- 139
140 - Decision atau Pengambilan keputusan di dalam Microsoft Excel kita lakukan dengan logika “IF”. Yang dimaksud dengan logika IF adalah logika yang hanya membutuhkan 2 buah jawaban, yaitu Ya dan Tidak. Perhatikan kalimat berikut : Jika hari hujan, saya bawa payung, kalau tidak akan basah kuyup. Dari kalimat diatas bisa disimpulkan Jika adalah decision If, sedangkan hari hujan adalah kondisi, saya bawa payung adalah pernyataan True (ya), kalau tidak saya kehujanan adalah pernyataan False. Kalau kita uraikan dalam bentuk flowchart (diagram alir) pengambil keputusan kira-kira akan berbentuk seperti berikut : Gambar 12.1. Flowchart Pengambilan keputusan 1 tingkat Dari gambar diatas dapat kita lihat pemilihan kondisi jika hari hujan dengan 2 (dua) buah pernyataan “bawa payung” pada pernyataan Ya, dan basah kuyup pada pernyataan. Jika kita ingin menambah 1(satu) kondisi lagi dari decision diatas, maka akan berbentuk seperi berikut
- 141 Gambar 12.2. Flowchart Pengambilan dengan kondisi lebih dari 1 Bentuk Umum Logika IF di dalam Microsoft excel adalah sebagai berikut : =IF(Kondisi, TRUE, FALSE) Kondisi adalah kondisi yang diperlukan untuk mendapatkan keputusan. Dalam penulisan kondisi biasanya akan terdiri dari 3 bagian yaitu : Cell Uji, operator pembanding, data pembanding. contohnya “A3 = 3”; “A3” adalah Cell uji, “=” adalah operator pembanding dan “3” adalah data pembanding. TRUE adalah keputusan yang diambil apabila kondisi terpenuhi, sedangkan FALSE adalah keputusan yang diambil apabila kondisi tidak terpenuhi. Kalau kita terjemahkan flowchart diatas ke dalam logika If di Microsoft Excel, kira-kira hasillnya adalah : =IF(Hari = “Hujan”,”bawa payung”,”basah kuyup”) “=IF “ adalah bentuk awal penulisan logika IF, sedangkan “Hari = Hujan” adalah kondisi dari logika IF
142 - dan “Basah kuyup” adalah pernyataan I (logika Ya), dan “Basah kuyup” adalah pernyataan 2 (logika Tidak). Kondisi ini jika dicontohkan ke dalam Microsoft Excel kurang lebih seperti berikut : Tabel 12.1. Contoh kasus satu Kondisi Kondisi Keterangan Nilai >= 70 Selain itu Lulus Tidak Lulus Contoh dari tabel diatas adalah sebuah kondisi yang menyatakan Jika Nilai >= 70 maka keterangan adalah lulus, selain dari kondisi itu maka tidak lulus. Jika diterjemahkan ke dalam formula IF maka seperti berikut : =IF(A2>=70, “Lulus”, ”Tidak Lulus”) Lebih jelas, perhatikan gambar berikut ini : Gambar 12.3. Contoh Penggunaan Formula IF 1 kondisi Jika kita menemukan kondisi dimana memerlukan logika If yang lebih dari satu, maka kita bisa menyambung pernyataan 2 menjadi logika if yang baru, perhatikan tabel berikut :
- 143 Tabel 12.2. Contoh Kasus kondisi lebih dari 1 Kondisi Pernyataan Golongan I Golongan II Golongan III Golongan IV Gaji = 500000 Gaji = 600000 Gaji = 700000 Gaji = 800000 Tabel diatas bisa terjemahkan ke dalam lembaran Microsoft Excel seperti gambar berikut : Gambar 12.4. Contoh kasus Dari kenyataan yang terlihat pada gambar, pada cell B2 bisa kita tuliskan rumus sebagai berikut : =IF (A2 = “I”,500000, IF (A2 = “II”,600000, IF (A2 = “III”,700000, IF (A2 = “IV”,800000)))) Dari rumus diatas bisa kita lihat alur-alur logika dimana pada satu logika IF hanya ada 1 Pernyataan, sedangkan pernyataan kedua digantikan oleh logika IF yang kedua. Pada bagian akhir rumus, berikan tutup
144 - kurung “)” sebanyak jumlah IF. Setelah anda menekan tombol “Enter” maka akan di dapat nilai seperti berikut : Gambar 12.5. Penggunaan Formula IF dengan kondisi lebih dari 1 Nilai 500000 pada bagian kiri didapat setelah kita menekan tombol “Enter”. Untuk mendapatkan nilai pada cell yang di bawahnya bisa dilakukan dengan cara pindah lagi ke cell B2 dan tarik Fill Handle. Dalam beberapa kasus, penggunaan formula If tidak selalu mendapatkan hasil yang kita inginkan. Kejadian yang sering ditemui adalah munculnya nilai FALSE. Apa itu nilai FALSE ?. Nilai FALSE adalah nilai yang muncul apabila semua kondisi yang dimasukkan ke dalam formula tidak ada satu pun yang terpenuhi. Perhatikan gambar berikut ini : Gambar 12.6. Kondisi FALSE
- 145 Pada gambar di atas, terlihat pada cell B6, didapatkan hasil FALSE. Karena pada formula hanya ada kondisi untuk golongan I, II, III dan IV. Tidak ada kondisi untuk golongan V. Untuk mengatasi munculnya hasil FALSE dari formula IF, perlu ditambahkan nilai FALSE pada bagian akhir formula. Nilai FALSE ini yang akan muncul ketika tidak ada kondisi yang terpenuhi. Contoh penambahan nilai FALSE lihat pada formula berikut : =IF (A2 = “I”,500000, IF (A2 = “II”,600000, IF (A2 = “III”,700000, IF (A2 = “IV”, 800000, 0)))) Pada formula diatas, ada penambahan “,0” di bagian akhir formula. Ini adalah nilai FALSE yang ditambahkan. Penambahan nilai FALSE ini akan menghasilkan nilai 0 dari setiap kondisi yang tidak terpenuhi. Gambar 12.7. Nilai FALSE Hal hal yang perlu menjadi perhatian dalam penggunaan Formula IF adalah : 1. Perlu diingat penggunaan tanda pemisah parameter formula IF juga dipengaruhi oleh setingan Bahasa Komputer. Untuk Komputer yang menggunakan setingan Bahasa Inggris pemisah parameter formula IF adalah koma (,). Untuk
146 - Komputer yang menggunakan settingan Bahasa Indonesia, pemisah parameter formula IF adalah titik koma (;). Formula IF yang ditampilkan diatas adalah formula IF pada Komputer yang menggunakan setingan Bahasa Inggris. Jika dirobah menjadi setingan Bahasa Indonesia, rumus lengkapnya adalah : =IF (A2 = “I”;500000; IF (A2 = “II”; 600000; IF (A2 = “III”; 700000; IF (A2 = “IV”; 800000)))) 2. Data yang berbentuk alphanumeric (Huruf, angka dan karakter khusus) harus diketik dalam tanda kutip (“<”). Karena itulah golongan diketikan dengan tanda kutip (“I”, “II”< dst). Sedangkan data yang merupakan numerik tidak diberi tanda kutip. Perhatikan pengetikkan 500000, 600000, 700000 dan 800000 pada rumus di atas. 1. Logika AND Logika AND adalah logika yang akan menghasilkan nilai TRUE atau FALSE. Nilai TRUE akan didapatkan apabila semua kondisi terpenuhi, sedangkan nilai FALSE akan didapatkan apabila ada salah satu atau semua kondisi tidak terpenuhi. Format umum legika AND adalah : =AND(Kondis1, Kondisi2, <) Contohnya : =AND(A2>70, B2="Baik")
- 147 Perhatikan gambar berikut untuk contoh penggunaan logika AND Gambar 12.8. Contoh Penggunaan Logika AND Gambar diatas menampilkan hasil TRUE atau FALSE dari 2 kondisi. Kondisi pertama A2>70 dan kondisi kedua B2 =”Baik”. Jika kedua kondisi ini terpenuhi akan mendapatkan hasil TRUE, jika tidak akan mendapatkan hasil FALSE. 2. Logika OR Hampir sama dengan logika AND, logika OR juga akan menghasilkan nilai TRUE atau FALSE, Namun pada logika OR apabila ada salah satu kondisi yang terpenuhi maka akan bernilai TRUE. Jika semua kondisi tidak ada yang terpenuhi, baru akan didapatkan hasil FALSE. Format umum logika OR : OR(Kondis1, Kondisi2, <) Contohnya : =OR(A2>70, B2="Baik") Gambar 12.9. Penggunaan logika OR
148 - Dari gambar diatas terlihat kondisi untuk menampilkan hasil TRUE atau FALSE dengan logika OR. Kondisi pertama A2>70 dan kondisi kedua B2 =”Baik”. Jika salah satu atau semua kondisi terpenuhi akan mendapatkan hasil TRUE, jika tidak ada kondisi yang terpenuhi akan mendapatkan hasil FALSE. Formula IF dapat digabungkan dengan logika AND maupun logika OR. Penggabungan ini diperlukan apabila untuk pengambilan keputusan diperlukan Penggabungan dua buah kondisi atau lebih. Misalnya untuk menentukan gaji diperlukan kondisi Golongan dan status perkawinan, seperti terlihat pada table berikut : Tabel 12.3. Contoh Kasus untuk logika AND dan Formula IF Golongan Status Perkawinan Gaji Pokok I Tidak Kawin 1.000.000 I Kawin 1.500.000 II Tidak Kawin 2.000.000 II Kawin 2.500.000 III Tidak Kawin 3.000.000 III Kawin 3.500.000
- 149 Dari tabel diatas terlihat ketentuan, Jika Golongan I dan Status Perkawinan adalah Tidak Kawin, maka gaji pokok ada 1.000.000. Jika golongan I dan status perkawinan adalah Kawin, maka gaji pokok adalah 1.500.000. Begitu selanjutnya sampai golongan III. Dari kasus ini bisa terlihat bahwa untuk menentukan gaji pokok, ada 2 kondisi yang harus digabung. Jika posisi kedua kondisi ini mutlak, yan artinya harus terpenuhi keduanya untuk mendapatkan keputusan TRUE, maka kita harus menggunakan AND. Lain hal jika kedua kondisi ini tidak mutlak, yang artinya boleh salah satu saja yang terpenuhi untuk mendapatkan nilai TRUE, maka kita bisa menggunakan logika OR. Bentuk umum dari penggabungan logika AND/OR dengan formula IF ini adalah sebagai berikut : =IF(AND/OR( kondisi1, kondisi2), TRUE, FALSE) Contohnya : =IF(AND(A2="I",B2="Tidak Kawin"), 1000000,0) Jika format umum ini diterapkan pada kasus penentuan gaji berdasarkan Golongan dan Status perkawinan seperti di atas, maka formulanya seperti berikut : =IF(AND(A2="I",B2="Tidak Kawin"), 1000000, IF(AND(A2="I", B2="Kawin"), 1500000, IF(AND(A2="II",B2="Tidak Kawin"), 2000000, IF(AND(A2="II", B2="Kawin"),2500000,IF(AND(A2="III",B2="Tidak Kawin"), 3000000, IF(AND(A2="III",B2="Kawin"),3500000,0))))))
150 - Gambar 12.10. Hasil penggunaan Formula IF dengan Logika AND Jika rumus diatas dirobah pada penggabungan logika OR dengan formula IF maka hasilnya seperti berikut ini : =IF(OR(A2="I",B2="Tidak Kawin"), 1000000, IF(OR(A2="I", B2="Kawin"), 1500000, IF(OR(A2="II",B2="Tidak Kawin"), 2000000, IF(OR(A2="II", B2="Kawin"),2500000,IF(OR(A2="III",B2="Tidak Kawin"), 3000000, IF(OR(A2="III",B2="Kawin"),3500000,0)))))) Logika AND/Or bertingkat Ada kemungkinan kita akan mendapatkan kasus, dimana diperlukan penggunaan logika AND/OR yang bertingkat, seperti contoh dalam pernyataan berikut ini : Jika status kepegawaian adalah Pegawai Tetap dan status perkawinan adalah Janda atau Duda maka Tunjangan Keluarga adalah 40% dari Gaji Pokok Dari pernyataan diatas kita melihat ada tiga kondisi yang digabungkan untuk mendapatkan keputusan tunjangan keluarga. Kondisi itu adalah (1) Status kepegawaian = Pegawai Tetap; (2) Status Perkawinan = Janda; (3) Status
- 151 Perkawinan = Duda. Untuk status perkawinan boleh memilih salah satu Janda atau Duda, sementara status kepegawaian mutlak terhadap status perkawinan. Pola Penggabungan seperti berikut ini : =IF(AND(OR(2,3),1), TRUE, FALSE) Dari pola diatas, terlihat jika AND harus didahulukan daripada OR. OR memiliki dua kondisi di dalamnya, yakni 2 dan 3. Sementara AND juga memiliki dua kondisi, yaitu OR(2,3) dan 1. Sehingga rumus lengkapnya bisa seperti berikut : =IF(AND(OR(D7="Janda",D7="Duda"),C7="Pegawai Tetap"),40%*E7,0) Hasilnya bisa diperhatikan pada gambar berikut ini : Gambar 12.11. IF(AND/Or bertingkat
152 - Fungsi string adalah fungsi di Microsoft Excel yang dapat digunakan untuk memanipulasi data text atau string yang ada pada cell. Beberapa fungsi string yang sering digunakan antara lain : 1. LEFT Fungsi string Left digunakan untuk mengambil sebagian karakter dari sebelah kiri. Bentuk umum fungsi Left adalah : =LEFT(Text, Jumlah_karakter) Contoh penggunaan fungsi string left =LEFT(B2,2) Artinya mengambil 2 karakter sebelah kiri dari teks yang ada pada cell B2. Contoh lain penggunaan fungsi string Left, bisa dilihat pada gambar berikut ini: Gambar 12.12. Fungsi String Left 2. RIGHT Fungsi string Right digunakan untuk mengambil sebagian karakter dari sebelah kanan. Bentuk umum fungsi Right adalah : =Right(Text, Jumlah_karakter) Contoh penggunaan fungsi string Right =Right(B2,2)
- 153 Artinya mengambil 2 karakter sebelah kanan dari teks yang ada pada cell B2. Contoh lain penggunaan fungsi string Right, bisa dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 12.13. Fungsi String Right 3. MID Fungsi string Mid digunakan untuk mengambil sebagian karakter dari sebelah tengah. Bentuk umum fungsi Mid adalah : =Mid(Text, posisi_awal, Jumlah_karakter) Contoh penggunaan fungsi string Mid =Mid(B2,3, 2) Artinya mengambil 2 karakter sebelah tengah teks dimulai dari karakter ke tiga dari teks yang ada pada cell B2. Contoh lain penggunaan fungsi string Mid, bisa dilihat pada gambar berikut ini : Gambar 12.14. Fungsi String Mid
154 - 4. FIND Fungsi "FIND" digunakan untuk mencari teks tertentu dalam cell. Fungsi ini berguna untuk mengetahui di mana suatu kata atau karakter berada dalam sebuah teks. Format umum dari fungsi FIND adalah : =FIND(find_text, within_text, [start_num]) Keterangan : Find_text : teks yang akan dicari Within_text : sumber teks Start_num : menentukan mulai menghitung dari karakter mana. Start_num boleh dikosongkan. Jika dikosongkan pencarian dimulai dari posisi 1. Contoh penggunaan fungsi FIND Gambar 12.15. Contoh penggunaan Fungsi Find 5. LEN Fungsi LEN digunakan untuk menghitung jumlah karakter dalam sebuah teks. Bentuk umum dari fungsi LEN adalah : =LEN(Teks) Teks boleh dituliskan langsung atau merujuk kepada salah satu cell. Contoh penggunaan fungsi LEN bisa dilihat pada gambar berikut :
- 155 Gambar 12.16. Contoh penggunaan Fungsi Len Fungsi String bisa digabungkan dengan formula IF. Fungsi string biasanya digunakan dibagian kondisi lebih tepatnya pada bagian cell uji. Contoh penerapan fungsi string dalam formula IF bisa dilihat pada kasus berikut ini: Gambar 12.17. Kasus penggunaan fungsi string dalam formula IF Pada gambar diatas terlihat kode pegawai yang digunakan untuk menentukan Status Kepegawaian, Status Perkawinan dan Gaji Pokok. Status kepegawaian ditentukan oleh 2 karakter pertama dari kode pegawai. Status Perkawinan ditentukan oleh 1 karakter disebelah kanan kode pegawai, sedangkan gaji pokok ditentukan oleh 2 karakter di tengah kode pegawai yang dihitung mulai posisi karakter ke 9. Ketentuan proses untuk Status Pegawai adalah :
156 - Jika Kode Pegawai PT maka Pegawai Tetap Jika Kode Pegawai PH maka Pegawai Honor Berdasarkan ketentuan proses diatas bisa dibuatkan formula seperti berikut : =IF(LEFT(B7,2) = "PT", "Pegawai Tetap",IF(LEFT(B7,2) = "PH", "Pegawai Harian")) Ketentuan proses untuk status perkawinan adalah : Jika Kode Pegawai L, maka Lajang Jika Kode Pegawai K, maka Berkeluarga Jika Kode Pegawai J, maka Janda Jika Kode Pegawai D, maka Duda Berdasarkan ketentuan proses diatas bisa dibuatkan formula seperti berikut : =IF(RIGHT(B7,1)="L","Lajang",IF(RIGHT(B7,1)="K","Be keluarga",IF(RIGHT(B7,1)="J","Janda",IF(RIGHT(B7,1)="D", "Duda")))) Ketentuan proses untuk menentukan Gaji pokok adalah kode dikalikan 100000. Lihat formula berikut : =MID(B7,9,2)*100000 Dari kedua contoh pertama dan kedua pengabungkan formula IF dan fungsi string diatas, terlihat kalau fungsi string itu mengambil sebagian karakter dari cell uji. Contoh ketiga memperlihatkan hasil dari fungsi string mid langsung dikalikan dengan 100000. Hal ini bisa terjadi jika karakter yang diambil merupakan angka atau numerik.
- 157
158 - Fungsi Lookup adalah fungsi pencarian untuk pengambilan keputusan berdasarkan tabel referensi. Format umum dari fungsi Lookup adalah : =LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, result_vector) 1. Lookup_value: Nilai yang menjadi acuan di dalam pencarian data 2. Lookup_vektor: range data yang memuat nilai acuan 3. Result_vektor: range data yang berisikan nilai yang dicari. Lookup_vector dan result_vector harus memiliki ukuran range yang sama. Data pada lookup_vektor harus dalam keadaan tersortir secara ascending (berurutan dari data yang kecil ke data yang besar atau berdasarkan abjad A ke abjad Z). Untuk mensortir data langkah-langkahnya adalah : Sorot range data yang akan disortir Klik tombol Dropdown Sort & Filter Klik Sort A to Z Gambar 13.1. Cara Sort and Filter 1 2 3
- 159 Langkah diatas merupakan cara praktis. Pensortiran data langsung dilakukan berdasarkan kolom paling kiri. Untuk cara seperti ini jangan sorot judul tabel. Jika memerlukan pengaturan lebih lanjut dari sortir data ini, setelah meng-klik tombol Sort & Filter pilih Custom Sort, sehingga jendela sort terbuka. Tabel 13 Sort & Filter custom sort Tombol Fungsi Berfungsi untuk menentukan kolom mana yang akan dijadikan acuan untuk mensortir data. Kolom ini bisa bertambah jika di-click tombol Add Level. Berfungsi untuk menentukan sortir data berdasarkan apa. Ada beberapa pilihan seperti data yang ada dalam cell, warna cell dan warna tulisan yang ada dalam cell Berfungsi untuk menentukan model pengurutan data. Ada 2 model, yaitu : Ascending (pengurutan dari A ke Z) atau Descending (Pengurutan dari Z
160 - ke A) Berfungsi untuk menambahkan Level pensortiran data. Berfungsi untuk menghapus level pensortiran data. Tombol Option untuk menentukan Orientasi pensortiran data, ada dua bentuk, yaitu sortir dari atas ke bawah dan sortir dari kiri ke kanan. Contoh penggunaan Lookup Gambar 13.2. Contoh Lookup Pada gambar diatas terlihat deretan data nilai siswa, dan dibagian atasnya ada Nama siswa dan Nilai yang akan dicari pada cell B4. Kondisi seperti ini bisa diselesaikan dengan fungsi LOOKUP. Bentuk formulanya seperti berikut :
- 161 =LOOKUP(B3, B10:B22, C10:C22) Contoh lain seperti terlihat pada gambar berikut ini : Gambar 13.3. Contoh kasus LOOKUP 2 Pada gambar terlihat 2 buah tabel, tabel utama pada bagian atas dan table referensi di bawah. Pada table utama akan dicari Harga dasar mobil berdasarkan data yang ada di table referensi. Pada Cell C3, bisa diketikkan formula LOOKUP seperti berikut : =LOOKUP(B3,$B$14:$B$17,$C$14:$C$17) Pada formula di atas, B3 adalah lookup_value, $B$14:$B$17 adalah lookup_vektor yang di-absolute-kan. Tujuannya agar posisi range data tidak berubah pada saat menarik fill handle ke bawah. Untuk membuat range absolute seperti ini bisa dilakukan dengan menekan tombol keyboard F4 sesaat setelah menyorot B14 sampai B17. Resul_vektor dari formula ini adalah $C$14:$C$17. Range ini juga di-absolute-kan.
162 - Harus diingat, data pada lookup_vektor harus disortir secara ascending. Jika data pada lookup_vektor tidak di sortir maka hasil yang didapatkan seprti gambar berikut. Gambar 13.4. Hasil pencarian Lookup Jika lookup_vektor tidak disortir VLOOKUP ada fungsi pengambilan keputusan berdasarkan table referensi. Sama halnya dengan LOOKUP, tetapi LOOKUP tidak mensyaratkan bentuk table referensi. VLOOKUP mengharuskan table referensi berbentuk table Vertikal. Selain itu table referensi harus disortir secara ascending berdasarkan kolom paling kiri.
- 163 Gambar 13.5. Bentuk Tabel Vertikal dan Horizontal. Format umum dari fungsi VLOOKUP adalah : =VLOOKUP(lookup_value, table_array, column_index) 1. Lookup_value: Nilai yang menjadi acuan di dalam pencarian data 2. Table_array: range dari table referensi. Jika hasil pencarian akan di-copy-kan dengan fill handle, maka range data ini perlu di-absolute-kan. 3. Column_Index: posisi kolom pada table referensi yang menjadi sumber data. Index dari kolom ini dihitung dari kiri ke kanan. Contoh penggunaan VLOOKUP Gambar 13.6. Contoh kasus VLOOKUP
164 - Pada gambar di atas terlihat data harga mobil. Pada kolom B ada Kode yang terdiri dari 8 baris data. Kolom C berisi Jenis Mobil dan Kolom D Harga Dasar. Tabel referensi berada pada range B13:D16. Kolom paling kiri dari table referensi sudah tersortir. Formula fungsi VLOOKUP untuk mencari Jenis Mobil pada Cell C3 adalah sebagai berikut : =VLOOKUP(B3,$B$13:$D$16,2) Keterangan : 1. B3: adalah lookup_value. Lookup value biasanya berada pada baris paling atas dari kolom yang berisi nilai acuan. 2. $B$13:$D$16: adalah range dari table referensi. Range ini sudah di-absolute-kan. Shortcut key untuk memberi nilai absolute adalah F4. Bisa digunakan sesaat setelah menyorot range yang akan di-absolutekan. 3. 2 : adalah kolom index dari jenis mobil. Jika ingin mencari Harga Dasar pada Cell D3 bisa dilakukan dengan mengetikkan formula seperti berikut : =VLOOKUP(B3,$B$13:$D$16,3) Yang membedakan formula untuk pencarian Harga Dasar dan Jenis Mobil hanya pada kolom index. Untuk mencari Jenis Mobil kolom index adalah 2, sedangkan pada Harga Dasar kolom indexnya 3.
- 165 HLOOKUP ada fungsi pengambilan keputusan berdasarkan tabel referensi. HLOOKUP mengharuskan table referensi berbentuk tabel Horozontal. Selain itu table referensi harus disortir secara ascending berdasarkan baris paling atas. Format umum dari fungsi HLOOKUP adalah : =HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index) 1. Lookup_value: Nilai yang menjadi acuan di dalam pencarian data 2. Table_array: range dari table referensi. Jika hasil pencarian akan di-copy-kan dengan fill handle, maka range data ini perlu di-absolute-kan. 3. Row_Index: posisi baris pada table referensi yang menjadi sumber data. Index dari baris ini dihitung dari atas ke bawah. Contoh penggunaan HLOOKUP : Gambar 13.7. Contoh kasus HLOOKUP Pada gambar 13.5 di atas terlihat data harga mobil. Pada kolom B ada Kode yang terdiri dari 8 baris data. Kolom C berisi Jenis Mobil dan Kolom D Harga Dasar.
166 - Tabel referensi berada pada range G4:J6. Baris paling atas dari table referensi sudah tersortir. Formula fungsi HLOOKUP untuk mencari Jenis Mobil pada Cell C3 adalah sebagai berikut : =HLOOKUP(B3,$G$4:$J$6,2) Keterangan : 1. B3: adalah lookup_value. Lookup value biasanya berada pada baris paling atas dari kolom yang berisi nilai acuan. 2. $G$4:$J$6: adalah range dari table referensi. Range ini sudah di-absolute-kan. Shortcut key untuk memberi nilai absolute adalah F4. Bisa digunakan sesaat setelah menyorot range yang akan di-absolute-kan. 3. 2: adalah baris index dari jenis mobil. Jika ingin mencari Harga Dasar pada Cell D3 bisa dilakukan dengan mengetikkan formula seperti berikut : =HLOOKUP(B3,$G$4:$J$6,3) Yang membedakan formula untuk pencarian Harga Dasar dan Jenis Mobil hanya pada baris index. Untuk mencari Jenis Mobil baris index adalah 2, sedangkan pada Harga Dasar baris indexnya 3.
- 167
168 - Chart atau yang lebih dikenal dengan diagram adalah fasilitas yang disediakan Microsoft Excel untuk memvisualkan data data yang ada. Data yang ditampilkan secara visual akan lebih mudah dipahami. Diagram di Microsoft Excel ada beberapa macam, diantaranya : 1. Diagram Batang (Bar Chart): Diagram batang biasa digunakan untuk membandingkan nilai kategori yang berbeda. 2. Diagram Garis (Line Chart): Diagram garis biasa digunakan untuk menampilkan tren data dari waktu ke waktu. 3. Diagram Lingkaran (Pie Chart): Diagram lingkaran atau diagram pie biasa digunakan untuk menunjukkan proporsi atau persentase dari suatu kategori. 4. Diagram Area (Area Chart): Mirip dengan diagram garis, tetapi area di bawah garis diwarnai sehingga cocok untuk menunjukkan akumulasi atau total dari beberapa kategori. 5. Diagram Scatter (Scatter Chart): Diagram scatter biasa digunakan untuk menunjukkan hubungan antara dua variabel. Langkah langkah membuat diagram : 1. Sebelum membuat diagram sediakan dulu data yang akan divisualkan. Contoh data seperti gambar berikut ini :
- 169 Gambar 14.1. Sumber data 2. Pilih salah satu type diagram, misalnya Bar Chart 2 D. Caranya Klik Insert pada ribbon dan klik tombol dropdown pada tombol Insert Column or Bar Chart Gambar 14.2 Memilih type diagram 3. Untuk pengaturan lebih lanjut bisa dilanjutkan pada tab ribbon Chart Tool Design dan Chart Tool Format. Tab Ribbon Chart Tool akan muncul apabila areal diagram sedang aktif. 4. Klik Design pada Tab Ribbon Chart Tool. Klik Select Data untuk mengatur data source. 2 1
170 - Gambar 14.3 Desain pada Tab Ribbon 5. Pada jendela Select Data Source pilih Chart data range. Chart data range berguna untuk memilih range data untuk grafik. Berdasarkan gambar pada range data adalah A6:G11. Untuk memilih range klik tombol panang disamping kanan box Chart data range Gambar 14.4 Select Data Source 1 2 1 2 3
- 171 6. Setelah memilih Data Source, bentuk grafik akan tampil sesuai dengan dengan type diagram yang dipilih tadi. Gambar 14.5. Tampilan Grafik Untuk mengganti Horizontal Axis Label, bisa dilakukan dengan mengikuti langkah langkah berikut : 1. klik lagi tombol Select Data yang ada pada tab ribbon Design. Gambar 14.6 Select Data pada ribbon 2. Pada jendela Select Data Source klik tombol Edit 1 2
172 - Gambar 14.7 Select Data Source 3. Selanjutnya sorot range Horizontal Axis Label (seperti gambar di atas) Gambar 14.8 sorot range horizontal axis 4. Klik tombol Ok. Sekarang bagian Horizontal Axis Label akan berobah menjadi Jan, Feb, ..., Jun. Gambar 14.9 tampilan grafik 3 4 5 6
- 173 5. Sekarang bagian Horizontal Axis Label akan berobah menjadi Jan, Feb, ..., Jun. Untuk mengganti Chart Title dari diagram diatas, cukup dengan cara double click pada Chart title dan langsung ganti tulisannya, misalnya menjadi “Data Penjualan” Gambar 14.10 Edit Chart Title Untuk mengganti Horizontal Axis Label, bisa dilakukan dengan mengikuti langkah langkah berikut : 1. klik lagi tombol Change Chart Type yang ada pada tab ribbon Chart Tool Design. Gambar 14.11 Change Chart Type
174 - 2. Pada jendela Change Chart Type pilih type grafik yang diinginkan dan klik tombol OK Chart elemen pada diagram Excel adalah berbagai komponen atau bagian-bagian yang menyertai sebuah grafik atau diagram di Excel. Ini mencakup berbagai elemen yang digunakan untuk menyajikan data secara visual agar mudah dipahami. Beberapa contoh chart elemen yang umum digunakan dalam diagram Excel termasuk: 1. Axes (sumbu) Axes atau sumbu merupakan keterangan nilai dari diagram pada sumbu horizontal dan sumbu vertikal. Axes terbagi 2 yaitu Primary Horizontal dan Primary Vertical. Berdasarkan contoh diagram diatas Primary Horizontal adalah {Jan, Feb, Mar, ...., Jun} dan Primary Vertical adalah {0,5,10, ..., 40}. Langkah langkah menampilkan Axes adalah : a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul. b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element c. Pilih Axes d. Klik pada Primary Horizontal untuk menghilangkan keterangan pada sumbu Horizontal. Klik sekali lagi untuk menampilkan Keterangan pada sumbu Horizontal
- 175 e. Klik pada Primary Vertikal untuk menghilangkan keterangan pada sumbu vertikal. Klik sekali lagi untuk menampilkan keterangan pada sumbu horizontal. Gambar 14.12. Add Chart Element 2. Axes Title Axes Title adalah title atau keterangan yang mengiringi axes. Sama dengan Axes, Axes Title juga ada 2 (dua), yaitu Primary Horizontal dan Primary Vertical. Langkah langkah menambahkan Axes title sebagai berikut : a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul. b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element c. Pilih Axes Title Pilih Primary Horizontal
176 - d. Pada Bagian bawah dari Axes Horizontal akan tampil Axis Title e. Ganti Axis title menjadi “Bulan” f. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element g. Pilih Axes Title dan pilih Primary Vertical h. Pada Bagian samping kiri dari Axes Vertikal akan tampil Axis Title i. Ganti Axis title menjadi “Jumlah Penjualan” Gambar 14.13 Axis Title 3. Chart Title Chart Title adalah Judul utama dari grafik. Chart Title memberikan informasi umum tentang konten grafik. Pada bagian sebelumnya Chart Title sudah kita ganti dengan “Data Penjualan”. Pengaturan Chart Title pada Chart Elemen hanya berfungsi untuk menentukan letak atau posisi dari Chart Title. Langkah langkahnya sebagai berikut :
- 177 a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul. b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element c. Pilih Chart Title d. Tentukan pilihan apakah posisi Chart Title, apakah Above Chart atau Centered Overlay. Gambar 14.14 Chart Title Above Char (kiri); Centered Overlay (kanan) 4. Data Label Data Label adalah elemen chart yang menampilkan nilai data secara langsung di atas atau di sekitar titik data. Langkah pengaturan untuk Data Label sebagai berikut : a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul.
178 - b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element c. Pilih Data Label d. Pilih salah satu posisi dari data label yang ada (Center, Left, Right, Above, Below atau Data Callout) Gambar 14.15 Data label dengan posisi Center 5. Data Table Data Tabel adalah Tabel yang tampil di bawah grafik berisi data sumber yang digunakan untuk membuat grafik. Ada 2 (dua) pilihan dalam Data Tabel, yaitu With Legend Key dan No Legend Key. Kedua pilihan ini berfungsi untuk menampilkan dan menyembunyikan legend key pada tabel. Legend Key adalah keterangan yang menunjukkan warna dari masing masing item data dalam grafik. Langkah langkah menampilkan Data Tabel sebagai berikut : a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul. b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element
- 179 c. Pilih Data Tabel d. Tentukan pilihan pada Data Tabel, apakah With Legend Key atau No Legend Key Gambar 14.16 Tabel Data dengan pilihan With Legend Key 6. Error Bar Error Bar adalah Garis atau batang di sekitar titik data yang menunjukkan seberapa besar kesalahan atau ketidakpastian dalam pengukuran. Langkah langkah untuk menampilkan Error Bar sebagai berikut : a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul. b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element c. Pilih Error Bar d. Tentukan pilihan Error Bar apakah Standard Error, Percentage atau Standard Deviacion
180 - Gambar 14.17 Error Bar dengan pilihan Standard Error 7. Gridlines Gridlines adalah garis bantu yang ada di belakang grafik. Garis bantu memudahkan dalam pembacaan grafik. Untuk mengaktifkan garis bantu langkah langkahnya sebagai berikut : a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul. b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element c. Pilih Gridlines d. Aktifkan Pilihan Grid Lines dengan cara klik satu kali pada pilihan. Jika di-klik sekali lagi, pilihan tersebut tidak akan aktif. Pilihan yang ada pada Gridlines adalah Primary Major Horizontal, Primary Major Vertical, Primary Minor Horizontal dan Primary Minor Vertikal.
- 181 Gambar 14.18 Tampilan grafik dengan mengkatifkan semua pilihan Gridlines 8. Legend Legend adalah simbol atau keterangan yang menjelaskan makna warna yang digunakan dalam grafik untuk mewakili setiap seri data. Untuk menampilkan Legend, langkah langkahnya sebagai berikut : a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul. b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element c. Pilih Legend d. Tentukan posisi legend, apakah Right, Top, Left atau Bottom
182 - Gambar 14.19 Legend dengan posisi Right 9. Lines Lines adalah Garis yang menghubungkan titik data dalam grafik. Elemen ini hanya bisa tampil pada tipe Grafik yang berbentuk garis (Line). Untuk menampilkan Lines langkah langkahnya adalah sebagai berikut : a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul. b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element c. Pilih Lines d. Tentukan pilihan pada Lines apakah Drop Lines (Garis tampil dari Titik Garis ke ke garis Horizontal Axes, atau High Low Lines (Garis tampil pada titik nilai tertinggi ke titik nilai terandah)
- 183 Gambar 14.20 Lines dengan pilihan Drop Lines 10. Trendline Trendline adalah Garis yang menunjukkan pola atau tren dalam data yang ditampilkan pada sebuah grafik. Langkah langkah untuk menampilkan Trendline sebagai berikut : a. Klik pada diagram yang sudah ada di lembaran kerja. Tujuannya agar diagram aktif dan Tab Ribbon Chart Tools muncul. b. Pada Tab ribbon chart tool Design, klik tombol dropdown Add Chart Element c. Pilih Trendlines d. Tentukan pilihan Trendline yang akan digunakan apakah Liner, Exponensial, Linear Forecast atau Moving Average. e. Pilih salah satu Series data yang ada
184 - Gambar 14.21 Data Series pada Add Trendline f. Klik tombol OK Gambar 14.22 Tampilan Trendline Linear pada Road Bike
- 185
186 - Pivot Tabel adalah laporan yang dihasilkan dari sekumpulan data yang memiliki kapasitas yang besar.. Pivot tabel merupakan fasilitas yang disediakan oleh Microsoft Excel yang dapat digunakan untuk merangkum, menganalisis, dan menggambarkan data yang kompleks menjadi tampilan yang lebih mudah dipahami. Secara garis besar Pivot Tabel dapat difungsikan untuk : 1. Filtering Data Pivot tabel digunakan untuk mem-filter data. Sehingga data yang adala pada tabel yang berkapasistas besar, hanya ditampilkan data – data yang diperlukan saja. 2. Grouping data Pivot Tabel dapat digunakan untuk mengelompokkan data berdasarkan kategori tertentu, sehingga memudahkan untuk melihat pola dari data tersebut. 3. Menampilkan data dalam grafik Pivot tabel dapat digunakan untuk menampilkan data dalam grafik atau diagram. 4. Menyajikan data dalam tabel yang mudah dibaca, dipahami dan dianalisis Sebelum bekerja menggunakan Pivot Tabel, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain : 1. Setiap kolom dari sumber data pivot tabel harus memiliki nama. Nama kolom terletak pada baris paling atas disetiap kolom dan harus unique (tidak
- 187 boleh sama dengan kolom yang lain). Usahakan nama kolom ini mewakili apa isi data yang ada pada kolom tersebut. Contohnya, jika datanya bersisi item item barang yang dijual, maka nama kolomnya “nama barang”. 2. Dalam satu kolom yang sama, tipe data yang dimasukkan harus sama. Jangan gunakan type data yang bercampur pada satu kolom yang sama. Jika suatu kolom digunakan untuk menyimpan data numeric, maka setiap baris pada kolom tersebut harus berisi data numerik. 3. Pastikan tidak ada cell yang kosong pada range data sumber dari Pivot Tabel 4. Jangan gunakan merge cell pada nama kolom. Sebelum bekerja dengan Pivot Tabel, harus ada data sumber terlebih dahulu. Sediakan data seperti berikut pada Sheet1 Gambar 15.1 Data sumber Pivot Tabel
188 - Agar hasil yang didapatkan sama dengan yang ada dibuku ini, lihat data sumber pada bagian lampiran dari tabel buku ini, atau download melalui link https://bit.ly/Lamp_tugas_pivot Jika sumber data sudah dimiliki, selanjutnya bisa bekerja menggunakan Pivot Tabel, Langkah langkahnya : a. Klik Insert pada Tab Ribbon dan klik Pivot Tabel. Gambar 15.2 Memulai Pivot Tabel b. Akan muncul jendela Create Pivot Tabel seperti di bawah ini : Gambar 15.3 Jendela Create Pivot Tabel