APLIKASI PERKANTORAN
APLIKASI PERKANTORAN Copyright© PT Penamudamedia, 2024 Penulis: Riri Okra Editor: Yulifda Elin Yuspita ISBN: 978-623-8586-44-8 Desain Sampul: Tim PT Penamuda Media Tata Letak: Enbookdesign Diterbitkan Oleh PT Penamuda Media Casa Sidoarium RT 03 Ngentak, Sidoarium Dodeam Sleman Yogyakarta HP/Whatsapp : +6285700592256 Email : [email protected] Web : www.penamuda.com Instagram : @penamudamedia Cetakan Pertama, Mei 2024 xii + 228, 15x23 cm Hak cipta dilindungi oleh undang-undang Dilarang memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku tanpa izin Penerbit
v Dengan cinta dan kasih sayang, buku ini kupersembahkan untuk wanita istimewa dalam hidupku, istri tercinta, Rani Susanti. Engkau adalah sumber inspirasiku, pemberi kebahagiaan, dan pendamping setia dalam setiap langkah hidup. Dedikasi terkhusus juga untuk buah hati tercinta, Giano Alghany Okra, Giska Inayatul Okra dan Gisya Ramadhani Okra. Kalian adalah sinar matahari dalam hari-hariku. Semoga dapat menjadi panduan dan inspirasi untuk kalian mengembangkan minat dan pengetahuan di masa depan kalian.
vi lhamdulillah, Puji dan Syukur Kehadirat Allah SWT yang senantiasa mencurahkan Rahmat dan HidayahNya, sehingga Penulis bisa menyelesaikan penulisan buku Aplikasi Perkantoran ini. Buku ini terinspirasi dari pengalaman Penulis dalam mengajarkan dan menggunakan aplikasi perkantoran Microsoft Office baik ditempat pelatihan komputer maupun di Perguruan Tinggi. Terkhusus Penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang secara langsung ataupun tidak langsung sudah menginspirasi Penulis dalam menyelesaikan penulisan buku ini Buku ini disusun secara sistematis agar mudah dipahami dan pelajari oleh pembaca. Materi yang disajikan dalam buku ini dibuat menggunakan Microsoft Office 2019. Bagi pembaca yang menggunakan versi lain harap disesuaikan saja. Secara garis besar tidak ada perbedaan antara Microsoft Office 2013, 2016, dan 2019. Semoga dengan adanya buku ini bisa menambah wawasan dan pengetahuan pembaca dalam penggunaan aplikasi A
vii Microsoft Office. Buku ini tentunya tidak terlepas dari kekurangan. Oleh karena itu Penulis mengucapkan permohonan maaf atas kekurangan yang ada. Saran dan kritik sangat diperlukan untuk perbaikan buku ini di masa mendatang Bukittinggi, April 2024 Riri Okra
viii
ix
x
xi
xii
- 1
2 - enerapan sistem komputer di perkantoran telah menjadi tonggak penting dalam evolusi dunia bisnis. Kemajuan teknologi informasi dan komunikasi memberikan peluang baru untuk meningkatkan efisiensi operasional dan produktivitas. Kondisi ini membuat setiap perusahaan berlomba lomba untuk menerapkan dan mengembangkan sistem informasi berbasis komputer untuk kelancaran pekerjaan di Perusahaan masing masing. Penerapan sistem komputer di perusahaan sangat berdampak pada berbagai aspek kegiatan operasional dan strategis. Dampak positif yang didapatkan antara lain : 1. Peningkatan Efisiensi Operasional: Penerapan sistem komputer memungkinkan perusahaan mengotomatiskan berbagai tugas rutin dan proses operasional. Pekerjaan yang sebelumnya memakan waktu yang lama dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan tentunya hal ini akan mengoptimalkan penggunaan sumber daya. 2. Peningkatan Produktivitas Karyawan: Karyawan dapat mengakses informasi dengan lebih cepat dan bekerja lebih efektif berkat sistem komputer. Alat kolaborasi seperti platform berbagi dokumen dan aplikasi komunikasi internal memfasilitasi kerja tim, sementara perangkat lunak manajemen tugas membantu dalam merencanakan dan melacak progres pekerjaan. Hal ini membantu meningkatkan produktivitas individu dan tim, seiring dengan pengurangan kesalahan manusia melalui otomatisasi proses.
- 3 3. Pengambilan Keputusan yang Lebih Cepat dan Akurat: Sistem komputer menyediakan akses instan terhadap data terkini dan alat analisis yang dapat membantu manajemen dalam membuat keputusan yang lebih cepat dan akurat. Dashboard pelaporan real-time dan analisis data mendalam membantu manajemen memahami kinerja bisnis secara menyeluruh. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk merespons perubahan pasar dengan lebih cepat dan membuat keputusan strategis yang lebih baik. 4. Penyederhanaan Proses Bisnis: Implementasi sistem komputer dapat membawa penyederhanaan dalam banyak proses bisnis. Mulai dari manajemen persediaan hingga pelacakan penjualan, sistem otomatisasi dapat mengurangi kompleksitas tugastugas sehari-hari. Ini tidak hanya mengurangi potensi kesalahan manusia tetapi juga mempercepat alur kerja, memungkinkan perusahaan untuk menjadi lebih responsif terhadap perubahan pasar. 5. Peningkatan Kualitas Layanan Pelanggan: Dengan sistem komputer yang terintegrasi, perusahaan dapat memberikan layanan pelanggan yang lebih baik. Data pelanggan dapat diakses dengan cepat, memungkinkan tim dukungan untuk memberikan respon yang lebih efisien dan personal. Sistem manajemen pelanggan (CRM) juga dapat membantu dalam melacak preferensi pelanggan dan menyediakan pengalaman yang lebih disesuaikan.
4 - 6. Keamanan dan Keandalan: Sistem komputer modern dilengkapi dengan tingkat keamanan yang tinggi, membantu melindungi data bisnis yang sensitif. Penerapan protokol keamanan yang kuat membantu mencegah ancaman siber dan memastikan keandalan operasional. Ini memberikan kepercayaan kepada pemangku kepentingan, termasuk karyawan, pelanggan, dan mitra bisnis. 7. Inovasi dan Fleksibilitas: Sistem komputer memberikan fondasi untuk inovasi bisnis dan fleksibilitas dalam menghadapi perubahan lingkungan bisnis. Dengan memanfaatkan teknologi baru, seperti kecerdasan buatan atau analisis prediktif, perusahaan dapat merumuskan strategi yang inovatif dan beradaptasi dengan kebutuhan pasar yang berkembang. Dengan berbagai keunggulan dan kemudahan yang disajikan oleh perkembangan sistem Komputer ini, tidak mempersempit ruang gerak aplikasi perkantoran dasar yang sudah umum digunakan. Microsoft Office salah satu produk aplikasi perkantoran masih mendapatkan posisi istimewa “dihati” pada pegawai dan karyawan. Aplikasi ini masih mampu menjadi alat bantu untuk mempermudah pekerjaan sehari hari, bahkan aplikasi ini bisa dimanfaatkan untuk menuntaskan output yang belum terpenuhi oleh sistem komputerisasi yang sudah dirancang untuk keperluan kantor. Berdasarkan data yang didapatkan dari: https://www.statista.com jumlah perusahaan yang menggunakan Microsoft Office pada tahun 2024 menunjukkan angka yang fantastis. Sebagian
- 5 besar digunakan di Amerika Serikat dengan jumlah berkisar 1.303.720 perusahaan. Hal ini tentunya seiring dengan keunggulan yang didapatkan dari penggunaan Microsoft Office. Gambar 1 : Jumlah Pengguna Microsoft Office di Dunia https://www.statista.com/statistics/983321/worldwide-office365-user-numbers-by-country/ Microsoft Office adalah sebuah paket aplikasi produktivitas yang dikembangkan oleh perusahaan teknologi Microsoft. Paket perangkat lunak ini dirancang untuk membantu pengguna dalam membuat, mengedit, dan mengelola dokumen, spreadsheet, presentasi, dan tugas produktivitas lainnya. Microsoft Office diproduksi oleh perusahaan teknologi bernama Microsoft Corporation. Microsoft adalah perusahaan teknologi multinasional yang didirikan oleh Bill Gates dan Paul Allen pada tahun 1975. Microsoft Office sangat populer di berbagai lingkungan, baik di lingkungan bisnis, pendidikan, maupun penggunaan pribadi. Microsoft Office adalah salah satu produk andalan Microsoft yang telah menjadi standar di dunia perkantoran, pendidikan, dan penggunaan pribadi. Paket perangkat lunak ini terus berkembang dengan penambahan fitur dan pembaruan melalui berbagai versi, dan saat ini, Microsoft Office
6 - seringkali disertakan dalam berbagai paket berlangganan, seperti Microsoft 365. Beberapa aplikasi utama yang terkandung dalam Microsoft Office antar lain : 1. Microsoft Word: Digunakan untuk membuat dan mengedit dokumen teks, seperti surat, laporan, atau makalah. 2. Microsoft Excel: Aplikasi spreadsheet yang memungkinkan pengguna membuat, mengedit, dan menganalisis data dalam bentuk tabel dan grafik. 3. Microsoft PowerPoint: Digunakan untuk membuat presentasi yang berisi slide-slide dengan teks, gambar, dan elemen visual lainnya. 4. Microsoft Outlook: Sebuah aplikasi untuk mengelola email, kalender, dan kontak. Outlook juga menyediakan fungsi perencanaan tugas dan manajemen jadwal. 5. Microsoft Access: Aplikasi database yang memungkinkan pengguna membuat dan mengelola database untuk menyimpan dan mengorganisir informasi. 6. Microsoft OneNote: Aplikasi untuk mencatat dan mengorganisir ide, catatan, dan informasi lainnya dalam format notebook digital. 7. Microsoft Publisher : Aplikasi untuk membuat publikasi, seperti brosur, selebaran, atau buletin. Microsoft Office hadir dalam berbagai versi dan paket, termasuk Office 365 (saat ini dikenal sebagai Microsoft 365), yang menawarkan solusi berbasis langganan dengan pembaruan dan fitur terbaru secara reguler. Pengguna dapat mengakses Microsoft Office baik secara offline maupun online, tergantung pada versi dan kebutuhan mereka.
- 7
8 - anajemen file adalah pengaturan, pengorganisasian, dan pengelolaan berbagai jenis file dan folder yang disimpan dalam media penyimpanan komputer. Manajemen file meliputi berbagai tugas seperti membuat, menghapus, memindahkan, menyalin, mengubah nama, dan menyimpan file-file tersebut. Manajemen file perlu dilakukan agar file yang tersimpan pada media penyimpanan terorganisir dengan baik. File yang terorganisir dengan baik, akan memudahkan dalam pencarian file. Manajemen file pada sistem operasi Windows 10 dan 11 dapat dilakukan melalui File Explorer. Pada sistem operasi di bawahnya file explorer dikenal dengan Windows explorer. File dalam media penyimpanan sangat banyak jenis atau typenya. Setiap type file memiliki (extention) atau ekstensi. File ekstensi adalah bagian dari nama file yang muncul setelah titik (.) di belakang nama file utama. File ekstensi digunakan untuk membedakan format atau tipe suatu file dengan file yang lainnya. Type atau format file tersebut antara lain : 1. File Dokumen: yang termasuk dalam file dokumen antara lain dokumen teks (misalnya, .docx, .txt), spreadsheet (misalnya, .xlsx), presentasi (misalnya, .pptx). di samping itu ada juga file dokumen dengan type pdf (Portable Document Format). File pdf ini jenis file yang banyak digunakan untuk menyajikan dokumen secara online. 2. File Gambar: File gambar adalah file yang dihasilkan dari perangkat penangkap gambar seperti camera atau scanner. File gambar bisa juga dihasilkan dari software pengolah image seperti Adobe Photoshop, Corel Photopaint, Corel Draw, dan lain-lain. File
- 9 gambar dikenali dengan ekstensi .jpg, .png, .gif, .bmp, dan lainnya. 3. File Audio: File audio adalah file yang dihasilkan dari perangkat penangkap suara seperti microphone, atau dari software pengolah suara. File suara dikenali dengan ekstensi .mp3, .wav, .wma, dan lainnya. 4. File Video: File video dapat dihasilkan dari kamera, smartphone, software screen capture dan lain lain. File video dikenali dengan ekstensi .mp4, .avi, .mkv, dan lainnya. 5. File Arsip: File arsip adalah jenis file yang digunakan untuk menggabungkan satu atau lebih file atau folder ke dalam satu unit yang lebih besar, yang kemudian dikompresi untuk mengurangi ukuran totalnya. Ini mempermudah pengiriman, penyimpanan, dan pengelolaan file yang lebih efisien. File yang diarsipkan dalam format seperti .zip, .rar, .7z, dan lainnya. 6. File Program: File program adalah jenis file yang dapat diinstal atau dieksekusi oleh sistem operasi, File program memiliki ekstensi .exe, .msi, .appx, dan lainnya. Yang dijabarkan diatas itu hanya sebagian type atau format file yang umumnya digunakan. Masih sangat lagi type atau format file yang lainnya. Type atau format file itu dihasilkan oleh berbagai jenis software atau hardware. Sebagaimana sudah dijelaskan di atas, file explorer adalah tempat dimana file file yang telah tersimpan dalam
10 - media penyimpanan dikelola. Untuk membuka File Explorer, dapat dilakukan dengan cara meng-klik ikon folder di taskbar atau desktop komputer. Membuka file explorer dapat juga dilakukan dengan menekan tombol Windows () + E pada keyboard. Tampilan File explorer pada Windows 11 seperti terlihat pada gambar berikut ini : Gambar 2.1. File Explorer Keterangan gambar : 1. Tombol Navigasi Tombol navigasi merupakan tombol yang berfungsi untuk melakukan navigasi antar folder atau lokasi lokasi file yang ada dalam file explorer Ada 4 buah tombol navigasi di file explorer, antara lain ; Tabel 2.1 Tombol navigasi Tombol Fungsi Back Berfungsi untuk kembali ke lokasi file/folder yang sudah dibuka sebelumnya. 1 2 3 5 4 6
- 11 Forward Berfungsi untuk menuju ke lokasi file/folder yang sudah dikembalikan dengan perintah Back Up Berfungsi untuk menuju lokasi Folder yang lebih tinggi dalam hierarki direktori yang sedang dibuka. Refresh Untuk me-refresh memori komputer, sehingga tampilan file explorer dapat diperbaharui. 2. Address Bar Address bar di File Explorer adalah area di bagian atas jendela File Explorer di sistem operasi Windows yang menampilkan alamat atau path dari folder atau file yang sedang Anda jelajahi. Ini memungkinkan pengguna untuk dengan cepat melihat lokasi atau path lengkap dari folder atau file tertentu, dan juga memungkinkan mereka untuk langsung memasukkan path yang diinginkan untuk beralih ke lokasi tertentu. 3. Searching Bar Searching box di File Explorer adalah area di bagian atas jendela File Explorer di sistem operasi Windows yang memungkinkan pengguna untuk melakukan pencarian berkas atau folder dalam sistem file mereka. Dengan menggunakan searching box, pengguna dapat dengan cepat dan mudah menemu-
12 - kan berkas atau folder yang mereka cari tanpa harus secara manual melalui struktur folder. 4. Toolbar Toolbar adalah kumpulan tool atau tombol tombol untuk melaksanakan perintah tertentu. Tombol yang ada dalam toolbar file explorer antara lain : Tabel 2.2. Tombol pada toolbar Tombol Fungsi Berfungsi untuk membuat folder baru atau membuat shortcut file yang baru Tombol Cut, berfungsi untuk memotong atau menghapus file/folder sehingga bisa dipindahkan ke posisi lain. Perintah ini dilanjutkan dengan tombol paste Tombol Copy, berfungsi untuk menduplikat file/folder. Tombol ini dilanjutkan dengan tombol paste Tombol Paste, berfungsi untuk menampilkan file/folder yang di-copy atau di-cut Rename, digunakan untuk Mengganti nama file atau nama folder Tombol Share, digunakan untuk berbagi file ke perangkat lain. Delete, berfungsi untuk menghapus
- 13 file atau folder Sort , berfungsi untuk mengurutkan file atau folder yang ada dalam sebuah folder View, berfungsi untuk merubah tampilan file atau folder pada jendela Device and drives. 5. Folder Tree Folder tree atau juga dikenal sebagai "tree view" adalah salah satu komponen penting dalam antarmuka pengguna File Explorer pada sistem operasi Windows. Ini menampilkan struktur hierarkis dari folder dan subfolder dalam sistem file komputer. Folder tree biasanya terletak di panel kiri jendela File Explorer dan memberikan gambaran visual tentang bagaimana folder dan subfolder terorganisir di dalamnya. Folder atau sub folder yang dipilih pada bagian folder tree ini akan tampil pada addres bar. 6. Jendela Device and drives Jendela "Devices and Drives" di File Explorer adalah area di bagian kanan jendela File Explorer pada sistem operasi Windows. Jendela Device and drives menampilkan drive, folder dan file yang ada dalam perangkat penyimpanan dan drive yang terhubung ke komputer.
14 - Folder adalah ruang atau tempat penyimpanan file dalam media penyimpanan komputer. Di dalam folder bisa terdapat sub sub folder atau file file yang tersimpan dengan berbagai ekstensi. Beberapa operasi yang bisa dilakukan di file explorer adalah 1. Membuat Folder baru Langkah-langkah untuk membuat folder : a. Buka File Explorer, dengan cara meng-klik ikon folder di taskbar atau desktop komputer. Membuka file explorer dapat juga dilakukan dengan menekan tombol Windows () + E pada keyboard b. Tentukan Drive lokasi folder baru yang akan diletakkan. Lokasi drive bisa saja C:\ atau D:\ atau bisa juga drive yang lain. c. Setelah menentukan posisi Drive tentukan lokasi folder baru yang akan ditempatkan. Lokasi folder baru bisa saja di dalam folder yang hirarkinya diatas folder baru. d. Klik tombol New dan pilih Folder Gambar 2.2. Membuat folder baru 1 2 3
- 15 e. Ganti nama folder baru (New Folder) dengan nama baru yang diinginkan. Mengganti nama folder bisa saja langsung dilakukan setelah mengklik tombol New > Folder. Jika Teks “New Folder” sudah tidak aktif, bisa di-klik tombol rename. f. Jika nama folder sudah diganti, tekan tombol Enter untuk konfirmasi. 2. Menghapus folder Langkah langkah untuk menghapus folder adalah : a. Pilih folder yang akan dihapus b. Klik tombol Delete pada bagian toolbar file explorer, atau bisa juga dengan menekan tombol delete di keyboard c. Klik tombol “Yes” pada kotak pesan konfirmasi hapus folder yang muncul. d. Folder akan terhapus. Harus diingat, file file yang ada di dalam folder yang bersangkutan akan ikut terhapus. 3. Mengcopy File antar Folder Langkah langkah untuk Mengcopy file antar folder antara lain : a. Pilih file yang akan di-copy-kan b. Klik tombol Copy c. Pindahkan lokasi folder. Pindah lokasi folder bisa menggunakan tombol Up, atau men-double click salah satu folder untuk masuk ke dalamnya. d. Tekan tombol Paste e. File akan muncul di lokasi yang baru
16 - 4. Memindahkan File antar Folder Langkah langkah untuk Mengcopy file antar folder antara lain : a. Pilih file yang akan di-copy-kan b. Klik tombol Cut c. Pindahkan lokasi folder. Pindah lokasi folder bisa menggunakan tombol Up, atau men-double click salah satu folder untuk masuk ke dalamnya. d. Tekan tombol Paste e. File akan muncul di lokasi yang baru. 5. Pencarian File/Folder Untuk pencarian file atau folder pada file explorer bisa melalui Searching Bar. Langkah langkah pencarian file antara lain : a. Tentukan di lokasi mana data yang akan dicari, apakah pada Drive C:\, Drive D:\ atau pada Folder atau sub folder yang ada dalam sebuah Drive b. Ketikan kata kunci atau keyword dari file yang akan dicari pada Searching Bar. c. Tekan tombol Enter dan tunggu proses pencarian sampai selesai. Untuk mempermudah pencarian, bisa dibantu dengan mengerikan “*” dan menambahkan ekstensi dari file yang akan dicari, contohnya : *.docx, *.xlsx, dan lain-lain. Tanda “*” menandakan kita mencari file apa saja asalkan ekstensinya adalah “.docx” atau “.xlsx”. Jika pada searching bar diketikkan *.docx maka semua file word dokumen yang ada dalam lokasi pencarian akan ditampilkan.
- 17 Pengetikkan keyword bisa juga seperti “Latihan*.*”. Pengetikkan keyword seperti ini akan menampilkan semua file pada lokasi penyimpanan yang mengandung nama “Latihan” dengan type file apa saja. File dokumen word yang mengandung nama “Latihan” akan ditampilkan. File excel yang mengandung nama “Latihan” juga akan ditampilkan. Gambar 2.3. Contoh pencarian di drive D:\ dengan Keyword *.docx File properties adalah atribut atribut atau informasi – informasi yang menyertai sebuah file. Properties banyak macamnya, diantaranya nama file, type file, tanggal dibuat, author, data picture taken dan lain-lain. Properties file berguna untuk mengetahui informasi file yang menyertai dan mengklasifikasikan file. Untuk melihat properties file bisa melalui jendela properties file, caranya : 1. Klik kanan pada nama file yang ada di jendela Device and drives. 2. Klik properties.
18 - Gambar 2.4. Jendela Properties file 3. Untuk melihat properties file bisa melalui tab General dan detail. Pada jendela General bisa terlihat lokasi penyimpanan, ukuran file, tanggal dibuat, tanggal dimodifikasi dan tanggal diakses. Di jendela ini juga bisa diatur atribut Read-only (untuk menjadikan file yang hanya bisa dilihat dan tidak bisa dimodifikasi lagi) dan atribut hidden (untuk menyembunyikan file) Properties file juga bisa dilihat pada bagian Device and drives. Standar properties yang tampil pada jendela Device and drives adalah Name, Date Modified, type, dan size. Properties ini bisa ditambahkan dengan cara : 1. Klik kanan pada columns name di jendela Device and drives 2. Jendela dropdown akan muncul. Jika ingin menambahkan properties klik salah satu pilihan. Jika ingin pilihan lebih lanjut klik more.
- 19 Gambar 2.5. Menambahkan properties 3. Jendela Choose Detail akan tampil. Pada jendela ini pilihan properties lebih banyak. Gambar 2.6. Jendela Choose Detail
20 - 4. Tentukan pilihan pada jendela properties dan klik tombol OK Gambar 2.7. Device and Drives yang sudah ditambahkan property Author
- 21
22 - Sebagaimana yang sudah diketahui jika Microsoft Word ini merupakan bagian dari Microsoft Office. Sejarah perkembangan Microsoft Word tentunya tidak akan terlepas dari sejarah perkembangan Microsoft Office. Microsoft Word memiliki sejarah yang panjang dan bermula pada awal perkembangan industri perangkat lunak komputer. Awal Perkembangan, Microsoft Word pertama kali diluncurkan pada tahun 1983 sebagai MultiTool Word untuk komputer yang menggunakan sistem operasi MS-DOS. Versi pertama dari Word dirancang oleh tim pengembang di Microsoft, termasuk Richard Brodie. Versi pertama untuk sistem operasi Microsoft Windows dibuat pada tahun Pada tahun 1989. Microsoft merilis Microsoft Word 1.0 untuk Microsoft Windows. Ini adalah versi pertama yang dirancang khusus untuk lingkungan Windows. Seiring berjalannya waktu, Microsoft Word mengalami berbagai pembaruan dan peningkatan fungsionalitas. Pada setiap versi baru, fiturfitur baru dan perbaikan keamanan diperkenalkan. Pada tahun 1990, Microsoft Word menjadi bagian dari paket aplikasi produktivitas yang disebut Microsoft Office. Ini mencakup aplikasi seperti Excel dan PowerPoint. Seiring dengan pertumbuhan popularitas sistem operasi Macintosh, Microsoft Word juga diporting ke platform ini pada pertengahan 1980-an. Pada tahun 1985, versi Word 1.0 dirilis untuk Mac. Seiring dengan kemajuan teknologi antarmuka grafis, Microsoft Word mengalami perubahan signifikan dalam
- 23 hal antarmuka pengguna. Pada tahun 1997, antarmuka Microsoft office sudah menggunakan tampilan ikon ikon perintah yang tersusun rapi dalam toolbar. Perkembangannya dilanjutkan oleh Microsoft Office 2000 Microsoft Office XP diperkenalkan pada tahun 2001 sebagai penerus dari Office 2000. Menandai perubahan signifikan dalam antarmuka pengguna dan pengenalan fitur baru. Fitur baru yang muncul adalah penggunaan Task Panes. Task panes memberikan akses cepat ke fungsi umum dan alat bantu. Tahun 2003 Microsoft Office meluncurkan lagi produk baru yang dikenal dengan Microsoft Office 2003. Pada produk ini diperkenalkan SmartArt Graphics yang memungkinkan pembuatan grafik presentasi dengan mudah. Pada produk ini juga dikenalkan XML Format. XML format adalah format dokumen berbasis XML untuk meningkatkan interoperabilitas dan kustomisasi. Tahun 2007 Microsoft meluncurkan Microsoft Office 2007. Antarmuka Ribbon pertama kali diperkenalkan oleh Microsoft pada versi Microsoft Office 2007. Antar muka Ribbon ini menggantikan Menu bar dan Toolbar yang sudah menjadi ciri khas semenja era Microsoft Office 1997. Pengenalan Ribbon pada Office 2007 membawa perubahan besar dalam cara pengguna mengakses dan menggunakan fitur-fitur aplikasi seperti Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya. Ribbon dirancang untuk memberikan akses yang lebih mudah dan intuitif ke berbagai perintah dan fungsi yang sering digunakan. Sejak saat itu, Ribbon Interface telah menjadi ciri khas dalam antarmuka pengguna Microsoft Office.
24 - Tahun 2010 Microsoft Meluncurkan lagi Microsoft Office 2010. Office 2010 diperkenalkan sebagai kelanjutan evolusi Office 2007. Office 2010 Menawarkan penyempurnaan antarmuka. Peningkatan visual dan fungsionalitas di setiap aplikasi, seperti efek grafis yang lebih canggih di PowerPoint. Produk ini dilanjutkan oleh Microsoft Office 2013, Microsoft 2016 sampai Microsoft Office 2019. Produk ini sudah menggunakan teknologi Cloud. Dengan perkembangan teknologi cloud, Microsoft Word semakin terintegrasi dengan layanan cloud. Pengguna dapat menyimpan dan berbagi dokumen mereka melalui layanan seperti OneDrive. Microsoft juga mengeluarkan prodi sejenis yang bersifat langganan. Office 365 adalah produk dan layanan berbasis langganan dari Microsoft yang menyediakan akses ke berbagai aplikasi produktivitas dan layanan kolaboratif melalui cloud. Berikut adalah ringkasan cerita tentang Office 365. Microsoft Word yang merupakan keluarga dari Microsoft Office merupakan aplikasi dasar yang umumnya ada disetiap PC atau Laptop. Shortcut untuk mengaktifkan aplikasi ini juga biasanya sudah ada pada desktop komputer. Pertama kali Microsoft Word ini diaktifkan akan bertemu antar muka seperti berikut ini :
- 25 Gambar 3.1 : Antar Muka Microsoft Word Keterangan gambar : 1. Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar menyediakan akses cepat ke perintah-perintah yang sering digunakan. Pengguna dapat menyesuaikan toolbar ini sesuai dengan preferensi mereka. 2. Ribbon Ribbon adalah elemen antarmuka yang terletak di bagian atas jendela Word. Terdiri dari tab-tab dan grup-grup perintah yang mengelompokkan fungsifungsi terkait. Misalnya, tab "Home" berisi perintahperintah yang sering digunakan seperti pemformatan teks, paragraf, dan clipboard. Tab Insert untuk menyisipkan gambar, table, grafik, page number dan lain – lain. 3. Horizontal Ruler Horizontal Ruler adalah mistar yang membentang secara horizontal di bagian bawah Ribbon. Horizontal
26 - ruler membantu pengguna dalam penataan dan pemformatan dokumen dengan menunjukkan batas tabulasi dan pengaturan margin. Horizontal Ruler memiliki 4 buat tuas indent yang bisa di-drag ke kiri dan ke kanan, yaitu First Line Indent, Hanging Indent, Left Indent dan Right Indent a. First Line Indent: Digunakan untuk mengatur titik awal dari baris pertama setiap paragraf. b. Hanging Indent : Digunakan untuk mengatur posisi awal baris kedua dan seterusnya di setiap paragraf. Hanging indent dapat digeser ke arah kanan dengan shortcut key Ctrl + T dan dikembalikan ke kiri dengan shortcut key Ctrl + Shift + T. c. Left Indent: Menentukan batas kiri pengetikan. Left Indent dapat digeser ke kanan dengan shortcut key Ctrl + M dan dikembalikan ke arah kiri dengan shortcut key Ctrl + Shift + M. d. Right Indent: Digunakan untuk menentukan batas kanan pengetikkan. Gambar 3.2. Horizontal Ruler (1) First Line Indent; (2) Hanging Indent; (3) Left Indent; (4) Right Indent 1 2 3 4
- 27 a. Vertical Ruler Vertical ruler di Microsoft Word biasanya digunakan untuk mengatur tata letak dan pemformatan dokumen secara vertikal b. Area Dokumen Merupakan area utama di tengah jendela Word tempat pengguna membuat, mengedit, dan melihat dokumen. Menampilkan teks, gambar, dan elemenelemen lainnya yang termasuk dalam dokumen. c. Scroll Bars Scroll Bars memungkinkan pengguna untuk berpindah ke bagian-bagian yang tidak terlihat dari dokumen. Short Cut key adalah kombinasi tombol keyboard yang digunakan untuk mengaktifkan fungsi tertentu pada suatu program atau sistem operasi. Penggunaan shortcut key dapat mempercepat proses kerja, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi penggunaan komputer. Mengetahui dan mengenal shortcut key Microsoft Word ini penting untuk bisa menggunakan aplikasi ini dengan mudah. Shortcut key yang bisa digunakan di Microsoft Word adalah : Ctrl + A : Memilih seluruh teks dalam dokumen. Ctrl + B : Memberi format teks menjadi tebal (bold). Ctrl + C : Menyalin teks terpilih.
28 - Ctrl + D : Membuka jendela untuk mengatur format huruf (font). Ctrl + E : Menjepit teks ke tengah. Ctrl + F : Membuka jendela pencarian (find). Ctrl + G : Membuka jendela menuju ke (go to). Ctrl + H : Membuka jendela penggantian teks (replace). Ctrl + I : Memberi format teks menjadi miring (italic). Ctrl + J : Membuat rata kiri dan kanan. Ctrl + K : Membuka jendela untuk menambah hyperlink. Ctrl + L : Membuat rata kiri. Ctrl + M : Membuat pergeseran pada First Line Indent dan Hanging Indent ke arah kanan. Ctrl + Shift + M : Mengembalikan pergeseran yang dibuat dengan Ctrl + M. Ctrl + N : Membuka dokumen baru. Ctrl + O : Membuka jendela untuk membuka file. Ctrl + P : Membuka jendela untuk mencetak dokumen. Ctrl + R : Membuat rata kanan.
- 29 Ctrl + S : Membuka jendela untuk menyimpan dokumen dan menyimpan perubahan selanjutnya. Ctrl + T : Menggeser posisi Hanging Indent ke kanan. Ctrl + Shift + T : Mengembalikan pergeseran yang dibuat dengan Ctrl + T. Ctrl + U : Memberi garis bawah pada teks terpilih. Ctrl + V : Menempelkan teks yang telah disalin. Ctrl + W : Menutup jendela Microsoft Word. Ctrl + X : Memotong teks terpilih. Ctrl + Y : Melakukan perintah redo (mengembalikan perubahan yang dibatalkan). Ctrl + Z : Melakukan perintah undo (membatalkan perubahan terakhir). Ctrl + 1 : Menetapkan spasi satu baris (single spacing). Ctrl + 2 : Menetapkan spasi dua baris (double spacing). Ctrl + 5 : Menetapkan spasi satu setengah baris (1.5 spacing).
30 - Ctrl + = : Mengubah teks menjadi subskrip (menurunkan posisi font, contoh: O₂). Ctrl + Shift + = : Mengubah teks menjadi superscript (menaikkan posisi font, contoh: 2²). Ctrl + ] : Memperbesar ukuran font. Ctrl + [ : Memperkecil ukuran font. Tab : Berpindah ke tingkat penomoran yang lebih rendah dalam outline numbering. Shift + Tab : Berpindah ke tingkat penomoran yang lebih tinggi dalam outline numbering.
- 31
32 - Pengaturan halaman di Microsoft Word digunakan untuk mengontrol tata letak dan tampilan halaman dalam dokumen. Ini termasuk penyesuaian margin, ukuran kertas, orientasi halaman, dan elemen-elemen lainnya yang memengaruhi bagaimana teks dan elemen grafis disusun di dalam dokumen. Beberapa aspek pengaturan halaman yang umum di Microsoft Word mencakup mengatur ukuran kertas, orientasi halaman, marin, header and footer, kolom, break dan lain lain : 1. Ukuran Kertas: Ukuran kertas yang lazim digunakan dalam administrasi perkantoran adalah A4 dan F4. Ukuran kertas A4 adalah 210 mm x 297 mm atau setara dengan 8,27 inch x 11,69 inch. Ukuran kertas F4 adalah 210 mm x 330 mm atau setara dengan 8,27 inch x 12,99 inch. Disamping kedua ukuran kertas ini, ada juga ukuran kertas Letter dan Legal, namun kedua ukuran kertas ini tida lazim digunakan di Indonesia. Untuk menentukan ukuran kertas bisa dilakukan dengan langkah sebagai berikut : Klik Layout pada Tab Ribbon Klik tombol size Klik salah satu pilihan ukuran kertas yang tersedia
- 33 Gambar 4.1. Menentukan ukuran kertas A4 2. Orientasi Halaman Oreintasi halaman digunakan untuk menentukan bagaikan arah dari dokumen kerja kita. Orientasi yang digunakan ada 2 yaitu Portrait (berdiri) dan Landscape (rebah). Untuk menentukan Orientasi halaman langkahnya seperti berikut : Klik Layout pada Tab Ribbon Klik tombol Orientation Klik salah satu Orientasi halaman yang diinginkan 1 2 3
34 - Gambar 4.2. Orientasi halaman 3. Margin Margin merupakan batas pengetikkan. Margin merujuk pada area kosong di sekitar tepi dokumen. Pengguna dapat menyesuaikan lebar margin atas, bawah, kiri, dan kanan sesuai kebutuhan. Ukuran margin standar dalam pengetikkan ilmiah adalah 4 cm untuk bagian atas, 3 cm untuk bagian bawah, 4 cm untuk bagian kiri dan 3 cm untuk bagian kanan. Langkah langkah untuk mengatur margin adalah sebagai berikut : Klik Layout pada Tab Ribbon Klik tombol Margins Klik salah satu pilihan Orientasi halaman yang diinginkan 1 2 3
- 35 Gambar 4.3. Margins Jika ukuran margin yang diinginkan tidak tersedia pada pilihan margin yang tampil, bisa di klik Custom Margin yang terletak di bagian bawah pilihan margin yang ada. Jika tombol ini di klik, maka akan tampil jendela Page Setup. Tab yang aktif adalah tab margin 1 2 3
36 - Gambar 4.4. Jendela page setup Fungsi dari tombol tombol yang ada pada jendela ini adalah : Tabel 4.1.Tombol pada Jendela Page Setup Tombol Fungsi Spin Button yang bisa digunakan untuk menentukan margin atas. Klik tombol panah ke atas untuk menambah nilai dan panah ke bawah untuk mengurangi nilai Spin Button yang bisa digunakan untuk menentukan margin kiri. Klik tombol panah ke atas untuk menambah nilai dan panah ke bawah untuk mengurangi
- 37 nilai Spin Button yang bisa digunakan untuk menentukan margin bawah. Klik tombol panah ke atas untuk menambah nilai dan panah ke bawah untuk mengurangi nilai Spin Button yang bisa digunakan untuk menentukan margin kanan. Klik tombol panah ke atas untuk menambah nilai dan panah ke bawah untuk mengurangi nilai Spin Button yang bisa digunakan untuk menentukan gutter. Gutter adalah areal yang ditambahkan pada margin samping atau margin atas yang digunakan untuk penjilidan. Klik tombol panah ke atas untuk menambah nilai dan panah ke bawah untuk mengurangi nilai ComboBox untuk menentukan dimana posisi gutter. Pilihannya 2 ; kiri atau atas Tombol untuk menentukan Orientasi kertas Portrait (berdiri) Tombol untuk menentukan Orientasi kertas Landscape (rebah) PIlihan untuk menentukan bagaimana menampilkan banyak halaman dalam 1 lembar. Untuk menentukan penerapan page
38 - setup untuk halaman apa saja. Whole Document = Seluruh halaman This Point Forward = Mulai dari posisi kursor sampai halaman selanjutnya. Selected Text = Pada bagian teks yang di sorot saja. Tombol untuk menjadikan pengaturan halaman yang sudah disetting menjadi pengaturan baku Tombol untuk memproses semua pengaturan halaman yang sudah diseting Membatalkan pengaturan halaman 4. Columns: Pengaturan Columns atau kolom digunakan untuk membagi areal pengetikan dokumen menjadi beberapa kolom, mirip dengan tata letak majalah atau surat kabar. Langkah langkah pengaturan kolom sebagai berikut : Klik Layout pada Tab Ribbon Klik tombol Columns Klik salah satu pilihan kolom yang diinginkan