MENGURUS KHIDMAT B&K SEKOLAH

42 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

BULAN / MINGGU JANUARI FEBRUARI MAC

AKADEMIK 12345123451234512

Kemahiran Belajar T1, T2

Motivasi

Pengurusan masa

Mencatat nota / mengingat

Kemahiran Belajar T4

Motivasi

Pengurusan masa

Mencatat nota / mengingat

Teknik Menjawab Soalan T3

Teknik Menjawab Soalan T5

Sistem Mentor-Mentee

Rajah 9 : Contoh Carta Gantt Mengikut Bulanan dan Mingguan

PERANCANGAN STRATEGIK

Perancangan strategik merupakan satu salah komponen yang amat penting dalam
pengurusan strategik. Sebelum memahami konsep pengurusan strategik eloklah
difahami terlebih dahulu istilah pengurusan. Pengurusan merupakan satu proses
sosial yang dibentuk untuk mendapatkan kerjasama, penyertaan dan penglibatan
ahli-ahli sesebuah organisasi bagi mencapai sesuatu matlamat atau objektif tertentu
(Edaris, 2004). Pengurusan melibatkan tiga elemen utama iaitu pengurus atau
pemimpin, pengikut atau subordinat dan matlamat organisasi. Menurut Kamus
Dewan, istilah strategi bermaksud rancangan yang teratur untuk mencapai sesuatu
matlamat. Strategik pula bermaksud sesuatu yang dilakukan berdasarkan strategi
yang telah disusun. Perancangan strategik yang dimaksudkan dalam perbincangan
ini ialah merujuk kepada satu proses merancang hala tuju organisasi tertentu bagi
mencapai matlamat organisasi tersebut dalam tempoh masa tertentu. Organisasi
yang dimaksudkan ialah sekolah dan Unit Bimbingan dan Kaunseling.

Perancangan strategik bukanlah suatu istilah baru dalam dunia pendidikan.
Dalam tahun 1980an, Kementerian Pelajaran Malaysia pernah memperkenalkan
perancangan buku biru atau ‘blue print’ sebagai kaedah merancang peningkatan
pencapaian akademik pelajar. Pengurusan strategik melibatkan tempoh atau masa
tertentu dan kebiasaannya di antara tiga hingga lima tahun bagi mencapai sesuatu
hala tuju sekolah yang akan menjadi panduan kepada semua warganya. Pengurusan
strategik merupakan satu proses formulasi, implementasi dan penilaian tindakan
yang akan memastikan organisasi berjaya mencapai matlamatnya. Menurut Edaris
(2004), perancangan strategik dianggap sebagai tulang belakang kepada pengurusan
strategik. Perancangan strategik perlu mengambil kira persoalan berikut :

• Apakah yang ingin dicapai oleh sekolah?
• Bagaimana hasrat tersebut boleh dicapai?
• Bilakah hasrat tersebut akan tercapai?
• Untuk siapakah semua ini dilaksanakan?

Perancangan strategik memerlukan penglibatan atau komitmen dan juga
kerjasama dari semua warga sekolah. Jika kesemua perancangan yang dibina itu
berjaya dilaksanakan, maka organisasi tersebut mestilah membudayakan apa yang

BAB 4 MERANCANG PERKHIDMATAN 43

telah dicapai supaya ianya menjadi amalan berterusan kepada setiap warga sekolah
berkenaan. Sebagai sebuah unit organisasi di sekolah, Perkhidmatan Bimbingan
dan Kaunseling bolehlah melaksanakan perancangan strategik yang bersesuaian
dengan komitmennya. Setiap Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling disarankan
supaya mengetahui, memahami dan mampu merealisasikan hala tuju yang ingin
dicapai oleh sekolah melalui perancangan strategiknya.

KEPERLUAN SEBELUM MEMBINA PERANCANGAN STRATEGIK

Sebelum mula membina perancangan strategik, setiap Guru Bimbingan atau Guru
Kaunseling perlulah memahami dan menghayati beberapa istilah dalam pengurusan
strategik. Setelah melaksanakan langkah tersebut, langkah-langkah seterusnya ialah
menjalankan proses untuk membina perancangan strategik. Panduan berikut boleh
digunakan dan diharapkan dapat membantu Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling
memahami dan seterusnya dapat membina perancangan strategik mereka.

1. Pihak pengurusan sekolah memberikan taklimat awal berkaitan dasar atau
asas perancangan strategik sekolah kepada semua warga sekolahnya.

2. Pihak pengurusan sekolah membina wawasan atau visi sekolah (biasanya
wawasan atau visi sekolah telah sedia ada atau disediakan oleh pengurusan
sekolah).
Misalnya “Sekolah Menengah Kebangsaan Bandar Tsunami Akan
Menjadi Sekolah Contoh di Daerah ………. Menjelang
Tahun 2010”.

3. Pihak pengurusan sekolah perlu menjelaskan tentang misi sekolah. Misi
ialah tugasan atau komitmen khusus yang akan dilaksanakan.
Contoh : a. Memastikan pencapaian kurikulum sentiasa cemerlang
b. Memastikan sahsiah dan disiplin pelajar sentiasa terpuji
c. Memastikan setiap penyertaan pelajar dalam aktiviti
kokurikulum sentiasa cemerlang
d. … dan seterusnya.

4. Pihak pengurusan sekolah menerangkan dan menghuraikan semua matlamat
strategik. Matlamat strategik merupakan pelan tindakan jangka pendek
yang dirancang untuk mencapai misi sekolah.
Contoh : Misi (b) : Memastikan sahsiah dan disiplin pelajar sentiasa
terpuji.
Matlamat Strategik :
a. Menggalakkan penglibatan pelajar dalam aktiviti riadah dan
sukan supaya semua pelajar boleh membahagikan masa
dengan betul.
b. Memastikan program bimbingan dan kaunseling berjalan
dengan baik dan berkesan sepanjang masa.
c. … dan seterusnya.

5. Unit Bimbingan dan Kaunseling secara tidak langsung telah pun memiliki
wawasan (visi), misi (tugas khas) dan matlamat strategik yang ingin dicapai
atau dilaksanakan.
Wawasan : Sekolah Menengah Kebangsaan Bandar Tsunami Menjadi
Sebuah Sekolah Contoh di Daerah ………….. Menjelang
Tahun 2010.

44 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

Misi : Memastikan sahsiah dan disiplin pelajar sentiasa terpuji.
Matlamat Strategik : Memastikan program bimbingan dan kaunseling

berjalan dengan baik dan berkesan sepanjang
masa.
6. Langkah seterusnya yang perlu dilakukan ialah membina perancangan
strategik untuk unit atau perkhidmatan.
7. Setelah perancangan strategik siap digubal maka ianya perlu dilaksanakan
oleh semua warga Unit Bimbingan dan Kaunseling.
8. Setelah perancangan strategik berjaya dilaksanakan maka ianya perlu
dibudayakan yakni ianya menjadi amalan berterusan kepada semua warga
Unit Bimbingan dan Kaunseling.

PROSES MEMBINA PERANCANGAN STRATEGIK KHIDMAT BIMBINGAN
DAN KAUNSELING

1. Membuat Analisis Persekitaran Dalaman dan Luaran

a. Analisis yang perlu dilakukan oleh sekolah atau unit sebelum ia menentu-
kan strategi yang sesuai digunakan.

b. Mengenalpasti faktor dalaman iaitu faktor kekuatan (K) dan kelemahan

(L) serta faktor luaran iaitu ancaman (A) dan peluang (P) atau ringkasnya :
KLAP

PERSEKITARAN DALAM

KEKUATAN KELEMAHAN

1. Pihak pengurusan sekolah 1. Bilik bimbingan dan kaunseling

sentiasa mengambil berat besar dan mencukupi tetapi

tentang keberkesanan fungsi kedudukannya kurang strategik.

Unit B & K. 2. Terdapat stigma bahawa pelajar

2. Guru-guru sentiasa memberikan yang datang ke bilik kaunseling

sokongan penuh kepada unit adalah pelajar bermasalah.

B & K. 3. Jumlah pelajar terlalu ramai jika

3. Terdapat dua (2) orang Guru dibandingkan dengan bilangan

Kaunseling yang terlatih untuk Guru Kaunseling.

mengurus unit B & K. Jumlah pelajar : 990 orang

4. Unit B & K sentiasa mendapat Nisbah bagi 1 GK : 495 pelajar

sokongan moral dan kewangan

daripada PIBG.

5. Unit B & K mempunyai sumber

dan resos yang mencukupi bagi

menjalankan aktiviti.

… dan seterusnya

Panduan : Perkara-perkara dalam Persekitaran Dalaman yang perlu diambil perhatian
ialah kemampuan personel, pengurusan dan kepimpinan, kemudahan dan
prasarana, program dan kurikulum, budaya sekolah, perhubungan dan
pelanggan (pelajar, ibu bapa dan guru).

BAB 4 MERANCANG PERKHIDMATAN 45

PERSEKITARAN LUARAN

PELUANG ANCAMAN

1. Sekolah berhampiran dengan 1. Terdapat banyak lokasi yang

pusat pengajian tinggi yang boleh dijadikan ‘sarang’ untuk

sentiasa bersedia memberikan pelajar ponteng atau melepak.

kerjasama. 2. Sebahagian besar pelajar dari

2. Mendapat kerjasama yang baik kalangan keluarga yang

dari ibu bapa dan masyarakat berpendapatan rendah.

setempat. 3. Ramai ibu bapa pelajar yang

3. Majoriti penduduk setempat berpendidikan rendah dan

adalah orang Melayu dan tidak banyak menyumbang idea

beragama Islam. kepada pihak sekolah.

… dan seterusnya

Panduan : Perkara-perkara dalam Persekitaran Luaran yang perlu diambil perhatian
ialah sosio-ekonomi, politik, teknologi, dasar kerajaan, keagamaan dan
harapan masyarakat.

2. Isu, Matlamat dan Indikator Prestasi
a. Isu – kelemahan yang ada dan boleh menghalang pencapaian matlamat
strategik.
b. Matlamat – apa yang ingin dicapai untuk mengatasi isu.
c. Indikator prestasi – kesan diperolehi dan boleh diukur setelah matlamat
dicapai.

BIL. ISU MATLAMAT INDIKATOR PRESTASI
1.
Hanya 30% sahaja Meningkatkan fungsi 1. Pelajar berminat untuk
pelajar yang datang bilik B & K datang ke bilik B & K
dan menggunakan
kemudahan di bilik 2. Kelab B & K aktif dalam
B&K membantu aktiviti pelajar
di bilik B & K
2. Terdapat stigma Mewujudkan budaya
3. Bilik B & K ceria dan kaya
bahawa setiap pelajar perkhidmatan B & K dengan pelbagai sumber

yang datang berjumpa yang berkesan maklumat

Guru Kaunseling 1. Ramai pelajar ingin
berjumpa dengan Guru
adalah pelajar yang Kaunseling

bermasalah 2. Guru Kaunseling menjadi
lebih efektif, produktif
3. Kumpulan PRS tidak Meningkatkan dan autentik

berfungsi dengan baik keberkesanan PRS 1. Pelajar berminat untuk
menyertai PRS
sebagai model pelajar
2. PRS menunjukkan contoh
atau model pelajar yang
berdisiplin

3. Pada tahun 2010, 10% dari
seluruh pelajar adalah PRS

Nota : Bilangan isu jangan terlalu banyak dan pilih isu yang berpontensi
dilaksanakan.

46 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

3. Matlamat, Objektif Jangka Panjang dan Jangka Pendek
a. Matlamat – apa yang ingin dicapai bagi setiap matlamat yang telah
ditentukan.
b. Objektif jangka panjang – unjuran prestasi / pencapaian bagi matlamat
yang telah ditentukan dalam tempoh tertentu (jangka panjang).
c. Objektif jangka pendek – apa yang ingin dicapai dalam masa terdekat.

Matlamat 1 Meningkatkan fungsi bilik B & K

Objektif Jangka Panjang

Pada akhir tahun 2010, 80% pelajar berkunjung dan menggunakan kemudahan

di bilik B & K

Perkara Tahun 2006 2007 2008 2009 2010

Peratusan pelajar berminat 40% 50% 60% 70% 80%
datang ke bilik B & K

Objektif Jangka Pendek

1. Sehingga akhir tahun 2006, jumlah peratusan pelajar yang dicatatkan

datang ke bilik B & K ialah sebanyak 40% daripada jumlah keseluruhan

pelajar.

2. Pada akhir Oktober 2006, khidmat di bilik B & K diselia sekurang-

kurangnya dua (2) kali oleh pihak pengurusan sekolah atau Pejabat

Pelajaran Daerah.

Matlamat 2 Mewujudkan budaya Perkhidmatan B & K
yang berkesan

Objektif Jangka Panjang

Pada akhir tahun 2010, 90% pelajar yang bermasalah dapat khidmat bimbingan

atau intervensi kaunseling oleh Guru Kaunseling.

Perkara Tahun 2006 2007 2008 2009 2010

Peratusan pelajar bermasalah

diberikan khidmat bimbingan 50% 60% 70% 80% 90%

atau intervensi kaunseling

Objektif Jangka Pendek

Sehingga akhir tahun 2006, 50 % dari pelajar yang dikesan bermasalah

telah diberikan khidmat bimbingan atau intervensi kaunseling.

Matlamat 3 Meningkatkan keberkesanan PRS sebagai
model pelajar

Objektif Jangka Panjang

Pada akhir tahun 2010, 10% daripada jumlah keseluruhan pelajar adalah PRS.

(dengan andaian jumlah keseluruhan pelajar 1000 orang)

Perkara Tahun 2006 2007 2008 2009 2010

Bilangan pelajar yang dilatih

menjadi PRS iaitu sebagai 20 40 60 80 100

rakan yang berkesan

Objektif Jangka Pendek

Sehingga akhir tahun 2006, 2% atau seramai 20 orang pelajar daripada

jumlah keseluruhan pelajar sekolah dilatih menjadi PRS.

BAB 4 MERANCANG PERKHIDMATAN 47

4. Pelan Taktikal atau Tindakan

Pelan taktikal atau tindakan mengandungi

• Strategi – memberi gambaran tentang apakah rancangan yang hendak
atau akan dilaksanakan.

• Tindakan – projek, program atau aktiviti yang akan dijalankan untuk
mengisi slot rancangan (dinyatakan dalam bentuk yang ringkas).

• Tahun perancangan – 3 tahun, 5 tahun atau 7 tahun (bilangan tahun
perancangan tidak terlalu lama atau terlalu pendek).

MISI : Memastikan sahsiah dan disiplin pelajar sentiasa terpuji.
MATLAMAT STRATEGIK NO. (1) : Meningkatkan fungsi bilik Bimbingan

dan Kaunseling.
OBJEKTIF JANGKA PANJANG NO. (1) : Pada akhir tahun 2010, 80%

pelajar akan berkunjung dan
menggunakan kemudahan
serta maklumat yang disediakan
di bilik bimbingan dan
kaunseling.

STRATEGI PELAN TAKTIKAL / TINDAKAN
Menaiktaraf
bilik B & K 2006 2007 2008 2009 2010

Melengkapkan 1. Pengkayaan 1. Pengkayaan 1. Pengkayaan 1. Pengkayaan 1. Pengkayaan
kemudahan sumber sumber
komputer dan maklumat sumber sumber sumber
LCD di bilik maklumat
B&K 2. Kursus maklumat maklumat maklumat 2. Kursus
Selenggara 2. Kursus 2. Kursus 2. Kursus
Kelab B&K Selenggara
Selenggara Selenggara Selenggara
1. Jualan Buku Kelab B&K
(Bukuton) Kelab B&K Kelab B&K Kelab B&K 3. Anugerah
3. Anugerah 3. Anugerah 3. Anugerah
2. Perkongsian Inovatif
pintar Inovatif Inovatif Inovatif
dengan 4. Lawatan
UiTM 4. Lawatan 4. Lawatan Penanda-
Penanda- Penanda- arasan
arasan arasan
1. Jualan Buku
1. Jualan Buku 1. Jualan Buku 1. Jualan Buku (Bukuton)
(Bukuton) (Bukuton) (Bukuton)
2. Perkongsian
2. Perkongsian 2. Perkongsian 2. Perkongsian
pintar
pintar pintar pintar dengan
dengan dengan dengan UiTM
UiTM UiTM UiTM
3. Perkongsian
3. Perkongsian 3. Perkongsian 3. Perkongsian pintar
pintar pintar pintar dengan
dengan dengan dengan
UTP
UTP UTP UTP

MISI : Memastikan sahsiah dan disiplin pelajar sentiasa terpuji.
MATLAMAT STRATEGIK NO. (2) : Mewujudkan budaya Perkhidmatan

Bimbingan dan Kaunseling yang
berkesan.
OBJEKTIF JANGKA PANJANG NO. (1) : Pada akhir tahun 2010, 90%

pelajar yang bermasalah mampu
diberikan khidmat bimbingan
atau intervensi kaunseling oleh
Guru Kaunseling.

48 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

STRATEGI PELAN TAKTIKAL / TINDAKAN
Menyediakan
out-reach yang 2006 2007 2008 2009 2010
berkesan
1. Pengkayaan 1. Pengkayaan 1. Pengkayaan 1. Pengkayaan 1. Pengkayaan
Menyediakan Maklumat Maklumat
Guru Khidmat Maklumat Maklumat Maklumat Khidmat
Kaunseling B&K B&K
yang efektif Khidmat Khidmat Khidmat
2. Kajian 2. Kajian
Keperluan B&K B&K B&K Keperluan

1. Kursus 2. Kajian 2. Kajian 2. Kajian 3. Kajian
Peningkatan Tindakan
Keilmuan Keperluan Keperluan Keperluan
Kaunseling 1. Kursus
3. Kajian 3. Kajian 3. Kajian Peningkatan
Keilmuan
Tindakan Tindakan Tindakan Kaunseling

1. Kursus 1. Kursus 1. Kursus 2. Perkongsian
pengalaman
Peningkatan Peningkatan Peningkatan dengan
Kaunselor
Keilmuan Keilmuan Keilmuan UiTM

Kaunseling Kaunseling Kaunseling

2. Perkongsian 2. Perkongsian 2. Perkongsian

pengalaman pengalaman pengalaman

dengan dengan dengan

Kaunselor Kaunselor Kaunselor

UiTM UiTM UiTM

MISI : Memastikan sahsiah dan disiplin pelajar sentiasa terpuji.
MATLAMAT STRATEGIK NO. (3) : Meningkatkan keberkesanan PRS

sebagai model pelajar.

OBJEKTIF JANGKA PANJANG NO. (1) : Pada akhir tahun 2010, 10%
dari jumlah pelajar adalah PRS.

STRATEGI PELAN TAKTIKAL / TINDAKAN

Melatih dan 2006 2007 2008 2009 2010
menyediakan
pelajar 1. Kursus Asas 1. Kursus Asas 1. Kursus Asas 1. Kursus Asas 1. Kursus Asas
menjadi PRS PRS PRS
PRS PRS PRS
Menyemai 2. Kursus 2. Kursus
budaya adab Lanjutan 2. Kursus 2. Kursus 2. Kursus Lanjutan
sopan PRS PRS
di sekolah Lanjutan Lanjutan Lanjutan
1. Kempen 3. Anugerah
budaya PRS PRS PRS Pelajar
sopan Unggul
3. Anugerah 3. Anugerah
2. Hari kualiti 1. Kempen
adab sopan Pelajar Pelajar budaya
santun sopan
Unggul Unggul
2. Hari kualiti
1. Kempen 1. Kempen 1. Kempen adab sopan
santun
budaya budaya budaya
3. Anugerah
sopan sopan sopan Pelajar
Perdana
2. Hari kualiti 2. Hari kualiti 2. Hari kualiti

adab sopan adab sopan adab sopan

santun santun santun

3. Anugerah 3. Anugerah 3. Anugerah

Pelajar Pelajar Pelajar

Perdana Perdana Perdana

5. Matrik Pelaksanaan Pelan Strategik

Matrik pelaksanaan pelan strategik mengandungi
o Aktivti – jenis-jenis program atau aktiviti yang dapat merealisasikan

objektif khusus.
o Tempoh masa – jangkaan aktiviti bermula dan selesai dilaksanakan.
o Kos – jumlah perbelanjaan yang dijangka dan perlu disediakan.
o Indikator kejayaan – faktor yang menunjukkan kejayaan atau kegagalan

program atau aktiviti yang dirancang dalam bentuk yang boleh diukur.
o Tanggungjawab – personel yang bertanggungjawab bagi melaksanakan

program atau aktiviti.

BAB 4 MERANCANG PERKHIDMATAN 49

TAHUN 2006 1
1
MATLAMAT NOMBOR 1
OBJEKTIF NOMBOR
STRATEGI NOMBOR

PELAN TEMPOH KOS INDIKATOR KEJAYAAN TANGGUNG- CATATAN /
BIL TAKTIKAL / MULA SIAP RM JAWAB PELAN
15/1 30/9
AKTIVITI KONTIGENSI
1 Pengkayaan 12/4 12/5
1. Memperolehi buku En. Ahmad Guru
Sumber
Maklumat 250 panduan kemasukan Pn. Hasinah Kaunseling

2 Kursus bagi 30 buah IPTA /
Selenggara
Kelab B&K IPTS Malaysia

2. Memperolehi 50

bahan maklumat

institusi pekerjaan /

peluang latihan

Seramai 20 orang ahli Pn. Hasinah Guru

200 Kelab B&K telah Kaunseling

terlatih dan dapat

membantu aktiviti

pelajar di bilik B&K

TAHUN 2006 1
1
MATLAMAT NOMBOR 2
OBJEKTIF NOMBOR
STRATEGI NOMBOR

PELAN TEMPOH KOS INDIKATOR KEJAYAAN TANGGUNG- CATATAN /
BIL. TAKTIKAL / MULA SIAP RM JAWAB PELAN
15/2 30/1 Memperolehi jualan En. Ahmad KONTIGENSI
AKTIVITI 1000 buku RM5,000 buku
1 Jualan Buku 2/3 30/9 panduan belajar dari Pn. Hasinah Guru
pelajar Kaunseling
(Bukuton) MOU dengan Jabatan Pn. Hanina Guru
ICT UiTM Kaunseling
2 Perkongsian En. Ahmad
pintar Guru
dengan Komputer
UiTM Guru
Kaunseling

TAHUN 2006

MATLAMAT NOMBOR 2
OBJEKTIF NOMBOR 1
STRATEGI NOMBOR 1

PELAN TEMPOH KOS INDIKATOR KEJAYAAN TANGGUNG- CATATAN /
BIL TAKTIKAL / MULA SIAP RM JAWAB PELAN
10/2 30/4 200 Semua guru dan pelajar En. Ahmad KONTIGENSI
AKTIVITI dapat pamflet tentang Guru
15/3 18/5 100 khidmat kaunseling Pn. Hasinah Kaunseling
1 Pengkayaan
Maklumat Sebanyak 30 maklumat Guru
Khidmat atau panduan telah Kaunseling
B&K dikenalpasti diperlukan
oleh pelajar
2 Kajian
Keperluan

… dan seterusnya

50 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

TAHUN 2006

MATLAMAT NOMBOR 3
OBJEKTIF NOMBOR 1
STRATEGI NOMBOR 1

PELAN TEMPOH KOS INDIKATOR KEJAYAAN TANGGUNG- CATATAN /
BIL TAKTIKAL / MULA SIAP RM JAWAB PELAN

AKTIVITI 12/2 16/5 KONTIGENSI

1 Kursus Asas Seramai 20 orang PRS En. Ahmad Guru
PRS
300 telah dipilih dan Kaunseling

diberikan kursus asas

2 Kursus Seramai 20 orang PRS Pn. Hasinah Guru
lanjutan PRS 3/6 18/8
yang terlatih diberi En. Ahmad Kaunseling

kursus lanjutan

… dan seterusnya

6. Panduan Kerja

Panduan kerja mengandungi
Proses : Apa-apa aktiviti atau perkara yang akan dilakukan untuk mencapai

matlamat, objektif dan strategi
Tempoh / Tarikh : Tarikh memulakan aktiviti dan tarikh jangkaan aktiviti

akan tamat.
Status : Tahap pencapaian kerja sama ada berjaya, gagal dilaksanakan, perlu

tambahan masa atau memerlukan penambahbaikkan.

TAHUN 2006

MATLAMAT NOMBOR 1
OBJEKTIF NOMBOR 1
STRATEGI NOMBOR 1

LANGKAH PROSES TEMPOH STATUS
1 DAN TARIKH 32 bahan
Menyenaraikan semua bahan dan sumber 30 buah
2 maklumat berkaitan 15/1
Mendapatkan senarai nama institusi yang
3 boleh membantu 20/1
4 Menulis surat kepada institusi berkaitan 25/1
Menyusunatur bahan atau sumber
5 maklumat yang diterima 20/3 – 30/10
6 Menyediakan buku kehadiran pelajar 1/3
7 Mendapatkan maklumbalas 12/6
Penambahbaikkan 20/10

TAHUN 2006

MATLAMAT NOMBOR 1
OBJEKTIF NOMBOR 1
STRATEGI NOMBOR 2

BAB 4 MERANCANG PERKHIDMATAN 51

LANGKAH PROSES TEMPOH STATUS
1 DAN TARIKH 20 orang
2 Memilih ahli kelab B&K 20/2
3 Melatih ahli kelab B&K 18/3 – 26/10
Menyediakan jadual bertugas bagi ahli kelab
4 B&K 16/4
Lawatan ahli Kelab B&K ke SMK yang
5 telah dikenalpasti kelab B&Knya aktif 18/5
Menyediakan bahan buku skrap melalui
6 keratan akhbar 20/5 – 20/8
7 Mendapatkan maklumbalas
Penambahbaikkan

… dan seterusnya

7. Kajian Semula

TARIKH KAJIAN SEMULA 1.10.2006

TARIKH PELAKSANAAN 15.1.2006 – 30.9.2006

STRATEGIK ( 1 ) Menaiktaraf bilik bimbingan dan kaunseling

PELAN OBJEKTIF INDIKATOR PRESTASI PUNCA TINDAKAN
TAKTIKAL / JANGKA PENDEK SEBENAR KEGAGALAN PEMBETULAN /
TINDAKAN 1. Memperolehi PENAMBAH-
1. Pengkayaan 1. Sehingga akhir buku panduan 1. 15 buah 1. IPTA/IPTS BAIKKAN
2006, jumlah kemasukan sahaja dan institusi (serta implikasi
sumber peratusan pelajar bagi 30 buah yang kerjaya atau masa hadapan)
maklumat yang dicatatkan IPTA/ IPTS telah latihan tidak 1. Dapatkan
hadir ke bilik B & K diperolehi beri respon
2. Kursus ialah 40% dari 2. Memperolehi maklumat
Selenggara jumlah pelajar 50 bahan 2. 30 bahan 2. Alamat tidak IPTA/IPTS yang
Kelab B&K keseluruhan. maklumat sahaja lengkap terkini melalui
institusi diperolehi telefon
2. Pada akhir Oktober pekerjaan / 3. Ada IPTA/ 2. Hantar surat
2006, khidmat peluang 1. 18 orang IPTS tidak susulan
di bilik B & K latihan ahli kelab menyediakan 3. Pilih IPTA/IPTS
diselia sekurang- B&K buku panduan yang lain
kurangnya 2 kali 1. Seramai 20 sahaja 4. Buat lawatan ke
oleh pihak orang ahli 1. Pelajar IPTA/IPTS
pengurusan sekolah Kelab B&K 2. 15 buku bertukar
atau Pejabat dilatih skrap sekolah 1. Latih pelajar
Pelajaran Daerah. telah lebih sedikit dari
2. Sebanyak 20 disiapkan 2. Sukar yang diperlukan
1. Sehingga akhir 2006 buah buku mendapatkan
ahli Kelab B&K skrap dalam bahan akhbar 2. Sediakan
telah dapat dilatih pelbagai tajuk peruntukan untuk
untuk membantu dapat 3. Masa tidak melanggan
menguruskan dihasilkan mencukupi akhbar
aktiviti pelajar
di bilik B&K 3. Ahli kelab B&K
bekerja dalam
2. Sehingga Oktober kelompok dan
2006 ahli Kelab bukan secara
B&K mampu individu
menghasilkan buku
skrap dari keratan
akhbar.

….. dan seterusnya.

Disediakan oleh : __________________ (tt) ___________ Tarikh : _________

Disahkan oleh : ___________________ (tt) ___________ Tarikh : _________

52 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

Kajian semula boleh dijalankan sama ada di akhir penggal pertama atau
pada akhir penggal kedua persekolahan atau di akhir tahun. Kajian boleh dijalankan
sama ada menggunakan soal selidik, pemerhatian, temubual atau maklumbalas.
Perkara-perkara yang perlu diambil perhatian semasa membuat kajian semula ialah

• prestasi pencapaian yang dijangkakan
• prestasi pencapaian sebenar
• punca kegagalan mencapai prestasi
• cadangan untuk tindakan dan penambahbaikkan (dibuat secara berterusan

dan kaizen).

MELAKSANAKAN PERANCANGAN STRATEGIK

Selepas selesai mengubal perancangan strategik, tugas yang paling berat dan utama
bagi Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling ialah untuk melaksanakan apa yang
telah dirancangkan. Merancang merupakan kerja yang mudah. Apabila hendak
melaksanakan perancangan, pelbagai masalah akan timbul. Misalnya pertukaran
personel ke sekolah lain, projek tidak dapat dijalankan kerana masalah kewangan,
tidak mendapat kerjasama dari personel dan sebagainya. Oleh itu, komitmen yang
bersepadu daripada seluruh warga Unit Bimbingan dan Kaunseling merupakan
langkah pertama yang perlu diusahakan. Pembudayaan melaksanakan apa yang
telah dirancang seharusnya dapat mencapai jumlah tahun perancangan yang telah
ditetapkan sama ada 3, 5, 7 dan sebagainya. Selepas tamat tempoh perancangan,
personel bolehlah menentukan sama ada untuk meneruskan atau membina suatu
perancangan strategik yang baru.

Perlu diingatkan bahawa di samping melaksanakan tugas bagi perancangan
strategik, Guru Kaunseling juga bertanggungjawab melaksanakan Perkhidmatan
Bimbingan dan Kaunseling. Bayangkan betapa besar dan beratnya tanggungjawab
yang akan dipikul nanti. Guru Bimbingan tidak kurang hebatnya kerana mereka
juga akan memikul tiga beban kerja atau tanggungjawab yang dijalankan secara
serentak. Tugas pengajaran dan pembelajaran iaitu menggubal rancangan tahunan,
merancang dan membuat persediaan mengajar, mengajar setiap mata pelajaran yang
dipertanggungjawabkan di bilik darjah, memberikan latihan dan memeriksa latihan
pelajar, membina, menyedia dan memeriksa kertas ujian. Bagi tugas Perkhidmatan
Bimbingan ialah menggubal rancangan tahunan, mengurus, melaksana dan menilai
Perkhidmatan Bimbingan. Kini ditambah dengan tugas melaksanakan Perancangan
Strategik iaitu mengubal, melaksana serta menjayakan perancangan strategik.

Oleh itu, setiap perancangan strategik yang akan dibina perlulah mengambil
kira dari segi kemampuan, ruang masa dan peruntukan yang ada. Program atau
aktiviti yang dirancang seharusnya dimasukkan atau diintegrasikan dengan program
atau aktiviti dalam perancangan tahun. Sekiranya perancangan strategik telah dapat
dilaksanakan dengan berkesan, sudah pasti perkhidmatan akan dapat dipertingkat-
kan ke tahap yang lebih tinggi. Personel perlu mengerah tenaga dan menggandakan
komitmen. Diharap ‘yang dikendung tidak berciciran, yang dikejar pastikan dapat’.
Janganlah pula personel terperangkap dengan ‘tiada beban batu digalas’ hanyalah
kerana ‘mendengar guruh di langit, air tempayan dicurahkan’. Betapalah berat mata
memandang, beratlah lagi bahu yang akan memikul.

ORGANISASI PERKHIDMATAN BAB

5

PROFIL PERSONEL

Profil personel adalah himpunan data dan maklumat Guru Bimbingan atau Guru
Kaunseling. Profil personel adalah penting untuk direkodkan kerana ianya dapat
memperlihatkan maklumat tentang kelayakan, pengetahuan, pengalaman, bidang
kepakaran dan tahap kemahiran. Semua maklumat tersebut menjadi penting bagi
membina asas yang kukuh untuk meraih kepercayaan pelanggan, klien dan juga
institusi di mana Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling itu bertugas. Maklumat
yang diperlukan ialah maklumat berkaitan peribadi, perkhidmatan, kelayakan untuk
menjalankan tugas dan tanggungjawab, penyertaan serta sumbangan yang dapat
meningkatkan kompetensi dalam kemahiran dan kepakaran. Setiap data maklumat
perlulah sentiasa dikemaskini. Contoh format profil berikut diharap dapat dijadikan
panduan kepada Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling untuk membentuk profil
personel Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling di sekolah masing-masing.

A. MAKLUMAT PERIBADI S: HP :
1. Nama :
2. Gelaran :
3. No. Kad Pengenalan (Lama) :
4. No. Kad Pengenalan (Baru) :
5. Tarikh Lahir :
6. No. Surat Lahir :
7. Tempat Lahir :
8. Warganegara :
9. Alamat Kediaman :
10. No. Tefefon : R :
11. E-mel :
12. Jantina :
13. Taraf Perkahwinan :
14. Agama :
15. Keturunan :
16. Bilangan Anak :

B. MAKLUMAT ISTERI HP :
1. Nama Isteri :
2. No. Kad Pengenalan (Lama) :
3. No. Kad Pengenalan (Baru) :
4. Tarikh Lahir :
5. Tempat Lahir :
6. Tarikh Berkahwin :
7. Pekerjaan :
8. No. Telefon : P :
9. Alamat Tempat Kerja :

C. MAKLUMAT PERKHIDMATAN
1. No. Pendaftaran Guru / Buku Biru :
2. Taraf Perkhidmatan :

54 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

3. Gred Jawatan Hakiki :
4. Gelaran Jawatan Sekarang :

Tarikh-Tarikh dan Maklumat Lain
5. Lantikan Pertama :
6. Pengesahan Dalam Perkhidmatan (Lantikan Pertama) :
7. Lantikan Kedua :
8. Pengesahan Dalam Perkhidmatan (Lantikan Kedua) :
9. Lantikan Jawatan Guru Kaunseling / Guru Bimbingan (Terlatih) :
10. Kemasukan Ke Jawatan Berpencen :
11. Tarikh Pengistiharan Harta :
12. Tarikh Pergerakan Gaji :
13. Gaji Pokok : RM
14. ITKA : RM
15. Elaun Perumahan : RM
16. Elaun KOLA : RM
17. Elaun lain : RM

D. MAKLUMAT FAIL
1. No. Fail Pinjaman Perumahan :
2. Pinjaman Perumahan (Akaun) :
3. No. Ahli KWSP :
4. No. Fail Perkhidmatan Sekolah :
5. No. Fail Perkhidmatan JPN ……..…… :
6. No. Cukai Pendapatan :
7. No. Gaji :
8. No. Fail Peribadi Kementerian :
9. No. Fail Peribadi SPP :
10. No. Fail Kementerian (Bahagian Latihan) :

E. MAKLUMAT KELAYAKAN

E1. Kelayakan Akademik dan Profesional No. Ahli
1. Kelulusan :
2. Tarikh Lulus :
3. Pengkhususan : 1.

2.
4. Nama Institusi :
5. Kelulusan lain :
6. Tarikh Lulus :
7. Pengkhususan :
8. Nama Institusi :
9. Keahlian Badan / Institusi Profesional :

Badan Profesional

E2. Kelayakan Ikhtisas
1. Kelulusan :
2. Tarikh Lulus :
3. Pengkhususan :
4. Nama Institusi :
5. Kelulusan lain :

BAB 5 ORGANISASI PERKHIDMATAN 55

6. Tarikh lulus :
7. Pengkhususan :
8. Nama Institusi :

E3. Kelayakan Bahasa Gred Peringkat Kelulusan
Mata Pelajaran
Bahasa Malaysia
Bahasa Inggeris
Bahasa-Bahasa Lain

E4. Perkhidmatan Sebagai Guru Tahun / Tempoh
Nama dan Alamat Sekolah

1.
2.
3.
4.
5.

E5. Perkhidmatan Sebagai Guru Kaunseling Tahun / Tempoh
Nama dan Alamat Sekolah

1.
2.
3.

E6. Penyertaan Kursus / Seminar Anjuran Tahun
1.
2.
3.
4.
5.

E7. Jawatan-Jawatan Di Luar Tugas Rasmi Tarikh Tempoh
1.
2.
3.

E8. Sumbangan Bidang Bimbingan dan Kaunseling
1.
2.
3.
4.

F. PENYERTAAN AKTIVITI KREATIF / REKREASI

Penyertaan Tahun

1.

2.

3.

G. HASIL KARYA / KREATIF
1.
2.
3.

56 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

H. HOBI / KEGEMARAN :

I. CITA-CITA / IMPIAN :

J. PENYAKIT / ALAHAN :

K. ANUGERAH / SIJIL PENGHARGAAN / PINGAT
1.
2.
3.

L. FALSAFAH / MOTTO / SLOGAN HIDUP

M. MAKLUMAT-MAKLUMAT LAIN

CARTA ORGANISASI

Carta organisasi merupakan paparan maklumat bagi menggambarkan kedudukan
personel bimbingan dan kaunseling dalam birokrasi sama ada dari segi strata atau
hierarki pengurusan, perjawatan atau bidang tanggungjawab. Kedudukan personel
akan menentukan peranan dan bidang kuasa yang akan dipertanggungjawabkan.
Kedudukan personel ditentukan oleh Bahagian Sekolah, Kementerian Pelajaran atau
Unit HEM, Jabatan Pelajaran Negeri. Namun, bukanlah menjadi perkara yang luar
biasa jika kedudukan tersebut ditentukan oleh pihak pengurusan sekolah. Lazim-
nya, Guru Kaunseling dimasukkan di bawah kuota pengurusan sekolah. Personel
tidak diambil kira atau dimasukkan ke dalam norma perjawatan guru bagi sekolah
menengah. Menurut Surat Pekeliling Ikhtisas Bil. 3/1996 Panduan Tambahan :
Perlantikan Guru Kaunseling Sepenuh Masa di Sekolah Menengah, Kementerian
Pelajaran Malaysia bertarikh 11 Julai 1996 kedudukan Kaunselor Sepenuh Masa
atau Guru Kaunseling Sepenuh Masa dalam carta organisasi sekolah seharusnya
berada terus di bawah strata Pengetua. Bagaimanapun, mereka bukanlah penolong
kanan atau guru kanan. Personel ini hanya mempunyai bidang tanggungjawab yang
khusus dan memerlukan perhatian terus dari Pengetua.

PENGETUA

Penolong Kanan Penolong Kanan Penolong Kanan
Pentadbiran Hal Ehwal Murid Kokurikulum

KAUNSELOR
SEPENUH MASA

Rajah 10 : Kaunselor Sepenuh Masa Dalam Struktur Organisasi Pengurusan Sekolah

BAB 5 ORGANISASI PERKHIDMATAN 57
PENGETUA

PIBG

Penolong Kanan Penolong Kanan Penolong Kanan
Hal Ehwal Murid Pentadbiran Kokurikulum

Ketua Bidang Ketua Bidang
Bahasa Teknik / Vokasional

Ketua Bidang Ketua Bidang
Sains Kemanusiaan

Guru Guru Ketua Warden Guru Guru
Biasiswa Kesihatan
Disiplin Kaunseling Asrama

Rajah 11 : Guru Kaunseling dalam Struktur Pengurusan Sekolah Menengah Masa Kini

GURU BESAR

PIBG

Penolong Kanan Penolong Kanan Penolong Kanan
Hal Ehwal Murid Pentadbiran Kokurikulum

Ketua-Ketua Panitia

Guru Guru
Disiplin Bimbingan

Rajah 12 : Guru Bimbingan dalam Struktur Pengurusan Sekolah Rendah

58 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

Rajah 11 dan 12 menunjukkan kedudukan personel Guru Kaunseling dan
Guru Bimbingan di dalam struktur pengurusan di sekolah pada masa kini. Sama
ada personel yang berada di sekolah rendah mahu pun di sekolah menengah, mereka
diletakkan di bawah Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (HEM). Kedudukan Guru
Kaunseling di dalam carta organisasi sekolah menengah adalah setaraf dengan guru
disiplin, ketua warden, guru biasiswa dan lain-lain yang berada di bawah Unit Hal
Ehwal Murid. Tiada khabar berita tentang ‘pembatalan’ Surat Pekeliling Ikhtisas
Bil. 3/1996 dikeluarkan tetapi personel tetap akur dan meneruskan tugas. Walaupun
di bawah HEM, Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling masih sebuah unit yang
berfungsi sendiri dari segi amalannya. Bunyinya pelik tetapi benar!

Bagi organisasi pengurusan Unit Bimbingan dan Kaunseling sekolah, Unit
Hal Ehwal Murid, Sektor Pengurusan dan Pembangunaan Kemanusiaan, Jabatan
Pendidikan Perak (2001) telah pun mencadangkan satu struktur organisasi Unit
Bimbingan dan Kaunseling bagi sekolah menengah. Struktur organisasi tersebut
boleh juga diadaptasikan untuk sekolah rendah. Struktur organisasi tersebut adalah
seperti berikut :

PENAUNG
Pengarah Pelajaran Negeri

PENASIHAT
Pegawai Pelajaran Daerah

PENGERUSI
Pengetua / Guru Besar

NAIB PENGERUSI 1 NAIB PENGERUSI 2

Penolong Kanan Penolong Kanan

Hal Ehwal Murid Pentadbiran

SETIAUSAHA

Guru Kaunseling / Guru Bimbingan

BIMBINGAN BIMBINGAN PEMBIMBING PENDIDIKAN
AKADEMIK KERJAYA RAKAN SEBAYA PENCEGAHAN

DADAH

KELAB PENGURUSAN KAD
BIMBINGAN BILIK BIMBINGAN MAKLUMAT
DAN KERJAYA DAN KAUNSELING
(SR Kelab Bimbingan) PELAJAR

Rajah 13 : Struktur Organisasi Pengurusan Unit Bimbingan dan
Kaunseling Sekolah Menengah dan Sekolah Rendah

BAB 5 ORGANISASI PERKHIDMATAN 59

Bagi tujuan untuk mengurangkan bebanan kerja Guru Bimbingan dan Guru
Kaunseling sebahagian besar sekolah rendah dan sekolah menengah mengagihkan
tugas mengendalikan aktiviti kokurikulum untuk dikongsi bersama oleh guru-guru
lain sebagai Guru Penasihat. Aktiviti kokurikulum bagi sekolah menengah ialah
Pembimbing Rakan Sebaya, Skim Lencana Antidadah, Kelab Bimbingan Kerjaya
dan Kelab Antijenayah. Bagi sekolah rendah kemungkinan Kelab Bimbingan atau
Pembimbing Rakan Sebaya boleh ditubuhkan. Lazimnya guru-guru pembantu ini
dipilih berdasarkan pengalaman, minat atau melalui arahan Pengetua atau Guru
Besar. Carta organisasi di sekolah menengah yang berikut dapat menggambarkan
hasrat tersebut.

PENGERUSI
Pengetua

NAIB PENGERUSI 1 SETIAUSAHA NAIB PENGERUSI 2
Penolong Kanan Guru Kaunseling Kanan Penolong Kanan

Hal Ehwal Murid Kokurikulum

PENGURUSAN PEMBIMBING KELAB KELAB
DAN PENTADBIRAN RAKAN SEBAYA
BIMBINGAN ANTIJENAYAH
UNIT B & K Jurulatih
Guru Kaunseling JK PRS (Pelajar) KERJAYA Guru Penasihat
Ahli Pasukan PRS
- Pengurusan Guru Penasihat JK Kelab (Pelajar)
Fail dan Rekod
JK Kelab (Pelajar) Ahli Kelab
- Akademik
- Kerjaya Ahli Kelab
- Psikososial dan

Kesejahteraan
Mental
- Pembangunan
Diri Pelajar
- Pendidikan
Pencegahan Dadah
AIDS dan HIV
- Keibubapaan

Rajah 14 : Carta Organisasi Unit Bimbingan dan Kaunseling Sekolah Menengah

Bagi pengurusan Pendidikan Pencegahan Dadah (PPDa) di sekolah, Guru
Bimbingan atau Guru Kaunseling diberikan peranan dan tanggungjawab sebagai
Ahli Jawatankuasa. Bidang tugas yang dipertanggungjawabkan ialah melaksanakan
program atau aktiviti yang berkaitan dengan Pembentukan Sahsiah Pelajar. Bidang
tugas ini dikongsi bersama dengan Guru Disiplin.

60 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN
PENASIHAT

(Pengetua / Guru Besar)

PENGERUSI
(PK HEM)

NAIB PENGERUSI
(Penyelia Petang / PK Kokurikulum)

SETIAUSAHA
(Guru PPDa)

AHLI JAWATANKUASA

PENYELARAS PENYELARAS PENYELARAS PENYELARAS
PENGURUSAN AKTIVITI
AKTIVITI PEMBENTUKAN
DAN KURIKULUM
KEPIMPINAN (Ketua Bidang) KOKURIKULM SAHSIAH

(S/U PPDa) 1. Aktiviti SLAD (Guru Kaunseling /

(Guru SLAD) Guru Bimbingan /

2. Aktiviti Seni Guru Disiplin)

PPDa

(Penyelaras Unit

Beruniform /

Kelab dan

Persatuan /

Sukan dan

Permainan)

Rajah 15 : Peranan Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling dalam
Jawatankuasa Pendidikan Pencegahan Dadah Sekolah

PIAGAM PELANGGAN

Piagam pelanggan yang disediakan di sekolah merupakan suatu jaminan komitmen
secara bertulis bagi menyediakan perkhidmatan yang berkualiti, cepat, cekap dan
dapat memenuhi kehendak pelanggan (Shahabudin, 1994).

KONSEP PIAGAM PELANGGAN

1. Definisi
o suatu komitmen bertulis
o perlu dipamerkan
o jaminan penyampaian perkhidmatan mengikut piawaian (standard)
o memberitahu tentang hak-hak pelanggan.

BAB 5 ORGANISASI PERKHIDMATAN 61

2. Fokus
o Pelanggan
o Piawaian
o Sikap

3. Ciri-Ciri
o jelas
o senang disebar
o mempunyai aras kebolehpercayaan
o praktikal
o khusus (output)
o boleh dibuat penambahbaikkan.

PELAKSANAAN PIAGAM PELANGGAN

1. Menggubal piagam pelanggan
o mengenalpasti pelanggan dan kehendak mereka
o mengenalpasti perkhidmatan utama agensi / jabatan / unit
o menentukan piawaian perkhidmatan
o menyediakan piagam pelanggan.

2. Piawaian perkhidmatan
o boleh diukur
§ Mengadakan sesi kaunseling individu atau kelompok dalam masa
sehari selepas temujanji dibuat.
o menentukan perkhidmatan sentiasa konsisten
§ Bilik Bimbingan dan Kaunseling sentiasa dibuka pada hari bekerja
mulai jam 8.00 pagi hingga 2.00 petang kecuali hari Jumaat ditutup
pada jam 12.00 tengah hari.
o bagi piawaian yang tidak boleh diukur mesti dinyatakan secara spesifik
§ Kerahsiaan klien merupakan amanah dan tanggungjawab kami.
§ Anda akan diterima tanpa syarat.
§ Anda akan dilayan dengan mesra.

3. Kaedah menetapkan piawaian
o menjalankan kajian semasa
o perbincangan personel dengan Pengetua / pihak pengurusan sekolah
o mencontohi piawaian agensi / jabatan lain yang memberikan perkhidmatan
yang sama.

4. Menyediakan piagam pelanggan
o berasaskan piawaian perkhidmatan
o semua staf memahami
o semua staf menghayati.

5. Promosi piagam kepada pelanggan
o Risalah
§ Jelas

62 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

§ Ringkas
§ Mudah dibaca
§ Senang difahami
o Pamerkan di tempat yang strategik supaya senang dilihat.

6. Pengesanan
o berterusan
o mengukur sejauhmana dapat memenuhi janji.

7. Aktiviti pengesanan
o Menggunakan laporan mingguan, bulanan, tahunan
o Mewujudkan sistem maklumbalas yang berkesan
§ Borang maklumbalas
§ Peti cadangan
§ Pengesanan berita
§ Kajian pakar perunding
§ Perkhidmatan ‘talian panas’
§ Tinjauan pelanggan atau klien
§ Kaunter aduan.

KAMI WARGA UNIT BIMBINGAN DAN KAUNSELING, SEKOLAH MENENGAH
KEBANGSAAN BANDAR TSUNAMI AKAN BERUSAHA SEDAYA UPAYA UNTUK

1. Memastikan setiap perkhidmatan yang diberi adalah berkualiti, terbaik,
menepati keperluan dan percuma.

2. Berkhidmat dengan cekap, responsif, amanah dan bijaksana dalam jangka-
masa yang telah ditetapkan
Isnin – Khamis : 8.00 pagi hingga 2.00 petang
Jumaat : 8.00 pagi hingga 12.00 tengah hari
(Waktu lain boleh diatur).

3. Memberikan layanan mesra, keterbukaan, berempati dan sentiasa bersedia
untuk mendengar.

4. Menyediakan kemudahan mempertingkatkan diri ke arah kecemerlangan
sahsiah dan akademik dalam suasana yang jelekit dan teraputik.

5. Memberikan pertolongan yang dapat membangunkan kendiri insan untuk
menjamin masa depan ke arah pengisian Falsafah Pendidikan Negara dan
Wawasan 2020.

6. Mematuhi Kod Etika Guru Kaunseling Sekolah dan Tatasusila Profesion
Perguruan Malaysia.

Rajah 16 : Contoh Piagam Pelanggan

JADUAL BERTUGAS PERSONEL BAB

6

KEPERLUAN MEMBINA JADUAL BERTUGAS

Jadual bertugas bagi Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling adalah implementasi
sasaran kerja dan perancangan tahunan. Bagi Guru Kaunseling yang menjalankan
tugas secara sepenuh masa iaitu personel tidak diberikan tanggungjawab mengajar
mata pelajaran akademik, mereka perlulah menunjukkan kepada pihak pengurusan
sekolah dan rakan guru yang lain bahawa mereka telah ‘membuat kerja’. Seorang
Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling yang efektif haruslah memiliki kemahiran
terutama yang berkaitan dengan kebolehan mengagihkan kerja atau tugasnya sama
ada mengikut harian atau mingguan.

Tugas dan tanggungjawab seorang Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling
boleh dibahagikan kepada empat kategori utama (rujuk Jadual 5) iaitu

• Tugas yang dilakukan secara rutin (setiap hari atau sepanjang minggu)

• Tugas yang lakukan secara berkala (mingguan atau bulanan)

• Tugas yang dilakukan secara tahunan (awal, pertengahan atau akhir tahun)

• Tugas yang dilakukan memenuhi keperluan tertentu (masa tidak menentu).
Guru Bimbingan pada kebiasaannya diberikan tugas untuk mengajar mata

pelajaran akademik dan pada masa yang sama melaksanakan program dan aktiviti
Perkhidmatan Bimbingan. Guru Bimbingan dimasukkan dalam norma perjawatan.
Oleh itu, tanggungjawab mengajar merupakan ‘core business’ atau ‘periuk nasi’
mereka. Berlainan dengan Guru Kaunseling, mereka tidak termasuk dalam norma
perjawatan guru yang mengajar. Oleh itu, mereka diarah dan dapat menjalankan
Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling secara sepenuh masa (terdapat juga Guru
Kaunseling diarah atau ‘meminta’ untuk mengajar mata pelajaran tertentu dengan
bilangan waktu yang sedikit – tepuk dada tanya selera!).

Tanggungjawab mengajar bagi Guru Bimbingan akan ditentukan oleh Guru
Besar masing-masing mengikut retan guru semasa dan keperluan terhadap mata
pelajaran tertentu. Lazimnya Guru Bimbingan akan diberikan tanggungjawab untuk
mengajar di kelas atau mata pelajaran ‘bukan peperiksaan’. Jika mereka diberikan
tanggungjawab mengajar mata pelajaran dan kelas peperiksaan misalnya Tahun 6,
ianya mungkin merupakan kes-kes yang terpencil sahaja. Bilangan mata pelajaran
dan waktu mengajar juga tidak ditentukan secara khusus kepada Guru Bimbingan.
Jika bernasib baik mereka cuma mengajar di antara 10 hingga 12 waktu (300 hingga
360 minit) seminggu. Namun begitu, terdapat juga Guru Bimbingan yang diberikan
tugas mengajar di antara 28 hingga 30 waktu (840 hingga 900 minit) seminggu iaitu
menyamai bilangan waktu mengajar guru akademik yang lain. Boleh dibayangkan,
apakah yang akan terjadi dan bagaimanakah kesudahan nasib yang akan menimpa
Perkhidmatan Bimbingan di sekolah tersebut!

Bagi memudahkan Guru Kaunseling untuk menjalankan tugas-tugas harian
mereka, maka jadual bertugas mingguan perlu dibina. Jadual yang dibina mestilah
fleksibel dan tidak bersifat tegar seperti jadual waktu mengajar di kelas. Jadual pula
dapat dijadikan panduan atau pemandu arah Guru Kaunseling supaya tidak perlu
bersusah payah memikirkan apa yang perlu dilakukan setiap hari. Jadual boleh juga
digunakan sebagai panduan sekiranya ada pihak pengurusan sekolah ingin membuat

64 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

BIL KATEGORI JENIS TUGAS / PERKHIDMATAN
TUGAS
1. Pengurusan surat menyurat, fail, rekod dan maklumat
1. Rutin berkaitan perkhidmatan dan pelajar

2. Berkala 2. Bimbingan individu dan kelompok
3. Kaunseling individu dan kelompok
3. Tahunan 4. Perundingan dengan pihak pengurusan, guru-guru atau

4. Mengikut ibu bapa
keperluan 5. Penyediaan dan penyebaran maklumat atau out-reach
6. Merekod atau membuat laporan aktiviti harian.

1. Mesyuarat Unit Bimbingan dan Kaunseling
2. Mesyuarat dengan unit-unit lain
3. Program mentor-mentee
4. Aktiviti kokurikulum (PRS dan kelab)
5. Mengendalikan program atau aktiviti berkala saperti

pertandingan, kursus, ceramah, pameran dan lain-lain
6. Menyediakan laporan program atau aktiviti bulanan
7. Pemantauan pihak sekolah, PPD, JPN atau nazir
8. Bekerjasama dengan PK HEM dan Guru Disiplin bagi

memantau dan menangani masalah disiplin pelajar.

1. Menyediakan sasaran kerja dan perancangan tahunan
2. Menjalankan kajian keperluan dan kajian tindakan
3. Mengendalikan minggu orientasi
4. Menyediakan laporan tahunan aktiviti perkhidmatan
5. Menyediakan sasaran kerja sebenar di hujung tahun
6. Penilaian perkhidmatan dan akauntabiliti.

1. Ujian urin dan kaunseling susulan
2. Menyertai mesyuarat, taklimat, kursus, seminar, forum,

konvensyen dan sebagainya yang dianjurkan oleh
pihak sekolah, PPD, JPN, Kementerian Pelajaran atau
agensi tertentu
3. Mengurus tugas-tugas khas seperti Program Sekolah
Selamat, Program Kelas Tuisyen Pelajar Asrama dll.
3. Menerima undangan untuk kerja-kerja luar seperti
menyampaikan ceramah, mengendalikan kursus atau
bengkel kemahiran tertentu
4. Apa-apa sahaja arahan dari pihak Pengetua, PPD, JPN
atau Kementerian Pelajaran Malaysia.

Jadual 5 : Tugas dan Perkhidmatan

pemantauan atau penyeliaan. Guru Kaunseling berhak mendapatkan kelonggaran
atau kebebasan bertugas kerana mereka dipertanggungjawabkan untuk menjalankan
empat kategori tugas. Apabila personel hendak merancang dan membina jadual
bertugas mingguan, perkara-perkara berikut perlu diberikan perhatian.

• Tugas atau kerja rutin yang perlu dilaksanakan setiap hari atau sepanjang
minggu.
o Bimbingan individu atau kelompok yang berkaitan isu-isu tertentu
mengikut bidang-bidang perkhidmatan iaitu akademik, kerjaya,
psikososial dan kesejahteraan mental, pembangunan diri pelajar atau
pendidikan pencegahan dadah, HIV dan AIDS.

BAB 6 JADUAL BERTUGAS PERSONEL 65

o Intervensi kaunseling individu atau kelompok yang berkaitan isu-isu
pembangunan diri, masalah pelajar atau bidang-bidang yang lain.

o Pengurusan perkhidmatan seperti mengemaskini fail perkhidmatan,
rekod perkhidmatan harian atau mingguan, maklumat dan inventori
pelajar, surat menyurat dan sebagainya. Tugas-tugas pengurusan yang
lain seperti menghadiri mesyuarat, menguruskan penyertaan pelajar
bagi menghadiri kursus atau pertandingan di peringkat sekolah, daerah
atau negeri. Tugas menjadi guru pengiring dan menguruskan lawatan
pelajar juga termasuk dalam senarai tugas pengurusan.

o Perundingan iaitu berjumpa dengan Pengetua, guru-guru atau ibu bapa
berbincang tentang masalah pelajar sama ada telah dikenalpasti atau
dirujuk. Mengumpul maklumat pelajar atau mendapatkan maklumat
lanjut tentang klien-klien tertentu melalui guru atau ibu bapa mereka.
Perundingan mungkin juga dijalankan di luar kawasan sekolah yakni
personel berjumpa dengan ibu bapa pelajar yang bermasalah di rumah
mereka.

o Penyediaan dan penyebaran bahan maklumat akademik, kerjaya,
kesihatan, psikososial dan pencegahan dadah. Maklumat disebar
melalui pameran bahan-bahan maklumat di bilik bimbingan dan
kaunseling, papan pamer atau penyebaran risalah atau pamflet ke kelas
atau bilik darjah.

• Menyusun program di hujung minggu (Guru Kaunseling yang bertugas
mengikut waktu pejabat mungkin terpaksa mengenepikan sistem kerja lima
hari seminggu demi kepentingan perkhidmatan dan pelajar).

• Menentukan sela masa yang sesuai sama ada mengikut waktu sekolah (40
atau 35 minit bagi sekolah menengah) atau mengikut pilihan waktu yang
ditentukan sendiri oleh Guru Kaunseling misalnya 30 minit atau satu jam).

• Memasukkan waktu rehat dan waktu fleksibel.

• Memastikan aktiviti tidak tertumpu hanya pada satu bidang perkhidmatan
tertentu sahaja dan taburannya perlu menyeluruh sekurang-kurang dalam
masa seminggu bertugas.

• Memastikan jadual bertugas bermula mengikut waktu rasmi pejabat iaitu
dari pukul 8.00 pagi hingga 5.00 petang atau pilihan waktu-waktu yang
lain seperti dari 7.30 pagi hingga 4.30 petang. Waktu pilihan juga boleh
dibuat berdasarkan kompromi di antara Pengetua dengan Guru Kaunseling
sekiranya mereka juga diberikan tanggungjawab mengajar mata pelajaran
akademik (personel bukan lagi Guru Kaunseling Sepenuh Masa!).

• Bersifat ‘boleh tangguh’ yakni menangguhkan tugasan yang dirancangkan
kerana mengikuti program atau aktiviti rasmi sekolah seperti perhimpunan,
mengawasi peperiksaan, hari ucapan atau hari anugerah kecemerlangan
pelajar, sukan tahunan, hari kokurikulum dan pelbagai aktiviti anjuran
pihak sekolah. Jadual juga boleh ditangguh sekiranya Guru Kaunseling
terlibat dengan aktiviti di luar sekolah yang diarahkan oleh pihak sekolah,
Pejabat Pelajaran Daerah, Jabatan Pelajaran Negeri, Kementerian Pelajaran
atau jemputan agensi luar. Setiap aktiviti yang ditangguh perlulah dibuat
penggantian. Gunakan waktu fleksibel untuk mengisi aktiviti gantian.

• Bersifat ‘boleh ubah’ bermaksud jadual bertugas tidak jumud dari segi

66 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

susunan kandungan aktivitinya. Misalnya perubahan boleh dibuat kerana
mengikut dasar atau arahan tertentu, mengikut perkembangan semasa atau
mengikut prioriti dan keperluan mendesak pihak pengurusan sekolah.

KANDUNGAN JADUAL BERTUGAS

Myrick (Zuraidah, 2001), telah mencadangkan beberapa langkah untuk membina
jadual mingguan bagi kaunselor pelajar. Menurut Myrick setiap jadual bertugas
yang dibina mestilah menggambarkan peristiwa yang terdapat di dalam kalendar
tahunan atau takwim Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling. Jadual bertugas
mengandungi sela atau blok masa, hari dan tugas atau intervensi yang dijalankan.

Panduan berikut mungkin dapat membantu Guru Bimbingan atau Guru
Kaunseling membina jadual bertugas mingguan mereka.

1. Tentukan blok masa yang digunakan oleh sekolah sama ada 30 minit (bagi
sekolah rendah), 35 atau 40 minit (untuk sekolah menengah).

2. Tentukan masa bagi permulaan waktu bertugas sama ada mengikut waktu
7.30 pagi atau 7.45 pagi atau mengikut waktu pejabat 8.00 pagi.

3. Jika sekiranya memulakan tugas mengikut waktu pejabat iaitu 8.00 pagi,
pastikan setiap Guru Kaunseling ‘wajib’ untuk menghadirkan diri pada
waktu perhimpunan mingguan sekolah kerana ianya adalah acara rasmi
sekolah.

4. Masukkan aktiviti atau intervensi Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling
pada lajur mendatar di sebelah kanan dan komitmen masa bertugas pada
lajur menegak di sebelah kiri.

MASA ISNIN SELASA RABU KHAMIS JUMAAT

7.30 – 8.10 INTERVENSI GURU BIMBINGAN / GURU KAUNSELING
8.10 – 8.50
9.30 – 10.10
10.10 – 10.50

10.50 – 11.30
11.30 – 12.10
12.10 – 12.50

seterusnya

Rajah 17 : Contoh Kerangka Jadual Intervensi

5. Tentukan bilangan intervensi dan jumlah klien bagi kaunseling individu dan
kaunseling kelompok. Misalnya mengadakan sesi kaunseling individu
untuk 4 atau 5 orang klien dan sekurang-kurangnya dua sesi seminggu bagi
setiap klien. Kaunseling kelompok pula melibatkan sekurang-kurangnya
tiga kelompok dan intervensinya dijalankan sekali seminggu bagi setiap
kelompok. Setiap personel adalah bertanggungjawab untuk mendapatkan
klien mereka.

6. Catatkan intervensi ke dalam jadual dengan menggunakan singkatan atau
akronim seperti berikut :-
Kaunseling individu = KI
Kaunseling kelompok = KK
Bimbingan kelompok / kelas = BK

BAB 6 JADUAL BERTUGAS PERSONEL 67

Perundingan dengan Pengetua / guru / ibu bapa = RUNDING
Pengurusan Perkhidmatan B & K = PP
Waktu fleksibel = WF
Aktiviti kokurikulum = KOKU
Program Mentor-Mentee = PMM
Mengajar mata pelajaran di kelas = P&P
Mesyuarat / Perbincangan Personel = MGK / MGB
7. Bagi Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling yang mengajar mata pelajaran
akademik perlu memastikan waktu mengajar di kelas dimasukkan terlebih
dahulu. Baki waktu yang tinggal boleh digunakan untuk aktiviti bimbingan
atau intervensi kaunseling.
8. Pastikan ada waktu rehat dan waktu fleksibel. Waktu rehat digunakan oleh
personel semata-mata untuk tujuan peribadi seperti makan, berehat atau
bersolat. Waktu fleksibel merupakan ruang waktu yang boleh digunakan
oleh Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling untuk :-

• Menyediakan bahan maklumat yang diperlukan sebelum personel
menjalankan sesuatu intervensi misalnya mendapatkan maklumat
pelajar yang akan diberikan intervensi kaunseling, membuat janji-
temu dan sebagainya.

• Memberikan ruang masa tambahan bagi aktiviti bimbingan atau
intervensi kaunseling yang memerlukan masa tambahan (lazimnya
satu sesi temubual atau intervensi mengambil masa di antara 30
hingga 50 minit tetapi kadang-kadang ianya berlanjutan sehingga
60 minit atau satu jam).

• Merancang, mengubal dan menyediakan kertas cadangan untuk
program atau aktiviti berkala.

• Mengumpul, menyedia dan menyebarkan bahan-bahan maklumat
dan out-reach.

• Memberi ruang kepada Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling
untuk ‘menjana semula tenaga’ selepas mengendalikan sesuatu
intervensi kaunseling.

• Menyediakan ruang masa gantian sekiranya berlaku kes-kes krisis
melibatkan pelajar seperti pergaduhan pelajar, pelajar menangis
tiba-tiba, histeria dan sebagainya. Kemungkinan pada waktu
tersebut ada janjitemu untuk khidmat atau intervensi atau sedang
menjalankan sesi bimbingan atau intervensi kaunseling.

• Menyediakan ruang untuk waktu gantian bagi mana-mana aktiviti
bimbingan atau intervensi kaunseling yang tertangguh disebabkan
Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling menjalankan tugas atau
aktiviti lain sama ada di dalam atau di luar sekolah.

• Memberi ruang tambahan atau waktu pilihan kepada guru atau ibu
bapa bagi Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling menjalankan
perundingan dengan mereka.

• Bekerjasama dengan Guru Disiplin bagi memantau dan menangani
masalah salah laku atau disiplin pelajar misalnya membuat rondaan
di tempat-tempat berisiko, memantau kehadiran pelajar (masuk dan
keluar sekolah) di pintu masuk, menjalankan pemeriksaan mengejut

68 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

(spot check) dan sebagainya.
• Memberi ruang kepada Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling bagi

menyelesaikan urusan peribadi yang tidak dapat dielakkan seperti
mendapatkan rawatan hospital untuk diri atau ahli keluarga.
• Menghadirkan diri semasa perhimpunan mingguan yang merupakan
acara rasmi sekolah.
9. Kadangkala Guru Kaunseling terpaksa bertugas atau menjalankan program
pada hari Sabtu. Masukkan aktiviti yang melibatkan kegiatan kokurikulum
atau program-program terancang seperti kursus, bengkel atau perkhemahan
seperti motivasi, kepimpinan, kemahiran belajar, kerjaya, psikososial dan
sebagainya. Aktiviti tersebut melibatkan ramai pelajar dan disampaikan
dalam bentuk bimbingan kelompok. Kadang-kadang aktiviti dijalankan
mengambil masa separuh hari atau sehari suntuk dan ada kalanya sehingga
melangkaui lebih dari sehari.

MEMBINA JADUAL BERTUGAS MINGGUAN

Jadual kerja mingguan perlu dibina secara berimbang, bermanfaat dan setiap ruang
waktu digunakan secara maksimum. Ketika membina jadual bertugas mingguan,
perkara yang perlu diberikan perhatian ialah keseimbangan dari segi taburan tugas,
prioriti dan kesesuaian.

• Pemberatan pada setiap hari bagi tugasan ‘periuk nasi’ seharusnya tersebar
secara seimbang di sepanjang minggu. Tugas-tugas yang perlu diberikan
prioriti atau keutamaan oleh Guru Kaunseling ialah intervensi kaunseling
sama ada individu atau kelompok, khidmat bimbingan, perundingan dan
pengurusan perkhidmatan. Bagi Guru Bimbingan fokus utama mereka ialah
menjalankan tugas perkhidmatan bimbingan dan pengurusan perkhidmatan.
Jika personel diarahkan mengajar dalam jumlah waktu yang kecil (Guru
Kaunseling) atau sememangnya mengajar (Guru Bimbingan) maka waktu
pengajaran dan pembelajaran tersebut perlu dimasukkan terlebih dahulu.
Kemudian masukkan waktu menjalankan intervensi kaunseling sama ada
individu atau kelompok dengan jumlah klien dan intervensi yang sesuai.
Masukkan waktu pengurusan iaitu tugas-tugas yang berkaitan dengan
perkhidmatan dan tugas-tugas yang lain. Pastikan waktu yang diperuntuk-
kan bagi setiap aktiviti bimbingan atau intervensi kaunseling merupakan
waktu yang sesuai atau telah diselaraskan. Misalnya meletakkan waktu
bagi intervensi kaunseling individu di sebelah pagi dan intervensi kelompok
di waktu petang. Selaraskan jumlah waktu bertugas bagi tanggungjawab
utama menyamai jumlah waktu mengajar guru-guru akademik di kelas.

• Jika personel terpaksa bertugas di hujung minggu, tanggungjawab tersebut
hendaklah dianggap sebagai ‘komitmen kebajikan’ kerana personel telah
memilih dan ‘ditakdirkan’ untuk menjadi Guru Kaunseling dan seharusnya
sanggup untuk memikul amanah yang telah dipertanggungjawabkan.

• Jangan lupa memasukkan waktu fleksibel supaya jadual bertugas mingguan
akan kelihatan penuh dan padat. Tujuan memasukkan waktu fleksibel ialah
supaya personel boleh nampak dengan jelas bilakah waktu-waktu yang akan
digunakan untuk menampung mana-mana tugas yang telah ditangguhkan,

BAB 6 JADUAL BERTUGAS PERSONEL 69

menjalankan tugas-tugas semerta (ad hoc), mencari atau menyediakan
maklumat tertentu apabila diminta oleh pihak pengurusan dan sebagainya.
Model A menunjukkan jadual bertugas mingguan bagi Guru Kaunseling
yang bermula jam 7.30 pagi – 5.00 petang. Model B pula menunjukkan jadual kerja
mingguan bagi Guru Bimbingan yang bermula 7.45 pagi – 1.15 petang. Kedua-dua
model jadual tersebut menggunakan sela masa 30 minit.

MODEL A

MASA ISNIN SELASA RABU KHAMIS JUMAAT
07.30 – 08.00 WF# RUNDING WF RUNDING PMM

08.00 – 08.30 WF WF KI 1 WF KI 6
08.30 – 09.00 KI 1 KI 4 WF KI 3 WF
09.00 – 09.30 WF PP WF WF KI 7
09.30 – 10.00 WF PP KI 7 BK WF
10.00 – 10.30 KI 2 PP WF BK BK

10.30 – 11.00 WF WF BK WF WF
11.00 – 11.30 KI 3 KI 5 PP KI 4 WF
11.30 – 12.00 WF WF KI 2 WF WF
12.00 – 12.30 WF WF WF WF WF
12.30 – 01.00 RUNDING RUNDING RUNDING RUNDING REHAT**

01.00 – 01.30 REHAT REHAT REHAT REHAT REHAT**
01.30 – 02.00 REHAT REHAT REHAT REHAT REHAT**
02.00 – 02.30
02.30 – 03.00 PP KI 6 MGK KI 5 PP
WF WF KK 2 WF KK 3
03.00 – 03.30
04.00 – 05.00 KK 1 WF WF WF WF
KOKU*

Petunjuk

* Ikut jadual aktiviti kokurikulum yang disusun oleh pihak sekolah (PK Kokurikulum) untuk
PRS, SLAD, Kelab B&K dan Kelab Antijenayah.

** Solat Jumaat bagi yang muslim.
# Waktu perhimpunan mingguan sekolah.

Analisa Jadual Waktu Bertugas Mingguan Guru Kaunseling (Model A)

BIL. JENIS TUGAS / INTERVENSI JUMLAH JUMLAH JUMLAH
WAKTU MINIT SEMINGGU
1 Kaunseling Individu (KI)* 420
2 Kaunseling Kelompok (KK)* 14 90 840 (28)
3 Bimbingan Kelompok (BK)* 3 120 930 (31)
4 Perundingan Guru / Ibu Bapa 4
(RUNDING)* 210 990
5 Pengurusan Perkhidmatan (PP)* 7 90 1020
6 Aktiviti kokurikulum (KOKU) 3 60
7 Program Mentor-Mentee (PMM) 2 30
8 Program / aktiviti hari Sabtu 1 120

Petunjuk

* Tugas utama sebagai Guru Kaunseling

Rajah 18 : Model Jadual Bertugas Mingguan Guru Kaunseling

70 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

MODEL B

MASA ISNIN SELASA RABU KHAMIS JUMAAT

07.45 – 08.15 WF# RUNDING P&P RUNDING P&P
08.15 – 08.45 P&P WF P&P KI 1 P&P
08.45 – 09.15 P&P BK 1 WF PP WF
09.15 – 09.45 WF PP RUNDING WF KI 2
09.45 – 10.15 KI 1 WF WF BK 3 WF

10.15 – 10.45 WF KI 3 BK 2 WF KI 3
10.45 – 11.15 WF WF WF WF WF
11.15 – 11.45 KI 2 WF P&P P&P KI 4
11.45 – 12.15 WF KI 4 P&P P&P WF
12.15 – 12.45 P&P WF WF WF PP

12.45 – 01.15 P&P KK 1 KK 2 KK 3
03.00 – 04.00 KOKU*

Petunjuk

* Ikut jadual aktiviti kokurikulum yang disusun oleh pihak sekolah untuk pasukan pakaian
seragam, kelab / persatuan atau permainan.

# Perhimpunan umum

Analisa Jadual Waktu Bertugas Mingguan Guru Bimbingan (Model B)

BIL. JENIS TUGAS / INTERVENSI JUMLAH JUMLAH JUMLAH
WAKTU MINIT SEMINGGU
1 Pengajaran di kelas (P&P)* 360
2 Kaunseling Individu (KI)** 12 240 780 (26)
3 Kaunseling Kelompok (KK)** 8 90 870 (29)
4 Bimbingan Kelompok (BK)** 3 90 930 (31)
5 Perundingan Guru / Ibu Bapa 3
(RUNDING)** 90
6 Pengurusan Perkhidmatan (PP)** 3 90
7 Aktiviti kokurikulum (KOKU) 3 60
2

Petunjuk

* Tugas utama sebagai guru (P & P)
** Tugas utama sebagai Guru Bimbingan

Rajah 19 : Model Jadual Bertugas Mingguan Guru Bimbingan

Analisa jadual waktu bertugas mingguan dapat menunjukkan komitmen
Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling dari segi jumlah masa (jumlah minit) dan
jumlah waktu bertugas. Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling seharusnya perlu
mengimbangkan jumlah waktu dengan jumlah minit. Sebaik-baiknya gunakan sela
masa bagi jadual waktu pengajaran dan pembelajaran di bilik darjah.

Sekiranya personel menggunakan sela masa 30 minit (model A dan B),
jumlah waktu bertugas kelihatan amat banyak iaitu 31 dan 29 waktu tetapi dari segi
jumlah minitnya hanyalah 31 X 30 = 930 minit atau 29 X 30 = 870 minit. Walau-
pun bilangan waktu bertugas bagi personel Model B kelihatan kurang sedikit jika
dibandingkan dengan jumlah waktu bertugas personel Model A tetapi komitmen
dan tanggungjawab personel Model B lebih berat kerana bebanan tugas pengajaran
dan pembelajaran di kelas iaitu terpaksa membuat persediaan mengajar, memeriksa

BAB 6 JADUAL BERTUGAS PERSONEL 71

buku latihan, membina ujian, memeriksa kertas jawapan dan sebagainya. Personel
bagi Model A bolehlah dianggap sebagai Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling
yang bertugas sepenuh masa.

Jika Guru Kaunseling menggunakan sela masa 40 minit, bilangan waktu
perlu dikurangkan. Sekiranya bilangan waktu tidak dikurangkan, jumlah minit akan
menjadi bertambah banyak. Misalnya; bertugas sebanyak 31 waktu seminggu maka
jumlah minit adalah bersamaan dengan 31 X 40 = 1,240 minit. Jika personel ingin
mendapatkan jumlah waktu yang sesuai, adil dan seimbang apabila menggunakan
sela masa 40 minit, maka bilangan waktu yang sesuai ialah di antara 21 atau 22
waktu sahaja iaitu 21 X 40 = 840 minit atau 22 X 40 = 880 minit.

KESEIMBANGAN PEMBERATAN KOMITMEN

Pemberatan komitmen di dalam jadual bertugas mingguan seharusnya sama seperti
komitmen bagi guru-guru akademik yang lain. Jika guru akademik mengajar mata
pelajaran tertentu, maka Guru Kaunseling pula menjalankan aktiviti bimbingan atau
intervensi kaunseling. Guru Kaunseling juga perlu membuat kerja-kerja semakan
sebelum dan selepas sesuatu aktiviti atau intervensi. Guru Kaunseling juga perlu
membuat rujukan, mengumpul maklumat dan menyediakan laporan. Sekiranya
tidak mengambil kira waktu fleksibel, jadual bertugas mingguan Guru kaunseling
akan kelihatan seperti mana jadual waktu guru-guru akademik yang lain (Rajah 20).
Walaupun jadual bertugas kelihatan agak longgar (seolah-olah banyak relaks) tetapi
komitmen Guru Kaunseling tetap tinggi sama seperti guru-guru akademik kerana
waktu fleksibel digunakan untuk komitmen-komitmen yang lain terutama berkaitan
dengan tugas-tugas utama, tugas gantian dan juga tugas-tugas sampingan.

MASA ISNIN SELASA RABU KHAMIS JUMAAT
07.30 – 08.00 KI 1 RUNDING KI 1 RUNDING PMM*
08.00 – 08.30 KI 2 KI 6
KI 3 KI 4 KI 7 KI 3 KI 7
08.30 – 09.00 RUNDING PP BK BK BK
09.00 – 09.30 PP PP BK
09.30 – 10.00 PP KI 2 PP
10.00 – 10.30 RUNDING KI 4 KK 3
10.30 – 11.00 KI 5
RUNDING
11.00 – 11.30 RUNDING
11.30 – 12.00
12.00 – 12.30 PP KI 6 MGK KI 5
12.30 – 01.00 KK 1 KK 2
01.00 – 01.30
KOKU**
01.30 – 02.00
02.00 – 02.30
02.30 – 03.00
03.00 – 03.30
04.00 – 05.00

Petunjuk

* PMM = Program Mentor-Mentee
* Ikut jadual aktiviti kokurikulum yang disusun oleh pihak sekolah untuk pasukan pakaian

seragam, kelab / persatuan atau permainan.

Rajah 20 : Jadual Mingguan Tugas Utama Guru Kaunseling

72 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

PENYELARASAN JADUAL BERTUGAS

Di kebanyakan sekolah menengah, bilangan Guru Kaunseling adalah lebih dari
seorang. Model C dan D adalah contoh jadual bertugas berasingan bagi dua orang
Guru Kaunseling iaitu Guru Kaunseling 1 dan Guru Kaunseling 2. Jika Guru
Kaunseling 1 memberikan tumpuan atau mengendalikan pelbagai urusan berkaitan
pengurusan perkhidmatan, maka Guru Kaunseling 2 perlulah menumpukan lebih
banyak masa untuk menjalankan intervensi kaunseling individu. Contoh tugas
pengurusan bagi Guru Kaunseling 1 ialah menghadiri semua mesyuarat di luar unit
seperti mesyuarat JK Kurikulum Sekolah, JK Kewangan Sekolah, JK Lembaga
Tatatertib dan sebagainya. Jika penyelarasan tugas tidak dibuat, ada kemungkinan
pertindihan tugas akan berlaku.

MODEL C

MASA ISNIN SELASA RABU KHAMIS JUMAAT
07.30 – 08.10 PHM RUNDING RUNDING RUNDING RUNDING
08.10 – 08.50 RUNDING
KI 3 WF KI 2 WF
08.50 – 09.30 WF
09.30 – 10.10 KI 1 WF BK WF BK
10.10 – 10.50 WF KI 4 BK KI 3 BK
10.50 – 11.30 WF WF WF WF WF
11.30 – 12.10 KI 2 PP WF BK KI 4
PP KI 1 BK WF
12.10 – 12.50 WF
12.50 – 01.30 REHAT WF WF WF WF
01.30 – 02.10 REHAT REHAT REHAT REHAT
02.10 – 02.50 WF REHAT
KK 1 WF WF WF
02.50 – 03.30 MGK PP KK2 WF
04.00 – 05.00 WF
WF PP WF WF
KOKU

Analisa Jadual Waktu Bertugas Mingguan Guru Kaunseling 1

BIL. JENIS TUGAS / INTERVENSI JUMLAH JUMLAH JUMLAH
WAKTU MINIT SEMINGGU
1 Kaunseling Individu (KI)
2 Kaunseling Kelompok (KK) 8 320
3 Bimbingan Kelompok (BK) 3 120
4 Perundingan Guru / Ibu Bapa 4 160
5 200
(RUNDING)
5 Pengurusan Perkhidmatan (PP) 4 160 960 (24)
6 Aktiviti Kokurikulum (KOKU) 2 60 1020
7 Aktiviti / program hari Sabtu
120

Rajah 21 : Model Jadual Bertugas Mingguan Guru Kaunseling 1

Agihan tugas di antara personel bimbingan dan kaunseling bolehlah dibuat
melalui pengagihan bidang perkhidmatan bagi aktiviti bimbingan di kelas atau bilik
darjah. Sebagai contoh : personel 1 diberikan tanggungjawab untuk menyampaikan
maklumat berkaitan akademik, kerjaya dan pendidikan pencegahan dadah. Bagi
personel 2, beliau akan memberikan tumpuan kepada aktiviti pemberian maklumat
berkaitan psikososial, pembangunan diri pelajar dan keibubapaan. Jika pengagihan

BAB 6 JADUAL BERTUGAS PERSONEL 73

telah dibuat dengan betul, sebarang pertindihan maklumat yang ingin disampaikan
oleh Unit Bimbingan dan Kaunseling melalui aktiviti bimbingan kelompok dalam
kelas atau di luar bilik darjah akan dapat dielakkan.

MODEL D

MASA ISNIN SELASA RABU KHAMIS JUMAAT
07.30 – 08.10 WF RUNDING RUNDING RUNDING RUNDING
08.10 – 08.50
08.50 – 09.30 RUNDING WF WF WF WF
BK WF KI 6 WF KI 4
09.30 – 10.10
10.10 – 10.50 BK KI 3 WF KI 3 WF
10.50 – 11.30 WF WF KI 1 WF KI 5
11.30 – 12.10 KI 1 KI 4 WF BK WF
12.10 – 12.50 WF WF KI 2 BK KI 6
KI 2 KI 5 WF WF WF
12.50 – 01.30
01.30 – 02.10 REHAT REHAT REHAT REHAT REHAT
02.10 – 02.50 KK 1 WF KK 2 WF REHAT
02.50 – 03.30 WF MGK WF KK2
04.00 – 05.00 WF WF WF WF WF
KOKU WF

Analisa Jadual Waktu Bertugas Mingguan Guru Kaunseling 2

BIL. JENIS TUGAS / INTERVENSI JUMLAH JUMLAH JUMLAH
WAKTU MINIT SEMINGGU
1 Kaunseling Individu (KI)
2 Kaunseling Kelompok (KK) 12 480
3 Bimbingan Kelompok (BK)
4 Perundingan Guru / Ibu Bapa 3 120

(RUNDING) 4 160
5 Aktiviti Kokurikulum
7 Aktiviti / program hari Sabtu 5 200 960 (24)
2 60 1020

120

Rajah 22 : Model Jadual Bertugas Mingguan Guru Kaunseling 2

Jadual di bawah menunjukkan perbandingan dari keseimbangan tugas dan jumlah
waktu bertugas bagi Guru Kaunseling 1 (GK 1) dan Guru Kaunseling 2 (GK 2).

BIL JENIS TUGAS / INTERVENSI GK 1 GK 2
JUM WAKTU JUM WAKTU
1 Kaunseling Individu (KI)
2 Kaunseling Kelompok (KK) 8 12
3 Bimbingan Kelompok (BK) 3 3
4 Perundingan Guru / Ibu Bapa 4 4
5 5
(RUNDING)
5 Pengurusan Perkhidmatan (PP) 4-
6 Aktiviti Kokurikulum (KOKU) 22
26 26
Jumlah Waktu Bertugas

Jadual 6 : Perbandingan Tugas Guru Kaunseling 1 dan 2

74 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

Jika Guru Kaunseling lebih dari seorang, mereka perlu sentiasa berbincang
atau bermesyuarat untuk menyelaras tugas atau merancang sesuatu program yang
akan diadakan. Oleh itu dalam masa seminggu, sekurang-kurangnya satu waktu
perlu diperuntukkan bagi tujuan tersebut. Jika ada program atau aktiviti pada hari
Sabtu atau hujung minggu, program yang dijalankan seharusnya adalah program
yang sama, dijalankan serentak dan dikendalikan secara bersama oleh beberapa
orang Guru Kaunseling. Biasanya aktiviti tersebut melibatkan jumlah atau bilangan
pelajar yang terlalu ramai (100 hingga 200 orang). Pengendalian aktiviti biasanya
dijalankan dalam bentuk kelompok besar dan Guru Kaunseling akan berperanan
sebagai fasilitator. Jika bilangan pelajar terlalu ramai terutama apabila personel
mengendalikan program atau aktiviti yang melibatkan keseluruhan pelajar dalam
satu tingkatan, para pelajar tersebut perlu diagihkan secara sama rata di kalangan
personel yang ada. Bilangan ahli kelompok yang kecil akan lebih memudahkan
pengendalian aktiviti kelompok. Pada masa yang sama aktiviti kelompok dapat
dijalankan dengan lebih berkesan. Di samping itu, Guru Kaunseling juga dapat
mempamerkan semangat bekerjasama, berkongsi pengalaman dan idea serta dapat
membina semangat berpasukan dan semangat kekitaan (esprit de corps).

KEMUDAHAN PERKHIDMATAN BAB

7

SUMBER ATAU RESOS

Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling merupakan unit atau organisasi yang
amat memerlukan sumber atau resos untuk bergerak. Sumber atau resos khidmat
menolong ini terdiri daripada sumber manusia, organisasi, kewangan, premis (bilik
bimbingan dan kaunseling), bahan media atau maklumat dan juga peralatan.

PERSONEL BIMBINGAN DAN KAUNSELING

Semua guru yang mengambil bahagian atau terlibat sama melaksanakan program
dan aktiviti khidmat bimbingan dan kaunseling dianggap sebagai resos. Personel
terdiri daripada Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling, guru-guru yang menjadi
jurulatih atau penasihat aktiviti kokurikulum bimbingan dan kaunseling, Penolong
Kanan Hal Ehwal Murid, Penolong Kanan Kokurikulum, guru-guru yang membantu
menjayakan program dan aktiviti bimbingan dan kaunseling dan mana-mana guru
yang terlibat sama menyumbang tenaga dan idea bagi menjayakan program atau
aktiviti Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling.

Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling merupakan personel utama yang
menjadi sumber atau resos bagi menggerakkan setiap program atau aktiviti unit.
Personel utama ini bertanggungjawab untuk merancang, mengurus, melaksana dan
membuat penilaian terhadap perkhidmatan. Mereka merupakan nadi penggerak
kepada kewujudan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling. Penempatan bagi
Guru Bimbingan adalah berdasarkan norma perjawatan dan sebaliknya bagi Guru
Kaunseling. Bagaimanapun kuota penempatan personal adalah mengikut retan
jumlah keseluruhan pelajar semasa di sesebuah sekolah.

JUMLAH PELAJAR BILANGAN GURU
BIMBINGAN
Kurang daripada 350 pelajar
Setiap tambahan 500 pelajar (850 pelajar) 1
Setiap tambahan 500 pelajar (1350 pelajar) 2
Setiap tambahan 500 pelajar (1850 pelajar) 3
dan seterusnya 4

Jadual 7 : Kouta Penempatan Guru Bimbingan

JUMLAH PELAJAR BILANGAN GURU
KAUNSELING
Kurang daripada 500 pelajar 1
Lebih 500 tetapi kurang daripada 1000 pelajar 2
Lebih 1000 tetapi kurang daripada 1500 pelajar 3
Lebih 1500 tetapi kurang daripada 2000 pelajar 4
dan seterusnya

Jadual 8 : Kouta Penempatan Guru Kaunseling

76 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

RESOS PELAJAR

Pelajar boleh dijadikan sumber atau resos kepada Perkhidmatan Bimbingan dan
Kaunseling. Setiap pelajar yang menyertai mana-mana aktiviti kokurikulum seperti
Pembimbing Rakan Sebaya, Skim Lencana Antidadah, Kelab Bimbingan Kerjaya
dan Kelab Antijenayah merupakan sumber kepada Perkhidmatan Bimbingan dan
Kaunseling. Pelajar-pelajar tersebut dapat memberikan sumbangan menggerakkan
aktiviti khidmat bimbingan dan kaunseling. Misalnya pasukan PRS dan ahli Kelab
Antijenayah dapat membantu Unit Bimbingan dan Kaunseling serta pengurusan
sekolah bagi menangani masalah disiplin pelajar. Ahli-ahli Kelab Bimbingan dan
Kerjaya (SM) atau ahli Kelab Bimbingan (SR) dapat menyumbangkan tenaga untuk
menggerakkan aktiviti pelajar di bilik bimbingan dan kaunseling. Pasukan SLAD
dapat menyebarkan maklumat berkaitan gejala dan bahaya penyalahgunaan dadah
atau menganjurkan kempen antidadah dan antimerokok di peringkat sekolah.

Pelajar-pelajar lain boleh dijadikan sumber atau resos sekiranya mereka
dapat memberikan sumbangan kepada aktiviti yang dianjurkan oleh Unit Bimbingan
dan Kaunseling seperti pengawas sekolah, ahli pasukan pakaian seragam, sahabat
PEMADAM dan ahli PROSTAR. Para peserta yang turut menyertai pertandingan
anjuran Unit Bimbingan dan Kaunseling atau yang berkaitan dengannya seperti
Karnival Pendidikan Pencegahan Dadah (Karnival PPDa) atau Karnival Kerjaya
sama ada di peringkat sekolah, atau mewakili sekolah di peringkat daerah atau
negeri boleh juga dianggap sebagai sumber atau resos Perkhidmatan Bimbingan dan
Kaunseling. Para pelajar tersebut membentuk kumpulan khas seperti pasukan dikir
barat, boria, sketsa atau nasyid. Mereka juga turut membuat persembahan masing-
masing dalam acara atau majlis tertentu di sekolah.

SUMBER KEWANGAN

Bantuan Per Kapita Sekolah (Per Capita Grant)

Kebanyakan program dan aktiviti yang dijalankan oleh Perkhidmatan Bimbingan
dan Kaunseling memerlukan peruntukan tertentu. Bagaimanapun, beberapa aktiviti
boleh dikendalikan sendiri oleh Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling tanpa biaya
atau menggunakan perbelanjaan seperti melaksanakan khidmat bimbingan atau
intervensi kaunseling sama ada secara individu atau kelompok. Beberapa aktiviti
rutin seperti membuat out-reach, menyedia atau mengumpul bahan maklumat hanya
memerlukan peruntukan perbelanjaan atau kos yang kecil sahaja.

Kementerian Pelajaran Malaysia melalui pusat tanggungjawab sama ada
melalui Jabatan Pelajaran Negeri atau jabatan-jabatan di kementerian pelajaran
menyalurkan Bantuan Per Kapita (PCG) kepada sekolah bagi menggerakkan aktiviti
sekolah yang memerlukan peruntukan kewangan atau bagi tujuan perolehan atau
pembelian harta modal. Berdasarkan kepada pindaan pertama Surat Pekeliling
Kewangan Bil.5 Tahun 2002 Pemberian Bantuan Per Kapita Untuk Sekolah melalui
surat rujukan KP. 1574/17/ Jld.1 (25) bertarikh 11 Februari 2004, Perkhidmatan
Bimbingan dan Kaunseling bagi sekolah rendah harian / sekolah rendah sukan /
sekolah menengah harian / sekolah berasrama penuh / sekolah menengah sukan /
sekolah menengah teknik dan vokasional setiap satunya adalah layak menerima
kadar bantuan per kapita seperti yang ditunjukkan dalam jadual 9 dan 10 mengikut

BAB 7 KEMUDAHAN PERKHIDMATAN 77

bilangan murid dalam retan semasa. Penggunaan atau perbelanjaan wang bantuan
per kapita ini sentiasa dikawal dan dipantau oleh Bahagian Audit Sekolah. Bantuan
per kapita hanya boleh digunakan semata-mata untuk keperluan pelajar sahaja dan
perlu mengikut tatacara perbelanjaan wang kerajaan (sebutharga, invois, pesanan,
pembayaran melalui cek dan sebagainya).

JENIS BANTUAN 100 MURID 101 – 500 501 – 1000 1001 MURID
DAN KE MURID MURID DAN KE
PCG BUKAN MATA BAWAH ATAS
PELAJARAN RM500 + RM2,300 +
RM500 RM4.50 RM4.00 RM4,300 +
BIMBINGAN DAN seorang murid RM3.50
KAUNSELING melebihi 100 seorang murid
melebihi seorang murid
orang 500 orang melebihi 1000

orang

Jadual 9 : Bantuan Per Kapita Bimbingan dan Kaunseling Sekolah Rendah

JENIS BANTUAN 100 MURID 101 – 500 501 – 1000 1001 MURID
DAN MURID MURID DAN KE
PCG BUKAN MATA
PELAJARAN KE BAWAH RM600 + RM2,800 + ATAS
RM5.50 RM5.00
BIMBINGAN DAN RM600 seorang murid RM5,300 +
KAUNSELING melebihi 100 seorang murid RM4.50
melebihi
orang 500 orang seorang murid
melebihi 1000

orang

Jadual 10 : Bantuan Per Kapita Bimbingan dan Kaunseling Sekolah Menengah

Wang Peruntukan Kerajaan

Setiap tahun Kementerian Pelajaran Malaysia memperuntukkan sejumlah wang

yang tidak ditetapkan jumlahnya untuk diperturunkan kepada pusat tanggungjawab

dan kemudiannya diperturunkan ke sekolah rendah dan sekolah menengah di bawah

pusat tanggungjawab masing-masing bagi membantu pihak pengurusan sekolah

menjalankan beberapa aktiviti berkaitan dengan kokurikulum, motivasi dan sukan.

Bagi sesetengah Jabatan Pelajaran Negeri peruntukan tersebut biasanya diagihkan

mengikut kadar berikut :

Kokurikulum 30 %

Motivasi Pelajar 30 %

Sukan 40 %

Peruntukan bagi menjalankan aktiviti berkaitan motivasi pelajar lazimnya

diserahkan kepada Unit Bimbingan dan Kaunseling. Peruntukan akan digunakan

untuk menampung pelbagai kos atau pembiayaan yang melibatkan sewa tempat

penginapan, pengangkutan, makan dan minum peserta, bahan dan peralatan serta

saguhati atau bayaran khidmat penceramah.

Sumber kewangan lain

Kadang-kadang terdapat banyak keperluan yang mendesak menyebabkan program
atau aktiviti khidmat bimbingan dan kaunseling perlu ditambah secara ad hoc bagi
menampung keperluan tersebut. Sekiranya keadaan demikian berlaku, peruntukan
yang sedia ada mungkin tidak dapat menampung tambahan kepada perbelanjaan

78 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

mengurus. Guru Kaunseling, Guru Bimbingan, Pengetua atau Guru Besar perlulah
mengambil inisiatif untuk mendapatkan sumbangan atau bantuan kewangan dari-
pada sumber wang SUWA (kalau dibenarkan) atau sumbangan dari pihak yang lain.
Bantuan pihak lain biasanya diberi dalam bentuk derma atau penajaan. Pembiaya
atau penyumbang mungkin terdiri daripada Persatuan Ibu Bapa dan Guru, Persatuan
Bekas Pelajar, wakil rakyat, badan-badan bukan kerajaan atau orang perseorangan.
Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling akan diminta oleh pihak pengurusan sekolah
untuk menyediakan laporan aktiviti dan laporan perbelanjaan untuk ditunjukkan
kepada penderma atau pembiaya sekiranya diminta oleh mereka.

SUMBER ATAU RESOS SOKONGAN

Di luar kawasan sekolah terdapat pelbagai sumber atau resos yang boleh diperolehi
bagi membantu menjayakan aktiviti bimbingan dan kaunseling. Ianya mungkin
terdiri daripada agensi kerajaan, agensi swasta, badan-badan siasah atau politik,
badan-badan sukarela dan badan bukan kerajaan. Agensi-agensi pendidikan awam
dan swasta seperti institusi latihan ikhtisas, institusi latihan kemahiran dan institusi
pengajian tinggi, yayasan atau badan perunding tertentu boleh juga memberikan
sumbangan pelbagai maklumat berkaitan peluang melanjutkan pelajaran, kursus,
latihan, penajaan, pembiayaan dan kerjaya. Jadual di bawah menunjukkan beberapa
sumber atau resos yang boleh memberi atau menyediakan maklumat pendidikan
bagi melanjutkan pelajaran, latihan dan peluang kerjaya (sekadar menunjukkan
beberapa contoh sahaja).

BIL INSTITUSI / BADAN BIDANG / LATIHAN KELAYAKAN
UPSR, PMR
1 Sekolah Akademi Tentera Kadet tentera / pendidikan PMR
UPSR, PMR
formal SPM, STPM

2 Sekolah Perantis Pertukangan Kemahiran pertukangan / SPM, STPM

Angkatan Tentera pendidikan formal SPM

3 Yayasan Saad, MRSM Pendidikan formal

4 Institusi Latihan Ikhtisas Latihan ikhtisas (Sijil, Diploma

(Perguruan, Jururawat, Polis, atau Ijazah Pertama)

Tentera, Kastam, Penjara dll)

5 Institut Pengajian Tinggi Awam Sijil, Diploma dan Ijazah

dan Swasta Pertama

(Kolej dan Universiti)

6 Institut Latihan Kemahiran Sijil Kemahiran, diploma atau

Awam dan Swasta diploma lanjutan

(MARA, IKBN, ILP, Institut

Pertanian, WIT, Institut Saga dll)

Jadual 11 : Institusi Pembekal Maklumat

Kerjasama mereka diperlukan terutama bagi menyediakan maklumat terkini
dalam bentuk bahan bercetak (buku panduan, pamflet, risalah, buletin, poster dan

sebagainya), cakera padat atau dijemput ke sekolah menyampaikan penerangan

melalui pameran, taklimat atau ceramah. Agensi-agensi kerajaan seperti hospital
dan pejabat kesihatan, Polis DiRaja Malaysia, Agensi Dadah Kebangsaan, Penjara

dan Jabatan Agama Islam dapat memberikan maklumat dan penerangan terutama

bagi menggerakkan aktiviti yang berkaitan dengan perkembangan psikososial dan
kesihatan mental, pendidikan pencegahan dadah, pendidikan HIV dan AIDS serta

BAB 7 KEMUDAHAN PERKHIDMATAN 79

pendidikan pencegahan jenayah. Agensi swasta dan badan bukan kerajaan dapat
memberikan maklumat berkaitan peluang latihan dan kerjaya, aktiviti pencegahan,
bantuan sokongan atau kemahiran tertentu. Institusi tersebut juga kadang-kadang
dapat memberikan sumbangan dalam bentuk peralatan tertentu sama ada baru atau
terpakai seperti komputer, perabot, karpet, alat penghawa dingin dan sebagainya.

KEMUDAHAN FIZIKAL

Pihak sekolah perlu menyediakan sekurang-kurang sebuah bilik bimbingan dan
kaunseling. Terpulanglah kepada kreativiti, kesesuaian ruang dan keselesaan Guru
Bimbingan atau Guru Kaunseling untuk menyusunatur ruang dan perabot di dalam
bilik bimbingan dan kaunseling mereka. Unit Bimbingan dan Kaunseling, Bahagian
Sekolah, Kementerian Pendidikan Malaysia (1993) telah menyenaraikan beberapa
kemudahan fizikal dan peralatan yang perlu disediakan di dalam bilik bimbingan
dan kaunseling. Kemudahan fizikal yang dicadangkan adalah seperti berikut :

Bilik Bimbingan dan Kaunseling
§ Bilik atau ruang bagi bimbingan atau kaunseling individu
§ Bilik atau ruang bagi bimbingan atau kaunseling kelompok / perbincangan
§ Ruang pameran / sudut bacaan / ruang komputer
§ Sudut Maklumat Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
§ Ruang kerja
§ Ruang tetamu
§ Sudut kopi (ruang tambahan).

Kelengkapan Perabot
§ Kerusi guru dan pelajar
§ Meja guru dan pelajar
§ Rak untuk fail perkhidmatan, buku panduan, majalah, jurnal atau buletin
§ Almari untuk buku-buku rujukan
§ Almari berkunci untuk fail dan rekod sulit
§ Set sette
§ Tikar getah atau karpet
§ Kipas angin atau unit penghawa dingin
§ Langsir
§ Peti ais (keperluan tambahan).

Peralatan
§ Kotak risalah dan pamflet
§ Papan putih
§ Papan kenyataan / papan pamer
§ Radio kaset dan pita rakaman
§ Kamera dan negatif filem / kamera digital
§ Komputer, peranti komputer, disket dan cakera padat
§ Komputer riba / projektor LCD / skrin putih
§ Jam dinding atau jam meja
§ Fail tegak / fail poket
§ Bingkai gambar

80 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

§ Cermin
§ Cap / stamp pad
§ Kalendar
§ Peti ubat
§ Penyapu / bakul sampah
§ Kertas tisu dan lain-lain yang diperlukan.

Bahan Alat tulis
§ Buku tulis berkulit tebal (fulskap, kuarto)
§ Penanda (marker) / pen / pensil / pemadam
§ Pembaris
§ Kertas A4
§ Kertas majong
§ Kad manila
§ Kadbod tebal (mounting board)
§ Gunting / pemotong
§ Pita perekat [pita penjilid (binding) / pita penutup (masking)]
§ Pengokot (stapler) / dawai kokot / paku tekan / pin
§ Klip kertas
§ Alat penebuk kertas
§ Gam / glu
§ Bahan pewarna / peralatan mewarna / kertas lukisan
§ dan sebagainya.

SISTEM FAIL

Pengurusan sistem fail merupakan tugas-tugas perkeranian yang kadang-kadang
membebankan Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling. Walaupun membebankan,
ianya tetap penting dan perlu diuruskan dengan baik supaya dapat dimanfaatkan
secara maksimun. Sistem fail merupakan bank maklumat bagi Guru Bimbingan
atau Guru Kaunseling untuk membuat rujukan, mendapatkan pelbagai maklumat
terutama ketika personel diminta untuk menyediakan laporan tertentu atau laporan
tahunan. Walaupun kecanggihan sistem komputer yang dapat menyimpan, mudah
mengubahsuai dan memaparkan maklumat dengan segera tetapi sistem fail yang
diuruskan secara manual tetap mempunyai nilai dan kepentingannya sendiri. Sistem
fail yang diurus dengan baik secara sistematik akan dapat memastikan bahawa tiada
sebarang maklumat yang tertinggal atau hilang, dapat memberikan maklumat segera
dan boleh dicapai pada bila-bila masa yang diperlukan. Ianya juga boleh dijadikan
sebagai sistem bantuan (backup) terutama ketika sistem komputer menjadi lumpuh
akibat serangan virus, rosak atau ketiadaan bekalan elektrik.

Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling perlu memperuntukkan sebahagian
daripada masa bertugas mereka bagi menguruskan sistem fail dengan cekap, kemas-
kini dan sistematik. Unit Hal Ehwal Murid, Sektor Pengurusan dan Pembangunaan
Kemanusiaan, Jabatan Pendidikan Perak (2001) telah mencadangkan supaya semua
Guru Bimbingan dan Guru Kaunseling di negeri Perak menggunakan sistem fail
berasaskan kepada bidang perkhidmatan yang telah ditetapkan di dalam sukatan
Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling.

BAB 7 KEMUDAHAN PERKHIDMATAN 81

PANDUAN PENGURUSAN SISTEM FAIL

1. Perkara yang utama dan perlu dilakukan semasa menguruskan sistem fail ialah
menyelaras, menyusun dan menamakan tajuk atau perkara utama fail. Fail-fail
boleh dinamakan sebagai
• Fail Pengurusan Am
• Fail Bidang
• Fail Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
• Fail Dokumentasi
• Fail Aktiviti Kokurikulum.

2. Menetapkan dan menyusun nombor rujukan fail

Nama Fail : PENGURUSAN AM

No. Rujukan Fail : AEA 8001. SMKBT. UBK. 02/02/ 01/ 1.1.1 ( )

Kod Sekolah

Nama Sekolah

Unit B & K

Nombor Rujukan Fail di Pejabat Sekolah

Nombor Rujukan Fail di Unit B & K

Nombor Item

Nombor bilangan bahan berkaitan

Rajah 23 : Susunan Nombor Fail

3. Menyusun, membuat pengasingan dan pengisian fail
• Gunakan fail tegak berkulit keras.
• Dapatkan fail tegak bersaiz A4 dengan ketebalan ruang yang mencukupi.
• Masukkan tajuk utama fail di bahagian depan dan juga di bahagian tetulang
fail tegak tersebut.
• Di bahagian permulaan fail, letakkan senarai kandungan nama item-item
yang terdapat di dalam fail.
• Setiap item dalam fail diasingkan menggunakan kertas tebal beraneka
(fancy card), kertas berlapis (two-sheet) atau kad manila berwarna.
• Namakan item fail pada kertas tersebut.
• Susun item-item kecil mengikut susunan yang sesuai seperti mengikut siri
atau abjad, tarikh bahan diperolehi dan sebagainya.
• Letakkan fail di tempat yang mudah dicapai kecuali bagi fail sulit seperti
fail yang mengandungi catatan intervensi kaunseling sama ada individu atau
kelompok.

82 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

SISTEM FAIL DAN SUSUNAN ITEM

Sistem fail dan susunan item yang akan dipaparkan dianggap paling mudah, sesuai
dan sering digunakan bagi mengurus fail dan maklumat sekolah menengah. Bagi
Guru Bimbingan Sekolah Rendah, mereka perlu membuat sedikit pengubahsuaian
seperti bidang perkhidmatan, kelas atau aktiviti kokurikulum.

1.0 FAIL AM
NO. FAIL : AEA … SMK … UBK … /01

1.1 PENGURUSAN AM
AEA … SMK … UBK … /01/1.1/( )
1.1.1 Panduan Pengurusan Sistem fail
1.1.2 Struktur Organisasi SMK …
1.1.3 Carta Organisasi Unit B & K SMK …
1.1.4 Biodata Personel Unit B & K
1.1.5 Senarai Nama Guru dan Tugas
1.1.6 Tugas-Tugas Lain Dalam / Luar Sekolah
1.1.7 Perhubungan Dengan Agensi Luar

1.2 SURAT PEKELILING
AEA … SMK … UBK … /01/1.2/( )
1.2.1 Pekeliling Kementerian Pelajaran
1.2.2 Pekeliling Jabatan Pelajaran Negeri
1.2.3 Pekeliling Sekolah
1.2.4 Surat / Edaran Agensi Swasta
1.2.5 Senarai Tugas Guru Kaunseling
1.2.6 Senarai Tugas-Tugas Khas
1.2.7 Bidang dan Tanggungjawab
1.2.8 Kod Etika Guru Kaunseling Sekolah
1.2.9 Etika Persatuan Kaunseling Malaysia (PERKAMA)
1.2.10 Akta Kaunselor (Akta 580) dan Peraturan-Peraturan

1.3 KEWANGAN
AEA … SMK … UBK … /01/1.3/( )
1.3.1 Anggaran Pendapatan dan Perbelanjaan
1.3.2 Buku Stok (Kew 314)
1.3.3 Resit / Invois
1.3.4 Sebutharga
1.3.5 Rancangan Perolehan Aset

1.4 JADUAL WAKTU KELAS
AEA … SMK … UBK … /01/1.4/( )
1.4.1 Jadual Waktu Peralihan
1.4.2 Jadual Waktu Tingkatan 1
1.4.3 Jadual Waktu Tingkatan 2
1.4.4 Jadual Waktu Tingkatan 3
1.4.5 Jadual Waktu Tingkatan 4
1.4.6 Jadual Waktu Tingkatan 5
1.4.7 Jadual Waktu Tingkatan 6R
1.4.8 Jadual Waktu Tingkatan 6A

BAB 7 KEMUDAHAN PERKHIDMATAN 83

1.5 JADUAL BERTUGAS GURU KAUNSELING
AEA … SMK … UBK … /01/1.5/( )
1.5.1 Jadual Bertugas En. ………………………..
1.5.2 Jadual Bertugas Pn. ………………………..
1.5.3 Jadual Bertugas Cik ……………………….

1.6 PENGURUSAN BILIK BIMBINGAN DAN KAUNSELING
AEA … SMK … UBK … /01/1.6/( )
1.6.1 Pengurusan Sumber Bahan Maklumat
(Maklumat boleh disediakan dalam bentuk fail mengikut bidang)
1.6.2 Pengurusan Keceriaan Bilik B & K
1.6.3 Pengurusan Peralatan

2.0 FAIL BIDANG
NO. FAIL : AEA … SMK … UBK … /02

2.1 AKADEMIK
AEA … SMK … UBK … /02/2.1/( )
2.1.1 Program tahunan
2.1.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.1.3 Laporan Aktiviti
2.1.4 Edaran Hasil Bengkel / Seminar / Konvensyen
2.1.5 Buku Panduan dan Nota-Nota Berkaitan
2.1.6 Ujian-Ujian Belajar
2.1.7 Surat Berkaitan

2.2 KERJAYA
AEA … SMK … UBK … /02/2.2/( )
2.2.1 Program tahunan
2.2.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.2.3 Laporan Aktiviti
2.2.4 Edaran Hasil Bengkel / Seminar / Konvensyen
2.2.5 Buka Panduan dan Nota-Nota Berkaitan
2.2.6 Ujian Psikologikal / Psikometrik
2.2.7 Surat Berkaitan

2.3 PSIKOSOSIAL DAN KESEJAHTERAAN MENTAL
AEA … SMK … UBK … /02/2.3/( )
2.3.1 Program Tahunan
2.3.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.3.3 Laporan Aktiviti
2.3.4 Edaran Hasil Bengkel / Seminar / Konvensyen
2.3.5 Buku Rujukan dan Nota-Nota Berkaitan
2.3.6 Ujian Psikometrik
2.3.7 Surat Berkaitan

2.4 KEIBUBAPAAN
AEA … SMK … UBK … /02/2.4/( )
2.4.1 Program Tahunan
2.4.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.4.3 Laporan Aktiviti
2.4.4 Edaran Hasil Bengkel / Seminar / Konvensyen

84 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

2.4.5 Buku Rujukan dan Nota-Nota Berkaitan
2.4.6 Ujian-Ujian Berkaitan (jika ada)
2.4.7 Surat Berkaitan
2.5 PEMBANGUNAN DIRI PELAJAR
AEA … SMK … UBK … /02/2.5/( )
2.5.1 Program Tahunan
2.5.2 Kertas Kerja Aktiviti
2.5.3 Laporan Aktiviti
2.5.4 Edaran Hasil Bengkel / Seminar / Konvensyen
2.5.5 Buku Rujukan dan Nota-Nota Berkaitan
2.5.6 Ujian-Ujian Psikometrik
2.5.7 Surat Berkaitan
2.6 PENDIDIKAN PENCEGAHAN DADAH / HIV / AIDS
AEA … SMK … UBK … /02/2.6/( )
2.6.1 Program Tahunan
2.6.2 Panduan Pengurusan Pendidikan Pencegahan Dadah
2.6.3 Kertas Kerja Aktiviti
2.6.4 Laporan Aktiviti
2.6.5 Edaran Hasil Bengkel / Seminar / Konvensyen
2.6.6 Nota-Nota Berkaitan
2.6.7 Surat Berkaitan

3.0 FAIL PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
NO. FAIL : AEA … SMK … UBK … /03

3.1 PERALIHAN
AEA … SMK … UBK … /03/(1)
3.1.1 Senarai Nama Murid Peralihan dan Butirannya
3.1.2 Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.1.3 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling

3.2 TINGKATAN 1
AEA … SMK … UBK … /03/(2)
3.2.1 Senarai Nama Murid Tingkatan Satu dan Butirannya
3.2.2 Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.2.3 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling

3.3 TINGKATAN 2
AEA … SMK … UBK … /03/(3)
3.3.1 Senarai Nama Murid Tingkatan Dua dan Butirannya
3.3.2 Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.3.3 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling

3.4 TINGKATAN 3
AEA … SMK … UBK … /03/(4)
3.4.1 Senarai Nama Murid Tingkatan Tiga dan Butirannya
3.4.2 Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.4.3 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling

3.5 TINGKATAN 4
AEA … SMK … UBK … /03/(5)
3.5.1 Senarai Nama Murid Tingkatan Empat dan Butirannya

BAB 7 KEMUDAHAN PERKHIDMATAN 85

3.5.2 Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.5.3 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.6 TINGKATAN 5
AEA … SMK … UBK … /03/(6)
3.6.1 Senarai Nama Murid Tingkatan Lima dan Butirannya
3.6.2 Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.6.3 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.7 TINGKATAN 6 RENDAH
AEA … SMK … UBK … /03/(7)
3.7.1 Senarai Nama Murid Tingkatan Enam Rendah dan Butirannya
3.7.2 Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.7.3 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.8 TINGKATAN 6 ATAS
AEA … SMK … UBK … /03/(7)
3.8.1 Senarai Nama Murid Tingkatan Enam Atas dan Butirannya
3.8.2 Rekod Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.8.3 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling
3.9 STAF DAN BEKAS PELAJAR
AEA … SMK … UBK … /03/(8)
3.9.1 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling Staf
3.9.2 Laporan Sesi Bimbingan / Kaunseling Bekas Pelajar
3.10 PERUNDINGAN IBU BAPA DAN GURU
AEA … SMK … UBK … /03/(9)
3.10.1 Laporan Perundingan Ibu Bapa / Keluarga
3.10.2 Laporan Perundingan Guru

4.0 FAIL DOKUMENTASI
NO. FAIL : AEA … SMK … UBK … /04

4.1 PERANCANGAN TAHUNAN
AEA … SMK … UBK … /04/4.1( )
4.1.1 Sasaran Kerja Tahunan
4.1.2 Rancangan / Takwim Tahunan
4.1.3 Carta Gantt
4.1.4 Perancangan Strategik

4.2 MINIT MESYUARAT
AEA … SMK … UBK … /04/4.2( )
4.2.1 Minit Mesyuarat Unit Bimbingan dan Kaunseling
4.2.2 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Sekolah (Akademik,
HEM, Kokurikulum, Kewangan Sekolah, Lembaga Disiplin)
4.2.3 Minit Mesyuarat Jawatankuasa lain (Minggu Orientasi, PPDa,
Program Sekolah Selamat, Program Tuisyen Asrama)
4.2.4 Minit Mesyuarat Jawatankuasa Bimbingan dan Kaunseling
Daerah / Negeri

4.3 DOUKUMENTASI, LAPORAN DAN PENILAIAN TAHUNAN
AEA … SMK … UBK … /04/4.3( )
4.3.1 Dokumentasi Aktiviti Mengikut Bidang
• Akademik

86 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

• Kerjaya
• Psikososial dan Kesejahteraan Mental
• Pembangunan Diri Pelajar
• Pendidikan Pencegahan Dadah / HIV / AIDS
• Keibubapaan
4.3.2 Laporan Keseluruhan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
4.3.3 Penilaian dan Akauntabiliti Khidmat Bimbingan dan Kaunseling
4.4 DOKUMEN PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
AEA … SMK … UBK … /04/4.4( )
4.4.1 Borang Rujukan Khidmat B & K
4.4.2 Borang Kebenaran Meninggalkan Kelas
4.4.3 Borang Janjitemu Klien (Individu dan Kelompok)
4.4.4 Borang Rekod Sesi (Individu / Kelompok / Perundingan)
4.4.5 Borang Rumusan Bulanan (Individu / Kelompok / Perundingan)
4.4.6 Borang Laporan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
4.4.7 Borang Penilaian Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
4.5 BUKU REKOD PERKHIDMATAN BIMBINGAN DAN KAUNSELING
AEA … SMK … UBK … /04/4.5( )
4.5.1 Panduan Menulis Buku Rekod Perkhidmatan
4.5.2 Dokumen-dokumen lain berkaitan Rekod Perkhidmatan

5.0 AKTIVITI KOKURIKULUM
NO. FAIL : AEA … SMK … UBK … /05

5.1 KELAB BIMBINGAN DAN KERJAYA
AEA … SMK … UBK … /05/5.1( )
5.1.1 Kelab Bimbingan dan Kerjaya
(Perlembagaan, keahlian, yuran, carta organisasi, perancangan
aktiviti tahunan)
5.1.2 Laporan Aktiviti

5.2 PEMBIMBING RAKAN SEBAYA
AEA … SMK … UBK … /05/5.2( )
5.2.1 Pasukan Pembimbing Rakan Sebaya (PRS)
(Keahlian, kertas program, modul, buku log, carta organisasi,
perancangan aktiviti tahunan)
5.2.2 Laporan Aktiviti

5.3 SKIM LENCANA ANTIDADAH
AEA … SMK … UBK … /05/5.3( )
5.3.1 Skim Lencana Antidadah (SLAD)
(Keahlian, buku log, perancangan aktiviti tahunan)
5.3.2 Laporan Aktiviti

5.4 KELAB ANTIJENAYAH
AEA … SMK … UBK … /05/5.4( )
5.4.1 Kelab Antijenayah
(Perlembagaan, keahlian, yuran, carta organisasi, perancangan
aktiviti tahunan)
5.4.2 Laporan Aktiviti

BAB 7 KEMUDAHAN PERKHIDMATAN 87

BAHAN DAN RUJUKAN

Bagi meningkatkan lagi kompetensi dari segi ilmu pengetahuan, kemahiran dan
ketrampilan Guru Bimbingan dan Guru Kaunseling, pelbagai bahan sokongan atau
bahan rujukan dan panduan berkaitan bimbingan dan kaunseling, psikologi dan
kemahiran-kemahiran tertentu perlu disediakan. Bahan-bahan rujukan atau bahan
sokongan maklumat berikut perlu disediakan di bilik bimbingan dan kaunseling.

§ Buku-buku berkaitan bimbingan dan kaunseling, psikologi, motivasi,
kemahiran belajar, pendidikan kerjaya, pendidikan pencegahan (alkohol,
rokok, dadah, HIV / AIDS), kesihatan diri dan mental, pembangunan dan
perkembangan kendiri, pembinaan sahsiah dan akhlak

§ Buku panduan pengurusan Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling
§ Buku panduan pengurusan Pembimbing Rakan Sebaya
§ Buku Panduan pengurusan Pendidikan Pencegahan Dadah (PPDa)
§ Buku Log (Pembimbing Rakan Sebaya dan Skim Lencana Antidadah)
§ Kertas seminar
§ Kertas kerja atau kertas cadangan
§ Jurnal
§ Pamflet
§ Brosur
§ Risalah dan buletin
§ Buku Panduan Kemasukan ke IPTA dan IPTS
§ Buku Tahunan dan Takwim
§ Makalah dan majalah
§ Poster
§ Carta
§ Cakera padat mengandungi bahan maklumat atau perisian berkaitan peluang

pendidikan dan latihan, kerjaya, motivasi, kepimpinan, kemahiran belajar,
kemahiran diri dan seumpamanya
§ Bahan maklumat (trasparensi)
§ Bahan-bahan kursus
§ Keratan akhbar atau buku skrap
§ Borang kemasukan dan borang permohonan jawatan (pekerjaan)
§ Iklan tawaran kemasukan (pelajaran) / iklan kerja / resume
§ dan sebagainya yang sesuai.

Bahan Rujukan Sokongan
§ Buku panduan pengurusan sekolah / takwim sekolah
§ Album kenangan aktiviti Unit Bimbingan dan Kaunseling
§ Laporan kes disiplin pelajar
§ Piagam Pelanggan
§ Laporan peperiksaan awam sekolah (UPSR, PMR, SPM, STPM)
§ Laporan peperiksaan awam terbitan Kementerian Pelajaran Malaysia.

INSTRUMEN UJIAN

Bagi tujuan untuk menjalankan ujian dan mendiagnosis tret-tret personaliti, minat
kerjaya dan nilai pelajar, pelbagai instrumen ujian psikologikal atau psikometrik

88 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

perlu disediakan supaya bahan tersebut mudah diperolehi oleh Guru Kaunseling
ketika diperlukan. Oleh itu, Guru Kaunseling disarankan supaya memiliki beberapa
set koleksi instrumen ujian psikometrik atau psikologikal bagi memudahkan mereka
menjalankan ujian dan pengujian kepada mana-mana pelajar yang memerlukannya.

Sidek (1998) dalam bukunya ‘Pengujian dalam Psikologi dan Kaunseling’
telah menyenarai dan membincangkan tentang ujian dan pengujian, kaedah untuk
memproses serta membuat diagnosis ujian. Beliau telah mengemukakan beberapa
ujian psikologikal untuk menguji personaliti, minat dan nilai individu terhadap
pekerjaan. Menguruskan ujian memerlukan ilmu pengetahuan, kemahiran dan juga
pengalaman berkaitan setiap ujian. Sekadar memiliki pelbagai koleksi alat ujian
tidak mencukupi. Guru Kaunseling juga perlu mengetahui prosedur interpretasi,
memproses dan membuat diagnosis kepada setiap ujian atau inventori yang telah
diberikan kepada pelajar. Senarai berikut merupakan ujian atau inventori psikologi
atau psikometrik yang telah dialih bahasa, boleh diperolehi serta dimiliki oleh Guru
Kaunseling.

§ Senarai Semak Masalah Mooney
§ Soal Selidik Personaliti (Sidek)
§ Inventori Personaliti Eysenck Junior (JEPI)
§ Ujian Skala Konsep Kendiri Tennessee
§ Inventori Pemilihan Kerjaya Holland (VPI)
§ Soal Selidik Minat Kerjaya (SDS)
§ Ujian Minat Pelajar Terhadap Pekerjaan
§ Inventori Personaliti Warna
§ Borang Minat Rothwell-Miller
§ Inventori Kematangan Kerjaya
§ Inventori Nilai
§ Soal Selidik Nilai Pekerjaan
§ Soal Selidik Tabiat (Inventori Personaliti Stres)
§ Ujian Konsep Kendiri
§ Inventori Suasana Bekerja dan lain-lain.

Bagi pelajar sekolah rendah terdapat beberapa ujian yang mudah dan boleh
digunakan oleh Guru Bimbingan. Ujian-ujian tersebut ialah Repertory Grid (ujian
dalam bentuk temuduga), Thematic Apperception Test (ujian menggunakan gambar
seorang, dua atau lebih sedang berinteraksi), Teknik Rorschach (mentafsir tompok-
tompok dakwat) dan The Bender-Gestalt Visual Motor Test (menyalin pelbagai
bentuk geometrik) dan lain-lain (Aiken, 1997). Setiap ujian memerlukan kepakaran
Guru Bimbingan untuk menginterpretasi dan membuat diagnosis.

Di samping ujian-ujian psikologi atau psikometrik terdapat juga pelbagai
ujian yang boleh digunakan untuk mengesan kebolehan (aptitud) pelajar seperti
pencapaian, kecerdasan dan kebolehan menghadapi masalah. Ujian-ujian tersebut
digunakan untuk aspek yang berkaitan dengan motivasi, kemahiran belajar dan
kepimpinan diri. Beberapa orang penulis buku berkaitan dengan kemahiran belajar
telah mengemukakan beberapa ujian untuk mengesan masalah dalam pembelajaran
seperti Ismail (1987), Mohd Yunus (1990), Kamaruddin (1997) dan Malek (2004).
Ujian-ujian yang dikemukakan oleh penulis tersebut berkaitan dengan psikologi dan
motivasi belajar, kesediaan belajar, minat belajar, kemahiran belajar dan pengurusan
masa. Jika Guru Kaunseling mengendalikan program Pembimbing Rakan Sebaya
mereka juga boleh merujuk kepada Zuraidah (1993) bagi mendapatkan ujian-ujian

BAB 7 KEMUDAHAN PERKHIDMATAN 89

berkaitan Pembimbing Rakan Sebaya seperti Ujian Pengetahuan PRS, Ujian Sikap
PRS dan ujian konsep kendiri.

Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling jika memiliki kemampuan bolehlah
membina sendiri beberapa ujian atau soal selidik untuk tujuan mengesan keperluan
atau mendapatkan maklumat-maklumat tertentu. Soal selidik tersebut perlu ringkas,
mempunyai matlamat yang khusus, sesuai untuk sasaran dan masa tertentu sahaja.
Maklumat yang boleh dikumpulkan melalui soal selidik seperti :

• keperluan pelajar terhadap bidang khidmat bimbingan (akademik, kerjaya,
hubungan interpersonal, psikososial, kepimpinan dan sebagainya).

• mengenalpasti kelemahan pelajar dalam aspek tertentu.
• masalah pelajar di bilik darjah atau di asrama.
• halatuju pelajar dalam akademik dan kerjaya (bidang kursus dan IPT).
• masalah-masalah lain seperti kesihatan, kebajikan, tekanan (stres) dan

sebagainya.

BORANG DAN REKOD INTERVENSI

Dalam Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling, borang merupakan instrumen atau
dokumen yang boleh digunakan bagi merekod perkhidmatan yang berkaitan dengan
aktiviti bimbingan atau intervensi kaunseling. Terdapat pelbagai jenis dan bentuk
borang digunakan ketika mengendalikan urusan berkaitan aktiviti bimbingan atau
intervensi kaunseling. Personel perlu mahir dalam menentukan dan memilih format
yang seragam untuk digunakan dalam setiap perkhidmatan yang diberikan. Sekira-
nya terlalu banyak format borang yang digunakan ianya mungkin menggambarkan
ketidaksepakatan atau ‘kecelaruan citarasa’ di kalangan personel bimbingan dan
kaunseling. Format yang dipilih seharusnya dapat digunakan dengan selesa oleh
semua Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling di sekolah mereka. Penyelarasan
perlu dibuat dalam kaedah menulis atau melaporkan aktiviti. Keselarasan semasa
menulis rekod memudahkan personel untuk membuat rujukan sekiranya terdapat
klien yang suka berpindah dari seorang personel kepada personel yang lain.

Borang rujukan atau janjitemu perlu disebarkan secara meluas. Biasanya
borang-borang tersebut diletakkan di bilik kaunseling, di bilik guru atau di tempat-
tempat yang strategik. Contoh borang dan panduan mengisi borang rujukan atau
janjitemu boleh ditampalkan di papan-papan pamer di luar bilik bimbingan dan
kaunseling. Kaedah ini memudahkan pelanggan menggunakan borang tersebut.
Jika ada pelajar atau pelanggan datang ke bilik bimbingan dan kaunseling secara
sukarela (walk in client) maka adalah menjadi tanggungjawab personel mengisi
borang janjitemu bagi tujuan catatan rekod.

Borang-borang rujukan, janjitemu dan tatacara merekod aktiviti digunakan
mengikut fasa-fasa masa tertentu. Terdapat tiga fasa masa utama apabila personel
menggunakan borang-borang tersebut.

1. Fasa Sebelum Memberikan Perkhidmatan
– Borang bagi mendapatkan klien sama ada melalui rujukan, arahan,
dijemput atau datang secara sukarela.
– Borang ini boleh ditujukan secara umum kepada mana-mana personel
atau boleh ditujukan secara khusus kepada personel tertentu.

90 BAHAGIAN 2 MERANCANG DAN MENYUSUN PERKHIDMATAN

2. Fasa Semasa Intervensi Selesai Dijalankan
– Borang digunakan untuk menyediakan rekod atau laporan intervensi
kaunseling sebaik sahaja selepas dijalankan sama ada bentuk individu
atau kelompok.
– Laporan melibatkan nama klien, tarikh dan masa intervensi dijalankan,
perkara yang berlaku semasa proses kaunseling dan Guru Bimbingan
atau Guru Kaunseling yang terlibat.
– Laporan ini dianggap sulit dan tertakluk kepada etika kerahsiaan.

3. Fasa Selepas Intervensi
– Borang digunakan untuk menyediakan laporan atau pengumpulan data
bagi setiap aktiviti khidmat bimbingan atau intervensi kaunseling yang
telah dijalankan oleh Perkhidmatan Bimbingan dan Kaunseling.
– Data yang dikumpul akan digunakan untuk membuat laporan bulanan
atau laporan tahunan aktiviti Unit Bimbingan dan Kaunseling.

FASA SEBELUM MEMBERIKAN PERKHIDMATAN

Setiap klien atau pelanggan yang akan diberikan khidmat bimbingan atau intervensi
kaunseling perlulah diurus secara sistematik. Borang merupakan instrumen yang
digunakan untuk tujuan menyusunatur masa interaksi, sebagai catatan dan juga alat
kawalan pelajar. Setiap khidmat yang akan diberikan perlu dibuat janjitemu terlebih
dahulu supaya setiap permintaan untuk mendapatkan apa-apa perkhidmatan tidak
akan bertindih, terlupa atau terlepas pandang. Borang janjitemu juga merupakan
dokumen yang akan memudahkan personel untuk membuat persediaan awal yang
diperlukan. Borang janjitemu boleh digunakan sebagai alat kawalan pelajar jika ada
pelajar yang menyalahgunakan alasan untuk berjumpa dengan Guru Bimbingan atau
Guru Kaunseling pada hal sebenarnya mereka melencong ke tempat lain atau pun
ponteng kelas. Borang-borang yang digunakan oleh personel atau klien sebelum
memberikan perkhidmatan atau bagi mendapatkan perkhidmatan ialah

a. Borang Rujukan Khidmat Bimbingan / Kaunseling
b. Borang Kebenaran Berjumpa pelajar
c. Borang Janjitemu Khidmat Kaunseling / Kebenaran Keluar Kelas
d. Borang Mendapatkan Khidmat Bimbingan / Kaunseling

a. Borang Rujukan Khidmat Bimbingan / Kaunseling
– Borang ini digunakan untuk merujuk klien kepada Guru Bimbingan atau
Guru Kaunseling oleh Pengetua atau Guru Besar, guru, pengawas atau PRS
yang ingin mencadangkan nama seorang atau beberapa orang pelajar untuk
diberikan khidmat bimbingan atau intervensi kaunseling.
– Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling yang akan menentukan sama ada
pelajar yang dicadangkan itu menerima khidmat bimbingan atau perlu
menjalani intervensi kaunseling atau kedua-duanya.

b. Borang Kebenaran Berjumpa Pelajar
– Borang ini digunakan oleh Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling untuk
menjemput pelajar menghadiri sesi kaunseling. Di samping itu, borang ini
bertujuan untuk mendapatkan kebenaran guru yang sedang mengajar ketika
pelajar itu dijemput.
– Pelajar yang dijemput adalah pelajar yang telah dikenalpasti bermasalah oleh

BAB 7 KEMUDAHAN PERKHIDMATAN 91

Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling atau dirujuk oleh orang lain melalui
borang rujukan.
– Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling boleh juga mengenalpasti pelajar
yang bermasalah melalui perundingan dengan guru atau melalui Senarai
Semak Masalah Mooney.
– Sebelum menjemput mana-mana pelajar yang telah dikenalpasti, Guru
Bimbingan atau Guru Kaunseling hendaklah meneliti rekod maklumat
pelajar tersebut untuk mendapatkan maklumat awal tentang klien mereka.
– Sebaik-baiknya Guru Bimbingan atau Guru Kaunseling memilih waktu yang
paling sesuai untuk ‘menarik keluar’ pelajar tersebut dari kelasnya dengan
merujuk kepada jadual waktu kelas pelajar tersebut.

UNIT BIMBINGAN DAN KAUNSELING
SEK. MEN. KEB. BANDAR TSUNAMI

RUJUKAN KHIDMAT BIMBINGAN / KAUNSELING

Kepada : ___________________________________
(Sila catatkan nama Guru Kaunseling)

Berikut adalah nama-nama pelajar yang ingin saya kemukakan untuk diberikan
khidmat kaunseling oleh pihak tuan / puan.

Bil. Nama Pelajar Tingkatan Catatan

Diharapkan dapat kiranya pihak tuan membuat janjitemu dengan pelajar
tersebut. Kerjasama dari pihak tuan / puan didahului dengan ucapan terima
kasih.

Sekian.

Yang benar,

…………………

Nama : _______________________ *(Pengetua / Guru / Pengawas / PRS/ Lain-lain)

*Potong mana yang tidak berkenaan.

Tarikh : ___________

Rajah 24 : Borang Rujukan Khidmat Bimbingan / Kaunseling