Referensi Untuk Kontraktor

6. Dokumen lain, seperti: Berita Acara Prebid Meeting, Berita Acara

Klarifikasi, data penyelidikan tanah, dsb.

Dokumen Kontrak yang perlu mendapat perhatian antara lain
adalah dokumen Syarat-syarat Perjanjian (Conditions of Contract).
karena dalam dokumen inilah dituangkan semua ketentuan yang
merupakan "aturan main" yang disetujui oleh kedua belah pihak
yang membuat Perjanjian. Syarat-syarat Perjanjian berisi ketentuan-
ketentuan yang merupakan hak dan kewajiban dari masing-masing
pihak serta pihak ketiga yang terkait dalam Perjanjian, persyaratan,
tanggung jawab, larangan dan sanksi-sanksi untuk kedua belah pihak.
Karena itu Syarat-syarat Kontrak merupakan inti dari Perjanjianl
Kontrak, sedangkan dokumen-dokumen lainnya merupakan
penunjang yang melengkapi Perjanjian. Dengan demikian, maka
dokumen Suarat-syarat Perjanjian inilah yang terutama perlu dikelola
dalam melakukan Administrasi Kontrak.

B1.3.a.3. Format standar Kontrak
Industri Konstruksi di Indonesia belum mempunyai Format atau Bentuk
Standar Kontrak yang dapat dipakai sebagai dokumen baku untuk
PerjanjianIKontrak antara Pemilik Proyek dan Kontraktor, namun
biasanya didalam setiap kontrak selalu berisi dua bagian utama, yaitu:

Bagian 1 (Pertama): berisi ketentuan-ketentuan yang dapat berlaku
umum untuk semua jenis proyek, disebut
Syarat-syarat Umum Perjanjian, (antara lain
penjelasan tentang definisi kontrak, pemilik,
kontraktor, dll.)

% Bagian 2 (Kedua): berisi ketentuan-ketentuan yang (khusus) di-
perlukan untuk proyek yang bersangkutan, di-
sebut Syarat-syarat Khusus Perjanjian (antara
lain lingkup pekerjaan, nilai kontrak, waktu
pelaksanaan, dll.)

Meskipun industri konstruksi di Indonesia belumltidak mempunyai
Format Standar Kontrak, namun demikian sudah banyak digunakan
Syarat-syarat Perjanjian yang mengacu kepada Format Standar Kontrak
internasional, antara lain:

Format Standar kontrak FIDIC dan
Format Standar kontrak JCT

A, Format standar FIDIC

Format standar FIDIC adalah Dokumen Syarat-syarat Kontrak yang
diterbitkan oleh FIDIC (Federation Internationale Des Ingenieurs-
Conseih) atau International Federation of Consulting Engineers, yaitu
federasi internasional dari Engineer Konsultan mancanegara yang
berkantor pusat di Lausanne, Swiss. Dokumen tersebut dinamakan
CONDITIONS OF CONTRACT FOR WORKS OF CIVIL
ENGINEERING CONSTRUCTION.

FIDIC mempunyai lebih dari 50 negara anggota di dunia, ter-
masuk INKINDO di Indonesia.

Format standar FIDIC yang pertama (edisi ke-1) diterbitkan pada
tahun 1956. Dokumen ini dibuat dengan mengacu pada dokumen
standar ICE (Institute of Civil Engineers) Inggris, dengan perubahan

di beberapa tempat. Dokumen ini dikenal dengan sebutan "the Red

Book" (Buku Merah) karena warna sampulnya yang merah.
Format standar FIDIC dibuat untuk kontrak yang sifatnya

remeasure (jumlah/volume pekerjaan dihitung kembali). Ada pula
yang menyebutnya Unit Price Contract atau Fixed Unit Price Contract
karena dari Rincian Pekerjaan dan Harga (Bill of Quantities/BQ)
yang mengikat adalah harga satuan pekerjaan, sedangkan jumlahl
volume (quantity) pekerjaan tidak mengikat dan akan dihitung
kembali sesuai dengan yang dikerjakan sebenarnya. Hal ini disebutkan
dalam ketentuan yang ada dalam Pasal 51.2. (Instructions for Varia-
tions) dan Pasal 56.1. (Works to be Measured).

Karena itu untuk PerjanjianIKontrak yang sifatnya lumpsum, yaitu
jumlahlvolume pekerjaan dan harga suatu pekerjaan dalam Rincian
Pekerjaan dan Harga (BQ) mengikat, ketentuan dalam Pasal 51.2.
dan Pasal 56.1. tersebut perlu diubahldisesuaikan.

Format standar Kontrak FIDIC ini dimaksudkan untuk pemakaian
pada proyek-proyek Bangunan Sipil seperti jalan, jembatan, pelabuhan
dan pekerjaan-pekerjaan sipil lainnya. Namun demikian, format
Standard Kontrak FIDIC juga mulai banyak dipakai pada proyek
bangunan gedung.

B. Format standar JCT
Format standar JCT adalah Dokumen Syarat-syarat Kontrak yang
dibuat oleh J.C.T. Voint Contracts Tribunal) di Inggris.
J.C.T. terdiri dari badan-badan tersebut di bawah ini:

* Royal Institute of British Architects (RIBA)
* National Federation of Building Trades Employers
* Association of County Councils
* Association of Metropolitan Authorities
* Association of District Councils
* Greater London Councils
* Committee of Association of Specialist Engineering Contractors

P Federation of Association of Specialist and Sub-contractors

* Association of Consulting Engineers
* Scottish Building Contract Committee

Dokumen Syarat-syarat kontrak tersebut dinamakan STANDARD
FORM OF BUILDING CONTRACT dan lebih dikenal sebagai
Format standar RIBA (Royal Institute of British Architects) daripada
Format standar JCT. Hal ini disebabkan karena dokumen tersebut
diterbitkan oleh RIBA Publications Ltd.

Melihat dari namanya dan para pembuatnya dapat diketahui
bahwa dokumen tersebut dimaksudkan untuk pemakaian pada proyek-
proyek bangunan gedung.

B.1.3.b. Pentingnya administrasi kontrak

Administrasi Kontrak atau Pengelolaan Kontrak atau Manajemen Kontrak
adalah kegiatan yang dilakukan untuk memantau Dokumen Kontrak agar
"aturan main" seperti yang tertulis didalam Dokumen tersebut diketahui, di-
ikuti dan dilaksanakan dengan baik sebagaimana mestinya. Demikian pula,
agar semua hak yang dipunyai dan yang dapat dipunyai bisa diperoleh serta
semua kewajiban yang harus dipenuhi dilaksanakan sebagaimana mestinya.

Untuk itu isi Dokumen Kontrak harus dilihat dan dibaca dengan teliti,
terutama Dokumen Syarat-syarat Perjanjian yang berisi ketentuan-ketentuan
yang menyebutkan persyaratan, larangan, tanggung jawab, hak dan
kewajiban masing-masing pihak yang terikat dan pihak-pihak lain yang
terkait dalam Perjanjian yang telah disepakati tersebut, agar supaya hal-ha1
tersebut dapat diketahui dan dipahami.

Administrasi kontrak yang baik dilaksanakan dengan melakukan kegiatan-

kegiatan antara lain:

1. Membuat inventarisasi atau daftar periksa (check list) dari ketentuan-
ketentuan yang ada di dalam Syarat-syarat Perjanjian dengan cara
memisahkannya ke dalam atau menjadi kelompok-kelompok sesuai
dengan sifat atau jenis dari ketentuan itu (kelompok ketentuan umum
yang menyebutkan penjelasan, persyaratan, larangan, tanggung jawab;
kelompok ketentuan yang menyebutkan hak masing-masing pihak;
kelompok ketentuan yang menyebutkan kewajiban masing-masing pihak).

2. Melakukan pencatatan (recording) atas semua kejadian atau keadaan
selama pelaksanaan kontrak (proper documentation).

3. Mempersiapkan data pendukung teknik maupun administrasi untuk
dapat diajukan dalam mendapatkan hak-hak yang "langsung" maupun
yang "tidak langsung".

Ketiga kegiatan tersebut diuraikan lebih lanjut di bawah ini:

B. 1.3.b. 1.Membuat inventarisasi atau daftar periksa dari ketentuan-

ketentuan yang ada dalam syarat-syarat kontrak
Inventarisasi atau dafiar periksa (check list) tersebut dibuat dengan
cara mengelompokkan ketentuan-ketentuan yang ada dalam Syarat-
syarat Perjanjian menjadi 7 (tujuh) kelompok pasal sebagai berikut:

* Kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang bersifat

umum (penjelasan, persyaratan, larangan, tanggung jawab dan
sejenisnya);

* Kelompok pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan

hak kontraktor;

* Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan

kewajiban Kontraktor;

* Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan

hak Pemilik Proyek;

* Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yeng merupakan

kewajiban Pemilik Proyek;

* Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan

wewenang Direksi Proyek;

* Kelompok Pasal yang berisi ketentuan-ketentuan yang merupakan

tugas dan kewajiban Direksi Proyek.

B.1.3.b.2. Melakukan pencatatan (recording)
Pencatatan atau recording merupakan kegiatan yang sangat penting
dalarn administrasi/pengelolaan/menajemenkontrak, karena pencatatan
merupakan kegiatan membuat dan menyimpan catatan-catatan
(record) yang akan menjadi rekaman dari segala peristiwa yang terjadi
sejak pekerjaan berdasarkan kontrak dimulai sampai selesai selama
berlangsung atau berlakunya masa kontrak.
Dengan demikian catatan-catatan itu merupakan dokumentasi
proyek di mana dari dokumentasi tersebut dapat:

* diketahui sejarah (history) pelaksanaan proyek.

% ditelusuri kembali suatu peristiwa yang pernah terjadi, kapan
terjadinya, penyebabnya dan akibatnya dan lain-lain (track record),
semuanya berupa data faktual yang sangat penting dan diperlukan
sebagai bukti untuk menunjang atau mendukung suatu tuntutanl
Maim maupun untuk pembelaan diri terhadap suatu tuntutanl
Maim.
Selain itu, catatan-catatan tersebut juga dapat dipakaildigunakan
untuk keperluan pemantauan (monitoring) selama berlangsungnya
pelaksanaan pekerjaan dan sebagai data umpan balik (feed back
data) ataupun masukan (input) untuk proyek lainnya yang sejenis
setelah Pekerjaan selesai dilaksanakan. Yang perlu didokumentasikan
dengan baik selama pelaksanaan proyek adalah:

% Informasildata perencanaan, meliputi:

+ Gambar-gambar pra-rencana;
+ Rencana waktu pelaksanaan awal; dan

Semua dokumen (termasuk surat-surat, memo, laporan-
laporan dari direksi proyek, sub-kontraktor atau kontraktor-
kontraktor lainnya) yang berhubungan dengan lamanya atau
urutan dari aktivitas proyek.

* Catatan Pembayaran Kemajuan Pekerjaan (Progress Payment

Record);
% Surat-menyurat (Korenpondensi);

* Laporan-laporan harian yang menerangkan hal-hal sebagai

berikut:

+ Keadaan cuaca di lokasi;
+ Nama-nama orang yang datang ke lokasi;
+ Bahan-bahan/barang-barangyang datang;

+ Keluar masuknya peralatan dan penempatannya;
+ Jumlah pekerja dan pekerjaan yang dilakukan masing-masing;
+ Uraian mengenai jenis dan jumlah pekerjaan yang telah

dilaksanakan.

* Foto-foto danlatau video danlatau film
* Daftar gajilupah
* Gambar kerja (Shop Drawings)
* RisalahINotulen Rapat
* Instruksi-instruksi dan persetujuan-persetujuan

B.1.3.c. Pasal-pasal penting dalam kontrak

Berdasarkan pengalaman, terdapat pasal-pasal kontrak yang sering menim-
bulkan kesalahpahaman (dispute) antara pemilik proyek dan kontraktor.
Pasal-pasal ini perlu mendapat perhatian pada saat penyusunan kontrak
sebelum ditandatangani. Dalam tulisan ini digolongkan sebagai pasal-pasal
penting dalam kontrak, sebagai berikut:

1. Lingkup pekerjaan: berisi tentang uraian pekerjaan yang termasuk dalam

kontrak

2. Jangka waktu pelaksanaan, menjelaskan tentang :

* total durasi pelaksanaan
* pentahapan (milestone), bila ada
* hak memperoleh perpanjangan waktu
* ganti rugi keterlambatan

3. Harga borongan, menjelaskan:

* nilai yang harus dibayarkan oleh pemilik proyek kepada kontraktor

untuk melaksanakan seluruh lingkup pekerjaan,

* sifat kontrak, Lumpsumfixedprice atau unit price
* biaya-biaya yang termasuk dalam harga borongan

4. Cara pembayaran, berisi ketentuan tentang:

* tahapan pembayaran
* cara pengukuran prestasi
* jangka waktu pembayaran
* jumlah pembayaran yang ditahan pada setiap tahap (retensi)
* konsekuensi apabila terjadi keterlambatan pembayaran (misalnya

denda)

5. Pekerjaan tarnbah atau kurang, berisi:

* definisi pekerjaan tarnbahlkurang
* dasar pelaksanaan pekerjaan tambahlkurang (misal persetujuan yang

diperlukan)

* dampak pekerjaan tambahlkurang terhadap harga borongan
* dampak pekerjaan tarnbahlkurang terhadap waktu pelaksanaan
* cara pembayaran pekerjaan tarnbahlkurang

6. Pengakhiran perjanjian, berisi ketentuan tentang:

* hal-hal yang dapat mengakibatkan pengakhiran perjanjian
* hak untuk mengakhiri perjanjian
* konsekuensi dari pengakhiran perjanjian

B.1.3.d.Istilah-istilah yang sering muncul dalam kontrak

Dengan mempelajari sejumlah kontrak yang pernah dilaksanakan oleh
kontraktor yang telah berpengalaman, ada beberapa istilah yang sering
muncul dalam kontrak, antara lain:

B.1.3.d.1. Provisional sum, adalah sejumlah biaya yang disediakan oleh

pemilik proyek dan termasuk dalam nilai kontrak, untuk mencakup
pekerjaan-pekerjaan yang sudah tercantum dalam dokumen kontrak
namun belum dapat dihitung dengan pasti volumenya. Besarnya
pembayaran kepada kontraktor adalah sesuai realisasi volume yang
dikerjakan.

B.1.3.d.2. Prime cost, ialah sejumlah biaya yang disediakan oleh pemilik

proyek dan termasuk dalam nilai kontrak, untuk mencakup pekerjaan-
pekerjaan yang sudah ditentukan jenis dan harganya, biasanya dikerjakan
oleh kontraktor tertentu.

B.1.3.d.3. Nominated sub contractor (NSC), adalah sub-kontraktor yang

telah ditetapkan oleh pemilik proyek untuk melaksanakan pekerjaan
tertentu, dengan:

Spesifikasi dan negosiasi disepakati antara pemilik proyek dan NSC
Pembayaran kepada NSC dilakukan melalui kontraktor utama
Kontraktor utama mendapatkan fee koordinasi (coordination fee),
untuk melaksanakan koordinasi waktu dan pelaksanaannya. Biasanya

besarnya coordinationfee adalah berkisar antara 3 - 4 persen

Kontraktor utarna tidak bertanggung jawab atas mutu pekerjaan NSC

B.1.3.d.4. Defect liability period, atau masa pemeliharaan adalah suatu

kurun waktu terhitung sejak dilakukannya Penyerahan Pertama Pekerjaan,
untuk menyelesaikan cacat-cacat yang ditemukan pada saat Penyerahan
Pertama serta kerusakan-kerusakan yang terjadi selama masa

pemeliharaan. Biasanya masa pemeliharaan ditetapkan selama 3 bulan,
6 bulan atau 12 bulan

B.1.3.d.5.Force majeure, atau keadaan memaksa adalah peristiwa-peristiwa

yang berada di luar kemam~uanpemilik proyek maupun kontraktor
yang dapat mempengaruhi kinerja dan pelaksanaan, yaitu:

Bencana dam (gempa bumi, tanah longsor, badai, banjir)
Perang, revolusi, makar, hum-hara, pemberontakan, kerusuhan, kekacauan
Kebakaran
Keadaan memaksa yang dinyatakan secara resmi oleh pemerintah

B.1.3.d.6. Arbitrase, adalah suatu badan hukum yang ditunjuk untuk

menyelesaikan perselisihan antara pemilik proyek dan kontraktor yang
tidak dapat diselesaikan secara musyawarah. Untuk kontrak yang berlaku
di Indonesia, telah tersedia Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI)

B.1.3.d.7.E s k a h i harga

Eskalasi harga adalah perubahan harga bahan, upah, dan alat sesuai
dengan kondisi pasar, yang dapat mengakibatkan perubahan harga
kontrak. Pada kontrak-kontrak tertentu, kontraktor diperkenankan untuk
mendapatkan penyesuaian harga akibat eskalasi, yang diatur dalam pasal
Penyesuaian Harga

Contoh:
Ada tidaknya penyesuaian harga biasanya tercantum dalam pasal
Kontrak, antara lain:
o apabila terjadi penambahan atau pengurangan harga yang me-
lampaui keadaan normal, dan atau bila ada tindakan kebijakan
pemerintah Republik Indonesia dalam bidang moneter yang
diumumkan secara resmi, dan hanya diperkenankan untuk kom-
ponen harga dalam mata uang rupiah.
o Proyek-proyek pemerintah yang berdurasi lebih dari satu tahun
(multi years contract) yang mengacu kepada KEPPRES No.16
Tahun 1994.

Penyesuaian harga diberlakukan untuk setiap angsuran pembayaran
yang diterima kontraktor
Penyesuaian harga diikuti dengan pembuatan Addendum Kontrak
Contoh rumus yang digunakan untuk penyesuaian harga kontrak
antara lain sebagai berikut:

Hn : Harga satuan baraniljasa pada saat pekerjaan
dilaksanakan
Ho
: Harga satuan barangljasa saat perhitungan harga
a penawaran (28 hari sebelum pemasukan penawaran)

b, c, d : Koefisien tetap = 0.15
Bn, Cn, Dn
: Koefisien komponen kontrak, seperti tenaga kerja,
Bo, Co, Do bahan, alat, dst. Penjumlahan b+c+d dst. adalah 1

: Indeks harga komponen pada saat pekerjaan dilak-
sanakan

: Indeks harga komponen pada saat penyusunan harga
penawaran (28 hari sebelum pemasukan penawar-

an)

Berdasarkan perhitungan tersebut, maka penyesuaian harga boronganl
nilai kontrak menggunakan rumus:

Pn = (Hn, xV,) + (Hn, xV,) + (Hn, xV,) +..........

Pn : Nilai kontrak setelah dilakukan penyesuaian harga
satuan barangljasa

Hn : Harga satuan baru setelah dilakukan penyesuaian
harga menggunakan rumus penyesuaian harga ter-
sebut di atas

v~ : Volume pekerjaan utarna yang dilaksanakan

B. 1.3.d.8. Ckzim
Claim adalah suatu tuntutanltagihan yang muncul karena beberapa hal.
Dalam standar kontrak international biasa digunakan sebagai referensi
adalah buku: "Condition of Contract (International) for works of Civil
Engineering Construction" yang disusun oleh FIDIC.

Di, dalam pelaksanaan suatu pekerjaan, sering kali kita dihadap-
kan pada suatu masalah Administrasi Kontrak, terutama untuk proyek-
proyek yang didapat dari tender internasional (ICB).

B. 1.3.d.8.1. Masalah yang dapat menimbulkan Claim

Di dalam kondisi kontrak di atas disebutkan ada beberapa masalah
yang dapat menimbulkan claim:

a. Variations
b. Keadaan lapangan yang tidak sesuai dengan kontraklpenjelasan

dalam Prebid Meeting (Adversephysical condition).
c. Pelanggaran kontrak (Breach of Contract)
d. Penghentianlpenundaan pekerjaan
e. Keterlambatan dan pengaruhnya

f. SpecialRisk
g. Changest Cost & Legilation

a. Variations (Clause 61.1. FIDIC)
a. 1. Engineer dapat mengeluarkan suatu Variation Order kepa-
da Kontraktor, karena keadaan lapangan yang tidak sesuai
dengan design atau sebab-sebab lain, misalnya:
- Kenaikan atau pengurangan volume suatu pekerjaan
yang termasuk di dalam Kontrak.
- Menghilangkan suatu jenis pekerjaan.
- Merubah karakter atau kualitas dari suatu pekerjaan.
- Perubahan level, posisi, ukuran, suatu pekerjaan, dan,
- Instruksi pekerjaan tambah yang diperlukan untuk pelak-
sanaan proyek.

a.2. Tidak boleh ada Variation Order yang dikerjakan oleh
Kontraktor tanpa ada instruksi tertulis dari Engineer1
Pemimpin ProyekIWakil pemilik proyek.
Apabila ada instruksi tertulis lisan, Kontraktor harus meng-
konfirmasikan secara tertulis kepada Engineer, dalam waktu

maksimum 7 hari setelah dikeluarkannya instruksi lisan

tersebut. Dan apabila dalam waktu maksimum 14 hari
tidak ada jawaban dari Engineer, maka instruksi lisan
tersebut dapat dianggap sebagai instruksi tertulis dari En-
gineer.

Di dalam mengeluarkan V.O. ini (yang biasanya
berdampak pada biaya) Engineer selalu mengacu kepada
Kontrak untuk menetapkan unit pricelspesifikasi dan lain-
lain.

Apabila VO. ini berakibat kepada penambahan, pengu-
rangan volume lebih besar dari 10 persen, maka dimung-

kinkan suatu unit price baru berdasarkan negosiasi.

a.3. Variation Order juga bisa berupa duy work (Clause 52.4.

FIDIC)
Day Work adalah perintah tertulis dari Engineer kepada
Kontraktor untuk mengerjakan suatu pekerjaan berdasar
kepada day work rate. Pekerjaan tersebut biasanya tidak
ada dalam Kontrak, karena sukar dihitung perkiraan
biayanya. Rate dari dzy work ini, biasanya sudah disepakati
di dalam Kontrak (Man Power, Equipment, Materials).

ad.b. Adverse Physical Condition (Clause 12.2. FIDIC)

Suatu keadaanlsituasi yang tidak sesuai dengan Kontrak atau
penjelasan awal Kontrak.

Kontraktor biasanya sangat familiar dengan Clause ini, karena
sebagian besar claim berasal dari Clause ini. Termasuk di dalam
pasal ini adalah ketidaksesuaian dalam hal, antara lain:

1. Keadaan lapisan tanah atau kondisi setempat dibanding
gambar rencana.

2. Adanya halangan (obstruction) yang tidak kelihatan dari
semula (unforeseen).

3. Peraturan-peraturan, baik daerah maupun pusat yang di-

keluarkan setelah tender.

4. Pembayaran dari Owner terlambat, tidak sesuai Kontrak.
Dengan keadaan seperti ini, Pasal ini mengatur adanya
extention of time1 perpanjangan waktu kontrak (Clause 44.1),
yang apabila disetujui, maka Kontraktor dapat langsung
mengaitkan dengan Clause 12, (suatu hak dari Kontraktor
untuk minta biaya tambah akibat keadaan di atas) dengan
suatu pemberitahuan secara tertulis.

ad.c. Pelanggaran Kontrak (Breach of Contract)

Claim ini timbul dikarenakan hal-hal yang telah disepakati di
dalam Kontrak tidak ditepati. Dalam hal ini bisa juga terjadi
hal-ha1 khusus, termasuk dalam lingkup ini adalah:

1. Higher Peformance Standard
Termasuk di sini adalah permintaan untuk antara lain:
a. Percepatan waktu dari schedule yang ditetapkan, yang
menghbatkan pertambahan biaya overtime, equipment,
material dan overhead.
b. Perubahan mutu bahan material.

2. Sequence Change

Apabila Engineer memerintahkan untuk mengganti sequence
pelaksanaan pekerjaan dari Kontraktor sesuai dengan ke-
inginan Engineer, maka segala risikolpenarnbahan alat dan
lain-lain dapat diklaimkan.

3. Peformance Method Change

Apabila Engineer memerintahkan untuk mengganti metode
pelaksanaan Kontraktor sesuai dengan keinginan Engineer,
maka segala risikolpenambahan alat dan lain-lain dapat di-
klaimkan

ad.d. Suspension of works (Clause 40.1)

Apabila dalam pelaksanaan suatu pekerjaan Engineer meme-
rintahkan untuk menunda pekerjaan tersebut, karena suatu
hal, maka Kontraktor berhak mengajukan claim dengan cara
mengirim pemberitahuan secara tertulis, dalam waktu maksimal
28 hari sejak instruksi Engineer, untuk mohon perpanjangan
waktu (Clause 44 FIDIC). Seterusnya dengan Clause 12 FIDIC
berhubungan dengan permintaan tambahan biaya.

ad.e. Delay & Impact

Apabila Engineer terlambat dalarn suatu keputusan, maka keter-
lambatan tersebut bisa berakibat kepada perpanjangan waktu
pelaksanaan proyek (Clause 44 FIDIC). Biasanya dalam waktu
28 hari Engineer harus sudah memutuskan:

1. Possession of Site (Clause 42.1. FIDIC)
Apabila Employer/Engineer sudah memberikan Order to Commence
kepada Kontraktor, akan tetapi lapangan belum bisa dikerjakan
oleh Kontraktor (pembebasan tanah dan lain-lain). '

2. Terlambat dalam keputusan shop drawing dan method.
3. Dan lain-lain.

ad.f. Special Risk (Clause 20.2. FIDIC)

Termasuk di sini adalah perang, invasi, revolusi, dan lain-lain. Dalam

hal ini Kontraktor berhak untuk perpanjangan waktu (Clause 44

FIDIC).

ad.g. Perubahan Cost dan Undang-undang sesuai dengan Clause 70.2.
Dimunglunkan adanya perubahan cost karena adanya eskalasi. Eskalasi
ditetapkan di dalam Kontrak, meliputi:

1. Rumus Eskalasi
2. Cara pengambilan/sumber-sumber indeks
3. Cara pembayaran

Sesuai dengan pasal ini pula, Kontraktor berhak mengajukan claim,
apabila dalam pelaksanaan proyek Pemerintah mengeluarkan suatu
peraturan atau undang-undang baru yang mempengaruhi cost.

B.1.3.d.8.2. Mengurangi Dispute dalarn Claim
Untuk menghilangkanlmengurangi Dispute dalam claim, seharus-
nya sebelum penandatanganan Kontrak, atau pada waktu prebid
meeting, semua hal telah ditanyakan dan dijawab secara tertulis.
Untuk mendukung claim, diperlukan data-data pendukung. Data
ini tidak dibuat pada waktu membuat claim, melainkan dibuat
sejak awal proyek sampai proyek selesai.

B.1.3.d.8.3.Data yang diperlukan untuk pengajuan Chim:

1. Schedule

a. Master & revised schedule

b. Progress schedule realization
c. Korespondensi segala macam surat menyurat yang berhu-

bungan dengan masalah di atas, termasuk nomer agenda dan
tanda terima suratlexpedisi.

d. Lain-lain

2. Memo
Memo yang tertulis oleh Engineer/staff untuk kasus di atas,
lengkap dengan tanggal memo.

3. Minutes of Meeting

Minutes of Meeting yang ditandatangani oleh kedua belah pihak.
Minutes of Meeting ini biasanya ditulis setelah meeting selesai
(mingguan, bulanan, special meeting).

Semua meeting hendaknya dibuat minute-nya, dan apabila
OwnerlKonsultan tidak membuat, maka Kontraktor membuat
secara tertulis, kemudian menandatangani bersama.

4. Foto

Foto &an menjadi data yang baik, apabila disertai keterangan
tanggal foto diambil dan nama orang yang mengambil foto.

5. Daily Record

~ a i & ~ e c o irndi dibuat setiap hari oleh pelaksana lapangan dan
ditandatangani oleh inspector lapangan. Daily Record ini memuat:
Jenis pekerjaan, jam kerja & jumlah peralatan, jumlah orang &
jam kerja, cuaca, material yang datangldigunakan, alat-alat yang
rusak, serta kejadian-kejadian khusus. Daily Record ini sangat
penting, karena dapat menjadi bukti yang sangat kuat.

6 Pay Record &Pay Request

Data ini digunakan untuk menyajikan dokumen pengajuan
pembayaran yang sudah dan belum dibayar.

7 . Inspection Report

Untuk memulai suatu pekerjaan, biasanya ada request ,firm

kepada Engineer/staff untuk memeriksanya terlebih dahulu. Ko-

mentar-komentarlperintah-perintah dari Engineer/staff dapat
digunakan untuk data pendukung.

8. Data-data pendukung yang lain, misalnya:

- Peraturan-peraturan baru
- Data-data gelombang, curah hujan

- Indeks harga BPS, dan lain-lain.

B.1.3.d.8.4. Cara Menyusun Claim

Biasanya Claim dibuat dalam urutan-urutan seperti di bawah ini:

1. Background Claim

Memuat pendahuluan dan kesulitan-kesulitan Kontraktor karena
masalah tersebut.

2. Kronologis & Korespondensi
Cerita singkat mengapa masalah ini terjadi dan diteruskan
kronologi surat-menyurat.

3 . ContractualMatters/LegalAspect

Berisi tentang dasar-dasar hukum, Pasal-pasal Kontrak, Peraturan-
peraturan yang mendukung claim tersebut.

4. Perhitungan Biaya yang Diajukan:

Beberapa cara perhitungan Cost:
a. Dengan (Day Work Rate x 50%) untuk standby ditambah

overhead yang disepakati (10% atau 20%).
b. Bila tidak ada Day Work Rate, perhitungan didasarkan pada

harga sewa rata-rata pasar ditambah overhead.
c. Jumlah hari standby x rate denda, bila Kontraktor terlambat

(Liquidated Damage).

5. Data-data pendukung
(Lihat pada item C)
Penyusun claim yang baik dengan data-data dasar yang kuat,
sering kali membantu EmployerlEngineer untuk memberikan
tambahan biaya kepada Kontraktor.

Contoh pengajuan Claim adalah seperti pada lampiran E.5.

B. 1.3.e. Urutan Kekuatan Dokumen dalam Kontrak
Dokumen Kontrak adalah kumpulan dokumen yang saling melengkapi
menjadi suatu dokumen perjanjian antara Pemberi Tugas dan Penerima
Tugas.
Dalam pelaksanaan Proyek, kadang kadang kita menemui kesulitan
untuk melaksanakan suatu perintah karena perintahnya berbeda dengan isi

dokumen yang ada dalam Kontrak. Kadang kala kita juga mengalami
kesulitan untuk menghitung suatu Tender karena antara isi dokumen yang
satu dan yang lain dalam suatu proyek ternyata menyebutkan suatu hal
dengan kondisi yang berbeda.

Lalu bagaimana kita memutuskan hal tersebut? Prinsip dari urutan
kekuatan (prioritas untuk diikutildilaksanakan) adalah:

"Dokumen yang terbit lebih akhir adalah yang lebih kuatlmengikat untuk
dilaksanakan"

Apabila tidak ditentukan lain, sesuai dengan prinsip tersebut di atas,
maka urutanlprioritas pelaksanaan pekerjaan di Proyek adalah berdasar-
kan:

1. Instruksi tertulis dari Konsultan MK (jika ada).
2. Addendum Kontrak (jika ada)
3. Surat Perjanjian pemborongan (Article of Agreement) dan syarat syarat

Perjanjian (Condition of Contract)
4. Surat Perintah Kerja (Notice to Proceed), Surat Penunjukan (Letter of

Acceptance)

5. Berita Acara Negosiasi
6. Berita Acara Klarifikasi
7. Berita Acara Aanwijzing.

8. Syarat syarat Administrasi
9. SpesifikasiISyarat Teknis
10. Gambar Rencana Detail
11. Gambar Rencana
12. Rincian Nilai Kontrak

Dokumen No. 3 sld No. 12 pada umumnya menjadi Dokumen Kon-
trak awal yang telah dijilid lengkap dan menjadi dasar pelaksanaan pekerjaan
di Proyek

Dalam lingkup perhitungan tender, pada umumnya bagian dari

Dokumen Kontrak yang telah terbit adalah Dokumen No. 5 sld No. 11.

Apabila ada perbedaan di antara dokumen tersebut, maka harus dikembali-

kan kepada prinsip: "Yang terbit lebih akhir adalah yang lebih kuatl

mengikat".

B.2. PELAKSANAAN PROYEK

Proyek adalah sekumpulan aktivitas yang saling berhubungan di mana ada
titik awal dan titik akhir serta hasil tertentu. Proyek biasanya bersifat lintas
fungsi organisasi sehingga membutuhkan bermacam keahlian (skilh) dari
berbagai profesi dan organisasi. Setiap proyek adalah unik, bahkan tidak ada
dua proyek yang persis sama. Proyek adalah aktivitas sementara dari personil,
material, serta sarana untuk menjadikan/mewujudkan sasaran-sasaran (goah)
proyek dalam kurun waktu tertentu yang kemudian berakhir.

Kontraktor sebagai pelaksana konstruksi mempunyai tugas dan kewajiban
melaksanakan dan menyerahkan proyek itu sesuai kontrak kepada Pengguna
Jasa. Seluruh kegiatan yang mendukung pelaksanaan proyek memerlukan
suatu manajemen yang biasanya disebut Manajemen Proyek.

Manajemen Proyek dapat diartikan sebagai suatu usaha untuk mengelola
dan mengorganisasi beragam sumber daya selama masa proyek, di mana
tujuan akhirnya adalah t e m j u d n y a sasaran proyek yang meliputi kualitas,
waktu, dan biaya yang telah ditentukan.

Tiga elemen utama dalam Manajemen Proyek adalah:

1. Manajer Proyek (Project Manager)

Tugas dan tanggung jawab Manajer Proyek antara lain:

menetapkan sasaran dan menjelaskan cara mencapai sasaran tersebut,
menentukan orang-orang yang tepat sesuai dengan kewenangannya, serta
pelatihan (training) yang dibutuhkan.
mendemonstrasikan kepemimpinan (leadership)serta memberikan motivasi
kepada seluruh staf jajarannya.
melakukan evaluasi atas kemajuan pelaksanaan dan mengambil tindakan
yang tepat bila terjadi deviasi terhadap sasaran yang telah ditetapkan.
bertanggung jawab mengintegrasikan usaha dari sekelompok orang yang
berasal dari berbagai fungsi untuk mencapai sasaran proyek yang spesifik.

2. Tim Proyek (Project Team)

Tim Proyek adalah sekelompok orang yang berasal dari berbagai fungsi
organisasi dan disiplin ilmu dan keahlian, yang dipimpin oleh Manajer Proyek.
Tim akan memilih dan menunjuk sumber daya yang akan digunakan, meliputi

sub kontraktor, mandor, dan supplier untuk menyediakan material, alat dan
jasa, serta berperan aktif dalam menjalankan proyek, agar dapat memenuhi
target mutu, waktu, dan biaya yang telah ditetapkan. Ukuran dan macam
komposisi keanggotaan Tim Proyek mungkin berubah-ubah selama periode
proyek, dan akan berakhir setelah proyek selesai.

3. Sistem Manajemen Proyek (Project Management System)

Sistem Manajemen Proyek terdiri dari struktur organisasi dan sistem inf~rmasi.~
Organisasi ditetapkan oleh manajemen puncak (top management), dan

ditetapkan pula hubungan antara anggota Tim Proyek dan Manajer Proyek.
Salah satu struktur organisasi yang sering dipakai adalah Struktur Organisasi
yang biasanya bersifat fungsional, di mana struktur organisasi dikelompokkan
menurut area fungsi spesifik.

Sistem Manajemen Proyek juga menyediakan sistem untuk mengintegrasikan
perencanaan (planning) dengan pengendalian proyek (kontrol) dan akumulasi
informasi berupa pelaporan yang berkaitan dengan hasillkinerja (perform-
ance), biaya, sumber daya yang digunakan, jadwal, proyeksi waktu, dan biaya
untuk menyelesaikan p r ~ y e k . ~

B.2.1. Organisasi Proyek

B.2.1.a. DefinisiIPengertian
Pengertian organisasi pada umumnya adalah sekelompok orang yang me-
lakukan kegiatan dalam wadah dan cara tertentu untuk mencapai tujuan
tertentu pula. Dalam kaitannya dengan pelaksanaan proyek juga bisa
diartikan bahwa organisasi proyek merupakan sekelompok orang dari
berbagai latar belakang ilmu, yang terorganisir dan terkoordinir dalam
wadah tertentu yang melaksanakan tugas dengan cara tertentu untuk
mencapai tujuan bersama. Tugas yang dimaksud di sini adalah mengelola
pelaksanaan proyek dengan harapan pekerjaan bisa berlangsung dengan
lancar dan dapat mencapai tujuan atau sasaran yang ditetapkan berupa
keuntungan bagi perusahaan dan kepuasan pelanggan sebagai pengguna
jasa.

'Lee J. Krajewski & Larry P. Riaman, Operational Management, Strategy andAnalysis, 5th Ed., hlm. 796-798
'Lee J. Krajewski & Larry P. Riaman, Operational Management, Strategy and Analysis, 5th Ed., hlm. 796-798

B.2.1.b. Menyusun Organisasi Proyek
Penyusunan sebuah organisasi proyek dimulai dengan mengidentifikasi dan
mengklasifikasi fungsi dan kegiatan-kegiatan yang ada dalam sebuah
proyek, mengelompokkan kegiatan yang sejenis dalam satu unit tertentu,
menyiapkan personalia yang akan menjalankan fungsi dan kegiatan-kegiatan
tersebut sesuai dengan kelompok kegiatannya serta menyusun mekanisme
koordinasi dari masing-masing fungsi dan kegiatan tersebut.
Segara garis besar fungsi-fungsi yang ada dalam sebuah organisasi Proyek
Konstruksi antara lain meliputi:

B.2.1.b.l. Fungsi Perencanaan teknis dan keuangan; dengan fungsi spesifik
meliputi kegiatan:

Perencanaan rekayasa teknik (engineering) a.1: pembuatan jadwal
pelaksanaan (master schedule), perencanaan sumber daya (bahan,
alat dan subkontraktor), perencanaan metode pelaksanaan,
perencanaan mutu serta perencanaan K3 (Keselamatan dan
Kesehatan Kerja)
Perencanaan Administrasi dan Keuangan a.1 meliputi: pembuatan
cash $ow, perencanaan terminlpenagihan, sistem akuntansi dan

perpajakan proyek serta pengelolaan SDM proyek.

B.2.l.b.2. Fungsi PelaksanaanIOperasional;meliputi kegiatan pelaksanaan
pekerjaan konstruksi dilapangan untuk mewujudkan bentuk fisik
bangunan sesuai dengan perencanaan teknis dan keuangan seperti
pada butir b l di atas.

B.2.l.b.3.Fungsi Pengendalian; meliputi kegiatan membandingkan realisasi
operasional dengan perencanaan dan bila terdapat deviasi terhadap
perencanaan maka dilakukan analisis penyebabnya dan diarnbil tindakan
solusinya.

Secara skematis fungsi utama dan hubungan antar fungsi tersebut dapat
digambarkan dalam bentuk struktur organisasi sbb:

Project Manager

Engineering Operasional Administrasi Umum
Perencanaan Sipil, Arsitektur, SDM
Pengendalian Mekanikal, Elektrikal
Keuangan

B.2.l.c. Faktor-factor yang mempengaruhi organisasi proyek
Dalam bisnis jasa konstruksi, besar kecilnya organisasi proyek itu sangat
berpengaruh terhadap efektifitas dan efisiensi pelaksanaan proyek itu
sendiri. Kendati belum ada penelitian yang riil mengenai sejauh mana
pengaruh bentuk organisasi terhadap efektivitas dan efisiensi pelaksanaan
di lapangan, namun banyak contoh yang membuktikan adanya pengaruh
kuat dan langsung dari bentuk organisasi terhadap tingkat efisiensi
pelaksanaan pekerjaan.

Bentuk organisasi proyek sangat ditentukan oleh beberapa faktor antara
lain:

besar-kecilnya volume dan ruang lingkup pekerjaan,
besar kecilnya nilai proyek,
tingkat kompleksitas pelaksanaan proyek,
waktu pelaksanaan yang tersedia,
penggunaan teknologi.
lokasi.

Semua faktor yang mempengaruhi bentuk dan besar kecilnya sebuah
organisasi proyek tersebut di atas bermuara pada efisiensi, yang dalam ha1
ini diukur dari produktivitas serta nilai overhead proyek. Nilai overhead
proyek menjadi bagian dari Biaya Produksi Proyek dan merupakan Biaya
Tak Langsung. Ketatnya persaingan dibidang usaha jasa konstruksi
mengharuskan perusahaan-perusahaan Kontraktor untuk menekan
overheadnya sekecil mungkin. Untuk sebuah perusahaan jasa konstruksi

berdasarkan pengalaman besarnya overhead proyek itu berkisar antara 4
sd 8 % dari Biaya Produksi Proyek.

2.l.d. Contoh Organisasi Proyek
Dalam bagan berikut ini bisa dilihat contoh organisasi proyek yang
diterapkan pada PT PP dalam pelaksanaan suatu proyek. Skema ini
sederhana, namun sudah memperhitungkan efisiensi dan efektifitas
penanganan pekerjaan di lapangan. Contoh ini merupakan satu dari sekian
banyak bentuk Organisasi yang bisa dibuat untuk kepentingan pelaksanaan
proyek.

Project Manager

Site Engineering Site Operation Site Administration
Manager Manager, Manager
(SEW
(SOW - (SAM)

General Superintendent Staff SAM

Tim Proyek dipimpin oleh Project Manager dibantu oleh Site Engineering
Manager (SEM) atau Manajer Teknik, Site Operation Manager (SOM) atau
Manager Operasi dan Site Administration Manager (SAM) atau Manager
Administrasi. Masing-masing mempunyai staf yang jumlahnya tergantung
kepada faktor yang mempengaruhi bentuk organisasi tersebut.

B.2.1.e. Tugas dan Wewenang Personalia Kunci
Setelah personil yang menjadi Project Manager (PM) ditetapkan, maka
Project Manager menyusun personalia tim proyek yang akan menjadi
pembantu-pembantunya dalam mengelola proyek dan kemudian bersama
tim merencanakan pelaksanaan proyek, termasuk mengadakan sumber daya
seperti bahanlmaterial, tenaga kerjalmandor, subkontraktor, dan peralatan
konstruksi.

Site Engineering Manager (SEM) atau Manager Teknik, bertugas me-
mimpin unit engineeringdan berwenang mengelola urusan yang menyangkut
fungsi perencanaan teknik dan pengendalian, antara lain:

Perencanaan
- Perencanaan metode pelaksanaan (construction method)
- Perencanaan gambar kerja (shopdrawing)
- Perencanaan jadwal pelaksanaan (master schedule), jadwal bahan (ma-

terial schedule), jadwal peralatan (equipment schedule) dan jadwal
tenaga kerja (labor schedule)
- Perencanaan mutu (quality plan)
- Perencanaan arus kas (cash flow)
- Perencanaan kesehatan dan kesehatan kerja (safetyplan)
- Pemilihan subkontraktor
Pengendalian adalah proses membandingkan seluruh perencanaan seperti
tersebut di atas dengan realisasi yang dicapai dalam pelaksanaannya
dengan melakukan analisis terhadap deviasi yang terjadi. Apabila
deviasinya adalah negatif, hendaknya dicari cara tertentu untuk
menyelesaikannya.

Site Operation Manager (SOM) atau Manajer Operasi Lapangan memiliki
tugas memimpin unit operasi lapangan, dan benvenang dalam mengelola
pelaksanaan pekerjaan di lapangan sesuai fungsi operasionalnya yang, meliputi:

Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan perencanaan baik teknis maupun
keuangan sebagaimana disiapkan oleh unit Engineering.
Mengkoordinasikan para Kepala Pelaksana (General Superintendant) dalam
mengendalikan dan mengontrol pekerjaan para mandor dan subkontraktor.
Membina dan melatih keterampilan para staf, tukang, dan mandor.
Melakukan penilaian kemampuannya sesuai dengan standar yang ditetapkan.

Site Administration Manager (SAM) atau Manajer Administrasi Lapangan,

bertugas memimpin unit administrasi proyek dan benvenang mengelola urusan
keuangan, akuntansilpembukuan, urusan umum dan SDM proyek, antara
lain meliputi:

Menyiapkan urusan administrasi penagihan kepada Pemilik Proyek,
Melakukan pencatatan transaksi ke dalam jurnal (media pembukuan),

Melakukan verifikasi seluruh dokumen transaksi pembayaran.
Mengurus masalah perpajakan dan asuransi, dll.

B.2.2. Perencanaan Juklak (Petunjuk Pelaksanaan)

Sebelum proyek dilaksanakan, langkah pertama yang perlu dilakukan adalah
membuat Perencanaan Petunjuk Pelaksanaan atau biasa disebut dengan istilah
Juklak. Juklak adalah suatu kegiatan mempersiapkan bagaimana suatu pekerjaan
akan dilaksanakan untuk mencapai sasaran dan tujuan yang diinginkan.
Perencanaan merupakan hal yang paling penting dalam manajemen proyek.
Bahkan dapat dikatakan bahwa apabila proyek telah membuat perencanaan
yang baik pada awal pelaksanaannya, ini berarti 70 persen pekerjaan telah
selesai. Oleh karena itu, perencanaan proyek harus dilakukan secara akurat
agar hasil yang maksimal dapat tenvujud.

B.2.2.a. Informasi Dasar yang Diperlukan
Informasi dasar yang diperlukan untuk membuat Juklak, yaitu:
1) Dokumen Kontrak
Gambar
Spesifikasi
2) Pengalaman sebelumnya
3 ) Personil yang memiliki pengalaman proyek sejenis
4) Kondisi lapangan dan lingkungan

5) Sumber material dan kemampuan pengadaannya
6 ) Sumber tenaga kerja serta kemampuan pengadaannya
7) Sub Kontraktor spesialis yang tersedia

8) Ketersediaan peralatan

B.2.2.b. Penyusunan Tim Juklak

Penyusunan Juklak biasanya dilakukan oleh sebuah tim yang ditunjuk oieh
pimpinan yang berwenang dengan susunan anggota sebagai berikut:
1) Ketua
2) Wakil Ketua
3) Sekretaris
4) Anggota:

a. Bidang Metode Pelaksanaan
b. Bidang Logistik

c. Bidang Peralatan, dan
d. Bidang Keuangan dan Anggaran Biaya

B.2.2.c. Pembuatan Juklak
Perencanaaan yang disusun oleh tim Juklak meliputi antara lain:

1. Perencanaan Biaya
2. Perencanaan Mutu
3. Perencanaan Waktu
4. Perencanaan Metode Pelaksanaan

5. Perencanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)

B.2.2.c.l. Perencanaan Biaya (Anggaran Proyek)
Perencanaan biaya proyek dalam Juklak mengacu kepada data yang
ada pada waktu tender dan disebut juga sebagai Rencana Anggaran
Pelaksanaan Tender (RAPT). Tolok ukur keberhasilan dalam

. pengendalian biaya proyek dilihat dari nilai akhir biaya yang
dikeluarkan dibandingkan terhadap target yang ditetapkan perusahaan.

B.2.2.c.2. Perencanaan Mutu
Perencanaan mutu adalah kegiatan yang harus dilakukan untuk
memenuhi persyaratan spesifikasi yang telah ditetapkan oleh
Pemilik Proyek, sesuai dengaq Konuak.
Kontraktor yang telah memperoleh Sertifikat ISO-9000, perencanaan
mutu yang dibuatnya tidak terlepas dari prosedur yang telah
ditetapkan dalam ketentuan program ISO-9000. Uraian lebih rinci
tentang aplikasi sistem manajemen pengendalian mutu ISO-9000
ini dapat dibaca pada Bab C.3. Manajemen Mutu I S 0 9001-2000.
Pembaca yang ingin mengetahui tentang I S 0 9000 ini khusus
untuk Aplikasi dalam Bidang Usaha Kontraktor dapat membaca
buku ISO-9000 untuk Konuaktor, yang disusun oleh PT PP

, (Persero), terbitan PT Gramedia Pustaka Utama, 1997.

B.2.2.c.3. Perencanaan Jadwal Pelaksanaan
Perencanaan Jadwal Pelaksanaan mengacu kepada batas waktu
penyelesaian yang dituangkan dalam kontrak. Berlandaskan pada waktu
penyelesaian tersebut, disusunlah Time Schedule yang pada umumnya
berupa bar chart yang dilengkapi dengan kurva S, yang dapat berupa

Jadwal Pelaksanaan Induk (Master Schedule) yang mencakup
perencanaan waktu seluruh kegiatan pelaksanaan pekerjaan. Apabila
diperlukan, dapat dibuat jadwal yang lebih rinci yang selalu mengacu
kepada Master Schedule.

Mengacu dari Jadwal Pelaksanaan Induk dibuatlah Jadwal pen-
dukung, antara lain:

Jadwal Peralatan (Equipment Schedule), menyangkut penyediaan,
pendatangan serta jumlah peralatan yang diperlukan.
Jadwal Bahan (Material Schedule), menyangkut pemesanan,
pendatangan serta jumlah dan jenis bahan yang diperlukan.
Jadwal Tenaga Kerja (Manpower Schedule), menyangkut pendatang-
an, keahlian serta jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan.
Jadwal arus kas (cashfiw schedule), menyangkut rencana penerimaan
(cash in), sesuai dengan cara pembayaran (term of payment) dari
pemilik proyek maupun dana talangan (bridging Jinance) apabila
diperlukan, rencana pengeluaran (cash out) untuk pembayaran
kepada pihak ketiga.

Jadwal penyelesaian proyek yang dimasukkan ke dalam Juklak tidak
boleh lebih lambat daripada waktu yang ditetapkan dalam kontrak.

Contoh-contoh pembuatan jadwal pelaksaan dapat dilihat pada bab
B2.b.5 sampai B2.b.7, sedangkan contoh Cash Flow ada pada
Lampiran.

B.2.2.c.4. Perencanaan Metode Pelaksanaan
Perencanaan metode pelaksanaan merupakan salah satu faktor kunci
dalarn mencapai keberhasilan pelaksanaan pekerjaan. Proses penyusunan
metode pelaksanaan merupakan hasil pembahasan, brainstorming,
diskusi, referensi dari berbagi macam sumber, dan dituangkan dalam
bentuk gambar-gambar kerja serta urut-urutan pelaksanaan pekerjaan
(procedure, work instruction) yang menjadi acuan dalam pelaksanaan
setiap pekerjaan. Perbaikan (improvement), inovasi, serta terobosan-
terobosan dalam pembuatan metode pelaksanaan dapat memberikan
nilai tambah bagi tercapainya sasaran, baik mutu, waktu, maupun
biaya. Uraian lebih rinci tentang Metode Pelaksanaan ini ada dalam

satu bab tersendiri, yaitu Bab D. Metode Pelaksanaan Pekerjaan.

B.2.2.c.5. Perencanaan K3
Perencanaan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) berkaitan dengan
penyusunan Safety Plan, Pengamanan Proyek (Security Plan), dan
pengelolaan ketertiban serta kebersihan Proyek (House Keeping) dengan
target fiero accident' (tidak ada kecelakaan kerja).

Safety Plan
Safety Plan dibuat dengan mengikuti ketentuan-ketentuan maupun
arahan yang dikeluarkan oleh Depnaker selaku instansi yang melakukan
kontrol terhadap hal ini. Safety Plan mencakup antara lain penyusunan
Safety Management, Identifikasi bahaya kerja dan penanggulangannya,
Rencana penempatan alat-alat pengaman seperti pagar, jaringlnet pada
tangga dan tepi bangunan, railing serta rambu-rambu K3 serta rencana
penempatan alat-alat pemadam kebakaran (tabung pemadam api),
gudang bahan peledak, dan lain-lain.

Security Plan
Secutity Plan mencakup prosedur keluar masuk bahan proyek, prosedur
penerimaaan tamu, identifikasi daerah rawan di wilayah sekitar proyek,
prosedur komunikasi di proyek.

Ketertiban dan Kebersihan Proyek (HouseKeeping)
Pengelolaan Kebersihan Proyek adalah meliputi penempatan cerobong
dan bak sampah, lokasi penempatan dan jumlah toilet pekerja,
pengaturan kantor dan jalan sementara, gudang, 10s kerja, barak
pekerja, dan lain-lain.

Tolok ukur keberhasilan pengelolaan K3 ini ditandai antara lain

dengan produktivitas dan efektivitas serta tidak terjadinya kecelakaan
kerja. Uraian lebih lengkap tentang K3 ini dijelaskan pada Bab K3 di
Proyek.

B.2.2.d. Contoh Juklak

Contoh standar isi suatu Juklak Proyek dapat dilihat pada daftar berikut:

STANDAR IS1 JUKLAK PROYEK GEDUNG

1. Project Over View (penjelasan data proyek)
2. Lingkup Pekerjaan

P Persiapan
P Struktur
P Arsitektur
m Mekanikal Elektrikal

3. Lay Out Proyek

a Gambar denah
P Tampak dan ~ o t o n ~ a(snemua sisilarah)
w Foto kopi peta lokasi proyek dari buku peta Jakarta

4. Struktur Organisasi dan daftar alamat serta telepon k q personel (dilengkapi

dengan Job Description-nyaluraian tugasnya)

5. Metode Pelaksanaan, berupa Flow Chart atau Network (mulai dari pekerjaan

tanah, pekerjaan pondasi, pekerjaan struktur sld arsitektur).

6. Time Schedule pelaksanaan, dilengkapi gambar denah dan potongan, per-

kembangan proyek bulan per bulan (khusus struktur).

7. Site PlanlSite Installation untuk pekerjaan persiapan, terdiri dari:

a Batas-batas lokasi proyek (masukkan data dimensi dan jarak-jaraknya)
w Kantor Pemilik Proyek (Pemilik Proyek)

a Kantor Manajemen Konstruksi (MK)

w Kantor Kontraktor (sesuai standar Perusahaan)
et Stockyard (gudang bahan terbuka) untuk bahan mentah dan bahan jadi,

workshop kayu, dan tempat sampah (masukkan data dimensi dan
ukurannya)

QS Lokasi dan dimensi-dimensi tempat penumpukan sementara Scaffolding
dan peralatan bekisting lainya

PI Gudang tertutup (BBM)

QS Genset & Ruang panel utarna
PI Tower Crane
QI Concrete Pump (pada saat cor)
QI Lift bahan
Q1 Lift penumpang
Qi Saluran drainme, dewatering, dan air kotor lainnya
8) Tempat cuci mobil
gS Tempat sampah dan tempat manuver trailer sampah

a Pos jaga, pintu gerbang (detail desain)

(B Lokasi penempatan material di luar besi beton dan kayu misalnya:
pasir, split, bataco, dan lain-lain

(B Jalan masuk dan arus lalu lintas keluar masuk kendaraanllogistik
QI Barak pekerja, toilet, kantin
QI Gambar pagar dan papan nama proyek
8. Gambar detail (denah, tampak, potongan)
PI Kantor proyek
Bb Gudang tertutup (BBM)
PI Toilet, dan lain-lain sesuai Site Plan pada poin no. 7 di atas

Catatan: semua bangunan fasilitas proyek agar dibuat sesuai standar
yang ada.

m S T N G CONDITIONfKONDiSISETEMPAT

9. Gambar (denah, potongan) posisi Existing Bangunan yang ada, utilitas di

dalam tanah (kabel listrik, sir, telepon, dll.) dan bangunan disekitar lokasi
yang berpengaruh terhadap pelaksanaan proyek dan rencana relokasinya.

10. Denah lokasi bench mark (BM) + detail konstruksi BM.

11. Gambar Denah dan potongan pekerjaan tanah, urutan serta alur
pelaksanaannya hendaknya mencakup:
s Jenis alat yang digunakan
e, Pengaturan lalu lintas di dalam proyek

s Perhitungan produktivitas kerja, jumlah alat (truck, excavator, dll) dan
waktu pelaksanaan

s Peta jalur dan lokasi buangan

m Hasil penyelidikan tanah dan analisisnya.
s Volume pekerjaan
s Pembagian alur kerja dan zoning-nya.

12. Pekerjaan Retaining Wall, Ground Anchor, Deep Well termasuk Bekisting
dan peralatan lainnya.

13. Gambar Denah, potongan pekerjaan pondasi dan urutan pelaksanaannya,
hendaknya meiiputi:
Skematik metode pelaksanaannya
at Jenis alat yang digunakan, penempatan, dan brosurnya
s Perhitungan produktivitas kerja dan waktu pelaksanaan
s Pembagian zoning dan alur kerjanya
s Site plan pekerjaan ini (lihat no. 10 dan 11) dan pengaturan lalu
lintasnya
s Volume pekerjaan, spesifikasi material danlatau desain betonnya

14. Site PlanlSite Installation saat pekerjaan tanah, pekerjaan fondasi dan
struktur penunjang,dilengkapi dengan:
s Instalasi distribusi listrik sementara untuk penerangan dan power point
lengkap dengan ukuran kabel, panel diagram, dan lokasi penempatan-
nya, lokasi lampu metode penggantungan kabel
s Instalasi air kerja, ukuran pipa, pompa air, dan saluran buangan
s Jalan aementara (pedetrian) untuk orang/pekerja dan perubahannia
sesuai dengan sequence pekerjaan.

UPPER STUCTUREISTRUKTURATAS

15. Gambar Denah pekerjaan struktur, Kolom, Balok, Pelat Lantai dan Core
Wall serta urutan pelaksanaannya, hendaknya memasukkan:

PI Jenis alat yang digunakan dan lokasi penempatan
SP Perhitungan produktivitas kerja dan waktu pelaksanaan
e Pembagian kelompok kerja dan blocking-nya
a Volume pekerjaan

16. Gambar-gambar detail sistem Bekisting Kolom, Kepala Kolom, Balok,
Pelat Lantai Tangga semua tipe dan Core Wall termasuk siklus penggunaan
bekistingnya.

17. Perhitungan Bekisting dan Metode Pelaksanaannya (skematik urutan
pelaksanaannya)

18. Metode cor khusus untuk basement + proteksinya

19. Metode perawatan beton untuk masing-masing elemen struktur
s Kolom, balok, dinding, pelat, dll.

20. Site Plan/Site Installation saat pekerjaan struktur dilengkapi dengan:
a Instalasi pagar pengaman sementara dan penutup lubanglshafi (K3)
e Instalasi distribusi listrik sementara untuk penerangan dan power point
lengkap dengan ukuran kabel, panel diagram, dan larnpunya di setiap
lantai
a Instalasi air kerja, ukuran pipa, pompa air, dan saluran pembuangannya
(jika diperlukan)
s Jalan sementara (pedestrian) untuk oranglpekerja dan perubahannya
sesuai dengan urut-urutan pekerjaan struktur

21. Gambar alat angkut (Tower Crane, Lift bahan, Lift penumpang)
s Gambar lokasi dan pondasi alat
to Perhitungan kapasitas angkut dan jumlah alat yang dibutuhkan
SP Jadwal harian pemakaian alat (untuk lift bahan khususnya)
a Rencana operasi alat angkut, berupa gambar potongan dan lokasi
pemberhentiannya.
a Gambar jembatan dari lift ke gudang beserta pagar pengamannya.

22. Data tambahan

a Mix desain (rencana campuran beton) dan spesifikasinya
a Perhitungan struktur tambahan (jika perlu)
a Perhitungan struktur untuk pekerjaan sementara (jika perlu)
Perencanaan pekerjaan Arsitektur
a Flow chart pekerjaan arsitektur
a Jenis pekerjaan yang perlu perhatian khusus, dominan danlatau

menentukan penampilan akhir
-a Metode pelaksanaan point di atas
a Site Plan saat pekerjaan arsitektur berlangsung, menampilkan lokasi

material, tempat pembuatan mortar, jalur air kerja, alur distribusi
mortar
a Jenis dan jumlah alat bantu yang diperlukan
a Identifikasi dan jumlah alat bantu yang diperlukan
a Identifikasi daerah yang perlu ditunda karena pekerjaan MIE dll.

a Zoning pelaksanaan pekerjaan yang sudah dilaksanakan

a Urutan pekerjaan pada item pekerjaan yang bersinggungan dengan MI
E, misal: Toilet, R. Panel, R. AHU, dll.

-a Rencana penempatan dan desain jembatan bahan

24. Perencanaan pekerjaan MIE
a Flow chart pekerjaan MIE
a Rencana pembagian pekerjaan sub Kontraktor MIE
w Identifikasi ruang sesuai keperluan blok diagram MIE
PI Format monitoring kemajuan pekerjaan MIE (block Diagram MIE)
io Identifikasi pekerjaan MIE yang perlu metode khusus (Chiller, Genset,
AHU, dll.)
w Metode pelaksanaan untuk poin tersebut di atas.

25. Daftar rencana shop drawing (gambar kerja) dan jadwal penggambarannya

26. Jadwal Peralatan (equipment schedule)

66

27. Jadwal Material Utama (Materialschedule) dan urutan pengadaannya.
28. Jadwal pelaksanaan pekerjaan yang disubkontraktorkan (yang pokok dan

cenderung bermasalah)
29. Jadwal pekerja (Man Power Schedule)
30. Rencanan rapat-rapat koordinasi

a Harian, waktu, harilagenda
P, Mingguan, idem
a Bulanan, idem

ui Format-format yang digunakan untuk rapat-rapat tersebut.

31. Safety Plan

QI Safety Management: Struktur organisasi Safety, rencana Safety Meeting,
rencana Safetypatrol, Safety Training Procedure.

a Identifikasi bahaya kerja dan cara penanggulangannya untuk setiap
item pekerjaan

a Rencana penempatan alat-alat pengaman seperti pagar, jaringlnet pada
tangga dan tepi bangunan, railing serta rambu-rambu K-3 (Safety Sign
board) dan lokasi kotak P3K

r Rencana jenis dan jumlah alat-alat Safety
m Daftar telepon, alarnat dan contact person lembaga-lembagalinstansi

yang mengelola Safety seperti asuransi, rumah sakit, kepolisian, dan
lain-lain.

32. Rencana Inspeksi dan standar inspeksi
r Formulir yang digunakan untuk inspeksi masing-masing pekerjaan

33. Security Plan:
a prosedur keluar masuk bahan proyek

e, Prosedur penerimaan tamu
s Identifikasi daerah rawan di proyek
m Prosedur komunikasi di proyek: frekuensi, pemegang, dan posisi alat

komunikasi

HOUSE KEEPINGJKEBERSIHAN PROYEK

34. Prosedur pengelolaan kebersihan:

s Penempatan cerobong sampah
e, Lokasi penempatan dan jumlah toilet pekerja
s Penempatan bak sampah dan alur pembuangannya
s Standar prosedur kerja, struktur organisasi penangung jawab dan jumlah

personil
m Desain bucket sampah

35. Prosedur Site O@ce

s Check list kebersihan masing-masing di proyek
s Operasional dapur dan ruang makan
e, Tata cara alas kaki, sepatu proyek, helm, safety belt, dl1
m Tata cara alat kerja, alat tulis, dan mesin fotokopi

36. Rencana (apa dan kapan) dokumentasi proyek, foto dan foto digital

37. Cdsh FlowlArus Kas
38. Rencana Anggaran Pelaksanaan (RAP) Kendali

39. Standar Operating Procedure Proyek (flow chart dan format)

68

a Persetujuan Material
a Persetujuan Shop Drawing
w Progress Report Mingguan
a Progress Report BJanan
a Proses VO dan Pekerjaan tambah
s Persetujuan material on site
s Persetujuan izin pekerjaan

40. Dafiar Prosedur Umum yang harus ada di proyek

41. Rencana Training
ui Item pekerjaan yang dilatihkan
a ~ e n c a n awaktu pelaksanaannya
a Rencana pesertanya

42. Administrasi Kontrak
a Dafiar pigcalk
a Dafiar Peluang Klaim
a Format Laporan Mingguan, Bulanan untuk pihak luar
PT Estimasi & Besarnya Klaim
a Estimasi & Besarnya Eskalasi

s Dafiar Perubahan Deiain
a Estimasi biaya perubahan

B.2.2.e. Contoh Pembuatan Jadwal Pelaksanaan Proyek
Ada beberapa cara untuk membuat jadwal pelaksanaan proyek antara lain
menggunakan bar chart (diagram batang) dan Network Planning (NPM,)
dll. Pembuatannya dapat dilakukan secara manual maupun dengan
menggunakan software komputer seperti Microsofi Project dan Primavera.
Namun pada umumnya penggunaan bar chart masih dominan karena

pembuatannya lebih mudah, lebih sederhana, sehingga mudah dimengerti
karena mengakomodasi kebutuhan perencanaan jadwal pelaksanaan proyek
secara menyeluruh. Di samping itu, bar chart lebih fleksibel untuk
melakukan perubahan maupun penyesuaian.

Untuk bisa membuat jadwal ini kita perlukan datalinformasi-informasi
sebagai berikut:

o Item pekerjaan yang akan dikerjakan
o Nilai dan bobot masing-masing item pekerjaan
o Durasi dari waktu pelaksanaan masing-masing item pekerjaan
o Urut-urutan pelaksanaan pekerjaan
o Total waktu penyelesaian pekerjaan

Semua data tersebut biasanya terdapat pada dokumen kontrak berupa
Rencana Anggaran Biaya proyek.

Berikut ini adalah contoh pembuatan Jadwal Pelaksanaan Proyek 'ABC'
yang menggunakan .bar chart dengan data:

Nilai Proyek : Rp. 75.000.000.000
Waktu Pelaksanaan : 8 bulan (32 minggu)
Lag&-langkah perhitungan
:

Menghitung persentase bobot pekerjaan:

No Item Pekerjaan Nilai B o b o t (%)
(Rp. juta) (dihitung)

1 Pekerjaan Persiapan 200 = (20017500) x 100 = 2.67
2 Pekerjaan Galian Tanah 50 = (5017500) x 100 = 0.66
3 Pekerjaan Struktur Bawah
750 = (75017500) x 100 = 10.00
4 Pekerjaan Struktur Atas 1250 = (125017500) x 100 = 16.67
1500 = (150017500) x 100 = 30.00
5 Pekerjaan Finishinglhsitektur 1500 = (150017500) x 100 = 20.00
6 Pekerjaan Mekanikal 1500 = (1500/7500) x 100 = 20.00

7 Pekerjaan Elektrikal 7500

Setelah bobot persentase pekerjaan dihitung berdasarkan nilai rupiahnya
maka langkah selanjutnya adalah menghitung durasi waktu pelaksanaan masing-
masing item pekerjaan. Durasi waktu pelaksanaan dihitung berdasarkan
pengalaman pelaksanaan pekerjaan sejenis untuk suatu volume pekerjaan
tertentu dan disesuaikan dengan ketersediaan waktu pelaksanaan sesuai kontrak.
Durasi waktu ini biasanya dalam satuan minggu.

Menghitung bobot pekerjaan per minggu

Langkah berikutnya adalah menghitung persentase bobot pekerjaan per minggu,
yaitu dengan membagi rata (teoritis) bobot masing-masing item pekerjaan
dengan durasinya, seperti pada tabel berikut:

No Item Pekerjaan Durasi Bobot per Minggu (%)
(minggu) (dihitung)
1. Pekerjaan Persiapan
2. Pekerjaan Galian Tanah 29 = 2,67 / 29 = 0,09
3. Pekerjaan Struktur Bawah 11 = 0,66 / 11 = 0,06
4. Pekerjaan Struktur Atas 15 = l0,0'0/ 15 = 0,67
5. Pekerjaan FinishingIArsitektur 16 = 16,67 / 16 = 1,04
6. Pekerjaan Mekanikal 15 = 30,OO / 15 = 2,OO
7. Pekerjaan Elektrikal 12 = 20,OO / 12 = 1,67
16 = 20,OO / 16 = 1,25

Catatan :
Dalam prakteknya bobot masing-masing pekerjaan per minggu ini tidak rata karena
rincian dari item pekerjaan mempunyai nilai bobot yang berbeda. Misalnya pada
pekerjaan Struktur Atas, rincian pekerjaannya adalah pekerjaan-pekerjaan pemasangan
bekisting, pemasangan besi, dan terakhir pengecoran. Masing-masing pekerjaan tersebut
mempunyai bobot yang berbeda, di mana bobot terbesar ada pada pekerjaan pengecoran
betonnya. Demikian pula misalnya pada pekerjaan Mekanikal, salah satu bagian



pekerjaannya adalah Pemasangan AC yang rincian pekerjaannya adalah
pekerjaan pemasangan ducting dan pemipaan (instalasi), pemasangan Chiller
(unit AC) dan pemasangan AHU. Bobot masing-masing pekerjaan berbeda,
di mana bobot pekerjaan instalasi lebih kecil daripada bobot pekerjaan
pemasangan unitlperalatan AC-nya. Namun untuk memudahkan memahami
pembuatan jadwal digunakan perhitungan seperti di atas.

Menyusun urut-urutan pelaksanaan masing-masing item pekerjaan
dalam bentuk Diagram Batang (Bar Chart)
Menghitung bobot pekerjaan per minggu dan akumulasi persentase
pekerjaan.
Membuat Kurva S

Kurva S adalah kurva yang menggambarkan hubungan antara waktu dan
kemajuan pekerjaan. Kurva S sangat berguna untuk mengetahui kemajuan
pekerjaan, apakah lebih cepat atau lebih lambat daripada yang sudah

direncanakan.

B.2.2.f. Contoh pembuatan Jadwal Pengadaan Tenaga Kerja (Manpower
Schedule)

Berikut ini diuraikan contoh pembuatan manpower schedule untuk pekerjaan
Struktur Atas suatu bangunan gedung.

DataIInformasi yang diketahui:

Volume pekerjaan

Pekerjaan Pembesian : 20.000 kg

Pekerjaan Bekisting : 1,500 m2

Pekerjaan Pengecoran Beton : 2 1.000 m3

Produktivitas tenaga kerja
1 orang Tukang besi (+2 pembantu tukang)

Pemotongan & Pembengkokan : 80 kglorglhari
Pemasangan : 125 kg/org/hari
1 orang Tukang Bekisting (+2 pbt tukang)
Pembuatan : 6 m2/org/hari
1 orang Tukang Bekisting (+3 pbt tukang)
Pemasangan : 6 m2/org/hari

1 orang Tukang Cor (+1 pembantu tukang):

Pengecoran Beton : 12 m3/org/hari

Jangka waktu pelaksanaan : 16 minggu (102 hari)
Durasi waktu untuk sub item pekerjaan
Pekerjaan Bekisting : 13 minggu
Pekerjaan Pembesian : 15 minggu
Pekerjaan Pengecoran : 1 hari

Jumlah tukang yang diperlukan digambarkan dalam bentuk diagram
batang berikut ini:

Manpower Skejul Pekerjaan Struktur Atas

Dengan cara yang sama dihitung kebutuhan tenaga kerja untuk masing-
masing item pekerjaan kemudian dituangkandalam satu jadwal yang
mencakup seluruh pekerjaan dengan jadwal sesuai jadwal induk proyek.

B.2.2.g. Contoh Pembuatan Jadwal Pengadaan Alat (Equipment Schedule)
Informasi yang diperlukan untuk pembuatan jadwal peralatan ini antara
lain adalah:
- Jenis dan kapasitas alat yang akan dipakai
- Volume pekerjaan yang menggunakan alat tersebut
- Durasi waktu pelaksanaan

Equipment Schedule Pekerjaan Struktur Atas

Catatan:
Bar Bender-Mesin pembengkok Besi
Bar Cutter-Mesin Pemotong Besi
Concrete Pump-Pompa Beton
Concrete Vibrator-Penggetar Beton untuk pemadatan beton pada waktu
pengecoran

B.2.3. Pembelian dan Prosedur Pengadaan Bahan
B.2.3.a. Pembelian

Pada dasarnya usaha untuk meningkatkan daya saing perusahaan dapat
dilakukan dengan melakukan upaya-upaya penghematan biaya. Mengingat
tingginya nilai biaya bahan dalam suatu proyek, yaitu rata-rata mencapai
70 persen dari seluruh biaya pelaksanaan proyek, maka setiap usaha untuk
meningkatkan keuntungan perusahaan sangat tergantung pada efisiensi
dan efektivitas kegiatan pembelian bahan.

Di samping itu, bahan juga bersifat fluktuatif dan rawan terhadap ke-
naikan harga, sehingga berada dalam jalur kritis dan mendominasi kebutuh-
an proyek. Kenaikan harga bahan harus diantisipasi pada saat tender, pe-
mesanan, maupun penyimpanan, terutama untuk bahan strategis seperti
semen, besi beton, dan plywood. Oleh karena itu, pengelolaan bahan perlu
dilakukan dengan baik.

Berikut concoh fluktuasi h a r p bahan besi beton dan semen dari tahun
2000-2003.

CONTOH GRAFIK PERKEMBANGAN HARGA

GRAFIK PERKEMBANGAN HARGA SEMEN

z 30000

25000

1 20000

15000
10000

5000

0

2000 2001 2002 2003
TAHUN

GRAFIK PERKEMBANGAN HARGA BESl BETON

3500

3000
z

2,509

m 2000

tj

W

1500

1~000

T-

500

0 2000 . ... 2002 2003

2001

TAHUN

Untuk mempelajari kegiatan utama dari tahap pembelian maka perlu
diketahui prinsip dasar dan rumusan aktivitas pembelian, yaitu:

Mendapatkan bahan dengan kualitas yang sesuai, kuantitas yang efisien,
harga yang wajar, pada waktu yang tepat, dari produsen atau pemasok
yang dapat dipercaya, sehingga mampu menjamin kontinuitas persediaan
bahan di lapangan.
Mengelola persediaan bahan (inventory) yang efisien.

Hal-hal yang harus diperhatikan dan dikuasai oleh seorang pembeli sebelum
melakukan pembelian adalah:

1) Menetapkan kapan harus mulai membeli.
2) Menentukan jumlah bahan akan dibeli.
3) Menerapkan prinsip hubungan kerja sama dengan mitra kerja (supplier).
4) Menguasai deskripsi spesifikasi mutu.

5) Menguasai rencana pembelian yang taktis.
6 ) Menguasai peraturanlprosedur pembelian yang ditetapkan perusahaan.

a.1. Menetapkan kapan harus mulai membeli
Pada tahapan ini pembeli harus memperhatikan Lead Time (Tenggang
Waktu) dari masing-masing bahan. Yang dimaksud dengan Lead Time
a d a i h tenggang waktu yang diperlukan untuk memperoleh bahan,
dimulai pada saat pengajuan permohonan pembelian sampai dengan
diterimanya bahan di gudang dan siap untuk dipergunakan atau
diserahkan kepada pemakai.
Ada beberapa faktor yang mempengaruhi Lead Time suatu bahan,
yaitu:

1) Jadwal pemakaian bahan yang merujuk pada jadwal' pelaksanaan
proyek (Master Schedule).

2) Waktu yang diperlukan produsen dalam proses produksi.
3) Jarak dan waktu transportasi dari sumber material ke lokasi proyek.
4) Formula pemesanan, apakah akan dilakukan pemesanan bertahap

atau keseluruhan atas dasar efisiensi biaya (uang muka, bank garansi,

dan lain-lain).

5 ) Ketersediaan dan kapasitas gudang serta fasilitas penyimpanannya.

a.2. Menentukan jumlah bahan yang akan dipesan
Menentukan jumlah bahan yang akan dipesan harus didasarkan pada
beberapa pertimbangan, antara lain:

1) Kuantitas persediaan yang paling efisien adalah dengan menjamin
kontinuitas produksi di lapangan, karena tidak dapat ditolerir
apabila proses produksi terharnbat disebabkan tidak tersedianya
bahan di lapangan (non in stock), dan sebaliknya pula, penumpukan
bahan yang berlebihan di lapangan (over stock) mengandung risiko-
risiko:

Merugikan cash flow perusahaan

Kadaluarsa (obsolescence)

Kerusakan (deterioration)

Kehilangan (loss)

Membutuhkan biaya inventory
Penumpukan bahan yang terlalu lama berarti ada dana yang
mengendap dan tidak produktif, tidak menghasilkan pendapatan,
bahkan bisa menambah biaya proyek karena adanya tambahan biaya
inventory (penyimpanan stock bahan), juga biaya untuk mengganti
bahan yang sudah kadaluarsa atau mengalami kerusakan maupun
hilang. Berdasarkan pengalaman, lamanya perputaran suatu stock

bahan yang baik adalah tidak melebihi 14 hari. Yang dimaksud
dengan perputaran persediaan bahan (Inventory Turnover, ITO),

adalah lamanya bahan sejak datang sampai dengan terpasang dan
menjadi prestasi yang diakui sebagai pendapatan.

2) Ketersediaan fasilitas penyimpanan dan handling:
Gudang tertutup (untuk PC, keramik, dan lain-lain).
Gudang terbuka (untuk besi beton, pasir, batu, dan lain-lain).
Gudang khusus (untuk bahan peledak, bahan kimia mudah
terbakar, dan lain-lain).

Peralatan handling (crane,fork lift, dan lain-lain).

3) Lokasi Proyek menentukan kebijakan pengadaan bahan

Pengadaan bahan dengan kebijakan Just In Time untuk proyek yang
berada di remote area (lokasi di pelosok daerahlluar kota) mungkin

tidak cocok karena sulitnya transportasi, misalnya. Sedangkan
pengadaan bahan secara keseluruhan akan memberatkan cash flow
dan risiko overstock, tetapi aman terhadap risiko kenaikan harga.
Untuk kondisi seperti ini maka kebijakan pengadaan bahan akan
diputuskan oleh Manajemen Perusahaan.

a.3. Menerapkan prinsip hubungan kerja sama dengan mitra kerja
(pemasoWsupplier)
Membina hubungan kerja yang transparan antara pembeli dan supplier
berdasarkan prinsip hubungan kerja sama, sebagai mitra kerja, yang
menekankan pada hal-hal sebagai berikut:

a. Berorientasi pada mutu.
b. Independen dan saling menghargai.
c. Menerapkan prinsip Win-win solution (saling menguntungkan).
d, Tidak berkonfrontasi, tidak hanya memikirkan situasi kini, juga

masa depan.
e. Partnership, saling membagi keuntungan dan risiko. Sebagai mitra

kerja, hilangkan anggapan bahwa pembeli adalah "raja" yang harus
selalu menang sendiri, ditakuti, kaku, dingin dan tidak bersahabat.
f. Saling memberikan informasi yang jelas, terinci, terbuka, dan dapat
dipercaya.
g. Bicara dengan bahasa sama untuk spesifikasi, kualitas, jumlah,
harga, pengiriman, dan pembayaran.
h. Sepakat tentang metode evaluasi yang akan diterapkan.
i. Sepakat tentang jalan keluar yang damai apabila terjadi dispute
(perselisihan).
j. Mengusahakan peningkatan mutu dari mitra kerjanya.
k. Saling memiliki kontrol yang cukup dan mudah dimengerti.

1. Berorientasi pada masing-masing pelanggannya.

m. Profesional.
n. Saling membuka peluang untuk negosiasi.

a.4. Menguasai informasi dan deskripsi mutu.
Pada dasarnya untuk menguasai informasi dan deskripsi spesifikasi
mutu yang dikehendaki dalam pembelian adalah men~angkutbeberapa
hal, antara lain:

a. Spesifikasi yang jelas dan terinci yang dikehendaki pemakai.
b. Spesifikasi yang dapat dipenuhi oleh produsenlsupplier.
c. Standarisasi produk (SNI, JIS, ASTM, dan lain-lain).
d. Metode sumei yang akan digunakan.

a.5. Menguasai rencana pembelian yang taktis
Dalarn pembelian seorang pembeli dituntut untuk menguasai rencana
pembelian taktis dengan mempertimbangkan kemungkinan-
kemungkinan berikut:
a. Perubahan rencana produksi proyek berupa penundaan, pembatalan
atau percepatan operasi proyek.
b. Antisipasi terhadap kenaikan dan penurunan harga bahan sehingga
memiliki stock bahan yang bisa berfluktuasi menjawab tantangan
tersebut.
c. Apakah bahan dapat setiap waktu dibeli dengan mudah.
d. Sparepartlafier sales serviceljaminan mutuljaminan pemeliharaan.
e. Mengetahui status persediaanlmenguasai kontrol persediaan.

a.6. Menguasai peraturanlprosedur pembelian yang ditetapkan perusahaan
Penguasaan peraturan dan prosedur dalam kegiatan pembelian sangat
penting mengingat ha1 ini menyangkut pihak internal maupun
eksternal. Untuk itu harus memenuhi:
a. Mudah untuk diperiksa (auditable).
b. Persyaratan administratif.
c. Peraturan-peraturan lain yang berhubungan dengan Instansi terkait.

B.2.3.b. Prosedur Pengadaan Bahan
Prosedur pengadaan bahan (procurement) secara garis besar dapat dibagi

. dalam beberapa tahap kegiatan berikut:
1. Perencanaan
2. Seleksi
3. Pembelian
4. Penerimaan

5. Pembayaran
6. Evaluasi

b. 1. Tahapan Perencanaan

Kegiatan ini mencakup beberapa aktivitas penting, yaitu:

1. Menyusun Jadwal pendatangan material proyek merujuk pada Master
Schedule proyek. Jadwal ini disusun oleh Manajer Teknik dan
disetujui oleh Project Manager (PM).

2. Adanya permintaan pengadaan bahan dari unit yang memerlukan
yang dinyatakan dengan Surat Permintaan Pembelian (SPP).

Surat Permintaan Pembelian harus berisi data yang menguraikan
dengan jelas produk yang dipesan, antara lain:

Volume dan waktu pengirimanlpenerimaan bahan.
Nama, merek dan spesifikasi bahan.

b.2. Tahapan Seleksi
Tahapan seleksi terhadap calon produsen atau calon pemasok (kontak
agennya) adalah sebagai berikut:

1. Unit Pembelian mencari penawaran harga dari beberapa pemasok
(supplier) berdasarkan spesifikasi yang ditentukan oleh unit peminta,
biasanya tidak kurang dari 3 calon pemasok.

2. Unit Pembelian melakukan klarifikasi dan negosiasi harga atas
penawaran dari calon-calon pemasok. Materi klarifikasi dalam
kegiatan ini meliputi:
a. Spesifikasi bahan baku yang digunakan,
b. Spesifikasi bahan hasil produksi, dan
c. Kemampuan produksi serta pasokannya
d. Harga satuan bahan yang ditawarkan.

3. Proses seleksi ini dilaksanakan untuk memperoleh jaminan bahwa,

produsenlsupplier yang dimintakan penawaranldibeli produknya
mampu memproduksi dan menyerahkan bahan sesuai kualitas dan
kuantitas yang disyaratkan.

b.3 Tahapan Pembelian

Tahapan ini dilaksanakan dengan urutan sebagai berikut:

1. Pimpinan Unit Pembelian (Logistik) memutuskan harga final yang
dituangkan dalam berita acara negosiasi dan disetujui oleh kedua
belah pihak dengan dasar pertimbangan:

a. Kemarnpuan delivery (pengiriman)
b. Kualitas bahan
c. Harga yang wajar

2. Menyiapkan Surat Pesanan (SP)lPurcbme Order (PO) yang antara
lain memuat hal-hal sebagai berikut:
a. Kuantitas bahan yang dipesan
b. Uraian bahan
c. Spesifikasi bahan
d. Harga Satuan bahan
e. Waktu penyerahan bahan
f. Cara Pembayaran
g. Syarat-syarat pembayaran
h. Harga satuan dan total yang disepakati
i. Kewajiban dan sanksi masing-masing pihak
j. Penyelesaian bila terjadi "dispute"

3. Memantau pengiriman bahan

b.4. Tahapan Penerimaan

Pada tahapan ini kegiatan penerimaan bahan dapat berfungsi antara
lain sebagai pengendalian material karena aktivitas penerimaan
menyangkut hal-hal seperti:

Kedatangan bahan
Penerimaan
Penyimpanan
Pemeliharaan
PencatatanIAdministrasi
PengirimanIDistribusi ke pemakai

Petugas penerimaan barang (PENBAR) di proyek menerima bararigl
bahan berdasarkan SPIKontrak yang disepakati kedua belah pihak dan
dilakukan pemeriksaan dengan ketentuan sebagai berikut:

a. Bahan harus sesuai dengan spesifikasi dan kualitas yang disyaratkan.
Petugas Quality Control Proyek (QC) melakukan inspeksi untuk
memeriksa apakah bahan sesuai dengan mutu dan spesifikasi
sebagaimana dipersyaratkan dalam kontraklsl?

b. Jika memenuhi syarat, bahan disimpan di dalam gudang dan dicatat
dalam Bon Penerimaan Gudang (BPG), jika tidak bahan ditolak.

c. PENBAR mencatat penerimaan dan pengeluaran bahan pada Kartu
Stock.

d. Setiap akhir bulan melakukan pemeriksaan berkala untuk
menentukan apakah bahan masih layak dipakai. Untuk bahan yang
tidak layak pakai, bahan tersebut dipisahkan penyimpanannya dan
diproses serta ditindaklanjuti sesuai prosedur Non Conforming
Product I S 0 9000.

e. Menyerahkan bahan kepada si pemakai di lapangan berdasarkan
Bon Permintaan Pengeluaran Bahan (BPPB) dan mencatatnya pada
kartu stock (persediaan bahan).

b.5. Tahapan Pembayaran

.Tahapan pembayaran kepada supplierlpemasok dilaksanakan berdasarkan
kesepakatan yang tercantum dalam SPIPOIKontrak. Cara pembayaran
yang berlaku adalah sebagai berikut:

1. Pembayaran diproses.
2. Pembayaran dengan LIC (Letter of Credit).

Yang dimaksud dengan pembayaran diproses adalah semua
pembayaran yang dilakukan atas transaksi kepada produsenlsupplier
tidak diperkenankan dengan pembayaran tunai melainkan harus di-
proses sesuai prosedur yang berlaku dan dibayarkan dengan cara TIT
(TeegraJ;c Transfer) melalui bank yang disepakati.

Sedangkan pembayaran dengan LIC adalah fasilitas dari bank
kepada pembelilimportir di mana Bank menjamin dan mengambil
alih kewajiban pernbelilimportir dalam melaksanakan pembayaran
kepada penjualleksportir. Atau dapat dikatakan bahwa LIC adalah
perjanjian bersyarat dari bank.

Berdasarkan jenisnya LIC dapat dibagi atas dua macam, yaitu
L/C lokal dan LIC impor. Yang dimaksud L/C lokal adalah LIC yang
dibuka untuk transaksi di dalam negeri dan harus dalam mata uang
rupiah. Sedangkan LIC impor adalah L/C yang dibuka untuk transaksi

dengan penjual yang beralamat di luar negara RI, alat pembayarannya

bisa dalam bentuk valuta asing.

Pada dasarnya jenis LIC yang umum dipergunakan perusahaan
adalah: Sight LIC (Segera Dilunasi) atau Usance LIC yang artinya
Pelunasan Berjangka.

b.6. Tahapan Evaluasi
Setelah beberapa tahapan aktivitas pembelian dilalui, maka sampailah
kini pada tahapan evaluasi. Kegiatan evaluasi terhadap produsen/
supplier dilaksanakan setiap saat atas dasar realisasi pemasokan terhadap
rencana kuantitas, kualitas, dan waktu pengiriman yang disyaratkan
dalam SPIPOIKontrak. Dengan tujuan untuk menjamin agar bahan
yang dipasok sesuai persyaratan yang disepakati

B.2.4. PERALATAN

B.2.4.1. Umum
Yang dimaksud dengan peralatan dalam hal ini adalah peralatan yang di-
pergunakan dalam rangka pelaksanaan proyek konstruksi. Berdasarkan
kapasitasnya, peralatan dibagi menjadi peralatan berat dan peralatan ringan.
Contoh peralatan berat antara lain adalah: Bulldozer, Hydraulic Excavator,
Motor Grader, Wheel Loader, Tower Crane, dll. Contoh peralatan ringan antara
lain adalah: Waterpars, Theodolite, Jack Hammer, Scafolding, dll.

Pengelolaan peralatan selain ditujukan untuk mendapatkan efisiensi juga
menunjang produktivitas kemajuan pekerjaan. Hal tersebut dapat dicapai
melalui manajemen peralatan yang baik. Unsur-unsur manajemen peralatan
adalah:

Organisasi
Sistem Pengelolaan

Organisasi Peralatan disesuaikan dengan bentuk Organisasi Perusahaan
yang pada dasarnya terdiri dari:

Pengelola (Kantor Pusat atau Cabang)
Pemakai (Proyek)

Sistem Pengelolaan sangat menentukan keberhasilan tujuan pengelolaan
peralatan, antara lain terdiri dari:

Tarif dan pembebanan biaya (penyusutan, M & R, sewa)

Penempatan dan pemindahan alat

Pemeliharaan dan perbaikan
Pelaporan

Analisis dan Evaluasi bertujuan untuk melihat sejauh mana efektivitas dan
efisiensi dari sistem tersebut. Umumnya analisis dan evaluasi dilakukan sekali
dalam periode waktu tertentu (misal periode 1 tahun).

Hasil dari evaluasi dapat menghasilkan kebijakan penambahan/penggantian/
pengurangan peralatan maupun pengaturan kembali penempatan peralatan.

Sumber peralatan dapat diperoleh dengan caralsistem:

a. Milik sendiri
b. Sewa dari perusahaan persewaan peralatan
c. Diborongkan kepada subkontraktor spesialis

Peralatan yang dimiliki oleh perusahaan didapatkan dari kebijakan investasi
yang ditetapkan setiap tahun dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan.

Peralatan bisa juga diperoleh dengan menyewa untuk mengisi kekurangan
peralatan yang sifat kebutuhannya sesaat atau merupakan kebijakan perusahaan
yang memang tidak akan memiliki jenis alat tersebut, misal alat ringan atau
alat-alat yang mudah didapat di pasaran sewa.

Kondisi yang umum berlaku pada sistem sewa ini antara lain:

Masa sewa minimum satu bulan adalah 200 jam.
Operatorlmekanik disediakan oleh Pemilik.
Tanggung jawab Pemilik: mobilisasildemobilisasi, gaji operatorlmekanik,
suku cadang, dan minyak pelumas.
Tanggung jawab Penyewa: BBM, uang makan dan akomodasi untuk meka-
nik, keamanan, asuransi, dan segala bentuk pajak.
Jika alat rusak, Penyewa tidak dikenakan uang sewa dan biaya perbaikan.
Kadang-kadang dapat pula terjadi sewa peralatan secara harian dengan tarif
yang berbeda dengan standar tarif sewa bulanan.

Sistem borongan adalah seluruh pekerjaan termasuk pengadaan peralatan
dan seluruh komponennya (operator, mekanik, BBM, pare part, pelumas,
dll.) diserahkan pelaksanaannya kepada subkontraktor spesialis. Harga satuan
pekerjaan ditetapkan dalam KontrakIPerjanjian atas pekerjaan borongan
tersebut.