SEM 2 - BAB 1: PENGURUSAN

6.4.2 Proses Pengorganisasian

(5) Pengagihan Tugas, Autoriti dan
Tanggungjawab:

➢ Mengagihkan tugas mengikut keupayaan dan
kepakaran masing-masing

➢ Sumber-sumber organisasi diagihkan
mengikut keperluan jabatan

➢ Autoriti dan tanggungjawab diagihkan agar
pekerja dapat melaksanakan kerja dengan
cekap dan berkesan

Manual Organisasi

Manual Organisasi

Maksud Manual Organisasi
➢ Dokumen yang menjadi asas aspek-aspek

pengurusan yang menjadi rujukan dan
panduan kepada pengurus-pengurus
dalam membuat keputusan

Manual Organisasi

Manual Organisasi (i) Fail Meja

(ii) Manual Prosedur
Kerja

(iii) Prosedur Kualiti

Manual Organisasi

(i) Fail Meja
➢ Dokumen ini mengandungi carta jabatan

atau carta unit yang menunjukkan
kedudukan individu yang berkenaan dan
prosedur kerja yang terlibat

Manual Organisasi

(ii) Manual Prosedur Kerja
➢ Dokumen rasmi yang mengandungi prosedur-

prosedur kerja secara terperinci, berperingkat
dan berurutan
➢ Memberi gambaran bagaimana sesuatu kerja
dilaksanakan melalui bantuan grafik dan rajah
➢ Panduan kepada kakitangan bagaimana
melaksanakan sesuatu tugas
➢ Memastikan keseragaman dalam
melaksanakan aktiviti kerja
➢ Alat kawalan pihak pengurusan

Manual Organisasi

(iii) Prosedur Kualiti
➢ Dokumen ini disediakan untuk

memastikan rekod kualiti diwujudkan bagi
tujuan penyimpanan rekod bukti
pematuhan standard dan perlaksanaan
sistem kualiti

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

Konsep
Pengorganisasian

(a) Autoritii (b) (c) Akauntabiliti (d) Pemusatan (e) Penugasan (f) (g) Autoriti lini (h) Jangkau (i) Rantai
Tanggungjawab dan Autoriti Empowermen dan Staf Kawalan Arahan

pemencaran

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

(a) Autoriti:
➢ Kuasa atau hak yang sah pada pengurus

bagi membuat keputusan dan memberi
arahan
(b) Tanggungjawab:
➢ Kewajiban untuk melaksanakan tugas yang
diserah atau diamanahkan kepada pekerja

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

(c) Akauntabiliti:
➢ Sikap tanggungjawab seseorang pengurus

atau pekerja terhadap sebarang tindakan
yang diambil dalam proses perlaksanaan
tugas dan sedia memberikan jawapan
terhadap tindakan yang dilakukannya

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

(d) Pemusatan dan Pemencaran Autoriti:

Pemusatan Autoriti:
➢ Segala keputusan adalah dibuat oleh

pengurus peringkat atasan sahaja

Pemencaran Autoriti:
➢ Kuasa membuat keputusan diagihkan oleh

pihak pengurus atasan kepada peringkat
penyelia

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

(e) Penugasan Autoriti:
➢ Proses penyerahan tanggungjawab dan

autoriti kepada subordinat untuk membuat
keputusan dan bertindak dalam tugas
tertentu.

(f) Empowermen:
➢ Pemberiankuasa, autoriti dan tanggungjawab

kepada pekerja untuk memikirkan, bergelagat,
bertindak dan membuat kepuusan secara bebas
dalam melaksanakan tugas

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

(g) Autoriti Lini dan Autoriti Staf:

Autoriti Lini:
➢ Autoriti formal yang memberi hak kepada

pengurus untuk mengarah dan mengawal
kerja subordinat

Autoriti Staf:
➢ Merujuk kepada pengurus yang mempunyai

kepakaran untuk menasihati dan membantu
pengurus lini dan lain-lain pengurus dalam
organisasi

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

(h) Jangkau Kawalan:
➢ Jangkau kawalan menunjukkan bilangan

pekerja yang melaporkan kerjanya secara
terus kepada seorang pengurus
➢ Terdapat dua bentuk jangkau kawalan
iaitu:

1. Jangkau kawalan sempit
2. Jangkau kawalan lebar/luas

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

1. Jangkau Kawalan Sempit:

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

2. Jangkau Kawalan Lebar/Luas:

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

1. Jangkau Kawalan Sempit:
➢ Menunjuk kepada keadaan seorang ketua

atau pengurus menyelia bilangan pekerja
yang sedikit

2. Jangkau Kawalan Lebar/Luas:
➢ Menunjuk kepada keadaan seorang ketua

atau pengurus menyelia bilangan pekerja
yang ramai

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

Kelebihan dan Kelemahahan Jangkau Kawalan Sempit:

Kelebihan Kelemahan

✓ Pengurus dapat mengawal ꭗ Terdapat banyak tingkat
subordinat dengan mudah hierarki pengurusan

✓ Pengurus mudah ꭗ Aliran komunikasi dari atas
memahami masalah ke bawah adalah lambat
subordinat
ꭗ Pengurus banyak terlibat
✓ Penyeliaan subordinat lebih dalam tugasan subordinat
mudah

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

Kelebihan dan Kelemahahan Jangkau Kawalan Lebar/Luas:

Kelebihan Kelemahan

✓ Pengurus dapat membuat ꭗ Sukar menyelia ramai
penugasan kerja subordinat pada satu masa

✓ Pengurus dapat memberi ꭗ Pengurus kurang berinteraksi
tumpuan terhadap tugasan dengan subordinat
lain yang lebih penting
ꭗ Pengurus sukar memahami
✓ Subordinat berasa bebas masalah subordinat
kerana kurang penyeliaan

6.4.3 Konsep Pengorganisasian

(i) Rantai Arahan:
➢ Menunjuk aliran arahan dari pengurus

atasan kepada pengurus pertengahan,
penyelia dan seterusnya pekerja
➢ Garisan menegak dalam carta organisasi
yang menyambung setiap jabatan atau
posisi pekerja
➢ Arahan bermula daripada pengurus atasan
kepada pengurus bawahan

6.5 Kepimpinan

6.5 Kepimpinan

Maksud Kepimpinan
➢ Proses seorang ketua mempengaruhi

perlakuan pengikutnya bagi menjalankan
sesuatu aktiviti kerja untuk mencapai
matlamat organisasi

6.5 Kepimpinan

Kepentingan Kepimpinan
➢ Membantu pencapaian visi dan misi

organisasi
➢ Mempengaruhi dan memotivasikan

pekerja
➢ Memberikan tunjuk ajar dan bimbingan

kepada pekerja

6.5 Kepimpinan

Kepentingan Kepimpinan
➢ Membentuk tingkat keyakinan yang tinggi

dalam diri pekerja
➢ Memastikan perlakuan dan gelagat

pekerja selaras dengan matlamat
organisasi
➢ Menjadi teladan kepada pekerja

6.5.1 Jenis Kuasa

6.5.1 Jenis Kuasa

Maksud Kuasa:
➢ Keupayaan seorang ketua membuat orang

lain untuk melakukan sesuatu tugas yang
dkehendaki olehnya

Jenis Kuasa 6.5.1 Jenis Kuasa

(a) Kuasa Sah

(b) Kuasa Ganjaran
(c) Kuasa

Desakan/Paksaan
(d) Kuasa Rujukan

(e) Kuasa Kepakaran

6.5.1 Jenis Kuasa

a) Kuasa Jenis Kuasa
Sah
➢ Kuasa yang diperoleh oleh seseorang disebabkan oleh
jawatan yang disandangnya atau kedudukan yang formal
dalam organisasi

➢ Contoh: Pengurus Jabatan Kewangan mempunyai kuasa
sah terhadap semua pekerja dalam jabatan kewangan

b) Kuasa ➢ Kuasa untuk memberi ganjaran sama ada dalam bentuk
Ganjaran
wang atau bukan wang kepada pekerja bagi

mempengaruhi pekerja melakukan kerja untuknya
➢ Contoh ganjaran dalam bentuk wang: kenaikan gaji, bonus
➢ Contoh ganjaran bukan wang: kenaikan pangkat

6.5.1 Jenis Kuasa

c) Kuasa Jenis Kuasa
Desakan/
Paksaan ➢ Kuasa untuk mengenakan tindakan yang negatif kepada
pekerja yang tidak mematuhi kehendak organisasi
d) Kuasa
Rujukan ➢ Contoh: Pengurus mengugut untuk mengambil tindakan
tatatertib jika pekerja ingkar arahan

➢ Kebolehan seseorang pemimpin untuk mempengaruhi
pekerja melalui ciri-ciri peribadi, perlakuan atau karisma
yang ada padanya dan boleh dicontohi oleh para pekerja

➢ Contoh: mendengar masalah pekerja serta memberi
dorongan kepada pekerja

6.5.1 Jenis Kuasa

Jenis Kuasa

e) Kuasa ➢ Kuasa yang diperoleh kerana memiliki pengetahuan dan
Kepakaran kemahiran dalam bidang-bidang tertentu

➢ Contoh: kemahiran komputer, teknologi dan sebagainya

6.5.2 Jenis-Jenis Kepimpinan

6.5.2 Jenis-Jenis Kepimpinan

Jenis-Jenis Kepimpnan (a) Kepimpinan Transactional

(b) Kepimpinan
Transformational

(c) Kepimpinan Karismatik

(d) Kepimpinan Berwawasan

6.5.2 Jenis-Jenis Kepimpinan

(a) Kepimpinan Transactional

➢ Pemimpin transactional akan menentukan apa
yang perlu dilakukan oleh subordinat untuk
mencapai objektif organisasi

➢ Pemimpin transactional banyak bergantung
kepada hukuman dan ganjaran untuk
mempengaruhi dan mendorong pekerja
melaksanakan tugas

➢ Contoh: pekerja yang mencapai objektif akan
diberi ganjaran dan sebaliknya pekerja yang gagal
mencapai objektif akan diberi denda

6.5.2 Jenis-Jenis Kepimpinan

(b) Kepimpinan Transformational

➢ Pemimpin transformational akan membuat
perubahan yang drastik dalam sebuah organisasi

➢ Pemimpin transformational mampu memberi
inspirasi dan dorongan kepada pengikut untuk
melakukan perubahan dan inovasi ke arah
kebaikan bagi mencapai matlamat organisasi

➢ Pemimpin transformational bertindak sebagai
agen perubahan dan membina komitmen yang
tinggi untuk mencapai visi

6.5.2 Jenis-Jenis Kepimpinan

(c) Kepimpinan Karimastik

➢ Pemimpin karimastik merupakan pemimpin yang
mempunyai kelebihan yang tersendiri dalam
mendorong, mengarah dan mempengaruhi
pekerjanya untuk melakukan tugas

➢ Mereka juga merupakan orang yang yakin serta
sensitif terhadap perubahan yang berlaku di
persekitaran dan akan menjadikan pengikut mereka
yakin dan seterusnya menuruti apa yang diarahkan

➢ Pemimpin karimastik juga mewujudkan hubungan
yang baik dengan pengikutnya

6.5.2 Jenis-Jenis Kepimpinan

(d) Kepimpinan Berwawasan (visionary)

➢ Pemimpin berwawasan merupakan pemimpin
yang mampu mewujudkan imej yang positif
tentang masa depan organisasi dan berupaya
menentukan halatuju organisasi berdasarkan
perancangan yang telah ditetapkan

➢ Pemimpin berwawasan memberikan inspirasi dan
harapan kepada semua pekerja tentang
perubahan yang perlu dilaksanakan pada masa
depan agar hayat organisasi dapat terus

6.5.3 Gaya Kepimpinan

6.5.3 Gaya Kepimpinan

Gaya Kepimpnan (a) Gaya Kepimpinan
Autokratik

(b) Gaya Kepimpinan
Demokratik

(c) Gaya Kepimpinan Laissez-
faire

(d) Gaya Kepimpinan
Kontigensi

6.5.3 Gaya Kepimpinan

(a) Gaya Kepimpinan Autokratik

➢Semua keputusan adalah dibuat oleh
pengurus tanpa perlu bertanya kepada
orang lain

➢Pandangan subordinat tidak diterima
➢Gaya kepimpinan ini adalah sesuai

digunakan bagi pekerja-pekerja peringkat
bawahan seperti buruh binaan, pekerja
kontrak.

6.5.3 Gaya Kepimpinan

(b) Gaya Kepimpinan Demokratik

➢ Pengurus dan subordinat membuat keputusan
secara bersama

➢ Perbincangan akan dibuat antara pengurus
dansubordinat untuk menyelesaikan sesuatu
masalah

➢ Keputusan dijangka lebih berkualiti dan
subordinat lebih bersemngat melakukan kerja
kerana mereka terlibat sama dalam membuat
keputusan

➢ Sesuai digunakan kepada penyelia jualan,
penyelia kilang.

6.5.3 Gaya Kepimpinan

(c) Gaya Kepimpinan Laissez-faire

➢ Subordinat bebas membuat keputusan dan
melaksana kerja bagi mencapai objektif-objektif
syarikat

➢ Subordinat mempunyai kepakaran, pengalaman
dan kemahiran yang tinggi, pihak pengurusan
tidak perlu mengawal dan memberi banyak
arahan kerana mereka faham apa kerja yang
mereka perlu lakukan.

➢ Gaya ini sesuai diamalkan bagi pekerja
profesioal seperti peguam, pensyarah, doktor

6.5.3 Gaya Kepimpinan

(d) Gaya Kepimpinan Kontigensi

➢Gaya ini menyebut bahawa pemimpin perlu
memahami situasi untuk menggunakan gaya
kepimpinan tertentu

➢Situasi ini merujuk kepada suborinat dan
persekitaran organisasi

➢Ketua akan menilai situasi mereka dahulu
sebelum memilih gaya kepimpinan yang
akan digunakan

6.5.4 Pemimpin dan Pengurus

6.5.4 Pemimpin dan Pengurus

Pemimpin

➢ Pihak yang menggunakan kuasa formal dan kuasa tidak
formal dalam mempengaruhi pekerjanya untuk mencapai
matlamat yang ditetap

Pengurus

➢ Pihak yang menggunakan kuasa formal untuk merancang,
melaksanakan dan mengawal semua aktiviti yang
ditetapkan untuk mencapai matlamat organisasi

6.5.4 Pemimpin dan Pengurus

Peranan Pemimpin dalam Organisasi

a) Pendorong ➢ Memberi motivasi kepada pekerja agar berusaha
bersungguh-sungguh dalam melaksanakan aktiviti
pekerjaan

b) Pembimbing/ ➢ Memberi bimbngan kepada pekerja baharu atau

Fasilitator kurang mahir agar tugas dapat dilaksanakan dengan

cekap dan berkesan

c) Mentor/ ➢ Tempat rujukan bagi pekerja dan tempat pekerja
Jurulatih mendapat nasihat

6.5.4 Pemimpin dan Pengurus

Peranan Pemimpin dalam Organisasi

d) Penyelesai ➢ Membantu pekerja menyelesaikan masalah

Masalah peribadi dan pekerjaan

e) Perunding ➢ Sebagai orang tengah bagi menyelesaikan masalah
f) Jurucakap antara dua pihak/kumpulan yang bertelagah atau
bermusuhan

➢ Sebagai jurucakap atau wakil kepada pengikut-
pengikut bagi meluahkan isi hati mereka atau
membawa pandangan pengikut mereka kepada
pihak pengurusan

6.5.4 Pemimpin dan Pengurus

Aspek Pemimpin Pengurus

Halatuju Membentuk halatuju atau visi organisasi Membentuk perancangan dan belanjawan

Tugas Menyusun atur pekerja ke arah pencapaian Melaksanakan fungsi pengoranisasian dan

matlamat penstafan

Peranan Memberi inspirasi dan memoivasikan Melakukan aktiviti pengawalan dan
pekerja penyelesaian masalah

Autoriti Memiliki kuasa dari sumber peribadi Memdapat kuasa dari sumber posisi atau
jawatan

Tanggunjawab Menekankan hubungan interpersonal yang Menenkankan persiapan tugas kerana ia

baik dan harmoni dengan pengikut menjadi tanggungjawab pengurus

Tahap Penyelesaian masalah yang lebih Penyelesaian masalah melibatkan masalah
pembuatan
keputusan menekankan konflik pekerja dan menangani pengurusan dan kerumitan pekerjaan dalam

perubahan dalam organisasi organisasi

6.5.5 Pemimpin Formal dan Pemimpin Tidak Formal

6.5.5 Pemimpin Formal dan Pemimpin Tidak Formal

Pemimpin Formal

➢ Merupakan ahli organisasi yang dilantik secara
rasmi bagi menjawat sesuatu kedudukan dalam
organisasi

➢ Pemimpin ini mendapat kuasa disebabkan oleh
kedudukan dalam organisasi

➢ Mereka bertanggungjawab dalam aktiviti kerja
bagi mencapai matlamat organisasi

➢ Mereka mempunyai kuasa sah, kuasa desakan
dan kuasa ganjaran