laporan documented information 2022 PKB

LAPORAN ANALISA
MAKLUMAT DIDOKUMENTASIKAN
POLITEKNIK KOTA BHARU 2022

LAPORAN ANALISA
MAKLUMAT DIDOKUMENTASIKAN

POLITEKNIK KOTA BHARU 2022

I

Published and printed by:
Politeknik Kota Bharu
KM. 24, Kok Lanas,
16450 Ketereh, Kelantan.
Product
First Edition 2022
© Nor Helme Bin Padeli

All rights reserved. No part of publication may be reproduced, stored in any form or
by any means, electronic, mechanical, photocopying, recording or otherwise without
prior written permission of the copyright holder.

Nor Helme Bin Padeli
Product / Nor Helme Bin Padeli

II

SIDANG PRODUKSI

Pengerusi
Hj Rosli Bin Idris

Penasihat
Saifuddin Bin Semail

Ketua Editor
Musalifah Binti Mustafa

Penolong Ketua Editor
Nor Helme Bin Padeli

Editor
Rozaimah Binti Mustapha
Nik Azila Ahzi Binti Nik Mustapha
Siti Asiah Binti Ibrahim

Grafik dan Penerbitan
Chung Boon Chuan

III

PRAKATA

MS ISO 9001:2015 dan ISO 45001: 2018, Klausa 7.5.1 menerangkan keperluan maklumat didokumentasikan
ditentukan menerusi keperluan standard dan keperluan organisasi yang perlu untuk keberkesanan sistem
pengurusan kualiti. Maklumat didokumentasikan digunakan untuk semua keperluan dokumen. Politeknik Kota
Bharu PKB bertanggungjawab menentukan maklumat didokumentasikan yang perlu dikekalkan, tempoh
pengekalannya dan media yang digunakan untuk mengekalkannya.

Maklumat didokumentasikan ini disemak dan dikemaskini sebanyak dua (2) kali setahun dengan merujuk
kepada kekerapan Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (KSP). Ianya juga merupakan salah satu agenda
dalam KSP.

Satu sesi Bengkel Kualiti : Review & Evaluate (Documented Information) telah dilaksanakan bagi tujuan
pembentangan dan pengesahan maklumat berdokumen PKB. Program ini dihadiri oleh Tuan Timbalan
Pengarah Akademik, ketua-ketua jabatan, ketua-ketua unit dan pemilik proses yang berkaitan. Tempoh
pelaporan adalah dari Januari hingga Jun 2022. Dokumen-dokumen yang terlibat adalah Kawalan Output Tidak
Akur, Interested Parties, Analisa Interested Parties (PESTEL dan 7s Mc Kinsey), SWOT Analysis dan TOWS.
Bengkel ini telah dijalankan pada 22 Julai 2022 dan diurus setiakan oleh Unit Jaminan Kualiti dan Dokumentasi.

Dengan tersedianya laporan ini, ia diharapkan dapat menjadi bahan bagi ketua-ketua jabatan dan unit khasnya
dan warga PKB amnya untuk lebih meningkatkan peranan aktif dalam mencapai visi dan melaksanakan misi
yang ditetapkan oleh PKB.

IV

PEMBAHAGIAN HALAMAN :

PERKARA HALAMAN

1.0 OBJEKTIF PENULISAN 5
2.0 CONTROL OF NON-CONFORMITY (PEMANTAUAN DAN PENILAIAN) 9
45
3.0 ANALISIS : INTERESTED PARTIES (NEEDS AND EXPECTATION) 113
182
4.0 INTERESTED PARTIES (PEMANTAUAN & PENILAIAN) 260
5.0 PESTEL ANALYSIS 347
6.0 7S MC KINSEY ANALYSIS 372
7.0 SWOT ANALYSIS 391
8.0 TOWS MATRIX
9.0 RUMUSAN

V

DOCUMENTED INFORMATION Objektif Penulisan

Pengesahan Documented Information
PKB merujuk keperluan
MS ISO9001:2015 dan ISO45001:2018

Tempoh Januari hingga Jun 2022

1/388

Kawalan Interested
Output Tidak Parties

Akur Analisa Interested
Parties
DOCUMENTED INFORMATION
SWOT &
TOWS

2/388

Bahagian 1 STEP Tujuan

02 Mencegah
Risiko
STEP Kawalan
Output
01 Tidak Akur

Output Jika berlaku
Tidak Akur

Senarai Output Tidak
Akur di Jabatan &
Unit.

DOCUMENTED INFORMATION 3/388

Bahagian 2 05 TOWS

SWOT Analysis Menyediakan dan
melaksanakan Pelan Tindakan
Penetapan skala untuk tindakan
risiko dan peluang 04 Analisa Interested
Parties
Interested Parties
03 Senarai faktor :
Senarai pihak berkepentingan PESTEL Analysis – External Factor
yangg terlibat dengan Jabatan & 02 7S Mc Kinsey Analysis – Internal Factor
Unit
DOCUMENTED INFORMATION 01 Halatuju

Merujuk kepada pencapaian :
Business Plan,

KPI PERSIST JPPKK,
Objektif @ Prestasi Jabatan @ Unit.

4/388

PEMANTAUAN & PENILAIAN
CONTROL OF NON-CONFORMITY

10.2 : NONCONFORMITY AND CORRECTIVE ACTION

5/388

KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR/ CONTROL OF NON-CONFORMITY

What happens when something goes wrong?
And how will you manage outcomes?
You need to ensure that “outputs that do not conform to their requirements are identified and controlled to prevent their
unintended use or delivery.”
ISO 9001:2015 Clause 10.2 requires your organization to evaluate the need for actions that will prevent recurrence of
nonconformities.
ISO 45001:2018 Clause 10.2 establish, implement and maintain procedure, clarifies the requirements with "including reporting, investigating
and taking action, to determine and manage incidents and nonconformities".
Incident : occurrence arising out of, or in the course of, work that could or does result in injury and ill health.
Nonconformity : non-fulfilment of a requirement.
Corrective action : action to eliminate the cause(s) of a nonconformity or an incident and to prevent recurrence.

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR PROSES
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Calon tidak mencetak slip Memberi panduan di laman √ Panduan pendaftaran secara online dibuat
pengesahan pendaftaran web politeknik untuk dan diletakkan di laman web.
online. membuat pengesahan Pautan bagi pendaftaran juga disediakan
pendaftaran. melalui laman web utama PKB.

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN KJHEP
AKUR
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Calon tidak mencetak slip Menyediakan perkhidmatan √ Kaunter cetakan slip pendaftaran online
pengesahan pendaftaran mencetak slip pendaftaran telah disediakan semasa hari pendaftaran
online. online semasa hari lapor diri. bagi membantu pelajar yang terlupa untuk
mencetak slip pendaftaran online.

6/388

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR PENCEGAHAN
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES
Pensyarah tiada kompetensi Pensyarah dihantar
untuk melaksanakan proses berkursus. Bengkel Pengurusan Kokurikulum telah
P&P kursus ko-kurikulum. √ diadakan pada 2/3/2022 kepada semua

pensyarah kursus kokurikulum.

Pensyarah tidak menjalankan Pemantauan pensyarah √ Hasil pemantauan dari Ketua Kursus
proses P&P kursus ko- oleh Ketua Jabatan/ Kokurikulum, tiada pensyarah tidak
kurikulum. Ketua Program/ Ketua menjalankan proses P&P kursus
Kursus dilaksanakan. kokurikulum.

Pelajar tidak mendaftar kursus Mengedarkan takwim √ Semua pelajar telah mendaftar kursus KJSKK
ko-kurikulum di iDaftar dan i- aktiviti lebih awal. kokurikulum di i-Daftar.
KOKO.

Fasiliti dan peralatan Mempelbagaikan aktiviti √ Pembelian peralatan untuk kursus
pengajaran & pembelajaran pengajaran dan Kokurikulum telah dibuat dengan
tidak lengkap. pembelajaran. menggunakan peruntukan OS27000.
Fasiliti dan peralatan untuk kursus
kokurikulum telah lengkap.

Kurang kerjasama antara Memohon kerjasama √ Jabatan Akademik telah memberi
jabatan akademik dengan JSKK. dengan Ketua Jabatan kerjasama yang baik.
Akademik.

7/388

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Takwim tidak diikuti. Mesyuarat penyelarasan √ Penyelarasan aktiviti telah diadakan bagi
kerap diadakan. aktiviti yang akan dijalankan.

Tiada garis panduan menilai Mengadakan bengkel √ Bengkel akan diadakan dengan kerjasama
prestasi atlet yang tetap. penyediaan panduan Jabatan Belia dan Sukan Negeri Kelantan.
penilaian prestasi atlet.

Tiada rekod atlet dan Data pelajar/ atlet yang mewakili IPT/
prestasi atlet tidak
dilaporkan. Mengemaskini rekod setiap √ Malaysia telah direkodkan bagi
suku tahun.
memastikan pencapaian pelajar/ atlet

dapat dikenalpasti. KJSKK/

PEG. SUKAN

Pemberitahuan kepada pegawai yang

Laporan program tidak Menetapkan tempoh untuk menjalankan aktiviti untuk menghantar
dibuat. menyiapkan laporan.
√ laporan telah dibuat di dalam SPMP.

Sebaik login SPMP, akan keluar peringatan

untuk serahan laporan aktiviti.

Dokumentasi tidak teratur. Penstrukturan semula unit √ Telah dilaksanakan dengan penyenaraian
dengan memperkasakan tugas sampingan.
tanggungjawab dan
huraian tugas warga kerja.

8/388

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR PROSES
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Bilik pelajar tidak Membuat perancangan √ Keperluan bilik mencukupi bagi
mencukupi. bersama HEP (kemasukan kemasukan Sesi II : 2021/ 2022.
pelajar baru) dan Ketua
Felo sebelum agihan blok
dibuat.

Kelengkapan dan perabot Membuat pemeriksaan √ Pemeriksaan dibuat pada Januari dan
bilik pelajar usang/ tidak berkala dan pembaikan Februari 2022 iaitu sebelum kemasukan
boleh dibaikpulih. bagi kerosakan kecil. Sesi II : 2021/ 2022.
Kerosakan kecil pada kelengkapan bilik
Menyediakan notis denda pelajar dapat dikenalpasti lebih awal dan PENGURUS
jika berlaku kerosakan di dibaikpulih. KOLEJ
semua bilik.
Kadar vandalism tiada dilaporkan bagi KEDIAMAN
tempoh Januari hingga Jun 2022.
Vandalisme. √

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN
AKUR
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Kelengkapan dan perabot Memohon peruntukan Peruntukan sewaan perabot kolej
bilik pelajar usang/ tidak menambahbaik fasiliti dan √ kediaman telah diluluskan oleh KPT dan
boleh dibaikpulih. menggantikan perabot
baru. ianya sedang dalam proses perolehan.

9/388

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Ubat tamat tempoh. Membuat pemeriksaan √ Pemeriksaan berkala dibuat.
berkala.

Tiada peralatan untuk Menampal notis atau √ Pesakit telah dimaklumkan semasa
menjalankan ujian klinikal memberitahu pesakit mendapatkan rawatan di Klinik Kesihatan
ke atas pesakit. prosedur yang boleh PKB. PENGURUS
dilakukan di klinik. KOLEJ
POTENSI OUTPUT TIDAK
AKUR KEDIAMAN/ MA

TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Tiada peralatan untuk Merujuk ke klinik atau √ Kes berkaitan telah dirujuk ke klinik
menjalankan ujian klinikal hospital berdekatan. kesihatan berdekatan.
ke atas pesakit.

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Kaedah penulisan Mengadakan bengkel √ Auditor dapat menulis laporan audit KUJKD
pelaporan audit yang penulisan laporan audit. mengikut kaedah yang betul (PDCA)
kurang jelas. melalui bengkel penulisan pelaporan audit. 10/388

Kemaskini punca dan Menyemak semula borang √ Tiada perancangan untuk tahun 2022.
tindakan pembetulan pada ketakuran yang telah diisi
borang ketakuran supaya oleh auditee.
isu yang sama tidak
berulang.

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR PROSES
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Memohon peruntukkan dari masa √ Menerima perolehan pembelian buku
ke semasa. RM18000.00 untuk program utama PKB.

Sumber rujukan Mendapatkan sumber rujukan √ Keupayaan dapatan akses kepelbagaian
terkini di elektronik atas talian. √ sumber maklumat alternatif yang luas,
perpustakaan yang cepat, relevan dan berkesan.
terhad. Buku dicadangbeli hendaklah
terbitan < 3 tahun dari tahun Menyediakan sumber rujukan terkini
semasa. kepada pengguna.

Menggalakkan pelajar/ pensyarah Menyediakan sumber rujukan yang relevan
mencadangkan judul buku
bersesuaian dibeli. √ dan tepat untuk menyokong proses PdP di

Politeknik Kota Bharu. KU

PUSTAKA

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN
TIDAK AKUR
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Kolaborasi pinjaman antara √ Meningkatkan perkongsian sumber bahan
perpustakaan lain. secara fizikal dan atas talian.

Sumber rujukan Membuat pinjaman berkelompok √ Menyediakan kemudahan sumber rujukan
terkini di (PNM). √ alternatif untuk pengguna secara fizikal di
perpustakaan yang perpustakaan PKB.
terhad. Mendapatkan sumbangan bahan
berbentuk hardcopy atau Menambahkan koleksi perpustakaan dari
elektronik. semasa ke semasa.

11/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
TIDAK AKUR PENCEGAHAN
TELAH SEDANG BELUM JANUARI - JUN 2022 PROSES

Aduan/ maklum Menyediakan contoh Terus tersedia contoh aduan dan jawapan bagi bantuan
balas yang tidak aduan. √ kepada pengadu buat aduan dalam website dalam
jelas.
sistem eAduan.

Q&A di ruangan eAduan disediakan sebagai contoh, KUKK

Aduan yang tidak Mewarwar dan √ sebelum mereka mengisi borang eAduan.
mengikut saluran memaparkan saluran Hasilnya adanya Q&A berkenaan, mengurangkan jumlah
yang betul. aduan rasmi.
aduan kerana mereka akan rujuk Q&A terlebih dahulu.

12/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
TIDAK AKUR PEMBETULAN
TELAH SEDANG BELUM JANUARI - JUN 2022 PROSES

Aduan/ maklum Menghubungi pengadu √ Pengadu dihubungi bagi mendapat maklumat yang lebih
balas yang tidak untuk mendapatkan terperinci berkaitan aduan yang dibuat.
jelas. maklumat lanjut.

Memaklumkan pada Sistem eAduan telah dibuat penambahbaikan bagi KUKK
pengadu berkaitan memastikan pengadu menggunakan saluran yang betul
Aduan yang tidak saluran yang betul untuk √ untuk membuat aduan.
mengikut saluran membuat aduan. Telah setkan tarikh lapor/ tindakan dalam sistem.
yang betul. Sebelum ini, tiada catatan masa/ tarikh.
Telah setkan supaya admin boleh tukar yang cadangan
kepada aduan @ maklumbalas jika kategori yang
dimasukkan tidak tepat.
Rumusan perbincangan hasil teguran audit tersebut :
1. Aduan ICT dan kerosakan fasiliti telah digabungkan
dalam sistem eAduan iaitu satu channel sahaja. Masih
dalam running test.
2. Laporan analilsis perlu dihantar kepada TPSA setiap
hujung bulan, dan TPSA akan semak laporan analisis
aduan tersebut.

13/388

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR
TINDAKAN PENCEGAHAN TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Staf tidak hadir latihan/ Menghantar surat panggilan Maklumat mengenai latihan/ kursus dapat
kursus yang dijalankan. latihan/ kursus melalui email √ disampaikan dengan lebih jelas dengan
dan edaran surat panggilan di
jabatan/ unit. sokongan penyelaras latihan jabatan.

Urusetia kursus/ bengkel Memaklumkan kepada √ Telah dibuat penambahbaikan melalui
tidak menghantar borang Urusetia supaya menghantar menu i-ULPL dalam SPMP di mana
kehadiran kursus untuk borang kehadiran kursus dalam kehadiran kursus terus diperolehi selepas
tujuan kemaskini bilangan tempoh seminggu selepas kursus.
hari berkursus staf. kursus berlangsung.

Kegagalan Urusetia Menyediakan senarai semak Telah dibuat penambahbaikan melalui KULPL
menyediakan fail penyediaan fail keperluan ISO
keperluan ISO bagi kursus kepada Urusetia sebelum menu i-ULPL dalam SPMP.
yang telah dijalankan. kursus dijalankan.
√ Dengan pengujian, Fail Kursus mengikut

senarai semak ISO diwujudkan secara online

dalam i-ULPL.

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN
AKUR
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Staf tidak hadir latihan/ Menghantar surat tunjuk sebab √ Telah menghantar surat tunjuk sebab bagi
kursus yang dijalankan. melalui Ketua Jabatan/ Ketua ketidakhadiran kursus melalui Ketua
Unit. Jabatan.

14/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Klien tidak menghadiri Suasana Unit Pengurusan √ Proses pengubahsuaian ruang menunggu
sesi kaunseling pada Psikologi yang mesra klien yang selesa dan kondusif serta teraputik
tarikh temujanji yang dengan suasana yang dengan kemudahan kerusi menunggu,
telah ditetapkan. kondusif dan terapeutik. sudut membaca dan air pancut buatan.
Mengekalkan suasana yang selesa dan
terapeutik.

Klien tidak menghadiri Membuat peringatan √ Pegawai Psikologi akan membuat KUPPsi
sesi kaunseling pada “mesra” kepada klien sehari "reminder" kepada pelajar sehari sebelum
tarikh temujanji yang sebelum tarikh temujanji sesi kaunseling dijalankan berdasarkan
telah ditetapkan. sesi kaunseling berkaitan nombor telefon yang diberikan oleh
sesi yang bakal pensyarah yang merujuk atau diperolehi
dilaksanakan. melalui SPMP iaitu melalui maklumat
pelajar.
Promosi tentang perkhidmatan kaunseling
dan psikologi sering dilakukan ketika
program yang melibatkan Unit Pengurusan
Psikologi.

Membuat promosi/

Pelajar tidak menghadiri hebahan/ pemakluman dua √ Membuat pemakluman awal dan hebahan
program/ bengkel/ (2) minggu awal sebelum berkaitan program, bengkel dan seminar
kursus yang program melalui memo/ yang telah dijalankan melalui memo, email
dilaksanakan. banner/ laman web PKB/ dan surat panggilan.
media sosial dan

sebagainya.

15/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Klien tidak menghadiri Membuat pemakluman √ Pelajar yang tidak hadir sesi kaunseling KUPPsi
sesi kaunseling pada ketidakhadiran klien yang akan dihubungi melalui panggilan telefon
tarikh temujanji yang dirujuk kepada Penasihat dan juga WhatsApp oleh Pegawai Psikologi
telah ditetapkan. Akademik/ pensyarah/ dan Kaunselor Pelatih Unit Pengurusan
pihak yang merujuk. Psikologi.

Membuat pemakluman

Pelajar tidak menghadiri terus ketidakhadiran pelajar Penyelaras Kaunseling Jabatan dan AJK
Kaunseling Jabatan akan bersama-sama
program/ bengkel/ yang dirujuk kepada √ Unit Pengurusan Psikologi terus
menghubungi pelajar yang tidak hadir.
kursus yang Penasihat Akademik/ Ketua

dilaksanakan. Jabatan untuk tindakan

segera.

16/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Kerosakan yang Memberi latihan kepada √ Perkongsian kemahiran sesama staf
memerlukan kepakaran kakitangan. mengikut bidang secara hands on
dan kemahiran yang membantu proses pembaikan.
tinggi.

Kekurangan/ tiada alat Membuat pemeriksaan stok √ Pembaikan dapat dilaksanakan secara
ganti. alat ganti dan membuat terus.
pembelian alat ganti sekiranya
perlu.

Peralatan pembaikan Membuat pemeriksaan √ Peralatan dalam keadaan tersedia untuk
tidak mencukupi. peralatan dan membuat digunakan membantu proses pembaikan.
pembelian alat ganti sekiranya
perlu.

Membuat perancangan, √ Permohonan peruntukan awal membantu KUPSG
Kekurangan peruntukan. semakan dan pemantauan proses pembaikan.

peruntukan.

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN
TIDAK AKUR
Rujuk kepada pihak yang lebih TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022
Kerosakan yang pakar (JKR).
memerlukan kepakaran Khidmat nasihat teknikal dan anggaran
dan kemahiran yang √ kos membantu perancangan dan
tinggi.
perlaksanaan.

Kekurangan peruntukan. Membuat permohonan Dapat melaksanakan perolehan untuk
peruntukan tambahan. √ kerja penyelenggaraan dan pembaikan

yang kritikal.

17/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN JANUARI - JUN 2022 PROSES

TELAH SEDANG BELUM

Peralatan dan Memohon peruntukkan √ 1. Perolehan alatganti sebanyak RM20,000 telah selesai
perisian pengajaran JPPKK/ KPT dari masa ke 2. Perolehan penyelenggaraan printer dan komputer
dan pembelajaran semasa. sebanyak RM500 telah selesai.
tidak mencukupi/ 3. Memohon peruntukan sebanyak RM40,000 untuk
usang. perolehan toner. Perolehan sebanyak RM36,605 telah
selesai.
4. Memohon peruntukan sebanyak RM8000 untuk KUSTM
penyelenggaraan rangkaian di Dewan Al-Ghazali.
Perolehan sebanyak RM 7565 telah selesai.

Membuat kursus berkaitan √ Kursus Server & Rangkaian pada 13 - 15/6/22 telah
dilaksanakan.
Kerosakan peralatan ICT dari masa ke semasa. Kursus lain yang akan dijalankan adalah Kursus E-sijil pada
18/7/22.
dan perisian
7/6/22 : Preventive maintenance bagi peralatan Myren
pengajaran dan Memastikan preventive/ √ telah dilaksanakan.
pembelajaran. corrective maintenance/

corrective dibuat.

18/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR TINDAKAN PEMBETULAN DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

TELAH SEDANG BELUM

Peralatan dan 1. Pengkabelan semula rangkaian di Dewan Jubli
perisian pengajaran
dan pembelajaran Perak
tidak mencukupi/
usang. Update/ naiktaraf sistem √ 2. Naiktaraf pendawaian telefon dan streamyx ke
mengikut keperluan semasa. unifi di JHEP, UIDM, ULPL, BKP dan Pejabat Kolej

Kediaman pada Mei dan Jun 2022. Masih

menunggu tindakan seterusnya oleh pihak TM.

Aduan melalui sistem e- Terdapat sebanyak 288 aduan yang telah KUSTM

kerosakan dalam memantapkan √ dilaporkan melalui sistem e-kerosakan sepanjang

Kerosakan peralatan lagi agihan pembaikian Januari sehingga 9/6/2022.

dan perisian kerosakan.

pengajaran dan Terdapat sebanyak 172 aduan yang telah
dilaporkan melalui sistem e-kerosakan sepanjang
pembelajaran. Aduan melalui sistem (pembekal) √ Januari sehingga 9/6/2022.
jika berkaitan peralatan sewaan.

19/388

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

TELAH SEDANG BELUM

Kesilapan item Peperiksaan Semakan oleh Penyelaras √ Tiada kesilapan dilaporkan kebanyakan
Akhir selepas proses Kursus. Peperiksaan Akhir (PAlt) dibuat secara atas
percetakan. talian sebahagian kecil sahaja secara
bersemuka.

Kesilapan pemarkahan dari Moderasi skrip jawapan. √ Moderasi skrip jawapan dengan mengambil
pemeriksa skrip jawapan. sample-sample mengikut pensyarah dapat
mengenalpasti kesilapan dalam
Kesilapan maklumat dalam pemariksaan skrip jawapan. KU EXAM
jadual peperiksaan akhir
yang telah diedarkan. Semakan, second reader, √ Semakan oleh second reader (PPJ), dapat
pengesahan. dikesan sebelum diedarkan kepada pelajar.

Kesilapan memasukkan Semakan cetakan Borang √ Tiada kesilapan dilaporkan oleh Penyelaras
markah ke dalam Sistem Markah PA/ PB oleh Peperiksaan & Pensyarah Kursus berkenaan.
Maklumat Pelajar. Penasihat Akademik.

Kesilapan cetakan maklumat Senarai Semakan √ Tiada cetakan sijil berlaku dalam tempoh.

pelajar pada sijil pelajar. Pengurusan Persijilan.

20/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Penstrukturan semula unit Pembahagian skop tugas lebih sistematik dan
lancar di mana setiap penyelaras memantau
Dokumen dengan memperkasakan √ aktiviti yang dirancang dan merekodkan
penyelidikan tidak tanggungjawab dan huraian tugas √ aktiviti secara online ke dalam file google drive
direkod dengan warga kerja. CRI.

lengkap.

Melaksanakan mesyuarat unit √ Sebanyak dua (2) mesyuarat telah dijalankan
pada 10 Januari 2022 dan 23 Mei 2022.
sebanyak empat (4) kali setahun. KETUA
Pembahagian skop tugas lebih sistematik dan CRI
lancar di mana setiap penyelaras memantau
Dokumen inovasi Penstrukturan semula unit aktiviti yang dirancang dan merekodkan
tidak direkod dengan memperkasakan aktiviti secara online ke dalam file google drive
dengan lengkap. tanggungjawab dan huraian tugas CRI.
warga kerja.

Mesyuarat unit dilaksanakan √ Sebanyak dua (2) mesyuarat telah dijalankan
empat (4) kali setahun. pada 10 Januari 2022 dan 23 Mei 2022.

21/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Merekodkan dokumen dalam Dokuman penyelidikan direkodkan secara KETUA
berpusat dan dapat diakses serta dikemaskini CRI
Dokumen e-xTVT PKB. √ secara langsung. Pemantauan dan penilaian
terhadap aktiviti dapat diberikan oleh penyelaras
penyelidikan tidak dan ketua unit dari semasa ke semasa.

direkod dengan Dokumen direkod dan dikemaskini ke dalam fail
√ CRI di GD. Semua ahli unit CRI dapat mengakses
lengkap.
dan membuat pemantauan secara langsung.
Merekodkan dokumen dalam

sistem pemfailan CRI.

Dokumen inovasi Merekodkan dokumen dalam Dokuman penyelidikan direkodkan secara
tidak direkod e-xTVT PKB. berpusat dan dapat diakses serta dikemaskini
dengan lengkap. √ secara langsung. Pemantauan dan penilaian
terhadap aktiviti dapat diberikan oleh penyelaras
Merekodkan dokumen dalam dan ketua unit dari semasa ke semasa.
sistem pemfailan CRI.
Dokumen direkod dan dikemaskini ke dalam fail
√ CRI di GD. Semua ahli unit CRI dapat mengakses

dan membuat pemantauan secara langsung.

22/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES
Melaksanakan tunjukcara/
Kualiti video (audio & kursus penggunaan peralatan √ 1. Program telah dibuat live on youtube. KUiDM
visual) tidak dengan betul. 2. Video-video aktiviti telah dihasilkan.
memuaskan. 3. Setiap bulan telah mengeluarkan Album
Aktivti PKB.

Semua video yang dihasilkan, telah
dipantau oleh Ketua Unit dan Pegawai
UiDM.

Tatacara video Panduan tatasusunan √ Semua video yang dihasilkan mengikut
tatacara yang betul.
(susunan) tidak teratur. diberikan sepenuhnya. Ketua Unit dan Pegawai UiDM memantau
dan membantu dalam proses penghasilan
video.

Melepasi tempoh akhir Jadual kerja dilampirkan. √ Semua video yang dirancang dapat
siap. disiapkan sebelum tarikh akhir.
Ketua Unit dan Pegawai UiDM memantau
dan membantu dalam proses menyiapkan
video.

23/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Tapisan keselamatan TELAH SEDANG BELUM
pengawal longgar.
Tapisan keselamatan √ Kursus telah disediakan oleh syarikat dalam 1-3
diperketatkan. bulan pertama syarikat dilantik.

Ujian urine ke atas Sebelum lantikan, Pengawal Syarikat telah
pengawal. √ membuat pemilihan dengan pemeriksaan

fizikal dan Ujian urine.

Kenderaan/ pelawat Penguatkuasaan √ Mengikut peraturan dan telah diberi taklimat
tidak didaftar. pendaftaran kenderaan/ kepada pengawal keselamatan yang telah
pelawat. dilantik.

Semakan watchman clock. √ Tindakan segera diambil ke atas syarikat PET
√ dengan pemotongan bayaran bulanan ke atas
Pengawal gagal Pemantauan oleh Ketua √ jam clocking yang rosak.
meronda. Pengawal. √
Tindakan diambil setiap hari oleh Pegawal
Pengawal tiada di pos. Semakan laporan Keselamatan PKB.
mengejut/ Pemeriksaan
mengejut. Tindakan diambil setiap hari oleh Pegawal
Keselamatan PKB.
Pintu makmal dan Penguncian pintu makmal
Tindakan dengan merantai pintu makmal (gril)
sebagainya tidak dikunci. dsb oleh pengawal. dan sekiranya hendak digunakan perlulah
melalui TPSA/ PET/ Pemegang Kunci.

24/388

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR TINDAKAN PENCEGAHAN DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

TELAH SEDANG BELUM

Bilangan pengawal tidak Pemantauan oleh Ketua √ Jumlah Pengawal Keselamatan merujuk
mencukupi. Pengawal. kepada justifikasi kontrak semasa membuat
spesifikasi sebut harga.

Kontraktor luar tidak Pemantauan terhadap √ Pemantauan telah dibuat setiap hari oleh
dipantau. kontraktor luar. Pengawal Keselamatan PKB dan pemantauan
terus oleh TPSA/ PET untuk tindakan yang
perlu diambil segera. PET

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN
AKUR TINDAKAN PEMBETULAN DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

TELAH SEDANG BELUM

Pintu makmal dan Surat peringatan kepada √ Surat peringatan akan dikeluarkan kepada KJ/
sebagainya tidak dikunci. Ketua Jabatan/ KU/ staf KU berkenaan.
pemegang kunci.

25/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR PROSES
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Penghantaran barang Membuat peringatan melalui Penghantaran barang telah mengikuti
melebihi tarikh yang telefon.
ditetapkan. √ tempoh yang ditetapkan dalam surat
√
√ setuju terima (SST). KETUA

Barang yang dibekalkan Mohon kepada pembekal Pembekal telah menghantar barang UNIT
mengikut tempoh yang lebih lama. PEROLEHAN,
tarikh luputnya terlalu supaya stok yang dibekalkan
ASET &
singkat. tarikh luput lebih lama.

Barang yang dihantar Menyatakan perincian produk Pembekal telah menghantar barang STOR
tidak mengikut secara jelas mengikut
spesifikasi. spefikasi yang dikehendaki. mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan

dalam sebut harga.

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Kegagalan penyediaan Pelan perancangan √
kertas permohonan permohonan tender
tender sekurang- disediakan.
kurangnya tiga (3) bulan
sebelum kontrak asal Semua potensi tidak akur telah diambil KETUA
tamat.
tindakan dengan mematuhi Perolehan UNIT

Kertas permohonan Semakan dokumen oleh Kerajaan (PK) yang telah ditetapkan bagi PEROLEHAN,

tender ditolak oleh Ketua Unit Perolehan, Aset √ dari Januari sehingga Jun 2022. Tiada ASET &
sebarang ketidakakuran dilaporkan. STOR
Lembaga Perolehan KPT. dan Stor/ Urusetia.

Kesilapan proses Pelaporan disahkan oleh √
pemindahan data dari Ketua Unit Perolehan, Aset
sistem ke manual. dan Stor/ Urusetia.

26/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
TIDAK AKUR
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Pelajar tidak Pegawai LI dan Penyelaras LI Jabatan Seramai 224 orang pelajar telah mendaftar
mendaftar LI. dengan kerjasama Penasihat √ bagi menjalani latihan industri bagi Sesi I :
Akademik hendaklah memastikan
pelajar mendaftar LI. 2022/ 2023.

Pelajar tidak Pegawai LI dan Penyelaras LI Jabatan √ Seramai 1097 pelajar telah menjalani
menjalani LI. dengan kerjasama Penasihat latihan industri bagi Sesi II : 2021/ 2022.
Akademik hendaklah memastikan
pelajar menjalani LI.

Pelajar tidak Pegawai LI dan Penyelaras LI Jabatan Seramai 530 pelajar telah mendaftar tamat
mendaftar tamat dengan kerjasama Penasihat √ menjalani latihan industri bagi Sesi I : 2021/
LI. Akademik hendaklah memastikan
pelajar mendaftar tamat LI. 2022.

KUPLI

Hanya satu (1) kes disiplin dilaporkan untuk

Masalah disiplin Pemantauan semasa LI, Laporan √ Sesi Disember 2020 dan pelajar telah
dirujuk ke Unit Pengurusan Psikologi dan
semasa LI. Syarikat semasa LI.

diambil tindakan kaunseling.

POTENSI OUTPUT TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN
TIDAK AKUR
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Pelajar tidak Memaklumkan kepada pelajar melalui √ Terdapat satu (1) kes pelajar tidak melapor
menjalani LI. surat supaya mengulang LI. diri ke syarikat pada Sesi I : 2021/ 2022
(Masalah personal/ keluarga) dan pelajar
telah diberi nasihat dan peringatan oleh
Pegawai LI.

27/388

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR PROSES
TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022

Jabatan/ Unit gagal Mengemailkan senarai √ Setiap Ketua Unit dan Jabatan diberi
mengemukakan Anggaran Jabatan/ Unit yang tidak peringatan untuk kemukakan Anggaran
Belanja Mengurus (ABM). menghantar ABM kepada Belanja Mengurus (ABM) setiap kali
pihak pengurusan. Mesyuarat Pengurusan/ Kewangan.

Peruntukan yang diturunkan Memohon peruntukan √ Anggaran Perbelanjaan dipantau pada
oleh Jabatan Pendidikan tambahan kepada JPPKK √ setiap bulan bagi memastikan peruntukan
Politeknik & Kolej Komuniti dan menggunakan sumber √ mencukupi. Peruntukan masih digunakan
(JPPKK) tidak mencukupi. peruntukan sedia ada secara secara berhemah dan mencukupi.
berhemah.

Dokumen kewangan tidak Tidak memproses Pra-LO Senarai semak yang lengkap perlu PNA
lengkap. yang tidak lengkap dan diberikan sebelum memproses Pra-LO.
dikembalikan kepada
pegawai yang
bertanggungjawab.

Kerosakan peralatan ICT & Melaporkan kerosakan Sentiasa melaporkan kepada USTM
gangguan capaian internet/ peralatan ICT dan gangguan sekiranya terdapat gangguan sistem @
sistem. capaian internet/ sistem internet.
kepada USTM untuk
tindakan.

Laporan Prestasi Pembekal Mengemukakan email √ Senarai semak dilampirkan bagi setiap
tidak dikemukakan. peringatan berserta format permohonan pesanan tempatan
laporan kepada Jabatan/ (ePerolehan).
Unit.

28/388

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PEMBETULAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Jabatan/ Unit gagal Mengeluarkan surat dan √ Laporan ABM dihantar pada setiap bulan
mengemukakan Anggaran email peringatan kepada melalui email.
Belanja Mengurus (ABM). Jabatan/ Unit yang terlibat.

Dokumen kewangan tidak Mengembalikan dokumen √ Setiap dokumen tidak lengkap dikuiri dan PNA
lengkap. kewangan yang tidak dilengkapkan.
lengkap bersama senarai
semak berserta catatan
kuiri.

Laporan Prestasi Pembekal Mengemukakan email √ Laporan Prestasi Pembekal sentiasa
tidak dikemukakan. peringatan beserta dilampiran pada setiap dokumen bayaran.
justifikasi.

POTENSI OUTPUT TIDAK TINDAKAN PENCEGAHAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN PEMILIK
AKUR TELAH SEDANG BELUM DIAMBIL JANUARI - JUN 2022 PROSES

Kenderaan tidak Memberi peringatan kepada √ Pemandu akur dan cakna terhadap
diselenggara mengikut pemandu untuk menghantar kepentingan penyelanggaraan berkala.
jadual. kenderaan bagi
penyelenggaraan secara
berkala.

Peruntukan Memohon peruntukan Membolehkan kenderaan siapsiaga Fleet
walaupun telah berusia. Manager
penyelenggaraan kenderaan tambahan kepada Unit √

tidak mencukupi. Kewangan.

Tidak memeriksa kenderaan Memastikan pemandu √ Mengurangkan risiko akibat kelalaian.
sebelum memulakan memeriksa kenderaan
perjalanan. sebelum memulakan
perjalanan.

29/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
TIDAK AKUR PENCEGAHAN PROSES
TELAH SEDANG BELUM JANUARI - JUN 2022

Pensyarah tidak Melaksanakan √ Status pengesahan telah diberikan sebaik disemak KJ Akademik
mengemaskini Fail semakan iFRP dan sah sempurna iFRP disediakan oleh pensyarah
Rekod pensyarah sekurang-kurangnya berkenaan.
(iFRP). dua (2) kali setiap Status semakan telah diberikan jika iFRP pensyarah
semester. telah disemak dan memerlukan sedikit
penambahbaikan oleh pensyarah berkenaan.
Dikehendaki mengemaskini semua item berkaitan
iaitu rekod kehadiran pelajar, Rekod Penilaian Kerja
Kursus pelajar dan rancangan mengajar bagi semua
kursus terlibat.
Semakan iFRP telah dilaksanakan mengikut Takwim
PdP PKB iaitu Semakan 1 (17 - 30/4/2022) dan
Semakan 2 (5 - 18/6/2022).
Peringatan dibuat melalui iFRP kepada mereka
masih belum kemaskini i-FRP.
Semakan tambahan masih terus dilaksanakan bagi
memastikan penambahbaikan teguran semakn
dilaksanakan oleh pensyarah yang berkenaan.

JMSK melaporkan pada Semakan 1 (17 - 30/4/2022),
seorang pensyarah diberi teguran dan tidak
disahkan iFRPnya kerana belum dikemaskini.
JP melaporkan, surat tunjuk sebab dikeluarkan
kepada mereka yang masih belum kemaskini i-FRP.

30/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
JANUARI - JUN 2022 PROSES
TIDAK AKUR PENCEGAHAN TELAH SEDANG BELUM
Pensyarah mempamerkan markah penilaian kerja kursus
Kesilapan key-in Semakan kali √ bagi semakan oleh pelajar dari semasa ke semasa.
markah penilaian kedua oleh Pemantauan dilaksanakan secara rawak.
kerja kursus pelajar. pensyarah kursus. Peringatan sentiasa dimaklumkan kepada pensyarah untuk
menyemak semula markah penilaian yang telah di key-in
dan mempamerkan markah untuk semakan pelajar.

Pensyarah tidak Pemantauan √ Pemantauan kuliah dibuat secara rawak dari masa ke
menjalankan pensyarah oleh semasa sepanjang semester oleh Ketua Jabatan/ Ketua
proses pengajaran Ketua Jabatan/ Program/ Ketua Kursus. KJ
& pembelajaran. Ketua Program/ Semua pensyarah melaksanakan PdP dan tarikh kuliah Akademik
Ketua Kursus serta rekod kehadiran pelajar direkodkan mengikut tarikh
hendaklah kuliah di dalam iFRP.
dilaksanakan. Semua proses PdP berjalan dengan baik.
Laporan JKM, para pensyarah menyerahkan link digunakan
sewaktu kuliah online bagi pemantauan secara rawak oleh
TPA, Ketua Jabatan dan Ketua Program.

Pensyarah tidak Pemantauan √ Pengesahan iFRP hanya dilaksanakan setelah pensyarah
melaksanakan pensyarah oleh mengemaskini rekod kehadiran pelajar.
semakan kehadiran Ketua Jabatan/ Melalui semakan iFRP secara rawak oleh Ketua Jabatan/
pelajar. Ketua Program/ Ketua Program/ Ketua Kursus, kebanyakan pensyarah
Ketua Kursus sudah mengemaskini kehadiran pelajar dan menjana surat
hendaklah amaran/ tunjuk sebab (jika berkaitan).
dilaksanakan. Teguran secara langsung dibuat selepas semakan iFRP
sekiranya berlaku penemuan.
Laporan JKM : peringatan diberikan melalui WhatsApp/
Telegram Group kepada pensyarah yang lambat
menyemak kehadiran pelajar pada setiap minggu.

31/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
JANUARI - JUN 2022 PROSES
TIDAK AKUR PENCEGAHAN TELAH SEDANG BELUM

Pensyarah kursus Semakan √ Ketua Jabatan, Ketua Program dan Ketua Kursus sentiasa KJ
tidak pemantauan menyemak senarai pelajar tiada pensyarah untuk tindakan Akademik
mengesahkan pendaftaran segera sekiranya berkaitan.
pendaftaran kursus pelajar Menghantar peringatan secara berkala kepada Penasihat
pelajar (iDaftar). dibuat oleh Akademik untuk mengenalpasti status pendaftaran kursus
Penyelaras pelajar masing-masing bermula Minggu 1 hingga Minggu 3
Daftar Kursus kuliah.
Jabatan. Semakan Minggu 4 menunjukkan semua pelajar telah
mendaftar di bawah pensyarah kursus masing-masing, tiada
kes keciciran pelajar.
Memberi peringatan seawal seminggu sebelum semester
bermula sehingga akhir minggu pertama sesi perkuliahan
kepada pensyarah yang tidak mengesahkan pendaftaran
pelajar.
JP melaporkan Penyelaras Daftar Kursus JP menghantar
peringatan secara berkala kepada Penasihat Akademik untuk
menyemak status pendaftaran kursus pelajar masing-masing
bermula Minggu 1 hingga Minggu 3 kuliah.

32/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
JANUARI - JUN 2022 PROSES
TIDAK AKUR PENCEGAHAN TELAH SEDANG BELUM

Pensyarah Penyemakan √ Semua item penilaian perlu mendapatkan pengesahan KJ
menyediakan soalan penilaian Ketua Program/ Penyelaras Kursus sebelum dilaksanakan. Akademik
soalan penilaian dibuat oleh Semua set soalan penilaian disediakan mengikut CIST
yang tidak Ketua Jabatan/ yang disediakan.
menepati CIST. Ketua Program/ Mesyuarat Penyelarasan Kursus telah diadakan sebelum
Ketua Kursus/ sesi bermula bagi memastikan semua item penilaian
Penyelaras dijana mengikut AST dan CAT.
Kursus/ Pegawai JMSK melaporkan telah melaksanakan Bengkel
dilantik. Interpretasi Kurikulum : Pembinaan item Penilaian Kerja
Kursus pada 22 & 23 Februari 2022. Semua kursus
menyiapkan set soalan penilaian kerja kursus dan disemak
oleh Penyelaras Kursus dan Ketua Kursus.
JPA melaporkan bahawa penyemakan dibuat oleh panel
penilai yang dilantik di peringkat jabatan.
Di JP, Penyelaras Kursus perlu mengisi Borang
Penyelarasan Penilaian Kerja Kursus pada minggu pertama
kuliah melalui perbincangan bersama pensyarah-
pensyarah yang mengajar kursus tersebut. Borang
tersebut dimuat naik dalam iFRP bagi rujukan penyediaan
dan penyelarasan soalan.
CIST yang disediakan di JKE telah disemak dan sah oleh
Pengerusi Kurikilum JKE, JPP iaitu Pn Nor 'Aziah binti Hj
Abdullah.

33/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
JANUARI - JUN 2022 PROSES
TIDAK AKUR PENCEGAHAN TELAH SEDANG BELUM

Pelajar mendaftar Pemantauan √ Penasihat Akademik memantau kehadiran pelajar dari KJ
kursus, tetapi kehadiran oleh semasa ke semasa melalui iPAD. Akademik
tidak hadir kuliah/ Ketua Jabatan/ Penasihat Akademik mengenalpasti kelas mana terlibat,
amali seperti Ketua Program/ dan berbincang dengan pensyarah kursus berkenaan.
dijadualkan. Ketua Kursus/ PA/ Penasihat Akademik memperingatkan pelajar ketika sesi
Pegawai pertemuan PA, atau hubungi pelajar berkenaan.
Pendaftaran Pegawai Kualiti jabatan memperingatkan para Penasihat
Kursus (jabatan Akademik agar memantau analisa kehadiran, penyerahan
pengajian bagi surat amaran & tunjuk sebab pelajar bagi semua kursus
program pelajar berkenaan melalui iPAD. Ini agenda utama ketika sesi
berkenaan). pertemuan PA (rujuk iPAD).

Ketua Jabatan/ Ketua Program/ Ketua Kursus/ Penasihat
Akademik atau pensyarah menghubungi ibubapa bagi
memaklumkan ketidakhadiran.
Pelajar yang bermasalah dirujuk ke Unit Pengurusan
Psikologi sekiranya perlu.

Rekod pemantauan JKE difailkan dan disimpan oleh
Penyelaras Pemantauan Pelajar, Pn Saifenah binti
Saifudein untuk rujukan dan tindakan lanjut.

34/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
PROSES
TIDAK AKUR PENCEGAHAN TELAH SEDANG BELUM JANUARI - JUN 2022

Markah penilaian Pemantauan oleh √ Pengesahan iFRP dilakukan setelah pensyarah KJ
kerja kursus tidak Ketua Jabatan/ mengemaskini markah penilaian di dalam iExam. Akademik
direkod di dalam Ketua Program/ Pemantauan dibuat berpandukan "Notes" di dalam
tempoh dua (2) Ketua Kursus Rancangan Mengajar pensyarah.
minggu selepas melalui Rancangan Peringatan dibuat di dalam catatan pada Rancangan
penilaian Mengajar dan PA Mengajar untuk kemaskini markah penilaian kerja
dilaksanakan. mendapatkan kursus.
maklumbalas Semakan semula selepas minggu semakan telah dibuat
daripada pelajar. dan dicatat pada Rancangan Mengajar pensyarah
terlibat.
Penasihat Akademik juga bertindak mendapatkan
maklumbalas daripada pelajar dari semasa ke semasa.

Merujuk keputusan Mesyuarat Pengurusan Akademik,
KPI pemegangan kertas semakan pelajar adalah dua (2)
minggu, dan kertas dikembalikan. Sehubungan
dengan, tempoh pamerkan adalah perlu patuh untuk
semakan pelajar.
Laporan JKE : Masa dua (2) minggu tidak mencukupi
bagi pensyarah untuk pamerkan bagi semakan pelajar.
JKE akan mengusulkan kekangan ini kepada Mesyuarat
Pengurusan Akademik kelak.

35/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
JANUARI - JUN 2022 PROSES
TIDAK AKUR PENCEGAHAN TELAH SEDANG BELUM

Pemantauan oleh Ketua Program/ Ketua Kursus dilakukan setelah

semakan oleh Penyelaras Kursus melalui Janaan Rekod Penilaian

Kerja Kursus yang dilaksanakan pada Minggu 3 kuliah.

Pemantauan oleh Pemantauan melalui Semakan iFRP merujuk kepada keselarasan
Ketua Jabatan/
Daftar item Ketua Program/ tarikh laksana pada Rancangan Mengajar dan Rekod Penilaian
penilaian tidak Ketua Kursus
mengikut AST hendaklah Kerja Kursus.
dalam silibus. dilaksanakan.
√ Laporan JMSK : Semakan Janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus

dibuat pada Minggu 3 dan Minggu 11 dan dihantar kepada

penyelaras kursus untuk semakan. Borang semakan akan

disahkan oleh Ketua Kursus.

Di JP, Penyelarasan pendaftaran item penilaian yang mengikut

AST dicatatkan di dalam Borang Penyelarasan Penilaian Kerja

Kursus dan disemak oleh Ketua Program.

KJ

Janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus dan semakan oleh Akademik

Penyelaras Kursus telah dilaksanakan pada Minggu 3 kuliah.

Pemantauan juga terus dibuat oleh Ketua Program/ Ketua Kursus.

Laporan JMSK : Semakan Janaan Rekod Penilaian Kerja Kursus

dibuat pada Minggu 3 dan Minggu 11 dan dihantar kepada

Tiada penyelarasan Penyelaras Kursus untuk semakan. Borang semakan akan
key-in item kerja Pemantauan oleh
kursus dalam i- Penyelaras Kursus. √ disahkan oleh Ketua Kursus.
exam.
Laporan JKM : Kes terpencil yang berlaku, sebaik dikesan,

pensyarah kursus segera mengemaskininya.

Di JP, Penyelaras Kursus perlu mengisi Borang Penyelarasan

Penilaian Kerja Kursus pada minggu pertama kuliah melalui

perbincangan bersama pensyarah-pensyarah yang mengajar

kursus tersebut. Borang tersebut dimuat naik dalam iFRP bagi

rujukan penyediaan dan penyelarasan soalan.

36/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
TELAH SEDANG BELUM JANUARI - JUN 2022 PROSES
TIDAK AKUR PEMBETULAN

Pensyarah tidak Pensyarah mengemaskini i-FRP setelah mendapat
mengemaskini
Fail Rekod Kemaskini iFRP. √ peringatan daripada Ketua Jabatan/ Ketua Program/ Ketua
pensyarah (iFRP). Kursus.

Proses Mentor-Mentee hingga isu selesai.

Kesilapan key-in Kemaskini √ Pensyarah mempamerkan markah penilaian kerja kursus
markah penilaian markah penilaian bagi semakan oleh pelajar dari semasa ke semasa.
kerja kursus kerja kursus. Kertas jawapan pelajar disemak, dikembalikan kepada
pelajar. pelajar untuk mereka banding markah diperoleh dan apa
telah di key-in.
Pensyarah memulangkan markah pelajar dalam tempoh dua KJ
(2) minggu dan tarikh pemulangannya dicatatkan dalam Akademik
iFRP.
Pensyarah mengemaskini key-in setelah mendapat
peringatan daripada Ketua Jabatan/ Ketua Program/ Ketua
Kursus.

Pensyarah tidak Kemaskini √ Teguran secara langsung dibuat selepas semakan iFRP
melaksanakan semakan √ sekiranya berlaku sebarang penemuan.
semakan kehadiran pelajar.
kehadiran pelajar.

Pensyarah Mengadakan Semakan dan teguran secara bertulis di draf soalan dibuat
menyediakan perbincangan di oleh KJ/ KPro/ KK kepada pensyarah yang tidak menepati
soalan penilaian antara pensyarah, CIST.
yang tidak Penyelaras Kursus
menepati CIST. dan Ketua
Program.

37/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
TIDAK AKUR PEMBETULAN
TELAH SEDANG BELUM JANUARI - JUN 2022 PROSES

Pelajar mendaftar Pensyarah Kursus/ √ Pensyarah mengeluarkan Surat Peringatan kurang KJ
kursus, tetapi tidak Penasihat 90% dan kurang 80% kehadiran pelajar sebaik Akademik
hadir kuliah/ amali Akademik berlaku (dari semasa ke semasa), dan pemakluman
seperti dijadualkan. menghubungi kepada PA pelajar dibuat.
pelajar. Penasihat Akademik memantau kehadiran pelajar
dari semasa ke semasa melalui iPAD.
Penasihat Akademik mengenalpasti kelas mana
terlibat, dan berbincang dengan pensyarah kursus
berkenaan.
Penasihat Akademik memperingatkan pelajar ketika
sesi pertemuan PA, atau hubungi pelajar berkenaan.
Para pensyarah cakna memantau kehadiran/ tidak
lewat mengisi status kehadiran pelajar, penyerahan
surat amaran & tunjuk sebab pelajar, untuk
pemantauan Penasihat Akademik.
Penasihat Akademik memantau analisa kehadiran,
penyerahan surat amaran & tunjuk sebab pelajar
bagi semua kursus berkenaan melalui iPAD. Ini
agenda utama ketika sesi pertemuan PA (rujuk iPAD).

Penasihat Akademik atau pensyarah menghubungi
ibubapa bagi memaklumkan ketidakhadiran.
Pelajar yang bermasalah dirujuk ke Unit Pengurusan
Psikologi sekiranya perlu.

38/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
JANUARI - JUN 2022 PROSES
TIDAK AKUR PEMBETULAN TELAH SEDANG BELUM

Markah penilaian Peringatan √ Terdapat penilaian memerlukan masa lebih daripada DUA
kerja kursus tidak dan minggu untuk key in.
direkod di dalam pemantauan Pengesahan iFRP dilakukan setelah pensyarah mengemaskini KJ
tempoh dua (2) kepada markah penilaian di dalam iExam. Akademik
minggu selepas pensyarah PA juga bertindak mendapatkan maklumbalas daripada pelajar
penilaian berkenaan. dari semasa ke semasa.
dilaksanakan. Pensyarah merekodkan di bahagian nota di iFRP tarikh
penilaian kerja kursus diberikan dan tarikh pemulangan markah
kepada pelajar dalam tempoh dua (2) minggu berkenaan.
Seterusnya, pemantauan dijalankan oleh KJ/KP semasa
semakan iFRP
Peringatan dibuat di dalam catatan pada Rancangan Mengajar
untuk kemaskini markah penilaian kerja kursus.
Semakan semula selepas minggu semakan telah dibuat dan
dicatat pada Rancangan Mengajar pensyarah terlibat.
Proses Mentor-Mentee hingga isu selesai.

Daftar item Peringatan √ Teguran secara langsung dibuat selepas semakan iFR,
penilaian tidak dan pemantauan oleh Ketua Program/ Ketua Kursus.
mengikut AST pemantauan Dan, pensyarah mengemaskini daftar item penilaian.
dalam silibus. kepada
pensyarah
berkenaan.

39/388

POTENSI OUTPUT TINDAKAN TINDAKAN DIAMBIL RUMUSAN KEBERKESANAN TINDAKAN DIAMBIL PEMILIK
JANUARI - JUN 2022 PROSES
TIDAK AKUR PEMBETULAN TELAH SEDANG BELUM
KJ
Tiada Selaraskan √ Pemantauan terus dibuat oleh Ketua Program/ Ketua Akademik
penyelarasan key- key-in item Kursus.
in item kerja penilaian Pensyarah bertindak menyelaraskan semula item
kursus dalam i- berkenaan. penilaian merujuk dokumen Janaan Rekod Penilaian
exam. Kursus dan semakan oleh Penyelaras Kursus telah
dilaksanakan pada Minggu 3 kuliah, atau Janaan Rekod
Penilaian Kerja Kursus dibuat pada Minggu 11 direkod
pada Borang Pemantauan Rekod Penilaian Kerja Kursus
dan telah disahkan, atau Borang Penyelarasan Penilaian
Kerja Kursus yang dipersetujui dan disahkan.

40/388

ANALISIS : INTERESTED PARTIES
NEEDS AND EXPECTATION

4.2 : UNDERSTANDING THE NEEDS AND EXPECTATIONS OF INTERESTED PARTIES

41/388

4.2 MEMAHAMI KEPERLUAN DAN JANGKAAN PIHAK YANG BERKEPENTINGAN

Disebabkan oleh kesan atau kesan yang mungkin wujud
terhadap keupayaan organisasi untuk menyediakan secara
tekal (consistent) produk dan perkhidmatan yang memenuhi
keperluan pelanggan, serta keperluan berkanun dan peraturan
yang diguna pakai, organisasi hendaklah menentukan :

a) pihak yang berkepentingan yang relevan dengan sistem
pengurusan kualiti;

b) keperluan pihak yang berkepentingan ini yang relevan
dengan sistem pengurusan kualiti. Organisasi hendaklah
memantau dan mengkaji semula maklumat tentang
pihak yang berkepentingan ini dan keperluan mereka
yang relevan.

42/388

PIHAK BERKEPENTINGAN SECARA GENERIK

KEPERLUAN DAN HARAPAN

Mengambil tindakan terhadap arahan- Berusaha untuk mencapai Lonjakan
arahan dari pihak Kementerian dan Pendidikan Tinggi.
memberi maklumbalas terhadap
maklumat yang diperlukan.

Membekal sistem pendidikan yang bersifat Memastikan matlamat Pendidikan
demokrasi dari segi peluang dan kualiti Negara tercapai, ia harus didorong oleh
menerusi pengagihan peruntukan sumber kerja yang terlatih, berkemahiran,
secara adil dan saksama.
berpengalaman dan berakhlak mulia.

43/388

PIHAK BERKEPENTINGAN SECARA GENERIK

KEPERLUAN DAN HARAPAN

Berusaha Melaksanakan Memastikan Menggunakan Berusaha
untuk proses PdP fungsi-fungsi sumber- untuk
berdasarkan dan keperluan sumber
mencapai modul dan JPPKK difahami mencapai
Lonjakan dan sedaya peruntukan Lonjakan
Pendidikan mencapai Hasil upaya untuk secara efektif. Pendidikan
Pembelajaran mencapai KPI
Tinggi. yang telah Tinggi.
yang ditetapkan di
ditetapkan.
pihak
Kementerian
dan JPPKK.

Memenuhi KPI COT.
Mensasarkan kepada pengikhtirafan COT.

44/388