutan Gantirugi” seperti di Kembaran C, Bahagian Perolehan atau Perbendaharaan Malaysia atau mana-mana badan yang mengikat kontrak bagi pihak Kerajaan Malaysia akan menguruskan untuk mendapatkan wang ganti rugi dari pembekal kontrak yang berkaitan. k. Pembatalan Pesanan. Pesanan asal BAT L 165 hendaklah dibatalkan dan tidak boleh diproses untuk pembekalan atau pembayaran bil. Catatan seperti di bawah hendaklah dicatatkan di semua salinan borang pesanan tersebut yang ada dipasukan. Ianya boleh ditaip atau dicop: Salinan-salinan (BAT L 165) yang telah dibatalkan ataupun tidak, hendaklah disimpan oleh pasukan dan pembekal sebagai rujukan semasa tuntutan ganti rugi dibuat oleh Kerajaan. l. Pindaan Pesanan. Sekiranya pembelian yang dilakukan adalah hanya untuk sebahagian dari jumlah yang tercatat dalam pesanan, maka borang pesanan (BAT L 165) tersebut tidak boleh dibatalkan. Ianya mesti dipinda dan jumlah pembelian ditolak dari kuantiti asal. Kelulusan bil hanya boleh dibuat bagi kuantiti sebenar yang dibekalkan sahaja dan tidak termasuk kuantiti yang telah diperolehi melalui pembelian dari Punca-Punca Lain atau Pembelian Khas. Tatacara berikut mesti dicatatkan di kesemua salinan borang pesanan berkenaan yang ada di pasukan termasuk salinan asal dan salinan kedua yang diperuntukan kepada pembekal. Catatan tersebut boleh ditaip atau dicop:
TERHAD 2-3-13 TERHAD PEMBELIAN KHAS 020325. Am. Sekiranya tidak ada kontrak sedia ada dan keadaan terlalu mendesak sehingga pasukan Bekalan/Hantaran Terus tidak mempunyai apa-apa stok untuk digunakan, maka Pembelian Khas boleh dilaksanakan. 020326. Kuasa Pembelian. Pegawai Memerintah/Pemerintah Pasukan Bekalan/Hantaran Terus dibenarkan membuat Pembelian Khas apabila kontrak tidak wujud. Kuasa dan tempoh masa pembelian mestilah diperolehi daripada Bahagian Perolehan atau Perbendaharaan Malaysia (mengikut bahan yang terlibat). Jenis rangsum yang boleh dibeli melalui Pembelian Khas tidak terhad kepada mana-mana satu jenis. Kuasa ini meliputi semua jenis bahan makanan yang tersenarai dalam Sukatan Rangsum dan Dokumen Kontrak. 020327. Prinsip Pembelian Khas hendaklah dilakukan dengan prinsip-prinsip berikut: a. Pembelian tidak dibuat untuk kepentingan atau keuntungan mana-mana pihak. b. Pembelian hendaklah dilakukan khusus dan setakat mana yang perlu sahaja untuk memenuhi keperluan sajian yang dihadapi dan tidak melebihi satu tempoh sajian. 020328. Kualiti Bahan Yang Dibeli. Kualiti bahan yang dibeli mestilah mengikut spesifikasi yang ditetapkan. 020329. Tatacara Pembelian Khas. Tatacara Pembelian Khas adalah sama seperti Pembelian Punca-Punca Lain dengan surat, sijil dan dokumen yang diperlukan adalah seperti berikut: a. Sekiranya ada sebut harga (yang telah diuruskan oleh Bahagian Perolehan) tiada kontrak. (1) Sijil Tiada Bekalan seperti di Kembaran A. (2) Sijil Pembelian seperti di Kembaran B. (3) Salinan-salinan fotostat pesanan (BAT L 165). (4) Salinan asal dan salinan fotostat Borang Pesanan Kerajaan (AM 75/ AM 75e/ ePerolehan). (5) Salinan asal dan salinan fotostat invois dan bil pembelian. (6) Salinan surat kuasa pembelian dari Bahagian Perolehan atau Perbendaharaan Malaysia.
TERHAD 2-3-14 TERHAD (7) Surat iringan. b. Sekiranya tiada sebut harga (yang telah diuruskan oleh Bahagian Perolehan)/tiada kontrak. (1) Sijil Pembelian seperti di Kembaran B. (2) Salinan dan salinan-salinan fotostat Borang Pesanan Kerajaan (AM 75/AM 75e/ePerolehan). (3) Salinan asal dan salinan fotostat invois/bil pembelian. (4) Salinan surat kuasa pembelian dari Bahagian Perolehan atau Perbendaharaan Malaysia. (5) Surat iringan. SAJIAN TUNAI 020330. Am. Sekiranya pasukan-pasukan berada terlalu jauh dari sumber pembekalan rangsum segar atau pembekalan rangsum segar adalah sukar dilaksanakan oleh sebab-sebab tertentu, maka wang tunai boleh diperolehi dari akaun panjar pasukan untuk menggantikan pembekalan tersebut mengikut peraturan-peraturan di perenggan selanjutnya. Keadaan seperti ini melibatkanpasukan atau detasmen kecil di kawasan terpencil atau kampung pendalaman dan juga kapal- kapal TLDM yang mempunyai kemudahan penyimpanan rangsum segar yang terhad untuk tempoh-tempoh tertentu dalam keadaan tempoh penugasan yang tidak menentu demi menjaga keselamatan operasi yang dijalankan. 020331. Kuasa Kebenaran. Kebenaran bertulis hendaklah diperolehi terlebih dahulu dari Mk KP bagi TD, Mk Formasi bagi TLDM dan Mk TUDM bagi TUDM. Bagi pasukanpasukan yang menerima rangsum dari Depot Bekalan Pusat, kuasa seperti ini hendaklah diperolehi dari Mk Log TD - Kump KP. Setiap pasukan yang telah diluluskan kuasa untuk mendapat sajian tunai perlu juga mendapatkan Sijil Peruntukan Bekalan Makanan dari Pasukan Bekalan yang berkenaan (PTJ Kecil) sebelum boleh membelanjakan wang dari akaun panjar. 020332. Pembelian. Pembelian yang dilakukan tidak tertakluk kepada Sukatan Rangsum atau Spesifikasi Makanan AT dan boleh dilakukan dari mana-mana sumber tempatan yang sesuai. Walaubagaimanapun, rangsum yang dibeli hendaklah mempunyai kandungan nutrisi yang seimbang. 020333. Perakaunan. Perakaunan hendaklah dilakukan seperti biasa di mana wang tunai yang diterima hendaklah dianggap seolah-olah seperti rangsum segar. Tatacara perakaunan rangsum kering juga adalah seperti prosedur semasa dengan menggunakan (BAT L 523). Penyata kawalan Pengambilan Rangsum (BAT L 166) akan meliputi dengan mengambil kira segala sajian tunai yang diterima.
TERHAD 2-3-15 TERHAD 020334. Kadar dan Hak. Kadar sajian tunai rangsum segar seperti yang ditetapkan melalui Arahan Teknikal Bekalan (ATB). 020335. Sukatan Lebihan/Tambahan. Pasukan, detasmen, kapal dan sebagainya yang telah diluluskan menerima sajian tunai rangsum segar juga berhak untuk mendapatkan perkara-perkara berikut: a. Pengeluaran Lebihan Rangsum untuk pasukan-pasukan Kecil dan Detasmen (Bagi Anggota-Anggota Kurang Dari 100 Orang). Hak tambahan rangsum hendaklah dicampur dengan kekuatan dan tuntutan diterima berupa wang tunai dari akaun panjar pasukan. Skala pengiraan adalah sebagaimana di Seksyen 2 Para 050204 a. b. Sukatan Rangsum Tambahan G Berupa Pembelian Tunai. Kadar pembelian tunai untuk seorang sebagai ganti Sukatan Rangsum Tambahan G. Butiran yang terperinci adalah sebagaimana tercatat di dalam Arahan Teknikal Bekalan (ATB). Wang tunai boleh didapati dari akaun panjar bagi anggota-anggota yang layak menerima “Sukatan Rangsum Tambahan G” mengikut kadar di atas. Beras yang terkandung dalam senarai Sukatan Tambahan yang sama hendaklah diperolehi dari stor rangsum pasukan. PEMBELIAN DARURAT 020336. Am. Sekiranya tidak ada kontrak yang sedang berkuatkuasa untuk dilaksanakan pembelian dari punca-punca lain atau Pembelian Khas dan keadaan terlalu mendesak sehingga Pasukan Hantaran Terus tidak mempunyai apa-apa stok untuk digunakan, maka Pembelian Darurat boleh dilaksanakan. 020337. Kuasa Pembelian. Pegawai Memerintah/Pemerintah Pasukan Bekalan KPD/Hantaran Terus dibenarkan membuat Pembelian Darurat. Ianya dibuat untuk mengatasi keadaan yang mendesak disebabkan ketiadaan stok. Walaubagaimanapun, tindakan seperti ini hendaklah dilaporkan secepat mungkin kepada Mk Formasi atasan. Pembelian Darurat tidak terhad kepada mana-mana jenis rangsum dan kuasa ini meliputi semua jenis bahan makanan yang tersenarai dalam sukatan rangsum dan dokumen kontrak. 020338. Lain-Lain Prosedur Pembelian. Lain-lain prosedur pembelian adalah sama seperti Pembelian Khas
TERHAD 2-3A-1 TERHAD KEMBARAN A KEPADA SEKSYEN 3 KEPADA BAB 2 PATM JILID III TERHAD SIJIL TIADA BEKALAN BAHAGIAN I (Untuk dipenuhkan oleh Pembekal) Saya (Nama dan KP) .................................................................................................................. Wakil Syarikat (Nama dan Alamat Syarikat) .............................................................................. Pemegang Kontrak (No. Kontrak) .............................................................................................. Dengan ini mengaku bahawa syarikat saya tidak dapat membekalkan: Jenis bahan : ........................................................................... Jumlah .....................................................................................(Kg/ltr) Pada (tarikh) : ........................................................................ Melalui pesanan (Nombor pesanan) : ........................................... Tarikh Cop Kontraktor ............................................................. Tandatangan Kontraktor Nama:........................................................ No K.P:..................................................... A - 1 TERHAD
TERHAD 2-3A-2 TERHAD TERHAD BAHAGIAN II (Untuk dipenuhkan oleh pegawai pemesan sekiranya pembekal enggan melengkapkan Bahagian I. Tidak perlu diisi sekiranya Bahagian I telah dipenuhkan) Saya (Pangkat dan Nama) : ............................................................................................................ Jawatan : ........................................................................................................................................ Dengan ini mengesahkan bahawa pembekal berikut telah gagal membuat pembekalan dan enggan melengkapkan Bahagian I, maka Pembelian Punca-Punca Lain/Pembelian Khas* terpaksa dilakukan : Nama dan Alamat Syarikat : .............................................................................................. No. Kontrak ............................................................................................................................ Jenis Bahan ....................................................................................................................... Kuantiti....................................................................................................................(Kg/ltr) Pada (Tarikh) ........................................................ Jam (masa) .............................................. Melalui Nombor Pesanan ....................................................................................................... Tarikh ............................................................ Tandatangan Pegawai Memerintah/Pemerintah Cop Pasukan Nama:............................................. Pangkat:.............................................. * Potong mana tidak berkenaan. A - 2 TERHAD
TERHAD 2-3B-1 TERHAD KEMBARAN B KEPADA SEKSYEN 3 KEPADA BAB 2 PATM JILID III TERHAD SIJIL PEMBELIAN (Ditandatangani oleh Pegawai Pemesan) 1. Adalah disahkan bahawa bahan yang berikut: a. Jenis bahan : ..................................................................... b. Sebanyak.......................................................................(Kg/ltr) c. Harga seunit : .................................................................... d. Jumlah harga : ................................................................... telah dibeli melalui Pembelian Punca-Punca Lain/Pembelian Khas* bagi menggantikan pembekalan biasa yang terputus disebabkan: (Nyatakan sebab) ............................................................................................................ ................................................................................... ..................................................... 2. Adalah juga disahkan bahawa mutu bahan yang dibeli adalah memuaskan dan dengan kadar harga pasaran yang berpatutan. 3. Bil/invois pembelian yang telah disahkan adalah disertakan. Tarikh/Cop Pasukan Tandatangan Pegawai Pemesan ................................... Nama ............................................................................ Pangkat ......................................................................... Jawatan ......................................................................... Tandatangan Saksi ........................................................ Nama ............................................................................... Pangkat ........................................................................... Jawatan ........................................................................... NOTA: *Potong mana tidak berkenaan. Sekiranya jenis bahan lebih dari satu, hendaklah disenaraikan sebagai lampiran. B - 1 TERHAD
TERHAD 2-3C-1 TERHAD KEMBARAN C KEPADA SEKSYEN 3 KEPADA BAB 2 PATM JILID III TERHAD RINGKASAN TUNTUTAN GANTIRUGI (Hanya perlu diisi bagi Pembelian Punca-Punca Lain) 1. Nama dan Alamat Syarikat : ........................................................................................... 2. No Kontrak : ..................................................................................................... 3.* Jenis Bahan : ......................................................................................................... 4. Kuantiti yang dibeli : ....................................................................................................... Harga Pembelian Harga Kontrak 5. Harga satu unit a. RM.................../unit b. RM. ................./unit 6. Jumlah harga (kuantiti yang dibeli x Harga satu unit) a. RM.................../unit b. RM. ................./unit 7.** Lebih belanja (Jumlah harga pembelian – jumlah harga kontrak) RM.................... 8. Kadar denda ...................% x Jumlah harga kontrak bahan yang gagal dibekalkan RM.................... 9.** Wang sejumlah (para 7 + para 8) RM................ dituntut kembali dari pembekal oleh bahagian/badan yang menguruskan ikatan kontrak. Tarikh ............................................................ Tandatangan Pegawai Memerintah/Pemerintah Cop Pasukan Nama:..................................................... Pangkat:.............................................. NOTA: * Sekiranya melebihi satu jenis bahan, hendaklah disenaraikan sebagai lampiran. ** Jika tidak ada lebih belanja, hendaklah dicatatkan “TIADA”. C - 1 TERHAD
TERHAD 2-4-1 TERHAD BAB 2 DASAR RANGSUM ATM SEKSYEN 4 - PERAKAUNAN, KAWALAN DAN PELUPUSAN RANGSUM PENDAHULUAN 020401. Perintah ini menetapkan tatacara, kawalan dan pelupusan rangsum ATM bagi pasukan mengambil tindakan yang ditetapkan. Perakaunan dan Kawalan serta pelupusan rangsum di pasukan adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Memerintah/Pemerintah/Komander Pangkalan untuk menentukan dilaksanakan mengikut tatacara yang sah dan kawalan yang betul. PERAKAUNAN 020402. Perakaunan Di Pasukan. Jumlah rangsum yang diambil seperti yang tercatat di BAT L 96 sama ada untuk Rangsum Segar, Rangsum Kering, atau Rangsum Tempur hendaklah dipindahkan kepada Akaun Makanan Pasukan (BAT L 523). Penerimaan Sajian Tunai Rangsum dan Rangsum Pecahan juga hendaklah direkodkan di dalam Bahagian Lejar BAT L 523. KAWALAN 020403. Kawalan Pengambilan Lebih/Kurang Rangsum. Pada penghujung tempoh sajian, setiap pasukan pengguna hendaklah memenuhkan kiraan pengambilan lebih/kurang rangsum dalam Penyata Kawalan Pengambilan Rangsum (BAT L 166) dan menghantar sebanyak enam salinan borang tersebut kepada Cawangan Akaun Pasukan Bekalan lima hari selepas tamat tempoh sajian. Kekuatan sajian sebenar di penyata berkenaan adalah berasaskan kepada penyata rangsum pasukan. Pasukan bekalan akan menyemak jumlah rangsum yang diterima dengan salinan BAT L 96 yang ada pada mereka. Sekiranya didapati betul, pasukan bekalan akan membuat pengesahan kepada semua salinan BAT L 166 dan mengedarkannya seperti berikut: Bil Agihan Salinan 1. Bahagian Kewangan, Cawangan Aset KEMENTAH. Asal 2. Markas Formasi. Kedua 3. Mk Log TD-Cwg KP/ Mk TL-Mat/ MTU-Mat (di mana berkaitan). Ketiga 4. Cawangan Akaun Pasukan Bekalan (Untuk Rekod). keempat 5. Pasukan Pengguna yang berkaitan. Kelima 6. Bahagian Siasatan Dalam dan Siasatan Am. Keenam
TERHAD 2-4-2 TERHAD PELUPUSAN 020404. Pelupusan Rangsum. Sekiranya pelupusan adalah disebabkan kerosakan kepada bahan makanan, maka pengesahan Pegawai Perubatan disertakan bersama untuk mengesahkan ianya tidak boleh dimakan. Pegawai Memerintah/Pemerintah/Komander Pangkalan boleh membuat pengesahan jika tidak terdapat pegawai perubatan. Tatacara pelupusan adalah seperti di dalam PATM Jil III, Bab 15. 020405. Pusingan Stok. Stok pegangan rangsum terutama jenis rangsum pukal dan rangsum tempur hendaklah dibuat pengeluaran mengikut prinsip „Masuk Dahulu - Keluar Dahulu‟. Ini disebabkan rangsum pukal dan rangsum tempur mempunyai tarikh tempoh luput. 020406. Pemeriksaan Stok Berjadual. Pegawai Memerintah/Pemerintah/Komander Pangkalan hendaklah melaksanakan pemeriksaan stok berjadual terhadap pegangan rangsum pasukan terutamanya Rangsum Pukal dan Rangsum Tempur. Tujuan pemeriksaan ini adalah untuk memastikan perkara-perkara berikut: a. Jenis dan kuantiti rangsum dalam pegangan adalah sama dengan akaun BAT L 523. b. Semua rangsum berkeadaan baik dan digunakan sebelum tarikh luput. 020407. Stok Berlebihan. Semua pegangan Rangsum Pukal dan Rangsum Tempur yang berlebihan tercatat dalam BAT L 523 menjadi Hak Kerajaan. Stok yang berlebihan dimasukkan semula ke dalam akaun dengan menggunakan baucer penerimaan yang disahkan.
TERHAD 2-5-1 TERHAD BAB 2 DASAR RANGSUM ATM SEKSYEN 5 - PENSWASTAAN PERKHIDMATAN KATERING PENDAHULUAN 020501. Perintah ini menetapkan tatacara perlaksanaan Penswastaan Perkhidmatan Katering (PPK) untuk pasukan-pasukan ATM. DEFINISI 020502. Di dalam bab ini istilah-istilah digunakan didefinisikan seperti berikut: a. Pembekal. Kontraktor yang dilantik Kementerian Pertahanan bagi menguruskan penswastaan perkhidmatan katering (PPK) di dalam penyediaan makanan untuk anggota ATM di komplek-komplek sajian. b. Komplek Sajian. Merangkumi dewan makan, tempat masak dan kawasan persekitaran . Ia juga bermaksud Mes Ahli Udara. c. Sajian Tugas Malam. Sajian yang dibekalkan untuk anggota yang bertugas di malam hari. d. Masakan Khas. Jenis masakan khusus yang disediakan untuk anggota atas nasihat doktor. e. Non-Operation Unit. Pasukan yang tidak terlibat dalam operasi seperti Pusat Latihan, Pangkalan dan Markas. KONSEP PENSWASTAAN PERKHIDMATAN KATERING 020503. PPK ATM adalah perjanjian untuk perkhidmatan katering oleh syarikat swasta yang dipilih oleh Kementerian Pertahanan. PPK merangkumi perolehan bahan-bahan mentah (rangsum segar dan kering), penyimpanan, penyediaan bahan-bahan, proses memasak, menghidang dan membersihkan peralatan. Syarikat itu juga akan bertanggungjawab kepada aspek pengurusan penyelenggaraan bangunan (kecuali struktur utama dan bumbung) dan semua peralatan di Komplek Sajian. Pihak ATM berperanan untuk melakukan pemeriksaan, kawalan dan pemantauan bagi menentukan kebolehgunaan semua fasilitas dan keberkesanan perkhidmatan.
TERHAD 2-5-2 TERHAD SKOP PERKHIDMATAN KATERING 020504. PPK dilaksanakan kepada pasukan bantuan (non-operation unit) khusus untuk anggota-anggota Kpl setaraf ke bawah. Kemudahan PPK ini juga diberi kepada kategori seperti berikut: a. Semua peringkat pegawai dan anggota yang menyertai kursus dan latihan di pusat-pusat latihan yang tiada kemudahan Mess Pegawai dan Mes PTT Kanan setaraf. b. Semua peringkat pegawai dan anggota yang bertugas 12 jam lebih bagi pasukan yang tiada kemudahan Mess Pegawai dan Mes PTT Kanan setaraf. c. Kadet ATM dan Pelapes yang menjalani latihan di Pasukan/Pangkalan yang terlibat dengan PPK serta mendapat kebenaran daripada perkhidmatan. AGENSI-AGENSI YANG TERLIBAT DALAM PPK 020505. Organisasi berikut adalah bertanggungjawab untuk memainkan peranan dalam menentukan perlaksanaan PPK sentiasa berkualiti. Organisasi ini akan sentiasa bekerjasama dan bergabung tenaga semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab: a. Bahagian Industri Pertahanan, Kementerian Pertahanan Malaysia. (BIP KEMENTAH) - Tanggungjawab dasar dan kontrak. b. Mk ATM - Bahagian Logistik Pertahanan, Cawangan Dasar Logistik. (MATM - BLP Caw DL) - Penyelaras, pemantauan dan pematuhan kontrak. c. Mk TD Caw Log-Audit & Perkhidmatan. (Mk TD Cwg Log - Sel A & P). - penyelaras, pemantauan dan menyediakan laporan. d. MTU (1) Perkhidmatan. (MTU - Perkhidmatan). - penyelaras, pemantauan dan menyediakan laporan. (2) Khidmat Materiel. (MTU - Khidmat Materiel). - peruntukan kewangan dan kuasa meluluskan tambahan sajian. e. Mk Log TD - Kumpulan Kor Perkhidmatan (Mk Log TD - Kump KP). - peruntukan kewangan, kuasa meluluskan tambahan sajian dan pemantauan.
TERHAD 2-5-3 TERHAD PELAKSANAAN 020506. Tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh pihak-pihak yang berkenaan di dalam pelaksanaan PPK adalah seperti berikut: a. Pasukan. (1) Pasukan perlu memajukan Penyata Anggaran Kekuatan Sajian Komplek Sajian bagi tempoh tujuh hari kepada Unit Pengurusan Perkhidmatan Katering (UPPK)/Fasilitas pada setiap hari Khamis (jam 0900) menggunakan Borang Anggaran Kekuatan Sajian Makan Mingguan seperti di Kembaran A. (2) Berdasarkan Anggaran Kekuatan Sajian Mingguan, pasukan akan memajukan pesanan sajian harian sebenar ke UPPK/Fasilitas 24 jam sebelum tarikh sajian menggunakan Borang Permohonan Perkhidmatan Sajian Harian seperti di Kembaran B. (3) Pegawai Bertugas/Odeli Bertugas pasukan bersama UPPK/Fasilitas akan berada di Dewan Makan Komplek Sajian pada waktu-waktu sajian bagi mengawasi tatatertib anggota dan memantau perkhidmatan katering yang disediakan memenuhi keperluan yang ditetapkan. b. Unit Pengurusan Perkhidmatan Katering (UPPK)/Fasilitas. (1) Mengumpulkan Borang Permohonan Perkhidmatan Sajian Harian dari pasukan tanggungan. (2) Merekodkan Permohonan Perkhidmatan Sajian Harian Pasukan di dalam Penyata Permohonan Sajian Harian Unit Pengurusan Perkhidmatan Katering/Fasilitas seperti di Kembaran C. (3) Membuat pesanan sebenar menggunakan Borang Pesanan Rasmi Katering BAT L 3030 sebanyak lima salinan seperti di Kembaran D. Penerangan BAT L 3030 adalah seperti di Kembaran E. Ianya perlu ditandatangani oleh pegawai yang berkelayakan dan akan diagihkan 24 jam sebelum tarikh sajian. Agihan adalah seperti berikut: (a) Salinan Asal kepada pihak pembekal untuk disertakan bersama semasa pembayaran. (b) Salinan kedua dan ketiga kepada pihak pembekal. (c) Salinan keempat kepada pejabat pembayar.
TERHAD 2-5-4 TERHAD (d) Salinan kelima untuk simpanan UPPK/Fasilitas. (4) Memantau penerimaan bahan mentah untuk memastikan kualitinya menepati spesifikasi yang ditetapkan. (5) Memberi kerjasama kepada Pegawai Bertugas/Odeli Bertugas pasukan dalam memantau bagi memastikan sajian menepati piawaian (standard) perkhidmatan katering yang telah digariskan di dalam kontrak. (6) Menerima dan mengesahkan Nota Hantaran pembekalan makanan dari pembekal mengikut spesifikasi, kekuatan pesanan dan masa penghantaran yang ditetapkan. (7) Menerima/menolak bekalan makanan yang dihantar oleh pembekal jika terdapat kes lewat bekal, silihganti, pembekalan melebihi kekerapan dan penyerahan makanan tidak sepenuhnya. (8) Membantu pasukan apabila berlakunya kes gagal bekal oleh pembekal. (9) Mengesah dan memproses baucar bayaran yang dimajukan oleh pembekal dalam tempoh 14 hari dari tarikh penerimaan. (10) Merekodkan segala baucar bayaran perkhidmatan ke dalam rekod kawalan yang berkaitan. (11) Memajukan baucar bayaran perkhidmatan ke Sel Baucar Mk Log TD - Kump KP/Cawang Materiel Pangkalan/Pasukan untuk pembayaran. (12) Menentukan pihak pembekal melaksanakan semua aspek penyelenggaraan bangunan dan kebolehgunaan peralatan dan fasilitas sepertimana yang ditetapkan dalam kontrak untuk setiap Komplek Sajian. c. Pembekal. Tanggungjawab pembekal adalah seperti berikut: (1) Berbincang dengan pasukan/pihak UPPK/Fasilitas untuk menetapkan menu masakan bagi satu tempoh sajian. (2) Memasak bahan makanan berdasarkan menu dan spesifikasi yang ditetapkan mengikut kekuatan anggota yang telah dimajukan. (3) Menentukan peralatan makan mencukupi dan memastikan persekitaran serta suasana Dewan Makan Komplek Sajian dalam keadaan bersih, selesa dan berhawa dingin.
TERHAD 2-5-5 TERHAD (4) Menyajikan makanan yang telah siap dimasak kepada anggota tentera di kaunter hidangan Komplek Sajian 15 minit sebelum waktu makan berjadual yang telah ditetapkan. Pekerja/pelayan yang bertugas akan berada di bahagian kaunter hidangan setiap waktu makan mengikut jadual yang telah ditetapkan. (5) Bagi makanan yang perlu dihantar ke Komplek Sajian atau ke kawasan latihan, pembekal hendaklah menentukan: (a) Makanan hendaklah dimasukkan ke dalam bekas makanan yang bersesuaian supaya makanan dalam berkeadaan segar dan dalam keadaan baik semasa disajikan. (b) Jika makanan perlu dibungkus, pembekal adalah bertanggungjawab membungkus makanan tersebut dengan menggunakan bekas bungkusan yang bersesuaian dan diiktiraf penggunaanya. Pembekal akan menanggung segala kos pembungkusan. (c) Pembekal akan bertanggungjawab dalam Urusan pengangkutan untuk menghantar makanan ke Komplek Sajian atau ke kawasan latihan tidak melebihi jarak 50 km sehala. Jika kenderaan tentera digunakan untuk maksud pengangkutan makanan tersebut, caj sewaan akan dikenakan mengikut kadar yang ditetapkan di dalam terma kontrak. (d) Mengambil tindakan segera ke atas teguran oleh pasukan atau UPPK/Fasilitas berkaitan perkhidmatan yang diberikan. (e) Menyediakan baucar bayaran untuk diserah dan disahkan oleh UPPK/Fasilitas mengikut masa yang ditetapkan. (f) Memastikan segala tanggungjawab sebagaimana yang digariskan dalam kontrak dipatuhi dan dilaksanakan dengan memuaskan. 020507. Tatacara Pembayaran. Nota Hantaran perkhidmatan yang disediakan oleh pembekal perlu disahkan oleh Penyelia UPPK/Fasilitas semasa penerimaan. Cawangan Baucar di UPPK/Cawang Material bertanggungjawab mengumpul segala invois dan mengesahkannya. Untuk TUDM, Cawang Material akan membuat bayaran terus kepada pembekal. Untuk TD, baucar bayaran yang disediakan oleh UPPK akan dimajukan ke Mk Log TD - Kump KP untuk tujuan pembayaran. Urusan pembayaran melalui eSPKB adalah sebagaimana yang telah ditetapkan. Baucar-baucar bayaran yang terlibat adalah seperti berikut: a. Borang Pesanan Rasmi (BAT L 3030).
TERHAD 2-5-6 TERHAD b. Nota Hantaran. c. Invois. 020508. Waktu Sajian. Waktu sajian di setiap Komplek Sajian ditetapkan mengikut kesesuaian pasukan. Waktu sajian yang dicadangkan adalah seperti berikut: a. Sarapan Pagi - 0600 hingga 0800. b. Minum Pagi - 1000 hingga 1030. c. Makan Tengahari - 1245 hingga 1400 (Anggota biasa). - 1300 hingga 1520 (Penuntut Kursus). - 1215 hingga 1500 (Jumaat). d. Minum Petang - 1630 hingga 1700. e. Makan Malam - 1800 hingga 2100. f. Sajian Tugas Malam - 2200. 020509. Menu. Jadual menu untuk tempoh kitaran 28 hari akan dirancang dan diselaraskan berdasarkan jenis dan kekerapan pengeluaran rangsum yang terdapat di PMAT 7/2003 atau arahan semasa. Makanan dari jenis masakan dan menu yang sama tidak boleh disajikan dalam dua hari berturut-turut. 020510. Kebersihan dan Kesihatan. Pembekal akan bertanggungjawab di atas kebersihan premis Komplek Sajian serta memastikan pekerja di Komplek tersebut membuat pemeriksaan kesihatan mengikut piawaian yang ditetapkan. Pasukan akan membuat pemeriksaan dan laporan kepada pihak atasan jika pihak pembekal tidak mengikuti garis panduan yang dikeluarkan. Penumpuan utama merangkumi: a. Kebersihan Komplek Sajian. Merangkumi pejabat, tempat memasak, tempat penyediaan masakan, semua stor dan tempat penyimpanan barang mentah, tempat membasuh pinggan mangkuk, tempat hidangan, dewan makan, longkang, rumah gas, tandas, rumah sampah dan kawasan sekeliling. b. Kebersihan Peralatan. Peralatan yang digunakan untuk memasak, peralatan makan (pinggan mangkuk dan lain-lain), peralatan menghidang dan peralatan membersih (dish washer) sentiasa bersih dan selamat digunakan. 020511. Kadar Bayaran Sajian. Kadar bayaran sajian bagi PPK adalah ditetapkan di dalam kontrak. Kadar bayaran adalah berbeza mengikut zon.
TERHAD 2-5-7 TERHAD 020512. Hak Kerajaan Terhadap PPK. Kerajaan Malaysia melalui Kementerian Pertahanan telah memberi kuasa kepada semua perkhidmatan untuk menerima/menolak makanan yang disediakan menggunapakai tatacara penolakan dan gantian serta denda yang ditetapkan dalam terma kontrak. Jenis-jenis penolakan/penerimaan adalah seperti berikut: a. Makanan rosak atau rendah kualiti (rendah mutu) atau tidak mengikut spesifikasi. b. Kelewatan pembekalan makanan. c. Makanan gagal dibekalkan oleh kontraktor. d. Pembekalan makanan yang melebihi kekerapan yang ditetapkan, silihganti dan bekalan tidak mengikut pesanan. e. Pembekalan makanan yang tidak menepati terma kontrak. 020513. Pemantauan Terhadap PPK. Mk Formasi, pasukan dan UPPK mempunyai kuasa untuk melaksanakan tanggungjawab pemantauan terhadap perkhidmatan dan pengurusan katering di pasukan. Garis panduan pemantauan sebagaimana termaktub di dalam terma kontrak. 020514. Tindakan Pasukan keatas Kes-Kes yang Tidak Menepati Kontrak. Tindakan pasukan adalah seperti berikut: a. Gagal Bekal. (1) Membeli makanan dari lain-lain sumber/pembekal dan/atau; (2) Mengeluarkan wang tunai dari sumber pasukan mengikut harga kontrak makanan yang ditetapkan dan kekuatan sajian harian dan/atau; (3) Memohon untuk menggunakan Rangsum Tempur Biasa Kantung (RTBK). (4) Menuntut segala perbelanjaan yang perlu ditanggung oleh pihak pembekal mengikut terma kontrak. b. Lewat Bekal. Jika pembekal lewat membekalkan makanan pada waktu sajian yang ditetapkan, pasukan berhak: (1) Terima bekalan makanan dan menuntut gantirugi pada kadar yang ditetapkan.
TERHAD 2-5-8 TERHAD (2) Menolak dan membeli makanan dari punca-punca lain. (3) Menuntut segala perbelanjaan yang ditanggung dari pihak pembekal mengikut terma kontrak. c. Pembekalan Makanan Tidak Sepenuhnya. Pasukan berhak menerima pembekalan jika dihantar mencapai 60% daripada jumlah pesanan dan berhak membeli 40% baki makanan yang dipesan melalui punca-punca lain. Pasukan berhak menuntut segala perbelanjaan yang perlu ditanggung dari pihak pembekal mengikut terma kontrak. d. Pembekalan Melebihi Kekerapan/Tidak Mengikut Jadual Menu. Pasukan berhak menolak pembekalan dan bertindak: (1) Membeli makanan dari lain-lain sumber/pembekal atau; (2) Mengeluarkan wang tunai dari sumber pasukan mengikut harga kontrak makanan yang ditetapkan dan kekuatan sajian harian. (3) Menuntut segala perbelanjaan yang perlu ditanggung dari pihak pembekal mengikut terma kontrak. 020515. Keracunan Makanan. Tanda-tanda berlakunya keracunan makanan ialah apabila anggota yang menerima perkhidmatan katering telah melapor sakit sekurang-kurang 10 orang. Anggota ini telah mengadu sakit perut dan cirit-birit dan perkara ini disahkan oleh Pegawai Perubatan. Pasukan adalah dikehendaki mengambil tindakan seperti di Kembaran F. 020516. Denda. UPPK/Fasilitas bertanggungjawab untuk mengambil tindakan mengenakan denda dan membuat tuntutan kembali ke atas pembekal bagi kes gagal bekal, lewat bekal, silihganti, melebihi kekerapan, lewat atau gagal penghantaran satu-satu hidangan. Tatacara dan kadarnya adalah sepertimana terdapat di dalam terma kontrak. 020517. Penamatan Kontrak. Jika berlaku kegagalan di pihak Kerajaan Malaysia (Kementerian Pertahanan) atau Pembekal, prosedur penamatan kontrak hendaklah mengikut terma kontrak. 020518. Tatacara dan Saluran Memajukan Laporan Pemantauan PPK. UPPK/Fasilitas yang melaksanakan pemantauan ke atas penswastaan katering perlu menyediakan dan memajukan Laporan Pemantauan ke Markas Perkhidmatan yang berkenaan. Markas Perkhidmatan akan membuat penyemakan dan seterusnya memajukan ke Mk ATM - BLP untuk tindakan seterusnya. Format laporan Pemantauan PPK adalah seperti di Kembaran G. Tempoh laporan dan tarikh perlu dimajukan adalah seperti berikut:
TERHAD 2-5-9 TERHAD a. Tempoh 1 Jan hingga 30 Mac - dimajukan sebelum 15 Apr. b. Tempoh 1 Apr hingga 30 Jun - dimajukan sebelum 15 Jul. c. Tempoh 1 Jul hingga 30 Sep - dimajukan sebelum 15 Okt. d. Tempoh 1 Okt hingga 31 Dis - dimajukan sebelum 15 Jan tahun berikutnya.
TERHAD 2-5A-1 TERHAD Cop Pasukan dan Tarikh KEMBARAN A KEPADA SEKSYEN 5 KEPADA BAB 2 PATM JILID III ANGGARAN KEKUATAN SAJIAN MINGGUAN KEKUATAN LLP PASUKAN: TEMPOH SAJIAN: MINGGU: Bil Perkara Kekuatan Sabtu Ahad Isnin Selasa Rabu Khamis Jumaat (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) (i) 1. Anggota Bujang 2. Anggota Kahwin Tinggal Bujang 3. Tumpangan. a. RSAT b. Tahanan c. Kursus d. Tugasan Sementara e. Lain-lain Tugas 4. Jumlah (1+2+3) 5. Anggota Bujang Tiada di Pasukan. a. Cuti b. Tahanan c. Kursus d. RSAT e. Tahanan Luar f. Lain-lain Tugas 6. Jumlah Tiada Di Pasukan 7. Jumlah Ada di Pasukan (4-6) 8. Bertugas 24 Jam (Anggota Kahwin Sahaja) 9. JUMLAH KEKUATAN (7+8) 10. Jumlah Anggota Bertugas Malam Tandatangan dan Cop Jawatan Ajutan/Pegawai Tadbir
TERHAD 2-5B-1 TERHAD KEMBARAN B KEPADA SEKSYEN 5 KEPADA BAB 2 PATM JILID III BORANG PERMOHONAN PERKHIDMATAN SAJIAN HARIAN PASUKAN: KOMPLEKS SAJIAN: TARIKH SAJIAN: BIL JENIS SAJIAN KEKUATAN (a) (b) (c) 1. Sarapan Pagi * 2. Minum Pagi * 3. Makan Tengahari * 4. Minum Petang * 5. Makan Malam * 6. Anggota Beragama Hindu 7. Sajian Tugas Malam CATATAN Tandatangan Pegawai Bertauliah Nama: Pangkat: Jawatan: Nota: * Jumlah kekuatan yang dimasukkan tidak termasuk anggota beragama Hindu. Anggota yang beragama Hindu hendaklah dimasukkan ke dalam ruangan yang disediakan.
TERHAD 2-5C-1 TERHAD KEMBARAN C KEPADA SEKSYEN 5 KEPADA BAB 2 PATM JILID III CONTOH PENYATA PERMOHONAN SAJIAN HARIAN UNIT PENGURUSAN KATERING Tarikh Sajian: KOMPLEK SAJIAN PASUKAN KEKUATAN Catatan Anggota Hindu Jumlah Petugas Malam Masakan Khas* (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) (h) Mk MEDAN TD Kem Mk Medan TD MSS Sg Besi IKED 71 RSD JUMLAH KESELURUHAN Tarikh: Tandatangan Pegawai Nama: Pangkat: Jawatan: *Masakan Khas - masakan khusus yang disediakan untuk anggota atas nasihat doktor.
TERHAD 2-5D-1 TERHAD (18) Cop Rasmi dan Tarikh Pasukan (20) Cop Rasmi dan Tarikh Pejabat Pembayar ASAL KEMENTERIAN PERTAHANAN BORANG PESANAN RASMI KATERING (Salinan untuk Pembayaran) KEMBARAN D KEPADA SEKSYEN 5 KEPADA BAB 2 PATM JILID III BAT. L. 3030 No. Siri TD Pembekal :………………………………………………..….………..................(1)…………........…………………………………………………………..….…….. Alamat Pembekal :……………………..………………………........…..……..(2)……………………………………………………………………………..………. No. Kontrak :…………………………………………..……..……..….…(3)………….…………………………….…………………………………................ Pasukan Penerima :…………………………………………………...………........ (4)……...…….…………………….………………………………………..………......... Majukan Bil Kepada:………………………..………………………....……….......(5)…………...…………………….…………………………………………..…….......... Tarikh Penyampaian:……………..............…………………………..……..….......(6)…………...…………….…………………………………………….…………............ No Kod Belanjawan:…...............…………………………………….....……….....(7)…………….…………………..…………………………………… Kompleks Sajian (8) Kekuatan Sajian (9) Jumlah Besar. (RM) (10) Sarapan Pagi Minum Pagi Makan T/Hari Minum Petang Makan Malam Tugas Malam JUMLAH KEKUATAN SAJIAN (11) PECAHAN HARGA SAJIAN (RM) (12) JUMLAH HARGA (RM) (13) * PELARASAN (RM) (14) JUMLAH BAYARAN (RM) (15) (16) ……………………(17)……………………… ...….…..….…..……(19)……….......……… (T/Tangan Pegawai Berkuasa) (T/Tangan Pegawai Pembayar) Pangkat Pangkat Jawatan Jawatan * Hanya perlu diisi apabila terdapat denda atau sebarang pelarasan.
TERHAD KEMBARAN E KEPADA SEKSYEN 5 KEPADA BAB 2 PATM JILID III PENERANGAN PENGISIAN BORANG PESANAN RASMI KATERING (BAT L 3030) NO. NOTA PERKARA PENERANGAN 1. Pembekal Syarikat pembekal yang dilantik oleh kerajaan. 2. Alamat Lokasi ibu pejabat syarikat berkaitan. 3. No. Kontrak Nombor kelulusan kontrak. 4. Pasukan Penerima Pasukan yang memohon untuk mendapatkan perkhidmatan tersebut. 5. Majukan Bil Nama Unit/Cawangan/Jabatan yang mana bil syarikat perlu dihantar untuk proses pembayaran. 6. Tarikh Penyampaian Tarikh sajian perkhidmatan diperlukan. 7. No. Kod Belanjawaan Objek Sebagai (OS) untuk perkhidmatan katering. 8. Kompleks Sajian Senarai nama pasukan yang memohon sajian. 9. Kekuatan Sajian Bilangan kekuatan anggota yang makan. 10. Jumlah Besar Jumlah bilangan kekuatan anggota dan harga. 11. Jumlah Kekuatan Sajian Jumlah kekuatan anggota mengikut jenis sajian. 12. Pecahan Harga Sajian (RM) Harga mengikut sajian bagi satu kali anggota. 13. Jumlah Harga (RM) Jumlah harga mengikut kekuatan sajian. 14. Pelarasan (RM) Nilai yang dikenakan denda atau pelarasan lain. 15. Jumlah Bayaran (RM) Jumlah bayaran setelah ditolak jumlah denda. 16. Jumlah Besar Bayaran (RM) Jumlah Besar Keseluruhan bayaran kepada kontraktor 17. Tandatangan Pegawai Berkuasa Tandatangan Pegawai yang dilantik khas untuk menguruskan perkhidmatan katering di Pasukan. 18. Cop Rasmi dan Tarikh Pasukan Cop rasmi Unit/Pasukan yang dilantik menguruskan perkhidmatan katering. 19. Tandatangan Pegawai Pembayar Tandatangan Pegawai yang membuat bayaran. 20. Cop Rasmi dan Tarikh Pejabat Pembayar Cop rasmi Unit/Cawang/Jabatan yang membuat bayaran. 2-5E-1 TERHAD
TERHAD 2-5F-1 TERHAD KEMBARAN F KEPADA SEKSYEN 5 KEPADA BAB 2 PATM JILID III TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL APABILA BERLAKUNYA KERACUNAN MAKANAN KOMPLEKS SAJIAN ANGKATAN TENTERA MALAYSIA PASUKAN 1. Memaklumkan kepada pembekal yang terlibat bersabit kes keracunan yang berlaku. 2. Mengambil dan menyimpan sampel makanan yang disyaki menyebabkan keracunan untuk dianalisa oleh Pejabat Kesihatan/Hospital. 3. Memajukan sampel makanan yang sedia tersimpan di Komplek Sajian yang berkaitan ke Pejabat Kesihatan atau Hospital. 4. Menentukan anggota yang disyaki keracunan makanan diberi rawatan yang sewajarnya. 5. Mengarahkan pembekal untuk turut membuat analisis makmal terhadap semua sampel makanan dan minuman beserta laporan dan rumusan dalam masa 24 jam. 6. Menutup sementara Kompleks Sajian yang terlibat. (jika perlu). 7. Mengarahkan pembekal untuk membekalkan makanan pada sajian seterusnya kepada anggota pasukan dari Komplek Sajian yang lain atau perolehan perbekalan makanan melalui pembelian punca-punca lain (jika perlu). 8. Membuat laporan rasmi kepada Markas Formasi yang berkaitan dan Mk ATM-BLP, mengikut saluran pemerintahan yang sedia ada. 9. Menubuhkan tim siasatan bagi menyiasat kes keracunan makanan. PEMBEKAL 1. Menutup sementara operasi PPK di Kompleks Sajian yang terlibat (jika perlu). 2. Turut sama membuat analisa makmal terhadap semua sampel makanan berserta laporan dan rumusan dalam masa 24 jam. 3. Membekalkan makanan untuk sajian seterusnya kepada anggota pasukan melalui Kompleks Sajian yang lain atau memperolehinya dari punca-punca lain (jika perlu). TIM SIASATAN 1. Menjalankan soal siasat ke atas anggota dan pembekal yang terlibat dengan kes keracunan makanan. 2. Membuat pemeriksaan ke atas premis dan tempat memproses makanan.
TERHAD 2-5F-2 TERHAD 3. Mendapatkan maklumbalas kes yang disahkan oleh Pegawai Perubatan daripada pihak Pejabat Kesihatan atau Hospital yang terlibat. 4. Membuat laporan dan rumusan kepada Pegawai Memerintah pasukan dan Mk Formasi. 5. Membuat pemerhatian ke atas peraturan-peraturan yang didapati tidak mematuhi piawaian Kesihatan yang ditetapkan (jika perlu).
TERHAD 2-5G-1 TERHAD KEMBARAN G KEPADA SEKSYEN 5 KEPADA BAB 2 PATM JILID III FORMAT LAPORAN PEMANTAUAN PENSWASTAAN PERKHIDMATAN KATERING ANGKATAN TENTERA MALAYSIA BAHAGIAN I – MAKLUMAT AM 1. UPK/Fasilitas - Unit - Alamat 2. Pembekal - Nama Syarikat - No Kontrak - Zon Perkhidmatan 3. Pasukan-pasukan di bawah pengawasan. BAHAGIAN II – PENGURUSAN SAJIAN 4. Mutu perolehan bahan mentah oleh pembekal. 5. Menu. a. Penyediaan menu (28 hari). (1) Kepelbagaian menu. Ya/Tidak (2) Perundingan menu. Ya/Tidak b. Kekerapan hidangan. (1) Mengikut jadual. (2) Mengikut sajian. 6. Penyediaan bahan makanan. a. Tempat b. Saiz bahan c. Rasa/texture/rupa tidak memuaskan/memuaskan/sangat memuaskan. 7. Penghantaran/penyajian makanan. a. Ketetapan masa.
TERHAD 2-5G-2 TERHAD b. Kuantiti perbekalan. c. Kualiti makanan dan minuman. d. Kualiti layanan. 8. Penyediaan baucar bayaran perkhidmatan oleh pembekal. BAHAGIAN III – PENGURUSAN PERKHIDMATAN 9. Pengurusan Komplek Sajian. a. Susunatur dewan makanan. b. Kelengkapan dewan makan. (1) Peralatan makan. (2) Kerusi & meja. (3) Tempat penyajian makanan. (4) Penghawa dingin. 10. Pengurusan sisa makanan. 11. Kebersihan Komlek Sajian. a. Pejabat dan dewan makan. b. Tempat penyediaan. c. Tempat masakan. d. Tempat penyajian. e. Peralatan makan. 12. Tingkah laku pekerja. BAHAGIAN IV – LAIN-LAIN ASPEK 13. Ulasan terhadap prestasi keseluruhan perkhidmatan. 14. Cadangan penambahbaikan perkhidmatan.
TERHAD 3-1-1 TERHAD BAB 3 DASAR PENGURUSAN PETROLEUM, MINYAK DAN PELINCIR ATM SEKSYEN 1 - TATACARA PENGURUSAN PMP ATM PENDAHULUAN 030101. Perintah ini menerangkan tatacara pengurusan PMP ATM yang merangkumi prosedur pesanan, penerimaan, pengeluaran dan perakaunan PMP berbungkus dan pukal, termasuk pengurusan dan pengendalian stesen PMP. 030102. Dasar ini merangkumi prosedur perolehan PMP dari pihak pembekal, dokumen-dokumen berkaitan permohonan dan pengeluaran dari agensi kerajaan Malaysia dan tentera asing. Ianya juga turut menerangkan permohonan dan kelulusan kebenaran, pengurusan pembekalan kepada kapal-kapal TLDM dan pesawat ATM. 030103. Perintah ini hendaklah dibaca bersama dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 6 Tahun 1999. DEFINISI 030104. Berikut adalah senarai beberapa definasi PMP yang digunakan di dalam perintah ini: a. Aviation Carrier Turbine (AVCAT). Jenis bahan api untuk kegunaan pesawat udara TLDM. b. Aviation Turbine (AVTUR). Jenis bahan api untuk kegunaan semua jenis pesawat udara yang menggunakan enjin jenis turbine. c. Aviation Gasoline (AVGAS). Jenis bahan api untuk kegunaan semua jenis pesawat udara yang menggunakan enjin jenis piston. d. Calibration Table. Jadual tentukuran sesebuah tangki minyak di stesen PMP. e. Kad Inden. Adalah kad magnetik bagi pengeluaran minyak dari stesen minyak awam seperti kad Smartpay yang digunakan untuk pengeluaran minyak dari stesen minyak awam yang dibenarkan oleh ATM. f. Petroleum. Petroleum merupakan bahan api seperti petrol, diesel, AVTUR, AVCAT, AVGAS yang digunakan oleh ATM.
TERHAD 3-1-2 TERHAD g. PMP Berbungkus. Jenis PMP yang dikendalikan di dalam bekas, sama ada dram, baldi, tin, botol plastik, tiub, dan seumpamanya. h. PMP Pukal. Jenis PMP yang dibekalkan dalam jumlah yang besar seperti di stesen-stesen PMP dan Bulk Fuel Installation (BFI) yang mempunyai kaedah pengendalian yang berbeza daripada PMP berbungkus. i. Ullage Marker. Adalah merupakan penanda aras isipadu minyak di dalam sesebuah tangki lori minyak.
TERHAD 3-2-1 TERHAD BAB 3 DASAR PENGURUSAN PETROLEUM, MINYAK DAN PELINCIR ATM SEKSYEN 2 - PESANAN, PENERIMAAN, PENGELUARAN DAN PERAKAUNAN PETROLEUM, MINYAK DAN PELINCIR BERBUNGKUS PENDAHULUAN 030201. Perintah ini menetapkan prosedur pesanan, penerimaan, pengeluaran dan perakaunan PMP berbungkus. PMP berbungkus pada lazimnya digunakan untuk operasi, latihan dan sebagai tambahan stok simpanan di peringkat pasukan/depot dan ianya hanya dibekalkan oleh Pasukan/Depot Bekalan. Pasukan/depot pengguna tidak dibenarkan memesan dan menerima terus dari kontraktor, kecuali semasa kecemasan atau dalam keadaan tertentu dengan syarat kelulusan diperolehi terlebih dahulu dari Markas Logistik Perkhidmatan. JENIS BAHAN PMP BERBUNGKUS 030202. Jenis-jenis bahan PMP yang dibekalkan berbungkus adalah seperti berikut: a. Petrol. b. Diesel. c. Kerosin. d. Minyak pelincir. e. Gris. f. AVTUR. g. AVCAT. h. AVGAS. 030203. Saiz bungkusan mungkin berlainan yang dinyatakan di bawah mengikut jenis bahan dan negeri pembuat. Saiz bungkusan yang selalu digunakan adalah seperti berikut: a. Petrol, Diesel, AVCAT dan Kerosin - Dram 200 liter. b. AVTUR - Dram 205 liter.
TERHAD 3-2-2 TERHAD c. Minyak pelincir - Dram 209 liter, tin 25 liter, 18 liter, 5 liter, 1 liter dan 0.5 liter (mengikut kontrak semasa). d. Gris - Dram 150 kg, 50 kg, 18 kg, 15 kg, 12.5 kg, 3 kg, 500 g dan 100 g (mengikut kontrak semasa). e. Lain-lain - Mana-mana pembungkusan yang diakui selepas ini. PROSEDUR PESANAN 030204. Perancangan untuk perolehan dan penyimpanan PMP berbungkus hendaklah dilakukan dengan teliti mengikut keperluan penggunaan. Perolehan bahan ini mengambil masa yang panjang dan melibatkan kos yang tinggi. 030205. Pasukan/Depot Bekalan sahaja yang dibenarkan memesan PMP berbungkus dari pembekal yang dilantik dengan menggunakan Borang Pesanan Bahan-Bahan Petroleum (BAT L 367) mengikut peraturan yang ditetapkan dalam Bab ini. Borang Pesanan Kerajaan (AM 75) hanya digunakan untuk memesan bahan-bahan yang tidak mempunyai kontrak. 030206. Permohonan untuk mendapatkan PMP berbungkus oleh pasukan hendaklah dibuat kepada Pasukan/Depot Bekalan di kawasan masing-masing. Tindakan yang perlu diambil adalah seperti berikut: a. Pasukan Pengguna. Tindakan yang perlu diambil ialah: (1) Permohonan hendaklah menggunakan Borang Pesanan PMP Berbungkus (BAT L 126) dalam tiga salinan sekurang-kurangnya 30 hari sebelum bahan tersebut dikehendaki. (2) Majukan salinan pertama dan kedua BAT L 126 kepada Pasukan/Depot Bekalan, bukan ke Stesen PMP. (3) Salinan ketiga borang tersebut hendaklah disimpan di Pasukan/Depot sebagai rujukan. b. Tindakan Pasukan/Depot Bekalan. Tindakan yang perlu diambil ialah: (1) Rekodkan BAT L 126 diterima dari pasukan/depot pengguna. (2) Semak stok pegangan bahan-bahan yang dipohon atau membuat pesanan kepada kontraktor jika ketiadaan stok. (3) Tetapkan dan beritahu pasukan/depot pengguna tarikh dan masa pengambilan.
TERHAD 3-2-3 TERHAD (4) Buat persediaan pengeluaran. PROSEDUR PENERIMAAN 030207. Pasukan/depot pengguna dikehendaki mengambil bahan-bahan yang telah dipesan dari Pasukan/Depot Bekalan yang berkenaan. Prosedur penerimaan adalah seperti berikut: a. Uruskan pengambilan pada tarikh yang telah ditetapkan oleh Pasukan/Depot Bekalan. b. Lantik seorang berpangkat sekurang-kurangnya Pegawai Tidak Tauliah Kanan (PTT Kanan) untuk membuat penerimaan tersebut. Salinan ketiga BAT L 126 yang berkenaan hendaklah dibawa bersama. c. Semasa membuat penerimaan tentukan perkara-perkara berikut: (1) Semak jenis bahan yang diterima dengan salinan ketiga BAT L 126. (2) Pastikan kuantiti bahan. (3) Tentukan bekas/bungkusan berada dalam keadaan baik. d. Wakil Pasukan Pengguna dikehendaki menandatangani salinan kedua dan ketiga Borang Pengeluaran dan Penerimaan (BAT L 5) yang disediakan oleh Pasukan/Depot Bekalan. e. Salinan pertama dan ketiga BAT L 5 tersebut akan disimpan oleh Pasukan Pengguna. Salinan kedua BAT L 5 itu akan disimpan oleh Pasukan/Depot Bekalan sebagai baucar pengeluaran sementara. f. Salinan ketiga BAT L 126 beserta dengan salinan pertama dan ketiga BAT L 5 tersebut hendaklah diserahkan kepada Pegawai Pasukan/Depot yang bertanggungjawab untuk tindakan perakaunan. PROSEDUR PENGELUARAN 030208. Semua pengeluaran/penggunaan oleh Pasukan/Depot Bekalan kepada Pasukan Pengguna hendaklah direkodkan di dalam Buku Lejar Pasukan/Depot iaitu akaun PMP (BAT L 554) dengan menggunakan borang-borang berikut sebagai baucar pengeluaran: a. Borang Pengeluaran dan Penerimaan (BAT L 5). Borang ini hendaklah digunakan hanya apabila membuat pengeluaran secara berkelompok kepada pasukanpasukan di bawah naungan.
TERHAD 3-2-4 TERHAD b. Baucar Pengeluaran PMP (BAT L 556). Borang ini hendaklah digunakan hanya apabila membuat pengeluaran secara terperinci kepada kenderaan atau peralatan. 030209. Tiap-tiap baucar pengeluaran di atas hendaklah mengandungi nombor perkhidmatan, pangkat, nama dan tandatangan si penerima. PROSEDUR PERAKAUNAN PENERIMAAN 030210. Semua bahan dan bekas yang telah diterima hendaklah diperakaunkan seperti berikut: a. Catatkan nombor baucar penerimaan Pasukan/Depot di salinan pertama dan ketiga BAT L 5 yang berkenaan. b. Pegawai yang bertanggungjawab di Pasukan Pengguna hendaklah menandatangani serta menurunkan cop pasukan di salinan pertama BAT L 5 tersebut dan memajukan kepada Pasukan/Depot Bekalan yang berkenaan dalam masa tujuh hari selepas penerimaan dibuat. c. Pegawai yang bertanggungjawab di pasukan/depot hendaklah menentukan bahawa semua bahan dan bekas yang telah diterima hendaklah direkodkan dalam BAT L 554 dengan menggunakan salinan ketiga BAT L 554 tersebut sebagai baucar penerimaan. 030211. Semua dokumen penerimaan dan pengeluaran hendaklah disimpan dengan selamat dan dikemaskini sepanjang masa untuk pengauditan dan dilupuskan setelah tamat tempoh tujuh tahun.
TERHAD 3-3-1 TERHAD BAB 3 DASAR PENGURUSAN PETROLEUM, MINYAK DAN PELINCIR ATM SEKSYEN 3 - PESANAN, PENERIMAAN, PENGELUARAN DAN PERAKAUNAN PETROLEUM, MINYAK DAN PELINCIR PUKAL PENDAHULUAN 030301. Perintah ini menetapkan prosedur pesanan, penerimaan, pengeluaran dan perakaunan PMP pukal. PMP pukal hanya boleh dipesan oleh pasukan yang mempunyai tangki simpanan sahaja. Pasukan pengguna lain boleh mendapatkan kelulusan dari Markas Perkhidmatan masing-masing untuk membuat pesanan PMP pukal terus kepada kontraktor yang dilantik contohnya untuk kegunaan semasa eksesais. JENIS-JENIS BAHAN PMP PUKAL 030302. Jenis bahan PMP yang boleh dibekalkan secara pukal adalah petroleum berikut: a. Petrol. b. Diesel. c. Aviation Carrier Turbine (AVCAT). d. Aviation Turbine (AVTUR). e. Lain-lain PMP yang digunakan oleh Perkhidmatan. PROSEDUR PESANAN 030303. Pesanan hendaklah dikemukakan kepada kontraktor sekurang-kurang 72 jam, tidak termasuk hari cuti am, sebelum diperlukan dengan mengambil tindakan berikut: 030304. Sediakan lima salinan (satu set) Borang Pesanan Bahan-Bahan Petroleum (BAT L 367) dan lima salinan borang Kastam No 1. 030305. Kemukakan salinan pertama hingga ketiga BAT L 367 dan empat salinan borang Kastam yang berkenaan kepada depot atau pejabat kontraktor yang berkaitan. 030306. Rekodkan pengeluaran BAT L 367 tersebut di Buku Daftar Penerimaan dan Pengeluaran BAT L 367 khas untuk PMP pasukan seperti di Kembaran A kepada Seksyen 5 Bab ini.
TERHAD 3-3-2 TERHAD 030307. Salinan keempat dan kelima BAT L 367 serta satu salinan borang Kastam yang berkenaan hendaklah disimpan oleh pasukan. PROSEDUR PENERIMAAN DAN PERAKAUNAN 030308. Kontraktor yang berkenaan akan menghantar bahan yang telah dipesan ke pasukan bersama-sama dengan dokumen-dokumen berikut: a. Tiga salinan BAT L 367 berkenaan. b. Satu salinan borang Kastam yang berkenaan. c. Dua salinan Nota Penghantaran. 030309. Seorang Pegawai Bertauliah atau PTTK dikehendaki membuat pemeriksaan dan penerimaan bahan yang dihantar. Penerimaan petroleum pada waktu malam adalah dilarang sama sekali kecuali mendapat kebenaran dari Pemerintah Pasukan. a. Arahkan trak tangki minyak tersebut menghampiri tangki simpanan yang hendak diisi. Tentukan trak tersebut berhenti di tanah yang rata. b. Tentukan keselamatan brek dan matikan enjin trak tersebut. c. Sediakan alat-alat pemadam api. d. Hentikan semua pengeluaran petroleum dari pam-pam di stesen PMP tersebut. e. Dapatkan dari pemandu trak tersebut borang-borang yang dinyatakan di para 030308. Tentukan jenis dan kuantiti bahan yang tercatat di BAT L 367 itu sama dengan apa yang tercatat di Nota Penghantaran dan di borang Kastam yang berkenaan. f. Tentukan nombor daftar trak tersebut sama dengan nombor daftar trak di Nota Penghantaran dan Borang Kastam. g. Periksa dan tentukan semua materi (seals) di lubang pengisi, di injap dan di paip pengeluaran tangki trak tersebut berada dalam keadaan baik. Nombor materimateri tersebut mestilah sama dengan nombor materi-materi yang tercatat di Nota Penghantaran. h. Jika butir-butir di para 030309.e hingga 030309.g bercanggah, muatan tersebut hendaklah ditolak dan diambil tindakan seperti di para 030316.
TERHAD 3-3-3 TERHAD i. Jika berpuashati dengan pemeriksaan tersebut ambil tindakan berikut: (1) Buka materi-materi di lubang pengisi tiap-tiap petak (compartment) tangki trak tersebut. (2) Tentukan paras petroleum berada separas atau di atas ullage marker petak tersebut. (3) Tentukan materi-materi di ullage marker berada dalam keadaan baik. Kedudukan ullage marker adalah seperti di Kembaran A. (4) Jika sekiranya paras petroleum berada di bawah ullage marker maka muatan tersebut hendaklah ditolak dan laporkan kepada pihak-pihak yang dinyatakan di para 030316. j. Bagi memastikan kedudukan ullage marker tidak diganggu atau diubah, buat pemeriksaan dan sukat ketinggian ullage marker tersebut dari bahagian atas lubang pengisi. Ketinggian tersebut dipanggil ketinggian tentukuran (Calibration Height) (lihat Kembaran B). Jika ketinggian tentukuran didapati melebihi ullage marker yang telah ditetapkan di Jadual Tentukuran (Calibration Table) trak tersebut, muatan tersebut hendaklah ditolak dan ambil tindakan dan laporkan seperti di para 030316. Tiap-tiap trak minyak mempunyai Jadual Tentukuran yang selalunya diletakkan di casis trak tersebut atau disimpan oleh pemandu trak tersebut. Contoh Jadual Tentukuran adalah seperti di Kembaran C. k. Buka materi-materi di paip pengeluaran trak tersebut dan ambil contoh bahan dari tiap-tiap petak melalui paip pengeluaran. Tiap-tiap contoh yang diambil hendaklah sebanyak lima liter. Secara penglihatan pastikan gred bahan dan tentukan ianya tidak mengandungi air atau benda asing, serta buat ujian yang diperlukan. Jika bahan tersebut mengandungi air atau benda asing, ambil contoh kedua dan ketiga. Jika contoh kedua dan ketiga masih mengandungi air atau benda asing, maka muatan tersebut hendaklah ditolak dan ambil dua contoh lagi bahan tersebut tiap-tiap satu sebanyak lima liter. Satu contoh disimpan di pasukan dan satu lagi diberikan kepada pemandu trak tersebut. Selepas itu ambil tindakan seperti di para 030316. l. Sukat celup (dip) dan catatkan kuantiti bahan yang masih ada dalam tangki simpanan pasukan serta tentukan sama ada kesemua kuantiti petroleum dalam tangki trak minyak tersebut boleh dimuatkan ke dalam tangki simpanan pasukan. m. Setelah berpuas hati dengan perkara di atas, arahkan pemandu trak mengeluarkan bahan tersebut daripada tangki trak ke dalam tangki pasukan. Pegawai atau PTTK yang berkenaan hendaklah hadir di sepanjang masa operasi itu dijalankan.
TERHAD 3-3-4 TERHAD n. Tentukan semua petroleum dari tiap-tiap petak berkenaan habis dikeluarkan. Untuk memastikan tidak ada bahan yang tertinggal di dalam tangki trak, periksa tiaptiap petak berkenaan dan arahkan pemandu trak itu menanggalkan hos pengeluaran (discharge hose). Tentukan tiada baki petroleum berada di dalam hos pengeluaran. Gunakan bekas yang sesuai untuk menadah dan buka tiap-tiap injap di paip pengeluaran trak tersebut. o. Sukat celup bahan di semua tangki pasukan yang terlibat setelah tamat operasi pengeluaran petroleum tersebut. Jumlah kuantiti petroleum di dalam tangki pasukan mestilah seimbang dengan jumlah kuantiti yang telah diterima dan stok sebelum penerimaan tadi. Sebaik-baiknya sukat celup hendaklah dibuat sekurang-kurangnya 30 minit selepas pengisian dibuat. p. Buat akuan penerimaan bahan tersebut di ruangan penerimaan di ketiga-tiga salinan BAT L 367 dan di semua salinan Nota Penghantaran. Nombor, pangkat dan nama penerima mestilah ditulis dengan huruf besar dan terang. Turunkan cop pasukan dan tarikh penerimaan di ruangan yang disediakan. q. Serahkan ketiga-tiga salinan BAT L 367 dan salinan asal Nota Penghantaran di atas kepada pemandu trak tersebut untuk disampaikan kepada depot kontraktor berkenaan. r. Serahkan salinan kedua Nota Penghantaran dan satu salinan borang Kastam yang berkenaan kepada pegawai yang bertanggungjawab dan tandatangani ruangan penerimaan di salinan keempat dan kelima BAT L 367 yang berkenaan sepertimana yang dilakukan kepada ketiga-tiga salinan BAT L 367 di atas tadi. 030310. Jika cuaca buruk, seperti hujan lebat atau petir berlaku semasa bahan hendak diterima, tangguhkan penerimaannya sehingga keadaan reda. Pasukan hendaklah dikehendaki menghubungi depot kontraktor berkenaan dan nyatakan sebab-sebab kelewatan menerima bahan. 030311. Pegawai Pemegang Akaun PMP Pasukan dikehendaki membuat pengakuan penerimaan petroleum tersebut di sebelah belakang salinan keempat dan kelima BAT L 367 yang berkaitan dan kemukakan salinan keempat kepada Pasukan Bekalan PMP yang berkenaan tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh penerimaan bahan. 030312. Rekodkan penerimaan bahan tersebut ke dalam Rekod Stok Petroleum Harian (BAT L 553) dan Akuan Petrol, Minyak dan Pelincir (BAT L 554) dengan menggunakan salinan kelima BAT L 367 dan salinan kedua Nota Penghantaran sebagai baucar penerimaan